Word 2003. Das kompakte Know-how zum perfekten Einsatz von Word GERMAN

Franzis' Verlag GmbH Michael Kolberg

Word 2003

Einführung

Das Programm Microsoft Word ist innerhalb der Microsoft Office-Familie für den Bereich Textverarbeitung zuständig. Die Aufgaben einer solchen Art von Programm sind Ihnen wahrscheinlich bereits bekannt: Sie können damit Texte eingeben, korrigieren, formatieren, speichern und drucken sowie Dokumente verwalten. Außer Text lassen sich aber noch eine Vielzahl anderer Elemente und Objekte in ein Word-Dokument einfügen. Verwenden Sie beispielsweise Tabellen und Grafiken oder Objekte aus anderen Anwendungen, um Ihre Dokumente zu strukturieren und ansprechend zu gestalten. Darüber hinaus bietet Microsoft Word eine Reihe von Werkzeugen für die Veröffentlichung von Dokumenten im Internet oder im firmeneigenen Intranet.

Zur Word-Version 2003 Wer Microsoft Office XP oder Microsoft Word in der Version 2002 kennt, wird sich nach dem Installieren und ersten Öffnen von Word 2003 vielleicht wundern, warum Microsoft schon wieder eine neue Version auf den Markt bringen musste. Nach einem genaueren Hinsehen werden Sie aber bemerken, dass gegenüber der Vorgängerversion einige sinnvolle Neuerungen eingeführt wurden. Diese verbergen sich allerdings etwas unter der Oberfläche, die sich – warum sollte es auch anders sein – wenig geändert hat. Die nachfolgende Aufstellung fasst die wichtigsten Neuerungen der Version 2003 zusammen: _ Die Arbeit in Gruppen lässt sich mithilfe von Arbeitsbereichen einfacher organisieren.

Dafür wird Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 genutzt. Mehrere Mitarbeiter können entweder direkt am Dokument im Arbeitsbereich tätig sein oder an einer lokalen Kopie arbeiten und diese regelmäßig mit den Daten aus dem Arbeitsbereich auf den neuesten Stand bringen. Falls Konflikte zwischen Ihrer und der Arbeit anderer zugangsberechtigter Personen auftauchen, können Sie entscheiden, welche Dokumentversion verwendet werden soll. _ Sicherheitssensitive Dokumente werden im Allgemeinen geschützt, indem man nur

bestimmten Benutzern den Zugang dazu erlaubt. Ist der Zugang aber erst einmal

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gestattet, besteht keine Möglichkeit, die weitere Nutzung des Dokuments durch einen Benutzer einzuschränken. Information Rights Management (IRM) ist ein Ansatz dafür, dem Benutzer nur bestimmte Aktionen zu erlauben. Als Autor eines Dokuments können Sie beispielsweise angeben, ob ein Benutzer das Dokument lesen, ändern oder drucken darf, und können auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. _ Neben dem Schutz des Dokumentinhalts lässt sich auch die Formatierung schützen.

Sie können beispielsweise festlegen, dass nur noch bestimmte Formate benutzt werden dürfen. Außerdem können Sie angeben, wer welche Änderungen in welchen Dokumentbereichen durchführen darf. _ Durch die Unterstützung von XML haben Sie Zugriff auf Datenbestände, die in

diesem Format abgelegt sind. Sie können an jedes Dokument ein XML-Schema binden. Anschließend können Sie einen Datentausch vornehmen – also Ihr Dokument mit Daten aus XML-Beständen versorgen oder diese mit Ihren Daten aktualisieren. _ Smarte Dokumente sind solche Dokumente, die über eine eigene Funktionalität verfü-

gen und diese auf Ihre Aktionen einstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für einen periodischen Bericht benutzen, kann diese mit einer Datenbank verbunden werden. Diese Datenbank versorgt die Vorlage zunächst mit Ihren persönlichen Grunddaten. Nachdem Sie die wöchentlichen oder monatlichen Angaben eingetragen haben, sorgt die Datenbank weiterhin dafür, dass die Unterlage an die entsprechenden Stellen weitergeleitet wird. Das Dokument erkennt immer, wo es ist und was als Nächstes passieren soll. Smarte Dokumente können auch mit anderen Office-Anwendungen interagieren. _ Wenn Sie mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments arbeiten, kann das Ver-

gleichen dieser Versionen schwierig sein – besonders wenn sich diese in vielen Punkten unterscheiden. Dafür wurde eine neue Ansicht beziehungsweise Fensterdarstellung entwickelt, die es ermöglicht, zwei Dokumente nebeneinander auf dem Bildschirm anzuordnen und in diesen Fenstern einen synchronen Bildlauf durchzuführen. _ Die Recherche-Funktion dient dazu, Referenzinformationen zu Begriffen zu sammeln.

Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden. _ Die Ansicht Lesemoduslayout stellt die Inhalte des Dokuments in einer für das Lesen

und Bearbeiten am Bildschirm optimierten Form dar. Unnötige Symbolleisten werden dabei automatisch abgeschaltet, über die Miniaturansichten können Sie schnell zu bestimmten Stellen im Dokument wechseln, Bereiche hervorheben und auch Änderungen vornehmen.

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_ Die Serienbrieffunktion wurde so erweitert, dass Adressangabe und Anrede im landes-

spezifischen Format des Empfängers eingefügt werden. In der Rechtschreibprüfung wird die gleichzeitige Verwendung mehrerer Sprachen in einem Dokument in stärkerem Maße berücksichtigt. _ Die Integration von Microsoft Office Online in das Hilfesystem wurde erweitert. Sie

können diese Website jetzt von diversen Stellen aus dem Programm heraus ansprechen. Sie finden darin Artikel, Tipps, zusätzliche ClipArts, Vorlagen, Trainingsprogramme und Programmerweiterungen.

Zum Buch Das Buch ist in 12 Kapitel gegliedert. Damit Sie schnell zu Ergebnissen kommen, sind die wichtigsten Elemente der Arbeit mit Microsoft Word in den ersten sieben Kapiteln zusammengefasst. Die restlichen Kapitel beschäftigen sich mit besonderen Aspekten. 1. Kapitel 1 führt Sie in die Grundlagen ein, die Sie beherrschen sollten, um mit Micro-

soft Word vernünftig arbeiten zu können. Dazu gehören das Starten und Beenden der Anwendung, die Elemente der Programmoberfläche, der Umgang mit den wesentlichsten Programmelementen und den Standardbefehlen sowie das Hilfesystem. Diese Grundlagen unterscheiden sich nur hinsichtlich der Elemente der Programmoberfläche von anderen Vertretern der Office-Familie der neuesten Generation. Bezüglich der Vorgängerversion von Word haben sich jedoch einige – wenn auch kleinere – Neuerungen ergeben. 2. Dateien werden in Microsoft Word – wie allgemein in Microsoft Office üblich – als

Dokumente bezeichnet. Auch die wesentlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung dieser Dokumente – wie das Speichern oder Öffnen – werden wie bei anderen Microsoft Office-Programmen abgewickelt. Es gibt aber eine größere Zahl von programmspezifischen Besonderheiten, in denen Word von den anderen Programmen der Familie abweicht oder zusätzliche Optionen liefert. Sie sollten diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit der Texteingabe und -gestaltung beschäftigen. Darum wurden diese Themen vor den – vielleicht für Sie interessanteren – Aspekten der Dokumenterstellung in Kapitel 2 zusammengefasst. 3. Sie können in ein Word-Dokument Text eingeben, indem Sie die Tastatur wie eine

Schreibmaschine benutzen. In Microsoft Word 2003 helfen Ihnen hierbei mehrere Werkzeuge, die über das reine Tippen hinausgehen. Diese werden in Kapitel 3 vorge-

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stellt. Beispiele dafür sind die Funktionen Klicken und Eingeben und AutoKorrektur. Nach oder während der Eingabe des Textes können Sie weitere Elemente in das Textdokument übertragen. In vielen Fällen sind beispielsweise Datum- und/oder Uhrzeitangaben, Seitenzahlen, Sonder- oder Steuerzeichen sowie AutoTexte erforderlich. Sie können auch mithilfe der Funktion Suchen im gesamten Dokument nach Zeichen, Wörtern oder Textpassagen suchen lassen und diese gegebenenfalls auch durch andere Zeichen, Wörtern oder Textpassagen ersetzen lassen. 4. Anschließend können Sie das Dokument formatieren. Microsoft Word stellt dazu eine

Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung, die in Kapitel 4 beschrieben werden. Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen und Formatierungen zuweist. Die verschiedenen Elemente des Textes lassen sich aber auch individuell formatieren. Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale betreffen den Satzspiegel des gesamten Dokuments, die Gestaltung der Absätze und – nicht zuletzt – die der einzelnen Zeichen. 5. Bestimmte Informationen lassen sich besser in Tabellenform darstellen. Solange Sie in

der Tabelle keine aufwändigeren Berechnungen durchführen wollen, sollten Sie dafür eine Word-Tabelle verwenden. Das Arbeiten mit solchen Tabellen beschreibt Kapitel 5. 6. Ein Dokument besteht jedoch häufig nicht nur aus Textelementen. Sie können, grafi-

sche Elemente in Ihr Dokument einfügen, um die Texte zu strukturieren und interessanter zu gestalten. Darüber wird in Kapitel 6 gesprochen. Sie können beispielsweise über den Microsoft Clip Organizer auf eine Vielzahl von Clips zugreifen, Bilder aus einer Datei einfügen oder Bilder und Fotos direkt vom Scanner oder einer digitalen Kamera auf Ihren Rechner laden. Außerdem können Sie Objekte oder Dateien, die Sie mit anderen auf Ihrem Computer installierten Programmen erstellt haben, in Microsoft Word-Dokumente einfügen. Bei einer vollständigen Installation von Microsoft Office lassen sich beispielsweise Excel-Tabellenblätter oder -Diagramme und auch PowerPoint-Folien in Word-Dokumenten verwenden. 7. In Kapitel 7 geht es um das Drucken und Versenden von Word-Dokumenten. Sie

können die Dokumentinhalte auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausgeben, über ein Faxmodem an ein Faxgerät verschicken oder über das Intranet oder das Internet per E-Mail versenden. Durch Einfügen von Feldern aus einer Datenbank in ein Word-Dokument lassen sich auf einfache Weise Serienbriefe erzeugen. Beim Ausdrucken wird dann für jeden Satz der Datenbank ein Exemplar der Textdatei mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt. Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Briefe und Serienbriefe generieren und ausdrucken lassen.

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8. Wenn Sie Microsoft Word nicht gerade nur zum Schreiben von Briefen oder anderen

kürzeren Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von umfangreicheren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, wird Sie der Inhalt von Kapitel 8 interessieren. Microsoft Word stellt mehrere Werkzeuge für die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten unter dem Stichwort Referenzen bereit, über die Sie Fußnoten, Beschriftungen, Indizes und Verzeichnisse in das Dokument einfügen können. Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren. Mithilfe eines Zentral- oder Masterdokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, in einem Dokument zusammengefasst und verwaltet werden. Mithilfe der Funktion AutoZusammenfassen können Sie die Schwerpunkte eines Dokuments herausarbeiten lassen. 9. Kapitel 9 beschäftigt sich mit dem Bearbeiten von Word-Dokumenten in Arbeits-

gruppen. Hier werden sowohl ein großer der Teil der Neuerungen in der Programmversion 2003 – wie das Information Rights Management (IRM) oder die Nutzung von Arbeitsbereichen – als auch die klassischen Aspekte dieses Themenbereichs – der Schutz von Dokumenten sowie die Werkzeuge der Überarbeitungsfunktion – abgehandelt. 10.Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die

einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorekorders. Dieser Rekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden zu können. Mit Visual Basic können Sie darüber hinaus auch eigene Prozeduren und Funktionen definieren. Die Beschreibung der Vorgehensweise liefert Kapitel 10. 11.Wie alle Programme des Pakets Microsoft Office System verfügt Word über vielfältige

Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten. Sie können beispielsweise die Symbolleisten und Menüs des Programms bei Bedarf vereinfachen, ändern oder erweitern. Für Word selbst steht eine Vielzahl von Modifikationsmöglichkeiten zur Verfügung, die vom Ein- und Ausblenden einzelner Bildschirmelemente über das Ändern von Voreinstellungen bis zum Festlegen bestimmter Sichereinstellungen reichen. Hinweise dazu finden Sie in Kapitel 11. 12.Kapitel 12 beschäftigt sich mit den Fragen, die bei der Installation des Programms

über das Setupprogramm auftauchen können. Bei einer Standardinstallation wird – wie bei allen Microsoft Office-Programmen – nur ein Teil des Funktionsspektrums von Word auf die Festplatte Ihres Rechners übertragen. Um weitere Elemente nutzbar

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zu machen – oder nicht benötigte Funktionen zu entfernen –, müssen Sie eine Programmwartung durchführen. Für die reguläre, uneingeschränkte Verwendung des Produkts ist außerdem eine Produktaktivierung erforderlich, die per Internet oder Telefon erfolgen kann. Tipp: In vielen der Tipps in diesem Buch wird auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Microsoft Word eingegangen. Als Grundlage dafür wurden Informationen der Microsoft-Supportabteilung in Deutschland und den USA verwendet.

Zur CD Die CD-ROM enthält viele Beispiele aus dem Buch. In den Fußnoten im Buch erfahren Sie, welche Beispieldateien wo zu finden sind. Zusammengehörende Dateien – Dokumente, Grafiken etc. – sind jeweils in einem entsprechenden Ordner zusammengefasst. Sie können die Beispiele direkt von der CD aus öffnen. Wenn Sie Änderungen an den Beispieldokumenten durchführen und diese speichern wollen, müssen Sie das auf einem anderen Datenträger – beispielsweise einer Festplatte Ihres Rechners – tun. Tipp: Außerdem finden Sie auf der CD zwei zusätzliche Kapitel, die vielleicht nicht zur alltäglichen Arbeit mit Microsoft Word gehören, aber für Sie interessant sein könnten: A Vom Erstellen von Webseiten ist in Anhang A die Rede. In weiten Bereichen entspricht die Arbeit bei der Erstellung von Webseiten der von herkömmlichen Dokumenten. Hier lassen sich aber Navigations- und Gestaltungsfunktionen einsetzen, die über die Möglichkeiten bei reinen Druckdokumenten hinausgehen. Beispielsweise können Sie eine Webseite mithilfe von Frames strukturieren und verschiedene Dokumente über Hyperlinks miteinander verknüpfen. Die Ergebnisse speichern Sie im HTML-Format, sodass die wesentlichsten Formate erhalten bleiben und auch von Benutzern angezeigt werden können, die Microsoft Word nicht verwenden. B Das Hauptthema von Anhang B lautet Formulare. Darunter versteht man in Microsoft Word ein Bildschirmdokument mit vorgegebenem Text und Leerfeldern für variable Einträge und/oder ausformulierten Antwortalternativen, die angekreuzt werden können. Ein solches Formular kann mittels E-Mail oder eines freigegebenen Netzwerkordners verteilt und gesammelt werden oder aber auch als Webformular im Netz zur Verfügung gestellt werden. Sie können darin Eingabefelder, Kontrollkästchen, Dropdownlisten und andere Steuerelemente verwenden. Sowohl Formulare als auch herkömmliche Word-Dokumente verwenden

Zum Autor

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Felder, die als Platzhalter für Informationen, deren konkreter Inhalt sich ändern kann, in ein Dokument eingefügt werden. Um solche von Microsoft Word automatisch in Dokumente eingefügten Felder, aber auch um von Ihnen einfügbare Felder geht es im zweiten Teil von Anhang B.

Zum Autor Michael Kolberg studierte neben seiner Schulausbildung Musik am Städtischen Konservatorium Berlin und nach seinem Abitur Luft- und Raumfahrttechnik an der Technischen Universität Berlin. Nach Abschluss mit dem Dipl.-Ing. war er für zwei Jahre bei der NATO in den Bereichen Operations Research (Unternehmensforschung) und militärische Aufklärung aktiv. Nach einem Aufbaustudium in Betriebswirtschaft an der Harvard School of Business Administration arbeitete er sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war kurze Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern. Anschließend wechselte er seine Karriereziele und nahm zunächst an einem einjährigen Managementprogramm zum Studium der japanischen Sprache und Geschichte an der Waseda-Universität in Tokio teil. Seit 1984 ist er als Unternehmensberater und Autor selbstständig. Er hat über 100 Bücher bei verschiedenen Verlagen – vorwiegend zu Themen im Rahmen der Microsoft Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich – geschrieben.

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Grundlagen .................................................................................................21 1.1 Microsoft Word starten ............................................................................22 1.2 Programmoberfläche ...............................................................................23 1.2.1 Menüs ........................................................................................25 1.2.2 Dialogfelder................................................................................27 1.2.3 Symbolleisten .............................................................................30 1.2.4 Statusleiste .................................................................................33 1.2.5 Aufgabenbereiche.......................................................................34 1.3 Ansichten ................................................................................................37 1.3.1 Normalansicht ............................................................................38 1.3.2 Weblayout ..................................................................................38 1.3.3 Seitenlayout................................................................................38 1.3.4 Gliederung .................................................................................39 1.3.5 Lesemoduslayout ........................................................................39 1.3.6 Dokumentstruktur ......................................................................42 1.3.7 Ganzer Bildschirm.......................................................................43 1.4 Fensterdarstellungen................................................................................44 1.4.1 Fenster, Vollbild und Symbol ......................................................44 1.4.2 Mehrere Dokumente ..................................................................45 1.4.3 Mehrere Fenster eines Dokuments ..............................................46 1.4.4 Fenster teilen ..............................................................................47 1.4.5 Fenster übereinander anordnen ..................................................48 1.4.6 Nebeneinander vergleichen ........................................................48 1.5 Standardbefehle ......................................................................................50 1.5.1 Befehle rückgängig machen........................................................50 1.5.2 Zoom .........................................................................................51 1.6 Programmhilfen.......................................................................................52 1.6.1 Werkzeuge..................................................................................52 1.6.2 Hilfe-Aufgabenbereich ................................................................52 1.6.3 Office-Assistent ...........................................................................53 1.6.4 Inhaltsverzeichnis zur Hilfe ..........................................................54

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1.6.5 Microsoft Office Online............................................................... 55 1.6.6 Direkthilfe in Dialogfeldern ......................................................... 55 1.7 Microsoft Word beenden ......................................................................... 55

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Dokumentverwaltung .............................................................................. 57 2.1 Neues Dokument erstellen....................................................................... 57 2.2 Dokument speichern ............................................................................... 59 2.2.1 Zum ersten Mal speichern .......................................................... 59 2.2.2 Datei erneut speichern................................................................ 65 2.2.3 Mehrere Versionen eines Dokuments .......................................... 65 2.2.4 Wiederherstellen beschädigter Dateien ....................................... 67 2.3 Dokument schließen................................................................................ 68 2.4 Dokument öffnen .................................................................................... 68 2.4.1 Einträge im Menü DATEI .............................................................. 68 2.4.2 Das Dialogfeld Öffnen ................................................................. 69 2.5 Nach Dokumenten suchen ...................................................................... 74 2.5.1 Im Ordner Zuletzt verwendet ....................................................... 75 2.5.2 Über den Aufgabenbereich ......................................................... 75 2.5.3 Über das Dialogfeld Dateisuche ................................................... 77 2.6 Vorlagen.................................................................................................. 78 2.6.1 Globale Dokumentvorlagen ........................................................ 79 2.6.2 Benutzervorlagen........................................................................ 80 2.6.3 Assistenten ................................................................................. 85 2.7 Eigenschaften eines Dokuments............................................................... 88 2.8 Datenaustausch mit anderen Programmen .............................................. 90 2.8.1 Anwendungsabhängige Dateiformate......................................... 91 2.8.2 Anwendungs- und plattformunabhängiges Dateiformat – XML ..................................................................... 93

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Text eingeben und bearbeiten .............................................................. 95 3.1 Text eingeben ......................................................................................... 96 3.1.1 Zeichen eingeben....................................................................... 96 3.1.2 Nicht druckbare Zeichen ............................................................ 97 3.1.3 Wörter zählen............................................................................. 98 3.1.4 Einfache Korrekturen .................................................................. 98 3.2 Automatisierte Eingaben........................................................................ 100 3.2.1 Klicken und Eingeben ............................................................... 100 3.2.2 AutoKorrektur........................................................................... 101

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3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

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3.2.3 AutoFormat während der Eingabe ............................................104 3.2.4 Smarttags .................................................................................106 Text bearbeiten .....................................................................................107 3.3.1 Markieren .................................................................................108 3.3.2 Löschen ....................................................................................110 3.3.3 Verschieben oder Kopieren .......................................................111 Zusätzliche Elemente im Text.................................................................115 3.4.1 Kopf- und Fußzeilen..................................................................115 3.4.2 Seitenzahlen .............................................................................118 3.4.3 Datum und Uhrzeit...................................................................120 3.4.4 Sonderzeichen und Symbole.....................................................121 3.4.5 AutoText ..................................................................................125 3.4.6 Textmarken ..............................................................................129 Gehe zu, Suchen und Ersetzen...............................................................129 3.5.1 Gehe zu....................................................................................130 3.5.2 Suchen .....................................................................................131 3.5.3 Ersetzen ....................................................................................136 Rechtschreibung und Grammatik...........................................................137 3.6.1 Prüfung im Hintergrund............................................................137 3.6.2 Nachträgliche Prüfung..............................................................138 3.6.3 Sprachfunktionen .....................................................................141 Recherchieren........................................................................................142 3.7.1 Optionen..................................................................................143 3.7.2 Wörterbuch ..............................................................................144 3.7.3 Übersetzung .............................................................................144 3.7.4 Thesaurus .................................................................................146

Formatieren ...............................................................................................149 4.1 Grundlagen ...........................................................................................150 4.1.1 Formatelemente .......................................................................150 4.1.2 Vorgehensweisen......................................................................151 4.1.3 Werkzeuge................................................................................152 4.2 AutoFormat ...........................................................................................156 4.2.1 Formatvorlage wählen ..............................................................157 4.2.2 Kontrolle des Ergebnisses ..........................................................158 4.3 Dokument- und Abschnittsformatierung ................................................158 4.3.1 Seite einrichten.........................................................................158 4.3.2 Spalten .....................................................................................163

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4.3.3 Separate Abschnitte.................................................................. 165 4.4 Absatzformatierung ............................................................................... 166 4.4.1 Einzüge und Abstände .............................................................. 167 4.4.2 Zeilen- und Seitenumbruch ...................................................... 171 4.4.3 Tabulatoren .............................................................................. 172 4.4.4 Nummerierung und Aufzählungszeichen .................................. 174 4.4.5 Rahmen und Schattierung ........................................................ 183 4.5 Zeichenformatierung ............................................................................. 187 4.5.1 Schrift....................................................................................... 188 4.5.2 Zeichenabstand ........................................................................ 190 4.5.3 Groß- und Kleinschreibung....................................................... 192 4.5.4 Initiale ...................................................................................... 192 4.6 Textfelder und Positionsrahmen............................................................. 193 4.6.1 Textfelder ................................................................................. 193 4.6.2 Positionsrahmen ....................................................................... 198 4.7 Formatierung ändern............................................................................. 200 4.7.1 Individuelle Änderungen........................................................... 200 4.7.2 Automatisch ersetzen ............................................................... 202 4.7.3 Formate übertragen.................................................................. 202 4.8 Formatvorlagen ..................................................................................... 202 4.8.1 Formatvorlage zuweisen ........................................................... 203 4.8.2 Formatvorlagen anzeigen ......................................................... 204 4.8.3 Formatvorlage definieren oder bearbeiten ................................ 205 4.9 Silbentrennung...................................................................................... 208 4.9.1 Automatische Silbentrennung................................................... 209 4.9.2 Manuelle Silbentrennung.......................................................... 210 4.10 Umbruch ............................................................................................... 211

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Tabellen...................................................................................................... 213 5.1 Werkzeuge ............................................................................................ 213 5.2 Tabelle erstellen..................................................................................... 215 5.2.1 Eingaben in Tabellen ................................................................ 219 5.3 Tabelle bearbeiten ................................................................................. 220 5.3.1 Tabellenelemente markieren ..................................................... 220 5.3.2 Größe und Positionierung ändern............................................. 221 5.3.3 Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern ....................................... 222 5.3.4 Tabellenelemente einfügen....................................................... 222 5.3.5 Tabellenelemente entfernen ..................................................... 222

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5.3.6 Zellen teilen oder verbinden .....................................................223 5.3.7 Tabelleneigenschaften ..............................................................223 5.4 Tabelle formatieren................................................................................229 5.4.1 AutoFormat ..............................................................................229 5.4.2 Formatvorlagen für Tabellen .....................................................230 5.5 Inhalte sortieren.....................................................................................232 5.6 In Tabellen rechnen ...............................................................................235

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Grafiken und andere Objekte ...............................................................237 6.1 Zeichnungsbereich ................................................................................238 6.1.1 Zeichnungsbereich definieren ...................................................238 6.1.2 Größe ändern ...........................................................................239 6.1.3 Zeichnungsbereich-Symbolleiste.................................................239 6.2 Zeichnungsobjekte ................................................................................240 6.2.1 Einfache Zeichnungsobjekte erstellen........................................242 6.2.2 AutoFormen aufziehen..............................................................243 6.2.3 Position und Größe des Zeichnungsobjekts ändern...................244 6.2.4 Farben, Linien, Schatten und 3-D-Effekte zuweisen ...................247 6.2.5 Anordnen und Gruppieren........................................................250 6.3 Grafikdateien .........................................................................................252 6.3.1 ClipArt ......................................................................................252 6.3.2 Bilddateien ...............................................................................254 6.4 Schematische Darstellungen ..................................................................256 6.5 WordArt ................................................................................................258 6.5.1 WordArt-Objekt erstellen ..........................................................258 6.5.2 WordArt-Objekt formatieren .....................................................260 6.6 Andere Objekte .....................................................................................261 6.6.1 Objekt neu erstellen..................................................................262 6.6.2 Objekt aus Datei erstellen .........................................................262 6.6.3 Excel-Tabelle einfügen ..............................................................263 6.6.4 Excel-Diagramm einfügen.........................................................265 6.7 Grafiken und Objekte formatieren..........................................................266 6.7.1 Farben und Linien.....................................................................267 6.7.2 Größe .......................................................................................267 6.7.3 Layout ......................................................................................268 6.7.4 Bild...........................................................................................271 6.7.5 Grafik-Symbolleiste ...................................................................273

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Drucken und Versenden ........................................................................ 275 7.1 Drucken und Faxen ............................................................................... 275 7.1.1 Seitenansicht ............................................................................ 276 7.1.2 Drucken.................................................................................... 278 7.2 Seriendokumente .................................................................................. 280 7.2.1 Die Seriendruck-Symbolleiste ..................................................... 281 7.2.2 Der Aufgabenbereich Seriendruck .............................................. 293 7.3 Briefumschläge und Etiketten................................................................. 294 7.3.1 Für einzelne Briefe .................................................................... 294 7.3.2 Für Serienbriefe ........................................................................ 297 7.4 Im Netz versenden ................................................................................ 299 7.4.1 Senden an E-Mail-Empfänger.................................................... 299 7.4.2 Senden an E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) .................... 300 7.4.3 Senden an E-Mail-Empfänger (als Anlage)................................. 300 7.4.4 Verteiler verwenden.................................................................. 300 7.4.5 Onlinezusammenarbeit............................................................. 302

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Organisationshilfsmittel ........................................................................ 305 8.1 Referenzen............................................................................................. 306 8.1.1 Fuß- und Endnoten................................................................... 306 8.1.2 Beschriftungen ......................................................................... 308 8.1.3 Querverweise............................................................................ 310 8.1.4 Index und Verzeichnisse ........................................................... 312 8.1.5 Inhaltsverzeichnis...................................................................... 314 8.2 Arbeiten in der Gliederungsansicht ........................................................ 317 8.2.1 Gliederung-Symbolleiste ............................................................ 317 8.2.2 Elemente markieren .................................................................. 319 8.2.3 Ebenen anzeigen ...................................................................... 319 8.2.4 Reihenfolge ändern................................................................... 320 8.2.5 Einzugsebenen ändern.............................................................. 321 8.3 Zentral- und Filialdokumente ................................................................. 322 8.3.1 Zentral- und Filialdokumente erstellen ...................................... 323 8.3.2 Ansichten ................................................................................. 326 8.3.3 Mit den Dokumenten arbeiten.................................................. 327 8.4 Zusammenfassen ................................................................................... 329

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Arbeiten in Gruppen ...............................................................................331 9.1 Schutzfunktionen...................................................................................332 9.1.1 Lese-/Schreibschutz ..................................................................332 9.1.2 Dokumentschutz ......................................................................334 9.2 Überarbeitungskontrolle ........................................................................337 9.2.1 Änderungen nachverfolgen.......................................................337 9.2.2 Kommentare.............................................................................338 9.2.3 Überarbeiten-Symbolleiste .........................................................340 9.2.4 Vergleichen und zusammenführen............................................343 9.3 Berechtigungen .....................................................................................344 9.3.1 Vorarbeiten...............................................................................345 9.3.2 Inhalte mit Zugriffseinschränkung erstellen ...............................345 9.3.3 Zugriffseinschränkungen entfernen...........................................349 9.4 Freigegebener Arbeitsbereich.................................................................349 9.4.1 Erstellen eines freigegebenen Arbeitsbereichs............................349 9.4.2 Arbeiten im freigegebenen Bereich ...........................................351 9.4.3 Arbeitsbereichsbefehle ..............................................................359 9.4.4 Dienstoptionen.........................................................................360

10 Makros ........................................................................................................363 10.1 Makro erstellen ......................................................................................364 10.1.1 Makro aufzeichnen ...................................................................364 10.1.2 AutoMakros ..............................................................................369 10.2 Makro ausführen....................................................................................369 10.2.1 Menübefehl verwenden ............................................................370 10.2.2 Tastatur oder Symbolleiste verwenden......................................371 10.2.3 Makros organisieren..................................................................371 10.3 Makro überarbeiten ...............................................................................372 10.3.1 Fenster......................................................................................373 10.3.2 Prozeduren ...............................................................................377 10.3.3 Steueranweisungen ..................................................................380 10.3.4 Kompilieren, testen und ausführen ...........................................384 10.4 Makrosicherheit .....................................................................................385

11 Individuell anpassen ...............................................................................389 11.1 Optionen beim Programmstart ..............................................................390 11.2 Das Optionen-Dialogfeld ........................................................................392 11.2.1 Registerkarte Ansicht .................................................................392

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Inhaltsverzeichnis

11.2.2 Registerkarte Allgemein ............................................................. 393 11.2.3 Registerkarte Bearbeiten ............................................................ 399 11.2.4 Registerkarte Drucken................................................................ 401 11.2.5 Registerkarte Speichern.............................................................. 402 11.2.6 Registerkarte Sicherheit.............................................................. 403 11.2.7 Registerkarte Kompatibilität ....................................................... 404 11.2.8 Registerkarte Speicherort für Dateien .......................................... 405 11.2.9 Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik............................ 406 11.2.10 Registerkarte Änderungen verfolgen............................................ 408 11.2.11 Registerkarte Benutzerinformationen .......................................... 409 11.3 Symbolleisten und Menüs...................................................................... 410 11.3.1 Symbolleisten anpassen ............................................................ 410 11.3.2 Menüs anpassen ....................................................................... 416 11.3.3 Befehle neu anordnen............................................................... 417 11.3.4 Optionen.................................................................................. 420 11.4 Der Office-Assistent ............................................................................... 421

12 Installation und Pflege ........................................................................... 425 12.1 Erstinstallation ....................................................................................... 425 12.1.1 Installation................................................................................ 426 12.1.2 Aktivierung ............................................................................... 428 12.2 Programmwartung ................................................................................ 429 12.2.1 Microsoft Word ........................................................................ 430 12.2.2 Weitere Office-Komponenten ................................................... 432 12.3 Aktualisierungen .................................................................................... 432

Stichwortverzeichnis............................................................................... 435

Grundlagen

Wahrscheinlich sind Sie schon ganz begierig darauf, Ihr erstes Word-Dokument zu erstellen. Um aber mit dem Programm vernünftig arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundlagen beherrschen, die in diesem Kapitel angesprochen werden: Die Mehrzahl dieser grundlegenden Techniken für die Arbeit mit Word entspricht denen anderer Programme des Pakets Microsoft Office der aktuellen Version. Wenn Sie also bereits mit einem dieser Programme vertraut sind, wird Ihnen vieles schon bekannt sein. Aber auch dann, wenn Sie bereits ein solches Office-Programm – beispielsweise Microsoft Excel – kennen, sollten Sie den Inhalt dieses Kapitels zumindest überfliegen, da Word einige spezifische Elemente aufweist, auf die hier eingegangen wird.

 







Die verschiedenen Methoden zum Starten von Microsoft Word vom Windows-Desktop aus entsprechen den auch sonst bei unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen üblichen. Die wichtigsten Elemente der Arbeitsfläche des Programms – speziell die Techniken zum Wählen von Befehlen mithilfe von Menüs, Dialogfeldern und Symbolleisten sowie das Arbeiten mit den Aufgabenbereichen – sind im Prinzip gleich mit denen der Vorgängerversion. Von Bedeutung sind auch die verschiedenen Ansichten, mit denen Sie ein Dokument auf dem Bildschirm darstellen lassen können. Durch gezielte Auswahl lässt sich hiermit der Dokumentinhalt in verschiedenen Stadien der Bearbeitung immer in einer hierfür optimalen Form anzeigen. Die Techniken der Fensterdarstellung sind wiederum zum großen Teil identisch mit denen bei anderen Office-Programmen. Word liefert aber auch hier ein paar Besonderheiten. Einige Standardbefehle – wie das Rückgängigmachen und Wiederherstellen von Befehlen – sollten Sie kennen, bevor Sie mit der praktischen Arbeit beginnen. Auch das Hilfesystem des Programms sollten Sie beherrschen. In der Version 2003 stehen neben den gewohnten Hilferessourcen und -werkzeugen, wie die lokalen Hilfedateien, der Office-Assistent etc., umfassende und aktuelle Informationen und Ressourcen auf der Website Microsoft Office Online zur Verfügung. Das Beenden von Microsoft Word erfolgt wie auch bei anderen Microsoft WindowsAnwendungen üblich.

22

Kapitel 1 – Grundlagen

Achtung: Alle hier beschriebenen Hinweise – wie auch die Beschreibungen in den nachfolgenden Kapiteln – setzen voraus, dass eine aktuelle Version von Microsoft Windows – Windows XP oder Windows 2000 mit Service Pack 3 (SP3) oder höher – als Betriebssystem und Microsoft Office Word beziehungsweise Microsoft Office 2003 – auf Ihrem Rechner ordnungsgemäß installiert wurden. In diesem Buch wurde Windows XP als Betriebssystem verwendet. Die Angaben in diesem Buch beziehen sich – wenn nicht speziell auf einen Sonderfall hingewiesen wird – insgesamt auf eine Standardinstallation des Programms. Hinweise zur Erweiterung und Abänderung der Standardinstallation finden Sie in Kapitel 12.

1.1

Microsoft Word starten

Auf der Basis von Microsoft Windows können Sie Microsoft Word auf unterschiedliche Weisen starten: œ Typischerweise starten Sie Microsoft Word – wie alle Anwendungsprogramme – über

das Windows-Startmenü: Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste, um das Startmenü zu öffnen. Wählen Sie dann ALLE PROGRAMME, um die auf dem System installierten Programme anzuzeigen. Durch Markieren der Gruppe MICROSOFT OFFICE blenden Sie ein Untermenü mit den Namen der auf Ihrem Rechner installierten Microsoft Office-Programme ein. Suchen Sie in dieser Liste den Eintrag für Microsoft Word und klicken Sie dann darauf, um das Programm zu starten. Achtung: Beim ersten Starten von Microsoft Word werden Sie unter Umständen aufgefordert, das Produkt zu aktivieren (siehe auch Kapitel 12). œ Sollten Sie Microsoft Word häufiger als andere Anwendungen verwenden, lohnt es

sich, eine Verknüpfung zu diesem Programm auf dem Windows-Desktop abzulegen. Sie können dann das Programm durch einen Doppelklick auf dieses Symbol starten. Zum Erstellen einer Verknüpfung auf dem Desktop gibt es mehrere Methoden. Die schnellste besteht darin, über das Startmenü zum Eintrag für das Programm zu navigieren und diesen Eintrag mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Startmenü heraus auf den Desktop zu ziehen. Im Kontextmenü, das nach dem Loslassen der Maustaste angezeigt wird, wählen Sie dann HIERHER KOPIEREN.

1.2

Programmoberfläche

23

Tipp: Wenn Sie eine Verknüpfung zu Word auf dem Desktop angelegt haben, können Sie das Programm mit unterschiedlichen Startoptionen aufrufen. Informationen dazu finden Sie in Kapitel 11.

1.2

Programmoberfläche

Nach dem Starten von Microsoft Word wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt. Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst mit den typischen Elementen der Word-Programmoberfläche vertraut. Im Folgenden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details werden dann in den einzelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.

Bild 1.1:

Die Programmoberfläche von Microsoft Office Word 2003

24

Kapitel 1 – Grundlagen

œ Word wird in einem Anwendungsfenster angezeigt. Innerhalb dieses Fensters werden

alle Elemente des Programms wiedergegeben. Das Fenster kann die gesamte Bildschirmfläche ausfüllen, aber auch so weit verkleinert werden, dass daneben auch andere unter Microsoft Windows laufende Anwendungen auf dem Bildschirm sichtbar sind. œ Die Titelleiste des Fensters enthält den Dokument- und den Programmnamen sowie

ganz links das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters. œ Die Leisten unterhalb der Titelleiste beinhalten die Elemente zur Programmsteuerung:

die Menüleiste und die Symbolleisten. Die Menüleiste enthält die Namen der Menüs, mit denen Sie Befehle zur Steuerung geben können. In den Symbolleisten darunter finden Sie diverse Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken mit der Maus ausgeführt werden können. œ In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden unter anderem Hinweise zum

Programmablauf angezeigt. œ Standardmäßig wird im rechten Bildschirmbereich der Aufgabenbereich eingeblendet.

Hierin sind die am häufigsten auftretenden Aufgaben in Microsoft Office organisiert. Sie können hierüber zum Beispiel neue Dokumente erstellen, Dateien suchen, Inhalte der Zwischenablage anzeigen lassen oder mit dem Hilfesystem arbeiten. Sie können diesen Bereich aus- und bei Bedarf wieder einblenden. œ Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentliche Arbeitsbereich des Programms

ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Der Mauszeiger hat die Form eines großen I, sofern er sich innerhalb des eigentlichen Textbereichs befindet. Er kann aber auch andere Formen, beispielsweise im Rahmen der Funktion Klicken und Eingeben, annehmen. Die blinkende Einfügemarke in Form eines senkrechten Strichs kennzeichnet die Stelle, an der die eingegebenen Zeichen auf dem Bildschirm – also auch im Dokument – erscheinen. œ Mithilfe der vertikalen und der horizontalen Bildlaufleisten und den darin integrierten

Bildlauffeldern können Sie den im Arbeitsbereich angezeigten Bereich verschieben. Tipp: Viele dieser Elemente können Sie über das ANSICHT-Menü und das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen (siehe auch Kapitel 11).

1.2

Programmoberfläche

25

1.2.1 Menüs Mit Menübefehlen übermitteln Sie Anweisungen an das Programm. Word benutzt zwei Grundtypen von Menüs: die in der Menüleiste und Kontextmenüs zu verschiedenen Bildschirmelementen.

Menüs der Menüleiste Über die Menüleiste können Sie die wichtigsten Befehle zur Steuerung des Programms aufrufen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den betreffenden Menünamen in der Menüleiste. Daraufhin wird das Menü aufgeklappt und die einzelnen Befehle werden angezeigt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf den gewünschten Befehl und klicken Sie ihn dann an, um ihn auszuführen. Die Programme der Microsoft Office-Familie verwenden seit der Version 2000 adaptive Menüs – auch personalisierte Menüs genannt –, in denen zunächst nur die üblicherweise am häufigsten verwendeten Befehle angezeigt werden. Weitere Befehle können Sie in den Menüs einblenden, indem Sie nach dem Öffnen einige Zeit warten oder auf die doppelten Pfeilspitzen am unteren Rand des Menüs klicken. Wenn Sie einen von diesen weniger häufig verwendeten Befehlen aufrufen, wird er bei der weiteren Arbeit automatisch im Menü mit angezeigt. Im Verlauf der Arbeit werden die Menüs also automatisch personalisiert: Diejenigen Befehle, die Sie am häufigsten verwenden, werden im Menü angezeigt und die Befehle, die Sie einige Zeit nicht benutzt haben, werden ausgeblendet. Tipp: Ist auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS das Kontrollkästchen Menüs immer vollständig anzeigen aktiviert, werden in den Menüs nach dem Aufklappen unmittelbar alle Befehle angezeigt (siehe Kapitel 11).

Ansonsten gelten für die Arbeit mit den Menüs die üblichen Regeln: œ Die Mehrzahl der Menübefehle wird nach dem Aufrufen sofort ausgeführt. Eine Aus-

nahme bilden die Befehle, die mit drei Punkten enden, nach deren Wahl ein Dialogfeld mit weiteren Optionen angezeigt wird (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel). œ Bei Menübefehlen, die rechts mit einem kleinen Dreiecksymbol versehen sind, erscheint

nach der Anwahl ein Untermenü, in dem Sie den Befehl weiter spezifizieren müssen. œ Sie können Menübefehle über die Tastatur ausführen lassen: Um ein Menü anzuzei-

gen, drücken Sie die (Alt)-Taste zusammen mit dem Buchstaben, der im Namen des Menüs unterstrichen ist – beispielsweise (Alt)+(A) für das ANSICHT-Menü. Um

26

Kapitel 1 – Grundlagen

anschließend über die Tastatur einen Menübefehl auszuwählen, drücken Sie die Taste für den Buchstaben, der im Befehl unterstrichen ist – beispielsweise (Z) für ZOOM. œ Einige Menübefehle sind manchmal abgeblendet, das heißt etwas blasser dargestellt.

Solche nicht aktiven Befehle können in der aktuellen Programmsituation nicht angesprochen werden.

Kontextmenüs Für bestimmte Teile des Bildschirms können Sie so genannte Kontextmenüs einblenden lassen, in denen die wichtigsten Befehle zu diesem Programmelement zusammengefasst sind. Sie zeigen ein Kontextmenü an, indem Sie den Mauszeiger auf eine bestimmte Stelle auf der Arbeitsfläche setzen und dann mit der rechten Maustaste klicken oder (Umschalt)+ (F10) drücken.

Abreißmenüs

Bild 1.2:

Abreißmenüs können als Symbolleiste auf dem Bildschirm abgelegt werden

Microsoft Word verfügt des Weiteren über eine spezielle Art von Menü: Wenn ein Untermenü am oberen Rand mit einem kleinen Balken mit mehreren Punkten versehen

1.2

Programmoberfläche

27

ist, handelt es sich dabei um ein so genanntes Abreißmenü. Sie können ein solches Untermenü mit der Maus aus seiner ursprünglichen Position herausziehen und als unverankerte Symbolleiste für den schnellen Zugriff auf dem Bildschirm ablegen.

1.2.2 Dialogfelder Drei Punkte hinter einem Menübefehl zeigen an, dass der Befehl nicht unmittelbar nach dem Wählen ausgeführt, sondern zunächst ein Dialogfeld angezeigt wird. Ein Beispiel hierfür ist der Befehl DRUCKEN im Menü DATEI oder der Befehl ZEICHEN im Menü FORMAT. Solche Dialogfelder dienen dazu, verschiedene Gruppen von Einstellungen zu einem bestimmten Themenbereich vorzunehmen und diese dann gemeinsam zu bestätigen. Nach Abschluss der Einstellungen in einem Dialogfeld müssen Sie diese entweder durch Anklicken der Schaltfläche OK im Programm übernehmen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen ablehnen. Beim Ablehnen werden auch jene Änderungen verworfen, die Sie gegebenenfalls auf anderen Registerkarten dieses Dialogfeldes vorgenommen haben. In einem Dialogfeld finden Sie verschiedene Möglichkeiten, Programmoptionen einzustellen: Registerkarten, Kontrollkästchen, Optionsgruppen, Textfelder, Drehfelder, Listenfelder usw. Die folgende Tabelle beschreibt die einzelnen Elemente.

Symbol

Beschreibung In der Titelleiste finden Sie die Bezeichnung für das Dialogfeld. Sie können ein Dialogfeld auf dem Bildschirm verschieben. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die Titelleiste des Dialogfeldes, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie dann das Dialogfeld bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle auf dem Bildschirm. Einige Dialogfelder verfügen über mehrere Registerkarten. Klicken Sie auf eine der Registerlaschen, um die gewünschte Registerkarte anzuzeigen. Je nachdem, welche Registerkarte Sie aktivieren, zeigt das Dialogfeld unterschiedliche Inhalte.

28

Symbol

Kapitel 1 – Grundlagen

Beschreibung In einer Optionsgruppe kann immer nur eine Option eingeschaltet sein – klicken Sie die gewünschte an. Die aktuell aktive Option erkennen Sie an dem Punkt im Kreis. Über Kontrollkästchen können Sie die damit verbundene Option aktivieren oder deaktivieren – klicken Sie hierzu innerhalb des Kästchens. Eine aktivierte Option erkennen Sie an dem Häkchen im Kästchen. In ein Textfeld können beziehungsweise müssen Sie Daten eingeben. Einige dieser Felder akzeptieren nur bestimmte Formen von Daten. Viele Textfelder zeigen bereits eine Voreinstellung. Ist ein Eintrag schon markiert – das erkennen Sie an der inversen Darstellung –, können Sie ihn direkt überschreiben. Anderenfalls müssen Sie ihn zuerst markieren. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie auf der vorhandenen Voreinstellung einen Doppelklick ausführen. Sie können die vorhandene Voreinstellung aber auch für Ihre Eingabe mit verwenden und editieren. In Drehfeldern müssen Sie einen Wert einstellen. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen mit den Pfeilen. Die nach oben zeigende Spitze erhöht den Wert, die nach unten zeigende verringert ihn. Oder tippen Sie den Wert direkt im Feld ein. Bei Listenfeldern müssen Sie einen Wert aus einer Liste mit mehreren Alternativen auswählen. Längere Listen verfügen über eine Bildlaufleiste, mit der Sie durch die Liste blättern können.

1.2

Symbol

Programmoberfläche

29

Beschreibung Ein geschlossenes Dropdown-Listenfeld müssen Sie erst aufklappen, um darin eine Auswahl vornehmen zu können. Sie tun dies, indem Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Feld klicken. Auch hier finden Sie bei längeren Listen eine Bildlaufleiste, mit der Sie durch die Liste blättern können.

Ein Klick auf eine Schaltfläche, deren Bezeichnung mit drei Punkten endet, bewirkt die Anzeige eines weiteren Dialogfeldes zum Festlegen zusätzlicher Optionen. Schaltflächen sind manchmal mit einer grafischen Darstellung zum Verdeutlichen der dahinter stehenden Funktion versehen. Einige Dialogfelder verfügen über eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Optionen >>. Ein Klick darauf führt zu einer Erweiterung des Dialogfeldes, das heißt, es werden zusätzliche Optionen angezeigt; ein weiterer Klick blendet diese wieder aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen erst dann über die Schaltfläche OK, wenn Sie alle gewünschten Änderungen – auch die auf den anderen Registerkarten des Dialogfeldes – vorgenommen haben, da hierdurch das Dialogfeld geschlossen wird. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen werden sämtliche Änderungen verworfen, die Sie – auch auf anderen Registerkarten – in diesem Dialogfeld vorgenommen haben. Die Schaltfläche mit dem Kreuz dient zum Schließen des Dialogfeldes. Denselben Effekt erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Abbrechen. Die Schaltfläche mit dem Fragezeichen benutzen Sie, wenn Sie sich über die Funktion eines Elements im Dialogfeld nicht im Klaren sind. Tabelle 1.1: Elemente eines Dialogfeldes

30

Kapitel 1 – Grundlagen

Sie können zur Auswahl der Einstellungen in einem Dialogfeld auch die Tastatur benutzen. Das ist zwar recht umständlich, kann aber hilfreich sein, wenn die Maus einmal ihren Dienst aufgibt. Um eine Option in einem Dialogfeld über die Tastatur einzustellen, drücken Sie die (Alt)-Taste zusammen mit dem Buchstaben, der im Namen der Option unterstrichen ist. In Listenfeldern können Sie anschließend mithilfe der Pfeiltasten die gewünschte Einstellung wählen. Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(Tab)

Vorwärts durch die Registerkarten gehen.

(Umschalt)+(Strg)+(Tab)

Rückwärts durch die Registerkarten gehen.

(Tab)

Vorwärts durch die einzelnen Optionen des Dialogfeldes gehen.

(Umschalt)+(Tab)

Rückwärts durch die Optionen gehen.

(Leertaste)

Eine Schaltfläche aktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement eine Schaltfläche ist, oder ein Kontrollkästchen aktivieren beziehungsweise deaktivieren, sofern das aktuelle Steuerelement ein Kontrollkästchen ist.

(Unten)

Ein ausgewähltes Dropdown-Listenfeld öffnen.

(Eingabe)

Eine ausgewählte Schaltfläche aktivieren.

(Esc)

Den aktuellen Vorgang abbrechen und das Dialogfeld ohne Übernahme der Änderungen schließen.

Tabelle 1.2: Tastenkombinationen in Dialogfeldern

1.2.3 Symbolleisten In einer Symbolleiste finden Sie Schaltflächen, über die häufig verwendete Befehle durch einfaches Anklicken direkt ausgeführt werden können – ohne vorher ein Menü aufklappen zu müssen. Die Bedeutung einer Schaltfläche in einer Symbolleiste erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen – sie wird dann in einer QuickInfo angezeigt. Standardmäßig werden in Word zwei Symbolleisten angezeigt – die Standard- und die Format-Symbolleiste –, die in der Grundeinstellung zusammen in einer Zeile dargestellt werden. Das führt dazu, dass nicht alle Schaltflächen dieser Symbolleisten angezeigt werden, hat aber den Vorteil, dass Ihnen ein größerer Teil des Bildschirms für die Anzeige des Dokuments zur Verfügung steht. Über das Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS können Sie auf der Registerkarte Optionen diese beiden Symbolleisten auch in

1.2

Programmoberfläche

31

zwei Zeilen darstellen lassen. Wenn Sie die in der Standardeinstellung nicht angezeigten Schaltflächen häufiger nutzen, sollten Sie diese Anpassung vornehmen. Auch Symbolleisten zeigen – wie die Menüs – ein adaptives Verhalten: Wenn der Platz nicht zur Anzeige aller Schaltflächen ausreicht, werden nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie bei der Arbeit mit dem Programm häufiger benutzt haben. Die übrigen können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Dreieck am rechten Rand einer Symbolleiste klicken. Nach Wahl einer solchen zusätzlichen Schaltfläche wird diese in die entsprechende Symbolleiste eingebaut. Dafür wird eine weniger häufig benutzte entfernt. Sie können eine Symbolleiste aus ihrer Verankerung lösen und an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf die Marke mit den vier Punkten und verschieben dann die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste. Eine nicht verankerte Symbolleiste können Sie beliebig auf der Arbeitsfläche bewegen. Ebenso lassen sich Breite und Höhe verändern. Um sie wieder zu verankern, doppelklicken Sie auf ihre Titelleiste. Die Schaltflächen der Standard-Symbolleiste bieten schnellen Zugriff auf die wichtigsten Befehle der Textverarbeitung.

Symbol

Beschreibung Neues leeres Dokument – Erstellt ein neues, leeres Dokument auf der Grundlage der Standarddokumentvorlage. Öffnen – Zeigt das Dialogfeld an, über das Sie eine gespeicherte Datei öffnen können. Speichern – Speichert das aktuelle Dokument. Im Fall eines bisher noch nicht gespeicherten Dokuments wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt. Berechtigung – Erlaubt, den Zugriff für das aktuelle Dokument einzuschränken. E-Mail – Startet den E-Mail-Editor, über den Sie Ihr Dokument als E-Mail versenden können. Drucken – Startet den Ausdruck des aktuellen Dokuments mit den Standardeinstellungen. Seitenansicht – Zeigt das aktuelle Dokument in der entsprechenden Ansicht an, beispielsweise geeignet zu Kontrollzwecken vor dem Ausdrucken.

32

Symbol

Kapitel 1 – Grundlagen

Beschreibung Rechtschreibung und Grammatik – Startet die Prüfung des Dokuments auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Recherchieren – Erlaubt über den gleichnamigen Aufgabenbereich das Sammeln von Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen. Ausschneiden – Verlagert den markierten Bereich in die Zwischenablage. Kopieren – Kopiert den markierten Bereich in die Zwischenablage. Einfügen – Fügt den zuletzt in der Zwischenablage gespeicherten Inhalt an der Markierung ein. Format übertragen – Kopiert ein Format von einem Bereich auf einen anderen. Rückgängig – Macht den letzten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. Wiederherstellen – Führt eine rückgängig gemachte Aktion wieder aus. Hyperlink einfügen – Fügt einen Hyperlink an der markierten Stelle ein. Tabellen und Rahmen – Zeigt die Symbolleiste zum Einfügen von Tabellen und Rahmen an. Tabelle einfügen – Erlaubt das Einfügen einer Tabelle durch Auswählen der gewünschten Anzahl von Zeilen und Spalten. Microsoft Excel-Tabelle einfügen – Fügt eine Excel-Kalkulationstabelle an der aktuellen Cursorposition ein. Spalten – Ermöglicht das Setzen von Text in Spalten. Zeichnen – Schaltet die Symbolleiste Zeichnen ein (oder blendet sie aus), mit deren Schaltflächen Sie grafische Elemente einfügen können. Dokumentstruktur – Blendet einen Fensterausschnitt mit der Inhaltsübersicht des Dokuments ein. ¶ einblenden/ausblenden – Zeigt die nicht druckbaren Zeichen (beispielsweise Absatzmarken) an oder blendet sie aus. Zoom – Erlaubt die Wahl des Vergrößerungsmaßstabs für die Bildschirmdarstellung.

1.2

Symbol

Programmoberfläche

33

Beschreibung Microsoft Office Word-Hilfe – Öffnet den Aufgabenbereich Word-Hilfe. Lesen – Zeigt das aktuelle Dokument im Lesemoduslayout an.

Tabelle 1.3: Die Funktionen der Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste

Hinweise zu den Funktionen der Schaltflächen in der Format-Symbolleiste finden Sie in Kapitel 4.

1.2.4 Statusleiste Die Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters enthält Informationen und Meldungen, die Ihnen Auskunft über den aktuellen Status des Programms geben. Machen Sie sich mit der Bedeutung der einzelnen Elemente – zumindest oberflächlich – vertraut.

Bild 1.3:

Die Statusleiste liefert wichtige Informationen

Einige der Elemente in der Statusleiste – MAK, ÄND, ERW und ÜB – können durch einen Doppelklick aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden. Nach einem Doppelklick auf die Anzeige der Standardsprache, der Rechtschreib- und Grammatikprüfung sowie den Dateiversionen können gegebenenfalls andere Einstellungen für diese Funktionen festgelegt werden.

Anzeige

Beschreibung

Seite 1

Die Einfügemarke befindet sich auf Seite 1.

Ab 1

Der angezeigte Text befindet sich in Abschnitt 1.

1/18

Der angezeigte Text befindet sich auf Seite 1 von insgesamt 18 Seiten.

Bei 4,4 cm

Der vertikale Abstand zwischen Einfügemarke und oberem Rand beträgt 4,4 cm.

34

Kapitel 1 – Grundlagen

Anzeige

Beschreibung

Ze 5

Die Einfügemarke befindet sich in Zeile 5.

Sp 1

Die Einfügemarke ist ein Zeichen vom linken Rand entfernt.

MAK

Zeigt an, ob momentan ein Makro aufgezeichnet wird.

ÄND

Zeigt an, ob die Funktion Änderungen nachverfolgen aktiv ist.

ERW

Zeigt an, ob der Erweiterungsmodus aktiviert ist.

ÜB

Zeigt an, ob der Überschreibmodus aktiviert ist.

Deutsch (Deutschland)

Zeigt die gewählte Standardsprache an. Rechtschreib- und Grammatikprüfung im Hintergrund; sobald Sie Text eingeben, wird ein schreibender Bleistift angezeigt. Falls vorhanden, wird die Dateiversion des Dokuments angezeigt. Beim Speichern im Hintergrund wird an dieser Stelle ein Diskettensymbol eingeblendet.

Tabelle 1.4: Wichtige Anzeigen in der Statusleiste

1.2.5 Aufgabenbereiche Die am häufigsten auftretenden Aufgaben werden bei den Programmen der Office-Familie im Aufgabenbereich organisiert, der standardmäßig am rechten Rand des Anwendungsfensters angezeigt wird. In diesen Aufgabenbereichen werden beispielsweise die Befehle zur Dateiverwaltung, die Optionen zum Suchen von Dateien, die Inhalte der Zwischenablage oder die Optionen zum Einfügen von ClipArts angezeigt. In der Titelleiste wird jeweils der Zweck des Aufgabenbereichs bezeichnet.

Erste Schritte Nach dem Starten von Word wird standardmäßig der Aufgabenbereich Erste Schritte eingeblendet, der aus zwei Abschnitten besteht: œ Im oberen Bereich finden Sie Links zu eventuell interessierenden Themen in der

Online-Hilfe. Die angezeigten Themen werden vom Programm immer wieder gewechselt. Sie können auch in der Hilfe suchen lassen, indem Sie im Feld Suchen nach einen Begriff eingeben und anschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil bestätigen.

1.2

Programmoberfläche

35

œ Im unteren Teil können Sie entscheiden, welche Art von Arbeit Sie mit Word als

Nächstes durchführen wollen. Hier werden gegebenenfalls die kürzlich geöffneten Word-Dateien angezeigt; durch einen Klick auf den entsprechenden Link können Sie solche Dokumente wieder schnell auf den Bildschirm bringen. Mit Öffnen beziehungsweise Weitere lassen Sie das Dialogfeld Öffnen anzeigen, über das Sie auch Dateien anzeigen lassen können, die nicht im Aufgabenbereich Erste Schritte aufgelistet werden. Der Link Ein neues Dokument erstellen wechselt zum Aufgabenbereich Neues Dokument (siehe Kapitel 2).

Bild 1.4:

Der Aufgabenbereich Erste Schritte und das Menü zur Auswahl eines anderen Aufgabenbereichs

Tipp: Sie können die automatische Anzeige des Aufgabenbereichs beim Starten über die Option Startaufgabenbereich auf der Registerkarte Ansicht des Dialogfeldes zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS an- und abschalten.

36

Kapitel 1 – Grundlagen

Achten Sie bei Aufgabenbereichen auf die folgenden Eigenheiten: œ Die Breite des Aufgabenbereichs können Sie mit der Maus regeln. Setzen Sie dazu den

Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen Aufgabenbereich und benachbartem Bereich. Der Mauszeiger wird daraufhin als Doppelpfeil angezeigt. Verschieben Sie dann die Trennlinie mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung. œ Lösen Sie den Aufgabenbereich aus seiner Verankerung, indem Sie den Mauszeiger

links von der Bezeichnung des Aufgabenbereichs positionieren – der Zeiger nimmt die Form eines Vierfachpfeils an – und den Aufgabenbereich dann mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Ein Doppelklick auf die Titelleiste setzt den Aufgabenbereich wieder an seine ursprüngliche Stelle zurück. œ Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste können Sie den Auf-

gabenbereich ausblenden. Eine erneute Anzeige erreichen Sie über den Befehl AUFGABENBEREICH im Menü ANSICHT. Auch bestimmte Menübefehle – beispielsweise der Befehl NEU im Menü DATEI – blenden den Aufgabenbereich wieder ein.

Navigieren zwischen den Aufgabenbereichen Innerhalb eines Aufgabenbereichs können Sie über mehrere Methoden einen anderen Aufgabenbereich anzeigen lassen. Details zu den einzelnen Aufgabenbereichen finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang. œ Über das Dropdown-Menü zur Titelleiste können Sie die verfügbaren Aufgabenberei-

che einblenden lassen. Beispielsweise können Sie über die Option ZWISCHENABLAGE den Inhalt der Office-Zwischenablage anzeigen lassen. Darin können bis zu 24 Elemente aus Office oder anderen Programmen aufgenommen und an anderen Stellen wieder eingefügt werden. œ Jeder Aufgabenbereich verfügt über eine kleine Symbolleiste, über deren Schaltflächen

Sie zwischen den einzelnen Inhalten navigieren können.

Symbol

Beschreibung Schaltet nach einem Wechsel des Aufgabenbereichs zum vorher angezeigten Aufgabenbereich zurück. Zeigt nach einem Rücksprung wieder den vorher gezeigten Aufgabenbereich an.

1.3

Symbol

Ansichten

37

Beschreibung Zeigt die Startseite des Aufgabenbereichs – den Bereich Erste Schritte – wieder an.

Tabelle 1.5: Die Symbolleiste zum Navigieren zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen

1.3

Ansichten

Microsoft Word stellt mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung gezielt einsetzen können. Zwischen den jeweiligen Ansichten können Sie mithilfe der Befehle des Menüs ANSICHT wechseln; Sie können sich aber auch der Schaltflächen links unten oberhalb der Statusleiste bedienen.

Bild 1.5:

Die kleinen Schaltflächen dienen zum schnellen Wechseln zwischen den Ansichten

Symbol

Beschreibung Normalansicht – Dient zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Text. Weblayoutansicht – Dient zum Gestalten von Webseiten. Seitenlayoutansicht – Liefert eine druckgetreue Darstellung des Dokuments. Gliederungsansicht – Eignet sich besonders zum Überarbeiten der Struktur umfangreicher Dokumente. Lesemoduslayout – Stellt den Inhalt des Dokuments in einer zum komfortablen Lesen am Bildschirm geeigneten Form dar.

Tabelle 1.6: Die verschiedenen Ansichten

38

Kapitel 1 – Grundlagen

1.3.1 Normalansicht Zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Text können Sie in der Normalansicht arbeiten. In dieser Ansicht werden zwar alle Zeichen- und Absatzformate angezeigt, das Layout einer Seite wird jedoch vereinfacht dargestellt, um eine schnelle Texteingabe und bearbeitung zu ermöglichen. Beispielsweise werden Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Hintergründe, Zeichnungsobjekte und Bilder sowie einige andere Elemente nicht angezeigt. Diese Ansicht eignet sich vor allem für das fortlaufende Eingeben und auch das Formatieren von Text – wenn Sie über einen einigermaßen leistungsfähigen Rechner verfügen, können Sie aber auf diese Ansicht verzichten und stattdessen standardmäßig in der Ansicht Seitenlayout arbeiten (siehe weiter unten). Tipp: Über die Option Auf Fensterbreite umbrechen auf der Registerkarte Ansicht des Dialogfeldes zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie den Zeilenumbruch zum leichteren Lesen am Bildschirm ändern. Deaktivieren Sie die Option, wenn der Text wieder so umbrochen werden soll, wie er im Ausdruck erscheinen wird.

1.3.2 Weblayout Die Ansicht Weblayout verwenden Sie während der Gestaltung von Webseiten. In dieser Ansicht wird Ihr Dokument wie bei der Anzeige in einem Webbrowser dargestellt – also als fortlaufende Seite ohne Seitenumbrüche. Außerdem wird der Zeilenumbruch automatisch an die Fensterbreite angepasst. Es kann – wie bei einer Webseite – ein Hintergrund angezeigt werden. Weitere Hinweise zum Erstellen von Webseiten finden Sie im Anhang A auf der CD.

1.3.3 Seitenlayout Im Seitenlayout erhalten Sie eine druckgetreue Darstellung Ihres Dokuments. Sie können hier ebenso wie in der Ansicht Normal Text eingeben und formatieren, aber darüber hinaus auch Kopf- und Fußzeilen bearbeiten sowie Seitenränder und Spalten definieren. Das zusätzlich angezeigte vertikale Lineal hilft Ihnen bei der Positionierung. Zwischen den Seiten des Dokuments wird standardmäßig ein Zwischenraum angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Leerraum können Sie ihn aus- und wieder einblenden.

1.3

Bild 1.6:

Ansichten

39

Zwischenräume können ein- und ausgeblendet werden

1.3.4 Gliederung Die Ansicht Gliederung eignet sich besonders zum Überarbeiten der Struktur umfangreicher Dokumente. Sie ermöglicht das Ein- und Ausblenden verschiedener Gliederungsebenen sowie das Höher- oder Tieferstufen dieser Ebenen. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein. Details zum Arbeiten mit dieser Ansicht finden Sie in Kapitel 8.

1.3.5 Lesemoduslayout Die neue Ansicht mit dem Namen Lesemoduslayout stellt den Inhalt des Dokuments in einer optimierten Form zum bequemen Arbeiten am Bildschirm dar. Zum Wechsel dorthin können Sie auch auf die Schaltfläche Lesen in der Standard-Symbolleiste klicken. Diese Ansicht eignet sich besonders für eine abschließende Kontrolle des Inhalts. Sie können hierin aber auch Korrekturen vornehmen. Eine Kontrolle des Zeilen- und Seitenumbruchs ist jedoch nicht möglich, da die Texte zur besseren Lesbarkeit optisch vergrößert werden. Unnötige Symbolleisten werden in dieser Ansicht automatisch abgeschaltet, können aber bei Bedarf über das Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT wieder eingeschaltet werden.

40

Bild 1.7:

Kapitel 1 – Grundlagen

Das Lesemoduslayout stellt das Dokument in einer für die Arbeit am Bildschirm optimierten Form dar

Dieser Modus verfügt über eine eigene Symbolleiste, mit deren Schaltflächen Sie die Feinheiten dieser Ansicht steuern können.

Bild 1.8:

Symbol

Die Lesemoduslayout-Anzeige steuern Sie über eine Symbolleiste

Beschreibung Dokumentstruktur – Blendet im linken Bereich das Inhaltsverzeichnis des Dokuments zum schnellen Wechseln zwischen den verschiedenen Dokumentabschnitten ein.

1.3

Symbol

Ansichten

41

Beschreibung Miniaturansichten – Zeigt im linken Bereich Symbole für die einzelnen Seiten des Dokuments an. Suchen – Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen. Recherchieren – Erlaubt über den gleichnamigen Aufgabenbereich das Sammeln von Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen. Textgröße vergrößern – Vergrößert die Darstellung. Textgröße verkleinern – Verkleinert – nach einer Vergrößerung – die Darstellung. Tatsächliche Seite – Wechselt zu einer Ansicht, die mit dem Seitenlayout vergleichbar ist. Sie können hierin den Umbruch kontrollieren. Mehrere Seiten zulassen – Zeigt mehrere Seiten an, wenn der Platz auf dem Bildschirm dafür ausreicht. Schließen – Schaltet von der Ansicht Lesemoduslayout zur vorher gewählten Ansicht zurück.

Tabelle 1.7: Die Funktionen der Schaltflächen in der Lesemoduslayout-Symbolleiste

Interessant ist beispielsweise das Einblenden der Miniaturansichten: Nach dem Klicken auf die entsprechende Schaltfläche wird im linken Bildschirmbereich eine Spalte mit kleinen Seitensymbolen angezeigt, über die Sie schnell zwischen den einzelnen Seiten navigieren können.

42

Bild 1.9:

Kapitel 1 – Grundlagen

Mithilfe der Miniaturansichten können Sie schnell eine andere Seite anzeigen lassen

1.3.6 Dokumentstruktur Zu jeder der oben angesprochenen Ansichten können Sie zusätzlich die Dokumentstruktur einblenden lassen. Dabei handelt es sich um einen separaten Fensterausschnitt, in dem eine Liste der im Dokument enthaltenen Überschriften angezeigt wird. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein. Diese Ansicht können Sie über den Befehl DOKUMENTSTRUKTUR im Menü ANSICHT beziehungsweise über die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste einschalten; in der Ansicht Lesemoduslayout finden Sie dafür eine eigene Schaltfläche in der Symbolleiste. Verwenden Sie dieses zusätzliche Element, um auf schnelle Weise durch das Dokument zu navigieren und Ihre Position im Dokument zu verfolgen: Wenn Sie auf eine Überschrift in der Dokumentstruktur klicken, wechselt Word zur entsprechenden Überschrift im Dokument, zeigt diese im oberen Bereich des Fensters an und markiert die Überschrift in der Dokumentstruktur. Die Breite der Spalte können Sie über die Maus regeln. Zum Ausblenden rufen Sie den Befehl DOKUMENTSTRUKTUR im Menü

1.3

Ansichten

43

ANSICHT nochmals auf oder Sie klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbol-

leiste oder Sie verschieben die senkrechte Trennlinie ganz nach links.

Bild 1.10: Die Dokumentstruktur zeigt im linken Bereich ein Inhaltsverzeichnis zum Navigieren durch das Dokument an

1.3.7 Ganzer Bildschirm Um den größtmöglichen Dokumentausschnitt auf dem Bildschirm anzuzeigen, wechseln Sie über den entsprechenden Befehl im Menü ANSICHT zur Darstellung Ganzer Bildschirm. Hierbei werden Bildschirmelemente wie Symbolleisten und Bildlaufleisten entfernt. Wenn Sie Menübefehle auswählen wollen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand des Bildschirms, bis die Menüleiste eingeblendet wird. Um von der Ansicht Ganzer Bildschirm wieder zur vorherigen Ansicht zu wechseln, klicken Sie in der Symbolleiste Ganzer Bildschirm auf die Schaltfläche Ganzer Bildschirm schließen oder Sie drücken (Esc).

Bild 1.11: Ganzer Bildschirm schließen beendet die Vollbilddarstellung

44

1.4

Kapitel 1 – Grundlagen

Fensterdarstellungen

Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, werden diese automatisch in separaten Fenstern angezeigt. Durch eine geeignete Anordnung unterschiedlicher Fenster auf dem Bildschirm können Sie sich viel Arbeit sparen. Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind im Menü FENSTER zusammengefasst. Das gerade aktive Dokument ist dort mit einem Häkchen gekennzeichnet. Sie können über die Befehle dieses Menüs beispielsweise ein neues Fenster für das aktive Dokument erstellen oder durch Teilen des Fensters gleichzeitig verschiedene Bereiche des Dokuments anzeigen lassen.

Bild 1.12: Über das Menü FENSTER regeln Sie die Anzeige

1.4.1 Fenster, Vollbild und Symbol Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln.

Symbol

Beschreibung Die Fensterdarstellung erlaubt es, die Größe und Position des Fensters zu verändern. Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, können Sie diese in unterschiedlicher Form überlappend oder nebeneinander darstellen. Von der Vollbilddarstellung können Sie mit dieser Schaltfläche zur Fensterdarstellung zurückschalten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche schalten Sie zurück zur Vollbilddarstellung. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden Platz voll aus, können aber immer nur ein Dokument auf dem Bildschirm kontrollieren.

1.4

Symbol

Fensterdarstellungen

45

Beschreibung Wenn Sie ein geöffnetes Dokument im Augenblick nicht benötigen, können Sie sein Fenster durch einen Klick auf diese Schaltfläche zum Symbol in der Taskleiste reduzieren. Um das dazugehörende Fenster wieder zu öffnen, klicken Sie einfach auf das betreffende Symbol in der Taskleiste.

Tabelle 1.8: Schaltflächen regeln die Form der Fensterdarstellung

Tasten

Beschreibung

(Strg)+(F5)

Zurück zur vorherigen Fensterdarstellung

(Strg)+(F6)

Zwischen den verschiedenen Fenstern wechseln

(Strg)+(F7)

Verschieben des Fensters mithilfe der Tastatur aktivieren; zum Deaktivieren (Esc) drücken.

(Strg)+(F8)

Ändern der Größe des Fensters mithilfe der Tastatur aktivieren; zum Deaktivieren (Esc) drücken.

(Strg)+(F10)

Fenster maximieren beziehungsweise Fensterdarstellung wiederherstellen

(Strg)+(W) oder (Alt)+(F4)

Dokument schließen

Tabelle 1.9: Tasten zum Arbeiten mit Fenstern

1.4.2 Mehrere Dokumente Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, wird jedes einzelne in einem separaten Fenster geöffnet, deren Namen als separate Schaltflächen in der Taskleiste angezeigt werden. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um zum gewünschten Dokument zu wechseln, oder wählen Sie das Dokument über das Menü FENSTER aus. Weitere geöffnete Programme werden ebenfalls in der Taskleiste angezeigt.

Bild 1.13: Jedes geöffnete Dokument wird durch ein eigenes Symbol in der Taskleiste repräsentiert

Rein technisch gesehen wird dabei nur eine Instanz von Word geöffnet, der Benutzer hat aber den Eindruck, als würden zwei oder mehr Versionen existieren. Sie können diese

46

Kapitel 1 – Grundlagen

Einstellungen ändern und Word dazu bewegen, ein ähnliches Verhalten wie beispielsweise Microsoft Excel zu zeigen. Dazu müssen Sie die Option Fenster in Taskleiste auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS deaktivieren. Mehrere geöffnete Dokumente können dann in so genannten Dokumentfenstern innerhalb des Anwendungsfensters angezeigt werden. Zum Regeln der Anzeige dieser einzelnen Dokumentfenster benutzen Sie die oben erwähnten Schaltflächen zum Verkleinern und Maximieren. Sind die Fenster maximiert, werden diese Schaltflächen ganz rechts in der Menüleiste des Fensters angezeigt.

Bild 1.14: Auch die Anzeige in Dokumentfenstern ist möglich

1.4.3 Mehrere Fenster eines Dokuments Wenn Sie unterschiedliche Teile eines bestimmten Dokuments in verschiedenen Fenstern anzeigen lassen wollen, wählen Sie im Menü FENSTER den Befehl NEUES FENSTER. Microsoft Word öffnet dann ein neues Fenster, das die gleichen Informationen wie das aktive

1.4

Fensterdarstellungen

47

Dokument enthält. Der Name des ursprünglichen Fensters wird durch eine Zahl erweitert. Einen Wechsel zwischen den beiden Fenstern bewirken Sie über die Taskleiste oder über die entsprechenden Einträge im Menü FENSTER. In den verschiedenen Fenstern können Sie unterschiedliche Bereiche des Dokuments anzeigen lassen. Sie arbeiten in dieser Darstellung immer nur mit einem Dokument, das heißt, Änderungen, die in einem Fenster vorgenommen werden, sind automatisch auch im anderen ausgeführt.

Bild 1.15: Für ein Dokument können mehrere Fenster angezeigt werden

1.4.4 Fenster teilen Einen ähnlichen Effekt erreichen Sie über den Befehl TEILEN im Menü FENSTER. Damit können Sie mehrere Bereiche eines Dokuments zusammen auf dem Bildschirm anzeigen. Nach dem Wählen des Befehls wird ein Teilungsmarkierer eingeblendet, den Sie mit der Maus auf die gewünschte Höhe bringen können; klicken Sie zum Abschluss mit der Maus.

Bild 1.16: Das Fenster kann in Ausschnitte geteilt werden

Sie können stattdessen auch den Mauszeiger auf das Teilungsfeld oberhalb der vertikalen Bildlaufleiste setzen und – sobald der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt – die Teilungsmarkierung nach unten an die gewünschte Position ziehen. In beiden Fällen

48

Kapitel 1 – Grundlagen

wird der Bildschirm in zwei untereinander angeordnete Ausschnitte geteilt, die über eigene Bildlaufleisten verfügen. In jedem dieser Ausschnitte können unterschiedliche Bereiche des Dokuments angezeigt werden. Die Aufteilung auf dem Bildschirm können Sie regeln, indem Sie den Mauszeiger auf die Teilungslinie setzen und dann den Balken mit gedrückt gehaltener Maustaste nach oben oder unten verschieben. Um das Dokument wieder in einem einzigen Fenster anzuzeigen, doppelklicken Sie auf die Teilungslinie oder verschieben sie ganz nach oben oder ganz nach unten. Alternativ können Sie auch den Befehl TEILUNG AUFHEBEN im Menü FENSTER wählen.

1.4.5 Fenster übereinander anordnen Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet oder mehrere Fenster eines Dokuments erstellt haben, können Sie diese Fenster über den Befehl ALLE ANORDNEN im Menü FENSTER gleichzeitig auf dem Bildschirm platzieren lassen. Um zur Ansicht mit nur einem Fenster zurückzuschalten, klicken Sie im gewünschten Fenster rechts oben in der Titelleiste auf das Symbol Maximieren.

1.4.6 Nebeneinander vergleichen Mit dem Befehl NEBENEINANDER MIT VERGLEICHEN im Menü FENSTER können Sie die Inhalte zweier geöffneter Dokumente schnell vergleichen. Das empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie verschiedene Versionen einer Datei aufeinander abstimmen wollen. Das aktive und das damit zu vergleichende Dokument werden nach dem Wählen des Befehls nebeneinander angezeigt. Außerdem wird die Symbolleiste Nebeneinander vergleichen eingeblendet, in der die Schaltfläche Synchroner Bildlauf bereits aktiviert ist. Das bewirkt, dass bei einer Änderung des angezeigten Bereichs in einem der beiden Fenster der im anderen Fenster synchron geändert wird.

1.4

Fensterdarstellungen

49

Bild 1.17: Dokumentinhalte können miteinander verglichen werden

Symbol

Beschreibung Synchroner Bildlauf – Bewirkt einen synchronisierten Bildlauf oder schaltet diesen ab. Fensterposition zurücksetzen – Nach einer Größenänderung eines oder beider Fenster die Fenster wieder jeweils auf halbe Bildschirmbreite setzen. Ansicht »Nebeneinander« schließen – Schaltet zurück zur normalen Ansicht.

Tabelle 1.10: Über die Schaltflächen regeln Sie das Verhalten der Anzeige

50

1.5

Kapitel 1 – Grundlagen

Standardbefehle

Einige Menübefehle finden Sie in allen Office-Programmen und auch bei praktisch allen unter Microsoft Windows laufenden Anwendungen. Dazu gehören die Einstellung des Vergrößerungsmaßstabs zur Bildschirmanzeige sowie die Rücknahme und die Wiederherstellung von Befehlen und Aktionen.

1.5.1 Befehle rückgängig machen Word merkt sich während der Arbeit an einem Dokument Ihre durchgeführten Aktionen und Texteingaben. Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Befehle auch wieder rückgängig machen können. Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, können Sie dies über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. Die zuletzt durchgeführte Aktion wird dann rückgängig gemacht. Ein weiteres Ansprechen von RÜCKGÄNGIG widerruft die vorletzte Aktion usw. Denselben Effekt erfüllt ein Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Standard-Symbolleiste. Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie auch mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen. Mehrere hintereinander durchgeführte Aktionen können nur insgesamt widerrufen werden. Es ist also beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte Aktion zu widerrufen; Sie müssen in diesem Fall alle fünf zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.

Bild 1.18: Über das Listenfeld zur entsprechenden Schaltfläche können Sie mehrere Befehle rückgängig machen beziehungsweise wiederherstellen

Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren. Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, wählen Sie WIEDERHERSTELLEN im Menü BEARBEITEN oder Sie klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen in der Standard-Symbolleiste. Wie beim Rückgängigmachen können Sie über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen.

1.5

Standardbefehle

Tasten

Beschreibung

(Strg)+(Z)

Aktion rückgängig machen Rückgängig gemachte Aktion wiederherstellen

(Strg)+(Y)

51

Tabelle 1.11: Tastenkürzel zum Rückgängigmachen und Wiederherstellen

Tipp: Wenn Sie vor dem Öffnen des Menüs BEARBEITEN keine Aktion rückgängig gemacht haben, wird statt WIEDERHERSTELLEN der Befehl WIEDERHOLEN angezeigt. Darüber können Sie die letzte Aktion schnell und einfach erneut ausführen. Dabei handelt es sich aber nur um den letzten Arbeitsschritt.

1.5.2 Zoom Über die Zoomfunktion des Programms können Sie festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dargestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern, können Sie den Text besser lesen, wenn Sie sie verkleinern, sehen Sie mehr vom Dokument. Zum Einstellen des Vergrößerungsfaktors wählen Sie den Befehl ZOOM im Menü ANSICHT. Auch über das Dropdown-Listenfeld zur Schaltfläche Zoom in der Standard-Symbolleiste können Sie einen schnellen Wechsel des Vergrößerungsmaßstabs bewirken.

Bild 1.19: Im Dialogfeld Zoom können Sie die Vergrößerung einstellen

52

Kapitel 1 – Grundlagen

œ Die häufig verwendeten Darstellungsmodi können Sie durch Wählen von 200%, 100%

oder 75% einstellen. Im Feld Prozent können Sie aber auch einen Zahlenwert im Bereich zwischen 10% und 500% eingeben. œ Über die Optionen in der Spalte rechts daneben können Sie die Anzeige so einstellen,

dass entweder die gesamte Seitenbreite (inklusive Rand), die Textbreite (also die Seite ohne Rand) oder die Ganze Seite vollständig angezeigt wird. Diese Optionen sind nur in der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenansicht verfügbar. œ Wenn Sie die Option Mehrere Seiten aktivieren, legen Sie über die darunter angezeigte

Schaltfläche mit dem Monitor fest, wie viele Seiten angezeigt werden sollen. Diese Option wirkt nur in der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenansicht. Tipp: Für die einzelnen Ansichten eines Dokuments können Sie unterschiedliche Vergrößerungsmaßstäbe einstellen.

1.6

Programmhilfen

Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit Word immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können.

1.6.1 Werkzeuge Einen schnellen Aufruf der Hilfe erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Microsoft Office Word-Hilfe in der Standard-Symbolleiste. Den zusammenfassenden Zugang zu den Instrumenten des Hilfesystems bieten die Befehle im Menü ?.

1.6.2 Hilfe-Aufgabenbereich Nach Wählen des Befehls Microsoft Office Word-Hilfe oder einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste oder nach Drücken von (F1) wird der Aufgabenbereich Word-Hilfe eingeblendet. Nach Eingeben eines Suchbegriffs im Feld Suchen nach und Bestätigen über (Eingabe) oder durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil rechts davon können Sie im Inhalts- beziehungsweise Stichwortverzeichnis der so genannten Offline-Hilfe nach diesem Begriff suchen lassen. In einigen Fällen müssen Sie Ihre Frage beziehungsweise den Suchbegriff weiter präzisieren.

1.6

Programmhilfen

53

Der untere Teil des Aufgabenbereichs bietet Ihnen den Zugang zu Microsoft Office Online. Tipp: Sie können den Begriff oder die Frage auch über das Feld Frage hier eingeben ganz rechts in der Menüleiste des Word-Fensters an das Hilfesystem übermitteln. Bestätigen Sie abschließend über die Taste (Eingabe). Den Zugang zu schon einmal gestellten Fragen erhalten Sie nach dem Öffnen des Dropdown-Listenfeldes zum Feld Frage hier eingeben.

1.6.3 Office-Assistent Ein für Anfänger nützliches Werkzeug ist der Office-Assistent. Da er standardmäßig nicht aktiviert ist, muss das durch ein erstes Aufrufen des Befehls OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN im Menü ? nachgeholt werden. Dieser Assistent erfüllt eine ähnliche Funktion wie das Eingabefeld in der Menüleiste: Falls Sie eine Frage haben sollten, klicken Sie auf den Assistenten und geben dann Ihre Frage ein. Bestätigen Sie abschließend über die Schaltfläche Suchen. Sollte der Assistent Ihre Frage nicht eindeutig interpretieren können, müssen Sie sie gegebenenfalls präzisieren.

Bild 1.20: Der Office-Assistent bei der Arbeit

Dieser Assistent unterstützt Sie aber auch unaufgefordert bei der Arbeit mit neuen Programmelementen: Er gibt Ihnen Tipps und bietet Hilfe zu einer Vielzahl von Programmdetails. Er wird in allen Microsoft Office-Programmen verwendet. Wenn Sie die Optionen für den Assistenten ändern, beispielsweise die Art der angezeigten Tipps, wirken sich diese Änderungen auf den Assistenten in allen Office-Programmen aus. Tipp: Über den Befehl OFFICE-ASSISTENTEN vierten Office-Assistenten wieder aus.

AUSBLENDEN

im Menü ? schalten Sie den akti-

54

Kapitel 1 – Grundlagen

Die Verhaltensweise des Assistenten können Sie über ein Dialogfeld einstellen, das Sie mit dem Befehl OPTIONEN im Kontextmenü zum Assistenten anzeigen lassen (siehe Kapitel 11).

1.6.4 Inhaltsverzeichnis zur Hilfe Die auf Ihrem Rechner vorhandenen Hilfeinformationen zu Word können Sie anzeigen lassen, indem Sie im Aufgabenbereich Word-Hilfe auf den Link Inhaltsverzeichnis klicken. œ Ein geschlossenes Buch signalisiert, dass zu diesem Themenbereich weitere Unterthe-

men existieren. Klicken Sie darauf, um diese anzuzeigen. œ Bei einem geöffneten Buch werden die dazugehörigen Unterebenen angezeigt. Klicken

Sie auf das Buchsymbol, um die Unterthemen wieder auszublenden. œ Das Symbol mit einem Fragezeichen steht für die unterste Ebene im Inhaltsverzeich-

nis. Klicken Sie darauf, um das entsprechende Hilfethema in einem separaten Fenster anzuzeigen. In vielen Hilfethemen können zusätzliche Informationen mittels erweiterbarer Hyperlinks angezeigt (und wieder ausgeblendet) werden. Sie müssen also nicht zu einem anderen Hilfethema springen, um diese Informationen anzuzeigen. Diese erweiterbaren Hyperlinks können einzeln aufgerufen oder mit Alle anzeigen beziehungsweise Alle ausblenden oben rechts im Hilfethemafenster gleichzeitig geöffnet beziehungsweise geschlossen werden. Die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters dienen zum großen Teil der Navigation im angezeigten Hilfethema.

Symbol

Beschreibung Automatisch nebeneinander – Zeigt das Hilfefenster neben dem Aufgabenbereich Word-Hilfe an. Ein nochmaliger Klick schaltet zurück. Zurück – Schaltet nach dem Anzeigen mehrerer Hilfethemen zurück zum vorher angezeigten. Vorwärts – Zeigt nach einem Zurückschalten wieder das vorher angezeigte Hilfethema an. Drucken – Druckt das aktuelle Hilfethema.

Tabelle 1.12: Die Funktionen der Schaltflächen im Fenster mit dem Hilfetext

1.7

Microsoft Word beenden

55

1.6.5 Microsoft Office Online Wenn Sie über eine Verbindung zum Internet verfügen, können Sie mit dem Befehl MICROSOFT OFFICE ONLINE im Menü ? direkt zur Microsoft Office-Website wechseln. Dort finden Sie die aktuellsten Hilfeinformationen, können auf technische Ressourcen zugreifen und kostenlose Produkterweiterungen herunterladen, ohne das jeweilige Office-Programm verlassen zu müssen.

1.6.6 Direkthilfe in Dialogfeldern Dialogfelder verfügen in der Regel über eine eigene Hilfeschaltfläche, über die Sie Informationen zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche ? in der Titelleiste des Dialogfeldes, um ein separates Fenster mit entsprechenden Informationen zu öffnen.

1.7

Microsoft Word beenden

Um Microsoft Word zu beenden, wählen Sie den Befehl BEENDEN im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Anwendungsfensters. Sind zu diesem Zeitpunkt Word-Dateien geöffnet, die noch nicht gespeicherte Daten beinhalten, müssen Sie in der eingeblendeten Abfrage festlegen, ob diese Änderungen gesichert werden sollen. Mehr zum Thema Speichern erfahren Sie im folgenden Kapitel.

Bild 1.21: Vor dem endgültigen Schließen werden Sie auf einen potenziellen Datenverlust hingewiesen

Dokumentverwaltung

Wie Sie ja bereits wissen, werden die in Microsoft Word eingegebenen Inhalte in Dateien verwaltet, die als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Dokumente entsprechen denen der Arbeit mit Dokumenten in anderen Programmen des Microsoft Office-Pakets. Zu diesen Aufgaben gehören das Erstellen neuer, leerer Dokumente für weitere Aufgaben, das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Inhalten –, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Außerdem können Sie mit den mit dem Programm ausgelieferten Vorlagen arbeiten, nach Dokumenten suchen sowie Eigenschaften für Dokumente anzeigen und zuordnen. Alle Befehle zum Verwalten von Dokumenten finden Sie im DATEI-Menü. Die am häufigsten verwendeten Verwaltungsfunktionen können Sie auch über Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste ansprechen (siehe Kapitel 1). Auch Tastenkombinationen stehen dafür zur Verfügung. Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(N)

Befehl NEU im Menü DATEI ausführen

(Strg)+(O)

Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI ausführen

(Strg)+(S) oder (F12)

Befehl SPEICHERN im Menü DATEI ausführen

(Strg)+(W)

Befehl SCHLIESSEN im Menü DATEI ausführen

Tabelle 2.1: Wichtige Tastenkombinationen zur Dokumentverwaltung

2.1

Neues Dokument erstellen

Nach dem Starten von Microsoft Word wird in der Standardeinstellung ein neues, leeres Dokument angezeigt. In dieses können Sie Text eingeben, Objekte einfügen etc. und es dann speichern und bei Bedarf beispielsweise ausdrucken. Wenn Sie während derselben Sitzung mit Microsoft Word weitere leere Dokumente benötigen, müssen Sie diese zuerst

58

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

erstellen. Dazu müssen Sie – wenn er nicht schon angezeigt werden sollte – den Aufgabenbereich Neues Dokument über den Befehl NEU im Menü DATEI einblenden lassen. Auch der Link Ein neues Dokument erstellen im Aufgabenbereich Erste Schritte führt Sie dorthin. Unter Neu können Sie dann festlegen, was Sie als Nächstes tun wollen.

Bild 2.1:

Der Aufgabenbereich Neues Dokument ermöglicht das Erledigen mehrerer Aufgaben

œ Möchten Sie ein neues, leeres Dokument erstellen, klicken Sie auf Leeres Dokument.

Das Programm öffnet daraufhin ein Fenster für das Dokument, das standardmäßig den Namen Dokument mit einer daran angehängten Zahl erhält. Diese Zahl wird bei jedem neu erstellten Dokument jeweils um 1 erhöht – auf Dokument1 folgt Dokument2 usw. œ Der Link Von bestehendem Dokument beinhaltet die Möglichkeit, die in einem bereits

vorhandenen – schon einmal gespeicherten – Dokument eingegebenen Inhalte in einem neuen Dokument mit zu benutzen. Anschließend müssen Sie – wie beim Öffnen eines Dokuments (siehe Abschnitt 2.4) – den Namen der zu benutzenden

2.2

Dokument speichern

59

Datei in einem Dialogfeld auswählen. Sie erstellen damit praktisch ein neues Dokument als Kopie eines vorhandenen. Als vorläufiger Name wird der Name des alten Dokuments gefolgt von einer Zahl verwendet. Sie können also beispielsweise aus Dokument1 mit diesem Befehl Dokument11 erzeugen. Die weiteren Optionen in diesem Aufgabenbereich beziehen sich zum großen Teil auf die Verwendung von Vorlagen; Details dazu finden Sie in Abschnitt 2.6. Tipp: Wenn Sie auf die Schaltfläche Neu in der Standard-Symbolleiste klicken, wird ohne den Umweg über den Aufgabenbereich ein neues, leeres Dokument angelegt.

2.2

Dokument speichern

Um mit den in einem Dokument eingefügten Inhalten zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie es vor dem Schließen oder dem Beenden von Microsoft Word speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten Speichern und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden: œ Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, auf

welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll. œ Beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterun-

gen oder Änderungen des Dokuments mit erhalten bleiben. Mit denselben Methoden können Sie ein Microsoft Word-Dokument in ein für andere Anwendungen lesbares Format exportieren (siehe unten).

2.2.1 Zum ersten Mal speichern Zum ersten Speichern Ihres Dokuments wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI oder Sie klicken auf die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste. Legen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter die Parameter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (dazu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.

60

Bild 2.2:

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Im Dialogfeld Speichern unter legen Sie die Daten zum Speichern fest

Speicherort Standardmäßig wird der Ordner Eigene Dateien zum Speichern von Dokumenten im Feld Speichern in vorgeschlagen. Tipp: Wenn Sie Ihre Dateien in der Regel in einem speziellen Ordner speichern, müssen Sie diesen Ordner bei jedem Speichervorgang immer erst anwählen, nachdem Word in der Grundeinstellung den Ordner Eigene Dateien als Standardspeicherort benutzt. Auf der Registerkarte Speicherort für Dateien im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie den von Ihnen bevorzugten Ordner angeben, der in den Dialogfeldern zu den Befehlen SPEICHERN UNTER und ÖFFNEN standardmäßig angezeigt werden soll.

Wenn Sie einen anderen Ordner als den standardmäßig eingestellten verwenden wollen, müssen Sie zuerst zu diesem navigieren. œ In der Umgebungsleiste im linken Bereich des Dialogfeldes finden Sie fünf Schaltflä-

chen, die einen schnellen Zugriff auf die Ordner ermöglichen, in denen Sie Doku-

2.2

Dokument speichern

61

mente vornehmlich speichern werden. Möchten Sie einen dieser Speicherorte verwenden, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

Symbol

Beschreibung Standardmäßig wird zunächst der Ordner Eigene Dateien gewählt. Dieser Ordner wird bei der Installation des Betriebssystems automatisch für jedes Benutzerkonto angelegt. Über Zuletzt verwendet können Sie auf Dateien und Ordner zugreifen, die Sie in der letzten Zeit geöffnet hatten. Diese Schaltfläche ist mehr zum Öffnen von Dateien geeignet. Sie sollten den dahinter stehenden Ordner nicht zum Speichern verwenden. Über Desktop können Sie die Datei so speichern, dass ihr Symbol direkt auf dem Windows-Desktop angezeigt wird. Damit können Sie diese Datei direkt vom Desktop aus per Doppelklick auf das Symbol öffnen. Allerdings führt das Speichern an diesem Ort durch die Vielzahl der Symbole schnell zur Unübersichtlichkeit. Über Arbeitsplatz wird der Inhalt des gleichnamigen Ordners im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt. Wahrscheinlich werden Sie diesen Systemordner selbst nicht zum Speichern benutzen. Sie können aber von hier aus schnell zu den einzelnen Speicherbereichen navigieren. Über Netzwerk Umgebung können Sie Ihr Dokument unter anderem auf einem anderen Rechner innerhalb des Netzwerks sichern.

