tips und tricks 01.98 bis 08.2001

So bedienen Sie das Workshop-Archiv Wenn Sie das Workshop-Archiv vom Hauptmenü der CD-ROM starten, erscheinen das Hauptinhaltsverzeichnis und die unten abgebildete Menüleiste. Mit den

dort beschriebenen Funktionen bedienen Sie die Datenbank ganz einfach. Wenn Sie ausdrucken wollen, finden Sie die Funktion unter "Datei", "Drucken".

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TI PS

Excel

➞

Drop-Down-Menü

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Das sind Menüs, die neben einem Eingabefeld einen nach unten zeigenden Pfeil aufweisen. Mit einem Klick auf diesen Pfeil klappen weitere Menüpunkte auf (engl. "drop down"). Drop-Down-Menüs sehen Sie häufig auf InternetSeiten. Damit werden vorgegebene Eingabemöglichkeiten ausgewählt.

Schriftart in Excel Wenn Sie Excel starten und Daten in eine Tabelle eingeben, so werden diese in der Schriftart Arial, in der Größe 10 pt ausgegeben. So ändern Sie die Standardschriftart- und -größe in Excel.

1. Wählen Sie das Menü "Extras"

3. In den Feldern "Standardschriftart" und "Schriftgrad" können Sie eigene Angaben einsetzen. 4. Klicken Sie auf die Pfeile neben den aktuellen Angaben. Wählen Sie dann die neue Schriftart und -größe aus dem "➞Drop Down-Menü" aus.

und darin den Punkt "Optionen".

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Allgemein".

➞

Filter

?

Durch einen Filter ist es möglich, Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen, anzuzeigen. Alle anderen Daten werden nicht angezeigt. Das ist sehr nützlich, wenn Sie sich schnell einen Überblick über die Daten einer Tabelle verschaffen wollen. In Excel gibt es die Funktion des AutoFilters. Damit wenden Sie vorgegebene Filter auf die Daten einer Zeile oder Spalte an.

➞

Zellen

Arbeitsmappe

?

Jede Datei in Excel ist eine Arbeitsmappe. Sie kann mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Tabellen oder Diagramme zu einem Thema haben. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden. Am unteren Rand des Bildschirms, unter der Tabelle selbst, ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält. 148

Eine sehr nützliche Funktion in Excel ist der ➞Filter. Damit legen Sie fest, daß in einer Zeile oder Spalte nur bestimmte Werte angezeigt werden. Mit einem AutoFilter zeigen Sie etwa die zehn höchsten Werte an oder diejenigen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen.

4. Wenn Sie die ganze Tabelle markiert haben, erscheint in jeder Zelle der ersten Zeile ein graues Kästchen mit einem Pfeil. Hier bestimmen Sie Ihren AutoFilter.

1. Fertigen Sie eine Tabelle Ihrer Wahl an. In den ➞Zellen können Namen oder Zahlen stehen. Lassen

öffnet sich dann ein "Drop DownMenü", in dem einige Filter angezeigt werden.

Sie die erste Zeile frei. Dort fügen wir später den AutoFilter ein.

?

Auf dem Bildschirm ist eine Excel-Tabelle unterteilt in viele Kästchen. Diese Kästchen werden Zellen genannt. Jede Zelle hat einen bestimmten "Namen", der sich nach ihrer Position innerhalb der Tabelle richtet. Eine Tabelle ist wiederum aus Spalten und Zeilen aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben benannt (A, B, C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2, 3 ...). Daraus ergeben sich die einzelnen Zellenbezeichnungen, z.B. B7 (also zweite Spalte, siebte Zeile).

➞

Filter einsetzen

2. Markieren Sie entweder die ganze Tabelle, indem Sie auf den grauen Kasten neben der Spalte "A" und über der Zeile "1" klicken. Oder markieren Sie die Spalte oder Zeile, für die Sie einen Filter einsetzen wollen. 3. Wählen Sie aus dem Menü "Daten" den Punkt "Filter". Klicken Sie dann auf den Unterpunkt "AutoFilter".

5. Klicken Sie auf einen der Pfeile. Es

6. Wenn Sie eine der Angaben anklicken, legen Sie fest, daß nur die Zellen in dieser Spalte angezeigt werden, die die Bedingungen dieser Kriterien erfüllen. Wenn Sie etwa eine Spalte mit Zahlen markiert haben und dann den Filter "Top 10" anklicken, werden nur die Zellen mit den zehn höchsten Werten angezeigt. Wenn Sie einen Filter mit einer bestimmten Zahl anklicken, werden nur die Zellen angezeigt, die diesen Wert enthalten. Das ist auch sinnvoll bei Zellen mit Textinhalten. 7. Wenn Sie den Filter wieder löschen und damit die ursprüngliche Tabelle wiederherstellen wollen, wählen Sie wieder das Menü "Daten" an. Klicken Sie dort auf den Punkt "Filter" und danach "AutoFilter".

Damit werden die Filter wieder gelöscht.

Neue Ordner anlegen Haben Sie schon einmal versucht, im Windows Explorer einen neuen Ordner anzulegen. Das ist äußerst umständlich. Sie müssen dazu den Menüpunkt "Datei", "Neu", "Ordner" nacheinander anklicken oder die Taste "Alt" drücken und dann die Buchstaben "D", "N", "O" eingeben. Schneller geht das in den Programmen des Microsoft ➞Office selbst, also in Word, Excel etc.

2. In diesem Fenster klicken Sie auf das Symbol, das mit dem Pfeil markiert ist.

3. Geben Sie den Namen für den neuen Ordner ein.

1. Speichern Sie die Tabelle, die in einem neuen Verzeichnis abgelegt werden soll, indem Sie im Menü "Datei" auf "Speichern unter" klicken.

4. Klicken Sie auf "Öffnen". Erst dann kann die Datei in dem Ordner gespeichert werden. PCgo! 1/98

PS TI

Excel/Winword Arbeitsmappe freigeben

➞

Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf eine Tabelle zugreifen sollen, müssen Sie die ➞Arbeitsmappe freigeben.

Der englische Begriff "Office" bedeutet eigentlich Büro. Bei Computerprogrammen bezeichnet er aber eine bestimmte Art von Programmen – eben solche, die häufig in Büros oder am Arbeitsplatz eingesetzt werden. Dazu gehören Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, für Datenbanken und grafische Präsentationen. Diese vier Programme sind meist in einem Office-Paket vereint. Jedes moderne Office-Paket, egal ob es von den Firmen Microsoft, Corel, StarDivision oder Lotus ist, beinhaltet inzwischen solche Programme.

1. Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Arbeitsmappe freigeben". 2. Damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Tabelle zugreifen können, müssen Sie folgendes Kontrollkästchen aktivieren:

3. Wenn Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" klicken, legen Sie fest, ob ein Änderungsprotokoll angelegt wird, wie oft die Tabelle gespeichert wird und wie bei gleichzeitigen Änderungen verfahren wird.

Wenn Sie das nächste Mal eine Tabelle öffnen, die gleichzeitig von einem anderen Anwender benutzt wird, kommt nicht mehr die Frage, ob Sie eine Kopie der Datei erstellen wollen, sondern Sie arbeiten direkt in der Tabelle.

Verknüpfung mit Word-Dokument in einer Excel-Tabelle In Excel 97 gibt es ➞Hyperlinks mit denen Sie durch einen Doppelklick direkt von einer Tabelle in ein Word-Dokument springen. In Excel 95 fügen Sie statt dessen eine ➞Verknüpfung in eine Tabellenzelle ein. In der Zeile wird dann ein Symbol eingefügt. Wenn Sie dieses Verknüpfungssymbol anklicken, wird der Text geladen und Sie bearbeiten ihn direkt in Word.

4. Wechseln Sie zurück in Excel. Am schnellsten tun Sie das, indem Sie die Taste "Alt" und die "Tabulator-Taste" gleichzeitig drücken.

5. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Inhalte einfügen".

1.

Öffnen Sie den Word-Text, mit dem Sie die Excel-Tabelle verknüfen wollen.

2.

Markieren Sie den gesamten Text mit der Tastenkombination "Strg"+"A" oder wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Alles markieren".

6. Klicken Sie hier das Kontrollkästchen vor "Verknüpfen" und vor "als Symbol" an. Unter "Als:" müßte "Word-Dokument" angeführt sein. Klicken Sie dann auf "OK".

3. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Bearbeiten" und dann "Kopieren". Das gesamte Dokument wird in die Zwischenablage gelegt. 7. Das Word-Symbol wird in die Excel-Tabelle eingefügt. Wenn Sie das Symbol doppelklicken, wird die WordDatei geöffnet. Sie können jetzt das Dokument direkt in Word bearbeiten. PCgo! 1/98

➞

?

Office

?

Hyperlink

Der Hyperlink ist eine der Techniken, durch die das Internet berühmt geworden ist. Es ist ein Verweis auf eine andere Datei. Im Internet springen Sie so von einem Rechner zum nächsten, ohne daß Sie das merken. Aber auch außerhalb des Internets hat sich die Hyperlink-Technologie durchgesetzt. Sie setzen einen Hyperlink in einen Text oder eine Tabelle ein und wenn Sie den Hyperlink anklicken, springen Sie zu der entsprechenden Datei oder Textmarke. Auch bei Lexikon-CDs haben sich Hyperlinks durchgesetzt. So können Sie von einem Thema zum anderen springen.

➞

?

Verknüpfung

Oft ist es wichtig, eine Verbindung zwischen verschiedenen Programmen und Dateien herzustellen. Um das zu realisieren, werden in einer Datei oder einem Dokument Verknüpfungen zu anderen Dateien oder Dokumenten eingefügt. Programme werden etwa als Symbol in einen Text oder eine Tabelle eingefügt. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie direkt zu der anderen Datei weitergeleitet. Das ist hilfreich, wenn Sie nicht dauernd zwischen verschiedenen Programmen springen wollen.

■ 149

titelthema Excel Weg mit den Leerzeichen Oft kommt es vor, daß in einer Tabelle unbeabsichtigte Leerzeichen eingefügt werden. Auch beim Import von Tabellen oder Datenbanken kommt das vor. So werden Sie die Leerzeichen wieder los.

1

Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Funktion".

2

Im Feld "Kategorie" wählen Sie den Punkt "Text" und im Feld "Funktion" den Punkt "Glätten".

3

Sie müssen jetzt nur noch festlegen, in welchem Bereich der Tabelle, also in welchen Zellen die Leerzeichen gelöscht werden sollen. Die erste Möglichkeit: Geben Sie den Zellbereich manuell ein (etwa C1:C18; damit werden alle Zellen von C1 bis C18 auf Leerzeichen hin durchsucht). Die zweite Möglichkeit: Markieren Sie einfach die Zellen, in denen das passieren soll, mit der Maus. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, wird dann automatisch der Tabellenbereich in das entsprechende Feld ("Text") eingetragen.

4

Klicken Sie auf "Ende". Excel löscht nun alle Leerzeichen, die am Anfang oder am Ende einer Zelle stehen. Leerzeichen zwischen zwei Wörtern werden aber nicht gelöscht.

TIP

Software

Make Sense ist ein Übersetzungsprogramm, von dem Sie vom Deutschen ins Englische und andersherum übersetzen können. Die Bedienung des Programms ist sehr einfach, es klinkt sich auch in Office-Programme wie Word und Excel ein. Per Rechtsklick können Sie dann Übersetzungen eines Wortes einsehen und die Wörter auch direkt übersetzen.Einziges Manko: Es werden nur einzelne Wörter, nicht ganze Texte übersetzt. Für den günstigen Preis ist Make Sense aber empfehlenswert.

info

ICIB GmbH Tel. 0 22 05 / 99 17 07 Preis: 44,95 Mark

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titelthema Excel Vorschau bei der Suche

➞ Rechtschreibprüfung Entweder stellen Sie die Rechtschreibprüfung schon an, bevor Sie einen Text schreiben oder Sie starten die Rechtschreibprüfung erst am Schluß. Wenn Sie schon von Anfang an aktiviert ist, werden nicht erkannte Wörter mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Word prüft dabei, ob die Wörter in seinem Wörterbuch enthalten sind. Wenn nicht, haben Sie die Möglichkeit, dem Wörterbuch neue Wörter hinzuzufügen. Hinzugefügte Wörter werden in der Datei "benutzer. dic" gespeichert.

Suchen Sie eine bestimmte Tabelle, wollen aber nicht jede dafür öffnen? Dafür gibt es eine Vorschau. Aber Vorsicht: Wenn die Vorschau nicht funktioniert, werfen Sie einen Blick auf das Ende dieses Tips!

1

Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Öffnen" oder klicken Sie das entsprechende Symbol an.

2

Klicken Sie auf das Symbol "Vorschau" in der Symbolleiste. Excel zeigt Ihnen jetzt einen Ausschnitt aus der Tabelle.

Zur ersten bzw. letzten Zelle

➞ AutoText Mit einem AutoText fügen Sie per Tastenkürzel ganze Sätze in einen Text ein. Sie müssen den Satz oder die Phrase nur markieren und als AutoText definieren. Wenn Sie das nächste Mal das gewählte Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch der AutoText eingefügt.

➞ Sicherheitskopie Damit Sie ganz sicher bei Rechnerabstürzen sind, gibt es in Word Sicherheitskopien der Dokumente. Wenn Sie Ihren Text normal speichern und beenden, wird gleichzeitig eine Sicherheitskopie im gleichen Verzeichnis angelegt. Die Sicherheitskopie in Word erkennen Sie an der Dateiendung ".wbk".

Das funktioniert aber nur, wenn Sie eine spezielle Funktion aktiviert haben. Klicken Sie dazu im Menü "Datei" den Punkt "Eigenschaften" an. Hier aktivieren Sie das Kästchen vor "Vorschaugrafik speichern".

Genauso, wie Sie in Word mit einer Tastenkombination an den Textanfang oder dessen Ende springen, funktioniert das in Excel.

1

Drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und "Pos1", um zur Zelle A1 der Tabelle zu springen.

2

Mit der Tastenkombination "Strg" und "Ende" kommen Sie normalerweise zur Zelle der letzten beschriebenen Zeile. Wenn Sie allerdings den Inhalt einer Zelle gelöscht haben, die weiter unten in der Tabelle stand, springen Sie mit der Tastenkombination dorthin.

Namen für Textbausteine Wenn Sie häufig denselben Text verwenden, sollten Sie ihm einen Namen geben. Damit sparen Sie sich die Eingabe, bzw. das Kopieren.

1

3

Geben Sie dem Text einen kurzen Namen und bestätigen Sie dann mit "OK".

Geben Sie in eine Zelle den Text ein, den Sie später schnell aufrufen wollen.

2

Markieren Sie die Zelle. Wählen Sie dann im Menü "Einfügen" den Punkt "Namen" und danach "Festlegen".

4 Wenn Sie das nächste Mal dieses Kürzel eingeben, wird automatisch der gesamte Text als Tip angezeigt. Bestätigen Sie dann mit der "Eingabetaste" und der Text wird in die Zelle eingetragen.

Inhalt einer Arbeitsmappe kopieren ➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Pakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite des Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

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Mit einem einzigen Befehl kopieren Sie den Inhalt einer ganzen ➞Arbeitsmappe (mit Tabellen und Diagrammen) in eine neue.

1

Wählen Sie das Menü "Fenster" an und klicken Sie dann auf "Neues Fenster".

2

Es wird eine Arbeitsmappe geöffnet mit dem selben Inhalt. Diese Arbeitsmappe sollten Sie unter einem anderen Namen speichern. Eine andere Möglichkeit, nur die aktuelle Tabelle zu kopieren, besteht darin, den gesamten Inhalt einer Tabelle zu kopieren. Markieren Sie die Tabelle mit der Tastenkombination "Strg" und "A" und wählen aus dem Menü "Bearbeiten" "Kopieren". In der neuen Tabelle wählen Sie "Einfügen". PCgo! 2/98

titelthema Excel Zeilen ausfüllen Wenn Sie eine Zahlenreihe (etwa 1,2,3...) oder Datumsangaben in Ihrer Tabelle haben, müssen Sie nicht jeden Wert eigenhändig eintippen. Mit dem Befehl "Ausfüllen" geht das automatisch.

1 2

Geben Sie einen Wochentag oder eine Zahl ein.

Markieren Sie die ➞ Zelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste an.

3

Bewegen Sie die Maus an die rechte untere Ecke der Zelle. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Plus-Zeichen.

4

Klicken Sie mit der rechten Maustaste, lassen sie gedrückt und ziehen die Markierung entweder nach rechts oder links.

In einem gelben Kasten wird Ihnen angezeigt, welcher Wert in die letzte Zelle eingetragen wird.

5

Lassen Sie die Maustaste los und es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie wählen können, womit die markierten Zellen ausgefüllt werden.

6

Je nachdem, ob Sie die erste Zelle kopieren, eine Reihe ausfüllen oder etwas anderes eintragen lassen wollen, klicken Sie die entsprechende Option an.

Zeilen ausfüllen II Wenn Sie schon vorher wissen, ob Sie eine Reihe ausfüllen oder einen Wert kopieren wollen, geht das noch schneller.

1 2

Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 von vorhin.

3

Der gelbe Kasten zeigt Ihnen an, ob die Reihe weitergeführt oder der Wert nur kopiert wird. Mit der "Strg"-Taste (bei gedrückter Maustaste) wechseln Sie zwischen den beiden Möglichkeiten.

Klicken Sie die markierte Zelle aber mit der linken Maustaste an und ziehen die Markierung in die gewünschte Richtung.

Verknüpfung Es ist ganz einfach, in Excel 97 eine Verknüpfung zu einer WordDatei einzufügen. Markieren Sie eine Zelle, wählen aus dem Menü PCgo! 2/98

"Einfügen" "Hyperlink" und geben den Pfad der gewünschten Datei ein. In der Zelle erscheint die Datei dann als ➞Hyperlink.

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titelthema Excel Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

➞ Arbeitsmappe In Excel besteht ein Dokument oder eine Datei aus einer Arbeitsmappe. In dieser Arbeitsmappe können mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten sein. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Tabellen oder Diagramme zu einem Thema haben. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden, sondern sind Inhalt einer Arbeitsmappe. Am unteren Rand des Bildschirms, unter der Tabelle selbst, ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält, und wie sie heißen

Haben Sie bisher immer Zeile für Zeile in eine Tabelle eingefügt? Mit zwei Mausklicks fügen Sie so viele Zeilen und Spalten ein, wie Sie wünschen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Einfügen".

1

Markieren Sie so viele Zeilen oder Spalten, wie Sie einfügen wollen. Es macht nichts, wenn etwas in den Zellen steht.

3

Vor den beschriebenen Zeilen oder Spalten werden die neuen, leeren eingefügt.

Spalten in Zeilen und umgekehrt

➞ Zelle Auf dem Bildschirm ist eine Excel-Tabelle unterteilt in viele, anfangs gleichgroße Kästchen. Diese Kästchen werden Zellen genannt. Jede Zelle hat einen bestimmten "Namen", der sich nach ihrer Position innerhalb der Tabelle richtet. Denn eine Tabelle ist wiederum in Spalten und Zeilen geordnet. Spalten werden mit Buchstaben benannt (A, B, C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2,3 ...). Daraus ergeben sich die einzelnen Zellenbezeichnungen, z.B. B7 (also zweite Spalte, siebte Zeile). Die Höhe und Breite der Zellen können Sie dabei beliebig verändern.

2

Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie entwerfen eine Tabelle, stellen aber am Schluß fest, daß Zeilen und Spalten besser umgekehrt angeordnet sein sollten. So strukturieren Sie Ihre Tabelle um.

1

Markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie anders anordnen wollen.

Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie auswählen, was genau eingefügt werden soll. Hier soll Sie nichts interessieren, außer dem Kästchen "Transponieren". Klicken Sie das Kästchen an und bestätigen Sie mit "OK".

2

Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Kopieren" oder klicken das entsprechende Symbol an.

➞ Hyperlink Das ist eine Internet-Technik. Der Hyperlink ist ein Verweis auf eine andere Datei. Im Internet springen Sie so von einem Rechner zum nächsten, ohne daß Sie das merken. Aber auch in Texten und Tabellen hat sich die Hyperlink-Technik durchgesetzt. Sie setzen einen Hyperlink in einen Text oder eine Tabelle , wenn Sie den Hyperlink anklicken, springen Sie zu der entsprechenden Datei oder Textmarke.

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Die Tabelle wird jetzt in umgekehrter Form an der markierten Stelle eingefügt.

3

Suchen Sie sich die Stelle aus, an der die geänderte Tabelle eingefügt werden und klicken Sie die Zelle an.

4

Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Inhalte einfügen" an.

Löschen Sie dann den alten Teil der Tabelle. Leider können Sie den markierten Bereich nicht einfach ausschneiden und dann die umstrukturierte Tabelle einfügen. ❑ PCgo! 2/98

tips Excel ➞ Arbeitsmappe In Excel besteht ein Dokument oder eine Datei aus einer Arbeitsmappe. In dieser Arbeitsmappe können mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten sein. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden, sondern sind Inhalt einer Arbeitsmappe. Am unteren Rand des Bildschirms (unter der Tabelle selbst), ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält und wie sie heißen.

Daten gleich in mehrere Tabellen eingeben Oft stehen in mehreren Tabellen die selben Daten, zum Beispiel Monatsangaben oder die Überschriften der Tabellen. Mit einem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer ➞Arbeitsmappe ein.

1

Drücken Sie die "Strg"-Taste und klicken Sie gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen eingetragen sind.

2

Die Namen der Tabellen, die Sie angeklickt haben, sind jetzt weiß hinterlegt. Das heißt, sie sind aktiv.

3

Wenn Sie jetzt Werte in eine Zelle eingeben, werden sie automatisch in den anderen Tabellen übernommen. Aber aufgepaßt: Wenn Sie Daten wieder nur in eine Tabelle eingeben wollen, müssen Sie noch einmal die Registerkarten mit den Tabellennamen anklicken; sonst geben Sie überall die selben Daten ein.

Dateneingabe erleichtern ➞ Zelle Die kleinste Einheit einer Tabelle ist die Zelle. Hier geben Sie die Daten und Formeln ein. Eine Zelle ist grau umrandet.

TIP

Lese-Ecke

Das Internet muß kein Buch mit sieben Siegeln sein. Der Einstieg ist leichter, als Sie denken. Außerdem brauchen Sie keine Programmiersprachen zu können, um eigene Homepages zu erstellen. Das geht auch mit den Programmen des "Microsoft Office". Wie Sie richtig mit Office 97, dem "Internet Explorer" und "Outlook Express" ins Internet einsteigen, zeigt das Buch Mit MicrosoftProgrammen ins Internet. Gerade Einsteiger finden hier einige wertvolle Tips; etwa wie Sie eine e-mail verschicken, wie und wohin Sie sich im Internet bewegen. Mit kleinen Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen Sie auch, wie Sie Ihre Word- oder Excel-Dokumente im weltweiten Netz publizieren. Auf der beiliegenden CD finden Sie einige Programme für das Internet. Einziges Manko: Das Buch könnte etwas übersichtlicher gestaltet sein.

Müssen Sie viele Daten in eine Tabelle eingeben, sollte es möglichst schnell gehen. Wenn Sie die Eingabetaste nach der Eingabe eines Werts drücken, springt die Zellenmarkierung automatisch in die darunterliegende ➞ Zelle. In zwei Schritten legen Sie fest, daß statt dessen die Zelle rechts, links oder darüber angewählt wird.

Eingabetaste verschieben". Als Standard ist hier "Unten" eingetragen. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld. Wählen Sie die gewünschte Richtung aus, also "oben", "rechts" oder "links".

1

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Hier klicken Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten".

2

Unter den Einstellungen sehen Sie einen Punkt "Markierung nach dem Drücken der

Nach einem Klick auf "OK" wird die Markierung bei der Dateneingabe jetzt so verschoben, wie Sie es festgelegt haben.

Keine Nullwerte in Tabellen Nullwerte in Tabellen lassen sich vermeiden; Sie müssen nur die richtige Option wählen und statt einer "0" wird eine leere Zelle angezeigt.

2

Im Feld "Fensteroptionen" ist das Kästchen vor "Nullwerte" aktiviert. Klicken Sie den Haken weg und es erscheinen keine Nullwerte mehr.

1

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Hier klicken Sie auf die Registerkarte "Ansicht".

Fix zu den Tabellen Wenn Sie in einer Arbeitsmappe viele Tabellen angelegt haben, ist es schwer, den Überblick zu behalten. In der unteren Tabellenleiste können außerdem nur wenige Tabellennamen untergebracht werden. So wechseln Sie per Mausklick zwischen den Tabellen:

einem Kontextmenü werden alle Tabellen der Arbeitsmappe angezeigt.

1

2

info

ITP Verlag ISBN: 3-8266-0388-5 Preis: 39,80 Mark

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pfeiltasten vor den Namen der Tabellen. In

Wählen Sie die entsprechende Tabelle an. Jetzt wechseln Sie direkt dorthin. PCgo! 5/98

tips Excel Kennwörter für Arbeitsmappen Manche Arbeitsmappen in Excel sind vertraulicher als andere. Deshalb können Sie Arbeitsmappen mit einem Paßwort schützen. Außerdem legen Sie fest, ob die Arbeitsmappen ohne Paßwort nicht gelesen (Leseschutz) oder nicht verändert (Schreibschutz) werden dürfen.

3

Geben Sie ein Paßwort für den Schreibund Leseschutz sowie nur für den Schreibschutz ein.

1

Nachdem Sie eine Arbeitsmappe angelegt haben, klicken Sie im Menü "Datei" auf den Befehl "Speichern unter".

2

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Optionen". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie zwei Dinge angeben können: Sie legen fest, daß mit der Speicherung gleichzeitig eine ➞Sicherheitskopie angelegt wird und Sie vergeben ein Paßwort für den Lese-, bzw. Schreibschutz.

Bevor ein Benutzer die geschützte Datei öffnen kann oder sie speichern will, fragt Excel nach dem Paßwort.

4

Wenn Sie das Kästchen vor "Schreibschutz empfehlen" anklicken, passiert folgendes: Wenn jemand anderes eine Datei öffnet, die Sie gespeichert haben, kann er diese nur schreibgeschützt öffnen. Will der Benutzer trotzdem die Datei speichern, muß er das unter einem anderen Namen tun. Wenn Sie diesen Tip befolgen, sind Ihre Daten und Tabellen vor fremden Zugriffen sicher.

Standard-Symbolleisten wieder herstellen Manchmal tun Sie zu viel des Guten: Symbolleisten lassen sich zwar beliebig anpassen, die Übersichtlichkeit steigert das aber nicht gerade. Vielleicht ist Ihnen aber auch eine ➞Symbolleiste verloren gegangen, die Sie dringend brauchen? So holen Sie die ursprüngliche Symbolleiste zurück:

2

In diesem Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen".

Die Sicherheitskopie-Funktion im Microsoft Office ist nur wenig sinnvoll. Wenn ein Programm oder Ihr Rechner abstürzt, wird das zuletzt geöffnete Dokument wiederhergestellt – unabhängig davon, ob Sie eine Sicherheitskopie angelegt haben oder nicht. Sicherheitskopien von Dokumenten werden nur gespeichert, wenn Sie Ihr Dokument speichern. Sie erkennen die Sicherheitskopie an der Dateiendung ".wbk". Wenn Sie später aus Versehen die Originaldatei löschen sollten, können Sie die Sicherheitskopie anstatt dessen laden.

➞ Symbolleiste In der Symbolleiste sind Symbole für die meistbenutzten Befehle versammelt (etwa Datei öffnen). Inzwischen gibt es aber in den Office-Programmen so viele Funktionen, daß eine Symbolleiste nicht mehr ausreicht. Sie können die Symbolleisten individuell verändern oder neue auf den Bildschirm holen.

TIP

1

Suchen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Symbolleisten" heraus und wählen Sie dort "Anpassen".

Sie werden noch einmal gefragt, ob Sie sich wirklich sicher sind. Bejahen Sie das. Jetzt stehen Ihnen die Symbolleisten der ersten Stunde Ihrer Excel-Geschichte zur Verfügung.

3

Wenn Sie doch ein paar Änderungen an Ihren Symbolleisten machen wollen, tun Sie das ebenfalls über das Menü "Extras", "Anpassen". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Befehle". Dann wählen Sie die einzelnen Menüpunkte an und ziehen die Befehle auf Ihre Symbolleiste.

PCgo! 5/98

➞ Sicherheitskopie

Software-Ecke

Gehören Sie zur Gattung der Schnäppchenjäger? Dann finden Sie auf der CD Superschnäppchen Futter für Ihre Passion. In einer Datenbank können Sie nach einzelnen Stichwörtern, nach Postleitzahl, Ort oder Branche suchen. Die Trefferliste enthält neben einer kurzen Beschreibung des Angebots auch die Adresse, eine Wegbeschreibung, Sparmöglichkeiten und die Öffnungszeiten der Firma. Über das Internet soll das Angebot erweitert werden. Die Suchergebnisse lassen sich auch ausdrucken. Die Datenbank selbst hätte aber größer ausfallen können.

info Koch Media GmbH ISBN: 3-85323-309-X Preis: 19,90 Mark

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tips Excel ➞ Zelle Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Sie dient zur Aufnahme von Daten (Texte, Zahlen oder Formeln). Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Position in einer Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an den durchlaufenden Buchstaben, die Zellen sind an den fortlaufenden Zahlen, beginnend mit der 1, zu erkennen.

Aus Dezimalzahl wird Ganzzahl Wie bekommt man aus Dezimalzahlen Ganzzahlen? Hier kann man sich mit einem kleinen Trick behelfen. Um die Dezimalstellen bei bereits eingegebenen Zahlen zu entfernen, multiplizieren Sie einfach die Zahlen mit einer entsprechenden Zehnerpotenz (je nach Dezimalstellen mit 10, 100, 1000 etc.). In Einzelschritten sieht das wie folgt aus:

1 2

Sie geben in einer leeren sprechende Zahl ein.

➞ Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

➞ Zelle die ent-

Kopieren Sie die Zelle über den Menüpunkt "Bearbeiten/Kopieren".

3

Markieren Sie nun die Zellen mit den zu verändernden Dezimalzahlen (die markierten Zellen müssen jedoch aneinandergrenzen).

4

Wählen Sie nun aus dem Menü "Bearbeiten" den Punkt "Inhalte einfügen" aus.

5

Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie dann den Punkt "Multiplizieren" an. Bestätigen Sie mit "OK".

Um von vornherein auf Dezimalzahlen zu verzichten, gehen Sie so vor:

1 2 3 4

Öffnen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Wählen Sie im nächsten Fenster die Registerkarte "Bearbeiten" aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstelle". Bestätigen Sie mit "OK". Dann werden keine Dezimalzahlen mehr angezeigt.

Speichern mehrerer Dateien ➞ Arbeitsbereichdatei Eine Arbeitsbereichdatei ist im Grunde eine Sammeldatei, in der Informationen zu allen geöffneten Arbeitsmappen gespeichert werden. Dazu gehören unter anderem der Speicherort, die Fenstergröße sowie die Bildschirmposition.

Sie haben unter Excel die Möglichkeit, eine ganze Gruppe von ➞Arbeitsmappen mit einem einzigen Schritt zu öffnen, indem Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsbereich anlegen und alle gewünschten Daten darin speichern. Diese Methode eignet sich besonders für häufig genutzte Dateien, die in engem Zusammenhang mit der aktuellen Arbeitsmappe stehen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

nächsten Verwenden der Arbeitsmappen angezeigt werden sollen.

3 4

Klicken Sie im Menü "Datei" auf den Punkt "Arbeitsbereich speichern". Geben Sie im Feld "Dateiname" den Namen für die Arbeitsbereichdatei ein.

1

Öffnen Sie die Arbeitsmappen, die als Gruppe geöffnet werden sollen, über das Menü "Öffnen" und wählen dann die entsprechenden Dateien aus.

➞ Datensatz Ein Datensatz ist ein Teil einer Datenbank. In diesem Datensatz werden alle wichtigen Informationen gespeichert wie beispielsweise Name, Ort, Straße etc. Die einzelnen Datensätze werden hintereinander gespeichert, ähnlich einer Einsortierung in einem Aktenordner. Über verschiedene Abfragemuster kann auf jeden einzelnen Datensatz wieder zugegriffen werden.

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2

Legen Sie nun die Größe und Position der Arbeitsmappenfenster so fest, wie sie beim

Über den Befehl "Öffnen" können Sie Ihre ➞Arbeitsbereichdatei jederzeit öffnen. Die Arbeitsbereichdatei enthält aber nicht die Arbeitsmappen selbst. Sie müssen Ihre Änderungen direkt in den Arbeitsmappen vornehmen und auch dort speichern. Um schnell auf die Arbeitsbereichsdatei zuzugreifen, speichern Sie diese im Ordner "Xlstart". Die Arbeitsmappen speichern Sie im gewohnten Verzeichnis. Um alle Arbeitsmappen gleichzeitig zu schließen, drücken Sie die Umschalttaste und wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Alles schließen". PCgo! 4/98

tips Excel Doppelte Datensätze finden Bei Datenbank-Anwendungen, beispielsweise einer umfangreichen Adreßdatei, taucht häufig folgendes Problem auf: ➞ Datensätze werden doppelt eingegeben. Um den Wust solcher "Fehleingaben" einzuschränken, sollten Sie sich einmal monatlich etwas Zeit nehmen, um die Duplikate zu entfernen. Doch keine Angst: Dazu benötigen Sie nicht Stunden; das ist mit einigen wenigen Mausklicks zu realisieren, wenn Sie dabei wie folgt vorgehen:

1 2

Öffnen Sie über das Menü "Datei/Öffnen" die zu überprüfende Datei.

