StarOffice 9
StarOffice 9 Die vollständige Alternative zu Microsoft Office M I C HA E L K O L B E R G
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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 10 09 08
ISBN 978-3-8272-4456-7
© 2008 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Marco Lindenbeck, webwo GmbH, (
[email protected]) Lektorat: Jürgen Bergmoser,
[email protected] Herstellung: Elisabeth Prümm,
[email protected] Korrektorat: Sandra Gottmann Satz und Layout: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bosch-Druck, Ergolding Printed in Germany
INHALTSVERZEICHNIS
Einführung
Teil A
Grundlagen 1 Erste Schritte 1.1 1.2 1.3
2
Installation und Programmpflege Die Programmoberfläche StarOffice-Programm beenden
Arbeiten mit Dokumenten 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
Neues Dokument erstellen Dokument speichern Dokument schließen Dokument öffnen Versionen Vorlagen und Assistenten Weitere Einstellungen zur Verwaltung
11
17 19 20 27 43
45 46 47 52 53 55 57 63
5
Inhaltsverzeichnis
Teil B
Textverarbeitung mit WRITER 3 Texte eingeben und korrigieren 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
4
Textdokumente formatieren 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
5
72 74 78 81 87 90 93
103 104 106 114 124 128 133 140
143 144 145 147 148 150 162 165
Hilfsmittel zum Organisieren
167
Überarbeitungskontrolle Global- und Unterdokumente Referenzen Verzeichnisse
Mit Webseiten arbeiten 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
6
71
Kopf- und Fußzeilen Feldbefehle Sonderzeichen AutoTexte Tabellen Grafikdateien Aktualisieren von Dokumenten
6.1 6.2 6.3 6.4
7
Vorgehensweise und Werkzeuge Seitenformatierung Absatzformatierung Zeichenformatierung Rahmen Formatvorlagen Silbentrennung und Seitenumbruch
Zusätzliche Elemente im Text 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
6
Wichtige Elemente Navigation Texte eingeben Automatisierte Eingaben Text bearbeiten Suchen und Ersetzen Sprachfunktionen
67
Einstellungen für Webseiten Webseite erstellen Frameseiten Hyperlinks Web-Assistent zum Veröffentlichen Optionen zur Arbeit mit Webseiten
168 172 175 177
185 186 187 188 191 195 200
Inhaltsverzeichnis
Teil C
Tabellenkalkulation mit CALC 8 Daten eingeben und bearbeiten 8.1 8.2 8.3 8.4
9
Berechnungen durchführen 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
10
AutoFormat Zellenformate Zeilen und Spalten formatieren Bedingte Formatierung Formatvorlagen
207 208 217 221 229
233 234 237 245 247 250 255
257 259 260 268 270 271
Methoden zur Strukturierung und Analyse 275 11.1 11.2 11.3 11.4
12
Formeln Funktionen Formelüberwachung Zellen benennen Daten verschieben und kopieren Suchen und ersetzen
Tabellen formatieren 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
11
Arbeitsmappen und Blätter Zellen und Bereiche markieren Eingabe und Korrektur Zellbereiche einfügen oder löschen
203
Daten zusammenfassen Tabellen gliedern Was-wäre-wenn-Fragen Listen
Daten in Diagrammen anzeigen 12.1 12.2 12.3 12.4
Diagramm erstellen Diagramm ändern Diagramm verfeinern und formatieren Diagramm löschen
276 277 279 286
299 300 307 312 319
7
Inhaltsverzeichnis
Teil D
Datenbanken mit BASE 13 Arbeiten mit Datenbanken 13.1 13.2 13.3
14
Arbeiten mit Tabellen 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5
15
Berechnungen in Abfragen Berechnungen in Berichten
Datenbankelemente formatieren 19.1 19.2
8
Den Berichts-Assistenten verwenden Der Bericht-Designer
Berechnungen in Datenbanken durchführen 18.1 18.2
19
Formular erstellen Steuerelemente einfügen In Formularen arbeiten
Berichte erstellen 17.1 17.2
18
Abfragen erstellen Wichtige Abfrageaktionen Beziehungen zwischen Tabellen Den Abfrage-Assistenten verwenden Abfragen nutzen
Formulare entwickeln 16.1 16.2 16.3
17
Tabellen definieren Tabellen-Assistent benutzen Beziehungen zwischen Tabellen Daten eingeben und bearbeiten Datensätze bearbeiten
Abfragen benutzen 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5
16
Datenbanken verwalten Das Datenbankfenster Optionen für Datenbanken
Tabellen und Abfragen formatieren Formularelemente formatieren
321 325 326 332 337
341 342 349 352 356 360
365 366 371 375 379 382
383 384 392 413
421 422 426
437 438 448
453 454 457
Inhaltsverzeichnis
Teil E
Präsentationen mit IMPRESS 20 Präsentationen verwalten 20.1 20.2 20.3 20.4
21
Textinhalte bearbeiten 21.1 21.2 21.3
22
471 472 476 478 481
485 487 488 494
497
Diagramme Tabellen Objekte
498 504 506
Am Master arbeiten
511
23.1 23.2 23.3
24
Folien erstellen und Layout wählen Texte eingeben Weitere Arbeiten mit Textelementen
Objekte auf Folien 22.1 22.2 22.3
23
Präsentationen erstellen Bildschirmelemente Ansichten Arbeitsebenen
467
Folienmaster Notizenmaster Folienmaster einsetzen
Präsentation einrichten und vorführen 24.1 24.2 24.3 24.4 24.5
Arbeiten in der Ansicht Foliensortierer Zielgruppenorientierte Präsentation Folieneigenschaften Steuerung und Ablauf Begleitmaterial erstellen
512 517 518
521 522 524 525 530 533
9
Inhaltsverzeichnis
Teil F
Übergreifende Elemente 25 Zeichnungen mit DRAW 25.1 25.2 25.3 25.4 25.5
26
Formeln mit MATH 26.1 26.2 26.3
27
563
Drucken und Versenden
575
Druckvorbereitungen treffen Seitenansicht Drucken Seriendokumente Als PDF exportieren Im Netz versenden
576 584 587 594 602 606
Automatisieren mit Makros
609
Makro erstellen Makro ausführen Makros bearbeiten Anpassen
Programmeinstellungen 29.1 29.2 29.3 29.4
Allgemeine Einstellungen für StarOffice Optionen für WRITER StarOffice CALC StarOffice Base
Stichwortverzeichnis
10
538 544 549 555 558
564 565 569
28.1 28.2 28.3 28.4
29
537
Grundbegriffe Formeln eingeben Formatieren
27.1 27.2 27.3 27.4 27.5 27.6
28
Programmelemente Zeichnungsobjekte erstellen und editieren Weitere grafische Elemente Elemente formatieren Anordnen und Gruppieren
535
610 612 613 613
623 624 637 646 654
655
Einführung
Einführung Wenn sich jemand mit der Entwicklung einer neuen Bürosoftware beschäftigt, sollte er sich zunächst einmal anschauen, was die einschlägige Konkurrenz zu diesem Thema auf den Markt gebracht hat. Dann sollte er die guten Lösungsansätze der Konkurrenz übernehmen – vielleicht sogar stehlen – und für die nicht so guten Lösungen neue Ideen entwickeln. Genau das scheinen die Leute gemacht zu haben, die für die Entwicklung von StarOffice 9 – und mit ihnen die von OpenOffice.org – verantwortlich zeichnen. Das ist eine Kritik im positivsten Sinn: Hier ist ein Softwarepaket entstanden, das dem Hauptkonkurrenten – Microsoft Office – leistungsmäßig in keiner Weise nachsteht und sehr oft sogar besser – weil logischer – ist. An vielen Stellen sind die Techniken über die im Paket enthaltenen Programme konsistenter. Und diese Leistungsvielfalt erhalten Sie zu einem bedeutend geringeren Preis als bei der Konkurrenz!
! WRITER ist ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung professioneller Dokumente, Berichte, Newsletter und Broschüren. Bilder und Diagramme können ganz einfach in Dokumente eingefügt werden, alles Erdenkliche vom Geschäftsbrief bis zum kompletten Buch kann entworfen und erstellt werden, Webinhalte lassen sich entwickeln und veröffentlichen.
! CALC ist eine Tabellenkalkulation mit vielen Möglichkeiten, um langweilige Zahlen in ansprechende Informationen zu verwandeln. Kalkulieren, analysieren und verdeutlichen Sie Ihre Daten schnell und effektiv. Nutzen Sie die fortschrittlichen Werkzeuge zur gehobenen Datenanalyse und erzeugen Sie mithilfe der integrierten Diagrammwerkzeuge aussagekräftige Diagramme.
! BASE ist ein Datenbankmodul, das Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit mit Datenbanken brauchen. Das Programm unterstützt auch dBASEDatenbanken für einfache Anwendungen oder jede ODBC- oder JDBC-gestützte Datenbank für Arbeiten mit industriellem Anspruch.
! IMPRESS ist der schnellste und beste Weg, um effektive Multimedia-Präsentationen zu erstellen. Ihre Präsentationen werden sich durch Spezialeffekte, Animationen und beeindruckende Zeichenwerkzeuge wohltuend von anderen abheben.
! DRAW erstellt jede Form von Zeichnung – vom einfachen Diagramm bis hin zu dynamischen 3D-Illustrationen und Spezialeffekten.
! Das Programm MATH ist innerhalb von StarOffice für die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken verantwortlich. Wenn Sie die Arbeit mit einem anderen Office-Programm bereits kennengelernt haben, werden Sie sich bei StarOffice 9 schnell heimisch fühlen. Der Zugriff auf bereits vorhandene Dateien ist problemlos möglich und auch die Erstellung anderer Formate zum Austausch über Office-Grenzen hinweg wird unterstützt.
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Einführung
Zum Buch StarOffice ist für mehrere Betriebssysteme verfügbar – darunter Windows, mehrere Linux-Versionen, Mac OS und andere. Dieses Buch beschreibt die Funktion des Programmpakets unter Verwendung von Windows Vista als Grundlage. Auf einige spezielle Eigenheiten bei der Arbeit unter Windows XP gehen wir aber ebenfalls ein. Die Grundlagen der Arbeit in einem dieser Betriebssysteme werden im Buch vorausgesetzt: Dazu gehören beispielsweise das Arbeiten mit den Elementen des Windows-Desktops und die Programmsteuerung über Menüs, Dialogfelder und Symbolleisten. Auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten, die die Programme von StarOffice betreffen, werden wir aber eingehen.
! Die ersten beiden Kapitel beschäftigen sich mit einigen wesentlichen Grundlagen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich mit den Programmen des Pakets im Einzelnen beschäftigen. Es geht hier um Fragen der Installation, die wesentlichsten Elemente der Programmoberflächen und die Techniken der Verwaltung von Dokumenten – wie das Erstellen neuer, leerer Dokumente, das Speichern von Dokumenten, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Auch wenn Ihnen die in diesem Teil des Buchs angesprochenen Themenbereiche schon aus anderen Anwendungen bekannt sind, sollten Sie diese Kapitel zumindest überfliegen, da hier auch auf Aspekte eingegangen wird, die spezifisch für die Programme von StarOffice sind.
! Die zweite Gruppe hat die Textverarbeitung mit dem Programm WRITER zum Inhalt. Dieser Teil beinhaltet fünf Kapitel, in denen die speziellen Elemente der Oberfläche des Programms, die Methoden zur Eingabe, Korrektur und Bearbeitung von Text, die Techniken der Formatierung, wichtige Werkzeuge zum Organisieren von Dokumenten und Arbeitstechniken für die Erstellung von Webseiten angesprochen werden.
! Die dritte Gruppe der Kapitel zielt auf die Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Auch dieser Teil verfügt über fünf Kapitel, in denen die Grundelemente des Programms, die Techniken zur Eingabe und Korrektur von Daten, das Durchführen von Berechnungen, das Formatieren von Tabellen, die Durchführung komplexerer Analysen und das Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen behandelt werden.
! Die Arbeit mit Datenbanken über das Programm BASE wird anschließend in fünf Kapiteln beschrieben. Sie finden hier Techniken für die Methoden zur Erstellung neuer Datenbanken, für die Arbeit mit den grundlegenden Datentabellen, für das Erstellen von Abfragen sowie Formularen und Berichten.
! Die fünfte Kapitelgruppe beschäftigt sich mit dem Programm IMPRESS, über das Sie Präsentationen erstellen. Das Programm verfügt über mehrere Vorlagen, mit deren Hilfe Sie schnell zu einem Ergebnis gelangen. Diese Vorlagen können Sie erweitern oder abändern.
! Den Abschluss bilden einige Kapitel, die jeweils Aspekte zusammenfassen, auf die die vorher angesprochenen Hauptprogramme von StarOffice Zugriff nehmen können: Über das Programm DRAW erstellen Sie Zeichnungselemente, über MATH wissenschaftliche Formeln. Auch die Techniken zum Drucken und Versenden von Dokumenten und die Automatisierung über Makros werden hier zusammengefasst. Alle Programme des Pakets verfügen über Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten und auf diese werden wir an dieser Stelle ebenfalls eingehen.
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Einführung
Die Bestandteile der Programme von StarOffice sind so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Solche übergreifenden Module werden in diesem Buch immer an den Stellen intensiver behandelt, an denen sie am häufigsten verwendet werden. So finden Sie die Ausführungen zur Rechtschreibprüfung im Bereich Textverarbeitung – obwohl diese Funktion auch in den anderen Programmen des Pakets benutzt werden kann. Zur StarOffice-Version 9 Die Version 9 von StarOffice wartet mit zahlreichen neuen Details, Verbesserungen im Datenaustausch und der Zusammenarbeit mit anderen Programmpaketen sowie komplett überarbeiteten und neu gestalteten Modulen auf und stellt Ihnen alles zur Verfügung, was Sie zu Recht von Office-Programmen erwarten:
! Unter Mac OS X läuft die Bürosoftware erstmals nativ ohne X11 und fügt sich in die AquaOberfläche ein. Die Windows-Variante wurde entsprechend an Windows Vista angepasst.
! Wichtig ist die Kompatibilität mit weiteren Dateiformaten: In der aktuellen Version können Sie die OOXML-Dateien von Microsoft Office 2007 als OfficeOpen XML Dateien importieren. Ein Export in diesem Format ist allerdings nicht möglich, da das OOXML von Office 2007 nicht mit jenem identisch ist, das als ISO-Standard anerkannt wurde. Auch das künftige ODF 1.2 wird von OpenOffice 3.0 unterstützt. ODF steht für OpenDocument Format und ist ein offenes Dateiformat für Bürodokumente wie Texte, Tabellendokumente, Präsentationen, Zeichnungen, Bilder und Diagramme. Somit können Anwender von StarOffice mit Anwendern von Microsoft Office kommunizieren. Die verschiedenen Filter für Microsoft-OfficeDateiformate machen auch gemischte Umgebungen möglich, so dass einige Anwender bei Microsoft Office verbleiben können, während andere StarOffice verwenden.
! Das Paket bietet ein neues Start-Center für den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen: Dieses begrüßt Sie unabhängig vom Betriebssystem, wenn Sie das Office-Paket aufrufen, und erlaubt mit einem Klick, die Arbeit an einem neuen Dokument in einer der Komponenten zu beginnen.
! Wenn Sie größere Dokumente mit dem Textverarbeitungsprogramm WRITER verfassen, ist es oft hilfreich, die aktuelle Seite im Kontext zu sehen, also auch die vorhergehende und die nächste Seite. Mit dem neuen Zoomregler ist es sehr einfach möglich, den Zoomfaktor zu verändern. Auf großen Bildschirmen können nun mehrere Seiten während der Bearbeitung nebeneinander angezeigt werden, auf Wunsch werden linke Seiten immer links und rechte Seiten immer rechts platziert.
! Notizen wurden bei WRITER in der Vergangenheit nur als kleine gelbe Rechtecke innerhalb des Textes angezeigt. Dies war nicht besonders intuitiv und benutzerfreundlich. Mit der Version 3.0 hat StarOffice eine fortschrittliche Notizfunktion erhalten, die die Notizen an der Seite des Dokuments anzeigt. Dies macht es deutlich einfacher, die Notizen zu lesen. Außerdem werden Notizen von unterschiedlichen Benutzern in verschiedenen Farben angezeigt, zusammen mit dem Datum und der Zeit der Bearbeitung.
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Einführung
! Im Programm CALC können statt bisher 256 nun insgesamt 1024 Spalten genutzt werden und das Werkzeug Solver verspricht Hilfe bei der Lösung von Optimierungsaufgaben. Für einen Zielwert in einer bestimmten Zelle der Tabellenkalkulation werden mehrere Eingangswerte so variiert, dass ein gewünschtes Optimum erreicht wird. Dabei werden Randbedingungen in anderen Zellen berücksichtigt. Der neue Solver könnte besonders für Mac-Anwender interessant sein, weil Microsoft Office 2008 für Mac OS X keinen Solver mehr enthält. Außerdem gibt es ein Kollaborationswerkzeug für Tabellen, das die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert. In Diagrammen erhalten Sie die Möglichkeit, zu Regressionskurven neben der Funktionsgleichung auch den Korrelationskoeffizienten anzuzeigen. Außerdem können Diagrammwerte mit Fehlerindikatoren versehen werden.
! Das gleichzeitige Bearbeiten von Tabellendokumenten ermöglicht die Zusammenarbeit an Tabellendokumenten mit mehreren Benutzern. Durch das gemeinsame Benutzen von Tabellendokumenten können andere Anwender sehr einfach ihre Daten dem Tabellendokument hinzufügen. Der Eigentümer des Tabellendokuments kann dann die neuen Daten sehr einfach mit sehr wenigen Klicks integrieren. Die neue Zusammenarbeitsfunktion hilft dabei, Konflikte in der Dokumentenbearbeitung zu vermeiden.
! Das Zuschneiden von Bildern war in den Vorversionen von StarOffice nicht sehr intuitiv. Mit StarOffice 9 funktioniert das Zuschneiden von Bildern exakt so wie in den meisten anderen Desktop-Anwendungen, d.h. durch Ziehen von Anfassern, die sich an den Enden und Ecken eines Bilds befinden. Diese neue Funktion verbessert die Benutzbarkeit und die Produktivität signifikant und dürfte besonders für Anwender der Programme DRAW und IMPRESS interessant sein. Wenn Sie einen vollständigen Überblick über die Leistungsfähigkeit dieses Programms wünschen, lesen Sie dieses Buch weiter oder besuchen Sie die Website http://de.sun.com/products/ software/star/staroffice/. Zu StarOffice und OpenOffice Einen wichtigen Punkt sollten Sie gleich vorweg noch wissen: StarOffice ist eine kommerzielle Variante von OpenOffice.org. OpenOffice.org ist damit das kostenlose und vollständig quelloffene Schwesterprojekt. Einer der Hauptunterschiede zwischen OpenOffice und StarOffice ist, dass Sun für StarOffice Programmaktualisierungen anbietet, wohingegen die Anwender von OpenOffice.org das Gesamtpaket herunterladen müssen. Sollten Sie am Programmpaket OpenOffice.org 3.0 interessiert sein, besuchen Sie die Website http://de.openoffice.org/. Sie haben hier auch die Möglichkeit, das Paket kostenfrei herunterzuladen. Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulzeit Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach seinem Abschluss zum Dipl.-Ing. war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Administration arbeitete er für sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wech-
14
Einführung
selte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Programm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokyo teil. Dort erlernte er auch die Grundlagen des japanischen Schwertkampfs. Seit 1984 ist er als Autor selbstständig. Er hat etwa 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen geschrieben – insbesondere zu Themen im Bereich der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich. Zu seinen Lieblingsspielzeugen gehören – neben dem Computer – das Altsaxophon, der Fotoapparat, das japanische Schwert und die Schrotflinte. Schreiben Sie uns! Autor und Verlag sind immer bemüht, Ihnen, unseren Kunden und Lesern, die optimale Information zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben Sie uns unter
[email protected]. Ihr Markt+Technik-Buchlektorat
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TEIL A Grundlagen
Teil A
Die Bestandteile der Programme von StarOffice sind so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Die ersten beiden Kapitel des Buchs beschäftigen sich mit einigen wesentlichen Grundlagen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich mit den Programmen des Pakets im Einzelnen beschäftigen.
Abbildung A.1: Bereits die Optik verschiedener Programme zeigt viele identische Elemente.
! Zunächst einmal müssen die Programme auf Ihrem Computer laufen. Gleich zu Anfang zeigen wir Ihnen darum in Kapitel 1, wie Sie das Programmpaket über das Internet auf Ihren Rechner herunterladen und installieren. Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig umgehen zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die im zweiten Abschnitt dieses Kapitels besprochen werden. Wenn Sie mit anderen – unter Windows laufenden – Programmen bereits vertraut sind, werden Ihnen aber viele Dinge davon bereits bekannt sein.
! Damit Sie wichtige Dinge selbst ausprobieren und später an den Ergebnissen weiterarbeiten können, wollen wir uns im anschließenden Kapitel 2 gleich mit den Techniken der Verwaltung von Dokumenten beschäftigen – wie dem Erstellen neuer, leerer Dokumente, dem Speichern und dem Schließen von Dokumenten und dem Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Die wesentlichen Aufgaben dazu werden bei den StarOffice-Programmen auf fast dieselbe Weise abgewickelt. Sie sollten diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit der Texteingabe und -gestaltung beschäftigen. In diesem Zusammenhang werden wir auch den Datentransfer mit Microsoft Office ansprechen.
18
KAPITEL 1
Erste Schritte
Kapitel 1 – Erste Schritte
Einige wesentliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie mit einem der Programme des Pakets StarOffice 9 effektiv arbeiten können. Mit diesen wollen wir uns in diesem ersten Kapitel beschäftigen.
! Zunächst einmal müssen die Programme auf Ihrem Computer laufen. Gleich zu Anfang werden wir Ihnen darum zeigen, wie Sie das Programmpaket über das Internet auf Ihren Rechner herunterladen und installieren.
! Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig umgehen zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die im zweiten Abschnitt dieses Kapitels angesprochen werden. Wenn Sie mit anderen – unter Windows laufenden – Programmen bereits vertraut sind, werden Ihnen aber viele Dinge davon bereits bekannt sein.
1.1
Installation und Programmpflege
Viele Anwender werden dieses Buch wohl erst zur Hand nehmen, nachdem sie das Programm installiert haben. Mit dem Thema Installation hängen aber auch andere Aspekte – wie die Programmpflege, dessen Erweiterung durch Zusätze und die Behandlung von Updates – zusammen. Eine frühzeitige Installation der aktuellen Updates ist die Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher und auf dem aktuellen Stand sind. Dazu sollten Sie regelmäßig die angebotenen Erweiterungen über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.
1.1.1
Software beschaffen
Auch eine preisgünstige Software – wie StarOffice – muss erst einmal in Ihre Hände kommen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Software über das Internet herunterladen oder auch auf CD beziehen. Herunterladen Zum Herunterladen der Software über das Internet stellen Sie eine Verbindung zu http:// de.sun.com/products/software/star/staroffice/ her; das war jedenfalls die Adresse zu dem Zeitpunkt, als dieses Buch geschrieben wurde. Beachten Sie, dass die Software in verschiedenen Konfigurationen angeboten wird. Auch Testversionen und Upgrades sind verfügbar. Navigieren Sie zu der gewünschten Version, klicken Sie auf die Schaltfläche DownloadVersion kaufen und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Hinweis Sie sollten auch kontrollieren, ob zusätzliche Sicherheitsupdates und sonstige Erweiterungen zur aktuellen Version angeboten werden, und diese dann ebenfalls herunterladen. Hinweise dazu finden Sie im Allgemeinen auf der oben genannten Seite.
20
1.1 Installation und Programmpflege
Auf CD beziehen Wenn Ihnen das Herunterladen über das Netz zu langwierig oder zu umständlich ist, können Sie StarOffice auch auf CD beziehen. Das ist möglicherweise für Sie von Vorteil, weil solche CDs oft auch nützliche Zusatzsoftware enthalten, die Sie sonst selbst im Netz suchen müssten. Der Inhalt dieser CDs ist im Allgemeinen von den Herausgebern sorgfältig geprüft, so dass die enthaltenen Installationsdateien nachweislich fehlerfrei sind. Für welche Quelle Sie sich dabei konkret entscheiden, hängt mehr oder minder von Ihren persönlichen Vorlieben ab. Eine Übersicht über verfügbare CDs zu StarOffice finden Sie im Allgemeinen auf der Webseite von StarOffice.
1.1.2
Erstinstallation von StarOffice
Falls Sie es noch nicht getan haben, melden Sie sich für die Installation als Administrator auf Ihrem System an. Schließen Sie möglichst alle geöffneten Programme. Beginnen Sie dann die Installation. Das Installieren von StarOffice 9 sollte in ein eigenes Verzeichnis und keinesfalls in das Verzeichnis einer eventuell vorhandenen Vorgängerversion erfolgen. Wenn Sie bei der Installation den Vorgaben folgen, ist das automatisch gewährleistet.
! Wenn Sie die Software heruntergeladen haben, wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Installationsdatei befindet, und doppelklicken Sie auf das Dateisymbol zum Starten der Installation. Wenn Sie die Software auf CD von einer dritten Quelle her bezogen haben, legen Sie den Datenträger in ein CD-ROM-Laufwerk und schließen Sie es. Wenn die AutoRunFunktion für das Laufwerk eingeschaltet ist, wird meist ein Startbildschirm zur Installation von StarOffice angezeigt. Sollte diese Funktion deaktiviert sein und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie das Programm AUSFÜHREN und geben Sie dann im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms an. Bei Windows Vista finden Sie das Programm Ausführen unter Zubehör. Einfacher ist es meist, zu dem entsprechenden Verzeichnis zu navigieren und auf dem Symbol für das Installationsprogramm einen Doppelklick auszuführen.
! Wenn Sie unter Windows Vista mit den Standardeinstellungen für die Sicherheit arbeiten, müssen Sie durch einen Klick auf Ausführen separat bestätigen, dass Sie die Software von einem »unbekannten Herausgeber« installieren möchten und anschließend auch den Zugriff auf Ihren Rechner erlauben.
! Die Installation wird dann gestartet und der Begrüßungsbildschirm des Installationsassistenten wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
! Wählen Sie den Zielordner für das Entpacken der Installationsdateien aus und bestätigen Sie über Entpacken. Wenn genügend Platz auf der Festplatte zur Verfügung steht, gibt es eigentlich keinen Grund, vom dafür automatisch gewählten Programmvorschlag – in dem dafür ein Ordner auf dem Desktop angelegt wird – abzuweichen. Standardmäßig bleibt dieser Ordner samt Inhalt auch nach der Installation erhalten.
! Nach dem Entpacken wird die Installation vorbereitet und der vorhandene Speicherplatz überprüft. Klicken Sie dann auf Weiter, um die Installation durchzuführen.
21
Kapitel 1 – Erste Schritte
! Lesen Sie die angezeigten Lizenzvereinbarungen durch. Sie müssen die Lizenzvereinbarungen akzeptieren, damit die Schaltfläche Weiter aktiviert wird und Sie fortsetzen können.
! Geben Sie einen Benutzernamen und einen Namen für Ihre Organisation an. Für beide Angaben werden die im Betriebssystem hinterlegten Werte vorgeschlagen, so dass ein manueller Eingriff normalerweise nicht nötig ist. Gegebenenfalls können Sie die beiden Felder auch leer lassen.
! Geben Sie die gewünschte Setup-Art an. Normalerweise können Sie die vorhandene Voreinstellung Vollständig beibehalten. Nur falls Sie selbst auf den Umfang der Installation Einfluss nehmen wollen, aktivieren Sie die Option Angepasst. Damit gelangen Sie zu einem Dialog, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können (siehe unten). Klicken Sie im Dialog auf Weiter.
! Wenn Sie mit StarOffice auch Dateiformate von Microsoft Office bearbeiten wollen, können Sie im folgenden Dialog entscheiden, wie zukünftig mit den entsprechenden Dateien verfahren werden soll: Falls Sie Microsoft Office auf Ihrem System bereits installiert haben und Sie dieses weiterhin zum Öffnen der entsprechenden Dateien verwenden wollen, müssen die entsprechenden Kontrollkästchen deaktiviert bleiben. Anderenfalls werden diese beim Öffnen über das Betriebssystem mit StarOffice geöffnet. Klicken Sie nach dieser Entscheidung wieder auf Weiter.
! Die für die Installation benötigten Angaben sind dann vollständig. Falls Sie bestimmte Angaben nochmals kontrollieren oder korrigieren wollen, wählen Sie Zurück. Anderenfalls starten Sie den Installationsprozess durch Klick auf Installieren.
! Das folgende Fenster zeigt Ihnen den Installationsfortschritt und nachdem die Installation vollständig ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Klicken Sie auf Beenden, um den Installationsassistenten zu beenden. StarOffice 9 ist nun installiert.
1.1.3
Programmwartung
Nach einer vollständigen Installation des Programms sind alle Komponenten von StarOffice auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie bestimmte Komponenten nicht benötigen, können Sie sich der Programmwartung bedienen. Solche Änderungen gegenüber den automatisch gewählten Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen. Um Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle StarOfficeProgramme. Wählen Sie dann das Verzeichnis, im dem Sie die StarOffice-Dateien entpackt hatten, und doppelklicken Sie auf das Programm Setup. Nach einem Klick auf Weiter wird das Dialogfeld zur Programmwartung angezeigt, das drei Optionen aufweist. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte und bestätigen Sie über Weiter.
! Die erste Option Ändern benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programme oder Programmelemente entfernen oder später wieder hinzufügen möchten.
! Reparieren kann hilfreich sein, wenn StarOffice oder bestimmte Komponenten davon nicht mehr einwandfrei funktionieren.
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1.1 Installation und Programmpflege
! Über die Option Entfernen können Sie die Programme komplett von der Festplatte löschen. Sie können anschließend festlegen, ob auch die Benutzerdateien entfernt werden sollen. Nach der Wahl von Ändern können Sie neue Komponenten hinzufügen oder einzelne installierte entfernen. Dazu dient das Dialogfeld mit dem Titel Benutzerdefiniertes Setup (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Komponenten können einzeln entfernt oder hinzugefügt werden.
Hierin werden die Bestandteile des Pakets in einer hierarchischen Struktur aufgelistet. Auf der obersten Ebene finden Sie das Gesamtpaket StarOffice, darunter die einzelnen Programme und einige Zusätze. Diese zweite Ebene verfügt teilweise ebenfalls über verschiedene Komponenten, die Sie sichtbar machen können, indem Sie auf den Knoten mit dem Pluszeichen vor einem Programm klicken. Ein Klick auf das dann angezeigte Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder. Über die Kästchen mit dem Festplattensymbol können Sie regeln, welche Programme oder Komponenten davon Sie auf Ihrem System installiert haben möchten. Wenn Sie eine Änderung wünschen, klicken Sie bei der entsprechenden Komponente auf die nach unten zeigende Pfeilspitze im Kästchen. Wählen Sie hier die gewünschte Form der Installation (siehe Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Die Installationsform regeln Sie über ein Drop-down-Menü.
Nach der Wahl einer Installationsform wird diese im Listenfeld durch ein entsprechendes Symbol vor der Komponente angezeigt (Tabelle 1.1).
23
Kapitel 1 – Erste Schritte
Symbol
Beschreibung Ein weiß hinterlegtes Symbol installiert die betreffende Komponente auf Ihre Festplatte. Die Komponente ist dann einsetzbar. Das rote Kreuz zeigt an, dass die Komponente und ihre Unterkomponenten nicht installiert wurden. Ein grau hinterlegtes Symbol zeigt an, dass zu dieser Komponente Unterkomponenten existieren, die nicht alle vollständig installiert wurden.
Tabelle 1.1: Die Form der Installation einer Komponente wird durch ein Symbol angezeigt.
Nach einer Änderung der Installation klicken Sie auf Weiter und im anschließend angezeigten Dialogfeld auf Installieren.
1.1.4
Der Programmstart
Wenn Sie StarOffice gerade mit Administratorrechten installiert haben, melden Sie sich gegebenenfalls zunächst als Benutzer auf Ihrem System an. Sie haben dann mehrere Methoden, eines der Programme des Pakets zu starten. Starten über das Menü Start Verwenden Sie die üblichen Methoden zum Starten eines Programms, die sich bei Windows XP und Windows Vista nur leicht voneinander unterscheiden:
! Auf der Basis von Windows XP können Sie die einzelnen StarOffice-Programme – wie alle Anwendungsprogramme – über das Windows-Menü START hochfahren: Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche START in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Wählen Sie dann ALLE PROGRAMME, um die auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Durch Markieren der Gruppe STAROFFICE blenden Sie ein Untermenü mit den Namen der auf Ihrem Rechner installierten StarOffice-Programme ein. Suchen Sie in dieser Liste den Eintrag für das gewünschte Programm und klicken Sie dann darauf, um das Programm zu starten.
! Auch bei Windows Vista finden Sie den Zugang zu den auf dem Rechner installierten Programmen über die Schaltfläche Alle Programme im Start-Menü: Öffnen Sie das Start-Menü, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken. Oder verwenden Sie die üblichen Tasten dazu. Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Start-Menüs auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem Computer installierten Programme wird angezeigt. Mithilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand dieses Bereichs können Sie weitere Programme anzeigen lassen. Einige Programme sind zu Gruppen zusammengefasst – beispielsweise in der Gruppe StarOffice 9. Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie darauf. Der Inhalt der Gruppe wird geöffnet. Sie finden darin alle von Ihnen installierten Komponenten. Hier können Sie eines dieser Programme durch einen Linksklick darauf starten.
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1.1 Installation und Programmpflege
Über das Start-Center
In der Gruppe dieser Programme finden Sie innerhalb des Menüs START neben den einzelnen Programmen des Pakets auch den Eintrag StarOffice. Wenn Sie darauf klicken, öffnen Sie zunächst das neue Start-Center für einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen (siehe Abbildung 1.3). Zum Aufruf dieses einleitenden Dialogfelds wird standardmäßig auch eine Verknüpfung auf dem Windows-Desktop angelegt. Auch hierüber können Sie das gewünschte Programm starten.
Abbildung 1.3: Das neue Start-Center
Über den Schnellstarter Bei der Installation der Programme der Familie wird eine Verknüpfung zum StarOfficeSchnellstarter zum Autostart-Ordner im Windows-Menü START hinzugefügt. Der Schnellstarter wird automatisch im Systembereich in der Windows-Taskleiste angezeigt, nachdem Sie Windows gestartet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schnellstarter-Symbol und wählen Sie dann die StarOffice-Anwendung, die Sie starten möchten (siehe Abbildung 1.4). Einige weitere Informationen zu diesem Schnellstarter finden Sie in Kapitel 2.
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Abbildung 1.4: Verwenden Sie den Schnellstarter.
Hinweis Ob der Schnellstarter beim Systemstart geladen werden soll, können Sie einstellen: Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Arbeitsspeicher. Die Option StarOffice beim Systemstart laden bestimmt, ob der Schnellstarter für StarOffice geladen werden soll. Ist der Schnellstarter aktiviert, werden einige Komponenten von StarOffice beim Systemstart bereits in den Speicher geladen. In der Systemablage befindet sich ein Symbol mit einem Kontextmenü.
Weitere Eingaben nach dem ersten Start Nur nach dem ersten Starten eines Programms erscheinen nacheinander mehrere Dialogfelder, in denen Sie aufgefordert werden, weitere Eingaben vorzunehmen. Beispielsweise müssen Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren, können den Benutzernamen eingeben bzw. editieren, die Einstellungen für das automatische Update regeln und sich registrieren lassen. Folgen Sie in diesen Dialogen den Anweisungen und ergänzen Sie nötigenfalls die geforderten Angaben. Wir empfehlen sowohl ein automatisches Update als auch eine Registrierung. Verknüpfung erstellen Sollten Sie ein StarOffice-Programm häufiger als andere Anwendungen verwenden, lohnt es sich, eine Verknüpfung zu diesem Programm auf dem Windows-Desktop abzulegen. Sie können dann das Programm durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten. Die schnellste Möglichkeit, eine Verknüpfung zu erstellen, besteht darin, über das Startmenü zum Eintrag für das Programm zu navigieren und diesen Eintrag mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Startmenü heraus auf den Desktop zu ziehen. Im Kontextmenü, das nach dem Loslassen der Maustaste angezeigt wird, wählen Sie dann HIERHER KOPIEREN.
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1.2 Die Programmoberfläche
1.2
Die Programmoberfläche
Um mit den Programmen von StarOffice vernünftig arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die in diesem zweiten Teil dieses Kapitels angesprochen werden. Dazu gehören die Kenntnis der wichtigsten Bildschirmelemente eines unter Windows laufenden Programms, die Techniken der Fensterdarstellung und die wichtigsten Standardbefehle – wie das Rückgängigmachen und Wiederherstellen oder das Kopieren und Einfügen oder das Einstellen des Vergrößerungsmaßstabs. Auch das Hilfesystem der verschiedenen Programme sollten Sie beherrschen. In der aktuellen Version stehen neben den gewohnten Hilferessourcen und -werkzeugen, wie die lokalen Hilfedateien, auch Informationen über das Internet zur Verfügung. Auch wenn Sie sich in Windows-Anwendungen bereits zu Hause fühlen, sollten Sie den Inhalt dieses Abschnitts zumindest überfliegen, da StarOffice einige spezifische Elemente aufweist, auf die hier eingegangen wird.
1.2.1
Die wichtigsten Elemente
Nach der Wahl des Modus wird im Allgemeinen die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt (Abbildung 1.5). Eine Ausnahme machen hier die Programme BASE und IMPRESS, aber darauf werden wir später noch eingehen. Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst mit den typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Im Folgenden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details werden dann in den einzelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.
Abbildung 1.5: Die Oberfläche eines StarOffice-Programms – hier WRITER
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Kapitel 1 – Erste Schritte
! Das Programm wird in einem Anwendungsfenster angezeigt. Innerhalb dieses Fensters werden alle Elemente des Programms wiedergegeben. Das Fenster kann die gesamte Bildschirmfläche ausfüllen, aber auch so weit verkleinert werden, dass daneben auch andere unter Windows laufende Anwendungen auf dem Bildschirm sichtbar sind.
! Die Titelleiste des Fensters enthält den Programm- und den vorläufigen Dokumentnamen – Unbenannt, zusammen mit einer daran angehängten Zahl. Ganz links finden Sie das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters.
! Die Leisten unterhalb der Titelleiste beinhalten die Elemente zur Programmsteuerung: die Menüleisten und die Symbolleisten. Die Menüleiste enthält die Namen der Menüs, mit denen Sie Befehle zur Steuerung geben können. In den Symbolleisten darunter finden Sie diverse Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken mit der Maus ausgeführt werden können (siehe unten).
! In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden unter anderem Hinweise zum Programmablauf – wie der Status bestimmter Tasten, die Position der Schreibmarke usw. – angezeigt.
! Den Großteil des Bildschirms nimmt der Dokumentbereich des Programms ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Mithilfe der vertikalen und der horizontalen Bildlaufleisten und der darin integrierten Bildlauffelder können Sie den im Arbeitsbereich angezeigten Bereich verschieben. Manche dieser Elemente der Oberfläche können Sie über das ANSICHT-Menü und das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen.
1.2.2
Die Programmsteuerung
Um dem Programm Befehle zu übermitteln, benutzen Sie die für unter Windows laufende Anwendungen üblichen Methoden: Dazu gehören die Menüs in der Menüleiste und Kontextmenüs zu verschiedenen Bildschirmelementen, Dialogfelder und Symbolleisten. Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zur Steuerung des Programms aufrufen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den betreffenden Menünamen in der Menüleiste. Daraufhin wird das Menü aufgeklappt und die einzelnen Befehle werden – teilweise mit den dafür gültigen Tastaturkürzeln – angezeigt (siehe Abbildung 1.6 links). Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf den gewünschten Befehl und klicken Sie ihn dann an, um ihn auszuführen. Ansonsten gelten für die Arbeit mit den Menüs die üblichen Regeln:
! Die Mehrzahl der Menübefehle werden nach dem Aufrufen sofort ausgeführt. Eine Ausnahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden, nach deren Wahl ein Dialogfeld mit weiteren Optionen angezeigt wird.
! Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreiecksymbol versehen sind, erscheint nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie den Befehl weiter spezifizieren müssen.
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1.2 Die Programmoberfläche
! Einige Menübefehle dienen als Umschalter: Die erste Wahl schaltet eine Funktion ein, die zweite die Funktion wieder aus. Dass eine Funktion eingeschaltet ist, erkennen Sie an einem Häkchen neben dem Befehl.
! Manche Menübefehle sind manchmal abgeblendet, das heißt etwas blasser dargestellt. Solche nicht aktiven Befehle können in der aktuellen Programmsituation nicht angesprochen werden.
Abbildung 1.6: Befehle können über Menüs und Kontextmenüs ausgewählt werden.
Was in den Menüs angezeigt wird, können Sie über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS einstellen. Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms lassen sich sogenannte Kontextmenüs einblenden, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und dann mit der rechten Maustaste klicken (siehe Abbildung 1.6 rechts). Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar nach dem Wählen ausgeführt, sondern zunächst ein Dialogfeld angezeigt wird. Beispiele hierfür sind die Befehle SEITE EINRICHTEN oder SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene, in Gruppen zusammengefasste Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. Darin finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder und mehr. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen
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Kapitel 1 – Erste Schritte
werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie gegebenenfalls auf anderen Registerkarten dieses Dialogfelds vorgenommen haben. Symbolleisten In einer Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken direkt ausgeführt werden können – ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen – sie wird dann in einer zusätzlichen Box angezeigt (siehe Abbildung 1.7).
Abbildung 1.7: Die Bedeutung der Schaltflächen wird angezeigt.
! Einige Symbole darin haben die Funktion eines Umschalters: Diese können aktiviert oder deaktiviert sein. Den aktivierten Zustand erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung. Andere Symbole verfügen über eine kleine nach unten weisende Pfeilspitze. Nach einem Klick darauf wird eine Liste aufgeklappt, in der Sie ein Element auswählen können. Die Mehrzahl dieser Listen können Sie aus der Symbolleiste lösen, indem Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste einer solchen setzen und das Element von der Symbolleiste wegschieben. Die Liste bleibt dann für die weitere Arbeit auf dem Bildschirm sichtbar. Ein Doppelklick auf die Titelleiste setzt sie zurück.
! Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste können Sie diese aus ihrer Verankerung lösen und an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Marke am linken Rand der Leiste und verschieben dann die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste. Eine nicht verankerte Symbolleiste können Sie beliebig auf der Arbeitsfläche bewegen. Ebenso lassen sich Breite und Höhe verändern (siehe Abbildung 1.8). Um sie wieder zu verankern, doppelklicken Sie auf ihre Titelleiste.
Abbildung 1.8: Zwei abgelöste Symbolleisten
! Über die kleine Schaltfläche am rechten Rand einer Symbolleiste öffnen Sie ein Menü mit zusätzlichen Befehlen zur Leiste. Beispielsweise können Sie über SICHTBARE SCHALTFLÄCHEN regeln, welche der für die Symbolleisten verfügbaren Schaltflächen aktuell angezeigt werden sollen.
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1.2 Die Programmoberfläche
Symbolleisten anzeigen und ausblenden Standardmäßig werden in den meisten StarOffice-Programmen zumindest zwei Symbolleisten angezeigt – die Standard-Symbolleiste und die Format-Symbolleiste. Welche Symbolleisten für die Arbeit an einer aktuellen Aufgabe zusätzlich notwendig oder sinnvoll sind, regeln die Programme selbständig. Sie können aber die Anzeige auch selbst ein- und ausschalten. Das tun Sie über das Dialogfeld zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT. Aktivieren Sie im jeweiligen Listenfeld die anzuzeigenden Leisten. Aktivierte Leisten werden mit einem kleinen Häkchen gekennzeichnet. Die hier gewählte Einstellung bleibt auch nach einem Neustart des Programms wirksam. Die Symbolleiste Standard Die Schaltflächen der Standard-Symbolleiste bieten schnellen Zugriff auf die wichtigsten Befehle. Die darin angezeigten Schaltflächen sind – mit einigen Ausnahmen – bei allen Programmen des Pakets StarOffice identisch (Tabelle 1.2). Symbol
Name und Wirkung Neu – ein Klick auf die Schaltfläche erstellt ein neues, leeres Dokument im aktuellen Programm. Über die dazugehörende Liste können Sie auch Dokumente für andere StarOfficeProgramme erstellen (siehe Kapitel 2 ). Öffnen – zeigt das Dialogfeld Öffnen an, über das Sie eine gespeicherte Datei öffnen können (siehe Kapitel 2 ). Speichern – speichert das aktuelle Dokument. Das Symbol ist erst verfügbar, nachdem Sie Eingaben im Dokument gemacht haben. Im Fall eines bisher noch nicht gespeicherten Dokuments wird nach einem Klick das Dialogfeld Speichern unter angezeigt (siehe Kapitel 2). Dokument als E-Mail – startet den E-Mail-Editor, über den Sie Ihr Dokument als E-Mail versenden können (siehe Kapitel 27 ). Datei bearbeiten – schaltet den Bearbeitungsmodus ein oder aus. Ist der Modus ausgeschaltet, ist das Dokument schreibgeschützt. Das Symbol ist erst nach einem ersten Speichern verfügbar.
Direktes Exportieren als PDF – exportiert das aktuelle Dokument direkt als PDF -Datei. Dabei wird kein Einstellungsdialog angezeigt (siehe Kapitel 27 ). Datei direkt drucken – startet den Ausdruck des aktuellen Dokuments mit den Standardeinstellungen (siehe Kapitel 27 ). Seitenansicht – zeigt das aktuelle Dokument in der Seitenansicht an. Benutzen Sie diese Darstellung vor einem Ausdruck.
Rechtschreibung – startet die Prüfung des Dokuments auf Rechtschreibfehler (siehe Kapitel 3 ). Automatisch prüfen – Rechtschreibfehler werden im Dokument rot unterstrichen. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein so markiertes Wort setzen, können Sie das Kontextmenü öffnen und eine Liste der empfohlenen Korrekturen abrufen (siehe Kapitel 3 ).
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Symbol
Name und Wirkung Ausschneiden – verlagert den vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Kopieren – kopiert einen vorher markierten Bereich in die Zwischenablage. Erst verfügbar, wenn ein Bereich markiert ist. Einfügen – fügt den zuletzt in der Zwischenablage gespeicherten Inhalt an der Markierung ein. Erst verfügbar, wenn die Zwischenablage einen Inhalt besitzt. Über das Listenfeld können Sie verschiedene Optionen zum Einfügen auswählen.
Format übertragen – kopiert ein Format von einem Zellbereich auf einen anderen (siehe Kapitel 4). Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt ausgeführten Aktionen in einem Schritt rückgängig machen können. Wiederherstellen – führt eine rückgängig gemachte Aktion wieder aus. Durch einen Klick auf den Pfeil öffnen Sie eine Liste, über die Sie mehrere der zuletzt rückgängig gemachten Aktionen in einem Schritt wiederherstellen können.
Hyperlink – fügt einen Hyperlink an der markierten Stelle ein (siehe Kapitel 7). Zeichenfunktionen anzeigen – zeigt die Symbolleiste Zeichnen an. Nach der Wahl können Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste Linien und Formen im Dokument zeichnen.
Suchen & Ersetzen – öffnet das Dialogfeld Suchen & Ersetzen, über das Sie im Dokument nach Elementen suchen und diese durch andere ersetzen können (siehe Kapitel 3). Navigator – aktiviert und deaktiviert den Navigator. Der Navigator ist ein verankerbares Fenster (siehe Kapitel 3). Gallery – zeigt die Gallery an, über die Sie ClipArt-, Foto-, Audio- und Videodateien in das Dokument einfügen können (siehe Kapitel 5). Datenquellen – führt die in StarOffice verfügbaren Datenbanken auf und ermöglicht Ihnen die Verwaltung der Datenbankinhalte (siehe Kapitel 13 – 19. 27). Maßstab – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie den Vergrößerungsmaßstab für die Bildschirmanzeige steuern können. StarOffice Hilfe – zeigt das Hilfefenster zu den Programmen von StarOffice an.
Tabelle 1.2: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Standard
Die Symbolleiste Format Auch die Symbolleiste Format wird standardmäßig in allen Programmen des Pakets angezeigt. Über die darin enthaltenen Schaltflächen regeln Sie die optischen Eigenschaften des im Dokument gerade markierten Elements – beispielsweise die Schriftart eines Textabschnitts. Im Gegensatz zur Symbolleiste Standard können die hier angezeigten Schaltflächen auch innerhalb eines Programms des Pakets wechseln – je nachdem, welche Art von Objekt Sie gerade
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1.2 Die Programmoberfläche
markiert haben. Einige Schaltflächen finden Sie aber in fast jeder Situation. Manche dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter: Ein erstes Anklicken schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht nur alternativ, sondern auch gleichzeitig aktiviert werden können – Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.
1.2.3
Fensterdarstellungen
Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, werden diese automatisch in separaten Fenstern angezeigt. Durch eine geeignete Anordnung unterschiedlicher Fenster auf dem Bildschirm können Sie sich viel Arbeit sparen. Das Menü Fenster Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind im Menü FENSTER zusammengefasst (Abbildung 1.9). Auch wenn Sie verschiedene Programme des Pakets geöffnet haben, werden dort in jedem Programm alle geöffneten Dokumente – unabhängig vom Programm – angezeigt. Das gerade aktive Dokument ist dort mit einem Punkt gekennzeichnet. Diese Auswahl können Sie natürlich auch über die Windows-Taskleiste vornehmen.
Abbildung 1.9: Im Menü FENSTER regeln Sie die Anzeige der geöffneten Programme.
Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln (siehe Tabelle 1.3). Symbol
Name und Wirkung Minimieren – reduziert das Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste. Ein Klick auf dieses Symbol zeigt den Inhalt wieder an. Wiederherstellen – schaltet von der vollen Bildschirmgröße zur Fensterdarstellung um. Maximieren – schaltet von der Fensterdarstellung auf die volle Bildschirmgröße um. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden Platz voll aus. Schließen – schließt das Anwendungsprogramm. Vorher sollten Sie Ihre Eingaben in diesem Programm speichern.
Tabelle 1.3: Die Schaltflächen in der Titelleiste
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Ganzer Bildschirm Um den größtmöglichen Dokumentausschnitt auf dem Bildschirm anzuzeigen, können Sie die Menü- und Statusleiste sowie die im Programm angezeigten Symbolleisten kurzzeitig ausblenden. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie viel Text eingeben und sich nicht mit Aufgaben wie der Formatierung beschäftigen wollen. Wählen Sie dazu den Befehl GANZER BILDSCHIRM im Menü ANSICHT oder drücken Sie (Strg)+(ª)+(J). Die Leisten verschwinden und eine kleine Symbolleiste wird eingeblendet. Zur Rückkehr zum Standardmodus klicken Sie auf die darin enthaltene Schaltfläche Ganzer Bildschirm. Tipp Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT.
1.2.4
Standardbefehle
Einige Menübefehle finden Sie in allen StarOffice-Programmen und auch bei praktisch allen unter Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige sowie die Rücknahme und die Wiederherstellung von Befehlen und Aktionen. Befehle rückgängig machen Die Programme merken sich während der Arbeit an einem Dokument Ihre durchgeführten Aktionen – wie Befehle und Eingaben. Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Befehle auch wieder rückgängig machen können. Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, können Sie dies über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. Die zuletzt durchgeführte Aktion wird dann rückgängig gemacht. Ein weiteres Ansprechen von RÜCKGÄNGIG widerruft die vorletzte Aktion usw. Denselben Effekt hat ein Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste. Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie auch mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen (siehe Abbildung 1.10). Mehrere hintereinander durchgeführte Aktionen können nur insgesamt widerrufen werden. Es ist also beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte Aktion zu widerrufen; Sie müssen in diesem Fall alle fünf zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.
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1.2 Die Programmoberfläche
Abbildung 1.10: Sie können mehrere Befehle rückgängig machen oder wiederherstellen.
Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren. Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN … im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste. Wie beim Rückgängigmachen können Sie über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen. Tipp Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT.
Auch in diesem Modus können Sie ein Menü aufrufen, indem Sie die (Alt)-Taste zusammen mit der Taste für den Anfangsbuchstaben des Menüs drücken. Beispielsweise führt (Alt)+(A) zur Anzeige des Menüs ANSICHT. Der Vergrößerungsmaßstab Über die Zoomfunktion des Programms können Sie festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dargestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern, können Sie Text und Zahlen besser lesen, wenn Sie sie verkleinern, sehen Sie mehr vom Dokument. Zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors wählen Sie den Befehl ZOOM im Menü ANSICHT (siehe Abbildung 1.11). Auch über die Schaltfläche Maßstab in der Standard-Symbolleiste können Sie dieses Dialogfeld anzeigen lassen.
! Die häufig verwendeten Darstellungsmodi lassen sich durch Wählen von 100 %, 150 %, 75 % usw. einstellen. Im Feld Stufenlos können Sie aber auch einen Zahlenwert eingeben.
! Die beiden ersten Optionen im Dialogfeld regeln den Maßstab in Abhängigkeit des eingestellten Seitenformats. Ganze Seite zeigt die aktuelle Seite vollständig auf dem Bildschirm an. Bei Wahl von Seitenbreite wird die aktuelle Seite in ihrer ganzen Breite angezeigt. Dabei ist der obere oder der untere Seitenrand unter Umständen nicht sichtbar.
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Abbildung 1.11: Im Dialogfeld Maßstab können Sie die Vergrößerung einstellen.
Kopieren und Verschieben Die Grundbegriffe des Verschiebens und Kopierens von Elementen sind Ihnen wahrscheinlich schon bekannt. Um diese Aufgaben abwickeln zu können, müssen Sie die Wirkung von drei Funktionen kennen, mit denen Sie diese Aktionen durchführen können: Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Sie finden dafür Befehle im Menü BEARBEITEN und entsprechende Schaltflächen in der Symbolleiste Standard (siehe Tabelle 1.4). Symbol
Name und Wirkung Ausschneiden – Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden, wird dieser aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Kopieren – Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in die Zwischenablage verschoben. Er verbleibt aber auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner ursprünglichen Stelle im Dokument. Einfügen – Wenn sich durch ein vorheriges Ausschneiden oder Kopieren ein Element in der Zwischenablage befindet, können Sie es an einer beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen Dokument wieder einfügen. Über das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld können Sie auswählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Die Optionen unterscheiden sich je nach dem Inhalt der Zwischenablage.
Tabelle 1.4: Drei Schaltflächen werden zum Kopieren und Verlagern benutzt.
Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In jedem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Kopieren-/Verschieben-Aktion markieren.
! Um ein Element zu verschieben, wählen Sie nach dem Markieren den Befehl AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder Sie klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Das Element verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die der Bereich verschoben werden soll. Wählen Sie nun im Menü BEARBEITEN den Befehl EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Das Element erscheint daraufhin an der gewählten Stelle.
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1.2 Die Programmoberfläche
! Um ein Element zu kopieren, markieren Sie es und wählen den Befehl KOPIEREN im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der der kopierte Bereich erscheinen soll, und wählen Sie EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Daraufhin wird eine Kopie des markierten Elements an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.
1.2.5
Programmeinstellungen
Die Angaben in diesem Buch beziehen sich im Wesentlichen auf die Grundeinstellungen, mit denen das Programm nach der Installation eingerichtet ist. Das Programm bietet zusätzlich eine große Zahl an Möglichkeiten, um die Verhaltensweisen an die Bedürfnisse Ihrer täglichen Arbeit optimal anzupassen. Auf die wichtigsten wird aber an den entsprechenden Stellen der folgenden Kapitel hingewiesen. Eine Zusammenfassung der restlichen finden Sie in Kapitel 29. Den Zugang zu diesen Programmeinstellungen finden Sie in allen Programmen über die Dialogfelder zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie öffnen damit ein Dialogfeld, über das Sie die Programmeinstellungen für alle Programme ändern können. Öffnen Sie darin die Knoten in der Liste im linken Bereich des Dialogfelds durch Klicken auf die angezeigten Schaltflächen mit den Pluszeichen. Die Einstellmöglichkeiten zu den einzelnen Bereichen werden dann rechts angezeigt. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie über OK. Eine Änderung wird in der Mehrzahl der Fälle sofort im Programm wirksam. Manchmal ist aber erst ein Neustart notwendig. Auf der Seite Benutzerdaten ändern Sie beispielsweise verschiedene persönliche Daten des Benutzers (siehe Abbildung 1.12). Einige der hier vorhandenen Daten haben Sie eventuell bei der Installation bereits eingetragen. Die darin vorhandenen Daten werden von verschiedenen Vorlagen und Assistenten benutzt, um dort vorhandene Feldbefehle mit konkreten Daten zu füllen. Die Angaben in den Feldern Vorname und Name werden auch verwendet, um in den Dateieigenschaften den Namen des Autors einzutragen. Firma, Name, Straße, Ort, Titel und Position werden automatisch in das interne Wörterbuch aufgenommen, so dass sie in der Rechtschreibprüfung als korrekt erkannt werden. Änderungen der Daten werden erst nach einem Neustart von StarOffice wirksam.
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Abbildung 1.12: Auf den Registerkarten nehmen Sie die Einstellungen vor.
Sie können beispielsweise auch regeln, was auf dem Bildschirm wie angezeigt werden soll. Navigieren Sie dazu unter StarOffice zum Bereich Ansicht (siehe Kapitel 29).
1.2.6
Programmhilfen
Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit StarOffice immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können. Den zusammenfassenden Zugang zu den Instrumenten dieses Hilfesystems bieten die Befehle im Menü HILFE (siehe Abbildung 1.13). Nach Wählen des Befehls STAROFFICE HILFE oder nach Drücken von (F1) wird die Programmhilfe in einem separaten Fenster eingeblendet. Das Dialogfeld verfügt über mehrere Registerkarten, die Sie gezielt einsetzen sollten. Auf allen Registerkarten finden Sie in der oberen linken Ecke ein Feld, über das Sie wählen können, zu welchem der Programme in StarOffice Sie Hilfe wünschen. Standardmäßig wird immer der Hilfebereich zu dem Programm angezeigt, aus dem heraus Sie die Hilfe aufgerufen haben. Sie können aber über das Listenfeld in der oberen linken Ecke des Fensters immer zu anderen Programmen des Pakets wechseln. Der Wechsel von der automatisch gewählten Einstellung ist gegebenenfalls dann notwendig, wenn Sie mehrere StarOffice-Programme geöffnet haben.
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1.2 Die Programmoberfläche
Abbildung 1.13: Das Menü HILFE liefert den Zugang zu den Programmhilfen.
Inhaltsverzeichnis zur Hilfe Die auf Ihrem Rechner vorhandenen Hilfeinformationen zu StarOffice können Sie anzeigen lassen, indem Sie das Register Inhalte wählen (siehe Abbildung 1.14). Im linken Bereich des Fensters – dem Navigationsbereich – finden Sie eine Liste von Themen, die mit speziellen Symbolen gekennzeichnet sind. Die Trennlinie zwischen den beiden Bereichen können Sie über die Maus verschieben.
! Ein geschlossenes Buch signalisiert, dass zu diesem Themenbereich weitere Unterthemen existieren. Doppelklicken Sie darauf, um diese anzuzeigen.
! Bei einem geöffneten Buch werden die dazugehörigen Unterebenen angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Buchsymbol, um die Unterthemen wieder auszublenden.
! Das Symbol mit einem Fragezeichen steht für die unterste Ebene im Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie darauf, um das entsprechende Hilfethema im rechten Bereich des Dialogfelds anzuzeigen.
Abbildung 1.14: Das Inhaltsverzeichnis listet den Inhalt der Hilfe auf.
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters dienen zum großen Teil der Navigation im angezeigten Hilfethema (Tabelle 1.5). Symbol
Name und Wirkung Navigationsbereich ausschalten – blendet den linken Bereich des Hilfefensters aus. Damit können Sie Hilfe- und Programmfenster gleichzeitig anzeigen lassen und so bei der Arbeit die Anweisungen lesen. Ein Klick auf Navigationsbereich anzeigen blendet ihn wieder ein. Vorherige Seite – Nachdem Sie zu einer weiteren Hilfeseite navigiert haben, können Sie darüber zur vorher angezeigten Seite zurückschalten. Nächste Seite – schaltet zurück zur Seite, von der Sie über Vorherige Seite gewechselt haben (ist erst nach einer Ansprache von Vorherige Seite verfügbar). Startseite – zeigt die oberste Seite des Hilfesystems für das aktuelle Programm an. Drucken – zeigt das Dialogfeld Drucken an, über das Sie die Hilfeseite zu Papier bringen können.
Lesezeichen einfügen – öffnet ein kleines Dialogfeld, über das Sie eine Marke auf der aktuell gewählten Seite setzen können. Ein Klick darauf öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie der Marke einen Namen geben. Die vergebenen Marken werden dann auf der Registerkarte Lesezeichen aufgelistet. Benutzen Sie dieses Register, um schnell zu einer dieser markierten Stellen zu schalten.
Auf dieser Seite suchen – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie auf der aktuell angezeigten Seite der Hilfe nach Begriffen suchen können.
Tabelle 1.5: Die Schaltflächen im Hilfefenster dienen zur Navigation.
Suchen in der Hilfe Wenn Sie nach einem bestimmten Begriff suchen wollen, verwenden Sie die Registerkarte Suchen (Abbildung 1.15 links).
! Geben Sie in das Feld Suchbegriff einen Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. Über die beiden Kontrollkästchen darunter können Sie angeben, ob nur nach Stellen gesucht werden soll, in denen der eingegebene Begriff als ganzes Wort – also nicht als Teil eines längeren Wortes – und/oder nur im Titel der Hilfeseiten auftaucht.
! Nach einer Bestätigung über Suchen werden im Feld darunter Fundstellen angezeigt. Hier können Sie die Suche weiter präzisieren. Wählen Sie einen der hier angezeigten Themenbereiche und klicken Sie auf Anzeigen oder drücken Sie die (¢)-Taste. Die Inhalte der entsprechenden Fundstelle werden dann im rechten Fensterbereich angezeigt.
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1.2 Die Programmoberfläche
Index Wenn Sie sich bereits in der im Programm verwendeten Terminologie auskennen, führt die Registerkarte Index bei einer Suche oft eher zum gewünschten Ziel. Geben Sie unter Suchbegriff den gewünschten Begriff ein. Ist der Begriff im Index vorhanden, wird im Feld darunter die entsprechende Stelle angezeigt. Doppelklicken Sie wieder darauf, um den Inhalt im Fenster rechts anzuzeigen (Abbildung 1.15 rechts).
Abbildung 1.15: Suchen und auch den Index können Sie zum Suchen benutzen.
Direkthilfe Nach Wahl des Befehls DIREKTHILFE im Menü HILFE wird dem Mauszeiger ein Fragezeichen hinzugefügt. Wenn Sie dann diesen Zeiger auf einen bestimmten Teil der Programmoberfläche setzen, werden zu dieser Stelle kurze Hilfeinformationen angezeigt (Abbildung 1.16). Durch das Drükken von (Esc) können Sie diese Funktion abschalten.
Abbildung 1.16: Die Direkthilfe zeigt kurze Informationen an.
Dialogfelder verfügen in der Regel über einen eigenen Zugang zur Hilfe, über den Sie Informationen zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen erhalten.
! Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um im Hilfesystem die Seite mit vollständigen Informationen zum Inhalt des Dialogfelds zu öffnen.
! Einige Dialogfelder verfügen in der Titelleiste über eine Schaltfläche mit einem Fragezeichen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Mauszeiger zusammen mit einem Fragezeichen dargestellt. Klicken Sie dann auf die Option im Dialogfeld, zu der Sie Hilfe wünschen. Zusätzliche Hinweise werden angezeigt.
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Kapitel 1 – Erste Schritte
Optionen zum Hilfesystem Einige Optionen zur Funktion des Hilfesystems können Sie einstellen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Allgemein.
Abbildung 1.17: Die Seite Allgemein liefert auch Einstellungen zur Hilfe.
Unter der Überschrift Hilfe finden Sie hier unter Tipps die Möglichkeit, dass bei bestimmten – für Sie neuen – Situationen im Programm ein Office-Assistent mit zusätzlichen Tipps in der rechten unteren Bildschirmecke angezeigt wird. Klicken Sie darauf, um die dazugehörende Hilfeseite anzeigen zu lassen. Haben Sie den Assistenten zu einer bestimmten Situation dreimal nacheinander nicht geöffnet, sondern ihn geschlossen oder automatisch schließen lassen, wird er zu dieser Situation nie wieder gezeigt. Die Situation wird aus der entsprechenden internen Liste entfernt. Mit Office-Assistent zurücksetzen können Sie die Standardliste der Situationen, bei denen der Assistent angezeigt wird, wiederherstellen.
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1.3 StarOffice-Programm beenden
1.3
StarOffice-Programm beenden
Um ein geöffnetes StarOffice-Programm zu beenden, wählen Sie den Befehl BEENDEN im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Anwendungsfensters. Sind zu diesem Zeitpunkt StarOffice-Dateien geöffnet, die noch nicht gespeicherte Daten enthalten, müssen Sie in der eingeblendeten Abfrage festlegen, ob diese Änderungen gesichert werden sollen (siehe Abbildung 1.18). Mehr zum Thema Speichern erfahren Sie in Kapitel 2.
Abbildung 1.18: Vor dem Schließen wird vor einem möglichen Datenverlust gewarnt.
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KAPITEL 2
Arbeiten mit Dokumenten
Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Die Ergebnisse Ihrer Arbeit in einem der StarOffice-Programme werden in Dateien verwaltet, die als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Dokumente sind bei allen Programmen (fast) identisch und entsprechen denen, die in der Arbeit mit Dokumenten in anderen Anwendungen unter Windows zur Anwendung kommen. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen neuer, leerer Dokumente für weitere Aufgaben, das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Inhalten –, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Alle Befehle für diese Verwaltungsaufgaben finden Sie im DATEI-Menü. Die am häufigsten verwendeten Verwaltungsfunktionen können Sie auch über Schaltflächen in der Symbolleiste Standard ansprechen (Tabelle 2.1). Symbol
Name und Wirkung Neu – führt den Befehl NEU im Menü DATEI aus. Ein neues Dokument wird erstellt. Öffnen – führt den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI aus. Das Dialogfeld Datei öffnen wird angezeigt, aus dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.
Speichern – führt den Befehl SPEICHERN im Menü DATEI aus. Ist nur verfügbar, wenn es etwas zu speichern gibt. Bei noch nicht gespeicherten Dokumenten wird das Dialogfeld
Speichern unter angezeigt.
Tabelle 2.1: Wichtige Schaltflächen zur Dokumentverwaltung in der Symbolleiste Standard
2.1
Neues Dokument erstellen
Nach dem Starten eines StarOffice-Programms wird in der Standardeinstellung meist ein neues, leeres Dokument angezeigt. In dieses können Sie Text oder Zahlen eingeben, Objekte einfügen etc. und es dann speichern und bei Bedarf beispielsweise ausdrucken. Wenn Sie während derselben Sitzung weitere Dokumente für andere Aufgaben benötigen, müssen Sie diese zuerst erstellen. Innerhalb eines StarOffice-Programms können Sie zum Erstellen eines neuen Dokuments den Befehl NEU im Menü DATEI verwenden oder die gleichbedeutende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste benutzen. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Programm Sie gerade aktiv sind: Sie können von allen Programmen her ein neues Dokument einer beliebigen Art erzeugen. Über das Untermenü zu NEU öffnen Sie eine Liste von Alternativen für verschiedene Arten von Dokumenten. Dieselbe Liste können Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze neben der Schaltfläche Neu anzeigen lassen (siehe Abbildung 2.1). Wählen Sie hierin die Art des gewünschten Dokuments aus. Ein direkter Klick auf die Schaltfläche Neu erstellt ein Dokument des Typs, an dem Sie gerade arbeiten. Das Programm öffnet daraufhin ein Fenster für das Dokument, das bei StarOffice standardmäßig zunächst den Namen Unbenannt mit einer daran angehängten Zahl erhält. Diese Zahl wird bei jedem neu erstellten Dokument jeweils um 1 erhöht – auf Unbenannt1 folgt Unbenannt2 usw. Zum Wechsel zwischen mehreren geöffneten Dokumenten benutzen Sie die Befehle im Menü FENSTER.
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2.2 Dokument speichern
Abbildung 2.1: Wählen Sie die Art des neuen Dokuments.
Hinweis Statt immer mit einem leeren Dokument zu beginnen, können Sie auch eine Vorlage verwenden, in der bereits bestimmte Inhalte abgelegt sind (siehe weiter hinten).
2.2
Dokument speichern
Um mit den in einem Dokument eingefügten Inhalten zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie es vor dem Schließen oder dem Beenden von StarOffice speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten Speichern und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, auf welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll; beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Änderungen des Dokuments erhalten bleiben.
2.2.1
Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern Ihres Dokuments wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Die Form, in der sich dieses Dialogfeld präsen-
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
tiert, hängt vom verwendeten Betriebssystem ab. Generell gilt: Legen Sie dann im Dialogfeld die Parameter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (dazu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken. Das StarOffice-Dialogfeld zum Speichern Wenn Sie auf der Seite Allgemein unter StarOffice des Dialogfelds zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS die Option StarOffice-Dialoge verwenden aktiviert haben, verwendet das Programm zum Speichern eine spezielle Form für die Dialogfelder zum Speichern und Öffnen von Dateien, die von der sonst im jeweiligen Betriebssystem üblichen abweicht (siehe Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Standardmäßig wird eine andere Form von Dialogfeld verwendet.
Hier können Sie die Schaltflächen oben rechts zur Navigation verwenden (siehe Tabelle 2.2). Symbol
Name und Wirkung Ein Verzeichnis hoch – zeigt den in der Hierarchie übergeordneten Ordner an. Neues Verzeichnis anlegen – legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Zum Standardverzeichnis – stellt den Standardordner wieder ein.
Tabelle 2.2: Schaltflächen zur Navigation
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2.2 Dokument speichern
Das Standarddialogfeld zum Speichern Ist die Option StarOffice-Dialoge verwenden abgeschaltet, unterscheidet sich die Form des Dialogfelds je nach dem verwendeten Betriebssystem.
! Unter Windows Vista ist standardmäßig der Ordner Dokumente eingestellt, der bei der Installation oder beim Einrichten der Benutzerkonten für jeden Benutzer als Unterverzeichnis zum persönlichen Ordner angelegt wurde. Zur Navigation zu anderen Ordnern benutzen Sie die üblichen Methoden: Nachdem Sie die Ebene gewechselt haben, können Sie mithilfe der beiden blauen Pfeilsymbole in der linken oberen Fensterecke vor- und zurückschalten. Der nach links zeigende Pfeil blendet die vorher gewählte Ebene wieder ein. Danach können Sie durch einen Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil wieder zurückspringen. Ein Klick auf das Symbol rechts von den beiden Pfeilen öffnet eine Liste mit den Ebenen der Hierarchie, innerhalb derer Sie sich gerade bewegen.
! Bei Windows XP wird der Speicherort in der Titelleiste des Dialogfelds und im Feld Speichern in angezeigt. Standardmäßig wird der Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokumenten vorgeschlagen. Dieser Ordner wird bei der Installation des Betriebssystems automatisch für jedes Benutzerkonto angelegt. Wenn Sie einen anderen Ordner als den standardmäßig eingestellten verwenden wollen, müssen Sie zuerst zu diesem navigieren. Zur Navigation zwischen Ordnern gibt es mehrere Verfahren, die sich darin unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, zu einem übergeordneten, zu einem neuen Ordner oder zu einem anderen Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch neue Ordner anlegen. Die Standardpfade ändern Wenn Sie Ihre Dateien in der Regel in einem speziellen Ordner speichern, müssen Sie diesen Ordner bei jedem Speichervorgang immer erst anwählen, da die Programme in der Grundeinstellung den Standardspeicherort benutzen. In einem solchen Fall sollten Sie einen anderen Standardspeicherort festlegen. Wählen Sie dazu OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie finden die Möglichkeiten bei StarOffice im Bereich Pfade. In der Liste rechts werden die für unterschiedliche Dateitypen verwendeten Speicherorte angezeigt (siehe Abbildung 2.3). Um einen davon zu ändern, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf Bearbeiten. Im dann angezeigten Dialogfeld Pfad auswählen können Sie einen anderen Ort einstellen. Ein Klick auf Standard stellt die Werkseinstellungen wieder her. Dateiname Beim Aufrufen des Dialogfelds Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Sie sollten hier einen Namen eingeben, der Auskunft über den Inhalt der Datei gibt – also beispielsweise nicht Brief1, sondern besser Hausverwaltung 2008-06-20. Sie sollten die Option Automatische Dateinamenserweiterung aktiviert halten. Das führt dazu, dass dem Dateinamen automatisch eine Erweiterung hinzugefügt wird, die der unter Dateityp vorhandenen Voreinstellung entspricht (siehe weiter hinten).
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Abbildung 2.3: Ändern Sie den Standardspeicherort.
Hinweis Bei der Namensvergabe für eine neue Datei müssen Sie sich an verschiedene Regeln halten, damit Windows den neuen Namen akzeptiert: Der komplette Dateiname darf bis zu 255 Zeichen lang sein. Leerzeichen im Dateinamen sind erlaubt. Die folgenden Zeichen sind in Dateinamen nicht erlaubt: /, \ , >, <, *, ?, “, :, ; und |. Der Dateiname muss mit einer Zahl oder einem Buchstaben beginnen. Im Namen sind alle Buchstaben und Zahlen sowie die folgenden Zeichen erlaubt: _, $, !, -, &, #, %, ~, ^ und @. Folgende Ausdrücke dürfen für Dateinamen nicht verwendet werden: CON, AUX, COM1, COM2, COM3, COM4, LPT1, LPT2, LPT3, PRN und NUL.
Dateityp Ein Dateityp oder Dateiformat bezeichnet die Methode, mit der Informationen in einer Datei gespeichert sind, so dass sie in einem Programm geöffnet oder gespeichert werden kann. In der Grundeinstellung werden die Dateien im Standardformat des jeweiligen Programms gespeichert. Das Format einer Datei kann anhand der aus drei Buchstaben bestehenden Erweiterung nach dem Dateinamen abgelesen werden; beispielsweise besitzt ein WRITER-Dokument in der Standardeinstellung die Dateinamenserweiterung .odt. Sollten Sie Ihre Dokumente immer nur mit einem der StarOffice-Programme in der aktuellen Version weiterbearbeiten wollen, besteht kein Grund, von dieser Grundeinstellung abzuweichen. Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes Programm einlesen, müssen Sie gegebenenfalls ein entsprechendes Dateiformat wählen. Dazu bedienen Sie sich der Einträge im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld zum Befehl SPEICHERN UNTER. Wählen Sie hier das gewünschte Dateiformat aus (siehe Abbildung 2.4 und Tabelle 2.5).
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2.2 Dokument speichern
Abbildung 2.4: Die Dateiformate für die Programme WRITER und CALC
Abbildung 2.5: Die Dateiformate für die Programme IMPRESS und DRAW
Beachten Sie, dass Sie Dokumente auch in den Formaten der entsprechenden Programme unterschiedlicher Microsoft-Office-Versionen abspeichern können – nicht aber in denen der aktuellen Version 2007. Kennworte vergeben Wenn Sie Mit Kennwort speichern einschalten, wird nach der Vergabe des Dateinamens und einem Klick auf Speichern das Dialogfeld Kennwort eingeben angezeigt. Sie können hierüber sicherstellen, dass nur Personen, die im Besitz des entsprechenden Kennworts sind, das Dokument öffnen, Änderungen darin durchführen oder speichern können. Geben Sie ein aus mindestens fünf Zeichen bestehendes Passwort ein. Kennwörter können bis zu 255 Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten. Beim Festlegen und Eingeben von Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Um das Ablesen durch andere Personen zu verhindern, erfolgt die Anzeige bei der Kennworteingabe in Form von Sternchen. Das Kennwort muss beim Festlegen aus Sicherheitsgründen noch einmal wiederholt werden. Wenn Sie nach Vergabe eines Kennworts das Dokument schließen, müssen Sie beim erneuten Öffnen des Dokuments das Kennwort wieder eingeben.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Hinweis Um ein vergebenes Kennwort wieder zu entfernen, müssen Sie das Dokument zuerst mit dem Kennwort öffnen. Wählen Sie dann erneut SPEICHERN UNTER im Menü DATEI, deaktivieren Sie die Option Mit Kennwort speichern und überschreiben Sie die Datei mit den neuen Einstellungen.
2.2.2
Datei erneut speichern
Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei während der Arbeit am Dokument. Ist die Datei schon einmal gespeichert worden, führt das Aufrufen von SPEICHERN im Menü DATEI oder ein Klick auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung. Gespeichert wird dabei immer nur das gerade aktuelle Dokument. Wenn Sie also mehrere Dokumente geöffnet haben, müssen Sie jedes individuell speichern. Sie können aber auch den Befehl ALLES SPEICHERN im Menü DATEI benutzen, der erst bei mehreren geöffneten Dokumenten ansprechbar ist. Auch wenn Sie eine bereits gespeicherte Datei unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort speichern wollen, wählen Sie erneut den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und geben dann den gewünschten Namen beziehungsweise das gewünschte Laufwerk und den Ordner für die Datei an.
2.3
Dokument schließen
Nicht mehr auf dem Bildschirm benötigte Dokumente können Sie schließen. Das verbessert den Überblick und schont Systemressourcen. Sie entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspeicher, beenden StarOffice selbst aber nicht. Wählen Sie dazu SCHLIESSEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste des betreffenden Dokumentfensters oder in der Menüleiste (siehe Tabelle 2.3). Falls seit dem letzten Speichern keine Änderungen im Dokument durchgeführt wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden Änderungen vorgenommen, die noch nicht gesichert wurden, wird abgefragt, ob Sie diese speichern wollen. Symbol
Name und Wirkung Dokument schließen – schließt das Dokument, hält die aktuelle Anwendung aber geöffnet. Schließen – schließt die aktuelle Anwendung und das darin aktuell geöffnete Dokument.
Tabelle 2.3: Zwei Schaltflächen dienen zum Schließen.
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2.4 Dokument öffnen
2.4
Dokument öffnen
Ein vorher gespeichertes Dokument können Sie in einer späteren Arbeitssitzung weiterbearbeiten. Dazu müssen Sie die betreffende Datei wieder im entsprechenden Programm öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument wieder in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor dem letzten Speichern hatte. Das gilt auch für die eingestellte Ansicht. Zum Öffnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden beschrieben werden.
2.4.1
Einträge im Menü Datei
Im Untermenü zu ZULETZT BENUTZTE DOKUMENTE im Menü DATEI werden die Namen der zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Sie finden hier nicht nur die Dateitypen der aktuellen Anwendung – also WRITER –, sondern alle StarOffice-Dokumente und auch sonstige Dateien, die Sie im Programmpaket geöffnet hatten. Um eines der hier gezeigten Dokumente wieder zu öffnen, wählen Sie den entsprechenden Eintrag wie einen normalen Menübefehl. Daraufhin wird das Dokument angezeigt. Wenn nötig wird die entsprechende Anwendung mit geöffnet. Hinweis Auf kürzlich geöffnete Dateien können Sie auch durch Wahl von ZULETZT VERWENDET im Windows-Startmenü zurückgreifen. Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um es zusammen mit dem entsprechenden StarOffice-Programm erneut zu öffnen. Andere Dokumente können Sie von außerhalb öffnen, indem Sie zu dem Ordner navigieren, in dem sie abgelegt sind – beispielsweise dem Ordner Eigene Dateien –, und auf dem betreffenden Dateisymbol einen Doppelklick ausführen. Sie können auch Verknüpfungen zu wichtigen Arbeitsdateien auf dem Windows-Desktop ablegen. Durch einen Doppelklick auf solch ein Verknüpfungssymbol starten Sie dann das Programm und öffnen gleichzeitig die Datei.
2.4.2
Das Dialogfeld Datei öffnen
In der Regel öffnen Sie innerhalb von StarOffice ein Dokument, indem Sie den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI wählen. Daraufhin wird das Dialogfeld Datei öffnen angezeigt (siehe Abbildung 2.6). Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Symbolleiste Standard klicken. Wenn Sie auf der Seite Allgemein unter StarOffice des Dialogfelds zum Befehl OPTIONEN im Menüs EXTRAS die Option StarOffice-Dialoge verwenden aktiviert haben, verwendet das Programm eine für StarOffice typische Form von Dialogfeld. Um eine Datei zu öffnen, markieren Sie sie durch einen Klick auf das betreffende Symbol und klicken dann auf die Schaltfläche Öffnen oder Sie führen einen Doppelklick auf der Markierung aus. Alternativ können Sie auch im Feld Dateiname den gewünschten Dateinamen oder die ersten Buchstaben davon eingeben – der Rest des Namens wird dann vom Programm ergänzt, wenn sich eine Datei mit diesen Anfangsbuchstaben im aktuellen Ordner befindet. Klicken Sie auch in diesem Fall anschließend auf die Schaltfläche Öffnen.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Abbildung 2.6: Datei öffnen zeigt die im gewählten Ordner gespeicherten Dateien an.
! Im Hauptbereich des Dialogfelds werden die im aktuell eingestellten Ordner vorhandenen Unterordner und solche Dateien angezeigt, die der Angabe im Feld Dateityp entsprechen. Standardmäßig ist hier die Option Alle Dateien (*.*) eingestellt. Sie können die Auswahl aber auf bestimmte Typen beschränken.
! Unten im Dialogfeld Öffnen finden Sie eine Option mit dem Namen Nur lesen. Wenn Sie die aktivieren, können Sie eine Datei im schreibgeschützten Modus öffnen. Sie können dann diese ändern und später als eigenständige Datei speichern, ohne damit das Original zu verändern. Ist die Option StarOffice-Dialoge verwenden abgeschaltet, unterscheidet sich die Optik des Dialogfelds je nach dem verwendeten Betriebssystem. Beim ersten Aufrufen des Dialogfelds innerhalb einer Arbeitssitzung wird aber immer zunächst der Inhalt des Standardordners angezeigt. Bei Windows Vista ist das standardmäßig der Ordner Dokumente für den aktuellen Benutzer, bei XP der Ordner Eigene Dateien. Wenn Sie die zu öffnende Datei in einem anderen Ordner abgelegt hatten, müssen Sie – wie bei dem oben beschriebenen Dialogfeld Speichern unter – auch hier zuerst zu dem entsprechenden Ordner navigieren. Dazu benutzen Sie dieselben Methoden wie oben beschrieben. Sie können auch mehrere Dokumente eines Programms in einem Arbeitsgang öffnen. Dazu halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und markieren die Namen der gewünschten Dokumente, indem Sie sie anklicken. Ein weiterer Klick auf einen bereits markierten Namen deaktiviert die Markierung wieder, solange Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Dateien aufzuheben, lassen Sie die (Strg)-Taste los und klicken dann auf einen beliebigen Dateinamen.
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2.5 Versionen
Tipp Wenn Sie in letzter Zeit an dem betreffenden Dokument gearbeitet haben, finden Sie es wahrscheinlich im aktuell eingestellten Arbeitsordner. Wenn Sie ein Dokument aber, an dem Sie früher gearbeitet haben, nicht mehr finden können, sollten Sie sich mehrerer Funktionen zum Suchen bedienen. Sorgen Sie dabei dafür, dass auch alle externen Speicher – inklusive der früher verwendeten Netzlaufwerke – in den Suchvorgang eingeschlossen werden. Prüfen Sie auch Disketten und sonstige Wechselspeicher.
2.4.3
Dokumente wiederherstellen
Es wird Ihnen hoffentlich nicht passieren – aber manchmal kommt es vor, dass der Computer abstürzt. Die aktuell geöffneten Dokumente sind aber in der Mehrzahl der Fälle nicht verloren. Öffnen Sie nach dem erneuten Starten des Rechners ein beliebiges StarOffice-Programm. Ein Dialogfeld zeigt Ihnen an, dass ein Dokument wiederhergestellt werden kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellung starten und folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm.
2.5
Versionen
StarOffice bietet die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments in einer einzigen Datei zu speichern. Auf diese Weise können Sie unterschiedliche Überarbeitungsstadien dokumentieren und – bei Bedarf – auf frühere Versionen zurückgreifen. Das geschieht natürlich nicht automatisch.
2.5.1
Versionen anlegen
Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments anlegen wollen, öffnen Sie die entsprechende Datei und wählen dann VERSIONEN im Menü DATEI. Wenn Sie schon verschiedene Versionen angelegt hatten, werden diese in der Liste Vorhandene Versionen angezeigt (siehe Abbildung 2.7). Immer dann, wenn Sie beim Bearbeiten eines Dokuments einen Status erreicht haben, der ein Speichern als neue Version nahelegt, klicken Sie im Dialogfeld Versionen in
auf die Schaltfläche Neue Version speichern. In dem dann angezeigten Dialogfeld können Sie einen Kommentar zu der neuen Version eingeben. Sie sollten darin zumindest die Unterschiede zur jeweils vorherigen Version beschreiben. Längere Kommentare können Sie im Dialogfeld Versionen anzeigen lassen, indem Sie die Version markieren und auf Anzeigen klicken. Ein Aktivieren des Kontrollkästchens Beim Schließen immer Version speichern im Dialogfeld Versionen in führt dazu, dass bei jedem Schließen des Dokuments automatisch eine neue Version angelegt wird. Das kann aber mit der Zeit zu sehr großen Dateien führen!
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Abbildung 2.7: Die gespeicherten Versionen werden aufgelistet.
Hinweis Haben Sie eine Datei geöffnet, für die mehrere Versionen existieren, wird das in der Statusleiste durch ein entsprechendes Symbol angezeigt.
2.5.2
Versionen öffnen
Die vorhandenen Versionen des aktuellen Dokuments, das Datum und die Uhrzeit der Erstellung sowie der Autor und etwaige Kommentare werden im Dialogfeld aufgeführt. Um eine davon in einem neuen Fenster anzuzeigen, markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Öffnen. Löschen entfernt die ausgewählte Version.
2.5.3
Vergleichen und Zusammenführen
Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments in separaten Dateien gespeichert haben, können Sie deren Inhalte miteinander vergleichen und – wenn gewünscht – zu einem neuen Dokument zusammenführen. Öffnen Sie dazu zunächst das entsprechende Dokument und wählen Sie dann im Menü DATEI den Befehl VERSIONEN. Markieren Sie im Dialogfeld die Version, mit der Sie den aktuellen Inhalt des Dokuments vergleichen wollen, und klicken Sie auf Öffnen. Wechseln Sie zurück zur aktuellen Version, wählen Sie im Menü DATEI den Befehl VERSIONEN und klicken Sie auf Vergleichen. Die Unterschiede zwischen den Inhalten werden am Bildschirm rot markiert. Außerdem wird das Dialogfeld Änderungen akzeptieren oder verwerfen angezeigt, in dem die Änderungen aufgelistet werden. Über die Schaltflächen am unteren Rand können Sie gerade markierte Änderungen Akzeptieren oder Ablehnen (siehe Abbildung 2.8).
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2.6 Vorlagen und Assistenten
Abbildung 2.8: Zum Vergleichen müssen beide Dokumente geöffnet werden.
2.6
Vorlagen und Assistenten
Wenn Sie häufig Dokumente mit derselben Grundstruktur erstellen müssen – beispielsweise Briefe mit einem festen Briefkopf oder Abrechnungstabellen mit immer gleichen Beschriftungen –, sollten Sie für diesen Zweck Vorlagen verwenden, in denen die konstant bleibenden Elemente bereits festgelegt sind. Auf diese Weise brauchen Sie diese Elemente nicht immer vollständig neu einzugeben. Einige Vorlagen werden bereits mit dem Programmpaket selbst ausgeliefert. Weitere stehen Ihnen über das Internet zur Verfügung.
2.6.1
Vorlage wählen
Sie können die installierten Vorlagen über den Befehl VORLAGEN UND DOKUMENTE im Untermenü zu NEU im Menü DATEI oder durch Drücken von (ª)+(Strg)+(N) anzeigen lassen. Das Dialogfeld Vorlagen und Dokumente wird eingeblendet (siehe Abbildung 2.9). Dieses Dialogfeld können Sie auch nach einem Doppelklick mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche zum StarOfficeSchnellstarter im Info-Bereich der Windows-Taskleiste auf den Bildschirm bringen; damit können Sie auch außerhalb von StarOffice direkt zu einem Dokument oder einer Vorlage wechseln. Wählen Sie zuerst über die Navigationsleiste im linken Teil des Dialogfelds, was Sie starten möchten (siehe Tabelle 2.4). Zum Öffnen eines Dokuments oder einer Vorlage markieren Sie die Eintragung und klicken dann auf Öffnen.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Abbildung 2.9: Wählen Sie ein Dokument. Symbol
Bedeutung Über den Bereich Neues Dokument haben Sie die Wahl zwischen den Standarddokumenten der einzelnen Programme. Die Wirkung ist dieselbe, als würden Sie den Befehl NEU im Menü DATEI oder die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste benutzen. In diesem Bereich sind mehrere Kategorien durch Ordnersymbole – wie Meine Vorlagen, Präsentationen oder Präsentationshintergründe – dargestellt. Doppelklicken Sie auf ein solches Ordnersymbol, um die Dokumentvorlagendateien für diese Kategorie anzuzeigen. Dieser Bereich zeigt den Ordner Eigene Dateien an. Benutzen Sie ihn, um – wie üblich – ein bereits gespeichertes Dokument wieder zu öffnen. Von dort aus können Sie auch zu anderen Speicherorten hinnavigieren.
Tabelle 2.4: Über die Navigationsleiste wählen Sie den Bereich.
Weitere Schaltflächen stehen im Dialogfeld zum Navigieren und für andere Aufgaben zur Verfügung (siehe Tabelle 2.5). Symbol
Name und Wirkung Zurück – zeigt nach einem Wechsel des Bereichs in der Navigationsleiste den vorher angezeigten Bereich wieder an. Das gilt auch innerhalb des Bereichs Eigene Dateien, wenn Sie vorher den Ordner gewechselt haben.
Ein Verzeichnis hoch – schreitet in der Ordnerhierarchie gegebenenfalls um eine Ebene nach oben. Das können Sie vordringlich im Bereich Eigene Dateien anwenden.
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2.6 Vorlagen und Assistenten
Symbol
Name und Wirkung Drucken – druckt die ausgewählte Dokumentvorlage bzw. das Dokument mit den dafür gegebenenfalls festgelegten Standardeinstellungen. Dokumenteigenschaften – zeigt die Eigenschaften der ausgewählten Dokumentvorlage bzw. des Dokuments im Feld Vorschau rechts im Dialogfeld an. Vorschau – um eine Vorschau der Dokumentvorlage oder des Dokuments anzuzeigen, klicken Sie auf dieses Symbol.
Tabelle 2.5: Zusätzliche Schaltflächen stehen zur Verfügung.
2.6.2
Eine Vorlage benutzen
Um – ausgehend von der Dokumentvorlage – ein Dokument zu erstellen, wählen Sie die Dokumentvorlage aus und klicken dann auf Öffnen. Das Dokument wird mit den schon vorhandenen Inhalten der Vorlage erstellt. Geben Sie in diesem die speziellen Inhalte ein und speichern Sie das Dokument genau so, als hätten Sie mit einem leeren Dokument begonnen (siehe weiter vorn). Die Daten der Vorlage selbst werden damit nicht geändert.
2.6.3
Eigene Vorlagen erstellen
Neben den bereits vorhandenen Vorlagen können Sie auch eigene Vorlagen erstellen. Das gilt für alle Programme des Pakets StarOffice. Dazu gehen Sie im Prinzip zunächst genauso vor wie beim Erstellen herkömmlicher Dokumente. Geben Sie die konstant bleibenden Elemente ein – beispielsweise Schriften, Formatierungen, nicht veränderbare Textpassagen, Grafiken – und lassen Sie alle speziellen Inhalte weg. Wählen Sie den Befehl SPEICHERN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI und geben Sie im Feld Neue Dokumentvorlage einen Namen für die neue Dokumentvorlage ein (siehe Abbildung 2.10). Wählen Sie dann in der Liste Bereiche eine Kategorie für die Dokumentvorlage aus und klicken Sie auf OK.
Abbildung 2.10: Geben Sie der neuen Vorlage einen Namen.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
2.6.4
Vorhandene Vorlagen anpassen
Wenn Sie eine der mit dem Programmpaket ausgelieferten Vorlagen benutzen wollen, sollten Sie sie zunächst personalisieren, beispielsweise nicht gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche Inhalte –Ihren Namen oder andere Dinge – hinzufügen. Dazu müssen Sie die Vorlage selbst öffnen, die gewünschten Änderungen darin vornehmen und die geänderte Vorlage unter einem eigenen Namen speichern.
! Wählen Sie zunächst den Befehl BEARBEITEN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt; der Ordner, in dem die Vorlagen des Programms abgelegt sind, ist bereits als Speicherort eingestellt. Navigieren Sie zu dem gewünschten Unterordner und öffnen Sie von dort aus die Vorlage, als würden Sie eine normale Datei öffnen. Sie können die Vorlage auch öffnen, indem Sie sie im Dialogfeld Vorlagen und Dokumente auswählen und dann auf Bearbeiten klicken.
! Die Vorlage wird im entsprechenden Programm geöffnet. Nehmen Sie darin dann die gewünschten Änderungen vor. Setzen Sie beispielsweise Ihre persönlichen Daten ein oder ändern Sie die Formateinstellungen.
! Wählen Sie dann den Befehl SPEICHERN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI und geben Sie im Feld Neue Dokumentvorlage einen sinnvollen Namen für die geänderte Dokumentvorlage ein. Wählen Sie dann in der Liste Bereiche eine Kategorie für die Dokumentvorlage aus und klicken Sie auf OK.
2.6.5
Standardvorlagen
Auch alle leeren Dokumente, die Sie über NEU im Menü DATEI oder über die gleichbedeutende Schaltfläche erstellen, beruhen auf einer Vorlage – der Standardvorlage des jeweiligen Programms. Beispielsweise wird bei WRITER dafür immer die Vorlage Neues leeres Dokument benutzt. Sie können diese Vorlage bearbeiten und verändern. Ändern der Standardvorlage Erstellen Sie ein leeres Dokument und nehmen Sie darin alle Änderungen vor, die Ihnen später für zukünftige leere Dokumente dieses Typs zur Verfügung stehen sollen. Beispielsweise könnten Sie die für ein leeres Textdokument verwendete Standardschrift an Ihre Vorstellungen anpassen. Bei einer Tabelle könnten Sie beispielsweise die Spaltenbreiten ändern.
! Speichern Sie das Dokument mit dem Befehl SPEICHERN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI. Wählen Sie den Bereich Meine Vorlagen und geben Sie der neuen Vorlage einen Namen.
! Wählen Sie dann den Befehl VERWALTEN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI. Öffnen Sie im linken Listenfeld den Eintrag Meine Vorlagen durch einen Doppelklick. Sie sehen darin die selbst definierte Dokumentvorlage (siehe Abbildung 2.11). Markieren Sie diese.
! Klicken Sie auf die Schaltfläche Befehle und wählen Sie aus der Liste den Befehl ALS STANDARDVORLAGE SETZEN.
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2.6 Vorlagen und Assistenten
Nach dem Schließen des Dialogfelds baut das nächste neue Dokument, das Sie in diesem Programm erstellen, auf dieser neuen Standarddokumentvorlage auf.
Abbildung 2.11: Markieren Sie die Vorlage.
Standardvorlage zurücksetzen
! Wenn Sie später eine geänderte Dokumentvorlage wieder auf die ursprüngliche Standardvorlage zurücksetzen wollen, wählen Sie erneut den Befehl VERWALTEN im Untermenü DOKUMENTVORLAGE des Menüs DATEI. Klicken Sie auf die Schaltfläche Befehle und wählen Sie aus der Liste den Befehl STANDARDVORLAGE ZURÜCKSETZEN. Im Untermenü wählen Sie die Dokumentart, für die Sie die Voreinstellung wiederherstellen wollen. Sonstige Befehle zum Verwalten Das Listenfeld zur Schaltfläche Befehle liefert noch weitere Befehle zum Verwalten und Bearbeiten von Dokumentvorlagen und Dokumenten. Welche Befehle hier zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer vorherigen Auswahl ab (siehe Tabelle 2.6). Befehl
Wirkung
NEU
Erzeugt eine neue Kategorie für Dokumentvorlagen.
LÖSCHEN
Löscht die aktuelle Auswahl.
BEARBEITEN
Öffnet die gewählte Vorlage zum Bearbeiten.
VORLAGE IMPORTIEREN
Importiert eine zusätzliche Dokumentvorlage. Zum Importieren einer Dokumentvorlage wählen Sie in der Liste das gewünschte Ordnersymbol aus, klicken auf die Schaltfläche Befehle und wählen schließlich Vorlage importieren.
VORLAGE EXPORTIEREN
Exportiert die ausgewählte Dokumentvorlage.
DRUCKEN
Druckt den Namen und die Eigenschaften der in der Datei verwendeten Formatvorlagen.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Befehl
Wirkung
DRUCKEREINSTELLUNGEN...
Ändert den Drucker und die Druckereinstellungen für das ausgewählte Dokument.
AKTUALISIEREN
Aktualisiert den Inhalt der Liste.
ALS STANDARDVORLAGE SETZEN
Die ausgewählte Dokumentvorlage wird als Standardvorlage für die Erstellung neuer StarOffice-Dokumente derselben Art verwendet.
STANDARDVORLAGE ZURÜCKSETZEN
Wählen Sie einen StarOffice-Dokumenttyp, dessen Standardvorlage auf die ursprüngliche Dokumentvorlage zurückgesetzt werden soll.
Tabelle 2.6: Sie finden mehrere Befehle zum Bearbeiten von Vorlagen.
2.6.6
Assistenten
Assistenten unterstützen Sie bei der Gestaltung von geschäftlichen und privaten Briefen, Faxen, Präsentationen und weiteren Aufgaben. Sie starten einen solchen über einen der Befehle im Untermenü ASSISTENTEN im Menü DATEI. Sie finden darin eine Reihe von Optionen für unterschiedliche Aufgaben (siehe Tabelle 2.7). Assistent
Aufgabe
BRIEF
Startet den Assistenten mit der Dokumentvorlage für Briefe.
FAX
Öffnet den Assistenten für Faxdokumente. Der Assistent hilft Ihnen beim Erstellen von Dokumentvorlagen für Faxmitteilungen. Ein auf diese Weise erstelltes Fax können Sie dann direkt per Modem (sofern vorhanden) versenden.
AGENDA
Startet den Assistenten zum Erstellen einer Agenda-Dokumentvorlage.
PRÄSENTATION
Mit dem Assistenten erstellen Sie eine Präsentation interaktiv. Mustervorlagen für Ihre Präsentationen können Sie mithilfe des Assistenten an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen.
WEB-ASSISTENT
Der Web-Assistent ist Ihnen bei der Pflege von Websites auf einem Internetserver behilflich. Der Web-Assistent konvertiert Dateien in einem lokalen Verzeichnis in das Internetformat und lädt diese Dateien auf den Internetserver. Weiterhin nutzt der Web-Assistent eine der mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Erstellen einer Indexseite, die Hyperlinks zu den Dateien auf dem Internetserver enthält.
DOKUMENTENKONVERTER
Konvertiert Dokumente in das von StarOffice verwendete XML-Format.
EURO-KONVERTER
Konvertiert Währungsbeträge aus StarOffice CALC-Dokumenten oder Feldbefehlen und Tabellen in StarOffice- WRITER -Dokumente in Euro.
ADRESS-DATEN-
Dieser Assistent meldet ein bestehendes Adressbuch als eine Datenquelle in StarOffice an.
QUELLE
Tabelle 2.7: Für unterschiedliche Zwecke stehen verschiedene Assistenten zur Verfügung.
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2.7 Weitere Einstellungen zur Verwaltung
2.7
Weitere Einstellungen zur Verwaltung
StarOffice beinhaltet noch einige weitere Einstellungen zu Dokumentenverwaltung, von denen Sie die wichtigsten kenn sollten. Dazu gehören das Zuweisen von Dokumenteigenschaften, das Verwenden von digitalen Signaturen und einige Optionen zu diesem Themenbereich.
2.7.1
Eigenschaften eines Dokuments
Sie können für ein Dokument diverse Eigenschaften definieren, die es Ihnen unter anderem erleichtern, dieses Dokument später schneller wiederzufinden. Wählen Sie dazu den Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld verfügt über mehrere Registerkarten, auf denen die Eigenschaften des Dokuments angezeigt oder eingegeben werden können. Ein Teil dieser Dateieigenschaften wird vom Programm automatisch ermittelt und festgelegt – beispielsweise der Speicherort, die Dateigröße oder das Datum der Erstellung oder des letzten Zugriffs. Sie können aber auch eigene Eigenschaften definieren.
! Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle Angaben zum Namen, zur Größe und zum Speicherort der Datei etc. Diese Angaben werden erst angezeigt, nachdem die Datei schon einmal gespeichert wurde. Den Namen des Benutzers können Sie über die Registerkarte Benutzerdaten im Bereich Allgemein des Dialogfelds zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS anpassen.
! Die Registerkarte Beschreibung ermöglicht die Angabe zusätzlicher Informationen zum Dokument. Diese Angaben können Ihnen helfen, die Datei später wiederzufinden, da Sie beim Suchen nach dem Dokument darauf zugreifen können. Sie können einen Titel und ein Thema eingeben. Mit Schlüsselwörtern erleichtern Sie eine eventuelle Suche nach der Datei.
! Die Registerkarte Benutzer erlaubt das Definieren benutzerdefinierter Eigenschaften. Nach einem Klick auf Infofelder können Sie die Namen von Eigenschaftenfeldern selbst festlegen. Anschließend können Sie die Werte dieser Eigenschaften eingeben.
! Über die Registerkarte Internet legen Sie die Optionen für die Aktualisierung und die Weiterleitung von HTML-Seiten fest. Standardmäßig erfolgt Keine automatische Aktualisierung. Nach Aktivieren von Dieses Dokument aktualisieren wird die HTML-Seite nach der im Feld Sekunden festgelegten Dauer erneut geladen. Öffnen Sie die Seite in einem Browser, um die Wirkung dieser Funktion zu beobachten.
! Die Registerkarte Statistik liefert eine Zusammenfassung der Datums- und Benutzerangaben bezüglich Erstellung und Änderung des Dokuments.
2.7.2
Digitale Signaturen
Wenn Sie Ihre Dokumente per E-Mail versenden, sollten Sie dem Empfänger garantieren können, dass die Dokumente nicht gefälscht sind. Für diesen Zweck verwenden Sie eine digitale Signatur. Eine solche Signatur setzt sich aus einem öffentlichen Schlüssel, einem privaten Schlüssel und einer digitalen Signatur zusammen. Wenn Sie ein Dokument digital signieren, fügen Sie ihm Ihre digitale Signatur und Ihren öffentlichen Schlüssel hinzu. Die Empfänger können Ihre digitale Signatur zur Überprüfung Ihrer Identität verwenden.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Um einem Dokument eine solche Signatur hinzuzufügen, wählen Sie die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl EIGENSCHAFTEN des Menüs DATEI. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Digitale Signatur. Das Dokument muss vorher gespeichert worden sein. Im Dialogfeld Digitale Signaturen können Sie dem Dokument digitale Signaturen hinzufügen oder diese entfernen (siehe Abbildung 2.12).
Abbildung 2.12: Legen Sie eine Signatur fest.
! Um eine Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Das Dialogfeld Zertifikat auswählen wird angezeigt, in dem die auf Ihrem Rechner vorhandenen Zertifikate aufgelistet sind. Wählen Sie eines aus und bestätigen Sie.
! Ein Klick auf Entfernen entfernt die vorher markierte Signatur. 2.7.3
Optionen zur Dokumentverwaltung
Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS finden Sie unter Laden/Speichern im Bereich Allgemein diverse Möglichkeiten zum Festlegen von Optionen für die Dateiverwaltung. Sie sollten sich zumindest einen Überblick über die dort vorhandenen Alternativen verschaffen (siehe Abbildung 2.13).
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2.7 Weitere Einstellungen zur Verwaltung
Abbildung 2.13: Die wichtigsten Optionen zum Öffnen/Speichern
Unterhalb der Überschrift Laden können Sie Benutzerspezifische Einstellungen mit dem Dokument laden und Druckereinstellungen mit dem Dokument laden. Einige der benutzerdefinierten Einstellungen sind jedoch immer wirksam. Wichtig sind einige Optionen unter der Überschrift Speichern:
! Ist Eigenschaften vorher bearbeiten aktiviert, wird bei jedem Aufruf des Befehls Speichern unter das Dialogfeld Eigenschaften geöffnet.
! Sicherungskopie immer erstellen bewirkt, dass die vorherige Version eines Dokuments als Sicherungskopie kopiert wird, wenn Sie das aktuelle Dokument speichern. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Sicherungskopie anlegen, wird die vorherige Kopie ersetzt. Die Sicherungskopie erhält die Dateinamenserweiterung .BAK.
! Über Speichern von AutoWiederherstellungsinfo … legten Sie fest, dass die Daten gespeichert werden, die im Fall eines Systemausfalls zur Wiederherstellung aller geöffneten Dokumente benötigt werden. Das Zeitintervall für diese automatische Speicherung können Sie auswählen.
! Mit der Option URLs relativ zum Dateisystem speichern legen Sie den Standard für die relative Adressierung von URLs im Dateisystem und im Internet fest. Voraussetzung für eine relative Adressierung ist, dass sich Quell- und Zieldokument auf demselben Laufwerk befinden. Aktivieren Sie URLs relativ zum Internet speichern, um URLs im Internet relativ zu speichern.
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Kapitel 2 – Arbeiten mit Dokumenten
Hinsichtlich der Einstellungen für Standard-Dateiformat und ODF sollten Sie Folgendes beachten. StarOffice 9 beinhaltet neue Elemente, welche nur im OpenDocument-Format (ODF) Version 1.2 gespeichert werden können. Die vorherigen Versionen unterstützen die Dateiformate ODF 1.0/1.1. Diese vorherigen Dateiformate können nicht alle neuen Features der Software speichern.
! Über das Listenfeld ODF-Formatversion wählen Sie aus, ob Sie Dokumente standardmäßig im neuen Format ODF 1.2 oder im vorherigen Format ODF 1.0/1.1 speichern wollen.
! Ist ODF-Format auf Größe optimieren eingeschaltet, werden XML-Daten ohne Einzüge und zusätzliche Zeilenumbrüche gespeichert. Dadurch wird das Speichern und Öffnen der Dokumente beschleunigt und die Dateigröße verringert.
! Mit Immer warnen, wenn nicht im ODF- oder Standardformat gespeichert werden soll können Sie die Ausgabe einer Warnmeldung veranlassen, wenn Sie ein Dokument in einem Format speichern, das Sie nicht als Standardformat festgelegt haben. Was als Standardformat erkannt werden soll, bestimmen Sie über die beiden Felder darunter. Im Dialogfeld Speichern unter kann trotzdem ein anderer Dateityp für das aktuelle Dokument gewählt werden. Interessant sind vielleicht auch die Möglichkeiten zur Einstellung auf der Registerkarte Microsoft Office. Hier nehmen Sie die Einstellungen für den Import und Export von Microsoft OfficeOLE-Objekten vor (siehe Abbildung 2.14). Im Listenfeld finden Sie Einträge für die Paare von OLE-Objekten: Markieren Sie das Feld in der Spalte [L] vor dem Eintrag, wenn ein MicrosoftOLE-Objekt beim Öffnen eines Microsoft-Dokuments in StarOffice in das genannte StarOfficeOLE-Objekt umgewandelt werden soll. Entsprechend markieren Sie das Feld in der Spalte [S] vor dem Eintrag, wenn ein StarOffice-OLE-Objekt beim Speichern eines Dokuments in einem Microsoft-Dateiformat in das genannte Microsoft-OLE-Objekt umgewandelt werden soll.
Abbildung 2.14: Das Register Microsoft Office
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TEIL B Textverarbeitung mit WRITER
Teil B – Textverarbeitung mit WRITER
Dieser zweite Teil des Buchs hat die spezielle Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm WRITER zum Inhalt. Dieses Programm ist ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung professioneller Dokumente, Berichte, Newsletter und Broschüren. Bilder und Diagramme können ganz einfach in Dokumente eingefügt werden, alles Erdenkliche vom Geschäftsbrief bis zum kompletten Buch lässt sich entwerfen und erstellen und Webinhalte können entwickelt und veröffentlicht werden.
Abbildung B.1: WRITER ist das Textverarbeitungsprogramm von StarOffice.
! Sie können in ein Dokument Text eingeben, indem Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen. Im Programm WRITER helfen Ihnen mehrere zusätzliche Werkzeuge, die über das reine Tippen hinausgehen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Funktion Suchen im gesamten Dokument nach Zeichen, Wörtern oder Textpassagen suchen lassen und diese gegebenenfalls auch durch andere Zeichen, Wörter oder Textpassagen ersetzen. Wir gehen auf solche speziellen Aufgaben der Eingabe, Korrektur und Bearbeitung von Texten in Kapitel 3 ein.
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Teil B – Textverarbeitung mit WRITER
! Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments, die man als Formatieren bezeichnet. WRITER stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung, die wir in Kapitel 4 beschreiben. Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale betreffen den Satzspiegel des gesamten Dokuments, die Gestaltung der Absätze und – nicht zuletzt – die der einzelnen Zeichen.
! Ein Dokument besteht jedoch häufig nicht nur aus reinen Textelementen. In vielen Fällen sind beispielsweise Datum- und/oder Uhrzeitangaben, Seitenzahlen, Sonder- oder Steuerzeichen sowie AutoTexte erforderlich. Sie können auch grafische Elemente in Ihr Dokument einfügen, um die Texte zu strukturieren und interessanter zu gestalten. Bestimmte Informationen lassen sich ferner besser in Tabellenform darstellen. Das Arbeiten mit solchen Elementen beschreibt das Kapitel 5.
! Wenn Sie das Programm WRITER nicht gerade nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kürzeren Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von umfangreicheren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, wird Sie der Inhalt des Kapitels 6 interessieren. Das Programm stellt mehrere Werkzeuge bereit, über die Sie Fußnoten, Beschriftungen, Indizes und Verzeichnisse in das Dokument einfügen können. Mithilfe eines Globaldokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, in einem Dokument zusammengefasst und verwaltet werden. Durch Einfügen von Feldern aus einer Datenbank in ein Textdokument lassen sich auf einfache Weise Serienbriefe erzeugen. Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Briefe und Serienbriefe generieren und ausdrucken lassen.
! Vom Erstellen von Webseiten mit dem Programm ist im folgenden Kapitel 7 die Rede. In weiten Bereichen entspricht die Arbeit bei der Erstellung von Webseiten der von herkömmlichen Dokumenten. Hier lassen sich aber Navigations- und Gestaltungsfunktionen einsetzen, die über die Möglichkeiten bei reinen Druckdokumenten hinausgehen. Beispielsweise können Sie verschiedene Dokumente über Hyperlinks miteinander verknüpfen.
! Ihre Dokumente lassen sich in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Mit WRITER können Sie außerdem ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten erstellen – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. Kapitel 27 informiert Sie darüber.
! Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorecorders. Dieser Rekorder arbeitet wie ein Kassettenrecorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt zu werden. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 28.
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KAPITEL 3
Texte eingeben und korrigieren
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Nach dem Starten von WRITER wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt. Auf dieser Oberfläche können Sie Ihre Texte eingeben und diese anschließend korrigieren (siehe Abbildung 3.1).
3.1
Wichtige Elemente
Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst mit den typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Dieses Kapitel stellt diese Elemente kurz vor, Details werden dann in den folgenden Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.
Abbildung 3.1: Die Oberfläche des Programms WRITER
3.1.1
Symbolleisten
Standardmäßig werden in WRITER zwei Symbolleisten angezeigt – die Standard-Symbolleiste und die Format-Symbolleiste. Neben den bereits in Kapitel 1 angesprochenen Schaltflächen finden Sie in der Symbolleiste Standard zwei weitere, die spezifisch für WRITER sind (siehe Tabelle 3.1). Symbol
Name und Wirkung Tabelle – erlaubt das Einfügen einer Tabelle durch Auswählen der gewünschten Anzahl von Zeilen und Spalten (siehe Kapitel 5). Steuerzeichen – blendet die nicht druckbaren Steuerzeichen – beispielsweise für Leerzeichen oder das Absatzende – ein oder aus (siehe weiter hinten).
Tabelle 3.1: Zwei Schaltflächen sind spezifisch für das Programm WRITER.
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3.1 Wichtige Elemente
Die Schaltflächen der Symbolleiste Format beziehen sich auf Einstellungen zu einem vorher markierten Bereich (siehe Kapitel 4).
3.1.2
Die senkrechte Bildlaufleiste
Auch die senkrechte Bildlaufleiste beinhaltet – neben den unter Windows allgemein üblichen Bestandteilen – zusätzliche Navigationselemente (siehe Tabelle 3.2). Symbol
Name und Wirkung Navigation – ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Symbolleiste Navigation, über die Sie auswählen können, nach welchem Element mithilfe der beiden nachfolgend beschriebenen Schaltflächen gesucht werden soll. Die Grundeinstellung ist Seite – über die beiden weiteren Schaltflächen in diesem Bereich können Sie also zur vorherigen oder nächsten Seite navigieren. Sie können aber auch ein anderes Element – beispielsweise Überschrift oder Grafik – für die Navigation verwenden. Vorherige … – zeigt das vorherige Element des Typs an, den Sie über Durchsuchen nach ausgewählt haben. In der Grundeinstellung wird die vorherige Seite des Dokuments angezeigt. Nächste … – zeigt das nächste Element des Typs an, den Sie über Durchsuchen nach ausgewählt haben. Standardmäßig wird zur – wenn vorhanden – nächsten Seite des Dokuments navigiert.
Tabelle 3.2: Schaltflächen in der Bildlaufleiste erleichtern die Navigation.
3.1.3
Die Statusleiste
Die Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters liefert einen Hinweis zur aktuelle auf dem Bildschirm angezeigten Seite und enthält zusätzliche Informationen und Meldungen, die Ihnen Auskunft über den aktuellen Status des Programms geben. Machen Sie sich auch mit der Bedeutung dieser Elemente – zumindest oberflächlich – vertraut (siehe Tabelle 3.3). Einige der Elemente in der Statusleiste können durch einen Klick aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Anzeige
Name und Beschreibung Seitennummer – in diesem Feld in der Statusleiste wird die aktuelle Seitennummer angezeigt. Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Navigator, mit dem Sie im Dokument navigieren können (‡ weiter hinten). Ein Rechtsklick zeigt alle im Dokument enthaltenen Textmarken an. Klicken Sie auf eine Textmarke, um den Textcursor an die entsprechende Position zu setzen.
Aktuelle Seitenvorlage – zeigt die aktuelle Seitenvorlage an. Zum Bearbeiten der Formatvorlage doppelklicken Sie darauf. Zum Umschalten auf eine andere Formatvorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Feld (sofern mehrere Formatvorlagen aufgeführt sind).
Sprache – zeigt die für die Rechtschreibprüfung zu verwendende Sprache an.
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Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Anzeige
Name und Beschreibung Einfügemodus – zeigt den aktuellen Einfügemodus an. Hier können Sie zwischen EINFG (für Einfügen) und ÜBER (für Überschreiben) umschalten. Auswahlmodus – zeigt den aktuellen Auswahlmodus an. Es kann zwischen STD (für Standard), ER (für Erweitern), ERG (für Ergänzen) und BLK (Blockauswahl) umgeschaltet werden.
Dokumentveränderung – enthält das Dokument ungespeicherte Änderungen, so sehen Sie in diesem Feld der Statusleiste ein *. Dies gilt ebenso für neue Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden. Digitale Signatur – wird angezeigt, wenn das Dokument signiert und danach nicht verändert wurde.
Ansichten-Layout – bestimmt, wie mehrseitige Dokumente auf dem Bildschirm angezeigt werden.
Zoom – erlaubt das Ändern des Vergrößerungsmaßstabs auf dem Bildschirm. Maßstab – zeigt den aktuellen Vergrößerungsfaktor der Seitendarstellung an.
Tabelle 3.3: Wichtige Anzeigen finden Sie in der Statusleiste.
3.2
Navigation
Die Einfügemarke können Sie im Allgemeinen nur innerhalb des bereits eingegebenen Textes bewegen. Bei der Arbeit mit der Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und klicken diese dann an. Wenn die Zielstelle – wie bei längeren Dokumenten üblich – auf dem Bildschirm gerade nicht sichtbar ist, müssen Sie zuerst die senkrechte Bildlaufleiste benutzen. Außerdem können Sie die Einfügemarke über die Tastatur bewegen oder den Navigator benutzen.
3.2.1
Einfügemarke bewegen
Zum Bewegen der Einfügemarke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten beziehungsweise Kombinationen aus (Strg) und einer Taste (siehe Tabelle 3.4). Taste(n)
Einfügemarke bewegen ...
(½)
um eine Zeile nach oben
(Strg)+(½)
zum Absatzanfang
(¼)
um eine Zeile nach unten
(Strg)+(¼)
zum Anfang des nächsten Absatzes
(Æ)
um ein Zeichen nach rechts
74
3.2 Navigation
Taste(n)
Einfügemarke bewegen ...
(Strg)+(Æ)
um ein Wort nach rechts
(æ)
um ein Zeichen nach links
(Strg)+(æ)
um ein Wort nach links
(Pos1)
zum Zeilenanfang
(Strg)+(Pos1)
zum Dokumentanfang
(Ende)
zum Zeilenende
(Strg)+(Ende)
zum Dokumentende
(Bild½)
um eine Bildschirmseite nach oben
(Bild¼)
um eine Bildschirmseite nach unten
Tabelle 3.4: Tastenkürzel zum Positionieren der Einfügemarke im Dokument
3.2.2
Direkt-Cursor
Mit dem Direkt-Cursor können Sie Text überall auf der Seite eingeben. Um das Verhalten dieses Direkt-Cursors einzustellen, öffnen Sie das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Wählen Sie darin unter StarOffice Writer den Bereich Formatierungshilfen, aktivieren Sie die Option Direkt-Cursor und bestätigen Sie. Anschließend können Sie auf einen leeren Bereich im Textdokument klicken. Der Mauszeiger ändert seine Form und zeigt die Ausrichtung an, die für den eingegebenen Text verwendet wird. Das Programm fügt automatisch die benötigten Leerzeichen sowie (falls im Dialogfeld Optionen aktiviert) Tabulatoren und Leerzeichen ein.
3.2.3
Der Navigator
Über den Navigator können Sie schnell zu verschiedenen Stellen in Ihrem Dokument springen. Sie können dieses Instrument anzeigen lassen, indem Sie NAVIGATOR im Menü BEARBEITEN wählen oder auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Standard klicken (siehe Abbildung 3.2). Ebenso können Sie den Navigator aus dem Kontextmenü zum Dokument wählen. Hinweis Sie können den Navigator verschieben, indem Sie ihn an seiner Titelleiste an die gewünschte Position ziehen. Um den Navigator anzudocken, ziehen Sie ihn an der Titelleiste zum linken oder rechten Rand Ihres Arbeitsbereichs. Um den Navigator wieder abzudocken, doppelklicken Sie im Navigator in einen freien Bereich.
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Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Abbildung 3.2: Der Navigator erlaubt ein schnelles Springen zu bestimmten Elementen.
! Im Auswahlbereich im unteren Teil des Navigators können Sie zu bestimmten Kategorien im Dokument springen: Wenn Elemente einer Kategorie im Dokument vorhanden sind, erscheint neben dem Namen der Kategorie ein Pluszeichen. Klicken Sie auf dieses Pluszeichen, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Um zu einem Element im Dokument zu springen, doppelklicken Sie auf das Element.
! Das Listenfeld Geladene Dokumente unten im Fenster listet die Namen aller geöffneten Textdokumente auf. Um den Inhalt eines Dokuments im Navigator-Fenster anzuzeigen, wählen Sie den betreffenden Dokumentnamen aus der Liste. Das aktuell im Navigator angezeigte Dokument wird durch die Angabe aktiv hinter dem Listeneintrag kenntlich gemacht. Alternativ können Sie auch auf ein Dokument im Navigator rechts klicken, ANZEIGE wählen und dann auf das gewünschte Dokument klicken.
! Die Schaltflächen im oberen Bereich des Navigators dienen zum größten Teil zur Navigation zwischen den Seiten des Textdokuments (siehe Tabelle 3.5). Symbol
Name und Wirkung Navigation – öffnet die Symbolleiste Navigation, in der Sie schnell zum nächsten oder vorhergehenden Element in der ausgewählten Kategorie springen können. Vorherige – springt zum vorhergehenden Element im Dokument. Standardmäßig wird zur vorherigen Seite gesprungen. Nächste – springt zum nächsten Element im Dokument. Standardmäßig wird zur nächsten Seite gesprungen. Seitennummer – benutzen Sie das Drehfeld oder geben Sie die Nummer der Seite ein, zu der Sie springen möchten, und drücken Sie dann die (Enter)-Taste.
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3.2 Navigation
Symbol
Name und Wirkung Dragmodus – legt die Drag&Drop-Optionen zum Einfügen von Elementen aus dem Navigator in ein Dokument fest, so beispielsweise beim Einfügen als Hyperlink. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann die gewünschte Option aus.
Kapitel hoch – verschiebt die ausgewählte Überschrift sowie den darunterstehenden Text im Navigator wie auch im Dokument um eine Überschriftenposition nach oben. Um nur die ausgewählte Überschrift, nicht jedoch den damit verbundenen Text zu verschieben, halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann auf dieses Symbol. Kapitel hinunter – verschiebt die ausgewählte Überschrift sowie den darunterstehenden Text im Navigator wie auch im Dokument um eine Überschriftenposition nach unten. Um nur die ausgewählte Überschrift, nicht jedoch den damit verbundenen Text zu verschieben, halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann auf dieses Symbol.
Auswahlbox an-/ausschalten – blendet die Navigatorliste im unteren Bereich ein oder aus.
Inhaltsansicht umschalten – schaltet zwischen der Anzeige aller Navigatorkategorien und der ausgewählten Kategorie um. Merker setzen – Klicken Sie hier, um an der aktuellen Cursorposition einen Merker zu setzen. Sie können bis zu fünf Merker definieren.
Kopfzeile – bewegt den Cursor in die Kopfzeile bzw. aus der Kopfzeile zurück in den Textbereich des Dokuments.
Fußzeile – bewegt den Cursor in die Fußzeile bzw. aus der Fußzeile zurück in den Textbereich des Dokuments.
Anker <–> Text – springt zwischen einem Fußnotentext und dem dazugehörigen Anker – also dem Textbereich, auf den sich die Fußnote bezieht – hin und her. Angezeigte Überschriftenebenen – klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann die Anzahl der Überschrift-Gliederungsebenen, die Sie im Navigator-Fenster anzeigen lassen möchten. Auf diesen Befehl können Sie auch zugreifen, indem Sie im NavigatorFenster mit der rechten Maustaste auf eine Überschrift klicken. Klicken Sie beispielsweise auf 1, um im Navigator-Fenster nur die Überschriften der obersten Ebene anzeigen zu lassen.
Ebene hoch – erhöht die Gliederungsebene der ausgewählten Überschrift sowie der unterhalb dieser Überschrift stehenden Überschriften um eine Ebene. Um nur die Gliederungsebene der ausgewählten Überschrift zu erhöhen, halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann auf dieses Symbol. Ebene senken – verringert die Gliederungsebene der ausgewählten Überschrift sowie der unterhalb dieser Überschrift stehenden Überschriften um eine Ebene. Um nur die Gliederungsebene der ausgewählten Überschrift zu verringern, halten Sie (Strg) gedrückt und klicken dann auf dieses Symbol.
Tabelle 3.5: Wichtige Schaltflächen im Navigator
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Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Die Symbolleiste Navigation Durch einen Klick auf die Schaltfläche Navigation im Navigator öffnen Sie die Symbolleiste Navigation, in der Sie schnell zum nächsten oder vorhergehenden Element in der ausgewählten Kategorie springen können (siehe Abbildung 3.3).
Abbildung 3.3: Die Symbolleiste Navigation ermöglicht ein schnelles Springen.
Klicken Sie zunächst auf eine Elementkategorie, um sie auszuwählen. Die gerade aktive Kategorie wird unten in der Leiste angezeigt. Standardmäßig ist die Kategorie Seite aktiv. Geben Sie dann an, in welche Richtung Sie springen möchten (siehe Tabelle 3.6). Symbol
Name und Wirkung Vorige – springt zum vorhergehenden Element im Dokument – beispielsweise zur vorherigen Seite.
Nächste – springt zum nächsten Element im Dokument – beispielsweise zur nächsten Seite.
Tabelle 3.6: Wählen Sie die Richtung des Sprungs.
Um den Cursor schnell auf eine andere Seite zu bewegen, während Sie sich in einem Dokument befinden, drücken Sie (ª)+(Strg)+(F5), geben Sie die Nummer der gewünschten Seite ein und warten Sie dann einen Augenblick.
3.3
Texte eingeben
Nachdem Sie WRITER gestartet haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Dabei helfen Ihnen verschiedene Werkzeuge – die wichtigsten werden in diesem Kapitel zusammengefasst. Weitere Verfahren und Techniken sind Gegenstand der folgenden Kapitel. Hinweis Machen Sie sich während der Arbeit mit den in diesem Kapitel beschriebenen Techniken keine Gedanken um das optische Erscheinungsbild – also Schriftarten und -größen, Zeilenabstände usw. Diese Aspekte regeln Sie durch die Formatierung des Dokuments und darauf werden wir in Kapitel 4 eingehen.
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3.3 Texte eingeben
3.3.1
Zeichen eingeben
Wenn Sie die Arbeit des Eintippens von Text in einem Programm für Textverarbeitung noch nicht gewohnt sind, sollten Sie grundsätzlich einige Besonderheiten beachten:
! Das zu einer gedrückten Taste gehörende Zeichen wird auf dem Bildschirm an der durch die Einfügemarke gekennzeichneten Stelle eingefügt. Durch die fortlaufende Eingabe von Zeichen werden die Einfügemarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben. Die Einfügemarke kann nicht hinter das Ende des Dokuments bewegt werden. Beachten Sie, dass sich die Einfügemarke unter Umständen in einem anderen als dem gerade auf dem Bildschirm angezeigten Teil des Dokuments befindet. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um den angezeigten Bereich zu verschieben.
! Kleinbuchstaben und Zahlen erzeugen Sie durch Drücken der entsprechenden Taste. Um Großbuchstaben oder die oben auf einer Taste angezeigten Zeichen zu erzeugen, halten Sie gleichzeitig die Taste (ª) gedrückt.
! Wenn Sie die (º)-Taste drücken, werden alle Buchstaben als Großbuchstaben dargestellt. Zum Abschalten dieses Modus drücken Sie noch einmal (º).
! Für einen Zwischenraum zwischen beispielsweise Wörtern benutzen Sie die (Leer)-Taste. ! Wird ein Wort am Ende einer Zeile zu lang, so dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An einen Zeilenvorschub – wie bei der Schreibmaschine – brauchen Sie also nicht zu denken.
! Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste (¢). ! Eine zusätzliche Leerzeile können Sie durch ein zweites Drücken der Taste (¢) erreichen. In der Textverarbeitung gilt aber: Wollen Sie zwischen zwei Absätzen einen Leerraum schaffen, erreichen Sie das besser über ein entsprechendes Setzen des Absatzabstands (siehe hierzu Kapitel 4).
3.3.2
Symbole für nicht druckbare Zeichen
Wenn Sie den Befehl ¶ STEUERZEICHEN im Menü ANSICHT oder die Schaltfläche Steuerzeichen in der Symbolleiste Standard aktiviert haben, werden neben Ihren Eingaben auch noch andere Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt (siehe Tabelle 3.7). Diese Zeichen werden nicht ausgedruckt, sie dienen nur der Information. Beispielsweise können Sie am Vorhandensein des Zeichens ¶ erkennen, dass Sie am Ende einer Zeile mithilfe der Taste (¢) eine Absatzmarke gesetzt haben. Ein hochgestellter, auf der Zeilenhöhe zentrierter Punkt symbolisiert ein Leerzeichen. Nachdem dieses Zeichen auch noch etwas größer als das Interpunktionszeichen Punkt ist, ist es nicht mit dem Satzendezeichen zu verwechseln. Zeichen
Bedeutung
Taste bzw. Tastenkombination
Absatzmarke
(¢)
Normales Leerzeichen
(Leer)
Tabulatorsprung
(ÿ)
79
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Zeichen
Bedeutung
Taste bzw. Tastenkombination
Zeilenumbruch ohne Absatzwechsel
(ª)+(¢)
Geschütztes Leerzeichen (wird am Zeilenende nicht automatisch getrennt)
(Strg)+(Leer)
Geschützter Bindestrich (wird nicht als Silbentrennzeichen genutzt)
(Strg)+(ª)+(-)
Tabelle 3.7: Nicht druckbare Zeichen zeigen bestimmte Eingaben an.
Die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen mag anfangs etwas störend wirken, sie ist aber in gewissen Arbeitssituationen sehr hilfreich, beispielsweise wenn es darum geht, herauszufinden, warum eine bestimmte Textanordnung nicht wie beabsichtigt ausfällt. Hinweis Um festzulegen, welche Steuerzeichen angezeigt werden sollen, öffnen Sie das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Navigieren Sie zu Formatierungshilfen im Bereich StarOffice Writer und wählen Sie unter Anzeigen von die gewünschten Optionen aus.
3.3.3
Wörter zählen
Für Lohnschreiber ist der Befehl WORTANZAHL im Menü EXTRAS interessant, mit dem auf die Schnelle die Anzahl der Wörter im gesamten Dokument oder im zuvor markierten Bereich festgestellt werden kann (siehe Abbildung 3.4).
Abbildung 3.4: Die eingegebenen Zeichen und Wörter können Sie zählen lassen.
3.3.4
Einfache Korrekturen
Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, müssen Sie zur Korrektur die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen. Setzen Sie dann dort die gewünschten Zeichen ein und/oder entfernen Sie die nicht gewünschten.
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3.4 Automatisierte Eingaben
Zeichen löschen Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten (Entf) oder (Rück) löschen, nachdem Sie die Einfügemarke an die entsprechende Stelle im Text gesetzt haben (siehe Tabelle 3.8). Taste(n)
Wirkung
(Entf)
Löscht das Zeichen nach der Einfügemarke.
(Rück)
Löscht das Zeichen vor der Einfügemarke.
(Strg)+(Rück)
Löscht das Wort links von der Einfügemarke.
(Strg)+(Entf)
Löscht das Wort rechts von der Einfügemarke.
Tabelle 3.8: Tastenkürzel zum Löschen
Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben löschen, können Sie das natürlich Buchstabe für Buchstabe erledigen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschenden Textabschnitt zuerst als Ganzes zu markieren und dann mit denselben Methoden in einem Zug zu löschen. Zeichen einfügen Um ein zusätzliches Zeichen im Text einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke einfach an die Stelle, an der es erscheinen soll, und geben es dann ein. Zeichen überschreiben WRITER verfügt zusätzlich – beziehungsweise alternativ – zum standardmäßig eingeschalteten Einfügemodus über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines vorhandenen Textes die nach der Position der Einfügemarke stehenden Zeichen überschrieben werden. Sie schalten den Überschreibmodus durch Drücken der (Einfg)-Taste ein und durch erneutes Drücken dieser Taste wieder aus. Dass der Überschreibmodus aktiviert ist, erkennen Sie an der Anzeige ÜBER in der Statusleiste. Auch hierüber können Sie den Überschreibmodus aktivieren/deaktivieren: Klicken Sie auf ÜBER, um den Modus in EINFG zu ändern, und umgekehrt.
3.4
Automatisierte Eingaben
Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, stellt WRITER die Funktionen der AutoKorrektur zur Verfügung. Sie sollten diese Funktionen frühzeitig kennenlernen, da das Programm gegebenenfalls Ihre Eingaben uminterpretiert und Sie dann eventuell nicht wissen, was dazu geführt hat und wie damit zu verfahren ist.
3.4.1
Automatisches Ersetzen
Über die Registerkarte Ersetzung im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR im Menü EXTRAS können Sie typische Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen, automatisch bei der Eingabe korrigieren lassen (siehe Abbildung 3.5). Das Programm führt in der Standardeinstellung diese Kor-
81
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
rekturen unmittelbar durch, nachdem Sie die (Leer)-Taste gedrückt haben, um ein neues Wort zu beginnen.
! Über das Listenfeld ganz oben im Dialogfeld können Sie die zu verwendende Sprache einstellen. Die angezeigten Voreinstellungen ändern sich entsprechend.
! Im Listenfeld im mittleren Bereich der Registerkarte Ersetzung werden automatische Ersetzungsvorschriften angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben, wird das automatisch in das Symbol ® umgewandelt. Weitere automatisch zu ersetzende Eingaben können Sie selbst definieren. Sie können diesen Bereich beispielsweise dazu benutzen, für Sie typische Tippfehler – sogenannte Buchstabendreher – automatisch korrigieren zu lassen. Wenn Sie beispielsweise dazu neigen, statt des Worts Dialogfeld häufig das Wort Dialogfled zu tippen, geben Sie in den Feldern Kürzel und Ersetzen durch die falsche und die korrekte Schreibweise hierfür ein und klicken dann auf die Schaltfläche Neu. Sobald Ihnen nach dem Schließen des Dialogfelds bei der nächsten Eingabe dieser Fehler unterläuft, wird er automatisch korrigiert. Wollen Sie einen Eintrag aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen.
Abbildung 3.5: Die Registerkarte Ersetzung steuert eine Ersetzungsautomatik.
Sie können mit dieser Technik auch häufig verwendete Textpassagen als Textbaustein speichern und so immer wieder schnell an der gewünschten Position im Text einfügen, indem Sie eine dafür definierte Abkürzung eingeben. Dafür empfiehlt es sich, zuerst den Textbaustein im Dokument zu formulieren und insgesamt zu markieren. Rufen Sie anschließend die Registerkarte Ersetzung im Dialogfeld AutoKorrektur auf den Bildschirm. Der markierte Text wird im Feld Ersetzen durch angezeigt. Geben Sie in das Feld Kürzel eine Kombination ein, die Sie zum Ein-
82
3.4 Automatisierte Eingaben
fügen des Textbausteins verwenden möchten, und bestätigen Sie über Neu. Sie können auch grafische oder sonstige Objekte mit in die anfängliche Markierung einschließen. Wollen Sie diese aber nicht in den Textbaustein mit aufnehmen, aktivieren Sie die Option Nur Text.
3.4.2
Optionen zur AutoKorrektur
Zusätzliche Einstellungen zum automatischen Ersetzen können Sie über die Registerkarte Optionen regeln (siehe Abbildung 3.6). Sie finden hier eine größere Zahl von Ersetzungsoptionen. Wenn eine Option in der mit [E] gekennzeichneten Spalte aktiviert ist, wird die Ersetzung bereits bei der Eingabe vorgenommen, sobald Sie das Kürzel und anschließend ein Leerzeichen, einen Tabulatorstopp oder eine Absatzmarke eingegeben haben. Ist die Option in der Spalte [N] aktiviert, wird die Ersetzung bei der Nachbearbeitung eines bereits vorhandenen Texts durchgeführt.
Abbildung 3.6: Die Registerkarte Optionen steuert die Einstellungen.
Die Option Ersetzungstabelle anwenden bezieht sich auf das automatische Ersetzen der auf der Registerkarte Ersetzung verwendeten Kürzel. Wenn Sie generell verhindern wollen, dass während der Eingabe die in der Ersetzungstabelle aufgeführten Kürzel automatisch ersetzt werden, deaktivieren Sie zumindest den Eintrag unter [E]. Darunter finden Sie eine Vielzahl von sonstigen Optionen für die automatische Ersetzung, mit denen sich typische Fehler und andere Dinge korrigieren lassen. Hier nur einige Beispiele:
! Über ZWei Großbuchstaben am WOrtanfang korrigieren wird der zweite Buchstabe automatisch in einen Kleinbuchstaben umgewandelt.
83
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
! Mit Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen wird der erste Buchstabe eines Satzes oder einer Tabellenzelle großgeschrieben.
! Wenn Sie Automatisch *fett* und _unterstrichen_ aktiviert haben, können Sie diese Formate setzen, ohne die Texte vorher markiert haben zu müssen. Durch die Zeichen * umschlossener Text wird automatisch fett und von dem Zeichen _ umschlossener Text automatisch unterstrichen angezeigt.
3.4.3
Ausnahmen definieren
Über die Registerkarte Ausnahmen können Sie Ausnahmen für die auf den anderen Registerkarten festgelegten Ersetzungsregeln definieren lassen (siehe Abbildung 3.7).
Abbildung 3.7: Ausnahmen können definiert werden.
! Wenn Sie verhindern wollen, dass der erste Buchstabe eines Worts nach dem Abkürzungspunkt automatisch in einen Großbuchstaben konvertiert wird, geben Sie im oberen Textfeld ein Kürzel, gefolgt von einem Punkt, ein. Klicken Sie zur Bestätigung auf Neu. Der Eintrag wird in der Liste darunter angezeigt.
! Über den unteren Bereich können Sie verhindern, dass bei Wörtern, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, der zweite Buchstabe in einen Kleinbuchstaben konvertiert wird. Wenn Sie einen Eintrag aus einer Liste entfernen möchten, wählen Sie ihn aus und klicken auf Löschen.
84
3.4 Automatisierte Eingaben
3.4.4
Wortergänzung
Das Programm sammelt die in der aktuellen Sitzung häufig verwendeten Wörter. Wenn Sie dann die ersten drei Buchstaben eines dieser gesammelten Wörter eingeben, wird das Wort automatisch vervollständigt. Die Einstellungen zu diesem Werkzeug regeln Sie über die Registerkarte Wortergänzung im Dialogfeld Autokorrektur (siehe Abbildung 3.8).
Abbildung 3.8: Die Wortergänzung erspart Tipparbeit.
Zum Einschalten dieser Funktion wählen Sie Wortergänzung aktivieren und bestätigen über OK. Häufig verwendete Wörter werden dann gespeichert und angefangene Wörter nach der Eingabe von drei Buchstaben gegebenenfalls durch ein gespeichertes Wort mit denselben drei Anfangsbuchstaben ergänzt.
! Wortergänzungen werden standardmäßig durch Drücken der Taste (¢) akzeptiert. ! Zum Ablehnen des Vorschlags der Wortergänzung setzen Sie einfach die Eingabe mit beliebigen Tasten fort.
! Sollten mehrere Wörter im Speicher mit den drei eingegebenen Buchstaben übereinstimmen, drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ÿ), um ein Wort nach dem anderen einzublenden. Um die Möglichkeiten in umgekehrter Richtung abzurufen, drücken Sie (Strg)+(ª)+(ÿ).
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Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Daneben finden Sie auf dieser Registerkarte noch einige zusätzliche Optionen:
! Ist Leerzeichen anhängen aktiviert, wird nach der Ergänzung ein Leerzeichen eingefügt, sobald Sie mit der Eingabe des nächsten Worts beginnen. Das gilt nicht, wenn Sie nach dem Einsatz ein Satzzeichen eingeben.
! Neue Wörter werden nur dann automatisch gesammelt, wenn Sie Wörter sammeln aktiviert haben. Zum Löschen eines Worts aus der Wortergänzungsliste wählen Sie es aus und klicken dann auf Eintrag löschen.
! Über Beim Schließen eines Dokuments Liste für spätere Verwendung speichern steht die aktuelle Wortergänzungsliste nach dem Schließen des aktuellen Dokuments für andere Dokumente zur Verfügung. Die Liste bleibt verfügbar, bis Sie das Programm beenden.
