Использование средств автоматизации программы MS WORD 2007 для подготовки текстовых документов. Часть 2: Методические указания к лабораторным работам

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального учреждения ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Использование средств автоматизации программы MS Word 2007 для подготовки текстовых документов Методические указания к лабораторным работам Часть 2

2010

УДК 681.3 Н 22 Приведено описание лабораторных работ, в котором рассмотрены следующие вопросы: создание различных видов ссылок в Word-документах, разработка электронных форм, написание макрокоманд и работа со сложно структурированными документами. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Системы подготовки текстовых документов». Ил. 13, библиогр. 3 назван. Составители: Н.Н. Надеева, М.А. Катышева Рецензент: В.В. Пикулин, кандидат технических наук, доцент, заведующий кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии

2

Лабораторная работа № 1 Автоматизация подготовки документов на основе электронных форм с использованием макрокоманд Цель работы: получить практические навыки использования форм и макрокоманд при создании документа с помощью текстового процессора MS Word 2007. Общие сведения Электронные формы — это Word-документы, состоящие, с одной стороны, из фиксированных неизменных элементов (текста, графики и т.п.), а с другой — из заполняемых пользователем полей форм. При заполнении поля формы можно вводить информацию с клавиатуры или выбирать из списка доступных значений. В большинстве случаев основу формы составляет обычная таблица, отформатированная в соответствии с потребностями пользователя. Электронные формы рекомендуется создавать в виде шаблонов документов, чтобы используемые макросы сохранялись вместе с формой и позволяли автоматизировать ее заполнение. Вставка полей формы в таблицу превращает ее в форму. Защитив документ-форму, разработчик исключает опасность случайных (или преднамеренных) изменений самой формы пользователем. Незащищенную форму можно заполнять, вводя значения в поля. Для создания форм в Word предусмотрена специальная панель инструментов, которая вызывается на экран в результате перехода на вкладку Разработчик / Элементы управления и нажатием на кнопку Вставка элемента управления Формы (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 –Панель элементов управления Формы

3

В формах используются поля трех типов: Текстовые поля - это поля, в которые пользователь может ввести какую-либо алфавитно-цифровую информацию. При вставке текстового поля в шаблон-форму двойным щелчком по полю можно вызвать на экран диалоговое окно Параметры текстового поля (рисунок 1.2)

Рисунок 1.2 – Диалоговое окно Параметры текстового поля Основными параметрами текстовых полей являются: − поле Тип определяет тип содержимого текстового поля формы: 9 Простой текст разрешает ввод в данное поле любых алфавитно-цифровых символов (включая специальные символы); 9 Число разрешает ввод только чисел; 9 Дата позволяет вводить в данное поле только значения даты; 9 Текущая дата и Текущее время вставляют соответствующие значения в поле формы и одновременно блокируют данное поле для пользователя; 9 Вычисление следует выбирать в тех случаях, когда в поле необходимо ввести математическое выражение {=формула}; − поле Текст по умолчанию позволяет ввести текст, который по умолчанию заносится в данное поле формы при заполнении; − поле Максимальная длина позволяет задать предельную длину цепочки символов, вводимой в текстовое поле формы. Для снятия ограничений на длину вводимой цепочки символов задается значение «без ограничений». 4

Форматирование символов полей формы производится при их вставке с помощью меню Формат, контекстного меню или соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование. При вводе пользователем информации в поле формы текст автоматически будет изображен в соответствии с заданным для поля форматированием. Имя поля Формат текста и список доступных значений в нем зависят от типа содержимого текстового поля, выбранного в поле Тип. Флажки - это поля, существующие в двух состояниях: активизированном (установленном) или неактивизированном (сброшенном). При вставке флажка двойным щелчком по нему можно вызвать на экран диалоговое окно Параметры флажка (рисунок 1.3)

Рисунок 1.3 – Диалоговое окно Параметры флажка Основными параметрами флажков являются: − группа Размер флажка, где задается размер изображения флажка в документе: 9 опция Авто подгоняет размер к окружающему тексту; 9 опция Точно — устанавливает точный размер контрольного индикатора. − группа Состояние по умолчанию, где задается предустановка состояния флажка. 9 опция Снят задает сброшенное состояние; 9 опция Установлен — установленное. Поля со списками – это поля, при создании которых задается список допустимых значений. При заполнении формы пользователь может 5