Markieren Sie nun eine beliebige Zelle in der Datenbank. Wählen Sie im Menü "Daten" den Menüpunkt "Filter" und den Unterpunkt "Spezialfilter" an. So können Sie die Datensätze besser überblicken.

3

Die Vorgabe im Feld "Kriterienbereich" löschen Sie und aktivieren anschließend das Kontrollkästchen "Keine Duplikate".

4

Bestätigen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf "OK".

Direkt im Anschluß an Ihre Bestätigung wird die komplette Datenbank ausgewertet und auf doppelte Datensätze hin überprüft. Je nach Größe der Datenbank kann das einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Suchvorgang beendet ist, taucht in der Statuszeile folgende Meldung auf: "x Datensätze von y gefunden" Die Anzahl der doppelten Datensätze wird dabei als Differenz zwischen den Werten x und y angezeigt. Stimmen beide Werte überein, sind auch keine Duplikate vorhanden.

➞ Kompatibilität Wenn verschiedene Programme problemlos Daten austauschen können, ist deren Kompatibilität zueinander gewährleistet. Probleme gibt es aber auch zwischen verschiedenen Programmversionen. So "verstehen" ältere Versionen nicht die Dateiformate neuerer Versionen. Um das zu umgehen, sollten Sie beim Speichern ein Format wählen, das beide Programme unterstützt.

➞ Drop-Down-Liste Eine Drop-Down-Liste ist eine herunterklappbare Auswahlliste, in der sich verschiedene Menüeinträge befinden, die Sie einzeln anwählen können. Sie erkennen sie am kleinen schwarzen Pfeil, den Sie mit der Maus anklicken können. Daraufhin klappt ein neues Menü mit Einträgen auf.

Kompatibilitätsprobleme bei Dateiformaten "Excel 97" umfaßt wesentlich mehr Funktionen als die früheren Versionen. Daraus ergeben sich auch einige Probleme, denn die 97er-Version hat ihr eigenes Dateiformat – und das kann nicht mehr von früheren Versionen gelesen werden. Das führt besonders beim Datenaustausch mit anderen, die weiterhin mit älteren Excel-Versionen arbeiten, zu sogenannten ➞ Kompatibilitäts-Problemen. Um sicherzustellen, daß Ihre Daten in einem kompatiblen Format gespeichert werden, gibt es zwei Möglichkeiten:

1

Sie speichern Ihre Arbeitsblätter im Format "Microsoft Excel 5.0/95". Das hat aber einige Nachteile, denn alle Excel-97-spezifischen Inhalte gehen verloren. Jedoch läßt sich die Datei in Excel 5.0/95 lesen und schreiben.

Ein kleiner Trick hilft Ihnen, beim Speichern die manuelle Auswahl des Formats einzusparen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1 2 3

Rufen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen" auf. Klicken Sie im nächsten Fenster die Registerkarte "Umsteigen" an.

Wählen Sie aus der ➞ Drop-Down-Liste "Standard-Dateityp für Speichern unter" das Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeitsmappe" aus. Bestätigen Sie den Eintrag mit "OK".

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Sie können beim Speichern aber auch das Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeitsmappe" wählen. Jetzt speichert Excel Ihre Arbeitsmappe zwar in einer einzigen Datei, aber in zwei Formaten: einmal im speziellen Excel-97-Format und einmal in einer Version für Excel 5.0/95. Dabei gehen Ihnen keine Inhalte verloren und die Arbeitsmappe bleibt trotzdem für frühere Versionen lesbar. PCgo! 4/98

TIP

Software-Ecke

Clip-Arts braucht man immer wieder. Egal, ob Sie schnell eine Einladungs- oder Visitenkartekarte entwerfen oder einfach einen Brief aufpeppen wollen. Clip-ArtSammlungen gibt es aber in Hülle und Fülle. Witzige Clip-Arts sind da schon schwerer zu finden. "Cartoons Vol. 1 und Vol. 2" von Fuji ist da eine nette Ausnahme. Aus den verschiedensten Themengebieten finden Sie 1.000 witzige Cartoons, die Sie schnell in jedes Programm einfügen können. Die Bilder sind im Format ".wmf" gespeichert, lassen sich aber auch in die gängigsten anderen Formate konvertieren und damit auf die Festplatte speichern. Das Einfügen per Drag & Drop funktioniert allerdings nicht. Da bleibt nur der Umweg über die Zwischenablage.

info Fuji Magnetics Danach sichert Excel Ihre Arbeitsmappen im gewünschten Format. ❏

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tips Excel ➞ Markierungsrahmen Der Markierungsrahmen ist ein Hilfsmittel. Durch ihn haben Sie eine visuelle Kontrolle über Ihre Auswahl. Der Markierungsrahmen tritt in verschiedenen Arten in Erscheinung. Wenn Sie in der Tabelle mehrere Zellen markieren, wird der Rahmen mit durchgezogenen Linien dargestellt. Benutzen Sie eine Funktion, die Sie zu einer Auswahl auffordert, wird der Rahmen mit blinkenden Linien dargestellt.

➞ Zelle(n) Der Arbeitsbereich von Excel wird in Spalten und Zeilen eingeteilt. Eine Zelle ist der Schnittpunkt zwischen einer Spalte und einer Zeile. In ihr können beliebige Daten oder Funktionen eingetragen werden. Sie können den Arbeitsbereich mit einem karierten Block vergleichen. Jedes einzelne Quadrat wäre dann mit einer Zelle von Excel vergleichbar.

Tabellentext drehen Die Daten einer Tabelle lassen sich mit einem kleinen Trick sehr auffällig gestalten. Sie haben die Möglichkeit, den Text zwischen minus 90 und plus 90 Grad zu drehen.

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Markieren Sie die Zellen, in denen Sie den Text bearbeiten möchten.

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Im Feld "Ausrichten" können Sie die Textausrichtung beliebig verändern. Stellen Sie hierzu in der Auswahl "Grad" den gewünschten Wert ein. Alternativ dazu können Sie auch im darüberliegenden Fenster den Gradanzeiger mit der Maus bewegen. Als nächstes verändern Sie die ➞ Textanordnung. Das ist nötig, damit der veränderte Text zentriert in der Tabellenzelle angezeigt wird. Wählen Sie für die Horizontal- und Vertikaleinstellung den Wert "Zentriert" aus.

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Öffnen Sie den Menüpunkt "Format/Zellen". Ein neues Menü mit dem Namen "Zellen" wird angezeigt. Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Ausrichtung", um weitere Einstellungsmöglichkeiten zu sehen.

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Danach schließen Sie das Auswahlmenü mit einem Klick auf "OK". In Ihrer Tabelle sehen Sie sofort das Ergebnis Ihrer Änderung.

➞ Textanordnung Die Textanordnung definiert, wie ein Text in einer Zelle positioniert wird. Man unterteilt die Anordnung in eine Horizontal- und Vertikalausrichtung. In der Horizontalausrichtung können Sie bestimmen, ob der Text linksbündig, rechtsbündig oder mittig ausgerichtet wird. Die Vertikalausrichtung legt fest, ob der Text am oberen oder unteren Zellenrand oder in der Mitte angeordnet wird.

➞ Shortcut Als Shortcut bezeichnet man eine Tastenkombination zum Aufruf eines Befehls. Anstatt eine Funktion über einem Menüpunkt auszuwählen, genügt eine Tastenkombination. Dadurch können Sie schneller arbeiten. In Menüs wird der Shortcut zu einem Menüpunkt mit einem unterstrichenen Buchstaben dargestellt.

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Datum und Uhrzeit schnell einfügen In Excel haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Datum und die Uhrzeit sehr schnell in Ihre Tabelle einzufügen. Sie können sich dabei den umständlichen Weg über das Menü "Einfügen/ Funktion..." sparen. Benutzen Sie statt dessen einen ➞Shortcut.

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Um das aktuelle Datum einzufügen, klicken Sie auf die➞Zelle, die das Datum enthalten soll. Drücken Sie anschließend die Tasten "Strg" und "." gleichzeitig. Durch diese Tastenkom-

bination wird das heutige Datum im ➞Format TT.MM.JJ in die von Ihnen gewählte Zelle eingefügt.

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Auch für die Uhrzeit wählen Sie zuerst eine Zelle mit einem Klick aus. Anschließend drücken Sie die Tasten "Strg", "Umschalten" und "." gleichzeitig. Die Uhrzeit erscheint im Format HH.MM. Das aktuelle Datum und die Uhrzeit werden aus den Angaben der Systemsteuerung übernommen. Sollte also einmal das falsche Datum eingefügt werden, so liegt das nicht an Excel. Rufen Sie die Systemsteuerung auf. Im Menü "Datum/Uhrzeit" lassen sich die Einstellungen verändern. PCgo! 6/98

tips Excel Zahlen schnell summieren Brauchen Sie häufig die Summenfunktion in Ihren Tabellen? Dann gibt es einen bequemen Weg, die benötigte Formel in eine Zelle einzufügen.

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Möchten Sie lieber einen anderen Bereich summieren oder den ausgewählten Bereich vergrößern? Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Anfang des Bereichs, den Sie markieren möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger zum Ende des Bereichs. Anhand des ➞ Markierungsrahmens können Sie sofort erkennen, welche Zellen in Ihre Auswahl einbezogen werden.

1 2

Markieren Sie die Zelle, in der die Summe angezeigt werden soll.

Drücken Sie die Tasten "Alt", "Umschalten" und "0". Eine Summenfunktion wird in die Zelle eingefügt. Gleichzeitig schlägt Excel Ihnen den Bereich vor, der summiert werden soll. Die zugehörigen Zellen werden in einem Laufbandrahmen dargestellt.

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Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, drücken Sie die Return-Taste. In der von Ihnen zuvor gewählten Zelle erscheint jetzt die Summe der markierten Zellen.

➞ Format In einem Format wird festgelegt, wie der Inhalt verschiedener Zellen dargestellt werden soll. Ein Format kann sowohl Angaben zur Textausrichtung als auch Definitionen zur Anzeige von Zahlen haben. Wenn Sie ein Format definieren möchten, markieren Sie zuerst die betroffenen Zellen. Wählen Sie aus dem Menü den Befehl "Format/Zellen" aus, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, die Schriftart zu ändern oder einen Rahmen anzulegen. Weitere Optionen sehen Sie nach einem Klick auf eine der sechs Registerkarten. Probieren Sie ein paar der Funktionen aus. Sie können die Einstellungen jederzeit wieder ändern.

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tips Excel ➞ Assistenten

Beim Verwalten von Daten taucht ein Problem immer wieder auf: Adressen, Daten oder andere Informationen werden aus Versehen doppelt eingegeben. So sammeln sich im Laufe der Zeit viele unnütze Daten an. Um doppelte Datensätze aufzuspüren, läßt sich die Filtertechnik von Excel besonders gut einsetzen. Benutzen Sie diese Funktion wie einen ➞Assistenten; dann beseitigen Sie das Problem mit ein paar Mausklicks.

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Markieren Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Datenbank. Wählen Sie das Menü "Daten/Filter/Spezialfilter" aus.

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➞ Zwischenablage Dies ist ein temporärer Speicherbereich, der für den Austausch von Daten in Anwendungsprogrammen reserviert ist, speziell beim Ausschneiden, Kopieren und Einfügen .

Das Anlegen umfangreicher Tabellen ist meist mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Viel zu spät stellt man dann fest, daß sich die Spalten wesentlich besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten darstellen lassen. In diesem Fall sparen Sie sich ein erneutes Anlegen dieser Tabelle durch einen kleinen Kniff: Verwenden Sie einfach die Bearbeitungsfunktionen "Kopieren" und "Einfügen". So läßt sich die Tabelle dann in die geeignete Form drehen.

1 2

Als erstes markieren Sie die Tabelle, die Sie ändern möchten.

Kopieren Sie anschließend die Tabelle über das Menü "Bearbeiten/Kopieren" oder über die Tastenkombination "Strg" und "C" in die ➞Zwischenablage.

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Bestätigen Sie alle gemachten Änderungen und Eingaben mit einem Klick auf "OK". Daraufhin überprüft Excel die komplette Datenbank. Das kann, je nach Datenumfang, schon einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Ablauf der Überprüfung erscheint in der ➞Statuszeile die Meldung in der folgenden Form: "x Datensätze von y gefunden". Die Differenz zwischen den Werten x und y ist die Anzahl der doppelten Datensätze. Sind beide Werte gleich, waren keine Duplikate vorhanden.

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Fahren Sie mit dem Mauszeiger in die Zelle, die den obersten linken Rand (das ist die oberste linke Zelle) Ihrer neuen Tabelle bildet. Dann wählen Sie aus dem "Bearbeiten"-Menü den Punkt "Inhalte einfügen" aus.

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Jetzt öffnet sich ein Dialog. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Option "Transponieren" per Mausklick. Klicken Sie anschließend auf "OK". Danach tauscht Excel sowohl Spalten als auch Zeilen aus.

Excel 7: Addieren von Uhrzeiten

➞ scrollen Als Scrollen bezeichnet man das Bewegen des Bildschirminhaltes in horizontaler oder vertikaler Richtung. Dazu steht Ihnen in den meisten Anwendungen eine sogenannte Bildlaufleiste zur Verfügung. Sie hat an beiden Enden jeweils einen Pfeil und in der Mitte einen Positionszeiger. Sie können den Bildschirminhalt bewegen, indem Sie entweder auf einen der beiden Pfeile klicken oder den Positionszeiger verschieben.

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Tauschen von Zeilen und Spalten

➞ Statuszeile Die Statuszeile schließt den Arbeitsbereich nach unten hin ab und dient dabei als Ausgabezeile für Meldungen. In ihr werden alle aktuellen Angaben wie Bereitschaftsanzeige, eingesetzte Formeln etc. angezeigt.

Falls im Kriterienbereich Vorgaben stehen, löschen Sie diese. Aktivieren Sie jetzt das

Kontrollkästchen "Keine Duplikate".

Bei der Addition von Uhrzeiten taucht meist der gleiche Effekt auf. Wenn Sie zum Beispiel die Zeiten 2:30, 12:50 und 17:30 addieren, erhalten Sie den Wert 8:50. Excel rechnet hier im 24-Stunden-Takt. Manchmal ist dieser eigentlich logische Wert jedoch nicht erwünscht. Vielmehr möchte man die Gesamtstundenzahl angezeigt bekommen. Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen:

1

Sie markieren mit der Maus das gewünschte Feld, in dem später die Summe der Uhrzeiten ausgegeben werden soll.

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Wählen Sie nun aus dem "Format"-Menü den Punkt "Zelle".

3➞

Wählen Sie die Registerkarte "Zahlen" aus. Klicken Sie mit der Maus die Kategorie "Uhrzeit" an. Als Format wählen Sie Option "26:30:55" aus. Klicken Sie anschließend auf "OK".

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Assistenten sind nützliche Helfer, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen sollen. Inzwischen sind sie in jedem Produkt der Microsoft-Office-Serie vorhanden. Mit Assistenten lassen sich Routinearbeiten schnell erledigen, selbst wenn Sie mit der Bedienung eines Programmes noch nicht vertraut sind. Wenn Sie einen Assistenten verwenden, werden Sie Schritt für Schritt an das gewünschte Ergebnis herangeführt. Neuere Assistenten bieten nebenbei auch noch eine ausführliche Hilfefunktion zu den einzelnen Arbeitsschritten an.

Doppelte Datensätze aufspüren

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tips Excel ➞ Registerkarte Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viel Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Dies sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige, Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

➞ Umschalttaste Als Umschalttaste bezeichnet man die Taste, mit der Sie zwischen Groß- und Kleinschreibung umschalten können. Auf einer normalen Tastatur ist diese Taste zwei Mal vorhanden. Sie wird mit einem nach oben deutenden Pfeil dargestellt.

➞ Shortcut Shortcut wird als Synonym für Schnelltaste gebraucht und ist in den meisten Fällen ein Tastendruck oder eine Tastenkombination, mit der Befehle ausgeführt werden.

Damit rechnet Excel über die 24-Stunden-Grenze hinaus und addiert die Uhrzeiten zum gewünschten Ergebnis von "32:50:00". Wer noch die ältere Version von Excel benutzt, der verwendet das Format "[h]:mm:ss" aus dem Auswahlmenü.

Markierungen mit der Maus Die Maus ist eine gute Hilfe, wenn es um schnelle Aktionen geht. So lassen sich auch Tabellenbereiche unter Excel mit der Maus wesentlich schneller markieren als über die Menü- oder Tastatureingaben. Doch problematisch wird es dann, wenn die Tabelle sich über mehr als 35 Zeilen hinausbewegt. Meist beginnt der Bildschirm unkontrolliert nach unten zu ➞scrollen, wenn man die Maustaste gedrückt hält. Hier hilft eine etwas andere Maustechnik weiter:

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Klicken Sie mit der Maus doppelt auf den unteren Rand der obersten Zelle. Dann gelangen Sie direkt an den untersten beschriebenen Bereich der Spalte.

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Wenn Sie beispielsweise die ganze Spalte von A1:A51 markieren wollen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie wieder doppelt auf den unteren Rand der Zelle.

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Das funktioniert auch mit Spalten, deren Einträge über den sichtbaren Bereich (Buchstabe L) hinausgehen. Auch dafür genügt ein Doppelklick auf den rechten Rand der äußersten linken Zelle (A).

4➞

Sie markieren beispielsweise den Bereich von A1:O1, indem Sie mit gedrückt gehaltener Umschalttaste den rechten Rand der Zelle A1 doppelt anklicken.

Einfügen einer Funktion per Shortcut Wenn Sie beim Anlegen von Tabellen oft mit Funktionen arbeiten müssen, stört Sie sicherlich der lange Weg über das Menü "Einfügen/Funktion". Hier geht es per ➞ Shortcut wesentlich schneller: Drücken Sie die Tastenkombination "Umschalt" und "F3". Auf diese Weise erscheint die Dialog-

box des Funktionsauswahlfensters "Funktion einfügen" am Bildschirm. Solche Shortcuts gibt es natürlich auch für andere Funktionen von Excel.

Mehrerer Textzeilen in einer Zelle ➞ Kontextmenü Das Kontextmenü ist ein weiterführendes Auswahlmenü. Sie rufen es immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält Befehle zu dem von Ihnen ausgewählten Bereich. Mit diesen Befehlen können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen oder Befehle aufrufen. Die Vorteile des Kontextmenüs sind der schnelle Aufruf und der geringe Platzbedarf des Menüs.

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Manchmal reicht die Breite einer Zelle für den eingegebenen Text nicht aus. Um trotzdem mehrere Textzeilen in einer Zeile anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

1 2

Zuerst markieren Sie die zu formatierenden Zellen.

Klicken Sie im Menü "Format" auf "Zellen" und wählen hier die Registerkarte "Ausrichtung". Oder verwenden Sie das ➞Kontextmenü.

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Aktivieren Sie bei den Texteigenschaften das Kontrollkästchen "Zeilenumbruch" und bestätigen die Auswahl mit "OK".

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Um einen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle zu erreichen, klicken Sie mit der Maus in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle auf die Stelle, an der ein Zeilenumbruch später eingefügt werden soll. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination "Alt" und "Eingabe". Der Zeilenumbruch wird durchgeführt und Sie sehen sofort das Ergebnis. PCgo! 7/98

titelthema Excel Immer mit Datum Wenn Sie Seitenzahlen oder das aktuelle Datum auf Ihrem Tabellenblatt ausdrucken wollen, müssen Sie eine Kopf- oder Fußzeile einfügen. Darin setzen Sie Felder, in die automatisch die entsprechende Angabe eingetragen wird.

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Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Seite einrichten". Hier suchen Sie die Registerkarte "Kopfzeile/Fußzeile" aus. Für eine neue ➞Fußzeile, die genau die gewünschten Angaben enthält, klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Fußzeile".

Mit dem ersten Symbol bestimmen Sie die Schriftart der Angaben. Die nächsten beiden Symbole stehen für die Angabe der Seitenzahl. Ein Klick auf das erste Symbol setzt die Seitenzahl ein, das zweite Symbol setzt die Gesamtzahl der Seiten ein. So können Sie sich folgende Angabe konstruieren: "Seite 1 von 2". Sowohl "Seite" als auch "von" müssen Sie allerdings extra eingeben. Das könnte dann so aussehen:

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Die nächsten beiden Symbole stehen für Datum und Uhrzeit. Das Datum wird in der folgenden Form angezeigt: "08.06.98"; die Uhrzeit sieht so aus: "14:19". Auch hier gilt: Wenn Sie eine spezielle Angabe zwischen Datum und Uhrzeit stehen haben wollen, müssen Sie die Zeichen eingeben, egal ob das Buchstaben oder Leerzeichen sind.

➞ Fußzeile Kopf- und Fußzeilen eignen sich besonders für Angaben, die Sie immer wieder in einem Dokument oder einer Tabelle unterbringen müssen. Dazu gehören etwa Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit oder der Dateiname. Die Position der Kopf- oder Fußzeile wird dabei unabhängig von dem eigentlichen Seitenrand eingestellt. Sie sollten natürlich darauf achten, daß sie über oder unter dem Textanfang oder -ende stehen, denn Kopf- oder Fußzeile und der eigentliche Text können sich überlagern. Eigenschaften von Kopf- und Fußzeilen verändern Sie über das Menü "Datei" und den Punkt "Seite einrichten".

➞ Skalieren Das ist ein anderes Wort für Vergrößern oder Verkleinern. Wenn Sie einen Text oder eine Grafik skalieren, wird er/sie auf eine gewünschte Größe gebracht. In Excel können Sie den Inhalt einer Tabelle so skalieren, daß er beim Ausdruck auf eine bestimmte Anzahl von Blättern paßt. Eine Skalierung von 100 % bedeutet, daß die Ausgangsgröße beibehalten wird.

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Sie können Ihre Angaben auf der linken Seite, in der Mitte oder auf der rechten Seite einsetzen. Um die Angaben einzufügen, haben Sie folgende Symbole zur Verfügung.

Mit den letzten beiden Symbolen fügen Sie den Dateinamen und den Namen des Arbeitsblatts ein. Auch hier müssen Sie aber noch Trennzeichen oder einen eigenen Text einfügen. Auf dem Bildschirm erscheint die Fußzeile nicht, nur in der Seitenumbruch-Vorschau.

Tabelle auf eine Seite quetschen Sind Sie es leid, ständig die Seitenränder Ihrer Tabelle zu verändern, damit sie auf eine einzige Seite paßt? So quetschen Sie Ihre Tabelle mit einem Klick auf eine Seite:

stellen, auf wie vielen Seiten Ihre Tabelle insgesamt ausgedruckt werden soll. Sie können wählen, wie viele Seiten breit bzw. hoch die Tabelle werden soll.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Seite einrichten". Hier klicken Sie die Registerkarte "Papierformat" an (wenn sie nicht schon aktiv ist).

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Im Feld "➞Skalierung" klicken Sie den Button vor "Anpassen" an. Hier können Sie ein-

Bestätigen Sie mit "OK". Dann drucken Sie das Dokument; es paßt jetzt auf eine Seite. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert (weder in den Seitenrändern noch der Schriftart oder -größe). Die Einstellung wird als Standard gespeichert. Wenn Sie also das nächste Mal ausdrucken, überlegen Sie sich, ob Sie die Option wieder anwenden wollen. Wenn nicht, klicken Sie im Feld "Skalieren" auf "Verkleinen/Vergrößern" und wählen "100%".Damit wird die Standardgröße wieder hergestellt.

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titelthema Excel ➞ Makro

Makros in Excel Was Word kann, kann Excel natürlich auch:

➞Makros aufzeichnen mit dem Makro-Recorder. Umfangreichen Befehlsfolgen ordnen Sie so eine Tastenkombination zu.

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Starten Sie Excel 95 und wählen aus dem Menü "Extras" "Makro aufzeichnen". In Excel 97 wählen Sie "Makro" und dann "Aufzeichnen".

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Benennen Sie das Makro im Feld "Makroname". In Excel 95 klicken Sie auf "Optionen". Dann können Sie dem Makro einen eigenen Menübefehl zuordnen. Aktivieren Sie das Kästchen vor "Befehl im Menü Extras" und geben Sie einen Namen ein. Der erscheint später im Menü "Extras". Klicken Sie auf das Kästchen vor "➞Shortcut", klicken dann ins Kästchen hinter "Strg+" und geben einen Buchstaben oder eine Tastenkombination ein. Im Feld "Speichern in" wählen Sie "Persönliche Makro-Arbeitsmappe" aus. Erst dann können Sie das Makro in jeder Arbeitsmappe anwenden.

Nach dem Bestätigen mit "OK" starten Sie die Aufzeichnung des Makros.

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Mit dem Aufzeichnungsbeginn wird ein Fenster eingeblendet. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Aufzeichnung beendet. Beginnen Sie jetzt mit der Dateneingabe oder der Formatierung. Dabei ist nur das Ergebnis wichtig, zwischendurch können Sie sich also ein paar Fehler bei der Eingabe erlauben.

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Geben Sie zum Beispiel eine Monatsliste ein. In Zelle "B1" tippen Sie Januar ein. Danach lassen Sie die Zeilen automatisch ausfüllen. Klicken Sie dazu auf eine andere Zelle und wieder auf "B1". Bewegen Sie jetzt die Maus zur rechten unteren Ecke der Zelle. Der Mauszeiger wird zu einem Kreuz. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie eine Markierung in Richtung der Zelle "M1". In einem gelben Kästchen werden die Folgemonate angezeigt. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die Monatsnamen eingetragen. Dann markieren Sie die Zeile und wählen eine andere Schriftart und -größe. Anschließend klikken Sie auf "Aufzeichnung beenden".

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In Excel 97 klicken Sie in das Feld unter "Tastenkombination". Geben Sie einen Buchstaben oder eine Tastenkombination ein, durch die das Makro gestartet wird. Im Feld "Makro speichern in" wählen Sie wieder "Persönliche Makro-Arbeitsmappe".

Schließen Sie die Datei und öffnen Sie eine neue. Dann drücken Sie die Tastenkombination, die Sie dem Makro zugeordnet haben. Automatisch wird all das eingetragen, was Sie vorhin eingegeben und formatiert haben. Makros eignen sich auch für einige andere Funktionen, etwa das Formatieren von Diagrammen oder Einfügen von Formeln.

Kopien eines Ausdrucks Brauchen Sie mehrere Kopien eines Ausdrucks und wollen sich den Gang zum Kopierer sparen? Dann drucken Sie einfach mehrere Exemplare Ihres Dokuments aus.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Drucken", klicken Sie aber nicht auf das Drucker-Symbol. PCgo! 8/98

Ein Makro hilft Ihnen, Abläufe zu beschleunigen. Makros sind im MS Office in der Sprache Visual Basic geschrieben. Mit Hilfe des Recorders ist es ganz einfach, Makros aufzuzeichnen. Dem Makro wird dann ein bestimmtes Tastenkürzel zugewiesen. Drücken Sie das, läuft das aufgezeichnete Programm ab und erledigt die ihm zugewiesenen Aufgaben.

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Im Feld "Exemplare" stellen Sie ein, wie oft die Tabelle gedruckt werden soll, außerdem können Sie die Kopien sortieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, alle ersten Seiten usw. hintereinander zu drucken.

➞ Shortcut Mit einem Shortcut oder Tastenkürzel führen Sie Befehle aus. Das geht oft schneller, als erst die Symbole anzuklicken. Auch Makros können per Tastenkombination aufgerufen werden.

TIP Lese-Ecke Wenn Sie ein wirklich umfangreiches Computerlexikon auf dem derzeit aktuellen Stand brauchen, sollten Sie zu Becks Computerlexikon greifen. Auf über 900 Seiten sind hier die wichtigsten Begriffe aus der Welt der Bits und Bytes versammelt. Die Artikel zu den einzelnen Stichwörtern sind durchweg umfangreich und meist verständlich geschrieben. Trotzdem sollten Sie sich schon etwas mit dem PC auskennen. Gerade die neuen Begriffe aus dem Internet wurden stark berücksichtigt. Auch die neuesten Techniken, wie DVD oder 3D-Grafikkarten, werden eingehend erklärt. Das Computerlexikon ist auf jeden Fall ein komplettes und kompetentes Nachschlagewerk für all die Begriffe, über die Sie schon immer etwas wissen wollten.

info Verlag C.H. Beck ISBN: 3-4223-50302-5 Preis: 49,90 Mark

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titelthema Excel D uf C a i e d n t i f Da ieldatei en

isp rkDie Be r: PCgo!-Wo lle e t be Sie un lkulationsta a K / shop

INFO

Datei auf CD

Auf unserer PCgo!-CD finden Sie eine Beispieldatei zu unserem Tip "Kalkulieren mit Szenarios". Im Verzeichnis "Excel" befindet sich die Datei "Kalkulation.xls". Darin sind schon alle Beispielwerte eingetragen. Sie müssen dann nur noch den Schritten unseres Tips folgen.

➞ Szenarien Mit Szenarien können Sie eine Was-wäre-wenn-Situation nachspielen. Mit Hilfe des SzenarioManagers bestimmen Sie einige Werte, die Sie später verändern können. Wenn Sie dann diese Werte innerhalb einer Kalkulation verändern, sehen Sie, wie neue Ergebnisse entstehen. Das ist sehr viel komfortabler, als die Werte direkt in der Tabelle zu ändern. Außerdem können Sie mit dem Szenario-Manager Berichte verfassen und die geänderten Werte gegenüberstellen – und somit besser vergleichen.

Kalkulieren mit Szenarios Was wäre, wenn ...? Wenn Sie gerade an einer Kalkulation sitzen und verschiedene Möglichkeiten durchspielen, hilft Ihnen der Szenario-Manager. Damit können Sie eine einfache Was-wärewenn-Kalkulation durchführen, indem Sie immer neue Werte eingeben und damit verschiedene ➞Szenarien durchspielen.

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Öffnen Sie unsere Beispieldatei "Kalkulation.xls" aus dem Verzeichnis "Excel" auf unserer PCgo!-CD oder geben Sie folgende Werte ein. Beachten Sie dabei, daß folgende vier Zellen Formeln enthalten. Geben Sie in die Zellen alles nach dem Doppelpunkt ein. D4:=D2-D3 D6:=D4*D5 E6:=D6*52 E14=Summe)(E8:E13 E15=E6-E14

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Am besten geben Sie jetzt noch allen Zellen einen Namen. Das verbessert später die Übersichtlichkeit bei der Eingabe neuer Daten. Die Daten, die später verändert werden sollen, stehen in den Zellen D2, D3, D5 sowie E8 bis E13. Klicken Sie einen Wert an (etwa den in der Zelle D2). Klicken Sie dann auf das Namensfeld neben der Formelleiste, geben Sie einen eingängigen Namen ein und drücken dann die Eingabetaste.

➞ Undo In Word und Excel gibt es eine Undo-Liste, mit der Sie die zuletzt gemachten Befehle rückgängig machen oder wiederherstellen können. Das selbe ist über das Menü "Bearbeiten", "Rückgängig" möglich.

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Szenario-Manager". Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

➞ Bericht Berichte basieren auf den Daten einer Tabelle. Durch einen Bericht werden diese Daten gegliedert und übersichtlicher dargestellt. Ein Bericht besteht dabei aus verschiedenen Ebenen, die Sie sich anzeigen lassen können. Damit sehen Sie nur die Daten, die Sie interessieren.

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Klicken Sie auf "OK". Sie sehen eine Eingabemaske für die veränderbaren Zellen mit den in der Tabelle eingetragenen Werten.

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Jetzt gebenSie neue Werte für die Variablen ein. Klicken Sie nach den Änderungen auf "OK" und dann auf "Anzeigen". In der Tabelle sehen Sie die geänderten Werte und Berechnungen. Klicken Sie auf "Schließen" und die Änderungen werden übernommen. Wenn Sie sie rückgängig machen wollen, tun Sie das mit einem Klicke auf das "➞Undo"-Symbol.

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Wenn Sie später noch einmal neue Werte eingeben wollen, starten Sie wie vorhin den Szenario-Manager, wählen das Szenario aus, klicken dann aber auf "Bearbeiten".

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Um die Änderungen besser zu überblicken, können Sie automatisch einen ➞ Bericht anfertigen lassen. Tragen Sie dazu neue Werte ein, wählen dann aber nicht "Anzeigen", sondern klicken auf "Bericht". Bestätigen Sie die Frage nach der Ergebniszeile. Dann sehen Sie den fertigen Bericht vor sich. Er wird als neues Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe eingefügt. ❑

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Geben Sie jetzt einen Namen für das Szenario ein. Dann klicken Sie in das Feld "Veränderbare Zellen". Bewegen Sie den Mauszeiger auf Ihre Tabelle und markieren Sie die Zellen D2, D3, D5 sowie E8 bis E13. Mehrere Zellen markieren Sie, indem Sie die "Strg"-Taste beim Markieren drücken. Automatisch werden die Zellen in das Fenster eingetragen. PCgo! 8/98

tips Excel ➞ Paßwortschutz Mit einem Paßwortschutz sichern Sie wichtige, persönliche Daten vor fremdem Zugriff. Dies geschieht meist über ein bestimmtes Kennwort. Es gibt zwei Arten von Paßwörtern: das statische Paßwort, bei dem der Anwender ein Paßwort einmal vergibt. Dies ist so lange gültig, bis es vom Anwender wieder geändert wird. Die andere Form ist das dynamische Paßwort. Dabei wird der Anwender in einem festgelegten Intervall aufgefordert, sein Paßwort zu ändern.

Dokumente mit Paßwortschutz Sie benutzen mit mehreren Personen einen Rechner? Dann sollten Sie Dateien, die nur Sie selbst betreffen, mit einem ➞Paßwortschutz versehen. Damit sind sie vor anderen Augen geschützt. Und so geht's:

Im neuen Dialog "Speichern Optionen" tragen Sie unter "Lese/Schreibkennwort" Ihr Paßwort ein. Klicken Sie auf "OK".