Tabelle 2.2: Über die Umgebungsleiste können Sie bestimmte Speicherorte schnell erreichen œ Zur weiteren Navigation zwischen Ordnern gibt es mehrere Verfahren, die sich darin

unterscheiden, ob Sie zu einem untergeordneten, zu einem übergeordneten, zu einem neuen Ordner oder zu einem anderen Laufwerk wechseln wollen. Dabei können Sie sich in der vorhandenen Ordnerhierarchie nach oben oder nach unten bewegen und auch neue Ordner anlegen.

62

Element

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Beschreibung Die zum aktuellen Ordner vorhandenen Unterordner werden im Hauptbereich des Dialogfeldes aufgelistet. Ist beispielsweise der Ordner Eigene Dateien aktuell, finden Sie hier unter anderem die Unterordner Eigene Bilder und Eigene Musik. Wollen Sie einen dieser Unterordner zum aktuellen machen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Symbol. Außerdem werden hier die im aktuellen Ordner bereits gespeicherten Dokumente angezeigt. Welche Art von Dateien angezeigt wird, können Sie über das Listenfeld Dateityp festlegen. Um einen anderen Ordner oder ein anderes Laufwerk einzustellen, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil rechts neben dem Feld Speichern in. Daraufhin wird ein Listenfeld geöffnet, in dem Sie mit einem Mausklick den gewünschten Ordner oder das Laufwerk einstellen können. Wollen Sie beispielsweise einen Ordner auf einem anderen Laufwerk ansteuern, klicken Sie auf die entsprechende Laufwerksbezeichnung. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur innerhalb dieses Laufwerks wird dann im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt. Wollen Sie von dort zu einer tieferen Ebene wechseln, doppelklicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol. Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie die zum gerade aktuellen Ordner übergeordnete Ebene aktuell machen. Zurück zeigt – nach einem Wechsel des Ordners – den zuvor gewählten Ordner wieder an. Nach dem Öffnen des zur Schaltfläche gehörenden Listenfeldes können Sie auch direkt zu einem noch früher ausgewählten Ordner zurückschalten. Ein Klick auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen legt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner an. Weisen Sie diesem anschließend einen Namen zu. Mithilfe des Menüs zur Schaltfläche Ansichten können Sie die Form der Darstellung der Ordner und Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes ändern (siehe Tabelle 2.4). Beispielsweise liefert die Ansicht Details zusätzliche Informationen zur Größe und zum Datum des letzten Speichervorgangs.

Tabelle 2.3: Die Möglichkeiten zum Navigieren im Dialogfeld Speichern unter

2.2

Dokument speichern

63

Tipp: Eine einfache Möglichkeit zum Wechseln des Laufwerks besteht im Eintippen der Laufwerkskennung (Buchstabe und Doppelpunkt – beispielsweise A:) im Textfeld für den Dateinamen und einer anschließenden Bestätigung mit (Eingabe). Das Dialogfeld Speichern unter bleibt geöffnet und zeigt die Ordnerstruktur des gewählten Laufwerks an. So können Sie auch zu einem bestimmten Unterordner wechseln. Allerdings müssen Sie hier den Pfad genau kennen und die Länge der erforderlichen Eingabe macht es doch einfacher, mit der Maus zu arbeiten.

Dateiname Beim Aufrufen des Dialogfeldes Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Hier wird bei noch nicht gespeicherten Dokumenten der automatisch vergebene Name – beispielsweise Dokument1 – angezeigt. Sie können es zwar bei diesem Namen belassen, sollten der Datei aber einen anderen Namen zuweisen. Wählen Sie hierfür eine Bezeichnung, die Auskunft über den Inhalt gibt – also beispielsweise nicht Brief1, sondern besser Hausverwaltung 20-06-2003. Ein Dateiname kann bis zu 218 Zeichen enthalten, einschließlich Leerzeichen. Nicht zulässig sind allerdings die folgenden Zeichen: :, *, ?, <, >, [, ] und |. Tipp: Sie können eine Datei direkt in einem bestimmten Ordner auf einem bestimmten Laufwerk speichern, indem Sie zusätzlich den Pfad angeben. Wollen Sie beispielsweise die Datei Finanzamt 2003 auf einer Diskette im Laufwerk A: speichern, geben Sie A:Finanzamt 2003 ein und bestätigen dann.

Dateiformat Ein Dateityp oder Dateiformat bezeichnet die Methode, mit der Informationen in einer Datei gespeichert sind, sodass sie in einem Programm geöffnet oder gespeichert werden kann. In der Grundeinstellung werden die Dateien im Standardformat des jeweiligen Programms gespeichert. Bei Microsoft Word lautet dieses Format Word-Dokument. Das Format einer Datei kann anhand der aus drei Buchstaben bestehenden Erweiterung nach dem Dateinamen abgelesen werden; beispielsweise besitzt ein Dokument im Word-Format in der Standardeinstellung die Dateinamenerweiterung .doc. Sollten Sie Ihre Dokumente immer nur mit Microsoft Word in der aktuellen Version weiterbearbeiten wollen, besteht kein Grund, von dieser Grundeinstellung abzuweichen. Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes Programm einlesen, müssen Sie

64

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

gegebenenfalls ein entsprechendes Dateiformat wählen (siehe hierzu Abschnitt 2.8). Dazu bedienen Sie sich der Einträge im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld zum Befehl SPEICHERN UNTER. Wählen Sie hier das gewünschte Dateiformat aus. Über die Angabe im Feld Dateityp können Sie Ihr Dokument auch als Dokumentvorlage (siehe Abschnitt 2.6) oder als Webseite (siehe Anhang A auf der CD) speichern.

Zusätzliche Optionen Über das Menü zur Schaltfläche Ansichten im Dialogfeld können Sie zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen der Einträge im Hauptbereich des Dialogfeldes wählen. Diese Funktion ist vor allem beim Öffnen von Dateien von Bedeutung – deshalb wird sie auch erst weiter unten in Abschnitt 2.4, in dem es um das Öffnen von Dokumenten geht, erläutert. Zusätzliche Optionen zum Speichern können Sie über das Menü zur Schaltfläche Extras im Dialogfeld Speichern unter anzeigen lassen. Mit den Befehlen in diesem Menü lässt sich beispielsweise die vorher markierte Datei löschen, umbenennen, drucken und mehr. œ LÖSCHEN verschiebt die im Dialogfeld markierte Datei in den Papierkorb. œ UMBENENNEN erlaubt es, der im Dialogfeld markierten Datei einen anderen Namen zu

geben. Alternativ können Sie zum Einleiten dieser Aufgabe den Namen der Datei auch zweimal hintereinander anklicken (nicht doppelklicken!). Geben Sie anschließend den neuen Namen ein oder bearbeiten Sie den alten. œ NETZLAUFWERK VERBINDEN ermöglicht es, die Verbindung zu einem freigegebenen

Netzwerkordner oder -laufwerk herzustellen. Durch Zuweisen eines Kennbuchstabens können Sie dann anschließend auf diesen/dieses zugreifen. œ EIGENSCHAFTEN zeigt ein aus mehreren Registerkarten bestehendes Dialogfeld an, in

dem Sie bestimmte zusätzliche Daten festlegen können (siehe Abschnitt 2.7). œ Die Befehle SPEICHEROPTIONEN und SICHERHEITSOPTIONEN ermöglichen das Festlegen

von speziellen Optionen zum Speichern, beispielsweise das Festlegen von Kennwörtern (siehe Kapitel 9 und 11). œ WEBOPTIONEN zeigt das gleichnamige Dialogfeld an (siehe Anhang A auf der CD). œ Über VERSION können Sie das Dokument in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien

speichern (mehr dazu weiter unten in diesem Kapitel).

2.2

Dokument speichern

65

2.2.2 Datei erneut speichern Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei während der Arbeit am Dokument. Ist die Datei schon einmal gespeichert worden, führt das Aufrufen von SPEICHERN im Menü DATEI oder ein Klick auf die Schaltfläche Speichern in der Standard-Symbolleiste zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung. Gespeichert wird dabei immer nur das gerade aktuelle Dokument. Wenn Sie also mehrere Dokumente geöffnet haben, müssen Sie jedes individuell speichern. Wenn Sie jedoch das Menü DATEI mit gedrückt gehaltener (Umschalt)-Taste öffnen, finden Sie darin zusätzlich den Befehl ALLE SPEICHERN. Damit werden alle geöffneten Word-Dokumente in einem Arbeitsgang gespeichert. Wurde eines dieser Dokumente bisher noch nicht gespeichert, wird für dieses automatisch das Dialogfeld Speichern unter geöffnet, in dem Sie die gewünschten Parameter festlegen können. Tipp: Wenn Sie eine bereits gespeicherte Datei unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort speichern wollen, wählen Sie erneut den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und geben dann den gewünschten Namen beziehungsweise das gewünschte Laufwerk und den Ordner für die Datei an.

2.2.3 Mehrere Versionen eines Dokuments Microsoft Word bietet die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments in einer einzigen Datei zu speichern. Auf diese Weise können Sie unterschiedliche Überarbeitungsstadien dokumentieren und – bei Bedarf – auf frühere Versionen zurückgreifen. Das geschieht natürlich nicht automatisch. Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments anlegen wollen, öffnen Sie die entsprechende Datei und wählen dann VERSIONEN im Menü DATEI. Wenn Sie schon verschiedene Versionen angelegt hatten, werden diese in der Liste Vorhandene Versionen angezeigt. Immer dann, wenn Sie beim Bearbeiten eines Dokuments einen Status erreicht haben, der ein Speichern als neue Version nahe legt, klicken Sie im Dialogfeld Versionen in auf die Schaltfläche Jetzt speichern. In dem dann angezeigten Dialogfeld können Sie einen Kommentar zu der neuen Version eingeben. Sie sollten darin zumindest die Unterschiede zur jeweils vorherigen Version beschreiben. Längere Kommentare können Sie später im Dialogfeld Versionen in durch einen Klick auf die Schaltfläche Kommentare wieder anzeigen lassen. Nach dem Bestätigen wird die Version angelegt.

66

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Bild 2.3:

Die gespeicherten Versionen werden aufgelistet

Bild 2.4:

Halten Sie fest, worin sich die Versionen voneinander unterscheiden

Ein Aktivieren des Kontrollkästchens Version automatisch speichern im Dialogfeld Versionen in führt dazu, dass bei jedem Schließen des Dokuments automatisch eine neue Version angelegt wird. Das kann mit der Zeit zu sehr großen Dateien führen!

2.2

Dokument speichern

67

Tipp: Haben Sie eine Datei geöffnet, für die mehrere Versionen existieren, wird das in der Statusleiste durch ein entsprechendes Symbol angezeigt.

2.2.4 Wiederherstellen beschädigter Dateien Mithilfe der Einstellungen auf der Registerkarte Speichern im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie in bestimmten Intervallen automatisch eine Datei mit Wiederherstellungsinformationen für das Dokument anlegen lassen (siehe Kapitel 11). Falls der Computer beispielsweise einmal nicht mehr reagieren sollte, öffnet Word nach dem nächsten Programmstart den Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung und bietet dort die Datei mit den Wiederherstellungsinformationen an. Markieren Sie in einem solchen Fall die Datei und klicken Sie dann auf den nach unten zeigenden Pfeil. Im daraufhin angezeigten Menü haben Sie unter anderem die Möglichkeit, die wiederhergestellte Datei zu speichern. Vorher sollten Sie jedoch die Datei öffnen oder eventuelle Reparaturen kontrollieren.

Bild 2.5:

Durch die Wiederherstellungsfunktion können Sie verloren gegangene Änderungen retten

68

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Tipp: Die AutoWiederherstellen-Funktion ist kein Ersatz für das regelmäßige Speichern von Dateien. Wenn Sie die Wiederherstellungsdatei nach dem Öffnen nicht speichern, wird sie gelöscht und nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.

2.3

Dokument schließen

Nicht mehr auf dem Bildschirm benötigte Dokumente können Sie schließen. Das verbessert den Überblick und schont Systemressourcen. Sie entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspeicher, beenden Microsoft Word selbst aber nicht. Wählen Sie dazu SCHLIESSEN im Menü DATEI oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der Titelleiste des betreffenden Dokumentfensters. Falls seit dem letzten Speichern keine Änderungen im Dokument durchgeführt wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden Änderungen vorgenommen, die noch nicht gesichert wurden, wird abgefragt, ob Sie diese speichern wollen. Tipp: Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, können Sie diese in einem Arbeitsgang schließen. Halten Sie dazu die (Umschalt)-Taste gedrückt und wählen Sie dann ALLES SCHLIESSEN im Menü DATEI.

2.4

Dokument öffnen

Ein vorher gespeichertes Dokument können Sie in einer späteren Arbeitssitzung weiterbearbeiten. Dazu müssen Sie die betreffende Datei wieder in Word öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument wieder in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor dem letzten Speichern hatte. Das gilt auch für die eingestellte Ansicht. Zum Öffnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden beschrieben werden.

2.4.1 Einträge im Menü DATEI Im unteren Teil des Menüs DATEI werden standardmäßig die Namen der zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Um eines der hier gezeigten Dokumente wieder zu öffnen, wählen

2.4

Dokument öffnen

69

Sie den entsprechenden Eintrag wie einen normalen Menübefehl. Standardmäßig werden hier die Namen der letzten vier geöffneten Dateien angezeigt. Sie können diese Anzahl über die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS bis auf 9 erhöhen oder – durch Deaktivieren des Kontrollkästchens beziehungsweise durch Eingabe von 0 – ganz abschalten.

Bild 2.6:

Die zuletzt geöffneten Dokumente werden ganz unten im Menü DATEI aufgelistet

Tipp: Auf kürzlich geöffnete Dateien können Sie auch durch Wahl von ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE im Windows-Startmenü zurückgreifen. Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um es zusammen mit Microsoft Word erneut zu öffnen. Andere Word-Dokumente können Sie außerhalb von Word öffnen, indem Sie zu dem Ordner navigieren, in dem sie abgelegt sind – beispielsweise dem Ordner Eigene Dateien –, und auf dem betreffenden Dateisymbol einen Doppelklick ausführen. Sie können auch Verknüpfungen zu wichtigen Microsoft Word-Arbeitsdateien auf dem Windows-Desktop ablegen. Durch einen Doppelklick auf solch ein Verknüpfungssymbol starten Sie dann Word und öffnen gleichzeitig die Datei.

2.4.2 Das Dialogfeld Öffnen In der Regel öffnen Sie innerhalb von Microsoft Word ein Dokument, indem Sie den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI wählen. Daraufhin wird das Dialogfeld Öffnen angezeigt.

70

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Denselben Effekt erreichen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der StandardSymbolleiste klicken.

Bild 2.7:

Das Dialogfeld Öffnen zeigt die im gewählten Ordner gespeicherten Dateien an

Speicherort Standardmäßig wird beim dem ersten Aufrufen des Dialogfeldes innerhalb einer Arbeitssitzung der Inhalt des Ordners Eigene Dateien angezeigt. Das erkennen Sie an der Anzeige im Feld Suchen in. Wenn Sie die zu öffnende Datei in einem anderen Ordner abgelegt hatten, müssen Sie – wie bei dem oben in Abschnitt 2.2 beschriebenen Dialogfeld Speichern unter – auch hier zuerst zu dem entsprechenden Ordner navigieren. Dazu benutzen Sie dieselben Methoden wie oben beschrieben: die Schaltflächen in der Umgebungsleiste, das Dropdown-Listenfeld zu Suchen in und die angezeigten Unterordner. Auch die übrigen Schaltflächen in diesem Dialogfeld dienen zum großen Teil der Navigation zwischen den einzelnen Ordnern und haben in der Regel dieselbe Funktion wie im Dialogfeld Speichern unter.

2.4

Dokument öffnen

71

Tipp: Wichtig zum Finden einer vor kurzer Zeit gespeicherten Datei kann die Option Zuletzt verwendet in der Umgebungsleiste sein. Ein Klick auf diese Schaltfläche wechselt zum Ordner Zuletzt verwendet, in dem Verknüpfungen zu den in letzter Zeit geöffneten Ordnern und Dateien angezeigt werden (siehe hierzu auch Abschnitt 2.5).

Dateityp Im Hauptbereich des Dialogfeldes werden die im aktuell eingestellten Ordner vorhandenen Unterordner und solche Dateien angezeigt, die der Angabe im Feld Dateityp entsprechen. Standardmäßig ist hier Alle Dateien eingestellt. Wählen Sie gegebenenfalls Alle Word-Dokumente, um alle Typen von Dateien anzeigen zu lassen, die mit Microsoft Word geöffnet werden können – mit Ausnahme der als Dateiexport erstellten Fremdformate. Letztere können Sie durch Wahl eines anderen Dateityps anzeigen lassen. Das brauchen Sie aber nur zu tun, wenn Sie eine Datei aus einer anderen Anwendung importieren oder die unterschiedlichen Typen von Word-Dateien einschränken wollen (siehe hierzu Abschnitt 2.8).

Öffnen Um eine Datei zu öffnen, markieren Sie sie durch einen Klick auf das betreffende Symbol und klicken dann auf die Schaltfläche Öffnen oder Sie führen einen Doppelklick auf der Markierung aus. Alternativ können Sie auch im Feld Dateiname den gewünschten Dateinamen oder die ersten Buchstaben davon eingeben – der Rest des Namens wird dann vom Programm ergänzt, wenn sich eine Datei mit diesen Anfangsbuchstaben im aktuellen Ordner befindet. Klicken Sie auch in diesem Fall anschließend auf die Schaltfläche Öffnen. Tipp: Wenn Sie genau wissen, in welchem Ordner sich die zu öffnende Datei befindet, können Sie auch Pfad und Dateiname im Feld Dateiname angeben, ohne vorher zur Anzeige des Ordners wechseln zu müssen. Wollen Sie beispielsweise das Dokument Finanzamt 2003 auf einer Diskette im Laufwerk A: wieder öffnen, geben Sie im Dateiname-Feld A:Finanzamt 2003 ein und bestätigen dann über Öffnen.

Die Schaltfläche Öffnen verfügt außerdem über ein Dropdown-Menü. Mithilfe der Befehle in diesem Menü können Sie ein Dokument auf unterschiedliche Arten öffnen. œ ÖFFNEN öffnet die markierte Datei regulär.

72

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

œ SCHREIBGESCHÜTZT ÖFFNEN öffnet die Datei so, dass Änderungen nicht in derselben

Datei gespeichert werden können. œ ALS KOPIE ÖFFNEN erlaubt es, mit einer Kopie der markierten Datei zu arbeiten Sie

können dann diese ändern und später als eigenständige Datei speichern, ohne damit das Original zu verändern. œ IM BROWSER ÖFFNEN zeigt die Datei im Webbrowser an. Diese Option ist nur für Web-

dokumente verfügbar. œ Mit TRANSFORMATION ÖFFNEN lassen sich XML-Dateien mit einer bestimmten Vorlage

öffnen. œ ÖFFNEN UND REPARIEREN sollten Sie verwenden, wenn Word feststellt, dass die Datei

beschädigt ist. Damit wird versucht, die unbeschädigten Teile der Datei zu öffnen. Fehler werden anschließend angezeigt. Tipp: Wenn bei jedem Starten von Microsoft Word auch gleich ein bestimmtes Dokument geöffnet werden soll, erstellen Sie dieses Dokument und speichern es in einem neuen beliebigen Ordner. Legen Sie in diesem Ordner aber nur die Dateien ab, die beim Starten von Word automatisch geöffnet werden sollen. Geben Sie dann auf der Registerkarte Speicherort für Dateien im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS für den Eintrag AutoStart den Pfad zu diesem Ordner an.

Ansichten Über das Menü zur Schaltfläche Ansichten können Sie zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen wählen. Damit lässt sich eine geeignete Darstellung der Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes Öffnen (sowie des Dialogfeldes Speichern unter) festlegen, die Ihnen die Suche nach der gewünschten Datei erleichtern kann. Standardmäßig werden die Dateien unter Verwendung der Option Liste angezeigt. Interessant ist hier auch die Ansicht Details, in der Sie die Anzeige der Dateien nach mehreren Kriterien sortieren lassen können. Ansicht

Befehl und Beschreibung KACHELN: Zeigt die Dateien und Ordner als große Symbole an. Dateityp und Größe werden zusätzlich vermerkt.

2.4

Ansicht

Dokument öffnen

73

Befehl und Beschreibung SYMBOLE: Benutzt kleinere Symbole und zeigt keine Zusatzinformationen an. Verwenden Sie diese Option, um mehrere Elemente anzeigen zu lassen. LISTE: Ist die Standardeinstellung. Es werden kleine Symbole verwendet. Bei vielen Elementen im Ordner erfolgt die Darstellung in mehreren Spalten. DETAILS: Zeigt zusätzliche Dateiinformationen an. Durch einen Klick auf eine Spaltenüberschrift können Sie die Liste nach diesem Element sortieren lassen. Ein weiterer Klick auf dieselbe Spaltenüberschrift kehrt die Sortierfolge um. EIGENSCHAFTEN: Zeigt auf der rechten Seite einige der für das markierte Dokument definierten Eigenschaften an (siehe hierzu Abschnitt 2.7). Sind keine speziellen Eigenschaften definiert worden, finden Sie hier üblicherweise Informationen zur verwendeten Vorlage, zum Datum der Erstellung und des letzten Zugriffs sowie weitere statistische Angaben. VORSCHAU: Zeigt eine Vorschau auf die markierte Datei an. Dazu muss die Option Vorschaugrafik speichern in den Eigenschaften der Datei aktiviert sein (siehe hierzu Abschnitt 2.7).

74

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Ansicht

Befehl und Beschreibung MINIATURANSICHTEN: Zeigt Dateien ähnlich wie in der Ansicht KACHELN an. Haben Sie die Option Vorschaugrafik speichern in den Eigenschaften aktiviert, wird eine Vorschau auf die markierte Datei angezeigt. Dasselbe gilt für Bilddateien.

Tabelle 2.4: Für unterschiedliche Zwecke stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung

Mehrere Dokumente öffnen Sie können auch mehrere Dokumente in einem Arbeitsgang öffnen. Dazu halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und markieren die Namen der gewünschten Dokumente, indem Sie sie anklicken. Ein weiterer Klick auf einen bereits markierten Namen deaktiviert die Markierung wieder, solange Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Dateien aufzuheben, lassen Sie die (Strg)-Taste los und klicken dann auf einen beliebigen Dateinamen.

2.5

Nach Dokumenten suchen

Wenn Sie ein Dokument, an dem Sie früher gearbeitet haben, nicht mehr finden können, sollten Sie sich der Suchen-Funktion des Programms bedienen. Sorgen Sie dabei dafür, dass auch alle externen Speicher – inklusive der früher verwendeten Netzlaufwerke – in den Suchvorgang eingeschlossen werden. Prüfen Sie auch Disketten und sonstige Wechselspeicher. Ein Ausfüllen der Felder auf den Registerkarten des Dialogfeldes Eigenschaften kann bei einer späteren Suche hilfreich sein (siehe Abschnitt 2.7). Tipp: Wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben, können Sie durch Einschalten dessen Journalfunktionen für die Zukunft die Arbeiten an Word-Dateien – auch deren Speicherort – protokollieren lassen.

2.5

Nach Dokumenten suchen

75

2.5.1 Im Ordner Zuletzt verwendet Wenn Sie in letzter Zeit an dem betreffenden Dokument gearbeitet haben, finden Sie wahrscheinlich eine entsprechende Verknüpfung im Ordner Zuletzt verwendet, dessen Inhalt Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Umgebungsleiste des Dialogfeldes Öffnen anzeigen lassen können. Benutzen Sie dabei eine Ansicht, die ein Sortieren der Dateien nach unterschiedlichen Kriterien ermöglicht – beispielsweise die Ansicht Details.

2.5.2 Über den Aufgabenbereich Sollten Sie das Dokument nicht über den Ordner Zuletzt verwendet ausfindig machen können – weil beispielsweise zu viel Zeit seit dem letzten Öffnen vergangen ist –, wählen Sie DATEISUCHE im Menü DATEI. Daraufhin wird zunächst der Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen angezeigt, über den Sie die Datei anhand eines einzelnen Kriteriums suchen lassen können.

Bild 2.8:

Die einfache Suche benutzt nur ein Suchkriterium

76

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

1. Geben Sie im Feld Text suchen den Namen des Dokuments oder zumindest einen Teil davon ein. Über das Dropdown-Listenfeld Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht werden soll. Das Dropdown-Listenfeld Ergebnisse entsprechen ermöglicht das Festlegen bestimmter Dateitypen. 2. Klicken Sie nach der Eingabe der Kriterien auf die betreffende Schaltfläche, um die Suche zu starten. Die Suchresultate werden dann im Listenfeld des Aufgabenbereichs Suchergebnisse angezeigt. Wenn die Suche erfolgreich war, können Sie die gewünschte Datei markieren und durch einen Doppelklick öffnen. Über das Dropdown-Menü zu einem Suchergebnis können Sie auch die Eigenschaften der Datei anzeigen lassen oder mit dem Befehl NEU MIT DIESER DATEI eine Kopie davon öffnen.

Bild 2.9:

Der Aufgabenbereich Erweiterte Suchoptionen ermöglicht das Verwenden mehrerer Kriterien

2.5

Nach Dokumenten suchen

77

Über den Link Erweitere Suchoptionen unter Siehe auch im Aufgabenbereich Einfache Suchoptionen können Sie mehrere Kriterien eingeben und diese gemeinsam für die Suche verwenden. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie den Namen oder die Schreibweise der Datei nicht mehr genau kennen und mehrere Möglichkeiten dafür gleichzeitig in der Suche verwenden möchten. œ Im oberen Teil des Aufgabenbereichs – unter der Überschrift Suchen nach – müssen

Sie die Kriterien formulieren: Geben Sie im Feld Wert den Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. Mit Eigenschaft geben Sie an, um was es sich bei diesem Wert handelt. Bedingung ermöglicht eine weitere Konkretisierung. Nach dem Festlegen dieser Elemente klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Kriterium wird daraufhin im Listenfeld darunter ausformuliert angezeigt. œ Wenn Sie nach mehr als einem Kriterium suchen lassen wollen, geben Sie das nächste

auf dieselbe Weise ein und bestätigen wiederum über die Schaltfläche Hinzufügen. Zum Entfernen eines Kriteriums aus der Liste markieren Sie es zunächst und klicken dann auf Entfernen. œ Die Suchergebnisse werden nach einem Klick auf die Schaltfläche Gehe zu angezeigt. œ Durch einen Klick auf den Link Einfache Suchoptionen unter Siehe auch können Sie

wieder zur Suche anhand eines einzelnen Kriteriums zurückschalten.

2.5.3 Über das Dialogfeld Dateisuche Sie können die Suchfunktion auch mit dem entsprechenden Befehl im Menü zur Schaltfläche Extras im Öffnen-Dialogfeld starten. Rein oberflächlich betrachtet unterscheidet sich das Dialogfeld Dateisuche natürlich vom Aufgabenbereich Einfache beziehungsweise Erweiterte Suchoptionen, die Optionen und Techniken sind aber identisch. Tipp: Natürlich können Sie eine schlecht zu findende Datei auch über die Suchfunktion des Betriebssystems ausfindig machen lassen. Wählen Sie dazu im Windows-Startmenü den Befehl SUCHEN und klicken Sie dann unter Wonach soll gesucht werden? auf die Option Dokumente. Geben Sie den Namen des Dokuments oder einen Teil davon ein und klicken Sie auf Suchen.

78

2.6

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Vorlagen

Wenn Sie häufig Dokumente mit derselben Grundstruktur erstellen müssen – beispielsweise Briefe oder Kapitel eines Buches –, sollten Sie für diesen Zweck Vorlagen verwenden, in denen die konstant bleibenden Elemente – beispielsweise Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezielle Formatierungen und anderes – bereits festgelegt sind. Auf diese Weise brauchen Sie sie nicht immer vollständig neu zu erstellen. œ Theoretisch könnten Sie dafür ein ganz normales Word-Dokument verwenden:

Geben Sie in dieses alle Elemente ein, die Sie später für jedes der endgültigen Exemplare der Datei benötigen, lassen Sie aber alle speziellen Inhalte weg. Speichern Sie dieses Dokument unter einem geeigneten Namen – beispielsweise Standardbrief – ab. Wenn Sie später einen speziellen Brief erstellen wollen, öffnen Sie Standardbrief wieder, geben die gewünschten Inhalte ein und speichern das geänderte Dokument mithilfe des Befehls SPEICHERN UNTER unter einem eigenen Namen – beispielsweise Hausverwaltung 20-06-2003. Genauso verfahren Sie mit weiteren Briefen. œ Die Verwendung des Dateityps Dokumentvorlage funktioniert ähnlich, bietet aber

einige Vorteile: Erst einmal werden Vorlagen in einem separaten Ordner verwaltet, also nicht mit normalen Dateien gemischt, und sind damit leichter zu finden. Nachdem Sie eine solche Vorlage geöffnet und darin die speziellen Inhalte eingegeben haben, wird beim Aufrufen des Befehls SPEICHERN oder nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche automatisch das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen für die Datei mit den speziellen Inhalten angeben müssen. Auf diese Weise wird verhindert, dass Sie die später noch zu verwendende leere Vorlage mit konkreten Inhalten überschreiben. Dokumentvorlagen kommen an vielen Stellen im Programm ins Spiel. Deswegen sollten Sie bereits an dieser Stelle die wichtigsten Punkte zu diesem Aspekt kennen lernen: Jedes Microsoft Word-Dokument basiert auf mindestens einer Dokumentvorlage. Dabei müssen Sie zwischen den beiden Grundtypen von Vorlagen – globale Dokumentvorlagen und individuelle Dokumentvorlagen – so genannte Benutzervorlagen – unterscheiden. Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, können Sie normalerweise nur die Einstellungen verwenden, die in der dem Dokument zugeordneten Dokumentvorlage oder der globalen Dokumentvorlage gespeichert sind. Tipp: Standardmäßig werden Vorlagen im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\ \Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen abgelegt, wenn Sie Word auf dem Laufwerk C: installiert haben.

2.6

Vorlagen

79

Sie können aber auch einen anderen Ordner einstellen: Wählen Sie OPTIONEN im Menü EXTRAS und geben Sie auf der Registerkarte Speicherort für Dateien für Benutzervorlagen den gewünschten Ordner an.

2.6.1 Globale Dokumentvorlagen Jedes neu erstellte Dokument basiert standardmäßig auf der globalen Dokumentvorlage Normal. Zum Verwenden von Einstellungen, die in einer anderen Dokumentvorlage gespeichert sind, können Sie diese andere Dokumentvorlage als globale Dokumentvorlage laden. Wählen Sie zunächst den Befehl VORLAGEN UND ADD-INS im Menü EXTRAS, um das Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins zu öffnen.

Bild 2.10: Dokumentvorlagen werden über das entsprechende Dialogfeld zur Verfügung gestellt

Im unteren Teil des Dialogfeldes können Sie unter Globale Dokumentvorlagen und AddIns Dokumentvorlagen laden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Hinzufügen und wäh-

80

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

len Sie dann die gewünschte Vorlage aus. Nachdem Sie eine Dokumentvorlage auf diese Art und Weise geladen haben, sind die in dieser Vorlage enthaltenen Elemente für alle in der aktuellen Word-Sitzung geöffneten Dokumente verfügbar. Sie können sie über das Kontrollkästchen neben der betreffenden Dokumentvorlage aktivieren und auch wieder deaktivieren. Wenn Sie die Elemente einer geladenen Vorlage nicht mehr benötigen, sollten Sie die Dokumentvorlage »entladen«, um die Systemressourcen zu schonen. Um eine Dokumentvorlage zu entladen, sie jedoch weiterhin im Listenfeld Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins anzuzeigen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der entsprechenden Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage nicht nur deaktivieren, sondern permanent aus der Liste entfernen möchten, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Liste und klicken dann auf Entfernen. Die Dokumentvorlage wird damit nicht von Ihrem Computer gelöscht, Sie können lediglich nicht mehr von diesem Dialogfeld aus darauf zugreifen. Die Funktion Entfernen steht nicht zur Verfügung, wenn sich die ausgewählte Dokumentvorlage im AutoStart-Ordner STARTUP befindet. Tipp: Die von Ihnen geladenen Dokumentvorlagen werden wieder aus dem Arbeitsspeicher entfernen, wenn Sie Microsoft Word schließen. Um eine Dokumentvorlage bei jedem Start von Word zu laden, kopieren Sie die Dokumentvorlage in den AutoStart-Ordner, dessen Standort auf der Registerkarte Speicherort für Dateien im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS angegeben ist.

2.6.2 Benutzervorlagen Zusätzlich zu den globalen Dokumentvorlagen steht Ihnen eine Vielzahl von Benutzervorlagen zur Verfügung. Wenn Sie eine solche integrierte Vorlage verwenden, können für das Dokument sowohl die Einstellungen aus jeder globalen Dokumentvorlage als auch die Einstellungen der speziellen Dokumentvorlage verwendet werden. Sie können auch Ihre eigenen Dokumentvorlagen erstellen, die die gewünschten Formate, standardisierten Text, Makros etc. enthalten. Einen Überblick über die vorhandenen Vorlagen finden Sie im Dialogfeld Vorlagen, das Sie wie folgt öffnen: Wählen Sie den Befehl NEU im Menü DATEI und klicken Sie dann im Aufgabenbereich Neues Dokument auf den Link Auf meinem Computer. Die Dokumentvorlagen, mit denen Sie ein neues, leeres Dokument erstellen können, sind auf der Registerkarte Allgemein zu finden.

2.6

Vorlagen

81

Bild 2.11: Die zur Verfügung stehenden Vorlagen für neue, leere Dokumente entsprechenden Typs

Tipp: Im Dialogfeld Vorlagen werden die Dokumentvorlagen aus dem Ordner angezeigt, der auf der Registerkarte Speicherort für Dateien im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS unter Benutzervorlagen eingestellt ist.

Typ

Beschreibung

Leeres Doku- Verwenden Sie diese Vorlage, um ein herkömmliches Word-Dokument auf ment der Basis der Dokumentvorlage Normal zu erstellen. XMLDokument

Verwenden Sie diese Vorlage, um in Word ein XML-Dokument zum anwendungs- und plattformunabhängigen Datenaustausch zu erstellen.

Webseite

Verwenden Sie diese Vorlage, um den Inhalt des Dokuments im Webbrowser anzeigen lassen zu können. Eine Webseite wird in Word in der Weblayoutansicht geöffnet. Gespeichert werden Webseiten im HTML-Format.

E-MailNachricht

Wenn Sie beispielsweise mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie diese Vorlage verwenden, um direkt aus Word heraus eine Nachricht zu erstellen und an den/die Empfänger zu senden.

Tabelle 2.5: Sie können verschiedene Typen von allgemeinen Dokumentvorlagen verwenden

82

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Die Vorlagen für spezielle Zwecke finden Sie auf den weiteren Registerkarten dieses Dialogfeldes – beispielsweise Briefe & Faxe oder Memos. Wenn Sie auf einer dieser Registerkarten das Symbol für eine Vorlage markiert haben, wird im rechten Bereich unter Vorschau eine Ansicht der oberen linken Ecke der Vorlage skizziert. Das gilt aber nur, wenn Sie die Vorlage bereits auf Ihrer Festplatte installiert haben. Über die drei Schaltflächen oberhalb der Vorschau können Sie die Form der Anzeige der Einträge und Symbole im Listenfeld auf den Registerkarten regeln. Viele der mit Microsoft Word ausgelieferten Vorlagen können Ihnen einen Teil der Arbeit beim Erstellen von typischen (Geschäfts-)Dokumenten abnehmen. Wenn Sie eine dieser Vorlagen benutzen wollen, sollten Sie sie zunächst personalisieren, beispielsweise nicht gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche Inhalte –Ihren Namen oder andere Dinge – hinzufügen. Zum Personalisieren müssen Sie die Vorlage öffnen, die Änderungen vornehmen und dann die geänderte Vorlage wiederum als Vorlage speichern. Anschließend können Sie sie mit den modifizierten Daten verwenden.

Vorlage öffnen Um die Vorlage selbst zu öffnen, markieren Sie sie im Dialogfeld Vorlagen, aktivieren die Option Vorlage im Bereich Neu erstellen in der unteren rechten Ecke des Dialogfeldes und bestätigen dann über OK. Der Inhalt der Vorlage wird daraufhin im Programmfenster angezeigt.

Bild 2.12: Einige der mitgelieferten Vorlagen dienen zum Schreiben von Briefen

2.6

Vorlagen

83

Vorlage anpassen und speichern Nach dem Öffnen einer der Standardvorlagen passen Sie diese zunächst an Ihre persönlichen Erfordernisse an. Dabei können Sie nicht gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche hinzufügen. Speichern Sie diese Änderungen mit dem Dateityp Dokumentvorlage unter einem eigenen Namen. Wenn der ursprüngliche Name der Vorlage Aktuelle Briefvorlage lautete, können Sie die geänderte Version beispielsweise mit Mein Brief benennen. Dazu wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und benutzen im Feld Dateityp die automatisch eingestellte Option Dokumentvorlage. Als Speicherort wird – ebenfalls automatisch – der Ordner Vorlagen verwendet. Anschließend können Sie die geänderte Vorlage mit Speichern schließen.

Dokument mit Vorlage öffnen Sie können nun die angepasste und in dieser Form gespeicherte Vorlage für die entsprechende Aufgabe – beispielsweise das Schreiben eines Briefes – verwenden, indem Sie sie beim Erstellen des Dokuments mit diesem verbinden. Wählen Sie dazu wieder im Aufgabenbereich Neues Dokument zunächst unter Vorlagen die Option Auf meinem Computer. Im Dialogfeld Vorlagen wählen Sie dann auf der Registerkarte Allgemein die gewünschte Vorlage aus – im vorherigen Beispiel die Vorlage Mein Brief – und öffnen diese. Geben Sie die für den Brief benötigten Inhalte ein und wählen Sie dann SPEICHERN oder SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Geben Sie diesem speziellen Brief einen geeigneten Namen – beispielsweise Hausverwaltung 20-06-2003. Automatisch wird als Speicherort der Standardordner Eigene Dateien eingestellt. Anschließend können Sie den Brief ausdrucken und das Dokument schließen.

Vorlage wechseln Sie können einem bereits geöffneten Dokument eine andere Vorlage zuweisen. Wählen Sie dazu den Befehl VORLAGEN UND ADD-INS im Menü EXTRAS. Die dem Dokument derzeit zugewiesene Vorlage wird im Feld Dokumentvorlage zusammen mit ihrem Speicherort angezeigt. Um eine andere Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Anfügen, wählen im Dialogfeld Vorlage verbinden die gewünschte Vorlage aus und bestätigen über Öffnen. Klicken Sie abschließend auf OK.

84

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Bild 2.13: Vorlagen können gewechselt werden

Tipp: Die Standardeinstellung sieht vor, dass nachträgliche Änderungen an Vorlagen in Bezug auf Formatierungen, Formatvorlagen und Text-/Grafikelemente nicht in Dokumente übernommen werden, die mit der Vorlage bereits verknüpft sind. Wollen Sie solche Änderungen übernehmen, müssen Sie bei diesen Dokumenten im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins das Kontrollkästchen Dokumentformatvorlagen automatisch aktualisieren aktivieren.

Eigene Vorlagen erstellen Neben den integrierten Dokumentvorlagen können Sie auch eigene Vorlagen erstellen. Dazu gehen Sie im Prinzip genauso vor wie beim Erstellen herkömmlicher Dokumente. Geben Sie die konstant bleibenden Elemente ein – beispielsweise Schriften, Formatierungen, nicht veränderbare Textpassagen, Grafiken – und lassen Sie alle speziellen Inhalte weg. Speichern Sie dieses Dokument unter einem geeigneten Namen mit dem Dateityp Dokumentvorlage. Der Ordner Vorlagen wird dabei automatisch als Speicherort eingestellt.

2.6

Vorlagen

85

Tipp: Wenn Sie im Dialogfeld Vorlagen weitere Registerkarten zum Organisieren Ihrer Dokumentvorlagen verfügbar machen möchten, legen Sie im Ordner Vorlagen entsprechende neue Unterordner an und speichern Ihre Dokumentvorlagen in diesen Unterordnern. Die Namen dieser Unterordner werden als Bezeichnungen für die neuen Registerkarten verwendet.

2.6.3 Assistenten Auf den Registerkarten des Dialogfeldes Vorlagen finden Sie einige Einträge, deren Symbole mit einem Zauberstab und kleinen Sternchen versehen sind. Dabei handelt es um so genannte Assistenten, die Sie durch die Schritte beim Erstellen eines Dokuments führen. Beispielsweise finden Sie auf der Registerkarte Briefe & Faxe die Vorlage Brief-Assistent, die im Folgenden als Beispiel für die Arbeit mit einem solchen Werkzeug dienen soll. 1. Nach dem Wählen der Vorlage Brief-Assistent müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Brief an eine einzelne Person oder einen Serienbrief an mehrere Empfänger erstellen wollen. Haben Sie erstere Option gewählt, können Sie dann auf den vier Registerkarten des Assistenten weitere Angaben zum geplanten Brief machen. 2. Auf der ersten Registerkarte können Sie das Seitendesign und den Briefstil festlegen. Falls Sie Briefpapier mit einem Vordruck verwenden, geben Sie an, wo sich die bedruckten Stellen befinden, um zu verhindern, dass dort noch einmal gedruckt wird. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Registerkarte des Assistenten zu gelangen. 3. Die zweite Registerkarte beinhaltet ein Feld für die Eingabe der Adresse des Empfängers. Wenn sich diese Daten bereits in einem Adressbuch auf Ihrem Computer befinden sollten, können Sie sie nach einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche daraus auswählen. Klicken Sie wieder auf Weiter, um die nächste Registerkarte des Assistenten anzuzeigen. 4. Auf der mit Weitere Elemente bezeichneten dritten Registerkarte können Sie die für Geschäftsbriefe üblichen Bezugsinformationen – wie Ihr Zeichen, Unser Zeichen usw. – eingeben. Diese werden dann später an den entsprechenden Stellen im Brief eingesetzt. Weiter führt Sie zur letzten Registerkarte des Assistenten.

86

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Bild 2.14: Legen Sie das Format fest und geben Sie die Empfängerinformationen ein

2.6

Vorlagen

87

Bild 2.15: Geben Sie weitere Elemente und die Absenderinformationen ein

5. Dort können Sie Ihre Daten als Absenderadresse angeben. Auch die Wahl von Elementen der den Brief abschließenden Grußformel ist hier möglich.

88

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

6. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen wird ein neues Dokument mit dem Gerüst für den Brief und den eingegebenen Daten erstellt. Tipp: Sie können es auch bei den automatisch gewählten Einstellungen belassen und bereits auf der ersten Registerkarte des Assistenten auf die Schaltfläche Fertig stellen klicken, um die einzelnen Seiten des Assistenten zu überspringen und sofort ein Ergebnis zu erzeugen.

2.7

Eigenschaften eines Dokuments

Sie können für ein Dokument diverse Eigenschaften definieren, die es Ihnen unter anderem erleichtern, dieses Dokument später schneller wiederzufinden. Wählen Sie dazu den Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld verfügt über fünf Registerkarten, auf denen die Eigenschaften des Dokuments angezeigt oder eingegeben werden können. Ein Teil dieser Dateieigenschaften wird vom Programm automatisch ermittelt und festgelegt – beispielsweise der Speicherort, die Dateigröße oder das Datum der Erstellung oder des letzten Zugriffs. Sie können aber auch eigene Eigenschaften definieren; dazu gehören der Name des Autors, eine Beschreibung des Inhalts und Stichwörter. œ Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle Angaben zum Namen, zur Größe

und zum Speicherort der Datei etc. Diese Angaben werden erst angezeigt, nachdem die Datei schon einmal gespeichert wurde. œ Die Registerkarte Zusammenfassung ermöglicht die Angabe zusätzlicher Informatio-

nen zum Dokument. Diese Angaben können Ihnen helfen, die Datei später wiederzufinden, da Sie beim Suchen nach dem Dokument darauf zugreifen können. Sie können einen Titel und ein Thema eingeben. Eine Kategorie erlaubt eine einfachere Einordnung. Mit Stichwörtern erleichtern Sie eine eventuelle Suche nach der Datei. Durch Aktivieren von Vorschaugrafik speichern bewirken Sie, dass eine entsprechende Abbildung für die Vorschau – beispielsweise im Dialogfeld Öffnen – erstellt wird. œ Die Registerkarte Statistik liefert eine Zusammenfassung der Datums- und Benutzer-

angaben bezüglich Erstellung und Änderung des Dokuments. œ Auf der Registerkarte Inhalt werden die einzelnen Komponenten einer Datei angezeigt

– bei Word-Dokumenten beispielsweise die Überschriften.

2.7

Eigenschaften eines Dokuments

89

Bild 2.16: Die Registerkarte Zusammenfassung enthält zusätzliche Informationen œ Die Registerkarte Anpassen erlaubt das Definieren benutzerdefinierter Eigenschaften

und das Verknüpfen dieser Eigenschaften mit bestimmten Inhalten der Datei. Über eine Kombination von Einstellungen in den Feldern Namen, Typ und Wert können Sie eine Eigenschaft definieren. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um die Eigenschaft zu übernehmen. Im unteren Bereich der Registerkarte werden die bereits festgelegten Eigenschaften angezeigt.

90

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Bild 2.17: Die Registerkarte Inhalt zeigt die Bestandteile des Dokuments an

2.8

Datenaustausch mit anderen Programmen

Die im Dialogfeld Speichern unter oder im Dialogfeld Öffnen im Listenfeld Dateityp gewählte Option entscheidet unter anderem darüber, welche Typen von Dateien im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt werden. Nach einer entsprechenden Wahl können Sie anschließend die aktuelle Datei in einem bestimmten Format speichern oder eine Datei dieses Formats öffnen. Im Dialogfeld Speichern unter ist standardmäßig die Option Word-Dokument eingestellt und wenn Sie ein Dokument immer nur mit der aktuellen Version von Word verarbeiten wollen, besteht kein Grund, hier eine andere Einstellung zu wählen – einmal abgesehen von dem oben genannten Fall der Arbeit mit einer Vorlage oder dem im Anhang A (auf der CD) beschriebenen Erstellen von Webseiten.

2.8

Datenaustausch mit anderen Programmen

91

2.8.1 Anwendungsabhängige Dateiformate In manchen Fällen ist man aber gezwungen, entweder mit der aktuellen Version von Word erstellte Dokumente in bestimmten anderen Programmen – die eventuell sogar unter einem anderen Betriebssystem laufen – weiterzuverarbeiten oder – anders herum – Daten in Word einzulesen, die in bestimmten anderen Programmen erstellt wurden. Sie können zum Beispiel ein mit WordPerfect erstelltes Dokument öffnen, Änderungen daran in Word vornehmen und es anschließend entweder im Word-Format oder im WordPerfect-Format speichern. œ Um Ihr Dokument in einem anderen Programm weiterbearbeiten zu können, spei-

chern Sie es in Word in einem für das betreffende Programm lesbaren Format, indem Sie im Dialogfeld zum Befehl SPEICHERN UNTER im Feld Dateityp ein geeignetes Format wählen. œ Um ein Dokument, das in einem anderen Programm erstellt wurde, in Word zu bear-

beiten, stellen Sie im Dialogfeld zum Befehl ÖFFNEN im Feld Dateityp das Format ein, in dem das Dokument vorliegt, und versuchen dann, die Datei in Word zu öffnen. In manchen Fällen ist es aber empfehlenswert, das Herkunftsprogramm für solche Konvertierungsaufgaben zu bemühen. Hinweise hierzu finden Sie in der Dokumentation des entsprechenden Programms. Tipp: Microsoft Word speichert Dokumente standardmäßig in dem Format, in dem sie geöffnet wurden. Wenn Sie Ihre Dokumente immer in einem anderen Format speichern wollen, können Sie das von Word zum Speichern neuer Dokumente verwendete Standardformat auf der Registerkarte Speichern im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS ändern (siehe Kapitel 11). Von der hier festgelegten Einstellung sind ausschließlich neu erstellte Dokumente betroffen.

Bei der Installation von Word werden in der Standardeinstellung verschiedene Dateiformate zum Importieren/Exportieren beziehungsweise Konvertieren von Dokumentinhalten installiert. Wenn das gewünschte Format nicht im Dropdown-Listenfeld Dateityp vorhanden ist, können Sie Konvertierungsprogramme für zusätzliche Dateiformate nachinstallieren (siehe Kapitel 12).

92

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Dateiformat

Beschreibung

WordPerfect 6.x

Konvertiert Dokumente von WordPerfect 6.0 für DOS und WordPerfect 6.0 und 6.1 für Windows.

WordPerfect 5.x

Konvertiert Dokumente von und nach WordPerfect 5.0 und 5.1 für DOS und WordPerfect 6.1 und 6.2 für Windows.

Word 97-2003 & 6.0/95 RTF

Von Microsoft Office Word 2003 verwendeter Konverter, um Dokumente im Word 97 bis 2003 sowie 6.0/95 RTF-Format zu speichern. Dieser Konverter wird nicht zum Öffnen von Dateien benötigt.

Word 97 für Windows/Word 98 für Macintosh

Wird von anderen Microsoft-Anwendungen verwendet, um Word 97 bis 2003-Dateien zu öffnen.

Works 6.0 & 7.0

Konvertiert Dokumente von und nach Microsoft Works 6.0 und 7.0.

Text aus einer beliebigen Datei wiederherstellen

Stellt Text aus jeder Datei wieder her.

Tabelle 2.6: Textkonverter

Einige Formate benötigen jedoch kein spezielles Dateikonvertierungsprogramm.

Dateiformat

Beschreibung

Nur Text

Speichert Text ohne Formatierung. Wandelt alle Abschnittswechsel, Seitenumbrüche und Zeilenumbruchzeichen in Absatzmarken um. Verwendet den ANSI-Zeichensatz. Wählen Sie dieses Format nur, wenn das Zielprogramm kein anderes verfügbares Dateiformat lesen kann.

Rich Text Format (RTF)

Speichert alle Formatierungen. Wandelt Formatierungen in Anweisungen um, die von anderen Programmen, einschließlich kompatiblen Microsoft-Programmen, gelesen und interpretiert werden können.

Tabelle 2.7: Dateiformate, für die kein Konvertierungsprogramm erforderlich ist

2.8

Datenaustausch mit anderen Programmen

93

2.8.2 Anwendungs- und plattformunabhängiges Dateiformat – XML Microsoft Office 2003 ist die erste Generation von Office, bei der XML eine entscheidende Rolle spielt. Auch Microsoft Word unterstützt dieses Dateiformat und dient als vollwertiger XML-Editor. Bei XML (Extensible Markup Language) handelt es sich um die Standardsprache für das Beschreiben und Bereitstellen von Daten und Datenstrukturen. Dies ermöglicht neue Methoden zum Organisieren und Bearbeiten von Dokumenten und Daten und bietet ein weiteres Verfahren zum Datenaustausch, und zwar sowohl anwendungs- als auch plattformunabhängig. Im XML-Format gespeicherte Dokumentinhalte sind nicht mehr statisch, sondern lassen sich für automatisches Datamining und Mehrfachverwendung einsetzen, etwa an eine Datenbank übertragen. Mithilfe eines benutzerdefinierten XML-Schemas können beispielsweise die in einem Geschäftsbericht enthaltenen Daten identifiziert und daraus extrahiert werden, damit sie entweder an anderer Stelle eingesetzt werden oder aber aus anderen Quellen immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden können.

XML-Dokument erstellen Sie können die Inhalte eines jeden Dokuments als XML-Datei speichern. Dazu wählen Sie SPEICHERN UNTER im Menü DATEI und benutzen als Dateityp die Option XML-Dokument. Hiermit werden – ähnlich wie bei HTML-Dokumenten – so genannte XML-Tags verwendet, um spezielle Elemente im Dokument zu definieren. Die Tags legen die strukturellen Elemente des Dokuments sowie die Bedeutung dieser Elemente fest. Anders als HTML-Tags, mit denen das Layout beziehungsweise die Formatierung in einem Dokument beschrieben wird, definiert XML darüber hinaus Struktur und Inhalt des Dokuments. So trennt XML den Inhalt eines Dokuments von der Darstellung und ermöglicht damit die unabhängige Bearbeitung der Inhalte. Microsoft Word bietet zwei Möglichkeiten zum Arbeiten mit XML-Dokumenten: œ Sie können Ihr Dokument durch das oben beschriebene Speichern mit dem Dateityp

XML-Dokument mit dem Word-eigenen XML-Schema – WordML – verbinden. Dieses dient zur Anwendung von XML-Tags, die Informationen, zum Beispiel Dateieigenschaften, speichern und die Dokumentstruktur, beispielsweise Absätze und Überschriften, definieren. Darüber hinaus verwendet Word XML-Tags zum Speichern von Format- und Layoutinformationen entsprechend des Word XML-Schemas. œ Sie können Ihr Dokument aber auch mit einem beliebigen benutzerdefinierten XML-

Schema verbinden und dann XML-Tags für die Inhalte des Dokuments verwenden.

94

Kapitel 2 – Dokumentverwaltung

Wenn Sie dieses Dokument als XML-Dokument speichern, definieren die XML-Tags die Struktur des Dokuments entsprechend des angehängten XML-Schemas.

XML-Datei öffnen Innerhalb von Word können Sie ein XML-Dokument wie gewohnt öffnen, ohne dass sich das von diesem Programm her gewohnte Erscheinungsbild ändert. Wählen Sie also wie üblich den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI, markieren Sie die gewünschte Datei und bestätigen dann über die Schaltfläche Öffnen.

Text eingeben und bearbeiten

Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Dabei helfen Ihnen verschiedene Werkzeuge – die wichtigsten werden in diesem Kapitel zusammengefasst. Weitere Verfahren und Techniken sind Gegenstand der folgenden Kapitel.













Die Methoden zur Texteingabe entsprechen den für ein solches Programm üblichen. Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten. Beispielsweise stellt Ihnen Microsoft Word mit den Funktionen Klicken und Eingeben und AutoKorrektur Werkzeuge zur Erleichterung der Eingabe zur Verfügung. Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, können Sie ganz einfach die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen und den Fehler korrigieren, indem Sie die gewünschten Zeichen eingeben und/oder die nicht gewünschten löschen. In vielen Fällen wollen Sie auch eine zusammenhängende Bearbeitung von Textelementen – wie Zeichen, Wörter, Zeilen oder Absätze – durchführen. Dazu müssen Sie diese zunächst markieren. Anschließend können Sie diese Elemente beispielsweise löschen, verschieben oder kopieren. Solche Aktionen lassen sich – falls erforderlich – nach der Ausführung wieder rückgängig machen. Nach oder während der Eingabe des Textes können Sie weitere Elemente über entsprechende Befehle im Menü EINFÜGEN in das Textdokument übertragen. Beispielsweise können Sie vorgefertigte Textbausteine – so genannte AutoTexte – in Ihr Dokument einfügen. Mithilfe der Funktionen Suchen und Ersetzen können Sie im gesamten Dokument nach Zeichen, Wörtern oder Textpassagen suchen und diese auch durch andere ersetzen lassen. Auch Formatierungen können auf diese Weise gefunden und gegebenenfalls ausgetauscht werden. Den Text können Sie einer Rechtschreib- und Grammatikprüfung unterziehen. Microsoft Word erkennt meist automatisch, wenn innerhalb des Dokuments die Sprache gewechselt wird, und verwendet die entsprechenden Wörterbücher zur Überprüfung.

96



Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Eine neue Funktion im Office 2003-Programmpaket nennt sich Recherchieren. Sie können damit Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen sammeln. Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher und Enzyklopädien sowie entsprechende Quellen und Dienste im Internet verwenden.

3.1

Text eingeben

Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen, indem Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen. Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben das Verhalten des Programms mit den automatisch gewählten Standardeinstellungen. Viele von diesen Einstellungen lassen sich auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS an Ihre Erfordernisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen (siehe Kapitel 11).

3.1.1 Zeichen eingeben Wenn Sie die Arbeit des Eintippens von Text in einem Programm für Textverarbeitung noch nicht gewohnt sind, sollten Sie grundsätzlich einige Besonderheiten beachten: œ Das zu einer gedrückten Taste gehörende Zeichen wird auf dem Bildschirm an der

durch die Einfügemarke gekennzeichneten Stelle eingefügt. Durch die fortlaufende Eingabe von Zeichen werden die Einfügemarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben. Die Einfügemarke kann nicht hinter das Ende des Dokuments bewegt werden. Beachten Sie, dass sich die Einfügemarke unter Umständen in einem anderen als dem gerade auf dem Bildschirm angezeigten Teil des Dokuments befindet. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um den angezeigten Bereich zu verschieben. œ Kleinbuchstaben und Zahlen erzeugen Sie durch Drücken der entsprechenden Taste.

Um Großbuchstaben oder die oben auf einer Taste angezeigten Zeichen zu erzeugen, halten Sie gleichzeitig die Taste (Umschalt) gedrückt. œ Wenn Sie die (Feststell)-Taste drücken, werden alle Buchstaben als Großbuchstaben

dargestellt. Zum Abschalten dieses Modus drücken Sie noch einmal (Feststell). œ Für einen Zwischenraum zwischen beispielsweise Wörtern benutzen Sie die (Leer)-

Taste.

3.1

Text eingeben

97

œ Wird ein Wort am Ende einer Zeile zu lang, sodass es nicht mehr in die Zeile passt,

wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An einen Zeilenvorschub – wie bei der Schreibmaschine – brauchen Sie also nicht zu denken. œ Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste (Eingabe). œ Eine zusätzliche Leerzeile können Sie durch ein zweites Drücken der Taste (Eingabe)

erreichen. In der Textverarbeitung gilt aber: Wollen Sie zwischen zwei Absätzen einen Leerraum schaffen, erreichen Sie das besser über ein entsprechendes Setzen des Absatzabstandes (siehe hierzu Kapitel 4).

3.1.2 Nicht druckbare Zeichen Wenn Sie die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste aktiviert haben, werden neben Ihren Eingaben auch noch andere Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt. Diese Zeichen werden nicht ausgedruckt, sie dienen nur der Information. Beispielsweise können Sie am Vorhandensein des Zeichens ¶ erkennen, dass Sie am Ende einer Zeile mithilfe der Taste (Eingabe) eine Absatzmarke gesetzt haben. Ein hochgestellter, auf der Zeilenhöhe zentrierter Punkt symbolisiert ein Leerzeichen. Nachdem dieses Zeichen auch noch etwas größer als das Interpunktionszeichen Punkt ist, ist es nicht mit dem Satzendezeichen zu verwechseln.

Zeichen

Bedeutung Absatzmarke

• (auf Zeilenhöhe zentrierter Punkt)

Leerzeichen Tabulatorsprung Manueller Zeilenwechsel

Tabelle 3.1: Nicht druckbare Zeichen

Die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen mag anfangs etwas störend wirken, sie ist aber in gewissen Arbeitssituationen sehr hilfreich, beispielsweise wenn es darum geht herauszufinden, warum eine bestimmte Textanordnung nicht wie beabsichtigt ausfällt.

98

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

3.1.3 Wörter zählen Für Lohnschreiber ist der Befehl WÖRTER ZÄHLEN im Menü EXTRAS interessant, mit dem auf die Schnelle die Anzahl der Wörter im gesamten Dokument oder im zuvor markierten Bereich festgestellt werden kann.

Bild 3.1: Die eingegebenen Zeichen, Wörter, Zeilen und Absätze können Sie zählen lassen

Wenn Sie auf eine bestimmte Textlänge hin arbeiten müssen, schalten Sie besser die Symbolleiste ein, indem Sie im Dialogfeld Wörter zählen auf Symbolleiste anzeigen klicken. In dieser Symbolleiste wird nur die Anzahl der Wörter im Dokument angegeben. Nach einer Änderung im Dokument klicken Sie hier auf Neu zählen, um die Daten zu aktualisieren.

3.1.4 Einfache Korrekturen Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, müssen Sie zur Korrektur die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen. Setzen Sie dann dort die gewünschten Zeichen ein und/oder entfernen Sie die nicht gewünschten.

Einfügemarke bewegen Die Einfügemarke können Sie nur innerhalb des bereits eingegebenen Textes bewegen. Bei der Arbeit mit der Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und klicken dann. Zum Bewegen der Einfügemarke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten beziehungsweise Kombinationen aus (Strg) und einer Taste.

3.1

Text eingeben

Taste(n)

Einfügemarke bewegen ...

(Oben)

um eine Zeile nach oben.

(Strg)+(Oben)

zum Absatzanfang.

(Unten)

um eine Zeile nach unten.

(Strg)+(Unten)

zum Anfang des nächsten Absatzes.

(Rechts)

um ein Zeichen nach rechts.

(Strg)+(Rechts)

um ein Wort nach rechts.

(Links)

um ein Zeichen nach links.

(Strg)+(Links)

um ein Wort nach links.

(Pos1)

zum Zeilenanfang.

(Strg)+(Pos1)

zum Dokumentanfang.

(Ende)

zum Zeilenende.

(Strg)+(Ende)

zum Dokumentende.

(Bild-auf)

um eine Bildschirmseite nach oben.

(Strg)+(Bild-auf)

um einen Seitenwechsel nach oben.

(Bild-ab)

um eine Bildschirmseite nach unten.

(Strg)+(Bild-ab)

um einen Seitenwechsel nach unten.

99

Tabelle 3.2: Tastenkürzel zum Positionieren der Einfügemarke im Dokument

Zeichen löschen Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten (Entf) oder (Rück) löschen, nachdem Sie die Einfügemarke an die entsprechende Stelle im Text gesetzt haben.

Taste(n)

Beschreibung

(Entf)

Löscht das Zeichen nach der Einfügemarke.

(Rück)

Löscht das Zeichen vor der Einfügemarke.

(Strg)+(Rück)

Löscht das Wort links von der Einfügemarke.

(Strg)+(Entf)

Löscht das Wort rechts von der Einfügemarke.

Tabelle 3.3: Tastenkürzel zum Löschen

100

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben löschen, können Sie das natürlich Buchstabe für Buchstabe erledigen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschenden Textabschnitt zuerst als Ganzes zu markieren und dann in einem Zug zu löschen (siehe hierzu Abschnitt 3.3).

Zeichen einfügen Um ein zusätzliches Zeichen im Text einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke einfach an die Stelle, an der es erscheinen soll, und geben es dann ein.

Zeichen überschreiben Microsoft Word verfügt zusätzlich – beziehungsweise alternativ – zum standardmäßig eingeschalteten Einfügemodus über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines vorhandenen Textes die nach der Position der Einfügemarke stehenden Zeichen überschrieben werden. Sie schalten den Überschreibmodus durch Drücken der (Einfg)-Taste ein und durch erneutes Drücken dieser Taste wieder aus. Dass der Überschreibmodus aktiviert ist, erkennen Sie an der Anzeige ÜB in der Statusleiste. Auch hierüber können Sie den Überschreibmodus aktivieren/deaktivieren: Doppelklicken Sie auf das abgeblendet dargestellte ÜB, um den Modus einzuschalten; doppelklicken Sie noch einmal auf ÜB, um wieder zum Einfügemodus zurückzukehren.

3.2

Automatisierte Eingaben

Um Ihnen die Eingabe zu erleichtern, stellt Microsoft Word die Funktionen Klicken und Eingeben und AutoKorrektur zur Verfügung. Sie sollten diese Funktionen kennen, da das Programm gegebenenfalls Ihre Eingaben uminterpretiert und Sie dann eventuell nicht wissen, was dazu geführt hat und wie damit zu verfahren ist.

3.2.1 Klicken und Eingeben Mit der Funktion Klicken und Eingeben können Sie einfach durch Doppelklicken auf die gewünschte Stelle im Dokument präzise an dieser Position Text, Grafiken etc. einfügen, ohne zuerst einen Einzug, eine links- oder rechtsbündige Ausrichtung oder Ähnliches festlegen zu müssen – seien Sie also vorsichtig mit einem unkontrollierten Klicken auf

3.2

Automatisierte Eingaben

101

leere Stellen im Dokument. Welche Art von Formatierung vom Programm für den Absatz gewählt wird, können Sie vor dem Doppelklick am Symbol der Einfügemarke ablesen.

Symbol

Erzeugt ... einen linksbündigen Absatz. einen linksbündigen Absatz mit Erstzeileneinzug. einen zentrierten Absatz. einen rechtsbündigen Absatz.

Tabelle 3.4: Klicken und Eingeben

Word füllt beim Klicken und Eingeben die Lücke zwischen dem vorhandenen Text und dem neuen Absatz automatisch mit Standardabsätzen auf. Diese Funktion steht Ihnen nur in den Ansichten Seitenlayout, Weblayout und Lesemoduslayout zur Verfügung. Außerdem muss die entsprechende Option auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert sein (siehe Kapitel 11).

3.2.2 AutoKorrektur Über die Registerkarte AutoKorrektur im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUROPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie typische Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen, automatisch bei der Eingabe korrigieren lassen. Das Programm führt diese Korrekturen unmittelbar durch, nachdem Sie die (Leer)-Taste gedrückt haben, um ein neues Wort zu beginnen. œ Ist ganz oben auf der Registerkarte das Kontrollkästchen Schaltflächen für AutoKor-

rektur-Optionen anzeigen aktiviert, wird zunächst ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positionieren, der automatisch korrigiert wurde. Dieser Balken wird zum Schaltflächensymbol AutoKorrektur-Optionen, wenn Sie darauf zeigen. Durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie aus mehreren Optionen auswählen – beispielsweise die Korrektur rückgängig machen oder die AutoKorrektur-Funktion für dieses Wort deaktivieren. œ Über die Optionen im Bereich darunter können Sie typische Fehler korrigieren lassen:

Bei zwei Großbuchstaben am Anfang eines Wortes wird der zweite automatisch in

102

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

einen Kleinbuchstaben umgewandelt, der erste Buchstabe eines Satzes, einer Tabellenzelle und Wochentage werden großgeschrieben. Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE korrigieren schaltet die (Feststell)-Taste ab und korrigiert die Eingabe automatisch, wenn diese Taste eingeschaltet war und Sie ein Wort mit einem Kleinbuchstaben begonnen und anschließend Großbuchstaben eingegeben haben.

Bild 3.2: Die Registerkarte AutoKorrektur œ Im Listenfeld im unteren Bereich werden automatische Ersetzungsvorschriften ange-

zeigt. Wenn Sie beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben, wird das automatisch in ein Symbol ® umgewandelt. Weitere automatisch zu ersetzende Eingaben können Sie selbst definieren. Sie können diesen Bereich auch dazu benutzen, für Sie typische Tippfehler – so genannte Buchstabendreher – automatisch korrigieren zu lassen. Wenn Sie beispielsweise dazu neigen, statt des Wortes Dialogfeld häufig das Wort Dialogfled zu tippen, geben Sie in den Feldern Ersetzen und Durch die falsche und die

3.2

Automatisierte Eingaben

103

korrekte Schreibweise hierfür ein und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sobald Ihnen nach dem Schließen des Dialogfeldes bei der nächsten Eingabe dieser Fehler unterläuft, wird er automatisch korrigiert. Wollen Sie einen Eintrag aus der AutoKorrektur-Liste entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. œ Wenn Sie generell verhindern wollen, dass während der Eingabe die in der AutoKor-

rektur-Liste aufgeführten Rechtschreibfehler automatisch korrigiert und Wörter ersetzt werden, deaktivieren Sie oberhalb der Felder Ersetzen und Durch das Kontrollkästchen Während der Eingabe ersetzen.

AutoKorrektur rückgängig machen Wenn Sie die Option Schaltflächen für AutoKorrektur-Optionen anzeigen auf der Registerkarte AutoKorrektur aktiviert haben, bietet Word Ihnen die Möglichkeit, automatisch vorgenommene Korrekturen gleich wieder rückgängig zu machen. Wenn Sie nach einer AutoKorrektur den Mauszeiger auf die korrigierte Stelle zurückbewegen, wird unterhalb der Korrektur ein kleiner blauer Balken angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Balken bewegen, erscheint eine kleine Schaltfläche, über die Sie ein Menü aufklappen können. Hier finden Sie unter anderem auch den Befehl, mit dem sich die Korrektur rückgängig machen lässt.

Bild 3.3: AutoKorrekturen können zurückgenommen werden

Ausnahmen definieren Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ausnahmen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das sich Ausnahmen für die auf der Registerkarte AutoKorrektur festgelegten Ersetzungsregeln definieren lassen: œ Auf der Registerkarte Erster Buchstabe legen Sie die Ausnahmen für das Unterdrücken

der Großschreibung nach Abkürzungen fest.

104

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

œ Entsprechend legen Sie auf der Registerkarte WOrtanfang GRoß die Ausnahmen für

bestimmte technische Bezeichnungen fest. œ Die Registerkarte Andere erlaubt die Angabe von Wörtern, die nicht automatisch kor-

rigiert werden sollen.

3.2.3 AutoFormat während der Eingabe Mittels der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie während der Eingabe von Text einige Formatierungen automatisch durchführen lassen.

Bild 3.4: Auch automatische Formatierungen können durchgeführt werden

3.2

Automatisierte Eingaben

105

Im Bereich Während der Eingabe ersetzen können Sie durch Aktivierung der betreffenden Optionen dafür sorgen, dass die dort genannten Elemente entsprechend ersetzt werden. Standardmäßig werden beispielsweise "gerade" durch »typografische« Anführungszeichen oder Brüche – wie 1/2 – durch Sonderzeichen – wie ½ – ersetzt. Im Bereich Während der Eingabe übernehmen können Sie festlegen, welche der hier aufgelisteten Formatierungen automatisch vorgenommen werden sollen: œ Automatische Aufzählung erstellt aus einer Liste eine Aufzählung, wenn Sie am Absatz-

anfang ein Sternchen, einen Bindestrich oder Ähnliches, jeweils gefolgt von einem Leerzeichen oder Tabstopp, eingeben. Wenn Sie nach Eingabe des Textes die Taste (Eingabe) drücken, um das nächste Listenelement hinzuzufügen, wird automatisch das nächste Aufzählungszeichen eingesetzt. Wenn Sie die Aufzählung beenden wollen, drücken Sie zweimal (Eingabe) oder einmal die (Rück)-Taste. œ Entsprechend erstellt Automatische Nummerierung eine nummerierte Liste, wenn Sie

am Absatzanfang eine Zahl oder einen Buchstaben eingeben, auf die/den ein Punkt, ein Leerzeichen, eine schließende Klammer oder ein Tabstopp folgt. œ Rahmenlinien bewirkt, dass die Eingabe von drei Bindestrichen oberhalb des Absatzes

in eine dünne Rahmenlinie umgesetzt wird. Verwenden Sie Unterstriche für dicke Linien und Gleichheitszeichen für Doppellinien. œ Mit Tabellen wird eine Tabelle eingefügt, wenn Sie eine Folge von Bindestrichen und

Pluszeichen eingeben. Beispielsweise legt die Zeichenfolge + – - – + – - – + eine zweispaltige Tabelle an. œ Ist Integrierte Formatvorlagen für Überschriften aktiviert, wird einer Eingabe nach

zweimaligem Drücken der (Eingabe)-Taste die Überschrift-Formatvorlage zugewiesen. Im Bereich Während der Eingabe automatisch ersetzen geben Sie für Listeneinträge, Einzüge und Formatvorlagen die gewünschten automatisch vorzunehmenden Korrekturen an. Tipp: Wenn Sie die Option Schaltflächen für AutoKorrektur-Optionen anzeigen auf der Registerkarte AutoKorrektur aktiviert haben, können Sie auch die automatischen Korrekturen durch AutoFormat während der Eingabe ablehnen, wenn Ihnen das Ergebnis nicht zusagt. Wie bei der Texteingabe-AutoKorrektur wird unterhalb der automatisch formatierten Stelle ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf zurückbewegen. Klicken Sie auf diesen Balken beziehungsweise die kleine Schaltfläche, um das Menü aufzuklappen, über dessen Befehle sich unter anderem die Formatierung rückgängig machen lässt.

106

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

3.2.4 Smarttags Smarttags sind Elemente, die vom Programm als bestimmter Datentyp erkannt und gekennzeichnet werden und – in Abhängigkeit vom Typ – bestimmte Aktionen ermöglichen. Das Verwenden von Smarttags kann Ihnen Zeit ersparen. Wenn Microsoft Word auf solche Datentypen trifft, werden sie mit einem Smarttag-Indikator gekennzeichnet. Beispielsweise wird nach Eingabe eines Datums dieses mit einem solchen Indikator gekennzeichnet.

Bild 3.5: Datumseingaben werden vom Programm erkannt

Um zu erfahren, welche Aktionen Sie mithilfe eines Smarttags durchführen können, klicken Sie auf den Pfeil in der Schaltfläche, um das Aktionenmenü zu öffnen. Wenn Sie das Programm Microsoft Outlook auf Ihrem Rechner installiert haben, wäre eine der in diesem Menü angebotenen Aktionen beispielsweise, das Kalenderblatt für das eingegebene Datum anzuzeigen. Smarttags sind in Microsoft Word standardmäßig deaktiviert. Um sie zu nutzen, wählen Sie AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS und aktivieren dann auf der Registerkarte Smarttags das Kontrollkästchen Text mit Smarttags versehen. Die mit Word ausgelieferten Smarttags richten sich unter anderem nach der aktivierten Sprache. Die Smarttag-Funktion wird permanent erweitert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Smarttags, wenn Sie die entsprechende Webseite von Microsoft Office Online besuchen wollen, auf der neue Smarttags und Aktionen heruntergeladen werden können.

3.3

Text bearbeiten

107

Bild 3.6: Smarttags müssen zuerst aktiviert werden

3.3

Text bearbeiten

Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren, verschieben, löschen oder durch andere Elemente ersetzen. Die wesentlichsten Befehle zum Editieren von Text finden Sie im Menü BEARBEITEN.

108

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

3.3.1 Markieren Viele Befehle zum Bearbeiten verlangen ein vorheriges Markieren des betreffenden Textbereichs. Eine Markierung erkennen Sie an der unterlegten Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können Sie mit der Tastatur oder mit der Maus.

Mit der Maus Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstreichen Sie diesen mit gedrückt gehaltener Maustaste. Mithilfe eines Doppelklicks können Sie schnell Wörter oder Absätze markieren. œ Um einen Bereich zusammenhängender Zeichen zu markieren, bewegen Sie den

Zeiger auf den Anfang des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustaste und halten sie gedrückt, während Sie den Mauszeiger zum anderen Ende des Bereichs bewegen; lassen Sie abschließend die Maustaste los.

Bild 3.7: Bereiche können mit der Maus markiert werden œ Wollen Sie mehrere zusammenhängende Wörter markieren, halten Sie die Maustaste

nach dem Doppelklick zum Markieren eines Wortes gedrückt und erweitern die Markierung dann in die gewünschte Richtung.

3.3

Text bearbeiten

109

œ Zum Markieren einer Zeile klicken Sie am linken Rand – in der so genannten Markie-

rungsspalte – auf der Höhe der gewünschten Zeile. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Zeilen markieren, markieren Sie die erste Zeile und halten die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann die Maus in die entsprechende Richtung abwärts oder aufwärts, bis alle gewünschten Zeilen markiert sind. œ Doppelklicken Sie am linken Rand in der Markierungsspalte auf der Höhe des Absat-

zes, um diesen zu markieren. Wollen Sie mehrere aufeinander folgende Absätze markieren, halten Sie anschließend die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger entsprechend abwärts beziehungsweise aufwärts. œ Um das gesamte Dokument zu markieren, klicken Sie am linken Rand in der Markie-

rungsspalte dreimal. Um eine Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb der Markierung. Tipp: Sie können auch mehrere, nicht zusammenhängende Textpassagen in einem Dokument markieren. Dazu halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt und markieren nacheinander die gewünschten Stellen. Lassen Sie dann die Taste los, bleiben diese Stellen markiert. Wenn Sie anschließend eine andere Stelle auf dem Bildschirm anklicken, wird die vorher eingestellte Markierung wieder aufgehoben.

Mit der Tastatur Zum Markieren mit der Tastatur stehen unterschiedliche Verfahren zur Verfügung: œ Sie können die (Umschalt)-Taste gedrückt halten und die Markierung mit den Tasten

zum Positionieren der Einfügemarke erweitern.

Tasten

Markierung erweitern bis ...

(Umschalt)+(Oben)

Zeile oberhalb

(Umschalt)+(Strg)+(Oben)

Absatzanfang

(Umschalt)+(Unten)

Zeile unterhalb

(Umschalt)+(Strg)+(Unten)

Absatzende

(Umschalt)+(Rechts)

Zeichen rechts

110

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Tasten

Markierung erweitern bis ...

(Umschalt)+(Strg)+(Rechts)

Wort rechts

(Umschalt)+(Links)

Zeichen links

(Umschalt)+(Strg)+(Links)

Wort links

(Umschalt)+(Pos1)

Zeilenanfang

(Umschalt)+(Ende)

Zeilenende

(Umschalt)+(Bild-auf)

Bildschirmseite oberhalb

(Umschalt)+(Strg)+(Pos1)

Dokumentanfang

(Umschalt)+(Bild-ab)

Bildschirmseite unterhalb

(Umschalt)+(Strg)+(Ende)

Dokumentende

Tabelle 3.5: Markieren können Sie auch per Tastatur œ Außerdem können Sie mit dem Erweiterungsmodus arbeiten. Dabei können Sie die

Markierung allein mit den Tasten zum Positionieren der Einfügemarke (siehe Tabelle 3.2) definieren, ohne die (Umschalt)-Taste gedrückt zu halten. Diesen Modus schalten Sie durch einen Doppelklick auf die Anzeige ERW in der Statusleiste oder durch Drücken der Taste (F8) an. Mit (F8) oder durch erneutes Doppelklicken auf ERW in der Statusleiste schalten Sie den Erweiterungsmodus wieder aus. œ Um das gesamte Dokument zu markieren, können Sie auch den Befehl ALLES MARKIEREN im

Menü BEARBEITEN wählen.

Um eine bestehende Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des markierten Bereichs.

3.3.2 Löschen Um einen vorher markierten Bereich aus dem Dokument zu entfernen, rufen Sie den Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN auf oder drücken die Taste (Entf). Außerdem wird der markierte Bereich bei einer Eingabe eines beliebigen Zeichens automatisch gelöscht und durch das neu eingegebene Zeichen ersetzt. Tipp: Mit (Strg)+(F3) wird der markierte Text gelöscht und im AutoText Sammlung abgelegt, aus dem Sie ihn jederzeit wieder mit (F3) zurückholen können.

3.3

Text bearbeiten

111

3.3.3 Verschieben oder Kopieren Gerade beim Schreiben längerer Text kommt es häufig vor, dass Textpassagen von einer Stelle an eine andere verschoben oder dorthin kopiert werden müssen. Hierbei können Sie mit der Maus (= Drag & Drop), mit den entsprechenden Menübefehlen oder mit der Zwischenablage arbeiten. Wie üblich gelten diese Aktionen nur für den markierten Bereich.

Mit der Maus – Drag & Drop Zum Verschieben eines Textbereichs mit der Maus markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich. Bewegen Sie dann den Mauszeiger in die Markierung, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie anschließend den Mauszeiger – zusammen mit dem am Mauszeiger angezeigten gestrichelten Rechteck – zur gewünschten Stelle. Lassen Sie abschließend die Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben. Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, gehen Sie vor wie beim Verschieben, halten aber zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt, woraufhin am Mauszeiger ein zusätzliches Pluszeichen angezeigt wird, um zu kennzeichnen, dass eine Kopie angelegt wird.

Mit Menübefehlen Wenn Sie das Verschieben oder Kopieren über Menübefehle abwickeln wollen, müssen Sie die Wirkung von drei Funktionen kennen, mit denen Sie diese Aktionen durchführen können: Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. œ Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden, wird dieser aus dem Dokument

entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. œ Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in die Zwischenablage verschoben,

verbleibt aber auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner ursprünglichen Stelle im Dokument. œ Wenn sich durch ein vorheriges Ausschneiden oder Kopieren ein Element in der

Zwischenablage befindet, können Sie es an einer beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen Dokument wieder einfügen. Die Einfügen-Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sich ein Element in der Zwischenablage befindet. Hinweis: Der wesentliche Unterschied zwischen Ausschneiden und Löschen besteht darin, dass das Element beim Ausschneiden in der Zwischenablage abgelegt wird, beim Löschen nicht.

112

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In jedem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Kopieren-/VerschiebenAktion markieren. œ Um den Textbereich zu verschieben, wählen Sie nach dem Markieren den Befehl

AUSSCHNEIDEN im Menü BEARBEITEN oder Sie klicken auf die gleichnamige Schaltfläche

in der Standard-Symbolleiste. Der Bereich verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die der Bereich verschoben werden soll. Wählen Sie nun im Menü BEARBEITEN den Befehl EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Der Textbereich erscheint daraufhin an der gewählten Stelle. œ Um den Textbereich zu kopieren, markieren Sie ihn und wählen den Befehl KOPIEREN

im Menü BEARBEITEN oder klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der StandardSymbolleiste. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der der kopierte Bereich erscheinen soll, und wählen Sie EINFÜGEN im Menü BEARBEITEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Daraufhin wie eine Kopie des markierten Bereichs an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Achtung: Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.

Mit der Tastatur Sie können auch Tastenkürzel zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen verwenden. Tasten

Beschreibung

(Strg)+(X) oder (Umschalt)+(Entf)

In die Zwischenablage verschieben.

(Strg)+(C) oder (Strg)+(Einfg)

In die Zwischenablage kopieren.

(Strg)+(V) oder (Umschalt)+(Einfg)

Aus der Zwischenablage einfügen.

Tabelle 3.6: Tastenkürzel zum Verschieben, Kopieren und Einfügen markierter Bereiche

Tipp: Auch mit (F2) können Sie vorher markierten Text ausschneiden beziehungsweise mit (Umschalt)+(F2) kopieren. Wenn Sie dann die Einfügemarke an die gewünschte Stelle bewe-

gen und die Taste (Eingabe) drücken, wird der ausgeschnittene oder kopierte Bereich an der aktuellen Cursorposition eingefügt.

3.3

Text bearbeiten

113

Einfügeoptionen Nach dem Einfügen wird neben dem Bereich die Schaltfläche Einfügen-Optionen angezeigt, über deren Menü Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen. Die Mehrzahl der Optionen bezieht sich im Allgemeinen auf das Format des einzufügenden Bereichs. Je nach Art des Objekts können hier aber auch andere Einstellmöglichkeiten angeboten werden.

Bild 3.8: Optionen zum Einfügen werden angezeigt

Tipp: Die Anzeige der Schaltfläche Einfügen-Optionen kann auf der Registerkarte Bearbeiten im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS deaktiviert werden (siehe Kapitel 11). Soll die Schaltfläche nur für den Moment ausgeblendet werden, drücken Sie (Esc).

Office-Zwischenablage Wie schon erwähnt, wird das zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Element immer in der Systemzwischenablage von Microsoft Windows abgelegt. Zusätzlich verfügen die Programme der Office-Familie auch über eine eigene Zwischenablage. Diese Microsoft Office-Zwischenablage verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, bis zu 24 unterschiedliche Inhalte abzulegen. Zur Arbeit mit diesen Inhalten dient der Aufgabenbereich Zwischenablage, der automatisch angezeigt wird, sobald Sie mehr als ein Element kopiert oder ausgeschnitten haben. In der Titelleiste wird angezeigt, wie viele Inhalte bereits in der Zwischenablage abgelegt sind. Sind in dieser Zwischenablage bereits 24 Elemente vorhanden, wird bei einem weiteren Kopieren oder Ausschneiden das Element, das als Erstes dort eingefügt wurde, wieder daraus entfernt. Nachdem Sie eines der im Listenfeld angezeigten Elemente markiert und auf den nach unten zeigenden Pfeil geklickt haben, können Sie über ein kleines Menü wählen, ob Sie

114

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

dieses Element an der aktuell markierten Stelle einfügen wollen oder ob es aus der Zwischenablage entfernt werden soll.

Bild 3.9: Office-Zwischenablage und Optionen dazu

Über die Schaltflächen oberhalb des Listenfeldes können Sie außerdem alle Elemente der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition einfügen oder die Zwischenablage leeren. Über die Schaltfläche Optionen ganz unten im Aufgabenbereich öffnen Sie ein Menü, mit dessen Befehlen Sie das Verhalten der Zwischenablage steuern können. Befehl

Beschreibung

Office-Zwischenablage automatisch anzeigen

Die Zwischenablage wird automatisch angezeigt, wenn zwei Ausschneide-/Kopierbefehle ohne eine Eingabe dazwischen aufeinander folgen.

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

115

Befehl

Beschreibung

Office-Zwischenablage anzeigen wenn Strg+C zweimal betätigt wurde

Die Zwischenablage wird über die entsprechende Tastenkombination auf den Bildschirm gebracht.

Sammeln ohne Anzeige der Office-Zwischenablage

Alle ausgeschnittenen oder kopierten Elemente werden in der Zwischenablage gesammelt, ohne dass diese angezeigt wird.

Office-Zwischenablagensymbol auf Taskleiste anzeigen

Ein Symbol für die Zwischenablage wird in der Taskleiste angezeigt. Die Steuerung kann dann über das Kontextmenü zu diesem Symbol erfolgen. Das funktioniert auch bei Nicht-Office-Programmen.

Beim Kopieren Status bei Aufgabenbereich anzeigen

Beim Kopieren wird eine QuickInfo zum Symbol in der Taskleiste angezeigt, in der die Anzahl der Elemente in der Zwischenablage angegeben wird.

Tabelle 3.7: Die Optionen der Zwischenablage

Tipp: Die Office-Zwischenablage ist nur in den Office-Programmen sichtbar, kann aber – sobald Sie in einem Office-Programm eingeblendet wurde – nach einem Wechsel zu einem anderen Windows-Programm auch in diesem benutzt werden.

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

Nach oder auch während der Texteingabe können Sie weitere textbezogene Elemente in das Dokument einfügen. Dazu gehören beispielsweise Sonder- oder Steuerzeichen, Kopfund Fußzeilen, Datums- und/oder Uhrzeitangaben und AutoTexte – früher als Textbausteine bezeichnet. Als Werkzeuge dienen hier vor allem die betreffenden Befehle im Menü EINFÜGEN und deren Entsprechungen in den Schaltflächen der Standard-Symbolleiste. Setzen Sie vorher jeweils die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument.

3.4.1 Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen werden – zumindest bei einfachen Dokumenten – auf allen Seiten des Dokuments in der gleichen Form angezeigt und müssen auch nur einmal für das

116

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

gesamte Dokument eingegeben werden. Ausnahmen bilden hier die Fälle, in denen Sie im Dokument mehrere Bereiche definiert haben oder in denen Sie Unterschiede zwischen geraden und ungeraden Seiten wünschen (siehe hierzu Kapitel 4). In diesen Fällen müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen für jeden Bereich – beziehungsweise für alle geraden und für alle ungeraden Seiten – separat festlegen. Um diese Zeilen zu definieren, wählen Sie KOPF- UND FUSSZEILE im Menü ANSICHT. Daraufhin wird im oberen Teil der Seite der Bereich für die Kopfzeile der aktuellen Seite und im unteren Teil der Seite der Bereich für die Fußzeile angezeigt. Außerdem wird die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile eingeblendet.

Bild 3.10: Die Bereiche für Kopfzeile und Fußzeile sowie die dazugehörige Symbolleiste

In dem für Kopf- und Fußzeilen bereitgestellten Absatz sind ein zentrierter Tabstopp für die Mitte der Seite und ein rechtsbündiger Tabstopp am rechten Rand bereits vordefiniert. Sie können diese Tabstopps als Haltepunkte für linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Eintragungen benutzen, aber auch eigene Einstellungen – wie beispielsweise andere Tabulatoreinstellungen, mehrere Absätze usw. – definieren. Schaltflächen zum Einfügen der in den Kopf- und Fußzeilen am häufigsten benutzten Elemente sowie solche für einen schnellen Wechsel zwischen diesen Zeilen finden Sie in der zugehörigen Symbolleiste. Wenn Sie die Schaltflächen zum Einfügen benutzen, markieren Sie vorher die Stelle in der Kopf-/Fußzeile, an der Sie das Element einfügen wollen.

3.4

Symbol

Zusätzliche Elemente im Text

117

Beschreibung AutoText einfügen – Liefert den Zugriff auf die definierten AutoTexte. Seitenzahl einfügen – Trägt die aktuelle Seitenzahl an der markierten Stelle ein. Anzahl der Seiten einfügen – Trägt die Gesamtzahl der Seiten des Dokuments an der markierten Stelle ein. Seitenzahlen formatieren – Öffnet das Dialogfeld Seitenzahlenformat zum Festlegen der gewünschten Einstellungen. Datum einfügen – Trägt das aktuelle Datum an der markierten Stelle ein. Uhrzeit einfügen – Trägt die aktuelle Uhrzeit an der markierten Stelle ein. Seite einrichten – Zeigt das Dialogfeld Seite einrichten an (siehe Kapitel 4). Dokumenttext anzeigen/ausblenden – Zeigt den normalen Fließtext im Dokument an oder blendet ihn aus. Verknüpfung zum Vorherigen – Übernimmt die Kopf-/Fußzeile vom vorherigen Abschnitt. Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln – Wechselt zwischen den betreffenden Bereichen. Vorherige anzeigen – Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fußzeile des vorherigen Bereichs an. Nächste anzeigen – Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fußzeile des nächsten Bereichs an. Schließen – Schließt den Bereich der Kopf-/Fußzeilen und kehrt zur vorherigen Dokumentansicht zurück.

Tabelle 3.8: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile

Nach der Eingabe der Daten für die Kopf-/Fußzeile und dem Schließen der Ansicht werden die eingefügten Informationen in der Seitenlayoutansicht in einer leichteren Schriftfarbe – beispielsweise in einem hellen Grau – auf allen Seiten des Dokuments angezeigt. Das symbolisiert, dass diese Elemente unabhängig vom Fließtext sind. Wenn Sie Änderungen daran vornehmen möchten, müssen Sie vorher wieder den Befehl KOPF- UND FUSSZEILE im Menü ANSICHT wählen oder einen Doppelklick auf dem Element ausführen.

118

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Bild 3.11: Kopf- und Fußzeilen werden in der Seitenlayoutansicht angezeigt

3.4.2 Seitenzahlen Mit dem Befehl SEITENZAHLEN im Menü EINFÜGEN werden im Dokument Platzhalter für die automatische Seitennummerierung eingesetzt. Nach dem Einfügen wird dann auf jeder Seite immer die aktuelle Seitenzahl angezeigt. Die Einstellungen nehmen Sie im gleichnamigen Dialogfeld vor.

Bild 3.12: Die Positionierung der Seitenzahlen bestimmen Sie über ein Dialogfeld œ Legen Sie im entsprechenden Dropdown-Listenfeld die gewünschte Position der Sei-

tenzahl auf der Seite fest. Sie haben die Wahl zwischen der Kopfzeile und der Fußzeile. œ Im Feld Ausrichtung legen Sie die horizontale Position der Seitennummer fest. Bei

Dokumenten, die – beispielsweise wie ein Buch – mit gegenüberliegenden Seiten erstellt werden, sollten Sie sich für Innen oder für Außen entscheiden. Im Dialogfeld

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

119

zum Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI müssen Sie hierfür die entsprechenden Optionen eingestellt haben (siehe Kapitel 4). œ Separat können Sie festlegen, ob die Seitennummer auch auf der ersten Seite gedruckt

werden soll oder nicht. Über die Schaltfläche Format können Sie das für die Nummerierung zu verwendende Zahlenformat festlegen.

Bild 3.13: Im Dialogfeld Seitenzahlenformat legen Sie die Art der Nummerierung fest œ Es stehen im entsprechenden Dropdown-Listenfeld mehrere Zahlenformate zur Ver-

fügung. In der Grundeinstellung werden arabische Zahlen verwendet. In den einzelnen Abschnitten des Dokuments können Sie unterschiedliche Formate benutzen. œ Wenn Sie das Kontrollkästchen Kapitelnummer einbeziehen aktivieren, erhalten Sie

Zugriff auf die darunter gezeigten Listenfelder. Mit diesen können Sie der Seitenzahl die Nummerierung der gewählten Überschriftenebene hinzufügen – beispielsweise in der Form II-10 für Seite 10 in Kapitel II. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein (siehe hierzu Kapitel 4). œ Im Bereich Seitennummerierung können Sie festlegen, mit welcher Zahl die Numme-

rierung beginnen soll. Das ist wichtig, wenn Sie beispielsweise die einzelnen Kapitel eines Buches auf verschiedene Dokumente aufgeteilt haben.

120

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Tipp: Wenn Sie ein aus mehreren Dateien bestehendes Gesamtdokument mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen wollen, können Sie dieses auch in ein Masterdokument eingliedern (siehe Kapitel 8).

3.4.3 Datum und Uhrzeit Mit dem Befehl DATUM UND UHRZEIT im Menü EINFÜGEN können Sie das aktuelle Datum, 1 die aktuelle Uhrzeit oder beide Angaben in Ihr Dokument einfügen. Setzen Sie vorher die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit können Sie entscheiden, in welcher Form die Daten eingefügt werden sollen.

Bild 3.14: Legen Sie im Dialogfeld das Format für Datums-/Uhrzeitangaben fest œ Über das Listenfeld Sprache bewirken Sie, dass die sprachtypischen Formate für

Datums- und Uhrzeitangaben angezeigt werden. Im Feld Verfügbare Formate können Sie dann zwischen unterschiedlichen Formaten wählen. œ Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Datums- und/oder Uhrzeitangabe entweder

zum Zeitpunkt des Einfügens oder zum Zeitpunkt des Ausdrucks anzeigen zu lassen. 1

Beispiele für den Einsatz von Datums- und Uhrzeitangaben finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Datum und Uhrzeit.

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

121

Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren deaktiviert lassen, werden Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Einfügens angezeigt, das heißt, die Angaben ändern sich später nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wird der zum Zeitpunkt des Ausdrucks aktuelle Wert in das Dokument eingefügt.

