Die Bento-Fibel – Datenbanken für Einsteiger

Doris Marszk

Die Bento-Fibel – Datenbanken für Einsteiger inklusive Infos zu Excel, Numbers, Office-Programmen und FileMaker Pro Aufgaben, Projekte und Informationen perfekt auf dem Mac organisieren – auch für iPhone und iPod touch

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eBook | Impressum Doris Marszk Die Bento-Fibel – Datenbanken für Einsteiger Aufgaben, Projekte und Informationen perfekt auf dem Mac organisieren auch für iPhone und iPod touch – inklusive Infos zu Excel, Numbers, Office-Programmen und FileMaker Pro

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-939685-71-5 | 1. Auflage Copyright © 2010 Mandl & Schwarz-Verlag Alle Rechte vorbehalten. Das Erstellen und Verbreiten von Kopien auf Papier, auf Datenträgern oder im Internet – insbesondere als PDF – ist nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung des Mandl & Schwarz-Verlags gestattet und wird widrigenfalls strafrechtlich verfolgt. Die meisten Produktbezeichnungen von Hard- und Software, sowie Firmennamen und Firmenlogos, die in diesem Werk genannt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller. Der Verlag übernimmt keine Haftung für Folgen, die auf unvollständige oder fehlerhaften Angaben in diesem Buch zurückzuführen ist. Denn zwar wurde das Ihnen vorliegende Buch in unzähligen Tages- und Nachtstunden mit großer Sorgfalt und viel »Herzblut« erstellt. Dennoch finden sich ab und an Fehler, für die wir uns entschuldigen möchten. Wir sind Ihnen dankbar für Anregungen und Hinweise.

Zu Ihrer ersten Orientierung Willkommen! ...............................................................................9 Bento – Aufgaben, Projekte und Informationen perfekt organisieren.........................................11 Die digitale Karteikartenkiste .........................................................11 Auspacken, Bibliothek auswählen, Daten eingeben ......................14 Bibliotheksvorlagen aus dem Internet ...........................................17 Bento nach eigenem Gusto verfeinern ...........................................18 Faszinierend: Bento voll ausreizen .................................................41

Bento mobil auf iPhone oder iPod touch .................................59 Datenpflege für unterwegs..............................................................59 Das »Bento App« aktiv nutzen .......................................................62 »Bento App« – die Datenbank in der Hosentasche ......................68

Über den Horizont: Datenaustausch mit anderen Programmen.............................87 AppleWorks-Datenbanken in Bento transferieren........................87 Tabellenkalkulation: Excel und Numbers .....................................89 Büroprogramme wie NeoOffice / OpenOffice..............................92 Der »große Bruder«: FileMaker Pro...............................................94

Praktische Kurzbefehle ...........................................................109 Stichwortverzeichnis...............................................................115

Inhaltsverzeichnis Willkommen! ...............................................................................9 Bento – Aufgaben, Projekte und Informationen perfekt organisieren..................................................................11 Die digitale Karteikartenkiste ...............................................11 Auspacken, Bibliothek auswählen, Daten eingeben............14 Installation................................................................................................14 Lizenzschlüssel .........................................................................................14 Bibliothek auswählen ..............................................................................14 Sehen wir es doch einmal praktisch......................................................16

Bibliotheksvorlagen aus dem Internet .................................17 Bento nach eigenem Gusto verfeinern.................................18 Learning by doing: Bezeichnungen und Darstellungsformen in aus der Datenbank-Welt...................................19 Tabellendarstellung ...............................................................................19 Formulardarstellung .............................................................................20 Geteilte Darstellung ..............................................................................20 Gitterdarstellung (neu ab Bento 3).......................................................21 Hilfreiche Handgriffe ..............................................................................22 Wie ein neues Feld ins Formular kommt .............................................22 So geht’s: Wie ein Feld richtig hingelegt wird.......................................23 Ordnung halten – wie ein Feld wieder gelöscht wird...........................23 So bearbeiten Sie ein Feld nach Ihrem Wunsch ...................................24 Die Optik macht’s – Wissenswertes zu Designs & Co. .........................24 Schriftgröße nach Ansicht .....................................................................25 Ansprechende Design-Pakete ................................................................25 Für Vielreisende: andere alphabetische Schriftsysteme ........................26 Hilfreiche Aufräumer – die Objekte ....................................................26 Felder in Bento (auch für Excel-Gewöhnte)..........................................26 Text – der Klassiker...............................................................................27 Zahl – bitte immer für Berechnungen..................................................28 Auswahl – für einen Klick ....................................................................28 Kontrollkästchen – zum (vorteilhaften) Abhaken................................29 Medien: »bitte recht freundlich …«......................................................29 Bildfeld (NEU ab Bento 3) – Ihr Logo überall.....................................30 Vereinfachte Liste (Bento 3) – für »schnell mal eben …«....................30 Ablagenliste – Drag & Drop: einfach hier hinein.................................30 Nachrichtenliste – für eine gepflegte Korrespondenz ............................31

Bezugsdaten (bisher: »Liste sachverwandter Einträge«) ......................32 Zeit ........................................................................................................32 Datum...................................................................................................32 Zeitdauer – mit Blick auf die Kürzel ....................................................32 Berechnung – mächtig für wiederkehrende Aufgaben .........................33 Währung ...............................................................................................34 Automatisches Zählerfeld: richtig durchnummerieren ........................34 Bewertung – Sternchen zum (Aus)Sortieren........................................35 Verschlüsselt (NEU ab Bento 3) – bitte mit Überlegung .....................35 Adresse – mit Zusatzfunktionen ...........................................................36 Telefonnummer .....................................................................................37 E-Mail-Adresse......................................................................................37 URL / Internet-Anschrift.......................................................................37 IM-Konto – zur digitalen Konferenz ....................................................38 Clever ordnen und suchen – die Sammlungen .....................................38 Für noch mehr Struktur: Intelligente Sammlungen .............................39

Faszinierend: Bento voll ausreizen .......................................41 Bento-Anwendung: Kursteilnehmer.......................................................41 Mit mehreren einzelnen Kursteilnehmern in E-Mail-Kontakt treten..........................................................................42 Hausaufgaben / Klausuren verwalten..................................................42 Sensible Schülerdaten verschlüsseln......................................................42 Bento in der Praxis: Erledigungsliste mit Deadlines .............................43 Bento in der Praxis: Reise-Impressionen mit Notizen ..........................46 Bento in der Praxis: Katalog (inklusive der neuen iPhoto-Funktion in Bento 3) ................................................51 Bento von Grund auf: »Neue leere Bibliothek«.....................................52 Erstellungsdatum und Änderungsdatum ............................................52 Briefpapier, Rechnungen und Formulare gestalten ..............................53 Ansprechendes Bibliothekssymbol.........................................................54 Bento in der Praxis: Rechnen mit Bento – Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung .....................................55

Bento mobil auf iPhone oder iPod touch .................................59 Die Datenbank in der Hosentasche .....................................59 Wenn selbst das MacBook zu schwer ist …...........................................59 Exotik zwischendurch: Fremde Alphabete und Sonderzeichen ..........60

Das »Bento App« aktiv nutzen .............................................62 Daten-Abgleich von großem und kleinem Bento – Schritt für Schritt erklärt.........................................................................64

Synchronisieren: Das erste Mal ..............................................................65 »Syncen« – ab sofort ganz routiniert......................................................66 Sonderfall Adressbuch: »Kontakte durchkabeln«..................................67

Der Vorteil der Mobilität – Praxisbeispiele mit großem und kleinen Bento zugleich....................................68 Gegen Vergesslichkeit: das »Bücherwurm-Bento« ...............................69 »Umzugshelfer« – ideal auch für jede Lagerhaltung.............................72 Hilfreiche Vorüberlegungen zur Kategorisierung .................................73 Die Umzugsbibliothek...........................................................................74 Praktisch im Alltag: für den »Dreisatz zwischendurch« .......................76 Einrichtung einer Bibliothek »Contra Mogelpackung« – Schritt für Schritt.....................................................77 Foto-Notizen mit Bento – wo Geotagging machtlos ist .......................80 Einkaufszettel und Speisekammer – zum häuslichen »Beschaffungsmanagement« .......................................84

Über den Horizont: Datenaustausch mit anderen Programmen.............................87 Was Apple empfiehlt: Bisherige AppleWorksDatenbanken in Bento transferieren – so geht’s .................87 Tabellenkalkulation – oder wie ich gekonnt auf Dateien aus Excel und Numbers zugreife............................89 Büroprogramme wie NeoOffice / OpenOffice: Tipps & Tricks........................................................................92 Der »große Bruder«: FileMaker Pro.....................................94 Import von Bento in eine bestehende FileMaker Pro-Datei ................94 Der Weg von FileMaker Pro zu Bento....................................................97 Warum überhaupt FileMaker Pro-Datenbanken nach Bento exportieren?..........................................................................99 Spezial für FileMaker-Anwender: Wie eine FileMakerAdressdatenbank durch Bento mobil werden kann............................103

Praktische Kurzbefehle ..........................................................109 Stichwortverzeichnis...............................................................115

Willkommen! Liebe Leserin, lieber Leser,

Vielen Dank, dass Sie sich für diese Fibel zu Bento, der Datenbank-Lösung für Einsteiger, interessieren! Die gute Nachricht: Man muss kein Excel-Freak sein oder sich mit Datenbank-Programmen wie SQL oder Access (Windows) auskennen, um seine Daten in »Reih und Glied« zu bekommen. Für Macintosh-Anwender gibt es ein Datenbankprogramm, das »für den Rest von uns«, die mit Programmierung nichts am Hut haben, entwickelt wurde: Bento. Mit Bento kann man Alltagsdaten aller Art organisieren: Kochrezepte, Kursorganisation, E-Bay-Verkäufe, Kunstgalerie-Inventarisierung, Mitschriften aus Seminaren und Vorlesungen, Notizen zu Fotos, Bücher-Listen und vieles mehr. Der Name des Programms – »Bento« – kommt aus dem Japanischen. Dort wird mit »Bento« eine Essensschachtel bezeichnet, die mit mehreren Mulden oder Fächern ausgestattet ist, in die dann Gemüse, Reis, Sushi, Fleisch und Soßen gegeben werden. Mit so einer Essensschachtel hat man also alles bei sich. So soll auch Bento für die persönlichen Daten sein. Durch Bento kann man alle persönlichen Daten stets gebündelt und griffbereit auf dem Computer halten. Durch das Bento App, das die Datensynchronisation mit dem Bento auf dem Computer ermöglicht, kann man seine Datenbanken auch immer auf dem iPod touch/iPhone bei sich tragen. Das Programm ist sehr gut zu bedienen. Und dank der zahlreichen mitgelieferten Vorlagen kann man sofort loslegen. Doch auch bei leicht zu bedienenden Programmen möchte man manchmal einfach irgendwo nachlesen, wie etwas geht oder wofür etwas gut ist. Es gibt natürlich im Programm auch eine Hilfedatei – aber die erläutert nur den Gebrauch der einzelnen Funktionen und Bedienelemente von Bento. Anregungen für die Erstellung von Bento-Datenbanken (»Bibliotheken«) erhält man dort nicht. Und natürlich verrät die Hilfedatei auch nicht, was in Bento (noch) nicht so gut gelöst ist …

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Darum haben wir, der Verlag Mandl & Schwarz und ich, uns entschlossen, diese Bento-Fibel herauszugeben. Sie soll Ihnen bei der praktischen Umsetzung helfen, einige der vielen Einsatzmöglichkeiten aufzeigen, aber auch die Grenzen und Schwächen des Programms nicht unerwähnt lassen. Ich arbeite jetzt seit anderthalb Jahren mit Bento und habe es in dieser Zeit sehr schätzen gelernt. Aber ich arbeite auch weiterhin mit FileMaker Pro, dem »großen Bruder« von Bento. Daher kann ich sagen: Bento bringt viele Funktionen für die sofortige Anwendung mit, die man in FileMaker erst mit großem Aufwand programmieren müsste. Gerade im Bereich der persönlichen Datenverwaltung hat Bento daher gegenüber FileMaker Pro klar die Nase vorn. Aber Bento hat auch seine Grenzen. Man kann als Anwender keine Scripts programmieren, der Formelbereich ist auf die vier Grundrechenarten beschränkt, und auch im Layoutbereich kann man nur eingeschränkt schalten und walten, wie man will. Allerdings wird dafür dem Anwender oder der Anwenderin in Bento auch viel mühevolle Kleinarbeit abgenommen. Wenn sich nach längerer Anwendung von Bento bei Ihnen Wünsche nach einer ausgeklügelteren Datenbank entwickeln, dann ist vielleicht der Zeitpunkt gekommen, sich mit FileMaker Pro zu beschäftigen, das unter den großen Profi-Datenbankprogrammen das bedienungsfreundlichste ist. Durch die Nutzung von Bento haben Sie dann bereits viel Vorwissen gewonnen, das Ihnen bei der Einarbeitung in FileMaker Pro helfen wird. Ich wünsche Ihnen nun viel Freude bei der Entdeckung der vielen Möglichkeiten, die Bento für die Organisation Ihrer persönlichen Daten bietet. Wenn Sie Anregungen oder Kritik zu diesem Buch haben, können Sie mir diese gern mailen: doris.marszk @ gmx.de Bitte haben Sie Verständnis, dass ich im Einzelnen keinen technischen Support leisten kann. Doris Marszk Hamburg, im März 2010

Bento – Aufgaben, Projekte und Informationen perfekt organisieren

Die digitale Karteikartenkiste Irgendwann erwischt es jeden: Man muss plötzlich Daten von Personen, Dingen oder Vorgängen strukturieren. Wenn man das im Beruf tun muss, hat man meist schon ein fertiges Datenbankprogramm, in das man »nur« die Daten einzugeben braucht. Aber privat? Vielleicht müssen Sie eine Mitgliederliste für Ihren Sportverein erstellen oder eine Aufstellung von Dingen (mit Foto!) anfertigen, die Sie auf eBay oder auf dem nächsten Flohmarkt anbieten wollen. Vielleicht haben Sie auch an einem Wein-Seminar teilgenommen und wollen sich nun eine Liste interessanter Weine (mit Abbildung des Flaschenetiketts) mit ihren Geschmacksmerkmalen, ihrer Rebsorte und ihres Anbaugebietes machen. Wo könnte man sinnvollerweise solche Daten so zusammentragen, dass man sie später auch immer gut wiederfindet?

Ein Ausschnitt aus den Vorlagen für ganz unterschiedliche Bibliotheken. Diese Vorlagen sind sofort einsatzbereit.

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Vielleicht haben Sie schon einmal daran gedacht, ein Tabellenkalkulationsprogramm dafür zu nutzen und dies als zu umständlich wieder verworfen. Oder Sie haben das Problem bei einem früheren Anlass so gelöst, indem Sie in einem Textverarbeitungsprogramm eine Tabelle anlegten und in diese dann auch die Fotos integrierten. Das geht natürlich. Allerdings wird das Suchen in solch einer Tabelle sehr unbequem, vor allem, wenn viele Daten darin verewigt sind. Vielleicht haben Sie aber auch einen Moment lang erwogen, eine Datenbank anzulegen. In OpenOffice, das es ja auch für den Mac gibt, ist ein Datenbank-Programm integriert, das auf SQL fußt. Für die Benutzung dieses Datenbankprogramms ist allerdings eine längere Einarbeitungszeit erforderlich. Auch FileMaker Pro, das unter den professionellen Datenbank-Programmen das bedienungsfreundlichste ist, mag Ihnen für Ihre Zwecke als zu aufwändig erschienen sein. Da könnte Bento die Lösung für Sie sein. Bento ist zwar ebenfalls ein Datenbankprogramm, aber eines, das Sie so wenig wie möglich mit den Innereien eines Datenbankprogramms behelligt. Bento ist gewissermaßen wie Ihre gute alte Karteikartenkiste – nur eben digital. Und es hat natürlich alle Vorteile einer digitalen Karteikartenverwaltung: v

Man kann neu schreiben, was einem nicht mehr gefällt.

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Man kann die Karteikarten – die jetzt übrigens »Datensätze« heißen – beliebig hin und her sortieren.

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Man kann die Datensätze beliebig ergänzen – es gibt kein Platzproblem mehr.

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Man kann in den erstellten Datensätzen nach allem suchen.

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Man kann die Datensätze in andere Programme exportieren, z.B. in das PDF-Format.

Das Beste aber ist: Die Erstellung des Gerüsts einer Bento-Datenbank geht ruck-zuck. In fünf Minuten können Sie startklar sein und mit der Eingabe Ihrer Daten beginnen. Wie lange die Eingabe Ihrer Daten dauert, hängt natürlich davon ab, wie viel sich bei Ihnen gestapelt hat.

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»Und ist kein Haken an der Sache?«, werden Sie vielleicht fragen. Doch, es gibt einen Haken, oder – genauer gesagt – sogar drei: Bento läuft nur auf Macintosh-Computern (das kann man als einen Haken betrachten, muss man aber nicht). Zweitens muss für die Nutzung von Bento auf dem Mac mindestens das Betriebssystem Mac OS 10.5 (Leopard) installiert sein. Falls Sie nicht wissen, welches Betriebssystem auf Ihrem Mac installiert ist, können Sie dies ganz einfach feststellen: Gehen Sie in der Menüzeile links unter das Apfel-Menü und klicken Sie Über diesen Mac an. Es erscheint ein kleines Fenster, in dem die Versionsnummer Ihres Macs eingetragen ist. Wenn Sie Bento nutzen möchten, aber vielleicht noch den Tiger im Tank haben (Mac OS 10.4) oder noch eine ganz andere Raubkatze, dann müssen Sie schnell auf den Leoparden (Mac OS 10.5) oder auf den Schneeleoparden (Mac OS 10.6), das aktuellste Betriebssystem, umsteigen. Der dritte Haken an der Sache lässt sich leider nicht beseitigen. Hier geht es um etwas, was man sich von vornherein klar machen muss: Normalerweise gilt bei Computerprogrammen, dass man die mit ihnen erstellten Dateien frei mit anderen Leuten austauschen kann, sofern diese ebenfalls über das betreffende Programm verfügen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Programm Numbers arbeiten und damit eine Tabellenkalkulation erstellen, dann können Sie diese ohne Umformatierung jedem schicken, der auch Numbers auf seinem Mac besitzt. Dies geht bei Bento nicht. Die einzelnen Bibliotheken (Datenbanken), die man in Bento anlegt, sind in diesem Programm so fest verankert wie die Mulden in der japanischen Futterschachtel, die bei der Namensgebung von Bento Pate stand. Ab Bento 3 haben Sie lediglich die Möglichkeit, in einem lokalen Netzwerk die Bento-Bibliotheken mit bis zu fünf Anwendern zu nutzen. Falls Sie jedoch einfach das Bento Ihres Sohnes oder Ihrer Tochter auf Ihren Mac kopieren, auf dem sich ebenfalls ein Bento befindet, dann überschreibt das herüberkopierte Programm das bereits bestehende. Mit anderen Worten: Ihre Bibliotheken sind dann weg! Die Entwickler von Bento haben dieses Programm für den Endverbraucher konzipiert, der auf einfache Weise seine persönlichen Daten organisieren möchte. Und normalerweise, so sagten sich die Entwickler, will man solche Daten ja auch gar nicht mit vielen anderen Menschen austauschen.

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Auspacken, Bibliothek auswählen, Daten eingeben Installation

Wenn Sie Bento im Laden gekauft haben, dann haben Sie eine Box mit einer CD erhalten. Alternativ können Sie Bento im Internet im FileMaker Store herunterladen. Legen Sie die Installations-CD ein (wenn Sie Bento elektronisch erworben haben, überspringen Sie diesen Schritt) und doppelklicken Sie auf das CD- oder Disk-Symbol. Ziehen Sie das Bento-Symbol auf das Ordner-Symbol Programme und die Anwendung wird darin installiert. Doppelklicken Sie danach auf das Bento-Symbol im Programmordner, um Bento zu starten und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Lizenzschlüssel

Wenn Sie Bento im Laden gekauft haben, finden Sie auf der CD-Hülle den Lizenzschlüssel. Das ist eine durch Bindestriche getrennte Reihe von Zahlen und Buchstaben. Diesen Lizenzschlüssel müssen Sie gut aufbewahren: Erst durch ihn wird das Produkt zu einer Vollversion. Falls Sie Ihr Bento später noch einmal installieren müssen (etwa, weil Sie sich einen neuen Mac gekauft haben), dann stellt der Lizenzschlüssel sicher, dass auch nach der Neuinstallation von Bento wieder eine Vollversion vorliegt. Sobald Bento Ihnen ein Fenster für den Lizenzschlüssel präsentiert, geben Sie diesen ein. Weiterhin können Sie Ihr Bento auch registrieren lassen, so dass Sie vom Hersteller bestimmte Kundendienstleistungen erhalten, zum Beispiel Benachrichtigungen über neue Versionen. Wenn der Installationsvorgang abgeschlossen ist, können Sie sofort beginnen. Bibliothek auswählen

Bei jedem Start zeigt Bento Ihnen eine Liste möglicher Handlungen an. Wenn Sie gleich mit der Verwendung von Bento beginnen wollen,

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klicken Sie in das grüne Dreieck (in Bento 3) oder in die grüne Ampel (in Bento 2).

Sie sehen in der linken Seitenleiste, dass die Programme Adressbuch und iCal bereits in Bento hinterlegt sind. Wenn Sie mit diesen Anwendungen schon seit Längerem arbeiten, sehen Sie, dass Ihre bis jetzt eingegebenen Adress- bzw. Kalenderdaten auch in Bento eingetragen sind. Um nun Ihr eigentliches Vorhaben zu realisieren, gehen Sie auf das Menü Ablage und klicken dort auf Neue Bibliothek aus Vorlage. Die Datenbanken, die Sie in Bento erstellen können, heißen Bibliotheken. In Bento gibt es eine ganze Reihe von bereits vorgefertigten Bibliotheken für die verschiedensten Zwecke. Unter diesen können Sie nun wählen. Die ausgewählte Bibliothek legt sich mit ihrem Symbol in der Seitenleiste ab. Sobald Sie sie dort anklicken, sehen Sie einen ersten Datensatz, der bereits mit Beispieldaten ausgefüllt ist. Diese Daten können Sie selbstverständlich auch löschen. Wenn Ihnen diese Bibliothek aus Vorlage, so wie sie ist, schon zusagt, können Sie mit der Eingabe Ihrer Daten beginnen. Einen neuen Datensatz rufen Sie im Menü Datensätze mit Neuer Datensatz oder über den Kurzbefehl Befehlstaste-N (c-N) auf.

