Оформление пояснительной записки к курсовому проекту с помощью Openoffice Writer: Методические указания к курсовому проекту

Пензенский государственный университет Институт информатики и вычислительной техники Кафедра "Информационно-вычислительные системы"

ОФОРМЛЕНИЕ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ К КУРСОВОМУ ПРОЕКТУ С ПОМОЩЬЮ OPENOFFICE WRITER Методические указания к курсовому проекту

2007

УДК 681.3.07

Методические указания разработаны на кафедре "Информационно-вычислительные системы" и предназначены для студентов института информатики и вычислительной техники специальности 230102 "Автоматизированные системы обработки информации и управления" при выполнении курсовых работ и проектов.

Составители: канд. техн. наук, доцент А.В.Еременко, канд. техн. наук, ст. преподаватель Г.В.Бобрышева, ст. преподаватель И.А.Долгова.

2

Оглавление Введение........................................................................................................................................................4 Подготовка к работе.....................................................................................................................................4 Импорт шаблона......................................................................................................................................4 Создание текстового документа.............................................................................................................5 Работа над пояснительной запиской..........................................................................................................6 Титульный лист.......................................................................................................................................6 Задание на курсовой проект...................................................................................................................7 Реферат.....................................................................................................................................................7 Содержание..............................................................................................................................................7 Введение...................................................................................................................................................7 Разделы ПЗ...............................................................................................................................................8 Заключение..............................................................................................................................................8 Список использованных источников.....................................................................................................8 Приложения.............................................................................................................................................8 Приемы работы с документом....................................................................................................................9 Вставка библиографических ссылок.....................................................................................................9 Использование таблиц..........................................................................................................................12 Вставка рисунков...................................................................................................................................14 Вставка рисунка из файла................................................................................................................15 Замещение старого рисунка новым.................................................................................................16 Вставка в текст перекрестных ссылок.................................................................................................16 Печать пояснительной записки............................................................................................................17 Используемые в шаблоне стили абзаца...............................................................................................17

3

Введение Значительную долю времени при написании пояснительной записки (ПЗ) к курсовому проекту занимает форматирование текста, проставление нумерации разделов, подразделов, формул, таблиц. Оформление списка литературы и содержания требует не только времени, но и внимательности. В данном методическом пособии рассказано о том, как всё это сделать легко и быстро, а самое главное не задумываясь над тем, правильно ли пронумерованы страницы, что надо изменить при вставке в середину главы, таблицы или формулы, а полностью погрузиться в работу над содержанием вашего документа. В руководстве содержится то необходимое и достаточное, что вам надо знать и уметь, для того чтобы написать и правильно оформить вашу работу. В процессе оформления пояснительной записки вы будете использовать шаблон, разработанный с учетом требований ГОСТ 2.105 – 95 к текстовым документам. Шаблон рассчитан на то, что ПЗ выполняется на одной стороне листов белой бумаги формата А4 с использованием программного пакета OpenOffice.org (OOo). Все листы ПЗ оформляются рамкой. Текст ПЗ разделяется на разделы, а при необходимости на подразделы, пункты и подпункты. Наименования разделов и подразделов записываются с абзаца в виде заголовков строчными буквами, кроме первой прописной, и выносятся в содержание ПЗ. Разделам присваиваются порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами без точки и записываемые с абзацного отступа. Подразделы имеют нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделённых точкой, например: 1.1, 1.2 и т. д. Внедрение и использование пакета OpenOffice.org полезно для учебных заведений ввиду возможности кардинального уменьшения стоимости лицензионных обязательств владения программным обеспечением для ПК.

Подготовка к работе Прежде, чем приступать к работе над пояснительной запиской с использованием готового шаблона, необходимо выполнить импорт этого шаблона в папку для шаблонов OOo. Шаблон, который вы будете использовать, хранится в файле с именем "Курсовой проект.ott". Этот файл необходимо сначала временно разместить в каком-либо каталоге на вашем ПК. В дальнейшем после импорта шаблона в систему OOo, этот файл можно удалить из временного каталога.

Импорт шаблона Чтобы импортировать шаблон в папку для шаблонов: 1) Откройте OpenOffice.org Writer из меню Пуск. 2) Выберите из главного меню пункт Файл > Шаблоны > Управление. Откроется окно Управление шаблонами (Рис. 1). 3) В левой секции этого окна дважды щелкните по папке с именем Образование. Эта папка раскроется и будет показано ее содержимое. 4) Щелкните по кнопке Команды. Откроется контекстное меню.

