Office 2007 für Chefs

Office 2007 für Chefs

Office 2007 für Chefs Lösungen für Führungskräfte IGNATZ SCHELS

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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 11 10 09

ISBN 978-3-8272-4207-5

© 2009 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Umschlaggestaltung: Marco Lindenbeck, webwo GmbH ([email protected]) Lektorat: Birgit Ellissen, [email protected] Herstellung: Elisabeth Prümm, [email protected] Korrektorat: Sandra Gottmann Satz und Layout: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

INHALTSVERZEICHNIS Vorwort

11

Einleitung

15

Office 2007 Multifunktionsleiste und Schnellzugriff-Symbolleiste

15 15

Corporate Identity mit Designs

1

17

Korrespondenz und Textverarbeitung

19

Textverarbeitung mit Word Drucker einrichten

20 20

PDF-Unterstützung einrichten

21

Word konfigurieren

25

Ein internes Memo

29

Der Geschäftsbrief nach DIN-Vorschriften

35

Dokumentvorlage mit makrogesteuerten Eingabefeldern

50

Praxisbeispiel: Das Projekthandbuch

56

Praxisbeispiel: Mitarbeiter-Rundschreiben als Serienbrief

72

Angebote schreiben mit Word und Excel

78

Rechtschreibung und Grammatik

85

Kleine Stilkunde für Briefschreiber

88

Musterbriefe

92

Musterverträge

111

E-Mail mit Outlook Konten einrichten

113 114

Wichtige Voreinstellungen

116

Mails schreiben, senden und empfangen

119

Optimierte E-Mailverwaltung

124

Kontrolle ist gut …

127

Junk-Mails und SPAM

134

5

I 2

Inhaltsverzeichnis

Rechnen und Kalkulieren

137

Erste Schritte mit Excel Ein schnelles Startsymbol

138 138

Die Arbeitsmappe

138

Vorlagen

139

Kompatibilitätsmodus

140

Die Tabelle

142

Zellbearbeitung

143

Relative und absolute Bezüge

144

Zellzeiger und Füllkästchen

144

Zellformatierung

146

Kalkulationstechniken Praxisbeispiel: Jahresplanung Umsatz

148 149

Gruppierungen und Bereichsnamen Praxisbeispiel: Gewinnschwellenanalyse (Break-even)

158 159

Funktionen Praxisbeispiel: Produktionsübersicht

167 169

Praxisbeispiel: Finanzmathematische Funktionen für Kapital und Zins

172

Praxisbeispiel Abschreibung

175

Tabellenmodelle Praxisbeispiel: Budgetplanung

178 178

Verknüpfungen und Verweise Praxisbeispiel: Verkäuferprovision

185 186

Praxisbeispiel: Kostenanalyse Diagramme Diagramm erstellen Der richtige Diagrammtyp

196

Praxisbeispiel: Projektportfolio im GANTT-Diagramm

199

Listen und Datenbanken Das Listenprinzip

6

188 191 192

201 201

Liste sortieren und filtern

202

Von der Liste zur Tabelle

203

Praxisbeispiel: Personalplanung

205

Praxisbeispiel: Deckungsbeitragsrechnung

210

Praxisbeispiel: ABC-Analyse

215

Inhaltsverzeichnis

Formulargestaltung mit Excel Praxisbeispiel: Make-or-Buy-Analyse Praxisbeispiel: Mitarbeitergespräch Externe Daten mit Excel bearbeiten Textdateien

3

I 217 218 226 234 235

Praxisbeispiel: Lieferantenbewertung

236

Excel und Datenbanken

242

Praxisbeispiel: Personalcontrolling

245

Datenbanken und Kontakte Datenbanken modellieren Grundlagen

249 250 251

Erste Normalform

251

Schlüssel und zweite Normalform

252

Weitere Designtipps

252

Erste Schritte mit Access Eine neue Datenbank

256 256

Datenbankoptionen

258

Praxisbeispiel: Datenbank für Verkaufsleitung und Marketing

259

Normalisierung: Kategorien, Hersteller und Lieferanten

262

Daten auswerten mit Abfragen Eine Auswahlabfrage

271 272

Praxisbeispiel: Informationsabfragen für Verkauf und Marketing

274

Temporäre Verknüpfungen in Abfragen

279

Praxisbeispiel: Bestellungen auswerten

279

Formulare zur Datenpflege Formulare erstellen

284 284

Arbeiten im Formularentwurf

286

Formulare mit Unterformularen

290

Reporting mit Berichten Artikelbericht erstellen

293 293

Gruppierte Berichte

296

Praxisbeispiel: Projektsteuerung Tabellen

298 298

Formulare

300

Abfragen und Berichte

301

7

I

Inhaltsverzeichnis

Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten Neue Kontakte erfassen

4

Visitenkarten

306

Kontaktansichten

308

Kontakte mit Excel oder Access synchronisieren

310

Präsentieren und visualisieren

313

Richtig präsentieren Haben Sie PowerPoint – oder was zu sagen?

314 315

Erst checken, dann vortragen

317

Ruhig und sicher präsentieren

318

Zehn Tipps für eine erfolgreiche PowerPoint-Präsentation

319

SlideShare – Beispiele im Internet

320

PowerPoint starten und einrichten Voreinstellungen in den PowerPoint-Optionen

321 322

Präsentation anlegen und speichern Nützliche Vorlagen

323 324

CI-Vorlagen

325

Designs zuweisen

327

Folienlayout wählen und Folie einfügen

328

Ansichten und Fenster

329

Die Masteransicht

331

Präsentationen entwerfen und gestalten Zuerst das Konzept

334 335

Arbeiten in der Gliederungsansicht

337

Folien gestalten

338

Präsentation speichern

350

Präsentation vorführen

351

Mehr Informationen: Notizen und Handzettel

354

Praxisbeispiel: Produktpräsentation InLoox

8

303 303

360

Inhaltsverzeichnis

5

I

Termine, Zeit- und Selbstmanagement

363

Postfächer organisieren Outlook lokal oder am Server?

363 363

Zugriff auf andere Postfächer oder Ordner Aufgaben managen mit Outlook Aufgabenleiste anzeigen

364 365 366

Neue Aufgabe erstellen

367

Aufgaben delegieren

368

Aufgaben kategorisieren

370

Terminplanung mit Outlook Ein neuer Termin

371 371

Besprechungsanfragen

372

Telefonieren mit Outlook Kontakt anrufen

376 376

Skype-Telefonie

377

SMS versenden mit Outlook

377

Google Mobile

378

Outlook und Mobiltelefon/PDA Smartphones

379 380

Kontakte abgleichen

381

Outlook Mobile Service

382

Business Contact Manager Projektmanagement mit InLoox Terminplanung mit Excel Einfacher Kalender mit variabler Jahreszahl

384 387 388 388

Ganzjahreskalender einspaltig

390

Ganzjahreskalender mit Feiertagen und Kalenderwochen

391

Noch ein Jahreskalender

396

Dienstplan und Urlaubsplan mit Access und Excel

397

Reisekostenabrechnung mit Excel Reisekostenabrechnung Standard

405 405

Reisekosten mit Auslandstagegeld

406

Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Excel Für Golfer: die Excel-Scorekarte

409 410

9

I 6

Inhaltsverzeichnis

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

415

Tipps zu Office Office-Fenster schließen

415 415

Multifunktionsleiste aus- und einblenden

416

Symbole in die Symbolleiste für den Schnellzugriff übernehmen

416

Tipps zu Microsoft Word Befehlsübersicht für Umsteiger AutoKorrekturen rückgängig machen

418

Rechnen in Tabellen

419

Tipps zu Microsoft Access AutoWert zurücksetzen

421 421

Alter berechnen

421

Felder in Abfragen zusammenfassen

422

Einfacher Schutz für Datenbanken

422

Tipps zu Outlook Tage der Arbeitswoche festlegen

424 424

Schnell umschalten zwischen Ansichten

425

Standarderinnerung für Termine ausschalten

425

Tipps zu PowerPoint Präsentation blitzschnell ausschalten

426 426

Folien per Nummer einblenden

426

Automatische Schriftverkleinerung ausschalten

426

Nützliche Tastenkombinationen

428

Tipps zu Excel Mehr Funktionen im Füllkästchen

429 429

Benutzerdefinierte Listen

430

Minuszeichen rechts von der Zahl

431

Zellen schützen mit Datenüberprüfung

432

Das Pivot-Layout

433

Die besten Excel-Shortcuts

434

Stichwortverzeichnis

10

417 417

439

Vorwort Fräulein, zum Diktat … Sie sind längst vorbei, die Zeiten, als das Fräulein zum Diktat gerufen wurde und der Chef ihr den Reklamationsbrief an die Firma Röhren Müller in den Stenoblock diktierte. Auch das Diktiergerät und die Schreibmaschine werden bald nur noch Ausstellungstücke im Museum für Bürokommunikation sein, Information und Kommunikation im Büro finden längst über Computer und Netzwerke statt. Briefkorrespondenz wird abgelöst durch Mailverkehr, Adressen sind Business Contacts, und den Terminkalender ersetzt ein Programm, das nicht nur Termine planen, sondern auch Meetings organisieren und Besprechungsräume buchen kann.

Selbst ist der Chef Viele Führungskräfte müssen heutzutage ganz auf Assistenten verzichten und alles selbst machen. Sie müssen die grundlegenden IT-Techniken beherrschen, um den ständig wechselnden Anforderungen im Büro gerecht zu werden. Sie sollten die Standard-Bürosoftware beherrschen, damit sie auf Augenhöhe mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern kommunizieren können. Microsoft Office 2007 ist das derzeit beste Werkzeug zur Bewältigung aller Büroaufgaben. Textverarbeitung mit Word, Tabellenkalkulation mit Excel, Datenbankentwicklung mit Access und Präsentationen vorbereiten mit Access – alles in einem integrierten Paket, das eine nahtlose Zusammenarbeit der Daten ermöglicht. Und mit dem Kommunikations-Manager Outlook werden alle Sekretariatsaufgaben erledigt: Mails, Kontakteverwaltung, Aufgaben und Terminplanung. Lernen Sie mit diesem Buch Microsoft Office kennen. Es führt Sie in die Programme ein, zeigt Ihnen die wichtigsten Grundlagen und fortgeschrittene Techniken zu Word, Excel, Access, PowerPoint und Outlook und liefert eine Fülle an Praxisbeispielen, die Sie sofort für Ihre tägliche Arbeit einsetzen können.

11

V

Vorwort

Aus der Praxis für die Praxis Kapitel 1 hat die Textverarbeitung und Kommunikation zum Thema. Lernen Sie, wie mit dem Textprogramm Word Texte aufbereitet werden, üben Sie mit Texten vom einfachen Memo über Geschäftsbriefe nach DIN bis zu Serienbriefen und großen Dokumenten. Für die häufigsten Aufgaben im Büro finden Sie eine Auswahl an Musterbriefen. Auch wenn Sie schon fit sind beim Schreiben von E-Mails – sehen Sie sich das Outlook-Kapitel an. Es zeigt Ihnen, wie Sie Mails optimal gestalten und verwalten. In Kapitel 2, Rechnen und Kalkulieren, finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Umgang mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Nach ersten Schritten mit Einsteigerwissen lernen Sie nützliche Kalkulationstechniken kennen, und die Funktionen-Übersicht zeigt Ihnen, wie Sie die wichtigsten Rechenfunktionen gewinnbringend einsetzen. Die Übungsbeispiele (Budgetplanung, Projektportfolio, Kostenanalyse, Personalplanung u.a.) sind praxiserprobt und für den sofortigen Einsatz bestimmt. Datenbanken und Kontakte sind das Thema in Kapitel 3. Hier lernen Sie die Modellierung relationaler Datenbanken mit Microsoft Access kennen. Dazu bauen Sie nach allen Regeln der Kunst eine komplette Datenbank mit Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten auf. Ein zweites Beispiel zeigt, wie Sie Projekte mit Access steuern. Ihre Kontakte pflegen Sie sicher mit Outlook. Lernen Sie, wie Sie diese mit Excel und Access synchronisieren. Wie Sie mit dem Präsentationsprogramm Microsoft PowerPoint richtig Präsentieren und Visualisieren, zeigt das Kapitel 4. Es kommt nicht nur auf das Werkzeug an, sondern auch auf die Art der Präsentation. Lernen Sie, wie Sie mit PowerPoint moderne und spannende Präsentationen planen und durchführen. In Kapitel 5 erfahren Sie, wie Office für Termine, Zeit- und Selbstmanagement eingesetzt wird. Dazu lernen Sie die Terminplanung und das Aufgabenmanagement mit Microsoft Outlook und den Business Contact Manager kennen. Praxisbeispiele (Jahreskalender, Terminplan, Dienstplan, Urlaubsverwaltung u.a.), mit Microsoft Excel und Microsoft Access erstellt, runden das Kapitel ab.

12

Vorwort

V

In Kapitel 6 finden Sie noch einige Tipps, Tricks und schnelle Lösungen zu Microsoft Office und den einzelnen Programmen. Nutzen Sie die Shortcuts (Tastenkombinationen), um Ihre Arbeit zu optimieren. Spielen Sie Golf? Wenn Sie die vielen Tipps in diesem Buch gelesen und die zahlreichen Praxisbeispiele ausprobiert haben, werden Sie viel weniger Zeit für Ihre Bürotätigkeiten benötigen und umso mehr davon für diesen schönen Sport haben. In Kapitel 5 finden Sie eine Excel-Tabelle zur Berechnung Ihres Scores nach Stableford.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und viel Erfolg mit Ihrem Buch!

Ihr Autor Ignatz Schels ist einer der erfolgreichsten deutschen Autoren für Computerbücher und seit vielen Jahren Trainer und Coach für Führungskräfte und Controller. Sie finden sein Profil in XING und seine Produkte und Dienstleistungen auf der Homepage: www.xing.de www.schels.de

Zu Ihrer Orientierung finden Sie bei allen Praxisbeispielen in diesem Buch einen Gradmesser für die Schwierigkeitsstufe.

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Einleitung Office 2007 Mit der Version 2007 hat Microsoft das größte Update gewagt seit der Version Office 97, die als erstes integriertes Paket gilt, das seinen Namen verdient. Im Unterschied zu den letzten drei Office-Updates, die nicht allzu weit von der 97er-Version abwichen, wurde Office 2007 mit einer neuen Benutzerführung ausgestattet (Multifunktionsleiste statt Menüs). Außerdem wagte Microsoft den Schritt in Richtung XML, dem Dateiformat der Zukunft. Alle Office 2007-Programme speichern ihre Daten im XMLFormat. Die Abwärtskompatibilität ist in Office 2007 bis zur Version 97 gewährleistet. Jede Datei aus den Vorgängerversionen bis 97 kann eingelesen und konvertiert werden. Aufwärtskompatibel ist Office 2007 nur begrenzt, die XML-Daten können in Word und Excel nur mithilfe eines Updates mit den Vorgängerversionen bearbeitet werden. Neuere Funktionen und Dateiinhalte gehen dabei natürlich verloren. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Daten sicher von Mitarbeitern und Geschäftspartnern gelesen werden können, falls Sie das wünschen. In jedem Office 2007-Programm gibt es die Möglichkeit, die Vorgängerversion zum Speichern der Dateien zu verwenden. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn noch ältere Office-Versionen im Spiel sind.

Multifunktionsleiste und Schnellzugriff-Symbolleiste Die Menüsteuerung der früheren Versionen wurde durch die Multifunktionsleiste abgelöst, die am oberen Fensterrand eine Reihe von Registern anbietet. Diese sind wieder in Gruppen unterteilt, und in diesen finden Sie die Symbole für die Programmsteuerung. Schalten Sie auf das passende Register um, und klicken Sie auf die Symbole oder Auswahllisten.

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Hinweis

E

Einleitung

Achten Sie darauf, dass einige Register kontextbezogen aktiv werden: Das Register Bildtools oder Zeichentools wird zum Beispiel nur dann rechts außen sichtbar, wenn eine Grafik bzw. eine Zeichnung markiert ist. Diese Register haben meist mehrere Unterregister.

Abbildung 1: Multifunktionsleiste und Symbolleiste für den Schnellzugriff (hier von PowerPoint)

Blenden Sie die Multifunktionsleiste aus, wenn Sie mehr Platz für die Gestaltung der Folien brauchen: 1. Klicken Sie doppelt auf ein Register, um die Leiste auszublenden, oder drücken Sie (Strg)+(F1). 2. Ein Klick auf ein Register öffnet die Multifunktionsleiste kurzfristig, schalten Sie sie per Doppelklick oder mit (Strg)+(F1) wieder permanent ein. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist die einzige Symbolleiste, die Sie mit eigenen Symbolen versehen können. Klicken Sie diese kleine Leiste oberhalb der Multifunktionsleiste mit der rechten Maustaste an, um sie anzupassen. Diese Anpassung finden Sie auch in den PowerPoint-Optionen. Um ein Symbol schnell in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einzufügen, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen diese Option: Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen

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Office 2007

E

Abbildung 2: Ein schneller Weg, um Symbole in die Symbolleiste zu holen (hier das Währungsformat in Excel)

Corporate Identity mit Designs Ein Design ist eine Sammlung von Formatierungen für alle Elemente einer Präsentation. Zum Design gehören alle Formatierungen mit Farben, Schriftarten und Schrifteffekten und eine Gruppe von Designeffekten. Alles in einem Design ist farblich und gestalterisch perfekt aufeinander abgestimmt.

Abbildung 3: Auswahl an Designs, hier in PowerPoint

17

E

Einleitung

Designs gelten für das gesamte Office-Paket einheitlich und sollten auch so verwendet werden. Verwenden Sie zum Beispiel in Word das Design Larissa, dann sollte dieses auch in Excel und PowerPoint eingestellt sein, damit Dokumente, Tabellen und Präsentationen ein einheitliches Aussehen haben.

CI-Design erstellen Sie können die angebotenen Designs abändern und als neue Designs speichern. Damit bietet Office die Möglichkeit, ein einheitliches Design für das gesamte Unternehmen zu produzieren und allen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Die Aufgabe sollten Sie aber Spezialisten (IT-Designer, Werbeagenturen) überlassen, denn die CI-Vorgaben sind meist sehr komplex und nicht einfach umsetzbar. Hier eine Anleitung, um ein individuelles CI-Design zu erstellen: 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass die Unternehmensschrift installiert ist. Schriftarten installieren Sie mit dem gleichnamigen Dienstprogramm in der Systemsteuerung. 2. Öffnen Sie ein Programm aus der Office-Gruppe, am besten Word, denn hier können Sie mit Schriftzuweisungen an die Formatvorlagen das Design am besten gestalten. 3. Weisen Sie der Präsentation mit Neu im Office-Menü ein Design zu. Entscheiden Sie sich für eines, das dem angestrebten am nächsten kommt. Larissa ist das Standarddesign mit den Hauptschriftarten Calibri und Cambria. 4. Ändern Sie in der Gruppe Designs die Farben, Schriftarten und Effekte des Designs. 5. Speichern Sie über Aktuelles Design speichern das Design als neue Datei mit der Endung thmx ab. Der Ordner Document Themes, in dem Designs abgelegt werden, befindet sich im Ordner Anwendungsdaten (Application Data) des Benutzerprofils. CI-Designs lassen sich natürlich in vordefinierte Profile einbauen und per Netzwerkadministration und -installation im gesamten Unternehmen einrichten.

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1

Korrespondenz und Textverarbeitung

Es gilt immer noch, das geflügelte Wort von dem, dass schwarz auf weiß Geschriebenes getrost mit nach Hause genommen werden kann, auch wenn der Bildschirm längst öfter als weiße Fläche für Texte herhalten muss als das altehrwürdige Papier. Gute Korrespondenz ist aber auch im Zeitalter der elektronischen Medien ein absolutes Muss: Ein schlampiger Umgang mit dem geschriebenen Wort macht einen schlechten Eindruck auf Mitarbeiter wie Geschäftspartner. Darum: Nutzen Sie die Vielfalt der Office-Programme zur Aufbereitung Ihrer Texte, schreiben Sie gekonnt, sicher und kreativ, verwenden Sie Formatierungen aber äußerst sparsam, und nutzen Sie immer Formatvorlagen für ein einheitliches Schriftbild. Microsoft Office stellen Ihnen mit dem Textverarbeitungsprogramm Word und dem Kommunikationssystem Outlook zwei Werkzeuge zum Texten und Korrespondieren zur Verfügung. Mit Word schreiben Sie, was zu Papier gebracht oder per E-Mail-Anhang versendet werden soll. Mit Word erstellen Sie elektronische Dokumente, die in Dateiform auf Datenträgern, auf Netzwerkservern oder im Internet/Intranet abgelegt werden können. Outlook ist das Medium für schnelle elektronische Post, für kurze, knappe Mitteilungen und „flüchtige“ Informationen. Entscheiden Sie deshalb, womit Sie was schreiben, und unterscheiden Sie zwischen Information und Kommunikation:

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1

Korrespondenz und Textverarbeitung

왘

Schreiben Sie mit Outlook kurze Mails, beschränken Sie die Textmenge. Fügen Sie längere und wichtige Texte wie Besprechungsprotokolle, Verträge etc. als E-Mail-Anhänge ein, oder fügen Sie einen Link auf ein Serververzeichnis ein, aus dem die Daten abgeholt werden können.

왘

Verwenden Sie in Outlook ein einheitliches Mailformat mit Signatur. Geben Sie in jeder Mail an, wie und wo Sie erreichbar sind.

왘

Verwenden Sie Word für die Aufbereitung großer Textdaten (Dokumente, Handbücher, Verträge etc.) oder für gedruckte Briefe.

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Verwenden Sie für Word-Dokumente Dokumentvorlagen, achten Sie auf unternehmensspezifische Vorgaben (CI).

Achten Sie auf die Dateikompatibilität: Speichern Sie Word-Dokumente in einem Dateiformat, das alle Mitarbeiter oder Geschäftspartner lesen können. Das gilt auch für E-Mail-Anhänge.

Textverarbeitung mit Word Bevor Sie zu schreiben beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Word richtig konfiguriert ist und dass der Drucker, auf dem das Geschriebene zu Papier gebracht wird, korrekt eingerichtet ist. Die Auswahl des Druckers entscheidet nämlich über das Angebot an Papierformaten und Schrifttypen Ihrer Textverarbeitung. Um Textdokumente als Dateien im PDFFormat speichern zu können, sollten Sie das passende Add-In installieren.

Drucker einrichten Sehen Sie in der Windows-Systemsteuerung nach: 1. Wählen Sie Start/Systemsteuerung. 2. Klicken Sie in der Kategorie Hardware und Sound auf Drucker. Fügen Sie einen neuen Drucker hinzu, oder ändern Sie den Standarddrucker.

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Textverarbeitung mit Word

1

Abbildung 1.1: Duckereinrichtung in der Systemsteuerung

Der Standarddrucker ist der Drucker, den die Office-Programme automatisch voraussetzen bzw. ansteuern. Er ist mit einem Häkchen am Druckersymbol gekennzeichnet.

PDF-Unterstützung einrichten PDF (Portable Document Format) ist ein Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde und seit Juli 2008 als ISO-Standard (32000-1:2008) für digitale Text- und Bilddokumente gilt. Die PDF-Datei speichert ein Dokument, wie es gedruckt wird, mit allen Text- und Bildinhalten. Für die Anzeige von PDF-Dateien stellt Adobe den kostenlosen Adobe Reader zur Verfügung. Der Reader kann aber keine PDF-Dateien erzeugen, dazu bietet Adobe zwar auch Software (Adobe Distiller) an, die aber entsprechend teuer ist. Kostengünstige Alternativen sind PDF-Druckertreiber oder ein Add-In, das Microsoft für Office 2007 bereitstellt.

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1

Korrespondenz und Textverarbeitung

PDF-Druckertreiber Ein PDF-Druckertreiber hat den Vorteil, dass er von jeder Windows-Software genutzt werden kann. Installieren Sie ihn, können Sie mit jedem Programm, das einen Drucken-Befehl anbietet, PDF-Dateien herstellen. Der PDF-Druckertreiber präsentiert sich nach der Installation in der Windows-Systemsteuerung als Druckergerät. Im Web finden Sie zahlreiche Anbieter für PDF-Druckertreiber (siehe unten). So erstellen Sie aus Ihrem Textdokument per Druckertreiber eine PDFDatei: 1. Wählen Sie im Office-Menü den Befehl Drucken. 2. Suchen Sie in der Liste der Drucker (Druckerauswahl) den PDFDruckertreiber. 3. Stellen Sie die Seitenzahlen und die gewünschte Anzahl Exemplare ein, und klicken Sie auf Drucken. 4. Der PDF-Druckertreiber fordert Sie auf, einen Ordner zum Speichern der PDF-Datei anzugeben. Klicken Sie auf OK, und die Datei wird erstellt.

Abbildung 1.2: Der PDF-Druckertreiber steht in der Liste der installierten Drucker zur Auswahl.

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Textverarbeitung mit Word

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Die meisten PDF-Druckertreiber zeigen die neu erzeugte Datei gleich nach dem „Ausdruck“ an, vorausgesetzt, der Adobe Reader ist installiert.

Das Microsoft Add-In für PDF und XPS Eine direkte Unterstützung von PDF als Dateiformat durfte Microsoft in Office 2007 wahrscheinlich aus lizenzrechtlichen Gründen nicht anbieten, aber mithilfe eines Add-Ins fügen Sie einen entsprechenden Befehl in das Office-Menü ein. XPS ist das Microsoft-Konkurrenzformat zu PDF. So holen Sie die Unterstützung beider Formate in Ihre Office-Umgebung: 1. Klicken Sie im Word-Fenster (oder in jedem anderen Office-Programmfenster) auf das Hilfesymbol rechts oben (Fragezeichen im blauen Kreis). 2. Geben Sie in das Suchfenster des Hilfefensters den Begriff „PDF“ ein. 3. Klicken Sie auf den angebotenen Link: Aktivieren der Unterstützung für andere Dateiformate wie PDF und XPS 4. Klicken Sie im nächsten Fenster auf diesen Link: Installieren und Verwenden des Add-Ins "Als PDF oder XPS speichern" von Microsoft 5. Ihr Internet-Browser wird aktiv und zeigt die Download-Seite von Microsoft an. Laden Sie die Datei SaveAsPDFandXPS.exe herunter, und starten Sie sie im Windows-Explorer, um das Add-In zu installieren. Nach Abschluss der Installation steht im Office-Menü unter Speichern unter der Befehl PDF oder XPS zur Auswahl. Klicken Sie diesen an, um Ihre Textdokumente als PDF-Dateien (oder XPS-Dateien) zu speichern.

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1

Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.3: Ein Add-In speziell für Office 2007 sorgt für die Unterstützung des PDF- und XPS-Formates.

Adobe Reader downloaden: www.adobe.com/de Kostenlose PDF-Druckertreiber: www.pdf24.org (PDF24-Creator) www.pdf-2008.org (PDF-Creator) www.pdfprinter.at (eDocPrintPro)

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Textverarbeitung mit Word

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Word konfigurieren Richten Sie Ihr Textverarbeitungssystem so ein, dass die Dateien im richtigen Ordner landen, dass Rechtschreib- und Grammatikprüfung funktionieren und dass alles angezeigt wird, was Sie zum Schreiben brauchen. 1. Starten Sie Word aus der Liste der Office-Programme im WindowsStartmenü. 2. Klicken Sie auf das Symbol des Office-Menüs links oben im Programmfenster, und wählen Sie Word-Optionen. 3. In der Kategorie Häufig verwendet stellen Sie die allgemeinen Optionen ein und wählen die Anzeigesprache sowie die Sprache für die Hilfetexte aus. Hier wird standardmäßig Deutsch und Englisch angeboten, andere Sprachen installieren Sie über das Software-Setup-Programm in der Systemsteuerung. Geben Sie auch einen Benutzernamen an, mit dem Sie Ihre Textdokumente personalisieren. 4. Unter Anzeigen bestimmen Sie, was angezeigt und gedruckt wird. Lassen Sie alle Formatierungszeichen anzeigen, damit Sie in der Texterfassung die Leerzeichen, Absatzmarken und Tabulatorsprünge sehen. 5. In der Dokumentüberprüfung stellen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ein. Hier sollte die Option Deutsch: Neue Rechtschreibung verwenden markiert sein, damit die Rechtschreibprüfung nach diesen Regeln arbeitet. 6. Die Kategorie Speichern enthält die Voreinstellungen für das Dateisystem. Das Standardformat ist Word-Dokument (*.docx), Sie können wahlweise auch auf ein anderes oder älteres Format umschalten. Das hier eingestellte Format wird nur vorgeschlagen, es lässt sich bei jedem Speichervorgang neu bestimmen. Wichtig ist der Standardspeicherort, standardmäßig der Dokumentordner Ihres Profils: C:\Users\\Documents

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Sie können hier auch einen anderen Ordner für Word einrichten und dabei auf ein anderes Laufwerk, zum Beispiel auf eine externe Wechselplatte, umschalten, klicken Sie auf Durchsuchen:

Abbildung 1.4: Stellen Sie den Ordner und das Laufwerk ein, auf dem die Dateien automatisch gespeichert werden.

7. Die Kategorie Erweitert enthält sehr viele Optionen zu den unterschiedlichsten Programmteilen (Speichern, Drucken, Anzeigen). Die Voreinstellungen sollten eine optimale Arbeit mit Word garantieren, sehen Sie hier aber immer nach, wenn Sie irgendetwas stört beim Schreiben und Texten mit Word. 8. Unter Anpassen finden Sie die Einrichtung der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das ist die kleine Symbolleiste, die über der Multifunktionsleiste angezeigt wird, hier können Sie jeden Word-Befehl als Symbol zum Anklicken bereitstellen. 9. Add-Ins sind zusätzliche Programme, die unter Word installiert sind, und das Vertrauensstellungscenter regelt den sicheren Umgang mit Makros, Hyperlinks und Verknüpfungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, und stellen Sie sicher, dass unter Einstellungen für Makros alle Makros mit Benachrichtigung deaktiviert sind. So können Sie selbst bestimmen, ob die Makros in Word-Dokumenten aktiv werden sollen.

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Textverarbeitung mit Word

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Abbildung 1.5: Makrosicherheit im Vertrauensstellungscenter

Tipps zu den Symbolleisten Die Multifunktionsleiste enthält Symbole für die Programmsteuerung. Sie befindet sich immer am oberen Rand des Programmfensters. Sie können diese Leiste schnell ein- und ausschalten, um mehr Platz für das Textfenster zu schaffen: 1. Halten Sie die (Strg)-Taste fest, und drücken Sie die Funktionstaste (F1). Mit der gleichen Kombination schalten Sie die Leiste wieder ein. Ein Doppelklick auf die Leiste hat dieselbe Wirkung. Die Symbole werden automatisch eingeblendet, wenn Sie auf eines der Register (Start, Einfügen …) klicken. Sie können auch die (Alt)-Taste drücken und den zum Register passenden Buchstaben (zum Beispiel (Alt)+(R) für Start). Die Symbolleiste für den Schnellzugriff enthält die Symbole Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen (von rückgängig gemachten Schritten). Wenn Sie mit der rechten Maustaste in diese Leiste klicken, erhal-

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Korrespondenz und Textverarbeitung

ten Sie ein Kontextmenü, mit dem Sie die Leiste verschieben und anpassen können.

Abbildung 1.6: Die Symbolleisten in Word

Wenn Sie ein Symbol aus der Multifunktionsleiste in die kleine Symbolleiste schieben wollen, klicken Sie dieses mit der rechten Maustaste an und wählen Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Abbildung 1.7: Das Dialogfeld aktiviert ein Dialogfenster mit allen Befehlen der Gruppe.

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Textverarbeitung mit Word

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Viele Symbolgruppen bieten rechts unten ein kleines Symbol an, das auf Klick ein Dialogfenster mit allen Befehlen der Gruppe. Wer mit der Vorgängerversion gearbeitet hatte, findet hier eine vertraute Dialogumgebung, häufig ist dieses Dialogfenster auch übersichtlicher als die vielen kleinen Symbole in der Multifunktionsleistengruppe.

Ein internes Memo

Sie haben noch wenig Erfahrung mit der Textverarbeitung Word? Dann probieren Sie am besten dieses einfache Beispiel, ein internes Memo mit Anschriftenfeld, mit automatisch gesetztem Datum und einigen Zeilen Fließtext. Sie lernen die wichtigsten Regeln zu Zeilen, Absätzen und Seiten kennen und wissen anschließend wie Tabulatoren gesetzt werden.

Word starten 1. Starten Sie Word über das Startmenü von Windows. Klicken Sie unter Programme/Microsoft Office auf Office Word 2007. 2. Word startet und präsentiert ein neues, ungespeichertes Dokument mit der Bezeichnung Dokument1. Die Vorlage für dieses Dokument heißt NORMAL.DOTX, sie bestimmt, welches Layout und welche Schrift hier verwendet werden: Layout: A4-Format, Einspaltig, Seitenränder oben, links und rechts je 2,5 cm, unten 2 cm. 3. Kontrollieren Sie die Einstellungen unter Seitenlayout/Seite einrichten. 4. Schalten Sie unter Ansicht/Dokumentansichten auf Seitenlayout, und zoomen Sie die Ansicht auf 100% oder weniger, sodass ca. 2/3 der Seite sichtbar sind. 5. Die Schreibmarke (Cursor) blinkt im ersten Absatz, drücken Sie mehrmals die Eingabetaste, um neue Absätze zu erzeugen. Wenn die Absatzmarke nicht sichtbar ist, schalten Sie sie unter Start/Absatz ein.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Der erste Text Schreiben Sie diese ersten Zeilen. Für die Zwischenräume in den Zeilen An, Von und Betrifft drücken Sie die (ÿ)-Taste. Schreiben Sie den Absatz … um die Kommunikation ohne Absatzunterbrechung am Zeilenende der ersten Zeile. Für die letzten drei Zeilen verwenden Sie einen Zeilenumbruch, drücken Sie dazu (ª)+(¢).

Abbildung 1.8: Ein Memo mit Absätzen, Zeilenumbrüchen und Tabulatorsprüngen

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Textverarbeitung mit Word

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Bewegen Sie den Cursor im Text mit den Cursortasten, drücken Sie (Strg)+(Æ) und (Strg)+(æ), um wortweise zu springen. Mit gedrückter (ª)-Taste markieren Sie den Text ab der Cursorposition. Nutzen Sie auch diese Shortcuts: Pos1 Ende Strg+Pos1 Strg+Ende

Sprung Sprung Sprung Sprung

zum zum zum zum

Zeilenanfang Zeilenende Textanfang Textende

Fehlerbehandlung Tippfehler oder falsche Programmbefehle bereinigen Sie schnell mit dem Symbol Rückgängig, verwenden Sie alternativ zum Symbol die schnelle Tastenkombination (Alt)+(æ__). Die Rückgängig-Funktion speichert mehrere Schritte (bis zu hundert), klicken Sie auf das Pfeilsymbol links am Symbol. Wiederherstellen nimmt den/die letzten Rückgängigmachungen zurück.

Text formatieren Setzen Sie den Cursor mit (Strg)+(Pos1) in die erste Zeile, drücken Sie (Alt)+(F1), um diesem Absatz das Format Überschrift 1 zuzuweisen. Ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste am linken Rand der drei nächsten Absätze nach unten, um diese zu markieren (Zeiger wird zum Pfeil). Weisen Sie dem markierten Text über Start/Schriftart die Formatierung Fettdruck zu. Setzen Sie den Cursor in den letzten Absatz, der aus drei Zeilen besteht, und klicken Sie im horizontalen Lineal am oberen Rand des Textbereiches auf die Tabulatorposition 5. Fügen Sie dann nach jedem Doppelpunkt einen Tabulatorsprung ein ((ÿ)-Taste drücken). Damit haben Sie schon die wichtigsten Schreib- und Formatiertechniken kennengelernt: Sie schreiben in Absätzen, jeder Absatz hat einen Zeilenabstand von einer Zeile. Verwenden Sie Zeilenumbrüche ((ª)+(¢)), bleiben die Zeilen in einem Absatz zusammen.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.9: Das formatierte Memo mit Überschrift und Tabulatorsprüngen

Schreiben Sie unformatiert, Formatierungen wie Fettdruck oder Kursivschrift und Formatvorlagen weisen Sie anschließend zu. Markieren Sie dazu den Text, bei Absätzen reicht der Cursor im Absatz. Größere Textstellen markieren Sie mit gedrückter Maustaste oder mit (ª)-Taste und den Cursortasten. Für Überschriften verwenden Sie Start/Formatvorlagen oder besser diese Shortcuts: Überschrift 1

(Alt)+(F1)

Überschrift 2

(Alt)+(F2)

Überschrift 3

(Alt)+(F3)

Drücken Sie (ÿ), springt der Cursor zum nächsten Standard-Tabstopp (alle 1,25 cm). Um einen Tabstopp gezielt zu setzen, klicken Sie einfach in das Lineal, der Tabstopp hebt alle Standard-Tabstopps links von ihm auf. Ziehen Sie den Tabstopp mit gedrückter Maustaste aus dem Lineal, um ihn zu entfernen.

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Textverarbeitung mit Word

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Ein automatisches Datum 1. Setzen Sie den Cursor an den Beginn des zweiten Absatzes, und drücken Sie die (¢)-Taste. Schreiben Sie Datum: (ÿ) (ÿ)

2. Wählen Sie Einfügen/Text/Datum und Uhrzeit. 3. Markieren Sie das Datum im gewünschten Format, zum Beispiel mit ausgeschriebenem Wochentag. 4. Stellen Sie sicher, dass die Option Automatisch aktualisieren angekreuzt ist, wenn Sie immer das aktuelle Datum haben wollen. Deaktivieren Sie diese Option für ein einmaliges Datum. 5. Klicken Sie auf OK, um das Datum an der Cursorposition einzufügen.

Tipp

Das Datum wird an der Schreibmarke eingefügt. Haben Sie die automatische Variante gewählt, erhalten Sie ein Datumsfeld. Markieren Sie das Feld, und drücken Sie (ª)+(F9), um den Feldinhalt zu kontrollieren. Hier sehen Sie auch das Datumsformat. Mit (F9) wird das Datum neu berechnet, (Strg)+(ª)+(F9) wandelt das Feld in Text um.

Abbildung 1.10: Ein Datumsfeld für ein Datum, das sich automatisch aktualisiert

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Memo speichern und drucken Zum Speichern des Textdokuments klicken Sie auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder wählen im Office-Menü Speichern. Geben Sie einen Dateinamen ein, die Endung .docx wird automatisch angefügt. Ebenfalls im Office-Menü finden Sie die Druckbefehle. Sehen Sie sich das Druckergebnis zuerst in der Seitenansicht an, und drucken Sie das Memo mit Drucken/Schnelldruck auf dem Standarddrucker. Wählen Sie Drucken/Drucken, um die Seitenzahl, die Anzahl Exemplare und den Druckertyp vor dem Ausdruck bestimmen zu können.

Abbildung 1.11: Druck und Seitenansicht im Office-Menü

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Textverarbeitung mit Word

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Der Geschäftsbrief nach DIN-Vorschriften Know-How DIN-Vorschriften: Aufbau und Gestaltung von Geschäftskorrespondenz sind durch DIN-Normen, genauer im Normausschuss Bürowesen (Nbü), geregelt, DIN 5008 und DIN 676 sind maßgeblich. www.din.de

Die DIN-Vorschriften gibt es beim Beuth-Verlag: www.beuth.de

Für Geschäftsbriefe maßgeblich sind die DIN 5008 und DIN 676. Letztere definiert zwei Vordrucke, Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf (A) und Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf (B). Das Wichtigste an diesen Normbriefen ist die korrekte Position des Adressfeldes, es muss so positioniert sein, dass es in einem genormten Fensterumschlag zu sehen ist. Beide Vordrucke sind in diese Bereiche unterteilt: 왘

Briefkopf

왘

Anschriftenfeld

왘

Informationsblock

왘

Bezugszeichenzeile

왘

Textbereich

왘

Brieffuß

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.12: Aufteilung des Geschäftsbriefs nach DIN 676

Der Briefkopf oder die Kopfzeile enthält den Firmennamen, das Firmenlogo und weitere Identifikationsmerkmale. Beachten Sie bei der Gestaltung die CI-Normen (CI = Corporate Identity), die in Firmen ab einer bestimmten Größenordnung genau regeln, wie Logos, Firmennamen und Firmeninformationen abzubilden sind. Die CI-Normen finden Sie meist im Intranet. Im Adressfeld steht die genaue Anschrift des Empfängers. Die erste Zeile enthält den Firmennamen mit Straße und Ort in einer kleineren Schrift (8 Punkt), die Adresse sollte nach Norm neun Zeilen ohne Leerzeilen enthalten, zwischen Straße und Ort wird aber üblicherweise eine Zeile oder eine halbe Zeile Abstand eingefügt.

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Textverarbeitung mit Word

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Der Informationsblock enthält ausführliche Adressinformationen des Absenders wie Straße, PLZ, Ort, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Internet-Adresse. In der Praxis sind diese bereits zusammen mit dem Logo im Briefkopf enthalten, können aber auch je nach Gestaltung unten in der Fußzeile stehen. Die Bezugszeichenzeile enthält die sogenannten Leitwörter: 왘

Ihr Zeichen

왘

Ihre Nachricht vom

왘

Unser Zeichen

왘

Sachbearbeiter mit Durchwahlnummer

왘

Lieferantennummer etc.

Schreiben Sie diese Zeile in der Briefvorlagenschrift, die sich von der des Brieftextes unterscheiden sollte (z.B. Schriftart Arial oder Calibri, Brieftext Times New Roman). Der Textbereich beginnt mit der Betreffzeile, in der dem Empfänger kurz der Zweck des Anschreibens mitgeteilt wird. Das Wort Betreff wird dazu nicht mehr verwendet. Danach folgen die Anrede und der eigentliche Brieftext. Im Fußteil stehen die detaillierten Geschäftsangaben des Absenders, eine Vorschrift für die Gestaltung und den Inhalt gibt es nicht: 왘

Bankverbindung mit Institut, Kontonummer und Bankleitzahl

왘

Handelsregistereintrag der Firma

왘

Umsatzsteuer-ID

왘

IBAN und SWIFT-Code

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Know-How Die International Bank Account Number (IBAN) ist eine internationale, standardisierte Notation für Bankkontonummern nach ISO-Norm ISO 13616:2003. Sie hat in Deutschland immer 22 Stellen: DE

Länderkennzeichen für Deutschland

3–4

zweistellige Prüfziffer

5–12

die achtstellige deutsche Bankleitzahl

13–22

die zehnstellige Kontonummer

Der SWIFT-Code ist ein nach ISO 9362 international standardisierter Bankcode, mit dem weltweit jedes direkt oder indirekt teilnehmende Kreditinstitut eindeutig identifiziert werden kann. Quellen: http://de.wikipedia.org/wiki/IBAN http://de.wikipedia.org/wiki/SWIFT

Eine neue Vorlage Word bietet zwar eine Fülle von Vorlagen für alle möglichen Zwecke, leider sind diese zu sehr „amerikanisch“ und orientieren sich nicht an deutschen Normen. Um eine Vorlage komplett neu aufzubauen, formatieren Sie ein leeres Dokument und speichern dieses als Vorlage ab: 1. Wählen Sie im Office-Menü Neu, klicken Sie auf das Symbol Leeres Dokument und anschließend auf Erstellen. 2. Wählen Sie Office/Speichern unter. Schalten Sie auf Word-Vorlagen, und geben Sie den Dateinamen ein. Nennen Sie die Vorlage beispielsweise Geschäftsbrief_DIN. Die Endung DOTX klassifiziert das Dokument als Vorlage für Word 2007. 3. Klicken Sie im Speicherdialog auf Vertrauenswürdige Vorlagen, und speichern Sie die Vorlage im angebotenen Ordner. Die Vorlage wird im Vorlagenordner Ihres Profils gespeichert. Wenn Sie die Datei im Windows-Explorer suchen, stellen Sie diesen Pfad ein:

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Textverarbeitung mit Word

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:\Dokumente und Einstellungen\\ Anwendungsdaten\Microsoft\Templates

Das Papierformat DIN 676 sieht zwei Vordrucke vor, A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf, B für Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf. Für beide vorgeschrieben ist das DIN-A4-Format mit 297 mm Höhe und 210 mm Breite. Ihr Textprogramm Word ist standardmäßig auf dieses Format eingerichtet, kontrollieren Sie es hier: 4. Wählen Sie Seitenlayout/Größe. Die zur Verfügung stehenden Papiergrößen werden angezeigt, A4 ist voreingestellt. 5. Wählen Sie Weitere Papierformate. Das Dialogfenster bietet alle Papierformate an, die der Drucker unterstützt. Sie können hier auch die Papierzufuhr regeln und bestimmen, in welchem Schacht die erste Seite liegt (Briefbogen mit Logo) und woher die restlichen Seiten bezogen werden.

Abbildung 1.13: Hier definieren Sie das Papierformat.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Die Seitenränder Nach DIN muss der linke Rand des Briefbogens mindestens 24,1 mm betragen, rechts sollte ein Rand von 8,1 mm frei bleiben. Beachten Sie, dass die meisten Drucker einen Randbereich von 10 mm für den Papiereinzug brauchen und nicht bedrucken können. Verwenden Sie die Standard-Seitenränder für neue Dokumente, und passen Sie sie ggf. an: 1. Unter Seitenlayout/Seitenränder finden Sie vordefinierte Formate, wählen Sie Normal. 2. Schalten Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder, und tragen Sie die Seitenränder für Ihre DIN-Vorlage ein. Für den oberen und unteren Rand gibt es keine Vorschrift, der obere Rand definiert sich über den Briefkopf. Lassen Sie aber in beiden Fällen auch mindestens 10 mm frei.

Kopf- und Fußzeilen Jedes Word-Dokument und auch jede Vorlage hat in der Praxis einen Kopf- und Fußzeilenbereich. Dieser Bereich addiert sich zum oberen bzw. unteren Rand, er enthält Informationen, die auf allen Seiten wiederholt werden. Kopfzeilen eignen sich bestens für Firmenlogos oder Briefköpfe allgemein, in der Fußzeile finden die oben erwähnten Geschäftsinformationen (Bankverbindung etc.) Platz. Achten Sie aber darauf, dass mehrseitige Briefe unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite und alle weiteren Seiten haben müssen. 1. Um die Kopfzeile oder Fußzeile zu bearbeiten, schalten Sie um auf das Register Einfügen. 2. In der Gruppe Kopf- und Fußzeile klicken Sie auf das jeweilige Symbol und wählen Kopfzeile/Fußzeile bearbeiten. 3. Ein neues Register Kopf- und Fußzeilentools wird aktiviert. Schalten Sie unter Optionen die Option Erste Seite anders ein. 4. Holen Sie mit Einfügen/Grafik das Firmenlogo oder eine andere Grafik an die Cursorposition, und tragen Sie Ihren Briefkopf ein. Tragen Sie auch die Fußzeileninformationen der ersten Seite ein. Die Kopf-/ Fußzeilen der restlichen Seiten können Sie erst bearbeiten, wenn das

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Dokument mehr als eine Seite hat, drücken Sie (Strg)+(¢) für einen Seitenumbruch. Gestalten Sie die restlichen Seiten abweichend von der ersten Seite, fügen Sie eine Seitennummerierung in die Fußzeile ein, und löschen Sie dann den Seitenumbruch wieder. Schließen Sie den Kopf-/Fußzeilenbereich per Klick auf das Symbol in den Kopf- und Fußzeilentools. Zur Bearbeitung der Kopf- oder Fußzeile klicken Sie einfach doppelt in den Bereich.

Tipp

Abbildung 1.14: Briefkopf und Firmenlogo in der Kopfzeile der ersten Seite

Seitenränder und Kopf-/Fußzeilenbereiche können Sie in der Kopf-/Fußzeilenansicht auch im vertikalen Lineal anpassen. Verschieben Sie einfach mit gedrückter Maustaste die Linie zwischen Rand und Kopf-/Fußzeile oder die Linie zwischen Kopf-/Fußzeile und Textbereich. Wenn Sie die (Alt)-Taste gedrückt halten, sehen Sie dabei die Größenangaben im Lineal.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Wenn der Briefkopf samt Logo zu groß ausfällt, müssen Sie ihn in ein Textfeld verpacken. Die Summe aus oberem Papierrand und Kopfzeilengröße sollte nicht mehr als 35 mm betragen, für ein grafisches Textfeldobjekt in der Kopfzeile reicht ein einzelner Absatz. 1. Setzen Sie den Cursor in den ersten Abschnitt der geöffneten Kopfzeile. 2. Wählen Sie Einfügen/Text/Textfeld. 3. Zeichnen Sie ein Textfeld in die Vorlage. 4. Fügen Sie Logo und Briefkopf in dieses Textfeld ein, und positionieren Sie es am rechten Rand. Achten Sie auf das Ankersymbol, es zeigt, mit welchem Absatz das Feld verankert ist.

Vertikale Einstellungen Damit ein Briefbogen einheitlich gelocht und für Briefumschläge mit Fensterkuvert gefalzt werden kann, sollten diese vertikalen Einstellungen für die einzelnen Bereiche des Geschäftsbriefes verwendet werden. Bereich

Variante A (Zeilenanfang von oben in mm)

Variante B (Zeilenanfang von oben in mm)

Briefkopf

0

0

Adressfeld

33,9 mm

50,8 mm

Absenderangaben

33,9 mm

50,8 mm

Zeile mit Bezugszeichen

80,4 bzw. 84,7 mm 97,4 bzw. 101,6 mm

Textbereich, Betreffzeile

97,4 mm

114,3 mm

Fußzeile mit Geschäftsangaben

keine Vorschrift

keine Vorschrift

Tabelle 1.1: Vertikale Einstellungen

Wenn Sie wie oben beschrieben den Briefkopf in der Kopfzeile untergebracht hatten, können Sie den oberen Rand des Dokuments so positionieren, dass das Adressfeld 35 mm vom oberen Rand beginnt. Verschieben Sie die Randlinie im vertikalen Lineal mit gedrückter (Alt)-Taste, um den Abstand zu kontrollieren.

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Textverarbeitung mit Word

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Schreiben Sie am besten die Kurzfirmierung, die im Fensterkuvert über der Adresse zu sehen sein soll, in die erste Zeile, und formatieren Sie diese mit einer kleineren Schrift (9 Punkt) und dem Zeichenformat Unterstrichen.

Abbildung 1.15: Das Adressfeld beginnt bei 35 mm.

Das Adressfeld Nach DIN ist das Adressfeld 40 mm hoch und 85 mm breit. Zeichnen Sie mit dem Werkzeug aus der Formen-Bibliothek ein Textfeld, und passen Sie Größe und Position mithilfe der Lineale an. Gemäß DIN-Vorschrift besteht der Adressblock aus neun Zeilen ohne Leerzeilen. In der Praxis ist es aber üblich, zwischen Straße und PLZ/Wohnort eine Leerzeile einzufügen. Arbeiten Sie im Adressblock mit Zeilenumbrüchen ((ª)+(¢)). Den Rahmen des Textfeldes entfernen Sie im Kontextmenü unter Textfeld formatieren (keine Farbe für die Linie).

Die Bezugszeichenzeile Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die mit kleiner Schrift formatierte Absenderzeile oberhalb des Adressblocks, und wählen Sie im Kontextmenü Absatz.

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Weisen Sie dem Absatz einen Nach-Abstand von 170 pt zu. Damit beginnt der nächste Absatz weit unter dem Adressblock, und Sie können die Bezugszeichen eingeben. Verwenden Sie Tabulatorstopps, die Sie per Mausklick in das horizontale Lineal setzen. Mit einem Doppelklick in das Lineal erhalten Sie den Tabstopp-Dialog, hier können Sie alle Tabstopps exakt setzen und auch wieder löschen. Drücken Sie am Zeilenende (ª)+(¢) für einen Zeilenumbruch.

Abbildung 1.16: Adressblock und Bezugszeichenzeile mit Tabstopps im horizontalen Lineal

Betreff Nach der Bezugszeichenzeile sollte unmittelbar die Betreffzeile folgen. Schreiben Sie das Wort Betreff in den nächsten Absatz, und formatieren Sie diesen mit Fettdruck. Im Brief selbst kommt das Wort Betreff nicht vor, die Verwendung von Betreff: (mit Doppelpunkt) ist veraltet.

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Die Schrift Im Geschäftsbrief sollten keine ausgefallenen Schriftarten verwendet werden. Times New Roman als Serifen-Schrift oder Arial als serifenlose Schrift sind üblicher Standard. Hat Ihre Firma eine firmeneigene CI-Schrift eingeführt, muss diese natürlich in allen Briefvorlagen verwendet werden. Eine Schrift besteht in der Regel aus mehreren Dateien mit der Endung TTF (True Type Font), die in der Windows-Systemsteuerung mit dem Dienstprogramm Schriftarten für die gesamte Betriebssystemumgebung installiert werden. Sehen Sie nach, ob Ihre CI-Schrift oder die für den Geschäftsbrief vorgesehenen Schriften installiert sind: 1. Starten Sie die Systemsteuerung aus dem Windows-Startmenü. 2. Wählen Sie Darstellung und Anpassung/Schriftarten. 3. Die installierten Schriftarten werden in Dateiform angezeigt (TTF = True Type Font). 4. Drücken Sie die (Alt)-Taste, und wählen Sie Datei/Neue Schriftart installieren. 5. Installieren Sie die Schriftartdateien unter Windows. Der Zielordner heißt Windows/Fonts. Die DIN 5008 definiert als Standardschriftgröße 10 Punkt oder 12 Punkt. Punkt ist ein typografisches Maß, ein Punkt entspricht 0,352 mm.

Formatvorlagen Um die einzelnen Absätze eines Textdokuments einheitlich zu formatieren, sollten Sie keine direkten Formate zuweisen, sondern die entsprechende Formatvorlage ändern. Die wichtigsten Formatvorlagen stehen in einem Formatvorlagensatz bereit. Die Formatvorlage für normale, unformatierte Absätze heißt Standard, für Überschriften gibt es abgestufte Vorlagen von Überschrift 1 bis Überschrift 9. Um diese Vorlagen nach Ihren Wünschen anzupassen, gehen Sie so vor:

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Korrespondenz und Textverarbeitung

1. Setzen Sie den Cursor in einen unformatierten Absatz. 2. Klicken Sie unter Start/Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern, und wählen Sie Formatvorlagensatz. 3. Zeigen Sie auf eine Vorlage aus der Liste. Die Vorlage im Hintergrund wird temporär mit den Vorlagen aus dem ausgewählten Satz formatiert. Klicken Sie den Eintrag an, wird dieser dem Dokument bzw. der Vorlage zugewiesen.

Abbildung 1.17: Der Formatvorlagensatz wird im Hintergrund zugewiesen.

Wenn Sie nur eine einzelne Formatvorlage ändern wollen, markieren Sie diese in der Liste unter Start/Formatvorlagen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Format, und wählen Sie Ändern. Ändern Sie im Dialog Schrift, Ausrichtung und Formate (Fettdruck, Kursiv etc.). Mit der Schaltfläche Format rechts unten können Sie weitere Formatierungen aktivieren, zum Beispiel Absatz für Absatzabstände und Einzüge oder Nummerierung, um Überschriften durchzunummerieren.

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Textverarbeitung mit Word

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Abbildung 1.18: Einzelne Formatvorlagen ändern, hier das Standardformat

Falzmarken Zur professionellen Gestaltung einer Briefvorlage gehören natürlich auch noch Falzmarken. Diese dienen zum richtigen Zusammenfalten des Briefs, damit er genau in einen Fensterumschlag passt. Falzmarken befinden sich vom oberen Blattrand gemessen am linken Rand an den Positionen 10,5 cm beziehungsweise 21 cm. Sie können die beiden Falzmarken direkt in das Dokument zeichnen oder – besser – in die Kopf- oder Fußzeile. Damit verhindern Sie, dass die Marken im Text stören und versehentlich verschoben werden. 1. Öffnen Sie per Doppelklick in die Kopfzeile oder mit Einfügen/Kopfund Fußzeile den Kopfzeilenbereich. 2. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

3. Wählen Sie Einfügen/Illustrationen/Formen. Zeichnen Sie eine Linie von ca. 0,5 cm Länge an der Linealposition 10,5 cm an den linken Rand. Zeichnen Sie eine weitere Linie an der Position 21 cm. 4. Schließen Sie die Kopfzeile wieder über die Kopf- und Fußzeilentools.

Abbildung 1.19: Die Falzmarken sind in der Kopfzeile verankert.

Ein automatisches Datum Das Datum gehört an den rechten Rand in der Höhe der letzten Adressblockzeile. Fügen Sie ein weiteres Textfeld ein, und erstellen Sie ein Datumsfeld, das beim Öffnen der Vorlage automatisch das Tagesdatum einträgt: 1. Wählen Sie Einfügen/Text/Textfeld. 2. Setzen Sie den Cursor in das neue Textfeld, und wählen Sie Einfügen/ Text/Datum und Uhrzeit. 3. Markieren Sie ein passendes Datumsformat, und klicken Sie die Option Automatisch aktualisieren an.

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Textverarbeitung mit Word

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4. Bestätigen Sie mit OK, und das Datumsfeld ist im Textfeld verankert. 5. Den Rahmen des Textfeldes entfernen Sie im Kontextmenü des Objekts unter Textfeld formatieren (keine Farbe für die Linie).

Tipp

Abbildung 1.20: Das Datum aktualisiert sich automatisch.

Wenn Sie anstelle des automatischen Datums das Erstelldatum des Briefes eintragen wollen, wählen Sie Einfügen/Text/Schnellbausteine/Feld. Suchen Sie in der Kategorie Datum und Uhrzeit das Feld CreateDate, und fügen Sie es mit der passenden Formatierung ein.

Vorlage speichern und anwenden Speichern Sie Ihre Vorlage für Geschäftsbriefe nach DIN noch einmal per Klick auf das Speichersymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie wie beschrieben den Vorlagenordner (Vertrauenswürdige Vorlagen) als Speicherort gewählt hatten, wird die Vorlage anschließend auch angeboten.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Um einen neuen Brief auf Basis dieser Vorlage zu erstellen, wählen Sie im Office-Menü Neu. Klicken Sie in der Kategorie Leer und zuletzt verwendet oder unter Meine Vorlagen auf die Vorlage, und wählen Sie Erstellen.

Abbildung 1.21: Die neue Vorlage steht zur Auswahl.

Dokumentvorlage mit makrogesteuerten Eingabefeldern

Mithilfe von Vorlagen lässt sich die Korrespondenz stark vereinfachen und automatisieren. Wenn Sie Ihre Vorlagen auch noch mit Eingabefeldern bestücken und eine kleine Makrosteuerung anfügen, wird diese noch komfortabler. Der Makrorekorder leistet hierbei wertvolle Dienste.

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Textverarbeitung mit Word

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Know-How Felder oder Feldfunktionen sind automatische oder halbautomatische Textelemente, die im Text platziert werden und ähnlich wie Excel-Funktionen Berechnungen durchführen oder Eingabefelder öffnen. Halbautomatische Felder müssen vom Anwender berechnet werden.

Makrovorlage anlegen Sie können eine bereits erstellte Vorlage oder ein Textdokument verwenden. Speichern Sie die zuletzt erstellte Vorlage für DIN-Geschäftsbriefe in einem neuen Format: 1. Öffnen Sie das Dokument oder die Vorlage. 2. Wählen Sie im Office-Menü Speichern unter und Word-Vorlage. 3. Markieren Sie als Zielordner Vertrauenswürdige Vorlagen, und schalten Sie um auf den Dateityp Word-Vorlage mit Makros (*.dotm).

Eingabefelder Löschen Sie alle Felder aus dem Adressblock, setzen Sie den Cursor in die erste Adresszeile, und legen Sie ein erstes Eingabefeld an: 1. Wählen Sie Einfügen/Text/Schnellbausteine/Feld. 2. Schalten Sie unter Feld auswählen auf die Kategorie Alle, und markieren Sie das Feld Fill-In. 3. Tragen Sie unter Feldeigenschaften/Auffordern diesen Text ein: Bitte geben Sie den Firmennamen ein:

4. Entfernen Sie das Häkchen an der Option Formatierung bei Aktualisierung beibehalten, und bestätigen Sie mit OK.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Die Eingabeaufforderung wird zum ersten Mal angezeigt, sie erscheint jetzt bei jeder Neuberechnung des Eingabefeldes.

Abbildung 1.22: Das erste Eingabefeld wird angelegt …

Abbildung 1.23: ... und präsentiert mit der Neuberechnung ein Eingabefeld.

Das Feld wird an der Cursorposition eingefügt, ist aber zunächst nicht sichtbar. Im Office-Menü finden Sie unter Word-Optionen/Erweitert den Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen. Schalten Sie hier die Option Feldfunktionen an Stelle von Werten anzeigen ein, sehen Sie alle Felder im Textdokument.

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Textverarbeitung mit Word

Schneller geht´s mit Tastenkombinationen. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Shortcuts zur Bearbeitung von Feldern und Feldfunktionen: Aktion

Tastenkombination

Feldfunktion anzeigen/Wert anzeigen

(ª)+(F9)

Feld neu berechnen (Eingabeaufforderung)

(F9)

Feld in Wert umwandeln

(Strg)+(ª)+(F9)

Alle Felder markieren und neu berechnen

(Strg)+(A) (F9)

Tabelle 1.2: Tastenkombinationen für Feldfunktionen

Kopieren Sie das erste Feld, und fügen Sie es auf die übrigen Zeilen des Adressblockes ein. Den Eingabetext können Sie direkt im angezeigten Feld ändern.

Tipp

Abbildung 1.24: Der Adressblock wird mit Eingabefeldern bestückt.

Sie können natürlich auch weitere Felder im Text oder auf der Vorlage verteilen und so zusätzliche Informationen vom Anwender anfordern.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Die Makrosteuerung Damit die Eingabefelder automatisch starten, wenn die Dokumentvorlage als Basis für ein neues Dokument gewählt wurde, zeichnen Sie ein kleines Makro mit dem Makrorekorder auf. Stellen Sie zuerst sicher, dass die Entwicklertools aktiv sind, das ist der Teil der Multifunktionsleiste, der Symbole für die Makroprogrammierung zur Verfügung stellt: 1. Wählen Sie im Office-Menü Word-Optionen. 2. Schalten Sie unter Häufig verwendet die Option Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen ein. 3. Jetzt finden Sie ein Register Entwicklertools in der Multifunktionsleiste, klicken Sie dieses an, und wählen Sie in der ersten Gruppe Code das Symbol Makro aufzeichnen. 4. Tragen Sie den Namen des neuen Makros ein: FelderAktualisieren

5. Wählen Sie als Speicherort (Makro speichern in) Dokumente basierend auf . 6. Geben Sie in das Feld Beschreibung einen kurzen Kommentar zum Makro ein: Dieses Makro aktualisiert alle Feldinformationen im aktuellen Dokument

7. Starten Sie mit Klick auf OK die Aufzeichnung des Makros.

Abbildung 1.25: Das Makro wird aufgezeichnet.

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Textverarbeitung mit Word

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8. Drücken Sie jetzt diese Tastenkombinationen: (Strg)+(A) (Alles markieren) (F9) (Alle Felder aktualisieren) (Strg)+(Pos1) (Cursor in den ersten Absatz setzen)

9. Klicken Sie unter Code auf Aufzeichnung beenden. Der Rekorder stoppt, das Makro wird gespeichert. Das Makro finden Sie im Visual Basic Editor, den Sie über die Entwicklertools oder einfach mit der Tastenkombination (Alt)+(F11) aktivieren. Suchen Sie im Projekt-Explorer (links oben) das TemplateProject, und klicken Sie doppelt auf NewMacros. Das Makro wird in einem neuen Modulfenster im Arbeitsbereich angezeigt. 10. Öffnen Sie per Doppelklick den Eintrag ThisDocument. 11. Schalten Sie im Modulfenster am oberen Rand links von Allgemein auf Document um. Im rechten Listenfeld erscheint jetzt die Liste der Ereignisse, für das Ereignis Document_New wird sofort ein Makro angelegt: Private Sub Document_New() End Sub

12. Schreiben Sie zwischen diese beiden Zeilen den Aufruf des aufgezeichneten Makros: Private Sub Document_New() Call FelderAktualisieren End Sub

Schließen Sie den Visual Basic Editor, und speichern Sie Ihre makrogesteuerte Vorlage. Schließen Sie auch diese, und öffnen Sie ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage. Das Ereignismakro Document_New wird die darin enthaltenen Felder aktualisieren und die Eingabefelder der Reihe nach öffnen.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.26: Zwei Makros im Projekt: FelderAktualisieren und Document_New

Praxisbeispiel: Das Projekthandbuch

Wer sich schon zu Schul- und Studienzeiten mit der Textverarbeitung Word vergnügen durfte, hat sicher nicht nur positive Erinnerungen daran. Vorgängerversionen hatten die unangenehme Eigenschaft, sich gegen große Textmengen zu verweigern oder diese druckuntauglich zu formatieren. Für die Herstellung mehrseitiger Referate und das Formatieren von Fach- und Diplomarbeiten war in der Regel dreimal so viel Zeit aufzuwenden als für die (geistige) Produktion des Inhalts. Schuld an diesen Katastrophen mit großen Textmengen sind nicht immer mangelnde Festplatten- und Arbeitsspeicherkapazitäten oder falsche Druckertreiber, häufig fehlt einfach das Wissen, wie voluminöse Texte aufzubereiten sind.