! Über Annehmen mit können Sie die Taste festlegen, durch deren Betätigung eine automatische Wortergänzung übernommen werden soll.
! Min. Wortlänge definiert die Mindestwortlänge, damit ein Wort zur Wortergänzung in Frage kommt. Max. Einträge gibt an, wie viele Wörter maximal in der Wortergänzungsliste gespeichert werden sollen.
3.4.5
Typografische Anführungszeichen
Über die Registerkarte Typografische Anführungszeichen des Dialogfelds Blitzkorrektur können Sie angeben, wie Anführungszeichen verwendet werden sollen (siehe Abbildung 3.9).
Abbildung 3.9: Die Registerkarte Typografische Anführungszeichen
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3.5 Text bearbeiten
Wenn Sie das Kontrollkästchen Ersetzen unter Doppelte Anführungszeichen aktiviert haben, wählen Sie einen Anführungszeichentyp aus den Listenfeldern Am Wortanfang und Am Wortende. Entsprechend können Sie das für Einfache Anführungszeichen zu verwendende Zeichen wählen.
3.5
Text bearbeiten
Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren, verschieben, löschen oder durch andere Elemente ersetzen. Die wesentlichsten Befehle zum Editieren von Text finden Sie im Menü BEARBEITEN.
3.5.1
Markieren
Viele Befehle zum Bearbeiten verlangen ein vorheriges Markieren des betreffenden Textbereichs. Eine Markierung erkennen Sie an der unterlegten Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können Sie mit der Tastatur oder mit der Maus. Mit der Maus Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstreichen Sie diesen mit gedrückt gehaltener Maustaste (siehe Abbildung 3.10). Mithilfe eines Doppelklicks können Sie schnell Wörter oder Absätze markieren.
Abbildung 3.10: Bereiche können mit der Maus markiert werden.
87
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
! Um einen Bereich zusammenhängender Zeichen zu markieren, bewegen Sie den Zeiger auf den Anfang des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustaste und halten sie gedrückt, während Sie den Mauszeiger zum anderen Ende des Bereichs bewegen; lassen Sie abschließend die Maustaste los.
! Ein Doppelklick auf ein Wort markiert dieses. Wollen Sie mehrere zusammenhängende Wörter markieren, halten Sie die Maustaste nach dem Doppelklick zum Markieren eines Worts gedrückt und erweitern Sie die Markierung dann in die gewünschte Richtung.
! Ein dreifacher Klick markiert den aktuellen Satz bzw. den Bereich bis zum nächsten Punkt. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Sätze markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und erweitern die Markierung.
! Ein vierfacher Klick markiert den aktuellen Absatz. Um eine Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb der Markierung. Mit der Tastatur Zum Markieren mit der Tastatur setzen Sie die Einfügemarke an den Anfang oder das Ende der gewünschten Markierung, halten die (ª)-Taste gedrückt und erweitern die Markierung mit den Tasten zum Positionieren der Einfügemarke (siehe Tabelle 3.9). Um eine bestehende Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des markierten Bereichs. Um das gesamte Dokument zu markieren, wählen Sie ALLES AUSWÄHLEN im Menü BEARBEITEN oder drücken (Strg)+(A). Tastenkombination
Markierung erweitern bis ...
(ª)+(½)
Zeile oberhalb
(ª)+(Strg)+(½)
Absatzanfang
(ª)+(¼)
Zeile unterhalb
(ª)+(Strg)+(¼)
Absatzende
(ª)+(Æ)
Zeichen rechts
(ª)+(Strg)+(Æ)
Wort rechts
(ª)+(æ)
Zeichen links
(ª)+(Strg)+(æ)
Wort links
(ª)+(Pos1)
Zeilenanfang
(ª)+(Ende)
Zeilenende
(ª)+(Strg)+(Pos1)
Dokumentanfang
(ª)+(Strg)+(Ende)
Dokumentende
Tabelle 3.9: Markieren können Sie auch per Tastatur.
88
3.5 Text bearbeiten
Beachten Sie beim Markieren auch, welcher Auswahlmodus in der Statusleiste eingestellt ist: Ist mit STD der Standardmodus gewählt, wird beim Klicken auf eine Stelle im Dokument die Einfügemarke dorthin verschoben. Haben Sie ER für den Erweiterungsmodus gewählt, wird durch Klicken in den Text die aktuelle Auswahl entweder erweitert oder abgeschnitten. Mit ER wählen Sie den ERGÄNZUNGSMODUS. Zu einer vorhandenen Auswahl wird eine neue hinzugefügt. Das Ergebnis ist eine Mehrfachauswahl.
3.5.2
Verschieben oder Kopieren
Gerade beim Schreiben längerer Texte kommt es häufig vor, dass Textpassagen von einer Stelle an eine andere verschoben oder dorthin kopiert werden müssen. Hierbei können Sie mit der Maus über Drag&Drop oder mit den üblichen Menübefehlen arbeiten. Wie üblich gelten diese Aktionen nur für den markierten Bereich. Zum Verschieben eines Textbereichs mit der Maus markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich. Bewegen Sie dann den Mauszeiger in die Markierung, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie anschließend den Mauszeiger – zusammen mit dem am Mauszeiger angezeigten gestrichelten Rechteck – zur gewünschten Stelle. Lassen Sie abschließend die Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben (siehe Abbildung 3.11).
Abbildung 3.11: Markierte Bereiche können mit der Maus verschoben/kopiert werden.
89
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, gehen Sie vor wie beim Verschieben, halten aber zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt, woraufhin am Mauszeiger ein zusätzliches Pluszeichen angezeigt wird, um zu kennzeichnen, dass eine Kopie angelegt wird.
3.6
Suchen und Ersetzen
Sie können in Ihrem Dokument nach Textpassagen, speziellen Elementen und/oder Formatierungen suchen lassen. Positionieren Sie dazu die Einfügemarke an beliebiger Stelle im Dokument oder markieren Sie einen Bereich, wenn nur dieser durchsucht werden soll. Wählen Sie dann den Befehl SUCHEN & ERSETZEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Standard. Das Dialogfeld dazu zeigt zunächst nur die für diese Aufgabe am häufigsten benutzten Optionen an (siehe Abbildung 3.12). Durch einen Klick auf die Schaltfläche Mehr Optionen können Sie weitere Möglichkeiten anzeigen lassen und diese auch wieder ausblenden.
Abbildung 3.12: Sie können nach Elementen suchen und diese ersetzen lassen.
3.6.1
Suchen
Beschäftigen wir uns zunächst mit dem Suchen nach Elementen und den Optionen dazu. Beim Ersetzen finden Sie dann eine ähnliche Vorgehensweise. Wenn Sie nach einer Zeichenfolge suchen lassen wollen, geben Sie diese im Feld Suchen nach ein. Wenn Sie einen der vorherigen Suchläufe wiederholen wollen, können Sie den zu verwendenden Suchtext auch über die Liste zu diesem Feld auswählen.
90
3.6 Suchen und Ersetzen
Wenn Sie dann auf die Schaltfläche Suchen klicken, wird die nächste Fundstelle des Suchtexts oder des gesuchten Formats im Dokument angezeigt und ausgewählt. Bei einem Klick auf Suche alle werden alle Fundstellen des Suchtexts im Dokument ausgewählt. Die Markierung bleibt bestehen, bis Sie die Schreibmarke an eine andere Stelle setzen. Tipp Wenn Sie nach weiteren Vorkommen einer längeren Textpassage suchen wollen, sollten Sie diese Passage zuerst in die Zwischenablage kopieren und dann im Feld Suchen nach über die Tastenkombination (Strg)+(V) einfügen.
Einfache Optionen Beachten Sie die zusätzlichen Optionen, deren Verständnis Ihnen einen Großteil der Arbeit abnehmen kann:
! Exakte Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Wenn Sie die Option aktivieren, werden nur die Fundstellen angezeigt, die der Eingabe im Feld Suchen nach genau entsprechen. Wenn Sie Nur ganze Wörter aktivieren, werden nur ganze Wörter gefunden, die dem Suchtext gleichen. Stellen, an denen der Suchtext als Teil eines längeren Worts auftaucht, werden ignoriert.
! Wenn Sie vor dem Aufruf der Suche einen Textbereich markiert hatten, können Sie durch Aktivieren von Selektion bewirken, dass sich die Suche auf diesen beschränkt.
! Standardmäßig wird von oben nach unten gesucht, durch Einschalten von Rückwärts können Sie die Richtung umkehren. Ähnlichkeitssuche Die Ähnlichkeitssuche ermöglicht die Suche nach Begriffen, die dem Text in Suchen nach ähnlich sind. Sie können damit beispielsweise nach Wörtern suchen, die sich von dem Suchbegriff im Feld Suchen nach um zwei Zeichen unterscheiden. Klicken Sie nach dem Aktivieren auf die dann angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten, um die Ähnlichkeitsoptionen festzulegen (siehe Abbildung 3.13).
Abbildung 3.13: Über die Ähnlichkeitssuche finden Sie ähnliche Wörter.
91
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
! Unter Zeichen tauschen geben Sie an, wie viele Zeichen im Suchbegriff vertauscht sein dürfen. Wenn Sie hier beispielsweise 2 angeben, gelten Dreck und Speck als ähnliche Wörter.
! Mit Zeichen hinzufügen definieren Sie, um wie viele Zeichen ein Wort maximal länger sein darf als der Suchbegriff.
! Über Zeichen entfernen geben Sie an, um wie viele Zeichen ein Wort kürzer sein darf als der Suchbegriff.
! Wenn Sie Kombinieren aktivieren, liefert die Suche Begriffe, auf die eine beliebige Kombination dieser Ähnlichkeitsoptionen zutrifft. Anderenfalls gilt jede Einstellung auch einzeln. Platzhalter benutzen Sie können im Suchtext auch Platzhalter benutzen. Dazu aktivieren Sie die Option Regulärer Ausdruck und geben im Feld Suchen nach den Platzhalter – eventuell zusammen mit normalem Text – ein (siehe Tabelle 3.10). Zeichen
Wirkung/Einsatz
.
Ein Punkt steht für ein beliebiges einzelnes Zeichen außer einem Zeilen- oder einem Absatzumbruch. Beispielsweise liefert der Suchbegriff M.ier sowohl Meier als auch Maier.
^
Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Absatzanfang steht – beispielsweise bei ^Maier.
$
Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Absatzende steht.
*
Findet keines oder mehr der Zeichen vor dem Platzhalter *.
+
Findet ein oder mehr der Zeichen vor dem Platzhalter +.
?
Findet keines oder eines der Zeichen vor dem Platzhalter ?.
\n
Findet einen mit (ª)+(¢) eingefügten Zeilenumbruch.
\t
Findet ein Tabulatorzeichen. Dieser Ausdruck kann auch im Feld Ersetzen durch verwendet werden.
\>
Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Wortende steht.
\<
Findet den Suchbegriff nur, wenn er am Wortanfang steht.
Tabelle 3.10: Gängige Platzhalterzeichen
Weitere – teilweise recht interessante – Platzhalter finden Sie in der Hilfe. Attribute Nach einem Klick auf Attribute können Sie zusätzliche Textattribute angeben, nach denen gesucht werden soll (siehe Abbildung 3.14). Wenn Sie beispielsweise nach dem Attribut Schrift suchen, werden alle Textstellen gefunden, die nicht mit der Standardschrift formatiert sind. Jeder Text, der über ein direkt codiertes Schriftattribut verfügt, und jeder Text, in dem eine Schriftart das Attribut ändert, wird gefunden.
92
3.7 Sprachfunktionen
Abbildung 3.14: Attribute liefern zusätzliche Suchmöglichkeiten.
Format Über die Schaltfläche Format lassen sich bestimmte Textformate wie Schriftart, Schrifteffekte und Textflusseigenschaften suchen. Wenn Sie nach einem Format gesucht hatten, sollten Sie später auf die Schaltfläche Kein Format klicken, um bei weiteren Suchvorgängen Formate als Suchkriterium auszuschließen.
3.6.2
Ersetzen
Als Erweiterung zum Suchen können Sie einen gefundenen Text durch einen anderen ersetzen lassen. Geben Sie im Feld Suchen nach den Suchbegriff und im Feld Ersetzen durch den Ersatzbegriff ein. Wie ersetzt wird, hängt von der Art Ihrer Bestätigung ab:
! Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, wird die nächste Stelle gesucht, an der der Begriff auftaucht, und markiert. Ein weiterer Klick auf Ersetzen ersetzt diese Stelle und sucht nach dem nächsten Auftreten.
! Bestätigen Sie mit Ersetze alle, wird der im Feld Suchen nach eingegebene Begriff im gesamten Text automatisch durch den im Feld Ersetzen durch eingegebenen Begriff ersetzt.
3.7
Sprachfunktionen
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument – einschließlich Kopfzeile, Fußzeile, Fußnoten, Endnoten und Kommentare – oder einen markierten Bereich auf Fehler hinsichtlich Rechtschreibung und Grammatik untersuchen und – gegebenenfalls – korrigieren lassen. Für die Rechtschreibprüfung stellt WRITER ein internes Wörterbuch zur Verfügung. Auch die Texteingaben in anderen Microsoft Office-Programmen können einer Rechtschreibprüfung unterzogen werden. Die dafür verwendeten Wörterbücher sind dieselben, wie sie auch von Word benutzt werden. Sie können aber auch eigene Wörterbücher verwenden, in die Sie Einträge einfügen, die Word nicht bekannt sind. Bei einer Grammatikprüfung können Sie zwischen verschiedenen Schreibstilen wählen.
93
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
3.7.1
Linguistikdateien einstellen
Die Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und der Thesaurus funktionieren nur mit den entsprechenden Wörterbüchern. Je nachdem, woher Sie die Programme von StarOffice beziehen, müssen Sie unter Umständen die Linguistikprogramme für Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und Thesaurus zuerst aus dem Internet herunterladen und installieren. Für die installierten Dateien können Sie eine Vielzahl von Optionen einstellen. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Wählen Sie darin unter Spracheinstellungen den Bereich Linguistik. Sprachmodule und Sprachen Die installierten Sprachmodule werden im Dialogfeld unter Verfügbare Sprachmodule angezeigt (siehe Abbildung 3.15). Ein Sprachmodul kann ein, zwei oder drei Untermodule enthalten: Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus. Jedes Untermodul kann in einer oder mehreren Sprachen vorliegen. Wenn Sie vor dem Namen des Moduls klicken, um eine Markierung zu setzen, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule gleichzeitig ein. Wenn Sie eine gesetzte Markierung aufheben, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule gleichzeitig aus.
Abbildung 3.15: Die installierten Sprachmodule werden im Dialogfeld angezeigt.
! In der Liste Verfügbare Sprachmodule werden die installierten Sprachmodule angezeigt. Ein Sprachmodul kann ein, zwei oder drei Untermodule enthalten: Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus. Jedes Untermodul kann in einer oder mehreren Sprachen vorliegen. Wenn Sie die Markierung vor dem Namen des Moduls ein- oder ausschalten, schalten Sie damit alle vorhandenen Untermodule zugleich ein oder aus. Wollen Sie nur einzelne Untermodule ein- oder ausschalten, klicken Sie auf Bearbeiten und führen Sie die Aufgabe im Dialogfeld Module bearbeiten durch (siehe Abbildung 3.16). Sie können hierin die Sprache und
94
3.7 Sprachfunktionen
die verfügbaren Untermodule für das gewählte Modul festlegen und die Untermodule nach ihrer Priorität anordnen: Wählen Sie die Sprache aus dem Listenfeld oben aus und aktivieren Sie unter den Überschriften Rechtschreibung, Silbentrennung und Thesaurus alle Module, die für diese Sprache aktiviert werden sollen. Wenn es mehr als ein Submodul in einem Bereich gibt, werden diese in der aufgeführten Reihenfolge bearbeitet. Sie können die Reihenfolge mit Prio + und Prio - ändern.
Abbildung 3.16: Submodule können aktiviert und deaktiviert werden.
! In der Mitte der Seite finden Sie die verfügbaren Benutzerwörterbücher. Markieren Sie diejenigen Benutzerwörterbücher, die Sie für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung verwenden wollen. Neu öffnet den Dialog Benutzerwörterbuch anlegen, in dem Sie die Einstellungen für ein neues Benutzerwörterbuch festlegen. Sie können ein neues Benutzerwörterbuch oder Ausnahmewörterbuch benennen und die Sprache festlegen. – Durch Angabe einer Sprache beschränken Sie den Einsatz des Benutzerwörterbuchs. Wählen Sie Alle, wird das Benutzerwörterbuch unabhängig von der aktuellen Sprache verwendet. – Wenn Sie Ausnahme aktivieren, können Sie festlegen, dass Sie bestimmte Wörter vermeiden wollen. So können Sie ein Benutzerwörterbuch erstellen, das alle Wörter enthält, die Sie vermeiden möchten. Wenn dieses Ausnahme-Benutzerwörterbuch aktiviert wird, erhalten Sie bei der Rechtschreibprüfung bei allen Wörtern, die vermieden werden sollen, einen entsprechenden Hinweis.
! Ein Klick auf Bearbeiten öffnet das Dialogfeld Benutzerwörterbuch bearbeiten, in dem Sie Ihr Benutzerwörterbuch erweitern oder vorhandene Einträge bearbeiten können (siehe Abbildung 3.17). Geben Sie unter Buch an, welches Buch bearbeitet werden soll. Sprache weist dem aktuellen Benutzerwörterbuch eine neue Sprache zu.
95
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Abbildung 3.17: Benutzerwörterbücher können bearbeitet werden.
– Unter Wort können Sie Wörter eingeben, die in das Wörterbuch aufgenommen werden sollen. In der Liste darunter wird der Inhalt des aktuellen Benutzerwörterbuchs angezeigt. Ein Wort, das Sie in der Liste auswählen, wird in das Textfeld übertragen. Wörter, an die Sie ein Gleichheitszeichen (=) anhängen, werden weder automatisch getrennt noch zur Silbentrennung vorgeschlagen. Wenn Sie das Gleichheitszeichen in die Mitte des Worts setzen, wird das Wort an dieser Stelle getrennt oder zur Silbentrennung vorgeschlagen. – Wenn Sie ein Ausnahmewörterbuch bearbeiten, finden Sie hier auch die Möglichkeit, für ein Wort eine Ausnahme zu definieren. Bei einer Prüfung der Rechtschreibung wird dann diese Ausnahme als Vorschlag aufgeführt.
! Die mit Optionen überschriebene Liste dient zum Festlegen der Optionen für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung. Aktivieren Sie hier die gewünschten Optionen. Sie können einige Elemente auch auswählen und auf Bearbeiten klicken. Es wird dann ein Dialogfeld für die Eingabe neuer Werte geöffnet. Auf der Seite Sprachen legen Sie die Standardsprachen und andere Gebietsschemaeinstellungen für Ihre Dokumente fest (siehe Abbildung 3.18).
! Der obere Bereich dient zur Festlegung der Sprache der Benutzeroberfläche und der Übernahme der Einstellungen des im Betriebssystem festgelegten Gebietsschemas. Die Einstellung im Feld Gebietsschema wirkt sich direkt auf die Einstellungen für Nummerierung, Währung und Maßeinheit aus. Wenn die Option Dem Gebietsschema entsprechend neben Dezimaltrennertaste eingeschaltet ist, wird die im Betriebssystem festgelegte Dezimaltrennertaste verwendet, wenn die entsprechende Taste auf der Zehnertastatur gedrückt wird. Ist diese Option deaktiviert, wird das Zeichen eingefügt, das der Tastaturtreiber zur Verfügung stellt.
96
3.7 Sprachfunktionen
Abbildung 3.18: Legen Sie die Standardsprachen für Ihre Dokumente fest.
! Unterhalb von Standardsprachen der Dokumente legen Sie die Sprache für die Rechtschreibprüfung, den Thesaurus und die Silbentrennung fest. Die Rechtschreibprüfung für die gewählte Sprache arbeitet nur, wenn Sie das entsprechende Sprachmodul installiert haben. Ein Spracheintrag ist mit einem führenden Häkchen versehen, wenn die Rechtschreibprüfung für diese Sprache aktiviert wurde. Die Einstellungen gelten entweder als Standard für alle Dokumente oder Nur für das aktuelle Dokument.
! Wenn Sie Unterstützung von asiatischen Sprachen aktivieren, können Sie die entsprechenden Einstellungen für asiatische Sprachen in StarOffice vornehmen. Nach der Bestätigung und erneuten Anzeige des Dialogfelds Optionen werden die Seiten Suchoptionen für Japanisch und Asiatisches Layout angezeigt. Benutzerwörterbücher Benutzerwörterbücher dienen zur Aufnahme von Wörtern, die Sie zusätzlich dem Sprachschatz des Programms hinzufügen wollen. Der mittlere Bereich im Dialogfeld zu den Optionen zeigt die verfügbaren Benutzerwörterbücher an. Markieren Sie diejenigen, die Sie für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung verwenden wollen.
! Durch einen Klick auf Neu wird das Dialogfeld Benutzerwörterbuch anlegen geöffnet, in dem Sie die Einstellungen für ein neues Benutzerwörterbuch festlegen können (siehe Abbildung 3.19). Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie viele Fachwörter benutzen, mit denen Sie das normale Wörterbuch nicht überladen wollen. Legen Sie dort einen Namen für das neue Benutzerwörterbuch fest. Durch Angabe einer Sprache beschränken Sie den Einsatz des Benutzerwörterbuchs. Wenn Sie hier Alle wählen, wird das Benutzerwörterbuch unabhängig von der aktuellen Sprache verwendet. Über die zusätzliche Option Ausnahme (-) können Sie das
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Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Wörterbuch für die Ausnahmen von Wörtern definieren, die Sie vermeiden wollen. Im so definierten Benutzerwörterbuch können Sie über Bearbeiten alle zu vermeidenden Wörter aufnehmen. Bei der Rechtschreibprüfung erhalten Sie, wenn dieses Ausnahme-Benutzerwörterbuch aktiviert ist, einen entsprechenden Hinweis, dass dieses Wort vermieden werden soll.
Abbildung 3.19: Legen Sie ein neues Benutzerwörterbuch an.
! Ein Klick auf Bearbeiten öffnet das Dialogfeld Benutzerwörterbuch bearbeiten. Sie können hier neue Begriffe eingeben oder vorhandene Einträge bearbeiten. Sprache weist dem aktuellen Benutzerwörterbuch eine neue Sprache zu. Unter Wort können Sie Wörter eingeben, die in das Wörterbuch aufgenommen werden sollen. In der Liste darunter wird der Inhalt des aktuellen Benutzerwörterbuchs angezeigt. Wenn Sie das eben angesprochene Ausnahmewörterbuch bearbeiten, finden Sie hier die Möglichkeit, für ein Wort eine Ausnahme zu definieren. Bei einer Prüfung der Rechtschreibung wird dann diese Ausnahme als Vorschlag aufgeführt. Optionen Der Bereich unter Optionen dient zum Festlegen der Optionen für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung. Um eine Einstellung zu ändern, wählen Sie den Eintrag aus und klicken auf Bearbeiten. Es wird ein Dialogfeld für die Eingabe neuer Werte geöffnet (siehe unten).
3.7.2
Rechtschreibung
Zum Durchführen der Prüfung rufen Sie den Befehl RECHTSCHREIBUNG im Menü EXTRAS auf oder klicken auf die Schaltfläche Rechtschreibprüfung in der Symbolleiste Standard. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie diesen zuerst. WRITER blendet ein Dialogfeld ein, in dem Sie die Korrekturen vornehmen können (siehe Abbildung 3.20).
! Unter Nicht im Wörterbuch wird der Textabschnitt, in dem das Programm einen Fehler gefunden hat, angezeigt. Das bemängelte Wort wird rot markiert. Sie können dieses Wort hier direkt über die Tastatur korrigieren.
! Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wenn Sie das Original ersetzen wollen, wählen Sie hier die korrekte Schreibweise des Worts aus und bestätigen über Ändern. Das Wort wird im Text ersetzt. Anschließend wird der nächste Fehler angezeigt. Wenn Sie über Alle ändern bestätigen, wird sowohl das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere Auftreten dieses Worts entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge geändert.
98
3.7 Sprachfunktionen
Abbildung 3.20: Rechtschreibfehler werden angezeigt.
! Ein Klick auf Autokorrektur sorgt dafür, dass die falsche und die richtige Schreibweise in die Liste zum Dialogfeld AutoKorrektur übernommen werden (siehe weiter vorn). Das führt dazu, dass bei einem späteren Benutzen der falschen Schreibweise diese automatisch bei der Eingabe durch die richtige ersetzt wird.
! Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreibweise bei diesem Wort bei, meldet aber bei einem weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Fehler. Mit Alle ignorieren legen Sie fest, dass die Schreibweise des Worts innerhalb des gesamten Bereichs beibehalten und nicht mehr als Fehler gemeldet wird.
! Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, es dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen in eines der benutzten Wörterbücher aufnehmen. Wählen Sie das Wörterbuch aus.
3.7.3
Optionen
Ein Klick auf die Schaltfläche Optionen bringt ein weiteres Dialogfeld auf den Bildschirm (siehe Abbildung 3.21). Im oberen Bereich sind die Benutzerwörterbücher angezeigt, die für das aktuelle Dokument verwendet werden. Sie können sie hier wiederum aktivieren oder deaktivieren. Neu erstellt ein weiteres Wörterbuch, dem Sie anschließend einen Namen geben müssen. Die Dateierweiterung *.dic wird automatisch hinzugefügt. Ein Klick auf Bearbeiten zeigt den Inhalt eines Wörterbuchs an und erlaubt es, versehentlich vorgenommene falsche Eintragungen zu entfernen.
99
Kapitel 3 – Texte eingeben und korrigieren
Abbildung 3.21: Die Optionen zur Rechtschreibprüfung
Im unteren Bereich finden Sie eine Vielzahl zusätzlicher Optionen.
! Über Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen sorgen Sie dafür, dass Rechtschreibfehler im Dokument durch eine rote Wellenlinie gekennzeichnet werden (siehe Abbildung 3.22). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Wort, um über das Kontextmenü zu entscheiden, ob und wie zu korrigieren ist. Sie können die Anzeige dieser Funktion auch über die Schaltfläche Automatisch prüfen ein/aus in der Symbolleiste Standard ein- und ausschalten.
Abbildung 3.22: Rechtschreibfehler werden mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet.
100
3.7 Sprachfunktionen
! Großgeschriebene Wörter prüfen bewirkt, dass Wörter in Großbuchstaben geprüft werden. Wörter mit Ziffern prüfen überprüft Wörter, die Zahlen und Buchstaben enthalten. Groß-/ Kleinschreibung prüfen prüft auf die korrekte Verwendung von Großbuchstaben am Wortanfang.
! Alte deutsche Rechtschreibung macht die alte deutsche Rechtschreibung zur maßgebenden Regel. Ist diese Option nicht aktiviert, wendet StarOffice für Rechtschreibprüfung und Silbentrennung die neuen Regeln an.
! Sonderbereiche prüfen bewirkt, dass spezielle Bereiche – wie der Text in Kopf- oder Fußzeilen, Tabellen und Textrahmen – mit geprüft werden.
3.7.4
Thesaurus
Damit die Feinheiten der deutschen Sprache auch im Zeitalter des Computers nicht untergehen, können Sie den Thesaurus einsetzen, um Ersatzwörter für ein Wort zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige Wiederholung eines Worts in einem Text umgehen möchten. Markieren Sie das Wort, zu dem Sie Synonyme suchen, und wählen Sie dann den Befehl THESAURUS im Untermenü SPRACHE des Menüs EXTRAS (siehe Abbildung 3.23). Klicken Sie – wenn notwendig – auf die Schaltfläche Nachschlagen, um die Synonyme zu suchen. Auch nach einem Wechsel der Markierung zu einem anderen Wort müssen Sie auf Nachschlagen klicken.
Abbildung 3.23: Über den Thesaurus können Sie Ersatzbegriffe auswählen.
! Das vorher markierte Wort wird im Feld Wort angezeigt. In vielen Fällen müssen Sie zuerst die Bedeutung des Worts bestimmen. Je nach Bedeutung ergeben sich oft unterschiedliche Ersatzwörter. Ein Klick auf einen Eintrag in der Liste Bedeutung zeigt diese Ersatzwörter im Feld Synonym an.
! Wenn Sie ein Wort austauschen wollen, doppelklicken Sie auf das gewünschte Ersatzwort und bestätigen Sie über OK.
101
KAPITEL 4
Textdokumente formatieren
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments, die man als Formatieren bezeichnet. WRITER stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Das Programm unterscheidet zwischen Seiten-, Absatz- und Zeichenformaten:
! Seitenformate liefern die Rahmenbedingungen für die weitere Formatierung. Dazu gehören beispielsweise das Format der Seiten und der Satzspiegel – also der zu bedruckende Bereich der Seite. Diese Formate gelten im einfachsten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne Bereiche des Dokuments anders als der Rest dargestellt werden sollen – beispielsweise mit einer anderen Spaltenzahl oder mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen –, müssen Sie das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen und diese entsprechend formatieren.
! Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände zwischen den Absätzen und zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes, die Position der Tabstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Parameter definieren.
! Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie Zeichenformate wie beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Schrifteffekt (normal, fett, unterstrichen usw.) und Schriftfarbe sowie weitere Effekte einstellen.
4.1
Vorgehensweise und Werkzeuge
Bevor Sie sich an das Formatieren eines Textdokuments machen, sollten Sie wissen, wie Sie dabei am besten vorgehen und welche Werkzeuge Sie dazu verwenden können.
4.1.1
Vorgehensweise
Hinsichtlich der Vorgehensweise beim Formatieren von Texten gibt es einige allgemeine Grundregeln, die Sie beachten sollten, um den Aufwand für diesen Arbeitsschritt möglichst gering zu halten.
! Zunächst sollten Sie immer erst die Formate festlegen, mit denen der größte Teil des Dokuments dargestellt werden soll – beispielsweise die Grundschrift für den Fließtext. Anschließend können Sie einzelne Teile des Textes – also einzelne Zeichen, Wörter, Sätze oder Absätze – in einer von diesem Standard abweichenden Form formatieren.
! Von diesen Grundformaten abweichende Formatierungen können Sie parallel zur Eingabe des Textes oder aber auch nach dessen Fertigstellung festlegen. Im ersten Fall schalten Sie vor jedem Textteil, der abweichend vom gewählten Standard dargestellt werden soll, auf das neue Format um, geben den Textteil ein und schalten anschließend wieder zurück. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass der auf dem Bildschirm dargestellte Zeilenumbruch bereits bei der Eingabe dem Druckbild entspricht. Wollen Sie den Text erst nach Abschluss der Eingabe formatieren, müssen Sie die Stellen, die vom Standardformat abweichen, zuerst markieren und dann die betreffenden Formatierungsanweisungen ausführen.
! Für eine einheitliche Gestaltung Ihrer Dokumente empfiehlt sich das Arbeiten mit Formatvorlagen. Hierin können Sie Kombinationen von Formatierungsmerkmalen zusammenfassen und bei Bedarf bestimmten Elementen des Dokuments zuweisen.
104
4.1 Vorgehensweise und Werkzeuge
4.1.2
Werkzeuge
Zum Formatieren eines Textdokuments können Sie unterschiedliche Werkzeuge benutzen: die Befehle im Menü FORMAT, die Schaltflächen in der Symbolleiste Format und das Lineal. Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie gegebenenfalls zunächst den zu formatierenden Textbereich markieren. Die Format-Symbolleiste Viele Formate können Sie über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen (siehe Tabelle 4.1). Über diese regeln Sie die optischen Eigenschaften des im Dokument gerade markierten Elements – beispielsweise die Schriftart. Im Gegensatz zur Symbolleiste Standard können die hier angezeigten Schaltflächen auch innerhalb eines Programms des Pakets wechseln – je nachdem, welche Art von Objekt Sie gerade markiert haben. Einige Schaltflächen finden Sie aber in fast jeder Situation Symbol
Name und Wirkung Formatvorlagen – zeigt die vorhandenen Formatvorlagen in einem separaten Fenster an. Vorlage anwenden – öffnet die Liste der definierten Formatvorlagen; wählen Sie hier die gewünschte aus. Schriftname – zeigt die an der aktuellen Cursorposition gewählte Schriftart an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet ein Listenfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart aus. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um durch die Liste zu blättern. Schriftgröße – zeigt die Schriftgröße an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet das Listenfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen. Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus.
,
Fett, Kursiv, Unterstrichen – formatiert den markierten Textbereich fett, kursiv oder unterstrichen beziehungsweise entfernt dieses Format.
,
Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig, Blocksatz – setzt die Ausrichtung ,
,
des aktuellen Absatzes auf linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder Blocksatz.
,
Nummerierung an/aus – nummeriert aufeinanderfolgende Absätze/ schaltet die Nummerierung aus.
Aufzählungsliste an/aus – fügt dem Absatz das gewählte Aufzählungszeichen hinzu/entfernt das Zeichen wieder. Einzug vermindern und Einzug erhöhen – verkleinert bzw. vergrößert den Einzug vom linken Rand.
,
,
,
Zeichenfarbe, Zeichenhintergrund, Hintergrundfarbe – zeigt die Schriftfarbe, die Farbe des Zeichenhintergrunds und die Hintergrundfarbe an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil erlaubt die Wahl einer anderen Farbe.
Tabelle 4.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Format 105
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Einige dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter: Ein erstes Anklicken schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht nur alternativ, sondern auch gleichzeitig aktiviert werden können – Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen. Das Lineal Das horizontale Lineal am oberen Rand des Dokumentfensters dient zum einen als Bezugsmaßstab für die Position der einzelnen Elemente im Dokument (siehe Abbildung 4.1). Zum anderen lassen sich hier auch die Einzüge und Tabstopps für den aktuellen Absatz festlegen. Sie können es über den Befehl LINEAL im Menü ANSICHT ein- und ausschalten.
Abbildung 4.1: Das horizontale Lineal zeigt zusätzliche Symbole an.
Wenn Sie die Einfügemarke in einen Absatz setzen, werden im Lineal einige Symbole angezeigt, die die Position der für diesen Absatz festgelegten Einzüge und Tabstopps kennzeichnen. Diese Elemente können Sie auch mit der Maus setzen beziehungsweise verschieben. Hinweis Die in den Linealen und auch sonst im Programm zugrunde liegende Maßeinheit legen Sie über den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS fest. Navigieren Sie im Dialogfeld zum Bereich StarOffice Writer und dann zu Allgemein. Im Feld Maßeinheit haben Sie die Wahl zwischen Millimeter, Zentimeter, Zoll, Pica und Punkt. Diese Einstellung können Sie auch über das Kontextmenü zum Lineal vornehmen. Als Nullpunkt des horizontalen Lineals gilt der linke Rand des Satzspiegels.
4.2
Seitenformatierung
Bestimmte Formate beziehen sich auf das gesamte Dokument oder zumindest auf einen Teil davon – beispielsweise eine Seite. Dazu gehören beispielsweise das zu verwendende Papierformat, die Randeinstellungen und die Papierausrichtung. In vielen Fällen wird man diese Formate einstellen wollen, bevor man Eingaben im Dokument vornimmt. Man hat dann während der späteren Eingabe einen besseren Überblick über Zeilen- und Seitenumbruch. Sie können diese Formate aber auch einstellen oder ändern, nachdem Sie Eingaben im Dokument vorgenommen haben. Diese Formatierungsoptionen sind in einem aus mehreren Registerkarten bestehenden Dialogfeld zusammengefasst, das Sie über den Befehl SEITENEINSTELLUNGEN im Menü DATEI auf den Bildschirm bringen.
106
4.2 Seitenformatierung
4.2.1
Seitenformat
Über die Registerkarte Seite im Dialogfeld Seiteneinstellungen können Sie das zu verwendende Papierformat, die Seitenränder und weitere Layoutparameter einstellen (siehe Abbildung 4.2). Ihre Einstellungen werden in dem Beispiel oben rechts auf der Registerkarte skizziert.
! Links oben im Dialogfeld finden Sie die Einstellungen für das zu benutzende Papierformat. Über das Listenfeld Format können Sie zwischen vielen national und international gängigen Formaten wählen. Wählen Sie hier beispielsweise A4 oder A5. Sollten Sie mit einem hier nicht aufgeführten Sonderformat arbeiten wollen, können Sie zur Einstellung auch die Felder Breite und Höhe benutzen. Unter Ausrichtung legen Sie fest, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen.
Abbildung 4.2: Legen Sie Papierformat und Randeinstellungen fest.
! Als Nächstes sollten Sie das Seitenlayout wählen. Sie müssen hier entscheiden, ob die geraden und ungeraden Seiten ein unterschiedliches Layout aufweisen sollen. Das ist beispielsweise wichtig, wenn Sie das Dokument doppelseitig bedrucken und heften wollen und dafür unterschiedliche rechte und linke Seitenränder für gerade und ungerade Seiten benötigen. Auch wenn Sie später nur unterschiedliche Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten verwenden wollen, müssen Sie das bereits hier vorbereiten. Das Listenfeld Seitenlayout bietet vier Alternativen (siehe Tabelle 4.2). Benutzen Sie nur dann die Standardeinstellung Rechts und links, wenn rechte und linke Seiten identisch sein sollen.
107
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Option
Bedeutung
Rechts und links
Wendet die Formateinstellungen sowohl auf die geraden als auch auf die ungeraden Seiten im Dokument an, die mit der aktuellen Seitenvorlage erstellt wurden.
Gespiegelt
Dieses Layout empfiehlt sich, wenn Sie die gedruckten Seiten wie ein Buch binden möchten.
Nur Rechts
Wendet die aktuellen Formateinstellungen nur auf die ungeraden Seiten mit der aktuellen Seitenvorlage an. Die erste Seite eines Dokuments wird automatisch als ungerade Seite behandelt.
Nur Links
Wendet die aktuellen Formateinstellungen nur auf die geraden Seiten mit der aktuellen Seitenvorlage an.
Tabelle 4.2: Mehrseitige Dokumente können unterschiedlich gestaltet werden.
! Unter Format geben Sie das für die aktuelle Seitenvorlage gewünschte Nummerierungsformat an.
! Registerhaltigkeit richtet den Text mit der ausgewählten Seitenvorlage an einem vertikalen Seitenraster aus. Der Abstand des Rasters wird durch die Referenzabsatzvorlage bestimmt.
! Im Bereich Seitenränder links unten legen Sie die Randeinstellungen für die Seite fest. Sie können die Werte direkt eingeben oder die Schaltflächen der Drehfelder zur Änderung benutzen. Wenn Sie für das Seitenlayout die Option Gespiegelt eingestellt haben, finden Sie statt der Namen Links und Rechts die Namen Innen und Außen.
! Die Einstellung unter Papierzufuhr ist nur dann wichtig, wenn Sie mit einem Drucker arbeiten, der über mehrere Papierschächte verfügt. Hier können Sie in diesem Fall beispielsweise einen Schacht wählen, in dem Sie im Allgemeinen vorbedrucktes Briefpapier einsetzen.
4.2.2
Füllung
Sie können Ihren Seiten eine Füllung – also eine Farbe, ein Muster oder eine Hintergrundgrafik – hinzufügen. Benutzen Sie dazu die Registerkarte Hintergrund (siehe Abbildung 4.3), beachten Sie aber, dass solche Hintergründe die Lesbarkeit erschweren. Wählen Sie zunächst über das Listenfeld Als, ob Sie eine Farbe oder eine Grafik verwenden wollen.
! Wenn Sie sich für eine Farbe entschieden haben, klicken Sie in der Palette auf die Farbe, die Sie als Hintergrund einsetzen möchten. Zum Entfernen einer Hintergrundfarbe klicken Sie auf Keine Füllung.
! Wenn Sie eine Hintergrundgrafik einsetzen wollen, klicken Sie auf Auswählen und wählen Sie die gewünschte Grafik im Dialogfeld Grafik suchen aus, das in seiner Funktionsweise dem bekannten Dialogfeld Öffnen entspricht. Wenn Sie Verknüpfen deaktiviert lassen, betten Sie die Grafik in die aktuelle Datei ein. Damit steht sie auch zur Verfügung, wenn Sie das Dokument auf einen anderen Rechner übertragen. Über die Optionen unter Art können Sie regeln, wie die Grafik auf der Seite genutzt werden soll: Nach Wahl von Position können Sie die Lage durch einen Klick auf eine Stelle in dem rechts daneben stehenden Positionsraster festlegen, Fläche dehnt die Grafik über die gesamte Hintergrundfläche der Seite aus, Kachel füllt die Seite durch mehrmalige Wiederholung der Grafik.
108
4.2 Seitenformatierung
Abbildung 4.3: Die Füllung legen Sie auf der entsprechenden Registerkarte fest.
4.2.3
Umrandung
Um eine Seite mit Linien an bestimmten Seiten oder mit einem vollständigen Rahmen zu versehen, aktivieren Sie die Registerkarte Umrandung (siehe Abbildung 4.4).
Abbildung 4.4: Um eine Seite kann ein Rahmen gezeichnet werden.
109
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Über die Optionen im oberen Bereich der Registerkarte regeln Sie das Erscheinungsbild einfacher Linien:
! Meist ist es am einfachsten, zunächst im Bereich Linie den Stil und die Farbe für die zu verwendenden Linien festzulegen.
! Anschließend können Sie über eine der fünf Schaltflächen unter Standard festlegen, wo auf der Seite die Linie gezeichnet werden soll. Die erste Schaltfläche benutzt keine Linie, die zweite zeichnet sie an allen Rändern der Seite usw.
! Nach dieser Wahl werden die Linien im Feld Benutzerdefiniert als Vorschau des Umrandungsstils angezeigt. Sie können sie hierin auch ändern: Klicken Sie in der Vorschau auf die Stelle, bis die gewünschte Umrandung hinzugefügt oder entfernt wird. Den aktuellen Umrandungsstil können Sie beibehalten, indem Sie auf die Seiten der Zelle klicken, bis ein dicker Strich erscheint.
! Wenn Sie für Teile der Umrandung eine andere Formatvorlage oder eine andere Farbe wünschen, wählen Sie diese Parameter über die Felder unter Linie aus und klicken dann im Feld Benutzerdefiniert die gewünschte Stelle an. Die aktuelle Auswahl für die Umrandung ist in der Vorschau durch schwarze Dreiecke neben den Randmarkierungen gekennzeichnet.
! Unter Abstand zum Inhalt geben Sie an, wie viel Freiraum zwischen dem Rand und dem Inhalt der Seite bleiben soll. Die Optionen im unteren Bereich der Registerkarte dienen dazu, der im Feld Benutzerdefiniert markierten Auswahl einen zusätzlichen Schatten zuzuweisen. Unter Position wählen Sie den Schattenstil, der auf die ausgewählten Ränder angewendet werden soll, über Distanz geben Sie eine Schattenbreite ein, mit Farbe wählen Sie eine Farbe für den Schatten.
4.2.4
Spalten
Wenn Sie im Dokument generell mehrspaltig arbeiten wollen, legen Sie die Grundeinstellung dafür auf der Registerkarte Spalten fest (siehe Abbildung 4.5). Unabhängig davon können Sie aber bei Bedarf die Anzahl der fortlaufenden Spalten ändern.
! Legen Sie zunächst im Bereich Vorgaben die Anzahl und die Form der Spalten fest. Ihre Wahl wird rechts oben im Beispiel skizziert.
! Hinsichtlich Breite und Abstand können Sie es dann bei den durch die Programmautomatik gelieferten Vorgaben belassen oder individuelle Einstellungen vornehmen. Im zweiten Fall deaktivieren Sie zunächst die Option Automatische Breite und legen dann die Einstellungen für Breite und Abstand für die einzelnen Spalten individuell fest. Wenn Sie viele Spalten gefordert haben, können Sie über das kleine Pfeilsymbol weitere Felder anzeigen lassen.
! Die Optionen unter Trennlinie sind nur verfügbar, wenn Ihr Layout mehr als eine Spalte enthält. Legen Sie unter Art das Format der Spaltentrennlinie fest. Wenn Sie keine Trennlinie wünschen, wählen Sie Keine. Höhe bestimmt die Länge der Trennlinie in Prozent der Spaltenbereichshöhe. Wenn Sie hier einen Wert von weniger als 100% gewählt haben, können Sie unter Position eine vertikale Ausrichtung der Trennlinie angeben.
110
4.2 Seitenformatierung
Abbildung 4.5: Sie können das Dokument in Spalten darstellen
4.2.5
Kopf- und Fußzeilen
Die Positionierung von Kopf- und Fußzeilen regeln Sie über die beiden gleichnamigen Registerkarten des Dialogfelds Seitenvorlage. Die Inhalte dieser Registerkarten sind im Prinzip identisch (siehe Abbildung 4.6). Das Vorschaufeld skizziert wieder eine Vorschau der aktuellen Einstellungen.
! Zunächst müssen Sie angeben, ob Sie Kopf- und/oder Fußzeilen im Dokument anzeigen lassen wollen. Das regeln Sie über die Optionen Kopfzeile einschalten und Fußzeile einschalten. Erst nach dem Einschalten werden die restlichen Optionen verfügbar.
! Sie können anschließend festlegen, ob in geraden und ungeraden Seiten dieselbe Fußzeile eingefügt werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die aktuelle Seite auf der Seitenvorlage Standard beruht (siehe weiter hinten).
! Die beiden Optionen darunter legen die Bündigkeit der Kopf- und Fußnoten mit dem Seitenrand fest: Unter Linker Rand geben Sie an, wie groß der Abstand zwischen dem linken Seitenrand und dem linken Rand der Fußzeile sein soll. Rechter Rand bestimmt, wie groß der Abstand zwischen dem rechten Seitenrand und dem rechten Rand der Fußzeile sein soll.
! Unter Abstand regeln Sie auf der Registerkarte Kopfzeile, wie groß der Abstand zwischen dem oberen Rand des Dokuments und dem unteren Rand der Kopfzeile sein soll. Auf der Registerkarte Fußzeile wird damit festgelegt, wie groß der Abstand zwischen dem unteren Rand des Dokumenttexts und dem oberen Rand der Fußzeile sein soll.
! Wenn Sie die Option Dynamischen Abstand verwenden aktivieren, erlauben Sie den Kopfund Fußzeilen, die Angabe im Bereich Abstand zu ignorieren und den Bereich zum Dokumenttext zu nutzen.
! Über Höhe geben Sie die Höhe der Zeile ein. Höhe dynamisch anpassen legt automatisch die Höhe der Zeile so fest, dass sie dynamisch an den Inhalt angepasst wird.
111
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
! Über Zusätze können Sie eine Umrandung, eine Hintergrundfarbe oder einen anderen Hintergrund für die Zeilen festlegen.
Abbildung 4.6: Kopf- und Fußzeilen werden separat positioniert.
Wie man mit den Inhalten von Kopf- und Fußzeilen arbeitet, wird in Kapitel 5 beschrieben.
4.2.6
Fußnote
Über die Registerkarte Fußnote legen Sie die Layoutoptionen für Fußnoten fest (siehe Abbildung 4.7). Hierzu gehört auch die Trennlinie zwischen der Fußnote und dem Textkörper des Dokuments.
! Die Optionen unter Fußnotenbereich sind interessant, wenn Sie in einem Dokument mit vielen Fußnoten arbeiten: Sie können dann einerseits über Höhe maximal wie Seite erlauben, dass die gesamte Seite – wenn notwendig – mit Fußnoten gefüllt sein darf. Alternativ können Sie über Max. Höhe der Fußnote eine Maximalhöhe für den Fußnotenbereich festlegen. Geben Sie in diesem Fall die Höhe ein.
! Unter Abstand zum Textkörper geben Sie ein, wie viel Abstand zwischen dem unteren Seitenrand und der ersten Textzeile des Fußnotenbereichs gelassen werden soll.
! Über die Optionen unter Trennlinie legen Sie die Position und die Länge einer Trennlinie zwischen Textkörper und dem Fußnotenbereich fest. Wie man mit Fußnoten arbeitet, wird in Kapitel 5 beschrieben.
112
4.2 Seitenformatierung
Abbildung 4.7: Die Formatierung von Fußnoten
4.2.7
Verwaltung
Wenn Sie mit verschiedenen Seitenvorlagen innerhalb eines Dokuments arbeiten, sollten Sie die definierten Vorlagen benennen. Damit können Sie sie später auf unterschiedlichen Seiten im Dokument einsetzen und müssen sie nicht immer wieder erneut eingeben. Dazu benutzen Sie die Registerkarte Verwalten im Dialogfeld Seitenvorlage (siehe Abbildung 4.8).
Abbildung 4.8: Verwalten Sie die Seitenvorlage.
113
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
! Im Feld Name wird der Name der ausgewählten Formatvorlage angezeigt. Im Allgemeinen finden Sie hier die Einstellung Standard. Wenn Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld speichern wollen, müssen Sie durch Eingabe eines anderen Namens eine benutzerdefinierte Formatvorlage erzeugen. Die Namen der vordefinierten Formatvorlagen lassen sich nicht ändern.
! Unter Folgevorlage können Sie hier eine vorhandene Seitenvorlage auswählen, die im Dokument auf die aktuelle Formatvorlage folgen soll. Bei Seitenvorlagen wird die Folgevorlage beim Erstellen einer neuen Seite angewendet.
4.3
Absatzformatierung
Ein Absatz wird in WRITER – wie in praktisch allen Textverarbeitungsprogrammen – als der Bereich vor einer Absatzmarke definiert, die Sie durch Drücken der Taste (¢) erzeugen. Ist die Option ¶ STEUERZEICHEN im Menü ANSICHT aktiviert, wird die Absatzmarke auf dem Bildschirm durch das Zeichen ¶ angezeigt. In diesem Zeichen sind alle definierten Absatzformate enthalten. Wird das Zeichen gelöscht, gehen diese Formate verloren, der Absatz wird mit dem darauffolgenden Absatz verbunden und übernimmt seine Formateinstellungen. Wenn Sie in einem mit Absatzformaten versehenen Absatz die Taste (¢) betätigen, übernimmt der damit erstellte neue Absatz die Formatierungsmerkmale des vorherigen. Der Standardabsatz ist linksbündig ausgerichtet und zeigt weder Einzüge noch Anfangs- oder Endabstände. Der Zeilenabstand passt sich automatisch an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle in den gewünschten Absatz und rufen den Befehl ABSATZ im Menü FORMAT auf. Tipp Sie können auch mehrere Absätze markieren, die dieselben Formate aufweisen sollen, und diesen dann die gewünschten Formate in einem Arbeitsgang zuweisen. Um mehrere, nicht zusammenhängende Absätze gemeinsam zu markieren, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und markieren die einzelnen Absätze nacheinander durch einen Dreifachklick darin.
4.3.1
Einzüge und Abstände
Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände im Dialogfeld Absatz legen Sie die wesentlichen Absatzparameter fest (siehe Abbildung 4.9). Ihre Einstellungen werden im Feld rechts skizziert.
! Ein Absatz kann über Vor Text und Hinter Text mit einem rechten und/oder einem linken Einzug versehen werden. Gemessen wird von dem durch das Dokument definierten linken beziehungsweise rechten Rand. Durch Eingabe einer negativen Zahl wird ein negativer Einzug – also eigentlich ein »Auszug« – erzeugt; der Absatz ragt dann über den Rand hinaus.
114
4.3 Absatzformatierung
Abbildung 4.9: Einzüge und Abstände festlegen
! Über Erste Zeile ist ein separater Einzug einstellbar. Damit können Sie den linken Einzug so gestalten, dass sich die erste Zeile des Absatzes anders verhält als die folgenden. Gemessen wird hierbei von dem durch den linken Einzug bestimmten Nullpunkt.
! Zwischen den Absätzen können Sie einen Abstand festlegen. Dazu dienen die Einstellungen in den Feldern Über Absatz und Unter Absatz. Beispielsweise sollte der Abstand oberhalb und unterhalb einer Überschrift ausreichend groß und jeweils so gewählt sein, dass klar ist, zu welchem Bereich die Überschrift gehört. Das erübrigt das Einfügen von Leerzeilen, wenn Sie Absätze optisch voneinander absetzen wollen. Verwenden Sie zur Eingabe die Drehfelder oder tippen Sie den gewünschten Wert direkt in das Feld ein. Verbreitet ist ein Abstand von 1,5 Zeilen zur Erhöhung der Lesbarkeit – bei einer Schriftgröße von 10 Punkt mit einem Zeilenabstand von 12 Punkt also ein Abstand von 6 Punkt.
! Standardmäßig wird die Zeilenhöhe gemäß der verwendeten Schrift bestimmt; diese Einstellung kann jedoch geändert werden. Unter Zeilenabstand legen Sie den unbeschriebenen Platz zwischen Textzeilen fest, der meist als Vielfaches der Zeilenhöhe angegeben wird. Geben Sie beispielsweise 1,5 an, wenn die Linien das 1,5-Fache der normalen Zeilenhöhe auseinanderliegen sollen. Sie können hier auch mit Mindestens einen von Ihnen daneben angegebenen Wert als Mindestzeilenabstand eingeben. Im horizontalen Lineal werden die Einzüge für den Absatz angezeigt, in dem sich die Einfügemarke befindet. Mithilfe der Maus können Sie die Einzüge verändern (siehe Tabelle 4.3).
115
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Symbol
Beschreibung Rechter oder linker Einzug Erstzeileneinzug
Tabelle 4.3: Symbole für den Einzug im Lineal
Auch über die beiden Schaltflächen Einzug erhöhen und Einzug vermindern in der Symbolleiste Format können Sie den Einzug des gerade markierten Absatzes steuern. Der Einzug wird damit bei jedem Klick standardmäßig um den Betrag von 1,25 cm verändert. Das entspricht dem Standardwert für den Tabulatorenabstand, den Sie über die Registerkarte Allgemein im Bereich OpenOffe.org Writer im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS einstellen können.
4.3.2
Ausrichtung
Über die Registerkarte Ausrichtung können Sie den Absatz linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten (siehe Abbildung 4.10).
Abbildung 4.10: Die Ausrichtung festlegen
! Über die vier Optionen bestimmen Sie die Ausrichtung. Ihre Wahl wird im Beispielfeld skizziert. Wenn Sie die Option Blocksatz gewählt haben, können Sie festlegen, wie die Letzte Zeile ausgerichtet werden soll. Ist die Option Einzelnes Wort austreiben aktiviert und besteht die letzte Zeile im Absatz aus einem einzelnen Wort, so wird dieses Wort über die gesamte Absatzbreite ausgedehnt. Dafür stehen Ihnen auch vier Schaltflächen in der Symbolleiste Format zur Verfügung (siehe Tabelle 4.4).
116
4.3 Absatzformatierung
Symbol
Name und Wirkung Links – der linke Rand wird bündig abgeschlossen, rechts flattert der Rand. Rechts – der rechte Rand wird bündig abgeschlossen, links flattert der Rand. Zentriert – der Absatz wird in der Mitte ausgerichtet, beide Ränder flattern. Blocksatz – rechter und linker Rand werden bündig abgeschlossen. Die letzte Zeile flattert.
Tabelle 4.4: Vier Alternativen für die Absatzausrichtung
! Über Text-an-Text entscheiden Sie, wie Zeichen mit Über- oder Untergröße – beispielsweise Zeichen mit einer anderen Schriftgröße – relativ zum übrigen Text im Absatz ausgerichtet werden sollen.
4.3.3
Tabulatoren
Tabulatoren dienen als Haltepunkte innerhalb einer Zeile. Durch Drücken der Taste (ÿ) springt die Einfügemarke zum nächsten Tabstopp. Standardmäßig sind linksbündige Tabstopps alle 1,25 cm gesetzt. Diesen Wert können Sie über Tabulatorenabstand auf der Registerkarte Allgemein im Bereich OpenOffe.org Writer im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS einstellen. Individuell gesetzte – also von diesem Standardwert abweichende – Tabstopps können unterschiedlich ausgerichtet und mit Füllzeichen versehen werden. Um eigene Tabstopps für einen Absatz festzulegen, setzen Sie die Einfügemarke in den betreffenden Absatz und wählen dann den Befehl TABSTOPP im Untermenü zum Befehl ZEILE des Menüs FORMAT. Legen Sie anschließend im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen fest (siehe Abbildung 4.11). Diese gelten nur für den markierten Absatz. Achtung Beim manuellen Setzen eines neuen Tabstopps werden alle standardmäßig gesetzten Tabstopps links davon für diesen Absatz unwirksam. Wenn Sie sie benötigen, müssen Sie sie erneut manuell setzen.
! Wählen Sie unter Typ die Form der Ausrichtung. Ihnen stehen die Alternativen Links, Rechts, Zentriert und Dezimal zur Verfügung. Dezimal bedeutet, dass eine Zahl mit Nachkommastellen über dem Dezimalzeichen ausgerichtet wird. Dafür können Sie auch angeben, welches Dezimalzeichen Sie benutzen wollen.
! Diese Typen können einfach oder ausgepunktet benutzt werden. Im letzteren Fall werden in den nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor einem Tabstopp Füllzeichen gesetzt, deren Form Sie unten im Dialogfeld festlegen.
117
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Abbildung 4.11: Eigene Tabstopps legen Sie im entsprechenden Dialogfeld fest.
! Geben Sie im Feld Position die gewünschte Lage für den neuen Tabstopp ein. Gemessen wird vom linken Rand des Absatzes aus oder vom linken Papierrand aus. Bestätigen Sie Ihre Angaben über die Schaltfläche Neu, um den neu definierten Tabstopp zu setzen und das Dialogfeld geöffnet zu halten. Sie können dann weitere Tabstopps hinzufügen. Wenn Sie einen der definierten Stopps löschen wollen, markieren Sie ihn in der Liste Position und klicken Sie auf Löschen. Über Alle löschen löschen Sie alle selbst gesetzten Tabstoppeinstellungen. Arbeiten über das Lineal Im horizontalen Lineal werden die manuell gesetzten Tabstopps durch kleine Markierungen angezeigt (siehe Tabelle 4.5). Sie können die Tabstopps hier auch direkt setzen beziehungsweise ändern. Wenn Sie einen neuen Stopp setzen wollen, klicken Sie zuerst so oft auf das kleine Symbol ganz links im Lineal, bis der gewünschte Typ eingestellt ist. Die jeweils aktive Art der Ausrichtung wird durch ein Symbol gekennzeichnet. Sie können einen Tabstopp setzen, indem Sie im Lineal die gewünschte Stelle mit der rechten Maustaste anklicken. Symbol
Beschreibung Linksbündiger Tabstopp Zentrierter Tabstopp Rechtsbündiger Tabstopp Dezimal-Tabstopp (richtet Dezimalzahlen am Dezimalzeichen aus)
Tabelle 4.5: Tabulatorsymbole im Lineal
118
4.3 Absatzformatierung
4.3.4
Initialen
Obwohl Sie über die Registerkarte Initialen die Schrifteinstellungen ändern, zählt der Befehl technisch gesehen zu den Absatzformaten, da Sie damit den jeweils ersten Buchstaben eines Absatzes in eine spezielle Form – vergrößert – bringen. Setzen Sie vorher die Einfügemarke in den gewünschten Absatz. Wenn Sie eine Initialdarstellung wünschen, aktivieren Sie auf der Registerkarte zunächst Initialen anzeigen (siehe Abbildung 4.12).
! Wenn Sie Ganzes Wort aktivieren, wird das erste Wort im Absatz als Initiale behandelt, anderenfalls die Buchstaben des ersten Wortes im Absatz. In diesem Fall können Sie angeben, wie viele Buchstaben Sie wünschen.
! Unabhängig davon können Sie über das Feld Zeile angeben, wie groß die Initiale gestaltet werden soll. Die Angabe erfolgt – natürlich – in Zeilen. Sie können auch den Abstand zum nachfolgenden Text einstellen.
! Die Voreinstellung im Feld Initialentext wird vom Programm durch den Text im Absatz geregelt. Sie können ihn aber in Sonderfällen hier auch selbst eingeben.
! Über Zeichenvorlage wählen Sie die Formatvorlage aus, die Sie für die Initialen verwenden möchten. Um die Formatvorlage des aktuellen Absatzes zu verwenden, wählen Sie [Keine].
Abbildung 4.12: Initialen vergrößern den ersten Buchstaben oder das erste Wort.
4.3.5
Umrandung und Hintergrund
Sie können einzelne Absätze auch mit einem Rahmen oder einer Schattierung ausstatten. Dazu verwenden Sie die Registerkarten Umrandung und Hintergrund im Dialogfeld Absatz. Die Optionen darin entsprechen denen auf den gleichnamigen Registerkarten im Dialogfeld zum Befehl Seiteneinstellungen (siehe weiter vorne).
119
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
4.3.6
Nummerierung und Aufzählungszeichen
In WRITER können Sie Text mit Symbolen, Nummern oder Gliederungen organisieren. Symbole kennzeichnen die unterschiedlichen Elemente in einer Liste oder heben ausgewählte Absätze hervor. Sie können damit Listenelemente markieren, die keine festgelegte Reihenfolge haben. Nummerierte Listen und Gliederungen erleichtern Ihnen die Organisation und die Anzeige von Daten und zeigen die Beziehungen zwischen unterschiedlichen Ideen. Symbolgegliederte Listen, nummerierte Listen und Gliederungen können mehrere Nummerierungsebenen aufweisen. Beispielsweise können Sie Elemente der ersten Ebene mit 1, 2, 3 nummerieren und Elemente der zweiten Ebene mit a, b, c. Sie können auch Gliederungsformate wie 1, a, i oder 1, 1.1. oder 1.1.1 verwenden. Markieren Sie dazu den oder die gewünschten Absätze und wählen Sie den Befehl NUMMERIEAUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT.
RUNG UND
Aufzählungslisten Auf der Registerkarte Bullets können Sie die gewünschte Form eines grafischen Aufzählungszeichens festlegen, indem Sie eine der angebotenen Varianten markieren (siehe Abbildung 4.13 links). Zusätzliche und farbige Aufzählungselemente finden Sie im Register Grafiken (siehe Abbildung 4.13 rechts).
Abbildung 4.13: Legen Sie die Form des Aufzählungszeichens fest.
120
4.3 Absatzformatierung
Nummerierte Liste Eine nummerierte Liste besteht aus aufeinanderfolgenden Absätzen, die mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen sind. Beim Löschen, Einfügen oder Umstellen von Absätzen in dieser Folge wird die Nummerierung automatisch angepasst. Benutzen Sie zur Wahl des Formats die Registerkarte Nummerierungsart im Dialogfeld Symbole und Nummerierung (siehe Abbildung 4.14 links). Hier haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Nummerierungsarten. Nach dem Bestätigen werden die Absätze in der gewählten Form formatiert. Durch Wählen der Option Entfernen können Sie eine vorher eingestellte Nummerierung wieder abschalten. Gliederung Eine Gliederung bringt zusätzliche Dimensionen in die Aufzählung ein. Sie erzeugt Formate für hierarchisch aufgebaute Listen. StarOffice unterstützt bis zu neun Gliederungsebenen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Gliederung und wählen Sie die gewünschte Form aus (siehe Abbildung 4.14 rechts). Die gewünschte Ebene eines Absatzes können Sie über die Symbolleiste Nummerierung und Aufzählungszeichen einstellen (siehe unten).
Abbildung 4.14: Absätze können nummeriert werden.
Die Symbolleiste Nummerierung und Aufzählungszeichen Zum Arbeiten mit derartigen Formaten bringen Sie am besten die Symbolleiste Nummerierung und Aufzählungszeichen auf den Bildschirm. Wählen Sie dazu den gleichnamigen Befehl aus dem Untermenü SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT (siehe Abbildung 4.15 und Tabelle 4.6).
121
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Abbildung 4.15: Die Symbolleiste Nummerierung und Aufzählungszeichen Symbol
Name und Wirkung Aufzählungsliste an/aus – versieht die ausgewählten Absätze mit Aufzählungspunkten oder entfernt diese.
Nummerierung an/aus – versieht die ausgewählten Absätze mit einer Nummerierung oder entfernt diese.
Nummerierung aus – schaltet die Nummerierung bzw. die Aufzählungszeichen für den aktuellen Absatz oder die ausgewählten Absätze aus.
Eine Ebene hoch – verschiebt den ausgewählten Absatz in der Nummerierungs- oder Aufzählungshierarchie um eine Ebene nach oben.
Eine Ebene nach unten – verschiebt den ausgewählten Absatz in der Nummerierungsoder Aufzählungshierarchie um eine Ebene nach unten. Mit Unterpunkten hoch – stuft die Absätze zusammen mit allen untergeordneten Absätzen eine Nummerierungsstufe höher. Mit Unterpunkten hinunter – dieses Symbol stuft die Absätze zusammen mit allen untergeordneten Absätzen eine Nummerierungsstufe hinunter.
Eintrag ohne Nummer einfügen – fügt einen nicht nummerierten Absatz ein. Die bestehende Nummerierung wird hierdurch nicht beeinflusst. Nach oben schieben – schiebt den ausgewählten Absatz über den vorigen Absatz. Nach unten schieben – schiebt den ausgewählten Absatz unter den nachfolgenden Absatz.
Mit Unterpunkten nach oben schieben – verschiebt einen Absatz mit Unterabsätzen an die Position oberhalb des vorhergehenden Absatzes. Mit Unterpunkten nach unten schieben – verschiebt einen Absatz mit allen Unterabsätzen an die Position unterhalb des darauffolgenden Absatzes. Nummerierung neu beginnen – beginnt die Textnummerierung an der markierten Stelle neu.
Nummerierung und Aufzählungszeichen – zeigt das gleichnamige Dialogfeld an.
Tabelle 4.6: Die Schaltflächen der Symbolleiste Nummerierung und Aufzählungszeichen
122
4.3 Absatzformatierung
Formate anpassen Um die speziellen Abstände eines der eben angesprochenen Formate für Nummerierung und Aufzählungszeichen zu verändern, wählen Sie die Registerkarte Position im Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen (siehe Abbildung 4.16). Nehmen Sie darin die Einstellungen vor.
Abbildung 4.16: Listenformate können individuell angepasst werden.
Wählen Sie zunächst die Ebene(n), für die Sie Formatierungsoptionen festlegen möchten. Die ausgewählte Ebene ist dann markiert.
! Unter Nummerierung wird gefolgt von geben Sie an, welches Element dem Zeichen folgen soll. Die Standardeinstellung Tabulator ist hier wohl am sinnvollsten. Bei dieser Einstellung können Sie im Feld darunter auch die Position des Stopps festlegen.
! Die Ausrichtung der Nummerierung legt die Ausrichtung der Nummerierungszeichen in der Aufzählung fest. Sie dient nicht zur Einstellung der Absatzausrichtung. Auf der Registerkarte Optionen legen Sie die Formatierungsoptionen für Nummerierungen oder Aufzählungen fest (siehe Abbildung 4.17). Wenn Sie möchten, können Sie den einzelnen Ebenen in der Listenhierarchie unterschiedliche Formatierungen zuweisen. Wählen Sie wieder zuerst unter Ebene die Ebenen, für die Sie Formatierungsoptionen festlegen möchten. Die ausgewählte Ebene ist in dieser Vorschau hervorgehoben. Legen Sie dann die Formate in den Feldern in der Mitte der Registerkarte fest:
123
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Abbildung 4.17: Die Optionen zur Nummerierung
! Unter Nummerierung geben Sie die gewünschte Nummerierungsart für die ausgewählten Ebenen an. Sie haben hier die Wahl zwischen arabischen Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben, großen und kleinen römischen Ziffern und einer alphabetischen Nummerierung mit Groß- oder Kleinbuchstaben. Au0erdem können Sie mit Bullet oder Grafik am Zeilenanfang ein Aufzählungszeichen einfügen. Mit Keine wird kein Nummerierungsstil angewendet.
! Über Davor und Dahinter können Sie ein Zeichen oder einen Text eingeben, der vor und nach den Nummern in der Liste angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise einen Punkt und eine anschließende Klammer im Anschluss an eine Ziffer wünschen, geben Sie diese im Feld Dahinter ein.
! Unter Zeichenvorlage können Sie eine Formatvorlage für die Nummerierungsliste angeben (siehe weiter unten).
! Vollständig beschreibt, wie viele vorige Ebenen in der Nummerierung berücksichtigt werden sollen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Nummerierungen wie A.1 erzeugen. Beginn bei gibt eine neue Anfangsnummer für die aktuelle Ebene an. Wenn Sie das zusätzliche Optionskästchen Fortlaufende Nummerierung unter Alle Ebenen aktivieren, wirken die eingestellten Nummerierungsoptionen auf alle Ebenen der Struktur.
4.4
Zeichenformatierung
Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.), die Position (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und einige weitere Effekte festlegen. Gehen Sie mit Zeichenformaten sparsam um, da zu viele Zeichenformate das Dokument unübersichtlich und unruhig erscheinen lassen.
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4.4 Zeichenformatierung
Um die Parameter für die Schrift festzulegen, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Bereich und wählen dann ZEICHEN im Menü FORMAT. Im Unterschied zur Absatzformatierung müssen Sie vor der Vergabe eines Zeichenformats den zu formatierenden Textbereich markieren. Zum Formatieren eines einzelnen Worts reicht es aber aus, die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Wort zu positionieren. Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Format einstellen. Beachten Sie, dass Sie diese Schaltflächen auch gemeinsam einsetzen können: Beispielsweise können Sie eine fette, kursive und unterstrichene Darstellung erreichen. Außerdem stehen hierfür Tastenkürzel zur Verfügung. Hinweise dazu finden Sie in der Hilfe.
4.4.1
Schrift
Auf der Registerkarte Schrift wählen Sie Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad (siehe Abbildung 4.18). Geben Sie unter Schriftart den Namen einer installierten Schrift ein oder wählen Sie eine der in der Liste aufgeführten Schriften. Über das Listenfeld Schriftgrad legen Sie die Größe der Schrift fest. Schriftgrößen werden in Punkt gemessen. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Eine Serifenschrift zwischen 8 und 10 Punkt ist gut lesbar. Bei Dokumenten, die mit normalem Abstand zwischen Augen und Papier gelesen werden, sollte die Grundschrift einen Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt aufweisen. Diese Einstellungen können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste Format vornehmen.
Abbildung 4.18: Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise abgewandelt werden.
125
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Unter Sprache geben Sie an, welche Sprache bei der Rechtschreibprüfung im ausgewählten Text oder während der Eingabe verwendet werden soll. Die verfügbaren Sprachmodule sind durch ein Häkchen gekennzeichnet. Die Rechtschreibprüfung für die gewählte Sprache arbeitet nur, wenn Sie das entsprechende Sprachmodul installiert haben.
4.4.2
Schrifteffekt
Auf der Registerkarte Schrifteffekt geben Sie die zusätzlich gewünschten Schrifteffekte an (siehe Abbildung 4.19).
Abbildung 4.19: Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise abgewandelt werden.
! Unter Unterstreichung wählen Sie die anzuwendende Unterstreichungsart. Wenn Sie hier eine andere Option als (Ohne) eingestellt haben, können Sie über Farbe eine Farbe für die Unterstreichung angeben.
! Unter Auszeichnungen stehen mehrere Auszeichnungseffekte zur Verfügung: Mit Versalien werden die ausgewählten Kleinbuchstaben als Großbuchstaben dargestellt. Gemeine stellt die ausgewählten Großbuchstaben als Kleinbuchstaben dar. Titelschrift bewirkt, dass die Anfangsbuchstaben aller ausgewählten Wörter als Großbuchstaben dargestellt werden. Kapitälchen zeigt die ausgewählten Kleinbuchstaben als verkleinerte Großbuchstaben an.
! Damit nur Einzelwörter unterstrichen werden, aktivieren Sie die Option Wortweise. Leerzeichen werden ignoriert.
! Über Durchstreichung wählen Sie eine Durchstreichungsart für den ausgewählten Text. Falls Sie Ihr Dokument als Microsoft-Word-Datei speichern, werden alle Durchstreichungen in Einzellinien konvertiert.
! Mit Relief wählen Sie den Reliefeffekt, der auf den ausgewählten Text angewendet werden soll. Mit Erhaben wirken die Zeichen, als wären sie aus der Seite hervorgehoben. Mit Vertieft erzielen Sie die Wirkung in die Seite eingeprägter Zeichen.
126
4.4 Zeichenformatierung
! Über die Optionsfelder darunter können Sie zusätzliche Effekte einstellen: Kontur zeigt eine Kontur der ausgewählten Zeichen an. Dieser Effekt lässt sich nicht auf jede Schrift anwenden. Schatten verleiht den ausgewählten Zeichen einen nach rechts unten fallenden Schatten. Blinkend lässt die ausgewählten Zeichen blinken. Die Blinkgeschwindigkeit kann dabei nicht beeinflusst werden. Versteckt blendet die ausgewählten Zeichen aus. Wenn verborgener Text angezeigt werden soll, müssen Sie im Menü ANSICHT die Option STEUERZEICHEN EIN/ AUS aktivieren.
! Schriftfarbe legt die Farbe für den ausgewählten Text fest. Wenn Sie Automatisch wählen, wird die Textfarbe bei hellen Hintergründen auf Schwarz, bei dunklen Hintergründen auf Weiß eingestellt. Zum Einstellen der Farbe können Sie auch die Schaltfläche Zeichenfarbe in der Symbolleiste Format einsetzen. Zum Ändern der Textfarbe markieren Sie zunächst den Text, dessen Farbe geändert werden soll. Klicken Sie dann auf Zeichenfarbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Wenn Sie vor dem Markieren von Text auf das Symbol Zeichenfarbe klicken, erscheint der Cursor in Form eines kleinen Farbeimers. Zum Ändern der Textfarbe markieren Sie den gewünschten Text damit. Zum Einstellen einer anderen Farbe klicken Sie zuerst auf den Pfeil neben dem Symbol Schriftfarbe und wählen dann die gewünschte Farbe aus. Zum Beenden des Farbeimermodus klicken Sie einmal oder drücken die (Esc)-Taste.
4.4.3
Position
Auf der Registerkarte Position können Sie Position, Skalierung, Rotation und Laufweite der Zeichen einstellen (siehe Abbildung 4.20).
Abbildung 4.20: Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise abgewandelt werden.
127
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
! Über Position legen Sie die Optionen für hoch- oder tiefgestellte Zeichen fest. Hoch und Tief verringern gleichzeitig die Schriftgröße der ausgewählten Zeichen. Wenn Automatisch aktiviert ist, wird der Wert, um den der Text hoch- oder tiefgestellt wird, automatisch festgelegt. Anderenfalls können Sie im Feld Hoch/Tief um angeben, um wie viel Prozent der ausgewählte Text in Bezug auf die Grundlinie hoch- oder tiefgestellt werden soll. 100 % entspricht der Schrifthöhe. Über Schriftgröße rel. geben Sie an, um wie viel Prozent die Schriftgröße des ausgewählten Texts verringert werden soll.
! Unter der Überschrift Rotation / Skalierung können Sie die Rotations- und Skalierungsoptionen für den Text festlegen: Standardmäßig wird der Text nicht gedreht. Über 90 Grad und 270 Grad können Sie den Text nach links oder rechts drehen lassen. Haben Sie eine dieser Optionen eingestellt, können Sie mit An Zeile anpassen die ausgewählten Zeichen in die Länge ziehen oder zusammendrücken und in die Zeile einpassen. Über Breite skalieren können Sie angeben, um wie viel Prozent die Schriftbreite des ausgewählten Texts vergrößert oder verringert werden soll.
! Die Optionen unter Laufweite dienen dazu, den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen festzulegen: Über das Feld Laufweite bestimmen Sie den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen. Die Option Gesperrt vergrößert den Abstand zwischen den Zeichen, Schmal verringert den Abstand zwischen den Zeichen. Für eine gesperrte oder schmale Laufweite können Sie dann im Feld um den gewünschten Abstand auswählen. Wenn Sie Paarweises Kerning aktivieren, wird bei bestimmten Buchstabenkombinationen der Zeichenabstand automatisch gesetzt. Das Kerning ist nur für bestimmte Schriftarten verfügbar und muss auch vom jeweiligen Drucker unterstützt werden.
4.5
Rahmen
Texte und andere Elemente können auch in Rahmen gesetzt und dann an beliebigen Stellen im Dokument platziert werden. Dazu benutzen Sie eine Textbox. Eine Textbox ist nicht an die durch die Absatzmarken bestimmte Position gebunden, sondern kann frei im Dokument bewegt werden. Verwenden Sie eine solche Textbox, wenn Sie mehrere Textblöcke auf einer Seite anordnen oder bestimmten Text anders ausrichten möchten als den restlichen Text im Dokument. Dieses Werkzeug ist auch dienlich, wenn Sie Texte drehen oder kippen wollen. Zum Erstellen setzen Sie die Schreibmarke an eine beliebige Stelle der gewünschten Seite und wählen den Befehl RAHMEN im Menü EINFÜGEN. Es meldet sich das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie die Eigenschaften des Rahmens festlegen können. Nach der Bestätigung wird automatisch ein Rahmen erstellt.
4.5.1
Typ
Auf der Registerkarte Typ können Sie die Größe, die Position und die Verankerung des Rahmens festlegen (siehe Abbildung 4.21). Das Vorschaufeld oben rechts zeigt die Wirkung Ihrer Einstellungen: Das grüne Rechteck stellt das ausgewählte Objekt dar, das rote Rechteck den Bezugspunkt für die Ausrichtung. Wenn Sie das Objekt als Zeichen verankern, wird das Bezugsrechteck zu einer roten Linie.
128
4.5 Rahmen
Abbildung 4.21: Stellen Sie den Typ des Rahmens ein.
! Unter der Überschrift Größe regeln Sie diese über Breite und Höhe. Einerseits können Sie diese Maße direkt als absolutes Maß angeben. Die Option Relativ errechnet die Maße des Rahmens als Prozentsatz vom Druckbereich. Wenn Sie beispielsweise Relativ unter Breite aktivieren und dann 50% eingeben, wird ein Rahmen erstellt, der halb so breit ist wie die zu bedruckende Seitenbreite. Wenn Sie die Option Automatisch oder autom. Größe aktivieren, wird die Höhe oder Breite eines Rahmens automatisch an seine Inhalte angepasst. Abgleich sorgt dafür, dass das Verhältnis von Höhe und Breite beibehalten wird, wenn Sie entweder die Breite oder die Höhe ändern.
! Über die Optionen unter Verankerung legen Sie fest, wo der Rahmen festgemacht werden soll, wenn Sie im Dokument Änderungen durchführen, die die Position des Rahmens betreffen – wenn Sie beispielsweise vor dem Rahmen neue Absätze einfügen: Mit An der Seite bleibt der Rahmen an der auf der Seite festgelegten Position. Am Absatz verankert die Auswahl am aktuellen Absatz, er wird also nach unten verschoben, wenn Sie weitere Absätze davor einfügen. Am Zeichen verankert die Auswahl an einem Zeichen. Als Zeichen verankert die Auswahl als Zeichen. Die Höhe der aktuellen Zeile wird der Höhe der Auswahl angeglichen.
! Über Position geben Sie die Position des ausgewählten Objekts auf der aktuellen Seite an. Unter Horizontal wählen Sie eine Option für die horizontale Ausrichtung des Objekts aus. (Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Als Zeichen als Verankerung wählen.) Wenn Sie Von Links einstellen, können Sie im Feld um einen Abstand eingeben, der zwischen dem linken Rand des Rahmens und dem im Feld zu ausgewählten Bezugspunkt gelassen werden soll. Auf geraden Seiten spiegeln sorgt dafür, dass die aktuellen Einstellungen für die horizontale Ausrichtung auf geraden Seiten gespiegelt werden: Wird beispielsweise der Rahmen auf einer ungeraden Seite rechts angezeigt, erscheint er dann auf der nachfolgenden geraden Seite links. Unter Vertikal wählen Sie mit ähnlichen Methoden eine Option für die senkrechte Ausrichtung des Rahmens aus. Die Option Textfluss folgen hält den Rahmen inner-
129
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
halb der Grenzen des Texts, mit dem der Rahmen verankert ist. Wenn Sie den Rahmen später an einer beliebigen Stelle im Dokument platzieren möchten, darf diese Option nicht ausgewählt sein.
4.5.2
Umlaufender Text
Die Registerkarte Umlauf regelt, wie der sonstige Text im Dokument um den Rahmen laufen soll (siehe Abbildung 4.22). Unter Vorgaben finden Sie mehrere Schaltflächen, deren Symbole den Verlauf skizzieren.
Abbildung 4.22: Geben Sie an, wie der Text um den Rahmen laufen soll.
Über Abstände können Sie die Entfernungen zwischen Rahmen und umlaufendem Text einstellen. Außerdem finden Sie unten rechts einige zusätzliche Optionen. Was hier angezeigt wird, hängt mit von der unter Vorgaben gewählten Einstellung ab.
4.5.3
Zusätze
Die Registerkarte Zusätze liefert zusätzliche Optionen für den Rahmen (siehe Abbildung 4.23).
! Sie können dem Rahmen einen Namen geben, damit Sie ihn später in umfangreichen Dokumenten über den Navigator leichter wiederfinden.
! Über Vorgänger und Nachfolger verketten Sie mehrere Rahmen miteinander. Eine solche Verkettung sorgt beispielsweise dafür, dass ein in den ersten Rahmen eingegebener Text in den zweiten überläuft, wenn der Platz im ersten nicht ausreicht. Zum Hinzufügen oder Ändern der Verkettung wählen Sie einen Namen aus der Liste. Wenn Sie Rahmen verketten, müssen der aktuelle Rahmen und der Zielrahmen leer sein.
130
4.5 Rahmen
Abbildung 4.23: Zusätzliche Optionen finden Sie im Register Zusätze.
! Unter Schützen legen Sie die Schutzoptionen für den Rahmen fest: Inhalt schützt den Inhalt des Rahmens, der Inhalt kann jedoch kopiert werden. Schalten Sie diese Option erst ein, nachdem Sie den Inhalt eingegeben haben, Position und Größe verhindern ein späteres Ändern dieser Einstellungen im Dokument.
! Auch im Bereich Eigenschaften finden Sie Optionen, die den Rahmen vor ungewollten Veränderungen bewahren. Editierbar in schreibgeschütztem Dokument erlaubt das Bearbeiten des Inhalts eines Rahmens auch dann, wenn das Dokument schreibgeschützt ist. Drucken druckt den Rahmen mit aus, wenn das Dokument gedruckt wird.
! Wichtig ist auch der Textfluss. Hier legen Sie die Schreibrichtung innerhalb des Rahmens fest. Bei Wahl von Einstellung des übergeordneten Objektes verwenden wird die Standardschreibrichtung der Seite verwendet. Rahmen können außerdem mit einer Umrandung und einem Hintergrund versehen werden. Außerdem können Sie den Inhalt des Rahmens in Spalten anordnen. Die Optionen auf diesen Registerkarten entsprechen denen, die Sie vom Dialogfeld zum Befehl SEITENEINSTELLUNGEN her kennen.
4.5.4
Rahmen bearbeiten
Nach einer Bestätigung im Dialogfeld Rahmen wird automatisch ein Rahmen im Dokument erstellt (siehe Abbildung 4.24). Sie können darin direkt einen Text oder andere Objekte eingeben.
131
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Abbildung 4.24: Die Befehle zum Bearbeiten sind im Kontextmenü zusammengefasst.
! Die Befehle zum Bearbeiten des Rahmens sind im Kontextmenü zum Rahmen zusammengefasst. Sie können dafür aber auch das Dialogfeld Rahmen wieder anzeigen lassen, indem Sie auf den Rahmen doppelklicken.
! Wenn der Rahmen nicht entsprechend geschützt ist, können Sie Position und Größe des Rahmens im Dokument direkt über die Maus ändern. Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger auf den Rahmen, so dass er sich in einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann den Rahmen an die gewünschte Position. Die Höhe und Breite des Rahmens können Sie über die Größenziehpunkte ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eines der kleinen grünen Rechtecke und verschieben Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Benutzen Sie die Punkte an den Ecken, wenn Sie gleichzeitig Höhe und Breite ändern wollen. Diese können Sie auch diagonal verschieben. Die Punkte in der Mitte lassen nur waagerechtes oder senkrechtes Verschieben zu. Wenn Sie einen Rahmen markiert haben, wird die Symbolleiste Format durch die Symbolleiste Rahmen ausgetauscht, über deren Schaltflächen Sie schnell die wesentlichsten Änderungen am Rahmen durchführen können (siehe Tabelle 4.7). Symbol
Name und Wirkung Vorlage anwenden – ermöglicht die Anwendung einer Formatvorlage auf den aktuellen Absatz, ausgewählte Absätze oder das ausgewählte Objekt. Umlauf aus – stellt das Objekt auf eine eigene Zeile im Dokument. Der Text im Dokument erscheint über und unter dem Objekt, nicht jedoch zu seinen Seiten.
Seitenumlauf – lässt den Text auf allen vier Seiten um den Grenzrahmen des Objekts laufen.
Durchlauf – stellt den Rahmen vor den Text. Der entsprechende Teil des Textes wird verdeckt.
Oben – richtet die ausgewählten Objekte an deren Oberkanten aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird die obere Objektkante am oberen Seitenrand ausgerichtet.
Mitte – richtet die ausgewählten Objekte auf einer vertikalen Linie mittig aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird dessen Mittelpunkt vertikal auf der Seite zentriert.
Unten – richtet die ausgewählten Objekte unten aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird der untere Objektrand am unteren Seitenrand ausgerichtet.
132
4.6 Formatvorlagen
Symbol
Name und Wirkung Umrandung – öffnet eine Liste, über die Sie die Form der Umrandung ändern können. Linienstil – Öffnet eine Liste, in der Sie alternative Stile für die Objektumrandung finden. Rahmenlinienfarbe – öffnet die Abreißleiste Umrandungsfarbe, die zum Ändern der Farbe einer Objektumrandung dient. Hintergrundfarbe – öffnet eine Palette für die Hintergrundfarbe des Rahmens. Rahmen Eigenschaften – zeigt das Dialogfeld Rahmen an, über das Sie weitere Eigenschaften festlegen oder ändern können. Ganz nach vorn – verschiebt das ausgewählte Objekt an die oberste Stelle in der Stapelreihenfolge. Es befindet sich dann vor allen anderen Objekten. Ganz nach hinten – verschiebt das ausgewählte Objekt an die unterste Stelle in der Stapelreihenfolge. Es befindet sich dann hinter den anderen Objekten. Verankerung wechseln – dient zum Umschalten zwischen den Verankerungsoptionen. Verketten – verknüpft den ausgewählten Rahmen mit dem folgenden Rahmen. Der Text fließt automatisch von einem Rahmen in den nächsten. Verkettung lösen – hebt die Verkettung zweier Rahmen auf. Es kann nur die Verknüpfung vom ausgewählten zum Zielrahmen aufgehoben werden.
Tabelle 4.7: Die Symbolleiste Rahmen erlaubt eine schnelle Änderung der Eigenschaften.
4.6
Formatvorlagen
Mit Formatvorlagen als Grundlage können Sie mehrere oder alle Ihre Dokumente einheitlich gestalten. Eine Formatvorlage ist eine Definition für die Darstellung von Absätzen und Zeichen. Nach dem Zuweisen einer solchen Definition zu einem Absatz oder einem Bereich wird dieses Textelement mit den in der Vorlage festgelegten Parametern angezeigt. Beispielsweise können Sie in der Vorlage ein Format mit dem Namen Überschrift 2 definieren und diesem Element Absatz- und Zeichencharakteristika zuweisen. Diese Formatvorlage können Sie in einem oder mehreren Dokumenten benutzen und der zweiten Überschriftenebene zuweisen. Auf diese Weise erhalten alle Ebenen im Dokument – oder sogar in verschiedenen Dokumenten – dasselbe Aussehen. Wenn Sie das Format dieser Überschriftenebene später für das Dokument – oder alle Dokumente – ändern wollen, brauchen Sie diese Änderung nur in der Formatvorlage durchzuführen. Alle mit dieser Vorlage verbundenen Bereiche ändern ihr Format dann automatisch. Wichtig zu wissen ist, dass eine Formatvorlage – zusammen mit AutoTexten, Makros, benutzerdefinierten Menüs, Symbolleisten und Tastaturkürzeln – ein Teil einer Dokumentvorlage ist.
133
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
4.6.1
Formatvorlage zuweisen Um einem Absatz oder einer Zeichenfolge eine der vorhandenen Formatvorlagen zuzuweisen, öffnen Sie das Listenfeld zur Schaltfläche Formatvorlagen in der Symbolleiste Format und wählen darin die gewünschte Vorlage – beispielsweise Überschrift 1. Diese wird dann dem markierten Element zugewiesen.
In dieser Liste werden zunächst nur die wichtigsten bzw. die schon im Dokument verwendeten Vorlagen angezeigt. Den Zugriff auf sonstige verfügbare Formatvorlagen erhalten Sie nach Wahl von Weitere in dieser Liste. Damit öffnen Sie ein verankerbares Dialogfeld, in dem alle Vorlagen aufgelistet sind (siehe Abbildung 4.25). Dieses Dialogfeld können Sie auch über den Befehl FORMATVORLAGEN im Menü FORMAT oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Formatvorlagen in der Symbolleiste Format auf den Bildschirm bringen.
Abbildung 4.25: Formatvorlagen lassen sich über die Symbolleiste Format zuweisen.
Beachten Sie, dass in diesem Dialogfeld immer nur eine bestimmte Gruppe von Vorlagen angezeigt wird. Welche das ist, können Sie über eine Reihe von Schaltflächen im Dialogfeld regeln (siehe Tabelle 4.8). Symbol
Name und Wirkung Absatzvorlagen – mit Absatzvorlagen können Sie Absätze formatieren, was auch die verwendete Schriftart und -größe einschließt. Ebenso können Sie die Absatzvorlage wählen, die auf den folgenden Absatz angewendet wird. Zeichenvorlagen – mit Zeichenvorlagen formatieren Sie einzelne Zeichen oder auch ganze Wörter und Sätze. Falls gewünscht, können Sie Zeichenvorlagen auch verschachteln.
134
4.6 Formatvorlagen
Symbol
Name und Wirkung Rahmenvorlagen – mit Rahmenvorlagen formatieren Sie Text- und Grafikrahmen. Seitenvorlagen – verwenden Sie Seitenvorlagen, um die Struktur des Dokuments zu verwalten und es mit Seitenzahlen zu versehen. Ebenso können Sie die Seitenvorlage festlegen, die für die erste Seite nach einem Seitenumbruch verwendet werden soll.
Listenformatvorlagen – verwenden Sie Listenformatvorlagen, um nummerierte Listen oder Listen mit Aufzählungszeichen zu formatieren.
Gießkannenmodus – ein Klick gibt dem Mauszeiger die Form eines kleinen Kännchens. Sie können dann damit Text überstreichen, um ihm das Format der gewählten Vorlage zuzuweisen. Neue Vorlage … – erstellt auf Grundlage der gerade markierten Vorlage eine neue.
Tabelle 4.8: Die Schaltflächen erleichtern das Arbeiten mit Formatvorlagen.
Über das aufklappbare Listenfeld am unteren Rand des Fensters können Sie wählen, welche Vorlagenkategorien angezeigt werden sollen (siehe Tabelle 4.9). Kategorie
Bedeutung
Automatisch
Anzeige der zum aktuellen Kontext passenden Vorlagen
Alle Vorlagen
Zeigt alle Vorlagen des aktuellen Vorlagentyps.
Verwendete Vorlagen
Zeigt die Vorlagen (aus der ausgewählten Kategorie) an, die im aktuellen Dokument verwendet werden. Diese sind auch über die Objektleiste verfügbar.
Benutzervorlagen
Zeigt die vom Benutzer definierten Vorlagen des aktuellen Vorlagentyps.
Textvorlagen
Zeigt die Formatvorlagen für Text an.
Kapitelvorlagen
Zeigt die Formatvorlagen für Überschriften an.
Listenvorlagen
Zeigt die Formatvorlagen für nummerierte Listen oder Listen mit Aufzählungszeichen an.
Verzeichnisvorlagen
Zeigt die Formatvorlagen für Verzeichnisse an.
Vorlagen Sonderbereiche
Zeigt die Formatvorlagen für Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und Endnoten, Tabellen und Beschriftungstext an.
HTML-Vorlagen
Zeigt die Vorlagen für HTML-Dokumente.
Bedingte Vorlagen
Zeigt die von Ihnen definierten bedingten Vorlagen.
Hierarchisch
Zeigt die Vorlagen der ausgewählten Kategorie in einer hierarchischen Liste an. Um die Vorlagen einer Unterebene anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Namen der betreffenden Unterebene.
Tabelle 4.9: Wählen Sie die zu benutzenden Formatvorlagen aus. 135
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Bei der Definition und Zuweisung von Formatvorlagen gilt dasselbe Markierungsprinzip wie bei der direkten Formatierung von Zeichen und Absätzen: Im Fall von Absatzformatvorlagen muss sich die Einfügemarke lediglich im entsprechenden Absatz befinden, bei Zeichenformatvorlagen müssen alle zu formatierenden Zeichen markiert sein. Die einem Textelement zugewiesene Formatvorlage wird im Feld Formatvorlage in der Symbolleiste Format angezeigt, wenn das Element markiert ist. Beachten Sie, dass bei einem markierten Bereich, der mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurde, in der Regel dieses Zeichenformat im Feld Formatvorlage angezeigt wird und nicht das auch vergebene Absatzformat. Absatzformatvorlagen werden immer dann angezeigt, wenn der Absatz insgesamt markiert oder wenn der markierte Bereich nicht vollständig mit einer Zeichenformatvorlage versehen wurde.
4.6.2
Formatvorlage definieren oder bearbeiten
WRITER verfügt über eine Reihe von integrierten Formatvorlagen, die Sie direkt verwenden oder aber zunächst überarbeiten können. Es ist aber auch möglich, eigene Formatvorlagen zu erstellen. Neue Formatvorlage Um den Aufwand beim Erstellen neuer Vorlagen möglichst gering zu halten, baut man neue Formatvorlagen auf Basis einer bereits bestehenden Vorlage auf. Die neue Vorlage übernimmt dabei zunächst die Einstellungen der vorhandenen. Zusätzliche oder geänderte Eigenschaften müssen Sie anschließend festlegen. Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnen Sie das Dialogfeld Formatvorlagen und markieren eine Formatvorlage, auf der die neue Vorlage aufbauen soll. Wählen Sie dann Neu aus dem Kontextmenü dazu. Ein Dialogfeld wird angezeigt, das – je nach Typ der markierten Vorlage – den Namen Absatzvorlage, Zeichenvorlage, Rahmenvorlage usw. trägt (siehe Abbildung 4.26). Beginnen Sie die Definition über die Registerkarte Verwalten.
! Benennen Sie die neue Formatvorlage über das Feld Name. Benutzen Sie hierfür eine aussagekräftige Bezeichnung – beispielsweise Absatz zentriert oder Einzug links 1cm. Über Beschreibung können Sie einen erklärenden Text eingeben, der später im Dialogfeld Formatvorlagen angezeigt wird.
! Bei Absatzvorlagen wählen Sie im Feld Folgevorlage die Vorlage, die automatisch benutzt werden soll, wenn Sie einen Absatz mit dieser Vorlage durch Drücken von (¢) abschließen. Üblicherweise wird man hier entweder dieselbe Vorlage verwenden oder zur Vorlage Standard zurückkehren. Beispielsweise sollte nach einer Überschriftformatvorlage im Allgemeinen automatisch ein Absatz für den Fließtext folgen, der meist mit der Vorlage Standard formatiert ist.
! Im Feld Verknüpft mit geben Sie an, auf welcher bereits vorhandenen Vorlage die neue aufbauen soll. Als Voreinstellung wird hier die anfangs markierte Formatvorlage angezeigt.
! Im Feld Bereich geben Sie den Typ der aktuellen Formatvorlage an. Zum Bearbeiten oder Erstellen einer neuen Formatvorlage wählen Sie den Eintrag Benutzervorlagen. Die Kategorien der vordefinierten Formatvorlagen lassen sich übrigens nicht ändern.
! Mit Autom. aktualisieren wird bewirkt, dass die Formatvorlagen automatisch neu definiert werden, wenn Sie einen Absatz mit dieser Formatvorlage direkt formatieren. Word aktualisiert dann alle Absätze im aktiven Dokument, die mit dieser Formatvorlage versehen sind.
136
4.6 Formatvorlagen
Abbildung 4.26: Sie können eigene Formatvorlagen erstellen.
Über die restlichen Register des Dialogfelds legen Sie die Eigenschaften für das Zeichen- beziehungsweise Absatzformat fest. Sie gehen dabei genauso vor wie beim direkten Formatieren eines Textelements. Bedingte Formatvorlagen Interessant, aber etwas kompliziert ist die Registerkarte Bedingung, über die Sie bedingte Vorlagen definieren können (siehe Abbildung 4.27). Dabei handelt es sich um Absatzvorlagen, die je nach Kontext unterschiedlich wirken.
! Durch Aktivieren von Als bedingte Vorlage bestimmen Sie, dass eine Vorlage bedingt sein soll. Diese Einstellung können Sie nur bei der ersten Definition festlegen; ein nachträgliches Ändern dieser Eigenschaft ist nicht möglich, wohl aber können Sie die Bedingungen später noch ändern.
! In der Liste unter Kontext sehen Sie die im Programm vordefinierten Kontexte, unter anderem 1. Ebene Gliederung bis 10. Ebene Gliederung, Nummerierung/Aufzählung Ebene 1 bis 10, Tabellenkopfzeile, Tabelleninhalt, Bereich, Rahmen, Fußnote, Kopfzeile und Fußzeile.
! Unter Verwendete Vorlage erhalten Sie eine Auflistung aller einem Kontext zugewiesenen Absatzvorlagen. Durch einen Doppelklick auf den gewählten Eintrag im Listenfeld Absatzvorlagen oder durch Betätigen von Zuweisen weisen Sie die Absatzvorlage dem Kontext zu.
137
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
Abbildung 4.27: Formatvorlagen können bedingt definiert werden.
! Das Listenfeld Absatzvorlagen liefert eine Auflistung aller Absatzvorlagen, die Sie einem Kontext zuordnen können. Darunter können Sie über das aufklappbare Listenfeld Vorlagengruppen die Vorlagenkategorien wählen, die angezeigt werden sollen. Die Option Automatisch sorgt für die Anzeige der zum aktuellen Kontext passenden Vorlagen. Steht der mit der bedingten Vorlage formatierte Absatz in einem Kontext, mit dem eine Verwendete Vorlage verbunden ist, so wird die Absatzvorlage aus dieser Bedingung angewendet. Wurde mit dem Kontext keine Vorlage verknüpft, so gelten die Attribute, die in der bedingten Vorlage definiert worden sind. Klicken Sie auf Entfernen, um die aktuell markierte Zuweisung von Kontext und verwendeter Vorlage zu lösen. Formatvorlage bearbeiten Um die Einstellungen für eine Formatvorlage zu ändern, markieren Sie im Dialogfeld Formatvorlagen und wählen dann im Kontextmenü den Befehl ÄNDERN. Sie rufen damit wieder das eben angesprochene Dialogfeld auf den Bildschirm, das – je nach Typ der markierten Vorlage – den Namen Absatzvorlage, Zeichenvorlage, Rahmenvorlage usw. trägt. Ändern Sie hierin die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie.
4.6.3
Formatvorlagen organisieren
Die benutzerdefinierten Formatvorlagen werden zusammen mit dem aktiven Dokument gespeichert. Die Formatvorlagen können aber auch für andere Dokumente eingesetzt werden. Klicken Sie im Fenster Formatvorlagen auf die Schaltfläche Neue Vorlage … und wählen Sie aus der Liste
138
4.6 Formatvorlagen
den Befehl VORLAGE LADEN. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt, über das Sie Formatvorlagen aus einem anderen Dokument oder einer Dokumentvorlage in das aktuelle Dokument importieren können (siehe Abbildung 4.28).
Abbildung 4.28: Andere Formatvorlagen können importiert werden.
! In der Liste Bereiche werden die verfügbaren Dokumentvorlagenkategorien angezeigt. Klicken Sie hierin auf eine Kategorie, um ihren Inhalt in der Liste Vorlagen anzuzeigen. Markieren Sie in dieser Liste die zu importierende Vorlage.
! Die Optionskästchen unterhalb der Listenfelder erlauben es, bestimmte Vorlagenkategorien in das aktuelle Dokument zu übernehmen. Wenn Sie beispielsweise Text aktivieren, können Sie die Absatz- und Zeichenvorlagen des ausgewählten Dokuments in das aktuelle Dokument importieren. Nach der Bestätigung über OK werden die Vorlagen importiert. Wenn Sie Überschreiben aktiviert haben, werden bei Namensgleichheit die Vorlagen des aktuellen Dokuments durch die Vorlagen ersetzt, die Sie in das Dokument importieren. Über die Schaltfläche Aus Datei können Sie die Datei suchen lassen, in der die zu ladenden Vorlagen enthalten sind.
4.6.4
Formate übertragen
Sie können ein Textformat auch kopieren und auf andere Textabschnitte in einem Dokument anwenden. Markieren Sie zunächst den Text, dessen Format kopiert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen in der Symbolleiste Standard. Der Mauszeiger wird als kleines Kännchen angezeigt. Anschließend markieren Sie damit den Bereich, auf den das Format übertragen werden soll. Die Übernahme passiert dann automatisch. Danach wird der Mauszeiger wieder in seiner Standardform angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche doppelklicken, bleibt der Gießkannenmodus auch nach dem ersten Markieren eines Bereichs erhalten. Sie können dann nacheinander mehrere Bereiche markieren, auf die das Format übertragen werden soll. Sie können diesen Modus beenden, indem Sie nochmals auf die Schaltfläche Format übertragen klicken oder (Esc) drücken.
139
Kapitel 4 – Textdokumente formatieren
4.7
Silbentrennung und Seitenumbruch
Nachdem die Formatierung des Dokuments vorgenommen wurde, sollten Sie eine Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise bei Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren. Bei der Silbentrennung werden Wörter, die nicht mehr in eine Zeile passen, automatisch getrennt. Der dabei eingefügte Trennstrich ist ein bedingter Trennstrich. Er wirkt nur dann als Trennstrich, solange sich die entsprechende Silbe am Ende der Zeile befindet. Passt das getrennte Wort aufgrund von Textverschiebungen wieder in eine Zeile, ist der Trennstrich nicht mehr sichtbar. Da sich die Position der Wörter in einer Zeile meist ändert, wenn Sie Korrekturen im Dokument durchführen, sollten Sie die manuelle Silbentrennung erst dann durchführen, wenn Sie alle Korrekturen eingegeben haben. Falls Sie Ihr Dokument formatieren wollen, sollten Sie die Silbentrennung erst anschließend durchführen, da sich die Proportionen der Elemente im Dokument durch das Formatieren ändern.
4.7.1
Silbentrennung
Rufen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS auf und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen im Dialogfeld vor (siehe Abbildung 4.29). Wenn Sie nur den Text in einem bestimmten Bereich trennen lassen möchten, markieren Sie diesen vorher.
Abbildung 4.29: Sie können eine manuelle Silbentrennung vornehmen lassen.
Wenn ein Wort gefunden wird, das getrennt werden muss, wird dieses im Feld Wort zusammen mit einem Vorschlag für die Trennstelle angezeigt. Um den Vorschlag zu übernehmen, klicken Sie auf Trennen. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen legen Sie die Trennstelle fest. Diese Option ist nur verfügbar, wenn mehr als ein Silbentrennvorschlag angezeigt wird. Weiter ignoriert den Silbentrennvorschlag und sucht das nächste zu trennende Wort. Um die automatische Silbentrennung für den aktuellen Absatz oder ausgewählte Absätze durchzuführen, wählen Sie ABSATZ im Menü FORMAT und klicken dann auf das Register Textfluss. Deaktivieren Sie das Markierfeld Automatisch unter dem Abschnitt Silbentrennung. Sie können auch Absatzvorlagen mit automatischer Silbentrennung versehen. Um die Anzeige des Dialogs für die Silbentrennung abzuschalten, wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS. Navigieren Sie zu Linguistik unter Spracheinstellungen und aktivieren Sie die Option Trennen ohne Nachfrage.
140
4.7 Silbentrennung und Seitenumbruch
Tipp In manchen Fällen führt die automatische Silbentrennung zu unerwünschten Ergebnissen. Sie sollten also immer eine nachträgliche Kontrolle durchführen. Durch Verwenden von bedingten Trennstrichen können Sie die automatische Silbentrennung so gestalten, dass typische Fehler reduziert werden. Um ein Trennzeichen manuell einzugeben, klicken Sie an der gewünschten Trennstelle in das betreffende Wort und drücken dann (Strg)+(-). Um ein geschütztes Trennzeichen einzugeben, klicken Sie an der gewünschten Trennstelle in das betreffende Wort und drücken dann (ª)+(Strg)+(-).
4.7.2
Umbruch
WRITER umbricht die Seiten Ihres Dokuments standardmäßig automatisch im Hintergrund. Jede die Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text führt zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seitenumbrüche. Um an einer bestimmten Stelle im Dokument – sinnvollerweise am Anfang eines Absatzes oder einer Zeile – einen gezielten Seiten- oder Spaltenumbruch durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und wählen dann MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN. Legen Sie im oberen Bereich des Dialogfelds fest, ob ein Spaltenoder ein Seitenumbruch erfolgen soll (siehe Abbildung 4.30).
Abbildung 4.30: Sie können auch einen manuellen Umbruch durchführen.
! Ein manueller Seitenumbruch unterbricht den automatisch durchgeführten Umbruch an der markierten Stelle. Alle darauffolgenden – automatischen – Seitenumbrüche werden an diesen manuell gesetzten angepasst. Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument als gepunktete Linie angezeigt, wenn über die Schaltfläche Steuerzeichen in der StandardSymbolleiste die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen aktiviert ist.
! Um bei mehrspaltigen Dokumenten mit einer neuen Spalte zu beginnen, fügen Sie einen Spaltenumbruch ein.
! Ein Zeilenumbruch beendet die aktuelle Zeile und veranlasst, dass der Text erst unterhalb eines Bilds, einer Tabelle oder eines anderen Objekts fortgesetzt wird.
141
KAPITEL 5
Zusätzliche Elemente im Text
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Nach oder auch während der Texteingabe können Sie weitere textbezogene Elemente in das Dokument einfügen. Dazu gehören beispielsweise Sonder- oder Steuerzeichen, Kopf- und Fußzeilen, Datums- und/oder Uhrzeitangaben und AutoTexte – früher als Textbausteine bezeichnet. WRITER bietet auch verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich Dokumente durch Einfügen grafischer Elemente und anderer Objekte anschaulicher und interessanter gestalten lassen. Ihnen stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, Zeichnungen, Bilder und Grafiken zu nutzen, zu erstellen oder zu importieren: Über die Gallery können Sie auf eine Vielzahl von Clips zugreifen. Um eigene Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument zu verwenden, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien oder Grafiken direkt vom Scanner importieren; die entsprechende Hardwareausstattung ist natürlich Voraussetzung. Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit Fontwork. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Objekte oder Dateien, die Sie mit anderen auf Ihrem Computer installierten Programmen erstellt haben, können Sie in WRITER-Dokumente einfügen. Als Werkzeuge dienen hier vor allem die betreffenden Befehle im Menü EINFÜGEN und deren Entsprechungen in den Schaltflächen der Standard-Symbolleiste. Setzen Sie vorher jeweils die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Hinweis Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von einfachen Zeichnungsobjekten – Linien, Rechtecken, Kreisen etc. – und komplexeren AutoFormen – Blockpfeilen, Legenden, Sternen und Bannern etc. – sowie anderen grafischen Elementen benötigen.
5.1
Kopf- und Fußzeilen
Kopf- und Fußzeilen werden – zumindest bei einfachen Dokumenten – auf allen Seiten des Dokuments in der gleichen Form angezeigt und müssen auch nur einmal für das gesamte Dokument eingegeben werden. Ausnahmen bilden hier die Fälle, in denen Sie im Dokument mehrere Bereiche definiert haben oder in denen Sie Unterschiede zwischen geraden und ungeraden Seiten wünschen (siehe hierzu Kapitel 4). In diesen Fällen müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen für jeden Bereich – beziehungsweise für alle geraden und für alle ungeraden Seiten – separat festlegen. Um diese Zeilen zu definieren, wählen Sie KOPFZEILE und FUSSZEILE im Menü EINFÜGEN. Daraufhin wird im oberen Teil der Seite der Bereich für die Kopfzeile der aktuellen Seite und im unteren Teil der Seite der Bereich für die Fußzeile angezeigt (siehe Abbildung 5.1). In dem für Kopf- und Fußzeilen bereitgestellten Absatz sind ein zentrierter Tabstopp für die Mitte der Seite und ein rechtsbündiger Tabstopp am rechten Rand bereits vordefiniert. Sie können diese Tabstopps als Haltepunkte für linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Eintragungen benutzen, aber auch eigene Einstellungen – wie beispielsweise andere Tabulatoreinstellungen, mehrere Absätze usw. – definieren.
144
5.2 Feldbefehle
Abbildung 5.1: Der Bereich für die Kopfzeile
5.2
Feldbefehle
Über das Untermenü FELDBEFEHL im Menü EINFÜGEN können Sie eine Vielzahl von automatischen Angaben in das Dokument einfügen (siehe Abbildung 5.2). Neben spezifischen Merkmalen des Dokuments – wie beispielsweise Dateiname, Dokumentvorlage und statistische Angaben – nehmen Dokumentfelder auch Benutzerdaten, Datum und Uhrzeit auf.
Abbildung 5.2: Über das Menü EINFÜGEN stehen unterschiedliche Elemente zur Verfügung.
145
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Über die Option ANDERE in diesem Untermenü haben Sie Zugriff auf alle zur Verfügung stehenden Feldbefehle (siehe Abbildung 5.3).
Abbildung 5.3: Alle Feldbefehle finden Sie in einem Dialogfeld.
Unter Feldtyp werden die verfügbaren Feldtypen aufgelistet. Um Ihrem Dokument ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf den gewünschten Feldtyp. Klicken Sie dann auf ein Feld in der Liste Auswahl und wählen Sie gegebenenfalls das Format. Bestätigen Sie anschließend durch einen Klick auf Einfügen. Mehrere Feldbefehle sind verfügbar (siehe Tabelle 5.1). Feldtyp
Bedeutung
Autor
Fügt den Namen des Autors ein. Der Autor ist derjenige Benutzer, der das Dokument als Erster gespeichert hat. Zum Anzeigen des Autorennamens wählen Sie EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie den Namen unter Angelegt von. Der Autorenname wird nur gespeichert, wenn das Markierfeld Benutzerdaten verwenden aktiviert ist.
Kapitel
Einfügen der Kapitelnummer und/oder des Kapitelnamens
Datum
Fügt das aktuelle Datum ein. Sie können das Datum mit Datum (fix) als festes, unveränderliches oder mit Datum als dynamisches Feld einfügen, das automatisch aktualisiert wird. Um das Datumsfeld manuell zu aktualisieren, drücken Sie (F9).
Dateiname
Fügt den Dateinamen und/oder den Pfad des aktuellen Dokuments ein.
Seite
Fügt die Seitennummer der aktuellen, vorherigen oder nächsten Seite ein.
Absender
Fügt Feldbefehle für Benutzerdaten ein. Sie können die angezeigten Benutzerdaten ändern, indem Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS öffnen und Benutzerdaten im Bereich StarOffice ansprechen.
146
5.3 Sonderzeichen
Feldtyp
Bedeutung
Statistik
Fügt statistische Angaben über die im Dokument enthaltenen Seiten, Absätze, Wörter, Zeichen, Tabellen, Grafiken und Objekte ein.
Dokumentvorlage
Fügt den Dateinamen, den Pfad oder den Dateinamen ohne Dateierweiterung der aktuellen Dokumentvorlage ein. Sie können auch die in der aktuellen Dokumentvorlage verwendeten Namen der Formate Kategorie und Formatvorlage einfügen.
Uhrzeit (Feldbefehl)
Fügt die aktuelle Uhrzeit ein. Sie können die Uhrzeit mit Uhrzeit (fix) als festes, unveränderliches oder mit Uhrzeit als dynamisches Feld einfügen, das automatisch aktualisiert wird. Um das Uhrzeitfeld manuell zu aktualisieren, drücken Sie (F9).
Tabelle 5.1: Die verfügbaren Felder
Zusätzlich zu den vorhandenen Formaten für Datums- und Zeitfelder können Sie eigene Formate definieren, indem Sie auf Weitere Formate klicken. Dies öffnet das Dialogfeld Zahlenformat.
5.3
Sonderzeichen
Über den Befehl SONDERZEICHEN im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen an der aktuellen Position der Schreibmarke in Ihr Dokument einfügen (siehe Abbildung 5.4). Sie finden hier einen großen Vorrat an Zeichen, die Sie über die Tastatur nur mithilfe von ANSI-Zeichen eingeben könnten. Beispielsweise könnten Sie das Zeichen ½ mithilfe des Codes (Alt)+(0)(1)(8)(9) (auf der Zehnertastatur – die Taste (Num) muss gedrückt sein) eingeben. Wenn Sie diese Codes nicht auswendig wissen – und wer kann das schon –, sollten Sie das Dialogfeld benutzen. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Text, an der das Symbol erscheinen soll, und wählen Sie dann den Befehl SONDERZEICHEN im Menü EINFÜGEN.
! Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl einer anderen Schriftart beeinflussen. Währungskennzeichen wie beispielsweise €, £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, sprachenabhängige Umlaute und andere Zeichen wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten einfügen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen bietet die Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie unter anderem in der Schriftart Wingdings.
! Die meisten Schriftarten verfügen über verschiedene Bereiche, in denen Zeichen für unterschiedliche Einsatzzwecke zusammengefasst sind – Sie finden im Listenfeld Bereich meist die Gruppen Lateinisch, Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, aber auch geometrische Formen oder Linienzeichen. Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet und ermöglicht so das Einfügen von Zeichen an verschiedenen Stellen des Dokuments. Zum Schließen des Dialogfelds klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.
147
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Abbildung 5.4: Sie können auf einfache Weise Symbole in Ihr Dokument einfügen.
5.4
AutoTexte
Sie können häufig verwendete Textpassagen als AutoText speichern und so immer wieder schnell an der gewünschten Position im Text einfügen. Auf diese Weise müssen Sie immer wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu schreiben, sondern können sie aus dem Speicher zurückrufen. Das funktioniert übrigens auch mit Grafiken. Falls gewünscht, können Sie auch formatierten Text ablegen.
5.4.1
Anlegen von Textbausteinen
Geben Sie zuerst in ein Dokument die Elemente – beispielsweise Text, Text mit Grafiken, Tabellen oder Feldbefehle – ein, die Sie als AutoText speichern wollen, und markieren Sie sie anschließend gemeinsam. Grafiken können nur gespeichert werden, wenn sie als Zeichen verankert sind und beidseitig von mindestens einem Textzeichen eingeschlossen werden. Wählen Sie dann AUTOTEXT im Menü BEARBEITEN (siehe Abbildung 5.5). Wählen Sie im Listenfeld links eine Kategorie zum Speichern des neuen Textbausteins aus. Geben Sie einen Namen ein, der länger als vier Zeichen ist. So können Sie die Option Rest des Namens bei der Eingabe als Tipp anzeigen verwenden. Je nach Wunsch können Sie das vorgeschlagene Kürzel abändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoText und wählen Sie Neu. Anschließend können Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken. Der AutoText ist gespeichert. Auch AutoTexte werden in der aktuellen Dokumentvorlage – nicht im aktuellen Dokument – gespeichert (siehe Kapitel 4).
! Die Option Neu (nur Text) unter AutoText erstellt einen neuen Textbaustein, wobei ausschließlich der Text aus der Auswahl im aktuellen Dokument verwendet wird. Grafiken, Tabellen und andere Objekte werden nicht einbezogen.
! Bearbeiten unter AutoText öffnet den ausgewählten AutoText-Eintrag, so dass er in einem separaten Dokument bearbeitet werden kann. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, wählen Sie SPEICHERN im Menü DATEI und schließen Sie anschließend das Dokument.
148
5.4 AutoTexte
Abbildung 5.5: WRITER beinhaltet einige Standard-AutoTexte.
! Über die Schaltfläche Bereiche können Sie neue AutoText-Kategorien einfügen, benennen oder löschen. Pfad zeigt den aktuellen Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem die ausgewählten AutoText-Kategoriedateien abgelegt sind. Wenn Sie eine AutoText-Kategorie erstellen, wählen Sie aus, wo Sie die Kategoriedateien ablegen möchten.
5.4.2
Textbausteine einfügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen festgelegten AutoText in ein Dokument einzufügen. Markieren Sie immer zuerst die Stelle in Ihrem Dokument, an der Sie einen Textbaustein einfügen möchten. Sie können den Befehl AUTOTEXT im Menü BEARBEITEN wählen, dann den einzufügenden Textbaustein markieren und abschließend auf Einfügen klicken. Wenn die Kategorien noch geschlossen sind, müssen Sie sie zuerst öffnen. Sie können auch das Kürzel des AutoText-Eintrags eingeben und dann (F3) drücken. Wenn Sie die vorhandenen AutoTexte zur Übersicht drucken wollen, wählen Sie MAKRO AUSFÜHim Untermenü MAKROS des Menüs EXTRAS. Doppelklicken Sie dann in der Liste Makro auf Gimmicks. Wählen Sie AutoText und klicken Sie auf Ausführen. Es wird eine Liste der aktuell vorhandenen Textbausteine in einem separaten Textdokument erzeugt. Wählen Sie dann DRUCKEN im Menü DATEI. REN
5.4.3
Textmarken
Textmarken dienen dazu, Markierungen im Text zu definieren, zu denen Sie später schnell wechseln können. In einem einfachen Beispiel könnten Sie solche Marken dazu benutzen, Stellen im Text zu kennzeichnen, die Sie später noch einmal überarbeiten wollen. Textmarken lassen sich darüber hinaus hervorragend zum Erstellen von Querverweisen oder von Seitenbereichen für Indexeinträge einsetzen (siehe Kapitel 6). Setzen Sie zum Definieren einer Textmarke zunächst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Sie können auch einen Bereich markieren, wenn die Textmarke diesen enthalten
149
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
soll. Wählen Sie dann TEXTMARKE im Menü EINFÜGEN und nehmen Sie die Eingaben im Dialogfeld vor (siehe Abbildung 5.6).
Abbildung 5.6: Textmarken müssen benannt werden.
Geben Sie im Feld Textmarkenname eine Bezeichnung ein. Dieser Name muss mit einem Buchstaben beginnen, der Rest kann aus bis zu 40 Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen; Leerzeichen sind nicht zugelassen. In der darunterstehenden Liste werden die bereits definierten Textmarken angezeigt. Bestätigen Sie über OK, um die neue Textmarke in die Liste aufzunehmen. Über Löschen können Sie die in der Liste markierte Textmarke entfernen.
5.5
Tabellen
Einige Informationen lassen sich besser in einer Tabellenstruktur darstellen als in einem Fließtext. Dazu haben Sie in WRITER selbst mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie zum Positionieren der Inhalte Tabstopps einsetzen. Eleganter ist es jedoch, wenn Sie dafür eine WRITERTabelle verwenden. Solche Tabellen bestehen aus einzelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und horizontalen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten. Der wesentliche Vorteil der Verwendung einer Tabelle gegenüber dem Einsatz von Tabstopps besteht darin, dass in den einzelnen Spalten auch mehrzeilige Eintragungen ohne zusätzlichen Aufwand vorgenommen werden können. Einträge in solchen Tabellen können im Prinzip wie normaler Text bearbeitet werden. Außerdem verfügt die Tabellenfunktion über recht einfache Formatierungsmethoden, wie beispielsweise das Anpassen der Spaltenbreiten, der Einsatz von Gitternetzlinien usw. Auch Berechnungen können Sie in einer WRITER-Tabelle durchführen. Tipp Sollten Sie aber größere Mengen und/oder komplexere Berechnungen in Tabellen beabsichtigen, empfiehlt es sich, dafür eine Tabelle zu verwenden, die Sie beispielsweise mit dem StarOffice-Programm CALC erstellt haben. Wenn Sie diese Tabelle in einem Textdokument benötigen, können Sie sie dort einfügen (sie weiter hinten).
150
5.5 Tabellen
5.5.1
Werkzeuge
Als Werkzeuge zum Arbeiten mit einer WRITER-Tabelle benutzen Sie die Befehle des Menüs TABELLE oder – besser noch – die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellen und Rahmen (siehe Abbildung 5.7).
Abbildung 5.7: Die Werkzeuge zum Erstellen von und Arbeiten mit Tabellen
Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen wird automatisch angezeigt, wenn die Tabelle markiert ist. Sie können sie aber auch über eine Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste anzeigen lassen oder wieder ausblenden. Über die Schaltflächen darin wählen Sie die entsprechenden Werkzeuge zum Bearbeiten und Formatieren einer Tabelle aus (siehe Tabelle 5.2). Symbol
Name und Wirkung Tabelle – hierüber können Sie in der dann eingeblendeten Palette die gewünschte Anzahl der Spalten und Zeilen wählen.
Linienstil – klicken Sie auf dieses Symbol, um die Abreißleiste Umrandungsstil zu öffnen, in der Sie alternative Stile für die Objektumrandung finden. Rahmenlinienfarbe – öffnet eine Palette, über die Sie eine Umrandungsfarbe einstellen können.
Umrandung – ein Klick öffnet eine Liste, mit der Sie die Umrandung eines Tabellenbereichs oder eines Objekts ändern können. Hintergrundfarbe – hierüber können Sie eine Hintergrundfarbe für ein Tabellenelement auswählen.
Zellen verbinden – verbindet die Inhalte der ausgewählten Tabellenzellen zu einer einzigen Zelle.
Zelle teilen – teilt die Zelle oder Zellengruppe horizontal oder vertikal in die angegebene Anzahl von Zellen auf.
Optimieren – öffnet eine Symbolleiste mit Funktionen zum Optimieren der Zeilen und Spalten von Tabellen.
Oben – richtet die ausgewählten Objekte an deren Oberkanten aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird die obere Objektkante am oberen Seitenrand ausgerichtet. Mitte – richtet die ausgewählten Objekte auf einer vertikalen Linie mittig aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird dessen Mittelpunkt vertikal auf der Seite zentriert.
Unten – richtet die ausgewählten Objekte unten aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird der untere Objektrand am unteren Seitenrand ausgerichtet.
151
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Symbol
Name und Wirkung Zeile einfügen – fügt unterhalb der Cursorposition eine Zeile in die Tabelle ein. Mehrere Zeilen gleichzeitig können Sie einfügen, indem Sie das Dialogfeld über den Befehl ZEILE im Untermenü EINFÜGEN im Menü TABELLE öffnen oder mehrere Zeilen auswählen, bevor Sie auf das Symbol klicken. Bei der zweiten Methode haben die eingefügten Zeilen dieselbe Höhe wie die ursprünglich ausgewählten Zeilen. Spalte einfügen – fügt nach der Cursorposition eine Spalte in die Tabelle ein. Mehrere Spalten gleichzeitig können Sie einfügen, indem Sie das Dialogfeld zum Befehl SPALTE im Untermenü EINFÜGEN im Menü TABELLE öffnen oder mehrere Spalten auswählen, bevor Sie auf das Symbol klicken. Bei letzterer Vorgehensweise haben die eingefügten Spalten dieselbe relative Breite wie die ausgewählten Spalten. Zeile löschen – löscht die ausgewählte(n) Zeile(n) aus der Tabelle. Spalte löschen – löscht die ausgewählte(n) Spalte(n) aus der Tabelle. AutoFormat – öffnet das Dialogfeld AutoFormat, über das Sie ein Format für die Tabelle wählen können.
Tabelleneigenschaften – zeigt das Dialogfeld Tabellenformat an, über das Sie Formate für die vorher markierten Elemente einstellen können.
Sortieren – dient zum Festlegen von Sortierkriterien für die Datenanzeige. Summe – aktiviert die Summenfunktion. Beachten Sie, dass der Cursor in der Zelle stehen muss, in der die Summe erscheinen soll.
Tabelle 5.2: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen
Auf einige spezielle Techniken für das Arbeiten mit Tabellen werden wir in den folgenden Abschnitten eingehen.
5.5.2
Tabelle erstellen
Zum Einfügen einer Tabelle stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie in jedem Fall die Einfügemarke vorher an die gewünschte Stelle im Dokument. Über Menübefehl Wählen Sie TABELLE im Untermenü zu EINFÜGEN im Menü TABELLE und spezifizieren Sie dann im Dialogfeld Tabelle einfügen die Abmessungen der Tabelle (siehe Abbildung 5.8).
152
5.5 Tabellen
Abbildung 5.8: Tabellen können über ein Dialogfeld erstellt werden.
! Sie können der Tabelle einen Namen geben. Das erleichtert das spätere Ansteuern über den Navigator.
! Geben Sie in den Feldern Spalten und Zeilen die gewünschten Werte ein oder benutzen Sie die Drehfelder zum Einstellen. Sie können auch noch zu einem späteren Zeitpunkt die Anzahl erweitern oder reduzieren.
! Über die Feder unter der Überschrift Optionen legen Sie die Optionen für die Tabelle fest: Überschrift versieht die Tabelle mit einer Überschrift. Überschrift wiederholen wiederholt die Tabellenüberschrift am oberen Rand der Folgeseiten, wenn sich die Tabelle über mehr als eine Seite erstreckt. Über Die ersten ... Zeilen wählen Sie die Anzahl der Zeilen, die Sie für den Tabellenkopf verwenden möchten. Umrandung versieht die Tabellenzellen mit einer Umrandung.
! Durch einen Klick auf AutoFormat öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie ein vordefiniertes Layout für die Tabelle auswählen können (siehe weiter hinten). Nach dem Bestätigen der Einstellungen im Dialogfeld über OK wird die Tabelle in der festgelegten Art und Größe an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Über Symbolleiste Wenn Sie die Schaltfläche Tabelle in der Standard-Symbolleiste oder der Symbolleiste Tabelle anklicken, können Sie in der dann eingeblendeten Palette die gewünschte Anzahl der Spalten und Zeilen wählen (Abbildung 5.9).
Abbildung 5.9: Zeilen- und Spaltenzahl können auch über eine Schaltfläche bestimmt werden.
153
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Text in Tabelle umwandeln Sie können einfache tabellarische Aufstellungen auch mithilfe von Tabstopps erstellen, die dabei die Funktion der Spaltenlinie übernehmen. Anschließend können Sie Text, der durch Tabstopps getrennt ist, bei Bedarf in eine Tabelle umwandeln: Markieren Sie dazu den gesamten in eine Tabelle umzuwandelnden Bereich und wählen Sie dann TEXT IN TABELLE im Untermenü zu UMWANDELN im Menü TABELLE. Im Dialogfeld müssen Sie die Umwandlung konkretisieren (siehe Abbildung 5.10).
Abbildung 5.10: Texte können in Tabellen umgewandelt werden.
! Wie Sie an den Alternativen im Bereich Trennzeichen im Text sehen können, sind Tabstopps nicht die einzige Art von Trennzeichen im Text, mit denen Sie WRITER anweisen können, den folgenden Bereich in die nächste Zelle der Tabelle zu setzen. Auch Absatzmarken, Semikola oder andere frei wählbare Zeichen sind dafür geeignet. Seien Sie etwas vorsichtig mit der Absatzmarke. Vor dem Erstellen der Tabelle können Sie dabei schwer entscheiden, welche Absätze später in welchen Zellen auftauchen. Ein genaues Abzählen der Absätze ist notwendig. Tabelle in Text umwandeln Da wir gerade beim Umwandeln sind: Über TABELLE IN TEXT im Untermenü zu UMWANDELN im Menü TABELLE können Sie eine vorher markierte Tabelle wieder in regulären Text zurückwandeln. Im Dialogfeld müssen Sie dann nur festlegen, wie die Zelltrennung in der Tabelle im zu erstellenden Text behandelt werden soll. Hier stehen dieselben Optionen zur Verfügung wie beim Erstellen einer Tabelle aus einem Textbereich.
5.5.3
Eingaben in Tabellen
Um Eingaben in einer Tabelle vorzunehmen, aktivieren Sie zunächst die gewünschte Zelle. Klicken Sie dazu in die Zelle oder wählen Sie sie über die Tastatur an. Geben Sie dann die Inhalte ein. Ein Zeilenumbruch wird automatisch erzeugt, sobald Sie das Ende der Zelle erreicht haben. Über die Taste (¢) erzeugen Sie innerhalb einer Zelle einen neuen Absatz. Mittels der Taste (ÿ) springen Sie zur nächsten Zelle (siehe Tabelle 5.3).
154
5.5 Tabellen
Taste(n)
Beschreibung
(ÿ)
Zur nächsten Zelle
(ª)+(ÿ)
Zur vorhergehenden Zelle
(½)
Zur vorherigen Zeile
(¼)
Zur nächsten Zeile
(¢)
Neuen Absatz in einer Zelle erzeugen
Tabelle 5.3: Tasten und Tastenkombinationen zum Bewegen in Tabellen
5.5.4
Tabelle bearbeiten
Nachdem Sie eine Tabelle in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie jederzeit Änderungen darin vornehmen. Sie können die Position und Größe einer vorhandenen Tabelle ändern, Spalten und/oder Zeilen in die Tabelle einfügen und solche Elemente auch wieder löschen. Sie können nebeneinanderliegende Zellen verbinden und eine Zelle auch in mehrere Zellen unterteilen. Zum Bearbeiten einzelner Bereiche der Tabelle müssen Sie gegebenenfalls vorher die Tabelle, eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin markieren. Tabellenelemente markieren Zum Markieren eines Tabellenelements können Sie die Maus oder Menübefehle verwenden.
! Wenn Sie eine Spalte oder eine Zeile markieren wollen, klicken Sie eine Zelle an, die zu dem zu markierenden Bereich gehört, und rufen dann den Befehl AUSWÄHLEN im Menü TABELLE auf. Im zugehörigen Untermenü können Sie festlegen, was Sie markieren möchten. Nach Wahl des Befehls wird der markierte Bereich invers dargestellt.
! Sie können zum Markieren auch die Maus verwenden. Klicken Sie in die Zelle, um nur diese Zelle zu markieren. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über benachbarte Zellen, um diese gemeinsam zu markieren. Zum Markieren einer Zeile klicken Sie links neben der betreffenden Zeile. Der Mauszeiger verwandelt sich vorher in einen Pfeil. Entsprechend klicken Sie zum Markieren einer Spalte auf den oberen Rand der Spalte. Um mehrere benachbarte Zeilen/Spalten gemeinsam zu markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen über die entsprechenden Zeilen/Spalten. Zum Markieren der gesamten Tabelle ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste über sämtliche Zellen. Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe können Sie schnell über die Maus regeln. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eine Linie in der Tabelle, so dass er als Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie dann die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung. Ihnen stehen dafür aber auch diverse Menübefehle zur Verfügung, die Sie im Untermenü AUTOMATISCH ANPASSEN im Menü TABELLE finden (Abbildung 5.11).
155
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Abbildung 5.11: Spaltenbreite und Zeilenhöhe können Sie über Menübefehle ändern.
! Über die Befehle OPTIMALE SPALTENBREITE und OPTIMALE ZEILENHÖHE werden die Maße je nach eingegebener Textmenge und Zeichengröße optimal an die Breite der Spalten und die Höhe der Zeilen in der Tabelle angepasst. Markieren Sie vorher die gesamte Tabelle oder den Bereich, auf den Sie den Befehl anwenden wollen. ZEILEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN setzt die Höhe der ausgewählten Zeilen auf die Einstellung für die höchste Zeile in der Auswahl.
! Mithilfe der Befehle SPALTENBREITE und ZEILENHÖHE können Sie Breite und Höhe der markierten Tabellenelemente manuell einstellen (siehe Abbildung 5.12 ). Die Option dynamisch anpassen passt die Zeilenhöhe automatisch an die Zellinhalte an.
Abbildung 5.12: Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe ändern
Tabellenelemente einfügen Markieren Sie zunächst zumindest eine Zelle neben der Stelle, an der Sie ein Element – Zelle, Zeile oder Spalte – einfügen wollen. Rufen Sie dann den Befehl EINFÜGEN im Menü TABELLE auf. Im zugehörigen Untermenü müssen Sie entscheiden, welches Element an welcher Stelle – relativ gemessen zur vorher markierten Zelle – eingefügt werden soll (siehe Abbildung 5.13).
156
5.5 Tabellen
Abbildung 5.13: Eine Tabelle kann jederzeit erweitert werden.
Tabellenelemente entfernen Markieren Sie zuerst zumindest eine Zelle des zu löschenden Bereichs und rufen Sie dann den Befehl LÖSCHEN im Menü TABELLE auf. Im Untermenü müssen Sie angeben, was Sie löschen wollen. Mit dem Befehl ZEILEN löschen Sie beispielsweise die gesamte zur markierten Zelle gehörende Zeile. Zellen teilen oder verbinden Sie können eine Zelle in mehrere Zellen unterteilen. Diese Technik benötigen Sie beispielsweise dann, wenn Sie eine Spalte weiter unterteilen möchten. Markieren Sie die zu teilende(n) Zelle(n) und wählen Sie dann den Befehl ZELLE TEILEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld müssen Sie angeben, wie die Zelle(n) geteilt werden soll(en). Sie können auch zwei oder mehr benachbarte Zellen zu einer einzigen verbinden. Markieren Sie hierfür die zu verbindenden Zellen und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN VERBINDEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen.
5.5.5
Tabelleneigenschaften
Über die Tabelleneigenschaften regeln Sie die Breite der Spalten, die Höhe der Zeilen, die Abstände zwischen den Zellen und andere Parameter. Markieren Sie zunächst den Bereich – oder zumindest eine Zelle darin –, für den Sie die Eigenschaften festlegen wollen. Rufen Sie anschließend den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Menü TABELLE auf und legen Sie dann auf den verschiedenen Registerkarten die gewünschten Einstellungen fest. Registerkarte Tabelle Über die Registerkarte Tabelle lassen sich die Grundeinstellungen für die gesamte Tabelle regeln (siehe Abbildung 5.14). Diese Einstellungen können Sie später für ausgewählte Elemente – einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen – abändern.
! Über Breite geben Sie die gewünschte Gesamtbreite der Tabelle – also über alle Spalten – ein. Dieses Feld ist nur dann verfügbar, wenn die Option Automatisch im Bereich Ausrichtung deaktiviert ist. Relativ zeigt die Breite der Tabelle in Prozent der Seitenbreite an.
157
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Abbildung 5.14: Die grundlegenden Einstellungen für die Tabelle festlegen
! Mit den Optionen unter Ausrichtung legen Sie die Ausrichtungsoptionen für die ausgewählte Tabelle fest: Automatisch erweitert die Tabelle zu den Seiten hin bis zum linken und rechten Seitenrand. Dies ist die empfohlene Einstellung für Tabellen in HTML-Dokumenten. Links richtet den linken Tabellenrand am linken Seitenrand aus, Von Links richtet den linken Tabellenrand an dem Einzug aus, den Sie im Bereich Abstände im Feld Nach links eingeben. Für die rechtsseitige Ausrichtung gilt Entsprechendes. Zentriert setzt die Tabelle horizontal in die Mitte der Seite. Über Manuell richten Sie die Tabelle horizontal gemäß der Werte aus, die Sie im Bereich Abstände in den Feldern Nach links und Nach rechts eingeben. Das Programm berechnet dann die Tabellenbreite automatisch. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Spaltenbreiten einzeln festlegen möchten. Registerkarte Textfluss Über die Registerkarte Textfluss legen Sie die Textflussoptionen für den Text vor und nach der Tabelle fest (siehe Abbildung 5.15).
! Aktivieren Sie zunächst Umbruch für den Fall, dass der Text um die Tabelle fließen soll. Wählen Sie dann die Umbruchart, die Sie mit der Tabelle verbinden möchten: Seite fügt vor oder nach der Tabelle einen Seitenumbruch ein. Spalte fügt auf einer mehrspaltigen Seite vor oder nach der Tabelle einen Spaltenumbruch ein. davor fügt einen Seiten- oder Spaltenumbruch vor der Tabelle ein, danach fügt einen Seiten- oder Spaltenumbruch nach der Tabelle ein.
! Wichtiger sind die Optionen darunter: Trennung der Tabelle an Seiten- und Spaltenenden zulassen erlaubt einen Seiten- oder Spaltenumbruch in der Tabelle. Zeilenumbruch an Seiten- und Spaltenenden zulassen lässt Seiten- bzw. Spaltenumbrüche innerhalb einer Tabellenzeile zu. Diese Option gilt nicht für die erste Tabellenzeile, wenn Überschrift wiederholen aktiviert ist.
158
5.5 Tabellen
Abbildung 5.15: Legen Sie die Optionen fest, wenn Text um die Tabelle fließen soll.
! Mit folgendem Absatz zusammenhalten hält die Tabelle mit dem darauffolgenden Absatz zusammen, wenn Sie den Umbruch einfügen. Das ist wichtig, wenn Sie anschließend eine Tabellenunterschrift anzeigen lassen wollen.
! Überschrift wiederholen wiederholt die Tabellenüberschrift auf den Folgeseiten, wenn sich die Tabelle über mehr als eine Seite erstreckt. Unter Die ersten ... Zeilen geben Sie an, wie viele Zeilen in den Tabellenkopf aufgenommen werden sollen.
! Mit Textrichtung wählen Sie für den Text in den Tabellenzellen eine Richtung aus. Mit Vertikale Ausrichtung legen Sie die senkrechte Textausrichtung für die Tabellenzellen fest. Registerkarte Spalten Über die Registerkarte Spalten können Sie die Eigenschaften für die Spaltenbreiten festlegen (siehe Abbildung 5.16).
! Die beiden ersten Optionen regeln, wie sich die Gesamtbreite der Tabelle ändert, wenn Sie einzelne Spalten manuell ändern: Wenn Sie Tabellenbreite anpassen einschalten, wird die aktuelle Tabellenbreite beibehalten, wenn Sie die Breite einer Spalte ändern. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Automatisch im Bereich Ausrichtung des Registers Tabelle aktiviert ist. Spalten gleichmäßig ändern passt die Tabellenbreite entsprechend der eingegebenen Spaltenbreite an. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Option Automatisch im Bereich Ausrichtung des Registers Tabelle aktiviert ist.
! Über die Felder unter Spaltenbreite legen Sie die Spaltenbreiten für die Tabelle fest. Noch verfügbarer Platz zeigt an, wie viel Platz zum Anpassen der Spaltenbreiten verfügbar ist. Um die Tabellenbreite festzulegen, klicken Sie auf das Register Tabelle.
159
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Abbildung 5.16: Legen Sie die Grundeinstellungen für die Spaltenbreiten fest.
Die beiden weiteren Registerkarten Umrandung und Hintergrund kennen Sie schon von der Seitenformatierung her (siehe Kapitel 4).
5.5.6
Tabelle formatieren
Zum Formatieren von Tabellen und ihrer Inhalte stehen natürlich alle in WRITER enthaltenen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung (siehe Kapitel 4). Darüber hinaus werden speziell für Tabellen zugeschnittene Tabellenvorlagen angeboten, die Sie über die AutoFormat-Funktion zuweisen können. Ebenso wie bei Zeichen- und Absatzformatvorlagen können Sie auch die integrierten Tabellenformatvorlagen an Ihre Erfordernisse anpassen und auch eigene Vorlagen erstellen. AutoFormat Der schnellste Weg zum Formatieren einer Tabelle und ihrer Inhalte besteht in der Verwendung der AutoFormat-Funktion. Markieren Sie dazu zumindest eine Zelle der Tabelle und rufen Sie dann den Befehl AUTOFORMAT im Menü TABELLE auf. Wenn Sie bereits beim Erstellen der Tabelle eines der vordefinierten Formate zuweisen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFormat im Dialogfeld Tabelle einfügen. Im Dialogfeld Tabelle AutoFormat wählen Sie dann das gewünschte Tabellenformat aus (siehe Abbildung 5.17). Dieses können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern und/oder verfeinern.