3.4.4 Sonderzeichen und Symbole Über den Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN können Sie Symbolzeichen oder bestimmte Steuerzeichen – wie beispielsweise einen Zeilenwechsel – an der aktuellen Cursorposition in Ihr Dokument einfügen. Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet und ermöglicht so das Einfügen von Zeichen an verschiedenen Stellen des Dokuments. Zum Schließen des Dialogfeldes klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen.

Sonderzeichen Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfügen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Symbolen. Im Dialogfeld werden zusätzlich die jeweiligen Tastaturkürzel angegeben.

Bild 3.15: Einige Sonderzeichen werden für den Umbruch verwendet

122

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Einige dieser Sonderzeichen – die Steuerzeichen – werden im Dokument nur angezeigt, wenn Sie die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste aktiviert haben. œ Den Halbgeviertstrich kennen Sie wahrscheinlich eher unter dem Begriff Gedanken-

strich. Sie benutzen ihn zur optischen Trennung von in einem Satz eingefügten Nebenbemerkungen – wie etwa auch in diesem Satz. œ Ein bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann, wenn es sich am Ende einer Zeile be-

findet. Befindet sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das Trennzeichen im Ausdruck nicht. Sie können dieses Zeichen benutzen, wenn die automatische Silbentrennung von Microsoft Word Wörter immer an einer falschen oder einer ungünstigen Stelle trennt. Beispielsweise kann die Automatik dazu führen, dass Word das Wort Autorennennung zwischen Autorennen und nung trennt. Sinnvoller ist hier sicherlich eine Trennung zwischen Autoren und nennung. Das erreichen Sie durch die Eingabe eines bedingten Trennstrichs an der betreffenden Stelle. œ Der geschützte Trennstrich ist ein Bindestrich, mit dem verhindert wird, dass eine

Wortkopplung mit Bindestrich am Zeilenende getrennt wird. Beim Verwenden eines normalen Minuszeichens als Bindestrich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der beiden Wörter am Zeilenende steht. Wollen Sie beispielsweise vermeiden, dass ein Ausdruck wie LH2-LOX-Triebwerk am Bindestrich zwischen LH2 und LOX getrennt wird, benutzen Sie einen geschützten Trennstrich statt des normalen Bindestrichs. œ Das geschützte Leerzeichen zwischen zwei Wörtern vermeidet, dass diese Wörter durch

einen Zeilenumbruch getrennt werden. Typische Beispiele dafür finden Sie bei Namen von Königen – etwa Ludwig XIV –, bei denen der Name und die nachfolgende römische Zahl nicht in verschiedenen Zeilen stehen sollten. Sie können zum Einfügen solcher Steuer- und Sonderzeichen auch Tastenkürzel verwenden.

Tasten

Zeichen

(Strg)+(-)

Bedingter Trennstrich

(Strg)+(Umschalt)+(-)

Geschützter Trennstrich

(Strg)+(Umschalt)+(Leer)

Geschützter Wortzwischenraum

(Strg)+(-) auf der Zehnertastatur

Halbgeviert (= Gedankenstrich)

Tabelle 3.9: Tastenkürzel für Steuer- und Sonderzeichen

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

123

Symbole Auf der Registerkarte Symbole finden Sie einen großen Vorrat an Zeichen, die Sie über die Tastatur nur mithilfe von ANSI-Zeichen eingeben könnten. Beispielsweise könnten Sie das Zeichen ½ mithilfe des Codes (Alt)+(0)(1)(8)(9) (auf der Zehnertastatur – die Taste (Num) muss gedrückt sein) eingeben. Wenn Sie diese Codes nicht auswendig wissen – und wer kann das schon –, sollten Sie das Dialogfeld benutzen. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Text, an der das Symbol erscheinen soll, und wählen Sie dann die Registerkarte Symbole im Dialogfeld zum Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN.

Bild 3.16: Hierüber können Sie auf einfache Weise Symbole in Ihr Dokument einfügen œ Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl einer anderen Schriftart beein-

flussen. Währungskennzeichen wie beispielsweise , £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, sprachenabhängige Umlaute und andere Zeichen wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten einfügen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie unter anderem in der Schriftart Wingdings.

124

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

œ Die meisten Schriftarten verfügen über verschiedene Subsets, in denen Zeichen für

unterschiedliche Einsatzzwecke zusammengefasst sind – sie finden im Listenfeld Subset meist die Gruppen Lateinisch, Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, aber auch geometrische Formen oder Linienzeichen. Im Listenfeld in der Mitte des Dialogfeldes werden die verfügbaren Symbole angezeigt. Fügen Sie das gewünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch Markieren und anschließendes Bestätigen über die Schaltfläche Einfügen an der aktuellen Cursorposition in das Dokument ein. Tipp: Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet, um die Eingabe weiterer Symbole zu ermöglichen. Wenn Sie ein weiteres Zeichen einfügen wollen, klicken Sie zunächst auf eine beliebige Stelle im Dokument und setzen dann die Einfügemarke an die gewünschte Stelle. Klicken Sie anschließend wieder das Dialogfeld an und fügen Sie dann das Symbol wie beschrieben ein.

Tastenkürzel definieren Für häufig verwendete Sonderzeichen können Sie über die Schaltfläche Tastenkombination für das gerade im Dialogfeld markierte Zeichen ein Tastenkürzel definieren. Im Dialogfeld Tastatur anpassen ist das Symbol im Feld Befehle dargestellt. Setzen Sie die Einfügemarke in das Feld Neue Tastenkombination und drücken Sie die gewünschte Kombination. Sie können eine oder mehrere der Tasten (Umschalt), (Alt) und (Strg) mit einer anderen Taste kombinieren. Die gewählte Kombination wird angezeigt. Durch Drücken einer weiteren Kombination kann auch diese dem Symbol zugeordnet werden. Wenn Sie eine eingegebene Kombination vor der Bestätigung ändern wollen, müssen Sie sie zuerst löschen. Achtung: Wenn die von Ihnen eingegebene Kombination bereits einer bestimmten Aufgabe zugeordnet ist, wird dies im Dialogfeld angezeigt. Wenn Sie dann die gerade festgelegte Tastenkombination bestätigen, wird sie der neuen Aufgabe zugeordnet. Das gilt auch für die in Microsoft Word standardmäßig vorhandenen Tastenkürzel – beispielsweise (Umschalt)+(F12) für den Befehl SPEICHERN. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle zurücksetzen können Sie alle benutzerdefinierten Tastenkombinationen aus der Vorlage entfernen und die in Word standardmäßig vorhandenen Tastenkombinationen wieder wirksam machen.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zuordnen übernehmen Sie die eingegebene(n) Kombination(en).

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

125

Bild 3.17: Zum Einfügen von Symbolen können Tastenkürzel vereinbart werden

Nach dem Bestätigen werden die für das vorher markierte Zeichen eingegebene(n) Kombination(en) im Feld Aktuelle Tasten aufgelistet. Sie können eine solche Tastenfolge wieder löschen, indem Sie sie dort markieren und dann auf Entfernen klicken. Achtung: Standardmäßig wird eine solche Tastenkombination in der Vorlage Normal gespeichert. Das heißt, dass sie in allen Dokumenten zur Verfügung steht, die auf dieser Vorlage basieren (siehe Kapitel 4). Wenn die neue Tastenkombination für eine andere Vorlage verwendet werden soll, müssen Sie sie über das Dropdown-Listenfeld Speichern in auswählen, bevor Sie auf die Schaltfläche Zuordnen klicken.

3.4.5 AutoText Sie können häufig verwendete Textpassagen als AutoText speichern und so immer wieder schnell an der gewünschten Position im Text einfügen. Diese Funktion wurde in früheren Word-Versionen als Textbaustein bezeichnet. Auf diese Weise müssen Sie immer wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu schreiben, sondern können sie aus dem Speicher

126

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

zurückrufen. Das funktioniert übrigens auch mit Grafiken. Word beinhaltet bereits einige vorgefertigte AutoTexte, die Sie über die Untermenüs zum Befehl AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN abrufen können.

Bild 3.18: Microsoft Word beinhaltet einige Standard-AutoTexte

Tipp: Wurde für einen Teil des Dokuments eine andere Sprache definiert, werden die entsprechenden fremdsprachigen AutoTexte angezeigt.

AutoText erstellen Um einen neuen AutoText zu erstellen, geben Sie den Text zunächst in ein Dokument ein. Falls gewünscht, können Sie den Text auch formatieren und/oder zusätzliche Elemente – wie Grafiken oder Ähnliches – mit eingeben. Markieren Sie dann den gesamten Bereich, den Sie als AutoText verwenden wollen, und wählen Sie NEU im Untermenü zu AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN. Weisen Sie anschließend im Dialogfeld AutoText erstellen dem Textbaustein einen Namen zu.

3.4

Zusätzliche Elemente im Text

127

Bild 3.19: Ein neuer AutoText wird hinzugefügt

Die ersten Zeichen des markierten Bereichs werden als Voreinstellung für den Namen des AutoText-Eintrags angezeigt. Sie sollten diese Voreinstellung durch eine einprägsame, kurze und eindeutige Bezeichnung ersetzen. Achtung: Auch AutoTexte werden in der aktuellen Dokumentvorlage – nicht im aktuellen Dokument – gespeichert (siehe Kapitel 4).

Alternativ zur oben beschriebenen Form der AutoText-Erstellung können Sie auch die Registerkarte AutoText im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS benutzen. Diese Vorgehensweise wählen Sie auch, um zusätzliche Funktionselemente bei der Arbeit mit AutoTexten zu steuern. œ Tippen Sie im Feld AutoText-Einträge hier eingeben den vollständigen AutoText ein.

Bestätigen Sie die Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen. Formatierungen und grafische Elemente können Sie hier nicht benutzen. Die ersten Zeichen der Eingabe werden dann als Name für das AutoText-Element verwendet. œ Im Feld Vorschau wird der Inhalt des in der Liste markierten Eintrags skizziert. œ Durch Aktivieren des Kontrollkästchens AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen ganz oben

auf der Registerkarte bewirken Sie, dass der vollständige Inhalt des AutoTextes nach Eingabe der ersten Zeichen im Dokument angezeigt wird (siehe unten). œ Über Löschen können Sie den in der Liste markierten AutoText-Eintrag entfernen. œ Symbolleiste zeigt eine Symbolleiste an, über die Sie AutoTexte erstellen und einfügen

können.

128

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Bild 3.20: Auch über das Dialogfeld AutoKorrektur können AutoTexte erstellt werden

AutoText einfügen Um einen definierten AutoText in ein Dokument einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle und wählen dann den betreffenden Eintrag über die Optionen im Untermenü zum Befehl AUTOTEXT im Menü EINFÜGEN aus. Alternativ können Sie den entsprechenden AutoText-Namen eingeben und dann (F3) drücken oder Sie geben die ersten Buchstaben vom Namen des AutoText-Elements ein und drücken – sofern in der eingeblendeten QuickInfo der korrekte Text angezeigt wird – die (Eingabe)-Taste.

Bild 3.21: Zum Einfügen des kompletten Textes drücken Sie die Taste (Eingabe)

3.5

Gehe zu, Suchen und Ersetzen

129

Damit Letzteres funktioniert, muss die Option AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen auf der Registerkarte AutoText im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert sein.

3.4.6 Textmarken Textmarken dienen dazu, Markierungen im Text zu definieren, zu denen Sie später schnell wechseln können. In einem einfachen Beispiel könnten Sie solche Marken dazu benutzen, Stellen im Text zu kennzeichnen, die Sie später noch einmal überarbeiten wollen. Textmarken lassen sich darüber hinaus hervorragend zum Erstellen von Querverweisen oder von Seitenbereichen für Indexeinträge einsetzen (siehe Kapitel 8). Setzen Sie zum Definieren einer Textmarke zunächst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Sie können auch einen Bereich markieren, wenn die Textmarke diesen enthalten soll. Wählen Sie dann TEXTMARKE im Menü EINFÜGEN und nehmen Sie die Eingaben im Dialogfeld vor. 1. Geben Sie im Feld Textmarkenname eine Bezeichnung ein. Dieser Name muss mit einem Buchstaben beginnen, der Rest kann aus bis zu 40 Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen; Leerzeichen sind nicht zugelassen. 2. In der darunter stehenden Liste werden die bereits definierten Textmarken angezeigt. Diese können Sie alphabetisch oder nach ihrer Position im Dokument sortieren lassen. 3. Bestätigen Sie über Hinzufügen, um die neue Textmarke in die Liste aufzunehmen. 4. Über Löschen können Sie die in der Liste markierte Textmarke entfernen. Tipp: Damit Textmarken im Dokument mit angezeigt werden, müssen Sie auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.

3.5

Gehe zu, Suchen und Ersetzen

Sie haben die Möglichkeit, zu einer bestimmten Stelle im Dokument zu springen, nach einem Begriff suchen zu lassen oder einen Begriff automatisch durch einen anderen ersetzen zu lassen. Alle diese Funktionen werden ab der aktuellen Position der Einfügemarke

130

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

ausgeführt. Befindet sich diese nicht am Dokumentanfang, wird am Ende des Dokuments abgefragt, ob am Anfang des Dokuments fortgefahren werden soll. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich des Dokuments nach einem Begriff durchsuchen lassen wollen, müssen Sie diesen Bereich zunächst markieren.

3.5.1 Gehe zu Statt durch das Dokument mithilfe der Bildlaufleisten oder der Tastatur zu blättern, können Sie auch zu bestimmten Elementen springen und damit gleich auch die Einfügemarke zu dieser Stelle verschieben. Dazu wählen Sie den Befehl GEHE ZU im Menü BEARBEITEN und geben dann an, welche Stelle angesteuert werden soll.

Bild 3.22: Mit Gehe zu können Sie gezielt zu einem Textelement im Dokument wechseln œ Wählen Sie zuerst im Listenfeld Gehe zu Element die Art des Elements aus, zu dem Sie

springen wollen – beispielsweise Seite oder Abschnitt. œ Geben Sie dann auf der rechten Seite des Dialogfeldes die entsprechende Nummer des

Elements – beispielsweise die Nummer der Seite, der Fuß-/Endnote, der Tabelle – oder den Namen des Feldes ein. Für einige Elemente – beispielsweise Textmarke, Feld, Kommentar oder Objekt – wird anstelle des Textfeldes ein Dropdown-Listenfeld angezeigt, aus dem Sie einen Eintrag wählen können. Beispielsweise können Sie hier die Textmarke festlegen, zu der gesprungen werden soll. Bei Wahl von Seite können Sie auch mithilfe von zusätzlichen Vorzeichen relative Sprünge bewirken: Eine Eingabe von +6 bewegt die Einfügemarke um sechs Seiten nach vorn, -6 um sechs Seiten zurück. Die Eingabe 8 ohne Vorzeichen positioniert die Einfügemarke auf Seite 8.

3.5

Gehe zu, Suchen und Ersetzen

131

œ Solange Sie im Feld Seitenzahl eingeben – oder bei anderen Elementen im entspre-

chend benannten Feld – noch nichts eingegeben haben, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter einen Sprung zur nächsten Seite – beziehungsweise zum nächsten gewählten Element – durchführen. œ Sobald Sie im Feld Seitenzahl eingeben etwas angeben, wird die Schaltfläche Weiter in

Gehe zu umbenannt. Klicken Sie darauf, um die Einfügemarke entsprechend Ihren Eingaben zu verschieben. œ Über Zurück können Sie, wenn im Feld Seitenzahl eingeben – oder bei anderen Ele-

menten im entsprechend benannten Feld – noch nichts eingegeben wurde, zur vorherigen Seite – beziehungsweise zum vorherigen gewählten Element – springen. Tipp: Durch Drücken von (Umschalt)+(F5) können Sie zu den letzten drei Stellen zurückspringen, an denen Sie Text eingegeben oder geändert haben.

3.5.2 Suchen Sie können in Ihrem Dokument nach Textpassagen, speziellen Elementen und/oder Formatierungen suchen lassen. Positionieren Sie dazu die Einfügemarke an beliebiger Stelle im Dokument oder markieren Sie einen Bereich, wenn nur dieser durchsucht werden soll. Wählen Sie dann den Befehl SUCHEN im Menü BEARBEITEN.

Bild 3.23: Über die Registerkarte Suchen können Sie nach Elementen suchen lassen

132

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Einfache Suche Im Feld Suchen nach geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der gesucht werden soll. Wenn Sie einen der vorherigen Suchläufe wiederholen wollen, können Sie den zu verwendenden Suchtext auch über das Dropdown-Listenfeld auswählen. Tipp: Wenn Sie nach weiteren Vorkommen einer längeren Textpassage suchen wollen, sollten Sie diese Passage zuerst in die Zwischenablage kopieren und dann im Feld Suchen nach über die Tastenkombination (Strg)+(V) einfügen.

Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche Weitersuchen beginnt das Programm mit der Suche. Microsoft Word markiert dann die erste Fundstelle im Dokument. Durch nochmaliges Klicken auf die Schaltfläche Weitersuchen wird die Suche nach dem nächsten Vorkommen des Suchtextes fortgesetzt.

Alle Fundstellen markieren Wenn Sie das Kontrollkästchen Gefundene Elemente markieren in auf der Registerkarte Suchen aktivieren, können Sie in einem Arbeitsgang alle Vorkommen des Suchtextes im Dokument markieren lassen. Legen Sie hierfür im darunter liegenden Dropdown-Listenfeld fest, welcher Bereich des Dokuments durchsucht werden soll. Sie haben hier die Wahl zwischen Hauptdokument, Kopf- und Fußzeilen sowie Fußnoten. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle suchen – diese Bezeichnung ersetzt Weitersuchen – markiert die Stellen im gewählten Bereich. Durch Bewegen der Einfügemarke oder durch Drücken von (Esc) schalten Sie die Markierung wieder ab.

Erweiterte Suche Wenn Sie auf der Registerkarte Suchen auf die Schaltfläche Erweitern klicken, können Sie zusätzliche Optionen definieren. Der Name der Schaltfläche ändert sich daraufhin in Reduzieren, womit die zusätzlichen Suchoptionen wieder ausgeblendet werden. œ Begonnen wird die Suche an der aktuellen Position der Einfügemarke. Über das

Dropdown-Listenfeld Suchen können Sie bestimmen, in welche Richtung gesucht werden soll. Mit Gesamt können Sie das vollständige Dokument durchsuchen lassen. Andernfalls werden Sie gefragt, ob die Suche fortgesetzt werden soll, wenn das Ende oder der Anfang des Dokuments erreicht ist. œ Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unter-

schieden werden soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Meier suchen und Groß-/ Kleinschreibung aktiviert haben, wird der Eintrag MEIER nicht als Fundstelle gemeldet.

3.5

Gehe zu, Suchen und Ersetzen

133

Bild 3.24: Weitere Suchoptionen stehen zur Verfügung œ Mit Nur ganzes Wort suchen legen Sie fest, ob der eingegebene Begriff nur als ganzes

Wort oder auch dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines Wortes auftritt. Ist diese Option aktiviert, wird beispielsweise Meierling bei der Suche nach Meier nicht angezeigt. œ Sie können im Suchtext auch Platzhalterzeichen benutzen – aktivieren Sie hierzu das

entsprechende Kontrollkästchen. Wollen Sie beispielsweise nach den Namen Meier, Maier, Mayer usw. suchen, geben Sie M??er ein.

Zeichen

Sucht ...

*

nach einer beliebigen Anzahl von Zeichen.

?

nach einem beliebigen Zeichen.

\*

nach dem Zeichen *.

\?

nach dem Zeichen ?.

Tabelle 3.10: Gängige Platzhalterzeichen

134

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Tipp: Zum Formulieren komplexerer Suchbedingungen steht – nachdem Platzhalter verwenden aktiviert wurde – im Menü zur Schaltfläche Sonstiges die Liste mit den verwendbaren Platzhaltern zur Auswahl bereit. œ Wenn als Sprache Englisch gewählt ist, können Sie nach ähnlich geschriebenen Wör-

tern oder nach zusammengehörigen Wortformen suchen lassen. Gemeint sind hier beispielsweise unterschiedliche Deklinationsformen eines Verbs.

Formate und sonstige Elemente einbeziehen Über das Menü zur Schaltfläche Format können Sie sowohl nach Formatierungen als auch nach formatierten Zeichenfolgen im Dokument suchen lassen. Suchen Sie nach einem Begriff, der in bestimmter Weise formatiert ist, geben Sie diesen im Feld Suchen nach an und legen die betreffende Formatierung über das Menü zur Schaltfläche Format fest. Wenn Sie lediglich eine bestimmte Formatierung suchen, geben Sie nur die betreffende Formatierung über das Menü zur Schaltfläche Format an und lassen das Feld Suchen nach leer. Das ausgewählte Format wird unterhalb des Feldes Suchen nach angezeigt. Um ein Format wieder aus den Suchkriterien zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Keine Formatierung. Tipp: Sie können über das Menü zur Schaltfläche Format nacheinander mehrere Formateigenschaften auswählen und nach dem gemeinsamen Auftreten suchen lassen – beispielsweise können Sie so Stellen mit dem Absatzformat zentriert und dem Zeichenformat fett ausfindig machen lassen.

Über die Schaltfläche Sonstiges öffnen Sie eine Liste, mit deren Einträgen Sie nach Steuerzeichen suchen lassen können. Die Wahl eines solchen Elements fügt einen Code im Feld Suchen nach ein – beispielsweise ^t für einen Tabstopp oder ^p für eine Absatzmarke. Wenn Sie den betreffenden Code auswendig wissen, können Sie ihn auch direkt in das Feld Suchen nach eingeben.

Suchen von der Programmoberfläche aus Auch über drei Schaltflächen unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste können Sie schnell nach bestimmten Elementen im Dokument suchen lassen. Das ist insbesondere bei umfangreichen Dokumenten ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit der Kugel in der Mitte lässt sich das Feld Browseobjekt auswählen öffnen, über das Sie das Element festlegen können, nach dem gesucht werden soll.

3.5

Gehe zu, Suchen und Ersetzen

135

Bild 3.25: Browseobjekt auswählen

Symbol

Beschreibung Nach einem Feld suchen. Nach einer Endnote suchen. Nach einer Fußnote suchen. Nach einem Kommentar suchen. Nach einem Abschnitt suchen. Nach einer Seite suchen. Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Gehe zu. Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Suchen. Nach einer Bearbeitung suchen. Nach einer Überschrift suchen. Nach einer Grafik suchen. Nach einer Tabelle suchen.

Tabelle 3.11: Über die Symbole können Sie das zu suchende Objekt auswählen

Tipp: Mithilfe der blauen Doppelpfeile unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste können Sie die zuletzt im Dialogfeld Suchen und Ersetzen definierte Suche nach oben oder nach unten fortsetzen, ohne das Dialogfeld erneut öffnen zu müssen.

136

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

3.5.3 Ersetzen Als Erweiterung zum Suchen können Sie einen gefundenen Text durch einen anderen ersetzen lassen. Rufen Sie dazu den Befehl ERSETZEN im Menü BEARBEITEN auf und geben Sie dann den Such- und den Ersatzbegriff dafür ein. Auch beim Ersetzen können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweitern zusätzliche Optionen anzeigen lassen. Diese sonstigen Optionen entsprechen denen auf der Registerkarte Suchen (siehe oben). Wiederum können Sie Formate oder sonstige Elemente mit in das Ersetzen einschließen – Sie können also beispielsweise ein Format durch ein anderes ersetzen lassen.

Bild 3.26: Sie können bestimmte Zeichenfolgen und auch Formatierungen durch andere ersetzen lassen

Wie ersetzt wird, hängt von der Art Ihrer Bestätigung ab: œ Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, werden Sie bei der nächsten Fundstelle erneut

gefragt, ob ersetzt werden soll oder nicht. œ Wenn Sie Weitersuchen verwenden, wird der markierte Begriff an der aktuellen Stelle

nicht ersetzt.

3.6

Rechtschreibung und Grammatik

137

œ Bestätigen Sie mit Alle ersetzen, wird der im Feld Suchen nach eingegebene Begriff im

gesamten Text automatisch durch den im Feld Ersetzen durch eingegebenen Begriff ersetzt.

Taste(n)

Beschreibung

(Strg)+(F)

Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit aktivierter Registerkarte Suchen anzeigen.

(Strg)+(H)

Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit aktivierter Registerkarte Ersetzen anzeigen.

Tabelle 3.12: Tasten zum Aufrufen der Funktionen zum Suchen und Ersetzen

3.6

Rechtschreibung und Grammatik

Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument – einschließlich Kopfzeile, Fußzeile, Fußnoten, Endnoten und Kommentare – oder einen markierten Bereich auf Fehler hinsichtlich Rechtschreibung und Grammatik untersuchen und – gegebenenfalls – korrigieren lassen. Für die Rechtschreibprüfung stellt Microsoft Word ein internes Wörterbuch zur Verfügung. Auch die Texteingaben in anderen Microsoft Office-Programmen können einer Rechtschreibprüfung unterzogen werden. Die dafür verwendeten Wörterbücher sind dieselben, wie sie auch von Word benutzt werden. Sie können aber auch eigene Wörterbücher verwenden, in die Sie Einträge einfügen, die Word nicht bekannt sind. Bei einer Grammatikprüfung können Sie zwischen verschiedenen Schreibstilen wählen.

3.6.1 Prüfung im Hintergrund Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung im Hintergrund ist standardmäßig automatisch eingeschaltet. Das bedeutet, dass beim Schreiben von Text das Rechtschreib- und Grammatikprogramm aktiv ist und Fehler mit einer roten beziehungsweise einer grünen Wellenlinie auf dem Bildschirm gekennzeichnet werden. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung in der Statusleiste können Sie die Anzeige dieser Korrekturkennungen deaktivieren. œ Zur Korrektur eines durch eine rote Wellenlinie gekennzeichneten Rechtschreibfeh-

lers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Wort, um über das Kontextmenü zu entscheiden, ob und wie zu korrigieren ist.

138

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Bild 3.27: Rechtschreibfehler werden mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet œ Die Grammatikprüfung funktioniert ähnlich wie die Rechtschreibprüfung. Zur Kenn-

zeichnung von Grammatikfehlern wird eine grüne Wellenlinie benutzt. Auch hier können Sie über das Kontextmenü die Optionen für die Korrektur festlegen. Tipp: Auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie durch Deaktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen die automatische Prüfung im Hintergrund abschalten (siehe Kapitel 11).

3.6.2 Nachträgliche Prüfung Wenn Sie die Prüfung lieber nach Abschluss der Texteingabe durchführen möchten, rufen Sie den Befehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK im Menü EXTRAS auf oder klicken auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik in der Standard-Symbolleiste. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie diesen zuerst. Microsoft Word nicht bekannte Wörter und Konstruktionen werden dann im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik gemeldet. Sie können die Korrekturen direkt in diesem Dialogfeld vornehmen. Bei einem Rechtschreibfehler wird im Feld Nicht im Wörterbuch das Microsoft Word nicht bekannte Wort in roter Schrift hervorgehoben.

3.6

Rechtschreibung und Grammatik

139

Bild 3.28: Rechtschreibfehler werden in roter Schrift angezeigt œ Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur

angezeigt. Wählen Sie hier die korrekte Schreibweise des Wortes aus oder korrigieren Sie das Wort im darüber liegenden Feld manuell. œ Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreibweise bei diesem Wort bei, meldet

aber bei einem weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Fehler. œ Mit Alle ignorieren legen Sie fest, dass die Schreibweise des Wortes innerhalb des

gesamten Bereichs beibehalten und nicht mehr als Fehler gemeldet wird. œ Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, es dem Programm aber unbe-

kannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen. œ Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge bezie-

hungsweise entsprechend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch. œ Bei einer Bestätigung über Alle ändern wird sowohl das aktuell hervorgehobene als

auch jedes weitere Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge beziehungsweise entsprechend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch geändert. œ AutoKorrektur übernimmt die fehlerhafte und die korrekte Schreibweise in die Auto-

Korrektur.

140

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Auch Grammatikfehler werde in diesem Dialogfeld gemeldet. Im oberen Bereich des Dialogfeldes wird die Regelverletzung in grüner Schrift hervorgehoben.

Bild 3.29: Grammatikfehler werden in grüner Schrift angezeigt œ Unter Vorschläge werden Vorschläge zum Beheben des Grammatikfehlers angezeigt. œ Klicken Sie auf Ändern, um die im Feld Vorschläge markierte Änderung durchzufüh-

ren oder die im Feld darüber vorgenommene Korrektur auszuführen. œ Einmal ignorieren überspringt die als Regelverletzung gemeldete Stelle und setzt die

Prüfung fort. œ Regel ignorieren überspringt alle Stellen im Dokument, an denen Word eine solche

Regelverletzung sieht, und setzt die Prüfung fort. Tipp: Über das Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik zusätzliche Optionen für die Rechtschreib- und die Grammatikprüfung einstellen (siehe Kapitel 11). Diese Registerkarte wird auch durch Klicken auf die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik auf den Bildschirm gebracht.

3.6

Rechtschreibung und Grammatik

141

3.6.3 Sprachfunktionen Sie können mit Microsoft Word Dokumente in anderen Sprachen verfassen oder auch mehrere Sprachen in einem Dokument verwenden. Word sollte die Sprache, in der Ihre Text verfasst ist und die darin enthaltenen fremdsprachigen Ausdrücke, automatisch erkennen. Falls das Programm damit Probleme hat, können Sie diese über das Dialogfeld zum Befehl SPRACHE FESTLEGEN im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS beheben. Markieren Sie bei mehrsprachigen Dokumenten gegebenenfalls vorher die einzelnen Textbereiche und legen Sie dann für diese die Sprache individuell fest.

Bild 3.30: Die im Dokument beziehungsweise im markierten Bereich verwendete Sprache können Sie festlegen œ Bereits verwendete Sprachen werden oben im Listenfeld angezeigt, damit sie schneller

wieder zugewiesen werden können. œ Für einige Sprachen können Sie zwischen landesspezifischen Varianten wählen, zum

Beispiel Deutsch (Deutschland) und Deutsch (Schweiz). œ Wenn Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen aktivie-

ren, wird im markierten Bereich keine Prüfung in der gewählten Sprache durchgeführt. œ Die Option Sprache automatisch erkennen sollte dafür sorgen, dass Word in einer

anderen Sprache geschriebene Textabschnitte automatisch richtig interpretiert. Das funktioniert jedoch meist nur bei etwas längeren Abschnitten und dort auch nicht immer zuverlässig.

142

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

œ Nach einem Klick auf Standard wird die gewählte Sprache als neue Standardsprache in

der Dokumentvorlage eingetragen.

3.7

Recherchieren

Eine neue Funktion im Microsoft Office 2003-Programmpaket nennt sich Recherchieren. Damit lassen sich Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen sammeln. Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden. Dazu lassen Sie über den Befehl RECHERCHIEREN im Menü EXTRAS oder durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste den Aufgabenbereich Recherchieren anzeigen. Geben Sie dann im Feld Suchen nach den Begriff ein, zu dem Sie Informationen wünschen. Ein vorher im Dokument markierter Textbereich wird automatisch in das Feld übernommen. Legen Sie im Dropdown-Listenfeld unterhalb von Suchen nach fest, in welchem Nachschlagewerk gesucht werden soll. Standardmäßig können Sie beispielsweise eine Übersetzung vornehmen lassen oder im Wörterbuch oder im Thesaurus nachschlagen lassen. Sie können auch diverse Quellen im Internet zu Rate ziehen.

Bild 3.31: Eine Recherche kann unterschiedliche Referenzinformationen liefern

3.7

Recherchieren

143

Bestätigen Sie durch einen Klick auf die grüne Schaltfläche mit dem Pfeil. Die Ergebnisse werden anschließend im entsprechenden Listenfeld angezeigt. Nachdem Sie mehrere Recherchen durchgeführt haben, können Sie über die beiden Schaltflächen mit dem nach rechts und dem nach links zeigenden Pfeil zwischen diesen wechseln.

3.7.1 Optionen Ein Klick auf Recherche-Optionen ganz unten im Aufgabenbereich öffnet ein Dialogfeld, über das Sie festlegen können, welche Suchdienste verwendet werden sollen. Aktivieren Sie hier die gewünschten Dienste. Wenn Sie Enzyklopädieprogramme – beispielsweise Microsoft Encarta – auf Ihrem Rechner installiert haben, können auch diese mit in die Suchfunktion eingeschlossen werden. Über die Schaltfläche Dienste hinzufügen können Sie – nachdem Sie eine Verbindung zum Internet hergestellt haben – weitere Suchdienste in Anspruch nehmen.

Bild 3.32: Aktivieren Sie die gewünschten Dienste

144

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

3.7.2 Wörterbuch Über die Option Wörterbuch können Sie die Bedeutung eines Wortes nachschlagen lassen. Sie finden unter den Ergebnissen auch Beispiele für die Verwendung des Wortes und weitere Informationen.

Bild 3.33: Das Wörterbuch liefert Erklärungen und Beispiele

3.7.3 Übersetzung Über die Recherchefunktion können Sie auch einzelne Begriffe oder das ganze Dokument in eine andere Sprache übersetzen lassen. Im Bereich Übersetzung des Aufgabenbereichs finden Sie den Link Übersetzungsoptionen, mit dem Sie das gleichnamige Dialogfeld öffnen. Hierüber legen Sie fest, welche Sprachrichtungen für eine Übersetzung verfügbar sein sollen.

3.7

Recherchieren

145

Bild 3.34: Legen Sie die gewünschten Wörterbücher beziehungsweise Dienste sowie die Sprachrichtungen fest

Einzelne Wörter übersetzen Um einzelne Wörter zu übersetzen, müssen Sie gegebenenfalls in den Dropdown-Listenfeldern Von und Nach zuerst die Quell- und die Zielsprache festlegen.

146

Kapitel 3 – Text eingeben und bearbeiten

Bild 3.35: Einzelne Wörter können übersetzt werden

Gesamtes Dokument übersetzen Nach einem Klick auf die grüne Schaltfläche mit dem Pfeil neben Gesamtes Dokument übersetzen wird Ihr Dokument maschinell übersetzt. Die Ergebnisse können Sie sich im Webbrowser anschauen. Betrachten Sie das Ergebnis aber nur als Vorschlag für eine Rohübersetzung.

3.7.4 Thesaurus Damit die Feinheiten der deutschen Sprache auch im Zeitalter des Computers nicht untergehen, können Sie den Thesaurus einsetzen, um Ersatzwörter für ein Wort zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige Wiederholung eines Wortes in einem Text umgehen möchten. Markieren Sie das Wort, zu dem Sie Synonyme suchen, und wählen Sie dann den Befehl THESAURUS im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS. Sie können den Begriff auch direkt im Feld Suchen nach im Aufgabenbereich Recherchieren

3.7

Recherchieren

147

eingeben. Klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche mit dem Pfeil, um die Suche zu starten.

Bild 3.36: Über den Thesaurus können Sie Ersatzbegriffe auswählen œ In manchen Fällen müssen Sie zuerst die Bedeutung des Wortes bestimmen. Diese

Bedeutungen sind fett formatiert. Durch einen Klick auf das Minuszeichen vor einer Bedeutung blenden Sie die darunter gezeigten Synonyme aus. Ein Klick auf das dann angezeigte Pluszeichen blendet sie wieder ein. œ Markieren Sie das gewünschte Ersatzwort und öffnen Sie dann das zugehörige Drop-

down-Menü, um das Wort an der aktuell markierten Stelle in das Dokument zu übernehmen oder es in die Zwischenablage zu kopieren. Der Befehl NACHSCHLAGEN in diesem Menü führt dazu, dass das in der Liste mit Synonymen markierte Wort selbst wieder in das Feld Suchen nach übernommen wird.

Formatieren

Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments, die man als Formatieren bezeichnet. Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung.











Machen Sie sich zunächst mit unterschiedlichen Formatierungselementen und den Werkzeugen zum Formatieren vertraut. Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie den zu formatierenden Bereich markieren. Je nach zu formatierendem Textelement müssen Sie dabei unterschiedliche Vorschriften beachten. Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Microsoft Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen und Formatierungen zuweist. Diese können anschließend individuell geprüft und akzeptiert oder abgelehnt werden. Sie sind aber natürlich nicht auf die AutoFormate beschränkt, sondern können das Dokument und die einzelnen Elemente darin individuell formatieren. Bei diesen Aufgaben wird im Allgemeinen zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten unterschieden. Für eine einheitliche Gestaltung Ihrer Dokumente empfiehlt sich das Arbeiten mit Formatvorlagen. Hierin können Sie Kombinationen von Formatierungsmerkmalen zusammenfassen und bei Bedarf bestimmten Elementen des Dokuments zuweisen. Formatvorlagen werden – zusammen mit AutoTexten, Makros, benutzerdefinierten Menüs, Symbolleisten und Tastenkombinationen – in einer Dokumentvorlage gespeichert. Nach dem Formatieren können Sie die Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise im Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren. Außerdem können Sie bei Bedarf einen manuellen Seitenumbruch vornehmen.

150

Kapitel 4 – Formatieren

Tipp: Weitere Hinweise zu Formaten und Formatierungen, die vordringlich für die Gestaltung von mit Microsoft Word erstellten Webseiten interessant sind, finden Sie auf der CD im Anhang A. Einige der dort beschriebenen Techniken können aber auch für herkömmliche, zum Ausdrucken vorgesehene Dokumente sinnvoll eingesetzt werden.

4.1

Grundlagen

Bevor wir in Einzelheiten gehen, sollten Sie sich mit einigen Grundlagen der Formatierung – den Formatelementen, den möglichen Vorgehensweisen bei der Arbeit und den im Programm verfügbaren Werkzeugen – vertraut machen.

4.1.1 Formatelemente Microsoft Word unterscheidet zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten: œ Dokumentformate liefern die Randbedingungen für die weitere Formatierung. Dazu

gehören beispielsweise das Format der Seiten und der Satzspiegel – also der zu bedruckende Bereich der Seite. Diese Formate gelten im einfachsten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne Bereiche des Dokuments anders als der Rest dargestellt werden sollen – beispielsweise mit einer anderen Spaltenzahl oder mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen –, müssen Sie das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen und diese entsprechend formatieren. œ Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände zwischen den

Absätzen und zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes, die Position der Tabstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Parameter definieren. œ Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie Zeichenformate wie

beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und Schriftfarbe sowie weitere Effekte einstellen.

4.1

Grundlagen

151

4.1.2 Vorgehensweisen Hinsichtlich der Vorgehensweise beim Formatieren von Texten gibt es einige allgemeine Grundregeln, die Sie beachten sollten, um den Aufwand für diesen Arbeitsschritt möglicht gering zu halten. œ Zunächst sollten Sie immer erst die Formate festlegen, mit denen der größte Teil des

Dokuments dargestellt werden soll – beispielsweise die Grundschrift für den Fließtext. Anschließend können Sie einzelne Teile des Textes – also einzelne Zeichen, Wörter, Sätze oder Absätze – in einer von diesem Standard abweichenden Form formatieren. œ Von diesen Grundformaten abweichende Formatierungen können Sie parallel zur

Eingabe des Textes oder aber auch nach dessen Fertigstellung festlegen. Im ersten Fall schalten Sie vor jedem Textteil, der abweichend vom gewählten Standard dargestellt werden soll, auf das neue Format um, geben den Textteil ein und schalten anschließend wieder zurück. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass der auf dem Bildschirm dargestellte Zeilenumbruch bereits dem Druckbild entspricht. Wollen Sie den Text erst nach Abschluss der Eingabe formatieren, müssen Sie die Stellen, die vom Standardformat abweichen, zuerst markieren und dann die betreffenden Formatierungsanweisungen ausführen. Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie gegebenenfalls zunächst den zu formatierenden Textbereich markieren: œ Zum Einstellen des Dokumentformats spielt die Position der Einfügemarke keine

Rolle. Haben Sie mehrere Abschnitte festgelegt, müssen Sie die Einfügemarke zumindest in den Abschnitt setzen, dessen Format Sie ändern wollen. œ Zum Festlegen eines Absatzformats (Einzüge und Abstände, Zeilen- und Seitenum-

bruch, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierung, Tabstopps) setzen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Absatz. œ Wollen Sie das Zeichenformat für ein ganzes Wort festlegen, genügt es, die Einfüge-

marke an eine beliebige Stelle im Wort zu setzen. In allen anderen Fällen müssen Sie zum Zuweisen eines Zeichenformats den gesamten zu formatierenden Bereich markieren.

152

Kapitel 4 – Formatieren

4.1.3 Werkzeuge Zum Formatieren eines Textdokuments können Sie unterschiedliche Werkzeuge benutzen: die Befehle im Menü FORMAT, die Schaltflächen in der Format-Symbolleiste, den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung, das Lineal und Tastenkürzel.

Das Menü FORMAT Im Menü FORMAT sind alle Befehle zum Formatieren Ihrer Dokumente zusammengefasst.

Bild 4.1: Das Menü FORMAT

Die Format-Symbolleiste Alternativ können Sie viele Formate über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste einstellen. Einige dieser Schaltflächen arbeiten als Umschalter: Ein erstes Anklicken schaltet das Format ein, ein zweites schaltet es wieder aus. Beachten Sie, dass beispielsweise die Schaltflächen Fett, Kursiv und Unterstrichen nicht nur alternativ,

4.1

Grundlagen

153

sondern auch gleichzeitig aktiviert werden können – Sie können also auch einen unterstrichenen kursiven Fettdruck einstellen.

Symbol

Beschreibung Formatvorlagen und Formatierung – Zeigt den zugehörigen Aufgabenbereich an. Formatvorlage – Öffnet die Liste der definierten Formatvorlagen; wählen Sie hier die gewünschte aus. Schriftart – Zeigt die an der aktuellen Cursorposition gewählte Schriftart an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil öffnet ein Listenfeld mit den verfügbaren Schriftarten. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart aus. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um durch die Liste zu blättern. Schriftgrad – Zeigt die Schriftgröße an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil öffnet das Listenfeld mit den verfügbaren Schriftgrößen. Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. Fett – Formatiert den markierten Textbereich fett beziehungsweise entfernt dieses Format. Kursiv – Formatiert den markierten Textbereich kursiv beziehungsweise entfernt dieses Format. Unterstrichen – Formatiert den markierten Textbereich unterstrichen beziehungsweise entfernt dieses Format. Linksbündig – Setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf linksbündig. Zentriert – Setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf zentriert. Rechtsbündig – Setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf rechtsbündig. Blocksatz – Setzt die Ausrichtung des aktuellen Absatzes auf Blocksatz.

154

Symbol

Kapitel 4 – Formatieren

Beschreibung Zeilenabstand – Regelt den Abstand zwischen den Zeilen im aktuellen Absatz; im Dropdown-Listenfeld stehen verschiedene vordefinierte Werte zur Auswahl, es können aber auch benutzerdefinierte Werte verwendet werden. Nummerierung – Nummeriert aufeinander folgende Absätze. Aufzählungszeichen – Fügt dem Absatz das gewählte Aufzählungszeichen hinzu. Einzug verkleinern – Verkleinert den Einzug vom linken Rand. Einzug vergrößern – Vergrößert den Einzug vom linken Rand. Rahmenlinie – Setzt einen Rahmen um den Absatz; in der Palette, die Sie über den Dropdown-Pfeil öffnen, stehen verschiedene Rahmenlinien zur Auswahl. Hervorheben – Hinterlegt den markierten Bereich mit der gewählten Farbe; in der Palette, die Sie über den Dropdown-Pfeil öffnen, stehen verschiedene Farben zur Auswahl. Schriftfarbe – Zeigt die Schriftfarbe an der durch die Einfügemarke markierten Stelle an. Ein Klick auf den Dropdown-Pfeil erlaubt die Wahl einer anderen Farbe.

Tabelle 4.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Format-Symbolleiste

Tipp: Die Format-Symbolleiste können Sie über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT an- und abschalten (siehe auch Kapitel 1) und entweder in einer Zeile mit der Standard-Symbolleiste oder in einer separaten Zeile anzeigen lassen (siehe hierzu Kapitel 11).

Der Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung Den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung blenden Sie beispielsweise durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Format-Symbolleiste ein. Im oberen Bereich wird das Format des gerade im Dokument markierten Elements angezeigt. Im Listenfeld Wählen Sie eine Formatierung können Sie für diesen Bereich eine andere Formatierung festlegen. Über das Dropdown-Listenfeld Anzeigen können Sie bestimmen, was im Aufgabenbereich angezeigt werden soll.

4.1

Grundlagen

155

Bild 4.2: Der Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung

Das Lineal Das horizontale Lineal am oberen Rand des Dokumentfensters dient zum einen als Bezugsmaßstab für die Position der einzelnen Elemente im Dokument. Zum anderen lassen sich hier auch die Einzüge und Tabstopps für den aktuellen Absatz festlegen.

Bild 4.3: Das horizontale Lineal

Wenn Sie die Einfügemarke in einen Absatz setzen, werden im Lineal einige Symbole angezeigt, die die Position der für diesen Absatz festgelegten Einzüge und Tabstopps kennzeichnen. Diese Elemente können Sie auch mit der Maus setzen beziehungsweise verschieben.

156

Symbol

Kapitel 4 – Formatieren

Beschreibung Linksbündiger Tabstopp Zentrierter Tabstopp Rechtsbündiger Tabstopp Dezimal-Tabstopp Tabstopp zum Einfügen einer vertikalen Linie Rechter oder linker Einzug Erstzeileneinzug Erlaubt ein gemeinsames Verschieben von linkem Einzug und Erstzeileneinzug.

Tabelle 4.2: Symbole im Lineal

Tipp: Die in den Linealen und auch sonst im Programm zugrunde liegende Maßeinheit können Sie über die Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festlegen; Sie haben dort die Wahl zwischen Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas (siehe Kapitel 11). Als Nullpunkt des horizontalen Lineals gilt der linke Rand des Satzspiegels.

4.2

AutoFormat

Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Microsoft Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen zuweist. Diese können anschließend einzeln geprüft und akzeptiert oder abgelehnt werden. Um den Text mit dieser Funktion zu formatieren, setzen Sie zunächst die Einfügemarke an den Anfang des Dokuments oder des zu formatierenden Abschnitts. Wählen Sie dann den Befehl AUTOFORMAT im Menü FORMAT und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen im Dialogfeld vor. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld den Dokumenttyp aus – Allgemeines Dokument, Brief oder E-Mail –, anhand dessen die Formatierung durchgeführt werden soll. Nach dem Bestätigen über OK wird die Formatierung vorgenommen.

4.2

AutoFormat

157

Bild 4.4: Mit der AutoFormat-Funktion können Sie sich das Formatieren einfach machen œ Wenn Sie die Option AutoFormatierung durchführen gewählt haben, erfolgt die For-

matierung kommentarlos. Sie können die Änderungen also nicht individuell prüfen und gegebenenfalls ablehnen. Sollte Ihnen das Ergebnis nicht zusagen, können Sie den Vorgang aber über RÜCKGÄNGIG im Menü BEARBEITEN widerrufen. œ In der Grundeinstellung ist aber AutoFormat mit Anzeige der Änderungen aktiviert. In

diesem Fall können Sie nach dem Bestätigen die Änderungen einzeln überprüfen und dann akzeptieren oder verwerfen (siehe hierzu weiter unten). Tipp: Über die Schaltfläche Optionen rufen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, in dem Sie festlegen können, welche Elemente mit der AutoFormat-Funktion automatisch ersetzt werden sollen. Diese Optionen entsprechen im Großen und Ganzen denen auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS (siehe Kapitel 3).

4.2.1 Formatvorlage wählen Microsoft Word stellt Ihnen zum Formatieren mit der AutoFormat-Funktion verschiedene Dokumentvorlagen zur Verfügung, die unterschiedliche Schriftarten und andere Stilelemente benutzen. Sie können aus diesen eine auswählen, nachdem Sie im Dialogfeld AutoFormat auf die Schaltfläche Formatvorlagenkatalog geklickt haben. Die in der linken Spalte des Dialogfeldes aufgelisteten Bezeichnungen der Vorlagen werden Ihnen zu Anfang nicht viel sagen. Sie sollten verschiedene Vorlagen ausprobieren und über das Feld

158

Kapitel 4 – Formatieren

Vorschau auf kontrollieren. Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihnen zusagt, bestätigen Sie über OK.

4.2.2 Kontrolle des Ergebnisses Kontrollieren Sie am Bildschirm das Ergebnis der Formatierung. Wenn es Ihnen zusagt, klicken Sie im Dialogfeld AutoFormat auf Alle annehmen. Ist das Ergebnis überhaupt nicht befriedigend, können Sie es durch einen Klick auf Alle ablehnen verwerfen. Sind Teile des Formatierungsvorschlags in Ordnung, andere aber nicht, klicken Sie auf Änderungen überprüfen. Die durch die AutoFormat-Funktion durchgeführten Änderungen werden dann entsprechend gekennzeichnet. Sie können anschließend die Änderungen mithilfe der Schaltfläche Suchen nacheinander durchgehen. Sagt Ihnen eine Formatierung nicht zu, klicken Sie auf Ablehnen. Nicht abgelehnte Formatierungen bleiben erhalten. Tipp: Über die Schaltfläche Markierungen ausblenden können Sie die Korrekturkennungen vorübergehend ausschalten, um einen besseren Überblick über die formatierte Version zu erhalten. Diese Schaltfläche ändert dann ihren Namen in Anzeigen. Damit können Sie die Korrekturkennungen wieder einblenden lassen.

4.3

Dokument- und Abschnittsformatierung

Bestimmte Formate beziehen sich auf das gesamte Dokument oder zumindest auf einen Teil davon. Dazu gehören beispielsweise das zu verwendende Papierformat, die Randeinstellungen und die Papierausrichtung. Diese Formatierungsoptionen sind in einem Dialogfeld zusammengefasst, das Sie über den Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI auf den Bildschirm bringen. Microsoft Word erlaubt, dass Sie innerhalb eines Dokuments verschiedene Abschnitte festlegen, für die unterschiedliche Einstellungen dieser Dokumentformate angegeben werden können. Beispielsweise könnten Sie einen Teil des Dokuments im Hochformat gestalten, einen anderen Teil im Querformat oder Sie könnten auf bestimmten Seiten des Dokuments einen zusätzlichen Rand für Notizen vorsehen.

4.3.1 Seite einrichten Nach Wahl des Befehls SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die verschiedenen Parameter auf drei Registerkarten einstellen können. Die Stan-

4.3

Dokument- und Abschnittsformatierung

159

dardwerte für diese Parameter werden über die Einstellungen im Betriebssystem festgelegt. Auf allen Registerkarten finden Sie das Dropdown-Listenfeld Übernehmen für, über das Sie angeben, für welchen Teil des Dokuments die gewählten Einstellungen gelten sollen. œ Mit Gesamtes Dokument werden die Einstellungen für das Dokument insgesamt

gesetzt. Das ist auch die Grundeinstellung. œ Bei Wahl von Dokument ab hier gelten die im Dialogfeld festgelegten Einstellungen ab

der aktuellen Position der Einfügemarke. An der aktuellen Cursorposition wird hierbei ein Abschnittswechsel eingefügt. œ Die Option Markierten Text bewirkt, dass die Einstellungen nur für den vorher mar-

kierten Bereich gelten. Davor und dahinter wird ein Abschnittswechsel eingefügt. œ Die Option Markierte Abschnitte bezieht die Einstellungen auf vorher markierte

Abschnitte. œ Mit Aktuellen Abschnitt wird nur der Abschnitt von den Einstellungen betroffen, in

dem sich die Einfügemarke gerade befindet.

Registerkarte Format

Bild 4.5: Legen Sie Papierformat und Randeinstellungen fest

160

Kapitel 4 – Formatieren

Über die Registerkarte Format können Sie das zu verwendende Papierformat entweder aus einer Liste der international gängigen Formate auswählen oder es über die Felder Breite und Höhe selbst definieren. Die beiden Listenfelder unter Zufuhr haben für Sie nur dann Bedeutung, wenn Sie über einen Drucker mit mehreren Einzugschächten verfügen.

Registerkarte Seitenränder Auf der Registerkarte Seitenränder legen Sie im Bereich Ränder die Randeinstellungen für die Seite fest. Dabei empfiehlt sich eine bestimmte Reihenfolge bei der Eingabe: œ Legen Sie zuerst unter Orientierung fest, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im

Querformat wünschen. œ Wenn Sie mit einem mehrseitigen Dokument arbeiten, sollten Sie über das Drop-

down-Listenfeld Mehrere Seiten festlegen, wie das Druckergebnis ausschauen soll (siehe Tabelle 4.3).

Option

Beschreibung

Standard

Benutzen Sie diese Option, wenn Sie die Seitenränder immer gleich bleiben.

Gegenüberliegende Seiten

Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, das in einer buchähnlichen Form publiziert werden soll, können Sie durch Wahl dieser Option dafür sorgen, dass die Innen- und Außenränder entsprechend vertauscht, das heißt spiegelverkehrt dargestellt werden.

2 Seiten pro Blatt

Die Seite wird sozusagen halbiert, sodass zwei kleine Seiten auf ein Blatt Papier passen. Die Ränder werden dann spiegelverkehrt dargestellt, damit Innen- und Außenrand jeweils identisch sind.

Beispiel

4.3

Dokument- und Abschnittsformatierung

Option

Beschreibung

Buch

Hiermit werden Buchseiten definiert; anschließend steht eine weitere Option zur Verfügung: Seiten pro Broschüre. Damit können Sie die Anzahl der Seiten festlegen.

161

Beispiel

Tabelle 4.3: Mehrseitige Dokumente können unterschiedlich gestaltet werden œ Legen Sie dann im oberen Bereich der Registerkarte im Bereich Ränder die Randein-

stellungen fest. Die Bezeichnungen für die Ränder ändern sich je nach Wahl der Einstellungen im Dropdown-Listenfeld Mehrere Seiten. Bei der Einstellung Standard finden Sie hier die Bezeichnungen Oben, Unten, Links und Rechts. Gegenüberliegende Seiten zeigt Oben, Unten, Innen und Außen an. Entsprechendes gilt für die anderen Optionen im Dropdown-Listenfeld Mehrere Seiten. œ Im Feld Bundsteg geben Sie an, wie viel Weißraum zum Binden des Dokuments zuge-

geben werden soll. Ist im Listenfeld Mehrere Seiten die Option Gegenüberliegende Seiten oder 2 Seiten pro Blatt aktiviert, wird der Bundsteg den Innenrändern hinzugefügt, ansonsten dem linken oder dem oberen Rand. œ Die Bundstegposition kann nur für Standardseiten (Hoch- oder Querformat) angege-

ben werden, für alle anderen Optionen im Listenfeld Mehrere Seiten ist die Position festgelegt und kann nicht geändert werden.

Registerkarte Layout Über die Registerkarte Layout können Sie unterschiedliche Seitenlayoutparameter festlegen. œ Über das Dropdown-Listenfeld Abschnittsbeginn geben Sie an, wo der neue Abschnitt

anfangen soll. Unter einem Abschnitt versteht man einen Teil eines Dokuments, in dem bestimmte Optionen für die Seitenformatierung festgelegt werden. Sie erstellen einen neuen Abschnitt, wenn Sie Änderungen bei bestimmten Eigenschaften, wie beispielsweise Zeilennummerierung, Spaltenanzahl oder Kopf- und Fußzeilen, vornehmen. œ Im Bereich Kopf- und Fußzeilen legen Sie die Optionen für diese Bereiche fest.

Gerade/ungerade anders erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl andere Kopf- beziehungsweise Fußzeilen als für Seiten mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt für die erste Seite des gewählten Dokumentbereichs eine andere Kopf- beziehungs-

162

Kapitel 4 – Formatieren

weise Fußzeile als für die folgenden Seiten. Unter Abstand vom Seitenrand legen Sie die Abstände der Kopf-/Fußzeile zum Rand des Papiers fest.

Bild 4.6: Legen Sie das Seitenlayout fest œ Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Vertikale Ausrichtung die gewünschte Option für

Ausrichtung des Textes zwischen dem oberen und dem unteren Seitenrand. Die Einstellung Blocksatz wirkt sich nur auf volle Seiten aus; nur zum Teil beschriebene Seiten werden hierbei am oberen Seitenrand ausgerichtet. œ Über die Schaltfläche Ränder können Sie den gewünschten Bereich (Abschnitt, Absatz,

Dokument) mit einem Rahmen versehen (siehe hierzu auch weiter unten in diesem Kapitel). œ Über die Schaltfläche Zeilennummern können Sie eine fortlaufende Zeilennummerie-

rung am linken Rand des festgelegten Bereichs einfügen.

4.3

Dokument- und Abschnittsformatierung

163

4.3.2 Spalten Nachdem Sie über das Dialogfeld zum Befehl SEITE EINRICHTEN zumindest das Papierformat und die Randeinstellungen festgelegt haben, können Sie bei Bedarf die Anzahl der fortlaufenden Spalten ändern. Mit Microsoft Word können – je nach Papierformat und Randeinstellungen – bis zu 45 Spalten auf einer Seite dargestellt werden. Den Abstand zwischen den Spalten können Sie festlegen. Auf Wunsch können Sie zwischen den Spalten vertikale Linien ziehen lassen. Auch diese Spalteneinstellungen werden auf das gesamte Dokument oder auf einzelne Abschnitte innerhalb des Dokuments angewendet. Positionieren Sie zunächst die Einfügemarke entsprechend: Wenn Sie die Änderung für das gesamte Dokument durchführen wollen, setzen Sie sie in eine beliebige Stelle. Soll ein bestimmter definierter Abschnitt davon betroffen sein, setzen Sie sie in diesen Abschnitt. Wollen Sie einen bestimmten Bereich in Spalten darstellen, markieren Sie diesen Bereich. Wählen Sie dann den Befehl SPALTEN im Menü FORMAT und nehmen Sie die betreffenden Einstellungen im Dialogfeld vor.

Bild 4.7: Sie können das Dokument in Spalten darstellen

Legen Sie zunächst einmal fest, wie viele Spalten definiert werden sollen: œ Wenn Sie mehrere Spalten gleicher Breite wünschen, können Sie deren Anzahl unter

Voreinstellungen durch einen Klick auf eine der beiden Optionen Zwei oder Drei oder

164

Kapitel 4 – Formatieren

über das Feld Spaltenanzahl einstellen. Durch einen Klick auf Eine können Sie auch wieder zu einer einspaltigen Darstellung zurückkehren. œ Alternativ können Sie unter Voreinstellungen mit Links oder Rechts zwei Spalten defi-

nieren, bei denen – in der Grundeinstellung – die eine halb so breit ist wie die andere. Tipp: Die Anzahl der Spalten können Sie auch über die Schaltfläche Spalten in der StandardSymbolleiste einstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche und ziehen Sie den Mauszeiger anschließend über die gewünschte Anzahl von Spalten. Für die Spalten gelten dann die Standardeinstellungen, die Sie aber über das Dialogfeld verändern können.

Anschließend können Sie die Einstellungen für die Spalten verfeinern. Die Felder im Bereich Breite und Abstand ermöglichen eine individuelle Anpassung der einzelnen Spalten. œ Wenn das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite aktiviert ist, können im Bereich

Breite und Abstand nur die Daten in der ersten Zeile geändert werden. Alle anderen Spalten werden automatisch auf Satzspiegelbreite angepasst. Bei mehr als drei Spalten lässt sich mittels der dann angezeigten Bildlaufleiste durch die Liste blättern. œ Ist das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite deaktiviert, können alle Spalten indivi-

duell eingestellt werden. Word berechnet den jeweils noch zur Verfügung stehenden Platz und schlägt die entsprechenden Werte vor. œ Durch Aktivieren von Zwischenlinie wird zwischen den Spalten eine vertikale Linie

eingefügt, die so lang ist wie die längste Spalte. œ Legen Sie über das Dropdown-Listenfeld Übernehmen für fest, für welchen Bereich im

Dokument die Spaltendefinition gelten soll. Die hier angezeigten Alternativen unterscheiden sich je nachdem, ob bereits Abschnitte im Dokument existieren und ob Sie vor dem Aufruf des Dialogfeldes einen Bereich markiert hatten. œ Wenn Sie unter Übernehmen für die Option Dokument ab hier gewählt haben, können

Sie durch Aktivieren von Neue Spalte beginnen dafür sorgen, dass an der aktuellen Cursorposition eine neue Spalte anfängt. Tipp: Die Breite der Spalten können Sie nach dem Erstellen auch über das horizontale Lineal verändern. Verschieben Sie dazu die entsprechenden Spaltenmarken. Ein Doppelklick auf eine Spaltenmarke öffnet das Dialogfeld Spalten.

4.3

Dokument- und Abschnittsformatierung

165

4.3.3 Separate Abschnitte Wie oben schon erwähnt, ist ein Abschnitt ein Teil eines Dokuments, in dem bestimmte Optionen für die Seitenformatierung festgelegt werden. Zu diesen Optionen gehören unterschiedliche Layouts innerhalb einer Seite, aber auch andere Eigenschaften, wie beispielsweise die Form der Zeilennummerierung, die Spaltenanzahl oder die Inhalte der Kopf- und Fußzeilen. Standardmäßig können Sie über das Dialogfeld Seite einrichten dafür sorgen, dass Seiten mit geraden und ungeraden Seitenzahlen oder auch die erste Seite eines Dokuments als unterschiedliche Abschnitte behandelt werden. Sie können aber auch an einer beliebigen Stelle im Dokument – nicht nur am Beginn einer Seite – einen neuen Abschnitt beginnen. Dazu fügen Sie einfach an der gewünschten Stelle einen Abschnittsumbruch ein. Verwenden Sie hierfür den Befehl MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN. Über die Optionen im unteren Bereich des Dialogfeldes können Sie vier Arten von Abschnittsumbrüchen einfügen.

Bild 4.8: Abschnittswechsel können auch manuell eingefügt werden œ Mit Nächste Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen

Abschnitt auf der nächsten Seite. œ Mit Fortlaufend fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen

Abschnitt auf derselben Seite. œ Mit Ungerade Seite oder Gerade Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und

beginnt den neuen Abschnitt auf der nächsten ungeraden oder geraden Seite. Ist die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste aktiviert, wird ein solcher Abschnittsumbruch durch eine Doppellinie mit dem zentrierten Begriff Abschnittswechsel auf dem Bildschirm angezeigt. Ein solches Zeichen markiert das Ende

166

Kapitel 4 – Formatieren

des vorherigen Abschnitts und speichert bestimmte Formatierungselemente des Bereichs. Dazu gehören Randeinstellungen, Papierformat und -ausrichtung, Papierzufuhr für einen Drucker, vertikale Ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen, Spalten, Seitennummerierung, Zeilennummern sowie Fuß- und Endnoten. Wenn Sie zum Beispiel einen Abschnittsumbruch löschen, wird der vorhergehende Text in den folgenden Abschnitt übernommen, wobei ihm auch die Abschnittsformatierung dieses Abschnitts zugewiesen wird. Beachten Sie auch, dass mit der letzten Absatzmarke im Dokument die Abschnittsformatierung für den letzten Abschnitt im Dokument festgelegt wird – oder für das ganze Dokument, falls es keine Abschnitte enthält.

4.4

Absatzformatierung

Ein Absatz wird in Microsoft Word – wie in praktisch allen Textverarbeitungsprogrammen – als der Bereich vor einer Absatzmarke definiert, die Sie durch Drücken der Taste (Eingabe) erzeugen. Ist die Option ¶ einblenden/ausblenden aktiviert, wird die Absatzmarke auf dem Bildschirm durch das Zeichen ¶ angezeigt. In diesem Zeichen sind alle definierten Absatzformate enthalten. Wird das Zeichen gelöscht, gehen diese Formate verloren, der Absatz wird mit dem darauf folgenden Absatz verbunden und übernimmt seine Formateinstellungen.

Bild 4.9: Durch Löschen der Absatzmarke werden Absätze verbunden

Wenn Sie in einem mit Absatzformaten versehenen Absatz die Taste (Eingabe) betätigen, übernimmt der damit erstellte neue Absatz die Formatierungsmerkmale des vorherigen.

4.4

Absatzformatierung

167

Der Standardabsatz ist linksbündig ausgerichtet und zeigt weder Einzüge noch Anfangsoder Endabstände. Der Zeilenabstand passt sich automatisch an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in den gewünschten Absatz und rufen den Befehl ABSATZ im Menü FORMAT auf. Bestimmen Sie dann die Parameter auf den beiden Registerkarten des Dialogfeldes. Tipp: Sie können auch mehrere Absätze markieren, die dieselben Formate aufweise sollen, und diesen dann die gewünschten Formate in einem Arbeitsgang zuweisen.

4.4.1 Einzüge und Abstände Über die Registerkarte Einzüge und Abstände im Dialogfeld zum Befehl ABSATZ im Menü EINFÜGEN legen Sie die wesentlichen Absatzparameter fest.

Bild 4.10: Einzüge und Abstände festlegen

168

Kapitel 4 – Formatieren

œ Über das Dropdown-Listenfeld Ausrichtung können Sie den Absatz linksbündig, zent-

riert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten. Dafür stehen auch vier entsprechende Schaltflächen in der Format-Symbolleiste zur Verfügung.

Option

Beschreibung

Beispiel

Links

Der linke Rand wird bündig abgeschlossen, rechts flattert der Rand.

Zentriert

Beide Ränder flattern.

Rechts

Der rechte Rand wird bündig abgeschlossen, links flattert der Rand.

Blocksatz

Rechter und linker Rand werden bündig abgeschlossen.

Tabelle 4.4: Vier Alternativen für die Absatzausrichtung

Zum Einstellen der Absatzausrichtung können Sie auch Tastenkürzel verwenden.

Tasten

Absatzausrichtung

(Strg)+(L)

Linksbündig Rechtsbündig Zentriert Im Blocksatz Standardabsatz

(Strg)+(R) (Strg)+(E) (Strg)+(B) (Strg)+(Q)

Tabelle 4.5: Tastenkürzel zum Ausrichten von Absätzen

4.4

Absatzformatierung

169

œ Sie können einem Absatz über das entsprechende Dropdown-Listenfeld eine Gliede-

rungsebene zuweisen. Diese wird dann beispielsweise in der Gliederungsansicht verwendet (siehe Kapitel 1 und Kapitel 8). Standardmäßig wird die Ebene Textkörper – die unterste Ebene der Gliederung – zugewiesen. œ Ein Absatz kann mit einem rechten und/oder einem linken Einzug versehen werden.

Gemessen wird von dem durch das Dokument- oder Abschnittsformat definierten linken beziehungsweise rechten Rand. Durch Eingabe einer negativen Zahl wird ein negativer Einzug – also eigentlich ein »Auszug« – erzeugt; der Absatz ragt dann über den Rand hinaus. œ Für die erste Zeile des Absatzes ist über das Dropdown-Listenfeld Sondereinzug ein

separater Einzug einstellbar. Damit können Sie den linken Einzug so gestalten, dass sich die erste Zeile des Absatzes anders verhält als die folgenden. Gemessen wird hierbei von dem durch den linken Einzug bestimmten Nullpunkt. Wählen Sie zuerst eine Option aus dem Listenfeld und geben Sie dann im Feld Um einen Wert ein.

Option

Beispiel

Einzug/Links

Einzug/Rechts

Sondereinzug: Erste Zeile

Sondereinzug: Hängend

Tabelle 4.6: Die für Einzüge verfügbaren Optionen

Im horizontalen Lineal werden die Einzüge für den Absatz angezeigt, in dem sich die Einfügemarke befindet. Mithilfe der Maus können Sie die Einzüge verändern.

170

Symbol

Kapitel 4 – Formatieren

Beschreibung Rechter oder linker Einzug Erstzeileneinzug Erlaubt ein gemeinsames Verschieben von linkem Einzug und Erstzeileneinzug.

Tabelle 4.7: Im Lineal werden die festgelegten Einzüge durch entsprechende Symbole repräsentiert œ Vor und hinter einem Absatz können Sie einen Abstand festlegen. Beispielsweise sollte

der Abstand oberhalb und unterhalb einer Überschrift ausreichend groß und jeweils so gewählt sein, dass klar ist, zu welchem Bereich die Überschrift gehört. Das erübrigt das Einfügen von Leerzeilen, wenn Sie Absätze optisch voneinander absetzen wollen. Benutzen Sie dazu die Felder Vor und Nach im Bereich Abstand. Diese Werte werden in der Einheit Punkt angegeben. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Verwenden Sie zur Eingabe die Drehfelder oder tippen Sie den gewünschten Wert direkt in das Feld ein. Verbreitet ist ein Abstand von 0,5 Zeilen zur Erhöhung der Lesbarkeit – bei einer Schriftgröße von 10 Punkt mit einem Zeilenabstand von 12 Punkt also ein Abstand von 6 Punkt. œ Die Abstände zwischen den Zeilen können Sie separat regeln. Der Zeilenabstand lässt

sich als Vielfaches des Standardwertes angeben – beispielsweise Einfach oder Doppelt. Der Standardwert wird durch das größte in der Zeile verwendete Zeichen bestimmt. Sie können aber auch ein Mindestmaß oder mit Genau einen exakten Zeilenabstand angeben. Diesen müssen Sie dann im Feld Maß präzisieren. Nach Angabe eines exakten Zeilenabstands wird dieser nicht mehr an die Zeichengröße angepasst. Bei einem zu großen Schriftgrad überschneiden sich daher die Zeilen. Zum Einstellen des Zeilenabstands können Sie auch Tastenkürzel verwenden.

Tasten

Zeilenabstand

(Strg)+(1)

Einzeilig

(Strg)+(2)

Zweizeilig

(Strg)+(5)

1,5-zeilig

Tabelle 4.8: Tastenkürzel zum Einstellen des Zeilenabstands

4.4

Absatzformatierung

171

Einige dieser Einstellungen lassen sich auch über die Format-Symbolleiste oder im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung vornehmen.

4.4.2 Zeilen- und Seitenumbruch Sie können für den Absatz festlegen, wie er bei einem Seitenwechsel umbrochen werden soll. Darüber hinaus ist es möglich, die automatische Silbentrennung sowie die Zeilennummerierung zu steuern. Verwenden Sie dazu die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch im Dialogfeld zum Befehl ABSATZ im Menü FORMAT.

Bild 4.11: Geben Sie an, wie beim Seitenwechsel vorgegangen werden soll œ Ein Aktivieren der Option Absatzkontrolle bewirkt, dass keine einzelne Zeile eines

Absatzes am Ende oder am Anfang einer Seite angezeigt wird. œ Zeilen nicht trennen verhindert generell ein Aufteilen des Absatzes auf zwei Seiten.

172

Kapitel 4 – Formatieren

œ Absätze nicht trennen garantiert, dass der aktuelle zusammen mit dem folgenden

Absatz auf derselben Seite erscheint. Das ist beispielsweise wichtig für Überschriften, die nicht als letzter Absatz auf einer Seite stehen dürfen. œ Zeilennummern unterdrücken schaltet für den so formatierten Absatz die Anzeige von

Zeilennummern aus. Die entsprechenden Zeilen werden bei der Zählung ignoriert. In der Praxis benutzt man diese Option oft für Überschriften. œ Keine Silbentrennung bewirkt, dass für den Absatz keine automatische Silbentrennung

benutzt wird. Tipp: Zeilennummern schalten Sie über die entsprechende Schaltfläche auf der Registerkarte Layout im Dialogfeld zum Befehl SEITE EINRICHTEN im Menü DATEI ein.

4.4.3 Tabulatoren Tabulatoren dienen als Haltepunkte innerhalb einer Zeile. Durch Drücken der Taste (Tab) springt die Einfügemarke zum nächsten Tabstopp. Standardmäßig sind linksbündige Tabstopps alle 1,25 cm gesetzt. Individuell gesetzte Tabstopps können unterschiedlich ausgerichtet und mit Füllzeichen versehen werden. Beim manuellen Setzen eines neuen Tabstopps werden alle standardmäßig gesetzten Tabstopps links davon für diesen Absatz unwirksam. Tipp: Um tabellarische Aufstellungen zu erzeugen, können Sie – statt mit Tabstopps zu arbeiten – auch eine Tabelle in den Text einfügen (siehe Kapitel 5). Wollen Sie in einer solchen Tabelle auch rechnen, fügen Sie eine Microsoft Excel-Kalkulationstabelle ein (siehe Kapitel 6).

Arbeiten über das Dialogfeld Um eigene Tabstopps für einen Absatz festzulegen, setzen Sie die Einfügemarke in den betreffenden Absatz und wählen dann den Befehl TABSTOPP im Menü FORMAT. Legen Sie anschließend im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen fest. Diese gelten nur für den markierten Absatz. Tipp: Da Tabstopps absatzspezifisch definiert sind, lässt sich das Dialogfeld Tabstopps auch über die entsprechende Schaltfläche im Dialogfeld Absatz öffnen.

4.4

Absatzformatierung

173

Bild 4.12: Eigene Tabstopps legen Sie im entsprechenden Dialogfeld fest œ Geben Sie im Feld Tabstoppposition die gewünschte Position für den neuen Tabstopp

ein. Gemessen wird vom linken Satzspiegelrand aus. œ Wählen Sie die Form der Ausrichtung und gegebenenfalls das Füllzeichen. Letztere

werden in den nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor einem Tabstopp gesetzt. œ Bestätigen Sie über die Schaltfläche Festlegen, um den neuen Tabstopp zu setzen und

das Dialogfeld geöffnet zu halten. Sie können dann weitere Tabstopps hinzufügen. œ Die manuell eingegebenen Tabstopps werden im Listenfeld unterhalb von Tabstopp-

position aufgelistet. Um einen gesetzten Tabstopp zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Über Alle löschen entfernen Sie alle manuell festgelegten Tabstopps. Die standardmäßig gesetzten linksbündigen Tabstopps werden dann wieder gültig.

Arbeiten über das Lineal Im horizontalen Lineal werden die manuell gesetzten Tabstopps durch kleine Markierungen angezeigt. Sie können die Tabstopps hier auch direkt setzen beziehungsweise ändern.

174

Kapitel 4 – Formatieren

Bild 4.13: Tabstopps werden im Lineal mit entsprechenden Symbolen angezeigt œ Sie können einen Tabstopp und sein Füllzeichen setzen, indem Sie im Lineal auf die

gewünschte Stelle doppelklicken. Dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps, in dem die Stelle, an der Sie auf das Lineal geklickt hatten, bereits als Position für den neuen Tabstopp vermerkt ist. œ Auch wenn Sie einen einfachen Klick im Lineal durchführen, setzen Sie an dieser

Stelle einen Tabstopp. Welche Ausrichtung der Tabstopp hat, müssen Sie vorher regeln. Klicken Sie dazu so lange in das kleine Feld mit dem Rahmen am linken Rand des Lineals, bis die gewünschte Ausrichtung eingestellt ist. Die jeweils aktive Art der Ausrichtung wird durch ein Symbol gekennzeichnet.

Symbol

Beschreibung Linksbündiger Tabstopp Zentrierter Tabstopp Rechtsbündiger Tabstopp Dezimal-Tabstopp Tabstopp zum Einfügen einer vertikalen Linie

Tabelle 4.9: Tabstoppsymbole œ Um einen Tabstopp zu löschen, setzen Sie den Mauszeiger auf sein Symbol im Lineal

und ziehen es dann mit gedrückt gehaltener Maustaste aus dem Lineal heraus. œ Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger auf das betreffende Symbol im

Lineal und verschieben es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

4.4.4 Nummerierung und Aufzählungszeichen Aufeinander folgende Absätze können nummeriert oder mit Aufzählungszeichen versehen werden. Aufzählungszeichen oder Nummern werden vor den Absatz gesetzt und der Absatz selbst wird um ein bestimmtes Maß eingezogen. Markieren Sie dazu die gewünschten Absätze und rufen Sie den Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT auf. Stellen Sie dann die Parameter auf der betreffenden Registerkarte ein.

4.4

Absatzformatierung

175

Aufzählungslisten Unter einer Aufzählungsliste versteht man eine Folge von Absätzen, die sich mit einem Blickfangzeichen am Zeilenanfang vom Fließtext abheben. Über die Registerkarte Aufzählungszeichen im Dialogfeld zum Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT können Sie ein grafisches Symbol als Aufzählungszeichen festlegen, indem Sie dort einfach eine der sieben angebotenen Varianten markieren. Nach dem Bestätigen werden die Absätze in der gewählten Form formatiert. Durch Wahl der Option Ohne heben Sie die Formatierung als Aufzählungsliste wieder auf. Tipp: Ein Klick auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen in der Format-Symbolleiste setzt den Absatz auf das im Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen aktuell eingestellte Format. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche entfernt die Formatierung als Aufzählungsliste wieder.

Um für ein Aufzählungszeichen eine andere Form zu wählen oder die Abstände zwischen Aufzählungszeichen und Text zu ändern, markieren Sie auf der Registerkarte Aufzählungszeichen zuerst eine der dort angebotenen Varianten und klicken dann auf Anpassen. Nehmen Sie anschließend die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld Aufzählung anpassen vor.

Bild 4.14: Legen Sie die Form der Aufzählungszeichens fest

176

Kapitel 4 – Formatieren

Bild 4.15: Aufzählungszeichen können individuell angepasst werden œ Im Bereich Aufzählungszeichen können Sie die Gestaltung des gewünschten Zeichens

festlegen. Zugriff auf die Parameter zur Zeichenformatierung erhalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Schriftart. Daraufhin wird das Dialogfeld Zeichen angezeigt, in dem Ihnen alle üblichen Zeichenformate – beispielsweise auch Größe und Farbe – zur Verfügung stehen. Über die Schaltfläche Zeichen öffnen Sie das Dialogfeld Symbol, in dem Sie ein anderes Sonderzeichen festlegen können. Die Schaltfläche Bild öffnet das Dialogfeld Bildaufzählungszeichen, in dem Sie ein anderes grafisches Symbol auswählen können. Hier können Sie über die Schaltfläche Importieren auch eigene Grafiksymbole für den Einsatz als Aufzählungszeichen hinzufügen. œ Mittels des Feldes Einzug bei unter Aufzählungszeichenposition regeln Sie den Abstand

des Zeichens vom für den Absatz festgelegten linken Einzug. Textposition erlaubt ein Ändern des Abstands zwischen Aufzählungszeichen und dem eigentlichen Text des Absatzes. Über die Schaltfläche Zurücksetzen im Dialogfeld Nummerierung und Aufzählungszeichen können Sie die selbst definierten Zeichen wieder entfernen und zu den Voreinstellungen zurückkehren.

4.4

Absatzformatierung

177

Tipp: Wenn Sie zu Beginn einer Zeile ein Sternchen (oder ein anderes Aufzählungszeichen) eingeben und dann die (Leer)-Taste oder die (Tab)-Taste drücken, wird dieser Absatz automatisch als Beginn einer Aufzählungsliste interpretiert, sobald Sie zum Abschluss des Absatzes die Taste (Eingabe) drücken. Ein zweimaliges Drücken von (Eingabe) beendet die Aufzählungsliste wieder. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Option Automatische Aufzählung auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert ist.

Nummerierte Listen Eine nummerierte Liste besteht aus aufeinander folgenden Absätzen, die mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen sind. Beim Löschen, Einfügen oder Umstellen von Absätzen in dieser Folge wird die Nummerierung automatisch angepasst.

Bild 4.16: Wählen Sie die Nummerierungsart aus

Wenn Sie die vorher markierten Absätze fortlaufend nummerieren wollen, wählen Sie die Registerkarte Nummerierung im Dialogfeld zum Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT. Hier haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Nummerierungsarten. Nach dem Bestätigen werden die Absätze in der gewählten Form

178

Kapitel 4 – Formatieren

formatiert. Durch Wählen der Option Ohne können Sie eine vorher eingestellte Nummerierung wieder abschalten. Die Optionen Neu nummerieren und Liste fortführen sind erst dann verfügbar, wenn vor den aktuell zu formatierenden Absätzen bereits Absätze mit einem Nummerierungsformat versehen sind. œ Standardmäßig ist die Option Neu nummerieren gewählt. Das bedeutet, dass beim

Formatieren der Absätze mit der Nummerierung neu begonnen wird. œ Wenn Sie eine nummerierte Liste durch ein anderes Absatzformat unterbrechen und

anschließend mit der nummerierten Liste fortfahren möchten, müssen Sie für den zweiten Teil der Liste die Option Liste fortführen wählen. Damit sorgen Sie dafür, dass die Nummerierung des zweiten Teils an die der ersten anschließt. Tipp: Mit der Schaltfläche Nummerierung in der Format-Symbolleiste formatieren Sie den Absatz mit der im Dialogfeld aktuell eingestellten Nummerierungsart. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche entfernt die Formatierung als nummerierte Liste wieder.

Um für die Nummerierung eine andere Form zu wählen, mit einer bestimmten Nummer zu beginnen oder die Abstände zwischen Nummer und Text zu ändern, markieren Sie auf der Registerkarte Nummerierung zunächst eine der sieben dort angebotenen Nummerierungsarten. Klicken Sie dann auf Anpassen und nehmen Sie die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor. œ Beginnen Sie mit der Einstellung im Feld Zahlenformatvorlage. Hier können Sie zwi-

schen unterschiedlichen integrierten Formen des eigentlichen Nummerierungszeichens wählen. Wenn Sie den Eintrag Ohne wählen, wird die vorhandene Nummerierung entfernt, alle anderen Einstellungen, zum Beispiel Abstände, bleiben aber erhalten. œ Das gewählte Nummerierungsformat wird anschließend im Feld Zahlenformat ange-

zeigt. Hier können Sie dem gewählten Format weitere Zeichen – Klammer, Punkt, Leerzeichen usw. oder anderen Text vor oder hinter dem hellgrau unterlegten Nummerierungsformat – hinzufügen. Hiermit können Sie beispielsweise aus einem Format 1. das Format Zum 1. Punkt machen. œ Beginnen mit erlaubt das Festlegen eines Anfangswertes für die Nummerierung. œ Mit den Angaben unter Nummernposition und Textposition regeln Sie die Position des

Nummerierungszeichens relativ zum Text des Absatzes.

4.4

Absatzformatierung

179

Bild 4.17: Auch Nummerierungen können angepasst werden

Tipp: Wenn Sie zu Beginn einer Zeile eine Zahl eingeben und dann die (Leer)-Taste oder die (Tab)-Taste drücken, wird dieser Absatz automatisch als Beginn einer nummerierten Liste

interpretiert, sobald Sie zum Abschluss des Absatzes die Taste (Eingabe) drücken. Ein zweimaliges Drücken von (Eingabe) beendet die Liste wieder. Das funktioniert nur, wenn die Option Automatische Nummerierung auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AUTOKORREKTUR-OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert ist.

Gegliederte Listen Eine gegliederte Liste zeichnet sich – im Gegensatz zu einer nummerierten Liste – durch eine hierarchische Struktur aus. Die einzelnen Ebenen können dabei durch Nummerierungen und/oder Aufzählungszeichen gekennzeichnet werden. Bis zu neun Ebenen können auf diese Weise erstellt werden. Zum Erstellen einer solchen Liste gibt es mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten geht es, wenn Sie die Formatierung während der Texteingabe vornehmen. Markieren Sie dazu

180

Kapitel 4 – Formatieren

zunächst den ersten Absatz der obersten Ebene und legen Sie dann den gewünschten Gliederungstyp auf der Registerkarte Gliederung im Dialogfeld zum Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN im Menü FORMAT fest.

Bild 4.18: Sie können Absätze auch als eine gegliederte Liste formatieren

Nach dem Bestätigen wird der Absatz mit dem gewählten Hierarchiekennzeichen – einer Zahl, einem Symbol, dem Wort Artikel oder Ähnliches – versehen. Geben Sie dann – wenn nicht schon geschehen – den Text zu dieser Ebene, beispielsweise die Kapitelüberschrift, ein. Nach Drücken der Taste (Eingabe) erstellen Sie einen neuen Absatz derselben Hierarchieebene. Sie müssen dann festlegen, ob dieser Absatz diese Ebene behalten, eine andere Ebene der Gliederung erhalten oder Bestandteil des eigentlichen Textes werden soll: œ Um den Absatz auf der aktuellen Ebene zu belassen, geben Sie den Text zu dieser

Ebene ein. œ Um einen Absatz eine Ebene tiefer – oder später höher – zu stufen, benutzen Sie die

Schaltflächen zum Steuern des Einzugs in der Format-Symbolleiste oder die entsprechenden Tastenkombinationen.

4.4

Symbol

Absatzformatierung

181

Tasten

Beschreibung

(Alt)+(Tab)

Stuft das Listenelement um eine Ebene nach oben.

(Alt)+(Umschalt)+(Tab)

Stuft das Listenelement um eine Ebene nach oben.

Tabelle 4.10: Abkürzungen zum Steuern der zu verwendenden Ebene œ Um den Absatz zum Bestandteil des Fließtextes zu machen, drücken Sie nochmals die

Taste (Eingabe). œ Einen auf die Ebene des eigentlichen Textes folgenden Absatz müssen Sie wieder über

die Registerkarte Gliederung im Dialogfeld zum Befehl NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf die Gliederungsebene hoch stufen. Auch hier gilt: Wird eine Folge gegliederter Absätze durch einen Absatz mit einer anderen Formatierung unterbrochen, müssen Sie beim erneuten Aufruf des Dialogfeldes entscheiden, ob die Gliederung von vorn beginnen soll oder ob Sie mit der vorhandenen fortfahren wollen. Das erreichen Sie über die Optionen Neu nummerieren und Liste fortführen. Diese Optionen sind erst dann ansprechbar, wenn vor den aktuell zu formatierenden Absätzen bereits Absätze mit demselben Gliederungsformat vorhanden sind. Tipp: Wenn Sie die weiter unten beschriebene Technik der Arbeit mit Formatvorlagen noch nicht benutzen, sollten Sie spätestens dann damit beginnen, wenn Sie mit Gliederungen arbeiten. Sie können damit auf einfache Art und Weise einem Absatz ein Gliederungsformat zuweisen.

Um für die Gliederung eine andere Form festzulegen, wählen Sie auf der Registerkarte Gliederung zunächst eine der sieben dort angegebenen Varianten aus. Klicken Sie dann auf Anpassen und nehmen die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor. œ Wählen Sie zuerst über das Listenfeld Ebene die Gliederungsebene aus, die Sie ändern

wollen. Die gewählte Ebene wird in der Vorschau markiert. œ Nehmen Sie dann die Einstellung für diese Ebene im Dropdown-Listenfeld Zahlen-

formatvorlage vor. Hier können Sie zwischen unterschiedlichen Formen von Nummerierungen wählen. œ Das gewählte Format wird im Feld Zahlenformat angezeigt. Hier können Sie – wie

oben für die Nummerierung beschrieben – dem vorher gewählten Format weitere Zeichen – Klammer, Punkt, Leerzeichen usw. – hinzufügen.

182

Kapitel 4 – Formatieren

Bild 4.19: Die Form der Gliederung können Sie anpassen œ Beginnen mit erlaubt das Setzen eines Startwertes. œ Über die Felder Nummernposition und Textposition regeln Sie die Position des

Nummerierungszeichens relativ zum Text des Absatzes. œ Über die Schaltfläche Erweitern lassen sich im unteren Teil des Dialogfeldes weitere

Optionen zum Anpassen des Gliederungsformats einblenden. œ Bei Bedarf können Sie der ausgewählten Ebene über das Feld Verbinden mit Vorlage

eine vorhandene Formatvorlage zuweisen. œ Ein Tabstopp, ein Leerzeichen oder nichts kann im Anschluss an das Gliederungssym-

bol über das Feld Text danach eingefügt werden. œ Durch Aktivieren von Nummerieren nach Norm lässt sich die Auswahl der zur Verfü-

gung stehenden Zahlenformate nach deutschen Normen beschränken. œ Durch Aktivieren von Neu nummerieren nach beginnt die Nummerierung der aktuel-

len Ebene von vorne, wenn es sich bei der vorhergehenden Ebene um eine höhere Ebene handelt; die Nummerierung wird fortgesetzt, wenn die vorhergehende Ebene eine niedrigere Ebene ist.

4.4

Absatzformatierung

183

4.4.5 Rahmen und Schattierung Absätze, Tabellen, Grafiken, Textfelder oder ganze Seiten können mit Rahmenlinien versehen werden. Außerdem können Sie eine Schattierung unterlegen. Setzen Sie hierzu die Einfügemarke an die gewünschte Stelle, wählen Sie den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT und legen Sie dann Ihre Einstellungen auf den drei Registerkarten des Dialogfeldes fest.

Absatzrahmen Um einen Absatz mit Linien an bestimmten Seiten oder mit einem vollständigen Rahmen zu versehen, aktivieren Sie die Registerkarte Rahmen. Wollen Sie einen gemeinsamen Rahmen um mehrere aufeinander folgende Absätze ziehen, müssen Sie diese vorher auch gemeinsam markieren.

Bild 4.20: Um einen Absatz kann ein Rahmen gezeichnet werden œ Es empfiehlt sich, zuerst die Linienart, die Farbe und die Breite (oder besser gesagt, die

Stärke) der Linien beziehungsweise des Rahmens festzulegen. Anschließend können

184

Kapitel 4 – Formatieren

Sie sich für eine der Optionen im Bereich Einstellung entscheiden. Das Ergebnis wird in der Vorschau angezeigt. œ Über die Schaltflächen im Feld Vorschau oder durch den Klick auf eine entsprechende

Stelle in der Vorschau können Sie einzelne Linien der eingestellten Linienart, -farbe und -stärke definieren. œ Durch einen Klick auf ein bereits vorhandenes Element in der Vorschau blenden Sie es

aus. Um alle Rahmen oder Linien wieder zu entfernen, wählen Sie unter Einstellungen die Option Ohne. œ Um die Art und/oder die Farbe einer Rahmenlinie nachträglich zu ändern, wählen Sie

zuerst die neue Art und/oder Farbe aus und klicken dann in der Vorschau auf das zu ändernde Linienelement. œ Hatten Sie einen Textbereich markiert, können Sie mit den Optionen im Dropdown-

Listenfeld Übernehmen für festlegen, wofür der Rahmen gelten soll. Tipp: Zum Anzeigen eines Rahmens oder einer Linie können Sie sich auch der Schaltfläche Rahmenlinie in der Format-Symbolleiste bedienen. Klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze, um die Palette für Rahmen und Linien zu öffnen. Um eine einmal gewählte Rahmenlinie an anderen Stellen erneut zu verwenden, genügt es, auf die Schaltfläche zu klicken. œ Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstände des Rahmens beziehungs-

weise der Linie vom Text einstellen. Die Werte für Oben, Unten, Links und Rechts können individuell eingestellt werden. Die Wirkung wird in der Vorschau skizziert.

Rahmen für eine Seite Über die Registerkarte Seitenrand im Dialogfeld zum Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT können Sie die Seiten eines Dokuments mit einem Rahmen versehen. Dazu positionieren Sie zunächst die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Dokument. Die Vorgehensweise der Arbeit mit den Optionen auf dieser Registerkarte entspricht im Prinzip der mit denen auf der Registerkarte Rahmen. Zusätzlich finden Sie hier das Dropdown-Listenfeld Effekte, über das Sie grafische Elemente anstelle von Linien für den Seitenrahmen verwenden können. Die Grundeinstellung im Dropdown-Listenfeld Übernehmen für zeigt die Einstellung Gesamtes Dokument. Alternativ können Sie nur die Seiten des aktuellen Abschnitts, die erste Seite des aktuellen Abschnitts oder alle Abschnittsseiten bis auf die erste Seite mit dem Rahmen verzieren.

4.4

Absatzformatierung

185

Das Dialogfeld mit den Optionen für den Seitenrand beinhaltet neben den Einstellungsmöglichkeiten für die Abstände des Rahmens noch zusätzliche Variationsmöglichkeiten. œ Das Dropdown-Listenfeld Gemessen von verfügt über zwei Optionen: Seitenrand und

Text. Legen Sie hier fest, von wo aus die darüber angegebenen Abstände gemessen werden sollen. Nur wenn Text ausgewählt wird, stehen die Optionen Absatzrahmen und Textränder am Seitenrand ausrichten, Kopfzeile umgeben und Fußzeile umgeben zur Verfügung. œ Mit Absatzrahmen und Textränder am Seitenrand ausrichten bewirken Sie, dass zusätz-

liche Rahmen um Absätze und Tabellen rechts, links, oben beziehungsweise unten mit dem Seitenrahmen abschließen. œ Wenn Sie Immer im Vordergrund anzeigen aktivieren, überlagert der Rahmen alle

Objekte, die sich mit ihm überschneiden.

Schattierung Absätze, einzelne Textabschnitte, Tabellen und Textfelder können über die Registerkarte Schattierung im Dialogfeld zum Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü EXTRAS mit einer Schattierung versehen werden. Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterscheiden sollte, um die Schrift lesbar zu halten. œ Bestimmen Sie unter Ausfüllen die Grundfarbe für den markierten Bereich. Über die

Schaltfläche Weitere Farben können Sie unter zusätzlichen Farben die gewünschte auswählen und auch eigene Farben mischen. œ Wenn Sie diese Grundfarbe mit einem zusätzlichen Muster versehen wollen, können

Sie dies im Bereich Muster durch Definieren von Linienart und Farbe erledigen. Wenn Sie hier eine andere Option als Transparent wählen, können Sie über das darunter liegende Listenfeld Farbe eine Farbe für die Schraffur festlegen. Die Option Automatisch entspricht der Standardtextfarbe von Windows. œ Im Feld Vorschau wird die gewählte Kombination von Farbe und Muster zur Kon-

trolle angezeigt. œ Legen Sie im Dropdown-Listenfeld Übernehmen für fest, für welchen Bereich die Ein-

stellungen gelten sollen.

186

Kapitel 4 – Formatieren

Bild 4.21: Die Schattierungseinstellungen legen Sie auf der entsprechenden Registerkarte fest

Horizontale Linie Ein Klick auf die Schaltfläche Horizontale Linie auf einer der Registerkarten im Dialogfeld Rahmen und Schattierung öffnet ein Dialogfeld mit verschiedenen horizontalen Linienobjekten, die Sie über, unter oder direkt im gewählten Dokumentbereich einfügen können. Wenn Sie vorher die Einfügemarke direkt in einen Ansatz gesetzt haben, wird dieser anschließend durch die Linie geteilt. Ein Doppelklick auf ein eingefügtes Linienobjekt öffnet das Dialogfeld Horizontale Linie formatieren, in dem Sie die Breite, Ausrichtung und/oder Farbe des Linienobjekts festlegen können.