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Sehen wir es doch einmal praktisch

Angenommen, Sie wollen Ihr altes, handschriftlich geführtes Kochbuch für Ihre Kinder ordentlich abschreiben und die Eckdaten (wie Zutaten oder Zubereitungszeit) immer geordnet am gleichen Platz auflisten. Nun gehen Sie in Bento auf das Menü Ablage und klicken dort auf Neue Bibliothek aus Vorlage. Es erscheint eine Sammlung von Abbildungen aller Bibliotheken aus Vorlage, die Bento zu bieten hat. Scrollen Sie in aller Ruhe durch diese Sammlung und gucken Sie, ob sich nicht eine passende Bibliothek findet. Und – siehe da! – es gibt eine Bibliothek Rezepte. Klicken Sie in das Symbol dieser Bibliothek und anschließend auf Wählen. Die Bibliothek Rezepte legt sich nun in der Seitenleiste von Bento ab. Nach dem Anklicken der Bibliothek sehen Sie rechts den ersten Datensatz, der mit einem Rezept für Apfelmus gefüllt ist. Das können Sie so lassen oder löschen. Einen neuen Datensatz rufen Sie wieder im Menü Datensätze mit Neuer Datensatz oder über den Kurzbefehl Befehlstaste-N (c-N) auf.

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Wenn Sie mit Hilfe dieser Erläuterungen bereits alles verwirklichen konnten, was Ihnen vorschwebte, dann können Sie dieses Büchlein im Prinzip weglegen oder auch in weitere gute Hände abgeben. Alles, was man sonst noch mit Bento machen kann, oder wie man die Bibliotheken aus einer Vorlage ergänzt und verändert, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

Bibliotheksvorlagen aus dem Internet Falls in der Vorlagenauswahl für Ihren Zweck noch nicht das Richtige dabei war, Sie sich aber noch nicht ans Selbermachen herantrauen, können Sie auch unter http://solutions.filemaker.com/data base-templates/de/index.jsp gucken, ob Sie dort eine passende Vorlage (ein so genanntes Template) finden. Hinter dieser InternetAdresse, die Sie auch erreichen, wenn Sie Neue Bibliothek aus Vorlage aufrufen und dort auf Vorlagen-Austausch klicken, verbirgt sich ein Portal von FileMaker für Bento, in das Bento-Fans ihre selbstentwickelten Vorlagen hochladen und anderen zur Verfügung stellen können. Dieses Portal ist international: Engländer, Franzosen, Italiener, Niederländer, Deutsche und andere präsentieren dort ihre selbsterstellten Vorlagen. Manche dieser Vorlagen sind so schlicht, dass man sich mit Fug und Recht sagen kann: »Das kann ich auch selbst.« Andere wiederum sind ausgesprochen raffiniert gemacht und zeugen von einem großen Ideenreichtum. Wenn Sie etwas gefunden haben, das Ihnen zusagt, gehen Sie folgendermaßen vor, um es herunterzuladen und zu nutzen: Klicken Sie auf Jetzt herunterladen und die Vorlage wird bei Ihnen vermutlich im Ordner Downloads abgelegt. Falls nicht, suchen Sie die heruntergeladene Vorlage mit Hilfe von Spotlight auf Ihrem Mac. Suchen Sie dabei nach Dateien, die die Endung ».bento Template« enthalten. Merken Sie sich den vollständigen Dateinamen und die Fundstelle. Über die Menüleiste Ablage gehen Sie dann auf Importieren und dort auf Vorlage. Öffnen Sie im Finder den Ordner, in dem sich die neue

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Vorlage befindet. Klicken Sie auf Öffnen und die neue Vorlage befindet sich jetzt in der Seitenleiste mitten unter den Bibliotheken. Die neue Bibliotheksvorlage können Sie jetzt benutzen wie jede andere Bibliotheksvorlage. Falls die Feldnamen in einer Fremdsprache sind – macht nichts! Klicken Sie einfach in die Feldnamen im Bibliotheksformular, bis sich ein blauer Rahmen bildet. Dann können Sie einen fremdsprachigen Feldnamen oder einen anderen, den Sie irreführend finden, einfach überschreiben.

Bento nach eigenem Gusto verfeinern Bento wird bereits mit 26 Bibliotheken (in Bento 2) beziehungsweise 36 Bibliotheken (in Bento 3) geliefert. Außerdem kann man sich – wie im vorigen Abschnitt gezeigt wurde – im Internet unter http://solutions.filemaker.com/database-templates/de/index.jsp weitere Bibliotheksvorlagen herunterladen. Dennoch kann es sein, dass genau das, was man selbst gern als Datenbank hätte, so noch nicht als Vorlage existiert. Das haben die Entwickler von Bento vorausgesehen und das Programm mit der Möglichkeit ausgestattet, jede Bibliothek um Felder nach Wunsch zu ergänzen. Mehr noch: Man kann sogar eine Bento-Bibliothek blanko (also als Neue leere Bibliothek) aufrufen. Dieser Variante ist bei den Anwendungen ein eigenes Kapitel gewidmet. Jetzt soll es erst einmal um die Möglichkeiten gehen, eine vorhandene Bibliothek aus einer Vorlage zu verfeinern. Das heißt, dass Sie eine Bibliothek nach Gusto durch Felder ergänzen können, die die Entwickler gar nicht in diese Bibliotheksvorlage eingearbeitet hatten.

Um zu verstehen, wie das gemeint ist, vergleichen wir einmal ein Datenbank-Programm wie FileMaker Pro, das sich eher an Profis oder fortgeschrittene Amateure wendet, mit Bento. Der Unterschied ist ähnlich wie zwischen einer komplett selbst zubereiteten Pizza und einer Pizza, die mit dem Grundbelag von Tomaten und Käse im Kühlre-

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gal erstanden wurde. Die vorgefertigte Pizza braucht man dann nur noch mit allem, was man gern isst, zu belegen, ohne sich darüber Gedanken machen zu müssen, wie lange der Pizza-Teig »gehen« muss oder welchen Käse man am besten als Grundbelag nimmt. Dennoch ist auch eine vorgefertigte Pizza eine Pizza. Und ebenso ist auch Bento ein Datenbank-Programm. Und so wie man bei beiden Zubereitungsarten von Pizza gleichermaßen über den Teig, den Käse, die Tomaten, die Dicke und die Knusprigkeit des Pizzabodens philosophieren kann, so spricht man auch bei einem vorgefertigten Datenbankprogramm von bestimmten einzelnen Elementen genauso, wie man es bei einem Datenbank-Programm für Profis tut. Darum soll es im Folgenden zunächst darum gehen, sich mit ein paar Bezeichnungen aus der Bento-Welt vertraut zu machen, die so oder ähnlich auch beim großen Bruder FileMaker Pro auftreten. Learning by doing: Bezeichnungen und Darstellungsformen in der Datenbank-Welt

Wenn Sie Ihre Daten einmal in Bento eingegeben haben, können Sie sie in verschiedenen Darstellungsformen betrachten. Die Darstellungsform können Sie wählen, wenn Sie unter das Menü Darstellung gehen. Natürlich können Sie zum Betrachten Ihrer Daten auch ständig zwischen den Darstellungsformen wechseln. Tabellendarstellung

In der Tabellendarstellung sehen Sie Ihre Daten wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel oder Numbers). Diese Darstellungsform ist besonders vorteilhaft, wenn man die eingegebenen Daten gern auf einen Blick sehen möchte.

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Formulardarstellung

Die Formulardarstellung ist die typische Darstellungsform in Datenbanken. Mit der Formulardarstellung wird die Karte einem Karteikasten nachempfunden, d. h. man sieht immer nur einen Datensatz zur Zeit, so wie man früher in einem Karteikasten eine Karte nach der anderen betrachtete. Die Formulardarstellung hat den Vorteil, dass Sie hier auch gut Fotos oder Grafiken begutachten können.

Geteilte Darstellung

Die geteilte Darstellung ist eine Bento-Spezialität, die es so in anderen Datenbank-Programmen nicht gibt. Sie können sich Ihre Daten hierbei in einem separierten Display ansehen: In der einen Hälfte sehen Sie einen Datensatz in der Formulardarstellung und in der anderen Hälfte sehen Sie die Tabellendarstellung aller Ihrer bereits erstellten Datensätze. Mit dieser Darstellungsform wird eine Übersichtlichkeit erreicht, von der andere Datenbank-Programme nur träumen können.

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Gitterdarstellung (neu ab Bento 3)

Die Gitterdarstellung bedeutet, dass jeder Datensatz als quadratisches Kästchen angezeigt wird. Wählt man die Gitterdarstellung für den Blick auf alle Datensätze in einer Bibliothek, so wirkt dies wie in einem Gitter – daher der Name. So kann man – wie in der Tabellendarstellung – alle Datensätze auf einen Blick sichten. Aber anders als in der Tabellendarstellung sieht man mehr vom Layout eines Datensatzes. Man kann in der Gitterdarstellung jedoch keine Einzelheiten eines Datensatzes erkennen. Besonders interessant ist die Gitterdarstellung für jene Bento-Bibliotheken, in denen sich Fotos befinden. Man kann nämlich wählen, ob man Formular-Miniaturbilder oder Medienfeld-Inhalte (z. B. Fotos) haben möchte. Im Falle der Medienfeld-Inhalte sieht man dann von jedem Datensatz das Foto als Bild in dem Gitter. Hat jeder Datensatz mehrere Bilder, so betrachtet man sie in jedem Gitterquadrat abwechselnd, sobald man den Cursor auf ein Gitter-Quadrat hält. (Abbildung hierzu siehe bitte nächste Seite, oben.)

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Hilfreiche Handgriffe Wie ein neues Feld ins Formular kommt

In der Seitenleiste befinden sich im oberen Teil die Datenbanken (die Bibliotheken) und im unteren Teil die Felder. Wenn Sie eine schon vorhandene Vorlage für Ihre neue Bibliothek nutzen, dann sind in der Liste der Felder schon einige eingetragen. Wenn Sie Felder neu erstellen, werden Sie die Namen Ihrer Felder in dieser Liste finden. Außerdem sehen Sie auf der rechten Seite der Seitenleiste ein weißes Rechteck. Für die anderen Felder, die schon da sind, gibt es auch diese Rechtecke, aber bei den meisten erscheinen sie nur verblasst. Wenn Sie nun das Feld, das Sie erstellt haben, auch tatsächlich für Ihre Bibliothek nutzen wollen, dann klicken Sie in das weiße Rechteck und ziehen es in die Formularansicht Ihrer Bibliothek. Erst jetzt können Sie das Feld in Ihrer Bento-Bibliothek benutzen. Und Sie sehen, dass aus Ihrem ehemals weißen Rechteck nun auch ein verblasstes Rechteck geworden ist.

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So geht’s: Wie ein Feld richtig hingelegt wird

Ein Feld, das gerade in ein Formular hineingezogen wurde, liegt möglicherweise noch nicht richtig. Bento sorgt zwar dafür, dass Sie es prinzipiell nur dort hinlegen können, wo es auch von seiner geometrischen Form her hineinpasst. Bento weigert sich aber geradezu, ein Feld irgendwo abzulegen, wo es von seiner Ausdehnung her eben auch nicht hinpasst. Dennoch gibt es in der Regel mehrere Stellen, wo Sie getrost ein Feld platzieren können. Vielleicht ist es Ihnen wichtig, dass ein bestimmtes Feld, z. B. ein Telefonnummernfeld, möglichst weit oben liegt. Wenn Sie also im Formular Ihr Feld noch einmal verschieben wollen, klicken Sie an die Feldbeschriftung, wobei sich kleine Quadrate (eine Art »Anfasser«) zeigen. Jetzt können Sie das Feld mit gedrückter Maustaste packen und schieben. An den kleinen Quadraten können Sie das Feld auch kleiner oder größer aufziehen. Ordnung halten – wie ein Feld wieder gelöscht wird

Wenn Sie ein Feld doch nicht mehr in Ihrem Formular benötigen, so klicken Sie es an, damit sich wieder die kleinen Quadrate bilden. Dann drücken Sie die Löschtaste. Nun ist es aus dem Formular entfernt, aber nicht aus der Felderliste. Das ist auch gut so, denn Sie könnten es ja in einer späteren Neufassung Ihrer Datenbank wiederhaben wollen. In der Felderliste sehen Sie, dass das im Formular gelöschte Feld jetzt wieder mit dem weißen Rechteck gekennzeichnet ist.

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Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie ein Feld gar nicht mehr haben wollen, dann klicken Sie das Feld in der Felderliste an und drücken Sie die Löschtaste. Bento fragt Sie nun, ob Sie das Feld wirklich entfernen wollen, was Sie mit Löschen bestätigen. Falls es ein Versehen war, drücken Sie auf Abbrechen. So bearbeiten Sie ein Feld nach Ihrem Wunsch

Bei einigen Feldtypen wie etwa der Berechnung ist nicht nur ein Feldname zu vergeben, sondern es müssen auch bestimmte Optionen ausgewählt werden. Speziell im Feldtyp Berechnung muss man sogar eine Formel bilden. Wenn Sie nun feststellen, dass ein Feld, das Sie angelegt hatten, doch andere Optionen bieten soll als die, die Sie ursprünglich ausgewählt hatten, dann gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Felderliste in der linken Seitenleiste das betreffende Feld und klicken Sie auf das Zahnrad unter der Felderliste. Wählen Sie dort »…« bearbeiten, so gelangen Sie in das Menü, in dem Sie das Feld erstellt hatten. Nun können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen.

Die Optik macht’s – Wissenswertes zu Designs & Co.

Für diejenigen, die an Software weniger die technische Leistungsfähigkeit als die ästhetische Gestaltungsmöglichkeit interessiert, kommt jetzt das Schönste: das Festlegen von Designs, Schriftgrößen und der Einsatz von Raumteilern.

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Schriftgröße nach Ansicht

Die Schriftgröße für einen Feldinhalt können Sie festlegen, indem Sie in das Menü Formulare gehen und dort unter Schriftgröße die passende Größe aussuchen. In puncto Schriftgrößen meinten die Bento-Entwickler aber offenbar, dass Sie mit den üblichen Punkt-Angaben für Schriftgrößen nichts anfangen könnten. Darum bleibt Ihnen leider nichts anderes übrig, als auszuprobieren, wie groß die Schriftgrößen Kleinste, Klein, Mittel, Groß und Größte wirklich sind.

Ansprechende Design-Pakete

Sie haben in Bento eine Auswahl von 31 Designs, die Sie Ihrer Bibliothek zuweisen können. Die Designauswahl rufen Sie über das Menü Formulare auf. Je nach Thema Ihrer Bibliothek – ob eleganter Katalog von Ausstellungsstücken oder eine Aufgabenverwaltung für den Hausgebrauch – finden Sie das passende Design. Und Sie können jederzeit das Aussehen Ihrer Bibliothek wieder ändern! Auch zu den Designs waren die Bento-Entwickler wohl der Auffassung, Ihnen die »Qual der Auswahl« zu den Schriften ersparen zu müssen. Sie können also nicht selbst entscheiden, ob Ihre Daten in Helvetica oder Marker Felt oder American Typewriter geschrieben werden, sondern die Schriftart ist untrennbar mit dem Design verbunden. Wenn Ihnen also eine bestimmte Schriftart am Herzen liegt, müssen Sie gucken, in welchem Design sie verwendet wird. Und dann müssen sie die Gestaltung, die damit verbunden ist, eben in Kauf nehmen.

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Für Vielreisende: andere alphabetische Schriftsysteme

Sie können zwar die Schriftart zu einem Design nicht frei wählen, aber es lassen sich in der jeweils vorgegebenen Schriftart auch andere Alphabete, wie das kyrillische, das hebräische oder das griechische, benutzen. Wie in anderen Programmen auch, klicken Sie wie gewohnt das entsprechende Länderfähnchen oben rechts in der Mac OS-Menüzeile an. Hilfreiche »Aufräumer« – die Objekte

Um Felder optisch voneinander klar zu trennen oder um den Raum im Formular zu unterteilen, stehen Ihnen die so genannten Objekte zur Verfügung. Es gibt derer drei: Horizontales Trennzeichen, Spaltentrenner und Abstandhalter. Diese können Sie bei den Formularwerkzeugen, die Sie unter dem Formular einblenden können, über Objekte oder in der Menüzeile über Einfügen aufrufen. Objekte lassen sich in ihrer Gestalt nicht verändern. Felder in Bento (auch für Excel-Gewöhnte)

Falls eine Bibliotheksvorlage ein oder mehrere Felder, die Sie bräuchten, nicht hat, definieren Sie sich einfach Felder hinzu. Dazu gehen Sie einfach unter das Menü Einfügen und klicken dort auf Neues Feld. Falls Sie es gewöhnt sind, mit Tabellenkalkulationen wie Excel oder Numbers zu arbeiten, können Sie in Bentos Tabellendarstellung auf eine ähnliche Weise ein neues Feld anlegen. Sobald Sie in der Tabelle neben einem Feldnamen in das nach unten zeigende Dreieck klicken, lässt sich Feld einfügen vor oder Feld einfügen nach anklicken und es wird links bzw. rechts ein neues Feld in der Tabelle erstellt. Dies ist zunächst ein Textfeld, Sie können aber in dem gleichen Menü, in dem Sie Feld einfügen vor oder Feld einfügen nach angeklickt haben, unter Ändern zu… einen anderen Feldtyp auswählen. Felder in einer Datenbank sind so etwas wie die Überschriften in Tabellenspalten. In ein Feld, das beispielsweise den Feldnamen Postleitzahl besitzt, trägt man immer nur eine Postleitzahl ein. Der Vorgang der Felddefinition ist hier so ähnlich wie bei Datenbank-Programmen für Profis, nur mit dem Unterschied, dass es in Bento mehr Feldtypen gibt als in anderen Programmen. In FileMaker Pro zum Beispiel gibt

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es die acht Feldtypen Text, Zahl, Datum, Zeit, Zeitstempel, Medien, Formel und Statistik. In Bento 3 dagegen gibt es 22 verschiedene Feldtypen, womit Ihnen die Entwickler von Bento Programmierarbeit ersparen. Einige Feldtypen sind auch sehr speziell und nur für ganz bestimmte Zwecke vorgesehen. Warum gibt es überhaupt verschiedene Feldtypen? Im Grunde passiert nichts wirklich Schlimmes, wenn Sie etwa Zahlen-Daten, Kalenderdaten und Text-Daten immer in Text-Felder eingeben. Sie werden vom Programm auch nicht »angemault«. Aber: Falls Sie irgendwann einmal eine spezielle Suche starten, weil sie etwa wissen wollen, wie viele Kinder Ihrer Fußball-E-Jugend vor dem 01.03.2000 geboren wurden, dann kann Bento dies nicht berechnen, wenn Sie vorher die Kalenderdaten nicht immer ordentlich in Datumsfelder eingegeben haben. Die verschiedenen Feldtypen sind also im Wesentlichen dazu da, interne Berechnungen für Ihre Abfragen anstellen zu können. Darum sollten Sie immer darauf achten, dass Sie Ihre Daten immer in den richtigen Feldtypen organisieren. Gehen wir sie doch einmal kurz durch:

Text – der Klassiker

Dies ist wohl der am meisten genutzte Feldtyp. Hier werden Text-Daten aller Art (Titel, Notizen, Adressen, Kommentare, Bildunterschriften u.v.a.) eingegeben. Ein Textfeld fasst ca. 2 Gigabyte Text (das ist etwa so viel, wie vor zehn Jahren eine ganze Computer-Festplatte spei-

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chern konnte). Sie müssen sich also keinesfalls in Ihren Textfeldern kurz fassen. Sobald Sie mehr geschrieben haben, als in der Umrandung des Feldes zu sehen ist, erscheint automatisch an der rechten Seite des Feldes ein Rollbalken, den Sie nach oben oder nach unten schieben können, um den weiteren Text zu sehen. Zahl – bitte immer für Berechnungen

Wenn Sie Zahlen-Daten haben, mit denen Sie irgendwann einmal vielleicht rechnen möchten, nutzen Sie unbedingt ein Zahlfeld. Aber Achtung: Gemeint sind hier nur Zahlen für Anzahl-Angaben oder Nummern. Geldbeträge oder Datumsangaben bestehen zwar auch aus Zahlen, doch gibt es dafür extra Feldtypen (siehe unten). Auswahl – für einen Klick

Auswahlfelder sind jene Felder, die man anklickt und die dann eine Reihe von Optionen zum Anklicken bieten. Angenommen, Sie haben eine Projekt-Datenbank und möchten bei jedem Projekt oder Unterprojekt den jeweiligen Bearbeitungsstatus festhalten, dann ist ein Auswahlfeld genau richtig. Sie geben dem Auswahlfeld einen aussagekräftigen Namen – z. B. Bearbeitungsstatus – und legen dann die Optionen fest, etwa Noch ganz offen, Recherche begonnen oder Mitten drin. Die Formulierung Ihrer Optionen steht Ihnen völlig frei.

Hier werden die Optionen für das Auswahlfeld hineingeschrieben.