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CD-ROM

Am Beispiel eines Projekthandbuches lernen Sie die wichtigsten Techniken für große Textmengen kennen. Holen Sie die Textvorlage von der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 1 Dateien: Projekthandbuch Textvorlage.docx, Projekthandbuch.docx

Dokumentvorlage Eine Dokumentvorlage erstellen Sie, wenn Sie die Formatierungen, das Seitenlayout und einzelne Textobjekte wie z.B. Textbausteine in mehreren Textprojekten brauchen. Sie können für Einzelprojekte das Dokument selbst formatieren und dieses zum Abschluss (ohne Textinhalt) zusätzlich als Dokumentvorlage abspeichern.

Seitenlayout Passen Sie gleich das Seitenlayout an, achten Sie darauf, dass Handbücher gelocht oder gebunden werden: 1. Wählen Sie Seitenlayout/Seite einrichten/Seitenränder. 2. Stellen Sie benutzerdefinierte Seitenränder ein, vergrößern Sie den linken Rand, damit das Handbuch gelocht oder gebunden werden kann. Orientierung: Hochformat Oben: und Unten: 2,5 cm Links: 4 cm, Rechts 2 cm

Wenn das Handbuch doppelseitig gedruckt und mit wechselnden Seitenrändern gebunden werden soll, setzen Sie einen Bundsteg. Das ist ein zusätzlicher Rand an der jeweiligen Innenseite, der sicherstellt, dass die Bindung keinen Text verdeckt.

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Kopf- und Fußzeilen Definieren Sie die Kopf- und Fußzeilen, und setzen Sie die Seitennummerierung in die Fußzeile: 1. Wählen Sie Einfügen/Kopfzeile/Kopfzeile bearbeiten. 2. Klicken Sie in der Gruppe Optionen auf Erste Seite anders. 3. Wenn das Handbuch doppelseitig gedruckt wird, markieren Sie die Option Untersch. Gerade ungerade Seiten. Damit können Sie unterschiedliche Kopfzeilen für Seiten mit geraden/ungeraden Seitennummern definieren. 4. Die Kopf- und Fußzeilen der ersten Seite (Titel) werden nicht beschriftet, blättern Sie zur Kopfzeile, und tragen Sie den Text Projekthandbuch ein. 5. Setzen Sie den Text rechtsbündig, weisen Sie im Kontextmenü die Schrift Calibri, 10 pt kursiv zu. 6. Wählen Sie Start/Absatz, und weisen Sie dem Kopfzeilentext eine Rahmenlinie unten zu.

Abbildung 1.27: Die Kopfzeile gilt ab der zweiten Seite des Handbuches.

7. Wechseln Sie zur Fußzeile, und geben Sie dieser das gleiche Schriftformat und eine Rahmenlinie oben.

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8. Tragen Sie automatisch berechnete Elemente in Form von Feldern ein. Die Codes dafür finden Sie unter Kopf- und Fußzeilentools/Entwurf/ Einfügen/Schnellbausteine, holen Sie diese jeweils an die Cursorposition: Feld

Feldname

Seitennummer

Page

Anzahl Seitennummern

NumPages

Erstelldatum

CreateDate

Speicherdatum

SaveDate

Tipp

Tabelle 1.3: Felder für die Fußzeile des Projekthandbuches

Mit (ª)+(F9) schalten Sie um auf die Anzeige der Feldfunktion, die gleiche Tastenkombination schaltet wieder zurück zur Anzeige.

Abbildung 1.28: Feldfunktionen für die Fußzeile des Projekthandbuches

Nie ohne Formatvorlagen Ohne Formatvorlagen geht es nicht. Um in einem großen Text einheitliche Formatierungen für Standardtext, Überschriften, Exkurs-Kästen, Fußnoten und andere Objekte zu gewährleisten, sollten Sie die wichtigsten Formatvorlagen bereitstellen. Für die wichtigsten Absätze in großen Textdokumenten stehen Schnellformatvorlagen bereit:

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1. Testen Sie die Schnellformatvorlagen am unformatierten Text. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz, öffnen Sie den Formatvorlagenkatalog unter Start/Formatvorlagen, und klicken Sie auf das Format Buchtitel. 2. Markieren Sie eine Überschrift, und testen Sie die Überschriftenformate.

Tipp

Abbildung 1.29: Schnellformatvorlagen zuweisen

Die ersten drei Überschriftenformatvorlagen lassen sich auch über die Tastenkombination (Alt)+(1) bzw. (Alt)+(2) und (Alt)+(3) zuweisen.

Mit dem Symbol Formatvorlagensatz ändern aktivieren Sie eine Liste vordefinierter Formatvorlagen, die optisch aufeinander abgestimmt sind. Sehen Sie sich das Ergebnis an, bevor Sie sich für einen Satz entscheiden, zeigen Sie nur mit der Maus auf einen Vorlagensatz.

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Textverarbeitung mit Word

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Formatvorlagen anpassen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Formatvorlagensymbol, und wählen Sie Ändern, wenn Sie die Vorlage ändern wollen. In der Dialogbox stehen alle Formatierungen zur Auswahl, Sie können Zeichenund Absatzformate ändern, Nummerierungen einsetzen, Tastenkombinationen zuweisen und vieles mehr.

Abbildung 1.30: Hier wird die Formatvorlage Überschrift 1 angepasst.

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Tipp

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Formatvorlagen können auch so geändert werden: Formatieren Sie einen Absatz nach Ihren Wünschen, weisen Sie Schrift und Absatzformate zu. Das Kontextmenü der rechten Maustaste bietet eine Auswahl an Formatierungen an. Klicken Sie dann auf das Symbol der Formatvorlage, und wählen Sie aktualisieren, um der Auswahl anzupassen, oder speichern Sie die Auswahl über die Option Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern (am unteren Rand des Katalogs) als neue Formatvorlage.

Die Formatvorlagen für das Projekthandbuch Bestimmen Sie zuerst das Schriftformat für den Standardtext, da viele Formatvorlagen auf diesem aufbauen. Ändern Sie anschließend die Überschriftenformate (drei Überschriften reichen in der Praxis). Definieren Sie ein Aufzählungsformat mit einem markanten Aufzählungszeichen für Punktaufzählungen im Text. Formatvorlage

Formatierung

Standard

Schrift Calibri, 11 pt, Blocksatz, 6 pt Abstand nach Absatz

Buchtitel

Schrift Calibri, 28 pt, Absatz zentriert

Überschrift 1

Schrift Calibri, Fettdruck, Abstand vor Absatz 24 pt, nach Absatz 12 pt, Schriftfarbe automatisch (Schwarz), Nummerierung 1. Ebene, keine Einzüge.

Überschrift 2

Schrift Calibri, Fettdruck, Abstand vor Absatz 12 pt, nach Absatz 6 pt, Schriftfarbe automatisch (Schwarz), Nummerierung 2. Ebene, keine Einzüge

Überschrift 3

Schrift Calibri, Fettdruck, Abstand vor Absatz 12 pt, kein Abstand nach Absatz, Schriftfarbe automatisch (Schwarz), Nummerierung 3. Ebene, keine Einzüge

Aufzählung

Standardformat plus Aufzählungszeichen, kein Einzug

Tabelle 1.4: Formatvorlagen für das Projekthandbuch

Mit einem Seitenumbruch vor dem Absatz stellen Sie sicher, dass dieser immer auf einer neuen Seite beginnt, was nur in der Formatvorlage Überschrift 1 sinnvoll ist. 62

Textverarbeitung mit Word

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Um die drei Überschriftenebenen durchzunummerieren, weisen Sie drei Absätzen eine Nummerierung über mehrere Ebenen zu und übertragen die Formatierung anschließend in die Formatvorlagen. 1. Markieren Sie drei einzelne Absätze mit den Überschriftformaten 1, 2 und 3. 2. Wählen Sie unter Start/Absatz Liste mit mehreren Ebenen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung, und ändern Sie unter Nummerierung die Nummernfolge: 1 1.1 1.1.1 usw.

3. Klicken Sie den zweiten Absatz an, und wählen Sie im Kontextmenü Nummerierung/Listenebene ändern. Weisen Sie die Ebene 2 (1.1) zu. 4. Ändern Sie auch die Listenebene des dritten Absatzes (1.1.1).

Abbildung 1.31: So nummerieren Sie die Überschriftformatvorlagen durch.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Textbausteine Speichern Sie häufig benutzte Formulierungen oder Textobjekte als Textbausteine (Schnellbausteine), und holen Sie diese per Tastenkürzel in den Text. Schnellbausteine können auch Feldinformationen und Objekte (Tabellen, Bilder, Icons, ClipArts) enthalten, und die Formatierung bzw. Zuweisung der Formatvorlage wird mitgespeichert. Achten Sie darauf, eine oder mehrere Absatzmarken mitzumarkieren, wenn Sie nach dem Textbaustein Absätze einziehen wollen. 1. Markieren Sie den Textteil, den Sie als Schnellbaustein speichern wollen. 2. Wählen Sie Einfügen/Text/Schnellbausteine, und klicken Sie auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern (schneller geht´s mit der Tastenkombination (Alt)+(F3)). 3. Übernehmen Sie die vorgeschlagene Bezeichnung, oder geben Sie einen Kurzcode für den Schnellbaustein ein. Weisen Sie ihn der Standardvorlage Normal.dotm oder einer anderen (aktiven) Vorlage zu. 4. Um den Schnellbaustein im Textdokument anzuwenden, schreiben Sie den Kurzcode und drücken die Funktionstaste (F3). 5. Mit Organizer für Bausteine aus der gleichen Symbolgruppe erhalten Sie eine Übersicht über alle Schnellbausteine, in der Sie diese ändern und löschen können.

Abbildung 1.32: Schnellbausteine speichern

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Textverarbeitung mit Word

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Bild- und Tabellenunterschriften In größeren Texten ist es üblich, Bilder und Tabellen durchzunummerieren und mit einer einheitlichen Bild- und Tabellenunterschrift zu versehen. Word bietet zwar über das Kontextmenü einer Grafik eine automatische Abbildungsnummerierung an, diese lässt sich aber einfach und schnell selbst und individuell erstellen. Verwenden Sie die Feldfunktion SEQ, die automatisch durchnummerierte Felder erzeugt, und speichern Sie die Unterschriften als Schnellbausteine: 1. Schreiben Sie in einem leeren Absatz diesen Text im Standardformat, formatieren Sie ihn kursiv, und zentrieren Sie ihn: Abbildung

2. Wählen Sie mit dem Cursor am Absatzende Einfügen/Schnellbausteine/Feld. 3. Suchen Sie das Feld Seq in der Kategorie Nummerierung, und tragen Sie ein Erkennungszeichen für Bilder ein: SEQ "Bild"

4. Schreiben Sie noch einem Doppelpunkt, und markieren Sie den gesamten Absatz mit dem Inhalt ((ª)+(F9) zeigt die Feldfunktion an). Abbildung {SEQ "Bild"}:

5. Legen Sie für die Bildunterschrift einen Schnellbaustein an, verwenden Sie den Kurzcode abb. Fügen Sie noch einen zentrierten leeren Absatz vor der Bildunterschrift ein, damit auch die Bilder zentriert im Text stehen. Erstellen Sie auch einen Schnellbaustein tab für Tabellenunterschriften, verwenden Sie aber im SEQ-Feld ein anderes Erkennungszeichen, damit diese separat nummeriert werden: Tabelle {SEQ "Tabelle"}:

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Bilder im Text Die einfachste Art, Bilder in den Text zu integrieren, ist die Kopie über die Zwischenablage. Kopieren Sie das Bild oder den Bildausschnitt mit (Strg)+(C) aus MS Paint, PowerPoint, Adobe Photoshop oder einem anderen Bildbearbeitungsprogramm, wechseln Sie zu Ihrem Word-Fenster, und holen Sie die Kopie mit (Strg)+(V) an die Cursorposition. Wählen Sie in der Gruppe Start/Zwischenablage/Inhalte einfügen, und ändern Sie das Grafikformat, falls die Kopie nicht korrekt eingefügt wird. Mit Verknüpfen können Sie Bilder aus anderen Programmen mit dem WordDokument verknüpfen. Die Zwischenablagekopie hat gravierende Nachteile. Wird das Bild mehrfach oder in unterschiedlichen Dokumenten gebraucht, muss es jedes Mal kopiert werden. Ändert sich eine Bildinformation in der Quelle, wird die Änderung nur bei verknüpften Grafiken sichtbar, was die Zwischenablage meist nicht anbietet. Erstellen Sie anstelle einfacher Kopien Bilddateien, und fügen Sie diese verknüpft in den Text ein. 1. Speichern Sie die Bilddatei in einem gängigen Format ab. Word akzeptiert alle wichtigen Grafikformate wie JPG, GIF, PNG und BMP und auch Corel Draw- und EPS-Daten. 2. Setzen Sie den Cursor an die Textposition, an der das Bild stehen soll, und wählen Sie Einfügen/Illustrationen/Grafik. 3. Markieren Sie die Bilddatei, und klicken Sie auf den Pfeil am Symbol Einfügen. Wählen Sie Mit Datei verknüpfen oder Einfügen und Verknüpfen.

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Abbildung 1.33: Das Bild wird als Verknüpfung in das Textdokument geholt.

CD-ROM

Die Bildverknüpfung können Sie über das Kontextmenü bearbeiten, klicken Sie das Bild im Text mit der rechten Maustaste an. Bild ändern bietet die Möglichkeit, eine andere Bildquelle auszuwählen, Textumbruch ändert die Position des Textes unter, über und neben dem Bild. Die Größe ändern Sie über die Markierungspunkte an den Bildrändern, und ein eigenes Register Bildtools stellt eine umfangreiche Symbolpalette für Formatierungen aller Art bereit. Das Bild finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 1 Datei: Projektorganisation.jpg

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.34: Das Bild im Dokument wird über die Bildtools formatiert.

Stichwortregister und Inhaltsverzeichnis Zu einem perfekten Handbuch gehören ein Stichwortregister (Index) und ein Inhaltsverzeichnis. Stellen Sie je eine Überschrift der Ebene 1 für diese Textelemente im Dokument bereit. Das Inhaltsverzeichnis sollte unmittelbar nach dem Titel und – falls vorhanden – dem Vorwort stehen, die Stichwörter findet der Leser immer auf den letzten Seiten des Dokumentes. 1. Setzen Sie den Cursor mit (Strg)+(Pos1) in den ersten Absatz des Dokuments. 2. Wählen Sie Einfügen/Text/Schnellbausteine/Feld. 3. Suchen Sie in der Kategorie Index und Verzeichnisse das Feld XE, und klicken Sie auf Indexeintrag markieren.

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4. Markieren Sie den Textteil, den Sie im Stichwortverzeichnis sehen wollen, und klicken Sie im Dialogfeld auf Festlegen. 5. Der Eintrag ist markiert, im Text erscheint ein XE-Feld mit dem Stichwort. Sie können dieses übernehmen oder einen eigenen Text eintragen. {XE "Qualifizierung"}

6. Suchen Sie auf diese Art alle Stichwörter, und markieren Sie diese als Indexeintrag. Mit Klick auf Abbrechen schließen Sie den IndexeintragDialog.

Abbildung 1.35: Indexeinträge erscheinen später als Stichwörter im Stichwortverzeichnis.

1. Um das Stichwortregister zu erstellen, setzen Sie den Cursor unter die Überschrift in einen Standardabsatz und wählen Einfügen/Text/ Schnellbausteine/Feld. 2. Wählen Sie in der Kategorie Index und Verzeichnisse das Feld Index. Klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche, um den Index zu formatieren (Spaltenanzahl, rechtsbündige Seitenzahlen etc.).

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Korrespondenz und Textverarbeitung

3. Bestätigen Sie mit OK, und der Index wird erstellt. Mit (ª)+(F9) sehen Sie den Feldcode, den Sie mit (F9) neu berechnen oder über das Kontextmenü abändern können.

Abbildung 1.36: Der Index wird über ein INDEX-Feld erzeugt.

Das Inhaltsverzeichnis braucht keine Indexeinträge, es sammelt die Absätze, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 ausgezeichnet sind. 1. Fügen Sie nach dem Titel und dem Vorwort eine leere Seite mit der Überschrift Inhaltsverzeichnis (Format Überschrift 1), einem leeren Absatz und einem Seitenumbruch ((Strg)+(¢)) ein. 2. Wählen Sie mit dem Cursor im leeren Absatz Einfügen/Text/Schnellbaustein/Feld. 3. Markieren Sie das Feld TOC (Table of Contents) in der Kategorie Index und Verzeichnisse. 4. Klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis, und passen Sie die Einstellungen an. Geben Sie an, wie viele Ebenen Sie anzeigen lassen wollen.

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Abbildung 1.37: Das Inhalts verzeichnis, hier aus den ersten drei Ebenen

Tipps für große Dokumente Drücken Sie (Strg)+(Bildtaste), um seitenweise im Dokument zu blättern. Mit (Strg)+(¢) erzeugen Sie einen Seitenumbruch. Um ihn zu entfernen, klicken Sie auf die eingefügte Linie und drücken die (Entf)-Taste. Schalten Sie unter Seitenlayout/Seite einrichten die automatische Silbentrennung ein, wenn Sie mit Blocksatzausrichtung im Standardformat arbeiten. Damit wird automatisch am Zeilenende getrennt, und das Schriftbild sieht viel besser aus.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Formatieren Sie Absätze ausschließlich mit Formatvorlagen. „Harte“ Formatierungen entfernen Sie einfach aus dem Absatz, indem Sie diesen markieren und (Strg)+(Leertaste) drücken. Aktualisieren Sie Feldinformationen regelmäßig. Mit (Strg)+(A) markieren Sie das gesamte Dokument, drücken Sie (F9), um alle Felder zu aktualisieren. Mit (Strg)+(ª)+(F9) lösen Sie Felder auf, der Inhalt wird zum „normalen“ Text.

Praxisbeispiel: Mitarbeiter-Rundschreiben als Serienbrief

Word-Dokumente mit externen Daten aus anderen Programmen, speziell mit Datenbanken zu verbinden, gehört zu den wichtigsten Spezialtechniken, die Führungskräfte beherrschen sollten. Der Serienbrief ist das klassische Beispiel für eine solche Verbindung: Die in Text gefasste Information wird mit einer Datenquelle verbunden, einzelne Felder dieser Datenquelle werden im Text verankert. Mit der Ausgabe des Serienbriefs wird automatisch ein Anschreiben pro Datensatz erstellt. Mit Serienbriefen lassen sich Informationen schnell an viele Adressaten verteilen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Word-Dokument und eine Datenbank.

Eine Access-Datenbank mit Mitarbeiterdaten Access ist das Datenbankprogramm im Microsoft Office-Paket. Es bietet die Möglichkeit, Tabellen mit Tabellenstrukturen anzulegen, Formulare zur Datenerfassung bereitzustellen und die Datenanalyse mit Abfragen zu steuern. Im Berichtsmodul werden Berichte gestaltet, die aus den Rohdaten lesbare Listen mit Zwischensummen etc. machen.

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1. Starten Sie Access aus dem Programme-Menü von Windows, und wählen Sie im Office-Menü Neu. 2. Geben Sie den Namen der neuen Datenbank ein (PersonalDB.accdb), und suchen Sie über das Ordnersymbol einen passenden Speicherort. 3. Klicken Sie auf Erstellen, um die Datenbank anzulegen.

Tipp

Abbildung 1.38: Die neue Access-Datenbank wird angelegt.

Achten Sie auf die Sicherheitswarnung, die jedes Mal angezeigt wird, wenn Sie die Datenbank öffnen. Klicken Sie auf Optionen, und wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren.

Tipp

Mit Erstellen/Tabellen/Tabellenentwurf legen Sie eine neue Tabelle an. Tragen Sie die Feldbezeichnungen ein, und wählen Sie einen Datentyp. Eine Beschreibung ist nicht zwingend, aber nützlich, weil sie in Formularen angezeigt wird. Speichern Sie die Tabelle unter der Bezeichnung tbl_Mitarbeiter ab. Die Feldstruktur lässt sich natürlich beliebig erweitern mit Feldern für Eintrittsdatum, Telefon, E-Mail u.a. Ändern Sie Feldnamen aber nicht nachträglich, wenn die Datenbank schon mit Serienbriefen verknüpft ist. Verwenden Sie für Zahlenfelder, mit denen nicht gerechnet wird, immer den Felddatentyp Text (Postleitzahlen, Telefonnummern …).

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.39: Die Feldstruktur der Mitarbeitertabelle

Ändern Sie den Felddatentyp für das Feld Anrede1, sodass ein Auswahlfeld mit Herr und Frau angeboten wird: 1. Wählen Sie unter Felddatentyp Nachschlage-Assistent. 2. Markieren Sie die zweite Option Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben. 3. Geben Sie die beiden Werte Herr und Frau ein, und beenden Sie den Assistenten. 4. Klicken Sie im Bereich Feldeigenschaften auf Nachschlagen, und schalten Sie die Eigenschaft Nur Listeneinträge auf Ja. Jetzt können Sie Ihre Mitarbeiterdaten erfassen, klicken Sie dazu in das Register der Tabelle, und wählen Sie im Kontextmenü Datenblattansicht. Wenn Sie ein Formular für die Erfassung der Daten brauchen, erstellen Sie dieses direkt für die aktive Tabelle unter Erstellen/Formulare/Formular. Speichern Sie dieses unter frm_Mitarbeiter ab. Tragen Sie die Daten ein, und schalten Sie mit dem Navigator unten links am Formular zwischen Datensätzen um.

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Textverarbeitung mit Word

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Abbildung 1.40: Ein Erfassungsformular für die Mitarbeitertabelle

Serienbrief anlegen Die Verbindung zwischen Datenbank und Word-Dokument, die für einen Serienbrief nötig ist, kann sowohl aus Access als auch aus dem Word-Programmfenster heraus gestartet werden. 1. Markieren Sie im Navigationsbereich der Access-Datenbank die Tabelle tbl_Mitarbeiter. 2. Wählen Sie im Register Externe Daten unter Exportieren das Symbol Weitere. 3. Klicken Sie auf Seriendruck mit Word. Ein Assistent startet und präsentiert die erste Abfrage. Sie können ein bereits gespeichertes Dokument aktivieren oder ein neues Dokument erstellen. In beiden Fällen wird ein neues Word-Programmfenster aktiviert, und Sie können die Datei in einem Ordner auswählen oder mit einem neuen, ungespeicherten Dokument arbeiten.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Wenn Sie Word als Startplattform für den Serienbrief wählen, aktivieren Sie das Dokument, das Sie mit der Datenbank verbinden wollen, und wählen Sendungen/Seriendruck starten. Klicken Sie auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

Abbildung 1.41: Der Seriendruck-Assistent wird gestartet.

In Schritt 1 bestimmen Sie den Dokumenttyp. Wählen Sie hier Briefe, und klicken Sie auf Weiter. Schritt 2 ermöglicht noch einmal die Auswahl des Dokuments. In Schritt 3 wählen Sie die Datenquelle (Empfänger). Wenn die Tabelle aus der Access-Datenbank bereits verknüpft ist, sehen Sie den Link unter Vorhandene Tabelle verwenden. Klicken Sie auf Andere Liste wählen, wenn Sie die Empfängerliste neu bestimmen wollen. Der Ordner Eigene Datenquellen wird angeboten, suchen Sie Ihre Datenbank, öffnen Sie diese, und markieren Sie die Mitarbeitertabelle.

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Textverarbeitung mit Word

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Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, um die Liste zu kontrollieren, zu sortieren oder einzelne Datensätze zu filtern. Wenn die Empfängerliste feststeht, schalten Sie auf Schritt 4 und erstellen Ihren Brief. Tragen Sie den Text ein, fügen Sie Bilder anderer Objekte ein, und formatieren Sie Ihre Absätze über Schnellformatvorlagen. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der Sie ein Feld aus der Empfängerliste brauchen, und klicken Sie auf Weitere Elemente. Mit dem Link Adressblock können Sie die Adresse aus allen Feldern konstruieren. Schneller geht´s mit dem Symbol Seriendruckfeld einfügen im Register Sendungen, Gruppe Felder schreiben und einfügen.

Tipp

Abbildung 1.42: So fügen Sie einzelne Seriendruckfelder ein.

Auch bei Seriendruckfeldern ist die Anzeige der Feldfunktionen sehr nützlich. Schalten Sie mit (ª)+(F9) auf den Feldcode um. Der Feldcode MERGEFIELD ist für Seriendruckfelder verantwortlich.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Schalten Sie einen Schritt weiter. In Schritt 5 sehen Sie eine Vorschau für den Serienbrief. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole, um zum nächsten/ vorherigen Datensatz zu blättern. Auch die Empfängerliste lässt sich noch einmal bearbeiten. Wenn alle Felder integriert sind und die Verbindung korrekt ist, schalten Sie zu Schritt 6, um den Serienbrief zu beenden. Die Multifunktionsleiste bietet im Register Sendungen alle Funktionen an, Sie können unter Fertig stellen und zusammenführen die einzelnen Dokumente an den Drucker senden oder alle Briefe zunächst in eine Datei drucken und dann aus dieser einzelne oder alle zum Drucker senden. Speichern Sie Ihren Serienbrief, und verwenden Sie ihn für weitere Sendungen an Ihre Mitarbeiter.

Angebote schreiben mit Word und Excel Das Microsoft Office-Paket bietet für jeden Zweck das richtige Programm und ist hier auch konsequent in Bezug auf die Funktionalität. Mit Word wird getextet, Access verwaltet Datenbanken und Excel rechnet in und mit Tabellen. Word bietet zwar auch interne Tabellen und sogar Felder mit Rechenoperationen an, wenn es aber um Rechenaufgaben im Text geht, sollten Sie der Verbindung Word-Excel den Vorzug geben. Eine klassische Praxisanwendung ist das Angebot: Der Kunde bekommt ein Schreiben als Brief oder PDF-Datei, in dem ihm ein Angebot für Produkte und Dienstleistungen unterbreitet wird. Der wichtigste Teil ist hier der Kalkulationsteil, und der sollte möglichst komfortabel ausfallen, damit Angebote schnell abgeändert oder neu erstellt werden können.

Die Dokumentvorlage „Angebot“ Wählen Sie im Office-Menü Neu, und erstellen Sie ein neues Dokument. Sie können auch die DIN-Briefvorlage aus dem Praxisbeispiel nutzen, speichern Sie das neue Dokument aber gleich als Vorlage im Ordner für die vertrauenswürdigen Vorlagen.

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Textverarbeitung mit Word

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Abbildung 1.43: Eine Angebotsvorlage in Word

CD-ROM

Angebotskalkulation in Excel Die Beispieldatei finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 1 Datei: Angebot.xlsx

1. Starten Sie Excel aus der Programmgruppe des Windows-Startmenüs. 2. Erstellen Sie in der ersten Tabelle eine Preisliste mit Artikelnummer, Bezeichnung und Artikelpreis. 3. Klicken Sie doppelt auf die Registerbezeichnung Tabelle1, und nennen Sie die Tabelle Preisliste. 4. Speichern Sie auch die Arbeitsmappe, nennen Sie die Datei Angebot.xlsx.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Abbildung 1.44: Eine Preisliste in der Arbeitsmappe Angebot.xlsx

Damit Sie die Spalten der Preisliste für die Angebotskalkulation nutzen können, weisen Sie ihnen jeweils einen Bereichsnamen zu. 1. Markieren Sie mit (Strg)+(ª)+(*) die gesamte Preisliste. 2. Wählen Sie Formeln/Definierte Namen/Aus Auswahl erstellen. 3. Kreuzen Sie die erste Option Auswahl aus erster Zeile an, und deaktivieren Sie die Option Aus erster Spalte. 4. Geben Sie auch der Preisliste selbst einen Namen, schreiben Sie diesen einfach in das Namensfeld links oben neben der Bearbeitungsleiste. Vergessen Sie nicht, die (¢)-Taste zu drücken. 5. Unter Formeln/Definierte Namen/Namens-Manager können Sie alle Bereichsnamen einsehen und ändern. Erstellen Sie in der nächsten Tabelle die Angebotskalkulation. Tragen Sie dazu in der Kopfzeile die Bezeichnungen aus der Preisliste ein zusammen mit Menge und Gesamtpreis. Nennen Sie die Tabelle Angebot.

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Textverarbeitung mit Word

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Abbildung 1.45: Das Angebotsblatt wird vorbereitet.

Damit Sie beim Angebotschreiben nicht jede Nummer in der Preisliste suchen müssen, fügen Sie eine Datenüberprüfung ein, die alle Nummern in der ersten Spalte bereitstellt: 1. Markieren Sie den Bereich A2:A9. 2. Wählen Sie Daten/Datentools/Datenüberprüfung. 3. Schalten Sie unter Zulassen auf Liste, und setzen Sie den Cursor in das Feld Quelle. Drücken Sie (F3), und holen Sie das Feld Artikelnummer aus der Liste der Bereichsnamen. 4. Bestätigen Sie mit OK. Die markierten Zellen enthalten jetzt eine Liste, öffnen Sie diese per Klick auf das Pfeilsymbol an der Zelle.

Abbildung 1.46: Die Datenüberprüfungsliste bietet die Artikelnummern an.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Die Bezeichnung des in Spalte A gewählten Artikels können Sie jetzt per Formel aus der Preisliste holen, verwenden Sie die Funktion SVERWEIS: B2: =SVERWEIS(A2;Preisliste;2;0)

Noch besser wird die Formel, wenn Sie mit der WENNFEHLER-Funktion sicherstellen, dass die Bezeichnung nur gezeigt wird, wenn eine Artikelnummer in der ersten Spalte steht: B2: =WENNFEHLER(SVERWEIS(A2;Preisliste;2;0);"")

Auch der Einzelpreis lässt sich über den SVERWEIS aus der Preisliste holen: D2: =WENNFEHLER(SVERWEIS(A2;Preisliste;3;0);"")

Der Gesamtpreis wird berechnet, wenn eine Menge eingetragen ist. Hier kommt die Funktion WENN zum Einsatz: E2: =WENN(C2>0;C2*D2;"")

Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag berechnen Sie unterhalb der letzten Angebotszeile:

Tipp

E10: =SUMME(E2:E9) E11: =E10*19% E12: =E10+E11

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Wenn Sie zusätzliche Zeilen brauchen, markieren Sie die letzte Zeile, kopieren diese mit (Strg)+(C) und wählen im Kontextmenü der rechten Maustaste Kopierte Zellen einfügen. So stehen die Formeln und die Datenüberprüfungslisten in der neuen Zeile wieder zur Verfügung.

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Abbildung 1.47: Das Angebotsblatt mit Verweisen auf die Preisliste

Excel-Angebot in Word-Dokument einbinden Holen Sie jetzt die Angebotstabelle in die Word-Vorlage. Sie können sich zwischen einer einfachen Kopie und einer Verknüpfung auf die ExcelArbeitsmappe entscheiden. 1. Markieren Sie den Bereich mit den Angebotsdaten, im Beispiel A1:E13. 2. Kopieren Sie den markierten Bereich mit (Strg)+(C) in die Zwischenablage. 3. Schalten Sie um auf das Word-Programmfenster, und setzen Sie den Cursor in den Absatz, in dem die Kalkulation beginnen soll. 4. Wählen Sie Start/Zwischenablage/Einfügen/Inhalte einfügen. 5. Markieren Sie die Option Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt. 6. Wählen Sie die Option Einfügen, wenn Sie die Angebotskalkulation nicht mit der Excel-Datei verknüpfen wollen. Wählen Sie Verknüpfung einfügen, wenn Sie die Kalkulation in Excel durchführen wollen.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Der Kalkulationsbereich wird an der Cursorposition eingefügt. Ab sofort können Sie im Word-Dokument kalkulieren. Speichern Sie die Vorlage, und testen Sie die Kombination mit Excel.

Abbildung 1.48: Das Excel-Objekt im Word-Dokument

Um eine nicht verknüpfte Kalkulation zu bearbeiten, klicken Sie das Objekt doppelt an. Word öffnet das Objekt, stellt die Arbeitsmappe mit Zeilennummern und Spaltenbuchstaben bereit und schaltet die Multifunktionsleiste auf die Programmfunktionen von Excel um. Sie können die Kalkulation bearbeiten, neue Posten einfügen und zum Abschluss einfach in das Word-Dokument klicken. Das Objekt wird geschlossen, und Sie arbeiten wieder in der Programmumgebung von Word. Wenn Sie neue Zeilen oder Spalten einfügen, ziehen Sie anschließend die schwarzen Markierungspunkte am Objektrand, um das Objekt zu vergrößern.

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Tipp

Textverarbeitung mit Word

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Achten Sie auf die Registerleiste: Die nicht verknüpfte Kopie enthält immer alle Tabellen der Arbeitsmappe, nicht nur die, in der die Daten markiert wurden. Geben Sie ein Word-Dokument mit ExcelVerknüpfung nur dann aus den Händen, wenn alle Tabellen der verknüpften Mappe für den Empfänger bestimmt sind. In unserem Praxisbeispiel empfiehlt es sich, das Angebot zu drucken, zu faxen oder im PDF-Format zu speichern und als Mailanhang zu versenden.

Abbildung 1.49: Die Excel-Verknüpfung wird im Dokument bearbeitet.

Haben Sie die Angebotstabelle verknüpft in das Word-Dokument einkopiert, genügt ein Doppelklick auf das Objekt, um das Original in Excel zu öffnen. Sollte Excel in der Zwischenzeit geschlossen worden sein, öffnen Sie damit automatisch ein Excel-Programmfenster.

Rechtschreibung und Grammatik Wer gute Briefe schreibt, ist klar im Vorteil. Ein Brief muss nicht nur relevante Sachverhalte festhalten, sondern auch sprachlich und formal korrekt sein. Dazu gehört eine korrekte Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik. Das Textprogramm Word unterstützt den Schreiber hier mit ausgezeichneten Werkzeugen.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Aktivieren Sie im Office-Menü Word-Optionen, und stellen Sie unter Dokumentprüfung die AutoKorrektur-Optionen ein. Damit verbessern Sie automatisch häufige Tippfehler. Mit den Optionen für die Rechtschreibkorrektur stellen Sie sicher, dass der Text bereits bei der Eingabe geprüft wird. Deutsch: Neue Rechtschreibung verwenden sollte ebenso markiert sein wie Rechtschreibung während der Eingabe prüfen und die Prüfung der Grammatik. Word benutzt für diese Prüfungen ein umfangreiches und ausgereiftes Wörterbuch und Grammatikarchiv, für zusätzliche Termini, die bei manuellen Prüfungen nicht als korrekt erkannt werden, können Benutzerwörterbücher eingerichtet werden.

Abbildung 1.50: Rechtschreib- und Grammatikprüfung einrichten

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Dokumente prüfen Mit der automatischen Rechtschreib- und Grammatikprüfung kennzeichnet das Programm Fehler im Dokument unmittelbar nach dem Eintippen oder Erfassen. Wenn ein Wort oder eine Textstelle rot unterkringelt ist, weist Sie Word auf einen Rechtschreibfehler hin. Die Grammatikprüfung verwendet grüne Linien, diese Textstellen sind grammatikalisch nicht richtig. Klicken Sie die betreffende Textstelle mit der rechten Maustaste an. In der Regel sollte ein Verbesserungsvorschlag im Kontextmenü stehen, markieren Sie diesen gleich, um den Fehler zu reparieren.

Abbildung 1.51: Rechtschreib- und Grammatikfehler bereinigen Sie über das Kontextmenü.

Für eine manuelle Überprüfung Ihres Dokumentes schalten Sie in der Multifunktionsleiste um auf das Register Überprüfen. Hier finden Sie in der Gruppe Dokumentprüfung die wichtigsten Werkzeuge für die Textkorrektur. 1. Klicken Sie auf Rechtschreibung und Grammatik, um eine manuelle Überprüfung des Dokuments zu starten. 2. Mit Recherchieren erhalten Sie rechts im Aufgabenbereich die Möglichkeit, Lexika, Übersetzungswörterbücher oder weitere Recherchedienste (auch online) zu aktivieren. 3. Der Thesaurus ist ein großes Synonym-Wörterbuch, in dem Sie nach gleichbedeutenden Wörtern suchen können, um Texte abwechslungsreich zu gestalten. 4. Klicken Sie auf Übersetzen, um im Aufgabenbereich ein Übersetzungswörterbuch einzublenden. Mit dem QuickInfo-Symbol wählen Sie eine Übersetzungssprache, in der automatisch der übersetzte Begriff angezeigt wird, wenn die Maus eine Sekunde auf das Wort zeigt.

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5. Legen Sie mit dem Symbol Sprache fest, in welcher Sprache das Dokument oder der markierte Textteil verfasst ist. Word wird automatisch die richtige Rechtschreib- und Grammatikprüfung anwenden, wenn diese für die gewählte Sprache installiert ist.

Abbildung 1.52: Rechtschreibprüfung und Übersetzungshilfen in der Multifunktionsleiste

Kleine Stilkunde für Briefschreiber Klar und einfach formulieren Der Umgangston hat sich im geschäftlichen Briefverkehr gegenüber früher gelockert, steife Förmlichkeiten, Floskeln und gestelzte Ausdrücke gehören der Vergangenheit an. Die krampfhafte Bemühung, besonders höflich, betont sachlich oder streng zu wirken, führt häufig zu solchen Ausrutschern: Ihr geschätztes Schreiben vom 12.1. haben wir zur Kenntnis genommen. Wir erlauben uns, höflichst zu bemerken, dass wir Ihren Ausführungen nicht zustimmen können Wir wären Ihnen zu tiefstem Dank verbunden, wenn Sie die Freundlichkeit hätten, die bestellte Ware bis zum vereinbarten Termin zu liefern

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Das geht auch einfacher: Wir danken für Ihren Brief vom 12.1. In einigen Punkten können wir Ihren Vorschlägen leider nicht zustimmen Bitte liefern Sie die Waren bis zum vereinbarten Termin … Vermeiden Sie Floskeln und Papierwörter – Wörter, die man schreibt, aber nicht spricht, und Fremdwörter, die nicht immer aus einer fremden Sprache stammen müssen. Auch im Deutschen gibt es Wörter, die der Empfänger nicht versteht: Betreffs, Bezug nehmend

diesbezüglich

Nebst, anhänglich

Unter Zuhilfenahme

Außer Acht lassend, in Wegfall kommend

Beinhalten, befürworten, verbleiben

Schnellstmöglich, baldmöglichst

Im Vorhinein, im Nachhinein

Tabelle 1.5: Papierwörter und Fremdwörter

Schreiben Sie möglichst so, wie Sie mit Ihrem Korrespondenzpartner reden würden. Streichen Sie Überflüssiges aus Ihren Briefen. Das macht diese angenehmer zu lesen und erzielt eine völlig andere Wirkung auf den Empfänger. Und der Brief darf dann ruhig etwas kürzer ausfallen, wenn alles gesagt ist. Streichen Sie in diesem Satz alle überflüssigen Formulierungen: Ihre bisher und in vielen Jahren der Geschäftsbeziehung mit unserer Firma gemachten Erfahrungen haben Ihnen sicher aufgezeigt und vor Augen geführt, dass wir immer und stets bemüht sind, unseren Kunden einen besonders guten Service zu offerieren. Das Ergebnis könnte so aussehen: Ihre langjährige Erfahrung mit unserer Firma hat Ihnen gezeigt, dass wir uns immer bemühen, unseren Kunden einen besonders guten Service zu bieten.

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Richtig anfangen Ein guter Brief fängt mit einer richtigen Anrede an, und diese enthält den Nachnamen und, falls vorhanden, den Titel des Empfängers. Danach folgt ein Komma, kein Ausrufezeichen. Herrn Peter Hausmann

Sehr geehrter Herr Hausmann,

Herrn Prof. Gerd Mayer Frau Prof. Hanna Müller

Sehr geehrter Herr Professor Mayer, Sehr geehrte Frau Professor Müller,

Herrn Dr. Fritsch

Sehr geehrter Herr Dr. Fritsch,

Herrn Dipl.-Ing. Klaus Dittrichs Sehr geehrter Herr Dittrichs, Vorreiter sind Satzanfänge, die keine Aussage enthalten und deshalb in der Korrespondenz längst abgeschafft sind: Wir teilen Ihnen hiermit mit, dass … Hiermit erlauben wir uns festzustellen, dass … Der Gruß zum Abschluss eines Briefes ist zwar Pflicht, sollte aber neutral und dem Briefzweck angebracht formuliert sein. Veraltet sind Floskeln wie Mit vorzüglicher Hochachtung oder Wir hoffen, Ihnen mit unserem Angebot gedient zu haben. Ein einfacher Gruß hat mehr Wirkung, er kann auch etwas persönlicher und netter ausfallen: Mit freundlichen Grüßen Herzliche Grüße Viele Grüße nach Berlin oder einfach und nett Ihr Dietmar Heinrichs

Briefschluss im Geschäftsbrief In Geschäfts- oder Behördenbriefen ist es üblich, freundliche Grüße zu versenden. Hochachtungsvoll wirkt etwas distanzierter, fast schon kühl und unfreundlich und ist etwas veraltet. Der Gruß kann auch ruhig etwas freundlicher ausfallen.

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Mit freundlichen Grüßen Freundliche Grüße Viele Grüße aus Berlin Herzliche Grüße Liebe Grüße Nach dem Gruß steht kein Punkt oder Komma, der Name wird (gut leserlich) handschriftlich eingefügt. In Geschäftsbriefen sind meist die Angabe der Firma oder Behörde und der geschriebene Name Pflicht, sie folgen nach einer Leerzeile unter der Grußformel, anschließend wird der Unterzeichner genannt, wenn nötig auch mit Angabe der Abteilung oder der Position. Lassen Sie genügend Platz für die handschriftliche Unterschrift.

Abbildung 1.53: Briefschluss im Geschäftsbrief

Angebote, Bestätigungen, Bestellungen und Ähnliches werden häufig in Form von PDF-Dokumenten verschickt. Die manuelle Unterschrift darf in solchen Dokumenten aber nicht fehlen. Scannen Sie Ihre Unterschrift mit einem normalen Bildscanner ein, und speichern Sie sie als Datei im JPG-Format. Zum Nachbearbeiten können Sie ein Grafikprogramm einsetzen (Adobe Photoshop oder unter Windows Vista die Fotogalerie). Benutzen Sie keine Malprogramme wie Windows Paint, weil diese zu wenig Auflösung bieten. Die Unterschrift-Grafik holen Sie in Word über Einfügen/Illustrationen/ Grafik an die Cursorposition.

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CD-ROM

Musterbriefe Alle hier vorgestellten Musterbriefe finden Sie auch auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 1/Musterbriefe

Beförderung 1 Herrn Dipl.-Ing. Heinrich Freiberger Goethestraße 34a 89212 Weiterstadt

Gute Leistung wird belohnt! Sehr geehrter Herr Freiberger, Sie sind Ihren Weg gegangen und haben Ihre Ziele konsequent verfolgt. Ihr fachliches Können und Ihre Leistungsbereitschaft führt Sie in immer verantwortungsvollere Positionen. Ich gratuliere Ihnen im Namen der Firmenleitung und der gesamten Belegschaft zu Ihrer Beförderung zum Leiter der Einkaufsabteilung. Dass Sie den hohen Anforderungen gerecht werden, die wir an diese Position stellen, davon bin ich fest überzeugt. Auf Sie warten wichtige Aufgaben, und ich kann Ihnen große Erfolgsaussichten versprechen. Die besten Glückwünsche für Ihren neuen Wirkungsbereich! Ihr

Robert Mühlhäuser

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Beförderung 2 Herrn Dipl.-Ing. Heinrich Freiberger Goethestraße 34a 89212 Weiterstadt

Lieber Heinrich, Du hast die Ziele erreicht: Deine Firma vertraut Dir die Leitung der Einkaufsabteilung an. Dein unermüdlicher Einsatz hat sich gelohnt, Deine herausragende Leistung wird endlich honoriert. Ich bin sicher, du wirst auch diese Aufgabe meistern und deine Sache gut machen. Du verstehst nicht nur dein Geschäft, Du kannst auch Menschen motivieren und begeistern. Und ich würde mich nicht wundern, wenn Du Deine beruflichen Ziele bald noch höher stecken müsstest. Doch zunächst wünsche ich Dir für diese Aufgabe viel Erfolg, alles Gute und das nötige Glück, das Du auch in dieser Position brauchen wirst. Noch ein guter Rat von Freund zu Freund: Arbeite nicht zu hart, denk an Dich und Deine Familie und gönn Dir was. Das Leben hat mehr zu bieten als Erfolg im Beruf. Alles Liebe und einen herzlichen Gruß an Deine Familie!

Dein Robert Mühlhäuser

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Bewerbungsabsage Menschen, die sich auf eine ausgeschriebene Stelle in Ihrem Unternehmen bewerben, machen sich viel Arbeit mit der Zusammenstellung und der Gestaltung der Unterlagen. Umso enttäuschter sind sie, wenn sie dann eine Standardabsage bekommen: Wir bedauern, Ihnen heute absagen zu müssen, und reichen Ihre Unterlagen zu unserer Entlastung zurück. Machen Sie sich bei Bewerbern, die in die engere Auswahl gekommen sind, die Mühe, die Absage etwas freundlicher zu gestalten und vor allem zu begründen, damit der Bewerber weiß, warum Sie ihn nicht brauchen können. Mit einem Serienbrief können Sie auch vielen Bewerbern gleichzeitig absagen. 왘

Danken Sie für die Bewerbung, und loben Sie, wenn diese gut war.

왘

Erklären Sie, warum Sie absagen. Entweder gab es zu viele Bewerber bei gleicher Qualifikation, oder andere Bewerber waren höher qualifiziert.

왘

Bitten Sie um Verständnis, und ermutigen Sie den Bewerber, es weiter zu versuchen.

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Herrn Markus Freiberger Holzweg 34 89120 Siegenfeld

Ihre Bewerbung als DV-Organisator vom 12. Januar 2009 Sehr geehrter Herr Freiberger, vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Aufgrund der Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen mussten wir anhand des von uns definierten Anforderungsprofils eine Vorauswahl treffen, welche Bewerberinnen und Bewerber in besonderem Maße unseren Anforderungen für diese Stelle entsprechen. Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Sie nicht in den engeren Kreis der infrage kommenden Bewerber und Bewerberinnen aufnehmen können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns in diesem Fall nicht für Sie entschieden haben, und betrachten Sie dies in keinem Fall als Geringschätzung Ihrer persönlichen und fachlichen Qualifikation. Ihre Bewerbungsunterlagen senden wir Ihnen beiliegend zurück. Wir wünschen Ihnen für Ihre Zukunft alles Gute und hoffen, dass Sie bald eine Ihren Wünschen entsprechende Position finden werden. Mit freundlichen Grüßen

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Einladung an Bewerber Ein Einladungsbrief an eine Bewerberin oder einen Bewerber sollte neben den üblichen Firmierungen Folgendes enthalten: 왘

Dank für die Bewerbung, Mitteilung, dass er/sie in die engere Auswahl gekommen ist

왘

Anlass der Einladung (Vorstellungsgespräch, Test)

왘

Gesprächsteilnehmer, Orte, Termine

왘

Übernahme von Fahrtkosten, Hotelreservierung, Hinweise zur Anreise

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Herrn Markus Freiberger Holzweg 34 89120 Siegenfeld

Ihre Bewerbung als DV-Organisator vom 12. Januar 2009 Sehr geehrter Herr Freiberger, wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung und für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Aufgrund Ihrer Qualifikation sind Sie unter zahlreichen Bewerberinnen und Bewerbern in die engere Wahl gekommen. Damit wir in der Endrunde alle Bewerberinnen und Bewerber möglichst objektiv beurteilen können, laden wir Sie zu einem individuellen Bewerbungsgespräch mit unserem Personalleiter Herrn Müller ein. Termin: 12. Januar 2009, 10:15 Uhr Ort: Schubert GmbH, Hansastr. 4, 40502 Hamburg Der Test findet im Raum 315, 3. Etage, statt. Bitte melden Sie sich beim Empfang an. Bringen Sie bitte alle Unterlagen, die Zeugnisoriginale und Ihren Personalausweis mit. Die Reisekosten erstatten wir Ihnen entsprechend der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Wenn Sie am Vorabend anreisen wollen, reservieren wir für Sie zu unseren Kosten ein Zimmer in einem nahe gelegenen Hotel. Rufen Sie dafür bitte im Sekretariat an (Tel. Durchwahl -4478). Wir freuen uns auf Ihren Besuch und wünschen Ihnen schon jetzt viel Erfolg. Mit freundlichen Grüßen

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Firmenjubiläum 1 Firma Schubert KG Herrn Ludwig Neumann Siegenburgerstr. 45 83211 Mainburg

Zum Jubiläum die besten Glückwünsche! Sehr geehrter Herr Neumann, 25 Jahre arbeiten Sie für unser Unternehmen, und in all den Jahren konnten wir uns immer auf Ihre Arbeit verlassen. Ihre Einsatzbereitschaft und Ihr Engagement haben wesentlich zur positiven Entwicklung der Firma beigetragen. Viele Entwicklungen beruhen auf Ihrem Ideenreichtum, Ihrer Weitsicht und Ihrer Art, die Dinge anzupacken. Dafür möchten wir Ihnen heute unseren Dank aussprechen. Wir können zu Recht stolz sein, solche Mitarbeiter zu haben. Auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit! Mit den besten Wünschen Ihr

Robert Mühlhäuser Firmenleitung

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Firmenjubiläum 2 Firma Schubert KG Herrn Ludwig Neumann Siegenburgerstr. 45 83211 Mainburg

Herzlichen Glückwunsch zum 25-jährigen Firmenjubiläum! Sehr geehrter Herr Neumann, unser Unternehmen zählt zu den führenden Herstellern von Kunststoffprodukten in der Region. Wir wachsen und expandieren, sichern und schaffen Arbeitsplätze. Das alles haben wir dem Engagement unserer Belegschaft zu verdanken, und Sie, Herr Neumann, gehören zu den Mitarbeitern, die wir besonders schätzen. Auf Sie können wir uns stets verlassen, Ihre Zuverlässigkeit, Ihr fachliches Können und Ihre Persönlichkeit sind Garant für eine Entwicklung, deren Ergebnis wir heute mit Ihnen feiern dürfen. Wir wünschen Ihnen auch in Zukunft viel Erfolg, Glück und Gesundheit! Mit freundlichen Grüßen Firma Schubert KG

Robert Mühlhäuser Firmenleitung

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Meisterprüfung bestanden Herrn Marco Kurz Sibeliusstraße 45 30921 Deisenheim

Herzlichen Glückwunsch zur bestandenen Meisterprüfung!

Sehr geehrter Herr Kurz, ich möchte Ihnen herzlich zur bestandenen Meisterprüfung gratulieren und Ihnen alles Gute für Ihre Zukunft wünschen. Als Meister werden Sie in unserem Unternehmen neue und größere Aufgaben übernehmen, und wir freuen uns sehr, dass wir dabei auf Sie zählen können. Die Firma ist auf tatkräftige Mitarbeiter wie Sie angewiesen, und nur durch gemeinsame Anstrengung können wir die Anforderungen erfüllen und unsere Marktstellung erhalten. In der Zeit Ihrer Ausbildung haben wir Sie als zuverlässigen, fleißigen Mitarbeiter kennengelernt, und wir sind sicher, dass Sie Ihre neue Qualifikation mit dem gleichen Engagement einbringen werden. Viel Glück und viel Erfolg für die künftigen Aufgaben wünscht Ihnen Ihr

Robert Mühlhäuser

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Ruhestand Frau Sabine Hoffmann Waldbergstr. 12 66201 Offenstadt

Sehr geehrte Frau Hoffmann, wir sind nicht sehr glücklich darüber, dass Sie in den Ruhestand gehen. Wir hätten Sie mit Ihrem Wissen, Ihrer Erfahrung und Ihrer herzlichen Art noch sehr viele Jahre im Sekretariat der Firmenleitung brauchen können. Aber wir gönnen Ihnen den verdienten Rückzug aus dem Geschäftsleben von ganzem Herzen. Sie haben während Ihrer Tätigkeit einen großen Beitrag zum Erfolg unserer Firma geleistet, und dafür sind wir Ihnen zu großem Dank verpflichtet. Für Ihren weiteren Lebensweg wünschen wir Ihnen alles Gute. Ihre Schubert GmbH

i.A. Robert Mühlhäuser, Firmenleitung

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Kondolenz Liebe Frau Schmidt, mit Bestürzung haben wir vom Tod Ihres Gatten erfahren. Wir sind davon sehr betroffen und fühlen uns in Trauer mit Ihnen verbunden. Wir hoffen, dass Sie in Familie und Freundeskreis die teilnehmende Unterstützung erfahren, die Ihnen helfen kann, über den schmerzlichen Verlust hinwegzukommen. Mit stillem Gruß

Sehr geehrter Herr Graumann, zum Tode Ihrer Mutter sprechen wir Ihnen unsere herzliche Anteilnahme aus. Wir werden Ihre Mutter stets als einen gütigen Menschen in Erinnerung behalten und ihr ein ehrendes Andenken bewahren. Mit herzlichen Grüßen

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Kündigung Es gibt zwei Arten von Kündigungen: Die fristgerechte Kündigung beendet einen Vertrag nach Ablauf einer vertraglich oder gesetzlich festgelegten Frist. Die fristlose Kündigung (auch außerordentliche Kündigung) beendet den Vertrag mit dem Arbeitnehmer mit sofortiger Wirkung. Da Arbeitsgerichte fristlose Kündigungen sehr genau untersuchen, sollten Sie gleichzeitig fristgerecht kündigen, wenn die Gefahr besteht, dass die Kündigung keinen Erfolg hat. Die Kündigung ist, betriebsbedingt oder durch Fehlverhalten des Arbeitnehmers hervorgerufen, keine angenehme Aufgabe. Das Anschreiben enthält keine Floskeln oder überflüssigen Formulierungen, aber alle wichtigen Fakten.

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Herrn Walter Neumann Elsenheimer Straße 7 50312 Neuss

Kündigung des Arbeitsvertrages vom 30.12.2005 Sehr geehrter Herr Neumann, hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis aus dem Arbeitsvertrag vom 30.12.2005 ordentlich mit Ablauf zum 1. März 2009. Die Kündigung erfolgt aus betriebsbedingten Gründen. Wegen der allgemein schlechten Wirtschaftslage sind wir gezwungen, die Mitarbeiterzahl am Standort Berlin zu verringern. Der Betriebsrat wurde gemäß § 102 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes vor Ausspruch der Kündigung ordnungsgemäß angehört und hat zugestimmt. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, unmittelbar nach Erhalt dieses Schreibens persönlich bei der Agentur für Arbeit vorzusprechen und sich arbeitsuchend zu melden, andernfalls kann Ihr Anspruch auf Unterstützung gemindert werden. Wir bedanken uns für die angenehme und loyale Zusammenarbeit und wünschen Ihnen und Ihrer Familie für die Zukunft alles Gute. Bitte bestätigen Sie den Empfang der Kündigung mit beiliegender Empfangsbestätigung. Mit freundlichen Grüßen

Firma Schubert GmbH Geschäftleitung

i.A. Robert Mühlhäuser

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Kündigung des Arbeitnehmers An die Geschäftsleitung Firma Schubert GmbH 10312 Berlin

Kündigung des Arbeitsverhältnisses Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgerecht (sechs Wochen vor Quartalsende) zum 1. März 2009. oder (fristlos): hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung.

Mit freundlichen Grüßen

Hans Neumann

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Abmahnung Frau Elisabeth Wollmann Bergstr. 56a 10345 Berlin

Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens Sehr geehrte Frau Wollmann, Sie haben in letzter Zeit mehrmals unentschuldigt gefehlt. Als Sie von Ihrem Abteilungsleiter darauf angesprochen wurden, haben Sie erklärt, dass Sie selbst krank waren oder wegen Erkrankung eines Familienangehörigen nicht zum Dienst erscheinen konnten. Wir hatten Sie mehrfach ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ab dem ersten Fehltag eine ärztliche Krankmeldung vorzulegen ist. Bei Krankheit von Familienangehörigen hätten Sie auch nachträglich noch einen Urlaubsantrag stellen können, wenn Sie dies telefonisch vor Dienstbeginn gemeldet hätten. Leider mussten wir feststellen, dass Sie am 1.3.09 wieder unentschuldigt und ohne Vorlage eines Attestes oder Urlaubsantrags gefehlt haben, deshalb mahnen wir Sie hiermit ab und fordern Sie auf, Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen. Andernfalls sehen wir uns leider gezwungen, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu kündigen. Mit freundlichen Grüßen

Firma Schubert GmbH i.A. Robert Mühlhäuser, Geschäftsleitung

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Zeugnisse „Sie war ehrlich bis auf die Knochen“ (Zeugnis für eine diebische Metzgereifachangestellte) Jeder Arbeitsnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auch während des Arbeitsverhältnisses (Zwischenzeugnis). Das Zeugnis muss von „Wohlwollen getragen“ sein und darf das berufliche Fortkommen nicht erschweren. Die Geheimsprache, die früher in Zeugnissen verwendet wurde, kennt natürlich mittlerweile jeder, sodass Sie sich das Verklausulieren negativer Beurteilungen sparen können. Ein einfaches Zeugnis enthält Angaben zur Person des Arbeitsnehmers und Informationen über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Ein qualifiziertes Zeugnis ist wertvoller für zukünftige Bewerbungen, es enthält Bewertungen über Leistungen und Verhalten des Mitarbeiters. In der Praxis vermeiden Sie eine negative Beurteilung einfach durch Ausstellen eines einfachen Zeugnisses. Hier die Geheimformeln auf einen Blick: Leistungsbeurteilung

Formulierung

Sehr gut

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. Wir waren mit seinen Leistungen außerordentlich zufrieden. Ihre Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden. Er hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt. Seine (Ihre) Leistungen waren stets sehr gut.

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Leistungsbeurteilung

Formulierung

Gut

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Wir waren mit seinen Leistungen voll und ganz zufrieden. Er hat unsere Erwartungen in jeder Hinsicht und in bester Weise erfüllt. Seine Leistungen waren stets gut.

Befriedigend

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Die Mitarbeiterin hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erledigt. Seine Leistungen waren stets zufriedenstellend. Er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.

Ausreichend

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt. Mit seinen Leistungen waren wir zufrieden. Er hat unseren Erwartungen entsprochen. Er hat zufriedenstellend gearbeitet.

Mangelhaft

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt. Er hat unsere Erwartungen größtenteils erfüllt. Er hat sich stets bemüht, die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.

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Leistungsbeurteilung

Formulierung

Ungenügend

Der Mitarbeiter bemühte sich, seine Arbeit zufriedenstellend zu erledigen. Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen. Sie zeigte Verständnis und Interesse für ihre Arbeit. Er setzte sich im Rahmen seiner Möglichkeiten ein.

Tabelle 1.6: Geheime Formulierungen im Zeugnis

Zeugnis einfach Herr Fritz Mehlmann, geboren am 3. Januar 1972 in Münster, war vom 2. Januar 2007 bis zum 31. März 2008 als Sachbearbeiter in unserer Firma tätig. Er war für diese Arbeiten zuständig: 왘

Einkauf

왘

Schriftverkehr

왘

Inbound- und Outbound-Telefonate

왘

Rechnungsstellung

왘

Persönliche Kundenbetreuung

왘

Überwachung der Lieferungen

왘

Mahnwesen

Der Arbeitsvertrag wurde zum 31. März 2008 in gegenseitigem Einvernehmen beendet. Mannheim, 31. März 2008

Robert Mühlhäuser Personalleiter

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Gutes Zeugnis Frau Birgit Hansen, geboren am 14. Oktober 1962 in Kiel, war vom 1. April 2003 bis zum 31. Dezember 2008 als Sekretärin des Geschäftsführers für unsere Firma tätig. Frau Hansen führte alle Sekretariatsarbeiten sehr engagiert und selbstständig aus: 왘

Schriftverkehr

왘

Postbearbeitung

왘

Gehaltsabrechnung

왘

Kundenbetreuung

왘

Organisation der täglichen Abläufe

Wir waren mit ihren Leistungen außerordentlich zufrieden. Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich. Frau Hansen verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr. Für ihren privaten und beruflichen Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute. Hamburg, 31. Dezember 2008

Robert Mühlhäuser

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CD-ROM

Musterverträge Alle hier vorgestellten Musterbriefe finden Sie auch auf der CD zum Buch im Ordner Kapitel 1/Musterverträge

Verträge werden als Grundlage aller Geschäftsbeziehungen natürlich von der firmeneigenen Rechtsabteilung oder vom Hausanwalt ausgearbeitet. Für kleinere Verträge gibt es aber im Internet oder bei Fachverlagen entsprechende Vorlagen.

Freie-Mitarbeiter-Vertrag Kurz und knapp, auf eine Seite passend, aber mit allem ausgestattet, um die Rechtsgültigkeit eines Vertrages zu bewahren: Der Freie-MitarbeiterVertrag regelt das Arbeitsverhältnis mit Arbeitnehmern, die nicht in festen Arbeitsverhältnissen stehen.

Abbildung 1.54: Vertrag für freie Mitarbeiter

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Arbeitsvertrag Der Arbeitsvertrag regelt Inhalt und Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeiten, Vergütung und Urlaub (mit Sonderurlaub). Für den mehrseitigen Vertrag ist eine Fußzeile mit Seitennummerierung erforderlich.

Abbildung 1.55: Arbeitsvertrag in der Seitenansicht

Musterverträge für wenige Euro zum Download, fertig ausgearbeitet und rechtlich sicher gibt es im Internet. www.redmark.de www.mustervertraege-online.de www.formblitz.de

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E-Mail mit Outlook

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E-Mail mit Outlook Outlook ist die Schaltzentrale der Kommunikation im Microsoft OfficeProgrammpaket. Die Bezeichnung Mailprogramm wäre zu dürftig, denn Outlook kann weit mehr als digitale Nachrichten empfangen und versenden. Als E-Mail-Client ist Outlook aber optimal ausgerüstet. Outlook ist übrigens das einzige Programm im Office 2007-Paket, das nicht mit einer Multifunktionsleiste ausgerüstet ist, sondern noch über die „alte“ Menüsteuerung funktioniert. Nur die Fenster für neue Nachrichten oder Kontakte zeigen bereits die neue Steuerung mit Multifunktionsleiste, Gruppen und Symbolen.

Abbildung 1.56: Der Mail-Client Outlook 2007

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Know-How Exchange-Server: Der Microsoft-Mailserver im Windows-Netzwerk mit Outlook auf Client-Seite. Alle eingehenden und ausgehenden Mails werden über diesen Server abgewickelt, jeder Mitarbeiter besitzt Outlook und ein Exchange-Konto. Internet Service Provider (ISP): Dienstanbieter für Internet-Zugänge und Mail. Die großen deutschen Provider sind in der DENIC zusammengeschlossen. Auf der DENIC-Webseite finden Sie alle Adressen und Informationen über angemeldete Domänen. www.denic.de

Webdienst: MSN, Yahoo! Mail, Google Mail, Web.de, FreeNet u.a. sind Webdienste. Sie bieten kostenlose Mailkonten und eigene Mailprogramme zu deren Verwaltung an. Die meisten Mailkonten können mit Outlook abgerufen werden. POP: Post Office Protocol, ein Übertragungsprotokoll für E-Mails. POP3 ist der Standard, der Übertragungskommandos an den Port 110 sendet. Zum Versenden von E-Mails wird das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) verwendet.

Konten einrichten E-Mailkonten haben nichts mit Geld zu tun, sie müssten eigentlich Profile heißen. Ein Mailkonto enthält die Einstellungen für den Zugriff auf den Mailserver des Dienstanbieters oder auf den firmeninternen Mailserver, den Exchange-Server. Outlook bietet die Möglichkeit, beliebig viele Konten einzurichten und so die Mails von unterschiedlichen Servern abzuholen. 1. Starten Sie Outlook über Programme aus dem Windows-Startmenü. 2. Wählen Sie Extras/Kontoeinstellungen. 3. Klicken Sie in der Registerkarte E-Mail auf Neu, um ein neues Konto einzurichten.

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E-Mail mit Outlook

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4. Wählen Sie den Maildienst. Im Firmennetz verbinden Sie sich mit dem Exchange-Server, Internet-Provider und Maildienste arbeiten meist mit POP-Servern. 5. Tragen Sie Ihren Namen, die Mailadresse und zweimal das Kennwort ein. Outlook wird versuchen, die Verbindung automatisch herzustellen. 6. Wenn Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren aktivieren, können Sie die Zugangsdaten selbst eintragen. Geben Sie die Serverinformationen an, die Sie vom Provider für den Zugang zum Maildienst erhalten haben. Das neue Konto steht anschließend in der Liste. Sie können es markieren und per Klick auf Ändern neu konfigurieren oder weitere Konten anlegen.