выбрать значение этого поля из списка. Двойной щелчок по полю открывает диалоговое окно Параметры поля со списком (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 – Диалоговое окно Параметры поля со списком Основными параметрами полей со списками являются: − поле Элемент списка позволяет ввести текст, который будет добавлен в список поля со списком посредством кнопки Добавить. − кнопка Удалить удаляет элемент, выделенный в данный момент в списке элементов. − кнопки Порядок (две кнопки со стрелками) позволяют переставить выделенный в списке элемент. − флажок Разрешить изменения, сбросив который пользователь запрещает изменение содержимого данного поля при заполнении формы. В процессе создания документа в MS Word 2007 пользователь постоянно повторяет некоторую последовательность действий. Ее можно заменить макрокомандой. Макросы (или макрокоманды) — это программы, позволяющие автоматизировать в программе Word решение часто встречающихся задач обработки и оформления текста. В простейшем случае макрокоманда - это запись последовательности операций, выполняя которую, пользователь решает свою задачу. Эта последовательность один раз записывается (пользователем) и сохраняется, а затем может много раз воспроизводиться, т. е. выполняться (компьютером). Чтобы записать макрокоманду, необходимо перейти на вкладку Разработчик и нажать на кнопку Запись макроса. После чего в появившемся диалоговом окне, надо указать имя макрокоманды, поставить 6

макрокоманду в соответствие определенному шаблону документа и нажать кнопку ОК. Для того чтобы закончить запись макрокоманды необходимо вызвать это же диалоговое окно и нажать в нем кнопку Остановить. В процессе автоматической записи макрокоманды Word протоколирует все действия пользователя и переводит их на язык Visual Basic. Следует отметить, что все действия с помощью мыши в поле документа не записываются. Но можно использовать мышь для выбора команд из меню и путем нажатия кнопок на панелях инструментов во время записи макрокоманды. Для запуска макрокоманды на выполнение можно установить комбинацию клавиш, пункт меню или кнопку на панели инструментов. Существуют несколько способов запуска макрокоманды: − с помощью комбинации клавиш, назначенной макрокоманде; − по имени макрокоманды; − путем нажатия кнопки, которая была поставлена в соответствие данной макрокоманде. Присваивая создаваемым макрокомандам некоторые зарезервированные имена, можно заставить макрокоманды запускаться автоматически в тот момент, когда в системе выполняется определенное действие (происходит событие). В частности, существует возможность по аналогии с загрузкой операционной системы выполнить некоторую последовательность операций (макрокоманду AUTOEXEC) при загрузке программы Word 2007. В эту макрокоманду можно включить операции форматирования меню, выбора масштаба изображения и т.д. Некоторые имена макросов зарезервированы для макрокоманд, решающих специальные задачи. Эти макрокоманды вызываются в определенных ситуациях: − AutoNew - при создании нового документа с текущим шаблоном. − AutoOpen - при открытии документа. − AutoExec - при запуске Word (можно заблокировать ключом /m). − AutoClose - при закрытии документа. − AutoExit - по окончании сеанса работы Word. 7

Для любого поля формы можно задать автоматический запуск определенного макроса при активизации/деактивизации поля. Соответствующие установки выполняются в диалоговом окне Параметры в группе Выполнить макрос. − Выбранная в поле при входе макрокоманда запускается, как только поле формы активизируется в режиме заполнения. − Макрокоманда, заданная в поле при выходе, выполняется, как только вы покидаете поле формы. Задания и контрольные вопросы Задания 1 Изучить раздел «Общие сведения». 2 Создать шаблон - форму Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Приложение А) и сохраните ее под именем Приказ.dot. Для заполнения таблицы: мотив поощрения, вид премии, структурное подразделение, должность (специальность, профессия), основание использовать Поле со списком, а для остальных граф - Текстовое поле (при вставке текстовых полей для каждого поля выбрать соответствующий формат). 3 Для шаблона-формы макрокоманды:

Приказ.dot

записать

следующие

− AutoNew. При запуске этой макрокоманды должно произойти отключение всех панелей и линейки прокрутки. − AutoClose. При запуске этой макрокоманды должно произойти включение всех отключенных ранее панелей и линейки прокрутки. − Печать. При запуске этой макрокоманды выполняется печать Личного листка по учету кадров. Внимание! При создании этого макроса убедитесь, что состояние принтера - Свободен. − Выход. При запуске этой макрокоманды должен произойти выход из программы MS Word 2007 без сохранения изменений в документе. Внимание! При запросах Сохранить записанный макрос отвечать Да и Сохранить изменения в шаблоне Приказ.dot отвечать Да.