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Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt. Wählen Sie dafür im Menü "Datei" den Eintrag "Speichern unter".

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Sie werden aufgefordert, das Paßwort durch erneute Eingabe zu bestätigen. Danach klikken Sie nochmals auf "OK".

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Geben Sie nun in der sich öffnenden Dialogbox – wie gewohnt – den Namen und den Pfad ein, unter dem Sie die Datei speichern möchten.

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➞ Zelle Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Darin werden alle Daten eingetragen, wie Texte, Zahlen oder Formeln. Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Position in Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an den durchlaufenden Buchstaben, die Zellen an den fortlaufenden Zahlen, beginnend mit der 1.

Spaltenüberschriften auf jeder Seite Die meisten Tabellen erstrecken sich über mehrere Seiten: Um nicht auf jedem Arbeitsblatt die Überschriften erneut eintragen zu müssen, können Sie einen Bereich für die Spalten- und Zeilenüberschriften festlegen. So erleichtern Sie sich die Arbeit erheblich.

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Sie wählen zunächst im Menü "Datei" den Eintrag "Seite einrichten".

TIP Lese-Ecke Suchen Sie ein Buch, das Sie auf dem Weg vom Excel-Einsteiger bis zum Proft begleitet? Dann werfen Sie einen Blick auf Excel 97 – Das Handbuch. Auf fast 1.000 Seiten finden Sie hier alles, von den Grundlagen der Tabellengestaltung bis zur fortgeschrittenen Makro-Programmierung mit VBA. Dabei arbeiten Sie immer mit Praxisbeispielen. Sie lernen, wie Sie Formeln eingeben, Daten formatieren, sortieren, filtern und vieles mehr. Auf der beiliegenden CD finden Sie die Beispieldateien des Buches sowie Tools und Add-Ins für Excel 97.

info Microsoft Press, ISBN-Nr. 3-86063-128-4 Preis: 55 Mark

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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Optionen".

Zum Abschluß speichern Sie Ihr Dokument mit einem Mausklick auf "OK". Wollen Sie nun die Datei öffnen, werden Sie zunächst aufgefordert, Ihr Paßwort einzugeben. Doch Vorsicht! Verlieren oder vergessen Sie dieses Paßwort, können auch Sie diese Datei nicht mehr einsehen.

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In der Registerkarte "Tabelle" setzen Sie den Cursor in das Feld "Wiederholungszeilen".

Markieren Sie alle Überschriften. Diese Einstellung gilt nur für den Ausdruck und die Seitenansicht. Die Tabellenansicht bleibt bestehen. Das klappt auch bei Spaltenüberschriften: Lediglich bei Schritt 2 positionieren Sie die Schreibmarke im Feld "Wiederholungsspalten".

Zellinhalte tarnen In umfangreichen Tabellen gibt es vielleicht Daten, die Sie anderen nicht zugänglich oder sichtbar machen möchten, beispielsweise bei der Arbeit mit Gehaltstabellen oder ähnlichem (Datenschutz). Wenn Sie die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite verringern, können Sie diese Zellen quasi unsichtbar machen. Diese Methode ist aber nicht immer die beste. Hier hilft ein kleiner Trick mit Zahlenformaten weiter. Damit lassen sich Zellinhalte einfach und komfortabel verbergen.

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Wechseln Sie in das Eingabefeld "Formate". Geben Sie dort als Zahlenformat die Zeichen "********" ein.

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Rufen Sie zuerst das Arbeitsblatt auf. Markieren Sie die ➞Zellen, deren Inhalte Sie tarnen möchten.

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Wählen Sie im Menü "Format" den Eintrag "Zellen". Klicken Sie dort einmal auf die Registerkarte "Zahlen".

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Anschließend markieren Sie im Listenfeld "Kategorien" den Eintrag "Benutzerdefiniert".

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Mit Klick auf "OK" weisen Sie das neue Format den benutzerdefinierten Einträgen zu. Danach sind die Einträge in den so formatierten Zellen verschwunden. Die Formel der betreffenden Zelle bleibt zwar nach wie vor in der Eingabezeile sichtbar; in der Tabelle und auch im Ausdruck erscheinen aber lediglich die Zeichen "********". PCgo! 9/98

tips Excel Überschriften nicht aus den Augen verlieOft sind Tabellen so groß, daß sie aus dem sichtbaren Bereich des Bildschirms "hinauswandern". Das passiert beispielsweise dann, wenn die Spaltenbreite größer wird, die Zahl der Einträge in den Spalten mehr Richtung hinteres Drittel des ABCs tendiert oder die Anzahl der Zeilen in Richtung 100 anwächst. Das hat auch den Nachteil, daß dann die Überschriften nicht mehr zu sehen sind. Für solche Fälle hält Excel eine praktische ➞Funktion parat. Damit bleiben die Überschriften immer im Blickfeld des Anwenders. So gehen Sie vor:

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Markieren Sie die gewünschte Zeile oder Spalte mit der Maus.

Wählen Sie im Menü "Fenster" den Eintrag "Fixieren". Die untere Kante der Fixierung ist nun an der schwarzen Linie zu erkennen. Dieser Bereich bleibt damit ständig am Bildschirm sichtbar. Der Rest unterhalb dieses Bereichs läßt sich weiterscrollen.

➞ Funktion Eine Funktion ist eine ganz besondere Anweisung in Excel. Damit sagen Sie dem Programm quasi, was es tun soll. Eine Funktion beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen, danach folgt der Name der Funktion und schließlich die Werte, die bei der Funktion verwendet werden sollen. Beispiel: =SUMME(C2:C8) berechnet die Summe aller Werte aus den Zellen C2 bis C8.

➞ Arbeitsmappe

Ausgeblendete Fenster wiederfinden Die persönliche ➞ Arbeitsmappe "PERSON.XLS" wird in der Regel bei jedem Start von Excel geladen. Sie enthält meist auch die persönlichen Makros. Damit die Datei nicht bei der normalen Arbeit mit Excel stört, kann man sie über die Funktion "Fenster ausblenden" im Fenster-Menü unsichtbar machen. Bei Bedarf wird sie über den Menüeintrag "Fenster/Einblenden" wieder hervorgeholt. Haben Sie die Funktion "Fenster ausblenden" gewählt, wird die Datei, die sich gerade im Vordergrund befindet, versteckt und taucht auch

in der Liste der geöffneten Fenster nicht mehr auf. Wenn aus Versehen beispielsweise die einzige geöffnete Datei ausgeblendet wird oder alle Dateien ausgeblendet werden, ist guter Rat teuer. Denn am Bildschirm sind nur noch die Menüs "Datei" und "Hilfe" zu sehen. Der Rest bleibt unsichtbar. Hier hält Excel die entsprechende Hilfe bereit. Sie finden den Eintrag "Einblenden" im Dateimenü. Wählen Sie dort "Einblenden" und alle ausgeblendeten Dateien tauchen wieder auf.

Anpassen von Beschriftungen Bei den meisten Tabellen gibt es regelmäßig ein Problem: Die Beschriftung ist zu lang und ragt über die Spaltenbreite hinaus. Bislang mußten Sie mit der Funktion "Spaltenbreite", durch Verändern der Schriftgröße oder mit einem Zeilenumbruch in der Zelle experimentieren. Unter Excel 97 ist das wesentlich komfortabler gelöst. Nur wenige Mausklicks sind dafür notwendig:

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Markieren Sie die entsprechende Zelle mit der Maus.

Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Eintrag "Zellen" oder drücken die Tastenkombination "Strg" + "1".

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Wechseln Sie zur Registerkarte "Ausrichtung".

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Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Daraufhin paßt Excel den Zelleninhalt entsprechende an. So gehen Sie auch bei einer fertigen Tabelle vor; Sie müssen nur den gesamten Tabellenbereich markieren. Auf diese Art und Weise werden auf einen Schlag alle Zellengrößen an den Inhalten ausgerichtet.

Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

TIP Software-Tip Excel 97 auf den Punkt gebracht: Mit dem multimedialen Excel 97 Computer Based Training lernen Sie alles, was Sie über Excel 97 wissen müssen. Dabei stöbern Sie nicht in einem Buch, sondern lernen direkt am Bildschirm und in der Anwendung. Mit Videosequenzen werden die einzelnen Funktionen nachvollziehbar dargestellt. Praxisnahe Beispiele erleichtern vor allem Einsteigern das Verständnis der komplexen Tabellenkalkulation. Auf ein Buch müssen Sie dabei trotzdem nicht verzichten. Auf 300 Seiten wird der Inhalt der CD gut gegliedert beschrieben. Kurzum: Dieser Multimedia-Kurs ist uneingeschränkt empfehlenswert und besticht durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis.

info Learm Key GmbH, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen".

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Excel TIP

Wenn Sie Text in eine Spalte eingeben, versucht Excel diesen automatisch zu ergänzen. Dabei sucht es nach vorhandenen Wörtern in der selben Spalte. Diese Funktion können Sie auch anders nutzen. Bewegen Sie den Mauszeiger in die nächste, leere Zelle einer Tabelle. Drücken Sie dann die Tastenkombination "Alt" und "Pfeil nach unten". Sie bekommen dann ein Pulldown-Menü angezeigt. Darin finden Sie alle Einträge der aktuellen Spalte und können diese bequem einfügen.

TIP

Kommentare einsetzen

Auto-Eingabe

Gerade bei umfangreichen Tabellen kann es vorkommen, daß man schnell die Übersicht verliert. Oder einzelne Tabelleneinträge sollten besser erklärt werden. Doch die Zelle ist zu klein. In solchen Fällen helfen Kommentare. So kann man viel Information unterbringen, ohne die Tabelle zu verändern.

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Markieren Sie die Zelle, zu der Sie einen Kommentar anlegen möchten. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in die Zelle. Anschließend benutzen Sie die rechte Maustaste, um das Kontextmenü aufzurufen.

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Wählen Sie den Befehl "Kommentar einfügen" aus. Ein gelb hinterlegtes Fenster wird geöffnet. In der ersten Zeile steht der Name desjenigen, der den Kommentar geschrieben hat. In der zweiten Zeile sehen Sie ein blinkendes Eingabefeld. Hier können Sie Ihre Bemerkungen eintragen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kommentarfensters.

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Die von Ihnen bearbeitete Zelle wird in der rechten, oberen Ecke mit einem roten Strich markiert. Somit können Sie sofort erkennen, zu welchen Zellen Kommentare vorhanden sind. Wenn Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen, wird der Kommentar eingeblendet.

Wichtige Shortcuts

Bei der Tabellenbearbeitung gibt es viele Arbeitsschritte, die Sie immer wieder benötigen. Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie die zugehörige Tastenkombination kennen. Ein paar wichtige haben wir für Sie zusammengefaßt: ■ Text wird fett: "Strg", "Umschalten", "F" ■ Text wird kursiv: "Strg", "Umschalten", "K" ■ Text wird unterstrichen "Strg", "Umschalten", "U" ■ Wert aus darüberliegender Zelle übernehmen: "Strg", "," ■ Spalte verstecken "Strg", "8"

Arbeitsblatt schützen Möchten Sie Teile Ihrer Tabelle vor fremdem Zugriff schützen? Oder möchten Sie verhindern, daß andere Benutzer versehentlich Formeln und Daten aus einer Tabelle löschen? Dann sollten Sie mit dem Arbeitsblatt-Schutz und der Freigabe von einzelnen Zellen arbeiten. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, was mit Ihrer Tabelle passiert.

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Als erstes müssen Sie alle Zellen freigeben, die noch Eingaben akzeptieren sollen, auch wenn der Schutz aktiviert ist. Dazu markieren Sie die Zellen. Sie können dabei die Taste "Strg" gedrückt halten, um mehrere Zellen auszuwählen.

■ Zeile verstecken "Strg", "9"

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■ Summenfunktion "Alt", "Umschalten", "0" ■ Datum einfügen "Strg", "." Viele Menübefehle haben auch eine Tastenkombination. Um diese herauszufinden, öffnen Sie einen Menüpunkt auf der Hauptmenüleiste. Neben den einzelnen Befehlen steht, sofern vorhanden, der zugehörige Shortcut.

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Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Befehl "Zellen..." aus. Dort klicken Sie auf die Registerkarte "Schutz". Deaktivieren Sie den Kontrollkasten "Gesperrt". Damit sind die Zellen für die Dateneingabe freigegeben. Schließen Sie das Menü mit einem Klick auf "OK".

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Als nächstes schützen Sie das Arbeitsblatt. Den entsprechenden Befehl finden Sie unter "Extras / Schutz / Blatt...". Im Menü "Blatt schützen" aktivieren Sie alle drei Kontrollkästen. Optional können Sie auch ein Kennwort angeben. Nachdem Sie das Menü wieder geschlossen haben, ist der Schutz sofort aktiv. Sollte jemand versuchen, eine geschützte Zelle zu überschreiben, erscheint eine entsprechende Meldung.

Excel Formeln erkennen

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Bei größeren Tabellen kommen oft viele Formeln zum Einsatz. Wenn Sie eine Formel später abändern möchten oder einen Fehler suchen, ist das nicht immer einfach. Oft ist nicht erkennbar, welche Zellen in einer Formel berechnet werden. Excel unterstützt Sie hier mit der "Detektiv"-Funktion. Diese können Sie bei Bedarf aus dem Menü "Extras" aufrufen. Oder Sie blenden die entsprechende Symbolleiste ein.

Markieren Sie die Zelle, in der die zu bearbeitende Formel steht. Anschließend klicken Sie in der "Detektiv-Symbolleiste" auf das erste Symbol von links (Spur zum Vorgänger). In Ihrer Tabelle werden alle Zellen, die zu dieser Formel führen, mit einem blauen Punkt versehen. Zusätzlich zeigen blaue Pfeile von den Punkten zur Zelle mit der Formel.

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Rufen Sie den Befehl "Detektiv" aus dem Menü "Extras" auf. Wählen Sie anschließend den Punkt "Detektiv-Symbolleiste" aus. Die Symbolleiste können Sie an einer beliebigen Stelle des Bildschirms oder auf der Hauptsymbolleiste anordnen.

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Benötigen Sie die Anzeige nicht mehr, klicken Sie auf das zweite Symbol von links (Spur zum Vorgänger entfernen). Die Markierungen werden ausgeblendet. Mit dieser Funktion fällt es Ihnen leichter, Formeln nachzuvollziehen

Zellen und Spalten tauschen Oft merkt man erst zu spät, daß eine Tabelle zum Beispiel nur fünf Zeilen, aber dafür 20 Spalten hat. Die Tabelle kann dann nicht mehr eingesehen werden, ohne die Bildlaufleiste zu verwenden. Wenn Sie jedoch Spalten und Zellen vertauschen, paßt wieder alles auf eine Bildschirmseite. Dies funktioniert mit Hilfe eines kleinen Tricks ganz einfach. Selbst umfangreiche Tabellen lassen sich auf diese Weise problemlos umstellen.

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An der vorher festgelegten Stelle wird eine neue Tabelle eingefügt. Sie entspricht exakt der kopierten Tabelle. Nur die Zeilen und Spalten wurden ausgetauscht. Hat alles zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, können Sie die alte Tabelle löschen.

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Markieren Sie zuerst die komplette Tabelle, die verändert werden soll. Rufen Sie dann aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Kopieren" auf. Dann klicken Sie auf die erste Zelle des Bereichs, an dem die geänderte Tabelle eingefügt werden soll. Der neue Bereich darf sich nicht mit der alten Tabelle überschneiden.

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Wählen Sie den Befehl "Inhalte einfügen..." aus. Sie finden ihn ebenfalls im Menü "Bearbeiten". Ein Menüfenster erscheint. Rechts unten finden Sie die Option "Transponieren". Aktivieren Sie diese Option. Anschließend klicken Sie auf "OK". Das Menü wird geschlossen und Excel verarbeitet Ihren Befehl.

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Excel TIP

Lange Texte anzeigen

Verständliche Formeln

Formeln werden verständlicher, wenn Sie für die Zellbereiche Namen vergeben. So wird dann aus der Funktion "Summe(A2:A5)" die Funktion "Summe(Ausgaben)". Wenn sich die Formel auf einzelne Spalten oder Zeilen bezieht, brauchen Sie nicht extra einen Namen zu vergeben. Excel erkennt den Bereich auch, wenn eine entsprechende Spalten- bzw. Zeilenüberschrift vorhanden ist. So würde im obigen Beispiel in der Zelle "A1" der Eintrag "Ausgaben" stehen.

Benutzen Sie in Ihrer Tabelle Zellen, die einen langen Text aufnehmen müssen? Sollte der Text länger als die Zellenbreite sein, wird er später nicht mehr angezeigt. Um dies zu verhindern, können Sie Excel anweisen, einen automatischen Zeilenumbruch durchzuführen.

Über die Texteigenschaften können Sie den Text beliebig verändern.

TIP

Textlänge

Manchmal ist es notwendig, die Länge eines Textes zu ermitteln. Damit Sie die einzelnen Zeichen nicht von Hand abzählen müssen, verwenden Sie die Funktion "Länge". Klicken Sie dazu mit der Maus auf eine leere Zelle Ihres Arbeitsblattes. Rufen Sie den Funktionsassistenten mit der Tastenkombination "Umschalten" + "F3" auf. Wählen Sie unter Kategorie den Eintrag "Alle" aus. Anschließend suchen Sie im rechten Fenster die Funktion "Länge". Nach dieser Auswahl erscheint ein Eingabefenster. Hier geben Sie die Bezeichnung der Zelle ein, deren Textlänge berechnet werden soll (z.B. B52). Als Ergebnis erhalten Sie die Textlänge inklusive aller Leerzeichen.

TIP

Zelleninhalt kombinieren

Mit einer einfachen Funktion können Sie den Inhalt von verschiedenen Zellen kombinieren. Dabei werden die dargestellten Werte als Text behandelt. Unabhängig davon, ob es Zahlen, Währungsbeträge, Texte, usw. sind. Formeln werden ebenfalls ignoriert. Wollen Sie zum Beispiel die Zelleninhalte von "A2" und "D3" verknüpfen, verwenden Sie die Formel "=A2&D3".

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Markieren Sie die Zellen, für die der Zeilenumbruch aktiviert werden soll. Dann rufen Sie aus dem Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte "Ausrichten".

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Unter "Texteigenschaften" finden Sie die Option "Zeilenumbruch". Aktivieren Sie diese und schließen Sie das Menü durch einen Klick auf "OK". Excel führt in dem markierten Bereich einen Zeilenumbruch aus. Dabei werden einzelne Zeilen vergrößert, um den Text komplett darstellen zu können.

Mit Zeilenumbruch werden auch lange Texte angezeigt.

Ganze Blätter kopieren Möchten Sie an einer vorhandenen Tabelle eine Formel verändern? Dann sollten Sie besser mit einer Kopie der Tabelle arbeiten. Falls etwas nicht mehr funktioniert, haben Sie immer noch die eigentliche Tabelle als Sicherheitskopie. Damit Sie nicht die Tabelle markieren müssen oder etwas vergessen, kopieren Sie gleich das ganze Arbeitsblatt. Das ist die schnellste und sicherste Methode. Und Sie brauchen dazu nur die Maus zu benutzen.

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Am unteren Rand des Excel-Fensters sehen Sie eine Auswahlleiste. Auf ihr werden alle Tabellen einer Datei angezeigt (Tabelle1, Tabelle2, usw.). Die aktive Tabelle erkennen Sie an dem weißen Reiter. Um das Arbeitsblatt zu kopieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Reiter und halten die Taste gedrückt. Gleichzeitig drücken Sie die Taste "Strg" und halten diese ebenfalls gedrückt.

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Bewegen Sie den Mauszeiger. Unter dem Mauszeiger erscheint ein Papiersymbol mit einem kleine Pluszeichen in der Mitte. Bewegen Sie das Symbol an das Ende der Tabellenreihe. Lassen Sie anschließend die gedrückten Tasten wieder los. An der gewählten Stelle wird eine Kopie Ihres Arbeitsblattes eingefügt. Es bekommt den selben Namen wie das Original und eine eingeklammerte "2". ❑

Excel TIP

Der einfachste Weg, einen Rahmen um einen Zellbereich zu legen führt über sogenannte Shortcuts. Um einem markierten Bereich einen kompletten Rahmen zuzuweisen, drücken Sie einfach die Tastenkombination "Strg", "Umschalten", "_". Möchten Sie alle Rahmen auf einen Schlag wieder entfernen, drücken Sie einfach "Strg", "Umschalten", ">".

TIP

Spaltenbreiten ändern

Rahmen per Shortcut

Sie können in Excel auf verschiedene Weise die Höhe von Zeilen oder die Breite von Spalten ändern. Methode 1 geht über das Formatmenü. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Markieren Sie die entsprechenden Spalten mit der Maus. Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Eintrag "Spalte/Breite"

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Tragen Sie nächsten Eingabefeld die gewünschte Breite ein.

Shortcut zum Einfügen

Sie sparen sich beim Einfügen eines neuen Arbeitsblattes den umständlichen Weg über das Menü "Einfügen/Tabelle" indem Sie einfach die Tastenkombination "F1", "Umschalten" und "Alt" drücken.

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Sie fahren mit der Maus über den Rand der Schaltfläche mit der Spaltenbeschriftung und verändern die Größe durch Halten und Ziehen mit der Maus. Sie können auch mehrere Spalten gleichzeitig als zusammenhängenden und auch als nicht zusammenhängenden Bereich in der Breite verändern.

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Dazu klicken Sie mit gedrückt gehaltener Taste "Strg" mit der Maus auf die entsprechenden Spaltenschaltflächen und ziehen diese auf die gewünschte Breite. Wenn Sie die Taste "Strg" loslassen, sind die zu verändernden Spaltenbereiche markiert.

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Leichter und schneller geht es jedoch mit der Maus. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie nun die linke Maustaste loslassen, sind alle markierten Spaltenbereiche in der gleichen Breite verändert. Möchten Sie die Zeilenhöhe verändern, gehen Sie entsprechend mit den Zeilenschaltflächen vor.

Standard-Symbolleisten wiederherstellen ➞ Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

TIP

Menübefehle blitzschnell auswählen!

Sie können jeden beliebigen Menübefehl in der Menüleiste oder einer sichtbaren Symbolleiste mit der Tastatur auswählen. Drücken Sie die Taste "Alt", um die Menüleiste auszuwählen. Möchten Sie eine Symbolleiste auszuwählen, drücken Sie "Strg", "Tab". Wiederholen Sie diesen Schritt solange, bis die gewünschte Symbolleiste ausgewählt ist. Geben Sie den unterstrichenen Buchstaben in dem Menünamen ein, der den gewünschten Befehl enthält.

Haben Sie Excel mit vielen neuen Symbolleisten Ihren Wünschen angepaßt und plötzlich fehlt doch eine der Symbolleisten? Wie Sie wieder Ihre Ursprungs-Symbolleisten zurückbekommen, zeigen die folgenden Schritte:

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Wählen Sie das Menü "Ansicht" und dort den Punkt "Symbolleisten" an. Klicken Sie dann auf "Anpassen". Das Dialogfenster "Anpassen" wird eingeblendet. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen". Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja" und ab sofort stehen Ihnen die Original-Symbolleisten wieder zur Verfügung.

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Möchten Sie doch einige Änderungen an den Symbolleisten vornehmen, können Sie das auch über den Befehl "Extras/Anpassen" im

Dialogfeld "Anpassen". Dort ziehen Sie einfach die gewünschten Befehle der einzelnen Menüs auf die entsprechende Symbolleiste.

Zeilenumbruch in einer Zelle Sie kennen sicher das folgende Problem: Manchmal wird eine Excel-Tabelle recht umfangreich. Die einzelnen Spalten fallen dabei oft sehr klein aus, gerade dann, wenn Sie nur Zahlen enthalten. Da wird es besonders schwierig, Text in den Spalten lesbar unterzubringen. Eine Möglichkeit wäre, die Textausrichtung zu ändern. Oder Sie fügen einen Zeilenumbruch in die Zelle ein.

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Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie den Text eingeben wollen. Fangen Sie an, den Text zu schreiben.

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Wenn Sie mit Ihrem Text an das Zellenende gelangen, drücken Sie die Tastenkombination "Alt" und "Eingabe". Damit erreichen Sie einen Zeilenumbruch in der selben Zelle. PCgo! 11/98

Excel Add-ins löschen Im Add-in-Manager von Excel fehlt die Möglichkeit, einmal installierte ➞ Add-ins zu löschen. Excel läßt sich dabei aber trotzdem auf zwei Arten überlisten. Entweder Sie gehen den Weg über die ➞Registrierdatenbank und führen dabei die folgenden Schritte durch:

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Gehen Sie in das Menü "Extras", wählen dort den "Add-in-Manager" an und deaktivieren alle Add-ins, die Sie löschen möchten. Danach beenden Sie Excel.

Excel 97: HKEY_CURRENT_USER/Software/ Microsoft/Office/7.0/Excel

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Klicken Sie nun auf den Add-in-Manager in der Baumstruktur. Jetzt werden alle installierten und derzeit nicht aktiven Add-ins im rechten Fenster angezeigt.

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Markieren Sie dort das Add-in, das Sie entfernen möchten, und wählen den Befehl "Löschen" im Menü "Bearbeiten". Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja" und Sie können weitere Add-ins löschen oder aber den Registrierungseditor verlassen. Trauen Sie sich nicht so recht an die Bearbeitung der Registrierungsdatenbank heran, können Sie auch den Add-in-Manager austricksen:

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Gehen Sie über den Windows-Startbutton auf "Ausführen", lassen das Windows-Verzeichnis durchsuchen und starten den Registrierungseditor REGEDIT.EXE.

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Dort suchen Sie je nach Excel-Version den folgenden Schlüssel: Excel 95: HKEY_CURRENT_USER/Software/ Microsoft/Excel/7.0

Nach der Beendigung von Excel wechseln Sie in den Explorer. Löschen oder verschieben Sie nun die Datei der entsprechenden Addins. Starten Sie Excel und rufen das Menü "Extras/Add-in-Manager" auf.

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Klicken Sie dort auf den Eintrag des Add-ins, das Sie gerade im Explorer gelöscht oder verschoben haben. Da Excel die Datei nicht mehr findet, bietet das Programm an, das Add-in aus der Liste zu löschen.

Deckblatt aus Textverarbeitung Möchten Sie Ihre Tabellen mit einem Deckblatt versehen? Kein Problem, denn sowohl unter Excel 95 als auch 97 können Sie ein Deckblatt einbauen; ganz gleich, bei mit welcher Textverarbeitung Sie es gestaltet haben. Bei der Version 95 gibt es jedoch Probleme bei der Größenskalierung des Blattes. Wir zeigen Ihnen am Beispiel der Textverarbeitung Word, wie Sie das Deckblatt am besten importieren:

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Klicken Sie nun auf das Register der Tabelle, in der das Deckblatt eingebaut werden soll. Über das Menü "Bearbeiten" und den Eintrag "Inhalte einfügen" holen Sie das Deckblatt wieder aus der Zwischenablage. Dabei wählen Sie als Quelle nicht "Microsoft Word Dokument Objekt", sondern "Grafik (Enhanced Metadatei)".

Öffnen Sie Ihre ➞Arbeitsmappe, in der Sie das Deckblatt einfügen möchten. Wählen Sie dort die letzte leere Tabelle an.

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Klicken Sie nun im Menü "Einfügen" den Eintrag "Objekt" und dort den Punkt "Von Datei erstellen" an.

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Belassen Sie das eingefügte Deckblatt wie es ist und legen es mit dem Befehl "Bearbeiten/Kopieren" oder mit der Tastenkombination "Strg", "C" in die ➞Zwischenablage.

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Gehen Sie nun wieder auf die letzte Tabelle und löschen dort das eingebaute Objekt. Wechseln Sie zurück zur Tabelle, in der sich das Deckblatt befindet und skalieren Sie das Bildobjekt nach Ihren Wünschen. ➪

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Excel TIP

Tabellen farbig gestalten

Markierungen trotz Bildlauf

Wenn Sie die Tasten für den Bildlauf (wie zum Beispiel "Bild-Auf" und "Bild-Ab") bei ausgeschaltetem Bildlauf-Feststellmodus verwenden, wird die Markierung entfernt. Wenn die Markierung während der Durchführung eines Bildlaufs beibehalten werden soll, schalten Sie zunächst den Bildlauf-Feststellmodus ein.

Manchmal trägt ein wenig Farbe durchaus zur besseren Lesbarkeit bei, vor allem bei Tabellen die sehr groß sind. Wie das einfach und schnell zu bewerkstelligen ist, zeigen die folgenden Schritte:

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Als erstes markieren Sie den gewünschten Zellenbereich mit der Maus. Klicken Sie anschließend auf den Auswahlpfeil an der Schaltfläche "Rahmen".

Das Fenster mit der Rahmenpalette wird geöffnet. Wählen Sie dort den gewünschten Rahmen aus. Der markierte Zellenbereich wird nun eingerahmt.

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Möchten Sie einen farbigen Hintergrund, markieren Sie zunächst den Zellbereich und klicken dann einfach auf die nächste Schaltfläche "Füllfarbe" in dieser Werkzeugleiste.

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Wie wäre es mit farbiger Schrift? Dafür markieren Sie den gewünschten Zellbereich und klicken auf die Schaltfläche "Schriftfarbe". Dort können Sie dann die entsprechende Schriftfarbe auswählen.

➞ Zwischenablage Oder auch Clipboard genannt, ist ein temporärer Speicher von Windows in einem Betriebssystem oder Anwendungsprogramm, der für den Austausch von Daten reserviert ist. Dort legt beispielsweise die Funktion "Kopieren" eines Anwendungsprogramms den zuvor markierten Text- oder Bildbereich ab, um ihn später per "Einfügen" an einer anderen Stelle oder in einem anderen Programm wieder zu nutzen.

Daten in mehreren Tabellen eingeben Sie haben manchmal Tabellen, in denen dieselben Daten immer wieder vorkommen; zum Beispiel Monatsangaben, Überschriften oder die feststehende jährlich Miete bei einem selbst angelegten Haushaltsbuch über mehrere Jahre. Mit einem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer Arbeitsmappe ein.

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➞ Add in Mit Add in bezeichnet man meist eine Sammlung von zusätzlichen Funktionen oder Optionen, die in das Programm integriert werden. Die Programme werden dadurch in ihrem Leistungsumfang verstärkt und erhalten zusätzliche meist neue Eigenschaften.

➞ Registrierdatenbank Oder auch Registry genannt, ist eine interne Datenbank in Windows 95/98, in der sämtliche Konfigurationsdaten verzeichnet sind. Sie ersetzt die unter DOS verwendeten Konfigurationsdateien "config.sys" und "autoexec.bat" sowie die Initialisierungsdateien von Windows.

Laden Sie das entsprechende Arbeitsblatt. Dann drücken Sie die Taste "Strg" und klicken gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen eingetragen sind. Die Namen der angeklickten Tabellen sind weiß unterlegt. Das bedeutet, daß diese Tabellen aktiv sind.

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Möchten Sie nun Werte in eine Zelle eingeben, werden sie automatisch in den anderen Tabellen übernommen. Sie sollten jedoch beachten, daß die Eingabe der Daten für alle aktiven Tabellen gilt. Möchten Sie Daten in nur einer Tabelle angeben, müssen Sie nochmals die Namen der Tabelle anklicken.

Anpassen von Texten Ein Problem taucht häufig bei Tabellen auf: Die Texte in den Zellen sind zu lang. Doch vorbei sind die Zeiten der umständlichen Anpassung via Spaltenbreite oder Zeilenumbruch. Sie können durch einen simplen Trick Abhilfe schaffen.

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Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Ausrichtung".

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Rufen Sie im Menü "Format" den Punkt "Zellen" auf oder drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und "1"

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Aktivieren Sie dort ganz einfach das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen" und bestätigen die Auswahl mit "OK". Excel paßt die Schriftgröße in der Zelle daraufhin voll automatisch so an, daß die Zeichenkette in die Zelle paßt. ❑

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Excel ➞ Shortcut Das ist eine Tastenkombination,mit der ein bestimmter Befehl schnell ausgeführt werden kann. Shortcuts sind in Excel oft schon vordefiniert. Darum sind in der Menüleiste die Buchstaben unterstrichen, mit denen das entsprechende Menü per Tastatur geöffnet werden kann. Drücken Sie zum Beispiel die Tastenkombination "Alt" und "N", öffnet sich das Menü "Daten".

Namen für Zellen vergeben Daten, die Sie häufig benötigen, können Sie sich auch in umfangreichen Tabellen schnell auf den Bildschirm holen. Dann müssen Sie sich beispielsweise nicht mehr merken, in welcher Zelle der Umsatz des Jahres 1997 steht. Allerdings braucht es dafür einige Vorarbeit:

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Markieren Sie die Zellen, denen Sie einen Namen geben möchten.

Zellbezeichnung auf jeder Seite

Gerade bei großen Tabellen ist es unglücklich, wenn auf der zweiten Seite die Zeilen- und Spaltenbezeichnungen nicht mehr mit ausgedruckt werden. Mit ein paar Handgriffen können Sie das ganz einfach ändern. Markieren Sie als erstes die Spalte oder Zeile, die Sie auf jeder Seite ausgedruckt haben möchten. Dazu klicken Sie entweder auf A,B,C oder auf 1,2,3 – abhängig davon, ob Sie Zeilen oder Spalten markieren möchten. Wenn Sie sowohl die erste Zeile als auch die erste Spalte ausgedruckt haben möchten, klicken Sie zunächst auf "1", halten dann die "Strg"-Taste gedrückt und klicken auf "A". Ziehen Sie jetzt die Markierung bei gehaltener Maustaste so weit, wie Sie sie haben wollen. Klicken Sie anschließend in die Bearbeitungsleiste oben links. In der Eingabezeile tippen Sie "Drucktitel" ein.