4.5

Zeichenformatierung

187

Bild 4.22: Sie können auch eine horizontale Linie einfügen

4.5

Zeichenformatierung

Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.), die Position (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und einige weitere Effekte festlegen. Im Unterschied zur Absatzformatierung müssen Sie vor der Vergabe eines Zeichenformats den zu formatierenden Textbereich markieren. Zum Formatieren eines einzelnen Wortes reicht es aber aus, die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Wort zu positionieren. Tipp: Die wichtigsten Parameter einer Schrift sind deren Art und Größe: • Die beiden wesentlichen Arten von Schriften sind die Serifenschriften, auch Antiqua – englisch roman – genannt, und die serifenlosen, auch Grotesk – oder englisch modern – genannt. Serifen sind bei einer Schrift die geschwungenen oder rechteckigen Enden der Striche, auch Endstriche genannt. Serifenlose Schriften werden vielfach als modern empfunden und zunehmend auch in umfangreichen Texten eingesetzt.

188

Kapitel 4 – Formatieren

Man sollte jedoch beachten, dass bei größeren Texten Serifenschriften für die meisten Menschen eine bessere Lesbarkeit mit sich bringen. Eine Schrift, bei der die Zeichen verschiedene Zeichenbreiten (diese werden als Dickten bezeichnet) haben, nennt man Proportionalschrift. Dies ist für die meisten Druckschriften heute der Standard. Schriften, die im Gegensatz dazu für jedes Zeichen die gleiche Breite aufweisen, werden als dicktengleiche – oder englisch monospaced – Schriften bezeichnet. Kennzeichnend für Schreibschriften ist, dass die Zeichen in einem Wort fast oder konkret aneinander anschließen, sodass das Bild einer handgeschriebenen Schrift entsteht. Symbolschriften ermöglichen die Darstellung von grafischen Symbolen. • Schriftgrößen werden in Punkt gemessen. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Eine Serifenschrift zwischen 8 und 10 Punkt ist gut lesbar. Bei Dokumenten, die mit normalem Abstand zwischen Augen und Papier gelesen werden, sollte die Grundschrift einen Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt aufweisen. Für Informationen, die aus größerer Entfernung gelesen werden, gelten natürlich andere Regeln. Für Anmerkungen, Hinweise und Fußnoten empfehlen sich Schriftgrade von 6 bis 10 Punkt. Sie sollten jedenfalls ein bis zwei Punkt kleiner als der Schriftgrad der Grundschrift sein. Überschriften müssen Texte gliedern und eine schnelle Suche im Text erleichtern, deshalb sollten sie sich vom Grundtext abheben. Die hierfür zu verwendende Schriftgröße ist sehr stark von der Art des Dokuments abhängig.

4.5.1 Schrift Um die Parameter für die Schrift festzulegen, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Bereich und wählen dann ZEICHEN im Menü FORMAT. Mithilfe der Optionen im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie sämtliche Änderungen an den markierten Zeichen in einem Schritt vornehmen. Die gewählten Optionen werden in der Vorschau skizziert. Tipp: Gehen Sie mit Zeichenformaten sparsam um, da zu viele Zeichenformate das Dokument unübersichtlich und unruhig erscheinen lassen. œ Die Einstellung der Schriftart nehmen Sie über das entsprechende Listenfeld vor.

Schriften mit dem vorangestellten Druckersymbol sind Schriften, die Ihnen der festgelegte Drucker zur Verfügung stellt; sie ändern sich also je nach verwendetem Drucker. Bei den Schriften mit dem vorangestellten doppelten T handelt es sich um so genannte TrueType-Schriften. Diese werden mit Windows mitgeliefert und können auf jedem grafikfähigen Drucker gedruckt werden.

4.5

Zeichenformatierung

189

Bild 4.23: Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise abgewandelt werden œ Wählen Sie einen Schriftschnitt, um den vorher markierten Teil des Textes hervorzu-

heben. Eine fette Darstellung benutzt man häufig zum Hervorheben von Begriffen etc., die nicht übersehen werden sollen. Gehen Sie sparsam damit um. Die kursive Darstellung ist dezenter und eignet sich besser für die Hervorhebung längerer Passagen. œ Über das Listenfeld Schriftgrad legen Sie die Größe der Schrift fest. œ Im Dropdown-Listenfeld Schriftfarbe wählen Sie die Farbe der Schrift aus. Mit Auto-

matisch wird die Standardtextfarbe unter Windows verwendet. œ Im Dropdown-Listenfeld Unterstreichung legen Sie die Form einer Unterstreichung

fest. Sie sollten diese Optionen nicht verwenden, wenn Sie mit der Funktion Änderungen nachverfolgen in der Standardeinstellung arbeiten, da diese ebenfalls Unterstreichungen benutzt. Im daneben stehenden Dropdown-Listenfeld Farbe legen Sie die Farbe der Unterstreichung fest.

190

Kapitel 4 – Formatieren

œ Im unteren Bereich des Dialogfeldes können Sie zusätzliche Effekte auswählen. Einige

dieser Effekte können gemeinsam aktiviert werden, andere schließen sich aus, wie beispielsweise Hochgestellt und Tiefgestellt. œ Durch einen Klick auf die Schaltfläche Standard können Sie die aktuellen Einstellun-

gen im Dialogfeld als Standardschrift in die Formatvorlage Standard der Dokumentvorlage Normal übertragen. Diese Schrift wird dann für alle neuen Dokumente verwendet, die auf Normal basieren. Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Format-Symbolleiste oder über die Optionen im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung einstellen. Außerdem stehen hierfür Tastenkürzel zur Verfügung. Tasten

Beschreibung

(Strg)+(Umschalt)+(F)

Text fett formatieren.

(Strg)+(Umschalt)+(K)

Text kursiv formatieren.

(Strg)+(Umschalt)+(U)

Text unterstreichen.

(Strg)+(Umschalt)+(Q)

Text als Kapitälchen formatieren.

(Strg)+(Leer)

Formatierung auf Standard zurücksetzen.

(Strg)+(+)

Hochstellen zuweisen oder entfernen.

(Strg)+(#)

Tiefstellen zuweisen oder entfernen.

Tabelle 4.11: Tastenkürzel zur Zeichenformatierung

4.5.2 Zeichenabstand Über die Registerkarte Zeichenabstand können Sie Zeichen sperren, unterschneiden sowie hoch- oder tiefstellen. œ Skalieren streckt oder komprimiert die Zeichen horizontal um einen bestimmten Pro-

zentsatz. Eingaben von 1 bis 600 sind möglich. œ Über die Laufweite vergrößern oder verkleinern Sie den Abstand zwischen den

Zeichen entsprechend dem im Feld um angegebenen Maß. Die Option Erweitert bewirkt ein Sperren des Textes: Der Abstand zwischen den Zeichen wird vergrößert.

4.5

Zeichenformatierung

191

Schmal bewirkt ein Unterschneiden – auch als Kerning bezeichnet: Die Abstände zwischen der Zeichen werden verkleinert. Das wird häufig für große Schriftgrade verwendet, um zu groß wirkende Abstände auszugleichen.

Bild 4.24: Texte können gesperrt oder unterschnitten werden œ Über das Dropdown-Listenfeld Position können Sie den Text in Bezug auf eine

gedachte Grundlinie um exakte Werte hoch- oder tiefstellen. Im Gegensatz zu den Optionen Hochgestellt oder Tiefgestellt auf der Registerkarte Schrift wird hiermit die Schriftgröße nicht automatisch reduziert. Achten Sie aber darauf, dass der Zeilenabstand dadurch beeinflusst werden kann. œ Wenn Sie eine automatische Unterschneidung wünschen, aktivieren Sie das Kontroll-

kästchen Unterschneidung ab und geben im Feld daneben den Schriftgrad ein, ab dem Sie das Kerning anpassen möchten.

192

Kapitel 4 – Formatieren

Tipp: Über die Registerkarte Texteffekte können Sie Texte vor blinkendem Hintergrund, mit einem Laufrahmen umgeben, funkelnd etc. darstellen. Markieren Sie dazu den zu animierenden Textbereich und stellen Sie dann den gewünschten Effekt ein. Diese Optionen können Sie beispielsweise für Webseiten verwenden (siehe Anhang A auf der CD).

4.5.3 Groß- und Kleinschreibung Auch das Format Groß-/Kleinschreibung ist ein Zeichenformat. Markieren Sie zum Zuweisen dieses Formats zuerst den gewünschten Bereich und wählen Sie dann den betreffenden Befehl im Menü FORMAT. Die Optionen im Dialogfeld Groß-/Kleinschreibung sind selbsterklärend.

Bild 4.25: Groß-/Kleinschreibung für den markierten Bereich regeln

4.5.4 Initiale Obwohl Sie mit dem Befehl INITIAL die Schrifteinstellungen ändern, zählt der Befehl technisch gesehen zu den Absatzformaten, da Sie damit den jeweils ersten Buchstaben eines Absatzes in eine spezielle Form – vergrößert – bringen. Setzen Sie hierfür die Einfügemarke in den gewünschten Absatz und rufen Sie dann den Befehl INITIAL im Menü FORMAT auf. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Form aus und legen Sie gegebenenfalls weitere Optionen fest. œ Über die Varianten Im Text und Im Rand im Bereich Position legen Sie die Grundform

des Initials fest. œ In den darunter liegenden Feldern können Sie die Schriftart, die Initialhöhe und den

Abstand zum Text angeben.

4.6

Textfelder und Positionsrahmen

193

Bild 4.26: Der erste Buchstabe im Absatz wird vergrößert angezeigt

4.6

Textfelder und Positionsrahmen

Texte und andere Elemente können auch in Rahmen gesetzt und dann an beliebigen Stellen im Dokument platziert werden. Dazu benutzen Sie Textfelder oder Positionsrah1 men – beide sind von der Wirkungsweise her identisch. Textfelder ersetzen seit Microsoft Word 97 die Positionsrahmen. Bei Bedarf können Sie aber ein Textfeld in einen Positionsrahmen umwandeln.

4.6.1 Textfelder Bei einem Textfeld handelt es sich um einen Behälter für Text oder Grafiken, der verschoben und in der Größe geändert werden kann. Ein Textfeld ist nicht an die durch die Absatzmarken bestimmte Position gebunden, sondern kann frei im Dokument bewegt werden. Verwenden Sie Textfelder, wenn Sie mehrere Textblöcke auf einer Seite anordnen oder bestimmten Text anders ausrichten möchten als den restlichen Text im Dokument. Dieses Werkzeug ist auch dienlich, wenn Sie Texte drehen oder kippen wollen.

1

Ein Beispiel für die Anwendung von Textfeldern und Positionsrahmen finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Textfelder und Positionsrahmen.

194

Kapitel 4 – Formatieren

Textfeld einfügen Zum Einfügen eines solchen Feldes wählen Sie TEXTFELD im Menü EINFÜGEN. Sie können auch die gleichnamige Schaltfläche in der Zeichnen-Symbolleiste benutzen. Ziehen Sie anschließend bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rahmen in der gewünschten Größe auf oder klicken Sie in Ihrem Dokument auf die Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll. Lassen Sie dann die Maustaste los. Das Textfeld wird daraufhin erstellt und automatisch mit einem Zeichnungsbereich umgeben (siehe hierzu Kapitel 6). Sie können das Textfeld aber bei Bedarf aus dem Zeichnungsbereich herausziehen.

Bild 4.27: Ein neu erstelltes Textfeld verfügt über einen umgebenden Zeichnungsbereich œ Das Textfeld selbst ist mit einem Rahmen umgeben, den Sie über die Optionen im

Dialogfeld zum Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT abschalten oder anpassen können. œ Zum Ändern der Position des Feldes markieren Sie es gegebenenfalls zunächst, setzen

dann den Mauszeiger auf den Markierungsrahmen und verschieben es anschließend mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Über die Ziehpunkte auf dem Markierungsrahmen können Sie die Größe des Textfeldes regeln. œ Eingaben nehmen Sie in einem Textfeld genauso vor wie im Hauptteil des Doku-

ments. Vorher müssen Sie jedoch das Textfeld durch einen Mausklick markieren. Geben Sie dann die gewünschten Inhalte ein.

4.6

Textfelder und Positionsrahmen

195

Tipp: Mithilfe der Funktionen in der Zeichnen-Symbolleiste können Sie Textfelder genauso wie andere Zeichnungsobjekte bearbeiten – beispielsweise eine Füllfarbe dafür festlegen (siehe Kapitel 6).

Textfelder formatieren Zum Formatieren von Textfeldern stehen Ihnen dieselben Optionen zur Verfügung wie zum Formatieren von Grafiken. Markieren Sie zunächst das Textfeld und wählen Sie dann TEXTFELD im Menü FORMAT oder führen Sie einen Doppelklick auf dem Markierungsrahmen des Textfeldes aus. Daraufhin wird das Dialogfeld Textfeld formatieren mit aktivierter Registerkarte Textfeld angezeigt.

Bild 4.28: Legen Sie die Randeinstellungen für den Inhalt des Textfeldes fest œ Über die Felder unter Innerer Seitenrand bestimmen Sie den Abstand zwischen dem

Rahmen des Textfeldes und dem darin enthaltenen Text. œ Die beiden Optionen unterhalb der Randeinstellungen beziehen sich auf den Fall, in

dem Sie das Textfeld in eine AutoForm umgewandelt haben: Ist das Kontrollkästchen

196

Kapitel 4 – Formatieren

Text in AutoForm umbrechen aktiviert, wird der Text in mehrere Zeilen umbrochen, wenn die Breite der AutoForm nicht ausreicht, um ihn in einer Zeile darzustellen. Außerdem können Sie über Größe der AutoForm dem Text anpassen dafür sorgen, dass sich die Größe der AutoForm automatisch ändert, damit der gesamte Inhalt sichtbar wird. œ Wenn Sie die AutoForm Legende als Behälter für das Textfeld gewählt haben, können

Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Legende formatieren die Verbindungslinie zwischen der Legende und dem Bezugselement hinsichtlich Abstand, Winkel und weiteren Optionen einstellen. œ Wenn Sie das Textfeld außerhalb des Zeichnungsbereichs positioniert haben, können

Sie es nach einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche in einen Positionsrahmen umwandeln. Danach steht Ihnen im Menü FORMAT der Befehl POSITIONSRAHMEN zur Verfügung (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

Textrichtung ändern Sie können den Inhalt eines Textfeldes auch vertikal ausrichten. Dazu markieren Sie das Textfeld und wählen dann ABSATZRICHTUNG im Menü FORMAT. Legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die gewünschte Textrichtung fest. Es ist allerdings nicht möglich, Text auf den Kopf zu stellen. Hierfür könnten Sie aber WordArt benutzen (siehe Kapitel 6).

Bild 4.29: Die Textausrichtung kann geändert werden

Tipp: Zum Drehen des Textes in einem Textfeld können Sie auch die Schaltfläche Textrichtung ändern in der Textfeld-Symbolleiste benutzen.

4.6

Textfelder und Positionsrahmen

197

Form des Textfeldes ändern Sie können für ein Textfeld auch eine andere Form als die eines Rechtecks wählen. Erstellen Sie hierfür zuerst das Textfeld und markieren Sie es. Klicken Sie dann in der ZeichnenSymbolleiste auf Zeichnen, wählen Sie dort AUTOFORM ÄNDERN, dann eine Kategorie und abschließend die gewünschte Form.

Bild 4.30: Das Textfeld kann auch andere Formen annehmen

Textfelder verknüpfen Wenn Sie mehrere Textfelder in einem Dokument erstellen, können Sie Text in einem Textfeld beginnen lassen und in einem anderen Textfeld fortsetzen. Verwenden Sie hierfür die Schaltflächen der Textfeld-Symbolleiste, die automatisch angezeigt wird, wenn ein Textfeld markiert ist.

Symbol

Beschreibung Textfeld verknüpfen – Startet das Verknüpfen des markierten Textfeldes mit einem anderen. Textfeldverknüpfung aufheben – Löst die Verknüpfung zum nächsten Textfeld. Vorheriges Textfeld – Verschiebt die Markierung von einem verknüpften Textfeld zum vorherigen. Nächstes Textfeld – Verschiebt die Markierung von einem verknüpften Textfeld zum nächsten. Textrichtung ändern – Dreht den Inhalt des markierten Textfeldes sowie den in damit verknüpften Textfeldern um 90° nach rechts.

Tabelle 4.12: Die Funktionen der Schaltflächen in der Textfeld-Symbolleiste

198

Kapitel 4 – Formatieren

œ Zum Verknüpfen von Textfeldern markieren Sie zunächst das erste Textfeld. Dazu

bewegen Sie den Mauszeiger über den Rahmen des Textfeldes, bis dieser die Form eines Vierfachpfeils annimmt, und klicken dann auf den Rahmen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Textfeld verknüpfen in der Symbolleiste Textfeld. Der Mauszeiger ändert daraufhin seine Form zu einem kleinen Krug. œ Klicken Sie dann auf das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll. Wenn der

Krug über einem Textfeld positioniert wird, für das eine Verknüpfung erstellt werden kann, nimmt er die Form eines Krugs an, aus dem Buchstaben herausfallen. Um Verknüpfungen mit weiteren Textfeldern zu erstellen, klicken Sie auf das Textfeld, für das Sie soeben eine Verknüpfung erstellt haben, und wiederholen den beschriebenen Vorgang. œ Geben Sie im ersten Textfeld den gewünschten Text ein oder fügen Sie ihn aus der

Zwischenablage ein. Nimmt das Textfeld keinen weiteren Text mehr auf, wird der Text in den anderen verknüpften Textfeldern fortgesetzt.

Bild 4.31: Drei miteinander verknüpfte Textfelder

Tipp: Wenn Sie auf die Schaltfläche Textfeld verknüpfen geklickt haben und sich dann entscheiden, doch keine Verknüpfung mit einem anderen Textfeld erstellen zu wollen, drücken Sie (Esc), um den Verknüpfungsvorgang abzubrechen.

4.6.2 Positionsrahmen Wenn Sie ein Textfeld außerhalb des Zeichnungsbereichs positioniert haben, können Sie es in einen Positionsrahmen umwandeln. Dazu markieren Sie das Textfeld und wählen dann TEXTFELD im Menü FORMAT oder Sie führen einen Doppelklick auf dem Markierungsrahmen des Textfeldes aus. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf der Registerkarte Textfeld auf die Schaltfläche Zu Positionsrahmen umwandeln. Danach steht Ihnen im Menü FORMAT der Befehl POSITIONSRAHMEN zur Verfügung. Im zugehörigen Dialogfeld lassen sich die vertikale und die horizontale Lage sowie Breite und Höhe festlegen.

4.6

Textfelder und Positionsrahmen

199

Bild 4.32: Ein Positionsrahmen verfügt über zusätzliche Optionen œ Über die Optionen unter Textfluss legen Sie fest, wie sich der Fließtext zusammen mit

dem Positionsrahmen verhält.

Symbol

Beschreibung Ohne bewirkt, dass der Text oberhalb und unterhalb des Positionsrahmens angeordnet wird. Umgebend bewirkt, dass der Text um den Positionsrahmen herumfließt, wenn der Abstand zwischen dem Seiten- oder Spaltenrand oder einem anderen Positionsrahmen mindestens 2,5 cm beträgt.

Tabelle 4.13: Für Positionsrahmen können Sie den Textfluss festlegen œ Über die Optionen unter Größe bestimmen Sie die Maße des Positionsrahmens. Die

Felder Breite und Höhe verfügen über die Einstellmöglichkeiten Automatisch und

200

Kapitel 4 – Formatieren

Genau, das Feld Höhe zusätzlich über Mindestens. Automatisch bedeutet, dass die Größe des Positionsrahmens an den Inhalt angepasst wird. Wenn Sie Genau wählen, können Sie im Feld An den gewünschten Wert angeben. Dasselbe gilt für Mindestens. œ Im Feld Position unter Horizontal können Sie entweder einen Abstand zu dem im Feld

Relativ zu gewählten Element angeben – eine positive Zahl setzt den Rahmen rechts davon, eine negative Zahl links. Sie können aber auch über die Optionen Links, Rechts, Zentriert, Innen oder Außen im Feld Position eine entsprechende Ausrichtung festlegen. Der Wert im Feld Abstand vom Text beschreibt den Abstand zwischen dem Positionsrahmen und dem links und rechts davon stehenden Fließtext. œ Die Einstellungen unter Vertikal werden entsprechend festgelegt. Hier beschreibt das

Feld Abstand vom Text den Abstand zwischen dem Positionsrahmen und dem darüber und darunter stehenden Fließtext. œ Wenn Sie das Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben aktivieren, wird der Posi-

tionsrahmen immer zusammen mit dem Absatz verschoben, mit dem er verankert ist, wenn Sie beispielsweise im Bereich davor Text einfügen oder löschen. œ Durch Verschieben des Positionsrahmens mit der Maus können Sie den mit ihm ver-

ankerten Absatz wechseln. Ist aber das Kontrollkästchen Verankern aktiviert, bleibt der Positionsrahmen stets mit demselben Absatz verbunden. œ Positionsrahmen entfernen löscht den Positionsrahmen, nicht aber dessen Inhalt. Soll

der gesamte Rahmen entfernt werden, markieren Sie ihn und drücken dann (Entf).

4.7

Formatierung ändern

Microsoft Word stellt verschiedene Verfahren zur Verfügung, die im markierten Bereich verwendeten Formate zu ändern. Zur Korrektur können Sie entweder die einzelnen Formatierungen individuell ändern oder bestimmte Formatierungen durch andere ersetzen.

4.7.1 Individuelle Änderungen Um eine zugewiesene Formatierung zu ändern, können Sie genauso wie beim ursprünglichen Formatieren vorgehen: Markieren Sie das zu formatierende Element und legen Sie die Parameter des Formats über die entsprechenden Dialogfelder oder Schaltfläche in der Format-Symbolleiste neu fest.

4.7

Formatierung ändern

201

Bild 4.33: Über den Aufgabenbereich lassen sich Formatierungen schnell kontrollieren und auch ändern

Denken Sie daran, dass einige der Schaltflächen in der Format-Symbolleiste als Umschalter wirken. Um beispielsweise ein fett formatiertes Wort wieder normal darzustellen, markieren Sie das Wort und klicken dann auf die aktiviert dargestellte Schaltfläche Fett. Es steht auch ein eigener Aufgabenbereich zur Verfügung, über den die im markierten Bereich verwendeten Formate geprüft und gegebenenfalls geändert werden können. Wählen Sie dazu den Befehl FORMATIERUNG ANZEIGEN im Menü FORMAT. Der gleichnamige Aufgabenbereich liefert dann Informationen zum markierten Element – getrennt nach Zeichen- und Absatzformatierung. Zeichen- und Absatzformate können durch einen Klick auf das Minuszeichen vor der Überschrift ausgeblendet werden. Ein Klick auf das dann angezeigte Pluszeichen blendet die Elemente wieder ein. Durch einen Klick auf die blau unterstrichenen Links können Sie die betreffenden Dialogfelder öffnen, um darin Änderungen in den Parametern des Formats vorzunehmen.

202

Kapitel 4 – Formatieren

4.7.2 Automatisch ersetzen Über die Registerkarte Ersetzen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie einzelne Formate gegen andere austauschen. Wählen Sie dazu ERSETZEN im Menü BEARBEITEN. Erweitern Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche und definieren Sie dann über die Schaltfläche Format das zu suchende Format und das Ersatzformat. Geben Sie aber in den Feldern Suchen nach und Ersetzen durch selbst keine weiteren Daten ein.

4.7.3 Formate übertragen Sie können auch ein für ein Textelement festgelegtes Format auf ein anderes übertragen: œ Dazu markieren Sie zunächst das Element, dessen Format Sie übertragen wollen.

Wollen Sie ein Absatzformat übertragen, markieren Sie am besten den gesamten Absatz. Bei einem Zeichenformat reicht es aus, wenn Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in den so formatierten Textbereich setzen. œ Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Standard-Symbolleiste. œ Markieren Sie abschließend das Element, auf das das Format übertragen werden soll.

Tipp: Wenn Sie auf die Schaltfläche Format übertragen einen Doppelklick ausführen, bleibt die Funktion nach dem Übertragen auf das Zielelement aktiviert. Sie können dann anschließend weitere Elemente anklicken, um auch diesen das Format zuzuweisen. Ein Drücken der Taste (Esc) schaltet die Funktion wieder aus.

4.8

Formatvorlagen

Mit Formatvorlagen als Grundlage können Sie mehrere oder alle Ihre Dokumente einheitlich gestalten. Eine Formatvorlage ist eine Definition für die Darstellung von Absätzen und Zeichen. Nach dem Zuweisen einer solchen Definition zu einem Absatz oder einem Bereich wird dieses Textelement mit den in der Vorlage festgelegten Parametern angezeigt. Beispielsweise können Sie in der Vorlage ein Format mit dem Namen Überschrift 2 definieren und diesem Element Absatz- und Zeichencharakteristika zuweisen. Diese Formatvorlage können Sie in einem oder mehreren Dokumenten benutzen und der zweiten Überschriftenebene zuweisen. Auf diese Weise erhalten alle Ebenen im Dokument – oder

4.8

Formatvorlagen

203

sogar in verschiedenen Dokumenten – dasselbe Aussehen. Wenn Sie das Format dieser Überschriftenebene später für das Dokument – oder alle Dokumente – ändern wollen, brauchen Sie diese Änderung nur in der Formatvorlage durchzuführen. Alle mit dieser Vorlage verbundenen Bereiche ändern ihr Format dann automatisch. Wichtig zu wissen ist, dass eine Formatvorlage – zusammen mit AutoTexten, Makros, benutzerdefinierten Menüs, Symbolleisten und Tastaturkürzeln – ein Teil einer Dokumentvorlage ist (siehe hierzu Kapitel 1).

4.8.1 Formatvorlage zuweisen Um einem Absatz oder einer Zeichenfolge eine Formatvorlage zuzuweisen, markieren Sie zunächst das gewünschte Textelement und wählen dann den Befehl FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG im Menü FORMAT.

Bild 4.34: Formatvorlagen lassen sich über den Aufgabenbereich oder über das Formatvorlagenfeld in der Format-Symbolleiste zuweisen

204

Kapitel 4 – Formatieren

Daraufhin wird der gleichnamige Aufgabenbereich angezeigt. Wählen Sie aus den im Listenfeld Wählen Sie eine Formatierung angezeigten Formatvorlagen die gewünschte aus. Diese wird dann dem markierten Element zugewiesen. Sie können die gewünschte Vorlage aber auch über das Feld Formatvorlage in der Format-Symbolleiste der Markierung zuweisen. Ein Klick auf Weitere ganz unten im Listenfeld öffnet wieder den erwähnten Aufgabenbereich. Hinweis: Bei der Definition und Zuweisung von Formatvorlagen gilt dasselbe Markierungsprinzip wie bei der direkten Formatierung von Zeichen und Absätzen: Im Fall von Absatz-Formatvorlagen muss sich die Einfügemarke lediglich im entsprechenden Absatz befinden, bei Zeichen-Formatvorlagen müssen alle zu formatierenden Zeichen markiert sein.

4.8.2 Formatvorlagen anzeigen Die im aktuellen Dokument verfügbaren beziehungsweise verwendeten Formatvorlagen können Sie auf verschiedene Arten anzeigen lassen:

Bild 4.35: Das zugewiesene Format wird über diverse Quellen angezeigt œ Die einem Textelement zugewiesene Formatvorlage wird nach dem Markieren des

Elements im Feld Formatvorlage in der Format-Symbolleiste angezeigt. Beachten Sie,

4.8

Formatvorlagen

205

dass bei einem markierten Bereich, der mit einer Zeichen-Formatvorlage formatiert wurde, in der Regel dieses Zeichenformat im Feld Formatvorlage angezeigt wird und nicht das auch vergebene Absatzformat. Absatz-Formatvorlagen werden immer dann angezeigt, wenn der Absatz insgesamt markiert wurde oder wenn der markierte Bereich nicht vollständig mit einer Zeichen-Formatvorlage versehen wurde. œ Mit dem Befehl FORMATIERUNG ANZEIGEN im Menü FORMAT wird der gleichnamige

Aufgabenbereich geöffnet, in dem Sie alle Formatierungen mit/ohne Formatvorlagenquelle anzeigen können. œ Zur permanenten Anzeige der Absatzformate können Sie sich eines kleinen Tricks be-

dienen: Wenn Sie für die Option Breite der Formatvorlagenanzeige auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS einen anderen Wert als 0 angeben, wird im linken Bereich des Bildschirms eine Spalte eingeblendet, die die Bezeichnungen der Absatz-Formatvorlagen enthält. Zeichen-Formatvorlagen werden nicht angezeigt. Diese Option steht aber nur für die Normalansicht und die Gliederungsansicht zur Verfügung.

4.8.3 Formatvorlage definieren oder bearbeiten Microsoft Word verfügt über eine Reihe von integrierten Formatvorlagen, die sie direkt verwenden oder aber zunächst überarbeiten können. Es ist aber auch möglich, eigene Formatvorlagen zu erstellen. Dabei müssen Sie zwischen zwei Arbeitsschritten unterscheiden, die oft miteinander verwechselt werden: dem Erstellen einer Dokumentvorlage und dem Erstellen einer Formatvorlage. Sie können die Dokumentvorlage eines Dokuments wechseln, um auf die Inhalte anderer Dokumentvorlagen zugreifen zu können. Wählen Sie dazu den Befehl VORLAGEN UND ADD-INS im Menü EXTRAS. Im Feld Dokumentvorlage wird die aktuell benutzte Vorlage angegeben. Um eine andere Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anfügen und wählen dann im Dialogfeld Öffnen die gewünschte aus.

Neue Dokumentvorlage Die Standarddokumentvorlage Normal wird automatisch beim Erstellen eines neuen Dokuments verwendet, wenn Sie keine andere Vorlage wählen. Wenn Sie an den darin enthaltenen Formatvorlagen Änderungen oder Ergänzungen vornehmen, stehen diese Elemente auch für alle neuen Dokumente in Microsoft Word zur Verfügung. Das kann aber leicht dazu führen, dass die Zahl der in Normal vorhandenen Formatvorlagen unnö-

206

Kapitel 4 – Formatieren

tig aufgebläht wird. Wenn Sie Ihre speziellen Formatvorlagen für bestimmte Typen von Dokumenten einsetzen wollen, sollten Sie zunächst eine neue Dokumentvorlage erstellen und dann Änderungen oder Ergänzungen auf dieser Basis vornehmen (siehe Kapitel 1).

Neue Formatvorlage Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnen oder erstellen Sie zunächst ein Dokument, das auf der Dokumentvorlage basiert, die die neue Formatvorlage aufnehmen soll. Sie können auch die Dokumentvorlage selbst öffnen. Wählen Sie dann FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG im Menü FORMAT und klicken Sie anschließend im gleichnamigen Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage, um das zugehörige Dialogfeld zu öffnen.

Bild 4.36: Sie können auch eigene Formatvorlagen erstellen œ Benennen Sie die neue Vorlage über das Feld Name. Benutzen Sie hierfür nicht die

Vorgabe des Programms – wie beispielsweise Formatvorlage1 –, da Sie nach einiger

4.8

Formatvorlagen

207

Zeit nicht mehr wissen werden, welches Format damit gemeint war. Verwenden Sie stattdessen aussagekräftige Bezeichnungen – beispielsweise Zeichen kursiv oder Einzug links 1cm. œ Geben Sie im Feld Formatvorlagentyp an, ob Sie eine Zeichen- oder eine Absatz-For-

matvorlage definieren wollen. œ Wenn Sie im Feld Formatvorlage basiert auf eine bereits definierte Vorlage angeben,

werden die in dieser Vorlage verwendeten Formate automatisch in der neuen Vorlage übernommen. Sie brauchen dann nur noch anzugeben, in welchen Punkten die neue Formatvorlage von der abweichen soll, auf der sie basiert. œ Im Feld Formatvorlage für Folgeabsatz können Sie festlegen, welche Vorlage dem

nächsten Absatz automatisch zugewiesen werden soll, wenn Sie am Ende des aktuellen Absatzes die Taste (Eingabe) drücken. Diese Option ist nur für Absatz-Formatvorlagen verfügbar. Word schlägt hier standardmäßig den Namen der neu zu erstellenden Vorlage vor. In vielen Fällen macht es aber mehr Sinn, hier eine andere Vorlage zu wählen. Beispielsweise sollte nach einer Überschrift-Formatvorlage im Allgemeinen automatisch ein Absatz für den Fließtext folgen, der meist mit der Vorlage Standard formatiert ist. œ Im Bereich Formatierung legen Sie die Eigenschaften für das Zeichen- beziehungsweise

Absatzformat fest. Die hier angezeigte verkürzte Format-Symbolleiste benutzen Sie genauso wie ihre Entsprechung im Programmfenster – nur dass Ihre Angaben sich hierbei nicht auf eine direkte Formatierung eines Textelements, sondern auf die Einstellungen der Vorlage beziehen. Auch hier wird durch einen Klick auf eine der Schaltflächen das entsprechende Dialogfeld geöffnet, in dem Sie die Formatierung spezifizieren können. œ Alternativ können Sie auch über das Menü zur Schaltfläche Format unten links im

Dialogfeld arbeiten. Hier können Sie wählen, welche Formate (Zeichen, Absatz, Tabstopp, Rahmen, Sprache, Positionsrahmen, Nummerierung) Sie definieren wollen. Dadurch öffnet sich jeweils wieder ein Dialogfeld, in dem Sie das Format wie gewohnt festlegen können. Andere Optionen zeigen sich im Menü, wenn Sie eine Tabelle markiert haben. œ Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Zur Vorlage hinzufügen erreichen Sie, dass die

neue Vorlage der aktiven Dokumentvorlage des Dokuments hinzugefügt wird. Die neue Formatvorlage ist damit allen Dokumenten zugänglich, die auf dieser Dokumentvorlage basieren. Bei deaktiviertem Kontrollkästchen ist die Formatvorlage nur mit dem aktiven Dokument verbunden.

208

Kapitel 4 – Formatieren

œ Mit Automatisch aktualisieren wird bewirkt, dass die Formatvorlagen automatisch neu

definiert werden, wenn Sie einen Absatz mit dieser Formatvorlage direkt formatieren. Word aktualisiert dann alle Absätze im aktiven Dokument, die mit dieser Formatvorlage versehen sind.

Formatvorlage bearbeiten Um die Einstellungen für eine Formatvorlage zu ändern, markieren Sie im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung diese Vorlage und wählen dann im DropdownMenü den Befehl ÄNDERN. Die Arbeit mit dem Dialogfeld Formatvorlage ändern entspricht im Wesentlichen der mit dem Dialogfeld Neue Formatvorlage. Lediglich der Formatvorlagentyp kann nicht geändert werden.

Bild 4.37: Formatvorlagen lassen sich auch bearbeiten

4.9

Silbentrennung

Nachdem die Formatierung des Dokuments vorgenommen ist, sollten Sie eine Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise bei

4.9

Silbentrennung

209

Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren. Bei der Silbentrennung werden Wörter, die nicht mehr in eine Zeile passen, automatisch getrennt. Der dabei eingefügte Trennstrich ist ein bedingter Trennstrich. Er wirkt nur dann als Trennstrich, solange sich die entsprechende Silbe am Ende der Zeile befindet. Passt das getrennte Wort aufgrund von Textverschiebungen wieder in eine Zeile, ist der Trennstrich nicht mehr sichtbar.

4.9.1 Automatische Silbentrennung Rufen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG im Untermenü zu SPRACHE im Menü EXTRAS auf und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen im Dialogfeld vor. Wenn Sie nur den Text in einem bestimmten Bereich trennen lassen möchten, markieren Sie diesen vorher.

Bild 4.38: Sie können eine automatische Silbentrennung vornehmen lassen œ Bei aktiviertem Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung führt Microsoft Word

während der Texteingabe automatisch die Silbentrennung durch. Wenn Sie nachträglich Text einfügen oder löschen, passt sich die Silbentrennung entsprechend an. œ Standardmäßig werden auch Wörter in Großbuchstaben getrennt. Falls dies nicht

erwünscht sein sollte, können Sie dies durch Abschalten der Option Wörter in Großbuchstaben trennen unterbinden. œ Im Feld Silbentrennzone geben Sie die Position zum rechten Rand an, bis zu der

Microsoft Word versuchen soll zu trennen. Je breiter die Silbentrennzone, umso weniger Silben werden getrennt – je kleiner die Silbentrennzone, desto mehr wird der rechte Rand ausgeglichen. œ Über Aufeinanderfolgende Trennstriche können Sie regeln, wie viele untereinander

stehende Zeilen mit einem Trennstrich enden dürfen.

210

Kapitel 4 – Formatieren

Tipp: In manchen Fällen führt die automatische Silbentrennung zu unerwünschten Ergebnissen. Sie sollten also immer eine nachträgliche Kontrolle durchführen. Durch Verwenden von geschützten Leerzeichen, geschützten Trennstrichen und bedingten Trennstrichen können Sie die automatische Silbentrennung so gestalten, dass typische Fehler reduziert werden. • Wenn Sie bei einer Kopplung von mehreren Wörtern mittels eines Bindestrichs – beispielsweise bei MS-DOS – vermeiden möchten, dass nach dem Bindestrich getrennt wird, benutzen Sie statt des normalen Minuszeichens auf der Tastatur einen geschützten Trennstrich. Diesen fügen Sie mit (Strg)+(Umschalt)+(-) oder über die Registerkarte Sonderzeichen im Dialogfeld zum Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN ein. • Wenn zwei durch ein Leerzeichen verbundene Wörter – wie beispielsweise Wilhelm II – nicht getrennt werden dürfen, verwenden Sie statt des normalen Leerzeichens ein geschütztes Leerzeichen. Dazu benutzen Sie die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(Leer) oder die Registerkarte Sonderzeichen im Dialogfeld zum Befehl SYMBOL im Menü EINFÜGEN. • Soll ein Wort im Bedarfsfall an einer bestimmten Stelle getrennt werden, fügen Sie an der entsprechenden Stelle durch Drücken von (Strg)+(-) einen bedingten Trennstrich ein – beispielsweise bei Wörtern wie Modem¬auswahl oder Autoren¬nennung. Anderenfalls könnte die automatische Silbentrennung zu nicht gewünschten Ergebnissen führen – zum Beispiel Mode-mauswahl oder Autorennen-nung.

4.9.2 Manuelle Silbentrennung Sollten dem Programm beim Trennen Fehler unterlaufen, können Sie im Dialogfeld Silbentrennung durch Klicken auf die Schaltfläche Manuell die Silbentrennung auch von Hand erledigen. Positionieren Sie vorher die Einfügemarke an den Anfang des Dokuments oder markieren Sie den Bereich, in dem manuell getrennt werden soll. Für Wörter, die getrennt werden könnten, wird ein Dialogfeld eingeblendet.

Bild 4.39: Die Silbentrennung kann auch manuell gesteuert werden

4.10

Umbruch

211

œ Der dünne senkrechte Strich im Feld Trennvorschlag kennzeichnet, bis zu welchem

Zeichen das Wort noch in die Zeile passen würde. œ Der blinkende Cursor zeigt die Stelle, an der vom Programm die Silbentrennung vor-

genommen würde. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf Ja. Das Wort wird dann an dieser Stelle getrennt und das nächste zu trennende Wort wird gesucht. œ Wollen Sie das Wort an einer Stelle trennen, die vor dem Trennvorschlag liegt, posi-

tionieren Sie zuerst den Cursor an der gewünschten Stelle im Feld Trennvorschlag und klicken dann auf die Schaltfläche Ja. œ Bei einem Klick auf Nein wird das Wort nicht getrennt. Anschließend wird das

nächste zu trennende Wort im Text angezeigt. Tipp: Da sich die Position der Wörter in einer Zeile meist ändert, wenn Sie Korrekturen im Dokument durchführen, sollten Sie die manuelle Silbentrennung erst dann durchführen, wenn Sie alle Korrekturen eingegeben haben. Falls Sie Ihr Dokument formatieren wollen, sollten Sie die Silbentrennung erst anschließend durchführen, da sich die Proportionen der Elemente im Dokument durch das Formatieren ändern.

4.10 Umbruch Microsoft Word umbricht die Seiten Ihres Dokuments standardmäßig automatisch im Hintergrund. Jede die Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text führt zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seitenumbrüche. Um an einer bestimmten Stelle im Dokument – sinnvollerweise am Anfang eines Absatzes oder einer Zeile – einen gezielten Seiten- oder Spaltenumbruch durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und wählen dann MANUELLER UMBRUCH im Menü EINFÜGEN. Legen Sie im oberen Bereich des Dialogfeldes fest, ob ein Spalten- oder ein Seitenumbruch erfolgen soll. œ Ein manueller Seitenumbruch unterbricht den automatisch durchgeführten Umbruch

an der markierten Stelle. Alle darauf folgenden – automatischen – Seitenumbrüche werden an diesen manuell gesetzten angepasst. Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument als gepunktete Linie angezeigt, wenn über die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden in der Standard-Symbolleiste die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen aktiviert ist.

212

Kapitel 4 – Formatieren

Bild 4.40: Sie können auch einen manuellen Umbruch durchführen œ Um bei mehrspaltigen Dokumenten mit einer neuen Spalte zu beginnen, fügen Sie

einen Spaltenumbruch ein. œ Ein Textflussumbruch beendet die aktuelle Zeile und veranlasst, dass der Text erst

unterhalb eines Bildes, einer Tabelle oder eines anderen Objekts fortgesetzt wird. Um einen manuell eingefügten Umbruch zu entfernen, markieren Sie ihn per Doppelklick und löschen ihn dann – wie jedes Zeichen – durch Drücken von (Entf) oder mit dem Befehl LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN.

Tabellen

Einige Informationen lassen sich besser in einer Tabellenstruktur darstellen als in einem Fließtext. Dazu haben Sie in Microsoft Word selbst mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie zum Positionieren der Inhalte Tabstopps einsetzen. Eleganter ist es jedoch, wenn Sie dafür eine Word-Tabelle verwenden. Solche Tabellen bestehen aus einzelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und horizontalen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten. Der wesentliche Vorteil der Verwendung einer Tabelle gegenüber dem Einsatz von Tabstopps besteht darin, dass in den einzelnen Spalten auch mehrzeilige Eintragungen ohne zusätzlichen Aufwand vorgenommen werden können. Einträge in solchen Tabellen können im Prinzip wie normaler Text bearbeitet werden. Außerdem verfügt die Tabellenfunktion über recht einfache Formatierungsmethoden, wie beispielsweise das Anpassen der Spaltenbreiten, der Einsatz von Gitternetzlinien usw. 1 Auch Berechnungen können Sie in einer Word-Tabelle durchführen. Tipp: Sollten Sie größere Mengen und/oder kompliziertere Berechnungen in Tabellen beabsichtigen, empfiehlt es sich, dafür eine Microsoft Excel-Tabelle zu verwenden (siehe Kapitel 6).

5.1

Werkzeuge

Als Werkzeuge zum Arbeiten mit einer Word-Tabelle benutzen Sie die Befehle des Menüs TABELLE oder die Schaltflächen der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen wird automatisch angezeigt, wenn die Tabelle markiert ist. Sie können sie aber auch über eine Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste anzeigen lassen oder wieder ausblenden. Über die Schaltflächen darin wählen Sie die entsprechenden Werkzeuge zum Bearbeiten und Formatieren einer Tabelle aus.

1

Ein Beispiel für die Anwendung von Tabellen finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Tabellen.

214

Symbol

Kapitel 5 – Tabellen

Beschreibung Tabelle zeichnen – Ermöglicht das Zeichnen einer Tabelle mit der Maus. Radiergummi – Erlaubt das Entfernen von Elementen aus der Tabellenstruktur. Linienart – Ermöglicht die Wahl der Linienart. Linienstärke – Erlaubt die Wahl der Linienbreite. Rahmenfarbe – Bestimmt die Farbe der Rahmenlinie. Rahmenlinie – Definiert die Form des Rahmens. Beim ersten Aufruf wird ein kompletter Rahmen außen gesetzt. Über die zugehörige Palette haben Sie Zugriff auf diverse Kombinationen, die Sie separat ein- und ausschalten können. Schattierungsfarbe – Ermöglicht die Wahl einer Hintergrundfarbe. Über die zugehörige Palette können Sie eine andere Farbe wählen. Tabelle einfügen – Fügt eine weitere Tabelle, eine Zeile, Spalte oder Zelle an der Markierung ein. Zellen verbinden – Verbindet mehrere markierte Zellen zu einer einzigen. Zellen teilen – Teilt eine vorher markierte Zelle in mehrere Zellen auf. Oben links ausrichten – Richtet den Eintrag in der markierten Zelle, beispielsweise rechts oben, mittig unten, mittig links usw., aus. Zeilen gleichmäßig verteilen – Richtet die Zeilen gleichmäßig aus. Spalten gleichmäßig verteilen – Richtet die Spalten gleichmäßig aus. AutoFormat für Tabelle – Öffnet das Dialogfeld Tabelle AutoFormat. Textrichtung ändern – Dreht den Text in der markierten Zelle. Aufsteigend – Sortiert aufsteigend nach den Inhalten der Spalte, in der sich die Einfügemarke befindet. Absteigend – Sortiert absteigend nach den Inhalten der Spalte, in der sich die Einfügemarke befindet. AutoSumme – Berechnet die Summe aus den Inhalten der Zellen oberhalb, unterhalb, rechts oder links von der aktuellen Zelle.

Tabelle 5.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen

5.2

5.2

Tabelle erstellen

215

Tabelle erstellen

Zum Einfügen einer Tabelle stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie in jedem Fall die Einfügemarke vorher an die gewünschte Stelle im Dokument.

Über Menübefehl Wählen Sie TABELLE im Untermenü zu EINFÜGEN im Menü TABELLE und spezifizieren Sie dann im Dialogfeld Tabelle einfügen die Abmessungen der Tabelle.

Bild 5.1: Tabellen können über ein Dialogfeld erstellt werden œ Geben Sie in den Feldern Spaltenanzahl und Zeilenanzahl die gewünschten Werte ein

oder benutzen Sie die Drehfelder zum Einstellen. Sie können auch noch zu einem späteren Zeitpunkt die Anzahl erweitern oder reduzieren. œ Im Bereich Einstellung für optimale Breite können Sie die gewünschte Breite der Spal-

ten festlegen: Über die Option Feste Spaltenbreite geben Sie eine bestimmte Breite an oder Sie wählen den Eintrag Auto, um Spalten gleicher Größe auf Satzspiegelbreite einzufügen. Optimale Breite: Inhalt passt je nach eingegebener Textmenge automatisch die Breite der Spalten in der Tabelle an. Optimale Breite: Fenster passt die Größe der Tabelle an die Darstellung in der Weblayoutansicht oder im Webbrowser-Fenster an.

216

Kapitel 5 – Tabellen

œ Wählen Sie gegebenenfalls über die entsprechende Schaltfläche ein AutoFormat für die

Tabelle aus (siehe hierzu Abschnitt 5.4). œ Wenn Sie das Kontrollkästchen Abmessungen für neue Tabellen speichern aktivieren,

werden für jede neue Tabelle die im Dialogfeld festgelegten Einstellungen vorgeschlagen. Nach dem Bestätigen der Einstellungen im Dialogfeld über OK wird die Tabelle in der festgelegten Art und Größe an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Tipp: Wenn Sie im Dialogfeld die Option Optimale Breite: Inhalt gewählt haben, sind die Spalten der Tabelle zunächst recht schmal. Das ändert sich, sobald Sie die Zellen mit Inhalten gefüllt haben.

Über Symbolleiste Wenn Sie die Schaltfläche Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste anklicken, können Sie in der dann eingeblendeten Palette die gewünschte Anzahl der Spalten und Zeilen wählen. Es lassen sich damit aber nur Tabellen mit maximal fünf Spalten und vier Zeilen erstellen. Größere Tabellen können Sie dann daraus durch das Einfügen von weiteren Zeilen und Spalten erzeugen.

Bild 5.2: Zeilen- und Spaltenzahl können auch über eine Schaltfläche bestimmt werden

Tabelle zeichnen Wenn die Symbolleiste Tabellen und Rahmen angezeigt wird, können Sie eine Tabelle – beziehungsweise deren Umriss – auch zeichnen; die Funktion steht auch über den betreffenden Befehl im Menü TABELLE zur Verfügung. Nachdem Sie entweder auf die Schaltflä-

5.2

Tabelle erstellen

217

che Tabelle zeichnen geklickt oder den Menübefehl gewählt haben, wird der Mauszeiger zu einem Bleistift, mit dem Sie eine einzelne Zelle zeichnen können, indem Sie einen Rahmen aufspannen. Anschließend können Sie daraus eine komplexe Tabelle erstellen, die beispielsweise Zellen unterschiedlicher Höhe oder unterschiedlich viele Spalten pro Zeile enthält. Dazu zeichnen Sie innerhalb dieses Rechtecks einfach die gewünschten Spalten- und Zeilenlinien.

Text in Tabelle umwandeln Wie bereits erwähnt, können Sie einfache tabellarische Aufstellungen auch mithilfe von Tabstopps erstellen, die dabei die Funktion der Spaltenlinie übernehmen.

Bild 5.3:

An Tabstopps ausgerichtete und in Tabellen gesetzte Inhalte entsprechen einander

Sie können Text, der durch Tabstopps getrennt ist, bei Bedarf in eine Tabelle umwandeln: Markieren Sie dazu den gesamten in eine Tabelle umzuwandelnden Bereich und wählen Sie dann TEXT IN TABELLE im Untermenü zu UMWANDELN im Menü TABELLE. Im Dialogfeld müssen Sie die Umwandlung konkretisieren. œ Prüfen Sie im Bereich Tabellengröße die Anzahl der Zeilen und Spalten. Wenn die hier

vorgeschlagene Spaltenzahl geringer ist als vermutet, haben Sie wahrscheinlich im Text einen Tabstopp vergessen zu setzen. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Vorgang zunächst abzubrechen und den Fehler zu korrigieren. Anderenfalls müssen Sie die Zellinhalte mit viel Aufwand verschieben. œ Im Bereich Einstellung für optimale Breite können Sie die gewünschte Breite der Spal-

ten festlegen. Es gelten dieselben Richtlinien wie beim Erstellen einer neuen, leeren Tabelle: Über die Option Feste Spaltenbreite können Sie eine bestimmte Breite eingeben oder den Eintrag Auto wählen, um Spalten gleicher Größe auf Satzspiegelbreite einzufügen. Optimale Breite: Inhalt passt je nach eingegebener Textmenge automatisch die Breite der Spalten in der Tabelle an. Optimale Breite: Fenster passt die Größe der Tabelle an die Darstellung in der Weblayoutansicht oder im Webbrowser-Fenster an.

218

Kapitel 5 – Tabellen

Bild 5.4: Texte können in Tabellen umgewandelt werden œ Wie Sie an den Alternativen im Bereich Text trennen bei sehen können, sind

Tabstopps nicht die einzige Art von Trennzeichen im Text, mit denen Sie Word anweisen können, den folgenden Bereich in die nächste Zelle der Tabelle zu setzen. Auch Absatzmarken, Semikola oder andere frei wählbare Zeichen sind dafür geeignet. Seien Sie etwas vorsichtig mit der Absatzmarke. Vor dem Erstellen der Tabelle können Sie dabei schwer entscheiden, welche Absätze später in welchen Zellen auftauchen. Ein genaues Abzählen der Absätze ist notwendig. œ Wählen Sie gegebenenfalls über die entsprechende Schaltfläche ein AutoFormat für die

Tabelle aus (siehe hierzu Abschnitt 5.4). Wollen Sie die im Dialogfeld Tabelle einfügen gewählten Einstellungen für die optimale Breite später ändern, wählen Sie den Befehl AUTOANPASSEN im Menü TABELLE. Im Untermenü finden Sie dieselben Optionen.

Tabelle in Text umwandeln Über TABELLE IN TEXT im Untermenü zu UMWANDELN im Menü TABELLE können Sie eine vorher markierte Tabelle wieder in regulären Text zurückwandeln. Im Dialogfeld müssen Sie dann nur festlegen, wie die Zelltrennung in der Tabelle im zu erstellenden Text

5.2

Tabelle erstellen

219

behandelt werden soll. Hier stehen dieselben Optionen zur Verfügung wie beim Erstellen einer Tabelle aus einem Textbereich.

Bild 5.5: Tabellen können in normalen Text umgewandelt werden

5.2.1 Eingaben in Tabellen Um Eingaben in einer Tabelle vorzunehmen, aktivieren Sie zunächst die gewünschte Zelle. Klicken Sie dazu in die Zelle oder wählen Sie sie über die Tastatur an. Geben Sie dann die Inhalte ein. Ein Zeilenumbruch wird automatisch erzeugt, sobald Sie das Ende der Zelle erreicht haben. Über die Taste (Eingabe) erzeugen Sie innerhalb einer Zelle einen neuen Absatz. Mittels der Taste (Tab) springen Sie zur nächsten Zelle. Taste(n)

Beschreibung

(Tab)

Zur nächsten Zelle

(Umschalt)+(Tab)

Zur vorhergehenden Zelle

(Oben)

Zur vorherigen Zeile

(Unten)

Zur nächsten Zeile

(Eingabe)

Neuen Absatz in einer Zelle erzeugen

Tabelle 5.2: Tasten(kombinationen) zum Bewegen in Tabellen

220

5.3

Kapitel 5 – Tabellen

Tabelle bearbeiten

Nachdem Sie eine Tabelle in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie jederzeit Änderungen darin vornehmen. Sie können die Position und Größe einer vorhandenen Tabelle ändern, Spalten und/oder Zeilen in die Tabelle einfügen und solche Elemente auch wieder löschen. Nebeneinander liegende Zellen können Sie verbinden und eine Zelle auch in mehrere Zellen unterteilen. Zum Bearbeiten einzelner Bereiche der Tabelle müssen Sie gegebenenfalls vorher die Tabelle, eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin markieren.

5.3.1 Tabellenelemente markieren Zum Markieren eines Tabellenelements können Sie die Maus oder Menübefehle verwenden. Wenn Sie eine Spalte oder eine Zeile markieren wollen, klicken Sie eine Zelle an, die zu dem zu markierenden Bereich gehört, und rufen dann den Befehl MARKIEREN im Menü TABELLE auf. Im zugehörigen Untermenü können Sie festlegen, was Sie markieren möchten. Nach Wahl des Befehls wird der markierte Bereich invers dargestellt. Sie können zum Markieren auch die Maus verwenden.

Bild 5.6: Tabellenelemente können auch direkt über die Maus markiert werden œ Klicken Sie auf den linken Rand der Zelle, um nur diese Zelle zu markieren. œ Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste über benachbarte Zellen, um diese gemeinsam zu

markieren. œ Zum Markieren einer Zeile klicken Sie links neben der betreffenden Zeile. œ Entsprechend klicken Sie zum Markieren einer Spalte auf den oberen Rand der Spalte. œ Um mehrere benachbarte Zeilen/Spalten gemeinsam zu markieren, halten Sie die

Maustaste gedrückt und ziehen über die entsprechenden Zeilen/Spalten.

5.3

Tabelle bearbeiten

221

œ Zum Markieren der gesamten Tabelle ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter

Maustaste über sämtliche Zellen.

5.3.2 Größe und Positionierung ändern Zum Ändern der Größe und/oder der Proportionen der Tabelle setzen Sie den Mauszeiger auf das Ziehkästchen rechts unten neben der Tabelle und verändern die Maße mit gedrückter Maustaste. Während des Ziehens zeigt eine gestrichelte Linie die neuen Abmessungen an. Wenn Sie dabei die Breite der Tabelle ändern, schalten Sie die beim Erstellen der Tabelle über das Dialogfeld Tabelle einfügen eingestellten Parameter für die Option Optimale Breite ab.

Bild 5.7: Größe und/oder Proportionen der Tabelle können Sie ändern

Bezüglich ihrer Position im Dokument verhält sich eine Tabelle wie ein Textfeld: Sie können sie frei bewegen. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf das Kästchen rechts oben neben der Tabelle und verschieben sie dann mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle.

Bild 5.8: Auch die Position der Tabelle kann geändert werden

222

Kapitel 5 – Tabellen

5.3.3 Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe können Sie schnell über die Maus regeln. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eine Linie in der Tabelle, sodass er als Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie dann die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung.

Bild 5.9: Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern

5.3.4 Tabellenelemente einfügen Markieren Sie zunächst zumindest eine Zelle neben der Stelle, an der Sie ein Element – Zelle, Zeile oder Spalte – einfügen wollen. Rufen Sie dann den Befehl EINFÜGEN im Menü TABELLE auf. Im zugehörigen Untermenü müssen Sie entscheiden, welches Element an welcher Stelle – relativ gemessen zur vorher markierten Zelle – eingefügt werden soll. Beispielsweise bewirkt ZEILEN OBERHALB, dass oberhalb der markierten Zelle eine Zeile eingefügt wird. Wenn Sie nur eine einzelne Zelle – und nicht eine ganze Spalte oder Zeile – einfügen wollen, müssen Sie angeben, wohin die vorhandenen Zellen nach dem Einfügen verschoben werden sollen.

5.3.5 Tabellenelemente entfernen Markieren Sie zuerst zumindest eine Zelle des zu löschenden Bereichs und rufen Sie dann den Befehl LÖSCHEN im Menü TABELLE auf. Im Untermenü müssen Sie angeben, was Sie löschen wollen. Mit dem Befehl ZEILEN löschen Sie beispielsweise die gesamte zur markierten Zelle gehörende Zeile. Nach Wahl des Befehls ZELLEN müssen Sie anschließend noch angeben, wie die verbleibenden Zellen nach dem Löschen verschoben werden sollen. Außerdem können Sie zum Entfernen von Elementen aus der Tabelle mit der Schaltfläche Radiergummi in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen arbeiten.

Bild 5.10: Eine Tabellenlinie mit dem Radiergummi entfernen

5.3

Tabelle bearbeiten

223

5.3.6 Zellen teilen oder verbinden Sie können eine Zelle in mehrere Zellen unterteilen. Diese Technik benötigen Sie beispielsweise dann, wenn Sie eine Spalte weiter unterteilen möchten. Markieren Sie die zu teilende(n) Zelle(n) und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN TEILEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld müssen Sie angeben, wie die Zelle(n) geteilt werden soll(en).

Bild 5.11: Zellen können geteilt werden

Sie können auch zwei oder mehr benachbarte Zellen zu einer einzigen verbinden. Markieren Sie hierfür die zu verbindenden Zellen und wählen Sie dann den Befehl ZELLEN VERBINDEN im Menü TABELLE oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen.

5.3.7 Tabelleneigenschaften Über die Tabelleneigenschaften regeln Sie die Breite der Spalten, die Höhe der Zeilen, die Abstände zwischen den Zellen und andere Parameter. Markieren Sie zunächst den Bereich – oder zumindest eine Zelle darin –, für den Sie die Eigenschaften festlegen wollen. Rufen Sie anschließend den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Menü TABELLE auf und legen Sie dann auf den verschiedenen Registerkarten die gewünschten Einstellungen fest.

224

Kapitel 5 – Tabellen

Registerkarte Tabelle Über die Registerkarte Tabelle lassen sich die Grundeinstellungen für die gesamte Tabelle regeln. Diese Einstellungen können Sie später für ausgewählte Elemente –einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen – abändern.

Bild 5.12: Die grundlegenden Einstellungen für die Tabelle festlegen œ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite, wenn Sie eine solche angeben

wollen. Geben Sie anschließend die gewünschte Tabellenbreite ein. Wählen Sie im Feld Maßeinheit entweder eine feste Maßeinheit oder einen prozentualen Anteil der Seitenbreite (für Weblayoutansicht oder Anzeige im Webbrowser). œ Mit den Optionen im Bereich Ausrichtung stellen Sie die Anordnung der Tabelle in

Bezug zum Fließtext ein. Wenn Sie hier die Option Links wählen, können Sie auch einen zusätzlichen linken Einzug definieren. œ Im Bereich Textfluss bestimmen Sie mit der Option Ohne, dass Text nicht um die

Tabelle fließt. Umgebend legt fest, dass Text um die Tabelle fließt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Tabelle schmaler ist als der eingestellte Satzspiegel.

5.3

Tabelle bearbeiten

225

œ Wenn Sie unter Textfluss die Option Umgebend gewählt haben, ist die Schaltfläche

Positionierung wählbar. Sie können darüber die vertikale und die horizontale Position sowie den Abstand der Tabelle zum Text festlegen. Das funktioniert ähnlich wie bei Positionsrahmen (siehe Kapitel 4). Die Ergebnisse einer solchen Positionierung werden nur in der Seitenlayoutansicht und im Weblayout korrekt angezeigt.

Bild 5.13: Legen Sie die Tabellenposition fest, wenn Text um die Tabelle fließt œ Rahmen und/oder Schattierungen für Zellen oder Zellbereiche können Sie nach einem

Klick auf die Schaltfläche Rahmen und Schattierung festlegen (siehe Kapitel 4). œ Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstände zwischen dem Zelleintrag

und dem Zellenrand und außerdem einen zusätzlichen Abstand zwischen den Zellen festlegen. œ Über die Felder im Bereich Standardzellenbegrenzungen legen Sie den Abstand zwi-

schen Zellumrandung und Inhalt für alle Zellen in der Tabelle fest. œ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Standardzellenabstand, wenn Sie den

Abstand zwischen den Zellen in der Tabelle festlegen möchten. œ Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische Größenänderung zulassen aktivieren,

wird bei der Eingabe automatisch die Spaltenbreite geändert, wenn der Text nicht in die vorhandene Zelle passt. Anderenfalls wird die Zeile umbrochen und die Zeilenhöhe entsprechend angepasst.

226

Kapitel 5 – Tabellen

Diese Einstellungen gelten beim Aufrufen von der Registerkarte Tabelle aus wiederum als Grundeinstellung für die gesamte Tabelle. Um diese Werte für eine einzelne Zelle zu ändern, rufen Sie das Dialogfeld Optionen von der Registerkarte Zelle aus auf.

Registerkarte Zeile Über die Registerkarte Zeile regeln Sie unter anderem die Höhe der vorher markierten Zeile. Das wäre eine Alternative zum direkten Arbeiten mit der Maus (siehe weiter oben). Sie sollten diese Möglichkeit benutzen, wenn Sie die Maße exakt einstellen wollen.

Bild 5.14: Über die Registerkarten Zeile und Spalte können Sie Breite und Höhe dieser Elemente einstellen œ Über Höhe definieren ändern Sie die bevorzugte Zeilenhöhe. Geben Sie die gewünschte

Zeilenhöhe an. Im Feld Zeilenhöhe können Sie zwischen Mindestens und Genau wählen. Bei Wahl der Option Mindestens wird – ab einem gewissen Maß – die Höhe der Zeile an den jeweils größten Eintrag darin angepasst. Mit Genau geben Sie eine präzise Zeilenhöhe an; alles was höher ist, wird abgeschnitten. œ Ein Aktivieren von Zeilenwechsel auf Seiten zulassen bewirkt, dass der Inhalt einer

mehrzeiligen Tabellenzeile durch einen Seitenumbruch geteilt werden kann.

5.3

Tabelle bearbeiten

227

œ Über Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen kennzeichnen Sie die markierten

Zeilen als Tabellenüberschrift, die auf den nachfolgenden Seiten wiederholt wird, wenn sich die Tabelle über mehr als eine Seite erstreckt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die erste Zeile der Tabelle in den markierten Zeilen enthalten ist. œ Über die Schaltflächen Vorherige Zeile und Nächste Zeile können Sie die entsprechen-

den Zeilen der Tabelle markieren und dann hierfür die gewünschten Einstellungen vornehmen, ohne das Dialogfeld schließen zu müssen. Tipp: Zum Ändern der Höhe einer Zeile mit der Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die Linie unterhalb der Zeile und verändern dann die Höhe mit gedrückter Maustaste. Der Mauszeiger ändert dabei sein Aussehen in einen Doppelpfeil.

Registerkarte Spalte Über die Registerkarte Spalte regeln Sie die Breite der vorher markierten Spalte. œ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite und geben Sie anschließend die

gewünschte Spaltenbreite ein. Wählen Sie im Feld Maßeinheit entweder eine feste Maßeinheit oder einen prozentualen Anteil der Seitenbreite (für Weblayoutansicht oder Anzeige im Webbrowser). œ Über die Schaltflächen Vorherige Spalte und Nächste Spalte können Sie die entspre-

chenden Spalten der Tabelle markieren und dann hierfür die gewünschten Einstellungen vornehmen, ohne das Dialogfeld schließen zu müssen. Tipp: Zum Ändern der Breite einer Spalte mit der Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die Linie rechts von der Spalte. Verändern Sie dann die Breite mit gedrückt gehaltener Maustaste. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen dabei in einen Doppelpfeil.

Registerkarte Zelle Über die Registerkarte Zelle können Sie die Breite der vorher markierten Zelle und die Ausrichtung des Eintrags bestimmen. œ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite und geben Sie anschließend die

gewünschte Breite für die markierte Zelle an. Auch hier können Sie wieder im entsprechenden Dropdown-Listenfeld zwischen fester Maßeinheit und Prozent für die Anzeige in der Weblayoutansicht oder im Webbrowser entscheiden.

228

Kapitel 5 – Tabellen

œ Besonders wichtig sind hier die Optionsfelder im Bereich Vertikale Ausrichtung. Sie

ermöglichen das Positionieren des Eintrags in der Zelle. Sichtbar wird die Wirkung gerade bei hohen Zellen – also solchen, bei denen das Verhältnis zwischen Höhe und Inhalt der Zelle groß ist. œ Über die Schaltfläche Optionen können Sie für die markierte Zelle den Abstand zwi-

schen Zelleneintrag und Zellenrand und außerdem einen zusätzlichen Abstand zwischen den Zellen vereinbaren. Die Mehrzahl der Optionen im Dialogfeld ist nur verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchens Wie gesamte Tabelle deaktivieren. Zeilenumbruch bewirkt, dass Text automatisch umbrochen wird, wenn der Platz in der Zelle nicht für eine einzeilige Darstellung ausreicht. Bei besonders viel Text in einigen Zellen können Sie durch Aktivieren von Text anpassen dafür sorgen, dass automatisch eine kleinere Schriftgröße gewählt wird.

Bild 5.15: Für Zellen können Sie auch die vertikale Ausrichtung festlegen

5.4

5.4

Tabelle formatieren

229

Tabelle formatieren

Zum Formatieren von Tabellen und ihren Inhalten stehen natürlich alle in Microsoft Word enthaltenen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung (siehe Kapitel 4). Darüber hinaus werden speziell für Tabellen zugeschnittene Tabellenvorlagen angeboten, die Sie über die AutoFormat-Funktion zuweisen können. Ebenso wie bei Zeichen- und Absatzformatvorlagen können Sie auch die integrierten Tabellenformatvorlagen an Ihre Erfordernisse anpassen und auch eigene Vorlagen erstellen.

5.4.1 AutoFormat Der schnellste Weg zum Formatieren einer Tabelle und ihrer Inhalte besteht in der Verwendung der AutoFormat-Funktion. Markieren Sie dazu zumindest eine Zelle der Tabelle und rufen Sie dann den Befehl AUTOFORMAT FÜR TABELLE im Menü TABELLE auf. Wenn Sie bereits beim Erstellen der Tabelle eines der vordefinierten Formate zuweisen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFormat im Dialogfeld Tabelle einfügen. Im Dialogfeld Tabelle AutoFormat wählen Sie dann das gewünschte Tabellenformat aus. Dieses können Sie jederzeit auch nachträglich noch ändern und/oder verfeinern. œ Im Listenfeld Tabellenformatvorlagen können Sie zwischen mehreren Formatvorlagen

wählen. Im Feld Vorschau wird ein Beispiel für das markierte Layout angezeigt. œ Die Optionen unter Sonderformate übernehmen ermöglichen es, die Komponenten des

gewählten Layouts nur auf bestimmte Elemente der Tabelle anzuwenden. Das ist beispielsweise interessant, wenn die Überschriften oder die letzten Zeilen oder Spalten anders als der Hauptteil der Tabelle formatiert werden sollen. Zusätzliche Änderungen und Erweiterungen können Sie sowohl über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen als auch über die Befehle des Menüs FORMAT und die Schaltflächen in der Format-Symbolleiste vornehmen (siehe Kapitel 4). Tipp: Standardmäßig sind alle Zellen einer Tabelle mit einem Rahmen versehen. Wird dieser entfernt, werden stattdessen hellgraue Gitternetzlinien um die Zellen herum angezeigt. Diese können mit dem Befehl GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN beziehungsweise GITTERNETZLINIEN ANZEIGEN im Menü TABELLE verborgen beziehungsweise eingeblendet werden.

230

Kapitel 5 – Tabellen

Bild 5.16: Die AutoFormat-Funktion liefert einen einfachen Weg zum Formatieren

5.4.2 Formatvorlagen für Tabellen Die im Dialogfeld Tabelle AutoFormat angezeigten Vorlagen können Sie durch selbst erstellte Vorlagen erweitern. Das empfiehlt sich, wenn Sie häufig Tabellen mit bestimmten Formaten erstellen müssen, die nicht im Standardvorrat von Word enthalten sind. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neu im Dialogfeld Tabelle AutoFormat können Sie eine neue Formatvorlage definieren. œ Geben Sie der Vorlage einen Namen, unter dem sie in der Liste im Dialogfeld Tabelle

AutoFormat aufgeführt werden soll.

5.4

Tabelle formatieren

231

Bild 5.17: Sie können auch eigene Tabellenvorlagen erstellen œ Wenn Sie bei der Definition der neuen Vorlage von den Formaten einer bereits beste-

henden ausgehen und diese nur abändern wollen, können Sie über das DropdownListenfeld Formatvorlage basiert auf die gewünschte auswählen. œ Im Dropdown-Listenfeld Formatierung übernehmen für lässt sich angeben, für welchen

Bereich der Tabelle die anschließend festzulegenden Formatangaben gelten sollen. Sie können zuerst die Option Gesamte Tabelle einstellen und dann die dafür gewünschten Formate wählen. Anschließend können Sie eine andere Option wählen und die Formate festlegen, die für diesen Tabellenbereich gelten sollen. œ Über die Schaltflächen darunter stellen Sie dann die Formate ein. Die Funktionen

entsprechen den Schaltflächen in der Format-Symbolleiste (siehe Kapitel 4). Wenn Sie das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen aktivieren, wird die neue Formatvorlage nach dem Bestätigen über OK in der aktuellen Dokumentvorlage gespeichert. Ansonsten gilt sie nur für das aktuelle Dokument.

232

5.5

Kapitel 5 – Tabellen

Inhalte sortieren

Tabelleninhalte lassen sich schnell und einfach in alphabetischer, numerischer oder chronologischer Reihenfolge sortieren. Standardmäßig wird dabei eine Tabelle nach den Einträgen in der ersten Spalte sortiert. Sie können aber auch eine andere Spalte oder – bei Mehrfachsortierung – bis zu drei Spalten als Schlüssel festlegen.

Bild 5.18: Tabelleninhalte können sortiert werden

Tipp: Mit den entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen können Sie nach einem einzelnen Sortierkriterium in aufsteigender beziehungsweise absteigender Reihenfolge sortieren lassen.

Sortierung Zum Einleiten eines Sortiervorgangs setzen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in der Tabelle – oder Sie markieren den Bereich, der sortiert werden soll – und wählen dann SORTIEREN im Menü TABELLE. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld Sortieren legen Sie das/die Sortierkriterien, den jeweiligen Datentyp und die gewünschte Sortierfolge fest. œ Geben Sie zunächst unten im Dialogfeld unter Liste enthält an, ab die erste Zeile der

Tabelle Spaltenüberschriften enthält, die nicht mit sortiert werden sollen. œ Legen Sie dann unter 1. Sortierschlüssel fest, nach den Inhalten welcher Spalte zuerst

sortiert werden soll. Wenn Sie unter Liste enthält die Option Keine Überschrift eingestellt haben, enthält das Dropdown-Listenfeld die Einträge Spalte1, Spalte2 usw. Haben Sie Überschrift aktiviert, finden Sie im Dropdown-Listenfeld die entsprechenden Spaltenüberschriften. œ Über das daneben stehende Listenfeld Typ können Sie festlegen, welcher Sortiertyp

benutzt werden soll: Die Option Text bewirkt, dass zuerst Zahlen und dann Texteinträge in auf- beziehungsweise absteigender Reihenfolge sortiert werden sollen. Datumsangaben werden wie normale Zahlenangaben behandelt. Mit Zahl werden nur

5.5

Inhalte sortieren

233

Zahlen in auf- beziehungsweise absteigender Reihenfolge sortiert. Datum sortiert nur Datumsangaben.

Bild 5.19: Den Sortiervorgang steuern Sie über das entsprechende Dialogfeld œ Rechts daneben müssen Sie festlegen, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden

soll. Aufsteigend sortiert von A bis Z, niedrigste Zahl bis höchste Zahl und ältestes Datum bis neuestes Datum. Absteigend bewirkt die Sortierung von Z bis A, höchste bis niedrigste Zahl und neuestes bis ältestes Datum. œ Nachdem Sie das erste Sortierkriterium unter 1. Sortierschlüssel festgelegt haben, kön-

nen Sie über die Felder unter 2. Sortierschlüssel angeben, wie sortiert werden soll, wenn innerhalb der für den ersten Sortierschlüssel benutzten Spalte zwei oder mehr Zeilen mit identischen Einträgen vorkommen. Wenn Sie eine Tabelle beispielsweise nach der Spalte Nachname sortieren, können Sie festlegen, dass innerhalb gleicher Nachnamen nach dem Vornamen sortiert werden soll. Für weitere Verfeinerungen stehen Ihnen noch die Felder unter 3. Sortierschlüssel zur Verfügung. œ Nach dem Bestätigen über OK wird die Tabelle sortiert.

Tipp: Die Sortierfunktion ist nicht allein auf Tabellen beschränkt. Hiermit kann auch herkömmlicher Text – solange er in geeigneter Form, beispielsweise durch Absatzmarken getrennt oder an Tabstopps ausgerichtet, angeordnet ist – sortiert werden.

234

Kapitel 5 – Tabellen

Optionen zum Sortieren Nach einem Klick auf die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Sortieren wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Sortieroptionen festlegen können. Interessant ist hier vor allem die Option, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll.

Bild 5.20: Zum Sortieren können Sie Optionen festlegen

Unter Felder trennen bei finden Sie drei Optionen, die Ihnen vom Umwandeln von Textbereichen in Tabellen her bekannt sind. Sie können damit festlegen, welche Zeichen als Trennzeichen benutzt werden sollen, wenn Sie die Inhalte von Textbereichen sortieren wollen, die nicht als Tabelle vorliegen. Standardmäßig ist hier die Option Semikolons aktiviert. Wenn Sie die Einträge in mehreren Absätzen durch Semikola getrennt haben, können Sie auch solche Bereiche in eine andere Reihenfolge bringen, ohne dass Sie sie vorher in Tabellen umwandeln müssen.

Bild 5.21: Sie können Textbereiche auch außerhalb von Tabellen sortieren

5.6

In Tabellen rechnen

235

Dazu markieren Sie zuerst den gesamten zu sortierenden Bereich und wählen dann den Befehl SORTIEREN im Menü TABELLE. Das Dialogfeld entspricht dem, das Sie vom Sortieren innerhalb einer Tabelle kennen, nur fehlen die hier nicht notwendigen Elemente. Achten Sie darauf, dass Sie die Option unter Liste enthält richtig einstellen, sonst wird gegebenenfalls der Absatz mit der Überschrift in den Sortiervorgang einbezogen.

5.6

In Tabellen rechnen

Sie können mit den in einer Word-Tabelle eingegebenen Zahlenwerten auch rechnen. Dazu müssen Sie die einzelnen Zellen ansprechen können. Wie auch bei Microsoft Excel wird der Zelle einer Word-Tabelle eine Spalten- und eine Zeilenadresse zugewiesen, die zu einer Zelladresse kombiniert werden. Für die Spaltenadressen werden Buchstaben, für die Zeilenadressen Zahlen verwendet. Die Zelle in der fünften Zeile der ersten Spalte trägt also beispielsweise die Zelladresse A5 – A für die erste Spalte, 5 für die fünfte Zeile. Diese Adressen müssen über die Tastatur eingegeben werden, ein Zeigen auf eine Zelle mit der Maus wie bei Excel ist nicht möglich.

Bild 5.22: Zelladressierung in Word-Tabellen

Achtung: Im Gegensatz zu Excel-Tabellen stellen die Zellbezeichnungen in Word-Tabellen absolute Adressen dar – im Unterschied zu relativen Adressen. Das bedeutet, dass Ihre Berechnungsergebnisse nicht mehr stimmen, wenn Sie vor oder über der Bezugszelle eine neue Spalte oder Zeile einfügen.

Um in einer Zelle eine Berechnung durchzuführen, setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle, die das Ergebnis enthalten soll, und wählen dann den Befehl FORMEL im Menü TABELLE. Daraufhin wird das Dialogfeld Formel angezeigt, in dem Word standardmäßig die Summenfunktion vorschlägt, mit der die Summe der Zellinhalte im Bereich oberhalb, unterhalb, rechts oder links der durch die Einfügemarke markierten Zelle berechnet wird. Korrigieren Sie die Formel nach Ihren Wünschen und bestätigen Sie dann mit OK.

236

Kapitel 5 – Tabellen

Bild 5.23: Geben Sie an, was berechnet werden soll œ Im Dropdown-Listenfeld Funktion einfügen finden Sie mehrere integrierte Funktio-

nen, mit denen Berechnungen durchgeführt werden können. Formeln mit Zelladressen können auch direkt im Feld Formel eingegeben werden. œ Über das Dropdown-Listenfeld Zahlenformat können Sie ein Format für die Darstel-

lung des Ergebnisses angeben. Zur Anzeige wird ein Code benutzt: 0-Stellen werden immer angezeigt, #-Stellen werden nur angezeigt, wenn für diese Stelle tatsächlich eine Zahl vorhanden ist.

Grafiken und andere Objekte

Microsoft Word bietet verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich Dokumente durch Einfügen grafischer Elemente und anderer Objekte anschaulicher und interessanter gestalten lassen. Die Befehle dazu sind im Menü EINFÜGEN angesiedelt.



  



Über die Befehle im Untermenü zum Befehl GRAFIK stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, Zeichnungen, Bilder und Grafiken zu erstellen oder zu importieren. Eigene Zeichnungen lassen sich in einem speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereich erstellen. Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste haben Sie Zugriff auf sämtliche Hilfsmittel, die Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von einfachen Zeichnungsobjekten – Linien, Rechtecke, Kreise etc. – und komplexeren AutoFormen – Blockpfeile, Legenden, Sterne und Banner etc. – sowie anderen grafischen Elementen benötigen. Über den Microsoft Clip Organizer können Sie auf eine Vielzahl von Clips zugreifen. Um eigene Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument zu verwenden, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien oder Grafiken direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren; die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung. Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Informationen und grafischen Elementen. Sie können damit Ideen und Fakten anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten. Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Objekte oder Dateien, die Sie mit anderen auf Ihrem Computer installierten Programmen erstellt haben, können Sie in Microsoft Word-Dokumente einfügen. Bei einer vollständigen Installation von Microsoft Office lassen sich beispielsweise ExcelTabellenblätter, -Diagramme und PowerPoint-Folien in Word-Dokumenten verwenden. Alle diese Objekte und Elemente können Sie nach dem Einfügen in das Dokument auf vielfältige Weise gestalten und formatieren.

238

6.1

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Zeichnungsbereich

Wenn Sie eine Zeichnung in ein Dokument einfügen wollen, können Sie das auf verschiedene Weise tun: Sie können zum einen über die Zeichnen-Symbolleiste die gewünschte Form auswählen und sie direkt im Dokument aufziehen, positionieren und formatieren. Das empfiehlt sich aber nur bei Grafiken, die lediglich aus einem Element – etwa einem Kreis oder einem Rechteck – bestehen. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das Sie aus mehreren Zeichnungsobjekten und Bildern zusammensetzen wollen –, empfiehlt es sich, diese Objekte innerhalb eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs zu erstellen. Der Vorteil dabei besteht darin, dass Sie alle in diesem Zeichnungsbereich abgelegten Elemente gemeinsam behandeln können; Sie können sie beispielsweise innerhalb des Dokuments verschieben oder kopieren, ohne dass sich das Zusammenstellung ändert.

6.1.1 Zeichnungsbereich definieren Einen Zeichnungsbereich definieren Sie, indem Sie NEUE ZEICHNUNG im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN wählen. Daraufhin wird der Zeichnungsbereich in Form eines rechteckigen Rahmens angezeigt. In diesem Bereich können Sie Zeichnungsobjekte erstellen oder vorhandene Grafiken einfügen. Der Rahmen wird nicht gedruckt und wird nur angezeigt, solange der Zeichnungsbereich aktiviert ist.

Bild 6.1: Ein Zeichnungsbereich mit der entsprechenden Symbolleiste

6.1

Zeichnungsbereich

239

œ Der Zeichnungsbereich kann wie ein normaler Absatz behandelt werden. Sie können

ihn zusammen mit den in ihm angesiedelten Objekten – die Sie natürlich auch einzeln bearbeiten können – als eine Einheit verschieben, ausschneiden, kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. œ Sie können den Zeichnungsbereich auch wie jeden anderen Absatz formatieren, bei-

spielsweise können Sie ihn mit einem auch beim Drucken sichtbaren Rahmen oder mit einer Hintergrundfarbe versehen. Sämtliche Optionen zum Formatieren eines Zeichnungsbereichs stehen Ihnen über das Dialogfeld Zeichnungsbereich formatieren zur Verfügung. Um dieses Dialogfeld aufzurufen, wählen Sie entweder den betreffenden Befehl im Kontextmenü zum Zeichnungsbereich oder Sie doppelklicken ganz einfach innerhalb des Zeichnungsbereichs. Die Optionen sind identisch mit den Optionen des Dialogfeldes zum Formatieren einer AutoForm (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

6.1.2 Größe ändern Die Größe des Zeichnungsbereichs können Sie über die Schaltflächen der Zeichnungsbereich-Symbolleiste oder durch Ziehen mit der Maus an den Eckpunkten verändern. Nachdem Sie Zeichnungsobjekte im Zeichnungsbereich eingefügt haben, können Sie ihn nur so weit verkleinern, dass diese Elemente gerade noch angezeigt werden.

6.1.3 Zeichnungsbereich-Symbolleiste Über den Befehl SYMBOLLEISTE FÜR ZEICHNUNGSBEREICH EINBLENDEN im Kontextmenü zum Zeichnungsbereich bringen Sie die betreffende Symbolleiste auf den Bildschirm.

Symbol

Beschreibung Zeichnung an Inhalt anpassen – Passt die Größe des Zeichnungsbereichs den eingefügten Objekten an. Die Schaltfläche kann erst aktiviert werden, nachdem Sie ein Objekt eingefügt haben. Zeichnung erweitern – Erweitert die Größe des Zeichnungsbereichs bei jedem Klick auf die Schaltfläche um einen Schritt.

240

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Symbol

Beschreibung Zeichnung skalieren – Schaltet die Anzeige der Ziehpunkte zum Skalieren des Zeichnungsbereichs ein oder aus. Wenn Sie im ausgeschalteten Zustand die Größe des Bereichs ändern, ändern Sie damit auch die Proportionen der Elemente darin. Textfluss – Öffnet ein Menü mit Befehlen, über die Sie den Textfluss um den Inhalt des Zeichnungsbereichs regeln können.

Tabelle 6.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Zeichnungsbereich-Symbolleiste

6.2

Zeichnungsobjekte

Über die Schaltflächen der Zeichnen-Symbolleiste, die Sie beispielsweise durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Standard-Symbolleiste anzeigen lassen können, haben Sie Zugriff auf die Hilfsmittel, die zum Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Zeichnungsobjekten, AutoFormen, Grafiken und Clips verfügbar sind.

Bild 6.2: Die Zeichnen-Symbolleiste œ Über einige Schaltflächen klappen Sie ein Menü oder eine Palette mit weiteren Optio-

nen zur Auswahl auf oder Sie rufen ein Dialogfeld auf, über das Sie die weiteren Einstellungen festlegen können. Beispielsweise können Sie über die Schaltfläche AutoFormen ein Menü mit einer Auswahl von verschiedenen Paletten von AutoFormen aufklappen oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen ein Menü öffnen, in dem vorwiegend Optionen zum Gruppieren und Anordnen von Objekten zu finden sind. œ Ein Klick auf andere Schaltflächen – beispielsweise die zum Erstellen eines Rechtecks

oder einer geraden Linie – aktiviert direkt die Funktion. Sie können dann anschließend das entsprechende Zeichnungsobjekt im Dokument oder im Zeichnungsbereich aufziehen. œ Im rechten Bereich der Symbolleiste finden Sie mehrere Schaltflächen, über die Sie

Paletten zur Auswahl einer anderen Füll-, Linien- oder Schriftfarbe aufklappen und

6.2

Zeichnungsobjekte

241

diverse Einstellungen für die Darstellung von Linien treffen sowie einen Schattenoder 3-D-Effekt für das markierte Objekt auswählen können.

Symbol

Beschreibung Zeichnen – Erlaubt die Wahl einer AutoForm und das Anordnen bereits erstellter Zeichnungsobjekte. Objekte markieren – Dient zum Auswählen bereits erstellter Zeichnungsobjekte. AutoFormen – Ermöglicht das Erstellen einer so genannten AutoForm, eines Standardzeichnungsobjekts. Linie – Zeichnet eine Linie. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart und Linienfarbe festlegen. Pfeil – Zeichnet einen Pfeil. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Pfeilart festlegen. Rechteck – Zeichnet ein Rechteck oder ein Quadrat. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen. Ellipse – Zeichnet eine Ellipse oder einen Kreis. Zusätzliche Parameter können Sie über die Schaltflächen Linienart, Strichart, Linienfarbe und Füllfarbe festlegen. Textfeld – Erstellt ein Feld, in dem Sie Text eingeben können. WordArt einfügen – Ermöglicht das Einfügen eines grafischen Textobjekts. Schematische Darstellung oder Organigramm einfügen – Erlaubt das Einfügen von Diagrammtypen verschiedenster Art. ClipArt einfügen – Öffnet den Aufgabenbereich ClipArt, über den Sie so genannte Clips in das Dokument einfügen können. Grafik einfügen – Öffnet das Dialogfeld Grafik einfügen, über das Sie eine als Datei vorhandene Grafik importieren können. Füllfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für die Innenfläche des markierten Objekts beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe. Linienfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für die Linie(n) des markierten Objekts beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe.

242

Symbol

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Beschreibung Schriftfarbe – Verwendet die angezeigte Farbe für den vorher markierten Text beziehungsweise öffnet die Palette zur Auswahl einer Standardfarbe. Linienart – Öffnet die Palette der verfügbaren Linienstärken. Strichart – Öffnet die Palette der verfügbaren Stricharten. Pfeilart – Öffnet die Palette der verfügbaren Pfeilarten. Schattenart – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Schattenarten. 3D-Art – Öffnet das Listenfeld der verfügbaren Möglichkeiten für die dreidimensionale Darstellung.

Tabelle 6.2: Die Werkzeuge der Zeichnen-Symbolleiste

6.2.1 Einfache Zeichnungsobjekte erstellen Über die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellipse und Pfeil können Sie einfache Zeichnungsobjekte erstellen. œ Zum Zeichnen einer Linie setzen Sie nach dem Klicken auf die entsprechende Schalt-

fläche den Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger zum anderen Ende. In der Grundeinstellung können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste können Sie den Winkel der Linie auf Schritte von jeweils 15° einschränken. Damit wird auch das Zeichnen von senkrechten oder waagerechten Linien vereinfacht. Wenn Sie gleichzeitig die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Linie aus ihrem Mittelpunkt heraus aufziehen. œ Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den Mauszeiger nach Klicken auf die Schalt-

fläche Rechteck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger auf die Position des diagonal gegenüberliegenden Eckpunktes. Damit können Sie Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste lässt sich bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden. Wenn Sie während des Zeichnens die (Strg)-Taste drücken, können Sie die Form von ihrem Mittelpunkt aus aufziehen.

6.2

Zeichnungsobjekte

243

œ Entsprechend funktioniert die Schaltfläche Ellipse. Durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste können Sie bewirken, dass ein Kreis gezeichnet wird.

œ Wenn Sie einen Pfeil zeichnen möchten, benutzen Sie die Schaltfläche Pfeil und zeich-

nen diesen in der Grundeinstellung vom Ende zur Spitze. In der Grundeinstellung zeichnen Sie einfache Formen mit einer durchgezogenen Linie in der Stärke von 0,75 Punkt. Die Stärke und Art der Linie können Sie anschließend über die Schaltflächen Linienart und Strichart in der Zeichnen-Symbolleiste ändern. Linien können nachträglich mit Pfeilspitzen versehen werden. Nach dem Erstellen beziehungsweise nach dem Markieren ist das Zeichnungsobjekt mit einer bestimmten Anzahl von Ziehpunkten versehen – hierzu weiter unten mehr.

6.2.2 AutoFormen aufziehen Neben einfachen Formen – wie Rechtecken, Ovalen und Linien – haben Sie die Auswahl zwischen vielen verschiedenen AutoFormen, die Sie in ein Dokument einfügen können. Dabei handelt es sich um etwas komplexere grafische Objekte – beispielsweise Pfeilsymbole, Sterne, Sprechblasen und Ähnliches. Sie finden diese Objekte in den Paletten zu den Einträgen im Menü zur Schaltfläche AutoFormen in der Zeichnen-Symbolleiste.

Bild 6.3: Die verfügbaren AutoFormen

244

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

1. Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche AutoFormen und wählen Sie dann eine Gruppe von AutoFormen – beispielsweise den Eintrag STANDARDFORMEN. Dadurch klappen Sie die Palette mit den in dieser Gruppe verfügbaren AutoFormen auf. 2. Klicken Sie in der Palette auf das Symbol der gewünschten Form und ziehen Sie dann die Form in der gewünschten Größe auf. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf einen Eckpunkt der geplanten Form, halten die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger auf die gegenüber gelegene Ecke. Wenn Sie stattdessen nur einfach auf eine Stelle im Dokument klicken, wird die Form in der Standardgröße erstellt – Sie können die Größe dann nachträglich anpassen. 3. Nachdem Sie das Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie die AutoForm mit der Maus an eine andere Position verschieben. Über die Größenziehpunkte können Sie die Größe der Form verändern – siehe hierzu gleich mehr.

Bild 6.4:

Auch die eingefügten AutoFormen werden in markiertem Zustand mit Ziehpunkten versehen

Tipp: Einige dieser AutoFormen haben zusätzlich die Eigenschaften von Textfeldern. Sie können also Text darin eingeben und bearbeiten. Sie erkennen diese AutoFormen an dem zusätzlichen gestrichelten Rahmen, der sie umgibt, solange sie markiert sind.

6.2.3 Position und Größe des Zeichnungsobjekts ändern Nachdem Sie ein Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie seine Position, seine Größe und auch seinen Drehwinkel direkt mit der Maus oder über ein Dialogfeld ändern. Bei einigen AutoFormen können Sie zusätzlich die Proportionen der Form variieren.

6.2

Zeichnungsobjekte

245

In allen Fällen müssen Sie das zu ändernde Objekt zuerst durch einen Klick darauf markieren.

Mit der Maus Zum Ändern eines Zeichnungsobjekts mit der Maus verwenden Sie die zugehörigen Ziehpunkte. œ Sie können die Position eines Zeichnungsobjekts im Dokument – beziehungsweise im

Zeichnungsbereich – verändern, indem Sie es mit der Maus an eine neue Stelle verschieben. Setzen Sie dafür den Mauszeiger auf das Element, sodass er sich in einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann das Zeichnungsobjekt an die gewünschte Position. œ Die Höhe und Breite eines markierten Objekts können Sie über die Größenziehpunkte

ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf einen der kleinen weißen Kreise und verschieben Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Benutzen Sie die Punkte an den Ecken, wenn Sie gleichzeitig Höhe und Breite ändern wollen. Diese können Sie auch diagonal verschieben. Die Punkte in der Mitte lassen nur waagerechtes oder senkrechtes Verschieben zu.

Bild 6.5: Position und Größe lassen sich auf einfache Weise mit der Maus ändern œ Komplexere Zeichnungsobjekte verfügen zusätzlich über einen grünen Punkt, über den

Sie den Drehwinkel des Objekts verändern können. Setzen Sie den Mauzeiger auf diesen Punkt und halten Sie die Maustaste gedrückt. Der Zeiger wechselt daraufhin sein Aussehen zu vier in einem kleinen Kreis angeordneten Pfeilen. Durch Verschieben dieses Symbols drehen Sie das Objekt in die entsprechende Richtung. Bei gleichzeitigem Drücken der Taste (Umschalt) ist nur noch ein Drehen in Schritten von 15° möglich.

246

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

œ Einige AutoFormen zeigen im markierten Zustand zusätzlich eine gelb eingefärbte

Raute. Diese dient dazu, die Proportionen der AutoForm zu ändern. Setzen Sie – wie üblich – den Mauszeiger auf dieses Symbol, sodass er sein Aussehen zu einer kleinen Pfeilspitze ändert. Durch Verschieben können Sie dann die Proportionen der Form ändern. Welche Änderungen sich ergeben, hängt auch von der konkret benutzten AutoForm ab.

Bild 6.6: Sie können auch Drehwinkel und Proportionen ändern

Tipp: Sie können jedes beliebige Zeichnungsobjekt (außer ein durch eine Freihandlinie erzeugtes Objekt) mit allen Formatierungsmerkmalen an gleicher Position durch eine andere AutoForm ersetzen. Markieren Sie dazu das vorhandene Zeichnungsobjekt und wählen Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste den Befehl AUTOFORM ÄNDERN im Menü zur Schaltfläche Zeichnen. Wählen Sie anschließend die Form aus, die Sie anstelle der vorhandenen verwenden wollen.

Über Dialogfeld Außerdem können Sie zum Einstellen von Größe und Drehwinkel des markierten Objekts die betreffende Registerkarte im Dialogfeld zum Befehl AUTOFORM im Menü FORMAT verwenden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Objekte mit denselben Maßen abbilden möchten oder exakte Werte angeben wollen. Stellen Sie in den Feldern Höhe und Breite die Maße (in cm) des markierten Objekts ein. Über das Feld Drehung können Sie einen Winkel definieren, um den das markierte Objekt gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung lässt sich die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern. Ist Seitenverhältnis sperren aktiviert, bleibt das Verhältnis von Höhe zu Breite konstant.