160
5.5 Tabellen
Abbildung 5.17: Die AutoFormat-Funktion liefert einen einfachen Weg zum Formatieren.
! Im Listenfeld Format können Sie zwischen mehreren Formatvorlagen wählen. In der Vorschau wird ein Beispiel für das markierte Layout angezeigt.
! Ein Klick auf Zusätze erweitert das Dialogfeld. Die Optionen unter Formatierung übernehmen ermöglichen es, die Komponenten des gewählten Layouts nur auf bestimmte Elemente der Tabelle anzuwenden. Zusätzliche Änderungen und Erweiterungen können Sie sowohl über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen als auch über die Befehle des Menüs FORMAT und die Schaltflächen in der Format-Symbolleiste vornehmen (siehe Kapitel 4). Neue Formatvorlagen für Tabellen Die im Dialogfeld AutoFormat angezeigten Vorlagen können Sie durch selbst erstellte Vorlagen erweitern. Das empfiehlt sich, wenn Sie häufig Tabellen mit bestimmten Formaten erstellen müssen, die nicht im Standardvorrat von WRITER enthalten sind. Formatieren Sie die Tabelle zuerst manuell nach Ihren Wünschen. Markieren Sie sie dann insgesamt und wählen Sie AUTOFORMAT im Menü TABELLE. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen im Dialogfeld AutoFormat können Sie eine neue Formatvorlage benennen.
5.5.7
Inhalte sortieren
Tabelleninhalte lassen sich schnell und einfach in alphabetischer, numerischer oder chronologischer Reihenfolge sortieren. Zum Einleiten eines Sortiervorgangs markieren Sie den Bereich, der sortiert werden soll, und wählen dann SORTIEREN im Menü TABELLE. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld Sortieren legen Sie das bzw. die Sortierkriterien, den jeweiligen Datentyp und die gewünschte Sortierfolge fest (siehe Abbildung 5.18).
! Über die Bereiche Schlüssel 1 bis Schlüssel 3 definieren Sie die Sortierkriterien. Wenn nach mehreren Spalten sortiert werden soll, müssen Sie mehrere Schlüssel einschalten. In den Feldern unter der Überschrift Spalte geben Sie die Nummer der Tabellenspalte ein, die Sie als Basis zum Sortieren verwenden möchten. Gültige Werte sind 1 bis 99, maximal aber die vorhandene Anzahl der Spalten.
161
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Abbildung 5.18: Den Sortiervorgang steuern Sie über das entsprechende Dialogfeld.
! Unter Schlüsseltyp wählen Sie die gewünschte Sortieroption aus: Reihenfolge gibt an, ob nach aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden soll. Unter Richtung geben Sie an, ob die Tabellenspalten oder die Tabellenzeilen gemäß den aktuellen Sortieroptionen sortiert werden sollen. Exakter Vergleich unterscheidet beim Sortieren von Tabellen zwischen Groß- und Kleinbuchstaben.
5.6
Grafikdateien
Über die Befehle im Untermenü zum Befehl BILD im Menü EINFÜGEN, den Befehl GALLERY im Menü EXTRAS oder über die Schaltflächen in der Zeichnen-Symbolleiste können Sie auch fertige Grafiken, Bilder oder andere grafische Elemente und Objekte in ein Dokument einfügen. Diese Symbolleiste können Sie über Zeichenfunktionen anzeigen in der Symbolleiste Standard oder über ZEICHNEN im Untermenü SYMBOLLEISTEN an- und abschalten.
5.6.1
Bilddateien
Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien hinzufügen oder Grafiken direkt vom Scanner importieren. Aus Datei Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü zu BILD im Menü EINFÜGEN können Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument einfügen. Alternativ zum Menübefehl können Sie auch auf die Schaltfläche Aus Datei in der Zeichnen-Symbolleiste
162
5.6 Grafikdateien
klicken. Auch dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Bild einfügen. Hier ist automatisch im Feld Dateityp das Format auf diverse Grafikdateien eingestellt. Markieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2). Wenn Sie die zusätzliche Option Verknüpfen aktivieren, werden die Informationen aktualisiert, wenn Sie die Quelldatei bearbeiten. Ein verknüpftes Objekt bleibt in der Quelldatei – in diesem Fall also in der Grafikdatei selbst – gespeichert. Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quelldatei und zeigt eine Darstellung des verknüpften Objekts an. Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern. Tipp Wenn Sie ein Bild von einer Foto-CD einfügen, haben Sie zusätzliche Möglichkeiten beim Importieren. Sie können entweder mit der Standardauflösung (768 x 512 Pixel) arbeiten oder eine spezifische Auflösung wählen. Denken Sie dabei daran, dass die höchste Auflösung eines Bilds mehrere Megabyte an Speicherplatz benötigt.
5.6.2
Andere Objekte
Andere Methoden zum Einfügen von Objekten werden wir für das Programm DRAW noch ausführlich behandeln (siehe Kapitel 25): Gallery Über den Befehl GALLERY im Menü EXTRAS können Sie unter anderem vorgefertigte Grafikelemente in ein Dokument einsetzen. Der Inhalt der Gallery wird im oberen Bereich des Dokumentbereichs angezeigt. Zum Einfügen eines Objekts aus der Gallery wählen Sie das gewünschte Objekt aus und ziehen es in das Dokument. Objekte lassen sich entweder als Kopie oder als Verknüpfung in Dokumente einfügen. Eine Objektkopie ist vom Originalobjekt unabhängig. Änderungen am Originalobjekt haben keinerlei Auswirkung auf die Kopie. Ein als Verknüpfung eingefügtes Objekt hängt von seinem Original ab. Änderungen am Originalobjekt wirken sich auch auf das damit verknüpfte Objekt aus. Die Symbolleiste Zeichnen Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von einfachen Zeichnungsobjekten – Linien, Rechtecken, Kreisen etc. – und komplexeren Formen – Blockpfeilen, Legenden, Sternen und Bannern etc. – sowie anderen grafischen Elementen benötigen (siehe Kapitel 25).
163
Kapitel 5 – Zusätzliche Elemente im Text
Fontwork Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit Fontwork. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind (siehe Kapitel 25). Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines Fontwork-Objekts nicht angewendet werden. Sonstige Objekte Über die Befehle im Untermenü zu OBJEKT des Menüs EINFÜGEN stehen verschiedene Verfahren zum Einfügen von Objekten zur Verfügung. Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten Programmen können Sie in diesen Programmen erstellte Objekte oder Dateien in StarOfficeDokumente einfügen. Bei einer vollständigen Installation von StarOffice lassen sich beispielsweise CALC-Tabellen oder -Diagramme und IMPRESS-Folien in das Textdokument einfügen. Dazu markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und wählen OLE-OBJEKT im Untermenü OBJEKT. Auf die Arbeit mit solchen Objekten gehen wir im Zusammenhang mit der Arbeit am Programm IMPRESS noch ausführlich ein (siehe Kapitel 22).
! Nach Wahl von Neu erstellen können Sie ein Objekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme im Dokument erstellen und anschließend mit Inhalten füllen. Wählen Sie dazu im Listenfeld den einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier angezeigt werden, hängt von den auf dem System installierten Anwendungen ab. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert haben, stehen Ihnen ein Großteil der Menübefehle des jeweiligen Programms zur Verfügung. Sie können die Größe und die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte verändern.
! Über Aus Datei erstellen können Sie auf eine vorhandene Datei zurückgreifen. Geben Sie im Feld Datei den Namen der Datei zusammen mit dem entsprechenden Pfad ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Datei verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldokument Änderungen vorgenommen werden, werden diese auch in das Dokument übertragen, in dem sich das verknüpfte Objekt befindet. Formeln Zum Einfügen von Formeln in den Text wählen Sie FORMEL im Untermenü OBJEKT des Menüs EINFÜGEN, ohne vorher einen Textbereich zu markieren. Wenn Sie eine Formel einfügen wollen, deren Syntax Sie bereits kennen, können Sie diese auch in den Text eingeben und anschließend markieren. Das öffnet das Programm MATH (siehe Kapitel 26). Die Schreibmarke steht im Befehlsfenster und Sie können sofort mit der Eingabe beginnen.
164
5.7 Aktualisieren von Dokumenten
5.7
Aktualisieren von Dokumenten
Wenn Sie Elemente in das Textdokument eingefügt haben, taucht die Frage auf, ob diese Elemente beim erneuten Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen. Die Form dieser Aktualisierung können Sie regeln. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice Writer zu Allgemein (siehe Abbildung 5.19).
Abbildung 5.19: Beachten Sie die Einstellungen zur Aktualisierung.
! Unter Verknüpfungen beim Laden aktualisieren geben Sie an, wie Verknüpfungen beim Laden eines Dokuments aktualisiert werden sollen. Die standardmäßig eingestellte Option Auf Nachfrage bewirkt, dass beim Öffnen des Dokuments ein zusätzliches Dialogfeld eingeblendet wird, in dem Sie Ihre Entscheidung treffen.
! Für Feldbefehle und Diagramme gelten besondere Regeln: Die Inhalte aller Felder werden automatisch aktualisiert, wenn der Bildschirminhalt neu angezeigt wird. Auch wenn die Option Feldbefehle deaktiviert ist, werden einige Felder jedes Mal aktualisiert, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen. Hinweise dazu finden Sie in der Hilfe zu diesem Dialogfeld. Durch Diagramme geben Sie an, ob Diagramme automatisch gespeichert werden. Die Option Diagramme wird automatisch aktiviert, wenn Sie die Option Feldbefehle markieren.
165
KAPITEL 6
Hilfsmittel zum Organisieren
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Wenn Sie WRITER nicht gerade nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, dürften die Techniken, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, interessant für Sie sein. WRITER bietet nämlich eine ganze Reihe von Werkzeugen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Dokumente beziehungsweise der Dokumentinhalte erleichtern. Einige davon wollen wir etwas intensiver behandeln: Sie können Einfüge- und Löschvorgänge sowie Änderungen in der Formatierung aufzeichnen lassen, später die Änderungen überprüfen und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen. Das ist dann besonders nützlich, wenn mehrere Personen an ein und demselben Dokument arbeiten. Wenn sich Ihr Werk aus mehreren Dokumenten zusammensetzt, sollten Sie die einzelnen Teile zunächst zu einem Hauptdokument zusammenfassen. Mithilfe von Referenzen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Überschrift. Solche Verweise werden automatisch aktualisiert, wenn Sie im Dokument Änderungen durchführen, die beispielsweise die Reihenfolge der Elemente, auf die verwiesen wird, betreffen. Über Verzeichnisse können Sie beispielsweise ein Inhalts- oder ein Stichwortverzeichnis erstellen.
6.1
Überarbeitungskontrolle
Gerade wenn mehrere Personen an ein und demselben Dokument arbeiten, ist es oft nützlich, Einfüge- und Löschvorgänge sowie Änderungen in der Formatierung nachvollziehen zu können, die Sie oder eine andere Person am Dokument vorgenommen haben. Solche Änderungen können mit der Überarbeitungsfunktion von StarOffice besonders gekennzeichnet werden. Unabhängig davon lassen sich bestimmte Stellen im Dokument mit Kommentaren versehen. Später können Sie dann die Änderungen überprüfen (lassen) und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen; Kommentare können Sie gegebenenfalls beantworten und auch wieder aus dem Dokument entfernen.
6.1.1
Änderungen nachverfolgen
In StarOffice steht Ihnen für Textdokumente (und auch Tabellendokumente) eine Überarbeitungsfunktion zur Verfügung, mit der sich Änderungen aufzeichnen lassen. Aufgezeichnet werden alle Änderungen, die üblicherweise von Korrektoren vorgenommen werden, also Einfügungen, Streichungen, Textänderungen und grundlegende Formatierungen. Aufzeichnen von Änderungen Zum Ein- und Ausschalten der Überarbeitungsfunktion wählen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl ÄNDERUNGEN und im Untermenü dazu AUFZEICHNEN. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor. Alle neu eingefügten Textpassagen werden farbig unterstrichen und alle gelöschten Textpassagen werden farbig durchgestrichen. Die Form dieser Markierung können Sie einstellen (siehe weiter hinten). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine so markierte Änderung setzen, erscheint ein Hinweis auf Art, Autor, Datum und Uhrzeit der Änderung.
168
6.1 Überarbeitungskontrolle
Sie können zu jeder markierten Änderung einen zusätzlichen Kommentar eingeben. Setzen Sie dazu die Schreibmarke in die Markierung und wählen Sie KOMMENTAR im Untermenü zum Befehl ÄNDERUNGEN. Den Kommentar geben Sie dann im Dialogfeld Kommentieren … ein (siehe Abbildung 6.1). Dieser Kommentar wird auch in der Liste im Dialogfeld Änderungen akzeptieren oder verwerfen angezeigt (siehe weiter hinten).
Abbildung 6.1: Geben Sie einen Kommentar ein.
Zum Beenden der Aufzeichnung wählen Sie nochmals im Menü BEARBEITEN den Befehl ÄNDERUNGEN und im Untermenü dazu AUFZEICHNEN. Das Häkchen vor der Funktion verschwindet. Art der Markierung In Textdokumenten lassen sich geänderte Zeilen durch zusätzliche farbige Markierungen kennzeichnen. Als eine solche Kennzeichnung können Sie beispielsweise einen am Seitenrand gesetzten roten Korrekturstrich wählen. Um die Art der Markierung einzustellen, wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS. Navigieren Sie zu Änderungen im Bereich StarOffice Writer. Hier bestimmen Sie, wie und in welcher Farbe die Änderungen markiert werden (siehe Abbildung 6.2). Änderungen akzeptieren oder verwerfen Nachdem Sie Änderungsmarkierungen in ein Dokument eingefügt haben, können Sie oder ein anderer Bearbeiter die damit vermerkten Änderungen akzeptieren oder verwerfen. Dazu wählen Sie KOMMENTAR im Untermenü zum Befehl ÄNDERUNGEN. Das Dialogfeld Änderungen akzeptieren oder verwerfen wird angezeigt, in dem die im Dokument aufgezeichneten Änderungen aufgelistet werden (siehe Abbildung 6.3). Wenn Sie einen Eintrag in der Liste auswählen, wird die Änderung im Dokument hervorgehoben. Um mehrere Einträge auszuwählen, halten Sie beim Klicken die (Strg)-Taste gedrückt. Zum Sortieren der Liste klikken Sie auf einen Spaltenkopf.
169
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Abbildung 6.2: Stellen Sie Art und Farbe der Markierung ein.
Abbildung 6.3: Sie können Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
Auf diese Liste lassen sich Filter anwenden. Wählen Sie hierzu das Register Filter und dort die gewünschten Filterkriterien. Sie können beispielsweise nur noch Änderungen anzeigen lassen, die von einem bestimmten Bearbeiter vorgenommen wurden.
170
6.1 Überarbeitungskontrolle
Versionen zusammenführen Wenn ein Dokument zur selben Zeit von mehreren Personen bearbeitet wurde, liegen die Änderungen meist in mehreren Kopien verteilt vor. Es ist möglich, diese Kopien wieder in einem Dokument zusammenzufassen. Die Kopien dürfen sich nur in den aufgezeichneten Änderungen unterscheiden – der normale Text muss identisch sein. Dazu öffnen Sie zunächst das Dokument, in dem Sie alle Kopien wieder zusammenführen wollen, und wählen dann DOKUMENT ZUSAMMENFÜHREN im Untermenü ÄNDERUNGEN des Menüs BEARBEITEN. Das Dialogfeld Einfügen wird angezeigt, in dem Sie die Kopie des Dokuments auswählen und durch einen Klick auf Einfügen bestätigen müssen. Wenn es keine nachfolgenden Änderungen des Originaldokuments gegeben hat, wird die Kopie mit dem Original zusammengeführt. Anderenfalls werden Sie darüber informiert, dass die Zusammenführung nicht erfolgreich war. Nach dem Zusammenführen beinhaltet das Originaldokument die aufgezeichneten Änderungen aus der Kopie.
6.1.2
Kommentare
Kommentare sind von einem Autor oder Bearbeiter hinzugefügte Notizen beziehungsweise Anmerkungen zum Dokument. Sie können damit beispielsweise Stellen im Dokument kennzeichnen, die noch einer Überarbeitung bedürfen. Kommentar einfügen Markieren Sie den Text oder das Element, zu dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des zu kommentierenden Textes. Wählen Sie dann NOTIZ im Menü EINFÜGEN. Am Rand des Dokuments wird ein Notizfeld geöffnet, in dem Sie den Kommentar eingeben können (siehe Abbildung 6.4). Der Name des Autors sowie Datum und aktuelle Uhrzeit werden automatisch hinzugefügt. Für verschiedene Bearbeiter werden unterschiedliche Farben verwendet.
Abbildung 6.4: Geben Sie den Kommentar ein.
171
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Kommentar bearbeiten Nach der Bestätigung weisen auch kleine gelbe Rechtecke in einem Dokument darauf hin, dass sich an dieser Stelle eine Notiz befindet. Dieser Hinweis informiert Sie darüber, dass diese Stelle noch bearbeitet werden sollte. Nachdem des getan wurde, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche mit der nach unten weisenden Pfeilspitze wählen, was mit der Notiz geschehen soll. Hinweis Sie können Überarbeitungen und Kommentare beim Drucken wahlweise aus- oder einblenden. Um die Druckoptionen für Notizen in Ihrem Dokument festzulegen, wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI und klicken dort auf Zusätze.
6.2
Global- und Unterdokumente
Umfangreiche Werke wird man oft in einzelne Dokumente aufteilen. Das vereinfacht die Organisation. Für bestimmte Aufgaben wird man diese Teile zu einem gemeinsamen Dokument – einem Globaldokument – vereinigen müssen, beispielsweise zum Erstellen von Querverweisen, das weiter unten in diesem Kapitel beschrieben wird (siehe weiter hinten). Ein Globaldokument dient als Behälter für einzelne WRITER-Dateien und ermöglicht Ihnen so die Verwaltung großer Dokumente. Die einzelnen Dateien werden als Unterdokumente bezeichnet. Denken Sie auch daran, gegebenenfalls separate Dokumente zur Aufnahme des Inhalts- oder des Stichwortverzeichnisses zu erstellen und diese in das Hauptdokument einzufügen.
6.2.1
Globaldokument erstellen
Ein Hauptdokument erstellen Sie wie jedes andere Dokument in WRITER über den Befehl NEU im Menü DATEI. Wählen Sie aber im Untermenü den Befehl GLOBALDOKUMENT. Sie können auch von einem bereits geöffneten Unterdokument ein Globaldokument erzeugen, indem Sie das Untermenü SENDEN im Menü DATEI öffnen und den Befehl GLOBALDOKUMENT ERZEUGEN wählen. Ein neues Textdokument wird erstellt und eine spezielle Form des Navigators wird angezeigt (siehe Abbildung 6.5 links). Darin werden (später) die Hauptkomponenten des Globaldokuments angezeigt (siehe Abbildung 6.5 rechts). Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen eines aufgeführten Teildokuments setzen, wird dessen vollständiger Pfad angezeigt. In Globaldokumenten lässt sich der Navigator zwischen Normalmodus und Globalmodus umschalten.
172
6.2 Global- und Unterdokumente
Abbildung 6.5: Teildokumente werden im Navigator angezeigt.
Über die Schaltflächen im Navigator können Sie zwischen den Modi umschalten und die einzelnen Dokumente umordnen (siehe Tabelle 6.1). Symbol
Name und Wirkung Umschalten – schaltet zwischen der Global- und der vorher beschriebenen Normaldarstellung des Navigators um. Bearbeiten – dient zum Bearbeiten der im Navigator ausgewählten Komponente. Handelt es sich bei der Auswahl um eine Datei, so wird diese Datei zur Bearbeitung geöffnet. Handelt es sich bei der Auswahl um ein Verzeichnis, wird der Verzeichnisdialog geöffnet.
Aktualisieren – nach einem Klick auf dieses Symbol wählen Sie den zu aktualisierenden Inhalt aus.
Einfügen – öffnet eine Liste, über die Sie eine Datei, ein Verzeichnis oder ein neues leeres Dokument in das Globaldokument einfügen können. Inhalte mitspeichern – speichert den Inhalt der verknüpften Dateien im Globaldokument als Kopie. Dadurch wird gewährleistet, dass der aktuelle Dokumentinhalt selbst dann verfügbar ist, wenn ein Zugriff auf die verknüpften Dateien nicht möglich ist. Nach unten verschieben – verschiebt die Auswahl in der Navigatorliste um eine Position nach unten. Die Einträge lassen sich auch durch Ziehen und Ablegen innerhalb der Liste verschieben. Wenn Sie einen Textabschnitt in einen anderen verschieben, werden die beiden Textabschnitte zusammengeführt. Nach oben verschieben – verschiebt die Auswahl in der Navigatorliste um eine Position nach oben. Die Einträge lassen sich auch durch Ziehen und Ablegen innerhalb der Liste verschieben. Wenn Sie einen Textabschnitt in einen anderen verschieben, werden die beiden Textabschnitte zusammengeführt.
Tabelle 6.1: Die Schaltflächen im Navigator
173
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
6.2.2
Unterdokumente einfügen
Geben Sie vor dem Einfügen eines Unterdokuments im Globaldokument eine Einführung oder etwas Text ein. So stellen Sie sicher, dass die im Globaldokument definierten Vorlagen auch in den Unterdokumenten Gültigkeit haben. Zum Einfügen von Unterdokumenten setzen Sie den Mauszeiger im Navigator auf das Symbol Einfügen und wählen aus der Liste dazu die gewünschte Option: Um eine bestehende Datei als Unterdokument einzufügen, wählen Sie DATEI. Das dann angezeigte Dialogfeld Einfügen entspricht dem Dialogfeld Öffnen. Wählen Sie hierin das Laufwerk, den Ordner und den Dateinamen des ersten Teildokuments aus und bestätigen Sie über Einfügen. Um ein neues leeres Unterdokument anzulegen, wählen Sie NEUES DOKUMENT, geben einen Namen für die Datei ein und klicken dann auf Speichern. Wiederholen Sie diese Tätigkeit für alle Teildokumente. Sie werden standardmäßig als Platzhalter im Hauptdokument angezeigt. Denken Sie daran, das Globaldokument unter einem eigenen Namen zu speichern. Wählen Sie dazu SPEICHERN im Menü DATEI.
6.2.3
Arbeiten mit Global- und Unterdokumenten
Verwenden Sie den Navigator, um die Unterdokumente in einem Globaldokument anzuordnen und zu bearbeiten.
! Um ein Unterdokument zur Bearbeitung zu öffnen, markieren Sie es in der Navigatorliste und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie können auch den Befehl BEARBEITEN im Kontextmenü zum Dokumenteintrag im Navigator wählen.
! Um einem Globaldokument selbst zusätzlichen Text hinzuzufügen, öffnen Sie das Kontextmenü zum gewünschten Untermenü und wählen EINFÜGEN und dann TEXT. Im Globaldokument wird vor dem ausgewählten Element ein Textbereich eingefügt, in den Sie den gewünschten Text eingeben können.
! Um ein Unterdokument aus dem Globaldokument zu löschen, markieren Sie es und wählen dann LÖSCHEN aus dem Kontextmenü. Dieser Befehl hat keine Auswirkungen auf die Quelldatei.
! Um die Unterdokumente in einem Globaldokument neu anzuordnen, ziehen Sie die Unterdokumente im Navigator an die gewünschte Position. Sie können auch ein Unterdokument in der Liste auswählen und auf eines der Symbole Nach unten verschieben bzw. Nach oben verschieben klicken.
! Um ein Verzeichnis – beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis – in ein Globaldokument einzufügen, wählen Sie EINFÜGEN aus dem Kontextmenü und dann VERZEICHNIS. Das Verzeichnis wird vor dem ausgewählten Unterdokument in das Globaldokument eingefügt. Um ein Verzeichnis in einem Globaldokument zu aktualisieren, wählen Sie es im Navigator aus und klicken dann auf das Symbol Aktualisieren. Sinnvollerweise sollten Sie jedes Unterdokument auf einer neuen Seite anfangen lassen: Dazu stellen Sie sicher, dass alle Unterdokumente mit einer Überschrift mit einer identischen Absatzvorlage beginnen – beispielsweise mit Überschrift 1. Nach dem Einfügen sollten Sie im Globaldokument den Befehl FORMATVORLAGEN im Menü FORMAT wählen und dann auf das Symbol
174
6.3 Referenzen
Absatzvorlagen klicken. Wählen Sie die Vorlage Überschrift 1 und dann ÄNDERN aus dem Kontextmenü dazu. Im Register Textfluss aktivieren Sie im Bereich Umbrüche das Markierfeld Zulassen und wählen anschließend im Feld Typ die Option Seite. Wenn Sie alle Unterdokumente auf einer ungeraden Seite beginnen lassen möchten, aktivieren Sie Mit Seitenvorlage und wählen im nebenstehenden Feld Rechte Seite.
6.3
Referenzen
Mithilfe von Referenzen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Überschrift. Solche Querverweise bestehen aus einem Ziel und einem Verweis. Das Ziel ist das Element oder der Text, auf das oder den Sie verweisen: beispielsweise die Seitenzahl, die Abbildung oder die Fußnote. Der Verweis selbst ist der Text im Dokument, mit dem Sie auf das Ziel Fußnote verweisen. Wenn sich das Ziel auf Seite 23 befindet, könnte der Verweis Siehe Seite 23 lauten. Wenn Sie einen Querverweis als Feldbefehl einfügen, hat das den Vorteil, dass Sie bei Änderungen am Dokument nicht stets die Verweise manuell anpassen müssen. Aktualisieren Sie einfach die Feldbefehle mit (F9) und schon stimmen die Querverweise wieder.
6.3.1
Ziel markieren
Zum Erstellen eines Querverweises müssen Sie zunächst das Ziel markieren und anschließend den Verweis angeben. Markieren Sie also eine Stelle im Absatz, Wort oder Element, das Sie als Ziel verwenden möchten. Wählen Sie dann QUERVERWEIS im Menü EINFÜGEN. Es meldet sich das schon aus Kapitel 5 bekannte Dialogfeld Feldbefehle. Die Registerkarte Referenzen ist automatisch aktiviert (siehe Abbildung 6.6).
Abbildung 6.6: Im Text wurde ein Verweis auf die Abbildung eingefügt.
175
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Unter Feldtyp werden die für Referenzen verfügbaren Feldbefehle aufgelistet. Um Ihrem Dokument ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf den gewünschten Feldtyp. Zum Markieren des Ziels dient die Option Referenz setzen. Unter Name geben Sie dann eine Bezeichnung für die Referenz ein. Diese erscheint später beim Einfügen der Referenz zur Identifikation im Listenfeld Auswahl. Klicken Sie auf Einfügen, um das Ziel zu setzen. Wenn Sie die Option Steuerzeichen eingeschaltet haben, wird die vorher markierte Stelle im Dokument grau markiert. Markieren Sie auf diese Weise alle Ziele, auf die Sie im Dokument verweisen wollen. Sie können das Dialogfeld danach schließen, aber auch direkt mit dem folgenden Schritt fortfahren.
6.3.2
Verweis eingeben
Der nächste Schritt besteht darin, die Verweise auf die vorher markierten Ziele im Dokument selbst einzugeben. Öffnen Sie dazu – wenn noch notwendig – wieder QUERVERWEIS im Menü EXTRAS.
! Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der Sie den Verweis anzeigen möchten, und geben Sie den Einführungstext ein. Geben Sie beispielsweise Siehe Seite, Siehe Abbildung oder Siehe die Anmerkungen unter " " ein.
! Der Feldtyp Referenz einfügen dient zum Einfügen eines Querverweises auf eine andere Stelle im Dokument. Die entsprechende Textstelle muss zuvor mit Referenz setzen definiert sein. Wählen Sie das gewünschte Feld unter Auswahl. Unter Format können Sie angeben, was als Referenz in das Dokument eingefügt werden soll. Wenn Sie hier beispielsweise Seite wählen, wird die Nummer der Seite eingefügt, die das Ziel der Referenz enthält. Klicken Sie auf Einfügen. Bei Globaldokumenten kann auch von einem Teildokument auf ein anderes verwiesen werden. Hierbei müssen Sie den Namen der Referenz aber per Hand eingeben.
! Wenn Sie Textmarken in das Dokument eingefügt haben, sehen Sie im Register Referenzen auch den Eintrag Textmarken. In einem Textdokument können Sie mittels eingefügter Textmarken beispielsweise im Dokument schnell von einer Stelle zur anderen springen. Tipp Referenzen sind Feldbefehle. Zum Löschen einer Referenz löschen Sie den Feldbefehl. Wenn Sie einen längeren Text als Referenz gesetzt haben, den Sie nach dem Löschen der Referenz nicht neu eingeben möchten, können Sie den Text markieren, in die Zwischenablage kopieren und dann mit dem Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN als unformatierten Text an derselben Stelle wieder einfügen. Damit bleibt der Text selbst erhalten, während die Referenz gelöscht wird.
Automatische Beschriftung Im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN können Sie auf der Seite AutoBeschriftung unter StarOffice Writer die Einstellungen für Beschriftungen festlegen, die eingefügten Objekten automatisch hinzugefügt werden – beispielsweise Tabellen oder Bildern (siehe Abbildung 6.7).
176
6.4 Verzeichnisse
Abbildung 6.7: Legen Sie die Einstellungen für Beschriftungen fest.
Wählen Sie unter Automatische Beschriftung beim Einfügen von den Objekttyp, für den die Einstellungen gelten sollen. Definieren Sie dann unter Beschriftung die auf den gewählten Objekttyp anzuwendenden Optionen. Diese Optionen sind mit denen im Menü EINFÜGEN/BESCHRIFTUNG identisch, das bei Auswahl eines Objekts zur Verfügung steht.
6.4
Verzeichnisse
Über den Befehl VERZEICHNISSE im Menü EINFÜGEN können Sie beispielsweise ein Inhalts- oder ein Stichwortverzeichnis erstellen. Bei einem klassischen Inhaltsverzeichnis werden bestimmte Elemente des Dokuments in der Reihenfolge zusammengefasst, wie diese im Dokument auftreten. Ein Index oder Stichwortverzeichnis enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo im Dokument Informationen zu dem entsprechenden Stichwort zu finden sind. Auch hierbei müssen Sie zum Erstellen in mehreren Schritten vorgehen: Sie müssen die Einträge festlegen, die im Index zu verwendenden Formate festlegen und anschließend den Index selbst erstellen.
6.4.1
Eintrag erstellen
Bevor Sie ein Verzeichnis generieren können, müssen Sie die entsprechenden Stellen in Ihrem Dokument als Einträge kennzeichnen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der ein Indexeintrag eingefügt werden soll, oder markieren Sie den Text im Dokument, der an dieser Stelle als Indexeintrag verwendet werden soll. Wählen Sie dann EINTRAG im Untermenü zu VERZEICHNISSE im Menü EINFÜGEN. Im nun angezeigten Dialogfeld können Sie den Eintrag spezifizieren sowie weitere Einträge definieren (siehe Abbildung 6.8).
177
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Abbildung 6.8: Definieren Sie über dieses Dialogfeld die Einträge.
! Wählen Sie unter Verzeichnis das Verzeichnis aus, dem Sie den Eintrag hinzufügen möchten. Sie können hier eine der Optionen Stichwortverzeichnis, Inhaltsverzeichnis oder Benutzerdefiniert wählen.
! Unter Eintrag wird der im Dokument ausgewählte Text angezeigt. Falls gewünscht, können Sie ein anderes Wort als Verzeichniseintrag eingeben. Der im Dokument ausgewählte Text wird dabei nicht geändert.
! 1. Schlüssel verwandelt die aktuelle Auswahl in einen Untereintrag des Worts, das Sie hier eingeben. Wenn Sie beispielsweise unter Eintrag den Text Nürnberg ausgewählt haben und Bayern als ersten Schlüssel eingeben, so lautet der entstehende Verzeichniseintrag Bayern, Nürnberg.
! Das Feld 2. Schlüssel arbeitet ähnlich, nur wird noch eine weitere Ebene eingefügt. Es verwandelt die aktuelle Auswahl in einen Untereintrag zweiten Grades des ersten Schlüssels. Wenn Sie beispielsweise unter Eintrag den Text Nürnberg ausgewählt haben, Bayern als ersten Schlüssel eingeben und Franken als zweiten Schlüssel, so lautet der entstehende Verzeichniseintrag Bayern, Franken, Nürnberg.
! Bei einem Inhaltsverzeichnis können Sie über Stufe bestimmen, dass Einträge mit der Absatzvorlage Überschrift 1, Überschrift 2 usw. automatisch dem Inhaltsverzeichnis hinzugefügt werden. Die Ebene des Eintrags im Verzeichnis entspricht der Gliederungsebene der Überschriftenvorlage.
! Bei einem Stichwortverzeichnis finden Sie die zusätzliche Option Haupteintrag. Damit verwandeln Sie den ausgewählten Text in den Haupteintrag eines alphabetischen Verzeichnisses. Das Programm zeigt später die Seitenzahl für den Haupteintrag in einem anderen Format als die anderen Verzeichniseinträge an.
178
6.4 Verzeichnisse
! Wenn Sie Auf alle gleichen Texte anwenden einschalten, werden automatisch alle anderen Vorkommen des ausgewählten Textes im Dokument markiert. Text in Kopf- und Fußzeilen, Rahmen und Beschriftungen wird dabei nicht einbezogen. Sie können diese Funktion nicht für Einträge verwenden, die Sie in diesem Dialog manuell eingegeben haben. Exakte Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Beim Aktivieren von Nur ganze Wörter werden nur Wörter markiert, die dem Eintrag gleichen. Bestätigen Sie anschließend über Einfügen. Damit setzen Sie eine Markierung für einen Verzeichniseintrag in Ihrem Text. Danach können Sie im Dokument die Stelle für den nächsten Indexeintrag markieren. Fahren Sie auf diese Weise fort, bis Sie alle gewünschten Einträge im Dokument markiert haben.
6.4.2
Verzeichnis erstellen
Nachdem Sie die zu erfassenden Einträge im Dokument gekennzeichnet haben, können Sie das eigentliche Verzeichnis erstellen. Wählen Sie VERZEICHNISSE im Untermenü zu VERZEICHNISSE im Menü EXTRAS. Im nun angezeigten Dialogfeld können Sie die im eigentlichen Verzeichnis zu verwendenden Formate festlegen und das Verzeichnis anlegen. Das Vorschaufeld auf der linken Seite skizziert die Auswirkungen Ihrer Einstellungen. Geben Sie zunächst auf der Registerkarte Verzeichnis unter Typ und Titel die Art und einen Titel des Verzeichnisses an. Unter Typ wählen Sie den Verzeichnistyp, den Sie einfügen möchten. Die sonst auf diesem Register verfügbaren Optionen richten sich nach dem ausgewählten Verzeichnistyp. Einige Optionen sind aber identisch: Geschützt vor manuellen Änderungen schützt den Verzeichnisinhalt vor Änderungen. Manuelle Änderungen am Verzeichnis gehen verloren, wenn das Verzeichnis aktualisiert wird. Außerdem können Sie unter Verzeichnis erstellen für wählen, ob Sie das Verzeichnis für das gesamte Dokument oder nur für das aktuelle Kapitel erzeugen möchten. Inhaltsverzeichnis Wenn Sie die Option Inhaltsverzeichnis gewählt haben, können Sie – als wichtigsten Punkt – über Auswerten bis Ebene angeben, wie viele Überschriftenebenen in das Verzeichnis aufgenommen werden sollen (siehe Abbildung 6.9). Über die Einstellmöglichkeiten unter Erzeugen aus geben Sie an, aus welchen Daten das Verzeichnis erstellt werden soll. Sie können hier mehrere Quellen gleichzeitig benutzen:
! Gliederung erzeugt das Verzeichnis anhand der Gliederungsebenen – der Absätze, die mit einer der vordefinierten Überschriftformatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 10 formatiert sind. Ein Klick auf die danebenstehende Schaltfläche mit den drei Punkten öffnet das Dialogfeld Kapitelnummerierung, in dem Sie den Gliederungsebenen Absatzvorlagen zuweisen und zusätzliche Feinheiten einstellen können (siehe Abbildung 6.10).
! Über die Option weiteren Vorlagen können Sie weitere Absatzvorlagen aufnehmen, die Sie im Dialogfeld Vorlage zuweisen angeben. Um die zu benutzenden Absatzvorlagen auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts davon.
179
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
Abbildung 6.9: Das Inhaltsverzeichnis erstellen
Abbildung 6.10: Die Ebenen aufnehmen
! Verzeichnismarkierungen nimmt die Verzeichniseinträge mit auf, die Sie – wie oben beschrieben – über den Befehl EINTRAG im Untermenü VERZEICHNISSE zum Menü EINFÜGEN aufgenommen haben. Diese Option ist aber eher für Stichwortverzeichnisse gedacht.
180
6.4 Verzeichnisse
Stichwortverzeichnis Um ein Stichwortverzeichnis zu erstellen, gehen Sie zunächst genauso vor wie beim Anlegen eines Inhaltsverzeichnisses, wählen aber im Dialogfeld Verzeichnis einfügen unter Typ die Option Stichwortverzeichnis (siehe Abbildung 6.11).
Abbildung 6.11: Ein Stichwortverzeichnis erstellen
Die wesentlichen Parameter regeln Sie über die Optionen unter der Überschrift Zusätze:
! Zusammenfassen gleicher Einträge ersetzt identische Verzeichniseinträge durch einen einzigen Eintrag, unter dem die Nummern aller Seiten aufgeführt sind, auf denen der Eintrag im Dokument vorkommt. Beispielsweise werden die Einträge Nürnberg 15 und Nürnberg 23 zu Nürnberg 15, 23 zusammengefasst.
! Zusammenfassen mit f oder ff ersetzt identische Verzeichniseinträge auf derselben oder aufeinanderfolgenden Seiten durch einen einzigen Eintrag, der die Seitennummer des ersten Vorkommens mit einem f bzw. ff aufführt.
! Die Option Zusammenfassen mit – ersetzt identische Verzeichniseinträge auf aufeinanderfolgenden Seiten durch einen einzigen Eintrag mit dem Bereich der Seiten, auf denen der Eintrag vorkommt. So werden beispielsweise die Einträge Nürnberg 15, Nürnberg 16 und Nürnberg 17 mit Nürnberg 15–17 zusammengefasst.
! Wenn Sie Groß- und Kleinschreibung beachten aktivieren, wird bei identischen Verzeichniseinträgen zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden. Asiatische Sprachen werden gesondert behandelt. Aktivieren Sie zusätzlich Zusammenfassen gleicher Einträge, wenn sich die Groß- bzw. Kleinschreibung des Eintrags nach dem ersten Vorkommen im Dokument richten soll.
181
Kapitel 6 – Hilfsmittel zum Organisieren
! Über Einträge automatisch großschreiben sorgen Sie dafür, dass der erste Buchstabe von Verzeichniseinträgen automatisch großgeschrieben wird.
! Schlüssel als eigener Eintrag fügt Verzeichnisschlüssel als separate Verzeichniseinträge ein. Schlüssel werden als Verzeichniseinträge der obersten Ebene eingefügt, die dem Schlüssel zugewiesenen Einträge als eingerückte Untereinträge. Statt die Indexeinträge manuell vorzunehmen, können Sie dafür auch eine sogenannte Konkordanzdatei verwenden. Das ist eine Datei, in der die Wörter, die im Index enthalten sein sollen, aufgelistet werden. Klicken Sie nach dem Markieren dieser Option auf Datei, um eine solche Konkordanzdatei zu wählen, zu erstellen oder zu bearbeiten. Wenn Sie eine neue Datei anlegen wollen, wählen Sie NEU aus der Liste und geben im Dialogfeld Speichern unter der Datei einen Namen. Nach der Bestätigung wird das Dialogfeld Konkordanzdatei bearbeiten angezeigt, in dem Sie die Elemente eingeben können (siehe Abbildung 6.12 und Tabelle 6.2). Speichern Sie die Inhalte nach der Eingabe.
Abbildung 6.12: Eine Konkordanzdatei erstellen Spalte
Bedeutung
Suchbegriff
Der Verzeichniseintrag, den Sie im Dokument markieren möchten
Alternativeintrag
Der Verzeichniseintrag, der im Verzeichnis erscheinen soll
1. Schlüssel, 2. Schlüssel
Übergeordnete Verzeichniseinträge. Der Suchbegriff oder Alternativeintrag erscheint als Untereintrag des ersten und zweiten Schlüssels.
Exakt
Bedeutet, dass nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.
Ganze Wörter
Sucht nur nach Fundstellen, an denen der Suchbegriff als ganzes Wort vorkommt.
Tabelle 6.2: Eine Konkordanzdatei enthält mehrere Felder.
182
6.4 Verzeichnisse
Verzeichnis erzeugen Nachdem Sie die vorbereitenden Arbeiten durchgeführt haben, können Sie das Verzeichnis erzeugen, indem Sie im Dialogfeld Verzeichnis erstellen auf OK klicken. Dabei wird das Dokument nach Markierungen durchsucht und diese Daten werden in das Verzeichnis im Dokument kopiert. Setzen Sie vorher die Einfügemarke an die Stelle, an der das Verzeichnis erstellt werden soll – in der Regel an den Anfang oder das Ende des Dokuments. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird der Index an der aktuellen Position der Schreibmarke im Dokument generiert. Formate festlegen Sie können unterschiedliche Formate auf die verschiedenen Stufen eines Verzeichnisses anwenden. Standardmäßig werden bei einem Stichwortverzeichnis die Vorlagen Index1 und Index2 für das Stichwort und das Unterstichwort benutzt. Dazu klicken Sie im Bereich Aktueller Stil auf Ändern. Markieren Sie im Dialogfeld Indexstile im Listenfeld Stufe den Eintrag Stichwort oder Unterstichwort und wählen Sie dann im Listenfeld Stile einen Stil aus oder definieren Sie einen neuen.
183
KAPITEL 7
Mit Webseiten arbeiten
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
Sie können WRITER dazu verwenden, Webseiten zu erstellen, und damit Ihre Dokumente anderen Benutzern zur Anzeige im Webbrowser zur Verfügung stellen. In weiten Bereichen entspricht die Arbeit beim Erstellen von Webseiten der von Dokumenten, die für den Ausdruck vorgesehen sind. Der wesentliche Unterschied besteht eigentlich zunächst nur darin, dass Sie Webseiten im HTMLFormat speichern. Damit bleiben die wesentlichsten Formate erhalten, so dass die Dokumente auch von Benutzern angezeigt werden können, die WRITER nicht verwenden. Beim Erstellen einer Webseite gehen Sie im Prinzip genauso vor wie beim Erstellen eines herkömmlichen Dokuments. Sie können das Dokument von Grund auf neu aufbauen oder vorhandene Dokumente oder Vorlagen verwenden. Texte und andere Elemente fügen Sie wie bei einem Druckdokument ein. Neben einfachen Webseiten lassen sich auch Frameseiten erstellen. Eine Frameseite ist eine spezielle Art von HTML-Dokument, bei dem die Darstellung einer Seite in mehrere Bereiche – in sogenannte Frames – unterteilt wird. Jeder dieser Frames kann eine Webseite aufnehmen. Frameseiten fassen also mehrere Webseiten zu einer gemeinsamen Darstellung im Browser-Fenster zusammen. Mithilfe von Hyperlinks können Sie zwischen verschiedenen Abschnitten einer Webseite, zwischen verschiedenen Webseiten oder auch anderen Dokumenten navigieren. Um Ihre Webseite anderen Personen zur Verfügung zu stellen, können Sie sie auf einem Webserver veröffentlichen. Dafür stellt Ihnen StarOffice einen Assistenten zur Verfügung.
7.1
Einstellungen für Webseiten
Es empfiehlt sich, vor dem Erstellen der Webseiten in WRITER die Einstellungen für die Weboptionen zu kontrollieren und gegebenenfalls mit den gewünschten Einstellungen abzugleichen. Sie können dabei festlegen, wie Webseiten erstellt und formatiert werden sollen. Bestimmte Formate beschleunigen das Downloaden und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass die verschiedenen Browser und Browserversionen nicht alle Formate unterstützen. Beispielsweise unterstützen ältere Webbrowser einige Formatierungsspezifikationen noch nicht. Wenn also zu erwarten ist, dass die Betrachter Ihrer Webseite mit unterschiedlichen Browsern und/ oder unterschiedlichen Bildschirmeinstellungen arbeiten, sollten Sie Ihre Webseiten mit diesen Alternativen testen. Bei Webseiten für das Intranet sollten Sie sich auch darüber informieren, welche Formate vom Server unterstützt werden. Zum Festlegen dieser Weboptionen wählen Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Über den Bereich StarOffice Writer/Web bestimmen Sie die Unterschiede zur Arbeit mit dem normalen Textverarbeitungsprogramm WRITER. Sie finden hier die Möglichkeiten zum Festlegen der Elemente für die Arbeit auf dem Bildschirm, der Anzeige von Formatierungshilfen oder eines Rasters, das Ihnen bei der Positionierung hilft. Die Mehrzahl der Dialogfelder in diesem Bereich und den Optionen darin entsprechen denen im Bereich StarOffice Writer, nur gelten sie hier für die Arbeit mit Webseiten. Zusätzlich finden Sie hier das Dialogfeld Hintergrund, mit dem Sie Ihren Webseiten eine Standardhintergrundfarbe zuweisen können.
186
7.2 Webseite erstellen
7.2
Webseite erstellen
Um ein Dokument für eine Webseite zu erstellen, gehen Sie im Prinzip wie beim Erstellen eines konventionellen Dokuments, das für den Ausdruck vorgesehen ist, vor: Sie legen ein neues Dokument an, fügen die gewünschten Texte und andere Elemente ein, formatieren das Dokument und speichern es.
7.2.1
Dokument erstellen
Zum Anlegen eines neuen leeren Webdokuments auf der Grundlage der Standarddokumentvorlage wählen Sie zunächst den Befehl NEU im Menü DATEI und dann im Untermenü die Option HTML-DOKUMENT. Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Neu verwenden. Anschließend wird ein neues leeres Dokument in der automatisch aktivierten Ansicht WEBLAYOUT angezeigt, das Sie nun mit den gewünschten Inhalten und Formatierungen versehen können. Beim Speichern wird in diesem Fall automatisch im Feld Dateityp der Typ HTML-Dokument (.html) eingestellt. Sie können aber auch ein vorher für den Ausdruck vorgesehenes Dokument in ein Webdokument umwandeln. In diesem Fall müssen Sie den Typ HTML-Dokument (.html) selbst einstellen. Es empfiehlt sich, vorher zur Ansicht WEBLAYOUT umzuschalten und die Formate zu kontrollieren.
7.2.2
Inhalte eingeben
Um eine Webseite mit Inhalten – also Texten, Grafiken oder anderen Elementen – zu füllen, gehen Sie genauso wie beim Erstellen eines herkömmlichen Dokuments vor. Ein wesentlicher Unterschied bei der Darstellung des eingegebenen Textes besteht darin, dass der Zeilenumbruch von der Breite des Fensters abhängig ist. Die Seiten der HTML-Standarddokumentvorlage haben keine Ränder und keine Längenbeschränkung. Folglich enthalten HTML-Dokumente keine Seitenumbrüche. Dieses Verhalten zeigt sich später auch im Webbrowser. Da Sie nicht wissen, welche Fensterbreite der Betrachter benutzen wird, ist eine Silbentrennung auch nicht angebracht. Sehr lange Wörter können Sie aber über ein bedingtes Trennzeichen über (Strg)+(-) manuell für den Fall trennen, dass es nicht mehr in die Zeile passt. Hinweis Verwenden Sie gegebenenfalls für bestimmte Inhalte die Tabellenfunktion der Textverarbeitung, mit der das Positionieren der einzelnen Elemente auf der Seite vereinfacht werden kann (siehe Kapitel 5).
7.2.3
Formatieren
Die umfangreichen Formatierungswerkzeuge von WRITER können in derselben Weise zum Gestalten von Webseiten und ihren Inhalten eingesetzt werden wie bei Druckdokumenten. Einige Formatierungsbefehle eignen sich sogar besonders für die Darstellung auf dem Bildschirm und weniger für den Ausdruck: Im Bereich des Befehls SEITENEINSTELLUNGEN im Menü FOR-
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Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
ist das besonders die Registerkarte Hintergrund. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie für Grafiken, die Sie für die Hintergrundgestaltung einsetzen, eine geringe Auflösung und/oder ein entsprechendes Dateiformat verwenden, um die Ladezeiten für solche Grafiken gering zu halten.
MAT
Der einfachste Weg, einem Webdokument ein durchgängiges Format zuzuweisen, besteht auch hier in der Anwendung des Befehls FORMATVORLAGEN im Menü FORMAT. Verwenden Sie die bei der Erstellung des Webdokuments genutzte HTML-Dokumentvorlage mit den darin enthaltenen speziellen Absatz- und Zeichenvorlagen. Beim Export in HTML konvertiert StarOffice das Dokument, soweit es das HTML-Format zulässt, so originalgetreu wie möglich.
7.3
Frameseiten
Neben einfachen Webseiten können Sie in WRITER auch Frameseiten erstellen. Eine Frameseite ist eine spezielle Art von HTML-Dokument, bei dem die Darstellung einer Seite in mehrere Bereiche – in sogenannte Frames – unterteilt wird. Jeder dieser Frames kann eine Webseite aufnehmen. Frameseiten fassen also mehrere Webseiten zu einer gemeinsamen Darstellung im Browser zusammen. Über separate Bildlaufleisten kann innerhalb eines Frame der Inhalt individuell angezeigt werden, ohne dass dadurch die Anzeige in den anderen Frames beeinflusst wird. In der Mehrzahl der Fälle wird bei einer solchen Darstellung die Anzeigefläche des Browsers in einen größeren und einen oder mehrere kleinere Frames unterteilt. Der Vorteil von Frames liegt darin, dass immer nur ein Teil der Seite neu aufgebaut werden muss, wenn über einen Hyperlink zu einem anderen Teilbereich gewechselt wird. So können beispielsweise der Inhalts-, der Kopfund der Fußframe unverändert bleiben, während im Hauptframe eine andere Webseite angezeigt wird. Im größeren – dem sogenannten Hauptframe – werden die eigentlichen Inhalte angezeigt, die kleineren Frames dienen oft zur Navigation zwischen diesen Inhalten. Diese Frames beinhalten dann Hyperlinks, die zu einem Wechsel des Inhalts im Hauptframe führen. Beispiele für den Einsatz einer solchen Struktur sind Kataloge und Artikellisten, bei denen es sinnvoll ist, per Klick auf einen Hyperlink in einem Frame eine Seite in einem anderen Frame anzuzeigen. Achtung WRITER nutzt standardmäßig freie Frames. Netscape Navigator 4.x unterstützt freie Frames nicht, wohl aber Microsoft Internet Explorer. Wenn Sie mit solchen Frames arbeiten wollen, öffnen Sie das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und sorgen Sie dafür, dass im Bereich Laden/Speichern unter HTML-Kompatibilität die Option Microsoft Internet Explorer ausgewählt ist.
7.3.1
Frameseite erstellen
Um eine Webseite in WRITER in mehrere Frames zu untergliedern, verwenden Sie den Befehl FRAME im Menü EINFÜGEN. Zunächst wird das Dialogfeld Frame – Eigenschaften angezeigt, in dem Sie die Eigenschaften des schwebenden Frame festlegen (siehe Abbildung 7.1). Wenn Sie
188
7.3 Frameseiten
später dessen Eigenschaften ändern wollen, markieren Sie den Frame und wählen EIGENSCHAFTEN im Untermenü OBJEKT des Menüs BEARBEITEN oder EIGENSCHAFTEN aus dem Kontextmenü zum Frame.
Abbildung 7.1: Frames untergliedern eine Webseite in mehrere Bereiche.
! Im Feld Name geben Sie einen Namen für den Frame ein. Der Name darf weder Leerzeichen noch Sonderzeichen enthalten und auch nicht mit einem Unterstrich beginnen.
! Unter Inhalt geben Sie Pfad und Namen der Datei an, die in dem Frame angezeigt werden soll. Sie können auch auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken und die anzuzeigende Datei suchen. Klicken Sie in diesem Fall abschließend auf Öffnen.
! Mit den Optionen unter Bildlaufleiste entscheiden Sie, ob der Frame mit einer Bildlaufleiste ausgestattet wird. Wählen Sie Automatisch, wenn der aktuelle Frame nach Bedarf automatisch eine Bildlaufleiste erhalten soll. Unter Umrandung können Sie einstellen, ob der Frame eine Umrandung erhalten soll. Mit Abstand zum Inhalt bestimmen Sie den Abstand zwischen der Umrandung und dem Inhalt für den Fall, dass es sich bei den Dateien außerhalb und innerhalb des Frame um HTML-Dokumente handelt. Nach der Bestätigung über OK wird der Frame auf der Webseite eingeblendet. Zum Bearbeiten benutzen Sie das Untermenü zu OBJEKT im Menü BEARBEITEN oder die Befehle des Kontextmenüs zum Frame (siehe Abbildung 7.2).
Abbildung 7.2: Frames untergliedern eine Webseite in mehrere Bereiche.
189
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
Sie können den Frame auf der ihn umgebenden Webseite verschieben oder seine Größe ändern: Sie können die Position verändern, indem Sie ihn mit der Maus an eine neue Stelle verschieben. Setzen Sie dafür den Mauszeiger auf den Rahmen, so dass er sich in einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann den Frame an die gewünschte Position. Die Höhe und Breite eines markierten Frame können Sie über die Größenziehpunkte ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eines der kleinen Rechtecke und verschieben Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Wenn Sie BEARBEITEN wählen, wird der Inhalt im Frame zum Bearbeiten geöffnet. Wenn Sie eine lokale Datei als Inhalt gewählt hatten, können Sie in diesem Modus Änderungen darin durchführen (siehe Abbildung 7.3).
Abbildung 7.3: Frames untergliedern eine Webseite in mehrere Bereiche.
In diesem Modus stehen Ihnen noch weitere Optionen zur Verfügung:
! Über das Untermenü zu AUSRICHTUNG können Sie den gesamten Frame schnell LINKS, ZENoder RECHTS horizontal auf der Webseite positionieren. Die Befehle unten in diesem Untermenü erlauben eine schnelle vertikale Ausrichtung.
TRIERT
! Über VERANKERUNG können Sie einstellen, mit welchem Element auf der umgebenden Webseite der Frame verankert werden soll. Standardmäßig ist er auf AM ABSATZ verankert. Wenn Sie seine Lage von zukünftigen Eingaben auf der Webseite unabhängig machen wollen, wechseln Sie hier zur Option AN DER SEITE.
190
7.4 Hyperlinks
! Die Optionen unter UMLAUF geben an, wie auf der umgebenden Webseite eingegebene Elemente um den Frame fließen sollen. Das sollten Sie schon aus anderen Bereichen der Textverarbeitung her kennen.
! Die Befehle unter ANORDNUNG kommen zur Wirkung, wenn Sie mehrere Objekte auf der Webseite eingefügt haben und sich diese überlappen. Sie können damit regeln, ob der Frame im Vordergrund oder im Hintergrund gezeigt werden soll.
7.3.2
Mehrere und verschachtelte Frames
Wenn Sie im Feld Inhalt des Dialogfelds Frame – Eigenschaften den Namen und Pfad zu einem leeren Dokument angegeben hatten, können Sie dieses anschließend in mehrere Bereiche unterteilen. Eine leere Frameseite können Sie zunächst nur entweder in zwei übereinander oder zwei nebeneinander liegende Frames unterteilen. Die Position der Einfügemarke spielt hier noch keine Rolle. Nachdem Sie bereits mehrere Frames angelegt haben, muss zum Erstellen weiterer Frames die Einfügemarke immer erst in den Frame gesetzt werden, der weiter unterteilt werden soll. Tipp Da die beim Erstellen festgelegte Position eines Frame nicht mehr geändert werden kann, sollten Sie sich vor der ersten Unterteilung durch Frames überlegen, wie das Endergebnis aussehen soll: Wenn Sie beispielsweise zwei Frames als Kopf- und Fußzeile der Webseite einsetzen und im linken Teil des Hauptbereichs ein Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen wollen, müssen Sie zuerst eine horizontale Teilung vornehmen.
7.4
Hyperlinks
Hyperlinks dienen zum Navigieren zwischen den einzelnen Bestandteilen der Webseite sowie zu anderen Webseiten, Dokumenten etc. Sie können sowohl Text als auch jedes andere in das Dokument eingefügte Objekt als Hyperlink formatieren. Text-Hyperlinks sind in der Regel an einer bestimmten Farbe und/oder an der Unterstreichung zu erkennen. Hinweis Die Möglichkeit, Hyperlinks einzufügen und damit zu arbeiten, steht Ihnen nicht nur in Webseiten zur Verfügung, sondern in allen WRITER- und sonstigen Dokumenten in StarOffice.
Um einen Hyperlink zu erstellen, markieren Sie zunächst einmal das Element, das als Hyperlink formatiert werden soll, oder setzen Sie zumindest die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Wählen Sie anschließend den Befehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink in der Standard-Symbolleiste. Im Dialogfeld Hyperlink legen Sie zuerst im linken Bereich fest, welche Art von Hyperlink eingefügt werden soll, und bestimmen dann das konkrete Hyperlinkziel. Sie können Hyperlinks zu einer
191
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
beliebigen Datei oder Webseite, zu einer beliebigen Stelle im aktuellen Dokument, zu einem noch zu erstellenden Dokument oder zu einer E-Mail-Adresse definieren. Bei allen Alternativen können Sie mit den Optionen unter Weitere Einstellungen im unteren Bereich des Dialogfelds das Sprungziel spezifizieren: Unter Frame können Sie die Bezeichnung für den Frame eingeben, in dem die Zieldatei geöffnet werden soll, oder wählen Sie einen der vordefinierten Frames in der Liste. Lassen Sie dieses Feld leer, so wird die Zieldatei im aktuellen Browser-Fenster geöffnet. Über Form geben Sie an, ob der Hyperlink als Text oder Schaltfläche eingefügt werden soll. Im Feld Text geben Sie den sichtbaren Hyperlinktext bzw. die Beschriftung der Schaltfläche ein. Name ermöglicht es, den Hyperlink zu benennen. Benutzen Sie diese Option, wenn Sie vorher keinen Textbereich markiert hatten, der als Hyperlink dienen soll. Klicken Sie nach der Definition eines Hyperlinks auf Übernehmen. Der Link wird dann im Dokument eingefügt. Wenn Sie einen eingefügten Hyperlink bearbeiten möchten, markieren Sie zunächst das als Hyperlink formatierte Element im Dokument und wählen dann nochmals HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der Standard-Symbolleiste. Link zu einer Webseite Wenn Sie einen Hyperlink einfügen wollen, der einen Sprung zu einer bestimmten Webseite oder einer FTP-Adresse im Internet bewirken soll, wählen Sie in der Leiste links die Option Internet (siehe Abbildung 7.4).
Abbildung 7.4: Hyperlinks können zu Webseiten führen.
! Unter Art des Hyperlinks geben Sie an, zu welchem Typ von Ziel der Sprung führen soll (siehe Tabelle 7.1). Geben Sie dann unter Sprungziel einen URL für die Datei ein, die durch Klicken auf den Hyperlink geöffnet werden soll. Wenn Sie keinen Zielframe angeben, wird die Datei im aktuellen Dokument oder Frame geöffnet.
192
7.4 Hyperlinks
Symbol
Name und Wirkung WWW-Browser – öffnet einen Webbrowser, in dem Sie den gewünschten URL laden können. Diesen URL können Sie dann kopieren und in das Feld Sprungziel einfügen. Sprungziel im Dokument – öffnet das gleichnamige Dialogfeld. Dort können Sie das Ziel innerhalb eines Dokuments wählen und mit der Schaltfläche Übernehmen an den Ziel-URL anfügen. Ereignisse – öffnet das Dialogfeld Makro zuweisen, in dem Sie Ereignissen – wie beispielsweise Maus über Objekt oder Hyperlink auslösen – eigenen Programmcode zuweisen können.
Tabelle 7.1: Nutzen Sie die zusätzlichen Schaltflächen.
! Wenn Sie unter Art des Hyperlinks die Option FTP gewählt haben, können Sie unter Loginname Ihren Anmeldenamen und unter Kennwort eine Zugangsberechtigung für die Arbeit mit der FTP-Adresse eingeben. Die zusätzliche Option Anonymer Benutzer ermöglicht eine Anmeldung bei der FTP-Adresse als anonymer Benutzer. Link zu einem Dokument Mit der Option Dokument in der Leiste auf der linken Seite können Sie ein Sprungziel zu einem beliebigen anderen Dokument oder Zielen in Dokumenten festlegen (siehe Abbildung 7.5). Die Optionen entsprechen denen, die gerade für das Internet beschrieben wurden.
Abbildung 7.5: Auch eine Navigation im aktuellen Dokument ist möglich.
193
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
Link zu einem neuen Dokument Die Option Neues Dokument in der Leiste ist eher für den Einsatz auf dem lokalen System oder in einem Intranet gedacht (siehe Abbildung 7.6). Hiermit wird eine neue HTML-Datei erstellt. Sie können den Namen für die Datei im entsprechenden Feld angeben und den Speicherort dafür über die Schaltfläche Ändern festlegen.
Abbildung 7.6: Über einen Hyperlink kann auch ein neues Dokument erstellt werden.
! Oben im Dialogfeld finden Sie zwei Optionen, über die Sie wählen können, was später beim Klick auf den Links passieren soll: Sofort bearbeiten erstellt ein neues Dokument und öffnet es direkt zur Bearbeitung. Mit Später bearbeiten wird das Dokument erzeugt, aber nicht direkt geöffnet.
! Über die Auswahl unter Dateityp wählen Sie den Dateityp des neuen Dokuments. Im Feld Datei bestimmen Sie den Namen und Pfad des neuen Dokuments. Geben Sie einen URL für die Datei ein, die durch Klicken auf den Hyperlink geöffnet werden soll. Mithilfe der Schaltfläche Pfad auswählen rufen Sie das gleichnamige Dialogfeld auf den Bildschirm, in dem Sie einen Pfad auswählen können. Link zu einer E-Mail-Adresse Mit der Option Mail & News in der Leiste links erstellen Sie einen Hyperlink, der den E-Mail-Editor des Benutzers öffnet (siehe Abbildung 7.7). Die Adresse, die Sie im Feld E-Mail-Adresse festlegen, wird dann im Mailformular bereits angezeigt. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene Adresse angeben, wenn Sie dem Betrachter Ihrer Webseite eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie können auch gleich einen Betreff vorgeben.
194
7.5 Web-Assistent zum Veröffentlichen
Abbildung 7.7: Ein Hyperlink kann auch das Formular für eine E-Mail-Nachricht öffnen.
! Wählen Sie zunächst, was der Hyperlink nach einem Klick tun soll: Bei E-Mail verweist er auf die angegebene E-Mail-Adresse. Durch Klicken auf den neuen Hyperlink im Dokument wird ein Nachrichtendokument an den angegebenen Empfänger erstellt. Wenn Sie News aktivieren, verweist der Link auf eine News-Adresse. Durch Klicken wird ein neues Nachrichtendokument an die im Feld Empfänger angegebene Newsgroup geöffnet.
! Unter Empfänger geben Sie den vollständigen URL der Adresse im Format mailto:[email protected] oder News:Group.Server.com ein. Sie können hier auch mit Ziehen und Ablegen arbeiten: Ein Klick auf die Schaltfläche Datenquellen rechts davon blendet den Datenquellen-Browser ein oder aus. Ziehen Sie die Adresse aus dem E-Mail-Datenfeld des Empfängers aus dem Datenquellen-Browser und legen Sie es im Textfeld Empfänger ab.
! Hatten Sie oben im Dialogfeld die Option E-Mail gewählt, können Sie unter Betreff einen Text eingeben, der in der Betreffzeile des neuen Nachrichtendokuments erscheinen soll.
7.5
Web-Assistent zum Veröffentlichen
Um ein in WRITER erstelltes Dokument als Webseite zu veröffentlichen, gehen Sie in der Vorbereitungsphase genauso vor wie sonst üblich: Erstellen Sie das Dokument, fügen Sie gegebenenfalls Hyperlinks zur Navigation zwischen den einzelnen Bestandteilen oder zu anderen Dokumenten etc. hinzu und speichern Sie es als Typ HTML-Dokument (.html). Zur Kontrolle des Ergebnisses können Sie die Seite anschließend in einem Webbrowser anzeigen lassen. Wenn Sie normale Druckdokumente im Netz veröffentlichen wollen, können Sie den WebAssistenten benutzen. Dieser Assistent ist Ihnen bei der Pflege von Websites auf einem Internetserver behilflich. Er konvertiert Dateien in einem lokalen Verzeichnis in das Internetformat und lädt diese Dateien auf den Internetserver. Weiterhin nutzt der Web-Assistent eine der mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Erstellen einer Indexseite, die Hyperlinks zu den Dateien auf dem Internetserver enthält.
195
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
Achtung Wenn Sie eine Internetverbindung über einen Proxy-Server eingerichtet haben, kann der Web-Assistent zum Hochladen von Dateien auf einen Internetserver nur bedingt verwendet werden. Zur Kontrolle sollten Sie den Bereich Proxy unter Internet im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS bemühen.
Öffnen Sie dazu das Untermenü ASSISTENTEN im Menü DATEI und wählen Sie WEB-SEITE. Das oder die zu veröffentlichen Dokumente sollten dazu nicht geöffnet sein. Der Assistent führt Sie durch sieben Schritte. Geben Sie in jedem Schritt die jeweils notwendigen Daten ein und bestätigen Sie über Weiter. Informieren Sie sich im ersten – mit Einleitung betitelten – Schritt über die Aufgaben des Assistenten. Im Feld Wählen Sie die Einstellungen können Sie auch vorher gespeicherte Einstellungen des Web-Assistenten nutzen. Diese Einstellungen enthalten Informationen zum lokalen Ordner und dem FTP-Server. Wählen Sie <Standard>, um den Assistenten mit den Standardeinstellungen zu starten.
7.5.1
Dokumente wählen
Im zweiten Schritt wählen Sie die Dateien, die auf der Website veröffentlicht werden sollen (siehe Abbildung 7.8). Die Dateien können auf einen Server oder in ein lokales Verzeichnis geladen werden.
Abbildung 7.8: Wählen Sie die zu veröffentlichenden Dokumente.
! Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die Dokumente im Dialogfeld Öffnen aus. Wenn Sie die Taste (Strg) gedrückt halten, können Sie mehrere Dokumente markieren. Nach der Bestätigung werden die gewählten Dokumente im Feld Dokumentliste aufgelistet.
196
7.5 Web-Assistent zum Veröffentlichen
! Der Assistent kann Dokumente vor dem Hochladen auf den Server in das HTML- und PDFFormat sowie – in einigen Fällen – in das Flash-Format konvertieren. Markieren Sie dazu das umzuwandelnde Dokument in der Liste und nutzen Sie die Optionen im Feld Exportieren im Dateiformat. Die einzelnen Dokumente können unterschiedlich konvertiert werden.
! Die Reihenfolge in dieser Liste legt auch die Reihenfolge fest, in der Hyperlinks zu den Dokumenten auf der Indexseite Ihrer Website angezeigt werden. Über die beiden Schaltflächen rechts neben der Liste der Dokumente können Sie das gerade markierte Dokument innerhalb der Liste nach oben oder nach unten verschieben.
! Unter Titel geben Sie für das ausgewählte Dokument einen Titel ein. Der Titel erscheint auf der Indexseite Ihrer Website als Hyperlink zum ausgewählten Dokument.
! Über Zusammenfassung können Sie eine Beschreibung für das ausgewählte Dokument eingeben.
7.5.2
Hauptlayout
Der dritte Schritt ist mit Hauptlayout überschrieben. Wählen Sie hier die Dokumentvorlage, die Sie für die Formatierung des Layouts der Indexseite Ihrer Website verwenden möchten. Diese Dokumentvorlage definiert die Textformatierung und die Position von Elementen auf der Seite. Einige der verfügbaren Layouts nutzen Frames. Sie sollten die Auswahl mit Bedacht vornehmen, da Änderungen später nur schwer zu realisieren sind.
7.5.3
Layoutdetails
Auf der folgenden Seite des Assistenten können Sie die Layoutoptionen für die Indexseite Ihrer Website angeben (siehe Abbildung 7.9). Aktivieren Sie zunächst im oberen Bereich die Elemente, die im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. Unter Layout für Bildschirmauflösung optimieren können Sie die Webseite für die Anzeige auf bestimmte Auflösungen einstellen lassen.
Abbildung 7.9: Geben Sie die Feinheiten des Layouts an.
197
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
7.5.4
Formatvorlage
Im folgenden Schritt wählen Sie eine Vorlage für die Indexseite. Über Formatvorlage wählen Sie das Farbschema für die Indexseite. Testen Sie einfach mehrere Alternativen aus. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Auswählen in der Zeile Hintergrundgrafik können Sie ein Hintergrundbild für die Indexseite wählen. Die Auswirkungen Ihrer Wahl werden unten im Dialogfeld skizziert.
7.5.5
Informationen zur Webseite
Geben Sie im sechsten Schritt den Titel und Metainformationen für Ihre Website ein (siehe Abbildung 7.10).
Abbildung 7.10: Geben Sie weitere Informationen ein.
Der eingegebene Titel wird in der Titelleiste des Webbrowsers angezeigt. Die Angaben darunter werden in einem HTML-Meta-Tag gespeichert.
7.5.6
Vorschau
Im letzten Schritt des Assistenten geben Sie an, wo Ihre Webseite veröffentlicht werden soll. Außerdem können Sie eine Vorschau anzeigen (siehe Abbildung 7.11).
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7.5 Web-Assistent zum Veröffentlichen
Achtung Wenn Sie eine Internetverbindung über einen Proxy-Server herstellen, können Sie die FTPOption allerdings nicht verwenden. Kontrollieren Sie die Einstellungen: Wählen Sie den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie dann zum Bereich Internet und weiter zu Proxy. Legen Sie gegebenenfalls die Einstellung im Feld Proxy-Server auf Keine fest.
Abbildung 7.11: Geben Sie an, wo veröffentlicht werden soll.
! Sie können die Webseite In einen lokalen Ordner, In ein ZIP-Archiv oder Auf einen Webserver per FTP speichern lassen. Dabei wird die Indexseite an dem von Ihnen angegebenen Speicherort gespeichert. Alle anderen Dateien werden innerhalb des Verzeichnisses, das die Indexseite enthält, im Verzeichnis meineWebseite, gespeichert.
! Ein Klick auf Einstellen öffnet das Dialogfeld FTP-Verbindung, in dem Sie die Verbindungseinstellungen für den FTP-Server bearbeiten und testen können (siehe Abbildung 7.12). Unter Servername oder IP Adresse geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des FTP-Servers ein. Im Feld Benutzername geben Sie den zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlichen Benutzernamen und unter Kennwort das Kennwort ein, das zum Zugriff auf den FTP-Server erforderlich ist. Ein Klick auf Test testet die FTP-Verbindung unter Verwendung der aktuellen Einstellungen. Über das Feld Wählen Sie ein Verzeichnis auf dem Server aus können Sie den Speicherort eines Verzeichnisses auf dem FTP-Server angeben, in dem Ihre Dateien gespeichert werden sollen.
199
Kapitel 7 – Mit Webseiten arbeiten
Abbildung 7.12: Legen Sie die Einstellungen für die Übertragung zum Server fest.
! Ein Klick auf die Schaltfläche Vorschau öffnet Ihre Webseite im Standardwebbrowser Ihres Betriebssystems.
! Wenn Sie an der Webseite später weiterarbeiten wollen, sollten Sie Einstellungen speichern … aktivieren. Damit können Sie die Einstellungen, die Sie in diesem Assistenten festgelegt haben, speichern und später wiederverwenden. Geben Sie im Feld Speichern als den Namen für die Einstellungsdatei ein. Sie können diese Einstellung bei einem weiteren Start des Assistenten im ersten Schritt auswählen. Sie brauchen dann nur noch die Schaltfläche Fertig stellen zu benutzen, um die restlichen Schritte automatisch durchführen zu lassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Arbeit am Assistenten zu beenden.
7.6
Optionen zur Arbeit mit Webseiten
Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS finden Sie in der Gruppe StarOffice Writer/ Web einige Einstellungen, deren Kenntnis Ihnen bei der Erstellung von Webseiten hilfreich sein kann.
7.6.1
Allgemeine Einstellungen
Die Gruppe beinhaltet sechs Dialogfelder. Einige davon entsprechen in ihrem Inhalt solchen, die Sie auch für die Textverarbeitung von Dokumenten mit WRITER finden, die für den Ausdruck bestimmt sind (siehe Kapitel 29). In der Gruppe StarOffice Writer/Web dienen sie aber speziell für Webdokumente. Dazu gehören die Register mit den Bezeichnungen Ansicht, Formatierungshilfen, Raster, Drucken und Tabelle. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen. In der Gruppe StarOffice Writer/Web sind aber einige spezielle Optionen, die Sie in der Gruppe finden, nicht einstellbar.
200
7.6 Optionen zur Arbeit mit Webseiten
7.6.2
Hintergrund
Die Einstellungen im Register Hintergrund bestimmen den Hintergrund für HTML-Dokumente. Dieser Hintergrund gilt für alle HTML-Dokumente, die Sie neu erstellen oder einladen, sofern für sie kein eigener Hintergrund definiert wurde (siehe Abbildung 7.13).
Abbildung 7.13: Legen Sie die Hintergrundfarben fest.
201
TEIL C Tabellenkalkulation mit CALC
Teil C – Tabellenkalkulation mit CALC
Dieser dritte Teil des Buchs hat die spezielle Arbeit mit dem Kalkulationsprogramm CALC zum Inhalt. Wir gehen darin auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten des Programms ein:
Abbildung C.1: Bei CALC arbeiten Sie in einem Tabellenraster.
! Im ersten Kapitel dieses Teils beschäftigen wir uns mit der Eingabe und dem Bearbeiten von Daten in Arbeitsmappen. Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern, in denen die Daten organisiert werden. Diese Tabellenblätter selbst sind die wichtigsten Elemente der Arbeitsoberfläche des Programms. Sie liefern ein Raster aus Spalten und Zeilen, in dessen Elemente – die Zellen – Texte und Zahlenwerte eingetragen werden können. Welche Funktionen dafür wichtig sind, sagt Ihnen Kapitel 8.
! Auf der Basis dieser Eingaben können Sie dann mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen. Auf die Beschreibung dieser wesentlichen Aufgaben von CALC konzentriert sich Kapitel 9.
! Mit Formatieren meint man im Allgemeinen Dinge, die die optische Gestaltung betreffen. Das gilt auch für CALC. Zahlenwerte können mit unterschiedlichen Formen – beispielsweise mit einem Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden. Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und mehr. Für weitere Verfeinerungen können Sie die Tabellen und Diagramme mit zusätzlichen Objekten – Textelemente, Grafiken, Medienclips etc. – versehen. Über die Vorgehensweise beim Formatieren gibt Kapitel 10 Auskunft.
204
Teil C – Tabellenkalkulation mit CALC
! Neben einfachen Berechnungen können Sie in den Tabellen auch komplexe Analysen durchführen. Einen Überblick dazu liefert Kapitel 11: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion bewirken Sie zusammenfassende Darstellungen von Daten. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. CALC liefert auch mehrere Verfahren, mit denen Sie Optimierungsaufgaben unterschiedlicher Komplexität lösen können. Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen verwendet wird. Mithilfe zusätzlicher Werkzeuge können Sie in einer Tabelle auch einfache Datenbankfunktionen durchführen. Sie können beispielsweise darin die Daten sortieren oder nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
! Die eingegebenen oder errechneten Zahlenwerte lassen sich grafisch in Form von Diagrammen anzeigen. Darüber wird in Kapitel 12 gesprochen. Unterschiedliche Formen von Diagrammen erlauben es, Ihre Daten in der jeweils gewünschten Form zu präsentieren. Diagramme sind im Allgemeinen mit den Tabellendaten verknüpft, mit denen sie erstellt wurden, und werden standardmäßig immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Einige weitere Bereiche der Arbeit mit Tabellen werden wir im sechsten Teil dieses Buchs ansprechen:
! Tabellen und Diagramme können Sie in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Viele zusätzliche Optionen – wie beispielsweise das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen – sind hier möglich. Kapitel 27 informiert Sie darüber.
! Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorecorders. Dieser Recorder arbeitet wie ein Kassettenrecorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt zu werden. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 28.
205
KAPITEL 8
Daten eingeben und bearbeiten
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
In diesem Kapitel beginnen wir die Arbeit an der Tabellenkalkulation mit dem Programm CALC. Viele der Grundelemente dieses Programms entsprechen den schon in Kapitel 1 beschriebenen allgemeinen Elementen von StarOffice. Dazu gehören beispielsweise die Menüs der Menüleiste, die Kontextmenüs, die Dialogfelder und weitere Dinge. Viele Bestandteile der Oberfläche sind natürlich an die spezielle Aufgabe dieses Programms angepasst – die Tabellenkalkulation.
8.1
Arbeitsmappen und Blätter
Bevor wir uns anschließend mit der Eingabe von Daten beschäftigen, sollten wir uns noch etwas intensiver mit den Programm- beziehungsweise Bildschirmelementen befassen, in denen Sie diese Eingaben vornehmen – den Arbeitsmappen und den Blättern darin.
8.1.1
Die Elemente der Tabellenblätter
Der Bereich im Inneren des Programmfensters ist der Dokumentbereich. Er wird bei CALC als Tabelle dargestellt (siehe Abbildung 8.1).
Abbildung 8.1: Die Oberfläche des Programms CALC
Genau genommen beinhaltet ein CALC-Dokument meist nicht nur eine, sondern mehrere – standardmäßig sind es drei – Tabellen, die in einer Arbeitsmappe zusammengefasst sind. Zwischen diesen Tabellenblättern können Sie durch Klicken auf eine der Registerlaschen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich des Fensters wechseln.
208
8.1 Arbeitsmappen und Blätter
Spalten, Zeilen und Zellen Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem rechteckigen Gitternetz mit 1.024 Spalten und 65.535 Zeilen. Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt, dann BA bis BZ usw. bis AMJ. Die Zeilen sind von 1 bis 65536 nummeriert. Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundeinheit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten eingegeben. Bis zu 32000 Zeichen können in einer Zelle eingegeben werden. Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazugehörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1. Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet. Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Diese erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim Öffnen von CALC mit einer leeren Arbeitsmappe ist beispielsweise die Zelle A1 markiert. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert – und erhält eine stärkere Umrandung. Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entsprechende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld, um größere Bereiche zu überspringen. Durch Klicken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeilschaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms. Ansichten CALC stellt mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung gezielt einsetzen können. Zwischen den jeweiligen Ansichten können Sie mithilfe der Befehle NORMAL und SEITENUMBRUCH-VORSCHAU des Menüs ANSICHT wechseln. Die beim Beenden von CALC aktive Ansicht wird auch beim erneuten Öffnen des Programms verwendet.
! Die Ansicht NORMAL wird standardmäßig benutzt. Sie ist ausgerichtet auf das schnelle Arbeiten in den Tabellen auf dem Bildschirm und zeigt keine Kopf- und Fußzeilen, Seitenumbrüche und Ränder an. Diese Elemente werden im Allgemeinen erst für den Ausdruck der Tabelle wichtig.
! In der Ansicht SEITENUMBRUCH-VORSCHAU werden die Seiten der Arbeitsmappe so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Hier werden auch Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Seitenumbrüche und Ränder angezeigt (siehe Kapitel 27). Sie können beispielsweise Ränder und Seitenumbrüche durch Ziehen ändern. Die Symbolleiste Neben den schon in Kapitel 1 angesprochenen Standardschaltflächen dieser Symbolleiste finden Sie bei CALC drei zusätzliche. Machen Sie sich zunächst deren Bedeutung vertraut (siehe Tabelle 8.1). Auf Details und die Besonderheiten der Symbolleiste Format werden wir später eingehen (siehe Kapitel 10).
209
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Symbol
Beschreibung Aufsteigend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in aufsteigender Reihenfolge (Kapitel 11).
Abfallend sortieren – sortiert die Daten im markierten Bereich in absteigender Reihenfolge (Kapitel 11). Diagramm – fügt ein Diagramm auf Basis der vorher markierten Daten in die Tabelle ein (Kapitel 12).
Tabelle 8.1: Die Standard-Symbolleiste verfügt bei CALC über einige zusätzliche Symbole.
Die Statusleiste Die Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters enthält Informationen und Meldungen, die Ihnen Auskunft über den aktuellen Status des Programms geben. Machen Sie sich auch mit der Bedeutung der hier anzeigbaren Elemente – zumindest oberflächlich – vertraut (siehe Abbildung 8.2 und Tabelle 8.2).
Abbildung 8.2: Die Statusleiste liefert wichtige Informationen.
Einige der Elemente in der Statusleiste – beispielsweise EINF oder STD – arbeiten als Umschalter. Anzeige
Name und Beschreibung Position im Dokument – zeigt die Nummer der aktuellen Tabelle in Bezug auf die Gesamtzahl der Tabellen im Tabellendokument an. Aktuelle Seitenvorlage – zeigt die aktuelle Seitenvorlage an. Zum Bearbeiten der Formatvorlage doppelklicken Sie darauf. Zum Umschalten auf eine andere Formatvorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste. Maßstab – zeigt den aktuellen Zoomfaktor der Seitendarstellung an. Einfügemodus – zeigt den aktuellen Einfügemodus an. Hier können Sie zwischen EINFG (für Einfügen) und ÜBER (für Überschreiben) umschalten. Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn sich der Cursor entweder in der Eingabezeile der Rechenleiste oder in einer Zelle befindet.
Auswahlmodus – zeigt den aktuellen Auswahlmodus an. Es kann zwischen STD (für Standard), ER (für Erweitern) und ERG (für Ergänzen) umgeschaltet werden. Dokumentveränderung – enthält das Dokument ungespeicherte Änderungen, so sehen Sie in diesem Feld ein *. Dies gilt ebenso für neue Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden. Standard-Formel, Datum/Zeit, Fehlermeldung – zeigt Informationen über das aktuelle Dokument an. Es wird standardmäßig die Summe der Inhalte der ausgewählten Zellen angezeigt.
Tabelle 8.2: Wichtige Anzeigen in der Statusleiste von CALC 210
8.1 Arbeitsmappen und Blätter
Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Blatts sind auch im Kontextmenü für das Blattregister zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, um es anzuzeigen (siehe Abbildung 8.3). Sie können darüber die Blätter benennen, kopieren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder nicht benötigte löschen.
Abbildung 8.3: Das Kontextmenü zum Blattregister beinhaltet wichtige Befehle.
8.1.2
Navigation zwischen Blättern
Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist meist immer nur eines aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung der Registerlasche am unteren Rand des Fensters. Nach dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer das Blatt Tabelle1 (siehe Abbildung 8.4). Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen – beispielsweise um darin Daten einzugeben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blattregister aktivieren, indem Sie auf die entsprechende Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und anzuzeigen.
Abbildung 8.4: Tabelle1 ist das aktive Blatt bei neuen Arbeitsmappen.
Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen ab, die Sie den Blättern gegeben haben (siehe weiter hinten). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Registerteiler – den kleinen senkrechten Balken vor der horizontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um mehr Blattregister anzuzeigen (siehe Abbildung 8.5). Das empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten wechseln müssen.
211
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 8.5: Der Registerteiler ist verschiebbar.
Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht angezeigte Blattregister sichtbar zu machen (siehe Abbildung 8.6 und Tabelle 8.3). Diese sind aber erst dann ansprechbar, wenn Registerlaschen durch die Bildlaufleiste verdeckt werden! Das Klicken auf einen der Registerlaufpfeile verschiebt übrigens nur die in der Zeile gerade angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie anschließend noch auf die Lasche des Blatts klicken.
Abbildung 8.6: Vier Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Blättern. Symbol
Beschreibung wählt das erste Blattregister. wählt das jeweils vorherige Blattregister (wenn vorhanden). wählt das jeweils nächste Blattregister (wenn vorhanden). wählt das letzte Blattregister.
Tabelle 8.3: Ein Klick auf ein Symbol wechselt zwischen den Blättern.
Sie können zur Wahl einer Tabelle auch den Befehl AUSWÄHLEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN verwenden (siehe Abbildung 8.7).
Abbildung 8.7: Sie können die Tabelle auch über einen Menübefehl wählen.
212
8.1 Arbeitsmappen und Blätter
8.1.3
Gemeinsames Bearbeiten
Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden oder ein weiteres Blatt jeweils danach einfügen. Markieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dann die Registerlaschen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle markierten Registerlaschen werden dann in weißer Farbe angezeigt (siehe Abbildung 8.8). Solange Sie Blätter gemeinsam markiert haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe in eine Zelle eines Blatts wird beispielsweise in allen markierten Blättern vorgenommen.
Abbildung 8.8: Mehrere Blätter können gemeinsam markiert werden.
Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wieder aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blatts. Wollen Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung ausschließen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken dann auf die betreffende Registerlasche.
8.1.4
Blätter organisieren
Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen, aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine andere Reihenfolge bringen. Blatt einfügen Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen wollen, aktivieren Sie zunächst das Blatt, vor oder nach dem Sie das neue einfügen wollen. Wählen Sie dann den Befehl TABELLE im Menü EINFÜGEN (siehe Abbildung 8.9).
! Geben Sie unter Position an, ob das neue Blatt vor oder nach der aktuell markierten Tabelle eingefügt werden soll.
! Unter der Überschrift Tabelle können Sie einerseits angeben, dass eine bestimmte Anzahl von Tabellen eingefügt werden soll. Andererseits können Sie über Aus Datei erstellen auch eine Tabelle aus einer Datei in die aktive Tabelle einfügen. Auswählen öffnet ein Dialogfeld für die Auswahl der gewünschten Datei. Es gleicht dem Dialogfeld Öffnen. Über die zusätzliche Option Verketten verknüpfen Sie das aktuelle Dokument mit der aus der Liste ausgewählten Tabelle.
213
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 8.9: Position und Anzahl können angegeben werden.
Das neue Tabellenblatt wird daraufhin eingefügt. Für den Namen des neuen Blatts wird die anfängliche Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blätter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabellenblatts dieses an der falschen Stelle im Register erscheint, markieren Sie es zunächst und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Legen Sie anschließend die Stelle fest, vor der das aktuelle Blatt eingefügt werden soll (siehe weiter hinten). Blatt löschen Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, aktivieren Sie dieses Blatt und wählen dann LÖSCHEN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Beachten Sie den anschließend angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen Daten für immer verschwinden. Mehrere Blätter können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie vorher gemeinsam markieren. Blatt verschieben oder kopieren Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe: Durch Verschieben können Sie die Blätter einer Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – beispielsweise wichtige an den Anfang und weniger wichtige an das Ende stellen. Das Kopieren eines Blatts bietet sich an, wenn Sie bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Tabellenüberschriften – in derselben Form in weiteren Blättern verwenden wollen. Verschieben und kopieren können Sie sowohl innerhalb einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen. In beiden Fällen können Sie sowohl direkt mit der Maus als auch mit Menübefehlen arbeiten.
214
8.1 Arbeitsmappen und Blätter
Zum Verschieben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt und verschieben es dann mittels der Maus an die gewünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen geöffneten Arbeitsmappe ablegen (siehe Abbildung 8.10). Der zwischen den Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stelle, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs die Taste (Strg) gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt.
Abbildung 8.10: Mit der Maus können Blätter verschoben oder kopiert werden.
Zur Arbeit über das Menü markieren Sie das zu verschiebende oder zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN im Untermenü TABELLE des Menüs BEARBEITEN. Im Dialogfeld (fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll (siehe Abbildung 8.11).
Abbildung 8.11: Dieselbe Aufgabe leistet das Dialogfeld Tabelle verschieben/kopieren.
! Über das Feld Ins Dokument können Sie angeben, welche Mappe das Blatt aufnehmen soll. Hier werden alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzliche Option neues Dokument bedeutet genau das, was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die dabei erst erstellt wird.
! Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausgewählt haben, werden im Feld Einfügen vor die in dieser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt eingefügt werden soll.
! Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie über das Kontrollkästchen kopieren. Ist es aktiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben. Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.
215
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
8.1.5
Teilen und fixieren
Mithilfe von zwei zusätzlichen Optionen können Sie die Anzeige eines Blatts auf dem Bildschirm so verändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zellbereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche aufgeteilt anzeigen lassen. Blatt teilen Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche des Fensters anzeigen (siehe Abbildung 8.12). Sie bewirken eine solche Teilung eines Fensters über den Befehl TEILEN im Menü FENSTER. In diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile beziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung durchgeführt werden soll.
Abbildung 8.12: Fenster können in Ausschnitte unterteilt werden.
Da die Fensterausschnitte synchronisiert sind, ist es möglich, in beiden Ausschnitten gleichzeitig einen Bildlauf durchzuführen, um die Daten in den Reihen oder Spalten zu vergleichen. In vertikal geteilten Ausschnitten wird der Bildlauf vertikal und in horizontal geteilten Ausschnitten horizontal durchgeführt. Alternativ können Sie zum Teilen die beiden Teilungsmarken unterhalb der senkrechten und rechts von der waagerechten Bildlaufleiste benutzen (siehe Abbildung 8.13). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, ändert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die gewünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschließend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können.
Abbildung 8.13: Fenster können über die Maus in Ausschnitte unterteilt werden.
216
8.2 Zellen und Bereiche markieren
Um eine Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers oder wählen im Menü FENSTER nochmals den Befehl TEILEN. Bereiche fixieren Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine umfangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Ausschnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fensters auf dem Bildschirm fixieren (siehe Abbildung 8.14). Dazu markieren Sie in dem Blatt, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die Zelle, die unterhalb und/oder rechts von den zu fixierenden Zeilen und/oder Spalten liegt, und wählen dann im Menü FENSTER den Befehl FIXIEREN. Als Erfolg sehen Sie zunächst nur zwei etwas stärker gezeichnete Linien in der Tabelle. Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navigieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende Teile der Tabelle angezeigt werden; ebenso bleiben die Spalten links von der Linie auch dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle angezeigt werden.
Abbildung 8.14: Fixierte Bereiche bleiben immer auf dem Bildschirm angezeigt.
Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie nochmals denselben Befehl im Menü FENSTER. Hinweis Das Fixieren von Ausschnitten hat keinen Einfluss auf das Druckbild. Sie können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion einschalten (siehe Kapitel 27).
8.2
Zellen und Bereiche markieren
Nicht nur die Eingaben, auch viele Menübefehle beziehen sich immer auf die gerade aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Sie können eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, zusammenhängende Zellen, nicht zusammenhängende Zellen oder die ganze Tabelle markieren. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.
217
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Hinweis Durch die Verwendung der Bildlaufleisten wird zunächst nur der im Fenster angezeigte Ausschnitt der Tabelle verschoben. Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch markieren.
8.2.1
Mit der Maus
Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus (siehe Abbildung 8.15). Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft dazu befinden.
Abbildung 8.15: Zellen und Bereiche können direkt über die Maus markiert werden.
! Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann mit der linken Maustaste an. Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines rechteckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam markieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf die Zelle in einer Ecke des zu markierenden Zellbereichs und überstreichen bei gedrückt gehaltener Maustaste den gesamten Bereich.
! Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf den Zeilenkopf – das ist das Feld in der linken Randspalte, in dem die Zeilennummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben dann den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zeilen.
! Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld, in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung angezeigt werden. Mehrere nebeneinanderliegende Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Spalten verschieben.
! Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines rechteckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam markieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den ersten Bereich und drücken Sie dann (Strg). Halten Sie (Strg) gedrückt und wählen Sie mit der Maus die nächste Zelle oder den nächsten Bereich.
! Um die gesamte Tabelle zu markieren, klicken Sie auf das Feld oben links in der Tabelle, in dem sich die Zeilen- und Spaltenköpfe treffen.
218
8.2 Zellen und Bereiche markieren
8.2.2
Über die Tastatur
Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und verwenden dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen (siehe Tabelle 8.4). Taste(n)
Wirkung
Pfeiltasten ((½), (¼), (Æ), (æ))
Bewegen um eine Zelle nach oben, unten, links oder rechts
(¢)
Bewegen um eine Zelle nach oben
(ÿ), (ª)+(ÿ)
Bewegen um eine Zelle nach rechts oder links
(Strg)+(Æ), (Strg)+(æ)
Bewegen um eine Fensterbreite nach rechts oder links
(Bild¼)
Bewegen um eine Fensterhöhe nach unten
(Bild½)
Bewegen um eine Fensterhöhe nach oben
(Pos1)
Bewegen an den Anfang des aktuellen Tabellenblatts
(Strg)+(Pos1)
Bewegen an den Anfang des ersten Tabellenblatts
Tabelle 8.4: Tasten und Tastenkombinationen zum Markieren von Zellen
8.2.3
Über das Namensfeld
Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist, wird im Namensfeld im linken Teil der Rechenleiste angezeigt. Einfache Adressangaben – wie beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit einem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeutet, dass mehrere Zellen markiert sind. Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzelne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie ihre Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der Taste (¢) bestätigen (siehe Tabelle 8.5). Die betreffende Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln wollen, die weit voneinander entfernt liegen. Beispiel
Beschreibung Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse ein. Das empfiehlt sich besonders für größere Sprünge. Um einen Bereich von mehreren Zellen zu markieren, geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein.
Tabelle 8.5: Das Namensfeld zeigt die Markierung an.
219
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Hinweis Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.
8.2.4
Weitere Eingabemodi
Mehrere zusätzliche Eingabemodi stehen zur Verfügung. Zwischen diesen können Sie durch einen Klick auf die entsprechende Stelle in der Statusleiste oder durch Tastenkombinationen umschalten:
! Durch Drücken von (F8) schalten Sie den Erweiterungsmodus ein (oder aus). Anschließend können Sie zum Erweitern der Markierung auf benachbarte Zellen wie beim Markieren einzelner Zellen arbeiten, ohne (ª) gedrückt halten zu müssen. Dass der Erweiterungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ER in der Statusleiste.
! Durch Drücken von (ª)+(F8) wird der Ergänzungsmodus eingeschaltet (beziehungsweise ausgeschaltet). Anschließend können Sie einzelne – auch nicht zusammenhängende – Zellen durch Anklicken der Auswahl hinzufügen, ohne dabei die (Strg)-Taste gedrückt halten zu müssen. Dass der Ergänzungsmodus eingeschaltet ist, erkennen Sie an der Anzeige ERG in der Statusleiste.
8.2.5
Über den Navigator
Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen in der Tabelle definiert wurden – eignet sich der NAVIGATOR, den Sie im Menü BEARBEITEN und in der Symbolleiste Standard finden (siehe Abbildung 8.16). Geben Sie in den Feldern Spalte und Zeile die Adresse der Zelle ein, die markiert werden soll. Nach dem Bestätigen über die Taste (¢) wird die Markierung durchgeführt.
Abbildung 8.16: Über den Navigator können Sie schnell zu anderen Stellen springen.
220
8.3 Eingabe und Korrektur
Die Schaltflächen im oberen Bereich des Navigators erlauben – unter anderem – eine schnelle Navigation zu bestimmten Bereichen (siehe Tabelle 8.6). Symbol
Name und Wirkung Datenbereich – gibt den Datenbereich an der aktuellen Position des Zellencursors an. Anfang – springt zur Zelle am Anfang des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Ende – springt zur Zelle am Ende des aktuellen Datenbereichs, den Sie mithilfe des Symbols Datenbereich hervorheben können. Umschalten – schaltet die Inhaltsansicht ein oder aus. Nur das ausgewählte NavigatorElement und seine Unterelemente werden angezeigt. Klicken Sie erneut auf das Symbol, um wieder alle Elemente einzublenden.
Inhalte – dient zum Ein- und Ausblenden des Inhalts im unteren Bereich des Navigators. Szenarien – zeigt alle verfügbaren Szenarien an. Doppelklicken Sie auf einen Namen, um das entsprechende Szenario anzuwenden. Das Ergebnis wird in der Tabelle sichtbar. Weiteres erfahren Sie in Kapitel 11.
Dragmodus – öffnet ein Untermenü zur Auswahl des Dragmodus. Der Dragmodus lässt sich auch über das Kontextmenü im Navigator-Fenster aktivieren. Hier bestimmen Sie, welche Aktion erfolgt, wenn Sie ein Objekt aus dem Navigator in ein Dokument ziehen. Das Symbol spiegelt den gewählten Modus wider und zeigt an, ob das Objekt als Hyperlink, Verknüpfung oder Kopie eingefügt wird.
Tabelle 8.6: Die Schaltflächen im Navigator
! Im Auswahlbereich im unteren Teil des Navigators können Sie zu bestimmten Kategorien im Dokument springen: Wenn Elemente einer Kategorie im Dokument vorhanden sind, erscheint neben dem Namen der Kategorie ein Pluszeichen. Klicken Sie auf dieses Pluszeichen, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Um zu einem Element im Dokument zu springen, doppelklicken Sie auf das Element.
! Die Dokumentliste am unteren Rand des Navigators zeigt die Namen aller geöffneten Dokumente an. Um auf ein anderes geöffnetes Dokument im Navigator umzuschalten, klicken Sie auf dessen Namen. Der Status des Dokuments steht in Klammern hinter dem Namen. Im Menü FENSTER können Sie den Status der Dokumente wechseln.
8.3
Eingabe und Korrektur
Nachdem diese vorbereitenden Dinge klar sind, können wir endlich zum Wesentlichen kommen: der Eingabe von Daten in die Tabelle. Eingegeben werden können zunächst einmal Textelemente, Zahlenwerte in diversen Formaten, Datums- und Uhrzeitangaben. Auf der Basis solcher Eingaben können Sie dann später mit Formeln und Funktionen Berechnungen durchführen (siehe Kapitel 9).
221
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
8.3.1
Eingaben vornehmen
In der Regel – aber nicht immer – erfolgt jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen. Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle anzuklicken; Sie können aber auch andere der oben beschriebenen Techniken benutzen. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während der Eingabe sowohl in der Rechenleiste unterhalb der Symbolleisten als auch in der gerade aktiven Zelle angezeigt (siehe Abbildung 8.17).
Abbildung 8.17: Eingaben werden in der Zelle und in der Eingabezeile angezeigt.
Hinweis Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.
Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert, können Sie im Namensfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren. Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Eingabezeile als auch die Tastatur verwenden (siehe Tabelle 8.7 und Tabelle 8.8). Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Symbol
Name und Wirkung Funktions-Assistent – öffnet das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie in der aktiven Zelle eine Berechnungsfunktion einfügen können (siehe weiter hinten).
Verwerfen – wenn Sie sich vor dem Bestätigen dazu entschließen sollten, die Eingabe doch nicht vorzunehmen, drücken Sie (Esc) oder klicken Sie auf dieses Symbol. Übernehmen – durch einen Klick auf dieses Symbol oder durch Drücken einer entsprechenden Taste bestätigen Sie die Eingabe.
Tabelle 8.7: Die Schaltflächen zum Bestätigen und Verwerfen von Eingaben
222
8.3 Eingabe und Korrektur
Taste(n)
Beschreibung
(¢)
Bestätigen und die Zelle darunter markieren
(ÿ)
Bestätigen und die Zelle rechts daneben markieren
(ª)+(ÿ)
Bestätigen und die Zelle links daneben markieren
Pfeiltaste
Bestätigen und die Zelle in die Richtung der verwendeten Pfeiltaste markieren
Tabelle 8.8: Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von Eingaben.
8.3.2
Eingaben korrigieren
Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren.
! Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor stehenden Zeichen durch Drücken der (Rück)-Taste löschen.
! Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden Daten zuerst wieder markieren. Klicken Sie dann in der Eingabezeile die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie wieder. Statt in der Eingabezeile können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle auf die gewünschte Stelle (siehe Abbildung 8.18).
Abbildung 8.18: Die Korrektur erfolgt entweder in der Eingabezeile oder in der Zelle.
8.3.3
Besonderheiten von Texteingaben
Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Eingabezeile und der vorher markierten Zelle. Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben, die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, werden abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon eine Eingabe befindet (siehe Abbildung 8.19). Ein kleines rotes Dreieck am rechten Rand der Zelle zeigt an, dass die Zelle zu kurz ist. Für eine vollständige Anzeige müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern (siehe Kapitel 10).
223
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 8.19: Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten.
Hinweis Für Texteingaben können Sie außerdem die schon für die Textverarbeitung beschriebenen Methoden der AutoKorrektur und eine Rechtschreibprüfung vornehmen. Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen einfügen.
Automatisch vervollständigen Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle eingeben müssen, ermöglicht eine spezielle Funktion des Programms die schnelle Eingabe von sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte (siehe Abbildung 8.20).
Abbildung 8.20: Die Funktion hilft bei sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte.
Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spalteneintrags mit denen eines bereits vorhandenen Eintrags in dieser Spalte übereinstimmen, setzt CALC automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den Ortsnamen Fürth – sonst aber keinen mit dem Buchstaben F beginnenden Ort – eingegeben, genügt bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Fürth als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen immer so viele Buchstaben eingeben, bis eine eindeutige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach mit der (¢)-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie die Eingabe in der gewünschten Weise fort.
8.3.4
Besonderheiten bei Zahlenwerten
Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatanweisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl normale Zahlenwerte als auch Datums- und Uhrzeitangaben. Sollten Sie das Format nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entsprechenden Formatierungsbefehle (siehe Kapitel 10).
224
8.3 Eingabe und Korrektur
Normale Zahlenwerte Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tastatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll (siehe Abbildung 8.21). Einige Dinge sollten Sie aber zusätzlich beachten.
Abbildung 8.21: Zahlenwerte können in unterschiedlicher Form eingegeben werden.
! Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor.
! Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezimalzeichen wird in der Grundeinstellung das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Installationen von Windows benutzen dafür das Komma. Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe als Datumswert interpretiert. CALC zeigt aber die Stellen hinter dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als letzte Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben, wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Eine weitere Grenze bildet die Einstellung im Feld Dezimalstellen, auf das Sie im Bereich Berechnen unterhalb von StarOffice CALC im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS zugreifen können. Standardmäßig finden Sie hier den Eintrag 2. Damit werden Dezimalzahlen nur mit zwei Stellen angezeigt und entsprechend gerundet. Haben Sie mehr Dezimalstellen eingegeben, bleibt der eingegebene Wert aber erhalten und wird auch bei Berechnungen benutzt. Das können Sie über das Eingabefeld kontrollieren. Die Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Kapitel 10). Die Anzeige in der Tabelle ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hinter dem Komma eingeben.
! Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszeichens € schalten Sie das Währungsformat ein. Die Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungszeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Automatisch werden in diesem Fall bei mehr als dreistelligen Zahlenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine Eingabe von 1000 € führt also zur Anzeige von 1.000 €. Auch hier ist eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen hinter dem Komma mit den eben genannten Einschränkungen bezüglich der Anzeige möglich.
! Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwährungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erscheinen zwar in der Zelle, werden aber als Text interpretiert und mit einem solchen können Sie keine Berechnungen durchführen. Sie können aber dafür Sonderformate definieren, die die Einheit nach Eingabe des Zahlenwerts mit anzeigen.
225
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
! Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwenden Sie also die Eingabe 0 2/3. Wenn eine Bruch bei der Eingabe in eine Datumsangabe umgewandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach der 0 eine Leerstelle und anschließend den gewünschten Bruchausdruck.
! Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00.
! Auch das Format für die wissenschaftliche Darstellung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt – können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um beispielsweise den Wert 1234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*103. Auch kleine Zahlen können Sie in diesem Format eingeben. Um den Wert 0,001234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E-3 – für 1,234*10-3.
! Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (') voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Eingabezeile. Auf der Basis von Zahlen im Textformat können keine numerischen Berechnungen durchgeführt werden. Falsche Anzeige? In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem entspricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben. Das kann mehrere Gründe haben:
! Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe gewählt, die das Format der Zelle ändert, wird die Zelle auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle beispielsweise durch Eingabe von 65% auf das Prozentformat gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als 500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie das Zahlenformat der Zelle über das Menü FORMAT auf STANDARDFORMATIERUNG zurücksetzen. Dazu können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(Leer) benutzen.
! Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl ist auch die Breite der Zelle beziehungsweise der Spalte, zu der diese Zelle gehört. Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherweise in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa 1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite ausreicht – also Raum für mindestens sieben Stellen vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, erscheinen nur #-Zeichen in der Zelle (siehe Abbildung 8.22). Das ist aber keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis eines in dieser Form angezeigten Zahlenwerts funktionieren weiterhin wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern (siehe Kapitel 10).
226
8.3 Eingabe und Korrektur
Abbildung 8.22: In beide Zellen wurde derselbe Zahlenwert 1000000 eingegeben.
8.3.5
Datums- und Uhrzeitangaben
Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit unterschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabelle eingegeben werden. Solche Werte werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise entspricht das Datum 11.9.2001 der Zahl 37145, die Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlenwerte, Datums- und Uhrzeitangaben können durch Wahl eines anderen Formats entsprechend umgewandelt werden (siehe Kapitel 10).
! Das Datum kann in diversen Formen eingegeben werden: Sie können beispielsweise 1.9.2001, 01.09.2001, 01.09.01, 1. September 2001 oder andere Varianten benutzen. Wichtig sind die Trennzeichen als Punkte zwischen den einzelnen Elementen. Angezeigt wird ein Datum aber in der Grundeinstellung immer zweistellig – beispielsweise mit 01.09.01. Intern behandelt CALC Jahresangaben als vierstellige Zahl.
! Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Verwenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und Sekunde können als einoder zweistellige Zahl eingegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zweistellig. Hinweis Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie im Bereich Allgemein unter StarOffice den Zeitraum für die richtige Interpretation zweistelliger Jahreszahlen festlegen. Die Standardeinstellung ist 1930 bis 2029. Das heißt, wenn Sie ein Datum 1.1.30 oder höher eingeben, wird es intern als 1.1.1930 oder höher behandelt. Geben Sie z. B. das Datum 1.1.20 ein, wird es in 1.1.2020 gewandelt.
8.3.6
Logische Konstante
Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben, sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in einem besonderen Format angezeigt werden. Um das auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstanten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt (siehe Abbildung 8.23).
227
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 8.23: Wahrheitswerte sind keine Texteingaben.
Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tatsächlich als Texteingabe in einer Zelle verwenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anführungszeichen (') voran. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Rechenleiste.
8.3.7
Eingabeeinstellungen
Für die eben beschriebenen Methoden zur Eingabe gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von StarOffice Calc zu Allgemein (siehe Abbildung 8.24).
Abbildung 8.24: Beachten Sie die Einstellungen zur Eingabe.
In diesem Zusammenhang wichtig sind die Optionen unter Eingabeeinstellungen.
! Über Eingabebestätigung setzt die Selektion nach können Sie bestimmen, in welche Richtung der Cursor im Tabellendokument nach Betätigung der Eingabetaste fortschreitet. Eingabetaste schaltet in den Editmodus ermöglicht es zusätzlich, die ausgewählte Zelle nach Betätigung der Eingabetaste sofort zu bearbeiten.
228
8.4 Zellbereiche einfügen oder löschen
! Wenn Formatierung ausdehnen aktiviert ist, werden die für eine Zelle festgelegten Formateinstellungen automatisch auch auf benachbarte leere Zellen angewendet. Wenn der Inhalt der ausgewählten Zelle beispielsweise fett formatiert ist, wird auch der Inhalt der benachbarten Zellen fett geschrieben. Für die Zellen außerhalb dieses Bereichs gelten die normalen Standardeinstellungen.
! Die Option Referenzen beim Spalten-/Zeileneinfügen an deren Rändern ausdehnen wird wichtig, wenn Sie mit Formeln und Funktionen arbeiten. Wenn die Option aktiviert ist, wird der Bezugsbereich dieser Rechenelemente ausgedehnt, wenn Sie neue Spalten oder Zeilen am Rand von Bereichen einfügen, auf die Formeln oder Funktionen Bezug nehmen. Wenn Sie Zeilen oder Spalten mitten in einem Referenzbereich einfügen, wird die Referenz automatisch immer ausgedehnt.
! Ist Selektion in Spalten-/Zeilenköpfen hervorheben aktiviert, werden Spalten- und Zeilenköpfe in ausgewählten Spalten und Zeilen hervorgehoben.
! Aktivieren Sie Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen, wenn Sie wünschen, dass beim Einfügen von Zellen aus der Zwischenablage in einen nicht leeren Zellbereich eine Warnung angezeigt wird.
8.4
Zellbereiche einfügen oder löschen
Falls Sie zwischen Zellen, in die Sie bereits Daten eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen, einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfügen. Zeilen und Spalten einfügen Zum Einfügen einer neuen oder mehrerer neuer Spalten oder Zeilen markieren Sie die Spalten oder Zeilen, vor denen die neuen Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt werden sollen, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl SPALTEN beziehungsweise ZEILEN. Leere Zellen einfügen Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen. Wählen Sie dann im Menü EINFÜGEN den Befehl ZELLEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN EINFÜGEN und legen Sie dann fest, wie die bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 8.25).
Abbildung 8.25: Einzelne Zellen über Menübefehl einfügen
229
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
! Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen einfügen entscheiden Sie, ob der markierte Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen.
! Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links vom markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser markierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entsprechend viele Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt.
8.4.1
Inhalte oder Zellbereiche löschen
In Zellen eingegebene Daten können natürlich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Sie müssen beim Löschen von Elementen einer Tabelle unterscheiden, ob Sie nur die in einem Zellbereich eingegebenen Daten oder die Zellen selbst – gegebenenfalls auch mit den dazugehörenden Spalten oder Zeilen – löschen wollen.
8.4.2
Zellinhalte löschen
Zellinhalte können Sie über einen Menübefehl oder durch Ziehen mit der Maus löschen. In allen Fällen bleiben die Zellen als solche – ohne Inhalt – bestehen. Markieren Sie zuerst die Zellen, deren Inhalte gelöscht werden sollen. Über Menübefehl Über das Untermenü zum Befehl INHALTE LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, welche Inhalte der vorher markierten Zellen entfernt werden sollen (siehe Abbildung 8.26 und Tabelle 8.9). Dieses Dialogfeld wird auch angezeigt, wenn Sie nach dem Markieren die Taste (Entf) drücken.
Abbildung 8.26: Diverse Inhalte können separat gelöscht werden.
230
8.4 Zellbereiche einfügen oder löschen
Option
Wirkung
Alles löschen
löscht alle Inhalte aus dem ausgewählten Zellbereich.
Zeichenketten
löscht nur Zeichenketten. Formate, Formeln, Zahlen und Datumsangaben sind nicht betroffen.
Zahlen
löscht nur Zahlen. Formate und Formeln werden unverändert beibehalten.
Datum & Zeit
löscht Datums- und Uhrzeitwerte. Formate, Text, Zahlen und Formeln werden unverändert beibehalten.
Formeln
löscht Formeln. Text, Zahlen, Formate, Datums- und Uhrzeitwerte werden unverändert beibehalten.
Notizen
Wenn Sie dieses Markierfeld wählen, werden nur Notizen gelöscht, die von Ihnen den Zellen hinzugefügt wurden. Alle anderen Elemente bleiben erhalten.
Formate
löscht auf Zellen angewendete Formatattribute. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.
Objekte
löscht Objekte. Die Zellinhalte werden unverändert beibehalten.
Tabelle 8.9: Inhalte können individuell gelöscht werden.
Durch Ziehen mit der Maus Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus löschen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des vorher markierten Bereichs. Die ganze Auswahl wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Die direkten Eingaben im Bereich werden daraufhin gelöscht.
8.4.3
Zellbereiche löschen
Statt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen, können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zeilen – vollständig entfernen. Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen wollen. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Haben Sie eine ganze Zeile oder Spalte markiert, wird diese ohne weitere Abfrage entfernt. Anderenfalls wird das Dialogfeld Löschen angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verbleibenden Zellen verschoben werden sollen (siehe Abbildung 8.27).
Abbildung 8.27: Legen Sie fest, wie beim Löschen vorgegangen werden soll.
231
Kapitel 8 – Daten eingeben und bearbeiten
! Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können Sie die Zellen rechts vom vorher markierten Bereich nach links beziehungsweise die darunter gelegenen Zellen nach oben rücken.
! Die Optionen darunter entfernen die zu den markierten Zellen gehörenden Zeilen beziehungsweise Spalten vollständig. Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs entsprechen nicht immer den Erwartungen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die gelöschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen eine Fehlermeldung.
232
KAPITEL 9
Berechnungen durchführen
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
In den Zellen einer Tabelle können Sie Berechnungen durchführen und das ist die eigentliche Aufgabe eines Programms für Tabellenkalkulation: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. CALC kann solche Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen.
! Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.
! Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – der sogenannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen. Noch eine kurze Vorbemerkung: Wenn Sie nur einfache Zwischenberechnungen durchführen wollen, müssen Sie dafür keine speziellen Eingaben vornehmen, sondern können dazu die Funktion AutoBerechnen benutzen und das Ergebnis im rechten Bereich der Statusleiste anzeigen lassen (siehe Abbildung 9.1). Dazu markieren Sie einfach den Bereich in der Tabelle, für den Sie die Berechnungen durchführen möchten.
Abbildung 9.1: AutoBerechnen zeigt Zwischenergebnisse an.
Standardmäßig wird die Summe der Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste angezeigt. Welche Berechnungsfunktion verwendet wird, können Sie über das Kontextmenü einstellen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf der Statusleiste anzeigen lassen.
9.1
Formeln
Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Werte im Arbeitsblatt durchführen. Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die
234
9.1 Formeln
die Formel enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Ausgangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen. Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugszellen ändern. Die Zelle mit der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungsergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte, sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen diese Zahlen eingegeben wurden (siehe Abbildung 9.2).
Abbildung 9.2: Das Ergebnis ändert sich, wenn sich die Ausgangswerte ändern.
Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Arbeitsblatts in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln einsetzen. Sie können Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder in anderen Arbeitsmappen definieren (siehe Tabelle 9.1). Anwendung
Beispiel
Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.
=2003+2
Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt.
=D2
Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, die mit Operatoren verknüpft sind. Den Formelausdruck sehen Sie in der Rechenleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen.
=D2-D3
Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen von Textzellen verwenden Sie den Operator &. Die Verwendung eines arithmetischen Operators führt nicht zum gewünschten Ergebnis. Zusätzliche Textelemente können Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen.
=A2&“ und “&A4
Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Punkt – angeben.
=Tabelle2.D4
Tabelle 9.1: Formeln können verschiedene Aufgaben übernehmen.
235
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
9.1.1
Eingeben
Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die Zelle, in die Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die Formel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladressen oder Werte mithilfe von sogenannten Operatoren – beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit der Formel =A1+A2 berechnen (siehe Tabelle 9.2). Das Pluszeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte Ihnen bei der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen sein, wird das von CALC – zusammen mit einem Korrekturvorschlag – gemeldet. Operator
Funktion
+
Addieren
–
Subtrahieren
*
Multiplizieren
/
Dividieren
^
Potenzieren
&
Texte verknüpfen
Tabelle 9.2: Operatoren verknüpfen Adressen oder Werte.
Alternativ können Sie die in der Formel miteinander zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode des Zeigens. Angenommen, Sie wollen wieder in der Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2 berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor:
! Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein. ! Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf die Zelle A1. In der Rechenleiste steht nun =A1.
! Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2.
! In der Rechenleiste steht jetzt die vollständige Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel funktionsfähig. Wenn eine Formel einen falschen Wert als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrscheinlich die Formel falsch eingegeben. CALC berechnet zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Reihenfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in Klammern berechnet, dann werden Exponenten berechnet, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen und Divisionen, Additionen und Subtraktionen werden abschließend durchgeführt. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in folgender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, diese 3 wird mit 3 multipliziert, das ergibt 9. Zu diesem Ergebnis wird 4 addiert, was 13 ergibt.
236
9.2 Funktionen
9.1.2
Korrigieren
Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel steht. Klicken Sie dann in die Rechenleiste oder drücken Sie (F2). Die einzelnen Bezugsadressen in der Formel werden daraufhin in der Rechenleiste verschiedenfarbig dargestellt. In der Tabelle werden die Zellen mit denselben Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf welche Zellen sich die Formel bezieht. Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst oder in die Rechenleiste an der zu bearbeitenden Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tastatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stellen in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 verschieben.
9.2
Funktionen
Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Eingabe einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit =A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem Fall mit einer Funktion: =SUMME(A1:A6). Außerdem ermöglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit =SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl /2 berechnen. Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von dem Funktionsnamen – beispielsweise SUMME. Anschließend folgen die Argumente der Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funktionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsausdruck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladresse A1, bei =SUMME(A1:A6) sind das die Werte im Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Argumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der Zahl anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().
9.2.1
Funktions-Assistent
Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt eintippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax und der Argumente unterstützt. Einfacher ist es aber, wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen.
! Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die Funktion eingeben wollen, und wählen Sie dann den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Funktions-Assistent in der Rechenleiste (siehe Abbildung 9.3).
! Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Funktion aus. Durch vorherige Wahl einer Kategorie können Sie eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie Alle umfasst sämtliche Tabellenfunktionen. Markieren Sie die gewünschte Funktion – beispielsweise SUMME – und bestätigen Sie Ihre Wahl über Weiter.
237
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Abbildung 9.3: Funktionen können über einen Assistenten eingefügt werden.
! Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erforderlichen Argumente ein. Je nach Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie können darin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente (siehe Abbildung 9.4).
Abbildung 9.4: Die Argumente werden festgelegt.
238
9.2 Funktionen
! Wenn Sie auf eine der Schaltflächen Verkleinern am rechten Rand eines solchen Eingabefelds klicken, wird das Dialogfeld verkleinert, so dass Sie die Bezugszellen durch Zeigen in der Tabelle markieren können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder komplett anzeigen zu lassen.
! Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit mit dem Assistenten ab. In der Rechenleiste wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt. Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspektrums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen werden Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von allgemeinem Interesse. Mathematische und trigonometrische Funktionen Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen finden Sie beispielsweise im Bereich Mathematik (siehe Tabelle 9.3). Funktion
Ergebnis
ABS
Absolutwert
COS
Kosinus
EXP
Exponentialfunktion
GANZZAHL
Ganzzahliger Teil eines Zahlenwerts
LN
Natürlicher Logarithmus
LOG10
Logarithmus einer Zahl zur Basis 10
PI
Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen
POTENZ
Potenzierte Zahl
REST
Rest einer Division
SIN
Sinus
SUMME
Summe
TAN
Tangens
VORZEICHEN
Vorzeichen
WURZEL
Quadratwurzel
Tabelle 9.3: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Mathematik
! Die Funktion SUMME addiert die Daten in den Argumenten. Sie können die Funktion auch direkt über die Standard-Symbolleiste abrufen. Markieren Sie dazu die Zelle, in der die Summenformel eingegeben werden soll, und klicken Sie dann die Schaltfläche Summe in der Rechenleiste an. Wenn sich die markierte Zelle unmittelbar neben einer Zeile
239
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
mit Zahlen oder unterhalb einer Spalte mit Zahlen befindet, werden automatisch die Adressen dieser Zellen als Argumente für die Funktion eingefügt. Der als Argument der Funktion automatisch gewählte Bereich wird durch einen Laufrahmen angezeigt. Sie können ihn durch Markieren der gewünschten Zellen mit der Maus ändern. Sie können auch einen anderen Bereich direkt eintippen (siehe Abbildung 9.5).
Abbildung 9.5: Die Schaltfläche Summe berechnet Summen.
! Über die Funktion POTENZ können Sie Potenzen berechnen. Beispielsweise berechnet =POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen können Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch um Wurzeln höherer Ordnung zu berechnen, können Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Diese erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als Argument für die Potenz. Sie können damit beispielsweise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Höhere Wurzeln können Sie ebenfalls mit dem Potenzoperator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet beispielsweise die dritte Wurzel aus 2. Logische Funktionen Die Funktionen im Bereich Logisch liefern zum großen Teil Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH (siehe Tabelle 9.4). Funktion
Beschreibung
WENN
Führt eine Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung durch.
NICHT
Kehrt den Wahrheitswert um.
ODER
Liefert WAHR, wenn ein Argument WAHR ist.
UND
Liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind.
Tabelle 9.4: Die wichtigsten Funktionen aus der Kategorie Logisch
Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN. Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines Werts in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestimmen, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind (siehe Abbildung 9.6). Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter.
240
9.2 Funktionen
Abbildung 9.6: Die WENN-Funktion gehört zur Gruppe der logischen Funktionen.
! Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier Werte mittels eines logischen Operators formuliert (siehe Tabelle 9.5). Das Ergebnis eines solchen Vergleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch). Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der Wert in der Zelle C4 kleiner als 0 ist. Der Ausdruck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Gründen true. Operator
Vergleich
=
Gleich
<
Kleiner als
>
Größer als
<=
Kleiner oder gleich
>=
Größer oder gleich
<>
Ungleich
Listing 9.1: Logische Operatoren ermöglichen Vergleiche.
! Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom ersten durch ein Semikolon getrennt ist – wird angegeben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls der erste Parameter den Wert true annimmt. Im oben gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern positiv, werden Steuern in Höhe von 50% dieses Werts fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(B4>0;0,5*B4;0).
! Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch ein Semikolon getrennt – gibt an, welcher Wert geliefert werden soll, falls der erste Parameter den Wert false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).
241
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Sonstige Funktionen Die Funktionen der anderen Bereiche sind für viele Anwender weniger, für manche Benutzer aber vielleicht besonders interessant (siehe Tabelle 9.6 bis Tabelle 9.9). Wir liefern Ihnen hier nur einen kurzen Überblick. Funktion
Ergebnis
BW
Barwert eines Zukunftswerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum
IKV
Interner Zinsfuß einer Investition
RMZ
Regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz entspricht
ZINS
Zinssatz, der notwendig ist, damit eine regelmäßige Zahlung über mehrere Perioden einem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert entspricht
ZW
Zukunftswert eines Barwerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum
ZZR
Zeitraum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu einem Zukunftswert anwächst
Tabelle 9.5: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Finanz Funktion
Ergebnis
DATUM
Fortlaufende Zahl des angegebenen Datums
HEUTE
Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums
JAHR
Jahreszahl eines fortlaufenden Datums
JETZT
Fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit
MONAT
Monatszahl eines fortlaufenden Datums
TAG
Tageszahl eines fortlaufenden Datums
WOCHENTAG
Wochentag eines fortlaufenden Datums
Tabelle 9.6: Die wichtigsten Funktionen in der Kategorie Datum & Zeit Funktion
Ergebnis
DM
Wandelt eine Zahl in einen Text im Währungsformat um.
ERSETZEN
Ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zeichen in einem Text.
GLÄTTEN
Löscht die Leerzeichen im Text.
WERT
Wandelt ein als Text angegebenes Argument in einen Zahlenwert um.
Tabelle 9.7: Die wichtigsten Text-Funktionen
242
9.2 Funktionen
Funktion
Ergebnis
ANZAHL
Anzahl der Zahlenwerte unter den Argumenten
MAX
Maximum der Zahlen unter den Argumenten
MIN
Minimum der Zahlen unter den Argumenten
MITTELWERT
Mittelwert der Zahlen unter den Argumenten
STABWN
Standardabweichung der Zahlen unter den Argumenten
VARIANZ
Varianz der Zahlen unter den Argumenten
Tabelle 9.8: Die wichtigsten Funktionen im Bereich Statistik
Funktionen verschachteln In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als ein Argument einer anderen Funktion zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise den Mittelwert mehrerer Zahlenwerte berechnen und das Ergebnis mit einem Zahlenwert vergleichen wollen, können Sie das innerhalb einer Berechnungsvorschrift erreichen, indem Sie die Funktion MITTELWERT in die Funktion WENN verschachteln.
9.2.2
Fehlermeldungen
Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann von CALC angezeigten Ausdrücke – Err: mit einem angehängten Fehlercode – liefern Ihnen einen Hinweis über die mögliche Ursache des Fehlers (siehe Tabelle 9.10). Wenn die Zelle mit dem Fehler markiert ist, wird die Fehlermeldung in der Statusleiste angezeigt. Fehlercode
Meldung und Beschreibung
501
Ungültiges Zeichen – ein Zeichen der Formel ist ungültig.
502
Ungültiges Argument – das Argument ist für die Funktion nicht gültig; beispielsweise eine negative Zahl in der Wurzelfunktion.
503
Ungültige Gleitkommaoperation – eine Division durch 0 oder eine andere Berechnung, die einen Überlauf des definierten Wertebereichs verursacht.
504
Fehler in der Parameterliste – der Funktionsparameter ist nicht gültig; beispielsweise Text anstelle einer Zahl.
508
Fehler in der Klammerung – es fehlt eine Klammer; beispielsweise ist eine schließende Klammer vorhanden, aber keine öffnende.
509
Fehlender Operator – der Operator fehlt.
510
Fehlende Variable – eine Variable fehlt.
511
Fehlende Variable – die Funktion erfordert mehr Variablen als eingegeben.
512
Formel zu lang – die Gesamtanzahl der Elemente in der Formel ist zu groß.
243
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Fehlercode
Meldung und Beschreibung
513
Zeichenkette zu lang – ein Bezeichner in der Formel ist zu groß.
514
Interner Überlauf – es wurde beispielsweise eine Sortieroperation an zu vielen numerischen Daten versucht.
522
Zirkuläre Referenz – die Formel bezieht sich direkt oder indirekt auf sich selbst, aber die Option Iterationen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS ist nicht aktiviert.
523
Rechenverfahren konvergiert nicht – ein Zielwert fehlt in einer statistischen Finanzfunktion oder die Iterationen von zirkulären Referenzen erreichen den minimalen Änderungswert mit den maximal zulässigen Schritten nicht.
Tabelle 9.9: Einige typische Fehlermeldungen
9.2.3
Optionen zum Berechnen
Für die eben beschriebenen Methoden zur Berechnung gibt es einige Optionen, die Sie kennen sollten. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie innerhalb von StarOffice Calc zu Berechnen (siehe Abbildung 9.7).
Abbildung 9.7: Beachten Sie die Optionen zum Berechnen.
! Unter zirkulären Referenzen versteht man Situationen, in denen das Ergebnis einer Berechnung wieder in die Werte eingeht, auf deren Basis das Ergebnis berechnet wird. Sie finden diese Struktur beispielsweise bei der schrittweisen Berechnung von Näherungswerten. Nach Aktivieren von Zirkuläre Referenzen können Sie die Anzahl der bei iterativen Berechnungen durchgeführten Näherungsschritte begrenzen. Darüber hinaus können Sie die Genauigkeit der Antwort festlegen: Schritte legt die maximal zulässige Anzahl von Iterationsschritten
244
9.3 Formelüberwachung
fest, Minimaler Änderungswert gibt die Differenz der Ergebnisse zweier Iterationsschritte an. Unterschreitet das Iterationsergebnis den minimalen Änderungswert, dann wird die Iteration beendet. Wenn die Option Iterationen nicht aktiviert ist, führen zirkuläre Referenzen in Tabellen zu Fehlermeldungen.
! Unter Datum wählen Sie ein Anfangsdatum für die interne Konvertierung von Tagen in Zahlen. Standardmäßig ist 30.12.1899 (Standard) gesetzt. Damit wird der 30.12.1899 als Tag null eingestellt. Zwei zusätzliche Optionen sind vorhanden. Auch die Optionen in unteren Bereich des Dialogfelds sollten Sie kennen:
! Groß-/Kleinschreibung beachten legt fest, ob beim Vergleich von Zellinhalten zwischen Groß- und Kleinschreibung von Text zu unterscheiden ist. Das betrifft auch die Namensgebung von Zellen und Bereichen.
! Nachkommastellen gibt an, mit wie vielen Nachkommastellen Zahlen im Zahlenformat Standard dargestellt werden. Die Zahlen werden zwar gerundet angezeigt, aber nicht gerundet gespeichert. Genauigkeit wie angezeigt bestimmt aber, ob die in der Tabelle angezeigte Genauigkeit auch für Berechnungen gilt. In Diagrammen werden die angezeigten Werte wiedergegeben. Ist diese Option nicht aktiviert, so werden die Zahlen zwar gerundet angezeigt, aber intern ungerundet berechnet.
! Mit der Option Suchkriterien = und <> müssen auf ganze Zellen zutreffen können Sie fordern, dass die ganze Zelle exakt mit dem für die Datenbankfunktionen unter CALC gewählten Suchkriterium übereinstimmen muss. Ist die Option aktiviert, verhält sich CALC bei der Suche in Datenbankfunktionen genau wie Microsoft Excel.
! Ist Reguläre Ausdrücke in Formeln ermöglichen aktiviert, sind bei der Suche sowie bei Zeichenkettenvergleichen reguläre Ausdrücke zulässig.
9.3
Formelüberwachung
Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Strukturen, die später – besonders für einen anderen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen sind. Über mehrere Funktionen zur Formelüberwachung können Sie die in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen sichtbar machen.
9.3.1
Werte hervorheben
Wenn Sie im Menü ANSICHT die Option WERTE HERVORHEBEN aktivieren, werden numerische Werte in der Tabelle hervorgehoben. Textzellen werden schwarz formatiert, Zahlenzellen blau und alle übrigen Zellentypen – Formeln, Wahrheitswerte und Datumsangaben – grün.
9.3.2
Berechnungsstrukturen verfolgen
Speziell dann, wenn Fehlerwerte (siehe weiter vorne) in der Tabelle auftauchen, sollten Sie die Techniken zum Verfolgen der Berechnungsstrukturen verwenden. Markieren Sie zuerst die Zelle, zu der Sie Informationen wünschen, und wählen Sie dann den geeigneten Befehl im Untermenü zu DETEKTIV im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 9.8). Setzen Sie den Mauszeiger auf eine vom
245
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Detektiv eingezeichnete Spur. Der Mauszeiger ändert seine Form. Doppelklicken Sie auf die Spur, um die Zelle am Ende der Spur auszuwählen.
Abbildung 9.8: Die Pfeile zeigen Beziehungen zwischen Zellen an.
! Die SPUR ZUM NACHFOLGER kennzeichnet alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile. Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil, um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Gestrichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze beziehen sich auf andere Tabellen.
! Die SPUR ZUM VORGÄNGER kennzeichnet alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren.
! Die SPUR ZUM FEHLER erlaubt die Suche nach den Ursachen von Fehlermeldungen. Enthält eine Formel einen Bezug auf eine Zelle, in der ein Fehlerwert steht, dann erzeugt diese Formel wiederum einen Fehlerwert. Um den Ursprung einer solchen Fehlerkette zu finden, markieren Sie eine Zelle, die einen Fehlerwert enthält. Rote Spurpfeile verweisen auf den Ursprung des Fehlers. Nach einer Korrektur des Fehlers wird die Spur zum Vorgänger angezeigt. Tipp Wenn Sie einen Überblick über die Originalspurpfeile behalten möchten, drucken Sie das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.
Mit dem Befehl ALLE SPUREN ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl DETEKTIV im Menü EXTRAS können Sie die angezeigten Spuren wieder ausblenden. SPUR ZUM VORGÄNGER ENTFERNEN löscht eine Ebene von Spurpfeilen, die mit dem Befehl SPUR ZUM VORGÄNGER eingefügt wurden. SPUR ZUM NACHFOLGER ENTFERNEN wirkt entsprechend.
9.3.3
Funktionsstrukturen Wenn Sie eine Zelle mit einer bereits eingegebenen Funktion markieren und nochmals FUNKTION im Menü EINFÜGEN wählen oder auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Rechenleiste klicken, wird die Registerkarte Struktur des Funktions-Assistenten angezeigt, über die Sie die Struktur der Funktion kontrollieren können (siehe Abbildung 9.9).
246
9.4 Zellen benennen
Abbildung 9.9: Sie können die Struktur einer Funktion kontrollieren.
Der Bereich Struktur im linken Teil zeigt eine hierarchische Darstellung der aktuellen Funktion an. Sie können die Argumente durch Klicken auf das Plus- oder Minuszeichen links daneben ein- oder ausblenden. Die einzelnen Argumente werden mit einem blauen Punkt dargestellt, wenn sie korrekt angegeben wurden. Ein roter Punkt weist auf einen falschen Datentyp hin. Haben Sie beispielsweise bei der Funktion SUMME als Argument einen Text eingegeben, wird das Argument rot hervorgehoben, da diese Funktion nur Zahlen als Argumente erlaubt.
9.4
Zellen benennen
Einzelne Zellen oder zusammenhängende Zellbereiche können mit einem Namen versehen werden. Beispielsweise versehen Sie die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben wird, mit dem Namen Umsatz. Das Benennen von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispielsweise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktionen verwenden. Die Befehle zum Arbeiten mit Namen finden Sie im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN.
9.4.1
Namen einfügen und anzeigen
Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen. Namen selbst definieren Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann den Befehl DEFINIEREN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Der von
247
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Ihnen markierte Bereich wird im Dialogfeld Namen festlegen unter Zugeordnet zu angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert werden. Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Name fest (siehe Abbildung 9.10 links).
Abbildung 9.10: Namen können eingegeben oder übernommen werden.
Mit Hinzufügen legen Sie den Namen fest und lassen das Dialogfeld weiter geöffnet; die in der Tabelle bereits vergebenen Namen werden in der darunter angezeigten Liste aufgeführt. Um einen vorhandenen Namen zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Mit OK wird der Name übernommen und das Dialogfeld geschlossen. Namen übernehmen Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschriftungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten Zellbereich – inklusive der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren möchten, und wählen Sie dann ÜBERNEHMEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen erzeugen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen (siehe Abbildung 9.10 rechts). Wenn Sie – wie meist üblich – die Beschriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen Oberer Zeile und Linker Spalte. Hinweis Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zahlen als Namen verwenden wollen, müssen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – etwa in der Form '2005.
248
9.4 Zellen benennen
Festgelegte Namen anzeigen In manchen Fällen bedeutet es eine Arbeitserleichterung, wenn die verwendeten Namen – zusammen mit den dafür festgelegten Bereichen – direkt in der Tabelle angezeigt werden. Markieren Sie hierzu eine Zelle, die die linke obere Ecke der einzufügenden Liste sein wird. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Untermenü zum Befehl NAMEN im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Namen einfügen werden die in der Tabelle vergebenen Namen aufgelistet. Sie können diese Liste vollständig an der vorher in der Tabelle markierten Stelle einfügen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen klicken. Alternativ können Sie auch einen oder mehrere Einträge in der Liste auswählen und dann über OK bestätigen, um die ausgewählten Elemente einzufügen. Achtung Vorher in der Tabelle vorhandene Einträge werden gegebenenfalls überschrieben. Die Namensliste ist in einer Tabelle zwei Spalten breit.
9.4.2
Namen verwenden
Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Bereiche definiert, können Sie diese benutzen, um die so benannten Elemente zu markieren oder in Formeln und Funktionen darauf Bezug zu nehmen. Bereiche markieren Definierte Namen werden im Namensfeld links in der Rechenleiste angezeigt. Sie können diese dazu verwenden, die Zelle(n) zu markieren. Klappen Sie hierfür die Liste auf und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namensfeld einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert. Sie können den gewünschten Namen auch über die Tastatur direkt im vorher angeklickten Namensfeld eingeben und so den Bereich markieren. Namen als Bezug verwenden Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschließend können Sie die Formel direkt über die Tastatur eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispielsweise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Namen Kosten versehen wurde (siehe Abbildung 9.11). Beachten Sie dabei, dass die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =Umsatz-Kosten lautet.
249
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Abbildung 9.11: Namen können als Bezug verwendet werden.
9.5
Daten verschieben und kopieren
Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der Tabelle kopieren oder verschieben. Wir kommen erst jetzt zu diesen wichtigen Techniken, da sich hier wichtige Aspekte bei den eingegebenen Formeln und Funktionen ergeben, die Sie kennen müssen. Hinweis Ist das Kontrollkästchen Überschreibwarnung beim Einfügen von Daten anzeigen im Bereich Allgemein von StarOffice im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert, werden Sie in einem entsprechenden Meldungsfeld vor den Auswirkungen gewarnt.
9.5.1
Menübefehle
Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie – wie immer – ebenso die Zwischenablage verwenden. Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst die Zelle(n), die verschoben oder kopiert werden soll(en), und benutzen Sie dann die Befehle KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder die gleichbedeutenden Schaltflächen in der Symbolleiste Standard. Über die Liste zur Schaltfläche Einfügen können Sie wählen, als was der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
9.5.2
Ausfüllen
Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben, unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestalten, indem Sie die Ausfüllfunktion von CALC nutzen. Sie können in diesem Fall sowohl über Ziehen mit der Maus als auch mit dem Befehl AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN arbeiten. Außerdem können Sie diese Technik dazu benutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und damit fortzuschreiben. AutoAusfüllen mit der Maus Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht ein Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus. Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkästchen – dem schwarzen Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll. Lassen Sie abschließend die Maustaste los.
250
9.5 Daten verschieben und kopieren
Abbildung 9.12: Über AUSFÜLLEN können Sie in benachbarte Zellen kopieren.
! Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben werden fortgeschrieben: Zahlenwerte werden um den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwerten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um jeweils 1 erhöht. Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich (Strg) drücken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Ausfüllen-Mauszeiger angezeigt.
! Texteingaben werden wie eingegeben kopiert. Ausnahmen bilden spezielle Texteingaben, wie beispielsweise Mo, Montag usw. Sie werden ebenfalls fortgeschrieben – erzeugen also beim Ausfüllen Angaben wie Di, Mi, Do oder Dienstag, Mittwoch, Donnerstag. Um diese Elemente einzusehen, wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren unter StarOffice Calc zu Sortierlisten. Alle benutzerdefinierten Listen werden hier unter Listen angezeigt. Sie können auch eigene Listen definieren und bearbeiten. In Sortierlisten kann nur Text verwendet werden, Zahlen sind nicht zugelassen.
Abbildung 9.13: Listeneinträge werden fortgeschrieben.
251
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Ausfüllen über Menübefehl Sie können dazu auch über einen Menübefehl arbeiten: Markieren Sie die Zelle(n), die kopiert werden soll(en), zusammen mit dem benachbarten Bereich, in den ausgefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl RECHTS kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die rechts angrenzenden Zellen (siehe Abbildung 9.12). Um in die links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl LINKS. Der Befehl UNTEN kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl OBEN. Je nachdem, was Sie markiert haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfügbar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt. Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert, Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend der Form der verwendeten Bezüge (siehe weiter hinten). Datenreihen ausfüllen Ferner können Sie mit AUSFÜLLEN auch eine Datenreihe automatisch erstellen beziehungsweise eine vorhandene ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Bereich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie anschließend den Befehl REIHE im Untermenü zu AUSFÜLLEN im Menü BEARBEITEN. Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die Fortschreibung der Reihe an. Wenn Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müssen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und Reihen aus Datumswerten (siehe Abbildung 9.14).
Abbildung 9.14: Mit AUSFÜLLEN können Sie auch Datenreihen erstellen.
Unter Reihentyp geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld zu Feld ansteigen sollen:
! Arithmetisch bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um einen konstanten Wert erhöht wird. Die Reihe 1, 2, 3, 4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben. Das Inkrement wird dann automatisch errechnet.
252
9.5 Daten verschieben und kopieren
! Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer geometrischen Struktur folgen soll. Solche Reihen vervielfachen den Wert von Element zu Element – beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische Reihe.
! Wenn Sie die Option Auto-Ausfüllen wählen, wird der im Feld Inkrement eingegebene Wert ignoriert.
! Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie in der Gruppe Zeiteinheit eine Einheit wählen. Auf diese Weise können Sie einen Datumswert tageweise, monatlich oder jahresweise fortschreiben. Die Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise 3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt. Über Tabellen Der Befehl TABELLEN im Untermenü zum Befehl AUSFÜLLEN kopiert den Inhalt des im aktiven Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben Zellbereich aller anderen markierten Blätter einer Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn mehrere Blätter markiert sind.