8

Примечание - При записи макрокоманд в опции Макрос доступен для выбрать Документы, основанные на Приказ.dot. 3 В конце шаблона вставить скрытым текстом Флажки и пояснения к ним: Чтобы напечатать, щелкните значок

.

Чтобы закончить работу, щелкните значок

.

4 Прикрепить к Флажкам соответствующие им макрокоманды: Печать и Выход. 5 Включить защиту формы. 6 Сохранить шаблон – форму Приказ.dot в папке Шаблоны и закрыть его. 7 Создать документ Приказ.doc на основе шаблона Приказ.dot. 8 Заполнить поля формы на нескольких сотрудников предприятия. 9 Продемонстрировать преподавателю в электронном виде результат работы. 10 Для правильного заполнения полей формы сформировать тексты справок. 11

Оформить отчет. Контрольные вопросы

1 Что такое макрокоманды? 2 Как осуществляется запись макрокоманды? 3 Что такое форма? 4 Какие поля используются для создания форм документов? 5 Какие параметры имеют текстовые поля формы? 6 Какие параметры имеют поля со списками? 7 Какие параметры имеют флажки? 8 Какими способами можно создать справочные тексты для правильного заполнения полей формы?

9

Лабораторная работа № 2 Создание связей в Word-документах Цель работы: научиться создавать перекрестные гиперссылки в Word-документе.

ссылки и

Общие сведения Создание перекрестных ссылок С помощью перекрестной ссылки в рамках Word-документа можно из любой позиции сослаться на другую, содержащую необходимую информацию. Создание перекрестных ссылок осуществляется переходом на вкладку Вставка/Связи и нажатием кнопки Перекрестная ссылка. Текстовый фрагмент, на который ссылаются посредством перекрестной ссылки, должен быть обозначен закладкой. Закладка формируется нажатием на кнопку Закладка в группе Связи на вкладке Вставка. Можно создать ссылку на сноску, заголовок, отформатированный известным стилем, текст закладки, рисунок или таблицу. Тип ссылки выбирается из списка Тип ссылки (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 – Диалоговое окно Перекрестные ссылки В поле Вставить ссылку на можно выбрать на что будет указывать ссылка. Например, на текст заголовка или на номер страницы, на которой находится данный заголовок. 10

Все ссылки в Word-документах представляют собой специальные коды полей, которые позволяют вставить на данное место в документ определенную информацию и при необходимости обновлять ее. Каждый код поля включает идентификатор операции, который может вводиться как прописными, так и строчными буквами. Например, {REF} служит для создания перекрестной ссылки. После идентификатора в коде поля могут присутствовать аргументы, например имя закладки, текст которой должен быть вставлен в данное место документа в качестве перекрестной ссылки. Многие коды полей дополняются ключами, определяющими способ вычисления поля. Ключ начинается символом обратной косой черты \. Ключ \*CharFormat задает использование форматирования идентификатора кода поля в качестве формата для всех символов значения поля. Ключ учитывает все атрибуты форматирования символов, т.е. начертание, вид, размер и цвета шрифта. Ключ \*Mergeformat позволяет форматирование поля при обновлении поля.

сохранить

предыдущее

Ключи определения регистра букв применяются к значениям полей, представляющим собой цепочки символов (фрагменты текста), и определяют способ записи значений полей прописными или строчными буквами: Ключ \*Caps делает первые буквы всех слов прописными; Ключ \*FirstCap делает прописной;

первую букву вставленного текста

Ключ \*Upper делает все буквы вставленного текста прописными; Ключ \*Lower делает все буквы вставленного текста строчными. При выделении текста перекрестной ссылки в документе можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать режим отображения на экране либо кода поля, либо его значения (пункт меню Коды/ Значения полей), а также обновить значение поля (пункт меню Обновить поле).