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So dienen Auswahlfelder per Klick in einer Bibliothek. Kontrollkästchen – zum (vorteilhaften) Abhaken

Das Kontrollkästchen ist einfach nur – wie eben der Name verspricht – ein Kästchen, in das man zur Kontrolle einen Haken setzen kann. In Datenbanken, in denen ständig etwas abgearbeitet wird, kann dies durchaus von Vorteil sein. Medien: »bitte recht freundlich …«

Medienfelder werden benötigt, um Fotos, Filme oder Audio-Material abzulegen. Nachdem Sie einem Medienfeld in der Felderverwaltung einen Namen gegeben haben, können Sie es in Ihrer Datenbank beliebig ablegen und es auf die Größe aufziehen, die Sie brauchen. Übrigens: Wenn Sie einen Mac mit Photo Booth und eingebauter Kamera benutzen, können Sie direkt vom Medienfeld aus auf Photo Booth zugreifen (auf das Fotoapparat-Symbol klicken) und einen Schnappschuss erstellen. Dieser wird dann sofort im Medienfeld abgelegt.

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Bildfeld (NEU ab Bento 3) – Ihr Logo überall

Vom Medienfeld zu unterscheiden ist das Bildfeld, das man unter dem Menü Einfügen wählen kann. In ein Bildfeld setzt man ein Bild oder ein Logo, das auf jedem Datensatz der betreffenden Datenbank erscheinen soll. Angenommen, Sie haben eine Datenbank für die Rechnungen, die Sie erstellen, und möchten gern, dass das Firmenlogo jede Ihrer Rechnungen ziert. Dann nutzen Sie den Feldtyp Bildfeld, setzen das Bildfeld in Ihrem Rechnungsformular an die Stelle, an der das Logo erscheinen soll, und ziehen das Logo (das ja eine jpg-Datei oder eine png-Datei sein wird) auf das Bildfeld. Ab sofort ziert das Logo jeden Datensatz, d. h. jedes Ihrer Rechnungsformulare. Vereinfachte Liste (Bento 3) – für »schnell mal eben …«

Mit dem Vereinfachten Listenfeld haben Sie die Möglichkeit, ganz »schnell mal eben« eine einfache Tabelle in Ihre Datenbank zu integrieren. Angenommen, Sie haben eine Datenbank für Spenden zu verschiedenen Wohltätigkeitsprojekten. Dann könnten Sie mit einer Vereinfachten Liste in jedem Datensatz für jedes Projekt einzeln auflisten, wer wie viel gespendet hat.

Ablagenliste – Drag & Drop: einfach hier hinein

Die Ablagenliste ist tatsächlich, was sie dem Namen nach zu sein scheint: In diesem Feld können Sie – ganz einfach per Drag & Drop – Dokumente aller Art ablegen: Word-Dateien, PDF-Dokumente oder auch Fotos. Zu sehen sind diese Dokumente nur in einer Miniaturansicht. Diese Miniaturansichten können kleiner oder größer eingestellt

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werden, indem man auf das Zahnradsymbol unter der Ablageliste klickt. Allerdings kann das Miniaturbild nicht so groß aufgezogen werden, dass man den Text mit bloßem Auge lesen könnte. Hierzu muss man entweder die Datei doppelklicken (dann geht das betreffende Dokument auf) oder in das Vorschau-Symbol klicken und dann auf Übersicht von „Dokumentname“ wählen. Daraufhin ist das Dokument in der Vorschau zu sehen.

Nachrichtenliste – für eine gepflegte Korrespondenz

Der Feldtyp Nachrichtenliste ist speziell für E-Mails gedacht. Sie können direkt aus dem Mailprogramm Mail per Drag & Drop E-Mails in diese Nachrichtenliste ziehen und diese E dann, durch Anklicken des Augensymbols, in der Vorschau lesen. Dieser Feldtyp ist besonders interessant, wenn Sie zu einem Thema in Ihrer Datenbank auch gleich die dazugehörige E-Mail-Korrespondenz gebündelt haben möchten.

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Bezugsdaten (in Bento 2 »Liste sachverwandter Einträge« genannt)

Durch den Feldtyp Bezugsdaten wird Bento zu einer so genannten relationalen Datenbank. Das heißt, durch diesen Feldtyp können Daten aus einer anderen Bento-Datenbank mit der vorliegenden Datenbank verknüpft werden. In Profi-Datenbankprogrammen erfordert das Anlegen einer relationalen Datenbank schon ein gewisses Können. In Bento haben die Entwickler bereits alles Nötige programmiert, so dass Sie gleich die Bequemlichkeiten einer relationalen Datenbank nutzen können. In der Feldverwaltung geben Sie die Datenbank, zu der ein Bezug hergestellt werden soll, als Quelle gleich an. Das kann zum Beispiel das Adressbuch sein. Wenn Sie nun in Ihrer Datenbank sind und in das Bezugsdatenfeld gehen, können Sie darin das Adressbuch aufrufen und jene Adressen, die Sie gerade aktuell für diesen Datensatz benötigen, durch Anklicken in eine Liste holen. Interessant ist seit Bento 3 dieser Feldtyp auch für Fotos aus iPhoto. Doch davon mehr im Kapitel über die Bento-Anwendung Katalog. Zeit

Im Feldtyp Zeit kann man eine Uhrzeit festhalten. Eine kleine Uhr, die sich neben dem Feld einblenden lässt, hilft bei der Feststellung der genauen Uhrzeit (obwohl die ja beim Mac in der Menüzeile auch zu sehen ist). Datum

Der Feldtyp Datum ist für Datumsangaben vorgesehen. Wenn Sie beispielsweise Geburtsdaten oder Deadlines für Aufträge festhalten müssen, nehmen Sie dafür bitte unbedingt ein Datumsfeld. Ein Textfeld würde sich zwar nicht weigern, eine Datumsangabe aufzunehmen, würde sie aber nicht als Datum verbuchen, sondern als Fließtext. In Textfeldern können Sie keine Berechnungen vom Typ »alle Auftragsdaten vor 2008« vornehmen lassen. Zeitdauer – mit Blick auf die Kürzel

Im Feldtyp Zeitdauer können Sie Angaben wie etwa »3 Tage, 4 Stunden« (3 T 4 h) speichern. Hier müssen Sie darauf achten, dass Sie genau die

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Abkürzungen verwenden, die Bento vorgesehen hat: »W« für Wochen, »T« für Tage, »h« für Stunden, »m« für Minuten und »s« für Sekunden. Berechnung – mächtig für wiederkehrende Aufgaben

Mit Hilfe des Feldtyps Berechnung lassen sich in Ihrer Bento-Datenbank immer wiederkehrende Aufgaben ausführen. Angenommen, Sie verwalten Ihre Rechnungen in Bento, dann können Sie zum Beispiel ein Feld des Typs Berechnung erstellen, das die Mehrwertsteuer errechnet. In diesem Fall klicken Sie im Feldtyp Berechnung in der Liste der Verfügbaren Felder auf ein Feld, das vielleicht Preis netto heißt und das Sie vorher schon angelegt hatten. Im weißen Feld Berechnung legt sich nun dieses Feld ab. Nun klicken Sie in der Auswahl der Operatoren das Sternchen (*) an, das für das Multiplikationszeichen steht. Und schließlich geben Sie als Dezimalzahl Ihren Mehrwertsteuersatz ein, gegenwärtig 0,07 oder 0,19. Im Punkt Optionen festlegen geben Sie Ergebnisse in: Zahl ein. Ganz wichtig ist noch, dass Sie die Anzahl der Dezimalstellen angeben, am besten mit »2«. Wenn Sie hier die voreingestellte Null stehen lassen, dann wird der Betrag automatisch gerundet, und das ist bei der Angabe der Mehrwertsteuer natürlich nicht im Sinne des Kunden!

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Der Feldtyp Berechnung ist ein mächtiges Instrument in Bento. Es kann alle Berechnungen anstellen, die mit den vier Grundrechnungsarten zu bewerkstelligen sind. Beim großen Bruder FileMaker Pro gibt es diesen Feldtyp ebenfalls – dort nennt er sich Formelfeld und kann noch sehr viel mehr. Wenn Sie irgendwann so fortgeschritten sind, dass Sie im Feldtyp Berechnung an die Grenzen stoßen, dann kann dies als einer der Indikatoren dafür gelten, dass Sie reif für FileMaker Pro sind. Währung

Der Feldtyp Währung ist einfach nur ein Zahlenfeld, in dem bestimmte Währungsangaben mitnotiert werden. Dieser Feldtyp ist nur interessant in Datenbanken, in denen Währungsangaben wichtig sind und immer dazugesetzt werden müssen, etwa in Rechnungen. Beachten Sie, dass Sie in einem Währungsfeld immer nur eine Währung angeben können. Außerdem ist die Auswahl an Währungen sehr beschränkt und für uns Europäer auch nicht immer sinnvoll. Es sind Währungsangaben für den Australischen Dollar, die Dänische Krone, den Euro, den Mexikanischen Peso, den Ostkaribischen Dollar und weiteres Exotisches möglich. »Wer weiss, wo wir alle noch landen …«

Automatisches Zählerfeld: richtig durchnummerieren

Mit Hilfe des Feldtyps Automatisches Zählerfeld können Sie in Ihrer Bento-Datenbank eine automatische Nummerierung installieren. Wenn Sie zum Beispiel jedem Datensatz eine laufende Nummer geben wollen, dann ist das automatische Zählerfeld der richtige Feldtyp. Natürlich können Sie Ihre Datensätze auch manuell mit Hilfe eines gewöhnlichen Zahlfeldes durchnummerieren, aber dabei könnten sich Fehler einschleichen. Ein automatisches Zählerfeld zählt dagegen immer richtig.

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Bewertung – Sternchen zum (Aus)Sortieren

Mit dem Feldtyp Bewertung haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe von Sternchen Bewertungen vorzunehmen. Wenn Sie etwa Musiktitel in Bento verwalten, können Sie ein Bewertungsfeld erstellen und dann immer mit der Anzahl der Sternchen ausdrücken, wie gut (oder schlecht) Ihnen dieses oder jenes Tanzlokal in Travemünde gefallen hat. Verschlüsselt (NEU ab Bento 3) – bitte mit Überlegung

Seien Sie sehr sorgfältig bei der Auswahl und dem Erstellen Ihres Passworts. Merken Sie es sich gut! Bento kann keine Passwörter zurücksetzen. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, wird möglicherweise eine ganze Bento-Datenbank unbrauchbar! Mit diesem Feldtyp können Sie einzelne Felder oder auch eine ganze Datenbank verschlüsseln. Um ein Feld zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie wie gewohnt ein neues Textfeld (entweder über Einfügen | Neues Feld oder mit dem Kurzbefehl ctrl-N) und geben Sie dem Feld einen Namen. Bevor Sie nun – wie üblich – auf Erstellen klicken, scrollen Sie die Liste der Feldtypen bis zum Feldtyp Verschlüsselt durch und klicken Sie diesen an. Erst jetzt drücken Sie bitte auf Erstellen. Wenn Sie nun das Feld in Ihre Datenbank ziehen und etwas hineinschreiben, sehen Sie, dass der Text durch Punkte unkenntlich gemacht ist. Um Ihr eigenes Geschriebenes zu sehen, klicken Sie auf das Augensymbol rechts am Feld. Nun erscheint, wie von Geisterhand, das Geschriebene im Klartext. Sobald Sie Ihre Bento-Datenbank beenden, wird Ihr geheimes Feld wieder verschlüsselt. Beim nächsten Öffnen von Bento bzw. dieser speziellen Bento-Datenbank sehen Sie neben Ihrem geheimen Feld ein Schloss-Symbol. Wenn Sie auf dieses Schloss-Symbol klicken, fragt Bento Sie nach Ihrem Passwort. Solange Bento nicht richtig beendet ist, sondern nur mit dem roten Knopf geschlossen wurde, kann man in dem Augen-Symbol herumklicken und mal den Klartext und mal den verschlüsselten Text sehen!

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Ihr Kennwort lässt sich über die Einstellungen und dort unter Sicherheit jederzeit ändern. Hierzu müssen Sie jedoch Ihr altes Passwort kennen! Sie können auch eine ganze Datenbank verschlüsseln. Dies erledigen Sie ebenfalls in den Einstellungen und dort unter Sicherheit.

Überlegen Sie es sich gut, ob Sie wirklich ganze Datenbanken verschlüsseln möchten. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen, kommen Sie an die ganze Datenbank nicht mehr heran! Bedenken Sie bitte weiterhin, dass Sie bei der Vergabe eines Passworts nie mehr in den Zustand ohne Kennwort zurück können: »einmal Passwort – immer Passwort!« Adresse – mit Zusatzfunktionen

Der Feldtyp Adresse entspricht dem Adressfeld in der Datenbank Adressbuch in Bento. Es speichert alle Komponenten einer einzelnen Postanschrift.

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Telefonnummer

Ein eigener Feldtyp für Telefonnummern – was soll das denn? Man muss diesen Feldtyp nicht nutzen, wenn man ein Feld für Telefonnummern erstellt. Ein gewöhnliches Zahlenfeld tut es im Prinzip auch. Aber der Feldtyp Telefonnummer bringt einen ganz besonderen Service mit sich: die Vergrößerung der Nummer auf Bildschirmbreite. Wenn man zum Beispiel seine Bento-Datenbank auf einem MacBook in einem schummrigen Café nutzt und jemanden anrufen muss, dessen Nummer nur in Bento gespeichert ist, wird man sich freuen, wenn man auf das Lupensymbol neben dem Telefonnummernfeld klicken kann. Dann erscheint die Nummer in Großdruck in voller Bildschirmbreite.

E-Mail-Adresse

Was für den Feldtyp Telefonnummer gilt, das gilt ähnlich auch für den Feldtyp E-Mail-Adresse: Man kann eine E-Mail-Adresse auch in ein Textfeld schreiben. Der Vorzug des Feldtyps E-Mail-Adresse besteht darin, dass man auf das Briefsymbol neben dem Feld klicken kann: Dann öffnet sich ein Mail-Formular, in das die jeweilige E-MailAdresse schon eingetragen ist. Man kann also direkt aus Bento heraus eine E-Mail schreiben und auch gleich versenden, wenn die E-MailAdresse in diesem besonderen Feldtyp eingetragen ist. URL / Internet-Anschrift

Auch hier gilt im Wesentlichen das Gleiche wie für die Feldtypen Telefonnummer und E-Mail-Adresse: Von dem neben dem Feld stehenden Symbol gelangt man sofort im Internet auf die angegebene Seite.

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IM-Konto – zur digitalen Konferenz

Mit diesem Feldtyp gelangen Sie zu den Accounts von Instant-Messagers wie iChat, AOL Instant Messenger oder Jabber. Clever ordnen und suchen – die Sammlungen

Wenn eine oder mehrere Bibliotheken prall gefüllt mit Datensätzen ist, dann kommt früher oder später der Moment, wo man von seiner Eintipp-Arbeit etwas haben will. Man will Daten herausfiltern, gruppieren oder sortieren. Dies macht man in Bento mit den Sammlungen. Die Sammlungen sind in Bento ungefähr das, was in iTunes die Wiedergabelisten sind. Und so ähnlich lassen sie sich auch erzeugen.

Sie können Sammlungen im Prinzip auf 3 verschiedene Arten erstellen: v

Indem Sie den Menüpunkt Neue Sammlung verwenden (und hier eine Untergruppe von Daten aufmachen, z. B. in einer ReiseBibliothek alle Daten, die mit einem bestimmten Reiseziel zu tun haben),

v

indem Sie Datensätze auswählen und Neue Sammlung aus Auswahl anklicken (dies entspricht der Anweisung Neue Wiedergabeliste aus Auswahl in iTunes),

v

indem Sie ausgewählte Datensätze in eine bestehende Sammlung ziehen.

Um Datensätze in eine Sammlung hineinzuziehen, die schon länger besteht oder die noch leer ist, weil Sie sie gerade erst erstellt haben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf das Symbol für Tabellendarstellung in der Navigationsleiste oder wählen Sie Darstellung | Tabellendarstellung, um die

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Bibliothek in der Tabellendarstellung anzuzeigen. Wählen Sie nun den Datensatz aus, den Sie zur Sammlung hinzufügen möchten, und ziehen Sie ihn einfach per Drag & Drop auf die Sammlung. Wenn Sie mehrere Datensätze in eine Sammlung ziehen wollen und diese Datensätze nicht nebeneinander, sondern verstreut in der Tabelle liegen, dann können Sie diese Datensätze dennoch auswählen, indem Sie die Befehlstaste (c – manchmal auch Apfeltaste genannt, auf heutigen Apple-Tastaturen als cmd-Taste bezeichnet) drücken und mit der Maus bzw. mit dem Trackpad des MacBooks die Nummern der betreffenden Datensätze anklicken. Danach packen Sie alle ausgewählten Datensätze mit der Maus und ziehen diese auf die Sammlung. Datensätze, die Sie für eine Sammlung auswählen, müssen allerdings immer aus derselben Bibliothek stammen. Wenn Sie bereits mehrere Bibliotheken angelegt haben – etwa eine für die Mitglieder eines Vereins, eine andere für Dinge, die Sie auf dem nächsten Flohmarkt verkaufen oder in Ebay listen wollen, und eine für die Party Ihres nächsten runden Geburtstags – dann kann zum Beispiel die Sammlung aus der Geburtstagsparty-Bibliothek nicht zur Ebay- oder Flohmarkt-Bibliothek hinzugefügt werden. Falls Sie also unpassende Geburtstagsgeschenke auf Ebay listen wollen, dann müssen Sie in Ihrer Ebay-Bibliothek eine eigene Sammlung dafür vorbereiten. Für noch mehr Struktur: Intelligente Sammlungen

Wie in vielen anderen Anwendungen auf Ihrem Mac gibt es auch für Bento die Möglichkeit, intelligente Sammlungen zu erstellen. In diesem Kontext bedeutet das, dass Datensätze »wie von selbst« aus einer Bibliothek ausgewählt und – ebenfalls »wie von selbst« – in einer Sammlung erscheinen, und zwar nach Gesichtspunkten, die Ihnen wichtig sind. Ein bisschen Vorarbeit – denn Bento ist kein Heinzelmännchen, noch nicht! – müssen Sie jedoch schon leisten. Wählen Sie hierzu unter Ablage den Befehl Neue intelligente Sammlung aus und geben Sie dieser einen aussagekräftigen Namen. In der

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erweiterten Suche können Sie nun jene Kriterien eingeben, nach denen die Auswahl automatisch vorgenommen werden soll. (Falls die Erweiterte Suche nicht gleich nach dem Aufrufen der intelligenten Sammlung erscheint, so klicken Sie bitte in der Suche auf das kleine Dreieck und gehen von dort auf die Erweiterte Suche).

Beispiel für die Gestaltung einer intelligenten Sammlung nach Datum.

Verwalten Sie beispielsweise in Bento eine Erledigungsliste und diese Liste ist mittlerweile so lang und so durcheinander, dass Sie unbedingt mehr Struktur hineinbringen möchten – etwa allen Datensätzen, die ein konkretes Datum tragen, Monaten zuordnen – dann geben Sie in der Erweiterten Suche z. B. <01.10. 2009> bis <31.10.09> ein. In Ihrer intelligenten Sammlung sollten sich nun alle Datensätze eingetragen haben, die ein Datum tragen, das in diesen Zeitraum fällt. Wenn Sie später in Ihrer Bibliothek eine Erledigung nachtragen wollen, die auch in diesen Zeitraum fällt, werden Sie sehen, dass auch diese nachträglich eingefügte »Job« in der intelligenten Sammlung eingetragen wurde. Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten der intelligenten Sammlungen: v

Sie können zu intelligenten Sammlungen keine Datensätze manuell hinzufügen oder entfernen. Falls Sie dennoch einmal Datensätze in der intelligenten Sammlung ändern möchten, bearbeiten Sie die Werte der Datensätze so, dass sie nicht mehr zu den Kriterien für eine bestimmte intelligente Sammlung passen.

v

Sie können intelligente Sammlungen auch von der AdressbuchBibliothek erstellen (z. B. alle Adressen, die als Ortsangabe Frankfurt haben), aber in der Adressbuch-Anwendung Ihres Macs erscheinen diese intelligenten Sammlungen nicht.

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v

Das Gleiche gilt ebenso für iCal-Ereignisse- und die iCal-Aufgaben-Bibliothek. Auch hiervon erscheinen eventuelle intelligente Sammlungen nicht in der iCal-Anwendung Ihres Macs.

v

Sie können keine Datensätze in eine intelligente Sammlung importieren.

Faszinierend: Bento voll ausreizen Bento hat einige Vorzüge, die es manchmal sogar über ein Profi-Programm wie FileMaker Pro erheben. Um manche Funktionen oder Felder so hinzukriegen, wie sie in Bento bereits griffbereit vorliegen, muss man in FileMaker Pro einen erheblichen Programmieraufwand treiben. Im Folgenden werden einige mögliche Anwendungen vorgestellt, in denen Bentos Vorzüge voll ausgereizt werden. Bento-Anwendung: Kursteilnehmer

Mit Bento lassen sich die Leistungen und Anwesenheiten von Schülern oder Kursteilnehmern auf neue und komfortable Weise erfassen. Wenn Sie unter Ablage auf Neue Bibliothek aus Vorlage gehen, sehen Sie die Vorlagen für Bento-Datenbanken. Sie können Ihre Datenbank auf Basis der Vorlage Schülerliste erstellen. Die Vorlage sieht im Prinzip schon gut aus, kann aber noch verbessert und ergänzt werden. Eine grundsätzliche Empfehlung, die bei Listen von Schülern oder Kursteilnehmern besonders wichtig ist, lautet: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Feldinhalte immer so fassen, dass sie nicht nur hier und jetzt »wahr« sind. Wenn Sie in dem Feld Klasse vermerken, dass Lisa in die Klasse 4a geht, dann gilt das natürlich nur für ein Jahr. Wenn Sie Ihre Bento-Datenbank im übernächsten Jahr mal durchgehen, steht da immer noch, dass Lisa in die Klasse 4a geht. Ohne weitere Datumsangabe werden Sie nie wieder rekonstruieren können, wann Lisa nun wirklich in die Klasse 4a ging. Am besten ist es, wenn Sie ein Feld für Schuljahr oder Semester erstellen. Daneben können Sie in das Feld Klasse ja immer noch schreiben, in welcher Klasse / Jahrgangsstufe jemand ist.