Sobald Sie nun die Excel-Tabelle

komplett ausdrucken und diese über mehrere Druckseiten geht, wird der markierte Bereich auf jedem Blatt mit ausgedruckt. Das erleichtert die Orientierung auf den Folgeseiten.

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Geben Sie hier nun den Namen ein, unter dem Sie die markierten Zellen speichern möchten. Das könnte etwa "Umsatz 1997" sein.

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Künftig klicken Sie nur mit der rechten Maustaste auf das schwarze Dreieck neben der Bearbeitungsleiste und im Auswahlfeld "Umsatz 1997" an. Im ➞Excel-Sheet wird dann sofort die entsprechende Stelle angezeigt.

Klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste am linken Bildschirmrand.

TIP

In dieser steht normalerweise die Zellbezeichnung (also zum Beispiel "D7", "E9" etc.)

Gedrehte Texte in Excel

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Werden in PowerPoint gedrehte Texte nach Excel exportiert, verlieren sie dabei ihren Drehwinkel. Denn PowerPoint ist nur bedingt mit Excel ➞kompatibel. Um den Drehwinkel trotzdem zu behalten, gehen Sie wie folgt vor:

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Markieren Sie das gedrehte Textelement in PowerPoint. Kopieren Sie es anschließend mit dem ➞ Shortcut "Strg" und "C" in die Zwischenablage.

punkt "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" in Excel 8.0 ein. Im "Inhalte einfügen"-Dialog müssen Sie das Format "Grafik (Enhanced Metadatei)" wählen.

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Das Zeichnungselement mit dem gedrehten Text wird jetzt als Grafik eingefügt. Der gedrehte Text läßt sich aber nich mehr bearbeiten.

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Fügen Sie es dann über den Menü-

Eigene Symbolleisten anlegen

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So umfangreich die Auswahl an Symbolen in Excel auch ist; viele Funktionen benötigt man gar nicht oder nur selten. Daher kann eine individuelle ➞Symbolleiste viel Platz auf dem Bildschirm sparen und die Übersicht bewahren.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht", "Symbolleiste" und dann "Anpassen".

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Um Veränderungen vorzunehmen, klicken Sie nun etwa auf das Symbol, das Sie entfer-

nen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Symbol aus der Leiste heraus. Nun lassen Sie die linke Maustaste wieder los.

Wählen Sie nun die ➞Registerkarte "Symbolleiste". Hier aktivieren Sie die Symbolleiste, die Sie ändern möchten. Ist diese aktiviert, erscheint ein Häkchen im Kasten vor dem Namen. Außerdem wird die Symbolleiste angezeigt.

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Wollen Sie die Aktion wieder rückgängig machen, klicken Sie auf "Zurücksetzen".

Excel Gleiche Daten in Zellen und Tabellenblättern

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Sie wollen über das ganze Excel-Sheet verteilt dieselben Daten in bestimmte Zellen eingeben? Dazu müssen Sie nicht in jede Zelle extra den Text eingeben oder mit der Kopier-Funktion übertragen. Es geht auch einfacher:

Markieren Sie alle Zellen, in denen der selbe Text stehen soll. Wollen Sie aneinander angrenzende Zellen markieren, halten Sie die "Shift"Taste gedrückt. Wollen Sie auseinanderliegende Zellen markieren, halten Sie während jedes Mausklicks die "Strg"-Taste gedrückt.

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Fangen Sie nun an, den Text in eine der markierten Zellen zu schreiben. Sie können auch über den Zellenrand hinaus Text eingeben.

Drücken Sie jetzt den Shortcut "Strg" und "Return"-Taste. Nun steht der Text in allen markierten Zellen.

Wollen Sie dieselben Daten in mehreren Tabellenblättern eingeben, müssen Sie alle Blätter markieren. Dazu klicken Sie unten links auf die Karteikarte "Tabelle1". Halten Sie wiederum die "Shift"-Taste für angrenzende oder die "Strg"Taste für auseinanderliegende Blätter gedrückt und markieren Sie diese. Geben Sie nun den Text ein. Er erscheint automatisch auf allen markierten Tabellenblättern.

Diagramme schnell erzeugen

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Wollen Sie bestimmte Daten schnell als Grafik angezeigt bekommen, dann markieren Sie den Datenbereich auf dem Arbeitsblatt mit der Maus. Achten Sie aber darauf, daß alle Zellen markiert sind.

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Drücken Sie nun die "F11"-Taste. Aus den markierten Zellen wird eine Grafik angelegt. Gleichzeitig öffnet sich die Diagramm-Symbolleiste; damit können Sie die Grafik weiterbearbeiten, falls Sie das möchten.

Gitternetzlinien entfernen

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Zur Eingabe ist die Gitternetzstruktur in Excel eine große Hilfe. Doch oft macht eine Ansicht ohne die störende Unterteilung mehr Sinn. Und auch beim Druck möchte man meistens auf die Linien verzichten.

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Wollen Sie nur eine Ansicht ohne Linien, dann wählen Sie im Menüpunkt "Extras" den Be-

fehl "Optionen". Hier wählen Sie die Karteikarte "Ansicht" und deaktivieren die Option "Gitternetzlinien". Nun darf das Kästchen davor nicht mehr mit einem Haken versehen sein.

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Dieses Ausschalten der Linien hat aber leider noch nichts mit dem Ausdruck zu tun. Die Linien werden dennoch ausgedruckt. Um auch das zu verhindern, wählen Sie "Datei" und hier "Seite einrichten". Aktivieren Sie die Karteikarte "Tabelle" und deaktivieren Sie hier die Option "Gitternetzlinien".

Beschriftungen anpassen

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Das Problem gibt es in fast jeder Tabelle: Die Beschriftungen sind zu lang. Bisher haben Sie in diesen Fällen mit Spaltenbreiten, Zeilenumbruch in einer Zelle oder der Schriftgröße experimentiert, bis endlich das gewünschte Ergebnis erzielt war.

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Excel 97 macht es Ihnen einfach: Paßt eine Beschriftung nicht ganz in eine Zelle, rufen

Sie aus der Menüleiste "Format" und "Zellen" auf.

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Wechseln Sie auf die Registerkarte "Ausrichtung". Hier aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen". Bestätigen Sie mit "Ok". Excel paßt die Schriftgröße daraufhin automatisch so an, daß der Text genau in die Zelle paßt. ➪

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Excel ➞ Kompatibilität Wenn verschiedene Programme problemlos Daten austauschen können, ist deren Kompatibilität zueinander gewährleistet. Probleme gibt es aber zwischen verschiedenen Programmversionen. So verstehen ältere Versionen nicht die Formate neuerer Versionen. Beim Datenaustausch kann es dann unter Umständen zu Verlusten kommen. Das gilt aber auch beim Austausch von Daten unterschiedlicher Anwendungen. Formatierungen, die etwa in PowerPoint vorgenommen wurden, können in Excel nicht unbedingt wiedergegeben werden.

➞ Excel-Sheet Das ist der Fachbegriff für eine Excel-Tabelle. Dazu gehören sämtliche Arbeitsblätter, eingebettete Formeln, Formatierungen und Verknüpfungen mit Datensätzen, anderen Anwendungen etc.

Alt und Shift beim Zeichnen

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Ebenso wie bei vielen Grafikprogrammen haben die Tasten "Alt" und "Shift" auch beim Zeichnen in Excel eine besondere Funktion. Während Sie ohne gedrückte Taste in Excel beliebig große und frei plazierbare Rechtecke in die Tabelle setzen können, schränken die beiden Tasten die Flexibilität ein und erleichtern so ein exaktes Arbeiten.

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Wenn Sie zum Beispiel die Taste "Shift" drücken, während Sie ein Rechteck oder eine Ellipse aufziehen, lassen sich nur Quadrate oder Kreise erzeugen.

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Wendet man die "Shift"-Taste in Verbindung mit Linien und Pfeilen an, zeichnet Excel nur horizontale und vertikale Linien.

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Drücken Sie die "Alt"-Taste, bevor Sie mit dem Zeichnen beginnen, können Sie die Größe von Rechtecken, Pfeilen, Textfeldern, Kreisbögen und Linien nur sprungweise von Zellenumriß zu Zellenumriß verändern.

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➞ Registerkarte Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Das sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff.

➞ Symbolleiste Viele Programme besitzen neben der Menüleiste zusätzliche Bereiche, in denen Symbole angeordnet sind – die Symbolleisten. Durch einen einzigen Mausklick auf die kleinen Bilder geben Sie dem Programm in Sekundenschnelle einen Befehl.

Drücken Sie dagegen die "Alt"-Taste erst, wenn der Ausgangspunkt des Objekts bereits festgelegt ist, bleibt dieser auf seinem Platz, doch der Endpunkt fällt immer mit einer Zellenecke zusammen.

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Eine weitere Möglichkeit, Rechtecke in der Größe einer oder mehrerer Zellen zu zeichnen, bietet die Funktion "Schatten hinzufügen". Markierte Bereiche statten Sie auf einfache Weise mit einem schattierten Rahmen aus. Markieren Sie dafür mit der Maus den Zellbereich, der mit einem schattierten Rahmen hervorgehoben werden soll. Nachdem Sie die Schaltfläche "Schatten hinzufügen" angeklickt haben, zeichnet Excel ein Rechteck in der Größe des markierten Bereichs. Dieses Objekt können Sie wie alle anderen Objekte verschieben und in der Größe anpassen.

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Verändert man nachträglich die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe, ändert sich die Größe der gezeichneten Objekte entsprechend. Auch das kann der Anwender einschränken.

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Wollen Sie die Größe eines Objekts unabhängig von der Zellengröße halten, markieren Sie das Objekt und klicken es mit der rechten Maustaste an. Im Popup-Menü wählen Sie nun den Eintrag "Objekt formatieren". Wenn Sie im Registerblatt "Eigenschaften" ein Häkchen vor den Eintrag "Von Zellposition und -größe unabhängig" setzen, bleibt das Objekt künftig von den Größenveränderungen der Zellen unbehelligt und behält seine Form.

Nachkommastellen ausrichten

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Haben Sie zahlreiche Nachkommastellen in unterschiedlicher Länge, sieht die Excel-Tabelle oft unübersichtlich aus. Sie können aber mit einem kleinen Trick die Zahlen untereinander ausrichten.

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Markieren Sie die Zellen, die Sie ausrichten wollen.

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Klicken Sie im Auswahlfeld unter "Kategorie" auf "Benutzerdefiniert".

Wählen Sie über das Menü "Format" die Option "Zellen". Klicken Sie auf die Karteikarte "Zahlen".

Markieren Sie anschließend die Zeile "Standard" unter der Option "Formate". Geben Sie dann "0,????" ein.

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Achtung! Die Anzahl der Fragezeichen, muß der Zahl mit den meisten Nachkommastellen entsprechen. Ein Beispiel: Haben Sie eine 4,58964 markiert, dann müssen Sie fünf Fragezeichen eingeben.

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Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Nun sind Ihre Zahlen in den markierten Zellen optimal ausgerichtet. ❑

Excel 97 ➞ Formatieren Unter Formatieren versteht man die optische Gestaltung einer Tabelle oder eines Textes. Hier kann mit unterschiedlichen Zeichengrößen, Schriftarten und Farben gearbeitet werden. In den Tabellen können die Zellen vergrößert, zusammengefaßt, ausgeblendet oder verkleinert werden. All das dient der Übersichtlichkeit gerade langer Tabellenblätter.

Starttabelle ändern Die ➞ Standardmappe, die jedesmal beim Start von Excel und nach dem Aufruf der Funktion "Neu" und "Datei neu" erscheint, können Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen. Danach werden beim Öffnen einer neuen, leeren Tabelle Ihre Einstellungen automatisch verwendet.

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Formatieren Sie die Mappe nach Ihren Bedürfnissen und speichern Sie die Datei anschließend unter "C:\msoffice\excel\xlstart\mappe.xlt". Das Verzeichnis "xlstart" befindet sich eventuell auch in "C:\Programme\Microsoft Offi-

ce\Office". Achten Sie darauf, daß die Endung der neuen Datei ".xlt" lautet. Excel hängt beim Speichern gern ein ".xls" zusätzlich an.

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Beenden Sie Excel und starten Sie es erneut. Ab jetzt steht Ihnen bei jedem Excel-Start diese neue Mappe zur Verfügung.

➞ Zellen Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Sie dient zur Aufnahme von Daten wie Texte, Zahlen oder Formeln. Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Positionin Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an der Buchstaben-Bezeichnung, die Zeilen an den fortlaufenden Zahlen.

Tag-Jahr-Konvertierung

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Ist die Vermietungsdauer z.B für eine Maschine in Tagen angegeben, können Sie durch folgende Formeleingabe automatisch das Alter in Jahren berechnen.

Genauso können Sie auch umgekehrt statt Jahresangaben die Tagesangaben berechnen lassen. Dann gilt folgende Formel: "=ganzzahl (jetzt()-Zelle)". Heraus kommt die Anzahl der Tage.

Die Formel lautet: =ganzzahl((jetzt()-Zelle)/365,25)

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➞ Registerkarte Seit Office 97 arbeitet Microsoft mit den Registerkarten. Klickt man einen übergeordneten Befehl an, so öffnet sich ein Menü. Hier bekommt man dann auf Karteikartenreitern diverse weitere Auswahlmöglichkeiten. Somit können viele Funktionen gebündelt und übersichtlich angeordnet werden. Außerdem spart das Ganze dann auch Platz auf dem ohnehin schon vollen Bildschirm.

➞ Importieren Über die Import/Export-Funktion läuft der Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programme ab. Leider gibt es nicht in jeder Anwendung für alle anderen einen geeigneten Filter. Dann muß mit Datenverlusten gerechnet werden. Die gängigsten Filter in der Textverarbeitung sind zum Beispiel das .txtoder das .rtf-Format. Damit können Texte aus allen Anwendungen konvertiert werden.

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Für "Zelle" setzen Sie die Bezeichnung ein, in der der Tages- bzw. Jahreswert steht.

Verborgene Zellen

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Mit Hilfe eines simplen Tricks können Sie sogenannte "verborgene" Zellen anlegen. Die Eingaben in solche ➞Zellen werden weder ausgedruckt, noch erscheinen sie auf dem Bildschirm. Lediglich in der Bearbeitungsleiste ist der Inhalt einer solchen Zelle sichtbar.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Unter der Option "Kategorie" klicken Sie den letzten Eintrag "Benutzerdefiniert" an.

Klicken Sie in der rechten Spalte auf ein beliebiges Format. Löschen Sie die Eingabezeile indem Sie einmal die Return-Taste betätigen. Geben Sie statt dessen ";;;" (drei Semikolons ohne An-

führungszeichen) ein. Bestätigen Sie mit OK.

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Nun geben Sie in die aktuelle Zelle einen xbeliebigen Text oder Wert ein. Sie sehen ihn in der Bearbeitungsleiste eingeblendet. Sobald Sie eine andere Zelle auswählen, verschwindet auch der Text.

Hilfreiche Tastaturkürzel

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Die aktuelle Zeit können Sie über die Tastaturkombination "Strg + :" einfügen. Das Datum können Sie mit der Tastenkombination "Strg + ." einfügen.

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Sie können Texte oder Werte in mehrere Zellen gleichzeitig eingeben, indem Sie alle betroffenen Zellen markieren. Nun tippen Sie den gewünschten Inhalt ein und betätigen die Tastenkombination "Strg+Enter".

Excel 97 ➞ Formeln

Tabellenbereich berechnen

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Wenn Sie in einer umfangreichen Tabelle mit zahlreichen Formeln arbeiten, werden Sie in der Regel die manuelle Neuberechnung aktivieren wollen. Diese finden Sie in der Menüleiste unter "Extras" und "Optionen". Hier klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Berechnen" und in den Kreis vor "Manuell". Auf diese Weise verhindern Sie, daß Sie nach jeder Eingabe mehrere Minuten warten müssen, bis Excel alle Formeln neu berechnet hat.

als die Tabelle komplett neu zu berechnen. Eine kleine Arbeitserleichterung gibt es aber doch: Wenn Sie lediglich eine einzige Formel neu berechnen wollen, genügt es, einmal "F2" und dann "Return" zu drücken.

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Mit einem Trick können Sie dennoch einen Bereich in Excel berechnen. In einer Tabelle, die auf "manuelle Neuberechnung" (siehe Schritt 1) eingestellt wurde, markieren Sie die Zellen, deren Formeln Sie aktualisieren wollen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier "Ersetzen" an.

Geben Sie unter "Suchen nach" und "Ersetzen durch" jeweils ein Gleichheitszeichen ("=") ein.

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Sie können auch den Zeitpunkt der Neuberechnung selbst bestimmen, indem Sie die Taste "F9" betätigen.

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In einigen Fällen wäre es allerdings wünschenswert, zumindest einen Teil der ➞Formeln in einer Tabelle zu berechnen, da Sie vielleicht eine Eingabe überprüfen wollen. Normalerweise bleibt Ihnen dann nichts anderes übrig,

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Klicken Sie jetzt auf "Alle Ersetzen", um alle Gleichheitszeichen durch sich selbst zu ersetzen. Dadurch ändern Sie zwar nicht die Zellinhalte, aber Sie erreichen, daß die Formeln im ➞markierten Bereich neu berechnet werden. Alle anderen Formeln bleiben unberücksichtigt, so daß Sie nicht auf die Berechnung der kompletten Tabelle warten müssen.

Eine Formel ist eine ganz besondere Anweisung in Excel. Damit sagen Sie dem Programm, was es tun soll. Eine Funktion beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen, danach folgen der Name der Funktion und schließlich die Werte, die bei der Funktion verwendet werden sollen. Beispiel: =SUMME(C2:C8) berechnet die Summe aller Werte aus den Zellen C2 bis C8.

➞ Namensbereich Sie können markierte Bereiche über das Menü "Einfügen" und dort mit den Funktionen "Namen/Festlegen" und "Namen/ übernehmen" mit Namen versehen. Diese Namen können in Formeln und Funktionen für Berechnungen verwendet werden, sofern die bezeichneten Zellen berechenbare Inhalte aufweisen.

➞ Zwischenablage

Bilder ausblenden und Verbindungen lösen

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Mit den Funktionen von Excel können Sie einem Tabellenblatt oder Diagramm Linien, Pfeile, Rechtecke, Bögen oder Vielecke hinzufügen. Auch Freihandfiguren sind möglich. Dazu benötigen Sie die "Zeichnen"-Symbolleiste. Diese finden Sie in der Menüleiste unter "Ansicht", "Symbolleisten" und "Zeichnen". Klicken Sie auf "Zeichnen" und die Leiste mit allen Werkzeugen wird dann am unteren Bildschirmrand eingeblendet. Nun klicken Sie die Werkzeuge und Formen an, die Sie für Ihre Gestaltung benötigen.

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Haben Sie nun bereits einige Formen und Bilder gezeichnet, dann kann der Bildschirm schon einmal etwas unübersichtlich werden. Außerdem dauert der Aufbau des Tabellenblattes und jeder neuen Zeichnung verhältnismäßig lange. Diese Zeit können Sie sich mit einem kleinen Trick sparen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" "Optionen" und hier dann die Registerkarte "An-

sicht" an. Aktivieren Sie im neuen Auswahlmenü nun das Kontrollkästchen "Alle ausblenden".

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Eine Grafik ist normalerweise mit den Zellen verbunden, die unter der Zeichnung liegen. Diese automatische Verbindung kann zum Nachteil werden, wenn sich die Größe der Basiszellen verändert. Um das zu verhindern, markieren Sie das Grafikobjekt, das frei von Zellgrößen angeordnet werden soll.

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Wählen Sie das Menü "Format" und dort "AutoForm..." aus. Hier aktivieren Sie die "Eigenschaften". Klicken Sie das Kontrollkästchen "Von Zellposition und Größe unabhängig" an. Es muß aktiv sein, d.h. ein schwarzer Punkt muß darin erscheinen. ➪

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Die Zwischenablage oder auch Clipboard genannt, ist ein temporärer Speicher von Windows in einem Anwendungsprogramm wie z.B. Excel. Dort legt die Funktion "Kopieren" eines Anwendungsprogramms den zuvor markierten Text- oder Bildbereich ab, um ihn später per "Einfügen" an einer anderen Stelle oder in einem anderen Programm wieder zu nutzen.

➞ Markieren Sobald Sie Eingaben in einer Zelle später verändern möchten, müssen Sie zuerst diese Zelle markieren. Dazu bewegen Sie den Mauspfeil auf die Zelle und betätigen dann die linke Maustaste. Die Zelle erscheint schwarz hinterlegt. Nun können Sie Veränderungen vornehmen. Diese beziehen sich dann nur auf den gerade markierten Raum

Excel 97 TIP

Markieren bestimmter Zellbereiche

Kommentare wiederfinden

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Sie haben irgendwo in Ihrer Excel-Tabelle Kommentare versteckt. Diese finden Sie nicht mehr. Die lange Suche nach den verschwundenen Notizen können Sie sich sparen. Denn es gibt einen Trick, mit dem Sie sich die Sache erleichtern können. Verwenden Sie die Funktion "Gehe zu". Aber Vorsicht! Markieren Sie nur eine Zelle, um die gesamte Tabelle zu durchsuchen. Wenn Sie mehrere Zellen markieren, wird nur in diesen Zellen, statt in der gesamten Tabelle gesucht. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Bearbeiten" und "Gehe zu". Hier klicken Sie auf die Schaltfläche "Inhalte". Wählen Sie das Optionsfeld "Kommentare", wenn die Zellen markiert werden sollen, denen eine Notiz zugeordnet ist. Auf die gleiche Weise können Sie andere Inhalte markieren. Wählen Sie dazu die gewünschten Optionen aus.

Sind Zellbereiche durch Namen oder Zellbezüge erkennbar, können diese sehr schnell und effektiv markiert werden. Betätigen Sie die "F5"-Taste auf Ihrer Tastatur. Nun erscheint das "Gehe zu"-Menü. Hier sehen Sie eine Liste von Zellbereichen, die markiert angezeigt werden können. Klicken Sie die Auswahlmöglichkeit an, die Sie benötigen.

➞ Symbolleiste

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Die meisten Programme für Windows arbeiten mit diesen optischen Befehlsleisten. Meist sind hier alle Befehle der Menüleiste zu finden. Über das Menü "Ansicht" und "Symbolleisten" können Sie sich in Excel alle möglichen Symbole anzeigen lassen. Doch auch individuelle Zusammenstellungen läßt das Programm zu. Bleiben Sie mit dem Mauspfeil einen Moment auf dem Symbol, wird eine Legende eingeblendet, die die Funktion näher erläutert.

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Noch schneller können Sie über den Namensbereich auf die Markierung zugreifen. Diesen finden Sie normalerweise oben links über dem Tabellen-

Mit diesem "Grundlayout" startet Excel jedesmal. Individuellere Einstellungen müssen Sie manuell vornehmen.

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Wollen Sie zwei oder mehr Bereiche markieren, so funktioniert das wie immer mit Hilfe der Strg-Taste. Diese halten Sie einfach während des Markierungsvorganges gedrückt. Somit können Sie beliebig viele Zellen auswählen.

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Wollen Sie Zellen außerhalb eines benannten Bereiches markieren, dann wählen Sie "Bearbeiten" und hier "Gehe zu". Tragen Sie im Textfeld "Bezug" den Zellbezug für die zu markierende Zelle oder den gewünschten Zellbereich ein.

Symbole aus Grafikanwendungen verwenden

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Sie können innerhalb von Excel über die Funktion "Ansicht", "➞ Symbolleisten" und "Anpassen" eigene Leisten zusammenstellen und auch neue Symbole verwenden. Doch Excel bietet auch die Möglichkeit, andere Symbole – etwa aus Grafikanwendungen wie Corel Draw – in seine Leisten einzubinden.

Starten Sie die Grafikanwendung und kopieren Sie das zu übernehmende Symbol in die Zwischenablage. Das Kopieren erfolgt normalerweise mit Hilfe des Shortcuts "Strg+C".

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Öffnen Sie Excel (oder aktivieren Sie es per Klick in die Taskleiste).

Wählen Sie "Ansicht", "Symbolleisten" und "Anpassen"und dort die Registerkarte "Befehle". Markieren Sie hier dann mit dem Mauspfeil das Symbol, das Sie ändern möchten.

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Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü und aktivieren Sie dort die Option "Schaltflächensymbol einfügen". Das Symbol wird ➞importiert.

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Um Verzerrungen oder unscharfe Darstellungen auszuschließen, übernehmen Sie bei der Kopie möglichst nur Symbole in derselben Größe wie das bereits integrierte Schaltflächensymbol. Für ein kleines Symbol ist das gängige Maß 16x15, für eine große Schaltfläche 24x23.

Ändern der Bezugsart

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➞ Standardmappe

blatt. Diesen können Sie mit einem einfachen Mausklick aktivieren und sich eine Option Ihrer Wahl markieren lassen.

In Excel-Tabellen ist jede Zelle genau definiert. Und zwar durch die Längskoordinaten von A, B,C etc. und durch die vertikalen Koordinaten 1,2,3,... etc. Diese Art der Benennung können Sie aber auch ändern. Sie bekommen dann statt der horizontalen Buchstabenreihe auch Zahlen geliefert.

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Wählen Sie dafür "Extras" und "Optionen". Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Allge-

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mein" und dann auf "Bezugsart". Aktivieren Sie nun das Optionsfeld für die Z1S1-Bezugsart.

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Das Ganze können Sie rückgängig machen, indem Sie einfach das Kästchen Z1S1 wieder deaktivieren. ❑

Excel 97 ➞ Hyperlink Hyperlinks sind eigentlich eine Technik, die aus dem Internet kommt. Damit werden mehrere Dokumente auf einem oder verschiedenen Rechnern verknüpft. Wenn Sie den Hyperlink anklikken, springen Sie zu einem anderen Dokument. Dabei können die Dokumente an ganz unterschiedlichen Stellen gespeichert sein. Hyperlinks gibt es aber inzwischen auch in Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen. Meist fallen die Hyperlinks durch einen speziell formatierten Bereich im Text auf. Sie sind farbig unterstrichen oder durch grafische Elemente zum Anklicken gekennzeichnet. In Texten oder Tabellen können Sie auch als Sprungbrett zu anderen Texten oder Tabellen dienen.

Clever gelinkt ➞Hyperlinks müssen nicht unbedingt ins Internet führen: Mit wenig Aufwand können Sie sie auch zum schnellen Navigieren innerhalb einer Arbeitsmappe einsetzen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen", "Namen" und "Festlegen", um jedem Bereich, den Sie per Hyperlink erreichen wollen, einen Namen zuzuweisen. Geben Sie einen Namen ein. Klicken Sie auf die ➞Zelle, in der der Hyperlink erscheinen soll und geben Sie den Text ein; zum Beispiel: "Umsatzplanung". Wählen Sie "Einfügen" und "Hyperlink". Das erste Eingabefeld in der Dialogbox kann leer bleiben, weil sich der Hyperlink auf die aktuelle Datei bezieht.

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Klicken Sie auf den Befehl "Durchsuchen", neben dem unteren Eingabefeld.

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Befindet sich das Ziel des Links auf einem anderen Tabellenblatt in Excel, markieren Sie den entsprechenden Eintrag im Feld. Aktivieren Sie die Option "Festgelegter Name". Anstelle der Blattnamen der aktuellen Mappe werden nun alle verfügbaren Namen angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Ziel und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".

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Der Inhalt der aktuellen Zelle wird blau unterstrichen. Sobald Sie die Zelle anklicken, springt Excel automatisch zu dem zuvor festgelegten Bereich.

Fehlerwerte anzeigen ➞ Diagramme Das sind Schaubilder, mit denen Tabellen grafisch umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Arten von Diagrammen: Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und viele mehr. Jede Art eignet sich für eine bestimmte Tabelle. Bei einer Hochrechnung zur Wahl wird meist ein Kreisdiagramm verwendet. Wenn es mehrere Variablen gibt, bieten sich Balken- oder Liniendiagramme an. Eine große Auswahl vorformatierter Diagramme sind in Excel bereits integriert.

Nicht immer fallen Fehlerwerte in Excel auch wirklich auf. Es ist mühsam, alle Zellen zu finden, in denen Fehler aufgetreten sind. Um sich diese Sisyphusarbeit zu ersparen, machen Sie folgendes:

chen, bis auf die "Fehlerwerte" und verlassen Sie die Dialogbox mit "OK".

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Rufen Sie "Format" und "Zellen" auf, um die fehlerhaften Zellen durch eine auffällige Formatierung zu kennzeichnen. Jetzt haben Sie den Überblick.

Aktivieren Sie die Tabelle, die Sie auf Fehler überprüfen wollen, aktivieren Sie "Bearbeiten" und dort "Gehe zu". Klicken Sie hier auf "Inhalte". Markieren Sie hier "➞ Formeln". Die verschiedenen Kontrollkästchen legen fest, was markiert werden soll. Deaktivieren Sie alle Käst-

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Alle Fehlerwerte, die in der aktuellen Tabelle vorkommen, werden markiert.

Diagramme schnell erreichen ➞ Symbolleiste Hier sind die meist verwendeten Befehle der Menüleiste noch einmal als Schaltfläche dargestellt. Symbolleisten können über das "Ansicht"-Menü ausgewählt werden. Hier sind bestimmte Funktionen bereits gegliedert. In der Format-Symbolleiste sind so zum Beispiel die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Die Symbole erleichtern das Arbeiten, da sie Befehle schnell ausführen.

Meist werden in Excel keine separaten Diagramme verwendet, sondern die Diagramme werden gleich in eine Tabelle eingebettet. Man kann sie positionieren und in der Größe verändern. Haben Sie mehrere Diagramme eingefügt, kann es schwierig werden, genau die gewünschte Grafik auszuwählen. Man kann zwar jedem ➞ Diagramm einen Namen geben, aber es fehlt eine Funktion, diese gezielt auszuwählen. Besser wird es mit diesem Trick:

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Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und "Gehe zu".

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Klicken Sie hier auf "Inhalte". Aktivieren Sie die Option "Objekte" und bestätigen mit "OK". Excel markiert nun sämtliche Objekte der Tabelle.

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Mit "Tab" und "Umschalt +Tab" wählen Sie jeweils das nächste bzw. vorhergehende Objekt an, so daß Sie innerhalb von wenigen Sekunden das gesuchte Diagramm ausfindig machen können. Danach klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um die Markierung aufzuheben.

Excel 97 Zellformate rückgängig machen Haben Sie sich beim Eintippen einer Kommazahl vertippt, ändert sich das Zellformat. Geben Sie z.B. statt "12,1" "12.1" ein, wird das als Datum gelesen. Geben Sie die Zahl dann richtig ein, versteht Excel das wieder nicht richtig.

Wählen Sie statt dessen nun die Zelle aus und klicken Sie in der Menüleiste auf "Bearbeiten". Hier wählen Sie die Option "Inhalte löschen" und "Formate". Geben Sie nun die Zahl ein, wird sie richtig erkannt.

Formeln überprüfen Angenommen Sie haben eine lange Formel eingetippt. Excel zeigt zwar ein Ergebnis an, aber das kann nicht stimmen. Um den Fehler in der Formel zu finden, können Sie diese Schritt für Schritt überprüfen.

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Markieren sie mit der Maus einen Teil der Formel. Drücken Sie dann die Taste "F9". Excel

Auf dem Bildschirm wird eine Zelle als grauer Kasten dargestellt. Darin können Zahlen, Formeln oder Texte stehen. Jede Zelle wird durch Buchstaben und Zahlen gekennzeichnet. Für Spalten werden Buchstaben verwendet, für Zeilen Zahlen. Die erste Zelle eines Tabellenblattes hat somit die Adresse "A1".

zeigt nun das Ergebnis aus dem markierten Teil der Formel.

➞ Formel

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Drücken Sie dann die Esc-Taste. Die Formel wird wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt.

Nur Texte, keine Formate Sie haben ein Tabellenblatt bereits formatiert. Nun wollen Sie die Inhalte in eine weitere Tabelle übertragen. Die Rahmen und Linien sollten dabei aber nicht berücksichtigt werden.

➞ Zelle

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Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Wählen Sie zum Einfügen nun "Bearbeiten " und "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie dann entweder "Werte" oder "Formeln".

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Markieren Sie den Bereich, dessen Text Sie kopieren möchten. Wählen Sie "Bearbeiten" und "Kopieren". Oder das Kopieren-Symbol in der Standard-➞ Symbolleiste.

Wollen Sie etwas berechnen, dann benötigen Sie eine Formel. Eine Formel beginnt immer mit dem "="-Zeichen. Viele Formeln sind hier bereits vordefiniert. Sie können aber auch eigene Berechnungen durchführen. Für Anfänger eignet sich hier der Formel-Assistent, der viele Schritte bereits automatisiert.

TIP

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Haben Sie das falsche Format bereits übertragen, dann markieren Sie diesen Bereich nochmals. Wählen Sie "Bearbeiten", "Löschen" und "Formate". Die Formatierungen sind weg.

Das bedeuten die Fehlermeldungen

Haben Sie Fehler auf dem Tabellenblatt, dann meldet Excel dies teils mit etwas kryptischen Zeichen. Hier die häufigsten und ihre Bedeutung. Fehlermeldung

Ausdruck abkürzen Sie haben eine umfangreiche Excel-Datei und wollen diese nun ausdrucken. In der Datei befinden sich sowohl Tabellen als auch einige Grafiken. Letztere benötigen Sie aber beim Ausdruck gar nicht. Dann können Sie diese auch für den Druck entfernen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Objekte. Wählen Sie den Befehl "Objekt formatieren". Löschen Sie auf der Registerkarte "Eigenschaften" das Häkchen vor "Objekt/Grafik drucken". ❑

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Wählen Sie alle Grafiken per Mausklick aus. Halten Sie dabei die Umschalt-Taste gedrückt. Ist das zu aufwendig, dann blenden Sie über "Ansicht" und "Symbolleisten" die "Zeichnen"-Symbolleiste ein. Klicken Sie hier auf das Symbol "Objekte markieren" und ziehen Sie mit der Maus ein großes Rechteck auf, in dem alle Objekte enthalten sind. Diese werden dann markiert.