9.5.3
Relative und absolute Bezüge
CALC unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Eingabe Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten Bezügen sind möglich: ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft (ª)+(F4) drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von (ª)+(F4) die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse umwandeln, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals (ª)+(F4). Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von (ª)+(F4) liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe.
253
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Rechenleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken von (ª)+(F4) wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe. Wirkung Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus:
! Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adressen der neuen Position angepasst. ! Absolute Bezüge beziehen sich nach einem Kopieren auf dieselben Zelladressen. ! Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der relative Teil der Adresse an die neue Position angepasst, der absolute Teil bleibt konstant.
9.5.4
Inhalte einfügen
Über den Befehl INHALTE EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN erhalten Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzliche Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können (siehe Abbildung 9.15). Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls INHALTE EINFÜGEN dafür, dass sich CALCDaten in der Zwischenablage befinden, indem Sie die entsprechenden Daten kopieren oder ausschneiden.
Abbildung 9.15: Elemente können in unterschiedlicher Form eingefügt werden.
! Im oberen linken Bereich des Dialogfelds Inhalte einfügen können Sie unter Auswahl festlegen, was von den kopierten oder ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlen- und Formeleingaben oder bestimmte Formate übernehmen wollen (siehe Tabelle 9.11).
254
9.6 Suchen und ersetzen
Alles einfügen
Fügt alle Elemente aus der Zwischenablage ein.
Formeln
Nur Eingaben und die Ergebnisse der Berechnung der Formeln werden eingefügt; Formate werden nicht übertragen.
Zahlen
Vormals über Formeln oder Funktionen errechnete Werte werden durch die Ergebnisse ersetzt. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie Berechnungen mit mehreren alternativen Grunddaten durchführen und die jeweiligen Ergebnisse an einer bestimmten Stelle der Tabelle speichern wollen.
Formate
Überträgt allein die Formate; Zellinhalte werden nicht mit eingefügt.
Notizen
Nur die Kommentare werden eingefügt.
Tabelle 9.10: Die einzufügenden Elemente auswählen
! Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift Rechenoperationen ermöglicht zusätzliche Operationen der kopierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit anderen Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte befinden, können Sie die einzufügenden zu den bereits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren, damit multiplizieren oder dividieren.
! In allen Fällen können Sie unter Optionen zusätzlich leere Zeilen eliminieren lassen oder mit Transponieren Spalten und Zeilen vertauschen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise die entsprechenden Kontrollkästchen.
9.6
Suchen und ersetzen
Sie können eine Tabelle oder einen markierten Bereich nach Zeichen oder Zeichenfolgen durchsuchen und diese – wenn gewünscht – durch andere ersetzen lassen. Die Techniken dazu entsprechen im Prinzip denen, die Sie auch bei einem Textverarbeitungsprogramm – wie WRITER – finden. Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten. Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenenfalls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur eine Zelle markiert wurde, durchsucht CALC die ganze Tabelle. Wählen Sie dann im Menü BEARBEITEN den Befehl SUCHEN & ERSETZEN (siehe Abbildung 9.16).
! Geben Sie unter Suchen nach den Suchtext ein oder wählen Sie einen der aufgelisteten zuvor eingegebenen Suchbegriffe. Im Feld Ersetzen durch geben Sie den Text ein, durch den der Suchtext zu ersetzen ist, oder wählen Sie eine der aufgelisteten zuvor eingegebenen Ersetzungen.
! Exakte Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinbuchstaben. Nur ganze Zellen sucht nach Zellen, deren Inhalte den Suchkriterien exakt entsprechen. Ist der Suchbegriff nur ein Teil des Zellinhalts, wird die Zelle nicht gefunden. Gefunden werden ganze Wörter, die dem Suchtext gleichen.
255
Kapitel 9 – Berechnungen durchführen
Abbildung 9.16: Sie können nach Zellinhalten suchen lassen und diese ersetzen.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Mehr Optionen werden unten im Dialogfeld die verfügbaren Suchoptionen angezeigt:
! Rückwärts führt die Suche ausgehend von der aktuellen Cursorposition rückwärts bis zum Dateianfang durch.
! Reguläre Ausdrücke ermöglicht den Einsatz von Platzhaltern in der Suche, Ähnlichkeitssuche bietet die Suche nach Begriffen, die dem Text in Suchen nach ähnlich sind.
! Wenn Sie nach Text suchen möchten, dessen Attribute durch direkte Formatierung und Vorlagen festgelegt wurden, markieren Sie die Option einschließlich Vorlagen.
! Über Suchen in legen Sie fest, wo gesucht werden soll. Beispielsweise suchen Sie über Formeln nach Formeln und fixen – also nicht berechneten – Werten, in welchen die angegebenen Zeichen vorkommen. Beispielsweise könnten Sie nach Formeln suchen lassen, die die Funktion SUMME enthalten. Werten sucht nach Werten und Formelergebnissen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen. Anmerkungen sucht nach Zellennotizen, in denen die angegebenen Zeichen vorkommen.
! Mit den beiden Optionen unter Suchrichtung legen Sie die Reihenfolge zum Durchsuchen der Zellen fest.
! Über In allen Tabellen suchen werden alle Tabellen des aktiven Tabellendokuments durchsucht. Nachdem Sie das Dialogfeld geschlossen haben, können Sie das zuletzt eingegebene Suchkriterium mit (ª)+(Strg)+(F) weiterhin verwenden.
256
KAPITEL 10
Tabellen formatieren
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
Unter dem Begriff Formatieren einer Tabelle versteht man alle Tätigkeiten, die die optische Gestaltung der Tabelle betreffen. Dazu gehören vordringlich Angaben für die Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen –, aber auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart. Die Zeilenhöhe kann – genauso wie die Spaltenbreite – verändert werden. Die Einträge in den Zellen können unterschiedlich ausgerichtet oder auch über mehrere Zellen hinweg positioniert werden. Zellbereiche können mit Rahmen und Linien sowie mit Farben und Mustern für den Hintergrund versehen werden. Nicht gewünschte Zeilen und/oder Spalten lassen sich ausblenden. Um für eine markierte Zelle oder einen Zellbereich eine vom eingestellten Standard abweichende Formatierung zu wählen, stehen Ihnen die Befehle des FORMAT-Menüs zur Verfügung. Die wichtigsten Formatierungsbefehle können Sie auch über die Schaltflächen der FormatSymbolleiste aufrufen (siehe Abbildung 10.1 und Tabelle 10.1).
Abbildung 10.1: Benutzen Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Format. Symbol
Name und Wirkung Formatvorlagen – zeigt die vorhandenen Formatvorlagen in einem separaten Fenster an.
Schriftname – zeigt die an der aktuellen Cursorposition gewählte Schriftart an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet ein Listenfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart aus. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um durch die Liste zu blättern. Schriftgröße – zeigt die Schriftgröße an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Drop-down-Pfeil öffnet das Listenfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen. Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. ,
,
Fett, Kursiv, Unterstrichen – formatiert den markierten Bereich fett, kursiv oder unterstrichen beziehungsweise entfernt dieses Format. Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig, Blocksatz – setzt die Ausrichtung des aktuellen Zellbereichs auf linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder Blocksatz.
,
,
,
Zellen verbinden – die vorher markierten Zellen zu einer einzigen Zelle vereinigen und den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren. Zahlenformat: Währung, Prozent, Standard – stellt den Inhalt der Zelle im Wäh,
,
rungsformat oder im Prozentformat dar bzw. schaltet zurück zum Standardformat.
Zahlenformat: Dezimalstelle hinzufügen, Dezimalstelle löschen – zeigt eine wei,
tere Dezimalstelle an bzw. entfernt die Anzeige der letzten Dezimalstelle. Der Wert bleibt aber vollständig erhalten..
Einzug vermindern und Einzug erhöhen – verschiebt den linken Rand des Eintrags ,
258
zurück nach links oder etwas nach rechts.
10.1 AutoFormat
Symbol
Name und Wirkung Umrandung – erlaubt die Wahl eines Rahmens um den markierten Bereich. Sie können damit auch Ränder setzen.
Hintergrundfarbe und Schriftfarbe – hinterlegt den markierten Bereich mit der gewählten Farbe bzw. erlaubt die Wahl einer Schriftfarbe; in der Palette, die Sie über den Drop-down-Pfeil öffnen, stehen verschiedene Farben zur Auswahl.
,
Tabelle 10.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Format
Hinweis Für weitere optische Verfeinerungen können Sie die Tabelle über verschiedene Optionen im Menü EINFÜGEN mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen, Grafiken oder Medienclips – versehen.
10.1
AutoFormat
Der einfachste Weg, eine Tabelle zu formatieren, ist der Befehl AUTOFORMAT. Damit können Sie dem vorher markierten Bereich in einem Tabellenblatt eine Kombination von Formatierungen, ein sogenanntes AutoFormat, zuweisen. Diese Funktion ermöglicht es, Tabellen oder Zellbereiche in wenigen Schritten zu formatieren. Wählen Sie im Tabellendokument zunächst die Zellen aus, die mit AutoFormat formatiert werden sollen. Fassen Sie dabei auch die entsprechenden Spalten- und Zeilenköpfe und Summenzeilen oder -spalten mit ein. Dieser Befehl steht erst ab einer Auswahl von mindestens drei Zeilen und drei Spalten zur Verfügung. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT und bestimmen Sie das gewünschte Format (siehe Abbildung 10.2). Über die Bildlaufleiste können Sie weitere Alternativen anzeigen lassen. Beachten Sie bei der Wahl eines AutoFormats die in den Beispielen angezeigten Zeilen und Spalten mit der Bezeichnung Summe. Diese Zeilen und Spalten werden manchmal anders formatiert als der Rest des Tabellenbereichs. Nach dem Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich übernommen.
Abbildung 10.2: Viele AutoFormate stehen zur Verfügung.
259
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
Tipp Sollten Sie unter den vorhandenen AutoFormaten keines finden, das Ihren Vorstellungen vollständig entspricht, wählen Sie eines, das dem von Ihnen gewünschten sehr nahe kommt, und ändern Sie die Formate anschließend ab.
Unter Umständen wichtig ist der Bereich Formatierung am unteren Rand des Dialogfelds, der erst nach einem Klick auf die Schaltfläche Zusätze angezeigt wird. Wenn Sie vorher einzelne Elemente des Bereichs individuell formatiert hatten, werden diese Formate in der Grundeinstellung bei Anwendung des Befehls AUTOFORMAT überschrieben. Durch Deaktivieren einzelner Kontrollkästchen können Sie aber regeln, dass bestimmte Formatelemente erhalten bleiben und nicht durch die Einstellungen des AutoFormats ersetzt werden.
10.2
Zellenformate
Für eine individuelle Formatierung einzelner Zellen oder Zellbereiche arbeiten Sie mit einem Dialogfeld, das Sie über den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT auf den Bildschirm bringen. Hierüber können Sie mittels mehrerer Registerkarten das Zahlenformat, die Schrift, die Ausrichtung und weitere Elemente festlegen. Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Standard-Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das Format übertragen wollen.
10.2.1
Schrift und Schrifteffekt
Für Text- oder Zahleneingaben können Sie die Schriftart, den Schriftstil, die Schriftgröße, die Form der Unterstreichung, die Schriftfarbe und andere Gestaltungsoptionen festlegen. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN im Menü FORMAT. Über die Registerkarte Schrift im Dialogfeld Zellen formatieren können Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und die Größe der Schrift einstellen. Über das Register Schrifteffekt bestimmen Sie zusätzliche Effekte. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Die Optionen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung mit WRITER her kennen (siehe Kapitel 4).
Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Format einstellen. Beachten Sie, dass Sie diese Schaltflächen auch gemeinsam einsetzen können: beispielsweise für eine fette, kursive und unterstrichene Darstellung. Außerdem stehen hierfür Tastenkürzel zur Verfügung, die Sie in der Programmhilfe finden.
260
10.2 Zellenformate
10.2.2
Ausrichtung
Standardmäßig werden in einer Zelle Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert ausgerichtet. Sie können diese Voreinstellungen ändern und außerdem die horizontale und vertikale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel und diverse andere Parameter einstellen. Markieren Sie zunächst den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Abbildung 10.3). Die wesentlichsten Ausrichtungsparameter können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.
Abbildung 10.3: Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt werden.
! Das wichtigste Feld ist das mit der Bezeichnung Horizontal im Bereich Textausrichtung. Hierüber stellen Sie die waagerechte Ausrichtung ein (siehe Tabelle 10.2). Option
Beschreibung
Standard
Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert
Links
Richtet den Zellinhalt nach links aus. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie über das Feld Einzug rechts daneben einen Wert eingeben, mit dem der Zellinhalt um diese Zahl von Punkten nach rechts eingezogen wird.
Zentriert
Zentriert den Zellinhalt in der Mitte der Zelle.
Rechts
Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.
261
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
Option
Beschreibung
Block
Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.
Ausgefüllt
Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.
Tabelle 10.2: Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen.
! Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrechte Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest. Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig werden Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte anzeigen lassen.
! Die Einstellmöglichkeiten unter der Überschrift Textorientierung eignen sich besonders für Fälle, in denen eine Spaltenüberschrift – gemessen an den sonstigen Inhalten dieser Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg oder senkrecht stellen. Senkrecht gestapelt ordnet Text vertikal an. Um den Text zu drehen, klicken Sie auf dem Rad an die Stelle, die dem gewünschten Winkel entspricht. Sie können auch einen Winkel für den Text in den ausgewählten Zellen eingeben. Bei positiven Werten wird der Text nach links, bei negativen Werten nach rechts gedreht. Die Optionen unter Bezugskante bestimmen die Zellkante, an welcher der gedrehte Text ansetzen soll (siehe Tabelle 10.3). Symbol
Name und Wirkung Textausdehnung von unterer Zellkante aus – der gedrehte Text setzt an der unteren Zellkante an.
Textausdehnung von oberer Zellkante aus – der gedrehte Text setzt an der oberen Zellkante an.
Textausdehnung nur innerhalb der Zelle – der gedrehte Text bleibt innerhalb der Grenzen der Zelle.
Tabelle 10.3: Bestimmen Sie die Bezugskante.
! Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Gruppenfeld Eigenschaften: Automatischer Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vorgenommen werden soll, wenn der Zellinhalt länger als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt bei mehreren Wörtern in der Zelle der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bearbeitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Silbentrennung aktiv ermöglicht die Silbentrennung für den Umbruch von Text in die nächste Zeile. An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgröße so verkleinert wird, dass die Zelle ganz ausgefüllt wird. Tipp Um einen längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkombination (Alt)+(¢).
262
10.2 Zellenformate
10.2.3
Zahlenformate
Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Markieren Sie zunächst den gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT (siehe Abbildung 10.4). Wählen Sie hier zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter durch eine Auswahl im Listenfeld Format. Wenn Sie die Kategorie Alle wählen, finden Sie in diesem Listenfeld alle zur Verfügung gestellten Formate. Ein Beispiel für das Ergebnis Ihrer Einstellungen wird in der Vorschau auf der rechten Mitte des Dialogfelds angezeigt. Einige Zahlenformate können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen.
Abbildung 10.4: Zahlen können mit mehreren Dezimalstellen angezeigt werden.
Bei den meisten dieser Formate können Sie im unteren Bereich der Registerkarte zusätzliche Optionen festlegen:
! Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tausenderpunkt, wenn zwischen den Tausendern – in der deutschen Version – jeweils ein Punkt gesetzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird über die Ländereinstellung des Betriebssystems geregelt.
! Negativ in Rot bewirkt, was es sagt: Eine negative Zahl wird in roter Schriftfarbe angezeigt. ! Über Führende Nullen geben Sie an, wie viele Nullen mindestens vor dem Komma angezeigt werden sollen.
! Sprache bestimmt die Spracheinstellung für die ausgewählten Zellen. Ist die Sprache auf Standard eingestellt, so verwendet CALC automatisch die Zahlenformate der Standardsystemsprache. Wählen Sie eine beliebige Sprache, um die Einstellungen für die ausgewählten Zellen zu fixieren. Die Spracheinstellung gewährleistet, dass die Datums- und Währungsformate auch beim Öffnen des Dokuments unter einem Betriebssystem mit einer anderen Standardspracheinstellung beibehalten werden.
263
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden:
! Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimalstellen und unterschiedliche Darstellungsformen für negative Zahlenwerte.
! Die Kategorie Währung erlaubt die Wahl unterschiedlicher Währungszeichen, das Festlegen der Zahl der Dezimalstellen und die separate Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie automatisch gesetzt.
! In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen für Datumsangaben. Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende Optionen zur Verfügung. Normale Zahlenwerte können in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2000 entspricht dem Zahlenwert 36708 – der 1. 7. 2000 ist der 36708. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhrzeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77 – 24 Stunden entsprechen dem Wert 1. Kombinationen von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umgerechnet.
! Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit dem Faktor 100 und setzt ein %-Zeichen hinzu. Beispielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl der Stellen hinter dem Komma fest.
! Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruchzahl. Die Eingabe 1,25 kann beispielsweise als 1 1/4 oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest. Benutzerdefinierte Formate Wahrscheinlich ist Ihnen schon das Feld Format-Code unten auf der Registerkarte aufgefallen. In diesem können Sie eigene Formate definieren. Verwenden Sie dafür die Kategorie Benutzerdefiniert und geben Sie in diesem Feld einen Code ein. Dafür benutzen Sie Platzhalter (siehe Tabelle 10.4). Platzhalter
Bedeutung
#
Zeigt keine zusätzlichen Nullen an.
0 (Null)
Zeigt zusätzliche Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen hat, als Nullen im Format vorliegen.
. (Punkt) oder , (Komma)
Tausenderseparator. Je nach Spracheinstellung kann entweder ein Komma oder ein Punkt als Tausenderseparator gesetzt werden.
""
Bindet einen Text in ein Zahlenformat ein. Geben Sie den Text innerhalb der Anführungszeichen ein.
[WEISS]
Die Farbe für ein Format stellen Sie ein, indem Sie den Namen der Farbe in eckigen Klammern einfügen.
Tabelle 10.4: Einige Platzhalter für Zahlenformate
264
10.2 Zellenformate
Einige Beispiele machen den Einsatz und die Wirkung dieser Platzhalter wahrscheinlich klarer: Zahlen stellen Sie im Zahlenformatcode anhand der Platzhalter 0 und # dar. # stellt nur Ziffern mit einem Zahlenwert dar, während 0 Nullen ausgibt, wo eine Zahl über weniger Stellen verfügt als das Zahlenformat. Die im Nenner und Zähler von Brüchen anzuzeigenden Stellen geben Sie mit ? an. Brüche, auf die das definierte Schema nicht anzuwenden ist, werden als Fließkommazahlen ausgegeben. Wenn eine Zahl hinter dem Komma mehr Stellen aufweist, als das Format Platzhalter enthält, wird sie entsprechend gerundet. Zahlen, die vor dem Komma mehr Stellen aufweisen, als Platzhalter im Format enthalten sind, werden vollständig angezeigt.
! Wenn Sie eine Eingabe wie beispielsweise 1234,5678 als 1234,6 darstellen wollen, benutzen Sie dafür den Code ####,#.
! ! ! !
Um die Eingabe 1,1, als 1,100 anzuzeigen, verwenden Sie #,000. Zur Darstellung von 13 als 13,0 und 1234,567 als 1234,57 benutzen Sie #,0#. Für die Bruchdarstellungen von 5,75 als 5 3/4 setzen Sie # ???/??? ein. Um für die Eingabe 12000 einen Punkt als Tausenderseparator zu benutzen, verwenden Sie #.###. Die Anzeige lautet dann 12.000.
! Wenn Sie Text in ein Zahlenformat einbinden möchten, setzen Sie vor und hinter den Text doppelte Anführungszeichen. Wenn Sie eine Ausgabe in der Form 1,2 Kilo wünschen, benutzen Sie den Code #,# "Kilo". Handelt es sich bei dem Text um einen einzelnen Buchstaben, stellen Sie ihm einen Rückstrich voran. Geben Sie also beispielsweise #,# \m ein, wenn Sie eine Ausgabe in der Form 3,5 m wünschen. Codes für Zahlenformate dürfen aus bis zu drei durch Semikola getrennten Teilen bestehen: In zweiteiligen Zahlenformatcodes bezieht sich der erste Teil auf positive Werte und Null und der zweite Teil auf negative Werte. In dreiteiligen Zahlenformatcodes bezieht sich der erste Teil auf positive, der zweite auf negative Werte und der dritte auf den Wert Null. Wenn Sie nur einen einteiligen Code definieren, gilt dieser für alle Zahlenwerte. Wenn Sie beispielsweise negative Werte in Rot, Nullwerte in Schwarz und positive Werte in Grün darstellen wollen, benutzen Sie einen Code wie [GRÜN]#.##0,00;[ROT]#.##0,00;[SCHWARZ]#.##0,00.
10.2.4
Umrandung und Hintergrund Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen (siehe Abbildung 10.5). Auf diese Weise können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche besonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Techniken dafür entsprechen den für die Textverarbeitung bereits vorgestellten (siehe Kapitel 4). Die wesentlichsten Einstellungen dazu können Sie auch über Schaltflächen der Symbolleiste Format vornehmen.
265
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
10.2.5
Schutzfunktionen
Mittels mehrerer Funktionen können Sie ein Dokument – oder Teile davon – davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennworts sind, seine Inhalte einsehen oder Änderungen darin durchführen. Diese Schutzfunktion ist unabhängig von der schon angesprochenen Möglichkeit, das Öffnen des Dokuments durch Vergabe eines Kennworts zu erschweren (siehe Kapitel 2). Achtung Wenn Sie das Kennwort für eine geschützte Datei vergessen haben, können Sie den Dateischutz nicht aufheben. Die Datei kann dann nicht wieder geöffnet werden.
Globaler Schutz Sie können den Schutz entweder für das gesamte Dokument oder die aktuelle Tabelle einschalten. Wählen Sie dazu den entsprechenden Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS. Geben Sie ein aus mindestens fünf Zeichen bestehendes Kennwort ein (siehe Abbildung 10.5). Dabei ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten. Dieses Kennwort müssen Sie zur Bestätigung doppelt eingeben. Nach dem Speichern und erneuten Öffnen des Dokuments können keinerlei Änderungen am Dokument oder der geschützten Tabelle vorgenommen werden.
Abbildung 10.5: Vergeben Sie ein Kennwort zum Schutz.
Zum Entfernen des Kennwortschutzes öffnen Sie das Dialogfeld erneut und geben das Kennwort ein. Zellschutz Sie können diese Schutzfunktion vor dem Einschalten für einzelne Zellen oder Zellbereiche abschalten und diese damit ungeschützt lassen. Markieren Sie dazu zunächst den betreffenden Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Zellschutz im Dialogfeld zum Befehl Zellen im Menü Format (siehe Abbildung 10.6). Wenn Sie den Schutz vorher über einen Befehl im Untermenü DOKUMENT SCHÜTZEN des Menüs EXTRAS eingeschaltet hatten, müssen Sie diesen zunächst wieder abschalten, um auf diesen Befehl zugreifen zu können!
266
10.2 Zellenformate
Abbildung 10.6: Einzelne Zellbereiche können vom Schutz ausgenommen werden.
! Wenn Sie die Option Alles ausblenden aktivieren, werden Formeln und Inhalte der ausgewählten Zellen ausgeblendet.
! Alle Zellen werden in der Grundeinstellung zunächst mit der Option Gesperrt formatiert. Legen Sie hierunter fest, ob der markierte Bereich gesperrt bleiben soll oder nicht.
! Ist Formel ausblenden eingeschaltet, werden nur die Formeln in den ausgewählten Zellen ausgeblendet.
! Wenn Sie Für Ausdruck ausblenden einschalten, verhindern Sie, dass die ausgewählten Zellen ausgedruckt werden. Achtung Alle Einstellungen auf der Registerkarte Schutz im Dialogfeld Zellen formatieren werden nur dann wirksam, wenn die aktive Tabelle beziehungsweise das Dokument durch den entsprechenden Befehl im Menü Extras geschützt ist.
267
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
10.3
Zeilen und Spalten formatieren
CALC-Tabellen besitzen zunächst einen Standardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, passen diese Standardwerte mithilfe von Menübefehlen oder direkt über die Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und Zeilen an. Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell festgelegt haben oder die auf eine optimale Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart angepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell geändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe behält. Menübefehl verwenden Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die Untermenüs zu den Befehlen ZEILE und SPALTE im Menü FORMAT.
! Über die Befehle HÖHE und BREITE in den Untermenüs können Sie die Maße für den markierten Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen (siehe Abbildung 10.7).
Abbildung 10.7: Zeilenhöhe und Spaltenbreite lassen sich ändern.
! Eine Tabelle nimmt den kleinsten Raum ein, wenn Sie die optimalen Einstellungen verwenden. Dabei wird die Zeilenhöhe so geändert, dass der Zellinhalt mit dem größten Schriftgrad vollständig angezeigt wird. Die Spaltenbreite wird an der Zelle mit dem längsten Eintrag ausgerichtet. Der Befehl OPTIMALE HÖHE stellt die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile verwendete Schrift vollständig dargestellt wird. OPTIMALE BREITE sorgt dafür, dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass der längste Eintrag in der Spalte vollständig angezeigt wird (siehe Abbildung 10.8).
Abbildung 10.8: Zeilenhöhe beziehungsweise Spaltenbreite optimieren
268
10.3 Zeilen und Spalten formatieren
! Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zeilen oder Spalten nicht notwendig ist, können Sie diese aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Der Inhalt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen Sie den Befehl AUSBLENDEN im Untermenü zu ZEILE beziehungsweise SPALTE. Dass eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise dem fehlenden Buchstaben und dem etwas dickeren Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilen- und Spaltenköpfen.
! Um eine ausgeblendete Zeile oder Spalte wieder einzublenden, markieren Sie die beiden Nachbarzeilen beziehungsweise -spalten und wählen dann den Befehl EINBLENDEN im Untermenü zum Befehl ZEILE beziehungsweise SPALTE im Menü FORMAT. Tipp Wenn man lange Zeilenbezeichnungen verwenden muss, werden die Tabellen dadurch oft übermäßig breit. Benutzen Sie in diesem Fall mehrzeilige Zellen, indem Sie auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld zum Befehl ZELLEN im Menü FORMAT das Kontrollkästchen Automatischer Zeilenumbruch aktivieren. Zusätzlich können Sie weniger wichtige Elemente des Textes in einer kleineren Schrift formatieren.
Mit der Maus Um mit der Maus die Zeilenhöhe/Spaltenbreite festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs beziehungsweise die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite beziehungsweise Höhe werden während des Ziehens angezeigt. Sie können mit diesem Verfahren auch Spalten und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/Höhe von 0 einstellen. Hinweis Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spalten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam. Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs, um die Zeilenhöhe zu ändern.
! Zum Einstellen der optimalen Einstellungen doppelklicken Sie auf die Linie rechts vom entsprechenden Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unterhalb des entsprechenden Zeilenkopfs.
! Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine fehlende Spaltenkennzeichnung zeigen an, dass ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach rechts, um die Spalte wieder einzublenden.
269
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
! Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine fehlende Zeilennummer zeigen an, dass ausgeblendete Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblendete Zeile und ziehen sie dann nach unten.
10.4
Bedingte Formatierung
Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie erreichen, dass CALC ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit können Sie bewirken, dass Zellen, in denen Berechnungsergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen (siehe Abbildung 10.9).
Abbildung 10.9: Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert in der Zelle.
Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und wählen Sie dann BEDINGTE FORMATIERUNG im Menü FORMAT. Maximal können drei Bedingungen mit den dazugehörenden Formatangaben definiert werden. Aktivieren Sie zunächst die gewünschten Kontrollkästchen mit dem Namen Bedingung … Über das Listenfeld mit den beiden Optionen Zellwert ist und Formel ist geben Sie an, ob die bedingte Formatierung von einem Zellwert oder einer Formel abhängig ist.
! Wenn Sie die Option Zellwert ist gewählt haben, formulieren Sie jetzt die Bedingung. Im Feld rechts daneben, das standardmäßig den Inhalt gleich zeigt, wählen Sie die Form der Bedingung aus. Geben Sie anschließend den Vergleichswert ein oder wählen Sie eine Zelladresse aus, mit deren Inhalt verglichen werden soll. Haben Sie eine Bedingung gewählt, die zwei Parameter benötigt – beispielsweise zwischen oder nicht zwischen –, finden Sie an dieser Stelle zwei Vergleichsfelder.
! Wenn Sie eine Formel als Bezug wählen, wird rechts neben diesem Feld das Zellwertbedingungsfeld eingeblendet. Für die Bedingung Formel ist geben Sie einen Zellbezug ein. Bei einem Zellbezug mit einem Wert ungleich Null ist die Bedingung erfüllt.
270
10.5 Formatvorlagen
Legen Sie dann die Formatierung fest, die benutzt werden soll, wenn die eben formulierte Bedingung zutrifft. Hier wählen Sie die Zellvorlage, die bei Eintreffen der Bedingung angewendet werden soll. Achtung Wenn die bei der bedingten Formatierung angegebenen Bedingungen nicht richtig interpretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin, dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehreren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet CALC nur die Formatierungseinstellungen der ersten erfüllten Bedingung an.
10.5
Formatvorlagen
Sie können Kombinationen von Formatelementen – beispielsweise Zahlenformat, Schrift, Muster, Ausrichtung und Rahmen – definieren und diesen einen Namen zuweisen. Eine so definierte Formatvorlage kann später auf jeden Bereich einer beliebigen Tabelle in der Arbeitsmappe angewendet werden. Eine Änderung in der Definition eines Formats in der Vorlage wirkt sich dann automatisch auch auf alle mit diesem Format versehenen Zellen aus.
10.5.1
Formatvorlage zuweisen
Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabellenbereich und wählen dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE oder klicken auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Format. Das Fenster Formatvorlagen wird angezeigt (siehe Abbildung 10.10). CALC verfügt über mehrere eingebaute Formatvorlagen, von denen Sie eine wählen können. Nach dieser Wahl wird die Zelle oder die Seite mit den in der Vorlage gesetzten Formaten ausgestattet. Bei allen aktivierten Elementen werden eventuell vorher gesetzte Formate in der Tabelle überschrieben.
Abbildung 10.10: Formatvorlagen liefern Standards für Zellen und Seiten.
Sie finden im Dialogfeld sowohl Formate für die Zellen als auch solche für Seiten (siehe Tabelle 10.5). Letztere kommen vordringlich beim Ausdruck von Tabellen zum Einsatz (siehe weiter hinten).
271
Kapitel 10 – Tabellen formatieren
Symbol
Name und Wirkung Zellvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Zellvorlagen an. Seitenvorlagen – zeigt im Dialogfeld die verfügbaren Seitenvorlagen an. Gießkannenmodus – schaltet den Gießkannenmodus ein und aus. Mit dem Farbeimer wenden Sie die im Fenster markierte Formatvorlage auf die damit überstrichenen Zellen an.
Neue Vorlage aus Selektion – erstellt auf Grundlage der Formatierung eines ausgewählten Objekts eine neue Formatvorlage. Weisen Sie der Formatvorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen zu. Vorlage aktualisieren – aktualisiert die im Fenster ausgewählte Formatvorlage auf Grundlage der aktuellen Formatierung der Tabelle oder Seite.
Tabelle 10.5: Die Schaltflächen im Dialogfeld Formatvorlage
Hinweis Die Formatvorlage Standard wird für alle neu erstellten Arbeitsmappen benutzt. Wenn Sie die Einstellungen in dieser Formatvorlage ändern, werden auch alle darauf basierenden Arbeitsmappen neu formatiert!
10.5.2
Eigene Formatvorlage erstellen
Zum Erstellen einer eigenen Vorlage – beispielsweise einer Zellvorlage – formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion und geben Sie der neuen Vorlage im Dialogfeld Vorlage erzeugen einen Namen (siehe Abbildung 10.11). Die neue Vorlage wird anschließend in der Liste mit angeführt und kann verwendet werden.
Abbildung 10.11: Neue Formatvorlagen müssen benannt werden.
272
10.5 Formatvorlagen
10.5.3
Formatvorlage ändern
Zum Ändern einer benutzerdefinierten Vorlage gehen Sie ähnlich vor. Formatieren Sie zuerst eine Zelle mit allen Attributen, die die neue Form der Vorlage enthalten soll. Wählen Sie dann im Menü FORMAT den Befehl FORMATVORLAGE. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Vorlage aktualisieren.
273
KAPITEL 11
Methoden zur Strukturierung und Analyse
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
In den vorherigen Kapiteln haben Sie die Grundlagen der Technik von Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen kennengelernt. Die wirkliche Leistungsfähigkeit von CALC zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Dieses Kapitel liefert einen Überblick darüber, was alles möglich ist: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Größere Tabellen werden leicht unübersichtlich. In solchen Fällen können Sie mithilfe der Gliederungsfunktion wahlweise die jeweils wichtigsten Elemente oder die gesamte Tabelle anzeigen lassen. Antworten auf Was wäre wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen, der Szenario-Manager und der neue Solver. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Auch für einfache Datenbankaufgaben stellt CALC eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Für solche Zwecke müssen Sie Ihre Daten in eine Liste ansiedeln.
11.1
Daten zusammenfassen
Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusammenfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu übergeordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könnten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das erreichen Sie durch normale Additionsformeln, Sie können aber auch die Funktion Konsolidieren von CALC verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusammengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappen befinden. Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Zielbereich zusammenfassen. Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergebnisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem anderen Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Wählen Sie dann den Befehl KONSOLIDIEREN im Menü DATEN und geben Sie die Adressen der zu konsolidierenden Daten ein (siehe Abbildung 11.1). Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Zielbereich die konsolidierten Daten angezeigt.
Abbildung 11.1: Teilbereiche werden zusammengefasst.
276
11.2 Tabellen gliedern
! Wählen Sie zunächst unter Berechnungsvorschrift die Art, mit der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zusammengefasst werden sollen. Über das Drop-down-Listenfeld können Sie eine der typischen Funktionen – Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – auswählen.
! Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten wo zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren Sie unter Quelldatenbereich den Quellbereich. Wenn Sie in der Tabelle bereits Namen vergeben haben, können Sie in der Liste auswählen. Anderenfalls nutzen Sie am besten wieder die Schaltfläche Verkleinern. Ein Klick darauf minimiert das Dialogfeld, was es einfacher macht, den Bereich in der Tabelle zu markieren. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbereichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Konsolidierungsbereich eingefügt. Anschließend können Sie weitere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen. Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.
! Gehen Sie zur Definition des Zieldatenbereichs genauso vor. Benutzen Sie dazu die Zeile Ergebnis ausgeben ab. Bereits vergebene Namen können im linken Listenfeld benutzt werden.
! Weitere Optionen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf Zusätze klicken: Unter Konsolidieren nach finden Sie Optionen für die Konsolidierung von Zellbereichen, die Beschriftungen enthalten. Diese Optionen benötigen Sie nur dann, wenn die Konsolidierungsbereiche gleiche Beschriftungen enthalten, die Daten aber unterschiedlich angeordnet sind. Zeilenbeschriftung ordnet die konsolidierten Daten nach Zeilenbeschriftungen an, Spaltenbeschriftungen ordnet die konsolidierten Daten nach Spaltenbeschriftungen an.
! Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quellbereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Quelldaten verbinden.
11.2
Tabellen gliedern
Mit der Gliederungsfunktion von CALC können Sie erreichen, dass einzelne Bereiche – beispielsweise Zeilen oder Spalten mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise ein- und ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle gegliedert wird, können Sie entweder automatisch festlegen lassen oder selbst bestimmen. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Untermenü zum Befehl GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG im Menü DATEN. Sie können darüber eine manuelle oder eine automatische Gliederung erstellen und Detailelemente ein- und ausblenden.
11.2.1
AutoGliederung
Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei einer solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein Summieren handeln, es können aber auch andere Typen von Formeln verwendet werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie dann den Befehl AUTOGLIEDERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Die Tabelle wird daraufhin automatisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und der Richtung der Bezüge gegliedert
277
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
(siehe Abbildung 11.2). Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.
Abbildung 11.2: Automatische Gliederungen orientieren sich an der Berechnungsstruktur.
11.2.2
Ebenen ein- und ausblenden
Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion werden links von den Zeilen und oberhalb der Spalten mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten anzeigen und ausblenden können. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- beziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entsprechenden Spaltenkopfs oder links von dem entsprechenden Zeilenkopf (siehe Abbildung 11.3).
Abbildung 11.3: Details können ein- und ausgeblendet werden.
278
11.3 Was-wäre-wenn-Fragen
Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zeilen und Spalten für die gesamte Tabelle ausund wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die entsprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Schaltflächen mit der 1, um nur die obersten Gliederungsebenen anzuzeigen.
11.2.3
Benutzerdefinierte Gliederung
Etwas aufwändiger als bei der Anwendung der Funktion AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen oder das Programm diese nicht versteht. Sie können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen, indem Sie einzelne aufeinanderfolgende Zeilen oder Spalten zu Gruppen zusammenfassen. Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen. Wählen Sie dann GRUPPIERUNG im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, welche Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente werden zu einer Ebene zusammengefasst (siehe Abbildung 11.4).
Abbildung 11.4: Gliederungsebenen können manuell erstellt werden.
Um eine angezeigte Gliederung wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Untermenü zum Befehl GLIEDERUNG im Menü DATEN.
11.3
Was-wäre-wenn-Fragen
Antworten auf Was-wäre-wenn-Fragen liefern Mehrfachoperationen und der Szenario-Manager. Hiermit können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten. Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt.
11.3.1
Mehrfachoperationen
Mithilfe von MEHRFACHOPERATIONEN können Sie auf einfache Weise Datentabellen erstellen, die Ergebnisse für unterschiedliche Werte einer Variablen liefern. Die Formel, mit der die Werte einer Variablen in die einer anderen umgerechnet werden, muss dazu nur einmal eingegeben werden. Die Werte für die Variable können entweder spalten- oder zeilenweise oder sowohl in Spalten als auch in Zeilen eingegeben werden.
279
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
! Erstellen Sie zunächst ein Formalgerüst, das die Struktur des Problems beschreibt: Wenn Sie beispielsweise Daten für Menge, Preis, (variable) Stückkosten und Fixkosten eingegeben haben, könnten Sie den Gewinn aus der Formel Menge*(Preis Stückkosten) – Fixkosten berechnen.
! Anschließend könnten Sie die Frage stellen, für welche Mengen sich welcher Gewinn ergibt. Geben Sie dazu zunächst einen Ergebnisbereich ein, in dem die Mengen, zu denen Sie den Gewinn berechnen lassen wollen, aufgelistet sind (siehe Abbildung 11.5).
Abbildung 11.5: Erstellen Sie ein Gerüst und einen Ergebnisbereich.
! Markieren Sie den gesamten Ergebnisbereich und wählen Sie dann MEHRFACHOPERATIONEN im Menü DATEN. Im Dialogfeld geben Sie in das Feld Formel den Bezug auf die Zelle ein, in der das gewünschte Ergebnis berechnet wird – in unserem Beispiel die Adresse für die Berechnung des Gewinns. In eines der Felder Spalte oder Zeile geben Sie die Adresse der zu verwendenden Variablen ein. In unserem Beispiel wäre das der Bezug B2, der die Zelle mit dem Wert für die Menge im Gerüst beschreibt. Das bedeutet, der Inhalt von B2 – die Menge – stellt die Variable in dieser Formel dar. Sie wird durch die markierten Spaltenwerte ersetzt. Sind die Daten im Zielbereich in Spalten angeordnet, benutzen Sie das Feld Spalten, anderenfalls das Feld Zeilen (siehe Abbildung 11.6).
Abbildung 11.6: Geben Sie die Bezüge ein.
Nach einer Bestätigung über OK werden die Ergebnisse im Zielbereich angezeigt. Die eingefügte Formel =MEHRFACHOPERATION(B$6;$B$2;$D6) sorgt dafür, dass Änderungen in den zugrunde liegenden Variablen automatisch umgerechnet werden (siehe Abbildung 11.7).
280
11.3 Was-wäre-wenn-Fragen
Abbildung 11.7: Die Ergebnisse werden angezeigt.
Tipp CALC bietet die Möglichkeit, Mehrfachoperationen für Spalten und Zeilen in sogenannten Kreuztabellen gemeinsam durchzuführen. Die Formelzelle muss sich dabei sowohl auf den in Zeilen als auch auf den in Spalten angeordneten Datenbereich beziehen. Wählen Sie den aus beiden Datenbereichen bestehenden Bereich aus und rufen Sie das Dialogfeld für Mehrfachoperationen auf. Geben Sie in das Feld Formeln den Formelbezug ein. Das Feld Zeile dient als Bezug auf die erste Zelle des in Zeilen angeordneten Bereichs, das Feld Spalte als Bezug auf die erste Zelle des in Spalten angeordneten Bereichs.
11.3.2
Szenarien
Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrößen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimmte Daten für einen pessimistischen, einen wahrscheinlichen und einen optimistischen Fall festlegen und die unterschiedlichen Ergebnisse für diese Fälle berechnen. CALC ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Szenarien können Sie auch – zusammen mit Ansichten – in Berichten zusammenfassen (siehe hierzu weiter hinten in diesem Kapitel).
! Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die gewünschten Zusammenhänge durch entsprechende Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel einer Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben werden und der Gewinn über eine Formel durch Subtraktion ermittelt wird.
! Zum Erstellen eines Szenarios wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Daten für das Szenario enthalten. Für eine Gewinnvorhersage müssten Sie nur die Zellen für den Umsatz und die Kosten markieren; der Gewinn ergibt sich ja dann über die Berechnungsformel. Wenn in anderen Fällen die Daten nicht in einem durchgehenden Bereich vorliegen, sondern über die Tabelle verteilt sind, können Sie auch eine Mehrfachselektion der Datenzellen mit gedrückt gehaltener (Strg)-Taste durchführen. Wählen Sie dann den Befehl SZENARIEN im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Szenario anlegen wird geöffnet (siehe Abbildung 11.8).
281
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
Abbildung 11.8: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen.
! Tragen Sie einen Namen für das Szenario ein und lassen Sie die anderen Felder auf den Vorgaben stehen. Schließen Sie den Dialog mit OK. Ihr neues Szenario ist automatisch aktiviert.
! Wenn Sie Werte für ein weiteres Szenario wünschen, führen Sie die vorher angegebenen Schritte nochmals durch: Markieren Sie die Daten, wählen Sie SZENARIEN im Menü EXTRAS, geben Sie dem zweiten Szenario einen Namen und bestätigen Sie. Geben Sie anschließend andere Daten – in unserem Fall für den Umsatz und die Kosten – ein.
! Sie können dann über das Listenfeld zwischen den eingegebenen Szenarien wechseln (siehe Abbildung 11.9).
Abbildung 11.9: Mithilfe von Szenarien können Sie unterschiedliche Fälle untersuchen.
282
11.3 Was-wäre-wenn-Fragen
Bereiche, in denen sich Szenarien befinden, sind standardmäßig eingerahmt. Wählen Sie im Listenfeld am oberen Rand eines Rahmens das gewünschte Szenario. Auch im Navigator werden die definierten Szenarien mit den bei ihrer Erstellung eingegebenen Kommentaren angezeigt.
11.3.3
Zielwertsuche
Bei einer Zielwertsuche müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass ein Zielwert, dessen Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Einfachste Optimierungsaufgaben können Sie lösen, indem Sie den Wert in einer angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zelle zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das Problem könnte darin bestehen, bei einer vorhandenen Kostenstruktur den Break-even-Wert zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.
! Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formelmäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten definiert wird. Sie könnten die Werte für Umsatz und Fixe Kosten als feste Zahlenwerte eintragen, die variablen Kosten berechnen Sie als Anteil vom Umsatz – beispielsweise mit 40% vom Umsatz. Den Gewinn berechnen Sie, indem Sie vom Umsatz sowohl den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3.
! Wählen Sie dann den Befehl ZIELWERTSUCHE im Menü EXTRAS (siehe Abbildung 11.10). Geben Sie im Dialogfeld im Feld Formelzelle die Adresse der Zelle an, für die ein bestimmter Wert gefordert werden soll – beispielsweise die Zelle B5 für den Gewinn. Benutzen Sie das Feld Zielwert, um den gewünschten Wert für diese Zelle anzugeben – beispielsweise 0. Das Feld Variable Zelle muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie hier beispielsweise die Zelle B2 für den Umsatz benutzen, können Sie berechnen lassen, bei welchem Umsatz gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.
Abbildung 11.10: Zielzelle, Zielwert und der veränderbare Wert müssen definiert werden.
! Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – in einem zusätzlichen Dialogfeld die Lösung geliefert. Sie können dann entscheiden, ob dieser Wert in die Tabelle eingetragen werden soll.
283
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
11.3.4
Den Solver verwenden
Bei einer Optimierung müssen die Größen für eine Reihe von Variablen so gewählt werden, dass eine Zielfunktion, deren Wert von den Variablen abhängt, einen – in bestimmter Weise – optimalen Wert annimmt. Sie muss entweder maximiert oder minimiert werden oder einen bestimmten Wert liefern. Außerdem müssen gewisse Randbedingungen für die Variablen erfüllt bleiben. CALC stellt mit dem Befehl Solver ein leistungsfähiges Werkzeug zur Lösung solcher Aufgaben zur Verfügung. Am besten versteht man eine Optimierungsaufgabe an einem Beispiel: Angenommen, Sie produzieren drei Produkte – Produkt A, Produkt B und Produkt C. Jede Produktionseinheit eines Produkts verlangt einen bestimmten Arbeits- und Materialaufwand. Die Werte dafür unterscheiden sich für die drei Produkte voneinander, beispielsweise ist Produkt A arbeitsintensiv, Produkt C materialintensiv. Jedes Produkt bringt einen bestimmten Gewinn pro Stück und auch dieser unterscheidet sich je nach Produkt. Das Problem besteht darin, dass Sie nur eine bestimmte Menge an Arbeit und Material zur Verfügung haben. Die Frage lautet also, wie viel Sie von jedem Produkt herstellen sollten, so dass der Gesamtgewinn maximiert wird. Die Grundstruktur festlegen Um eine solche Aufgabe zu lösen, erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die Zusammenhänge formelmäßig erfasst werden. In einem Teil der Tabelle muss die Zielfunktion definiert werden, in einem anderen Teil die Randbedingungen (siehe Abbildung 11.11).
Abbildung 11.11: Eine mögliche Grundstruktur
! In den Spalten B bis D wurden die konstanten Werte für den jeweils benötigten Arbeits- und Materialaufwand und für den Gewinn eingegeben.
! Im rechten Bereich der Tabelle werden die Gesamtwerte berechnet: Die Spalte F beinhaltet zunächst willkürliche Zahlen für die Produktionsmengen – beispielsweise jeweils 10. Der Gewinn für das Produkt A in der Zelle I3 berechnet sich mit =F3*D3. Der Arbeitsaufwand für Produkt B wird in der Zelle G4 mit =F4*B4 berechnet.
! In den Zellen G6, H6 und I6 werden die Werte für Gewinn, Arbeits- und Materialaufwand für die drei Produkte summiert. Darunter finden Sie die verfügbaren Einheiten für Arbeit und Material – jeweils 1000. Hier zeigt sich, dass ein Mix von jeweils zehn Einheiten pro Produkt nicht durchführbar ist: Sowohl der dafür notwendige Arbeits- als auch der Materialaufwand übersteigen die verfügbaren Mengen, die in den Zelle G8 und H8 angegeben wurden.
284
11.3 Was-wäre-wenn-Fragen
Die Lösung ermitteln Zur Lösung des Problems wählen Sie nach Eingabe der eben beschriebenen Daten den Befehl SOLVER im Menü EXTRAS und geben dann im Dialogfeld die gewünschten Parameter an (siehe Abbildung 11.12).
Abbildung 11.12: Definieren Sie das Problem.
! Bestimmen Sie die Zielzelle, deren Wert minimiert, maximiert oder auf einen bestimmten Wert festgesetzt werden soll. In unserem Beispiel ist das die Zelle I6, in der der Gesamtgewinn berechnet wird. Dieser Wert soll möglichst groß werden, aktivieren Sie also unter Zielwert die Option Maximum. In anderen Fällen könnten Sie auch Min benutzen, wenn der Wert in der Zielzelle möglichst klein werden soll. Soll das Ergebnis möglichst nahe an einem bestimmten Wert liegen, wählen Sie Wert und geben dann den betreffenden Zielwert im Feld rechts daneben an.
! Im Bereich Veränderbare Zellen geben Sie die Adresse der Zelle (oder des Zellbereichs) an, deren Werte so lange angeglichen werden sollen, bis ein optimales Ergebnis ermittelt ist. Im gezeigten Beispiel ist das der Bereich F3:F5, in dem die Anzahl der hergestellten Einheiten angegeben wurde.
! Unter Nebenbedingungen formulieren Sie, welche Restriktionen zu beachten sind. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Nebenbedingung anzugeben. Geben Sie im Feld Zellbezug die Adresse der Zelle ein, für deren Wert die Bedingung gelten soll. Rechts geben Sie in der Spalte Wert die Adresse der Zelle oder einen festen Wert an, mit dem verglichen werden soll. Im mittleren Feld Verknüpfung wählen Sie die Form der Bedingung: Sie können hier mit >=, = oder <= festlegen, dass der Wert in Zellbezug größer gleich, gleich oder kleiner gleich dem Vergleichswert sein muss. Mit der Option Ganzzahlig legen Sie hier fest, dass eine Variable nur ganzzahlige Werte annehmen kann. Sie können mit der Option Binär auch bestimmen,
285
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
dass bestimmte Variablen nur die Werte 0 und 1 annehmen dürfen. Geben Sie zunächst die Nebenbedingungen G6<=G8 und H6<=H8 ein, die die Restriktionen für Arbeit und Material beschreiben. Vergessen Sie bei unserem Beispiel auch nicht die Forderung, dass nur positive Stückzahlen für die Lösung benutzt werden dürfen!
! Klicken Sie dann im Dialogfeld Solver auf die Schaltfläche Lösen, um einen Lösungsvorschlag zu erhalten. Meist braucht das Programm einige Zeit dafür. Wenn eine Lösung ermittelt werden kann, können Sie entscheiden, ob Sie diese für die Tabellen Übernehmen oder die Anfangsdaten Wiederherstellen möchten (siehe Abbildung 11.13).
Abbildung 11.13: Die Lösung kann übernommen werden.
Hinweis Über die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Solver wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem die Optionen zur Optimierung festgelegt werden.
11.4
Listen
Zum Arbeiten mit umfangreichen und komplexen Datenbanken sollten Sie das StarOffice-Programm BASE verwenden. Für einfache Datenbankaufgaben stellt aber auch CALC eine Reihe von interessanten Werkzeugen bereit. Für solche Zwecke müssen Sie Ihre Daten in einer Liste ansiedeln. Das ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, dessen Spalten die einzelnen Felder und die darunterliegenden Zeilen die einzelnen Datensätze darstellen. In der ersten Zeile einer Liste steht die Überschriftenzeile mit den Feldnamen (siehe Abbildung 11.14). Jeder einzelne Auftrag darunter in dieser Liste wäre ein Datensatz beziehungsweise eine Zeile mit den entsprechenden Informationen. Sie können die Zeilen einer Liste entsprechend den Inhalten ausgewählter Spalten sortieren lassen. Verschiedene Filterfunktionen erlauben es, nur die Zeilen anzuzeigen, die einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Sie können in die Liste Teilergebniszeilen einfügen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Mithilfe des Datenpiloten können Sie interaktive Übersichtstabellen erstellen, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können.
286
11.4 Listen
Abbildung 11.14: Listen können als Datenbank verwendet werden.
11.4.1
Liste erstellen
Aus einem vorhandenen Datenbestand können Sie eine Liste definieren. Notwendig ist diese Definition für die Tätigkeiten an solchen Datenblöcken nicht, sie vereinfacht aber die Arbeit damit. Außerdem sind Datenblöcke nach dem Definieren als Liste einfacher als solche erkennbar. Markieren Sie eine beliebige Zelle des Datenblocks und wählen Sie dann den Befehl BEREICH FESTLEGEN im Menü DATEN. Im Dialogfeld geben Sie der Liste einen Namen und bestätigen über Hinzufügen. Sollte CALC keinen Datenblock für die Liste erkennen können – das ist beispielsweise auch der Fall, wenn Sie eine Zelle außerhalb des Datenblocks markiert haben –, können Sie vorher im Feld Bereich den für die Liste gedachten Bereich festlegen. Durch einen Klick auf Zusätze erweitern Sie das Dialogfeld um zusätzliche Optionen. Hier geben Sie auch an, ob der Datenblock eine Kopfzeile mit Spaltenbezeichnungen enthält.
Abbildung 11.15: Legen Sie den Bereich für die Liste fest.
287
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
Nach der Bestätigung ist die Liste definiert. Wenn Sie mehrere Bereiche in einer Tabelle als Listen definiert haben, können Sie den gewünschten über den Befehl BEREICH AUSWÄHLEN im Menü DATEN wählen (siehe Abbildung 11.16). Anschließend können Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Befehle auf die Liste anwenden.
Abbildung 11.16: Wählen Sie den Bereich aus.
11.4.2
Filtern
Durch Filtern können Sie die für Sie gerade wichtigen Datensätze in der Liste anzeigen lassen. Die anderen Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet. Zwei Filterfunktionen stehen zur Verfügung:
! Über die Option AUTOFILTER filtern Sie solche Datensätze aus einer Liste heraus, bei denen die Einträge in einer Spalte einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Ist der Datenblock als Liste definiert (siehe weiter vorne), wird diese Funktion automatisch eingeschaltet.
! Mit dem Befehl SPEZIALFILTER haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Liste unter Verwendung eines separaten Kriterienbereichs zu filtern. Zusätzlich können Sie die Ergebnisse der Filterung an eine andere Stelle in der Tabelle oder in eine andere Tabelle kopieren lassen. AutoFilter Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Die Feldnamen der Liste werden mit Drop-down-Pfeilen zum Öffnen von Drop-down-Menüs versehen (siehe Abbildung 11.17). Wählen Sie darüber die Filterkriterien aus, indem Sie das Menü für die Spalte öffnen, für die Sie die Kriterien eingeben wollen. Die Dropdown-Liste beinhaltet alle Einträge in der Spalte sowie zusätzliche Optionen. Durch nochmaliges Wählen von AUTOFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN können Sie die Drop-down-Pfeile ausblenden.
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11.4 Listen
Abbildung 11.17: Mit dem AUTOFILTER filtern Sie die Einträge in einem Listenfeld.
! Wenn Sie einen der aufgelisteten Feldeinträge wählen, werden die Datensätze herausgefiltert, die über diesen Eintrag verfügen. Beispielsweise können Sie im Feld Kunde nach dem Eintrag Maier filtern. Dass ein Filter noch aktiv ist, erkennen Sie an dem andersfarbigen Drop-down-Pfeil im entsprechenden Feld (Abbildung 11.18).
Abbildung 11.18: Nur zutreffende Datensätze werden angezeigt.
! Die Option alle bewirkt, dass wieder alle Einträge in der Liste angezeigt werden. ! Mit der Option Top 10 im Drop-down-Menü können Sie die Datensätze anzeigen lassen, die die zehn größten Werte in der aktuellen Spalte zeigen. Das funktioniert aber nur bei numerischen Feldern. Hinweis Wenn nach der Eingabe von Filterkriterien alle Datensätze aus der Liste verschwinden, liegt das daran, dass keiner der Datensätze die eingegebenen Filterkriterien erfüllt. Haben Sie beispielsweise im Feld Name das Kriterium Maier und im Feld Ort das Kriterium Nürnberg gewählt, verschwinden alle Sätze, wenn in der Liste in Nürnberg kein Maier existiert. Um die Daten wieder anzuzeigen, wählen Sie in den Spalten, in denen ein Filter aktiv ist, das Kriterium alle. Einen aktiven Filter erkennen Sie an einem blauen Drop-down-Pfeil in der Überschriftenzeile.
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Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
Standardfilter Sie können über das Drop-down-Menü auch mit der Option Standard das Dialogfeld Standardfilter anzeigen lassen, in dem Sie zusätzliche Filterkriterien angeben können. Den gleichen Effekt bewirkt die Wahl von STANDARDFILTER im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. In diesem Dialogfeld lassen sich maximal drei vergleichende Filterkriterien für eine Spalte festlegen (siehe Abbildung 11.19). Diese drei Kriterien können Sie durch eine Und- oder eine Oder-Bedingung verknüpfen und damit bewirken, dass die Kriterien zusammen oder alternativ wirken.
Abbildung 11.19: Ein Standardfilter kann mit drei Kriterien arbeiten.
! Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld Feldname eine Feldspalte aus, geben Sie unter Bedingung einen Vergleichsoperator ein und geben Sie rechts den Wert ein, mit dem Sie die Inhalte vergleichen möchten. Das Listenfeld Wert beinhaltet alle in der Spalte vorhandenen Daten.
! Wenn Sie weitere Kriterien verwenden wollen, wählen Sie entweder die Option Und oder die Option Oder im Feld Verknüpfung und wiederholen Sie die eben genannten Schritte in der zweiten und – wenn notwendig – in der dritten Zeile. Beispielsweise können Sie das Feld Name mit den Kriterien Kunde = Maier UND = Meier filtern.
! Weitere Optionen lassen Sie anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Zusätze klicken. Um sicherzustellen, dass in der Liste doppelt vorhandene Datensätze nur einmal angezeigt werden, aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen Keine Duplikate. Nach der Bestätigung werden in der Liste nur noch die Datensätze angezeigt, die den formulierten Filterkriterien entsprechen. Wenn Sie FILTER ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN wählen, werden wieder alle Datensätze angezeigt. Spezialfilter Die Arbeit mit dem Spezialfilter ist umständlicher, bietet aber mehrere zusätzliche Möglichkeiten. Dazu müssen Sie zuerst in der Tabelle mit der Liste einen Zellbereich für die Kriterien definieren, in dem die Spaltenüberschriften zusammen mit den Auswahlkriterien angegeben werden. Am übersichtlichsten geht das oberhalb der eigentlichen Liste. Dazu fügen Sie beispielsweise
290
11.4 Listen
zunächst oben im Tabellenblatt mehrere Zeilen ein und kopieren dann in die oberste Zeile die Zeile mit den Spaltenüberschriften. Sie können den Kriterienbereich aber auch an jeder anderen Stelle der Tabelle festlegen. Die Lage oberhalb der Liste hat den Vorteil, dass die Namen der Feldspalten übereinanderliegen und die Liste später erweitert werden kann, ohne dass der Kriterienbereich dadurch überschrieben würde.
! Geben Sie anschließend unterhalb dieser kopierten Überschriften die Filterkriterien ein. Wollen Sie beispielsweise aus einer Namensliste alle Einträge mit dem Nachnamen Maier herausfiltern, können Sie hier das Kriterium ="Maier" eingeben. Waagerecht in einer Zeile angeordnete Daten werden stets mit dem logischen UND verknüpft, senkrecht in einer Spalte angeordnete Daten mit dem logischen ODER. Bis zu acht Filterkriterien sind zulässig (siehe Abbildung 11.20).
Abbildung 11.20: Ein Spezialfilter benutzt einen separaten Kriterienbereich.
! Markieren Sie eine Zelle in der Liste – nicht im Kriterienbereich – und wählen Sie dann SPEim Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN. Im Dialogfeld Spezialfilter müssen Sie unter Filterkriterien befinden sich in die Adresse des Kriterienbereichs angeben. Sie können dazu den Bereich in der Tabelle mithilfe der Maus markieren oder die Adressen selbst eintippen.
ZIALFILTER
! Mit den Standardeinstellungen wird die Liste mit den eingegebenen Kriterien gefiltert. Nicht den Kriterien entsprechende Datensätze werden aus der Liste ausgeblendet. Auch diesen Filter können Sie wieder ausschalten, indem Sie FILTER ENTFERNEN im Untermenü zum Befehl FILTER im Menü DATEN wählen. Nach einem Klick auf Zusätze bringen Sie wieder die üblichen zusätzlichen Optionen auf den Bildschirm. Hier können Sie unter Filterergebnisse ausgeben nach auch fordern, dass die verbleibenden Datensätze nicht mehr in der Liste, sondern in einem anderen Bereich angezeigt werden sollen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie die Ergebnisse der Filterung nicht nur anzeigen, sondern weiterverarbeiten wollen. Es reicht aus, wenn Sie dazu nach dem Einschalten auf die Zelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs klicken.
291
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
11.4.3
Sortieren
Die Einträge in einer Liste können nach drei Kriterien gleichzeitig sortiert werden. Wenn in dem Feld, nach dem zuerst sortiert wird, bei mehreren Datensätzen derselbe Eintrag vorliegt – wenn beispielsweise derselbe Name mehrfach auftritt –, tritt das zweite Sortierkriterium in Kraft. Entsprechendes gilt für das zweite und dritte Kriterium. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass die Datensätze in fast jede beliebige Reihenfolge gebracht werden können. Sortiert werden kann nach Zahlenwerten, Texteinträgen sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Zusätzliche Sortierfolgen können Sie auf der Registerkarte Optionen wählen oder eingeben.
! Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann SORTIEREN im Menü DATEN. Wählen Sie das erste Sortierkriterium aus, indem Sie unter Sortieren nach das Feld angeben, nach dessen Einträgen sortiert werden soll. Legen Sie auch fest, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll (siehe Abbildung 11.21).
Abbildung 11.21: Sie können eine Liste nach mehreren Kriterien sortieren lassen.
! Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen, nutzen Sie außer dem Feld Sortieren nach auch die Felder Anschließend nach. Wiederholen Sie dazu das oben beschriebene Vorgehen für das zweite und das dritte Sortierkriterium. Nach der Bestätigung werden die Datensätze in der Liste sortiert.
292
11.4 Listen
Sortieroptionen Nach Wahl der Registerkarte Optionen können Sie weitere Sortieroptionen einstellen.
! Unter Bereich enthält Spaltenüberschriften geben Sie an, ob die Überschriftenzeile auch markiert wurde. Wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls zum Sortieren nur eine Zelle in der Liste gewählt hatten, erfolgt die Einstellung automatisch. Haben Sie aber die Überschriftenzeile markiert und deaktivieren Sie die Option, wird diese Zeile in den Sortiervorgang mit eingeschlossen.
! Über Sortierergebnis ausgeben nach können Sie das Ergebnis in einen angegebenen Zellbereich kopieren lassen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie die Ergebnisse der Sortierung nicht nur anzeigen, sondern auch weiterverarbeiten wollen.
! Außerdem können Sie hier eine Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festlegen. Wenn Sie diese Optionen aktivieren, sind bereits Kürzel für die Namen der Wochentage als Reihenfolge vorgegeben. Wählen Sie die gewünschte benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aus. Zum Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Sortierreihenfolge öffnen Sie das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Navigieren Sie dann zu Sortierlisten unter StarOffice Calc, klicken Sie auf Neu und geben Sie die Folge unter Einträge ein. Drücken Sie nach jedem einzelnen Eintrag die Taste (¢).
! Unter Richtung können Sie angeben, ob nach Spalten oder nach Zeilen sortiert werden soll. Wollen Sie die Liste nur nach einem Kriterium sortieren, können Sie dazu auch die entsprechenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste verwenden. Markieren Sie zunächst eine Zelle in der Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aufsteigend, um aufsteigend zu sortieren, oder auf die Schaltfläche Absteigend, um absteigend zu sortieren.
11.4.4
Teilergebnisse
Sie können für einzelne Spalten Teilergebniszeilen in die Liste einfügen lassen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Am Ende des Datenblocks wird dann automatisch eine Ergebniszeile eingefügt (siehe Abbildung 11.22). Bei jeder Änderung in der Liste werden die Teilergebnisse vom Programm aktualisiert. Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie TEILERGEBNISSE im Menü DATEN. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt. Es können Einstellungen für bis zu drei Teilergebnisgruppen festgelegt werden. Die ersten drei Register sind entsprechend identisch aufgebaut (siehe Abbildung 11.23).
293
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
Abbildung 11.22: Sie können Teilergebnisse berechnen lassen.
Abbildung 11.23: Sie können Teilergebnisse berechnen lassen.
! Im Feld Gruppieren nach wählen Sie die Spalte aus, für welche die Teilergebnisse eingefügt werden sollen. Wählen Sie beispielsweise Kunde, wenn die Teilergebnisse für jeden Kunden angezeigt werden sollen.
294
11.4 Listen
! Aktivieren Sie im Feld Teilergebnisse berechnen für die Felder für die Spalten, in denen die Teilergebnisse angezeigt werden sollen. Wollen Sie beispielsweise die Nettoumsätze getrennt nach Kunden anzeigen, aktivieren Sie das Feld Netto.
! Im Feld Berechnungsvorschrift wählen Sie die zur Berechnung der Teilergebnisse zu verwendende Funktion aus – beispielsweise Summe, wenn die Daten summiert werden sollen. Sie können hier aber auch das Produkt aller Werte berechnen lassen sowie statistische Größen wie den Mittelwert oder den größten oder den kleinsten numerischen Wert anzeigen lassen. Anzahl zeigt die Zahl der nicht leeren Zellen an. Zu den weiteren Optionen gehören Anzahl (nur Zahlen) – für die Anzeige der Anzahl der Zeilen mit numerischen Werten –, StAbw (Stichprobe) – für eine Schätzung der Standardabweichung für die Grundgesamtheit –, Varianz (Stichprobe) – für eine Schätzung der Varianz für eine Grundgesamtheit – oder Varianz (Grundgesamtheit) – für die Berechnung der Varianz für die Grundgesamtheit. Nach dem Bestätigen über OK werden die Datensätze gruppiert und zusammen mit den Teilergebnissen angezeigt. Durch einen Klick auf die in der Spalte links von den Zeilenköpfen angezeigten Minuszeichen können Sie die Details zu einer Gruppe ausblenden lassen. Die Schaltfläche wechselt dann ihr Aussehen zu einem Pluszeichen. Ein Klick darauf blendet die Details wieder ein. Wenn Sie die Teilergebnisse nicht mehr benötigen, können Sie sie wieder löschen. Wählen Sie dazu nochmals TEILERGEBNISSE im Menü DATEN und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Über die zusätzliche Registerkarte Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Beispielsweise bewirkt ein Aktivieren von Neue Seite bei Gruppenwechsel das Einfügen einer Seitenwechselmarkierung nach jeder Gruppe, für die ein Teilergebnis errechnet wird. Das eignet sich vordringlich für längere Listen. Die standardmäßig aktivierte Option Bereich vorher nach Gruppen sortieren sorgt dafür, dass die in den Feldern Gruppieren nach ausgewählten Bereiche sortiert werden. Sie können auch hier eine Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge verwenden (siehe weiter vorne) oder wählen, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll.
11.4.5
Datenpilot
Was sich hinter dem Begriff Datenpilot verbirgt, ist auf den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. Wenn man aber erst einmal den Sinn begriffen hat, wird man dieses Werkzeug für bestimmte Aufgaben gern einsetzen. Es handelt sich dabei um eine interaktive Übersichtstabelle, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Durch Ziehen und Ablegen der Felder in dieser Tabelle können Sie Daten ordnen, organisieren und analysieren. Bei dem in diesem Kapitel benutzten Beispiel können Sie mit einer solchen Analyse beispielsweise eine Tabelle erzeugen, in der die einzelnen Aufträge nach Namen und Wohnort des Kunden aufgelistet werden. Der überragende Vorteil des Datenpiloten besteht darin, dass Sie die Achsen der Tabelle schnell gegen andere Spalten der Liste austauschen können. Wenn sich nach dem Erstellen einer Datenpilot-Tabelle herausstellt, dass eine andere Struktur dafür benötigt wird, können Sie zwar eine weitere Tabelle dieser Art mit der gewünschten Struktur erzeugen – Datenpilot benötigt aber viel Speicherplatz. Wenn das eine Restriktion darstellen sollte, können Sie die bestehende Tabelle abändern, indem Sie die Feldsymbole verschieben. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf ein Feldsymbol und verschieben Sie es dann an die gewünschte Stelle.
295
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
11.4.6
Datenpilot-Tabelle erstellen
Um eine Datenpilot-Tabelle zu erstellen, muss zunächst die Grundstruktur des Datenpiloten festgelegt werden.
! Markieren Sie zumindest eine Zelle in der Liste oder dem Datenblock und wählen Sie dann den Befehl AUFRUFEN im Untermenü DATENPILOT im Menü DATEN. Geben Sie dann zunächst an, welchen Typ von Datenquelle Sie benutzen wollen (siehe Abbildung 11.24). Wenn die Daten bereits in einer Liste vorliegen, belassen Sie es bei der Grundeinstellung Aktuelle Selektion. Die nachfolgenden Schritte des Assistenten unterscheiden sich teilweise, je nach dem hier gewählten Typ. Klicken Sie dann auf OK.
Abbildung 11.24: Legen Sie die Quelle fest.
! Geben Sie im automatisch angezeigten Dialogfeld Datenpilot an, welche Daten wie angezeigt werden sollen. Markieren Sie dazu nacheinander die Schaltflächen mit den Namen der Feldspalten in der Liste und ziehen Sie sie an die Stelle, an der sie in der fertigen Tabelle angezeigt werden sollen. Zur Ablage stehen Ihnen hier vier Bereiche zur Verfügung: Mit den Spaltenfeldern und Zeilenfeldern bilden Sie den Rahmen für die Tabelle. Den eigentlichen Tabelleninhalt – die Datenfelder – legen Sie im Hauptbereich ab (siehe Abbildung 11.25).
Abbildung 11.25: Felder müssen zuerst positioniert werden.
296
11.4 Listen
Sie müssen mindestens Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Datenfelder in der Tabelle angeben. Eine zusätzliche Dimension können Sie auf verschiedenen Seiten der Tabelle anzeigen lassen. Sie können die Lage der Feldnamen in der Tabelle jederzeit durch Ziehen mit der Maus ändern – beispielsweise ein Spaltenfeld gegen ein Zeilenfeld oder gegen ein Datenfeld austauschen – und damit die Struktur der Tabelle ändern. Sie können bereits angeordnete Symbole auch zurücksetzen, indem Sie sie aus der Tabelle herausziehen.
! Nach einem Klick auf Zusätze können Sie – unter anderem – definieren, wo die neue Tabelle angezeigt werden soll. Geben Sie hier die Adresse ein. Oft empfiehlt sich die Ablage in einer separaten Tabelle der Arbeitsmappe. Ein Klick auf die Schaltfläche Verkleinern rechts vom Feld Ausgabe ab verkleinert das Dialogfeld und erlaubt es, den Bereich mit der Maus zu markieren.
11.4.7
Im Datenpiloten arbeiten
Auf der Basis der Position dieser Feldnamen erstellt CALC nach einem Klick auf OK dann die Datenpilot-Tabelle (siehe Abbildung 11.26). Die Quelldaten in der Liste bleiben dabei unverändert.
Abbildung 11.26: Die Datenpilot-Tabelle besteht aus Spalten-, Zeilen und Datenfeldern.
! Sie können die in der Tabelle angezeigten Namen der Feldspalten innerhalb der Tabelle verschieben und so andere Strukturen erzeugen. Zum Hinzufügen weiterer Felder wählen Sie Anzeigen aus dem Kontextmenü zu einem Namenfeld. Im Dialogfeld Datenpilot geben Sie dann die neue Struktur an.
! Ein Klick auf die oben links angezeigte Schaltfläche Filter erlaubt ein Filtern der Ergebnisse. Die Techniken dafür kennen Sie bereits vom Befehl STANDARDFILTER her.
11.4.8
Optionen
Für die Arbeit mit Datenpiloten gibt es eine Reihe von Optionen. Diese unterscheiden sich für die Datenfelder im Bereich Daten einerseits und die Bereiche Zeile und Spalte andererseits. Zur Anzeige markieren Sie im Dialogfeld Datenpilot zuerst das Feld, zu dem Sie die Optionen einstellen wollen, und klicken auf die Schaltfläche Optionen (Abbildung 11.27).
297
Kapitel 11 – Methoden zur Strukturierung und Analyse
Abbildung 11.27: Für die gesamte Tabelle existieren viele Optionen.
! Bei vorheriger Auswahl eines Datenfelds in den Bereichen Zeile oder Spalte können Sie unter Teilergebnisse einstellen, welche Teilergebnisse zu berechnen sind. Automatisch berechnet automatisch die Teilergebnisse. Wenn Sie Benutzerdefiniert aktivieren, können Sie in der darunter angezeigten Liste die gewünschte Teilergebnisart wählen. Über die zusätzliche Option Elemente ohne Daten anzeigen werden leere Spalten und Zeilen in die Ergebnistabelle aufgenommen.
! Für den Bereich Daten können Sie nur den Typ der Funktion auswählen, die zur Berechnung der Elemente benutzt werden soll. Wenn das Dialogfeld über die Schaltfläche Zusätze erweitert wird, werden dem Dialog weitere Optionen hinzugefügt, über die Sie für jedes Datenfeld den Anzeigetyp detailliert festlegen können.
298
KAPITEL 12
Daten in Diagrammen anzeigen
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Mit CALC haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. Solche Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. CALC stellt Ihnen diverse Typen von Diagrammen für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung, die Sie über einen Assistenten einsetzen können. Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich praktisch alle Einstellungen, die Sie über den Assistenten festgelegt haben, ändern. Beispielsweise können Sie den Typ, die Lage und Größe oder die anzuzeigenden Daten ändern. Außerdem können Sie Verfeinerungen oder Änderungen durchführen bezüglich des Musters der Hintergrundflächen oder der darzustellenden Datenreihen, Art und Format der Beschriftungen sowie Anzeige und Format der Achsen und Gitternetzlinien.
12.1
Diagramm erstellen
Bevor Sie das Diagramm erstellen, sollten Sie die Daten in der Tabelle markieren, die im Diagramm dargestellt werden sollen. Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, sollten Sie dabei einige Dinge beachten:
! Wenn Sie planen, Werte in einem Diagramm mit senkrecht aufeinander angeordneten Achsen zu erstellen – also beispielsweise als Balkendiagramm, Säulendiagramm oder Liniendiagramm –, sollten Sie immer gleich mindestens zwei Datenreihen markieren. Diese können in Zeilen oder in Spalten angeordnet sein. Die horizontale Achse wird in der Grundeinstellung bei einer zeilenförmigen Darstellung durch die oberste Zeile der Markierung, bei einer spaltenförmigen Darstellung durch die am weitesten links stehende Spalte gebildet. Die anderen markierten Zeilen oder Spalten werden dann im Diagramm in der Senkrechten angezeigt.
! Kreis- und Ringdiagramme können nur eine einzelne Datenreihe wiedergeben – beispielsweise den Anteil einzelner Produkte am Gesamtumsatz. Daher sollten Sie auch in der Tabelle nur eine Datenreihe markieren.
! Wenn sich in den betreffenden Zeilen oder Spalten nur Daten befinden, die auch im Diagramm dargestellt werden sollen, können Sie durch einen Klick die gesamte Zeile beziehungsweise Spalte markieren, ansonsten führen Sie eine Bereichsmarkierung durch. Auch nicht direkt aufeinanderfolgende Zeilen oder Spalten können Sie einzeln markieren, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten.
! Achten Sie darauf, dass Überschriften, die beispielsweise als Grundlage für die waagerechte Achse dienen sollen, immer auch markiert werden sollten. Texte in Spalten- und Zeilenüberschriften können Sie ebenfalls markieren, müssen es aber nicht. Wenn Sie sie markieren, werden diese Texte automatisch als Voreinstellung für Achsenbezeichnungen und Legenden verwendet.
! Wenn Sie zusätzliche Texte markieren, achten Sie darauf, dass die Zelle in der oberen linken Ecke leer ist. Andernfalls wird der Eintrag an dieser Stelle als Element der waagerechten Achse missverstanden (siehe Abbildung 12.1). Verwenden Sie möglichst nur so viele Datenreihen in einem Diagramm, dass auch ein unvorbereiteter Betrachter die Aussage schnell versteht. Andernfalls geht die gewünschte Aussage des Diagramms aufgrund der vielen angezeigten Daten verloren.
300
12.1 Diagramm erstellen
Abbildung 12.1: Sie können die Zahlen zusammen mit den Überschriften markieren.
12.1.1
Diagramm-Assistent
Wählen Sie dann DIAGRAMM im Menü EINFÜGEN. Sie können auch in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Diagramm klicken. Der Diagramm-Assistent wird angezeigt. In diesem Assistenten können Sie in mehreren Schritten das gewünschte Diagramm spezifizieren. Nehmen Sie in jedem Schritt die notwendigen Einstellungen vor und bestätigen Sie dann über Weiter. Über Zurück können Sie die vorher gemachten Angaben korrigieren. Diagrammtyp wählen Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus (siehe Abbildung 12.2). Dazu markieren Sie ihn im senkrecht ausgerichteten Listenfeld.
Abbildung 12.2: Wählen Sie den Diagrammtyp aus und legen Sie den Datenbereich fest.
In der Liste rechts daneben können Sie zu einem gewählten Diagrammtyp einen Untertyp festlegen. Wenn Sie die zusätzliche Option 3D-Darstellung aktivieren, stehen Ihnen zusätzliche Möglichkeiten zur Form der Gestaltung zur Verfügung. Für dreidimensionale Typen gelten im Prinzip dieselben Richtlinien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen. Die Wahl eines Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen Gesichtspunkten orientieren (siehe Tabelle 12.1).
301
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Diagramm
Beschreibung In einem Säulendiagramm werden die Datenbereiche als nebeneinander stehende Säulen angezeigt. Sie vermitteln den Eindruck, als würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr. Gestapelte Säulendiagramme eignen sich für Fälle, in denen man sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung darstellen möchte. Achten Sie darauf, dass eine solche Summe auch einen Sinn ergibt – addieren Sie hier also beispielsweise nicht Umsatz und Gewinn. Bei der gestapelten Form eines Säulendiagramms können Sie auch eine Normierung vornehmen – also die Anteile von der Gesamtsumme anzeigen. Diese Form eignet sich besonders dann, wenn Sie die Entwicklung einer Zusammensetzung betonen wollen, die Gesamtsumme aber nur eine geringere Rolle spielt.
Balkendiagramme erfüllen dieselben Zwecke wie Säulendiagramme, die Elemente werden aber waagerecht angezeigt. Im üblichen Querformat erlauben sie meist die Anzeige von mehr Details. Auch diese können gestapelt und normiert werden. Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer kontinuierlichen Entwicklung. Deaktivieren Sie die zusätzliche Option Datenreihen stapeln. Bei einer gestapelten Darstellung eines Liniendiagramms werden sowohl die Entwicklung der Summe mehrerer Werte als auch deren Zusammensetzung dargestellt. Aktivieren Sie die zusätzliche Option Datenreihen stapeln. Sie können bei Liniendiagrammen auch eine Normierung vornehmen. Dazu müssen Sie zusätzlich Prozentual einschalten.
Liniendiagramme mit zusätzlichen Punkten verwenden Sie, wenn Sie beispielsweise einzelne konkrete Werte als Punkte mit einer verbindenden Linie zur Anzeige des Trends darstellen wollen. Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdiagramm eignet sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden. Bei der „explodierenden“ Form eines Kreisdiagramms können entweder alle oder einzelne Elemente herausgezogen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie bestimmte Segmente des Kreises besonders betonen wollen. Bei XY-Diagrammen werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden. Die Punkte in einem XY-Diagramm können Sie durch verschiedene Formen von Linien interpolieren lassen. Die Punkte können dann auch weggelassen werden. Benutzen Sie diese Form, wenn Sie beispielsweise die einzelnen Messwerte und den Trend dahinter anzeigen lassen wollen.
Flächendiagramme zeigen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme, mit dem Unterschied, dass die Fläche unter der Linie eingefärbt wird. Damit werden kleinere Werte im Hintergrund durch größere im Vordergrund verdeckt.
302
12.1 Diagramm erstellen
Diagramm
Beschreibung Auch gestapelte Darstellungsformen sind bei Flächendiagrammen möglich. Diese eignen sich sowohl zur Darstellung der Entwicklung einer Summe mehrerer Werte als auch zum Zeigen ihrer Zusammensetzung. Die Werte können auch auf 100% normiert werden.
Ringdiagramme erfüllen denselben Zweck wie Kreisdiagramme, zeigen jedoch ein Loch in der Mitte. Auch hier kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden. Netzdiagramme erlauben einen Vergleich mehrerer Charakteristika relativ zu einem Zentralpunkt. Sie sind für das unerfahrene Auge etwas schwer zu lesen, besonders wenn sich im Diagramm mehrere Linien überschneiden.
Kursdiagramme ermöglichen die Darstellung von drei Werten – beispielsweise Tiefst-, Höchst- und Endstand. Dafür müssen drei Datenreihen eingegeben werden.
Tabelle 12.1: Diagrammtypen eignen sich für unterschiedliche Aufgaben.
Datenbereich Im nächsten Schritt können Sie den vorher markierten Datenbereich kontrollieren oder ändern (siehe Abbildung 12.3).
Abbildung 12.3: Legen Sie den Datenbereich fest.
! Im Feld oben links wird der vorher markierte Bereich in der Tabelle wiedergegeben. Diese Angabe können Sie hier über die Tastatur korrigieren. Stellen Sie dabei sicher, dass der gesamte Bezug ausgewählt ist. Wenn Sie mehrere – in der Tabelle nicht benachbarte – Bereiche darstellen wollen, trennen Sie sie durch Semikola. Einfacher ist die Korrektur jedoch, indem Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die Schaltfläche Verkleinern mit dem nach oben zeigenden Pfeil am rechten Rand des Felds verkleinern und den Bereich durch Markieren von Zellen im Tabellenblatt neu definieren.
303
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
! Geben Sie auch an, ob die Datenreihen in Zeilen oder Spalten angezeigt werden sollen. Wenn Sie nicht wissen, welche Option Sie wählen sollen, probieren Sie einfach beide nacheinander aus.
! Wenn Sie Erste Zeile als Beschriftung aktivieren, werden die Einträge in der obersten Zeile der Markierung als Beschriftungen für den Datenbereich verwendet. Entsprechendes gilt für die Option Erste Spalte als Beschriftung. Wählen Sie die Einstellungen entsprechend der in der Tabelle vorgenommenen Markierung. Datenreihen Auf der Seite Datenreihen des Diagramm-Assistenten können Sie den Quellbereich für alle Datenreihen einzeln ändern, einschließlich der Beschriftungen. Außerdem können Sie den Bereich für die Kategorien – die Elemente der x-Achse – ändern (siehe Abbildung 12.4).
Abbildung 12.4: Wählen Sie eine Variante aus.
Im Listenfeld Datenreihen werden alle Datenreihen im aktuellen Diagramm aufgelistet. Markieren Sie einen Eintrag in dieser Liste.
! Klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie unterhalb der Auswahl weitere Datenreihe einfügen möchten. Die neue Datenreihe weist denselben Typ wie der ausgewählte Eintrag auf.
! Klicken Sie auf Entfernen, um den ausgewählten Eintrag aus der Liste zu entfernen. ! Über die beiden Tasten mit den Pfeilspitzen können Sie den ausgewählten Eintrag in der Liste nach oben oder unten verschieben. Auch wenn Sie ein Element einer Datenreihe bearbeiten möchten, markieren Sie sie im Feld Datenreihen. Im Listenfeld Datenbereiche sehen Sie dann meist die Bezeichnungen Name und Y-Werte zusammen mit den zugeordneten Bereichen. Das gilt in dieser Form zumindest bei Diagrammen, die zwei Achsen verwenden. Name steht hier für den Wert auf der x-Achse.
! Wenn Sie bei dieser Zuordnung Änderungen vornehmen wollen, markieren Sie das Element und geben Sie die neuen Adressen im Textfeld mit dem Namen Bereich für Name bzw. Bereich für Y-Werte darunter ein.
304
12.1 Diagramm erstellen
! Das Feld Kategorien gibt die Adresse für den Namen der Datenreihe an, der beispielsweise im Diagramm in der Legende erscheint. Hinweis Wenn ein Datenbereich aus mehreren, nicht nebeneinander liegenden Zellbereichen bestehen soll, geben Sie den ersten Bereich ein, fügen am Ende ein Semikolon in das Textfeld ein und geben dann die übrigen Bereiche ein. Das Semikolon fungiert als Trenner zwischen den Bereichen.
Diagrammelemente Im folgenden Schritt können Sie einen Titel und weitere Beschriftungen für die Achsen des Diagramms festlegen (siehe Abbildung 12.5).
Abbildung 12.5: Geben Sie die Beschriftungen an.
! Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die anzuzeigenden Elemente und geben Sie in den Feldern rechts davon die gewünschten Texte ein. Diese Beschriftungen können nicht mit einer Zelle verknüpft werden. Sie müssen den Text direkt eingeben. Viele dreidimensionale Typen verfügen über eine zusätzliche Z-Achse, die Sie separat beschriften können.
! Als Legende werden die Beschriftungen aus der ersten Zeile oder Spalte oder aus dem Bereich, den Sie im Dialog Datenreihe festgelegt haben, angezeigt. Hier können Sie den Text nicht direkt eingeben, denn er wird automatisch aus dem Namenszellenbereich generiert. Wählen Sie eine Option für die Position der Legende. Später können Sie weitere Positionen über das Menü FORMAT festlegen.
! Außerdem können Sie unter Gitternetzlinien festlegen, ob horizontale und/oder vertikale Hilfslinien auf der Diagrammfläche gezeichnet werden sollen. Solche Hilfslinien erleichtern später das Ablesen der Daten.
305
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Erstellen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen wird das Diagramm erstellt (siehe Abbildung 12.6).
Abbildung 12.6: Das Diagramm wird erstellt.
Sie können die im Assistenten festgelegten Parameter anschließend ändern und/oder die Diagrammelemente verfeinern und formatieren.
12.1.2
Position und Größe ändern
Wenn Sie die Position und Größe des Diagramms auf dem Blatt nachträglich ändern wollen, markieren Sie das Diagramm als Ganzes, indem Sie einen einfachen Klick darauf ausführen. Das Diagramm wird mit Ziehpunkten versehen (siehe Abbildung 12.7 links). Führen Sie keinen Doppelklick auf dem Diagramm aus. Dieser Modus dient zum Ändern der Diagrammelemente und zeigt keine Ziehpunkte (siehe Abbildung 12.7 rechts). Um eine Markierung des Diagramms aufzuheben, klicken Sie eine beliebige Zelle der Tabelle an.
Abbildung 12.7: Lage und Größe können direkt über die Ziehpunkte geändert werden.
306
12.2 Diagramm ändern
! Verwenden Sie die Ziehpunkte, um die Größe und/oder die Proportionen des Diagramms mit der Maus zu ändern.
! Um die Lage auf dem aktuellen Tabellenblatt zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf das Diagramm. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus. Die neue Position beziehungsweise die neuen Maße werden durch einen gestrichelten Rahmen angezeigt.
! Um das Diagramm in eine andere Tabelle zu setzen, verwenden Sie die Befehle AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder die gleichbedeutenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste.
12.2
Diagramm ändern
Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich praktisch alle Einstellungen, die Sie über den Diagramm-Assistenten festgelegt haben, ändern. Außerdem können Sie Verfeinerungen oder Änderungen durchführen bezüglich des Musters und der Schrift der Hintergrundflächen, der darzustellenden Datenreihen, Art und Format der Beschriftungen sowie der Anzeige und des Formats der Achsen und Gitternetzlinien. Um das Diagramm zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf das Diagramm. Das Diagramm erhält daraufhin graue Ränder (siehe Abbildung 12.7 rechts). Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten finden Sie dann in der Format-Symbolleiste, die nach dem Markieren des Diagramms automatisch eingeblendet wird. Weitere Klicks im Diagramm führen zur Markierung eines speziellen Elements darin (siehe unten). Wenn vorher bereits ein spezielles Element im Diagramm markiert war, drücken Sie (Esc), um das Diagramm wieder als Ganzes zu markieren (siehe Tabelle 12.2). Symbol
Name und Wirkung Diagrammtyp – zeigt die Liste der Diagrammtypen an und erlaubt den Wechsel des Typs. Sie finden hier die Typen Flächendiagramm, Balkendiagramm, Polardiagramm, Säulendiagramm, Blasendiagramm, Liniendiagramm, (XY)-Punkt-Diagramm, Kreisdiagramm und Ringdiagramm sowie deren dreidimensionale Varianten. Gitter horizontal ein/aus – schaltet das horizontale Gitter im Diagramm ein oder aus. Legende ein/aus – schaltet die vorhandene Legende ein oder aus. Textskalierung – wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Größe des Textes im Diagramm geändert, wenn Sie das Diagramm skalieren.
Automatisches Layout – verschiebt alle Diagrammobjekte an deren Standardpositionen. Diese Funktion ändert weder den Diagrammtyp noch andere Attribute außer den Objektpositionen.
Tabelle 12.2: Die Funktionen der Schaltflächen der Format-Symbolleiste
307
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Tipp Die wichtigsten Befehle zu einem Diagramm sind auch im Kontextmenü zusammengefasst, das Sie – wie üblich – durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf ein Diagrammelement anzeigen lassen.
12.2.1
Diagrammtyp ändern
Um den gewählten Typ des Diagramms zu ändern, aktivieren Sie zuerst das Diagramm und wählen DIAGRAMMTYP im Menü FORMAT oder klicken auf die Schaltfläche Diagrammtyp in der Format-Symbolleiste. Wählen Sie hier den gewünschten Typ und die gewünschte Variante aus (siehe Abbildung 12.8).
Abbildung 12.8: Einen anderen Typ können Sie auswählen.
12.2.2
Weitere Diagrammelemente ändern
Über die Befehle des Menüs EINFÜGEN können Sie diverse weitere Elemente im Diagramm hinzufügen und bereits erstellte abschalten oder ändern. Titel Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn klar zu erkennen ist, was auf ihnen dargestellt wird. Dazu benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschriftungen. Sollten Sie es nicht schon bei der Erstellung des Diagramms erledigt haben, können Sie das Diagramm nachträglich mit diesen Elementen versehen. Wählen Sie nach dem Markieren des Diagramms den Befehl EINFÜGEN/TITEL (siehe Abbildung 12.9).
308
12.2 Diagramm ändern
Abbildung 12.9: Den Titel ändern
Je nach Diagrammtyp stehen unterschiedlich viele Felder zur Verfügung: Alle Diagrammtypen verfügen über das Feld Titel. Bei Kreis- und Ringdiagrammen können Sie auch nur diesen Titel eingeben, da diese Diagramme keine Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumindest über die X-Achsen und die Y-Achse. Flächendiagramme verfügen über drei Achsen, die Sie benennen können. Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekundärachse zugeordnet, können Sie auch für diese separate Beschriftungen benutzen. Tipp Sie können auch die gewünschten Beschriftungen direkt im Diagramm als Text eingeben. Markieren Sie dazu zunächst das Diagrammelement, das Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dann auf die Stelle im Text, an der Sie Änderungen durchführen wollen, und bearbeiten Sie den Text mit denselben Verfahren, die Sie zum Bearbeiten der Inhalte von Tabellenzellen verwenden.
Achsen und Gitternetz Die Achsen des Diagramms können Sie an- und abschalten. Benutzen Sie dazu den Befehl EINFÜGEN/ACHSEN (siehe Abbildung 12.10 links). Wie eben schon erwähnt, verfügen Diagramme mit Achsen zumindest über die x- und die y-Achse, Flächendiagramme verfügen über drei Achsen, die Sie getrennt ein- und ausschalten können. Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie der Datenreihe über Sekundäre Y-Achse eine zweite Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten verschiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen – beispielsweise € und kg – und/oder starken Größenunterschieden – beispielsweise eine mit einem Maximalwert von 1000 und eine mit 1 als Maximum – dargestellt werden sollen.
309
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Abbildung 12.10: Achsen und Gitternetz
Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrechten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsfläche – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/oder senkrechte Gitternetzlinien verwenden. Zum Anzeigen oder Abschalten benutzen Sie den Befehl EINFÜGEN/GITTER (siehe Abbildung 12.10 rechts). Legende Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen Sie dann den Befehl LEGENDE im Menü EINFÜGEN. Auf der Registerkarte können Sie unter Position wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll (siehe Abbildung 12.11). Deaktivieren Sie die Option Legende anzeigen, um die Darstellung dieses Elements abzuschalten.
Abbildung 12.11: Legenden können positioniert werden.
Datenbeschriftung In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten zu versehen. Dadurch können Sie Informationen über die Daten angeben. Das regeln Sie über das Dialogfeld zum Befehl EINFÜGEN/DATENBESCHRIFTUNG (siehe Abbildung 12.12).
310
12.2 Diagramm ändern
Abbildung 12.12: Datenbeschriftungen eingeben
Nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens Wert … anzeigen können Sie angeben, was an die entsprechenden Stellen geschrieben werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest teilweise – je nach Diagrammtyp. Die zusätzliche Option Kategorie anzeigen zeigt zusätzlich zum y-Wert auch den x-Wert an. Die Option Legendensymbol anzeigen sorgt dafür, dass das in der Legende benutzte Symbol mit angezeigt wird. Trendlinien, Mittelwertlinien und Y-Fehlerbalken Drei weitere Befehle im Menü EINFÜGEN erlauben es, neben den eigentlichen Daten zusätzliche Elemente anzuzeigen. Diese können nur für Diagramme mit Achsen – also nicht für Kreis- oder Ringdiagramme – erstellt werden:
! Mithilfe von Trendlinien können Sie Ausgleichskurven oder grafische Vorhersagen in Ihre Diagramme einfügen. Wählen Sie EINFÜGEN/TRENDLINIEN und dann unter den fünf Alternativen den für Ihre Daten geeigneten Typ aus (siehe Abbildung 12.13).
Abbildung 12.13: Wählen Sie den Typ der Trennlinie aus.
311
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
! Der Befehl EINFÜGEN/MITTELWERTLINIE fügt eine waagerechte Linie in Höhe des Mittelwerts ein. ! Über den Befehl EINFÜGEN/Y-FEHLERBALKEN können Sie für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie zeigen damit dem Betrachter, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt (siehe Abbildung 12.14). – Unter Fehlerindikator wählen Sie die Form der Fehlerdarstellung. Solche Bereiche können entweder nach oben, nach unten oder in beide Richtungen angezeigt werden. – Die Optionen unter Fehlerkategorie liefern alternative Möglichkeiten zum Festlegen der Größe des Fehlers. Sie können diese als konstanten Wert oder Prozentsatz eingeben. Die Option Prozentual zeigt bei größeren Basisdaten auch größere Fehler an. Standardabweichung verwendet für den Fehlerbetrag eine bestimmte – festlegbare – Anzahl von Standardabweichungen vom Mittel der grafisch dargestellten Werte. Sie können auch nach der Wahl von Zellbereich einen Wert eingeben, um einen in der Tabelle definierten Wert als Fehlerbetrag für die einzelnen Datenpunkte zu verwenden.
Abbildung 12.14: Legen Sie die Einstellungen für die Fehlerbalken fest.
12.3
Diagramm verfeinern und formatieren
Nachdem Sie ein Diagramm als Ganzes oder ein Element darin markiert haben, finden Sie im Menü FORMAT Befehle zum Ändern der Formatierung (siehe Abbildung 12.15). Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:
! Entweder Sie markieren das Diagramm als Ganzes und wählen den gewünschten Befehl über die diversen Untermenüs – beispielsweise HAUPTTITEL oder X-ACHSENTITEL im Untermenü zum Befehl TITEL.
! Oder Sie markieren in Diagramm zuerst das Element, das Sie ändern oder formatieren wollen – beispielsweise den Titel oder die x-Achse – und wählen dann FORMAT/OBJEKTEIGENSCHAFTEN.
312
12.3 Diagramm verfeinern und formatieren
Abbildung 12.15: Die Befehle des Menüs FORMAT bei Diagrammen
Beim Markieren von Datenreihen müssen Sie etwas aufpassen: Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick) auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern. Das ausgewählte Element eines Diagramms erkennen Sie auch an den es umgebenden Markierungspunkten (siehe Abbildung 12.16).
Abbildung 12.16: Die Elemente eines Diagramms können einzeln markiert werden.
Nach dem Markieren eines Elements können Sie dieses über die Befehle des Menüs FORMAT oder über die Schaltflächen der Symbolleiste ändern oder verfeinern.
12.3.1
Diagrammflächen
Alle Diagramme verfügen über eine Diagrammfläche und eine oder mehrere Diagrammwände. 2D-Diagramme verfügen über eine einzige Diagrammwand, 3D-Diagramme über zwei Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie individuell formatieren. Wählen Sie dazu einen der Befehle DIAGRAMMWAND, DIAGRAMMFLÄCHE oder DIAGRAMMBODEN im Menü FORMAT oder führen
313
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Sie einen Doppelklick auf der gewünschten Fläche aus. Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie die Fläche mit einer Füllfarbe, einem Muster oder einer sich wiederholenden Grafik versehen. Das Feld oben links skizziert die Wirkung der Auswahl. Dieses Dialogfeld entspricht dem, was Sie vielleicht schon von der Definition von Seitenhintergründen aus der Textverarbeitung bei StarOffice her kennen (siehe Kapitel 4): Auf der Registerkarte Linie können Sie Art und Farbe einer die Fläche umgebenden Linie festlegen. Die Registerkarte Fläche erlaubt die Wahl einer Farbe, eines Farbverlaufs, einer Schraffur oder einer Grafik für die gesamte Fläche, über Transparenz können Sie die Art der Durchlässigkeit einstellen. Tipp Die standardmäßig für die Darstellung der einzelnen Datenreihen vom Programm verwendeten Farben können Sie einstellen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie zu Grundfarben im Bereich Diagramme. Markieren Sie dann unter Diagrammfarben die Datenreihe und bestimmen Sie ihre Farbe durch einen Klick auf eine der Farbflächen in der Palette rechts.
12.3.2
Datenreihen
Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Diagramm können Sie separat einstellen. Beispielsweise weisen Sie einzelnen Säulen oder einem Kreissegment bestimmte Formate zu. Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie formatieren wollen. Dazu klicken Sie das Element einmal an. Wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN aus dem Menü FORMAT. Das Dialogfeld Datenreihe wird daraufhin angezeigt. Welche Formatierungsoptionen Ihnen hier jeweils zur Verfügung stehen, hängt auch vom Typ des Elements ab. Der Großteil der im Dialogfeld angezeigten Registerkarten ist für alle – zumindest aber viele – Diagrammtypen identisch. Hinweis Wenn Sie ein Element einer Datenreihe zweimal nacheinander anklicken (kein Doppelklick), markieren Sie nur dieses Element allein – beispielsweise eine einzige Säule der Datenreihe. Sie können dann die Mehrzahl der anschließend genannten Optionen benutzen, um dieses Element abweichend von den anderen Elementen derselben Datenreihe zu formatieren.
Linie, Fläche, Transparenz Auf den Registerkarten Linie, Fläche und Transparenz finden Sie dieselben Optionen wie beim oben beschriebenen Formatieren von Diagrammflächen. Sie dienen hier dazu, der markierten Datenreihe – beispielsweise einer Anzahl von Balken – eine umgebende Linie, eine Farbe oder ein Muster zuzuweisen.
314
12.3 Diagramm verfeinern und formatieren
Datenbeschriftung In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten zu versehen. Dadurch können Sie Informationen über die Daten angeben. Das können Sie über die Registerkarte Datenbeschriftung regeln (siehe Abbildung 12.17). Nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens Wert anzeigen können Sie angeben, was an die entsprechenden Stellen geschrieben werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest teilweise – je nach Diagrammtyp. Die zusätzliche Option Beschriftungstext anzeigen zeigt neben dem y-Wert auch den x-Wert an. Die Option Legendensymbol neben Beschriftung … sorgt dafür, dass das in der Legende benutzte Symbol mit angezeigt wird.
Abbildung 12.17: Elemente können beschriftet werden.
Optionen Die Registerkarte Optionen liefert weitere Möglichkeiten, deren Art sich je nach Typ des aktuellen Diagramms unterscheidet (siehe Abbildung 12.18).
! Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie der Datenreihe über Sekundäre Y-Achse eine zweite Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten verschiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen – beispielsweise € und kg – und/oder starken Größenunterschieden – beispielsweise eine mit einem Maximalwert von 1000 und eine mit 1 als Maximum – dargestellt werden sollen.
! Bei Balken und Säulendiagrammen können Sie außerdem den Abstand zwischen den Balken/Säulen und eine Überlappung einstellen.
315
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
Abbildung 12.18: Die Optionen für die Datenreihen
12.3.3
Beschriftungen
Natürlich lassen sich auch Beschriftungen formatieren. Markieren Sie dazu das betreffende Beschriftungselement – beispielsweise den Titel – und wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN im Menü FORMAT. Sie können auch die Befehle im Untermenü TITEL im Menü FORMAT benutzen. Im Dialogfeld finden Sie unter anderem die Registerkarten Linie, Fläche, Transparenz, Zeichen und Schrifteffekt. Die Optionen darin entsprechen denen bei der Formatierung anderer Elemente eines Diagramms. Über die zusätzliche Registerkarte Ausrichtung können Sie den Text drehen. Durch Klicken an eine Stelle auf dem links angezeigten Rad bestimmen Sie die Schreibrichtung. Die Buchstaben ABCD auf dem Rad spiegeln die neue Einstellung wider. Sie können den Winkel auch in das Feld Grad eintippen. Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen Sie dann den Befehl LEGENDENEIGENSCHAFTEN im Menü DIAGRAMM. Auf der Registerkarte Anordnung können Sie wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll.
12.3.4
Achsen und Gitternetz
Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Achsen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche Optionen dazu einstellen. Zum Formatieren wählen Sie zunächst die gewünschte Achse über das Untermenü zu ACHSEN im Menü DIAGRAMM. Sie können die Achse auch im Diagramm markieren und dann den entsprechenden Eigenschaftenbefehl über das Kontextmenü auswählen.
316
12.3 Diagramm verfeinern und formatieren
Es gibt gewisse Unterschiede beim Formatieren der x- und der y-Achse. Bei beiden finden Sie aber die Registerkarten Linie, Zeichen und Schrifteffekt, mit denen Sie die Farbe und Art der Achse und die Schriftparameter dafür einstellen können. x-Achse Für die Formatierung der x-Achse finden Sie die Registerkarte Beschriftung, über die Sie angeben, ob und wo die Beschriftung an der Achse angezeigt werden soll (siehe Abbildung 12.19).
Abbildung 12.19: Auch Achsen können formatiert werden.
! Ein Deaktivieren von Beschriftung anzeigen schaltet die Beschriftung vollständig ab. Erst nach einem Aktivieren besteht die Möglichkeit zum Zugriff auf die zusätzlichen Optionen.
! Unter der Überschrift Anordnung finden Sie bei 2D-Diagrammen verschiedene Möglichkeiten zur Ausrichtung: Nebeneinander bewirkt eine normale Anordnung der Zahlen an der Achse. Hoch-tief versetzt setzt die geraden Zahlen tiefer als die ungeraden, Tief-hoch versetzt schreibt die ungeraden Zahlen tiefer als die geraden.
! Unter Textfluss finden Sie zwei Alternativen: Überlappend gibt an, dass der Zellentext andere Zellen überlappen darf. Diese Option ist besonders bei Platzmangel hilfreich. Wenn unterschiedliche Titelrichtungen gewählt wurden, ist diese Option nicht verfügbar. Umbruch bewirkt – wenn erforderlich – einen Textumbruch.
! Durch Klicken an eine Stelle auf dem links unter Beschriftung drehen angezeigten Rad bestimmen Sie die Schreibrichtung. Die Buchstaben ABCD auf dem Rad spiegeln die neue Einstellung wider. Sie können den Winkel auch in das Feld Grad eintippen.
317
Kapitel 12 – Daten in Diagrammen anzeigen
y-Achse Die y-Achse verfügt neben den für die x-Achse beschriebenen Registern über weitere Registerkarten. Auf der Registerkarte Skalierung können Sie festlegen, welcher Wertebereich an der Achse angezeigt werden soll (siehe Abbildung 12.20).
Abbildung 12.20: Die Skalierung der y-Achse einstellen
! Standardmäßig wird für die Achsenskalierung die Option Automatisch verwendet. Nach dem Deaktivieren dieser Automatik können Sie aber auch eine manuelle Skalierung vornehmen. Geben Sie in diesem Fall die Werte über die Tastatur ein. Hauptintervall und Teilintervall beschreiben den Abstand der Striche an der Achse. Achse bei gibt den Wert auf der y-Achse an, an der die x-Achse die y-Achse schneidet.
! Als zusätzliche Optionen können Sie eine Logarithmische Skalierung verwenden. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Werte verwenden, die stark voneinander abweichen. Mit der logarithmischen Skalierung erreichen Sie, dass die Abstände zwischen den Gitterlinien der Achse gleich sind, aber eine unterschiedliche Wertigkeit aufweisen.
! Marken für Hauptintervalle gibt an, ob die Marken auf der Innen- oder Außenseite der Achse angebracht werden. Die beiden Optionen lassen sich auch kombinieren: Die Marken werden dann auf beiden Seiten angezeigt.
! Entsprechend dient Marken für Teilintervalle zur Festlegung von Markierungsstrichen zwischen den Achsenmarkierungen. Die Registerkarte Zahlen enthält unterschiedliche Möglichkeiten für die Darstellung der Zahlen an den Achsen. Diese entsprechen den schon von der Arbeit mit den Tabellen her bekannten Optionen (siehe Kapitel 10). Wenn Sie Änderungen daran durchführen wollen, müssen Sie die Option Quellenformat abschalten. Sonst werden die Einstellungen benutzt, die in der Tabelle gelten.
318
12.4 Diagramm löschen
Gitternetz Zum Einstellen der Parameter dieser Gitternetzlinien wählen Sie GITTER im Menü FORMAT. Über das Untermenü wählen Sie, welches Gitter Sie formatieren wollen. Angezeigt wird die schon bekannte Registerkarte Linie, über die Sie Stil, Farbe, Breite und Transparenz der jeweiligen Linien einstellen.
12.4
Diagramm löschen
Nicht (mehr) benötigte Diagramme können Sie jederzeit aus der Arbeitsmappe entfernen. Markieren Sie es zunächst, indem Sie darauf klicken, und drücken Sie (Entf).
319
TEIL D Datenbanken mit BASE
Teil D – Datenbanken mit BASE
Dieser vierte Teil des Buchs hat die spezielle Arbeit mit dem Datenbankprogramm BASE zum Inhalt. Wir gehen darin auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten des Programms ein:
Abbildung D.1: Abbildung: Mit BASE können Sie Datenbanken erstellen.
! In Kapitel 13 beschäftigen wir uns mit den Techniken der Verwaltung von Dokumenten – wie dem Erstellen neuer, leerer Datenbanken, dem Speichern und dem Schließen von Datenbanken und dem Öffnen bereits vorhandener.
! Tabellen bilden die Grundlage einer jeden BASE-Datenbank. Darin werden die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle anderen Datenbankobjekte beziehen. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Die in den Tabellen gespeicherten Daten sind in Feldern und Datensätzen organisiert. Wie man solche Tabellen anlegt und Daten darin eingibt, ist Gegenstand von Kapitel 14.
! Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie BASE, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Mit den dafür wichtigen Techniken beschäftigen wir uns in Kapitel 15.
322
Teil D – Datenbanken mit BASE
! Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, das die Eingabe, Ansicht und Änderung von in Tabellen gespeicherten Daten ermöglicht. Ein solches Formular besteht im Wesentlichen aus einer Arbeitsfläche, auf der verschiedene Typen von Steuerelementen angeordnet werden können. Formulare bieten Ihnen auch die Möglichkeit, zusätzlich zu den Textdaten der Tabelle die Datenbank mit Bildern, Grafiken, Tabellen, Klängen und Videos zu versehen. Auf diese Aspekte werden wir in Kapitel 16 eingehen.
! Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Sie können in einem solchen Bericht praktisch jede Information wie gewünscht darstellen. BASE stellt zur Abwicklung einen Assistenten bereit, Sie können aber Berichte auch manuell erstellen oder verfeinern. Darüber gibt Kapitel 17 Auskunft.
! In Kapitel 18 wollen wir uns einer weiteren wichtigen Aufgabe zuwenden: dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer Tabelle. Innerhalb einer Tabelle können Sie eine solche Aufgabe nicht erledigen; diese beinhaltet nur elementare Daten und keine daraus abgeleiteten Werte. In Abfragen hingegen können Sie Funktionen einsetzen, die die Eintragungen im entsprechenden Feld zusammenfassen.
! In vielen Fällen gilt Ihr Augenmerk wohl den eigentlichen Ergebnissen der Arbeit mit der Datenbank. Es gibt aber auch viele Fälle, in denen die Optik der Darstellung dieser Ergebnisse wichtig ist. Über die Vorgehensweise beim Formatieren informiert Sie Kapitel 19. Alle Datenbankobjekte können Sie in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Viele zusätzliche Optionen – wie beispielsweise das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen – sind hier möglich. Kapitel 27 informiert Sie darüber.
323
KAPITEL 13
Arbeiten mit Datenbanken
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
In BASE können Sie auf Daten zugreifen, die in einer breiten Vielfalt von Datenbankdateiformaten gespeichert sind. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten von Datenbanken entsprechen im Prinzip denen, die Sie schon von den anderen Programmen des Pakets her kennen. Alle Befehle für diese Verwaltungsaufgaben finden Sie im DATEI-Menü. Die am häufigsten verwendeten Verwaltungsfunktionen können Sie auch über Schaltflächen in der Symbolleiste Standard ansprechen (siehe Tabelle 13.1). Symbol
Name und Wirkung Neu – führt den Befehl NEU im Menü DATEI aus. Ein neues Dokument wird erstellt. Öffnen – führt den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI aus. Das Dialogfeld Datei öffnen wird angezeigt, aus dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.
Speichern – führt den Befehl SPEICHERN im Menü DATEI aus. Ist nur verfügbar, wenn es etwas zu speichern gibt. Bei noch nicht gespeicherten Dokumenten wird das Dialogfeld
Speichern unter angezeigt.
Tabelle 13.1: Wichtige Schaltflächen zur Dokumentverwaltung in der Symbolleiste Standard
Das Programm unterstützt unterschiedliche Datenbankformate. Für intern erzeugte Datenbanken enthält das Programm eine vollständige Version einer HSQL-Datenbank, die Ihre Daten in XML-Dateien speichert. BASE kann ebenfalls nativ auf dBASE-Dateien für einfache Datenbankarbeiten zugreifen. Für weitergehende Ansprüche können Sie damit auch eine Verbindung mit externen relationalen Datenbanken herstellen: Viele populäre Datenbanken werden unterstützt – beispielsweise Adabas D, ADO, Microsoft Access, MySQL oder jede andere Datenbank, die kompatibel zum Industriestandard der ODBC- und JDBC-Treiber ist. Weiterhin unterstützt das Programm jedes LDAP-kompatible Adressbuch genauso wie andere übliche Formate – beispielsweise Microsoft Outlook, Microsoft Windows oder Mozilla.
13.1
Datenbanken verwalten
Zum Arbeiten mit einer Datenbank wählen Sie das Programm über das START-Menü von Windows. Ist bereits ein Programm des Pakets geöffnet, benutzen Sie DATENBANK im Untermenü NEU des Menüs DATEI. Wenn Sie den StarOffice-Schnellstarter verwenden, können Sie für diesen Zweck auch die Option Datenbank im Bereich Neues Dokument verwenden. StarOffice BASE verhält sich nach dem Starten insofern anders als die meisten anderen Mitglieder der StarOffice-Familie, als nach dem Öffnen des Programms nicht automatisch ein neues leeres Dokument angelegt wird.
13.1.1
Der Datenbank-Assistent
Stattdessen meldet sich in der Grundeinstellung zunächst der Datenbank-Assistent auf dem Bildschirm, in dem Sie angeben müssen, ob Sie eine Neue Datenbank erstellen oder eine Bestehende Datenbank öffnen wollen (siehe Abbildung 13.1). Dieser Assistent meldet sich in der Standardeinstellung des Programms auch, wenn Sie über den Befehl DATEI/NEU oder über die Schaltfläche Neu eine neue Datenbank anlegen. Wählen Sie die gewünschte Option unterhalb der Überschrift Wie möchten Sie fortfahren.
326
13.1 Datenbanken verwalten
Abbildung 13.1: Der Datenbank-Assistent erlaubt die Wahl für das weitere Vorgehen.
13.1.2
Neue Datenbank erstellen
Wenn Sie eine neue Datenbank aufbauen möchten, wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option Neue Datenbank erstellen. Bestätigen Sie diese Entscheidung durch einen Klick auf Weiter. Es meldet sich der zweite Schritt des Assistenten, in dem Sie angeben müssen, ob die Datenbank angemeldet und wie nach dem Erstellen weiter verfahren werden soll (siehe Abbildung 13.2).
Abbildung 13.2: Entscheiden Sie über das weitere Vorgehen.
327
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
! Wenn Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden aktiviert lassen, erreichen Sie, dass die Datenbank in allen Programmen des Pakets im Fenster ANSICHT unter DATENQUELLEN angezeigt wird. Die Inhalte der Datenbank können dann in anderen Programmen – beispielsweise für das Erstellen von Serienbriefen – genutzt werden.
! Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie wählen, wie der nächste Schritt aussehen soll. Wenn Sie sich bereits im Programm auskennen, können Sie gleich eine erste Tabelle mithilfe des Tabellen-Assistenten erstellen lassen. Zu Beginn der Arbeit empfiehlt sich aber das Beibehalten der Option Die Datenbank zum Bearbeiten öffnen.
13.1.3
Datenbank speichern
Im Gegensatz zu anderen Programmen der Familie StarOffice müssen Sie eine neue Datenbank beim Anlegen sofort speichern, um damit arbeiten zu können. Deswegen wird nach einem Klick auf Fertig stellen sofort das Dialogfeld Speichern unter angezeigt (siehe Kapitel 2). Wählen Sie gegebenenfalls den gewünschten Speicherort und geben Sie im Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie die Datenbank speichern wollen. Beachten Sie aber die Einschränkungen für die Namensgebung (siehe Kapitel 2). Klicken Sie im Dialogfeld auf Speichern. Die Datenbank wird erstellt und auf der BASE-Arbeitsfläche wird das Datenbankfenster dazu angezeigt (siehe weiter hinten).
13.1.4
Datenbank schließen
Nicht mehr auf dem Bildschirm benötigte Dokumente können Sie schließen. Das verbessert den Überblick und schont Systemressourcen. Sie entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspeicher, beenden StarOffice selbst aber nicht. Wählen Sie dazu SCHLIESSEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste der betreffenden Datenbank. Falls seit dem letzten Speichern keine Änderungen im Dokument durchgeführt wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden Änderungen vorgenommen, die noch nicht gesichert wurden, wird abgefragt, ob Sie diese speichern wollen.
13.1.5
Eine Datenbank öffnen
Ein vorher gespeichertes Dokument können Sie in einer späteren Arbeitssitzung weiter bearbeiten. Dazu müssen Sie die betreffende Datei wieder im entsprechenden Programm öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor dem letzten Speichern hatte. Das gilt auch für die eingestellte Ansicht. Zum Öffnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden beschrieben werden. Über den Datenbank-Assistenten Wenn Sie an einer bereits vorhandenen Datenbank weiterarbeiten wollen, wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten die Option Bestehende Datenbank öffnen. Unter Zuletzt benutzt finden Sie dann die Namen der Datenbanken, an denen Sie in der letzten Zeit gearbeitet haben (siehe Abbildung 13.3).
328
13.1 Datenbanken verwalten
Abbildung 13.3: Öffnen Sie eine vorhandene Datenbank.
Den Zugriff auf weitere Dateien erhalten Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird mit dem Inhalt des Standardordners – das ist in der Grundeinstellung der Ordner Eigene Dateien – angezeigt. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die gewünschte Datenbank abgelegt hatten. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datenbank oder markieren Sie ihn und klicken auf die Schaltfläche Öffnen (siehe weiter hinten). Weitere Optionen zum Öffnen Natürlich können Sie eine Datenbank – wie jedes andere StarOffice-Dokument – über die für diese Aufgabe üblichen Methoden öffnen (siehe Kapitel 2):
! Im Untermenü zu ZULETZT BENUTZTE DOKUMENTE im Menü DATEI werden die Namen der zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet.
! In der Regel öffnen Sie innerhalb von StarOffice ein Dokument, indem Sie den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI wählen. Daraufhin wird das Dialogfeld Datei öffnen angezeigt. Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Symbolleiste Standard klicken.
13.1.6
Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen
Wenn Sie im ersten Schritt des Assistenten Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen gewählt haben, können Sie im Listenfeld unter dieser Option zunächst den Typ der Datenbank einstellen (siehe Abbildung 13.4).
329
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
Abbildung 13.4: Wählen Sie den Typ.
Die nachfolgenden Schritte unterscheiden sich dann teilweise je nach Typ. Verbindung zu einer Access-Datenbank Ein typischer Schritt besteht vielleicht darin, eine Verbindung zu der Adressdatenbank im Windows-Adressbuch oder im Microsoft Outlook-Adressbuch herzustellen. Dazu sind – außer der Wahl des entsprechenden Typs – keine weiteren Schritte notwendig. In der Mehrzahl der anderen Fälle müssen Sie die Verbindung speziell einrichten. Wenn Sie beispielsweise den Typ Microsoft Access gewählt haben, müssen Sie nach einem Klick auf Weiter den Pfad und Namen der gewünschten Datenbank angeben (siehe Abbildung 13.5).
Abbildung 13.5: Wählen Sie die Datenbank.
330
13.1 Datenbanken verwalten
Assistent zum Import eines Adressbuchs Assistenten unterstützen Sie bei den Programmen von StarOffice in der Gestaltung von geschäftlichen und privaten Briefen, Faxen, Präsentationen und weiteren Aufgaben. Sie starten einen solchen über einen der Befehle im Untermenü ASSISTENTEN im Menü DATEI. Sie finden darin eine Reihe von Optionen für unterschiedliche Aufgaben. Für BASE ist hier der Assistent ADRESSDATENQUELLE interessant, über den Sie ein bestehendes Adressbuch als eine Datenquelle in StarOffice anmelden können.
! Nach der Wahl dieses Assistenten müssen Sie den Typ des zu importierenden Adressbuchs wählen (siehe Abbildung 13.6).
Abbildung 13.6: Wählen Sie den Typ.
! Klicken Sie dann auf Weiter und geben Sie unter Name des Adressbuchs einen Namen an, unter dem die Datenquelle registriert werden soll (siehe Abbildung 13.7).
! Ein Klick auf Fertig stellen stellt eine Verbindung zur Datenquelle her und schließt den Assistenten. Die so erstellte Verbindung können Sie anschließend öffnen.
331
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
Abbildung 13.7: Geben Sie der Datenbank einen Namen.
13.2
Das Datenbankfenster
Nach dem Erstellen oder Öffnen wird innerhalb des Anwendungsfensters von BASE das Datenbankfenster der Datenbank angezeigt (siehe Abbildung 13.8). Dieses Datenbankfenster ist das zentrale Element in StarOffice BASE, von dem aus Sie zu allen Teilbereichen einer Datenbank – Tabellen, Abfragen, Formularen usw. – navigieren und in dem Sie auch neue Objekte anlegen können.
Abbildung 13.8: In einer Datenbank finden Sie mehrere Typen von Objekten.
332
13.2 Das Datenbankfenster
In der mit Datenbank überschriebenen linken Spalte des Fensters finden Sie vier Schaltflächen, über die Sie die in der Datenbank vorhandenen Objekte anzeigen lassen können (siehe Tabelle 13.2). Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um die vorhandenen Objekte anzeigen zu lassen. Objekt
Zweck Tabellen bilden die Grundlage einer jeden Microsoft-Access-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Access dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Formulare ermöglichen unter anderem eine bequeme Form der Eingabe und Bearbeitung von Daten, die in einer dem Formular zugrunde liegenden Tabelle abgelegt werden. Ein Vorteil gegenüber der Bearbeitung der Daten in Tabellen selbst besteht darin, dass Sie hier zusätzlich Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne und Videos anzeigen können. Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie gemeinsam aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten.
Tabelle 13.2: Vier Schaltflächen dienen zur Wahl eines Datenbankobjekts.
Standardmäßig ist im Datenbankfenster die Objektgruppe Formulare markiert, da – wohl mit Recht – angenommen wird, dass der Benutzer hauptsächlich mit den Objekten in dieser Gruppe arbeiten wird, nachdem er sie erst einmal erstellt hat.
13.2.1
Bei leeren Datenbanken
Bei einer noch leeren neuen Datenbank finden Sie nach einer solchen Wahl im oberen Teil des Fensters jeweils nur eine Reihe von Aufgaben, die Ihnen das Erstellen eines neuen Objekts – oft unter Verwendung eines Assistenten – ermöglichen (siehe Tabelle 13.3). Darauf werden wir in den folgenden Kapiteln eingehen. Der Zweck dieser Aufgaben wird nach dem Markieren unter der Überschrift Beschreibung im rechten Teil des Fensters angegeben. Objekt
Aufgaben
333
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
Objekt
Aufgaben
Tabelle 13.3: Leere Datenbanken verfügen nur über verschiedene Aufgaben.
13.2.2
Bei bestehenden Datenbanken
Wenn Sie in einer Datenbank schon Objekte der eben beschriebenen Art angelegt haben, werden diese im unteren Teil des Datenbankfensters aufgelistet (siehe Abbildung 13.9). Um eines dieser Objekte zu nutzen – beispielsweise um weitere Daten darin einzugeben oder diese zu bearbeiten –, wählen Sie zuerst die entsprechende Objektgruppe in der Spalte Datenbank, dann das Objekt selbst – beispielsweise eine Tabelle oder ein Formular. Durch einen Doppelklick darauf können Sie das Objekt in der Datenansicht öffnen.
Abbildung 13.9: Vorhandene Datenbankobjekte werden aufgelistet.
In diesem Fall wird zusätzlich die Symbolleiste Standard angezeigt, deren Schaltflächen ein schnelles Arbeiten ermöglichen (siehe Tabelle 13.4).
334
13.2 Das Datenbankfenster
Symbol
Name und Wirkung Kopieren – kopiert das vorher markierte Datenbankobjekt in die Windows-Zwischenablage.
Einfügen – fügt das vorher in der Zwischenablage abgelegte Datenbankobjekt in die aktuelle Datenbank ein. Ein Dialogfeld wird angezeigt, über das Sie der Kopie einen neuen Namen geben können.
Aufsteigend sortieren – sortiert die im ausgewählten Bereich vorhandenen Objekte in aufsteigender Reihenfolge. Absteigend sortieren – sortiert die im ausgewählten Bereich vorhandenen Objekte in absteigender Reihenfolge.
Formular – erstellt, wenn Sie vorher eine Tabelle oder Abfrage markiert haben, standardmäßig ein neues Formular auf dieser Basis. Wenn Sie die Liste zu dieser Schaltfläche öffnen, können Sie auch einen neuen Bericht, eine neue Abfrage und andere Objekte auf dieser Basis erstellen.
Tabelle 13.4: Die Schaltflächen der Symbolleiste Standard
Rechts daneben wird eine weitere Symbolleiste angezeigt, deren Name von dem gerade markierten Datenbankobjekt abhängt (siehe Tabelle 13.5). Haben Sie beispielsweise Tabellen gewählt, wird die Symbolleiste Tabellen angezeigt. Die Schaltflächen darin haben zwar bei den einzelnen Objekten ein leicht unterschiedliches Aussehen, erfüllen aber immer dieselben Funktionen. Symbol
Name und Wirkung Datenbankobjekt öffnen – öffnet das markierte Datenbankobjekt in der Datenansicht. Danach können Sie Daten eingeben oder bearbeiten. Bearbeiten – öffnet das markierte Datenbankobjekt in der Entwurfsansicht. Danach können Sie die Definition ändern.
Löschen – löscht, nach einer zusätzlichen Bestätigung, das vorher markierte Objekt aus der Datenbank.
Umbenennen – öffnet das Dialogfeld Umbenennen nach, über das Sie dem markierten Objekt einen neuen Namen geben können.
Tabelle 13.5: Vier Schaltflächen dienen zum Öffnen, Bearbeiten, Löschen und Umbenennen
Datenbankobjekt kopieren Über die Schaltflächen Kopieren und Einfügen oder die gleichnamigen Befehle im Menü BEARBEITEN wird ein Dialogfeld geöffnet, über das Sie der Kopie einen Namen geben und zusätzliche Optionen festlegen können (siehe Abbildung 13.10). Beim Kopieren einer Tabelle heißt dieses Dialogfeld Tabelle kopieren, die Funktionen darin sind aber bei allen Objekttypen im Wesentlichen identisch. Im Feld Tabellenname geben Sie einen Namen für die Kopie an. Zwei Objekte desselben Typs in einer Datenbank müssen
335
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
immer verschiedene Namen tragen. Unter Optionen können Sie festlegen, als was die Kopie eingefügt werden soll:
Abbildung 13.10: Beim Kopieren und Einfügen können Sie Optionen festlegen.
Definition und Daten legt eine genaue Kopie der Datenbanktabelle an. Es werden sowohl die Tabellendefinition als auch die vollständigen Daten kopiert. Die Tabellendefinition umfasst die Struktur der Tabelle sowie die Formatierungen der unterschiedlichen Datenfelder inklusive spezieller Feldeigenschaften. Die Daten sind durch die Feldinhalte gegeben. Definition kopiert nur die Tabellendefinition ohne die entsprechenden Daten. Bei diesen beiden Optionen ist Primärschlüssel erzeugen ansprechbar. Damit wird automatisch ein Primärschlüsselfeld generiert und mit Werten aufgefüllt (siehe Kapitel 3). Der Name des Primärschlüsseldatenfelds ist optional. Durch die Option Als Tabellensicht haben Sie die Möglichkeit, eine Abfrage in einer normalen Tabellenansicht zu sehen und zu bearbeiten. Daten anhängen fügt die Daten der zu kopierenden Tabelle in eine bereits vorhandene Tabelle ein. Der Name der Zieltabelle muss im Feld Tabellenname angegeben werden. Damit die Daten kopiert werden können, müssen die Definitionen der beiden Tabellen identisch sein. Es ist nicht möglich, Daten zwischen Datenfeldern, die in Quelltabelle und Zieltabelle unterschiedlich formatiert sind, zu kopieren. Klicken Sie nach der Wahl von Daten anhängen auf die Schaltfläche Weiter. Das Dialogfeld Spalten zuordnen wird angezeigt, in dem Sie die Felder aus der Quelltabelle einem anderen Datenfeld in der Zieltabelle zuordnen können (siehe Abbildung 13.11).
! Unter Quelltabelle wird eine Liste der Datenfelder in der Quelltabelle angezeigt. Die Liste unter Zieltabelle zeigt die möglichen Zieltabellendatenfelder an. Aktivieren Sie die Namen der Datenfelder in der Quelltabelle, die in die Zieltabelle übernommen werden sollen. Sie können die Markierungen einzeln ein- und ausschalten. Um alle Quelldatenfelder in die Zieltabelle zu übertragen, klicken Sie auf alle.
336
13.3 Optionen für Datenbanken
Abbildung 13.11: Nicht identische Spalten müssen zugeordnet werden.
! Bei diesem Prozess werden die Daten eines Felds der Quelltabelle in das rechts daneben stehende Feld der Zieltabelle übertragen. Gegebenenfalls müssen Sie die Reihenfolge ändern. Wenn Sie den Inhalt eines Datenfelds aus der Quelltabelle einem anderen Datenfeld in der Zieltabelle zuordnen möchten, klicken Sie zunächst auf das Datenfeld in der Quelltabellenliste und dann auf den Auf- oder den Abwärtspfeil. Sie verschieben damit den ausgewählten Eintrag in der Liste um eine Position nach oben oder nach unten. Sie schließen den Prozess ab, indem Sie auf Fertig stellen klicken. Hinweis Wenn die Felder der Zieltabelle kürzer sind als die der Quelltabelle, werden die Quelldatenfelder beim Kopieren automatisch auf die Feldlänge der Zieltabelle gekürzt. Sollten einige Daten nicht kopiert werden können, wird eine Liste der nicht kopierbaren Datenfelder angezeigt. Wenn Sie diesen Dialog mit OK bestätigen, werden alle nicht in der Liste aufgeführten Daten kopiert.
13.3
Optionen für Datenbanken
Wie jedes Programm der Office-Familie verfügt auch StarOffice BASE über einige Optionen. Wählen Sie dazu den Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie zu StarOffice Base. Unter Verbindungen bestimmen Sie, wie die Verbindungen zu Datenquellen aufbewahrt werden (siehe Abbildung 13.12). Mit dieser Funktion können Sie festlegen, dass nicht mehr benötigte Verbindungen nicht sofort gelöscht, sondern über einen angegebenen Zeitraum freigehalten werden. Wird innerhalb dieses Zeitraums eine neue Verbindung zur Datenquelle benötigt, so kann die freigehaltene Verbindung dafür verwendet werden.
337
Kapitel 13 – Arbeiten mit Datenbanken
Abbildung 13.12: Regeln Sie die Verbindungen.
Über das Register Datenbanken können Sie registrierte Datenbanken hinzufügen, ändern oder entfernen (siehe Abbildung 13.13).
Abbildung 13.13: Die registrierten Datenbanken können kontrolliert werden.
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13.3 Optionen für Datenbanken
In der Liste Registrierte Datenbanken werden die Namen aller in StarOffice registrierten Datenbanken aufgelistet. Doppelklicken Sie zum Bearbeiten auf einen Eintrag oder benutzen Sie die entsprechende Schaltfläche (siehe Abbildung 13.14). Sie können hier beispielsweise den Namen ändern, unter dem die Datenbank im Programmpaket verwendet wird.
Abbildung 13.14: Den registrierten Namen können Sie ändern.
339
KAPITEL 14
Arbeiten mit Tabellen
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Tabellen bilden die Grundlage einer jeden BASE-Datenbank. Darin werden die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle anderen Datenbankobjekte beziehen. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, da diese auf den Daten in den Tabellen basieren. Die in den Tabellen gespeicherten Daten sind in Feldern und Datensätzen organisiert. Wie die anderen BASE-Objekte verfügen Tabellen über zwei Modi: die Entwurfsansicht und die Datenansicht. Bevor Sie mit einer Tabelle arbeiten können, müssen Sie in der Entwurfsansicht die Struktur der Tabelle definieren – also die Namen und Eigenschaften der Felder in der Tabelle festlegen. Wir werden uns in diesem Kapitel zunächst mit dieser Definitionsphase beschäftigen und auf die Eingabe von Daten eingehen.
14.1
Tabellen definieren
Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen Sie in BASE mehrere Aufgaben erledigen: Sie müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser Feldnamen bestimmen und sie anschließend speichern. Sie können zwar einen Assistenten benutzen; die Arbeit damit ist aber nur Anwendern zu empfehlen, die sich mit den bei Tabellen verwendeten Begriffen etwas auskennen. Aus diesem Grund werden wir uns damit erst etwas später beschäftigen und zunächst einmal den manuellen Weg beschreiten.
14.1.1
Eine neue Tabelle anlegen
Um in einer Datenbank eine neue Tabelle anzulegen, benutzen Sie das Datenbankfenster. Wählen Sie – wenn noch notwendig – die Objektgruppe Tabellen und klicken Sie einfach auf Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen. Das Fenster Tabellenentwurf wird angezeigt (siehe Abbildung 14.1).
14.1.2
Felder definieren
In diesem Fenster müssen Sie die Struktur der Tabelle definieren. Zu dieser Definition der Struktur gehören zwingend das Festlegen der Feldnamen und die dazugehörenden Feldtypen und Feldeigenschaften. Optional ist eine zusätzliche Beschreibung für die einzelnen Felder. Neue Datenfelder geben Sie von oben nach unten zeilenweise ein.
Abbildung 14.1: Das Fenster Tabellenentwurf dient zum Festlegen der Struktur.
342
14.1 Tabellen definieren
! Beginnen Sie sinnvollerweise mit der Eintragung in der Spalte Feldname und geben Sie dem ersten Feld einen Namen. Jedes Feld einer BASE-Tabelle muss einen eindeutigen Namen erhalten; der Versuch, einen Feldnamen zweimal zu vergeben, bewirkt eine Fehlermeldung. Vergebene Namen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein und können aus einer – mit einigen Einschränkungen – beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen bestehen. Nicht zugelassen sind die Zeichen . (Punkt), ! (Ausrufezeichen), ‘ (Akzentzeichen), [ sowie ] (eckige Klammern) und die Steuerzeichen (ASCII-Werte 0 bis 32). Außerdem dürfen Namen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
! Wechseln Sie dann in derselben Zeile zur Spalte Feldtyp. Einen schnellen Wechsel dorthin bewirken Sie mit (ÿ) oder – in der Grundeinstellung des Programms – mit (¢). Hier müssen Sie für jedes Feld einen geeigneten Typ festlegen (siehe weiter hinten). In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Feldtyp Text [VARCHAR] verwendet. Unterschiedliche Typen werden für verschiedene spezielle Typen von Daten verwendet. Darauf werden wir weiter unten noch eingehen.
! Wechseln Sie mit (ÿ) oder (¢) zur Spalte Beschreibung. In dieser Spalte können Sie eine zusätzliche Erklärung zur Bedeutung des Feldnamens eingeben. Das lohnt sich beispielsweise dann, wenn Sie für die Feldnamen weniger verständliche Abkürzungen verwendet haben. Der Text der Beschreibung erscheint später in der Tabellenansicht in der Tipp-Hilfe auf den Spaltenköpfen. Geben Sie auf dieselbe Weise weitere Feldzeilen für die Tabelle ein. Zur jeweils nächsten Zeile können Sie von der Spalte Beschreibung wieder mit (ÿ) oder (¢) springen (siehe Abbildung 14.2).
Abbildung 14.2: Feldnamen und Feldtypen wurden definiert.
14.1.3
Datentypen verstehen
Durch die Wahl des Feldtyps entscheiden Sie, welche Eingaben in diesem Feld akzeptiert werden (siehe Tabelle 14.1). In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Feldtyp Text [VARCHAR] verwendet. Andere Typen können Sie über das Listenfeld wählen, das Sie zu diesem Feld öffnen können. Nach Wahl eines Feldtyps ändern sich die Angaben in dem mit Feldeigenschaften überschriebenen unteren Teil des Fensters für den Tabellenentwurf. Sie können hierin bestimmte Eigenschaften des oben definierten Feldtyps festlegen (siehe weiter hinten). Wichtig ist hier vor allem die Länge des Felds. Bei Textfeldern ist das die maximal zulässige Textlänge. Für Dezimalfelder ist das die maximale Länge der eingegebenen Zahl, für Binärfelder die Länge des Datenblocks (siehe weiter hinten). Wenn der Wert größer ist als der maximal für diese Datenbank zulässige, wird er aber korrigiert. Wenn Sie keine Tabellen mit sehr umfangreichen Datenbeständen planen, können Sie bei der Wahl des Feldtyps ruhig etwas großzügig sein.
343
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Allerdings reduziert jedes zu groß gewählte Feld etwas die Leistungsfähigkeit. Beachten Sie aber, dass für bestimmte Feldinhalte spezielle Typen zur Verfügung stehen – beispielsweise Bild [LONGVARBINARY], Ja/Nein [BOOLEAN], Datum [DATE] oder Zeit [TIME]. Feldtyp
Länge und Kommentar
Tiny Integer [TINYINT]
Länge 3, nicht veränderbar
BigInt [BIGINT]
Länge 19, nicht veränderbar
Bild [LONGVARBINARY]
Länge 2147483647, nicht veränderbar. Verwenden Sie den Feldtyp Bild in Fällen, in denen in anderen Programmen erstellte Objekte in ein Formular oder einen Bericht eingefügt werden sollen.
Binärfeld [VARBINARY]
Länge 2147483647, nicht veränderbar
Binärfeld ( fix) [BINARY]
Länge 2147483647, nicht veränderbar
Memo [LONGVARCHAR]
Länge 2147483647, nicht veränderbar. Der Feldtyp Memo dient zur Eingabe längerer Texte.
Text (fix) [CHAR]
Länge einstellbar
Zahl [NUMERIC]
Länge einstellbar, Vorgabe 646456993
Dezimal [DECIMAL]
Länge einstellbar, Vorgabe 646456993
Integer [INTEGER]
Länge 10, nicht veränderbar. Eignet sich beispielsweise für Werte, die Sie mit der Eigenschaft Autowert versehen wollen (siehe weiter hinten).
Small Integer [SMALLINT]
Länge 5, nicht veränderbar
Float [FLOAT]
Länge 17, nicht veränderbar
Real [REAL]
Länge 17, nicht veränderbar
Double[DOUBLE]
Länge 17, nicht veränderbar
Text [VARCHAR]
Länge einstellbar, Vorgabe 50; Standardeinstellung
Text [VARCHAR_IGNORCASE]
Länge einstellbar, Vorgabe 50
Ja/Nein [BOOLEAN]
Länge 1, nicht veränderbar
Datum [DATE]
Keine Angabe
Zeit [TIME]
Keine Angabe
Datum/Zeit [TIMESTAMP]
Keine Angabe
Other [OTHER]
Länge 2147483647, nicht veränderbar
Tabelle 14.1: Verschiedene Feldtypen für unterschiedliche Aufgaben
344
14.1 Tabellen definieren
14.1.4
Feldeigenschaften verstehen
Im unteren Bereich des Fensters können Sie nach Wahl des Typs die Eigenschaften für das Feld festlegen (siehe Abbildung 14.3). Je nach Datenbanktyp sind eventuell nicht alle genannten Eingabemöglichkeiten vorhanden. Eine kurze Hilfe zu den Feldeigenschaften wird rechts unten im Dialogfeld angezeigt, nachdem Sie das Eigenschaftenfeld markiert haben.
Abbildung 14.3: Legen Sie die Feldeigenschaften fest.
Einige Eigenschaften finden Sie bei allen Feldtypen.
! Unter Eingabe erforderlich bestimmen Sie, ob dieses Datenfeld leer bleiben darf oder nicht. Stellen Sie hier Ja ein, wenn in diesem Feld keine NULL-Werte erlaubt sind.
! Unter Länge geben Sie die Länge für Daten in diesem Feld an. Bei Textfeldern ist das die maximal zulässige Textlänge. Für Dezimalfelder ist das die maximale Länge der eingegebenen Zahl, für Binärfelder die Länge des Datenblocks. Wenn der Wert größer ist als der maximal für diese Datenbank zulässige, wird er entsprechend korrigiert.
! Unter Defaultwert geben Sie dem Datenfeld einen Inhalt, der bei neuen Datensätzen vorgegeben ist, aber natürlich auch geändert werden kann. Geben Sie hier einen Standardwert für das Feld an. Wenn Sie später Daten in die Tabelle eingeben, wird in jedem neuen Datensatz diese Zeichenkette für das aktuelle Feld verwendet. Sie sollte deshalb der weiter unten einzugebenden Zellformatierung genügen.
! Bei Feldtypen für Dezimalzahlen können Sie unter Nachkommastellen angeben, wie viel Nachkommastellen die Zahlen in diesem Feld enthalten sollen.
! Bei ganzzahligen Feldern wählen Sie über die Feldeigenschaft Autowert, ob dieses Feld Autoinkrementwerte enthalten soll. Wenn Sie hierfür die Option Ja wählen, können Sie darin dann keine Daten direkt eingeben, sondern jeder neue Datensatz bekommt automatisch einen eigenen Wert (der sich durch Inkrementieren aus dem des vorigen Datensatzes ergibt) zugewiesen.
! Das Format-Beispiel beschreibt ein Muster für alle Daten, die in dieses Feld eingegeben werden können. Ein Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten daneben öffnet das Dialogfeld Feldformatierung. Im Register Format stehen Ihnen – je nach eingestelltem Feldtyp – meist unterschiedliche Kategorien, Formate und zusätzliche Optionen zur Verfügung. Die Techniken entsprechen denen, die Sie schon vom Programm CALC für die Einstellung von Zahlenformaten her kennen. Im Register Ausrichtung können Sie die Ausrichtung für die Eintragung im Feld festlegen. Sie finden hier die üblichen Alternativen Standard, Links, Zentriert und Rechts. Mit Block wird der Inhalt an der rechten und linken Zellkante ausgerichtet. Ausgefüllt wiederholt den Feldinhalt (Zahlen und Text) so lange, bis der sichtbare Bereich der Zelle ausgefüllt ist.