11

Работа с гиперссылками Гиперссылки позволяют быстро переходить от одного приложения к другому, открывать файлы или веб-страницы прямо из документа. Для вставки гиперссылки нужно, прежде всего, выделить объект перехода. Это может быть либо текст, либо графическое изображение. После этого нужно вызвать на экран диалоговое окно Вставка гиперссылки (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 – Диалоговое окно Вставка гиперссылки Для вызова этого диалогового окна нужно выполнить одно из следующих действий: − нажать сочетание клавиш Ctrl+K; − перейти на вкладку Вставка и нажать кнопку Гиперссылка в группе Связи. В левой части окна Вставка гиперссылки расположены четыре кнопки, которые позволяют быстро создавать гиперссылки на различные элементы: − на существующий файл или на веб-страницу; − на другое место в этом же документе; − на новый документ; − на адрес электронной почты. Независимо от вида создаваемой гиперссылки можно упростить ее использование, заполнив поле Текст. В этом случае вместо сетевого адреса файла или каталога, пользователь увидит этот текст. 12

При нажатии кнопки Подсказка открывается окно Подсказка для гиперссылки. Заданный здесь текст (длиной до 255 символов) будет отображен в виде подсказки, которая появится при наведении (без щелчка) указателя мыши на ссылку Пользоваться гиперссылками, вставленными в документ Word, нужно не так, как в браузере. Для перехода по ней следует либо просто щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке, либо нажать и удерживать клавишу Ctrl и щелкнуть по ссылке. С помощью гиперссылок можно легко обеспечить навигацию по документу. Для связывания гиперссылки с определенным местом в документе необходимо предварительно место перехода по гиперссылке пометить закладкой. Если после этого в области Связать с диалогового окна Добавление гиперссылки выбрать кнопку Местом в документе, то все закладки и заголовки отобразятся в соответствующем окне. Среди них можно выбрать тот объект, ссылку на который вы хотите создать. Созданную гиперссылку можно редактировать при помощи контекстного меню, вызвать которое можно щелчком на ней правой кнопкой мыши. Используя предлагаемые команды, с гиперссылками можно произвести следующие действия: изменить, выделить, открыть, скопировать и удалить. Задания и контрольные вопросы Задания 1. Изучить раздел «Общие сведения». 2. Набрать «Ведомость выплаты комиссионных и премий за I квартал текущего года» согласно заданию 1 (Приложение Б). 3. Произвести вычисления в строках комиссионных» и «Итоги в выплате».

ведомости

«Выплата

4. Составить три справки о заработной плате по образцу задания 1 для главного инженера Корчагина Л.А., менеджера фирмы Поповой И.Н. и инспектора по кадрам Фроловой С.К. за I квартал текущего года. Фамилию, инициалы, должность сотрудников фирмы, а также сумму среднего заработка вставить посредством перекрестной ссылки. Для этого 13

необходимо фамилию и инициалы пометить закладками, имена которых состоят из первой буквы фамилии, наименование должности пометить закладками, имена которых состоят из нескольких букв названия должности, а сумму заработка Корчагина Л.А. пометить закладкой Корчагин; Поповой И.Н. пометить закладкой Попова, Фроловой С.К. пометить закладкой Фролова. В диалоговом окне Перекрестная ссылка выбрать тип ссылки Закладка. 5. После вставки перекрестных ссылок в тексты справок для каждого сотрудника перейти в режим отображения кодов полей и добавить соответствующие ключи, определяющие следующие способы вычисления полей: 9 фамилии и инициалы сотрудников начинались с прописных букв;

должны

начинаться

9 на названия должностей наложено форматирование символов полужирный курсив; 9 сумма заработка должна сохранить предыдущее форматирование поля при обновлении поля. 6. Набрать текст письма-просьбы согласно (Приложение Б) и сохранить его в своей папке Письмо_просьба.

заданию 2 под именем

7. Набрать текст письма-ответа согласно заданию 2 (Приложение Б) и сохранить его в своей папке под именем Письмо_ответ. 8. Создать гиперссылку в документе Письмо_ответ на реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». 9. Создать текст подсказки для гиперссылки. 10. Перейти по гиперссылке в документ Письмо_просьба и продемонстрировать преподавателю результат работы. 11. Оформить отчет. Контрольные вопросы 1.

Что понимается под перекрестной ссылкой?

2.

Как вставить в документ перекрестную ссылку?

3.

Для чего используются в документах гиперссылки? 14

4.

В чем отличие гиперссылки от перекрестной ссылки?

5.

Как создать гиперссылку на новый документ?

6. Как создать гиперссылку на определенное место в данном документе? 7.

Как создать подсказку для гиперссылки?