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Bedeutung

Bezug

Die Formel bezieht sich auf eine gelöschte Zelle oder auf eine nicht auffindbare Datei

Div/0

Division durch Null

NV

Der erwartete Wert ist nicht vorhanden

Name?

Der verwendete Name existiert nicht

Null!

Zwischen den angegebenen Bereichen gibt es keine Schnittmenge

Wert!

Argument oder Operand hat den falschen Datentyp

Zahl

Die Zahl ist als Schätzwert unbrauchbar

Excel 97 ➞ Formel

Mustervorlagen einrichten

Wollen Sie in Excel etwas berechnen, benötigen Sie eine Formel. Die beginnt immer mit dem "="-Zeichen. Viele Formeln sind bereits vordefiniert, Sie können aber auch eigene Berechnungen durchführen. Für Anfänger ist der Formel-Assistent gut, der viele Schritte bereits automatisiert.

Sie haben zum Beispiel gerade eine Rechnung an einen Kunden geschrieben, die notwendigen Zeilenbeschriftungen, Formeln etc. eingegeben. Nun können Sie diese Rechnung auch als Muster für weitere abspeichern. Dann brauchen Sie nicht jedesmal wieder die fiFormeln und fiFormatierungen eingeben.

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Wollen Sie das nächste Mal auf den Ordner zugreifen, öffnen Sie Excel und klicken dann auf "Datei" und "Neu". Nun klicken Sie doppelt auf die gerade benannte Datei. Und schon können Sie eine neue Rechnung schreiben.

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➞ Formatierungen So legen Sie das Erscheinungsbild des Dokumentes fest. Word unterscheidet dabei zwischen: Zeichenformatierung: Dazu gehören etwa die Schriftart und der Schriftgrad. Absatzformatierungen: Diese umschließen den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge. Seitenspezifische Formatierungen: Diese beeinflussen zum Beispiel die Größe des Seitenrandes, die Papiergröße und die Anzahl der Textspalten.

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Lese-Ecke

IP TEndlich ein Buch über Design, das auch wirklich so aussieht: Web Graphics ist ein Buch, das sich voll und ganz dem Gestalten von Internet-Seiten widmet. Dabei wurde das Buch selbst mit dem Adobe-Designpreis ausgezeichnet. Aber auch der Inhalt kann sich sehen lassen: Egal, ob es um HTML-Grundlagen, die wichtigsten Programme zur Seitengestaltung oder Tips (etwa zur Bildbearbeitung) geht – Web Graphics vermittelt PraxisWissen auf kompetente und interessante Weise und ist damit ein Buch, das viel zu gut und zu schön nur fürs Regal ist. Auch wenn Sie kein Vorwissen haben, ist dieses Buch zu empfehlen.

Es empfiehlt sich, zunächst die Anschrift des Kunden zu löschen. Ziehen Sie dazu mit gedrückter Maustaste über die entsprechenden Zeilen und drücken Sie dann die "Entf"-Taste. Sie können auch einen Buchstaben stehen lassen, dann wissen Sie sofort, wie diese Zeile formatiert ist.

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Wählen Sie "Datei" und hier "Speichern unter". Als Dateityp wählen Sie "Mustervorlage" aus. Im Textfeld zu "Speichern in" klicken Sie auf den ➞Vorlagen-Ordner. Vergeben Sie nun noch einen passenden Dateinamen.

Auswahlliste verwenden Sie tippen in Excel eine längere Liste ein, etwa von Kunden. Nun kann es sein, daß sich Kundennamen wiederholen. Ist das der Fall, dann können Sie sich mit Hilfe der Auswahlliste lästige Tipparbeit sparen.

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Voraussetzung ist, daß in der jeweiligen Spalte bereits einige Namen stehen und Sie in derselben Spalte einen bereits eingegebenen Namen nochmals verwenden möchten. Geben Sie so viele Zeichen ein, bis sich die ➞AutoEingabe-Funktion meldet.

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Klicken Sie die selbe Zelle nun mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü die Option "Auswahlliste".

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Nun müssen Sie nur noch auf den gewünschten Namen klicken und dieser wird vervollständigt. Zeit sparen können Sie hier allerdings erst mit viel Übung.

Alle Kopfzeilen gleich benennen Für alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe soll die gleiche Kopfzeile erscheinen. Als Text für die Kopfzeile soll der Name eines Blattes automatisch auch für alle anderen vergeben werden. Über das Menü "Datei" und "Seite einrichten" können Sie die Registerkarte "Kopf-/Fußzeile" zwar anklicken, aber hier kann leider immer nur die Kopfzeile des aktuellen Tabellenblattes manuell eingestellt werden. Doch auch hier haben wir eine Lösung für Sie parat.

info Addison-Wesley ISBN: 3-8273-1361-9 Preis: 79 Mark

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Um alle auf einmal zu benennen, markieren Sie alle Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Halten Sie die "Umschalt"Taste gedrückt und selektieren Sie alle Tabellenblätter (in der Leiste unter dem Tabellenblatt) mit einem Mausklick.

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Wählen Sie in der Menüzeile "Ansicht" und hier "Kopf-/ Fußzeile. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Benutzerdefinierte Kopfzeile", wechseln Sie in den Bereich der Kopfzeile (zum Beispiel "Mittlerer Bereich:") und geben hier den gewünschten Kopfzeilentext ein. In der Seitenansicht sehen Sie den Text der Kopfzeile auf jedem Tabellenblatt.

Excel ➞ Vorlagen

Tabellen optimieren Angenommen, Sie haben aus einer Tabelle ein Balkendiagramm erstellt, das aber falsch sortiert ist. Statt einer aufsteigenden Sortierung möchten Sie lieber eine absteigende.

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Damit Sie das erreichen, klicken Sie die horizontale (x-) Achse doppelt an.

Im Dialogfeld wählen Sie dann die Registerkarte "Skalierung" aus. Setzen Sie ein Häkchen vor die Option "Rubriken in umgekehrter Reihenfolge". Das ➞Diagramm wird sofort neu gezeichnet.

"Schrift" können Sie dann Formatierungen vornehmen.

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Sie können auch den Hintergrund des Balkendiagrammes einfärben. Dazu klicken Sie eine freie Stelle der Diagrammfläche an. Es öffnet sich eine Symbolleiste zur Diagrammfläche. Klicken Sie hier auf das Symbol mit der Hand und das Dialogfeld "Diagrammfläche formatieren" erscheint. Hier können Sie auf der Registerkarte "Muster" eine passende Füllfarbe und einen Rahmen aussuchen. Der Rahmen ist nur optional. Für ein tolles Design stehen eine ganze Menge Gestaltungsmöglichkeiten zur Auswahl (über die Schaltfläche "Füllbereiche"). Klicken Sie eine passende Struktur an.

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Wollen Sie Beschriftungen des Diagramms, etwa Titel, Achsenbezeichnungen und Legenden verschieben, müssen Sie diese lediglich mit der Maus anklicken und bei gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle verschieben. Um den Titel des Diagramms zu verändern, müssen Sie diesen doppelt anklicken. Dann erscheint ein Dialogfeld. Mit Hilfe der ➞ Registerkarte

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Anstelle von vorgegebenen Strukturen und Mustern können Sie auch fertige Grafiken importieren. Diese können Sie über die Schaltfläche "Weitere Strukturen" oder über das Register "Grafik" und "Grafik markieren" importieren.

Mehrere Befehle rückgängig machen Neu in Excel 97 ist das Rückgängigmachen mehrerer Befehle gleichzeitig. Sie müssen also nicht der Reihe nach die letzten fünf Befehle zurücknehmen, sondern erledigen das in einem. .

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Dies geht sowohl über das Menü "Bearbeiten" (mit dem Punkt "Rückgängig") als auch über die Symbolleiste. In der Bearbeitungsleiste wird immer angezeigt, welcher Schritt gerade rückgängig gemacht wird.

In der ➞Symbolleiste klicken Sie auf das schwarze Dreieck neben dem blauen Pfeilsymbol. Eine Auswahlliste öffnet sich. Hier müssen Sie die Aktion(en) markieren, die Sie zurücknehmen möchten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

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Arbeitsmappe im Ausdruck benennen Sie haben eine Tabelle angelegt und möchten im Ausdruck nun auch automatisch den Namen der Arbeitsmappe – ohne den Verzeichnispfad – einfügen.

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Um den Dateinamen einschließlich des Verzeichnispfades einzugeben, können Sie einfach auf eine Excel-Funktion zurückgreifen. Dazu geben Sie in die entsprechende Zelle folgendes ein: =ZELLE("Dateiname")

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Möchten Sie nur den Dateinamen einfügen, können Sie die folgende Funktion verwenden: =TEIL(ZELLE("Dateiname");FINDEN("[";ZELLE("Dateiname"))+1;FINDEN("]";ZELLE("Dateiname"))-FINDEN("[";ZELLE("Dateiname"))-1). Allerdings muß die Datei bereits einmal gespeichert sein, um die Funktion auch wirksam werden zu lassen. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und hier "Speichern unter". Vergeben Sie einen Namen und speichern Sie die Datei im richtigen Ordner.

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Benötigen Sie öfters denselben Brief oder ähnliche Rechnungen, empfiehlt es sich, diese als Vorlagen zu speichern. Dazu geben Sie nur die immer gleich bleibenden Einheiten ein. Zum Beispiel die Adressblöcke, das Datum, die Anrede. Diese formatieren Sie korrekt und müssen dann nur für jede neue Rechnung die Anschrift ersetzen und sie als Dokument abspeichern.

➞ AutoEingabe Wiederholen sich bestimmte Eingaben, dann tritt die AutoEingabe in Erscheinung. Haben Sie etwa bereits irgendwo auf dem Tabellenblatt die Worte "Konto" und "Kunde" eingegeben, müssen Sie nur noch die ersten beiden Buchstaben eintippen und Excel vervollständigt bei Bedarf den Namen. Tippen Sie also "Ku" ein, macht Excel "Kunde" daraus. Wollen Sie das nicht, tippen Sie einfach weiter. Möchten Sie den Vorschlag übernehmen, drücken Sie die "Return"-Taste. Stört Sie diese automatische Form der Eingabe, wählen Sie in der Menüleiste "Extras/Optionen". Hier löschen Sie unter der Registerkarte "Bearbeiten" das Häkchen vor "AutoEingabe für Zellwerte aktivieren".

➞ Diagramme Das sind Schaubilder, mit denen Tabellen grafisch umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Arten Diagramme: Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und viele mehr. Jede Art eigenet sich für eine bestimmte Tabelle. Bei einer Hochrechnung zur Wahl wir meist ein Kreisdiagramm verwendet. Wenn es mehrere Variablen gibt, bieten sich Balken- oder Liniendiagramme an. Eine große Auswahl bereits vorformatierter Diagramme sind in Excel schon integriert. Die Beschriftung ist sehr einfach.

Excel ➞ Symbolleiste Hier sind die meist verwendeten Befehle der Menüleiste noch einmal als Schaltfläche dargestellt. Symbolleisten können über das "Ansicht"-Menü ausgewählt werden. Hier sind bestimmte Funktionen bereits gegliedert. In der "Format"-Symbolleiste sind etwa die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Die Symbolleiste erleichtern das Arbeiten, da sie schnell ausgewählt werden können und nicht erst das Menü aufgerufen werden muß.

Kopieren in belegte Zellen Oft ist es notwendig, daß Daten innerhalb einer Tabelle kopiert oder verschoben werden müssen. Problematisch wird es, wenn der Bereich, in den die Daten verschoben werden, bereits Daten enthält. Es gibt allerdings die Möglichkeit, vor dem Einfügen die schon eingetragenen Inhalte nach rechts oder nach unten zu schieben. Markieren Sie zunächst alle ➞Zellen, die Sie verschieben möchten. Klicken Sie dazu auf die erste Zelle des Bereiches, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen über den gesamten Bereich.

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Eine sehr nützliche Funktion sind die sogenannten "Bedingten Formate". Damit werden Werte etwa in grün oder rot dargestellt, wenn Sie eine bestimmte Bedingung erfüllen. Markieren Sie zunächst den Tabellenbereich, für den Sie zum Beispiel bestimmte Höchst- und Tiefstwerte in der Jahresabrechnung markieren möchten. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Format" und hier auf "Bedingte Formatierung".

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Ein Dialogfeld öffnet sich, in das Sie bis zu drei Bedingungen eingeben können.

➞ Zelle Auf dem Bildschirm wird eine Zelle als grau umrandeter Kasten dargestellt. Darin können Zahlen, Formeln oder Texte stehen. Jede Zelle ist genau definiert. Sie wird durch Buchstaben und Zahlen gekennzeichnet. Für Spalten werden Buchstaben verwendet, für Zeilen Zahlen. Die erste Zelle eines Tabellenblattes hat somit die Adresse "A1".

TIP

Farbe grün zu. Die ausgewählte Farbe erscheint im Dialogfeld

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Klicken Sie jetzt auf "Hinzufügen". Nun können Sie die zweite Bedingung eingeben. Wählen Sie wieder "Zellwert ist" und dieses Mal "kleiner oder gleich". Über "Format" wählen Sie hier nun eine rote Farbe zur Kennzeichnung aus. Alle Zahlen, die nun die erste Bedingung erfüllen, werden grün, alle, die die zweite Bedingung erfüllen, rot angezeigt.

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Im ersten Textfeld zu "Bedingung 1" übernehmen Sie "Zellwert ist" und wählen dann im Auswahlfeld "größer oder gleich". Im dritten Textfeld daneben können Sie entweder einen bestimmten Wert vorgeben (etwa "20000") oder eine Zelladresse etwa ("C1")angeben.

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Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Format" und weisen Sie dieser Bedingung die

Die bedingte Formatierung wird nur angezeigt, wenn die jeweilige Bedingung erfüllt ist. Ändern Sie die Werte, dann wird die Bedingung neu überprüft. Natürlich können die bedingten Formate auch für Zellen mit Formeln angewandt werden. Wollen Sie das bedingte Format wieder löschen, dann öffnen Sie wiederum das Dialogfeld zum bedingten Format und klicken dort die Schaltfläche "Löschen" an. Wie alle anderen Formatierungen können auch bedingte Formate mit dem Format-Pinsel auf andere Zellen übertragen werden.

Alle Dateien gleichzeitig schließen

Zeilen dazufügen & löschen

Um schnell eine Zeile zu löschen, gehen Sie so vor: Markieren Sie die Zeile und drücken Sie den Shortcut "Strg" und "+". Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese und drücken "Strg" und "-".

Ziehen Sie den Bereich an die neue Stelle. Fahren Sie dazu mit der Maustaste zur Zellenbegrenzung. Halten Sie dabei sowohl die rechte Maustaste als auch die "Umschalt"-Taste gedrückt, wenn Sie den neuen Bereich einfügen möchten. Dann werden die ursprünglichen Zellformatierungen gelöscht. Drücken Sie die "Umschalt"-Taste nicht, dann bleiben Formatierungen erhalten, die Sie unter Umständen gar nicht wollen. Beim Kopieren halten Sie Tastenkombination "Strg"- und "Umschalt"-Taste gedrückt. Lassen Sie die Maustaste los, können Sie entscheiden, was Sie an dieser Stelle einfügen wollen.

Bedingte Formatierung

➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Paketes. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite eines Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben. Klicken Sie auf die Registerkarte, kommen Sie in ein weiteres Menü mit Änderungsmöglichkeiten. Diese Art der Zusammenfassung sorgt für Übersicht am Bildschirm.

2

Statt zu einer Zeit nur eine Datei zu schließen, können Sie alle Dateien im Speicher zur selben Zeit schließen.

1

Sie müssen nicht einmal vorher alle Dateien separat speichern. Halten Sie die "Umschalt"-

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Taste gedrückt, bevor Sie die Maus in die Menüzeile bewegen.

2

Klicken Sie auf "Datei". Sie sehen den Befehl "Alles schließen". Sind einige Dateien noch nicht gespeichert, können Sie das nachholen.

Excel 97 ➞ verknüpfen Mit Hilfe von Verknüpfungen gewährleisten Sie, daß Ihre Daten immer und überall auf dem aktuellsten Stand sind. Haben Sie zum Beispiel Teile einer ExcelTabelle nach Word exportiert und ändern Sie dann die Werte in der Tabelle, werden mit einer aktivierten Verknüpfung auch die Werte in Word aktualisiert.

Eine Excel Verknüpfung einrichten

1

Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei, in der sich die Daten befinden, die Sie zum Beispiel mit einer Word-Datei ➞verknüpfen möchten.

2

Nun öffnen Sie auch das Word-Dokument. Drücken Sie die Tasten "Alt" + "Tab". Drücken Sie so oft auf die "Tab"-Taste, bis sich der blaue Rahmen um das Excel-Programmsymbol befindet.

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➞ Argumente Ein Argument ist ein Element einer Formel. Die Formel selbst besteht aus mehreren Argumenten. So ist etwa bei der Funktion "Rmz" ein Argument der Zinssatz, ein anderes die Laufzeit des Zinses usw.

TIP

Eigene Diagramme entwerfen

Um einen eigenen Diagrammtyp zu entwerfen, wählen Sie einen Standardtyp aus und formatieren diesen ganz nach Ihren Wünschen. Wählen Sie dann "Diagramm" und "Diagrammtyp". Klicken Sie hier auf "Spezial". Wählen Sie nun "Benutzerdefiniert" und klicken Sie auf "Hinzufügen". Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf "OK". Nun können Sie das nächste Mal auf Ihr eigenes Diagramm unter dem gerade vergebenen Namen zugreifen.

Markieren Sie nun den Bereich der Tabelle, den Sie verknüpfen möchten und drücken den Shortcut "Strg+ C" zum Kopieren des Bereiches.

4

Wechseln Sie nun nach Word. Wählen Sie "Bearbeiten" in der Menüleiste und hier "Inhalte einfügen".

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Aktivieren Sie im Dialogfeld "Inhalte einfügen" die Option "Verknüpfen". Wählen Sie dann aus der Liste "Excel Arbeitsblatt". Bestätigen Sie mit "OK". Sobald Sie nun Änderungen in der

Excel-Datei vornehmen, wird auch die WordDatei aktualisiert.

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Wollen Sie noch einen Rahmen um das verknüpfte Objekt ziehen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt. Wählen Sie nun "Format" in der Menüleiste und hier "Objekt". Klicken Sie auf die Registerkarte "Farbe und Linien". Wählen Sie eine beliebige Einstellung. Klicken Sie auf "OK" und der Rahmen wird eingefügt.

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Mit einem Doppelklick auf die eingefügte Excel-Datei wird Excel gestartet und die ursprüngliche Anwendung wieder geöffnet.

Von der Zeile in die Spalte Daten, die Sie kopieren, müssen nicht immer in der gleichen Anordnung eingefügt werden. So können zum Beispiel Daten aus Zeilen durchaus auch in Spalten angeordnet werden.

1

Dazu markieren Sie den Bereich, dessen Daten Sie kopieren möchten. Drücken Sie dann den Shortcut "Strg+C", um die Daten zu kopieren.

2

Wählen Sie die erste Zelle des Zielbereiches mit einem linken Mausklick an. Jetzt klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste. Ein Kontextmenü öffnet sich.

3 4

Wählen Sie hier "Inhalte einfügen". Nun öffnet sich ein Dialogfenster.

Aktivieren Sie im Auswahlmenü das Kästchen "Transponieren". Klicken Sie auf "OK". Die vorher kopierten Daten sind nun in Spalten angeordnet.

Kopieren einmal anders TIP

Seitenumbruch entfernen

Beim Drucken hat Excel meist bereits eigene Seitenumbrüche definiert. Diese können Sie nicht so ohne weiteres entfernen. Einzige Möglichkeit: Sie setzen selbst einen Seitenumbruch oberhalb des von Excel definierten. Setzen Sie Ihren unterhalb, werden beide ausgeführt.

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Den normalen Kopiervorgang per Menü oder Tastatur kennt inzwischen wohl jeder. Doch wussten Sie, daß Excel auch Formeln kopiert, die gerade erst eingegeben werden?

Benötigen Sie die Formel in den nebenstehenden Spalten B3, C3 etc. für weitere Autos des Fuhrparks, dann bietet sich das Kopieren während der Eingabe ein.

1

3

Sie haben zum Beispiel in der Zelle A1 die monatliche Rate für Ihr Auto eingetragen. In der Zelle A2 steht die Anzahl der zu zahlenden Monatsraten. Nun möchten Sie wissen, wieviel Sie insgesamt zahlen müssen und geben die Formel dazu in die Zelle A3 ein.

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Markieren Sie den Bereich von A3 bis C3. Geben Sie "=" ein und klicken Sie auf A1. Geben Sie das Multiplikationszeichen ein und klicken Sie auf A2. Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und drücken Sie die "Return"-Taste. Nun werden alle Informationen der ersten Zelle (A3) in alle anderen noch markierten Zellen übertragen. PCgo! 5/99

➞ Rtf

Der richtige Dreh Bisher war es äußerst schwierig, Text in einzelnen Zellen pfiffig und individuell anzuordnen. Am einfachsten war noch immer die sture horizontale Ausrichtung. Mit Excel 97 hat sich das jetzt geändert. Der Text kann beliebig gedreht werden.

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Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drehen möchten. Wählen Sie dann in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Wählen Sie die Registerkarte "Ausrichtung". Rechts klicken Sie auf das vertikale Ausrichtungsfenster, wenn Sie den Text von oben nach unten anordnen möchten.

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Klicken Sie auf das rechte Feld, wenn Sie den Text selbst in einem bestimmten Winkel anordnen möchten.

Das Rich Text Format ist eine Möglichkeit, Text aus verschiedenen Textverarbeitungen auf jedem beliebigen Editor zu lesen. Speichern Sie den Text etwa im Word-Format, gehen beim Laden in ein anderes Programm meist nicht nur die Formatierungen verloren, sondern auch die Buchstaben sind nicht mehr zu entziffern. RTF ist also ein Grundformat, das nur den Text, nicht aber die Formatierungen speichert.

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Klicken Sie dann auf das Wort "Text" im Vorschaufenster. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Wort nach oben oder nach unten. Auf diese Weise können Sie selbst den Winkel einstellen.

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Das geht natürlich auch numerisch, indem Sie in das Feld "Winkelgrad" die entsprechende Zahl eingeben. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit "OK". Der Text erscheint nun gedreht. Die Höhe der Zellen paßt sich auch automatisch an die Höhe des längsten Wortes an.

TIP

Werte statt Formeln Normalerweise werden immer die Ergebnisse einer Formel und nicht die Formel selbst in den Zellen angezeigt. In der Bearbeitungsleiste ist das genau andersherum. Beim Kopieren wird allerdings meist die Formel und nicht der Wert kopiert. Das können Sie ändern.

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Wählen Sie die Zelle mit der zu kopierenden Formel. Klicken Sie auf das Symbol "Kopieren" in der Symbolleiste oder wählen Sie den Befehl aus dem Menü "Bearbeiten".

Ist die Excel-Tabelle, die Sie in Word einfügen möchten, sehr lange und geht über eine Seite hinaus, dann fügen Sie sie nicht als Excel-Tabellenobjekt ein. Wählen Sie statt dessen ➞Rtf als Format. Die Daten sehen dann zwar wie eine Word Tabelle aus, aber hier kann ein Seitenumbruch vorgenommen werden. Dieser wäre sonst nicht möglich. Wählen Sie statt Rtf die Option "Unformatierter Text", erscheinen die Excel-Daten als Zahlen, die durch Tabulatoren getrennt sind. Das kann unter Umständen ziemlich verwirrend aussehen. Am besten, Sie testen von Fall zu Fall, wie Ihre Daten optimal aufbereitet werden.

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Klicken Sie an die Stelle, an der die Kopie der Formel bzw. des entsprechenden Wertes eingefügt werden soll.

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Wählen Sie nun in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier den Unterpunkt "Inhalte einfügen". Klicken Sie auf "Werte". Nun bestätigen Sie mit "OK". In der Zelle wird jetzt lediglich der Wert hinterlegt und nicht mehr die Formel.

Bereichsnamen vergeben Gerade wenn verschiedene Leute an einer Tabelle arbeiten, ist es oft sinnvoll, statt der kryptischen Formeln bestimmte Bereichsnamen für Werte zu vergeben. Denn statt (B2/12,B3,B1) liest es sich doch für Fremde leichter, wenn dort steht: (Zinsrate/12,Periode,Kredit). Dann weiß jeder, was gemeint ist.

1 2

TIP

Übernehmen Sie die Daten aus dem Tip zur RMZ-Funktion (siehe Seite XX oben).

Markieren Sie nun die Zelle B4. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Namen", "Festlegen".

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Excel hat bereits einen Namen vergeben. Diesen können Sie behalten oder ändern. Klicken Sie auf "Hinzufügen und auf "OK". Gehen Sie so auch für die anderen Zellen vor. PCgo! 5/99

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Sie haben nun alle Zellnamen definiert und können diese in die Formel einsetzen. Dazu klicken Sie auf die Zelle B4, in der die Funktion eingegeben wird. Geben Sie nun die Formel mit Worten ein: =RMZ(Zinsrate/12,Periode,Kredit) Excel berechnet nun dasselbe wie im nächsten Tip, doch nun versteht jeder die Formel ohne langes Überlegen.

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Einfügen langer Tabellen

➪

Liste aller Arbeitsblätter

Sie können in Excel beliebig viele Arbeitsblätter benennen und hinzufügen. Befinden Sie sich allerdings gerade auf dem letzten, dann müßten Sie sich theoretisch mit Hilfe der Pfeile zurückklicken. Das ist umständlich. Einfacher geht es wenn Sie auf einen der Registerpfeile links unten mit der rechten Maustaste klicken. Nun erscheint ein Menü mit allen tieferliegenden Arbeitsblättern. Hier klicken Sie das Gewünschte an und fertig.

Excel

TIP

Die RMZ-Funktion

Seitenanzahl selbst definieren

Sie können eine Tabelle beim Drucken auf beliebig viele Seiten verteilen. Wählen Sie dazu das Dialogfenster "Seite einrichten" im Menü "Datei". Hier geben Sie dann die gewünschte Seitenzahl an. Nun können Sie die Schrift beliebig vergrößern oder verkleinern.

Die RMZ (regelmäßige Zahlung)-Funktion zeigt, daß nicht einfach immer nur Werte eingegeben werden können, sondern daß es auf eine Vielzahl diverser ➞Argumente ankommt. Dabei fällt es dem Laien aber oft schwer, sich immer an die Art der Argumente zu erinnern. Hier kann die Option "Funktion einfügen" helfen.

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Klicken Sie auf "ZZR". Hier wählen Sie die Zelle B3 aus.

Klicken Sie nun auf "Bw". Klicken Sie dann auf B1, um den Kreditbetrag einzugeben und bestätigen Sie mit "Ende".

1

TIP

Nur ein paar Gitternetzlinien

Wollen Sie nur um ein paar Zellen die Linien ausgedruckt, dann dürfen Sie die Option "Gitternetzlinien" nicht verwenden. Statt dessen müssen Sie zunächst den Zellbereich markieren, der von Linien umrandet werden soll. Wählen Sie dann "Format" und "Zellen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Rahmen". Wählen Sie aus, wo Sie die Linien haben möchten und wählen Sie einen Stil aus. Klicken Sie auf "OK". Nun werden nur für diesen Bereich die Gitternetzlinien ausgedruckt.

Geben Sie eine Datenliste ein, wie sie unsere Abbildung zeigt.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Funktion".

Wählen Sie links die Option "Finanzmathematik" und klicken Sie auf der rechten Seite auf die Funktion "RMZ".

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Bestätigen Sie mit "OK". Sie benötigen jetzt noch die Argumente für den Zinssatz, die Anzahl der Raten und den Kreditbetrag. Im Textfeld "Zins" klicken Sie auf die Zinsrate in Zelle B2. Teilen Sie diese durch 12, also: "B2/12".

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Die monatliche Rate wird in Rot angezeigt, da Sie ja bezahlen müssen. Wollen Sie das nicht, dann doppelklicken Sie auf die Zahlung in Zelle D9 und setzen Sie vor die Funktion ein Minuszeichen.

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Drücken Sie auf die Funktionstaste "F2" auf Ihrer Tastatur, können Sie die Formel immer wieder in der Bearbeitungsleiste überarbeiten.

Clip-Arts in Diagrammen verwenden 5 /9

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TIP

100 Euro Fonts

Der PC hat mit dem Euro seine liebe Not. Viele Schriftarten unterstützen das Euro-Zeichen nicht, viele Drucker bzw. deren Treiber sind ebenfalls echte Euro-Gegner. Von der Firma Greenstreet gibt es jetzt eine Komplettlösung für Euro-Schriftarten – und das für nur fünf Mark. Integriert ist ein FontManager, mit dem Sie die neuen Schriftarten ansehen, hinzufügen und löschen können. Bei allen Schriftarten ist das Euro-Zeichen integriert. Darunter sind einige sehr schöne Schriften in guter Qualität. Zusätzlich gibt es ein Tool zum Suchen und Einsetzen tastaturfremder Sonderzeichen.

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Sie können Grafiken beliebig in ein Diagramm kopieren und diese dann als Balkeneinheiten verwenden.

1 2

Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf ein bereits von Ihnen erstelltes Diagramm.

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Suchen Sie sich eine Ihrer Grafiken aus und klicken Sie auf "Einfügen". Diese Grafik wird nun in die Balken des Diagramms eingefügt. Natürlich können Sie die Grafik auch in das Diagramm einfügen. Dazu markieren Sie die gesamte Diagrammfläche und verfahren dann wie gerade beschrieben.

Ändern Sie den Diagrammtyp in eine Säulengrafik. Dazu klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü "Diagrammtyp".

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Nun klicken Sie mit der Maus auf einen der Balken und markieren diesen.

Wählen Sie nun in der Menüleiste "Grafik" und hier "Aus Datei". Suchen Sie sich die Datei her, in der die Grafik gespeichert wurde.

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Wollen Sie die Formatierung ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Balken und wählen Sie "Datenreihen formatieren".

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Wählen Sie im Dialogfeld unter "Muster" die Option "Ausfüllen". Aktivieren Sie das Kästchen "Stapel" im Dialogfenster zu den Fülleffekten. Bestätigen Sie zweimal mit "OK".

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PCgo! 5/99

Excel ➞ Viewer In Computern herrscht ein undurchsichtiges Gewirr an verschiedenen Dateiformaten. Oft lassen sich bestimmte Dateien nur mit einem einzigen Programm öffnen. Das umgehen Viewer. Mit diesen kleinen, meist kostenlosen, Programmen können Sie Dateien aus anderen Anwendungen ansehen, aber nicht bearbeiten. Beim Excel-Viewer ist aber immerhin das Kopieren der Daten möglich.

Arbeitsblatt in eine Datei sichern Manchmal ist es sinnvoll, ein Tabellenblatt aus einer umfangreichen Excel-Arbeitsmappe herauszulösen. Das vereinfacht beispielsweise das Teilen eines Berichtes, der von verschiedenen Personen oder Kunden ausgefüllt werden soll.

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Zuerst verkleinern Sie ein Dokument im Vollbild auf die Fensterdarstellung. Dazu klicken Sie auf das mittlere Symbol in der rechten oberen Bildschirmecke.

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Ziehen Sie das gewünschte Blattregister (am unteren Ende der Tabelle) mit der Maus in den Hintergrund der Arbeitsfläche von Excel; auf diese Weise erscheint das Blatt in einer eigenen Arbeitsmappe.

TIP

Excel-Viewer auf CD

Auf unserer CD1, im Microsoft-Forum, finden Sie einen Viewer für Excel, den Sie selbst nutzen, aber auch an andere Anwender weitergeben können – damit diese wiederum Ihre Tabellen besser betrachten können. Diese Funktionen bietet der ➞Viewer: Öffnen: Der Viewer zeigt Dateien von Excel für Windows ab Version 2.0 und von Excel für Macintosh ab Version 2.2a. Sie können Arbeitsmappen und Vorlagen ansehen, einschließlich Diagrammen, Notizen und Pivot-Tabellen. Das Ändern der Daten ist allerdings nicht möglich. Sortieren: Sie können die geöffneten Dateien mit einem Auto- Filter sortieren. Es stehen die Funktionen "Suchen", "Zoom" und "GeheZu" zur Verfügung. Kopieren: Es ist möglich, Daten über die Zwischenablage in eine andere Anwendung zu kopieren. Daten aus der Zwischenablage kann man jedoch nicht in die Tabellen einfügen. Drucken: Jedes einzelne Tabellenblatt oder einen ganzen Bereich können Sie ausdrucken. Links: Sollte in einer Excel-Datei ein Link zu Zielen auf der Festplatte, im Intranet oder im Internet bestehen, und ist der Internet Explorer auf dem System installiert, funktioniert auch das.

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Wollen Sie das Blatt nicht verschieben, sondern in eine eigene Datei kopieren, drücken Sie zusätzlich die [Strg]-Taste.

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Danach können Sie über den Menüpunkt "Datei" und hier "Speichern unter" dieses eine Arbeitsblatt einzeln speichern. Standardgemäß wird der Name "Mappe 1.xls" vergeben. Diesen können Sie natürlich nach Belieben verändern. Dies gilt auch für den Ordner, in dem die Datei abgelegt werden soll.