6.2

Zeichnungsobjekte

247

Bild 6.7: Größe und Winkel lassen sich über das Dialogfeld exakt einstellen

6.2.4 Farben, Linien, Schatten und 3-D-Effekte zuweisen Jedes von Ihnen erstellte Zeichnungsobjekt können Sie nachträglich noch verändern. Dabei lassen sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestimmen und Schatten mit unterschiedlichen Einfallswinkeln oder 3-D-Effekte zuweisen. œ Sie können Farben eines Objekts – getrennt für Linien, Flächen und den gegebenen-

falls darin vorhandenen Text – ändern. Markieren Sie dazu das Zeichnungsobjekt, klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die betreffende Schaltfläche und wählen Sie anschließend in der angezeigten Palette die gewünschte Einstellung aus. In der Palette klicken Sie entweder auf ein Farbfeld oder öffnen über die Befehle unten in der Palette das Dialogfeld zur Auswahl einer anderen Farbe, eines Fülleffekts oder eines Musters. œ Weiterhin können Sie über die Schaltfläche Strichart eine geeignete Linie aus einer

Liste mit unterschiedlichen unterbrochenen Linien auswählen. Die Linienstärke stellen Sie über die Palette zur entsprechenden Schaltfläche ein.

248

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Bild 6.8: Linienfarbe, -stärke und -art können eingestellt werden œ Die Schaltfläche im Bereich Pfeile zum Aufklappen der Palette mit verschiedenen

Pfeiloptionen ist nur dann aktivierbar, wenn Sie als Zeichnungsobjekt eine Linie oder einen Pfeil markiert haben. Wählen Sie dort unter verschiedenen Pfeilarten die gewünschte aus. œ Bei 3-D-Effekten können Sie Tiefe, Farbe und Drehung, den Winkel und die Richtung

des Lichteinfalls sowie die Oberflächenstruktur eines Objekts ändern. Um einen solchen Effekt zuzuweisen, markieren Sie das gewünschte Zeichnungsobjekt. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche 3D-Art und anschließend auf 3D-EINSTELLUNGEN. Hiermit rufen Sie eine Symbolleiste auf, über deren Schaltflächen Sie unter anderem ein 3-D-Objekt in verschiedene Richtungen kippen sowie Tiefe, Lichteinfall, Oberflächenstruktur und Farbe eines Effekts verändern können. œ Klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Schattenart, um die

Palette mit den verschiedenen Schattenwürfen anzuzeigen. Wählen Sie hier einen Schattenwurf aus. Die Option KEIN SCHATTEN entfernt einen bereits zugewiesenen Schatten. Mit SCHATTENEINSTELLUNGEN öffnen Sie eine Symbolleiste, über deren Schaltflächen Sie die Ausrichtung sowie die Farbe des Schattenwurfs ändern können. Tipp: Einem Objekt lässt sich entweder ein Schatten oder ein 3-D-Effekt zuweisen, eine gleichzeitige Zuweisung beider Effekte ist jedoch nicht möglich.

6.2

Zeichnungsobjekte

249

Bild 6.9: Pfeilart, Schattenart und 3-D-Effekt können festgelegt werden

Linien und Flächen können Sie hinsichtlich Farbe und Art auch über das Dialogfeld AutoForm formatieren ändern. Dazu markieren Sie zuerst das Zeichnungsobjekt. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und anschließend auf AUTOFORM FORMATIEREN oder wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl AUTOFORMAT. Wechseln Sie gegebenenfalls zur Registerkarte Farben und Linien und legen Sie über die verschiedenen Dropdown-Listenfelder die gewünschten Einstellungen fest

Bild 6.10: Farben und Linien können auch über ein Dialogfeld eingestellt werden

250

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

6.2.5 Anordnen und Gruppieren Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeichnen in der Zeichnen-Symbolleiste öffnen Sie ein Untermenü, in dem sich vorwiegend Optionen zum Anordnen und Gruppieren von Zeichnungsobjekten befinden. œ Objekte werden in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen, übereinander auf der

Arbeitsfläche abgelegt. Daraus ergeben sich unter Umständen unerwünschte Effekte; beispielsweise kann in einer AutoForm eingegebener Text durch eine andere AutoForm verdeckt werden. Wenn Sie ein Objekt in einem solchen Stapel auf eine andere Ebene setzen wollen, markieren Sie es zuerst. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und rufen Sie im Dropdown-Menü den Befehl REIHENFOLGE auf. Über die Befehle im daraufhin angezeigten Untermenü können Sie bei sich überlappenden Objekten das jeweils markierte in den Vorder- oder in den Hintergrund schieben. Bei mehr als zwei Objekten können Sie das markierte Objekt auch ebenenweise nach vorne beziehungsweise nach hinten verschieben.

Bild 6.11: Das Menü zur Schaltfläche Zeichnen beinhaltet die Befehle zum Anordnen und Gruppieren von Objekten

6.2

Zeichnungsobjekte

251

Bild 6.12: Die Reihenfolge der Objekte können Sie ändern œ Sie können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen und diese Objekt-

gruppe anschließend als zusammenhängendes, einzelnes Objekt bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusammenhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle nebeneinander liegenden Objekte, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen wollen, indem Sie mit der Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte ziehen. Nicht benachbarte Objekte können Sie gemeinsam markieren, indem Sie die (Strg)Taste gedrückt halten und die Objekte nacheinander anklicken. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zeichnen und wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG, um die markierten Objekte zu einer Objektgruppe zusammenzufassen. Die Objekte, die zu einer Objektgruppe zusammengefasst wurden, sind mit einem gemeinsamen Markierungsrahmen versehen, der auch einen gemeinsamen Satz von Ziehpunkten aufweist. Sie können nun die Größe und Position der Gruppe gemeinsam ändern. Jede Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich auf die gesamte Gruppe aus. Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder auflösen wollen – um beispielsweise ein einzelnes Objekt darin zu bearbeiten –, verwenden Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Der Befehl GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN setzt die ursprüngliche Gruppierung einer aufgelösten Gruppe bei markierten Objekten wieder instand. œ Über den Befehl DREHEN ODER KIPPEN können Sie Objekte in einem festgelegten Winkel

horizontal, vertikal, nach links oder nach rechts kippen oder in einem bestimmten Winkel drehen.

252

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Bild 6.13: Mehrere Objekte können zu einer Gruppe zusammengefasst werden œ Über den Befehl AUSRICHTEN ODER VERTEILEN können Sie festlegen, wie mehrere mar-

kierte Objekte aneinander ausgerichtet werden sollen.

6.3

Grafikdateien

Über die Befehle im Untermenü zum Befehl GRAFIK im Menü EINFÜGEN oder die entsprechenden Schaltflächen in der Zeichnen-Symbolleiste können Sie auch fertige Grafiken, Bilder oder andere grafische Elemente und Objekte in ein Dokument einfügen.

6.3.1 ClipArt Über den Befehl CLIPART können Sie unter anderem vorgefertigte Grafiken in ein Dokument einsetzen. Der Microsoft Clip Organizer enthält viele so genannte Clips – Grafiken, Fotos, Filme, Sounds etc. –, die Sie als Objekte einem Dokument hinzufügen können.

ClipArt einfügen Um eine ClipArt-Grafik aus dem Clip Organizer einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie entweder im Menü EINFÜGEN auf den Befehl GRAFIK und dann im Untermenü auf CLIPART oder Sie klicken auf die Schaltfläche ClipArt einfügen in der Zeichnen-Symbolleiste. Daraufhin wird der Aufgabenbereich ClipArt angezeigt, der Ihnen die Suche nach einem geeigneten Clip ermöglicht.

6.3

Grafikdateien

253

œ Geben Sie im Feld Suchen nach einen oder mehrere Begriffe ein, die den Inhalt der

gesuchten Grafik beschreiben. Sie können hier auch mehrere Stichwörter eingeben, um eine Vorauswahl unter den Clips durchzuführen. Wo gesucht werden soll, legen Sie über Suchen in fest. Im Dropdown-Listenfeld Ergebnisse können Sie angeben, nach welcher Art von Clip gesucht werden soll – beispielsweise ClipArt, Filme oder Fotos. œ Sie starten die Suche durch einen Klick auf OK. Die gefundenen Clips werden

anschließend im Listenfeld im Aufgabenbereich angezeigt. Über die Schaltfläche mit dem Pfeil neben einer markierten Abbildung aktivieren Sie ein Menü mit den Befehlen zum Einfügen, Anzeigen und Verwalten des Clips. Nach dem Einfügen ist das Objekt mit Ziehpunkten versehen. Um den Clip zu drehen, setzen Sie den Mauszeiger auf den grünen Punkt und verschieben ihn bei gedrückter Maustaste. Über die Ziehpunkte können Sie die Größe des Clips ändern. Wenn Sie zusätzlich die (Strg)-Taste gedrückt halten, können Sie das Verhältnis von Länge zu Breite konstant halten.

Bild 6.14: Im Clip Organizer nach einem Clip suchen und von dort einfügen

254

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Clip Organizer Im unteren Bereich des Aufgabenbereichs ClipArt finden Sie Links, über die Sie Clips im Clip Organizer verwalten können. œ Über ClipArt auf Office Online öffnen Sie die Webseite ClipArt und Medien auf Micro-

soft Office Online im Webbrowser. Hier finden Sie eine Vielzahl von Clips, die Sie in den Clip Organizer übertragen können. œ Nach Klicken auf Organisieren von Clips wird der Microsoft Clip Organizer geöffnet.

Hierin sind die standardmäßig zur Verfügung stehenden Clips im Ordner Office-Sammlungen in verschiedenen Unterordnern abgelegt. In den Office-Sammlungen selbst können Sie keine Änderungen vornehmen. Sie haben aber die Möglichkeit, eigene ClipSammlungen anzulegen, indem Sie sie im Ordner Meine Sammlung hinzufügen. Achtung: Beim Öffnen des Organizers werden Sie gefragt, ob die auf Ihrem Rechner vorhandenen Mediendateien katalogisiert werden sollen. Wenn Sie mit Jetzt bestätigen, werden alle auf Ihrem Computer vorhandenen Grafikdateien in Sammlungsordnern im Clip Organizer notiert. Ignorieren Sie am besten zunächst dieses Dialogfeld, um ein langwieriges Löschen von Verknüpfungen zu Dateien aus dem Organizer zu vermeiden. Diesen Vorgang können Sie auch – falls wirklich notwendig – zu einem späteren Zeitpunkt durchführen.

6.3.2 Bilddateien Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien hinzufügen oder Grafiken direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren.

Aus Datei Über den Befehl AUS DATEI im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN können Sie eine auf einem Datenträger gespeicherte Grafikdatei in das Dokument einfügen. Alternativ zum Menübefehl können Sie auch auf die Schaltfläche Grafik einfügen in der ZeichnenSymbolleiste klicken. Auch dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Grafik einfügen. Hier ist automatisch im Feld Dateityp das Format Alle Grafiken eingestellt, um die Auswahl auf die Anzeige von Grafikdateien einzuschränken. Markieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen.

6.3

Grafikdateien

255

Die sonstige Vorgehensweise in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen (siehe Kapitel 2). Damit Sie sehen können, welche Grafik Sie einfügen, sollten Sie darauf achten, dass im Menü zur Schaltfläche Ansichten in diesem Dialogfeld eine Option gewählt ist, die eine Vorschau der Grafik anzeigt – beispielsweise Miniaturansichten. Die Schaltfläche Einfügen bietet zusätzliche Optionen, über die Sie regeln können, wie die Bilddatei in das Dokument eingefügt werden soll.

Bild 6.15: Die Optionen zum Einfügen

Verknüpfen und Einfügen unterscheiden sich im Ort, an dem die Daten gespeichert werden, und der Art der Aktualisierung nach dem Einfügen in die Zieldatei: œ Bei einem verknüpften Objekt werden die Informationen aktualisiert, wenn Sie die

Quelldatei bearbeiten. Ein verknüpftes Objekt bleibt in der Quelldatei – in diesem Fall also in der Grafikdatei selbst – gespeichert. Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quelldatei und zeigt eine Darstellung des verknüpften Objekts an. œ Eingefügte Objekte werden nach dem Einfügen zum Bestandteil der Zieldatei und sind

nach dem Einfügen nicht mehr Bestandteil der Quelldatei. Bei eingebetteten Objekten ändert sich das Objekt in der Zieldatei nicht, wenn Sie die Quelldatei bearbeiten. Doppelklicken Sie auf das eingebettete Objekt, um es im Quellprogramm zu öffnen. Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern und sie über die Grafik-Symbolleiste bearbeiten (siehe hierzu 1 Abschnitt 6.7). Tipp: Wenn Sie ein Bild von einer Foto-CD einfügen, haben Sie zusätzliche Möglichkeiten beim Importieren. Sie können entweder mit der Standardauflösung (768 x 512 Pixel) arbeiten oder eine spezifische Auflösung wählen. Denken Sie dabei daran, dass die höchste Auflösung eines Bildes mehrere Megabyte an Speicherplatz benötigt.

1

Ein Beispiel für die Positionierung von Bildern mithilfe von Textfeldern finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Bilder.

256

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Von Scanner oder Kamera In Microsoft Word können Sie eine Grafik direkt vom Scanner oder von einer Digitalkamera importieren – die entsprechende Hardware-Ausstattung ist natürlich Voraussetzung. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle, an der die zu importierende Grafik eingefügt werden soll, und wählen Sie dann den Befehl VON SCANNER ODER KAMERA im Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN. Wählen Sie anschließend die gewünschte Quelle aus. Die weitere Vorgehensweise wird dann von der Gerätesoftware bestimmt, die je nach Hersteller unterschiedlich ist.

6.4

Schematische Darstellungen

Organisations- und Konzeptdiagramme erlauben eine Integration von Informationen und grafischen Elementen. Sie können damit Ideen und Fakten anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten. Folgende Diagrammtypen stehen dafür in Microsoft Word zur Verfügung: Organigramm, Zyklusdiagramm, Zieldiagramm, Radialdiagramm, Venn-Diagramm und Pyramidendiagramm. Wählen Sie zum Einfügen eines solchen Diagramms den Befehl SCHEMATISCHE DARSTELLUNG im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Zeichnen-Symbolleiste. Wählen Sie dann im Dialogfeld Diagrammsammlung den gewünschten Diagrammtyp aus.

Bild 6.16: Die Diagrammsammlung stellt sechs Diagrammtypen zur Verfügung

6.4

Schematische Darstellungen

257

Nach dem Bestätigen wird das Diagramm in das Dokument eingefügt. Beim Erstellen oder Ändern wird das Diagramm mit einem nicht druckbaren Rahmen versehen, dessen Ziehpunkte Sie zum Ändern der Größe des Gesamtobjekts verwenden können. Sie können Farben und Text hinzufügen, die Linienstärke und -art verändern sowie Füllbereiche, Strukturen und Hintergründe hinzufügen. Über den umgebenden Rahmen können Sie das gesamte Objekt verschieben sowie Höhe und Breite des Objekts ändern. Um Text hinzuzufügen, klicken Sie in die entsprechende Form und geben dann den Text ein. Zu Linien oder Verbindungen kann kein Text hinzugefügt werden. Klicken Sie außerhalb des Diagramms, wenn Sie den Bearbeitungsvorgang beendet haben. Um Elemente oder Segmente hinzuzufügen oder zu verschieben, verwenden Sie die Symbolleiste, die mit dem Diagramm angezeigt wird. Die Optionen in der Symbolleiste unterscheiden sich je nach gewähltem Diagrammtyp.

Bild 6.17: Die betreffende Diagramm-Symbolleiste erlaubt ein weiteres Bearbeiten des Diagramms

Symbol und Optionen

Beschreibung Form einfügen – Erlaubt das Einfügen einer weiteren Form: Fügt entweder die neue Form unterhalb der ausgewählten Form ein und verbindet sie mit ihr. Oder fügt die neue Form neben der ausgewählten Form ein und verbindet sie mit derselben Form. Layout – Ermöglicht die Wahl eines Layouts für das markierte Element. Sie können damit die Struktur des Organigramms ändern.

258

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Symbol und Optionen

Beschreibung Markieren – Ermöglicht das gemeinsame Markieren mehrerer Formen. Anschließend können Sie beispielsweise der Gruppe eine andere Farbe zuweisen.

Autoformat – Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie ein Format für die schematische Darstellung auswählen können. Textfluss – Öffnet eine Liste mit Alternativen, über die Sie den Textfluss um die schematische Darstellung regeln können. Tabelle 6.3: Die Funktionen der Schaltflächen in der Organigramm-Symbolleiste

6.5

WordArt

Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den 2 Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden.

6.5.1 WordArt-Objekt erstellen Um ein WordArt-Objekt einem Dokument hinzuzufügen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der das Objekt angezeigt werden soll. Klicken Sie dann in der Zeichnen-Symbolleiste auf die Schaltfläche WordArt einfügen. Dadurch wird das Dialogfeld WordArt-Katalog mit vorgefertigten Designs angezeigt. Klicken Sie auf ein Feld, um das entsprechende Design für den Schriftzug auszuwählen, und bestätigen Sie dann Ihre Wahl. Anschließend wird das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten geöffnet, in dem Sie im Feld Text den Beispieltext durch eigenen Text ersetzen 2

Ein Beispiel für den Einsatz von WordArt-Objekten finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner WordArt.

6.5

WordArt

259

müssen. Bei längeren Texten können Sie – wie in einem normalen Textfeld – mit der Tastenkombination (Strg)+(Eingabe) einen Zeilenumbruch durchführen oder mit (Eingabe) ein Absatzende einfügen. Über die Dropdown-Listenfelder Schriftart und Schriftgrad lassen sich die gewünschten Schrifteinstellungen festlegen. Weitere Schaltflächen ermöglichen es, die Schrift fett oder kursiv zu setzen.

Bild 6.18: WordArt-Design auswählen

Bild 6.19: WordArt-Text eingeben

260

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Nach der Eingabe und der Grundformatierung Ihres Textes bestätigen Sie mit OK. Daraufhin wird der Text in dem Design, das Sie zuvor im Dialogfeld WordArt-Katalog ausgewählt haben, im Dokument angezeigt. Der Schriftzug weist einen Markierungsrahmen mit acht Ziehpunkten auf, über die Sie mit der Maus Veränderungen bezüglich Größe, Form und Positionierung vornehmen können. Die Methoden dafür sind dieselben wie oben für andere grafische Objekte beschrieben.

Bild 6.20: Das Erscheinungsbild kann geändert werden

6.5.2 WordArt-Objekt formatieren Gleichzeitig mit dem Einfügen des WordArt-Schriftzugs wird die WordArt-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie sämtliche WordArt-typischen Formatierungsmöglichkeiten ansprechen können.

Symbol

Beschreibung WordArt einfügen – Öffnet das Dialogfeld WordArt-Katalog zum Erstellen eines neuen Schriftzugs. Text bearbeiten – Ruft das Dialogfeld WordArt-Text bearbeiten zum Ändern des Textes auf. WordArt-Katalog – Erlaubt es, im Dialogfeld WordArt-Katalog ein neues Design für den Schriftzug auszuwählen. Objekt formatieren – Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie Farben, Linien, Größe und Position des WordArt-Objekts ändern können.

6.6

Symbol

Andere Objekte

261

Beschreibung WordArt-Form – Klappt die Palette zur Auswahl einer neuen WordArt-Form auf. Textfluss – Erlaubt das Einstellen des Textflusses um das WordArt-Objekt. WordArt-Buchstaben mit gleicher Höhe – Stellt Klein- und Großbuchstaben des Schriftzugs mit gleicher Höhe dar. WordArt als vertikaler Text – Stellt den Text des WordArt-Objekts vertikal dar. WordArt-Ausrichtung – Klappt ein Menü mit verschiedenen Ausrichtungsmöglichkeiten auf. WordArt-Zeichenabstand – Zeigt ein Menü mit den Optionen zum Einstellen der Zeichenabstände an.

Tabelle 6.4: Die Funktionen der Schaltflächen in der WordArt-Symbolleiste

Sollte die WordArt-Symbolleiste nicht angezeigt sein, rufen Sie sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das WordArt-Objekt klicken und im Kontextmenü den Eintrag WORDART-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN wählen. Tipp: Um ein eingefügtes Objekt zu entfernen, markieren Sie es und wählen dann ALLES im Untermenü zu LÖSCHEN im Menü BEARBEITEN oder drücken einfach die Taste (Entf).

6.6

Andere Objekte

Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten Programmen können Sie in diesen Programmen erstellte Objekte oder Dateien in Microsoft Word-Dokumente einfügen. Bei einer vollständigen Installation von Microsoft Office lassen sich beispielsweise ExcelArbeitsblätter oder -Diagramme, Publisher-Publikationen oder PowerPoint-Folien in Word-Dokumente einfügen. Bei allen Standardinstallationen von Microsoft Windows können Sie außerdem Video- und Sounddateien integrieren.

262

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Bild 6.21: Sie können einzufügende Objekte neu erstellen oder aus vorhandenen Dateien öffnen

6.6.1 Objekt neu erstellen Über die Registerkarte Neu erstellen können Sie ein Objekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme im Dokument erstellen und anschließend mit Inhalten füllen. Wählen Sie dazu im Listenfeld den einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier angezeigt werden, hängt von den auf dem System installierten Anwendungen ab. Um das Objekt nur als Symbol im Dokument anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Symbol. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert haben, steht Ihnen ein Großteil der Menübefehle des jeweiligen Programms zur Verfügung. Sie können die Größe und die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte verändern.

6.6.2 Objekt aus Datei erstellen Über die Registerkarte Aus Datei erstellen können Sie auf eine vorhandene Datei zurückgreifen. Geben Sie dann im Feld Dateiname den Namen der Datei zusammen mit dem

6.6

Andere Objekte

263

entsprechenden Pfad ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldokument Änderungen vorgenommen werden, werden diese auch in das Dokument übertragen, in dem sich das verknüpfte Objekt befindet. Wählen Sie gegebenenfalls die Option Als Symbol, um das Objekt lediglich als Symbol im Dokument anzuzeigen.

6.6.3 Excel-Tabelle einfügen Zu den wahrscheinlich am häufigsten in ein Word-Dokument eingefügten Objekten 3 zählen Excel-Kalkulationstabellen und die dazugehörigen Diagramme.

Leere Excel-Tabelle Der einfachste Weg, eine Excel-Tabelle in einem Word-Dokument zu erstellen, besteht über die Schaltfläche Microsoft Excel-Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie in der dann eingeblendeten Palette die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen wählen. Es lassen sich damit allerdings nur Tabellen mit maximal fünf Spalten und vier Zeilen erzeugen. Größere Tabellen können Sie anschließend daraus durch Einfügen von weiteren Zeilen und Spalten erzeugen. Tipp: Alternativ können Sie eine Excel-Tabelle auch über die Option Microsoft Excel-Arbeitsblatt auf der Registerkarte Neu erstellen im Dialogfeld zum Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN erstellen.

Bild 6.22: Excel-Tabellen können direkt über die Symbolleiste erstellt werden

3

Ein Beispiel für die Verwendung von Excel-Tabellen und -Diagrammen finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Excel-Tabellen.

264

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Nach dem Festlegen der Größe der Tabelle wird eine leere Tabelle erstellt und die Oberfläche von Microsoft Word mit der von Excel überlagert. Die Tabelle müssen Sie dann mit den gewünschten Daten füllen. Jede Eingabe wird in einer anderen Zelle der Tabelle vorgenommen. Markieren Sie also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die betreffende Zelle anzuklicken. Die gerade markierte Zelle erkennen Sie an dem Rahmen um die Zelle. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während des Eingebens entweder in der Bearbeitungsleiste unterhalb der Symbolleiste(n) oder in der gerade aktiven Zelle angezeigt. Jede Eingabe müssen Sie durch Bestätigen abschließen. Dazu können Sie entweder die Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste oder die Tastatur verwenden.

Bild 6.23: Geben Sie in die Tabelle die Daten ein

Taste(n)

Beschreibung

(Eingabe)

Bestätigen und die Zelle darunter markieren.

(Tab)

Bestätigen und die Zelle rechts daneben markieren.

(Umschalt)+(Tab)

Bestätigen und die Zelle links daneben markieren.

(Æ) (æ) (¼) (½) Bestätigen und die Zelle in der Richtung der verwendeten Pfeiltaste

markieren. Tabelle 6.5: Verschiedene Möglichkeiten zum Bestätigen von Eingaben

Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der Excel-Oberfläche entfernt, das heißt, es wird zur Word-Oberfläche zurückgekehrt, und die Tabelle wird im Dokument in einem Rahmen angezeigt. Wollen Sie zum Bearbeiten der Daten in der Tabelle zurückkehren, müssen Sie auf die Tabelle doppelklicken. Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren.

6.6

Andere Objekte

265

œ Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor

stehenden Zeichen durch Drücken der (Rück)-Taste löschen. œ Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden

Daten zuerst wieder aktivieren. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie abschließend. Statt in der Bearbeitungsleiste können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle, führen die Korrektur durch und bestätigen abschließend.

Vorhandene Excel-Datei Um die Daten einer vorhandenen Excel-Datei in einem Word-Dokument anzuzeigen, verwenden Sie die Registerkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld zum Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen und den Pfad der zu verwendenden Excel-Datei ein oder wählen Sie die Angaben über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Nach dem Bestätigen wird der Inhalt des aktuellen Tabellenblatts in der Arbeitsmappe im Dokument angezeigt. Um ein anderes Blatt zu wählen oder Daten zu ändern, müssen Sie auf die Anzeige doppelklicken und dann die Änderungen vornehmen. Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der Excel-Oberfläche entfernt und es wird wieder die Word-Oberfläche mit der im Dokument eingefügten Tabelle angezeigt.

6.6.4 Excel-Diagramm einfügen Um ein Diagramm auf der Basis von Daten in einer Excel-Tabelle einzufügen, wählen Sie die Option Microsoft Excel-Diagramm auf der Registerkarte Neu erstellen im Dialogfeld zum Befehl OBJEKT im Menü EINFÜGEN. Nach dem Bestätigen wird zunächst ein Platzhalter mit Beispieldaten im Dokument angezeigt. Um Ihre eigenen Daten einzugeben, doppelklicken Sie auf den Platzhalter. Daraufhin wird die Word-Oberfläche mit der von Microsoft Excel überlagert und es wird eine Arbeitsmappe angezeigt, die aus einem Tabellenblatt und einem Diagrammblatt besteht. Durch einen Klick auf die Registerlaschen am unteren Rand können Sie zwischen diesen beiden Elementen wechseln. Die Daten in der Beispieltabelle müssen Sie dann Ihren Erfordernissen entsprechend ändern.

266

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Bild 6.24: Ein Excel-Diagramm beruht auf den Daten einer Tabelle

Tipp: Wahrscheinlich ist die Methode, zum Erstellen des gewünschten Diagramms die Daten der Beispieltabelle zu ändern, mit mehr Aufwand verbunden, als wenn Sie selbst ein Diagramm auf der Basis eigener Daten in einer Excel-Arbeitsmappe erstellen und diese dann als Objekt einfügen würden. Dazu benötigen Sie allerdings zumindest Grundkenntnisse in Microsoft Excel.

6.7

Grafiken und Objekte formatieren

Für Grafiken und Objekte, die über das Untermenü zu GRAFIK im Menü EINFÜGEN in das Dokument integriert wurden, steht eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Zur Anzeige dieser Optionen markieren Sie zunächst die Grafik beziehungsweise das Objekt und wählen ganz unten im Menü FORMAT den entsprechenden Objektbefehl oder Sie doppelklicken einfach auf das Element. Das dann angezeigte Dialogfeld formatieren verfügt über sechs Registerkarten. Wichtig sind hier vor allem die Einstellungen, die das Objekt selbst und das Layout betreffen. Tipp: Der im Menü FORMAT angezeigte Befehl wechselt seine Bezeichnung in Abhängigkeit vom aktuell markierten Objekt.

6.7

Grafiken und Objekte formatieren

267

6.7.1 Farben und Linien Auf der Registerkarte Farben und Linien können Füllfarben, Linienfarben, Linienart und Linienstärke für eine Umrandung des Objekts festgelegt werden. Bei Zeichnungsobjekten mit Pfeilen kann darüber hinaus die Gestaltung des Pfeils bearbeitet werden.

Bild 6.25: Füllfarben und Liniendesign lassen sich einstellen

6.7.2 Größe Für Feineinstellungen der Größe einer Grafik können Sie die entsprechende Registerkarte im Dialogfeld formatieren verwenden. Stellen Sie hier die gewünschte Höhe und Breite ein. Durch geeignete Wahl der Maße können Sie die Grafik auch verzerren. Über das Feld Drehung können Sie einen Winkel definieren, um den das markierte Objekt im Uhrzeigersinn gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung können Sie die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern. Ein Aktivieren der Option Seitenverhältnis sperren bewirkt, dass das Verhältnis von Höhe zu Breite konstant bleibt. Das ist besonders bei Fotos erwünscht. Die ursprünglichen Maße werden im unteren Bereich der Registerkarte

268

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

angezeigt. Ein Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen verwirft Ihre Änderungen und stellt die Originalmaße wieder her.

Bild 6.26: Ändern Sie Größe und Drehwinkel des Objekts

Tipp: Größe und Position von eingefügten Objekten können Sie auch direkt mit der Maus einstellen (siehe hierzu Abschnitt 6.2).

6.7.3 Layout Die Registerkarte Layout ermöglicht es, den Umbruch des Textes um das eingefügte Objekt zu regeln. œ Legen Sie durch Aktivieren einer der unter Umbruchart aufgeführten Optionen den

Textfluss fest.

6.7

Grafiken und Objekte formatieren

269

Bild 6.27: Für den Umbruch stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung

Symbol

Beschreibung Standardmäßig ist Mit Text in Zeile aktiviert. Die Grafik wird an der aktuellen Position eingefügt, kann aber durch Eingabe zusätzlicher Zeichen – beispielsweise Leerzeichen verschoben werden. Wenn der Zeilenabstand automatisch eingestellt ist, ändert er sich entsprechend der Höhe der Grafik. Rechteck bewirkt, dass der Text die Grafik in rechteckiger Form umfließt. Die genaue Position der Grafik kann durch die Einstellungen unter Horizontal und Vertikal im Dialogfeld Erweitertes Layout (siehe unten) eingestellt werden. Mit Passend wird der Fließtext so weit wie möglich an die Form des Grafikinhalts angepasst. Bei Bedarf können Sie über die Schaltfläche Rahmenpunkte bearbeiten in der Grafik-Symbolleiste die Passform verändern. Mit Hinter den Text wird die Grafik hinter den Fließtext gelegt. Damit die Schrift im Vordergrund gelesen werden kann, empfiehlt es sich, auf der Registerkarte Bild des Dialogfeldes die Option für Farbe auf Ausgeblichen zu stellen.

270

Symbol

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Beschreibung Mit Vor den Text wird die Grafik vor den Fließtext gelegt und verdeckt diesen.

Tabelle 6.6: Die Alternativen zum Textfluss œ Die Optionen unter Horizontale Ausrichtung können nur angesprochen werden, wenn

eine andere Umbruchart als Mit Text in Zeile gewählt wurde. Sie können damit das Objekt grob positionieren. Für eine genauere Einstellung der Position müssen Sie sich der Optionen im Dialogfeld Erweitertes Layout bedienen (siehe folgenden Abschnitt).

Erweitertes Layout Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere auf der Registerkarte Layout wird das Dialogfeld Erweitertes Layout angezeigt. Auf der Registerkarte Textfluss finden Sie hier unter Umbruchart zwei zusätzliche Optionen: Transparent und Oben und unten. Die Optionen darunter sind – je nach gewählter Umbruchart – nur zum Teil verfügbar. Über Textfluss legen Sie fest, wo der Zeilenumbruch des Fließtextes stattfinden soll. Ganz unten auf der Registerkarte können Sie den Abstand zwischen eingefügtem Objekt und Text festlegen. Die Registerkarte Bildposition ermöglicht ein genaues Positionieren der Grafik. œ Zum Festlegen der horizontalen Position bestehen drei Möglichkeiten: Sie können

entweder mit Absolute Position eine genaue Lage bezüglich des Seitenrands, der Seite, der Spalte oder des Zeichens angeben. Bei Buchlayout können Sie zwischen Innen und Außen bezogen auf den Seitenrand oder die Seite wählen – beispielsweise am linken Seitenrand bei ungeraden und am rechten bei geraden Seitenzahlen. Ausrichtung ermöglicht die Wahl zwischen Links, Zentriert und Rechts bezogen auf Seitenrand, Seite, Spalte oder Zeichen. œ Das Festlegen der horizontalen Position funktioniert ähnlich, allerdings haben Sie hier

nur zwei Möglichkeiten der Gestaltung: Sie können entweder wieder die Absolute Position bezogen auf Seitenrand, Seite, Absatz oder Linie festlegen oder die Ausrichtung mit Oben, Zentriert, Unten, Innen oder Außen bestimmen. Die zusätzlichen Optionen im unteren Bereich der Registerkarte sind interessant im Zusammenhang mit dem Bearbeiten des Fließtextes:

6.7

Grafiken und Objekte formatieren

271

œ Wenn Sie die Option Objekt mit Text verschieben aktivieren, wird die Grafik immer

zusammen mit dem Absatz verschoben, zu dem sie gehört, wenn Sie beispielsweise im Bereich davor zusätzlichen Text einfügen oder Text löschen. œ Durch Verschieben der Grafik mit der Maus können Sie den zu ihr gehörenden Absatz

wechseln. Ist aber das Kontrollkästchen Verankern eingeschaltet, bleibt sie stets mit demselben Absatz verbunden. œ Durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens können Sie ein Überlappen

von Objekten mit derselben Umbruchart ermöglichen.

6.7.4 Bild Für eingefügte Grafiken steht die Registerkarte Bild zur Verfügung. Sie können darüber die Grafik zuschneiden sowie die Bildsteuerung hinsichtlich Farbton, Helligkeit und Kontrast vornehmen. Zurücksetzen entfernt Ihre Einstellungen auf dieser Registerkarte und benutzt wieder den Standard. Ein Klick auf die Schaltfläche Komprimieren öffnet ein weiteres Dialogfeld, über das Sie Optionen zum Komprimieren von Bilddateien festlegen können.

Bild 6.28: Über das Dialogfeld können Sie den Beschnitt sowie die Bildsteuerung vornehmen

272

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Zuschneiden Durch Eingabe von positiven Zahlen in den Feldern unter Zuschneiden können Sie Bereiche der Grafik an den entsprechenden Seiten zuschneiden – also Teile des Bildes an den Rändern entfernen –, um den Bildmittelpunkt zu ändern oder hervorzuheben. Die Grafikdatei selbst wird davon nicht betroffen. Negative Zahlen erzeugen einen entsprechenden zusätzlichen leeren Bereich um die Kanten der Grafik. Tipp: Sie können eine Grafik aber auch direkt mithilfe der Maus zuschneiden. Klicken Sie dazu zunächst auf die Schaltfläche Zuschneiden in der Grafik-Symbolleiste. Der Mauszeiger erhält daraufhin zusätzlich ein Beschnittsymbol. Zeigen Sie mit diesem Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Ziehpunkt. Zum Zuschneiden einer bestimmten Seite verwenden Sie den Ziehpunkt an der betreffenden Seite. Mit dem Ziehpunkt in einer Ecke können Sie zwei benachbarte Seiten gleichzeitig zuschneiden.

Bild 6.29: Grafiken können zugeschnitten werden

Bildsteuerung Die Optionen unter Bildsteuerung ermöglichen ein Anpassen von Farbton, Helligkeit und Kontrast. Im Dropdown-Listenfeld Farbe haben Sie die Wahl zwischen den Originalfarben der Grafik (Option Automatisch), der Darstellung in Graustufen, der Darstellung in

6.7

Grafiken und Objekte formatieren

273

reinem Schwarzweiß und einer ausgeblichenen Darstellung. Über die Schieberegler darunter können Sie Helligkeit und Kontrast beeinflussen. Tipp: Ein blasses Bild, das Sie durch Wahl der Option Ausgeblichen im Dropdown-Listenfeld Farbe erzeugen können, kann beispielsweise als Hintergrund für ein Dokument – sozusagen als Briefpapier – eingesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie auf der Registerkarte Layout im Dialogfeld Grafik formatieren die Umbruchart auf Hinter den Text einstellen und die Grafik auf Seitengröße vergrößern.

6.7.5 Grafik-Symbolleiste Nutzen Sie die Schaltflächen der automatisch eingeblendeten Grafik-Symbolleiste, um die Grafik oder den Clip zu bearbeiten.

Bild 6.30: Die Grafik-Symbolleiste

Sie können über diese Symbolleiste Farbe, Helligkeit und Kontrast variieren, die Grafik zuschneiden und drehen. Eine zusammenfassende Darstellung dieser Optionen bietet auch das Dialogfeld Grafik formatieren (siehe oben). Ein Klick auf die Schaltfläche Grafik zurücksetzen versetzt die Grafik in den Ausgangszustand. Symbol

Beschreibung Grafik einfügen – Ermöglicht das Auswählen einer Grafikdatei im Dialogfeld Grafik einfügen. Farbe – Erlaubt das Ändern der Farbintensität und das Wechseln zur Schwarzweiß- oder Graustufendarstellung. Mehr Kontrast – Verstärkt den Kontrast: helle Bereiche werden heller, dunkle dunkler. Weniger Kontrast – Verringert den Kontrast: helle Bereiche werden dunkler, dunkle heller.

274

Symbol

Kapitel 6 – Grafiken und andere Objekte

Beschreibung Mehr Helligkeit – Erhöht die Helligkeit. Weniger Helligkeit – Verringert die Helligkeit. Zuschneiden – Ermöglicht ein Beschneiden der Grafik. Damit werden Klammersymbole um die Grafik gesetzt, die Sie zum Zuschneiden verschieben müssen. Linksdrehung 90 Grad – Dreht die Grafik in die entsprechende Richtung. Linienart – Versieht das Objekt mit einem Rahmen in der gewählten Linienstärke. Bilder komprimieren – Öffnet ein Dialogfeld, über das Sie eine Bildauflösung einstellen und Bildern mit hoher Farbdichte eine JPEG-Komprimierung zuweisen können. Textfluss – Ermöglicht die Wahl des Textflusses um die Grafik. Grafik formatieren – Öffnet des gleichnamige Dialogfeld (siehe oben). Transparente Farbe bestimmen – Ermöglicht die Wahl einer transparenten Farbe, durch die der Hintergrund durchscheint. Grafik zurücksetzen – Versetzt die Grafik in den ursprünglichen Zustand.

Tabelle 6.7: Die Funktionen der Schaltflächen in der Grafik-Symbolleiste

Drucken und Versenden

Um die Inhalte Ihrer Dokumente anderen Personen zugänglich zu machen, stehen Ihnen in Microsoft Word mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:





  

Sie können das Dokument auf einem lokalen oder einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät verschicken. Die Techniken dazu sind fast identisch. Durch eine vorherige Kontrolle von Layout und Seitenumbruch am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Mit Word ist es ein Leichtes, verschiedene Seriendokumente – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – zu produzieren. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine Datenbank aus einer Microsoft Office-Anwendung oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Briefe und Serienbriefe können Sie auch gleich in Serie erstellen und ausdrucken lassen. Wenn Sie über einen Zugang zum Internet verfügen, können Sie ein Word-Dokument auch per E-Mail versenden. Hierbei können Sie entweder den Inhalt der Datei als Nachrichtentext oder das Dokument selbst als Dateianlage senden. Mit dem unter dem Begriff Onlinezusammenarbeit zu findenden Funktionen können Sie auf einfache Art und Weise über eine Intranet- oder Internetverbindung gemeinsam mit anderen Personen ein Dokument im Rahmen einer Onlinebesprechung diskutieren. Des Weiteren können Sie Ihre Dokumentinhalte beispielsweise auch als Webseite veröffentlichen oder auf Microsoft Windows SharePoint Services-Websites freigeben – detaillierte Informationen zu diesen Themen finden Sie in den Kapiteln 9 und im Anhang A auf der CD.

7.1

Drucken und Faxen

Trotz der technischen Möglichkeiten, die uns elektronische Netzwerke zur Verfügung stellen, kann auf den Ausdruck von Dokumenten auf Papier nicht verzichtet werden. Je nach Konfiguration Ihres Systems können Sie ein Dokument auf einem lokalen oder

276

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

einem Netzwerkdrucker ausdrucken oder über ein Faxmodem an ein Faxgerät senden. Vor dem Ausdrucken auf Papier – und das gilt auch beim Versenden über ein Faxgerät – sollten Sie Layout und Seitenumbruch des Dokuments am Bildschirm mithilfe der Seitenansicht kontrollieren. Erst wenn hier das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht, führen Sie den Ausdruck durch.

7.1.1 Seitenansicht Durch die Überprüfung am Bildschirm stellen Sie sicher, dass der Ausdruck wie von Ihnen beabsichtigt ausfällt. Wählen Sie dazu den Befehl SEITENANSICHT im Menü DATEI oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste. Im Fenster für die Seitenansicht wird standardmäßig eine ganzseitige Druckansicht der aktuellen Seite des Dokuments angezeigt.

Bild 7.1: In der Seitenansicht können Sie das Dokument kontrollieren

7.1

Drucken und Faxen

277

Über die Bildlaufleiste können Sie durch mehrseitige Dokumente blättern. Ebenso können Sie die Pfeiltasten oder die (Bild-auf)-/(Bild-ab)-Tasten verwenden, um zeilen-, zeichen- oder seitenweise durch das Dokument zu scrollen. Die Genauigkeit der Anzeige im Seitenansichtfenster hängt unter anderem auch von den verfügbaren Schriftarten, der Druckerauflösung und den verfügbaren Farben ab, die durch den gewählten Drucker vorgegeben sind. Zusätzlich wird die Seitenansicht-Symbolleiste eingeblendet, über die Sie die Anzeige steuern können. Symbol

Beschreibung Drucken – Startet den Ausdruck mit den für das Dokument festgelegten Einstellungen. Lupe – Ist diese Schaltfläche aktiviert, hat der Mauszeiger die Form einer Lupe, solange er sich im inneren Bereich des Seitenansichtfensters befindet. Ein erster Klick auf die Seite vergrößert die Anzeige, ein weiterer Klick verkleinert sie wieder. Eine Seite – Zeigt jeweils eine Seite des Dokuments in der Seitenansicht an. Mehrere Seiten – Öffnet eine Palette, über die Sie festlegen können, wie viele Seiten gleichzeitig in der Seitenansicht angezeigt werden sollen. Zoom – Öffnet ein Dropdown-Listenfeld, über das Sie den Vergrößerungsmaßstab der Ansicht einstellen können, oder Sie geben die gewünschte Zoomeinstellung direkt im Feld ein. Der gewählte Maßstab wird angezeigt. Lineal – Aktiviert oder deaktiviert sowohl das vertikale als auch das horizontale Lineal. Über Letzteres lassen sich Einzüge und Tabstopps ändern. Größe anpassen – Hiermit wird versucht, die Länge des Dokuments zu reduzieren. Dabei werden Zeichenformate verkleinert und unnötige Leerzeilen entfernt. Gehen Sie vorsichtig mit dieser Funktion um. Ganzer Bildschirm – Schaltet zur bildschirmfüllenden Darstellung um beziehungsweise zur Seitenansicht zurück. Schließen – Beendet die Seitenansicht.

Tabelle 7.1: Die Schaltflächen zum Steuern der Seitenansicht

278

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

7.1.2 Drucken Zum Ausdrucken wählen Sie DRUCKEN im Menü DATEI und legen dann die erforderlichen Parameter im Dialogfeld Drucken fest. Tipp: Über die Schaltfläche Drucken in der Standard-Symbolleiste wird das aktuelle Dokument mit den im Dialogfeld Drucken derzeit festgelegten Einstellungen gedruckt, ohne dass das Dialogfeld vorher angezeigt wird. Es empfiehlt sich also, den Druckvorgang zumindest einmal über den Menübefehl anzusprechen, wenn Sie von den in Windows festgelegten Einstellungen für den Drucker abweichen wollen. Änderungen in den Druckereinstellungen für das aktuelle Dokument werden mit dem Dokument gespeichert.

Bild 7.2: Im Dialogfeld Drucken legen Sie die Einstellungen für den Druckauftrag fest œ Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Dropdown-Listenfeld

Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.

7.1

Drucken und Faxen

279

œ Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstel-

len, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab. Viele dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach. œ Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie das betref-

fende Kontrollkästchen. Mit dieser Datei können Sie dann beispielsweise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus durchführen, auf dem Microsoft Word nicht installiert ist. œ Durch Aktivieren der Option Manuell duplex können Sie ein doppelseitiges Bedrucken

des Papiers auch bei Druckern durchführen, die nicht für den Duplexdruck eingerichtet sind. Nachdem ein Seitensatz bedruckt worden ist, werden Sie aufgefordert, das Papier nochmals anders herum einzulegen. œ Legen Sie unter Seitenbereich fest, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option

Alles, um das komplette Dokument zu drucken. Aktuelle Seite druckt nur die Seite, auf der sich die Einfügemarke gerade befindet. Haben Sie vorher einen Bereich markiert, können Sie nach Aktivieren von Markierung eben diesen ausdrucken lassen. Sie können auch im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7; 9; 10-12. œ Geben Sie im Bereich Exemplare die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudru-

ckenden Kopien an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird. Beachten Sie dabei aber, dass der gesamte Druckvorgang eventuell etwas länger dauern kann, da jede einzelne Dokumentseite erneut in den Drucker geladen werden muss. In manchen Fällen kann es sinnvoller sein, die Seiten von Hand zu sortieren. œ Über das Dropdown-Listenfeld Drucken lässt sich angeben, welche Elemente des

Dokuments gedruckt werden sollen. Sollen beispielsweise nur die Eigenschaften des Dokuments ausgegeben werden, wählen Sie Dokumenteigenschaften. œ Im Dropdown-Listenfeld Druckauswahl können Sie wählen, ob das gesamte Doku-

ment oder nur die geraden beziehungsweise nur die ungeraden Seiten gedruckt wer-

280

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

den sollen. Dies wäre beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Seiten manuell doppelseitig bedrucken möchten. œ Der Bereich Zoom ermöglicht es, mehr als eine Seite pro Blatt zu drucken. Über Seiten

pro Blatt können Sie bis zu 16 Seiten auf einem Blatt Papier drucken. Mit der Option Papierformat skalieren legen Sie fest, auf welchem Papierformat gedruckt wird. Bei Wahl einer anderen Einstellung als Keine Skalierung wird die Größe der Schrift und der grafischen Elemente entsprechend angepasst. Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlange in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über das Druckerfenster von Windows steuern. Tipp: Für den Ausdruck lassen sich eine Reihe weiterer Einstellungen vornehmen, die Sie über die Registerkarte Drucken im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festlegen (siehe Kapitel 11). Auf diese Optionen können Sie auch nach einem Klick auf die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Drucken zugreifen.

7.2

Seriendokumente

Mit Microsoft Word können Sie ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine Datenbank aus einer Microsoft Office-Anwendung oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt. Die Befehle zum Anfertigen von Seriendokumenten finden Sie im Untermenü zu BRIEFE im Menü EXTRAS. Über die Befehle dieses Untermenüs können Sie später auch weitere Aufgaben mit derselben Datenquelle ausführen – beispielsweise das Bedrucken von Umschlägen nach dem Erstellen der Serienbriefe. UND SENDUNGEN

Zum Erstellen eines Seriendokuments stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie die einzelnen Schritte – sozusagen manuell – direkt über Schaltflächen in der Seriendruck-Symbolleiste durchführen. Zum anderen können Sie auch über den

7.2

Seriendokumente

281

Seriendruck-Assistenten beziehungsweise den Aufgabenbereich Seriendruck eine gewisse Unterstützung anfordern. Beide Verfahrensweisen werden im Folgenden beschrieben.

Bild 7.3: Die Befehle zum Erstellen von Seriendokumenten

7.2.1 Die Seriendruck-Symbolleiste Zum Einblenden der Seriendruck-Symbolleiste wählen Sie den betreffenden Befehl im Untermenü zu BRIEFE UND SENDUNGEN. Über die Schaltflächen in dieser Symbolleiste können Sie die gewünschten Felder erstellen und den Seriendruck steuern.

Bild 7.4: Die Seriendruck-Symbolleiste

Symbol Beschreibung Hauptdokument-Setup – Erlaubt das Festlegen des gewünschten Seriendokumenttyps. Datenquelle öffnen – Öffnet die Datenquelle für den Seriendruck.

282

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Symbol Beschreibung Seriendruckempfänger – Zeigt die Liste zum Sortieren oder Filtern der Seriendruckempfänger an. Adressblock einfügen – Erlaubt das Auswählen der Adresselemente. Grußzeile einfügen – Erlaubt das Auswählen einer Anrede. Seriendruckfelder einfügen – Öffnet das Dialogfeld zum Auswählen der gewünschten Seriendruckfelder. Seriendruck-Vorschau – Zeigt die Inhalte der Datenbank im Serienbrief an. Seriendruckfelder hervorheben – Markiert die Seriendruckfelder. Übereinstimmende Felder festlegen – Ermöglicht das Abgleichen der Feldnamen in der Datenquelle mit den von Word verwendeten. Erster Datensatz – Zeigt den ersten Datensatz an. Vorheriger Datensatz – Zeigt den vorherigen Datensatz an. Gehe zu Datensatz – Zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes. Nächster Datensatz – Zeigt den nächsten Datensatz an. Letzter Datensatz – Zeigt den letzten Datensatz an. Eintrag suchen – Erlaubt die Suche nach einem bestimmten Datensatz. Fehlerprüfung – Festlegen, wie beim Erstellen des Seriendokuments im Fehlerfall vorgegangen werden soll. Seriendruck in neues Dokument – Startet den Seriendruck des Dokuments. Seriendruck an Drucker – Sendet das Seriendokument an den Drucker. Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben – Gibt das Seriendruckergebnis als E-MailNachricht aus. Tabelle 7.2: Die Funktionen der Schaltflächen in der Seriendruck-Symbolleiste

Im weiteren Vorgehen müssen Sie zunächst den Typ des Dokuments festlegen, dann die zu verwendende Datenquelle auswählen, den gewünschten Text verfassen und die Seriendruckfelder einfügen. Das Ergebnis sollten Sie zuerst noch einmal am Bildschirm kontrollieren; dann können Sie den Ausdruck vornehmen.

7.2

Seriendokumente

283

Typ des Dokuments festlegen Um den Typ des gewünschten Seriendruckdokuments – Briefe, Umschläge, Etiketten usw. – festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptdokument-Setup in der Seriendruck-Symbolleiste. Wählen Sie dann im Dialogfeld den Typ aus. Für einen Serienbrief wählen Sie hier die Option Briefe. Über die Befehle dieses Dialogfeldes können Sie später auch weitere Aufgaben mit derselben Datenquelle – beispielsweise das Bedrucken von Umschlägen nach dem Erstellen der Briefe – erledigen.

Bild 7.5: Legen Sie den Typ des Seriendokuments fest

Datenquelle auswählen Eine Datenquelle ist eine Datei mit Daten, die in jeder Kopie eines Seriendokuments unterschiedlich sind. Sie können sich eine Datenquelle als Tabelle vorstellen. Jede Spalte der Datenquelle entspricht einer Informationskategorie oder einem Datenfeld, beispielsweise Vorname, Nachname, Adresse und Postleitzahl. Der Name jedes Datenfeldes ist in der ersten Tabellenzeile aufgeführt und wird als Steuersatz bezeichnet. Jede nachfolgende Zeile enthält einen Datensatz, der über einen vollständigen Satz zusammengehöriger Informationen verfügt. Bei der Verwendung der Seriendruckfunktion werden die Daten der einzelnen Empfänger in die Felder in Ihrem Hauptdokument eingefügt. œ Die Datenquelle legen Sie über die entsprechende Schaltfläche in der Seriendruck-

Symbolleiste fest. Wählen Sie im betreffenden Dialogfeld die gewünschte Quelle aus. Hier werden später alle von Ihnen festgelegten Datenbankverbindungsdateien angezeigt, die die Informationen darüber beinhalten, auf welche Datenquelle in welcher Form zugegriffen werden soll.

284

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Bild 7.6: Legen Sie den Datenquellentyp fest œ Anfangs finden Sie hier aber nur zwei Einträge mit deren Hilfe Sie eine solche Daten-

bankverbindungsdatei erzeugen können. Nach Wahl von +Neue Datenquelle erstellen wird der Datenbankverbindungs-Assistent gestartet, über den Sie zunächst den Typ der Datenquelle festlegen müssen. Wenn Sie eine Access-Datenbank oder eine ExcelTabelle als Datenquelle verwenden wollen, wählen Sie die Option Weitere/erweiterte. Sie öffnen damit das Dialogfeld Datenverknüpfungseigenschaften, in dem Sie auf vier Registerkarten die Verbindung zur Datenquelle weiter spezifizieren müssen. œ Für die Verbindung zu einer Microsoft Access oder Excel-Datenbank wählen Sie auf

der Registerkarte Provider am besten die Option Microsoft Jet 4.0 OLE DB-Provider. Sie könnten auch eine andere Option benutzen – die detaillierte Beschreibung der einzelnen Optionen würde aber über den Umfang dieses Buches hinausgehen. Klicken Sie anschließend auf Weiter oder aktivieren Sie die Registerkarte Verbindung. œ Dort können Sie im entsprechenden Feld den Pfad und Dateinamen der Quelldatei

eingeben. Es empfiehlt sich, auf die daneben stehende Schaltfläche mit den drei Punkten zu klicken und hierüber den Speicherort anzugeben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Verbindung testen können Sie nach dem Festlegen der zu verwendenden Datenbank prüfen, ob die Verbindung hierzu aufgenommen werden kann.

7.2

Seriendokumente

285

Bild 7.7: Über die Datenverknüpfungseigenschaften legen Sie die Verbindung fest œ Nach dem Bestätigen über OK kehren Sie zum Datenbankverbindungs-Assistenten

zurück. Wenn die gewählte Datei mehr als eine möglich Datenquelle enthält, müssen Sie angeben, welche verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen ist die Datenbankverbindungsdatei bereit zum Speichern. Legen Sie hier den Namen fest, unter dem die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen angezeigt werden soll.

286

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Bild 7.8: Die Datenbankverbindungsdatei stellt die Verbindung zur Datenquelle her

Tipp: Wenn Sie später ein anderes Seriendokument mit derselben Datenquelle verknüpfen möchten, reicht es aus, die entsprechende Datenbankverbindungsdatei im Dialogfeld Datenquelle auswählen anzugeben.

Seriendruckfelder einfügen Nachdem die Verbindung zur Datenbank hergestellt ist, können Sie die Felder aus der Datenquelle mittels der Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen in der Seriendruck-Symbolleiste in das Dokument einbauen. Legen Sie im gleichnamigen Dialogfeld zunächst unter Einfügen fest, welche Art von Feldern angezeigt werden soll. Markieren Sie das Feld, das verwendet werden soll, und bestätigen Sie dann mit Einfügen. Sie können nacheinander mehrere Felder einfügen, markieren Sie aber vorher jeweils die dafür gewünschte Stelle im Dokument. Vergessen Sie nicht, aufeinander folgende Platzhalter – wie in einem normalen Text – durch Leerzeichen zu trennen, da sie sonst ohne Zwischenraum gedruckt werden.

7.2

Seriendokumente

287

Bild 7.9: Wählen Sie die einzufügenden Felder im Dialogfeld aus

Grußzeile einfügen Über die entsprechende Schaltfläche in der Seriendruck-Symbolleiste können Sie die zu verwendende Anrede im Dialogfeld Grußzeile definieren.

Bild 7.10: Im Dialogfeld Grußzeile geben Sie die Form der Anrede an

Über die drei Dropdown-Listenfelder unter Format für Grußzeile lässt sich die Anrede, die Form des Namens und das abschließende Satzzeichen bestimmen. Im Dropdown-Listenfeld Grußzeile für ungültige Empfängernamen legen Sie den Text für die Fälle fest, in denen

288

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

beispielsweise nur der Firmenname in der Datenbank angegeben ist. Über die Schaltfläche Felder wählen lassen Sie das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen anzeigen, in dem Sie einzelne Komponenten für Adressfelder auswählen können. Nach dem Bestätigen wird die Grußzeile an der aktuellen Cursorposition in das Dokument eingefügt.

Ergebnis und Kontrolle Nach dem Einfügen der Felder werden diese im Dokument angezeigt. Wenn nicht bereits erfolgt, sollten Sie nun noch den Standardtext, der in allen Briefen gleich ist, in das Dokument einfügen.

Bild 7.11: In den Serienbrief eingefügte Felder

Zur Kontrolle können Sie die Seitenansicht für den Seriendruck verwenden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau in der Seriendruck-Symbolleiste. Die eingegebenen Feldnamen werden daraufhin durch die entsprechenden Informationen aus der Datenquelle ersetzt.

Bild 7.12: Die Datenbankinhalte werden zur Kontrolle angezeigt

7.2

Seriendokumente

289

Fünf Schaltflächen in der Seriendruck-Symbolleiste erlauben das Navigieren zwischen den angezeigten Datensätzen.

Symbol

Bewirkt einen Sprung zum ersten Datensatz. zum vorherigen Datensatz. zum Datensatz der angegebenen Nummer. zum nächsten Datensatz. zum letzten Datensatz.

Tabelle 7.3: Die Schaltflächen zum Wechseln zwischen den Datensätzen

Über die Schaltfläche Eintrag suchen in der Seriendruck-Symbolleiste rufen Sie ein Dialogfeld auf, mit dessen Hilfe Sie nach bestimmten Datensätzen suchen lassen können.

Bild 7.13: Sie können nach einem Eintrag suchen lassen

Falsche Zuordnung der Felder Microsoft Word ermittelt selbstständig, welche Felder aus der Datenquelle den einzelnen im Programm benutzten Standardfeldnamen zugeordnet werden sollen. Sollten bei der Anzeige der Feldinhalte im Seriendokument falsche Angaben – beispielsweise die Angabe eines Landes statt eines Ortsnamens oder Ähnliches – auftreten, können Sie das in den meisten Fällen über das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen korrigieren, das Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Seriendruck-Symbolleiste öffnen.

290

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Bild 7.14: Felder aus der Datenquelle können zugeordnet werden

Die Bezeichnungen auf der linken Seite kennzeichnen die von Microsoft Word verwendeten Feldnamen. Über die rechts daneben stehenden Dropdown-Listenfelder können Sie diesen die von der Datenquelle verwendeten Feldbezeichnungen zuordnen.

Empfänger filtern Wenn Sie bestimmte Empfänger aus der verwendeten Datenquelle aus dem Seriendruck ausschließen möchten, können Sie das über das Dialogfeld Seriendruckempfänger erreichen, das Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Seriendruck-Symbolleiste anzeigen lassen. Hierin werden alle Datensätze aus der Datenquelle aufgelistet und sind standardmäßig für den Seriendruck aktiviert. Um für einen Empfänger kein Dokument zu drucken, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen in der linken Spalte des Dialogfeldes. Mittels Suchen können Sie nach bestimmten Informationen in einzelnen Feldern suchen lassen. Bearbeiten erlaubt das Ändern der Daten eines vorher markierten Empfängers. Über Alle markieren aktivieren Sie alle Empfänger, über Alle löschen deaktivieren Sie sie.

7.2

Seriendokumente

291

Bild 7.15: Die Empfänger können gefiltert werden

Fehlerbehandlung Fehler im Seriendruck haben meist die Vergeudung größerer Mengen von Papier oder aber die Notwendigkeit zum Nachdrucken einzelner Exemplare zur Folge. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Fehlerprüfung in der Seriendruck-Symbolleiste können Sie zumindest einen Teil der möglichen Fehlerquellen vom Programm auffangen lassen. Legen Sie im Dialogfeld Fehlerbehandlung fest, welche Art von Prüfung durchgeführt werden soll.

Bild 7.16: Sie sollten das Seriendokument auf Fehler prüfen

292

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Ausgabe Die Ausgabe der Seriendruckergebnisse können Sie auf verschiedene Weisen vornehmen: œ Entweder senden Sie das Ergebnis direkt an den Drucker. Klicken Sie dazu auf die

Schaltfläche Seriendruck an Drucker in der Seriendruck-Symbolleiste. œ Oder Sie erstellen über die Schaltfläche Seriendruck in neues Dokument zunächst ein

mit Serienbrief benanntes Word-Dokument, in dem alle Exemplare des Seriendrucks enthalten sind. Diese Dokumente können Sie dann nochmals prüfen – und dabei beispielsweise nicht gewünschte Exemplare entfernen – und anschließend wie ein normales Word-Dokument ausdrucken. In beiden Fällen können Sie nach dem Klick auf die entsprechende Schaltfläche entscheiden, ob Sie den Seriendruck für alle Datensätze, nur für den aktuellen oder für eine bestimmte Anzahl aufeinander folgender Datensätze durchführen möchten.

Bild 7.17: Legen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare fest

Durch Klicken auf die Schaltfläche Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben können Sie die Ergebnisse als einzelne E-Mail-Nachrichten versenden. Der Unterschied zu einer E-Mail an mehrere Empfänger besteht darin, dass Sie über die Seriendruckfunktionen die Nachricht speziell auf die einzelnen Empfänger abstimmen können. Sie müssen dann festlegen, welches Datenfeld als Adresse verwendet werden soll, und zusätzlich den Inhalt der Betreffzeile angeben. Auch hier können Sie bestimmen, welche Datensätze gesendet werden sollen. Mittels der Schaltfläche Seriendruckergebnis in Fax ausgeben können Sie – die entsprechende Hardware-Ausstattung vorausgesetzt – das Seriendokument über das Faxmodem versenden. Sie müssen hierfür das als Faxnummer zu verwendende Feld angeben und können wiederum festlegen, welche Datensätze gesendet werden sollen.

7.2

Seriendokumente

293

Bild 7.18: Der Seriendruck kann auch als E-Mail vorgenommen werden

7.2.2 Der Aufgabenbereich Seriendruck Dieselben Aufgaben können Sie über den Seriendruck-Assistenten durchführen. Wählen Sie hierzu BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS und dann im Untermenü den Befehl SERIENBRIEFERSTELLUNG. Daraufhin wird der Aufgabenbereich Seriendruck angezeigt, in dem Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess des Seriendrucks geleitet werden. Wechseln Sie nach Abschluss der Arbeit an einem Schritt über den Link Weiter ganz unten im Aufgabenbereich zum nächsten Schritt. In diesem Aufgabenbereich können Sie das eigentliche Druckdokument und die zu verwendende Datenquelle definieren oder abändern und die Daten von Druckdokument und Datenquelle zusammenführen. 1. Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie tun wollen. Sie können Briefe, E-Mail-Nachrichten, Etiketten, Umschläge oder ein Verzeichnis erstellen. 2. Im nächsten Schritt können Sie entweder das aktuelle Dokument verwenden, ein neues Dokument erstellen oder ein vorhandenes Dokument öffnen. 3. Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenbank als Quelle für die Daten verwendet werden soll. Mit Vorhandene Liste verwenden können Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine vorhandene Datenliste bestimmen. Mit Neue Liste eingeben erstellen Sie anschließend »manuell« die betreffende Empfängerliste. Sie können aber natürlich auch die in Ihrer Outlook-Kontaktliste gespeicherten Daten verwenden.

294

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

4. Anschließend können Sie im vierten Schritt den Brief schreiben. Die Links Adressblock, Grußzeile, Elektronisches Porto und Weitere Elemente erlauben das Einfügen der entsprechenden Elemente in das Dokument. 5. Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze im Dokument angezeigt. Mithilfe der Navigationsschaltflächen mit den doppelten Pfeilspitzen können Sie zwischen den Datensätzen wechseln. Empfänger suchen erlaubt es, den Brief für einen bestimmten Empfänger anzeigen zu lassen. Über die Schaltfläche Empfänger ausschließen können Sie verhindern, dass später ein Brief für den aktuell angezeigten Empfänger ausgedruckt wird. Mit Empfängerliste bearbeiten können Sie die gewünschten Empfänger im Dialogfeld Seriendruckempfänger auswählen. 6. Im letzten Schritt können Sie entweder das Ergebnis Drucken oder Individuelle Briefe bearbeiten.

7.3

Briefumschläge und Etiketten

Die entsprechenden Druckerfähigkeiten vorausgesetzt, können Sie mit Microsoft Word auch Etiketten und Briefumschläge für Ihre Korrespondenz bedrucken.

7.3.1 Für einzelne Briefe Das Bedrucken von Briefumschlägen und Etiketten für einzelne Briefe funktioniert relativ einfach. Markieren Sie – wenn vorhanden – im Dokument den Bereich, in dem der Name und die Anschrift des Empfängers angegeben ist, oder positionieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Dokument und wählen Sie dann den Befehl UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN im Untermenü zu BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie durch Wahl der entsprechenden Registerkarte angeben, ob Sie einen Umschlag oder ein Etikett bedrucken wollen. Der vorher markierte Bereich ist bereits als Adresse angezeigt und kann hier – wenn notwendig – geändert werden. Hatten Sie keinen Bereich markiert, können Sie die Daten auch direkt im Listenfeld eingeben.

7.3

Briefumschläge und Etiketten

295

Bild 7.19: Die Adressinformationen können hier auch noch bearbeitet werden œ Über die Schaltfläche Drucken bewirken Sie den direkten Ausdruck des Briefum-

schlags oder Etiketts. Der Ausdruck wird mit den Standardformaten vorgenommen, die unten rechts im Dialogfeld angegeben sind. œ Zum Dokument hinzufügen auf der Registerkarte Umschläge fügt einen neuen Ab-

schnitt im aktuellen Dokument ein, in dem die Daten zum Bedrucken des Umschlags abgelegt werden. œ Neues Dokument auf der Registerkarte Etiketten erstellt ein separates Word-Doku-

ment, in dem die Daten für den Etikettendruck angegeben sind.

Optionen für Briefumschläge œ Über die Schaltfläche Optionen auf der Registerkarte Umschläge öffnen Sie ein Dia-

logfeld, in dem Sie das Umschlagformat und die Form des Einzugs festlegen können.

296

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

Bild 7.20: Format, Schriftart und Zufuhr können Sie festlegen

Optionen für Etiketten Über die Schaltfläche Optionen auf der Registerkarte Etiketten öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie das Format der Etiketten festlegen können. œ In diesem Dialogfeld sollten Sie zunächst im oberen Bereich den zu verwendenden

Druckertyp wählen, da sich daraus unterschiedliche Optionen ergeben. Anschließend werden die marktgängigen Etiketten für den Typ angezeigt. œ Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Etikettenmarke den Hersteller beziehungsweise

die Marke der Etiketten aus. Unter Bestellnummer wählen Sie dann den Typ der verwendeten Etiketten aus.

7.3

Briefumschläge und Etiketten

297

Bild 7.21: Wählen Sie das Etikettenformat aus

Eigenes Format definieren Wenn Sie unter diesen Einträgen nicht das Format der gewünschten Etiketten finden, können Sie es über die Schaltfläche Neues Etikett selbst einstellen. Geben Sie dem Format einen Namen und legen Sie die Maße fest. Im oberen Bereich des Dialogfeldes wird die Bedeutung der einzelnen Felder erklärt.

7.3.2 Für Serienbriefe Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Serienbriefe ausdrucken lassen. In der Praxis werden Sie meist Briefe und Umschläge oder Etiketten mit derselben Datenbasis drucken wollen. Es empfiehlt sich deshalb, zunächst den Serienbrief zu erstellen (siehe Abschnitt 7.2) und dann entweder über das Dialogfeld zur Schaltfläche Hauptdokument-Setup in der Seriendruck-Symbolleiste oder über den ersten Schritt im Aufgabenbereich Seriendruck den betreffenden Dokumenttyp auszuwählen.

Umschläge mithilfe der Symbolleiste Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Umschlagdokument geöffnet haben, müssen Sie es zuerst anlegen. Nach dem Wählen von Umschläge und dem Bestätigen wird das Dia-

298

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

logfeld Umschlagoptionen geöffnet, in dem Sie das Umschlagformat und die Form des Einzugs festlegen (siehe oben). Anschließend wird ein neues, leeres Dokument mit dem gewählten Umschlagformat erstellt, in dem bereits Platzhalter für die Eingabe von Empfänger und Absender markiert sind. Fügen Sie hier die gewünschten Felder ein.

Umschläge mithilfe des Aufgabenbereichs Seriendruck Über den Seriendruck-Assistenten beziehungsweise den Aufgabenbereich Seriendruck gehen Sie ähnlich wie beim oben beschriebenen Erstellen eines Serienbriefes vor. 1. Öffnen Sie zunächst den Aufgabenbereich Seriendruck beispielsweise über SERIENBRIEFERSTELLUNG im Untermenü zu BRIEFE UND SENDUNGEN im Menü EXTRAS. 2. Legen Sie dann im ersten Schritt Umschläge als Seriendokument fest. 3. Anschließend müssen Sie das zu verwendende Dokument angeben. Schritt 2 erlaubt außerdem über Optionen für Umschläge das Festlegen des Umschlagformats und die Form des Einzugs über das Dialogfeld Umschlagoptionen. 4. Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenquelle verwendet werden soll. 5. Die verbleibenden Schritte entsprechen dem Vorgehen beim Erstellen von Serienbriefen. Über den Link Adressblock können Sie schnell alle Adressdaten in einem Arbeitsschritt einfügen. 6. Vervollständigen Sie den Umschlag durch Eingabe der Absenderadresse. Gegebenenfalls werden auch als Voreinstellung Ihr Name und Ihre Adresse bereits angezeigt. Sie können diese Daten bearbeiten. 7. Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze auf dem Seriendruckumschlag angezeigt.

Etiketten mithilfe des Aufgabenbereichs Seriendruck Über den Seriendruck-Assistenten beziehungsweise den Aufgabenbereich Seriendruck gehen Sie zum Erstellen von Serienetiketten ähnlich wie beim oben beschriebenen Erstellen eines Serienumschlags vor: 1. Im ersten Schritt legen Sie Etiketten als Seriendokument fest. 2. Anschließend müssen Sie das zu verwendende Dokument und über den Link Etikettenoptionen das Format der zu verwendenden Etiketten festlegen.

7.4

Im Netz versenden

299

3. Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Datenquelle verwendet werden soll. 4. In Schritt 4 fügen Sie durch einen Klick auf den Link Adressblock die Adressdaten in das Adressformular in der oberen linken Ecke ein. Anschließend können Sie über die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren dafür sorgen, dass alle weitern Etiketten auf dem Bogen mit den Adressdaten gefüllt werden. 5. Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze auf dem Etikettenbogen angezeigt. Den Ausdruck nehmen Sie dann wie oben beschrieben vor.

7.4

Im Netz versenden

Wenn Sie über einen Intranet- oder Internetzugang verfügen, können Sie Ihr WordDokument anderen Benutzern hierüber zur Verfügung stellen, sei es im Rahmen der Onlinezusammenarbeitsfunktionen MEETING ANSETZEN und BESPRECHUNG BEGINNEN, sei es in einer E-Mail – entweder als Anlage oder als Text der Nachricht. Um eine E-Mail aus Microsoft Word heraus zu erstellen, wählen Sie den Befehl SENDEN AN im Menü DATEI. Im Untermenü zu diesem Befehl finden Sie mehrere Optionen, über die Sie den Inhalt des aktuellen Dokuments als Nachrichtentext oder das gesamte Dokument als Anlage an einen oder mehrere Empfänger senden können

7.4.1 Senden an E-Mail-Empfänger Um den Inhalt eines Dokuments als Nachrichtentext zu versenden, wählen Sie im Untermenü zu SENDEN AN den Befehl E-MAIL-EMPFÄNGER oder Sie klicken auf die Schaltfläche E-Mail in der Standard-Symbolleiste. Wenn Sie beispielsweise Microsoft Outlook auf Ihrem System installiert haben, wird daraufhin das Formular zum Verfassen einer neuen Nachricht geöffnet. œ Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Formulars die Adresse(n) des oder

der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit dem oder den hier eingetragenen Empfänger(n) eine Kopie der E-Mail zukommen.

300

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

œ Haben Sie die Daten der Empfänger bereits in Ihrem Outlook-Adressbuch (dem

Ordner Kontakte) gespeichert, können Sie sie auch daraus auswählen. Klicken Sie auf eines der Felder An, Cc oder – wenn angezeigt – Bcc. Über das daraufhin angezeigte Dialogfeld Namen auswählen können Sie dann die gewünschten Empfänger – selektiv für die drei Felder An, Cc oder Bcc – festlegen. œ Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Kopie senden, um die Mail auf den Weg

zu bringen. Tipp: Je nach gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.

7.4.2 Senden an E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) Über den Befehl E-MAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) im Untermenü zum Befehl SENDEN AN können Sie einer anderen Person das aktuelle Word-Dokument per E-Mail zur Überarbeitung schicken. Um später Änderungen am Dokument kontrollieren zu können, müssen Sie es freigeben. Sie werden deshalb zunächst aufgefordert, eine freigegebene Version des Dokuments zu speichern. Anschließend adressieren Sie die Mail wie oben beschrieben und schicken sie dann über die Schaltfläche Senden ab.

7.4.3 Senden an E-Mail-Empfänger (als Anlage) Über den Befehl E-MAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) im Untermenü zum Befehl SENDEN können Sie einem Empfänger das gesamte Dokument als Anlage zu einer Nachricht senden. Der Name des aktiven Word-Dokuments wird dabei automatisch in der Betreff-Zeile angezeigt. Sie können diesen Eintrag bei Bedarf editieren.

7.4.4 Verteiler verwenden Der Befehl VERTEILEREMPFÄNGER im Untermenü zu SENDEN AN im Menü DATEI ermöglicht es, das Dokument als E-Mail an mehrere Empfänger zu versenden und darüber hinaus festzulegen, welche Aktionen mit dem Dokument durchgeführt werden dürfen und ob das Dokument an alle gleichzeitig oder in einer Art Route gesendet werden soll. Geben Sie zunächst im Dialogfeld Verteiler die Empfänger an. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Adresse, um eines der auf Ihrem Rechner vorhandenen Adressbücher zu öffnen.

7.4

Im Netz versenden

301

œ Haben Sie mehrere Adressbücher installiert, können Sie über das Feld Namen aus fol-

gendem Adressbuch anzeigen das gewünschte auswählen. œ Markieren Sie im Listenfeld nacheinander die gewünschten Empfänger und klicken

Sie jeweils auf die Schaltfläche An. Zur Auswahl können Sie auch einfach auf einen Listeneintrag doppelklicken. œ Nach dem Bestätigen über OK werden die ausgewählten Adressen im Feld An des

Dialogfeldes Verteiler aufgelistet. Über die beiden Pfeilschaltflächen ober- und unterhalb von Verschieben können Sie die Position des markierten Eintrags in der Liste verändern. Um einen Empfänger zu löschen, markieren Sie den betreffenden Eintrag und klicken dann auf Entfernen.

Bild 7.22: Mehrere Empfänger können zu einer Verteilerliste zusammengefasst werden

302

Kapitel 7 – Drucken und Versenden

œ Geben Sie im Dialogfeld Verteiler noch einen Betreff und einen kurzen Anweisungs-

text ein. Legen Sie dann unter Verteilungsart fest, wie gesendet werden soll und welche Aktionen mit dem Dokument ausgeführt werden dürfen. Durch einen Klick auf Zurück zum Dokument schließen Sie das Adressbuch und kehren zum Dokument zurück. Dabei wird die festgelegte Verteilerliste dem Dokument hinzugefügt. Wenn Sie jetzt einen Befehl zum Senden des Dokuments wählen, werden die Adressen der Verteilerliste automatisch als Empfänger verwendet.

7.4.5 Onlinezusammenarbeit Sie können die Ergebnisse Ihrer Arbeit an einem Dokument mit anderen Personen über das Netz diskutieren. Die entsprechenden Befehle finden Sie im Untermenü zum Befehl ONLINEZUSAMMENARBEIT im Menü EXTRAS: Sie können ein Meeting ansetzen, eine Besprechung beginnen und Webdiskussionen führen. Bestimmen Sie zuerst über den Befehl MEETING ANSETZEN die gewünschten Teilnehmer und legen Sie den Termin fest. Geben Sie im Dialogfeld NetMeeting gegebenenfalls zunächst Ihre Daten an. Geben Sie dann im Formular Besprechung die Teilnehmer an und setzen Sie den Termin fest. œ Im Feld An geben Sie die Namen der Teilnehmer an. Sie können die entsprechenden

Daten auch aus Ihrem Adressbuch auswählen. œ Geben Sie im Feld Betreff an, um was es sich bei der Besprechungsanfrage handelt. œ Geben Sie in den entsprechenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für das Meeting

an. œ Legen Sie den Verzeichnisserver fest, über den Sie die Besprechung abhalten wollen.

Sie können über das Dropdown-Listenfeld einen der Server auswählen, die Sie zuvor in Microsoft NetMeeting definiert hatten. œ Senden Sie dann die Einladung an die gewünschten Teilnehmer. Dazu klicken Sie auf

die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste. Je nach Konfiguration befinden sich die Einladungen nach dem Absenden zunächst im Postausgang Ihres E-Mail-Programms. Stellen Sie in diesem Fall eine Verbindung zum Netz her, um die Sendung auf den Weg zu bringen.

7.4

Im Netz versenden

303

Bild 7.23: Bestimmen Sie Teilnehmer und Termin

Tipp: Über die Registerkarte Terminplanung können Sie gegebenenfalls die Verfügbarkeit der Teilnehmer prüfen.

Zum festgelegten Zeitpunkt starten Sie NetMeeting und wählen in Word den Befehl BESPRECHUNG BEGINNEN im Untermenü zu ONLINEZUSAMMENARBEIT im Menü EXTRAS. Das gewählte Dokument wird während der NetMeeting-Sitzung auf dem Bildschirm der Teilnehmer angezeigt. Über die Funktionen Whiteboard und Chat können Sie Informationen austauschen. Wenn Audiosysteme auf den Rechnern installiert sind, können Sie diese über NetMeeting nutzen. Mit den Funktionen in der Symbolleiste Onlinebesprechung lässt sich die Diskussion und Zusammenarbeit steuern.

Organisationshilfsmittel

Wenn Sie Microsoft Word nicht gerade nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, dürften die Features, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, interessant für Sie sein. Word bietet eine ganze Reihe von Werkzeugen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Dokumente beziehungsweise der Dokumentinhalte erleichtern.









Damit sich Leser besser in Ihrem Dokument zurechtfinden, stehen unter dem Begriff Referenzen folgende Funktionen zur Verfügung: Fuß- und Endnoten können in gedruckten Texten für Erläuterungen, Kommentare, Verweise und Quellenangaben verwendet werden. Tabellen, Abbildungen und verschiedene andere Elemente im Dokument lassen sich mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen. Damit ist es beispielsweise auch möglich, im Dokument Querverweise auf Abbildungen, Tabellen und andere Elemente einzufügen. Der Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo im Dokument Informationen zum jeweiligen Stichwort zu finden sind. Bei einem Verzeichnis handelt es sich beispielsweise um das klassische Inhaltsverzeichnis, das automatisch anhand der Überschriften im Dokument generiert wird. Es können aber auch verschiedene andere Arten von Verzeichnissen erstellt werden, beispielsweise Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisse. Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren. Beispielsweise können Sie darin angeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aussagen zu Papier bringen wollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage dargestellt werden soll. Mithilfe eines Zentraldokuments – auch Masterdokument genannt – kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, in einem Dokument zusammengefasst und verwaltet werden. Ein solches Zentraldokument enthält meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filial- beziehungsweise Unterdokumenten. Über die Funktion AutoZusammenfassen können Sie die Schwerpunkte eines Dokuments anhand von bestimmten Regeln automatisch herausarbeiten lassen.

306

8.1

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Referenzen

Sie können Ihre Dokumente mit Fußnoten, Beschriftungen, Querverweisen, Indizes und Verzeichnissen versehen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen Elementen im Untermenü zum Befehl REFERENZ im Menü EINFÜGEN die betreffenden Werkzeuge bereit.

Bild 8.1: Die Befehle im Untermenü zu REFERENZ

8.1.1 Fuß- und Endnoten Fuß- oder Endnoten benutzt man im Allgemeinen dazu, dem Leser zu einem bestimmten Begriff oder einer Aussage im Fließtext zusätzliche Erläuterungen zu liefern, die im Fließtext selbst von der beabsichtigten Argumentation ablenken würden. Solche erläuternde Ergänzungen werden in Microsoft Word entweder als Fußnoten am Ende der aktuellen Seite oder als Endnoten am Ende des Dokuments angezeigt. Eine Fußnote oder eine Endnote besteht aus zwei miteinander verknüpften Teilen: dem Fuß-/Endnotenzeichen im eigentlichen Fließtext und dem Fuß- beziehungsweise Endnotentext am Ende der Seite oder des Dokuments. Sie können in eine Fuß- oder Endnote Text von beliebiger Länge eingeben und diesen Text wie normalen Text formatieren. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der das Fußnotenzeichen erscheinen soll. Wählen Sie dann den Befehl FUSSNOTE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN und legen Sie die gewünschten Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld fest.

8.1

Referenzen

307

Bild 8.2: Legen Sie die Einstellungen für Fußnoten und/oder Endnoten fest œ Legen Sie als Erstes fest, ob Sie eine Fußnote oder eine Endnote eingeben wollen, in dem

Sie die entsprechende Option wählen, und bestimmen Sie gegebenenfalls im zugehörigen Dropdown-Listenfeld den Ort, an dem der Fuß-/Endnotentext erscheinen soll. œ Wenn Sie eine der Optionen im Dropdown-Listenfeld Zahlenformat wählen, hat das

den Vorteil, dass die Fuß-/Endnotenzeichen zusammen mit den dazugehörigen Texten automatisch verwaltet werden. Wird beispielsweise zwischen zwei vorhandenen Fußnoten eine neue eingefügt oder ein Textbereich mit Fußnoten verschoben, sorgt das Programm automatisch für eine Aktualisierung der Nummerierung. œ Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie ein beliebiges Zeichen zur Kennzeich-

nung der Fuß-/Endnote angeben. In diesem Fall wird aber keine automatische Aktualisierung der Fuß-/Endnoten durchgeführt. Über die Schaltfläche Symbol können Sie ein geeignetes Zeichen auswählen. œ Über Beginnen bei können Sie die Anfangsziffer für die automatische Nummerierung

festlegen. So können Sie bei einem aus mehreren Dateien bestehenden Dokument für eine fortlaufende Nummerierung der Fuß-/Endnoten sorgen.

308

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

œ In den Dropdown-Listenfeldern Nummerierung und Änderungen übernehmen für

können Sie die festgelegten Einstellungen gegebenenfalls auch nur auf Abschnitte im Dokument oder markierte Bereiche anwenden lassen. Nach dem Einfügen springt die Einfügemarke automatisch in den Fuß-/Endnotenbereich und fügt auch dort das Symbol ein. Geben Sie anschließend den Text zur Fuß-/Endnote ein. Sie können hier praktisch alle Befehle zur Bearbeitung und Formatierung nutzen, die Ihnen auch im normalen Fließtext zur Verfügung stehen. Tipp: Wenn Sie die Optionen für die erste Fußnote oder Endnote festgelegt haben, können Sie alle weiteren Fußnoten durch Drücken von (Alt)+(Strg)+(F) und alle weiteren Endnoten durch Drücken von (Alt)+(Strg)+(D) definieren.

8.1.2 Beschriftungen Sie können die unterschiedlichsten Dokumentelemente – beispielsweise Abbildungen, Tabellen, Formeln usw. – mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen, um beispielsweise an anderen Stellen im Dokument auf diese Elemente verweisen zu können. Wenn Sie eine weitere Beschriftung zwischen vorhandene Beschriftungen einfügen oder Beschriftungen aus dem Dokument entfernen, wird die Nummerierung sowohl der beschrifteten Elemente als auch die der Verweisstelle(n) automatisch angepasst. Mit der Beschriftungsfunktion ist es beispielsweise auch möglich, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisse in einem Dokument zu erstellen.

Beschriftung einfügen Markieren Sie die Stelle im Dokument, der Sie eine Beschriftung zuweisen wollen, beispielsweise unterhalb einer Tabelle oder einer Abbildung. Wählen Sie dann BESCHRIFTUNG im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN und legen Sie dann im daraufhin angezeigten Dialogfeld Art und Position der Beschriftung fest. œ Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erweitern oder auch komplett neu

schreiben. Definieren Sie hier aber nur den Typ der Bezeichnung – beispielsweise Abbildung oder Bild –, lassen Sie den eigentlichen Inhalt noch weg. œ Wenn Sie mehrere unterschiedliche Arten von Elementen in Ihrem Dokument

beschriften wollen, beispielsweise sowohl Abbildungen als auch Tabellen, müssen Sie im Feld Bezeichnung die aktuell gewünschte auswählen. Standardmäßig haben Sie hier die Wahl zwischen den Kategorien Abbildung, Formel und Tabelle.

8.1

Referenzen

309

Bild 8.3: Bestimmen Sie die Art der Beschriftung und ihre Position

Nach dem Bestätigen über OK wird an der aktuellen Cursorposition die festgelegte Beschriftung zusammen mit einer Nummer eingefügt. Geben Sie nun den dazugehörenden Text – beispielsweise die Beschreibung der Abbildung – ein.

Zusätzliche Optionen im Dialogfeld Beschriftung Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine Abbildung – vor dem Aufrufen des Dialogfeldes markiert haben, lässt sich über das Dropdown-Listenfeld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzugefügt werden soll. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeichnung können Sie eigene Beschriftungsbezeichnungen definieren.

Bild 8.4:

Sie können eigene Beschriftungen definieren sowie Formateinstellungen festlegen

310

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

œ Wie die aktuell gewählte Beschriftung nummeriert werden soll, legen Sie nach einem

Klick auf die Schaltfläche Nummerierung fest. Sie können im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Format der Nummerierung wählen und die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbeziehen. Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche AutoBeschriftung aufrufen, erlaubt die Zuordnung von automatischen Bezeichnungen zu Elementen, die Sie aus anderen Anwendungen einfügen. Im Listenfeld Beschriftung beim Einfügen hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die vom Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Element, dem automatisch eine Beschriftung hinzugefügt werden soll. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Bezeichnung einen Kategorienamen für die Beschriftung aus. Möchten Sie eine weitere Kategorie für das markierte Element erstellen, klicken Sie auf Neue Beschriftung und geben dann die gewünschte Bezeichnung ein.

Bild 8.5: AutoBeschriftung listet Elemente aus anderen Anwendungen auf

8.1.3 Querverweise Mithilfe von Querverweisen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Überschrift. Solche Verweise

8.1

Referenzen

311

werden automatisch aktualisiert, wenn Sie im Dokument Änderungen durchführen, die beispielsweise die Reihenfolge der Elemente, auf die verwiesen wird, betreffen. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der der Verweis eingetragen werden soll, und wählen Sie dann QUERVERWEIS im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN. Legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Querverweis fest.

Bild 8.6: Fügen Sie über das entsprechende Dialogfeld Querverweise ein œ Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Verweistyp den Elementtyp aus, für den Sie einen

Querverweis erstellen möchten. Aufgelistet werden hier alle definierten Kategorien wie mit der Standardformatvorlage formatierte Überschriften, Textmarken, Abbildungen, Tabellen etc. œ Im Dropdown-Listenfeld Verweisen auf legen Sie fest, was Sie in den Text des Quer-

verweises einbeziehen möchten – beispielsweise das Wort Abbildung und die zugehörige Nummer. Die Elemente in dieser Liste beziehen sich auf die Auswahl im Dropdown-Listenfeld Verweistyp. œ Markieren Sie im Feld Für welche Beschriftung das Element, auf das der Verweis Bezug

nehmen soll, und klicken Sie dann auf Einfügen, um den Querverweis in den Dokumenttext eintragen zu lassen.

312

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

8.1.4 Index und Verzeichnisse Ein Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo im Dokument Informationen zu dem entsprechenden Stichwort zu finden sind. Bei einem Verzeichnis handelt es sich beispielsweise um das klassische Inhaltsverzeichnis, das anhand der Überschriften im Dokument erstellt wird. Sie können aber auch verschiedene andere Arten von Verzeichnissen, beispielsweise für Abbildungen, erstellen.

Indexeintrag erstellen Bevor Sie ein Stichwortverzeichnis generieren können, müssen Sie die entsprechenden Stellen in Ihrem Dokument als Indexeinträge kennzeichnen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der ein Indexeintrag eingefügt werden soll, oder markieren Sie den Text im Dokument, der an dieser Stelle als Indexeintrag verwendet werden soll. Wählen Sie dann INDEX UND VERZEICHNISSE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN. Aktivieren Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Registerkarte Index und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Eintrag festlegen. Im nun angezeigten Dialogfeld Indexeintrag festlegen können Sie den Eintrag spezifizieren sowie weitere Einträge definieren.

Bild 8.7: Definieren Sie über dieses Dialogfeld die Indexeinträge

8.1

Referenzen

313

œ Falls Sie vor dem Aufruf des Dialogfeldes Text markiert haben, wird dieser im Feld

Haupteintrag angezeigt. Sie können den gewünschten Eintrag hier aber auch direkt eingeben oder bearbeiten. œ Im Feld Untereintrag können Sie einen Unterpunkt zum Haupteintrag definieren.

Wollen Sie mit mehr als zwei Ebenen arbeiten, geben Sie diese auch hier ein – jeweils getrennt durch einen Doppelpunkt. œ Im Bereich Optionen wird standardmäßig auf die aktuelle Seite des Eintrags verwiesen.

Über die Option Querverweis kann aber auch ein Verweis auf einen anderen Indexeintrag festgelegt werden. Den Vorgabetext Siehe können Sie ändern. Mit Seitenbereich lässt sich auf eine bereits definierte Textmarke verweisen. œ Für das Seitenzahlenformat können Sie zwischen Fett und Kursiv wählen, wenn Sie bei

mehreren Seitenangaben zu einem Indexeintrag den Haupteintrag besonders kennzeichnen möchten. œ Über die Schaltfläche Alle festlegen werden alle Stellen im Dokument als Indexeintrag

gekennzeichnet, bei denen die Schreibweise exakt mit dem Haupteintrag übereinstimmt. Mit Festlegen schließen Sie die Definition des aktuellen Eintrags ab. Das Dialogfeld bleibt danach für die Kennzeichnung weiterer Indexeinträge im Dokument geöffnet. Sie können also zwischen dem Dialogfeld und dem Text beliebig hin- und herwechseln. Schließen Sie das Dialogfeld mit Abbrechen, nachdem Sie alle Einträge im Dokument gekennzeichnet haben.

Index erstellen Nachdem Sie die zu erfassenden Einträge im Dokument gekennzeichnet haben, können Sie diese im eigentlichen Index zusammenfassen. Setzen Sie hierfür die Einfügemarke an die Stelle, an der der Index erstellt werden soll – in der Regel am Ende des Dokuments –, und legen Sie dann auf der Registerkarte Index im Dialogfeld zum Befehl INDEX UND VERZEICHNISSE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN die gewünschte Formatierung fest. Die Einträge im Feld Seitenansicht dienen als Vorschau. œ Wählen Sie unter Typ, ob die Untereinträge in separaten Zeilen mit Einzug oder nach-

einander, durch Semikolon getrennt, in einer Zeile angeordnet werden sollen. œ In wie vielen Spalten der Index gesetzt werden soll, können Sie im entsprechenden

Feld festlegen.

314

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

œ Sie können die Seitenzahlen rechtsbündig – statt direkt hinter dem Eintrag – anzeigen

lassen. Diese Option ist nicht für Fortlaufend wählbar. Wenn Sie unter Typ die Option Eingezogen und außerdem Seitenzahlen rechtsbündig gewählt haben, können Sie ein Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl einfügen lassen. œ Im Dropdown-Listenfeld Formate stehen Ihnen mehrere integrierte Darstellungsmög-

lichkeiten für Indizes zur Verfügung. Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen gegebenenfalls über Ändern anhand der Index-Formatvorlagen bestimmen.

Bild 8.8: Hierüber formatieren und erstellen Sie das Stichwortverzeichnis

Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird der Index an der aktuellen Cursorposition im Dokument generiert.

8.1.5 Inhaltsverzeichnis Standardmäßig erstellt Microsoft Word ein Inhaltsverzeichnis auf der Basis der integrierten Überschrift-Formatvorlagen. Dabei wird anhand der Überschriftenebenen die Gliede-

8.1

Referenzen

315

rung des Textes erkannt und im Inhaltsverzeichnis wiedergegeben. Um ein Inhaltsverzeichnis an einer bestimmten Stelle im Dokument einfügen zu lassen, setzen Sie die Einfügemarke an die betreffende Stelle und legen dann auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis im Dialogfeld zum Befehl INDEX UND VERZEICHNISSE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN die gewünschten Einstellungen fest. In den Feldern Seitenansicht und Webvorschau können Sie die Wirkung der vorgenommenen Einstellungen ablesen.

Bild 8.9: Legen Sie die Struktur des Inhaltsverzeichnisses fest œ Im Feld Ebenen können Sie festlegen, wie viele Überschriftenebenen im Inhaltsver-

zeichnis aufgelistet werden sollen. œ Die Seitenzahlen können Sie anzeigen lassen oder ausblenden. Außerdem können

Seitenzahlen rechtsbündig angeordnet werden oder direkt auf die entsprechende Überschrift folgen. Wenn Sie sie rechtsbündig setzen lassen, können Sie ein Füllzeichen zwischen Eintrag und Seitenzahl definieren. œ Über das Dropdown-Listenfeld Formate stehen Ihnen mehrere integrierte Darstel-

lungsmöglichkeiten für ein Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Am flexibelsten bleiben

316

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen gegebenenfalls über Ändern anhand der Verzeichnis-Formatvorlagen bestimmen. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird das Inhaltsverzeichnis an der aktuel1 len Cursorposition im Dokument generiert.

Weitere Optionen Über die Schaltfläche Optionen lassen Sie das Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis anzeigen, in dem Sie die zu berücksichtigenden Ebenen festlegen können.