4

Рис. 1. Диалоговое окно Управление шаблонами. 5) Из контекстного меню выберите Импорт шаблона. Откроется диалоговое окно Открыть. 6) Найдите шаблон (файл) с именем "Курсовой проект.ott", который надо импортировать, и щелкните по кнопке Открыть. Диалоговое окно Открыть закроется, а шаблон с именем Курсовой проект появится в папке Образование. 7) Щелкните по кнопке Закрыть в окне Управление шаблонами, чтобы закрыть это окно.

Замечание

Импорт шаблона необходимо делать только один раз. Если вам необходимо будет оформлять несколько пояснительных записок, то после работы над первой из них можно сохранить вашу первую пояснительную записку и приступить к оформлению следующей без импорта шаблона – он уже находится в нужной папке шаблонов OOo.

Создание текстового документа После импорта шаблона в папку для шаблонов OOo можно приступать к созданию текстового документа с вашей пояснительной запиской. Для создания текстового документа с вашей пояснительной запиской: 1) Откройте OpenOffice.org Writer из меню Пуск (если он еще не открыт). 2) Выберите из главного меню пункт Файл > Создать > Шаблоны и документы. Откроется диалоговое окно Шаблоны и документы. В левой секции этого окна щелкните по иконке Шаблоны. В средней секции этого окна дважды щелкните по папке шаблонов Образование, а затем выберите в ней шаблон Курсовой проект.

5

3) Щелкните по кнопке Открыть. В OpenOffice.org Writer будет создан текстовый документ с именем Безымянный.

Рис. 2. Диалоговое окно Шаблоны и документы, в котором открыта папка шаблонов Образование. 4) Сохраните этот новый документ с помощью пункта главного меню Файл > Сохранить как. Присвойте ему необходимое имя и поместите в нужную для вас папку. Теперь можно непосредственно приступить к созданию вашей пояснительной записки, основанной на загруженном шаблоне.

Работа над пояснительной запиской Титульный лист Титульный лист является первым листом ПЗ и предназначен для размещения на нем темы курсового проекта, названия дисциплины, фамилий и подписей студента и руководителя. Шаблон пояснительной записки разработан так, что выполнены все требования, предъявляемые к его оформлению. Поэтому на титульном листе вам необходимо на местах, соответствующих названию темы курсового проекта, названию дисциплины, фамилиям студента и руководителя, должности руководителя и года вписать свои данные, заменив ими соответствующий стандартный текст шаблона.

6

Задание на курсовой проект Задание на выполнение курсового проекта выдается руководителем и содержит исходные данные, необходимые для работы над проектом, а также определяет его структуру и объем. Оно подписывается руководителем, студентом и утверждается заведующим кафедрой. Лист с оформленным заданием необходимо просто вставить в пояснительную записку перед рефератом, после вывода на печать содержимого самой пояснительной записки.

Реферат Реферат к курсовому проекту, согласно ГОСТ 7.9 – 77 – это сокращенное изложение содержания документа с основными сведениями и выводами. Реферат размещается на листе с полностью оформленной основной надписью в соответствии с требованиями ГОСТ 2.104 – 68. Реферат должен содержать сведения об объеме, количестве иллюстраций, количестве таблиц, количестве использованных источников, количестве приложений, объекте исследования, цели работы, полученных результатах. Шаблон предусматривает наличие всех указанных сведений и вам необходимо вставить в текст реферата и основную надпись свои данные, заменив ими соответствующий стандартный текст шаблона. Разработанным шаблоном предусмотрена автоматическая сквозная нумерация всех страниц и подсчет общего их числа. Поэтому вручную вам нет необходимости изменять соответствующие поля пояснительной записки. При этом надо учесть также и то, что удаление страниц или добавление дополнительных страниц в пояснительную записку, не требует от вас корректировки нумерации страниц – все это автоматически за вас сделает шаблон.

Содержание Содержание включает номера и наименования разделов, подразделов и пунктов с указанием номеров листов (страниц). Вам также не надо заботиться о вводе в содержание указанных сведений – шаблон это сделает за вас. Однако, при этом вы должны в конце своей работы над содержимым пояснительной записки перейти на страницу Содержание и выполнить следующие действия: 1) Щелкнуть правой кнопкой мышки по страничке Содержание (в любом месте, выделенном цветом). 2) Откроется контекстное меню, в котором надо щелкнуть по пункту Обновление указателя. Сведения в Содержании приобретут свой окончательный вид, так как они будут автоматически пересчитаны.