Autokorrektur der Jahreszahlen Excel versucht, zweistellige Jahreszahlen automatisch mit einer Angabe des Jahrhunderts zu komplettieren. Dabei richtet es sich nach folgender Regel: Geben Sie Jahre von 00 bis 29 ein, wandelt Excel die Angabe in ein Jahr des 21. Jahrhunderts um. Bei Zahlen zwischen 30 und 99 bleibt Excel beim 20. Jahrhundert.

1

Die Eingabe "12.11.02" erscheint nach einem Druck auf [Enter] als "12.11.2002". Mit der

Eingabe des "23.04.98" erhalten Sie das Datum "23.04.1998".

2

Ist diese Umwandlung nicht erwünscht, geben Sie die Jahreszahl mit dem Jahrhundert ein oder formatieren Sie die Zelle als Textfeld. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Im folgenden Auswahlmenü markieren Sie die Option "Text" und bestätigen das Ganze mit "OK".

Deckblatt aus Word einfügen (Excel 95)

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Excel 95 und Excel 97 erlauben es, ein mit der Textverarbeitung angelegtes Deckblatt in die Tabelle 1 einzubauen. Im Gegensatz zu Excel 97 kann Version 95 das Blatt jedoch nicht richtig an die Größenverhältnisse der Tabelle anpassen: Die Zeilenumbrüche verschieben sich bei dem Versuch, die Größe zu skalieren. Aus diesem Grunde sollten Sie in Excel 95 den Import aus Word anders gestalten. In Excel 97 taucht dieses Problem nicht auf, Sie können das Objekt einfach über den "Einfügen", "Objekt"-Befehl in der Tabelle plazieren.

Klicken Sie auf das Register der Tabelle, in die Sie das Deckblatt einbauen wollen. Sie holen das Blatt nun aus der Zwischenablage, indem Sie "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" wählen und als Quelle nicht "Word-Dokument" angeben, sondern "Picture (Bild)".

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4

Im ersten Schritt fügen Sie in die aktuelle Arbeitsmappe und deren letzte leere Tabelle das gewünschte Word-Dokument ein. Dazu verwenden Sie das Kommando "Einfügen", "Objekt", "Von Datei erstellen".

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Passen Sie die Größe der Abbildung nun nicht weiter an, sondern legen Sie das neue Objekt über "Bearbeiten", "Kopieren" oder [Strg + C] in die Zwischenablage.

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In der letzten Tabelle löschen Sie das anfangs eingebaute Objekt. Zurück in der eben genutzten Tabelle können Sie das Bildobjekt nach Belieben skalieren, d.h. dessen Höhe und Breite verändern. PCgo! 6/99

Excel Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen können mehr darstellen als es zuerst den Anschein hat. Unter dem Menüpunkt "Datei", "Seite einrichten", "Kopfzeile/Fuß-

zeile / Benutzerdefiniert" bietet Ihnen Excel 97 einen kompletten Editor, mit dem Sie eigene Vorstellungen umsetzen können.

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Es stehen dabei unter anderem die Uhrzeit, das Datum, der Registername und anderes mehr zur Verfügung. Sie können natürlich auch Text eingeben.

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Übrigens: Sollten Sie in einem Namenszug das Et-Zeichen (&) verwenden, tippen Sie es an dieser Stelle doppelt ein. Ein einzelnes Et versteht Excel als Steuerzeichen, das es nicht auf dem Bildschirm und am Drucker ausgibt.

Datumsfunktion: Letzter Tag des Monats Für viele Aufgaben – beispielsweise bei Abrechnungen – muß genau der letzte Tag eines Monats in einer Zelle stehen. Problematisch wird es nur dann, wenn das Jahr und der Monat in jeweils einer anderen Zelle stehen.

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Mit der Formel =DATUM(Zelle_Jahr;Zelle_ Monat+1;1)-1 setzen Sie die Funktion DATUM() richtig um. Sie erhält drei Parameter, die sich auf das Jahr, den Monat und den Tag beziehen. Das heißt, die Funktion schaut zum Jahr (Zelle_Jahr) und zum nächsten Monat (Zelle_Mo-

nat+1), bei dem Sie den letzten Tag über den ersten Tag des folgenden Monats ermitteln.

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Excel bearbeitet die Datumswerte als serielle Zahlen, das heißt, man kann von diesem errechneten ersten Tag einfach eine 1 subtrahieren, um den Tag davor zu erhalten – also den letzten Tag des Vormonats.

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Und so lautet dann die komplette Formel: =DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE())+1;1)-1

Intellimouse: Zoomfaktor einstellen Vielleicht möchten Sie sich nicht erst umständlich durch eine größere Tabelle scrollen, sondern Details schnell über eine verkleinerte Darstellung suchen. Das ist sehr einfach möglich, wenn Sie eine Intellimouse besitzen. Leider wird diese Funktion nur bei der Microsoft IntelliMouse unterstützt. Klicken Sie auf "Extras", "Optionen" und wechseln

Sie dort in das Register "Allgemein". Aktivieren Sie darin die Option "Bildlauf mit IntelliMouse". Zwar bewirkt diese Option kein Scrollen, wenn Sie das Rädchen der Maus drehen, aber sie zoomt die Tabelle über feine Stufen in die maximale Vergrößerung. Dazu drehen Sie das Rädchen auf sich zu bzw. von sich weg, um es zu verkleinern.

Inhalte aus dem Internet nutzen (Excel 97) Durch die immer engere Anbindung an Internet und Intranet kommt auch Excel in Kontakt mit Grafiken aus diesen Quellen. Darauf reagiert ein neuer Filter, den Sie im Menü "Einfügen" unter Grafik finden. Damit können Sie die wichtigsten Grafikformate (GIF und JPG) in die Tabellen einfügen. Weiter verfügt Excel wie die anderen Programme aus Office 97 über einen Assistenten, mit PCgo! 6/99

dessen Hilfe Sie eigene Diagramme im Internet publizieren können. Sie finden ihn unter "Extras", "Assistent", "WebFormular". In sechs Schritten bauen Sie damit ein Formular zusammen, das – als Web-Seite eingerichtet – die eingegebenen Daten regelmäßig an einen Server zur Auswertung zurückliefern kann. Halten Sie sich einfach an den Asssistenten. ❑

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Excel s -Tip CD1/ l e c r Ex e auf de op/Tips ksh n Si finde enü/Wor m t p u Ha

TIP

Textfelder statt Kommentare

Statt mit Kommentaren können Sie eine Excel-Tabelle auch mit Textfeldern erläutern. Das hat den Vorteil, daß sie im Gegensatz zu Kommentaren stets eingeblendet sind. So wird's gemacht: Klicken Sie zunächst auf das "Zeichnen"-Symbol Nun erscheint am unteren Bildschirmrand die Zeichnen-Symbolleiste. Klicken Sie hier auf das "Textfeld"-Icon.

Bewegen Sie den Cursor nun auf eine freie Stelle in der Excel-Tabelle, klicken Sie mit der Maustaste dorthin und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor soweit, wie Sie die Größe des Textfeldes einstellen

Textdateien importieren Wenn Sie Daten aus anderen Dateiformaten in Excel importieren möchten, so bietet die 97er-Version bereits eine Reihe Dateitypen, die unmittelbar übernommen werden können. Aber auch Textdokumente lassen sich einbinden: Damit später alles stimmt, hilft Ihnen hierbei der Text-Assistent.

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Nach Mausklicks auf den Menüeintrag "Datei" und "Öffnen" wählen Sie zunächst im Feld "Dateityp" den Eintrag "Textdateien". Wechseln Sie dann in das Verzeichnis, in dem sich die zu importierende Textdatei befindet, und klicken Sie doppelt auf die Datei.

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Sehen Sie bereits in der Vorschau, daß die einzelnen Daten nicht wie gewünscht getrennt wurden, klicken Sie auf "Abbrechen" und bearbeiten die Daten mit einem Textverarbeitungsprogramm nach. Dort haben Sie weit mehr Möglichkeiten, die Daten durch systematisches Ersetzen bestimmter Zeichen "in Form" zu bringen. Diese zusätzliche Arbeit lohnt sich auf jeden Fall!

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Mit "Weiter" öffnet sich der nächste Schritt des Assistenten: Hier legen Sie fest, welche Sonderzeichen die Daten nach Spalten trennen soll. Unter "Anderes:" können Sie ein Zeichen nach Wahl eingeben.

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Im ersten Schritt des Text-Assistenten entscheiden Sie, ob die Unterteilung in ExcelSpalten nach Trennung durch Sonderzeichen wie Kommas oder aufgrund einer festen Breite erfolgen soll: In aller Regel sollten Sie die erste Option wählen. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie bereits die Daten in der Vorschau.

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Zum letzten Schritt gelangen Sie wieder mit einem Klick auf "Weiter". Hier legen Sie das Datenformat der einzelnen Spalten fest. Markieren Sie zunächst die erste Spalte und wählen Sie dann das Format aus.

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TIP

Im Bereich bewegen

Manchmal ist es sinnvoll, Daten in einen markierten Bereich einzugeben. Mit folgenden Tasten bewegen Sie sich innerhalb des Bereichs: "Enter": Eine Zelle nach unten "Umschalter"+"Enter": Eine Zelle nach oben "Tab"": Eine Zelle nach rechts "Umschalter"+"Tab": Eine Zelle nach links

TIP

Fahren Sie mit den weiteren Spalten analog fort und klicken Sie schließlich auf "Ende". Mit den übernommenen Daten können Sie nun wie gewohnt weiterarbeiten.

Wo bleiben die Kommentare?

Sind die Kommentare in Excel 97, obwohl sie sicher in der Tabelle integriert sind, nicht auf dem Bildschirm zu sehen, muß die Ansicht aktiviert werden. Öffnen Sie über "Extras", "Optionen" die Registerkarte "Ansicht" und setzen Sie bei "Kommentare" vor "Nur Indikatoren" einen Punkt mit dem Mausklick und schließen Sie mit "OK".

Nur Excel 97: Kommentare im Wirrwarr Schnell ist eine Excel-Tabelle angefüllt mit Zahlen. Doch wissen Sie oder andere auch noch in Monaten, was sich dahinter verbirgt? Hier helfen Kommentare weiter. Mit diesen kurzen Passagen können Sie jeder einzelnen Zelle eine Erläuterung zufügen.

le: Das Kommentarfenster verschwindet, und die Zelle ist mit einem kleinen roten Dreieck rechts oben markiert.

1

Möchten Sie den Kommentar noch einmal überarbeiten, so markieren Sie die entsprechende Zelle und öffnen über "Einfügen", "Kommentar bearbeiten" das Schreibfeld. Ist Ihnen das Kommentarfeld zu klein, so ziehen Sie es mit der Maus einfach größer, indem Sie auf die Seitenmarkierungen klicken.

Markieren Sie die Zelle, der Sie einen Kommentar zuordnen möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einfügen" und "Kommentar". Ein kleines Fenster mit dem Namen des aktuellen Bearbeiters, in das Sie unmittelbar schreiben können, blendet sich ein.

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Sobald Sie den Cursor auf diese Zelle bewegen, wird der Kommentar eingeblendet.

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2

Sind Sie mit dem Beschreiben fertig, so klicken Sie einfach irgendwo auf die Tabel-

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Zum Verbergen der Kommentare rufen Sie über den Eintrag "Extras" in der Menüleiste, "Optionen" die Registerkarte "Ansicht" auf. Dort klicken Sie bei "Kommentare" den Kreis vor "Keine" an und schließen mit "OK". ➪ PCgo! 7/99

Excel

TIP

Datenabfragen richtig gestellt

Kommentare ausdrucken

Möchten Sie die Kommentare in Excel 97 nicht nur auf dem Bildschirm sehen, so lassen sie sich auch ausdrucken: Über "Datei", "Seite einrichten" wählen Sie die Registerkarte "Tabelle". In der Mit-

In umfangreichen Tabellen von Hand nach bestimmten Datensätzen zu suchen, macht keinen Sinn: Excel stellt Ihnen automatisch die Daten zusammen, die Ihren Kriterien entsprechen. Als Beispiel soll die dargestellte Shareware- und Freeware-Sammlung dienen.

den schwarzen Pfeil. Nach dem Markieren von "d" (für Deutsch) in der Liste, wird nur noch die deutsche Software eingeblendet. Als Zeichen, daß Sie eine Auswahl getroffen haben, wechselt der Pfeil seine Farbe nach blau.

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te des Fensters stellen Sie im Feld "Kommentare:" entweder "Am Ende des Blattes" oder "Wie auf dem Blatt angezeigt" ein. Mit "OK" schließen Sie die Prozedur ab. Beim Ausdruck erscheinen nun auch die Kommentare.

TIP

Die Übersicht behalten

Um in großen Datenblättern die Übersicht zu behalten, ist die Teilung des Bildschirms in zwei oder mehr Fenster sinnvoll. So können Sie beispielsweise neue Werte eingeben und dennoch das neu berechnete Ergebnis sehen, selbst wenn es sich in einer weit entfernten Zelle befindet. Möchten Sie das Fenster vertikal teilen, so markieren Sie die Spalte, wo die Teilung erfolgen soll, und klicken Sie über die Menüleiste "Fenster" auf "Teilen". Analog teilt sich das Fenster horizontal, wenn Sie eine Zeile markieren. Nun können Sie sich in beiden Fensterteilen mit den Bildlaufleisten unabhängig voneinander bewegen. Mit "Fenster" und "Teilung aufheben" machen Sie die Einstellung rückgängig.

TIP

Haben Sie die Filterfunktion in einer Spalte genutzt, so steht sie in den übrigen nach wie vor offen. Die doppelte oder mehrfache Filterung würde es bei diesem Beispiel auch möglich machen, nur deutsche Programme bis zu einer bestimmten Dateigröße zu suchen.

1

Aktivieren Sie über den Menüeintrag "Daten", "Filter" die Funktion "Autofilter".

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Oben rechts erscheint in jeder Spalte nun ein schwarzer Pfeil. Sollen in diesem Beispiel sämtliche deutschen Programme ausgewählt werden, so hilft ein Klick in der Spalte "Sprache" auf

Darüber hinaus sind auch komplexere Anfragen möglich. Klicken Sie in einer Spalte auf den Pfeil und wählen Sie den Eintrag "Benutzerdefiniert". Im neu erscheinenden Dialogfeld können Sie auch innerhalb einer Spalte mit "und" sowie "oder" verknüpfen. Wenn Sie das Feld "Name" öffnen, so steht eine ganze Reihe von Kriterien zur Verfügung. Die Palette reicht von "beginnt mit" über "ist kleiner als" bis zu "enthält nicht".

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Über "Daten", "Filter" und "Alle anzeigen" wird der Filter wieder gelöscht.

Daten beim Excel-Start automatisch laden Wenn Sie stets mit denselben Arbeitsmappen arbeiten und diese nicht täglich neu laden möchten, können Sie diese beim Programmstart von Excel auch automatisch öffnen lassen. Dazu müssen die Dateien im "Startordner" von Excel abgelegt sein.

können Sie ein weiteres Verzeichnis als zusätzlichen Startordner definieren, aus dem das Datenmaterial beim Programmaufruf automatisch geladen wird.

1

Öffnen Sie dazu die Excel-Dateien, die automatisch geladen werden sollen. Nun müssen Sie sie nur noch in das richtige Verzeichnis speichern. Mit "Datei" und "Speichern unter" (schneller mit der Taste "F12") klicken Sie sich bis zum Ordner "Xlstart", einem Unterverzeichnis im "Office"-Ordner, vor und "Speichern" dort. Analog geht es weiter mit der nächsten Datei.

Nur mit Kennwort öffnen

Möchten Sie das Einsehen Ihrer Excel-Daten einschränken, so klikken Sie beim "Speichern unter" auf "Optionen" und tragen dort ein "Lese-/Schreibkenntwort" ein.

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Über "Extras" in der Menüleiste sowie "Optionen" rufen Sie die Registerkarte "Allgemein" auf. Im unteren Teil tragen Sie im Feld "Zusätzlicher Startordner" das entsprechende Verzeichnis samt kompletter Pfadeingabe ein und schließen mit "OK" ab.

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Möchten Sie Ihre Daten lieber an der gewohnten Stelle auf der Festplatte belassen, so

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Stellen Sie sicher, daß sich in den festgelegten Startordnern tatsächlich nur solche Dateien befinden, die Excel auch verarbeiten kann. Denn das Programm versucht sämtliche dort abgelegte Dateien zu öffnen – also auch solche mit völlig anderen Dateiformaten. ❑ PCgo! 7/99

Office-T ips: Excel wählen Sie "Format", "Spalte" und dann "Einblenden". Dasselbe Verfahren funktioniert auch für das Ein-/Ausblenden von Zeilen.

Zellen übertragen, dann doppelklicken Sie auf das "Format übertragen" Symbol. Erst dann können Sie das Format mehrmals übertragen.

69 65 Grundlagen

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Mehrere Arbeitsmappen in mehreren Fenstern

Wollen Sie alle Arbeitsmappen, mit denen Sie arbeiten, auf einmal sehen, gibt es eine Möglichkeit:

1

Öffnen Sie zunächst einmal alle Arbeitsmappen, die Sie benötigen. Wählen Sie in der Menüleiste "Fenster" und hier "Anordnen". Wählen Sie eine der Optionen und klicken Sie auf "OK". Um mehrere Tabellenblätter innerhalb der gleichen Arbeitsmappe anzusehen, wählen Sie aus dem Fenster-Menü die Option "Neues Fenster".

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Wählen Sie nun "Fenster" aus der Menüzeile, um zum neuen Fenster zu wechseln. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Tabellenblatt, das Sie ansehen möchten. Wählen Sie dann aus dem Fenster-Menü "Anordnen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Fenster der aktiven Arbeitsmappe" am unteren Rand des Dialoges. Damit haben Sie die Tabellenblätter Ihrer Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm.

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Spalten oder Zeilen ausblenden

Wollen Sie eine Spalte kurzzeitig unsichtbar machen, dann klicken Sie zunächst einmal die Spaltenkennung (Spalten werden durch Buchstaben gekennzeichnet) an. Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Spalte". Im Untermenü selektieren Sie "Ausblenden". Die Spalte ist verschwunden. Um sie wieder einzublenden,

Spalten und Zeilen einfügen

Wollen Sie eine Spalte oder Zeile einfügen, dann klicken Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf neben dem einzufügenden Bereich. Neue Spalten werden immer rechts neben der Markierung, neue Zeilen immer darunter eingefügt. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wählen Sie "Zellen einfügen".

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Daten eingeben und bearbeiten

Haben Sie in eine Zelle Daten eingegeben, dann müssen Sie immer erst die Return-Taste betätigen, wenn Sie die Daten weiter bearbeiten möchten. Statt dessen können Sie aber auch auf das grüne Häkchen in der Formel-Leiste klicken. Das hat denselben Effekt. Wollen Sie während der Eingabe Zeichen korrigieren, dann verwenden Sie die Rücktaste. Damit wird das zuletzt eingegebene Zeichen gelöscht. Halten Sie die Entf-Taste gedrückt, dann verschwindet der gesamte Zellinhalt. Um mehrere Zellinhalte zu löschen, klicken Sie in die oberste linke Zelle des Bereiches und ziehen Sie die Markierung bei gehaltener Maustaste über den gesamten zu löschenden Bereich. Nun drücken Sie die Entf-Taste.

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Zur Gestaltung der gesamten Tabelle eignen sich die AutoFormate sehr gut. Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie gestalten möchten. Nun wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "AutoFormat". Nun öffnet sich ein Dialogfeld. Klicken Sie im Auswahlfeld zu "Formate" die einzelnen Optionen an. Im rechten Fenster sehen Sie eine Vorschau. Haben Sie das Richtige gefunden, bestätigen Sie mit "OK". Wollen Sie nur Teile aus der AutoTabelle übernehmen, dann klicken Sie auf "Optionen". Nun können Sie selektieren, welche Formate Sie übernehmen möchten und welche nicht.

Neues Tabellenblatt einfügen

Wollen Sie ein Tabellenblatt vor das gerade aktive einfügen, dann wählen Sie aus der Menüleiste "Einfügen" und hier "Tabelle". Zum Löschen rufen Sie die zu löschende Tabelle auf, wählen "Bearbeiten" und hier "Blatt löschen".

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Die ganze Tabelle formatieren

Formatierungen einer Zelle kopieren

Haben Sie erst einmal eine Zelle fertig formatiert, können Sie ganz schnell alle anderen Zellen fertigstellen, die genauso aussehen sollen. Markieren Sie dazu nur die gerade fertiggestellte Zelle. Wählen Sie nun in der Symbolleiste das Symbol "Format übertragen". Nun markieren Sie die Zelle, der das gleiche Format zugewiesen werden soll. Wollen Sie das Format auf mehrere

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Richtig in einer Tabelle navigieren

Pfeiltasten: Sie bewegen sich immer eine Zelle in Pfeilrichtung weiter Bild nach oben/unten: Mit diesen Tasten kommen Sie immer eine Bildschirmseite nach oben oder unten. Strg+Pos1: Damit kommen Sie an den Anfang des Blattes Strg+Ende: Damit kommen Sie ans Ende des Datenbereiches. Sie können sich auch mit Hilfe der beiden Bildlaufleisten fortbewegen. Halten Sie dabei noch die Umschalt-Taste gedrückt, geht das Scrollen wesentlich schneller.

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Text oder Zahl in einer Zelle

Excel unterscheidet bei Daten in Zellen grundsätzlich zwischen Zahlen und Texten. Sind Sie unsicher, ob Excel Ihre Eingabe richtig erkannt hat, gibt es eine Hilfe. Zahlen und Kalenderdaten werden grundsätzlich rechtsbündig dargestellt. Text wird linksbündig ausgerichtet. Die Ausrichtung können Sie danach aber immer noch selbst ändern.

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Reihen automatisch eingeben

Eine große Hilfe ist das automatische Ausfüllen der Zellen mit Reihen. Müssen Sie etwa alle Mo-

ipsunter: T l e Excen Sie auf CDrk1shops/Tips find ü/Wo tmen Haup

nate des Jahres eingeben, dann genügt es, wenn Sie nur Januar eintippen. Ist dies geschehen, dann klicken Sie mit der linken Maustaste das kleine schwarze Kästchen rechts unten an der Zelle an. Dies ist das "Ausfüllkästchen". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie nun einen Rahmen auf, der über die nächsten elf Spalten reicht. Lassen Sie dann die Maustaste los. Alle Kalendermonate sind nun eingetragen. Das Ganze funktioniert natürlich auch mit Zahlen. Dazu geben Sie die ersten beiden Zahlen in jeweils eine Zelle ein. Nun markieren Sie beide Zellen. Klicken Sie jetzt auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie die Spalte herunter. Haben Sie zuerst z.B. 2 und 5 eingegeben, dann sind die nächsten Werte jeweils um drei erhöht.

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Daten umsortieren und transponieren

Wollen Sie Daten anders sortieren, dann müssen Sie auf die Funktion "Daten transponieren" zurückgreifen. Damit können Sie Daten, die ursprünglich in einer Zeile angeordnet wurden, in Spalten umsortieren. Markieren Sie dazu zunächst den Bereich, den Sie sortieren möchten. Betätigen Sie die Tasten Strg+C zum Kopieren der Zellen. Klicken Sie nun die erste Zelle des Zielbereiches an. Rufen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie hier "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Transponieren" und bestätigen Sie den Vorgang mit "OK"

Office-T ips: Excel den Begriff oder die Zahl eingeben, nach der Sie suchen. Klicken Sie auf "Ersetzen", dann können Sie einen Wert durch einen anderen im ganzen Arbeitsblatt ersetzen.

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Excel kann Ihre Daten auch automatisch speichern. Diese Funktion empfiehlt sich in jedem Fall, um auch bei einem Systemabsturz die meisten Daten zu retten. Zunächst einmal wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und hier "Add-InManager". Aktivieren Sie nun die Option "Automatisches Speichern" und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie nun erneut auf das "Extras"-Menü, dann sehen Sie die Funktion "Automatisches Speichern". Klicken Sie das Kontrollkästchen vor dieser Option an. Nun können Sie das Zeitintervall der automatischen Sicherung einstellen. Außerdem legen Sie fest, ob nur die aktive oder alle geöffneten Arbeitsmappen gespeichert werden sollen. Aktivieren Sie auch noch "Speichern bestätigen", dann erhalten Sie jedesmal nach dem automatischen Speichern eine Meldung auf Ihrem Bildschirm.

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Mehrere Dateien öffnen und schließen

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Zum Auffinden einzelner oder mehrerer Zeichen im Tabellenblatt wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier "Suchen". Nun können Sie

Sie können auch nach Dateien mit einem bestimmten Inhalt suchen. Wählen Sie dazu in der Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Auf der rechten Seite des Dialogfeldes geben Sie den Text oder den Wert ein, den Sie suchen. Klicken Sie nun auf die Suchen-Schaltfläche. Alle Dateien, die gefunden wurden, werden im Listenfeld angezeigt.

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Arbeitsbereiche einer Tabelle speichern

Oft brauchen Sie einfach mehrere Dateien gleichzeitg auf Ihrem Rechner (und oft immer die selben). Dann empfiehlt es sich, die entsprechenden Dateien als Arbeitsbereich zu speichern. Dann müssen Sie das nächste Mal nicht jede Datei erst manuell öffnen. Und Sie müssen sich nur noch an den Arbeitsbereichsnamen erinnern.

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Öffnen Sie also zunächst zwei oder drei Dateien. Wählen Sie nun "Datei" und "Arbeitsbereich speichern". Vergeben Sie einen passenden Namen und drücken Sie die ReturnTaste.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Hier markieren Sie die erste zu öffnende Datei. Danach halten Sie die Strg-Taste gedrückt und markieren alle weiteren Dateien. Klicken Sie nun auf "Öffnen", dann werden alle markierten Dateien geöffnet.

Daten in einem Tabellenblatt suchen

Spezielle Dateien und Inhalte suchen

Automatisches Speichern der Arbeitsmappe

Über das Öffnen-Dialogfeld können Sie nicht immer nur eine Arbeitsmappe, sondern auf Wunsch auch gleich mehrere öffnen.

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Dasselbe gilt auch für den Schließvorgang. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und wählen Sie "Datei". Hier klicken Sie nun auf "Alles schließen". Alle noch geöffneten Arbeitsmappen werden geschlossen. Muß die eine oder andere Datei noch einmal gespeichert werden, dann wird Excel Sie dazu auffordern.

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Halten Sie nun die Umschalt-Taste gedrückt, wählen Sie "Datei" und hier "Alles schließen". Um nun die Arbeitsbereich-Datei zu öffnen, wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Hier sehen Sie nun die Arbeitsmappe in derselben Liste wie alle anderen Excel-Dateien. Haben Sie vorher die zwei oder drei Dateien in einem geteilten Fenster bearbeitet, dann behält Excel diese Anordnung auch weiterhin bei.

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Arbeitsmappen teilen

Sie können Excel Arbeitsmappen teilen, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig daran arbeiten sollen. Öffnen Sie die Datei und wählen Sie "Extras" und hier "Arbeitsmappe freigeben". Im nun folgenden Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Änderungen von mehr als einem Benutzer gleichzeitig erlauben". Im Listenfeld sehen Sie dann, wer alles im Moment auf die Arbeitsmappe zugreift.

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titelthema Office-T ips: Excel

Funktionen einsetzen

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So geben Sie Formeln ein

Wollen Sie in Excel etwas berechnen, dann benötigen Sie eine entsprechende Formel. Eine Formel beginnt immer mit der Eingabe des "="Zeichens. Geben Sie also in die Zellen A1 bis A4 jeweils eine Zahl ein. Setzen Sie den Cursor nun in Zelle A5. Jetzt klicken Sie auf das SummeSymbol. In die Zelle A5 wird die Summenformel eingefügt. Nun drücken Sie noch auf die ReturnTaste, um die Formel zu bestätigen. Die Werte in den Zellen A1 bis A4 werden addiert.

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Verschiedene Zahlenformate

Wollen Sie bereits eingetippte Zahlen formatieren, können Sie auf die Symbolleiste zurückgreifen oder das Menü bemühen. Markieren Sie zunächst die Zellen, deren Zahlenformat geändert werden soll. Klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche oder wählen Sie in der Menüleiste "Format" und "Zellen". Dort können Sie unter elf vordefinierten Bereichen auswählen.

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Schrift in einer Tabellenzelle drehen

Die Möglichkeit, die Schrift zu drehen, ist eine neue Funktion in Excel 97. Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drehen möchten. Wählen Sie "Format" und hier "Zellen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Ausrichtung". Nun haben Sie die Wahl: Entweder Sie klicken auf das vertikale Anzeigefenster. Der Text wird dann von oben nach unten ausgerichtet. Oder Sie klicken auf das rechte Feld für die Ausrichtung in einem Winkel. Klicken Sie in letzterem Fall auf das Wort "Text" und halten Sie die Maustaste gedrückt. Nun können Sie das Wort bewegen und so den richtigen Winkel einstellen. Eine andere Möglichkeit ist das Textfeld, in das Sie die korrekte Gradzahl eingeben können. Bestätigen Sie mit OK und der Text wird gedreht.

Das empfiehlt sich vor allem bei aufwendigen Formaten.

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Um ein eigenes Format zu definieren, markieren Sie zunächst einmal den entsprechenden Bereich. Nun wählen Sie "Format" und "Formatvorlage" aus dem Menü.

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Klicken Sie auf "Ändern". Stellen Sie über die verschiedenen Register die gewünschte Formatierung zusammen. Im Feld "Formatvorlage enthält" können Sie die entsprechenden Elemente (de-)aktivieren. Geben Sie nun unter "Formatvorlagenname" einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie mit "OK".

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Haben Sie bereits in einer anderen Arbeitsmappe die Formatvorlage definiert, dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammenführen". Wählen Sie nun die Arbeitsmappe, aus der Sie die Vorlage verwenden möchten. Wählen Sie die Formatvorlage an und klicken Sie auch hier auf "Zusammenführen".

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Alle Vorgaben zum Formatieren von Zellen werden am besten als Formatvorlagen gespeichert.

Von Formeln und Werten einer Tabelle

In den Zellen steht normalerweise immer nur der Wert einer Formel. Die Formel selbst finden Sie nur in der Bearbeitungsleiste. Doch beim Kopieren einer Zelle möchten Sie vielleicht nicht immer die Formel, sondern wirklich nur den Wert kopieren. Wählen Sie die entsprechende Zelle aus. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol. Klicken Sie nun an die Stelle, an der die Kopie eingefügt werden soll. Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten". Und hier "Inhalte einfügen". Klicken Sie hier auf den Eintrag "Werte". Bestätigen Sie den Vorgang mit "OK".

Formeln mit Hilfe der Maus eingeben

Formeln können Sie manuell eingeben, indem Sie in die Bearbeitungsleiste die Zelladressen und die Operatoren eintippen. Für den Auszahlungsbetrag für Arbeit nach Stundenlohn wäre dies z.B. "=B2(Lohn)*B5(Stundenzahl). Statt die Zelladressen einzutippen können Sie auch zuerst nur das =-Zeichen eintippen. Danach greifen Sie zur Maus und klicken die Zellen an, deren Werte Sie für die Formel benötigen. In unserem Fall also die Zellen B2 und B5. Dazwischen setzen Sie dann noch den Multiplikator.

Formeln in andere Zellen kopieren

Haben Sie eine Formel erstellt und benötigen Sie dieselbe Formel an anderer Stelle wieder, können Sie diese einfach kopieren. Denn das praktische an Excel ist, daß Formelbezüge einfach angepaßt werden.

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Es geht aber auch noch ein bißchen anders. Dieser Trick bietet sich an, wenn Sie von vornherein wissen, wo Sie ein und dieselbe Formel verwenden können. Klicken Sie auf die Zelle B6 und markieren Sie alle Zellen bis D6. Nun erstellen Sie die Formel für den Stundenlohn in Spalte B. Halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt während Sie mit Return die Formel abschließen. Die Formel wird nun in alle vorher markierten Zellen übernommen.

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Formatvorlagen richtig verwenden

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Haben Sie nun also in den Zellen D2 und D5 die Daten für Herrn Müller stehen, so können Sie die oben erstellte Formel einfach kopieren. Markieren Sie dann die Zelle D6 und klicken Sie auf die Einfügen-Schaltfläche.

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Absolute oder relative Zellbezüge

Normalerweise haben die Zellbezüge in einer Formel alle einen relativen Wert. Sprich beim Kopieren ändern sich auch die Zellbezüge entsprechend. Nun benötigen Sie aber vielleicht auch einmal wirklich die ursprünglichen Zellbezüge. Dafür müssen dann die Zellreferenzen dauerhaft festgelegt werden. Um das zu erreichen, setzen Sie einfach vor den dauerhaften Bezug noch das Dollarzeichen. Besipiel: Sie haben die Formel D2*D8. Nun wollen Sie, daß auch beim Verschieben die achte Zeile beibehalten wird. Sie schreiben also statt der Formel oben: D2*D$8.

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Fehlermeldungen bei Formeln

#Div/0: Eine Division durch Null wurde versucht #N/A: Ein Wert ist für die Formel nicht verfügbar

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Office-T ips: Excel #Name?: Es wird ein Name verwendet, den Excel nicht kennt #Null: Eine Schnittmenge zweier Bereiche, die sich gar nicht überschneiden. #Num: Falsche Zahl in der Formel #ref: Falsche Zelle in der Formel #value: Falsches Argument oder Operator wird verwendet

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Was sind Funktionen?

Funktionen sind bereits vorgefertigte Formeln. Damit kann in relativ kurzer Zeit ein oft komplexer Rechenschritt durchgeführt werden. Die einfachste Funktion ist die Summe-Funktion. Excel verfügt allerdings über mehr als 250 Funktionen. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und "Funktion". Nun suchen Sie sich hier die geeignete Funktion aus. Sobald Sie diese doppelklicken, wird sie in die Zelle eingefügt. Es erscheint dann auch gleich ein Assistent, der die Formel und die von Ihnen einzugebenden Werte erläutert.