Лабораторная работа № 3 Создание многостраничных документов в режиме структуры Цель работы: изучить режим структуры программы MS Word 2007 при работе с большими документами, научиться создавать и обрабатывать колонтитулы, оглавления и указатели. Общие сведения Большинство многостраничных документов имеют не только большой объем, но и сложную структуру, т.е. схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей, в которой на самом высоком уровне иерархии находится название разделов документа, на более низких уровнях располагаются названия его отдельных структурных элементов. К таким документам можно отнести различного рода статьи, отчеты, руководства, организационные документы предприятия и пр. Для эффективной работы с многостраничными документами в программе MS Word 2007 есть следующий стандартный набор операций: − создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например, повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков; − просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии; − создание сносок, закладок, оглавления, списка иллюстраций.

15

ссылок,

различных

указателей,

Работа с документом в режиме Структура В режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру, перемещать заголовки вместе с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей. Для перехода в режим Структура нужно нажать кнопку Структура в группе Режимы просмотра документа на вкладке Вид, после чего появится одноименная вкладка, с помощью которой можно быстро работать с текстом (Рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 - Вкладка Структура Используя эту панель, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (Рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 - Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень служат для Кнопки с изображением стрелок изменения уровня заголовка. Для выполнения этой операции необходимо предварительно выделить заголовок и относящийся к нему текст. При нажатии кнопки Повысить уровень или Понизить уровень изменится уровень всех подзаголовков. Кнопка Понизить до обычного текста предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения 16

уровня заголовка до основного текста. Кнопка Повысить до Заголовка 1 поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий. Чтобы работать в режиме Структура нужно предварительно оформить текст документа при помощи стилей, т.е. отформатировать названия разделов и подразделов в соответствии с установками стандартных стилей Заголовок1, Заголовок2, Заголовок3, а на основной текст наложить стиль Обычный. Для этого нужно выполнить следующее: − перейти на вкладку Вид и установить флажок Схема документа в группе Показать или скрыть. В левой части окна появится панель, на которой представлены все заголовки документа; − выделить соответствующий текст; − выбрать необходимый стиль из списка; − перейти в режим Структура, нажав кнопку Структура в группе Режимы просмотра документа на вкладке Вид. Создание колонтитулов Чтобы создать колонтитулы, нужно перейти на вкладку Вставка и нажать кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы, затем в появившемся меню выбрать тип колонтитула. При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы и будут созданы верхний и нижний колонтитулы, а курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы. Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор (Рисунок 3.3), на которую вынесены основные функции, для работы с колонтитулами.

Рисунок 3.3 - Вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор Эта панель помогает выполнять следующее:

17

− изменять параметры оформления колонтитулов и устанавливать особый колонтитул для первой страницы; − изменять параметры и номер страницы; − переходить от верхнего колонтитула к нижнему; − вставлять текущую дату и время; − добавлять дополнительные экспресс-блоки, например, имя автора документа, название организации, ключевые слова и пр. Ввод, редактирование и оформление текста колонтитула выполняется так же, как основного текста в документе. Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор. Чтобы удалить колонтитул, нужно удалить весь находящийся в нем текст. Задание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц При использовании колонтитулов для нумерации страниц в документе с двухсторонней печатью текста, колонтитулы четных и нечетных страниц должны различаться. Колонтитулы четных страниц обычно выравниваются по левому краю, нечетных — по правому. Чтобы создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на области колонтитулов, чтобы появилась вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор и в группе Параметры установить флажок Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц (Рисунок 3.4).

Рисунок 3.4 - Флажок Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц в группе Параметры В этой же группе можно, установить флажок Особый колонтитул для первой страницы, так как на титульном листе документа номер страницы не проставляется. 18

Создание оглавления При работе с большими документами часто автоматическое создание оглавления, которое может навигации в электронном документе.

используется помочь при

Для создания оглавления необходимо: − наложить соответствующие стили на названия разделов документа; − установить курсор в том месте, где будет располагаться оглавление; − перейти на вкладку Ссылки и нажать кнопку Оглавление в одноименной группе (Рисунок 3.5).

Рисунок 3.5 - Группа Оглавление − из появившегося меню выбрать стиль оглавления (Рисунок 3.6).