Введение Введение отражает состояние рассматриваемого вопроса и содержит обоснование необходимости его решения. Во введении дается обзор отечественной и зарубежной литературы по рассматриваемому вопросу, показывается его связь с производственными задачами, обосновывается актуальность темы проекта, формулируются основные задачи. Замените на соответствующем листе шаблона имеющийся образец текста своими данными. 7

Разделы ПЗ Разделы ПЗ отражают основное содержание работы и составляются в соответствии с требованиями руководителя. Курсовые проекты, направленные на разработку программного обеспечения для работы с базами данных, должны включать следующие разделы: техническое задание, концептуальное проектирование системы, логическое проектирование БД, физическое проектирование БД, описание программы, методику испытаний, описание применения. Перечисленные разделы должны отвечать требованиям ЕСПД. Разработанный шаблон пояснительной записки ориентирован на курсовые проекты по разработке программного обеспечения для работы с базами данных. Поэтому он включает в себя все перечисленные разделы. Вам необходимо заменить имеющиеся в шаблоне образцы текста своими данными, а также включить в ПЗ содержимое вашей работы. Для курсовых проектов по другой тематике вам необходимо будет скорректировать также названия разделов ПЗ в соответствии с требованиями руководителя.

Заключение Заключение отражает основные результаты, полученные в ходе курсового проектирования, а также содержит краткие выводы по полученным результатам и предложения по их использованию. Вам и здесь необходимо заменить имеющиеся в шаблоне образцы текста своими данными.

Список использованных источников Список использованных источников содержит библиографическое описание информации в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1 – 84.

источников

Источники располагают в порядке появления ссылок в тексте ПЗ или в алфавитном порядке фамилий авторов. В шаблоне использована сортировка источников в алфавитном порядке фамилий авторов. Ссылки в тексте на источники указывают порядковым номером в соответствии со списком использованных источников и выделяют двумя косыми чертами.

Приложения Приложения оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа. В приложении приводится графический материал, таблицы большого формата, расчёты, текст программ, экранные формы и т.д. Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки, например: (см. приложение А). Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа. Каждое приложение должно начинаться с титульного листа с указанием посередине страницы слова "Приложение" и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".

8

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность. В случае полного использования букв русского алфавита допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O, а затем арабскими цифрами. Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А". Приложение, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложение на листах формата А3, А2 и А1 по ГОСТ 2.301 – 68. Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров. При обновлении содержания в конце вашей работы над пояснительной запиской, это будет сделано автоматически.

Приемы работы с документом Вставка библиографических ссылок. Как это ни странно и непривычно, но тем не менее, сначала вставляются библиографические ссылки, а затем формируется список использованных источников. Для того чтобы вставить библиографическую ссылку в текст пояснительной записки, необходимо курсор мышки поместить в то место документа, где должна быть расположена ссылка, затем выбрать из главного меню пункт Вставка > Оглавление и указатели > Элемент списка литературы. Откроется окно Вставить библиографическую ссылку, причём данное окно закрывать совсем не обязательно (Рис. 3).

Рис. 3. Вставка библиографической ссылки Выбираем из какого источника будем вставлять библиографическую ссылку. Таким источником может быть база данных библиографии, которая поставляется вместе с OOo, или содержимое документа (пояснительной записки). При создании пояснительной записки лучшим решением 9

будет помещение названий использованных источников в содержимое документа. Для этого необходимо в секции Элемент установить переключатель «Из содержимого документа», и так как у вас вначале нет в содержимом пояснительной записки ни одного названия использованного источника (кроме включенных в шаблон), то следует щелкнуть по кнопке Создать. Перед вами откроется диалоговое окно Задать библиографическую ссылку (см. Рис. 4).

Рис. 4. Создание библиографической ссылки в содержимом документа В этом окне необходимо заполнить следующие поля для данного элемента списка использованных источников (например, для ссылки на книгу): •

Сокращение – автор и заголовок (сокращенные);

•

Автор – полные данные об авторе (Фамилия, инициалы);Год – год издания книги;

•

Тип – выбрать из выпадающего списка строку "Книга";

•

Заголовок – полное название книги;

•

Издательство – полное название издательства (с указанием города);

•

Количество страниц – количество страниц книги (в конце символы "с.");

•

Издание – номер издания книги.