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Namen in einer Tabelle vergeben

Gerade bei komplizierten Funktionen ist die Vergabe von Namen wertvoll. Denn statt lediglich eine Zellreferenz zu lesen, wissen Sie mit einem Namen meist mehr anzufangen. Statt "C2" heißt die Zelle dann zum Beispiel "Monate". Sie können einen Namen vergeben, indem Sie die zu benennende Zelle markieren. Wählen Sie dann "Einfügen", "Namen" und "Festlegen". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.

Bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Nun können Sie diese Namen in jeder Formel des Tabellenblattes verwenden.

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Arbeiten mit Formeln: Die Rentenberechnung

Anhand ausgewählter Funktionen soll die Arbeitsweise mit Excel-Formeln veranschaulicht werden. Nehmen Sie an, Sie nehmen einen Kredit auf und wollen jetzt ausrechnen, wie hoch der monatliche Beitrag sein wird, den Sie leisten müssen. Sie brauchen mit Excel praktisch nicht mehr rechnen.

1

Sie wählen "Einfügen" und hier "Funktion". Unter Kategorie klicken Sie auf "Finanzmathematik" und im rechten Kasten dann auf die RMZ-Funktion.

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Nun öffnet sich eine Eingabemaske. Sobald Sie den Cursor in ein Textfeld setzen, wird unten erläutert, was genau Sie hier eingeben müssen. Bei der RMZ-Funktion also zunächst einmal der Zinssatz des Darlehens. Danach müssen Sie angeben, wie viele Zahlungen Sie leisten müssen. Und schließlich benötigt Excel noch die Darlehenssumme. Die beiden letzten Textfelder sind optional. Nur die fett hervorgehobenen Felder sind unbedingt auszufüllen.

Mit Diagrammen arbeiten

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Diagramm anlegen auf einfache Weise

Zur Veranschaulichung der Daten ist ein Diagramm oft eine sinnvolle Ergänzung. Wollen Sie ein Diagramm einfügen, dann markieren Sie zunächst den Zellbereich, der veranschaulicht werden soll. Nun klicken Sie in der Symbolleiste auf den "Diagramm-Assistenten". Wählen Sie den Typ des Diagrammes. Im Verlauf des Diagramm-Assistenten können Sie dann noch die Formatierung beeinflussen. Auch Titel, Achsbeschriftung oder Hilfslinien lassen sich hier festlegen.

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ClipArts in Diagramme einfügen

Erstellen Sie zunächst mit Hilfe des DiagrammAssistenten eine Standard-Säulengrafik. Klicken Sie auf einen Balken im Diagramm. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und "Grafik" "Aus Datei". Suchen Sie sich ein passendes Bild für Ihr Diagramm. Klicken Sie auf "Einfügen".

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Landkarten in einer Tabelle verwenden

Als besondere Diagrammform gibt es die Landkarten, die sich vor allem für statistische Auswertungen oder die Visualisierung von Umsatzzahlen anbieten.

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Geben Sie zunächst die Daten in die ExcelTabelle ein. In einer Spalte sollten die Länderkennungen stehen, in einer anderen z.B die Umsatzzahlen. Markieren Sie dann den Datenbereich.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Landkarte" in der Symbolleiste. Der Mauszeiger wird zum Kreuz. Ziehen Sie damit nun ein Rechteck auf, in dem die Landkarte erscheinen wird. Wählen Sie nun im Dialogfenster eine Karte aus. Die Karte erscheint mit einem Dialogfenster, in dem Sie noch zusätzliche Einstellungen vornehmen können. Eventuell müssen Sie diese Funktion noch nachträglich von Ihrer Office-CD installieren.

Kreisdiagramm mit herausgezogenem Element

Statt des üblichen runden Kreisdiagramms können Sie auch einmal eine Scheibe vom Kuchen herausschneiden. Dazu erstellen Sie zunächst einmal ein Kreisdiagramm mit Hilfe des Diagramm-Assistenten. Wählen Sie als Untertyp noch das 3D-Kreisdiagramm. Nun klicken Sie auf den Kreis. Ist dieser markiert, dann klicken Sie auf das Tortenstück, das Sie hervorheben möchten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Stück soweit heraus, wie es Ihnen gefällt. Das Ganze funktioniert auch mit mehreren Stücken.

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In Diagrammen zeichnen

Haben Sie das Diagramm angelegt, dann können Sie bestimmte Daten noch hervorheben. Dazu benötigen Sie die Zeichnen-Symbolleiste. Diese aktivieren Sie über "Ansicht" und "Symbolleisten". Vor "Zeichnen" sollte ein Haken er-

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Office-T ips: Excel scheinen. Wählen Sie zunächst das Pfeilsymbol. Setzen Sie den Pfeil an eine Diagrammsäule, danach klicken Sie auf das Textfeld. Ziehen Sie dieses an der Pfeilspitze auf. Hier können Sie erläuternden Text einfügen. Damit das Ganze noch etwas Farbe bekommt, wählen Sie die entsprechenden Füll- und Linienfarben.

Perfekt drucken

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Druckvielfalt und Seiteneinrichtung

Excel erlaubt es Ihnen, eine Arbeitsmappe zu drucken, nur ein Blatt auszuwählen, Bereiche zusammenzufassen und noch vieles mehr. Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste, dann wird nur das aktuelle Arbeitsblatt ausgedruckt. Wählen Sie dagegen "Datei" und dann "Drucken", dann können Sie eine ganze Menge weiterer Einstellungen vornehmen. Standardmäßig hat Excel die folgenden Einstellungen: Seitenorientierung Hochformat Vergrößerung 100% Papiergröße DINA4 Oberer Rand 2 cm Unterer Rand 2 cm Linker Rand 2 cm Rechter Rand 2 cm Kopfzeile/Fußzeile keine Blatt keine Gitternetzlinien

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Arbeitsmappen drucken

Haben Sie eine Arbeitsmappe gespeichert, dann können Sie deren Inhalt auch komplett ausdrucken. Dazu wählen Sie "Datei" und "Drucken". Klicken Sie auf den Optionsschalter "Gesamte Arbeitsmappe" Alle Seiten auf allen Blättern werden gedruckt. Die Seitennumerierung wird über alle Blätter der Arbeitsmappe aufeinanderfolgend vorgenommen. Benötigen Sie mehrere Kopien, dann klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen in der Gruppe "Kopien", um die Anzahl der Druckmuster zu bestimmen.

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Mehrere Blätter drucken

Sie können natürlich jedes einzelne Blatt einer Arbeitsmappe drucken. Doch einfacher ist es, wenn Sie alle zu druckenden Seiten erst einmal gruppieren und mit einem Mal ausdrucken. Dazu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auf die Registerkarte jedes einzelnen Tabellenblattes. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Datei" und "Drucken". Die Option "Ausgewählte Blätter" ist markiert. Klicken Sie nun auf "Vorschau", um zu sehen, was alles aus dem Drucker kommen wird. Sehen Sie hier nur einen Teil dessen, was Sie markiert haben, haben Sie eventuell vorher einen Druckbereich festgelegt. Machen Sie dann die Gruppierung rückgängig, indem Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten und auf ein Blattregister klicken. Wählen Sie "Datei" und "Druckbereich" und hier "Druckbereich aufheben". Führen Sie dies für jedes Blatt durch. Dann beginnen Sie wieder mit der Gruppierung.

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Manuelle Seitenumbrüche

Wollen Sie nicht, daß Excel die Seiten automatisch umbricht, legen Sie eigene Umbrüche fest.

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Positionieren Sie den Cursor auf der Zeilenlinie, an der die neue Seite starten soll. Wählen Sie "Einfügen" und "Seitenwechsel" in der Menüleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seitenumbruch-Vorschau" im Menü "Ansicht". Hier können Sie auch den Beginn des Seitenwechsels verändern, indem Sie die Maus darauf bewegen und mit gedrückter Maustaste bewegen.

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Zum Entfernen eines Umbruchs positionieren Sie den Zeiger auf der Linie, an der Sie die Zeile umbrochen haben. Wählen Sie nun "Einfügen" und "Seitenwechsel aufheben". Einen automatischen Umbruch können Sie nicht entfernen. Einzige Möglichkeit: Sie setzen Ihren eigenen Umbruch oberhalb des automatischen. Setzen Sie ihn darunter, dann wird Excel beide Umbrüche übernehmen. Benötigen Sie mehrere Blätter mit einem Seitenumbruch an derselben Stelle, dann gruppieren Sie diese zunächst. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie auf das letzte Blatt der Gruppe. Nun setzen Sie den Seitenumbruch einmal, und er wird in alle markierten Blätter übernommen.

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Alles auf einer Seite ausdrucken

Um Papier zu sparen und Ausdrucke übersichtlicher zu gestalten, können Sie auch einen Ausdruck auf einer Seite erzwingen. Dazu wird automatisch die Schriftgröße verringert. Achten Sie aber darauf, daß die Schrift nicht zu klein wird.

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Wollen Sie Ihr Arbeitsblatt auf eine Seite minimieren, dann öffnen Sie zunächst das entsprechende Blatt. Klicken Sie auf "Seitenansicht" im "Datei"-Menü. Sie sehen, wie viele Seiten Ihre Datei umfaßt.

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Schließen Sie nun die Seitenansicht und wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Unter der Registerkarte "Papierformat" aktivieren Sie den Punkt vor "Anpassen" und stellen die Seitenzahl ein. Alternativ können Sie über den Punkt "Vergrößern/Verkleinern" einstellen, wieviel auf die Seite paßt. Dazu vergeben Sie entsprechend höhere oder niedrigere Prozentwerte. Ein Klick auf "Vorschau" zeigt Ihnen dann das Ergebnis.

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Quer und hoch ausdrucken

Eine andere Methode, übersichtliche Ausdrucke zu bekommen, ist das Querformat. Öffnen Sie die entsprechende Seite der Tabelle und klicken Sie wiederum auf "Datei" und "Seite einrichten". Hier wählen Sie die Registerkarte "Papierformat". Klicken Sie nun "Querformat" an. Wollen Sie alle Seiten des Arbeitsblattes im Querformat ausdrucken, dann gruppieren Sie die einzelnen Tabellenseiten, indem Sie sie bei gedrückter StrgTaste alle markieren.

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Den Ausdruck auf dem Blatt zentrieren

Excel druckt grundsätzlich zunächst in die linke obere Ecke eines Blattes. Haben Sie nun nur wenige Zeilen zu drucken, sieht das meist recht seltsam aus. Sie können den Ausdruck aber auch auf der Druckseite zentrieren. Wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Seitenränder" Markieren Sie die beiden horizontalen und vertikalen Kontrollkästchen am unteren Rand des Dialogfeldes. Klicken Sie auf OK. Wollen Sie den Effekt sehen, wechseln Sie zur Seitenansicht.

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Bereiche einer Tabelle drucken

Sie können Excel dazu bringen, nur bestimmte Bereiche von Daten zu drucken.

1

Markieren Sie dazu den Bereich, den Sie drucken möchten. Wählen Sie "Datei" und

Office-T ips: Excel "Drucken". Klicken Sie nun unter "Drucken" auf das Kontrollkästchen vor "Markierung". Sobald Sie einen markierten Bereich gedruckt haben, können Sie erneut auf das Drucken-Symbol in der Standard-Symbolleiste klicken. Excel wird denselben Bereich nochmals ausdrucken.

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Wollen Sie den Bereich entfernen, wählen Sie "Datei", "Druckbereich" und hier "Druckbereich aufheben". Wollen Sie mehrere Bereiche ausdrucken, dann markieren Sie zuerst den ersten Bereich. Halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie weitere Bereiche. Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken". Unter "Drucken" aktivieren Sie erneut das Kontrollkästchen vor "Markierung". Die Bereiche werden einzeln auf separate Seiten gedruckt.

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Bestimmte Zeilen und Spalten auf allen Seiten

Wenn lange Arbeitsblätter über mehrere Seiten gedruckt werden, werden die Kopfzeilen, die Sie zu Beginn eines Blattes geschrieben haben, auf die erste Seite gedruckt, aber nicht auf die nachfolgenden. Ebenso wird es mit den Spalten und Zeilenkennungen gehandhabt.

1

Es gibt eine Option mit dem Namen "Drucktitel", die es Ihnen ermöglicht, Spalten und Zeilenüberschriften auf jeder Ausdruckseite zu übernehmen. Wählen Sie "Datei und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Tabelle". Klicken Sie auf den Abschnitt "Drucktitel Wiederholungszeilen" und schieben Sie das Dialogfenster aus dem Sichtbereich. Nun holen Sie sich die Zeilen auf den Bildschirm, die Sie auf jeder Druckseite sehen möchten.

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Ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über diese Zellen. Klicken Sie nun auf die Spalten, die im linken Textfeld wiederholt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht auf der rechten Seite der Dialogbox. So erhalten Sie eine Vorschau vor dem Druck.

3

Sie können mehrere Bereiche nicht auf derselben Seite drucken lassen, aber Sie können Spalten und Zeilen verstecken, die zwischen mehreren Druckbereichen liegen. Markieren Sie die Spalten-/Zeilenkennungen und betätigen Sie die rechte Maustaste. Im Kontextmenü klicken Sie auf "Ausblenden". So können Sie das Arbeitsblatt verkleinern, und wichtige Bereiche unter Umständen auf nur eine Druckseite bringen.

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Druckbereiche benennen

Sie können auch den verschiedenen Druckbereichen Namen zuweisen. Auf diese Namen können Sie sich dann beim Drucken oder Markieren beziehen. Markieren Sie den zu benennenden Druckbereich. Wählen Sie "Einfügen" "Namen" und "Festlegen" und geben Sie den Namen für den Bereich ein. Klicken Sie nun auf die Hinzufügen-Schaltfläche und danach auf "OK". Ihr Name darf kein Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie unter Umständen einen Unterstrich, um eine Aufteilung im Namen darzustellen. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Bereich, dem ein Name zugewiesen werden soll. Wollen Sie die benannten Bereiche ausdrucken, klicken Sie auf den Pfeil im Namensfeld in der Symbolleiste. Markieren Sie den entsprechenden Bereich und wählen Sie "Datei", "Drucken". Aktivieren Sie hier wiederum "Markierung".

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Zellkommentare drucken

Über "Einfügen" und "Kommentar" können Sie jeder Zelle eigene Kommentare hinzufügen. Diese werden sichtbar, wenn die Maus über die Zelle gleitet. Sie können auch den Inhalt aller Kommentare in einem Arbeitsblatt drucken.

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Wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Tabelle" und dann auf das Dropdown-Listenfeld "Kommentare".

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Wählen Sie nun in der Menüleiste "Ansicht" und "Kommentare". Klicken Sie dann auf einen Kommentar und bewegen Sie den Cursor auf den Rand, bis er ein Kreuz zeigt. Nun klicken Sie die Ecke des Kommentars an und ziehen diesen an seinen neuen Bestimmungsort am Ende der Tabelle. ➪

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Office-T ips: Excel

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Gehen Sie erneut auf das "Seite einrichten"Dialogfeld. Wählen Sie unter "Tabelle" und "Kommentar" die Option "Wie auf dem Blatt angezeigt". Verwenden Sie die Seitenansicht, um Ihre Kommentare zu sehen. Merken Sie sich die Seitenzahl Ihrer Kommentarseite. Nun wählen Sie "Drucken" aus dem "Datei"-Menü. Geben Sie nun hier die entsprechende Seitenzahl ein.

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Gitternetzlinien ausdrucken

Standardmäßig druckt Excel keine Gitternetzlinien. Doch das kann bei Tabellen mit vielen Zahlen verwirrend werden. Sie können die Linien jedoch auch ausdrucken.

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Dazu wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Wählen Sie das Register "Tabelle". Klicken Sie auf die Option "Gitternetzlinien" und danach auf "OK". Nun können Sie auf das Drukken-Symbol klicken.

2

Sollen die Gitternetzlinien nur für einige Zellen gelten, dann müssen Sie anders vorgehen. Markieren Sie den Zellbereich, der umrandet werden soll. Wählen Sie "Format" und "Zellen" aus der Menüleiste. Klicken Sie auf "Rahmen". Wählen Sie die entsprechenden Linien aus. Klicken Sie dann auf "OK".

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Von der Festplatte drucken

Bedingung1 "Zellwert ist" aus dem Listenfeld. Klicken Sie dann auf "kleiner als". Geben Sie als Zahl 20000 ein.

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Klicken Sie auf Format, wenn Sie bei Alarm einen roten Wert haben möchten. Wählen Sie dazu die entsprechenden Rahmen und Farben aus und klicken auf "OK". Sie werden den roten Rahmen erst sehen, wenn der Wert in Zelle E5 tatsächlich unter 20.000 fällt. Über die Schaltfläche "Hinzufügen" können Sie bis zu drei Bedingungen einfügen.

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Hyperlinks einbetten

Mit Excel können Sie in jedes Arbeitsblatt Hyperlinks integrieren. Haben Sie etwa ein Diagramm zum Kursverlauf einer Aktie an der Börse angelegt, dann fügen Sie doch auch gleich einen Hyperlink zu einer Kursseite ein. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Hyperlink" Geben Sie nun im ersten Textfeld die Adresse der entsprechenden Seite im World Wide Web an.

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Hyperlinks zu anderen Dateien

Um eine Datei von der Festplatte zu drucken, öffnen Sie Excel. Nun wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Markieren Sie die Datei, die Sie drucken möchten. Betätigen Sie nun einmal die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie "Drucken".

Sie können die Hyperlink-Funktion auch dazu benutzen, eine Verknüpfung zu einer anderen Datei herzustellen. Meist soll jedoch nur ein Teil einer Datei geöffnet werden. Dann müssen Sie zunächst einmal einen Bereichsnamen festlegen.

Mehr Komfort

1

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Daten einer Tabelle beobachten

In einer Tabelle können Sie Grenzwerte eingeben. Werden diese überschritten, dann werden Sie automatisch benachrichtigt. Doch zuvor müssen Sie die sogenannten bedingten Formate eingeben.

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Geben Sie in ein paar Zellen Werte ein und bilden Sie daraus dann eine Summe. Aktivieren Sie dann die zu beobachtende Zelle, z.B. Zelle E5. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Format" und "Bedingte Formatierung". Nun wollen Sie z.B. benachrichtigt werden, wenn dieser Wert unter 20.000 fällt. Wählen Sie daher als

zu Datei" ein. Sobald Sie nun über die Zelle fahren, erscheint ein gelber Text mit der verknüpften Datei. Klicken Sie darauf, wird diese auch geöffnet.

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Dateneingabe per Maske

Müssen Sie sich bei einer umfangreichen Dateneingabe von Zeile zu Zeile und Spalte zu Spalte bewegen, wird dies immer umständlicher. Sie können dann auf die Maskenfunktion zurückgreifen, die die Dateneingabe sehr komfortabel macht. Voraussetzung: Sie haben die Tabelle bereits mit einer Überschrift versehen und einen kompletten Datensatz eingegeben.

1

Klicken Sie auf eine Zelle im Tabellenbereich und wählen Sie in der Menüleiste "Daten" und "Maske". Excel stellt eine Tabelle mit der Überschriftzeile her. Jedes Feld wird vertikal angezeigt und enthält die Information des ersten Datensatzes der Zeile.

2

Klicken Sie nun auf "Neu", um einen neuen Datensatz anzulegen. Dieser wird dann ans Ende der bisherigen Tabelle gesetzt. Um sich innerhalb der Maske von Feld zu Feld zu bewegen, müssen Sie die Tab-Taste betätigen. Sobald Sie die Return-Taste aktivieren, wird der Datensatz in die Tabelle übernommen. Passiert Ihnen das doch einmal, betätigen Sie die Schaltfläche "Vorherigen suchen".

Geben Sie also zunächst in ein neues Arbeitsblatt Ihre Daten ein. Speichern Sie dieses nun etwa als "Konto". Öffnen Sie eine weitere Arbeitsmappe, geben Sie Daten ein und speichern Sie diese als "Giro".

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Nun tippen Sie in eine Zelle das =-Zeichen ein. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Fenster" und hier "Konto". Klicken Sie nun auf die Zelle, die Sie in der anderen Arbeitsmappe haben möchten und betätigen Sie die Return-Taste. Schließen Sie diese Datei und kehren Sie zu "Giro" zurück.

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Aktivieren Sie die Zelle, in der Sie vorhin das =-Zeichen gesetzt haben. Wählen Sie nun "Einfügen" und "Hyperlink". Geben Sie den Namen der anderen Datei unter "Verknüpfung

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Suchkriterien per Maske

Suchen Sie nach Daten mit bestimmten Kriterien, dann können Sie auch die DateieingabeMaske benutzen. Öffnen Sie zunächst einmal über "Daten" und "Maske" die Datenmaske. Nun klicken Sie auf die

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Office-T ips: Excel Schaltfläche "Suchkriterien". Die leere Maske benutzen Sie, um die Kriterien festzulegen. Drücken Sie die Eingabetaste und Excel sucht den nächsten entsprechenden Datensatz. Um sich alle entsprechenden Sätze anzusehen, müssen Sie auf "nächsten suchen" klicken. Zum Löschen der eingegebenen Kriterien klicken Sie auf "Suchkriterien" und dann auf die Schaltfläche "Inhalte löschen".

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Daten schnell sortiert

Wollen Sie Daten innerhalb einer Spalte sortieren, dann markieren Sie zunächst einmal die entsprechende Spalte. Klicken Sie dann auf eine der beiden "Sortieren"-Schaltflächen in der Symbolleiste: Aufsteigend sortiert in alphabetischer Reihenfolge bzw. Zahlen vom niedrigen zum hohen Wert. Absteigend sortiert jeweils genau anders herum.

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Mehrfache Sortieroptionen

Für das Sortieren einer Zeile eignet sich die Sortier-Schaltfläche sehr gut. Wollen Sie allerdings innerhalb einer Sortierung noch einmal eine weitere vornehmen etc., dann müssen Sie auf die Menüleiste zurückgreifen. Wählen Sie "Daten" und "Sortieren". Stellen Sie erst einmal sicher, daß die Schaltfläche "Überschriften" aktiviert ist. Diese Option verhindert nämlich, daß die Spaltenüberschrift mit den restlichen Daten sortiert wird. Nun können Sie drei Sortieroptionen eingeben und jedesmal entscheiden, ob Sie eine aufsteigende oder absteigende Sortierung wünschen.

Sie auf "Tabelleneinträge". Dort tragen Sie die Namen ein, die Sie sortiert haben möchten. Betätigen Sie nach jedem Eintrag die ReturnTaste. Am Schluß klicken Sie auf "Einfügen" und auf "OK". Nun klicken Sie auf eine beliebige Zelle und wählen "Daten" und "Sortieren". Im Bereich "Sortieren nach" wählen Sie die entsprechende Option aus. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Wählen Sie im Drop-Down-Feld die entsprechende, gerade eben erstellte Liste aus. Klicken Sie auf "OK".

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AutoFilter einrichten

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich nur die gerade eben relevanten Daten anzeigen lassen, Teilergebnisse ermitteln etc.

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Klicken Sie auf eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle. Wählen Sie "Daten" und "Filter" und hier "AutoFilter". Wählen Sie den AutoFilter DropDown-Pfeil neben einer Spaltenüberschrift aus.

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Excel zeigt alle bereits vorhandenen Eingaben an. Sobald Sie einen Eintrag markieren, werden nur die Daten, die dazu gehören, herausgefiltert und Ihnen präsentiert. Wiederholen Sie diese Schritte für jede einzelne Spalte. Sobald der AutoFilter aktiviert ist, werden die gefilterten Daten blau hinterlegt. Am unteren Bildschirmrand wird eine Statuszeile sichtbar, die anzeigt, wie viele Daten gefiltert wurden.

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Benutzerdefinierte Filter

Wollen Sie nicht nur einen Filter setzen, sondern eine Auswahl aus verschiedenen Faktoren zu m Einsatz bringen, dann benötigen Sie die Option für die "Spezialfilter".

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Benutzerdefinierte Sortierung

Wollen Sie Monate sortieren, dann hilft Ihnen die alphabetische Sortierung nicht sehr viel weiter. Für solche Fälle hat Excel eine benutzerdefinierte Sortierung zur Verfügung. Wählen Sie dafür "Extras" und "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "AutoAusfüllen". Nun klicken

Stellen Sie zunächst einmal sicher, daß die AutoFilter-Funktion eingeschaltet ist. ("Daten", "Filter", "AutoFilter") Klicken Sie auf den Pfeil des Drop-Down-Listenfeldes neben einer der Spaltenüberschriften und dann auf die Option "Benutzerdefiniert" im Listenfeld. Nun wird der Name der Felder angezeigt, für die die Spezialfilter-Funktion durchgeführt wird.

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Klicken Sie nun auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie "ist größer oder gleich". Drücken Sie die Tabulator-Taste, um ins nächste Feld zu springen. Dort tragen Sie den einen Wert, zum Beispiel 10000, ein.

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Wählen Sie nun "und" aus und dort "ist kleiner oder gleich". Im Textfeld geben Sie 30000 ein. Bestätigen Sie mit "OK". Nun werden alle Daten gefiltert, die einen Wert zwischen 10.000 und 30.000 haben.

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Die TeilergebnisFunktion

Die Teilergebnis-Funktion erlaubt es, Daten nach einem bestimmten Feld mathemantisch zusammenzufassen. Dies kann eine Summe, ein Mittelwert, ein Maximum, ein Produkt etc sein. Klicken Sie auf die Spalte, aus der Sie das Teilergebnis ermitteln möchten und dann auf die Schaltfläche "Sortieren aufsteigend" oder "Sortieren absteigend". Wählen Sie "Daten" und "Sortieren", um verschiedene Sortierkriterien zu definieren. Die Spalte, deren Teilergebnis Sie ermitteln möchten, muß unbedingt vorher sortiert sein. Wählen Sie nun "Daten" und "Teilergebnisse". Hinter "Gruppieren nach" geben Sie ein Kriterium ein. Im Feld "Unter Verwendung von" wählen Sie nun mit Hilfe des schwarzen Pfeiles zum Beispiel die Summe-Funktion aus. Unter "Bezogen auf" wählen Sie wiederum den entsprechenden Bereich aus. Klicken Sie auf "OK".

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Pivot-Tabellen nutzen

Pivot-Tabellen sind sogenannte Kreuztabellen. Diese ermöglichen es, die Daten beliebig zu sortieren und umzuschichten, so daß sehr schnell unterschiedliche Aussagen aus den Tabellen herausgezogen und Ergebnisse besser analysiert werden können.

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Erstellen Sie zur Übung erst einmal eine kleine Tabelle. Klicken Sie in die Tabelle und wählen Sie "Daten" und hier "Pivot-Tabellenbericht". Die Option "MS Excel-Datenbank oder -Liste" sollte aktiviert sein.

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Geben Sie nun den Bereich der Daten an, die Sie aufbereiten möchten. Normalerweise hat Excel bereits einen Bereich vorgegeben. Klicken Sie nun auf "Weiter".

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Ziehen Sie nun die Felder in die entsprechenden Bereiche, um das Layout festzulegen. Klicken Sie auf "Weiter". Legen Sie fest, an welcher Stelle der Tabelle die Pivot-Tabelle erscheinen soll. Nun klicken Sie auf "Ende" und der Bericht wird erstellt.

Office-T ips: Excel ben. Vergeben Sie einen passenden Namen für das Makro, z.B. MeineAdresse.

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Unter "Beschreibung" können Sie das Makro noch etwas beschreiben, so daß Sie auch in zwei Monaten noch wissen, was es ausführt. Wollen Sie das Makro durch eine Tastenkombination starten, dann geben Sie diese ein. Bestätigen Sie mit "OK".

Makros

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Wann brauche ich ein Makro?

Wiederholen Sie oft Bearbeitungsschritte, dann sind Sie mit Sicherheit mit einem Makro gut beraten. Sich wiederholende Tastenanschläge oder Mausbewegungen können Sie aufzeichnen und dann immer bei Bedarf automatisch ablaufen lassen.Exportieren Sie z.B. oft Daten oder formatieren Sie bestimmte Datensätze immer wieder gleich, ändern Sie die Druckbereiche oft? All dies können Sie mit einem Makro automatisieren. Ein Makro zeichnen Sie mit dem "Makrorekorder" auf. Diesen finden Sie unter "Extras" "Makro" und "Aufzeichnen".

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Ein Makro aufzeichnen

Haben Sie den Makrorekorder über "Extras", "Makro" und "Aufzeichnen" aktiviert, dann dürfen Sie keine Tastatur- oder Mausbewegung mehr machen, die nicht aufgezeichnet werden soll.

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In unserem ersten Makro wird Ihr Name und Ihre Adresse aufgezeichnet. Klicken Sie auf eine Zelle in Ihrem Arbeitsblatt und aktivieren Sie den Makrorekorder jetzt wie oben beschrie-

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Nun erscheint eine neue Symbolleiste auf dem Bildschirm. Geben Sie Ihre Adresse in die Tabelle ein. Verwenden Sie für jeden Adreßteil eine neue Zeile. Ziehen Sie nun zum Markieren die Maus über die Zeilen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Fett" und erhöhen die Schriftgröße auf "15". Klicken Sie nun auf die nächste leere Zelle unterhalb des Namens- und Adreßteils. Wählen Sie zum Schluß im Makrorekorder die Schaltfläche "Aufzeichnung beenden".

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Makros einfach ausführen

Nun wollen Sie das aufgenommene Makro starten. Speichern Sie vorher vorsichtshalber Ihre gerade geöffnete Datei. Dann positionieren Sie den Cursor in einem leeren Bereich auf Ihrem Arbeitsblatt. Wählen Sie "Extras", "Makro" und "Makros". Nun wählen Sie einen Namen aus und klicken auf "Start". Excel führt das Makro aus. Wollen Sie das Makro nochmals wiederholen, dann drücken Sie die Tasten Strg+Y.

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Achtung! Relativer Bezug

Ein kleines Problem kann entstehen, wenn Sie bei der Einstellung Ihres Makros die Option "Relativer Bezug" nicht aktiviert haben. Diese Schaltfläche ist im Makrorekorder integriert. Drücken Sie "Relativer Bezug" wenn Sie wollen, daß Excel Ihre Bewegungen in Bezug auf die aktuelle Position aufnimmt und sich nicht genau an diese Zelle klammert, in der der Cursor momentan sitzt. Denn sonst verhaspelt sich das Makro und kann nicht starten, wenn der Cursor nicht in genau der richtigen Zelle positioniert ist.

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Makro über die Tastatur aufrufen

Auch im nachhinein können Sie noch eine Tastenkombination für ein Makro erstellen. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Ihr Makro enthält. Wählen Sie "Extras", "Makro", "Makros". Wählen Sie Ihr Makro aus und klicken Sie auf "Optionen". Nun können Sie eine Tastaturkombination festlegen. Für Makros wird die Strg-Taste fest vorgegeben. Wollen Sie also die Tastenkombination "Strg+Y+C", dann müssen Sie nur noch Y und C drücken. Klicken Sie auf "OK" und dann auf "Abbrechen". Im Arbeitsblatt klicken Sie auf eine Zelle und betätigen die Tastenkombination. Das Makro startet. Achtung: Wenn die Tastenkombination bereits einem Menüpunkt von Excel zugewiesen war, dann wird diese Einstellung mit der Verwendung für ein Makro sofort aufgehoben.

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Makro-Symbolleiste erstellen

Sie können Makros auch in eine bestehende oder neue Symbolleiste mit einem eigenen Symbol aufnehmen. Damit müssen Sie sich keine Tastenkombination merken uns sparen dennoch Zeit. Wählen Sie "Extras" und "Anpassen". Klicken Sie auf das Register "Befehle". Suchen Sie sich den Menüpunkt "Makros" heraus. Markieren Sie diesen und Sie sehen "Schaltfläche anpassen" in der Befehlszeile. Ziehen Sie diese Schaltfläche auf eine Symbolleiste. Schließen Sie das "Anpassen"Dialogfeld. Klicken Sie auf die neue Schalfläche. Wählen Sie im "Zuweisen"-Dialogfeld den Namen des Makros und klicken Sie auf OK". ❑

Excel Tips Excel-auf CD 1 unter

ie ips finden S ü/Workshop/T n e tm p Hau

➞ Funktion Excel bietet jede Menge vorgefertigter Formeln an, in die Sie nur noch die jeweiligen Werte eingeben müssen. Über "Einfügen" und "Funktionen" sehen Sie die Liste aller zur Verfügung stehenden Berechnungen. Jeder Schritt kann mit Hilfe des FormelAssistenten genau nachvollzogen werden.

TIP

Seitenwechsel anzeigen lassen

In einer Excel-Tabelle können Sie sich den Seitenwechsel als gepunktete Linie anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Menü "Extras" auf "Optionen". Auf der Registerkarte "Ansicht" können Sie die entsprechende Funktion aktivieren.

INFO

Ab und zu müssen Sie bestimmte Bereiche einer Tabelle genauer untersuchen. Wollen Sie zum Beispiel wissen, wieviel Text oder Zahlen in einer umfangreichen Tabelle enthalten sind, bietet Excel die passenden ➞Funktionen.

Schnell Zellen benennen

Ein markierter Zellbereich kann ganz schnell benannt werden. Geben Sie einfach in der Bearbeitungsleiste im "Namenfeld" eine Bezeichnung ein, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

belegten Zellen des Bereichs. Schließlich können Sie mit "=ANZAHLLEEREZELLEN- ()" ermitteln, wie viele leere Zellen im Bereich stehen. Für weitere Auswertungen können Sie diese Ausdrücke selbstverständlich kombinieren.