Рисунок 3.6 - Выбор стиля оглавления из меню 19

Стиль оглавления можно настроить вручную. Для этого нужно выбрать команду Оглавление... в меню со стилями в появившемся одноименном окне (Рисунок 3.7) выполнить следующее:

Рисунок 3.7 - Изменение стиля оглавления − установить флажок Показать номера страниц для отображения номеров страниц каждого элемента списка; − установить флажок Номера страниц по правому краю для выравнивания номеров страниц по правому краю; − в поле Заполнитель выбрать тип линий (точечные, пунктирные или сплошные), которые будут вставлены между элементами оглавления и номерами страниц; − задать количество уровней оглавления в поле Уровни; − нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить создание оглавления. Если после создания оглавления в документ вносились правки, то нужно поместить курсор в поле оглавления и нажать клавишу F9 для его обновления или нажать кнопку Обновить таблицу в группе Оглавление. Создание предметного указателя В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми, а также указываются номера страниц, на которых упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает 20

указатель по алфавиту и, к тому же, сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста. Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно пометить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель. Для пометки терминов, включаемых в указатель необходимо: − выделите нужный участок текста. − нажать сочетание клавиш Alt+Shift+X или перейти на вкладку Ссылки и нажать кнопку Пометить элемент в группе Предметный указатель. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя, в котором выделенная фраза появится в поле основной области Элемент указателя. Это окно позволяет создать и многоуровневый указатель. Для этого нужно ввести фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя. Чтобы задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель нужно установить переключатель Параметры в положение текущая страница. Чтобы вставить ссылку на другую фразу или термин нужно установить переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и набрать соответствующий текст после слова Cм. После того как ввод термина будет завершен, нажать кнопку Пометить. Если выбрать кнопку Пометить все, после термина будут указаны номера всех страниц, где он встречается. После выделенного текста появится поле предметного указателя, и будут выведены непечатаемые символы. Для создания указателя необходимо: − установить курсор в том месте текста, где должен быть вставлен указатель; − перейти на вкладку Ссылки и нажать кнопку Предметный указатель

в одноименной группе на ленте; 21

− в открывшемся диалоговом окне Указатель из списка Форматы выбрать формат указателя; − чтобы дополнительные элементы располагались под основными, установить переключатель Тип в положение с отступом (в противном случае дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными); − нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить создание указателя. Задания и контрольные вопросы Задания 1. 2. Часть 1).

Изучить раздел «Общие сведения». Открыть лабораторную работу № 1 (методические указания

3. Наложить стандартные стили: Заголовок1 – на название лабораторной работы; Заголовок2 – название приложения. 4. Изменить стили: для Заголовка1 использовать шрифт Arial 16 пт, отбивка абзаца - до заголовка 42 пт, после - 24 пт; для Заголовка2 использовать шрифт Arial 14пт, отбивка абзаца - до заголовка 24 пт, после - 12 пт. 5. Перейти в режим Структура, и в группе Главный документ нажать кнопку Показать документ. 6. Открыть окно Вставка вложенного документа через кнопку Вставить и, выбрав в нем файл с именем «Лабораторная работа № 2», нажать кнопку Открыть. 7. № 3-5.

Повторить пункт 6 для вставки текстов лабораторных работ

8. Переместить заголовки в режиме отображения заголовков без подтекста так, чтобы они располагались в следующем порядке: Лабораторная работа № 1. Использования механизма слияния документов для автоматизации почтовой рассылки …………………………………………………………………………….

22

Лабораторная работа № 6. Создание многостраничных документов в режиме структуры Приложение А. Результат выполнения лабораторной работы № 1 ……………………………………………………………………….. Приложение Д. Результат выполнения лабораторной работы № 5 9.

Создать титульный лист.

10.

Создать оглавление.

11. Создать предметный указатель, включающий ключевые слова по каждой лабораторной работе. 12. Вставить в документ верхний колонтитул и установить режим Разные колонтитулы четных и нечетных страниц и Особый колонтитул для первой страницы. 13.

Вставить в колонтитулы номера страниц.

14. Вставить в колонтитулы, нажав кнопку Экспрессблоки/Свойства документа, следующие поля: для нечетных страниц – «Название, Дата публикации»; для четных – «Автор». На первой странице колонтитул не печатать. 15. Распечатать единый отчет по всем лабораторным работам в режиме двухсторонней печати. Контрольные вопросы 1. стиля?

Какие действия необходимо выполнить для создания нового

2.