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Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
14.1.5
Entwurf speichern
Nachdem Sie die Felder definiert haben, können Sie zur Datenblattansicht der Tabelle wechseln und dort – wie anschließend beschrieben – die Feldinhalte eingeben. Dazu müssen Sie zuerst die Tabelle speichern. Wählen Sie Speichern im Menü Datei oder verwenden Sie die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und bestätigen Sie über OK. Der Entwurf der Tabelle ist jetzt gespeichert. Ein Warnhinweis wird angezeigt, der Sie darauf hinweist, dass Sie noch keinen Primärschlüssel oder keinen Index definiert haben. Darauf werden wir jetzt gleich eingehen.
14.1.6
Index und Primärschlüssel setzen
Beim Speichern des Tabellenentwurfs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie entweder einen Index oder einen Primärschlüssel setzen müssen, um in der Tabelle später Daten eingeben zu können. Index Um einen Index zu setzen, wählen Sie INDEXENTWURF im Menü EXTRAS oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste; eine spezielle Feldzeile brauchen Sie vorher nicht zu markieren (siehe Abbildung 14.4). Das Dialogfeld Indizes wird angezeigt, das Ihnen die Möglichkeit bietet, einen Index für die aktuelle Tabelle zu setzen oder vorhandene Indizes zu bearbeiten.
Abbildung 14.4: Definieren Sie den Index.
Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie mehrere Symbole (siehe Tabelle 14.2). Davon ist beim ersten Aufruf nur das erste ansprechbar.
346
14.1 Tabellen definieren
Symbol
Name und Wirkung Neuer Index – erzeugt einen neuen Index. Aktuellen Index löschen – löscht den aktuellen Index. Aktuellen Index umbenennen – ermöglicht es, den aktuellen Index umzubenennen. Aktuellen Index speichern – speichert den aktuellen Index in der Datenquelle. Aktuellen Index zurücksetzen – setzt den aktuellen Index auf die Einstellungen zurück, die beim Aufrufen des Dialogs für ihn galten.
Tabelle 14.2: Die Schaltflächen im Dialogfeld Indizes
Um einen Index anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Index in der kleinen integrierten Symbolleiste. Damit wird in der Tabelle ein zusätzliches Feld – beispielsweise mit dem Namen Index1 – erzeugt. Geben Sie dann auf der rechten Seite im Dialogfeld Indizes unter Index-Details die Einstellungen dafür an:
! Durch Aktivieren von Eindeutig bestimmen Sie, ob im aktuellen Index nur eindeutige Werte zugelassen werden. Wenn Sie diese Option markieren, wird die Eingabe von doppelten Daten in das Feld verhindert und somit die Datenintegrität gewährleistet.
! Im Bereich Felder wird unter Indexfeld eine Liste der Felder in der aktuellen Tabelle angezeigt. Wählen Sie hier das Feld aus, das Sie für den Schlüssel benutzen wollen. Es können auch mehrere Felder ausgewählt werden. Wenn Sie ein Feld aus der Auswahl entfernen möchten, wählen Sie den leeren Eintrag am Listenanfang aus. Unter Sortierreihenfolge legen Sie die Sortierreihenfolge fest. Anschließend können Sie durch einen Klick auf Schließen die Arbeit an diesem Dialogfeld beenden. Wenn Sie es nicht schon vorher getan haben sollten, werden Sie aufgefordert, den Indexentwurf zu speichern. Hinweis Später werden im Dialogfeld Indizes die verfügbaren Indizes angezeigt. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen möchten, wählen Sie in der Liste den gewünschten Index. Die Angaben zum ausgewählten Index werden dann auf der rechten Seite dieses Dialogs angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, die Änderung rückgängig zu machen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Index zurücksetzen.
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Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Primärschlüssel Um eine eindeutige Kennung der Datensätze in der Tabelle zu erleichtern, setzen Sie einen Primärschlüssel, der zur eindeutigen Kennzeichnung eines Datensatzes dient. Diese eindeutige Identifikation wird bei relationalen Datenbanken verwendet, bei denen von einer Tabelle auf die Daten einer anderen Tabelle zugegriffen werden kann. Eine Tabelle, auf die von einer anderen Tabelle aus zugegriffen wird, muss ein Datenfeld enthalten, in dem niemals identische Inhalte gespeichert werden dürfen. Die Bedingungen des eindeutigen Inhalts sind manchmal nur schwer zu erfüllen: Wenn Sie beispielsweise in einer Adressentabelle nur Felder wie Nachname, Vorname usw. benutzen, können die Eintragungen darin durchaus mehrfach vorkommen. Wenn Sie also ein Primärschlüsselfeld festlegen wollen, können Sie ein separates Feld definieren, in dem Sie die Feldeigenschaft Autowert auf Ja setzen können. Damit garantieren Sie, dass für jeden neuen Datensatz ein anderer Feldwert erzeugt wird. Als Feldtyp für ein solches Feld wählen Sie sinnvollerweise Integer [INTEGER].Wenn Sie vorher ein Feld mit einem eindeutigen Index erstellt hatten, können Sie auch dieses als Primärschlüsselfeld benutzen. Um dann einen Primärschlüssel für dieses Feld zu setzen, klicken Sie auf den entsprechenden Datensatzmarkierer für die Feldzeile, die Sie für den Schlüssel benutzen wollen, und wählen PRIMÄRSCHLÜSSEL aus dem Kontextmenü dazu. Diese Einstellung wird dann durch ein kleines Schlüsselsymbol im Datensatzmarkierer angezeigt.
14.1.7
Tabellenentwurf editieren
Sie können den Entwurf für die Tabelle nachträglich editieren. Beispielsweise könnten Sie noch einige weitere Felder hinzufügen oder Feldeigenschaften ändern. Wenn Sie die Tabelle bereits geschlossen hatten, müssen Sie sie wieder in der Entwurfsansicht öffnen: Wechseln Sie – wenn notwendig – zum Datenbankfenster und wählen Sie darin die Objektgruppe Tabellen. Markieren Sie die zu öffnende Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Symbolleiste Tabellen oder wählen Sie den gleichnamigen Befehl im Menü BEARBEITEN. Die Tabelle wird wieder im Entwurfsmodus angezeigt. Die Kontextmenüs der Zeilenköpfe enthalten mehrere Befehle zum Editieren (siehe Tabelle 14.3). Sie können dafür auch die gleichnamigen Befehle des Menüs BEARBEITEN benutzen. Befehl
Wirkung
AUSSCHNEIDEN
Schneidet die ausgewählten Zeilen aus und speichert sie in der Zwischenablage.
KOPIEREN
Kopiert die ausgewählten Zeilen in die Zwischenablage.
EINFÜGEN
Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.
LÖSCHEN
Löscht die ausgewählten Zeilen.
ZEILEN EINFÜGEN
Fügt am Ende der Liste eine weitere Zeile ein.
348
14.2 Tabellen-Assistent benutzen
Befehl
Wirkung
PRIMÄR-
Sehen Sie neben diesem Befehl ein Häkchen, so ist das Datenfeld in dieser Zeile ein Primärschlüssel. Durch Klicken auf den Befehl wird der Status abwechselnd aktiviert und deaktiviert. Der Befehl ist nur für Datenbanken sichtbar, die Primärschlüssel unterstützen.
SCHLÜSSEL
Tabelle 14.3: Die Befehle im Kontextmenü zu einer Feldzeile
! Zum Hinzufügen weiterer Felder gehen Sie genauso vor wie oben beim Definieren von Feldern beschrieben.
! Wenn Sie eine neue Zeile zwischen zwei bereits vorhandenen einfügen wollen, müssen Sie dafür zunächst eine neue Zeile einfügen.
! In einigen Fällen lohnt es sich, Feldzeilen zu kopieren. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie für ein Feld komplizierte Eintragungen unter den Felddateneigenschaften vorgenommen haben und diese auch für ein weiteres Feld verwenden möchten. Denken Sie aber daran, dass eine doppelte Verwendung eines Namens in einer Tabelle nicht zulässig ist. Nach dem Kopieren müssen Sie also den Namen des Felds ändern. Andernfalls können Sie die Änderung in der Tabelle nicht speichern.
! In der Tabelle nicht benötigte Felder können Sie wieder entfernen. Bestätigen Sie gegebenenfalls den Warnhinweis. Die Zeile wird aus der Liste entfernt. Bereits in der Datenblattansicht der Tabelle eingegebene Daten werden natürlich mit gelöscht.
14.2
Tabellen-Assistent benutzen
Nachdem Sie jetzt alle wichtigen Elemente der Tabellendefinition kennen, können Sie es sich in Zukunft bequem machen und zum Erstellen von Tabellen für bestimmte typische Aufgaben – wie Adressen- oder Artikellisten – einen Assistenten benutzen, der Ihnen diese Aufgabe erleichtert. Dieser Tabellen-Assistent hilft Ihnen beim Erstellen einer Datenbanktabelle, indem er für verschiedene Zwecke Standardtabellen bereitstellt, die bereits unterschiedliche Felder beinhalten. Markieren Sie dazu im Datenbankfenster den Bereich Tabellen und wählen Sie unter den Aufgaben die Option Tabelle unter Verwendung des Assistenten erstellen. Der Assistent wird gestartet. Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie Felder aus den bereitgestellten Beispieltabellen als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer eigenen Tabelle (siehe Abbildung 14.5).
! Unter der Überschrift Kategorie können Sie zunächst wählen, ob nur geschäftliche oder nur private Beispieltabellen angezeigt werden sollen. Wählen Sie dann eine der Beispieltabellen aus. Je nach Ihrer Wahl werden dann in der Liste Vorhandene Felder unterschiedliche Feldnamen angezeigt.
! Wählen Sie dann im Listenfeld Vorhandene Felder die Felder aus, die Sie für Ihre Tabelle übernehmen möchten. Zur Auswahl markieren Sie einen Feldnamen und benutzen dann die Schaltflächen in der Mitte des Dialogfelds (siehe Tabelle 14.4). Zum Auswählen mehrerer Felder klicken Sie mit gedrückter (ª)- oder (Strg)-Taste auf alle gewünschten Felder. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle gewünschten Felder ausgewählt sind. Die Felder werden in der Liste Gewählte Felder angezeigt.
349
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Abbildung 14.5: Wählen Sie die Felder für die Tabelle aus. Symbol
Wirkung Überträgt das ausgewählte Datenfeld in das rechte Listenfeld. Überträgt alle Datenfelder in das rechte Listenfeld. Löscht das ausgewählte Datenfeld aus dem rechten Listenfeld. Es wird dann wieder im linken Listenfeld angezeigt. Löscht alle Datenfelder aus dem rechten Listenfeld. Verschiebt das gewählte Feld um einen Eintrag innerhalb der Liste nach oben. Verschiebt das gewählte Feld um einen Eintrag innerhalb der Liste nach unten.
Tabelle 14.4: Über die Schaltflächen bestimmen Sie Übernahme und Reihenfolge der Felder.
Nach einem Klick auf Weiter können Sie die Formate der ausgewählten Felder kontrollieren (siehe Abbildung 14.6). Meist werden Sie aber hier keine weiteren Änderungen mehr vornehmen müssen. Wenn doch, markieren Sie zuerst das gewünschte Feld in der Liste Gewählte Felder. Die Feldinformationen dazu werden dann auf der rechten Seite angezeigt. Sie entsprechen den schon vom manuellen Entwurf einer Tabelle her bekannten Elementen.
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14.2 Tabellen-Assistent benutzen
Abbildung 14.6: Kontrollieren Sie die Feldtypen.
Im folgenden Schritt müssen Sie angeben, ob ein Primärschlüssel erstellt und welches Feld dafür benutzt werden soll (siehe Abbildung 14.7). Wenn Sie einen solchen Schlüssel verwenden wollen, lassen Sie die standardmäßig eingeschaltete Option Primärschlüssel erstellen aktiviert. Sie haben dann mehrere Alternativen:
Abbildung 14.7: Legen Sie den Primärschlüssel fest.
351
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
! Wenn Sie Primärschlüssel automatisch hinzufügen benutzen, wird der Tabelle automatisch ein zusätzliches Feld hinzugefügt, das als Primärschlüsselfeld verwendet wird.
! Über Ein bestehendes Feld als Primärschlüssel verwenden können Sie ein bereits vorhandenes Feld mit eindeutigen Werten als Primärschlüssel verwenden. Wählen Sie dann im Listenfeld Feldname den zu verwendenden Namen aus. Wenn Sie die zusätzliche Option Autowert aktivieren, wird automatisch ein Wert eingefügt und der Wert des Felds für jeden neuen Datensatz hochgezählt.
! Als dritte Möglichkeit können Sie über Primärschlüssel durch mehrere Felder definieren den Schlüssel aus einer Verkettung mehrerer vorhandener Felder erstellen. Wählen Sie dazu nacheinander mehrere Felder in der Liste Verfügbare Felder und übertragen Sie sie in die Liste Primärschlüsselfelder. Der Primärschlüssel wird automatisch als Verkettung der Felder in dieser Liste erstellt – von oben nach unten. Im vierten Schritt des Assistenten geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und geben an, ob Sie die Tabelle nach Abschluss des Assistenten ändern möchten. Je nach der benutzten Beispieltabelle finden Sie in diesem Schritt noch weitere Optionen. Im unteren Bereich geben Sie an, wie Sie fortfahren möchten:
! Über Das Tabellendesign bearbeiten lassen Sie zunächst den Entwurf der Tabelle anzeigen. Sie können dann Ihre Angaben zur Definition noch abändern.
! Daten sofort eingeben öffnet die Tabelle in der Datenansicht. ! Mit Ein Formular auf Basis dieser Tabelle erstellen sorgen Sie dafür, dass ein Formular auf Basis dieser Tabelle erstellt wird. Für dieses Formular werden die zuletzt verwendeten Einstellungen des Formular-Assistenten benutzt. Klicken Sie zum Abschluss der Arbeit mit dem Assistenten auf Fertig stellen. Die Tabelle wird gespeichert und in der gewünschten Ansicht geöffnet.
14.3
Beziehungen zwischen Tabellen
Damit eine Datenbank möglichst effektiv arbeiten kann, sollten Sie bestrebt sein, in den Tabellen nur die Felder zu definieren, die Sie für eine korrekte Arbeitsweise benötigen. Zusätzliche Felder verringern immer die Geschwindigkeit. Aus diesem Grund wird man auch Daten, die nicht immer gemeinsam benutzt werden müssen, in verschiedene Tabellen aufspalten. Beispielsweise könnte man die Aufgaben für die Kundenverwaltung und für die Auftragsverwaltung auf zwei Tabellen verteilen:
! Zur Kundenverwaltung benötigen Sie einen Datensatz, in dem alle relevanten Kundendaten – wie Kundennummer, Namen, Adresse und Telefonnummer – angegeben werden.
! Für die Auftragsverwaltung benutzen Sie hingegen diverse auftragsbezogene Daten – wie Kundennummer, Auftragsnummer, Lieferdatum, Rechnungsbetrag usw.
352
14.3 Beziehungen zwischen Tabellen
Eine solche Aufteilung hält die Datenbestände für jeden dieser beiden Bereiche schlank. Wenn Sie dann Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen abgelegt haben, gemeinsam darstellen wollen, können Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen erreichen. Notwendig dafür ist ein Feld, mit dem eine Beziehung zwischen den Datensätzen der Tabellen hergestellt werden kann. In unserem Beispiel wäre das das Feld Kundennummer, das in beiden Tabellen vorhanden ist. Dieses Feld muss in einer der beteiligten Tabellen als Primärschlüsselfeld definiert sein.
14.3.1
Beziehungen definieren
Die Definition solcher Beziehungen zwischen den Daten von Tabellen können Sie direkt vom Datenbankfenster her erledigen. Wählen Sie darin den Befehl BEZIEHUNGEN im Menü EXTRAS. Im dann angezeigten Dialogfeld Tabelle hinzufügen markieren Sie nacheinander die benötigten Tabellen und klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die Feldlisten der Tabellen werden im Relationsentwurf angezeigt (siehe Abbildung 14.8). Das Dialogfeld Tabelle hinzufügen können Sie anschließend schließen.
Abbildung 14.8: Wählen Sie die zu verknüpfenden Tabellen aus.
Drei Schaltflächen in der angezeigten Symbolleiste Standard steuern die Arbeit (siehe Tabelle 14.5).
353
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Symbol
Name und Wirkung Speichern – speichert die festgelegte Beziehung. Tabelle hinzufügen – zeigt das gleichnamige Dialogfeld an oder blendet es aus. Sie können darüber weitere Tabellen hinzufügen.
Neue Relation – öffnet das Dialogfeld Relationen, über das Sie Beziehungen zwischen den Feldern der Tabellen definieren.
Tabelle 14.5: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste Standard
Um die Verknüpfung zu definieren, wählen Sie NEUE RELATION im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Im dann angezeigten Dialogfeld Relationen können Sie die Beziehung definieren (Abbildung 14.9).
Abbildung 14.9: Legen Sie die Beziehungen fest.
! Unter Beteiligte Tabellen sind jeweils zwei Tabellen angezeigt, die miteinander verbunden werden können. Wenn Sie mehrere Tabellen eingefügt hatten, müssen Sie zunächst die beiden auswählen, zwischen denen die jeweilige Beziehung definiert werden soll.
! Über die Liste Beteiligte Felder müssen Sie dann jeweils zwei Datenfelder angeben, die durch eine Relation verbunden werden sollen. Achten Sie darauf, dass Sie dabei mindestens ein Feld benutzen, für das ein Primärschlüssel gesetzt wurde.
354
14.3 Beziehungen zwischen Tabellen
! Unter den Update-Optionen regeln Sie, wie Beziehungen zwischen Datensätzen in verknüpften Tabellen nach einer Änderung im Primärschlüsselfeld innerhalb der verknüpften Tabelle geregelt werden sollen. Wenn Sie hier die Option Keine Aktion einstellen, wird nach einer Änderung des Eintrags in einem verknüpften Feld nichts unternommen. Das führt dann meist dazu, dass die Verknüpfung für die davon betroffenen Datensätze nicht mehr existiert. Über Kask. Update erreichen Sie eine kaskadierende Aktualisierung; sämtliche Fremdschlüsselfelder werden nach einer Änderung des Werts im dazugehörigen Primärschlüsselfeld mit dem neuen Eintrag aktualisiert. Null setzen bewirkt, dass den Fremdschlüsselfeldern der Wert IS NULL zugewiesen wird, wenn der zugehörige Primärschlüssel verändert wird. Das bedeutet hierbei, dass das Datenfeld leer ist. Mit Default setzen wird den Fremdschlüsselfeldern ein Standardwert zugewiesen. Dieser Standardwert wurde während des Entwurfs der zugehörigen Tabelle bei Festlegung der Feldeigenschaften definiert.
! Unter Löschoptionen finden Sie dieselben Möglichkeiten. Hiermit regeln Sie, was passieren soll, wenn ein Datensatz in der Tabelle mit dem Primärschlüsselfeld gelöscht wird. Achten Sie darauf, dass bei Wahl von Kask. Löschen alle Datensätze aus anderen Tabellen, die diesen Schlüssel als Fremdschlüssel aufweisen, ebenfalls gelöscht werden. Setzen Sie diese Option mit Bedacht ein. Sie kann große Teile der Datenbank löschen. Nach der Bestätigung im Dialogfeld Relationen werden im Fenster Relationsentwurf die miteinander verknüpften Felder durch eine Linie miteinander verbunden. Wenn ein Primärschlüsselfeld mit einem anderen Feld verbunden wurde, finden Sie auf der Seite des Primärschlüsselfelds den Eintrag 1, auf der anderen Seite den Eintrag n (siehe Abbildung 14.10). Das bedeutet, dass 1 Eintrag der einen Tabelle mit n Einträgen der anderen verbunden sein kann. Auf diese Thematik werden wir noch im folgenden Kapitel eingehen, wenn es darum geht, die Inhalte von verknüpften Tabellen in Anfragen zusammen anzeigen zu lassen.
Abbildung 14.10: Die Beziehungen wurden festgelegt.
Sie können eine solche 1:n-Beziehung auch erzeugen, ohne das Fenster Beziehungen aufzurufen: Markieren Sie dazu das gewünschte Feld der einen Tabelle, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es auf das gewünschte Feld der anderen Tabelle.
355
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
14.3.2
Beziehungen speichern
Nachdem Sie Beziehungen zwischen den Feldern von zwei oder mehr Tabellen festgelegt haben, müssen Sie diesen Arbeitsschritt separat speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, bevor Sie das Fenster zur Definition der Beziehungen schließen.
14.4
Daten eingeben und bearbeiten
Nachdem Sie – wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben – die Struktur einer Tabelle entweder über den Assistenten oder manuell erstellt haben, können Sie sich daranmachen, die Tabelle mit Daten zu füllen. Über den Befehl TABELLENFILTER des Menüs EXTRAS im Datenbankfenster öffnen Sie ein gleichnamiges Dialogfeld, in dem Sie festlegen, welche Tabellen im Datenbankfenster ein- oder ausgeblendet werden sollen (siehe Abbildung 14.11).
Abbildung 14.11: Tabellen können im Datenbankfenster ein- und ausgeblendet werden.
14.4.1
Die Datenblattansicht
Daten geben Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten, die in diesem Abschnitt angesprochen werden. Tipp Später werden im Dialogfeld Indizes die verfügbaren Indizes angezeigt. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen möchten, wählen Sie in der Liste den gewünschten Index. Die Angaben zum ausgewählten Index werden dann auf der rechten Seite dieses Dialogs angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, die Änderung rückgängig zu machen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Index zurücksetzen.
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14.4 Daten eingeben und bearbeiten
Später werden im Dialogfeld Indizes die verfügbaren Indizes angezeigt. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen möchten, wählen Sie in der Liste den gewünschten Index. Die Angaben zum ausgewählten Index werden dann auf der rechten Seite dieses Dialogs angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, die Änderung rückgängig zu machen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Index zurücksetzen. In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Felddaten eingeben und eingegebene Felddaten korrigieren. Dazu sorgen Sie dafür, dass das Datenbankfenster angezeigt wird, und wählen die Objektgruppe Tabellen. Markieren Sie unter Tabellen die zu öffnende Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankobjekt öffnen in der Symbolleiste Tabelle oder führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol für die Tabelle aus. Die Tabelle wird in der Datenblattansicht angezeigt (siehe Abbildung 14.12). Bei einer gerade erst angelegten Tabelle finden Sie hier natürlich noch keine Eintragungen. Eine Ausnahme bilden Felder, bei denen die Eigenschaft Autowert auf Ja gesetzt wurde. Hier finden Sie den Platzhalter , der später durch eine Zahl ersetzt wird.
Abbildung 14.12: Die Tabelle ist bereit zur Aufnahme von Daten.
Verwenden Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenansicht, um die Datenanzeige zu steuern (siehe Tabelle 14.6 ). Symbol
Name und Wirkung Aktuellen Datensatz speichern – speichert den aktuellen Datensatz der Datenbanktabelle; ist nur verfügbar während der Eingabe oder Änderung eines Datensatzes.
Daten bearbeiten – schaltet den Bearbeitungsmodus für die aktuelle Datenbanktabelle ein oder aus. Daten können nur eingegeben werden, wenn der Modus aktiviert ist.
Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Sie können gezielt angeben, welcher Befehl aufzuheben ist. Datensatz suchen – in Formularen und Datenbanktabellen können Sie Datenfelder, Listenfelder und Markierfelder nach bestimmten Werten durchsuchen.
Aktualisieren – aktualisiert die angezeigten Daten. Wenn mehrere Benutzer an derselben Datenbank arbeiten, lässt sich mit dieser Funktion stets der aktuelle Stand anzeigen.
Sortierung – dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige.
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Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Symbol
Name und Wirkung Aufsteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A–Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. Absteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z–A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (0–9) sortiert.
AutoFilter – filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds. Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um. Standardfilter – hier können Sie die Filteroptionen festlegen. Filter/Sortierung entfernen – verwirft die Filter- und Sortiereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle in der normalen Reihenfolge an.
Tabelle 14.6: Wichtige Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenansicht
Beachten Sie, dass die Schaltfläche Daten bearbeiten in der Symbolleiste Tabellendatenansicht aktiviert sein muss, wenn Sie Daten in der Tabelle eingeben oder ändern möchten. Daten eingeben Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch das erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit beginnen. Benutzen Sie die Tastatur wie bei der Textverarbeitung. Nach der ersten Eingabe in ein Feld wird der Datensatz durch ein Schreibstiftsymbol in der Markierungsspalte gekennzeichnet. Außerdem wird gleich noch ein neuer leerer Datensatz erstellt (siehe Abbildung 14.13). Die Breite der Spalten können Sie – wie bei der Tabellenkalkulation – über die Maus verändern.
Abbildung 14.13: Geben Sie die Daten in die Tabelle ein.
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14.4 Daten eingeben und bearbeiten
Achtung Wenn Sie in der Datenansicht der Tabelle keine Daten eingeben können, kann das verschiedene Ursachen haben: Entweder haben Sie im Tabellenentwurf weder einen Primärschlüssel noch einen Index gesetzt. Dann schließen Sie die Tabelle in der Datenansicht, öffnen sie in der Entwurfsansicht und holen das Versäumte nach. Oder Sie haben die Schaltfläche Daten bearbeiten in der Symbolleiste Tabellendatenansicht nicht aktiviert.
Beachten Sie dabei noch die folgenden Hinweise:
! Um von einem Feld zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die Tasten (ÿ), (¢) oder (ª)+(ÿ). Nachdem Sie die Eingaben an einem Datensatz abgeschlossen haben, kommen Sie mit diesen Tasten zum ersten Feld eines neuen Datensatzes.
! Felder vom Typ Ja/Nein werden als Kontrollkästchen angezeigt. Den Wert eines solchen Kontrollkästchens können Sie durch Betätigung der Taste (Leer) umschalten.
! Felder vom Typ Bild können Sie auch in der Datenansicht der Tabelle mit Daten füllen, grafische Inhalte können aber in dieser Ansicht nicht angezeigt werden. Wir werden darum erst in der Lektion über die Eingaben in Formularen darauf zu sprechen kommen (siehe Kapitel 16).
! In einem Autowert-Feld können keine Eingaben durchgeführt werden. Diese Werte werden von BASE automatisch gesetzt. Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müssen Sie zunächst das Feld markieren, in dem Sie mit der Eingabe beginnen wollen. In Allgemeinen werden Sie die Daten in einem neuen Datensatz anlegen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf das erste Feld der letzten Zeile. Nach dem Markieren eines Felds können Sie die Daten eingeben (siehe Abbildung 14.14).
Abbildung 14.14: Neue Datensätze werden erstellt.
Daten speichern Um das Speichern der in der Datenansicht eingegebenen Elemente brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Änderungen am Inhalt eines Datensatzes werden automatisch gespeichert, sobald Sie einen anderen Datensatz auswählen. Wenn Sie Änderungen speichern, aber keinen anderen Datensatz auswählen möchten, klicken Sie auf das Symbol Aktuellen Datensatz speichern.
359
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Daten korrigieren Bereits eingegebene Daten können Sie nachträglich korrigieren. Haben Sie beispielsweise einen Fehler entdeckt, klicken Sie die entsprechende Stelle mit der Maus an und führen die Korrekturen durch.
14.5
Datensätze bearbeiten
Mehrere Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder eines Datensatzes. Sie können beispielsweise Datensätze filtern oder sortieren oder aus der Tabelle löschen. Auch ein Kopieren oder Verschieben von Datensätzen ist möglich, eine solche Aktion ist aber in Datenbanken wenig sinnvoll, da die Reihenfolge der Eintragungen in einer Tabelle praktisch keine Bedeutung hat und doppelte Datensätze keinen Sinn machen.
14.5.1
Datensatz löschen
Nicht mehr benötigte Datensätze können Sie löschen. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie damit vorsichtig sein. Setzen Sie die Einfügemarke in den entsprechenden Datensatz oder markieren Sie die gewünschten Datensätze. Wählen Sie Zeilen löschen über das Kontextmenü zum Zeilenkopf. Ein Warnfeld wird angezeigt. Wenn Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja.
14.5.2
Filtern
Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzeige auf Datensätze beschränken, die in einem Feld bestimmte Inhalte haben. Beispielsweise könnten Sie alle Datensätze mit einem bestimmten Nachnamen herausfiltern. BASE verfügt über mehrere Filterfunktionen. Da Sie später wahrscheinlich Ihre Datensätze vordringlich in einem Formular bearbeiten werden, werden wir diese Funktionen erst später intensiver behandeln. Zum Filtern können Sie mehrere Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellendatenansicht einsetzen (siehe Tabelle 14.7). Symbol
Name und Wirkung AutoFilter – filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds. Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um. Standardfilter – hier können Sie die Filteroptionen festlegen. Filter/Sortierung entfernen – verwirft die Filter- und Sortiereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle in der normalen Reihenfolge an.
Tabelle 14.7: Schaltflächen zum Filtern der Symbolleiste Tabellendatenansicht
360
14.5 Datensätze bearbeiten
AutoFilter Sie können die Tabelle beispielsweise so filtern lassen, dass nur noch Datensätze angezeigt werden, die über den aktuell markierten Eintrag in der jeweiligen Feldspalte verfügen – beispielsweise alle Datensätze mit einem bestimmten Nachnamen. Markieren Sie dazu den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf AutoFilter in der Symbolleiste Tabellendatenansicht. Standardfilter Mehr Möglichkeiten bietet ein Klick auf die Schaltfläche Standardfilter in der Symbolleiste Tabellendatenansicht. Sie lassen damit ein Dialogfeld anzeigen, über das Sie Bedingungen für mehrere Feldspalten eingeben, die Sie über UND oder ODER verknüpfen können (siehe Abbildung 14.15). Sie definieren hierin einen Filter, indem Sie eine Verknüpfungsart, einen Feldnamen, eine logische Bedingung sowie einen Wert oder eine Kombination aus mehreren Argumenten auswählen.
Abbildung 14.15: Filter können individuell gesetzt werden.
! Geben Sie in der ersten Zeile unter Feldname den Namen der gewünschten Feldspalten an. Im Listenfeld Bedingung finden Sie Vergleichsoperatoren, durch welche die Einträge in den Feldern Feldname und Wert verknüpft werden können. Unter Wert geben Sie den Wert zum Filtern des Felds an¸ Sie können auch die Einträge leer oder nicht leer auswählen. Das Listenfeld Wert enthält auch alle für das Feld bereits eingegebenen Werte. Wählen Sie hier einen Wert für den Filter.
! Auf diese Weise können Sie in den Zeilen darunter weitere Filterkriterien für andere Felder oder für dasselbe Feld formulieren. Wenn die so gesetzten Kriterien alle zusammen als Filter wirken sollen, wählen Sie im Listenfeld Verknüpfung ein UND aus. Sollen sie alternativ wirksam werden, benutzen Sie ODER. Filter abschalten Nachdem Sie einen Filter definiert haben, bleiben die Einstellungen dazu erhalten, bis Sie sie ändern. Durch einen Klick auf die nun aktivierte Schaltfläche Filter anwenden in der Symbolleiste Tabellendatenansicht schalten Sie zurück zur ungefilterten Darstellung der Tabelle.
361
Kapitel 14 – Arbeiten mit Tabellen
Filter wieder anschalten Zum nochmaligen Filtern mit demselben Kriterium brauchen Sie nur noch erneut auf die Schaltfläche Filter anwenden zu klicken. Um die Wirkung eines zur Schaltfläche Filter anwenden zugeordneten Filters zu beenden, wählen Sie Filter/Sortierung entfernen.
14.5.3
Datensätze sortieren
Sie können die Datensätze einer Tabelle auch nach den Einträgen in einem bestimmten Feld sortieren lassen. Dazu gibt es mehrere Methoden und mehrere Schaltflächen stehen für diesen Zweck in der Symbolleiste Tabellendatenansicht zur Verfügung (siehe Tabelle 14.7). Symbol
Name und Wirkung Sortierung – dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige. Aufsteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A–Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. Absteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z–A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (0–9) sortiert.
Tabelle 14.8: Schaltflächen zum Sortieren in der Symbolleiste Tabellendatenansicht
Nach einem Feld sortieren lassen Wenn Sie die Datensätze nur nach den Eintragungen innerhalb einer Feldspalte sortieren lassen wollen, setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, nach deren Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die gesamte Spalte. Klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren. Komplexes Sortieren Eine etwas komplexere Form der Sortierreihenfolge können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Sortierung bewirken. Wählen Sie in der ersten Zeile des dann angezeigten Dialogfelds Sortierung unter Feldname den Namen der Feldspalte aus, nach deren Eintragungen sortiert werden soll, und geben Sie die gewünschte Reihenfolge dafür an (siehe Abbildung 14.16). Die Zeilen darunter kommen zur Wirkung, wenn Datensätze vorhanden sind, die in dieser Feldspalte dieselben Eintragungen aufweisen – beispielsweise dieselben Namen in einem Feld Nachname. Benutzen Sie dann beispielsweise ein Feld Vorname als weiteres Sortierkriterium.
362
14.5 Datensätze bearbeiten
Abbildung 14.16: Sie können nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortieren lassen.
Sortierung abschalten Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder abzuschalten und zur originalen Reihenfolge der Datensätze zurückzukehren, wählen Sie Filter/Sortierung entfernen.
363
KAPITEL 15
Abfragen benutzen
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie BASE dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Abfragen werden aber auch für andere Aufgaben eingesetzt: Sie können die in einem Feld der Abfrage anzuzeigenden Werte aus den Werten anderer Felder berechnen lassen oder die Inhalte mehrerer Tabellen zusammenführen. Zum Kennenlernen dieser Techniken und Elemente werden wir Abfragen zunächst manuell erstellen. Mit der vielleicht etwas bequemeren Alternative der Verwendung eines Assistenten werden wir uns später beschäftigen, wenn die Prinzipien dieses Typs von Objekt klar geworden sind. Hinweis Nachdem Sie jetzt das Grundprinzip der Arbeit mit Abfragen kennen, können wir uns später einer weiteren wichtigen Aufgabe dieser Objektgruppe zuwenden: dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer Tabelle (siehe Kapitel 18).
15.1
Abfragen erstellen
Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen, benötigen Sie zumindest eine Tabelle in der Datenbank, deren Daten als Grundlage für die Arbeit dienen können (siehe Kapitel 14).
15.1.1
Eine Abfrage anlegen
Eine Abfrage erstellen Sie über das schon bekannte Datenbankfenster. Lassen Sie dieses – wenn notwendig – anzeigen und wählen Sie die Objektgruppe Abfragen. Anschließend wählen Sie ABFRAGE (ENTWURFSANSICHT) im Menü EINFÜGEN oder klicken unter Aufgaben auf die Option Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen. Das Fenster für den Abfrageentwurf wird angezeigt (siehe Abbildung 15.1). Hinweis Bei einigen Datenbanken – so auch bei den im BASE intern erzeugten Datenbanken – besteht auch die Möglichkeit, eine neue Tabellenansicht zu erstellen. Dazu dient die Aufgabe Ansicht erstellen im Bereich Tabellen. Sie öffnen damit das Fenster Ansichtsentwurf, das dem anschließend beschriebenen Fenster Abfrageentwurf ähnlich ist. Die neue Ansicht wird alphabetisch mit den Tabellen aufgelistet.
366
15.1 Abfragen erstellen
Abbildung 15.1: Wählen Sie die Tabelle(n) aus.
Im zusätzlich angezeigten Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen werden alle bereits definierten Tabellen aufgeführt. Da die in einer Abfrage definierten Vorschriften auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen basieren können, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Elemente Sie als Grundlage für die neue Abfrage verwenden möchten. Wählen Sie im Dialogfeld mindestens ein Element aus und bestätigen Sie über Hinzufügen. Das Dialogfeld bleibt geöffnet und erlaubt so das Hinzufügen weiterer Elemente. Wenn Sie jetzt keine weiteren benötigen, beenden Sie die Auswahl durch einen Klick auf Schließen. Der Bildschirm zeigt dann ein aus zwei Teilen bestehendes Fenster. Im oberen Teil werden in individuellen Listen die in den ausgewählten Tabellen vorhandenen Feldnamen angezeigt. Im unteren Teil können Sie die Regeln der Abfrage mit der Maus zusammenstellen (siehe Abbildung 15.2).
Abbildung 15.2: Im Abfrageentwurf müssen Sie die Abfrage definieren.
367
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
! Die Feldlisten der Tabellen können Sie nach Ihren Wünschen anordnen und in der Größe verändern. Um eine Tabelle zu verschieben, fassen Sie sie mit der Maus am oberen Rand und ziehen sie in die gewünschte Position. Um sie in der Darstellung zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie den Rand oder eine Ecke.
! Um eine Tabelle aus der Entwurfsansicht zu entfernen, klicken Sie auf den oberen Rand des Tabellenfensters und rufen dann das Kontextmenü auf. Mit dem Befehl LÖSCHEN wird die Tabelle aus der Entwurfsansicht entfernt. Alternativ können Sie auch (Entf) betätigen. Im oberen Teil des Fensters wird die Symbolleiste Design angezeigt, deren Schaltflächen Sie bei der Erstellung der Abfrage unterstützen (siehe Tabelle 15.1). Symbol
Name und Wirkung Speichern – speichert den Abfrageentwurf. Nach dem ersten Ansprechen müssen Sie der Abfrage einen Namen geben. Datei bearbeiten – ist diese Schaltfläche aktiviert, können Sie Änderungen im Abfrageentwurf vornehmen. Design-Ansicht ein-/ausschalten – zeigt die Entwurfsansicht der Abfrage an. Ein Deaktivieren zeigt die Abfrage nur in der SQL-Ansicht (siehe weiter hinten).
Abfrage ausführen – führt die Abfrage aus und zeigt das Ergebnis an. Durch Verwendung dieser Funktion wird die Abfrage nicht gespeichert. Abfrage löschen – löscht die Abfrage und entfernt alle Tabellen aus dem Entwurfsfenster.
Tabelle 15.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Design
Außerdem finden Sie Schaltflächen der Symbolleiste Abfrageentwurf (siehe Tabelle 15.2). Symbol
Name und Wirkung Tabelle hinzufügen – zeigt das gleichnamige Dialogfeld wieder an oder blendet es aus. Sie können darüber weitere Elemente hinzufügen (siehe weiter oben). Funktionen – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Funktion an oder blendet sie aus (siehe weiter hinten). Tabellenname – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Tabelle an oder blendet sie aus.
Aliasname – zeigt im unteren Bereich des Fensters die Zeile Alias an oder blendet sie aus (siehe weiter hinten).
Eindeutige Werte – sorgt dafür, dass der formulierte Ausdruck der Abfrage in der aktuellen Spalte um den Parameter DISTINCT erweitert wird. Dies bewirkt, dass mehrmals vorhandene identische Werte nur einmal aufgeführt werden.
Tabelle 15.2: Die Schaltflächen der Symbolleiste Abfrageentwurf
368
15.1 Abfragen erstellen
15.1.2
Felder übernehmen
Um den Inhalt eines Felds in der Abfrage anzeigen zu lassen, müssen Sie den Feldnamen aus der Feldliste in den Entwurfsbereich übernehmen. Markieren Sie den Namen des zu übernehmenden Felds in der Feldliste und verschieben Sie den Feldnamen mit gedrückt gehaltener Maustaste in die Zeile Feld im Entwurfsbereich (siehe Abbildung 15.3). Der Name wird dann in der Feldzeile angezeigt. Die Zeile Tabelle zeigt die Herkunftstabelle an. Alternativ dazu können Sie den Feldnamen auch aus der Liste zu Feld auswählen. Tipp Sie können zum Einfügen eines weiteren Felds auch einfach auf einen Feldnamen in der jeweiligen Feldliste im oberen Bereich doppelklicken. Er wird dann in die nächste freie Spalte eingefügt.
Abbildung 15.3: Zwei Felder wurden in den Abfrageentwurf übernommen.
Um alle vorhandenen Feldnamen einer Tabelle in den Abfrageentwurfsbereich zu übernehmen, können Sie das in der Liste der Feldnamen angezeigte Symbol mit dem Sternchen verwenden und dieses Element in die Spalte Feld schieben. Eine solche Aktion sorgt zwar für die Darstellung aller Inhalte, Sie können aber mit einer solchen zusammenfassenden Übernahme keine der nachfolgend beschriebenen Filter oder Auswahlaktionen durchführen. Tipp Wenn Sie ein neues Feld im Entwurfsbereich einfügen, wird dabei auch automatisch das Kontrollkästchen in der Zeile Sichtbar aktiviert. Das sorgt dafür, dass die Inhalte dieses Felds in der Datenblattansicht angezeigt werden. Durch Deaktivieren dieses Kästchens können Sie die Anzeige der entsprechenden Feldspalte verhindern.
369
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
15.1.3
Wirkung kontrollieren
Anders als beim Erstellen einer Tabelle können Sie bei der Abfrage das Ergebnis Ihrer Arbeit bereits im Entwurf kontrollieren – auch ohne die Struktur der Abfrage vorher speichern zu müssen. Mindestens ein Zielfeld sollte dabei in der Abfrage bereits definiert sein. Um das Ergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf Abfrage ausführen in der Symbolleiste Abfrageentwurf oder aktivieren Sie die Option Vorschau im Menü Ansicht. Oben im Fenster wird die Datenblattansicht der Abfrage angezeigt (Abbildung 15.4 ). Über denselben Befehl können Sie die Vorschau auch wieder abschalten.
Abbildung 15.4: Die Vorschau wird angezeigt.
15.1.4
Die SQL-Ansicht
Sie können Ihre Abfrage auch direkt im SQL-Code formulieren. SQL steht für Structured Query Language und beschreibt Anweisungen, um relationale Datenbanken abzufragen, zu aktualisieren und zu verwalten. Beachten Sie aber, dass Sie dafür die spezielle Syntax beherrschen müssen. Einige Elemente davon werden anschließend am Rande erwähnt. Weitere Hinweise zur Arbeit in der SQL-Ansicht finden Sie im Hilfesystem unter dem Stichwort SQL. Bei BASE werden die im Abfrageentwurf erstellten Anweisungen automatisch in die entsprechende SQL-Syntax umgesetzt. Sie können sie einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche Design-Ansicht an-/ausschalten in der Symbolleiste Abfrageentwurf klicken (siehe Abbildung 15.5). Oder wählen Sie den Befehl DESIGN-ANSICHT AN-/AUSSCHALTEN im Menü ANSICHT. Sie sehen dann die SQL-Befehle der zuvor erstellten Abfrage. Änderungen, die im SQL-Fenster vorgenommen werden, erscheinen automatisch auch in der Abfrageentwurfsansicht und umgekehrt. Ein Klick auf dieselbe Schaltfläche schaltet zurück.
370
15.2 Wichtige Abfrageaktionen
Abbildung 15.5: Die SQL-Ansicht wird angezeigt.
15.1.5
Abfrage speichern und schließen
Wenn Sie die Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden wollen, müssen Sie sie speichern. Wählen Sie SPEICHERN im Menü DATEI oder verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Geben Sie einen Namen für die Abfrage ein und bestätigen Sie über die Schaltfläche OK. Sie können dann – wenn gewünscht – die Abfrage durch einen Klick auf die übliche Schaltfläche in der Titelleiste schließen. Ein Symbol für die neu erstellte Abfrage wird im Datenbankfenster angezeigt. Von dort aus können Sie sie – wie üblich – entweder in der Entwurfs- oder der Datenblattansicht öffnen.
15.1.6
Anfügeabfragen
Wenn Sie die Arbeit mit einem Datenbankprogramm wie Microsoft Access gewohnt sind, werden Sie vielleicht Aktionsabfragen wie die Anfügeabfrage vermissen. Diese Aufgabe können Sie aber bei BASE ebenfalls durchführen: Erstellen Sie eine Abfrage, die die gewünschten Daten erzeugt. Speichern Sie sie und kopieren Sie sie im Datenbankfenster in die Zwischenablage. Wechseln Sie im Datenbankfenster zum Bereich Tabellen und wählen Sie die Tabelle, zu deren Datenbestand Sie das Ergebnis der Abfrage anfügen wollen. Wählen Sie dann EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN und aktivieren Sie im Dialogfeld Tabelle kopieren die Option Daten anhängen (siehe Kapitel 13). Mit ähnlichen Methoden können Sie auch Löschabfragen erzeugen.
15.2
Wichtige Abfrageaktionen
Die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage ist die einfachste Form der Abfrage. Verwenden Sie diese in Fällen, in denen es beispielsweise darum geht, nur bestimmte Felder einer Tabelle anzeigen zu lassen. Meist wollen Sie aber mit einer Abfrage noch mehr erreichen: Sie könnten beispielsweise den Namen eines Felds ändern, die Daten einer Tabelle nach bestimmten Kriterien filtern oder sortieren und Kombinationen dieser genannten Fälle realisieren.
15.2.1
Felder umbenennen
Sie können den in der Abfrage angezeigten Namen des Felds ändern. Dazu geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Alias einen neuen Namen ein. Sie brauchen keine den Namen umschlie-
371
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
ßenden Anführungszeichen zu benutzen. So kann beispielsweise ein Aliasname verwendet werden, wenn Felder aus verschiedenen Tabellen identische Namen besitzen. Auch hier können Sie den Erfolg über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT oder die gleichbedeutende Schaltfläche kontrollieren.
15.2.2
Eindeutige Werte
Wenn Sie die Schaltfläche Eindeutige Werte in der Symbolleiste Design aktivieren, können Sie dafür sorgen, dass Datensätze mit Daten, die in den im Entwurf ausgewählten Feldern mehrmals auftreten, nur einmal im Abfrageergebnis angezeigt werden. Auch der gleichnamige Befehl im Menü BEARBEITEN sorgt dafür. Wenn beispielsweise im Feld Nachname der Tabelle mehrfach derselbe Eintrag – beispielsweise Müller – auftaucht und Sie nur das Feld Nachname in der Abfrage verwenden, wird hier Müller nur einmal angezeigt. Wenn sich die Müllers aber im Feld Vorname unterscheiden und Sie auch das Feld Vorname in der Abfrage benutzen, werden alle Müller einmal angezeigt, die verschiedene Vornamen haben. Dieser Befehl entspricht in SQL dem Prädikat DISTINCT. Andernfalls sind alle die Abfragekriterien erfüllenden Datensätze sichtbar, was in SQL dem Befehl ALL entspricht.
15.2.3
Daten sortieren
Eines der wesentlichsten Einsatzgebiete von Abfragen besteht darin, die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle nach bestimmten Kriterien automatisch zu sortieren. Dazu verwenden Sie die Möglichkeiten der Einstellung im Feld Sortierung im Entwurfsbereich. Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile Sortierung klicken. Wählen Sie die Form der Sortierung über das Listenfeld zu dieser Zeile aus. Den Erfolg einer solchen Einstellung können Sie wieder über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT kontrollieren. Nach mehreren Feldern sortieren Wollen Sie nach mehreren Feldern sortieren lassen, bestimmt die Reihenfolge der Feldnamen im Entwurfsbereich die Sortierreihenfolge. Wollen Sie mit einer anderen Reihenfolge arbeiten, müssen Sie zusätzliche Felder einfügen und diese dann von der Anzeige ausschalten.
15.2.4
Filtern
Eine weitere wichtige Aufgabe von Abfragen liegt im Filtern der Daten. Dazu verwenden Sie die Zeile Kriterium im Entwurfsbereich (siehe Abbildung 15.6). Sie können darin Filterbedingungen eingeben. Sie geben einfach einen in der Tabelle verwendeten Feldinhalt ein – beispielsweise den Namen Müller. BASE setzt die erforderlichen Anführungszeichen davor und danach, wenn Sie sie nicht selbst eingeben. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Auch hier können Sie den Erfolg über den Befehl VORSCHAU im Menü ANSICHT kontrollieren. Für das Formulieren von weitergehenden Filterbedingungen stehen Ihnen verschiedene Operatoren und Befehle zur Verfügung. Auch diese Angaben in der Entwurfsansicht werden automatisch in die entsprechende SQL-Syntax konvertiert. Sie können SQL-Befehle aber auch direkt eingeben.
372
15.2 Wichtige Abfrageaktionen
Abbildung 15.6: Ein einfacher Filter
! Wollen Sie nach Einträgen filtern, die nicht einem Kriterium entsprechen, sondern kleiner, größer oder einfach nur anders sind als der als Kriterium verwendete Wert, können Sie mit logischen Vergleichsoperatoren arbeiten (siehe Tabelle 15.3). Auf diese Weise lassen Sie beispielsweise nur solche Einträge anzeigen, in denen die Zahlenwerte über einem bestimmten Betrag liegen – wie > 20 – oder Texteintragungen, die alphabetisch hinter einem Vergleichstext liegen – wie > "Müller". Operator
Name und Bedeutung
=
ist gleich – der Feldinhalt ist mit dem angegebenen Ausdruck identisch.
<>
ist ungleich – der Feldinhalt entspricht dem angegebenen Ausdruck nicht.
>
ist größer – der Feldinhalt ist größer als der angegebene Ausdruck.
<
ist kleiner – Der Feldinhalt ist kleiner als der angegebene Ausdruck.
>=
ist größer gleich – der Feldinhalt ist größer oder gleich dem angegebenen Ausdruck.
<=
ist kleiner gleich – der Feldinhalt ist kleiner oder gleich dem angegebenen Ausdruck.
Tabelle 15.3: Mit logischen Operatoren formulieren Sie Kriterien.
! Zusätzlich zu diesen vielleicht schon bekannten Operatoren können Sie in den Kriterien andere Befehle zum Einstellen von Bedingungen verwenden (siehe Tabelle 15.4). Sie können bei der Formulierung der Filterkriterien auch Platzhalter einsetzen. Beispielsweise steht das Zeichen ? für ein beliebiges einzelnes Zeichen und das Zeichen * repräsentiert eine beliebige Kette von Zeichen. Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, wird dieser Ausdruck in der internen Syntax des Programms mit dem vorangestellten WIE versehen. Beispielsweise liefert WIE "M?ier" sowohl Maier als auch Meier als Ergebnis.
373
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
Befehl
Bedeutung
IST LEER
Das Datenfeld ist leer. Bei Ja/Nein-Feldern mit drei Zuständen fragt dieser Befehl den unbestimmten Zustand ab (weder Ja noch Nein).
IST NICHT LEER
Das Datenfeld ist nicht leer.
WIE x
Das Datenfeld enthält den angegebenen Ausdruck x. Mit Platzhaltern (* für beliebig viele Zeichen, ? für genau ein Zeichen) geben Sie hierbei an, ob der Ausdruck x am Anfang (x*), am Ende (*x) oder innerhalb des Feldinhalts (*x*) vorkommt.
NICHT WIE x
Das Datenfeld enthält den angegebenen Ausdruck x nicht. Auch hier können Sie mit Platzhaltern arbeiten.
ZWISCHEN x UND y
Das Datenfeld enthält einen Wert, der zwischen den beiden Werten x und y liegt.
NICHT ZWISCHEN x UND y
Das Datenfeld enthält einen Wert, der nicht zwischen den beiden Werten x und y liegt.
IN (a; b; c ...)
Das Datenfeld enthält einen der angegebenen Ausdrücke a, b, c, ... Es können beliebig viele Ausdrücke angegeben werden, das Abfrageergebnis wird durch eine ODER -Verknüpfung ermittelt. Die Ausdrücke können sowohl Zahlen als auch Zeichen sein. Achten Sie auf die Semikola als Trennung in allen Wertelisten!
NICHT IN (a; b; c ...)
Das Datenfeld enthält einen der angegebenen Ausdrücke a, b, c, ... nicht.
= WAHR
Das Datenfeld hat den Wert True.
= FALSCH
Das Datenfeld hat den Wert False.
Tabelle 15.4: Sie können zum Formulieren von Kriterien auch andere Befehle benutzen.
Sie können beim Filtern mehrere Kriterien verwenden und diese entweder über eine UND- oder eine ODER-Bedingung verknüpfen. Eine UND-Verknüpfung zeigt nur Daten an, die beiden Kriterien genügen, bei ODER muss mindestens ein Kriterium zutreffen. Kriterien für eine UND-Verknüpfung von Filterbedingungen werden in andere Spalten in derselben Zeile im Entwurfsbereich eingegeben. Kriterien für eine ODER-Verknüpfung von Filterformeln werden in weitere Zeilen derselben Spalte im Entwurfsbereich eingegeben. Sie können auch einen Mix von UND und ODER verwenden. Für die Reihenfolge der Filterbedingungen gilt, dass die Kriterien von oben nach unten bzw. von links nach rechts ausgewertet werden. Das bedeutet, dass zuerst alle mit ODER verknüpften Kriterien eines Felds verarbeitet werden, bevor die mit UND verknüpften Bedingungen für dieses Feld zum Tragen kommen.
374
15.3 Beziehungen zwischen Tabellen
15.2.5
Parameterabfrage benutzen
Mittels einer Parameterabfrage können Sie erreichen, dass beim Öffnen einer Abfrage zunächst nach dem Wert eines Parameters gefragt wird. Beispielsweise könnten Sie fragen lassen, nach welchem Eintrag im Feld Nachname die Daten gefiltert werden sollen. Nachdem Sie diesen eingegeben und bestätigt haben, werden in der Abfrage nur noch Datensätze ausgegeben, die diesem Wert entsprechen. Um eine solche Parameterabfrage zu formulieren, müssen Sie im Feld Kriterium eine beliebig benennbare Variable in eckige Klammern setzen. Der Name der Variablen braucht nicht mit einem Feldnamen identisch zu sein, kann es aber. Wenn Sie beispielsweise nach einem Nachnamen filtern lassen wollen, können Sie den Eintrag =[Nachname] benutzen. Alternativ können Sie ein Gleichheitszeichen, gefolgt von einem Doppelpunkt, setzen – in der Form =:Nachname. Bei der Ausführung der Abfrage erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie gefragt werden, welchem Ausdruck die Variable Nachname zugeordnet werden soll. Geben Sie für jede Variable der Abfrage einen Wert ein und bestätigen Sie mit OK (siehe Abbildung 15.7).
Abbildung 15.7: Eine Parameterabfrage verlangt die Eingabe eines Werts.
Hinweis Die Formulierung von Parameterabfragen bietet auch den Vorteil, dass eine solche mit Variablen gespeicherte Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt als Grundlage für eine neue Abfrage verwendet werden kann. Parameterabfragen werden auch oft für Unterformulare verwendet, da sie ausschließlich mit Abfragen arbeiten, bei welchen die abzurufenden Werte intern aus einer Variablen gelesen werden.
15.3
Beziehungen zwischen Tabellen
Damit eine Datenbank möglichst effektiv arbeiten kann, sollten Sie bestrebt sein, in den Tabellen nur die Felder zu definieren, die Sie für eine korrekte Arbeitsweise benötigen. Wenn Sie dann Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen abgelegt haben, gemeinsam darstellen wollen, können Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen erreichen. Darüber wurde im vorherigen Kapitel schon gesprochen.
375
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
Hinweis In einer Abfrage kann nicht auf Tabellen aus verschiedenen Datenbanken zugegriffen werden. Abfragen, die auf mehreren Tabellen beruhen, können nur innerhalb einer Datenbank erstellt werden.
15.3.1
Tabellen in der Abfrage verknüpfen
Wenn Sie es nicht bereits beim Entwurf der Tabellen getan haben, können Sie eine Verknüpfung zwischen Tabellen auch innerhalb einer Abfrage definieren. Sorgen Sie zunächst dafür, dass die betreffenden Tabellen im Abfrageentwurf angezeigt werden. Wählen Sie dann NEUE RELATION im Menü EINFÜGEN. Im dann angezeigten Dialogfeld Relationen definieren Sie die Beziehung. Unter Beteiligte Tabellen sind jeweils zwei Tabellen angezeigt, die verbunden werden können. Wenn Sie mehrere Tabellen eingefügt hatten, müssen Sie zunächst die beiden auswählen, zwischen denen die Beziehung definiert werden soll. Über die Liste Beteiligte Felder müssen Sie dann jeweils zwei Datenfelder angeben, die durch eine Relation verbunden werden sollen (siehe Abbildung 15.8).
Abbildung 15.8: Legen Sie die Beziehungen fest.
Unter den Optionen regeln Sie die Art des Verbunds. Abfragen mit unterschiedlichen Verbundarten unterscheiden sich durch die Anzahl der ausgegebenen Datensätze. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung (siehe Tabelle 15.5):
376
15.3 Beziehungen zwischen Tabellen
Art
Bedeutung
Innerer
Die Ergebnistabelle einer Abfrage mit innerem Verbund enthält ausschließlich solche Datensätze, die in den verknüpften Feldern identische Inhalte aufweisen. In SQL stellen Sie diese Art von Verbund mit der entsprechenden WHERE-Klausel her.
Linker
Die Ergebnistabelle einer Abfrage mit linkem Verbund enthält alle Felder der linken Tabelle und nur die Felder der rechten Tabelle, für welche der Inhalt der verknüpften Felder identisch ist. In SQL entspricht ein solcher Verbund dem Befehl LEFT OUTER JOIN.
Rechter
Die Ergebnistabelle einer Abfrage mit rechtem Verbund enthält alle Felder der rechten Tabelle und nur die Felder der linken Tabelle, für welche der Inhalt der verknüpften Felder identisch ist. In SQL entspricht ein solcher Verbund dem Befehl RIGHT OUTER JOIN.
Vollständiger
Bei einem vollständigen Verbund enthält die Ergebnistabelle sämtliche Felder der linken und der rechten Tabelle. In SQL entspricht ein solcher Verbund dem Befehl FULL OUTER JOIN.
Tabelle 15.5: Mehrere Arten des Verbunds stehen zur Verfügung.
Stattdessen können Sie zum Anlegen einer solchen Verknüpfung auch ein Datenfeld einer Tabelle wählen – beispielsweise das Feld Kundennummer aus der Tabelle1 – und es dann bei gedrückt gehaltener Maustaste auf das Datenfeld der anderen Tabelle ziehen – beispielsweise Kundennummer aus der Tabelle2. Wenn Sie nun die Maustaste loslassen, sehen Sie eine Linie, die die beiden Felder in den beiden Fenstern verbindet (siehe Abbildung 15.9). In der resultierenden SQL-Abfrage wird die entsprechende Bedingung eingetragen.
Abbildung 15.9: Die Relation wird durch eine Linie dargestellt.
! Wenn Sie auf die Verbindungslinie zwischen zwei verknüpften Feldern doppelklicken, wird das Dialogfeld Verbundeigenschaften wieder angezeigt. Alternativ können Sie die Verbindungslinie auswählen und dann BEARBEITEN aus dem Kontextmenü dazu wählen.
! Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Tabellen löschen möchten, klicken Sie die Verbindungslinie mit der Maus an und drücken dann die (Entf)-Taste. Sie können auch die entsprechenden Einträge aus der Liste beteiligte Felder im Dialog Verbindungseigenschaften löschen. Der Befehl LÖSCHEN steht auch im Kontextmenü zur Verbindungslinie zur Verfügung. Wenn es bereits definierte Datenbeziehungen zwischen einem Datenfeld in einer Tabelle zu einem Datenfeld in einer anderen Tabelle gibt, dann können Sie auch diese Beziehungen für Ihre Abfrage nutzen.
377
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
15.3.2
Auswirkungen
Je nachdem, welche Option Sie unter der Art der Beziehung eingestellt haben, werden in der Abfrage unterschiedlich viele Datensätze angezeigt:
! Bei Wahl der Option Innerer liefert die Abfrage ausschließlich solche Datensätze, die in den verknüpften Feldern identische Inhalte aufweisen.
! Ist als Art die Option Linker eingestellt, enthält die Abfrage alle Felder der linken Tabelle und nur die Datensätze der rechten Tabelle, für welche der Inhalt der verknüpften Felder identisch ist.
! Entsprechend liefert Rechter alle Felder der rechten Tabelle und nur die Datensätze der linken Tabelle, für welche der Inhalt der verknüpften Felder identisch ist.
! Hatten Sie Vollständiger gewählt, enthält die Ergebnistabelle sämtliche Datensätze der linken und der rechten Tabelle. Daneben ist die Frage, wie viele Datensätze in der Abfrage ausgegeben werden, auch abhängig von der Form der Beziehung:
! Wenn es sich hierbei um eine 1 : 1-Beziehung handelt – wenn also zu jedem Datensatz der einen Tabelle genau ein Datensatz in der anderen Tabelle vorhanden ist, bei denen die Eintragungen in den entsprechenden Feldern übereinstimmen –, liefert die Abfrage bei jeder Art alle Daten aus beiden Tabellen. Damit die Eindeutigkeit der Zuordnung garantiert ist, sollten Sie in diesem Fall Tabellen über Felder verknüpfen, die indiziert sind und bei denen der Index auf Eindeutig gesetzt ist. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Felder mit einem Primärschlüssel versehen.
! Anders verhält es sich bei einer 1 : n-Beziehung, bei der die zur Verknüpfung der Tabellen verwendeten Felder keine eindeutige, sondern eine mehrdeutige Beziehung zulassen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine der Tabellen zwar ein eindeutiges Primärschlüsselfeld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle aber die einzelnen Kundennummern mehrfach auftauchen – beispielsweise im Zusammenhang mit den einzelnen Aufträgen dieser Kunden. In diesem Fall ist die Anzahl der ausgegebenen Datensätze abhängig von der in der Abfrage eingestellten Art. Hinweis Auch der anschließend kurz angesprochene Tabellen-Assistent verfügt über eine zusätzliche Seite, über die Sie beim Erstellen einer neuen Tabelle eine Beziehung zu einer bereits bestehenden Tabelle formulieren können.
378
15.4 Den Abfrage-Assistenten verwenden
15.4
Den Abfrage-Assistenten verwenden
Wenn Sie sich nicht der eben beschriebenen etwas mühevollen Arbeit der Definition von Abfragen unterwerfen wollen, benutzen Sie zum Erstellen einer Abfrage einen der Abfrage-Assistenten. Navigieren Sie – wenn notwendig – zum Datenbankfenster und wählen Sie das Register Abfragen. Doppelklicken Sie auf die Option Abfrage unter Verwendung des Assistenten erstellen. Der Assistent wird gestartet. Die Grundtechniken für die Arbeit kennen Sie schon vom Einsatz des Tabellen-Assistenten her. Nehmen Sie auf den einzelnen Seiten die notwendigen Eingaben vor und bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter.
! Legen Sie im ersten Schritt zunächst im Feld Tabellen fest, welchen Datenbestand Sie als Grundlage der Abfrage benutzen wollen. Anschließend sehen Sie die Namen der Datenbankfelder in der ausgewählten Tabelle oder Abfrage. Ein einzelnes Feld wählen Sie aus, indem Sie darauf klicken. Zum Auswählen mehrerer Felder klicken Sie mit gedrückter (ª)- oder (Strg)-Taste auf alle gewünschten Felder. Der Bereich Felder in Abfrage zeigt alle Felder an, die in die neue Abfrage aufgenommen werden (siehe Abbildung 15.10 links).
! Der folgende Schritt betrifft die Sortierreihenfolge: Wenn Sie eine solche wünschen, geben Sie im Feld Sortieren nach das Feld an, nach dem die erstellte Abfrage sortiert werden soll. Sie können nach bis zu vier Feldern sortieren lassen (siehe Abbildung 15.10 rechts).
Abbildung 15.10: Legen Sie Felder und Sortierreihenfolge fest.
379
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
! Wenn Sie bestimmte Filterbedingungen benutzen wollen, können Sie diese im dritten Schritt des Assistenten festlegen (siehe Abbildung 15.11 links). Aktivieren Sie in diesem Fall die Option Entspricht einigen der folgenden Bedingungen. Legen Sie dann über Feld den Feldnamen für die Filterbedingung, unter Bedingung die Bedingung für den Filter und unter Wert den Wert für die Filterbedingung fest. Wenn Sie mehrere Bedingungen benutzen, werden diese in der Abfrage unter Verwendung eines logischen ODER zusammen verwendet.
! Der Schritt Detail oder Zusammenfassung wird nur angezeigt, wenn die Abfrage numerische Felder enthält, die die Verwendung von Aggregatfunktionen erlauben (siehe Abbildung 15.11 rechts). Sie legen darin fest, ob alle Datensätze der Abfrage angezeigt werden sollen oder nur die Ergebnisse von Aggregatfunktionen. Ist die Option Detaillierte Abfrage aktiviert, werden alle Datensätze der Abfrage angezeigt. Die Alternative dazu – zusammenfassende Abfrage – bewirkt die Anzeige der Ergebnisse in einer Aggregatfunktion. Wählen Sie die Aggregatfunktion und den Feldnamen des numerischen Felds im Listenfeld aus. Über die Schaltfläche mit den Pluszeichen können Sie eine weitere Zeile einfügen. Sie können beliebig viele Aggregatfunktionen eingeben. Das Minuszeichen entfernt die letzte Zeile.
Abbildung 15.11: Bestimmen Sie Suchbedingungen und Aggregatfunktionen.
! Im folgenden Schritt geben Sie an, ob die Ergebnisse der Abfrage gruppiert werden sollen (siehe Abbildung 15.12 links). Im Feld Verfügbare Felder werden alle Felder angezeigt, die zum Gruppieren der Abfrage verwendet werden sollen. Wählen Sie – wie üblich – die Felder
380
15.4 Den Abfrage-Assistenten verwenden
aus, nach denen gruppiert werden soll. Sie dürfen nur Felder, denen keine Aggregatfunktion zugewiesen wurde, zum Gruppieren verwenden. Die gewählten Felder werden unter Gruppieren nach angezeigt.
! Anschließend geben Sie im sechsten Schritt die Bedingungen zum Gruppieren der Abfrage an (siehe Abbildung 15.12 rechts). Dabei gehen Sie im Prinzip genauso vor wie beim Festlegen der Filterbedingungen in Schritt 3: Aktivieren Sie die Option Entspricht einigen der folgenden Bedingungen und legen Sie dann über Felder den Feldnamen für die Gruppierbedingung, unter Bedingung die Bedingung und unter Wert den Wert für die Bedingung fest. Wenn Sie mehrere Bedingungen benutzen, werden diese in der Abfrage unter Verwendung eines logischen ODER zusammen verwendet.
Abbildung 15.12: Legen Sie die Gruppierung fest.
! Im folgenden Schritt können Sie dann optional den vorhandenen Aliasnamen zuweisen (siehe Abbildung 15.13 links). Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie für die Feldnamen selbst Abkürzungen verwenden, die für den nicht eingeweihten Benutzer nicht verständlich sind.
! Im letzten Schritt des Assistenten geben Sie der neuen Abfrage einen Namen (siehe Abbildung 15.13 rechts). Beachten Sie dabei die Regeln zur Namensgebung. Legen Sie auch fest, was als Nächstes getan werden soll. Der Überblick zeigt eine Zusammenfassung der Abfrage an. Kontrollieren Sie diese. Wenn Sie Änderungen wünschen, können Sie über die Schaltfläche Zurück zum entsprechenden Schritt navigieren und diese dort vornehmen. Wählen Sie zum Abschluss der Arbeit mit dem Assistenten die Schaltfläche Fertig stellen.
381
Kapitel 15 – Abfragen benutzen
Abbildung 15.13: Legen Sie Aliasnamen und den Namen für die Abfrage fest.
15.5
Abfragen nutzen
Nachdem Sie die Abfrage – entweder manuell oder über den Assistenten – definiert haben, können Sie das Entwurfsfenster schließen. Denken Sie daran, dass Sie Änderungen im Entwurf vorher speichern. Im Datenbankfenster wird der Name der Abfrage im Bereich Abfragen angezeigt. Sie können sie öffnen und ausführen lassen, indem Sie einen Doppelklick darauf ausführen oder sie nur markieren und auf Datenbankobjekt öffnen klicken. Die Datensätze werden dann – entsprechend der in der Definition festgelegten Bedingungen – angezeigt (siehe Abbildung 15.14). Ihnen stehen die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellendatenansicht zur Verfügung, über die Sie die Datensätze – wie in einer Tabelle – weiter sortieren oder filtern können (siehe Kapitel 14).
Abbildung 15.14: Die Datensätze werden in der Abfrage angezeigt.
Wenn Sie das Ergebnis einer Abfrage ausdrucken wollen, gehen Sie genauso vor, wie es im vorherigen Kapitel für den Ausdruck einer Datentabelle beschrieben wurde.
382
KAPITEL 16
Formulare entwickeln
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, das die Eingabe, Ansicht und Änderung von in Tabellen gespeicherten Daten ermöglicht. Ein solches Formular besteht im Wesentlichen aus einer Arbeitsfläche, auf der verschiedene Typen von Steuerelementen angeordnet werden können. In diesen Steuerelementen werden die vorhandenen Feldinhalte einer Tabelle angezeigt. Wenn Sie dort neue Inhalte eingeben oder vorhandene ändern, werden diese Daten in der zugrunde liegenden Tabelle gespeichert. Je nach Steuerelement gibt es verschiedene Optionen, wie die darin angezeigten Objekte im Formular manipuliert werden können. Formulare bieten Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu den Textdaten der Tabelle die Datenbank mit Bildern, Grafiken, Tabellen, Klängen und Videos zu versehen. Da Sie zu jeder Tabelle mehrere Formulare erstellen können, haben Sie die Möglichkeit, immer nur die gerade benötigten Daten auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen.
16.1
Formular erstellen
Beim Entwurf eines Formulars beginnt man entweder mit einer leeren Arbeitsfläche und fügt darin von Hand alle gewünschten Steuerelemente ein. Oder man lässt mithilfe des FormularAssistenten ein Formular entwerfen, das möglichst nahe an die eigenen Vorstellungen herankommt. Wir wollen zunächst den einfacheren Weg vorstellen.
16.1.1
Der Formular-Assistent
Der Formular-Assistent führt Sie nacheinander durch die einzelnen Schritte zur Erstellung des Formulars. Wählen Sie im Datenbankfenster zunächst die Objektgruppe Formulare und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Formular unter Verwendung des Assistenten erstellen. Das Dialogfeld Formular-Assistent wird angezeigt. Geben Sie auf den einzelnen Seiten die erforderlichen Daten ein und wechseln Sie über die Schaltfläche Weiter zur nächsten Seite.
! Auf der ersten Seite wählen Sie zunächst die Tabelle oder Abfrage, auf deren Daten das neue Formular beruhen soll (siehe Abbildung 16.1 links). Die darin vorhandenen Feldnamen werden angezeigt. Legen Sie dann fest, welche Felder davon Sie in das Formular übernehmen wollen. Übernehmen Sie die Felder gleich in der Reihenfolge, in der sie später im Formular vorkommen sollen. Sie können die Folge aber noch ändern.
! Wenn Sie in der zugrunde liegenden Tabelle Beziehungen zu mindestens einer anderen Tabelle definiert haben, können Sie im zweiten Schritt und den beiden folgenden angeben, dass und wie deren Daten im Formular mit benutzt werden sollen (siehe Abbildung 16.1 rechts). Sie können die Daten dieser verknüpften Tabelle in einem Subformular anzeigen lassen. Das ist ein Formular, das in das Hauptformular eingefügt ist. Geben Sie an, ob ein Subformular verwendet werden soll, und geben Sie die Eigenschaften des Subformulars ein. Darauf werden wir später noch eingehen. Andernfalls lassen Sie die Option Subformular einfügen im zweiten Schritt deaktiviert.
384
16.1 Formular erstellen
Abbildung 16.1: Wählen Sie die Tabelle und die Felder aus.
! Anschließend wählen Sie das Layout für Ihr Formular aus (siehe Abbildung 16.2 links). Unter Anordnung der Datenfelder … haben Sie die Wahl zwischen mehreren Möglichkeiten der Anordnung. Die Optionen oben im Dialogfeld geben an, ob die zu einem Datenfeld gehörenden Beschriftungen – die Feldnamen – rechts- oder linksbündig ausgerichtet werden sollen. Überlegen Sie sich an dieser Stelle genau, welches Layout Sie für Ihr Formular wünschen. Änderungen darin sind später nur sehr schwer zu realisieren. Besser ist es, Sie überzeugen sich von der Wirkung der gewählten Einstellung im Formular selbst, indem Sie das Dialogfeld zur Kontrolle verschieben. Die Optionen im unteren Bereich sind nur ansprechbar, wenn Sie in den Schritten davor die Erstellung eines Subformulars gefordert hatten.
! Der nächste Schritt dient zum Festlegen des Datenbehandlungsmodus für das neue Formular (siehe Abbildung 16.2 rechts). Die erste Option im Dialogfeld – Das Formular wird nur zur Eingabe neuer Daten verwendet. Existierende Daten werden nicht dargestellt. – erklärt sich von selbst. Sie erstellen damit ein Formular, das nur zur Eingabe neuer Daten verwendet wird. Meist werden Sie aber die Alternative – Das Formular zeigt existierende Daten an. – verwenden. In diesem Fall erstellen Sie ein Formular, das zur Anzeige vorhandener Daten und zur Eingabe neuer Daten verwendet werden kann. Zusätzliche Einschränkungen zur Eingabe können Sie durch die dazu untergeordneten Optionen festlegen.
385
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Abbildung 16.2: Legen Sie das Layout und die Eingaberestriktionen fest.
! Legen Sie dann noch den Stil – also die speziellen Formate – für das Formular fest (siehe Abbildung 16.3 links). Unter Stile finden Sie mehrere Alternativen für die Gestaltung des Hintergrunds und die zu verwendenden Schriftarten. Spätestens jetzt empfiehlt es sich, auch einen Blick auf das zu werfen, was sich hinter dem Dialogfeld des Formular-Assistenten abspielt. Nach Wahl einer Option werden deren Auswirkungen im Formularfenster angezeigt. Testen Sie einfach mehrere Möglichkeiten aus. Die rechts unter Feldumrandung aufgelisteten Optionen beschreiben, wie die Felder im Formular dargestellt werden.
! Geben Sie abschließend dem Formular einen Namen (siehe Abbildung 16.3 rechts). Standardmäßig wird der Name der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage verwendet. Entscheiden Sie auch, was als Nächstes getan werden soll. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen. Das Formular wird erstellt, unter dem angegebenen Namen gespeichert und in der gewählten Ansicht geöffnet (siehe Abbildung 16.4). Wenn Sie im letzten Schritt des Assistenten die Option Mit dem Formular arbeiten gewählt haben, wird es in der Datenansicht angezeigt. Sie können darin die dem Formular zugrunde liegenden Daten einsehen, bearbeiten und neue Daten eingeben. Beachten Sie aber die in Schritt 6 des Assistenten formulierten Restriktionen. Auf die Arbeit mit Daten in Formularen werden wir weiter unten in diesem Kapitel noch zu sprechen kommen.
386
16.1 Formular erstellen
Abbildung 16.3: Wählen Sie den Stil und geben Sie dem Formular einen Namen.
Abbildung 16.4: Das Formular zeigt die Daten aus der Tabelle an.
387
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
16.1.2
Ein Formular manuell anlegen
Alternativ zur Arbeit mit dem Assistenten können Sie ein Formular auch von Grund auf selbst entwickeln. Auch dazu wählen Sie im Datenbankfenster zunächst die Objektgruppe Formulare und klicken dann unter Aufgaben auf Formular in Entwurfsansicht erstellen. Ein neues Fenster wird geöffnet, das ein leeres Formular in der Entwurfsansicht anzeigt (siehe Abbildung 16.5).
Abbildung 16.5: Auf dieser Arbeitsfläche werden Sie die Steuerelemente anlegen.
An dieser Stelle ist es wichtig zu wissen, dass dieses Element noch mit keinem Datenbankelement verknüpft ist. Diese Verknüpfung müssen Sie zuerst festlegen und dann die einzelnen Elemente des Formulars – die Steuerelemente – definieren. Dazu – und für verwandte Zwecke – stehen Ihnen die Schaltflächen der Symbolleiste Formularentwurf zur Verfügung, von denen zu diesem Zeitpunkt nur ein Teil ansprechbar ist (siehe Tabelle 16.1). Symbol
Name und Wirkung Auswahl – mit diesem Symbol schalten Sie den Auswahlmodus des Mauszeigers ein oder aus. Der Auswahlmodus dient zum Auswählen der Kontrollfelder des aktuellen Formulars. Entwurfsmodus an/aus – schaltet zwischen Entwurfs- und Datenmodus hin und her.
388
16.1 Formular erstellen
Symbol
Name und Wirkung Kontrollfeld – öffnet ein Dialogfeld zum Bearbeiten der Eigenschaften eines ausgewählten Kontrollfelds.
Formular – zeigt das Dialogfeld Formular-Eigenschaften an. In den Formular-Eigenschaften legen Sie u.a. die Datenquelle und die Ereignisse für das ganze Formular fest.
Formular-Navigator – öffnet den Formular-Navigator. Darin werden alle Formulare und Unterformulare des aktuellen Dokuments sowie deren Kontrollfelder angezeigt.
Feld hinzufügen – öffnet ein Fenster zur Auswahl eines Datenbankfelds, das in das Formular eingefügt werden soll. Aktivierungsreihenfolge – zeigt das Dialogfeld Aktivierungsreihenfolge an. Sie können darüber festlegen, in welcher Reihenfolge die Kontrollfelder bei Betätigung der Tabulatortaste den Fokus erhalten. Im Entwurfsmodus öffnen – damit können Sie ein Formulardokument so speichern, dass es immer im Bearbeitungsmodus geöffnet wird. Das empfiehlt sich dann, wenn Sie das Formular noch entwickeln. Automatischer Kontrollelement-Fokus – wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Öffnen des Dokuments das erste Kontrollfeld im Formular ausgewählt. Ist diese Funktion nicht aktiv, wird beim Öffnen der Text ausgewählt. Unter Aktivierungsreihenfolge legen Sie fest, welches das erste Kontrollelement im Formular ist. Position und Größe – zeigt das Dialogfeld Position und Größe an, über das die Größe oder Position des ausgewählten Objekts verändert werden kann.
Verankerung wechseln – stellt die Verankerungsoptionen für das ausgewählte Objekt ein.
Ausrichtung – richtet die ausgewählten Objekte im Verhältnis zueinander aus. Raster sichtbar – schaltet die Anzeige von Rasterlinien zum Ausrichten von Objekten wie beispielsweise Bildern auf einer Seite ein bzw. aus. Am Raster fangen – richtet Objekte automatisch an vertikalen und horizontalen Rasterlinien aus. Zum Umgehen dieser Funktion halten Sie beim Ziehen eines Objekts mit der Maus die (Strg)-Taste gedrückt.
Hilfslinien beim Verschieben – beim Verschieben von Objekten werden Hilfslinien angezeigt, die die Seiten des Begrenzungsrechtecks des markierten Objekts über den gesamten Arbeitsbereich verlängern. Hierdurch wird das genaue Positionieren der Objekte erleichtert.
Tabelle 16.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Formularentwurf
Denken Sie daran, das Formular zu speichern, nachdem Sie den Formularentwurf erstellt oder Änderungen daran vorgenommen haben. Wählen Sie Speichern im Menü Datei oder verwenden Sie die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste.
389
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
16.1.3
Formular an Tabelle binden
Das bei der eben beschriebenen Methode der manuellen Erstellung eines Formulars erzeugte Dokument ist zunächst einmal nur ein Container – also Behälter – für Formularelemente. Genau genommen handelt es sich dabei um ein Textdokument, in dem Sie auch – wie von der Textverarbeitung her gewohnt – normale Texteingaben vornehmen können. Das erkennen Sie auch an dem blinkenden Cursor und der standardmäßig bereits vorhandenen Absatzendemarke. Beispielsweise könnten Sie oben im Formular eine Beschreibung seiner Aufgabe eingeben. Das funktioniert hier natürlich nur in der Entwurfsansicht. Die wesentliche Aufgabe eines Formulars innerhalb von BASE besteht aber darin, Daten aus einer Tabelle oder Abfrage anzuzeigen. Dazu müssen Sie das Formular an diese Datenbasis binden. Der Formular-Navigator Über die Schaltfläche Formular-Navigator in der Symbolleiste Formularentwurf bringen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, in dem später alle Formulare und Unterformulare des aktuellen Dokuments sowie deren Kontrollfelder angezeigt werden. Verwechseln Sie dieses Element nicht mit dem normalen Navigator im Menü BEARBEITEN oder in der Symbolleiste Standard. Wenn Sie das Formular manuell erstellt haben, zeigt dieser Navigator anfangs bis auf die Überschrift Formulare noch keine weiteren Elemente (siehe Abbildung 16.6 links). Diese müssen Sie zuerst hinzufügen. Später erkennen Sie an dem Pluszeichen vor einem Eintrag, dass ein Element Unterelemente – wie Formulare, Unterformulare oder Kontrollfelder – enthält (Abbildung 16.6 rechts). Wenn Sie auf das Pluszeichen klicken, wird die Liste der vorhandenen Formularelemente eingeblendet. Mit der Auswahl eines Kontrollelements im Formular-Navigator wird das entsprechende Element im Dokument ebenfalls ausgewählt. Wenn Sie einen Namen im Formular-Navigator bearbeiten möchten, klicken Sie darauf und geben einen neuen Namen ein oder verwenden Sie den Befehl im Kontextmenü.
Abbildung 16.6: Der Formular-Navigator zeigt die Elemente an.
390
16.1 Formular erstellen
Ein Formularelement erstellen Bei einem noch leeren Formular sollten Sie zunächst einen Bereich schaffen, in dem später die Steuerelemente zur Anzeige der Tabellendaten gemeinsam abgelegt werden können. Es geht zwar auch ohne diesen vorbereitenden Schritt, er vereinfacht aber später die Organisation. Dazu legen Sie über den Formular-Navigator zunächst ein neues Formular im Container an. Neue Elemente erstellen Sie über das Kontextmenü zu einem bereits vorhandenen Element. Der Befehl NEU darin fügt neue Elemente in das Formular ein. Über den Unterbefehl FORMULAR dazu wird ein neues Formular im Dokument erzeugt. Es wird im Navigator angezeigt (Abbildung 16.6 Mitte). Tabellen oder Abfragen binden Nach dem Erstellen eines solchen Formularelements können Sie die Eigenschaften dafür festlegen. Der wichtigste Schritt dabei besteht darin, die Tabelle festzulegen, deren Daten als Grundlage für das Formular dienen sollen. Das legen Sie im Dialogfeld FormularEigenschaften fest, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Formular in der Symbolleiste Formularentwurf auf den Bildschirm bringen (siehe Abbildung 16.7).
Abbildung 16.7: Für das gesamte Formular können Sie Eigenschaften festlegen.
Im Register Daten sind die Formular-Eigenschaften definiert, die sich auf die mit dem Formular verknüpfte Datenbank bzw. eine darin vorhandene Tabelle oder Abfrage beziehen (siehe Abbildung 16.7 links). Hier geben Sie das als Grundlage für das Formular dienende Element an und entscheiden, ob die Daten vom Benutzer geändert werden dürfen:
! Unter Art des Inhalts können Sie Tabelle oder Abfrage wählen; dann bezieht sich das Formular auf die bestehende Tabelle oder Abfrage, die Sie unter Inhalt angeben.
! Über das Feld Filter können Sie die benötigten Kriterien zum Filtern der Daten im Formular angeben. Die Definition des Filters erfolgt nach SQL-Regeln ohne Verwendung der WHEREKlausel. Sollen beispielsweise alle Datensätze mit dem Vornamen Hubert angezeigt werden, dann geben Sie Vorname = 'Hubert' in das Datenfeld ein. Auch Kombinationen mehrerer Kriterien sind möglich.
391
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
! Unter Sortierung bestimmen Sie die Kriterien zum Sortieren der Daten im Formular. Die Angabe der Sortierkriterien erfolgt nach SQL-Regeln ohne Verwendung der ORDER BY-Klausel. Sollen beispielsweise alle Datensätze einer Datenbank in einem Feld aufsteigend und in einem anderen Feld absteigend sortiert werden, geben Sie Vorname ASC, Name DESC ein (wenn Vorname und Name die Datenfeldnamen sind). Zum Sortieren im Datenmodus können Sie die entsprechenden Symbole in der Formularleiste verwenden.
! Über die Optionen im unteren Bereich der Registerkarte können Sie bestimmen, ob im Formular Daten geändert, hinzugefügt oder gelöscht werden dürfen. Im Register Allgemein können Sie im Feld Name einen Namen für das Formular angeben (siehe Abbildung 16.7 rechts). Unter diesem Namen wird das Formular auch im Formular-Navigator geführt. Weitere Schaltflächen erlauben es Ihnen, ein Formular für Webseiten zu nutzen und es dabei Benutzern zu ermöglichen, Daten einzugeben und über das Internet zu versenden. Die Daten aus den Kontrollfeldern eines Formulars werden an einen per URL angegebenen Server übertragen und können dort verarbeitet werden.
16.2
Steuerelemente einfügen
Nachdem Sie angegeben haben, an welche Elemente der Datenbank ein Formular gebunden sein soll, können Sie im Entwurfsmodus Steuerelemente einfügen, in denen die Daten des zugrunde liegenden Elements angezeigt werden. Zum Einfügen von Steuerelementen bedienen Sie sich der Schaltflächen in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente, die Sie – wenn sie nicht bereits angezeigt wird – über den gleichnamigen Befehl im Menü ANSICHT auf den Bildschirm bringen (siehe Abbildung 16.8).
Abbildung 16.8: Die Symbolleiste Formular-Steuerelemente
Machen Sie sich oberflächlich mit der Bedeutung der Schaltflächen darin vertraut (siehe Tabelle 16.2). In den folgenden Abschnitten werden wir auf die Besonderheiten einiger Steuerelemente noch etwas genauer eingehen. Symbol
Name und Wirkung Auswahl – dient zum Auswählen der Objekte. Zu dieser Schaltfläche wird nach dem Verwenden eines anderen Elements zurückgeschaltet. Entwurfsmodus an/aus – schaltet zwischen Entwurfs- und Datenmodus des Formulars hin und her.
Kontrollfeld – zeigt die Eigenschaften des aktuell markierten Steuerelements an. Formular – wählt das gesamte Formular aus und zeigt die Eigenschaften dafür an.
392
16.2 Steuerelemente einfügen
Symbol
Name und Wirkung Markierfeld – fügt ein Element ein, das auch häufig als Kontrollkästchen bezeichnet wird. Das benutzen Sie, um festzulegen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft.
Textfeld – ein Textfeld dient zur Anzeige von Texten und Zahlenwerten. Formatiertes Feld – erzeugt ein formatiertes Feld. Formatierte Felder sind Textfelder, mit welchen Sie das Format der Ein- und der Ausgaben sowie die gewünschten Grenzwerte vorgeben können. Schaltfläche – dient zum Einfügen einer Befehlsschaltfläche. Diese Funktion können Sie einsetzen, wenn bei einem bestimmten Ereignis, beispielsweise einem Mausklick, ein Befehl ausgeführt werden soll. Diese Schaltflächen können Sie mit Text und Grafiken versehen. Optionsfeld – fügt ein Optionsfeld ein. Optionsfelder dienen zur Auswahl einer von mehreren Optionen. Optionsfelder desselben Funktionsbereichs erhalten denselben Namen (Name-Eigenschaft). In der Regel werden sie mit einem Gruppierungsrahmen versehen.
Listenfeld – fügt ein Listenfeld ein. Daten werden daraus aus einer Liste ausgewählt. Erzeugt ein Listenfeld. Es ermöglicht dem Anwender die Auswahl eines Eintrags aus einer Liste. Ist das Formular an eine Datenbank gebunden und die Datenbankverbindung bereits aktiv, erscheint nach dem Einfügen des Listenfelds in das Dokument automatisch der Listenfeld-Assistent, der Ihnen beim Erstellen dieses Listenfelds hilft.
Kombinationsfeld – erstellt ein Kombinationsfeld. Darüber können Daten entweder eingegeben oder aus einer Drop-down-Liste ausgewählt werden. Erzeugt ein Kombinationsfeld. Kombinationsfelder sind einzeilige Listenfelder mit einer Aufklappliste, in der dem Benutzer verschiedene Optionen zur Auswahl gestellt werden. Kombinationsfelder lassen sich mit dem Attribut „schreibgeschützt“ versehen, so dass die Benutzer keine weiteren Einträge in die Liste einfügen können. Ist das Formular an eine Datenbank angebunden und die Datenbankverbindung aktiv, so öffnet sich beim Einfügen eines Kombinationsfelds in das Dokument automatisch der Kombinationsfeld-Assistent.
Beschriftungsfeld – ein Beschriftungsfeld wird meist zur Beschriftung anderer Steuerelemente verwendet. Der darin angezeigte Text ist für alle Datensätze identisch.
Weitere Steuerelemente – zeigt eine Liste mit weiteren Steuerelementen an. Formularentwurf – dient zum An- und Abschalten der Symbolleiste Formularentwurf. Assistenten an/aus – schaltet die Assistenten für automatische Formularfunktionen ein bzw. aus. Mit diesen Assistenten können Sie die Eigenschaften von Listenfeldern, Steuerelementen für Tabellen und anderen Steuerelementen eingeben.
Tabelle 16.2: Die Schaltflächen der Symbolleiste Formular-Steuerelemente
16.2.1
Techniken zur Eingabe
Steuerelemente können auf verschiedene Weisen in ein Formular eingefügt werden. Welche davon Sie benutzen sollten, hängt von mehreren Dingen ab.
393
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Ein gebundenes Steuerelement einfügen Einerseits können Sie ein Steuerelement in das Formular einfügen, das an ein bestimmtes Feld der Tabelle oder Abfrage bereits gebunden ist. Das ist oft der schnellste Weg, da Sie sich die nachträgliche Zuweisung der Bindung ersparen (siehe weiter hinten). Sie haben aber dabei keine Kontrolle über den Typ des Steuerelements, da dieser vom Programm automatisch gewählt wird.
! Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Feld hinzufügen in der Symbolleiste Formularentwurf. Sie bringen damit das gleichnamige Dialogfeld auf den Bildschirm, in dem die verfügbaren Felder der gebundenen Tabelle oder Abfrage aufgelistet werden (siehe Abbildung 16.9).
Abbildung 16.9: Die verfügbaren Felder werden aufgelistet.
! Markieren Sie dann den Namen des Felds in der Feldliste, für das Sie ein Steuerelement im Formular erstellen wollen. Verschieben Sie den Feldnamen bei gedrückt gehaltener Maustaste an die Stelle im Formular, an der das gebundene Textfeld erscheinen soll. Lassen Sie die Maustaste los. Ein Textfeld wird erstellt, das an den gewählten Feldnamen gebunden ist. Beachten Sie bei der Wahl der Stelle im Formular, dass links vom neuen Steuerelement automatisch ein Bezeichnungsfeld mit eingefügt wird. Positionieren Sie also den Mauszeiger beim Einfügen an der Stelle, an der das Steuerelement selbst erscheinen soll. Die Steuerelemente können Sie auf unterschiedliche Weise in das Formular einfügen. Ein ungebundenes Steuerelement erstellen Die eben beschriebene Methode wählt den Typ des Steuerelements automatisch, meist erzeugt diese Automatik ein Textfeld. Wenn Sie gleich einen besonderen Typ von Steuerelement erstellen wollen, gehen Sie anders vor:
! Klicken Sie zum Einfügen eines Steuerelements zunächst auf die Schaltfläche für das gewünschte Steuerelement in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente. Der Mauszeiger zeigt dann durch ein Fadenkreuz an, dass Sie das Objekt nun im Dokument aufziehen können.
! Setzen Sie den Mauszeiger an die gewünschte Stelle im Formular, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rahmen in der Größe des zu erstellenden Felds auf. Lassen Sie dann die Maustaste los. Das Steuerelement erscheint in der vorher markierten Größe. Um ein quadratisches Kontrollfeld zu erzeugen, halten Sie beim Aufziehen die Taste (ª) gedrückt.
394
16.2 Steuerelemente einfügen
Ein ungebundenes Steuerelement binden Bei der eben beschriebenen Form des Einfügens ist das Objekt noch an kein Feld der Tabelle gebunden. Diese Bindung muss jetzt noch durchgeführt werden, damit im Feld Daten aus der Tabelle angezeigt werden.
! Markieren Sie – wenn notwendig – das im Formular eingegebene Steuerelement, für das Sie die Bindung festlegen oder ändern wollen. Passen Sie aber dabei auf, dass Sie nur ein Feld markieren und nicht das Datenfeld zusammen mit dem eventuell dazugehörenden Bezeichnungsfeld. Das erreichen Sie, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten und auf das Feld klicken.
! Lassen Sie die Eigenschaften für dieses Feld anzeigen. Das erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Kontrollfeld in einer der Symbolleisten Formularentwurf oder Formular-Steuerelemente. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt (siehe Abbildung 16.10). Auf der Registerkarte Daten können Sie im Feld Datenfeld den Namen des gewünschten Felds wählen.
Abbildung 16.10: Die Dateneigenschaften eines Kontrollfelds
Durch die Bindung des Felds an ein Tabellenfeld ist sichergestellt, dass die Daten in diesem Feld der Tabelle im Formular angezeigt und Änderungen sofort in die betreffende Tabelle übernommen werden. Beschriftungsfeld erzeugen Wenn Sie die Feldliste zum Einfügen eines Steuerelements benutzt haben, wird neben dem Steuerelement automatisch auch gleich ein Beschriftungsfeld für das neue eingefügte Feld erstellt, das den Namen der Feldspalte der zugrunde liegenden Tabelle trägt. Diese automatisch erzeugten Bezeichnungsfelder können gelöscht werden, ohne die Funktionsfähigkeit des Formulars oder Berichts zu beeinträchtigen.
395
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Sie können aber auch separate Bezeichnungsfelder einfügen und diese zur Eingabe von festen Texten im Formular verwenden – beispielsweise zur Angabe von Hinweisen oder zur Beschriftung anderer Steuerelemente. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche Beschriftungsfeld in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente. Der Mauszeiger zeigt dann wieder durch ein Fadenkreuz an, dass Sie das Objekt nun im Dokument aufziehen können. Nach dem Einfügen können Sie den im Beschriftungsfeld anzuzeigenden Text über das Feld Titel auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaftenfenster festlegen.
16.2.2
Assistenten verwenden
Die Mehrzahl der Steuerelemente in einem Formular lassen sich mit den eben beschriebenen Methoden ohne weitere Schwierigkeiten definieren. In einigen Fällen – beispielsweise bei Optionsfeldern – müssen Sie nach dem Einfügen noch einige Anpassungen vornehmen; darauf kommen wir später bei der Behandlung der Eigenschaften zu sprechen. Einige Steuerelemente sind etwas schwieriger zu handhaben. Dazu gehört beispielsweise ein Kombinationsfeld oder ein Listenfeld. Für die Arbeit damit können Sie sich aber auch des Steuerelement-Assistenten bedienen, der nach dem Einfügen eines solchen Felds automatisch gestartet wird, wenn die Schaltfläche Assistenten ein/aus in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente aktiviert ist. Bei Kombinations- und Listenfeldern können Sie die zu verwendenden Daten immer aus einer Liste auswählen. Für die Herkunft der Daten in der Liste werden vornehmlich Tabellen oder Abfragen verwendet. Das erlaubt später ein schnelles Ändern der zur Auswahl vorhandenen Alternativen. Sie können diese Alternativen aber auch manuell in die Eigenschaften eintragen. Listenfeld Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Tabelle als Datengrundlage für die Listeneinträge zu verwenden, müssen Sie diese erstellen, bevor Sie das Steuerelement über den Assistenten im Formular erstellen. Definieren Sie dazu eine Tabelle mit mindestens einem Feld und geben Sie in diese die Daten ein, die im Listenfeld als Grundlage gewählt werden sollen – beispielsweise die deutschen Bundesländer. Sorgen Sie dafür, dass hier derselbe Feldtyp verwendet wird wie bei dem Feld, das Sie im Formular als Listenfeld einfügen wollen. Wechseln Sie dann zurück zum Formularentwurf. Sorgen Sie dafür, dass die Schaltfläche Assistenten ein/aus in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente aktiviert ist, und fügen Sie ein Listenfeld in das Formular ein. Der Assistent wird automatisch gestartet:
! Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie eine Tabelle wählen, deren Inhalte als Grundlage für die Einträge der Liste verwendet werden sollen (siehe Abbildung 16.11 links). Klicken Sie auf die Tabelle mit den Inhalten für das Listenfeld und anschließend auf Weiter.
! Im zweiten Schritt werden dann alle in der für die Listeninhalte gewählten Tabelle enthaltenen Felder angezeigt (siehe Abbildung 16.11 rechts). Wählen Sie das Feld aus, dessen Daten im Listenfeld benutzt werden sollen.
396
16.2 Steuerelemente einfügen
Abbildung 16.11: Der Assistent hilft Ihnen bei der Einrichtung eines Listenfelds.
! Im folgenden Schritt müssen Sie angeben, welche Felder aus der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle mit welchem Feld der Liste übereinstimmen sollen. Wählen Sie hier sowohl den Eintrag unter Feld aus der Wertetabelle als auch unter Feld aus der Listentabelle aus. Zum Erstellen eines Listenfelds ist die Arbeit mit dem Assistenten nach einem Klick auf Fertig stellen damit schon beendet. Ein Kombinationsfeld wird mit den vorgenommenen Einstellungen erstellt. Sie können die darüber erzeugten Einstellungen über die Registerkarte Daten in den Eigenschaften kontrollieren (siehe weiter hinten). Kombinationsfeld Die ersten Schritte der Arbeit mit dem Assistenten für ein Kombinationsfeld entsprechen im Wesentlichen der Arbeit beim Erstellen eines Listenfelds. In diesem Fall können Sie aber noch eine weitere Angabe vornehmen. Sie können entscheiden, ob Ihre Auswahl in der Liste später nur im Formular oder auch in der damit verknüpften Tabelle gespeichert werden soll. Meist werden Sie sich für Letzteres entscheiden. Wählen Sie dazu das dafür zu verwendende Tabellenfeld aus (siehe Abbildung 16.12).
397
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Abbildung 16.12: Auch bei einem Kombinationsfeld ist der Assistent behilflich.
16.2.3
Eigenschaften von Steuerelementen
Alle für ein Steuerelement vorgenommenen Einstellungen können Sie über das Dialogfeld Eigenschaften kontrollieren und – bei Bedarf – verändern. Markieren Sie dazu zunächst das Steuerelement. Passen Sie aber wieder auf, dass Sie nur ein Feld markieren und nicht das Datenfeld zusammen mit dem dazugehörenden Bezeichnungsfeld. Das erreichen Sie, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten und auf das Feld klicken. Bei Steuerelementen ohne dazugehörendes Bezeichnungsfeld können Sie auch auf das Steuerelement doppelklicken. Klicken Sie dann auf Kontrollfeld in der Symbolleiste Formular-Eigenschaften. Auf der Registerkarte Allgemein können Sie die Eigenschaften kontrollieren (siehe Abbildung 16.13). Wenn notwendig, führen können Sie hier die gewünschten Änderungen durch. Nach Abschluss der Arbeit an einem Steuerelement können Sie das Dialogfeld schließen oder ein anderes Steuerelement markieren, um dessen Eigenschaften zu bearbeiten. Die in dieser Liste angezeigten Eigenschaften unterscheiden sich hier teilweise je nach Typ des Steuerelements. Die nachfolgende Tabelle beschreibt einige der wichtigsten Eigenschaften für ein Steuerelement vom Typ Textfeld (siehe Tabelle 16.3). Auf besondere Eigenschaften anderer Typen gehen wir anschließend noch ein. Auch Formateigenschaften finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.
398
16.2 Steuerelemente einfügen
Abbildung 16.13: Stellen Sie die Eigenschaften für ein Steuerelement ein. Eigenschaft
Beschreibung
Name
Jedes Kontrollfeld und jedes Formular verfügen über die Eigenschaft Name, die zu seiner Identifikation dient. Der Name wird im Formular-Navigator angezeigt und kann außerdem auch an anderen Stellen als Referenz verwendet werden. Standardmäßig werden alle Kontrollfelder mit einem Namen versehen, der aus der Kombination von Typ und einer Nummer besteht.
Beschriftungsfeld
Gibt eine Quelle für die Beschriftung des Kontrollfelds an. Wenn Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem Textfeld klicken, öffnet sich das Dialogfeld Auswahl Beschriftungsfeld. Wählen Sie eines der verfügbaren Kontrollfelder aus. Entfernen Sie die Markierung aus dem Feld keine Zuordnung, da sonst keine Kontrollfelder als Beschriftungsfelder zugewiesen werden. Bei Optionsfeldern ist als Beschriftungsfeld nur der Text ihres Gruppenrahmens erlaubt. Dieser Text gilt für alle Optionsfelder derselben Gruppe.
Max. Textlänge
Bei Text- und Kombinationsfeldern können Sie vorgeben, wie viele Zeichen die Benutzereingabe maximal umfassen darf. Ist das Kontrollfeld an eine Tabelle gebunden und soll die Textlänge aus der Felddefinition der Datenbank übernommen werden, dann dürfen Sie hier keine Textlänge vorgeben.
Aktiviert
Wenn Sie diese Option auf Ja setzen, können die Formularbenutzer das Kontrollfeld verwenden. Bei Nein ist das Feld nicht verwendbar und wird grau angezeigt.
Nur lesen
Diese Eigenschaft kann allen Kontrollfeldern zugewiesen werden, die für die Eingabe von Text vorgesehen sind. Wenn Sie ein grafisches Kontrollfeld mit Grafiken aus einer Datenbank als schreibgeschützt definieren, können die Benutzer keine neuen Grafiken in die Datenbank einfügen.
Drucken
Hier bestimmen Sie, ob das Kontrollfeld im Dokumentausdruck enthalten ist.
Tabstop
Diese Eigenschaft legt fest, ob ein Kontrollfeld in einem Formular mit der Tabulatortaste ausgewählt werden kann. Bei Nein wird bei Betätigung der Tabulatortaste das Kontrollfeld übersprungen.
399
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Eigenschaft
Beschreibung
Aktivierungsreihenfolge
Sind in einem Formular mehrere Kontrollfelder angeordnet, bewegt ein Druck auf die Tabulatortaste den Fokus auf das jeweils nächste Kontrollfeld. Die Eigenschaft legt die Reihenfolge fest, in der die Kontrollfelder im Formular ausgewählt werden, wenn die Tabulatortaste betätigt wird.
Standardwert
Hier legen Sie den Standardwert für das Kontrollfeld fest. Der Standardwert wird beim Öffnen des Formulars angenommen.
Texttyp
Zeigt Text auf mehreren Zeilen an. Ermöglicht die Verwendung von Zeilenumbrüchen in Textfeldern, so dass mehrere Textzeilen eingegeben werden können. Drücken Sie die Eingabetaste, um einen Zeilenumbruch manuell einzugeben. Wenn Sie Mehrzeilig mit Formatierungen wählen, können Sie dieses Steuerelement nicht an ein Datenbankfeld binden.
Zeichen für Passwörter
Sie können festlegen, welche Zeichen bei der Passworteingabe anstelle der tatsächlich vom Benutzer eingegebenen Zeichen angezeigt werden. Geben Sie den ASCII-Code für das gewünschte Zeichen ein. Welche Zeichen welchem ASCII-Code entsprechen, sehen Sie im Dialogfeld zum Befehl SONDERZEICHEN im Menü EINFÜGEN.
Zusatzinformation
Jedes Kontrollfeld kann mit zusätzlichen Informationen oder einer Beschreibung versehen werden.
Hilfetext
Ermöglicht die Eingabe eines Hilfetexts, der als Tipp zum Kontrollfeld eingeblendet wird. Die Tipp-Hilfe blendet den Text im Benutzermodus ein, wenn die Maus über das Kontrollfeld geführt wird.
Tabelle 16.3: Einige wichtige Eigenschaften von Steuerelementen
Neben diesen fast bei allen Steuerelementen vorhandenen Eigenschaften verfügen die einzelnen Typen noch über Einstellmöglichkeiten, die für diesen Typ spezifisch sind. Auf die wichtigsten davon gehen wir in den folgenden Abschnitten ein. Markierfeld Ein Markierfeld wird unter Windows auch oft als Kontrollkästchen bezeichnet. Ein solches Steuerelement kann in der Datenansicht angeklickt werden, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Die Beschriftung können Sie über die Eigenschaft Titel festlegen. In der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle wird der Status des Felds als Wert vermerkt, wenn das Steuerelement gebunden ist. Wird das Steuerelement in der Datenansicht aktiviert, wird der Wert, den Sie im Eigenschaftenfenster im Register Daten in Referenzwert (ein) eingegeben haben, in das Feld geschrieben. Wird das Steuerelement deaktiviert, wird der Wert aus Referenzwert (aus) in die Zelle kopiert. Die Eigenschaft Dreifacher Status im Register Allgemein gibt an, ob ein Markierfeld außer den Wahrheitswerten WAHR und FALSCH auch NULL-Werte aufweisen darf.
400
16.2 Steuerelemente einfügen
Formatiertes Feld Bei formatierten – und auch anderen – Feldern können Sie mit der Eigenschaft Leere Zeichenfolge ist NULL festlegen, wie leere Zeichenketten zu behandeln sind. Ist diese Eigenschaft auf Ja gesetzt, so wird eine aus einem oder mehreren Leerzeichen bestehende Zeichenkette als NULL-Wert interpretiert und in der Datenbank gespeichert. Ist die Eigenschaft auf Nein gesetzt, wird die Zeichenkette als leerer Wert behandelt. Schaltfläche Eine Schaltfläche erfüllt – unter anderem – dieselbe Aufgabe wie ein Markierfeld. Auch sie wird angeklickt, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Zur Beschriftung editieren Sie den Text oder benutzen die Eigenschaft Titel.
! Über die Eigenschaft Aktion können Sie festlegen, welche Aktion ausgelöst wird. So kann eine Schaltfläche beispielsweise Dateien senden oder die vom Benutzer bedienten Kontrollfelder zurücksetzen (siehe Tabelle 16.4). Die Standardwerte werden in den Eigenschaftendialogen der jeweiligen Schaltflächen festgelegt. Typ
Aktion
Push
Bei Betätigen der Schaltfläche wird keine Aktion ausgelöst.
Submit
Wenn Sie Submit aktivieren, werden die eingegebenen Daten in andere Kontrollfelder des aktuellen Formulars übertragen. Die Zieladresse geben Sie in den Formular-Eigenschaften unter URL an.
Reset
Betätigen der Schaltfläche führt zu einem Zurücksetzen der in anderen Kontrollfeldern vorgenommenen Einstellungen auf die vordefinierten Standardwerte. Der Benutzer hat damit die Möglichkeit, vorgenommene Änderungen innerhalb eines Formulars, die nicht der Standardeinstellung entsprechen, rückgängig zu machen.
URL
Wenn Sie URL wählen, wird ein URL aufgerufen. Die Adresse für den Link legen Sie unter URL fest. Unter Frame können Sie einen Zielframe angeben.
Erster Datensatz
Zeigt den ersten Datensatz im Formular an.
Voriger Datensatz
Zeigt den vorigen Datensatz im Formular an.
Nächster Datensatz
Zeigt den nächsten Datensatz im Formular an.
Letzter Datensatz
Zeigt den letzten Datensatz im Formular an.
Datensatz speichern
Speichert bei Bedarf den aktuellen Datensatz.
Rückgängig: Dateneingabe
Macht die am aktuellen Datensatz vorgenommenen Änderungen rückgängig.
Neuer Datensatz
Zeigt die Einfügezeile im Formular an.
Datensatz löschen
Löscht den aktuellen Datensatz.
Formular aktualisieren
Lädt die zuletzt gespeicherte Version des aktuellen Formulars.
Tabelle 16.4: Schaltflächen können unterschiedliche Aktionen ausführen. 401
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
! Die Eigenschaft Umschalten legt fest, ob eine Schaltfläche eine Umschaltfunktion auslösen soll. Wenn Umschalten auf Ja gesetzt wird, ist das Umschalten zwischen den Zuständen ausgewählt und nicht ausgewählt möglich. Eine Umschaltfläche im Zustand ausgewählt wird eingedrückt dargestellt.
! Wenn Sie die Eigenschaft Standardschaltfläche setzen, wird die entsprechende Schaltfläche durch Drücken der Eingabetaste betätigt. Wird ein Dialog bzw. ein Formular geöffnet und keine weitere Aktion durchgeführt, so ist die Schaltfläche mit dieser Eigenschaft die Standardschaltfläche. Diese Eigenschaft sollte deshalb stets nur einer Schaltfläche im Formular zugewiesen werden. Optionsfeld Auch Optionsfelder dienen dazu, anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Im Unterschied zu Markierfeldern und Schaltflächen benutzt man diese Form meist für die Auswahl aus einer Gruppe von mehreren, sich gegenseitig ausschließenden Alternativen. Damit das garantiert ist, müssen Sie allen Optionsfeldern in einer Gruppe im Feld Name denselben Namen geben. Über diese Namensgebung bestimmen Sie also die Gruppe. Mithilfe von Gruppierungsrahmen lassen sich gruppierte Optionsfelder optisch als solche kennzeichnen (siehe weiter hinten). Unter Standardstatus bestimmen Sie, ob eines der Optionsfelder in der Gruppe standardmäßig ausgewählt ist. Beim Öffnen des Formulars wird dieser Zustand angenommen. Wie bei einem Markierfeld wird der Status des Felds in der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle als Wert vermerkt. Ist es aktiviert, wird der Wert, den Sie im Eigenschaftenfenster im Register Daten in Referenzwert (ein) eingegeben haben, in das Feld geschrieben. Wird das Steuerelement deaktiviert, wird der Wert aus Referenzwert (aus) in die Zelle kopiert. Listenfeld Listenfelder können mit der Eigenschaft Aufklappbar versehen werden. Aufklappbare Listenfelder weisen eine zusätzliche Pfeilschaltfläche auf. Im Datenmodus öffnet ein Mausklick auf diesen Pfeil die Liste der vorhandenen Einträge. Mit Anzahl der Zeilen können Sie in diesem Fall festlegen, wie viele Zeilen im aufgeklappten Zustand angezeigt werden. Über Mehrfachselektion legen Sie fest, ob die Benutzer mehrere Einträge auswählen können. Mit der Eigenschaft Standardselektion bestimmen Sie, welcher der Listeneinträge standardmäßig ausgewählt ist. Der erste Listeneintrag hat die Nummer 0, der nächste 1 usw. Im Register Daten regeln Sie, welche Daten in der Liste angezeigt werden sollen. Die Eigenschaft Art des Listeninhalts bestimmt die Daten, mit welchen die Listen gefüllt werden sollen: Bei Auswahl der Option Werteliste werden alle im Feld Listeneinträge des Registers Allgemein definierten Einträge angezeigt. Sie können aber auch den Inhalt einer Tabelle und Abfrage festlegen. Legen Sie in diesem Fall unter Listeninhalt das Objekt fest, auf das sich der Inhalt des Listenfelds beziehen soll. Die Eigenschaft Gebundenes Feld bestimmt, welches Datenfeld einer verknüpften Tabelle oder Abfrage im Formular angezeigt wird: Der Eintrag 0 verknüpft die erste Spalte der Tabelle, 1 die zweite usw.
402
16.2 Steuerelemente einfügen
Kombinationsfeld Kombinationsfelder zeigen etwa dieselben Eigenschaften wie Listenfelder. Es gelten aber einige Besonderheiten: Ist die Eigenschaft Automatisch füllen aktiviert, so wird während der Benutzereingabe eine Auswahl vorhandener Einträge zur Vervollständigung der Eingabe angeboten.
16.2.4
Weitere Steuerelemente
Außerdem stehen Ihnen noch zusätzliche Steuerelemente zur Verfügung, deren Schaltflächen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weitere Steuerelemente (Schaltfläche) in der Symbolleiste Formular-Steuerelemente anzeigen lassen können (siehe Tabelle 16.5). Die Eingabe dieser Instrumente erfolgt wie oben beschrieben. Symbol
Name und Wirkung Drehfeld – erzeugt ein Drehfeld. Bildlaufleiste – erzeugt eine Bildlaufleiste. Grafische Schaltfläche – erzeugt eine grafische Schaltfläche. Diese hat – abgesehen von der grafischen Darstellung – dieselben Eigenschaften wie eine normale Schaltfläche. Grafisches Kontrollfeld – diese Schaltfläche dient ausschließlich dazu, Bilder einer Datenbank aufzunehmen. Das Kontrollfeld muss dabei auf ein Datenbankfeld vom Typ Bild verweisen.
Datumsfeld – erzeugt ein Datumsfeld. Zeitfeld – erzeugt ein Uhrzeitfeld. Wenn Sie das Formular mit einer Datenbank verknüpfen, können die Zeitwerte aus der Datenbank in das Formular übernommen werden. Uhrzeitfelder lassen sich anhand der Auf- und Abwärtspfeile problemlos von den Benutzern bearbeiten. Je nach Cursorposition wird der Wert für die Stunde, die Minute oder die Sekunden erhöht oder verringert.
Dateiauswahl – erzeugt eine Schaltfläche für die Dateiauswahl. Numerisches Feld – erzeugt ein numerisches Feld. Wenn Sie das Formular mit einer Datenbank verknüpfen, können die numerischen Werte aus der Datenbank in das Formular übernommen werden.
Währungsfeld – erzeugt ein Währungsfeld. Bei Formularen, die mit einer Datenbank verknüpft sind, lassen sich die Inhalte von Währungsfeldern aus der Datenbank in das Formular übernehmen. Maskiertes Feld – erzeugt ein maskiertes Feld. Maskierte Felder bestehen aus einer Eingabe- und einer Zeichenmaske. Die Eingabemaske bestimmt, welche Daten eingegeben werden können. Mit der Zeichenmaske bestimmen Sie, welchen Inhalt das maskierte Feld beim Laden des Formulars aufweist.
403
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Symbol
Name und Wirkung Gruppierungsrahmen – erzeugt einen Rahmen, der mehrere Kontrollfelder optisch als zusammenhängende Gruppe kennzeichnet. Mit Gruppierungsrahmen können Sie beispielsweise Optionsfelder zusammenfassen, um sie als Gruppe erkennbar zu machen. Wenn Sie einen Gruppierungsrahmen in das Dokument einfügen, startet der Gruppenelement-Assistent, der ein einfaches Erstellen einer Optionsgruppe ermöglicht.
Tabellenkontrollfeld – erstellt ein Kontrollfeld für eine Datenbanktabelle. Wenn Sie ein neues Tabellenkontrollfeld erstellen, erscheint automatisch der Tabellenelement-Assistent, der Ihnen beim Erstellen des Kontrollfelds hilft. Navigationsleiste – erzeugt eine Navigationsleiste. Mit der Navigationsleiste können Sie durch die Datensätze einer Datenbank bzw. ein Datenbankformular blättern. Die Steuerelemente dieser Navigationsleiste funktionieren genauso wie die Steuerelemente der Standardnavigationsleiste in StarOffice.
Tabelle 16.5: Die Schaltflächen der Symbolleiste Weitere Steuerelemente
Die Eigenschaften einiger dieser Steuerelemente bedürfen vielleicht einer zusätzlichen Erklärung. Drehfeld Für ein Drehfeld können Sie im Register Allgemein der Eigenschaften bestimmte Vorgaben einstellen: Standardwert bestimmt die beim Öffnen des Formulars automatisch angezeigten Werte. Mit Min. Wert und Max. Wert geben Sie an, in welchem Bereich der Benutzer den Bereich regeln darf. Intervall bestimmt Intervalle, die bei jeder Aktivierung des Drehfeldsteuerelements addiert oder subtrahiert werden sollen. Tipp Auch numerische Felder, Währungsfelder, Datums- und Zeitfelder können als Drehfelder in das Formular eingefügt werden. Dazu stellen Sie die Eigenschaft Drehfeld des betreffenden Felds auf Ja.
Bildlaufleiste Für eine eingefügte Bildlaufleiste können Sie die folgenden Bildlaufleisteneigenschaften festlegen: Min. Bildlaufwert und Max. Bildlaufwert legen die Mindesthöhe bzw. -breite und maximale Höhe bzw. Breite einer Bildlaufleiste fest. Ausrichtung bestimmt die Ausrichtung der Bildlaufleiste (horizontal oder vertikal). Kleine Änderung legt den Mindestwert für den Bildlauf beim Klicken auf die Pfeile der Bildlaufleiste fest, Große Änderung gibt den Betrag an, um den die Bildlaufleiste den Bildlauf durchführt, wenn Sie zwischen den Bildlaufschieber und einen Pfeil der Bildlaufleiste klicken.
404
16.2 Steuerelemente einfügen
Grafische Schaltfläche Eine grafische Schaltfläche hat zunächst dieselben Eigenschaften wie eine normale Schaltfläche. Sie verfügt aber über die Eigenschaft Grafik, mit der Sie den Pfad und den Dateinamen der auf der Schaltfläche anzuzeigenden Grafik angeben können. Wenn Sie die Grafikdatei über die Schaltfläche mit den drei Punkten auswählen, werden Pfad und Dateiname automatisch in das Textfeld eingetragen. Grafisches Kontrollfeld Ein grafisches Kontrollfeld dient dazu, Bilder einer Datenbank aufzunehmen. Das Kontrollfeld muss dabei auf ein Datenbankfeld vom Typ Bild verweisen. Über die Eigenschaft Skalieren legen Sie fest, ob die Grafik an die Größe des Steuerelements angepasst werden soll. Wenn Sie Nein wählen, wird die Originalgröße der Grafik verwendet. Datumsfeld In einem Datumsfeld legen Sie unter Standarddatum das Datum fest, das beim Öffnen des Formulars angezeigt werden soll. Wenn Sie keinen Wert eingeben, wird das aktuelle Datum eingefügt. Min. Datum bestimmt das früheste Datum, das die Benutzer eingeben können, Max. Datum gibt ein Datum an, das nicht überschritten werden darf. Wenn Sie die Eigenschaft Drehfeld des Felds auf Ja stellen, lassen sich Datumsfelder anhand der Auf- und Abwärtspfeile problemlos von den Benutzern bearbeiten. Je nach Position der Markierung wird der Wert für den Tag, den Monat oder das Jahr erhöht oder verringert. Wenn Sie die Eigenschaft Aufklappen auf Ja schalten, so kann der Anwender unterhalb des Datumsfelds einen Kalender zur Auswahl eines Datums aufklappen. Zeitfeld Ein Zeitfeld benutzt im Prinzip dieselben Eigenschaften wie ein Datumsfeld, nur werden sie hier anders benannt. Beispielsweise legt Standardzeit die Standarduhrzeit fest, die beim Öffnen des Formulars angezeigt wird. Numerisches Feld Für numerische Felder lässt sich der niedrigste und höchste als Benutzereingabe zulässige Wert über die Eigenschaften Min. Wert und Max. Wert festlegen. Auch die Vorgabe eines Standardwerts ist möglich. Währungsfeld Ein Währungsfeld benutzt dieselben Eigenschaften wie ein numerisches Feld. Zusätzlich können Sie das Währungssymbol vordefinieren, indem Sie für die Eigenschaft Währungssymbol ein Zeichen oder eine Zeichenkette eingeben. Über Symbol voranstellen bestimmen Sie, ob bei Verwendung von Währungsfeldern das Währungssymbol vor oder hinter der Zahl eingefügt werden soll. Standardmäßig wird das Währungssymbol nachgestellt.
405
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Gruppierungsrahmen Gruppierungsrahmen haben eine rein optische Wirkung. Sie dienen zur Aufnahme mehrerer Steuerelemente vom Typ Kontrollkästchen, Optionsfeld oder Umschaltfläche, die alle denselben Sachverhalt betreffen. Mit der Eigenschaft Titel geben Sie die im Formular angezeigte Beschriftung für den Rahmen an. Wenn Sie einen Gruppierungsrahmen über bereits vorhandene Kontrollfelder ziehen und nachträglich ein Kontrollfeld auswählen möchten, dann müssen Sie zuerst im Kontextmenü des Gruppierungsrahmens den Befehl GANZ NACH HINTEN im Untermenü ANORDNUNG wählen. Anschließend können Sie ein Kontrollfeld auswählen, wenn Sie beim Mausklick auf das Kontrollfeld die (Strg)-Taste gedrückt halten. Bilder Wenn Sie zu den einzelnen Datensätzen im Formular Bildelemente – beispielsweise Fotos von Kontaktpersonen – anzeigen möchten, benötigt die zugrunde liegende Tabelle ein Feld, das geeignet ist, derartige Daten aufzunehmen. Dazu dient der Felddatentyp Bild. Um Bilder im Formular anzuzeigen, fügen Sie ein Steuerelement vom Typ Grafisches Kontrollfeld in der Entwurfsansicht dem Formular hinzu und verknüpfen dieses mit dem entsprechenden Tabellenfeld. Schalten Sie dann um zur Datenansicht, markieren Sie das Steuerelement für das Bild und wählen Sie EINFÜGEN/BILD/AUS DATEI oder benutzen Sie den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenü zum Feld. Im Dialogfeld Grafik einfügen navigieren Sie zum Ordner mit der Bilddatei, markieren diese und bestätigen über Öffnen (siehe Abbildung 16.14).
Abbildung 16.14: Wählen Sie ein Bild aus.
406
16.2 Steuerelemente einfügen
16.2.5
Unterformulare
Unterformulare dienen zur Aufnahme eines untergeordneten eingebetteten Formulars. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie die Daten von über eine 1 : n-Beziehung miteinander verknüpften Tabellen in einem Formular darstellen wollen. Über die Bedeutung dieser Beziehung haben wir schon in den beiden vorherigen Kapiteln ausführlicher gesprochen. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Anzeige von Kundendaten im Hauptformular und die Anzeige aller zu einem Kunden gehörenden Aufträge in einem eingebetteten Unterformular. Assistenten verwenden Sollten Sie als Grundlage für das Formular eine Tabelle verwenden, bei der ein Feld an ein Feld einer anderen Tabelle gebunden ist, stehen Ihnen im Formular-Assistenten zwei weitere Schritte zur Verfügung. Dazu müssen Sie im zweiten Schritt die Option Subformular hinzufügen aktivieren (siehe weiter vorne). Sie können dann wählen, ob Sie eine bereits definierte Beziehung benutzen wollen oder eine, die auf einer manuellen Auswahl von Feldern basiert. Nach einem Klick auf Weiter geben Sie die Tabelle oder Abfrage an, die zur Erstellung des Formulars benötigt wird, und welche Felder in das Subformular aufgenommen werden sollen (siehe Abbildung 16.15 links). Wählen Sie zuerst die gewünschte Tabelle oder Abfrage. Nach dieser Wahl werden in der Liste Vorhandene Felder die Namen der Datenbankfelder angezeigt. Wählen Sie hier – wie gewohnt – die gewünschten aus. Nach einem weiteren Klick auf Weiter müssen Sie angeben, welche Felder in Beziehung stehen (siehe Abbildung 16.15 rechts). Unter Erstes untergeordnetes Feld wählen Sie das Subformularfeld, das mit dem Hauptformularfeld verknüpft wird, unter Erstes übergeordnetes Feld wählen Sie das dazugehörende Hauptformularfeld. Sie können die Bindung auch für weitere Felder formulieren. Fahren Sie dann mit den weiteren Schritten des Assistenten fort. Im Schritt Anordnung der Kontrollfelder können Sie jetzt auch festlegen, wie die Felder im Unterformular angeordnet werden sollen. Nach Abschluss der Arbeit wird neben den Feldern für die Haupttabelle ein Feld für das Unterformular erstellt (siehe Abbildung 16.16).
407
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Abbildung 16.15: Zwei Schritte im Assistenten dienen zur Definition eines Unterformulars.
Abbildung 16.16: Der Entwurf beinhaltet ein Unterformular.
408
16.2 Steuerelemente einfügen
Unterformular manuell erstellen Zum Einfügen eines Unterformulars in ein bereits vorhandenes verwenden Sie wieder den Formular-Navigator. Markieren Sie darin die Ebene des Hauptformulars, öffnen Sie das Kontextmenü, wählen Sie NEU und dann FORMULAR. Ein neues Unterformular wird erstellt (siehe Abbildung 16.17).
Abbildung 16.17: Über den Formular-Navigator erstellen Sie ein Unterformular.
Sie müssen anschließend noch einige Eigenschaften festlegen. Besonders wesentlich ist hier die Frage der Bindung der Tabellen. Diese können Sie festlegen oder kontrollieren, indem Sie das Register Daten der Eigenschaften für dieses Steuerelement anzeigen lassen (siehe Abbildung 16.18).
Abbildung 16.18: Stellen Sie die Eigenschaften für ein Unterformular ein.
! Geben Sie im Feld Inhalt an, welche Tabelle für die Anzeige im Unterformular verwendet werden soll.
! Verknüpfen von beschreibt, welches Element des Unterformulars zur Bindung benutzt wird. ! Verknüpfen nach gibt das Element im Hauptformular an, an das das Element in Verknüpfen von gebunden wird. Sie können anschließend Steuerelemente in das Unterformular eingeben. Gehen Sie dabei genauso vor wie bei der Eingabe von Steuerelementen im Hauptteil des Formulars.
409
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
16.2.6
Ereignisbehandlung
Sie können Programmereignissen in einem Formular bestimmte Makros zuweisen. Ein so zugewiesenes Makro wird jedes Mal automatisch ausgeführt, wenn das angegebene Ereignis eintritt. Diese Makros müssen Sie selbst erstellen; Sie können sie nicht – wie bei den Programmen WRITER oder CALC – aufzeichnen lassen. Zum Erstellen der Makros benötigen Sie gewisse Grundkenntnisse in Basic und die Makros sollten definiert worden sein, bevor Sie sie zuweisen können. Welche Ereignisse ein Makro auslösen können, verrät Ihnen die Registerkarte Ereignisse im Dialogfeld zu den Eigenschaften. Für das Formular als Ganzes und für einzelne Steuerelemente stehen unterschiedliche Ereignisse zur Verfügung (siehe Abbildung 16.19).
Abbildung 16.19: Ereignisse können Makroaktionen auslösen.
Bei Kontrollfeldern stehen Ihnen je nach Art des Kontrollfelds unterschiedliche Ereignisse zur Verfügung. Im Register Ereignisse sind nur die für das ausgewählte Kontrollfeld und den jeweiligen Kontext verfügbaren Ereignisse aufgeführt (siehe Tabelle 16.6). Ereignis
Beschreibung
Modifiziert
Tritt ein, wenn das Kontrollfeld den Fokus verliert und sich sein Inhalt seit Erhalt des Fokus geändert hat.
Text modifiziert
Findet statt, wenn ein Text in ein Eingabefeld eingegeben oder ein bereits darin vorhandener Text geändert wird.
Status geändert
Tritt bei einer Änderung des Kontrollfeldzustands ein.
Bei Fokuserhalt
Tritt ein, wenn das Kontrollfeld den Fokus erhält.
Bei Fokusverlust
Tritt ein, wenn das Kontrollfeld den Fokus verliert.
410
16.2 Steuerelemente einfügen
Ereignis
Beschreibung
Nach Tastendruck
Findet statt, wenn eine beliebige Taste betätigt wird, während das Kontrollfeld den Fokus hat. Dieses Ereignis kann zur Kontrolle von Einträgen mit einem Makro verknüpft werden.
Taste losgelassen
Findet statt, wenn eine beliebige Taste losgelassen wird, während das Kontrollfeld den Fokus hat.
Maus innerhalb
Tritt ein, wenn sich die Maus innerhalb des Kontrollfelds befindet.
Mausbewegung bei Tastendruck
Findet statt, wenn die Maus gezogen wird, während eine Taste auf der Tastatur gedrückt wird.
Mausbewegung
Tritt ein, wenn die Maus über dem Kontrollfeld bewegt wird.
Maustaste gedrückt
Tritt ein, wenn die Maustaste gedrückt wird, während sich der Mauszeiger über dem Kontrollfeld befindet.
Maustaste losgelassen
Tritt ein, wenn die Maustaste losgelassen wird, während sich der Mauszeiger über dem Kontrollfeld befindet.
Maus außerhalb
Tritt ein, wenn sich die Maus außerhalb des Kontrollfelds befindet.
Vor dem Aktualisieren
Tritt ein, bevor der vom Benutzer geänderte Kontrollfeldinhalt in die Datenquelle geschrieben wird. Das Makro kann hier beispielsweise den Vorgang verhindern.
Nach dem Aktualisieren
Tritt ein, nachdem der vom Benutzer geänderte Kontrollfeldinhalt in die Datenquelle geschrieben wurde.
Vor dem Zurücksetzen
Tritt ein, bevor ein Formular – beispielsweise durch einen Klick auf eine Reset-Schaltfläche – zurückgesetzt wird. Das angebundene Makro kann hier beispielsweise den Vorgang verhindern.
Nach dem Zurücksetzen
Tritt ein, nachdem ein Formular zurückgesetzt wurde.
Tabelle 16.6: Einige Ereignisse für Kontrollfelder
Bei Verwendung von an ein Formular gebundenen Ereignissen können Sie beispielsweise eine Fehlermeldung anzeigen, das Löschen von Datensätzen bestätigen oder eine Überprüfung von Eingaben beim Speichern eines Datensatzes starten (siehe Tabelle 16.7). Ereignis
Beschreibung
Beim Laden
Findet direkt nach dem Laden des Formulars statt.
Fehler aufgetreten
Findet statt, wenn beim Zugriff auf die Datenquelle ein Fehler auftritt. Dies gilt für Formulare, Listen- und Kombinationsfelder.
Löschen bestätigen
Tritt ein, sobald Daten aus dem Formular gelöscht werden. Dabei kann beispielsweise das zugewiesene Makro einen Bestätigungsdialog öffnen.
Nach dem Datensatzwechsel
Tritt ein, direkt nachdem der aktuelle Datensatzzeiger geändert wurde.
Nach der Datensatzaktion
Tritt ein, direkt nachdem der aktuelle Datensatz geändert wurde.
411
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Ereignis
Beschreibung
Vor dem Aktualisieren
Tritt ein, bevor der vom Benutzer geänderte Kontrollfeldinhalt in die Datenquelle geschrieben wird. Das angebundene Makro kann hier beispielsweise „FALSCH“ zurückgeben und so den Vorgang verhindern.
Nach dem Aktualisieren
Tritt ein, nachdem der vom Benutzer geänderte Kontrollfeldinhalt in die Datenquelle geschrieben wurde.
Vor dem Zurücksetzen
Tritt ein, bevor ein Formular zurückgesetzt wird. Das angebundene Makro kann hier beispielsweise den Vorgang verhindern.
Nach dem Zurücksetzen
Tritt ein, nachdem ein Formular zurückgesetzt wurde.
Vor dem Datensatzwechsel
Tritt ein, bevor der aktuelle Datensatzzeiger geändert wird. Das angebundene Makro kann hier beispielsweise den Vorgang verhindern.
Vor dem Entladen
Tritt ein, bevor das Formular entladen, also von seiner Datenquelle getrennt wird.
Vor dem erneuten Laden
Tritt ein, bevor das Formular neu geladen wird. Der Dateninhalt wurde noch nicht aktualisiert.
Vor der Datensatzaktion
Tritt ein, bevor der aktuelle Datensatz geändert wird. Dabei kann beispielsweise das zugewiesene Makro einen Bestätigungsdialog öffnen.
Tabelle 16.7: Einige Ereignisse für Formulare
Wenn Sie bereits das entsprechende Makro definiert haben, können Sie durch einen Klick auf eine der Schaltflächen mit den drei Punkten das Dialogfeld Makro zuweisen anzeigen lassen, in dem die Ereignisse und – später – die diesen zugewiesenen Makros aufgelistet werden (siehe Abbildung 16.19). Ein Klick auf Zuweisen öffnet das Dialogfeld Makro-Selektor, über das Sie ein Makro auswählen können. Aufheben löscht die Makrozuweisung für das ausgewählte Ereignis.
Abbildung 16.20: Ereignisse können Makroaktionen auslösen.
412
16.3 In Formularen arbeiten
16.2.7
Aktivierungsreihenfolge
Die Reihenfolge, in der die Steuerelemente ausgewählt werden, wenn Sie in der Datenansicht des Formulars die (ÿ)-Taste betätigen, können Sie über einen Index bestimmen. Diesen können Sie einerseits über die Eigenschaft Aktivierreihenfolge für jedes Steuerelement individuell festlegen. Sinnvoller ist es aber, diese Einstellungen über das Dialogfeld vorzunehmen, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dieser Eigenschaft oder auf die Schaltfläche Aktivierungsreihenfolge in der Symbolleiste Formularentwurf auf den Bildschirm bringen (Abbildung 16.21).
Abbildung 16.21: Legen Sie die Reihenfolge der Aktivierung fest.
Unter Kontrollelemente sind alle Steuerelemente des Formulars in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie über die Taste (ÿ) angesprochen werden. Wenn Sie die Position eines Kontrollfelds in der Aktivierungsreihenfolge ändern möchten, wählen Sie es zunächst aus. Mit Index kleiner verschieben Sie die Position nach vorne, mit Index größer nach hinten. Auto Sortierung ordnet die Reihenfolge gemäß ihrer Position im Formular automatisch.
16.3
In Formularen arbeiten
Nachdem Sie die manchmal etwas mühselige Arbeit der Definition eines Formulars in der Entwurfsansicht abgeschlossen haben, können Sie in der Datenansicht des Formulars die in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vorhandenen Daten kontrollieren, bearbeiten oder weitere Datensätze eingeben (siehe Abbildung 16.22). Das ist meist einfacher und bequemer als die Arbeit in der Tabelle selbst, da im Formular die einzelnen Felder eines Datensatzes zusammenhängend und in einer ansprechenden Form präsentiert werden können.
413
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Abbildung 16.22: Im Formular werden die Daten aus der Tabelle angezeigt.
Hinweis Wahrscheinlich werden Sie aber erst bei der Arbeit in der Datenansicht des Formulars merken, dass Sie bestimmte Einstellungen im Entwurf noch ändern wollen oder müssen. Wählen Sie dazu die Entwurfsansicht, führen Sie die Änderungen durch und speichern Sie sie. Schalten Sie anschließend zurück.
16.3.1
Daten eingeben und korrigieren
Das Formular ermöglicht aufgrund seiner Darstellung eine bequeme Form der Eingabe von Daten. Die Prinzipien dafür sind aber dieselben wie schon für die Tabellen beschrieben. Wenn das Formular auf einer Tabelle basiert, ist die Voraussetzung nur, dass sowohl das Formular als auch die entsprechenden Steuerelemente eine Eingabe oder Änderung von Daten erlauben. Basieren die Daten auf einer Abfrage, können Sie sie nur bearbeiten, wenn eine Bearbeitung auch in der Abfrage möglich ist. Datensätze ansteuern Zum Bewegen zwischen den einzelnen Datensätzen im Formular und zu anderen Zwecken dienen die Schaltflächen in der Symbolleiste Formular-Navigation, die standardmäßig am unteren Rand angezeigt wird (siehe Tabelle 16.8). Schaltfläche
Name und Wirkung Suchen – in Formularen und Datenbanktabellen können Sie Datenfelder, Listenfelder und Markierfelder nach bestimmten Werten durchsuchen.
Datensatznummer – zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes an. Geben Sie hier eine Zahl ein und bestätigen Sie mit (¢), um zu diesem Datensatz zu wechseln. Erster Datensatz – zeigt den ersten Datensatz an.
414
16.3 In Formularen arbeiten
Schaltfläche
Name und Wirkung Vorheriger Datensatz – zeigt – wenn möglich – den vorherigen Datensatz an. Nächster Datensatz – zeigt – wenn möglich – den nächsten Datensatz an. Letzter Datensatz – zeigt den letzten Datensatz an. Neuer Datensatz – erstellt einen neuen leeren Datensatz. Datensatz speichern – speichert den aktuellen Datensatz der Datenbanktabelle. Rückgängig – macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Datensatz löschen – löscht den aktuellen Datensatz aus der Tabelle. Aktualisieren – aktualisiert die angezeigten Daten. Wenn mehrere Benutzer an derselben Datenbank arbeiten, lässt sich mit dieser Funktion stets der aktuelle Stand anzeigen.
Sortieren – dient zum Festlegen der Sortierkriterien für die Datenanzeige. Aufsteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (A–Z), numerische Felder in aufsteigender Reihenfolge (0–9) sortiert. Absteigend sortieren – Textfelder werden in alphabetischer Reihenfolge (Z–A), numerische Felder in absteigender Reihenfolge (9–0) sortiert.
AutoFilter – filtert die Datensätze nach dem Inhalt des aktuell ausgewählten Datenfelds.
Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und ungefilterter Ansicht der Tabelle um.
Formularbasierender Filter – öffnet einen Modus, in dem die Felder des Formulars zur Eingabe von Filterkriterien genutzt werden können.
Filter entfernen – verwirft die Filtereinstellungen und zeigt alle Datensätze der aktuellen Tabelle an. Datenquelle als Tabelle – hier zeigen Sie in der Datenquellenansicht die Tabelle an, die mit dem aktuellen Dokument verbunden ist.
Tabelle 16.8: Schaltflächen können unterschiedliche Aktionen ausführen.
Bei eingefügten Unterformularen finden Sie zwei oder noch mehr Navigationsleisten. Die unterste davon ist jeweils für die Steuerung des Hauptformulars verantwortlich.
415
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Zwischen Feldern navigieren Zur Navigation zwischen den Feldern klicken Sie das zu bearbeitende Feld an oder benutzen Tastenkombinationen zum Wechsel zwischen den Feldern. Nach der vollständigen Eingabe eines Datensatzes wird durch (ÿ) oder (¢) das erste Feld des nächsten Datensatzes markiert. Eingaben vornehmen Wie in der Tabelle können Sie auch in einem Formular Daten eingeben, nachdem Sie das entsprechende Feld markiert haben, wenn Sie die Bearbeitung nicht beim Entwurf des Formulars ausgeschlossen haben:
! Bei Textfeldern und ähnlichen Feldern tippen Sie die Werte einfach ein. Mithilfe spezieller Tastenkombinationen können Sie – wie in einer Tabelle – die Eingabe von bestimmten Feldinhalten beschleunigen.
! Kombinationsfelder müssen Sie erst aufklappen, um darin ein Element auswählen zu können.
! Markierfelder oder Optionsfelder können Sie nach dem Markieren über die Taste (Leer) umschalten.
! In Objektfelder können Sie beispielsweise ein Foto einfügen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, auf das Feld einen Doppelklick auszuführen. Das Dialogfeld Grafik einfügen wird angezeigt, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. Die Techniken dazu entsprechen denen bei der Arbeit im Dialogfeld Öffnen. Wählen Sie die entsprechende Datei aus und bestätigen Sie im Dialogfeld über die Schaltfläche Öffnen. Das Objekt wird in das entsprechende Feld im Formular eingefügt. Es existiert zusätzlich ein Kontextmenü (nicht im Entwurfsmodus) mit Befehlen zum Einfügen und Löschen der Grafik. Dateien werden automatisch verknüpft. Dadurch wird erreicht, dass nicht das Objekt, sondern eine Verknüpfung dazu in der Datenbank gespeichert wird. Wenn Sie ein Objekt mehrfach verwenden, hat das den Vorteil, dass Sie spätere Änderungen am Objekt – beispielsweise das Aktualisieren eines Fotos – zentral über die Objektdatei erledigen können. Daten korrigieren Bereits eingegebene Daten können Sie nachträglich korrigieren. Voraussetzung ist, dass die oben genannten Eigenschaften das erlauben. Haben Sie beispielsweise einen Fehler entdeckt, klicken Sie die entsprechende Stelle mit der Maus an und führen die Korrekturen durch. Eingaben speichern Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert, sobald Sie von einem Datensatz zu einem anderen wechseln. Wenn Sie während der Bearbeitung eines Datensatzes die bisher im Datensatz durchgeführten Eingaben speichern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Formular-Navigation.