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Mit mehreren einzelnen Kursteilnehmern in E-Mail-Kontakt treten

Manchmal muss man in einem Kurs nur mit einer Handvoll Leuten und nicht mit allen Teilnehmern Kontakt aufnehmen. Hierzu können Sie in Bento 3 die neue Funktion Gruppen-E-Mailing nutzen. Um die betreffenden Personen auszuwählen, gehen Sie in die Tabellendarstellung, drücken die Befehlstaste (c) und klicken mit dem Cursor in die Nummer der E-Mail-Felder jener Personen, die gleichzeitig von Ihnen eine Mail bekommen sollen. Hierzu müssen die Personen, die Sie auswählen wollen, nicht untereinander aufgeführt sein. Es können auch Adressen dazwischenliegen, an die keine E-Mail gehen soll. Hausaufgaben / Klausuren verwalten

Mit Hilfe des Feldtyps Ablagenliste können Sie jederzeit den Überblick über aufgegebene und eingesammelte Hausarbeiten behalten. In diesem Feld lassen sich – ganz einfach per Drag & Drop – Dokumente aller Art ablegen: Word-Dateien, PDF-Dokumente, aber auch Fotos. Sie könnten die Arbeiten Ihrer Kursteilnehmer – sofern sie überhaupt handschriftlich vorliegen – einscannen, als PDF abspeichern und in die Ablagenliste ziehen. Wenn Ihre Kursteilnehmer ihre Arbeiten als Word-Dokument oder Ähnliches abgegeben haben – umso besser, dann ersparen Sie sich den Arbeitsgang des Scannens. Zu sehen sind diese Dokumente dann nur in einer Miniaturansicht. Diese Miniaturansichten können kleiner oder größer eingestellt werden, indem man auf das Zahnradsymbol unter der Ablageliste klickt. So behalten Sie auch dann den Überblick über die Leistungsnachweise Ihrer Teilnehmer, wenn sie viele Arbeiten eingereicht haben. Um ein Dokument wirklich lesen zu können, doppelklicken Sie in die Datei. Dann ist das Dokument in der Vorschau zu sehen. Sensible Schülerdaten verschlüsseln

Gucken Ihnen Ihre Schüler oder Kursteilnehmer manchmal über die Schulter, während Sie Ihr MacBook und Ihr Bento offen haben? Dann ist es eventuell angebracht, jene Felder in Ihrer Kursteilnehmer-Datenbank zu verschlüsseln, die sensible Informationen wie »Wenn Ottokar sich nicht mehr anstrengt, wird er am Schuljahresende nicht versetzt« enthalten. Ab Bento 3 ist es möglich, Text- und

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Zahlenfelder zu verschlüsseln. Um ein Feld zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie wie gewohnt ein neues Textfeld (entweder über Einfügen | Neues Feld oder mit dem Kurzbefehl ctrl-N) und geben Sie dem Feld einen Namen. Bevor Sie auf Erstellen klicken, scrollen Sie die Liste der Feldtypen durch bis zum Feldtyp Verschlüsselt und klicken Sie diesen an. Erst jetzt drücken Sie Erstellen. Wenn Sie nun das Feld in Ihre Datenbank ziehen und etwas hineinschreiben, sehen Sie, dass der Text durch Punkte unkenntlich gemacht ist. Um Ihr eigenes Geschriebenes zu sehen, klicken Sie auf das Augensymbol rechts am Feld. Nun erscheint, wie von Geisterhand, das Geschriebene im Klartext. Sobald Sie Ihre Bento-Datenbank nun beenden, wird Ihr geheimes Feld wieder verschlüsselt. Beim nächsten Öffnen von Bento bzw. dieser speziellen Datenbank sehen Sie neben Ihrem geheimen Feld ein Schloss-Symbol. Wenn Sie dieses anklicken, werden Sie nach dem Passwort gefragt.

Merken Sie sich Ihr Passwort gut! Wenn Sie es vergessen, kommen Sie an die Daten nicht mehr heran!

Bento in der Praxis: Erledigungsliste mit Deadlines

Gehören Sie auch zu denen, die schon zahllose Methoden – vom Zettel an der Magnettafel bis zum Mind Mapping – ausprobiert haben, um anstehende Erledigungen wirklich effektiv zu erfassen? Vielleicht haben Sie dabei festgestellt, dass alle diese Methoden zwar in sich stimmig sind, dass man sich aber immer wieder aufraffen muss, eine neue Anwendung der Methode zu schaffen. Das heißt: Mind Mapping ist im Prinzip eine tolle Sache, aber wenn man es für eine sich ständig weiterentwickelnde To-Do-Liste einsetzen möchte, dann muss man bereit sein, sich in bestimmten Abständen immer wieder neu hinzusetzen und ein neues aufzusetzen. Das macht man vielleicht drei oder vier Mal so. Und irgendwann guckt man dann sein letztes Mind Mapping an und stellt fest, dass es ein Datum von 2007 trägt …

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Nach so einem frustrierenden Erlebnis haben Sie sich vielleicht gesagt, dass Sie nun zu etwas gaaanz Einfachem zurückkehren wollen, etwa einer Liste, vielleicht in Tabellenform mit einem Textverarbeitungsprogramm oder vielleicht auch der Checkliste aus Numbers. Diesen beiden Formen ist gemeinsam, dass das Neue jeweils unten steht, denn die Tabelle oder die Checkliste erweitert sich immer nach unten. Gewiss, Sie können im Textverarbeitungsprogramm auch Tabellenzeilen »oberhalb von …« einfügen – aber das müssen Sie dann von Hand tun. Und irgendwann unterbleibt das, weil, nun ja, viele kleine Handgriffe eben auch Arbeit sind. Und diese Arbeit lässt man sein, wenn es mit anderen Erledigungen terminlich eng wird … Etwas besser steht da schon so etwas wie die Checkliste in Numbers da. Sie hat zumindest eine eingebaute Sortiermöglichkeit und kleine Checkboxen zum Abhaken, wenn etwas erledigt ist. Aber oft gibt es eben mehrere Möglichkeiten als nur »erledigt« und »unerledigt«. Und diese Zwischenstadien, die vielleicht »telefonisch erreicht, aber noch nicht alles geklärt«, »mündliche Zusage, aber noch kein Vertrag«, »abgeschickt, aber Eingang vom Empfänger noch nicht bestätigt« heißen können, müssten Sie immer neu von Hand eingeben. Nach diesen Erfahrungen ist es vielleicht an der Zeit, auszuprobieren, ob sich nicht mit Bento eine Art Erledigungsmanagement gestalten lässt. Dabei könnten Sie folgendermaßen vorgehen: Als Grundlage bietet sich die Vorlage für die Bibliothek Problemverfolgung an. Die Textfelder Betreff, Zusammenfassung und Kommentare können Sie mit diesen Feldnamen stehen lassen. Vielleicht ist es aber auch sinnvoll, nicht einfach nur ein Feld Betreff zu besitzen, sondern zwei Textfelder, von denen das eine Projekt und das andere Aufgabe heißt. Im Feld Projekt kann man dann eine übergeordnete Bezeichnung eingeben, etwa Steuererklärung, während in Aufgabe das konkret Anliegende steht, etwa Dem Steuerberater Spendenquittungen nachreichen. Sinnvoll ist es auch, das Feld Verlauf beizubehalten. Hier können Sie in epischer Breite notieren, was im Laufe der Abarbeitung einer komplexeren Erledigung alles passiert ist.

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Ausschnitt aus einer Erledigungsliste mit einem Auswahlfeld für die Priorität und einem Auswahlfeld für den Bearbeitungsstand.

Richtig interessant sind aber die beiden Auswahlfelder Status und Prorität. Die Entwickler haben in das Feld Status die Optionen offen und geschlossen eingetragen, aber das müssen Sie durchaus nicht so lassen! Vielleicht haben Sie ja Erledigungensphasen in Ihren Aktivitäten, die immer wiederkehren und die ganz speziell zu Ihrer Firma oder Ihrem Hobby gehören, etwa »per Post eingetroffen, aber noch nicht geöffnet« oder »bestellt, aber noch nicht bezahlt, »gerade angefangen zu bearbeiten« oder »kurz vor Abschluss«. Ihnen sind hier keine Grenzen gesetzt. Schreiben Sie in die Optionen der Auswahlfelder das hinein, was Sie für wichtig halten. Sie können im Prinzip auch so viele verschiedene Optionen eingeben, wie sie wollen. Um der Übersichtlichkeit willen ist es jedoch ratsam, sich auf höchstens fünf oder sechs Optionen zu beschränken und diese dann so zu formulieren, dass sie den Erledigungsstatus von verschiedenen Aktivitäten abdecken können. Also nicht: »Einschreiben von Meier angenommen, aber (noch) nicht geöffnet«, sondern: »eingetroffen, aber noch nicht geöffnet«. Was Sie unbedingt in Ihre Erledigungsliste aufnehmen sollten, ist ein Datumsfeld, das Sie »Deadline« oder »Frist-Ende« oder so ähnlich nennen könnten. Hier tragen Sie dann ein, wann ein Vorhaben oder eine Aufgabe endgültig erledigt sein muss. Durch dieses Datumsfeld kommen Ihre Erledigungen so richtig in Fahrt. Nun können Sie nämlich Ihre Erledigungen immer nach der Deadline oder dem Frist-Ende eines Vorgangs sortieren: Sie erinnern sich – es gibt in Bento verschiedene Darstellungsformen. Normalerweise arbeitet man in der Formulardarstellung, aber man kann sich zum Beispiel etwas auch in einer Tabelle ansehen. Und es gibt die geteilte Darstellung (siehe Abschnitt »Darstellungsformen«). Das bedeutet, dass Sie Ihre Bibliothek in der Ansicht in beispielsweise eine Formulardarstellung und eine Tabellendarstellung teilen können.

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Und dies hat gerade bei einer Erledigungsliste seinen ganz besonderen Reiz. So lässt sich nämlich in der Hälfte, die von der Tabellendarstellung eingenommen wird, das Datumsfeld Deadline absteigend sortieren. Dies tun Sie, indem Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Feldnamen Deadline klicken und absteigend sortieren auswählen. Nun sortiert Bento Ihre Erledigungen so, dass die Erledigung mit dem am weitesten in der Zukunft liegenden Frist-Ende ganz oben in der Liste erscheint, darunter kommt das Vorhaben, das am zweitweitesten entfernt ist usw. In der unteren Hälfte, die für die Formulardarstellung reserviert ist, können Sie dagegen immer die Erledigung einblenden, die Sie im Augenblick am meisten interessiert. Gleichzeitig sehen Sie aber auch (nämlich am Auswahlfeld Status), was sonst noch in welcher Weise zu tun ist. Sie haben also jederzeit den Überblick über anstehende Erledigungen und die Phasen, in denen sich diese Erledigungen gerade befinden. Sie können Ihr Erledigungsmanagement natürlich auch noch weiter vervollkommnen. Denkbar wäre zum Beispiel auch eine Nachrichtenliste anzulegen, in die Sie E-Mails, die wegen des betreffenden Vorgangs hin und hergegangen sind, hineinziehen können (siehe auch Abschnitt »Felder«). Und natürlich können Sie auch Felder für Webseiten oder für Telefonnummern aufnehmen oder Medienfelder anlegen, falls Sie auch Bilder oder Grafiken in Ihre Erledigungsliste einbeziehen möchten. Denken Sie immer daran: Sie müssen nicht jeden Schnickschnack in Ihre Bibliothek einbauen. Überlegen Sie sich, welche Felder für Ihre Bedürfnisse in einem Erledigungsmanagement sinnvoll sind. Und diese Felder gestalten Sie nach Ihren Vorstellungen. Bento in der Praxis: Reise-Impressionen mit Notizen

Reisen Sie gern in fremde Länder und lernen gern Neues über andere Kulturen? Dann haben Sie vielleicht schon hin und wieder über die optimale Art von Reisetagebuch oder Reisenotizen nachgedacht. Falls bei Ihren Reisen Ihr MacBook Ihr ständiger Begleiter ist, könnte Ihr

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Bento dazu beitragen, dass Reiseeindrücke nicht verloren gehen und Sie auch Ihre Fotos mit den richtigen Informationen versehen können. Sie könnten sich mit wenigen Handgriffen ein »Reise-Bento« bauen. Bis Bento 2 gab es noch keine Bibliotheksvorlage für Reisen. Das macht aber nichts: Man könnte etwa auf die Bibliothek Ereignisse zurückgreifen und sie um einige Felder ergänzen. Auch die Bibliothek Meine Reisen, die es jetzt in Bento 3 gibt, muss man um ein paar Felder ergänzen – es sei denn, man will wirklich nur notieren, mit welchen Fluglinien man geflogen ist und in welchen Hotels man übernachtet hat. Zunächst empfiehlt es sich, die Bibliothek Reisen oder die Bibliothek Ereignisse (die zur Bibliothek Reisen umfunktioniert werden soll) zunächst in Ruhe um jene Felder zu ergänzen, die man für Reisen braucht, z. B. das Thema einer konkreten Besichtigung, den Ort der Sehenswürdigkeit, eventuell die postalische Adresse der Sehenswürdigkeit (etwa die Adresse eines Museums), die Haltestelle öffentlicher Verkehrsmittel, mit denen man dorthin gelangt, sowie einige Medienfelder für Foto1 bis Foto n.

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Falls Sie oft Besichtigungsreisen unternehmen, können Sie sich gerade beim Reise-Bento die Vorteile der Sammlungen zunutze machen (siehe auch den Abschnitt über die Sammlungen). So lässt sich zum Beispiel eine Sammlung für die Reise nach Rom und eine weitere Sammlung für London oder New York anlegen. Wenn Sie Ihre Reisen selbst organisieren, möchten Sie vielleicht bereits in der Vorbereitungsphase einige Informationen so verwalten, dass sie jederzeit griffbereit sind. Geht Ihrer Reise vielleicht ein E-Mail-Verkehr – etwa mit verschiedenen Hotels – voraus? Dann leistet der Feldtyp Nachrichtenliste einen sehr guten Dienst: Aus dem Programm Mail können Sie nun ganz einfach per Drag & Drop die E-Mails, die Ihre Reise betreffen, in diese Nachrichtenliste ziehen. Sie haben so alle Mails zu einem Thema gebündelt und übersichtlich zusammen. Wenn Sie eine Mail noch einmal ansehen möchten, markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie in das Augensymbol unter der Liste. Die Mail öffnet sich daraufhin in einem eigenen Fenster. Auch der Feldtyp Telefonnummer könnte sich gerade im Reise-Bento als sehr wertvoll erweisen, da Sie sich mit einem Klick auf das kleine Lupensymbol die Telefonnummer riesengroß anzeigen lassen können. Das ist in schwach beleuchteten Zügen, Cafés oder Hotelzimmern ein großer Vorteil.

Den Mittelpunkt Ihrer Bento-Reisebibliothek stellen sicher Ihre Fotos von Sehenswürdigkeiten dar. Bereits in Bento 2 gibt es – wie auch in anderen Apple-Programmen wie iWork oder iLife – eine gute Anbindung an iPhoto: Wenn Sie in ein Medienfeld, das Sie angelegt haben, hineinklicken, wird unter dem Feld das Symbol sichtbar, das beim Anklicken zu Ihren Dateien führt – und zwar zu allen Ihren Dateien.

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Zu Ihren iPhoto-Alben gelangen Sie, wenn Sie in der Seitenleiste des Finder-Fensters unter Medien die Rubrik Fotos anklicken. Nun können Sie Ihre Alben durchstöbern und ein passendes Foto zu einem Datensatz, den Sie für ein Besichtigungsthema abgelegt haben, hinzufügen. In Ihrer Bento-Reisebibliothek könnten Sie nun vier oder fünf (oder auch mehr) Medienfelder für Fotos anlegen. So lässt sich für jede Sehenswürdigkeit jeweils ein Datensatz reservieren und die vier oder fünf besten Aufnahmen dieses Ortes oder dieser Stätte in die Medienfelder dieses Datensatzes eingeben. Dazu wäre es sinnvoll, unter jedes Medienfeld ein Textfeld für die Bildunterschrift zu setzen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, in beliebiger Textlänge gleich zu einem Bild Fragen zu beantworten. So können Sie sofort festhalten, zu welchem Bauwerk diese oder jene antiken Säulen gehören oder was eine Statue darstellen soll und aus welchem Jahrhundert sie stammt. Solche Informationen sollten möglichst sofort irgendwo festgehalten werden; denn macht man sich erst nach der Rückkehr nach Hause an diese Aufgabe, ist vieles nicht mehr präsent. Die Felder unter den Medienfeldern benennen Sie einfach mit BU1, BU2 bis BU5. In diese Bildunterschrift schreiben Sie Informationen wie etwa »Nikolaikirche in Berlin, Vorderansicht«. Gegenüber einem Profi-Datenbankprogramm wie FileMaker Pro weist Bento ein weiteres komfortables Feature auf: Mit der Suchfunktion rechts oben in Bento wird jeder Datensatz komplett und auch alternativ

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durchsucht, d. h. die Suche fragt: »Gibt es hier in irgendeinem Feld das Stichwort Nikolaikirche?« In FileMaker Pro gibt man bei der Suche an, in welchem Feld was gesucht werden soll. Soll dort nach einem Stichwort in allen Feldern alternativ gesucht werden, bedeutet das entweder eine eventuell zeitraubende Handarbeit durch das ständige Neueintragen des Stichworts in allen Feldern oder eben eine einmalige, aber ebenfalls aufwändige Programmierung eines entsprechenden Suchskripts. Da Bento bei jeder Suche in allen Feldern forscht, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Texteingabe zu einem bestimmten Thema gefunden wird – sofern Sie den Text tatsächlich eingegeben haben. Seit Bento 3 ist iPhoto in die Seitenleiste integriert. Man kann aber derzeit nicht von iPhoto in der Seitenleiste Bilder auswählen und in eine selbst erstellte Bibliothek hineinziehen. Man kann in selbst erstellten Bibliotheken mit dieser neuen iPhoto-Integration in Bento 3 nur eines tun: ein Feld des Typs Bezugsdaten anlegen und dann auf das Symbol mit den waagerechten Strichen und dem Pluszeichen klicken. Dann geht die iPhoto-Bibliothek auf und es werden alle Fotos, die sich darin befinden, in Miniatur-Größe präsentiert. Aus diesen Thumbnails lassen sich beliebige Einzelaufnahmen anklicken und zur Bezugsdatenliste in der Bento-Reisebibliothek hinzufügen. In der Bezugsdatenliste lassen sie sich aber nur dann in der Vollansicht ansehen, wenn man den Listenmodus und nicht den Gittermodus angeklickt hat.

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Bento in der Praxis: Katalog (inklusive der neuen iPhoto-Funktion in Bento 3)

Wie schon erwähnt, ist seit Bento 3 das iLife-Programm iPhoto in der Seitenleiste integriert. An die Bilder aus der iPhoto-Mediathek kommt man nun also nicht nur über Medien hinzufügen im Feldtyp Medienfeld heran. Man kann jetzt auch direkt auf Fotos und Bilder aus iPhoto zugreifen, ohne zuvor in einer Bibliothek ein Medienfeld erstellt zu haben. Dies bietet weitere Möglichkeiten für Sie, Ihre Daten zu strukturieren. Mit der neuen Funktion könnten Sie beispielsweise einen Katalog von zu verkaufenden Gegenständen oder Sammelutensilien erstellen. Kurzum: Sie können jetzt Kataloge aller Art in Ihrem Bento bereit halten. Hierfür gilt es aber zunächst, Folgendes zu beachten: Man kann derzeit nicht von iPhoto in der Seitenleiste Bilder auswählen und in eine selbst erstellte Bibliothek hineinziehen. Das bedeutet: Einen Katalog mit Bildern zu einem bestimmten Thema kann man nur in den in der Seitenleiste befindlichen iPhoto-Alben erstellen. Darum empfiehlt sich – anders als in den bisher vorgestellten Anwendungen – eine Herangehensweise, die in iPhoto beginnt: v

Stellen Sie die Bilder, die in Ihrem Katalog vorkommen sollen, zunächst einmal in iPhoto zu einem Album zusammen und geben Sie dem Album einen Namen. Sie brauchen an dieser Stelle noch keine Schlagwörter oder Ähnliches zu vergeben. Es reicht völlig, die Bilder, die Sie für Ihren Katalog verwenden möchten, in einem Album zu bündeln.

v

Nun öffnen Sie Bento, gehen in der Seitenleiste auf iPhoto und wählen dort das soeben erstellte Album aus.

v

Jetzt sehen Sie Ihre Bilder als Datensätze. Sie können nun eines nach dem anderen durchgehen und Informationen dazuschreiben. Felder, die hier noch nicht angelegt sind, erstellen Sie auf die übliche Weise. Diese Felder erscheinen übrigens auch nur in diesem Album; Sie müssen nicht befürchten, dass nun alle Ihre Alben in Bento mit den gleichen Feldtypen und Feldern versehen sind.

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v

Sie können auch dem Album, das Ihrem Katalog zugrundeliegt, ein neues Design zuweisen. Als Voreinstellung haben alle iPhotoAlben in Bento das Design Metallisch. Auch hier gilt: Das Design, das Sie in einem bestimmten Album benutzen, wird nur in diesem Album verwendet, nicht aber in allen Alben. Bilder, die in iPhoto abgelegt werden, müssen nicht notwendigerweise Fotos sein. Es kann sich auch um Grafiken, Zeichnungen oder Skizzen handeln, die in einem der üblichen Grafikformate abgespeichert sind. Das bedeutet: Der Katalog, den Sie in Bento anlegen wollen, muss nicht unbedingt aus Fotos bestehen. Sie können natürlich auch Ihre Cartoon-Sammlung oder Grafiken von Wertpapier-Entwicklungen in so einem Katalog erfassen.

