Оформление отчета по лабораторной работе с помощью Openoffice Writer: Методические указания к лабораторным работам

Пензенский государственный университет Институт информатики и вычислительной техники Кафедра "Информационно-вычислительные системы"

ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ С ПОМОЩЬЮ OPENOFFICE WRITER Методические указания к лабораторным работам

2007

УДК 681.3.07

Методические указания разработаны на кафедре "Информационно-вычислительные системы" и предназначены для студентов института информатики и вычислительной техники специальности 230102 "Автоматизированные системы обработки информации и управления" при выполнении лабораторных работ.

Составители: канд. техн. наук, доцент А.В.Еременко, канд. техн. наук, ст. преподаватель Г.В.Бобрышева, ст. преподаватель И.А.Долгова.

2

Оглавление Введение........................................................................................................................................................4 Подготовка к работе.....................................................................................................................................4 Импорт шаблона......................................................................................................................................4 Создание текстового документа.............................................................................................................5 Работа над отчетом......................................................................................................................................6 Титульный лист.......................................................................................................................................6 Разделы отчета.........................................................................................................................................7 Заключение..............................................................................................................................................7 Приложения.............................................................................................................................................7 Приемы работы с документом....................................................................................................................7 Использование таблиц............................................................................................................................7 Вставка рисунков.....................................................................................................................................9 Вставка рисунка из файла................................................................................................................10 Замещение старого рисунка новым.................................................................................................11 Вставка в текст перекрестных ссылок.................................................................................................11 Используемые в шаблоне стили абзаца...............................................................................................12

3

Введение Значительную долю времени при написании отчета по лабораторной работе занимает форматирование текста, проставление нумерации разделов, подразделов, формул, таблиц. В данном методическом пособии рассказано о том, как всё это сделать легко и быстро, а самое главное не задумываясь над тем, правильно ли пронумерованы страницы, что надо изменить при вставке данных в середину главы, таблицы или формулы, а полностью погрузиться в работу над содержанием вашего документа. В руководстве содержится то необходимое и достаточное, что вам надо знать и уметь, для того чтобы написать и правильно оформить ваш документ. В процессе оформления отчета вы будете использовать шаблон, разработанный с учетом требований ГОСТ 2.105 – 95 к текстовым документам. Шаблон рассчитан на то, что отчет выполняется на одной стороне листов белой бумаги формата А4 с использованием программного пакета OpenOffice.org (OOo). Все листы отчета оформляются рамкой. Текст отчета разделяется на разделы, а при необходимости на подразделы, пункты и подпункты. Наименования разделов и подразделов записываются с абзаца в виде заголовков строчными буквами, кроме первой прописной. Разделам присваиваются порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами без точки и записываемые с абзацного отступа. Подразделы имеют нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделённых точкой, например: 1.1, 1.2 и т.д. Внедрение и использование пакета OpenOffice.org полезно для учебных заведений ввиду возможности кардинального уменьшения стоимости лицензионных обязательств владения программным обеспечением для ПК.

Подготовка к работе Прежде, чем приступать к работе над отчетом с использованием готового шаблона, необходимо выполнить импорт этого шаблона в папку для шаблонов OOo. Шаблоны, которые вы будете использовать, хранятся в файлах с именем "Отчет по лаб. работе ХХХNN.ott" (где ХХХ - сокращенное название дисциплины, например БД, NN - номер лабораторной работы). Эти файлы необходимо сначала временно разместить в каком-либо каталоге на вашем ПК. В дальнейшем после импорта шаблонов в систему OOo, их можно удалить из временного каталога.

Импорт шаблона Чтобы импортировать шаблон в папку для шаблонов: 1) Откройте OpenOffice.org Writer из меню Пуск. 2) Выберите из главного меню пункт Файл > Шаблоны > Управление. Откроется окно Управление шаблонами (Рис. 1). 3) В левой секции этого окна дважды щелкните по папке с именем Мои шаблоны. Эта папка раскроется и будет показано ее содержимое. 4) Щелкните по кнопке Команды. Откроется контекстное меню.

4

Рис. 1. Диалоговое окно Управление шаблонами. 5) Из контекстного меню выберите Импорт шаблона. Откроется диалоговое окно Открыть. 6) Найдите шаблон (файл) с именем "Отчет по лаб. работе ХХХNN.ott", который надо импортировать, и щелкните по кнопке Открыть. Диалоговое окно Открыть закроется, а шаблон с именем Отчет по лаб. работе ХХХNN появится в папке Мои шаблоны 7) Щелкните по кнопке Закрыть в окне Управление шаблонами, чтобы закрыть это окно.