416
16.3 In Formularen arbeiten
16.3.2
Daten suchen
Um das Formular – und damit die zugrunde liegende Tabelle – nach bestimmten Einträgen durchsuchen zu lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste Formular-Navigation (siehe Abbildung 16.23). Bei einer Suche in einem Formular sind es die Datenfelder der mit dem Formular verknüpften Tabelle, die durchsucht werden.
Abbildung 16.23: Sie können nach Feldinhalten suchen lassen.
! Unter der Überschrift Suchen nach geben Sie an, wonach gesucht werden soll: Im Feld Text geben Sie das Suchwort ein oder wählen eines der in der Liste vorgegebenen Suchwörter. An der Markierung im Formular befindlicher Text wird direkt in das Feld kopiert. Das Suchwort bleibt gespeichert, solange das Formular geöffnet ist. Bei mehreren Suchen können Sie einen zuvor bereits verwendeten Suchbegriff im Kombinationsfeld auswählen und erneut einsetzen. Bei Wahl von Feldinhalt ist NULL wird nach Feldern gesucht, die keine Daten enthalten. Umgekehrt wird nach dem Aktivieren von Feldinhalt ist ungleich NULL nach Feldern gesucht, die Daten enthalten.
! Unter Bereich legen Sie die zu durchsuchenden Felder fest. Sie können entweder alle Felder durchsuchen lassen oder die Suche auf ein einzelnes Feld beschränken. Geben Sie in letzterem Fall an, in welchem Feld gesucht werden soll.
! Position gibt die Lage des Suchworts im Feld an: Bei Wahl von Beliebig im Feld werden alle Felder gefunden, in denen der Suchbegriff an beliebiger Position steht, am Anfang, am Ende oder in der Mitte des Felds. Alternativ können Sie Am Feldanfang oder Am Feldende benutzen. Mit Ganzes Feld werden alle Felder gefunden, in denen der Suchbegriff exakt dem Inhalt des Felds entspricht. Ist das Feld Platzhalter-Ausdruck aktiviert, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
! Die restlichen Optionen im Dialogfeld entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung her kennen.
417
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Nach einer erfolgreichen Suche wird das entsprechende Feld in der Tabelle hervorgehoben. Durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche Suchen kann die Suche fortgesetzt werden. Einen laufenden Suchvorgang können Sie abbrechen, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
16.3.3
Filtern und Sortieren
Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzeige auf Datensätze beschränken, die in einem Feld bestimmte Inhalte haben. Beispielsweise könnten Sie alle Datensätze mit einem bestimmten Nachnamen herausfiltern. BASE verfügt über mehrere Filterfunktionen. In allen Fällen gilt: Wenn Sie einen Filter festgelegt haben, können Sie dessen Wirkung über die Schaltfläche Filter anwenden in der Symbolleiste Formular-Navigation aus- und wieder einschalten. Filter/Sortierung entfernen schaltet zur Standardeinstellung zurück und entfernt alle Filtereinstellungen. AutoFilter Ein sehr typischer Fall ist, dass Sie die Datenbank nach weiteren Datensätzen durchsuchen wollen, in denen ein Feld einen bestimmten Inhalt hat. Markieren Sie dazu das Feld mit dem gewünschten Inhalt und klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFilter in der Symbolleiste Formular-Navigation. Automatisch werden alle Datensätze ausgeblendet, bei denen der Inhalt des Felds vom markierten abweicht. Den Erfolg erkennen Sie zunächst nur daran, dass die Anzahl der im Formular angezeigten Sätze reduziert wird. Formularbasierender Filter Durch einen Klick auf die Schaltfläche AutoFilter in der Symbolleiste Formular-Navigation öffnen Sie einen Modus, in dem alle Feldinhalte des Formulars ausgeblendet und die Felder zur Eingabe von Filterkriterien genutzt werden können (siehe Abbildung 16.24).
Abbildung 16.24: Ein Formularbasierender Filter benutzt das Formular selbst.
Durch Eingabe von Daten in den Feldern können Sie die gewünschten Filterkriterien formulieren. Setzen Sie Texte in doppelte Anführungszeichen. Sie können hier auch die schon von den Abfragen her bekannten Vergleichsoperatoren benutzen. Um beispielsweise nur die Datensätze anzuzeigen, die im Feld Nachname im Alphabet vor Simon liegen, verwenden Sie <"Simon".
418
16.3 In Formularen arbeiten
Wenn Sie Filterbedingungen in mehrere Felder eingeben, werden die Bedingungen durch logisches UND verknüpft. In diesem Modus wird zusätzlich die kleine Symbolleiste Formular-Filter eingeblendet, über die Sie die Filterwirkung steuern können (siehe Tabelle 16.9). Symbol
Name und Wirkung Formularbasierenden Filter anwenden – schaltet zwischen gefilterter und vollständiger Anzeige hin und her.
Filternavigation – zeigt den Filter-Navigator an (siehe weiter hinten). Schließen – beendet die gefilterte Ansicht.
Tabelle 16.9: Die Schaltflächen der Symbolleiste Formular-Filter
Der Filter-Navigator Durch einen Klick auf die Schaltfläche Filter-Navigator in der Symbolleiste Formular-Filter lassen Sie ein kleines Dialogfeld anzeigen, über das Sie beispielsweise mehrere Filterbedingungen durch logisches ODER verbinden können. Sie sehen darin zunächst die gesetzten Filterbedingungen (siehe Abbildung 16.25).
Abbildung 16.25: Der Filter-Navigator
! Sobald ein Filter gesetzt wurde, sehen Sie darunter eine leere Filterebene, die Sie durch Anklicken des Worts Oder auswählen können. Sobald Sie die leere Filterebene ausgewählt haben, können Sie weitere Filterbedingungen in das Formular eingeben. Diese Bedingungen werden dann mit den vorher eingegebenen durch logisches ODER verbunden.
! Zu jedem Eintrag im Filter-Navigator können Sie ein Kontextmenü aufrufen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Filterbedingung direkt als Text zu bearbeiten. Wenn Sie überprüfen wollen, ob ein Feld einen Dateninhalt besitzt oder nicht, können Sie die Filterbedingungen Ist leer oder Ist nicht leer auswählen. Wenn nach dem Einsatz verschiedener Filteraktionen plötzlich keine Datensätze in der Tabelle mehr angezeigt werden, liegt das oft daran, dass noch verschiedene Filter aktiv sind, die eine Anzeige der Datensätze nicht zulassen. Löschen Sie in einem solchen Fall alle Filter.
419
Kapitel 16 – Formulare entwickeln
Hinweis Beim Entwurf des Formulars haben Sie die Möglichkeit, jedes Textfeld im Register Daten des entsprechenden Dialogfelds Eigenschaften mit der Eigenschaft Filtervorschlag zu versehen. Wenn Sie anschließend eine Suche im Filtermodus durchführen, stehen alle in diesen Feldern enthaltenen Daten zur Auswahl.
Datensätze sortieren Um die Datensätze einer Tabelle nach den Einträgen in einem bestimmten Feld zu sortieren, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
! Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld, nach deren Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die gesamte Spalte in der Datenblattansicht.
! Wählen Sie SORTIERUNG im Menü DATENSÄTZE und dann im Untermenü, ob Sie AUFSTEIGEND oder ABSTEIGEND sortieren wollen (siehe Abbildung 16.26). Oder klicken Sie auf eine der gleichbedeutenden Schaltflächen in der Symbolleiste.
Abbildung 16.26: Sie können nach den Inhalten mehrerer Felder sortieren lassen.
Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder auszuschalten und zur originalen Reihenfolge der Datensätze zurückzukehren, wählen Sie Filter/Sortierung entfernen im Menü Datensätze.
420
KAPITEL 17
Berichte erstellen
Kapitel 17 – Berichte erstellen
Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Sie können in einem solchen Bericht praktisch jede Information wie gewünscht darstellen. BASE stellt zur Abwicklung dieser Aufgaben in der Grundausstattung einen Assistenten bereit, der aber nur begrenzte Möglichkeiten der Gestaltung von Berichten erlaubt. Sie können aber einen Bericht-Designer herunterladen, der auch ein manuelles Gestalten Ihrer Berichte erlaubt. Dieser Bericht-Designer ermöglicht eine volle Anpassungsfähigkeit bei der Erstellung: Sie können Berichtsköpfe und Berichtsfüße, Seitenköpfe und Seitenfüße definieren und mehrspaltige Berichte nutzen. Datenfelder oder andere Designelemente – wie Bilder oder Linien – können durch Ziehen und Ablegen eingefügt werden.
17.1
Den Berichts-Assistenten verwenden
Für einfache Berichte sollten Sie den Berichts-Assistenten verwenden. Dieser Assistent erzeugt Berichte, die alle oder nur einen Teil der Daten in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage zusammenfassend darstellen. Sie müssen dabei ähnlich wie beim Erstellen eines Formulars über einen Assistenten vorgehen. Alle Elemente des Berichts werden beim Erstellen festgelegt und können anschließend nur noch bedingt geändert werden.
17.1.1
Bericht erstellen
Wählen Sie BERICHTS-ASSISTENT im Menü EINFÜGEN oder markieren Sie die Objektgruppe Berichte und klicken Sie unter Aufgaben auf Bericht unter Verwendung des Assistenten erstellen. Ein neues Fenster wird geöffnet und der Assistent gestartet:
! Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Tabelle oder Abfrage Sie benutzen wollen und welche Felder Sie daraus in den Bericht übernehmen wollen (siehe Abbildung 17.1 links). Übernehmen Sie die Felder in der Reihenfolge, in der Sie später im Bericht vorkommen sollen. Gehen Sie dabei genauso vor, wie Sie es von der Arbeit mit den Formular-Assistenten her kennen.
! Der folgende Schritt liefert Ihnen die Möglichkeit, andere Beschriftungen für die zu verwendenden Felder anzugeben (siehe Abbildung 17.1 rechts). Oft ist das nicht notwendig; es ist aber beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie für die Feldnamen Abkürzungen verwendet haben, die für einen nicht eingeweihten Benutzer unverständlich sind.
! Legen Sie fest, ob und nach welchen Feldern gruppiert werden soll (siehe Abbildung 17.2 links). Wenn Sie eine Tabelle oder Abfrage mit Adressen verwenden, könnten Sie beispielsweise nach dem Wohnort gruppieren. Dazu gehen Sie genauso vor wie bei der Auswahl der Felder im ersten Schritt des Assistenten. Sie können bis zu vier Felder in einem Bericht gruppieren. Die Reihenfolge der Felder bestimmt auch die Struktur der Gruppierung. Beim Gruppieren mehrerer Felder verschachtelt das Programm die Gruppierungen gemäß den Gruppierungsebenen. Sie können sich auch dazu entschließen, keine Gruppierung zu wählen.
422
17.1 Den Berichts-Assistenten verwenden
Abbildung 17.1: Wählen Sie die Felder aus und legen Sie die Beschriftungen dafür fest.
Abbildung 17.2: Bestimmen Sie die Gruppierung und Sortierung.
423
Kapitel 17 – Berichte erstellen
! Im vierten Schritt des Assistenten legen Sie fest, nach welchen Feldern sortiert werden soll (siehe Abbildung 17.2 rechts). Dabei können die Felder nach bis zu vier Ebenen auf- oder absteigend sortiert werden. Wenn Sie Gruppierungsebenen festgelegt haben, sind bei der Sortierung die oberen Ebenen durch die dafür gewählten Felder besetzt und können hier nicht geändert werden. Innerhalb einer Gruppe können Sie aber eine weitere Sortierung durchführen. Wenn Sie beispielsweise in einer Adressentabelle den Wohnort als Gruppierung gewählt haben, können Sie innerhalb der so erzeugten Gruppen zunächst nach dem Nachnamen und dann nach dem Vornamen sortieren lassen.
! Anschließend wählen Sie das Layout für Ihren Bericht aus (siehe Abbildung 17.3). Wählen Sie ein Layout unter den verschiedenen Dokument- und Formatvorlagen aus. Diese Formatvorlagen umfassen Schrift, Einrückungen, Tabellenhintergrund und mehr. Entscheiden Sie sich auch für das Quer- oder das Hochformat. Unter Layout der Kopf- und Fußzeilen legen Sie ein Seitenlayout für den Bericht fest. Die Seitenlayouts werden aus Dokumentvorlagendateien geladen und umfassen Kopf-, Fußzeile sowie Seitenhintergrund.
Abbildung 17.3: Legen Sie das Layout fest.
! Im letzten Schritt des Assistenten entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten. Geben Sie auf jeden Fall einen Titel für den Bericht ein. Geben Sie an, welche Art von Bericht Sie erstellen möchten: Wenn Sie Dynamischer Bericht wählen, wird der Bericht als Dokumentvorlage im Dokumentvorlagenordner gespeichert. Wenn Sie dann später eine Berichtsvorlage öffnen, wird ein neues Dokument mit den aktuellen Daten angezeigt. Zusätzlich wird im Datenquellen-Explorer unter Verknüpfungen ein neuer Eintrag für die Dokumentvorlage erstellt. Ein Statischer Bericht speichert den Bericht als Dokument mit den im Assistenten eingegebenen Verknüpfungen zur Tabelle oder Abfrage. Nach dem Öffnen werden die zum Zeitpunkt der Erstellung vorhandenen Daten angezeigt. Entscheiden Sie auch, ob der Bericht anschließend in der Layoutansicht oder in der Datenansicht geöffnet werden soll.
424
17.1 Den Berichts-Assistenten verwenden
Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben im Assistenten über die Schaltfläche Fertig stellen. Der Bericht wird erstellt und in der gewählten Ansicht geöffnet.
17.1.2
Der Berichtsentwurf
Wenn Sie auf der letzten Seite des Berichts-Assistenten entschieden haben, dass Sie das Layout des Berichts bearbeiten wollen, wird der Bericht in der Entwurfsansicht geöffnet. Der dort gezeigte lateinische Blindtext wird in der Datenansicht durch die zugrunde liegenden Daten ersetzt (siehe Abbildung 17.4).
Abbildung 17.4: Der Bericht in der Entwurfsansicht
! Automatisch wird bei der Erstellung des Berichts eine Kopfzeile mit Angaben für Titel, Autor und Datum erzeugt. Sie können die dort vorhandenen Angaben erweitern oder ändern.
! Die angezeigten Feldbeschriftungen können Sie direkt über die Tastatur ändern. Über die Schaltflächen der Symbolleiste Tabelle regeln Sie die Feinheiten der Formatierung. Von der Bearbeitung des SQL-Ausdrucks, des Datenbanknamens, der verborgenen Formularkontrollfelder und der dazugehörigen Informationen sollten Sie jedoch absehen, sofern Sie nicht über gründliche Kenntnisse in der jeweiligen Datenbanktechnologie verfügen.
425
Kapitel 17 – Berichte erstellen
17.1.3
Der Bericht in der Datenansicht
Wenn Sie auf der letzten Seite des Berichts-Assistenten die Option Jetzt Bericht erstellen gewählt haben, wird der Bericht nach einem Klick auf Fertig stellen in der Datenansicht angezeigt (siehe Abbildung 17.5). Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie im Datenbankfenster den Namen des Berichts markieren und auf die Schaltfläche Datenbankobjekt öffnen klicken oder einen Doppelklick auf den Berichtsnamen ausführen.
Abbildung 17.5: Der Bericht in der Datenansicht
Wenn Sie später Daten in der dem Bericht zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage ändern, hängen die Dateninhalte des Berichts davon ab, welche Art Sie auf der letzten Seite des Assistenten eingestellt haben.
! Haben Sie Statischer Bericht gewählt, werden immer die zum Zeitpunkt der Erstellung des Berichts vorhandenen Daten angezeigt. Das Datum im Berichtskopf liefert hier eine Referenz zum Zeitpunkt.
! Wenn Sie Dynamischer Bericht gewählt haben, werden Änderungen in der Datengrundlage auch im Bericht angezeigt. Sie können einen so erstellten Bericht auf diverse Weise verfeinern.
17.2
Der Bericht-Designer
Der Bericht-Designer ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre eigenen Datenbankberichte erstellen können. Im Unterschied zum Berichts-Assistenten können Sie mithilfe des Bericht-Designers den Bericht den eigenen Wünschen entsprechend entwerfen. Er ermöglicht eine volle Anpassungsfähigkeit bei der Erdstellung: Sie können Berichtsköpfe und Berichtsfüße, Seitenköpfe und Seitenfüße definieren und mehrspaltige Berichte nutzen. Datenfelder oder andere Designelemente – wie Bilder oder Linien – können durch Ziehen und Ablegen eingefügt werden. Der erzeugte Bericht ist ein Textdokument, welches Sie dann ebenfalls bearbeiten können.
426
17.2 Der Bericht-Designer
17.2.1
Den Bericht-Designer herunterladen
Um den Bericht-Designer zu nutzen, muss die Reportbuilder-Erweiterung installiert sein. Je nach Installation des Programmpakets ist das nicht immer der Fall. Sie erkennen das Vorhandensein dieser Erweiterung an der Tatsache, dass Sie im Datenbankfenster nach dem Markieren der Objektgruppe Berichte unter Aufgaben die Option Bericht in der Entwurfsansicht erstellen finden. Sollten Sie diese Option nicht finden, verwenden Sie die folgenden Schritte, um die Erweiterung zu installieren:
! Wählen Sie den Befehl EXTRAS/EXTENSION MANAGER und klicken Sie auf den Link Hier erhalten Sie weitere Extensions.... Dies öffnet die Adresse http://extensions.services.openoffice.org im Webbrowser und zeigt eine Liste der verfügbaren Erweiterungen an.
! Suchen Sie nach der Erweiterung Sun Report Builder und klicken Sie auf das Symbol. Wahrscheinlich müssen Sie zunächst zu den Erweiterungen zu BASE navigieren. Sie können aber die entsprechende Seite auch direkt unter http://extensions.services.openoffice.org/project/reportdesign anwählen. Damit wird die Download-Seite geöffnet, von der aus Sie das Herunterladen starten können. Klicken Sie dazu auf Get it! und sorgen Sie gegebenenfalls dafür, dass die Datei auf Ihren Rechner heruntergeladen werden darf. Speichern Sie sie in einem Ordner Ihrer Wahl.
! Wechseln Sie zurück zu StarOffice. Der Extension Manager sollte noch sichtbar sein. Klicken Sie darin auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Extensions hinzufügen zu öffnen. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie den Sun Report Builder abgelegt hatten, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen. Die Erweiterung wird dann unterhalb von Meine Extensions angezeigt (siehe Abbildung 17.6).
Abbildung 17.6: Der Sun Report Builder wurde installiert.
! Akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen, um die Installation fortzusetzen. Der Sun Report Builder wird als aktiviert gekennzeichnet. Klicken Sie dann auf Schließen, um den Extension Manager zu schließen, und führen Sie einen Neustart für StarOffice durch.
427
Kapitel 17 – Berichte erstellen
Achtung Der Report-Designer erfordert eine installierte Java-Laufzeit-Umgebung (JRE). Wenn auf Ihrem System keine JRE-Version gefunden wird, öffnen Sie Ihren Web Browser und laden Sie sich die JRE-Software von http://www.java.com herunter. Installieren Sie anschließend die Software. Dann starten Sie StarOffice erneut und kontrollieren die Einstellungen auf der Seite StarOffice/Java im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.
17.2.2
Den Bericht-Designer verwenden
Nach dem Herunterladen können Sie den Designer verwenden: Öffnen Sie eine Base-Datei oder erstellen Sie eine neue Datenbank. Die Datenbank muss eine Tabelle mit zumindest einem Feld und einem Primärschlüsselfeld enthalten. Klicken Sie das Symbol Berichte im Base-Fenster an und wählen Sie Bericht in der Entwurfsansicht erstellen. Das Fenster des Bericht-Designers öffnet sich (siehe Abbildung 17.7).
Abbildung 17.7: Das Fenster des Bericht-Designers
428
17.2 Der Bericht-Designer
! Rechts finden Sie das Eigenschaftsfenster, über das Sie die Eigenschaften des Berichts – und später auch die der darin eingefügten Steuerelemente – einstellen können. Dieses Fenster können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente ein- und ausblenden.
! Der linke Teil des Fensters zeigt die Berichtsentwurfsansicht. Anfänglich finden Sie hier drei Abschnitte. Der Unterschied zum Formularentwurf besteht im Wesentlichen darin, dass Sie im Bericht von vornherein mehrere Bereiche vorfinden – den Seitenkopf, den Bereich Detail und den Seitenfuß. Die in den Bereichen Seitenkopf und Seitenfuß eingegebenen Daten erscheinen in den Datenansichten des Berichts und beim Drucken auf jeder Seite. Sie können hier also Spaltenüberschriften und zusammenfassende Informationen unterbringen. Den Detailbereich benutzen Sie zur Anzeige der einzelnen Daten. Die Höhe für diese Teilbereiche können Sie über die Maus ändern.
! Zusätzlich können Sie über den Befehl BEARBEITEN/BERICHTSKOPF-/BERICHTSFUSS EINFÜGEN noch zwei zusätzliche Abschnitte anzeigen lassen. Der Berichtskopf erscheint am Anfang des Berichts auf der ersten Seite. Er eignet sich beispielsweise zur Angabe einer einleitenden Überschrift für den gesamten Bericht. Der Berichtsfuß wird am Ende des Berichts – auf der letzten Seite – angezeigt. Hier können Sie zusammenfassende Ergebnisse – wie beispielsweise Summenwerte oder andere statistische Auswertungen – für die Daten im Bericht darstellen. Auch hier gilt, dass beim Ausblenden alle vorher in diesen Bereichen eingegebenen Daten gelöscht werden! Hinweis Die einzelnen Bereiche des Berichts können ein- und ausgeblendet werden: Klicken Sie auf das Minus-Symbol vor dem Bereichsnamen, um diesen Bereich zu einer Zeile in der Entwurfsansicht zusammenzuklappen. Sie können auf das dann angezeigte Plus-Symbol klicken, um den Bereich wieder voll anzeigen zu lassen.
Standardmäßig werden mehrere Symbolleisten eingeblendet, deren Schaltflächen Ihnen beim Entwurf behilflich sein können. Besonders wichtig für die Arbeit sind einige Schaltflächen in den Symbolleisten Standard (siehe Tabelle 17.1) und Bericht-Steuerelemente (siehe Tabelle 17.2). Symbol
Namen und Wirkung Feld hinzufügen – zeigt das gleichnamige Fenster an, über das Sie dem Bericht Steuerelemente für die Anzeige von Feldinhalten hinzufügen können. Bericht-Navigator – zeigt das gleichnamige Dialogfeld an, über das Sie zwischen den einzelnen Elementen des Berichts navigieren können.
Sortierung und Gruppierung – erlaubt das Sortieren und Gruppieren der Daten im Bericht. Bericht ausführen – zeigt den Inhalt des Berichts an. Mindestens ein Feld muss dazu in der Entwurfsansicht vorhanden sein.
Tabelle 17.1: Wichtige Schaltflächen in der Symbolleiste Standard
429
Kapitel 17 – Berichte erstellen
Symbol
Name und Wirkung Eigenschaften – blendet das gleichnamige Fenster ein und aus. Darin werden wichtige Eigenschaften zum im Bericht markierten Element angezeigt.
Beschriftungsfeld – fügt ein Bezeichnungsfeld in den Bericht ein. Damit können Sie die Bedeutung von Textfeldern anzeigen. Textfeld – fügt ein Textfeld ein, in dem Daten aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt werden. Grafik – ermöglicht das Einfügen von grafischen Elementen in den Bericht. Horizontale Linie – fügt eine waagerechte Linie ein. Vertikale Linie – fügt eine senkrechte Linie ein
Tabelle 17.2: Wichtige Schaltflächen in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente
Bericht mit einer Datenbanktabelle verbinden Wie bei der manuellen Arbeit mit einem Formular müssen Sie den Bericht zunächst mit einer Datenbanktabelle verbinden, um deren Werte im Bericht anzeigen zu können: Dazu benutzen Sie das Register Daten im angezeigten Eigenschaftsfenster. Legen Sie im Feld Art des Inhalts zunächst fest, welche Art von Datenbankobjekt Sie als Grundlage für den Bericht benutzen wollen, und wählen Sie dann den Namen des Objekts über das Listenfeld Inhalt. Nachdem Sie das letzte Feld verlassen haben, wird automatisch das Fenster Feld hinzufügen geöffnet. Darin werden alle Felder der ausgewählten Tabelle oder Abfrage angezeigt. Sie können dieses Fenster auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Feld hinzufügen in der Symbolleiste Standard öffnen oder schließen. Felder in den Bericht einfügen Wie bei einem Formular (siehe Kapitel 16) können Sie entweder zunächst mit ungebundenen Steuerelementen arbeiten und diese anschließend binden oder gleich über das Fenster Feld hinzufügen gebundene Elemente erzeugen (siehe Abbildung 17.8):
! Um ein ungebundenes Steuerelement zur Anzeige von Daten einzufügen, klicken Sie auf das Symbol Textfeld in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente und ziehen dann ein Rechteck im Detailbereich auf. Legen Sie über den Bereich Eigenschaften die gewünschte Bindung fest.
! Um zusätzliche Bezeichnungen hinzuzufügen, benutzen Sie auf dieselbe Weise die Schaltfläche Beschriftungsfeld in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente. Die Bezeichnung Label wird automatisch erstellt. Benutzen Sie dann das Feld Titel im Fenster Eigenschaften, um Ihren eigenen Text für die Bezeichnung einzugeben.
430
17.2 Der Bericht-Designer
! Sie können aber auch gleich über das Fenster Feld hinzufügen arbeiten: Ziehen Sie den gewünschten Feldnamen einzeln vom Fenster Feld hinzufügen in den Detailbereich des Berichts. Positionieren Sie die Felder wie Sie mögen und nutzen Sie die Symbole in der Symbolleiste Ausrichten, um die Felder auszurichten (siehe Kapitel 19). Wenn Sie ein Tabellenfeld im Detailbereich ablegen, wird automatisch eine zusätzliche Beschriftung mit eingefügt.
Abbildung 17.8: Felder wurden eingefügt.
Sie können auch Felder für Text eingeben, der auf jeder Seite des Berichts derselbe sein soll. Klicken Sie das Symbol Beschriftungsfeld in der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente. Dann ziehen Sie ein Rechteck im Seitenkopf oder Seitenfuß auf. Fügen Sie die Eigenschaft des Beschriftungsfelds ein, um den gewünschten Text anzuzeigen. Bericht ausführen Nachdem Felder in die Entwurfsansicht eingefügt worden sind, kann der Bericht ausgeführt werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol Bericht ausführen in der Symbolleiste Standard. Ein Textdokument wird geöffnet, welches den von Ihnen erstellten Bericht anzeigt (siehe Abbildung 17.9). Es enthält alle Werte der Datenbanktabelle, die Sie eingefügt haben. Wenn sich später der Datenbankinhalt geändert hat, führen Sie den Bericht erneut aus, um den Ergebnisbericht zu aktualisieren. Daten im Bericht sortieren und gruppieren Ohne Sortierung oder Gruppierung werden die Datensätze in der Reihenfolge in den Bericht eingefügt, wie sie aus der Tabelle oder Abfrage abgerufen werden. Wenn Sie im Bericht eine spezielle Sortierung wünschen, müssen Sie dies im Entwurf des Berichts angeben: Klicken Sie dazu im Entwurf auf die Schaltfläche Sortierung und Gruppierung in der Standard-Symbolleiste. Das zeigt das gleichnamige Dialogfeld an (siehe Abbildung 17.10).
431
Kapitel 17 – Berichte erstellen
Abbildung 17.9: Der Bericht
Abbildung 17.10: Das Dialogfeld Sortierung und Gruppierung
432
17.2 Der Bericht-Designer
! Zum Sortieren wählen Sie im Feld Gruppen das Feld, welches Sie als erstes Sortierungsfeld wünschen. Im Bereich Eigenschaften des Dialogfelds können Sie dann über das Feld Sortierung festlegen, wie sortiert werden soll. Wenn Sie nach mehr als nur einem Feld sortieren wollen, benutzen Sie weitere Zeilen im Bereich Gruppen und legen Sie dann auch für diese Felder die Sortiereigenschaften fest. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie anschließend die Reihenfolge ändern.
! Wenn Sie nach einzelnen Feldern gruppieren wollen, müssen Sie erst für alle dafür zu verwendenden Felder eine Sortierung festlegen. Markieren Sie dann das Gruppierenfeld im Bereich Gruppen und legen Sie über das Listenfeld Gruppenkopf fest, dass der Gruppenkopf angezeigt wird. Für die Felder, die Sie gruppieren möchten, zeigen Sie den Gruppenkopf an. Für die Felder, nach denen Sie sortieren möchten, blenden Sie, den Gruppenkopf aus. Für jedes Feld, das Sie auf diese Weise für die Gruppierung bestimmt haben, wird im Entwurfsfenster ein zusätzlicher Bereich zwischen den anfänglich bereits vorhandenen Bereichen Seitenkopf und Detail eingefügt, der den Namen des benutzten Felds mit beinhaltet. Haben Sie beispielsweise eine Gruppierung nach einem Feld Nachname gefordert, trägt dieser Bereich den Namen Nachname Kopf (siehe Abbildung 17.11). Es ist zwar nicht notwendig, aber Sie sollten in diesem Bereich noch den jeweiligen Feldinhalt anzeigen lassen: Sorgen Sie dafür, dass das Fenster Feld hinzufügen angezeigt wird und ziehen Sie von dort aus den Feldeintrag, den Sie zum Gruppieren verwenden wollen, in diesen Gruppenkopfbereich.
Abbildung 17.11: Ein neuer Bereich wird für die Gruppierung hinzugefügt.
Führen Sie dann den Bericht aus. Der Bericht zeigt die sortierten und/oder gruppierten Datensätze.
433
Kapitel 17 – Berichte erstellen
Optionen zum Gruppieren Beachten Sie auch die anderen Optionen im Fenster Sortierung und Gruppierung. Standardmäßig wird eine neue Gruppe nach jeder Änderung des Datensatzwerts des ausgewählten Felds begonnen. Sie können diese Eigenschaft abhängig vom Datenfeldtyp ändern:
! Für Felder des Datentyps Text können Sie beispielsweise über das Feld Gruppieren nach im Eigenschaftsfenster entscheiden, dass bei Jedem Wert eine neue Gruppe erstellt wird. Wenn Sie stattdessen hier die Option Intervall wählen, wird im Feld Gruppenintervall darunter standardmäßig der Wert 1 angezeigt. Das bedeutet, dass für jeden neuen Anfangsbuchstaben eine neue Gruppe erstellt wird. Sie können im Feld Gruppenintervall einen anderen Wert eingeben: Wenn Sie den Wert 2 benutzen, wird eine neue Gruppe immer dann angelegt, wenn sich die ersten beiden Buchstaben im Feld unterscheiden.
! Für Felder des Datentyps Datum/Zeit können Sie die Datensätze nach Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag, Stunde oder Minute gruppieren. Sie können zusätzlich einen Abstand von Wochen und Stunden bestimmen: 2 Wochen gruppiert die Daten in zweiwöchentlichem Rhythmus, 12 Stunden gruppiert pro halbem Tag.
! Für Felder der Typen Autowert, Währung oder Zahl können Sie ein Intervall angeben. Wenn Datensätze auf einer Seite zusammengehalten werden sollen, haben Sie drei Möglichkeiten: Mit Nein werden Seitenbegrenzungen nicht beachtet, Gesamte Gruppe druckt den Gruppenkopf, den Detailabschnitt und den Gruppenfuß auf die gleiche Seite und Mit erstem Detail wird der Gruppenkopf zusammen mit dem ersten Datensatz ausgegeben. Bericht speichern Nachdem Sie den Bericht nach Ihren Wünschen entworfen haben, sollten Sie ihn speichern. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste Standard. Geben Sie dem Entwurf einen Namen und klicken Sie auf Speichern (siehe Abbildung 17.12). Auch wenn Sie den Bericht-Designer schließen, werden Sie gefragt, ob der Bericht gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Ja, geben Sie dem Bericht einen Namen und klicken Sie OK.
Abbildung 17.12: Speichern Sie den Berichtsentwurf.
434
17.2 Der Bericht-Designer
Das die Ergebnisse des Berichts in einem separaten Textdokument angezeigt werden, können Sie diese separat speichern, wenn Sie ein statisches Bild des aktuellen Zustands der Datenbank im Bericht aufheben möchten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste Standard des Textdokuments. Den Bericht bearbeiten Sie können das Navigatorfenster des Bericht-Designers öffnen, indem Sie den Befehl ANSICHT/BERICHT-NAVIGATOR wählen oder auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Standard klicken (siehe Abbildung 17.13).
Abbildung 17.13: Der Bericht-Navigator
Der Bericht-Navigator zeigt die Struktur des Berichts. Klicken Sie einen Eintrag im Navigator an. Das zugehörige Objekt oder der Bereich wird in der Berichtsentwurfsansicht ausgewählt. Ein Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet das Kontextmenü.
435
KAPITEL 18
Berechnungen in Datenbanken durchführen
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
In diesem Kapitel wollen wir uns einer weiteren wichtigen Aufgabe zuwenden: dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer Tabelle. Innerhalb einer Tabelle können Sie eine solche Aufgabe nicht erledigen; diese beinhaltet nur elementare Daten und keine daraus abgeleiteten Werte. In Abfragen hingegen können Sie Funktionen einsetzen, die die Eintragungen im entsprechenden Feld zusammenfassen. Auch Berichte erlauben es, Berechnungen durchzuführen.
18.1
Berechnungen in Abfragen
In vielen Fällen werden Sie Berechnungen durchführen, die aus den Daten eines oder mehrerer Felder eines einzelnen Datensatzes ein weiteres Feld erzeugen. Die Berechnungsformel ist in diesen Fällen zwar für alle Datensätze identisch, die Ergebnisse sind aber verschieden, da sich die zugrunde liegenden Daten in den Datensätzen unterscheiden. Wie bei einem Tabellenkalkulationsprogramm benutzen Sie zur Berechnung Operatoren, Formeln und Funktionen. In einer Abfrage geben Sie den Berechnungsausdruck in der Zeile Feld ein. Wenn die Abfrage nicht den Funktionsnamen im Spaltenkopf anzeigen soll, geben Sie den gewünschten Namen unter Alias ein.
18.1.1
Einfache Berechnungen
Einfache Berechnungen können Sie über Formeln erzeugen, indem Sie verschiedene Felder mittels Operatoren verknüpfen oder konstante Werte auf sie anwenden. Texte verknüpfen Sie können vorhandene Textdaten miteinander verknüpfen. Beispielsweise können Sie die Eintragungen in zwei Feldern Vorname und Nachname zu einem neuen Feld Name zusammenführen. Dazu können Sie den Verkettungsoperator + benutzen. Wählen Sie im Entwurfsbereich eine neue Feldspalte und geben Sie im Bereich Feld den Ausdruck "Vorname" + "Nachname" ein (siehe Abbildung 18.1); die Anführungszeichen können Sie auch weglassen – sie werden automatisch gesetzt.
Abbildung 18.1: Verknüpfen Sie zwei Textfelder.
438
18.1 Berechnungen in Abfragen
Wollen Sie zwischen zwei Feldinhalten ein Leerzeichen setzen, benutzen Sie zwischen diesen Angaben den Ausdruck CHAR(32) – beispielsweise in der Form "Vorname" + CHAR(32) + "Nachname". Denselben Zweck erfüllt übrigens "Vorname" + SPACE(1) + "Nachname" (siehe weiter hinten). Unter Alias können Sie mit der Bezeichnung Name der Spalte einen eigenen Namen geben. Berechnungen mit Zahlenwerten Richtige Berechnungen führen Sie wahrscheinlich meist mit Zahlenwerten durch. Beispielsweise können Sie mithilfe solcher einfacher Operatoren aus einem Nettobetrag die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag berechnen. Definieren Sie im Entwurfsbereich zwei neue Feldspalten. Geben Sie in diesen Spalten in die Zeile Feld die Berechnungsformeln 0.16 * "Netto" und 1.16 * "Netto" ein; die Anführungszeichen können Sie auch weglassen – sie werden automatisch gesetzt (siehe Abbildung 18.2). Über die Zeile Alias können Sie die Bezeichnungen MwSt und Brutto eingeben.
Abbildung 18.2: Berechnen Sie die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag
Bei einer einfachen arithmetischen Berechnung werden die Werte mithilfe von arithmetischen Operatoren miteinander verknüpft (siehe Tabelle 18.1). Operator
Verwendung
+
Addiert zwei Werte.
-
Subtrahiert einen Wert von einem anderen.
*
Multipliziert zwei Werte.
/
Dividiert einen Wert durch einen anderen.
\
Dividiert, gibt aber nur eine ganze Zahl zurück.
^
Erhebt einen Wert zum Exponenten eines anderen Werts.
Tabelle 18.1: Zur Berechnung werden die üblichen Operatoren benutzt.
439
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
! Die Operatoren +, –, * und / bedürfen wohl keiner weiteren Erklärung. ! Der Operator ^ ermöglicht Berechnungen mit Exponenten. Beispielsweise quadriert X^2 den Wert von X. Wenn Sie für den Exponenten eine Zahl kleiner als 1 verwenden, können Sie damit Wurzeln ziehen. X^(1/2) berechnet beispielsweise die Quadratwurzel aus X, der Ausdruck X^(1/3) die dritte Wurzel. Die Basis kann nur einen negativen Wert haben, wenn der Exponent eine ganze Zahl ist.
! Mithilfe des Operators \ können Sie den ganzzahligen Wert einer Division ermitteln. Mit diesem Operator können nur ganzzahlige Typen werden. Der Ausdruck 5\2 liefert beispielsweise das Ergebnis 2.
! Den verbleibenden Rest der Division können Sie über Mod ermitteln. Mod steht für Modulo und gibt den Rest an, der bei einer Division eines Dividenden – der Zahl über dem Bruchstrich – durch einen Divisor – der Zahl unter dem Bruchstrich – übrig bleibt. Der Ausdruck 5 Mod 2 ergibt beispielsweise 1. Sie können mehrere Operatoren in einer Anweisung verwenden und so zu etwas komplizierten Berechnungen kommen. Solche komplexe Ausdrücke können viele verschiedene Typen von Operatoren enthalten. Bei rein numerischen Ausdrücken folgen die Operatoren einem exakten Vorrangsmuster:
! Generell gilt zunächst die alte Regel Punktrechnung vor Strichrechnung – was bedeutet, dass in einer Berechnungskette zuerst die Verknüpfungen mit den Operatoren * (für Multiplikation) und / (für Division) durchgeführt werden müssen und dann die Verknüpfungen über + (für Addition) und – (für Subtraktion). Eine Berechnungskette wie 5+4*3–2/1 ergibt also 15, denn 4*3=12, 2/1=2 und 5+12-2=15, weil die Operatoren * und / eine höhere Priorität haben als die Operatoren + und –.
! Der Vorrang und die Orientierung können mit Klammerausdrücken gesteuert werden. Wenn Sie einen Ausdruck in Klammern setzen, erzwingen Sie damit, dass dieser Ausdruck ungeachtet des Operatorvorrangs zuerst ausgewertet wird. Wenn also zwei Werte miteinander addiert und das Ergebnis mit einem dritten Wert multipliziert werden soll, müssen Sie die zuerst zu addierenden Werte in Klammern setzen, bevor Sie die Multiplikation durchführen. Beispielsweise ergibt die Anweisung (5+4)*3 den Wert 27, denn 5+4=9 und 9*3=27. Entsprechendes gilt beispielsweise für eine Subtraktion vor einer Division.
18.1.2
Eingebaute Funktionen
Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Sie können damit von Berechnungen durchführen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl /2 berechnen. Textfunktionen Eine große Zahl von Funktionen erleichtert Ihnen das Arbeiten mit Texten (siehe Tabelle 18.2). Beispielsweise liefert die Funktion Links eine bestimmte Anzahl von Zeichen am Anfang einer Zeichenkette. Das könnten Sie einsetzen, um aus den Inhalten von Vorname und Nachname die Initialen der Person abzuleiten.
440
18.1 Berechnungen in Abfragen
Funktion
Gibt zurück …
ASCII(Text)
den ASCII-Wert des am meisten links stehenden Zeichens des Arguments. Beispielsweise liefert ASCII( 'Michael' ) den Wert 77.
BIT_LENGTH(Text)
die Länge des Arguments in Bits. Beispielsweise liefert BIT_ LENGTH('Michael') den Wert 112 (jedes Zeichen ist 16 Bit lang).
CHAR(ASCII)
das zum Argument gehörende ASCII-Zeichen. Beispielsweise liefert CHAR(32) ein Leerzeichen.
CHAR_LENGTH(Text)
die Anzahl der Zeichen im Argument. CHAR_LENGTH(’Michael’) liefert beispielsweise den Wert 7.
CONCAT(Text1,Text2)
die Verbindung der beiden Zeichenfolgen. CONCAT(‘hundert’,’eins’) erzeugt hunderteins.
INSERT(Text1,Start,Länge,Text2)
eine Textfolge, bei der in den Text Text1 der Text Text2 eingefügt wird. Das Einfügen beginnt an der Stelle Start. INSERT(‘Michael brav ', 9, 1,’ist ‘) erzeugt Michael ist brav.
LCASE(Text), LOWER(Text)
das Argument in Kleinbuchstaben. LCASE('Michael') liefert michael.
LEFT(Text,Anzahl)
die durch Anzahl angegebene Anzahl von Zeichen von links. LEFT(‘Michael’,5) erzeugt Micha.
LENGTH(Text)
die Anzahl der Zeichen im Argument. LENGTH( 'Michael' ) liefert 7.
LOCATE(Suche,Text,[Start])
die Stelle, an der das Argument Suche innerhalb von Text gefunden wird. Optional können Sie mit Start eine Startposition angeben. LOCATE( 'brav', 'Michael ist brav', 1 ) liefert 13.
LTRIM(Text)
entfernt alle führenden Leerzeichen.
POSITION (Text1 IN Text2)
falls Text1 in Text2 vorhanden ist, wird 1 gemeldet, anderenfalls 0. POSITION ('brav' IN Michael ist brav' ) liefert 1.
REPEAT(Text,Anzahl)
wiederholt das Argument Text um die durch Anzahl vorgegebene Anzahl. REPEAT( 'Michael ', 2 ) liefert Michael Michael.
REPLACE(Text1,Text2,Text3)
ersetzt alle Stellen, in denen Text2 in Text1 vorkommt durch Text3. REPLACE( 'Michael ist brav', 'brav', 'böse') erzeugt Michael ist böse.
RIGHT(Text,Anzahl)
die durch Anzahl angegebene Anzahl von Zeichen von rechts. RIGHT(‘Michael’,5) erzeugt hael.
RTRIM(Text)
entfernt alle abschließenden Leerzeichen.
SPACE(Anzahl)
eine durch Anzahl festgelegte Anzahl von Leerzeichen.
SUBSTR(Text,Start[,len]) SUBSTRING(Text,Start[,Länge]) SUBSTRING(Text FROM Start [FOR Länge] )
einen Teil des Arguments Text, der an der Stelle Start beginnt und die Länge Länge hat. SUBSTR( 'Michael ist brav', 9, 9) erzeugt ist brav.
UCASE(Texts), UPPER(Text)
das Argument in Kleinbuchstaben. UCASE('Michael') liefert MICHAEL.
Tabelle 18.2: Wichtige Textfunktionen 441
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
Numerische Funktionen Noch mehr Funktionen können Sie auf numerische Felder anwenden (siehe Tabelle 18.3). Sie können bei Bedarf beispielsweise trigonometrische Funktionen, Funktionen zum Runden oder logarithmische Funktionen benutzen. Funktion
Gibt zurück ...
ABS(Wert)
den Absolutwert des Arguments. ABS(-1) liefert – wie ABS(1) – den Wert 1.
ACOS(Wert)
den Arkuskosinus eines Winkels im Bogenmaß im Bereich von 0 bis . ACOS(0,5) ergibt 1,05.
ASIN(Wert)
den Arkussinus eines Winkels im Bogenmaß im Bereich von -/2 bis /2. ASIN(0.5 ) berechnet sich zu 0.52.
ATAN(Wert)
den Arkustangens eines Winkels im Bogenmaß im Bereich von -/2 bis /2. ATAN(0,5) ist 0,46.
ATAN2(Wert1,Wert2)
den Arkustangens eines Winkes, der durch die Kathetenmaße a und b beschrieben wird. ATAN2(1,2) ergibt 0,46.
BITAND(Wert1,Wert2)
das logische UND der Argumente Wert1 und Wert2. Das Ergebnis ist dann wahr (also 1), wenn beide Argumente wahr sind. BITAND(0,1) gibt 0 zurück.
BITOR(Wert1,Wert2)
das logische ODER der Argumente a und b. Das Ergebnis ist dann wahr (also 1), wenn eines der beiden Argumente wahr ist. BITOR(0,1) gibt 1 zurück.
CEILING(Wert)
den kleinsten ganzzahligen Wert, der nicht kleiner ist als das Argument. CEILING(8.7) errechnet sich beispielsweise zu 9.
COS(Wert)
den Kosinus eines Winkels. COS(0,5) berechnet sich zu 0,88.
COT(Wert)
den Cotangens eines Winkels. COT(0.5) ergibt 1,83.
DEGREES(Wert)
rechnet den Radianten in Grad um. DEGREES(1) ist 57,29577951.
EXP(Wert)
den Wert der Zahl e – also (2.718...) – hoch d. EXP(2) ergibt 7.389056…
FLOOR(Wert)
den größten ganzzahligen Wert, der nicht größer ist als das Argument. FLOOR(-8.7) gibt -9 zurück.
LOG10(Wert)
den Logarithmus zur Basis 10 des Arguments; d muss größer sein als 0. LOG10(1.5) errechnet 0.18.
MOD(Wert1,Wert2)
das Ergebnis von Wert1 modulo Wert2. MOD(7,2) ist 1.
PI()
einen Näherungswert für die Zahl . Die Klammern müssen angegeben werden. PI() ergibt 3.14159265.
POWER(Wert1,Wert2)
den Wert Wert1 hoch Wert2. POWER(2,3) ergibt 8.
RADIANS(Wert)
rechnet Grad in den Radianten. RADIANS(1) erzeugt 0.01745329.
442
18.1 Berechnungen in Abfragen
Funktion
Gibt zurück ...
RAND()
eine Zufallszahl, die größer gleich 0 und kleiner als 1 ist. Die Klammern müssen angegeben werden. RAND() könnte beispielsweise 0.34 ergeben.
ROUND(Wert,Anzahl)
rundet Wert auf Anzahl Stellen nach dem Dezimalzeichen. ROUND(1.0333,2) zeigt den Wert 1.0300.
SIGN( d )
im Prinzip das Vorzeichen des Arguments. SIGN(-3) erzeugt -1, SIGN(0) liefert 0 und SIGN(4) berechnet sich zu 1.
SIN(Wert)
den Sinus eines Winkels. SIN(PI()/12) ergibt 0.25881905.
SQRT(Wert)
die Quadratwurzel des Arguments. SQRT(9) ergibt 3.
TAN(A)
den Sinus eines Winkels im Bogenmaß. TAN(0.01745329*20) erzeugt 0.36397018.
TRUNCATE(Wert,Anzahl)
rundet Wert auf Anzahl Stellen nach dem Dezimalzeichen. TRUNCATE(1.0333,3) erzeugt 1.0330.
Tabelle 18.3: Einige numerische Funktionen
Datums- und Uhrzeitfunktionen Für Datums- und Uhrzeitangaben in den Feldern gibt es spezielle Funktionen (siehe Tabelle 18.4). Sie können damit beispielsweise auch die aktuellen Systemdaten erstellen lassen. Funktion
Wirkung
CURDATE()
Gibt das aktuelle Systemdatum zurück. Die Klammern müssen angegeben werden.
CURTIME()
Gibt die aktuelle Systemzeit zurück. Die Klammern müssen angegeben werden.
DATEDIFF(Text, DatumZeit1, DatumZeit2)
Gibt die Differenz zwischen zwei Datums-/Uhrzeitwerten zurück. Das Argument Text gibt die Einheit an: ms für Millisekunden, ss für Sekunden, mi für Minuten, hh für Stunden, dd für Tage, mm für Monate und yy für Jahre. DATEDIFF('dd', '01.08.2007', '01.09.2007') ergibt 31 (Tage).
DAYNAME(Datum)
Erzeugt den Namen des Wochentags. DAYNAME('01.09.2007') liefert Saturday.
DAYOFMONTH(Datum)
Liefert die Nummer der Tags im Monat. DAYOFMONTH('01.09.2007') ergibt 1.
DAYOFWEEK(Datum)
Gibt die Nummer des Tags in der Woche zurück. 1 steht für Sonntag. DAYOFWEEK('01.09.2007') erzeugt 7 – also Samstag.
DAYOFYEAR(Datum)
Liefert die Nummer des Tags im Jahr. DAYOFYEAR('01.09.2007') ergibt 244.
HOUR(Zeit)
Erzeugt die Stunde. HOUR('21:16:04') liefert 21.
MINUTE(Zeit)
Erzeugt die Minute. MINUTE('21:16:04') erzeugt 16.
443
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
Funktion
Wirkung
MONTH(Datum)
Liefert die Nummer des Monats. MONTH('01.09.2007') ist 9.
MONTHNAME(Datum)
Gibt den Namen des Monats zurück. MONTHNAME('2008-09-01') bewirkt die Anzeige September.
NOW()
Liefert das aktuelle Systemdatum und die Systemzeit als Datums-/Zeitwert. Die Klammern müssen angegeben werden. NOW() könnte das Ergebnis 09.01.07 10:34 liefern.
QUARTER(Datum)
Errechnet die Nummer des Quartals im Jahr. QUARTER('01.09.2007') ergibt 3.
SECOND(Zeit)
Liefert die Sekunde. SECOND(CURRENT_TIME) könnte 6 ergeben.
WEEK(Datum)
Berechnet die Nummer der Woche im Jahr (1-53). WEEK('01.09.2007') liefert 35.
YEAR(Datum)
Bestimmt die Jahreszahl. YEAR( '2008-09-01' ) ergibt 2007.
CURRENT_DATE
Berechnet das aktuelle Systemdatum.
CURRENT_TIME
Berechnet die aktuelle Systemzeit.
CURRENT_TIMESTAMP
Die aktuellen Systemdaten – also Systemdatum und Systemzeit.
TO_CHAR( DatumZeit, format String )
Übersetzt einen Datums- und/oder Zeitwert in einen Text. Das Format können Sie auswählen (Abbildung 18.4).
Tabelle 18.4: Funktionen für Datum und Uhrzeit
Über verschiedene Formatsequenzen können Sie für die Funktion TO_CHAR unterschiedliche Ausgaben bewirken (siehe Tabelle 18.4). Format
Ergibt ...
YYYY
eine vierstellige Jahreszahl.
YYYYYY
die letzten 3, 2 oder 1 Stellen der Jahreszahl.
IYYYIYYIY
Last 4, 3, 2 digits of ISO year
MM
die Nummer des Monats (01–12).
MON
die Abkürzung für den Monatsnamen.
MONTH
den Monatsnamen. Kürzere Namen werden auf neun Stellen mit Leerzeichen aufgefüllt.
w
die Nummer der Woche des Jahres.
W
die Nummer der Woche des Monats.
IW
die Nummer der Woche des Jahres, basierend auf dem ISO-Standard.
d
die Nummer des Tages in der Woche (1–7).
D
die Abkürzung des Namens für den Wochentag.
444
18.1 Berechnungen in Abfragen
Format
Ergibt ...
DDdd
die Nummer des Tages im Monat (zweistellig).
DDD
die Nummer des Tages im Jahr.
H
die Nummer der Stunde im Tag (0 – 23).
HH
die Nummer der Stunde im Tag (0–11).
m
die Nummer der Minute.
s
die Nummer der Sekunde.
a
AM oder PM
Tabelle 18.5: Verschiedene Sequenzen bewirken unterschiedliche Formate.
Systemfunktionen Auch einige Systemfunktionen stehen zur Verfügung (siehe Tabelle 18.6). Funktion
Gibt zurück ...
DATABASE()
Den vollen Namen der Datenbank (inklusive Pfad)
CURRENT_USER
Den Namen des Benutzers der Datenbank
Tabelle 18.6: Einige Systemfunktionen
18.1.3
Zusammenfassende Funktionen
Statt Ergebnisse aus Feldern für jeden einzelnen Datensatz zu berechnen, können Sie auch Funktionen einsetzen, die die Einträge aus mehreren – oder allen – Datensätzen zusammenfassen. Solche Funktionen werden als Aggregatfunktionen – von lateinisch aggregatum: das Angehäufte – bezeichnet. Als zusammenfassende Auswertungen von Datenfeldern können Sie den Durchschnitt, die Anzahl, das Minimum, das Maximum oder die Summe anzeigen lassen. Dazu benutzen Sie im Abfrageentwurf die Zeile Funktion. Standardmäßig ist hier keine Funktion eingestellt. Beachten Sie, dass Sie die Funktionen Durchschnitt und Mittelwert nur für numerische Felder einsetzen können. Alle anderen Funktionen können auch bei Textfeldern benutzt werden. Beispielsweise liefert die Funktion Maximum beim Einsatz auf ein Textfeld den am weitesten hinten im Alphabet stehenden Eintrag. Solche Aggregatfunktionen können Sie in Abfragen einfach über das Listenfeld zur Zeile Funktion im Abfrageentwurf einstellen. Beispielweise können Sie über die Option Anzahl in dieser Liste schnell ermitteln, wie viele Datensätze die Tabelle beinhaltet (siehe Abbildung 18.3 links). In der Datenansicht wird als Feldname standardmäßig die Berechnungsfunktion angezeigt. Haben Sie beispielsweise die Anzahl für das Feld Kundennummer ermittelt, finden Sie als Feldname die Bezeichnung COUNT("Kundennummer"). Sie können dem Feld aber – wie immer – über Alias einen beliebigen Namen geben (siehe Abbildung 18.3 rechts).
445
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
Abbildung 18.3: Berechnen Sie die Anzahl der Datensätze.
Tipp Wenn Sie für ein Feld mehrere verschiedene Funktionen benutzen wollen – beispielsweise die typischen statistischen Kenngrößen Anzahl und Mittelwert – führen Sie dieses Feld mehrfach in die Abfrage ein und benutzen für die einzelnen Spalten die gewünschten Funktionen.
Meist werden Sie aber solche Aggregatfunktionen in komplexeren Abfragen einsetzen wollen. Wenn die Abfrage beispielsweise eine Kundenliste und eine Auftragsliste zusammenführt, können Sie für jeden Kunden die Summe der Aufträge ermitteln (siehe Abbildung 18.4). Beachten Sie dabei, dass Sie für die Spalten, in denen keine zusammenfassenden Aggregatfunktionen benutzt werden, in die Zeile Funktion die Option Gruppierung einstellen müssen. Sie können solche Funktionen auch manuell eintippen; der Eintrag in der Zeile „Funktion“ erscheint dann automatisch (siehe Abbildung 18.5).
446
18.1 Berechnungen in Abfragen
Abbildung 18.4: Die Rechnungsbeträge werden summiert.
Abbildung 18.5: Eine Funktion wurde eingegeben.
In solchen Fällen verwenden Sie die Funktionsausdrücke des Programms (siehe Tabelle 18.7). Funktion
Wirkung
COUNT(Feld)
Berechnet die Anzahl der Datensätze, in denen der Eintrag im Feld nicht leer ist. Mit COUNT(*) wird die Anzahl aller Datensätze zurückgegeben.
MIN(Feld)
Berechnet den kleinsten Eintrag in der durch das Argument beschriebenen Feldspalte.
MAX(Feld)
Berechnet den größten Eintrag in der durch das Argument beschriebenen Feldspalte.
SUM(Feld)
Berechnet die Summe der Feldwerte in der durch das Argument beschriebenen Feldspalte.
AVG(Feld)
Berechnet den Mittelwert der Feldwerte in der durch das Argument beschriebenen Feldspalte.
Tabelle 18.7: Wichtige Aggegratfunktionen
447
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
18.2
Berechnungen in Berichten
Wenn Sie einen Bericht in der Entwurfsansicht manuell erstellt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie zusammenfassende Auswertungen erstellen können. Funktionen können mithilfe der Syntax, die dem Vorschlag zu OpenFormula folgt, eingegeben werden. Detaillierte Hinweise dazu finden Sie auf einer Wikiseite unter der Adresse http:// wiki.services.openoffice.org/wiki/Database. Die nachfolgenden Abschnitte liefern einige Beispiele dazu. Sie sollten hier unterscheiden, ob Sie Berechnungen für einzelne Felder oder zusammenfassende Berechnungen für definierte Gruppen oder den gesamten Datenbestand durchführen möchten.
18.2.1
Berechnungen für einzelne Felder
Beginnen wir mit zusätzlichen Feldern, in denen neue Werte aus bereits vorhandenen berechnet werden. Beispielsweise könnten Sie aus den Daten für den Nettowert der Rechnungsbeträge die Mehrwertsteuer und den Bruttowert berechnen lassen. Formeln definieren Zunächst geht es darum, die im Bericht zu verwendenden Formelausdrücke zu definieren: Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht und lassen Sie das Navigatorfenster des Bericht-Designers anzeigen, indem Sie den Befehl ANSICHT/BERICHT-NAVIGATOR wählen oder auf die gleichbedeutende Schaltfläche in der Symbolleiste Standard klicken.
! Beachten Sie, dass in diesem Navigator eine Zeile mit dem Namen „Funktionen“ – manchmal mehrfach – vorhanden ist. Für allgemeine Berechnungen, die Sie beispielsweise im Detailbereich des Berichts einsetzen wollen, benutzen Sie Funktionen gleich unterhalb von Bericht.
! Öffnen Sie durch einen Rechtsklick das Kontextmenü zur Zeile Funktionen und wählen Sie den Befehl NEUE FUNKTION. Eine weitere Ebene mit dem Namen Funktion wird angezeigt. Markieren Sie diese (siehe Abbildung 18.6).
Abbildung 18.6: Der Bericht-Navigator beim Einfügen neuer Funktionen
448
18.2 Berechnungen in Berichten
! Im Eigenschaftenfenster sehen Sie Details zu dieser Funktion. Geben Sie hier der Funktion im Feld Name sinnvollerweise zunächst einen eigenen Namen. Benutzen Sie aber nicht denselben, den Sie schon für die Funktion verwendet haben. Im Feld Formel definieren Sie die Funktion (siehe Abbildung 18.7). Beachten Sie, dass Sie darin verwendete Feldnamen in eckige Klammern einschließen müssen. Außerdem müssen Sie den Punkt als Dezimalzeichen benutzen.
Abbildung 18.7: Definieren Sie die Funktion.
Damit ist die Funktion definiert, sie wird aber im Bericht noch nicht angezeigt. Fügen Sie auf diese Weise dem Bericht alle Formelausdrücke hinzu, die Sie im Bericht verwenden wollen. Formeln benutzen Nachdem Sie die Formelausdrücke definiert haben, können Sie sie im Bericht verwenden:
! Fügen Sie an der gewünschten Stelle im Bericht ein ungebundenes Textfeld ein. Gehen Sie dazu wie üblich vor und benutzen Sie die Schaltfläche Textfeld aus der Symbolleiste Bericht-Steuerelemente. Wenn Sie wollen, können Sie ein zusätzliches Bezeichnungsfeld davor setzen.
! Sorgen Sie dafür, dass das Textfeld markiert ist. Im Eigenschaftenfenster können Sie auf der Seite Allgemein dem Feld einen Namen geben und beispielsweise auch Formatangaben dazu machen. Sie können dann festlegen, was darin angezeigt werden soll.
! Auf der Registerkarte Daten legen Sie fest, was im Feld angezeigt werden soll: Um eine der eben festgelegten Funktionen zu verwenden, wählen Sie im Feld Datenfeld-Typ die Option Benutzerdefinierte Funktion. Dann können Sie in der Zeile Funktion die zu verwendende auswählen (siehe Abbildung 18.8).
Abbildung 18.8: Wählen Sie die Funktion für das Feld aus.
Die Arbeit ist damit abgeschlossen. Wenn Sie den Bericht anzeigen lassen, werden die berechneten Werte darin angezeigt.
449
Kapitel 18 – Berechnungen in Datenbanken durchführen
Hinweis Zum Formulieren benutzerdefinierter Funktionen können Sie aus einem großen Fundus von eingebauten Funktionsausdrücken schöpfen. Die Adresse http://wiki.services.openoffice.org/ wiki/Base/Reports/Functions liefert Hinweise dazu.
18.2.2
Zusammenfassende Funktionen
Einfacher geht es, wenn Sie Werte für den gesamten Bericht oder eine vorher definierte Gruppe zusammenfassen möchten. Beispielweise könnten Sie in einem Bericht, der die Einzelumsätze für alle Kunden liefert, die Summe der Rechnungsbeiträge für einen Kunden im Gruppenkopf für jeden Kunden zusammenfassen.
! Fügen Sie an der gewünschten Stelle im Bericht – also beispielsweise im Seitenkopf oder im Gruppenkopf – ein ungebundenes Textfeld ein. Gehen Sie dazu wie üblich vor und benutzen Sie die Schaltfläche Textfeld aus der Symbolleiste BerichtSteuerelemente. Wenn Sie wollen, können Sie ein zusätzliches Bezeichnungsfeld davorsetzen. Markieren Sie dieses Feld und nehmen Sie die Einstellungen dafür im Eigenschaftenfenster vor.
! Auf der Seite Allgemein können Sie dem Feld einen Namen geben und beispielsweise auch Formatangaben dazu machen (siehe Abbildung 18.9 links).
! Interessant ist jetzt wieder die Registerkarte Daten: Für zusammenfassende Berechnungen wählen Sie im Feld Datenfeld-Typ die Option Funktion. Darunter wählen Sie in der Zeile Datenfeld das Feld der Tabelle oder Abfrage, dessen Werte zusammengefasst werden sollen. Anschließend können Sie im Bereich Funktion wählen, welche Berechnungsfunktion Sie benutzen wollen: Sie haben hier die Wahl zwischen Accumulation, Maximum und Minimum. Wollen Sie beispielsweise summieren, benutzen Sie Accumulation. Im letzten Feld Geltungsbereich können Sie angeben, ob die Werte für die Gruppe oder für alle Datensätze zusammengefasst werden sollen (siehe Abbildung 18.9 links).
Abbildung 18.9: Legen Sie die Eigenschaften für die Zusammenfassung fest.
450
18.2 Berechnungen in Berichten
Auch diese Arbeit ist damit abgeschlossen. Wenn Sie den Bericht anzeigen lassen, werden die berechneten Werte darin angezeigt.
18.2.3
Eingebaute Funktionen benutzen
Zum Formulieren benutzerdefinierter Funktionen können Sie aus einem großen Fundus von eingebauten Funktionsausdrücken schöpfen (siehe Abbildung 18.8). Die Syntax ist ähnlich zu den oben in diesem Kapitel angesprochenen Funktionen. Die Adresse http://wiki.services.openoffice.org/ wiki/Base/Reports/Functions liefert genauere Hinweise dazu. Bereich
Funktionen
Datum/Uhrzeit
DATE, DATETIME, DAY, HOUR, MONTH, NOW, YEAR, TODAY, WEEKDAY, TIME
Finanz
FINANCIAL
Information
CHOOSE, HASCHANGED, INFORMATION, ISBLANK, ISERR, ISERROR, ISEVEN, ISLOGICAL, ISNA, ISNONTEXT, ISNUMBER, ISODD, ISREF, ISTEXT, NA
Logisch
AND, FALSE, IF, NOT, OR, TRUE, XOR
Mathematisch
ABS, AVERAGE, EVEN, ODD, SUM
Runden
INT
Text
EXACT, FIND, LEDT, LEN, LOWER, MID, REPLACE, REPT, RIGHT, SUBSTITUTE, TEXT, T, TRIM, UPPER, URL
Benutzerdefiniert
MAPPED, NULL
Tabelle 18.8: Eingebaute Funktionen
451
KAPITEL 19
Datenbankelemente formatieren
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
In vielen Fällen werden Sie Ihr Augenmerk wohl auf die eigentlichen Ergebnisse der Arbeit mit der Datenbank richten. Es gibt aber auch viele Fälle, in denen die Optik der Darstellung dieser Ergebnisse wichtig ist. Dann redet man vom Formatieren und damit meint man im Allgemeinen Dinge, die die optische Gestaltung einer Anwendung betreffen. Sie können beispielsweise Tabellen und Abfragen formatieren; meist werden Sie aber diese Verfeinerungen an der Optik auf Formulare und Berichte anwenden. Zahlenwerte können mit unterschiedlichen Formen – beispielsweise mit einem Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden. Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und mehr. Für weitere Verfeinerungen können Sie die Tabellen und Diagramme mit zusätzlichen Objekten – Textelemente, Grafiken, Medienclips etc. – versehen.
19.1
Tabellen und Abfragen formatieren
Die Möglichkeiten zum Formatieren von Tabellen und Abfragen sind identisch. Die Einstellungen nehmen Sie in beiden Fällen in der Datenansicht vor. Die vorhandenen Möglichkeiten dazu zeigen sich in den Kontextmenüs, die Sie durch einen Rechtsklick auf den Zeilen- bzw. Spaltenkopf der Tabelle oder Abfrage anzeigen lassen (siehe Abbildung 19.1).
Abbildung 19.1: Die Formatierungsbefehle finden Sie in den Kontextmenüs.
19.1.1
Tabellen- und Zeilenformate
Zum Einstellen von Tabellen- und Zeilenformaten benutzen Sie das Kontextmenü zum Zeilenkopf (siehe Abbildung 19.1 links). Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, betreffen die gesamte Tabelle oder Abfrage. Einzelne Zeilen können nicht individuell formatiert werden. Tabellenformatierung Zur Einstellung der zu verwendenden Schriftparameter wählen Sie den Befehl TABELLENFORMATIERUNG. Über die Registerkarte Schrift im dann angezeigten Dialogfeld Schrift können Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und die Größe der Schrift einstellen. Über das Register Schrifteffekt bestimmen Sie zusätzliche Effekte wie Unterstreichung und Schriftfarbe. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen in etwa denen, die Sie schon von der Textverarbeitung her kennen (siehe Kapitel 4).
454
19.1 Tabellen und Abfragen formatieren
Zeilenhöhe Die Zeilenhöhe wird zunächst einmal automatisch an die eingestellte Schriftgröße angepasst. Wenn Sie eine andere Höhe wünschen wählen Sie ZEILENHÖHE im Kontextmenü zum Zeilenkopf und geben Sie den Wert ein. Gegebenenfalls müssen Sie im Dialogfeld die Option Automatisch vorher abschalten.
Abbildung 19.2: Wählen Sie die Zeilenhöhe.
Nachdem Sie einen bestimmten Wert für die Zeilenhöhe eingegeben haben, ist die Automatik, die die Höhe an die Schriftgröße anpasst, abgeschaltet. Wenn Sie zu dieser zurückkehren wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch wieder. Hinweis Sie können die Zeilenhöhe auch direkt über die Maus ändern. Setzen Sie den Mauszeiger im Bereich des Zeilenkopfs auf eine Trennlinie zwischen zwei Zeilen, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung.
19.1.2
Spaltenformate
Zum Einstellen von Spaltenformaten benutzen Sie das Kontextmenü zum Spaltenkopf (siehe Abbildung 19.1 rechts). Die Einstellungen gelten nur für die jeweilige Spalte, nicht für die ganze Tabelle. Spaltenformatierung Über den Befehl SPALTENFORMATIERUNG im Kontextmenü können Sie festlegen, wie Eingaben in der Feldspalte dargestellt werden sollen. Die Details der Optionen auf der dann angezeigten Registerkarte Feldformatierung unterscheiden sich teilweise je nach dem Datentyp des jeweiligen Felds (siehe Tabelle 19.1). Felder mit dem Datentyp Text erlauben praktisch keine weiteren Optionen. Zahlenwerte – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können aber in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Wählen Sie im Dialogfeld zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter durch eine Auswahl im Listenfeld Format. Wenn Sie die Kategorie Alle wählen, finden Sie in diesem Listenfeld alle zur Verfügung gestellten Formate. Ein Beispiel für das Ergebnis Ihrer Einstellungen wird in der Vorschau rechts in der Mitte des Dialogfelds angezeigt. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen in etwa denen, die Sie schon von der Tabellenkalkulation her kennen (siehe Kapitel 10 ).
455
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
Auf der Registerkarte Ausrichtung finden Sie mehrere Alternativen für die Ausrichtung der Eintragungen im Feld (siehe Tabelle 19.1). Option
Beschreibung
Standard
Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert
Links
Richtet den Zellinhalt links aus. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie über das Feld Einzug rechts daneben einen Wert eingeben, mit dem der Zellinhalt um diese Zahl von Punkten nach rechts eingezogen wird.
Zentriert
Zentriert den Zellinhalt in der Mitte der Zelle.
Rechts
Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.
Block
Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.
Ausgefüllt
Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.
Tabelle 19.1: Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen.
Spaltenbreite Die Spaltenbreite wird zunächst konstant vorgegeben. Wenn Sie eine andere Höhe wünschen, wählen Sie SPALTENBREITE im Kontextmenü zum Spaltenkopf und geben Sie den Wert ein. Durch Aktivieren der Option Automatisch erreichen Sie, dass die Breite der Spalte immer automatisch so eingestellt wird, dass der längste Eintrag im Feld vollständig angezeigt wird.
Abbildung 19.3: Stellen Sie die Spaltenbreite ein.
Hinweis Sie können die Spaltenbreite auch direkt über die Maus ändern. Setzen Sie den Mauszeiger im Bereich des Spaltenkopfs auf eine Trennlinie zwischen zwei Spalten, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie in diesem Bereich schalten Sie die Einstellung Automatisch ein.
456
19.2 Formularelemente formatieren
Spalte ausblenden Über den Befehl SPALTE AUSBLENDEN erreichen Sie, dass die aktuelle Spalte nicht mehr angezeigt wird. Um eine ausgeblendete Spalte wieder anzuzeigen, wählen Sie im Kontextmenü zu einer beliebigen anderen Spalte der Tabelle den Befehl SPALTEN EINBLENDEN. Im Untermenü dazu können Sie wählen, welche der momentan ausgeblendeten Spalten wieder angezeigt werden sollen.
19.2
Formularelemente formatieren
Auch die beiden Datenbankobjekte Formular und Bericht weisen hinsichtlich der Möglichkeiten zur Formatierung Ähnlichkeiten auf. Bei beiden Objekttypen nehmen Sie Einstellungen zum Format im Entwurfsmodus vor! Nach dem Öffnen im Entwurf müssen Sie zwischen drei Ebenen unterscheiden, auf denen die Formatbefehle angreifen sollen: Das sind der Formularhintergrund, die Position und die Größe der Steuerelemente darauf und schließlich die Inhalte der Steuerelemente selbst. Was Sie formatieren wollen, wählen Sie am besten über den Formular-Navigator aus.
Abbildung 19.4: Arbeiten Sie zur Auswahl über den Formular Navigator.
19.2.1
Formularhintergrund
Zum Formatieren des Formularbehälters gehen Sie genauso vor, als würden Sie eine Seite in einem Textdokument formatieren. Markieren Sie die oberste Ebene im Navigator und wählen Sie SEITENEINSTELLUNG im Menü FORMAT. Die Einstellungen werden Sie vordringlich für den Ausdruck von Datenbankobjekten benötigen; sie haben aber auch Auswirkungen auf den Bildschirm. Seitenformat Über die Registerkarte Seite im Dialogfeld Seiteneinstellungen können Sie das zu verwendende Papierformat, die Seitenränder und weitere Layoutparameter einstellen (siehe Abbildung 19.5). Ihre Einstellungen werden im Beispiel oben rechts auf der Registerkarte skizziert.
457
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
! Links oben im Dialogfeld finden Sie die Einstellungen für das zu benutzende Papierformat. Über das Listenfeld Format können Sie zwischen vielen national und international gängigen Formaten wählen. Wählen Sie hier beispielsweise A4 oder A5. Sollten Sie mit einem hier nicht aufgeführten Sonderformat arbeiten wollen, können Sie zur Einstellung auch die Felder Breite und Höhe benutzen. Unter Ausrichtung legen Sie fest, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen.
Abbildung 19.5: Legen Sie Papierformat und Randeinstellungen fest.
! Als Nächstes sollten Sie das Seitenlayout wählen. Sie müssen hier entscheiden, ob die geraden und ungeraden Seiten ein unterschiedliches Layout aufweisen sollen. Das ist beispielsweise wichtig, wenn Sie das Dokument doppelseitig bedrucken und heften wollen und dafür unterschiedliche rechte und linke Seitenränder für gerade und ungerade Seiten benötigen. Auch wenn Sie später nur unterschiedliche Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten verwenden wollen, müssen Sie das bereits hier vorbereiten. Das Listenfeld Seitenlayout bietet vier Alternativen (siehe Tabelle 19.2). Benutzen Sie nur dann die Standardeinstellung Rechts und links, wenn rechte und linke Seiten identisch sein sollen.
458
Option
Bedeutung
Rechts und links
Wendet die Formateinstellungen sowohl auf die geraden als auch auf die ungeraden Seiten im Dokument an, die mit der aktuellen Seitenvorlage erstellt wurden.
Gespiegelt
Dieses Layout empfiehlt sich, wenn Sie die gedruckten Seiten wie ein Buch binden möchten.
19.2 Formularelemente formatieren
Option
Bedeutung
Nur Rechts
Wendet die aktuellen Formateinstellungen nur auf die ungeraden Seiten mit der aktuellen Seitenvorlage an. Die erste Seite eines Dokuments wird automatisch als ungerade Seite behandelt.
Nur Links
Wendet die aktuellen Formateinstellungen nur auf die geraden Seiten mit der aktuellen Seitenvorlage an.
Tabelle 19.2: Mehrseitige Dokumente können unterschiedlich gestaltet werden.
! Unter Format geben Sie das für die aktuelle Seitenvorlage gewünschte Nummerierungsformat an.
! Registerhaltigkeit richtet den Text mit der ausgewählten Seitenvorlage an einem vertikalen Seitenraster aus. Der Abstand des Rasters wird durch die Referenzabsatzvorlage bestimmt.
! Im Bereich Seitenränder links unten legen Sie die Randeinstellungen für die Seite fest. Sie können die Werte direkt eingeben oder die Schaltflächen der Drehfelder zur Änderung benutzen. Wenn Sie für das Seitenlayout die Option Gespiegelt eingestellt haben, finden Sie statt der Namen Links und Rechts die Namen Innen und Außen.
! Die Einstellung unter Papierzufuhr ist nur dann wichtig, wenn Sie mit einem Drucker arbeiten, der über mehrere Papierschächte verfügt. Hier können Sie in diesem Fall beispielsweise einen Schacht wählen, in dem Sie im Allgemeinen vorbedrucktes Briefpapier einsetzen. Füllung Sie können Ihren Seiten eine Füllung – also eine Farbe, ein Muster oder eine Hintergrundgrafik – hinzufügen. Benutzen Sie dazu die Registerkarte Hintergrund, beachten Sie aber, dass solche Hintergründe die Lesbarkeit erschweren. Wählen Sie zunächst über das Listenfeld Als, ob Sie eine Farbe oder eine Grafik verwenden wollen.
! Wenn Sie sich für eine Farbe entschieden haben, klicken Sie in der Palette auf die Farbe, die Sie als Hintergrund einsetzen möchten. Zum Entfernen einer Hintergrundfarbe klicken Sie auf Keine Füllung.
! Wenn Sie eine Hintergrundgrafik einsetzen wollen, klicken Sie auf Auswählen und wählen Sie die gewünschte Grafik im Dialogfeld Grafik suchen aus, das in seiner Funktionsweise dem bekannten Dialogfeld Öffnen entspricht. Wenn Sie Verknüpfen deaktiviert lassen, betten Sie die Grafik in die aktuelle Datei ein. Damit steht sie auch zur Verfügung, wenn Sie das Dokument auf einen anderen Rechner übertragen. Über die Optionen unter Art regeln Sie, wie die Grafik auf der Seite genutzt werden soll: Nach Wahl von Position können Sie die Lage durch einen Klick auf eine Stelle in dem rechts daneben stehenden Positionsraster festlegen, Fläche dehnt die Grafik über die gesamte Hintergrundfläche der Seite aus, Kachel füllt die Seite durch mehrmalige Wiederholung der Grafik. Umrandung Um eine Seite mit Linien an bestimmten Seiten oder mit einem vollständigen Rahmen zu versehen, aktivieren Sie die Registerkarte Umrandung.
459
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
Über die Optionen im oberen Bereich der Registerkarte regeln Sie das Erscheinungsbild einfacher Linien:
! Meist ist es am einfachsten, zunächst im Bereich Linie den Stil und die Farbe für die zu verwendenden Linien festzulegen.
! Anschließend können Sie über eine der fünf Schaltflächen unter Standard festlegen, wo auf der Seite die Linie gezeichnet werden soll. Die erste Schaltfläche benutzt keine Linie, die zweite zeichnet sie an allen Rändern der Seite usw.
! Nach dieser Wahl werden die Linien im Feld Benutzerdefiniert als Vorschau des Umrandungsstils angezeigt. Sie können sie hierin auch ändern: Klicken Sie in der Vorschau auf die Stelle, bis die gewünschte Umrandung hinzugefügt oder entfernt wird. Den aktuellen Umrandungsstil können Sie beibehalten, indem Sie auf die Seiten der Zelle klicken, bis ein dicker Strich erscheint.
! Wenn Sie für Teile der Umrandung eine andere Formatvorlage oder eine andere Farbe wünschen, wählen Sie diese Parameter über die Felder unter Linie aus und klicken Sie dann im Feld Benutzerdefiniert die gewünschte Stelle an. Die aktuelle Auswahl für die Umrandung ist in der Vorschau durch schwarze Dreiecke neben den Randmarkierungen gekennzeichnet.
! Unter Abstand zum Inhalt geben Sie an, wie viel Freiraum zwischen dem Rand und dem Inhalt der Seite bleiben soll. Die Optionen im unteren Bereich der Registerkarte dienen dazu, der im Feld Benutzerdefiniert markierten Auswahl einen zusätzlichen Schatten zuzuweisen. Unter Position wählen Sie den Schattenstil, der auf die ausgewählten Ränder angewendet werden soll, über Distanz geben Sie eine Schattenbreite ein, mit Farbe wählen Sie eine Farbe für den Schatten. Kontrolle Ihre Einstellungen hinsichtlich des Seitenformats können Sie kontrollieren, indem Sie den Befehl DRUCKLAYOUT im Menü ANSICHT wählen.
19.2.2
Größe und Lage der Steuerelemente
Einen wesentlichen Arbeitsaufwand verursacht erfahrungsgemäß das individuelle Formatieren der in das Formular eingefügten Steuerelemente. Diese Aufgabe kann sowohl ein Ändern der Lage und Größe als auch das Einstellen der sonstigen Optik umfassen. Markieren Bevor Sie ein Steuerelement bearbeiten, müssen Sie es markieren.
! Wenn Sie nur ein einzelnes Feld markieren wollen, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Daraufhin wird das Feld – zusammen mit dem dazugehörenden Bezeichnungsfeld – mit Ziehpunkten umgeben. Passen Sie auf, wenn das Steuerelement bereits mit einem Bezeichnungsfeld versehen wurde. In diesem Fall führt ein Klick zu einem gemeinsamen Markieren dieser beiden Elemente. Wenn Sie nur eines davon markieren wollen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt. Oder Sie wählen das gewünschte Element über das Fenster Formular Navigator aus.
460
19.2 Formularelemente formatieren
! Wenn Sie mehrere Elemente markieren wollen, halten Sie die Taste (ª) während des Klickens gedrückt. Damit werden die Steuerelemente zusammen mit dem Bezeichnungsfeld markiert. Wollen Sie nur die eigentlichen Steuerelemente markieren, benutzen Sie (Strg)+(ª).
! Sie können nebeneinanderliegende Elemente auf einfache Weise mit der Maus markieren. Klicken Sie zunächst auf Auswahl in der Symbolleiste Formularentwurf. Setzen Sie den Mauszeiger an eine freie Stelle im Formular außerhalb der zu markierenden Elemente, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rahmen auf, der alle zu markierenden Felder umschließt. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Die Felder werden – gemeinsam mit den dazugehörenden Bezeichnungen – markiert (siehe Abbildung 19.6).
Abbildung 19.6: Wählen Sie die zu bearbeitenden Steuerelemente aus.
Elemente verschieben Sie können das im Formular markierte Steuerelement einfach an eine andere Position verschieben. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf den Rahmen der Markierung, so dass er sich als Vierfachpfeil zeigt. Drücken Sie dann die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie das Element an die gewünschte Position im Formular. Lassen Sie die Maustaste wieder los. Größe ändern Die Größe eines Elements können Sie ebenfalls einfach über die Maus ändern. Markieren Sie dazu das gewünschte Steuerelement durch einen Klick darauf. Daraufhin wird es mit Ziehpunkten umgeben. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte.
! Benutzen Sie einen der mittleren Ziehpunkte an den Seiten des Rahmens, um entweder die Breite oder die Größe zu verändern. Der Mauszeiger nimmt die Form eines senkrecht oder waagerecht ausgerichteten Doppelpfeils an.
! Verwenden Sie einen der Ziehpunkte in einer Ecke, um Größe und Breite in einem Arbeitsgang zu ändern. Der Mauszeiger hat die Form eines diagonal ausgerichteten Doppelpfeils. Drücken Sie in allen Fällen die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie den Ziehpunkt, bis die gewünschte Größe erreicht ist.
461
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
Tipp Sie können die Spaltenbreite auch direkt über die Maus ändern. Setzen Sie den Mauszeiger im Bereich des Spaltenkopfs auf eine Trennlinie zwischen zwei Spalten, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie in diesem Bereich schalten Sie die Einstellung Automatisch ein.
Um Position und Größe der Steuerelemente einfacher einstellen zu können, bedienen Sie sich des Rasters. Das Aktivieren der Option Raster sichtbar in der Symbolleiste Formularentwurf bewirkt, dass das Raster angezeigt wird. Wenn Sie zusätzlich die Option Am Raster fangen in dieser Symbolleiste einstellen, können Sie die Position und Größe immer nur in gewissen Rasterwerten einstellen. Außerdem können Sie über die Befehle des Untermenüs zum Befehl Ausrichten im Menü Format alle markierten Steuerelemente in einem Arbeitsgang ausrichten lassen (siehe weiter hinten). Für Detailangaben In manchen Fällen empfiehlt es sich, bestimmte Formatelemente über ein Dialogfeld einzustellen. Dazu markieren Sie das zu formatierende Steuerelement und wählen Sie FORMAT/OBJEKT/ POSITION UND GRÖSSE. Im Dialogfeld können Sie die Maße für das Steuerelement genau einstellen (siehe Abbildung 19.7).
Abbildung 19.7: Detaileinstellungen regeln Sie über ein Dialogfeld.
462
19.2 Formularelemente formatieren
Aneinander ausrichten Häufig besteht die Aufgabe darin, verschiedene Steuerelemente aneinander auszurichten – also beispielsweise dafür zu sorgen, dass die linken Ränder der Elemente eine Linie bilden. Dabei kann Ihnen die Symbolleiste Ausrichten behilflich sein.
Abbildung 19.8: Die Symbolleiste Ausrichten
Markieren Sie zunächst die Steuerelemente, die aneinander ausgerichtet werden sollen. Mindestens zwei Steuerelemente müssen markiert sein. Klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste Ausrichten (siehe Tabelle 19.3). Symbol
Wirkung Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass ihr linker Rand mit dem des am weitesten links stehenden Elements fluchtet. Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass ihr rechter Rand mit dem des am weitesten rechts stehenden Elements fluchtet. Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass sie horizontal zentriert werden. Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass ihr oberer Rand mit dem des am weitesten oben stehenden Elements fluchtet. Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass ihr unterer Rand mit dem des am weitesten unten stehenden Elements fluchtet. Richtet zwei oder mehrere Felder so aus, dass sie vertikal zentriert werden.
Tabelle 19.3: Einige wichtige Formateigenschaften von Steuerelementen
19.2.3
Formate für die Inhalte von Steuerelementen
Die Formateinstellungen für die Inhalte eines markierten Steuerelements können Sie über die Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenfensters einstellen, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Kontrollfeld in der Symbolleiste Formular-Entwurf auf den Bildschirm bringen (siehe Abbildung 19.1). Die Details der Optionen hängen vom jeweiligen Typ des Steuerelements ab. Interessant hinsichtlich der Formatierung ist vor allem der untere Bereich dieses Dialogfelds.
463
Kapitel 19 – Datenbankelemente formatieren
Abbildung 19.9: Die Eigenschaften für ein Textfeld
Durch einen Klick auf eine Schaltfläche mit den drei Auslassungspunkten lassen Sie Dialogfelder anzeigen, in denen Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Eigenschaft
Beschreibung
Schrift
Bei Kontrollfeldern mit einem im Formular sichtbaren Text oder Titel kann ein Zeichensatz für die Textdarstellung im Formular gewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um das Dialogfeld Schrift zu öffnen und dort die gewünschte Schrift auszuwählen. Der ausgewählte Zeichensatz wird für die Beschriftung von Kontrollfeldern angewendet. In Tabellenkontrollfeldern gilt dieser Zeichensatz für die Anzeige der Daten. Darüber hinaus können Sie in diesem Dialog die Farbe für die Textanzeige im Kontrollfeld festlegen.
Ausrichtung
Viele Kontrollfelder verfügen über die Eigenschaft Ausrichtung. Geben Sie durch Auswahl einer der Optionen an, ob der Text linksbündig, rechtsbündig oder zentriert ausgerichtet werden soll. Bei Beschriftungsfeldern bezieht sich die Ausrichtungsoption auf den Titel des Felds, bei Textfeldern auf ihren Inhalt und bei Spalten in Tabellenkontrollfeldern auf den Inhalt der Tabellenfelder (die Daten). Bei Schaltflächen regelt diese Option die Ausrichtung zusätzlich oder anstelle von Text eingefügter Grafiken.
Hintergrundfarbe
Für die meisten Kontrollfelder kann eine Hintergrundfarbe definiert werden. Wenn Sie auf Hintergrundfarbe klicken, wird eine Liste der zur Auswahl stehenden Farben geöffnet. Mit der Option Standard werden die Systemeinstellungen übernommen. Sollte die gewünschte Farbe nicht in der Liste enthalten sein, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählen Sie die gesuchte Farbe im Dialog Farbe aus.
Rahmen
Bei Kontrollfeldern mit Rahmen können Sie mithilfe der Eigenschaft Rahmen deren Darstellungsweise im Formular bestimmen. Dabei können Sie zwischen den Optionen Ohne Rahmen, 3D-Look und Flach wählen.
464
19.2 Formularelemente formatieren
Eigenschaft
Beschreibung
Umrandungsfarbe
Legt die Rahmenlinienfarbe für zweidimensional angezeigte Steuerelemente fest.
Nachkommastellen
Bei numerischen und Währungsfeldern lässt sich die Anzahl der angezeigten Nachkommastellen vorgeben.
Tausender-Trennzeichen
Bei numerischen und Währungsfeldern können Sie bestimmen, ob Tausender-Trennzeichen gesetzt werden.
Datumsformat
Bei Datumsfeldern können Sie das für die Datumsanzeige gewünschte Format festlegen.
Tabelle 19.4: Einige wichtige Formateigenschaften von Steuerelementen
465
TEIL E Präsentationen mit IMPRESS
Teil E – Präsentationen mit IMPRESS
Dieser Teil des Buchs hat die spezielle Arbeit mit dem Präsentationsprogramm IMPRESS zum Inhalt und wir gehen darin auf alle wichtigen Funktionen und Besonderheiten des Programms ein:
Abbildung E.1: Abbildung: Mit IMPRESS erstellen Sie Präsentationen.
! Zunächst werden wir uns mit den Aufgaben der Verwaltung von Präsentationen im Programm beschäftigen. In der Standardeinstellung des Programms können Sie bereits beim Starten zwischen mehreren Vorlagen wählen, mit deren Hilfe Sie schnell zu einem Ergebnis gelangen. Diese Vorlagen können Sie erweitern oder abändern. Auch die wesentlichen Elemente zum Erstellen der Grundstruktur von Präsentationen – wie die zum Einfügen von neuen Folien und zur Wahl des Layouts werden wir in Kapitel 20 ansprechen.
! Manche Präsentationen bestehen vordringlich aus Textelementen. Die Reihenfolge dieser Texte sollte sich an der Logik der Aussage orientieren, die Sie Ihrem Zuhörerkreis vermitteln möchten. Oft werden Sie erst bei der Arbeit an diesen Texten feststellen, dass eine andere Reihenfolge oder Struktur Ihrem Kommunikationsziel eher entspricht. Kapitel 21 beschäftigt sich darum mit den vielseitigen Möglichkeiten der Eingabe und Bearbeitung von Textelementen auf einzelnen Folien.
468
Teil E – Präsentationen mit IMPRESS
! Neben den im vorherigen Kapitel angesprochenen Texteingaben können Sie natürlich diverse Objekte auf Ihren Folien anzeigen lassen. Das macht die Präsentation nicht nur abwechslungsreicher, es verdeutlicht auch die Kernpunkte Ihrer Aussagen. Zu diesen Objekten gehören beispielsweise Diagramme, Tabellen und andere grafische Elemente. Das Programm stellt für solche Zwecke bereits fertige Entwürfe zur Verfügung, die Sie aber noch mit konkreten Daten füllen müssen. Wie Sie dazu vorgehen, beschreibt Kapitel 22.
! Wichtig für die Kommunikation Ihrer Ideen sind Ihre Aussagen auf den Folien, weniger wichtig – aber nicht unbedeutend – ist die äußere Form. Unterschiedlich gestaltete Folien lenken Ihren Zuhörerkreis von den eigentlichen Aussagen ab. In fast allen Fällen werden Sie darum den einzelnen Folien Ihrer Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen wollen. Für diese Zwecke ist ein Master zuständig, in dem diese Elemente festgelegt werden. Eine ähnliche Vorgehensweise können Sie auch für das Begleitmaterial zu Ihrer Präsentation einsetzen. Wie man mit einem solchen Master arbeitet, ist Gegenstand von Kapitel 23.
! Kapitel 24 beschäftigt sich mit dem Einrichten und Vorführen der Präsentation. Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt und auch die gewünschten Objekte hinzugefügt haben, können Sie jetzt noch einige letzte Schritte durchführen: Sie können für die einzelnen Folien noch weitere Eigenschaften festlegen, die beispielsweise angeben, in welcher Form und mit welchen optischen Effekten zum nächsten Dia gewechselt oder ob eine Klangdatei während der Anzeige wiedergegeben werden soll. Die Übergänge von Folie zu Folie während einer Bildschirmpräsentation können Sie durch eine Vielzahl von optischen Spezialeffekten fließender gestalten. Dann kommen wir zum eigentlichen Ziel der Arbeit: der Vorführung der Präsentation. Sie können die Folien Ihrer Präsentation und das Begleitmaterial dazu in unterschiedlichen Formaten ausdrucken oder auch per E-Mail verschicken. Viele zusätzliche Optionen hinsichtlich des verwendeten Trägermaterials sind hier möglich. Kapitel 27 informiert Sie darüber.
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KAPITEL 20
Präsentationen verwalten
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
IMPRESS ist ein Programm, mit dem Sie Bildschirm- und Webpräsentationen durchführen und Folien für Dia- bzw. Overheadprojektorvorführungen sowie Handzettel und Notizblätter erzeugen können. Das Arbeiten mit IMPRESS ist auf den ersten Blick scheinbar etwas komplexer als bei den anderen Programmen des Pakets. Anders als bei WRITER und CALC wird bei IMPRESS nach dem Starten des Programms nicht automatisch ein neues Dokument erstellt; Sie müssen bereits zu Anfang der Arbeit entscheiden, welche Art von Grundlage Sie für Ihre Präsentation verwenden wollen. Nachdem Sie diese Entscheidung getroffen haben, stehen Ihnen zum Bearbeiten der Präsentation mehrere Ansichten zur Verfügung. Diese können Sie für die verschiedenen Aufgaben gezielt einsetzen.
20.1
Präsentationen erstellen
Nach dem Starten von IMPRESS meldet sich automatisch der Präsentations-Assistent, über den Sie angeben müssen, von welcher Grundlage Sie ausgehen wollen. Der Assistent führt Sie schrittweise durch die verschiedenen gestalterischen Elemente und bietet Ihnen für jeden Bearbeitungsschritt verschiedene Optionen zur Auswahl an. Sie haben auf der ersten Seite des Assistenten die Möglichkeit, mit einer leeren Präsentation zu beginnen, eine der vorhandenen Vorlagen zu nutzen oder eine vorhandene Präsentation zu öffnen (siehe Abbildung 20.1).
Abbildung 20.1: Wählen Sie aus, was Sie tun möchten.
! Wenn Sie in diesem Dialogfeld die Option Aus Vorlage benutzen, werden unten die vorhandenen Vorlagen eingeblendet, aus denen Sie die gewünschte wählen können. Diese Grundlage ist anschließend noch veränderbar. Wenn Vorschau aktiviert ist, wird das Bild der ersten Folie der markierten Vorlage im Feld rechts skizziert.
472
20.1 Präsentationen erstellen
Abbildung 20.2: Benutzen Sie eine Vorlage.
! Bei der Wahl von Öffnen einer vorhandenen Präsentation werden unten die kürzlich verwendeten Präsentationen eingeblendet. Das ermöglicht einen schnellen Zugriff. Außerdem erscheint die Schaltfläche Öffnen, über die Sie das gleichnamige Dialogfeld auf den Bildschirm bringen können. Benutzen Sie dieses, wenn die gewünschte Präsentation nicht in der Liste aufgeführt wird. Hinweis Wenn Sie die zusätzliche Option Diesen Assistenten nicht mehr zeigen aktivieren, erreichen Sie, dass der Assistent in Zukunft nur noch bei ausdrücklicher Anforderung mit einem Befehl innerhalb von ASSISTENT im Menü DATEI gestartet wird. Außerdem können Sie über Mit Assistent starten im Dialogfeld zu OPTIONEN im Menü EXTRAS unter StarOffice Impress/ Allgemein festlegen, ob das Programm mit dem Assistenten gestartet werden soll.
20.1.1
Allgemeine Schritte
Die ersten Schritte des Assistenten gelten unabhängig davon, ob Sie die Option Aus Vorlage oder Leere Präsentation gewählt haben. Sie sollten darin natürlich möglichst schon die für die spätere Präsentation gewünschten Einstellungen vornehmen; falls Sie Ihre Meinung später ändern sollten, ist das aber auch möglich. Nach einem Klick auf Weiter entscheiden Sie im zweiten Schritt über die zu verwendende Seitenvorlage und wählen das Präsentationsmedium aus (siehe Abbildung 20.3).
473
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
Abbildung 20.3: Wählen Sie die Seitenvorlage.
! Unterhalb der Überschrift Wählen Sie eine Seitenvorlage stehen mehrere Vorlagentypen zur Auswahl. Die Wirkung der Wahl wird wieder über die Vorschau skizziert.
! Über die Optionen unter Wählen Sie ein Ausgabemedium entscheiden Sie, welche Art von Präsentationsmedium Sie verwenden wollen (siehe Tabelle 20.1). Option
Bedeutung
Original
Das Originalseitenformat der Dokumentvorlage wird verwendet.
Folie
Es wird eine Folienpräsentation erstellt.
Papier
Es wird eine Präsentation erstellt, die auf Papier ausgedruckt werden kann.
Bildschirm
Es wird eine Präsentation erstellt, die ausschließlich am Computerbildschirm gezeigt wird. Der Bildschirm wird automatisch angepasst.
Dia
Es wird eine Diapräsentation erstellt.
Tabelle 20.1: Wählen Sie das Medium.
Nach einem Klick auf Weiter bestimmen Sie die Form des Wechsels zwischen den einzelnen Folien (siehe Abbildung 20.4). Diese Einstellungen lassen sich anschließend im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION wieder ändern.
474
20.1 Präsentationen erstellen
Abbildung 20.4: Geben Sie die Form des Seitenwechsels an.
! Im oberen Bereich legen Sie einen Effekt für den Wechsel fest und bestimmen die Geschwindigkeit des Wechsels. Das Listenfeld Effekt beinhaltet viele Möglichkeiten des Wechsels von einer Folie zur nächsten. Nachdem Sie einen dieser Effekte gewählt haben, wird die Wirkung in der Vorschau demonstriert. Probieren Sie hier mehrere Varianten aus.
! Im Bereich darunter wählen Sie die Form, mit der die Präsentation abgespielt werden soll. Bei Auswahl von Standard wird die Präsentation im Vollbildmodus und mit der angegebenen Geschwindigkeit wiedergegeben. Wenn Sie Automatisch wählen, wird die Präsentation automatisch wiedergegeben und nach einer Pause erneut gestartet. Die gewünschten Einstellungen hierfür nehmen Sie mithilfe der Drehfelder vor. Logo einblenden gibt an, ob das StarOffice-Logo während der Pausen zwischen den Präsentationsdurchläufen angezeigt werden soll.
20.1.2
Weitere Schritte für Vorlagen
Wenn Sie anfangs auf der ersten Seite des Assistenten die Option Leere Präsentation gewählt haben, ist die Arbeit des Assistenten hier beendet. Klicken Sie auf Fertig stellen, um ihn zu beenden. Hatten Sie Aus Vorlage verwendet, folgen noch zwei weitere Schritte. Sie können auf der folgenden Seite des Assistenten den Namen Ihres Unternehmens, das Thema und die Grundideen der Präsentation angeben. Diese Eingaben sind nicht notwendig, sie dienen im Prinzip nur als Eintragungen in das Dialogfeld zum Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI (siehe Kapitel 2). Auf der letzten Seite des Assistenten bestimmen Sie, welche Seiten in die erstellte Präsentation aufgenommen werden sollen (siehe Abbildung 20.5). Welche Seiten hier angezeigt werden, hängt von der anfangs gewählten Vorlage ab.
475
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
Abbildung 20.5: Wählen Sie die gewünschten Seiten.
! Im Listenfeld links sind alle Seiten der ausgewählten Präsentationsvorlage angezeigt. Alle Seiten mit einem aktivierten Markierfeld neben ihrem Namen werden in die erstellte Präsentation aufgenommen. Um eine Seite auszuschließen, deaktivieren Sie das Markierfeld vor dem Seitennamen. Klicken Sie auf das kleine Pluszeichen neben dem Seitennamen, um die auf einer Seite angezeigten untergeordneten Elemente einzublenden.
! Wenn Sie die Option Zusammenfassung erstellen aktivieren, wird der gesamte Inhalt der Präsentation auf der letzten Folie zusammengefasst (siehe weiter hinten). Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Arbeit mit dem Assistenten zu beenden.
20.2
Bildschirmelemente
Nachdem Sie die Arbeit mit dem Assistenten beendet haben, erscheint die eigentliche Oberfläche des Programms IMPRESS. Bevor Sie damit beginnen, darin Ihre eigenen Inhalte zu erzeugen, machen Sie sich mit den typischen Elementen des Programms vertraut (siehe Abbildung 20.6).
! Standardmäßig werden die Symbolleisten Standard, Präsentation, Linie und Füllung und – am unteren Rand – Zeichnen angezeigt. Sie können diese und weitere Symbolleisten über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT aus- und wieder einblenden.
! Im Hauptbereich des Bildschirms finden Sie in der Grundeinstellung drei Teilfenster: Im Bereich Folien links auf dem Bildschirm werden alle Folien der Präsentation aufgelistet. Wenn Sie eine davon markieren, wird deren Inhalt im mittleren Bereich vergrößert angezeigt. Rechts wird ein Aufgabenbereich eingeblendet, über den Sie der gerade aktuellen Folie bestimmte Elemente – wie Mastervorlagen, Layouts, benutzerdefinierte Animationen oder Folienübergänge – zuweisen können.
476
20.2 Bildschirmelemente
Abbildung 20.6: Die Oberfläche von IMPRESS
Sie können den diesen Fenstern zugewiesenen Platz durch Verschieben der Fensterränder mit der Maus verändern. Über die beiden Befehle AUFGABENBEREICH und FOLIENBEREICH im Menü ANSICHT schalten Sie die Anzeige dieser beiden Bereiche an bzw. ab. Das erreichen Sie auch durch einen Klick auf die Bereiche mit den Punkten rechts und links vom mittleren Bildschirmbereich.
! Die Statusleiste bietet Informationen über das Dokument wie beispielsweise das aktuell ausgewählte Objekt (siehe Tabelle 20.2). Durch Doppelklicken auf einige Elemente der Statusleiste werden weiterführende Dialogfenster geöffnet. Symbol
Name und Bedeutung Aktuelle Größe (links) – zeigt die x- und y-Position des Cursors an. Aktuelle Größe (rechts) – zeigt die Größe des aktuell gewählten Objekts an. Voraussetzung ist, dass Sie ein solches markiert haben.
Maßstab – zeigt den aktuellen Zoomfaktor der Seitendarstellung an.
477
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
Symbol
Name und Bedeutung Dokumentveränderung – enthält das Dokument ungespeicherte Änderungen, so sehen Sie in diesem Feld der Statusleiste ein *. Dies gilt ebenso für neue Dokumente, die noch nicht gespeichert wurden. Aktuelle Seite/Ebene – zeigt die aktuelle Foliennummer und die Gesamtzahl der Folien. In der Handzettelansicht wird das Feld nicht aktualisiert.
Aktuelle Seitenvorlage – zeigt die aktuelle Seitenvorlage an. Zum Bearbeiten der Formatvorlage doppelklicken Sie hier und zum Umschalten auf eine andere Formatvorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Feld (sofern mehrere Formatvorlagen aufgeführt sind).
Tabelle 20.2: Die Elemente in der Statusleiste
20.3
Ansichten
Zum Bearbeiten einer Präsentation stehen mehrere Ansichten zur Verfügung. Die Auswahl finden Sie im Menü ANSICHT über die Befehle NORMAL, GLIEDERUNG, FOLIENSORTIERUNG, BILDSCHIRMPRÄSENTATION, NOTIZEN und HANDOUT. Für einen schnellen Wechsel zwischen diesen Ansichten können Sie auch die laschenförmigen Schaltflächen am oberen Rand des Fensters benutzen.
! Standardmäßig wird die Ansicht NORMAL angezeigt (siehe Abbildung 20.7). Diese benutzen Sie, um an einer einzelnen Folie zu arbeiten. Hier können Sie Texte und andere Elemente eingeben oder die bei einer Vorlage vorhandenen Platzhalter durch Ihre eigenen Inhalte ersetzen. Über den Bereich Folien am linken Rand des Bildschirms können Sie zwischen den Folien wechseln. Auch den Navigator, den Sie über NAVIGATOR im Menü BEARBEITEN oder die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Standard auf den Bildschirm bringen, können Sie zum Wechsel zwischen den Folien benutzen. Dieses Werkzeug ist ebenso in den Ansichten NOTIZEN und HANDOUT verfügbar.
! Beim Arbeiten in der Ansicht GLIEDERUNG werden nicht mehr die einzelnen Folien auf dem Bildschirm angezeigt, sondern nur noch der Textinhalt der Präsentation (siehe Abbildung 20.8). Das hilft Ihnen, auf schnelle Weise Ihren Argumentationsfluss zu kontrollieren. Sie können diese Ansicht auch für die ersten Schritte beim Aufbau der Präsentation einsetzen. Hier können Sie den Text für jede Folie Ihrer Präsentation in Form einer Gliederung eingeben und/oder Gliederungen aus anderen Anwendungen – beispielsweise aus dem Programm WRITER – nach IMPRESS importieren. Auch hier können Sie über die Symbole am unteren Rand der Ansicht zwischen den Folien navigieren und auch weitere Folien einfügen.
! Über die Ansicht NOTIZEN können Sie zu einer Folie Notizen zu Ihrem Vortrag vermerken (siehe Abbildung 20.9). Diese Notizen sind während der Präsentation nicht für das Publikum sichtbar. Um während des Vortrags auf sie zugreifen zu können, müssen Sie sie vorher ausdrucken.
478
20.3 Ansichten
Abbildung 20.7: Die Ansicht Normal dient zum Anzeigen einzelner Folien.
Abbildung 20.8: Die Ansicht GLIEDERUNG zeigt die Struktur Ihrer Argumentation.
479
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
Abbildung 20.9: In der Ansicht NOTIZEN können Sie Kommentare eingeben.
! Die Ansicht HANDOUT schaltet zur Handzettelseite um, in der die Folien in verkleinerter Form zusammengefasst werden (siehe Abbildung 20.10). Sie können diese Ansicht verwenden, um den Zuhörern einen Ausdruck mit den Inhalten Ihres Vortrags zur Verfügung zu stellen. Die Anzahl der auf einer Seite anzuzeigenden Folien ändern Sie mit dem Befehl SEITENLAYOUT im Menü FORMAT.
Abbildung 20.10: Handouts fassen mehrere Folien auf einer Seite zusammen.
480
20.4 Arbeitsebenen
! In der Ansicht FOLIENSORTIERUNG können Sie die in der Präsentation vorhandenen Folien zusammen anzeigen und bequem sortieren (siehe Abbildung 20.11). In dieser Ansicht sehen Sie Miniaturabbildungen aller Folien einer Präsentation mit sämtlichen Grafikelementen und Texten. Zum Ändern der Reihenfolge markieren Sie die gewünschten Folien und ziehen sie mit der Maus vor das Dia, vor dem Sie sie einfügen wollen. Über die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Fensters können Sie – wenn vorhanden – weitere Folien anzeigen lassen. Über die beiden zusätzlichen Schaltflächen mit dem Lupensymbol vergrößern oder verkleinern Sie die Anzeige.
Abbildung 20.11: Die Ansicht Foliensortierung ermöglicht das Ändern der Reihenfolge.
! Der Befehl BILDSCHIRMPRÄSENTATION im Menü ANSICHT startet die Bildschirmpräsentation. Diese zeigt die von Ihnen erstellten Folien in der Vollbildansicht an. Hier können Sie sich damit im Vorfeld über einen reibungslosen Ablauf einer Bildschirmpräsentation informieren, indem Sie – beispielsweise – Einblendezeiten der einzelnen Folien testen, Diaübergänge und Animationseffekte überprüfen sowie die Verzweigung zu anderen Folien und anderen Anwendungen kontrollieren.
20.4
Arbeitsebenen
Einen wichtigen Punkt sollten Sie noch wissen, bevor Sie sich an die Arbeit mit konkreten Inhalten machen: Alle Folien einer Präsentation verfügen über mehrere Ebenen. Mit den Ebenen können Sie jeweils verwandte Elemente auf einer Folie anordnen.
481
Kapitel 20 – Präsentationen verwalten
! Die unterste Ebene ist die Masterebene oder Hintergrundebene. Über diese Ebene verleihen Sie allen Folien Ihrer Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild. Hier sind die Textformatierung für Titel und Gliederung sowie die Hintergrundgestaltung einzelner Folien oder aller Folien einer Präsentation definiert. Die im Programm enthaltenen Vorlagen benutzen für alle Folien denselben Hintergrund, Sie können aber auch unterschiedliche Hintergründe verwenden. Sie können diesen Hintergrund bearbeiten – beispielsweise indem Sie Farben und/oder Muster ändern oder auch grafische Elemente – wie ein Firmenlogo – hinzufügen.
! Die darüberliegende Ebene ist die Layoutebene. Diese Layoutebene einer Folie bestimmt die Position der Titel-, Untertitel- und Diagrammplatzhalter. Auf den zur Verfügung gestellten Vorlagen werden auch Schriftart, Schriftgröße, Farbe und Position festgelegt. Sie können den Inhalt einer Layoutebene bearbeiten, die Layoutebene umbenennen und einem bestimmten Layouttyp ein bestimmtes Hintergrundbild zuweisen. Außerdem können Sie ein Layout neu zuweisen und eine Layoutebene löschen.
! Auf der Basis dieser beiden Ebenen geben Sie auf einer Folie die konkreten Aussagen ein. Hier ersetzen Sie die auf der Layoutebene definierten Platzhalter durch Ihre eigenen Angaben. Über den Aufgabenbereich, der standardmäßig am rechten Bildschirmrand angezeigt wird, können Sie der Folie bestimmte Elemente – wie Mastervorlagen, Layouts, benutzerdefinierte Animationen oder Folienübergänge – zuweisen (siehe Abbildung 20.12). Welche Elemente in diesem Bereich verfügbar sein sollen, bestimmen Sie über die Liste zur Schaltfläche Ansicht in der Titelleiste zum Bereich. Ein Häkchen zeigt an, dass dieses Element verfügbar ist. Der zusätzliche Befehl AUFGABENBEREICH ENTDOCKEN erlaubt es, den Bereich aus seiner Verankerung zu lösen und frei an einer gewünschten Stelle auf dem Bildschirm zu platzieren.
Abbildung 20.12: Hintergrund und Layout zuweisen
482
20.4 Arbeitsebenen
! Um zu einer Folie eine Masterseite festzulegen, wählen Sie sie aus und klicken im Aufgabenbereich auf Masterseiten. Im Aufgabenbereich werden dann drei Gruppen angezeigt, deren Inhalte Sie auch durch einen Klick auf den Knoten mit dem Minuszeichen ausblenden können. In der Gruppe In dieser Präsentation verwendet finden Sie alle Hintergrunde, die Sie in der aktuellen Präsentation bisher benutzt haben. Zuletzt verwendet zeigt den Hintergrund, den Sie für die vorherige Folie eingesetzt haben. Zur Verwendung vorhanden listet alle zur Verfügung stehenden Hintergründe auf.
! Um einer Folie ein Layout zuzuweisen, wählen Sie sie aus und klicken im Aufgabenbereich auf Layouts. In den beiden folgenden Kapiteln werden wir uns zunächst mit den Eingaben auf der Ebene der einzelnen Folien auf der Basis der vorhandenen Vorlagen beschäftigen.
483
KAPITEL 21
Textinhalte bearbeiten
Kapitel 21 – Textinhalte bearbeiten
Nachdem Sie im vorherigen Kapitel die wesentlichen Bestandteile des Programms kennengelernt haben, machen Sie sich jetzt daran, eine Präsentation mit konkreten Inhalten zu erstellen. Dazu können Sie – wie schon angedeutet – ohne jede Vorlage beginnen. In der Mehrzahl der Fälle empfiehlt es sich aber, die vorhandenen Vorlagen durchzusehen und sich für eine zu entscheiden, die die Arten von Folien beinhaltet, die man benutzen will. Damit können Sie sich etwas Arbeit sparen. Sie müssen sich dann mit zwei Arbeitsschritten beschäftigen, die in der Praxis meist nicht nacheinander, sondern nebeneinander durchgeführt werden. Manche Präsentationen bestehen vordringlich aus Textelementen. Die Reihenfolge dieser Texte sollte sich an der Logik der Aussage orientieren, die Sie Ihrem Zuhörerkreis vermitteln möchten. Oft werden Sie erst bei der Arbeit an diesen Texten feststellen, dass eine andere Reihenfolge oder Struktur Ihrem Kommunikationsziel eher entspricht. Dieses Kapitel beschäftigt sich darum mit den vielseitigen Möglichkeiten der Eingabe und Bearbeitung von Textelementen auf einzelnen Folien.
! Einerseits wollen Sie sicherlich weitere Folien an den gewünschten Stellen hinzufügen und nicht benötigte löschen. Auch wenn Sie die Arbeit an einer neuen Präsentation mithilfe einer der Vorlagen begonnen haben, werden Sie diese Arbeit meist tun müssen. Dazu müssen Sie das jeweils geeignete Layout aus dem zugrunde liegenden Master auswählen.
! Andererseits müssen Sie die auf dem Layout vorhandenen Platzhalter durch die von Ihnen gewünschten Aussagen ersetzen. Das werden Sie meist in der Ansicht NORMAL tun, da die Folien in dieser Ansicht am einfachsten zu bearbeiten sind. Wenn Sie in einer Präsentation arbeiten, die viele Punkte und Unterpunkte enthält, empfiehlt es sich, hier mit der Ansicht GLIEDERUNG zu arbeiten, die es erlaubt, den Argumentationsfluss besser im Auge zu behalten. In einer solchen Ansicht können Sie auch ein Textdokument aus WordPerfect in IMPRESS importieren. Bei dieser Arbeit sollten Sie sich über die Grundstruktur der Präsentation im Klaren sein. Eine Präsentation besteht meist aus drei Hauptteilen:
! In der Einleitung sollten Sie auf einer Titel- oder Textfolie das Thema und das Hauptziel der Präsentation angeben. Lenken Sie die Aufmerksamkeit der Zielgruppe auf Ihren Vortrag, indem Sie eine anregende Frage oder provokante These in der Titelfolie verwenden. Verwenden Sie anschließend eine Textfolie mit einer Anekdote oder einem bekannten Zitat, um zum Hauptteil der Präsentation überzuleiten.
! Im Hauptteil präsentieren Sie Informationen, Fakten und Bilder, indem Sie die Folien mit Listendiagrammen, Textdiagrammen, Organigrammen, Datendiagrammen oder Diagrammkombinationen versehen. Kombinieren Sie Titelfolien mit ClipArt-Bildern, um die Hauptabschnitte der Präsentation abzutrennen und einzuleiten.
! In einem Schlussteil können Sie gegliederte Listen verwenden, um die Hauptthesen der Präsentation noch einmal zusammenzufassen und hervorzuheben. Als letzte Folie eignet sich eine Wiederholung des Titels oder ein Bild gut. Sie können auch eine leere Folie verwenden, um das Ende der Präsentation anzuzeigen.
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21.1 Folien erstellen und Layout wählen
21.1
Folien erstellen und Layout wählen
Um die Präsentation auf Basis einer Vorlage aufzubauen, werden Sie sicherlich weitere Folien hinzufügen und nicht benötigte löschen wollen. Einige dieser Aufgaben müssen Sie auch ausführen, wenn Sie mit einer leeren Präsentation beginnen. Anschließend können Sie den neuen Folien ein geeignetes Layout zuweisen.
21.1.1
Folien hinzufügen, kopieren, löschen
Das Hinzufügen weiterer Folien ist beim Starten mit einer leeren Präsentation natürlich absolut notwendig. Aber auch dann, wenn Sie die Arbeit an einer neuen Präsentation mithilfe einer der vorhandenen Vorlagen begonnen haben, werden Sie sicherlich weitere Folien hinzufügen und nicht benötigte löschen wollen.
! Markieren Sie die Folie, nach der Sie die neue Folie hinzufügen wollen, und wählen Sie SEITE im Menü EINFÜGEN. Eine neue Folie wird eingefügt. Der Hintergrund und das Layout der vorher markierten Seite werden für die neue Folie übernommen, Sie können es aber anschließend noch ändern (siehe weiter hinten). Die neue Folie besitzt – bis auf die vorhandenen Platzhalter – natürlich noch keinerlei Inhalte.
! Wenn Sie ähnliche Folien mehrfach in der Präsentation benötigen, lohnt es sich oft, erst einmal eine davon zu entwerfen und dann durch Kopieren die ähnlichen zu erstellen und abzuwandeln. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Sie – wie später beschrieben – bereits komplexe grafische Elemente in einer Folie eingefügt haben. Markieren Sie dazu die Folie, die Sie duplizieren wollen, in der Folienansicht und wählen Sie SEITE DUPLIZIEREN im Menü EINFÜGEN. Die Kopie der vorher markierten Folie wird im Anschluss an diese eingefügt. Sie können Sie anschließend – beispielsweise über die Ansicht FOLIENSORTIERUNG – an eine andere Stelle bringen.
! Eine nicht benötigte Folie können Sie löschen. Markieren Sie dazu die Folie und wählen Sie den Befehl SEITE LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder drücken Sie auf die Taste (Entf). Die Folie wird aus der Präsentation entfernt.
21.1.2
Layout wählen
Die wesentliche gedankliche Arbeit nach dem Einfügen von Folien besteht zunächst darin, ein für die aktuelle Aussage geeignetes Layout zu wählen. Wenn Sie beispielsweise darauf hinweisen wollen, dass mehrere Schritte zum Erreichen eines Ziels notwendig sind, sollten Sie ein Layout benutzen, das eine Überschrift mit mehreren Unterpunkten enthält. In der Überschrift können Sie dann das Ziel angeben, die einzelnen Schritte fassen Sie in den Unterpunkten zusammen. Dazu stehen Ihnen im Aufgabenbereich Layouts diverse Entwürfe zur Verfügung (siehe Abbildung 21.1). Markieren Sie zuerst die gewünschte Folie und klicken Sie dann im Aufgabenbereich auf das gewünschte Layout. Es wird für die Folie übernommen. Die bereits auf der Folie eingegebenen Texte bleiben erhalten.
487
Kapitel 21 – Textinhalte bearbeiten
Abbildung 21.1: Mehrere Layouts stehen zur Verfügung.
21.2
Texte eingeben
Im nächsten Schritt geht es darum, die Folien mit Ihren Aussagen zu versehen. Dafür werden Sie entweder die Ansicht NORMAL oder die Ansicht GLIEDERUNG verwenden.
21.2.1
Arbeiten in der Ansicht Normal
Wenn Sie sich auf die Textstruktur innerhalb einer Folie konzentrieren möchten, werden Sie sich wahrscheinlich meist der Ansicht NORMAL bedienen. Solange Sie noch kein Element auf der Folie markiert haben, können Sie die Tasten des Ziffernblocks verwenden, um die Ansicht der Folien schnell zu vergrößern oder zu verkleinern (siehe Tabelle 21.1). Taste
Wirkung
(+)
Vergrößert die Ansicht.
(-)
Verkleinert die Ansicht.
(*)
Mit der Multiplikationstaste sehen Sie die ganze Seite.
(÷)
Mit der Taste links daneben, auf den meisten Tastaturen trägt sie ein Divisionszeichen, setzen Sie die Ansicht auf das ausgewählte Objekt.
Tabelle 21.1: Tasten im Nummernblock dienen zur Änderung des Vergrößerungsmaßstabs.
488
21.2 Texte eingeben
Wenn Sie auf der Basis einer Vorlage arbeiten, weisen die darin enthaltenen Folien bereits Beispieltexte auf. In neu erstellten Folien sind dafür Platzhalter – wie Titel durch Klicken hinzufügen – vorhanden (siehe Abbildung 21.2). Diese beiden Formen müssen Sie durch Ihre eigenen Texte ersetzen.
Abbildung 21.2: Folien beinhalten anfangs Beispieltexte oder Platzhalter.
! Vorhandene Beispieltexte müssen zuerst gelöscht werden. Der einfachste Weg dazu besteht darin, den gewünschten Bereich durch einen Klick mit der Maus auszuwählen und anschließend den Beispieltext mit einem Doppelklick vollständig zu markieren. Wenn Sie dann mit der Eingabe Ihres eigenen Textes beginnen, wird der vorher vorhandene Beispieltext überschrieben.
! Bei einem Platzhalter reicht es aus, nur in den Bereich zu klicken (siehe Abbildung 21.3). Daraufhin wird die Einfügemarke sichtbar. Der vorher angezeigte Inhalt wird automatisch entfernt und Sie können sofort mit der Eingabe beginnen. Nach dem Markieren der gewünschten Stelle geben Sie den Text ein. Zur Eingabe gehen Sie vor wie in der Textverarbeitung. Das Programm führt automatisch einen Zeilenumbruch innerhalb des Platzhalterbereichs am Zeilenende durch.
! Durch (¢) erzeugen Sie einen neuen Absatz im Bereich. Überladen Sie die Folie nicht mit zu viel Text. Speziell im Bereich der Titel sind mehrere Absätze in einem Rahmen nicht notwendig.
! Anders ist es in Bereichen der Aufzählungslisten. Hier sind immer nur mehrere Absätze sinnvoll. Auch hier erzeugen Sie einen neuen Absatz auf derselben Aufzählungsebene durch die Taste (¢).
489
Kapitel 21 – Textinhalte bearbeiten
Abbildung 21.3: Der Bereich wird markiert oder die Schreibmarke erscheint im Bereich.
Mithilfe mehrerer Schaltflächen in der Symbolleiste Text Format können Sie die Aufzählungsebene ändern (siehe Tabelle 21.2). Symbol
Name und Wirkung Ebene höher – verschiebt den ausgewählten Absatz in der Aufzählungshierarchie um eine Ebene nach oben.
Ebene niedriger – verschiebt den ausgewählten Absatz in der Aufzählungshierarchie um eine Ebene nach unten.
Nach oben – schiebt den ausgewählten Absatz über den vorigen Absatz. Nach unten – schiebt den ausgewählten Absatz unter den nachfolgenden Absatz. Aufzählungsliste ein/aus – dient zum Einfügen von Nummerierungen oder Aufzählungszeichen in den aktuellen Absatz und zum Bearbeiten des Nummerierungs- oder Aufzählungsformats.
Tabelle 21.2: Schaltflächen dienen zur Steuerung der Aufzählungsebene.
Zur Steuerung können Sie auch Tastenkombinationen verwenden.
490
21.2 Texte eingeben
Abbildung 21.4: Unterpunkte auf einer Folie werden mit Aufzählungstext erzeugt.
21.2.2
Arbeiten in der Ansicht Gliederung
Wenn Sie in einer Präsentation mit mehreren dieser eben angesprochenen Gliederungsebenen arbeiten, ist es meist sinnvoller, zur Eingabe und Bearbeitung solcher Texte in die Gliederungsansicht zu wechseln (siehe Abbildung 21.5). Wählen Sie dazu GLIEDERUNG im Menü ANSICHT oder klicken Sie auf die gleichbedeutende Lasche oben im Hauptfenster. Existieren bereits Folien, finden Sie hier die bereits vorhandenen Titel und Aufzählungstexte. Andere Inhalte der Folien – wie beispielsweise Diagramme – werden in dieser Ansicht nicht angezeigt. Die Ansicht eignet sich darum vorwiegend zur Kontrolle und Änderung des Argumentationsflusses.
Abbildung 21.5: Eine Vorlage in der Ansicht GLIEDERUNG
491
Kapitel 21 – Textinhalte bearbeiten
Texte eingeben Bei einer neuen leeren Präsentation sind in dieser Ansicht zunächst nur die Foliennummer und das Foliensymbol der ersten Folie abgebildet, neben dem die Einfügemarke blinkt (siehe Abbildung 21.6). Zur Eingabe von Texten in leeren Präsentationen benutzen Sie ähnliche Techniken wie bei der Eingabe in der Ansicht Normal:
Abbildung 21.6: Einen Gliederungstext auf einer leeren Folie eingeben
! Mit der Eingabe des Titels der ersten Folie können Sie sofort beginnen. ! Durch Betätigung von (¢) am Ende des Titels erzeugen Sie eine neue Folie. ! Um zur ersten Ebene einer untergeordneten Aufzählungsliste zu schalten, benutzen Sie die oben angesprochenen Schaltflächen in der Symbolleiste Text Format. Mit diesen Schaltflächen können Sie auch weitere Unterebenen anzeigen.
! Eine weitere Betätigung von (¢) nach der Bearbeitung eines Unterpunkts führt zur Anzeige eines weiteren Unterpunkts derselben Ebene. Wenn Sie stattdessen (Strg)+(¢) benutzen, wird automatisch zur nächsten Unterebene geschaltet.
! Drücken Sie nach dem letzten Eintrag für die erste Folie die Tastenkombination (Strg)+ (¢), um eine weitere Folie zu erstellen. Sie gelangen dann automatisch wieder auf die
Titelebene. Um Text für weitere Folien einzugeben, wiederholen Sie die entsprechenden Schritte. Texte editieren Bei der Entwicklung der inhaltlichen Struktur einer Präsentation kann es passieren, dass Sie bestimmte Textelemente nachträglich anders anordnen möchten. Dabei sind zwei unterschiedliche Aufgaben zu bewerkstelligen: Einerseits müssen einzelne Abschnitte – ganze Folien oder einzelne Aufzählungspunkte – in der Reihenfolge verschoben werden, ohne dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Andererseits ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene – oder Einzugsebene – der Abschnitte zu ändern, diese also höher- oder tieferzustufen.
492
21.2 Texte eingeben
! Sie können die Reihenfolge von Folien ändern, ohne dabei die einzelnen Gliederungsebenen zu ändern. Eine einfache Methode, Textelemente mit der Maus zu verschieben, besteht in der Anwendung der Drag&Drop-Technik. Um einen Textteil zu verschieben, markieren Sie diesen, indem Sie das rechteckige Foliensymbol in der ersten Spalte der Ansicht anklicken. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den markierten Inhalt mit der Maus an die Stelle, an der Sie ihn einfügen wollen. Der Text wird vor der durch die Markierung gekennzeichneten Position eingefügt und behält seine ursprüngliche Gliederungsebene bei. Wollen Sie ein Textelement nicht verschieben, sondern kopieren, halten Sie dabei die (Strg)-Taste gedrückt.
! Um die Ebene in der Gliederung zu ändern, markieren Sie die entsprechende Stelle und benutzen Sie die schon erwähnten Schaltflächen der Symbolleiste Text Format. Bei umfangreichen Präsentationen kann es bei dieser Arbeit hilfreich sein, die Unterpunkte im Text zeitweise auszublenden. Dazu können Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Outline benutzen (siehe Tabelle 21.3). Symbol
Name und Wirkung Erste Ebene – blendet außer den Titeln alle Überschriften der Folien in der aktuellen Bildschirmpräsentation aus. Verborgene Überschriften sind durch einen schwarzen Strich vor dem Diatitel gekennzeichnet. Alle Ebenen – blendet die verborgenen Überschriften der Folien in der aktuellen Bildschirmpräsentation ein.
Unterabsätze verstecken – blendet die Unterabsätze einer ausgewählten Überschrift aus. Verborgene Unterabsätze werden durch einen schwarzen Strich vor der Überschrift dargestellt. Unterabsätze anzeigen – blendet die verborgenen Unterabsätze einer ausgewählten Überschrift ein.
Formatierung ein/aus – zeigt oder verbirgt die Zeichenformatierung der Diaüberschriften. Das reduziert im Allgemeinen die optische Länge der Gliederung. Schwarzweiß-Ansicht – zeigt Text in der Gliederungsansicht in Schwarzweiß oder in Farbe; funktioniert nur bei eingeschalteter Formatierung. Bildschirmpräsentation – startet eine Bildschirmpräsentation mit dem ersten Dia.
Tabelle 21.3: Die Schaltflächen der Symbolleiste Outline
Gliederung importieren Ein mit dem StarOffice-Programm WRITER erstelltes Dokument, das Formatvorlagen für Überschriften enthält, kann problemlos in eine Präsentation umgewandelt werden. Der einfachste Weg dazu besteht darin, den Inhalt des Textdokuments in die Zwischenablage zu kopieren und in einer – möglichst leeren – Präsentation wieder einzufügen. Wenn Sie im Textdokument neben den Überschriftenformaten auch die Formatvorlage Standard verwendet haben, wird dieser Text wie die darüber stehende Überschrift behandelt.
493
Kapitel 21 – Textinhalte bearbeiten
21.3
Weitere Arbeiten mit Textelementen
Für weitere Arbeiten mit Text in Folien gehen Sie genauso vor wie bei der Textverarbeitung.
21.3.1
Die Rechtschreibprüfung
Rechtschreibfehler sind bei Präsentationen vielleicht noch unangenehmer als bei Textdokumenten. Zum Durchführen einer Prüfung auf Fehler rufen Sie den Befehl RECHTSCHREIBUNG im Menü EXTRAS auf oder klicken auf die Schaltfläche Rechtschreibprüfung in der Symbolleiste Standard. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie diesen zuerst. IMPRESS blendet ein Dialogfeld ein, in dem Sie die Korrekturen vornehmen können (siehe Kapitel 3).
21.3.2
Texte formatieren
Die Formatierung verleiht dem Text einer Präsentation den letzten Schliff. Das generelle Formatieren von Texten auf den Folien wird man im Allgemeinen auf der Ebene des Masters vornehmen (siehe weiter hinten). Auf diese Weise garantieren Sie ein in sich geschlossenes Erscheinungsbild. Eine Ausnahme bildet das Formatieren von einzelnen Wörtern oder Abschnitten, die Sie auf der Folie besonders hervorheben wollen. Dazu müssen Sie den zu formatierenden Textabschnitt zuerst markieren. Anschließend können Sie die Befehle des Menüs FORMAT oder die Schaltflächen der Symbolleiste Text Format benutzen (siehe Kapitel 3). Formate für die Schriftart Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.), die Position (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und einige weitere Effekte festlegen. Gehen Sie mit Zeichenformaten sparsam um, da zu viele Zeichenformate das Dokument unübersichtlich und unruhig erscheinen lassen Absätze Die Standardeinstellungen für einen Absatz hängen von dem für die Folie verwendeten Layout ab. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in den gewünschten Absatz und rufen den Befehl ABSATZ im Menü FORMAT auf. Tipp Sie können auch mehrere Absätze markieren, die dieselben Formate aufweisen sollen, und diesen dann die gewünschten Formate in einem Arbeitsgang zuweisen. Um mehrere, nicht zusammenhängende Absätze gemeinsam zu markieren, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und markieren die einzelnen Absätze nacheinander durch einen Dreifachklick darin.
494
21.3 Weitere Arbeiten mit Textelementen
! Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände im Dialogfeld Absatz legen Sie die wesentlichen Absatzparameter fest. Ihre Einstellungen werden im Feld rechts skizziert.
! Über die Registerkarte Ausrichtung können Sie den Absatz linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten. Ihre Wahl wird im Beispielfeld skizziert.
! Tabulatoren dienen – wie üblich – als Haltepunkte innerhalb einer Zeile. Durch Drücken der Taste (ÿ) springt die Einfügemarke zum nächsten Tabstopp. Beim manuellen Setzen eines neuen Tabstopps werden alle standardmäßig gesetzten Tabstopps links davon für diesen Absatz unwirksam. Wenn Sie sie benötigen, müssen Sie sie erneut manuell setzen. Nummerierung und Aufzählungszeichen Sie können Text mit Symbolen, Nummern oder Gliederungen organisieren. Symbole kennzeichnen die unterschiedlichen Elemente in einer Liste oder heben ausgewählte Absätze hervor. Sie können damit Listenelemente markieren, die keine festgelegte Reihenfolge haben. Nummerierte Listen und Gliederungen erleichtern Ihnen die Organisation und Anzeige von Daten und zeigen die Beziehungen zwischen unterschiedlichen Ideen auf. Symbolgegliederte Listen, nummerierte Listen und Gliederungen können mehrere Nummerierungsebenen aufweisen. Beispielsweise können Sie Elemente der ersten Ebene mit 1, 2, 3 nummerieren und Elemente der zweiten Ebene mit a, b, c. Sie können auch Gliederungsformate wie 1, a, i oder 1, 1.1. oder 1.1.1 verwenden. Auf der Registerkarte Optionen legen Sie die Formatierungsoptionen für Nummerierungen oder Aufzählungen fest. Wenn Sie möchten, können Sie den einzelnen Ebenen in der Listenhierarchie unterschiedliche Formatierungen zuweisen. Wählen Sie zuerst unter Ebene die Ebenen, für die Sie Formatierungsoptionen festlegen möchten. Die ausgewählte Ebene ist in dieser Vorschau hervorgehoben. Legen Sie dann die Formate in den Feldern in der Mitte der Registerkarte fest.
495
KAPITEL 22
Objekte auf Folien
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
Neben den im vorherigen Kapitel angesprochenen Texteingaben können Sie natürlich diverse Objekte auf Ihren Folien anzeigen lassen. Das macht die Präsentation nicht nur abwechslungsreicher, es verdeutlicht auch die Kernpunkte Ihrer Aussagen. Zu diesen Objekten gehören beispielsweise Diagramme, Tabellen und andere grafische Elemente. Das Programm stellt für solche Zwecke bereits fertige Entwürfe zur Verfügung, die Sie aber noch mit konkreten Daten füllen müssen. Im Aufgabenbereich Layouts stehen Ihnen bereits diverse Entwürfe zur Verfügung (siehe Abbildung 22.1). Markieren Sie zuerst die gewünschte Folie und klicken Sie dann im Aufgabenbereich auf das gewünschte Layout. Es wird für die Folie übernommen. Die bereits auf der Folie eingegebenen Texte bleiben erhalten.
Abbildung 22.1: Mehrere Layouts stehen zur Verfügung.
22.1
Diagramme
Wenn Sie beispielsweise das Layout Titel, Diagramm benutzen, wird damit zunächst eine Folie erstellt, die einen Titel und darunter ein Symbol für ein Diagramm enthält. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um das Diagramm mit Inhalten zu versehen. Ein Platzhalterdiagramm wird angezeigt, dessen Daten Sie noch an Ihre Wünsche anpassen müssen (siehe Abbildung 22.2).
498
22.1 Diagramme
Abbildung 22.2: Ein Diagramm als Platzhalter
Oben auf dem Bildschirm finden Sie eine kleine Format-Symbolleiste, deren Schaltflächen Ihnen bei den dafür notwendigen Teilaufgaben behilflich sind (siehe Tabelle 22.1). Symbol
Name und Wirkung Diagrammtyp – erlaubt die Auswahl eines Diagrammtyps wie beispielsweise Säulenoder Liniendiagramm.
Diagrammdatentabelle – damit legen Sie die im Diagramm anzuzeigenden Werte fest. Gitter horizontal ein/aus – schaltet die waagerechten Gitternetzlinien ein oder aus. Sie können übrigens auch ein vertikales Gitter einschalten lassen (siehe weiter hinten).
Legende ein/aus – zeigt die Legende an oder schaltet sie ab. Textskalierung – ändert die Größe des Textes im Diagramm, wenn Sie das Diagramm skalieren, also seine Größe ändern.
Automatisches Layout – stellt nach bestimmten manuellen Änderungen im Layout des Diagramms die Grundeinstellung wieder her.
Tabelle 22.1: Die Format-Symbolleiste bei IMPRESS
499
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
Die beiden wesentlichen Aufgaben bestehen in der Wahl des gewünschten Diagrammtyps und der Eingabe der darzustellenden Daten. Was Sie davon zuerst tun, bleibt Ihnen überlassen. Sie gehen dabei im Prinzip genauso vor wie im Programm CALC.
22.1.1
Diagrammtyp festlegen
Um den Typ des Diagramms festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Diagrammtyp in der Symbolleiste Format. Das bewirkt die Anzeige des gleichnamigen Dialogfelds (siehe Abbildung 22.3). Markieren Sie den Haupttyp des Diagramms im senkrecht ausgerichteten Listenfeld. In der Liste rechts daneben können Sie zu einem gewählten Diagrammtyp einen Untertyp festlegen. Wenn Sie die zusätzliche Option 3D-Darstellung aktivieren, stehen Ihnen zusätzliche Möglichkeiten zur Form der Gestaltung zur Verfügung. Für dreidimensionale Typen gelten im Prinzip dieselben Richtlinien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen.
Abbildung 22.3: Wählen Sie den Typ.
Die Wahl eines Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen Gesichtspunkten orientieren.
22.1.2
Daten festlegen
Um das Diagramm mit Daten zu versehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Diagrammdatentabelle in der Symbolleiste Format. Das bewirkt die Anzeige einer Tabelle in einem Dialogfeld, die bereits mit Platzhalterdaten versehen ist (siehe Abbildung 22.4). Standardmäßig werden im bereits vorhandenen Platzhalter vier Datenreihen – Kategorien – in drei Spalten angezeigt. Es empfiehlt sich, zunächst einmal die Anzahl der gewünschten Spalten und Zeilen einzustellen. Dazu helfen Ihnen die Schaltflächen der Symbolleiste im Dialogfeld (siehe Tabelle 22.2).
500
22.1 Diagramme
Abbildung 22.4: Die Datentabelle Symbol
Name und Wirkung Zeile einfügen – fügt nach der aktuellen Markierung eine weitere Zeile ein. Sie können Sie anschließend in der Spalte Kategorien benennen. Datenreihe einfügen – fügt rechts von der Markierung eine neue Spalte für weitere Y-Werte ein. Zeile löschen – entfernt die aktuell markierte Zeile. Datenreihe löschen – entfernt die aktuell markierte Spalte. Datenreihe nach rechts verschieben – verschiebt die markierte Spalte um eine Stelle nach rechts.
Zeile nach unten verschieben – verschiebt die markierte Zeile um eine Stelle nach unten.
Tabelle 22.2: Die Elemente der Symbolleiste im Dialogfeld Datentabelle
Abschließend müssen Sie natürlich die eigentlichen Daten und die Beschriftungen dazu eingeben.
! Die in der Spalte Kategorie angegebenen Bezeichnungen – anfänglich finden Sie hier Zeile 1, Zeile 2 usw. – werden bei einem Diagramm mit zwei Achsen dazu benutzt, die Abschnitte der horizontalen x-Achse zu beschriften. Wenn Sie beispielsweise einen Verlauf über die Jahre anzeigen lassen wollen, geben Sie hier die Jahreszahlen ein.
! Benutzen Sie die anfänglich mit Spalte 1, Spalte 2 und Spalte 3 beschrifteten Felder, um die einzelnen Datenreigen zu beschriften. Wollen Sie beispielsweise Umsatz, Kosten und Gewinn anzeigen lassen, verwenden Sie diese Ausdrücke in den Feldern.
! Die anzuzeigenden Werte geben Sie dann in den Zellen der Tabelle ein. Bei jeder Eingabe werden die neuen Daten automatisch im Diagramm angezeigt. Wenn Sie mit den Eingaben fertig sind, können Sie das Dialogfeld Datentabelle schließen. Für spätere Änderungen können Sie es wieder anzeigen lassen.
501
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
22.1.3
Überschrift eingeben
Die oberhalb des Diagramms angezeigte Überschrift können Sie nach einem Klick auf den Platzhalter Titel durch Klicken hinzufügen eingeben.
22.1.4
Feinheiten einstellen
Nachdem Sie die darzustellenden Daten und die Überschrift festgelegt haben, machen Sie sich an die Feinheiten der Gestaltung. Doppelklicken Sie notfalls wieder auf das Diagramm, um es zu aktivieren, und benutzen Sie die Befehle in den Menüs EINFÜGEN und FORMAT. Über das Menü EINFÜGEN können Sie diverse weitere Elemente im Diagramm hinzufügen und bereits erstellte abschalten oder ändern.
! Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn klar zu erkennen ist, was in ihnen dargestellt wird. Dazu benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschriftungen. Wählen Sie nach dem Markieren des Diagramms den Befehl EINFÜGEN/TITEL. Je nach Diagrammtyp stehen unterschiedlich viele Felder zur Verfügung: Alle Diagrammtypen verfügen über das Feld Titel. Bei Kreis- und Ringdiagrammen können Sie auch nur diesen Titel eingeben, da diese Diagramme keine Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumindest über die X-Achsentitel und die Y-Achsentitel. Flächendiagramme umfassen drei Achsen, die Sie benennen können. Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekundärachse zugeordnet, können Sie auch für diese separate Beschriftungen benutzen. Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie der Datenreihe über Sekundäre Y-Achse eine zweite Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung.
! Die Achsen des Diagramms können Sie an- und abschalten. Benutzen Sie dazu den Befehl EINFÜGEN/ACHSEN. Wie eben schon erwähnt, verfügen Diagramme mit Achsen zumindest über die x- und die y-Achse, Flächendiagramme umfassen drei Achsen, die Sie getrennt ein- und ausschalten können.
! Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrechten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsfläche – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/oder senkrechte Gittenetzlinien verwenden. Zum Anzeigen oder Abschalten benutzen Sie den Befehl EINFÜGEN/GITTER.
! Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen Sie dann den Befehl LEGENDE im Menü EINFÜGEN. Auf der Registerkarte können Sie unter Position wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll. Deaktivieren Sie die Option Legende anzeigen, um die Darstellung dieses Elements abzuschalten.