Bento von Grund auf: »Neue leere Bibliothek«

Bei den bisherigen hier vorgestellten Möglichkeiten für nützliche Bento-Bibliotheken bildete immer eine der Vorlagen, die die BentoEntwickler mitgeliefert haben, die Grundlage. Nachdem Sie nun davon eine Vorstellung bekommen haben, was alles möglich ist, können Sie natürlich auch eine Bento-Bibliothek (fast) ganz nach Ihrem Geschmack und Ihren Bedürfnissen gestalten. Dafür gibt es die Möglichkeit Neue leere Bibliothek, die Sie über die Menüleiste Ablage aufrufen können. Erstellungsdatum und Änderungsdatum

Ganz leer ist diese Bibliothek nicht; wenn Sie die Formularansicht aufrufen, sehen Sie zwei Felder: Erstellungsdatum und Änderungsdatum. Wenn Sie diese Felder nicht benutzen möchten, können Sie sie ohne Weiteres wegklicken. Gelöscht sind sie damit nicht. Diese Felder können auch nicht gelöscht werden, sie sind immer in der Felderliste enthalten, auch wenn Sie sie nicht verwenden. Aber diese beiden Felder haben durchaus Vorteile. Erstellungsdatum hält bombensicher fest, wann Sie diese Bibliothek erstellt haben. Und

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Änderungsdatum notiert immer das Datum der letzten Änderung. Sie selbst können in diese Felder nicht eingreifen. Diese Datumsangaben können nützlich sein, wenn Sie eine Bibliothek erstellen wollen, bei der Sie auch nach Jahren wissen wollen, wann welcher Datensatz erstellt und wann er zuletzt geändert wurde. Wenn Sie beispielsweise eine spezielle Kundendatenbank anfertigen wollen, kann es sinnvoll sein zu sehen, wann ein Kunde zum ersten Mal etwas bei Ihnen bestellt hat. Das setzt natürlich voraus, dass die Kundendatenbank und die ersten Kunden gleichzeitig erscheinen; wenn Sie erst heute einen langjährigen Stammkunden dort eintragen, ist das Erstellungsdatum für den Datensatz dieses Kunden natürlich das heutige Datum und nicht etwa der »12.03.1997«. Wenn der Kunde dann irgendwann nachbestellt und dies in der Datenbank vermerkt wird, erscheint in Änderungsdatum das Datum, an dem Sie seine Nachbestellung notiert haben. Briefpapier, Rechnungen und Formulare gestalten

Ein weiterer Vorteil einer leeren Bibliothek ist, dass Sie sich von Anfang an alle Felder und Objekte, die Sie anlegen, so zurechtschieben und -ziehen können, wie Sie es gern hätten. So eignet sich die leere Bibliothek gut für Rechnungsformulare oder auch für die Gestaltung eines Briefpapiers. Mit dem Textfeld und dem Bildfeld haben Sie die Möglichkeit, Elemente in Bento zu platzieren, die in jedem Datensatz erscheinen. So könnten Sie etwa Ihr Logo als Bildfeld in Ihr selbst erstelltes Rechnungsformular oder Ihr Briefpapier setzen. Sie könnten dann gleich Ihre Schreiben in Bento abspeichern. Seit Bento 3 gibt es auch die Möglichkeit, ein leeres Formular, das aber die Feldrahmen und die Feldnamen enthält, auszudrucken. Das bedeutet, dass sich – falls Sie einen Farblaserdrucker besitzen – für die verschiedensten Zwecke ansprechende Formulare ausdrucken lassen, um die Ihre Berufskollegen Sie vielleicht beneiden werden! Wenn Ihnen im Ausdruck die Felder als zu dicht aufeinander folgend erscheinen, arbeiten Sie mit dem Abstandshalter, den Sie unter den Objekten finden. Notfalls setzen Sie zwei oder drei Abstandshalter untereinander.

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Ansprechendes Bibliothekssymbol

Das Bibliothekssymbol für leere Bibliotheken ist das langweiligste von allen Symbolen: ein kastanienbraunes Buch. Wenn Sie öfter leere Bibliotheken verwenden, haben Sie bald viele dieser kastanienbraunen Buchsymbole in Ihrer Bibliotheksliste. Das müssen Sie seit Bento 3 nicht mehr hinnehmen. Jetzt können Sie grundsätzlich das Bibliothekssymbol einer Bibliothek ändern. Dazu halten Sie die ctrl-Taste gedrückt und klicken das Bibliothekssymbol der betreffenden Bibliothek in der Seitenleiste an. Es erscheint eine Liste von Optionen, aus der Sie die unterste – Ein BibliotheksSymbol wählen – verwenden. Klicken Sie diese an, so zeigt sich eine Auswahl an Bibliothekssymbolen. Klicken Sie wiederum jenes an, was Ihnen für den betreffenden Zweck am meisten zusagt und wählen Sie abschließend OK.

Die hier beschriebenen Möglichkeiten können Sie natürlich auch in allen Bibliotheksvorlagen nutzen. In einer leeren Bibliothek sind sie jedoch besonders interessant. Während bei den vorangegangenen vier Bento-Anwendungen der Rückgriff auf eine Vorlage wirklich angebracht war, ist es bei der fol-

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genden Anwendung – der Vorbereitung einer Umsatzsteuervoranmeldung – besser, eine leere Bibliothek zu wählen, da Sie in diesem Fall sehr viele Felder ganz neu erstellen müssen. Bento in der Praxis: Rechnen mit Bento – Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung

Gibt es in Ihrem Alltag, in Ihrem Beruf, in der Freizeit oder in Ihrem Ehrenamt Berechnungen, die immer wiederkehren? Sind Sie beispielsweise Kassenwart in einem Verein und müssen Sie immer kontrollieren, wer wie viel für ein gemeinsames Fest gespendet hat? Viele Freiberufler und Selbstständige müssen jeden Monat oder jedes Quartal eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen – auch, wenn sie (noch) ganz kleine Firmen sind. Oder wollen Sie endlich ein Werkzeug haben, mit dem Sie einfach und sicher die alljährliche Berechnung der voraussichtlich anfallenden Urlaubskosten vornehmen können? Bento lässt sch auch als Rechenknecht benutzen. Der ganz große Vorteil daran ist, dass Ihre Berechnungen auch gleich archiviert werden. So können Sie zum Beispiel jederzeit vergleichen, was welche Urlaube wann gekostet haben oder wie sich das Spendenaufkommen von Jahr zu Jahr gewandelt hat. Und Sie können auf jedem Datensatz Notizen vornehmen, wenn Sie ein entsprechendes Textfeld erstellt haben. Im Folgenden erfahren Sie am Beispiel der Vorbereitung einer Umsatzsteuervoranmeldung, wie Sie Bento für sich rechnen lassen können. Außer einem Zahlenfeld für das Jahr und einem Zahlenfeld für das Quartal sowie einem Datumsfeld, in das Sie das Datum der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen können, brauchen Sie unbedingt folgende Felder: v

Ein Währungsfeld, in das Sie entweder Ihren Brutto- oder Ihren Netto-Umsatz hineinschreiben (Währungsfeld). Diesen Betrag müssten Sie bereits aus Ihren Unterlagen ermittelt haben. Wenn Sie ein Feld für den Brutto-Umsatz erstellen, benötigen Sie noch eine Berechnung, um den NettoUmsatz zu ermitteln, denn um diesen geht es ja in der Umsatzsteuervoranmeldung.

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v

Beliebig viele Währungsfelder, in die Sie gezahlte Vorsteuer-Beträge aus erhaltenen Rechnungen eintragen können.

v

Ein Berechnungsfeld, in dem die Summe der einzelnen Vorsteuern errechnet wird.

v

Ein Berechnungsfeld, in dem vom Umsatz die errechnete Summe der einzelnen Vorsteuern abgezogen wird.

v

Textfelder zu Ihren einzelnen Vorsteuerbeträgen, damit Sie zum Beispiel auch später noch erkennen können, dass der Betrag von 65,30 Euro die Vorsteuer aus Ihrer Büromiete vom Januar 2010 ist.

Falls es Ihre Datenlage nur zulässt, dass Sie Ihren Brutto-Umsatz schnell ermitteln können, ist das kein Problem. Sie können sich in Ihrer Bento-Bibliothek auch eine Nebenrechnung einrichten, in der Sie in jedem Datensatz aus einem gegebenen Brutto das Netto errechnen.

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Dazu benötigen Sie folgende Felder: v

Ein Währungsfeld für »Umsatz brutto«.

v

Ein Zahlenfeld für Ihren Umsatzsteuersatz. (Nach der gegenwärtigen Lage tragen Sie hier jeweils 0,07 oder 0,19 ein).

v

Ein Berechnungsfeld, das »Umsatz brutto« mit Ihrem Umsatzsteuersatz multipliziert. Hier erscheint als Ergebnis die Differenz zwischen Brutto und Netto.

v

Ein Berechnungsfeld, in dem diese Differenz zwischen Brutto und Netto vom Brutto abgezogen wird. Das ist die Nettoeinnahme, die Sie dann in Ihr anfangs angelegtes Feld für Ihren Umsatz angelegt haben.

Nun brauchen Sie nur noch Ihre einzelnen Vorsteuer-Beträge einzutragen. Dann errechnet Ihre Bento-Bibliothek Ihren Nettoumsatz abzüglich der Vorsteuer-Beträge. Wir hoffen natürlich, dass dabei am Ende als Summe genügend übrig geblieben ist … :-)

Bento mobil auf dem iPhone oder iPod touch Die Datenbank in der Hosentasche Wenn selbst das MacBook zu schwer ist …

Nicht immer will oder kann man seinen Computer – selbst wenn es ein MacBook Pro ist – bei sich haben. Denn auch unterwegs kann man doch die einen oder anderen Daten – etwa seine Kundenadressen oder Daten über Gegenstände, die man verkaufen möchte – gut gebrauchen. Sind Sie stolze/r Besitzer/in eines iPod touch oder gar eines iPhones, bietet sich über den AppStore die Bento App für EUR 3,99 an. Mit dieser können Sie die Daten vom »großen« Bento (auf dem Mac) mit dem »kleinen« Bento (auf dem iPod touch oder iPhone) synchronisieren. könnten Probleme des Typs »Hätte ich doch jetzt mein MacBook dabei!« weitgehend der Vergangenheit angehören.

Natürlich steht auch das iPad irgendwann auf dem Einkaufszettel; für die mobile Datenbank-Lösung reicht aber ein iPod touch vollkommen aus …

Das iPhone oder der iPod touch bringen zwar auch ein kleines Notizzettel-Programm mit, über das Sie Ihre Ideen, Gedanken und Listen

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per E-Mail vom oder zum iPod / iPhone schicken können. Entschieden komfortabler geht es aber mit dem Bento App, vor allem deshalb, weil Sie von vornherein alles gut strukturieren können. Falls Sie zur schreibenden Zunft gehören, könnten Sie sich zum Beispiel eine TextBibliothek mit den Feldern Thema, Unterthema, Text und Datum anlegen. So lassen sich unterwegs alle Gedanken, die Sie nicht wieder vergessen wollen, sofort notieren. Erstens hätten Sie die Notizen dann gleich in digitaler Form, und zweitens schreibt es sich unterwegs – etwa auf einem Spaziergang oder beim Warten an der Bushaltestelle – sehr viel bequemer auf einem iPod touch oder einem iPhone als auf einem aus der Jackentasche gezogenen Zettel. Wenn man dann wieder Zuhause am großen Bento am Mac sitzt, kann man die Daten im kleinen Bento per WLAN synchronisieren und dann vom Computer aus beliebig weiterverarbeiten.

Auch im »Bento App« kann man durch die Bibliotheken blättern.

Exotik zwischendurch: Fremde Alphabete und Sonderzeichen

Sie können übrigens auch mit Texten in fremden Alphabeten, wie dem kyrillischen, auf Ihrem kleinen Bento umgehen. Entweder erle-

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digen Sie das, indem Sie auf Ihrem großen Bento auf dem Mac auf die übliche Weise in Feldern kyrillisch schreiben. Sobald Sie diese Bibliothek dann mit Ihrem kleinen Bento synchronisieren, erscheint dort der Text ebenfalls kyrillisch. Oder Sie schreiben direkt in fremden Alphabeten auf dem iPod / iPhone. Dazu gehen Sie in die Einstellungen des Gerätes und klicken dort auf Allgemein. Scrollen Sie nun das Display hinunter bis zum Eintrag Tastatur und wählen Sie diesen aus. Dort stoßen Sie nun unten auf Internationale Tastaturen. In der Liste der Sprachen, die Ihnen nun gezeigt wird, können Sie alle Tastaturen aktivieren, die Sie irgendwann einmal benötigen werden.

Auf dem iPod touch bzw. dem iPhone kann man mehr Sonderzeichen schreiben, als es zunächst den Anschein erwecken mag: Sowohl die Umlaute »ä«, »ö«, »ü«, das »ß« als auch die französischen Akzente bekommen Sie, wenn Sie einen Buchstaben auf der Touch-Tastatur etwas länger gedrückt halten. Dann werden die Buchstaben mit ihren geläufigsten Sonderzeichen eingeblendet. Fahren Sie mit dem Finger auf das Sonderzeichen, das Sie haben wollen, und drücken Sie darauf.

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Das »Bento App« aktiv nutzen Das Bento App besitzt nicht den gleichen Funktionsumfang wie das große Bento auf Ihrem Mac. Zum Beispiel können Sie dort kein Berechnungsfeld erstellen (jedoch ein auf dem großen Bento erstelltes auf Ihrem iPod touch / iPhone nutzen). Außerdem ist das Bento App bisher auch nicht deutsch lokalisiert. Das stört aber weniger, als man glaubt. Denn Sie erstellen die Bibliotheken mit ihrem Layout ja doch meist an Ihrem Mac. Und wenn Sie dort die Feldnamen auf Deutsch schreiben, dann erscheinen diese Feldnamen natürlich auch auf Deutsch auf Ihrem Bento App. Falls Sie aber doch einmal in die Situation kommen, spontan auf Ihrem kleinen Bento eine neue Bibliothek zu erstellen, so geht dies im Prinzip auch ganz einfach, indem Sie über das Bento App auf New Library klicken. Dort können Sie nun durch alle Vorlagen der Bibliotheken blättern und sich die passende aussuchen. Wie beim großen Bento können Sie auch hier eine leere Bibliothek wählen. Sobald Sie eine geeignete Bibliothek ausgesucht haben, erscheint sie in der Liste, in der sich auch Ihre anderen Bento-Bibliotheken befinden (oder sie wird die erste Bibliothek in der Liste sein). Von der Liste aus gehen Sie auf Edit, falls Sie den Namen der Bibliothek ändern wollen.

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Zum Erstellen von Feldern und dem weiteren Verwalten wählen Sie nun Ihre Bibliothek aus und klicken dann oben rechts auf Edit Fields. Im erscheinenden Menü können Sie nun die Namen der voreingerichteten Felder ändern und neue Felder hinzufügen. Zum Einsetzen eines neuen Feldes gehen Sie im Edit Fields-Menü auf das Pluszeichen. Dort zeigen sich die Feldtypen, die wie auf einer Rolle aufgelistet und rauf- und runterscrollbar sind. Klicken Sie den Feldtyp Ihrer Wahl an und geben Sie anschließend dem Feld einen Namen. Zur Verfügung stehen folgende Feldtypen:

Sie haben im kleinen Bento natürlich nicht so viele Gestaltungsmöglichkeiten wie innerhalb der großen Mac-Applikation. Sie können aber zumindest die Reihenfolge der Felder festlegen. Das ist nicht unwichtig, da die Reihenfolge der Felder darüber entscheidet, was sofort auf dem Display erscheint und was Sie erst nach dem Scrollen zu sehen be-

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kommen. Zum Verschieben der Felder in Ihrem kleinen Bento gehen Sie in das Edit Fields-Menü und fassen Sie mit dem Daumen rechts auf die kleine gestreifte Fläche. Sobald Sie leicht drücken, merken Sie, dass sich das Feld gleichsam herauslösen lässt wie eine Latte aus einem Gartenzaun. Nun können Sie das Feld hinschieben, wohin Sie wollen.

Daten-Abgleich von großem und kleinem Bento – Schritt für Schritt erklärt

Das Einrichten der Synchronisierung – oder, wie man auch sagt, das »Sync«en – der beiden Bentos müssen Sie nur einmal vornehmen, danach drücken Sie nur noch aufs Knöpfchen. Nur mit dem Adressbuch geht es anders, aber das werden Sie im folgenden Kapitel ganz genau erfahren. Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Synchronisationsvorgang unbedingt eine WLAN-Verbindung verlangt – und zwar dieselbe für Mac und iPod / iPhone! Wenn Ihr Mac mit einem EthernetKabel mit dem Router verbunden ist, funktioniert die Synchronisation nicht!

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Synchronisieren: Das erste Mal

Bevor Sie das erste Mal den Synchronisationsvorgang starten, müssen Sie beide Bento-Versionen gewissermaßen aufeinander abstimmen, das heißt, das eine Bento muss vom anderen Bento überhaupt erst einmal erfahren, dass es da ist. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Zuerst starten Sie das kleine Bento auf Ihrem iPod / iPhone und klicken unten rechts auf das kleine Symbol mit der Bezeichnung Sync. Jetzt erscheint als möglicher Befehl Set up sync with computer, den Sie bitte mit einem Klick bestätigen. Daraufhin erscheint eine vierstellige Nummer, die Sie sich gut merken, da diese Nummer bei der Einrichtung der Synchronisation als Passwort dient. Gehen Sie anschließend bei Ihrem großen Bento (auf dem Mac) unter Ablage und klicken Sie dort Synchronisierung mit Gerät einrichten an. Wählen Sie das gewünschte Gerät aus und klicken Sie auf Weiter. Sie werden nun aufgefordert, Ihr Passwort, d. h. die vierstellige Nummer, einzugeben. Bestätigen Sie letztendlich mit Done. Auf Ihrem großen Bento ist jetzt in der Seitenleiste die Rubrik Geräte zu sehen, darunter das iPod- oder iPhone-Symbol. Wenn Sie dieses anklicken, kommen Sie zum Konfigurationsmenü, das die Auswahl der zu synchronisierenden Elemente präsentiert. Dort sind nun jene Bibliotheken aufgelistet, die Sie angelegt haben. Sie können nun eine Auswahl (durch Ankreuzen) oder alle Bibliotheken synchronisieren.

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»Syncen« – ab sofort ganz routiniert

Bei jeder neuen Synchronisation zwischen mobilem Gerät und Mac brauchen Sie jetzt nur noch auf dem Mac in das Konfigurationsmenü zu gehen und auf dem iPod / iPhone das kleine Sync-Symbol anzuklicken. Es erscheint auf dem Mac der übliche Balken für den Datentransfer und auf iPod / iPhone das Wartesymbol. Sobald auf beiden Bento-Versionen die Transfer-Symbole verschwunden sind, sind Ihre Daten sowohl auf dem großen Bento als auch auf dem iPod / iPhone »gesynct«. Dieser Vorgang dauert jeweils nur ein, zwei Minuten. Bitte beachten Sie, dass der Synchronisationsvorgang immer vom Bento auf dem iPod touch / iPhone gestartet wird, nie vom Bento auf dem Mac! Bitte beachten Sie ebenso, dass im Falle zweier Macs Sie Ihr Bento auf dem iPod / iPhone immer nur mit einem Bento auf einem Mac syncen können. Es empfiehlt sich daher, sich genau zu überlegen, welcher der beiden Macs derjenige sein soll, mit dem die Bento-Bibliotheken abgeglichen werden sollen. Richten Sie später eine Synchronisation mit einem anderen Mac ein, so werden die Bibliotheken des ersten Macs überschrieben.

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Worüber Sie sich keine Gedanken machen müssen: Sie können sowohl im großen als auch im kleinen Bento Ihre Bibliotheken ergänzen, verändern oder darin Daten löschen. Wenn Sie anschließend beide Bento-Versionen synchronisieren, sind beide auf dem gleichen Stand, das heißt jedes hat vom anderen die Veränderungen übernommen. Sonderfall Adressbuch: »Kontakte durchkabeln«

Im Konfigurationsmenü erfahren Sie bereits, dass iCal- und iPhotoDaten derzeit nicht gesynct werden können (hierzu empfiehlt sich auch ein Besuch auf der Website des Herstellers, um die aktuellen Informationen einzuholen). Was Sie dort nicht erfahren: Das Adressbuch kann ebenfalls nicht synchronisiert werden – jedenfalls nicht auf dem Weg per drahtloser Verbindung. Um die Daten Ihres Adressbuchs dennoch vom großen auf das kleine Bento zu transferieren, gehen Sie bitte folgende Schritte: Verbinden Sie Ihren iPod / Ihr iPhone dieses Mal per Synchronisationskabel über USB mit dem Mac. Sobald iTunes startet, klicken Sie in der Geräte-Rubrik auf Ihren iPod / Ihr iPhone. In den sich nun zeigenden Reitern ist in unserem Fall der letzte – Informationen – für uns interessant. In diesem Dialog lassen sich nun alle zum Adressbuch gehörenden Daten zur Synchronisation auswählen.

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Nach dem Synchronisieren befindet sich der Inhalt Ihres Mac-Adressbuchs in der Anwendung Kontakte auf dem iPod / iPhone. Kontakte gehört nicht zu Bento. Erst wenn Ihre Adressen in Kontakte sind, kann man sie auch mit dem Adressbuch im kleinen Bento syncen – wenn man es dann noch möchte. Die Darstellung der Adressdaten ist in Kontakte nämlich recht übersichtlich. Überdies kann man aus Kontakte heraus auch gleich mailen. Dies ist von den E-Mail-Adressen im Adressbuch, das sich im kleinen Bento befindet, nicht möglich. Wenn Sie Ihre Adressen dennoch in der kleinen Bento-Version auf dem iPod / iPhone verwenden möchten, gehen Sie nun wieder in das Konfigurationsmenü in Ihrem großen Bento auf dem Mac. Jetzt kreuzen Sie in der Auswahl auch das Adressbuch an. Klicken Sie im kleinen Bento wieder auf Sync und das Adressbuch, das sich in Kontakte befindet, wird mit dem Adressbuch im kleinen Bento abgeglichen.