Что понимается под структурой документа?

3.

Как отображается документ в режиме Структуры?

4.

Как вставить в главный документ вложенные документы?

5.

Как вставить в документ колонтитул?

6. Какую автоматически?

информацию

можно

ввести

в

колонтитул

7.

Как создается автоматическое оглавление документа?

8.

Какими способами можно обновить оглавление? 23

9.

Как создается предметный указатель?

10.

Как создать многоуровневый указатель?

Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. ГОСТ документам.

2.105-95

ЕСКД.

Общие

требования

к

текстовым

3. Надеева Н.Н. Системы подготовки текстовых документов: Учебное пособие/ Под ред. проф. Фионовой Л.Р. – Пенза: ИИЦ, 2007.

24

Приложение А (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 1 Код Форма по ОКУД по ОКПО

0301027

(наименование организации)

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работников (мотив поощрения)

(вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. – указать)

Фамилия, имя, отчество

1

ТабельСтруктурное ный номер подразделение

2

3

С приказом (распоряжением) Должность Сумма, работник (специальность, руб. ознакомлен. профессия) Личная подпись работника. 4 5 6

Основание:

Руководитель организации (должность)

Чтобы напечатать, щелкните значок Чтобы закончить работу, щелкните значок

25

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приложение Б (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 2 Задание 1 Образец ведомости Ведомость комиссионных и премий сотрудников ОАО «Зодиак» за I квартал 20__ года СОТРУДНИКИ Комиссионная ставка Объем продаж Комиссионные Выплата премии ИТОГО К ВЫПЛАТЕ

КОРЧАГИН Л.А.

ПОПОВА И.Н.

ФРОЛОВА С.К.

7% 35000,00 {} 2000,00 {}

5% 43100,00 {} 2500,00 {}

6% 52050,00 {} 3000,00 {}

Образец справки Эмблема ОАО «Зодиак» Открытое акционерное общество ОАО «Зодиак» (ОАО «Зодиак») адрес, телефон, р/с 00000000000000000000 название банка, к/с 00000000000000000000 БИК 000000000

Адресат

ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 СПРАВКА 00.00.0000

№

{Фамилия, И.О.}работает {указать должность} ОАО «Зодиак». Его (её) средний заработок за I квартал (указать текущий год) года составил {сумма среднего заработка} рублей. Генеральный директор

подпись

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер

подпись

И.О. Фамилия

М.П.

26

Задание 2 Письмо - просьба Закрытое акционерное общество «Тайдекс» (ЗАО «Тайдекс»)

Директору ОАО «Логос М»

ул. Мира, 13,

С.И. Дорохову

г. Пенза, 440049

ул. Новгородская, д. 14, к. 2

тел./факс (8412) 54 12 58

Москва, 127572

ОКПО 02532587, ОГРН 10258010113687 ИНН/КПП 583369875/583358741 30.11.20__ № 35 На № __ от «__»____200_ г. Об изменении срока поставки Уважаемый Станислав Игоревич! Просим Вас ускорить сроки производственной необходимости.

поставки

Директор

компьютерной

мебели

ввиду

Ф.И. Прищепов

Л.Г. Трофименко 54 12 58

27

Письмо - ответ Открытое акционерное общество «Логос М» (ОАО «Логос М»)

Директору ЗАО «Тайдекс»

ул. Новгородская, д. 14, к. 2

Ф.И. Прищепову

Москва, 127572

ул. Мира, 13,

тел./факс (095) 236 11 10

г. Пенза, 440049

ОКПО 02532145, ОГРН 10258010113571 ИНН/КПП 583369211/583358444 01.12.20__ № 25/02/03 На № 02/03/035 от 30.11.20__ Об изменении срока поставки Уважаемый Федор Иванович! Сообщаем Вам о том, что вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Генеральный директор

С.И. Дорохов

П.П. Матвеева 236 11 10

28

Содержание Лабораторная работа № 1 Автоматизация подготовки документов на основе электронных форм с использованием макрокоманд .................................................................................................3 Лабораторная работа № 2 Создание связей в Word-документах ..................................................10 Лабораторная работа № 3 Создание многостраничных документов в режиме структуры .....15 Список использованной литературы..................................................................................................24 Приложение А. Задания к лабораторной работе № 1 .....................................................................25 Приложение Б. Задания к лабораторной работе № 2......................................................................26

29