Abbildung 1.57: Die Kontoeinstellungen für E-Mail-Konten

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Wichtige Voreinstellungen Outlook bietet wie alle Office-Programme zahlreiche Voreinstellungen, die alle in einem Dialogfenster gebündelt sind. Die Optionen sind selbsterklärend, überprüfen Sie die wichtigsten Voreinstellungen für Ihre E-Mail-Kommunikation: 1. Wählen Sie Extras/Optionen. 2. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Optionen für E-Mail. 3. Im Register E-Mail-Setup können Sie die Mailkonten überprüfen, und unter Senden/Empfangen richten Sie ein Intervall für die automatische Übermittlung der Mails ein. 4. Stellen Sie unter E-Mail-Format das Nachrichtenformat Nur Text ein. Die restlichen Optionen sind meist optimal voreingestellt, überprüfen Sie sie aber trotzdem. Hilfestellung erhalten Sie über die Outlook-Hilfe, klicken Sie auf das Fragezeichensymbol rechts oben im Optionen-Dialog, oder drücken Sie (F1).

Signatur einrichten Eine Signatur ist eine elektronische Unterschrift. Ihre Signatur sollte alle Informationen enthalten, die der Mailempfänger braucht, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. In Unternehmen ist es mittlerweile Standard, alle Informationen als Signatur zu hinterlegen, die auf der Visitenkarte stehen, und zwar zweisprachig in Deutsch und Englisch. Wenn der Exchange-Server als Mailserver zum Einsatz kommt, lässt sich eine solche Signatur auch vom Server aus einrichten. 1. Wählen Sie Extras/Optionen/E-Mail-Format/Signaturen. 2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Signatur anzulegen. Weisen Sie ihr eine Bezeichnung zu. 3. Tragen Sie unter Signatur bearbeiten Ihre Kontaktdaten ein, und formatieren Sie die Signatur nach Unternehmensstandard. Formatierungen werden im Nachrichtenformat Nur Text nicht angezeigt.

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E-Mail mit Outlook

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4. Weisen Sie die Signatur unter Standardsignatur auswählen einem Konto und allen neuen Nachrichten zu. Für Antworten oder Weiterleitungen sollten Sie die Standardsignatur nicht benutzen, richten Sie ggf. eine andere Signatur ein.

Abbildung 1.58: Eine neue Signatur für alle neuen Nachrichten

Tipp

Mit dem Symbol Visitenkarte lässt sich eine digitale Visitenkarte aus dem Kontakte-Ordner einfügen. Diese Karte wird nur in der Signatur angezeigt, wenn HTML oder Rich Text als Nachrichtenformat gewählt wurde. Wird die E-Mail im Format Nur Text erstellt, sendet Outlook die Visitenkarte als Dateianhang mit der Endung VCF. Mit VCF-Dateien sollten E-Mail-Server grundsätzlich kein Problem haben, vermeiden Sie trotzdem Visitenkarten, Grafiken oder andere automatische Anhänge in der Signatur, denn manche Mailserver lassen grundsätzlich keine Mails mit Anhängen durch.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Signaturen in Geschäftsbriefen Leider schlägt Sankt Bürokratius mal wieder erbarmungslos zu. Das Einfügen von Signaturen in Geschäftsbriefe ist gesetzlich geregelt und führt dazu, dass der Absender auch an die kürzesten E-Mails seine ganze Firmierung anhängen muss.

Know-How Seit dem 1. Januar 2007 muss die Signatur gewerblicher E-Mails bestimmte Informationen über das versendende Unternehmen enthalten. Im Zuge der Umsetzung des Gesetzes über elektronische Handelsregister (BGBI 2006 Teil I Nr. 52, S. 2553) wurden die Regelungen zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen geändert. In den § 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG wurde jeweils bezüglich der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der Passus „gleichviel welcher Form“ eingefügt. Die Konsequenz: Die Pflichtangaben der genannten Vorschriften müssen auch in der Signatur von geschäftlichen E-Mails angegeben werden. Bei Nichteinhaltung der Vorschrift besteht die Gefahr, dass Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber kostenpflichtig abgemahnt wird. Hier die wichtigsten Elemente einer geschäftlichen Signatur: 왘

Rechtsform

왘

Sitz der Gesellschaft

왘

Registergericht der Gesellschaft

왘

Nummer des Handelsregistereintrags

왘

Alle Geschäftsführer

왘

Vorsitzender des Aufsichtsrats

Beispielsignatur für eine GmbH & Co KG:

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E-Mail mit Outlook

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Mit freundlichen Grüßen

Robert Mühlhäuser Geschäftsführer Schaller GmbH & Co. KG Telefon: 089 / 1234 Telefax: 089 / 1235 Mobil: 0171 / 12345 Schaller GmbH $ Co. KG Industriestraße 34 80231 Zeintling

Handelsregister HRA München 1234 Pers. Haft. Gesellschafter: Schaller GmbH, Industriestraße 34 80231 Zeintling Geschäftsführer: Ulrich Meier, Helga Fritsch, Uwe Müller

Mails schreiben, senden und empfangen E-Mails schreiben, Adressaten suchen, Anhänge einfügen – auch die digitale Postbearbeitung kostet Zeit. Halten Sie E-Mails so kurz wie möglich, aber so ausführlich wie nötig, und nehmen Sie sich Zeit, um sie auf Tippund Grammatikfehler zu überprüfen. Und verzichten Sie nicht auf Floskeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“, das sollte Ihnen jeder Mailempfänger wert sein. Bedenken Sie: Auch E-Mails hinterlassen einen nachhaltigen Eindruck.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Mails schreiben 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, oder drücken Sie (Strg)+(N), um eine neue Mail zu erstellen. 2. Geben Sie im Feld An den oder die Empfänger an, trennen Sie mehrere Adressen mit Semikolon. 3. Im Feld Cc (Carbon Copy) tragen Sie den oder die Empfänger ein, mit Semikolon als Trennzeichen. 4. Klicken Sie auf An bzw. Cc, wenn Sie die Adressen aus Ihrem Kontakteordner oder aus dem Adressenverzeichnis des Exchange-Servers abholen wollen. Hier steht auch ein weiteres Feld BCC (Blind Carbon Copy) zur Verfügung. Tragen Sie hier Empfängeradressen ein, die nicht von anderen Empfängern gesehen werden können. 5. Geben Sie einen Betreff ein, und schreiben Sie den Nachrichtentext. 6. Klicken Sie auf Senden, um die Mail zu verschicken. 7. Die Nachricht landet zunächst im Postausgang und verbleibt dort, bis sie vollständig gesendet ist.

Abbildung 1.59: Eine neue E-Mail

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Tipps für schnelle E-Mails:

Tipp

Klappen Sie die Multifunktionsleiste im Nachrichtenfenster zu, drücken Sie dazu (Strg)+(F1). Wenn eine Nachricht im Postausgang „hängen bleibt“, ziehen Sie sie zurück in den Entwurf-Ordner und senden sie erneut. Nutzen Sie das Office-Menü des Nachrichtenfensters. Wählen Sie Editor-Optionen, um wichtige Voreinstellungen wie die Rechtschreibprüfung zu kontrollieren.

Anhänge versenden Wenn Sie mit Ihrer Nachricht eine Datei versenden wollen, schalten Sie um auf das Register Einfügen. Klicken Sie auf Datei anfügen, und suchen Sie die Datei. Klicken Sie auf Einfügen, und die Datei wird in die Nachricht eingefügt. In der damit neu eingeblendeten Zeile Angefügt sehen Sie den Anhang und die Dateigröße. Weitere Anhänge werden mit Semikolon als Trennzeichen in die gleiche Zeile eingetragen.

Tipp

Abbildung 1.60: Die Datei wird in der Anhänge-Zeile angezeigt.

Eine schnellere Methode, um Anhänge in Nachrichten einzufügen: Ziehen Sie einfach die Datei aus einem Windows Explorer-Fenster in das Nachrichtenfenster.

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Achten Sie darauf, dass viele Mailserver Anhänge blockieren, die ein potenzielles Risiko darstellen. Das gilt für Microsoft Office-Dateien, die grundsätzlich Makros enthalten können, die selbstständig nach Aktivierung der Datei starten. Die Dateiendung entscheidet über den Dateityp: Dateiendung

Behandlung

MDB, ACCDB

Microsoft Access-Datenbanken, werden blockiert

XLS, XLSX, XLSM

Microsoft Excel-Arbeitsmappen, werden blockiert

DOC, DOCX, DOCM Microsoft Word-Dateien, werden blockiert ZIP, RAR

Archivdateien, werden von vielen Servern blockiert, obwohl sie beim Öffnen nicht aktiv werden.

JPG, GIF, PNG, BMP Grafikdatei-Formate, werden selten blockiert, da sie keine ausführbaren Codes enthalten können. MOV, AVI, MPG, Videoformate, werden selten blockiert, da sie MPEG, MPG3, MPG4 keine ausführbaren Codes enthalten können. SWF

Flash-Dateien, werden meist blockiert, können beim Öffnen aktiv werden.

Tipp

Tabelle 1.7: Dateiendungen und deren Behandlung durch Mailserver

Die Blockade von Anhängen durch Mailserver können Sie natürlich umgehen, indem Sie die Dateien kurzfristig umbenennen und JPG oder eine andere für den Server unbedenkliche Endung verwenden. In der Praxis „kennen“ die Server aber den Trick und prüfen Anhänge unabhängig von der Endung auf ausführbare Codes. Die bessere Methode: Richten Sie einen Ordner im Netzwerk oder einen FTP-Zugang auf Ihrer Domäne oder im Intranet ein, und teilen Sie Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern den Link mit, über den sie Ihre Dateien downloaden können.

Mails empfangen, beantworten, weiterleiten, löschen Sehen Sie unter Extras/Optionen nach, in welchem Zeitintervall Ihre Mails vom Server abgeholt werden (Exchange-Server-Mails werden ohne Zeitverzögerung übermittelt).

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Ihre Nachrichten landen im Posteingang, die nachstehende Ziffer zeigt an, wie viele Mails Sie noch nicht gelesen haben. Klicken Sie die Mail einmal an, sehen Sie den Inhalt im Vorschaufenster (falls aktiv), ein Doppelklick öffnet die Nachricht in einem neuen Fenster. Sie können gleich auf Antworten klicken, und der Absender wird in der neuen Mail zum Empfänger. Mit Weiterleiten erstellen Sie eine Kopie der Nachricht, die Sie an andere Empfänger senden können. Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie die Nachricht sofort löschen wollen.

Abbildung 1.61: Neue Nachrichten sind eingetroffen.

Mails gezielt löschen Drücken Sie die (Entf)-Taste, um eine Mail zu löschen. Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird sie in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Wollen Sie die Mail entfernen, drücken Sie (ª)+(Entf). In beiden Fällen lässt sich die Löschung mit (Alt)+(æ__) wieder rückgängig machen.

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Markieren Sie mehrere Mails in der Mailliste mit der (Strg)- oder (ª)Taste, und löschen oder kopieren Sie sie in einen anderen Ordner.

Optimierte E-Mailverwaltung Die tägliche Bearbeitung der elektronischen Post nimmt viel Zeit in Anspruch, deshalb ist eine Optimierung der Arbeitsoberfläche unerlässlich. Richten Sie Outlook ein, definieren Sie passende Ansichten, und erstellen Sie eine Ordnerstruktur zur Archivierung der E-Mails.

Outlook Heute Die Übersicht über alle Outlook-Komponenten in Outlook Heute werden Sie in der Praxis weniger brauchen als die Mailliste. Schalten Sie Outlook Heute ab: 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Persönliche Ordner. 2. Wählen Sie Outlook Heute anpassen. 3. Deaktivieren Sie im Outlook Heute-Fenster die Option Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln. 4. Speichern Sie die Änderungen, und starten Sie Outlook neu. Outlook startet jetzt mit dem Posteingang als aktivem Mailordner.

Ansichten Das Menü Ansichten bietet verschiedene Ansichtsoptionen für die E-Mail. Probieren Sie die unterschiedlichen Ansichten: Anordnen nach: Datum/Gruppen anzeigen. Ordnen Sie Ihre Mails nach Datum in Gruppen (Heute, Gestern …). Damit haben Sie die neuesten Mails immer oben im Fenster. Um die Mails schnell umzuordnen, klicken Sie in die Kopfzeile über der ersten Nachricht. Aktuelle Ansicht: Wählen Sie die einfache Nachrichtenansicht ohne Vorschau, deaktivieren Sie auch die Option AutoVorschau. Damit erhalten Sie eine eigene Nachrichtenspalte, und erst mit dem Klick auf eine der Nachrichten wird deren Inhalt angezeigt. Die Ansicht Nachrichten mit Autovorschau listet die Mails zeilenweise.

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Navigationsbereich Normal: Blendet links außen den Navigationsbereich mit den Hauptkomponenten E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen ein. Wenn Sie den Favoritenordner nicht nutzen, schalten Sie ihn hier aus. Aufgabenleiste: Diese Leiste aktivieren Sie nur, wenn Sie mit Aufgaben arbeiten, sie wird am rechten Rand eingeblendet. Lesebereich: Das ist der Anzeigebereich für den Inhalt der markierten Nachricht. Schalten Sie den Lesebereich nur aus, wenn Sie die Mailliste alleine sehen wollen, ansonsten können Sie ihn unter der Liste oder im Fenster rechts neben der Mailliste einblenden. Statusleiste: Schalten Sie diese Leiste am unteren Fensterrand ein, sie meldet ständig die Anzahl der Objekte im aktiven Ordner.

Abbildung 1.62: Outlook optimiert: Navigationsbereich, Nachrichtenliste und Lesebereich

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Ordnerstruktur Um Nachrichten zwischen Ordnern zu verschieben, ziehen Sie diese einfach mit gedrückter Maustaste an ihre neue Position. Halten Sie dabei die (Strg)-Taste gedrückt, wird die Nachricht kopiert. Versuchen Sie, Ihren Posteingang freizuhalten. Wenn die Statusleiste ständig mehrere Hundert Objekte meldet, haben Sie längst den Überblick verloren. Verwalten Sie Mails mit System, und dazu gehört ein Ordnersystem: 1. Markieren Sie den Ordner Posteingang im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste. 2. Wählen Sie Neuer Ordner. 3. Geben Sie den Ordnernamen ein, und bestätigen Sie mit OK. 4. Erstellen Sie zwei weitere Ordner für den Posteingang. Wichtig ist die Benennung der Ordner, da diese alphabetisch aufsteigend einsortiert werden. Wählen Sie passende Ordnernamen, oder stellen Sie Sonderzeichen (!, # etc.) vor die Bezeichnung, diese haben bei der Sortierung Vorrang vor Buchstaben: Ordner 1: # Absolut wichtig, Prio 1 Ordner 2: ## Diese Woche erledigen Ordner 3: ### Hat Zeit

Tipp

Diese drei Ordner sind für die wichtigen Mails reserviert, weitere Ordner sollten Sie zu Archivierungszwecken einrichten.

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Achten Sie aber auf den Schubladeneffekt: Je mehr Schubladen ein Schrank hat, desto mehr überflüssigen Müll werden Sie darin sammeln. Erledigen Sie wichtige Mails wenn möglich sofort nach dem Lesen. Zwingen Sie sich, Unwichtiges zu löschen. Im Notfall lässt sich eine gelöschte Mail immer aus dem Ordner Gelöschte Objekte holen.

E-Mail mit Outlook

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Abbildung 1.63: Eine Ordnerstruktur hilft, Mails zu verwalten.

Wichtige Mails werden sofort bearbeitet. Falls das nicht möglich ist, lassen Sie die Mail im Posteingang stehen oder schieben sie in den Ordner Wichtig.

Kontrolle ist gut … Mit Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern oder Projektbeteiligten in Kontakt zu treten ist durch E-Mails natürlich besonders einfach und schnell geworden. Doch die schnelle digitale Kommunikation hat auch ihre Schattenseiten: Zu viel Nutzloses verstopft die Postfächer, wichtige Informationen sind unwichtigen gleichgestellt, und nicht selten wird die E-Mail als Problemverlagerer missbraucht: Hauptsache, die Arbeit ist vom Tisch, der Empfänger hat sich darum zu kümmern. Führungskräfte sollten Outlook nicht als Mailprogramm, sondern als Kommunikationssystem betrachten. Der Mailversand ist der erste Teil der Information, zum Prozess gehören auch die Priorisierung und die Nachverfolgung.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Wichtigkeit setzen Outlook bietet die Möglichkeit, Nachrichten mit Wichtigkeiten zu versehen. Das sollte Sie als Führungskraft aber nicht dazu verleiten, jede Mail als besonders wichtig auszuzeichnen, das würde den Effekt ins Gegenteil verkehren. Setzen Sie den Schalter sparsam ein, dann wird er auch wahrgenommen: 1. Klicken Sie auf Neue Nachricht, um eine neue E-Mail zu erstellen. 2. Schalten Sie im Register Nachricht in der Gruppe Optionen per Klick auf das Symbol mit dem roten Ausrufezeichen die Wichtigkeit Hoch ein. Das Symbol mit dem blauen Pfeil setzt die Wichtigkeit auf Niedrig. 3. Klicken Sie auf das Dialogfeldkästchen rechts unten an der Gruppe, um das Dialogfeld einzublenden. Hier können Sie neben der Wichtigkeit einen weiteren Schalter für die Vertraulichkeit setzen.

Abbildung 1.64: Wichtigkeit und Vertraulichkeit von Nachrichten kennzeichnen

Absichern mit Rückmeldungen Ist Ihre Mail überhaupt angekommen? Wenn Sie Rückmeldungen setzen, kann sich der Empfänger nicht herausreden. Eine Übermittlungsmitteilung sollten Sie bei unsicheren Mailadressen einsetzen, damit Sie sichergehen können, dass die Nachricht angekommen ist.

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1. Erstellen Sie eine neue Nachricht. 2. Schalten Sie um auf Optionen, und wählen Sie in der Gruppe Verlauf die Option Übermittlungsbestätigung anfordern oder Lesebestätigung anfordern. Die Übermittlungsbetätigung erhalten Sie in Ihr Postfach, sobald die Mail an den Empfänger geliefert wurde. Die Lesebestätigung bewirkt, dass der Empfänger nach dem Öffnen der Mail eine Nachricht erhält. Er kann diese mit OK bestätigen, worauf Sie vom Server eine Mail erhalten, aus der Sie entnehmen können, wann die Nachricht gelesen wurde. Klickt der Empfänger auf Abbrechen, wird keine Lesebestätigung gesendet.

Nachverfolgen Sie können jede E-Mail mit einer Nachverfolgung versehen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter an die Erledigung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Zeitraum erinnern. Dazu wird die Mail mit einer Aufgabe gekoppelt. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und schreiben Sie eine E-Mail. 2. Markieren Sie unter Nachricht/Optionen das Symbol Nachverfolgung, und wählen Sie Benutzerdefiniert. 3. Kreuzen Sie Für mich kennzeichnen an, wenn Sie für die aktuelle Mail eine Aufgabe in Ihrem Outlook produzieren wollen. 4. Kreuzen Sie Für Empfänger kennzeichnen an, wenn Sie dem Empfänger eine Aufgabe mitgeben wollen. 5. Wählen Sie eine passende Kennzeichnung (Antwort, Weiterleitung …), und tragen Sie bei Bedarf eine Erinnerung ein. Wenn Sie Nachverfolgungen entfernen wollen, klicken Sie die Nachricht im Ordner Gesendete Nachrichten mit der rechten Maustaste an und wählen Als erledigt markieren. Erinnerungen entfernen Sie auch auf diese Weise. Löschen Sie erledigte Nachrichten auch aus Ihrem Aufgabenordner.

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Tipp

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Tragen Sie Nachverfolgungen für Empfänger nur ein, wenn diese Bescheid wissen. Nicht jeder Mailadressat wird begeistert sein über Pflichten, die ihm mit Ihrer Mail auferlegt werden.

Abbildung 1.65: Die E-Mail wird mit einer Nachverfolgung versehen.

Delegieren Wenn Sie eine Nachricht an einen Mitarbeiter senden, die Antwort aber nicht selbst empfangen, sondern delegieren wollen, tragen Sie eine Umleitung ein: 1. Erstellen Sie eine neue Nachricht. 2. Schalten Sie um auf Optionen, und wählen Sie Weitere Optionen/Direkte Antworten auf. 3. Tragen Sie unter Übermittlungsoptionen/Antworten senden an eine Mailadresse ein. Per Klick auf Namen auswählen können Sie diese auch aus Ihrem Kontakteordner holen.

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Abbildung 1.66: Delegieren Sie die Antwort auf Ihre E-Mail an andere Mitarbeiter.

Umleiten und blockieren E-Mails, die Sie nicht brauchen, kosten Ihre Zeit. Definieren Sie Regeln und Benachrichtigungen für alle Sorten von Mails, leiten Sie Mails um, und blockieren Sie, was Sie blockieren würde. 1. Wählen Sie Extras/Regeln und Benachrichtigung. 2. Erstellen Sie neue Regeln, oder verwalten und ändern Sie bereits eingetragene Regeln.

Abbildung 1.67: Ein Regel-Assistent steht für die Definition von Regeln bereit.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Tipp

Sie können eine Regel auch direkt aus der Nachricht heraus erstellen. Markieren Sie diese mit der rechten Maustaste in der Mailliste, und wählen Sie im Kontextmenü Regel erstellen. Die Informationen aus der Mail sind bereits eingetragen, Sie können die Regel fertig definieren. Vorsicht mit Regeln, die Nachrichten ungelesen löschen: Der Absender erhält von Outlook eine entsprechende Mitteilung, was nicht unbedingt karrierefördernd sein muss.

Praxisbeispiel: CC-Mails herausfiltern

Haben Sie sich schon öfter über sogenannte CC-Mails geärgert? Das sind Nachrichten, in denen Sie nicht direkt als Empfänger, sondern nur als CC (Carbon Copy) eingesetzt sind. In der Praxis sind diese weniger wichtig, und manche Kollegen übertreiben es mit dem Informationsbedürfnis und senden grundsätzlich alles mit „CC“ an möglichst viele Mitstreiter. Schieben Sie einen Riegel vor, verschieben Sie alle Nachrichten, in denen Sie nur als CC-Empfänger vorgesehen sind, in einen eigenen Ordner. 1. Erstellen Sie einen neuen Ordner im Posteingang, nennen Sie diesen „CC-Mails“. 2. Wählen Sie Extras/Regeln und Benachrichtigung. 3. Klicken Sie auf Neue Regel. 4. Wählen Sie Nachricht von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben. Klicken Sie auf Weiter. 5. Kreuzen Sie diese Bedingung an: die meinen Namen im Feld „Cc“ enthält 6. Klicken Sie unter 2. Schritt auf Zielordner, und markieren Sie den Ordner CC-Mails. 7. Klicken Sie auf Weiter, und kreuzen Sie die Aktion an: diese in den Zielordner verschieben

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8. Klicken Sie auf Weiter, und tragen Sie die Ausnahmen ein. Wenn Sie bestimmte Personen (Chef …) ausnehmen wollen, wählen Sie die erste Option und tragen im 2. Schritt die E-Mail-Adresse der Person ein. 9. Klicken Sie auf Weiter, und tragen Sie den Regelnamen CC-Mails ein. Aktivieren Sie die Regel gleich für alle bereits erhaltenen Mails im Posteingang und für alle Konten.

Abbildung 1.68: Die neue Regel sortiert CC-Mails in einen Ordner aus.

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Korrespondenz und Textverarbeitung

Junk-Mails und SPAM Sie werden als moderne Menschheitsplage bezeichnet: Junk-Mails (SPAM) verstopfen täglich Millionen von Mailboxen und belasten die Netze. Werbemüll, unseriöse Angebote für Potenzmittel, Aktienempfehlungen und zwielichtige erotische Angebote gehören noch zu den harmlosen JunkMails. Gefährlicher sind Phishing-Mails, die zur Eingabe von Kontendaten auffordern oder auf gefährliche Seiten lotsen. Grundsätzlich gilt: Für den Schutz vor Werbemüll und SPAM ist nicht Outlook als E-Mail-Client verantwortlich, sondern der Mailserver. Wenn Sie Ihr Mailkonto bei einem Maildienst (MSN, GMX, Google Mail, Web.de …) eingerichtet haben, muss dieser den größtmöglichen Schutz bieten und so wenig Mailmüll wie möglich durchlassen. Das gilt auch für Service-Provider, die Ihnen eine Internet-Domäne mit Mailkonten zur Verfügung stellen. In der Paxis haben ISPs wie 1&1 oder Strato zusätzliche SPAM-Filter im Angebot, die gegen ein geringes Aufgeld für jedes Mailkonto freigeschaltet werden können.

Junk-Filter einrichten Outlook stellt einen Filter für Werbemüll zur Verfügung, richten Sie diesen nach Ihren Wünschen ein: 1. Wählen Sie Extras/Optionen. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf Junk-E-Mail. 2. Schalten Sie unter Optionen die passende Schutzstufe ein. Wählen Sie Hoch, wenn Sie zu viel Müll im Posteingang finden. Hyperlinks in Phishing-Nachrichten sollten deaktiviert sein. 3. Unter Sicherer Empfänger tragen Sie Adressen von Absendern ein, deren Mails niemals als Junk-Mail identifiziert werden sollen (nur sinnvoll bei Sicherheitsstufe hoch). 4. Hartnäckige Junk-Mail-Sender können Sie in die Liste der blockierten Absender aufnehmen.

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E-Mail mit Outlook

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Diese Klassifizierung können Sie im Posteingang für jede einzelne Mail vornehmen. Markieren Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Junk-E-Mail. Blockieren Sie den Absender oder weisen Sie ihn als sicher aus.

Abbildung 1.69: Der Absender der Nachricht wird als Junk-E-Mail-Sender klassifiziert.

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Rechnen und Kalkulieren

Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel stellt das Office-Paket das leistungsfähigste und weltweit meistverbreitete Rechenwerkzeug zur Verfügung. Nutzen Sie Excel für alle Kalkulationsaufgaben von der einfachen Umsatzübersicht bis zum komplexen Controllingmodell, verwalten Sie kleinere Datenbestände in Listen, und importieren Sie Daten aus Vorsystemen wie SAP oder Oracle. Mit mehr als 400 Funktionen unterstützt Sie Excel auch beim Anlegen von Soll-Ist-Vergleichen, finanzmathematischen Tabellen und Was-wäre-wenn-Analysen, und für die Visualisierung stehen Diagramme und SmartArts bereit. Nutzen Sie Excel zweckgebunden: Einfache Tabellen und Verknüpfungen zwischen mehreren Tabellen über Verweisfunktionen sind kein Problem. Größere Listen und Datenbestände sollten Sie besser mit dem Datenbankprogramm Access verwalten. Beide Programme sind ideal aufeinander abgestimmt, und die Kombination von Excel und AccessDatenbanken ist in der Regel besser als komplexe Mehrfachverknüpfungen zwischen Kalkulationstabellen.

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Rechnen und Kalkulieren

Erste Schritte mit Excel Ein schnelles Startsymbol Excel wird sicher zu den am häufigsten benutzten Programmen auf Ihrem PC oder Notebook gehören. Um das Programm schnell starten zu können, ziehen Sie einfach ein Startsymbol in das Startmenü oder noch besser in die Schnellstartleiste: 1. Klicken Sie auf Start/Programme/Microsoft Office. 2. Suchen Sie das Excel-Symbol, und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie An Startmenü anheften oder Senden an/ Desktop. 3. Aktivieren Sie in der Taskleiste die Symbolleiste Schnellstart (rechte Maustaste). 4. Suchen Sie das Excel-Symbol im Programme-Menü oder auf dem Desktop, und ziehen Sie es einfach mit gedrückter Maustaste in die Schnellstartleiste. Halten Sie dabei die (Strg)-Taste fest, wird das Symbol kopiert.

Abbildung 2.1: Das Excel-Symbol im Startmenü und in der Schnellstartleiste

Die Arbeitsmappe Die Mappe ist die Speicherform für Tabellen, eine Mappe kann beliebig viele Tabellenblätter enthalten.

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Erste Schritte mit Excel

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1. Starten Sie Excel, und wählen Sie im Office-Menü Neu, um eine neue Mappe anzulegen. 2. Klicken Sie auf die Vorlage Leere Arbeitsmappe und auf Erstellen. Sie können auch (Strg)+[N] für eine neue Mappe mit dieser Vorlage als Basis drücken.

Tipp

Arbeitsmappe speichern: Klick auf das Speichersymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Office-Menü/Speichern/ Speichern unter. Arbeitsmappe schließen: Office-Menü/Schließen. Wechseln zwischen offenen Arbeitsmappen: Ansicht/Fenster/ Fenster wechseln oder (Strg)+[F6]. Arbeitsmappe drucken oder in der Seitenansicht anzeigen: Office-Menü/Drucken.

Vorlagen Excel bietet eine Reihe von Vorlagen für Arbeitsmappen an, von denen einige lokal gespeichert sind, die meisten (und besseren) aber über Office Online aus dem Internet bezogen werden. Klicken Sie im Office-Menü auf Neu. Unter Vorlagen/Leer und zuletzt verwendet sehen Sie nur die Standardvorlage bzw. die zuletzt benutzten Vorlagen. Installierte Vorlagen zeigt eine Liste mit einfachen Vorlagen wie Rechnungsblatt, Kreditberechnung, Monatsbudget oder Zeitkarte. Diese Vorlagen sind lokal installiert. Unter Meine Vorlagen sind die Vorlagen zu finden, die Sie selbst abspeichern. Um eine Vorlage hier zu hinterlegen, speichern Sie eine Arbeitsmappe als Vorlage, und wählen als Speicherort Vertrauenswürdige Vorlagen. Neu von vorhandenem bietet die Möglichkeit, eine gespeicherte Arbeitsmappe als Vorlage für eine neue Mappe zu verwenden.

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Rechnen und Kalkulieren

Die Rubrik Microsoft Office Online bietet eine große Auswahl an Vorlagen, einige davon sind gut ausgearbeitet und enthalten viele Anregungen.

Abbildung 2.2: Vorlagen für neue Arbeitsmappen, lokal oder aus dem Internet

Kompatibilitätsmodus Mit Office 2007 hat Microsoft einen Schritt getan, der längst fällig war. Das Dateiformat für Excel-Dateien ist XML, die von der ersten Version an gebräuchliche Speicherform als Binärdatei wird abgelöst durch eine Archivdatei, in der die Daten getrennt sind. Sehen Sie sich das Archiv an: 1. Markieren Sie eine XLSX-Datei im Windows Explorer, und ändern Sie die Dateiendung in .zip. 2. Klicken Sie doppelt auf das Zip-Archiv, um es zu öffnen. Die einzelnen Ordner werden sichtbar, Sie können die XLM-Codes und die Bilder einzeln überprüfen. 3. Ändern Sie die Dateiendung wieder in XLSX, damit die Datei weiter mit Excel 2007 geöffnet werden kann.

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Erste Schritte mit Excel

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Abbildung 2.3: Excel-Dateien sind Archive für XML-Codes und Bilder.

Excel 2007 kann binäre Dateien aus den Vorgängerversionen einlesen, wandelt diese aber nicht automatisch in sein XML-Format um. Die Kopfzeile des Programmfensters zeigt, was mit der Datei passiert, sie wird im Kompatibilitätsmodus geöffnet. In diesem Modus sollte sie auch weiter bearbeitet werden, wenn andere Anwender mit Excel-Versionen 97/2000/XP oder 2003 darauf zugreifen wollen. Alle Tabellen behalten dabei ihre ursprüngliche Größe von 65.536 Zeilen und 256 Spalten. Wollen Sie die Datei ausschließlich mit Excel 2007 bearbeiten, konvertieren Sie sie über das Office-Menü: 1. Öffnen Sie die XLS-Datei. 2. Wählen Sie Office/Konvertieren. Bestätigen Sie die Meldung, dass die Datei geschlossen und wieder geöffnet werden muss, mit Klick auf Ja.

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Rechnen und Kalkulieren

Jetzt steht die Datei im neuen Format und mit neuer Dateiendung (XLSX oder XLSM) zur Verfügung, die ursprüngliche XLS-Datei bleibt unverändert erhalten. Überprüfen Sie die Dimension der neuen Datei: Drücken Sie (Strg)+(¼), bis Sie die letzte Zeile mit der Nummer 1.048.576 sehen, und (Strg)+(Æ) bis zur letzten Spalte (XFD, Spalte 16.384).

Die Tabelle Eine neue Arbeitsmappe enthält immer drei Tabellen. Diesen Wert können Sie in den Excel-Optionen im Office-Menü ändern, neue Tabellen lassen sich aber einfach über die Registerleiste einfügen. Klicken Sie auf das letzte Register, erhalten Sie ein neues Tabellenblatt. Tabellen lassen sich verschieben, kopieren und auch wieder löschen, klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Register, und wählen Sie den entsprechenden Befehl. Weisen Sie Ihren Tabellenblättern auch unterschiedliche Registerfarben zu.

Abbildung 2.4: Alle Befehle zur Tabellensteuerung finden Sie im Kontextmenü des Registers.

Eine Tabelle besteht aus 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Diese Werte drücken je eine 2er-Potenz aus. Nutzen Sie Excel gleich zur Berechnung, schreiben Sie diese Formeln, und drücken Sie (¢): =2^20 =2^14

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Ergebnis: 1.048.576 Ergebnis: 16.384

Erste Schritte mit Excel

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Zellbearbeitung Jede Zelle in der Tabelle hat mehrere Ebenen. Angezeigt wird der Text oder die Zahl, die eingegeben oder über eine Formel berechnet wird. Für die Darstellung der Zahl ist das Zahlenformat zuständig, es wandelt auch serielle Zahlen in Datumswerte um. Dazu kann die Zelle noch formatiert werden mit Schrift, Schriftgröße, Muster, Farben, Rahmen u.a.

Abbildung 2.5: Die Schichten einer Zelle

Texteinträge stehen immer linksbündig, Zahlen und Datumswerte rechtsbündig. Excel interpretiert die Eingabe nach dem Drücken der (¢)-Taste oder Klick auf das Symbol Eingeben und weist Zahlen das entsprechende Zahlenformat zu. Aus 01,20 wird 1,2, die Eingabe 1.09 oder 1/9 wird als Datum (1. Januar 2009) gewertet, und das Euro-Zeichen hinter der Zahl aktiviert automatisch das Zahlenformat Währung. Mit dem =-Zeichen wird eine Formel eingeleitet, sie kann aus Zahlen, mathematischen Operatoren und Zellbezügen bestehen oder eine Funktion enthalten, die wiederum Zahlen oder Zellbezüge als Argumente benötigt. Formeln: =20 * 2 =230 / 1,5 * ( 2 + 1,09 ) * 100 =A1 * 2,5 =A1 + B1 + 350 + C1

Funktionen: =SUMME(10;20;30) =SUMME(A1;A2;A3) =SUMME(A1:A3) =WENN(A1>0;B1;200)

Argumente: Zahlen Argumente: Zellbezügen Argument: Zellbereich Argumente: Bedingung, Zellbezug und Zahl

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.6: Das Zahlenformat regelt die Anzeige der Zahl, Texte sind immer linksbündig.

Relative und absolute Bezüge Der Bezug ist zunächst einmal eine Zelladresse. Wenn Sie in einer Formel einen relativen Bezug verwenden, beziehen Sie sich auf die relative Position der Zelle, und der Bezug wird beim Kopieren der Formel angepasst: A1: 100 B1: =A1 Formel kopiert nach B2: =A2

Ergebnis: 100

Schreiben Sie den Bezug aber absolut, ist die Zelle selbst gemeint, beim Kopieren der Formel wird der Bezug nicht angepasst. A1: 100 B1: =$A$1 Formel kopiert nach B2: =$A$1

Ergebnis: 100

Zellzeiger und Füllkästchen Das Füllkästchen ist eines der wichtigsten Werkzeuge in der ExcelTabelle: Das kleine schwarze Quadrat rechts unten am Zellzeiger wird mit gedrückter Maustaste nach unten, oben rechts oder links gezogen, der Bereich füllt sich automatisch ausgehend vom Inhalt der aktiven Zelle: Startwert: Januar Füllung: Februar, März, April … Startwert: 1.1.2009 Füllung: 2.1.2009, 3.1.2009 … 144

Erste Schritte mit Excel

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Startwert: Montag Füllung: Dienstag, Mittwoch, Donnerstag … Im Office-Menü finden Sie die Excel-Optionen, und auf der ersten Registerkarte Häufig verwendet steht eine Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. Klicken Sie diese an, sehen Sie alle Füllreihen, die Excel automatisch produzieren kann, wenn ein Anfangswert vorliegt. Mit Importieren können Sie aus einem Bereich der aktiven Tabelle eine eigene Liste generieren.

Abbildung 2.7: Füllkästchen und benutzerdefinierte Listen in den Excel-Optionen

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Rechnen und Kalkulieren

Zellformatierung Für die Formatierung der Zellen bietet Excel zahlreiche Werkzeuge in der Multifunktionsleiste an, die wichtigsten davon finden Sie aber immer auch im Kontextmenü der rechten Maustaste. Markieren Sie die zu formatierenden Zellen (besser ganze Zeilen oder ganze Spalten), und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü.

Abbildung 2.8: Die wichtigsten Formatierungen im Kontextmenü

In der Multifunktionsleiste sind die Formatiersymbole auf mehrere Gruppen verteilt. Wenn Sie alle Formatierungen wie in den Vorgängerversionen in einem Dialogfenster sehen wollen, klicken Sie auf das Dialogfeldkästchen rechts unten an der Gruppe Start/Schriftart, Start/Ausrichtung oder Start/Zahl.

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Erste Schritte mit Excel

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Abbildung 2.9: Formatierwerkzeuge und Formatierdialog

Symbole und Zeichencodes Excel unterstützt Sie bei der Produktion von Zeichen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind (übrigens auch Word und PowerPoint). 1. Wählen Sie Einfügen/Text/Symbol. 2. Schalten Sie auf die Schriftart um, die in der aktiven Tabelle verwendet wird. 3. Mit dem Auswahlfeld rechts unten holen Sie den passenden Zeichencode. Wählen Sie ASCII (dezimal). 4. Markieren Sie das gewünschte Symbol. Im Zeichencode-Feld sehen Sie den ASCII-Code. 5. Klicken Sie auf Einfügen, um das Zeichen in die aktive Zelle zu holen.

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.10: Symbole und Zeichencodes

Tipp

ANSI-Codes sind vierstellig, stellen Sie eine 0 vor den ASCII-Code. Wenn Sie die (Alt)-Taste gedrückt halten und diese Kombination auf der Zehnertastatur eintippen, erhalten Sie das entsprechende Symbol.

Kalkulationstechniken Sie können bereits Tabellen und Arbeitsmappen erstellen, Zellen mit Zahlen und Werten füllen und formatieren und einfache Formeln sowie Summen mit der Funktion SUMME() erstellen. Lernen Sie jetzt weitere grundlegende Techniken der Tabellenkalkulation kennen: 왘

Komplexe Formeln schreiben

왘

Relative und absolute Bezüge verwenden

왘

Verknüpfungen zwischen Tabellen anlegen

왘

Einfache Diagramme in die Tabelle zeichnen

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Kalkulationstechniken

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Praxisbeispiel: Jahresplanung Umsatz

CD-ROM

Ihre Firma hat Filialen in München, Frankfurt und Berlin. Sie haben die Aufgabe, die Jahresumsätze zu planen und die monatlichen Umsatzberichte mit den Planzahlen zu vergleichen. Das Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Umsatzauswertung.xlsx

1. Starten Sie Excel über das Excel-Symbol im Startmenü oder in der Schnellstartleiste. Eine neue Arbeitsmappe mit der Bezeichnung Mappe1 wird automatisch gestartet, falls nicht, drücken Sie (Strg)+[N] oder wählen Office-Menü/Neu. 2. Schreiben Sie den ersten Monat in die Zelle A2 der ersten Tabelle: A2: Januar

3. Ziehen Sie das Füllkästchen rechts unten am Zellzeiger nach unten, bis der Monat Dezember erreicht ist. Schreiben Sie die Namen der Filialen in die erste Zeile: B1: Frankfurt C1: München D1: Berlin

4. Tragen Sie die Planzahlen ein. Die erste Filiale sollte mit 200.000 Umsatz beginnen und diesen pro Monat um 10% steigern: B2: 200.000 B3: = B2*1,1

5. Öffnen Sie die Zelle B3 mit der Taste (F2), und ändern Sie die Formel. Verwenden Sie die Funktion GANZZAHL(), um das Ergebnis ohne Nachkommastellen zu berechnen: B3: =GANZZAHL(B2*1,1)

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Rechnen und Kalkulieren

6. Kopieren Sie die Formel mit dem Füllkästchen nach unten bis zum Dezember. Tragen Sie dann die Planzahlen für die übrigen Filialen ein: München: Startwert 350.000, monatliche Steigerung 8% Berlin: Startwert 490.000, monatliche Steigerung 13%

7. Klicken Sie doppelt auf das Register der ersten Tabelle, und tragen Sie den Tabellennamen ein: Jahresplanung Alle Filialen

Tipp

8. Die Mappe speichern Sie per Klick auf das Speichersymbol oder mit (ª)+(F11). Nennen Sie sie Umsatzauswertung.xlsx. Mit der Tastenkombination (Strg)+[#] schalten Sie zwischen Formel- und Ergebnisansicht um. Sehen Sie sich die Formeln an, und schalten Sie mit der gleichen Kombination wieder zurück.

Abbildung 2.11: Die Jahresplanung für die Filialen ist erstellt.

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Kalkulationstechniken

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Tabelle formatieren und Summen bilden 1. Markieren Sie die Zeilennummern 1 und 2, und wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste Zellen einfügen. Schreiben Sie den Titel in die erste Zelle: A1: Umsatzplanung Alle Filialen

2. Formatieren Sie die Zelle über Start/Schriftart mit größerer Schrift (14 pt) und Fettdruck. Für die Kopfzeile der Liste (B3:D3) wählen Sie Start/ Ausrichtung/Zellenausrichtung formatieren. Stellen Sie die Schrift im 45°-Winkel dar.

Abbildung 2.12: Die formatierte Tabelle mit Zeilen- und Spaltensummen

3. Markieren Sie den Bereich B4:D16, und weisen Sie den Planzahlen über Start/Zahl das Zahlenformat Währung zu. Entfernen Sie mit dem entsprechenden Symbol die Nachkommastellen.

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Rechnen und Kalkulieren

4. Passen Sie die Spaltenbreiten der Spalten B, C und D an, markieren Sie diese im Spaltenkopf, und klicken Sie doppelt auf eine Zwischenlinie im Spaltenkopf, um die optimale Breite einzustellen. 5. Um die Summen der Monats- und Filialumsätze zu ermitteln, benutzen Sie das AutoSumme-Symbol in der Gruppe Start/Bearbeiten. Markieren Sie zuerst die Zielzelle, klicken Sie zweimal auf das Symbol, und kopieren Sie die automatisch ermittelte Summe per Füllkästchen. Tipp

Wenn Sie eine ###-Kette anstelle der Zahl sehen, ist die Spalte zu klein, ändern Sie die Spaltenbreite im Spaltenkopf.

Relative und absolute Adressierung Berechnen Sie als Nächstes den prozentualen Anteil des Monatsumsatzes am Gesamtumsatz. Hier kommt der absolute Bezug ins Spiel: Die Zelle mit dem Gesamtumsatz über alle Filialen darf im Unterschied zum Monatsumsatz nicht verändert werden, wenn die Formel kopiert wird. 1. Schreiben Sie die Spaltenüberschrift der nächsten Spalte: F3: %-Anteil

2. Berechnen Sie den Januarwert: F4: =E4/E16

Drücken Sie unmittelbar nach der Eingabe des zweiten Bezugs die Funktionstaste [F4]. Damit wird dieser Bezug absolut, und Sie können die Formel mit dem Füllkästchen nach unten kopieren: F4: =E4/$E$16 F5: =E5/$E$16 … F15: =E15/$E$16

3. Weisen Sie den markierten Zellen über Start/Zahl das Zahlenformat Prozent zu, und erhöhen Sie die Anzahl der Nachkommastellen.

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Kalkulationstechniken

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Abbildung 2.13: Der prozentuale Wert wird berechnet und formatiert.

Soll-Ist-Vergleich mit Verknüpfungen Wechseln Sie per Klick auf das Register zum zweiten Tabellenblatt, nennen Sie dieses Umsatz Soll-Ist. Kopieren Sie die Überschrift und die Monatsreihe aus der ersten Tabelle (Start/Zwischenablage/Kopieren oder (Strg)+[C]). Für die einzelnen Filialen legen Sie je eine Plan-Istund Abweichungsspalte an, und den Plan-Wert verknüpfen Sie aus der ersten Tabelle: 1. Markieren Sie die Zielzelle B5, und schreiben Sie ein =-Zeichen. 2. Klicken Sie auf das Register der ersten Tabelle, und markieren Sie die Zelle B4. 3. Drücken Sie die (¢)-Taste, um die Verknüpfung abzuschließen. 4. Verknüpfen Sie so auch die übrigen Planwerte, und kopieren Sie die relativen Verknüpfungsbezüge über alle Monatszeilen.

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.14: Die Planwerte werden in die Vergleichstabelle verknüpft.

Abweichung berechnen Tragen Sie Istwerte für die ersten Monate ein, und berechnen Sie die monatliche Abweichung für jede Filiale, die Gesamtsummen der Planund Istzahlen und den Restwert pro Filiale. Die Differenzformel für die Abweichung sichern Sie mit einer WENN-Funktion ab, damit sie nur berechnet wird, wenn ein Istwert vorliegt: 1. Markieren Sie die Zelle D5. 2. Wählen Sie Formeln/Funktionsbibliothek/Funktion einfügen. 3. Suchen Sie die Funktion WENN (Kategorie Zuletzt verwendet oder Alle). 4. Tragen Sie die Argumente der Funktion ein: Prüfung: C5 Dann_Wert: C5-B5 Sonst-Wert: ""

Berechnen Sie auch die Summen der Plan-Ist-Werte und den Jahresrestwert: B17: =SUMME(B5:B16) C17: =SUMME(C5:C16) C18: =C17-B17

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Kalkulationstechniken

Zahlenformat für negative Werte Um die negativen Werte in der Tabelle rot einzufärben, weisen Sie allen Zahlenwerten ein passendes Zahlenformat zu. 1. Markieren Sie alle Zahlenwerte in der Tabelle. 2. Öffnen Sie das Dialogfeld unter Start/Zahl, und markieren Sie das Zahlenformat Währung. Stellen Sie zwei Dezimalstellen, Währungssymbol und für negative Zahlen eine rote Schriftfarbe ein. 3. Sehen Sie sich das Zahlenformat unter Benutzerdefiniert an. Ein Zahlenformat setzt sich aus maximal vier Sektionen, jeweils getrennt durch ein Semikolon, zusammen. Die 0 ist ein Platzhalter für die Zahl, das #-Zeichen definiert die Position des Tausenderpunktes. Sektion

Formatiert

Beispiel

1

Positive Zahlen

#.##0,00 + #.##0,00

2

Negative Zahlen

[Rot]- #.##0,00

3

Null

0 oder "Null"

4

Text

@" angezeigter Text"

Tabelle 2.1: Vier Sektionen im Zahlenformat

Abbildung 2.15: Unter Benutzerdefiniert sehen Sie den Code des Zahlenformates.

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Rechnen und Kalkulieren

Zoomen in der Tabelle Je größer die Tabelle wird, desto mehr müssen Sie zeilen- und spaltenweise blättern. Nutzen Sie die Zoom-Funktion, sie verkleinert oder vergrößert die Tabelle schnell um einen bestimmten Faktor. Rechts unten am Programmfenster finden Sie die Zoomfaktor-Anzeige und einen Schieberegler zum Einstellen des Zooms. Schneller geht´s mit der Maus: Halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, und zoomen Sie mit dem Mausrad nach unten oder oben.

Tipp

Abbildung 2.16: Der Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungen und neuem Zahlenformat im Zoomfaktor 85%.

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Rahmenlinien weisen Sie mit dem Rahmensymbol unter Start/ Schriftart zu. Blenden Sie die Multifunktionsleiste per Doppelklick aus und bei Bedarf wieder ein.

Kalkulationstechniken

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Ein Soll-Ist-Diagramm pro Filiale Mithilfe eines Diagramms lässt sich das Soll-Ist-Verhältnis der einzelnen Filialumsätze besser visualisieren. Erstellen Sie für jede Filiale ein Diagramm: 1. Markieren Sie den Bereich A3:C7. 2. Wählen Sie Einfügen/Diagramme/Säule. 3. Entscheiden Sie sich für den ersten angebotenen Säulentyp (Gruppierte 2D-Säulen). 4. Das Diagramm wird in die Tabelle eingefügt, ziehen Sie es am Rand mit gedrückter Maustaste, setzen Sie das Objekt unter den Zahlenbereich der Filiale. Solange das Diagramm markiert ist, stehen in der Multifunktionsleiste die Diagrammtools zur Auswahl. Suchen Sie eine passende Diagrammvorlage, und probieren Sie die Diagrammlayouts, vordefinierte Formatierungen mit Titeln und Beschriftungen. Sie können aber auch jedes Element des Diagramms einzeln ändern. Klicken Sie es dazu mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie <element> formatieren (z.B. Achse formatieren). Achse formatieren: Nicht mit Quelle verknüpft, dieser Formatcode reduziert die Anzeige um drei Nullen: 0.

Beschriftungen: Unter Diagrammtools/Layout können Sie Diagrammund Achsentitel eintragen. Diagramm vervielfältigen: Zeigen Sie auf den Rand des Diagrammobjektes. Ziehen Sie diesen nach rechts weg, und drücken Sie zusätzlich die (Strg)-Taste. Lassen Sie zuerst die Maustaste los, und das Objekt ist kopiert. Verschieben Sie die blaue und grüne Farbmarkierung des neuen Diagramms auf die Beschriftung und die Zahlen der nächsten Filiale.

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.17: Für jede Filiale ein Soll-Ist-Diagramm

Gruppierungen und Bereichsnamen In diesem Beispiel lernen Sie folgende Excel-Techniken kennen: 왘

Zeilen gruppieren

왘

Arbeiten mit Bereichsnamen

왘

Punktediagramme

왘

Formularsteuerelemente

158

Gruppierungen und Bereichsnamen

2

Praxisbeispiel: Gewinnschwellenanalyse (Break-even)

CD-ROM

Führungskräfte in produzierenden Unternehmen haben neben ihrer Personalverantwortung häufig die Aufgabe, in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und dem Controlling die Einführung neuer Produkte zu planen und zu überwachen. Zu den wichtigsten Werkzeugen der Kalkulation gehört die Gewinnschwellen- oder Break-even-Analyse. Sie stellt Kosten und Erlöse gegenüber und ermittelt, ab welcher Produktionsmenge das neue Produkt bei Vorgabe eines kalkulierten Preises rentabel wird, d.h. in die Gewinnzone eintritt. Berechnen Sie den Breakeven-Point für ein neues Produkt Ihres Unternehmens. Auf der CD zum Buch finden Sie das fertige Beispiel: Ordner: Kapitel 2 Datei: Gewinnschwellenanalyse.xlsx

1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an, und nennen Sie die erste Tabelle Break-even. 2. Tragen Sie die Beschriftungen für die Daten ein. Geben Sie neben der Produktbezeichnung und dem kalkulierten Preis die Kosten an, teilen Sie diese auf in variable Kosten (Kosten pro Stück, z.B. Material) und fixe Kosten (einmalige Kosten, z.B. Werkzeugeinrichtung). Berechnen Sie die Summen der variablen Kosten und der Fixkosten. B9: =SUMME(B6:B8) B13: =SUMME(B10:B12)

3. Weisen Sie allen Zahlenwerten in Spalte B über Start/Zahl das Zahlenformat Währung zu.

159

2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.18: Die Eckdaten für die Gewinnschwellenanalyse

Kostenzeilen gruppieren Tabellen werden übersichtlicher, wenn summierte Bereiche gruppiert werden. Fassen Sie die beiden Kostenarten zu je einer Gruppierung zusammen, und blenden Sie die gruppierten Zeilen aus: 1. Markieren Sie die Zeilen 6 bis 8. 2. Wählen Sie Daten/Gliederung/Gruppieren. 3. Gruppieren Sie auch die Zeilen 10 bis 12. 4. Klicken Sie auf das Ebenensymbol der Ebene 1, um die gruppierten Zeilen auszublenden.

Abbildung 2.19: Gruppierungsebenen für die Kosten

160

Gruppierungen und Bereichsnamen

2

Bereichsnamen Der Preis und die Kosten sind Konstanten in der Tabelle, und diese werden mehrfach in Formeln für Berechnungen verwendet werden. Um diese Berechnungen etwas komfortabler zu gestalten, sollten Sie die Konstanten mit Bereichsnamen versehen. Weisen Sie diese Namen, die global für die gesamte Arbeitsmappe gelten, über das Register Formeln oder einfach mit dem Namensfeld zu. 1. Markieren Sie den kalkulierten Preis (B4). 2. Schreiben Sie den Bereichsnamen Preis in das Namensfeld links oben, in dem die Zelladresse gezeigt wird. 3. Drücken Sie die (¢)-Taste, und der Name wird der Zelle zugewiesen. 4. Markieren Sie die Summe der variablen Stückkosten (B9), und weisen Sie der Zelle den Bereichsnamen varKosten zu. 5. Die Zelle B13 erhält den Bereichsnamen fixKosten. 6. Wählen Sie Formeln/Definierte Namen/Namen definieren, um die neuen Namen zu überprüfen.

Tipp

Hier im Namens-Manager finden Sie alle Bereichsnamen, hier sehen Sie auch, auf welchen Bereich sich diese beziehen. Sie können neue Namen definieren, Namen bearbeiten oder Namen aus der Liste löschen. Ein globaler Bereichsname darf nur einmal in der Mappe vorkommen. Wenn Sie ihn auf die Tabelle beschränken wollen, wählen Sie im Namens-Manager unter Neu die Tabelle als Bereich. Die Eingabe in das Namensfeld erstellt einen Bereichsnamen, falls dieser noch nicht existiert. Ist der Name bereits angelegt, wird der Bereich durch Eingabe in das Namensfeld markiert.

161

2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.20: Bereichsnamen für konstante Werte in der Tabelle

Gewinnschwellenpunkt berechnen Der Punkt, an dem sich Erlöse und Kosten für das Produkt decken, wird per Division der fixen Kosten durch den Deckungsbeitrag ermittelt. Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen Kosten und Erlösen (hier Preis des Produktes). Klicken Sie bei der Erstellung der Formel auf die benannten Zellen, wird anstelle des Zellbezuges der Bereichsname verwendet: A14: Break-Even-Point: B14: =B13/(B4-B9)

oder, mit Bereichsnamen: B14: =fixKosten/(Preis-varKosten)

Verpacken Sie die Formel noch in die Funktion GANZZAHL(), damit das Ergebnis ganzzahlig ausfällt: =GANZZAHL(fixKosten/(Preis-varKosten))

162

Gruppierungen und Bereichsnamen

2

Mit diesem benutzerdefinierten Zahlenformat, zugewiesen über Start/ Zahl oder mit (Strg)+(1), zeigt die Zelle den Wert mit der Beschriftung „Stück“: 0" Stück"

Variantenliste mit Stückzahlen Wie verhält sich der Break-even-Point bei höheren Stückzahlen oder bei unterschiedlichen Preisen? Mit einer Variantenliste berechnen Sie Umsätze, Kosten und Deckungsbeiträge für verschiedene Stückzahlen. Kalkulieren Sie in 50er-Schritten: 1. Tragen Sie diese Beschriftungen und Werte ein: A16: B16: C16: D16: A17: A18:

Menge Umsatz Kosten Deckungsbeitrag (Gewinn/Verlust) 0 =A17+50

2. Kopieren Sie die Formel in A18 nach unten bis zur Zelle A32 (Wert 150). 3. Schreiben Sie die Formeln zur Berechnung der Kosten, Umsätze und Deckungsbeiträge: B17: =A17*Preis C17: =A17*varKosten+fixKosten D17: =C17-B17

4. Markieren Sie B17:D17, und kopieren Sie alle drei Formeln per Doppelklick auf das Füllkästchen nach unten bis zur letzten Variante.

163

2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.21: Die Variantenliste berechnet die Deckungsbeiträge bei unterschiedlichen Stückzahlen.

Ein Diagramm mit Umsatz und Kosten Stellen Sie die Umsätze und die Kosten für die einzelnen Varianten in einem Diagramm gegenüber. Wenn Sie den Diagrammtyp Linie oder Punkt verwenden, können Sie den Break-even-Point am Schnittpunkt der beiden Linien ablesen. 1. Markieren Sie den Bereich A16:C33 (Mengen, Umsätze und Kosten). 2. Legen Sie mit Einfügen/Diagramme/Punkt ein neues Diagrammobjekt an, wählen Sie den Diagrammtyp Punkte mit geraden Linien. 3. Formatieren Sie die Achse des Diagramms auf Tausender-Einheiten (rechte Maustaste, Achse formatieren, Achsenoptionen, Anzeigeeinheiten Tausende). 4. Weisen Sie über Diagrammtools/Layout/Beschriftungen einen Diagrammtitel und die Achsenbeschriftungen zu. Klicken Sie in die Beschriftungselemente, und tragen Sie die Bezeichnungen ein.

164

Gruppierungen und Bereichsnamen

2

Abbildung 2.22: Ein Punktediagramm stellt Kosten und Umsätze gegenüber.

Variable Preiskalkulation mit Drehfeld-Steuerelement

Hinweis

Wie ändert sich das Umsatz-Kostenverhältnis bei unterschiedlichen Produktpreisen? Diese Frage beantworten Sie am besten mit einem Formularelement aus den Entwicklertools. Zeichnen Sie ein Drehfeld in die Tabelle, das mit der Preiszelle verknüpft ist. Wenn die Multifunktionsleiste keine Registerkarte Entwicklertools enthält, öffnen Sie die Excel-Optionen im Office-Menü und schalten in der Kategorie Häufig verwendet die entsprechende Option ein.

1. Wählen Sie Entwicklertools/Steuerelemente/Formularsteuerelemente. 2. Klicken Sie auf das Werkzeug Drehfeld. 3. Zeichnen Sie mit dem Mauszeiger (Fadenkreuz) im Bereich der Zellen C3:C4 ein Drehfeld in die Tabelle.

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2

Rechnen und Kalkulieren

4. Klicken Sie das Drehfeldelement mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Steuerelement formatieren. 5. Tragen Sie auf der Registerkarte Steuerung diese Werte ein: Aktueller Wert: 399 Minimalwert: 199 Maximalwert: 699 Schrittweite: 10 Zellverknüpfung: $B$4

6. Bestätigen Sie mit OK, und klicken Sie in eine beliebige Zelle. Damit ist das Drehfeld aktiv, Sie können per Klick den Preis um zehn Einheiten nach oben bzw. unten drehen. Um die Steuerungswerte des Drehfeldes zu bearbeiten, klicken Sie es wieder mit der rechten Maustaste an. Fügen Sie noch weitere Drehfelder ein, zum Beispiel für einzelne Kostenarten. Der Break-even-Point wird mit den neuen Werten berechnet, und das Diagramm passt sich automatisch an.

Abbildung 2.23: Ein Drehfeld für variable Preiskalkulationen

166

Funktionen

2

Funktionen Funktionen sind das Herzstück der Kalkulation. Excel stellt über 400 Funktionen von ABS() (absoluter Wert) bis ZZR() (Zinszeitraum) zur Verfügung. Der Funktions-Assistent liefert eine Übersicht: 1. Wählen Sie Formeln/Funktionsbibliothek/Funktion einfügen, oder klicken Sie auf das Funktionssymbol in der Bearbeitungsleiste. 2. Der Funktions-Assistent startet, schalten Sie auf eine der angebotenen Kategorien um, oder wählen Sie Alle, um alle Funktionen zu sehen. 3. Markieren Sie die Funktion, und klicken Sie auf OK. 4. Geben Sie in die Argument-Felder Werte oder Texte ein, oder markieren Sie die entsprechenden Zellen. Bestätigen Sie mit OK, und die Formel wird eingetragen. 5. Um den Assistenten neu zu starten, markieren Sie die Zelle mit der Formel und klicken erneut auf das Symbol des Funktions-Assistenten.

Abbildung 2.24: Funktionen einfügen mit dem Funktions-Assistenten

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2

Rechnen und Kalkulieren

Sehen Sie sich die Funktionskategorien näher an: Kategorie

Beschreibung

Finanzmathematik

Diese Kategorie enthält Funktionen aus dem Finanzbereich, zum Beispiel Zinsberechnung, lineare Abschreibung oder Annuitätenberechnung. Hier finden Sie alle Funktionen zur Berechnung von Datums- und Zeitwerten, u.a. das Tagesdatum, Wochentag, Jahr eines Datums oder Zeitwerte. Neben der SUMME()-Funktion finden Sie in dieser Kategorie die Rundungsfunktion, Logarithmus, Wurzel, Pi, Produkt und alle trigonometrischen Funktionen von ARCCOS (ArcusCosinus) bis SINHYP (SinusHyperbolisch). Funktionen für statische Berechnungen finden Sie in dieser Kategorie, angefangen von der einfachen Zählfunktion ANZAHL() über Korrelation, Trend bis zur Wahrscheinlichkeitsberechnung. Diese Kategorie hält Funktionen für Matrixberechnungen bereit, zum Beispiel Index, Verweise und Matrixtransponierung. Große Datenmengen werden in Listen oder Datenbanken gehalten, diese Kategorie bietet nützliche Funktionen zur Berechnung von Datenbanken (Summen, Mittelwerte, Varianzen …). Texte verketten, Texte auswerten oder aufteilen können Sie mit Funktionen aus dieser Kategorie. Nutzen Sie dieses Angebot für die Behandlung von Text in der Tabelle. Neben der klassischen WENN()-Funktion werden hier logische Funktionen wie UND, ODER und NICHT angeboten, die meist mit WENN in Verbindung stehen.

Datum & Zeit

Math & Tringonom.

Statistik

Matrix

Datenbank

Text

Logik

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2

Funktionen

Kategorie

Beschreibung

Information

Sorgen Sie in Ihren Tabellen dafür, dass Formeln richtig berechnet werden, wenn bestimmte Informationen vorliegen. Die Funktionen dieser Kategorie unterstützen Sie dabei. Benutzerdefiniert In dieser Kategorie finden Sie alle Funktionen, die in aktiven Add-Ins gespeichert sind oder in geladenen VBA-Modulen bereitstehen.

Praxisbeispiel: Produktionsübersicht

Üben Sie die Technik der Funktionserstellung an einer Produktionsübersicht. Als kaufmännischer Leiter haben Sie die Aufgabe, die Produktionszahlen der einzelnen Unternehmensteile zu analysieren, die Summen zu ermitteln und die besten bzw. schlechtesten Ergebnisse statistisch zu erfassen.

Abbildung 2.25: Produktionszahlen der Unternehmenszweige im 1. Halbjahr

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2

Rechnen und Kalkulieren

Summen mit =SUMME() Die Filialsummen berechnen Sie in Spalte H: 1. Markieren Sie H6:H9. 2. Schreiben Sie: =SUMME(

3. Ziehen Sie die Markierung über B6:G6. 4. Drücken Sie (Strg)+(¢). Die Monatsproduktion erhalten Sie ebenfalls über eine Summe-Funktion: 1. Markieren Sie B10:G10, und schreiben Sie diese Formel mit der Summe-Funktion: =SUMME(B6:B9)

2. Schließen Sie mit (Strg)+(¢) ab. Die Gesamtsumme schreiben Sie in die Zelle B12: =SUMME(H6:H9)

Statistische Funktionen Für die statistischen Auswertungen verwenden Sie folgende Funktionen: Funktion

Erklärung

=MAX()

Ermittelt die größte Zahl aus dem angegebenen Bezug. Es können auch mehrere Bezüge angegeben werden. =MIN(Bezug) Ermittelt die kleinste Zahl aus einem oder mehreren Bezügen. =MITTELWERT(Bezug) Ermittelt den Durchschnitt aus einem oder mehreren Bezügen. =KGRÖSSTE(Bezug; Rang) Gibt den größten Wert in einem Bezug aus. Das zweite Argument bezeichnet die Rangfolge. =KKLEINSTE(Bezug; Rang) Gibt den kleinsten Wert in einem Bezug aus. Das zweite Argument bezeichnet die Rangfolge. Tabelle 2.2: Funktionen für statistische Auswertungen

170

Funktionen

B13: B14: B15: B17: B18: B19:

2

=MAX(B6:G9) =MIN(B6:G9) =MITTELWERT(B6:G9) =KGRÖSSTE(H6:H9;1) =KKLEINSTE(H6:H9;1) =KGRÖSSTE(B10:G10;1)

Tipp

B20: =KKLEINSTE(B10:G10;1)

Sehen Sie sich das Ergebnis auch in der Formelansicht an, drücken Sie zum Umschalten (Strg)+[#].

Abbildung 2.26: Produktionssummen und statistische Auswertungen

Für den Produktionsbericht fehlen nur noch diese Auswertungen: 왘

Welche Filiale hat am meisten/wenigsten produziert?

왘

Auf welchen Monat fiel das beste/schlechteste Ergebnis?

Hier müssen Sie zwei Funktionen ineinander schachteln. Die Funktion VERGLEICH() ermittelt, in welcher Spalte das beste Ergebnis steht. Achten Sie auf das letzte Argument, es muss 0 sein, damit der Vergleich eindeutig ausfällt:

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2

Rechnen und Kalkulieren

VERGLEICH(Wert;Bereich;Vergleichstyp)

Die Funktion INDEX() liefert den Wert im Schnittpunkt der angegebenen Zeile und Spalte eines Bereiches: =INDEX(Bereich;Zeile;Spalte)

Suchen Sie die Zeile mit dem besten Ergebnis: C17: VERGLEICH(B17;$H$6:$H$9;0)

Verwenden Sie das Ergebnis (3) als Zeilenwert für den Index: D17: =INDEX($A$6:$H$9;3;1)

Schachteln Sie beide Funktionen in einer Formel: C17: =INDEX($A$6:$H$9;VERGLEICH(B17;$H$6:$H$9;0);1)

Mit dieser Methode können Sie auch die übrigen Auswertungen berechnen.