Der Vorteil der Mobilität – Praxisbeispiele mit großem und kleinen Bento zugleich Warum soll man eigentlich Daten in der Hosentasche mit sich herumschleppen? Wenn man schon einmal ohne Laptop aus dem Haus geht, sollte man es nicht eher genießen, einmal computerfrei zu sein, statt sich nun Daten aller Art auf einen Mini-Computer zu laden und diesen ständig bei sich zu haben? Ohne Computer unterwegs zu sein, bedeutet – positiv betrachtet – kein Zweikilo-Gepäckstück mit sich herumzutragen. Das ist vor allem dann eine echte Erleichterung, wenn man zu Fuß und / oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist. Allerdings hat man viele Daten auf dem Computer, auf die man gern auch unterwegs Zugriff hätte. Manchen dient genau das als Argument, den Terminkalender, das Adressbuch, das Mitgliederverzeichnis des Kleingartenvereins und andere Datenbanken digital mit

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sich zu führen. Es gibt natürlich weitere Vorteile, solche Daten digital und gerade auch im Pocket-Format parat zu haben, etwa wenn man bei Dunkelheit durch eine Straße läuft, um jemanden zu besuchen, aber sich nicht mehr genau an die Hausnummer erinnern kann. Möchten Sie dann Ihren Laptop aufklappen? Das Papier-Adressbuch besitzt wiederum keine Hintergrundbeleuchtung und in Folge allgemeiner Sparmaßnahmen bleiben oftmals auch die Laternen aus. Solche Situationen, in denen die Computernutzung zu umständlich ist und die Papier-Alternative ein paar wichtige Möglichkeiten der Datennutzung ganz ausschließt, gibt es häufiger als man glaubt. Im Folgenden werden Ihnen ein paar Anwendungen vorgestellt, bei denen das kleine Bento auf dem iPod / iPhone seine große Stunde hat. Gegen Vergesslichkeit: das »Bücherwurm-Bento«

Haben Sie einen Lieblingsautor oder eine Lieblingsautorin? Oder sammeln Sie Bücher eines bestimmten Genres, zum Beispiel Krimis oder Science-Fiction-Romane? Oder haben Sie eine Leidenschaft für bestimmte Comics? Dann gehören Sie vielleicht auch zu denen, die auf Flohmärkten nach jenen Bänden Ausschau halten, die Sie noch nicht in Ihrer Sammlung haben. Dabei kann sich aber folgendes Problem ergeben: Man weiß oft nicht genau, welchen Band man wirklich schon besitzt, welchen man nur irgendwo einmal gesehen (aber kein Geld dabei hatte) oder man sich vielleicht nur einmal ausgeliehen hatte. Nicht unwesentlich zu dieser Verwirrung tragen oft die nicht sehr aussagekräftigen Titel bei. Die Bücher der erfolgreichen Krimiautorin Elizabeth George haben zum Beispiel Titel wie »Auf Ehre und Gewissen«, »Denn bitter ist der Tod«, »Denn keiner ist ohne Schuld«. Solche Titel mögen sehr klangvoll sein, aber man kann sie nur schwer mit der dahinterstehenden Geschichte in Verbindung bringen. In solchen Fällen kann Ihnen das Bento-App erfolgreich unter die Arme greifen. Am besten legen Sie sich diese Bibliothek erst einmal

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ganz entspannt auf Ihrem großen Bento an, denn dort haben Sie den besten Überblick.

Wählen Sie eine leere Bibliothek oder eine neue Bibliothek aus Vorlage. Für Letzteres eignet sich zum Beispiel die Vorlage Eventplanung. Hier können Sie das Textfeld Beschreibung belassen und für kurze Buchbeschreibungen nutzen. Das Textfeld Notizen können Sie irgendwelchen Bemerkungen, zum Beispiel über den Zustand eines Buches, vorbehalten. Das Auswahlfeld Status lässt sich bearbeiten und mit anderen Optionen versehen, indem Sie es in der Seitenleiste markieren und dann das kleine unten stehende Zahnrad anklicken. Dort wählen Sie „Status“ bearbeiten. Es erscheint das Fenster Feld „Auswahl“ bearbeiten, in dem Sie nur noch die voreingestellten Optionen zu löschen und Ihre gewünschten hineinzuschreiben brauchen. Für das Bücherwurm-Bento bieten sich folgende Optionen an: Bereits gekauft, Geschenkt bekommen, Verschenkt, Nur gesehen, Mal ausgeliehen sowie Bestellt.

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Weiterhin erstellen Sie für Ihr Bücherwurm-Bento noch die Textfelder AutorIn Nachname, AutorIn Vorname, Genre, Titel, Bibliothekssignatur, Bibliothek (falls Sie häufig Bibliotheken nutzen), Erscheinungsort, Verlag und Fundort. Letzteres Feld besitzt den großen Nutzen, dass Sie auch ungewöhnliche Orte, an denen Sie ein begehrtes Sammelobjekt entdeckt haben, notieren können. Vielleicht haben Sie einen Stapel »Perry Rhodan«-Hefte bei einer Haushaltsauflösung erstanden oder auf Opas Dachboden gefunden. Dann können Sie unter Fundort beispielsweise Haushaltsauflösung des alten Petersen oder Entrümpelung von Opas Dachboden eintragen.

Das Erscheinungsjahr des Buches sollten Sie ebenso angeben. Dafür nehmen Sie ein normales Zahlenfeld. Außerdem können Sie, wenn Sie mögen, auch ein Bewertungsfeld anlegen. Darin können Sie dem Buch, das Sie gelesen haben, eine Wertung in Form von Sternchen geben. So sehen Sie später auf einen Blick, wie Ihnen das Buch gefallen hat. Wenn Sie alles angelegt haben, machen Sie es sich gemütlich und geben Sie alle Exemplare Ihrer Krimi-, SF-, Comic-Sammlung oder was auch immer in Ihr Bücherwurm-Bento ein …

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Dank der Möglichkeit, das Display zu teilen, können Sie jederzeit im Überblick sehen, was Sie schon in Ihrem Bücherwurm-Bento haben. Gleichzeitig können Sie einen Titel im Formular-Layout sehen.

»Umzugshelfer« – ideal auch für jede Lagerhaltung

Haben Sie sich auch schon einmal gewünscht, verlegte Dinge mit einer Suchmaschine wiederauffinden zu können? Nun, ganz so weit ist die Technik noch nicht. Aber mit Bento können Sie diesem Traum schon ein kleines Stück näher rücken. Und dies verdanken Sie vor allem den Möglichkeiten, die das Bento auf dem iPod touch / iPhone bietet. Wenn Sie nämlich Ihr Hab und Gut für einen Umzug in Kisten, Körben und Säcken verstauen müssen, kann Bento zu einem unentbehrlichen Helfer werden. Sie könnten nämlich damit Ihre bewegliche Habe inventarisieren und jeweils notieren, was wo verstaut ist. Die Behältnisse bekommen eine eindeutige Kennzeichnung, die dann auch in der entsprechenden Bento-Bibliothek vermerkt wird. Der Clou an der Nutzung des kleinen Bento ist, dass man in der ganzen Umzugswuselei mit kleinem Gerät arbeiten kann. Wenn Sie alle Dinge oder zumindest Gruppen von Dingen – z. B. Bad-Utensilien oder

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Haushaltsgeräte – mit ihrem Ablageort in Bento vermerkt haben, dann können Sie später, wenn sich Ihre Kisten, Körbe und Säcke in der neuen Wohnung stapeln, mit Ihrem iPod touch / iPhone in der Hand leichtfüßig über die Kisten steigen und genau diejenige Kiste öffnen, die Ihr Bento Ihnen genannt hat. Natürlich lässt sich auch ein schlichter Notizblock verwenden und jeweils eine eigene Seite für den Inhalt eines Kartons reservieren. Am Ende werden Sie aber sehr viele Zettel haben, die nicht nur durcheinander geraten oder verloren gehen können, sondern die sich auch nicht automatisch durchsuchen lassen. Falls Sie also nicht mehr wissen, auf welchem Ihrer zahllosen Zettel Sie z. B. Fluffis Hundebürste vermerkt haben, müssen Sie alle Zettel einzeln durchsehen. Wenn Sie hingegen alles in einer Bento-Bibliothek gespeichert haben und diese dann synchronisieren, so dass sie sich sowohl auf dem iPod touch / iPhone als auch auf Ihrem Mac befindet, können Sie jederzeit in eines der beiden Bento-Versionen Ihren Suchbegriff eingeben und erhalten sofort die gewünschte Auskunft. Hilfreiche Vorüberlegungen zur Kategorisierung

Bevor es an die Erstellung der Umzugshelfer-Bibliothek geht, empfiehlt es sich, ein paar Überlegungen zur Gruppierung von Gegenständen anzustellen. Es wird in der Regel nicht sehr sinnvoll sein, allzu sehr ins Detail zu gehen. Man kann schließlich nicht jeden Lippenstift und jedes Ringbuch einzeln auflisten. Andererseits sind Kategorien wie Werkzeug oder Elektronik zu weit gefasst. Diese Kategorien könnten aber immerhin helfen, eine grobe Richtung anzugeben. Wenn Sie bestimmte Kartons bestimmten Gegenstandskategorien zuordnen, zum Beispiel Kartons für Haushaltsgegenstände oder für Elektronik, dann können Sie, wenn Sie die Oberkategorien in Ihrer Bibliothek mit erfassen, auch abfragen, in welchen und wie vielen Kartons beispielsweise Elektronik-Zubehör liegt. Falls Sie auf einer unteren Ebene eine Gegenstandsklasse zusammenfassen, so ist es nützlich, die Zahl der dazugehörigen Einzelteile mitzunotieren. So gibt es beispielsweise eine Ober-Kategorie Pflege & Hygiene, zu der die Kosmetika aus dem Badezimmer-Schränkchen eine Unterklasse bilden. Sofern Sie nun ver

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merken, dass diese Unterklasse aus 34 Teilen besteht, lässt sich später besser überprüfen, ob auch nichts verloren gegangen ist.

Als Oberkategorien ließen sich die folgenden denken: Haushaltsgegenstände, Pflege & Hygiene, Schmuck, Elektronik, Schreibwaren & Zeitschriften, Dokumente (Papier), Fahrzeugzubehör. Je nach Lebensstil finden Sie sicher Kategorien, die Sie unbedingt ergänzen möchten. Wenn der Computer in Ihrem Leben eine große Rolle spielt, sollten er und die Peripheriegeräte wie Drucker und Scanner eine eigene Oberkategorie Computer erhalten, während unter Elektronik nur CD-Player, Kameras, Spielekonsolen u. a. verstanden werden. Kurz, die hier vorgeschlagenen Kategorien können nur einen Anhaltspunkt darstellen. Das gilt natürlich auch für die Bezeichnungen der einzelnen Gegenstände. Die Umzugsbibliothek

Für eine Umzugsbibliothek gibt es in Bento keine wirklich einschlägige Vorlage. Die angebotenen Vorlagen, die mit Inventar zu tun haben, legen zu sehr auf geschäftliches Inventar, dessen Preis, Versicherungssumme usw. wert. Aber die Umzugsbibliothek ist, wenn Sie sich ausreichend Zeit für die Vorüberlegungen genommen haben, so einfach

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zu erstellen, dass Sie sich ohne Bedenken für eine leere Bibliothek entscheiden können. Sie brauchen vermutlich nur folgende Felder: v

Ein Textfeld für den Gegenstand.

v

Ein Auswahlfeld für die Oberkategorien.

v

Ein Textfeld für die Ortsangabe; hier tragen Sie am besten ein Kürzel hinein, das Sie auch an den Behälter (Karton, Plastiksack usw.) schreiben und das etwas mit der Oberkategorie zu tun hat, etwa »E 1« für »Elektronik-Behälter 1«.

v

Ein Textfeld für Notizen sowie

v

ein Zahlenfeld für die Anzahl der Einzelteile, aus denen ein Gegenstand, zum Beispiel ein Kaffeeservice, besteht.

Medienfelder für Bilder brauchen Sie hier vermutlich nicht, denn bei Ihren eigenen Sachen wissen Sie ja, wie die aussehen. Die Erstellung der Umzugsbibliothek wird nur wenige Minuten in Anspruch nehmen. Dann syncen Sie die beiden Bento-Versionen, so dass Sie diese Bibliothek auch auf dem kleinen Bento parat haben. Nun können Sie, iPod touch oder iPhone griffbereit, Ihre Kisten packen und immer bequem notieren, was Sie wo hineingepackt haben. Und wenn dann auch Ihr Mac samt Zubehör in einer Kiste verpackt ist, haben Sie immer noch Ihren iPod oder Ihr iPhone, um dort mit Bento den Überblick zu behalten. Der Clou: Diese Art von Anwendung können Sie natürlich auch für jede Art von Lagerhaltung einsetzen. Ausreden, etwas nicht mehr zu finden, sind dann allerdings ausgeschlossen …

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Praktisch im Alltag: für den »Dreisatz zwischendurch« …

Seit April 2009 sind die Vorschriften für Verpackungsgrößen in der EU gestrichen. Seitdem sind zum Beispiel Milchtüten mit einem Inhalt von 555 Milliliter möglich. Früher waren nur die Füllmengen 0,5, 0,7, 0,75 und 1 Liter erlaubt. Die Verbraucher waren an die Preise dieser Mengen gewöhnt und merkten es, sobald sie erhöht wurden. Jetzt können Lebensmittelhersteller eine geringere Füllmenge in einer gleich großen Verpackung anbieten. Natürlich muss die Füllmenge weiterhin auf der Packung stehen, und auf dem Preisschild muss auch noch der Preis für ein Kilogramm oder einen Liter der betreffenden Ware vermerkt sein. Damit sei genug Preis-Transparenz gewährleistet, findet die EU-Kommission, und die Lebensmittelindustrie reibt sich die Hände. Denn wer wird schon zwischen Supermarktregalen einen Dreisatz berechnen, um die Richtigkeit des Preis-Mengen-Verhältnisses zu überprüfen? Einen Taschenrechner hat man ja vielleicht dabei, und die vier Grundrechenarten kann man auch mit einem Handy wuppen. Das Dumme ist: Wer weiß denn auf Zuruf tatsächlich noch, wie ein Dreisatz geht? Sie erinnern sich – das sind diese Aufgaben des Typs »23 Bauarbeiter verdrücken 49 Knackwürste; wie viele Knackwürste vertilgen 37 Bauarbeiter?« Das ist ein so genannter einfacher gerader Dreisatz, dem das Prinzip »je mehr, desto mehr bzw. »je weniger, desto weniger« zugrunde liegt. (Ein umgekehrter Dreisatz läge bei dem Prinzip »je mehr, desto weniger« zugrunde, zum Beispiel »je mehr Leute an einer Arbeit beteiligt sind, desto weniger Zeit wird für die Arbeit benötigt«.) Um das Verhältnis von Preis und Menge zu überprüfen, benötigt man nur den einfachen geraden Dreisatz, den man als Formel in eine Bento-Bibliothek eingeben kann. Dazu braucht man nur noch ein paar Felder, um die Eckdaten wie Produkt, Laden und Beurteilung des Preises festzuhalten – und fertig ist die Bibliothek Contra Mogelpackung. Diese syncen Sie dann mit Ihrem iPod touch / iPhone. Und jetzt können Sie das tun, was Supermarktleiter am meisten fürchten: Sobald Ihnen ein Preis nicht ganz geheuer ist, zücken Sie Ihren iPod oder Ihr iPhone, rufen Ihr Bento auf und prüfen mit Hilfe der Bibliothek Contra Mogelpackung, ob alles seine Richtigkeit hat.

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Da diese Bibliothek ein Berechnungsfeld enthält, müssen Sie die Bibliothek zunächst auf Ihrem Mac erstellen. In der kleinen Bento-Version auf Ihrem iPod touch oder dem iPhone können Sie zwar ebenso Felder neu anlegen, aber eben kein Berechnungsfeld. Ist alles eingerichtet, werden auch auf dem kleinen Bento Berechnungen ausgeführt. Einrichtung einer Bibliothek »Contra Mogelpackung« – Schritt für Schritt

Zuerst wählen Sie eine neue leere Bibliothek. Für Ihren Dreisatz legen Sie dann vier Felder an (die Feldnamen sind natürlich frei wählbar, die hier genannten sind nur als Vorschlag zu verstehen): v

das Zahlenfeld Mengengrundeinheit in 100 / 1000 zum Eintragen der auf dem Preisschild angegebenen Grundeinheit (100 oder 1000 Gramm, 100 bzw. 1000 Milliliter),

v

das Währungsfeld Preis Mengengrundeinheit für den Preis dieser Grundeinheit,

v

das Zahlenfeld Füllmenge gegebenes Produkt zum Eintragen der auf dem Produkt angegebenen Füllmenge sowie

v

das Berechnungsfeld Verhältnis-Preis, in dem Bento berechnen soll, was das konkrete Produkt mit der konkreten Menge entsprechend dem Mengengrundpreis kosten müsste.

In das Berechnungsfeld geben Sie folgende Formel ein: Preis Mengengrundeinheit geteilt durch Mengengrundeinheit in 100 / 1000 multipliziert mit Füllmenge gegebenes Produkt. Für die Überprüfung von so genannten Sonderangeboten erstellen Sie weiterhin v

ein Zahlenfeld Genannter Normalpreis, in das Sie jeweils den Preis eintragen, der ohne Reduzierung auf dem Preisschild steht, und

v

ein Zahlenfeld Genannter Sonderpreis, in das Sie jeweils den Preis eintragen, der als Sonderpreis genannt wird.

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Für die Beurteilung eines Preises erstellen Sie das Auswahlfeld Preis-Beurteilung. Als Optionen wären beispielsweise die folgenden denkbar: v

Echter Sonderpreis

v

Sonderpreis knapp unter Verhältnispreis

v

Sonderpreis = Verhältnispreis

v

Sonderpreis = erhöhter Preis

Damit Sie später auch wissen, worauf sich Ihre Berechnungen beziehen, legen Sie am besten noch ein Textfeld Laden (also für Geschäft …) an, in dem Sie jeweils eintragen, in welchem Geschäft Sie das Produkt zu diesem Preis gesehen haben. Dazu könnten Sie auch noch ein Adressfeld erstellen, um jeweils einzutragen, wo sich der Laden befindet. Falls Sie Preisinformationen oft aus Werbeprospekten beziehen, könnten Sie auch noch ein Textfeld Quelle einrichten, in das Sie jeweils hineinschreiben, in welchem Katalog oder Prospekt Sie das Produkt und seinen Preis gesehen haben. Für alle Fälle wäre auch ein Textfeld Kommentar angeraten. Alles, was Sie in einer gegebenen Situation noch notieren wollen, kommt dort hinein.

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Anschließend syncen Sie Ihre neu erstellte Bibliothek mit dem kleinen Bento auf Ihrem Mobilgerät. Und schon sind Sie gut gerüstet sowohl für die Preisüberprüfung am Mac – etwa, wenn Sie Zuhause am Küchentisch sitzen – und unterwegs an Ihrem iPod touch / iPhone. Leider scheitert die Überprüfung, ob etwas wirklich ein Sonderpreis ist, oft an der Deklarierung im Supermarkt, die dann doch noch einigen Spielraum bietet. Wenn im Supermarkt wirklich auf dem Preisschild »Statt 1,99 Euro jetzt 1,45 Euro« steht, können Sie dies jetzt mit Ihrer Bibliothek Contra Mogelpackung überprüfen – vorausgesetzt, der alte Preis bezog sich auch auf die gleiche Menge. »Falls nur 25 Prozent günstiger dabeisteht, hat man keine Chance, zu überprüfen, ob das wirklich ein Sonderangebot ist«, sagt Claudia Michehl von der Verbraucherzentrale Hamburg. Es könnte sich aber lohnen, wenn Ihnen ein gewohntes Produkt plötzlich in einer neuartigen Verpackung oder einem anderen Layout begegnet, zu kontrollieren, ob der Grundpreis noch im Verhältnis zur angegebenen Füllmenge steht.

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Foto-Notizen mit Bento – wo Geotagging machtlos ist

Der Aufbruch »von zu Hause hinaus ins feindliche Leben« wird zunehmend von Elektronik begleitet. Früher zog man sich die Schuhe an, warf die Jacke über, überprüfte, ob man den Schlüsselbund und genügend Geld in der Tasche hatte und ab ging die Post. Heute fragt man sich zusätzlich: Habe ich mein Handy eingesteckt? Ist der Laptop in der Tasche? Ist der USB-Stick dabei? Und wenn man immer wieder auch Fotos machen will, muss auch die Digitalkamera noch eingepackt werden. Natürlich kann und will man nicht zurück in die so genannte »gute alte Zeit«. Aber es gibt dank Bento die Möglichkeit, das Gepäck zu reduzieren und gleichzeitig effektiver zu arbeiten – falls man einen iPod touch oder ein iPhone besitzt und sich das Bento App heruntergeladen hat. Angenommen, es gehört zu Ihrem Job oder es ist Ihr Hobby, viel oder oft zu fotografieren. Dann haben Sie Ihre Digicam oder ein gutes Fotohandy immer dabei. Wenn Sie keinen Rechner mitschleppen wollen, um die Beute nach der Fotosession – etwa in einem Café oder auf einer Parkbank – sofort zu sichten, stehen Sie vor dem Problem, den Überblick zu behalten: Was habe ich in Bild 1, Bild 2 usw. eigentlich aufgenommen? Warum wollte ich das Foto haben? Aus welchem Anlass habe ich das fotografiert? Natürlich können Sie hierfür einfach einen Notizblock mitnehmen und das aufschreiben. Um diese Notizen aber wiederum mit den Bildern in Verbindung zu bringen, müssen Sie sie später doch wieder in den Computer hacken. Warum also nicht gleich die Notizen in den iPod touch / das iPhone schreiben? Und hier eignet sich kaum etwas besser als Bento. Sie können sich an Ihrem großen Bento auf Ihrem Mac in aller Ruhe eine entsprechende Bibliothek erstellen. Für eine Bibliothek Foto-Notizen eignet sich die Vorlage Digitale Medien, die Sie eventuell nur ein wenig Ihren Bedürfnissen anpassen müssen. So können Sie zum Beispiel das Auswahlfeld Medientyp, das sich in dieser Vorlage schon befindet, modifizieren, indem Sie eine Untergliederung vornehmen, die zu Ihrer Ausrüstung passt – etwa

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Foto von Digitalkamera, Foto von Handy, Film oder Audio. In das Feld Titel können Sie grob das Thema und – wenn Sie mehrere ähnliche Aufnahmen erstellt haben – eine Nummer schreiben. Im Feld Beschreibung notieren Sie wichtige Kennzeichen des Bildes, was später bei der Zuordnung hilft.