! In manchen Fällen will man die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten versehen. Dadurch können Sie Informationen über die Daten angeben. Das regeln Sie über das Dialogfeld zum Befehl EINFÜGEN/DATENBESCHRIFTUNG. Nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens Wert … anzeigen können Sie angeben, was an die entsprechenden Stellen geschrieben werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest
502
22.1 Diagramme
teilweise – je nach Diagrammtyp. Die zusätzliche Option Kategorie anzeigen zeigt zusätzlich zum y-Wert auch den x-Wert an. Die Option Legendensymbol anzeigen sorgt dafür, dass das in der Legende benutzte Symbol mit angezeigt wird.
! Drei weitere Befehle im Menü EINFÜGEN erlauben es, neben den eigentlichen Daten zusätzliche Elemente anzuzeigen. Diese können nur für Diagramme mit Achsen – also nicht für Kreis- oder Ringdiagramme – erstellt werden: Mithilfe von Trendlinien fügen Sie Ausgleichskurven oder grafische Vorhersagen in Ihre Diagramme ein. Wählen Sie EINFÜGEN/ TRENDLINIEN und dann unter den sechs Alternativen den für Ihre Daten geeigneten Typ aus. Der Befehl EINFÜGEN/MITTELWERTLINIE fügt eine waagerechte Linie in Höhe des Mittelwerts ein. Über den Befehl EINFÜGEN/Y-FEHLERBALKEN können Sie für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie zeigen damit dem Betrachter, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt. Nachdem Sie ein Diagramm als Ganzes oder ein Element darin markiert haben, finden Sie im Menü FORMAT Befehle zum Ändern der Formatierung. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten: Entweder Sie markieren das Diagramm als Ganzes und wählen den gewünschten Befehl über die diversen Untermenüs – beispielsweise HAUPTTITEL oder X-ACHSENTITEL im Untermenü zum Befehl TITEL. Oder Sie markieren im Diagramm zuerst das Element, das Sie ändern oder formatieren wollen, beispielsweise den Titel oder die x-Achse, und wählen dann FORMAT/OBJEKTEIGENSCHAFTEN. Beim Markieren von Datenreihen müssen Sie etwas aufpassen: Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick) auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern. Das ausgewählte Element eines Diagramms erkennen Sie auch an den es umgebenden Markierungspunkten.
! Alle Diagramme verfügen über eine Diagrammfläche und eine oder mehrere Diagrammwände. 2D-Diagramme verfügen über eine einzige Diagrammwand, 3D-Diagramme haben zwei Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie individuell formatieren. Wählen Sie dazu einen der Befehle DIAGRAMMWAND, DIAGRAMMFLÄCHE oder DIAGRAMMBODEN im Menü FORMAT oder führen Sie einen Doppelklick auf der gewünschten Fläche aus. Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie die Fläche mit einer Füllfarbe, einem Muster oder einer sich wiederholenden Grafik versehen. Das Feld oben links skizziert die Wirkung der Auswahl.
! Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Diagramm lassen sich separat einstellen. Beispielsweise können Sie einzelnen Säulen oder einem Kreissegment bestimmte Formate zuweisen. Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie formatieren wollen. Dazu klicken Sie das Element einmal an. Wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN aus dem Menü FORMAT. Das Dialogfeld Datenreihe wird daraufhin angezeigt. Welche Formatierungsoptionen Ihnen hier jeweils zur Verfügung stehen, hängt auch vom Typ des Elements ab. Der Großteil der im Dialogfeld angezeigten Registerkarten ist für alle – zumindest aber viele – Diagrammtypen identisch.
! Natürlich lassen sich auch Beschriftungen formatieren. Markieren Sie dazu das betreffende Beschriftungselement – beispielsweise den Titel – und wählen Sie dann OBJEKTEIGENSCHAFTEN im Menü FORMAT. Sie können auch die Befehle im Untermenü TITEL im Menü FORMAT benut-
503
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
zen. Im Dialogfeld finden Sie unter anderem die Registerkarten Linie, Fläche, Transparenz, Zeichen und Schrifteffekt. Die Optionen darin entsprechen denen bei der Formatierung anderer Elemente eines Diagramms.
! Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Achsen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche Optionen dazu einstellen. Zum Formatieren wählen Sie zunächst die gewünschte Achse über das Untermenü zu ACHSEN im Menü DIAGRAMM. Sie können die Achse auch im Diagramm markieren und dann den entsprechenden Eigenschaftenbefehl über das Kontextmenü auswählen. Es gibt gewisse Unterschiede beim Formatieren der x- und der y-Achse. Bei beiden finden Sie aber die Registerkarten Linie, Zeichen und Schrifteffekt, mit denen Sie die Farbe und Art der Achse und die Schriftparameter dafür einstellen können.
! Zum Einstellen der Parameter dieser Gitternetzlinien wählen Sie GITTER im Menü FORMAT. Über das Untermenü wählen Sie, welches Gitter Sie formatieren wollen. Angezeigt wird die schon bekannte Registerkarte Linie, über die Sie Stil, Farbe, Breite und Transparenz der jeweiligen Linien einstellen.
22.2
Tabellen
Manche Informationen lassen sich besser in Tabellenform darstellen. Dazu verwendet IMPRESS eine Struktur, die sich an die Optik des StarOffice-Programms CALC anlehnt.
22.2.1
Tabelle erstellen
Wählen Sie zunächst im Aufgabenbereich Layouts einen der dort zur Verfügung gestellten Entwürfe für eine Tabelle – beispielsweise Titel, Tabelle. Damit wird zunächst eine Folie erstellt, die einen Titel und darunter ein Symbol für eine Tabelle enthält. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um die Tabelle mit Inhalten zu versehen. Diese ist zunächst noch vollständig leer (siehe Abbildung 22.5).
Abbildung 22.5: Eine leere Tabelle
Wenn Sie bereits das StarOffice-Programm CALC kennen, sollten Sie mit der Arbeit an einer solchen Tabelle keine Probleme haben – die Werkzeuge sind identisch. Die nachfolgenden Ausführungen beschränken sich auf die wichtigsten Arbeiten mit Tabellen.
504
22.2 Tabellen
22.2.2
Daten eingeben
In dieser Tabelle können Sie die gewünschten Daten eingeben. Gehen Sie dazu genauso vor, wie Sie es vom Programm CALC her gewohnt sind. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Sie können eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, zusammenhängende Zellen, nicht zusammenhängende Zellen oder die ganze Tabelle markieren. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen:
! Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus. Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft dazu befinden.
! Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und verwenden dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen. Eingegeben werden können zunächst einmal Textelemente, Zahlenwerte in diversen Formaten, Datums- und Uhrzeitangaben. Auf der Basis solcher Eingaben können Sie dann später Berechnungen durchführen. In der Regel – aber nicht immer – wird jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle vorgenommen. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen. Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Eingabezeile als auch die Tastatur verwenden. Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig und Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt.
22.2.3
Berechnungen durchführen
In den Zellen einer Tabelle können Sie Berechnungen vornehmen: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn.
! Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.
! Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – der sogenannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen.
22.2.4
Formatieren
Unter dem Begriff Formatieren einer Tabelle versteht man alle Tätigkeiten, die die optische Gestaltung der Tabelle betreffen. Dazu gehören vordringlich Angaben für die Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen –, aber auch solche
505
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart. Die Zeilenhöhe kann – genauso wie die Spaltenbreite – verändert werden. Die Einträge in den Zellen können unterschiedlich ausgerichtet oder auch über mehrere Zellen hinweg positioniert werden. Zellbereiche können mit Rahmen und Linien sowie mit Farben und Mustern für den Hintergrund versehen werden. Nicht gewünschte Zeilen und/oder Spalten lassen sich ausblenden. Um für eine markierte Zelle oder einen Zellbereich eine vom eingestellten Standard abweichende Formatierung zu wählen, stehen Ihnen die Befehle des FORMAT-Menüs zur Verfügung. Die wichtigsten Formatierungsbefehle können Sie auch über die Schaltflächen der FormatSymbolleiste aufrufen.
22.3
Objekte
Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien hinzufügen oder Grafiken direkt vom Scanner importieren.
22.3.1
Objekte einfügen
Wählen Sie zunächst im Aufgabenbereich Layouts einen der dort zur Verfügung gestellten Entwürfe für eine Tabelle – beispielsweise Titel, Objekt. Damit wird zunächst eine Folie erstellt, die einen Titel und darunter ein Symbol für ein Objekt enthält. Doppelklicken Sie auf das Symbol, um diese Stelle mit Inhalten zu versehen. Im angezeigten Dialogfeld wählen Sie dann aus, ob Sie das Objekt jetzt Neu erstellen oder Aus Datei erstellen wollen (siehe Abbildung 22.6).
Abbildung 22.6: Sie können Objekte neu erstellen oder aus vorhandenen Dateien öffnen.
506
22.3 Objekte
! Nach Wahl von Neu erstellen können Sie ein Objekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme im Dokument erstellen und anschließend mit Inhalten füllen. Wählen Sie dazu im Listenfeld den einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier angezeigt werden, hängt von den auf dem System installierten Anwendungen ab. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert haben, steht Ihnen ein Großteil der Menübefehle des jeweiligen Programms zur Verfügung. Sie verändern die Größe und die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte.
! Über Aus Datei erstellen können Sie auf eine vorhandene Datei zurückgreifen. Geben Sie im Feld Datei den Namen der Datei zusammen mit dem entsprechenden Pfad ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Datei verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldokument Änderungen vorgenommen werden, werden diese auch in das Dokument übertragen, in dem sich das verknüpfte Objekt befindet. Leere CALC-Tabelle einfügen Haben Sie beispielsweise die Option StarOffice Tabelle gewählt, wird eine Tabelle eingefügt, in der Sie wie beim Programm CALC Daten eingeben und Berechnungen durchführen können. Nach dem Einfügen wird eine leere Tabelle erstellt und die Oberfläche von WRITER mit der von CALC überlagert. Wenn Sie nach Eingabe der Daten außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der CALC-Oberfläche entfernt, das heißt, es wird zur normalen WRITER-Oberfläche zurückgekehrt und die Tabelle wird im Dokument in einem Rahmen angezeigt. Wollen Sie zum Bearbeiten der Daten in der Tabelle zurückkehren, müssen Sie auf die Tabelle doppelklicken. Vorhandene CALC-Datei Um die Daten einer vorhandenen CALC-Datei in einem StarOffice-Dokument anzuzeigen, verwenden Sie die Registerkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld zum Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen und den Pfad der zu verwendenden CALC-Datei ein oder wählen Sie die Angaben über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Nach dem Bestätigen wird der Inhalt des aktuellen Tabellenblatts in der Arbeitsmappe im Dokument angezeigt. Um ein anderes Blatt zu wählen oder Daten zu ändern, müssen Sie auf die Anzeige doppelklicken und dann die Änderungen vornehmen. Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der CALC-Oberfläche entfernt und es wird wieder die Oberfläche von IMPRESS mit der im Dokument eingefügten Tabelle angezeigt. Diagramm einfügen Um ein Diagramm einzufügen, wählen Sie die Option StarOffice Diagramm auf der Registerkarte Neu erstellen. Nach dem Bestätigen wird zunächst ein Platzhalter mit Beispieldaten im Dokument angezeigt. Um Ihre eigenen Daten einzugeben, wählen Sie den Befehl DIAGRAMMDATEN aus dem Kontextmenü zum Objekt oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Format. Daraufhin wird eine kleine Tabelle angezeigt, in der Sie die vorhandenen Daten durch Ihre eigenen ersetzen müssen. Die Techniken zur Arbeit in dieser Tabelle entsprechen im Prinzip
507
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
denen bei einer CALC-Tabelle. Die Daten in der Beispieltabelle müssen Sie dann Ihren Erfordernissen entsprechend ändern. Tipp Wahrscheinlich ist die eben beschriebene Methode, zum Erstellen des gewünschten Diagramms die Daten der Beispieltabelle zu ändern, mit mehr Aufwand verbunden, als wenn Sie selbst ein Diagramm auf der Basis eigener Daten in einer CALC-Tabelle erstellen und diese dann als Objekt einfügen würden.
Weitere Objekte Wenn Sie die Option Weitere Objekte gewählt haben, wird nach der Bestätigung das Dialogfeld Objekt einfügen angezeigt (siehe Abbildung 22.7). Darüber haben Sie im Register Neu erstellen Zugriff auf weitere – auf Ihrem Rechner installierte – Programme.
Abbildung 22.7: Ein Objekt einfügen
Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü zu BILD im Menü EINFÜGEN fügen Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument ein. Alternativ zum Menübefehl können Sie auch auf die Schaltfläche Aus Datei in der Zeichnen-Symbolleiste klicken. Dadurch öffnen Sie ebenfalls das Dialogfeld Bild einfügen (siehe Abbildung 22.8).
508
22.3 Objekte
Abbildung 22.8: Ein Bild einfügen
Hier ist automatisch im Feld Dateityp das Format auf diverse Grafikdateien eingestellt. Markieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2). Wenn Sie die zusätzliche Option Verknüpfen aktivieren, werden die Informationen aktualisiert, wenn Sie die Quelldatei bearbeiten. Ein verknüpftes Objekt bleibt in der Quelldatei – in diesem Fall also in der Grafikdatei selbst – gespeichert. Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quelldatei und zeigt eine Darstellung des verknüpften Objekts an. Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern.
22.3.2
Andere Objekte
Andere Methoden zum Einfügen von Objekten werden wir für das Programm DRAW noch ausführlich behandeln (siehe Kapitel 25). Gallery Über den Befehl GALLERY im Menü EXTRAS können Sie unter anderem vorgefertigte Grafikelemente in ein Dokument einsetzen. Der Inhalt der Gallery wird im oberen Bereich des Dokumentbereichs angezeigt. Zum Einfügen eines Objekts aus der Gallery wählen Sie das gewünschte Objekt aus und ziehen es in das Dokument. Objekte lassen sich entweder als Kopie oder als Verknüpfung in Dokumente einfügen. Eine Objektkopie ist vom Originalobjekt unabhängig. Änderungen am Originalobjekt haben keinerlei Auswirkung auf die Kopie. Ein als Verknüpfung eingefügtes Objekt hängt von seinem Original ab. Änderungen am Originalobjekt wirken sich auch auf das damit verknüpfte Objekt aus.
509
Kapitel 22 – Objekte auf Folien
Die Symbolleiste Zeichnen Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von einfachen Zeichnungsobjekten – Linien, Rechtecken, Kreisen etc. – und komplexeren Formen – Blockpfeilen, Legenden, Sternen und Bannern etc. – sowie anderen grafischen Elementen benötigen. Fontwork Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit Fontwork. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines Fontwork-Objekts nicht angewendet werden.
22.3.3
Grafiken und Objekte formatieren
Für Grafiken und Objekte, die in das Dokument integriert wurden, stehen eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Auch auf dieses Thema werden wir in den Abschnitten zum Programm DRAW eingehen (siehe Kapitel 25). Zur Anzeige dieser Optionen markieren Sie zunächst die Grafik beziehungsweise das Objekt und wählen im Menü FORMAT den Befehl OBJEKT. Im Untermenü dazu finden Sie die Befehle für die einzelnen Gruppen von Formaten. Für eingefügte Grafiken steht im Menü FORMAT zusätzlich der Befehl BILD zur Verfügung. Sie können darüber die Grafik zuschneiden sowie die Bildsteuerung hinsichtlich Farbton, Helligkeit und Kontrast vornehmen. Zurücksetzen entfernt Ihre Einstellungen auf dieser Registerkarte und benutzt wieder den Standard. Ein Klick auf die Schaltfläche Komprimieren öffnet ein weiteres Dialogfeld, über das Sie Optionen zum Komprimieren von Bilddateien festlegen können. Weitere Möglichkeiten zur Bildbearbeitung finden Sie in den Schaltflächen der Symbolleiste Bild.
510
KAPITEL 23
Am Master arbeiten
Kapitel 23 – Am Master arbeiten
Wichtig für die Kommunikation Ihrer Ideen sind Ihre Aussagen auf den Folien, weniger wichtig – aber nicht unbedeutend – ist die äußere Form. Stark unterschiedlich gestaltete Folien lenken Ihren Zuhörerkreis von den eigentlichen Aussagen ab. In fast allen Fällen werden Sie darum den einzelnen Folien Ihrer Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen wollen. Für diese Zwecke ist ein Master zuständig, in dem diese Elemente festgelegt werden. Eine ähnliche Vorgehensweise können Sie auch für das Begleitmaterial zu Ihrer Präsentation einsetzen. Wie man mit solchen Mastervorlagen arbeitet, ist Gegenstand dieses Kapitels. Sie sollten bereits wissen, dass sämtliche Folien einer Präsentation mit einem Master verbunden sind. Wenn Sie unter den im Aufgabenbereich Master angebotenen Alternativen keinen geeigneten finden, können Sie einen eigenen Master erstellen und in diesem Einstellungen für den Hintergrund und für verschiedene Layouts vornehmen. Mit denselben Methoden können Sie auch vorhandene Master-Vorlagen abändern. Das gilt sowohl für den eigentlichen Folienmaster als auch für den Notizzettelmaster.
23.1
Folienmaster
Um den aktuellen Master anzuzeigen, wählen Sie FOLIENMASTER im Untermenü zu MASTER des Menüs ANSICHT (Abbildung 23.1).
Abbildung 23.1: Der Master erstellt eine Basispräsentation.
512
23.1 Folienmaster
Der Bildschirm verfügt über eine weitere kleine Symbolleiste mit dem Namen Master Ansicht, über deren Schaltflächen Sie die wesentlichsten Befehle zur Gestaltung der Hintergründe ansteuern können (siehe Tabelle 23.1). Symbol
Name und Wirkung Neuer Master – erstellt einen neuen Master ohne Inhalt. Sie müssen diesem Hintergrund beim Erstellen einen Namen geben. Master löschen – entfernt den aktuellen Master aus der Präsentation. Master umbenennen – erlaubt es, dem aktuellen Master einen neuen Namen zu geben.
Master View schließen – beendet die Arbeit am Master und kehrt zurück zur vorher gewählten Ansicht.
Tabelle 23.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Master Ansicht
23.1.1
Einen neuen Master erstellen
Wenn Sie einen eigenen Master für die Folien der Präsentation erstellen wollen, klicken Sie in der Ansicht FOLIENMASTER in der Symbolleiste Master Ansicht auf die Schaltfläche Neuer Master. Sie bewirken damit die Anzeige einer weiteren Masterfolie, die bereits einige Angaben enthält (siehe Abbildung 23.2).
Abbildung 23.2: Der FOLIENMASTER erstellt eine Basispräsentation.
Mithilfe dieser Grundstruktur können Sie – wie in den folgenden Abschnitten beschrieben – Ihren eigenen Master aufbauen.
513
Kapitel 23 – Am Master arbeiten
23.1.2
Seitenformat festlegen
Zuerst sollten Sie das zu verwendende Seitenformat zumindest kontrollieren. Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Master markiert ist, und wählen Sie in der Ansicht FOLIENMASTER den Befehl SEITE im Menü FORMAT. Wählen Sie dann das Register Seite (siehe Abbildung 23.3).
Abbildung 23.3: Kontrollieren Sie das Seitenformat.
Wichtig beim Programm IMPRESS sind vor allem die Optionen im Feld Format. Wählen Sie eines der aufgelisteten Formate oder definieren Sie ein eigenes. Im Feld FORMAT unter den LAYOUTEINSTELLUNGEN können Sie das für die aktuelle Seitenvorlage gewünschte Nummerierungsformat auswählen.
23.1.3
Hintergrund festlegen
Um die Angaben für den Hintergrund vorzunehmen, wählen Sie die Registerkarte Hintergrund (siehe Abbildung 23.4). Im Bereich Füllung finden Sie mehrere Optionen: Nach der Wahl von Farbe, Farbverlauf oder Schraffur können Sie das gewünschte Design aus einer Liste auswählen. Über Bitmap wählen Sie ein Bild aus der Liste. Sie können hierbei ein Bild im Ganzen als Diahintergrund wählen oder den Hintergrund mit einem Bild kacheln, um ein Hintergrundmuster zu erzeugen. Soll das gesamte Bild als Hintergrund eingesetzt werden, deaktivieren Sie im Bereich Position das Markierfeld Kacheln und aktivieren Anpassen. Zum Kacheln des Hintergrunds mit dem Bild wählen Sie Kacheln, dann geben Sie Werte in den Bereichen Größe, Position und Verschiebung für das Bild ein.
514
23.1 Folienmaster
Abbildung 23.4: Den Hintergrund können Sie frei gestalten.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Bild als Seitenhintergrund verwenden möchten, schließen Sie das Dialogfeld Seite einrichten und wählen dann FLÄCHE im Menü FORMAT. Klicken Sie auf das Register Bitmapmuster und anschließend auf Import. Suchen Sie das zu importierende Bild und klicken Sie auf Öffnen. Sobald Sie zum Register Hintergrund im Dialogfeld Seite einrichten zurückkehren, finden Sie das importierte Bild in der Bitmapliste vor. Hinweis Wenn Sie nur den Hintergrund einer Folie ändern möchten, benutzen Sie die Ansicht NOREin Hintergrund, der auf eine einzelne Folie angewendet wird, hat Vorrang vor dem Hintergrund der Hintergrundseite. Die Objekte auf der Hintergrundseite bleiben jedoch sichtbar. MAL.
23.1.4
Textelemente
Standardmäßig verfügt ein neu erstellter Folienmaster über Platzhalter, die auch die Formate der Texteingaben als Standard beinhalten (siehe Abbildung 23.5). Um diese Formate einzustellen, markieren Sie den Bereich zunächst durch einen Klick darauf. Im Hauptbereich der Folie können Sie so zwei Bereiche separat ansprechen – den für den Titeltext und den für den Gliederungstext. Führen Sie dann die Formatierung über die Befehle des Menüs FORMAT oder die Schaltflächen der Symbolleiste Text Format durch. Die Techniken entsprechen denen, die Sie vom Programm WRITER her kennen.
515
Kapitel 23 – Am Master arbeiten
Abbildung 23.5: Die Formate der Texteingaben können Sie im Master bearbeiten.
23.1.5
Zusätzliche Masterelemente
Unten im Folienmaster finden Sie drei zusätzliche Bereiche – den Datumsbereich, den Fußzeilenbereich und den Foliennummernbereich. Sie können hier dem Folienmaster Platzhalter für Kopfzeilen, Fußzeilen, Datum und Dianummern hinzufügen (siehe Abbildung 23.6). Wählen Sie dazu einen der Befehle SEITENZAHL oder DATUM UND UHRZEIT im Menü EINFÜGEN. Angezeigt wird das Dialogfeld Kopf- und Fußzeilen, das über die Registerkarten Folie und Notizblätter und Handzettel verfügt. Die Optionen auf diesen beiden Registern sind im Wesentlichen identisch, nur beziehen sie sich einerseits auf die Anzeige auf den Folien selbst, andererseits auf die Anzeige in Notizblättern und Handzetteln (siehe weiter hinten). Sie finden unter Auf Folie zeigen drei Abschnitte, über die Sie wählen können, was auf den Folien angezeigt werden soll:
! Durch Aktivieren von Datum und Uhrzeit fügen Sie den Folien Datum und Uhrzeit hinzu. Wenn Sie die Option fix einstellen, werden die Werte für das Datum und die Uhrzeit angezeigt, die Sie in das Textfeld daneben eingeben. Bei Wahl von variabel werden das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu dem die Folie erstellt wurde. Wählen Sie unter Sprache ein Datumsformat in der Liste aus.
! Nach Aktivieren von Fußzeile wird der Text, den Sie im Feld Text für die Fußzeile eingegeben haben, unten auf der Folie eingefügt.
! Foliennummer fügt die Dianummer bzw. die Seitenzahl zur Fußzeile der Folie hinzu.
516
23.2 Notizenmaster
Abbildung 23.6: Sie können zusätzliche Angaben auf den Folien zeigen.
Klicken Sie dann auf Für alle übernehmen, wenn Sie diese Einstellungen an allen Folien in der Präsentation anzeigen lassen wollen, einschließlich der entsprechenden Masterfolien. Im Gegensatz dazu wendet Übernehmen die aktuellen Einstellungen auf die ausgewählten Folien an. Wenn Sie die zusätzliche Option Auf der ersten Folie nicht anzeigen aktivieren, wird die Anzeige dieser Informationen für die erste Folie deaktiviert. Die eben eingefügten Elemente können Sie ein- und ausschalten. Wählen Sie dazu MASTERELEim Untermenü MASTER des Menüs ANSICHT (siehe Abbildung 23.7).
MENTE
Abbildung 23.7: Masterelemente können ein- und ausgeschaltet werden.
23.2
Notizenmaster
Mit dem Befehl NOTIZENMASTER im Untermenü zu MASTER des Menüs ANSICHT wechseln Sie in die Hintergrundansicht für Notizen, in der Sie Formate für Notizen definieren können (siehe Abbildung 23.8). In diesem Modus können Sie das Layout und die Formate für die Notizen zu allen Folien ändern. Die Einstellungen für den Folienmaster werden davon nicht betroffen. Sie können beispielsweise hier über den Befehl SEITE im Menü FORMAT eine andere Ausrichtung wählen –
517
Kapitel 23 – Am Master arbeiten
beispielsweise ein Querformat. Hintergründe für die Notizenseiten sind nicht einstellbar, sie würden auch die Lesbarkeit verringern. Wenn Sie auf einen der mit Klicken Sie … beschrifteten Bereiche klicken, können Sie den Bereich verschieben und auch in seiner Größe ändern. Außerdem stehen Ihnen nach einem Markieren des unteren Bereichs, der die eigentlichen Notizen aufnimmt, praktisch alle Werkzeuge des Menüs FORMAT für die Textverarbeitung zur Verfügung. Sie können in dieser Ansicht der Masterfolie im Notizseitenmodus auch Platzhalter für Kopfzeilen, Fußzeilen, Datum und Dianummern hinzufügen.
Abbildung 23.8: Legen Sie den Master für die Notizen fest.
23.3
Folienmaster einsetzen
Zum Abschluss der Arbeit am Master klicken Sie auf die Schaltfläche Master View schließen in der Symbolleiste Master Ansicht. Sie kehren damit zurück zur vorher eingestellten Ansicht. Der neue erstellte Folienmaster wird im Aufgabenbereich unter Masterseiten im Bereich In dieser Präsentation verwendet mit angezeigt. Sie können ihn und die anderen in diesem Bereich angezeigten Master für Ihre Präsentation einsetzen, indem Sie einen den Befehle FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN oder FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN aus dem Kontextmenü wählen. Auch der Befehl SEITENVORLAGE im Menü FORMAT dient zur Übernahme. Er zeigt das gleichnamige Dialogfeld an, in dem Sie Diavorlagen auswählen und Ihrer Präsentation zuweisen (siehe Abbildung 23.9).
518
23.3 Folienmaster einsetzen
Abbildung 23.9: Übernehmen Sie den Master für die Präsentation.
! Im Listenfeld Wählen Sie eine Seitenvorlage werden Seitenvorlagen angezeigt, die Sie auf Ihre Folie anwenden können. Wählen Sie eine Seitenvorlage und klicken Sie auf OK zum Anwenden der Vorlage auf das aktuelle Dia. Wenn Sie Hintergrundseite austauschen aktiviert haben, wenden Sie den Hintergrund der gewählten Diavorlage auf alle Folien in Ihrem Dokument an.
! Nicht verwendete Hintergrundseiten löschen löscht alle nicht mehr benutzten Hintergrundfolien und Präsentationslayouts aus Ihrem Dokument.
! Über die Schaltfläche Laden blenden Sie das Dialogfeld Diavorlage laden ein, in dem Sie zusätzliche Diavorlagen auswählen können.
519
KAPITEL 24
Präsentation einrichten und vorführen
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt und auch die gewünschten Objekte hinzugefügt haben, können Sie jetzt noch einige letzte Schritte durchführen, bevor Sie eine Präsentation vorführen: Für diese Aufgaben verwenden Sie am besten die Ansicht Foliensortierung, die Sie über das Menü Ansicht oder die entsprechende Schaltfläche am oberen Rand des Dokumentenfensters einstellen können.
! Wenn Sie Ihre Präsentation auf unterschiedliche Zuhörergruppen ausrichten möchten, können Sie für jede dieser Gruppen aus Ihren Folien eine Auswahl zusammenstellen, in der die jeweiligen Interessenschwerpunkte der Gruppe abgehandelt werden. Man spricht dann von einer zielgruppenorientierten Präsentation.
! Anschließend können Sie für die einzelnen Folien noch weitere Eigenschaften festlegen. Solche Diaeigenschaften beinhalten unterschiedliche Aspekte: Sie beschreiben beispielsweise, in welcher Form und mit welchen optischen Effekten zur nächsten Folie gewechselt oder ob eine Klangdatei während der Anzeige wiedergegeben werden soll. Die Übergänge von Folie zu Folie während einer Bildschirmpräsentation können Sie durch eine Vielzahl von optischen Spezialeffekten fließender gestalten. Sie können festlegen, wann und wodurch ein Übergang erfolgen soll, und auch Klangdateien einbinden, die während der Anzeige oder beim Übergang wiedergegeben werden. Durch das Zuweisen bestimmter Tasten vereinfachen Sie die Navigation innerhalb Ihrer Präsentation.
! Im letzten Abschnitt kommen wir zum eigentlichen Ziel der Arbeit: der Vorführung der Präsentation. Nach dem Starten können Sie manuell zwischen den Folien navigieren und auch bei gedrückt gehaltener rechter Maustaste Elemente in der Folie durch Unterstreichen betonen. Sie können auch eine portierbare Version einer Präsentation erstellen, die auf jedem beliebigen Computer ausgeführt werden kann, auf dem ein Windows-Betriebssystem eingesetzt wird.
24.1
Arbeiten in der Ansicht Foliensortierer
Wenn Sie mit den Strukturen innerhalb der einzelnen Folien zufrieden sind und nur noch an der Reihenfolge der einzelnen Folien arbeiten wollen, sollten Sie dafür die Ansicht FOLIENSORTIERUNG verwenden (siehe Abbildung 24.1). In dieser Ansicht wird der Folienbereich ausgeblendet und die Folien werden in verkleinerter Form im Hauptbereich des Bildschirms angezeigt. Wählen Sie den Vergrößerungsmaßstab so, dass Sie den Inhalt der Folien noch identifizieren können. Sie können jetzt die Folien in der Präsentation sortieren, indem Sie sie mit der Maus markieren und an die gewünschte Stelle ziehen. Sie können auch mehrere Folien gemeinsam markieren und dann die Gruppe an die gewünschte Position ziehen.
! Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Folien verschieben wollen, müssen Sie diese zuerst gemeinsam markieren: Halten Sie die Taste (ª) gedrückt und klicken Sie dann auf die erste und die letzte Folie in der Reihe der zu verschiebenden Folien.
! Mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien können Sie markieren, indem Sie die Taste (Strg) gedrückt halten und dann auf jede gewünschte Folie klicken.
522
24.1 Arbeiten in der Ansicht Foliensortierer
Abbildung 24.1: Die Folien in der Ansicht FOLIENSORTIERUNG
In dieser Ansicht können Sie auch die beiden Schaltflächen der Symbolleiste Foliensortiertisch benutzen, die aber standardmäßig nicht automatisch eingeblendet wird (siehe Tabelle 24.1). Als zusätzliche Kontrolle können Sie beispielsweise nach dem Markieren einer Folie auf die Schaltfläche Bildschirmpräsentation in der Symbolleiste Foliensortiertisch klicken. Die Bildschirmpräsentation wird dann – beginnend mit der vorher markierten Folie – gestartet. Durch Drücken von (¢) gelangen Sie zur nächsten Folie. Auch die Pfeiltasten können Sie zur Navigation einsetzen. Um die Präsentation anzuhalten, drücken Sie (Esc). Symbol
Name und Wirkung Auswahl – ist standardmäßig aktiviert und dient dazu, über die Maus eine Folie auszuwählen.
Bildschirmpräsentation – startet die Bildschirmpräsentation, beginnend mit der aktuell ausgewählten Folie.
Tabelle 24.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Foliensortiertisch
523
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
24.2
Zielgruppenorientierte Präsentation
In vielen Fällen werden Sie eine bestimmte Präsentation vor verschiedenen Gruppen von Zuhörern vortragen wollen. In diesem Fall sollten Sie zunächst eine Basispräsentation mit allen Folien erstellen, in denen alle – meist unterschiedlichen – Schwerpunkte der Interessen dieser Gruppen abgehandelt werden. Einzelne Folien der gesamten Präsentation können Sie dann als sogenannte zielgruppenorientierte oder individuelle Präsentation für einen bestimmten Teilnehmerkreis definieren. Das hat den Vorteil, dass Sie mit einer einheitlich gestalteten Präsentation verschiedene Gruppen ansprechen können und nicht mehrere Präsentationen fast gleichen Inhalts erstellen müssen. Sie können aus einer aktuellen Präsentation beliebig viele zielgruppenorientierte Präsentationen erstellen. Öffnen Sie die Präsentation, aus der Sie einzelne Folien als zielgruppenorientierte Präsentation definieren wollen, und wählen Sie im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Individuelle BildschirmpräsentationEN. Im gleichnamigen Dialogfeld werden im Hauptfeld die zu der aktuellen Präsentation schon definierten Varianten angezeigt. Beim ersten Aufruf dieses Befehls ist dieses Feld aber noch leer (siehe Abbildung 24.2).
Abbildung 24.2: Das Dialogfeld Individuelle Bildschirmpräsentation
Klicken Sie zunächst auf Neu, um eine Kopie der Originalpräsentation zu erstellen. Im Dialogfeld Individuelle Bildschirmpräsentation definieren können Sie dann dieser Kopie im Feld Name einen eigenen Namen geben (siehe Abbildung 24.3).
Abbildung 24.3: Eine neue zielgruppenorientierte Präsentation erstellen
524
24.3 Folieneigenschaften
! In der Liste Seiten der Präsentation werden die Folien der zur aktuellen Präsentation gehörenden Folien in der festgelegten Reihenfolge aufgelistet. Markieren Sie darin die Folien, die Sie für die Zielgruppe benutzen wollen. Sie können bei gedrückt gehaltener Taste (Strg) mehrere Folien auswählen. Benutzen Sie dann die Schaltflächen in der Mitte zwischen den beiden Listen, um die ausgewählte(n) Folien in die Liste Individuelle Präsentation zu übernehmen.
! Wenn Sie Folien übernommen haben, die Sie nicht wünschen, können Sie diese nach dem Markieren in der Liste über die Schaltflächen mit den nach links weisenden Pfeilspitzen wieder entfernen. Nach der Bestätigung über OK wird die Präsentation unter dem vergebenen Namen im Dialogfeld Individuelle Bildschirmpräsentation angezeigt. Erstellen Sie so viele Kopien, wie Sie benötigen. Diese Varianten werden alle in derselben Datei gespeichert. Nachdem Sie Varianten erstellt haben, können Sie über dasselbe Dialogfeld zwischen diesen Kopien wechseln.
24.3
Folieneigenschaften
Zusätzliche Folieneigenschaften beinhalten unterschiedliche Aspekte: Sie beschreiben beispielsweise, in welcher Form und mit welchen optischen Effekten zur nächsten Folie gewechselt oder ob eine Klangdatei während der Anzeige wiedergegeben werden soll. Außerdem können Sie die auf den Folien vorhandenen Texte und Objekte animieren – also nicht sofort vollständig anzeigen, sondern mit einer wählbaren Form der Bewegung in die Folie einblenden.
24.3.1
Diaübergänge festlegen
IMPRESS verfügt über eine Vielzahl von optischen Spezialeffekten, die beim Übergang von einer Folie zur nächsten während einer Bildschirmpräsentation ausgeführt werden können. Um einen solchen Übergang festzulegen, benutzen Sie den Aufgabenbereich Folienübergang, den Sie entweder durch direkte Wahl im Aufgabenbereich oder über Folienübergang im Menü Bildschirmpräsentation anzeigen lassen können. Um den Effekt gleich am Bildschirm kontrollieren zu können, sollten Sie die Ansicht Normal nutzen (siehe Abbildung 24.4). Markieren Sie in der Spalte Folien die Folien, für die der Übergang zur nächsten bestimmt werden soll. Sie können wiederum mehrere Folien bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste markieren.
! Wählen Sie im Aufgabenbereich zuerst im Feld Für ausgewählte Folien übernehmen einen der Effekte aus. Wenn Sie unten im Aufgabenbereich die Option Automatische Vorschau aktiviert haben, wird bei jedem Wechsel der Option die Wirkung demonstriert. Bestimmen Sie auch unter Geschwindigkeit, wie schnell dieser Übergang ausgeführt werden soll.
! Wenn Sie beim Übergang zusätzlich einen Klang benutzen, machen Sie die Zuhörer darauf aufmerksam, dass es wieder etwas Neues zu sehen gibt. In der Liste zum Feld Klang stehen Ihnen mehrere Standardklänge zur Verfügung, Sie können aber nach Auswahl von Anderer Klang auch eine andere Klangdatei wählen. Wenn Sie Wiederholen bis zum nächsten Klang aktivieren, wird der Klang so lange wiederholt, bis der nächste Klang gestartet wird.
! Im Bereich unter der Überschrift Nächste Folie können Sie auswählen, mit welchen Methoden zur folgenden Folie gewechselt werden soll: Sie haben hier die Wahl, den Wechsel manuell oder nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne vorzunehmen.
525
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 24.4: Folienübergang über die Foliensortierungs-Symbolleiste zuweisen
Wenn Sie auf die Schaltfläche Für alle Folien übernehmen klicken, wird die oben eingestellte Form des Übergangs auf alle Folien der Präsentation angewendet, nicht nur die gerade markierte(n). Seien Sie also vorsichtig damit. Es empfiehlt sich, zunächst einen Übergang zu definieren, der für die Mehrzahl der Folien gelten soll, und dann – wenn notwendig – einzelne Übergänge abzuwandeln. Wiedergabe zeigt die Wirkung des Übergangs von der aktuell markierten Folie zur nächsten, Bildschirmpräsentation startet diese beginnend mit der aktuellen Folie. Nach dem Schließen des Dialogfelds werden in der Ansicht Foliensortierung Einstellungen zum Übergang durch ein kleines Symbol unterhalb der Folie angezeigt. Zeitnahme Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Wechsel von einer Folie zur nächsten automatisch ablaufen zu lassen und nicht durch einen Mausklick oder das Drücken einer Taste zu steuern, können Sie die Einblendezeiten für die einzelnen Folien auch aufnehmen lassen. Markieren Sie dazu die erste Folie der Präsentation und wählen Sie den Befehl Bildschirmpräsentation mit Zeitnahme im Menü Bildschirmpräsentation. Eine Bildschirmpräsentation wird gestartet. Nach dem Einblenden einer Folie wird links unten in einer kleinen Digitaluhr die aktuelle Anzeigezeit wiedergegeben. Wenn Sie über einen Mausklick oder eine Taste zur nächsten Folie wechseln, wird diese Zeit notiert und für spätere Präsentationsabläufe verwendet.
526
24.3 Folieneigenschaften
24.3.2
Animation
In einem weiteren Schritt können Sie praktisch alle Elemente einer Folie auf unterschiedliche Weisen animieren. Dazu benutzen Sie den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation. Sie können ihn wieder durch direkte Wahl im Aufgabenbereich anzeigen lassen (siehe Abbildung 24.5). Um den Effekt wieder gleich am Bildschirm kontrollieren zu können, sollten Sie die Ansicht Normal nutzen. Markieren Sie in der Spalte Folien die Folie, auf der Sie ein Element animieren möchten. Wählen Sie dann das Objekt auf der Folie aus. Dabei kann es sich um ein Textobjekt – wie einen Titel oder einen Punkt einer Aufzählungsliste – oder ein bereits eingefügtes grafisches Objekt handeln.
Abbildung 24.5: Das Arbeiten im Aufgabenbereich Animation
! Klicken Sie anschließend im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation auf die Schaltfläche Hinzufügen. Im Dialogfeld können Sie den oder die Animationseffekt(e) einstellen. Es verfügt über vier Registerkarten (siehe Abbildung 24.6): Über Eingang stellen Sie den Effekt ein, mit dem das Objekt auf der Folie erscheinen soll, Hervorgehoben liefert einen Hervorhebungseffekt und Beenden liefert einen Abschlusseffekt für das Objekt aus den Effektkategorien. Die vierte Kategorie mit dem Namen Animationspfade beschreibt, mit welchem Pfad sich das Objekt auf dem Bildschirm bewegen soll.
527
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 24.6: Objekte können zum Ein- und zum Ausblenden animiert werden.
! Auf allen Registerkarten finden Sie das Feld Geschwindigkeit. Hierüber legen Sie fest, wie schnell der Animationseffekt ablaufen soll, und bestimmen damit seine Dauer (siehe Abbildung 24.7).
Abbildung 24.7: Die Animation kann zum Hervorheben und Bewegen verwendet werden.
528
24.3 Folieneigenschaften
Tipp Wenn Automatische Vorschau im Aufgabenbereich aktiviert ist, wird nach Wahl eines Effekts aus der Liste dieser in der Ansicht Normal demonstriert.
Nach der Bestätigung eines Effekts wird dieser im Listenfeld des Aufgabenbereichs Benutzerdefinierte Animation vermerkt. Dafür werden unterschiedliche Symbole verwendet.
! Wenn Sie diesen Effekt ändern wollen, markieren Sie ihn in dieser Liste und klicken auf die Schaltfläche Ändern.
! Jede der in dieser Liste vermerkten Zeilen ist immer nur für eine Art von Effekt zuständig – also entweder Eingang, Hervorgehoben, Beenden oder Animationspfade. Sie können einem einzelnen Objekt mehrere dieser Effekte zuweisen – beispielsweise einen Effekt für Eingang und einen für Beenden. Dazu müssen Sie aber – bei markiertem Objekt – für jeden Effekt die Schaltfläche Hinzufügen erneut ansprechen.
! Die gewählten Effekte werden bei der Bildschirmpräsentation in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie in der Liste aufgeführt sind. Sie können diese Reihenfolge im Aufgabenbereich ändern (siehe Tabelle 24.2). Symbol
Wirkung Verschiebt den gerade markierten Effekt um einen Schritt nach oben – wenn möglich. Verschiebt den gerade markierten Effekt um einen Schritt nach unten – wenn möglich.
Tabelle 24.2: Über zwei Schaltflächen können Sie die Reihenfolge ändern.
! Unten im Aufgabenbereich finden Sie die schon bekannten Schaltflächen: Wiedergabe gibt den gewählten Animationseffekt in der Vorschau wieder, Bildschirmpräsentation startet die Bildschirmpräsentation ab der aktuellen Folie.
! Um einen Animationseffekt aus der Liste der Animation zu löschen, markieren Sie ihn und klicken auf Entfernen. Startpunkt und Geschwindigkeit Über drei Felder im oberen Teil des Aufgabenbereichs können Sie einige Einstellungen für den gerade markierten Effekt ändern:
! Starten zeigt an, wann die Animation bei der Bildschirmanimation gestartet werden soll. Drei Optionen stehen hierfür zur Verfügung: Beim Klicken bewirkt, dass die Animation für diesen Effekt erst nach einem Mausklick begonnen wird. Bei Wahl von Mit Vorheriger wird die Animation sofort ausgeführt. Nach vorheriger bedeutet, dass die Animation sofort nach Ende der vorhergehenden Animation gestartet wird.
! Über das Feld Geschwindigkeit legen Sie die Dauer des gewählten Animationseffekts fest.
529
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
! Das Feld in der Mitte ist meist mit Eigenschaft beschriftet. Sie können hierüber zwischen zusätzlichen Eigenschaften der Animation wählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts daneben, um das Dialogfeld Effektoptionen anzuzeigen, in dem Sie Eigenschaften aktivieren und anwenden können (siehe Abbildung 24.8).
Abbildung 24.8: Zusätzliche Eigenschaften können eingestellt werden.
24.4
Steuerung und Ablauf
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Ziel der Arbeit: der Vorführung der Präsentation. Zunächst sollten Sie immer die Einstellungen kontrollieren, dann können Sie die Präsentation starten.
24.4.1
Die Einstellungen kontrollieren
Über den Befehl Bildschirmpräsentationseinstellungen im Menü Bildschirmpräsentation rufen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, über das Sie die Einstellungen für die Bildschirmpräsentation kontrollieren und zusätzliche Parameter festlegen können (siehe Abbildung 24.9). Hierzu gehören das Startdia, der Diawechsel, der Präsentationstyp sowie Zeigeroptionen.
! Unter Umfang geben Sie an, welche Folien in der Bildschirmpräsentation enthalten sein sollen. Alle Folien nimmt alle Folien in die Bildschirmpräsentation auf. Wenn Sie Ab Folie wählen, können Sie den Namen der Startfolie wählen. Die restlichen Folien folgen dann automatisch. Bei Wahl von Individuelle Bildschirmpräsentation können Sie eine der benutzerdefinierten Bildschirmpräsentationen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge verwenden.
! Unter Art wählen Sie einen Bildschirmpräsentationstyp: Mit Standard wird eine Bildschirmpräsentation im Vollbildmodus gezeigt. Bei Fenster erfolgt die Präsentation im Programmfenster. Wenn Sie Auto aktivieren, wird die Bildschirmpräsentation nach einer von Ihnen festgelegten Pause erneut abgespielt. Drücken Sie auf (Esc), um die Bildschirmpräsentation anzuhalten. Die Pausendauer können Sie eingeben. Wenn Sie Logo einblenden aktivieren, wird während der Pause das StarOffice-Logo eingeblendet. Das Logo kann nicht durch ein anderes ersetzt werden.
530
24.4 Steuerung und Ablauf
Abbildung 24.9: Legen Sie den Umfang der Präsentation fest.
Unter Optionen finden Sie mehrere zusätzliche Einstellungen:
! Ist Folienwechsel manuell aktiviert, erfolgt der Diawechsel nicht automatisch. Die vorher vorgenommenen Einstellungen im Aufgabenbereich Folienübergang haben keine Wirkung, bleiben aber bestehen.
! Standardmäßig ist der Mauszeiger während der Bildschirmpräsentation sichtbar, Sie können ihn aber abschalten. Wenn Sie bei eingeschaltetem Mauszeiger zusätzlich die Option Mauszeiger als Stift aktivieren, können Sie während der Bildschirmpräsentation auf den Folien zeichnen. Was Sie mit dem Stift schreiben, geht nach dem Beenden der Bildschirmpräsentation aber verloren. Die Stiftfarbe kann nicht geändert werden.
! Navigator sichtbar blendet den Navigator während der Bildschirmpräsentation ein. ! Animationen zulassen spielt während der Bildschirmpräsentation Animationen ab. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird nur das erste Bild einer Animation angezeigt.
! Folienwechsel bei Klick auf Hintergrund fährt beim Klicken auf den Hintergrund einer Folie mit der nächsten Folie fort.
! Wenn Sie Bildschirmpräsentation immer im Vordergrund einschalten, bleibt das Präsentationsfenster während der Präsentation im Vordergrund. Kein anderes Programmfenster kann vor die Präsentation gesetzt werden.
24.4.2
Die Bildschirmpräsentation starten
Eine Bildschirmpräsentation starten Sie, indem Sie den Befehl Bildschirmpräsentation im Menü Bildschirmpräsentation wählen. Sie können auch die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Präsentation benutzen oder einfach (F5) drücken. Die Präsentation wird mit den gewählten Einstellungen gestartet (siehe Abbildung 24.10).
531
Kapitel 24 – Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 24.10: Die Bildschirmpräsentation ausführen
! Wenn Sie im Dialogfeld Bildschirmpräsentation unter Art die Option Standard gewählt hatten, wird die Oberfläche von IMPRESS ausgeblendet und die Folien werden in voller Bildschirmgröße wiedergegeben. Ein Klick mit der linken Maustaste oder das Drücken der Taste (¢), (Leer), (¼) oder (Bild½) wechselt zum nächsten Dia, ein Klick mit der rechten Maustaste oder die Taste (½) oder (Bild½) führt Sie zurück zum vorherigen.
! Wenn Sie im Dialogfeld Bildschirmpräsentation unter Optionen den Navigator eingeschaltet hatten, wird dieser mit angezeigt. Sie können darüber gezielt zu einzelnen Folien wechseln.
! Wenn Sie im Dialogfeld Bildschirmpräsentation die Option Mauszeiger als Stift eingeschaltet haben, erlaubt es eine spezielle Mauszeigerfunktion, bei gedrückt gehaltener rechter Maustaste Elemente in der Folie durch Unterstreichen zu betonen. Die mit dem Stift hinzugefügten Linien etc. verschwinden nach dem nächsten Übergang.
! Die laufende Präsentation können Sie durch Drücken von (Esc) abbrechen.
532
24.5 Begleitmaterial erstellen
24.5
Begleitmaterial erstellen
Neben der eigentlichen Präsentation können Sie mit IMPRESS auch Begleitmaterial für Ihre Präsentation erstellen.
24.5.1
Notizen hinzufügen
Mit IMPRESS können Sie zu den einzelnen Folien Notizen für Ihren Vortrag eingeben. Die Notizen sind bei der Präsentation für das Publikum nicht sichtbar. Benutzen Sie zur Eingabe die Ansicht Notizen. Wählen Sie die gewünschte Folie aus und klicken Sie auf Notizen durch Klicken hinzufügen im unteren Bereich. Geben Sie anschließend Ihre Notizen ein. Es steht dafür nur ein einzelnes Layout zur Verfügung. Sie können dieses aber über den Befehl Notizenmaster im Untermenü Master des Menüs Format abändern (siehe Kapitel 23).
24.5.2
Handouts erstellen
Wenn Sie Ihren Zuhörern das Material Ihrer Präsentation mitgeben möchten, benutzen Sie die Ansicht Handouts. Beachten Sie, dass zur Darstellung mehrere Layouts zur Verfügung stehen. Sie können darüber steuern, wie viele Folien auf eine Papierseite gedruckt werden sollen. Wenn Sie Handouts und/oder Notizen drucken wollen, können Sie für beide Elemente vor dem Ausdruck festlegen, welche Seitenformate Sie benutzen wollen. Aktivieren Sie zuerst die entsprechende Ansicht und wählen Sie dann Seite im Menü Format. Auf der einzigen Registerkarte Seite einrichten können Sie – wie auch bei den anderen Programmen des Pakets – das zu verwendende Papierformat, die Ausrichtung und die Seitenränder einstellen.
533
TEIL F Übergreifende Elemente
Teil F – Übergreifende Elemente
Den Abschluss dieses Buchs bildet Teil F mit einigen Kapiteln, die jeweils Aspekte zusammenfassen, auf die die vorher angesprochenen Hauptprogramme von StarOffice Zugriff nehmen bzw. nehmen können:
! Das Programm DRAW bietet Ihnen die Möglichkeit, einfache und komplexe Zeichnungen zu erstellen und in zahlreichen verbreiteten Bildformaten zu speichern. DRAW erzeugt standardmäßig Vektorgrafiken aus Linien und Kurven, die durch mathematische Vektoren definiert sind. Die Vektoren beschreiben Linien, Ellipsen und Polygone entsprechend ihrer geometrischen Beschaffenheit. Außerdem können Sie Tabellen, Diagramme, Formeln und andere in den StarOffice-Programmen erzeugte Elemente in Ihren Zeichnungen einfügen. Die wichtigsten Arbeiten mit diesem Programm haben wir in Kapitel 25 dargestellt.
! Das Programm MATH ist innerhalb von StarOffice für die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken verantwortlich. Die Vorteile eines solchen Werkzeugs wird jeder verstehen, der einmal versucht hat, eine komplexere Formel als nur E = m * c2 auf dem Bildschirm zu notieren. Schon ein etwas längerer Bruchstrich kann hier bei Verwendung eines normalen Textverarbeitungsprogramms Schwierigkeiten machen; geschweige denn die Eingabe komplexerer Exponenten, Integralzeichen, Sonderzeichen und Ähnlichem. Kapitel 26 liefert einen Überblick über einige wichtige Funktionen und Fähigkeiten des Programms.
! Trotz der technischen Möglichkeiten, die uns elektronische Netzwerke zur Verfügung stellen, kann auf den Ausdruck von Dokumenten auf Papier nicht verzichtet werden. Je nach Konfiguration Ihres Systems können Sie ein Dokument auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät senden. Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Durch die Überprüfung am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Kapitel 27 liefert Hinweise zum Vorgehen. Mit WRITER können Sie außerdem ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie können außerdem jedes StarOffice-Dokument auch als PDF-Datei exportieren. Ein solches PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software – wie beispielsweise Adobe Reader – ist installiert.
! Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorecorders. Dieser Recorder arbeitet wie ein Kassettenrecorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt zu werden. Mit Visual Basic können Sie darüber hinaus auch eigene Prozeduren und Funktionen definieren. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 28.
! Alle Programme des Pakets verfügen über Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten. Viele davon haben wir in den vorherigen Kapiteln bereits angesprochen. Hinweise zu den übrigen finden Sie in Kapitel 29.
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KAPITEL 25
Zeichnungen mit DRAW
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Das Programm DRAW bietet Ihnen die Möglichkeit, einfache und komplexe Zeichnungen zu erstellen und in zahlreichen verbreiteten Bildformaten zu speichern. DRAW erzeugt standardmäßig Vektorgrafiken aus Linien und Kurven, die durch mathematische Vektoren definiert sind. Die Vektoren beschreiben Linien, Ellipsen und Polygone entsprechend ihrer geometrischen Beschaffenheit. Außerdem können Sie Tabellen, Diagramme, Formeln und andere in den StarOffice-Programmen erzeugte Elemente in Ihre Zeichnungen einfügen. Meist werden Sie sicherlich nicht nur eigenständige Grafiken erzeugen, sondern diese auch in anderen Dokumenten – beispielsweise in einem Text oder einer Tabelle – benutzen wollen. Wenn Sie eine Zeichnung in ein Dokument einfügen wollen, können Sie das auf verschiedene Weise tun: Sie können zum einen über die Zeichnen-Symbolleiste die gewünschte Form auswählen und sie direkt im Dokument aufziehen, positionieren und formatieren. Das empfiehlt sich aber nur bei Grafiken, die lediglich aus einem Element – etwa einem Kreis oder einem Rechteck – bestehen. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das Sie aus mehreren Zeichnungsobjekten und Bildern zusammensetzen–, empfiehlt es sich, diese Objekte innerhalb eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs zu erstellen. Der Vorteil dabei besteht darin, dass Sie alle in diesem Zeichnungsbereich abgelegten Elemente gemeinsam behandeln können; Sie können sie beispielsweise innerhalb des Dokuments verschieben oder kopieren, ohne dass sich die Zusammenstellung ändert.
25.1
Programmelemente
Nach dem Starten des Programms werden auf dem Bildschirm zwei Bereiche angezeigt (siehe Abbildung 25.1). Links finden Sie den mit Seiten überschriebenen Seitenbereich. Darin wird standardmäßig eine einzelne Seite angezeigt, Sie können aber auch zusätzliche Seiten erzeugen lassen. Der Hauptbereich des Bildschirms zeigt den Inhalt der gerade aktuellen Seite mit höherer Genauigkeit an und erlaubt ein Einfügen und Bearbeiten von Zeichnungselementen darin. Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf die Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Zeichnungsobjekten, Formen, Grafiken und Clips zur Verfügung stehen (siehe weiter hinten). Die Statusleiste des Programms zeigt zusätzliche Informationen über die Position des Mauszeigers sowie das aktuell ausgewählte Objekt an (siehe Tabelle 25.1). Element
Bedeutung Ist ein Objekt markiert, wird die Art des Objekts angezeigt. Der linke Abschnitt zeigt die x- und y-Position des Cursors an. Die Einheit des Felds in der Statusleiste entspricht der Einheit in den Linealen. Wenn Sie ein Objekt markiert haben, wird die Größe – Breite und Höhe – des gewählten Objekts angezeigt.
Tabelle 25.1: Zusätzliche Anzeigen in der Statusleiste
538
25.1 Programmelemente
Abbildung 25.1: Der Bildschirm im Programm DRAW
Bevor Sie sich an das Erstellen von Zeichnungselementen machen, sollten Sie wissen, dass das Programm über eine Reihe von Hilfsmitteln verfügt, die Ihnen das Arbeiten mit diesen Elementen erleichtern können. Die Befehle zum Ein- und Ausschalten dieser Werkzeuge finden Sie im Menü ANSICHT.
25.1.1
Ebenen
DRAW unterstützt die Arbeit mit Ebenen. Drei Ebenen sind standardmäßig vorhanden, die Sie nicht löschen oder umbenennen können. Die Ebene Layout ist der voreingestellte Arbeitsbereich. Layoutebenen bestimmen die Position von Titel, Text und Objektplatzhaltern in Ihrer Zeichnung. Die Ebene Controls ist für Kontrollelemente gedacht, denen eine Aktion zugewiesen wurde. Die Ebene Maßlinien dient zum Zeichnen von Hilfslinien zur besseren Positionierung. Sie wechseln zwischen den Ebenen, indem Sie auf die entsprechenden Registerlaschen am unteren Rand des Zeichnungsbereichs klicken. Eigenschaften Alle Ebenen verfügen über Eigenschaften. Um diese zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Registerlasche der jeweiligen Ebene. Das Dialogfeld Ebene ändern wird angezeigt, in dem Sie für alle Ebenen dieselben Optionen finden (siehe Abbildung 25.2).
539
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Abbildung 25.2: Die Eigenschaften der Ebenen können geändert werden.
! Um die Ebene auszublenden, entfernen Sie die Markierung vor der Option Sichtbar. Nach der Bestätigung über OK wird der Name der Ebene im Register in blauer Farbe gezeigt. Die Eigenschaft Sichtbar können Sie auch schnell ändern, indem Sie mit gedrückter (ª)-Taste auf die Registerlasche der Ebene klicken.
! Über Gesperrt können Sie eine Ebene sperren, um ihren Inhalt vor Bearbeitung zu schützen. Ebenen hinzufügen Zu den bereits standardmäßig vorhandenen Ebenen können Sie weitere hinzufügen. Wenn Sie mit mehreren Ebenen arbeiten, können Sie beispielsweise die auf diesen Ebenen abgelegten Zeichnungsobjekte wahlweise ein- und ausblenden lassen. Zum Hinzufügen einer weiteren Ebene benutzen Sie den Befehl EBENE im Menü EINFÜGEN. Sie können dann der neuen Ebene einen Namen geben und gleich auch ihre Eigenschaften festlegen. Hinweis Wenn Sie eine neue Ebene hinzufügen, wird sie zu allen Seiten im Dokument hinzugefügt. Objekte werden jedoch immer nur zur aktuellen Seite hinzugefügt, unabhängig davon, auf welcher Ebene Sie die Objekte einfügen.
25.1.2
Seiten
Auch DRAW-Dokumente können über mehrere Seiten verfügen. In diesem Programm ist das weniger wichtig als bei anderen; interessant wird es aber vielleicht dann, wenn Sie eine oder mehrere zusätzliche Seiten als Sammelbecken für Elemente benutzen, die Sie im Dokument einsetzen wollen.
540
25.1 Programmelemente
Seiten einfügen Wenn Sie eine neue leere Seite in Ihr Dokument einfügen wollen, wählen Sie den Befehl SEITE im Menü EINFÜGEN. Die Seite wird direkt nach der aktuellen Seite eingefügt – alle eventuell folgenden Seiten werden nach hinten verschoben und erhalten neue Standardnamen. Über SEITE DUPLIZIEREN im selben Menü können Sie eine Kopie der aktuellen Seite nach der aktuellen Seite einfügen. Das lohnt sich natürlich erst, nachdem Sie Objekte auf dieser Seite erstellt haben. Seitenformate Über den Befehl SEITE im Menü FORMAT bestimmen Sie die Formatierung der Seiten. Sie können diverse Vorgaben über das verwendete Papierformat oder die Randbreite machen. In der Standardeinstellung hat eine Seite ein für den Bildschirm passendes Format ohne Ränder. Über die Registerkarte Hintergrund können Sie der Seite eine Farbe, einen Farbverlauf, eine Schraffur oder eine Hintergrundgrafik zuordnen. Hintergrundobjekte Wenn Sie wünschen, dass ein Objekt auf jeder Seite des Dokuments erscheinen soll, fügen Sie es in der Hintergrundansicht hinzu. Dazu wählen Sie den Befehl MASTER im Menü ANSICHT. Damit zeigen Sie praktisch eine zusätzliche Ebene an, auf der Sie einen Hintergrund für alle Seiten des aktiven Dokuments definieren können (siehe Abbildung 25.3). Alles, was Sie auf dieser Ebene eingeben, wird auf allen Seiten angezeigt.
Abbildung 25.3: Die Ansicht Master
In dieser Ansicht wird zusätzlich die Symbolleiste Master Ansicht angezeigt, über die Sie weitere Masterseiten erzeugen und löschen können (siehe Tabelle 25.2).
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Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Symbol
Name und Wirkung Neuer Master – erstellt einen neuen Master. Er wird in der Spalte Seiten angezeigt.
Master löschen – entfernt den in der Spalte Seiten markierten Master; kann nur benutzt werden, wenn mehrere Master vorhanden sind.
Master umbenennen – öffnet das Dialogfeld Seite umbenennen, über das Sie dem markierten Master einen Namen geben können.
Master View schließen – schließt die Masteransicht.
Tabelle 25.2: Die Werkzeuge der Symbolleiste Master Ansicht
25.1.3
Raster und Führungslinien
Wenn Sie an einer geordneten Darstellung der Objekte in der Zeichnung interessiert sind, sollten Sie Raster und/oder Führungslinien bei der Ausrichtung benutzen (siehe Abbildung 25.4).
Abbildung 25.4: Raster und Führungslinien erleichtern die Ausrichtung.
Diese geben Ihnen einerseits optische Orientierungshilfen, können aber zusätzlich mit einem Fangmechanismus ausgestattet werden, der dafür sorgt, dass in ihrer Nähe abgelegte Objekte automatisch an ihnen ausgerichtet werden. Diese Orientierungs- und Fangelemente werden beim Drucken nicht gezeigt. Die Werkzeuge dazu finden Sie in den Untermenüs zu den Befehlen RASTER und FANGLINIEN im Menü ANSICHT (siehe Abbildung 25.5).
542
25.1 Programmelemente
Abbildung 25.5: Befehle im Menü ANSICHT
Raster Über das Untermenü zum Befehl RASTER können Sie die Zeichnungsfläche mit einem Raster versehen, was Ihnen bei der Anordnung hilft. RASTER SICHTBAR schaltet das Raster ein oder aus. Durch Einschalten von AM RASTER FANGEN bewirken Sie, dass Objekte automatisch an den vertikalen und horizontalen Rasterlinien ausgerichtet werden, in deren Nähe sie erstellt oder verschoben werden. Zum Umgehen dieser Funktion halten Sie beim Ziehen eines Objekts mit der Maus die (Strg)-Taste gedrückt. RASTER VORN zeigt Objekte auf einer Seite hinter den Rasterlinien an. Fanglinien Mithilfe der Befehle im Untermenü FANGLINIEN legen Sie fest, ob und wie Hilfslinien angezeigt werden sollen: FANGLINIEN SICHTBAR schaltet die Anzeige von Führungslinien zum Ausrichten von Objekten auf einer Seite ein bzw. aus. AN FANGLINIEN FANGEN richtet Objekte automatisch an vertikalen und horizontalen Führungslinien aus. Auch hier können Sie diese Funktion durch Drücken der (Strg)-Taste umgehen. FANGLINIEN VORN zeigt Objekte auf einer Seite hinter den Führungslinien an. Die gewünschten Führungslinien müssen Sie – im Gegensatz zum Raster – zuerst festlegen. Sie können einen Fangpunkt oder eine vertikale/horizontale Fanglinie definieren, um Objekte daran auszurichten. Zum Einfügen benutzen Sie den Befehl FANGPUNKT/-LINIE EINFÜGEN im Menü EINFÜGEN (siehe Abbildung 25.6). Im anschließend angezeigten Dialogfeld können Sie entscheiden, ob Sie einen Punkt oder eine Linie wünschen. Bei Linien haben Sie die Wahl zwischen Vertikal und Horizontal. Unter Position können Sie die Position der Fanglinien oder Fangpunkte relativ zum Nullpunkt der Seite bestimmen.
543
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Abbildung 25.6: Sie können Fangpunkte und Fanglinien individuell setzen.
Zum Bearbeiten der Eigenschaften eines Fangelements klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen FANGLINIE BEARBEITEN aus dem Kontextmenü dazu. Tipp Fanglinien können Sie auch per Maus aus den Linealen in die Seite ziehen und auf der Seite verschieben. Zum Löschen von Fanglinien ziehen Sie sie wieder in die Linealleiste zurück.
25.2
Zeichnungsobjekte erstellen und editieren
Nachdem die wesentlichen Grundelemente jetzt verständlich sein dürften, können wir uns der eigentlichen Aufgabe des Programms zuwenden – dem Erstellen von Zeichnungselementen. Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf die Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Zeichnungsobjekten verfügbar sind (siehe Abbildung 25.7 und Tabelle 25.3).
Abbildung 25.7: Die Zeichnen-Symbolleiste
! Beispielsweise können Sie über die Schaltfläche Formen ein Menü mit einer Auswahl von verschiedenen Paletten von Formen aufklappen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen ein Menü öffnen, in dem vorwiegend Optionen zum Gruppieren und Anordnen von Objekten zu finden sind.
! Ein Klick auf andere Schaltflächen – beispielsweise die zum Erstellen eines Rechtecks oder einer geraden Linie – aktiviert direkt die Funktion. Sie können dann anschließend das entsprechende Zeichnungsobjekt im Dokument oder im Zeichnungsbereich aufziehen.
544
25.2 Zeichnungsobjekte erstellen und editieren
! Im rechten Bereich der Symbolleiste finden Sie mehrere Schaltflächen, über die Sie Paletten zur Auswahl einer anderen Füll-, Linien- oder Schriftfarbe aufklappen und diverse Einstellungen für die Darstellung von Linien treffen sowie einen Schatten- oder 3D-Effekt für das markierte Objekt auswählen können. Symbol
Name und Wirkung Auswahl – dient zum Auswählen bereits erstellter Zeichnungsobjekte. Linie, Linie mit Pfeilende, Rechteck, Ellipse – erlaubt das Zeichnen eines entsprechenden Objekts (siehe weiter hinten).
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Text – erstellt ein Feld, in dem Sie Text eingeben können. Kurve – öffnet die Symbolleiste Kurven, mit der Sie dem aktuellen Dia Linien und Formen hinzufügen können. Verbinder – öffnet die Symbolleiste Verbinder, mit der Sie die Objekte mit Verbindern versehen können. Bei Verbindern handelt es sich um Verbindungslinien, die gemeinsam mit dem dazugehörigen Objekt verschoben werden. Linien und Pfeile – öffnet die gleichnamige Palette, über die Sie eine Linienart auswählen können.
Standardformen – öffnet die Standardformen-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können. Symbolformen – öffnet die Symbolformen-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können. Blockpfeile – öffnet die Blockpfeile-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können. Flussdiagramme – öffnet die Flussdiagramme-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können. Legenden – öffnet die Legenden-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können.
Sterne – öffnet die Sterne-Symbolleiste, über die Sie Grafiken in Ihr Dokument einfügen können. Punkte – ermöglicht das Bearbeiten von Punkten in einer Zeichnung. Klebepunkte – zeigt die Symbolleiste Klebepunkte an. Dies ermöglicht das Bearbeiten von Klebepunkten in einer Zeichnung. Fontwork-Gallery – ermöglicht das Einfügen eines grafischen Textobjekts.
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Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Symbol
Name und Wirkung Aus Datei – öffnet das Dialogfeld Grafik einfügen, über das Sie eine als Datei vorhandene Grafik importieren können.
Gallery – öffnet den Aufgabenbereich ClipArt, über den Sie sogenannte Clips in das Dokument einfügen können. Effekte – bearbeitet die Form, Lage oder Füllung der gewählten Objekte. Ausrichtung – ändert die Ausrichtung der ausgewählten Objekte. Anordnung – ändert die Position eines ausgewählten Objekts in der Stapelreihenfolge.
Extrusion ein/aus – schaltet die 3D-Effekte für die gewählten Objekte ein bzw. aus.
Tabelle 25.3: Die Werkzeuge der Zeichnen-Symbolleiste
25.2.1
Einfache Zeichnungsobjekte erstellen
Über die Schaltflächen Linie, Linie mit Pfeilende, Rechteck und Ellipse können Sie einfache Zeichnungsobjekte erstellen.
! Zum Zeichnen einer Linie setzen Sie nach dem Klicken auf die entsprechende Schaltfläche den Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger zum anderen Ende. In der Grundeinstellung können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (ª)-Taste können Sie den Winkel der Linie auf Schritte von jeweils 45° beschränken. Damit wird auch das Zeichnen von senkrechten oder waagerechten Linien vereinfacht.
! Ähnlich funktioniert es mit der Schaltfläche Linie mit Pfeilende. Die Pfeilspitze wird am Ende der Linie erzeugt.
! Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den Mauszeiger nach Klicken auf die Schaltfläche Rechteck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger auf die Position des diagonal gegenüberliegenden Eckpunkts. Damit können Sie Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (ª)-Taste lässt sich bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden.
! Entsprechend funktioniert die Schaltfläche Ellipse. Durch gleichzeitiges Drücken der (ª)-Taste bewirken Sie, dass ein Kreis gezeichnet wird.
In der Grundeinstellung zeichnen Sie einfache Formen mit einer durchgezogenen Linie in der Stärke von 0,75 Punkt. Die Stärke und Art der Linie können Sie anschließend über die Schaltflächen Linienart und Strichart in der Zeichnen-Symbolleiste ändern. Linien können nachträglich mit Pfeilspitzen versehen werden. Nach dem Erstellen beziehungsweise nach dem Markieren ist das Zeichnungsobjekt mit einer bestimmten Anzahl von Ziehpunkten versehen – hierzu weiter unten mehr.
546
25.2 Zeichnungsobjekte erstellen und editieren
25.2.2
Formen aufziehen
Neben einfachen Formen – wie Rechtecken, Ovalen und Linien – haben Sie die Auswahl zwischen vielen verschiedenen Formen, die Sie in ein Dokument einfügen können. Dabei handelt es sich um etwas komplexere grafische Objekte – beispielsweise Pfeilsymbole, Sterne, Sprechblasen und Ähnliches (siehe Abbildung 25.8).
Abbildung 25.8: Einige der verfügbaren Formen
! Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die gewünschte Schaltfläche. Dadurch klappen Sie die Palette mit den in dieser Gruppe verfügbaren Formen auf. Klicken Sie in der Palette auf das Symbol der gewünschten Form und ziehen Sie dann die Form in der gewünschten Größe auf. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf einen Eckpunkt der geplanten Form, halten die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger auf die gegenüberliegende Ecke.
! Nachdem Sie das Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie die Form mit der Maus an eine andere Position verschieben. Über die Größenziehpunkte können Sie die Größe der Form verändern (siehe weiter unten).
25.2.3
Position und Größe des Zeichnungsobjekts ändern
Nachdem Sie ein Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie seine Position, seine Größe und auch seinen Drehwinkel direkt mit der Maus oder über ein Dialogfeld ändern. Bei einigen Formen können Sie zusätzlich die Proportionen der Form variieren. In allen Fällen müssen Sie das zu ändernde Objekt zuerst durch einen Klick markieren. Mit der Maus Zum Ändern eines Zeichnungsobjekts mit der Maus verwenden Sie die zugehörigen Ziehpunkte.
! Sie können die Position eines Zeichnungsobjekts verändern, indem Sie es mit der Maus an eine neue Stelle verschieben. Setzen Sie dafür den Mauszeiger auf das Element, so dass er sich in einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann das Zeichnungsobjekt an die gewünschte Position.
! Die Höhe und Breite eines markierten Objekts können Sie über die Größenziehpunkte ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf einen der kleinen weißen Kreise und verschieben Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Benutzen Sie die Punkte an den Ecken, wenn Sie gleichzeitig Höhe und Breite ändern wollen. Diese können Sie auch diagonal verschieben. Die Punkte in der Mitte lassen nur waagerechtes oder senkrechtes Verschieben zu.
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Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
! Einige Formen zeigen im markierten Zustand zusätzlich einen oder mehrere gelbe Punkte. Diese geben zu erkennen, dass Sie auch die Proportionen der Form ändern können. Setzen Sie – wie üblich – den Mauszeiger auf dieses Symbol, so dass er sein Aussehen in ein Handsymbol ändert. Durch Verschieben können Sie dann die Proportionen der Form abändern. Welche Änderungen sich ergeben, hängt auch von der konkret benutzten Form ab. Sie können Objekte auch außerhalb des eigentlichen Zeichnungsbereichs ablegen. Damit können Sie sie beispielsweise zeitweise parken. In dieser Lage werden Objekte nicht gedruckt. Über Dialogfeld Außerdem können Sie zum Einstellen mehrerer Parameter des markierten Objekts das Dialogfeld zum Befehl POSITION UND GRÖSSE im Menü FORMAT verwenden (siehe Abbildung 25.9). Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Objekte mit denselben Maßen abbilden möchten oder exakte Werte angeben wollen.
Abbildung 25.9: Lage, Größe und Winkel lassen sich über das Dialogfeld exakt einstellen.
! Auf der Registerkarte Position und Größe wählen Sie zunächst einen Basispunkt. Dieser Punkt markiert die Stelle im Objekt, die bei einer Änderung an der bisherigen Stelle verbleiben soll. Die Basispunkte stimmen mit den Auswahlgriffen am Objekt überein. Geben Sie dann in die Felder Position Y und Position X die Abstände ein, um die das Objekt im Verhältnis zum ausgewählten Basispunkt verschoben werden soll. Auf dieselbe Weise können Sie über die Felder Höhe und Breite diese Maße (in cm) des markierten Objekts ändern. Ein Aktivieren von Abgleich sorgt dafür, dass bei der Größenveränderung des Objekts die Proportionen beibehalten
548
25.3 Weitere grafische Elemente
werden. Wenn Sie eine der Optionen unter Schützen einschalten, wird damit eine spätere Änderung der Position oder der Größe des Objekts über die Maus verhindert.
! Über die Registerkarte Drehung können Sie zusätzlich einen Winkel definieren, um den das markierte Objekt gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung lässt sich die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern. Ist Seitenverhältnis sperren aktiviert, bleibt das Verhältnis von Höhe zu Breite konstant.
25.3
Weitere grafische Elemente
Über die Befehle im Untermenü zum Befehl BILD im Menü EINFÜGEN, den Befehl GALLERY im Menü EXTRAS oder über die Schaltflächen in der Zeichnen-Symbolleiste können Sie auch fertige Grafiken, Bilder oder andere grafische Elemente und Objekte in ein Dokument einfügen. Diese Symbolleiste können Sie über Zeichenfunktionen anzeigen in der Symbolleiste Standard oder über ZEICHNEN im Untermenü SYMBOLLEISTEN an- und abschalten.
25.3.1
Bilddateien
Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien hinzufügen oder Grafiken direkt vom Scanner importieren. Aus Datei Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü zu BILD im Menü EINFÜGEN können Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument einfügen (siehe Abbildung 25.10). Alternativ zum Menübefehl klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Datei in der Zeichnen-Symbolleiste. Auch dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Bild einfügen.
Abbildung 25.10: Ein Bild einfügen
549
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Hier ist automatisch im Feld Dateityp das Format auf diverse Grafikdateien eingestellt. Markieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2). Wenn Sie die zusätzliche Option Verknüpfen aktivieren, werden die Informationen aktualisiert, wenn Sie die Quelldatei bearbeiten. Ein verknüpftes Objekt bleibt in der Quelldatei – in diesem Fall also in der Grafikdatei selbst – gespeichert. Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quelldatei und zeigt eine Darstellung des verknüpften Objekts an. Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern. Von Scanner In StarOffice können Sie eine Grafik direkt vom Scanner importieren – die entsprechende Hardwareausstattung ist natürlich Voraussetzung. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle, an der die zu importierende Grafik eingefügt werden soll, und wählen Sie den Befehl VON SCANNER im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN. Wählen Sie anschließend die gewünschte Quelle aus. Die weitere Vorgehensweise wird dann von der Gerätesoftware bestimmt, die je nach Hersteller unterschiedlich ist. Bilder bearbeiten Sobald Sie ein eingefügtes Bitmap-Bild auswählen, stellt Ihnen die Symbolleiste Bild Werkzeuge zum Bearbeiten des Bilds zur Verfügung (siehe Tabelle 25.4). Beachten Sie, dass selbst dann, wenn das Bild als Verknüpfung eingefügt wurde, nur die lokale Kopie im Dokument bearbeitet wird – nicht das Original. Symbol
Name und Wirkung Filter – darin befinden sich verschiedene Filter, über die Sie dem Objekt bestimmte Effekte zuweisen können. Beispielsweise können Sie das Bild altern lassen oder weichzeichnen. Für einige dieser Filter wird ein Dialog angezeigt, in dem Sie einen Parameter einstellen können.
Grafikmodus – ermöglicht Effekte wie Graustufen oder Schwarzweiß. Farbe – erlaubt ein Ändern der einzelnen Farbwerte, der Helligkeit, des Kontrasts und des Gammawerts. Transparenz – ändert die Durchlässigkeit des Objekts. Bei höheren Werten scheinen dahinterliegende Elemente durch.
Linie – zeichnet einen Rahmen um das Objekt. Schatten – schaltet am Bild einen Schattenwurf ein und aus. Bild zuschneiden – ermöglicht ein Zuschneiden des Objekts (siehe weiter hinten).
Tabelle 25.4: Die Schaltflächen der Symbolleiste Bild
550
25.3 Weitere grafische Elemente
Besonders interessant – weil neu im Programmpaket – ist vielleicht die Schaltfläche Bild zuschneiden. Durch einen Klick darauf versehen Sie das Objekt mit Zuschneidemarken. Verschieben Sie diese Marken, um nur einen Teil des Bilds anzuzeigen (siehe Abbildung 25.11). Wenn Sie den Zuschnitt später ändern wollen, müssen Sie die Zuschneidemarken zuerst wieder einschalten.
Abbildung 25.11: Ein Bild zuschneiden
Das Zuschneiden und die Skalierung können Sie auch über ein Dialogfeld regeln, das Sie über den Befehl BILD ZUSCHNEIDEN aus dem Kontextmenü zum Bild auf den Bildschirm bringen (siehe Abbildung 25.12).
Abbildung 25.12: Das Dialogfeld Zuschneiden
551
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
25.3.2
Gallery
Über den Befehl GALLERY im Menü EXTRAS können Sie unter anderem vorgefertigte Grafikelemente in ein Dokument einsetzen. Der Inhalt der Gallery wird im oberen Bereich des Dokumentbereichs angezeigt. Gegebenenfalls müssen Sie den dafür vorgesehenen Bereich erst vergrößern. Auf der linken Seite in der Gallery sind die Themen aufgeführt. Wenn Sie auf ein Thema klicken, werden dessen Objekte angezeigt (siehe Abbildung 25.13).
Abbildung 25.13: Die Inhalte der Gallery sind nach Themen geordnet.
Objekt einfügen Zum Einfügen eines Objekts aus der Gallery wählen Sie das gewünschte Objekt aus und ziehen es in das Dokument. Objekte lassen sich entweder als Kopie oder als Verknüpfung in Dokumente einfügen. Eine Objektkopie ist vom Originalobjekt unabhängig. Änderungen am Originalobjekt haben keinerlei Auswirkung auf die Kopie. Ein als Verknüpfung eingefügtes Objekt hängt von seinem Original ab. Änderungen am Originalobjekt wirken sich auch auf das damit verknüpfte Objekt aus.
! Zum Einfügen eines Objekts als Kopie ziehen Sie das Objekt in das Dokument oder Sie rufen das Kontextmenü auf und wählen darin HINZUFÜGEN und KOPIE.
! Zum Einfügen eines Objekts als Verknüpfung ziehen Sie das Objekt mit gedrückten (ª)+(Strg)-Tasten in das Dokument oder Sie rufen mit einem Rechtsklick das Kontext-
menü auf und wählen HINZUFÜGEN und VERKNÜPFUNG. Über den Befehl HINTERGRUND im Untermenü HINZUFÜGEN des Kontextmenüs zu einem Objekt können Sie das Objekt als Hintergrundgrafik einsetzen. Diesen Hintergrund können Sie entweder hinter die SEITE oder den aktuellen ABSATZ setzen. Objekte zu Gallery hinzufügen Wenn Sie eine Datei in die Gallery einfügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Thema und wählen EIGENSCHAFTEN aus dem Kontextmenü. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Eigenschaften von das Register Dateien und klicken Sie auf Hinzufügen. Abschließend können Sie die gewünschte Datei im Dialogfeld Gallery auswählen. Sie können auch auf ein Objekt im aktuellen Dokument klicken und das Objekt mit gedrückter Maustaste in die Gallery ziehen.
552
25.3 Weitere grafische Elemente
25.3.3
Fontwork
Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit Fontwork. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines Fontwork-Objekts nicht angewendet werden. Fontwork-Objekt erstellen Um ein Fontwork-Objekt einem Dokument hinzuzufügen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der das Objekt angezeigt werden soll. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Fontwork Gallery. Dadurch wird das Dialogfeld Fontwork Gallery mit vorgefertigten Designs angezeigt (siehe Abbildung 25.14).
Abbildung 25.14: Ein Fontwork-Design auswählen
Klicken Sie auf ein Feld, um das entsprechende Design für den Schriftzug auszuwählen, und bestätigen Sie dann Ihre Wahl. Daraufhin wird der Text Fontwork in dem Design, das Sie zuvor ausgewählt haben, im Dokument angezeigt (siehe Abbildung 25.15).
553
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Abbildung 25.15: Fontwork-Schriftzug im Dokument
Nach einem Doppelklick auf dieses Objekt erscheint der Text Fontwork zusätzlich in nicht formatierter Form. Sie können diesen Beispieltext dann durch Ihren eigenen Text ersetzen. Bei längeren Texten können Sie – wie in einem normalen Textfeld – mit (¢) ein Absatzende einfügen und so mehrzeilige Texte erstellen. Sobald Sie außerhalb des Objekts klicken, wird Ihre Texteingabe im anfangs gewählten Format angezeigt. Der Schriftzug weist einen Markierungsrahmen mit acht Ziehpunkten auf, über die Sie mit der Maus Veränderungen bezüglich Größe, Form und Positionierung vornehmen können. Die Methoden dafür sind dieselben wie für andere grafische Objekte. Fontwork-Objekt formatieren Gleichzeitig mit dem Einfügen des Fontwork-Schriftzugs wird die Fontwork-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie sämtliche Fontwork-typischen Formatierungsmöglichkeiten ansprechen können (siehe Tabelle 25.5). Zusätzliche Effekte bewirken Sie über die Schaltflächen der Symbolleiste 3D-Einstellungen.
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25.4 Elemente formatieren
Symbol
Name und Wirkung Fontwork-Gallery – erlaubt es, im Dialogfeld Fontwork-Katalog ein neues Design für den Schriftzug auszuwählen. Fontwork-Form – klappt die Palette zur Auswahl einer neuen Fontwork-Form auf. Fontwork-Buchstaben in gleicher Höhe – stellt Klein- und Großbuchstaben des Schriftzugs mit gleicher Höhe dar.
Fontwork-Ausrichtung – klappt ein Menü mit verschiedenen Ausrichtungsmöglichkeiten auf.
Fontwork-Zeichenabstand – zeigt ein Menü mit den Optionen zum Einstellen der Zeichenabstände an.
Tabelle 25.5: Die Funktionen der Schaltflächen in der Fontwork-Symbolleiste
25.4
Elemente formatieren
Jedes von Ihnen erstellte Zeichnungsobjekt können Sie hinsichtlich seines Stils nachträglich noch verändern. Dabei lassen sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestimmen und Schatten zuweisen. Die wesentlichen Parameter dazu können Sie nach dem Markieren des Elements über die Schaltflächen der Symbolleiste Linie und Füllung einstellen (siehe Tabelle 25.6). Sie können darüber die Farben eines Objekts – getrennt für Linien, Flächen und den gegebenenfalls darin vorhandenen Text – ändern. Markieren Sie dazu das Zeichnungsobjekt, klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die betreffende Schaltfläche und wählen Sie anschließend in der angezeigten Palette oder Liste die gewünschte Einstellung aus. Sie können darüber auch die Formatierungsoptionen für ein Element festlegen, das gleich darauf gezeichnet werden soll. Symbol
Name und Wirkung Formatvorlagen – zeigt das Dialogfeld Formatvorlagen an, über das Sie dem markierten Objekt eine Vorlage zuweisen können. Linie – zeigt das Dialogfeld Linie an (siehe weiter hinten). Linienendestil – öffnet eine Liste mit Stilen für das Linienende. Linienstil – öffnet eine Liste mit Stilen für die Linie selbst. Linienbreite – über das Drehfeld können Sie die Breite der Linie einstellen. Linienfarbe – öffnet eine Liste mit Farben. Fläche – zeigt das Dialogfeld Fläche an (siehe weiter hinten).
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Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Symbol
Name und Wirkung Flächenstil/-füllung – hier können Sie zuerst wählen, ob Sie eine Farbe, einen Farbverlauf, eine Schraffur oder eine Hintergrundgrafik verwenden wollen. Flächenstil/-füllung – konkretisieren Sie hier die in der vorherigen Liste vorgenommene Auswahl; legen Sie beispielsweise den Farbverlauf fest.
Schatten – fügt dem markierten Objekt einen Schatten hinzu oder schaltet ihn ab.
Tabelle 25.6: Die Werkzeuge der Symbolleiste Linie und Füllung
Zusätzliche Feinheiten der Einstellung stehen Ihnen über die Dialogfelder zu mehreren Befehlen im Menü FORMAT zur Verfügung.
25.4.1
Linien
Um ein Linienelement zu formatieren, markieren Sie es und benutzen den Befehl LINIE im Menü FORMAT. Die ersten beiden Registerkarten dieses Dialogfelds können auch dazu benutzt werden, die ein Flächenelement umgebenden Linien zu formatieren. Sie können es auch über die Schaltfläche Fläche in der Symbolleiste Linie und Füllung anzeigen lassen.
! Auf der Registerkarte Linie können Sie im linken Bereich Stil, Farbe, Breite und Transparenz der Linie bestimmen (siehe Abbildung 25.16). Das Vorschaufeld unten skizziert die Wirkung der Einstellungen. Unter Linienenden können Sie die Linie an einem oder an beiden Enden mit einem bestimmten Linienende versehen. Über Eckenstil wählen Sie das Linienende, das Sie an die ausgewählte Linie anfügen möchten.
Abbildung 25.16: Linienfarbe, -stärke und -art können eingestellt werden.
556
25.4 Elemente formatieren
! Die Registerkarten Linienstile und Linienende verwenden Sie, wenn Sie eine benutzerdefinierte Einstellung für den Stil oder das Ende festlegen wollen (siehe Abbildung 25.17). Legen Sie hier die gewünschten Parameter fest, klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie dem Einstellungsset einen Namen. Der Stil ist dann auch in den entsprechenden Listenfeldern der Registerkarte Linie verfügbar. Diese beiden Registerkarten verfügen über die Schaltflächen Linienstiltabelle sichern und Linienstiltabelle laden, über die Sie Ihre selbst definierten Stile in anderen Dokumenten nutzen können.
Abbildung 25.17: Linienstile und Linienenden
25.4.2
Flächen
Für Flächenelemente steht über den Befehl FLÄCHE im Menü FORMAT ein Dialogfeld mit insgesamt sieben Registerkarten zur Verfügung. Sie können es auch über die Schaltfläche Fläche in der Symbolleiste Linie und Füllung anzeigen lassen. Die Inhalte der Register Fläche, Transparenz, Farben, Farbverläufe, Schraffuren und Bitmapmuster sollten Sie im Prinzip schon kennen. Schatten Neu ist wahrscheinlich die Registerkarte Schatten (siehe Abbildung 25.18). Wenn Sie hierin Schatten anwenden aktivieren, können Sie dem ausgewählten Objekt einen Schatten verleihen. Über die dann zugänglichen Optionen darunter spezifizieren Sie den Schattenwurf: Klicken Sie zuerst unter Position auf die Stelle, an der der Schatten am Objekt erscheinen soll. Über Distanz geben Sie an, wie weit der Schatten vom ausgewählten Objekt entfernt sein soll. Farbe bestimmt die Farbe für den Schatten und Transparenz legt fest, wie durchsichtig der Schatten sein soll. Für die letztgenannte Option geben Sie einen Wert zwischen 0% – für undurchsichtig – und 100% – für vollkommen durchsichtig – ein.
557
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
Abbildung 25.18: Der Schattenwurf kann eingestellt werden.
25.5
Anordnen und Gruppieren
Über das Kontextmenü zu einem eingefügten Zeichnungsobjekt stehen Ihnen mehrere Optionen zum Anordnen, Ausrichten, Gruppieren und ähnlichen Aufgaben zur Verfügung (siehe Abbildung 25.19).
Abbildung 25.19: Das Kontextmenü beinhaltet die Befehle zum Anordnen und Gruppieren.
558
25.5 Anordnen und Gruppieren
Manche Befehle verlangen ein vorheriges Markieren von mehr als einem Objekt. Eine solche Markierung erreichen Sie, indem Sie mit der Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte ziehen. Der so gezogene Rahmen muss die Objekte vollständig umschließen. Nicht benachbarte Objekte können Sie gemeinsam markieren, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und die Objekte nacheinander anklicken. Die so zusammengefassten Objekte sind mit einem gemeinsamen Markierungsrahmen versehen, der auch einen gemeinsamen Satz von Ziehpunkten aufweist (siehe Abbildung 25.20). Sie können nun die Größe und Position der Gruppe gemeinsam ändern. Jede Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich dann auf die gesamte Gruppe aus. Durch einen Klick außerhalb der Gruppe heben Sie die gemeinsame Markierung wieder auf.
Abbildung 25.20: Mehrere Objekte können zu einer Gruppe zusammengefasst werden.
Wenn Sie mit vielen Objekten in einer Zeichnung arbeiten, empfiehlt es sich, jedes Objekt direkt nach dem Erstellen zu benennen. Stellen Sie sicher, dass das Objekt markiert ist, wählen Sie Objekt benennen aus dem Kontextmenü dazu und geben Sie dem Objekt einen Namen. Sie können dann den Navigator benutzen, um einzelne Objekte auszuwählen (siehe Abbildung 25.21). Wenn Sie bei dieser Auswahl die Taste (Strg) gedrückt halten, können Sie auch mehrere Objekte gemeinsam markieren.
Abbildung 25.21: Über den Navigator können Sie einzelne Objekte ansteuern.
559
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
25.5.1
Ausrichtung
Über die Befehle zum Untermenü AUSRICHTUNG können Sie die ausgewählten Objekte im Verhältnis zueinander ausrichten: LINKS, RECHTS, OBEN und UNTEN richten bei mehreren markierten Objekten alle Objekte an dem am weitesten links, rechts, oben bzw. unten stehenden Objekt aus. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird der Objektrand am jeweiligen Seitenrand ausgerichtet. ZENTRIERT und MITTE sorgen bei mehreren markierten Objekten dafür, dass diese auf einer horizontalen oder vertikalen Linie ausgerichtet werden. Wenn nur ein Objekt ausgewählt ist, wird dessen Mittelpunkt auf der Seite zentriert.
25.5.2
Anordnung
Objekte werden in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen, übereinander auf der Arbeitsfläche abgelegt. Daraus ergeben sich unter Umständen unerwünschte Effekte; beispielsweise kann eine für den Vordergrund gedachte Form durch eine andere Form verdeckt werden. Wenn Sie ein Objekt in einem solchen Stapel auf eine andere Ebene setzen wollen, markieren Sie es zuerst. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen Sie ANORDNUNG aus dem Kontextmenü. Über die Befehle im daraufhin angezeigten Untermenü können Sie bei sich überlappenden Objekten das jeweils markierte in den Vorder- oder in den Hintergrund schieben. Bei mehr als zwei Objekten können Sie das markierte Objekt auch ebenenweise nach vorne beziehungsweise nach hinten verschieben.
25.5.3
Gruppierung
Sie können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen und diese Objektgruppe anschließend als zusammenhängendes, einzelnes Objekt bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusammenhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle Objekte, klicken Sie dann diese Gruppe mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG aus dem Kontextmenü. Jede Änderung, die Sie an diesem Gruppenobjekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich auf die gesamte Gruppe aus. Wenn Sie in einer so definierten Gruppe ein einzelnes Objekt bearbeiten wollen, wählen Sie GRUPaus dem Kontextmenü oder doppelklicken Sie auf ein Element der Gruppe. Die einzelnen Elemente der Gruppe können dann individuell markiert und editiert werden. Der Befehl GRUPPIERUNG VERLASSEN stellt die Gruppierung wieder her. Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder komplett auflösen wollen, verwenden Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN. PIERUNG BETRETEN
25.5.4
Kombinieren
Eine Kombination von Objekten fasst die Teilobjekte zu einem einzigen neuen geometrischen Objekt mit neuen Eigenschaften zusammen. Kombinierte Zeichnungsobjekte verhalten sich abgesehen von der Tatsache, dass sie nicht einzeln bearbeitet werden können, wie gruppierte Objekte. Zum Kombinieren wählen Sie – wie eben schon beschrieben – mindestens zwei Objekte aus. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl KOMBINIEREN. Eine besondere Eigenschaft einer solchen Kombination erkennen Sie, wenn sich die einzelnen Objekte überlappen. In diesem Fall wird die von beiden Objekten besetzte Fläche leer angezeigt (siehe Abbildung 25.22).
560
25.5 Anordnen und Gruppieren
Abbildung 25.22: Mehrere Objekte können kombiniert werden.
Die Kombination kann später über den Befehl KOMBINATION AUFHEBEN wieder abgeschaltet werden, die einzelnen Attribute der Teilobjekte gehen dabei aber verloren.
25.5.5
Formen bilden
Über die Unterbefehle zu FORMEN im Kontextmenü können Sie nach dem Markieren von mindesten zwei sich überlappenden Objekten neue Formen bilden: VERSCHMELZEN macht aus mehreren Objekten ein einziges. Wenn die Objekte vorher über unterschiedliche Attribute – wie Farbe, Strichstärke usw. – verfügten, werden die Attribute des Objekts übernommen, das am weitesten unten im Stapel lag. SUBTRAHIEREN bewirkt, dass die Formen aller oben im Stapel liegenden Objekte von der Form des zuunterst liegenden Objekts abgezogen werden. SCHNEIDEN bewirkt, dass nur noch die Fläche übrig bleibt, in der sich alle Objekte überlappten (siehe Abbildung 25.23).
Abbildung 25.23: Mehrere Objekte können zu neuen Formen kombiniert werden.
25.5.6
Verbinden
Der Befehl VERBINDEN im Kontextmenü zu mehreren markierten Objekten zeichnet eine Linie zwischen diesen Objekten. Geschlossene Objekte mit Füllung werden in Linien konvertiert und verlieren ihre Füllung (siehe Abbildung 25.24).
Abbildung 25.24: Mehrere Objekte können verbunden werden.
561
Kapitel 25 – Zeichnungen mit DRAW
25.5.7
Klebepunkte
Ein Klick auf die Schaltfläche Klebepunkte öffnet die gleichnamige Symbolleiste, mit der Sie die Objekte mit Verbindungslinien versehen können. Diese Linien werden gemeinsam mit dem dazugehörigen Objekt verschoben. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Flussdiagramme oder Organigramme erstellen. Es gibt vier Typen von Verbindern: Standard-Verbinder mit einem eingebauten 90°-Winkel, Linien-Verbinder mit zwei Ecken, Direkt-Verbinder als gerade Linie und Kurven-Verbinder. Wenn Sie nach Wahl eines Verbinders den Mauszeiger über ein gefülltes Objekt oder auf den Rand eines ungefüllten Objekts führen, werden die standardmäßig vorhandenen Verbindungspunkte angezeigt. Um eine verbindende Linie einzuzeichnen, klicken Sie in einem Objekt auf einen Verbindungspunkt und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie eine Linie zum gewünschten Verbindungspunkt des anderen Objekts und lassen Sie dann die Maustaste los. Sie können die Linie auch bis zu einer beliebigen freien Stelle im Dokument ziehen und dann klicken. Das freie Ende des Verbinders ist so lange an diesen Punkt gebunden, bis Sie es an eine andere Stelle ziehen (siehe Abbildung 25.25). Zum Lösen eines Verbinders ziehen Sie eines der Linienenden an eine andere Stelle.
Abbildung 25.25: Ein Verbinder zeichnet eine Linie zwischen Objekten.
Auf Wunsch können Sie ein Objekt auch mit benutzerdefinierten Verbindungspunkten ausstatten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Klebepunkte in der Symbolleiste Zeichnen. Wählen Sie die Schaltfläche Klebepunkt einfügen und klicken Sie dann auf die Stelle des Objektrahmens, an der Sie den Verbindungspunkt wünschen (siehe Abbildung 25.26). Sie können die so eingefügten Klebepunkte nutzen, um Objekte über andere als die standardmäßig vorhandenen Verbindungspunkte zu verbinden.
Abbildung 25.26: Der Einsatz von Klebepunkten
562
KAPITEL 26
Formeln mit MATH
Kapitel 26 – Formeln mit MATH
Das Programm MATH ist innerhalb von StarOffice für die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken verantwortlich. Die Vorteile eines solchen Werkzeugs wird jeder verstehen, der einmal versucht hat, eine komplexere Formel als nur E = m * c 2 auf dem Bildschirm zu notieren. Schon ein etwas längerer Bruchstrich kann hier bei Verwendung eines normalen Textverarbeitungsprogramms Schwierigkeiten machen; geschweige denn die Eingabe komplexerer Exponenten, Integralzeichen, Sonderzeichen und Ähnlichem. Die Verwendung eines geeigneten Grafikprogramms macht vielleicht die anfängliche Eingabe leichter, Komplikationen treten aber dann auf, wenn man das Ergebnis später korrigieren möchte. Bei Verwendung eines Programms wie MATH ist die Abwicklung solcher Aufgaben ungleich einfacher. Da sich jedoch wohl nur ein kleiner Anwenderkreis mit solchen Problemen auseinandersetzen muss, werden wir dieses Kapitel etwas kürzer halten. Ein kurzer Überblick über einige wichtige Funktionen und Fähigkeiten des Programms muss hier genügen.
26.1
Grundbegriffe
Nach dem Öffnen von MATH finden Sie auf dem Bildschirm ein zweigeteiltes Fenster vor. Der untere Teil wird als Befehlsfenster, der obere als Textfenster bezeichnet (siehe Abbildung 26.1). Sie können die Trennlinie zwischen diesen beiden Fenstern verschieben und das untere Fenster auch durch einen Klick auf die Schaltfläche mit den vielen Punkten auf der Trennlinie ausblenden. Ein nochmaliger Klick blendet es wieder ein.
Abbildung 26.1: Die Programmoberfläche von MATH
Wichtig ist, die Funktionen der Schaltflächen in der automatisch oben rechts eingeblendeten Symbolleiste Werkzeuge zu kennen (siehe Tabelle 26.1).
564
26.2 Formeln eingeben
Symbol
Name und Wirkung Vergrößern – der Maßstab wird um 25% vergrößert. Der Maßstab wird in der Statusleiste angezeigt.
Verkleinern – der Maßstab wird um 25% verkleinert. Im dortigen Kontextmenü können Sie den Maßstab ebenfalls ändern.
100% – das Dokument wird in seiner tatsächlichen Größe angezeigt. Alles anzeigen – die Formel wird im Arbeitsbereich so weit verkleinert oder vergrößert, dass alle Formelelemente dargestellt werden können.
Aktualisieren – zeichnet die Formel im Textfenster neu. Änderungen im Befehlsfenster werden automatisch aktualisiert, wenn ANSICHT AUTOMATISCH AKTUALISIEREN im Menü ANSICHT aktiviert ist.
Formel Cursor – schaltet den Formelcursor ein oder aus. Wenn der Formelcursor aktiv ist, wird der Teil der Formel im Textfenster, an dem sich der Cursor im Befehlsfenster befindet, durch einen dünnen Rand gekennzeichnet.
Katalog – öffnet das Dialogfeld Symbole zur Auswahl eines Sonderzeichens, das in die Formel eingesetzt werden soll.
Tabelle 26.1: Die Schaltflächen der Symbolleiste Werkzeuge
26.2
Formeln eingeben
Im unten angezeigten Befehlsfenster können Sie Formeln beschreiben und bearbeiten. Wenn die Option ANSICHT AUTOMATISCH AKTUALISIEREN im Menü ANSICHT aktiviert ist, werden Ihre Eingaben gleichzeitig im Textfenster angezeigt (siehe Abbildung 26.2). Ist die Option abgeschaltet, klicken Sie zur Übernahme der Eingaben auf die Schaltfläche Aktualisieren in der Symbolleiste Werkzeuge.
Abbildung 26.2: Einfache Formeln können Sie direkt über die Tastatur eingeben.
565
Kapitel 26 – Formeln mit MATH
Durch Drücken von (¢) können Sie einen neuen Abschnitt erzeugen. Benutzen Sie das beispielsweise, wenn Sie mehrere Formeln im Dokument erstellen wollen. Tipp Damit Sie bei langen, komplexen Formeln nicht den Überblick über die aktuelle Position der Schreibmarke verlieren, steht Ihnen der Formelcursor zur Verfügung, den Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste einschalten können. Ist diese Funktion aktiviert, wird die Position des Cursors in der im Befehlsfenster angezeigten Funktion im Textfenster wiedergegeben und umgekehrt. Wenn Sie in einem der beiden Fenster auf eine Stelle klicken, wird die entsprechende Stelle im jeweils anderen Fenster gekennzeichnet.
26.2.1
Arbeiten mit der Auswahl
Das zusätzlich automatisch eingeblendete Dialogfeld Auswahl erlaubt die Wahl zwischen mehreren Grundstrukturen für den Ausdruck und enthält zahlreiche Operatoren, Funktionen und Formatierungshilfen (siehe Abbildung 26.3). Sie können dieses Fenster über den Befehl AUSWAHL im Menü ANSICHT an- und abschalten.
Abbildung 26.3: Das Fenster Auswahl beinhaltet viele Elemente.
Hinweis Eine entsprechende Liste erhalten Sie ebenfalls, wenn Sie im Befehlsfenster das Kontextmenü aufrufen.
Über die Schaltflächen im oberen Bereich dieses Fensters regeln Sie, welche Elemente im unteren Bereich zur Verfügung stehen. Wählen Sie also zuerst im oberen Bereich die Kategorie und dann das Formelelement im unteren Bereich. Wenn Sie beispielsweise eine einfache Formel wie p * v = const. über das Fenster Auswahl eingeben möchten, klicken Sie im oberen Bereich des
566
26.2 Formeln eingeben
Fensters zunächst auf die Schaltfläche Unäre/binäre Operationen und dann auf die Schaltfläche Multiplikation (Stern). Im Befehlsfenster wird daraufhin eine Formel mit Platzhaltern für den gewählten Ausdruck angezeigt – in diesem Fall * . Markieren Sie nacheinander diese Platzhalter durch einen Doppelklick und überschreiben Sie sie mit den gewünschten Variablen p und v. Ergänzen Sie die Formel durch Eingabe von = const. Ihre Eingabe wird im Textfenster angezeigt (siehe Abbildung 26.4).
Abbildung 26.4: Auch einfache Formeln können über die Auswahl erstellt werden.
Tipp Wenn das Auswahlfenster geöffnet ist, wechseln Sie mit der Taste (F6) zwischen Auswahlfenster und Befehlsfenster.
Für derartig einfache Formeln brauchen Sie das Fenster eigentlich nicht. Aber schon bei etwas komplizierteren Formeln sieht die Sache anders aus: Um beispielsweise einen mathematischen Summenausdruck anzugeben, wählen Sie im oberen Bereich der Auswahl zunächst die Kategorie Operatoren und klicken dann auf die Schaltfläche Summe im unteren Bereich. Als Ergebnis wird die Platzhalterformel sum angezeigt. Markieren Sie den Platzhalter und klicken Sie auf die Schaltfläche untere und obere Grenze in derselben Kategorie. Im Befehlsfenster finden Sie dann den Ausdruck sum from{} to{} . Ersetzen Sie darin die Platzhalter durch die einzelnen Komponenten der Formel (siehe Abbildung 26.5). Über die Kategorie Operatoren können Sie eine Vielzahl von Operatoren in Ihren Gleichungen verwenden. Statt dafür das Fenster Auswahl zu benutzen, können Sie aber auch im Befehlsfenster selbst den Code eingeben, der die Wahl einer Schaltfläche bewirken würde – beispielsweise sum from{} to{} zur Darstellung einer mathematischen Summenformel (siehe Tabelle 26.2).
567
Kapitel 26 – Formeln mit MATH
Abbildung 26.5: Komplexere Formeln können über die Auswahl erstellt werden. Schaltfläche
Name und Wirkung
Code
Limes – fügt ein Symbol für einen Grenzwert mit einem Platzhalter ein.
lim .
Summe – fügt ein Summenzeichen mit einem Platzhalter ein.
sum
Produkt – Sie fügen mit dem Symbol ein Produktzeichen mit einem Platzhalter ein.
prod
Coprodukt – fügt ein Coprodukt-Zeichen mit einem Platzhalter
coprod
ein.
untere und obere Grenze – fügt eine Bereichsangabe ein. Grenzangaben haben nur einen Sinn im Zusammenhang mit geeigneten Operatoren. Die Grenzen werden über/unter dem Summenzeichen zentriert.
{} to{}
Integral – fügt ein Integral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Integralzeichen zur Verfügung.
int iint iiint
untere Grenze – fügt eine Bereichsangabe für eine untere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.
from {}
Kurvenintegral – fügt ein Kurvenintegral mit einem Platzhalter ein. Es stehen auch Symbole für ein doppeltes oder dreifaches Kurvenintegralzeichen zur Verfügung.
lint llint lllint
obere Grenze – fügt die Bereichsangabe obere Grenze für Integral und Summe mit Platzhaltern ein.
to {}
Tabelle 26.2: Viele Operatoren stehen zur Verfügung.
568
26.3 Formatieren
! MATH lässt auch die Verwendung benutzerdefinierter Operatoren zu. Sie müssen hierfür nur oper in das Befehlsfenster eingeben. Anschließend können Sie den Operator über ein Sonderzeichen definieren, das Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge auswählen können.
! Mathematische Grenzen – wie bei einem Summen- oder einem Integralzeichen – lassen sich auch anders als zentriert über/unter dem Operator anordnen. Nutzen Sie dazu die Möglichkeiten, die Ihnen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl zur Verfügung stehen.
26.2.2
Individuelle Symbole
Sie können eigene Symbole erstellen und Zeichen aus fremden Zeichensätzen übernehmen. Dazu setzen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle, an der das Zeichen eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Katalog in der Symbolleiste Werkzeuge. Sie öffnen damit das Dialogfeld Symbole zur Auswahl eines Sonderzeichens, das in die Formel eingesetzt werden soll (siehe Abbildung 26.6 ). Wählen Sie darin zunächst den anzuzeigenden Zeichensatz über das Feld Symbolset. Wählen Sie dann in der Palette darunter das gewünschte Zeichen und klicken Sie auf Übernehmen.
Abbildung 26.6: Sonderzeichen stehen Ihnen zur Verfügung.
Dem Grundkatalog können Sie beliebig viele neue hinzufügen und Sie können auch eigene, spezielle Kataloge zusammenstellen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Symbole auf die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung 26.7).
26.3
Formatieren
Im Gegensatz zur Textverarbeitung können Sie über die Befehle des Menüs FORMAT einen vorher markierten Bereich nicht speziell formatieren. Die Befehle dieses Menüs betreffen immer das Dokument als Ganzes. Das ist meist auch praktisch für ein solches Werkzeug.
569
Kapitel 26 – Formeln mit MATH
Abbildung 26.7: Symbole können ausgetauscht werden.
26.3.1
Zeichenformate
Über den Befehl SCHRIFTARTEN im Menü FORMAT können Sie die Schriftarten – getrennt für Variablen, Funktionsnamen, Zahlen und Text – in Ihren Formeln festlegen (siehe Abbildung 26.8).
Abbildung 26.8: Schriftarten können für verschiedene Elemente ausgetauscht werden.
In den Listenfeldern werden anfangs nur die vom Programm standardmäßig verwendeten Schriftarten für jeden Bereich angezeigt. Klicken Sie zum Wechseln zu einer anderen Schrift auf Ändern und wählen Sie aus der Liste das gewünschte Element aus. Im dann angezeigten Dialogfeld Schriften wählen Sie die gewünschte Schrift aus und aktivieren Sie alle gewünschten Attribute (siehe Abbildung 26.9 links). Bestätigen Sie dann über OK. Nach der Zuordnung einer weiteren Schrift zu einem Element können Sie diese auch über das Listenfeld zum Element auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Standard, um die Änderungen als Standardschrift einzustellen.
570
26.3 Formatieren
Ähnlich funktioniert es mit der Größe der Schrift. Benutzen Sie dazu den Befehl SCHRIFTGRÖSSEN im Menü FORMAT (Abbildung 26.9 rechts).
Abbildung 26.9: Schriftarten und -größen können für die Elemente ausgetauscht werden.
26.3.2
Abstände und Ausrichtung
Über den Befehl ABSTÄNDE im Menü FORMAT legen Sie die Einstellungen für die Abstände zwischen den einzelnen Elementen der Formel fest (siehe Abbildung 26.10). Das Dialogfeld zeigt immer nur eine Kategorie von Abstandsmaßen an. Welche das ist, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Kategorie auswählen.
Abbildung 26.10: Abstände werden ebenfalls global festgelegt.
Je nach Wahl der Kategorie finden Sie dann im Dialogfeld unterschiedliche Optionen zum Ändern der Abstände. Wenn Sie eines der links angezeigten Drehfelder auswählen, wird die Bedeutung des damit gewählten Abstands im Vorschaufeld angezeigt. Standardmäßig finden Sie bei allen Drehfeldern die Standardeinstellung 0%. Sie können diese verändern. Ein Klick auf Standard stellt die Grundeinstellung wieder her.
571
Kapitel 26 – Formeln mit MATH
Über den Befehl AUSRICHTUNG im Menü FORMAT können Sie die Formelzeile im Dokument Links, Zentriert oder Rechts ausrichten (siehe Abbildung 26.11).
Abbildung 26.11: Symbole können ausgetauscht werden.
26.3.3
Individuelle Formatierung
Die Befehle des Menüs FORMAT erlauben zwar nur die Wahl einer Formatierung, die alle Elemente des Dokuments betrifft. Sie können aber mithilfe zusätzlicher Befehle auch eine individuelle Formatierung für einzelne eingegebene Elemente vornehmen. Das betrifft aber nicht Formatelemente wie Schriftart oder -größe, sondern die Positionen der Elemente innerhalb der Formel. Dazu dienen die Schaltflächen in der Kategorie Formatierungen im Fenster Auswahl. Sie können damit beispielsweise Elemente auf verschiedene Weisen übereinander anordnen. Eine Liste der gleichen Funktionen erhalten Sie im Befehlsfenster, wenn Sie dort das Kontextmenü aufrufen. Markieren Sie immer zuerst den zu formatierenden Bestandteil der Formel oder einen Platzhalter. Sie können stattdessen auch über einen Code im Befehlsfenster arbeiten (siehe Abbildung 26.12 und Tabelle 26.3).
Abbildung 26.12: Sie können einzelne Elemente auch individuell formatieren. Symbol
Name und Wirkung
Code
Superscript links – fügt eine Variable mit linkem Exponenten und
lsup{}
einem Platzhalter ein.
Superscript oben – fügt einen Exponenten direkt über einer
csup .
Variablen ein.
Superscript rechts– fügt eine Variable mit rechtem Exponenten ein.
572
^{}
26.3 Formatieren
Symbol
Name und Wirkung
Code
vertikale Anordnung (zwei Elemente) – fügt ein Binom mit zwei
Platzhaltern ein.
neue Zeile beginnen – fügt eine neue Zeile in Ihr Dokument ein.
newline
Subscript links – fügt eine Variable mit linkem Index und einem Platzhalter ein.
lsub{.
Subscript unten – fügt einen Index direkt unter einer Variablen
csub .
ein.
Subscript rechts – fügt eine Variable mit Index ein.
_{}
vertikale Anordnung (drei Elemente) – fügt eine senkrechte
stack {##}
Anordnung mit drei Platzhaltern ein.
kleiner Zwischenraum – fügt ein kleines Leerzeichen mit Platz-
`
halter ein.
linksbündig ausrichten – fügt den Befehl für eine linksbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.
alignl.
zentriert (horizontal) ausrichten – fügt den Befehl für eine horizontale Zentrierung mit einem Platzhalter ein.
alignc
rechtsbündig ausrichten – fügt den Befehl für eine rechtsbündige Ausrichtung mit einem Platzhalter ein.
alignr
Matrix Anordnung – fügt eine Matrix mit vier Platzhaltern ein. Die Stellung eines Elements innerhalb dieses Schemas wird durch ein doppeltes Symbol # gekennzeichnet, wobei das erste Symbol die Zeilennummer und das zweite die Spaltennummer angibt, in der das Element steht.
{####}
Zwischenraum – fügt ein Leerzeichen mit Platzhalter ein.
~
Tabelle 26.3: Sie können einzelne Elemente auch individuell formatieren.
573
KAPITEL 27
Drucken und Versenden
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Um die Inhalte Ihrer Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in StarOffice mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
! Trotz der technischen Möglichkeiten, die uns elektronische Netzwerke zur Verfügung stellen, kann auf den Ausdruck von Dokumenten auf Papier nicht verzichtet werden. Je nach Konfiguration Ihres Systems können Sie ein Dokument auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät senden. Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Durch die Überprüfung am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt aussieht.
! Mit WRITER können Sie außerdem ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine BASE-Datenbank oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt.
! Sie können jedes StarOffice-Dokument auch als PDF-Datei exportieren. Ein solches PDFDokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software – wie beispielsweise Adobe Reader – ist installiert.
! Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie ein StarOffice-Dokument auch per E-Mail versenden. Hierbei können Sie entweder den Inhalt der Datei als Nachrichtentext oder das Dokument selbst als Dateianlage im Format PDF senden.
27.1
Druckvorbereitungen treffen
Bevor Sie den Inhalt eines Dokuments drucken, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau die Teile festlegen, die gedruckt werden sollen. Bei der Textverarbeitung bereitet das im Allgemeinen die geringsten Probleme: Hier müssen Sie meist nur die zu druckenden Seiten angeben. Anders ist das beispielsweise bei Kalkulationstabellen. Im Gegensatz zur Textverarbeitung liegt Ihr Augenmerk hier ja meist mehr auf der Arbeit am Bildschirm. Viele Tabellen werden Sie gar nicht oder nur selten ausdrucken. Wenn Sie es aber doch tun wollen, sollten Sie – vor allem bei größeren Tabellen, die zum Ausdruck mehrere Seiten benötigen – dafür sorgen, dass die Bestandteile vernünftig auf die einzelnen Seiten verteilt werden.
27.1.1
Allgemeine Seiteneinstellungen
Bevor Sie drucken, müssen Sie bei allen Programmen bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Meist genügen dafür die Standardeinstellungen, die Sie sich zumindest einmal anschauen und kontrollieren sollten. Sie können dafür das Papierformat, die Kopf- und Fußzeilen, die Seitenränder und die Druckbereiche festlegen. Wählen Sie dazu im Menü FORMAT den
576
27.1 Druckvorbereitungen treffen
Befehl SEITE bzw. SEITENEINSTELLUNGEN. Über die Registerkarten des Dialogfelds können Sie die verschiedenen Parameter einstellen (siehe Abbildung 27.1). Sie können die Seite auch über die Registerkarten Umrandung und Hintergrund mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen. Denken Sie aber wiederum an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Die Möglichkeiten und Techniken dazu entsprechen denen, die für das Textverarbeitungsprogramm WRITER schon für das Dokumentformat vorgestellt wurden (siehe Kapitel 5).
27.1.2
Zusätzliche Seiteneinstellungen für Tabellen
Bei CALC stehen Ihnen im Prinzip dieselben Möglichkeiten zur Verfügung wie bei der Textverarbeitung: Auch hier müssen Sie bestimmen, wie die zu druckende Seite aussehen soll. Aktivieren Sie vorher das Blatt mit den auszudruckenden Daten. Wenn Sie mehrere oder alle Blätter einer Arbeitsmappe mit denselben Einstellungen versehen wollen, können Sie diese zuvor gemeinsam markieren. Klicken Sie zuerst auf das Register des ersten Blatts in der Arbeitsmappe. Halten Sie (ª) gedrückt und klicken Sie dann auf das Register des letzten Blatts. Damit haben Sie alle Blätter ausgewählt. Geben Sie anschließend die Seitenformate ein, indem Sie den Befehl SEITE im Menü FORMAT benutzen. Auf der Registerkarte Seite legen Sie das Papierformat und die Randeinstellungen für die Seite fest (siehe Abbildung 27.1). Beim Ausdruck von Tabellen finden Sie darin noch eine zusätzliche Möglichkeit: Unter Tabellenausrichtung können Sie zusätzlich wählen, ob die Tabelle Horizontal oder Vertikal gedruckt werden soll.
Abbildung 27.1: Legen Sie die Einstellungen für die Seite fest.
Dann haben Sie bei CALC im selben Dialogfeld die Möglichkeit, eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie den zu druckenden Bereich zu definieren. Bestimmen Sie außerdem gegebenenfalls die Stellen, an denen in der Tabelle ein Seitenumbruch erfolgen soll.
577
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Kopf- und Fußzeile Auf den beiden Registerkarten Kopfzeile und Fußzeile finden Sie fast gleichnamige Optionen. Sie können darüber die Tabelle mit Zeilen versehen, die oben beziehungsweise unten auf jeder Seite des Ausdrucks angezeigt werden. Wenn Sie mit solchen Zeilen arbeiten wollen, aktivieren Sie die Optionen Kopfzeile einschalten und/oder Fußzeile einschalten (siehe Abbildung 27.2). Damit stehen Ihnen die restlichen Optionen auf den Registern zur Verfügung. Diese entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von der Textverarbeitung mit WRITER her kennen.
Abbildung 27.2: Kopf- und Fußzeilen werden auf allen Seiten ausgedruckt.
Um die Zeile mit Inhalten zu versehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Über die dann angezeigten Dialogfelder Kopfzeile und Fußzeile definieren Sie die anzuzeigenden Elemente (siehe Abbildung 27.3). Kopf- und Fußzeilen verfügen beide über drei Bereiche, die im oberen Teil der Dialogfelder angezeigt werden: Über Linker Bereich können Sie einen Text eingeben, der am linken Rand der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, Mittlerer Bereich ist zuständig für einen Text, der zentriert in der Mitte der Kopf-/Fußzeile angezeigt werden soll, und Rechter Bereich zeigt den Text am rechten Rand der Zeile an. Sie können hierin Texte direkt eingeben oder über die entsprechenden Schaltflächen Codes für automatisierte Angaben einfügen.
578
27.1 Druckvorbereitungen treffen
Abbildung 27.3: Geben Sie die Inhalte ein.
Setzen Sie zuerst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im gewählten Abschnitt und klicken Sie dann auf die betreffende Schaltfläche (siehe Tabelle 27.1). Symbol
Name und Wirkung Textattribute – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie neuem oder ausgewähltem Text Formate zuweisen können. Das Dialogfeld umfasst die Register Schrift, Schrifteffekt und Schriftposition. Dateiname – fügt einen Platzhalter ein, der durch den tatsächlichen Dateinamen ersetzt wird. Klicken Sie kurz, um den Titel einzufügen. Klicken Sie lang, um entweder einen Titel, Dateinamen oder Pfadnamen aus dem Untermenü auszuwählen. Wenn kein Titel festgelegt wurde, wird anstelle eines Titels der Dateiname eingefügt.
Tabellenname – hier können Sie den Platzhalter für den Tabellennamen einfügen. Dies ermöglicht die Wiedergabe des Tabellennamens in der Kopf-/Fußzeile des aktuellen Dokuments.
Seite – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Seitenzahl ersetzt wird. Diese Option ermöglicht eine fortlaufende Seitennummerierung im Dokument. Seiten – fügt einen Platzhalter ein, der durch die Gesamtanzahl der Seiten im Dokument ersetzt wird.
Datum – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch das aktuelle Datum ersetzt wird.
Uhrzeit – fügt einen Platzhalter ein, der beim Ausdruck durch die aktuelle Uhrzeit ersetzt wird.
Tabelle 27.1: Die Schaltflächen im Dialogfeld Kopfzeile
579
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Das Register Tabelle Auf der Registerkarte Tabelle finden Sie die Möglichkeiten zum Festlegen, welche Elemente der aktuellen Tabelle ausgedruckt werden sollen (siehe Abbildung 27.4). Sie können beispielsweise angeben, ob die Gitternetzlinien, Spalten- und Zeilenköpfe und die Kommentare ebenfalls ausgedruckt werden sollen. Falls ein Tabellenblatt mehr als eine Druckseite benötigt, können Sie eine Sortierreihenfolge festlegen. Das hat praktische Auswirkungen auf die mitgedruckten Seitenzahlen.
Abbildung 27.4: Für das Ausdrucken von Tabellen können viele Optionen festgelegt werden.
! Über den Bereich Sortierreihenfolge legen Sie fest, in welcher Reihenfolge der Ausdruck erfolgen soll. Mit dieser Reihenfolge werden auch die Inhalte der in den Kopf- und Fußzeilen gegebenenfalls gesetzten Platzhalter für die Seitennummern bestimmt. Das Feld Erste Seitenzahl erhält die erste zu benutzende Seitenzahl. Sie können hier eine von 1 abweichende Seitenzahl eingeben.
! Unter Drucken legen Sie fest, was von der Tabelle gedruckt werden soll. ! Der Bereich unter Skalieren ist interessant, wenn eine Tabelle nicht ganz auf die Seite passt. Wählen Sie einen Skalierungsmodus im Listenfeld aus. Je nach Wahl werden zusätzliche Optionen angezeigt: Wenn Sie Ausdruck verkleinern/vergrößern gewählt haben, können Sie einen Skalierungsfaktor für sämtliche gedruckten Seiten angeben. Bei Wahl von Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen können Sie angeben, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument horizontal (Breite) und vertikal (Höhe) maximal ausgedruckt werden darf. Über Druckbereich(e) an Seitenzahl anpassen geben Sie an, auf wie vielen Seiten das gesamte Dokument mit dem aktuellen Seitenformat maximal ausgedruckt werden darf. Die Skalierung wird eventuell reduziert.
580
27.1 Druckvorbereitungen treffen
Druckbereiche festlegen Wenn Sie nur Teile einer Tabelle beim Ausdruck verwenden wollen, definieren Sie dafür Druckbereiche. Sie können ferner eine Zeile oder Spalte angeben, die auf jeder Folgeseite ausgedruckt wird. Zum Festlegen eines solchen Druckbereichs markieren Sie ihn in der Tabelle und wählen den Befehl FESTLEGEN im Untermenü Druckbereiche des Menüs FORMAT (siehe Abbildung 27.5). In der Ansicht NORMAL wird ein solcher Druckbereich durch durchgezogene Linien gekennzeichnet. Der Befehl AUFHEBEN löscht einen definierten Druckbereich. Über den Befehl BEARBEITEN im Untermenü DRUCKBEREICHE öffnen Sie ein Dialogfeld zum Bearbeiten des Druckbereichs. Außerdem können Sie die auf jeder Seite zu wiederholenden Zeilen oder Spalten angeben.
Abbildung 27.5: Druckbereiche können bearbeitet werden.
! Die beiden Felder unter der Überschrift Druckbereich dienen zum Ändern eines festgelegten Druckbereichs. Wählen Sie hier keine, um einen definierten Druckbereich für die aktuelle Tabelle zu entfernen. Wählen Sie Selektion, um den ausgewählten Bereich des Tabellendokuments als Druckbereich festzulegen. Mit der Option benutzerdefiniert können Sie einen Druckbereich angeben, den Sie bereits mit dem Befehl FESTLEGEN im Untermenü DRUCKBEREICHE des Menüs FORMAT definiert haben. Die mit diesem Befehl definierten Namen für die Druckbereiche werden im Listenfeld angezeigt und können ausgewählt werden.
! Über die beiden Bereiche Wiederholungszeile und Wiederholungsspalte können Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten wählen, die auf jeder Seite gedruckt werden sollen. In das rechte Textfeld geben Sie den Zeilenbezug ein: Wenn Sie beispielsweise für Wiederholungszeile den Eintrag 1 vornehmen, wird auf allen Seiten die erste Zeile des Bereichs wiederholt. Der Eintrag 1:3 wiederholt die ersten drei Zeilen des Bereichs. $1:$3 wiederholt die ersten drei Zeilen der Tabelle. Entsprechendes gilt für eine Wiederholungsspalte: Hier benutzen Sie beispielsweise A, A:C oder $A:$C. Seitenumbruch CALC führt beim Ausdrucken größerer Tabellen einen automatischen Seitenumbruch durch, der die Einstellungen im Dialogfeld Arbeitsblatt einrichten berücksichtigt. Die Stellen, an denen umbrochen wird, sind bereits vorher auf dem Bildschirm in der Ansicht SEITENUMBRÜCHE sichtbar.
581
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
In einigen Fällen bewirkt diese Automatik nicht den gewünschten Effekt. Dann müssen Sie die Stellen für den Seitenumbruch manuell angeben. Dazu markieren Sie zunächst die Zelle, Zeile oder Spalte, mit der eine neue Seite beginnen soll, und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl MANUELLER UMBRUCH und im Untermenü den Befehl SEITENUMBRUCH. Beispielsweise können Sie einen horizontalen Seitenumbruch erstellen, wenn Sie vorher eine Reihe auswählen. Das Programm führt daraufhin oberhalb und links von der markierten Zelle den Seitenumbruch durch. Dieser wird in der Ansicht NORMAL durch eine etwas dünnere blaue Linie angezeigt. Seitenumbruch-Vorschau Der Befehl SEITENUMBRUCH-VORSCHAU im Menü ANSICHT zeigt die Seitenumbrüche und Druckbereiche in der Tabelle an (siehe Abbildung 27.6). Nur die hell markierten Bereiche der Tabelle werden gedruckt.
Abbildung 27.6: Die Druckbereiche werden angezeigt.
Sie sehen die automatische Aufteilung der Tabelle auf Druckseiten. Die automatisch erstellten Druckbereiche sind durch dunkelblaue Linien, die selbst definierten Druckbereiche durch hellblaue Linien gekennzeichnet. Die Seitenumbrüche – also Zeilenumbrüche und Spaltenumbrüche – werden als schwarze Linien markiert. Wenn die aktuelle Tabelle für eine einzige Druckseite zu groß ist, wird sie gleichmäßig auf mehrere Druckseiten verteilt ausdruckt. Da der automatische Seitenumbruch nicht immer an der von Ihnen gewünschten Position erfolgt, können Sie die Seitenaufteilung auch selbst festlegen: Sie können die blauen Linien per Maus verschieben. Im Kontextmenü finden Sie weitere Möglichkeiten, u.a. zum Hinzufügen eines weiteren Druckbereichs, zum Aufheben der Skalierung und zum Einfügen zusätzlicher manueller Zeilen- und Spaltenumbrüche.
27.1.3
Besonderheiten bei BASE
Die Inhalte von Tabellen und Abfragen können Sie aus BASE heraus selbst nicht drucken. Sie müssen diese zuerst in ein Textdokument oder in ein Tabellendokument übernehmen. Öffnen oder erstellen Sie ein solches und ziehen Sie das Symbol für die Tabelle oder Abfrage in das Dokument. Das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen wird geöffnet (siehe Abbildung 27.7).
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27.1 Druckvorbereitungen treffen
Abbildung 27.7: Das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen
! Wählen Sie die Option Tabelle, damit die ausgewählten Daten als Tabelle in das Dokument eingefügt werden. Sie können dann entscheiden, welche Datenbankfelder oder -spalten übertragen und wie die Texttabelle formatiert werden soll.
! Im Bereich Tabelle wählen Sie mithilfe der Pfeilschaltflächen die Spalten der Datenbanktabelle aus, die in die Texttabelle übertragen werden sollen. Geben Sie unter Datenbankspalten die in die Texttabelle einzufügenden Datenbankspalten an. Hier sind alle Spalten der Datenbanktabelle aufgeführt, die nicht in das Listenfeld Tabellenspalte(n) übernommen wurden. Die Einträge sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Benutzen Sie die Schaltflächen in der Mitte des Dialogfelds, um alle oder bestimmte Datenbankfelder auszuwählen.
! Unter Format können Sie das Format bestimmen, in dem die Inhalte der Datenbankfelder in das Dokument eingefügt werden sollen. Wenn Sie in der Datenbank bereits Formate gesetzt hatten, können Sie mit der Option Aus Datenbank diese übernehmen.
! Wenn Sie Tabellenüberschrift einfügen aktivieren, geben Sie an, dass eine Überschriftzeile für die Spalten in der Texttabelle eingefügt werden soll. Sie können dann wählen, ob Sie mit Spaltennamen übernehmen die Feldnamen der Datenbanktabelle als Überschrift für die einzelnen Spalten der Texttabelle verwenden wollen oder über Nur Zeile erstellen eine leere Überschriftzeile erzeugen wollen. Mit der zweiten Option haben Sie die Möglichkeit, von den Feldnamen der Datenbank abweichende Überschriften für die Tabelle im Dokument zu benutzen. Ein Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften öffnet das Dialogfeld Tabellenformat, in dem Sie Tabelleneigenschaften wie Umrandung, Hintergrund und Spaltenbreite festlegen können (siehe Abbildung 27.8).
583
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Abbildung 27.8: Das Register Spalten im Dialogfeld Tabellenformat
Nachdem Sie die Daten aus der Datenbank übernommen haben, können Sie die Inhalte der Tabelle oder Abfrage über den Befehl DATEI/DRUCKEN ausdrucken (siehe weiter hinten).
27.2
Seitenansicht
Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch. Wählen Sie dazu den Befehl SEITENANSICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Im Fenster für die Seitenansicht wird standardmäßig eine ganzseitige Druckansicht der aktuellen Seite des Dokuments angezeigt (siehe Abbildung 27.9). Über die senkrechte Bildlaufleiste können Sie durch mehrseitige Dokumente blättern. Ebenso können Sie die Pfeiltasten oder die Tasten (Bild½) und (Bild¼) verwenden, um durch das Dokument zu scrollen. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtsfenster hängt unter anderem auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind.
584
27.2 Seitenansicht
Abbildung 27.9: In der Seitenansicht können Sie das Dokument kontrollieren.
Zusätzlich wird die Seitenansicht-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige steuern können (siehe Tabelle 27.2). Symbol
Name und Wirkung Vorige Seite – wechselt – wenn möglich – zur vorigen Seite oder zur vorherigen Gruppe von Seiten des Dokuments.
Nächste Seite – wechselt – wenn möglich – zur nächsten Seite oder zur nächsten Gruppe von Seiten des Dokuments. Zum Dokumentanfang – wechselt zur ersten Seite oder zur ersten Gruppe von Seiten.
Zum Dokumentende – wechselt zur letzten Seite oder zur letzten Gruppe von Seiten.
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Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Symbol
Name und Wirkung Seitenansicht: zwei Seiten – zeigt jeweils zwei Seiten des aktuellen Dokuments in der Seitenansicht an (Standardeinstellung).
Seitenansicht: mehrere Seiten – über die dazugehörende Palette können Sie einstellen, wie viele Seiten wie auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Buchansicht – zeigt die erste Seite rechts in der Seitenvorschau. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die erste Seite links in der Vorschau angezeigt. Größer – zeigt die Seiten in einem größeren Maßstab an. Wenn Sie eine bestimmte Seite vergrößern wollen, sollten Sie diese zuvor markieren. Maßstab Seitenansicht – erlaubt eine Änderung des Vergrößerungsmaßstabs über das dazugehörende Listenfeld. Kleiner – zeigt die Seiten in einem kleineren Maßstab an. Ganzer Bildschirm – blendet die für die Arbeit nicht notwendigen Programmleisten aus und vergrößert so die nutzbare Fläche des Bildschirms. Klicken Sie auf Ganzer Bildschirm, um zur Normalform zurückzuwechseln.
Seitenansicht drucken – druckt die Seitenansicht. Sie wird so ausgedruckt, wie sie auf dem Bildschirm erscheint. Damit können Sie eine Vorschau eines mehrseitigen Dokuments ausdrucken, um sich so einen Überblick zu verschaffen. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf einer Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt. Druckoptionen Seitenansicht – öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie Einstellungen für den Druck Ihres Dokuments vornehmen können. Seitenansicht schließen – schließt die Seitenansicht.
Tabelle 27.2: Die Schaltflächen zum Steuern der Seitenansicht
Interessant ist hier vielleicht die Schaltfläche Seitenansicht drucken. Sie können darüber einen Ausdruck erstellen, der das Dokument in verkleinerter Form skizziert. Standardmäßig wird das Dokument so gedruckt, wie es in der Seitenansicht erscheint. Sie können diese Einstellungen aber auch nach einem Klick auf die Schaltfläche Druckoptionen Seitenansicht abändern (siehe Abbildung 27.10).
! Unter Aufteilung können Sie angeben, wie viele Seiten des Dokuments in der verkleinerten Form pro Papierseite gedruckt werden sollen. Das Beispielfeld rechts skizziert das Ergebnis. Bei der Ausgabe mehrerer Dokumentseiten auf einer Druckseite kann es vorkommen, dass nicht der ganze Blattbereich für den Ausdruck genutzt wird und ein Rand bleibt.
! Unter Ränder können Sie die Druckränder bestimmen. Mithilfe der Optionen unter der Überschrift Abstand setzen Sie einen Leerraum zwischen die Seiten.
586
27.3 Drucken
Abbildung 27.10: Die Druckoptionen für die Seitenansicht können Sie ändern.
Über die Schaltfläche Standard legen Sie fest, dass beim Drucken der Seitenansicht nicht eine feste Anzahl von Zeilen und Spalten verwendet werden soll, sondern die Einstellung, die der ursprünglichen Anzeige in der Seitenansicht entspricht.
27.3
Drucken
Nachdem Sie die notwendigen Einstellungen im Dokument festgelegt oder zumindest kontrolliert haben, können Sie den Ausdruck vornehmen.
27.3.1
Druckereinstellungen festlegen
Speziell dann, wenn Ihr System mit mehreren Druckern arbeitet, sollten Sie zunächst den Standarddrucker für das aktuelle Dokument wählen und gegebenenfalls zusätzliche Einstellungen vornehmen. Wählen Sie dazu DATEI/DRUCKEREINSTELLUNG (siehe Abbildung 27.11). Die darin festgelegten Einstellungen werden mit dem Dokument gespeichert und stehen Ihnen später bei weiteren Ausdrucken zur Verfügung.
Abbildung 27.11: Nehmen Sie die Druckereinstellungen vor.
587
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
! Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Drop-down-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.
! Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.
27.3.2
Zusätze
Zusätzliche Einstellungen können Sie über ein Dialogfeld festlegen, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Zusätze auf den Bildschirm bringen. Die Inhalte unterscheiden Sie hier je nach Programm ein wenig. WRITER Die größte Anzahl von Optionen finden Sie bei der Textverarbeitung mit WRITER (siehe Abbildung 27.12). Diese gelten übrigens auch für den Ausdruck von Berichten im Programm BASE.
Abbildung 27.12: In WRITER finden Sie viele Optionen für den Ausdruck.
! Über die Optionen unter Inhalt legen Sie fest, welche Dokumentinhalte ausgedruckt werden. ! Unter Seiten wird festgelegt, wie mehrseitige Dokumente gedruckt werden. Standardmäßig werden linke und rechte Seiten gedruckt, sie können aber auch eine der beiden Optionen abschalten und so das Papier in zwei Durchläufen beidseitig bedrucken lassen. Ein Aktivieren von Umgekehrt führt dazu, dass das Dokument mit der letzten Seite zuerst gedruckt
588
27.3 Drucken
wird. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Drucker die Seiten beim Druck mit der bedruckten Seite nach oben stapelt. Prospekt legt fest, dass das Dokument als Broschüre gedruckt wird. Dabei drucken Sie ein Dokument im Hochformat auf einer Querseite aus, zwei gegenüberliegende Seiten werden nebeneinander ausgedruckt.
! Die Optionen unter Notizen bestimmen, ob und wo Notizen gedruckt werden sollen. Dokumentende legt fest, dass zuerst die Seiten des Dokuments und anschließend die Notizen gedruckt werden. Seitenende sorgt dafür, dass die Notizen nach jeder Seite, die Notizen enthält, auf einer eigenen Seite gedruckt werden.
! Mit Einzelne Druckjobs erzeugen legen Sie fest, dass jedes gedruckte Dokument auf einer neuen Papierseite beginnt, auch wenn Sie einen Duplexdrucker verwenden. Ist dieses Feld nicht gewählt, kann es bei Verwendung eines Duplexdruckers dazu kommen, dass ein Dokument auf der Rückseite des vorherigen Dokuments beginnt.
! Über Papierschacht aus Druckereinstellung bestimmen Sie, dass bei Druckern mit mehreren Papierschächten der Papierschacht benutzt wird, der in den Systemeinstellungen des Druckers angegeben ist. Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Writer im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.
CALC Bei der Tabellenkalkulation mit CALC finden Sie in diesem Dialogfeld nur zwei Optionen:
! Mit Ausgabe leerer Seiten unterdrücken werden leere Seiten ohne Zellinhalte oder Zeichnungsobjekte nicht ausgedruckt. Zellattribute wie die Umrandung oder die Hintergrundfarbe werden nicht als Zellinhalte betrachtet. Leere Seiten werden auch bei der Seitennummerierung nicht mitgezählt.
! Wenn Sie Nur ausgewählte Tabellen drucken aktiviert haben, werden selbst dann nur die ausgewählten Tabellen ausgedruckt, wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl DRUCKEN als Druckbereich Alles angeben. Sollten Sie Seiten als Druckbereich angegeben haben, so werden nur die innerhalb dieses Bereichs ausgewählten Seiten ausgedruckt. Zum Auswählen einer Tabelle klicken Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf den Tabellennamen am unteren Rand des Arbeitsbereichs. Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Calc im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.
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Kapitel 27 – Drucken und Versenden
IMPRESS und DRAW Im Präsentationsprogramm IMPRESS erhalten Sie weitere Optionen (siehe Abbildung 27.13). Dieselben Einstellmöglichkeiten finden Sie auch bei DRAW.
Abbildung 27.13: Bei IMPRESS finden Sie weitere Optionen für den Ausdruck.
! Unter Inhalt bestimmen Sie, welche Teile des Dokuments ausgedruckt werden sollen. Die Optionen entsprechen im Wesentlichen denen, die Sie schon von Writer her kennen. Gliederung gibt an, ob eine Gliederung ausgedruckt wird.
! Über den Bereich Drucken von geben Sie an, welche zusätzlichen Elemente am Seitenrand ausgedruckt werden. Einige dieser Elemente sind bei Auswahl der Option Prospekt im Bereich der Seitenoptionen nicht verfügbar.
! Unter Ausgabequalität können Sie mit Standard wählen, dass in den Originalfarben gedruckt wird. Graustufen konvertiert den gesamten Inhalt in bis zu 256 Graustufen zwischen Schwarz und Weiß. Jeder Text wird schwarz gedruckt. Schwarzweiß konvertiert den gesamten Inhalt in Schwarz und Weiß. Ein festgelegter Hintergrund wird bei den beiden zuletzt genannten Optionen nicht ausgedruckt.