Abbildung 2.27: Verschachtelte Funktionen

CD-ROM

Praxisbeispiel: Finanzmathematische Funktionen für Kapital und Zins

Diese Beispiele finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Zins und Zahlungen.xlsx

Lernen Sie an praktischen Beispielen einige Funktionen aus der Kategorie Finanzmathematik kennen. Arbeiten Sie mit Bereichsnamen, um die Formeln „sprechender“ zu machen, verwenden Sie die Option Aus Auswahl erstellen. Wenn Sie in unterschiedlichen Tabellen die gleichen Bereichsnamen verwenden wollen, erstellen Sie diese über den Namens-Manager als lokale Namen. 172

Funktionen

2

Kapitalverzinsung Das erste Beispiel benötigt keine Funktion: Ihr Kapital von 25.000 Euro wird mit 4,2% monatlich verzinst. Berechnen Sie Gesamtkapital und Zinsen nach 72 Monaten. 1. Tragen Sie die Beschriftungen in Spalte A ein und die Werte in Spalte B (siehe Abb. 28). 2. Markieren Sie die Einträge in beiden Spalten, und wählen Sie Formeln/ Definierte Namen/Aus Auswahl erstellen. 3. Die Option Aus Linker Spalte wird vorgeschlagen, bestätigen Sie mit OK. Damit sind die Beschriftungen als Bereichsnamen zugewiesen, Sie können das Endkapital und den Zins berechnen: Endkapital: =Anfangskapital*((1+Zinssatz)^(Laufzeit/12)) Zinsen: =Endkapital-Anfangskapital

4. Die Zelle B6 erhält ein Zahlenformat (Start/Zahl, Benutzerdefiniert), das den Zahlenwert mit dem Zusatz „Monate“ ausgibt: 0" Monate"

Abbildung 2.28: Einfache Verzinsung eines Kapitals über eine bestimmte Laufzeit

173

2

Rechnen und Kalkulieren

Monatliche Zinsen Die Funktion ZINSZ() berechnet die monatliche Zinsbelastung für ein Kapital (Annuität) mit fester Laufzeit und Zinssatz. Nutzen Sie die Funktion ABS(), um die Zahl absolut darzustellen.

Abbildung 2.29: Monatliche Zinsen für ein Kapital

Monatliche Zahlungen Mit der Funktion RMZ() berechnen Sie die monatlichen Raten für ein Kapital bei festem Zinssatz und fester Laufzeit.

Abbildung 2.30: RMZ berechnet die Rückzahlungen.

Kapitalrückzahlung und Restwert Die Funktion KAPZ() berechnet ebenfalls die Kapitalrückzahlung, im Unterschied zu RMZ() können Sie aber die Periode (Monat) angeben. Hier die monatliche Tilgung:

Abbildung 2.31: Kapitalrückzahlung mit KAPZ()

Legen Sie eine Variantentabelle mit den Monaten aus dem Rückzahlungszeitraum an, und verwenden Sie die Monatszahl im zweiten Argument. Damit lässt sich die Tilgung pro Monat berechnen. Den Restwert kalku-

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2

Funktionen

lieren Sie ab dem zweiten Monat aus der Differenz zwischen Restwert des Vormonats und der Tilgung. C7: =B1 C8: =C7+B8

Abbildung 2.32: Monatliche Tilgung

Wenn Sie jetzt noch wissen wollen, wie hoch die Tilgungssumme in einem bestimmten Monat ist, nutzen Sie die Funktion KUMKAPITAL(): E1: E2: F1: F2:

Monat 4 Tilgungssumme: =KUMKAPITAL(B2/12;B3;B1;1;E2;0)

CD-ROM

Praxisbeispiel Abschreibung

Die Beispiele finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Abschreibung.xlsx

Abschreibung

Funktion

Lineare Abschreibung

LIA()

Degressive Doppelraten-Abschreibung

GDA(), VDB()

Arithmetisch-degressive Abschreibung

DIA()

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2

Rechnen und Kalkulieren

Lineare Abschreibung Geben Sie einen Anschaffungswert, den Restwert und die Nutzungsdauer ein, und berechnen Sie die lineare Abschreibung, bei der die Abschreibungsbeträge pro Periode gleich bleiben: =LIA(Anschaffungswert;Restwert;Nutzungsdauer)

Der Restwert ist im ersten Jahr der Anschaffungswert und in den restlichen Jahren die Differenz aus dem Restwert des Vormonats und dem Abschreibungsbetrag. C6: =WENN(A6=1;B1;C5-B6)

Abbildung 2.33: Lineare Abschreibung

Degressive Abschreibung Für diese Abschreibungsart stellt Excel die Funktion DIA() zur Verfügung. Sie berechnet die Abschreibungsbeträge nach dieser Formel:

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Funktionen

2

Abbildung 2.34: Degressive Abschreibung

Eine weitere Funktion berechnet die degressive Doppelraten-Abschreibung: GDA() ermittelt die Abschreibung mit einer beschleunigten Rate. Die Abschreibung ist in der ersten Periode am höchsten und nimmt in den nachfolgenden Perioden ab. Abschreibungsplanung

CD-ROM

Damit Sie stets den Überblick über alle abzuschreibenden Wirtschaftsgüter behalten, legen Sie einen Abschreibungsplan an. Gliedern Sie die Positionen wie im Beispiel gezeigt, verwenden Sie die Gruppierungsfunktion (Daten/Gliederung/Gruppieren). In Spalte E wird die Abschreibung nach der linearen Methode mit der Funktion LIA() eingetragen. Sehen Sie auch eine Spalte für Abschreibungskorrekturen vor und eine weitere für Abschreibungen aus dem Vorjahr. Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Abschreibungsplanung.xlsx

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.35: Abschreibungsplanung mit linearer Abschreibung

Tabellenmodelle Mit zunehmender Praxis werden Sie Excel nicht nur für einzelne Kalkulationen nutzen, sondern mehr oder weniger komplexe Tabellenmodelle erstellen. Nutzen Sie dabei die Möglichkeiten, die Excel bietet, um zahlreiche Tabellen in der Arbeitsmappe zu verwalten.

CD-ROM

Praxisbeispiel: Budgetplanung

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Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Budgetplanung.xlsx

Tabellenmodelle

2

Die Budgetplanung wird auch als Finanzplan oder Etat bezeichnet. Sie dient dem Vergleich der Planzahlen mit den Istwerten und kommt in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zum Einsatz. Diese Techniken lernen Sie im Beispiel Budgetplanung kennen: 왘

Tabellen anlegen und benennen

왘

Tabellen mit Hyperlinks ansteuern

왘

Gruppen von Tabellen herstellen

왘

Verknüpfungen zwischen Tabellen anlegen

Tabellennavigation 1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an, und benennen Sie die ersten drei Tabellen: Tabelle 1: Hauptmenü Tabelle 2: Gesamtplan Tabelle 3: Umsätze

2. Klicken Sie auf das Symbol rechts an der Registerleiste, um eine neue Tabelle einzufügen. Fügen Sie sechs neue Tabellen ein, und benennen Sie diese: Produktion Verwaltung Vertrieb Personal F&E (Forschung & Entwicklung)

3. Über die Navigationspfeile links unten schalten Sie zwischen den Tabellen um. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diesen Bereich, erhalten Sie eine Übersicht über alle Tabellenblätter.

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.36: Die Tabellenblätter der Budgetplanung

Tabellen verlinken mit Hyperlinks Tragen Sie in der Tabelle Hauptmenü eine Überschrift und das aktuelle Tagesdatum ein, und erstellen Sie Hyperlinks, über die Sie die einzelnen Tabellen ansteuern können. A1: Budgetplanung A2: Hauptmenü A3: =HEUTE()

1. Formatieren Sie das Tagesdatum über Start/Zahl mit dem langen Datumsformat. 2. Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle A5, und wählen Sie Einfügen/ Hyperlinks. 3. Schalten Sie unter Link zu um auf Aktuelles Dokument. 4. Klicken Sie auf die Tabelle Gesamtplan, und bestätigen Sie mit OK.

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Tabellenmodelle

2

Abbildung 2.37: Ein Hyperlink auf die Tabelle Gesamtplan

5. Überschreiben Sie den Hyperlink, der die Zelle A1 enthält: Alt: Gesamtplan!A1 Neu: Gesamtplan

6. Fügen Sie so weitere Hyperlinks für alle übrigen Tabellenblätter der Budgetplanung ein. Die Hyperlinks können natürlich auch auf andere Zellen der Tabellenblätter verweisen. Um einen Hyperlink zu bearbeiten, klicken Sie die Zelle mit der rechten Maustaste an und wählen Hyperlink bearbeiten. Zum Entfernen eines Hyperlinks finden Sie ebenfalls einen Befehl im Kontextmenü. Setzen Sie den Zellzeiger in eine freie Zelle. Ein Klick auf den Hyperlink schaltet automatisch um auf die verknüpfte Tabelle. Sie können natürlich auch Hyperlinks auf andere Arbeitsmappen setzen und Links auf Internet- oder Intranetseiten einfügen. Wenn Sie E-Mail-Adressen benutzen, wird automatisch eine neue Nachricht in Outlook produziert.

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.38: Ein Hyperlink für jede Tabelle in der Mappe

Setzen Sie in die verlinkten Tabellen einen Hyperlink, der Sie zum Hauptmenü zurückbringt. Den Link können Sie auch mit (Strg)+[C] kopieren und im nächsten Blatt mit (Strg)+[V] einfügen. Hyperlink: =Hauptmenü!A1 Beschriftung: Zurück zum Hauptmenü

Tabellengruppen bilden Wenn die Aufgabenstellung es zulässt, legen Sie die einzelnen Budgettabellen mit identischen Zelleinträgen, Formatierungen und Formeln an. Fassen Sie die Tabellen zu Gruppen zusammen, dann lassen sich diese gebündelt beschriften und formatieren. Die Summenformeln positionieren Sie über den einzelnen Positionszeilen, so haben Sie immer einen Überblick über das Gesamtbudget.

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Tabellenmodelle

2

1. Markieren Sie die Tabelle Umsätze. 2. Drücken Sie die (ª)-Taste, und markieren Sie die letzte Tabelle /F&E). 3. Schreiben Sie die Zelleinträge, die damit in alle Tabellen eingefügt werden: A1: Budgetplanung (formatiert mit Schriftgröße 14 pt, fett) A3: =HEUTE() (formatiert mit Zahlenformat Datum lang) B5: Plansumme: C5: Istsumme: D5: Durchschn. Abw. A8-C8: Position, PLAN, IST, Abw.

4. Berechnen Sie die Plan- und Istsummen für ausreichend viele Zeilen (hier 200). Die Mittelwertberechnung der Abweichung fangen Sie mit der Funktion WENNFEHLER() ab, damit bei leeren Tabellen keine Fehler (Division durch 0) angezeigt werden. B6: =SUMME(B9:B209) C6: =SUMME(C9:C209) D6: =WENNFEHLER(MITTELWERT(D9:D209);"")

5. Berechnen Sie in der ersten Positionszeile die Abweichung, sichern Sie die Formel aber mit einer WENN-Funktion ab, damit das Ergebnis nur angezeigt wird, wenn ein Plan- und Istwert eingetragen ist. D9: =WENN(UND(B9>0;C9>0);C9-B9;"")

Mit einem Klick auf eine der Tabellen, die nicht zur Gruppe gehören, wird diese wieder aufgelöst. Stellen Sie die Gruppe jedes Mal wieder her, bevor Sie Zellen formatieren oder mit Inhalten versehen.

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.39: Gemeinsam beschriftet und formatiert: die Tabellengruppe

Die individuelle Überschrift müssen Sie in jeder Tabelle wieder einzeln setzen, tragen Sie hier zum Text „Budgetplanung“ die Bezeichnung aus dem Tabellenregister ein. Auch die Fensterfixierung, die den Bereich bis zur Zeile 8 einfriert, gilt nur für die aktive Tabelle: 1. Markieren Sie die Zeile 9.

Tipp

2. Wählen Sie Ansicht/Fenster/Fenster fixieren. Fixieren Sie das Fenster über der aktuellen Auswahl. Die Formel, die den Tabellenregisternamen in die erste Zelle einträgt, ist etwas komplex und schachtelt vier verschiedene Funktionen: ="Budgetplanung - " &TEIL(ZELLE("Dateiname";$A$1);FINDEN("]"; ZELLE("Dateiname";$A$1))+1;500)

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Verknüpfungen und Verweise

2

Der Gesamtplan Die Tabelle Gesamtplan erhält die Aufstellung der einzelnen Budgets und Verknüpfungen auf die Plan- und Istsummen der Einzeltabellen. Sie können mit der Funktion INDIREKT() die Bezeichnung aus der Spalte A verwenden, um die Verknüpfung herzustellen. Kopieren Sie die Formeln mit dem Füllkästchen nach unten. Die Rahmenlinien setzen Sie über das Symbol in der Gruppe Start/Schriftart. B7: C7: D7: E7:

=INDIREKT("'"&$A7&"'!$B$6") =INDIREKT("'"&$A7&"'!$C$6") =C7-B7 =WENNFEHLER(D7/B7;"")

Abbildung 2.40: Der Gesamtplan mit Verknüpfungen auf die Plan- und Istsummen

Verknüpfungen und Verweise Neben der direkten Verknüpfung zwischen Tabellenblättern und Arbeitsmappen gibt es auch die relationale Verknüpfung über Verweise. Diese Verlinkungstechnik kommt dann zum Einsatz, wenn unterschied-

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2

Rechnen und Kalkulieren

liche Datenbestände über einen gemeinsamen „Schlüssel“ auszuwerten sind. Der Funktions-Assistent bietet mehrere Varianten von Verweisfunktionen: 1. Wählen Sie Formel/Funktionsbibliothek/Funktion einfügen. 2. Schalten Sie um auf die Kategorie Matrix, und markieren Sie eine Verweisfunktion (z.B. SVERWEIS). 3. Lesen Sie die Kurzanleitung zur Funktion, klicken Sie auf Hilfe für diese Funktion, um mehr darüber zu erfahren.

Abbildung 2.41: Die Kategorie Matrix enthält mehrere Verweisfunktionen.

CD-ROM

Praxisbeispiel: Verkäuferprovision

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Provisionsberechnung.xlsx

Sie sind Verkaufsleiter eines großen Unternehmens und haben die Aufgabe, die Umsätze der einzelnen Außendienstler zu überwachen und diese anteilmäßig mit Bonuszahlungen zu belohnen. Dazu erstellen Sie

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Verknüpfungen und Verweise

2

zunächst eine Umsatzübersicht mit den Namen der Verkäufer, den Umsätzen und zwei weiteren Spalten für die Provisionszahlungen.

Abbildung 2.42: Eine Umsatzübersicht mit Verkäuferumsätzen

Die Provisionsliste erstellen Sie in einem anderen Bereich der Tabelle. Geben Sie in der ersten Spalte die Umsatzgrenzen an und in der nächsten die dafür bereitgestellten Boni. Die Umsatzgrenzen sind als Obergrenzen zu werten. Für einen Umsatz von 58.000 Euro wären nach dieser Liste 5,0% fällig, und für 60.000 Euro Umsatz gibt es 5,5%.

Abbildung 2.43: Die Provisionstabelle mit Umsätzen und Bonussätzen

Spaltenverweis mit SVERWEIS() 1. Berechnen Sie mit der Funktion SVERWEIS() (Spaltenverweis) den Provisionssatz für den ersten Umsatz, und kopieren Sie die Formel mit dem Füllkästchen nach unten: C4: =SVERWEIS(B4;$F$1:$G$11;2)

2. Berechnen Sie in Spalte D den Bonusbetrag als Prozentsatz des Umsatzes, und kopieren Sie auch diese Formel nach unten: D4: =B4*C4

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Achtung

2

Rechnen und Kalkulieren

Achten Sie auf den Bezug im zweiten Argument der SVERWEISFunktion (Matrix). Er muss alle Spalten einbeziehen, denn in der ersten Spalte wird der Umsatzwert gesucht. Mit den $-Zeichen stellen Sie die Matrix absolut. Das zweite Argument liefert die Spaltennummer der Matrix, die das Ergebnis enthält (hier 2). Dieser Verweis funktioniert außerdem nur, wenn die Suchspalte aufsteigend sortiert ist.

Abbildung 2.44: Die Funktion SVERWEIS() ermittelt die Provisionssätze.

CD-ROM

Praxisbeispiel: Kostenanalyse

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Auf der CD zum Buch: Ordner. Kapitel 2 Datei: Kostenanalyse.xlsx

Verknüpfungen und Verweise

2

Die Funktion SVERWEIS() liefert wie im Beispiel Provisionsberechnung gesehen den nächstkleineren Zeilenwert aus einer Matrix, die in der Suchspalte das Suchkriterium enthält. Im nächsten Beispiel lernen Sie eine Variante kennen, in der direkt auf einen Wert verwiesen wird. Dazu kommt das letzte Argument der Funktion SVERWEIS() ins Spiel, das verhindert, dass der nächstkleinere Wert gesucht wird. In der ersten Tabelle sehen Sie die Kosten pro Abteilung, hier für das erste Quartal des laufenden Jahres. Die zweite Tabelle enthält den Kostenstellenplan, der in der ersten Spalte die Abteilungsbezeichnung führt und in der zweiten Spalte die Kostenstellennummer. Ihre Aufgabe ist es, die Kostenstellen mit der Kostenaufstellung zu verknüpfen, um feststellen zu können, welche Kostenstelle die jeweiligen Abteilungskosten zu tragen hat.

Abbildung 2.45: Quartalskosten und Kostenstellenplan

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2

Rechnen und Kalkulieren

SVERWEIS() mit Bereichsverweis 1. Markieren Sie den gesamten Kostenstellenplan mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+[*]. 2. Weisen Sie dem Plan den Bereichsnamen KSPLAN zu. Sie können diesen in das Namensfeld links oben schreiben oder mit (Strg)+[F3] den Namens-Manager aktivieren. 3. Wechseln Sie zur Kostenaufstellung, und tragen Sie die Überschrift der nächsten Spalte ein: D4: Kostenstelle

4. Starten Sie mit dem Zellzeiger in Zelle D5 den Funktions-Assistenten. 5. Suchen Sie die Funktion SVERWEIS(). 6. Geben Sie als Argumente ein: Suchkriterium: B5 Matrix: KSPLAN Spaltenindex: 2 Bereich_Verweis: 0 (oder FALSCH)

Der globale Bereichsname KSPLAN stellt sicher, dass der Bereich aus der anderen Tabelle in der Formel verwendet werden kann. Das Argument Bereich_Verweis muss auf 0 oder FALSCH gesetzt sein, damit die exakte Kostenstellennummer gefunden wird (nicht die nächst kleinere), keine aufsteigende Sortierung der Suchspalte benötigt wird.

Abbildung 2.46: Die Kostenstelle wird aus der zweiten Tabelle übernommen.

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Tipp

Diagramme

2

Ist die Kostenstelle mit diesem Verweis nicht zu finden, liefert die Formel als Ergebnis #NV (nicht verfügbar). Wenn Sie statt dieser Fehlermeldung einen Warnhinweis sehen wollen, verwenden Sie die Funktion ISTNV() oder WENNFEHLER(): =WENNFEHLER(SVERWEIS(B5;KSPLAN;2;0);"keine Kostenstelle")

Diagramme Nüchterne Zahlen bekommen mehr Aussagekraft, wenn sie in Form von Diagrammen präsentiert werden. Die Visualisierung von Datenmengen ist eine Stärke von Excel, und die Gruppe der Diagrammwerkzeuge in der Multifunktionsleiste ist entsprechend gut bestückt. Zur Bearbeitung von Diagrammobjekten stellt sie sogar ein neues Register Diagrammtools zur Verfügung.

Abbildung 2.47: Diagramme in allen Varianten und ein eigenes Register Diagrammtools

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2

Rechnen und Kalkulieren

Diagramm erstellen Das Prinzip der Diagrammerstellung ist einfach: Markieren Sie die Daten, die Sie in grafischer Form sehen wollen, und fügen Sie ein Diagramm mit dem passenden Diagrammtyp ein. Die Markierung sollte, wenn möglich, die Beschriftung beinhalten, dann kann das Diagramm diese als Rubrikenachse oder als Legende führen. Über die Diagrammtools formatieren Sie das Diagramm, fügen Beschriftungen ein oder ändern den Diagrammtyp und die Datenquelle.

Datenbereich und Diagrammobjekt Idealerweise befinden sich die Daten für das Diagramm in einem zusammenhängenden Bereich, falls nicht, arbeiten Sie mit der Mehrfachmarkierung. Markieren Sie den ersten Bereich, drücken Sie die (Strg)-Taste, und markieren Sie alle weiteren Bereiche. Ein Beispiel: Erstellen Sie aus den Umsatzzahlen dieser Tabelle je ein Diagramm pro Quartal: Hamburg

München

Berlin

Januar

200

400

600

Februar

300

500

800

März

400

300

700

April

350

400

200

Mai

200

500

300

Juni

100

600

400

Juli

350

700

500

August

500

800

600

September

100

600

900

Oktober

100

500

800

November

200

600

500

Dezember

340

800

200

Tabelle 2.3: Eine Datentabelle mit drei Wertereihen

1. Markieren Sie den Bereich A1:D4. 2. Wählen Sie Einfügen/Diagramme/Säule. Verwenden Sie den ersten Säulentyp (2D-Säule), und bestätigen Sie mit OK. 192

Diagramme

2

3. Markieren Sie A1:D1 für die Rubrikenachse. Halten Sie die (Strg)Taste gedrückt, und markieren Sie A5:D7. 4. Erstellen Sie mit Einfügen/Diagramm/Säule das zweite Diagramm. 5. Zeichnen Sie zwei weitere Diagramme für die beiden Quartale des 2. Halbjahres. Alle Diagramme sind dynamisch mit den Daten verknüpft, d.h., ändert sich etwas im Datenbereich, ändert sich auch das Diagramm. Die Skala der Größenachse passt sich automatisch an neue Maximal- und Minimalwerte an, solange diese nicht manuell angepasst wurden.

Abbildung 2.48: Für die Quartalsdiagramme wird eine Mehrfachmarkierung benötigt.

Datenquelle und Datenreihe-Funktion Achten Sie auf die Farbmarkierung: Am einfachsten ist die Datenquelle auszumachen, wenn eine Datenreihe im Diagramm markiert wird. Ein magentafarbener Rahmen kennzeichnet die Rubrikenachse, der grüne Rahmen sitzt auf den Texten für die Legende, und die Datenquelle selbst

193

2

Rechnen und Kalkulieren

ist an einer blauen Umrandung zu erkennen. Sie können diese Markierungen verschieben oder an den Diagonalpunkten ziehen und damit vergrößern und verkleinern. Aber die Verbindung zwischen Diagramm und Datenquelle ist noch an einem anderen Element auszumachen: Markieren Sie eine Datenreihe im Diagramm, zeigt die Bearbeitungsleiste die Funktion DATENREIHE(), aus der diese Reihe gebildet wird, und die zeigt ebenfalls alle Bereiche aus der Tabelle an: =DATENREIHE(Überschrift;Rubrikenachse;Wertebereich)

Abbildung 2.49: Die Funktion DATENREIHE() bildet das Diagramm.

Auch hier können Sie eingreifen, wenn Sie Beschriftungen, Legenden oder Daten ändern wollen. Markieren Sie das zuerst das Argument und dann den Bereich in einer Tabelle, und bestätigen Sie mit der (¢)-Taste, um die Datenreihe zu ändern. Hier ein Beispiel: Das Kreisdiagramm kann nur eine Datenreihe abbilden und hat deshalb das erste Argument für die Überschrift reserviert. 1. Berechnen Sie im Bereich B14:D14 die Summen der Umsätze in den Spalten B:D. 2. Markieren Sie B1:D1 und B14:D14, und erstellen Sie ein Kreisdiagramm, Typ 3D. 3. Klicken Sie auf den Kreis, und ändern Sie die Datenreihe-Funktion. Schreiben Sie den Text für die Überschrift als erstes Argument vor das erste Semikolon.

194

Diagramme

2

Abbildung 2.50: Kreisdiagramm mit geänderter Datenreihe-Funktion

Diagramm formatieren Für die Formatierung des Diagramms ist das Register Diagrammtools aus der Multifunktionsleiste zuständig. Unter Diagrammtools/Entwurf können Sie den Diagrammtyp oder die Datenquelle ändern, ein vordefiniertes Layout zuweisen oder das Diagramm verschieben.

왘

Diagrammtools/Layout ist für die Formatierung der einzelnen Elemente, die Beschriftungen und die Achsen zuständig.

왘

Auf der Registerkarte Diagrammtools/Format finden Sie alle Formatierungen vom Rahmen über den Füllbereich bis zur Schriftgestaltung über WordArt.

Tipp

왘

Einzelne Elemente formatieren Sie schneller über das Kontextmenü. Klicken Sie ein Element, zum Beispiel eine Achse, eine Datenreihe oder die Legende mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie im Kontextmenü <Element> formatieren.

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2

Rechnen und Kalkulieren

Der richtige Diagrammtyp Nicht jeder Diagrammtyp passt zur Botschaft, die Sie mit dem Diagramm übermitteln wollen. Jedes Diagramm enthält einen Vergleich, und für diesen gibt es fünf Grundtypen: Rangfolge

왘

Strukturvergleich

왘

Zeitreihe

왘

Häufigkeit

왘

Korrelation

CD-ROM

왘

Auf der CD zum Buch finden Sie die Mappe mit allen Diagrammbeispielen. Ordner: Kapitel 2 Datei: Diagrammbeispiele.xlsx

Balken und Säulen für die Rangfolge Der einfache Vergleich von Zahlen erfordert das Balken- oder Säulendiagramm. Verwenden Sie Balken bei großen Texten in der Achse und keine 3D-Formate.

Abbildung 2.51: Rangfolgen verdeutlicht das Balken- oder Säulendiagramm.

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Diagramme

2

Strukturvergleich mit Kreisdiagramm oder Portfolio Der Strukturvergleich liefert die Anteile an einer Gesamteinheit, der häufigste Diagrammtyp ist das Kreisdiagramm. Auch das Portfolio-Diagramm (Blasendiagramm) eignet sich, es erweitert die Aussage um eine zusätzliche Dimension. In der Mitbewerberanalyse steht die Höhe der Blase für den Umsatz und die Größe für den Marktanteil.

Abbildung 2.52: Mitbewerberanalyse und Marktanteile berechnen

Säulen, Linien oder Punkte für Zeitreihen Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum verdeutlicht das Liniendiagramm am besten. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Trendlinien einzufügen. Für die Absatzentwicklung wurden die nächsten Monate mit der Funktion TREND() berechnet. Das Liniendiagramm zeigt den Verlauf entlang der Zeitachse.

197

2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.53: Ein Liniendiagramm für die Absatzentwicklung

Häufigkeitsvergleich und Korrelation Balken-, Säulen- und Liniendiagramme sind die Diagrammtypen für die Visualisierung von Größenklassen. Unter Diagrammtools/Layout/Analyse finden Sie die Option Spannweiten, die den Abstand zwischen zwei Linien durch Verbindungslinien an den Datenpunkten kennzeichnet.

Abbildung 2.54: Ein Säulendiagramm gestapelt und ein Spannweitenliniendiagramm

198

Diagramme

2

Praxisbeispiel: Projektportfolio im GANTT-Diagramm

CD-ROM

Sie sind als Gesamtprojektleiter für die Koordination der laufenden Projekte verantwortlich. Für die Grobplanung der Projekte erstellen Sie eine Liste und zeichnen die Projekte in ein Balkendiagramm ein. Mit einem kleinen Trick wird daraus ein GANTT-Diagramm, wie es auch im Projektmanagement verwendet wird. Das Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Projektportfolio.xlsx

Die Projektliste Erstellen Sie eine Projektliste mit den Feldern Projektname, Budget, Beginn, Ende und Dauer. Wenn Sie die Dauer des Projektes in Tagen schätzen, berechnet Sie den Endtermin mit dieser Formel: =Beginn+Dauer

Tragen Sie einen geschätzten Endtermin ein, wird die Dauer mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE() berechnet. Das benutzerdefinierte Zahlenformat weist die Dauer in Tagen aus: 0" Tage"

Abbildung 2.55: Das Projektportfolio mit Berechnung der Dauer in Tagen

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2

Rechnen und Kalkulieren

Ein GANTT-Diagramm 1. Erstellen Sie ein gestapeltes Balkendiagramm, markieren Sie dazu den Bereich A3:C8, und wählen Sie Einfügen/Diagramm. Löschen Sie die Datenreihe Budget, die Überschrift und die Legende mit der (Entf)Taste. 2. Markieren Sie die Spalte Dauer (E3:E8), kopieren Sie sie mit (Strg)+ [C], und fügen Sie die Reihe mit (Strg)+[V] oder (¢) in das markierte Diagramm ein. 3. Klicken Sie die erste Datenreihe mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Datenreihen formatieren. Schalten Sie die Füllung und die Rahmenlinie aus. Achsenoptionen: Minimum: 39814 (1.1.09) Maximum: 40057 (1.9.09) Hauptintervall: 31 Zahl/Benutzerdefiniertes Format: MMM JJ

Abbildung 2.56: Das Balkendiagramm listet die Projektdauer auf der Zeitachse.

200

Listen und Datenbanken

2

4. Weisen Sie der sichtbaren Balkenreihe unter Diagrammtools/Layout/ Beschriftungen eine Datenreihenbeschriftung zu. 5. Sortieren Sie die Projektliste absteigend nach dem Beginndatum.

Listen und Datenbanken Excel ist zwar kein Datenbankprogramm und wird auch nie ein solches werden, denn für die Modellierung von Datenbanken mit relationalen Beziehungen über mehrere Tabellen ist der „große“ Office-Bruder Access zuständig. Für kleinere Aufgaben mit (größeren) Datenlisten eignet sich Excel aber bestens: 왘

Listen sortieren

왘

Listen filtern nach unterschiedlichen Kriterien

왘

Listen zusammenfassen, Werte konsolidieren

왘

Diagramme aus Listen erstellen

Mit einer maximalen Tabellengröße von 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten ist Excel auch für die Aufnahme größerer Datenmengen gerüstet – Daten aus Vorsystemen wie SAP oder Navision können schnell diese Dimensionen erreichen. Trotzdem sollten Sie Excel zweckgebunden einsetzen und der Access-Datenbank den Vorzug geben, wenn mehrere Datenpools im Spiel sind.

Das Listenprinzip In der Datenbanksprache besteht eine Liste aus Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten). Eine Liste ist in Excel ein Tabellenbereich mit diesen Eigenschaften: 왘

Überschrift: Die Liste sollte mit einer Kopfzeile mit Spaltenüberschriften beginnen, damit sie gezielt nach einzelnen „Feldern“ gefiltert oder sortiert werden kann.

왘

Geschlossen: Üblicherweise enthalten Listen keine Leerzeilen, keine Schmuckzeilen mit Linien o.Ä. und keine Zwischenüberschriften.

201

2 왘

Rechnen und Kalkulieren

Datengleichheit: Damit Listen sauber auszuwerten sind, sollten die Daten in der Spalte dem Feldtyp entsprechen, d.h., in Datumsspalten sollten nur Datumswerte stehen und in Zahlenspalten nur Zahlen.

Abbildung 2.57: Eine Liste mit Überschrift und Feldbeschriftungen

Liste sortieren und filtern Um eine Liste zu sortieren oder zu filtern, reicht es, den Zellzeiger in den Listenbereich zu setzen. Sie können aber auch zur Sicherheit die gesamte Liste markieren. Bei großen Datenmengen empfiehlt sich diese Tastenkombination, die automatisch die gesamte Liste rund um den Zellzeiger markiert: Drücken Sie (Strg)+(ª)+[*]. 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Spalte, die Sie sortieren wollen, und wählen Sie Start/Bearbeiten/Sortieren und Filtern. 2. Klicken Sie auf Nach Größe sortieren (aufsteigend oder absteigend). 3. Um nach mehreren Feldern zu sortieren, schalten Sie um auf Benutzerdefiniertes Sortieren.

202

Listen und Datenbanken

2

4. Im Register Daten finden Sie das Register Sortieren und Filtern. Schalten Sie die Filterpfeile ein. 5. Filtern Sie mit dem Zahlen-, Text- oder Datumsfilter die Spalten der Liste. Um den Filter wieder zu entfernen, wählen Sie Filter löschen.

Abbildung 2.58: Liste filtern mit Filterpfeilen

Von der Liste zur Tabelle Seit der Version 2003 bietet Excel ein Werkzeug an, das die Datenerfassung, Bearbeitung und Auswertung von Listen komfortabler machen sollte. Die Tabelle – nicht zu verwechseln mit dem Tabellenblatt – ist eine Sonderform der Liste, jede Liste kann zur Tabelle erklärt werden und umgekehrt. Erklären Sie die Preisliste zur Tabelle: 1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Preisliste.xlsx von der CD zum Buch. 2. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste auf der ersten Tabelle, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/Tabelle. 3. Der Listenbereich wird erkannt und vorgeschlagen, auch die Überschrift wird erkannt. Bestätigen Sie mit OK. Falls der Bereich im Hintergrund nicht korrekt markiert ist, ziehen Sie die Markierung neu auf.

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2

Rechnen und Kalkulieren

4. Die Liste wird zur Tabelle erklärt und mit der Standardvorlage (hellund dunkelblaue Zeilen) formatiert. Wählen Sie Tabellentools/Entwurf/Tabellenformatvorlagen, und suchen Sie eine passende Schnellformatvorlage. 5. Schalten Sie in den Optionen der Tabellentools die Ergebniszeile ein, und wählen Sie die Funktion Summe für die beiden Zahlenfelder. 6. Geben Sie der Tabelle in den Eigenschaften einen Namen, nennen Sie sie Preisliste. Damit ist die Tabelle fertig. Um neue Datensätze anzufügen, setzen Sie den Zellzeiger in die letzte Zelle vor der Ergebniszeile und drücken die (ÿ)-Taste. Sie können die automatisch generierten Pfeilsymbole in der Überschrift nutzen, um die Tabelle zu sortieren und zu filtern.

Abbildung 2.59: Die Liste wurde in eine Tabelle konvertiert.

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Listen und Datenbanken

2

Welchen Sinn hat die Tabelle, und wo liegt der Vorteil gegenüber der Liste? Wenn Sie eine Liste auswerten, verwenden Sie die Zellbezüge in den Formeln. So würde die Formel lauten, die alle Lagermengen aufsummiert: =SUMME($D$2:$D$25)

Zur Auswertung der Tabelle nutzen Sie die Spaltenbezeichnung: =SUMME(Preisliste[Lagermenge])

Der Vorteil liegt auf der Hand: Ändert sich die Dimension oder die Position der Tabelle, stimmt die Formel automatisch wieder, während die Zellbezüge nicht flexibel genug auf veränderte Listen reagieren. Hier einige Beispiele für Formeln zur Tabellenauswertung: Gesamtlagermenge: =SUMME(Preisliste[Lagermenge]) Durchschnittliche Lagermenge: =MITTELWERT(Preisliste[Lagermenge]) Anzahl Artikel über 1.000 : =ZÄHLENWENN(Preisliste[Einzelpreis];">1000")

Praxisbeispiel: Personalplanung

Mitarbeiterlisten aus dem Personalplanungssystem (z.B. HR-Modul SAP, Paisy etc.) sind nicht immer optimal für die Planung aufbereitet. Häufig müssen Sie wichtige Eckdaten wie Alter, Betriebszugehörigkeit, Anzahl Rentenjahre oder ATZ-Ansprüche (Altersteilzeit) berechnen. Mit den richtigen Funktionen sollten diese Aufgaben zu bewältigen sein.

CD-ROM

Die Personalliste Laden Sie die Beispielliste von der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Mitarbeiterdatenbank.xlsx, Mitarbeiterdatenbank Auswertung.xlsx

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.60: Eine Mitarbeiterliste mit Geburtstag und Eintrittsdatum

1. Bereiten Sie die Liste als Tabelle auf: 2. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste. 3. Wählen Sie Einfügen/Tabellen/Tabelle. 4. Bestätigen Sie die Abfrage nach dem Tabellenbereich $A$5:$F$248. 5. Die Tabelle wird erstellt, geben Sie ihr in den Tabellentools unter Entwurf/Eigenschaften diesen Tabellennamen: Pers

6. Fügen Sie drei neue Spalten an: G5: Alter H5: Betriebszugehörigkeit I5: Jahre bis ATZ

7. Schreiben Sie in die Zelle H1 die Formel für die Berechung des Tagesdatums, und weisen Sie der Zelle H1 den Bereichsnamen „Tagesdatum“ zu. H1: =HEUTE()

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Listen und Datenbanken

2

Alter berechnen Für die Berechnung des Alters der einzelnen Mitarbeiter brauchen Sie das Geburtsdatum und das Tagesdatum. Eine einfache Form der Altersberechnung ist die Differenz zwischen dem Geburtsjahr und dem aktuellen Jahr. Das Ergebnis ist nicht ganz korrekt, denn Mitarbeiter, die im aktuellen Jahr noch nicht Geburtstag hatten, sind damit ein Jahr zu alt: =JAHR(HEUTE())-JAHR(Geburtsdatum)

Aufwendiger, aber sicherer ist die Formel, die das Geburtstagsdatum des aktuellen Jahres mit dem Tagesdatum vergleicht. Der Geburtstag des aktuellen Jahres berechnet sich so: DATUM(JAHR(Tagesdatum);MONAT(Geburtstag);TAG(Geburtstag))

Mit einer WENN-Funktion prüfen Sie, ob dieses Datum vor dem Tagesdatum liegt. Wenn ja, wird ein Jahr abgezogen: =JAHR(Tagesdatum)-JAHR(Geburtstag)-WENN(DATUM(JAHR(Tagesdatum); MONAT(Geburtstag);TAG(Geburtstag)>Tagesdatum;1;0)

In der Tabelle klicken Sie für Geburtsdatum auf die Zelle mit dem Geburtsdatum des ersten Mitarbeiters. Die Formel wird automatisch in allen Datensätzen nach unten kopiert. =JAHR(Tagesdatum)-JAHR(Pers[[#Diese Zeile];[Geburtstag]])-WENN(DATUM (JAHR(Tagesdatum);MONAT(Pers[[#Diese Zeile];[Geburtstag]]); TAG(Pers[[#Diese Zeile];[Geburtstag]]))>Tagesdatum;1;0)

Weisen Sie der Spalte noch ein passendes Zahlenformat zu, und die Altersberechnung ist perfekt: 0" Jahre"

Abbildung 2.61: Altersberechnung in der Tabelle

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2

Rechnen und Kalkulieren

Betriebszugehörigkeit und Altersteilzeit Die Betriebszugehörigkeit ermitteln Sie aus der Differenz zwischen Tagesdatum und Eintrittsdatum, auch hier müssen Sie für ein exaktes Ergebnis das Tagesdatum mit einbeziehen: =JAHR(Tagesdatum)-JAHR(Eintritt)-WENN(DATUM(JAHR(Tagesdatum); MONAT(Eintritt);TAG(Eintritt)>Tagesdatum;1;0)

Kopieren Sie die Formel für die Altersberechnung einfach eine Spalte weiter, Excel passt sie automatisch für die Berechnung der Betriebszugehörigkeit an. Für die Altersteilzeit brauchen Sie einen Grenzwert, schreiben Sie sich diesen in eine freie Zelle des Tabellenblattes, und weisen Sie der Zelle den Bereichsnamen ATZWert zu. Die Formel berechnet die Differenz zwischen dem Alter und diesem Grenzwert: =ATZWert-Alter

Abbildung 2.62: Betriebzugehörigkeit und ATZ-Jahre berechnen

Geburtstagsliste nach Monat und Abteilung Mithilfe der Filterpfeile in der Überschrift der Tabelle lässt sich diese bequem nach einzelnen Spalten filtern und sortieren. Klicken Sie auf den Pfeil der Spalte Geburtstag, und setzen Sie einen Datumsfilter mit der Filterbedingung: Alle Datumswerte im Zeitraum …

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Listen und Datenbanken

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Damit können Sie die Geburtstage der Mitarbeiter für einzelne Monate oder Quartale herausfiltern. Eine Alternative bietet der PivotTableBericht mit der Datumsgruppierung: 1. Wählen Sie Einfügen/Tabelle/PivotTable. 2. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Tabelle Pers als Basis für die PivotTable. 3. Ziehen Sie im PivotTable-Layout der neuen Tabelle die Felder Geburtstag und Nachname in den Bereich Zeilenbeschriftung und das Feld Abteilung in den Berichtsfilter. 4. Klicken Sie das Geburtstagsfeld mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Gruppierung. Gruppieren Sie das Feld nach Monat. 5. Die PivotTable zeigt jetzt an, in welchem Monat welche Mitarbeiter Geburtstag haben.

Abbildung 2.63: Geburtstagslisten mit der PivotTable

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2

Rechnen und Kalkulieren

CD-ROM

Praxisbeispiel: Deckungsbeitragsrechnung

Die Vorlagen für dieses Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch. Ordner: Kapitel 2 Dateien: GolfStore.xlsx, Golfstore2.xlsx

Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen Kosten und Erlösen. Ihr Unternehmen verkauft Golf-Equipment an Pro Shops und Kaufhäuser. Sie haben die Aufgabe, die jährlichen Verkaufszahlen auszuwerten, einen Vergleich mit den Vorjahreszahlen zu ziehen und den Deckungsbeitrag pro Produkt und Produktkategorie zu ermitteln. Diese Listen stehen Ihnen zur Verfügung:

Abbildung 2.64: Preisliste und Verkaufszahlen

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Listen und Datenbanken

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Preisliste benennen Weisen Sie der Preisliste einen Namen zu, damit Sie auf diese in der gesamten Arbeitsmappe referenzieren können. 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Preisliste, und drücken Sie (Strg)+ (ª)+[*]. 2. Schreiben Sie den Namen PLISTE links oben in das Namensfeld, und drücken Sie die (¢)-Taste.

Kosten und Erlöse berechnen Aktivieren Sie die Verkaufsliste, und fügen Sie zwei neue Spalten nach den aktuellen Verkaufszahlen ein. Markieren Sie dazu die Spalten D:E, und drücken Sie (Strg)+[+]. Erstellen Sie die Formeln zur Berechnung der Kosten (Verkäufe x Einkaufspreis) und der Erlöse (Verkäufe x Verkaufspreis). Die Preise holen Sie mit der Funktion SVERWEIS(). D6: E6: D7: E7: G6: H6: G7: H7:

Kosten Erlöse =C7*SVERWEIS(A7;PLISTE;4;0) =C7*SVERWEIS(A7;PLISTE;5;0) Kosten Vorjahr Erlöse Vorjahr =F7*SVERWEIS(A7;PLISTE;4;0) =F7*SVERWEIS(A7;PLISTE;5;0)

Verknüpfen Sie noch die Kategoriebezeichnung, damit Sie die Verkäufe nach dieser auswerten können:

Tipp

I6: Kategorie I7: =SVERWEIS(A7;PLISTE;3;0)

Wenn Sie die Formeln in der Liste auflösen wollen, markieren Sie diese geschlossen, drücken (Strg)+[C], um sie zu kopieren, und gleich anschließend aus dem Kontextmenü der rechten Maustaste Inhalte einfügen. Wählen Sie Werte, und die Formeln werden durch die Ergebnisse ersetzt.

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Rechnen und Kalkulieren

Tabelle erstellen Konvertieren Sie die Liste jetzt in eine Tabelle: 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/Tabelle. 2. Bestätigen Sie den vorgeschlagenen Bereich mit OK, und die Tabelle wird erstellt. 3. Ändern Sie die Formatvorlage, und weisen Sie über die Tabellentools den Namen Sales zu. 4. Schalten Sie die Ergebniszeile ein, und berechnen Sie die Kosten- und Erlössummen. 5. Fixieren Sie über Ansicht/Fenster/Fenster fixieren die Tabelle ab Zeile 7, damit Sie mit dem Mausrad durch die Tabelle scrollen können.

Abbildung 2.65: Die Tabelle mit Kosten und Erlösen des aktuellen Jahres und des Vorjahres

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Listen und Datenbanken

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Deckungsbeitrag berechnen Zur Berechnung der Deckungsbeiträge fügen Sie je eine Spalte nach den Erlösen in die Tabelle ein. Konstruieren Sie die Formel für die erste Zeile, die übrigen Zeilen werden automatisch befüllt. F6: DB F7: =Sales[[#Diese Zeile];[Erlöse]]-Sales[[#Diese Zeile];[Kosten]] J6: DB Vorjahr J7: =Sales[[#Diese Zeile];[Erlöse Vorjahr]]-Sales[[#Diese Zeile]; [Kosten Vorjahr]]

PivotTable erstellen Mit einer PivotTable können Sie Tabelle gezielt nach bestimmten Feldern auswerten, neue berechnete Felder erstellen und die berechneten Ergebnisse per Drill-down wieder in ihre Einzelposten auflösen. 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/PivotTable.

Abbildung 2.66: Die erste PivotTable listet die Deckungsbeiträge pro Kategorie.

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Rechnen und Kalkulieren

2. Bestätigen Sie den Tabellennamen als Quelle, und legen Sie die PivotTable in einem neuen Arbeitsblatt an. 3. Ziehen Sie das Feld Kategorie aus der Feldliste in den Bereich Zeilenbeschriftung, und kreuzen Sie die Felder Kosten, Erlöse und DB an. 4. Über die PivotTable-Tools können Sie die Feldkopfzeilen und die Feldliste ein-/ausblenden. Die nächste PivotTable gibt Aufschluss über die Umsatzentwicklung der einzelnen Kategorien. Stellen Sie die Deckungsbeiträge der beiden Jahre gegenüber, und erstellen Sie ein berechnetes Feld für die Differenz. 1. Schalten Sie zur Sales-Tabelle zurück, und erstellen Sie mit Einfügen/ Tabellen/PivotTable eine weitere PivotTable. 2. Wählen Sie in den PivotTable-Tools Formeln/Berechnetes Feld. 3. Geben Sie den Feldnamen ein, und konstruieren Sie die Formel für das neue Feld: Name: Delta Formel: = DB- 'DB Vorjahr'

Tipp

4. Sortieren Sie die PivotTable absteigend, um die größten Zuwächse zuerst zu listen. Die Beschriftungen in der PivotTable (Summe von …) dürfen Sie nach Belieben ändern, geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein. Wenn Sie den Feldnamen verwenden wollen, geben Sie diesen einfach mit einem Leerzeichen ein.

Drill-down Ein Drill-down zerlegt eine Summe in der PivotTable wieder in ihre Einzelpositionen. Klicken Sie die Summe doppelt an, und Sie erhalten eine neue Tabelle mit den Datensätzen, aus deren Zahlen die Summe gebildet wird.

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Listen und Datenbanken

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Praxisbeispiel: ABC-Analyse

Know-How

CD-ROM

Die ABC-Analyse nimmt eine Einteilung von Lagergütern nach ihrem relativen Anteil am Wert des gesamten Lagerbestands in A-Güter, B-Güter und C-Güter vor. In der Praxis hat sich gezeigt, dass meist ein relativ kleiner Teil der Güterarten den Hauptanteil am gesamten Lagerbestandswert repräsentiert (sog. A-Güter). Die ABC-Analyse ist ein Werkzeug, um Prioritäten zu bilden, sie lässt sich auch zur Kategorisierung von Kunden anhand deren Umsätze verwenden. Dadurch, dass man Kunden oder Produkte in die Kategorien A, B und C einteilt, kann man erkennen, wo sich gezielte Maßnahmen lohnen oder wo detailliert budgetiert werden soll. Die ABC-Analyse ist also ein wichtiges Prinzip, um den Nutzen von Strukturkosten zu überprüfen. Die Vorlagen für dieses Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Dateien: ABC_Analyse.xlsx, ABC_Analyse2.xlsx

Die Tabelle Verkäufe 2008 enthält neben der Artikelnummer und -bezeichnung die Anzahl verkaufter Positionen und die damit erzielten Umsätze. Berechnen Sie den Gesamtumsatz und in weiteren Spalten die prozentualen Anteile. D1: D2: E5: E6: F5: F6: F7:

Umsatz gesamt: =SUMME('Verkäufe 2008'!$D$6:$D$81) %-Verbrauchswert =D6/$D$2 kumulierter Verbrauchswert =E6 = F6+E7

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2

Rechnen und Kalkulieren

Tragen Sie in die nächste freie Spalte die Klassenbezeichnungen nach diesem Schema ein: Umsatz in %

Klasse

bis 0,5%:

A

0,51% bis 1%:

B

1,01% bis 3%:

C

Ab 3%:

D

Tabelle 2.4: Klasseneinteilung für die verkauften Artikel

Abbildung 2.67: Die Umsätze mit Verbrauchswert und Klassifizierung

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Formulargestaltung mit Excel

2

Führen Sie die ABC-Analyse mithilfe einer PivotTable durch: 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/PivotTable. 2. Bestätigen Sie den Bereich, und legen Sie die PivotTable in einem neuen Arbeitsblatt an. 3. Ziehen Sie das Feld Klasse in den Bereich Zeilenbeschriftung, und kreuzen Sie die Felder Verkäufe 2008 und Erlöse an.

Abbildung 2.68: Die ABC-Analyse listet Verkäufe und Erlöse nach Klassen.

Formulargestaltung mit Excel Das elektronische Formular hat eine wichtige Bedeutung für die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter oder auch zwischen Mitarbeiter und Kunde: Der Empfänger erhält klare Anweisungen, welche Informationen von ihm benötigt werden, Auswahllisten helfen ihm bei Entscheidungen und kontrollieren die Datenauswahl, und Gültigkeitsprüfungen sichern das Formular ab gegen Falscheingaben.

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Rechnen und Kalkulieren

Excel bietet für die Formulargestaltung neben der umfangreichen Funktionsbibliothek drei besonders nützliche Werkzeuge: 왘

Die Datenüberprüfung (Gültigkeitsprüfung) stellt sicher, dass nur gültige Daten erfasst werden, zum Beispiel Datumswerte, Zahlen im passenden Größenbereich oder Texte bis zu einer bestimmten Länge. Mit der Datenüberprüfungsliste lässt sich die Zelle mit einer Auswahlliste versehen.

왘

Die bedingte Formatierung ermöglicht die Definition von Regeln, die auf ihren Wahrheitswert überprüft werden. Das Format wird nur zugewiesen, wenn das Ergebnis positiv ist.

왘

Formularsteuerelemente sind Objekte, die in die Tabelle gezeichnet und mit Zellen verknüpft werden. Ankreuzkästchen, Optionsfelder, Auswahllisten machen Formular besonders benutzerfreundlich.

Praxisbeispiel: Make-or-Buy-Analyse In der klassischen Make-or-Buy-Analyse geht es darum, ob ein Industriebetrieb Vorprodukte, Bauteile oder Halbfabrikate selbst erstellt oder diese von einem Lieferanten bezieht. Oder kurz gesagt: Selbermachen oder kaufen? Auf diese Entscheidung haben zwei Faktorengruppen Einfluss: Quantifizierbare Faktoren: Das sind vor allem die Kosten, die für Eigenfertigung oder Lieferung anfallen, aber auch die Kapazitäten- und Ressourcenbindung (Mitarbeiter, Projektteams …).

CD-ROM

Nicht quantifizierbare Faktoren: Dazu gehören die Qualität des Produktes, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und das interne/ externe Know-how. Diese „Soft Facts“ spielen eine ebenso große Rolle wie die blanken Zahlen.

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Das Formular finden Sie auf der CD zum Buch. Ordner: Kapitel 2 Datei: MakeOrBuy.xlsx

Formulargestaltung mit Excel

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Basisdaten Legen Sie als Erstes eine Tabelle mit den Basisdaten an, die Sie in den Formularen brauchen. Tragen Sie die Namen der potenziellen Lieferanten ein, und geben Sie der Liste den Bereichsnamen Lieferanten. Der zweite Bereich Punkteskala umfasst die Punkteliste, die durchgehend in den Formularen verwendet wird.

Abbildung 2.69: Lieferantenliste und Punkteskala

Das Bewertungsformular Im Bewertungsformular sind die einzelnen Beurteilungskriterien in Gruppen unterteilt, für die Bewertung reservieren Sie je eine Spalte für firmeninterne Fertigung und die Lieferanten. Der Name des Lieferanten wird per INDEX()-Funktion aus den Basisdaten geholt: E3: =INDEX(Lieferanten;1;1)

Die Spalte Gewichtung ist für einen Prozentsatz reserviert, mit dem die Punktezahl multipliziert wird. Die Formel gilt für die Bewertung Firmenintern wie für die Lieferantenspalten. Berechnen Sie nach jeder Bewertungsgruppe die Summe der gewichteten Punkte: D6: =$B6*C6 D14: =SUMME(D6:D13)

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2

Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.70: Das Bewertungsformular mit Gruppen und Lieferantenspalten

Datenüberprüfungen Mit der Datenüberprüfung sichern Sie das Formular gegen Falscheingaben ab und geben dem Benutzer die Möglichkeit, immer die richtige Punkteskala zu verwenden. Beginnen Sie mit der Spalte Gewichtung, formatieren Sie alle Eingabezellen so, dass nur ganze Zahlen zwischen 10 und 100 erlaubt sind: 1. Markieren Sie alle Zellen, die eine identische Datenüberprüfung bekommen sollen. Drücken Sie die (Strg)-Taste, um mehrere nicht zusammenhängende Bereiche zu markieren. B6:B13, B16:B25, B28:B35, B38:B40

2. Wählen Sie Daten/Datentools/Gültigkeit. 3. Schalten Sie unter Zulassen auf Ganze Zahl, geben Sie als Minimum 10 ein und als Maximum 100. 4. Auf der Registerkarte Eingabemeldung können Sie eine Meldung definieren, die beim Aktivieren der Zelle am Mauszeiger angezeigt wird.

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Formulargestaltung mit Excel

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5. Schalten Sie um zum Register Fehlermeldung, und tragen Sie eine Fehlermeldung ein: Bitte tragen Sie eine Zahl zwischen 10 und 100 ein.

Abbildung 2.71: Die Datenüberprüfung für die Gewichtungsspalte

Für die nächste Datenüberprüfung markieren Sie alle Zellen in den Punktespalten. Weisen Sie diesen die Punkteskala zu, die Sie in den Basisdaten mit einem Bereichsnamen versehen hatten. Zulassen: Liste Quelle: =Punkteskala Fehlermeldung: Achtung! Bitte verwenden Sie die Punkteskala!

Abbildung 2.72: Die Punkteskala wird in den Punktezellen angeboten.

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Rechnen und Kalkulieren

Formelzellen vor Eingaben schützen Blattschutz Mit dem Blattschutz stellen Sie sicher, dass der Benutzer nur Daten in nicht geschützte Zellen eingibt. Grundsätzlich ist jede Zelle in der Tabelle bereits geschützt, der Schutz wird aber erst wirksam, wenn Sie den Blattschutz aktivieren. 1. Markieren Sie alle Zellen, die für Eingaben vorgesehen sind (Spalte Gültigkeit und alle Punktespalten). 2. Wählen Sie Start/Zelle/Format/Zelle sperren. Das Symbol ist ein Wechselschalter, schalten Sie den Zellschutz für die markierten Zellen aus. 3. Wählen Sie Überprüfen/Änderungen/Blatt schützen. 4. Geben Sie ggf. ein Kennwort ein, und bestätigen Sie mit OK. Das Kennwort wird zur Sicherheit noch einmal angefordert. Damit ist das gesamte Formular geschützt, Eingaben sind nur in den Zellen erlaubt, die nicht mit der Zellformatierung Zellen sperren belegt sind. Wählen Sie Blattschutz aufheben in der Gruppe Überprüfen/Änderungen, wenn Sie den Blattschutz wieder deaktivieren wollen. Mit Arbeitsmappe schützen können Sie alle Blätter der Mappe gleichzeitig schützen.

Abbildung 2.73: Der Blattschutz wird aktiviert, er schützt die gesperrten Zellen.

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Formulargestaltung mit Excel

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Schutz mit Datenüberprüfung Wenn der Blattschutz, der viele Werkzeuge und Symbole außer Funktion setzt, zu rigoros ist, greifen Sie zu dieser Methode. Schützen Sie alle Formelzellen mit einer Datenüberprüfung. 1. Wählen Sie Start/Bearbeiten/Suchen und Auswählen/Formeln, um alle Formeln im Formular zu markieren. 2. Aktivieren Sie mit Daten/Datentools/Datenüberprüfung die Gültigkeitsregeln für die markierten Formelzellen. 3. Schalten Sie um auf Zulassen: Benutzerdefiniert, und geben Sie diese Formel ein: <>""

4. Weisen Sie diese Fehlermeldung zu: Bitte diese Formelzelle nicht beschriften!

Die Lieferantenbewertung Das nächste Formular dient zur Bewertung der Lieferanten. Nutzen Sie auch hier die Datenüberprüfungsliste für die Punkteskala und die Formeln für die Multiplikation der Punkte mit den Gewichtungen.

Abbildung 2.74: Ein Formular für die Lieferantenbewertung

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Rechnen und Kalkulieren

Stückzahlkosten Berechnen Sie in einer weiteren Tabelle die Stückkosten, die bei Eigenfertigung anfallen würden. Geben Sie eine realistische Stückzahl ein, und berücksichtigen Sie dabei alle anfallenden Kosten (Material, Fertigung, Personal …). Berechnen Sie anschließend die Stückzahlkosten der gleichen Menge für die einzelnen Lieferanten. Hier werden direkte Kosten wie Einkaufspreis und Warenwert sowie indirekte Kosten für Transport und Transaktionskosten eingerechnet und Rabatte, Skonti etc. abgezogen.

Abbildung 2.75: Stückkostenberechnung für Make or Buy

Make or Buy – die Zusammenfassung Das letzte Formular fasst alle Bewertungen zusammen und liefert so die Entscheidungsgrundlage für Make or Buy. Holen Sie die Punktesummen aus den Bewertungsformularen mit Verknüpfungen in das Formular, und berechnen Sie die Gesamtsummen. B9: ='allg. Bewertung'!D14 … C13: =Lieferantenbewertung!D13 B18: ='Stückkosten Eigenfertigung'!B14 C18: ='Stückkosten Fremdbezug'!C24 usw.

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Formulargestaltung mit Excel

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Abbildung 2.76: Die Zusammenfassung mit Verknüpfungen zu den Bewertungsformularen

Bedingte Formatierung Das Bedingungsformat formatiert Zellen nach deren Mengenverhältnissen oder Differenzen zu anderen Zellen. Die einfache Variante ist die Zuweisung eines automatischen Formates, das jede Zelle in Bezug auf die gesamte Markierung formatiert. So können beispielsweise schnell die größten Werte in der Liste grafisch ausgewiesen werden. 1. Markieren Sie alle Zellen der Liste, die mit dem Bedingungsformat versehen werden sollen. 2. Wählen Sie Start/Formatvorlagen/Bedingte Formatierung. 3. Suchen Sie eine passende Visualisierung (Datenbalken, Farben, Symbole), oder geben Sie unter Neue Regel eine Regel ein.

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.77: Das Bedingungsformat formatiert die Werte nach ihrer Größe.

Praxisbeispiel: Mitarbeitergespräch

Zu den wichtigsten Aufgaben der Führungskraft mit Personalverantwortung gehört das jährliche Mitarbeitergespräch mit Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung. Es soll folgende Fragen klären: 왘

Wie erledigt der Mitarbeiter seine Aufgaben?

왘

Welche Kompetenzen hat der Mitarbeiter?

왘

Wurden die Vorjahresziele erreicht?

왘

Welche neuen Ziele gilt es zu erreichen?

왘

Welche Maßnahmen sind für die Erreichung der neuen Ziele bzw. für den Aufbau der Kompetenzen nötig?

Das Formular für dieses Gespräch kann nur individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sein. Es sollte in den prinzipiellen Fragestellungen (Aufgaben, Kompetenzen, Maßnahmen) einheitlich gestaltet werden, abteilungsspezifische Vereinbarungen können auf zusätzlichen Seiten aufgeführt werden.

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CD-ROM

Formulargestaltung mit Excel

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Das Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei: Mitarbeitergespräch.xlsx

Arbeiten im Seitenlayout, in Kopf- und Fußzeile Arbeiten Sie für Formulare dieser Art im Seitenlayout, damit Sie den Grundaufbau mit Seitenrändern, Kopf- und Fußzeilen und Zeilenhöhen/ Spaltenbreiten besser überwachen können. 1. Schalten Sie über Ansicht/Arbeitsmappenansichten in die Ansicht Seitenlayout um. 2. Ändern Sie die Seitenränder und die Größe der Kopf-/Fußzeile durch Ziehen der Randlinien im vertikalen Lineal.

Abbildung 2.78: Im Seitenlayout lassen sich die Kopf- und Fußzeile bearbeiten.

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Rechnen und Kalkulieren

3. Fügen Sie über das Register Kopf- und Fußzeilentools das Firmenlogo und die Überschrift in die Kopfzeile ein. Die Grafiken werden erst sichtbar, wenn Sie den Zellzeiger in die Tabelle setzen. 4. Tragen Sie in die Fußzeile ein: Linker Bereich: Dateiname (&[Datei]) Rechter Bereich: Seite &[Seite] von &[Seiten]

Formularelemente – ein Kombinationsfeld für die Mitarbeiter Das Formular wird mit Formularelementen bestückt, damit Mitarbeiterdaten und andere Daten beim Ausfüllen zur Verfügung stehen. Formularelemente stellt Excel in den Entwicklertools bereit. Achten Sie auf den Unterschied: 왘

Formularsteuerelemente sind Objekte, die in Tabellen eingezeichnet und mit Zellen verknüpft werden. In der Regel können Sie diese ohne Makrounterstützung verwenden.

왘

ActiveX-Elemente werden ebenfalls angeboten, sollten aber nicht verwendet werden, da ActiveX, eine Programmierumgebung von Microsoft, häufig als sicherheitsproblematisch eingestuft wird.

1. Schalten Sie um in das Register Entwicklertools. Wenn dieses Register nicht angeboten wird, aktivieren Sie im Office-Menü die Excel-Optionen und schalten in der Kategorie Häufig verwendet diese Option ein: Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen

2. Wählen Sie Steuerelemente/Einfügen. 3. Markieren Sie das Formularsteuerelement Kombinationsfeld, und zeichnen Sie ein Objekt in die Tabelle. 4. Vergrößern und verkleinern Sie das Objekt über die weißen Markierungspunkte. Klicken Sie in die Tabelle, ist das Objekt aktiv. Mit der rechten Maustaste wird es wieder zur Bearbeitung markiert.

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Formulargestaltung mit Excel

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Abbildung 2.79: Ein Kombinationsfeld für die Mitarbeiternamen

Das Kombinationsfeld soll die Nachnamen der Mitarbeiter anbieten, und dafür brauchen Sie zunächst eine Mitarbeiterliste. Legen Sie diese mit einer Kopfzeile in einer weiteren Tabelle an. 1. Markieren Sie die Mitarbeiterliste mit (Strg)+(ª)+[*]. 2. Weisen Sie der Markierung über Formel/Definierte Namen/Namen definieren den Bereichsnamen MLISTE zu. Sie können den Bereichsnamen auch einfach in das Namensfeld schreiben und (¢) drücken. 3. Markieren Sie die Nachnamen (ohne Kopfzeile), und weisen Sie diesen den Bereichsnamen MNAMEN zu. Jetzt können Sie dem Kombinationsfeld die Namen der Mitarbeiter zuweisen. Aktivieren Sie es im Formular mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Steuerelement formatieren. Tragen Sie auf der Registerkarte Steuerung ein: Eingabebereich: MNAMEN Zellverknüpfung: $J$2 Dropdown-Zeilen: 15 3D-Schattierung: Ja

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.80: Die Mitarbeiterliste mit zwei Bereichsnamen

Die Zellverknüpfung ist eine beliebige Zelle, in der das Steuerelement die Zeilennummer des markierten Namens einträgt. Die übrigen Informationen über den Mitarbeiter lassen sich mithilfe der Zellverknüpfung und der Funktion INDEX() aus der Mitarbeiterliste berechnen. INDEX() erfordert als Argumente den Bereich (MLISTE), die Zeilennummer aus dem Bereich (Zellverknüpfung plus 1) und die Spaltennummer der Spalte, in der das Ergebnis steht. Position: =INDEX(MLISTE;$J$2+1;4) Abteilung: =INDEX(MLISTE;$J$2+1;5)

Geben Sie noch weitere Informationen in den Kopfbereich des Formulars ein. Das Tagesdatum berechnet die Funktion HEUTE() automatisch: =HEUTE()

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Formulargestaltung mit Excel

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Abbildung 2.81: Der Kopfbereich des Formulars mit Mitarbeiterauswahl und weiteren Informationen

Beurteilungen und Zielvereinbarungen Schreiben Sie die einzelnen Themenbereiche, und kennzeichnen Sie die Eingabefelder mithilfe der Rahmenformatierung unter Start/Schriftart. Für die Beurteilung setzen Sie sechs Spalten in die Spaltenbreite 34 Pixel. I. Leistungsbeurteilung (Hauptaufgaben und wesentliche Kompetenzen) II. Beurteilung der Vorjahresziele III. Neue Zielvereinbarungen IV. Entwicklungsmöglichkeiten V. Entwicklungsmaßnahmen/Verbesserungen

Abbildung 2.82: Formulargestaltung für die Beurteilungen und Zielvereinbarungen

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Rechnen und Kalkulieren

Formularelemente – Optionsfelder Für die Auswahl der Beurteilungsstufe (1 bis 6) benutzen Sie Optionsfelder, die einfach angeklickt werden. Damit diese aber für jede Zeile einzeln funktionieren, müssen sie in Gruppenfelder eingezeichnet werden. 1. Zeichnen Sie über Entwicklertools/Steuerelemente/Einfügen ein Gruppenfeld. 2. Löschen Sie die Beschriftung aus dem Objekt, und zeichnen Sie das erste Optionsfeld in dieses Gruppenfeld. 3. Löschen Sie auch von diesem die Bezeichnung, und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie Steuerelement formatieren. 4. Weisen Sie dem Optionsfeld eine Zellverknüpfung zu (I9 für die erste Hauptaufgabe). 5. Kopieren Sie das Objekt, und setzen Sie sechs Objekte in das Gruppenfeld. Achten Sie darauf, dass diese vollständig innerhalb des Gruppenfeldes stehen. Das Zeichnen von Optionsfeldgruppen ist nicht einfach, hier einige Hilfsmittel: 왘

Drücken Sie die (Alt)-Taste, wenn Sie ein Objekt zeichnen oder positionieren, um dieses auf den nächsten Zellrand zu setzen.