Nun sagen Sie vielleicht, dass Sie eine Kamera mit GPS besitzen und deshalb Geotagging nutzen. Warum soll man da noch das Bild beschreiben? Sie haben Recht: Das kann eine Beschreibung häufig überflüssig machen. Aber eben nur häufig, nicht immer. Bedenken Sie: Geotagging ordnet geografische Daten wie Längengrad, Breitengrad und Höhe über GPS den Fotos zu. Wenn Sie ein Foto von der Geburtstagsfeier Ihrer Erbtante in Wanne-Eickel vor sich haben, dann erfahren Sie über das Geotagging jederzeit, dass dieses Foto in Wanne-Eickel aufgenommen wurde. Und wenn Sie mit Wanne-Eickel weiter keine

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Verbindung haben als eben die zu Ihrer Erbtante, können Sie so auch den Inhalt und den Anlass Ihres Fotos nachträglich jederzeit ermitteln.

Wo dieses Bild entstanden ist, lässt sich – vorausgesetzt, die Kamera besitzt GPS – durch Geotagging ermitteln.

Ganz anders sieht es jedoch aus, wenn Sie Seminare geben oder Workshops veranstalten. Viele Workshop-Trainer oder Seminarleiter fotografieren Tafelbilder, Flipchart-Bögen oder Metaplan-Arbeiten am Ende eines Seminartages einfach ab. Wenn im Seminar oder Workshop viel schriftlich fixiert wurde, kann man aber auch mit den Fotos leicht den Überblick verlieren. Was nützt Ihnen hier die GeotaggingInformation über den Sitz des Bildungszentrums oder der Universität, wo Sie Ihren Kurs gegeben haben? Nichts. Und daran wird die technische Entwicklung auch in absehbarer Zeit nichts ändern, es sei

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denn, es gibt irgendwann mitdenkende Pixel, die in Sprache formulieren, was sie abbilden:

Zur Identifikation dieses Bildes nützt Ihnen Geotagging überhaupt nichts.

Wenn Sie wieder an Ihrem Mac sitzen, importieren Sie Ihre Fotos in iPhoto und syncen Ihre Bento-App-Bibliotheken, darunter auch Ihre Foto-Notizen mit Ihrem großen Bento auf dem Mac. Anschließend holen Sie sich Foto für Foto von iPhoto in die Medienfelder Ihrer Foto-Notizen auf dem großen Bento. Dann syncen Sie beide Bento-Versionen erneut und besitzen nun die Zuordnung von Notiz und Foto auch auf dem iPod touch/iPhone.

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Einkaufszettel und Speisekammer – zum häuslichen »Beschaffungsmanagement«

Gehören Sie zu den Menschen, die sich einmal in der Woche oder alle vierzehn Tage systematisch zum Großeinkauf im Supermarkt aufmachen? Dann könnte die folgende Bento-Anwendung helfen, Sie sehr schnell zum häuslich-professionellen »Beschaffungsmanager« werden zu lassen – warten Sie’s ab! Normalerweise schreibt man ja auf den Einkaufszettel, was fehlt. Kaum jemand macht sich die Mühe, zu notieren, was noch da ist. Denn es wäre in der Tat mühsam. Man muss in der einen Hand Block und Schreiber halten und mit der anderen die Küchenschränke oder die Regale im Keller durchforsten. Am Ende hat man eine lange Liste auf dem Block, wobei hinter manchen Lebensmitteln ein Haken steht und hinter anderen ein Strich. Das ist zwar eine feine Aufstellung, aber leider werden Sie spätestens beim übernächsten Mal wieder alles neu schreiben müssen – weil die Spalten auf Ihrem Block voll sind oder weil Ihre Kinder Ihren Block für Schiffe-Versenken zweckentfremdet haben.

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Erstellen Sie sich doch einfach eine Bibliothek Vorratsüberprüfung. Das ist so einfach, dass jede Bibliotheksvorlage viel zu viel mitbrächte. Wählen Sie deshalb hierfür eine leere Bibliothek. Hierfür brauchen Sie im Wesentlichen den Feldtyp Kontrollkästchen. Jetzt überlegen Sie sich, welche Grundnahrungsmittel Ihre Familie immer wieder verbraucht. Die Bezeichnungen dieser Nahrungsmittel – etwa Kartoffeln, Reis, Nudeln, Kaffee, Tee – dienen als Feldnamen für die Kontrollkästchen-Felder. Dann erstellen Sie noch ein Textfeld, das Sie Anlass der Vorratsüberprüfung nennen und in das Informationen wie Geplanter Großeinkauf am 23.02.2010 eingetragen werden. Und schon ist Ihre Bibliothek fertig. Nun syncen Sie wieder kleines und großes Bento. Anschließend machen Sie sich mit Ihrem iPod touch oder dem iPhone auf den Weg durch Ihre Vorratskammer und tippen bei der Sichtung Ihrer Vorräte die »0« für fehlt und die »1« für ist vorhanden an. Auf diese einfache Art und Weise können Sie jederzeit im Supermarkt nachsehen, ob eigentlich noch genügend Apfelsaft im Haus ist oder ob Sie doch noch eine Kiste mitnehmen sollten. Vor dem nächsten Großeinkauf rufen Sie auf Ihrem Bento einen neuen Datensatz auf und klicken wieder in der Vorratskammer auf die »0« oder die »1«.

Über den Horizont: Datenaustausch mit anderen Programmen Bento kann eine Brücke sein. Falls Sie bestimmte Daten unterwegs benötigen, diese Daten sich aber in anderen Programmen – etwa Numbers oder FileMaker Pro – befinden, haben Sie die Möglichkeit, diese Daten in Bento zu importieren. Von dort können Sie sie wiederum mit dem kleinen Bento synchronisieren und auf dem iPhone / iPod touch immer bei sich tragen.

Was Apple empfiehlt: Bisherige AppleWorksDatenbanken transferieren – so geht’s Es gibt Stimmen, die sagen, dass Bento jenes Datenbank-Programm sei, das in Apples iWork-Suite (bestehend aus den Anwendungen Pages, Keynote und Numbers) fehle. Und tatsächlich gab es ab den neunziger Jahren bis zum Beginn dieses Jahrhunderts eine Art Office-Paket aus dem Hause Apple, das alles hatte: Textverarbeitungsprogramm, Tabellenkalkulation, Zeichen- und Malanwendung, Präsentations-Applikation und eben auch ein Datenbankprogramm. Diese Suite hieß zunächst ClarisWorks, nach 1998 wurde sie in AppleWorks umbenannt. Jahrelang gehörte diese Suite zum Lieferumfang dazu, wenn man sich einen neuen Mac kaufte. Dieses Softwarepaket war – was den Funktionsumfang anging – nicht mit Microsoft Office zu vergleichen und führte deshalb ein Schattendasein, wozu sicherlich auch seine mangelnde Kompatibilität mit Dateien aus der Windows-Welt beitrug. Dennoch hatte es seine Fans, und einige Elemente von AppleWorks können auch heute noch als gute Einstiegsprogramme genutzt werden. Das Zeichen- und Malprogramm zum Beispiel ist sehr einfach zu bedienen und verhält sich sehr robust (Letzteres kann man nicht von allen Grafikprogrammen im Niedrigpreis-Segment behaupten, auch nicht vom kostenlosen Gimp, das auf manchen Macs funktioniert und auf anderen nicht).

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Das Datenbankprogramm in AppleWorks ist hingegen ausgesprochen mager ausgestattet. Hinter den FileMaker-Programmen Version 3 und 4, die etwa zeitgleich mit AppleWorks auf dem Markt waren, fällt es meilenweit zurück. Und dennoch könnte es für den ein oder anderen als erster Einstieg in die Welt der Datenbanken gedient haben. Vielleicht haben auch manche Nutzer bestimmte Daten bis heute in eine AppleWorks-Datenbank eingepflegt.

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Noch (Stand: Snow Leopard) läuft AppleWorks auf dem Mac, aber vielleicht kommt irgendwann ein Mac-Betriebssystem, das diese alte Suite nicht mehr unterstützt. Apple höchstpersönlich regt jedenfalls an, Daten aus AppleWorks in Bento zu importieren. Dieser Abschnitt richtet sich daher an Alt-Macianer, die noch Daten im AppleWorks-Datenbankprogramm besitzen und diese nun in Bento importieren möchten. Dazu starten Sie Ihre AppleWorks-Datei und gehen dann über Ablage auf den Befehl Sichern unter. Im erscheinenden Dialog wählen Sie das Dateiformat ASCII Text aus. In dem Feld, wo der Name der AppleWorks-Datei festgehalten wird, schreiben Sie als Dateiendung ».tsv«. In Bento wählen Sie anschließend unter Ablage den Befehl Importieren. Im sich öffnenden Menü geben Sie nun sowohl die Datei an, die Sie importieren möchten, als auch die Art und Weise, wie die künftige Bibliothek abgespeichert werden soll. Sie sehen hier bereits im Menü in der Tabelle die ersten Feldinhalte, die importiert werden sollen.

Die Bibliothek als solches entsteht erst in diesem Moment. Legen Sie nicht schon vor dem Import eine Bibliothek an!

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Im Menü unter der Tabelle gibt es die Option Die Werte dieses Datensatzes als Spaltennamen verwenden zum Ankreuzen. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, kann es passieren, dass die ersten Feldinhalte aus der zu importierenden Datei als Feldnamen auftauchen. Angenommen, Sie importierten eine AppleWorksDatenbank, in der Sie Ihre alten Jugendbücher aufgeführt haben, dann kann es durchaus passieren, dass »Karl May« oder »In den Schluchten des Balkan« als Feldnamen erscheinen. Da Sie dies vermutlich nicht möchten, setzen Sie in das Kästchen für diese Option kein Häkchen. Klicken Sie auf Importieren, so finden Sie Ihre neue Bento-Bibliothek nun in der Seitenleiste, eingereiht in Ihre übrigen Bibliotheken. Nach dem Import tragen Ihre Felder in der neuen Bento-Bibliothek noch keine Namen. Dies können Sie jedoch schnell in der Felderliste ändern: Markieren Sie den Feldnamen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Zahnrad und wählen Sie dort … bearbeiten aus.

Tabellenkalkulation – oder ich wie gekonnt auf Dateien aus Excel und Numbers zugreife Tabellenkalkulationsprogramme sind im Prinzip eine segensreiche Erfindung – sofern man damit das macht, wofür sie entwickelt wurden: Berechnungen aller Art. Viele Menschen und sogar ganze Unternehmen benutzen Tabellenkalkulationen aber auch als Datenbankprogramm. Das heißt, sie verwalten damit Adressen, Projekte, Literaturtitel, Terminologie-Listen, Kursangebote – kurz: alle möglichen Dinge, die mit Kalkulationen überhaupt nichts zu tun haben. Den Anwendungen ist es natürlich egal, was man mit ihnen anstellt. Aber als Benutzer hat man nicht sehr viel davon, wenn man NichtZahlenmaterial in einer Tabellenkalkulation verwaltet. Man hat kaum eine Möglichkeit, aus dem Zellen-Layout auszubrechen. Und auch die Suchfunktion kann nur bedingt mit den Suchmöglichkeiten in einer Datenbank mithalten. Vielleicht haben auch Sie einiges an Nicht-Zahlenmaterial in Excel oder Numbers organisiert und möchten dies jetzt in eine Bento-Bibliothek übertragen.

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Viel Text in einer Tabellenkalkulation (hier: Numbers). Das sieht nicht gut aus und es lässt sich nicht gut lesen. Hier wäre man mit einer Datenbank und ihrer Möglichkeit der Formulardarstellung besser beraten.

Wenn Sie so etwas vorhaben, dann bewerkstelligen Sie das gekonnt auf folgende Art und Weise: Gehen Sie in Bento unter Ablage und dann auf Importieren und klicken Sie in der nun eingeblendeten Auswahl auf Ablage. Es erscheint ein Menü, in dem Sie mit Wählen als Erstes angeben, welche Datei Sie importieren möchten. Im Finder ihres Macs können Sie schon erkennen, dass Sie Numbers- oder Excel-Dateien sogleich importieren können, ohne sie wie AppleWorks-Dateien erst als ».tsv«-Dateien abspeichern zu müssen.

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In die nächste Maske im Import-Menü tragen Sie ein, wie Sie die künftige Bibliothek bei diesem Import abspeichern wollen. Denken Sie wieder daran, dass die Bibliothek erst in diesem Moment entsteht – Sie brauchen also vor dem Import noch keine Bibliothek anzulegen. Auch sehen Sie bereits im Menü in der Tabelle die ersten Feldinhalte, die importiert werden sollen. Klicken Sie auf Importieren und Sie finden Ihre neue Bento-Bibliothek in der Seitenleiste, eingereiht in Ihre übrigen Bibliotheken. Benennen Sie wieder die Felder über die Felderliste, indem Sie die einzelnen Feldnamen markieren, auf das Symbol mit dem Zahnrad gehen und dort … bearbeiten auswählen. Anschließend können Sie Ihre neue Bibliothek nach eigenem Geschmack gestalten.

Büroprogramme wie NeoOffice / OpenOffice: Tipps & Tricks Wie früher die AppleWorks-Suite, so bieten heute OpenSource-Büroprogramme mehrere Module unter einem Dach an. Und so ist auch in NeoOffice bzw. OpenOffice ein Tabellenkalkulationsprogramm integriert. Auch dieses können Sie selbstverständlich in Bento importieren. Wobei anzumerken ist, dass dieser Import längst nicht so komfortabel wie der von Numbers und Excel funktioniert, sondern eher an den Import von AppleWorks-Dateien erinnert.

NeoOffice ist in der Tabellenkalkulation sehr viel eigenmächtiger als Numbers. So wurden hier die Monatsangaben vom Programm ohne Nachfrage beim Nutzer in ein konkretes Datum umgewandelt. Auch die Texteingabe in den Zellen gestaltet sich weniger komfortabel als in Numbers.

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Dazu gehen Sie in Ihrer NeoOffice-Datei über Ablage und dort zum Befehl Sichern unter. Im sich öffnenden Menü wählen Sie unter Dateiformat den Eintrag Text (csv) aus. In dem Feld, wo der Name der NeoOffice-Datei festgehalten wird, brauchen Sie einfach nur den gewünschten Titel einzugeben. Anschließend begeben Sie sich in Ihrem Bento unter Ablage und dann Importieren. Klicken Sie wieder in der nun eingeblendeten Auswahl auf Ablage. Im auftauchenden Menü bestimmen Sie die gewünschte Datei, die Sie importieren möchten und wie Sie diesen Import abspeichern möchten. Im Menü lassen sich auch wieder in der Tabelle die ersten Feldinhalte erkennen, die importiert werden sollen.

Wie schon beim Import bei AppleWorks-Dateien gibt es auch hier wieder die Option Die Werte dieses Datensatzes als Spaltennamen verwenden zum Ankreuzen (siehe auch den Text-Abschnitt »AppleWorks-Datenbanken in Bento transferieren«). Setzen Sie am besten keine Häkchen, wenn Sie nicht wollen, dass die ersten Feldinhalte aus der zu importierenden Datei als Feldnamen auftauchen. Klicken Sie abschließend auf Importieren und in der Seitenleiste befindet sich wie eh und je Ihre neue Bento-Bibliothek. Vergeben Sie nun wieder neue Titel für die Felder …

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Der »große Bruder«: FileMaker Pro Die Beziehung zwischen Bento und FileMaker Pro ist etwas komplexer als die zwischen Bento und den bislang besprochenen Programmen. v

In dieser Konstallation funktioniert der Im- und Export in beide Richtungen – also von Bento zu FileMaker Pro und von FileMaker Pro zu Bento.

v

Es gibt in FileMaker Pro keine direkte Export-Funktion Bento.

v

Die für jedes Programm typischen Features werden nicht mitexportiert oder -importiert.

v

Es kann durchaus passieren, dass zwischen Bento und FileMaker Pro – wie unter Brüdern – auch mal kleine Reibereien entstehen.

Das ist in Kurzfassung der Stand der Dinge – im Folgenden erfahren Sie, was wo wie geht. Import von Bento in eine bestehende FileMaker Pro-Datei

Für den Import von Bento-Bibliotheken gehen Sie in FileMaker Pro unter Ablage | Datensätze importieren | Bento-Datenquelle. Es erscheint eine Liste mit allen Bento-Bibliotheken, die man bereits angelegt hat. Klicken Sie die gewünschte Bibliothek an, die importiert werden soll, woraufhin das übliche Import-Menü in FileMaker Pro erscheint.

Bento-Daten in FileMaker Pro importieren: In FileMaker Pro auf »Datensätze importieren« gehen und »Bento-Datenquelle« wählen.

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Möchten Sie hingegen eine Bento-Bibliothek in eine neue FileMaker Pro-Datenbank importieren, so wählen Sie im Fenster FileMakerDirektstart die Option Datenbank aus vorh. Datenbank erstellen. Bestimmen Sie dann die Bento-Quelle und bestätigen Sie anschließend mit OK. Im Dialogfeld Bento-Quelle auswählen markieren Sie nun jene Bibliothek und Sammlung, die sie importieren möchten, und klicken auf Fortsetzen – das Dialogfeld Name der neuen Datei wird angezeigt. Vergeben Sie einen Namen für die neue Datei und wählen Sie den Speicherort mit anschließendem Klick auf Speichern. Sie erhalten nun Ihre Bento-Daten in einer ganz schlichten FileMaker Pro-Tabelle oder wahlweise in einem FileMaker Pro-Formular.

Für welche der beiden Import-Varianten Sie sich auch entscheiden – komplexere Feldtypen in Bento werden von FileMaker Pro nicht unterstützt, das heißt in FileMaker Pro nicht wiedergegeben. Obwohl es z. B. in beiden Programmen Medienfelder gibt, werden Fotos oder Filme, die in Bento abgelegt sind, nicht mitimportiert. Auch Feldtypen, die so gar nicht in FileMaker Pro existieren, werden nicht unterstützt, etwa der Feldtyp Nachrichtenliste.

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Es kann passieren, dass Sie statt des Import-Dialogfeldes die Meldung Sie benötigen Bento 2 (oder eine neuere, unterstützte Version) auf dem Computer erhalten. Das kann daran liegen, dass Ihr Bento geöffnet ist, woran sich FileMaker Pro stört. Beenden Sie als erste Maßnahme Ihr Bento (nicht nur schließen!). Erscheint weiterhin die genannte Meldung, so beenden Sie auch FileMaker Pro und starten das Programm anschließend wieder. Wenn Sie jetzt einen neuen Import-Versuch machen, sollte es funktionieren. Bei diesem Problem handelt es sich gewissermaßen um eine Rangelei unter Brüdern, die beide auf die gleichen Informationen zugreifen. Sollten nun weiterhin Schwierigkeiten auftauchen, so suchen Sie bitte in Ihrem Benutzer-Ordner den Library-Ordner auf und dort die Preferences. Darin löschen Sie bitte die beiden Dateien com.filemaker.bento.gnlogger.plist und com.filemaker.bento.plist. Diese »Radikal-Maßnahme« sollte nun für Ordnung sorgen.

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Der Weg von FileMaker Pro zu Bento

Wenn Sie eine FileMaker Pro-Datenbank nach Bento exportieren möchten, machen Sie Folgendes: Gehen Sie in FileMaker Pro über Ablage auf die Option Datensätze exportieren. Es erscheint das Dialogfeld Datensätze zu Datei exportieren. Dort wählen Sie unten bei Typ – sofern dies noch nicht voreingestellt ist – den Eintrag Tabulatorgetrennter Text. Der Dateiname bekommt dadurch die Endung ».tab«. Speichern Sie die Datei an einem beliebigen Ort ab.

Im erscheinenden Dialogfeld Exportfeldfolge angeben können Sie nun einzelne Felder, die exportiert werden sollen, angeben oder auch – mit der Option Alle kopieren – alle Felder exportieren. Wenn Sie diese Datei öffnen, wird sie voraussichtlich in einem Tabellenkalkulationsprogramm erscheinen (z. B. Numbers oder Excel). Die Datei lässt sich aber auch in einem anderen Format öffnen. Hierzu markieren Sie die Datei im geschlossenen Zustand und gehen im Finder über Ablage auf die Informationen. Bei der Option Öffnen mit finden Sie nun alle Programme, mit denen Ihre ».tab«-Datei geöffnet werden kann – auch mit Bento. Nach dem Doppelklick auf die ».tab«-Datei zeigt sich wieder – wie in den vorherigen Kapiteln beschrieben – ein Menü, in dem Sie angeben

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sollen, welche Datei Sie importieren möchten und als welche Bibliothek Sie diesen Import abspeichern möchten. Dabei entsteht dann die Bibliothek, so dass Sie diese nicht schon vor dem Import anlegen müssen. Auch bei diesem Vorgehen sehen Sie bereits im Menü in der Tabelle die ersten Feldinhalte, die importiert werden sollen. Zur Wiederholung: Denken Sie wieder an die Option Die Werte dieses Datensatzes als Spaltennamen verwenden, die man ankreuzen kann. Ist hier ein Häkchen gesetzt, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass die ersten Feldinhalte aus der zu importierenden Datei als Feldnamen auftauchen. Sehen Sie sich an, ob die ersten Daten als Feldnamen erscheinen und nehmen Sie gegebenenfalls das (voreingestellte) Häkchen heraus. Wenn Ihre Daten nun in Bento vorliegen, können Sie sich daran machen und das Layout für Ihre Daten gestalten.