Замечание

Импорт шаблона необходимо делать только один раз. Если вам необходимо будет оформлять несколько пояснительных записок, то после работы над первой из них можно сохранить вашу первую пояснительную записку и приступить к оформлению следующей без импорта шаблона – он уже находится в нужной папке шаблонов OOo.

Создание текстового документа После импорта шаблона в папку для шаблонов OOo можно приступать к созданию текстового документа с вашей пояснительной запиской. Для создания текстового документа с вашей пояснительной запиской: 1) Откройте OpenOffice.org Writer из меню Пуск (если он еще не открыт). 2) Выберите из главного меню пункт Файл > Создать > Шаблоны и документы. Откроется диалоговое окно Шаблоны и документы. В левой секции этого окна щелкните по иконке Шаблоны. В средней секции этого окна дважды щелкните по папке шаблонов Мои шаблоны, а затем выберите в ней шаблон Отчет по лаб. работе ХХХNN.

5

Рис. 2. Диалоговое окно Шаблоны и документы, в котором открыта папка шаблонов Мои шаблоны. 3) Щелкните по кнопке Открыть. В OpenOffice.org Writer будет создан текстовый документ с именем Безымянный. 4) Сохраните этот новый документ с помощью пункта главного меню Файл > Сохранить как. Присвойте ему необходимое имя и поместите в нужную для вас папку. Теперь можно непосредственно приступить к созданию вашего отчета, основанного на загруженном шаблоне.

Работа над отчетом Титульный лист Титульный лист является первым листом отчета и предназначен для размещения на нем названия лабораторной работы, названия дисциплины, фамилий и подписей студента и преподавателя. Шаблон отчета разработан так, что выполнены все требования, предъявляемые к его оформлению. Поэтому на титульном листе вам необходимо на местах, соответствующих названию лабораторной работы, названию дисциплины, фамилиям студента и преподавателя и года вписать свои данные, заменив ими соответствующий стандартный текст шаблона.

6

Разделы отчета Разделы отчета отражают его основное содержание и составляются в соответствии с требованиями преподавателя. Разработанные шаблоны отчетов ориентированы на конкретные лабораторные работы. Поэтому они включают в себя все перечисленные разделы. Вам необходимо заменить имеющиеся в шаблоне образцы текста своими данными, а также включить в отчет содержимое вашей работы.

Заключение Заключение отражает основные результаты, полученные в ходе выполнения лабораторной работы, а также содержит краткие выводы по полученным результатам. Вам и здесь необходимо заменить имеющиеся в шаблоне образцы текста своими данными.

Приложения Приложения оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах. В приложении приводится графический материал, таблицы большого формата, расчёты, текст программ, экранные формы и т.д. Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки, например: (см. приложение А). Каждое приложение должно начинаться с титульного листа с указанием посередине страницы слова "Приложение" и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное". Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность. Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А". Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Приемы работы с документом Использование таблиц Таблицы в OpenOffice широко используются для структурирования информации. Для вставки таблицы поместите курсор в нужное место документа и выполните команду меню Таблица > Вставить > Таблица. В результате откроется диалоговое окно Вставка таблицы (Рис. 3).

7

Рис. 3. Диалоговое окно Вставка таблицы В этом окне необходимо настроить желаемое название, количество строк, столбцов и значения параметров секции Параметры. В результате получим примерно такую таблицу: Таблица 1: Сравнительные данные Заголовок 1

Заголовок 2

Заголовок 3

которую предстоит заполнить своими данными. Следует иметь в виду, что таблица появляется без названия. Его можно вставить позже, выполнив команду меню Вставка > Название. Для того, чтобы эта команда стала активной в меню, необходимо курсор установить внутри таблицы. После выполнения указанной команды появится диалоговое окно Название (Рис. 4).

Рис. 4. Диалоговое окно Название 8

С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия.

Рис. 5. Диалоговое окно Параметры диапазона номеров Как правило более или менее сложная таблица может представлять собой не просто сетку, а и объединение в пределах этой сетки некоторых строк и/или столбцов, логически объединяющих категории данных. Может это делать и OpenOffice Writer. Для этого необходимо использовать панель инструментов Таблица.