Далее следует щелкнуть по кнопке ОК, а затем по кнопке Вставить /1/. Поскольку список использованных источников отформатирован для ссылок на книги, то в скобках, при ссылке, например на книгу, вместо номера, может появиться текст из поля Сокращение – [Дейт Введение]. В дальнейшем, после вставки всех ссылок в документ, необходимо будет отформатировать сам Список использованных источников для конкретного типа источников, после чего в ссылках вместо текста из поля Сокращение будут использоваться номера элементов списка. Для форматирования списка использованных источников: 1) Щелкните правой кнопкой мышки по уже имеющемуся в шаблоне списку использованных источников (в закрашенной области списка). 10

2) Из контекстного меню выберите строку Правка указателя. Перед вами откроется диалоговое окно Вставить оглавление/указатель. Диалоговое окно Вставить оглавление/указатель имеет пять вкладок. На вкладке Вид никаких изменений вносить не требуется (см. Рис. 5). Поэтому сразу перейдите на вкладку Элементы (Рис. 6). Замечание

В шаблоне текст элемента списка для книги уже отформатирован и им можно пользоваться в вашей работе над пояснительной запиской.

Рис. 5. Вкладка Вид для списка использованных источников Структура элемента списка определяется в строке Структура на этой вкладке и основывается на полях библиографической ссылки, которые вы уже ранее заполнили. Структуру элементов списка, а также поля, которые надо заполнять при создании ссылки (Рис. 4), можно определить в зависимости от Типа элемента (Книга, Статья, Веб-документ и пр.).

Рис. 6. Вкладка Элементы для списка использованных источников

11

По умолчанию, в структуре для конкретного типа ссылок (на Рис. 6 это Книга) отображаются следующие поля, к которым вы должны затем добавить дополнительные: •

Со – Сокращение

•

Ав – Автор

•

За – Заголовок

•

Го – Год

Между указанными полями расположены поля для разделительных символов. При создании новой структуры форматирования для другого типа ссылок, необходимо будет также скорректировать порядок следования информационных полей и содержимое полей для разделителей. Для этого необходимо: •

Выделить в списке Тип нужный тип ссылки;

Для добавления нового информационного поля надо поместить курсор в прежнее информационное поле, перед которым вы хотите вставить новое; •

• Выбрать в секции Структура из выпадающего списка название нового информационного поля; •

Щелкнуть по кнопке Вставить.

Для изменения полей с разделителями, необходимо поместить курсор в редактируемое поле и вручную скорректировать его содержимое. Ниже приведен пример Списка использованных источников для книг:

Список использованных источников 1 Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 7-е издание.-М.: Изд. Издательский дом Вильямс, 2001.-1072 с. В конце своей работы над пояснительной запиской вы должны обновить Список использованных источников, таким же способом, каким вы обновляли Содержание.

Использование таблиц Таблицы в OpenOffice широко используются для структурирования информации. Для вставки таблицы поместите курсор в нужное место документа и выполните команду меню Таблица > Вставить > Таблица. В результате откроется диалоговое окно Вставка таблицы (Рис. 7). В этом окне необходимо настроить желаемое название, количество строк, столбцов и значения параметров секции Параметры. При желании можно выбрать какой-либо предопределённый стиль, нажав на кнопку Автоформат и выбрав его из открывшегося окна Автоформат.

12

Рис. 7. Диалоговое окно Вставка таблицы В результате получим примерно такую таблицу: Таблица 1: Сравнительные данные Заголовок 1

Заголовок 2

Заголовок 3

которую предстоит заполнить своими данными. Следует иметь в виду, что таблица появляется без названия. Его можно вставить позже, выполнив команду меню Вставка > Название. Для того, чтобы эта команда стала активной в меню, необходимо курсор установить внутри таблицы. После выполнения указанной команды появится диалоговое окно Название (Рис. 8).

Рис. 8. Диалоговое окно Название

13

С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия.

Рис. 9. Диалоговое окно Параметры диапазона номеров Как правило более или менее сложная таблица может представлять собой не просто сетку, а и объединение в пределах этой сетки некоторых строк и/или столбцов, логически объединяющих категории данных. Может это делать и OpenOffice Writer. Для этого необходимо использовать панель инструментов Таблица.

Рис. 10. Панель инструментов Таблица Эта панель инструментов появляется на экране, как только курсор будет установлен внутри таблицы, в любом ее месте. При этом, если эта панель закреплена, то она появляется обычно в верхней части рабочего окна, ниже Панели форматирования. Кнопки, имеющиеся на этой панели инструментов, служат для форматирования таблицы. Назначение каждой из них можно увидеть, нажав клавиши Shift + F1 и поместив курсор в форме вопроса над интересующей вас кнопкой этой панели инструментов. Вставку таблицы можно также выполнить и несколько по-другому. Можно выделить пробную таблицу, имеющуюся в шаблоне Курсовой проект, а затем с помощью пунктов меню Правка > Копировать и Правка > Вставить создать новую таблицу в нужном месте пояснительной записки. При этом надо выделить не только саму таблицу, но и ее название. Тогда новая таблица будет создана вместе с ее названием. После этого с помощью панели инструментов Таблица можно настроить параметры новой таблицы так, чтобы они удовлетворяли вас. Кроме того, надо будет изменить текст названия таблицы, а вот номер таблицы будет изменен приложением Writer автоматически, после ее создания указанным способом.