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Warum überhaupt FileMaker Pro-Datenbanken nach Bento exportieren?

Wenn man ohnehin mit einem professionellen Datenbank-Programm wie FileMaker Pro arbeitet, was will man dann noch mit Bento? Nun, zum einen bietet Bento einige Features, die man in FileMaker Pro erst mühsam programmieren müsste: Zum Beispiel bietet die Profi-Anwendung nicht den Feldtyp Nachrichtenliste an, mit dem man in einem Datensatz die zu diesem Datensatz passenden E-Mails auflisten kann. FileMaker Pro besitzt auch kein geteiltes Display, das zum Beispiel bei der Verwaltung von Angelegenheiten, die noch zu erledigen sind, eine große Hilfe darstellt. Kurz, es ist nicht völlig abwegig, dass man auch als gestandener »FileMakerer« für bestimmte Zwecke Bento nutzt. Es gibt aber auch darüber hinaus gute Gründe, die Verbindung zwischen FileMaker Pro und Bento durch die Export-Funktion zu nutzen, auch wenn man nicht alles, was FileMaker Pro zu bieten hat, nach Bento exportieren kann. So gibt es in Bento kein Scripting, und Felder, die auf einer Scriptausführung in FileMaker Pro basieren, werden sonicht in Bento unterstützt. Eine wertvolle Nutzungsmöglichkeit des Exports von FileMaker Pro nach Bento ist die abgespeckte FileMaker Pro-Datenbank, die als BentoBibliothek auf dem iPod touch / iPhone überall mit hingenommen werden kann. Haben Sie beispielsweise in FileMaker Pro eine ausgeklügelte Datenbank der Mitglieder Ihres Sportvereins oder Ihres Orchesters bzw. Ihre CD-Sammlung oder Ihren gesamten Bücherbestand nach allen Regeln der Kunst archiviert, so haben sie vielleicht schon einmal die Situation erlebt, dass Sie genau diese Daten gern mal eben zur Hand hätten, etwa auf dem Sportplatz oder bei der Orchesterprobe oder in der Universitätsbibliothek. Aber Sie schleppen ja nicht ständig Ihr MacBook mit – vielleicht aber Ihr iPhone oder Ihren iPod touch! Es gibt also Informationen, die man unterwegs ständig benötigen könnte. Andere Informationen sind nur zu bestimmten Anlässen wichtig. Was liegt also näher, als sich eine abgespeckte Version einer FileMaker Pro-Datenbank in Bento einzurichten, diese dann mit dem

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kleinen Bento, dem Bento App, zu syncen und somit diese Daten immer in der Hosentasche bei sich zu haben? Konkret geht das so: Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datenbank, um die es geht. Wählen Sie über Ablage die Option Datensätze exportieren und im erscheinenden Dialogfeld Datensätze zu Datei exportieren bei Typ den Eintrag Tabulatorgetrennter Text. Der Dateiname bekommt wieder die Endung ».tab«. Speichern Sie die Datei an einem beliebigen Ort ab.

Auf der rechten Seite geben Sie durch Kopieren jene Felder ein, die exportiert werden sollen.

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Anschließend erscheint das Dialogfeld Exportfeldfolge angeben, indem Sie die einzelnen Felder, die exportiert werden sollen, bestimmen. Wenn Ihre Daten nun in Bento vorliegen, können Sie daran gehen und das Layout für Ihre Daten in Bento gestalten, sprich Sie geben den Feldern in Bento statt Feld 1, Feld 2 usw. sinnvolle Feldnamen. Sind alle Daten in Bento jetzt so vorhanden, wie Sie das wollen, dann synchronisieren Sie die neu entstandene Bento-Bibliothek mit dem kleinen Bento auf Ihrem iPhone / iPod touch. Und schon haben Sie eine Datenbank, die Sie überall mit hinnehmen können. Es gibt nur einen kleinen Haken an der Sache (der aber vielleicht in einer späteren Bento-Version eliminiert wird): Vermutlich möchten Sie – was hier auch vernünftig ist – jede Aktualisierung in Ihrer FileMaker Pro-Datenbank vornehmen und nicht in Bento. Das Problem ist nun, dass man die später in FileMaker Pro aktualisierten Datensätze nicht wieder so nach Bento exportieren kann, dass die neuen die alten Datensätze überschreiben. Das bedeutet, dass Sie den Export bei jeder Aktualisierung neu vollziehen müssen, wobei Sie dann auch wieder eine neue Bento-Bibliothek erhalten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, von FileMaker Pro nach Bento nur eine abgespeckte Version einer detailreichen FileMaker Pro-Datenbank zu exportieren, da es sonst zu viel Arbeit machen würde.

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Spezial für FileMaker-Anwender: Wie eine FileMaker-Adressdatenbank durch Bento mobil werden kann Das Adressbuch, das Apple auf seinen Computern vorinstalliert, ist im Prinzip eine feine Sache – nur nicht für Individualisten, die gern ihre Adressdatenbank nach ihren ganz eigenen Bedürfnissen gestalten möchten. Solche Individualisten bauen sich gern mit FileMaker Pro ihre ganz auf sie selbst abgestimmte Adressdatenbank. Dadurch müssen sie allerdings mit einem gravierenden Nachteil leben: Das Adressbuch von Apple ist mit allen möglichen anderen Apple-Programmen sehr gut abgestimmt. So kann man zum Beispiel in Pages dank der Anbindung an das Adressbuch ohne großen Aufwand Serienbriefe erstellen. Auch in Bento ist das Adressbuch integriert. Und dort hat man sogar den Vorteil, dass man das Layout des Adressbuchs mit Bentomitteln umgestalten kann. Und dann gibt es ja auch noch das Bento App, mit dessen Hilfe Datenbanken mobil werden können. Kurz, da könnte man als FileMaker-AnwenderIn ins Grübeln kommen: Sollte ich nicht meinen Individualismus über Bord werfen und meine Adressen im Adressbuch verwalten? Dann hätte ich alle Vorteile, die das Adressbuch mit sich bringt. Nein! Sie müssen nicht umsteigen, sondern können Ihre FileMaker-Adressdatenbank mit Bentos Hilfe sogar mobil werden lassen! Und Sie brauchen diese AdressbuchDaten auch nur dann zu nutzen, wenn es Ihnen gerade sinnvoll erscheint – ansonsten können Sie mit Ihrer FileMaker-Adressdatenbank weiterarbeiten wie bisher. Sie müssen nur – wenn Sie Ihre FileMakerAdressdaten in das Adressbuch übertragen wollen – Ihren Import-Export-LKW einen kleinen Umweg fahren lassen. Und diesen Umweg müssen Sie auch bei jeder Aktualisierung neu fahren. Aber dafür brauchen Sie nicht die höheren Weihen der FileMaker-Programmierung erlangt zu haben.

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Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, was letztlich an »Mühen« auf Sie zukommt.

Ausschnitt aus einer einfachen Adressdatenbank in FileMaker Pro.

Öffnen Sie Ihre FileMaker-Adressdatenbank und gehen Sie über die Menüleiste Ablage auf den Befehl Datensätze exportieren …

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Geben Sie im darauf erscheinenden Dialogfeld der Exportdatei einen Namen und speichern Sie sie als Excel-Datei ab.

Sobald Sie auf Sichern geklickt haben, erscheint in FileMaker Pro das Dialogfeld Exportfolge angeben. Hier können Sie durch Hinüberkopieren auswählen, welche Ihrer Felder aus Ihrer FileMaker-Datei für das Adressbuch exportiert werden sollen. Zunächst einmal werden die Daten in eine ExcelDatei exportiert. Und der ist es herzlich egal, welche Felder Sie in sie exportieren. Aber Sie sollten schon jetzt daran denken, dass sich nicht alle Felder ins Adressbuch transferieren lassen. Das Adressbuch hat nur bestimmte Felder vorgesehen. Wenn Sie also beispielsweise in Ihrer FileMaker-Adressdatenbank ein Feld für Zahl der eigenen Kinder für jede Person angelegt haben, dann finden Sie im Adressbuch keine Möglichkeit, dieses Feld dort einzubauen. Sehen Sie sich daher schon einmal im Adressbuch vorsorglich an, welche Felder dort vorgesehen sind. Wenn Sie bei der Exportfeldfolge auf Exportieren geklickt haben, gehen die zu transferierenden Daten in die Excel-Datei.

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Wechseln Sie nun zur Bento-Anwendung und rufen Sie dort das Adressbuch auf. Dort wählen Sie nun bitte Ablage | Importieren …

Klicken Sie im Dialogfeld, das sich nun öffnet, auf Wählen und bestimmen Sie die Excel-Datei, die Ihre Export-Daten beinhaltet. Unter Ziel wählen gehen Sie wiederum in das Aufklappmenü und klicken dort das Adressbuch an.

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Nun erscheinen unter Import einrichten drei Spalten: Datensatzwerte, Adressbuch Felder sowie Feldtyp.

Unter Datensatzwerte werden Sie Ihre Feldnamen aus Ihrer FileMaker-Datei wiedererkennen. Die Adressbuch Felder sind die Felder, die im Adressbuch vorgesehen sind. Klicken Sie danach jeweils auf die kleinen schwarzen Dreiecke und Sie haben die Möglichkeit, kenntlich zu machen, welcher Feldname aus Ihrer FileMaker-Datei zu welchem Feldnamen im Adressbuch passt.

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Wenn Sie alle Entsprechungen der Feldnamen angegeben haben (Sie müssen aber nicht für alle Adressbuch-Felder eine Feld-Entsprechung in Ihrer FileMaker-Datenbank haben), dann klicken Sie unten auf Importieren. Ihre Adressen sind nun im Adressbuch von Bento und damit gleichzeitig im Adressbuch auf Ihrem Mac. Sie können nun das Adressbuch mit seinen Adressen nutzen, wann immer eine Anwendung auf Ihrem Mac dies sinnvoll erscheinen lässt. Gleichzeitig können Sie aber auch Ihre liebgewordene FileMakerAdressdatenbank weiter benutzen. Falls Sie auch das Bento App besitzen, können Sie nun das Adressbuch mit Ihrem iPod touch / iPhone synchronisieren, wie es weiter vorne beschrieben wird. Nunmehr haben Sie auf Ihrem iPod touch / Ihrem iPhone über Kontakte steten Zugriff auf Ihre FileMaker-Daten. Monate später …

Angenommen, Sie arbeiten weiterhin hauptsächlich mit Ihrer FileMaker-Adressdatenbank und nutzen Apples Adressbuch nur, wenn es sein muss. Dann haben Sie – Monate später – vermutlich zig neue Adressen in Ihrer FileMaker-Adressdatenbank. Es wäre jetzt vielleicht an der Zeit, das Adressbuch zu aktualisieren. Dabei ist zu beachten, dass bei einem erneuten Import der Excel-Datei ins Adressbuch die alten Daten nicht überschrieben werden, sondern zusätzlich importiert werden. Löschen Sie vor einer Aktualisierung Ihres Adressbuchs alle Daten im Adressbuch. Gehen Sie dann die hier aufgeführten Schritte von Neuem durch. Dieses Verfahren der Aktualisierung mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Aber Sie werden sehen, dass Sie das bald sehr routiniert handhaben werden. Denn es handelt sich hier nur um Import und Export. Falls Sie nicht ein komplexeres Feld aus FileMaker in das Adressbuch hinüberbringen wollen, brauchen Sie hier keine besonderen Programmierkenntnisse. Und wenn Sie vergessen haben, wie das mit dem Import/Export funktionierte, so können Sie sich immer wieder dieses Büchlein danebenlegen.

Praktische Kurzbefehle

Formular-Darstellung Kurzbefehle Tabellen-Darstellung Formular-Werkzeuge Feldauswahl Formularname

110

Auswahl erweitern Datensatz auswählen

111

duplizieren löschen entfernen

112

Rechtschreibprüfung Sonderzeichen Copyright-Zeichen mathematische Zeichen

113

Bibliothek Neue Bibliothek Intelligente Sammlung Sammlung Feld hinzufügen Erweiterte Suche Suche

114

Bibliothek exportieren Sammlung exportieren Einstellungen Fenster ausblenden

Stichwortverzeichnis A Abkürzungen .............................33 Ablage importieren .................113 Ablagenliste..........................30, 42 Abstandhalter ......................26, 53 Access ...........................................9 Adressbuch................15, 32, 67-68 Adressbuch Felder ...................106 Adresse ............................27, 36, 90 Album.........................................51 Anfasser......................................23 AOL Instant Messenger.............38 Apfeltaste ...................................39 AppleWorks ...............................87 ASCII Text..................................89 Audio-Material..........................29 Aufgabe ......................................44 Aufgabenverwaltung .................25 Aufträge......................................32 Augensymbol .......................35, 43 ausgewählte Datensätze ............38 Ausstellungsstücke ....................25 Auswahl erweitern ..................110 Auswahlfeld..........................28, 45 automatisches Zählerfeld..........34

Bento App-Bibliothek ...............83 Bento-Quelle auswählen...........95 Berechnung..........................24, 33 Berechnungsfeld ........................77 Beschreibung .............................70 Bewertung..................................35 Bewertungsfeld ..........................35 Bezugsdaten .........................32, 50 Bezugsdatenfeld.........................32 Bibliothek................15, 22, 94, 113 Bibliothek exportieren ............114 Bibliothekssymbol.....................54 Bibliotheksvorlage .....................18 Bibliotheksübersicht ...............113 Bildfeld .................................30, 53 Bildunterschrift....................27, 49 Briefpapier .................................53 Brutto-Umsatz...........................55 Bücher ........................................69 Bücherbestand...........................99 Büroprogramme........................92

C

CD-Sammlung ..........................99 Checkliste...................................44 ClarisWorks ...............................87 B Bearbeitungsstatus ....................28 cmd-Taste...................................39 Befehlstaste ................................39 Copyright-Zeichen .................112 Beispieldaten..............................15 csv...............................................93 Bento App .......59, 62, 83, 100, 102

116

D Darstellungsformen .............19-20 Dateiformat ...............................93 Datensatz auswählen ..............110 Datensatzwerte, .......................106 Datensätze ............................12, 51 Datensätze exportieren .............97 Datensätze importieren ............94 Datensätze, ausgewählte............38 Datum...................................27, 32 Datumsfeld ..........................32, 45 Deadline .........................32, 45-46 Designs.......................................24 Digicam......................................80 Digitale Medien .........................80 Display, geteiltes ........................99 Drag & Drop..............................30 Dreisatz ......................................76 duplizieren ...............................111

E E-Mail-Korrespondenz bündeln ......................................31 E-Mails ..........................31, 42, 113 Edit Fields ..................................63 Einstellungen ...........................114 entfernen .................................111 Ergebniszeile ............................113 Erledigung............................44, 46 Erledigungsliste .........................40 Erstellungsdatum ......................52 Erweiterte Suche .....................113 Ethernet-Kabel ..........................64 Eventplanung.............................70 Excel ..........................19, 26, 91, 97 Excel-Datei...............................104

Export-Funktion ..........97, 99, 104 Exportfeldfolge angeben ...........97 Exportfolge ..............................104

F Feld hinzufügen ......................113 Feld platzieren ...........................23 Feld-Entsprechung ..................107 Feldauswahl ............................109 Feldbeschriftung........................23 Felder..........................................22 Felderliste...................................23 Feldname..................................106 Feldtypen..............................27, 63 Feldverwaltung ..........................32 Fenster ausblenden .................114 Fields ..........................................63 FileMaker Pro ...........12, 34, 87, 95 FileMakerDirektstart.................95 Filme ..........................................29 Fließtext .....................................32 Flipchart-Bögen.........................82 Flohmarkt ..................................39 Formel ..................................24, 27 Formelfeld..................................34 Formular ........................20, 22, 53 Formular-Werkzeuge .............109 Formulardarstellung ..20, 109, 113 Formularname ........................109 Fotos ....................20-21, 29-30, 32 Freiberufler ................................55 Fremdsprachen..........................26

117

iPod ......................................59, 65 Geburtsdaten .............................32 iPod touch..................................87 Geburtstag............................39, 81 iWork....................................48, 87 Geotagging .................................81 Geräte.........................................65 J Gestaltung..................................24 Jabber .........................................38 geteilte Darstellung ............20, 113 Jahrgangsstufe............................41 geteiltes Display .........................99 Gimp ..........................................87 K Gitterdarstellung........................21 Kalenderdaten ......................15, 27 Gittermodus ..............................50 Karteikarten .........................12, 20 GPS .............................................81 Kassenwart.................................55 Grafiken ...............................20, 52 Katalog........................................51 Großdruck .................................37 Kategorien..................................73 großes Bento .............................85 Kennwort ...................................36 Grundeinheit .............................77 Keynote ......................................87 Gruppen-E-Mailing ..................42 Klasse..........................................41

G

H Hausarbeiten .............................42 Hausgebrauch............................25

I iCal .............................................15 iChat...........................................38 iLife.............................................48 Importieren .........17, 89, 91, 93-94 Informationen ...........................97 Installation .................................14 Instant-Messager .......................38 intelligente Sammlungen...40, 113 inventarisieren ...........................72 iPhone.............................59, 65, 87 iPhoto...................................48, 50 iPhoto-Mediathek......................51

kleines Bento..............................85 Kochbuch ...................................16 Kommentare ..............................27 Kontakte.....................................68 Kontrollkästchen .................29, 85 Kundendatenbank.....................53 Kursangebote.............................90 Kursteilnehmer ....................41-42 Kurzbefehle .............................109 kyrillisch.....................................26

L Layout.........................................21 Leistungsnachweise ...................42 Library..................................62, 96 Liste ................................30, 50, 90 Liste, vereinfachte......................30 Listenfeld....................................30

118

Literaturtitel...............................90 Lizenzschlüssel...........................14 Logo............................................30 löschen .....................................111

O

Oberkategorien..........................74 Objekte.......................................26 Office-Paket ...............................87 OpenOffice...........................12, 92 OpenSource ...............................92 M Operatoren.................................33 MacBook Pro .............................59 Optionen festlegen ....................33 Mail.............................................31 Orchester....................................99 Mail-Formular ...........................37 mathematische Zeichen .........112 P Medien .......................................27 Pages ...........................................87 Medienfeld ...........................29, 51 Party ...........................................39 Medientyp..................................80 PDF.................................12, 30, 42 Mehrwertsteuer .........................33 Photo Booth...............................29 Mengengrundeinheit ................77 Postanschrift ..............................36 Metaplan-Arbeiten....................82 Postleitzahl.................................26 Mind Mapping ..........................43 Priorität......................................45 Miniaturansichten ...............21, 30 Problemverfolgung....................44 Mitgliederverzeichnis................68 Projekt ............................28, 44, 90

N Nachrichtenliste .............31, 95, 99 Nebenrechnung.........................56 NeoOffice...................................93 Netto-Umsatz ............................55 Neue Bibliothek..................15, 113 Neue Sammlung........................38 Neuinstallation ..........................14 Notizblock..................................73 Notizen .................................27, 70 Notizzettel..................................60 Numbers....................13, 26, 87, 91

Projekt-Datenbank....................28 Präsentation ...............................87

Q Quelle .........................................32

R Rechnung .............................34, 53 Rechnungsformular ..................30 Rechteck.....................................22 Rechtschreibprüfung ..............112 Rezepte .......................................16 Rollbalken ..................................28

119

S

T

Sammlung ...................38, 113-114 Sammlung aus Auswahl............38 Sammlungen, intelligente..40, 113 Scannen......................................42 Schloss-Symbol..........................35 Schnappschuss...........................29 Schriftart ....................................25 Schriftgrößen .......................24-25 Schuljahr ....................................41 Schülerliste.................................41 Scripting.....................................99 Seitenleiste .................................50 Selbstständige ............................55 Semester .....................................41 Seminare ....................................82 Sicherheit ...................................36 Skizzen .......................................52 Sonderzeichen ....................61, 112 Sortiermöglichkeit.....................44 Spaltennamen............................90 Spaltentrenner ...........................26 Sportverein...........................11, 99 Spotlight.....................................17 SQL.............................................12 Statistik.......................................27 Status ....................................45, 70 Sternchen ...................................35 Suche ........................................113 Suchfunktion .............................49 Sync.................................64-65, 68 syncen / synchronisieren ........60, 65, 67, 85

tab-Datei ....................................97 Tabellen-Darstellung ...............109 Tabellendarstellung.19-20, 38, 113 Tabellenkalkulation........12, 19, 87 Tabulatorgetrennter Text ..........97 Tafelbilder ..................................82 Tastatur.......................................61 Telefonnummer.........................37 Template.....................................17 Terminkalender .........................68 Terminologie-Listen..................90 Text .............................................27 Textfeld...........................28, 32, 53 Textverarbeitung..................12, 87 Thumbnails................................50 Titel ............................................27 To-Do-Liste................................43 Trackpad ....................................39 Trennzeichen .............................26

U Übersichtlichkeit .......................20 Uhrzeit .......................................32 Umlaute......................................61 Umsatzsteuersatz.......................57 Umsatzsteuervoranmeldung ....55 Umzugshelfer.............................73 Urlaubskosten............................55 USB-Synchronisieren ................67

V Verein .........................................39 vereinfachte Liste.......................30 Verlauf ........................................44

120

verschlüsseln ........................35, 43 Version .......................................96 Vorlagen .....................................17 Vorschau.....................................31 Vorsteuer....................................56

W

Z Zahl ............................................27 Zahlenfeld ......................28, 34, 55 Zeichen, mathematische .........112 Zeichnungen..............................52 Zeilenumbruch .......................109 Zeit .............................................27 Zeitstempel ................................27

weißes Rechteck.........................22 Wiedergabelisten .......................38 WLAN-Verbindung.............60, 64 Wohltätigkeitsprojekt................30 Word-Dateien......................30, 42 Workshops .................................82 Währung ....................................34 Währungsfeld ............................55

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