왘

Wählen Sie Start/Bearbeiten/Suchen und Auswählen/Auswahlbereich. Hier werden alle Objekte aufgelistet. Um mehrere Objekte zu markieren, drücken Sie die (Strg)-Taste.

왘

Mit Start/Bearbeiten/Suchen und Auswählen/Objekte markieren schalten Sie einen Modus ein, in dem nur Objekte markiert werden können.

왘

Gruppieren Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste eine Gruppe mit Optionsfeldern, und kopieren Sie diese Gruppe auf die übrigen Zeilen.

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Formulargestaltung mit Excel

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Abbildung 2.83: Optionsfelder für die Beurteilungsspalten

Blenden Sie die Zellen, die als Zellverknüpfung für Optionsfelder angegeben wurden, mit einem Spezialzahlenformat aus. Drücken Sie dazu (Strg)+[1], und geben Sie dieses benutzerdefinierte Format ein, das positive und negative Zahlen und Nullen unsichtbar macht: ;;;

Datenüberprüfungsliste für Aktionsträger Alternativ zum Kombinationsfeld benutzen Sie die Datenüberprüfung, wenn die Auswahlliste für mehrere Zellen vorgesehen ist. Im Formular Mitarbeitergespräch brauchen Sie eine solche Liste für die Aktionsträger. 1. Markieren Sie alle Zellen, für die Sie die Liste vorsehen, und wählen Sie Daten/Datentools/Datenüberprüfung. 2. Schalten Sie unter Zulassen auf Liste, und tragen Sie einen Bezug auf einen Zellbereich ein. Kleinere Listen können Sie auch direkt, mit Semikolon getrennt, in das Feld Quelle schreiben.

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.84: Eine Datenüberprüfungsliste für mehrere Zellen

Externe Daten mit Excel bearbeiten Mit der Version 2007 hat Microsoft seinem Office-Paket erstmals seit vielen Jahren wieder ein neues Dateiformat verpasst. XML ist das Zauberwort für die neue Datengeneration, alle Excel-Dateien werden in diesem modernen Format gespeichert, und im Zeitalter der Internet-Kommunikation wird sich dieses Format auch bald als Standard etablieren. Aber – bis dahin ist es noch ein langer Weg, denn so viele Computersysteme und -programme es gibt, so viele Datenformate gibt es auch. Vom einfachen Textformat bis zur codierten, in Maschinensprache konvertierten Binärdatei kommt alles vor, aber Office, speziell Excel, ist bestens darauf vorbereitet.

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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Textdateien Sie werden immer seltener, gehören aber bei vielen, besonders älteren Systemen zum Standard: Textdateien in reinem Textformat, die nicht codiert, komprimiert oder verschlüsselt sind. Excel kann Textdateien im Listenformat lesen und konvertiert diese sogar in das passende Format.

ASCII, ANSI und Unicode Wer sich mit dem Import und Export von Textdaten beschäftigt, sollte diese drei Begriffe kennen und unterscheiden können. ASCII, ANSI und Unicode sind Kodierungsnormen für Textdaten, die bei der Speicherung verwendete Norm ist maßgeblich für den Inhalt in Excel importierter Daten. ASCII ist das alte 7-Bit-Format, in dem nur 27 (= 128) Kombinationen codiert waren. Mit Windows kam die 8-Bit-Codierung (256 Zeichen), und die Zuordnung regelte ab sofort die ANSI-Norm (American National Standard Institute). Unicode ist die Erweiterung des ANSI-Zeichensatzes um länderspezifische Zeichensätze, mit 16 Bit pro Zeichen können über 65.000 Zeichen kodiert werden.

Textdateien – Kennung und Formate Textdateien sind an der Dateiendung TXT erkennbar, können aber auch anders gekennzeichnet sein. Einige SAP-Berichte werden zum Beispiel als DAT-Dateien exportiert, PRN ist ein altes Lotus-Format mit Leerzeichen für die Spaltentrennung, DIF und SYLK sind ebenfalls alte Textformate. CSV steht für Comma Separated Value, und diese Dateien sind ebenfalls reine Textdateien mit Semikolon als Spaltentrennzeichen. Excel kann CSV-Dateien direkt öffnen, wobei die Daten automatisch auf Spalten verteilt werden. Die meisten anderen Textdateien verwenden das Tabulatorzeichen als Trennzeichen zwischen den einzelnen Spalten, und solche Dateien kann Excel mühelos in Tabellen umwandeln. Sehen Sie sich die Textdatei sicherheitshalber mit einem Texteditor an, bevor Sie versuchen, sie in Excel zu importieren.

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CD-ROM

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Rechnen und Kalkulieren

Die Übungsdatei finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Datei Bestellungen08.txt

Tipp

Abbildung 2.85: Textdatei mit der Endung TXT und TAB-getrennten Spalten

Überschriften (Header) sind für Excel kein Problem, die Datei muss aber eine erkennbare Listenstruktur aufweisen und wenn möglich eine Kopfzeile enthalten.

Praxisbeispiel: Lieferantenbewertung

Sie haben als Leiter der Einkaufsabteilung die Aufgabe, Ihre Lieferanten zu bewerten. Dazu brauchen Sie das jährliche Umsatzvolumen und die durchschnittliche Lieferzeit pro Bestellung. Die komplette Bestellliste erhalten Sie aus dem SAP-System, der Bericht wird aber als Textdatei exportiert. Konvertieren Sie diese in eine Tabelle, und berechnen Sie Umsätze und Lieferzeiten.

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

2

Der Textkonvertierungs-Assistent 1. Starten Sie Excel, und wählen Sie im Office-Menü Datei öffnen. 2. Schalten Sie um auf den Dateityp Textdateien, und aktivieren Sie die Datei Bestellungen08.txt. 3. Der Textkonvertierungs-Assistent startet. Stellen Sie den Dateityp auf Getrennt, und entfernen Sie die Überschrift (Import beginnt in Zeile 7). Unter Dateiursprung können Sie die Datei ggf. konvertieren, Windows (ANSI) ist das 8-Bit-Format, MS-DOS (PC-8) das ältere 7-Bit-Format ASCII.

Abbildung 2.86: Der Textkonvertierungs-Assistent

4. Schalten Sie weiter, und bestimmen Sie in Schritt 2 den Tabstopp als Trennzeichen zwischen den Spalten. 5. Im nächsten Schritt können Sie einzelne Spalten vom Import ausschließen (Spalten nicht importieren) und die Zahlenformate festlegen. Überprüfen Sie, ob Zahlen und Datumswerte korrekt eingelesen werden. Bei Fremdformaten (US-Währung) können Sie unter Weitere das Dezimalzeichen korrigieren oder Spalten zum Text erklären, damit die Zahlen nicht umgewandelt werden. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Textdatei zu importieren.

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Rechnen und Kalkulieren

Lieferzeiten berechnen Berechnen Sie die Differenz zwischen Belegdatum und Lieferdatum mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE(), die nur die Wochentage zählt. Dieses benutzerdefinierte Zahlenformat fügt den Text „Tage“ hinzu: 0" Tage"

Kopieren Sie die Formel per Doppelklick auf das Füllkästchen nach unten bis zur letzten Zeile. G1: Lieferzeit G2: =NETTOARBEITSTAGE(D2;F2)

Abbildung 2.87: Die Lieferzeit wird berechnet.

%-Anteil und Top-Ten-Analyse Um die umsatzstärksten Lieferanten zu ermitteln, verwenden Sie eine PivotTable: 1. Setzen Sie den Zellzeiger in die Liste, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/PivotTable. 2. Kreuzen Sie die Felder Lieferantenname und Bestellnettowert an. 3. Ziehen Sie das Feld Bestellnettowert noch einmal in den Wertebereich, und ändern Sie unter PivotTable-Tools/Optionen die Feldeinstellungen: Name: % von Gesamt Werte anzeigen als: % des Ergebnisses

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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Schalten Sie in der Feldkopfzeile Lieferantenname unter Wertefilter den Top-Ten-Filter ein, und filtern Sie die zehn umsatzstärksten Lieferanten. Das Feld Bestellnettowert wird absteigend sortiert.

Abbildung 2.88: Die Top-Ten-Liste der umsatzstärksten Lieferanten

Durchschnittliche Lieferzeiten Berechnen Sie die durchschnittliche Lieferzeit pro Lieferant in einer zweiten PivotTable, schalten Sie dazu wieder zurück auf die Liste. Legen Sie die neue PivotTable an, und ändern Sie die Feldeinstellungen des Feldes Bestellnettowert: Zusammenfassen mit. Mittelwert

Setzen Sie wieder den Top-Ten-Filter ein, und sortieren Sie die PivotTable absteigend nach dem Bestellwert.

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Rechnen und Kalkulieren

Textdatei als Mappe speichern Vergessen Sie nicht, die importierte Textdatei als Excel-Arbeitsmappe zu speichern, da das Textformat keine Pivot-Tabellen oder Formeln speichern kann. Wählen Sie im Office-Menü Speichern unter, und weisen Sie der Datei das Standard-Excel-Format zu.

Textdatei verknüpfen Wenn die Textdaten regelmäßig erneuert werden, sollten Sie die Daten nicht importieren, sondern eine Verknüpfung auf die Datei anlegen. Diese wird bei Bedarf einfach aktualisiert, und die Tabelle zeigt immer den letzten Stand des Textexports an. 1. Starten Sie Excel mit einem leeren Tabellenblatt. 2. Wählen Sie Daten/Externe Daten abrufen/Aus Text. 3. Suchen Sie die Textdatei, und klicken Sie auf Importieren. 4. Bearbeiten und bestätigen Sie die drei Schritte des Textkonvertierungs-Assistenten, und importieren Sie die Datei. 5. Klicken Sie unter Daten/Verbindungen auf Alle aktualisieren, um die Tabelle auf den neuesten Stand zu bringen. Unter Verbindungseigenschaften lässt sich die Datenherkunft überprüfen und ändern.

Abbildung 2.89: Unter Verbindungen werden alle externen Verbindungen aktualisiert.

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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Besonders wichtig für externe Datenverbindungen ist der Eigenschaften-Dialog, den Sie mit der rechten Maustaste in der Liste oder mit dem Symbol Eigenschaften abholen. Hier definieren Sie, in welchem Intervall die Daten aktualisiert werden, hier können Sie die Formatierung und die Spaltenbreite abschalten, damit sich diese nicht bei jeder Aktualisierung ändern. Wenn Sie berechnete Spalten und Zeilen an die verknüpften Daten anfügen, vergessen Sie nicht, diese Option anzukreuzen: Formeln in angrenzenden Zeilen ausfüllen

Damit werden die Formeln automatisch kopiert bzw. gelöscht, wenn sich die Größe der importierten Datei ändert.

Abbildung 2.90: Die Eigenschaften der verknüpften Textdaten

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Rechnen und Kalkulieren

Excel und Datenbanken Das Kalkulationswerkzeug Excel lässt sich klar abgrenzen von Datenbankprogrammen wie Access oder SQL Server. Excel speichert zwar auch mehrere Datenpools (Tabellen) in einer Datei, Datenbanken verknüpfen diese aber zu einem Datenbankmodell. Mit Access als Mitglied der Office-Familie versteht sich Excel natürlich am besten, auch der Datenaustausch mit dem hauseigenen SQL Server oder mit den SharePoint-Services ist einfach und unkompliziert. Ältere Dateiformate wie dBASE und Paradox liest Excel problemlos ein.

Excel-Tabellen nach Access Falls Sie sich entscheiden, Excel-Daten in eine Datenbank zu holen und dort weiter zu verarbeiten, gibt es einen einfachen Weg: 1. Markieren Sie die Liste oder Tabelle im Excel-Tabellenblatt inklusive Kopfzeile. Diese sollte eine saubere Spaltenbeschriftung pro Spalte aufweisen (keine Sonderzeichen).

Abbildung 2.91: Der Import-Assistent von Access bietet einen einfachen Import oder eine Datenverknüpfung an.

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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2. Kopieren Sie die Markierung mit (Strg)+[C] in die Zwischenablage. 3. Wechseln Sie zur Access-Datenbank, und holen Sie die Daten mit (Strg)+[V] aus dem Zwischenspeicher. Access wird nach einer Sicherheitsmeldung automatisch eine neue Tabelle anlegen. Überprüfen Sie die Feldstruktur, indem Sie die Tabelle im Entwurfsmodus öffnen. Alternativ dazu können Sie in Access auch unter Externe Daten/Importieren einen Assistenten für den Datenimport aus Excel starten und die Daten aus einer gespeicherten Arbeitsmappe holen. Wählen Sie die Option Verknüpfung, werden die Daten dynamisch mit der Excel-Quelle verknüpft, und jede Änderung in der Arbeitsmappe wird automatisch in der Access-Datenbank berücksichtigt sein.

Access-Daten nach Excel Für die Übergabe von Daten aus Access-Tabellen oder Abfragen stellt Access ebenfalls einen Assistenten bereit, starten Sie ihn unter Externe Daten/Exportieren. Klicken Sie auf das Excel-Symbol und bestätigen Sie die Fragen nach Dateiname und Ziel. Wesentlich eleganter ist die verknüpfte Übernahme von Access-Daten, denn das Ergebnis wird automatisch aktualisiert, wenn sich die Quelldaten ändern.

Abbildung 2.92: Externe Daten aus einer Access-Datenbank abrufen

1. Aktivieren Sie eine leere Excel-Tabelle, und wählen Sie Daten/Externe Daten abrufen. 2. Klicken Sie auf das Symbol Aus Access, und suchen Sie die AccessDatenbankdatei.

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Rechnen und Kalkulieren

3. Enthält die Datenbank mehrere Tabellen, erhalten Sie einen Auswahldialog. Wählen Sie die Tabelle, die Sie nach Excel holen wollen. 4. Klicken Sie auf OK, und geben Sie den Zellbereich für den Import an. Die Daten werden aus der Datenbank importiert, Excel konvertiert die Liste gleich in eine Tabelle. Sie können im Register Tabellentools die Formatvorlage ändern oder entfernen und die Tabelle in einen Bereich zurückkonvertieren. Mit Daten/Verbindungen überprüfen Sie die Verbindung und aktualisieren sie. Öffnen Sie das Eigenschaftsfenster, wenn Sie die Verknüpfung in einem bestimmten Intervall automatisch aktualisieren wollen.

ODBC-Datenquellen und MS Query Damit Excel nicht nur Office-interne Daten akzeptiert, hat Microsoft ODBC integriert. ODBC ist die Abkürzung für Open Database Connectivity und bezeichnet die Technik, Datenbankdaten aus externen Quellen mit Excel zu verbinden. Dazu installiert das externe Programm im Betriebssystem einen Treiber, die Windows-Systemsteuerung steuert ein Verwaltungsprogramm für ODBC-Treiber bei. Aktivieren Sie Verwaltung/Datenquellen (ODBC). MS Query ist ein Add-In, das mithilfe dieser ODBC-Treiber eine Verbindung zur externen Quelle herstellt. Mit MS Query starten Sie einen Assistenten, der Sie von der Treiberauswahl bis zum Datenimport führt. 1. Wählen Sie Daten/Externe Daten abrufen/Aus anderen Quellen. 2. Klicken Sie auf Von Microsoft Query. 3. Suchen Sie den passenden ODBC-Treiber, und aktivieren Sie die Quelldatei. Holen Sie dann die Tabellen oder Abfragen aus der Datei, und definieren Sie die Feldauswahl. 4. Mit MS Query können Sie die Daten sortieren und nach Kriterien filtern und anschließend in ein Tabellenblatt einlesen.

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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Das Ergebnis ist eine dynamische Abfrage, die über Daten/Verbindungen aktualisiert und bearbeitet wird. Aktivieren Sie das Eigenschaften-Fenster der Abfrage, um ein Intervall für die Aktualisierung einzustellen.

Tipp

Abbildung 2.93: ODBC-Treiber für MS Query

MS Query kann leider nur Access-Datenbanken aus den Vorgängerversionen mit der Dateiendung MDB einlesen, Access 2007-Datenbanken werden nicht akzeptiert.

Praxisbeispiel: Personalcontrolling

CD-ROM

Sie sind Personalchef eines größeren Unternehmens, und eine Ihrer zahlreichen Aufgaben besteht in der Planung von Kapazitäten für die einzelnen Unternehmensbereiche. Die aktuellen Personaldaten beziehen Sie als Bericht aus dem SAP-HR-Modul, den Sie in einer Access-Datenbank verknüpft haben. Der Bericht enthält neben den Adressdaten der Mitarbeiter die Abteilungsbezeichnung und im Feld Arbeitszeit die Information über die Entlohnungsart (GE = Gehaltsempfänger, LE = Lohnempfänger). Die Datenbank und das Excel-Beispiel finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 2 Dateien: PersonalControlling.accdb, Personalcontrolling.xlsx

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Rechnen und Kalkulieren

Abbildung 2.94: Die Datenbank PersonalControlling mit der Mitarbeitertabelle

Mitarbeiterbericht verknüpfen 1. Aktivieren Sie eine Arbeitsmappe und darin ein leeres Tabellenblatt. 2. Wählen Sie Daten/Externe Daten abrufen/Aus Access. 3. Suchen Sie die Datenbank PersonalControlling.accdb und darin die Tabelle Mitarbeiter. Bestätigen Sie die Abfragen nach Verbindung und Kennwort (kein Kennwort). 4. Die Tabelle wird eingelesen und mit dem Original aus der AccessDatenbank verknüpft.

Entlohnungsarten pro Abteilung Um die Anzahl der Mitarbeiter in den verschiedenen Entlohnungsarten zu ermitteln, legen Sie eine PivotTable an. 1. Klicken Sie in die aus Access importierte und verknüpfte Tabelle, und wählen Sie Einfügen/Tabellen/PivotTable. 2. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Tabelle, und legen Sie die PivotTable in einem neuen Blatt an. Definieren Sie das Pivot-Layout: Zeilenbeschriftung: OrgEinheit Spaltenbeschriftung: Arbeitszeit Werte: Anzahl von Nachname

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Externe Daten mit Excel bearbeiten

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Tipp

Abbildung 2.95: Die PivotTable zeigt die Kapazitäten in den einzelnen Abteilungen.

Wenn Sie die Quelltabelle nicht brauchen, können Sie beim Einlesen der Daten gleich auf PivotTable umschalten und damit eine PivotTable erstellen, die direkt auf die externen Daten referenziert.

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Datenbanken und Kontakte

Die Datenbank war lange Zeit keine Stärke der Personalcomputer. Speichermedien kosteten in den Anfangsjahren zu viel Geld, und die Entwicklung schneller Festplatten mit Datenkapazitäten ließ lange auf sich warten. Die Verarbeitung großer Datenmengen war lange Zeit eine Domäne der Großcomputer. Mit der Entwicklung kompakterer Speicher kam der Durchbruch: Festplattenkapazitäten im Terabyte-Bereich sind heute Standard, und Gigabytes an Arbeitsspeicher ermöglichen die Verarbeitung großer und größter Datenmengen auf PCs und Laptops. Office ist für solche Aufgaben gerüstet, mit dem Datenbanksystem Access können auch komplexe Datenmengen verarbeitet werden. Access spielt seine Stärken in der Kombination der Daten aus, das „Modellieren“ einer Datenbank mit Normalformen und Beziehungen gehört zu den wichtigsten Kenntnissen des Office-Anwenders. In der Praxis werden (zu) viele Mengendaten mit Excel verwaltet. Das hat einen einfachen Grund: Excel ist schneller zu erlernen und flexibler, wenn es um einzelne Tabellen geht. Filtern, Sortieren, Teilsummen berechnen und Diagramme erstellen ist schnell erlernt, während das Modellieren einer Datenbank schon gute Kenntnisse erfordert. Aber – die Excel-Tabelle wird schnell zum „Bastelbogen“, wenn die Anforderungen komplexer werden. Umgekehrt spart eine funktionelle Datenbank umso mehr Zeit, je komplexer die Aufgaben werden.

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Datenbanken und Kontakte

Excel oder Access? Die Entscheidung ist nicht einfach: 왘

Wenn Sie einzelne Listen (Mitarbeiter, Lieferanten, Stundenabrechnungen) verwalten, reicht die Excel-Tabelle völlig aus.

왘

Müssen Ihre Daten miteinander verknüpft werden (Mitarbeiter und Jahresplanungen, monatliche Umsätze mit Vorjahresvergleich, Rolling Forecast etc.), dann entscheiden Sie sich für Access. Die Ergebnisse können Sie immer noch nach Excel exportieren oder per ODBC verknüpfen.

왘

Wenn Sie Daten verarbeiten, die regelmäßig aktualisiert werden (zum Beispiel SAP-Exportdateien), sollten Sie diese als Verknüpfungen in eine Access-Datenbank holen und mit Abfragen auswerten.

Datenbanken modellieren Eine Datenbank zu gestalten erfordert Know-how und Erfahrung. Fehler, die bei der Modellierung gemacht werden, lassen sich später sehr schwer wiedergutmachen. Planen Sie deshalb viel Zeit für die Gestaltung der Datenbank, der Feldstrukturen und der Beziehungen der Tabellen zueinander ein. Die Access-Hilfe liefert unter dem Stichwort Grundlagen einen ausführlichen Beitrag zum Thema Datenbankmodellierung. Starten Sie Access, drücken Sie (F1), und sehen Sie sich den Hilfetext an.

Abbildung 3.1: Hilfetext mit ausführlichen Erklärungen zur DB-Modellierung

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Datenbanken modellieren

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Grundlagen Zuerst die Begriffe: Die Daten in der Datenbank stehen in Tabellen. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten). Damit die Daten in den Feldern einheitlich aufgebaut sind, wird zu jeder Tabelle eine Tabellenstruktur erstellt, in der den Feldern ein Datentyp (Text, Zahl, Datum …) zugewiesen wird.

Abbildung 3.2: Tabelle und Feldstruktur

Erste Normalform Tabellen müssen immer eindeutige Daten enthalten, die Daten dürfen nicht redundant sein.

Abbildung 3.3: Der Lieferantenname wird über einen Schlüssel verknüpft.

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Datenbanken und Kontakte

Im Schnittpunkt von Zeile und Spalte darf nur ein Wert enthalten sein. Eine Artikeltabelle speichert beispielsweise nur je einen Preis pro Artikel, niemals mehrere Preise (z.B. aus Bestellungen oder mit Rabattabzug). Eine Artikeltabelle, in der zu jedem Artikel der Lieferant eingetragen wird, speichert redundante Daten und verstößt gegen die erste Normalform (besser: zwei Tabellen und zwei Schlüssel zuweisen).

Schlüssel und zweite Normalform Wenn Sie vorhaben, die Daten einer Tabelle mit anderen Tabellen zu verknüpfen, müssen diese mit einer eindeutigen Nummer und einem Primärschlüssel versehen sein. Dieser stellt sicher, dass ein Datensatz nur einmal vorkommen kann. Er wird auch nicht neu vergeben, wenn ein Satz gelöscht wird. Die zweite Normalform bestimmt, dass eine Tabelle nicht mehr als einen eindeutigen Schlüssel enthalten kann. Falsch wäre, Artikel und Bestellungen in einer Tabelle zusammenzufassen. Die Bestellungen kommen in eine eigene Datei, und eine dritte enthält die Bestelldatensätze.

Abbildung 3.4: Jede Tabelle hat eindeutige Schlüssel.

Weitere Designtipps Es gibt noch eine dritte Normalform, die besagt, dass alle Felder ohne Schlüssel ausschließlich von Primärschlüsseln abhängig sein müssen. Im Klartext: Tabellen dürfen keine Felder enthalten, deren Inhalt von ande-

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Datenbanken modellieren

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ren Feldern abhängig ist. Für ein Feld empfohlener Verkaufspreis in der Artikeltabelle darf es zum Beispiel kein abhängiges Feld Rabatt geben.

Kleinste Einheiten im Tabellenentwurf Trennen Sie alle Informationen in kleinste Einheiten auf. Statt Name je ein Vorname- und Nachname-Feld, Werksnummer und Werksbezeichnung statt Werk usw. Aber – nicht übertreiben: Für Straße und Hausnummer brauchen Sie keine zwei Felder.

Keine berechneten Felder Gerechnet wird in den Tabellen nicht, Rabatt- oder Steuerabzüge, Zwischensummen haben im Tabellenentwurf nichts verloren. Access rechnet nur in Abfragen, Formularen und Berichten. Lassen Sie die Abfrage berechnen, was zu berechnen ist, zum Beispiel das Alter des Mitarbeiters oder die Jahre bis zur ATZ (Ruhestand).

Beziehungen 1:n und n:m Machen Sie sich mit den Beziehungsarten vertraut. Eine 1:n-Beziehung liegt vor, wenn ein einmaliger Datensatz mehrfach in einer anderen Tabelle vorkommen kann. (Beispiel: Eine eindeutige Lieferantennummer kommt mehrfach in der Artikeltabelle vor). n:m-Beziehungen bezeichnen meist Verknüpfungen in Detail- oder Zwischentabellen. (Beispiel: Mehrere Kunden können mehrere Artikel bestellt haben).

Referenzielle Integrität Die referenzielle Integrität lässt sich für jede Beziehung zwischen zwei Tabellen einschalten. Sie verhindert, dass Datensätze „verwaisen“ oder Aktualisierungen nicht durchgereicht werden. Wenn Sie beispielsweise Artikel aus der Preisliste löschen, für die noch offene Bestellungen vorliegen, löscht die referenzielle Integrität auch diese Bestellungen.

Namenskonventionen Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können Sie natürlich nach eigenen Vorstellungen benennen. Mit Namenskonventionen erleichtern Sie die Arbeit mit der Datenbank, wenn diese komplexer wird. Dazu

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wird jedem Objekt ein dreistelliges Präfix vorangestellt (optional mit Unterstrich): Tabellen: tbl Formulare: frm

Hier finden Sie die Namenskonventionen für Access-Objekte: http://de.wikipedia.org/wiki/Namenskonvention http://www.access-tutorial.de/04-namenskonventionen.htm

Abbildung 3.5: Namenskonventionen für Access

Vorlagen und Beispieldatenbank Nordwind Tipps und Vorschläge für Datenbankdesign können Sie sich aus den Vorlagen holen, die Access bereithält. Die Beispieldatenbank Nordwind 2007 ist besonders zu empfehlen, sie enthält ein vollständig ausgearbeitetes Datenbankmodell. Die Firma Northwind Traders vertreibt Feinkostspezialitäten aller Art, in der Datenbank werden neben Artikel- und Kundendaten auch Bestellungen, Lieferanten und Personaldaten verwaltet.

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Datenbanken modellieren

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1. Klicken Sie im Erste-Schritte-Fenster auf Lokale Vorlagen. 2. Wählen Sie Nordwind 2007, und klicken Sie auf Erstellen. 3. Die Datenbank wird aus der Vorlage produziert, melden Sie sich mit einem beliebigen Namen an, und sehen Sie sich die Objekte im Navigationsbereich (links) an.

Tipp

Abbildung 3.6: Nützlich und vielseitig: die Beispieldatenbank Nordwind

Nordwind ist sehr umfangreich und vielseitig, oft aber auch umständlich und unkomfortabel programmiert. Holen Sie sich Anregungen aus dieser Datenbank, suchen Sie parallel dazu in anderen Informationsquellen nach guten Techniken und nützlichen Designtipps. In Internet-Foren und auf guten Webseiten werden Sie sicher fündig.

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Weblinks Access-Datenbankentwicklung Nützliche Webadressen für Access-Datenbankentwickler: www.access-hilfe.de www.donkarl.com www.freeaccess.de microsoft.public.de.access (Newsgroup) www.dbwiki.de (Datenbankentwickler-Wiki)

Erste Schritte mit Access Eine neue Datenbank 1. Starten Sie Access über Programme/Microsoft Office aus dem Windows-Startmenü. 2. Access erscheint mit dem Fenster Erste Schritte. Klicken Sie auf das Symbol Leere Datenbank, um eine neue Datenbank anzulegen. 3. Geben Sie den Namen der neuen Datenbank ein: Chefdatenbank

4. Die Endung accdb fügt Access automatisch an. Klicken Sie auf das Ordnersymbol, um den Speicherort zu bestimmen, und bestätigen Sie mit Klick auf Erstellen. Die Datenbank wird erstellt und sofort gespeichert. Sie können die ersten Objekte erstellen. Mit Datenbank schließen im Office-Menü schließen Sie die Datenbank wieder, und Datenbank öffnen aktiviert sie wieder. Das Erste-Schritte-Fenster bietet die zuletzt aktivierten Datenbanken in der rechten Spalte zum Anklicken an.

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Erste Schritte mit Access

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Tipp

Abbildung 3.7: Eine neue Datenbank entsteht.

Damit Sie das Startsymbol schneller zur Verfügung haben, können Sie es in die Schnellstartleiste der Taskleiste ziehen oder eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellen (rechte Maustaste, Kontextmenü).

Sicherheitsoptionen Achten Sie beim Öffnen der Datenbank auf die Sicherheitswarnung unterhalb der Multifunktionsleiste. Sie warnt vor aktiven Elementen wie Makros, die selbstständig aktiv werden können, und erscheint auch bei leeren Datenbanken ohne Makros. Klicken Sie auf Optionen, und aktivieren Sie die aktiven Inhalte. Ausschalten könnten Sie diese Sicherheitswarnung in den Makroeinstellungen des Vertrauensstellungscenters (Access-Optionen), was aber nicht zu empfehlen ist.

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Abbildung 3.8: Die Sicherheitswarnung muss bestätigt werden.

Datenbankoptionen Alle Voreinstellungen für die Oberfläche, die aktuelle und zukünftig angelegte Datenbanken finden Sie in den Access-Optionen. Aktivieren Sie diese über die gleichnamige Schaltfläche aus dem Office-Menü. Unter Häufig verwendet finden Sie allgemeine Optionen wie das Farbschema und das Standarddateiformat für neue Datenbanken. Stellen Sie dieses auf eine Vorgängerversion zurück, wenn andere Benutzer mit solchen auf Ihre Datenbank zugreifen müssen. Der Standarddatenbankordner sollte auf den Pfad verweisen, in dem Ihre Datenbanken gespeichert sind. Das Register Aktuelle Datenbank enthält die Optionen für die aktive Datenbank. Wenn Sie unter Dokumentfensteroptionen Überlappende Fenster einstellen, werden die Objekte wie in den Vorgängerversionen angezeigt, ansonsten in Registerkartenansicht. Die übrigen Optionen können Sie wie eingestellt übernehmen, mit zunehmender Erfahrung mit Access werden Sie evtl. einzelne Optionen anpassen müssen.

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Erste Schritte mit Access

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Abbildung 3.9: Die Access-Optionen mit Voreinstellungen zur aktuellen Datenbank

Praxisbeispiel: Datenbank für Verkaufsleitung und Marketing Als Leiter der Verkaufs- und Marketingabteilung sollten Sie nicht nur einen aktuellen Überblick über das Produktportfolio Ihres Unternehmens haben, sondern auch über Kundendaten, Bestellungen und Reklamationen Bescheid wissen. Legen Sie eine Datenbank mit diesen Datenbeständen an. In der Praxis werden Sie die Daten aus einem Vorsystem wie SAP, Navision oder einem Warenwirtschaftssystem übernehmen. Wenn eine ODBC-Quelle besteht, können Sie einzelne Tabellen und Abfragen verknüpfen, andernfalls sollten Sie die Möglichkeit schaffen, aktuelle Datenberichte in Dateiform (Textdaten, Excel-Format o.Ä.) zur Verfügung zu stellen. Auch diese Daten lassen sich in die Datenbank verknüpfen.

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Die erste Tabelle: Artikelportfolio Für das Produktportfolio erstellen Sie zunächst die Tabellenstruktur. Die Daten holen Sie anschließend aus einer Excel-Tabelle. Sie können die Excel-Daten auch gleich mit der Kopfzeile kopieren und in die leere Datenbank einfügen und anschließend den Entwurf korrigieren. CD-ROM

Auf der CD zum Buch finden Sie die Excel-Datei mit den Datensätzen der Artikeltabelle: Ordner: Kapitel 3 Datei: Preisliste_GolfStore.xlsx

1. Klicken Sie auf Erstellen/Tabellen/Tabelle. 2. Schalten Sie unter Tabellentools/Entwurf/Ansicht um auf Entwurf. Die Tabelle muss dazu gleich gespeichert werden, geben Sie den Tabellennamen ein: tbl_Artikel

3. Geben Sie die Feldnamen ein, und bestimmen Sie den Felddatentyp. In der Spalte Beschreibung können Sie zu jedem Feld einen Beschreibungstext eintragen. 4. Speichern Sie den Tabellenentwurf mit Klick auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Register der Tabelle, und wählen Sie Schließen. 6. Um die Tabelle zu öffnen, klicken Sie doppelt auf den Eintrag im Navigationsbereich. Das Kontextmenü des Registers sollten Sie weiterhin nutzen, um zwischen Entwurfsansicht und Datenblattansicht umzuschalten oder den Entwurf zu speichern und zu schließen. Das ID-Feld, das in neuen Tabellen automatisch an erster Stelle steht, löschen Sie in diesem Fall. Es würde den Datenimport blockieren, Sie können nach dem Einfügen der Daten oben eine neue Zeile einfügen und den Felddatentyp AutoWert zuweisen. Klicken Sie auch auf das Primärschlüssel-Symbol, um diesen zuzuweisen.

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Erste Schritte mit Access

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Achten Sie auf die Feldeigenschaften der einzelnen Felder: Für Textfelder wird die Feldgröße 255 (Zeichen) vorgeschlagen, Sie können hier auch kleinere Werte eintragen. Zahlenfelder sind vom Typ Double, das ist der größtmögliche Zahlentyp. Wenn Sie ein Zahlenfeld ohne Nachkommastellen brauchen, wählen Sie Long Integer.

Abbildung 3.10: Der erste Tabellenentwurf

Excel-Daten kopieren Kopieren Sie die Daten aus der Excel-Tabelle in die Access-Tabelle. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Datentypen korrekt eingehalten wurden, d.h., Datumsspalten dürfen auch nur Datumswerte enthalten, Zahlenspalten nur Zahlen. Kontrollieren Sie Ihre Excel-Daten vorher. Wenn die Daten nicht übernehmbar sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung, und die fehlerhaften Datensätze werden in einer Tabelle Importfehler abgelegt. 1. Aktivieren Sie Excel, und öffnen Sie die Datei Preisliste_GolfStore.xlsx.

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2. Markieren Sie die Daten in der Tabelle Preisliste ohne die Kopfzeile, und kopieren Sie sie mit (Strg)+[C] in die Zwischenablage. 3. Wechseln Sie zu Access, und öffnen Sie die Tabelle tbl_Artikel per Doppelklick auf den Eintrag im Navigationsbereich (nicht im Entwurf). 4. Markieren Sie mit der rechten Maustaste die erste (leere) Zeile per Klick am linken Zeilenrand, und wählen Sie Einfügen. 5. Bestätigen Sie die Meldung, dass 75 Datensätze eingefügt werden, mit Klick auf OK. 6. Passen Sie die Spaltenbreiten der einzelnen Spalten an, klicken Sie dazu doppelt auf die Spaltenzwischenlinie im Spaltenkopf.

Abbildung 3.11: Die Daten wurden aus Excel importiert.

Normalisierung: Kategorien, Hersteller und Lieferanten Ihre nächste Aufgabe besteht in der Normalisierung des Entwurfes. Damit keine redundanten Daten gespeichert werden, lagern Sie einzelne Felder in neue Tabellen aus und verknüpfen diese mit der Haupttabelle. Beginnen Sie mit den Kategorien.

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Erste Schritte mit Access

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Kategorien 1. Wählen Sie Erstellen/Tabellen/Tabelle. 2. Erstellen Sie eine neue Tabelle mit der Bezeichnung tbl_Kategorien. 3. Das ID-Feld ist bereits erstellt, auch der Primärschlüssel und der Datentyp AutoWert sind zugewiesen. Tragen Sie das zweite Feld ein, und speichern Sie den Entwurf: Feldname: Kategorie Felddatentyp: Text, Feldgröße 100

4. Tragen Sie die Kategorien in das Datenblatt ein. Die ID wird automatisch hochgezählt.

Abbildung 3.12: Die Kategorien in der Tabelle tbl_Kategorien

Verknüpfen Sie diese Tabelle mit der Artikeltabelle. Schalten Sie dazu in den Tabellenentwurf der ersten Tabelle, und ändern Sie den Felddatentyp des Kategorienfeldes: 1. Wählen Sie in der Tabelle tbl_Artikel im Feld Kategorie den Felddatentyp Nachschlage-Assistent. 2. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Option in der ersten Abfrage des Assistenten: 3. Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen. 4. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Tabelle tbl_Kategorien.

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5. Klicken Sie auf das Feld Kategorie, und holen Sie dieses per Klick auf das Pfeilsymbol in die Auswahl. 6. Sortieren Sie die Nachschlageliste aufsteigend nach dem Feld Kategorie. 7. Passen Sie die Spaltenbreite an, und blenden Sie die Schlüsselspalte aus. 8. Bestätigen Sie den Namensvorschlag Kategorie mit Fertig stellen, und bestätigen Sie alle weiteren Meldungen. Das Kategoriefeld wird jetzt durch den Schlüssel aus der Tabelle Kategorie ersetzt. Wenn Sie die gleichen Kategorien verwendet hatten, sollten die ursprünglichen Feldinhalte erhalten bleiben, ansonsten müssen Sie diese nachkorrigieren. Schalten Sie um auf die Datenblattansicht, und öffnen Sie das Auswahlfeld in der Spalte Kategorie.

Abbildung 3.13: Das Kategorie-Feld in der Artikel-Tabelle

Beziehung überprüfen Der Nachschlage-Assistent hat mit dieser Aktion eine relationale Verknüpfung zwischen den beiden Tabellen hergestellt. Überprüfen Sie diese, und passen Sie die referenzielle Integrität an: 1. Schließen Sie die beiden Tabellen tbl_Artikel und tbl_Kategorien. 2. Wählen Sie Datenbanktools/Einblenden/Ausblenden/Beziehungen.

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Erste Schritte mit Access

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3. Die Beziehungen werden angezeigt, klicken Sie doppelt auf die Linie zwischen dem ID-Feld und dem Feld Kategorie. 4. Schalten Sie die referenzielle Integrität ein, und kreuzen Sie auch die beiden Optionen an. 5. Bestätigen Sie mit OK, und schließen Sie die Beziehungen wieder.

Abbildung 3.14: Die referenzielle Integrität wird eingestellt.

Damit haben Sie sichergestellt, dass keine Änderungen gemacht werden können, die der Beziehung widersprechen. Löschen Sie eine Kategorie, werden automatisch auch alle Datensätze aus den anderen Tabellen entfernt, die mit dieser Kategorie verknüpft sind.

Lieferanten Ein zusätzliches Feld in der Artikeltabelle soll den Lieferanten enthalten. Diese Lieferanten stehen zur Auswahl: Sportdiscount GmbH Golf 2000 AG GolfDiscount AG Golf & More

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Erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur von tbl_Lieferanten, und verknüpfen Sie diese anschließend mit dem Nachschlage-Assistenten in ein neues Feld Lieferant in der Tabelle tbl_Artikel.

Abbildung 3.15: Die Lieferantentabelle

Hersteller Die Herstellerliste können Sie aus einer Excel-Tabelle übernehmen. CD-ROM

Die Arbeitsmappe finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 3 Datei: Hersteller.xlsx

1. Wählen Sie Externe Daten/Importieren/Excel. 2. Der Assistent startet, suchen Sie die Arbeitsmappe Hersteller.xlsx. 3. Kreuzen Sie die Option an: Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften

4. Bestätigen Sie den Feldnamen und den Felddatentyp (Text), und fügen Sie im nächsten Schritt einen Primärschlüssel hinzu. 5. Speichern Sie die Tabelle unter der Bezeichnung tbl_Hersteller. Verknüpfen Sie auch diese Tabelle über den Nachschlage-Assistenten mit der Haupttabelle tbl_Artikel. Im Beziehungsfenster können Sie die Beziehungen wieder bearbeiten und überprüfen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Beziehungsfenster, und wählen Sie Alle anzeigen.

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Erste Schritte mit Access

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Abbildung 3.16: Die Herstellertabelle wird aus einer Excel-Mappe importiert.

Abbildung 3.17: Alle Beziehungen in der Datenbank

Tabellen gruppieren im Navigationsbereich Am rechten Rand des Access-Programmfensters steht die Schaltzentrale für die Datenbank, der Navigationsbereich. Hier finden Sie alle Objekte in verschiedenen Gruppierungen. Ein Klick auf das Doppelpfeilsymbol

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rechts an der Kopfzeile öffnet und schließt den Navigationsbereich. Im Kontextmenü können Sie Ihre Objekte nach eigenen Wünschen gruppieren: 1. Klicken Sie in die Kopfzeile des Navigationsbereiches. 2. Schalten Sie um auf Objekttyp, wenn Sie alle Objekte nach Typ sortiert sehen wollen, und wählen Sie Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte. 3. Klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um eine neue Gruppe zu erstellen. 4. Benennen Sie die Gruppe über das Kontextmenü Verkauf und Marketing. 5. Ziehen Sie die Tabellenobjekte mit gedrückter Maustaste in diese Gruppe.

Abbildung 3.18: Eine neue Gruppe für die Tabellen

Tabellendaten erfassen und verwalten Zur Datenpflege sollten Sie zwar Formulare einsetzen, für eine schnelle Überprüfung oder kurze „Reparaturen“ können Sie natürlich auch die Tabellen benutzen. Die verknüpften Felder bieten die Inhalte der anderen Tabellen in Form von Auswahllisten an.

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Erste Schritte mit Access

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1. Öffnen Sie die Tabelle tbl_Artikel per Doppelklick im Navigationsbereich. 2. Mit der (¢)-Taste schalten Sie von Feld zu Feld, (ª)+(¢) schaltet ein Feld zurück. 3. Drücken Sie die Pfeiltasten oder [Bild½] und [Bild¼], um in den Datensätzen zu blättern. 4. Am unteren Ende sehen Sie im Datensatznavigator die Satznummer und die Anzahl der Datensätze. Klicken Sie auf die Pfeilsymbole zum Blättern. 5. Tragen Sie in das Feld Suchen einen Suchbegriff (auch teilweise oder mit *) ein, und drücken Sie (¢), um das nächste Feld zu markieren, das den Begriff enthält.

Abbildung 3.19: Daten editieren in der Tabelle mit Datensatznavigator

Bilder einfügen Die Tabelle kann zwar keine Bilder anzeigen, bei der Datenerfassung können Sie diese aber bereits integrieren. Zur Anzeige der Bilder in einem Feld mit dem Datentyp Objekt brauchen Sie ein Formular.

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Datenbanken und Kontakte

1. Kopieren Sie die Bilder für Ihre Datenbank in einen Ordner Ihrer Wahl. Verwenden Sie ein gängiges Bildformat, zum Beispiel JPG, GIF oder PNG-Bilder. 2. Markieren Sie das Bildfeld im Datensatz mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Objekt erstellen. 3. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie den Objekttyp. Sie können Bilder zum Beispiel mit dem Zeichenprogramm Paint oder mit Adobe Photoshop erstellen. 4. Holen Sie das Bild in das neue Objekt, und schließen Sie es wieder. 5. Kreuzen Sie die Option Verknüpfen an, wenn Sie das Bild mit der Datei verknüpfen wollen, und schließen Sie mit OK ab.

Tipp

Damit ist das Bild im Datensatz, angezeigt wird nur das Wort Paket oder Bitmap, aber mit einem Doppelklick in das Feld können Sie Ihr Bildbearbeitungsprogramm zusammen mit dem Bild aktivieren. Eine einfache Technik, um Bilder einzufügen (gilt auch für Formulare): Kopieren Sie das Bild aus dem Bildprogramm in die Zwischenablage. Markieren Sie das Bildfeld des Datensatzes, und drücken Sie (Strg)+[V], um das Bild in dieses zu holen.

Abbildung 3.20: Das Bild ist Bestandteil des Datensatzes.

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Daten auswerten mit Abfragen

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Daten auswerten mit Abfragen Die Tabellen sind die Datenpools in der Datenbank, die Abfrage ist das Werkzeug, mit dem diese Datenpools ausgewertet werden. Es gibt mehrere Arten von Abfragen: Die Auswahlabfrage präsentiert die Daten aus einer oder mehreren Tabellen gefiltert und sortiert, auf Wunsch auch berechnet. Mit der Tabellenerstellungsabfrage produzieren Sie eine neue Tabelle aus dem Abfrageergebnis. Um Daten gezielt an eine Tabelle anzufügen, verwenden Sie die Anfügeabfrage. So können Sie beispielsweise schnell neue Felder befüllen. Die Aktualisierungsabfrage ändert die Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien. Sie wird zum Beispiel zum Update von Preisfeldern, Lagermengen etc. verwendet. Löschabfragen kommen zum Einsatz, wenn eine Datenmenge gezielt aus der Tabelle zu entfernen ist. Löschen Sie damit beispielsweise alle Daten, die ein bestimmtes Datum überschritten haben. Die Kreuztabelle produziert eine Liste, in der ein Feld der Tabelle die Zeilen füllt und ein weiteres die Spalten. Im Schnittpunkt der beiden Felder wird der Wert aus einem dritten Feld eingetragen. Beispiel: Artikel, Monatsnamen und Bestellmengen. Kompliziert, weil als SQL-Befehl zu schreiben, ist die UNION-Abfrage, in der zwei oder mehr Tabellen mit gleicher Feldstruktur zusammengefasst sind. Nicht jeder Abfragetyp lässt sich bereits bei der Erstellung der Abfrage einrichten. Produzieren Sie am besten eine Auswahlabfrage, und ändern Sie den Abfragetyp anschließend in den Abfragetools.

Abbildung 3.21: Die Abfragetools stellen verschiedene Abfragetypen zur Auswahl.

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Eine Auswahlabfrage Mit der Auswahlabfrage produzieren Sie eine gezielt gefilterte Datenmenge aus einer oder mehreren Tabellen. Geben Sie die Anzahl und Reihenfolge der Spalten an, und tragen Sie Filterkriterien für einzelne Felder ein. 1. Wählen Sie Erstellen/Andere. 2. Klicken Sie auf Abfrage-Assistent, und entscheiden Sie sich für den Auswahlabfrage-Assistenten. 3. Der Assistent startet und präsentiert die Liste aller Tabellen und Abfragen. Markieren Sie die passende Tabelle, und holen Sie die Felder in die Auswahl, die Sie im Ergebnis sehen wollen.

Abbildung 3.22: Feldauswahl im Abfrage-Assistenten

4. Mit dem Doppelpfeil-Symbol schicken Sie alle Felder in die Auswahl, klicken Sie einzelne Felder an, und verschieben Sie sie mit dem Pfeilsymbol. 5. Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob Sie einzelne Felder zusammenfassen wollen. In den Zusammenfassungsoptionen werden dazu die Funktionen Summe, Max, Min und Mittelwert angeboten. 6. Geben Sie der Abfrage noch einen Namen, und schließen Sie den Assistenten ab.

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Daten auswerten mit Abfragen

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Das Abfrageergebnis wird angezeigt, Sie können die Abfrage speichern. Nach den Namenskonventionen sollten Abfragen grundsätzlich mit dem Präfix qry (query) versehen werden. Um die Abfrage zu bearbeiten, schalten Sie um in die Entwurfsansicht, klicken Sie dazu auf das Ansicht-Symbol unter Start/Ansichten oder mit der rechten Maustaste in das Register der Abfrage. Schalten Sie im Navigationsbereich auf Alle Access-Objekte, sehen Sie anschließend die neue Abfrage in der gleichnamigen Gruppe.

Tipp

Abbildung 3.23: Die neue Abfrage ist ein Objekt der Datenbank.

Eine Auswahlabfrage ist auch schnell ohne Assistentenhilfe erstellt, Gruppierungen und Zusammenfassungen inklusive. Klicken Sie unter Erstellen/Andere auf Abfrageentwurf, und wählen Sie die Tabellen oder Abfragen, die an der neuen Abfrage beteiligt sind. Sie können mit (ª)- oder (Strg)-Taste mehrere Tabellen markieren.

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Praxisbeispiel: Informationsabfragen für Verkauf und Marketing

Für Ihren Verkaufsbericht brauchen Sie verschiedene Auswertungen aus der Datenbank, die Sie mithilfe von Abfragen produzieren können:

Artikelliste nach Hersteller gefiltert Legen Sie eine Auswahlabfrage an, die alle Artikel nach Herstellernamen sortiert ausgibt. Damit Sie diese gezielt filtern können, brauchen Sie auch die Herstellertabelle in der Abfrage. Das Feld Hersteller enthält nämlich nicht den Namen, sondern die ID aus der verknüpften Tabelle. 1. Wählen Sie Erstellen/Andere/Abfrageentwurf. 2. Holen Sie die Tabellen tbl_Artikel und tbl_Hersteller in die Abfrage, und klicken Sie auf Schließen. 3. Ziehen Sie die Felder in den Abfrageentwurf, und wählen Sie eine aufsteigende Sortierung für das Herstellerfeld. 4. Testen Sie den Abfrageentwurf mit Klick auf Ausführen.

Abbildung 3.24: Artikel- und Herstellertabelle liefern die Felder für die Abfrage.

Die nächste Abfrage soll gezielt die Artikel eines bestimmten Herstellers anzeigen. Erstellen Sie eine neue Abfrage, und schreiben Sie das Kriterium in die Kriterienzeile: Cobra Golf

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Daten auswerten mit Abfragen

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Oder Wie "Cobra" & "*"

Es gibt zahlreiche Varianten für diese Kriterien. Sie können mehrere Filterbegriffe untereinander schreiben und produzieren damit eine ODER-Verknüpfung: Hersteller Cobra Golf Callayway

Oder so: ="Cobra Golf" Oder "Callaway"

Ziehen Sie das Feld zweimal mit unterschiedlichen Kriterien in die Abfrage, erhalten Sie eine UND-Verknüpfung:

Tipp

EinkaufspreisEinkaufspreis >100<500

Nutzen Sie wieder die Access-Hilfe, geben Sie als Suchbegriff „Kriterien“ ein. Der Beitrag liefert ausreichend Informationen über die Möglichkeit, mit Kriterien zu filtern.

Abbildung 3.25: Gezielt filtern mit Kriterien

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Datenbanken und Kontakte

Eine Parameterabfrage Wenn Sie sich erst bei der Ausführung der Abfrage für das Kriterium entscheiden wollen, tragen Sie die Eingabeaufforderung in eckigen Klammern in die Kriterienzeile ein: [Bitte geben Sie den Hersteller ein]

Mit dieser Version ist auch die Eingabe eines Bruchstücks des Kriterienausdrucks erlaubt, die *-Platzhalter suchen automatisch nach allen Datensätzen, in denen die Eingabe vorkommt: Wie "*" & [Bitte geben Sie den Hersteller ein:] & "*"

Abbildung 3.26: Die Eingabeaufforderung der Parameterabfrage

Deckungsbeitrag berechnen Abfragen berechnen auch Ergebnisse aus den Feldinhalten anderer Felder. Um den Deckungsbeitrag als Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis zu berechnen, legen Sie ein neues Feld an. Arbeiten Sie gleich mit dem Zoom-Fenster: 1. Legen Sie eine neue Abfrage auf die Tabelle tbl_Artikel an, fügen Sie alle Felder ein. Klicken Sie dazu doppelt auf das *-Symbol in der Feldliste. 2. Setzen Sie den Cursor in das nächste freie Feld, und drücken Sie (ª)+(F2). 3. Schreiben Sie die Formel in das Fenster, ändern Sie unter Schriftart die Schriftgröße, wenn diese zu klein ausfällt. Die eckigen Klammern fügt Access automatisch ein, wenn die Feldnamen keine Leerzeichen enthalten.

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Daten auswerten mit Abfragen

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Mit dem * listet die Abfrage automatisch alle Felder. Das neue, berechnete Feld wird als letztes im Abfrageergebnis angezeigt, wenn Sie die Abfrage ausführen.

Abbildung 3.27: Ein berechnetes Feld für die Artikelliste

Gruppieren nach Hersteller und Kategorie Eine gruppierte Abfrage listet die Daten nicht nur, sie berechnet auch die Summen oder zählt die Datensätze. Schalten Sie die Gruppierung ein, und suchen Sie die passende Gruppierungsfunktion. Erstellen Sie eine Abfrage, die zählt, wie viele Artikel pro Kategorie sich im Produktportfolio befinden. 1. Legen Sie einen neuen Entwurf mit den Tabellen tbl_Artikel und tbl_Kategorie an. 2. Schalten Sie unter Abfragetools/Entwurf mit dem Summe-Symbol die Gruppierung ein. Die Abfrage bekommt damit eine neue Zeile Funktion. 3. Ziehen Sie das Feld Kategorie zweimal in den Abfrageentwurf. 4. Schalten Sie für das zweite Feld die Funktion Anzahl ein. Das erste Feld hat die Funktion Gruppierung. 5. Tragen Sie den Feldnamen Anzahl Artikel mit Doppelpunkt vor dem zweiten Feldnamen ein. Das ist die Spaltenbeschriftung für das berechnete Feld.

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Datenbanken und Kontakte

Abbildung 3.28: Abfrage mit Gruppierung und der Funktion Anzahl

Das Ergebnis ist eine Liste mit allen Kategorien in der Artikelliste und der berechneten Anzahl. Wenn Sie das zweite Feld noch absteigend sortieren, erhalten Sie die Kategorien, die am häufigsten auf Lager sind, als erste angezeigt.

Abbildung 3.29: Das Ergebnis der gruppierten, berechneten Abfrage

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Daten auswerten mit Abfragen

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Temporäre Verknüpfungen in Abfragen In der Praxis werden Sie Abfragen nicht nur zur Analyse interner Tabellen benutzen, sondern auch externe Daten mit einbeziehen. Da diese häufig temporär sind oder ständig aktualisiert werden, ist eine Einbeziehung in das Datenbankmodell mit Beziehungen nicht immer möglich. Greifen Sie in diesem Fall zur temporären Verknüpfung in Abfragen. 1. Holen Sie die externen Daten in das Tabellenmodul, verknüpfen Sie Dateien, die ständigen Updates unterliegen. 2. Erstellen Sie eine Abfrage mit den Bestandsdaten und den externen Daten. 3. Ziehen Sie im Abfrageentwurf die Verknüpfungslinie zwischen den Feldern per Hand, und überprüfen Sie die Verknüpfungsrichtung. 4. Stellen Sie die Felder bereit, und geben Sie die Abfrage aus. Eine temporäre Verknüpfung schlägt sich nicht auf die Beziehungen der Datenbank nieder, sie gilt nur für die Abfrage selbst.

CD-ROM

Praxisbeispiel: Bestellungen auswerten

Die Textdatei mit den Bestellungen finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 3 Datei: Bestellungen_GolfStore08.xlsx

Um gezielt Informationen über den Absatz Ihrer Produkte zu bekommen, haben Sie aus dem SAP-System einen Bericht mit den jährlichen Bestelldaten angefordert. Der Bericht enthält diese Felder: Artikelnummer Kundennummer Bestelldatum Bestellmenge

Die Datei wird wöchentlich in Form einer Excel-Datei Bestellungen_GolfStore08.xlsx auf einem Netzlaufwerk abgelegt.

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Datenbanken und Kontakte

Bestellbericht verknüpfen Verknüpfen Sie den Bericht aus der Textdatei in die Datenbank. 1. Wählen Sie Externe Daten/Importieren/Excel. 2. Suchen Sie die Datei, und erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle. 3. Bestätigen Sie die nächste Frage des Assistenten, diese Option ist angekreuzt: Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften

4. Verknüpfen Sie die Tabelle mit der Bezeichnung tbl_Bestellungen08 in die Datenbank. Im Tabellenmodul sehen Sie anschließend die neue Tabelle. Das ExcelSymbol kennzeichnet diese eindeutig als Verknüpfung. Klicken Sie den Eintrag mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Tabellenverknüpfungs-Manager, wenn Sie die Verknüpfung reparieren wollen.

Abbildung 3.30: Die Excel-Tabelle mit den Bestellungen ist verknüpft.

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Daten auswerten mit Abfragen

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Bestelldaten und Artikeltabelle verknüpfen 1. Erstellen Sie unter Erstellen/Andere/Abfrageentwurf eine neue Abfrage. Fügen Sie die Tabelle tbl_Bestellungen08 hinzu. 2. Schalten Sie um auf Abfragen, und fügen Sie die Abfrage qry_Artikel mit DB hinzu. Wenn Sie diese noch nicht erstellt haben, wählen Sie tbl_Artikel. 3. Schließen Sie die Tabellenliste, und ziehen Sie das Artikelnr-Feld aus der ersten Tabelle auf das Artikelnr-Feld der zweiten Tabelle (Richtung ist egal). 4. Klicken Sie doppelt auf die Verknüpfungslinie, und überprüfen Sie die Verknüpfungsart.

Abbildung 3.31: Die temporäre Verknüpfung zwischen den Bestellungen und den Artikeln

In den Verknüpfungseigenschaften können Sie die Richtung der Verknüpfung (Join) einstellen. Die Linie wird diese Richtung anschließend mit einer Pfeilspitze kennzeichnen. Mit dem ersten „Join“ werden nur Artikel angezeigt, die in beiden Tabellen vorkommen, während die zweite Verknüpfungsart immer alle Bestellungen anzeigt. Die dritte zeigt auch Artikel an, für die keine Bestellungen eingegangen sind.

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Die Abfrage bekommt jetzt die Felder aus beiden Tabellen, die für die Auswertung benötigt werden. Es empfiehlt sich, eine „große“ Abfrage mit allen Feldern anzulegen und weitere Abfragen auf Basis dieser Abfrage zu produzieren, die Detailinformationen liefern. Diese können auch gruppiert und mit berechneten Feldern versehen sein.

Abbildung 3.32: Diese Abfrage ist die Basis für weitere Abfragen.

Berechnen Sie in dieser Abfrage noch die Brutto- und Nettoerlöse und den Rabattabzug pro Bestellung: Bezeichnung Kosten: Einkaufspreis Bestellmenge Bruttoerlös: [Verkaufspreis]*[Bestellmenge] Rabattabzug: [Bestellmenge]*[Verkaufspreis]*[Rabatt]/100 Nettoerlös: [Bestellmenge]*[Verkaufspreis]-[Rabattabzug]

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Daten auswerten mit Abfragen

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Gruppierungsabfrage: Bestellsumme pro Artikel In der nächsten Abfrage können Sie die Bestellsummen der einzelnen Artikel ermitteln. Fügen Sie die Abfrage qry_Bestellungen08 in den Entwurf ein, und gruppieren Sie mit dem Summe-Symbol. Schalten Sie die Funktion Summe für die Erlöse ein. Wenn Sie die Spalte formatieren wollen, aktivieren Sie in den Abfragetools das Eigenschaftenblatt und weisen der Spalte das Euro-Währungsformat zu.

Abbildung 3.33: Die Umsatzauswertung nach Artikeln

Weitere Abfragen

CD-ROM

Mithilfe berechneter Felder, Gruppierungen und Gruppenfunktionen lassen sich jetzt Auswertungen aller Art aus der Basisabfrage holen. Sie können beispielsweise die Umsätze pro Kategorie ermitteln, zählen, wie viele Artikel pro Kategorie gekauft oder von den einzelnen Lieferanten bezogen wurden. Auf der CD zum Buch finden Sie auch die Kundenkartei mit den Kundennummern, die in den Bestellungen angegeben sind. Holen Sie diese in die Datenbank, und fügen Sie die Kundennamen zur großen Abfrage hinzu. Damit eröffnen Sie die Möglichkeit, Umsatzanalysen nach Kunden oder Regionen zu erstellen.

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Abbildung 3.34: Die Umsatzauswertungen nach Kunde und Artikel

Formulare zur Datenpflege Formulare sind Masken für die Daten aus Tabellen, häufig auch aus Abfragen. Wenn Sie für die Erfassung oder Bearbeitung von Daten mehr Komfort haben wollen, als ein Datenblatt zu bieten hat, verknüpfen Sie die Tabelle mit einem Formular. Auf diesem können Sie die Felder beliebig anordnen, einzelne Felder, zum Beispiel die automatisch zugewiesenen IDs, aussperren und mit Formularwerkzeugen den Entwurf verfeinern.

Formulare erstellen Legen Sie ein erstes Formular für die Lieferantenpflege an. Am schnellsten geht das über das AutoFormular: 1. Markieren Sie die Tabelle tbl_Lieferanten im Navigationsbereich. 2. Klicken Sie auf Erstellen/Formulare/Formular. 3. In der Layoutansicht können Sie die Felder vergrößern und verkleinern und den Titel ändern. 4. Speichern Sie das Formular unter der Bezeichnung frm_Lieferanten. Für Formulare schreiben die Namenskonventionen das Präfix frm vor.

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Formulare zur Datenpflege

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Abbildung 3.35: Ein schnelles AutoFormular für die Lieferantenpflege

Das Formular für den Artikelstamm Produzieren Sie das nächste Formular zur Verwaltung Ihrer Artikeldaten mit dem Assistenten. 1. Schalten Sie auf das Register Erstellen, und klicken Sie in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent. 2. Suchen Sie die Tabelle tbl_Artikel, und holen Sie per Klick auf das Doppelpfeilsymbol alle Felder in das Formular. 3. Wählen Sie im nächsten Schritt ein einspaltiges Layout. 4. Suchen Sie ein Format in der Liste, und schalten Sie weiter. 5. Geben Sie dem Formular die Bezeichnung Artikelstammverwaltung, und klicken Sie auf Fertig stellen. Das Formular wird erstellt und gleich im Datenerfassungsmodus aktiviert, Sie können sofort Datensätze bearbeiten oder neu eintragen. Schließen Sie das Formular, und ändern Sie die Bezeichnung. frm_Artikelstammverwaltung

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Abbildung 3.36: Das Formular zur Verwaltung und Erfassung der Artikeldaten

Arbeiten im Formularentwurf Nützliche Formulare erstellt der Formular-Assistent nicht, hier müssen Sie selbst kreativ werden. Entfernen Sie die nutzlose Tabellenstruktur der Felder, und bearbeiten Sie die „Steuerelemente“ (so werden die Objekte im Formular bezeichnet). Das Formular ist unterteilt in Formularkopf, Detailbereich und Formularfuß. Ziehen Sie die Randlinien dieser Bereiche, um sie zu verkleinern oder zu vergrößern. Jedes Steuerelement hat Markierungspunkte, die zur Größenänderung mit der Maus gezogen werden. Der dicke Punkt links oben verschiebt ein Steuerelement einzeln ohne das Beschriftungselement. Jedes Steuerelement hat Eigenschaften, die Sie im Eigenschaftenblatt ändern können. Klicken Sie ein Element doppelt an, um das Eigenschaftenblatt zu öffnen, oder klicken Sie auf das Symbol in den Formularentwurftools.

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Formulare zur Datenpflege

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Auch die Bereiche haben Eigenschaften (zum Beispiel eine Hintergrundfarbe). Klicken Sie in den Bereichskopf, werden die Eigenschaften dieses Bereiches angezeigt. Wenn Sie in den Schnittpunkt der beiden Lineale links oben klicken, erhalten Sie die Eigenschaften des Formulars: Datensatzquelle Bildlaufleisten Formularansicht u.a.

Abbildung 3.37: Das Formular im Entwurfsmodus

1. Öffnen Sie das Formular frm_Artikelstammverwaltung in der Entwurfsansicht. 2. Drücken Sie (Strg)+[A], um alle Formularelemente zu markieren. 3. Unter Formularentwurfstools/Anordnen finden Sie in der Gruppe Layout bestimmen das Symbol Entfernen. Klicken Sie es an, um die Tabellenanordnung der Felder zu entfernen.