! Die zusätzlichen Seitenoptionen bestimmen im Wesentlichen die Größe der Seiten: Mit Standard werden die Seiten beim Drucken nicht weiter skaliert. An Seitengröße anpassen gibt an, ob Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Größe des im Drucker befindlichen Papiers angepasst werden sollen. Bei Verwendung von Seiten kacheln werden die Seiten im Kachelformat ausgedruckt. Wählen Sie hierfür ein Seitenformat, das größer als das Papierformat ist. Wählen Sie die Option Prospekt aus, um das Dokument im Prospektformat zu drucken. Sie können dann entscheiden, ob Vorderseite, Rückseite oder beide Seiten des Prospekts gedruckt werden sollen.
590
27.3 Drucken
Hinweis Wenn Sie diese Zusätze für alle in Zukunft zu druckenden Dokumente festlegen wollen, verwenden Sie das Register Drucken im Bereich StarOffice Impress im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN.
27.3.3
Ausdrucken
Zum Ausdrucken eines Dokuments wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI. Das Dialogfeld Drucken wird angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Parameter festlegen können (siehe Abbildung 27.14). Beachten Sie, dass ein Klick auf die Schaltfläche Datei direkt drucken in der Standard-Symbolleiste einen sofortigen Ausdruck bewirkt. Das Dialogfeld Drucken wird in diesem Fall nicht angezeigt. Es werden die Standardeinstellungen benutzt, die entweder über das Betriebssystem oder vorher für das Dokument festgelegt wurden.
Abbildung 27.14: Im Dialogfeld legen Sie die Einstellungen für den Druckauftrag fest.
! Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Drop-down-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.
! Über die Schaltfläche Eigenschaften stellen Sie druckerspezifische Parameter ein, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach.
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Kapitel 27 – Drucken und Versenden
! Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie das betreffende Kontrollkästchen. Mit dieser Datei können Sie dann beispielsweise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus durchführen, auf dem StarOffice nicht installiert ist. Wählen Sie aber vorher den richtigen Drucker aus.
! Unter Druckbereich geben Sie an, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das komplette Dokument zu drucken. Sie können auch im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7; 9; 10-12. Haben Sie vorher einen Bereich markiert, können Sie nach Aktivieren von Auswahl eben diesen ausdrucken lassen.
! Geben Sie im Bereich Kopien die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird. Beachten Sie dabei aber, dass der gesamte Druckvorgang eventuell etwas länger dauern kann, da jede einzelne Dokumentseite erneut in den Drucker geladen werden muss. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Seiten von Hand zu sortieren. Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlange in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über das Druckerfenster von Windows steuern.
27.3.4
Optionen zur Beschleunigung des Druckauftrags
Weitere Optionen zum Drucken können Sie für das Programmpaket allgemein festlegen. Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und navigieren Sie unter StarOffice zum Bereich Drucken (siehe Abbildung 27.15). Über die Optionen in diesem Dialogfeld können Sie entscheiden, ob und wie zum Druck von Dokumenten die Druckdaten reduziert werden sollen. Bestimmen Sie zunächst unter Einstellungen für, ob die Druckereinstellungen für direktes Drucken oder die Ausgabe an eine Datei gelten. Wählen Sie dann eine beliebige Kombination der vier Optionen aus und klicken Sie auf OK.
592
27.3 Drucken
Abbildung 27.15: Optionen zum Beschleunigen des Druckauftrags
Sie können Druckdaten für die Transparenz, Farbverläufe oder Bitmaps reduzieren. Auf den meisten Druckern ist nach der Druckdatenreduzierung kein Nachlassen der Druckqualität zu erkennen. Die Druckzeit ist jedoch wesentlich kürzer und beim Drucken in Dateien wird die Datei wesentlich kleiner.
! Unter Druckdaten reduzieren finden Sie mehrere Möglichkeiten, um die an den Drucker gesendete Datenmenge zu reduzieren. Dadurch wird der Druckvorgang beschleunigt, was das Drucken auf Geräten mit kleinerem Druckspeicher erleichtert. Die Ausgabequalität kann reduziert werden. Wählen Sie zuerst, ob die Angaben für den Drucker oder für Drucken in Datei gelten sollen. Legen Sie dann die Einstellungen fest.
! Mit Transparenz reduzieren werden transparente Objekte wie normale, nichttransparente Objekte gedruckt. Die Einstellung Automatisch legt fest, dass Transparenz nur dann gedruckt wird, wenn die transparenten Bereiche weniger als ein Viertel der gesamten Seite einnehmen.
! Ist Farbverläufe reduzieren aktiviert, werden Farbverläufe in reduzierter Qualität gedruckt. ! Bitmaps reduzieren bestimmt, dass Bitmaps mit verringerter Qualität gedruckt werden. Die Auflösung kann nur verringert und nicht erhöht werden.
! Im unteren Bereich der Seite des Dialogfelds können Sie festlegen, wann Drucker-Warnungen ausgegeben werden.
593
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
27.4
Seriendokumente
Mit WRITER können Sie ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine BASE-Datenbank oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt.
27.4.1
Datenbank anmelden
Die Datenbank, die Sie zum Erstellen des Seriendokuments verwenden wollen, muss im Programmpaket registriert sein. Sie können die angemeldeten Quellen über die Seite StarOffice Base/Datenbanken im Dialogfeld zum Befehl EXTRAS/OPTIONEN kontrollieren. In der Liste Registrierte Datenbanken werden die Namen der registrierten Datenbankdateien aufgelistet. Neu öffnet das Dialogfeld Neue Datenbankverknüpfung anlegen zum Erstellen eines neuen Eintrags. Löschen entfernt den gewählten Eintrag aus der Liste.
27.4.2
Serienbrief erstellen
Wählen Sie den Befehl SERIENBRIEF-ASSISTENT im Menü EXTRAS. Das Dialogfeld Serienbrief-Assistent wird angezeigt. Dieser führt Sie in mehreren Schritten zum gewünschten Ergebnis. Klicken Sie immer auf Weiter, nachdem Sie die Angaben zu einem Schritt erledigt haben.
! Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie als Ausgangsdokument für den Serienbrief verwenden wollen. Sie können das aktuelle Dokument verwenden, ein neues erstellen oder eine Vorlage benutzen.
! Im zweiten Schritt werden Sie gefragt, welchen Typ von Seriendokument Sie erstellen wollen. Sie können ein Serien-E-Mail- oder Serienbriefdokument erstellen.
! Der folgende Schritt beschäftigt sich bereits mit dem Adressblock. Ein Klick auf Adressenliste auswählen öffnet das Dialogfeld Empfängerliste auswählen, in dem Sie eine Datenquelle für die Adressen wählen, neue Adressen hinzufügen oder eine neue Adressenliste eingeben können (siehe Abbildung 27.16). Wählen Sie die Datenbankdatei mit den Adressen, die Sie als Adressenliste verwenden möchten. Wenn die Datei mehr als eine Tabelle enthält, können Sie die gerade gewünschte Tabelle wählen.
! Nach der Bestätigung über OK kehren Sie automatisch zum Assistenten zurück (siehe Abbildung 27.17). Die gewählte Liste wird vermerkt und Sie können unter 2. Wählen Sie den Adressblock entscheiden, welche Form von Adressblock Sie wünschen. Nach einem Klick auf Mehr werden Ihnen weitere Alternativen zur Gestaltung des Blocks angezeigt. Wählen Sie hier die gewünschte Form.
594
27.4 Seriendokumente
Abbildung 27.16: Eine Empfängerliste auswählen
Abbildung 27.17: Die Form des Adressblocks wählen
595
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
! Im unteren Bereich des Dialogfelds finden Sie Angaben darüber, ob die Namen der Felder in der Tabelle mit den von WRITER benutzten Standardnamen übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, finden Sie in diesem Bereich den Eintrag . Sie sollten dann auf die Schaltfläche Felder zuordnen klicken. Im gleichnamigen Dialogfeld finden Sie als Feldnamen die vom Programm benutzten Standardnamen, denen Sie über die dazugehörenden aufklappbaren Listenfelder einen Feldnamen aus Ihrer Datenbank zuweisen können (siehe Abbildung 27.18). Der Eintrag führt dazu, dass für dieses Standardfeld kein Eintrag aus der Datenbank benutzt wird. Bestätigen Sie anschließend über OK.
Abbildung 27.18: Ein Feld zuweisen
! Im folgenden vierten Schritt des Assistenten erstellen Sie die Anrede im Brief. Sorgen Sie – wenn gewünscht – zunächst dafür, dass Eine Briefanrede einfügen aktiviert ist. Wenn die Serienbriefdatenbank Geschlechtsinformationen enthält, können Sie in Abhängigkeit vom Geschlecht des Empfängers unterschiedliche Begrüßungszeilen festlegen. Welches Feld diese Geschlechtsinformationen enthält, definieren Sie unter Adresslistenwert für einen weiblichen Empfänger: Unter Feldname wählen Sie den Feldnamen des Adressdatenbankfelds, das die Geschlechtsinformationen enthält, über Feldinhalt wählen Sie den Feldwert, der das Geschlecht des Empfängers kennzeichnet.
! Aktivieren Sie Personalisierte Briefanrede einfügen und wählen Sie die gewünschten Formen über die Listenfelder Männlich und Weiblich. Über die Schaltflächen Neu können Sie weitere Formen definieren.
596
27.4 Seriendokumente
! Wenn Sie keine geschlechtsspezifischen Anreden verwenden wollen oder wenn in einem Datensatz diese nicht vorhanden sind, können Sie über Allgemeine Briefanrede die dann zu verwendende Anrede festlegen (siehe Abbildung 27.19). Vorschau zeigt eine Vorschau der Begrüßungszeile an.
Abbildung 27.19: Die Anrede erstellen
! Im folgenden Schritt legen Sie die Position des Adressblocks und der Anreden in den Dokumenten fest (siehe Abbildung 27.20): Über Am Text ausrichten richten Sie den Rahmen mit dem Adressblock linksbündig im Dokument aus. Mit Von Links und Von oben geben Sie den Abstand zwischen dem linken und dem oberen Seitenrand und dem Rand des Adressblocks ein. Von Links ist nur ansprechbar, wenn Am Text ausrichten nicht aktiviert ist. Mit den Schaltflächen unter Briefanredeposition können Sie die Begrüßungszeile nach oben oder unten verschieben.
! Im sechsten Schritt des Assistenten können Sie die Dokumentvorschauen durchsuchen, einzelne Empfänger ausschließen und das Hauptdokument bearbeiten (siehe Abbildung 27.21). Positionieren Sie das Dialogfeld – wenn möglich – so auf dem Bildschirm, dass Sie auch die entsprechenden Teile des Dokuments sehen können:
597
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Abbildung 27.20: Die Positionen festlegen
Abbildung 27.21: Kontrollieren Sie das Dokument.
598
27.4 Seriendokumente
! Benutzen Sie die Schaltflächen rechts neben Empfänger, um eine Vorschau des Serienbriefdokuments für diesen Empfänger anzuzeigen (siehe Tabelle 27.3). Wenn Sie Diesen Empfänger ausschließen aktivieren, wird der aktuelle Empfänger in diesem Serienbrief nicht benutzt. Wenn Sie auf Dokument bearbeiten klicken, wird der Assistent minimiert, damit Sie das Hauptdokument für alle Empfänger bearbeiten können. Um zu dem Assistenten zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Serienbrief-Assistenten. Symbol
Name und Wirkung Erster – zeigt die Daten des ersten Empfängers an. Voriger – zeigt – wenn vorhanden – die Daten des vorherigen Empfängers an. Geben Sie die Nummer des Datensatzes ein, dessen Daten angezeigt werden sollen.
Nächster – zeigt – wenn vorhanden – die Daten des nächsten Empfängers an. Letzter – zeigt die Daten des letzten Empfängers an.
Tabelle 27.3: Die Schaltflächen dienen zur Navigation zwischen den Empfängern.
! Nach einem Klick auf Weiter werden die Dokumente erstellt. Der Serienbrief-Assistent erstellt ein einzelnes Serienbriefdokument mit Seitenumbrüchen zwischen jedem Empfänger. Wenn diese Seite des Assistenten angezeigt wird, sind die Adressen der Empfänger bereits im Dokument enthalten. Sie können sie anschließend nochmals kontrollieren und – wenn notwendig – ändern (siehe Abbildung 27.22). Klicken Sie dazu auf Individuelles Dokument bearbeiten. Das minimiert den Assistenten, damit Sie das Serienbriefdokument für einen einzelnen Empfänger nachbearbeiten können. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Serienbrief-Assistenten. In das Feld Suchen nach können Sie einen Text eingeben, den Sie im Serienbriefdokument suchen möchten, beispielsweise den Namen eines Empfängers.
! Der letzte Schritt des Assistenten dient zum Festlegen der Ausgabeoptionen für Serienbriefdokumente. Welche Optionen hier angezeigt werden, hängt von der gewählten Option ab.
! Wenn Sie Ausgangsdokument speichern aktivieren, wird das Dokument mit den Datenbankfeldern gespeichert. Klicken Sie zur Durchführung auf die Schaltfläche Ausgangsdokument speichern.
! Bei der Wahl der Optionen Serienbriefdokument speichern wird das Dokument als gesonderte Datei gespeichert. Sie können wählen, ob das Ergebnis als eine einzige Datei oder als eine Anzahl von mehreren Dokumenten gespeichert werden soll. Im letzteren Fall werden die Dateinamen für diese Dokumente aus dem von Ihnen vorher eingegebenen Namen gebildet, gefolgt von einem Unterstrich und der Nummer des aktuellen Datensatzes. Sie können auch einen Bereich von Datensätzen angeben, beginnend mit der Datensatznummer im Feld Von und endend mit der Datensatznummer im Feld Bis. Ein Klick auf Dokumente speichern führt die Aktion durch.
599
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Abbildung 27.22: Das Dokument personalisieren
! Die Wahl der Option Serienbriefdokument drucken druckt die Ausgabe für alle oder einige Empfänger. Wählen Sie den Drucker und legen Sie gegebenenfalls seine Eigenschaften fest (siehe weiter vorne). Sie können entweder Alle Dokumente drucken oder wiederum einen Bereich von Datensätzen angeben. Nachdem Sie die Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu beenden.
27.4.3
Briefumschläge
Mithilfe des Befehls EINFÜGEN/BRIEFUMSCHLAG erstellen Sie einen Briefumschlag. Es stehen drei Registerseiten zur Verfügung, auf welchen Sie die Empfänger- und Absenderadresse eingeben, Position und Format für beide Adressen festlegen sowie Umschlagmaße und Druckrichtung bestimmen (siehe Abbildung 27.23).
600
27.4 Seriendokumente
Abbildung 27.23: Einen Umschlag erstellen
! Geben Sie im Feld Empfänger die Empfängeradresse ein. Sie können auch in dieses Feld klicken, eine Datenbank, eine Tabelle und ein Feld auswählen und dann auf die Pfeilschaltfläche klicken, um das Feld in die Adresse einzufügen. Je nach Wunsch können Sie den Adresstext auch formatieren, indem Sie beispielsweise Felder fett auszeichnen oder unterstreichen.
! Aktivieren Sie das Markierfeld Absender und geben Sie dann die Absenderadresse ein. Das Programm fügt im Feld Absender automatisch Ihre Benutzerdaten ein, Sie können jedoch auch beliebige andere Daten eingeben. Das Vorschaufeld zeigt eine Vorschau der aktuellen Auswahl. Für zusätzliche Einstellungen zum Umschlag können Sie die beiden anderen Registerkarten des Dialogfelds benutzen:
! Im Register Format legen Sie Layout und Abmessungen des Umschlags fest (siehe Abbildung 27.24 links). Unter Größe definieren Sie die Abmessungen des Umschlags. Sie können dann die Position und Textformatoptionen für die Adressen des Empfängers und des Absenders zu verwendenden Bereiche festlegen. Nach einem Klick auf Bearbeiten können Sie wählen, ob Sie dem Element ein anderes Zeichen- oder Absatzformat zuweisen möchten.
! Im Register Drucker wählen Sie die Druckoptionen für den Umschlag (siehe Abbildung 27.24 rechts). Kontrollieren Sie in die Dokumentation zu Ihrem Drucker, um herauszufinden, wie Sie Briefumschläge einlegen müssen, damit sie korrekt durch das Druckwerk transportiert und bedruckt werden. Je nach Druckermodell kann es sein, dass Sie die Umschläge linksbündig, rechtsbündig oder mittig zentriert und mit der zu bedruckenden Seite nach oben oder nach unten in den Papierschacht legen müssen.
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Kapitel 27 – Drucken und Versenden
Abbildung 27.24: Weitere Einstellungen zum Briefumschlag
Nachdem Sie alle erforderlichen Daten für den Umschlag eingegeben haben, können Sie entscheiden, ob für den Umschlag ein separates Dokument erstellt werden soll oder ob dessen Daten in das vorhandene Dokument eingefügt werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neues Dok. oder Einfügen.
27.5
Als PDF exportieren
Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Sie können jedes StarOffice-Dokument als PDF-Datei exportieren.
27.5.1
Optionen für den Export festlegen
Neu bei StarOffice ist, dass Sie das Ergebnis durch eine Vielzahl von Optionen steuern können. Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie EXPORTIEREN ALS PDF im Menü DATEI. Im Dialogfeld Exportieren geben Sie für die zu erzeugende Datei den Namen und den Speicherort an. Nach einer Bestätigung durch einen Klick auf Speichern müssen Sie die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format festlegen (siehe Abbildung 27.25).
602
27.5 Als PDF exportieren
Bei einem Klick auf die Schaltfläche Direktes Exportieren als PDF in der Symbolleiste Standard wird das Dialogfeld PDF-Optionen nicht angezeigt. Exportiert wird mit den Standardeinstellungen bzw. mit den vorher festgelegten Optionen.
Abbildung 27.25: Legen Sie die Optionen für die Konvertierung in PDF fest.
Allgemein Im Register Allgemein bestimmen Sie die Standardwerte der Ausgabe (siehe Abbildung 27.25 links).
! Unter Bereich legen Sie fest, welche Teile des Dokuments konvertiert werden sollen. Wenn Sie nur einzelne Seiten exportieren wollen, verwenden Sie dieselben Techniken wie beim Drucken: Einen zusammenhängenden Bereich zu exportierender Seiten geben Sie beispielsweise mit 36 an. Wenn Sie eine Kombination aus Seitenbereichen und einzelnen Seiten exportieren möchten, verwenden Sie Semikola als Trennzeichen – beispielsweise mit 3-6;8;10;12.
! Unter der Überschrift Grafiken können Sie gegebenenfalls im Dokument vorhandene Grafiken entweder verlustfrei –alle Pixel bleiben erhalten– oder komprimiert exportieren. Mit Optimiert für JPEG-Komprimierung bestimmen Sie eine Stufe für die Qualität. Bei einer hohen Qualitätsstufe bleiben beinahe alle Pixel erhalten. Bei einer niedrigen Qualitätsstufe gehen einige Pixel verloren, aber die Dateigröße wird verringert. Alternativ können Sie über Grafikauflösung verringern festlegen, dass Grafiken auf eine geringere Anzahl von Pixel pro Zentimeter neu gesampelt oder verkleinert werden.
603
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
! Unter Allgemein legen Sie allgemeine PDF-Exportoptionen fest: Tagged PDF legt fest, dass Sonder-Tags in entsprechende PDF-Tags exportiert werden. Hierdurch kann die Dateigröße immens ansteigen. Notizen exportieren bestimmt, dass Notizen von WRITER- und CALCDokumenten als PDF-Anmerkungen exportiert werden. Anfangsdarstellung Auf der Registerkarte Anfangsdarstellung bestimmen Sie das Erscheinungsbild der fertigen PDF-Datei (siehe Abbildung 27.25 rechts).
! Unter der Überschrift Bereiche legen Sie fest, was in der PDF-Datei angezeigt werden soll. Sie können sich hier entweder für den Seiteinhalt allein oder für eine zusätzliche Lesezeichen-Palette oder eine Miniaturansichten-Palette entscheiden. Über Auf Seite öffnen können Sie außerdem festlegen, dass eine bestimmte Seite angezeigt wird, wenn der Reader die PDF-Datei öffnet.
! Unter Vergrößerung können Sie zwischen mehreren Optionen zum Vergrößerungsmaßstab wählen. Das funktioniert teilweise nur, wenn die Reader-Software standardmäßig zur Verwendung eines Vergrößerungsfaktors konfiguriert ist.
! Die Optionen unter Seitenlayout bestimmen, wie die Seiten im Reader angezeigt werden. Vorgabe bedeutet dabei, dass die Seiten entsprechend der Layouteinstellungen der ReaderSoftware angezeigt werden. Benutzeroberfläche Über das Register Benutzeroberfläche regeln Sie die Einstellungen für die Oberfläche des Readers (siehe Abbildung 27.26 links).
! Unter den Fensteroptionen finden Sie Möglichkeiten zur Vorgabe der Fensterdarstellung im Reader. Beispielsweise bewirkt Fenster an erste Seite anpassen, dass eine PDF-Datei erzeugt wird, die in einem Reader-Fenster im Vollbildmodus angezeigt wird. Sie können hier auch den Dokumenttitel in der Titelleiste des Reader-Fensters anzeigen lassen.
! Unter den Benutzeroberflächenoptionen können Sie die Menüleiste ausblenden, die Werkzeugleisten ausblenden oder die Fenstersteuerelemente ausblenden.
! Speziell bei IMPRESS können Sie durch Aktivieren von Übergangseffekte benutzen bewirken, dass Folienübergangseffekte in entsprechende PDF-Effekte exportiert werden.
! Für die Lesezeichen lassen Sie entweder Alle Lesezeichenebenen oder nur Sichtbare Lesezeichenebenen anzeigen, wenn der Reader die PDF-Datei öffnet.
604
27.5 Als PDF exportieren
Abbildung 27.26: Legen Sie die Optionen für die Konvertierung in PDF fest.
Sicherheit Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte Sicherheit bestimmte Beschränkungen für das PDFDokument fordern (siehe Abbildung 27.26 rechts).
! Wenn Sie PDF-Dokument verschlüsseln aktivieren können Sie nach einem Klick ein Passwort zum Öffnen eingeben. Dieses muss doppelt eingegeben werden. Die PDF-Datei kann nur dann geöffnet werden, wenn der Benutzer das korrekte Kennwort angibt.
! Auf ähnliche Weise können Sie die Nutzung des Dokuments einschränken. Aktivieren Sie Rechtevergabe und setzen Sie ein Rechte-Passwort. Danach können Sie im Bereich Drucken beispielsweise einen Ausdruck verbieten oder nur eine geringere Auflösung zulassen. Unter Änderungen können Sie ferner weitere Aktionen zulassen oder verbieten. Diese Zugriffsbeschränkungen können nur dann geändert werden, wenn der Benutzer das korrekte Kennwort angibt.
! Beachten Sie auch die beiden letzten Optionen auf dieser Registerkarte: Sie ermöglichen hier beispielsweise das Kopieren des Inhalts.
605
Kapitel 27 – Drucken und Versenden
27.5.2
Export durchführen
Ein Klick auf Exportieren exportiert die aktuelle Datei in das eingestellte PDF-Format. Sie müssen dann noch den gewünschten Pfad und den Namen für die PDF-Datei festlegen (siehe Abbildung 27.27). Ansonsten entspricht das Dialogfeld Exportieren dem Dialogfeld Speichern unter (siehe Kapitel 2).
Abbildung 27.27: Exportieren Sie die Datei.
27.6
Im Netz versenden
Um eine E-Mail aus StarOffice heraus zu erstellen, wählen Sie den Befehl SENDEN im Menü DATEI. Im Untermenü zu diesem Befehl finden Sie zwei Optionen, mit denen Sie das DOKUMENT ALS E-MAIL oder das DOKUMENT ALS PDF-ANHANG über das Netz versenden können.
27.6.1
Dokument als E-Mail
Wenn Sie DOKUMENT ALS E-MAIL verwenden, wird das aktuelle Dokument als Anhang zu einer Nachricht angefügt. Nach der Wahl wird Ihr Maileditor geöffnet. Wenn Sie beispielsweise Microsoft Outlook auf Ihrem System installiert haben, wird daraufhin das Formular zum Verfassen einer neuen Nachricht geöffnet (siehe Abbildung 27.28).
606
27.6 Im Netz versenden
Abbildung 27.28: Das aktuelle Dokument kann als Anhang versendet werden.
! Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Formulars die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie der E-Mail zukommen.
! Haben Sie die Daten der Empfänger bereits in Ihrem Outlook-Adressbuch (dem Ordner Kontakte) gespeichert, können Sie sie auch daraus auswählen. Klicken Sie auf eines der Felder An, Cc oder – wenn angezeigt – Bcc. Über das daraufhin angezeigte Dialogfeld Namen auswählen können Sie die gewünschten Empfänger – selektiv für die Felder – festlegen.
! Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Kopie senden, um die Mail auf den Weg zu bringen. Achtung Je nach den für Ihr Kommunikationsprogramm gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.
27.6.2
Dokument als PDF-Anhang
Ein PDF-Dokument kann auf jedem Betriebssystem ohne Einschränkungen des Layouts angezeigt und gedruckt werden, vorausgesetzt, die unterstützende Software ist installiert. Haben Sie DOKUMENT ALS PDF-ANHANG gewählt, müssen Sie im zusätzlichen Dialogfeld PDF-Optionen die Optionen zur Konvertierung des aktuellen Dokuments in das PDF-Format angeben. Klicken Sie auf Exportieren, um die Konvertierung in das PDF-Format vorzunehmen. Anschließend wird Ihr Maileditor geöffnet. Die PDF-Datei ist als Anhang bereits eingefügt.
607
KAPITEL 28
Automatisieren mit Makros
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die StarOffice automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie lassen sich für die Automatisierung von Routineaufgaben einsetzen. Beispielsweise könnten Sie bei der Tabellenkalkulation damit erreichen, dass die Breite einer Spalte nach einer Eingabe automatisch auf den optimalen Wert eingestellt wird. Um ein Makro zu erstellen, führen Sie in WRITER oder im Schwesterprogramm CALC nach Wahl eines einleitenden Befehls dem Programm einfach vor, was getan werden soll. Dabei können Sie praktisch alle Befehle benutzen, die Sie normalerweise über die Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein so aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen: Sie können es über einen Menübefehl, eine Tastenkombination oder durch einen Klick auf eine selbst definierte Schaltfläche starten. Makros können auch beim Eintreten von bestimmten Ereignissen – wie dem Öffnen oder dem Schließen des Dokuments – automatisch ausgeführt werden. Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als sogenannte Subprozeduren in der Programmiersprache Basic gespeichert. Sie können über den Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorecorder direkt manuell erstellen.
28.1
Makro erstellen
Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht darin, dem Programm die Aktionen und Befehle vorzuführen, die das Makro später automatisch abarbeiten soll. Um ein Makro aufzuzeichnen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUFZEICHNEN. Von diesem Augenblick an werden alle Ihre Aktionen, die Sie über Maus oder Tastatur ausführen, aufgezeichnet. Außerdem wird eine kleine Symbolleiste mit einer Schaltfläche eingeblendet (siehe Abbildung 28.1). Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen.
Abbildung 28.1: Die Symbolleiste Makro aufzeichnen
Nachdem Sie die Aktionen ausgeführt haben, die im Makro aufgezeichnet werden sollen, klicken Sie auf Aufzeichnung beenden. Wenn Sie die Symbolleiste Makro aufzeichnen vorher aus Gründen einer besseren Übersicht geschlossen hatten, finden Sie einen gleichnamigen Befehl im Untermenü zum Befehl MAKROS. Automatisch wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Angaben machen sollten, die zur Verwaltung des Makros dienen (siehe Abbildung 28.2).
610
28.1 Makro erstellen
Abbildung 28.2: Legen Sie die Angaben zur Verwaltung fest.
! Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder editieren Sie die Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, so dass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann sofort erkennen, wenn Sie mit dem Dokument längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Basic verwendet werden. Eine falsche Namensgebung wird aber angezeigt.
! In der Liste Makro speichern in werden die Bibliotheken und Module angezeigt, in denen Sie Makros speichern können. Durch Wahl der Bibliothek entscheiden Sie, von welchen Dokumenten aus das Makro später benutzt werden kann. Wenn das Makro später nur im gerade aktuellen Dokument zur Verfügung stehen soll, wählen Sie hier die Bibliothek mit dem Namen des aktuellen Dokuments. Für einen allgemeinen Zugriff aus anderen Dokumenten benutzen Sie die Bibliothek Meine Makros.
! Unterhalb der Ebenen der Bibliotheken finden Sie die Ebene der Module. Sie zeigen sie an, indem Sie auf das Pluszeichen vor dem Namen der Bibliothek klicken. Nachdem Sie ein Modul durch einen Klick auf das davorstehende Pluszeichen geöffnet haben, werden im Listenfeld Vorhandene Makros in: die in diesem Modul bereits gespeicherten Makros angezeigt.
! Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das aufgezeichnete Makro im gewählten Modul zu speichern. Tipp Wenn Sie mit vielen Makros arbeiten, empfiehlt sich eine gute Organisation: Sie können über die Schaltflächen Neue Bibliothek und Neues Modul weitere Bibliotheken und Module anlegen.
611
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
28.2
Makro ausführen
Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKROS und dann im Untermenü den Befehl MAKRO AUSFÜHREN. Das Dialogfeld Makro-Selektor wird geöffnet, über das Sie das auszuführende Makro wählen können (siehe Abbildung 28.3).
Abbildung 28.3: Makros können über den Makro-Selektor gestartet werden.
Navigieren Sie hier im linken Bereich in der Liste Bibliothek zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das auszuführende Makro abgelegt ist. Markieren Sie es in der Liste Name des Makros und klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen. Bei mehreren Makros im Modul wird spätestens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen Namen geben sollten. Hinweis Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben und dieses nach dem erneuten Öffnen des Dokuments nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahrscheinlich in einem anderen Dokument aufgezeichnet (siehe weiter vorne). Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.
612
28.3 Makros bearbeiten
28.3
Makros bearbeiten
Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/ oder eventuellen Änderung wählen Sie MAKROS im Menü EXTRAS und dann im Untermenü MAKROS VERWALTEN und schließlich STAROFFICE BASIC. Im Dialogfeld StarOffice Basic Makros navigieren Sie – wie eben schon demonstriert – im linken Bereich in der Liste Makros aus zunächst zu der Bibliothek und dem Modul, in dem das zu bearbeitende Makro abgelegt ist (siehe Abbildung 28.4). Markieren Sie es in der Liste Vorhandene Makros in.
Abbildung 28.4: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus.
Nach einem Klick auf Bearbeiten wird das Makro in einem Editor angezeigt. Eine tiefergehende Beschäftigung mit diesem Thema würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Wenn Sie sich dafür interessieren, sollten Sie die Programmhilfe bemühen. Sie finden darin gut strukturierte Anweisungen für die Arbeit mit StarOffice Basic. Wählen Sie im Hilfefenster im Listenfeld in der oberen linken Ecke den Eintrag StarOffice Basic. Navigieren Sie dann über den Hauptbereich des Hilfefensters zu den Themen, die Sie interessieren.
28.4
Anpassen
Wenn Sie viel mit einem oder mehreren Makros arbeiten, ist deren Aufruf über den MakroSelektor etwas umständlich. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den Start der Ausführung des Makros einem bestimmten Element zuzuordnen, auf das Sie schneller Zugriff haben – beispielsweise dem Drücken einer Tastenkombination, einer Schaltfläche oder einem Menübefehl. Sie verwenden dazu einen Bereich von StarOffice, der mit Anpassen bezeichnet wird. Dieser dient ganz allgemein dazu, Menüs, Tastenkombinationen oder Schaltflächen zu bearbeiten. Sie können darüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs umordnen, Symbolleisten mit Schaltflächen erzeugen oder ändern oder Tastenkombinationen definieren, die bestimmte Aktionen bewirken. Um derartige Dinge durchzuführen, verwenden Sie in allen Programmen des Pakets StarOffice den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS. Dieser öffnet das Dialogfeld Anpassen, das bis zu vier Registerkarten enthält.
613
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
Achtung Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Anpassen finden Sie unten das Listenfeld Speichern in. Hierüber können Sie wählen, ob die durchgeführten Anpassungen nur für das aktuell geöffnete Dokument oder für StarOffice allgemein gelten sollen.
28.4.1
Menübefehle
Die Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen dient allgemein zum Anpassen und Speichern aktueller Menükonfigurationen oder zum Erstellen neuer Menüs (siehe Abbildung 28.5). Sie können hierüber Befehle hinzufügen, vorhandene Befehle ändern, die Elemente innerhalb eines Menüs der Menüleiste umordnen oder Menükonfigurationen speichern und laden. Sie können hierüber auch für das gewählte Makro einen Menübefehl erzeugen. Kontextmenüs können übrigens nicht angepasst werden.
Abbildung 28.5: Wählen Sie ein Makro zur Bearbeitung aus.
Entscheiden Sie zuerst, ob Sie den Befehl zum Starten des Makros in einem bereits vorhandenen Menü hinzufügen oder ob Sie dafür ein eigenes Menü erzeugen möchten.
614
28.4 Anpassen
Neuer Menübefehl Wenn Sie ein bereits vorhandenes Menü verwenden wollen, wählen Sie über das Listenfeld Menü das Menü und das Untermenü, die Sie benutzen möchten. Wenn Sie nur ein oder wenige Makros mit einem Menüzugriff ausstatten möchten, können Sie beispielsweise die Option Extras/Makros verwenden. Unter Einträge werden die im Menü bzw. Untermenü bereits vorhandenen Befehle aufgelistet. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Damit öffnen Sie das Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl in das Menü aufgenommen werden soll (siehe Abbildung 28.6).
Abbildung 28.6: Wählen Sie ein Makro zum Hinzufügen aus.
Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie dann das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Einträge angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben.
615
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
Hinweis Wenn Sie einen selbst hinzugefügten Menübefehl wieder entfernen möchten, markieren Sie ihn in der Liste, öffnen die Liste zur Schaltfläche Ändern und wählen ENTFERNEN.
Neues Menü Wenn Sie viele Makros über Menübefehle ansteuern wollen, empfiehlt sich die Einrichtung eines neuen Menüs dafür. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt (siehe lAbbildung 28.7).
Abbildung 28.7: Definieren Sie den Namen für ein neues Menü.
Hierin sind alle bereits vorhandenen Menüs aufgelistet. Zusätzlich finden Sie den bereits markierten Eintrag Neues Menü 1, dessen Namen Sie über das Feld Menüname editieren können. Wenn das neue Menü Befehle zum Ausführen von Makros aufnehmen soll, empfiehlt sich dafür vielleicht der Name Makros. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie einen markierten Menünamen nach oben oder unten verschieben. Damit legen Sie die Reihenfolge in der Anzeige der Elemente in der Menüleiste fest. Nach der Bestätigung über OK finden Sie das neue Menü auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen in der Liste Menü. Sie können es dann auswählen und – wie oben beschrieben – ihm Befehle für die Ausführung einzelner Makros zuordnen. Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Menüs im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Menü – auch Untermenüs für dieses Menü erzeugen. Wenn Sie ein selbst erstelltes Menü löschen möchten, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Menü im selben Dialogfeld und wählen den Befehl ENTFERNEN.
616
28.4 Anpassen
28.4.2
Tastatur
Über die Registerkarte Tastatur im Dialogfeld Anpassen können Sie Befehlen Tastenkürzel zuweisen oder diese bearbeiten (siehe Abbildung 28.8). Dazu gehört auch die Definition von Tastenkürzeln zum Starten der Ausführung eines Makros. Oben rechts im Register sollten Sie zuerst wählen, ob Sie die Tastenkombination von StarOffice allgemein oder die der aktuell geöffneten Anwendung bearbeiten möchten.
Abbildung 28.8: Sie können Tastenkürzel zur Ausführung von Befehlen definieren.
! In der Liste Tastenkombinationen werden alle bereits definierten Tastenkürzel mit den entsprechenden zugeordneten Befehlen aufgeführt. Nach dem Markieren einer Zeile darin werden im unteren Bereich des Registers die Bestandteile der Zuordnung erklärt: Bereich zeigt eine Liste der verfügbaren Kategorien an, Funktion zeigt die der Tastenkombination zugeordnete Funktion und Tasten zeigt die der ausgewählten Funktion zugewiesene Tastenkombination an.
! Wenn Sie ein neues Tastenkürzel für eine bestimmte Aufgabe – beispielsweise zum Starten eines Makros – vereinbaren möchten, wählen Sie das Kürzel zunächst über die Liste Tastenkombinationen aus. Die Liste ist sehr lang; Sie finden darin alle vom Programm akzeptierten Kombinationen. Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell in StarOffice vorhandene vordefinierte Tastenkombinationen. Verzichten Sie dabei auch auf die Tastenkombinationen, die bereits vom Betriebssystem verwendet werden.
617
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
! Legen Sie dann im unteren Bereich unter Funktionen die Aktion fest, die ein Drücken dieser Kombination bewirken soll. Wenn Sie beispielsweise ein Kürzel zum Starten eines Makros festlegen möchten, finden Sie ganz unten in der Liste Bereich den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Funktion werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Ändern. Die Zuordnung wird in der Liste Tastenkombinationen aufgenommen. Über die Schaltfläche Löschen können Sie eine vorher markierte Zuordnung wieder entfernen. Hinweis Wenn Sie mit unterschiedlichen Tastenbelegungen arbeiten wollen, können Sie über die Schaltfläche Speichern die aktuelle Tastenkombination unter einem eigenen Namen speichern, damit sie künftig wieder eingeladen werden kann. Über Laden öffnen Sie ein Dialogfeld, mit dem Sie vorher gespeicherte Tastenkombinationen wieder benutzen können. Dabei wird die aktuelle Tastenkombination ersetzt. Zurücksetzen setzt geänderte Werte wieder auf die Standardwerte zurück. Vor dem Zurücksetzen auf die Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie anschließend bestätigen, sind Ihre Änderungen unwiederbringlich verloren.
28.4.3
Schaltfläche in der Symbolleiste
Das Register Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen dient zum Bearbeiten von Symbolleisten und der darin angezeigten Schaltflächen. Sie können darüber beispielsweise ein Makro mit einer Schaltfläche verbinden, auf die Sie nur zu klicken brauchen, damit das Makro ausgeführt wird. Wählen Sie zunächst den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS, erstellen Sie eine neue Symbolleiste und fügen Sie in diese eine Schaltfläche für die Ausführung des Makros ein. (Sie können natürlich auch jede andere Symbolleiste dafür benutzen.) Wählen Sie hierfür auf der Registerkarte Befehle die Kategorie Makros und ziehen Sie dann die Option Benutzerdefinierte Schaltfläche aus dem Listenfeld Befehle in die gewünschte Symbolleiste. Klicken Sie nach dem Schließen des Dialogfelds auf die Schaltfläche und weisen Sie ihr das auszuführende Makro zu (Abbildung 28.9). Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie für den neuen Befehl – beispielsweise den Startbefehl für ein Makro – eine Schaltfläche in einer bereits vorhandenen Symbolleiste anlegen oder ob Sie eine neue Symbolleiste wünschen, die Sie dann anschließend mit entsprechenden Schaltflächen füllen können.
618
28.4 Anpassen
Abbildung 28.9: Ein Makro kann mit einer Schaltfläche verknüpft werden.
Neue Schaltfläche Zur Definition einer neuen Schaltfläche wählen Sie im Dialogfeld zunächst im Listenfeld Symbolleiste die Leiste aus, die die Schaltfläche beherbergen soll. In der Liste Befehle werden dann alle bereits vorhandenen Schaltflächen darin angezeigt. Über die davorstehenden Kontrollkästchen können Sie regeln, ob die Schaltfläche in der Symbolleiste angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen. Das öffnet wieder das schon von weiter vorne her bekannte Dialogfeld Befehle hinzufügen, über das Sie festlegen müssen, welche Art von Befehl durch die Schaltfläche angesprochen werden soll. Ganz unten in der Liste Bereich finden Sie den Eintrag StarOffice Makros. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie – wie schon gewohnt – durch die vorhandenen Bibliotheken und Module navigieren. In der Liste Befehle werden dann die in einem Modul abgelegten Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte und klicken Sie auf Hinzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld. Im noch geöffneten Dialogfeld Anpassen wird dann der Name des gewählten Makros in der Liste Befehle angezeigt. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie ihn nach oben oder unten verschieben. Damit regeln Sie die Lage der Schaltfläche in der Symbolleiste.
619
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
Neue Symbolleiste Die in StarOffice verwendeten Symbolleisten sind oft schon sehr lang. Darum empfiehlt sich zur Aufnahme neuer Schaltflächen meist das vorherige Anlegen einer neuen Symbolleiste. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen auf die Schaltfläche Neu. Das Dialogfeld Neues Menü wird angezeigt (siehe Abbildung 28.10).
Abbildung 28.10: Legen Sie eine neue Symbolleiste an.
Geben Sie Unter Name der Symbolleiste dieser eine Bezeichnung. Unter diesem Namen können Sie sie später über SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT an- und abschalten. Geben Sie auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in StarOffice allgemein zur Verfügung stehen soll. Nach der Bestätigung über OK finden Sie die neue Symbolleiste auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen in der Liste Symbolleiste. Sie können sie auswählen und ihr dann – wie oben beschrieben – Schaltflächen für die Ausführung einzelner Makros oder für andere Zwecke zuordnen. Hinweis Über die Schaltfläche Ändern auf der Registerkarte Symbolleisten im Dialogfeld Anpassen können Sie – nach dem Markieren eines Eintrags in der Liste Symbolleiste – diese umbenennen. Wenn Sie eine selbst erstellte Leiste löschen möchten, wählen Sie den Befehl ENTFERNEN.
Schaltflächensymbole Das zu verwendende Schaltflächensymbol können Sie einstellen, indem Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Ändern den Befehl Symbol austauschen wählen. Im Dialogfeld finden Sie eine Auswahl unterschiedlicher Symbole. Sollten Sie hier kein geeignetes entdecken, können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Importieren dafür auch eine andere Grafikdatei verwenden (siehe Abbildung 28.11).
620
28.4 Anpassen
Abbildung 28.11: Wählen Sie ein Symbol für die neue Schaltfläche.
28.4.4
Ereignisse
Über das Register Ereignisse im Dialogfeld Anpassen können Sie vorher definierte Makros bestimmten Ereignissen – beispielsweise dem Öffnen oder Schließen des Dokuments – zuordnen (siehe Abbildung 28.12). Das gewählte Makro wird dann ausgeführt, wenn das Ereignis eintritt.
Abbildung 28.12: Sie können Ereignisse und Makros verknüpfen.
621
Kapitel 28 – Automatisieren mit Makros
In der Liste finden Sie unter Ereignis die Ereignisse, denen ein Makro zugeordnet werden kann. Diese Liste unterscheidet sich je nach verwendetem Programm. Zur Zuordnung markieren Sie einen Eintrag und klicken auf Zuweisen. Das schon bekannte Dialogfeld Makro-Selektor wird geöffnet, über das Sie ein Makro auswählen können. Nach der Bestätigung wird das Makro unter Zugewiesenes Makro in der Liste angezeigt. Um eine Zuweisung aufzuheben, markieren Sie die Zeile in der Liste und klicken auf Entfernen. Geben Sie unter Speichern in auf jeden Fall an, ob die Symbolleiste für das aktuell geöffnete Dokument oder in StarOffice allgemein zur Verfügung stehen soll.
622
KAPITEL 29
Programmeinstellungen
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Den Zugang zu den Programmeinstellungen finden Sie in allen Programmen über die Dialogfelder zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Sie öffnen damit ein Dialogfeld, über das Sie die Programmeinstellungen für alle Programme ändern können. Öffnen Sie darin die Knoten in der Liste im linken Bereich des Dialogfelds durch Klicken auf die angezeigten Schaltflächen mit den Pluszeichen. Die Einstellmöglichkeiten zu den einzelnen Bereichen werden rechts angezeigt. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie über OK. Eine Änderung wird in der Mehrzahl der Fälle sofort im Programm wirksam. Manchmal ist aber erst ein Neustart notwendig.
29.1
Allgemeine Einstellungen für StarOffice
In der Liste auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen finden Sie unter den Überschriften StarOffice, Laden/Speichern, Spracheinstellungen und Internet eine Reihe von Einstellungen, die im Prinzip alle Programme des Programmpakets betreffen.
29.1.1
StarOffice
In der Gruppe mit der Überschrift StarOffice finden Sie unter anderem Ihre Benutzerdaten, die Speichervorgaben, die Druckervorgaben, Pfade zu wichtigen Dateien und Verzeichnissen und die Farbvorgaben. Diese Einstellungen werden automatisch gespeichert. Einige weitere Optionen der Gruppe StarOffice haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.1). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
Benutzerdaten
Auf der Seite Benutzerdaten ändern Sie verschiedene persönliche Daten des Benutzers. Einige der hier vorhandenen Daten haben Sie eventuell bei der Installation bereits eingetragen.
Kapitel 1
Allgemein
Auf der Seite Allgemein legen Sie die allgemeinen Einstellungen für StarOffice fest.
Kapitel 1
Drucken
Die Seite Drucken bestimmt standardmäßig zu verwendende Druckereinstellungen und Druckoptionen.
Kapitel 27
Pfade
Der Abschnitt Pfade zeigt die Standardpfade zu wichtigen Ordnern in StarOffice. Sie können diese ändern.
Kapitel 2
Tabelle 29.1: Einige Optionsseiten wurden schon vorher angesprochen.
Arbeitsspeicher Auf der Seite Arbeitsspeicher legen Sie die Einstellungen für den Grafik-Cache und die Anzahl der Schritte fest, die rückgängig gemacht werden können (siehe Abbildung 29.1).
624
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
04
Abbildung 29.1: Legen Sie beispielsweise die Schritte zum Rückgängig machen fest.
! Mit Anzahl der Schritte unter Rückgängig bestimmen Sie, wie viele Arbeitsschritte maximal rückgängig gemacht werden können.
! Der Grafik-Cache stellt die in einem Dokument enthaltenen Grafiken in den Hauptspeicher Ihres Rechners. Mit Verwenden für StarOffice legen Sie die Gesamt-Cachegröße für alle Grafiken fest. Über Speicher pro Objekt können Sie bewirken, dass Objekte, die größer sind als der dort gewählte Wert, nicht in den Speicher gestellt werden. Geben Sie unter Aus Speicher entfernen nach an, wie lange eine Grafik im Speicher gehalten werden soll.
! Unter Anzahl der Objekte wählen Sie, wie viele OLE-Objekte sich maximal gleichzeitig im Speicher befinden dürfen.
! Mit StarOffice beim Systemstart laden bewirken Sie, dass beim Systemstart der Schnellstarter für StarOffice geladen wird. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Schnellstartermodul installiert ist. Ansicht Auf der Seite Ansicht legen Sie die Ansichtsoptionen fest (siehe Abbildung 29.2).
! Unter Skalierung bestimmen Sie die Größe von Schriften in Dialogfeldern, Symbolbeschriftungen und anderen Anzeigen. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den von Ihnen eingegebenen Text. Sie betrifft lediglich die in der Benutzeroberfläche angezeigten Schriften. Symbolgröße definiert eine Größe für die Symbole in der Symbolleiste. Automatisch stellt die Menüs in der vom System eingestellten Schriftgröße dar.
! Unter Menü können Sie wählen, ob Schaltflächensymbole und momentan inaktive Menüeinträge in den Menüs mit angezeigt werden sollen.
625
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Abbildung 29.2: Legen Sie die Ansichtsoptionen fest.
! Unter der Liste der Schriftarten geben Sie an, dass in den Listenfeldern zu den Schaltflächen der Symbolleiste Format die Namen zur Auswahl stehender Schriften in der jeweiligen Schrift angezeigt werden. Haben Sie Benutzte Schriftarten anzeigen aktiviert, werden in den entsprechenden Auswahlfeldern ganz oben die letzten fünf Schriftarten separat angezeigt, die Sie im aktuellen Dokument zugewiesen haben.
! Im Bereich Wiederherstellen können Sie über Bearbeitungsansicht fordern, dass die zuletzt verwendete Dokumentenansicht und weitere Ansichtseigenschaften in StarOffice bei einem weiteren Öffnen wiederhergestellt werden sollen. Geöffnete Fenster legt fest, ob die beim Beenden aktuell geöffneten Fenster bei einem erneuten Starten von StarOffice wiederhergestellt werden sollen. Farben Auf der Seite Farben können Sie Farben in einer Farbtabelle auswählen, vorhandene Farben bearbeiten oder neue definieren. Die definierten Farben werden in der Farbtabelle aufgelistet. Um eine davon zu markieren, klicken Sie sie in der Farbtabelle an oder wählen Sie sie über das Listenfeld Farbe aus. Der Name der ausgewählten Farbe wird im Feld Name wiedergegeben. Die Farbwerte erscheinen rechts von der Farbtabelle. Sie können hier zwischen den Farbmodellen RGB und CMYK wählen.
! Um eine vorhandene Farbe zu ändern, markieren Sie sie, ändern Sie die Farbwerte und bestätigen Sie über Ändern. Beachten Sie, dass die alte Farbe ohne vorherige Sicherheitsabfrage überschrieben wird.
! Um eine weitere Farbe hinzuzufügen, stellen Sie die Farbwerte für die neue Farbe ein, geben Sie der Farbe einen Namen und bestätigen Sie über Hinzufügen.
626
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
! Nach einem Klick auf Bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, eigene Farben in einer zweidimensionalen Verlaufsgrafik oder anhand von numerischen Werten zu erstellen.
! Ein Klick auf Löschen löscht das ausgewählte Farbelement nach einer Sicherheitsabfrage. Schriftarten Über die Seite Schriftarten können Sie eine Schriftart durch eine andere ersetzen lassen (siehe Abbildung 29.3). Die Schrift wird dabei nur bei der Anzeige am Bildschirm oder beim Drucken ersetzt, das Format des Dokuments wird nicht geändert.
Abbildung 29.3: Schriftarten können ersetzt werden.
! Aktivieren Sie zuerst die Option Ersetzungstabelle anwenden, um die Schriftersetzungen einzuschalten. Legen Sie dann die originale Schrift und die Ersatzschrift fest und bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Übernehmen.
! Sie können auf diese Weise mehrere Paare von Schriftarten festlegen. Diese werden anschließend im Feld darunter aufgelistet. Wählen Sie hier Immer, wenn die Schriftart auf dem Bildschirm und beim Ausdruck ersetzt werden soll.
! Über die Felder im unteren Bereich legen Sie fest, welche Schriftart und Schriftgröße für die Anzeige von HTML- und Basic-Quellcode verwendet werden soll.
! Wählen Sie die Schrift für die Anzeige von HTML- und Basic-Quellcode. Mit Automatisch wird automatisch eine geeignete Schrift ermittelt. Aktivieren Sie Nur die nicht-proportionalen Schriften, damit im Listenfeld Schriftarten nur die nichtproportionalen Schriften aufgeführt werden.
627
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Sicherheit Auf der Seite Sicherheit bestimmen Sie die Sicherheitsoptionen für das Öffnen von Dokumenten, die Makros enthalten (siehe Abbildung 29.4)
Abbildung 29.4: Legen Sie die Sicherheitsoptionen für das Öffnen von Dokumenten fest.
Zum Festlegen der Sicherheitsoptionen und -warnungen klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen (siehe Abbildung 29.5).
Abbildung 29.5: Die Sicherheitsoptionen
628
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
! Wenn Sie die Optionen im Bereich unter Sicherheitswarnungen aktivieren, wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie die entsprechende Aktion mit einem Dokument durchführen, das aufgezeichnete Änderungen, Versionen oder Notizen enthält.
! Über die Kontrollfelder unter Sicherheitsoptionen können Sie außerdem Persönliche Informationen beim Speichern aus Dateien entfernen, den Kennwortschutz beim Speichern empfehlen und Strg beim Klicken halten, um Hyperlinks zu folgen. Über den Bereich Passwörter für Internet-Verbindungen auf der Seite Sicherheit können Sie ein Master-Passwort eingeben, um einfachen Zugriff auf Seiten, die einen Nutzernamen und ein Passwort benötigen, zu ermöglichen.
! Aktivieren Sie dazu zunächst die Option Passwörter speichern und mit Master-Passwort schützen und legen Sie ein Master-Passwort fest. Dieses Master-Passwort muss später eingegeben werden, um Zugriff auf die Einstellungen in diesem Bereich zu erhalten.
! Wenn Sie auf Zeige Passwörter klicken, wird zunächst nach dem Master-Passwort gefragt. Wenn das Master-Passwort richtig ist, wird ein Dialogfeld für gespeicherte Internetverbindungen angezeigt, in dem die Webseiten und Nutzernamen aufgelistet werden, die Sie zuvor eingegeben haben. Sie können irgendeinen Eintrag auswählen und ihn von der Liste entfernen. Sie können für den ausgewählten Eintrag das Passwort anschauen. Der Abschnitt Makrosicherheit auf der Seite Sicherheit erlaubt das Anpassen der Sicherheitsstufe für das Ausführen von Makros und das Definieren der vertrauenswürdigen Makroentwickler. Klicken Sie zunächst auf Makrosicherheit und legen Sie im Dialogfeld im Register Sicherheitsstufe diese fest (siehe Abbildung 29.6).
Abbildung 29.6: Legen Sie die Sicherheitsstufe fest.
629
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Über den Abschnitt Optionen für gemeinsame Benutzung des Dokumentes können Sie zwei weitere Schutzfunktionen für ein Dokument einschalten:
! Durch Aktivieren von Dieses Dokument schreibgeschützt öffnen erreichen Sie, dass das Dokument vor versehentlichen Änderungen geschützt ist. Es ist aber immer noch möglich, eine Kopie des Dokuments zu bearbeiten und unter demselben Namen wie das Original zu speichern.
! Wenn Sie Änderungen aufzeichnen aktivieren, werden Änderungen am Dokument notiert. ! Sie können diese Einstellungen mit einem Kennwort schützen. Klicken Sie dazu auf Schützen und geben Sie ein Kennwort ein. Andere Benutzer dieses Dokuments können immer noch Änderungen vornehmen, können jedoch die Aufzeichnung von Änderungen nicht mehr ohne das Kennwort deaktivieren. Wenn die Aufzeichnung von Änderungen für das aktuelle Dokument geschützt ist, lautet die Beschriftung der Schaltfläche Schutz aufheben. Klicken Sie darauf und geben Sie das richtige Kennwort ein, um den Schutz zu deaktivieren. Darstellung Auf der Seite Darstellung legen Sie die Farben der Oberfläche von StarOffice fest (siehe Abbildung 29.7). Die aktuelle Einstellung können Sie als Farbschema speichern und später wieder laden.
Abbildung 29.7: Legen Sie die Farben der Oberfläche von StarOffice fest.
Im Bereich unter Benutzerdefinierte Farben legen Sie das Farbschema fest:
! Mit den Markierfeldern in der Spalte Ein bestimmen Sie, ob für das entsprechende Element der Benutzeroberfläche eine Farbe gelten soll. Ist ein Feld nicht markiert, wird das Element ausgeblendet. Einige Elemente der Oberfläche können aber nicht ausgeblendet werden.
630
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
! In der Spalte Farbeinstellung können Sie die gewünschte Farbe wählen. Wenn Sie hier Automatisch wählen, erhalten die Elemente der Benutzeroberfläche die im Farbschema für sie voreingestellte Farbe. Oben auf der Seite finden Sie die Optionen zum Speichern und Löschen von Farbschemata. Um ein Schema zu speichern, geben Sie ihm im Feld Schema einen Namen und klicken dann auf Speichern. Wenn Sie es später wieder benutzen wollen, können Sie es über die Liste zum Feld Schema auswählen. Ein Klick auf Löschen löscht das im Feld Schema angezeigte Farbschema. Das Standardschema kann nicht gelöscht werden. Zugänglichkeit Die Seite Zugänglichkeit legt Optionen für die Zugänglichkeit einzelner Module des Programmpakets fest (siehe Abbildung 29.8). Sie können darüber beispielsweise Erleichterungen für Personen mit Sehbehinderungen oder für die Steuerung der Module ohne die Maus festlegen.
Abbildung 29.8: Bestimmen Sie Optionen für die Zugänglichkeit der Module.
! Durch Aktivieren von Unterstützung behindertengerechter Zugangsprogramme … ermöglichen Sie die Verwendung von behindertengerechten Zugangsprogrammen und Geräten wie beispielsweise externe Bildschirmlesegeräte, Braille-Ausgabegeräte oder sprachgesteuerte Eingabegeräte.
! Textauswahlcursor in schreibgeschützten Textdokumenten verwenden bewirkt, dass der Cursor auch in schreibgeschützten Dokumenten angezeigt wird.
! Sie können ferner Animierte Grafiken zulassen und Animierten Text zulassen. ! Über Tipp-Hilfe verschwindet nach regeln Sie, wie lange Tipps eingeblendet bleiben. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Tipps durch Drücken von (Esc) oder bei Bewegung des Mauszeigers ausgeblendet.
631
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Bei den Optionen für die Kontrastdarstellung handelt es sich um einen Anzeigemodus des Betriebssystems, bei dem zugunsten einer besseren Lesbarkeit ein anderes Systemfarbschema eingesetzt wird. Sie können entscheiden, wie das Programm diese Kontrasteinstellungen nutzt. Java Die Seite Java legt die Unterstützungsoptionen für Java-Applikationen in StarOffice fest.
! Wenn Sie Eine Java-Laufzeitumgebung … verwenden aktivieren, wird die Ausführung von Java-Applikationen in StarOffice ermöglicht. Wenn eine Java-Applikation versucht, auf die Festplatte zuzugreifen, erscheint ein Hinweis.
! Unter Bereits installierte Java-Laufzeitumgebungen (JRE) wählen Sie die JRE, die Sie verwenden möchten. Auf einigen Systemen müssen Sie eine Minute warten, bis die Liste angezeigt wird. Bei manchen Systemen müssen Sie StarOffice neu starten, damit Sie Ihre geänderte Einstellung benutzen können. Der Pfad zur JRE wird unter dem Listenfeld angezeigt. Sie können weitere JRE aus dem Stammordner des Rechners hinzufügen und die Java-Startparameter festlegen. Online Update Auf der Seite Online Update legen Sie Optionen für die automatische Benachrichtigung und Downloads von Online-Updates für StarOffice fest (siehe Abbildung 29.9).
Abbildung 29.9: Legen Sie die Optionen für die automatische Benachrichtigung fest.
632
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
Nach Aktivieren von Automatisch nach Updates suchen können Sie festlegen, im welchem Zeitintervall automatisch nach Online-Updates gesucht werden soll. Auch ein Klick auf Jetzt suchen führt diese Prüfung durch. Sobald ein Update zur Verfügung steht, werden über ein Symbol in der Menüleiste einige Erläuterungen angezeigt. Klicken Sie zum Fortfahren auf das Symbol. Wenn Updates automatisch downloaden aktiviert ist, wird eine verfügbare Online-UpdateDatei automatisch in den darunter angegebenen Ordner heruntergeladen. Dieses DownloadVerzeichnis können Sie nach einem Klick auf Ändern einstellen.
29.1.2
Laden/Speichern
Über die Seiten unterhalb des Knotens Laden/Speichern legen Sie allgemeine Einstellungen für das Laden und Speichern fest. Einige weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.2). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
Allgemein
Im Bereich Allgemein können Sie Standardeinstellungen für das Speichern von Dokumenten und Standarddateiformate vorgeben.
Kapitel 2
Microsoft Office
Auf der Seite Microsoft Office nehmen Sie die Einstellungen für den Import und Export von Microsoft-Office-OLE-Objekten vor. Diese Einstellungen gelten für den Fall, dass kein Microsoft-OLE-Server existiert.
Kapitel 2
Tabelle 29.2: Weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern
VBA-Eigenschaften Auf der Seite VBA-Eigenschaften legen Sie die allgemeinen Eigenschaften zum Laden und Speichern von Microsoft-Office-Dokumenten mit VBA-Code fest. Sie finden hier separate Optionen für Microsoft Word, Excel und PowerPoint:
! Ist Basic Code zum Bearbeiten laden aktiviert, wird der Basic-Code eines Microsoft-Dokuments als spezielles StarOffice-Basic-Modul mit dem Dokument geladen und gespeichert. In der StarOffice-Basic-IDE wird der deaktivierte Microsoft-Basic-Code zwischen Sub und End Sub angezeigt. Dieser Code kann bearbeitet werden. Wenn Sie das Dokument im StarOfficeFormat speichern, wird der Basic-Code ebenfalls gespeichert. Beim Speichern in einem anderen Format wird der Basic-Code aus der StarOffice-Basic-IDE nicht gespeichert.
! Ist Original Basic Code wieder speichern eingeschaltet, wird der im Dokument enthaltene originale Microsoft-Basic-Code so lange in einem besonderen internen Speicher gehalten, wie das Dokument in StarOffice geladen bleibt. Beim Speichern des Dokuments im Microsoft-Format wird das Microsoft Basic unverändert wieder mit gespeichert. Bei anderen Formaten ist das nicht der Fall.
633
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Das Feld Original Basic wieder speichern hat Vorrang vor der Wirkung des Felds Basic Code zum Bearbeiten laden: Sind beide Felder aktiviert und Sie bearbeiten den auskommentierten BasicCode in der StarOffice-Basic-IDE, wird beim Speichern im Microsoft-Format der originale Microsoft-Basic-Code mit gespeichert. Ein Hinweis informiert Sie darüber. Um etwaige Microsoft-Basic-Makroviren aus dem Microsoft-Dokument zu entfernen, heben Sie die Auswahl der Option Original Basic Code wieder speichern auf und speichern das Dokument im Microsoft-Format. Das Dokument wird dann ohne den Microsoft-Basic-Code gespeichert. HTML-Kompatibilität Benutzen Sie die Optionen auf der Seite HTML Kompatibilität, um die Einstellungen für HTMLSeiten festzulegen (siehe Abbildung 29.10).
Abbildung 29.10: Legen die Einstellungen für HTML-Seiten fest.
Unterhalb von Schriftgrößen können Sie in den Drehfeldern Größe 1 bis Größe 7 die Schriftgröße für die Anzeige der Tags bis einstellen. Rechts daneben legen Sie die Einstellungen für den Import von HTML-Dokumenten fest.
! Wenn Sie Gebietsschema für Zahlen aktivieren, wird beim Importieren von Zahlen aus einer HTML-Seite das angegebene Schema verwendet. Beispielsweise werden die Zeichen 1.000 als 1 interpretiert, da im englischen Gebietsschema der Punkt als Dezimalzeichen fungiert.
! Aktivieren Sie Unbekannte HTML-Tags als Felder importieren, wenn Tags, die StarOffice nicht erkennt, als Felder importiert werden sollen. Für einleitende Tags wird ein HTML_ON-Feld mit dem Tag-Namen als Wert erzeugt. Für schließende Tags erstellt das Programm ein HTML_OFF-Feld. Diese Felder werden beim HTML-Export in Tags konvertiert.
634
29.1 Allgemeine Einstellungen für StarOffice
! Wenn Font-Einstellungen ignorieren eingeschaltet ist, werden alle Font-Einstellungen beim Import ignoriert. Es werden dann die Fonts verwendet, die in Ihrer HTML-Seitenvorlage definiert sind. Darunter finden Sie die Optionen für den Export von HTML-Dokumenten. Zum Exportieren wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp HTML-Dokument aus.
! Im Listenfeld wählen Sie, für welchen Standard oder Browser der HTML-Export von StarOffice optimiert werden soll.
! Aktivieren Sie StarOffice Basic, um die StarOffice-Basic-Anweisungen beim Exportieren in das HTML-Format zu berücksichtigen. Sie müssen diese Option einschalten, bevor Sie das StarOffice-Basic-Script erstellen, da es sonst nicht eingefügt wird. Wenn Warnung anzeigen aktiviert ist, wird beim Exportieren als HTML eine Warnung angezeigt, dass die StarOfficeBasic-Makros verloren gehen.
! Ist Drucklayout aktiviert, wird auch das Drucklayout des aktuellen Dokuments exportiert. Es kann sowohl von StarOffice als auch von Netscape Navigator ab Version 4.0 aufwärts und von Microsoft Internet Explorer ab Version 4.0 aufwärts gelesen werden.
! Mit Lokale Grafiken in das Internet kopieren erreichen Sie, dass eingebettete Bilder beim Hochladen über FTP automatisch an den Internet-Server hochgeladen werden. Speichern Sie dazu das Dokument über das Dialogfeld Speichern unter und geben Sie eine vollständige FTP-URL als Dateinamen im Internet ein.
! Über Zeichensatz wählen Sie einen Zeichensatz für den Export. 29.1.3
Spracheinstellungen
Über die Seiten unterhalb des Knotens Spracheinstellungen bestimmen Sie die Eigenschaften für zusätzliche Sprachen. Diese haben wir vorher schon angesprochen (siehe Tabelle 29.3). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
Sprachen
Auf der Seite Sprachen bestimmen Sie die Standardsprachen und andere Gebietsschemaeinstellungen für Ihre Dokumente.
Kapitel 3
Linguistik
Die Seite Linguistik legt die Einstellungen für Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Silbentrennung fest.
Kapitel 3
Tabelle 29.3: Optionen der Gruppe Spracheinstellungen
29.1.4
Internet
Über die Seiten unterhalb des Knotens Internet legen Sie die Einstellungen für das Internet fest. Proxy Die Seite Proxy bestimmt die Einstellungen für einen Proxy-Server. Im Feld Proxy Server legen Sie die Art der Proxy-Definition fest.
635
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
! Mit Keine wird ohne Proxy-Server auf das Internet zugegriffen. Sie haben eine direkte Verbindung zu einem Internet-Provider und der Provider verwendet keinen Proxy.
! System teilt StarOffice mit, dass die Systemeinstellungen verwendet werden sollen. Sie müssen StarOffice neu starten, um diese Einstellung zu übernehmen.
! Manuell dient zur manuellen Angabe eines Proxy-Servers. Die restlichen Felder auf der Seite können dann angesprochen werden. Geben Sie die von Ihrem Internetservice vorgesehenen Proxy-Server ein. Lassen Sie aber bei der Eingabe der Servernamen das Protokollpräfix weg. Suche Im Register Suche definieren Sie die Art, wie Suchmaschinen im Internet von StarOffice angesprochen werden (siehe Abbildung 29.11).
Abbildung 29.11: Definieren Sie die Art, wie Suchmaschinen angesprochen werden.
In der Liste auf der linken Seite werden die verfügbaren Suchmaschinen angezeigt. Wenn Sie eine Suchmaschine auswählen, wird ihre Konfiguration in den Text- und Optionsfeldern neben dieser Liste wiedergegeben. Über die Schaltfläche Neu lassen sich neue Suchmaschinen eintragen. Geben Sie die neue Suchmaschine und alle erforderlichen Informationen ein. Sobald Sie die Eingaben mit Hinzufügen übernehmen, erscheint der Name der neuen Suchmaschine in der Liste unter Suchen in.
! Name zeigt den Namen der ausgewählten Suchmaschine an. Dies ist der Name, der im Untermenü des Symbols Suchen in der Hyperlinkleiste angezeigt wird.
! Im Bereich Art wählen Sie aus, für welche Verknüpfung mehrerer Suchwörter die Konfiguration in den unten stehenden Textfeldern definiert oder angezeigt werden soll. Es stehen die Verknüpfungen Und, Oder und Exakt zur Verfügung.
636
29.2 Optionen für WRITER
! Das Textfeld Präfix enthält den URL und den ersten Teil des Abfragebefehls einer Suchmaschine. Sie können auch direkt einen URL eingeben.
! Zwischen dem Präfix und dem Suffix werden die Suchbegriffe übergeben. Das Suffix stellt die Befehlssequenz zur Verfügung, die zum Abschluss eines Suchbefehls geschickt wird.
! Wenn Sie in einer Suche mehrere Wörter angeben, werden diese durch die im Textfeld Trenner eingetragenen Zeichen getrennt. Die meisten Suchmaschinen verlangen hier ein +-Zeichen.
! Schreibstil bestimmt, wie die Groß- und Kleinschreibung in Suchen behandelt wird. Die Liste enthält die Einträge Keiner, Groß und Klein. Die eingegebenen Suchbegriffe werden gemäß dieser Auswahl konvertiert. Mozilla/Netscape-Plug-in Die Option Aktivieren auf der Seite Mozilla Plug-In gibt an, dass das Mozilla-Plug-in zum Anzeigen von StarOffice-Dokumenten verwendet werden soll. Für das Plug-in muss eine Version von Mozilla 1.x, Netscape 6.x oder Netscape 7.x auf Ihrem System installiert sein.
29.2
Optionen für WRITER
Die speziellen Optionen für das Programm WRITER gliedern sich in die Gruppen StarOffice Writer und StarOffice Writer/Web. In beiden Gruppen finden Sie teilweise identische Optionsseiten. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen.
29.2.1
StarOffice Writer
Die Einstellungen in der Gruppe StarOffice Writer bestimmen, wie Textdokumente behandelt werden. Darüber hinaus können Sie hier Einstellungen für das aktuelle Textdokument vornehmen. Einige der hier vorhandenen Optionen haben wir schon angesprochen (siehe Tabelle 29.4). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
AutoBeschriftung
Auf der Seite AutoBeschriftung legen Sie die Einstellungen für Beschriftungen fest, die eingefügten Objekten automatisch hinzugefügt werden – beispielsweise Tabellen oder Bildern.
Kapitel 6
Änderungen
Über Änderungen regeln Sie die Darstellungsweise von Änderungen im Dokument.
Kapitel 6
Tabelle 29.4: Optionen der Gruppe StarOffice Writer
Allgemein Mit der Seite Allgemein wählen Sie allgemeine Einstellungen für Textdokumente (siehe Abbildung 29.12). Wenn Sie beispielsweise Elemente in ein Textdokument eingefügt haben, taucht die Frage auf, ob diese Elemente beim erneuten Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen. Die Form dieser Aktualisierung können Sie regeln.
637
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Abbildung 29.12: Wählen Sie allgemeine Einstellungen für Textdokumente.
! In der ersten Spalte im Abschnitt Aktualisierung legen Sie fest, wie Verknüpfungen beim Öffnen des Dokuments aktualisiert werden sollen.
! Wenn Feldbefehle eingeschaltet ist, werden die Inhalte aller Felder automatisch aktualisiert, wenn der Bildschirminhalt neu angezeigt wird. Aber auch wenn diese Option abgeschaltet ist, werden einige Felder jedes Mal aktualisiert, wenn eine bestimmte Bedingung zutrifft. Beispielsweise werden die Felder Autor, Absender, Kapitel, Datum, Uhrzeit beim Öffnen des Dokuments aktualisiert.
! Durch Einschalten von Diagramme geben Sie an, ob Diagramme automatisch aktualisiert werden.
! Im Bereich Einstellungen können Sie die standardmäßig verwendete Maßeinheit und den Standardtabulatorabstand für Textdokumente festlegen. Ansicht Über die Seite Ansicht machen Sie die Vorgaben für die Anzeige von Objekten in Textdokumenten sowie für Fensterelemente (siehe Abbildung 29.13).
! Unter Hilfslinien nehmen Sie Einstellungen für die Darstellung von Begrenzungen vor: Hilfslinien beim Verschieben zeigt beim Verschieben von Rahmen Linien an. Sie können die Option Hilfslinien beim Verschieben auswählen, um die exakte Position des Objekts mithilfe von Linien zu bestimmen. Einfache Griffe bewirkt die Anzeige von Ziehpunkten als einfache Quadrate ohne 3D-Effekt. Große Griffe erzeugt eine vergrößerte Darstellung der Ziehpunkte.
! Unter Ansicht bestimmen Sie, welche Bildlaufleisten und Lineale sichtbar sind und welche Maßeinheit in den Linealen benutzt werden soll.
638
29.2 Optionen für WRITER
Abbildung 29.13: Machen Sie die Vorgaben für die Anzeige von Objekten.
! Die Optionen in der Gruppe Anzeigen legen fest, welche Elemente der Dokumente angezeigt werden. Formatierungshilfen Unter Formatierungshilfen bestimmen Sie die Anzeigeoptionen für spezielle Zeichen und die Eigenschaften des Direkt-Cursors in Text- und HTML-Dokumenten (siehe Abbildung 29.14).
Abbildung 29.14: Bestimmen Sie die Anzeigeoptionen für spezielle Zeichen.
639
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
! Links finden Sie unter der Überschrift Anzeige von Optionen dafür, welche Steuerzeichen in der Bildschirmanzeige sichtbar sind. Alle Zeichen, die Sie hier markieren, werden angezeigt. Die Bedeutung der einzelnen Optionen ist wohl offensichtlich.
! Ist Direkt-Cursor aktiviert, können Sie Text überall auf der Seite eingeben. Das gilt aber nicht bei HTML-Dokumenten. Die Alternativen unter Einfügen bestimmen die Einfügeoptionen für den Direkt-Cursor. Wenn Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument klicken, kann an der Cursorposition ein neuer Absatz eingefügt werden. Die Eigenschaften des neuen Absatzes hängen von der ausgewählten Option ab. Sämtliche Einfügeoptionen beziehen sich nur auf den aktuellen Absatz, der mit dem Direkt-Cursor erzeugt wird. Raster Die Einstellungen auf der Seite Raster dienen zum Festlegen der Einstellungen für das konfigurierbare Raster in den Dokumentseiten. Damit lassen sich Ihre Objekte exakt positionieren. Sie können das Raster auch mit einem Fangraster gleichschalten (siehe Abbildung 29.15).
Abbildung 29.15: Legen Sie Einstellungen für das konfigurierbare Raster fest.
! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten.
! Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. ! Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.
! Achsen synchronisieren bestimmt, ob die aktuellen Rastereinstellungen symmetrisch zu ändern sind. Die Auflösung und Unterteilung der x- und y-Achse bleiben unverändert.
640
29.2 Optionen für WRITER
Grundschriften (westlich) Auf der Seite Grundschriften (westlich) geben Sie die Einstellungen für die Grundschriften in Ihren Dokumenten an (siehe Abbildung 29.16). Sie bestimmen damit auch, welche Grundschriften in den vorgefertigten Formatvorlagen verwendet werden.
Abbildung 29.16: Geben Sie die Einstellungen für die Grundschriften an.
! Für fünf Vorlagenelemente können Sie die Schriftart und die Schriftgröße der Vorlage Standard einstellen. Da fast alle mitgelieferten Absatzvorlagen auf dieser Vorlage basieren, legen Sie hiermit auch die Schriftart für fast jede Absatzvorlage fest, sofern nicht die Absatzvorlage eine andere Schriftart definiert.
! Wenn Sie Nur für das aktuelle Dokument einschalten, legen Sie damit die Grundschriften nur für das aktuelle Dokument fest.
! Ein Klick auf die Schaltfläche Standard setzt die auf der Optionsseite angezeigten Werte wieder auf die bei der Installation eingerichteten Standardwerte zurück. Vor der Wiederherstellung der Standardwerte erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Hinweis Sofern Sie auf der Optionsseite Spracheinstellungen/Sprachen die Unterstützung für asiatische oder CTL-Sprachen aktiviert haben, können Sie auch die Grundschriften für diese Sprachen ändern.
641
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Drucken Drucken legt Druckeinstellungen für Textdokumente oder HTML-Dokumente fest (siehe Abbildung 29.17). Die Einstellungen auf dieser Seite gelten für alle Textdokumente, die Sie nachfolgend drucken. Wollen Sie Einstellungen nur für das aktuelle Dokument ändern, verwenden Sie die Schaltfläche Zusätze im Dialogfeld zum Befehl DATEI/DRUCKEN.
Abbildung 29.17: Legen Sie die Druckeinstellungen für Textdokumente fest.
! Über die Kotrollkästchen unter der Überschrift Inhalt legen Sie fest, welche Dokumentinhalte ausgedruckt werden. Schwarz drucken bestimmt, dass die Texte immer in Schwarz gedruckt werden.
! Unter Seiten wird festgelegt, wie mehrseitige Dokumente gedruckt werden. Standardmäßig werden sowohl linke als auch rechte Seiten gedruckt. Mit Umgekehrt erreichen Sie, dass die letzte Seite des Dokuments zuerst ausgedruckt wird. Broschüre erlaubt es beispielsweise, beim Ausdruck eines Dokuments im Hochformat auf einer Querseite zwei gegenüberliegende Seiten nebeneinander zu erzeugen. Auf einem doppelseitigen Drucker drucken Sie auf diese Weise direkt eine Broschüre. Auf einem Drucker, der nur eine Papierseite bedrucken kann, drucken Sie zuerst alle Vorderseiten mit der Option Rechte Seiten, danach legen Sie den Papierstapel umgedreht in Ihren Drucker und drucken alle Rückseiten mit der Option Linke Seiten.
! Unter Notizen legen Sie fest, wie und wo solche Notizen gedruckt werden. ! Unter der Überschrift Sonstiges finden Sie zusätzliche Einstellungen. Die Option Automatisch eingefügte leere Seiten drucken sollten Sie beim doppelseitigen Drucken verwenden. Wenn eine Absatzvorlage Kapitel definiert ist, wird dafür gesorgt, dass ein Kapitel immer mit einer ungeraden Seitenzahl anfängt; wenn erforderlich, werden Leerseiten automatisch eingefügt. Über Erstellen von einzelnen Druckaufträgen legen Sie fest, dass jedes gedruckte Dokument
642
29.2 Optionen für WRITER
auf einer neuen Papierseite beginnt, auch wenn Sie einen Duplexdrucker verwenden. Papierschacht aus Druckereinstellung bestimmt, dass bei Druckern mit mehreren Papierschächten der Papierschacht benutzt wird, der in den Systemeinstellungen des Druckers angegeben ist. Wenn Sie eine Faxsoftware installiert haben, wählen Sie außerdem den Faxdrucker aus. Tabelle Die Optionsseite Tabelle bestimmt die Attribute von Tabellen in Textdokumenten (siehe Abbildung 29.18). Hier legen Sie die Standardeinstellungen für Spalten und Zeilen sowie die Tabellenmodi fest. Darüber hinaus bestimmen Sie die Standardwerte für das Verschieben und Einfügen von Spalten und Zeilen.
Abbildung 29.18: Legen Sie die Attribute von Tabellen in Textdokumenten fest.
! Unter Standard bestimmen Sie die Voreinstellungen für alle neuen Texttabellen in Textdokumenten. Überschrift formatiert die erste Zeile der Tabelle mit der Absatzvorlage Tabellen Überschrift. Ist Auf jeder Seite wiederholen eingeschaltet, wird die Überschrift der Tabelle nach einem Seitenumbruch auf der neuen Seite wiederholt. Nicht trennen verhindert das Trennen der Tabelle bei einem Seitenumbruch. Umrandung legt eine Umrandung der Tabellenzellen als Vorgabe fest.
! Wenn Sie Zahlenerkennung unter Eingabe in Tabellen aktivieren, werden Zahlen innerhalb der Tabelle automatisch erkannt und als Zahlen formatiert. Anderenfalls werden Zahlen im Textformat abgespeichert und linksbündig ausgerichtet. Die beiden zusätzlichen Optionen darunter bestimmen, welche Formate als Zahlen erkannt werden.
! Die Einstellungen unter Tastaturbedienung steuern die Standardeinstellungen für das Verschieben und Einfügen von Zeilen und Spalten über die Tastatur.
643
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Kompatibilität Auf der Optionsseite Kompatibilität wählen Sie Kompatibilitätseinstellungen für Textdokumente (siehe Abbildung 29.19). Damit können Sie StarOffice für den Import von MicrosoftWord-Dokumenten optimieren. Einige hier definierte Einstellungen gelten nur für das aktuelle Dokument und sind für jedes Dokument einzeln vorzunehmen.
Abbildung 29.19: Wählen Sie Kompatibilitätseinstellungen für Textdokumente.
! Wenn beispielsweise Druckermaße für Textformatierung verwenden aktiviert ist, werden die Druckermaße zum Drucken sowie zum Formatieren der Anzeige auf dem Bildschirm verwendet. Anderenfalls kommt für die Anzeige auf dem Bildschirm sowie für den Ausdruck ein vom Drucker unabhängiges Layout zum Einsatz.
! Klicken Sie auf Als Standardeinstellung verwenden, um die Einstellungen auf dieser Seite als Standardeinstellung für zukünftige Sitzungen zu verwenden. Serienbrief-E-Mail Die Seite Serienbrief-E-Mail gibt die Benutzerinformationen und Servereinstellungen an, die zum Senden von Serienbriefen als E-Mail-Nachrichten verwendet werden sollen (Abbildung 29.20).
! Geben Sie unter der Überschrift Benutzerinformationen die Informationen ein, die zum Senden von E-Mail verwendet werden sollen – Ihr Name und E-Mail-Adresse. Wenn Sie Sende Antworten an andere Adresse aktivieren, wird die E-Mail-Adresse, die Sie unter Antwortadresse eingegeben haben, für E-Mail-Antworten verwendet.
! Unter Postausgangsserver (SMTP) Einstellungen geben Sie die Servereinstellungen für ausgehende E-Mails an. Einstellungen testen öffnet das Dialogfeld E-Mail-Kontoeinstellungen überprüfen zum Testen der aktuellen Einstellungen.
644
29.2 Optionen für WRITER
Abbildung 29.20: Geben Sie die Benutzerinformationen und Servereinstellungen an.
29.2.2
StarOffice Writer/Web
Im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN des Menüs EXTRAS finden Sie in der Gruppe StarOffice Writer/ Web einige Einstellungen, deren Kenntnis Ihnen bei der Erstellung von Webseiten hilfreich sein kann. Allgemeine Einstellungen Die Gruppe beinhaltet sechs Dialogfelder. Einige davon entsprechen in ihrem Inhalt solchen, die Sie auch für die Textverarbeitung von Dokumenten mit WRITER finden, die für den Ausdruck bestimmt sind (siehe Kapitel 10). In der Gruppe StarOffice Writer/Web dienen sie aber speziell für Webdokumente. Dazu gehören die Register mit den Bezeichnungen Ansicht, Formatierungshilfen, Raster, Drucken und Tabelle. Sie können also verschiedene Einstellungen für die beiden Typen von Dokumenten wählen. In der Gruppe StarOffice Writer/Web sind aber einige spezielle Optionen, die Sie in der Gruppe finden, nicht einstellbar. Hintergrund Die Einstellungen im Register Hintergrund bestimmen den Hintergrund für HTML-Dokumente. Dieser Hintergrund gilt für alle HTML-Dokumente, die Sie neu erstellen oder einladen, sofern für sie kein eigener Hintergrund definiert wurde.
645
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
29.3
StarOffice CALC
Über die speziellen Optionen für das Programm CALC legen Sie beispielsweise fest, welche Inhalte angezeigt werden oder in welche Richtung der Cursor nach einer Eingabe von Daten in eine Zelle geht. Sie wählen zudem verschiedene andere Einstellungen für Tabellendokumente. Darüber hinaus können Sie Sortierlisten definieren, die Anzahl der Nachkommastellen angeben und Optionen für das Aufzeichnen und Hervorheben von Änderungen festlegen. Einige Optionen der Gruppe StarOffice Calc haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buchs angesprochen (siehe Tabelle 29.5). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
Allgemein
Auf der Seite Allgemein legen Sie allgemeine Einstellungen für Tabellendokumente fest.
Kapitel 8
Berechnen
Die Optionsseite Berechnen bestimmt die Vorgaben für das Berechnen von Tabellendokumenten.
Kapitel 9
Tabelle 29.5: Weitere Optionen der Gruppe Laden/Speichern
Ansicht Unter Ansicht bestimmen Sie, welche Elemente des Hauptfensters angezeigt werden (siehe Abbildung 29.21). Außerdem können Sie die Hervorhebung von Werten in Tabellen ein- oder ausblenden.
Abbildung 29.21: Bestimmen Sie, welche Elemente angezeigt werden sollen.
646
29.3 StarOffice CALC
Bestimmen Sie unter Optische Hilfen, welche Zeilen angezeigt werden: Die Gitternetzlinien können angezeigt oder ausgeblendet und in der Farbe festgelegt werden. Seitenumbrüche zeigt diese innerhalb des definierten Druckbereichs an. Hilfslinien beim Verschieben zeigt beim Verschieben von Objekten Linien an. Sie können diese Option auswählen, um die exakte Position des Objekts mithilfe von Linien zu bestimmen. Einfache Griffe bewirkt die Anzeige von Ziehpunkten als einfache Quadrate ohne 3D-Effekt. Große Griffe erzeugt eine vergrößerte Darstellung der Ziehpunkte. Unter Anzeigen wählen Sie Optionen für die Anzeige am Bildschirm:
! Wenn Sie Formeln einschalten, werden in den Zellen nicht die Ergebnisse, sondern die Formeln angezeigt. Mit Nullwerte werden Zahlen mit dem Wert 0 auch angezeigt. Der Notizanzeiger zeigt durch ein kleines Rechteck in der oberen rechten Ecke der Zelle an, dass eine Notiz vorliegt. Soll eine Notiz ständig sichtbar sein, wählen Sie im Kontextmenü der Zelle den Befehl NOTIZ ANZEIGEN.
! Wenn Sie Werte hervorheben einschalten, werden alle Werte in der Tabelle besonders hervorgehoben. Textzellen werden schwarz hervorgehoben, Zellen mit Zahlen blau und Zellen, die Formeln, Wahrheitswerte, Datumswerte usw. enthalten, grün. Solange diese Funktion aktiv ist, werden etwaige im Dokument festgelegte Farben nicht angezeigt.
! Anker bewirkt, dass beim Auswählen eines eingefügten Objekts – beispielsweise einer Grafik – das Ankersymbol angezeigt wird.
! Textüberlauf hat zur Folge, dass an der rechten Seite der Zelle ein kleines Dreieck angezeigt wird, wenn der Text in der Zelle die Zellenbreite übersteigt und die Zelle rechts daneben ebenfalls Daten enthält.
! Mit Referenzen farbig anzeigen werden Bezüge in Formeln farbig hervorgehoben. Sobald Sie eine Zelle, in der eine Referenz enthalten ist, zum Bearbeiten auswählen, wird auch der Zellbereich farbig umrandet.
! In der Gruppe Objekte können Sie für einzelne Objektgruppen festlegen, ob diese ein- oder ausgeblendet werden.
! Unter Fenster legen Sie fest, ob bestimmte Hilfselemente – wie Zeilen- und Spaltenköpfe, Bildlaufleisten, das Tabellenregister oder Gliederungssymbole – in der Tabelle angezeigt werden oder nicht. Sortierlisten Alle benutzerdefinierten Listen werden auf der Optionsseite Sortierlisten unter Listen angezeigt und können nach der Auswahl im Feld Einträge bearbeitet werden (siehe Abbildung 29.22).
647
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Abbildung 29.22: Definierte Sortierlisten werden angezeigt.
Sie können auch eigene Listen definieren und bearbeiten. In Sortierlisten kann nur Text verwendet werden, Zahlen sind nicht zugelassen.
! Liste kopieren aus zeigt den aktuell im Tabellendokument ausgewählten Bereich. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Kopieren kopieren Sie den Inhalt der in diesem Feld angegebenen Zellen.
! Mit Neu übertragen Sie den Inhalt einer neuen Liste in das Feld Einträge. Die Schaltfläche Neu heißt nach ihrer Betätigung Verwerfen und ermöglicht es dann, die neue Liste zu löschen.
! Über Hinzufügen fügen Sie eine neue Liste in das Feld Listen ein. Wenn Sie die Liste im Feld Einträge bearbeiten, heißt diese Schaltfläche nicht mehr Hinzufügen, sondern Ändern und dient dann zum Übernehmen der bearbeiteten Liste.
! Löschen löscht das ausgewählte Element oder die Elemente nach einer Sicherheitsabfrage. Änderungen Der Dialog Änderungen enthält verschiedene Optionen zur Hervorhebung aufgezeichneter Änderungen in einem Dokument. Die Optionen entsprechen denen im Programm WRITER. Raster Die Optionsseite Raster dient zum Festlegen der Einstellungen für das konfigurierbare Raster in den Dokumentseiten (siehe Abbildung 29.23). Damit lassen sich Ihre Objekte exakt positionieren. Sie können das Raster auch mit einem Fangraster gleichschalten.
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29.3 StarOffice CALC
Abbildung 29.23: Stellen Sie die Maße für das Raster ein.
! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten.
! Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. ! Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.
! Achsen synchronisieren bestimmt, ob die aktuellen Rastereinstellungen symmetrisch zu ändern sind. Auflösung und Unterteilung der x- und y-Achse bleiben unverändert. Drucken Über das Register Drucken bestimmen Sie die Druckereinstellungen für Tabellendokumente.
! Mit Ausgabe leerer Seiten unterdrücken legen Sie fest, dass leere Seiten ohne Zellinhalte oder Zeichnungsobjekte nicht ausgedruckt werden. Zellattribute wie die Umrandung oder die Hintergrundfarbe werden nicht als Zellinhalte betrachtet. Leere Seiten werden bei der Seitennummerierung nicht mitgezählt.
! Nur ausgewählte Tabellen drucken bestimmt, dass nur Inhalte der ausgewählten Tabellen gedruckt werden, auch wenn Sie im Dialogfeld zum Befehl DATEI/DRUCKEN oder FORMAT/ DRUCKBEREICHE einen größeren Druckbereich angeben. Inhalte aus nicht ausgewählten Tabellen werden nicht gedruckt.
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Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Diagramme Auf der Optionsseite Diagramme bestimmen Sie die allgemeinen Optionen für Zeichnungs- oder Präsentationsdokumente (siehe Abbildung 29.24).
Abbildung 29.24: Legen Sie die allgemeinen Optionen fest.
! Wenn Sie unter Textobjekte die Option Schnellbearbeitung zulassen eingeschaltet lassen, wird durch Klicken auf ein Textobjekt direkt in den Textbearbeitungsmodus umgeschaltet. Ist Nur Textbereich selektierbar aktiviert, wird durch Klicken auf den Text nur der Textrahmen ausgewählt.
! Mit Assistenten starten unter Neues Dokument bewirkt, dass beim Öffnen einer Präsentation mit DATEI/NEU/PRÄSENTATION der Assistent aktiviert wird.
! Mit Cache für Hintergrund benutzen wird für die Anzeige von Objekten auf der Hintergrundseite der Cache verwendet. Dadurch wird der Bildschirmaufbau beschleunigt. Wenn die Änderungen am Inhalt auf der Hintergrundseite sichtbar sein sollen, deaktivieren Sie die Option Cache für Hintergrund benutzen.
! Kopie beim Verschieben legt fest, ob beim Verschieben eines Objekts mit gedrückter (Strg)Taste automatisch eine Kopie des Objekts erzeugt wird. Dasselbe gilt für das Drehen und Skalieren von Objekten. Das Originalobjekt behält die aktuelle Position und Größe bei.
! Objekte können, während das Werkzeug Drehen aktiviert ist, auch verschoben werden. Wenn die Option Objekte immer verschiebbar nicht aktiviert ist, kann das Werkzeug Drehen ausschließlich zum Drehen der Objekte verwendet werden.
650
29.3 StarOffice CALC
! Bei Zeichnungen finden Sie hier auch die Option Setzen auf Kreis: nicht verzerren. Das bewirkt, dass die Punkte von Bézier-Kurven und 2D-Zeichenobjekten in ihrer Ausrichtung zueinander auch dann erhalten bleiben, wenn Sie das Objekt perspektivisch verzerren.
! In den Feldern darunter bestimmen Sie die Maßeinheit und den Tabulatorenabstand für Präsentationen.
! Ist Immer mit aktueller Seite unter Starten der Präsentation aktiviert, beginnt die Präsentation stets mit der aktuellen Folie. Deaktivieren Sie diese Option, wenn die Präsentationen stattdessen immer mit der ersten Folie beginnen sollen.
! Für Zeichnungen finden Sie hier auch die Option Zeichnungsmaßstab. Damit bestimmen Sie den Zeichnungsmaßstab auf den Linealen.
! Die Einstellungen unter Kompatibilität gelten immer für das aktuelle Dokument. Mit Druckermaße für Textformatierung verwenden werden die Druckermaße zum Drucken sowie zum Formatieren der Anzeige auf dem Bildschirm verwendet. Ist dieses Feld nicht aktiviert, wird für die Anzeige auf dem Bildschirm sowie für den Ausdruck ein vom Drucker unabhängiges Layout verwendet. Ist Im aktuellen Dokument alle Absatzabstände addieren eingeschaltet, berechnet IMPRESS die Absatzabstände genau wie Microsoft PowerPoint. Ansicht Unter Ansicht geben Sie die gewünschten Ersatzdarstellungen an. Durch die Auswahl einer Ersatzdarstellung lässt sich der Bildschirmaufbau bei der Bearbeitung von Präsentationen beschleunigen. Mit Lineale sichtbar wird am oberen und am linken Rand des Arbeitsbereichs ein Lineal angezeigt. Hilfslinien beim Verschieben erzeugt gestrichelte Hilfslinien, die die Seiten des Begrenzungsrechtecks des markierten Objekts über den gesamten Arbeitsbereich verlängern. Hierdurch wird das genaue Positionieren der Objekte erleichtert. Über Umriss jedes einzelnen Objektes werden beim Verschieben eines Objekts die Umrisslinien jedes einzelnen Objekts angezeigt. Damit erkennen Sie etwaige Konflikte zwischen Objekten im Zielbereich. Wenn die Option nicht markiert ist, wird nur ein Begrenzungsrechteck angezeigt, das alle ausgewählten Objekte umfasst. Raster Auf der Optionsseite Raster legen Sie die Einstellungen für Raster zum Erzeugen und Verschieben von Objekten fest (siehe Abbildung 29.25).
! Wenn Fangraster benutzen aktiviert ist, können Rahmen, Zeichnungselemente und Kontrollfelder nur zwischen den Rasterpunkten verschoben werden. Sie können diese Einstellung nur für die aktuelle Aktion einschalten, indem Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Raster sichtbar zeigt das Raster im Dokument durch gestrichelte Linien an. Über die Drehfelder darunter legen Sie den Abstand von Rasterpunkten und deren Unterteilung in der gewünschten Maßeinheit fest.
651
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
Abbildung 29.25: Legen Sie die Einstellungen für Raster fest.
! Im Bereich Fangen definieren Sie das Verhalten der Arbeit mit dem Fangraster. Der Cursor oder eine Konturlinie des Grafikobjekts müssen sich hierfür im Fangbereich befinden. Ist beispielsweise An Fanglinien eingeschaltet, rasten gezogene Objekte beim Loslassen der Maustaste mit dem Rand an der nächsten Fanglinie ein. Entsprechendes gilt für die anderen Optionen in diesem Bereich.
! Der Fangbereich bestimmt die Größe des Fangbereichs zwischen Mauszeiger und Objektkontur. Ein Objekt wird an einem Fangpunkt gefangen, wenn die Entfernung zwischen Mauszeiger und Fangpunkt geringer als der hier eingestellte Abstand ist.
! Ist Beim Erzeugen und Bewegen unter Einrasten aktiviert, werden Grafikobjekte beim Erzeugen oder Bewegen vertikal, horizontal oder diagonal im Winkel von 45° festgehalten. Durch Betätigung der Taste (ª) lässt sich diese Funktion kurzzeitig deaktivieren.
! Mit Längere Kantenlänge bewirken Sie Folgendes: Wenn Sie beim Zeichnen eines Vierecks die Taste (ª) drücken, bevor Sie die Maustaste loslassen, wird ein Rechteck erstellt, dessen Seiten so groß sind wie die längeren Seiten des angefangenen Vierecks. Dies gilt auch für Ellipsen (es wird ein Kreis auf Grundlage des längeren Radius in der Ellipse erstellt). Ist die Option Längere Kantenlänge nicht markiert, so wird das Quadrat oder der Kreis auf Basis der kürzeren Kantenlänge erzeugt.
! Grafikobjekte können maximal um den im Drehfeld Beim Drehen angegebenen Winkel gedreht werden. Um ein Objekt über diesen Winkel hinaus zu drehen, drücken Sie beim Drehen die (Strg)-Taste. Lassen Sie die Taste los, sobald der gewünschte Winkel erreicht ist.
652
29.3 StarOffice CALC
Drucken Auf der Optionsseite Drucken legen Sie die Druckoptionen für Zeichnungs- oder Präsentationsdokumente fest (siehe Abbildung 29.26).
Abbildung 29.26: Legen Sie die Druckoptionen fest.
! Unter Ausgabequalität können Sie zwischen drei Formen der Farbgebung des Ergebnisses wählen.
! Die Optionen unter der Überschrift Drucken von bestimmen weitere Elemente, die am Seitenrand gedruckt werden.
! Über Ausgeblendeten Seiten geben Sie an, ob die aktuell ausgeblendeten Seiten der Präsentation mit gedruckt werden.
! Die Seitenoptionen geben zusätzliche Einstellungen für das Drucken an. Mit Standard sind die Seiten beim Drucken nicht weiter skaliert. An Seitengröße anpassen bewirkt, dass Objekte außerhalb der Grenzen des aktuellen Druckers an die Größe des im Drucker befindlichen Papiers angepasst werden. Ist Seiten kacheln eingeschaltet und die Seiten oder Folien sind kleiner als das Papier, werden mehrere Seiten oder Folien auf jeder Papierseite gedruckt. Wenn Sie Broschüre einschalten, wird das Dokument im Broschürenformat gedruckt. Sie können dann entscheiden, ob die Vorder-, die Rückseite oder beide Seiten der Broschüre gedruckt werden sollen. Mit Papierschacht aus Druckereinstellung wird der in den Druckereinstellungen festgelegte Papierschacht verwendet.
653
Kapitel 29 – Programmeinstellungen
29.4
StarOffice Base
Im Optionsbereich StarOffice Base definieren Sie allgemeine Einstellungen für Datenquellen in StarOffice. Diese Optionen haben wir bereits in den vorherigen Kapiteln dieses Buches angesprochen (siehe Abbildung 29.6). Optionsseite
Bedeutung
Siehe
Verbindungen
Auf der Seite Verbindungen bestimmen Sie, wie die Verbindungen zu Datenquellen aufbewahrt werden.
Kapitel 13
Datenbanken
Die Optionsseite Datenbanken regelt das Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Einträgen in der Liste der registrierten Datenbanken.
Kapitel 12
Tabelle 29.6: Diese Optionsseiten wurden schon früher angesprochen.
654
Stichwortverzeichnis Symbole +, –, * , / (mathematische Operatoren) 440 =, >, (Vergleichsoperatoren) 373
Numerisch 1:1-Beziehung 378 1:n-Beziehung 378 1000er-Trennzeichen (Format) 263
A Abfallend sortieren (Schaltfläche) 210 Abfrage 322, 333, 366 Ansichten 370 Assistenten 379 Auswahl 371 Beziehungen zwischen Tabellen 375 Daten sortieren 372 eindeutige Werte 372 erstellen 366 Feld umbenennen 371 Felder übernehmen 369 filtern 372 Parameter 375 speichern 371 SQL 370 Abfrage ausführen (Schaltfläche) 368 Abfrage löschen (Schaltfläche) 368 Abfrageassistenten 379 ABS (Funktion) 239 Absatz Abstand 114 formatieren 114 Absatzeinzug 114 Absatzformat 104 Absatzmarke (nicht druckbares Zeichen) 79 Absatzvorlagen (Schaltfläche) 134 Absender (Feldbefehl) 146 Absolute Bezüge 253 Absolutwert 239 Absteigend sortieren (Schaltfläche) 335, 358, 362, 415
Achsen 316 Ähnlichkeitssuche 91 Aktion (Eigenschaft) 401 Aktivierungsreihenfolge 413 Aktivierungsreihenfolge (Eigenschaft) 400 Aktivierungsreihenfolge (Schaltfläche) 389 Aktualisieren (Schaltfläche) 173, 357, 415 Aktuelle Seitenvorlage (Anzeige in Statusleiste) 73 Aktuellen Datensatz speichern (Schaltfläche) 357 Aktuellen Index löschen 347 speichern 347 umbenennen 347 zurücksetzen 347 Aliasname (Schaltfläche) 368 Allgemein Optionen 637, 646, 650 Am Raster fangen (Schaltfläche) 389 Änderungen akzeptieren 169 aufzeichnen 168 Markierungsart 169 nachverfolgen 168 Optionen 637, 648 verwerfen 169 Anfang (Schaltfläche) 221 Anführungszeichen 86 Angezeigte Überschriftenebenen (Schaltfläche) 77 Anker Text (Schaltfläche) 77 Anordnen, eingefügte Objekte 558 Ansicht Ganzer Bildschirm 34 Optionen 625, 638, 646, 651 Presentations 478 Anwendungsfenster 28 ANZAHL (Funktion) 243 Anzahl der Zeilen (Eigenschaft) 402 Arbeitsmappe 208 Arbeitsspeicher Optionen 624
655
Stichwortverzeichnis
Argument (Funktion) 237 Art des Listeninhalts (Eigenschaft) 402 Assistent 62 zur Eingabe von Funktionen 237 Assistenten an/aus (Schaltfläche) 393 Assistenten ein/aus (Schaltfläche) 396 Aufklappbar (Eigenschaft) 402 Aufklappen (Eigenschaft) 405 Aufsteigend sortieren (Schaltfläche) 210, 335, 358, 362, 415 Aufzählungsliste 120 Aufzählungsliste an/aus (Schaltfläche) 122 Aufzählungszeichen 120, 495 Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 105 Ausblenden Spalte 269 Zeile 269 Ausfüllen 250 AutoAusfüllen 250 Datenreihen 252 Ausrichtung 116, 261 Ausrichtung (Eigenschaft) 404, 464 Ausrichtung (Schaltfläche) 389 Ausschneiden 250 Ausschneiden (Schaltfläche) 32, 36 Auswahl (Schaltfläche) 388, 392 Auswahlabfrage 366, 371 Auswahlbox an-/ausschalten (Schaltfläche) 77 Auswahlmodus (Anzeige in Statusleiste) 74 Auszeichnungen 126 AutoAusfüllen 250 AutoBerechnen 234 AutoBeschriftung Optionen 176, 637 AutoEingabe 224 AutoFilter 288, 361, 418 benutzerdefinierter 290 AutoFilter (Schaltfläche) 358, 360, 415 AutoFormat 259 Tabelle 160 AutoFormat (Schaltfläche) 152 AutoGliederung 277 AutoKorrektur 81 Ausnahmen 84 Optionen 83 Typografische Anführungszeichen 86 Wortergänzung 85
656
Automatisch füllen (Eigenschaft) 403 Automatisch prüfen (Schaltfläche) 31 Automatischer Kontrollelement-Fokus (Schaltfläche) 389 Autor (Feldbefehl) 146 Autor, Informationen 14 AutoSumme 239 AutoText 148 Autowert 345, 357
B Balkendiagramm 302 Barwert 242 BASE 326 Abfragen 322, 366 Berichte 323, 422 Datenansicht 342 Datenbank erstellen 327 Datenbank öffnen 328 Datenbankfenster 332 Entwurfsansicht 342 Formulare 383 Tabellen 322, 342 Bearbeiten (Schaltfläche) 173, 335 Bearbeitungsleiste 222 Beenden Programm 43 Befehl Arbeiten mit 28 rückgängig machen 34 wiederherstellen 35 Benutzerwörterbuch 97 Berechnen AutoBerechnen 234 Optionen 646 Berechnung 233 Bereich benennen 247 einfügen 229 löschen 230 markieren 217 schützen 266 Bericht 323, 333, 422 Assistent 422 dynamischer 426 Entwurf 425
Stichwortverzeichnis
Layout 424 statischer 426 Beschreibung (Feldname) 343 Beschriftungsfeld 395 Beschriftungsfeld (Eigenschaft) 399 Beschriftungsfeld (Schaltfläche) 393 Bestätigen Eingabe 222, 505 Bezug 235, 253 absoluter 253 Eingabe 253 relativer 253 Bild aus Datei 162, 549 einfügen 162, 549 Bild (Datentyp) 344 Bild (Feldtyp) 359 Bildlaufleiste 209, 404 Bildlaufleiste (Schaltfläche) 403 Bildschirmelemente Presentations 476 Blatt 208 einfügen 213 gemeinsames bearbeiten 213 kopieren 214 löschen 214 mehrere markieren 213 organisieren 213 teilen 216 verschieben 214 Blattregister 211 Blinkend 127 Blocksatz 262, 456 Blocksatz (Schaltfläche) 105, 258 Bruch Eingabe 226 Bruch (Format) 264 BW (Funktion) 242
C CALC 207 Berechnungen durchführen 233 Daten eingeben 223 Eingabemodi 220 formatieren 257
CALC-Diagramm einfügen 507, 508 CALC-Tabelle einfügen 507 COS (Funktion) 239
D Darstellung Optionen 630 Datei bearbeiten (Schaltfläche) 31, 368 Datei direkt drucken (Schaltfläche) 31 Dateiauswahl (Schaltfläche) 403 Dateiformat 50 Dateiname 49, 50 Dateiname (Feldbefehl) 146 Dateiname (Schaltfläche) 579 Daten anhängen 336 eingeben 221, 222, 356, 358, 414 konsolidieren 276 kopieren 250 korrigieren 221, 223, 360, 414, 416 speichern 359 verschieben 250 zusammenfassen 276 Daten bearbeiten (Schaltfläche) 357 Datenbank Aufgaben 333 öffnen 328 Optionen 654 Optionen festlegen 326, 337 Verbindung aufbauen 329 Datenbankfenster 332, 342 Datenbankobjekt erstellen 333 kopieren 335 Datenbankobjekt öffnen (Schaltfläche) 335 Datenbereich (Schaltfläche) 221 Datenblattansicht 356 Datenquelle als Tabelle (Schaltfläche) 415 Datenquellen (Schaltfläche) 32 Datenreihen ausfüllen 252 Datensatz bearbeiten 360 filtern 360
657
Stichwortverzeichnis
löschen 360 sortieren 362, 420 wählen 414 Datensatz löschen (Schaltfläche) 415 Datensatz speichern (Schaltfläche) 415 Datensatz suchen (Schaltfläche) 357 Datensatznummer (Schaltfläche) 414 Datentypen 343 Datum 242 Datum (Datentyp) 344 Datum (Feldbefehl) 146 Datum (Format) 264 DATUM (Funktion) 242 Datum (Schaltfläche) 579 Datums- und Uhrzeitangabe 227 Datumsfeld 405 Datumsfeld (Schaltfläche) 403 Datumsformat (Eigenschaft) 465 Defaultwert 345 Design-Ansicht ein-/ausschalten (Schaltfläche) 368 Dezimalstelle 258 Dezimalzahlen 225 Dia Ebenen 481 Eigenschaften 525 hinzufügen, kopieren, löschen 487 Diagramm 299 Achsen 316 Assistent 301 bearbeiten 307 Beschriftung 304 Beschriftungen formatieren 316 Datenreihen formatieren 314 erstellen 300 Gitternetzlinien 316 Größe ändern 306 Hintergrundfläche 313 löschen 319 Position ändern 306 Typ 301 Typ ändern 308 verfeinern 312 Diagrammtyp (Schaltfläche) 307 Dialogfeld 28, 29
658
Diasortierer 522 Diaübergänge 525 Digitale Signatur 63 Direktes Exportieren als PDF (Schaltfläche) 31 Direkthilfe 41 DM (Funktion) 242 Dokument 46 drucken 587 Globaldokument 172 Index generieren 177 neues erstellen 46 öffnen 53 Optionen zur Verwaltung 64 schließen 52, 328 speichern 47 überarbeiten 168 Unterdokument 172 vergleichen 56 zuletzt benutztes 53, 329 zusammenführen 56 Dokument als E-Mail (Schaltfläche) 31 Dokumenteigenschaften 63 Dokumenteigenschaften (Schaltfläche) 59 Dokumentveränderung (Anzeige in Statusleiste) 74 Dokumentvorlage 57 Dokumentvorlage (Feldbefehl) 147 Dragmodus (Schaltfläche) 77, 221 Drehfeld 404 Drehfeld (Eigenschaft) 405 Drehfeld (Schaltfläche) 403 Dreifacher Status (Eigenschaft) 400 Druckbereich 581 Drucken 587 Kopf- und Fußzeile 578 Optionen 642, 649, 653 Seite einrichten 576 Seitenansicht 584 Seitenumbruch 581 Tabelle 580 Drucken (Eigenschaft) 399 Drucken (Schaltfläche) 59 Druckformat 576 Durchlauf (Schaltfläche) 132 Durchstreichung (Schrifteffekt) 126
Stichwortverzeichnis
E Ebene hoch (Schaltfläche) 77 Ebene senken (Schaltfläche) 77 Eigene Dateien (Ordner) 329 Eigenschaften Dokument 63 Ein Verzeichnis hoch (Schaltfläche) 58 Einblenden Spalte 269 Zeile 269 Eindeutige Werte 372 Eindeutige Werte (Schaltfläche) 368, 372 Eine Ebene hoch (Schaltfläche) 122 Eine Ebene runter (Schaltfläche) 122 Einfügemarke positionieren 74 Einfügemodus (Anzeige in Statusleiste) 74 Einfügen Inhalte 254 Zellen und Bereiche 229 Einfügen (Schaltfläche) 32, 36, 173, 335 Eingabe 222 AutoEingabe 224 bestätigen 222, 505 Bezüge 253 Daten 221 Datums- und Uhrzeitangaben 227 falsche Anzeige 226 Formeln 234 Formular 416 kopieren 250 korrigieren 223 logische Konstante 227 Modus 220 Taste zum Bestätigen 223 Texte 223 verschieben 250 verwerfen 222, 505 Eingabemodi 220 Eintrag ohne Nummer einfügen (Schaltfläche) 122
Einzug 114 Einzug erhöhen (Schaltfläche) 105 Einzug verkleinern (Schaltfläche) 105 Ellipse (Schaltfläche) 545 Ellipse zeichnen 546 Ende (Schaltfläche) 221
Entwurfsmodus an/aus (Schaltfläche) 388, 392 Ereignisbehandlung 410 Ereignisse (Schaltfläche) 193 Erhaben (Schrifteffekt) 126 Err (Fehlermeldung) 243 Ersetzen 90, 93, 255 ERSETZEN (Funktion) 242 Erster (Schaltfläche) 599 Erster Datensatz (Schaltfläche) 414 Erstinstallation 21 Erstzeileneinzug 115 Erweiterungsmodus 220 EXP (Funktion) 239 Exponentialfunktion 239
F Falsche Anzeige 226 Farben Optionen 626 Fehlermeldung 243 Feld Autowert 345 Datentypen 343 Defaultwert 345 definieren 342 Eigenschaften 345 Index 346 Länge 345 Nachkommastellen 345 Primärschlüssel 348 Primärschlüssel setzen 346 umbenennen 371 Feld hinzufügen (Schaltfläche) 389 Feldbefehl 145 Feldname 343 Feldtyp 343 Fenster 33 Bereiche fixieren 217 Fett (Schaltfläche) 105, 258 Filter 288 AutoFilter 288 Spezialfilter 290 Filter anwenden (Schaltfläche) 358, 360, 415 Filter entfernen (Schaltfläche) 415 Filter/Sortierung entfernen (Schaltfläche) 358, 360
659
Stichwortverzeichnis
Filtern 288, 360, 372 AutoFilter 288 Spezialfilter 290 Filternavigation (Schaltfläche) 419 Filter-Navigator 419 Fixieren, Bereiche 217 Flächendiagramm 302 Fontwork 164, 510, 553 Objekt formatieren 554 Fontwork-Ausrichtung (Schaltfläche) 555 Fontwork-Buchstaben in gleicher Höhe (Schaltfläche) 555 Fontwork-Form (Schaltfläche) 555 Fontwork-Gallery (Schaltfläche) 555 Fontwork-Zeichenabstand (Schaltfläche) 555 Form 547 erstellen 547 formatieren 510 Format benutzerdefiniertes 264 ersetzen 93 Symbolleiste 105 übertragen 139 Format übertragen (Schaltfläche) 32 Formatieren Absatz 114 Aufzählungszeichen 120, 495 Ausrichtung 261 AutoFormat 259 Beschriftungen im Diagramm 316 Datenreihen im Diagramm 314 Form 510 Formatvorlagen 133 Grafik 510 Grundlagen 105 Nummerierung 120, 495 Papierformat 107, 457, 533 Rahmen 128 Schrift 260 Seite 106 Seitenumbruch 141 Silbentrennung 140 Spalten 110, 268 Stil 133 Tabelle 160 Tabulator 117 Textverarbeitung 104
660
Webseite 187 Zahlenformate 263 Zeichen 124 Zeilen 268 Zellen 260 Formatiertes Feld 401 Formatiertes Feld (Schaltfläche) 393 Formatierung, bedingte 270 Formatierungshilfen Optionen 639 Format-Symbolleiste 258, 506 Formatvorlage 133, 271 ändern 273 erstellen 272 Tabellen 161 zuweisen 271 Formatvorlage (Schaltfläche) 105 Formatvorlagen und Formatierung (Schaltfläche) 105, 258 Formel 164 Berechnungsstrukturen verfolgen 245 Eingabe durch Zeigen 236 eingeben 234 korrigieren 237 Matrix 279 Überwachung 245 Formular 323, 333, 384 Arbeiten darin 413 Assistent 384 erstellen 384 formatieren 457 Hintergrund 457 manuell anlegen 388 Subformular 384 Tabelle binden 391 Formular (Schaltfläche) 335, 389, 392 Formularbasierenden Filter anwenden (Schaltfläche) 419 Formularbasierender Filter 418 Formularentwurf (Schaltfläche) 393 Formular-Navigator 390, 409 Formular-Navigator (Schaltfläche) 389 Frame 188 Frameseite 188 erstellen 188 Führende Nullen 263
Stichwortverzeichnis
Funktion AutoSumme 239 Datum 242 eingeben 237 Finanz 242 Logisch 240 logische 240 mathematisch 239 Statistik 243 Strukturen 246 Text 242 trigonometrisch 239 verschachteln 243 Zeit 242 Funktionen (Schaltfläche) 368 Funktions-Assistent 237 Fußnote 112 Fußzeile 111, 144, 578 Fußzeile (Schaltfläche) 77
G Gallery 163, 509, 552 Gallery (Schaltfläche) 32 Ganz nach hinten (Schaltfläche) 133 Ganz nach vorn (Schaltfläche) 133 Ganzer Bildschirm 34 Ganzzahl 239 GANZZAHL (Funktion) 239 Gebundenes Feld (Eigenschaft) 402 Gehe zu (Befehl) 220 Gemischte Bezüge 253 Gießkannenmodus (Schaltfläche) 135, 272 Gitter horizontal ein/aus (Schaltfläche) 307 Gitternetzlinien 310, 316, 502 GLÄTTEN (Funktion) 242 Gliederung 121 AutoGliederung 277 benutzerdefinierte 279 Ebenen ein- und ausblenden 278 importieren 493 Tabelle 277 Globaldokument 172 Arbeiten damit 174 erstellen 172 Grafik 144 einfügen 162 formatieren 510
Grafik (Eigenschaft) 405 Grafische Schaltfläche 405 Grafische Schaltfläche (Schaltfläche) 403 Grafisches Kontrollfeld 405 Grafisches Kontrollfeld (Schaltfläche) 403, 406 Große Änderung (Eigenschaft) 404 Grundschriften Optionen 641 Gruppieren, eingefügte Objekte 558 Gruppierungsrahmen 406 Gruppierungsrahmen (Schaltfläche) 404
H HEUTE (Funktion) 242 Hilfe 38 Hilfetext (Eigenschaft) 400 Hilfslinien beim Verschieben (Schaltfläche) 389 Hintergrund 108, 119, 265, 459 einfärben 514 Optionen 645 Hintergrundebene 482 Hintergrundfarbe (Eigenschaft) 464 Hintergrundfarbe (Schaltfläche) 133, 151 Hintergrundfläche (Diagramm) 313 Hinzufügemodus 220 HTML-Kompatibilität Optionen 634 Hyperlink 191 zu aktuellem Dokument 193 zu Datei 192 zu E-Mail-Adresse 194 zu neuem Dokument 194 zu Webseite 192 Hyperlink (Schaltfläche) 32
I IKV (Funktion) 242 Im Entwurfsmodus öffnen (Schaltfläche) 389 Index 177, 346 eindeutig 347 Eintrag erstellen 177 Inhalte einfügen 254 löschen 230 Inhalte (Schaltfläche) 221 Inhalte mitspeichern (Schaltfläche) 173
661
Stichwortverzeichnis
Inhaltsansicht umschalten (Schaltfläche) 77 Inhaltsverzeichnis 179 Initial 119 Installation Erstinstallation 21 Setupprogramm 20 Wartung 22 Internet Optionen 635 Intervall (Eigenschaft) 404
Korrektur 80 AutoKorrektur 81 Eingaben 221, 223 Formeln 237 Rechtschreibprüfung 98 Kosinus 239 Kreis zeichnen 546 Kreisdiagramm 300, 302 explodierend 302 Kursdiagramm 303 Kursiv (Schaltfläche) 105, 258
J Ja/Nein (Datentyp) 344 Ja/Nein (Feldtyp) 359 JAHR 242 Java Optionen 632 JETZT (Funktion) 242 JOIN 377
K Kachel 108, 459 Kapitel (Feldbefehl) 146 Kapitel hinunter (Schaltfläche) 77 Kapitel hoch (Schaltfläche) 77 Kask. Löschen 355 Kennwort 51 Kleine Änderung (Eigenschaft) 404 Kombinationsfeld 397, 403 Kombinationsfeld (Schaltfläche) 393 Kommentar 171 einfügen 171 Kompatibilität Optionen 644 Konkordanzdatei 182 Konsolidieren 276 Kontextmenü 29 Kontrollfeld (Schaltfläche) 389, 392 Kopfzeile 111, 144, 578 Kopfzeile (Schaltfläche) 77 Kopieren 36 Blätter 214 Daten 250 Text 89 Kopieren (Schaltfläche) 32, 36, 335
662
L Laden/Speichern Optionen 633 Länge 345 Laufweite (Schrifteffekt) 128 Layoutebene 482 Leere Zeichenfolge ist NULL (Eigenschaft) 401 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 79 Legende ein/aus (Schaltfläche) 307 Letzter (Schaltfläche) 599 Letzter Datensatz (Schaltfläche) 415 Lineal 106 Linguistikdateien 94 Linie (Schaltfläche) 545 Linie mit Pfeilende (Schaltfläche) 545 Linie zeichnen 546 Liniendiagramm 302 gestapelt 302 mit Punkten 302 normiert 302 Linienstil (Schaltfläche) 133, 151 Linksbündig (Ausrichtung) 261 Linksbündig (Schaltfläche) 105, 258, 463 Liste erstellen 287 Listenfeld 396, 402 Listenfeld (Schaltfläche) 393 Listenformatvorlagen (Schaltfläche) 135 LN (Funktion) 239 LOG10 (Funktion) 239 Logarithmus 239 Logische Konstante 227 Löschen Bereich 230 Blatt 214
Stichwortverzeichnis
Diagramm 319 Zeichen 81 Zellbereich 231 Zelle 230 Zellinhalte 230 Löschen (Schaltfläche) 335
M Makro ausführen 612 erstellen 610 Name 611 Markieren 87, 217 Tabellenelemente 155 Text 87 über das Namensfeld 219 über die Maus 218 über die Tastatur 219 Markierfeld 400 Markierfeld (Schaltfläche) 393 Maskiertes Feld (Schaltfläche) 403 Maßstab (Anzeige in Statusleiste) 74 Maßstab (Schaltfläche) 32, 35 Master erstellen 513 Matrixformeln 279 MAX (Funktion) 243 Max. Bildlaufwert (Eigenschaft) 404 Max. Datum (Eigenschaft) 405 Max. Textlänge (Eigenschaft) 399 Max. Wert (Eigenschaft) 405 Maximieren (Fenster) 33 Maximum 243 Mehrfachoperationen 279 Mehrfachselektion (Eigenschaft) 402 Menü 28 Kontextmenü 29 Menübefehl abgeblendeter 29 Arbeiten mit 28 Menüleiste 28 Merker setzen (Schaltfläche) 77 MIN (Funktion) 243 Min. Bildlaufwert (Eigenschaft) 404 Min. Datum (Eigenschaft) 405 Min. Wert (Eigenschaft) 405 Minimieren (Fenster) 33
Minimum 243 Minuszeichen 225 Mit Unterpunkten hoch (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten nach oben schieben (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten nach unten schieben (Schaltfläche) 122 Mit Unterpunkten runter (Schaltfläche) 122 Mitte (Schaltfläche) 132, 151 Mittelwert 243 Mittelwert (Auswertungsfunktion) 446 MITTELWERT (Funktion) 243 Mod (Operator) 440 MONAT (Funktion) 242 Mozilla/Netscape Plug-in Optionen 637
N Nach oben schieben (Schaltfläche) 122 Nach oben verschieben (Schaltfläche) 173 Nach unten schieben (Schaltfläche) 122 Nach unten verschieben (Schaltfläche) 173 Nachkommastellen 345 Nachkommastellen (Eigenschaft) 465 Nächste 76 Nächste (Schaltfläche) 73 Nächster (Schaltfläche) 599 Nächster Datensatz (Schaltfläche) 415 Name 247 als Bezug 249 anzeigen 249 einfügen 247 übernehmen 248 verwenden 249 zum Markieren verwenden 249 Name (Eigenschaft) 399 Namenserweiterung 50 Namensfeld 219, 249 Navigation (Schaltfläche) 73, 76, 78 Navigationsleiste (Schaltfläche) 404 Navigator 75, 172 Navigator (Schaltfläche) 32 Navigieren im Formular 416 Nebenbedingung 285 Netzdiagramm 303
663
Stichwortverzeichnis
Neu (Schaltfläche) 31, 46, 326 Neue Relation 354 Neue Vorlage (Schaltfläche) 135 Neue Vorlage aus Selektion (Schaltfläche) 272 Neuer Datensatz (Schaltfläche) 415 Neuer Index 347 Neuheiten der Version 9 13 NICHT (Funktion) 240 Nicht druckbare Zeichen 79 Notizen 533 Numerisches Feld 405 Nummerierte Liste 121 Nummerierung 120, 495 Nummerierung (Schaltfläche) 105 Nummerierung an/aus (Schaltfläche) 122 Nummerierung aus (Schaltfläche) 122 Nummerierung neue beginnen (Schaltfläche) 122 Nummerierung und Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 122 Nur lesen (Eigenschaft) 399
O Oben (Schaltfläche) 132, 151, 463 Objekt 144 ODER (Funktion) 240 ODER (Verknüpfung) 374 Öffnen Datenbank 328 Dokument 53 Tabelle 357 Öffnen (Schaltfläche) 31, 46, 326 Online Update Optionen 632 Operatoren arithmetische 439 logisch 241 Optimieren (Schaltfläche) 151 Optimierung 283 Solver 284 Optionen 624 Allgemein 637, 646 Änderungen 637, 648 Ansicht 625, 638, 646, 651 Arbeitsspeicher 624 AutoBeschriftung 176, 637 Berechnen 646
664
Darstellung 630 Datenbank 326, 337 Datenbanken 654 Diagramm 650 Drucken 642, 649, 653 Farben 626 Formatierungshilfen 639 Grundschriften 641 Hintergrund 645 HTML-Kompatibilität 634 Internet 635 Java 632 Kompatibilität 644 Laden/Speichern 633 Mozilla/Netscape Plug-in 637 Online Update 632 Pivot-Tabelle 297 Proxy 635 Raster 640, 648, 651 Schriftarten 627 Serienbrief-E-Mail 644 Sicherheit 628 Sortieren 293 Sortierlisten 647 Spracheinstellungen 635 Sprachen 96 Suche 636 Tabelle 643 VBA-Eigenschaften 633 Verbindungen 654 Zugänglichkeit 631 Optionsfeld 402 Optionsfeld (Schaltfläche) 393
P Paarweises Kerning (Schrifteffekt) 128 Papierformat 107, 457, 533 Papierzufuhr 108, 459 Parameterabfrage 375 PI 239 Pivot-Tabelle 295 erstellen 296 Optionen 297 Platzhalter 373 Position (Schrifteffekt) 127 Position und Größe (Schaltfläche) 389 Potenz 239, 240
Stichwortverzeichnis
POTENZ (Funktion) 239 Präsentation Diaübergänge 525 erstellen 472 Steuerung und Ablauf 530 verwalten 472 zielgruppenorientierte 524 Presentations Ansichten 478 Bildschirmelemente 476 Ebenen 481 Primärschlüssel 346, 348 Programm beenden 43 starten 24 Programmeinstellungen 37, 624 Programmhilfen 38 Direkthilfe 41 Index 41 Inhaltsverzeichnis 39 Suchen darin 40 Programmleiste 28 Programmoberflächen 27 Programmwartung 22 Proxy Optionen 635 Prozent (Format) 264 Prozentformat 226 Punkt (Maßeinheit) 125
Q Quadratwurzel 239
R Rahmen 128 einfügen 131 Typ 128 Umlauf 130 Zusätze 130 Rahmen (Eigenschaft) 464 Rahmen Eigenschaften (Schaltfläche) 133 Rahmenlinienfarbe (Schaltfläche) 133, 151 Rahmenvorlagen 135 Raster Optionen 640, 648, 651 Raster sichtbar (Schaltfläche) 389
Rechteck (Schaltfläche) 545 Rechteck zeichnen 546 Rechtsbündig (Ausrichtung) 261 Rechtsbündig (Schaltfläche) 463 Rechtschreibprüfung 98 Optionen 99 Rechtschreibung (Schaltfläche) 31 Referenz 175 Index und Verzeichnisse 177 Verweis eingeben 176 Ziel markieren 175 Referenzwert aus (Eigenschaft) 400, 402 Referenzwert ein (Eigenschaft) 400, 402 Registerlasche 211 Relative Bezüge 253 Relief (Schrifteffekt) 126 REST 239 Rest einer Division 239 Ringdiagramm 300, 303 RMZ (Funktion) 242 Rotation (Schrifteffekt) 128 Rückgängig (Schaltfläche) 32, 34, 357, 415 Rückgängig machen Aktionen 34 Eingabe 222, 505
S Säulendiagramm 302 gestapelt 302 normiert 302 Scanner, Bild einfügen von 550 Schaltfläche 401 Schaltfläche (Schaltfläche) 393 Schatten (Schrifteffekt) 127 Schließen Dokument 52 Schließen (Fenster) 33 Schnellstarter 25 Schrift 260 Schrift (Eigenschaft) 464 Schriftart 125, 260 Optionen 627 Schrifteffekt 126 Schriftfarbe 127 Schriftgrad 125 Schriftgröße 125, 260
665
Stichwortverzeichnis
Schriftgröße (Schaltfläche) 105, 258 Schriftname (Schaltfläche) 105, 258 Schriftschnitt 125 Schriftstil 260 Schutz Bereiche 266 Schutzfunktionen 266 Seite (Feldbefehl) 146 Seite (Schaltfläche) 579 Seite einrichten 106, 576 Seiten (Schaltfläche) 579 Seitenansicht 584 Seitenansicht (Schaltfläche) 31 Seitenansicht-Symbolleiste 585 Seiteneinstellungen 107, 457 Seitenformat 104, 107, 457 Seitennummer (Anzeige in Statusleiste) 73 Seitennummer (Schaltfläche) 76 Seitenränder 108, 459 Seitenumbruch 141, 581 Seitenumbruch-Vorschau 582 Seitenumlauf (Schaltfläche) 132 Seitenvorlagen (Schaltfläche) 135, 272 Senden an 606 Serienbrief-Assistent 594 Serienbrief-E-Mail Optionen 644 Seriendokument 594 Setupprogramm 20 Sicherheit Optionen 628 Silbentrennung 140 automatische 140 SIN (Funktion) 239 Sinus 237, 239, 440 Skalieren (Eigenschaft) 405 Software beschaffen 20 Solver 284 Optionen 286 Sonderzeichen einfügen 147 Sortieren 161, 292, 418, 420 Abfrage 372 Optionen 293 Sortieren (Schaltfläche) 152, 210, 415 Sortierlisten Optionen 647 Sortierung (Schaltfläche) 357, 362
666
Spalte 110, 209 ausblenden 269 einblenden 269 formatieren 268 Spalte einfügen (Schaltfläche) 152 Spalte löschen (Schaltfläche) 152 Spaltenbreite (Tabellen) 155 Spaltenkopf 218 Speichern 354 Daten 359 Dokument 47 erneut 52 zusätzliche Optionen 51 Speichern (Schaltfläche) 31, 46, 47, 326, 368 Spezialfilter 290 Sprache 126 Optionen 96 Spracheinstellungen Optionen 635 Sprachfunktionen 93 Sprachmodule 94 Sprungziel im Dokument (Schaltfläche) 193 Spur zum Fehler 246 zum Nachfolger 246 zum Vorgänger 246 SQL-Ansicht 370 STABWN (Funktion) 243 Standardabweichung 243 Standardbefehle 34 Standarddatum (Eigenschaft) 405 Standardfilter 361 Standardfilter (Schaltfläche) 358, 360 Standardschaltfläche (Eigenschaft) 402 Standardselektion (Eigenschaft) 402 Standardstatus (Eigenschaft) 402 Standard-Symbolleiste 210 Standardwert 400 Standardwert (Eigenschaft) 405 Standardzeit (Eigenschaft) 405 StarOffice BASE 326 CALC 207 Neuheiten der Version 9 13 Programmeinstellungen 37 Programmhilfen 38 Programmoberflächen 27
Stichwortverzeichnis
Programmstart 24 Schnellstarter 25 WRITER 71 Start-Menü 24 Statistik (Feldbefehl) 147 Statusleiste CALC 210 WRITER 73 Steuerelement 392 binden 395 Eigenschaften 398 Größe ändern 461 verschieben 461 Steuerzeichen (Schaltfläche) 72 Stichwortverzeichnis 177, 181 Stil 133 bearbeiten 138 definieren 136 organisieren 138 zuweisen 134 Suchen 90, 255 Attribute 92 Format 93 Optionen 636 Optionen dazu 91 Platzhalter 92 Suchen & Ersetzen (Schaltfläche) 32 Suchen (Schaltfläche) 414 Summe 239 SUMME (Funktion) 239 Summe (Schaltfläche) 152 Symbol einfügen 147 voranstellen 405 Symbolleiste 28, 30 Abfrageentwurf 368 ändern 618 anzeigen 31 Design 368 Foliensortiertisch 523 Fontwork 554 Format 32, 105, 258, 307, 506 Formularentwurf 388 Formular-Filter 419 Formular-Navigation 414 Formular-Steuerelemente 392 Makro aufzeichnen 610
Master Ansicht 513 Navigation 76, 78 Nummerierung und Aufzählungszeichen 121 Rahmen 132, 133 Seitenansicht 585 Standard 31, 72, 210 Tabellen 335 Tabellen und Rahmen 151 Tabellendatenansicht 357 Text Format 490 Verbinder 562 Werkzeuge 564 Zeichnen 162, 163, 510, 544, 549 Szenarien (Schaltfläche) 221 Szenario 281
T Tabelle 150, 209, 322, 333, 342 anlegen 342 Assistent 349 aus Text erstellen 154 AutoFilter 361 AutoFormat 160 bearbeiten 155 Beziehungen 352 Daten eingeben 356, 358 Daten korrigieren 360 Daten speichern 359 Datensätze bearbeiten 360 Datentypen 343 definieren 342 drucken 580 editieren 348 Eigenschaften 157 Eingaben darin 154 Elemente markieren 155 Entwurf speichern 346 erstellen 152 Feldeigenschaften 345 Felder definieren 342 Feldtyp 343 formatieren 160, 257 gliedern 277 hinzufügen 354 in Text umwandeln 154 Index 346
667
Stichwortverzeichnis
Kask. Löschen 355 öffnen 357 Optionen 643 Primärschlüssel 348 Schutz 266 sortieren 161 Spalten darin 159 Spalten einfügen 156 Spalten löschen 157 Spaltenbreite 155 Standardfilter 361 Update-Optionen 355 Werkzeuge 151 Zeilen einfügen 156 Zeilen löschen 157 Zeilenhöhe 155 Zellen einfügen 156 Zellen löschen 157 Zellen teilen 157 Zellen verbinden 157 Tabelle (Schaltfläche) 72, 151 Tabelle hinzufügen (Schaltfläche) 368 Tabelle1 211 Tabellen und Rahmen-Symbolleiste 151 Tabellenassistent 378 Tabelleneigenschaften (Schaltfläche) 152 Tabellenformatvorlage 161 Tabellenkontrollfeld (Schaltfläche) 404 Tabellenname (Schaltfläche) 368, 579 Tabstop (Eigenschaft) 399 Tabstopp 117 Symbole im Lineal 118 Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 79 TAG (Funktion) 242 TAN (Funktion) 239 Tangens 239 Tastenkombinationen Feld wechseln 359 Kombinationsfeld 416 Kontrollkästchen 416 Kontrollkästchen ändern 359 Navigation 416 Optionsfeld 416 spezielle Eingaben 416 zum Löschen 81 zum Markieren 88
668
Tausendertrennzeichen 263 Tausender-Trennzeichen (Eigenschaft) 465 Teilen, Blätter 216 Teilergebnisse 293 Teilsummen 293 Text automatisierte Eingabe 81 bearbeiten 87 eingeben 78 eingeben (Presentations) 488, 492 ersetzen 90, 93 formatieren 103 formatieren (Presentations) 494 in Gliederung 491 in Tabelle umwandeln 154 kopieren 89 korrigieren 80 löschen 81 markieren 87 markieren (Presentations) 492 sortieren 161 suchen 90 überschreiben 81 verschieben 89 Text (Schaltfläche) 545 Textattribute (Schaltfläche) 579 Textausdehnung nur innerhalb der Zelle (Schaltfläche) 262 von oberer Zellkante aus (Schaltfläche) 262 von unterer Zellkante aus (Schaltfläche) 262 Textbaustein 148 anlegen 148 einfügen 149 Texteingaben 223 Textfeld 394 Textfeld (Schaltfläche) 393 Textfluss 158 Textmarke 149 Textskalierung (Schaltfläche) 307 Texttyp (Eigenschaft) 400 Thesaurus 101 Titel (Eigenschaft) 406 Titelleiste 28 Typografische Anführungszeichen 86
Stichwortverzeichnis
U Überarbeitungsfunktionen 168 Überschreibmodus 81 Übertragen, Format 139 Übertragen, Format (Schaltfläche) 32 Uhrzeit 147 Uhrzeit (Format) 264 Uhrzeit (Schaltfläche) 579 Umbenennen (Schaltfläche) 335 Umbruch Tastenkombinationen 262 Umlauf aus (Schaltfläche) 132 Umrandung 109, 119, 265, 459 Umrandung (Schaltfläche) 133, 151 Umrandungsfarbe (Eigenschaft) 465 Umschalten (Eigenschaft) 402 Umschalten (Schaltfläche) 173, 221 Umschaltfläche (Steuerelement) 401 Unbenannt (Dokumentenname) 46 UND (Funktion) 240 UND (Verknüpfung) 374 Unten (Schaltfläche) 132, 151, 463 Unterdokument 172 Arbeiten damit 174 einfügen 174 Unterformular (Steuerelement) 407 Unterstreichung 126 Unterstrichen (Schaltfläche) 105, 258 Update-Optionen 355
V Varianz 243 VARIANZ (Funktion) 243 VBA-Eigenschaften Optionen 633 Verankerung wechseln (Schaltfläche) 133, 389 Verbindungen Optionen 654 Vergleichen und zusammenführen, Dokumente 56 Vergleichsoperatoren 373 Vergrößerungsmaßstab 35 Verketten (Schaltfläche) 133 Verkettung lösen (Schaltfläche) 133 Verknüpfen (Texte) 438 Verknüpfen nach (Eigenschaft) 409
Verknüpfen von (Eigenschaft) 409 Verknüpfung zum Programm auf dem Desktop erstellen 26 Versalie 119 Versalien (Schrifteffekt) 126 Verschieben 36 Blätter 214 Daten 250 Text 89 Versenden 606 Version 55 anlegen 55 öffnen 56 vergleichen 56 Versionen zusammenführen 171 Versteckt (Schrifteffekt) 127 Vertieft (Schrifteffekt) 126 Verzeichnis 177 erstellen 179, 183 formatieren 183 Vorherige (Schaltfläche) 73, 76 Vorheriger Datensatz (Schaltfläche) 415 Voriger (Schaltfläche) 599 Vorlage 57 anpassen 60 benutzen 59 eigene erstellen 59 Standard 60 wählen 57 Vorlage aktualisieren (Schaltfläche) 272 Vorlage anwenden (Schaltfläche) 132 Vorschau (Schaltfläche) 59 Vorzeichen 239 VORZEICHEN (Funktion) 239
W Währung (Format) 264 Währungsfeld 405 Währungsfeld (Schaltfläche) 403 Währungsformat 225 Währungssymbol 405 Web-Assistent 195 Webseite 186 erstellen 187 formatieren 187
669
Stichwortverzeichnis
Frames 188 Hyperlinks einfügen 191 Inhalte eingeben 187 Weitere Steuerelemente 403 Weitere Steuerelemente (Schaltfläche) 393 WENN (Funktion) 240 WERT (Funktion) 242 Werte hervorheben 245 Wie (Ausdruck) 373 Wiederherstellen rückgängig gemachte Aktionen 35 Wiederherstellen (Fenster) 33 Wiederherstellen (Schaltfläche) 32, 35 Wingdings (Schrift) 147 WOCHENTAG (Funktion) 242 Wörter zählen 80 Wortergänzung 85 WRITER 71 Wurzel 240 ziehen 440 WURZEL (Funktion) 239 WWW-Browser (Schaltfläche) 193
X X-Achse 309, 502 XY-Diagramm 302
Y Y-Achse 309, 502
Z Zahl (Format) 264 Zahlenformat 263 Dezimalstelle hinzufügen (Schaltfläche) 258 Dezimalstelle löschen (Schaltfläche) 258 Prozent (Schaltfläche) 258 Standard (Schaltfläche) 258 Währung (Schaltfläche) 258 Zahlung 242 Zehnerpotenz 226 Zeichen einfügen 81 löschen 81 nicht druckbare 79 überschreiben 81
670
Zeichen für Passwörter (Eigenschaft) 400 Zeichenfarbe 127 Zeichenfarbe (Schaltfläche) 105 Zeichenformat 104 Zeichenformatierung 124 Zeichenfunktionen anzeigen (Schaltfläche) 32 Zeichenhintergrund (Schaltfläche) 105 Zeichenvorlagen (Schaltfläche) 134 Zeichnen-Symbolleiste 544 Zeichnungsobjekt einfaches 546 Formen 547 Größe ändern 547 Position ändern 547 Zeile 209 ausblenden 269 einblenden 269 einfügen 229 formatieren 268 Zeile einfügen (Schaltfläche) 152 Zeile löschen (Schaltfläche) 152 Zeilenabstand 114, 115 Zeilenhöhe (Tabellen) 155 Zeilenkopf 218 Zeilenumbruch 262 Zeit (Datentyp) 344 Zeitfeld 405 Zeitfeld (Schaltfläche) 403 Zelladresse 209 Zelle 209 abhängige 235 Adresse 209 aktive 209 benennen 247 Bezug 235 einfügen 229 formatieren 260 löschen 230 markieren 217 teilen 157 verbinden 157 Zelle teilen (Schaltfläche) 151 Zellen einfügen 229 Zellen (Tabellen) 150 Zellen verbinden (Schaltfläche) 151, 258 Zellvorlagen (Schaltfläche) 272
Stichwortverzeichnis
Zentriert (Ausrichtung) 261 Zentriert (Schaltfläche) 105, 258 Ziehpunkt 547 Zielgruppenorientierte Präsentation 524 ZINS 242 Zinsfuß 242 Zinssatz 242 Zugänglichkeit Optionen 631
Zukunftswert 242 Zurück (Schaltfläche) 58 Zusammenfassen, Daten 276 Zusammenführen, Dokumente 56 Zusatzinformation (Eigenschaft) 400 ZW (Funktion) 242 ZZR (Funktion) 242
671
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