Bild 8.10: Sie können bestimmen, aus welchen Vorlageelementen das Inhaltsverzeichnis generiert wird

Wenn Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen aktivieren, wird das Verzeichnis anhand der Formatvorlagen erstellt, ansonsten auf der Basis der Verzeichniseintragsfelder. In der Liste unter Verfügbare Formatvorlagen werden die für das Dokument definierten Vorlagen angezeigt. Standardmäßig werden zunächst die Überschriften im Dokument für das Inhaltsverzeichnis verwendet. Diese sind mit einem Häkchen versehen. Sie können aber auch jede andere Formatvorlage als Eintrag für das Inhaltsverzeichnis verwenden. Geben 1

Ein Beispiel für ein zentrales Inhaltsverzeichnis finden Sie auf der CD im Dokument Inhaltsverzeichnis.doc im Ordner Inhaltsverzeichnis.

8.2

Arbeiten in der Gliederungsansicht

317

Sie dazu neben der Bezeichnung für die Vorlage in der Spalte Inhaltsverzeichnisebene die entsprechende Zahl für die gewünschte Ebene ein, also beispielsweise 4 für Ebene 4.

8.2

Arbeiten in der Gliederungsansicht

Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logische Aufbau Ihres Dokuments überblicken und gegebenenfalls korrigieren zu können. Sie können darin festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Aussagen im Dokument erscheinen sollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage angeordnet werden soll. Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, wählen Sie den Befehl GLIEDERUNG im Menü ANSICHT oder Sie klicken auf die kleine Schaltfläche Gliederungsansicht links unten im Programmfenster oberhalb der Statusleiste. In dieser Ansicht werden die zuvor mit den integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. oder Absatzgliederungsebenen formatierten Texte als Gliederungsebenen entsprechend gekennzeichnet (siehe Kapitel 4). Im Allgemeinen arbeitet man in dieser Ansicht vorzugsweise auf der Ebene von Überschriften. Sie können hierin aber auch Eingaben bis hinunter zum eigentlichen Textkörper vornehmen und Bearbeitungen durchführen. Da die Gliederungsansicht jedoch über eine auf ihre speziellen Zwecke der Organisation ausgerichtete Darstellungsform verfügt, sollten Sie für ausführlichere Arbeiten am Textkörper besser zur Seitenlayoutansicht wechseln.

8.2.1 Gliederung-Symbolleiste Beim Wechsel zur Gliederungsansicht wird automatisch die Gliederung-Symbolleiste angezeigt, über deren Schaltflächen die Gliederung bearbeitet werden kann. Dabei sind meist zwei verschiedene Aufgaben zu bewerkstelligen: Zum einen muss die Reihenfolge einzelner Abschnitte – Überschriftenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und Texten – geändert werden, ohne dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Zum anderen ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene oder Einzugsebene bestimmter Abschnitte zu ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details dazu finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.

318

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Bild 8.11: Die Gliederung-Symbolleiste in der Gliederungsansicht

Die letzten acht Schaltflächen in dieser Symbolleiste beziehen sich auf die Arbeit mit Master- und Filialdokumenten (siehe hierzu Abschnitt 8.3).

Symbol

Beschreibung Zu "Überschrift 1" höher stufen – Weist dem markierten Bereich die Überschriftenebene 1 zu. Höher stufen – Weist dem markierten Bereich die nächsthöhere Überschriftenebene zu. Gliederungsebene – Zeigt die Ebene des markierten Bereichs an. Über das Dropdown-Listenfeld können Sie ihm eine andere Ebene zuweisen. Als Alternativen stehen – neben der Ebene Textkörper – neun Gliederungsebenen zur Verfügung. Tiefer stufen – Weist dem markierten Bereich die nächsttiefere Überschriftenebene zu. Umwandeln in Textkörper – Weist dem markierten Bereich die Ebene des normalen Textkörpers zu. Nach oben – Verschiebt den markierten Absatz vor den vorhergehenden. Nach unten – Verschiebt den markierten Absatz hinter den nachfolgenden. Erweitern – Blendet, wenn möglich, eine weitere Ebene unterhalb der markierten Ebene ein. Reduzieren – Blendet, wenn möglich, die Ebene unterhalb der markierten Ebene aus. Ebene anzeigen – Zeigt die Anzahl der angezeigten Ebenen an. Über das Dropdown-Listenfeld können Sie die Ebenenanzahl ändern. Nur erste Zeile – Ermöglicht das Umschalten zwischen der ersten Zeile des Textkörpers und dem gesamten Text darin.

8.2

Symbol

Arbeiten in der Gliederungsansicht

319

Beschreibung Formatierung anzeigen – Blendet in der Gliederungsansicht die Zeichenformate ein/aus. Inhaltsverzeichnis aktualisieren – Aktualisiert nach einer Änderung der Gliederung ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis. Gehe zu Inhaltsverzeichnis – Markiert ein eingefügtes Inhaltsverzeichnis.

Tabelle 8.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Gliederung-Symbolleiste

Auch in anderen Ansichten – beispielsweise in der Normalansicht oder der Seitenlayoutansicht – können Sie über den Befehl GLIEDERUNG im Untermenü zu SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT diese Symbolleiste anzeigen lassen. In diesen Ansichten steht aber nur eine begrenzte Zahl an Funktionen in der Gliederung-Symbolleiste zur Verfügung.

Bild 8.12: Die Gliederung-Symbolleiste in der Normalansicht und in der Seitenlayoutansicht

8.2.2 Elemente markieren Bevor Sie beginnen, Elemente in der Gliederungsansicht zu verschieben oder auf andere Art zu bearbeiten, müssen Sie zunächst das, was Sie bearbeiten wollen, markieren. Das geht am einfachsten mit der Maus: œ Um einen Bereich – also eine Überschrift samt der in den Ebenen darunter vorhande-

nen Überschriften und dem dazugehörigen Textkörper – zu markieren, klicken Sie auf das kleine Kreuz links von der betreffenden Überschrift. œ Um nur den Textkörper einer Ebene zu markieren, klicken Sie auf das kleine Rechteck

links vom betreffenden Text.

8.2.3 Ebenen anzeigen In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt. Sie

320

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

können aber die Dokumentstruktur in der Regel besser überblicken und sich leichter durch das Dokument bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen, wenn Sie die Anzeige so reduzieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur mit den integrierten Überschrift-Formatvorlagen oder Absatzgliederungsebenen formatierte Elemente einund ausgeblendet werden können. œ Sie können zum einen die Anzahl der in der Ansicht anzuzeigenden Ebenen generell

festlegen. Dazu wählen Sie im Dropdown-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gliederung-Symbolleiste die gewünschte Anzahl aus. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Ebene 1 anzeigen bestimmen, dass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wieder sämtliche Ebenen inklusive Textkörper anzeigen, wählen Sie im Dropdown-Listenfeld die Option Alle Ebenen anzeigen. œ Um nur die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs zu reduzieren, platzieren

Sie die Einfügemarke in die erste Überschrift dieses Bereichs. Klicken Sie dann – gegebenenfalls mehrfach – in der Gliederung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Reduzieren. Bei jedem Klick wird die jeweils unterste Ebene ausgeblendet. Um die Ebenen schrittweise wieder anzuzeigen, klicken Sie auf Erweitern. Sie können auch in einem Schritt alle Unterüberschriften und Textkörper unterhalb einer Überschrift ausblenden oder wieder anzeigen, indem Sie auf das Kreuz neben der betreffenden Überschrift doppelklicken. œ Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Übersicht in der Gliederungsansicht. Um

den Textkörper im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in jedem Abschnitt auszublenden, klicken Sie in der Gliederung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Nur erste Zeile. Die auf die Zeile folgenden Auslassungspunkte weisen anschließend darauf hin, dass weitere Textzeilen reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzuzeigen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Nur erste Zeile. œ Wenn Sie die Zeichenformatierung in dieser Ansicht – beispielsweise große Schriftar-

ten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Klicken Sie dazu in der Gliederung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Formatierung anzeigen. Ein nochmaliger Klick darauf zeigt die Formatierung wieder an.

8.2.4 Reihenfolge ändern Ein häufig durchgeführter Arbeitsschritt bei der Bearbeitung eines Dokuments besteht darin, die Reihenfolge bestimmter Abschnitte zu ändern. In der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht können Sie für diese Aufgaben die Befehle des Menüs BEARBEITEN und

8.2

Arbeiten in der Gliederungsansicht

321

die entsprechenden Schaltflächen in der Standard-Symbolleiste zum Ausschneiden und Einfügen von Text benutzen. Einfacher arbeiten Sie aber in diesen Fällen in der Gliederungsansicht mit den entsprechenden Schaltflächen der Gliederung-Symbolleiste oder durch Verschieben mit der Maus. Wenn Sie eine Überschrift mit reduziertem untergeordnetem Text markieren, wird auch der reduzierte Text markiert, obwohl er in der Anzeige nicht zu sehen ist. Änderungen wie Verschieben, Kopieren oder Löschen dieser markierten Überschriften wirken sich also auch auf den reduzierten Text aus.

Ändern der Reihenfolge über die Gliederung-Symbolleiste Zum Verschieben eines Dokumentabschnitts samt seiner Unterelemente markieren Sie ihn zunächst, indem Sie auf das Kreuz links neben der betreffenden Überschrift klicken. Um diesen Bereich dann im Dokument nach hinten zu verschieben, klicken Sie anschließend – falls notwendig mehrmals – auf die Schaltfläche Nach unten in der GliederungSymbolleiste. Um einen Abschnitt nach oben zu verschieben, benutzen Sie die Schaltfläche Nach oben. Beachten Sie, dass dabei die zugewiesene Gliederungsebene nicht verändert wird. Auch die zur markierten Ebene gehörigen Unterüberschriften und der Textkörper werden damit ebenfalls verschoben.

Ändern der Reihenfolge mit der Maus Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie das betreffende Gliederungssymbol – das Kreuz links neben der Überschrift – mit der Maus nach oben oder unten verschieben. Beim Ziehen mit der Maus zeigt Microsoft Word für jede mögliche Einfügeposition eine horizontale Linie an. Lassen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste los, um dem Abschnitt die neue Position zuzuweisen. Der Abschnitt wird vor der durch die Markierung gekennzeichneten Stelle eingefügt und behält seine ursprüngliche Gliederungsebene bei. Auch in diesem Fall werden die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ebenfalls mit verschoben.

8.2.5 Einzugsebenen ändern In der Gliederungsansicht lassen sich Überschriften auch höher oder tiefer stufen. Beispielsweise können Sie damit eine Überschrift samt Textkörper und eventuellen Unterüberschriften eine Ebene tiefer setzen und so zu einem Unterpunkt der vorherigen machen.

322

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Einzugsebene über die Gliederung-Symbolleiste ändern Markieren Sie zunächst den Abschnitt, den Sie neu einordnen wollen. Benutzen Sie dann die entsprechenden Schaltflächen in der Gliederung-Symbolleiste. œ Klicken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen, um den Abschnitt eine Ebene zurückzu-

stufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Höher stufen, um den Abschnitt eine Ebene höher zu setzen. Klicken Sie so oft auf die entsprechende Schaltfläche, bis die gewünschte Ebene erreicht ist. œ Um schnell einer Überschrift oder einem Textkörper die erste Gliederungsebene zu-

zuweisen, klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Zu "Überschrift 1" höher stufen. Um umgekehrt eine Überschrift in Textkörper umzuwandeln, klicken Sie auf Umwandeln in Textkörper.

Einzugsebene mit der Maus ändern Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie die betreffenden Gliederungssymbole für die Überschriften und Textkörper nach links beziehungsweise nach rechts ziehen. Auch hierbei passen die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ihre Gliederungsebene entsprechend an.

8.3

Zentral- und Filialdokumente

Ein Masterdokument – auch Zentraldokument genannt – ist ein Behälter für eine bestimmte Anzahl von separaten Unterdokumenten, die auch als Filialdokumente bezeichnet werden. Mithilfe eines Masterdokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk – beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch – auf einfache Weise organisiert und verwaltet werden. Dazu erstellen Sie die einzelnen Teile in separaten 2 Dateien, den Filialdokumenten, und fassen diese im Masterdokument zusammen. Das Masterdokument enthält meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filialdokumenten, die dazu verwendet werden, Kopien der Filialdokumente in das Masterdokument einzufügen. Änderungen an Inhalten der Quelldateien der Filialdokumente werden im Zieldokument ebenfalls gespeichert. Sie können diese Technik verwenden, um ein umfangreiches Dokument in einzelne Teile aufzuspalten, zu organisieren und zu verwalten. In einer 2

Ein Beispiel für den Einsatz von Zentral- und Filialdokumenten finden Sie auf der CD in den Dokumenten im Ordner Zentral- und Filialdokumente.

8.3

Zentral- und Filialdokumente

323

Arbeitsgruppe können Sie ein Masterdokument beispielsweise im Netzwerk freigeben und in Filialdokumente aufteilen. Zum Arbeiten in der Masterdokumentansicht stehen in der Gliederung-Symbolleiste die betreffenden Funktionen zur Verfügung. Symbol Beschreibung Masterdokumentansicht – Zeigt die Masterdokumentansicht an oder blendet sie aus. Wenn aktiviert, werden die nachfolgenden sieben Schaltflächen zum Arbeiten mit Filialdokumenten eingeblendet. Unterdokumente erweitern/reduzieren – Zeigt in einem Masterdokument die Filialdokumente entweder vollständig oder als Hyperlinks an. Unterdokument erstellen – Definiert im Masterdokument ein neues Filialdokument. Unterdokument entfernen – Entfernt das markierte Filialdokument aus dem Masterdokument. Unterdokument einfügen – Fügt ein vorhandenes Filialdokument in das Masterdokument ein. Unterdokument verbinden – Verbindet die markierten Filialdokumente zu einem gemeinsamen Dokument. Unterdokument teilen – Unterteilt das aktuelle Filialdokument in zwei Unterdokumente. Dokument sperren – Schützt das Master- und die Unterdokumente vor gleichzeitigem Bearbeiten durch mehrere Personen. Tabelle 8.2: Die Gliederung-Symbolleiste enthält auch die Schaltflächen für das Arbeiten mit Master- und Filialdokumenten

8.3.1 Zentral- und Filialdokumente erstellen Bevor Sie einen Satz von Zentral- und Filialdokumenten erstellen, sollten Sie zunächst einen gemeinsamen Speicherort für diese Dateien festlegen. Erstellen Sie dazu beispielsweise über den Windows-Explorer einen entsprechenden Ordner. Wenn Sie bereits vorhandene Word-Dokumente als Filialdokumente verwenden möchten, verschieben oder kopieren Sie die betreffenden Dokumente in diesen Ordner.

324

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Zentraldokument erstellen Zum Definieren eines Zentraldokuments erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word ein neues Dokument. Aktivieren Sie dann gleich zu Anfang die Gliederungsansicht, indem Sie den Befehl GLIEDERUNG im Menü ANSICHT aufrufen oder die entsprechende Schaltfläche unten links im Anwendungsfenster oberhalb der Statusleiste anklicken. Geben Sie die Überschrift für den Gesamttitel des Dokuments und darunter die Überschriften für jeden Abschnitt ein, den Sie später durch die Filialdokumente ausfüllen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer Überschriftenzeile die Taste (Eingabe) drücken, wird diese Zeile automatisch mit der integrierten Überschrift-Formatvorlage Überschrift 1 formatiert. Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumente eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten wollen, verwenden Sie Überschrift 2 für jedes Filialdokument, ansonsten eine Formatvorlage für entsprechende Unterüberschriften. Sie können die Schaltflächen in der Gliederung-Symbolleiste benutzen, um die Überschriften tiefer oder höher zu stufen.

Bild 8.13: Die Ebenen wurden eingegeben und eingestuft

Tipp: Alternativ können Sie auch ein bestehendes Dokument in ein Zentraldokument umwandeln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten, und weisen Sie jeder Überschrift eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.

Filialdokumente erstellen Nachdem das Zentraldokument über eine Gliederung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand der vorhandenen Gliederungsüberschrift erstellen. Dabei werden im Prinzip die Überschriften durch separat gespeicherte Dateien ersetzt. Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften und Texte, die Sie als Filialdokumente verwenden möchten. Vergewissern Sie sich, dass die erste Überschrift

8.3

Zentral- und Filialdokumente

325

der Markierung mit der Überschrift-Formatvorlage – oder mit der Gliederungsebene – formatiert ist, die Sie für den Beginn jedes Filialdokuments verwenden möchten. Haben Sie beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschriftenebene 1 versehen und darunter mehrere Überschriften der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln. Wenn Sie mehrere Überschriften der Ebene 2 markieren, werden nachfolgend mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Überschrift der Ebene 2 eines. Klicken Sie nach dem Markieren in der Gliederung-Symbolleiste auf die Schaltfläche Unterdokument erstellen. Microsoft Word fügt einen fortlaufenden Abschnittswechsel vor und hinter jedem Filialdokument ein. Ein solcher Abschnittsumbruch speichert die Formatierungselemente des Bereichs, beispielsweise Randeinstellungen, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende Seitenzahlen.

Bild 8.14: Filialdokumente in einem Zentraldokument

Tipp: Wenn die Schaltfläche Unterdokument erstellen abgeblendet dargestellt wird, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern klicken.

Speichern Sie dann das Zentraldokument. Word verwendet beim Speichern der Filialdokumente jeweils die ersten Zeichen der Überschrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen Dokumenten zugewiesen haben. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Titel für Filialdokument 1 beginnt, Titel für Filialdokument 1.doc genannt. Dies können Sie über das Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen kontrollieren.

326

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Vorhandenes Dokument als Filialdokument hinzufügen Wenn Sie ein vorhandenes Word-Dokument als Filialdokument in ein Zentraldokument einfügen wollen, öffnen Sie zunächst das Zentraldokument in der Gliederungsansicht und markieren dort die Stelle, an der das bestehende Dokument hinzugefügt werden soll. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie auf eine Leerzeile zwischen den vorhandenen Filialdokumenten klicken. Klicken Sie dann in der Gliederung-Symbolleiste auf Unterdokument einfügen, geben Sie im Feld Dateiname den Namen des Dokuments ein, das hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Öffnen.

8.3.2 Ansichten Sie können Filialdokumente in vollständiger oder reduzierter Ansicht im Masterdokument anzeigen lassen. Zum Wechseln zwischen diesen beiden Ansichten klicken Sie auf die Schaltfläche Unterdokumente erweitern beziehungsweise reduzieren in der GliederungSymbolleiste. œ In der vollständigen Ansicht wird der gesamte Inhalt der Filialdokumente im Zentral-

dokument angezeigt. œ In der reduzierten Ansicht werden die Inhalte der Unterdokumente ausgeblendet und

diese nur in Form von Hyperlinks angezeigt.

Bild 8.15: Unterdokumente können zu Hyperlinks reduziert werden

8.3

Zentral- und Filialdokumente

327

8.3.3 Mit den Dokumenten arbeiten Nachdem Sie das Masterdokument definiert haben, können Sie die einzelnen Filialdokumente gemeinsam bearbeiten.

Eingaben und Änderungen Eingaben und Änderungen in bereits vorhandenen Inhalten können Sie innerhalb des Masterdokuments – zum Teil aber auch in den Filialdokumenten – durchführen. œ Direkt zum Masterdokument gehörende Inhalte können Sie natürlich nur direkt in

diesem bearbeiten. Die Reihenfolge der Filialdokumente im Masterdokument können Sie über die Schaltflächen der Gliederung-Symbolleiste oder per Drag & Drop mit der Maus verändern.

Bild 8.16: Zentraldokument mit Inhalten in der Gliederungsansicht œ Um den Inhalt eines Filialdokuments zu bearbeiten, können Sie zum einen dieses

Dokument separat öffnen und dann darin arbeiten. Zum Öffnen können Sie entweder wie gewohnt das Dialogfeld Öffnen benutzen oder auf den in der reduzierten Ansicht des Masterdokuments angezeigten Hyperlink mit gedrückter (Strg)-Taste klicken. Auch nach dem Klicken auf den Hyperlink zeigt Microsoft Word das Filialdokument

328

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

in einem separaten Dokumentfenster an. Zum anderen können Sie die Eingaben oder Änderungen in einem Filialdokument auch direkt im Zentraldokument in der nicht reduzierten Ansicht vornehmen. Zur Anzeige von Details können Sie das Masterdokument auch in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht anzeigen lassen – beispielsweise in der Seitenlayoutansicht. Wenn Sie in einer solchen Ansicht Änderungen direkt im Masterdokument vornehmen, sei es im Masterdokument selbst oder in einem darin integrierten Filialdokument, sollten Sie sich davon überzeugen, dass Sie diese Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. Die Abschnittswechselmarkierungen liefern die entsprechenden Hinweise. Diese werden aber nur angezeigt, wenn Sie die Option ¶ einblenden/ausblenden aktiviert haben.

Verzeichnisse Im Zentraldokument selbst können Sie für alle Filialdokumente ein Gesamtinhaltsverzeichnis, einen Gesamtindex, Querverweise und Kopf- beziehungsweise Fußzeilen erstellen. Die Inhalte der Filialdokumente werden dabei automatisch berücksichtigt.

Formatierungen Die für die Ansicht und das Drucken des gesamten Dokuments verwendeten Formatvorlagen richten sich nach der für das Zentraldokument benutzten Dokumentvorlage. Sie können für das Zentraldokument und die einzelnen Filialdokumente auch verschiedene Vorlagen beziehungsweise verschiedene Einstellungen innerhalb der Vorlagen verwenden. In der Gliederungsansicht des Zentraldokuments werden die Formatierungen nur dann angezeigt, wenn Sie die entsprechende Schaltfläche in der Gliederung-Symbolleiste aktiviert haben.

Dokumentschutz Wenn eine Person ein Filialdokument bearbeitet, ist das Dokument für andere Personen automatisch gesperrt. Dies bedeutet, dass das Filialdokument zwar betrachtet, aber erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Person, die das Dokument aktuell bearbeitet, dieses schließt. In der Gliederung-Symbolleiste steht zum Sperren des Dokuments eine entsprechende Schaltfläche zur Verfügung – hierüber lässt sich die Sperrung auch wieder aufheben. Um zu verhindern, dass nicht befugte Personen das Zentraldokument oder Filialdokumente einsehen oder bearbeiten, können Sie das beziehungsweise die Dokument(e) auch

8.4

Zusammenfassen

329

mit einem Kennwort versehen, um den Zugriff zu beschränken (siehe Kapitel 9). Außerdem können Sie auch eine Option festlegen, mit der die Datei schreibgeschützt geöffnet wird. Beachten Sie, dass bei einer Freigabe mit Schreibschutzoption das Filialdokument für andere Benutzer gesperrt ist.

8.4

Zusammenfassen

Über die Funktion AutoZusammenfassen können Sie eine Kurzfassung Ihres Dokuments erstellen lassen. Dabei werden die Schwerpunkte des Dokuments nach bestimmten Regeln ermittelt – beispielsweise werden Sätze mit im Dokument häufiger vorkommenden Wörtern höher bewertet. Es versteht sich von selbst, dass eine solche automatische Zusammenfassung auf jeden Fall gründlich auf tatsächliche Brauchbarkeit und Richtigkeit geprüft werden sollte. Wählen Sie zum Generieren einer Zusammenfassung der Dokumentinhalte den Befehl AUTOZUSAMMENFASSEN im Menü EXTRAS und legen Sie dann im daraufhin angezeigten Dialogfeld die gewünschte Art der Zusammenfassung fest. œ Über die Optionen im oberen Bereich des Dialogfeldes können Sie wählen, wie bezie-

hungsweise wo die Zusammenfassung erstellt und angezeigt werden soll. œ Geben Sie im Feld Prozent vom Original die Detailebene ein, die in der Zusammen-

fassung enthalten sein soll. Sie wählen damit den Anteil der am höchsten bewerteten Sätze aus, die in der Zusammenfassung angezeigt werden sollen. Legen Sie zum Anzeigen einer höheren Detailebene einen höheren Prozentsatz des Originaldokuments fest. œ Wenn die AutoZusammenfassen-Funktion die Schlüsselwörter und Kommentare auf

der Registerkarte Zusammenfassung im Dialogfeld zum Befehl EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI nicht überschreiben soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentstatistik aktualisieren. Wenn Sie unter Art der Zusammenfassung festgelegt haben, dass Schwerpunkte hervorgehoben werden sollen oder das gesamte Dokument mit Ausnahme der Zusammenfassung ausgeblendet werden soll, lässt sich mithilfe der Optionen in der AutoZusammenfassenSymbolleiste die Darstellung des Dokuments optimieren. Sie können hierüber Teile des Dokuments, die nicht zur automatischen Zusammenfassung gehören, anzeigen oder ausblenden, die Detailebene in der Zusammenfassung einstellen und die Funktion AutoZusammenfassen wieder beenden.

330

Kapitel 8 – Organisationshilfsmittel

Bild 8.17: Die Symbolleiste AutoZusammenfassen

Symbol

Beschreibung Markieren/Anzeigen – Blendet die Teile des Dokuments, die nicht zur automatischen Zusammenfassung gehören, ein oder aus. Prozent vom Original – Erlaubt, die Detailebene in der Zusammenfassung einzustellen. Klicken Sie auf eine der beiden Pfeilspitzen, um den Prozentsatz zu ändern. AutoZusammenfassen schließen – Beendet die Funktion AutoZusammenfassen und zeigt wieder das komplette Dokument an.

Tabelle 8.3: Die Funktionen der Schaltflächen in der AutoZusammenfassen-Symbolleiste

Wie bereits erwähnt sollten Sie nach dem Erstellen der Zusammenfassung diese auf jeden Fall noch einmal durchlesen, um sicherzugehen, dass darin auch wirklich auf die wesentlichen Punkte Ihres Dokuments eingegangen wird. Beachten Sie, dass der Text der Zusammenfassung nur eine Rohfassung darstellt, die möglicherweise noch überarbeitet werden muss.

Arbeiten in Gruppen

Wenn Ihre Dokumente bei der Entwicklung nicht nur durch Ihre, sondern auch durch die Hände anderer Benutzer gehen, kommen zusätzliche Microsoft Word-Funktionselemente ins Spiel. Im Wesentlichen geht es hier um Überlegungen, die die Sicherheit Ihrer Arbeit und der in den Dokumenten enthaltenen Informationen betreffen.











Durch diverse Maßnahmen können Sie ein Dokument vor der Ansicht oder der Änderung durch Unbefugte schützen: Zum einen können Sie beim Speichern einer Datei als zusätzliche Option ein Kennwort festlegen, das zum erfolgreichen Öffnen dieser Datei eingegeben werden muss. Darüber hinaus ist es möglich, ein Schreibschutzkennwort festzulegen, das zum Speichern von Änderungen in der Datei benötigt wird. Neben dem generellen Schutz des Inhalts eines Dokuments kann auch die Formatierung geschützt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass nur noch bestimmte Formate benutzt werden dürfen. Außerdem können Sie festlegen, wer welche Änderungen wo am Dokument durchführen darf. Wenn mehrere Personen an ein und demselben Dokument arbeiten, ist es oft nützlich, Überarbeitungsvorgänge – wie Löschen, Einfügen und auch Formatierungsänderungen – nachvollziehen zu können, die Sie oder eine andere Person am Dokument vornehmen. Solche Änderungen werden mit der Überarbeitungsfunktion besonders gekennzeichnet. Außerdem lässt sich das Dokument mit Kommentaren versehen. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt die Änderungen überprüfen und jede Änderung individuell akzeptieren oder ablehnen; Kommentare können Sie beantworten und auch löschen. Mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug können Sie die Weitergabe von Dokumenten an Dritte einschränken. Der Autor eines Dokuments kann festlegen, ob ein anderer Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. Freigegebene Arbeitsbereiche sorgen dafür, dass mehrere Mitarbeiter entweder direkt am Dokument im Arbeitsbereich tätig sein können oder an einer Kopie davon arbeiten und diese regelmäßig mit den Daten aus dem Arbeitsbereich auf den neuesten Stand bringen können. Dafür wird Microsoft Windows SharePoint Services genutzt.

332

9.1

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Schutzfunktionen

Mittels verschiedener Funktionen können Sie ein Dokument und seine Inhalte davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennwortes sind, es öffnen, bearbeiten oder speichern können. Vorsicht: Wenn Sie das Kennwort für ein geschütztes Dokument vergessen haben, können Sie den Dateischutz nicht aufheben. Die Datei kann dann nicht mehr geöffnet werden.

9.1.1 Lese-/Schreibschutz Kennwörter für das aktuelle Dokument können Sie entweder auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS vergeben oder Sie legen sie beim Speichern des Dokuments fest.

Bild 9.1: Über die Sicherheitsoptionen können Sie den Dokumentinhalt schützen

9.1

Schutzfunktionen

333

Wählen Sie hierzu den Befehl SPEICHERN UNTER im Menü DATEI. Öffnen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter das Menü zur Schaltfläche Extras und wählen Sie dort den Befehl SICHERHEITSOPTIONEN. Daraufhin wird das Dialogfeld Sicherheit angezeigt, in dem Sie – unter anderem – Kennwörter zum Öffnen und/oder zum Ändern des Dokuments vergeben können.

Kennwörter Word-Kennwörter können bis zu 15 Zeichen enthalten. Beim Festlegen und Eingeben von Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Um das Ablesen durch andere Personen zu verhindern, erfolgt die Anzeige bei der Kennworteingabe in Form von Sternchen. Das Kennwort muss beim Festlegen aus Sicherheitsgründen noch einmal wiederholt werden. Auf der Registerkarte Sicherheit können zwei verschiedene Typen von Kennwörtern festgelegt werden: œ Wenn Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Kennwort angeben, kann das Dokument

nur von Personen geöffnet werden, denen das korrekte Kennwort bekannt ist. œ Unter Kennwort zum Ändern können Sie ein Kennwort angeben, damit andere Benut-

zer das Dokument nur als schreibgeschützt öffnen, das heißt keine Bearbeitungen speichern können. Sie können zwar Änderungen in der Datei durchführen, diese aber nicht unter demselben Namen und im selben Ordner speichern. Ein Speichern unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner ist aber möglich. œ Unabhängig von der Kennwortvergabe können Sie über die Option Schreibschutz

empfehlen festlegen, dass der Benutzer beim Öffnen des Dokuments die Option Schreibgeschützt aktivieren soll. Das heißt, beim Öffnen kann der Benutzer entscheiden, ob das Dokument mit oder ohne Schreibschutz geöffnet wird. Ohne zusätzliche Kennwortvergabe bringt diese Option natürlich keinen Schutz. œ Sie können Ihr Dokument zusätzlich schützen, indem Sie die Datei verschlüsseln,

damit sie von keiner unberechtigten Person gelesen werden kann. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Erweitert werden die Verschlüsselungsoptionen angezeigt. Die im Dialogfeld aufgeführten Verschlüsselungstypen basieren auf den auf Ihrem System verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmen. Bei einigen Verschlüsselungstypen können Sie zusätzlich eine Schlüssellänge auswählen. Nach dem Festlegen von Verschlüsselungstyp und Schlüssellänge können Sie die Verschlüsselung aktivieren.

334

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Kennwortgeschütztes Dokument öffnen Beim Öffnen einer kennwortgeschützten Datei wird zunächst das Kennwort abgefragt. œ Wurde ein Kennwort zum Öffnen der Datei vergeben, müssen Benutzer dieses

Dokuments das Kennwort eingeben, wenn sie die Datei öffnen wollen. œ Wurde ein Kennwort für den Schreibschutz vergeben, muss der Benutzer dieses ein-

geben, um das Dokument öffnen zu können. Der Schreibschutz ist dann abgeschaltet. Alternativ kann er das Dokument aber durch einen Klick auf die Schaltfläche Schreibgeschützt im entsprechenden Modus öffnen. Ein Speichern des Dokuments – mit oder ohne Änderungen – ist dann nur unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort möglich.

Datenschutzoptionen Auf der Registerkarte Sicherheit finden Sie unter Datenschutzoptionen einige Funktionen, über die verschiedene, gegebenenfalls sicherheitsrelevante Informationen aus der Datei entfernt werden können beziehungsweise besonders kenntlich gemacht werden. œ Ein Aktivieren von Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen

verhindert das unbeabsichtigte Verteilen von verborgenen Informationen, wie beispielsweise Name des Verfassers des Dokuments, der beispielsweise auch in der Überarbeitungsfunktion sichtbar ist. œ Enthält ein Dokument Korrekturkennungen und/oder Kommentare, können Sie sich

hierüber noch einmal durch das Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens informieren lassen, bevor Sie es speichern oder verteilen. Dadurch können Sie vermeiden, dass Sie versehentlich vertrauliche Daten weitergeben. Tipp: Hinweise zum Thema Makrosicherheit finden Sie in Kapitel 11.

9.1.2 Dokumentschutz Neben dem Schutz des Dokuments als Ganzes können auch die Formatierungsmöglichkeiten eingeschränkt werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass nur noch bestimmte Formate benutzt werden dürfen. Außerdem können Sie bestimmen, wer welche Änderungen an welchen Stellen im Dokument durchführen darf. Wählen Sie hierzu DOKUMENT SCHÜTZEN im Menü EXTRAS und legen Sie dann im Aufgabenbereich Dokument schützen die betreffenden Einstellungen fest.

9.1

Schutzfunktionen

335

Die Einstellungen werden erst wirksam, nachdem Sie auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden geklickt haben. Sie können den Schutz aber jederzeit wieder über die entsprechende Schaltfläche im Aufgabenbereich Dokument schützen abschalten.

Bild 9.2:

Im Aufgabenbereich Dokument schützen schränken Sie die Formatierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten ein

Formatierungseinschränkungen Wenn Sie die Möglichkeiten zum Formatieren beschränken wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Formatierungseinschränkungen und klicken anschließend auf Einstellungen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld werden die Formatvorlagen zum Dokument aufgelistet. Standardmäßig sind zunächst alle Formatvorlagen zugelassen; das erkennen Sie an den aktivierten Kontrollkästchen vor den Vorlagenbezeichnungen. Direkte Formatierungen im Text sind dann generell nicht möglich, es können nur diese Vorlagen durch einen Bearbeiter eingesetzt werden, die aber auch nicht verändert werden können. Durch einen Klick auf Empfohlenes Minimum schalten Sie die Markierung für die Vorlagen ab, die nicht durch den zusätzlichen Hinweis (empfohlen) gekennzeichnet sind.

336

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Bild 9.3: Legen Sie über dieses Dialogfeld die Formatierungsbeschränkungen fest

Bearbeitungseinschränkungen Über die entsprechende Option im Aufgabenbereich Dokument schützen können Sie festlegen, ob und welche Einschränkungen für die Bearbeitung gelten sollen. Wenn Sie Einschränkungen wünschen, aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen unter Bearbeitungseinschränkungen und legen dann im zugehörigen Dropdown-Listenfeld fest, was ein Bearbeiter am Dokument tun darf. Zu den so festgelegten generellen Einschränkungen können Sie auch Ausnahmen definieren, die es allen oder bestimmten Bearbeitern erlauben, bestimmte Bereiche im Dokument uneingeschränkt bearbeiten zu können. Markieren Sie hierfür zuerst den oder die Bereiche, für die die Ausnahme gelten soll, und aktivieren Sie dann im Aufgabenbereich entweder das Kontrollkästchen Jeder oder legen Sie über Weitere Benutzer die Personen fest, die diese Bereiche bearbeiten dürfen, und aktivieren Sie dann die betreffenden Kontrollkästchen.

9.2

Überarbeitungskontrolle

337

Bild 9.4: Das Bearbeiten des Dokuments kann eingeschränkt werden

9.2

Überarbeitungskontrolle

Gerade wenn mehrere Personen an ein und demselben Dokument arbeiten, ist es oft nützlich, Einfüge- und Löschvorgänge sowie Änderungen in der Formatierung nachvollziehen zu können, die Sie oder eine andere Person am Dokument vorgenommen haben. Solche Änderungen können mit der Überarbeitungsfunktion von Microsoft Word besonders gekennzeichnet werden. Unabhängig davon können Sie bestimmte Stellen im Dokument mit Kommentaren versehen. Später können Sie dann die Änderungen überprüfen (lassen) und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen; Kommentare können Sie gegebenenfalls beantworten und auch wieder aus dem Dokument entfernen. Solche in ein Dokument eingefügten Kommentare und Korrekturkennungen werden als Markups bezeichnet.

9.2.1 Änderungen nachverfolgen Zum Ein- und Ausschalten der Überarbeitungsfunktion wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN. Wenn die Funktion aktiviert ist, erscheinen die Buchstaben ÄND in der Statusleiste und die Überarbeiten-Symbolleiste wird automatisch eingeblendet.

338

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Nachdem Sie die Überarbeitungsfunktion eingeschaltet haben, werden Änderungen im Dokument besonders markiert. In der Grundeinstellung werden diese in roter Farbe dargestellt, eingefügte Elemente werden unterstrichen und gelöschte Elemente durchgestrichen formatiert.

Bild 9.5: Änderungen werden entsprechend gekennzeichnet

Auf der Registerkarte Änderungen verfolgen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS können Sie die Form dieser Anzeige anpassen. Neben anderen Farben und Formaten können Sie hier auch festlegen, dass vorgenommene Korrekturen in der Seitenlayout- oder Weblayoutansicht – und auch im Ausdruck – in Sprechblasen angezeigt werden (siehe Kapitel 11).

Bild 9.6: Die Anzeige bestimmter Änderungen kann auch in Sprechblasen erfolgen

9.2.2 Kommentare Kommentare sind von einem Autor oder Bearbeiter hinzugefügte Notizen beziehungsweise Anmerkungen zum Dokument. Microsoft Word zeigt in der Seitenlayoutansicht oder der Weblayoutansicht – und auch im Ausdruck – Kommentare in Sprechblasen am Rand des Dokuments oder im einblendbaren Überarbeitungsfenster an. Hiermit können Sie die Anmerkungen eines Bearbeiters leicht erkennen und darauf reagieren.

9.2

Überarbeitungskontrolle

339

Bild 9.7: Kommentare können als Hinweis für andere Bearbeiter dienen

Kommentar einfügen Markieren Sie den Text oder das Element, zu dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des zu kommentierenden Textes. Wählen Sie dann KOMMENTAR im Menü EINFÜGEN und geben Sie den Kommentartext im Überarbeitungsfenster beziehungsweise in der Kommentarsprechblase ein. Die Einstellungen für Kommentare können ebenfalls über die Registerkarte Änderungen verfolgen im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS festgelegt werden (siehe Kapitel 11). Wenn die Sprechblasen ausgeblendet sind, können Sie den Kommentar im Überarbeitungsfenster eingeben und anzeigen. Dieses Fenster können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Überarbeitungsfenster in der Überarbeiten-Symbolleiste ein- und ausblenden.

Kommentare bearbeiten Zum Beantworten eines Kommentars klicken Sie in den betreffenden Kommentar in der Sprechblasenleiste beziehungsweise im Überarbeitungsfenster und wählen dann im Menü EINFÜGEN den Befehl KOMMENTAR. Geben Sie anschließend Ihre Antwort in der neuen Kommentarsprechblase beziehungsweise im neuen Eintrag im Überarbeitungsfenster ein. Zum Entfernen eines Kommentars aus dem Dokument klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Kommentar und wählen dann im Kontextmenü den Befehl KOMMENTAR LÖSCHEN.

340

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

9.2.3 Überarbeiten-Symbolleiste Vorgenommene Änderungen und eingefügte Kommentare können Sie mithilfe der Funktionen in der Überarbeiten-Symbolleiste abarbeiten. Diese wird automatisch angezeigt, wenn Sie die Funktion ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN aktiviert haben.

Bild 9.8: Die Überarbeiten-Symbolleiste

Symbol

Beschreibung Anzeige für Überarbeitung – Legt die Form der Anzeige im Dokument fest. Anzeigen – Erlaubt die Wahl zwischen der Anzeige unterschiedlicher Dokumentversionen sowie das Ein-/Ausblenden bestimmter Elemente. Zurück – Markiert die vorherige Änderung oder den vorherigen Kommentar. Weiter – Markiert die nächste Änderung oder den nächsten Kommentar. Änderungen annehmen – Übernimmt die aktuell markierte Änderung. Über das Dropdown-Menü können Sie auch alle Änderungen im Dokument in einem Arbeitsgang übernehmen. Änderungen ablehnen/Kommentar löschen – Verwirft die aktuell markierte Änderung oder löscht den aktuell markierten Kommentar. Über das Dropdown-Menü können Sie auch alle Änderungen im Dokument in einem Arbeitsgang ablehnen. Kommentar einfügen – Fügt an der markierten Stelle einen Kommentar hinzu. Sprache einfügen – Ermöglicht das Einfügen eines gesprochenen Kommentars. Der Microsoft Audiorecorder wird geöffnet, über den Sie den Kommentar aufnehmen können. Hervorheben – Ermöglicht das Unterlegen eines Textbereichs mit einer Farbmarkierung. Klicken Sie auf die nach unten weisende Pfeilspitze, um das Dropdown-Listenfeld mit der Farbpalette zu öffnen. Um eine einmal gewählte Farbe an anderer Stelle wiederzuverwenden, genügt es, auf die Schaltfläche zu klicken.

9.2

Symbol

Überarbeitungskontrolle

341

Beschreibung Änderungen verfolgen – Schaltet die Überarbeitungsfunktion an oder ab. Überarbeitungsfenster – Zeigt das Überarbeitungsfenster mit den vorgenommenen Änderungen und Kommentaren an oder blendet es aus.

Tabelle 9.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Überarbeiten-Symbolleiste

Anzeige steuern Über das Dropdown-Listenfeld zur Schaltfläche Anzeige für Überarbeitung in der Überarbeiten-Symbolleiste können Sie festlegen, welcher Zustand des Dokuments auf dem Bildschirm angezeigt werden soll beziehungsweise wie die Änderungen und Kommentare dargestellt werden sollen: œ Mit Original werden alle noch nicht bestätigten Änderungen und Kommentare ausge-

blendet – das Dokument wird in seinem Zustand vor Eingabe dieser Änderungen angezeigt. œ Endgültig nimmt an, dass alle noch nicht bestätigten Änderungen akzeptiert wurden,

und zeigt das Dokument mit diesen Änderungen an. Damit können Sie also sehen, wie das Dokument nach dem Durchführen aller Änderungen aussehen würde. œ Endgültige Version enthält Markups zeigt gelöschte Elemente und die Formatierungs-

änderungen sowie Kommentare in der Sprechblasenleiste an. Eingefügte Elemente werden im Dokument selbst entsprechend farbig gekennzeichnet. œ Originalversion enthält Markups zeigt eingefügte Elemente, geänderte Formatierungen

und Kommentare in der Sprechblasenleiste an. Gelöschte Elemente werden im Dokument selbst durchgestrichen angezeigt. Wenn Sie eine der Optionen Endgültige Version enthält Markups oder Originalversion enthält Markups gewählt haben, können Sie über das Dropdown-Listenfeld zur Schaltfläche Anzeigen bestimmen, welche Elemente auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Sie können eine Auswahl nach Typ oder nach Bearbeiter vornehmen. Es werden nur die Elemente angezeigt, die mit einem Häkchen gekennzeichnet sind. Auf diese Weise können Sie sich auf eingefügten und gelöschten Text oder auch nur auf die Kommentare und Änderungen eines bestimmten Bearbeiters konzentrieren. Zum schnellen Anzeigen aller

342

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Überarbeitungen und/oder Kommentare klicken Sie im Menü ANSICHT auf MARKUP. Daraufhin werden alle Kommentare und Änderungen im Dokument ein- oder ausgeblendet. Tipp: Wenn Sie einen Überarbeitungstyp ausblenden, indem Sie ihn im Menü zur Schaltfläche Anzeigen deaktivieren, wird dieser Typ beim Öffnen des Dokuments jedes Mal wieder automatisch angezeigt, sofern Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendete Markups beim Öffnen oder Speichern anzeigen auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS nicht deaktivieren. Auch wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, sind Markups dieses Typs noch im Dokument vorhanden und können eingeblendet werden, indem der betreffende Typ im Menü zur Schaltfläche Anzeigen ausgewählt wird.

Bild 9.9:

Mehrere Optionen dienen zum Anpassen der Anzeige in der Überarbeitungskontrolle

Änderungen prüfen Zum Durchsehen und Bearbeiten aller Elemente in Folge klicken Sie in der ÜberarbeitenSymbolleiste auf Weiter oder Zurück. Das jeweils nächste oder vorherige Element wird dann markiert. œ Klicken Sie auf Änderungen annehmen oder auf Änderung ablehnen/Kommentar

löschen, um für das aktuell markierte Element die Korrektur zu akzeptieren beziehungsweise diese zu verwerfen. œ Wenn Sie alle Änderungen in einem Arbeitsgang akzeptieren wollen, wählen Sie im

Dropdown-Menü zur Schaltfläche Änderungen annehmen den Befehl ALLE ÄNDE-

9.2

Überarbeitungskontrolle

343

RUNGEN IM DOKUMENT ANNEHMEN. Wollen Sie alle Änderungen in einem Arbeitsgang ablehnen oder alle Kommentare löschen, wählen Sie den entsprechenden Befehl im Menü zur Schaltfläche Änderung ablehnen/Kommentar löschen.

Tipp: Sie können Überarbeitungen und Kommentare beim Drucken wahlweise aus- oder einblenden. Wenn sie mit ausgedruckt werden sollen, wählen Sie im Dialogfeld Drucken im Dropdown-Listenfeld Drucken die Option Dokument mit Markups. Wenn Sie ein Dokument mit eingeblendeten Markups drucken, wählt Word die optimale Schriftgröße und Seitenausrichtung, um die Markierungen in Ihrem gedruckten Dokument lesbar anzuzeigen. Sie können mit der Option Markupliste auch lediglich eine Liste aller Korrekturen und Kommentare in einem Dokument ausdrucken.

9.2.4 Vergleichen und zusammenführen Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments in separaten Dateien gespeichert haben, können Sie deren Inhalte miteinander vergleichen und – wenn gewünscht – zu einem neuen Dokument zusammenführen. Öffnen Sie dazu zunächst eine Version des Dokuments und wählen Sie dann im Menü EXTRAS den Befehl DOKUMENTE VERGLEICHEN UND ZUSAMMENFÜHREN. Wählen Sie anschließend im Dialogfeld das Dokument aus, mit dem Sie das aktuell geöffnete vergleichen wollen. Tipp: Wenn Sie im Menü DATEI den Befehl VERSIONEN verwendet haben, um mehrere Versionen eines Dokuments in einer Datei zu speichern, und nun die aktuelle Version mit einer älteren vergleichen möchten, speichern Sie zunächst die ältere Version als separate Datei unter einem anderen Namen.

Über das Listenfeld zur Schaltfläche Ausführen können Sie das weitere Vorgehen steuern.

Bild 9.10: Beim Zusammenführen stehen mehrere Optionen zur Verfügung œ Wählen Sie AUSFÜHREN, um die Ergebnisse des Vergleichs im Originaldokument anzu-

zeigen.

344

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

œ Wählen Sie IN AKTIVES DOKUMENT ZUSAMMENFÜHREN, um die Ergebnisse im gegenwär-

tig geöffneten Dokument anzuzeigen. œ Wählen Sie IN NEUES DOKUMENT ZUSAMMENFÜHREN, um die Ergebnisse in einem neuen

Dokument anzuzeigen. Die Unterschiede zwischen den Inhalten werden am Bildschirm rot markiert. Sie können dann diese Kennzeichnungen wie andere Markups mithilfe der Funktionen in der Überarbeiten-Symbolleiste abarbeiten (siehe oben).

Bild 9.11: Beim Zusammenführen werden Unterschiede markiert

Tipp: Um die bestmöglichen Ergebnisse beim Zusammenführen von Dokumenten zu erzielen, sollten Sie das Kontrollkästchen Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktivieren.

9.3

Berechtigungen

Sicherheitssensitive Informationen werden im Allgemeinen durch Einschänken des Zugangs zu den Dateien geschützt. Ist einem Benutzer der Zugang zu einem Dokument gestattet, besteht keine Beschränkung, die ihm beispielsweise anschließend verbieten könnte, das Dokument an andere Personen weiterzuleiten. Die Programme der Microsoft Office 2003-Familie verfügen mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug über eine Möglichkeit, diese Weitergabe zumindest einzuschränken. Der Autor eines Dokuments kann angeben, ob ein Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf

9.3

Berechtigungen

345

und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. So können Sie beispielsweise einem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, ein Dokument drucken zu können, es jedoch nicht bearbeiten zu dürfen oder den Zugriff auf fünf Tage beschränken. Die Einschränkung der Rechte kann auch schnell wieder abgeschaltet werden. Theoretisch schaffen Sie durch Verwenden dieses Dienstes eine Sicherheitslücke in Ihrem System. Microsoft versichert jedoch, dass dabei Ihre Dokumente selbst nicht an Microsoft weitergeleitet werden. Achtung: Je nach aktueller Installation müssen Sie vor der Verwendung von IRM zuerst die Software zur Verwaltung von Informationsrechten installieren. Informationen dazu erhalten Sie in einem Dialogfeld, das nach Wählen eines Befehls im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI eingeblendet wird.

9.3.1 Vorarbeiten Bevor Sie Information Rights Management benutzen können, müssen Sie zunächst einige Voraussetzungen schaffen. Wählen Sie dazu den Befehl NICHT WEITERLEITEN im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI. Beim ersten Aufrufen dieses Befehls meldet sich – nachdem die Verbindung zum Internet hergestellt ist – ein Assistent, der Sie beim Herunterladen eines Kontozertifikats unterstützt. Sie benötigen dazu ein .NET PassportKonto. Wenn Sie noch nicht über ein solches verfügen, können Sie über die Startseite des Assistenten eines einrichten. Melden Sie sich dann bei .NET Passport an, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort eingeben. Nach dem Bestätigen über Weiter können Sie entscheiden, welche Art von Zertifikatstyp Sie wünschen. Die Unterschiede werden im Dialogfeld erklärt. Nach einer weiteren Bestätigung wird das Zertifikat auf Ihren Rechner heruntergeladen und es wird eine Bestätigung dafür angezeigt. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

9.3.2 Inhalte mit Zugriffseinschränkung erstellen Nachdem die oben genannten Voraussetzungen geschaffen sind, können Sie für ein Dokument eine Zugriffseinschränkung für bestimmte Personen, die auf den Inhalt zugreifen, erstellen. Dazu verwenden Sie das Dialogfeld Berechtigung, das Sie durch Wählen von NICHT WEITERLEITEN im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI auf den Bildschirm bringen. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche Berechtigung in der

346

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Standard-Symbolleiste klicken. In diesem Dialogfeld können Sie anderen Benutzern den Lese- oder den Änderungszugriff bewilligen. Aktivieren Sie zunächst die Option Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken und geben Sie anschließend in den Feldern Lesen und Ändern die E-Mail-Adressen der Personen an, denen Sie die entsprechenden Rechte erteilen möchten. Sie können in jedes Feld mehrere Adressen eingeben; trennen Sie diese jeweils durch ein Semikolon voneinander ab.

Bild 9.12: Zwei Grundrechte können vergeben werden

Nach einem Klick auf Lesen oder Ändern können Sie die Adressen auch aus dem aktuell eingestellten Adressbuch auswählen. Gruppennamen können ebenfalls verwendet werden.

9.3

Berechtigungen

347

Zugriffsebene Beschreibung Lesen

Benutzer können das Dokument lesen; sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.

Ändern

Benutzer können ein Dokument lesen, bearbeiten und Änderungen speichern; sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.

Vollzugriff

Benutzer verfügen über vollständige Zugriffsberechtigungen und können alle Aktionen für das Dokument ausführen, die auch ein Autor ausführen kann: Festlegen von Ablaufdaten für den Inhalt, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer. Autoren verfügen immer über Vollzugriff.

Tabelle 9.2: Drei Zugriffsebenen sind möglich

Legen Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche Weitere Optionen weitere Einstellungen fest (siehe unten). Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie das Dokument und leiten Sie es dann an die betreffenden Personen weiter. Nach dem Bestätigen wird der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich angezeigt, in dem die Zugriffseinschränkungen zusammengefasst werden. Hinweis: Benutzer, die Inhalte mit Zugriffseinschränkung erhalten, können – nachdem sie ein Nutzungszertifikat von einem Lizenzierungsserver heruntergeladen haben – das Dokument genauso öffnen, wie sie Inhalte ohne Zugriffseinschränkung öffnen würden. Wenn auf dem jeweiligen Computer Office 2003 oder höher nicht installiert ist, kann ein Programm heruntergeladen werden, mit dessen Hilfe diese Inhalte im Webbrowser angezeigt werden können.

Weitere Optionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere Optionen im Dialogfeld Berechtigung öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie zusätzliche Berechtigungen formulieren können. œ In der Liste im oberen Bereich werden die Personen beziehungsweise deren E-Mail-

Adressen aufgelistet, für die Sie Lese-/Änderungsberechtigungen vergeben haben. Auch Sie selbst gehören mit der Zugriffebene Vollzugriff dazu. Weitere Personen können Sie nach einem Klick auf Hinzufügen angeben; zum Löschen eines Benutzereintrags markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken dann auf Entfernen.

348

Bild 9.13:

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Über dieses Dialogfeld können Sie die vergebenen Berechtigungen weiter spezifizieren und verwalten

œ Unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer können Sie die vorher angegebenen

Rechte modifizieren: Sie können beispielsweise ein zeitliches Limit für die Berechtigungen setzen oder das Drucken des Dokuments zulassen. œ Im Textfeld zu Benutzer kann hier weitere Berechtigungen anfordern wird standardmä-

ßig automatisch Ihre E-Mail-Adresse als Verweisadresse angezeigt; diese Angabe können Sie jedoch beliebig ändern. Wenn Sie vorher das Kontrollkästchen Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktiviert haben und das Dokument nach dem Einschränken der Zugriffsberechtigung gespeichert haben, wird standardmäßig keine Verweisadresse angezeigt.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

349

œ Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Benutzern mit früheren Versionen von Office

das Lesen mit Browsern erlauben, die die Verwaltung von Informationsrechten unterstützen lassen Sie zu, dass Benutzer die Inhalte auch ohne Verwendung eines der Microsoft Office 2003-Programme anzeigen können.

9.3.3 Zugriffseinschränkungen entfernen Autoren – sowie andere Personen mit entsprechender Berechtigung– können die Zugriffseinschränkungen aus einem Dokument entfernen, indem sie es öffnen und dann einfach im Untermenü zu BERECHTIGUNG im Menü DATEI auf UNBESCHRÄNKTER ZUGRIFF klicken. Tipp: Außerdem können Administratoren für Unternehmen Berechtigungsrichtlinien erstellen, die dann im Untermenü zum Befehl BERECHTIGUNG zur Verfügung stehen und definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und in welchem Umfang Benutzer ein Dokument bearbeiten können oder in welchem Umfang Office-Funktionen dafür verfügbar sind.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

Ein freigegebener Arbeitsbereich ist ein auf einem Webserver gehosteter Bereich, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter Dokumente freigeben und gemeinsam verwalten können. Sie werden immer über den Status des Projekts auf dem Laufenden gehalten. Bei freigegebenen Arbeitsbereichen handelt es sich um Microsoft Windows SharePoint Services-Websites, die Sie in einem Webbrowser oder über den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich eines Microsoft Office-Programms öffnen können.

9.4.1 Erstellen eines freigegebenen Arbeitsbereichs Um einen freigegebenen Arbeitsbereich zu erstellen, können Sie sich mehrerer Methoden bedienen. Am einfachsten geht es, wenn Sie das Dokument öffnen und den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich anzeigen lassen, indem Sie den Befehl FREIGEGEBENER ARBEITSBEREICH im Menü EXTRAS wählen.

350

Bild 9.14:

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Über den Aufgabenbereich können Sie einen Arbeitsbereich erstellen und Mitglieder hinzufügen

Wählen Sie hierin im Dropdown-Listenfeld Speicherort für neuen Arbeitsbereich die Webadresse einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website, in der der Dokumentarbeitsbereich angelegt werden soll, aus oder geben Sie die gewünschte Adresse direkt ein. Klicken Sie zum Bestätigen auf Erstellen. Der Dokumentarbeitsbereich wird daraufhin angelegt. Nach dem Bestätigen eines Sicherheitshinweises werden Sie in der Standardeinstellung aufgefordert, sich mit Ihrem Namen und Passwort bei der gewählten Site anzumelden. Die genaue Prozedur bestimmt der Betreiber der SharePoint-Site. Tipp: Sie können einen freigegebenen Arbeitsbereich auch erstellen, indem Sie ein freigegebenes Dokument als Dateianlage über Microsoft Outlook an die Personen versenden, die Mitglieder des Arbeitsbereichs werden sollen. Empfängern in den Zeilen An und Cc wird automatisch die Berechtigung gewährt, Beiträge zur Website zu leisten. Empfängern in der Zeile Bcc wird nicht automatisch Zugang zur Website gewährt, sie müssen entsprechende Berechtigungen erst anfordern.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

351

Klicken Sie nach dem Einfügen der Anlage in das Nachrichtenformular auf die Schaltfläche Anlagenoptionen und wählen Sie dann im Aufgabenbereich Anlagenoptionen die Option Freigegebene Anlagen. Geben Sie im Feld Dokumentarbeitsbereich erstellen in die Webadresse der Microsoft Windows SharePoint Services-Website an, in der die Dokumentarbeitsbereichs-Webseite angelegt werden soll.

9.4.2 Arbeiten im freigegebenen Bereich Nachdem Sie einen freigegebenen Arbeitsbereich eingerichtet haben, können Sie damit arbeiten. Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich wird automatisch eingeblendet, wenn Sie ein Dokument öffnen, das in einer Dokumentbibliothek einer SharePointWebsite gespeichert ist. Unter Umständen müssen Sie vorher eine Verbindung zum Netz herstellen. Über die Symbole im oberen Bereich des Aufgabenbereichs können Sie zwischen mehreren Registerkarten wechseln und darüber unterschiedliche Aktionen im Arbeitsbereich einleiten. Hier werden nicht nur auf den Registerkarten Mitglieder, Aufgaben, Dokumente und Hyperlinks Websitedaten angezeigt, sondern auch auf den Registerkarten Status und Dokumentinformationen Informationen zum aktiven Dokument bereitgestellt. Die Zahlen unterhalb der Symbole auf den Registerkarten geben an, wie viele Elemente sich in dem jeweiligen Bereich befinden.

Symbol

Beschreibung Status – Listet wichtige Informationen zum geöffneten Dokument auf, beispielsweise, ob das Dokument aktuell ist, ob ein Konflikt zwischen ihm und der Kopie eines anderen Mitglieds besteht und ob es ausgecheckt ist. Zeigt außerdem Ihre Information Rights Management-Berechtigungen. Sie können Aktualisierungen sowohl auf den Server laden als auch von dort herunterladen. Mitglieder – Listet die Mitglieder des Arbeitsbereichs auf. Neue Mitglieder können hierüber hinzugefügt werden; ebenso lassen sich von hier aus Nachrichten an sie senden.

352

Symbol

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Beschreibung Aufgaben – Listet die unerledigten Projektaufgaben auf. Neue Aufgaben können hinzugefügt werden. Die Mitglieder können über Aufgaben benachrichtigt werden. Dokumente – Listet die im freigegebenen Arbeitsbereich enthaltenen Dokumente auf. Sie können neue Dokumente hinzufügen, Ordner einrichten und Benachrichtigungen konfigurieren. Hyperlinks – Liefert eine Liste von Hyperlinks, die beispielsweise als Bezug zu Referenzinformationen benutzt werden können. Neue Links können hinzugefügt werden. Dokumentinformationen – Liefert Angaben zum aktuellen Dokument. Hier werden mit dem Dokument verbundene Eigenschaften angezeigt, beispielsweise das Datum der letzten Änderung. Wenn in der Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Eigenschaften für Dokumente definiert sind, werden diese Eigenschaften ebenfalls auf dieser Registerkarte angezeigt.

Tabelle 9.3: Über die Registerkarten erhalten Sie Informationen zum Arbeitsbereich und seinen Elementen

Mitglieder hinzufügen Nachdem Sie einen freigegebenen Arbeitsbereich erstellt haben, sind Sie zunächst das einzige Mitglied dieses Bereichs. Eine der ersten Aufgaben besteht darin, weiteren Personen den Zugang zu diesem Bereich zu ermöglichen, damit diese ihre Arbeitsbeiträge leisten können. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Mitglieder im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Neue Mitglieder hinzufügen und geben Sie dann die Benutzernamen oder E-Mail-Adressen der einzuladenden Mitglieder ein. Mitglieder eines freigegebenen Arbeitsbereichs werden einer so genannten Websitegruppe zugewiesen, die ihre Berechtigungen für die Website ermittelt. Wenn Sie beispielsweise einen freigegebenen Arbeitsbereich selbst erstellen, sind Sie der Administrator. Sie können dann neue Mitglieder einladen und zu Websitegruppen zuweisen, Mitglieder entfernen und auch den freigegebenen Arbeitsbereich wieder löschen.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

353

Bild 9.15: Weitere Mitglieder werden hinzugefügt

Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Mitglieder, die Dokumente nur schreibgeschützt öffnen können; sie können den freigegebenen Arbeitsbereich besuchen, können jedoch keine Inhalte bearbeiten. Gruppe

Berechtigungen

Administrator Webdesigner

Hat volle Kontrolle über die Site. Können Listen und Dokumentbibliotheken erstellen und Seiten der Site ändern. Kann den Inhalt von Dokumenten auf der Site ändern. Darf die Dokumente nur lesen.

Mitwirkender Leser

Tabelle 9.4: Mitglieder können unterschiedliche Rechte haben

Nach dem Bestätigen über Fertig stellen werden Sie gefragt, ob Sie den neuen Mitgliedern eine Nachricht senden möchten. Wenn Sie zustimmen, wird ein Nachrichtenformular

354

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

geöffnet, das an die neuen Mitglieder adressiert ist und einen Standardtext enthält, der darüber informiert, dass eine Zugriffsberechtigung zu einer SharePoint-Site erteilt wurde. Der Empfänger kann anschließend über einen Hyperlink auf diese Site zugreifen. Dazu muss er sich mit den Benutzerdaten anmelden, die ebenfalls mit der Nachricht übermittelt wurden. Sein Zugangskennwort kann er über einen weiteren in der Nachricht enthaltenen Hyperlink ändern.

Bild 9.16:

Mit Mitgliedern können über die Befehle im zugehörigen Menü verschiedene Aktionen durchgeführt werden

Nach dem Hinzufügen der Mitglieder werden diese auf der Registerkarte Mitglieder mit dem vorher unter Anzeigename eingegebenen Namen aufgelistet. Kontaktinformationen – beispielsweise der Frei- oder Gebucht-Status, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – sind mit eingeschlossen, sodass die verschiedenen Mitglieder leicht miteinander in Kontakt treten können. Wenn Sie eine bestimmte Aktion mit einem Mitglied planen, markieren Sie seinen Eintrag in der Liste, klicken auf den Dropdown-Pfeil und wählen anschließend im angezeigten Menü die gewünschte Aktion aus. Wollen Sie beispielsweise diesem Mitglied andere Rechte zuweisen, wählen Sie den Befehl WEBSITEGRUPPENZUGEHÖRIGKEIT BEARBEITEN.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

355

Tipp: Wenn Sie Instant Messaging verwenden, können Sie außerdem den Onlinestatus der Mitglieder des freigegebenen Arbeitsbereichs sehen.

Dokumente Die im freigegebenen Arbeitsbereich vorhandenen Dokumente werden auf der Registerkarte Dokumente angezeigt. Nach einem Klick auf Sortieren nach können sie nach verschiedenen Kriterien in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Mit den Arbeitsbereichskopien können diverse Aktionen durchgeführt werden, die Sie im Dropdown-Menü zum markierten Dokument auswählen können.

Bild 9.17:

Die Registerkarte Dokumente erlaubt das Durchführen diverser dokumentbezogener Aktionen

œ Um ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich abzulegen, klicken Sie auf Neues

Dokument hinzufügen. Geben Sie dann im Dialogfeld Pfad und Namen der ge-

356

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

wünschten Datei ein. Beachten Sie hier auch die Option Arbeitsbereichsaktualisierungen verfügbar machen, wenn ich meine Kopie öffne. œ Über Neuen Ordner hinzufügen können Sie im Arbeitsbereich einen solchen anlegen.

Tipp: Wenn Sie an dem Dokument im Dokumentarbeitsbereich gearbeitet haben, können Sie die Originalkopie aktualisieren. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Dokumente im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des aktiven Dokuments und wählen Sie dann im daraufhin eingeblendeten Menü den Befehl IN URSPRÜNGLICHEN SPEICHERORT ZURÜCKPUBLIZIEREN.

Aufgaben Auf der Registerkarte Aufgaben können Sie zu erledigende Aufgaben mit Fälligkeitsdatum einzelnen Mitgliedern des freigegebenen Arbeitsbereichs zuweisen.

Bild 9.18: Die Aufgabenliste

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

357

In der Liste werden die Aufgaben gezeigt, die Sie bereits definiert haben. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, können Sie sie in der Aufgabenliste abhaken. Wenn andere Teammitglieder die Aufgabenliste im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich öffnen, können sie sehen, dass die Aufgabe erledigt wurde. Die Aufgaben können nach einem Klick auf Sortieren nach nach verschiedenen Kriterien in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. œ Um eine neue Aufgabe zuzuweisen, klicken Sie auf Neue Aufgabe hinzufügen. Im dar-

aufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die Aufgabe mit einem Titel und einer Beschreibung versehen, eine Prioritätsstufe vergeben und Angaben zum Status machen. Außerdem sollten Sie über das Feld Zugewiesen an einen Verantwortlichen in der Liste der Mitglieder des Arbeitsbereichs auswählen. Nach dem Bestätigen wird die neue Aufgabe auf der Registerkarte Aufgaben angezeigt. œ Um Änderungen an einer Aufgabe durchzuführen, markieren Sie sie und wählen dann

im Dropdown-Menü den betreffenden Befehl. Um beispielsweise den Status der Aufgabe zu ändern, wählen Sie AUFGABE BEARBEITEN. Sie können dann im Dialogfeld Aufgabe die gewünschten Änderungen vornehmen. Abgeschlossene Aufgaben werden auf der Registerkarte Aufgaben mit einem Häkchen im vorangestellten Kästchen angezeigt. Dieses Häkchen kann dort auch direkt ein- und ausgeschaltet werden.

Hyperlinks Die Registerkarte Hyperlinks können Sie benutzen, um den Mitgliedern eine Liste von Verweisen zur Verfügung zu stellen, die beispielsweise als Bezug zu Referenzinformationen benutzt werden können. Die Links können – wie üblich – nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Ein Klick auf einen Hyperlink zeigt den Inhalt, auf den der Hyperlink verweist, im Webbrowser an. œ Klicken Sie zum Erweitern der Hyperlinkliste auf Neuen Hyperlink hinzufügen und

geben Sie dann den URL, eine Beschreibung und gegebenenfalls zusätzliche Bemerkungen ein. Die Beschreibung wird auf der Registerkarte zur Anzeige benutzt. Wenn Sie keine Beschreibung eingeben, wird dort der URL selbst verwendet. œ Um Änderungen an einem eingegebenen Hyperlink durchzuführen, markieren Sie ihn

und wählen dann im Dropdown-Menü den entsprechenden Befehl.

358

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Dokumentinformation Die Registerkarte Dokumentinformationen liefert Angaben zum aktuellen Dokument. Hier werden mit dem Dokument verbundene Eigenschaften angezeigt, beispielsweise das Datum der letzten Änderung. Wenn in der Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, benutzerdefinierte Eigenschaften für Dokumente definiert sind, werden diese Eigenschaften ebenfalls auf dieser Registerkarte angezeigt. Hier können Sie auch über den entsprechenden Link die Berechtigungen für dieses Dokument einschränken (siehe hierzu auch Abschnitt 9.3) und über Versionsverlauf die unterschiedlichen Fassungen des Dokuments verwalten.

Status Im Bereich Status werden Sie über den Zustand Ihrer Version des Dokuments im Vergleich mit der auf dem Server vorhandenen informiert. Die Angaben auf dieser Registerkarte liefern Ihnen auch Hinweise dazu, was Sie als Nächstes tun sollten oder könnten. œ Wenn Sie Änderungen am Dokument durchführen, müssen Sie diese zunächst mit

dem Befehl SPEICHERN im Menü DATEI lokal speichern. Sie werden dann darüber informiert, dass sich eine Kopie des Dokuments im Arbeitsbereich befindet, die noch nicht mit Ihren neuesten Daten aktualisiert ist. Ein Klick auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren bewirkt dann genau dieses. œ Ein Klick auf die Schaltfläche Updates downloaden überträgt die Änderungen anderer

Mitglieder an Sie. Tipp: Während Sie an Ihrer Kopie des Dokuments arbeiten, ruft Microsoft Office regelmäßig Aktualisierungen aus dem Dokumentarbeitsbereich ab und stellt sie Ihnen zur Verfügung. Wie dabei vorgegangen werden soll, können Sie in der Kategorie Freigegebener Arbeitsbereich im Dialogfeld Dienstoptionen festlegen, das Sie durch einen Klick auf Optionen unten auf einer der Registerkarten des Aufgabenbereichs Freigegebener Arbeitsbereich anzeigen lassen können (siehe hierzu auch weiter unten). œ Zum Speichern Ihrer eigenen Kopie des Dokuments, das Sie mit den an der Arbeitsbe-

reichskopie vorgenommenen Änderungen aktualisieren können, aktivieren Sie die Registerkarte Dokumente im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, klicken auf den Namen des zurzeit geöffneten Dokuments und wählen dann im Dropdown-Menü den Befehl AKTUALISIERBARE KOPIE SPEICHERN.

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

359

Tipp: Sie können Aktualisierungen abrufen, indem Sie im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Updates downloaden klicken. Wenn Sie bereit sind, Ihre Kopie des Dokuments freizugeben, speichern Sie das Dokument. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Status im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Dokumentaktualisierungen und klicken Sie anschließend im Aufgabenbereich Dokumentaktualisierungen auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren.

9.4.3 Arbeitsbereichsbefehle Über das Menü, das Sie nach einem Klick auf den Dropdown-Pfeil neben dem markierten Namen des Arbeitsbereichs aufklappen können, steht Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, die sich direkt auf den Arbeitsbereich beziehen. œ Wenn Sie mit Microsoft Internet Explorer 6 oder höher arbeiten, können Sie den Do-

kumentarbeitsbereich auch im Browser anzeigen lassen. Benutzen Sie dazu den Befehl WEBSITE IN BROWSER ÖFFNEN. Änderungen werden dabei in der Arbeitsbereichskopie gespeichert, und andere Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs können Aktualisierungen von dieser Arbeitsbereichskopie abrufen, um entstehende Konflikte zu beheben. œ Wenn Sie an einer vom Dokumentarbeitsbereich unabhängigen Dokumentkopie

arbeiten möchten, wählen Sie VERBINDUNG ZUM ARBEITSBEREICH TRENNEN. Ihre Kopie des Dokuments ist dann nicht mehr mit dem Dokumentarbeitsbereich verknüpft, und Sie können keine Aktualisierungen für das Dokument abrufen. Der Dokumentarbeitsbereich und seine Mitglieder sind davon jedoch nicht betroffen. Wenn Sie später Ihre Kopie des Dokuments wieder freigeben wollen, speichern Sie das Dokument zunächst, klicken dann auf der Registerkarte Status im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Dokumentaktualisierungen und anschließend auf Arbeitsbereichkopie aktualisieren. Ihre Kopie des Dokuments wird daraufhin zur Arbeitsbereichskopie des Dokuments, und andere Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs können Aktualisierungen von dieser Arbeitsbereichskopie abrufen, um entstehende Konflikte zu beheben. œ Zum Entfernen des Dokumentbereichs wählen Sie den Befehl ARBEITSBEREICH LÖSCHEN. Hierdurch werden alle Daten im Dokumentarbeitsbereich sowie die Dokumentbibliothek einschließlich aller dort gespeicherten Dokumente entfernt. Sie müssen Administrator eines Dokumentarbeitsbereichs sein, um ihn löschen zu können. Die Kopien der Dokumente, die Sie auf Ihrem eigenen Computer gespeichert haben, werden durch diese Aktion nicht gelöscht.

360

Kapitel 9 – Arbeiten in Gruppen

Tipp: Sie können auch den Webbrowser zum Löschen benutzen: Öffnen Sie die Website des Dokumentarbeitsbereichs zunächst im Webbrowser. Klicken Sie dann oben in der Hyperlinkleiste auf Websiteeinstellungen und dann unter Verwaltung auf Zur Websiteverwaltung. Klicken Sie anschließend unter Verwaltung und Statistiken auf Diese Website löschen und dann auf die Schaltfläche Löschen.

9.4.4 Dienstoptionen Für die Arbeit in einem freigegebenen Bereich können Sie verschiedene Optionen festlegen. Klicken Sie zur Kontrolle oder Änderung der Einstellungen auf einer beliebigen Registerkarte des Aufgabebereichs Freigegebener Arbeitsbereich auf Optionen.

Bild 9.19: Regeln Sie, wie der Freigegebene Arbeitsbereich reagieren soll

9.4

Freigegebener Arbeitsbereich

361

œ Die Optionen unter Aufgabenbereich »Freigegebener Arbeitsbereich« legen fest, wann

dieser Aufgabenbereich eingeblendet werden soll. œ Unter Arbeitsbereichsaktualisierungen geben Sie an, wie häufig auf das Vorhandensein

von Updates geprüft werden soll und wie die Kopie für den Arbeitsbereich beim Speichern des Dokuments aktualisiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise nur mit dem Dokument arbeiten möchten, ohne dass Office den Dokumentarbeitsbereich auf Aktualisierungen überprüft, klicken Sie auf Niemals: Aktualisierungen nicht abrufen. Sie können in diesem Fall aber dennoch Aktualisierungen manuell abrufen, indem Sie im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf Updates downloaden klicken.

Makros

Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die Microsoft Word automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Makros lassen sich für die Automatisierung von Routineaufgaben einsetzen. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig den Zustand bestimmter Dokumente in unterschiedlichen Ordnern überprüfen müssen, können Sie die Befehle zum Öffnen dieser Dateien in einem Makro zusammenfassen und dieses bei Bedarf ausführen lassen.







Sie können Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen. Dabei können Makros praktisch alle Befehle beinhalten, die Sie normalerweise über Tastatur oder Maus aufrufen. Mausaktionen im Text selbst können aber nicht aufgezeichnet werden; hierfür müssen Sie also die Tastatur verwenden. Anschließend können Sie ein aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen. Sie können den Start über einen Menübefehl, eine Schaltfläche oder eine Tastenkombination bewirken. Außerdem lassen sich Makros mit bestimmten Ereignissen – beispielsweise Öffnen oder Schließen des Dokuments – verknüpfen, sodass sie beim Eintreffen des Ereignisses automatisch ausgeführt werden. Die aufgezeichneten Makros werden zusammen als so genannte Sub-Prozedur in der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) gespeichert. Sie können über den Visual Basic-Editor das aktuelle Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorekorder direkt manuell erstellen.

Tipp: Die mit Visual Basic erstellten Module können nur unter einer Anwendung laufen, die VBA unterstützt. Sie können damit keine eigenständig lauffähigen Programme erstellen.

Den Zugriff zur Arbeit mit Makros bietet der Befehl MAKRO im Menü EXTRAS. Sie können hierüber neue Makros aufzeichnen sowie aufgezeichnete Makros ausführen oder bearbeiten.

364

Kapitel 10 – Makros

Bild 10.1: Die Befehle zum Erstellen, Ausführen und Bearbeiten von Makros

10.1 Makro erstellen Die einfachste Methode, ein Makro zu erstellen, besteht in der Verwendung des Makrorekorders. Dieser Makrorekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden zu können. Wie Sie ein Makro ohne Verwendung des Rekorders selbst schreiben, wird am Ende dieses Kapitels angedeutet.

10.1.1

Makro aufzeichnen

Um ein Makro aufzuzeichnen, wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKRO und dann im Untermenü den Befehl AUFZEICHNEN. Im Dialogfeld Makro aufzeichnen können Sie dann das Makro benennen und festlegen, in welcher Dokumentvorlage es verfügbar sein soll. œ Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder bearbeiten Sie die

Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, sodass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann noch erkennen, wenn Sie mit dem Dokument längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Optional können Sie unter Beschreibung einen zusätzlichen Kommentar zu dem Makro eingeben, der beispielsweise die Arbeitsweise genauer beschreibt.

10.1

Makro erstellen

365

Bild 10.2: Legen Sie einen Namen für das Makro fest œ Geben Sie außerdem an, welcher Dokumentvorlage das Makro zugeordnet werden

soll. Tipp: In Visual Basic kann der Name eines Makros beziehungsweise einer Prozedur bis zu 255 Zeichen umfassen. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf kein Leerzeichen, keinen Punkt, kein Ausrufezeichen und nicht die Zeichen @, &, $, + und # beinhalten. Benutzen Sie außerdem keine Bezeichnungen, die bereits in Visual Basic verwendet werden.

Startverfahren Das gewünschte Startverfahren können Sie bereits an dieser Stelle über die Schaltflächen im Bereich Makro zuweisen zu festlegen. Dies bietet sich für Makros an, die Sie häufiger verwenden. Seltener benutzte Makros können Sie auch einfach über den Befehl MAKROS im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS starten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Tastatur öffnen Sie das Dialogfeld Tastatur anpassen, über das Sie eine Tastenkombination zum Starten des Makros festlegen können.

366

Kapitel 10 – Makros

Bild 10.3: Sie können zum Starten eine Tastenkombination vereinbaren œ Legen Sie zunächst über das Dropdown-Listenfeld Speichern in fest, wo das Makro

gespeichert werden soll. Standardmäßig werden Makros in der Dokumentvorlage Normal gespeichert, stehen also in allen Dokumenten zur Verfügung, die auf dieser Vorlage beruhen. Wenn das aktuelle Dokument eine Benutzervorlage verwendet, können Sie das Makro auch in dieser speichern. Alternativ kann es auch im Dokument selbst gespeichert werden; damit kann es dann aber auch nur in diesem Dokument benutzt werden. œ Zum Festlegen der Tastenkombination drücken Sie dann im Feld Neue Tastenkombi-

nation die gewünschten Tasten. Verwenden Sie eine beliebige Taste in Kombination mit (Umschalt), (Strg) oder (Alt). Auch ein gleichzeitiger Einsatz dieser Tasten – zusammen mit einer anderen Taste – ist möglich. Sie können außerdem nacheinander mehrere Tastenkombinationen vereinbaren. Achtung: Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt eventuell vorhandene in Microsoft Word vordefinierte Tastenkürzel. Auf einen möglichen Konflikt dieser Art werden Sie nach Drücken der Tastenkombination durch die Anzeige Derzeit zugewiesen an im Dialogfeld hingewiesen.

10.1

Makro erstellen

367

œ Nach einer abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Schließen wird die Auf-

zeichnung des Makros gestartet (siehe hierzu weiter unten). Alternativ können Sie auch eine eigene Schaltfläche zum Starten des Makros definieren. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Symbolleisten im Dialogfeld Makro aufzeichnen öffnen Sie hierzu das Dialogfeld Anpassen.

Bild 10.4: Sie können das Makro auch mit einer Schaltfläche verbinden œ Auch hier legen Sie zunächst über das Dropdown-Listenfeld Speichern in fest, wo das

Makro gespeichert werden soll. Hier stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, wie oben beim Festlegen einer Tastenkombination beschrieben. œ Im Listenfeld Befehle wird eine Schaltfläche zusammen mit einer Bezeichnung ange-

boten. Markieren Sie diese Schaltfläche und ziehen Sie sie mit der Maus in eine der angezeigten Symbolleisten. œ Nach einer abschließenden Bestätigung über die Schaltfläche Schließen wird die Auf-

zeichnung des Makros gestartet (siehe unten).

368

Kapitel 10 – Makros

Aufzeichnung starten Die Aufzeichnung eines Makros wird durch Klicken auf OK im Dialogfeld Makro aufzeichnen beziehungsweise durch Klicken auf Schließen in den Dialogfeldern zum Zuweisen einer Tastenkombination oder einer Schaltfläche gestartet. Von diesem Augenblick an werden alle Befehle, Optionen und Tastendrucke zur Auswahl von Befehlen und Optionen in Visual Basic-Befehle umgesetzt und unter dem angegebenen Makronamen zusammengefasst. Zum Steuern der Aufzeichnung wird eine Symbolleiste mit zwei Schaltflächen eingeblendet.

Bild 10.5: Die Symbolleiste Aufzeichnen beenden

Symbol Beschreibung Aufzeichnung beenden – Schließt die Aufzeichnung ab und speichert das Makro automatisch. Aufzeichnung anhalten – Unterbricht die Aufzeichnung. Solange die Schaltfläche gedrückt ist, wird alles, was Sie in Microsoft Word ausführen, nicht aufgezeichnet. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um die Aufzeichnung fortzusetzen. Tabelle 10.1: Die Schaltflächen zum Steuern der Aufzeichnung

Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen. Um die Aufzeichnung abzuschließen, wählen Sie entweder den Befehl AUFZEICHNUNG BEENDEN im Untermenü zum Befehl MAKRO im Menü EXTRAS oder Sie klicken auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden. Tipp: Wenn beim Aufzeichnen eines Makros ein falscher Befehl gewählt oder eine falsche Eingabe vorgenommen wird, wird dieser »Fehler« mit aufgezeichnet. Setzen Sie in einem solchen Fall – falls möglich – die Aufzeichnung fort. Wählen Sie nach Abschluss der »fehlerhaften« Aufzeichnung den Befehl MAKROS im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS. Markieren Sie im Dialogfeld den Namen des gerade aufgezeichneten Makros und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten.

10.2

Makro ausführen

369

Im Microsoft Visual Basic-Editor können Sie anschließend das Makro korrigieren (siehe auch Abschnitt 10.3). Sollten Ihre Visual Basic-Kenntnisse dazu nicht ausreichen, empfiehlt es sich, die Aufzeichnung des Makros abzubrechen und dann zu wiederholen.

10.1.2

AutoMakros

Sie können so genannte AutoMakros definieren, die automatisch in bestimmten Situationen – etwa beim Öffnen des Dokuments – ausgeführt werden. Ein solches AutoMakro kann beispielsweise dafür sorgen, dass beim Öffnen der Datei automatisch die Verbindung zum Web hergestellt und die Daten des Dokuments auf den neuesten Stand gebracht werden.

Name

Ausführung

AutoExec

beim Starten von Word

AutoNew

beim Erstellen eines neuen Dokuments

AutoOpen

beim Öffnen des Dokuments, in der das Makro gespeichert ist

AutoClose

beim Schließen des Dokuments

AutoExit

beim Beenden von Word

Tabelle 10.2: AutoMakros werden automatisch bei bestimmten Ereignissen gestartet

Tipp: Sie können die Ausführung von definierten AutoMakros unterbinden, indem Sie zum Zeitpunkt des Ereignisses, mit dem das Makro verbunden ist, die Taste (Umschalt) gedrückt halten. Wollen Sie beispielsweise AutoOpen nicht ausführen, halten Sie (Umschalt) gedrückt, während Sie das Dokument öffnen.

10.2 Makro ausführen Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, können Sie es über das Dialogfeld Makros auswählen, die vereinbarte Tastenkombination verwenden oder auf die zugeordnete Schaltfläche klicken.

370 10.2.1

Kapitel 10 – Makros

Menübefehl verwenden

Zum Ausführen eines aufgezeichneten Makros wählen Sie den Befehl MAKROS im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS. Im Dialogfeld werden die Namen aller definierten Makros angezeigt. Bei mehreren Makros im Dokument beziehungsweise in der Dokumentvorlage wird spätestens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen Namen geben sollten.

Bild 10.6: Makros können über das entsprechende Dialogfeld gestartet werden œ Um eines der vorhandenen Makros auszuführen, markieren Sie es und klicken dann

auf die Schaltfläche Ausführen. Sie können den Namen des gewünschten Makros aber auch direkt im Feld Makroname eingeben. Tipp: Sollten Sie das gewünschte Makro nicht in der Liste finden, haben Sie es wahrscheinlich einer anderen Dokumentvorlage zugewiesen. Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Dropdown-Listenfeld Makros in anzeigen lassen. œ Sollte das Makro nicht wie gewünscht funktionieren, können Sie es schrittweise aus-

führen lassen, indem Sie es markieren und dann auf die Schaltfläche Einzelschritt klicken. Sie wechseln damit zum Visual Basic-Editor im Unterbrechen-Modus, in dem

10.2

Makro ausführen

371

Sie das Makro Schritt für Schritt durchgehen können. Das empfiehlt sich besonders zum Testen von komplizierten Makros. œ Nicht mehr im Dokument benötigte Makros können Sie entfernen. Markieren Sie

dazu das betreffende Makro und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.

10.2.2

Tastatur oder Symbolleiste verwenden

Wenn Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen über die Schaltfläche Tastatur eine Tastenkombination zum Starten des Makros festgelegt haben oder über die Schaltfläche Symbolleisten das Makro an eine Schaltfläche gebunden haben (siehe oben), können Sie diese Funktionen zum Starten des Makros verwenden.

10.2.3

Makros organisieren

Falls Sie ein Makro versehentlich an einem falschen Speicherort abgelegt haben oder wenn Sie das Makro nur einfach einer anderen Dokumentvorlage oder einem anderen Dokument zuweisen möchten, damit es in den mit dieser Vorlage verbundenen Dateien verfügbar ist, können Sie es an einen anderen Ort kopieren. Dazu wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKRO und im Untermenü den Befehl MAKROS. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld markieren Sie das betreffende Makro und klicken dann auf die Schaltfläche Organisieren. œ Im Dialogfeld werden zwei Listenfelder für Speicherorte des Makros angezeigt; stan-

dardmäßig sind das die Dokumentvorlage Normal und das aktuelle Dokument selbst. In diesen Listenfeldern werden die in diesen Speicherorten vorhandenen Makros aufgelistet. Um ein Makro von einem Ort zu einem anderen zu kopieren, markieren Sie es im entsprechenden Listenfeld und klicken dann auf die Schaltfläche Kopieren. Über Löschen können Sie das markierte Makro aus der entsprechenden Vorlage beziehungsweise dem Dokument entfernen. œ Über die Dropdown-Listenfelder Makroprojektelemente verfügbar als können Sie fest-

legen, welche Speicherortelemente in den beiden Listen im Dialogfeld angezeigt werden sollen. Sie haben hier auf beiden Seiten die Wahl zwischen den Makros in der Dokumentvorlage Normal, einer gegebenenfalls verwendeten Benutzervorlage und dem Dokument selbst.

372

Kapitel 10 – Makros

Bild 10.7: Sie können den Speicherort des Makros ändern œ Wenn Sie ein Makro von oder zu einem nicht angezeigten Speicherort – beispielsweise

einer nicht geöffneten Dokumentvorlage – kopieren wollen, schließen Sie zunächst das Element auf der nicht benötigten Seite durch einen Klick auf die Schaltfläche Datei schließen. Der Schaltflächentext wechselt dann zu Datei öffnen. Durch einen Klick hierauf lassen Sie ein Dialogfeld anzeigen, über das Sie die gewünschte Datei öffnen können.

10.3 Makro überarbeiten Der beim Aufzeichnen erstellte Code wird in ein Visual Basic-Projekt aufgenommen. Zur Anzeige und/oder eventuellen Änderung wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl MAKRO und im Untermenü den Befehl MAKROS. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld markieren Sie das betreffende Makro und klicken dann auf die Schaltfläche Bearbeiten.

10.3

10.3.1

Makro überarbeiten

373

Fenster

Der Editor zeigt in der Grundeinstellung das Projekt-, das Eigenschaften- und das Codefenster an. Bei Bedarf können Sie die Anzeige der Fenster über die Befehle CODE, PROJEKTEXPLORER und EIGENSCHAFTENFENSTER im Menü ANSICHT beziehungsweise über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste regeln.

Bild 10.8: Das Makro im Visual Basic-Editor œ Im Projekt-Explorer werden die vorhandenen Projekte und deren Elemente in einem

Verzeichnisbaum angezeigt. Hier können Sie das betreffende Projekt auswählen und als Ganzes bearbeiten. œ Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften des im Projektfenster ausgewählten

Objekts angezeigt. œ Im Codefenster wird der Programmcode für das im Projektfenster markierte Element

angezeigt. Tipp: Um die Fenster anzuordnen, verwenden Sie die entsprechenden Befehle im Menü FENSTER – ähnlich wie bei Fenstern für Word-Dokumente (siehe Kapitel 2).

374

Kapitel 10 – Makros

Der Projekt-Explorer Im Projekt-Explorer werden alle zum Projekt gehörenden Objekte in entsprechenden Gruppen zusammengefasst und in einem Verzeichnisbaum angezeigt. Jedes Projekt kann mehrere Komponenten beinhalten. Makros werden meist in einem Modul gespeichert.

Bild 10.9: Im Projekt-Explorer werden die Objekte zusammengefasst

Über drei Schaltflächen unterhalb der Titelleiste des Projekt-Explorer-Fensters können Sie die Anzeige steuern.

Symbol

Beschreibung Code anzeigen – Zeigt den Code des markierten Objekts im Codefenster an. Denselben Zweck erfüllt ein Doppelklick auf den Namen des Objekts im Projekt-Explorer. Objekt anzeigen – Zeigt das Objektfenster des markierten Objekts an, beispielsweise eines Dokuments. Ordner wechseln – Blendet Unterordner ein oder aus. Sie können auf ein Pluszeichen klicken, um untergeordnete Elemente anzuzeigen. Der Klick auf ein Minuszeichen blendet diese Elemente wieder aus.

Tabelle 10.3: Über drei Schaltflächen regeln Sie die Anzeige

10.3

Makro überarbeiten

375

Tipp: Wenn Sie mehrere Dokumente oder Vorlagen geöffnet haben, können Sie ein markiertes Objekt mittels Drag & Drop zwischen diesen kopieren oder verschieben. Um ein Objekt zu löschen, markieren Sie es und drücken dann die Taste (Entf).

Das Eigenschaftenfenster Viele Elemente, mit denen Sie in Visual Basic arbeiten, haben Attribute oder Eigenschaften. Die Eigenschaften sind Informationen, die das Element beschreiben, wie beispielsweise der Name eines Dokuments oder die Farbe eines Elements. Nach dem Erstellen eines Objekts werden dessen Eigenschaften auf Standardwerte gesetzt. Sie haben aber über die Optionen im Eigenschaftenfenster die Möglichkeit, sie zu modifizieren.

Bild 10.10: Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften zum gewählten Objekt angezeigt

Angezeigt werden darin immer die Eigenschaften des aktuell markierten Objekts. Über das Dropdown-Listenfeld ganz oben im Fenster können Sie das Objekt auswählen, dessen Eigenschaften angezeigt werden sollen. Über die beiden Registerkarten Alphabetisch und

376

Kapitel 10 – Makros

Nach Kategorien können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Eigenschaften im Fenster aufgelistet werden sollen. Zum Bearbeiten einer nicht abgeblendeten Eigenschaft klicken Sie auf die Zelle rechts neben der Eigenschaftenbezeichnung und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

Codefenster Im Codefenster wird der Programmcode für das im Projektfenster markierte Element angezeigt. Um beispielsweise den Code für ein aufgezeichnetes Makro darzustellen, markieren Sie das entsprechende Modul im Projekt-Explorer.

Bild 10.11: Im Codefenster können Sie Änderungen am Makro durchführen

Im Codefenster lassen sich die gewünschten Änderungen am Makro vornehmen. Einfache Änderungen können Sie auch ohne Kenntnis von Visual Basic direkt über die Tastatur eingeben. Beispielsweise können Sie in einem Makro, mit dem bestimmte Dokumente geöffnet werden, die Namen der Dokumente oder den Speicherort abändern. Speichern Sie abschließend Ihre Änderungen. Tipp: Um ein leeres Visual Basic-Modul anzuzeigen, wählen Sie im Menü EINFÜGEN den Befehl MODUL.

10.3

10.3.2

Makro überarbeiten

377

Prozeduren

Visual Basic-Code wird in Prozeduren geschrieben. Eine Prozedur ist ein Block von Visual Basic-Anweisungen, die von einer Deklarationsanweisung und einer End-Anweisung umschlossen sind. Sie können eine ganz neue Prozedur erstellen oder bei der Bearbeitung des Makros eine neue Prozedur aufrufen, die Sie anschließend schreiben. œ Dazu aktivieren Sie zuerst im Projekt-Explorer das Modul, in dem Sie die Prozedur

einfügen wollen. œ Wählen Sie dann PROZEDUR im Menü EINFÜGEN. Im Dialogfeld Prozedur hinzufügen

benennen Sie die Prozedur und wählen den Typ aus. Drei Typen von Prozeduren werden unterschieden: Sub-Prozeduren, Funktionen und Eigenschaftenprozeduren. Sub-Prozeduren führen Aktionen aus, geben jedoch keinen Wert an den Aufrufcode zurück. Function-Prozeduren geben Werte an den Aufrufcode zurück. Property-Prozeduren geben Eigenschaftenwerte an Objekte oder Module zurück oder weisen sie diesen zu.

Bild 10.12: In Visual Basic können Sie mit drei Typen von Prozeduren arbeiten

Der Gültigkeitsbereich und die Möglichkeit zum Zugriff auf Prozeduren kann als Public oder als Private eingerichtet sein. œ Mit Public – also beispielsweise Public Sub() oder Public Function() – kann die Prozedur

von jeder anderen Stelle der Anwendung aus aufgerufen werden. Dies ist die Standardeinstellung, wenn Sie kein anderes Schlüsselwort angeben.

378

Kapitel 10 – Makros

œ Über Private – beispielsweise Private Sub() oder Private Function() – kann die Prozedur

nur von einer anderen Prozedur innerhalb des gleichen Moduls oder der gleichen Klasse aufgerufen werden, in dem beziehungsweise der sie definiert ist. Tipp: Prozeduren werden entweder automatisch oder explizit von einer anderen Stelle im Code aufgerufen. Wenn die Ausführung des Aufrufs abgeschlossen ist, wird die Steuerung an den Code zurückgegeben, der den Aufruf gestartet hat; dieser Code wird auch als Aufrufcode bezeichnet. Der Aufrufcode ist eine Anweisung oder ein Ausdruck in einer Anweisung. Er gibt die Prozedur anhand ihres Namens an und übergibt die Steuerung an die Prozedur.