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4. Jetzt können Sie die Feldbeschriftungen und die Felder am Rand anklicken oder über die Markierungspunkte frei anordnen. 5. Setzen Sie für die Text- und Zahlenfelder die Eigenschaft Bildlaufleisten auf Keine. 6. Das Bildfeld bekommt im Eigenschaftenfenster die Größenanpassung Zoomen, damit die Bilder korrekt angezeigt werden.

Abbildung 3.38: Das Formular nach der Neugestaltung

Wenn Sie ein Feld aus dem Formular löschen wollen, klicken Sie es an und drücken die (Entf)-Taste. Neue oder zusätzliche Felder ziehen Sie aus der Feldliste, die Sie im Register Formularentwurftools aktivieren.

Steuerelemente einfügen Für die Gestaltung des Formulars stellt die Multifunktionsleiste eine Auswahl von Werkzeugen zur Verfügung. Sie können mit diesen Bilder und Textelemente, Optionsfelder und Ankreuzkästchen und zusätzliche Listenfelder oder Auswahllisten (Kombinationsfelder) in das Formular zeichnen. 1. Klicken Sie unter Formularentwurftools/Entwurf/Steuerelemente auf das Werkzeug Datum und Uhrzeit. 2. Bestätigen Sie den Dialog, fügen Sie mit Klick auf OK das Datum und die Uhrzeit in den Formularkopf ein.

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Formulare zur Datenpflege

3

3. Das Formular bekommt zwei neue Felder, sehen Sie sich die Eigenschaft Steuerelementinhalt an, in der die Formel zu sehen ist, die in der Formularansicht das Datum bzw. die Uhrzeit produziert: =Datum() =Zeit()

Schreiben Sie die Formel des Datumsfeldes um, und löschen Sie das Zeitfeld: =Datum() & " " & Zeit()

Schaltflächen einfügen Häufig muss das Formular dem Anwender die Möglichkeit bieten, andere Formulare einzublenden oder auf die Berichtsausgabe umzuschalten. Für solche Aufgaben stellen die Formularentwurftools ein Schaltflächenwerkzeug zur Verfügung, das eine makrogesteuerte Schaltfläche produziert. Das Makro dazu schreibt der Assistent automatisch.

Achtung

Nutzen Sie dieses Werkzeug, um das Artikelformular zu verbessern. Bei Neuerfassung eines Artikels können Sie zwar die Artikeldaten eintragen, nicht aber neue Lieferanten erfassen. Zeichnen Sie eine Schaltfläche ein, über die das Formular aktiviert wird. Stellen Sie sicher, dass das Symbol für den Assistenten (Zauberstab) aktiviert ist, damit dieser beim Zeichnen der Schaltfläche automatisch startet.

Abbildung 3.39: Ein Werkzeug für Befehlsschaltflächen

1. Klicken Sie unter Formularentwurftools/Entwurf/Steuerelemente auf das Werkzeug Schaltfläche. 2. Zeichnen Sie ein Rechteck neben das Feld Lieferant.

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3

Datenbanken und Kontakte

3. Der Befehlsschaltflächen-Assistent startet, wählen Sie Formularoperationen/Formular öffnen. 4. Bestimmen Sie das Formular frm_Lieferanten als Zielformular für die Schaltfläche. 5. Bestätigen Sie im nächsten Schritt die Option: Das Formular öffnen und alle Datensätze anzeigen

6. Schalten Sie für die Oberfläche auf die Textanzeige um, und tragen Sie den Text ein: Lieferant neu

7. Benennen Sie die Schaltfläche mit cmd_Lieferanten, und klicken Sie auf Fertig stellen.

Abbildung 3.40: Die Schaltfläche für das Lieferantenformular

Speichern Sie das Formular, und wechseln Sie in die Formularansicht. Ein Klick auf die Schaltfläche sollte jetzt das Lieferantenformular starten. Das Makro hinter dieser Schaltfläche überprüfen Sie, indem Sie die Schaltfläche im Entwurfsmodus mit der rechten Maustaste anklicken und Ereignis wählen. Die Makrotools werden aktiviert, und Sie sehen die Makroaktion ÖffnenFormular.

Formulare mit Unterformularen Besonders komfortabel ist die Kombination zwischen Formular und Unterformular, für die eine passende Abfrage benötigt wird. Wenn Sie Ihre Artikelliste nach Kategorie gruppiert haben, erstellt der Formular-Assistent automatisch eine passende Formular-Unterformular-Kombination.

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Formulare zur Datenpflege

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Die Abfrage Erstellen Sie eine Abfrage, in der die beiden Tabellen tbl_Artikel und tbl_Kategorien verknüpft sind. Holen Sie das Kategorienfeld und alle Artikelfelder in den Entwurf.

Abbildung 3.41: Kategorien und Artikel in einer Abfrage

Formular mit Assistenten anlegen 1. Starten Sie den Formular-Assistenten unter Erstellen/Formulare. 2. Suchen Sie die Abfrage in der Liste, und holen Sie alle Felder in die Auswahl. 3. Im nächsten Schritt fragt der Assistent, wie die Daten angezeigt werden sollen. Das Kategorie-Feld wird als Gruppierung für das Hauptformular vorgeschlagen, die Artikeldaten bilden das Unterformular. Bestätigen Sie die Option Formular mit Unterformular. 4. Wählen Sie für das Unterformular das Layout Datenblatt, und suchen Sie im nächsten Schritt ein passendes Layout für das Hauptformular.

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3

Datenbanken und Kontakte

Abbildung 3.42: Der Assistent teilt die Daten in Haupt- und Unterformular.

5. Tragen Sie die Titel für die Formulare ein. Da diese gleichzeitig als Formularname verwendet werden, verwenden Sie die Namenskonventionen: frm_Artikel frm_ufo_Artikel

6. Klicken Sie auf Fertig stellen, und die beiden Formulare werden angelegt. Schalten Sie gleich anschließend in den Entwurfsmodus, und bearbeiten Sie Haupt- und Unterformular.

Achtung

Nicht benötigte Spalten blenden Sie einfach mit dem Kontextmenü der rechten Maustaste im Datenblatt aus. Passen Sie hier auch die Spaltenbreiten an.

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In dieser Kombination bietet nur das Unterformular die Möglichkeit, Daten zu erfassen, das Feld im Hauptformular ist gesperrt.

Reporting mit Berichten

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Abbildung 3.43: Eine Haupt- und Unterformularkombination für Kategorien und Artikel

Reporting mit Berichten Was das Formular für die Datenerfassung und -bearbeitung ist, ist der Bericht für die Datenausgabe und -präsentation oder auf Neudeutsch das Reporting. Berichte sind Formulare in der Druckansicht, die Herstellung ist dem Formulardesign ähnlich, und auch der Aufbau eines Berichtes gleicht dem Formularentwurf. Berichte werden meist auf Basis von Abfragen, seltener für Tabellen erstellt, und wie im Formular gibt es auch die Möglichkeit, Unterberichte mit Berichten zu koppeln.

Artikelbericht erstellen Erstellen Sie einen ersten Bericht mit den Artikeldaten aus dem Artikelstamm. Ein schneller Sofortbericht entsteht, wenn Sie im Navigationsbereich eine Tabelle oder Abfrage markieren und unter Erstellen/Bericht auf das Symbol Bericht klicken. Nutzen Sie aber sicherheitshalber den Assistenten, er begleitet Sie schrittweise durch die Berichterstellung.

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Datenbanken und Kontakte

1. Wählen Sie Erstellen/Berichte/Berichts-Assistent. 2. Suchen Sie die Tabelle tbl_Artikel, und holen Sie die für den Bericht vorgesehenen Felder in die Auswahl.

Abbildung 3.44: Die Felder für den Artikelbericht

3. Entfernen Sie die Gruppierungsebene mit Klick auf das Pfeilsymbol nach links, und sortieren Sie im nächsten Schritt nach der Artikelnummer. 4. Wählen Sie ein tabellarisches Berichtslayout im Hochformat. 5. Suchen Sie ein passendes Layout, oder markieren Sie Keine, um den Bericht ohne Formatierungen anzulegen. 6. Der Berichtsname lautet rep_Artikelliste, klicken Sie auf Fertig stellen, und lassen Sie den Bericht gleich anzeigen. Zur Bearbeitung des Layouts schalten Sie in die Entwurfsansicht um. Der Bericht ist diese Bereiche unterteilt: Berichtskopf: Elemente in diesem Bereich werden nur einmal, auf der ersten Seite des Berichtes gedruckt. Seitenkopf: Diese Elemente zeigt der Bericht auf jeder Seite an.

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Reporting mit Berichten

Detailbereich: Hier sind die Felder aus der Tabelle angeordnet, die für die Ausgabe der Datensätze zuständig sind. Verschieben und löschen Sie einzelne Felder bei Bedarf, oder fügen Sie neue Felder aus der Feldliste in den Berichtentwurfstools hinzu. Seitenfuß: In diesem Bereich stehen die Elemente für die Fußzeile des Berichtes. Der Assistent baut zwei Textfelder mit Formeln ein, die Sie im Eigenschaftenblatt unter Steuerelementinhalt überprüfen können: Formel

Ausgabe

=Jetzt()

aktuelles Datum

="SEITE " & [Seite] & " VON " & [Seiten]

Seitennummer und Anzahl Seiten: SEITE x von y

Tabelle 3.1: Formeln im Seitenfußbereich des Berichtes

Berichtsfuß: Hier können noch Abschlussinformationen zum Bericht stehen, ziehen Sie die untere Linie nach unten, um den Bereich zu vergrößern.

Abbildung 3.45: Berichtslayout und Berichtausgabe

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3

Datenbanken und Kontakte

Gruppierte Berichte Wenn der Bericht den Datenbestand aus verknüpften Tabellen oder Abfragen ausgibt, können einzelne Felder als Gruppierungsebenen bestimmt werden. Für die Zwischensummen sind berechnete Textfelder zuständig, die Formeln stehen jeweils in der Eigenschaft Steuerelementinhalt. Legen Sie einen neuen Bericht an, in dem die Artikel nach Kategorie geordnet gelistet sind. 1. Starten Sie unter Erstellen/Berichte den Berichts-Assistenten. 2. Suchen Sie die Abfrage qry_Artikelliste nach Kategorie, und holen Sie alle Felder in die Feldauswahl. 3. Im nächsten Schritt geben Sie an, wie die Daten auf die Ebenen verteilt sind. Wenn die Berichtsquelle bereits relational verknüpft ist, wird eine Ebeneneinteilung bereits angeboten.

Abbildung 3.46: Gruppierungsebenen für den Bericht

4. Bestätigen Sie im nächsten Schritt des Assistenten die Gruppierungsebenen, und fügen Sie bei Bedarf weitere Ebenen hinzu. 5. Die Gruppierungsebene ist automatisch sortiert, sortieren Sie die unteren Ebenen (Artikelliste nach Bezeichnung).

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Reporting mit Berichten

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6. Klicken Sie auf Zusammenfassungsoptionen, und bestimmen Sie die Zwischensummenfelder. 7. Definieren Sie ein abgestuftes Layout im Hochformat, und suchen Sie sich ein Format aus. Mit Keine weisen Sie ein Layout ohne zusätzliche Schrift- und Hintergrundformate zu. 8. Geben Sie noch den Namen des Berichtes ein, und stellen Sie ihn fertig: rep_Artikel nach Kategorien

Im Berichtsentwurf sehen Sie, wie die Gruppierung funktioniert. Für jede Gruppierungsebene wird ein Kopf- und Fußbereich eingefügt, im Kopfbereich steht das Gruppenfeld (Kategorie). Die Zwischensummen der unteren Ebene werden in Textfeldern im Fußbereich der übergeordneten Ebene berechnet: =Summe([Einkaufspreis]) =Summe([Verkaufspreis])

Abbildung 3.47: Der Bericht mit Gruppierungsebene

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3

Datenbanken und Kontakte

Praxisbeispiel: Projektsteuerung

CD-ROM

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 3 Datei: Projektsteuerung.accdb

Projektmanagement ist die Kunst, Projekte zu definieren, zu verwalten und vor allem mit angemessenem Zeit- und Kostenaufwand zu Ende zu bringen. Kaum ein Segment der Unternehmensprozesse braucht so viele unterschiedliche Daten wie das Projektmanagement, und entsprechend komplex und kompliziert ist die Software für die Steuerung und Verwaltung der Projekte. Für eine individuelle Projektverwaltung eignet sich das Datenbankprogramm Access bestens, weil es die verschiedenen Datenpools unter ein Dach bringt: 왘

Projekte

왘

Mitarbeiter und Projektteams

왘

Stakeholder (Projektbeteiligte)

왘

Budgets und Kosten

왘

Material- und Personalressourcen

Tabellen Erstellen Sie zuerst alle Tabellen, die für das Datenbankmodell benötigt werden. Verknüpfen Sie diese dann über das Datenbanktool Beziehungen miteinander, verwenden Sie dazu die IDs der Tabellen. Wenn eine 1:n-Beziehung vorliegt, verknüpfen Sie die ID mit einem Zahlenfeld in der zweiten Tabelle. Für m:n-Beziehungen müssen Sie Detailtabellen dazwischenschalten.

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Praxisbeispiel: Projektsteuerung

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Auftraggeber Halten Sie die Adress- und Kommunikationsdaten Ihrer Auftraggeber fest, damit Sie diese schnell bei Bedarf abrufen können.

Abbildung 3.48: Feldstruktur der Tabelle tbl_Auftraggeber

Projekte In dieser Tabelle verwalten Sie die Projekte mit Projektbezeichnung, Beschreibung (Memofeld), Beginn und Ende des Projektes. Weitere Felder für Budgetierung, Projektfortschritt u.a. können Sie später hinzufügen.

Mitarbeiter Legen Sie für die Mitarbeiterverwaltung eine eigene, unverknüpfte Stammdatentabelle an, oder verknüpfen Sie diese aus einem Personalverwaltungssystem.

Projektteams Diese Tabelle erhält Verknüpfungen auf die Projekte und die Mitarbeiter.

Stakeholder Als Stakeholder werden Projektbeteiligte bezeichnet, die in irgendeiner Form direkt oder indirekt auf das Projekt Einfluss haben. In der Stakeholder-Analyse wird dieser Einfluss abgewogen und bewertet. Die Stakeholder werden in einer eigenen Tabelle erfasst und verwaltet. Eine Detailtabelle verknüpft Stakeholder und Projekte.

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Datenbanken und Kontakte

Abbildung 3.49: Tabellen und Beziehungen für die Projektdatenbank

Formulare Legen Sie je ein Formular für die Verwaltung der Stammdaten an (Mitarbeiter, Projekte, Auftraggeber, Stakeholder). Der Formular-Assistent leistet hier gute Dienste. Starten Sie ihn unter Erstellen/Formulare, und bestimmen Sie die Tabelle für das Formular. Holen Sie alle Felder in das Layout, und geben Sie die Ausrichtung an. Um eine Kombination aus Formular und Unterformular zu erhalten (z.B. Auftraggeber und Projekte), holen Sie die Felder beider Formulare in das Layout. Geben Sie an, ob Sie eine Kombination Formular/Unterformular wünschen oder zwei verknüpfte Einzelformulare. Detailtabellen für m:n-Verknüpfungen füllen Sie mit einem Formular, das Kombinationsfelder verwendet. Sie können diese in der Entwurfsansicht über die Formulartools (Entwurf/Steuerelemente) zeichnen und mit den Tabellen verknüpfen.

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Praxisbeispiel: Projektsteuerung

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Abbildung 3.50: Formulare für Stammdaten und Verknüpfungen

Abfragen und Berichte Mit Abfragen erstellen Sie die Datenbasis für die Auswertung verknüpfter Tabellen in Berichten. Wenn Sie einen Bericht auf Basis einer Tabelle erstellen, enthält dieser bei verknüpften Feldern nur die Nummern aus dem ID-Feld. Die Abfrage kann stattdessen mit dem Feld aus der verknüpften Tabelle bestückt werden, und der Bericht gibt dieses in Textform aus. Legen Sie beispielsweise mithilfe des Abfrage-Assistenten eine Abfrage über die Tabellen tbl_Projekte und tbl_Auftraggeber an. Der Ansprechpartner wird über ein berechnetes Feld aus den beiden Feldern Name und Vorname gebildet.

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Datenbanken und Kontakte

Abbildung 3.51: Abfrage über Projekte und Ansprechpartner

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

Abbildung 3.52: Die Kontakte, hier in Form von Adresskarten angezeigt

Für die Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen Ihrer Geschäftspartner, Freunde und Kollegen brauchen Sie keine Access-Daten, dafür nutzen Sie am besten den Kommunikations-Manager Outlook. Das Kontakte-Modul ist eine komplette Adressverwaltung, die eng mit dem Modul E-Mail und den übrigen Office-Programmen zusammenarbeitet. Starten Sie Outlook, und klicken Sie unten links auf Kontakte, um zum Kontakteordner umzuschalten.

Neue Kontakte erfassen In der Praxis werden Sie die wenigsten Kontakte im Outlook-Kontaktebereich erfassen, auch wenn das relativ komfortabel ist: 1. Schalten Sie um auf die Gruppe Kontakte. 2. Klicken Sie auf Neu, oder drücken Sie (Strg)+[N], um einen neuen Kontakt anzulegen.

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Datenbanken und Kontakte

3. Geben Sie die Kontaktdaten in das Formular ein. 4. Klicken Sie auf Speichern & Schließen in der Gruppe Kontakt/Aktionen, um den Kontakt einzutragen.

Abbildung 3.53: Der neue Kontakt wird eingetragen.

Die Schaltflächen im Kontakteformular fassen einzelne Gruppen wie zum Beispiel den Namen, die E-Mail-Adresse oder die geschäftliche Anschrift zusammen. Klicken Sie am besten gleich auf die Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Kontakt erfassen, und geben Sie die angeforderten Informationen ein. Der Dialog startet auch automatisch, wenn eine Eingabe nicht interpretiert werden kann. Geben Sie zum Beispiel nur einen Nachnamen ein, startet der Name-Dialog, und Sie müssen die restlichen Namen erfassen.

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

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Kontakt aus E-Mail-Adresse abholen Wenn Sie den Absender einer E-Mail-Nachricht als Kontakt hinzufügen wollen, markieren oder öffnen Sie die Nachricht in einem Postordner (Posteingang, -ausgang, gesendete, gelöschte Objekte). 1. Klicken Sie die im Vorschaufenster oder im Kopf des Nachrichtenfensters angezeigte Mailadresse mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. 3. Vervollständigen Sie die Kontaktdaten, und speichern Sie den neuen Kontakt ab.

Abbildung 3.54: Der Kontakt wird direkt aus der Mailadresse erstellt.

Probieren Sie diese Technik auch für Mailadressen, die unter Cc oder Bcc oder im Mailtext selbst angezeigt werden. Sie wird überall funktionieren, nur nicht in Antwortmails. Wenn Sie einen Mail-Hyperlink mit der rechten Maustaste anklicken, sehen Sie den Eintrag Wer ist. Findet Outlook keine Infos zu dieser Adresse, bietet es den Eintrag als Kontakt an.

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Datenbanken und Kontakte

Kontakt aus elektronischer Visitenkarte Schickt Ihnen ein Geschäftspartner eine elektronische Visitenkarte, die er beim Erstellen der Nachricht eingefügt hat, müssen Sie diese nur speichern, und der Kontakt wird vollständig übernommen. Klicken Sie die VCF-Datei dazu doppelt an, oder wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste Zu den Kontakten hinzufügen.

Abbildung 3.55: Der schnellste Kontakt: eine elektronische Visitenkarte

Visitenkarten Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, wird für diesen automatisch eine Visitenkarte produziert. Im Unterschied zur Adresskarte kann diese Visitenkarte grafische Elemente wie Firmenlogos, Bilder, Hintergrundfarben und unterschiedliche Schriftformate enthalten. Outlook liefert einen kompletten und professionellen Visitenkartendesigner mit. 1. Öffnen Sie einen Kontakt per Doppelklick, oder erstellen Sie einen neuen Kontakt. 2. Unter Kontakt/Optionen finden Sie im Kontaktformular das Symbol Visitenkarte. Klicken Sie dieses an, um die Karte zu gestalten (auch mit Doppelklick auf die Karte). 3. Ändern Sie die Schriftart und Schriftgröße der einzelnen Zeilen, fügen Sie eine Hintergrundfarbe hinzu, und holen Sie mit Klick auf Ändern ein Bild oder ein Logo in die Karte.

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

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Abbildung 3.56: Ein Visitenkartendesigner für Kontakte

Visitenkarten produzieren oder sammeln Sie beispielsweise von Mitarbeitern, deren Daten Sie an Kunden und Geschäftspartner weitergeben wollen (Kundenberater, Kundendienst …), und natürlich können Sie auch Ihre eigene Visitenkarte kreieren. Erstellen Sie dazu einfach einen Kontakt mit Ihren Kontaktdaten, und gestalten Sie die Visitenkarte dafür.

Eigene Visitenkarte in Mails einfügen Schreiben Sie neue Nachrichten in Outlook, und versenden Sie Ihre Visitenkarte: 1. Wählen Sie im Modul E-Mail Neu, und schreiben Sie die neue Nachricht. 2. Klicken Sie unter Einfügen/Einschließen auf Visitenkarte, und holen Sie Ihre Karte aus den Kontakten ab. 3. Fügen Sie einen Empfänger ein, und versenden Sie die Nachricht.

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Datenbanken und Kontakte

Abbildung 3.57: Die Nachricht wird mit einer Visitenkarte bestückt

Wie der Empfänger diese Karte sieht, hängt von seinem E-Mail-Client ab. Setzt er Outlook 2007 ein, kann er die Karte wie gesendet in der Nachricht sehen, vorausgesetzt, das Mailprogramm kann Bilder anzeigen.

Tipp

Empfängt Ihr Geschäftspartner Mails nur in Textform, wird die Visitenkarte als Anhang mitgesendet, die Datei trägt als Dateiname den Kontakt und die Dateiendung VCF, sie ist nur wenige Kilobyte groß. Wenn Sie mit Signaturen arbeiten, fügen Sie die Visitenkarte am besten gleich in die Signatur ein. Klicken Sie auf Einfügen/Signatur/ Signaturen, legen Sie die Signatur an, und setzen Sie an der Cursorposition per Klick auf das Symbol Visitenkarte Ihre Karte ein.

Kontaktansichten Ob die Anzeige der Kontakte in Listenform oder als Visitenkarten praktischer ist, müssen Sie selbst entscheiden. Das Ansicht-Menü bietet eine reichhaltige Auswahl an Ansichten. 1. Wählen Sie Ansicht/Aktuelle Ansicht. 2. Schalten Sie auf Visitenkarten, wenn Sie die Visitenkarten der Kontakte anzeigen wollen.

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

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3. Zeigen Sie Ihre Kontakte als Adresskarten oder Adresskarten mit Details an. 4. Unter Ansicht/Lesebereich können Sie ein zusätzliches Fenster einblenden, das den Inhalt des markierten Kontaktes detailliert anzeigt.

Listenansichten Die Listenansicht ist die kompakteste Ansicht, die Outlook zu bieten hat. Die Adressen werden in Listenform angeordnet und bei Bedarf nach einem Feld gruppiert. 1. Wählen Sie Ansicht/Aktuelle Ansicht/Telefonliste für eine ungruppierte Liste. 2. Mit Ansicht/Aktuelle Ansicht/Nach Kategorie, Nach Firma oder Nach Ort gruppiert Outlook die Adressen. Klicken Sie auf das Plus-/Minuszeichensymbol, um eine Gruppe zu öffnen oder zu schließen. Um die Liste neu zu sortieren, klicken Sie einfach auf den Spaltentitel des Feldes. Ein Klick auf Name sortiert die Liste absteigend, ein weiterer wieder aufsteigend. Ziehen Sie eine Spaltenbeschriftung mit gedrückter Maustaste nach rechts oder links, wenn Sie die Spalten neu ordnen möchten. Das Kontextmenü des Spaltenkopfes bietet die wichtigsten Befehle an, holen Sie es per Klick mit der rechten Maustaste.

Abbildung 3.58: Die Listenansicht mit Kontextmenü

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3

Datenbanken und Kontakte

Kontakte mit Excel oder Access synchronisieren Haben Sie Ihre Adressen bisher in einer Excel-Tabelle gesammelt oder mit einer Access-Datenbank verwaltet? Dann wird es Zeit, diese in den Outlook-Kontakteordner zu holen. Der Outlook-Dateiexport unterstützt nur die binären Dateiformate der Vorgängerversion, ein Export im Dateiformat von Office 2007 ist noch nicht möglich. Excel 2007 oder Access 2007 kann diese Dateien aber problemlos öffnen und verarbeiten.

Kontakte exportieren 1. Wählen Sie Datei/Importieren/Exportieren. 2. Markieren Sie die Aktion In Datei exportieren. 3. Wählen Sie den Dateityp Microsoft Excel 97–2003 oder Access 97– 2003. 4. Geben Sie den Kontakteordner als Quelle für den Export an, und tragen Sie im nächsten Schritt den gewünschten Dateinamen ein. Ein Klick auf Durchsuchen öffnet die Laufwerk-/Ordnerauswahl. 5. Im letzten Schritt können Sie die Feldzuordnung treffen, und mit Klick auf Fertig stellen startet der Export der Kontaktdaten. 6. Die externe Datei wird erstellt, öffnen Sie sie im entsprechenden Programmfenster. Der Excel-Export produziert eine Excel-Arbeitsmappe mit einem Tabellenblatt namens Kontakte. Mit dem Access-Export erhalten Sie eine Datenbank, in der die Tabelle Kontakte angelegt ist.

Feldzuordnung Ein Outlook-Kontakt besteht aus wesentlich mehr Feldern, als das Formular erkennen lässt, und viele, ja die meisten davon werden Sie weder ausfüllen noch für den Export brauchen. Treffen Sie deshalb vor dem Export eine Feldzuordnung, damit die Excel-Tabelle kompakt bleibt und nur die Felder enthält, die Sie im Outlook-Kontakt auch nutzen.

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Adressen (Kontakte) in Outlook verwalten

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1. Löschen Sie im letzten Schritt des Exports nach dem Klick auf die Schaltfläche Felder zuordnen zuerst alle Felder aus der Excel-Tabelle, klicken Sie dazu auf Zuordnung löschen. 2. Ziehen Sie dann die Felder aus dem Kontakt mit gedrückter Maustaste in die Exporttabelle. Die Feldreihenfolge in der rechten Liste ändern Sie einfach mit der Maus, ziehen Sie einzelne Felder nach oben oder nach unten.

Tipp

Abbildung 3.59: Die Feldzuordnung für den Excel-Export

Wenn Sie die Feldbezeichnungen nicht kennen, exportieren Sie beim ersten Versuch die Kontakte mit der Standardzuordnung und sehen sich die Feldbezeichnungen der ausgefüllten Felder an.

Kontakte importieren Auch der Import von Kontaktdaten aus Excel-Dateien ist kein großer Aufwand, leider unterstützt er das Excel 2007-Format noch nicht. Sie können aber in Excel über das Office-Menü jede XLSX-Datei in eine binäre XLS-Datei konvertieren.

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Datenbanken und Kontakte

1. Wählen Sie Datei/Importieren/Exportieren. 2. Bestätigen Sie die erste Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren. 3. Geben Sie den Dateityp an, und suchen Sie im nächsten Schritt die XLS-Datei. Entscheiden Sie, ob Sie die bereits vorhandenen Kontakte ersetzen oder überschreiben wollen. 4. Bestätigen Sie den Kontakteordner als Zielordner. Vor dem Import können Sie über die Feldzuordnung die Felder synchronisieren. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Adressen aus der Excel-Tabelle zu holen. Idealerweise hat die zu importierende Adresskartei die Feldnamen in der Kopfzeile, die Outlook verwendet. Sie können über die Feldzuordnung aber jedes andere Feld in den Kontakteordner holen.

Der Bereichsname „Kontakte“ in Excel Mit dem Export der Outlook-Kontakte in eine Excel-Mappe wird die Tabelle Kontakte nicht jedes Mal neu angelegt, sondern nur aktualisiert. Sie können deshalb jederzeit Auswertungen, Formeln, Statistikdiagramme und Formatierungen einbringen und die Mappe speichern. Mit dem nächsten Export werden nur die Daten erneuert, und das hat seinen Grund. Die Tabelle und der Datenbereich der Adressen werden jeweils mit dem Bereichsnamen Kontakte versehen. Wird ein neuer Export gestartet, sucht dieser die Kontakte-Tabelle, löscht den alten Bereich und legt den neuen wieder an. Anschließend wird der Bereichsname Kontakte zugewiesen. Importieren Sie die Daten aus der Kontakte-Tabelle, sollten Sie sicherstellen, dass der Bereichsname alle Adressen einschließt.

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Präsentieren und visualisieren

Präsentieren, Vorträge halten, Mitarbeiter schulen, Informationen transparent machen – tägliche Aufgaben für Führungskräfte, für die Microsoft Office ein tatkräftiges System zur Verfügung stellt. Das vielseitige PowerPoint speichert Präsentationen, bestehend aus einer Reihe von Folien. Für die Gestaltung dieser Folien stehen vorgefertigte, von Designern in Farbund Schriftauswahl perfekt gestaltete Vorlagen zur Verfügung, und wer selbst kreativ werden möchte, findet Zeichenwerkzeuge, Diagramme, Geschäftsgrafikvorlagen und eine Fotoverwaltung. Die für den Overheadprojektor gedruckte Folie verschwindet allmählich, präsentiert wird auf dem Bildschirm oder über Großbildprojektoren (Beamer). Die Preise für Präsentationsgeräte sinken dramatisch. PowerPoint bietet Werkzeuge für die Animation von Folieninhalten und Folienübergängen und unterstützt natürlich auch die Integration von MultimediaElementen wie Filme, Videos, Soundeffekte und Musik.

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4

Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.1: Eine PowerPoint-Präsentation, hier in der Foliensortieransicht

Richtig präsentieren Ob Vortrag vor Kollegen im Projektteam, Tagung, Seminar, Meeting oder Werbeveranstaltung auf der Messe – PowerPoint ist vielseitig, wenn es darum geht, Argumente zu präsentieren, Zahlen zu übermitteln und Fakten aufzuzeigen. Eine Präsentation ist immer eine mündliche Überlieferung von Informationen zwischen Vortragendem und Zuhörern, PowerPoint bedient nur die zusätzliche Kommunikationsebene: Visuelle Elemente wie Leitsätze, Grafiken, Fotos oder Diagramme sollen dem Zuhörer helfen, das Gesagte besser zu verstehen. Für den Referenten ist die PowerPoint-Präsentation ein ideales Werkzeug, um seinen Vortrag zu gliedern, zu gestalten und den Inhalt flüssig und ohne Auswendiglernen zu präsentieren. Das macht PowerPoint aber auch gefährlich.

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Richtig präsentieren

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Haben Sie PowerPoint – oder was zu sagen? Dieser provokante Spruch drückt aus, was Medienprofis und Präsentationsberater seit Langem bemängeln: PowerPoint wird als Präsentationssoftware dazu missbraucht, schlechte Vorträge schlecht zu gestalten, inhaltslose Aussagen in langwierige und langweilige Vorträge zu verpacken. PowerPoint eignet sich tatsächlich dazu, Inkompetenz zu überspielen, denn um vier Sätze pro Folie abzulesen, bedarf es keiner Fachkenntnisse. Und mit PowerPoint wird munter gelogen und manipuliert, denn Folien sind geduldig. Aber – das Programm wird täglich rund 30 Millionen Mal eingesetzt. Die Präsentation ist als Kommunikationsmittel nicht wegzudenken. Bevor Sie in den Chor der PowerPoint-Kritiker einfallen, überlegen Sie sich eine Strategie für den Einsatz des weltweit als Standardwerkzeug für Präsentationen anerkannten Programms.

Abbildung 4.2: Weltweiter Standard: PowerPoint (Quelle: Computerwoche)

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Präsentieren und visualisieren

Nicht PowerPoint lehren, sondern Präsentieren lernen Welchen Stellenwert hat PowerPoint in Ihrem Unternehmen? Wenn die Vortragstechnik mit Computer und Beamer noch relativ unbekannt ist, führen Sie PowerPoint umsichtig ein. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur in der Programmbedienung, sondern stellen Sie die Beherrschung von Vortragstechniken in den Vordergrund. Wählen Sie die geplanten Schulungsmaßnahmen und Ihre Schulungspartner nach dieser Prämisse aus. Statt Einführung in PowerPoint gibt es im Intranet-Seminarkatalog nur „Richtig präsentieren mit PowerPoint, Stufe I und II“. Ist PowerPoint in Ihrem Unternehmen bereits Standard und stellen Sie eine Art Müdigkeit und Sättigung fest, schlagen Sie neue Wege ein. Forcieren Sie die Beherrschung guter und moderner Präsentationstechniken, bieten Sie Seminare für PowerPoint-Profis an, oder suchen Sie nach alternativen Präsentationsmethoden (Webcasts etc.).

Beyond PowerPoint Der Schweizer Rhetorik-Fachmann Matthias Pöhm provoziert in Büchern und Seminaren mit Aussagen wie Präsentieren Sie noch oder faszinieren Sie schon? (Der Irrtum PowerPoint). Er zeigt, wie ein Vortrag ohne PowerPoint gelingen kann, und deckt auf, wo und wann PowerPoint eher zum Hemmschuh wird. ww.poehm.com In dem Buch ZEN oder die Kunst der Präsentation (Addison-Wesley) zeigt Garr Reynolds, wie mit einfachen Ideen und auf Basis japanischer Meditationstechniken Präsentationen geplant und gestaltet werden. Er setzt dabei bewusst auf PowerPoint, zeigt aber Techniken für Vorträge, die sich von der Masse abheben und wirklich interessant sind. www.presentationzen.com Die XING-Gruppe Besser präsentieren, moderiert von Peter Lamprecht und Marion Lustig, befasst sich mit dem Thema und liefert gute Tipps für eine gelungene Präsentation mit und ohne PowerPoint. www.xing.com/net/praesentationen

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Richtig präsentieren

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Erst checken, dann vortragen Vor einer perfekten Präsentation steht die perfekte Vorbereitung. Ihr Vortrag kann inhaltlich und präsentationstechnisch noch so perfekt sein – wenn bei Folie 17 der Computer abstürzt oder die Projektorlampe ihr kurzes Leben aushaucht, ernten Sie bestenfalls Mitleid und Gelächter. Machen Sie vor jedem Vortrag einen Mediencheck, auch wenn es der x-te im wohlbekannten Besprechungsraum ist.

Raum Den Vortragsraum sollten Sie in jedem Fall einer Generalprobe unterziehen, falls Sie ihn nicht kennen. Größe: Ist genügend Platz für alle Zuschauer? Sieht man von jedem Platz auf die Leinwand? Sieht man auch aus der letzten Reihe noch was? Hat der Vortragende vorne Platz, um sich zu bewegen, oder steht er ständig im Bild? Klima und Akustik: Ist der Raum genügend belüftet, nicht zu kalt und nicht zu warm? Hört man den Referenten, oder muss er gegen den Lärm der Fräsmaschinen in der Montagehalle anschreien? Verdunklung und Licht: Funktionieren die Verdunklung und die Lichtdämmung? Ist der Raum auch bei Sonneneinstrahlung dunkel? Kann der Vortragende das Licht steuern? Regeln Sie auch die Pausenzeiten und die Versorgung mit Kaffee und Brezeln im Vorfeld, und beschildern Sie den Weg zum Vortragsraum und zu den Toiletten.

Medien Testen Sie den Beamer, informieren Sie sich, wie lange die Lampe noch hält. Die meisten Projektorenlampen haben eine begrenzte Betriebsdauer. Eine Ersatzlampe macht wenig Sinn, Ihre Zuhörer möchten Ihnen nicht beim Basteln am Gerät zusehen. Halten Sie besser einen Ersatzbeamer bereit. Ist der PC oder Laptop stabil? Funktionieren Tastatur, Maus, Mausrad? Funktioniert das WLAN oder der LAN-Anschluss? Steht ein Drucker bereit?

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Präsentieren und visualisieren

Nehmen Sie für wichtige Präsentationen immer ein Ersatzgerät (Laptop) mit, auf dem der Vortrag gespeichert ist. Schalten Sie dieses ein, und starten Sie die Präsentation, sodass Sie bei einer Panne schnell den Beamer umstecken und weiterarbeiten können.

Unterlagen Vortragsunterlagen sind Pflicht. Händigen Sie Ihren Zuhörern Handzettel mit der Agenda und den wichtigsten Vortragspunkten aus. Schaubilder und Grafiken dürfen nicht fehlen, sie werden besonders gerne während des Vortrags nachgeprüft. Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen handlich sind (keine Klappordner), teilen Sie Stifte und Notizblöcke aus, und legen Sie eine Rolle Pfefferminzbonbons dazu (zuckerfrei).

Ruhig und sicher präsentieren Wenn Sie nicht gewohnt sind, vor Publikum zu sprechen, oder nicht viel Erfahrung damit haben, sollten Sie vor dem Vortrag üben. Sprechen Sie den Vortragstext laut, lernen Sie Passagen auswendig, verlassen Sie sich auf keinen Fall auf die Folien, sonst laufen Sie Gefahr, diese nur abzulesen. Prägen Sie sich zentrale Punkte ein, und versuchen Sie, alles frei vorzutragen. Atmen Sie während des Vortrags ruhig und bewusst in den Bauch, das senkt die Stimme und kräftigt sie. Treten Sie positiv und freundlich auf. Humor und eine Prise Frechheit sind die Würze eines guten Vortrags. Lächeln Sie Ihre Zuhörer an, grinsen Sie aber nicht. Ihr Erscheinungsbild sollte tadellos und dem Anlass entsprechend sein. Sorgen Sie dafür, dass Sie ausgeschlafen sind, nur dann wirken Sie auch so. Zu viel Kaffee macht nervös und fahrig, trinken Sie Wasser ohne Kohlensäure, und essen Sie nicht unmittelbar vor dem Vortrag, damit die Körperfunktionen kontrollierbar bleiben. Die Hände bleiben frei, damit sie Ihre Rede mit Gesten unterstützen können. Halten Sie sich nicht an einem Stift oder Zeigestock fest, legen Sie einen solchen aber bereit, wenn Sie etwas auf der Leinwand hervorheben wollen.

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Richtig präsentieren

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Zehn Tipps für eine erfolgreiche PowerPoint-Präsentation PowerPoint vereinfacht Sachverhalte. Nutzen Sie das Tool für Gedanken, die sich mit wenigen Strichen oder Balken in einer Grafik oder in drei Zahlen darstellen lassen. Komplizierte Einzelheiten gehören nicht auf die Folie. Weniger ist mehr. Versuchen Sie, so wenige Folien wie möglich zum Einsatz zu bringen. Das macht jede einzelne umso wertvoller. Präsentieren Sie nur wichtige Kerngedanken, alle andere erzählen Sie gekonnt. Botschaften gehören nicht auf Folien. „Wir haben den Umsatz um 30% gesteigert.“ Mit diesem Titel haben Sie alles gesagt, und was Sie noch dazu sagen, ist überflüssig. Eine Folie, die sich selbst erklärt, ist eine schlechte Folie. Die uralte Regel von den vier Kernaussagen mit Aufzählungspunkten in großer Schrift gilt nicht mehr, das können Sie besser. Erzeugen Sie Spannung. Präsentieren Sie Fragmente und Rumpfbotschaften auf den Folien, werden die Zuhörer vor Neugier platzen und es kaum erwarten können, dass Sie ihnen die Auflösung verraten. Fassen Sie dann Ihre Aussagen noch einmal auf einer Folie zusammen. Präsentieren Sie nur, was Ihre Zuhörer interessiert. Nur ein Bruchteil dessen, was Sie wissen oder können, ist für Ihre Zuhörer von Bedeutung, und nur die Probleme, für die von Ihnen eine Lösung erwartet wird, gehören auf Folien. Sie sind der Mittelpunkt der Präsentation, PowerPoint ist nur ein Hilfsmittel. Bleiben Sie in Kontakt mit den Zuhörern, und locken Sie sie in einen Dialog. Schalten Sie den Bildschirm häufig ab. Lesen Sie auf keinen Fall Folieninhalte vor. Tragen Sie Ihre Botschaft vor, blenden Sie Folien nur zur Visualisierung Ihrer Aussagen ein. Bilder ohne Beschriftung sind keine Bilder, das weiß jeder Nachwuchsjournalist. Verwenden Sie pro Folie nur ein Bild, und beschriften Sie dieses. Wenn das Bild eine Frage aufwirft, schreiben Sie die Frage daneben, wenn es eine Antwort gibt, geben Sie die Antwort zuerst mündlich, und präsentieren Sie dann das Bild mit der Antwort.

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Präsentieren und visualisieren

Bleiben Sie ehrlich und transparent. Flache Säulen- und Liniengrafiken nehmen einer Entwicklung oder einem Vergleich zwar die Dramatik, entlarven Sie aber als Schwindler. Bereiten Sie sich auf Fragen vor, halten Sie Argumente oder Quellenangaben bereit. Das macht Sie beliebter als Ausflüchte und unbeweisbare Aussagen. Seien Sie sparsam bei der Verwendung grafischer Elemente und Animationen. Von links ins Bild knatternde Texte, pixelweise auflösende Bilder und Sirenensounds im Hintergrund waren vor zehn Jahren lustig, heute sind solche Gimmicks nur noch peinlich. Zeigen Sie lieber ein gut gemachtes oder witziges Video von YouTube. Das Firmenlogo auf jeder Folie ist eigentlich auch überflüssig, lässt sich aber nicht immer CIgerecht entfernen.

SlideShare – Beispiele im Internet Wie gut eine Präsentation ist, hängt davon ab, welchen Nutzen sie für den Zuhörer hat. Unabhängig davon gibt es im Internet zahlreiche Beispiele für wirklich gut gemachte Präsentationen. SlideShare ist eines von mehreren Portalen, in denen Präsentationen zur Ansicht stehen. Sehen Sie sich die Slideshows an, und holen Sie sich Anregungen für Ihre eigenen kreativen Werke. www.slideshare.net

Bei SlideShare finden Sie auch Präsentationen, die sich mit dem Thema Präsentieren mit PowerPoint befassen, zum Beispiel Death by PowerPoint von Alexey Kapterev oder Enhancing Visual Effects in PowerPoint Presentations. Hier finden Sie viele Anregungen und nützliche Statistiken über den Einsatz der Präsentationssoftware, die Visualisierung und die Kommunikation zwischen Redner und Zuhörer.

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PowerPoint starten und einrichten

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Abbildung 4.3: PowerPoint-Präsentationen im Web bei SlideShare

PowerPoint starten und einrichten Starten Sie PowerPoint über das Symbol der Gruppe Microsoft Office im Startmenü von Windows. Für schnellere Starts klicken Sie dieses Symbol mit der rechten Maustaste an und schicken es über Senden an in das Startmenü. Wollen Sie es im Schnellstartbereich sehen, ziehen Sie es mit gedrückter (Strg)-Taste aus dem Menü heraus nach unten in die Taskleiste. PowerPoint startet und präsentiert eine erste, leere Präsentation mit der Bezeichnung Präsentation1 und einer Titelfolie.

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Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.4: PowerPoint präsentiert nach dem Start eine Präsentation mit Titelfolie.

Voreinstellungen in den PowerPoint-Optionen Wie alle Office 2007-Programme hat auch PowerPoint sämtliche Voreinstellungen zum Programm in den Optionen gebündelt, die im OfficeMenü über die gleichnamige Schaltfläche aktiviert werden. 왘

In der Kategorie Häufig verwendet stellen Sie das passende Farbschema ein und aktivieren die Livevorschau, die Formatierungen im Voraus anzeigt, wenn der Mauszeiger drüberfährt.

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Unter Speichern können Sie das Dateiformat einstellen oder ändern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentationen im aktuellen Format oder im Format der Vorgängerversionen gespeichert werden, wenn diese noch im Einsatz sind.

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Die Gruppe Anpassen können Sie für die Gestaltung der kleinen Symbolleiste (Symbolleiste für den Schnellzugriff) verwenden.

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Im Vertrauensstellungscenter sind die Optionen zu finden, die Dateien mit Makros und Hyperlinks blockieren.

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Präsentation anlegen und speichern

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Abbildung 4.5: Die PowerPoint-Optionen mit allen Voreinstellungen

Präsentation anlegen und speichern Mit dem Start des Programms erhalten Sie gleich eine leere, ungespeicherte Präsentation mit der Bezeichnung Präsentation1. Sie können diese verwenden oder mit Neu im Office-Menü eine neue Datei anlegen. Nutzen Sie diese Option, um die Vorlagen und Designs kennenzulernen: 1. Wählen Sie Neu im Office-Menü. 2. Klicken Sie auf Installierte Vorlagen, und markieren Sie die Vorlage Einführung in PowerPoint 2007. 3. Mit Klick auf Erstellen wird eine Kopie dieser Vorlage produziert. Sehen Sie sich diese Präsentation an, klicken Sie die einzelnen Folien links in der Folienansicht an, oder drücken Sie gleich (F5), um die Bildschirmpräsentation zu starten.

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Präsentieren und visualisieren

Nützliche Vorlagen Mit Vorlagen werden bestimmte Aufgaben einfacher, Vorlagen enthalten Anregungen und teilweise sogar fertige Lösungen für Aufgabenstellungen. PowerPoint versucht das mit einer Reihe interner Vorlagen, die weniger nutzbringend sind, und einem reichhaltigen Angebot an Online-Vorlagen, die umso praktischer sind. 1. Klicken Sie auf Neu im Office-Menü. 2. Wählen Sie Installierte Vorlagen für die internen Vorlagen. 3. Wenn Sie fertig gestaltete Präsentationen als Vorlagen für die neue Präsentation verwenden wollen, wählen Sie Neu von vorhandenem... Um eine Präsentation als Vorlage zu speichern, wählen Sie im Office-Menü Speichern unter und schalten um auf den Dateityp PowerPoint-Vorlage (Dateiendung POTX). Die internen Vorlagen stehen zur Auswahl: Klassisches oder zeitgenössisches Fotoalbum: Eine Vorlage mit herrlichen Fotos und kleinen Anleitungen für die Gestaltung von Bildobjekten (Fotos) in Folien. Pitchbook: Eine Vorlage für Präsentationen, die sich nicht für die Projektion über Beamer eignen. Pitchbooks sind mit kleinen Schriftarten und vielen Objekten auf jeder Folie für den Druck vorgesehen, die Vorlage zeigt am Beispiel eines Jahresberichtes, wie solche Folien gestaltet werden. Quizshow: Ein Beispiel für Frage-&-Antwort-Folien, wie sie beim Quiz oder in Seminaren für Vertiefungsfragen verwendet werden. Präsentation im Breitbildformat: Vorlage für Vorträge, die auf Laptopoder Flachbildschirmen im Bildformat 16:9 ausgegeben werden.

Zahlreiche Webvorlagen Wählen Sie eine Vorlage aus der Gruppe der Online-Vorlagen, wird diese aus dem Web geladen. Hier ist das Angebot so reichhaltig, dass für jeden Geschmack und (fast) für jeden Zweck etwas dabei ist.

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Präsentation anlegen und speichern

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1. Schalten Sie unter Microsoft Office Online auf die passende Kategorie. 2. Laden Sie die Vorlage per Klick auf Download aus dem Internet. 3. Nach der Versionsüberprüfung wird die Vorlage geladen (Downloads sind nur mit Originalsoftware möglich). 4. Erstellen Sie Ihre Präsentation auf Basis der Vorlage, und speichern Sie sie als Präsentationsdatei ab.

Abbildung 4.6: Das Internet hält zahlreiche Vorlagen zum Download bereit.

CI-Vorlagen In größeren Unternehmen ist die Gestaltung der Präsentation durch das CI-Design (CI = Corporate Identity) vordefiniert, in der Regel gibt es dafür ein Handbuch oder eine Beschreibung im Intranet zum Downloaden. CI regelt, welche Schrift zum Einsatz kommt, welche Farben und Farbdesigns verwendet werden dürfen und wie die Folien einer Präsentation auszusehen haben. So erstellen Sie eine Präsentationsvorlage mit dem CI-Design der Firma:

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Präsentieren und visualisieren

1. Gestalten Sie eine Präsentation nach den CI-Vorgaben. 2. Wählen Sie im Office-Menü Speichern unter. Klicken Sie auf Andere Formate. 3. Schalten Sie um auf den Dateityp PowerPoint-Vorlage (*.potx). 4. Speichern Sie die Vorlage im angebotenen Vorlagenverzeichnis.

Hinweis

Um die Vorlage zukünftig zu verwenden, wählen Sie Neu im OfficeMenü, schalten um auf Meine Vorlagen und holen die Vorlage aus dem Ordner. In der Praxis hat sich eine Aufteilung der Vorlagen in verschiedene Ordner bewährt. Erstellen Sie diese Ordner als Unterordner des Vorlagenordners, dann werden diese bei der Auswahl benutzerdefinierter Vorlagen angeboten. Sie müssen mindestens eine Präsentationsvorlage in einem Unterordner gespeichert haben, damit dieser für neue Präsentationen angeboten wird.

Abbildung 4.7: Eine Ordnerstruktur für Vorlagen im Vorlagenordner

Nutzen Sie die CI-Vorlage gleich doppelt: Erstellen Sie die Titelfolie und verschiedene Folientypen nach den Grundregeln des CI-Designs, fügen Sie passende Foto- und Grafikelemente ein, und gestalten Sie die Texte auf den Folien in der Unternehmensschrift. Der Inhalt der Folien kann

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Präsentation anlegen und speichern

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gleichzeitig eine Schulung in der Kunst der Präsentation mit CI-Vorlagen sein. Schreiben Sie die Schriftgrößen vor, zeigen Sie Farbpaletten, und geben Sie Tipps für eine sichere Gestaltung nach CI.

Abbildung 4.8: Wichtig und nützlich: die CI-Vorlage für Unternehmenspräsentationen

Designs zuweisen Wenn Sie ein Design verwenden, steht für die Präsentation eine abgestimmte Auswahl an Schriftarten, Farbpaletten und Objekteffekten zur Verfügung. Die Designauswahl finden Sie unter Neu/Installierte Designs im Office-Menü oder unter Entwurf/Designs, wenn die Präsentation bereits angelegt ist. 1. Zeigen Sie mit der Maus auf ein Design in der Liste unter Alle Designs. Die Folie im Hintergrund wird temporär damit formatiert. 2. Unter Weitere Designs auf Microsoft Online können Sie auf die Microsoft-Webseite schalten und zusätzliche Designs abrufen. 3. Klicken Sie das Design an, das Sie der Präsentation zuweisen wollen.

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Präsentieren und visualisieren

4. Unter Farben können Sie eine andere Farbpalette zuweisen, Schriftarten und Effekte stehen ebenfalls zur Änderung bereit.

Tipp

5. Wählen Sie Aktuelles Design speichern, wenn Sie das geänderte Design unter einem neuen Namen speichern wollen. Die integrierten Designs lassen sich damit nicht updaten oder überschreiben. Designs sollten Sie nicht den einzelnen Folien, sondern den Folienmastern zuweisen. Schalten Sie dazu auf Ansicht/Präsentationsansichten/Folienmaster.

Abbildung 4.9: Designauswahl für die aktuelle Präsentation

Folienlayout wählen und Folie einfügen Eine Präsentation hat zunächst nur eine Folie, die Titelfolie. Fügen Sie weitere Folien hinzu, verwenden Sie dabei das passende Folienlayout. Die Layoutvorschläge sind für die verschiedenen Folientypen angepasst, Sie können Layouts für ein- oder zweispaltige Textfolien, für Folien mit Diagrammen oder leere Folien einfügen. 1. Klicken Sie unter Start/Einfügen/Folien auf den Pfeil des Symbols Neue Folie. 2. Wählen Sie das gewünschte Folienlayout (zum Beispiel Titel und Inhalt). Die neue Folie wird nach der markierten Folie in die Folienliste eingefügt. 3. Mit Start/Folien/Layout ändern Sie das Layout der markierten Folie.

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Präsentation anlegen und speichern

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4. Duplizieren Sie Folien über Start/Folien/Neue Folie/Ausgewählte Folien duplizieren, oder drücken Sie (Strg)+(C) und (Strg)+(V), um die markierten Folien über die Zwischenablage zu vervielfältigen. 5. Um eine Folie zu löschen, klicken Sie auf Start/Folien löschen oder drücken einfach die (Entf)-Taste.

Abbildung 4.10: Folien mit unterschiedlichen Layouts einfügen

Ansichten und Fenster Eine Präsentation besteht aus einer Reihe von Folien, und diese werden Sie öfter neu anordnen und umsortieren und zur Kontrolle im Vollbild als Präsentation ablaufen lassen. Wechseln Sie dazu auf die passende Ansicht: Schalten Sie um auf das Register Ansicht. Die Ansichten finden Sie in der ersten Gruppe Präsentationsansichten.

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Präsentieren und visualisieren

In der Normalansicht sehen Sie die Folienliste am linken Rand und die markierte Folie im Arbeitsbereich. Schalten Sie um auf die Foliensortieransicht, wenn Sie eine nummerierte Übersicht über die Folien in Kleinformat sehen wollen. In dieser Ansicht können Sie die Folien neu anordnen, ziehen Sie dazu markierte Folien mit gedrückter Maustaste an ihre neue Position. Die Notizenansicht bietet die Möglichkeit, jede Folie auf einem Blatt mit ihren Notizen anzuzeigen. Notizen fügen Sie in das Notizenfenster der Normalansicht ein oder in dieser Ansicht oben im Notizenbereich. Die Ansicht Bildschirmpräsentation gibt die Folien im Vollbild auf dem Bildschirm aus. Die Präsentation startet mit der markierten Folie, drücken Sie (Esc), um sie zu beenden. Für die Gliederungsansicht schalten Sie in der Folienliste am linken Rand auf das zweite Register um. Hier sehen Sie die Folientitel zeilenweise, auch in dieser Ansicht verschieben Sie Folien einfach mit gedrückter Maustaste.

Tipp

Drei Symbole für die wichtigsten Ansichten (Normal, Foliensortierung, Bildschirmpräsentation) finden Sie auch rechts unten neben dem ZoomRegler in der Statusleiste. Mit diesem Regler steuern Sie die Anzeigegröße der Folien. Ein schneller Zoom mit der Maus: Drücken Sie die (Strg)-Taste, und drehen Sie am Mausrad.

Abbildung 4.11: Symbole für Ansichten

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Präsentation anlegen und speichern

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Fenster Unter Ansicht/Fenster finden Sie die Symbole zur Fenstersteuerung. Unterscheiden Sie zwischen Fenstern der aktuellen Präsentation und den Fenstern der aktivierten Dateien: 왘

Im PowerPoint-Programmfenster können Sie beliebig viele Präsentationen öffnen oder neu anlegen. Wählen Sie Ansicht/Fenster/Fenster wechseln, um zwischen den aktiven Dateien umzuschalten, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F6).

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Um eine einzelne Präsentation in zwei Fenstern darzustellen, klicken Sie auf Neues Fenster. Die Titelzeile zeigt die Fensternummer (Präsentation1:1, Präsentation1:2 …).

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Klicken Sie auf Überlappend oder Alle anordnen, um alle offenen Fenster in der Arbeitsfläche anzuordnen. Ein Doppelklick auf eine Titelzeile setzt das Fenster wieder ins Vollbild zurück.

Abbildung 4.12: Aktive Fenster anordnen über die Fensteransichten

Die Masteransicht Damit alle Folien einer Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen, wird eine Masterfolie mit allen Elementen und Formatierungen versehen. Jede neue Folie ist eine Kopie der Masterfolie. Änderungen im Gesamtdesign werden im Master vorgenommen, damit sie wieder für die gesamte Präsentation gelten. 331

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Präsentieren und visualisieren

Folienmaster gibt es für jedes einzelne Foliendesign. Entscheiden Sie sich beim Anlegen einer neuen Folie für ein bestimmtes Layout, wird automatisch der Folienmaster dieses Layouts verwendet. 1. Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht unter Präsentationsansichten auf Folienmaster. 2. Wählen Sie Design bearbeiten/Designs, und weisen Sie der Präsentation ein Design zu. 3. Bearbeiten Sie den ersten Folienmaster, wenn Sie andere Schriftgrößen oder Formatierungen haben wollen. 4. Richten Sie unter Seite einrichten die Foliengröße ein, und passen Sie für die einzelnen Layouts die Fußzeilen an. 5. Klicken Sie auf das Symbol Masteransicht schließen, um diese Ansicht zu beenden.

Abbildung 4.13: In der Masteransicht steht für jedes Layout ein Folienmaster zur Verfügung.

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Präsentation anlegen und speichern

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Mit der Zuweisung eines Designs werden automatisch alle Masterfolien neu gestaltet. Sie können zwar in der Masteransicht jedes Layout noch einzeln gestalten, sollten aber immer mit einem einheitlichen Gesamtdesign arbeiten. Die Gestaltung der ersten Masterfolie gilt für alle Folien. Ändern Sie in dieser die Schriftgestaltung, die Anordnung der Elemente oder die Gliederungsebenen, werden diese Änderungen automatisch für alle Folienmaster wirksam. Um beispielsweise die Schriftgröße aller Überschriften in allen Folienlayouts zu ändern, markieren Sie den Titel in der ersten Masterfolie. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung, und ändern Sie die Schriftgröße. Die Änderung wird sofort für alle anderen Masterfolien übernommen.

Abbildung 4.14: So wird der Titel für alle Masterfolien geändert.

Handzettel- und Notizenmaster Auch für die Handzettel, die vor der Präsentation an die Zuhörer verteilt werden, und die Notizen, die der Vortragende zur Unterstützung seines Vortrags anlegt, gibt es Master. Nutzen Sie diese, um auch diesen Elementen ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben. 1. Wählen Sie Ansicht/Präsentationsansichten/Handzettelmaster. 2. Definieren Sie unter Seite einrichten die Ausrichtung der Seite und die Folienplatzhalter (Hoch- oder Querformat).

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Präsentieren und visualisieren

3. Mit Seite einrichten/Folien pro Seite definieren Sie, wie viele Folien später beim Druck der Handzettel eingebaut werden. 4. Kreuzen Sie die Platzhalter an, die Sie auf den Handzetteln sehen wollen. Die Kopfzeile und die Fußzeile können Sie beliebig beschriften, Datum und Seitenzahl fügt PowerPoint beim Druck automatisch ein.

Abbildung 4.15: Masteransichten gibt es auch für Handzettel und Notizen.

Präsentationen entwerfen und gestalten Wie entsteht eine Präsentation? Wenn Sie wissen, wie neue Folien angelegt werden, können Sie einfach mit der Titelfolie beginnen, Vortragstitel und Referentenname eintragen und Folie für Folie einfügen, je nach Aussage unter Verwendung eines passenden Folienlayouts (Text, Text und Diagramm usw.). Das geht zwar schnell, führt aber sicher nicht zu einer guten, durchdachten Präsentation. 334

Präsentationen entwerfen und gestalten

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Zuerst das Konzept Planen Sie wie vor dem Antritt einer großen Reise zuerst die Route. Legen Sie sich ein Konzept zurecht, und sammeln Sie alle Fakten und Materialien, die Sie brauchen werden. Gliedern Sie Ihre Präsentation dann grob nach diesen drei Gesichtspunkten: 왘

Einleitung

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Hauptteil

왘

Schluss

Das Ziel Wer nicht weiß, wo er hin will, wird nie ankommen. Setzen Sie sich ein einziges Ziel für die Präsentation, und richten Sie alle weiteren Schritte darauf aus. Alle Informationen, Fakten und Visualisierungen haben nur einen Zweck, nämlich den Zuhörer von Ihrer „Message“ zu überzeugen.

Die Einleitung Auch eine moderne Präsentation wird nicht ohne die klassischen Elemente der Einleitung auskommen. Die Begrüßung der Zuhörer durch den Redner, einführende Worte zum Thema, die Tagesordnung und ein Zeitplan sollten Platz finden zu Beginn des Vortrags. Gute Redner lagern diese Elemente oft aus, schreiben ihren Namen auf die Tafel, zeichnen eine Uhr auf das Flipchart und starten dann erst die digitale Präsentation.

Zeitrahmen einhalten Man kann über alles reden, nur nicht über 45 Minuten Legen Sie gleich zu Beginn fest, wie lange der Vortrag dauern wird, und halten Sie sich strikt an diese Vorgabe. Alles über 30 oder 45 Minuten ist eine Zumutung und quält die Zuhörer. Wie lang ein Vortrag ist, hängt natürlich von der individuellen Redegeschwindigkeit ab, Sie können aber PowerPoint für den Zeitrahmen nutzen. Wenn Sie pro Folie vier Minuten Redezeit einplanen, brauchen Sie für zehn Folien 40 Minuten.

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Präsentieren und visualisieren

Der Hauptteil Mit einem Erdbeben beginnen und dann langsam steigern … Starten Sie Ihre Präsentation mit einer provokanten Frage, einer schockierenden Meldung, einer spannenden Bildfolge oder einem Video, das neugierig macht oder Fragen aufwirft. Informieren Sie dann die Zuhörer über Ihr Anliegen, binden Sie sie emotional ein. Untermauern Sie Aussagen oder Thesen durch Fakten, begründen Sie und kritisieren Sie. Präsentieren Sie anschließend Ihre Lösung oder Ihre Lösungsansätze. Hier Beispiele für den Aufbau des Hauptteils: Behauptung/Forderung/Begründung/Lösung Behauptung/ Forderung

Das Unternehmen muss in den Solarenergiemarkt einsteigen.

Begründung

Steigende Rohstoffpreise, Konkurrenz rüstet auf, Know-how und Ressourcen sind vorhanden.

Lösung

Aufbau einer neuen Unternehmenssparte, Übernahme einer Firma

Tabelle 4.1: Aufbau des Hauptteils, Beispiel 1

Pro und Kontra Behauptung/ Forderung

Das Unternehmen muss in den Solarenergiemarkt einsteigen.

Pro

Neue Märkte, gute Renditen, Imagegewinn durch saubere Energie

Kontra

Hohes Investitionsrisiko durch Billiganbieter, hart umkämpfter Markt, starke Ressourcen- und Kapitalbindung

Entscheidungsfindung

Gewinnerwartung langfristig, Risikoanalyse, Marktanalyse

Entscheidung

Zeitpunkt des Einstiegs vorschlagen, Investitionssumme nennen, konkrete Maßnahmen aufzeigen

Tabelle 4.2: Aufbau des Hauptteils, Beispiel 2

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Der Schluss Sie haben argumentiert und formuliert, die Zuhörer sollten genug Denkstoff haben, um Ihr Anliegen (Ihr Ziel) klar eingrenzen zu können. Fassen Sie die Kernaussagen kurz zusammen, und formulieren Sie Ihr Ziel noch einmal deutlich. Dann können Sie den Vortrag beenden und den Zuhörer informieren, wie es weitergeht: 왘

Weiterführende Informationen, zusätzliche Veranstaltungen zum Thema

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Diskussionsrunde oder Expertengespräch. Sie stehen für Fragen zur Verfügung.

Vergessen Sie nicht, sich mit einem guten Schlusswort zu verabschieden, und bedanken Sie sich bei Ihren Zuhörern für ihre Geduld.

Arbeiten in der Gliederungsansicht Um das Konzept eines Vortrags zu bearbeiten, schalten Sie am besten in die Gliederungsansicht um. In dieser Ansicht schreiben Sie die Titel und die Aussagen der einzelnen Folien, ordnen und sortieren diese und stimmen sie aufeinander ab. 1. Klicken Sie im Folienregister am linken Bildschirmrand auf die Registerkarte Gliederung. 2. Schreiben Sie den ersten Folientitel. 3. Drücken Sie (¢) für die nächste Gliederungszeile. Wollen Sie eine zweite Folie anlegen, schreiben Sie gleich den nächsten Titel. Um die Zeile als Text unter die erste Folie zu gliedern, drücken Sie die (ÿ)Taste. 4. Mit (ª)+(ÿ) holen Sie die markierte Zeile eine Gliederungsebene nach oben. 5. Markieren Sie das Foliensymbol am linken Rand, und verschieben Sie es mit gedrückter Maustaste, um die Folie neu anzuordnen. 6. Drücken Sie die (Entf)-Taste, wenn Sie eine Folie löschen wollen.

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Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.16: In der Gliederungsansicht lässt sich das Konzept am einfachsten entwerfen.

Folien gestalten Der Inhalt einer Folie unterstreicht die Aussagen des Redners. Unter dieser Voraussetzung sollten Sie Ihre Präsentation gestalten. Es macht keinen Sinn, alles auf Folien zu schreiben, was Sie den Zuhörern sagen wollen, das verführt zum Ablesen und macht die Präsentation langweilig. Schreiben Sie nur Kernaussagen oder besser noch Fragmente in die Folien, und erklären Sie den Rest.