Рис. 6. Панель инструментов Таблица Эта панель инструментов появляется на экране, как только курсор будет установлен внутри таблицы, в любом ее месте. При этом, если эта панель закреплена, то она появляется обычно в верхней части рабочего окна, ниже Панели форматирования. Кнопки, имеющиеся на этой панели инструментов, служат для форматирования таблицы. Назначение каждой из них можно увидеть, нажав клавиши Shift + F1 и поместив курсор в форме вопроса над интересующей вас кнопкой этой панели инструментов. Вставку таблицы можно также выполнить и несколько по-другому. Можно выделить пробную таблицу, имеющуюся в шаблоне, а затем с помощью пунктов меню Правка > Копировать и Правка > Вставить создать новую таблицу в нужном месте пояснительной записки. При этом надо выделить не только саму таблицу, но и ее название. Тогда новая таблица будет создана вместе с ее названием. После этого с помощью панели инструментов Таблица можно настроить параметры новой таблицы так, чтобы они удовлетворяли вас. Кроме того, надо будет изменить текст названия таблицы, а вот номер таблицы после ее создания указанным способом будет изменен приложением Writer автоматически.

Вставка рисунков Рисунки (иллюстрации) наглядно поясняют представленный в пояснительной записке материал и по этой причине они просто необходимы. Любую иллюстрацию можно создать несколькими способами. Рассмотрим только два из них – вставка рисунка из файла и замещение старого рисунка новым путем копирования. 9

Вставка рисунка из файла

При использовании этого способа рисунок вместе с его названием помещается во врезку. Для вставки рисунка этим способом: 1) Поместите курсор в то место документа, где должен размещаться рисунок. Выполните команду меню Вставка > Изображение > Из файла. Откроется диалоговое окно Вставить изображение.

Рис. 7. Выбор файла со вставляемым рисунком 2) Найдите с помощью этого окна нужный рисунок и щелкните по кнопке Открыть. В документ будет вставлен выбранный вами рисунок. 3) Теперь необходимо вставить название рисунка. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мышки по вставленному рисунку, после чего из контекстного меню выбрать строку Название. Откроется диалоговое окно Название (Рис. 8). С помощью кнопки Параметры этого окна можно настроить некоторые параметры названия (см. Рис. 5).

Рис. 8. Ввод названия рисунка

10

4) В секции Свойства этого окна, введите в поле Категория категорию рисунка (Рис., Рисунок и пр.), выберите необходимый стиль нумерации с помощью поля Нумерация, введите необходимый символ разделителя (двоеточие, тире и пр.) и щелкните по кнопке ОК. Вокруг рисунка будет сформирована врезка, а в нижней части этой врезки вы увидите введенное вами название рисунка. Замещение старого рисунка новым

Это самый простой способ — скопировать в буфер обмена образец рисунка, приведенный в шаблоне пояснительной записки, вместе с его врезкой и названием, вставить в новом месте документа из буфера обмена скопированное изображение вместе с его врезкой, удалить старое изображение и вставить во врезку новое из файла. Затем следует скорректировать название рисунка. Номер рисунка корректировать при этом не надо. Он будет установлен автоматически.

Вставка в текст перекрестных ссылок Для ввода ссылок на рисунки, таблицы и приложения: 1) Поместите курсор в том месте документа, где вы хотите разместить ссылку. 2) Выполните команду меню Вставка > Перекрестная ссылка. На вкладке Ссылки диалогового окна Поля, в списке Тип поля, выберите тип объекта ссылки (Рисунок, Таблица или Приложение).

Рис. 9. Вставка ссылки на рисунок 3) В списке Выбор, выберите нужный номер объекта ссылки (например, Рисунок 1), а в списке Формат выберите строку Категория и номер. Щелкните по кнопке Вставить.

11

Используемые в шаблоне стили абзаца В следующей таблице приведен перечень используемых в шаблоне стилей для различных абзацев. Таблица 2: Стили абзаца, используемые в шаблоне Тип абзаца

Используемый стиль

Ненумерованный заголовок

Заголовок

Заголовок первого уровня

Заголовок 1 (переход на новую страницу, автоматическая нумерация)

Заголовок второго уровня

Заголовок 2 (автоматическая нумерация)

Заголовок третьего уровня

Заголовок 3 (автоматическая нумерация)

Текст документа

Первая строка с отступом

Текст внутри таблицы

Содержимое таблицы

Название рисунка

Рисунок

Название таблицы

Таблица

Тип абзаца

Используемый стиль

Ненумерованный заголовок

Заголовок

Заголовок первого уровня

Заголовок 1 (переход на новую страницу, автоматическая нумерация)

Заголовок второго уровня

Заголовок 2 (автоматическая нумерация)

Заголовок третьего уровня

Заголовок 3 (автоматическая нумерация)

Текст документа

Первая строка с отступом

12