Sub-Prozeduren Sub-Prozeduren können Aktionen ausführen, geben aber keine Ergebnisse zurück. Auch bei den über den Makrorekorder aufgezeichneten Makros handelt es sich um Sub-Prozeduren. Sie können außerdem Argumente, wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke, aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben werden. Um eine Sub-Prozedur zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Sub. Im Codefenster wird daraufhin der Coderahmen für die neue Sub-Prozedur erstellt – die erste und die letzte Zeile werden automatisch eingefügt. Eine solche Prozedur beginnt mit dem Schlüsselwort Sub. Anschließend kommt der Name der Subroutine gefolgt von zwei runden Klammern. Das Schüsselwort End Sub beendet die Prozedur in der letzten Zeile des Abschnitts.

Bild 10.13: Der Coderahmen der Prozedur wird automatisch erstellt

Tipp: Über das Dropdown-Listenfeld rechts oben im Codefenster können Sie wählen, welche Sub-Prozedur im Codefenster angesteuert werden soll.

10.3

Makro überarbeiten

379

Geben Sie dann zwischen den Zeilen Public Sub … und End Sub den gewünschten Code ein. Nach der Eingabe einer Visual Basic-Funktion werden die dazu notwendigen Parameter in einer QuickInfo angezeigt. Wenn Sie Kommentare in den Code einfügen wollen – die bei der Ausführung nicht als Programmcode berücksichtigt werden sollen –, beginnen Sie solche Zeilen mit einem einfachen Anführungszeichen oder der Abkürzung REM (für remark).

Bild 10.14: Dieser Code erzeugt beispielsweise eine Anzeige

Tipp: Als Hilfe bei der Codeeingabe können Sie einen Katalog benutzen, in dem alle Eigenschaften, Methoden, Ereignisse und Konstanten angezeigt werden. Diesen bringen Sie durch Wählen des Befehls OBJEKTKATALOG im Menü ANSICHT oder durch Klicken auf die Schaltfläche Objektkatalog auf den Bildschirm. Über das Dropdown-Listenfeld links oben im Objektkatalog können Sie die gewünschte Bibliothek auswählen. Um nach einem Schlüsselwort zu suchen, geben Sie den Suchtext im Feld darunter ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen, um die Suche zu starten und die Suchergebnisse anzeigen zu lassen.

Funktionen Function-Prozeduren ähneln Sub-Prozeduren, geben jedoch auch Werte an das aufrufende Programm zurück. Eine Function-Prozedur ist eine Folge von Visual Basic-Anweisungen, die zwischen den Anweisungen Function und End Function eingeschlossen sind. Auch Function-Prozeduren können Argumente wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben wurden. Eine Funktion kann nicht über den Makrorekorder aufgezeichnet werden. Um eine neue Funktion zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Function. Die erste und die letzte Zeile der Prozedur werden im Codefenster automatisch eingefügt. Der vorher gewählte Name wird angezeigt. Wenn die Funktion zur Ausführung einen Wert übernehmen soll, müssen Sie dafür durch Eingabe eines

380

Kapitel 10 – Makros

Namens in die Klammern in der ersten Zeile eine Variable definieren. Sie können hierfür eine beliebige Bezeichnung verwenden – beispielsweise einen Ausdruck wie Wert. Benutzen Sie aber keine Bezeichnungen, die in Visual Basic Verwendung finden.

Bild 10.15: Function-Prozeduren können einen Wert benutzen

Geben Sie dann zwischen den beiden Zeilen des Coderahmens die gewünschten Anweisungen ein, die beim späteren Ansprechen der Funktion ausgeführt werden sollen. Wichtig ist hierbei der von der Function-Prozedur erzeugte Rückgabewert – also der Wert, den die Prozedur an das aufrufende Element zurücksendet. Dazu können Sie dem Namen der Prozedur in mindestens einer Anweisung einen Wert zuweisen. Außerdem kann mit der Return-Anweisung ein Rückgabewert angegeben werden. Tipp: Über das Dropdown-Listenfeld rechts oben im Codefenster können Sie wählen, welche Sub-Prozedur im Codefenster angesteuert werden soll.

10.3.3

Steueranweisungen

Mithilfe von Steueranweisungen bringen Sie ein Programm dazu, bestimmte Zeilen oder Abschnitte im Code auszuführen und andere nicht. Grundlage einer solchen Entscheidung über den Programmablauf ist im Allgemeinen eine Bedingung, in der zunächst einmal geprüft wird, ob eine bestimmte Situation zutrifft oder nicht. Diese Bedingung ist der Ausgangspunkt für die nachfolgenden Entscheidungen. œ Eine typische Situation dafür finden Sie in einer Abfrage, die Sie einsetzen, wenn in

einigen Fällen ein bestimmter Codeabschnitt ausgeführt werden soll, in anderen Fällen aber nicht. œ Es gibt auch die Fälle, in denen ein Programm einen bestimmten Abschnitt des Codes

mehrfach durchlaufen soll – beispielsweise um einen Näherungswert schrittweise zu

10.3

Makro überarbeiten

381

berechnen. Dann redet man von Schleifen. Auch hier kommt meist wieder eine Bedingung ins Spiel, anhand derer das Programm entscheidet, wie oft der Durchlauf durch die Schleife erfolgen soll. In Visual Basic stehen verschiedene Abfrage- und Schleifentypen zur Verfügung, von denen jede fast alle zu diesem Bereich gehörenden Aufgaben bewältigen kann. Jeder Typ wurde aber im Hinblick auf einen bestimmten Zweck entworfen.

Die If-Anweisung Die simpelste Abfrage – und eine, über die fast jede Programmiersprache verfügt – ist die If-Anweisung. In ihrer einfachsten Form besagt die If-Anweisung nur, dass ein Stück Code dann – und nur dann – ausgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist. Zwei Formen der Syntax sind möglich: œ Eine einzeilige Variante bietet sich bei einfachen, kurzen Tests an. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird die Zeile ausgeführt. Zwar ermöglicht

diese Form auch die Ausführung mehrerer Anweisungen. Dazu müssen sich jedoch alle Anweisungen in einer Zeile befinden und durch Doppelpunkte voneinander getrennt sein. œ Die mehrzeilige Variante ist dagegen strukturierter und flexibler und kann in der

Regel leichter gelesen und gepflegt werden. Hier wird der Code zwischen der ersten Zeile der Anweisung – If Bedingung Then – und der letzten – End If – platziert. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird der Codeblock ausgeführt. Wenn sie False ist, dann wird der Codeblock übersprungen und die Ausführung wird mit der Zeile nach End If fortgesetzt. Bei der mehrzeiligen Variante darf es außer der IfAnweisung keine weitere Anweisung in der ersten Zeile geben. Wenn Sie – je nach Wahrheitswert der angewendeten Bedingung – zwei verschiedene Codeblöcke ausführen lassen wollen, können Sie die so genannte erweiterte If-Anweisung benutzen. Beginnen Sie dazu wie bei der einfachen If-Anweisung. Nach Eingabe des Codes, der ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist, fügen Sie das Schlüsselwort Else ein. Danach folgt der Code, der ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung nicht wahr ist. Den Abschluss bildet wieder End If. Tipp: Eine If-Abfrage lässt aufgrund der booleschen Natur der Bedingung immer nur zwei Möglichkeiten der Reaktion zu. Wenn ein Programm auf mehr als zwei Situationen unterschiedlich reagieren können muss, lassen sich aber mehrere If-Abfragen mit unterschiedlichen Bedingungen einsetzen und diese ineinander verschachteln.

382

Kapitel 10 – Makros

Die For...Next-Schleife Die For-Schleife beinhaltet eine Variable zum Zählen der Wiederholungen des Durchlaufs. Diese Zählervariable beginnt mit einem Anfangswert. Jedes Mal, wenn Visual Basic auf die Next-Anweisung trifft, wird der Zähler hochgezählt. Dann kehrt Visual Basic zur For-Anweisung zurück. Der Zähler wird wieder mit dem Endwert verglichen und wieder wird, abhängig vom Ergebnis, entweder der Block ausgeführt oder die Schleife beendet. Dieser Prozess ist so lange aktiv, bis der Zähler den Endwert überschreitet. Nach dem Beenden der Schleife fährt das Programm in der Zeile fort, die direkt auf die abschließende Next-Anweisung folgt.

Bild 10.16: Eine For...Next-Schleife zum Zählen der Durchläufe

Tipp: In einer For-Schleife wird die Zählervariable bei jedem Durchlauf der Schleife um einen bestimmten Wert – das so genannte Inkrement – erhöht. Die Standardversion der For-Schleife verwendet ein Inkrement von 1. Es ist aber auch möglich, durch eine zusätzliche Angabe mit anderen Inkrementen als 1 zu arbeiten. Dazu müssen Sie nach dem Endwert das Schlüsselwort Step setzen und das gewünschte Inkrement angeben.

Die Do...Loop-Schleife Die Do-Schleife ist sowohl die einfachste als auch die flexibelste Schleifenstruktur, die in Visual Basic zur Verfügung steht.

10.3

Makro überarbeiten

383

... Do 'Auszuführender Code Loop ... Syntax 10.1: Die Do-Schleife verfügt über eine einfache Struktur

Die Syntax verwendet in der elementaren Form keine bestimmte Beendigungsbedingung. Diese können Sie auf zwei Weisen einführen: œ Die erste ist die While-Bedingung. Sie führt dazu, dass die Schleife so lange ausgeführt

wird, wie eine Bedingung wahr ist.

Bild 10.17: Do-Schleifen können entweder über While oder ... œ Die zweite ist die Until-Bedingung. Sie führt dazu, dass die Schleife so lange ausgeführt

wird, wie eine Bedingung falsch ist. Theoretisch gesehen ist es gleichgültig, welche der beiden Bedingungen Sie benutzen. Die Positionierung der Bedingungsanweisung ist sehr wichtig. Sie können die Beendigungsbedingung an den Anfang – also beim Do – oder an das Ende – beim Loop – der Schleife setzen. Wenn Sie sie an den Beginn der Schleife setzen, wird der Code innerhalb der Schleife erst gar nicht ausgeführt, wenn die Bedingung nicht zutrifft. Wenn Sie sie ans Ende platzieren, dann wird die Schleife beim ersten Mal immer ausgeführt, gleichgültig ob die Bedingung von vornherein wahr ist oder nicht.

384

Kapitel 10 – Makros

Bild 10.18: ... über Until beendet werden

10.3.4

Kompilieren, testen und ausführen

Wenn Sie ein Makro in Visual Basic bearbeitet oder eine neue Prozedur erstellt haben, muss der Code dafür in Maschinencode übersetzt werden. Dieser Vorgang wird als Kompilieren bezeichnet. Dabei wird der Quellcode geprüft und Visual Basic gibt eine Fehlermeldung aus, wenn etwas nicht stimmt. Falls Sie einen Fehler nicht auf den ersten Blick finden, sollten Sie das Programm mithilfe der Befehle im Menü DEBUGGEN testen.

Bild 10.19: DEBUGGEN enthält die Befehle zum Testen Ihres Programms

10.4

Makrosicherheit

385

œ EINZELSCHRITT führ die Prozedur Ausweisung für Anweisung durch. œ AUSFÜHRUNG BIS CURSOR-POSITION führt die Prozedur bis zu der Stelle aus, die durch

die Einfügemarke gekennzeichnet ist, und markiert diese Anweisung. œ ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie einen Ausdruck definie-

ren können, der während der Ausführung ausgewertet werden soll.

10.4 Makrosicherheit Da Makros und Visual Basic leistungsfähige Programmierelemente sind, können sie auch leicht – besonders beim Öffnen von Dokumenten anderer Autoren – von Ihnen nicht gewünschte Effekte ausrichten. E-Mail-Nachrichten und andere Elemente, die Sie empfangen, können beispielsweise Makros und Skripte mit Viren enthalten. Microsoft Word verfügt über verschiedene Funktionen, mit denen Sie Ihr System vor Makroviren schützen können. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS auf die Schaltfläche Makrosicherheit, um Änderungen an den Schutzeinstellungen gegen Makroviren vorzunehmen und um vertrauenswürdige Quellen anzugeben. Dieses Dialogfeld können Sie auch über den Befehl SICHERHEIT im Untermenü zu MAKRO im Menü EXTRAS aufrufen. Aktivieren Sie die Registerkarte Sicherheitsstufe und wählen Sie darin die gewünschte Sicherheitsstufe aus. Um Ihren Computer vor Viren zu schützen, wird in Microsoft Word als Standardsicherheitsstufe Hoch verwendet. Die Auswirkungen einer Einstellung auf der Registerkarte Sicherheitsstufe werden im Dialogfeld skizziert. Über die zweite Registerkarte können Sie vertrauenswürdige Quellen definieren.

386

Kapitel 10 – Makros

Bild 10.20: Sie können die Sicherheitsstufe ändern sowie vertrauenswürdige Quellen angeben

Sicherheitsstufe Beschreibung Hoch

Sie können nur Makros ausführen, die digital signiert sind und für die Sie bestätigen, dass sie von einer vertrauenswürdigen Quelle stammen. Bevor Sie eine Quelle als vertrauenswürdig einstufen, sollten Sie sicherstellen, dass diese Quelle für die Sicherheit verantwortlich ist und vor dem Signieren von Makros einen Virenscanner verwendet, da das Makro in Word ohne Warnmeldung geöffnet wird, wenn die Quelle als vertrauenswürdig eingestuft ist. Wenn Sie dann ein Dokument öffnen oder ein Add-In laden, das von einer dieser Quellen entwickelte Makros enthält, werden die Makros automatisch aktiviert. Unsignierte Makros werden automatisch deaktiviert.

10.4

Makrosicherheit

387

Sicherheitsstufe Beschreibung Mittel

Word zeigt eine Warnmeldung an, sobald ein Makro aus einer Quelle gefunden wird, die nicht in Ihrer Liste der vertrauenswürdigen Quellen enthalten ist. Sie können dann wählen, ob diese Makros beim Öffnen des Elements aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Falls das Element möglicherweise einen Virus enthält, empfiehlt es sich, Makros zu deaktivieren.

Niedrig

Wenn Sie sicher sind, dass alle Elemente und Add-Ins, die Sie öffnen, einwandfrei sind, können Sie diese Option wählen. Dadurch wird der Makrovirenschutz in Word deaktiviert, das heißt, Makros sind immer aktiviert, wenn Sie Elemente öffnen.

Tabelle 10.4: Sie können zwischen drei verschiedenen Sicherheitsstufen wählen

Individuell anpassen

Microsoft Word verfügt – wie jedes Programm der Microsoft Office-Familie – über eine Vielzahl von Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und Arbeitsgewohnheiten. Den Zugang zu den wesentlichsten Anpassungsmöglichkeiten finden Sie in mehreren Befehlen des Menüs EXTRAS.

Bild 11.1: Das Menü EXTRAS verfügt über verschiedene Befehle zum Anpassen des Programms

 

Den Großteil der Möglichkeiten zum Anpassen des Programms finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN. Dieser Befehl öffnet ein mit elf Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld, über die Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen können. Über die Optionen des Dialogfeldes zum Befehl ANPASSEN können Sie Einstellungen für die Menüs und Symbolleisten vornehmen. Den Symbolleisten können Sie bei Bedarf weitere Schaltflächen hinzufügen. Außerdem können Sie auch eigene Symbol-

390

Kapitel 11 – Individuell anpassen

leisten erstellen und in diese Schaltflächen integrieren, die Sie zur täglichen Arbeit benötigen. Auf ähnliche Weise können Sie auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen.



Wenn Sie häufig mit dem Office-Assistenten arbeiten, sollten Sie prüfen, welche Anpassung des Assistenten Ihren Vorstellungen am meisten entgegenkommt. Wenn Sie den Assistenten nicht benötigen, können Sie ihn auch abschalten.

11.1 Optionen beim Programmstart Microsoft Word kann mit verschiedenen Startoptionen aufgerufen werden. Haben Sie eine Verknüpfung zu dem Programm auf dem Desktop angelegt, gehen Sie zum Festlegen des gewünschten Startverfahrens wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verknüpfungssymbol, wählen Sie dann den Befehl EIGENSCHAFTEN im Kontextmenü und wechseln Sie anschließend im Eigenschaftendialogfeld gegebenenfalls zur Registerkarte Verknüpfung.

Bild 11.2: Über das Feld Ziel können Sie Optionen zum Starten formulieren

11.1

Optionen beim Programmstart

391

Im Feld Ziel ist der Pfad zum Programm vermerkt. Dieser lautet bei einer Standardinstallation C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\WINWORD.EXE. Durch Eingabe eines zusätzlichen Befehlszeilenschalters am Ende des Pfades können Sie Word mit unterschiedlichen Optionen starten.

Schalter

Beschreibung

/a

Zum Starten von Word ohne automatisches Laden von Add-Ins und Dokumentvorlagen (einschließlich der Dokumentvorlage Normal). Mit dem Schalter /a werden auch die Einstellungsdateien gesperrt. Wenn Sie diesen Schalter verwenden, können Sie diese Dateien also weder lesen noch verändern.

/ladd-in-pfad

Starten von Word und anschließendes Laden eines bestimmten Add-Ins.

/m

Starten von Word ohne Ausführen von AutoExec-Makros.

/mmakroname

Starten von Word und Ausführen eines bestimmten Makros. /m verhindert auch, dass Word AutoExec-Makros ausführt.

/n

Starten einer neuen Instanz von Word, ohne dass ein Dokument geöffnet wird. Dokumente, die in einer Instanz von Word geöffnet wurden, werden nicht im Menü FENSTER der anderen Instanzen angezeigt.

/tvorlagenname

Starten von Word mit einem Dokument, das auf einer anderen Vorlage als der Vorlage Normal basiert.

/w

Starten einer neuen Instanz von Word mit einem leeren Dokument. Dokumente, die in einer Instanz von Word geöffnet wurden, werden nicht im Menü FENSTER der anderen Instanzen angezeigt.

Tabelle 11.1: Beim Starten des Programms können zusätzliche Schalter benutzt werden

Tipp: Beim normalen Starten von Word über das Windows-Startmenü können Sie durch gleichzeitiges Drücken der (Umschalt)-Taste die automatische Ausführung von Makros verhindern.

392

Kapitel 11 – Individuell anpassen

11.2 Das Optionen-Dialogfeld Den Großteil der Möglichkeiten zum Anpassen des Programms finden Sie im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS. Dieser Befehl öffnet ein mit elf Registerkarten ausgestattetes Dialogfeld. Über die einzelnen Registerkarten können Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und so Microsoft Word an Ihre persönlichen Erfordernisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen. Die Vielfalt der Einstellmöglichkeiten ist so groß, dass hier nur die wichtigsten vorgestellt werden können. Die Bezeichnungen der verschiedenen Optionen in diesem Dialogfeld sind aber meist so gewählt, dass sie sich selbst erklären. Auf einige der Optionen wurde bereits in den vorherigen Kapiteln im Zusammenhang mit den entsprechenden Funktionen verwiesen.

11.2.1

Registerkarte Ansicht

Mithilfe der Optionen auf der Registerkarte Ansicht können Sie die Darstellung des Dokuments in den verschiedenen Ansichten des Programms anpassen. œ Mit den Optionen im Bereich Anzeigen können Sie einstellen, welche Elemente in

allen Ansichten (Ausnahmen: Leselayoutmodus und Seitenansicht) auf dem Bildschirm angezeigt werden, während sich die Optionen im Bereich Seiten- und Weblayoutoptionen speziell auf die in diesen beiden Ansichten zusätzlich verfügbaren Darstellungselemente beziehen. œ Formatierungszeichen liefert die Optionen dafür, welche Zeichen nach wie vor ange-

zeigt werden, wenn Sie die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden deaktivieren, also auf ausblenden stellen. œ Für die Gliederungs- und Normalansicht stehen folgende spezielle Optionen zur Verfü-

gung: Mit Auf Fensterbreite umbrechen wird der Zeilenumbruch am Bildschirm nicht mehr durch die Breite des Satzspiegels, sondern durch die eingestellte Fensterbreite beeinflusst. Wenn Sie eine Konzeptschriftart einstellen, gilt diese nur für die Normalansicht. Bei der Formatvorlagenanzeige handelt es sich um eine Spalte am linken Dokumentrand, in der die verwendeten Absatz-Formatvorlagen zu Kontrollzwecken angezeigt werden.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

393

Bild 11.3: Auf der Registerkarte Ansicht stellen Sie ein, was auf dem Bildschirm angezeigt werden soll

11.2.2

Registerkarte Allgemein

Auf dieser Registerkarte können Sie allgemeine Optionen sowie Optionen für das Publizieren im Web, das Kommunizieren via E-Mail und das Verwenden verschiedener webbasierter Dienste einstellen. œ Unter Allgemeine Optionen sind Einstellmöglichkeiten für visuelle und akustische

Effekte bei bestimmten Programmereignissen zu finden. Ist das Kontrollkästchen Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren aktiviert, werden beim Öffnen von Dokumenten, die solche Verknüpfungen zu anderen Dateien enthalten, diese Verknüpfungen aktualisiert.

394

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.4: Die Registerkarte zum Einstellen allgemeiner Optionen œ Über die Option Liste zuletzt geöffneter Dateien können Sie festlegen, wie viele der von

Ihnen in letzter Zeit geöffneten Dateien im Menü DATEI als separate Einträge zum schnellen erneuten Öffnen angezeigt werden. œ Die zu verwendende Maßeinheit können Sie über das gleichnamige Dropdown-

Listenfeld einstellen. Diese wirkt sich auf die Lineale und auf Maßangaben in Dialogfeldern aus. œ Die Schaltflächen Dienstoptionen, Weboptionen und E-Mail-Optionen öffnen weitere

Dialogfelder, in denen Sie die Parameter für den jeweiligen Bereich festlegen können.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

395

Dienstoptionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Dienstoptionen auf der Registerkarte Allgemein können Sie festlegen, wie Microsoft Word mit bestimmten Webdiensten zusammenarbeiten soll. œ Die Einstellungen unter Freigegebener Arbeitsbereich sind für Anwender interessant,

die Dokumente benutzen, die zu einem Arbeitsbereich oder einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website gehören (siehe Kapitel 11). œ Die Kategorie Kunden-Feedbackinformationen entscheidet über die Teilnahme am Pro-

gramm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, mit dessen Hilfe Microsoft Informationen über die eingesetzte Hardware und die verwendete Software sammelt, um »Trends und Verwendungsmuster zu identifizieren«. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches war noch nicht geklärt, was dieser Dienst konkret umfasst. Sicherheitsbewusste Anwender sollten sicherstellen, dass hier die Option Nein, ich möchte nicht teilnehmen aktiviert ist.

Bild 11.5: Legen Sie die Einstellungen für die verschiedenen Webdienste fest

396

Kapitel 11 – Individuell anpassen

œ In der Kategorie Onlineinhalte bestimmen Sie, wie das Zusammenspiel mit der Web-

seite Microsoft Office Online geregelt werden soll.

Weboptionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weboptionen auf der Registerkarte Allgemein können Sie auf fünf Registerkarten festlegen, wie Microsoft Word Webseiten erstellen und formatieren soll. Bestimmte Formate beschleunigen das Downloaden und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass unterschiedliche Browser und Browserversionen nicht alle Formate unterstützen. Hinweise zu den in diesem Dialogfeld verfügbaren Einstellmöglichkeiten finden Sie in Kapitel 8.

E-Mail-Optionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen auf der Registerkarte Allgemein können Sie Signaturen, Briefpapier und grundlegende Formatierungsoptionen in einem separaten Dialogfeld mit drei Registerkarten festlegen. Die hier verfügbaren Einstellmöglichkeiten betreffen Sie nur dann, wenn Sie Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden. œ Ausgehenden Nachrichten kann automatisch eine Signatur hinzugefügt werden. Sie

können auch mehrere Signaturen anlegen und dann beim Verfassen einer Nachricht entscheiden, welche Signatur in die Nachricht eingefügt werden soll. Aktivieren Sie zum Erstellen einer Signatur die entsprechende Registerkarte im Dialogfeld E-MailOptionen. Geben Sie im obersten Feld einen Titel für die Signatur ein und im Bereich Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur den gewünschten Text. Anschließend können Sie diesen Text mithilfe der darüber angeordneten Schaltflächen formatieren. Sie können auch Grafiken und Hyperlinks in die Signatur einfügen. Über die Dropdown-Listenfelder im unteren Bereich der Registerkarte lässt sich – getrennt für verschiedene Konten, neue Nachrichten und beantwortete sowie weitergeleitete Nachrichten – die gewünschte Standardsignatur festlegen.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

397

Bild 11.6: Fügen Sie an Ihre E-Mails eine Signatur an œ Bei einem Briefpapier handelt es sich um eine Zusammenstellung einheitlicher Ge-

staltungselemente und Farbschemata, die Sie in Ihren E-Mail-Nachrichten als Vorlage verwenden können. Nach einem Klick auf die Schalfläche Design können Sie die gewünschte Gestaltung auswählen. Microsoft Word stellt Ihnen eine große Zahl professionell gestalteter Designs zur Verfügung, mit denen Sie das zu verwendende Briefpapier Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen können. Über die Schaltflächen Schriftart können Sie jeweils getrennt für ausgehende und für zu beantwortende E-Mails die gewünschten Schriftparameter festlegen. Nach Aktivieren des Kontrollkästchens Kommentare markieren können Sie die zur Kennzeichnung Ihrer Antworten/Anmerkungen zu einer Mail zu verwendenden Zeichen festlegen, beispielsweise Ihre Initialen.

398

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.7: Passen Sie das zu verwendende Briefpapier an œ Die Optionen auf der Registerkarte Allgemein sind eigentlich selbsterklärend. Sie

dienen dazu, bestimmte Formatierungen automatisch aus E-Mail-Nachrichten zu entfernen und damit die Übertragungsdauer zu reduzieren. In der Regel können Sie hier die höchste HTML-Filterstufe wählen und Dokumente, die weitergehende Formatierungen enthalten müssen, besser als E-Mail-Dateianhänge versenden.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

399

Bild 11.8: Formatierungen und Ähnliches können vor dem Senden aus dem Nachrichtentext entfernt werden

11.2.3

Registerkarte Bearbeiten

Mit den Optionen auf der Registerkarte Bearbeiten werden die Einstellungen für Eingabeund Bearbeitungsvorgänge in Dokumenten festgelegt. œ Über Eingabe ersetzt Auswahl geben Sie an, ob ein vorher markierter Bereich durch

eine Eingabe überschrieben wird. œ Textbearbeitung durch Drag & Drop ermöglicht das Kopieren und Verschieben von

Textelementen mit der Maus. œ Überschreibmodus aktiviert diesen Modus als Grundeinstellung. Sie können ihn dann

mit der Taste (Einfg) ab- und wieder anschalten.

400

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.9: Legen Sie die Bearbeitungsoptionen fest œ Unter Klicken und Eingeben können Sie die gleichnamige Funktion an- und abschalten

sowie das Absatzformat angeben, mit dem ein mit dieser Funktion eingefügter Absatz standardmäßig formatiert werden soll. œ Nach einem Klick auf die Schaltfläche Einstellungen im Bereich Ausschneide- und Ein-

fügeoptionen wird ein weiteres Dialogfeld geöffnet, in dem Sie zusätzliche benutzerdefinierte Optionen bezüglich Ausschneide- und Einfügeaktionen einstellen können.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

401

Bild 11.10: Spezifizieren Sie weitere Optionen für Ausschneide- und Einfügeoperationen

11.2.4

Registerkarte Drucken

Über die Optionen auf der Registerkarte Drucken steuern Sie die Vorgänge beim Ausdrucken. Beachten Sie, dass die verfügbaren Optionen vom verwendeten Drucker abhängig sind. Zwei der Einstellmöglichkeiten unter Druckoptionen seien kurz erwähnt: œ Konzeptausdruck druckt das Dokument mit einer minimalen Formatierung, wodurch

der Druckvorgang beschleunigt wird. œ Wenn Sie Umgekehrte Druckreihenfolge aktivieren, werden mehrseitige Dokumente in

umgekehrter Reihenfolge ausgedruckt, die letzte Seite also zuerst. Sollen Briefumschläge im Dokument mit gedruckt werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nicht.

402

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.11: Optionen für den Ausdruck festlegen

11.2.5

Registerkarte Speichern

Über die Registerkarte Speichern können Sie festlegen, in welcher Form Ihre Dokumente gespeichert und wie oft die Wiederherstellungsinformationen für Ihre Dokumente gesichert werden sollen. œ Sicherungskopie immer erstellen bewirkt das automatische Erstellen einer Sicherungs-

kopie im Arbeitsordner bei jedem Speichervorgang. In diesem Fall ist eine Schnellspeicherung nicht möglich. œ Eine Schnellspeicherung speichert nur die Änderungen und aktualisiert nicht das

Dokument. Damit wird der Speichervorgang beschleunigt. Ist die Option aktiviert, können keine automatischen Sicherungskopien erstellt werden.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

403

Bild 11.12: Legen Sie fest, wie Ihre Dokumente gespeichert werden œ Über AutoWiederherstellen-Info speichern alle ... Minuten können Sie das Intervall

angeben, in dem die Informationen zum automatischen Wiederherstellen der Datei gespeichert werden. Sollte einmal der Computer nicht mehr reagieren oder ein Stromausfall auftreten, können damit in der Regel nach dem nächsten Start von Word zuvor noch nicht gespeicherte Änderungen im Dokument wiederhergestellt werden.

11.2.6

Registerkarte Sicherheit

Auf der Registerkarte Sicherheit finden Sie einen Großteil der von Microsoft Word zur Verfügung gestellten Funktionen zum Sichern und Schützen Ihrer Dokumente. Einige Details dazu – wie das Vergeben von Kennwörtern – können Sie in Kapitel 11 nachlesen. Hinweise zum Thema Makrosicherheit finden Sie in Kapitel 12.

404

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.13: Die verschiedenen Sicherheitsparameter

11.2.7

Registerkarte Kompatibilität

Auf dieser Registerkarte definieren Sie Kompatibilitätsaspekte für Dokumente, die mit einer älteren Word-Version beziehungsweise einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden, um sie so ähnlich wie möglich in der aktuellen Version von Word darzustellen. œ Werden im aktuellen Dokument Schriftarten verwendet, die nicht auf Ihrem Rechner

verfügbar sind, können Sie diese nach Anklicken der Schaltfläche Schriftarten ersetzen durch ähnliche, auf Ihrem System vorhandene Schriftarten austauschen. œ Im Dropdown-Listenfeld Empfohlene Optionen für können Sie das Dateiformat aus-

wählen, für das die darunter aufgelisteten Optionen gelten sollen.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

405

Bild 11.14: Kompatibilitätsoptionen für das aktuelle Dokument festlegen œ Legen Sie unter Optionen die gewünschten Parameter fest. Die Zahl der Möglichkeiten

ist groß und was gemeint ist, erklärt sich meist aus der Bezeichnung der einzelnen Optionen.

11.2.8

Registerkarte Speicherort für Dateien

Auf dieser Registerkarte werden die Standardspeicherorte sowie Suchpfade für Dokumente, Vorlagen etc. aufgelistet, die in Word erstellt oder verwendet werden. Um hier Änderungen vorzunehmen, klicken Sie im Listenfeld auf den betreffenden Eintrag und dann auf die Schaltfläche Ändern. Legen Sie anschließend den neuen Standardspeicherort fest.

406

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.15: Die Standardspeicherorte können Sie ändern

11.2.9

Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik

Auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik können Sie eine Vielzahl von Einstellungen für diese Prüffunktionen festlegen. Im Bereich Rechtschreibung finden Sie die Optionen für die Prüfung Ihrer Dokumente auf Rechtschreibfehler: œ Über Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen legen Sie fest, ob die Prüfung

automatisch im Hintergrund erfolgen soll. œ Ist Rechtschreibfehler ausblenden deaktiviert, werden von der Rechtschreibprüfungs-

funktion nicht oder als falsch geschrieben erkannte Wörter mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet.

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

407

Bild 11.16: Legen Sie die Standards für die Rechtschreib- und Grammatikprüfung fest œ Mit der aktivierten Option Immer Korrekturvorschläge unterbreiten werden für jedes

nicht oder als falsch geschrieben erkannte Wort Vorschläge zur richtigen Schreibweise angezeigt. Ist Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktiviert, werden gegebenenfalls vorhandene Vorschläge aus geöffneten Benutzerwörterbüchern nicht mit angezeigt. œ Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit ... ignorieren endet, werden die ent-

sprechenden Elemente bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt – betrifft Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen sowie Internet- und Dateiadressen. œ Über die Schaltfläche Benutzerwörterbücher können Sie eine Liste mit allen geöffneten

Benutzerwörterbüchern anzeigen lassen sowie neue Wörterbücher anlegen. Wählen Sie hier das Wörterbuch aus, in das bestimmte Schreibweisen aufgenommen werden sollen. Im Bereich Grammatik finden Sie entsprechende Optionen zur Prüfung auf Grammatikfehler.

408

Kapitel 11 – Individuell anpassen

œ Ist Lesbarkeitsstatistik anzeigen aktiviert, wird auch eine Statistik erstellt, die – bedingt

– Rückschlüsse auf die Lesbarkeit des Dokuments zulässt. œ Über die Schaltfläche Einstellungen können Sie Grammatikbereiche für die Prüfung

aktivieren oder deaktivieren und Schwellenwerte für die Prüfung festlegen. Wenn Sie Optionen für die Rechtschreib- und/oder Grammatikprüfung ändern, können Sie über die entsprechende Schaltfläche unten auf der Registerkarte das Dokument erneut überprüfen lassen. Diese Funktion verwenden Sie auch, wenn Sie die für dieses Dokument während der Prüfung angelegte Liste der zu ignorierenden Schreibweisen zurücksetzen wollen.

11.2.10 Registerkarte Änderungen verfolgen Die Optionen auf der Registerkarte Änderungen verfolgen dienen dazu, die Darstellung der im Dokument vorgenommenen Änderungen sowie die der eingefügten Kommentare festzulegen.

Bild 11.17: Legen Sie die Formatierung der Markups und weitere Darstellungsoptionen für die Überarbeitungsfunktion fest

11.2

Das Optionen-Dialogfeld

409

œ Im Bereich Markup können Sie bestimmen, wie die verschiedenen Änderungen ge-

kennzeichnet werden sollen. œ Mit den Optionen im Bereich Sprechblasen legen Sie die Darstellung in der Sprech-

blasenleiste fest; sollte diese Darstellungsform nicht gewünscht werden, können Sie sie über das betreffende Dropdown-Listenfeld auch deaktivieren.

11.2.11 Registerkarte Benutzerinformationen Auf der Registerkarte Benutzerinformationen geben Sie die Daten an, die beispielsweise in den Dateieigenschaften, im Zusammenhang mit der Überarbeitungsfunktion zum Kennzeichnen der in das Dokument eingefügten Anmerkungen und Änderungen sowie als Absenderangabe in Briefen und auf Umschlägen verwendet werden sollen.

Bild 11.18: Die Benutzerinformationen beinhalten Ihren Namen, die Initialen und gegebenenfalls eine Absenderangabe

410

Kapitel 11 – Individuell anpassen

11.3 Symbolleisten und Menüs Microsoft Word verfügt über eine große Zahl von Menüs und Symbolleisten. Sie können die darin vorgegebene Struktur bei Bedarf vereinfachen, ändern oder erweitern.

11.3.1

Symbolleisten anpassen

In der Grundeinstellung besitzt Microsoft Word 20 Symbolleisten. Diese werden je nach Programmsituation automatisch angezeigt oder können manuell auf den Bildschirm gebracht und auch wieder davon entfernt werden. Sie können in jede Symbolleiste weitere Schaltflächen einfügen oder vorhandene daraus entfernen. Außerdem können Sie zusätzliche Symbolleisten selbst erstellen. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie bestimmte Menübefehle häufig benutzen und dabei nicht auf die Bequemlichkeit der Arbeit mit Schaltflächen verzichten möchten. Jede Symbolleiste benötigt aber Platz auf dem Bildschirm. Schalten Sie also immer nur die tatsächlich erforderlichen Leisten ein. Gegebenenfalls können Sie den für den Dokumentausschnitt verbleibenden Raum vergrößern, indem Sie den Darstellungsmaßstab ändern oder eine andere Bildschirmauflösung wählen.

Symbolleisten ein- und ausblenden Das Einblenden der Symbolleisten geschieht in vielen Fällen automatisch. Wenn Sie beispielsweise an einer Word-Tabelle arbeiten, wird automatisch auch die Symbolleiste Tabellen und Rahmen eingeblendet. Sie können Symbolleisten aber auch manuell einoder ausschalten. Über den Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT können Sie bestimmen, welche Symbolleisten Sie für Ihre augenblickliche Arbeit benötigen. Die Namen der eingeblendeten Symbolleisten sind mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um eine weitere Symbolleiste zu aktivieren, klicken Sie auf den betreffenden Namen. Um eine angezeigte Symbolleiste wieder auszublenden, klicken Sie auf das betreffende Häkchen.

11.3

Symbolleisten und Menüs

411

Bild 11.19: Über das Menü ANSICHT lassen sich Symbolleisten anzeigen/ausblenden

Symbolleisten verschieben Sollten Sie den Platz, den eine Symbolleiste standardmäßig auf dem Bildschirm einnimmt, für andere Zwecke nutzen wollen, können Sie sie verschieben. Positionieren Sie dazu den Mauszeiger am linken Rand der verankerten Symbolleiste und ziehen Sie sie dann mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Nachdem Sie eine Symbolleiste aus der Verankerung gelöst haben, können Sie sie durch Verschieben der Ränder mit der Maus in ihrer Form verändern.

412

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.20: Unverankerte Format-Symbolleiste

Um eine unverankerte Symbolleiste an eine andere Stelle auf dem Bildschirm – oder wieder an ihren ursprünglichen Platz – zu verschieben, positionieren Sie den Mauszeiger auf der Titelleiste der betreffenden Symbolleiste und ziehen sie dann mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Alternativ können Sie auch auf die Titelleiste doppelklicken.

Schaltflächen anzeigen und ausblenden Die einzelnen Symbolleisten verfügen über Standardschaltflächen. In der Grundeinstellung werden nur die Schaltflächen angezeigt, die Sie am häufigsten verwenden. Sie können aber bestimmte Schaltflächen auch von der Anzeige ausschließen und bei Bedarf wieder einblenden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Optionen für Symbolleisten am rechten Rand der Symbolleiste und wählen Sie dann die Option Schaltflächen hinzufügen oder entfernen und anschließend die Symbolleiste, deren Schaltflächen Sie anzeigen oder ausblenden wollen. Aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie einen Eintrag, um die Anzeige der dazugehörigen Schaltfläche in der Symbolleiste ein- oder auszuschalten. Ein Häkchen vor dem Namen einer Schaltfläche bedeutet, dass diese momentan in der Symbolleiste angezeigt wird.

11.3

Symbolleisten und Menüs

413

Bild 11.21: Weitere Schaltflächen können eingeblendet werden

Neue Symbolleiste Bei Bedarf können Sie eigene Symbolleisten erstellen oder in den vorhandenen Änderungen oder Ergänzungen durchführen. Diese Arbeit nehmen Sie im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS vor. Auf der Registerkarte Symbolleisten finden Sie eine Liste der verfügbaren integrierten Symbolleisten. Ein Häkchen vor einer Option bedeutet, dass diese Symbolleiste momentan auf dem Bildschirm angezeigt wird. Aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die Anzeige der betreffenden Symbolleiste ein- oder auszuschalten.

414

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.22: Symbolleisten können permanent aktiviert werden œ Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine benutzerdefinierte Symbolleiste zu

erstellen. Weisen Sie dieser Symbolleiste anschließend einen Namen zu und bestätigen Sie mit OK. Auf der Arbeitsfläche wird daraufhin eine leere Symbolleiste angezeigt. Diese wird auch im Listenfeld Symbolleisten aufgelistet. In diese Leiste können Sie nun die gewünschten Schaltflächen einfügen (siehe unten).

Bild 11.23: Eine benutzerdefinierte Symbolleiste erstellen œ Über Umbenennen können Sie der markierten benutzerdefinierten Symbolleiste einen

neuen Namen geben. Integrierte Symbolleisten können nicht umbenannt werden.

11.3

Symbolleisten und Menüs

415

œ Löschen entfernt die im Listenfeld Symbolleisten markierte Leiste. Sie können nur

benutzerdefinierte Symbolleisten löschen. Integrierte Symbolleisten, an denen Sie Änderungen vorgenommen haben, können über Zurücksetzen in ihren ursprünglichen Zustand versetzt werden.

Schaltflächen einfügen Sie können in jede Symbolleiste zusätzliche Schaltflächen einfügen – gleichgültig, ob es sich dabei um eine integrierte oder um eine benutzerdefinierte Symbolleiste handelt. Sorgen Sie zunächst dafür, dass die gewünschte Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Wählen Sie dann den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT und wechseln Sie im Dialogfeld Anpassen zur Registerkarte Befehle.

Bild 11.24: Symbolleisten können erweitert werden œ Wählen Sie zunächst im Listenfeld Kategorien eine Kategorie aus, um eine Vorauswahl

für die angezeigten Befehle zu treffen. Im Listenfeld Befehle finden Sie dann die der markierten Kategorie zugeordneten Befehle samt der dafür standardmäßig definierten Schaltflächen.

416

Kapitel 11 – Individuell anpassen

œ Um einen dieser Befehle – beziehungsweise die Schaltfläche dazu – in eine Symbol-

leiste einzubauen, ziehen Sie den betreffenden Eintrag aus dem Listenfeld Befehle an die Stelle in der Symbolleiste, an der die Schaltfläche eingefügt werden soll.

Bild 11.25: Befehle werden in Symbolleisten eingebaut

Schaltflächen löschen Um eine Schaltfläche aus einer Symbolleiste zu entfernen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass die Symbolleiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Öffnen Sie dann über den Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS oder den entsprechenden Befehl im Untermenü zum Befehl ANSICHT/SYMBOLLEISTEN das Dialogfeld Anpassen. Ziehen Sie nun die Schaltfläche, die Sie entfernen wollen, einfach mit der Maus aus der Symbolleiste heraus. Achtung: In Microsoft Word integrierte Schaltflächen werden nicht gelöscht, wenn Sie diese aus einer der Symbolleisten entfernen. Benutzerdefinierte Schaltflächen werden jedoch permanent gelöscht, sobald Sie sie aus der Symbolleiste herausziehen.

11.3.2

Menüs anpassen

Sie können über die Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen auch Änderungen in den Menüs des Programms durchführen. œ Um einem Menü einen neuen Befehl hinzuzufügen, wählen Sie den Befehl im Listen-

feld auf der rechten Seite des Dialogfeldes und ziehen ihn dann mit der Maus in das vorher geöffnete Menü an die gewünschte Stelle. Eine Markierung zeigt die Stelle an, an der der Befehl eingefügt wird. œ Um einen Befehl aus einem Menü zu entfernen, öffnen Sie das Dialogfeld Anpassen

und das betreffende Menü und ziehen dann den Befehl mit der Maus aus dem Menü heraus.

11.3

Symbolleisten und Menüs

417

Bild 11.26: Einen weiteren Befehl in ein Menü einfügen

11.3.3

Befehle neu anordnen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Befehle neu anordnen auf der Registerkarte Befehle im Dialogfeld Anpassen können Sie die Reihenfolge der Befehle in Symbolleisten und/ oder Menüs verändern. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld zunächst, ob Sie die Änderungen in einem Menü oder in einer Symbolleiste durchführen wollen, und geben Sie an, welches Menü beziehungsweise welche Symbolleiste Sie meinen. Im Listenfeld Steuerelemente werden dann die aktuell vorhandenen Bestandteile aufgelistet.

418

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Bild 11.27: Menübefehle und Schaltflächen können neu geordnet werden œ Um ein Element zu dem Menü beziehungsweise zu der Symbolleiste hinzuzufügen,

klicken Sie auf die betreffende Schaltfläche und wählen dann im Dialogfeld Befehl hinzufügen zuerst eine Kategorie und dann den gewünschten Befehl aus. Nach dem Bestätigen über OK wird der Befehl beziehungsweise die zu ihm gehörende Schaltfläche an der vorher markierten Stelle in der Liste der Steuerelemente eingefügt.

Bild 11.28: Steuerelemente können hinzugefügt werden

11.3

Symbolleisten und Menüs

419

œ Nicht in einem Menü oder einer Symbolleiste erwünschte Steuerelemente können Sie

entfernen, indem Sie das Element in der Liste Steuerelemente markieren und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken. œ Über die Schaltfläche Zurücksetzen können Sie die Symbolleiste oder das Menü wieder

in den Ausgangszustand versetzen. œ Die Reihenfolge der Elemente in einem Menü oder einer Symbolleiste lässt sich

ändern, indem Sie einzelne Elemente in der Liste Steuerelemente verschieben. Markieren Sie dazu das betreffende Element und benutzen Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten, um seine Position in der Liste zu ändern. œ Auswahl ändern ruft ein zusätzliches Menü auf den Bildschirm, über das Sie das vor-

her markierte Steuerelement auf verschiedene Weise ändern können. Neben den schon beschriebenen Optionen – wie Zurücksetzen oder Löschen – können Sie hierüber dem Element einen anderen Namen geben, das zu verwendende Symbol ändern oder auch einen Hyperlink oder ein Makro zuweisen.

Bild 11.29: Weitere Manipulationen am gewählten Steuerelement sind möglich

420

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Tipp: Sie können einem Befehl einen Hotkey zuweisen, der in der Befehlsbezeichnung unterstrichen angezeigt wird und zum Aufrufen des Befehls über die Tastatur dient. Dazu fügen Sie im Feld Name vor dem zu unterstreichenden Buchstaben ein &-Zeichen ein.

11.3.4

Optionen

Auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld zum Befehl ANPASSEN im Menü EXTRAS finden Sie einige zusätzliche Einstellmöglichkeiten bezüglich des Erscheinungsbildes von Symbolleisten und Menüs.

Bild 11.30: Allgemeine Optionen für Menüs und Symbolleisten

Die Optionen im oberen Bereich regeln das Verhalten der personalisierten Menüs und Symbolleisten: œ Ist die Option Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen deaktiviert,

werden die standardmäßig immer angezeigten Standard- und Format-Symbolleisten in einer einzigen Zeile angeordnet. Wenn Sie die Option einschalten, werden mehr

11.4

Der Office-Assistent

421

Schaltflächen permanent in den Leisten angezeigt. Ein Deaktivieren liefert hingegen mehr Platz auf dem Bildschirm für andere Zwecke. œ Ist Menüs immer vollständig anzeigen deaktiviert, werden in den Menüs nach dem

Aufklappen zunächst nur die Befehle angezeigt, die Sie zuletzt verwendet haben. Erst nach einer kurzen Verzögerung werden dann alle Befehle angezeigt. œ Über die Schaltfläche Verwendungsdaten von Menü- und Symbolleisten zurücksetzen set-

zen Sie die durch Ihre Arbeit mit dem Programm automatisch eingestellten Änderungen in den Symbolleisten und Menübefehlen auf die Grundeinstellung zurück. Außerdem werden die Änderungen, die Sie selbst vorgenommen haben, zurückgenommen. Um das Arbeiten mit den Symbolleisten und Menüs zu erleichtern, können Sie im unteren Bereich der Registerkarte entsprechende Darstellungsoptionen festlegen: œ Mit Große Symbole vergrößern Sie die Schaltflächen auf etwa das Vierfache. Das ist

besonders bei einer hohen Bildschirmauflösung sinnvoll. œ Schriftartennamen in Schriftart anzeigen bewirkt, dass im Listenfeld für die Schriftart-

auswahl das jeweilige Schriftartbeispiel mit angezeigt wird. œ Die Option QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen bewirkt, dass eine kurze Beschrei-

bung zur Funktion der Schaltfläche angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf ihr ruht. Es können auch zusätzlich die Tastenkombinationen in diesen QuickInfos mit eingeblendet werden – aktivieren Sie hierfür das entsprechende Kontrollkästchen. œ Die Optionen im Dropdown-Listenfeld Menüanimationen lassen unterschiedliche

Animationseinstellungen für die Menüs zu.

11.4 Der Office-Assistent Wenn Sie häufig mit dem Office-Assistenten arbeiten, sollten Sie prüfen, welche Anpassung des Assistenten Ihren Vorstellungen am meisten entgegenkommt. Zum Einstellen der Optionen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten und wählen dann im Kontextmenü den Befehl OPTIONEN. Tipp: Um den Assistenten vorübergehend auszublenden, wählen Sie OFFICE-ASSISTENTEN AUSBLENDEN im Menü ? oder den Befehl AUSBLENDEN im Kontextmenü zum Assistenten. Damit lassen Sie den Assistenten nur für die aktuelle Sitzung verschwinden. Beim nächsten Start des Programms erscheint er wieder.

422

Kapitel 11 – Individuell anpassen

Die wesentlichen Parameter zum Steuern des Office-Assistenten lassen sich über das Dialogfeld Office-Assistent einstellen: Über die Registerkarte Katalog können Sie zwischen verschiedenen Erscheinungsbildern für den Assistenten wählen, die Registerkarte Optionen zeigt eine Vielzahl von weiteren Einstellungen.

Bild 11.31: Das Verhalten des Office-Assistenten kann geregelt werden œ Mit der übergeordneten Option Den Office-Assistenten verwenden können Sie die

Anzeige des Assistenten aktivieren und deaktivieren. Nach dem Aktivieren lässt ein Drücken von (F1) den Assistenten erscheinen. Nach dem Deaktivieren führt der Aufruf der Hilfe dann direkt zur Anzeige des Aufgabenbereichs Word-Hilfe (siehe Kapitel 1). Um den Assistenten in diesem Fall wieder einzuschalten, wählen Sie OFFICEASSISTENTEN ANZEIGEN im Menü ?. œ Die Optionen unter Den Office-Assistenten verwenden regeln das individuelle Verhal-

ten in bestimmten Situationen.

11.4

Der Office-Assistent

423

Option

Beschreibung

Hilfe zu Assistenten

Bewirkt die Anzeige des Office-Assistenten bei der Verwendung anderer Assistenten.

Warnmeldungen anzeigen

Blendet Warnhinweise ein.

Sowohl Produkt- als auch Program- Zeigt Hilfen bei der Programmierung an. mierhilfe während der Programmierung durchsuchen Verschieben, wenn im Weg

Bewirkt, dass der Office-Assistent anderen Bildschirmelementen Platz macht. Er wird ausgeblendet, wenn Sie ihn fünf Minuten lang nicht verwenden.

Sounds aktivieren

Der Office-Assistent erzeugt Geräusche.

Tabelle 11.2: Die Optionen zum Office-Assistenten steuern sein Verhalten œ Über die Optionen unter Tipps anzeigen können Sie festlegen, was in welcher Form als

Tipp angezeigt werden soll. Ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche setzt die Anzeige der Tipps zurück, das heißt, schon einmal angezeigte Tipps werden wieder angezeigt.

Installation und Pflege

Ganz zum Schluss wollen wir uns noch mit den Fragen beschäftigen, die bei der Installation des Programms über das Setupprogramm auftauchen können. Die Mehrzahl der Anwender wird Microsoft Office Word 2003 wahrscheinlich als Teil des Programmpakets Microsoft Office auf dem Rechner installieren. Es gibt aber auch Fälle, in denen Word allein oder mit ausgewählten Teilen des jeweiligen Editionenpakets eingerichtet werden soll. Die Unterschiede dabei sind – soweit es Word selbst betrifft – gering.







Bei der Erstinstallation von Word – oder eines dieses Programm beinhaltenden Pakets – müssen Sie über das Setupprogramm festlegen, welche Form von Installation Sie wünschen. Bei einer typischen Installation werden beispielsweise nur die Komponenten des Programms von der CD auf die Festplatte kopiert, die der durchschnittliche Anwender in der Regel benötigt. Funktionselemente von Microsoft Word, die bei der Erstinstallation nicht eingerichtet wurden, können über den Wartungsmodus des Setupprogramms installiert werden. Sie können hierbei auch Komponenten entfernen, die Sie nicht benötigen, um den durch die Programmdateien belegten Speicherplatz gering zu halten. Eine möglichst frühzeitige Installation der aktuellen Service- und Sicherheits-Updates ist die Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher sind. Dazu sollten Sie regelmäßig die angebotenen Erweiterungen über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.

12.1 Erstinstallation Vor dem Einrichten sollten Sie die Mindestanforderungen für die Installation überprüfen. Außerdem sollten Sie Sicherungskopien von allen wichtigen Daten erstellen. Eine Sicherung ist besonders dann angeraten, wenn Sie bereits eine vorherige Version von Microsoft Word oder Office benutzt und bestimmte Vorlagen erstellt oder modifiziert haben. Führen Sie dann die Installation durch. Microsoft verlangt abschließend die so genannte Aktivierung des Produkts.

426 12.1.1

Kapitel 12 – Installation und Pflege

Installation

Starten Sie den Computer wie gewohnt und legen Sie die CD in das entsprechende Laufwerk. Nach dem Einlegen des Datenträgers wird das Setupprogramm im Allgemeinen automatisch gestartet. Sollte die AutoRun-Funktion deaktiviert sein und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie START/AUSFÜHREN und geben dann im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms an. Wenn Sie beispielsweise ein Laufwerk mit dem Kennzeichen D: benutzen, geben Sie im Feld Öffnen die Zeile D:/setup ein. Bestätigen Sie mit (Eingabe) oder durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Anschließend wird die Willkommenseite der Installation angezeigt und die Installationsroutine beginnt: œ Sie müssen zunächst den 25-stelligen Product Key eingeben. Sie finden diese Angabe

auf Ihrem Echtheitszertifikat oder auf dem Aufkleber auf der Rückseite der CD-Hülle. Bestätigen Sie nach der Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter. œ Es folgt die Aufforderung zur Eingabe der Benutzerinformationen. Diese werden als

Einstellungen für bestimmte Funktionen verwendet, die eine Angabe des Bearbeiters erfordern – beispielsweise in den Eigenschaften der von Ihnen erstellten Dokumente. Geben Sie die Daten ein und bestätigen Sie über Weiter. œ Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie die Bedingungen des Endbenutzer-

Lizenzvertrags akzeptieren. Die Schalfläche Weiter können Sie erst ansprechen, nachdem Sie das Kontrollkästchen Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu aktiviert haben. œ Auf der Seite mit der Überschrift Installationsart müssen Sie wählen, welche Art von

Installation Sie wünschen. Ist eine frühere Version von Office auf Ihrem Rechner installiert, wird als Installationsart Aktualisierung vorgeschlagen. Hierdurch werden ältere Versionen des Office-Pakets durch die neuen Office 2003-Versionen ersetzt. Ansonsten ist die Grundeinstellung die Installationsart Typische Installation. Um die Festplatte Ihres Systems nicht übermäßig zu belasten, werden dabei zunächst nur die Komponenten des Programms von der CD kopiert, die der durchschnittliche Anwender im Allgemeinen benötigt. Alternativ stehen drei weitere Formen zur Verfügung: Vollständige Installation installiert alle Komponenten des Programmpakets – auch solche, die Sie möglicherweise nie benötigen werden. Minimale Installation ist eine Option für Rechner mit wenig freiem Platz auf der Festplatte. Die Option Benutzerdefinierte Installation erlaubt es Ihnen, die zu installierenden Komponenten selbst auszuwählen. Einen Überblick über diese Komponenten finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel.

12.1

Erstinstallation

427

Bild 12.1: Der Typ der Installation und das Installationsverzeichnis müssen angegeben werden

Hinweis: In diesem Buch wurde von einer typischen Installation ausgegangen. Bei Programmelementen, die bei dieser Form der Installation nicht verfügbar sind, wird speziell auf eine zusätzliche Nachinstallation verwiesen. œ Im unteren Bereich der Seite mit der Überschrift Installationsart können Sie angeben,

in welchem Verzeichnis die Installation durchgeführt werden soll. In der Mehrzahl der Fälle können Sie es bei dem vom Programm gelieferten Vorschlag belassen. Eine Änderung empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie sowohl die Version 2003 als auch eine frühere Version des Programms auf Ihrem Rechner betreiben wollen. In einem solchen Fall könnten Sie den Namen des Verzeichnisses durch die Angabe 2003 erweitern. Bestätigen Sie die Einstellungen auf der Seite abschließend durch einen Klick auf Weiter.

428

Kapitel 12 – Installation und Pflege

œ Nachdem Sie über den Typ und den Ort der Installation entschieden haben, werden

Ihre Einstellungen noch einmal zusammenfassend dargestellt. Wenn Sie Änderungen wünschen, klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Zurück, bis Sie die betreffende Seite erreicht haben. Führen Sie dann die Änderung(en) durch und navigieren Sie wieder über Weiter zur Seite Zusammenfassung. Die Installation starten Sie dann durch einen Klick auf die Schaltfläche Installieren. œ Nach Abschluss der Installation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sie können an

dieser Stelle im Internet nach zusätzlichen Komponenten, Aktualisierungen und Sicherheitsupdates suchen und diese installieren lassen. Hinweise dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel. Außerdem können Sie bestimmte Installationsdateien von der Festplatte löschen lassen. Das sollten Sie allerdings nur dann tun, wenn Sie diesen Platz tatsächlich dringend für andere Zwecke benötigen.

12.1.2

Aktivierung

Im Anschluss an die Installation müssen Sie das Programm aktivieren. Zur Aktivierung erstellt das Programm aus der Seriennummer der erworbenen Software und »unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware« – das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres Systems – eine so genannte Identifikationsnummer. Diese beiden Angaben werden bei Microsoft gespeichert und sollen sicherstellen, dass Ihre Seriennummer des Produkts nicht auf weiteren Rechnern installiert und aktiviert werden kann. Die Aktivierung kann entweder direkt über das Internet erfolgen oder per Anruf bei Microsoft. œ Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die Registrierung – über das Netz

durchführen wollen, müssen Sie die Einrichtung einer funktionsfähigen Internetverbindung bereits vorgenommen haben. Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf Weiter. Die Verbindung zum Aktivierungsserver wird daraufhin hergestellt und der Austausch der Daten erfolgt automatisch. œ Bei der Aktivierungsvariante per Telefon wird zuerst eine 50-stellige Zahl mündlich

übermittelt und dann eine ebenso lange zurückdiktiert; dies erfordert also ein gewisses Maß an Konzentration und Geduld. Tipp: Eine Aktivierung über das Netz kann – wohl aus Überlastungsgründen – fehlschlagen. Versuchen Sie es in solchen Fällen mehrmals.

12.2

Programmwartung

429

Nach erfolgreicher Aktivierung werden Sie aufgefordert, alle Anwendungen zu schließen und den Rechner neu zu starten. Sie können sich an dieser Stelle aber vorher noch bei Microsoft registrieren lassen. Wenn Sie das tun, erhalten Sie in Zukunft über das Netz Informationen von Microsoft oder anderen Anbietern. Beenden Sie abschließend die Installationsprozedur durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen.

12.2 Programmwartung Je nach der Form der ursprünglich vorgenommenen Installation des Programms ist gegebenenfalls nur ein Teil der in Microsoft Word oder Office vorhandenen Komponenten auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Komponenten benötigen oder nicht benötigte entfernen wollen, können Sie sich der Programmwartung bedienen. Tipp: Änderungen gegenüber den Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen. Um später Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle Office-Programme und legen dann den Microsoft Office-Datenträger in das Laufwerk.

Zum Starten der Wartung legen Sie wieder den Datenträger in das Laufwerk, öffnen über das Startmenü die Systemsteuerung und wählen dort Software. œ Klicken Sie im Bereich Programme ändern oder entfernen auf den Eintrag Microsoft

Office 2003. œ Über die zu diesem Eintrag gehörende Schaltfläche Entfernen können Sie die Pro-

gramme komplett von der Festplatte löschen. Um neue Komponenten hinzuzufügen oder einzelne installierte zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche Ändern. Daraufhin wird der Konfigurations-Assistent gestartet und anschließend das Dialogfeld mit den Wartungsmodus-Optionen geöffnet. œ Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte: Mit Deinstallieren kön-

nen Sie Microsoft Office von Ihrem Computer entfernen. Neu installieren und reparieren kann hilfreich sein, wenn Office oder bestimmte Komponenten nicht mehr einwandfrei funktionieren. œ Features hinzufügen oder entfernen benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programme oder

Programmelemente entfernen oder hinzufügen möchten.

430

Kapitel 12 – Installation und Pflege

Sie können dann angeben, welche Office-Anwendung Sie komplett entfernen oder hinzufügen wollen. Deaktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen vor den Programmen, die Sie entfernen wollen, beziehungsweise aktivieren Sie die vor den Programmen, die Sie installieren wollen. Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Wenn Sie nur einzelne Unterkomponenten zu Programmen hinzufügen oder entfernen wollen, lassen Sie die jeweiligen Kontrollkästchen aktiviert und schalten zusätzlich die Option Erweiterte Anpassung von Anwendungen ein. Klicken Sie dann auf Weiter. Anschließend wird die Seite Erweiterte Anpassung angezeigt. Hierin können Sie einzelne Komponenten für jedes der im Paket enthaltenen Office-Programme an- und abschalten. Durch einen Klick auf den Knoten mit dem Pluszeichen vor einem Programm können Sie die für dieses Programm verfügbaren Komponenten anzeigen. Ein Klick auf das Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder.

12.2.1

Microsoft Word

Wenn Sie beispielsweise die Komponenten von Word ansehen wollen, öffnen Sie den Knoten vor der Option Microsoft Office Word. Einige Komponenten verfügen wieder über Unterkomponenten, die Sie wiederum durch einen Klick auf den betreffenden Knoten anzeigen lassen können. œ Wie eine Komponente installiert werden soll, können Sie über ein Menü regeln, das

Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze im Kästchen vor der Bezeichnung der Komponente einblenden. Vier Formen der Installation von Komponenten sind möglich. Nach der Wahl einer Installationsform wird diese im Listenfeld durch ein entsprechendes Symbol vor der Komponente angezeigt.

12.2

Programmwartung

Bild 12.2: Für alle Office-Programme können Komponenten ein- und ausgeschaltet werden

Bild 12.3: Die Installationsform regeln Sie über das Dropdown-Menü

431

432

Symbol

Kapitel 12 – Installation und Pflege

Beschreibung Die Option Vom Arbeitsplatz starten kopiert die betreffende Komponente in komprimierter Form auf Ihre Festplatte. Die Komponente ist dann einsetzbar. Mit der Option Bei der ersten Verwendung installiert werden die Komponenten vorerst auf der CD belassen. Sobald Sie diese Komponente aber über einen entsprechenden Menübefehl ansprechen, wird die Installation vorgenommen. Sie können sich auch dafür entscheiden, ein Element nicht zu installieren. Wenn Sie es später dann doch verwenden wollen, müssen Sie zunächst wieder über den Wartungsmodus arbeiten. Ein grau hinterlegtes Symbol zeigt an, dass zu dieser Komponente Unterkomponenten existieren, für die nicht alle die Form Vom Arbeitsplatz starten gewählt wurde.

Tabelle 12.1: Die Form der Installation wird durch ein entsprechendes Symbol angezeigt

Klicken Sie nach der Auswahl der gewünschten Komponenten auf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Änderungen in der Installation durchzuführen.

12.2.2

Weitere Office-Komponenten

Oft übersehen werden die Gruppen Gemeinsam genutzte Office Features und Office Tools. Die erste Gruppe beinhalt Werkzeuge, die von allen oder mehreren Office-Programmen in derselben Weise verwendet werden – wie Clip Organizer, Konverter und Filter, OfficeAssistent oder diverse Korrekturhilfen. Die Office Tools beinhalten Anwendungs- und Unterstützungsdateien zur Verwendung mit Microsoft Office – wie Microsoft Graph oder Microsoft Office Picture Manager. Sie sollten sich durch diese Listen durcharbeiten und die Komponenten zur Installation aktivieren, die Sie gegebenenfalls benötigen.

12.3 Aktualisierungen Eine möglichst frühzeitige Installation der aktuellen Service- und Sicherheits-Updates ist Voraussetzung dafür, dass die laufenden Programme sicher sind. Dazu sollten Sie die angebotenen Erweiterungen regelmäßig über eine entsprechende Aktualisierung herunterladen.

12.3

Aktualisierungen

433

Wählen Sie hierzu AUF AKTUALISIERUNGEN PRÜFEN im Menü ?. Sie werden dann mit der Webseite Microsoft Office Online, Bereich Downloads verbunden. Nach einem Klick auf den Link Suchen nach Updates wird die Office Update Engine auf Ihren Rechner geladen. Dieses Programm verwaltet unter anderem die auf Ihrem System vorgenommenen Aktualisierungen. Anschließend wird geprüft, ob zusätzlich Updates für das Programm zur Verfügung stehen. Nach dieser Überprüfung können Sie auswählen, welche OfficeUpdates Sie downloaden und installieren möchten. Achtung: Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass auch das Betriebssystem regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden sollte: • Wählen Sie im Startmenü ALLE PROGRAMME/WINDOWS-UPDATE, um mit der entsprechenden Microsoft-Webseite verbunden zu werden. • Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Updates suchen. Daraufhin wird die aktuelle Systemkonfiguration ermittelt. • Nach einem Klick auf Updates überprüfen und installieren werden die zusätzlich verfügbaren Updates angezeigt. Es werden hier nur solche gemeldet, die nicht bereits auf dem aktuellen System installiert sind. Wenn Sie ein Update aus irgendwelchen Gründen nicht wünschen, klicken Sie unterhalb der jeweiligen Beschreibung auf Entfernen. • Um anschließend die ausgewählten Updates auf Ihren Rechner zu übertragen, klicken Sie im oberen Bereich der Seite auf Jetzt installieren.

Stichwortverzeichnis

¶ einblenden/ausblenden (Schaltfläche) 32, 165 3D-Art (Schaltfläche) 242

A Abbrechen (Schaltfläche) 29 Abfrage (Visual Basic) 380 Abreißmenü 26 Absatz Abstand 167 formatieren 166 Gliederungsebene 169 nicht trennen 172 Absatzeinzug 167 Absatzformat 150 Absatzkontrolle 171 Absatzmarke (nicht druckbares Zeichen) 97 Abschnitt 165 Abschnittsumbruch 165 Absteigend (Schaltfläche) 214 Adressblock einfügen (Schaltfläche) 282 Aktivierung 428 Aktualisierung 432 Änderungen ablehnen/Kommentar löschen (Schaltfläche) 340 Änderungen annehmen (Schaltfläche) 340 Änderungen nachverfolgen 337 Optionen 408 Änderungen verfolgen (Schaltfläche) 341 Anlage, Dokument senden als 300 Anordnen, eingefügte Objekte 250 Anpassen (Schaltfläche) 239 Ansicht 37

Dokumentstruktur 42 Ganzer Bildschirm 43 Gliederung 39, 317 Lesemoduslayout 39 Masterdokument 323 Normal 38 Optionen 392 Seitenlayout 38 Weblayout 38 Ansichten (Schaltfläche) 62 Ansichten im Öffnen-Dialogfeld 72 Anwendungsfenster 24 Anzahl der Seiten einfügen (Schaltfläche) 117 Anzeige für Überarbeitung (Schaltfläche) 340 Anzeigen (Schaltfläche) 340 Arbeitsbereich, freigegebener 349 Arbeitsplatz (Speicherort) 61 Assistent Brief 85 Vorlagen 85 Aufgaben, im freigegebenen Arbeitsbereich 356 Aufgabenbereich 24, 34 Dokument schützen 334 Erste Schritte 34 Formatierung anzeigen 201 Formatvorlagen und Formatierung 154 Freigegebener Arbeitsbereich 349 Hilfe 52 Neues Dokument 58 Recherchieren 142 Seriendruck 293 Suchoptionen 75

436

Stichwortverzeichnis

Symbolleiste 36 wechseln 36 Zwischenablage 113 Aufsteigend (Schaltfläche) 214 Aufzählungsliste 175 Aufzählungszeichen 174 Aufzählungszeichen (Schaltfläche) 154 Ausschneiden (Schaltfläche) 32 AutoForm 243 erstellen 243 formatieren 266 AutoForm formatieren (Schaltfläche) 260 AutoFormat 104, 156 Tabelle 229 AutoFormat für Tabelle (Schaltfläche) 214 AutoFormen (Schaltfläche) 241 AutoKorrektur 101 Ausnahmen 103 AutoMakro 369 AutoSumme (Schaltfläche) 214 AutoText 125 einfügen 128 erstellen 126 AutoText einfügen (Schaltfläche) 117 AutoZusammenfassen 329 AutoZusammenfassen schließen (Schaltfläche) 330

wiederholen 51 Benutzerinformationen (Optionen) 409 Benutzervorlage 80 Berechtigung 344 Optionen 347 Berechtigung (Schaltfläche) 31 Beschriftung 308 Besprechung beginnen (Onlinezusammenarbeit) 303 Bild einfügen 254 formatieren 271 komprimieren 274 Bilder komprimieren (Schaltfläche) 274 Bildschirmelemente 23 Bildsteuerung 272 Blocksatz (Schaltfläche) 153 Brief-Assistent 85 Briefumschläge 294, 297 Buch (Seitenformat) 161

B

D

Bearbeiten, Optionen 399 Bearbeitungseinschränkung 336 Bedingter Trennstrich 122 Beenden, Word 55 Befehl abgeblendeter 25 aufrufen 25 rückgängig machen 50 wiederherstellen 50

Datei suchen 74 Wiederherstellung 67 Dateiformat 63 Dateiname 63 Dateisuche (Dialogfeld) 77 Dateityp 71 Datenaustausch 90 Datenquelle 283

C Clip Organizer 254 installieren 432 ClipArt 252 ClipArt einfügen (Schaltfläche) 241 Code anzeigen (Schaltfläche) 374

Stichwortverzeichnis

Datenquelle öffnen (Schaltfläche) 281 Datenschutzoptionen 334 Datum einfügen 120 Datum einfügen (Schaltfläche) 117 Desktop (Speicherort) 61 Details (Ansicht) 73 Diagrammsammlung (schematische Darstellungen) 256 Dialogfeld 25, 27 Elemente 27, 29 Hilfe zu Optionen 55 Dienstoptionen 395 freigegebener Arbeitsbereich 360 Dokument 57 Berechtigung 344 drucken 278 im freigegebenen Arbeitsbereich 355 Index generieren 312 Inhaltsverzeichnis generieren 314 konvertieren 91 leeres erstellen 58 neues erstellen 57 öffnen 68, 91 schließen 68 schützen 332 senden als Anlage 300 senden an E-Mail-Empfänger 299 senden zur Überarbeitung 300 speichern 59, 91 überarbeiten 337 vergleichen 343 Versionen 65 Zugriffseinschränkung 345 Zusammenfassung erstellen 329 zusammenführen 343 Dokument schützen (Aufgabenbereich) 334 Dokument1 (Name) 58 Dokumenteigenschaften 88

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Dokumentformat 150 Dokumentinformation (freigegebener Arbeitsbereich) 358 Dokumentschutz 332 Bearbeitungseinschränkung 336 Formatierungseinschränkung 335 Dokumentstruktur (Ansicht) 42 Dokumentstruktur (Schaltfläche) 32, 40 Dokumenttext anzeigen/ausblenden (Schaltfläche) 117 Dokumentvorlage 78 anpassen 83 benutzerdefinierte 84 Benutzervorlagen 80 Dokument verbinden mit 83 eigene erstellen 84 globale 79 öffnen 82 speichern 84 wechseln 83 Drehen, eingefügtes Objekt 251 Drehfeld 28 Dropdown-Listenfeld 29 Drucken 278, 302 Briefumschläge 294, 297 Etiketten 296, 298 Optionen 401 Seitenansicht 276 Seriendokument 280 Drucken (Schaltfläche) 31, 277 Duplexdruck 279

E Ebene anzeigen (Schaltfläche) 318 Eigene Dateien (Speicherort) 60, 61 Eigenschaften, Dokument 88 Eigenschaften (Ansicht) 73 Eigenschaftenfenster (Visual Basic-Editor) 375

438

Stichwortverzeichnis

Eine Ebene nach oben (Schaltfläche) 62 Eine Seite (Schaltfläche) 277 Einfügemarke 24 positionieren 98 Einfügen (Schaltfläche) 32 Einfügen-Optionen (Schaltfläche) 113 Eingefügtes Objekt 255 Eintrag suchen (Schaltfläche) 282 Einzug 167 Einzug vergrößern (Schaltfläche) 154, 181 Einzug verkleinern (Schaltfläche) 154, 181 Ellipse (Schaltfläche) 241 Ellipse zeichnen 243 E-Mail, Optionen 396 E-Mail (Schaltfläche) 31 E-Mail-Empfänger, senden an 299 E-Mail-Nachricht (Vorlage) 81 Endnote 306 Ersetzen 136 Format 202 Erste Schritte (Aufgabenbereich) 34 Erster Datensatz (Schaltfläche) 282 Erstinstallation 425 Erstzeileneinzug 169 Erweitern (Schaltfläche) 239, 318 Erweiterungsmodus 110 Etiketten 296, 298 Excel-Diagramm 265 Excel-Tabelle 263

F Farbe, transparente 274 Farbe (Schaltfläche) 273 Fehlerprüfung (Schaltfläche) 282 Fenster 44 anordnen 48 Darstellungsformen 44 mehrere Dokumente 45

mehrere eines Dokuments 46 nebeneinander vergleichen 48 teilen 47 Fensterposition zurücksetzen (Schaltfläche) 49 Fett (Schaltfläche) 153 Filialdokument 322 erstellen 324 Filter installieren 432 For...Next-Schleife (Visual Basic) 382 Format ändern 200 ersetzen 136, 202 übertragen 202 suchen 134 Format übertragen (Schaltfläche) 32 Formatieren 149 Absatz 166 Aufzählungszeichen 174 AutoForm 266 AutoFormat 156 Bild 271 Dokument 158 Formatvorlagen 202 gegliederte Listen 179 Grafik 266 Grundlagen 150 Layout 161 Nummerierung 174 Papierformat 160 Positionsrahmen 193 Rahmen 183 Schattierung 183 Seite einrichten 158 Seitenränder 160 Seitenumbruch 171, 211 Silbentrennung 208 Spalten 163 Tabelle 229

Stichwortverzeichnis

Tabulator 172 Textfeld 193 WordArt-Objekt 260 Zeichen 187 Zeichenabstand 190 Zeichnungsobjekte 247 Zeilenumbruch 171 Formatierung anzeigen (Aufgabenbereich) 201 Formatierung anzeigen (Schaltfläche) 319 Formatierungseinschränkung 335 Format-Symbolleiste 152 Formatvorlage 157, 202, 205 anzeigen 204 bearbeiten 208 definieren 205 Tabellen 230 zuweisen 203 Formatvorlage (Schaltfläche) 153 Formatvorlagen und Formatierung (Aufgabenbereich) 154 Formatvorlagen und Formatierung (Schaltfläche) 153 Fortlaufend (Abschnittswechsel) 165 Freigegebener Arbeitsbereich 349 arbeiten mit 351 Aufgaben 356 Befehle 359 Dokumente 355 Dokumentinformation 358 erstellen 349 Hyperlinks 357 Mitglieder 352 Optionen 360 Status 347, 358 Freigegebener Arbeitsbereich (Aufgabenbereich) 349 Füllfarbe (Schaltfläche) 241 Funktion (visual basic) 379

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Fußnote 306 Fußzeilen 115

G Ganzer Bildschirm (Ansicht) 43 Ganzer Bildschirm (Schaltfläche) 277 Gedankenstrich 122 Gegliederte Liste 179 Gehe zu (Befehl) 130 Gehe zu Datensatz (Schaltfläche) 282 Gehe zu Inhaltsverzeichnis (Schaltfläche) 319 Geschützter Trennstrich 122 Gliederung 317 Ansicht 37, 39 bearbeiten 320 Ebenen anzeigen 319 Gliederungsansicht 317 Gliederungsebene 169 Gliederungsebene (Schaltfläche) 318 Gliederung-Symbolleiste 317, 323 Grafik 237 einfügen 252 formatieren 266 Grafik aus Datei einfügen (Schaltfläche) 273 Grafik einfügen (Schaltfläche) 241 Grafik formatieren (Schaltfläche) 274 Grafik zurücksetzen (Schaltfläche) 274 Grafik-Symbolleiste 273 Grammatik, Optionen 406 Grammatikprüfung 138, 140 Groß-/Kleinschreibung (Zeichenformat) 192 Größe anpassen (Schaltfläche) 277 Gruppieren, eingefügte Objekte 250 Grußzeile (Seriendruck) 287 Grußzeile einfügen (Schaltfläche) 282

H Halbgeviertstrich 122

440

Stichwortverzeichnis

Hauptdokument-Setup (Schaltfläche) 281 Helligkeit steuern 274 Hervorheben (Schaltfläche) 154, 340 Hilfe 52 in Dialogfeldern 55 Microsoft Office Online 55 Office-Assistent 53 Werkzeuge 52 Hinter den Text (Schaltfläche) 269 Höher stufen (Schaltfläche) 318 Hyperlink einfügen (Schaltfläche) 32

I If-Anweisung (Visual Basic) 381 Index 312 Eintrag erstellen 312 erstellen 313 Information Rights Management 344 Inhaltsverzeichnis 314 Inhaltsverzeichnis aktualisieren (Schaltfläche) 319 Initial 192 Installation 425 Aktivierung 428 Aktualisierung 432 durchführen 426 Erstinstallation 425 Installationsarten 427 Setupprogramm 425 Wartung 429

K Kamera, Bild einfügen von 256 Kennwort 332 zum Ändern 333 zum Öffnen 333 Kerning 191 Kippen, eingefügtes Objekt 251

Klicken und Eingeben 100 Kommentar 338 bearbeiten 339 einfügen 339 Kommentar einfügen (Schaltfläche) 340 Kompatibilität (Optionen) 404 Kompilieren, Makro 384 Kontextmenü 26 Kontrast steuern 273 Kontrollkästchen 28 Konverter installieren 432 Konvertierungsprogramme 91 Kopf- und Fußzeile, Symbolleiste 116 Kopfzeile 115 Kopieren, Text 111 Kopieren (Schaltfläche) 32 Korrektur 98 AutoKorrektur 101 Grammatikprüfung 138, 140 Rechtschreibprüfung 137 Korrekturhilfen, installieren 432 Kreis zeichnen 243 Kreisdiagramm einfügen 256 Kunden-Feedbackinformationen 395 Kursiv (Schaltfläche) 153

L Laufweite 190 Leeres Dokument (Vorlage) 81 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 97 Lesemoduslayout (Ansicht) 37, 39 Lesen (Schaltfläche) 33 Leseschutz 332 Letzter Datensatz (Schaltfläche) 282 Lineal 155 Lineal (Schaltfläche) 277 Linie (Schaltfläche) 241 Linie zeichnen 242

Stichwortverzeichnis

Linienart (Schaltfläche) 214, 242, 274 Linienfarbe (Schaltfläche) 241 Linienstärke (Schaltfläche) 214 Linksbündig (Schaltfläche) 153 Linksdrehung 90 Grad (Schaltfläche) 274 Liste (Ansicht) 73 Listenfeld 28 Löschen Text 110 Zeichen 99 Lupe (Schaltfläche) 277

M Makro aufzeichnen 364 ausführen 369 AutoMakro 369 erstellen 364 kompilieren 384 Name 364 organisieren 371 Sicherheitsoptionen 385 überarbeiten 372 Markieren 108 in der Gliederungsansicht 319 Tabellenelemente 220 Text 108 Markieren/Anzeigen (Schaltfläche) 330 Markup 337 Masterdokument 322 Masterdokumentansicht 323 Masterdokumentansicht (Schaltfläche) 323 Meeting ansetzen (Onlinezusammenarbeit) 302 Mehr Helligkeit (Schaltfläche) 274 Mehr Kontrast (Schaltfläche) 273 Mehrere Seiten (Schaltfläche) 277 Mehrere Seiten zulassen (Schaltfläche) 41

441

Menü 25 Abreißmenü 26 adaptives 25 anpassen 416 f., 420 Kontextmenü 26 personalisiertes 25, 420 Menübefehl abgeblendeter 26 arbeiten mit 25 Menüleiste 24 f. Microsoft Clip Organizer 254 Microsoft Excel-Tabelle einfügen (Schaltfläche) 32 Microsoft Office Online 55 Microsoft Office Tools 432 Microsoft Office Word-Hilfe (Schaltfläche) 33 Miniaturansichten 41 Miniaturansichten (Ansicht) 74 Mit Text in Zeile (Schaltfläche) 269 Mitglieder (freigegebener Arbeitsbereich) 352

N Nach oben (Schaltfläche) 318 Nach unten (Schaltfläche) 318 Nächste anzeigen (Schaltfläche) 117 Nächste Seite (Abschnittswechsel) 165 Nächster Datensatz (Schaltfläche) 282 Nebeneinander vergleichen 48 Netzwerkumgebung (Speicherort) 61 Neu (Schaltfläche) 59 Neuen Ordner erstellen (Schaltfläche) 62 Neues Dokument (Aufgabenbereich) 58 Neues leeres Dokument (Schaltfläche) 31 Nicht druckbare Zeichen 97 Normalansicht 37, 38 Nummerierte Liste 177 Nummerierung 174 Nummerierung (Schaltfläche) 154

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Stichwortverzeichnis

Nur erste Zeile (Schaltfläche) 318

O Oben links ausrichten (Schaltfläche) 214 Objekt 237 aus Datei erstellen 262 einfügen 261 neu erstellen 262 Objekt anzeigen (Schaltfläche) 374 Objekt markieren (Schaltfläche) 241 Office Tools 432 Office-Assistent 53 anpassen 421 installieren 432 Office-Zwischenablage 113 Öffnen Dokument 68 f., 71, 91 Kennwort festlegen zum 332 kennwortgeschütztes Dokument 334 mehrere Dokumente 74 XML-Datei 94 Öffnen (Schaltfläche) 31 Onlinezusammenarbeit 302 Optionen 392 Allgemein 393 Änderungen verfolgen 408 Ansicht 392 Bearbeiten 399 Benutzerinformationen 409 Berechtigung 347 Dienstoptionen 395 Drucken 401 E-Mail-Optionen 396 freigegebener Arbeitsbereich 360 Grammatik 406 Kompatibilität 404 Office-Assistent 421 Recherche 143

Rechtschreibung 406 Sicherheit 403 Speichern 402 Speicherort für Dateien 405 Weboptionen 396 Optionsgruppe 28 Ordner wechseln (Schaltfläche) 374 Organigramm einfügen 256

P Papierformat 160 Passend (Schaltfläche) 269 Personalisiertes Menü 25 Pfeil (Schaltfläche) 241 Pfeil zeichnen 243 Pfeilart (Schaltfläche) 242 Positionsrahmen 193, 198 Programmhilfen 52 Programmoberfläche 23 Programmwartung 429 Projekt-Explorer (Visual Basic-Editor) 374 Prozedur (Visual Basic) 377 Prozent vom Original (Schaltfläche) 330 Pyramidendiagramm einfügen 256

Q Querverweis 310 QuickInfo 30 in Symbolleiste 421

R Radiergummi (Schaltfläche) 214 Rahmen 183 Rahmenfarbe (Schaltfläche) 214 Rahmenlinie (Schaltfläche) 154, 214 Recherchieren 142 Recherchieren (Schaltfläche) 32, 41 Rechnen in Word-Tabelle 235

Stichwortverzeichnis

Rechteck (Schaltfläche) 241, 269 Rechteck zeichnen 242 Rechtsbündig (Schaltfläche) 153 Rechtschreibprüfung 137 Rechtschreibung, Optionen 406 Rechtschreibung und Grammatik (Schaltfläche) 32 Reduzieren (Schaltfläche) 318 Referenz 306 Beschriftung 308 Endnoten 306 Fußnoten 306 Index und Verzeichnisse 312 Inhaltsverzeichnis 314 Querverweis 310 Verzeichnisse 314 Registerkarte 27 Rückgängig (Schaltfläche) 32 Rückgängig machen Aktionen 50 AutoKorrektur 103

S Scanner, Bild einfügen von 256 Schaltfläche 29 Schattenart (Schaltfläche) 242 Schattierung 183, 185 Schattierungsfarbe (Schaltfläche) 214 Schematische Darstellung 256 Schematische Darstellung oder Organigramm einfügen (Schaltfläche) 241 Schleife (Visual Basic) 381 Do...Loop 382 For...Next 382 Schließen, Dokument 68 Schließen (Schaltfläche) 41, 117, 277 Schreibschutz 332 f. Schriftart 187 f.

443

Schriftart (Schaltfläche) 153 Schriftfarbe (Schaltfläche) 154, 242 Schriftgrad (Schaltfläche) 153 Schriftgröße 188 Schutzfunktionen 332 Seite einrichten 158 Seite einrichten (Schaltfläche) 117 Seiten gegenüberliegende 160 mehrere 160 Seitenansicht 276 Seitenansicht (Schaltfläche) 31 Seitenansicht-Symbolleiste 277 Seitenlayout 161 Seitenlayout (Ansicht) 37, 38 Seitenränder 160 Seitenumbruch 171, 211 Seitenzahl einfügen 118 Seitenzahl einfügen (Schaltfläche) 117 Seitenzahlen formatieren (Schaltfläche) 117 Seitenzahlenformat 119 Senden an E-Mail-Empfänger 299 E-Mail-Empfänger (als Anlage) 300 E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) 300 Seriendokument 280 Seriendruck 280 Aufgabenbereich 293 Datenquelle auswählen 283 Dokumenttyp wählen 283 drucken 292 Empfänger filtern 290 Fehlerbehandlung 291 Felder einfügen 286 Grußzeile einfügen 287 Kontrolle 288 Seriendruck an Drucker (Schaltfläche) 282

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Stichwortverzeichnis

Seriendruck in neues Dokument (Schaltfläche) 282 Seriendruck-Assistent 293 Seriendruckempfänger (Schaltfläche) 282 Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben (Schaltfläche) 282 Seriendruckfelder einfügen (Schaltfläche) 282 Seriendruckfelder hervorheben (Schaltfläche) 282 Seriendruck-Symbolleiste 281 Seriendruck-Vorschau (Schaltfläche) 282 Serifen 187 Setupprogramm 425 Sicherheit Dokumentschutz 332 Makrosicherheit 385 Optionen 403 Sicherungskopie 402 Silbentrennung 208 automatische 209 manuelle 210 Smarttag 106 Sonderzeichen einfügen 121 Sortieren 232, 234 Spalten 163 Spalten (Schaltfläche) 32 Spalten gleichmäßig verteilen (Schaltfläche) 214 Spaltenbreite (Tabellen) 222 Speichern Dokument 59, 91 Dokumentvorlage 84 erneut 65 Optionen 402 zusätzliche Optionen 64 Speichern (Schaltfläche) 31 Speicherort 60, 70 Speicherort für Dateien (Optionen) 405

Sperren, Zeichen 190 Sprache einfügen (Schaltfläche) 340 Sprache festlegen 141 Standardbefehle 50 Standard-Symbolleiste 31 Starten, Word 22 Startoptionen 390 Status (freigegebener Arbeitsbereich) 347, 358 Statusleiste 24, 33 Steueranweisung (Visual Basic) 380 Stichwortverzeichnis 312 Strichart (Schaltfläche) 242 Suchen alle Fundstellen markieren 132 Aufgabenbereich 75 Dateien 74 einfache Suche 132 erweiterte Suche 132 Formate 134 sonstige Elemente 134 Text 131 von der Programmoberfläche aus 134 Suchen (Schaltfläche) 41 Symbol einfügen 121 Symbolleiste 24, 30, 410 adaptive 31 anpassen 410, 417, 420 AutoZusammenfassen 330 benutzerdefinierte 413 ein- und ausblenden 410 Format 152 Gliederung 317, 323 Grafik 273 in zwei Zeilen anzeigen 420 Kopf- und Fußzeile 117 Lesemoduslayout 40 neue 413 nicht verankerte 31

Stichwortverzeichnis

Organigramm 257 personalisierte 420 Schaltflächen anzeigen/ausblenden 412 Schaltflächen löschen 416 Seitenansicht 277 Standard 31 Tabellen und Rahmen 213 Textfeld 197 Überarbeiten 340 verschieben 411 WordArt 260 Wörter zählen 98 Zeichnen 240 Zeichnungsbereich 239 Synchroner Bildlauf (Schaltfläche) 49

T Tabelle aus Text erstellen 217 bearbeiten 220 Eigenschaften 223 Eingaben darin 219 Elemente markieren 220 erstellen 215 Excel-Tabelle 263 formatieren 229 Größe ändern 221 in Text umwandeln 218 Positionierung 221 rechnen in 235 sortieren 232 Spalten einfügen 222 Spalten löschen 222 Spaltenbreite 222 Werkzeuge 213 zeichnen 216 Zeilen einfügen 222 Zeilen löschen 222

445

Zeilenhöhe 222 Zellen einfügen 222 Zellen löschen 222 Zellen teilen 223 Zellen verbinden 223 Tabelle einfügen (Schaltfläche) 32, 214 Tabelle zeichnen (Schaltfläche) 214 Tabellen und Rahmen (Schaltfläche) 32 Tabellen und Rahmen-Symbolleiste 213 Tabellenformatvorlage 230 Tabstopp 172 Symbole im Lineal 173 Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 97 Tastenkombinationen für Dokumentverwaltung 57 für Sonderzeichen 122 für Zeilenumbruch in WordArt 259 in Dialogfeldern 30 zum Arbeiten mit Fenstern 45 zum Bewegen in Tabellen 219 zum Einfügen 112 zum Ersetzen 137 zum Festlegen des Zeilenabstands 170 zum Kopieren 112 zum Löschen 99 zum Markieren 110 zum Positionieren der Einfügemarke 99 zum Suchen 137 zum Verschieben 112 zur Absatzausrichtung 168 zur Zeichenformatierung 190 Tatsächliche Seite (Schaltfläche) 41 Text automatisierte Eingabe 100 bearbeiten 107 eingeben 95, 96 ersetzen 136

446

Stichwortverzeichnis

in Tabelle umwandeln 217 kopieren 111 löschen 99, 110 markieren 108 sortieren 232, 234 suchen 131 verschieben 111 Text bearbeiten (Schaltfläche) 260 Textbaustein 125 Textfeld 28, 193 einfügen 194 formatieren 195 Textrichtung ändern 196 verknüpfen 197 Textfeld (Schaltfläche) 241 Textfeld-Symbolleiste 197 Textfluss 270 Textfluss (Schaltfläche) 240, 274 Textgröße vergrößern (Schaltfläche) 41 Textgröße verkleinern (Schaltfläche) 41 Textkonvertierung 91 Textmarke 129 Textrichtung ändern 196 Textrichtung ändern (Schaltfläche) 214 Thesaurus 146 Tiefer stufen (Schaltfläche) 318 Titelleiste 24, 27 Transparente Farbe (Schaltfläche) 274 Trennstrich bedingter 122 geschützter 122

Ü Überarbeiten-Symbolleiste 340 Überarbeitung, Dokument senden zur 300 Überarbeitungsfenster (Schaltfläche) 341 Überarbeitungsfunktionen 337 Übereinstimmende Felder festlegen

(Schaltfläche) 282 Überschreibmodus 100 Übersetzen 144 Übertragen, Format 202 Uhrzeit einfügen 120 Uhrzeit einfügen (Schaltfläche) 117 Umwandeln in Textkörper (Schaltfläche) 318 Unterdokument einfügen (Schaltfläche) 323 Unterdokument entfernen (Schaltfläche) 323 Unterdokument erstellen (Schaltfläche) 323 Unterdokument verbinden (Schaltfläche) 323 Unterdokumente erweitern/reduzieren (Schaltfläche) 323 Unterschneiden, Zeichen 190 Unterstrichen (Schaltfläche) 153

V Venn-Diagramm einfügen 256 Vergleichen und zusammenführen, Dokumente 343 Verknüpftes Objekt 255 Verknüpfung zu Word auf dem Desktop erstellen 22 Verknüpfung zum Vorherigen (Schaltfläche) 117 Verschieben, Text 111 Versenden 299 als Anlage 300 an E-Mail-Empfänger 299 Verteiler 300 zur Überarbeitung 300 Version eines Dokuments 65 Verteiler 300 Verzeichnis 312 Visual Basic 372 Do...Loop-Schleife 382 For...Next-Schleife 382 Funktionen 379

Stichwortverzeichnis

If-Anweisung 381 Prozeduren 377 Steueranweisung 380 Visual Basic-Editor 373 Vor den Text (Schaltfläche) 270 Vorherige anzeigen (Schaltfläche) 117 Vorheriger Datensatz (Schaltfläche) 282 Vorlage 78 Vorschau (Ansicht) 73

447

Wörter zählen 98 Wörterbuch (Recherche) 144

X XML 93 XML-Datei erstellen 93 öffnen 94

Z W Weblayout (Ansicht) 37, 38 Weboptionen 396 Webseite (Vorlage) 81 Weiter (Schaltfläche) 340 Weniger Helligkeit (Schaltfläche) 274 Weniger Kontrast (Schaltfläche) 273 Wiederherstellen, rückgängig gemachte Aktionen 50 Wiederherstellen (Schaltfläche) 32 Wiederherstellung, Datei 67 Wiederholen, Befehl 51 Word beenden 55 Programmhilfen 52 Programmoberfläche 23 starten 22 WordArt 258 WordArt als vertikaler Text (Schaltfläche) 261 WordArt einfügen (Schaltfläche) 241, 260 WordArt-Ausrichtung (Schaltfläche) 261 WordArt-Buchstaben mit gleicher Höhe (Schaltfläche) 261 WordArt-Form (Schaltfläche) 261 WordArt-Katalog (Schaltfläche) 260 WordArt-Symbolleiste 260 WordArt-Zeichenabstand (Schaltfläche) 261 Word-Tabelle 213

Zeichen löschen 99 nicht druckbare 97 Zeichenabstand 190 Zeichenformat 150 Zeichenformatierung 187 Zeichnen Objekte 240 Tabelle 216 Zeichnen (Schaltfläche) 32, 241 Zeichnen-Symbolleiste 240 Zeichnung skalieren (Schaltfläche) 240 Zeichnungsbereich 238 Zeichnungsbereich-Symbolleiste 239 Zeichnungsobjekt 240 AutoFormen 243 einfaches 242 formatieren 247 Größe ändern 244 Position ändern 244 Zeilen gleichmäßig verteilen (Schaltfläche) 214 Zeilenabstand 167, 170 Zeilenabstand (Schaltfläche) 154 Zeilenhöhe (Tabellen) 222 Zeilenumbruch 171 Zeilenwechsel (nicht druckbares Zeichen) 97 Zellen (Tabellen) 213 Zellen teilen 223

448

Zellen teilen (Schaltfläche) 214 Zellen verbinden 223 Zellen verbinden (Schaltfläche) 214 Zentraldokument 322 erstellen 324 Zentriert (Schaltfläche) 153 Ziehpunkt 245 Zieldiagramm einfügen 256 Zoom (Schaltfläche) 32, 277 Zu Überschrift 1 (Schaltfläche) 318

Stichwortverzeichnis

Zuletzt verwendet (Systemordner) 61, 75 Zurück (Schaltfläche) 62, 340 Zusammenfassung 329 Zusammenführen, Dokumente 343 Zuschneiden 272 Zuschneiden (Schaltfläche) 274 Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln (Schaltfläche) 117 Zwischenablage 113 Zyklusdiagramm einfügen 256

Webseiten

Sie können Microsoft Word dazu verwenden, Webseiten zu erstellen, und damit Ihre Dokumente anderen Benutzern zur Anzeige im Webbrowser zur Verfügung stellen. In weiten Bereichen entspricht die Arbeit beim Erstellen von Webseiten der von Dokumenten, die für den Ausdruck vorgesehen sind. Der Unterschied besteht eigentlich nur darin, dass Sie Webseiten im HTML-Format speichern. Damit bleiben die wesentlichsten Formate erhalten, sodass die Dokumente auch von Benutzern angezeigt werden können, die 1 Microsoft Word nicht verwenden.