Stichpunkte Die klassische Stichpunktfolie enthält neben dem Folientitel einige wenige stichpunktartige Aufzählungen. 1. Wählen Sie ein passendes Folienlayout, zum Beispiel Titel und Inhalt. 2. Tragen Sie den Titel ein, und klicken Sie in den Platzhalter für den Inhalt.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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3. Schreiben Sie die Punkte in die Folie, drücken Sie (¢) für den nächsten Absatz. 4. Mit der (ÿ)-Taste rücken Sie einen Stichpunkt in die nächste Ebene ein, (ª)-(ÿ)setzt ihn eine Ebene höher.

Abbildung 4.17: Stichpunkte auf der Textfolie

Textelemente, Grafik und Fotos Visualisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vortrags, denn Bilder sprechen eine zusätzliche Aufnahmeebene an. Eine bildhafte Darstellung verstärkt die Wirkung einer Aussage, an Bilder erinnert sich der Mensch länger als an das gesprochene Wort. Folien mit selbst gebastelten Zeichenelementen sollten sehr spärlich eingesetzt werden, meist fehlen die gestalterischen Fähigkeiten. Einfache Text- und Grafikelemente zur Verdeutlichung oder Beschriftung sind aber durchaus üblich, oft in Verbindung mit Fotos.

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Präsentieren und visualisieren

1. Wählen Sie Einfügen/Illustrationen/Formen, und zeichnen Sie Formelemente in die Folie. 2. Jedes Formelement kann beschriftet werden. Für reine Textfelder verwenden Sie das Textfeldwerkzeug.

Abbildung 4.18: Formelemente und Textfelder

ClipArts waren früher nützliche Schmuckelemente für Folien, wirken heute aber veraltet. Die ClipArt-Bibliothek bietet neben den Comiczeichnungen aber auch viele Fotos, besonders im Online-Angebot. Fotos machen auf Folien einen guten Eindruck, wenn sie sparsam und zweckgerichtet eingesetzt werden. Viele Präsentationen sind prall voll mit Bildern von schönen Menschen und futuristischen Gebäuden, die Aussagen unterstreichen und die Aufmerksamkeit des Betrachters anziehen. Das kommt nicht immer gut an, ein Vortrag kann auch unter zu viel Bildmaterial und zu schönen Fotos leiden. Für Bildschirmpräsentationen reicht in der Regel die geringste Fotoqualität. Wenn Sie hochauflösende Bilder einsetzen, verkleinern Sie diese nicht nur auf Foliengröße, sondern reduzieren Sie die Bildgröße. Unter Bildtools/Format/Anpassen finden Sie das Symbol Bilder komprimieren. Damit können Sie alle Fotos in der Präsentation auf das optimale Format für Drucker und Bildschirm verkleinern.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Abbildung 4.19: Fotos auf Folien wecken Aufmerksamkeit.

1. Wählen Sie Einfügen/Illustrationen/Grafik. Markieren Sie eine Grafikdatei, und holen Sie diese mit Klick auf OK in die Folie. 2. Mit Einfügen/Illustrationen/ClipArts holen Sie ClipArts in die Folie. Klicken Sie auf ClipArts auf Office Online, und suchen Sie in der Online-Bibliothek von Microsoft nach passenden Fotos. 3. Mit den Werkzeugen im Register Bildtools, das bei markierter Grafik zur Verfügung steht, können Sie ein eingefügtes Objekt formatieren, Helligkeit, Kontrast und Farben ändern und mit Bildeffekten versehen.

Tipp

Fotos für Ihre Präsentation finden Sie in der ClipArt-Online-Bibliothek oder in Online-Bilddiensten. Diese bieten professionelle, hochauflösende Fotos in bester Qualität an, sind aber meist kostenpflichtig. www.mev.de www.fotosearch.de www.fotolia.com u.a.

Verwenden Sie in Präsentationen niemals Bilder, die Sie nicht selbst erstellt haben oder für die Sie keine Rechte gekauft oder erworben haben. Bildmaterial unterliegt immer dem Urheberrecht, auch wenn dieses über das Internet (Google Bilder) frei zugänglich und nicht entsprechend gekennzeichnet ist.

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Präsentieren und visualisieren

Bildvorlagenarchiv

CD-ROM

Sammeln Sie in einem Archivordner schöne Bilder und nützliche Piktogramme, damit Sie für die Gestaltung Ihrer Präsentation genügend Bildmaterial haben. Auf der CD zum Buch finden Sie eine Reihe nützlicher Bilder in einer PowerPoint-Vorlage, die Sie kostenlos und lizenzfrei nutzen können. Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 4 Datei: Bildarchiv.pptx

Abbildung 4.20: Bildarchiv mit Bildvorlagen für PowerPoint-Präsentationen

Videos und YouTube-Clips Ein Video lockert die Präsentation auf, Filme guckt jeder gern. Beschränken Sie sich aber auf kurze Clips, und stellen Sie sicher, dass diese ruckelfrei laufen und eine angemessene Qualität haben.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Stellen Sie das Video in einem für PowerPoint geeigneten Videoformat bereit. Wählen Sie Einfügen/Mediaclips/Video einfügen, und holen Sie die Datei in die Folie. Welche Formate PowerPoint unterstützt, sehen Sie im Dialog Datei/Öffnen. Clips aus dem Videoportal YouTube können Sie mit passender Software aus dem Internet downloaden und konvertieren. Mit einem kleinen Trick lässt sich das Video auch direkt einbinden und – eine Online-Verbindung vorausgesetzt – auch während der Präsentation abspielen: 1. Aktivieren Sie Ihren Internet Browser, und suchen Sie auf der YouTube-Seite das Video, das Sie einbinden wollen. Kopieren Sie die URL, zum Beispiel: http://www.youtube.com/watch?v=6VNzMsGGJPw

2. Ändern Sie die URL im Texteditor ab, und kopieren Sie sie in die Zwischenablage: http://www.youtube.com/v/6VNzMsGGJPw

3. Legen Sie eine neue Folie an, und schalten Sie um auf das Register Entwicklertools. Wenn dieses Register nicht verfügbar ist, aktivieren Sie in den PowerPoint-Optionen des Office-Menüs diese Option: Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen 4. Klicken Sie unter Entwicklertools/Steuerelemente auf Weitere Steuerelemente. 5. Suchen Sie den Eintrag Shockwave Flash Object, und klicken Sie auf OK. 6. Zeichnen Sie ein Rechteck in der Größe des Videos auf die Folie, klicken Sie dieses mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie Eigenschaften. 7. Kopieren Sie die URL in die Zeile Movie, und setzen Sie die beiden Eigenschaften Loop und Playing auf False. 8. Schließen Sie das Eigenschaftsfenster, und starten Sie die Bildschirmpräsentation.

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Präsentieren und visualisieren

CD-ROM

Abbildung 4.21: YouTube-Videos online in der Präsentation abspielen

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 4 Datei: YouTube-Videos in PowerPoint.pptx

Tabellen und Diagramme PowerPoint bedient sich für die Herstellung von Tabellen und Diagrammen bei dem Office-Programm, das diese Aufgabe am besten meistert, bei Excel. Fügen Sie solche Elemente in Folien ein, schaltet das Präsentationsprogramm automatisch zu Excel um, und Sie können den vollen Umfang des Kalkulationstools für die Gestaltung von Tabellen und Charts nutzen. 1. Wählen Sie Start/Zwischenablage/Einfügen/Excel-Tabelle, erhalten Sie ein Excel-Objekt in der Folie. Tragen Sie in dieses die Tabellendaten ein, und klicken Sie in den Folienhintergrund, um die Bearbeitung abzuschließen. 2. Sie können Excel-Tabellen auch über die Zwischenablage kopieren und in die Folie einfügen.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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3. Mit Einfügen/Diagramm erhalten Sie ein Excel-Tabellenfenster mit vordefinierten Zahlen. Ändern Sie diese, laden Sie eine andere Arbeitsmappe, oder holen Sie den Inhalt der Zwischenablage. Das Diagramm wird automatisch in die Folie gezeichnet. 4. Zum Bearbeiten des Diagramms steht ein eigenes Register Diagrammtools in der Multifunktionsleiste bereit. In der Gruppe Daten finden Sie die Symbole für die Nachbearbeitung oder Änderung der Tabellendaten.

Abbildung 4.22: Tabellen und Diagramme werden mithilfe von Excel produziert.

SmartArt-Grafiken SmartArt ist ein Visualisierungswerkzeug, das allen Programmen des Office-Pakets zur Verfügung steht. Mit SmartArt lassen sich Geschäftsgrafiken in unterschiedlichsten Ausprägungen erstellen. Das Hauptmenü ist in sechs Kategorien von Liste bis Pyramide unterteilt, jede Kategorie enthält mehrere Grafikvorlagen zur Darstellung eines Prozesses oder Ablaufs.

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Präsentieren und visualisieren

1. Erstellen Sie eine neue Folie, verwenden Sie das Folienlayout Nur Titel. 2. Wählen Sie Einfügen/Illustrationen/SmartArt. 3. Markieren Sie eine Kategorie, und klicken Sie auf eine Grafikvorlage. Rechts im Fenster sehen Sie den Hilfetext, der Tipps zur Verwendung der markierten Vorlage gibt. 4. Klicken Sie auf Einfügen, um die SmartArt-Grafik in die Folie einzufügen.

Abbildung 4.23: SmartArt-Grafiken visualisieren Abläufe, Prozesse oder Zusammenhänge.

Das SmartArt-Objekt wird anschließend beschriftet und formatiert, hierfür steht eine eigene Registerkarte SmartArt-Tools in der Multifunktionsleiste bereit. Für die Beschriftung tragen Sie die Texte in das angegliederte Textfenster ein.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Abbildung 4.24: SmartArt-Beispiele für Visualisierungen

Interaktive Schaltflächen Zur Steuerung der Präsentation während der Vorführung auf dem Bildschirm können interaktive Schaltflächen zum Einsatz kommen. Das Angebot reicht von einfachen Pfeilsymbolen für Nächste Folie und Vorherige Folie bis zum Start eines Videos. 1. Wählen Sie Einfügen/Illustrationen/Formen. 2. Klicken Sie auf ein Symbol Interaktive Schaltfläche, und zeichnen Sie die Schaltfläche in die Folie. 3. Starten Sie die Bildschirmpräsentation mit (F5), und klicken Sie auf die Schaltfläche.

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Animationen Unter dem Register Animationen finden sich animierte Übergänge zwischen Folien, zum Beispiel Wischeffekte, Streifen, pixelweise Auflösung oder Überblendungen. Diese optischen Spielereien gelten als veraltet und sollten, wenn überhaupt, nur sparsam zum Einsatz kommen. Der Präsentation nützen sie wenig. 1. Schalten Sie um auf die Ansicht Foliensortierung. Hier sehen Sie die zugewiesene Animation im Vorschaubild der Folie. 2. Markieren Sie eine Folie oder mit gedrückter (ª)- bzw. (Strg)-Taste mehrere Folien. 3. Klicken Sie unter Animation/Übergang zu dieser Folie auf einen Übergang.

Abbildung 4.25: Animationen für Folienübergänge

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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4. Mit dem Soundsymbol wird ein Soundeffekt zugewiesen, der beim Einblenden der Folie in der Bildschirmpräsentation aktiv wird. 5. Unter Nächste Folie können Sie ein Intervall für das automatische Einblenden der markierten Folien bestimmen. Mit der Option Bei Mausklick lässt sich der Vortrag nur manuell steuern. Benutzerdefinierte Animationen für einzelne Elemente der Folie werden dagegen gezielt eingesetzt, um die Dramatik und Spannung einer Präsentation zu erhöhen. Für benutzerdefinierte Animationen einzelner Elemente schalten Sie um auf die Einzelansicht. Markieren Sie ein Element, und klicken Sie unter Animationen auf Benutzerdefinierte Animation. Stellen Sie den Effekt im Aufgabenbereich rechts außen ein.

Tipp

Abbildung 4.26: Benutzerdefinierte Animationen für Folienelemente

Präsentationstrainer empfehlen, diese benutzerdefinierten Animationen folgendermaßen einzusetzen: Erzählen Sie den Zuhörern zunächst, was sie wissen müssen. Machen Sie eine dramatische Pause. Holen Sie dann den Text oder das grafische Objekt per Animation in die Folie, um das Gesagte zu verdeutlichen. Vermeiden Sie aber plumpe Visualisierungen wie einfliegende Flugzeuge …

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Präsentieren und visualisieren

Präsentation speichern Die Präsentation wird als Datei mit der Endung pptx gespeichert. Im OfficeMenü stellt PowerPoint mit Speichern unter auch die Dateiformate der älteren Versionen (97–2003) zur Auswahl, und wer will, kann den Vortrag auch als Bildschirmpräsentation mit der Endung ppsx speichern. Wenn das Zusatzprogramm für das PDF- oder XPS-Format installiert ist (siehe Einleitung), stehen diese beiden Druckformate auch als Speicherformate für den Vortrag zur Auswahl. Unter Senden können Sie die Präsentation gleich als Anhang einer Mail abspeichern und versenden.

Abbildung 4.27: Präsentation in verschiedenen Dateiformaten speichern

Präsentation auf CD verpacken Eine nützliche Speichervariante ist das Verpacken der Präsentation in ein Dateipaket, das ohne PowerPoint abspielbar ist. Damit schaffen Sie die Möglichkeit, einen Vortrag auf CD oder einen anderen Datenträger zu hinterlegen und diesen auf einem beliebigen Computer auch ohne Office-Installation wiederzugeben.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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1. Klicken Sie im Office-Menü auf Veröffentlichen, und wählen Sie Verpacken für CD. 2. Fügen Sie bei Bedarf weitere Dateien hinzu, und kopieren Sie den Vortrag in einen Ordner oder auf eine CD: Die Dateien werden kopiert, der PowerPoint Viewer ist das Anzeigeprogramm für Präsentationen, es wird automatisch in das Paket integriert. Nach Abschluss der Prozedur stehen alle erforderlichen Dateien in einem Ordner. Von der CD startet die Präsentation automatisch per Autorun, in einem Ordner kopiert wird der Vortrag einfach per Doppelklick auf die PPS-Datei gestartet und im PowerPoint Viewer wiedergegeben.

Präsentation vorführen Für die Ausführung einer Präsentation auf dem Bildschirm steht das Symbol Bildschirmpräsentation rechts unten in der Statusleiste zur Verfügung. Markieren Sie zuvor die Folie, mit der Sie beginnen wollen. Starten Sie mit der Funktionstaste (F5), wird automatisch die erste Folie des Vortrags präsentiert. Drücken Sie die (¢)-Taste für die nächste Folie, oder steuern Sie mit den Bild- oder Pfeiltasten. Nach der letzten Folie stoppt die Präsentation automatisch, mit der Taste (Esc) können Sie den Vortrag vorzeitig abbrechen. Links unten am Bildschirm sehen Sie vier abgeblendete Symbole, die ebenfalls zur Steuerung der Bildschirmpräsentation vorgesehen sind. Zeigen Sie mit der Maus auf eines der Symbole, wird dieses sichtbar, und Sie können es per Mausklick aktivieren. 왘

Mit den Pfeilsymbolen blättern Sie eine Folie weiter bzw. eine Folie zurück.

왘

Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um ein Kontextmenü einzublenden, das Zeichenwerkzeuge anbietet. Mit diesen Werkzeugen können Sie in der aktiven Folie frei zeichnen und Textstellen farbig unterlegen.

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Das Menüsymbol blendet ein Kontextmenü ein, in dem die wichtigsten Steuerbefehle angeboten werden.

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Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.28: Steuerungssymbole links unten am Bildschirm

Arbeiten Sie mit einem Zeichenstift oder dem Textmarker, funktioniert die Maus nicht mehr für die Weiterschaltung der Folien. Steuern Sie die Präsentation mit der Tastatur, oder schalten Sie den Stift mit (Esc) wieder aus. Nach dieser Aktion entscheiden Sie, ob Sie die Anmerkungen auf der Folie behalten oder verwerfen wollen. Das Kontextmenü hat eine wichtige Funktion: Sie können mit dem Menüpunkt Gehe zu Folie eine bestimmte Folie Ihrer Präsentation ansteuern. Müssen Sie beispielsweise eine Frage aus dem Publikum beantworten und dazu eine bereits gezeigte Folie einblenden oder auf eine für später vorgesehene Folie verweisen, können Sie mit diesem Menüpunkt schnell zu dieser Folie wechseln, ohne lange und umständlich die Präsentation abzusuchen.

Abbildung 4.29: Direkte Ansteuerung von Folien über das Kontextmenü

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Zwei Bildschirme und Referentenansicht Eine nützliche Neuerung und Verbesserung ist in PowerPoint 2007 die Referentenansicht. Wenn der Computer im Besprechungsraum zwei Bildschirme unterstützt, können Sie auf einem Bildschirm Ihre Präsentation vorführen und auf einem weiteren über eine Vorschau die Folienfolge kontrollieren, die Vortragszeit überwachen und Zeichenstifte oder Textmarker einschalten. 1. Schließen Sie einen zweiten Monitor an den Präsentationsrechner an. 2. Aktivieren Sie die Windows-Systemsteuerung, und wählen Sie im Dienstprogramm Darstellung und Anpassung die Anzeigeeinstellungen. 3. Schalten Sie die Option Desktop auf diesen Monitor erweitern ein. Mit Klick auf Identifizieren können Sie feststellen, welcher Monitor welche Nummer hat. 4. Schalten Sie in PowerPoint auf Bildschirmpräsentation um, und kreuzen Sie unter Bildschirme die Option Referentenansicht an. 5. Starten Sie die Bildschirmpräsentation mit (F5). Auf dem ersten Monitor sehen Sie die Folien in voller Bildschirmgröße, auf dem zweiten erhalten Sie eine Übersicht mit Vorschaubildern.

Abbildung 4.30: In der Referentenansicht laufen Präsentationen auf zwei Monitoren.

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Präsentieren und visualisieren

Mehr Informationen: Notizen und Handzettel Eine Präsentation besteht in der Praxis aus drei Komponenten: 왘

Der Foliensatz für die Bildschirmpräsentation

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Ein Handzettel, der vor der Präsentation an die Zuhörer verteilt wird. Der Handzettel enthält verkleinerte Abbildungen der präsentierten Folien.

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Notizen, die der Referent begleitend zur Präsentation einsetzt. Notizen können auch als ausführlicheres Informationsmaterial für die Zuhörer präpariert werden.

Die Konstellation ist natürlich nicht zwingend, speziell bei Produktpräsentationen auf Messen oder Kongressen liegen andere Informationen bereit als Handzettel, und ein geübter Redner wird auch auf Notizen verzichten können. Trotzdem sollten Sie die zusätzlichen Möglichkeiten für die Vorbereitung einer Präsentation nutzen.

Notizenmaster Aktivieren Sie den Notizenmaster, und stellen Sie das Notizenblatt so ein, wie es für die Produktion der Notizen zweckmäßig ist. Das Folienobjekt wird in der Größe präpariert, in der die einzelnen Folien gedruckt werden sollen, und das Textelement steht für die Notizentexte bereit. 1. Wählen Sie Ansicht/Präsentationsansichten/Notizenmaster. 2. Unter Seite einrichten bestimmen Sie die Ausrichtung und die Seitengröße des Notizenausdrucks. Die Standardausrichtung ist Hochformat. 3. Klicken Sie das Folienobjekt an, und verkleinern oder vergrößern Sie es über die Markierungspunkte. Wenn Sie kein Abbild der Folie sehen wollen, löschen Sie das Objekt mit der (Entf)-Taste. 4. Markieren Sie das Textobjekt, und ändern Sie bei Bedarf die Größe oder die Position. 5. Fügen Sie weitere Elemente wie Logos oder Grafiken, die auf jeder Notizenseite zu sehen sein werden, in das Masterblatt ein.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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6. Die Kopfzeile enthält das automatische Tagesdatum, in der Fußzeile steht rechts unten die automatische Seitennummer. Blenden Sie diese Elemente über das Symbol in Notizenmaster/Platzhalter ein oder aus. 7. Klicken Sie auf Masteransicht schließen, wenn die Gestaltung der Mastervorlage abgeschlossen ist.

Abbildung 4.31: Der Notizenmaster ist die Vorlage für die Präsentationsnotizen.

Notizen erfassen Notizen schreiben Sie gleich bei der Gestaltung der Folie in den Notizenbereich, den Sie unter den Folienfenstern in der Folienansicht angezeigt bekommen. Ziehen Sie die obere Randlinie mit der Maus, um den Bereich zu vergrößern oder zu verkleinern. Tragen Sie alle Informationen ein, die eine in der Folie präsentierte Aussage unterstützen oder untermauern. Notizen enthalten immer auch Statistiken und Zahlenmengen, die der Referent nicht in voller Breite anbietet, aber für eventuelle Rückfragen bereithalten muss.

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Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.32: Der Notizenbereich in der Folienansicht

Mit Ansicht/Präsentationsansichten/Notizenseite schalten Sie auf die Ganzseitenansicht für Notizen um. Hier können Sie größere Notizen erfassen oder Texte und Grafiken über die Zwischenablage in das Notizenblatt kopieren. Wenn Sie Diagramme oder Schaubilder auf der Notizenseite unterbringen wollen, verkleinern Sie das Textobjekt und positionieren die Grafikelemente neben dem Text.

Abbildung 4.33: Text- und Grafikelemente auf der Notizenseite

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Achten Sie beim Einfügen von Texten auf die Cursorposition: Befindet sich der Cursor in einem Textelement, wird der eingefügte Text angehängt. Ist auf der Notizenseite kein Textelement markiert, wird mit dem Einfügen ein neues Textobjekt erzeugt.

Notizen drucken In digitaler Form nützen Notizen weder dem Redner noch dem Zuhörer, Notizen werden Sie immer drucken und als Infomaterial zur Verfügung stellen oder als Redemanuskript für den Vortrag bereitstellen. 1. Wählen Sie im Office-Menü Drucken, oder drücken Sie (Strg)+(P). 2. Schalten Sie im Drucken-Fenster unter Drucken auf Notizenseiten um. 3. Im Druckbereich bestimmen Sie, ob die Notizen für die gesamte Präsentation gedruckt werden oder nur für einzelne Seiten. 4. Klicken Sie auf Vorschau, um den Notizendruck im Vorschaufenster zu kontrollieren. Schließen Sie die Vorschau, oder drucken Sie gleich aus diesem Fenster. 5. Klicken Sie auf OK, um die Notizen zu drucken.

Schnelles Handout: Handzettel Der Handzettel enthält im Unterschied zum Notizenblatt keine zusätzlichen Informationen zum Vortrag, sondern eine verkleinerte Übersicht über die Folien. Handzettel waren früher Standard für Präsentationen und sind nach wie vor sinnvoll, wenn die Folien selbsterklärend sind, zum Beispiel bei Produkt-Demos. Ist ein Vortrag aber nach modernen Prinzipien und den Regeln der überzeugenden Rhetorik aufgebaut, enthalten Folien meist nur Schlagwörter, „Aufreißer“ und prägnante Fotos. Handzettel sind in diesem Fall weniger informativ, und Fotos in Hochauflösung kosten viel Druckerfarbe. Notizenblätter mit kleineren Folienabbildungen lassen dagegen Raum für zusätzliche Informationen und Zahlenmaterial, das auf der Folie keinen Platz hatte.

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Tipp

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Präsentieren und visualisieren

Viele Präsentationsprofis empfehlen, Handouts erst nach der Präsentation zu verteilen, damit die Zuhörer nicht durch Lesen abgelenkt werden. Entscheiden Sie selbst, manchmal ist ein Papier, auf dem das Gesagte zu verfolgen ist, gar nicht schlecht, besonders bei großen Gruppen.

Handzettelmaster Präparieren Sie wieder zuerst die Masterfolie, bevor Sie Handzettel anfertigen. Im Unterschied zu Notizen gibt es keine digitale Vorschau für Handzettel, das Produkt wird erst beim Drucken entstehen. Der Handzettelmaster zeigt keine Folien an, nur in der Druckvorschau lässt sich das Ergebnis kontrollieren. 1. Wählen Sie Ansicht/Präsentationsansichten/Handzettelmaster. 2. Definieren Sie unter Seite einrichten die Seitenorientierung (Hochformat/Querformat), die Seitenränder und das Papierformat. 3. Klicken Sie auf Folien pro Seite, und bestimmen Sie, wie viele Folienplatzhalter auf einer Seite angezeigt werden sollen. Die Foliengliederung präsentiert die Folien so, wie sie in der Gliederungsansicht gezeigt werden. 4. Fügen Sie Platzhalter wie Kopf- und Fußzeilen, Datum und Seitenzahl ein, die später auf jeder gedruckten Seite angezeigt werden. 5. Zusätzliche Elemente wie Firmenlogos, Texte, Copyright-Vermerke etc. kopieren Sie über die Zwischenablage in den Handzettelmaster. Wie viele Folien sollte ein Handzettel pro Seite haben? Das hängt von der Komplexität der Folien bzw. der Folieninhalte ab. Enthalten die Folien durchgehend viel Text und Grafik, große Schaubilder oder Diagramme, sollten Sie die Handzettelansicht auf zwei oder vier Folien pro Seite beschränken. Lange Vorträge oder Produktpräsentationen mit vielen Folien drucken Sie besser mit sechs Folien pro Seite aus. Neun Folien sind in der Praxis nicht zu empfehlen, da die Bilder zu klein werden.

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Präsentationen entwerfen und gestalten

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Abbildung 4.34: Im Handzettelmaster wird die Anzahl gedruckter Folien vordefiniert.

Handzettel drucken 1. Wählen Sie Drucken im Office-Menü, und schalten Sie im Druckfenster unter Druckbereich auf Handzettel um. 2. In der Druckvorschau lässt sich das Ergebnis vor dem Ausdruck überprüfen, hier können Sie auch die Anzahl der Folien pro Seite noch ändern oder korrigieren.

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Präsentieren und visualisieren

Abbildung 4.35: In der Druckvorschau sehen Sie, wie der Handzettel mit den Folien aussehen wird.

Praxisbeispiel: Produktpräsentation InLoox Sehen Sie sich eine gut gemachte Produktpräsentation über ein nützliches Office-Werkzeug an. InLoox ist eine integrierte Projektverwaltung für Outlook. Sie ermöglicht das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets direkt im Mailprogramm. Die Produktpräsentation wird nicht zur visuellen Unterstützung eines Vortrags eingesetzt, sondern als selbstständiges Info-Material mit Screenshots der Software und animierten Textlegenden, die den Betrachter auf die wichtigsten Funktionen des Softwareprodukts hinweisen.

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CD-ROM

Praxisbeispiel: Produktpräsentation InLoox

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Auf der CD zum Buch: Ordner: Buchdaten/Kapitel 4 Datei: InLoox_Praesentation.pptx

Wählen Sie Ansicht/Folienmaster, um die Einstellungen auf der Masterfolie zu überprüfen. Die Titelfolie enthält ein ansprechendes Foto. Auf den Textfolien stehen animierte Schaltflächen (Inhalt, Nächste Folie, Vorherige Folie) zum Blättern in der Präsentation bereit. Schließen Sie die Masteransicht, und aktivieren Sie unter Animationen die benutzerdefinierten Animationen. Überprüfen Sie auf den einzelnen Folien die Einblendzeiten und Anordnung der (gelben) Textlegenden, die bei der Präsentation nach und nach in der Folie erscheinen.

Abbildung 4.36: Produktpräsentation: InLoox

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Wer seine Zeit nicht im Griff hat, wird über kurz oder lang zu wenig davon haben. Eine effektive Terminplanung gehört zu den unverzichtbaren Werkzeugen des Managers. Längst hat der elektronische Timeplaner die ledergebundene Mappe mit Terminkalender und Notizenblock abgelöst, PDAs und Mobiltelefone sind mit dem Kommunikationssystem Outlook verbunden, und Outlook selbst ist im Unternehmensnetz der Client für die serverseitige Verwaltung von Kalendern und Terminen via Exchange-Server.

Postfächer organisieren Wenn Sie im Unternehmensnetz mit Outlook arbeiten, ist Ihr Mailprogramm ein Client des Mailservers Exchange-Server. Der Exchange-Server empfängt alle Mails, die an die Firma geschickt werden, und verteilt sie auf deren Postfächer, und er versendet alle Mails, die von Mitarbeitern der Firma verschickt werden. Die Verbindung zwischen Outlook und Exchange-Server regelt ein Mailkonto, das bei der Installation des Office-Paketes eingerichtet wird. Sie können dieses Mailkonto in der Systemsteuerung kontrollieren und bearbeiten.

Outlook lokal oder am Server? Ob Sie mit Ihrem Mailprogramm Mails von einem Maildienstanbieter (T-Online, MSN etc.) empfangen oder an einem Exchange-Server angeschlossen sind, lässt sich einfach feststellen. Sehen Sie in der Ordnerliste

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

nach. Heißt die oberste Ordnerebene Persönliche Ordner, sind Sie mit einem Maildienst verbunden. Die Bezeichnung Postfach mit dem Benutzernamen weist dagegen auf eine Exchange-Server-Verbindung hin.

Abbildung 5.1: Outlook lokal oder am Exchange-Server

Der Exchange-Ordner hat meist eine begrenzte Kapazität, was verständlich ist, wenn je nach Firmengröße Hunderte oder Tausende von Mailkonten damit verwaltet werden. Richten Sie sich deshalb immer ein zusätzliches Konto ein, über das Sie private Mails empfangen oder auf das Mails umgeleitet werden. 1. Wählen Sie Start/Systemsteuerung/Mail. 2. Klicken Sie auf Profile anzeigen/Exchange-Profil. 3. Fügen Sie mit Hinzufügen ein weiteres Konto hinzu (z.B. POP3). Welches der eingerichteten Konten automatisch neue Mails empfängt, legen Sie in den Kontoeinstellungen fest. Holen Sie diese aus dem Extras-Menü oder beim Anlegen des Profils, markieren Sie das Konto, und klicken Sie auf Standard festlegen.

Zugriff auf andere Postfächer oder Ordner Ob Sie selbst auf Postfächer anderer Mitarbeiter zugreifen oder Ihr Postfach freigeben wollen, damit beispielsweise Ihre Assistentin oder ein Teammitarbeiter Ihre Mails verwalten kann, in beiden Fällen muss das Postfach zunächst freigeschaltet werden. Anschließend können Sie das Postfach in die Outlook-Ordnerliste einfügen. 364

Aufgaben managen mit Outlook

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1. Um ein Postfach freizugeben, markiert der Besitzer es mit der rechten Maustaste und wählt Eigenschaften/Berechtigungen. Dann trägt er die Berechtigungsstufe ein und markiert die Option Ordner sichtbar. Ein zusätzliches Postfach wird so eingerichtet: Mit der rechten Maustaste auf den eigenen Postfachordner klicken und Eigenschaften/Erweitert abrufen. Auf der Registerkarte Erweitert unter Zusätzlich diese Postfächer öffnen werden alle verfügbaren Postfächer angezeigt. Das Postfach anklicken und mit Klick auf Hinzufügen in die eigene Ordnerliste übernehmen.

Abbildung 5.2: Postfächer anderer Benutzer einbinden

Aufgaben managen mit Outlook Zu den wichtigsten Elementen des Zeit- und Aufgabenmanagements gehört die Definition von Aufgaben. Eine Aufgabe ist die Definition eines wichtigen Prozesses. Outlook speichert und verwaltet die Aufgaben in einer Vorgangsliste und in einer Aufgabenleiste, die in den übrigen Ansichten hinzugeschaltet werden kann. Unterscheiden Sie zwischen Aufgaben und Terminen: Eine Aufgabe definieren Sie, wenn eine Maßnahme erforderlich ist, während ein Termin nur die Anwesenheit des Mitarbeiters erfordert, für den der Termin gesetzt ist. Eine Aufgabe kann aber als Termin in den Kalender gezogen werden. Aufgaben sollten grundsätzlich Fälligkeitstermine haben.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Abbildung 5.3: Die Aufgabenliste im Outlook-Fenster

Aufgabenleiste anzeigen Die Aufgabenleiste ist standardmäßig nicht aktiv, Sie müssen sie einblenden, wenn Sie Ihre Aufgaben ständig sehen wollen. Sie können die Aufgabenleiste für jede Kategorie (E-Mail, Kalender und Kontakte) separat ein- und ausblenden. 1. Klicken Sie auf Ansicht/Aufgabenleiste, und wählen Sie Normal oder Minimiert. Damit wird die Leiste am rechten Rand aktiviert. Mit Aus wird die Leiste ausgeschaltet. 2. Kreuzen Sie Datumsnavigator für die Anzeige des Kalenders an und Termine, wenn Sie die Termine sehen wollen. Unter Optionen stellen Sie die Anzahl angezeigter Termine ein. 3. Blenden Sie die Aufgabenliste ein, wenn Sie in der Aufgabenleiste auch die anstehenden Aufgaben sehen wollen.

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Aufgaben managen mit Outlook

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Abbildung 5.4: Aufgabenleiste und Aufgabenliste mit Kalender einblenden

Die tägliche Aufgabenliste wird im Kalender nur in den Ansichten Tag und Woche angezeigt.

Neue Aufgabe erstellen 1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie Aufgabe. 2. Geben Sie unter Betreff die Aufgabendefinition ein. 3. Tragen Sie das Beginn- und das Fälligkeitsdatum ein, und setzen Sie eine Priorität. 4. Kreuzen Sie Erinnerung an, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitraum an die Aufgabe erinnert werden möchten. Tragen Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der Outlook ein Fenster mit der Erinnerung anzeigen soll. 5. Unter Zuständig können Sie den Namen des zuständigen Mitarbeiters eintragen. 6. Schreiben Sie in das Textfenster eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe ein.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

7. Klicken Sie auf Speichern & schließen, um die Aufgabe anzulegen.

Abbildung 5.5: Eine neue Aufgabe wird angelegt.

Die Aufgabe erscheint anschließend in der Vorgangsliste der Ansicht Aufgaben und in der Aufgabenleiste, wenn diese aktiviert wurde. Die Erinnerung taucht als Popup-Fenster auf dem Bildschirm auf, sie kann in diesem abgeschaltet oder deaktiviert werden. Neue Aufgaben lassen sich auch einfach per Doppelklick in die nächste freie Zeile der Aufgabenliste anlegen. Per Doppelklick auf eine Aufgabe wird diese zur Bearbeitung freigegeben, und um eine Aufgabe zu löschen, drücken Sie einfach die (Entf)-Taste.

Aufgaben delegieren Aufgaben können in der eigenen Aufgabenliste angelegt oder an Mitarbeiter/innen delegiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Bescheid wissen über den Status delegierter Aufgaben.

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Aufgaben managen mit Outlook

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1. Klicken Sie unter Aufgabe/Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen. 2. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, dem Sie die Aufgabe übertragen werden, oder holen Sie diesen aus dem Adressbuch. 3. Mit der Option Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern stellen Sie sicher, dass die Aufgabe auch in Ihre Aufgabenliste eingetragen wird. 4. Die zweite Option Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist sorgt für das Feedback. 5. Der Mitarbeiter, dem Sie die Aufgabe delegieren, wird Eigentümer der Aufgabe. Klicken Sie auf Senden, wird dieser per Mail informiert.

Abbildung 5.6: Die Aufgabe wird an einen Mitarbeiter delegiert.

Der Mitarbeiter kann die zugewiesene Aufgabe ablehnen, annehmen oder an einen anderen Mitarbeiter weiterdelegieren. In allen Fällen werden Sie unterrichtet. Natürlich muss der Auftragnehmer seine Arbeitsfortschritte in Outlook dokumentieren, damit Sie den Status kontrollieren können. Die

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

automatische Benachrichtigung kann erst bei Erledigung der Aufgabe generiert werden. Unter Extras/Optionen wird dazu auf der Registerkarte Einstellungen in den Aufgabenoptionen diese Option gesetzt: Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden

Aufgaben kategorisieren Aufgabenkategorien sind wie Terminkategorien wichtige und nützliche Kennzeichnungen, nach denen die Aufgabenliste sortiert und gefiltert werden kann. Weisen Sie Ihren Aufgaben Kategorien mit Farben zu, und definieren Sie eigene Kategorien. 1. Markieren Sie die Aufgabe in der Aufgabenliste, oder öffnen Sie sie per Doppelklick. 2. Klicken Sie auf Kategorisieren, und weisen Sie eine Farbe zu. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein, wenn die Farbe noch nicht benannt ist. 3. Mit Klick auf Alle Kategorien erhalten Sie die Möglichkeit, Kategorien zu verwalten oder neue Kategorien anzulegen. Benennen Sie alle Farben, und unterteilen Sie Ihre Aufgaben in nützliche Kategorien.

Abbildung 5.7: Alle Kategorienfarben wurden umbenannt, die Kategorie kann zugewiesen werden.

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Terminplanung mit Outlook

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Terminplanung mit Outlook Nutzen Sie den Outlook-Kalender, um Ihre Termine auf die Minute oder Stunde genau zu verwalten. Outlook wird Sie an Termine erinnern, Besprechungsanfragen abrufen oder versenden und automatisch in den Kalendern von Mitarbeitern nach den besten Besprechungsterminen suchen.

Ein neuer Termin Um einen neuen Termin festzusetzen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können ihn aus jedem Modul mit der Schaltfläche Neu anlegen oder im Kalender einen Doppelklick auf das entsprechende Datumsfeld durchführen. Ein aktiver Kontakt kann ebenfalls in den Kalender gezogen werden, wenn dieser in der Aufgabenleiste oder in der Kalenderansicht sichtbar ist. Outlook erstellt damit automatisch einen Besprechungstermin mit diesem Kontakt. Wenn Sie eine Aufgabe in den Kalender ziehen, wird diese automatisch einem Termin zugeordnet. 1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie Termin. 2. Tragen Sie den Betreff und den Ort für den Termin ein, und wählen Sie ein Beginn- und Endedatum sowie eine Anfangs- und Endzeit für den Termin. 3. Wenn Sie die Option Ganztägiges Ereignis ankreuzen, springt die Zeitanzeige auf 00:00, der Termin kann nur als Datum fixiert werden. 4. Geben Sie in das Textfeld eine Beschreibung für den Termin ein, und speichern Sie den Termin mit Klick auf Aktionen/Speichern und schließen. Der neue Termin wird in der Kalenderanzeige sichtbar, hier können Sie ihn per Doppelklick aktivieren und nachbearbeiten. Um einen Termin zu löschen, markieren Sie ihn und drücken die (Entf)-Taste.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Tipp

Abbildung 5.8: Ein neuer Termin, hier ganztägig

E-Mails auf Termin legen? Kein Problem mit diesem Trick: Klicken Sie die Mail im Postordner mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie In einen Ordner verschieben. Wählen Sie den Kalender als Zielordner, und die Mail wird für das Tagesdatum als Termin angeboten.

Besprechungsanfragen Der Terminmanager Outlook verwaltet nicht nur Termine, das Programm kann auch andere Personen zu Terminen einladen und Termine automatisch im eigenen und in fremden Kalendern reservieren. Senden Sie eine Besprechungsanfrage, und reservieren Sie dabei gleich einen Besprechungsraum oder andere Ressourcen, die für den Termin geblockt werden müssen. Die eingeladenen Teilnehmer erhalten ein Mail und können Ihre Anfrage beantworten, dabei entscheiden sie sich, ob sie an Ihrer Besprechung teilnehmen oder diese absagen.

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Terminplanung mit Outlook

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1. Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie Besprechungsanfrage. 2. Holen Sie in das Feld An alle Adressen, an die Sie die Besprechungsanfrage senden wollen. Teilen Sie die Adressen den Feldern Erforderlich, Optional und Ressourcen zu. Besprechungsräume werden zum Beispiel häufig als Ressourcen angelegt. 3. Geben Sie unter Betreff den Anlass der Besprechung ein, und wählen Sie einen Ort. Wenn Sie mit dem Exchange-Server verbunden sind, können Sie hier auch Besprechungsräume auswählen, sofern solche verwaltet werden. 4. Tragen Sie das Beginn- und Endedatum ein. Für eintägige Besprechungen klicken Sie auf die Option Ganztägiges Ereignis. 5. Geben Sie in das Textfeld eine Beschreibung des Besprechungstermins ein.

Abbildung 5.9: Eine Besprechungsanfrage für mehrere Mailempfänger

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Termine verwalten Damit Sie nicht über die Köpfe der Mitarbeiter entscheiden und Besprechungen zu Zeiten planen, in denen diese nicht verfügbar sind, lassen Sie Outlook nach dem optimalen Termin suchen. 1. Klicken Sie unter Einladungsereignis/Anzeigen auf Terminplanung. Wenn Sie Zugriff auf die Kalender der Personen oder Ressourcen haben, die Sie als Empfänger Ihrer Anfrage bestimmt haben, sehen Sie, welche Termine in diesen reserviert sind. 2. Das Gitternetz zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer an. Die geplante Besprechung wird mit einem Kasten mit zwei farbigen Linien gekennzeichnet, die grüne Linie ist der Beginn und die rote Linie ist das Ende der Besprechung. Sie können diese Linien mit gedrückter Maustaste verschieben und so den Besprechungstermin an die Kalender anpassen. 3. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten sucht Outlook automatisch nach der besten Zeit für die Besprechung. Das ist die Zeit, in der die meisten Teilnehmer verfügbar sind, d.h. keine anderen Termine im Kalender stehen haben.

Abbildung 5.10: Outlook sucht nach dem optimalen Termin in den Kalendern der Mitarbeiter.

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Terminplanung mit Outlook

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Für regelmäßige Besprechungen (Meetings, Jour Fix) schalten Sie im Besprechungsfenster unter Optionen auf Serientyp. Geben Sie ein Serienmuster an (täglich, wöchentlich …), und bestimmen Sie den Wochentag für den Termin.

Besprechungsanfrage senden Klicken Sie auf Senden, um die Besprechungsanfrage an die ausgewählten Mailempfänger zu senden oder die eingetragenen Ressourcen (Räume) zu blocken. Damit erhalten alle Teilnehmer eine Mail mit der Besprechungsanfrage. Für Empfänger mit dem Status Erforderlich wird der Termin automatisch in den Kalender eingetragen. Löscht der Teilnehmer diesen Termin, muss er dem Einladenden eine Absage senden. Der eingeladene Teilnehmer kann sich jetzt entscheiden und eine Zusage oder Absage senden. Nimmt er an der Besprechung teil, klickt er auf Zusagen und sendet eine entsprechende Mail an den anfragenden Teilnehmer. Gleichzeitig wird der Termin im Kalender entsprechend gekennzeichnet. Mit Klick auf Absagen oder durch Löschen des Eintrags im Kalender wird ebenfalls eine entsprechende Nachricht gesendet. Alternativ dazu kann auch eine Zusage mit Vorbehalt gesendet oder ein anderer Termin vorgeschlagen werden.

Abbildung 5.11: Besprechung bestätigen oder ablehnen – der Eingeladene hat die Wahl.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Telefonieren mit Outlook Der Kommunikationsmanager Outlook lässt sich nicht nur für die Verwaltung von Mails, Kontakten und Terminen einsetzen, er fungiert auf Wunsch auch als Multimedia-Zentrale mit Verbindungen zur Telefonanlage und zum Mobiltelefon.

Kontakt anrufen Wenn Ihr Computer mit einer analogen oder digitalen Telefonanlage verbunden, mit einem Telefonadapter ausgestattet oder an ein Modem angeschlossen ist, können Sie direkt aus Outlook heraus Telefongespräche starten. 1. Aktivieren Sie den Kontakteordner, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt. 2. Wählen Sie Kontakt anrufen. Wenn für den Kontakt eine Rufnummer eingetragen ist, wird diese automatisch angeboten. 3. Unter Wähloptionen finden Sie die Einstellungen für die Anwahl, schalten Sie auf die entsprechende Leitung um, wenn mehrere Leitungen angeboten werden. 4. Klicken Sie auf Anruf beginnen, um den Anruf zu starten.

Abbildung 5.12: Kontakte anrufen in Outlook

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Telefonieren mit Outlook

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Skype-Telefonie Wenn Sie Ihre Kontakte über den Internet-Telefoniedienst Skype anrufen wollen, laden Sie das Add-In Skype Toolbar für Outlook herunter und installieren dieses. In der Symbolleiste, die beim nächsten Start von Outlook angeboten wird, werden alle Kontakte angeboten, und Sie können diese direkt anrufen. Zusätzlich synchronisiert Skype ihre Kontakte mit seinen eigenen Adressen. Laden Sie Skype und das Add-In für Outlook direkt von der Internetseite des Herstellers: www.skype.com

Das Outlook-Add-In finden Sie bei PlanetSkype: www.planetskype.de/plugins.php

Abbildung 5.13: Skype bietet eine eigene Symbolleiste für Outlook.

SMS versenden mit Outlook Die beliebte Kurznachricht ist zwar nicht das eleganteste, aber sicher eines der schnellsten Kommunikationsmittel. Wenn Sie Ihren PC oder Ihr Notebook zum Versenden von SMS benutzen wollen, installieren Sie ein Add-In für Outlook, das Microsoft unter dieser Adresse kostenlos zur Verfügung stellt. 377

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid= 240080b4-986e-4afb-ab21-3af2be63508b&displaylang=de Nach der Installation und einem Outlook-Neustart sehen Sie eine neue Symbolleiste am oberen Rand des Outlook-Fensters. Schließen Sie Ihr Mobiltelefon mit dem Datenkabel oder über Bluetooth an den PC an. Klicken Sie auf Optionen, und stellen Sie das Telefon ein.

Abbildung 5.14: SMS versenden mit dem Microsoft-Add-In für Outlook

Klicken Sie anschließend auf Neue SMS-Nachricht, füllen Sie das Formular aus, und versenden Sie die SMS per Mobiltelefon. Die Nachricht wird nicht im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. Alternativ zu dieser Methode können Sie auch Google Mobile oder Outlook Mobile Services benutzen, um SMS per Handy zu versenden.

Google Mobile Der superschnelle Suchdienst von Google lässt sich auch vom Mobiltelefon aus nutzen, und nicht nur das: E-Mails abfragen, Kontakte verwalten, Routenplanung mit Google Maps sind weitere Dienste von Google Mobile. So richten Sie es ein: 1. Aktivieren Sie im Internet Browser diesen Link: www.google.de/mobile

2. Klicken Sie auf Jetzt starten. Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer ein, und klicken Sie auf Jetzt senden. 3. Sie erhalten eine SMS mit der URL zu Google. Geben Sie diese in Ihrem Handy-Browser ein, oder klicken Sie sie gleich an: http://m.google.de

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Outlook und Mobiltelefon/PDA

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Jetzt können Sie die Google-Dienste auf dem Handy nutzen. Für Google Maps ist ein (kostenpflichtiger) Download erforderlich (ca. 200 KByte), auch die Nutzung der mobilen Dienste wird über den Datentarif des Netzbetreibers abgerechnet.

Abbildung 5.15: Mobile Dienste für das Handy bei Google Mobile

Outlook und Mobiltelefon/PDA Für die Kommunikation zwischen Mobiltelefon oder PDA (Personal Desktop Assistant) und Outlook sorgen diese Softwarelösungen: 왘

E-Mails, Kontakte, Notizen u.a. werden per Synchronisation übertragen. Die Software wird vom Hersteller auf CD mitgeliefert und kann in der Regel auch aus dem Internet geladen und aktualisiert werden.

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Outlook Mobile Services ist eine neue Funktion unter Outlook 2007, die zum Versenden von Text- und Multimedia-Nachrichten verwendet wird.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Smartphones Alle Mobiltelefone neuerer Bauart und mit UMTS-Technologie sind in der Lage, E-Mails zu empfangen und zu versenden sowie Kontakte und Termine zu speichern. Damit die Daten nicht redundant unter Outlook und noch einmal auf dem Handy gespeichert werden, sind alle Geräte mit Synchronisationssoftware ausgestattet, die einen Abgleich zwischen dem Gerät und dem lokal installierten Kommunikationsmanager Outlook oder mit dem Exchange-Server ermöglicht.

Mobile Betriebssysteme Windows Mobile ist die ideale Plattform für eine reibungslose Verbindung zwischen mobilem Gerät und PC oder Notebook. Viele Handys und PDAs sind bereits mit diesem Betriebssystem ausgestattet, das selbst Outlook für die Kommunikation benutzt. Der beliebte Blackberry wird aber mit einem eigenen Betriebssystem geliefert (Blackberry OS), das natürlich auch Daten mit Outlook austauschen kann. Marktführer in diesem Segment ist derzeit noch Nokia mit Symbian OS, die Zukunft gehört aber den Linux-Systemen (Insight Linux u.a.).

Sync-Programme Für Smartphones wie das Nokia E61 stellt der Hersteller die Software PC Suite zur Verfügung. Mit PC Suite können die Daten des Telefons auf PC gesichert werden, Kontakte, Kalendereinträge, Notizen und E-Mails werden über die Synchronisation zwischen Outlook und Smartphone übertragen. Die Software für den Blackberry heißt Desktop Manager, sie wird von der beiliegenden CD installiert und bietet die Möglichkeit, Kontakte, Mails und Termine zu synchronisieren. Bis auf die Dateianhänge in Termineinträgen sollte alles korrekt übertragen werden.

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Outlook und Mobiltelefon/PDA

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Abbildung 5.16: Software für die Synchronisation zwischen Mobiltelefon und Outlook

Nützliche Links www.der-blackberry-blog.de www.blackberry-forum.de

Kontakte abgleichen Sie haben ein neues Mobiltelefon bekommen und wollen mit der Synchronisationssoftware gleich alle Daten aus Outlook in den Handy-Speicher befördern? Den Posteingang säubern Sie vorher aber, damit keine überflüssigen Mails transferiert werden. In der Praxis werden Sie nicht alle Kontakte aus dem Kontakteordner auf dem Handy haben wollen, eine Auswahl der wichtigsten Adressen reicht völlig aus. So gehen Sie vor: 1. Schalten Sie in Outlook um auf Kontakte. 2. Erstellen Sie mit Datei/Neu/Neuer Ordner einen neuen Kontakteordner. Nennen Sie ihn Handy-Kontakte.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

3. Kopieren Sie alle Kontakte aus dem Kontakteordner in diesen neuen Ordner. Ziehen Sie diese einfach mit gedrückter (Strg)-Taste auf das Ordnersymbol im Navigationsbereich. 4. Starten Sie das Synchronisationsprogramm Ihres Mobiltelefons, und geben Sie den Ordner Handy-Kontakte als Zielordner für Adressen an.

Abbildung 5.17: Nicht alle Kontakte müssen synchronisiert werden.

Outlook Mobile Service Dringende E-Mails, Terminanfragen und Einladungen müssen nicht mehr warten, bis Sie wieder an Ihrem Rechner sitzen. Lassen Sie sich von Outlook Mobile Service per Handy benachrichtigen, sobald neue Elemente eingetroffen sind. Sie brauchen ein Smartphone, einen PDA und Windows Mobile, das Handy-Betriebssystem von Microsoft. 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 2. Klicken Sie auf Einstellungen, und wählen Sie unter Mobiltelefon Benachrichtigungen. 3. Wenn die Mobile Services noch nicht eingerichtet sind, erscheint eine entsprechende Meldung. Konfigurieren Sie den Dienst, geben Sie die Webdienstadresse des Serviceproviders an, und tragen Sie Benutzer-ID und Kennwort ein.

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Outlook und Mobiltelefon/PDA

5

4. Klicken Sie auf den Link für die Office Online-Konfiguration, wenn Sie einen Dienstanbieter suchen.

Abbildung 5.18: Outlook Mobile Service konfigurieren

SMSOfficer (www.smsofficer.com) ist einer der Online-Dienste, der über ePlus anwählbar ist. Er bietet die Möglichkeit, Mails und Termine an das Handy weiterzuleiten und SMS per Outlook zu versenden. Die ersten zehn SMS sind kostenlos, danach muss das Konto aufgeladen werden. Nach Einrichtung des Dienstes aktivieren Sie wieder unter Extras/Optionen die Mobiltelefoneinstellungen. Klicken Sie auf Benachrichtigung, und stellen Sie die Optionen für die Weiterleitung von Text- und Multimedianachrichten an das Mobiltelefon ein. 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichten weiterleiten, und wählen Sie die gewünschten Bedingungen aus. 2. Geben Sie unter Weiterleiten an Mobiltelefonnummern die Telefonnummern der Mobiltelefone ein, an die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

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5

Termine, Zeit- und Selbstmanagement

3. Outlook erstellt unter der Bezeichnung Umleiten als Mobiltelefonnachricht (automatisch generiert) automatisch eine Regel mit den von Ihnen ausgewählten Bedingungen. Sie können diese Regel wie andere Outlook-Regeln bearbeiten oder löschen.

Abbildung 5.19: Benachrichtigungen und Terminerinnerungen an das Mobiltelefon weiterleiten

Business Contact Manager Wenn Sie die Informationen und Vorgänge von Geschäftsprojekten nicht in unterschiedliche „Schubladen“ wie Mails, Termine, Kontakte einordnen, sondern an zentraler Stelle zusammenfassen wollen, nutzen Sie das Outlook-Zusatzprogramm Business Contact Manager. Der BCM lässt sich sowohl auf dem Exchange-Server als auch auf einem lokalen System nutzen. Er wird automatisch mitgeliefert bei diesen Office-Versionen:

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Business Contact Manager

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Office 2007 Ultimate

왘

Office 2007 Professional

왘

Office 2007 Small Business

5

Für alle übrigen Office 2007-Versionen kann das Programm nachträglich erworben werden. Microsoft bietet auf seiner Office-Seite im Internet auch eine Testversion zum Download an. Der wichtigste technische Unterschied: Outlook speichert alle Informationen in einer Persönlichen-Ordner-Datei mit der Endung PST oder beim Einsatz eines Exchange-Servers in einem serverseitigen Postfach (*.edb). Der Business Contact Manager benutzt eine SQL Server-Datenbank (Dateiendung MDF und LDF). Der Unterschied zwischen Outlook und BCM: Bessere Geschäftskontakte: Der BCM speichert das Dreifache an Informationen über einen Kontakt. Das Formular bietet zwei geschäftliche und zwei private Telefonnummern, zwei Mobiltelefonnummern und drei E-Mail-Adressen an. Insgesamt stehen mehr als 50 Datenfelder zur Auswahl, neue Felder können bequem hinzugefügt werden. Mit dem BCM-Element Firmen können Sie Geschäftskontakte in Firmenverzeichnisse eintragen und so die im Kontakteordner verstreuten Adressen einzelnen Unternehmen zuordnen. Geschäftsprojekte: Mit dem BCM lässt sich ein funktionierendes Projektmanagement aufbauen. Dazu werden Geschäftsprojekte als übergeordnete Projektordner erstellt, in denen beliebig viele Kontakte und Aufgaben zusammengefasst sind. Die Liste der Projektaufgaben ist der Projektplan, jede Aufgabe und das Projekt selbst können mit einem Status versehen und bewertet werden. Verkaufsunterstützung und Marketingkampagnen: Bessere Kommunikation und mehr Verkaufserfolg versprechen diese Elemente im BCM. Interessen, Leads und Kundendaten werden verwaltet und verknüpft, Direktmarketingkampagnen lassen sich anlegen, verwalten und verfolgen.

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5

Termine, Zeit- und Selbstmanagement

BCM einrichten Wählen Sie Datei/Datendateien oder Extras/Konteneinstellungen/Datendateien. Klicken Sie auf Hinzufügen, und markieren Sie Business Contact Manager Database. Im Fragezeichen-Menü finden Sie den Eintrag Business Contact Manager konfigurieren. Hier müssen Sie das Produkt registrieren, anschließend können Sie eine Datenbank einrichten. Nach Abschluss der Einrichtung enthält das Outlook_Fenster drei neue Komponenten: 왘

Ein zusätzlicher Eintrag Business Contact Manager in der Menüleiste

왘

Eine neue Symbolleiste

왘

Ein neuer Ordner in der Ordnerliste

Abbildung 5.20: Der Business Contact Manager ist eingerichtet.

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Projektmanagement mit InLoox

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BCM als Startordner einrichten 1. Wählen Sie Extras/Optionen. 2. Schalten Sie um auf Weitere, und klicken Sie auf Erweiterte Optionen. 3. Klicken Sie neben Ordner beim Programmstart auf Durchsuchen, und wählen Sie Business Contact Manager. 4. Bestätigen Sie alles mit OK, und starten Sie Outlook neu.

Projektmanagement mit InLoox Was Outlook nicht kann und der Business Contact Manager auch nur ansatzweise beherrscht, hat ein Third-Party-Produkt perfektioniert: InLoox ist eine Projektmanagement-Software für Outlook. Das Produkt managt Projekte, Dokumente, Ressourcen und Budgets, es wird direkt in Outlook integriert und arbeitet mit allen Komponenten zusammen.

Abbildung 5.21: Projektmanagement mit Outlook und InLoox

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CD-ROM

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Auf der CD zum Buch finden Sie eine Demo-Version für eine Einzelplatzversion und eine ausführliche PowerPoint-Präsentation: Ordner: Kapitel 5\Demoversion InLoox Datei: InLoox_Personal.exe, InLoox_Praesentation.pptx

Auf der Internetseite von InLoox finden Sie alle weiteren Informationen und die Möglichkeit, eine Workgroup-&-Enterprise-Version downzuloaden sowie die persönlichen Demo-Lizenzschlüssel zu erzeugen: www.InLook.de

Terminplanung mit Excel

CD-ROM

Terminplanung mit Excel lässt sich vom einfachen Monats- und Jahresplan bis zur makrogesteuerten Jahresübersicht betreiben. In allen Fällen sollten Sie aber den Terminkalender selbst erstellen, denn eine fertige, abkopierte Lösung ist nur so lange sinnvoll, wenn Sie keine Änderungswünsche haben. Spätestens dann müssen Sie wissen, wie´s geht. Die Beispiele finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Datei: Terminplanung – Kalender.xlsx

Einfacher Kalender mit variabler Jahreszahl

Legen Sie eine neue Mappe an, nennen Sie die erste Tabelle Kalender, und tragen Sie die Formeln ein, die einen immerwährenden Kalender produzieren. Variabel ist nur die Jahreszahl, und die steht in der ersten Zelle: A1: 2009

Die zweite Zeile enthält die Monatsreihe des eingetragenen Jahres, dazu verwenden Sie die Funktion DATUM() und ein Zahlenformat, das den Monat ausweist: A2:=DATUM($A$1;1;1)

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Terminplanung mit Excel

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Zahlenformat: MMMM

Die Formel für den 1. Januar wird jetzt wieder über DATUM() gebildet, sie übernimmt den Monat aus der zweiten Zeile und produziert die Tageszahl mithilfe der Zeilennummer aus der Funktion ZEILE(). A3: =DATUM($A$1;MONAT($A$2);ZEILE()-2) Zahlenformat: TT TTT Ausrichtung: Linksbündig

Bedingungsformate sorgen dafür, dass die Wochenenden farbig ausgewiesen werden: 1. Wählen Sie Start/Formatvorlagen/Bedingte Formatierung. 2. Klicken Sie auf Neue Regel/Formeln zur Ermittlung …, und tragen Sie diese Formel ein: =UND(A3<>"";WOCHENTAG(A3)=7)

3. Klicken Sie auf Formatierung, und weisen Sie ein farbiges Muster zu. 4. Wiederholen Sie die Prozedur für eine weitere Regel mit dieser Formel und einer anderen Zellfarbe: =UND(A3<>"";WOCHENTAG(A3)=1)

5. Unter Regeln verwalten können Sie die Regeln der Bedingungsformatierung kontrollieren und ändern.

Abbildung 5.22: Zwei Regeln für die bedingte Formatierung der Wochenendtage

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5

Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten bis zum letzten Tag des Monats. Damit haben Sie die Datumsreihe für den Januar erzeugt. Den nächsten Monat können Sie in eine weitere Spalte oder in eine neue Tabelle schreiben, abhängig davon, wie Sie Ihre Terminblätter gestalten wollen. Ändern Sie nur den Datumswert für den Monat in Zelle A2, z.B. für den Februar: =DATUM($A$1;2;1)

Abbildung 5.23: Terminkalender – Monat Januar mit farbigen Wochenenden

Ganzjahreskalender einspaltig

Für einen ganzjährigen Kalender, der alle Monate enthält, ändern Sie die Formeln so ab, dass die Spaltennummer die Aufgabe übernimmt, den Monat abzubilden. Das funktioniert bei der Produktion der Überschrift (Januar bis Dezember) und auch für die Kalenderdaten, die sich aus einer einzigen Formel konstruieren lassen (fast, der 29. Februar muss noch separat berechnet werden).

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Terminplanung mit Excel

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A1: Jahreszahl A2: =DATUM($A$1;SPALTE();1) A3: =DATUM($A$1;SPALTE();ZEILE()-2)

1. Kopieren Sie die Formel in A2 nach rechts bis L2, verwenden Sie dazu das Füllkästchen rechts unten am Zellzeiger. 2. Kopieren Sie die Formel in A3 nach rechts bis zur Zelle L3 und nach unten bis L33. 3. Löschen Sie die überflüssigen Datumswerte in Zeile 33 und Zelle B32, und tragen Sie die Formel für die Berechnung des 29. Februar ein. Diese überprüft, ob der auf den 28.2. folgende Tag die Ziffer 1 zum Ergebnis hat, löscht die Zelle oder liefert den 29. Februar als Folgetag bei Schaltjahren: B31: =WENN(TAG(B30+1)=1;"";B30+1)

Abbildung 5.24: Ein Ganzjahreskalender mit zwei Formeln

Ganzjahreskalender mit Feiertagen und Kalenderwochen Komfortabler wird der Kalender, wenn Sie zusätzlich noch die Feiertage und die Kalenderwochen berechnen. Da die Feiertagsberechnung pro Bundesland unterschiedlich ist, finden Sie auf der CD zum Buch eine Vorlage, in der Sie Ihr Bundesland einstellen können. 391

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Fügen Sie jeweils zwei Spalten zwischen den Monaten ein, und ändern Sie die Formel für die Überschriften: A2: =DATUM($A$1;1;1) D2: =DATUM($A$1;2;1) G2: =DATUM($A$1;3;1) usw. … bis AH2: =DATUM($A$1;12;1)

Berechnen Sie die Tageswerte mit dieser Formel: A3: =DATUM($A$1;MONAT(A$2);ZEILE()-2)

Kopieren Sie die Formel auf die übrigen Spalten, und ziehen Sie das Füllkästchen jeweils nach unten bis zum letzten Tag des Monats.

CD-ROM

Abbildung 5.25: Jahreskalender mehrspaltig

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Datei: Terminplanung – Kalender.xlsx

Feiertage berechnen Ostern wird nach christlicher Tradition am Sonntag nach dem ersten Vollmond im Frühling gefeiert, und dieses Osterdatum lässt sich nach den Zyklen der mittleren Erd- und Mondbewegung berechnen. Der Mathematiker Carl Friedrich Gauß (177–1855) hat dafür eine Formel entwickelt, die als Gauß´sche Osterformel bekannt ist. Diese Formel lässt sich nicht nur in allen Programmiersprachen abbilden, sondern auch mit Excel-Funktionen:

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Terminplanung mit Excel

1. Wechseln Sie in das nächste freie Tabellenblatt, und schreiben Sie die Jahreszahl in die Zelle A1. 2. Geben Sie die Gauß´sche Osterformel darunter ein: A1: 2009 A2: =DATUM(A1;3;28)+REST(24-REST(A1;19)*10,63;29) -REST(KÜRZEN(A1*5/4)+REST(24-REST(A1;19)*10,63;29)+1;7)

Alle beweglichen kirchlichen Feiertage sind vom Osterdatum abhängig und können einfach berechnet werden: Feiertag

Berechnung

Karfreitag Ostermontag Christi Himmelfahrt Pfingstsonntag Pfingstmontag Fronleichnam

A2-2 A2+1 A2+39 A2+49 A2+50 A2+60

Tabelle 5.1: Die beweglichen kirchlichen Feiertage

Die fest terminierten Feiertage berechnen Sie über die Funktion DATUM(). Sie bietet die Möglichkeit, die Jahreszahl im ersten Argument aus der Zelle A1 zu holen. Der Buß- und Bettag, der nur für Sachsen gilt, fällt auf den Mittwoch der Woche vor dem 1. Advent, er muss mit einer Sonderformel berechnet werden. Feiertag

Datum

Neujahr Hl. Drei Könige Tag der Arbeit Augsburger Friedensfest Mariä Himmelfahrt Tag d. deutschen Einheit Reformationstag Allerheiligen Buß- und Bettag

=DATUM(A1;1;1) =DATUM(A1;6;1) =DATUM(A1;5;1) =DATUM(A1;8;8) =DATUM(A1;8;15) =DATUM(A1;10;3) =DATUM(A1;10;31) =DATUM(A1;11;1) =DATUM(A1;12;25)-WOCHENTAG("24.12." & A1)-32)

Tabelle 5.2: Die Liste der festen Feiertage

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Die Feiertage pro Bundesland Die bundesdeutschen Feiertage sind in den einzelnen Bundesländern nicht einheitlich geregelt. Die Tabelle enthält eine Liste der Bundesländer mit Optionsfeldern aus den Steuerelementen (Entwicklertools). In den per Gliederung ausgeblendeten Spalten sind die Feiertage der einzelnen Bundesländer fixiert, eine Spezialformel berechnet den Feiertag in Spalte Y.

Tipp

Abbildung 5.26: Feiertagsberechnung pro Bundesland

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Im Tabellenblatt Feiertage Österreich finden Sie die Berechnung der Feiertage für Österreich. Weisen Sie dem Bereich F2:G22 den Bereichsnamen FLISTE zu, wenn Sie diese benutzen wollen.