Вставка рисунков Рисунки (иллюстрации) наглядно поясняют представленный в пояснительной записке материал и по этой причине они просто необходимы. Любую иллюстрацию можно создать несколькими способами. Рассмотрим только два из них – вставка рисунка из файла и замещение старого рисунка новым путем копирования. 14

Вставка рисунка из файла

При использовании этого способа рисунок вместе с его названием помещается во врезку. Для вставки рисунка этим способом: 1) Поместите курсор в то место документа, где должен размещаться рисунок. Выполните команду меню Вставка > Изображение > Из файла. Откроется диалоговое окно Вставить изображение.

Рис. 11. Выбор файла со вставляемым рисунком 2) Найдите с помощью этого окна нужный рисунок и щелкните по кнопке Открыть. В документ будет вставлен выбранный вами рисунок. 3) Теперь необходимо вставить название рисунка. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мышки по вставленному рисунку, после чего из контекстного меню выбрать строку Название. Откроется диалоговое окно Название (Рис. 12). С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия (см. Рис. 9).

Рис. 12. Ввод названия рисунка

15

4) В секции Свойства этого окна, введите в поле Категория категорию рисунка (Рис., Рисунок и пр.), выберите необходимый стиль нумерации с помощью поля Нумерация, введите необходимый символ разделителя (двоеточие, тире и пр.) и щелкните по кнопке ОК. Вокруг рисунка будет сформирована врезка, а в нижней части этой врезки вы увидите введенное вами название рисунка. Замещение старого рисунка новым

Это самый простой способ — скопировать в буфер обмена образец рисунка, приведенный в шаблоне пояснительной записки, вместе с его врезкой и названием, вставить в новом месте документа из буфера обмена скопированное изображение вместе с его врезкой, удалить старое изображение и вставить во врезку новое из файла. Затем следует скорректировать название рисунка. Номер рисунка корректировать при этом не надо. Он будет установлен автоматически.

Вставка в текст перекрестных ссылок Для ввода ссылок на рисунки, таблицы и приложения: 1) Поместите курсор в том месте документа, где вы хотите разместить ссылку. 2) Выполните команду меню Вставка > Перекрестная ссылка. На вкладке Ссылки диалогового окна Поля, в списке Тип поля, выберите тип объекта ссылки (Рисунок, Таблица или Приложение).

Рис. 13. Вставка ссылки на рисунок 3) В списке Выбор, выберите нужный номер объекта ссылки (например, Рисунок 1), а в списке Формат выберите строку Категория и номер. Щелкните по кнопке Вставить.

16

Печать пояснительной записки Перед печатью окончательного варианта пояснительной записки, а также в процессе ее создания, не удаляйте страницу с заданием, включенную в шаблон. Это может привести к неправильной нумерации страниц. Просто, при печати надо указать необходимый диапазон печатаемых страниц, исключив из него страницу с номером 2. Затем при компоновке напечатанных страниц, вставьте вместо страницы с номером 2, выданное вам руководителем задание на курсовой проект.

Используемые в шаблоне стили абзаца В следующей таблице приведен перечень используемых в шаблоне стилей для различных абзацев. Таблица 2: Стили абзаца, используемые в шаблоне Тип абзаца

Используемый стиль

Ненумерованный заголовок

Заголовок

Заголовок первого уровня

Заголовок 1 (переход на новую страницу, автоматическая нумерация)

Заголовок второго уровня

Заголовок 2 (автоматическая нумерация)

Заголовок третьего уровня

Заголовок 3 (автоматическая нумерация)

Заголовки, не включаемые в содержание

Заголовок 10

Текст документа

Первая строка с отступом

Текст внутри таблицы

Текст таблицы

Текст на листе реферата

Основной текст с отступом

Название рисунка

Название рисунка

Название таблицы

Название таблицы

Заголовок списка использованных источников

Заголовок библиографии

Название использованного источника

Библиография 1

Заголовок содержания

Заголовок оглавления

Строки содержания

Содержание 1, 2, 3

17