1

Beim Erstellen einer Webseite gehen Sie im Prinzip genauso vor wie beim Erstellen eines herkömmlichen Dokuments. Sie können das Dokument von Grund auf neu aufbauen oder vorhandene Dokumente oder Vorlagen verwenden. Texte und andere Elemente fügen Sie wie bei einem Druckdokument ein. Auch die Techniken der Formatierung entsprechen denen, die Sie bei der Formatierung von Druckdokumenten kennen gelernt haben. Einige Formatierungsmöglichkeiten sind speziell für die Darstellung am Bildschirm zugeschnitten und werden in diesem Kapitel angesprochen. Mithilfe von Hyperlinks können Sie zwischen verschiedenen Abschnitten einer Webseite, zwischen verschiedenen Webseiten oder auch anderen Dokumenten navigieren. Diese komfortable Form des »Blätterns« zwischen Elementen können Sie nicht nur in Webseiten, sondern in jeder Form von Word-Dokument einsetzen, solange Sie damit am Bildschirm arbeiten. Neben einfachen Webseiten lassen sich auch Framesseiten erstellen. Eine Framesseite ist eine spezielle Art von HTML-Dokument, bei dem die Darstellung einer Seite in mehrere Bereiche – in so genannte Frames – unterteilt wird. Jeder dieser Frames kann eine Webseite aufnehmen. Framesseiten fassen also mehrere Webseiten zu einer gemeinsamen Darstellung im Browserfenster zusammen. Um Ihre Webseite anderen Personen zur Verfügung zu stellen, können Sie sie auf einem Webserver veröffentlichen. Zum Veröffentlichen im World Wide Web benötigen Sie einen Internetprovider, der Ihnen den erforderlichen Speicherplatz bereitstellt. Auf der CD finden Sie zwei Beispiele für Webseiten. Der Ordner Webseiten1 beinhaltet mit der Datei Frame1 eine Framesseite – zur Anzeige dieser Seite öffnen Sie sie im Webbrowser Internet Explorer. Das Dokument im Ordner Webseiten2 arbeitet ohne Frames.

2

Anhang A – Webseiten

Bei einer Veröffentlichung im Intranet müssen Sie gegebenenfalls über eine entsprechende Zugangsberechtigung verfügen.



Es empfiehlt sich, vor dem Erstellen von Webseiten die Einstellungen für die Weboptionen innerhalb von Word zu kontrollieren und gegebenenfalls mit den gewünschten Einstellungen abzugleichen. Sie können hier unter anderem festlegen, wie Webseiten erstellt und formatiert werden sollen.

A.1

Webseite erstellen

Um ein Dokument für eine Webseite zu erstellen, gehen Sie im Prinzip wie beim Erstellen eines konventionellen Dokuments, das für den Ausdruck vorgesehen ist, vor: Sie legen ein neues Dokument an, fügen die gewünschten Texte und andere Elemente ein, formatieren das Dokument und speichern es.

A.1.1 Dokument erstellen Zum Anlegen eines neuen, leeren Webdokuments auf der Grundlage der Standarddokumentvorlage wählen Sie zunächst den Befehl NEU im Menü DATEI und klicken dann im Aufgabenbereich Neues Dokument unter Neu auf Webseite. Alternativ können Sie auch die Vorlage Webseite im Dialogfeld Vorlagen auf der Registerkarte Allgemein verwenden – öffnen Sie dieses Dialogfeld über Auf meinem Computer unter Vorlagen im Aufgabenbereich Neues Dokument. Gegebenenfalls sind im Dialogfeld Vorlagen auch noch spezielle Dokumentvorlagen zum Gestalten einheitlicher Webseiten beispielsweise auf einer entsprechend bezeichneten Registerkarte verfügbar. Anschließend wird – bei Verwendung der Standardvorlage – ein neues, leeres Dokument in der automatisch aktivierten Weblayoutansicht angezeigt, das Sie nun mit den gewünschten Inhalten und Formatierungen versehen können. Tipp: Sie können auch ein vorhandenes, für den Ausdruck vorgesehenes Dokument mit dem Befehl ALS WEBSEITE SPEICHERN im Menü DATEI in eine Webseite umwandeln (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

A.1

Webseite erstellen

3

A.1.2 Inhalte eingeben Um eine Webseite mit Inhalten – also Texten, Grafiken oder anderen Elementen – zu füllen, gehen Sie genauso wie beim Erstellen eines herkömmlichen Dokuments vor. Allerdings sind einige Menübefehle nicht verfügbar, beispielsweise können auf einer Webseite keine Seitenzahlen eingefügt werden, da diese Funktion in diesem Zusammenhang keinen Sinn macht. Ein wesentlicher Unterschied bei der Darstellung des eingegebenen Textes besteht darin, dass der Zeilenumbruch von der Breite des Fensters abhängig ist. Dieses Verhalten zeigt sich später auch im Webbrowser.

Bild A.1: Der Zeilenumbruch wird automatisch angepasst

Tipp: Verwenden Sie gegebenenfalls für bestimmte Inhalte die Word-Tabellenfunktion, mit der das Positionieren der einzelnen Elemente auf der Seite vereinfacht werden kann.

A.1.3 Formatieren Die umfangreichen Formatierungswerkzeuge von Microsoft Word können auch zum Gestalten von Webseiten und ihren Inhalten eingesetzt werden. Einige weitere – in Kapitel 4 nicht angesprochene – Formatierungsbefehle können zwar im Prinzip auch auf herkömmliche Dokumente angewendet werden, sind aber besonders für den Einsatz in Dokumenten gedacht, die am Bildschirm betrachtet werden, also auch für Webseiten. Wie bei Druckdokumenten können Sie durch den Einsatz von Formatvorlagen den Seiten schnell ein anderes Format zuweisen. Damit können Sie Ihrer Website mit den untergeordneten Webseiten auch ein einheitliches Erscheinungsbild verleihen. Für die Gestaltung von Hintergründen stellt Word spezielle Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie auch Verläufe und Fülleffekte verwenden können.

4

Anhang A – Webseiten

Design Der einfachste Weg, einem Webdokument ein durchgängiges Format zuzuweisen, besteht in der Anwendung des Befehls DESIGN im Menü FORMAT. Über das daraufhin geöffnete Dialogfeld können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen auswählen. Diese setzen meist voraus, dass Sie zum Formatieren des Dokuments die Standard-Überschrift-Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. benutzt haben.

Bild A.2: Wählen Sie die gewünschte grundlegende Gestaltung aus œ Markieren Sie im Listenfeld Design auswählen die gewünschte Gestaltungsvorlage. Im

rechten Bereich des Dialogfeldes werden die wesentlichen Formate dieser Vorlage skizziert. œ Über die drei Optionen unterhalb des Listenfeldes können Sie mit Lebendige Farben

die Format- und Hintergrundfarben ändern, mit Aktive Grafiken animierte Elemente entsprechend aktivieren und ein Hintergrundbild anzeigen lassen.

A.1

Webseite erstellen

5

œ Ein Klick auf die Schaltfläche Formatvorlagenkatalog öffnet ein fast identisch ausse-

hendes Dialogfeld, in dem aber statt eines Designs die zu verwendende Formatvorlage ausgewählt werden kann.

Hintergrundgestaltung Für die Hintergrundgestaltung sollten Sie nur in Ausnahmenfällen Flächengrafiken verwenden, da die Ladezeiten für solche Grafiken relativ hoch sind. Microsoft Word stellt für Webseiten spezielle Hintergründe zur Verfügung, mit denen Sie auch Verläufe und Fülleffekte generieren können. Wählen Sie dazu den Befehl HINTERGRUND im Menü FORMAT. Über das zugehörige Untermenü können Sie Ihrer Webseite eine Hintergrundfarbe oder spezielle Fülleffekte – Verläufe, Muster, Grafiken – zuweisen.

Bild A.3: Den Hintergrund können Sie einfarbig oder mit Fülleffekten gestalten

Einfarbiger Hintergrund Wählen Sie in der Farbpalette zum Befehl HINTERGRUND entweder eine der Standardfarben aus oder klicken Sie auf WEITERE FARBEN, um im daraufhin angezeigten Dialogfeld eine andere Farbe auszuwählen.

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Anhang A – Webseiten

Bild A.4: Weitere Farben können definiert werden œ Auf der Registerkarte Standard klicken Sie auf die gewünschte Farbe, um sie anstelle

der in der Palette zum Befehl HINTERGRUND markierten zu übernehmen. œ Auf der Registerkarte Benutzerdefiniert können Sie eine Farbe selbst mischen, wenn

Ihnen die standardmäßig zur Verfügung gestellten nicht ausreichen sollten oder wenn Sie eine ganz bestimmte Farbnuance einstellen wollen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Farbe über die Maus einstellen. Setzen Sie den Mauszeiger auf das kleine Fadenkreuz. Durch Verschieben dieses Fadenkreuzes im Farbfeld können Sie jede gewünschte Farbe einstellen. Durch Verschieben in der Horizontalen ändern Sie den Farbton, über die Vertikale die Sättigung. Über den Schieberegler am rechten Rand regeln Sie die Helligkeit des Farbtons. Wenn Sie ganz genau arbeiten wollen beziehungsweise wenn Ihnen die genauen Farbwerte bekannt sind, können Sie eine Farbe durch Eingabe der entsprechenden Werte definieren. Dazu stehen Ihnen wiederum zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Das HSL-Farbmodell ermöglicht die Eingabe von Zahlenwerten im Bereich von 0 bis 255 für den Farbton, die Sättigung und die Intensität. Über das RGB-Farbmodell können Sie durch Eingabe von Zahlenwerten zwischen 0 und 255 die Farben aus ihren Grundbestandteile Rot, Grün und Blau mischen.

A.1

Webseite erstellen

7

Fülleffekte zuweisen Über die Option FÜLLEFFEKTE im Untermenü zum Befehl HINTERGRUND rufen Sie ein Dialogfeld auf, mit dessen Hilfe Sie Ihre Webseite mit speziellen Hintergrundeffekten versehen können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Grafiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen. Auf der Registerkarte Graduell haben Sie die Wahl zwischen einfarbigen, zweifarbigen und vordefinierten Farbverläufen.

Bild A.5: Als Fülleffekt können Sie Farbverläufe oder Strukturen verwenden œ Je nachdem, welche Option Sie im Bereich Farben wählen, ändern sich die Einstellun-

gen, die Sie in diesem Bereich vornehmen können. œ Ist die Option Einfarbig aktiviert, klappen Sie für Farbe 1 das Dropdown-Listenfeld

zum Wählen einer Farbe auf. Danach können Sie durch Ziehen des Feldes darunter die Helligkeit des Farbverlaufs einstellen. œ Bei Zweifarbig müssen Sie zunächst im entsprechenden Dropdown-Listenfeld die erste

Farbe einstellen und dann in einem weiteren Dropdown-Listenfeld die zweite Farbe auswählen.

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Anhang A – Webseiten

œ Bei Verwenden einer Voreinstellung wählen Sie im Dropdown-Listenfeld den ge-

wünschten Stimmungseffekt – beispielsweise Früher Sonnenuntergang oder Abenddämmerung – aus. œ Unter Schattierungsarten wählen Sie die Richtung aus, in der der Farbverlauf erfolgen

soll. Danach werden im Feld Varianten die zur gewählten Schattierungsart möglichen Darstellungen angezeigt. Klicken Sie auf das Feld der Variante, die Sie verwenden möchten. Über die Registerkarte Struktur haben Sie Zugriff auf eine große Auswahl von Strukturfüllungen, wie zum Beispiel verschiedenfarbiger Marmor, Pergament oder Sand. œ Markieren Sie das Feld der Strukturfüllung, die Sie zuweisen wollen, und bestätigen

Sie Ihre Wahl mit OK. œ Mit Weitere Strukturen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie eine andere Datei aus-

wählen können, die Sie als Hintergrund verwenden wollen. Auf der Registerkarte Muster stehen verschiedene Muster mit wählbaren Vorder- und Hintergrundfarben zur Verfügung.

Bild A.6: Als Fülleffekt können Sie aber auch Muster oder Grafikdateien verwenden

A.1

Webseite erstellen

9

œ Legen Sie über die Dropdown-Listenfelder Vordergrund und Hintergrund die ge-

wünschten Farben des Musters fest. œ Markieren Sie im Bereich Muster das Feld des Musters, das Sie zuweisen wollen, und

bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Über die Registerkarte Grafik können Sie eine Grafik als Hintergrundbild hinzufügen – Sie sollten aber wie bereits angesprochen darauf achten, beispielsweise ein niedrig auflösendes Bild zu verwenden, damit die Ladezeiten nicht zu hoch werden. Klicken Sie auf Grafik auswählen, um über ein weiteres Dialogfeld die gewünschte Grafik anzugeben. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Die gewählte Grafik wird dann im Feld Beispiel angezeigt.

Zeichenformate Für die Darstellung von Zeichen können Sie wie bei herkömmlichen Dokumenten die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil – normal, fett, kursiv usw. – und die Position des/der Zeichen – normal, tiefgestellt oder hochgestellt – sowie die Farbe und sonstige Effekte verändern.

Bild A.7: Für Onlineansichten stehen besondere Zeichenformate zur Verfügung

10

Anhang A – Webseiten

Einige der für Druckdokumente einstellbaren Zeichenformate – wie beispielsweise Schattiert, Umriss, Relief usw. – sind für Webseiten aber nicht verfügbar. Als zusätzliche Besonderheit können Sie in Webseiten animierte Schriften verwenden, die bei Druckdokumenten keinen Sinn machen. Markieren Sie dazu den zu animierenden Textbereich und wählen Sie dann den Befehl ZEICHEN im Menü FORMAT. Stellen Sie auf der Registerkarte Texteffekte den gewünschten Effekt ein, beispielsweise Text vor blinkendem Hintergrund oder Text mit farbigem Laufrahmen. In der Vorschau wird die Wirkung skizziert. Tipp: Die Textanimationsfunktion steht für Webseiten nur dann zur Verfügung, wenn im Dialogfeld Weboptionen auf der Registerkarte Browser das Kontrollkästchen Von diesen Browsern nicht unterstützte Features deaktivieren ausgeschaltet ist.

A.2

Hyperlinks

Hyperlinks dienen zum Navigieren zwischen den einzelnen Bestandteilen der Webseite sowie zu anderen Webseiten, Dokumenten etc. Sie können sowohl Text als auch jedes andere in das Dokument eingefügte Objekt als Hyperlink formatieren. Text-Hyperlinks sind in der Regel an einer bestimmten Farbe und/oder an der Unterstreichung zu erkennen. Tipp: Die Möglichkeit, Hyperlinks einzufügen und damit zu arbeiten, steht Ihnen nicht nur in Webseiten zur Verfügung, sondern in allen Word-Dokumenten.

Um einen Hyperlink zu erstellen, markieren Sie zunächst einmal das Element, das als Hyperlink formatiert werden soll. Wählen Sie anschließend den Befehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der StandardSymbolleiste. Im Dialogfeld Hyperlink einfügen legen Sie zuerst über die mit Link zu überschriebene Leiste fest, welche Art von Hyperlink eingefügt werden soll, und bestimmen dann das konkrete Hyperlinkziel. Sie können Hyperlinks zu einer beliebigen Datei oder Webseite, zu einer beliebigen Stelle im aktuellen Dokument, zu einem noch zu erstellenden Dokument oder zu einer E-MailAdresse definieren.

A.2

Hyperlinks

11

Link zu Datei oder Webseite Wenn Sie einen Hyperlink einfügen wollen, der einen Sprung zu einer bestimmten Webseite oder einer Datei bewirken soll, wählen Sie in der Leiste Link zu am linken Rand des Dialogfeldes die Option Datei oder Webseite.

Bild A.8: Hyperlinks können zu einer Datei oder Webseite führen œ Über die zweite Leiste im inneren Bereich des Dialogfeldes können Sie mit Aktueller

Ordner, Besuchte Webseiten und Zuletzt verwendet eine weitere Vorauswahl der im Listenfeld angezeigten Ziele treffen. œ Wählen Sie das gewünschte Ziel im Listenfeld aus oder geben Sie im Feld Adresse die

Seite oder Datei an, zu der der Sprung erfolgen soll. Über das Dropdown-Listenfeld Suchen in können Sie – wie in den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen – den Ordner wählen, dessen Inhalt im Listenfeld darunter angezeigt werden soll. œ Im Feld Text anzeigen als geben Sie an, welcher Text für den Hyperlink verwendet

werden soll. Hier wird in der Grundeinstellung die gewählte Zieladresse beziehungsweise der im Dokument markierte Textbereich verwendet. Zum Ersetzen der Zieladresse können Sie einen beliebigen Text angeben. œ Über die Schaltfläche Textmarke können Sie darüber hinaus zu einer bestimmten

Stelle im Dokument springen. Dazu müssen Sie entweder bereits Textmarken im Zieldokument eingefügt oder die Standardvorlagen für die Überschriften benutzt haben.

12

Anhang A – Webseiten

Sie können dann im Dialogfeld Stelle im Dokument auswählen zwischen den so gekennzeichneten Stellen die gewünschte Sprungmarke bestimmen. Standardmäßig erfolgt ein Sprung zum Anfang des Dokuments. Tipp: Wenn Sie einen eingefügten Hyperlink bearbeiten möchten, markieren Sie zunächst das als Hyperlink formatierte Element im Dokument und wählen dann HYPERLINK im Menü EINFÜGEN oder klicken auf die Schaltfläche Hyperlink einfügen in der Standard-Symbolleiste.

Link zu aktuellem Dokument Mit der Option Aktuelles Dokument in der Leiste Link zu können Sie ein Sprungziel innerhalb des aktuellen Dokuments festlegen. Auch hier müssen Sie entweder bereits Textmarken im Dokument eingefügt oder die Standardvorlagen für die Überschriften benutzt haben. Sie können dann unter den so gekennzeichneten Stellen die gewünschte auswählen.

Bild A.9: Auch eine Navigation im aktuellen Dokument ist möglich

Tipp: Wenn Sie die Hyperlinks zu den verschiedenen Überschriftenebenen eines Dokuments in einem Arbeitsgang automatisch erstellen lassen wollen, können Sie sich des Befehls INHALTSVERZEICHNIS IM FRAME im Untermenü zu FRAMES im Menü FORMAT bedienen (siehe hierzu weiter unten in diesem Kapitel).

A.2

Hyperlinks

13

Link zu neuem Dokument Die Option Neues Dokument erstellen in der Leiste Link zu ist eher für den Einsatz auf dem lokalen System oder einem Intranet gedacht. Hiermit wird eine neue HTML-Datei erstellt. Den Namen für die Datei können Sie im entsprechenden Feld angeben und den Speicherort dafür über die Schaltfläche Ändern festlegen.

Bild A.10: Über einen Hyperlink kann auch ein neues Dokument erstellt werden

Link zu E-Mail-Adresse Mit der Option E-Mail-Adresse in der Leiste Link zu erstellen Sie einen Hyperlink, das den E-Mail-Editor des Benutzers öffnet. Die Adresse, die Sie im Feld E-Mail-Adresse festlegen, wird dann im Mailformular bereits angezeigt. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene Adresse angeben, wenn Sie dem Betrachter Ihrer Webseite eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie können auch gleich einen Betreff vorgeben.

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Anhang A – Webseiten

Bild A.11: Ein Hyperlink kann auch das Formular für eine E-Mail-Nachricht öffnen

Hyperlink-QuickInfo festlegen Auf allen Registerkarten des Dialogfeldes Hyperlink einfügen finden Sie die Schaltfläche QuickInfo, über die Sie das Dialogfeld Hyperlink-QuickInfo festlegen öffnen. Hier lässt sich ein zusätzlicher Text angeben, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf dem Hyperlink ruht.

Bild A.12: Eine QuickInfo enthält zusätzliche Informationen zum Hyperlink

Tipp: Sie können die Funktionsfähigkeit eines eingefügten Hyperlinks in Microsoft Word testen, indem Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf den Hyperlink klicken.

A.3

A.3

Framesseite

15

Framesseite

Neben einfachen Webseiten können Sie in Microsoft Word auch Framesseiten erstellen. Eine Framesseite ist eine spezielle Art von HTML-Dokument, bei dem die Darstellung einer Seite in mehrere Bereiche – in so genannte Frames – unterteilt wird. Jeder dieser Frames kann eine Webseite aufnehmen. Framesseiten fassen also mehrere Webseiten zu einer gemeinsamen Darstellung im Browser zusammen. Über separate Bildlaufleisten kann innerhalb eines Frames der Inhalt individuell angezeigt werden, ohne dass dadurch die Anzeige in den anderen Frames beeinflusst wird. In der Mehrzahl der Fälle wird bei einer solchen Darstellung die Anzeigefläche des Browsers in einen größeren und einen oder mehrere kleinere Frames unterteilt. Der Vorteil von Frames liegt darin, dass immer nur ein Teil der Seite neu aufgebaut werden muss, wenn über einen Hyperlink zu einem anderen Teilbereich gewechselt wird. So können beispielsweise der Inhalts-, der Kopf- und der Fußframe unverändert bleiben, während im Hauptframe eine andere Webseite angezeigt wird. Im größeren – dem so genannten Hauptframe – werden die eigentlichen Inhalte angezeigt, die kleineren Frames dienen oft zur Navigation zwischen diesen Inhalten. Diese Frames beinhalten dann Hyperlinks, die zu einem Wechsel des Inhalts im Hauptframe führen. Beispiele für den Einsatz einer solchen Struktur sind Kataloge und Artikellisten, bei denen es sinnvoll ist, per Klick auf einen Hyperlink in einem Frame eine Seite in einem anderen Frame anzuzeigen.

Bild A.13: Frames untergliedern eine Webseite in mehrere Bereiche

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Anhang A – Webseiten

Tipp: Frames werden, wenn der Inhalt umfangreicher ist als der im Fenster verfügbare Platz, standardmäßig automatisch mit einer Bildlaufleiste ausgestattet. Die Größe eines Frames können Sie ganz einfach verändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die Linie, sodass sich sein Aussehen zu einem Doppelpfeil ändert. Verschieben Sie dann die Linie mit gedrückt gehaltener Maustaste im die gewünschte Richtung.

A.3.1 Framesseite erstellen Um eine Webseite in Microsoft Word in mehrere Frames zu untergliedern, verwenden Sie die Befehle im Untermenü zu FRAMES im Menü FORMAT. In diesem Untermenü stehen zunächst nur die beiden Befehle INHALTSVERZEICHNIS IM FRAME und NEUE FRAMESSEITE zur Verfügung. Nach Wahl von NEUE FRAMESSEITE wird ein neues, leeres Dokument angelegt. Dieses können Sie anschließend in mehrere Bereiche unterteilen. Eine leere Framesseite können Sie zunächst nur entweder in zwei übereinander oder zwei nebeneinander liegende Frames unterteilen. Die Position der Einfügemarke spielt hier noch keine Rolle. Nachdem Sie bereits mehrere Frames angelegt haben, muss zum Erstellen weiterer Frames die Einfügemarke immer erst in den Frame gesetzt werden, der weiter unterteilt werden soll.

Bild A.14: Framesseiten können über das Menü Format erstellt werden

A.3

Framesseite

17

Tipp: Da die beim Erstellen festgelegte Position eines Frames nicht mehr geändert werden kann, sollten Sie sich vor der ersten Unterteilung durch Frames überlegen, wie das Endergebnis aussehen soll: Wenn Sie beispielsweise zwei Frames als Kopf- und Fußzeile der Webseite einsetzen und im linken Teil des Hauptbereichs ein Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen wollen, müssen Sie zuerst eine horizontale Teilung vornehmen.

Zum Aufbauen einer Framesseite können Sie auch die Symbolleiste Frames benutzen, über die Sie weitere Frames erstellen und bearbeiten sowie nicht erforderliche Frames löschen können.

Bild A.15: Die Frames-Symbolleiste

Schaltfläche

Beschreibung Inhaltsverzeichnis im Frame – Erstellt den Navigationsframe mit dem Inhaltsverzeichnis zum Navigieren in der Framesseite; dieser Frame mit den darin eingefügten Hyperlinks bleibt stets unverändert angezeigt. Neuer Frame links – Fügt einen neuen Frame links vom aktuell markierten ein. Neuer Frame rechts – Fügt einen neuen Frame rechts vom aktuell markierten ein. Neuer Frame oben – Fügt einen neuen Frame oberhalb vom aktuell markierten ein. Neuer Frame unten – Fügt einen neuen Frame unterhalb vom aktuell markierten ein. Frame löschen – Entfernt den aktuell markierten Frame inklusive der darin eingefügten Inhalte aus der Framesseite. Frameeigenschaften – Zeigt das Eigenschaftendialogfeld für den aktuell markierten Frame an.

Tabelle A.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Frames-Symbolleiste

18

Anhang A – Webseiten

A.3.2 Frameeigenschaften Über FRAMEEIGENSCHAFTEN im Untermenü zum Befehl FRAMES im Menü FORMAT oder durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Frames-Symbolleiste lassen Sie die Eigenschaften des aktuell markierten Frames anzeigen.

Registerkarte Frame Über die Registerkarte Frame können Sie die Anfangsseite des Frames, den Namen und die Größe festlegen.

Bild A.16: Den Inhalt des Frames legen Sie auf der Registerkarte Frame fest œ Im Feld Anfangsseite legen Sie die Adresse der Webseite beziehungsweise des Doku-

ments fest, die/das beim Öffnen im Frame angezeigt werden soll. Sie sollten diese Datei – zumindest in der Rohfassung – erstellen, bevor Sie sie einem Frame zuweisen. œ Name zeigt den automatisch erzeugten Namen des Frames an. Sie können diesen nach

Belieben ändern – beispielsweise können Sie Frame 1 in Hauptbereich umbenennen. œ Die Einstellungen unter Größe können Sie alternativ zum Ändern der Framegröße mit

der Maus verwenden.

A.3

Framesseite

19

Registerkarte Rahmen Die Optionen auf dieser Registerkarte ermöglichen das Festlegen der Parameter der Rahmenlinien, die die einzelnen Frames optisch voneinander trennen.

Bild A.17: Die Rahmenlinien können angepasst, aber auch ganz abgeschaltet werden œ Über die oberen beiden Optionen entscheiden Sie, ob die Trennlinien angezeigt wer-

den oder nicht. Wenn Sie Alle Framerahmenlinien anzeigen aktiviert haben, können Sie die Breite und die Farbe festlegen. œ Die Bildlaufleisten im Frame können Sie immer anzeigen, immer abschalten oder bei

Bedarf anzeigen lassen – wählen Sie im entsprechenden Dropdown-Listenfeld die gewünschte Option aus. œ Mit Framegröße im Browser anpassen regeln Sie, dass die Darstellung der Frames an die

Fenstergröße angepasst wird.

A.3.3 Frames mit Inhalten füllen Die auf einer Framesseite angezeigten Bereiche sind jeweils Behälter für die betreffenden Inhalte.

20

Anhang A – Webseiten

œ Sie können zum Füllen der einzelnen Bereiche mit Inhalten sowohl Texte als auch

Grafiken direkt in die einzelnen Frames der Framesseite eingeben. Beim Speichern einer neu erstellten Framesseite als Webseite wird nicht nur diese, sondern es wird auch für jeden darin erstellten Frame mit Eingaben eine eigene HTML-Datei angelegt und gespeichert. Als Dateinamen werden dafür automatisch die ersten Zeichen der im Frame vorhandenen Texteingaben benutzt. œ Sie können eine der so erzeugten Seiten separat öffnen und direkt darin arbeiten.

Nach einem Speichern der Seite und dem Wechsel zur ursprünglichen Framesseite werden Ihre Eingaben in den einzelnen Frames auch darin wiedergegeben. œ Alternativ können Sie einem Bereich auch den Inhalt eines anderen – bereits vorhan-

denen – Dokuments zuweisen. Dazu verwenden Sie das Feld Anfangsseite auf der Registerkarte Frame im Eigenschaftendialogfeld des Frames (siehe oben). Durch Aktivieren eines Hyperlinks können Sie dafür sorgen, dass einem bestimmten Bereich der Inhalt einer anderen Webseite beziehungsweise eines anderen Dokuments zugewiesen wird. Um den Inhalt eines Frames zu wechseln, benutzen Sie im Allgemeinen Hyperlinks, beispielsweise solche, die Sie in einem separaten Inhaltsframe konstant anzeigen lassen. œ Dazu fügen Sie zunächst im betreffenden Frame Text oder eine Grafik ein, auf den/die

der Benutzer klicken muss, um in einem anderen Frame den entsprechenden Inhalt anzeigen zu lassen. œ Markieren Sie dieses eingefügte Element und rufen Sie dann das Dialogfeld zum

Befehl HYPERLINK im Menü EINFÜGEN auf. Wählen Sie hier – wie oben beschrieben – den Linktyp Datei oder Webseite und legen Sie dann im Hauptbereich des Dialogfeldes die Datei beziehungsweise Webseite fest, die in einem anderen Frame der Framesseite angezeigt werden soll. œ Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zielframe, um in einem weiteren Dia-

logfeld festzulegen, in welchem Frame der aktuellen Framesseite die gewählte Seite/Datei angezeigt werden soll. Dazu können Sie entweder auf die betreffende Stelle in der angezeigten Skizze klicken oder den gewünschten Frame im Dropdown-Listenfeld auswählen. Bestätigen Sie abschließend über OK.

A.3

Framesseite

21

Bild A.18: Wählen Sie die gewünschte Webseite/Datei aus

Bild A.19: Legen Sie den Zielframe fest

Nach einer weiteren Bestätigung über OK im Dialogfeld Hyperlink einfügen wird das anfangs markierte Element in einen Hyperlink umgewandelt. Wenn dann auf diesen geklickt wird, wird die Framesseite mit den festgelegten Inhalten aktualisiert.

22

Anhang A – Webseiten

Tipp: Sie können einen eingefügten Hyperlink in Microsoft Word testen, indem Sie mit gedrückter (Strg)-Taste auf den betreffenden Hyperlink klicken.

A.3.4 Inhaltsverzeichnis Wenn Sie in einem Arbeitsschritt die bereits eingegebenen Überschriften eines Dokuments als Hyperlinks verwenden wollen, können Sie sich des Befehls INHALTSVERZEICHNIS IM FRAME im Untermenü zu FRAMES im Menü FORMAT oder der gleichnamigen Schaltfläche in der Frames-Symbolleiste bedienen. Das Dokument muss zunächst gespeichert werden, um das Inhaltsverzeichnis im Inhaltsframe erstellen zu können. Setzen Sie vor der Wahl des Befehls die Einfügemarke in den Frame, dessen Überschriften im Inhaltsverzeichnis benutzt werden sollen. Nach dem Aufrufen des Befehls wird ein zusätzlicher Frame mit dem Verzeichnis erstellt. Ein Klick auf einen der dort eingefügten Links führt zur Anzeige des unter dieser Überschrift zu findenden Inhalts.

Bild A.20: Ein Inhaltsverzeichnis dient zur Navigation zwischen einzelnen Bereichen, Dokumenten etc.

A.4

Webseite veröffentlichen

Um ein in Microsoft Word erstelltes Dokument als Webseite zu veröffentlichen, öffnen Sie es zuerst. Fügen Sie gegebenenfalls Hyperlinks zur Navigation zwischen den einzelnen Bestandteilen oder zu anderen Dokumenten etc. hinzu (siehe Abschnitt A.2). Zur Kontrolle des Ergebnisses können Sie sich vor dem Speichern der Webseitenvorschau oder

A.4

Webseite veröffentlichen

23

nach dem Speichern als Webseite eines Webbrowsers bedienen. Abschließend können Sie die Seite dann auf einem Webserver veröffentlichen.

A.4.1 Netzwerkressourcen bereitstellen Wenn Sie eine Datei im Netz speichern wollen, müssen Sie – falls nicht bereits vorhanden – den Zugang zu solchen Speicherorten schaffen. Tipp: Bevor Sie eine Verknüpfung zu einem Ordner auf einem Webserver erstellen können, sollten Sie sich gegebenenfalls an Ihren Systemadministrator wenden, um die notwendigen Daten für den Zugang zu einer Webseite zu erhalten, auf der Sie Ihre Dateien speichern können.

Um einen neuen Netzwerkordner anzulegen, wählen Sie in einem der Dialogfelder Öffnen oder Speichern unter in der Umgebungsleiste die Verknüpfung Netzwerk Umgebung. Die verfügbaren Ressourcen werden dann im Hauptbereich des Dialogfeldes angezeigt.

Bild A.21: In der Netzwerkumgebung werden die verfügbaren Netzwerkressourcen angezeigt

24

Anhang A – Webseiten

Wenn Sie die Daten auf einem FTP-Server speichern wollen, müssen Sie seine Adresse angeben. Dazu wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Speichern in im Dialogfeld Speichern unter den Eintrag FTP-Adressen hinzufügen/ändern. Geben Sie dann im anschließend angezeigten Dialogfeld die Daten der FTP-Site ein. Gegebenenfalls müssen Sie sich vor dem Zugriff beim Server anmelden.

Bild A.22: Eine FTP-Adresse hinzufügen

Haben Sie die Adresse einmal eingegeben, können Sie sie später direkt über die Netzwerkumgebung ansteuern.

A.4.2 Webseitenvorschau In der Darstellung im Webbrowser erscheinen Ihre Webdokumente manchmal nicht exakt so, wie sie sich in Microsoft Word präsentiert haben. Damit Sie eine Vorstellung darüber erhalten, wie Ihre Webseite in einem Webbrowser aussehen wird, können Sie sie zunächst in einer speziellen Ansicht in Word kontrollieren.

A.4

Webseite veröffentlichen

25

Wählen Sie dazu WEBSEITENVORSCHAU im Menü DATEI. Daraufhin wird das Dokument im installierten Webbrowser geöffnet, sodass Sie beispielsweise testen können, ob alle Hyperlinks korrekt funktionieren und die eingefügten Grafiken korrekt angezeigt werden. Falls das Ergebnis nicht Ihren Vorstellungen entspricht, kehren Sie zu Word zurück und korrigieren die entsprechenden Stellen.

Bild A.23: Webseiten sollten vor dem Veröffentlichen in der Webseitenvorschau kontrolliert werden

A.4.3 Als Webseite speichern Wenn die Kontrolle mithilfe der Webseitenvorschau zu Ihrer Zufriedenheit verlaufen ist, können Sie das Dokument als Webseite speichern. Wählen Sie dazu ALS WEBSEITE

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Anhang A – Webseiten

im Menü DATEI. Im leicht modifizierten Dialogfeld Speichern unter legen Sie dann die Parameter für das Speichern fest.

SPEICHERN

Bild A.24: Webseiten werden über das modifizierte Dialogfeld Speichern unter gespeichert œ Legen Sie wie gewohnt fest, wo die Datei gespeichert werden sollen. Standardmäßig

wird wieder der Ordner Eigene Dateien angezeigt beziehungsweise der Ordner, aus dem heraus Sie das Dokument gegebenenfalls geöffnet hatten. Sie können einen solchen lokalen Ordner benutzen, wenn Sie das Speichern erst einmal auf dem lokalen System vornehmen wollen – beispielsweise um die Funktionsfähigkeit nochmals zu testen. Wenn Sie die Speicherung gleich auf dem Server durchführen wollen, klicken Sie in der Umgebungsleiste auf Netzwerk Umgebung. Im Hauptbereich des Dialogfeldes werden daraufhin die verfügbaren Speichermöglichkeiten angezeigt. Wählen Sie hier den gewünschten Ort aus. œ Wenn Sie der Seite einen separaten Titel geben wollen, der beim Öffnen im Web-

browser in der Titelleiste angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Titel ändern und geben dann den gewünschten Text ein. Wenn Sie keinen separaten Titel festlegen, wird hierfür der Dateiname verwendet. Nach dem Bestätigen wird der Titel neben der Option Seitentitel angezeigt.

A.4

Webseite veröffentlichen

27

Bild A.25: Sie können einen eigenen Seitentitel angeben œ Als Dateiname wird zunächst der Name des Dokuments vorgeschlagen. Sie können

diesen auf dem Server unverändert benutzen. Die Seite, die beim Aufrufen durch den Benutzer automatisch im Browser angezeigt werden soll, sollten Sie aber in Index oder Default umbenennen. œ Nachdem Sie gegebenenfalls noch als Dateityp Webseite festgelegt haben, wird nach

einem Klick auf die Schaltfläche Speichern der Speichervorgang begonnen. Sie werden dann mit dem festgelegten Speicherort verbunden beziehungsweise müssen die Verbindung manuell herstellen. In der Mehrzahl der Fälle müssen Sie für weitere Eingaben Ihre Berechtigung zum Zugriff nachweisen.

Bild A.26: Im Allgemeinen müssen Sie sich erst beim Server anmelden œ Durch nochmaliges Anklicken von OK sorgen Sie dafür, dass die Webseite zum Server

übertragen wird. œ Beim Speichern eines Dokuments als Webseite werden alle dafür notwendigen so

genannten Hilfsdateien – Grafiken etc. – in einem separaten Ordner gespeichert. Die-

28

Anhang A – Webseiten

ser Ordner trägt denselben Namen wie die ursprüngliche HTML-Datei, gefolgt von einem Bindestrich und dem Wort Dateien. Wo und in welchen Formaten Grafikdateien gespeichert werden, können Sie über die Weboptionen festlegen (siehe hierzu nächsten Abschnitt). Tipp: Sie können Ihre Webseite auch in einem Ordner auf dem lokalen Dateisystem – beispielsweise im Ordner Eigene Dateien– veröffentlichen. Durch das Veröffentlichen anstelle des Kopierens von Dateien wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Dateien gesichert werden und in der korrekten Struktur vorliegen. Damit können Sie mit den so erzeugten Daten die Webseite testen (siehe auch vorhergehenden Abschnitt).

A.5

Weboptionen

Es empfiehlt sich, vor dem Erstellen der Webseiten in Microsoft Word die Einstellungen für die Weboptionen zu kontrollieren und gegebenenfalls mit den gewünschten Einstellungen abzugleichen. Sie können dabei festlegen, wie Webseiten erstellt und formatiert werden sollen. Bestimmte Formate beschleunigen das Downloaden und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass die verschiedenen Browser und -versionen nicht alle Formate unterstützen. Beispielsweise unterstützen ältere Webbrowser einige Formatierungsspezifikationen noch nicht. Wenn also zu erwarten ist, dass die Betrachter Ihrer Webseite mit unterschiedlichen Browsern und/oder unterschiedlichen Bildschirmeinstellungen arbeiten, sollten Sie Ihre Webseiten mit diesen Alternativen testen. Bei Webseiten für das Intranet sollten Sie sich auch darüber informieren, welche Formate vom Server unterstützt werden. Diese Weboptionen legen Sie im gleichnamigen Dialogfeld mit fünf Registerkarten fest, das Sie über die betreffende Schaltfläche auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS öffnen.

Browser Auf der Registerkarte Browser wählen Sie über das Dropdown-Listenfeld Besucher dieser Webseite verwenden den Webbrowser aus, dessen Funktionen auf der Webseite unterstützt werden sollen.

A.5

Weboptionen

29

Bild A.27: Legen Sie den bevorzugten Browser und damit die möglichen Features fest

Die darunter angezeigte Optionenliste legt zusätzliche Einstellungen fest.

Option

Beschreibung

PNG als Grafikformat zulassen

Speichert Bilder auf der Webseite im Speicherplatz und Downloadzeit sparenden Format PNG (Portable Network Graphics).

Von diesen Browsern nicht Entsprechende Features werden beim Speichern als Webseite unterstützte Features gemeldet und gegebenenfalls durch andere Features ersetzt. deaktivieren Für Schriftformatierung auf Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn die Webseiten in CSS vertrauen einem Browser angezeigt werden, der Cascading Style Sheets (kurz CSS – eine spezielle Formatierungsspezifikation) unterstützt. Für Grafikdarstellung auf VML vertrauen

Verwenden Sie diese Option nur, wenn keine Grafiken generiert werden und die Webseiten in einem Browser angezeigt werden, der VML (Vector Markup Language) unterstützt. Die Webseite beansprucht dann weniger Speicherplatz.

Neue Webseiten speichern Speichert alle Elemente einer Webseite, einschließlich Text und als Webseiten in einer Datei Grafiken, in einer Datei. Tabelle A.2: Zusätzliche Einstellungen zum Browser können festgelegt werden

30

Anhang A – Webseiten

Dateien Mit den Optionen auf der Registerkarte Dateien werden einige Aspekte der Dateibehandlung geregelt.

Bild A.28: Legen Sie die Dateibehandlung fest

Die Optionen im oberen Bereich bestimmen, wie die zu einer Webseite gehörenden Dateien gespeichert werden sollen.

Option

Beschreibung

Hilfsdateien in einen Alle Hilfsdateien, zum Beispiel für Aufzählungszeichen, HinterOrdner speichern grundstrukturen und Grafiken werden beim Speichern der Webseite in einem separaten Ordner abgelegt. Ein Deaktivieren bewirkt, dass diese Hilfsdateien im gleichen Ordner wie die Webseite gespeichert werden. Nach Möglichkeit lange Dateinamen verwenden

Ermöglicht die Verwendung von Dateinamen mit mehr als acht Zeichen beim Speichern einer Webseite auf einem Server. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Dateien immer mit kurzen Namen gespeichert werden sollen.

Links beim Speichern Verknüpfungen zu Hilfsdateien werden automatisch aktualisiert, wenn aktualisieren Sie die Webseite speichern. Tabelle A.3: Die Form der Speicherung kann geregelt werden

A.5

Weboptionen

31

Unter Standard-Editor legen Sie die gewünschten Programme beziehungsweise das Programm fest, mit dem Webseiten – sowohl in Microsoft Office als auch mit anderen Programmen erstellte – vorzugsweise bearbeitet werden können. Tipp: Wenn zu erwarten ist, dass die Betrachter Ihrer Webseite mit unterschiedlichen Browsern und/oder unterschiedlichen Bildschirmeinstellungen arbeiten, sollten Sie Ihre Webseiten mit diesen Alternativen testen. Bei Webseiten für das Intranet sollten Sie sich auch darüber informieren, welche Formate vom Server unterstützt werden.

Bilder Auf der Registerkarte Bilder geben Sie die Bildschirmauflösung eines Monitors, auf dem die Webseiten angezeigt werden sollen, an. Wählen Sie im Feld darunter die gewünschte Anzahl der Pixel pro Zoll für die Bildschirmanzeige. Die festgelegte Einstellung wirkt sich auf die Größe und das Layout von Bildern aus. Sie sollten gegebenenfalls die Anzeige in verschiedenen Webbrowsern testen.

Bild A.29: Legen Sie die Bildschirmgröße und die Auflösung fest

32

Anhang A – Webseiten

Codierung Wenn Sie eine Webseite öffnen, ermittelt Microsoft Office die Kodierung, die für diese Seite verwendet wurde. Falls in einem Dokument falsche Zeichen angezeigt werden, können Sie auf der Registerkarte Codierung eine andere Sprache auswählen und die Seite dann erneut laden. Probieren Sie unterschiedliche Sprachen aus, bis Sie den Text einwandfrei lesen können. Hier lässt sich auch die Sprache festlegen, die beim Speichern der Webseite verwendet werden soll. Durch Aktivieren des betreffenden Kontrollkästchens legen Sie fest, dass Webseiten immer in der Sprache gespeichert werden, die im darüber liegenden Dropdown-Listenfeld als Standardkodierung ausgewählt ist.

Bild A.30: Bestimmen Sie die Kodierung

Schriftarten Auf der Registerkarte Schriftarten wählen Sie im entsprechenden Listenfeld den Zeichensatz aus, der standardmäßig für die Kodierung der Datei verwendet werden soll. Über die Dropdown-Listenfelder darunter bestimmen Sie, welche Schriftarten und -größen für Text mit variabler Zeichenbreite und für Text mit fester Zeichenbreite verwendet werden sollen.

A.5

Weboptionen

Bild A.31: Legen Sie die Schrifteinstellungen fest

33

Formulare und Felder

Unter einem Formular versteht man in der Regel ein Blatt Papier beziehungsweise einen Bildschirm mit vorgegebenem Text und Leerfeldern für variable Einträge und/oder ausformulierten Antwortalternativen, die angekreuzt werden können. In jedem Fall handelt es sich bei einem Formular um ein strukturiertes Dokument zum Sammeln von Daten und Informationen. Mit Microsoft Word lassen sich folgende Arten von Formularen erstellen:





Bildschirmformulare können von einem Benutzer in Microsoft Word betrachtet und ausgefüllt werden. Ein solches Formular kann mittels E-Mail oder eines freigegebenen Netzwerkordners verteilt und gesammelt werden. Sie können darin Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listenfelder verwenden und die Benutzereingaben auch automatisch prüfen lassen. Des Weiteren kann durch Anzeigen einer Hilfe das Ausfüllen des Formulars erleichtert werden. Solche zur Verwendung in Word vorgesehenen Formulare können natürlich auch ausgedruckt und dann ausgefüllt werden. Webformulare werden sowohl zum Erfassen als auch zum Bereitstellen von Daten auf einer Webseite verwendet. Benutzer können das Formular in einem Browser betrachten und ausfüllen. Nach dem Ausfüllen wird das Formular an eine Datenbank auf einem HTTP-Server gesendet. In Web- oder HTML-Formularen werden spezielle Formularsteuerelemente verwendet, deren Funktionsvielfalt über die in Bildschirmformularen verwendeten Steuerelemente hinausgeht.

Sowohl Formulare als auch herkömmliche Word-Dokumente verwenden Felder, die als Platzhalter für sich ändernde Daten im Dokument eingesetzt werden. Felder sind Codes, mit deren Hilfe Informationen in ein Dokument eingefügt werden, deren konkreter Inhalt sich ändern kann. Microsoft Word fügt automatisch Felder in ein Dokument ein, wenn Sie bestimmte Befehle verwenden, beispielsweise den Befehl SEITENZAHLEN im Menü EINFÜGEN. Tipp: Beim Erstellen von Formularen können Sie auch auf Musterformulare beispielsweise auf Microsoft Office Online zurückgreifen. Klicken Sie zum Auswählen und Downloaden solcher Musterformulare im Aufgabenbereich Neues Dokument auf Vorlagen auf Office Online.

36

B.1

Anhang B – Formulare und Felder

Bildschirmformulare

Bildschirmformulare können von einem Benutzer in Microsoft Word betrachtet und ausgefüllt werden. Für Formulare, die zur Verwendung in Word gedacht sind, können Sie verschiedene Arten von Formularfeldern verwenden, beispielsweise Textfelder, Kontroll1 kästchen und Dropdown-Listenfelder. Speichern Sie das von Ihnen erstellte Formular als Dokumentvorlage, damit das Original nicht überschrieben werden kann. Jedes ausgefüllte Formular kann anschließend als Word-Dokument abgelegt werden.

Bild B.1:

Bildschirmformulare benutzen unter anderem Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listenfelder

œ In ein Textfeld – auch Textformularfeld genannt – kann der Benutzer Text eingeben.

Sie können dafür einen Standardeintrag festlegen, sodass der Benutzer keinen Eintrag vornehmen muss, es sei denn, die Antwort muss geändert werden. œ Ein Kontrollkästchen kann aktiviert oder deaktiviert werden; es steht neben den einzel-

nen Elementen einer Auswahlgruppe, die sich nicht gegenseitig ausschließen. Es können also mehrere Kontrollkästchen aktiviert werden. œ Über ein Dropdown-Listenfeld können Sie dem Benutzer mehrere Optionen anbieten,

aus denen aber nur eine ausgewählt werden kann. Tipp: Größere Flexibilität und leistungsfähigere Steuerelemente stehen mit ActiveX-Steuerelementen in der Steuerelement-Toolbox zur Verfügung. Sie sollten aber mit Microsoft Visual Basic für Applikationen (VBA) vertraut sein, wenn Sie solche Steuerelemente verwenden und anpassen wollen.

1

Ein Beispiel für die Anwendung eines Formulars finden Sie auf der CD in der Dokumentvorlage Form1 im Ordner Formulare.

B.1

Bildschirmformulare

37

B.1.1 Formular erstellen Zum Erstellen eines Formulars benutzen Sie ein normales Word-Dokument, in das Sie den die Formularfelder begleitenden Text eingeben und diesen formatieren können. Viele Formulare, beispielsweise Verträge, bestehen fast ausschließlich aus Text, und der Benutzer kann über die im Dokument eingefügten Formularfelder spezielle Informationen eingeben. Bei auf einem Gitternetz basierenden Formularen können verschiedene Funktionen kombiniert werden, wie beispielsweise Tabellen zum Ausrichten von Text, Rahmen zum Definieren auszufüllender Textbereiche und Schattierungen zum Hervorheben von Überschriften oder anderen Elementen, durch die ein Formular ansprechender wirkt und die die Verwendung des Formulars vereinfachen. Tipp: In der Zeichnen-Symbolleiste finden Sie viele Werkzeuge, die Ihnen helfen, das Formularlayout zu verfeinern. Um beispielsweise einen Rahmen um einen bestimmten Bereich des Formulars einzufügen, sodass Sie einen Textblock, eine Grafik oder ein Diagramm genau ausrichten können, benutzen Sie ein Textfeld. Um Rahmenlinien, Hintergrundfarbe und Textfarbe sowie weitere Eigenschaften des Formulars zu formatieren, verwenden Sie die üblichen Optionen (siehe Kapitel 4 und 6).

B.1.2 Formularfelder einfügen Zum Einfügen der gewünschten Steuerelemente im Formular benutzen Sie die Schaltflächen der Formular-Symbolleiste, die Sie über das Untermenü zu SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT auf den Bildschirm bringen.

Bild B.2: Die Formular-Symbolleiste

Symbol

Beschreibung Textformularfeld – Fügt ein Formularfeld ein, in das Sie Zeichen (Text oder Zahlen) eingeben können. Kontrollkästchen-Formularfeld – Fügt ein Formularfeld ein, das als Kontrollkästchen verwendet wird.

38

Anhang B – Formulare und Felder

Symbol

Beschreibung Dropdown-Formularfeld – Fügt ein Dropdown-Listenfeld in das Formular ein. Formularfeld-Optionen – Zeigt ein Dialogfeld mit Optionen für das aktuell markierte Formularfeld an. Tabelle zeichnen – Ermöglicht das Zeichnen einer Tabelle mithilfe des Mauszeigers (siehe Kapitel 5).

,

Tabelle beziehungsweise Zellen einfügen – Fügt eine Tabelle, eine Zelle, eine komplette Zeile oder Spalte ein (siehe Kapitel 5). Positionsrahmen einfügen – Setzt einen Positionsrahmen in das Dokument (siehe Kapitel 4). Formularfeld-Schattierung – Schaltet die graue Hinterlegung von Formularfeldern ab und an. Formularfelder zurücksetzen – Entfernt Eingaben aus Formularfeldern, die Sie beispielsweise zu Testzwecken eingegeben haben. Formular schützen – Geschützte Formulare können ausgefüllt werden, ohne dass Layout und Standardelemente geändert werden. Möchten Sie das Formular ändern, klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche, um den Formularschutz aufzuheben.

Tabelle B.1: Die Funktionen der Schaltflächen in der Formular-Symbolleiste

Zum Einfügen eines Formularfeldes positionieren Sie die Einfügemarke an der gewünschten Stelle im Dokument – also beispielsweise hinter dem Text einer Feldbeschreibung oder in einer Zelle einer Tabelle – und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche in der Formular-Symbolleiste. Die eingefügten Felder werden standardmäßig als grau hinterlegte Rechtecke im Dokument angezeigt. Tipp: Über die Schaltfläche Formularfeld-Schattierung in der Formular-Symbolleiste können Sie die graue Hinterlegung für alle in das Dokument eingefügten Formularfelder aus- und wieder einblenden.

B.1.3 Feldeigenschaften Nach dem Einfügen eines Formularfeldes können Sie dessen Eigenschaften festlegen. Bei einigen Typen von Feldern – beispielsweise bei Dropdown-Formularfeldern – müssen Sie

B.1

Bildschirmformulare

39

das sogar tun, damit sie wie gewünscht funktionieren. Dazu markieren Sie das betreffende Feld und klicken dann auf die Schaltfläche Formularfeld-Optionen in der Formular-Symbolleiste oder Sie führen einen Doppelklick auf dem Feld aus. Die Eigenschaften unterscheiden sich zum Teil je nach Typ des Feldes.

Textformularfeld In einem Textfeld kann der Benutzer eine Eingabe vornehmen. Sie können für diese Art von Formularfeld beispielsweise den Typ des Eintrags und auch einen Standardeintrag festlegen.

Bild B.3: Die Optionen für Textformularfelder œ Unter Typ können Sie festlegen, was der Benutzer im Feld eintragen darf. Hier stehen

die Optionen Normaler Text, Zahl, Datum, Aktuelles Datum, Aktuelle Uhrzeit und Berechnung zur Verfügung. Wird beim Ausfüllen des Formulars etwas anderes als hier festgelegt eingetragen, gibt das Programm eine Fehlermeldung aus. Am tolerantesten ist hier die Option Normaler Text, die die Eingabe von Text, Zahlen und Sonderzeichen gestattet. œ Unter Standardtext können Sie eine Vorgabe für das Formularfeld setzen, die stan-

dardmäßig im Formular erscheint und vom Benutzer überschrieben werden kann.

40

Anhang B – Formulare und Felder

Der Name des Feldes im Dialogfeld ändert sich je nach im Dropdown-Listenfeld Typ gewählten Eintrag – bei Zahlenfeldern heißt er Vorgabezahl, bei Datumsfeldern Vorgabedatum, bei berechneten Feldern Ausdruck. Die Eingabe in diesem Feld muss den für den Typ genannten Bedingungen genügen. Für die Typen Aktuelles Datum und Aktuelle Uhrzeit steht diese Option nicht zur Verfügung. œ Im Feld Maximale Länge können Sie die maximale Anzahl von Zeichen angeben, die

der Benutzer im Feld eingeben darf. œ Das Dropdown-Listenfeld Textformat ermöglicht die Auswahl eines Formats. Die

Optionen sind für Texte, Zahlen und Datumsangaben unterschiedlich.

Bild B.4: Unterschiedliche Formate zu unterschiedlichen Eingabetypen œ Unter der Überschrift Makro ausführen bei können Sie Makros angeben, die ausge-

führt werden, wenn der Benutzer die Einfügemarke in das Feld setzt und/oder wenn er sie wieder aus dem Feld herausbewegt. Ein Beispiel für den ersten Fall wäre ein Makro, das eine benutzerdefinierte Beschreibung einblendet, im zweiten Fall könnten Sie über ein Makro eine erweiterte Gültigkeitsprüfung der Eingabe vornehmen. œ Jedem Formularfeld wird automatisch eine fortlaufend nummerierte Textmarke zu-

gewiesen, auf die beispielsweise in Makros verweisen werden kann. Den Namen der Textmarke können Sie bei Bedarf ändern. œ Deaktivieren Sie Eingabe zulassen, wenn der angegebene Feldinhalt nicht überschrie-

ben werden darf. œ Durch Einschalten von Beim Verlassen berechnen bewirken Sie, dass die Felder aktua-

lisiert werden, wenn der Benutzer zum nächsten Feld wechselt.

Kontrollkästchen Ein Kontrollkästchen kann vom Benutzer aktiviert oder deaktiviert werden, das heißt, die zugehörige Option wird damit gewählt beziehungsweise abgewählt. Sie können für diese Art von Formularfeld beispielsweise den Standardzustand angeben, den der Benutzer beim Öffnen des Formulars vorfindet.

B.1

Bildschirmformulare

41

Bild B.5: Die Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder œ Über die Optionen unter Kontrollkästchengröße können Sie die gewünschte Größe

einstellen. Automatisch passt die Größe des Kontrollkästchens an die aktuell verwendete Schriftart und -größe an; Genau ermöglich eine individuelle Einstellung in Punkt. œ Unter Standardwert können Sie festlegen, ob das Kontrollkästchen beim Öffnen des

Formulars Deaktiviert oder Aktiviert gezeigt werden soll. Im aktivierten Zustand zeigt das Kästchen ein Häkchen. œ Unter Makro ausführen bei können Sie Makros angeben, die beim Positionieren der

Einfügemarke im Formularfeld beziehungsweise beim Verlassen des Feldes aufgerufen werden. œ Darf der Benutzer des Formulars die Einstellung eines Kontrollkästchen nicht verän-

dern – darf er es also nicht aktivieren oder deaktivieren –, schalten Sie die Option Kontrollkästchen aktiviert ab. œ Durch Einschalten von Beim Verlassen berechnen bewirken Sie, dass die Felder aktua-

lisiert werden, wenn der Benutzer zum nächsten Feld wechselt. Damit können Sie beispielsweise erreichen, dass in Abhängigkeit vom aktuellen Zustand des Kontrollkästchens bestimmte weitere Felder »freigeschaltet« werden.

42

Anhang B – Formulare und Felder

Dropdown-Listenfeld In einem Dropdown-Listenfeld können Sie dem Benutzer mehrere Optionen zur Auswahl anbieten, die Sie in den Eigenschaften zu diesem Formularfeld angeben müssen.

Bild B.6: Die Optionen für Dropdown-Formularfelder œ Zum Hinzufügen einer Option geben Sie den gewünschten Text im Feld Dropdown-

element ein und bestätigen über Hinzufügen. Der Eintrag wird dann in der Liste Elemente in Dropdownliste gezeigt. Benutzen Sie diese Verfahrensweise für alle Optionen, die in der Liste enthalten sein sollen. œ Die Reihenfolge der Elemente können Sie ändern, indem Sie das betreffende Element

im Listenfeld Elemente in Dropdownliste markieren und dann mit den rechts davon stehenden Schaltflächen mit den Pfeilen nach oben oder nach unten verschieben. Zum Löschen eines markierten Elements benutzen Sie Entfernen. œ Die weiteren Optionen im Dialogfeld entsprechen denen für die oben beschriebenen

Formularfeldtypen.

B.1

Bildschirmformulare

43

Eingabehilfe zu Formularfeldern Mit zusätzlichen Hilfeinformationen können Sie die Benutzer Ihrer Formulare beim Ausfüllen unterstützen. Eine solche Hilfeinformation wird entweder in der Statusleiste oder in Form eines Meldungsdialogfeldes angezeigt. Zur Eingabe eines Hilfetextes klicken Sie im Dialogfeld Optionen für -Formularfeld auf die Schaltfläche Hilfetext hinzufügen. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld Formularfeld-Hilfetext verfügt über zwei Registerkarten, über die Sie unterschiedliche Texte für die Statusleiste und für den Fall eingeben können, in dem der Benutzer die Hilfetaste (F1) drückt.

Bild B.7: Geben Sie Hilfestellung zu einem Formularfeld ein

Über die Optionen im oberen Bereich der Registerkarte können Sie angeben, ob und woher der Hilfetext kommen soll. Nach Wahl von Benutzerdefiniert können Sie im unteren Bereich einen individuellen Hilfetext für das betreffende Formularfeld eingeben. Wenn Sie für mehrere Formularfelder denselben Hilfetext benutzen wollen – beispielsweise Fragen Sie Ihren Systemadministrator –, sollten Sie diesen Text als AutoText formulieren und den Formularfeldern zuweisen, indem Sie die Option AutoText-Eintrag aktivieren und den entsprechenden AutoText dann über das daneben stehende DropdownListenfeld auswählen. Mit Ohne wird ein bereits vorhandener Hilfetext wieder gelöscht

B.1.4 Formular testen Nachdem Sie ein Formular fertig gestellt haben, können Sie es testen. Dazu klicken Sie in der Formular-Symbolleiste auf die Schaltfläche Formular schützen. Sie bewirken damit

44

Anhang B – Formulare und Felder

zwei Dinge: Zum einen können nun im Text des Formulars und in der Definition der Formularfelder keine Änderungen mehr vorgenommen werden; zum anderen können die eingegebenen Formularfelder jetzt für Eingaben benutzt werden. Probieren Sie anschließend aus, ob das Ausfüllen des Formulars wie geplant funktioniert.

Bild B.8: In geschützten Formularen können Sie Eingaben vornehmen

Wenn Sie nachträglich Änderungen im Formular wünschen, müssen Sie zunächst den Schutz durch einen nochmaligen Klick auf die Schaltfläche Formular schützen wieder aufheben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Formularfelder zurücksetzen in der Formular-Symbolleiste können Sie die Eingaben wieder aus den Feldern entfernen.

B.1.5 Formular speichern Da jeder Benutzer ein anfangs leeres Formular benötigt, sollten Sie den Formularentwurf als Vorlage erstellen. Speichern Sie das Formular also unter einem geeigneten Namen mit dem Dateityp Dokumentvorlage. Der Ordner Vorlagen wird auch hier automatisch als Speicherort vorgeschlagen. Tipp: Das Formular wird dabei im aktuellen Zustand gespeichert – das gilt auch für etwa vorhandene Eingaben. Bevor Sie speichern, sollten Sie also gegebenenfalls vom Testen noch vorhandene Daten aus den Feldern entfernen. Wenn das Formular geschützt ist, klicken Sie dazu in der Formular-Symbolleiste nacheinander auf die Schaltfläche Formular schützen, dann auf die Schaltfläche Formular zurücksetzen und anschließend wieder auf Formular schützen. Damit erreichen Sie, dass eventuell vorgenommene Eintragungen in den Feldern wieder entfernt werden. Führen Sie dann die Speicherung durch.

B.1

Bildschirmformulare

45

B.1.6 Formular ausfüllen Das eigentliche Ziel beim Arbeiten mit Formularen besteht natürlich im Ausfüllen. Dieses Ausfüllen wird aber nicht in der Vorlage vorgenommen, sondern in einem Dokument, das auf dieser Vorlage basiert. Dazu benutzen Sie die Formularvorlage wie jede andere Vorlage und legen später das ausgefüllte Formular als Word-Dokument ab. œ Zunächst müssen Sie die Formularvorlage wieder öffnen: Wählen Sie dazu NEU im

Menü DATEI und klicken Sie dann im Aufgabenbereich Neues Dokument unter Vorlagen auf den Link Auf meinem Computer. Wählen Sie auf der entsprechenden Registerkarte die gewünschte Vorlage aus und stellen Sie sicher, dass unter Neu erstellen die Option Dokument aktiviert ist. Klicken Sie anschließend auf OK. œ Füllen Sie das Formular aus, indem Sie in den einzelnen Formularfeldern die erfor-

derlichen Informationen eingeben. Mit der Taste (Tab), der Tastenkombination (Umschalt)+(Tab) und den Pfeiltasten können Sie zwischen den Feldern wechseln. œ Abschließend müssen Sie die im Formular eingegebenen Daten speichern. Wählen Sie

hierzu SPEICHERN UNTER im Menü DATEI, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Kopie des Formulars ein, legen Sie gegebenenfalls den Speicherort fest und bestätigen Sie. œ Wenn der Autor des Formulars zusätzliche Hilfestellung für Formularfelder vorgese-

hen hat, wird nach dem Positionieren der Einfügemarke in einem solchen Feld eine entsprechende Meldung entweder in der Statusleiste oder nach Drücken von (F1) in einem separaten Dialogfeld angezeigt.

Bild B.9: Vorhandene Hilfestellung wird beispielsweise in der Statusleiste angezeigt

46

Anhang B – Formulare und Felder

B.1.7 Ändern einer Formularvorlage Änderungen an einem Formular nehmen Sie – wie üblich – an der Vorlage vor. Öffnen Sie dazu die betreffende Vorlage und heben Sie zunächst den Formularschutz auf, indem Sie in der Formular-Symbolleiste auf Formular schützen klicken. Doppelklicken Sie dann auf das betreffende Formularfeld und ändern Sie die gewünschten Optionen. Schützen Sie abschließend wieder das Formular, indem Sie in der Formular-Symbolleiste auf Formular schützen klicken, und speichern Sie dann die Vorlage wieder.

B.1.8 Gedruckte Formulare Beim Erstellen eines für den Ausdruck vorgesehenen Formulars können Sie fast genauso wie oben beschrieben vorgehen: Um ein Textfeld für die Antworten der Benutzer einzufügen, klicken Sie an der gewünschten Stelle im Dokument und dann in der FormularSymbolleiste auf Textformularfeld. Um Kontrollkästchen mit Auswahloptionen wie Ja und Nein einzufügen, klicken Sie an der Stelle im Dokument, an der das Kontrollkästchen eingefügt werden soll, und dann in der Formular-Symbolleiste auf Kontrollkästchen-Formularfeld. Dropdown-Listenfelder können in gedruckten Formularen aber nicht benutzt werden. Stattdessen können Sie die in einem solchen Feld vorgestellten Alternativen in Form von Kontrollkästchen oder ähnlichen Elementen einfügen und den Text zum Ausfüllen entsprechend formulieren, etwa Nur eine Nennung möglich.

B.2

Webformulare

Sie können Formularsteuerelemente auf einer Webseite einfügen, wenn Sie Formulare zum Sammeln und Bereitstellen von Daten über das Web gestalten möchten. Beispielsweise lässt sich auf einer Webseite ein Formular für eine Kundenumfrage einfügen. Der Besucher der Website gibt dann die Antworten in das Formular ein und klickt auf die von Ihnen auf dem Formular eingefügte Übermitteln-Schaltfläche. Die Informationen werden anschließend an Sie gesendet. Im Vergleich zu den oben beschriebenen Bildschirmformularen können Sie mit Webformularen aber nicht nur Daten von Benutzern sammeln, sondern Sie können Benutzern hierüber auch Daten zur Verfügung stellen, beispielsweise indem der Benutzer mithilfe des Formulars eine Datenbankabfrage durchführt.

B.2

Webformulare

47

B.2.1 Webformular erstellen Eine Webseite, auf der Sie ein Formular einfügen wollen, erstellen Sie auf die gleiche Weise, wie Sie normalerweise eine Webseite erstellen (siehe Anhang A auf der CD). Zum Einfügen der Steuerelemente in das Formular verwenden Sie die Webtools-Symbolleiste, die Sie – wie üblich – über das Untermenü zu SYMBOLLEISTEN im Menü ANSICHT auf den Bildschirm bringen. Die darin vorhandenen Formularsteuerelemente basieren auf Stan2 dard-HTML-Steuerelementen, die im Internet verwendet werden.

Bild B.10: Die Webtools-Symbolleiste

Tipp: Formularsteuerelemente stehen auch über die Symbolleiste Steuerelement-Toolbox zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um ActiveX-Steuerelemente, die zum Erstellen von leistungsfähigeren Formularen verwendet werden können. Allerdings unterstützen nicht alle Browser ActiveX-Steuerelemente. Außerdem sollten Sie mit Visual Basic für Applikationen (VBA) vertraut sein, wenn Sie ActiveX-Steuerelemente in Ihren Formularen verwenden wollen.

Die Webtools-Symbolleiste Es gibt verschiedene Standardsteuerelemente für Formulare, die Sie auf einer Webseite verwenden. Sie sollten beispielsweise immer eine Übermitteln- oder eine Mit Bild übermitteln-Schaltfläche auf Ihrer Webseite einrichten, damit der Benutzer die im Formular eingegebenen Informationen zur Weiterverarbeitung an den Webserver senden kann. Ohne eine solche Schaltfläche ist dies nicht möglich.

2

Ein Beispiel für die in Webformularen einsetzbaren Steuerelemente finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Webformulare.

48

Anhang B – Formulare und Felder

Symbol Beschreibung Entwurfsmodus/Entwurfmodus beenden – Aktiviert beziehungsweise deaktiviert den Modus, in dem Sie das Webformular erstellen können. Eigenschaften – Zeigt die Eigenschaften des markierten Steuerelements an. Microsoft Skript-Editor – Öffnet den Microsoft Script Editor, über den Sie zusätzliche Verhaltensweisen für das Steuerelement festlegen können. Kontrollkästchen – Fügt ein Kontrollkästchen ein, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. Wenn Sie mehrere Steuerelemente dieser Art einfügen, können beim Ausfüllen des Formulars gleichzeitig mehrere Optionen ausgewählt werden. Optionsfeld – Fügt ein Optionsfeld ein, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. Es kann beim Ausfüllen des Formulars immer nur eine Option aus einer Gruppe von Optionen ausgewählt werden. Dropdownfeld – Fügt ein Feld ein, das die Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Listenfeld anzeigt. Geben Sie die Elemente, die im Listenfeld aufgeführt werden sollen, als Eigenschaft DisplayValues ein. Listenfeld – Fügt ein Feld ein, das die Auswahlmöglichkeiten in Form einer Liste anzeigt. Überschreitet die Länge der Liste die Größe des Feldes, kann der Benutzer in der Liste einen Bildlauf durchführen, um weitere Auswahlmöglichkeiten einzusehen. Textfeld – Fügt ein Steuerelement ein, in dem der Benutzer einzeiligen Text eingeben kann. Textbereich – Fügt ein Steuerelement ein, in dem der Benutzer mehrzeiligen Text eingeben kann. Übermitteln – Fügt ein Steuerelement ein, auf das der Benutzer klicken kann, um die von ihm eingegebenen Daten an den Server zu übermitteln. Jedes Formular muss über eine Schaltfläche mit Text oder über eine Schaltfläche mit einer Grafik verfügen, mit der das Formular übermittelt werden kann. Mit Bild übermitteln – Ermöglicht das Einfügen einer Grafik, auf die der Benutzer klicken kann, um die von ihm eingegebenen Daten an den Server zu übermitteln. Jedes Formular muss über eine Schaltfläche mit Text oder über eine Schaltfläche mit einer Grafik verfügen, mit der das Formular übermittelt werden kann. Beim Einfügen dieses Steuerelements wird das Dialogfeld Grafik einfügen angezeigt. Wählen Sie dort das gewünschte Bild aus. Beim Kopieren der Webseite auf einen Server müssen Sie auch das Bild kopieren. Zurücksetzen – Setzt die Formularsteuerelemente auf die Standardwerte zurück und löscht die im Formular eingegebenen Daten.

B.2

Webformulare

49

Symbol Beschreibung Ausgeblendet – Fügt ein ausgeblendetes Steuerelement ein, das beim Senden des Formulars zum Weitergeben von Informationen an einen Webserver verwendet wird, beispielsweise Informationen zur Arbeitsumgebung des Benutzers. Außerhalb des Entwurfsmodus wird das Steuerelement angezeigt, wenn ausgeblendeter Text im Dokument eingeblendet wird. Kennwort – Fügt ein Textfeld ein, in dem für jedes vom Benutzer eingegebene Zeichen ein Ersatzzeichen (• oder *) angezeigt wird, damit das Kennwort nicht im Klartext vom Bildschirm abgelesen werden kann. Film – Ermöglicht das Abspielen einer Filmdatei. Sound – Ermöglicht das Abspielen einer Klangdatei. Lauftext – Fügt einen Lauftext in das Formular rein. Tabelle B.2: Die Funktionen der Schaltflächen in der Webtools-Symbolleiste

Steuerelemente einfügen Um Steuerelemente auf der Webseite einfügen zu können, müssen Sie zunächst durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche in der Webtools-Symbolleiste in den Entwurfsmodus schalten. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die gewünschte Stelle in der Webseite und klicken Sie das Symbol für das einzufügende Steuerelement in der Symbolleiste an. Wenn neben dem Steuerelement Text angezeigt werden soll, muss dieser in der Webseite eingegeben werden, da die Steuerelemente nicht über eine Eigenschaft verfügen, die eine Beschriftung erlaubt. Wenn Sie ein Formularsteuerelement hinzufügen, wird eine Begrenzung für den Formularbeginn oberhalb des Steuerelements und eine Begrenzung für das Formularende unterhalb des Steuerelements eingefügt. Andere Steuerelemente, die in dem Formular enthalten sein sollen, fügen Sie zwischen diesen Begrenzungen ein. Sie können mehr als ein Formular auf derselben Webseite einfügen, wobei jedes Formular seine eigenen Begrenzungen besitzt. Diese Begrenzungen sind nur im Entwurfsmodus sichtbar und werden nicht angezeigt, wenn die Seite im Webbrowser geöffnet wird. Tipp: Wenn Sie mehrere Steuerelemente in einer Zeile anordnen wollen, empfiehlt es sich – wie bei Bildschirmformularen –, vorher eine Tabelle auf der Seite einzurichten und die Steuerelemente dann in den Zellen dieser Tabelle einzufügen.

50

Anhang B – Formulare und Felder

Bild B.11: Einige Steuerelemente in einem Webformular

B.2.2 Eigenschaften festlegen Nachdem Sie ein Steuerelement eingefügt haben, können beziehungsweise müssen Sie seine Eigenschaften definieren. Dazu markieren Sie das Steuerelement im Entwurfsmodus und klicken dann auf die Schaltfläche Eigenschaften in der Webtools-Symbolleiste oder Sie doppelklicken einfach auf das Steuerelement. Sie öffnen damit ein Fenster, in dem Sie die verschiedenen Eigenschaften für das betreffende Element festlegen können. Einige dieser Eigenschaften finden Sie bei allen Steuerelementen, die meisten Steuerelemente verfügen aber auch über individuelle Eigenschaften.

Eigenschaft

Beschreibung

Name

Der Name des Steuerelements.

Height

Die Höhe des Steuerelements, gemessen in Punkt.

HTMLName Der interne Name, den Sie dem Steuerelement zuweisen. Der Name wird zum Identifizieren des Feldnamens verwendet, wenn die Informationen an einen Webserver gesendet werden. Width

Die Breite des Steuerelements, gemessen in Punkt.

Tabelle B.3: Allgemeine Eigenschaften der Steuerelemente

B.2

Webformulare

51

Tipp: Nachdem Sie das Fenster für die Eigenschaften geöffnet haben, können Sie den dort angezeigten Inhalt wechseln, indem Sie ein anderes Steuerelement im Formular anklicken. Über die Registerlaschen im Fenster Eigenschaften lassen sich die Elemente entweder alphabethisch oder nach Kategorien sortiert anzeigen. Nach dem Festlegen der Eigenschaften für die Steuerelemente kann das Fenster durch einen Klick auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke geschlossen werden.

Kontrollkästchen Ein Kontrollkästchen kann aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie mehrere Steuerelemente dieser Art einfügen, können diese unabhängig voneinander ein- und ausgeschaltet werden.

Bild B.12: Die Eigenschaften eines Kontrollkästchens

Eigenschaft

Beschreibung

Checked

Bestimmt, ob das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert ist oder nicht.

Value

Der Text, der an einen Webserver gesendet wird, wenn das Feld ausgewählt wurde. Kontrollkästchen, die nicht aktiviert wurden, werden bei der Übermittlung eines Formulars vom Webserver nicht berücksichtigt.

Tabelle B.4: Spezielle Eigenschaften eines Kontrollkästchens

52

Anhang B – Formulare und Felder

Optionsfeld Optionsfelder treten fast immer in Gruppen auf, da sie eine Auswahl zwischen mehreren – sich gegenseitig ausschließenden – Alternativen ermöglichen sollen. Es muss also mindestens zwei Optionen geben.

Bild B.13: Die Eigenschaften eines Optionsfeldes

Eigenschaft

Beschreibung

Checked

Bestimmt, ob das Optionsfeld standardmäßig ausgewählt ist oder nicht.

HTMLName Interner Name, den Sie dem Steuerelement zuweisen. Verwenden Sie denselben Namen für andere Optionsfelder in derselben Gruppe. In einem Formular sind mehrere Optionsgruppen zulässig. Für verschiedene Gruppen verwenden Sie verschiedene Namen. Value

Der Text, der an einen Webserver gesendet wird, wenn dieses Optionsfeld ausgewählt wurde.

Tabelle B.5: Spezielle Eigenschaften eines Optionsfeldes

Dropdownfeld Ein Dropdownfeld zeigt Auswahlmöglichkeiten in einem Dropdown-Listenfeld an. Geben Sie die Elemente, die im Listenfeld aufgeführt werden sollen, als Eigenschaft DisplayValues ein.

B.2

Webformulare

53

Bild B.14: Die Eigenschaften eines Dropdownfeldes

Eigenschaft

Beschreibung

DisplayValues

Die in der Liste anzuzeigenden Elemente. Geben Sie alle Listenelemente durch Semikola getrennt und ohne Leerzeichen zwischen den Elementen ein – beispielsweise Element1;Element2;Element3.

MultiSelect

Bestimmt, ob der Benutzer mehr als ein Element auswählen darf. Der Standardwert ist False. Wenn Sie die Einstellung für die Eigenschaft auf True setzen, ist dieses Steuerelement ein Listenfeld. Beim Ändern der Einstellungen für die Eigenschaft MultiSelect werden die Einstellungen für die Eigenschaft Selected gelöscht.

Selected

Bestimmt, ob das erste Element im Feld angezeigt wird und ob das erste Element standardmäßig ausgewählt ist.

Size

Regelt den Schriftgrad. Der Standardwert ist 1.

Values

Der Text, der für jedes Listenelement an einen Webserver gesendet wird. Die Namen der Werte müssen nicht mit den Anzeigewerten übereinstimmen, die Anzahl der Werte muss jedoch gleich oder größer der Anzahl der Anzeigewerte sein. Die Werte werden ebenfalls durch Semikola getrennt und müssen ohne Leerzeichen eingegeben werden – beispielsweise Wert1;Wert2;Wert3.

Tabelle B.6: Spezielle Eigenschaften eines Dropdownfeldes

54

Anhang B – Formulare und Felder

Listenfeld Ein Listenfeld zeigt die Auswahlmöglichkeiten in Form einer Liste an, die nicht erst aufgeklappt werden muss. Überschreitet die Länge der Liste die Größe des Feldes, kann der Benutzer einen Bildlauf durchführen, um weitere Auswahlmöglichkeiten in der Liste einzusehen.

Bild B.15: Die Eigenschaften eines Listenfeldes

Eigenschaft

Beschreibung

DisplayValues

Die in der Liste anzuzeigenden Elemente. Geben Sie alle Listenelemente getrennt durch Semikola und ohne Leerzeichen zwischen den Elementen ein – beispielsweise Element1;Element2;Element3. Bestimmt, ob der Benutzer mehr als ein Element auswählen darf. Der Standardwert ist False. Beim Ändern der Einstellungen für die Eigenschaft MultiSelect werden die Einstellungen für die Eigenschaft Selected gelöscht. Bestimmt, ob das angezeigte Element standardmäßig ausgewählt ist oder nicht. Die Größe der Liste, ausgedrückt als Anzahl der anzuzeigenden Elemente. Der Standardwert beträgt 3. Wenn die Eigenschaft MultiSelect auf True eingestellt ist, beträgt der Standardwert 1. Der Text, der für jedes Listenelement an einen Webserver gesendet wird. Die Namen der Werte müssen nicht mit den Anzeigewerten übereinstimmen, die Anzahl der Werte muss jedoch gleich oder größer der Anzahl der Anzeigewerte sein. Die Werte werden ebenfalls durch Semikola getrennt und müssen ohne Leerzeichen eingegeben werden – beispielsweise Wert1;Wert2;Wert3.

MultiSelect

Selected Size

Values

Tabelle B.7: Spezielle Eigenschaften eines Listenfeldes

B.2

Webformulare

55

Textfeld In einem Textfeld können Benutzer einen einzeiligen Text eingeben.

Bild B.16: Die Eigenschaften eines Textfeldes

Eigenschaft

Beschreibung

MaxLength

Anzahl der Zeichen, die der Benutzer eingeben kann. Der Standardwert beträgt 0. Mit diesem Standardwert ist die Textlänge unbegrenzt.

Value

Erlaubt die Vorgabe eines Standardtextes, der im Textfeld angezeigt wird (optional).

Tabelle B.8: Spezielle Eigenschaften eines Textfeldes

Textbereich Das Steuerelement Textbereich erlaubt dem Benutzer, einen mehrzeiligen Text einzugeben.

56

Anhang B – Formulare und Felder

Bild B.17: Die Eigenschaften eines Textbereichs

Eigenschaft

Beschreibung

Columns

Die Breite des Textbereichs, in Anzahl der Spalten angegeben.

Rows

Die Höhe des Textbereichs, in Anzahl der Zeilen angegeben.

Value

Der Standardtext, der im Textbereich angezeigt wird (optional).

WordWrap

Kann die Werte Virtual, Physical oder Off annehmen. Der Text wird im Feld umbrochen, wenn Virtual oder Physical eingestellt ist. Bei Off wird der Text nicht umbrochen. Nicht alle Webbrowser unterstützen die WordWrap-Funktion.

Tabelle B.9: Spezielle Eigenschaften eines Textbereichs

Übermitteln Das Steuerelement Übermitteln dient dazu, die vom Benutzer eingegebenen Daten abzusenden. Jedes Formular muss über eine Schaltfläche mit Text oder über eine Schaltfläche mit einer Grafik (siehe unten) verfügen, mit der das Formular übermittelt wird.

B.2

Webformulare

57

Bild B.18: Die Eigenschaften der Übermitteln-Schaltfläche

Eigenschaft

Beschreibung

Action

Geben Sie den Speicherort der Datei ein, die geöffnet wird, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche zum Übermitteln klickt. Hier wird auch das Senden an eine Adresse unterstützt: Geben Sie in diesem Fall mailto: und die Internetadresse ein.

Caption

Der Text, der auf der Schaltfläche angezeigt wird. Standardmäßig lautete die Beschriftung Übermitteln.

Encoding

Enthält den MIME-Typ, der zur Kodierung des gesendeten Formulars verwendet wird. Der Standardwert lautet application/x-www-form-urlencoded.

Method

Die Methode zum Senden des Formulars.

Tabelle B.10: Spezielle Eigenschaften der Übermitteln-Schaltfläche

Mit Bild übermitteln Anstelle der Schaltfläche Übermitteln kann der Benutzer mit diesem Steuerelement durch Klicken auf eine Grafik die Daten im Formular absenden. Beim Einfügen dieses Steuerelements wird das Dialogfeld Grafik einfügen eingeblendet, indem Sie die gewünschte Bilddatei auswählen.

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Anhang B – Formulare und Felder

Bild B.19: Die Eigenschaften von Mit Bild übermitteln

Eigenschaft

Beschreibung

Action

Geben Sie hier den Speicherort der Datei ein, die geöffnet wird, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche zum Übermitteln klickt. Hier wird auch – wie bei der Schaltfläche Übermitteln – mailto: unterstützt.

Encoding

Enthält den MIME-Typ, der zur Kodierung des gesendeten Formulars verwendet wird.

Method

Die Methode zum Senden des Formulars.

Source

Der Name der Quelldatei der Grafik.

Tabelle B.11: Spezielle Eigenschaften von Mit Bild übermitteln

Zurücksetzen Mit dieser Schaltfläche werden die vom Benutzer im Formular eingegebenen Daten gelöscht und wieder auf die Standardwerte gesetzt. Die Eigenschaft Caption gibt die Beschriftung an, die auf der Schaltfläche angezeigt wird.

B.2

Webformulare

59

Bild B.20: Die Eigenschaften der Schaltfläche Zurücksetzen

Kennwort Das Steuerelement Kennwort fügt ein Textfeld ein, in dem für jedes vom Benutzer eingegebene Zeichen ein Ersatzsymbol auf dem Bildschirm angezeigt wird.

Bild B.21: Die Eigenschaften von Kennwort

Eigenschaft

Beschreibung

MaxLength

Gibt die maximale Anzahl der Zeichen an, die der Benutzer eingeben darf. Der Standardwert beträgt 0, wodurch die Länge unbegrenzt ist.

Value

Ist der Standardtext in diesem Feld, der mit Ersatzzeichen angezeigt wird (optional).

Tabelle B.12: Spezielle Eigenschaften von Kennwort

60

Anhang B – Formulare und Felder

B.2.3 Webformular testen Nach dem Einfügen der Steuerelemente auf der Webseite können Sie das Formular testen. Schalten Sie dazu durch einen Klick auf die Schaltfläche Entwurfsmodus beenden in den Normalmodus zurück. In diesem Modus können Sie keine Änderungen in den Formularfeldern mehr durchführen, können aber Daten in den Feldern eingeben. Hinweise zum weiteren Testen der Webseite in der Webseitenvorschau und zum Hochladen der Seite auf einen Webserver finden Sie in Anhang A auf der CD.

B.3

Felder

Bei Feldern handelt es sich um Codes, mit deren Hilfe Informationen in ein Dokument eingefügt werden, deren konkreter Inhalt automatisch aktualisiert wird. Microsoft Word fügt standardmäßig Felder in ein Dokument ein, wenn Sie bestimmte Befehle verwenden – beispielsweise den Befehl SEITENZAHLEN im Menü EINFÜGEN. Weitere Beispiele hierfür sind Felder für das Inhalts- und das Stichwortverzeichnis. Standardmäßig werden in diesen Feldern bestimmte Ergebnisse – wie eine Seitenzahl oder der Index – angezeigt. Die hinter diesen Angaben stehenden Codes können Sie sichtbar machen, indem Sie die Option Feldfunktionen auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zum Befehl OPTIONEN im Menü EXTRAS aktivieren. In dieser Form der Ansicht werden im gesamten Dokument die Feldfunktionen in geschweiften Klammern angezeigt. Für einzelne Felder können Sie die dahinter stehenden Feldfunktionen anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Feld(ergebnis) klicken und dann im Kontextmenü den Befehl FELDFUNKTIONEN EIN/AUS wählen.

Das Feldergebnis zeigt

Die dahinter stehende Feldfunktion

Seitenzahl

{ PAGE \* MERGEFORMAT }

Datum

{ DATE \@ "dd.MM.yyyy" \* MERGEFORMAT }

Verknüpfte Grafik

{ INCLUDEPICTURE "Grafik.tif" \* MERGEFORMAT \d }

Querverweis

{ REF _Ref18579727 \h }

Inhaltsverzeichnis

{ TOC \o "1-3" \h \z \u }

Tabelle B.13: Einige Beispiele für Feldfunktionen

B.3

Felder

61

Tipp: Falls Sie ein Feld und den Feldinhalt von Hand einfügen wollen, sollten Sie beachten, dass die geschweiften Klammern zur Kennzeichnung eines Feldes nicht direkt über die Tastatur eingegeben werden können. Verwenden Sie stattdessen die Tastenkombination (Strg)+(F9). Das Ergebnis ist die Anzeige eines leeren Feldes in der Form { }.

B.3.1 Felder einfügen Microsoft Word stellt über die standardmäßig automatisch eingefügten Felder hinaus Felder für die unterschiedlichsten Zwecke zur Verfügung. Mit dem Befehl FELD im Menü EINFÜGEN können Sie manuell Felder einfügen, um beispielsweise Informationen über ein Dokument – etwa den Namen des Autors, die Dateigröße oder die Seitenanzahl – anzuzeigen oder um 3 Additionen, Subtraktionen oder sonstige Berechnungen durchzuführen. Vor dem Einfügen eines Feldes setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument.

Bild B.22: Im Dialogfeld wählen Sie den Feldtyp sowie weitere Eigenschaften und Optionen aus 3

Ein Beispiel für die Anwendung von Feldern finden Sie auf der CD in dem Dokument im Ordner Felder.

62

Anhang B – Formulare und Felder

œ Wählen Sie zunächst die betreffende Kategorie aus, um die unter Feldnamen verfügba-

ren Optionen einzuschränken und so eine Vorauswahl zu treffen. œ Wählen Sie dann im Listenfeld Feldnamen das gewünschte Feld aus. Im unteren Teil

des Dialogfeldes wird eine Beschreibung für den markierten Feldnamen angezeigt. Nach der Wahl einer Option im Listenfeld Feldnamen stehen Ihnen weitere Optionen – beispielsweise zum Festlegen des Anzeigeformats und weiterer Feldoptionen – zur Verfügung. Tipp: Um den Inhalt bestimmter Felder – die Feldergebnisse – nach entsprechenden Änderungen im Dokument zu aktualisieren, markieren Sie entweder das betreffende Feld(ergebnis) oder das gesamte Dokument und drücken dann (F9).

B.3.2 Beispiele Wie oben schon angedeutet, können Sie einen Teil der mittels dieser Feldfunktionen darstellbaren Informationen auch über andere Befehle beispielsweise im Menü EINFÜGEN auf bequemere Weise in ein Dokument einfügen. Jedoch dienen einige der im Dialogfeld Feld verfügbaren Felder speziellen Zwecken. Die nachfolgenden Abschnitte liefern Beispiele dazu.

Informationen zum Dokument Um Informationen zum aktuellen Dokument einzufügen, können Sie beispielsweise die Felder Author, FileSize oder NumPages verwenden. Sie finden diese Felder in der Kategorie Dokumentinformationen.

Bild B.23: Informationen zum Dokument einfügen

B.3

Felder

63

Berechnungen durchführen Mithilfe von Feldfunktionen können Sie auch einfache Berechnungen wie Additionen, Subtraktionen, Multiplikation usw. in Word-Dokumenten durchführen. Auch komplizierte Berechnungen sind möglich, aber relativ umständlich. Für solche Fälle sollten Sie besser eine Microsoft Excel-Tabelle in das Dokument einfügen (siehe Kapitel 6). Für einfache Berechnungen im Text müssen Sie die Ausgangsdaten als Textmarken kennzeichnen. Wollen Sie beispielsweise in einem Rechnungsdokument aus einem Nettowert die Mehrwertsteuer und den Bruttowert berechnen, müssen Sie den Bereich des Nettowertes zuerst mit einer Textmarke versehen. Anschließend können Sie damit Berechnungen durchführen. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der das Ergebnis erscheinen soll, wählen Sie den Befehl FELD im Menü EINFÜGEN und klicken Sie dann im Dialogfeld Feld auf die Schaltfläche Formeln. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld im Feld Formel die Berechnungsvorschrift ein. Über das Dropdown-Listenfeld Zahlenformat können Sie das Format der Anzeige festlegen.

Bild B.24: Formel eingegeben

Nach dem Bestätigen wird das Feldergebnis angezeigt. Wenn Sie später den Ausgangswert ändern, müssen Sie das Ergebnis aktualisieren lassen. Dazu markieren Sie den Bereich, in dem das Ergebnis angezeigt wird, und drücken dann die Taste (F9).

Bild B.25: Berechnungen im Word-Dokument – Feldfunktionen und Feldergebnisse

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Anhang B – Formulare und Felder

Sie können Berechnungen vereinfachen und sich die manuelle Vergabe von Textmarken sparen, wenn Sie die Ausgangswerte und Ergebnisse in einer Word-Tabelle anordnen. Beim Durchführen von Berechnungen in Tabellen wird auf die Zellen der Tabelle mit einem Buchstaben als Spaltenangabe und einer Zahl als Zeilenangabe Bezug genommen – beispielsweise A1, A2, B1, B2 usw. Zellbezüge in Microsoft Word sind allerdings im Gegensatz zu Zellbezügen in einem Tabellenkalkulationsprogramm immer absolute Bezüge, das heißt, Ihre Berechnungsergebnisse stimmen nicht mehr, wenn Sie vor oder über der Bezugszelle eine neue Spalte oder Zeile einfügen oder eine Spalte/Zeile löschen!

Bild B.26: Berechnungen in einer Word-Tabelle

Wenn gewünscht, können Sie die automatisch angezeigten Rahmenlinien der Tabelle auch ausblenden: Klicken Sie im Dialogfeld zum Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Menü TABELLE auf der Registerkarte Tabelle auf die Schaltfläche Rahmen und Schattierung und wählen Sie dann die Option Ohne.

Separate Verzeichnisse Über die Kategorie Index und Verzeichnisse können Sie auf Wunsch auch ein Stichwortverzeichnis oder andere Verzeichnisse in ein Dokument einfügen. Die Mehrzahl der in dieser Kategorie verfügbaren Felder entspricht denen, die auch durch Wählen des Befehls INDEX UND VERZEICHNISSE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN in das Dokument eingefügt werden. Interessant ist hier aber beispielsweise der Feldausdruck RD, mit dessen Hilfe Sie Indizes und Verzeichnisse in einem separaten Dokument erstellen können, von dem aus auf die Inhalte anderer Dokumente Bezug genommen wird. Beispielsweise können Sie darüber das gemeinsame Inhaltsverzeichnis eines aus mehreren Dokumenten – beispielsweise Kapiteln – bestehenden Buches in einem neuen Dokument generieren lassen. Dazu sind in dem separaten Dokument zwei Arten von Eingaben erforderlich: œ Zum einen müssen Sie angeben, welche Form von Verzeichnis in diesem separaten

Dokument angezeigt werden soll. Das legen Sie über den Befehl INDEX

UND

VER-

B.3

Felder

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ZEICHNISSE im Untermenü zu REFERENZ im Menü EINFÜGEN oder durch Eingabe des entsprechenden Feldcodes fest.

œ Zum anderen müssen Sie angeben, auf welche Dokumente sich dieses Verzeichnis

beziehen soll. Dazu benutzen Sie den Feldcode RD zusammen mit der Angabe von Pfad und Name der Bezugsdatei(en).

Bild B.27: Gesamtinhaltsverzeichnis in einem separaten Dokument erstellen

Um ein solches Verzeichnis zu aktualisieren, markieren Sie das angezeigte Inhaltsverzeichnis und drücken dann (F9).