Terminplanung mit Excel

5

Feiertage in Kalender eintragen Die Liste mit den Feiertagen (Datumswerte und Bezeichnungen, Bereich Y1:Z22) hat den Bereichsnamen FLISTE bekommen. Mit der Funktion SVERWEIS() können Sie im Kalender abprüfen, ob der jeweilige Kalendertag ein Feiertag ist: B3: =SVERWEIS(A3;FLISTE;2;FALSCH)

Damit die Zelle leer bleibt, wenn kein Feiertag anfällt, verwenden Sie die Funktion WENNFEHLER(). Diese Funktion gibt es erst ab Excel Version 2007, wenn Sie den Kalender auch in früheren Versionen einsetzen wollen, arbeiten Sie mit ISTNV(): B3: =WENNFEHLER(SVERWEIS(A3;FLISTE;2;FALSCH);"")

Oder: B3: =WENN(ISTNV(SVERWEIS(A3;FLISTE;2;FALSCH));"";SVERWEIS(A3;FLISTE;2; FALSCH))

Kalenderwoche berechnen Die Kalenderwoche berechnet Excel nicht korrekt, denn das Programm geht davon aus, dass der erste Tag des Jahres in die KW 1 fällt. Nach DIN 1355 ist die KW 1 aber die Woche, die als erste vier Tage hat, in der also der 1. Januar auf einen Montag bis Donnerstag fällt. Beginnt oder endet ein Jahr mit einem Donnerstag, hat das Jahr 53 Kalenderwochen. In Outlook ist das Problem schon gelöst: Unter Extras/Optionen finden Sie auf der Registerkarte Kalender die Option Erste Woche des Jahres. Stellen Sie in diesem Erste Vier-TageWoche ein, und die KWs werden richtig berechnet. Die Excel-Funktion KALENDERWOCHE() rechnet immer noch falsch, was zumindest schon in der Hilfe beschrieben ist. Benutzen Sie stattdessen eine Formel, mit der die KW korrekt nach DIN 1355 berechnet wird. Die Formel berechnet auch die KW 53, falls diese das Ergebnis ist: C3: =KÜRZEN((A3-WOCHENTAG(A3;2)-DATUM(JAHR(A3+4-WOCHENTAG(A3;2)); 1;-10))/7)

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Schalten Sie noch eine WENN-Funktion davor, mit der die Funktion gezwungen wird, nur an Montagen zu rechnen, dann können Sie die Formel bis zum letzten Tag des Monats kopieren: =WENN(WOCHENTAG(A3)=2;KÜRZEN((A3-WOCHENTAG(A3;2)-DATUM(JAHR(A3+4WOCHENTAG(A3;2));1;-10))/7);"")

Abbildung 5.27: Kalender mit Feiertags- und Kalenderwochenberechnung

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Noch ein Jahreskalender

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Datei: Jahreskalender.xlsx

MSDN-Spezialist Mark Gillis hat einen schönen Jahreskalender mit Drehfeld entwickelt und im MSDB Blog veröffentlicht. Mit einigen kleinen Anpassungen in den Bereichsnamen funktioniert dieser auch in der

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Terminplanung mit Excel

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deutschsprachigen Version. Klicken Sie auf das Drehfeld, um die Jahreszahl zu ändern. http://blogs.msdn.com/excel/archive/2008/08/07/ how-to-create-a-perpetual-yearly-calendar-in-excel.aspx

Abbildung 5.28: Auf einen Blick: Jahreskalender mit Drehfeld

Dienstplan und Urlaubsplan mit Access und Excel

Die Metaplan-Wand mit den farbigen Magnetstreifen für Mitarbeiter und Einsatzorte ist zwar noch weit verbreitet, aber sicher nicht das beste Werkzeug für einen schnellen Überblick über Belegung und Auslastung von Personal und Ressourcen. Ein Dienstplan kombiniert mit einem Urlaubsplan lässt sich mit Office erstellen, und das mit relativ wenig Aufwand. Vorausgesetzt, man kennt die richtigen Techniken …

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Die Anforderungen Das sollte der Dienst- und Urlaubsplan können: Ressourcen: Erfassung, Pflege und Verwaltung von Personaldaten, am besten in einer Datenbank, damit diese auch für die anderen Anwendungen zur Verfügung stehen. Die Access-Datenbank bietet den Vorteil, dass mehrere Anwender darauf zugreifen können. Monatspläne: Eine Planvorlage sollte für alle Monate des Jahres gelten. Mit Eingabe (oder Auswahl) des Monatsnamens werden automatisch die Wochentage im Plan (mit farbig markierten Samstagen und Sonntagen) angepasst. Auswahl von Personal, Einsatzort oder Dienst: Wenn Sie hier noch mit schlichter Texteingabe arbeiten, sollten Sie die Technik der Datenüberprüfungslisten kennenlernen. Stunden-/Tages-/Wochenauswertungen: Nicht immer reicht die Summenformel, um Arbeitsstunden oder Einsätze zu zählen. Lernen Sie Excel-Funktionen zur Auswertung von Dienstplänen kennen. Farben: Der Einsatz von Farben wertet Dienstpläne auf und verschafft Planern und Anwendern schnellere Informationen. Und Farbeinträge lassen sich in Excel 2007 auch filtern.

Die Mitarbeiterdatenbank in Access

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Pflegen Sie Ihre Mitarbeiterdaten in Access. Legen Sie eine neue Datenbank an, oder verwenden Sie eine bereits erstellte Datenbank, zum Beispiel die Chefdatenbank aus den Beispielen in Kapitel 3.

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Die Beispiele finden Sie auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Dateien: PersonalDB.accdb, Dienst- und Urlaubsplan.xlsx

Terminplanung mit Excel

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1. Starten Sie Access über das Windows-Startmenü oder das Symbol in der Schnellstartleiste. 2. Legen Sie mit Neu im Office-Menü eine leere Datenbank an, erhalten Sie bereits eine erste, leere Tabelle. Schalten Sie diese in die Entwurfsansicht, um die Feldliste festzulegen. 3. Wenn Sie schon eine Datenbank angelegt haben, wählen Sie Erstellen/ Tabellen/Neue Tabelle und schalten die neue Tabelle in die Entwurfsansicht. 4. Tragen Sie die Felder für die Mitarbeiterkartei ein, und speichern Sie die Tabelle. 5. Erfassen Sie die Daten, oder importieren Sie sie aus dem HR-System, der internen Personaldatenbank, aus dem Intranet etc.

Abbildung 5.29: Die Feldstruktur der Tabelle Mitarbeiter und die Datensätze

Access-Daten mit Excel verknüpfen Für Dienst- und Urlaubspläne eignet sich Excel besser als Access, weil in den Tabellen mit Datums- und Zeitformatierung und Berechnungsfunktionen gearbeitet werden kann. In Access wären wesentlich aufwendigere Verknüpfungen zwischen mehreren Tabellen und komplexe Berichte nötig. Um die Daten aus Access nutzen zu können, stellen Sie eine dynamische Verknüpfung her. 399

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

1. Legen Sie eine neue Mappe in Excel an. Speichern Sie diese unter Dienst- und Urlaubsplan.xlsx ab. 2. Nennen Sie die erste Tabelle Mitarbeiter. Klicken Sie dazu doppelt auf das Register von Tabelle1, geben Sie die Bezeichnung ein, und drücken Sie die (¢)-Taste. 3. Schließen Sie die Access-Datenbank, und wählen Sie Daten/Externe Daten abrufen/Aus Access. Suchen Sie die Datei PersonalDB.accdb, und holen Sie die Tabellendaten ab Zelle A1 in die Tabelle. 4. Nennen Sie die Tabelle über die Tabellentools tblMitarbeiter.

Dienstplan und Personaldaten Verknüpfen Sie im nächsten Schritt die Plantabelle mit der Mitarbeiterkartei aus der Access-Datenbank, und legen Sie die Dienststandorte fest. 1. Nennen Sie die zweite (leere) Tabelle Basisdaten, und geben Sie die Einsatzorte für Ihren Dienstplan in die erste Spalte ein. Schreiben Sie in die letzte Zeile das Wort Urlaub. Markieren Sie alle Zellen, und weisen Sie der Markierung den Bereichsnamen Einsatz zu. 2. Erstellen Sie in C2:C13 eine Monatsliste von Januar bis Dezember, benennen Sie diese mit Monate.

Abbildung 5.30: Zwei Bereiche in den Basisdaten

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Terminplanung mit Excel

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3. Nennen Sie die dritte Tabelle Dienst- und Urlaubsplan, und tragen Sie in A1 den gleichen Text als Überschrift ein. Geben Sie in A3 das Jahr ein: A3: 2009

4. Tragen Sie für die Zelle A4 unter Daten/Datentools eine Datenüberprüfung mit diesen Werten ein: Zulassen: Liste Quelle: =Monate

5. Schreiben Sie diese Formel in die Zelle A6, die das erste Datum des in A4 ausgewählten Monats berechnet, und formatieren Sie die Zelle mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat: A6: =DATUM($A$3;VERGLEICH($A$4;Monate;0);ZEILE()-5) Zahlenformat: TT TTT

6. Fügen Sie mit Start/Formatvorlagen eine bedingte Formatierung ein, die alle Samstage und Sonntage farbig kennzeichnet. Tragen Sie diese formelbasierten Regeln ein, und weisen Sie je einen farbigen Hintergrund zu: =WOCHENTAG(A6)=7 =WOCHENTAG(A7)=1

7. Kopieren Sie die Formel mit dem Füllkästchen nach unten bis zum letzten Monatswert. 8. Markieren Sie ab B5 so viele Spalten, wie die Mitarbeitertabelle Zeilen hat (ohne Kopfzeile, im Beispiel 22 Spalten = B5:V5). Schreiben Sie die Formel, die alle Nachnamen aus der Tabelle einträgt. Drücken Sie zum Abschluss der Formel (Strg)+(ª)+(¢). =MTRANS(tblMitarbeiter[Nachname])

9. Drehen Sie die Namen um 90°, und vergrößern Sie die Zeilenhöhe. 10. Ziehen Sie noch über Ansicht/Fenster eine Zeilenfixierung ab Zeile 6 ein, und die Basisansicht des Dienstplans ist fertig.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Für die Array-Formeln in Zeile 5 können Sie nur den gesamten Array bearbeiten oder löschen. Drücken Sie nach jeder Änderung (Strg)+ (ª)+(¢).

Abbildung 5.31: Der Dienst- und Urlaubsplan mit Datumsreihen und Mitarbeiterliste

Datenüberprüfung für die Einsatzgebiete Nutzen Sie die Datenüberprüfungsliste jetzt für die Schnittpunktzellen Datum/Mitarbeiter, damit der Anwender der Tabelle eine schnelle Auswahlliste angezeigt bekommt. Markieren Sie den gesamten Datenbereich (B6:V36), und weisen Sie über Daten/Datentools eine Datenüberprüfungsliste auf den Bereich Einsatz zu.

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Terminplanung mit Excel

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Abbildung 5.32: Eine Datenüberprüfungsliste für die Einsatzbereiche

Um die einzelnen Einsatzgebiete oder die Urlaubstage farbig zu kennzeichnen, fügen Sie eine bedingte Formatierung für den Bereich ein. Geben Sie als Regel ein: Nur Zellen formatieren, die enthalten: Urlaub

Abbildung 5.33: Dienst- und Urlaubsplan mit Einsatzgebieten und bedingter Formatierung

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Auswertung Diensteinsätze und Urlaubstage Zählen Sie die Einsätze oder die Urlaubstage unterhalb der Datumszeilen. Die Funktion ZÄHLENWENN() leistet beste Dienste: A38: Anzahl Urlaubstage B38: =ZÄHLENWENN(B6:B37;"Urlaub")

Kopieren Sie die Formel nach rechts bis zur letzten Mitarbeiterspalte. In den nächsten Zeilen können Sie mit ZÄHLENWENN() auch Einsatzgebiete oder freie, unbelegte Tage zählen. Wenn Sie die Anzahl der Urlaubstage zählen wollen, die auf Wochentage fallen, brauchen Sie eine Matrixformel mit der Kombination aus SUMME() und WENN(). Drücken Sie zum Abschluss (Strg)+(ª)+(¢). Die geschweiften Klammern kennzeichnen die Formel als Matrixformel: B38: =SUMME(WENN(WOCHENTAG($A$6:$A$36;2)<6;WENN(B6:B36="Urlaub";1;0)))

Für die Summe der Urlaubstage über die einzelnen Monate nutzen Sie einen 3D-Bezug: Kopieren Sie die Tabelle Dienst- und Urlaubsplan, und nennen Sie die Tabelle Januar. Stellen Sie in Zelle A4 den Monat Januar ein. Erstellen Sie eine weitere Kopie für den Dezember. Kopieren Sie die Tabelle ein weiteres Mal, und löschen Sie alle Datumszeilen. Fügen Sie die Formeln zur Berechnung der Urlaubsansprüche ein: A6. B6. B7: B8:

Urlaubsanspruch 30 =SUMME(Januar:Dezember!B38) =B6-B7

Jetzt müssen Sie nur noch für jeden Monat des Geschäftsjahres eine Tabelle erstellen und diese zwischen Januar und Dezember platzieren. Der 3D-Bezug wird automatisch alle Urlaubstage aufsummieren.

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Reisekostenabrechnung mit Excel

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Abbildung 5.34: Ein 3D-Bezug summiert die Urlaubstage der einzelnen Monate.

Reisekostenabrechnung mit Excel Zu den lästigen, aber unerlässlichen Pflichten des Mitarbeiters gehört die Reisekostenabrechnung. Machen Sie Ihren Leuten die Arbeit einfacher, stellen Sie Excel-Formulare zur Verfügung, die einfach zu bedienen und leicht auswertbar sind.

Reisekostenabrechnung Standard

Das Formular dient zur Erfassung der Reisekosten mit Datum, Beginn und Ende, Kosten für Übernachtung, Verpflegung, Fahrt- und Nebenkosten werden einfach in die jeweiligen Spalten geschrieben, die Summenformel berechnet die Gesamtsumme. Um die Beträge ohne Mehrwertsteuer auszuweisen, tragen Sie die Formel ein und kopieren sie nach rechts auf die übrigen Betragsspalten:

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F20: =F19/100*19

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Datei: Reisekostenabrechnung.xlsx

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Abbildung 5.35: Reisekostenabrechnung mit einfachen Formeln und Formularelementen

Reisekosten mit Auslandstagegeld

CD-ROM

Auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 5 Datei: Reisekosten mit Auslandstagegeld.xlsx

Die Reisekostenabrechnung mit Auslandstagegeld brauchen Sie, wenn Reisen in andere Länder abgerechnet werden. Für Inlandsreisen gilt ein einheitlicher Verpflegungs- und Übernachtungssatz, bei Reisen ins Ausland werden unterschiedliche Tagegelder bezahlt. Im Tabellenblatt Pauschalen stehen neben der Inlandspauschale die Pauschalen für die einzelnen Länder, und zwar mit den Zeiträumen: 왘

>=24 Stunden

왘

14 bis 24 Stunden

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Reisekostenabrechnung mit Excel

왘

8 bis 14 Stunden

왘

Übernachtungspauschale

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Der Bereichsname Tagegelder schließt alle Zeilen dieser Tabelle ein. Wenn Sie Änderungen vornehmen oder neue Länder hinzukommen, achten Sie darauf, dass dieser Bereichsname wieder korrekt zugewiesen ist (Formeln/Definierte Namen).

Abbildung 5.36: Tagegelder und Pauschalen

Das Abrechnungsblatt für die Reisekosten enthält Formularelemente zur Auswahl der Reiseländer und der Reisezeiten. Klicken Sie diese an, und wählen Sie die angebotenen Einträge. Die Elemente beziehen ihre Inhalte aus dem Tabellenblatt Pauschalen. Achten Sie auf die gelb markierten Felder. Das sind Formelfelder, die nicht überschrieben werden dürfen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mitarbeiter keine Formeln zerstören, versehen Sie das Blatt mit einem Blattschutz: 1. Markieren Sie per Klick links oben im Schnittpunkt von Zeilen und Spalten alle Zellen der Tabelle, und wählen Sie Start/Zellen/Format/ Zellen sperren. Damit entfernen Sie den Zellschutz von allen Zellen. 2. Drücken Sie (F5), und wählen Sie Inhalte. Kreuzen Sie Formeln an, und klicken Sie auf OK.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

3. Wählen Sie wieder Start/Zellen/Format/Zellen sperren, und sperren Sie damit alle markierten Formelzellen. 4. Wählen Sie Überprüfen/Änderungen/Blatt schützen. Geben Sie ein Kennwort ein, bestätigen Sie dieses, und schützen Sie so das gesamte Blatt. 5. Damit können die Formelzellen nicht mehr überschrieben werden. Wenn Sie die Formeln auch noch unsichtbar machen wollen, kreuzen Sie mit der Zellformatierung unter Schutz die Option Ausgeblendet an.

Abbildung 5.37: Reisekostenblatt mit Berechnung der Pauschalen

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Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Excel

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Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Excel Der Urlaubsplan auf A5-Großflächenkarton mit farbigen Streifen hat ausgedient. Excel bietet sich an für eine komfortable Planung von Urlaubsund Abwesenheitszeiten. Benutzen Sie ein Tabellenblatt, das automatisch die Tages- und Monatsdatumswerte eines Jahres berechnet. In A1 wird die Jahreszahl eingetragen. Die Datumswerte in Zeile 4 berechnen sich über die Funktion DATUM/() automatisch aus diesem Wert. Zeile 3 ist eine Kopie des Datums mit der Formatierung für Wochentage. Zeile 3 und 4 sind mit Bedingungsformaten versehen, die alle Samstage und Sonntage farbig ausweisen. Sehen Sie sich die Regeln an (Start/Formatvorlagen/Bedingte Formatierung). Die Spalten eines Monats sind mit der Gliederungsfunktion in die Ebene 2 gegliedert, ein Klick auf das Gliederungssymbol öffnet oder schließt einen kompletten Monat. Die Zellen für die Einträge U (Urlaub), G (Geschäftsreise) oder K (Krank) sind mit einer Datenüberprüfungsliste präpariert, sodass keine anderen Einträge möglich sind (Daten/Datentools/Datenüberprüfung). Die letzten Spalten der beiden Halbjahrestabellen enthalten die Summen der jeweiligen Abwesenheitstage. Die Funktion ZÄHLENWENN() zählt diese gezielt: GH5: =ZÄHLENWENN(B5:GG5;"U")

In der Tabelle Gesamtjahr werden die Summen der beiden Halbjahre aufaddiert.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

Abbildung 5.38: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Excel

Für Golfer: die Excel-Scorekarte Spielen Sie Golf? Wenn Sie die vielen Lösungen in diesem Buch nutzen und mit der Ausarbeitung der Beispiele Ihr Microsoft Office-Know-how verbessert haben, werden Sie sicher genügend Zeit dafür haben. Beim Golf zählt die Anzahl der Schläge – wer die wenigsten Schläge auf seiner Zählkarte (Scorecard) eintragen muss, der gewinnt das Spiel. Leider ist das nicht so einfach, denn alle Amateurgolfer haben ein Handicap, und die Plätze sind unterschiedlich schwer. Außerdem werden die meisten Spiele ob privat oder im Turnier nach Stableford gezählt. Wer also ordentlich Golf spielen will, kommt nicht umhin, neben dem Schwingen auch das Zählen zu lernen.

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Für Golfer: die Excel-Scorekarte

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Die Excel-Scorecard hilft Ihnen, das Zählen nach Stableford zu lernen. Sie lässt sich auch prima für private Turniere oder für Rundenanalysen verwenden. Kopieren Sie einfach den Block nach rechts, um weitere Scorecards zu erhalten, oder duplizieren Sie das Tabellenblatt.

Abbildung 5.39: Scorecard für Golfrunden

In Zelle C3 wird das Handicap des Spielers eingetragen. Das Handicap drückt die Spielstärke aus, es bezeichnet die Anzahl Schläge, die der Amateurspieler einem Profi gegenüber „vor“ hat. Profispieler haben Handicap 0, ein Amateur mit Handicap 10 darf zehn Schläge mehr machen, um mit diesem gleichzuziehen. Zelle E3 bezeichnet die DGV-Vorgabe, die von der Schwierigkeit des Platzes abhängig ist. Bei schwierigen Plätzen ist das Handicap höher, bei leichteren etwas tiefer. Die DGV-Vorgabe hängt im Clubhaus aus. Spalte B enthält die Lochnummer. Jeder Golfplatz hat 18 Löcher.

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Termine, Zeit- und Selbstmanagement

In Spalte C steht das Par des Loches. Das ist die Anzahl der Schläge, mit denen das Loch zu spielen ist. Die meisten Plätze haben je zwei Par-3Löcher und zwei Par-5-Löcher auf neun Loch, der Rest ist Par 4. Die Summe aller Pars ergibt (meist) 72. Tragen Sie in Spalte D das Handicap zu jedem Loch ein. Das ist der Schwierigkeitsgrad, gemessen von 1 bis 18. Das schwerste Loch hat Handicap 1, das leichteste Handicap 18. Diese Angaben stehen auf der Scorekarte des Clubs. Die Formel in Spalte E berechnet die Anzahl der Schläge, die der Spieler unter Berücksichtigung seines Handicaps auf jedem Loch „vor“ hat (ein Strich pro Schlag). Beispiel: Mit Handicap 18 hat der Spieler 18 Schläge vor, bekommt also bei jedem Loch einen Schlag. Hat er Handicap 15, erhält er auf den drei Löchern mit den höchsten Handicaps (18, 17, 16) keinen Schlag mehr. In Spalte F werden die Schläge eingetragen, die der Spieler auf der Runde gebraucht hat. Bedingungsformate weisen den Zellen automatisch eine Farbe zu: Anzahl Schläge „unter Par“

Golf-Ausdruck

Farbe

–3

Albatross

Gelb

–2

Eagle oder Hole in One (Par 3)

Orange

–1

Birdie

Hellrot

0

Par

Grün

+1

Bogey

Hellgrau

+2

Doppelbogey

Dunkelgrau

+3

Triplebogey

Dunkelgrau

Tabelle 5.3: Bedingungsformate für die Schläge pro Loch

412

5

Für Golfer: die Excel-Scorekarte

Die Bruttospalte gibt das Ergebnis brutto aus. Ein Par gibt zwei Bruttopunkte, jeder Schlag besser einen Punkt mehr, Bogey nur einen Punkt. Dieses Ergebnis ist nicht vom Handicap und von den Platzvorgaben abhängig. Ein Spiel, in dem nur brutto gezählt wird, heißt Zählspiel. Die Nettopunkte in Spalte H werden nach Stableford berechnet. Danach bekommt der Spieler zusätzlich zu den Bruttopunkten die Anzahl der Schläge, die er mit seinem Handicap vorhat. Beispiele: Par 4, gespielt 5, Vorgabe 1

2 Punkte

Par 5, gespielt 5, Vorgabe 2

4 Punkte

Par 3, gespielt 5, Vorgabe 2

2 Punkte

Par 4, gespielt 7, Vorgabe 1

0 Punkte

Tabelle 5.4: Beispiele Zählung nach Stableford

Abbildung 5.40: Ergebnisrechnung nach Stableford

413

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Schnell zum Ziel kommen und trotzdem korrekte Zahlen, Texte oder Präsentationen abliefern, das ist die Kunst des erfahrenen Office-Anwenders. Tipps und Tricks zu den Programmen gibt es reichlich, sie sollten nur parat sein, wenn sie gebraucht werden. Legen Sie sich Ihre persönliche Know-how-Datenbank an, sammeln Sie gute Tipps und Tricks zu den einzelnen Office-Programmen. Schon das Erfassen und Aufschreiben haben einen nützlichen Lerneffekt, noch besser ist natürlich eine regelmäßige Durchsicht. Das Datenbankprogramm Access bietet sich zur Verwaltung an, eine Excel-Tabelle tut es aber auch.

Tipps zu Office Office-Fenster schließen Jedes Office-Programm lässt sich über das Office-Menü links oben im Fenster schließen. Dazu steht eine Schaltfläche mit der Aufschrift schließen, z.B. Excel schließen oder Access schließen, bereit. Schneller geht´s mit diesem Trick: Klicken Sie doppelt auf das Symbol des Office-Menüs. Das Programm wird sofort geschlossen, nicht gespeicherte Daten werden natürlich zuvor angemahnt.

415

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Multifunktionsleiste aus- und einblenden Die neue Symbolsteuerung ist nicht gerade klein ausgefallen: In der Multifunktionsleiste werden alle Symbole zur Programmsteuerung in Gruppen gegliedert angeboten. Wenn Sie die Leiste nicht brauchen, blenden Sie sie einfach aus: 1. Drücken Sie (Strg)+(F1), um die Multifunktionsleiste auszublenden, oder klicken Sie einfach doppelt auf eines der Register (zum Beispiel Start). 2. Mit (Strg)+(F1) oder einem weiteren Doppelklick auf ein beliebiges Register blenden Sie die Multifunktionsleiste wieder ein.

Abbildung 6.1: Die Multifunktionsleiste – schnell aus- und eingeblendet

Symbole in die Symbolleiste für den Schnellzugriff übernehmen Wenn Sie ein Symbol aus der Multifunktionsleiste häufig brauchen, dazu aber lange Wege gehen, d.h., auf Gruppen und Untergruppen umschalten müssen, erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie das Symbol mit wenigen Handgriffen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff übertragen. So gehen Sie vor: 1. Stellen Sie die Ansicht her, in der Sie das Symbol sehen. 2. Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an. 3. Wählen Sie im Kontextmenü Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Um das neue Symbol anzupassen, klicken Sie es anschließend mit der rechten Maustaste an und wählen Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.

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Tipps zu Microsoft Word

6

Tipps zu Microsoft Word Befehlsübersicht für Umsteiger Wenn Sie bereits mit einer früheren Version von Microsoft Word gearbeitet hatten, werden Sie wie alle Umsteiger leichte Schwierigkeiten mit der neuen Oberfläche und der Multifunktionsleiste haben. Eine interaktive Befehlsübersicht in Microsoft Office Online schafft Abhilfe: 1. Drücken Sie die Funktionstaste (F1) für die Word-Hilfe. 2. Geben Sie in das Suchfenster ein: Word 2003

3. Drücken Sie die (¢)-Taste. 4. Klicken Sie auf den Link Interaktive Befehlsreferenz. Damit aktivieren Sie ein Browserfenster, in dem eine Word 2003-Oberfläche simuliert wird.

Abbildung 6.2: Interaktive Befehlsreferenz für Umsteiger von Word 2003

417

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

5. Zeigen Sie auf einen Menübefehl oder ein Symbol, blendet die Befehlsreferenz den neuen Befehl in Word 2007 ein. Sie können den Menübefehl auch anklicken und eine Demo in der neuen Oberfläche ansehen. 6. Mit einem Klick in das Fenster beenden Sie die Demo, und die Word 2003-Oberfläche wird wieder angezeigt. Das Hilfesystem stellt noch weitere Demos und Listen mit Vergleichen zwischen alten und neuen Befehlen zur Verfügung. Klicken Sie auch auf den Link Neuerungen in Microsoft Office 2007.

CD-ROM

Ein weiterer Link unter dem Punkt Neue Position bekannter Befehle verweist auf eine Excel-Datei afile.aspx, in der alle Befehle der Vorgängerversion in Tabellenform mit der neuen Version verglichen werden. Sie finden Sie die Datei auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 6 Datei: Umsteigen von Word 2003.xlsx

AutoKorrekturen rückgängig machen Sie sind ja sehr nützlich, die AutoKorrekturen in Word, die viele Tippfehler erkennen und bereinigen, aber manchmal auch sehr lästig. In den Word-Optionen (Office-Menü) finden Sie in der Kategorie Dokumentprüfung die Liste der AutoKorrektur-Optionen. Diese sorgt dafür, dass nicht nur Tippfehler berichtigt, sondern auch Buchstabenkombinationen in Sonderzeichen umgewandelt werden. Aus (c) wird ©, aus (tm) entsteht ™ usw. Das geht aber nicht immer gut, manchmal liegt die Dokumentenprüfung daneben. Kürzen Sie beispielsweise einen Vornamen ab, der mit I beginnt, macht Word daraus automatisch eine Gliederung mit römischer Gliederungsnummerierung.

418

Tipps zu Microsoft Word

6

Abbildung 6.3: AutoKorrektur-Optionen in Word

Mit diesem Trick sparen Sie viel Zeit: Drücken Sie einfach (Alt)+(æ__), oder klicken Sie auf das Symbol für Rückgängig. Die AutoKorrektur ist nämlich die letzte durchgeführte Aktion, und diese lässt sich einfach unmittelbar nach der Ausführung zurücknehmen.

Rechnen in Tabellen Natürlich werden Sie für große Kalkulationsaufgaben das Tabellenprogramm Excel verwenden, aber für kleinere Rechenoperationen lässt sich auch in Word rechnen. Um beispielsweise die Summe einer Tabellenspalte zu ziehen, gehen Sie so vor: 1. Erstellen Sie eine Tabelle im Dokument, und tragen Sie die Werte ein. 2. Markieren Sie die Tabelle, und wählen Sie Einfügen/Hyperlinks/Textmarke. Tragen Sie den Namen der Textmarke ein, zum Beispiel: Tabelle1

419

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

3. Setzen Sie den Cursor an die Textposition, an der Sie die Summe der Werte berechnen wollen. Das kann eine weitere Zeile der Tabelle oder eine beliebige Textposition im Dokument sein. 4. Drücken Sie (Strg)+(F9), und tragen Sie die Formel ein: =SUM(Tabelle1[A1:A3])

5. Das Ergebnis der Berechnung erscheint an der Cursor-Position. Um das Ergebnis nach Änderungen zu aktualisieren, markieren Sie es und drücken die Taste (F9). 6. Möchten Sie die Formel bearbeiten, markieren Sie das Ergebnisfeld und drücken (ª)+(F9). Mit der gleichen Kombination schalten Sie die Anzeige der Feldfunktion auch wieder aus. Mit Einfügen/Text/Schnellbausteine/Feld erhalten Sie die Feldliste. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Formeln, sehen Sie alle Funktionen, die Word für Berechnungen zur Auswahl stellt.

Abbildung 6.4: Formeln und Funktionen gibt es auch für Word-Tabellen.

420

Tipps zu Microsoft Access

6

Tipps zu Microsoft Access AutoWert zurücksetzen Beim Austesten von Datenbanken müssen oft Datensätze kopiert und wieder gelöscht werden. Das AutoWert-Feld wird, da es indiziert ist und keine Duplikate zulässt, mit immer größeren Nummern belegt. So können Sie es zurücksetzen: 1. Lösen Sie im Beziehungsfenster alle Beziehungen zu diesem Feld. Klicken Sie auf die Beziehungslinie, und löschen Sie diese mit der (Entf)Taste. 2. Öffnen Sie die Tabelle im Entwurf, und entfernen Sie zuerst den Primärschlüssel und dann das Feld. 3. Fügen Sie das Feld wieder ein, und weisen Sie erneut einen Primärschlüssel zu. Damit wird das ID-Feld wieder bei 1 mit der Nummerierung beginnen. Die Prozedur sollten Sie natürlich nur in der Testphase machen, im Echtbetrieb zerstören Sie damit alle Indizes.

Alter berechnen Mit dieser Funktion berechnen Sie in einer Abfrage das Alter einer Person, deren Geburtsdatum im gleichnamigen Feld in der Abfrage zur Verfügung steht: =DatDiff("jjjj";[Geburtsdatum];Datum())+(Format(Datum(); "mmtt")
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6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Felder in Abfragen zusammenfassen Abfragen kommen in Datenbanken zum Einsatz, um aus Tabellen einzelne Spalten zu bestimmen und diese zu filtern. Abfragen können auch Berechnungen durchführen und dabei die Inhalte anderer Felder verwenden. Mit dieser Formel in einem berechneten Feld löst eine Abfrage in der Datenbankvorlage Kontakte die Aufgabe, die Felder Vorname und Nachname zu einem Feld zu verbinden: Kontaktperson:[Vorname]&" "&[Nachname]

Etwas aufwendiger wird die Berechnung, wenn nicht alle Felder besetzt sind. Diese Formel gibt entweder den Vornamen verbunden mit dem Nachnamen aus, wenn kein Vorname da ist, nur den Nachnamen oder, wenn beide Felder nicht besetzt sind, den Namen der Firma: Kontaktperson: Wenn(IstNull([Nachname]);Wenn(IstNull([Vorname]);[Firma]; [Vorname]);Wenn(IstNull([Vorname]);[Nachname];[Vorname] & " " & [Nachname]))

Einfacher Schutz für Datenbanken Access-Datenbanken lassen sich auch ohne Kennwörter und Vergabe von Zugriffsrechten schützen. In den Access-Optionen wird unter Aktuelle Datenbank einfach alles ausgeblendet, was der Benutzer zur Steuerung der Datenbank braucht: 왘

Access-Spezialtasten

왘

Navigationsbereich

왘

Statusleiste

Unter Formular anzeigen wird ein Startformular bestimmt. Mit diesem steuert der Benutzer seine Datenbank, öffnet andere Formulare oder Berichte und beendet die Datenbank wieder.

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Tipps zu Microsoft Access

6

Damit Sie selbst wieder in Ihre geschützte Datenbank kommen, müssen Sie diesen Trick kennen: Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt, bevor Sie die Datei einlesen. Damit werden die ausgeblendeten Elemente wieder sichtbar, und das Startformular wird nicht automatisch aktiviert.

Abbildung 6.5: Access-Optionen für ein Startformular und zum Ausblenden der Datenbanksteuerung

423

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Tipps zu Outlook Tage der Arbeitswoche festlegen Der Kalender von Outlook bietet neben den Ansichten Tag, Woche und Monat auch eine weitere Ansicht Arbeitswoche. In einer normalen FünfTage-Woche erscheinen nach Auswahl dieser Ansicht nur die Wochentage Montag bis Freitag im Kalender. Für eine abweichende Arbeitswoche ändern Sie die Kalenderoptionen: 1. Wählen Sie Extras/Optionen. 2. Schalten Sie im Register Einstellungen auf Kalenderoptionen. 3. Aktivieren Sie unter Arbeitswoche die Arbeitstage, die zu Ihrer Arbeitswoche gehören.

Abbildung 6.6: Definieren Sie die Arbeitstage Ihrer Arbeitswoche.

424

6

Tipps zu Outlook

Schnell umschalten zwischen Ansichten Mit diesen Tastenkombinationen schalten Sie schnell zwischen den einzelnen Modulen um: Kategorie

Shortcut

E-Mail

(Strg)+(1)

Kalender

(Strg)+(2)

Kontakte

(Strg)+(3)

Aufgaben

(Strg)+(4)

Notizen

(Strg)+(5)

Ordnerliste

(Strg)+(6)

Verknüpfungen

(Strg)+(7)

Journal

(Strg)+(8)

Tabelle 6.1: Tastenkombinationen für Outlook-Module

Standarderinnerung für Termine ausschalten Legen Sie Termine im Outlook-Kalender an, ist standardmäßig die Option für die Erinnerung an diesen Termin aktiviert. Möchten Sie sich nicht an jeden Termin erinnern lassen, können Sie diese Option ausschalten oder die Vorgabe so konfigurieren, dass Sie nicht jeden Termin einzeln bearbeiten müssen: 1. Öffnen Sie das Menü Extras/Optionen, und wechseln Sie in das Register Einstellungen. 2. Deaktivieren Sie unter Kalender die Option Standarderinnerung. Damit ist die Erinnerung ausgeschaltet, und Sie können diese für jeden Termin einzeln konfigurieren. Öffnen Sie dazu einen bereits eingetragenen Termin per Doppelklick, oder ändern Sie die Erinnerungsoption im Terminfenster bei neu angelegten Terminen.

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6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Tipps zu PowerPoint Präsentation blitzschnell ausschalten Wenn Sie die laufende Präsentation schnell ausschalten wollen, um den Zuschauern etwas zu erklären, drücken Sie einfach die Punkt-Taste. Der Bildschirm wird schwarz, Sie können reden, und Ihr Auditorium wird sich auf Sie konzentrieren und nicht auf die aktuelle Folie starren. Mit einem weiteren Tastendruck auf die Punkt-Taste starten Sie Ihre Präsentation wieder. Anstelle des Punktes können Sie auch ein B eintippen, um die „Schwarzfolie“ zu aktivieren (B = Black). Etwas weniger martialisch ist die Weißfolie, die Sie anstelle der schwarzen Folie einblenden können. Taste? Natürlich – W.

Folien per Nummer einblenden Mit diesem Trick verblüffen Sie Ihre Zuschauer: Geben Sie während einer Bildschirmpräsentation einfach die Nummer der Folie ein, die Sie anzeigen lassen wollen. Drücken Sie die (¢)-Taste, und die Folie wird angezeigt. Natürlich müssen Sie sich dazu die Nummern vorher einprägen, aber dann können Sie professionell auf Fragen reagieren („Sehen wir uns dazu die Umsätze noch einmal an …“) oder gedankliche Querverbindungen optisch visualisieren.

Automatische Schriftverkleinerung ausschalten PowerPoint verkleinert einen Text automatisch, wenn dieser die Größe des Textfeldes erreicht oder überschreitet. Das kann in der Praxis ziemlich lästig sein, meist werden Sie eher das Textfeld vergrößern oder kopieren und in zwei Teilen präsentieren. Schalten Sie die automatische Schriftverkleinerung einfach ab:

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Tipps zu PowerPoint

6

1. Öffnen Sie im Office-Menü die PowerPoint-Optionen, und schalten Sie um auf die Kategorie Dokumentprüfung. 2. Klicken Sie auf AutoKorrektur-Optionen. 3. Deaktivieren Sie die Option Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen bzw. Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen.

Abbildung 6.7: Mit dieser Option bleibt der Text im Textfeld in der gewählten Schriftgröße.

427

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Nützliche Tastenkombinationen Nicht nur zum Steuern der Bildschirmpräsentation, auch für die Gestaltung der Folien sind Tastenkombinationen (Shortcuts) sehr wichtig. Hier eine Auswahl der wichtigsten: Aktion

Tastenkombination

Fett auszeichnen

(Strg)+(ª)+(F)

Unterstreichen

(Strg)+(ª)+(U)

Kursiv auszeichnen

(Strg)+(ª)+(I)

Wechsel zwischen Groß- und Kleinschreibung (ª)+(F3) Linksbündig auszeichnen

(Strg)+(L)

Rechtsbündig auszeichnen

(Strg)+(R)

Zentriert auszeichnen

(Strg)+(E)

Entfernen aller manuellen Formatierungen

(Strg)+(Leertaste)

Speichern

(Strg)+(S)

Kopieren in die Zwischenablage

(Strg)+(C)

Einfügen aus der Zwischenablage

(Strg)+(V)

Alles auswählen

(Strg)+(A)

Ein- oder Ausblenden des Rasters

(ª)+(F9)

Ein- oder Ausblenden der Führungslinien

(Alt)+(F9)

Tieferstufen eines Absatzes

(Alt)+(ª)+(?)

Höherstufen eines Absatzes

(Alt)+(ª)+(?)

Wiederholen der letzten Aktion

(F4)

Tabelle 6.2: Nützliche Shortcuts für PowerPoint

428

Tipps zu Excel

6

Tipps zu Excel Mehr Funktionen im Füllkästchen Das Füllkästchen rechts unten am Zellzeiger lässt sich sehr flexibel einsetzen, es kopiert den Zellinhalt oder erstellt eine Füllreihe, je nachdem, was zuvor ausgewählt wurde. Wenn Sie die (Strg)-Taste drücken, drehen Sie das Füllverhalten um, d.h., eine Füllung (zum Beispiel ein Datumswert) wird kopiert, und eine Kopie wird zur Füllung. Mit (Strg) erstellen Sie beispielsweise eine Füllreihe aus einer einzigen Zahl.

Abbildung 6.8: Füllung verkehrt: Strg-Taste gedrückt halten

Ziehen Sie das Füllkästchen bei Datumswerten nach unten, erhalten Sie ein fortlaufendes Datum. Wenn Sie das Füllkästchen mit der rechten Maustaste markieren und nach unten ziehen, erhalten Sie ein Kontextmenü, und Sie können anstelle des Tageswertes auch die Wochentage (ohne Samstage und Sonntage) oder die Monate und Jahre füllen.

429

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Abbildung 6.9: Mit der rechten Maustaste gefüllt: Wochentage, Monate und Jahre

Benutzerdefinierte Listen Das Füllkästchen füllt Zahlen und Datumswerte, kennt aber auch Wochentage (Montag, Dienstag …) und Monate (Januar, Februar …). Diese Füllreihen sind in den Excel-Optionen vordefiniert, und mit wenig Aufwand können Sie auch eigene Füllreihen anlegen. 4. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und danach auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 5. Aktivieren Sie die Kategorie Häufig verwendet. 6. Klicken Sie die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. 7. Unter Benutzerdefinierte Listen sehen Sie alle vordefinierten Listen. 8. Unter Liste aus Zellen importieren übernehmen Sie einen markierten Zellbereich als neue Füllreihe. Klicken Sie die Schaltfläche Importieren. 9. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK.

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Tipps zu Excel

6

Abbildung 6.10: Benutzerdefinierte Füllreihen in den Excel-Optionen

CD-ROM

Minuszeichen rechts von der Zahl Auf der CD zum Buch: Ordner: Buchdaten\Kapitel 6 Datei: Minuszeichen vor der Zahl.xlsx

Das passiert vor allem beim Import von Daten aus einem Vorsystem wie SAP: Die negativen Werte erhalten das Minuszeichen nicht wie üblich links von der Zahl, sondern als letztes Zeichen rechts von der Zahl. In größeren Listen kann dieser Fehler schnell eine Menge Zeit und Aufwand kosten, aber mit einer gezielten Excel-Formel lässt sich das Problem schnell beheben: 1. Schreiben Sie in einer Hilfsspalte eine Formel, die mithilfe einer WENN-Funktion berechnet, ob das letzte Zeichen ein Minuszeichen ist und in diesem Fall eine Textkombination aus Minuszeichen und dem Rest der Zahl erzeugt. Dieser Text wird noch mit 1 multipliziert, damit wieder eine Zahl entsteht.

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6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

2. Kopieren Sie die Spalte anschließend, markieren Sie die Zahlenspalte, und wählen Sie Start/Einfügen/Inhalte einfügen. Klicken Sie die Option Werte an, und schließen Sie mit OK ab.

Abbildung 6.11: Minuszeichen nach der Zahl: So wird der Fehler korrigiert.

Zellen schützen mit Datenüberprüfung Excel bietet über das Register Überprüfen nützliche Schutzmechanismen für einzelne Tabellenblätter oder Arbeitsmappen. Mit aktiviertem Blattschutz und einem optionalen Kennwort werden einzelne Zellbereiche mit Zellschutzformatierung vor (versehentlichem) Überschreiben geschützt. Leider ist dieser Schutz etwas restriktiv, denn der Blattschutz deaktiviert gleichzeitig viele Elemente aus der Multifunktionsleiste. Wer einen weniger drastischen Schutz für einzelne Zellen braucht, kann auch auf diese Technik ausweichen: 1. Markieren Sie alle Zellen, die Sie schützen wollen. 2. Wählen Sie Daten/Datentools/Datenüberprüfung.

432

Tipps zu Excel

6

Abbildung 6.12: Einzelne Zellen wirksam schützen mit der Datenüberprüfung.

3. Klicken Sie unter Zulassen auf Benutzerdefiniert, und tragen Sie diese Formel ein: <>""

4. Schalten Sie um auf das Register Fehlermeldung, und geben Sie eine Fehlermeldung ein: Typ: Stopp Titel: Achtung! Fehlermeldung: Diese Zellen bitte nicht beschriften!

Das Pivot-Layout Wer schon mit einer älteren Version von Excel gearbeitet hatte, wird vielleicht eine Funktion besonders schmerzlich vermissen: Das Pivot-Layout, eine Dialogbox, in der alle Felder einer Datenbank oder Liste zur Auswahl standen, gibt es nicht mehr. Wird in Excel 2007 eine neue PivotTable angelegt, erscheinen sofort das Tabellenblatt und das Feldliste-Fenster. Mit diesem Trick aktivieren Sie dieses Layout:

433

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

1. Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(N)+(P). 2. Beantworten Sie die Fragen des Assistenten, um eine PivotTable anzulegen.

Abbildung 6.13: Das Pivot-Layout aus der Vorgängerversion

Die besten Excel-Shortcuts

CD-ROM

Im Excel-Programmfenster sind Tastenkombinationen (Shortcuts) besonders nützlich, weil Sie mit diesen nicht nur schnell Elemente des Programms aktivieren, sondern vor allem große Datenmengen (Listen, Datenbanken) oder Teile von solchen markieren und bearbeiten können. Lernen Sie die wichtigsten Shortcuts kennen.

434

Die Liste mit den wichtigsten Shortcuts finden Sie auch auf der CD zum Buch: Ordner: Kapitel 6 Datei: Excel Shortcuts.xlsx

6

Tipps zu Excel

Taste

Beschreibung

(F1)

Blendet das Hilfe-Fenster ein.

(F2)

Öffnet die aktive Zelle zur Direktbearbeitung (nützlich, wenn mehr als eine Zelle markiert ist).

(F3)

Öffnet Name einfügen (auch in Formeln).

(Strg)+(F3)

Öffnet den Namens-Manager.

(F4)

Wiederholt den letzten Befehl.

(F5)

Zeigt den Dialog Gehe zu an.

(Strg)+(F6)

Wechselt zwischen aktiven Arbeitsmappenfenstern.

(F7)

Startet die Rechtschreibprüfung.

(ª)+(F7)

Aktiviert den Aufgabenbereich Recherchieren mit Thesaurus und Übersetzungstool.

(F8)

Aktiviert/deaktiviert den Erweiterungsmodus ((ª)-Taste).

(F9)

Berechnet alle Tabellenblätter oder den markierten Teil einer Formel.

(ª)+(F9)

Berechnet das aktive Tabellenblatt.

(F11)

Erstellt ein Standarddiagramm aus den markierten Daten.

(Strg)+(ª)+(*)

Markiert den aktuellen Bereich um die aktive Zelle (Datenbereich, der von leeren Zeilen und leeren Spalten umgeben ist). Markiert in der PivotTable den gesamten PivotTable-Bericht.

(Strg)+(.) (Punkt)

Trägt das aktuelle Datum ein.

(Strg)+(ª)+:

Trägt die aktuelle Uhrzeit ein.

(Strg)+(ª)+"

Kopiert den Wert aus der Zelle über der aktiven Zelle in die Zelle oder in die Bearbeitungsleiste.

435

6 Taste

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Beschreibung

(Strg)+(ª)+Plus (+) Zeigt das Dialogfeld Zellen einfügen an, um leere Zellen einzufügen. (Strg)+Minus (-)

Zeigt das Dialogfeld Löschen an, um die markierten Zellen zu löschen.

(Strg)+(#)

Wechselt zwischen der Anzeige von Zellwerten und der Anzeige von Formeln im Tabellenblatt.

(Strg)+(1)

Zeigt das Dialogfeld Zellen formatieren an.

(Strg)+(2)

Formatiert fett oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(3)

Formatiert kursiv oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(4)

Unterstreicht oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(5)

Streicht durch oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(6)

Wechselt zwischen Ein- und Ausblenden von Objekten und dem Anzeigen von Platzhaltern für Objekte.

(Strg)+(8)

Blendet die Gliederungssymbole ein oder aus.

(Strg)+(9)

Blendet die markierten Zeilen aus.

(Strg)+(0)

Blendet die markierten Spalten aus.

(Strg)+(A)

Markiert das gesamte Tabellenblatt.

(Strg)+(ª)+(F)

Formatiert fett oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(C)

Kopiert die markierten Zellen (zweimal drücken für Anzeige der Zwischenablage).

(Strg)+(D)

Verwendet den Befehl Unten ausfüllen, um den Inhalt und das Format der obersten Zelle eines markierten Bereichs in die darunter liegenden Zellen zu kopieren.

(Strg)+(F)

Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit der Registerkarte Suchen an.

436

6

Tipps zu Excel

Taste

Beschreibung

(Strg)+(G) oder (F5) Zeigt das Dialogfeld Gehe zu an. (Strg)+(H)

Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit der Registerkarte Ersetzen an.

(Strg)+(ª)+(K)

Formatiert kursiv oder hebt die Formatierung auf.

(Strg)+(K)

Zeigt das Dialogfeld Hyperlink einfügen zum Einfügen eines neuen Hyperlinks an. Wenn ein vorhandener Hyperlink markiert ist, wird das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten angezeigt.

(Strg)+(N)

Erstellt eine neue, leere Arbeitsmappe.

(Strg)+(O)

Zeigt das Dialogfeld Öffnen an, um eine Datei zu öffnen oder zu suchen.

(Strg)+(ª)+(O)

Markiert alle Zellen, die Kommentare enthalten.

(Strg)+(P)

Zeigt das Dialogfeld Drucken an.

(Strg)+(ª)+(P)

Öffnet das Dialogfeld Zellen formatieren, wobei die Registerkarte Schriftart ausgewählt ist.

(Strg)+(R)

Verwendet den Befehl Rechts ausfüllen, um den Inhalt und das Format der Zelle ganz links in einem markierten Bereich in die Zellen rechts daneben zu kopieren.

(Strg)+(S)

Speichert die aktive Datei unter dem aktuellen Dateinamen im aktuellen Dateiformat am aktuellen Speicherort.

(Strg)+(L)

Zeigt das Dialogfeld Tabelle erstellen an.

(Strg)+(ª)+(U)

Unterstreicht oder hebt die Unterstreichung auf.

437

6

Tipps, Tricks und schnelle Lösungen

Taste

Beschreibung

(Strg)+(V)

Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Einfügemarke ein und ersetzt eine mögliche Auswahl. Nur verfügbar, wenn zuvor ein Objekt, ein Text oder Zelleninhalte ausgeschnitten oder kopiert wurden.

(Strg)+(Alt)+(V)

Zeigt das Dialogfeld Inhalte einfügen an. Dieses Dialogfeld ist nur verfügbar, nachdem Sie ein Objekt, Text oder Zelleninhalte auf einem Arbeitsblatt ausgeschnitten oder in ein anderes Programm kopiert haben.

(Strg)+(W)

Schließt das markierte Arbeitsmappenfenster.

(Strg)+(X)

Schneidet die markierten Zellen aus.

(Strg)+(Y) oder (F4) Wiederholt den letzten Befehl oder die letzte Aktion, sofern möglich. (Strg)+(Z)

Verwendet den Befehl Rückgängig, um den letzten Befehl rückgängig zu machen oder den zuletzt eingegebenen Eintrag zu löschen.

(Strg)+(ª)+(Z)

Verwendet den Befehl Rückgängig oder Wiederholen, um die letzte automatische Korrektur rückgängig zu machen oder wiederherzustellen, wenn AutoKorrektur-Smarttags angezeigt werden.

438

Stichwortverzeichnis A ABC-Analyse 215 Abschreibung 175 Access Abfragen 271 Berichte 293 Datenbankoptionen 258 Formulare 284 Navigationsbereich 267 Normalisierung 262 Parameterabfrage 276 Tabellendaten 268 Access-Datenbank 72 Adressen 303 Alter berechnen 207 Angebote 78 Angebotskalkulation 79 Artikelbericht 293 Artikelliste 274 Artikelportfolio 260 Aufgaben 365

B Besprechungsanfragen 372 Bestellungen 279 Beurteilungen 231 Break-even-Point 159 Budgetplanung 178 Business Contact Manager 384

C Corporate Identity 325

D Datenbanken 201, 242, 249 Deckungsbeitrag 276 Deckungsbeitragsrechnung 210

Delegieren Aufgaben 368 Diagramme 191 Dienstplan 397 DIN-Vorschriften 35 Drucker 20 Druckertreiber 22

E E-Mail 113 E-Mail-Adresse 305 E-Mails nachverfolgen 129 E-Mails umleiten 131 Excel Arbeitsmappe 138 Bedingte Formatierung 225 Diagramm 157, 164, 191 Externe Daten 234 Formulargestaltung 217 Funktionen 167 PivotTable 213 Produktionsübersicht 169 Verknüpfungen 185 Zellbearbeitung 143 Excel nach Access 261

F Feiertage 392

G GANTT-Diagramm 199 Ganzjahreskalender 390 Gewinnschwellenanalyse 159 Golf 410 Google Mobile 378 Grammatik 85

H Hyperlinks 180

439

S

Stichwortverzeichnis

I

P

InLoox 360, 387

PDA 379 PDF 21 Personalcontrolling 245 Personalplanung 205 Postfächer 363 PowerPoint 315 Animationen 348 Designs 327 Masteransicht 331 Notizen und Handzettel 354 Präsentation anlegen 323 Präsentation speichern 350 Präsentation vorführen 351 Präsentationen gestalten 334 starten 321 Vorlagen 324 PowerPoint-Präsentation 319 Präsentation 317 Präsentieren 313 Produktpräsentation 360 Projekthandbuch 56 Projektmanagement 387 Projektportfolio 199 Projektsteuerung 298

J Jahresplanung Umsatz 149 Junk-Mails 134

K Kalender 388 Kalenderwoche 395 Kalkulationstechniken 148 Kalkulieren 137 Kompatibilitätsmodus 140 Kontakt anrufen 376 Kontakte 249 Kostenanalyse 188

L Lieferantenbewertung 223, 236

M Mailverwaltung 124 Make-or-Buy-Analyse 218 Mitarbeitergespräch 226 Mitarbeiter-Rundschreiben 72 Mitarbeiterverwaltung 205 Mobile Betriebssysteme 380 Mobiltelefon 379 Musterbriefe 92 Musterverträge 111

O ODBC 244 Outlook 303, 363 Aufgaben 365 Excel-Dateien 311 Kontakt mit Access 310 Kontakt mit Excel 310 Kontakte 303 Outlook Mobile Service 382

440

R Rechtschreibung 85 Reisekostenabrechnung 405

S Scorekarte 410 Serienbrief 75 Signatur 116 Skype 377 SlideShare 320 SmartArt 345 Smartphones 380 SMS 377 SPAM 134 Stilkunde 88 Symbolleiste Schnellzugriff 416

S

Stichwortverzeichnis

T

X

Telefonieren 376 Termine 363 Terminplanung Excel 388 Outlook 371 Textbausteine 64 Textverarbeitung 20

XPS 23

U

Y YouTube 342

Z Zeit- und Selbstmanagement 363 Zielvereinbarungen 231

Urlaubs- und Abwesenheitsplanung 409 Urlaubsplan 397

V Verkäuferprovision 186 Verkaufsleitung und Marketing 259 Videos 342 Visitenkarte 306

W Word Datum 33 Datum automatisch 48 Dokumentvorlage 50 Fehlerbehandlung 31 Geschäftsbrief 35 Kopf- und Fußzeilen 40 Makrovorlage 51 Memo schreiben 29 Symbolleisten 27

441

2-4207.book Page 445 Thursday, November 20, 2008 12:49 PM

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Leseprobe Excel 2007 Tabellen und Diagramme To-do-Liste Auf der CD zum Buch

Ordner: Büro und Assistenz Datei: ToDo-Liste.xlsx

Sie ist eines der wichtigsten Werkzeuge für Menschen, die bewusst Zeit- und Selbstmanagement betreiben. Im Projektmanagement wird sie zur Aufgabenliste, gesteuert und verwaltet über den Projektplan. Auf der To-do-Liste sammelt sich alles, was in einer Terminperiode (Tag, Woche) zu erledigen ist. Termine werden mit Zeitfens-

Leseprobe To-do-Liste

tern und Prioritäten versehen, damit wichtige oder zeitkritische Aufgaben bevorzugt erledigt werden. So unterschiedlich die Arbeitstechniken sind, so verschieden fallen auch die Tätigkeitslisten aus. Zeitmanagement-Berater empfehlen eine To-do-Liste auf Papier, Einträge werden mit Bleistift geschrieben und Erledigtes wird einfach radiert. Wer lieber elektronisch unterstützt werden möchte, erstellt sich ein Excel-Formular mit Formularelementen und Makrounterstützung.

Das Tabellenblatt „ToDo 1“ Die erste Tabellenvorlage ist für Papier- und Bleistift-Puristen. Ändern Sie ggf. die Zusammenstellung der Kopfzeile, wenn Sie Ihre Aufgaben anders strukturieren wollen, und drucken Sie die Tabelle für jeden Tag neu aus. Das Tagesdatum mit Wochentagsanzeige wird über die Datumsfunktion =HEUTE() eingefügt.

Abbildung 1.51: Die einfache To-do-Liste mit Tagesdatum

Leseprobe Kapitel 1 – Büro und Assistenz

Das Tabellenblatt „ToDo 2“ Wer´s lieber elektronisch mag, benutzt diese To-do-Liste, die mit den Spalten Status und Priorität ausgestattet ist. Freie Einträge werden nur in der Aufgaben-, Zeit- und Terminspalte gemacht, für die beiden letzten Spalten sind in der Tabelle Stammdaten Listen hinterlegt. Status

Priorität

zu erledigen

sehr wichtig

in Bearbeitung

wichtig

verzögert

weniger wichtig

verschoben

wenn noch Zeit ist

erledigt

just for fun

Über
Datenüberprüfungslisten werden diese Texte als Auswahllisten in die entsprechenden Spalten der To-do-Liste eingebracht. Ein Klick auf das Pfeilsymbol rechts an der Zelle öffnet die Liste, der Status oder die Priorität werden per Klick eingetragen.

Abbildung 1.52: Die To-do-Liste mit Datenüberprüfungsliste für Status und Priorität

Leseprobe Visitenkarten

Die elektronische Liste kann bequem nach Prioritäten sortiert werden. Setzen Sie dazu den Zellzeiger in die Prioritätenspalte und klicken Sie auf das Sortiersymbol in der Symbolleiste Standard. Um die Anzeige auf einzelne Aufgaben zu beschränken, zum Beispiel Aufgaben mit höchster Priorität, starten Sie den
AutoFilter. Wählen Sie das Filterkriterium mit dem Pfeilsymbol rechts an der Spaltenüberschrift.

Visitenkarten Auf der CD zum Buch

Ordner: Büro und Assistenz Datei: Visitenkarten.xlsm

Das „japanische Duell“, wie der Austausch der Visitenkarten genannt wird, ist nach wie vor ein wichtiger Prozess im Geschäftsleben. In vielen Ländern ist es ein Fauxpas, dem Geschäftspartner keine Visitenkarte anzubieten. Erstellen Sie Ihre Karten mit Excel, die Farbdrucker der neuesten Generation drucken diese in bester Farb- und Schriftqualität. Benutzen Sie die Vorlage, um das passende Format anzulegen und die Geschäftskarten zu gestalten. Visitenkarten haben kein standardisiertes Format. Empfohlen wird jedoch meist die Scheckkartengröße, da diese am bequemsten zu transportieren ist und viele Aufbewahrungshilfen für dieses Format ausgelegt sind. DIN A8 74 x 52 mm

USA (88,9 x 50,8 mm)

DIN C8 81 x 57 mm

EU (85 x 55 mm)

Format Scheckkarte 85 x 55 mm oder 86 x 54 mm

Asien (91 x 55 mm)

Format Standard 91 x 55 mm

Leseprobe Kapitel 1 – Büro und Assistenz

Der Vordruck Die Maße und Zuschnitte der Karte richten sich nach der Papier- bzw. Kartonvorlage. Wenn Sie eine Kartonvorlage (150–300 Gramm/m²) verwenden und selbst zuschneiden, können Sie diese Vorlage verwenden, denn sie ist für 4 x 2 Karten in Scheckkartengröße 8,5 x 5,5 cm gestaltet. Für Visitenkartenvorlagen auf vorgestanzten Vorlagen, wie sie von verschiedenen Herstellern (Avery, Zweckform, Hermes) angeboten werden, ändern Sie die Spaltenbreiten und Zeilenhöhen der Vorlage entsprechend nach den Maßen, die auf der Packung angegeben sind.

Abbildung 1.53: Visitenkartenvordruck für Karten im Scheckkartenformat (hier in der Seitenansicht)

Leseprobe Visitenkarten

Makros zur Umrechnung von Zeilenhöhe und Spaltenbreite Excel rechnet in Tabellen sowohl in Zeilen als auch in Spalten nicht mit metrischen Maßen. Die Zeilenhöhe wird im typografischen Maß Punkt gemessen – 1 Punkt entspricht ca. 0,352 Millimetern. Die QuickInfo am Zellzeiger meldet bei der Änderung der Zeilenhöhe durch Ziehen der unteren Zeilenlinie an der Zeilennummer das Maß auch in Pixel. Die Spaltenbreite wird seit der ersten Excel-Version in Anzahl Zeichen gemessen, wobei das breiteste Zeichen in der gewählten Schriftart die Basis bildet. Auch bei der Änderung der Spaltenbreite wird das Maß in Pixel angezeigt.

Abbildung 1.54: Die QuickInfo meldet die Spaltenbreite und Zeilenhöhe in Pixel

Mithilfe zweier Makros können Sie diese Maße in Zentimeter umrechnen und gleich die Spalten bzw. Zeilen entsprechend einstellen: 1. Setzen Sie den Zellzeiger in eine Zeile oder Spalte. Markieren Sie immer nur ein-

zelne Spalten oder Zeilen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe. 3. Eine Meldung erscheint, sie zeigt das aktuelle Maß der Spalte oder Zeile an.

Geben Sie die gewünschte Breite oder Höhe ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Die Spalte/Zeile wird auf das gewählte Maß eingestellt. 4. Mit einem Klick auf Abbrechen stoppt das Makro, ohne eine Aktion durchzuführen.

Leseprobe Kapitel 1 – Büro und Assistenz

Abbildung 1.55: Eine Eingabebox fordert nach dem Makroaufruf das neue Maß für die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite an

Hier die Makrocodes der beiden
VBA-Makros. Achten Sie darauf, dass keine Fehler abgeprüft werden. Wenn Sie zu große Maße eingeben oder zu viele Zeilen/Spalten markiert haben, bricht das Makro mit einer Fehlermeldung ab. Sub ZHöhe() Dim zh As Single, zhjetzt As Single, ipText As String, zhneu As String zhjetzt = Selection.RowHeight / 29.5 ipText = "Aktuelle Zeilenhöhe: " & Format(zhjetzt, "###0.00 cm") & vbCr & "Geben Sie die gewünschte Zeilenhöhe für die aktuelle Zeile oder Markierung in cm ein:" zhneu = InputBox(ipText, "Neue Zeilenhöhe festlegen") If zhneu = "" Then Exit Sub zh = CSng(zhneu) Selection.RowHeight = zh * 29.5 End Sub Listing 1.12: Das Makro stellt die Zeilenhöhe in Zentimetern ein Sub SBreite() Dim SB As Single Dim SBJetzt As Single Dim ipText As String Dim SBNeu As String SBJetzt = (Selection.ColumnWidth + 0.71) / 5.1425 ipText = "Aktuelle Spaltenbreite: " _ & Format(SBJetzt, "###0.00 cm") & vbCr _ & "Geben Sie die gewünschte Spaltenbreite für die " _ & "aktuelle Spalte oder Markierung in cm ein:" SBNeu = InputBox(ipText, "Neue Spaltenbreite festlegen")

Leseprobe Visitenkarten

If SBNeu = "" Then Exit Sub SB = CSng(SBNeu) Selection.ColumnWidth = -0.71 + 5.1425 * SB End Sub Listing 1.13: Das Makro stellt die Spaltenbreite in Zentimetern ein

Gestaltungsvorlage und Kamerakopie Etwas mühselig wäre es, jede einzelne Karte zu gestalten und mit Schrift- und Grafikelementen, Firmenlogo etc. zu versehen. Benutzen Sie die Gestaltungsvorlage in der gleichnamigen Tabelle. Passen Sie diese auf die in der Vorlage gewählten Maße an. Schreiben Sie dann die Texte in Textkästchen, die sich frei auf der Tabelle ausrichten lassen. Zeichnungen, Fotos und Logos holen Sie aus Grafikdateien im GIF-, JPEG-, WMF- oder TIF-Format oder über die Zwischenablage.

Abbildung 1.56: Die Gestaltungsvorlage – hier wird das Design der Visitenkarte festgelegt

Leseprobe Kapitel 1 – Büro und Assistenz

Ist die Visitenkarte fertig gestaltet, kopieren Sie diese über die
Kamera auf die einzelnen Felder im Kartonvordruck. 1. Markieren Sie die Zelle mit der Gestaltungsvorlage. 2. Klicken Sie auf das Kamerasymbol. 3. Schalten Sie auf die Tabelle mit dem Vordruck um und setzen Sie die Kamera-

kopie in das erste Feld. 4. Richten Sie das Objekt aus. Ändern Sie ggf. die Größe durch Ziehen der Markie-

rungspunkte an den Ecken des Objekts. 5. Ziehen Sie das Objekt mit gedrückter (Strg)-Taste, um es zu kopieren, und set-

zen Sie es auf das nächste Feld. 6. Drucken Sie die fertige Visitenkartenvorlage aus.

Tipp Wenn Sie beim Positionieren oder bei der Größenänderung der grafischen Objekte die (Alt)-Taste gedrückt halten, richtet sich das Objekt exakt am Zellrand aus.

Abbildung 1.57: Die Kartenvorlage wird mit Kamerakopien der Gestaltungsvorlage bestückt