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Wählen Sie in der Menüzeile "Einfügen" und hier "Funktion". Klicken Sie unter dem Eintrag "Kategorie" auf "Alle". In der Liste rechts stehen folgende Funktionen zur Verfügung.

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Mit der Funktion "=ZEILEN()" ermitteln Sie die Anzahl der Zeilen des Bereichs. Über "=ANZAHL()" fragen Sie ab, wie viele numerische Werte darin enthalten sind. Wenn Sie "=ANZAHL2()" verwenden, erhalten Sie die Anzahl der

Excel-Viewer – der praktische Betrachter

Hintergrundgrafik drucken

Haben Sie in Excel eine Hintergrundgrafik eingestellt, wird diese nicht automatisch mit ausgedruckt – so wird beim Drucken ganz schön viel Zeit gespart. Wollen Sie die Grafik jedoch unbedingt ausdrucken, klicken Sie auf das Menü "Format" und aktivieren unter "Blatt / Hintergrund" die Grafik, die mit der Tabelle ausgegeben werden soll.

INFO

Alles über einen Zellbereich erfahren

Microsoft liefert auf der Internet-Seite www. microsoft.com/germany unter "Downloads" einen Viewer für Excel (CD 9806xlview), den Sie selbst nutzen, aber auch an andere Anwender weitergeben können – damit auch diese Ihre Tabellen besser betrachten können. Der Viewer bietet folgende Funktionen:

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"Öffnen": Der Viewer zeigt Dateien von Excel für Windows ab Version 2.0 und von Excel für Macintosh ab Version 2.2a. Sie können Arbeitsmappen und Vorlagen ansehen, einschließlich Diagrammen, Notizen und Pivot-Tabellen. Das Ändern der Daten ist allerdings nicht möglich.

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"Sortieren": Mit diesem Befehl können Sie die geöffneten Dateien mit einem Auto-Filter

sortieren. Darüber hinaus stehen Ihnen die Funktionen "Suchen", "Zoom" und "GeheZu" zur Verfügung.

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"Kopieren". Es ist möglich, Daten über die Zwischenablage in eine andere Anwendung zu kopieren. Daten aus der Zwischenablage kann man jedoch nicht in die Tabellen einfügen.

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"Drucken". Sie erhalten die Option, ein einzelnes Tabellenblatt oder einen ganzen Bereich auszudrucken.

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"Links". Links zu Zielen auf der Festplatte, im Intranet oder im Internet funktionieren im Viewer, wenn der Internet Explorer auf dem System installiert ist.

Headlines über mehrere Spalten zentrieren Excel-Tabellen sehen gleich übersichtlicher aus, wenn die Überschriften mittig über den verschiedenen Spalten der Tabelle stehen. Sofort weiß der Betrachter, welche Zahlen in der Tabelle aufgeführt sind. Um eine Überschrift über mehrere Spalten laufen zu lassen, müssen gleich einige Zellen einer Zeile zusammengefaßt werden.

diesem Bereich, und Sie können die Überschrift eintragen. Drücken Sie die [Enter]-Taste, wird die Überschrift zentriert.

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Markieren Sie die betreffenden Zellen über der Tabelle, und klicken Sie in der Symbolleiste "Format" auf die Schaltfläche "Verbinden und zentrieren". Die Gitternetzlinien verschwinden in

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Die Überschrift kann jetzt nach Belieben formatiert werden. Am einfachsten ändern Sie etwa Schriftart und -größe mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü. PCgo! 8/99

Excel Autotexte in Excel 95/97 verwenden In größeren Projekten tauchen bestimmte Bezeichnungen immer wieder auf. Das betrifft beispielsweise Firmennamen, die grundsätzlich den Tabellenkopf zieren sollen. Sie brauchen diese Zeichenketten jedoch nicht immer wieder neu einzugeben. Es gibt eine Methode, dies Excel zu überlassen:

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Im Menü "Einfügen" / "Namen" / "Festlegen" tragen Sie unter "Namen in der Arbeitsmappe" zunächst ein Kürzel ein, wie Sie es bei Word gewohnt sind. In "Feld bezieht sich auf" geben Sie schließlich die gesamte Bezeichnung beziehungsweise den kompletten Namen ein.

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Achtung! Geben Sie die Zeichen in Anführungsstrichen ein. Es handelt sich nämlich um einen Zellbezug. Tippen Sie das Kürzel ein und bestätigen mit Enter, wird der Name ergänzt.

Bunte Rahmenlinien über das Kontextmenü übersichtlicher, wenn Sie zwischen verschiedenen Kategorien horizontale und vertikale Linien einfügen. Sollen die Linien eine bestimmte Farbe erhalten, erreichen Sie dies am schnellsten über das Kontextmenü.

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Ihre Tabelle erhält an der gewünschten Stelle eine Rahmenlinie. Problemlos können Sie so verschiedene Linienarten und -farben etwa für rechts, links, unten oder oben festlegen.

Schaltflächen-Editor: Symbole zeichnen In Excel können Sie, wie in anderen Office-Anwendungen, Schaltflächen gestalten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und im Kontextmenü auf "Anpassen".

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Wählen Sie unter der Registerkarte "Symbolleisten" per Doppelklick die Leiste aus, bei der Sie ein Symbol neu gestalten möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das entprechende Symbol. Im Kontextmenü können Sie über "Schaltflächensymbol bearbeiten..." ein eigenes Symbol schaffen, oder über "Schaltflächensymbol ändern..." ein neues Symbol aussuchen.

PCgo! 8/99

Gerade für Zeitabrechnungen vermißt man bei Excel ein Format, das Minuten darstellen kann. So ein Format können Sie leicht selbst definieren: Markieren Sie ein Zelle und klicken Sie auf "Format / Zelle". Wählen Sie in dem Dialogfeld die Kategorie "Benutzerdefiniert", und geben Sie unter "Formate" die Zeichenfolge "[m]" ein. Klicken Sie auf "OK", um das Format zuzuweisen. Weisen Sie dieses Format allen Zellen zu, in denen die Zeitangabe in Minuten aufgeführt werden soll.

➞ Spreadsheet

INFO

Markieren Sie die Zellen, die Sie mit einer Linie abgrenzen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Markierung, und wählen Sie im Kontextmenü "Zellen formatieren". Klicken Sie ins Register "Rahmen" und suchen Sie sich unter "Art" eine Linienstärke aus. Wählen Sie unter dem Eintrag "Farbe" per Mausklick ein Farbquadrat aus.

Klicken Sie dann im Vorschaufenster "Rahmen" das entsprechende Symbol für die Rahmenlinie an. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".

Zeitwerte in Minuten

Dies ist der englische Begriff für das Tabellenblatt an sich.

➞Spreadsheets wirken wesentlich klarer und

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TIP

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Um eine Schaltfläche zu gestalten, klicken Sie im Bild einzelne Quadrate an. Sie können dabei ein paar einfache Zeichenwerkzeuge sowie Farben einsetzen. ❑

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Eurosymbol in Excel nutzen

Microsoft liefert unter www.eu. microsoft.com/windows/ downloads zwei Patches für Windows NT (CD 9806euront) und Windows 95/98 (CD 9806euro95), die das Euro-Symbol in den Zeichensatz der Systeme integrieren. Diese Patches richten sich nach einem Doppelklick auf die EXEDatei selbständig ein. Öffnen Sie nach dem Neustart die Systemsteuerung, und wählen Sie "Ländereinstellungen". Im Register "Währung" fügen Sie das Euro-Symbol ein. Unter Excel nutzen Sie das Symbol folgenderweise: Klicken Sie auf "Format / Zellen". Öffnen Sie das Register "Zahlen", und klicken Sie dort den Bereich "Währung" an. Das Euro-Zeichen ist dort aufgelistet. Achtung: In der Währungsliste erscheint nur ein Kästchen, da die in diesem Dialog verwendete Schrift das Symbol nicht unterstützt. Das ändert jedoch nichts an seiner Funktionalität. In ExcelTabellen wird das Euro-Symbol in den Schriftarten Arial, Courier New oder Times New Roman korrekt dargestellt.

Excel Tips Excel-auf CD 1 unter

ips ie finden S ü/Workshops/T n e tm p Hau

TIP

Störende Gitter ausblenden

Für manche Präsentationen reicht es völlig aus, die schlichte ExcelTabelle über einen Beamer oder Overheadprojektor zu zeigen – ohne aufwendige Bearbeitung der Einträge mit PowerPoint. Dabei kann aber das Gitternetz von Excel stören. Blenden Sie es also einfach aus: Klicken Sie auf "Extras / Optionen" und wählen Sie das Register "Ansicht". Dort deaktivieren Sie die Option "Gitternetzlinien". Übrigens finden Sie unter dieser Option eine Auswahlliste "Farbe". Mit deren Hilfe können Sie das Gitternetz auch anders einfärben – was zusammen mit farbigen Linien in der Tabelle für weitere Effekte sorgt.

Ein Excel-Diagramm in W ord einfügen Zum Verknüpfen eines Diagramms mit Word müssen Sie zunächst das Diagramm-Arbeitsblatt in Excel aktivieren. Klicken Sie auf das Diagramm. Ist das Diagramm ausgewählt, sehen Sie dessen Haltepunkte.

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Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Eintrag "Kopieren" (Übrigens: Schneller geht das Ko pieren mit der Tastenkombination "Strg + C"). Wechseln Sie mit "Alt + Tab" zu Word, und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Diagramm eingesetzt werden soll.

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Ist das Diagramm nach dem Einfügen zu groß, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl "Objekt formatieren". Rufen Sie im Dialogfeld die ReWählen Sie "Bearbeiten / Inhalte einfügen". gisterkarte "Größe" auf. Ändern Sie im Bereich Aktivieren Sie das Optionsfeld "Verknüpfen". Die Quelle ist das "Microsoft Excel Diagramm Ob - "Skalieren" die Höhe und die Breite beispielsweise auf 40%, und bestätigen Sie mit "OK". Achten jekt". Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Ändern Sie aber darauf, daß die Beschriftungen dennoch Sie nun Daten in der Excel-Tabelle, so werden sie gut lesbar sind. Am besten sieht man dies noch automatisch in das verknüpfte Diagramm überimmer bei einem Probedruck. nommen; sind also immer auf dem neuesten Stand.

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Logische oder vergleichende Operatoren

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INFO

Hyperlinks zuweisen

Sie können auch in Excel über die "Zeichnen"-Symbolleiste Objekte gestalten. Diesen kann dann ein Verweis auf eine Internetseite zugeordnet werden. Markieren Sie dazu das Objekt. Klicken Sie auf das Hyperlink-Symbol und geben Sie das Verknüpfungsziel ein.

TIP

Kommentare bearbeiten

Längere Zellkommentare erscheinen häufig abgeschnitten, wenn man die Maus über die entsprechende Zelle bewegt. Abhilfe schaffen Sie hier über das Kontextmenü: Wählen Sie dort den Befehl "Kommentar bearbeiten" und ändern Sie anschließend die Größe des Kommentarkastens. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die Kastenbegrenzung, und ziehen Sie den Kasten auf die gewünschte Größe.

Außer den Grundrechenarten beherrscht Excel Als Operatoren für solche vergleichenden natürlich noch einiges mehr. Ein Beispiel dafür Funktionen dienen folgende Zeichen: sind die sogenannten logischen oder vergleichen=,<,>,<=,>=,<>. den Operatoren. Diese werden verwendet, um einen Wert mit einem anderen zu vergleichen. Sie Die Formel =Wenn(B8>5000,"Wucher", werden logisch genannt, da das daraus resulti e"kaufen") prüft also den Wert in Zelle B8. Ist rende Ergebnis entweder wahr oder falsch sein dieser größer als 5000 dann bringt Excel nicht kann. Je nach Definition können diese Begriffe "Falsch" als Meldung, sondern in diesem Fall "Wuumgewandelt werden cher". Ist der Wert kleiner, meldet Excel "kaufen".

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Arbeiten mit Seitenwechseln ein Seitenwechsel eine neue Seite beginnen soll. Wenn Sie ein Tabellenblatt drucken möchten, Klicken Sie dann im Menü "Einfügen" auf "Seitendas über eine Seite hinausgeht, unterteilt Excel wechsel". dieses durch Einfügen automatischer Seitenwechsel in mehrere Seiten. Diese Seitenwechsel rich ten sich nach dem angegebenen Papierformat und Einen vertikalen Seitenwechsel erhalten Sie den Seitenrandeinstellungen. Tabellen werden so wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. einfach an einer beliebigen Stelle abgeschnitten. Links neben dieser Spalte wird ein Seitenwechsel Besser ist es, selbst für eine vernünftige Seiteneineingefügt, wenn Sie im Menü "Einfügen" auf "Seiteilung zu sorgen. tenwechsel" klicken.

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Um einen Seitenwechsel zu erzwingen, rufen Sie den Befehl "Einfügen / Seitenwechsel" auf. Excel fügt dann rechts oder oberhalb der markierten Zelle einen Seitenwechsel ein. Erkennbar ist dieser an einer gestrichelten Linie. Einen horizontalen Seitenwechsel erhalten Sie, wenn Sie auf die Überschrift der Zelle klicken, oberhalb derer

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Überprüfen Sie auf jeden Fall über das Menü "Ansicht / Seitenumbruch-Vorschau", ob die Seitenwechsel an der richtigen Position sind, bevor Sie Ihre Tabelle drucken. Falls nötig, können Sie die Position der Seitenwechsel noch verändern. Ziehen Sie dazu einfach die gestrichelte Linie an die entsprechende neue Position. PCgo! 10/99

Excel 3D-Diagramme mit farbigen Wänden Von Excel erzeugte dreidimensionale Diagramme besitzen zur Eingrenzung graue Wände mit Wertelinien. Die Farbe der Diagrammwände kann über das Kontextmenü verändert werden.

weitere Effekte für die Diagrammwand definieren und so Ihr Diagramm interessanter machen. Probieren Sie es doch mal aus!

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Klicken Sie die Wand mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl "Wände formatieren". Im folgenden Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche "Fülleffekte".

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Über den Dialog "Fülleffekte" können Sie die Diagrammwände nach Lust und Laune gestalten. So können Sie zum Beispiel über das Registerblatt "Fließend" interessante Farbverläufe auf die Diagrammwände bannen. Über die Register "Struktur", "Muster" und "Grafik" können Sie noch

TIP

Seitenwechsel entfernen

Manuell eingefügte Seitenwechsel lassen sich einfach über das Kontextmenü entfernen. Wechseln Sie zur Ansicht "Seitenumbruch-Vorschau". Klicken Sie unterhalb des horizontalen Seitenwechsels oder rechts neben den vertikalen Seitenwechsel, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Seitenwechsel aufheben". Über das Kontextmenü können Sie mit dem Befehl "Alle Seitenwechsel zurücksetzen" sämtliche Seitenwechsel auf einmal entfernen.

TIP

Mehr Übersicht im Querformat

Beim Drucken von Tabellen ist es manchmal viel praktischer, das Querformat zu wählen. Insbesondere, wenn Sie viele Spalten, aber wenige Zeilen haben. Um das Papierformat zu ändern, wählen Sie in der Menüzeile "Datei " "Seite einrichten". Im Register "Papierformat" klicken Sie das Querformat an. Wollen Sie gleich mehrere Seiten im Querformat drucken, klicken Sie mit gedrückter StrgTaste auf die Blattregister. Die Arbeitsblätter werden gruppiert. Richten Sie dann, wie oben beschrieben das Querformat ein.

Grafiken verschieben Wenn Grafiken in Tabellen integriert werden, sind diese Bilder immer an eine bestimmte Zelle gebunden. Arbeiten Sie noch an der Tabelle, kann es vorkommen, daß sich Zellbezüge ändern. Problem: Die Grafik wird nicht mit verschoben. Dieses Problem läßt sich jedoch leicht beheben.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Objekt formatieren".

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Im Dialog "Grafik formatieren" klicken Sie auf das Register "Eigenschaften". Unter dem Eintrag "Objektpositionierung" aktivieren Sie die Option "Nur von Zellposition anhängig". Die Grafik wandert dann mit der entsprechenden Zelle mit.

INFO

Arbeitsbereiche speichern Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Dateien gleichzeitig, ist es umständlich, diese Dateien immer nacheinander zu öffnen. Speichern Sie diese Dateien als Arbeitsbereich, werden alle gespeicherten Arbeitsmappen geöffnet.

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Öffnen Sie zunächst alle Dateien, die in einem Arbeitsbereich gespeichert werden sollen. Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Arbeitsbereich speichern": Geben Sie einen passenden Namen für Ihren Bereich ein. Dieser Arbeitsbereich erhält die Dateierweiterung ".xlw".

PCgo! 10/99

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Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen, wählen Sie einfach den Befehl "Datei / Öffnen". Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Doppelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich gespeicherte Dateien und erinnert sich auch an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneinteilungen. ❑

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Schnelle Verwandlung

Die Umrechnung diverser Maßeinheiten wird über die Funktion "Umwandeln()" zum Kinderspiel. So stellen Sie einfach eine Tabelle zusammen, in der die gebräuchlichsten Einheiten aufgelistet werden. Die Funktion finden Sie im Menü "Einfügen" unter den technischen Funktionen. Wählen Sie sie aus, dann müssen Sie nur noch die Ausgangszahl angeben. So können Sie also schnell von Litern in pints oder Gallonen umrechnen. Der Funktions-Assistent begleitet Sie dabei. Voraussetzung: Sie installieren die technischen Funktionen über den Add-Ins-Manager nach.

Excel Excel-Tips

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

Uhrzeiten addieren

Für Uhrzeiten verwendet Excel standardmäßig das Format 24:00 Uhr. Das hat zur Folge, daß ein Addieren von Zeitangaben nur bis zu einem Wert von 24 korrekt ist. Addieren Sie aber mehrere Stunden, etwa bei einer Zeiterfassung, wird immer nur der Wert angezeigt, der über die 24 hinausgeht. Abhilfe schafft eine Einstellung im Dialog "Formate". Markieren Sie die Zellen, in denen Zeitangaben addiert werden sollen. Klicken Sie im Menü "Format" auf den Eintrag "Zellen". Auf der Registerkarte "Zahlen" klicken Sie im Bereich "Kategorie" auf den Eintrag "Uhrzeit". Wählen Sie in der Liste "Formate" das Uhrzeitformat "26:30:55", und schließen Sie den Dialog mit "OK".

Farbige Landkarten Wer häufiger Landkarten in ein Excel-Arbeitsblatt einfügt, dem ist es sicher aufgefallen, daß die Landkarten relativ langweilig aussehen. Bringen Sie doch einfach mit Hilfe von PowerPoint etwas Farbe ins Spiel, und gestalten Sie Ihre Landkarten ganz bunt.

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Fügen Sie zunächst eine Landkarte in Excel ein. Dies geschieht über das Menü "Einfügen". Wählen Sie dort den Befehl "Landkarte" und ziehen Sie mit dem Mauszeiger ein Rechteck auf das Tabellenblatt. Die ausgewählte Landkarte wird dort eingefügt. Klicken Sie an eine beliebige Stelle in der Tabelle, um den Bearbeitungsmodus der Landkarte zu deaktivieren. Klicken Sie anschließend einmal auf die Landkarte. Der Mauszeiger wa ndelt sich in ein Kreuz mit Doppelpfeilen um. Ist die Landkarte markiert, betätigen Sie die Taste nkombination "Strg + X". Die Landkarte gelangt in die Zwischenablage.

Blattschutz umgehen

Sie haben das Kennwort eines Arbeitsblattes vergessen, müssen aber dennoch Änderungen in der Tabelle vornehmen. Kopieren Sie einfach das geschützte Blatt in ein neues Tabellenblatt. Problematisch wird die ganze Aktion jedoch, wenn die einzelnen Formeln geschützt sind, also wenn Sie im Menü "Format / Zellen" über das Register "Schutz" die Option "Formel ausblenden" aktiviert hatten. Der Trick kann dann nicht angewendet werden.

Betätigen Sie nochmals "Strg + C", um die aus verschiedenen Einzelteilen bestehende Grafik erneut in die Zwischenablage zu kopieren. Wechseln Sie wieder in Excel und fügen Sie dort die Grafik wieder mit "Strg + V" ein. Um die Markierung aufzuheben, klicken Sie auf einen freien Bereich der Tabelle.

Wollen Sie die einzelnen Teile der Landkarte unterschiedlich einfärben, klicken Sie doppelt auf eines der Bunde s länder. Im Dia logfeld "AutoForm formatieren" wählen Sie im Bereich "Ausfüllen" die gewünschte Farbe aus, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken. Die Farbpalette wird angezeigt. Per Mausklick stellen Sie die entsprechende Farbe ein.

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Starten Sie PowerPoint mit einer "Leeren Präsentation". Wählen Sie die "Leere Folie" und fügen Sie die Landkarte mittels "Strg + V" ein.

Im ausgewählten Zellenbereich werden Uhrzeiten korrekt addiert, selbst wenn deren Summe den Wert von 24 übersteigt

TIP

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Karte. Ein Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie den Befehl "Gruppierung" und im folgenden Untermenü "Gruppierung aufheben". Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Gimmick in Excel Wußten Sie, daß in Excel ein Flugsimulator verborgen ist? Wenn Sie mal etwas anderes als trübe Zahlenreihen sehen möchten, starten Sie doch einfach dieses kleine Spiel. Sie werden den Flugsimulator nicht finden, wenn Sie Excel 97 unter Windows NT nutzen. Um zum Flugsimulator zu gelangen, müssen Sie einen Trick anwenden.

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Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an. Klicken Sie auf F5. Das Dialogfeld "Gehe zu" wird geöffnet. Geben Sie im Feld "Bezug" die Zellbezeichnung "X97:L97" ein und schließen Sie das Dialogfeld mit "OK".

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Der gesamte Zellbereich der Zeile 97 ist markiert. Betätigen Sie die Tabulator-Taste. Drücken Sie gleichzeitig die Shift- und die StrgTaste und klicken Sie in der Symbolleiste auf den

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Diagramm-Assistenten. Der Bildschirm wird erst schwarz. Danach erscheint eine virtuelle Lan dschaft, die Sie überfliegen können. Die Steuerung erfolgt mit der Maus- und den Pfeiltasten. Mit der linken Maustaste geben Sie Gas, mit der rechten bremsen Sie. Die Flughöhe wird mit den Pfei ltasten beeinflußt. Mit etwas Glück sehen Sie einen grauen Felsen mit einer dunklen Erhebung. Auf diesem Denkmal haben sich die Programmentwickler namentlich verewigt.

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Wollen Sie das kleine Spiel verlassen, drücken Sie die Esc-Taste. Sie gelangen dann zurück zum Excel-Fenster. Wenn Sie sich nach einer längeren Arbeitsphase wieder mal eine Pause mit dem Flugsimulator gönnen möchten, müssen Sie Excel neu starten. Der Flugsimulator läuft nämlich nur einmal pro Excel-Start. ➪ PCgo! 11/99

Excel

TIP

Zellinhalte löschen

Landkarte mit Hyperlinks

Daß Landkarten bunt eingefärbt werden können, haben wir im Tip auf der vorigen Seite erläutert. Auf Landkarten kann man außerdem Hyperlinks einrichten. So können Sie zum Beispiel von der grafischen Darstellung direkt zu den Datenblättern wechseln. Fügen Sie eine Landkarte ein. Schneiden Sie diese aus und öffnen Sie PowerPoint. Auf einer leeren Folie wird die Landkarte eingefügt. Heben Sie die Gruppierung auf (siehe Landkarten-Tip unter Punkt 3), schneiden Sie die Landkarte erneut aus. Wechseln Sie zu Ihrem Excel-Arbeitsblatt und fügen Sie die Landkarte wieder ein. Über den Befehl "Ansicht / Symbolleisten" lassen Sie sich die Zeichnensymbolleiste einblenden. Klicken Sie auf das Symbol zum Einfügen eines Textfeldes. Zeigen Sie nacheinander auf die verschiedenen Bundesländer, und fügen Sie für jedes Bundesland ein Textfeld mit dem entsprechenden Namen ein. Klicken Sie auf die Textfeldbegrenzung, so daß der Cursor für die Texteingabe verschwindet. Um einen Hyperlink einzurichten, klicken Sie im Menü "Einfügen" auf den Eintrag "Hyperlink". Im folgenden Dialogfeld legen Sie fest, auf welches Tabellenblatt oder auf welche Datei hier verwiesen werden soll. Sobald Sie Ihre Angaben mit "OK" bestätigt haben, ist der Hyperlink aktiv, und Sie können rasch zu den entsprechenden Datenblättern wechseln.

➞ Hyperlink Ein Hyperlink ist ein Querverweis auf eine andere Datei oder Textstelle. Klickt man mit der Maus auf einen dieser Hyperlinks, wird man automatisch zu der damit verbundenen Stelle geleitet. Eine besonders große Rolle spielen Hyperlinks im Internet. Dort gelangt man über Hyperlinks zu anderen Web-Sites.

Führen Sie den Mauszeiger an die rechte untere Ecke einer aktiven Zelle, erscheint ein kleines schwarzes Quadrat (das sogenannte Ausfüllkäs tchen). Damit lassen sich Funktionen wie Ausfü llen oder Kopieren aktivieren. Eine weitere Aktion kann mit diesem Werkzeug eingeleitet werden: das Löschen von Zellinhalten.

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Markieren Sie den Bereich, den Sie löschen möchten. Das können einzelne oder mehrere Zellen sein. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die linke untere Ecke des markierten Bereichs, bis das schwarze Kreuz erscheint.

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Drücken Sie die linke Maustaste und führen Sie den Mauzeiger zurück in die linke obere Ecke der Markierung. Der gesamte Bereichr-e scheint nun grau hinterlegt. Sobald Sie die Maus-

taste loslassen, werden die Inhalte in diesem Bereich gelöscht

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Dieser Vorgang entspricht der Verwendung des Befehls "Löschen / Inhalte" im Menü e"B arbeiten". Wichtig: Nur die Inhalte, nicht aber die Formatierung der Zelle werden gelöscht. Um auch die Formatierung zu löschen, halten Sie beime-Zi hen mit der Maus zusätzlich die Strg-Taste gedrückt.

Hyperlinks in großen Tabellen Bei umfangreichen Tabellen, die vielleicht sogar mehrere Arbeitsmappen umfassen, ist es umständlich, von einem Bereich in einen anderen zu wechseln. Sie können aber sogenannte ➞ Hyperlinks einfügen. Diese können auf bestimmte Stellen in der Tabelle, auf andere Tabellenblätter oder sogar auf andere Dateien verweisen.

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Um Verweise auf bestimmte Tabellenbere iche zu integrieren, müssen alle Bereiche, auf die verwiesen werden soll, benannt werden. Markieren Sie dazu einen Zellbereich. Klicken Sie in das Namenfeld (links neben dem Eingabefeld), und überschreiben Sie die Zellangabe (etwa "A1") mit einem aussagekräftigen Namen (zum Beispiel "Ausgaben_Oktober").

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Fügen Sie am Anfang der Tabelle einige Zeilen ein. Diese Zeilen werden für die Hype rlinks benötigt. In die Zelle A1 geben Sie einen der gerade festgelegten Bereichsnamen ein, etwa "Ausgaben_Oktober". Während die Zelle A1 noch markiert ist, wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Hyperlink".

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Im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" klicken Sie im Bereich "Name einer Stelle in der Datei (Optional)" auf die Schaltfläche "Durchs uchen". Aktivieren Sie im folgenden Dialog die Option "Festgelegter Name" . Suchen Sie das gewünschte Ziel per Doppelklick aus. Der Bereichsname erscheint im entsprechenden Textfeld. Schließen Sie den Dialog mit "OK".

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Der Hyperlink in der Zelle A1 ist jetzt aktiv. Sie erkennen dies daran, daß er unterstrichen und blau dargestellt wird. Klicken Sie auf diesen Hyperlink, gelangen Sie automatisch zu dem definierten Zellbereich. Auf ähnliche Weise können Sie auch Hyperlinks zu anderen Dateien anlegen. Sie müssen dann im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" im oberen Bereich neben dem Feld "Verknüpfung zu Datei oder URL" auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken, um den Dateipfad anzugeben. Wollen Sie einen Hyperlink zu einer anderen Tabelle der Arbeitsmappe anlegen, wählen Sie "Durchs uchen" im unteren Bereich und klicken im nach folgenden Dialog auf die Option "Blattname". ❑ PCgo! 11/99

Excel Automatisches Füllen vordefinierter Zellen

TIP

Bewegen in Markierungen

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf das Bewegen in markierten Feldern legen. Sobald Sie beispielsweise Felder markiert haben und unbeabsichtigt einen Mausklick im Arbeitsblatt durchführen, geht die Markierung unwiderruflich verloren. Damit Sie sich dennoch ohne Probleme in den markierten Feldern bewegen können, klicken Sie zum Vorwärtsb ewegen jeweils auf die Tabulato rtaste. Bei jedem Klick auf die a- T bulatortaste bewegt sich der Cursor zum nächsten markierten Feld. Sie wollen sich innerhalb der Markierungen rückwärts bewegen? Auch das ist kein Problem. Rückwärts gelangen Sie durch gleichzeitiges Drücken der "Shift"-Taste und der Tabulatortaste.

TIP

Euro-Zeichen installieren

Wenn Sie das Euro-Zeichen schon installiert haben, müssen Sie bei der benutzerdefinierten Formatierung nicht "EURO" eintippen, n- so dern können statt dessen direkt das Euro-Zeichen eingeben. Sollte es das Euro-Zeichen auf Ihrer Tastatur nicht geben, erreichen Sie es durch gleichzeitiges drücken von "Alt-Gr" und dem Buchstaben "E".

Oftmals besteht das Problem, voneinander getrennte Zellen mit identischem Inhalt zu füllen. Um eine zeitraubende Eingabe in jede einzelne dieser Zellen zu vermeiden, bietet sich eine besondere Art des automatischen Ausfüllens von vorher markierten Zellen an.

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Markieren Sie zunächst die Zellen, die mit dem gewünschten Wert gefüllt werden sollen. Doch wie erreichen Sie die Markierung auseinander liegender Zellen? Markieren Sie zunächst die erste Zelle Ihrer Markierungsreihe. Alle weiteren Zellen markieren Sie durch gleichzeitiges Drücken der "Strg"-Taste und Klicken auf die gewünschten Zellen. Die "Strg"-Taste muß entweder während des gesamten Markiervorganges für alle Zellen gedrückt bleiben oder vor jeder Markierung wieder gedrückt werden. Seien Sie bei der Markierung vorsichtig, denn ein unbeabsichtigtes Klicken ohne gleichzeitig gedrückte "Strg"-Taste macht Ihre bisherige Markierung zunichte! Sie müssen dann von vorne mit der Markierung beginnen. Durch erneutes Anklicken einer Zelle bei gedrückter "Strg"-Taste können Sie die Markierung selektiv löschen.

fen während dieses Vorganges also nicht auf eine andere Zelle klicken! Damit Sie nicht versehentlich die Markierung aufheben, geben Sie den gewünschten Wert oder Begriff direkt in die Zelle ein, in der sich der Cursor gerade befindet! Nach Eingabe des gewünschten Wertes oder Begriffs drücken Sie die "Strg"-Taste und die Eingabetaste gleichzeitig. Schon befindet sich Ihr Wunschwert in allen markierten Zellen.

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Sie können die markierten Zellen auch in einem Durchgang formatieren, die Formatierung wirkt sich auf alle markierten Zellen auf einmal aus. Die Abbildung wurde zum Beispiel folgendermaßen formatiert: Schriftart Arial, Schriftgrad 11, Fett, Kursiv, Hintergrundfarbe Gelb, Schriftfarbe Rot, Ausrichtung 45 Grad. Sie können analog natürlich auch jede andere Ausrichtung und Formatierung wählen.

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Geben Sie jetzt den gewünschten Wert in eine dieser Markierungen ein. Die Gesamtmarkierung muß dabei bestehen bleiben; Sie dür-

Pivot-

T abellen in Excel 2000

Durch das Umgehen der Layoutfestlegung für Pivot-Tabellen sparen Sie viel Zeit. Ab der ExcelVersion 2000 können Sie die Pivot-Tabellenstruktur direkt im Tabellenblatt festlegen.

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Ziehen Sie die Feldnamen aus der Pivot-Tabellen-Symbolleiste in die umrahmten Bereiche der Tabellenstruktur. Es müssen auf jeden Fall Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Daten festgelegt werden. Überlegen Sie genau, welche Felder Sie an welche Stelle in der Struktur legen, sonst erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis.

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Wenn Sie sich beim Ziehen der Felder vertan haben, können Sie jederzeit durch Verschieben der Felder Ihren Pivot-Bericht korrigieren.

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Sollten Sie sich jedoch soweit vertan haben, daß Sie die Struktur nicht mehr umarbeiten können, hilft ein Klick auf das "Rückgängig"-Symbol weiter. Sie können die Felder dann erneut an die gewünschten Stellen ziehen. PCgo! 12/99

Excel Excel-Tips

Formatierung in Abhängigkeit der Zellenwerte Bei Ergebnissen von Berechnungen in Zahlenkolonnen fallen "besorgniserregende" Werte nicht sofort auf. Das birgt das Risiko des Überlesens von kritischen Werten. In diesem Fall hilft die automatische Formatierung in Abhängigkeit der Zellenwerte.

Wert ein und klicken Sie im unteren Dialogbereich auf die Schaltfläche "Format". Wählen Sie jetzt ein Format, zum Beispiel Schriftart "Fett" und Farbe "Rot" aus. Nach dem Festlegen der Formatierung wird Ihnen eine Vorschau auf das bedingte Format dargestellt.

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Erzeugen Sie eine Tabelle mit den Spalten "Produkt", "Einkaufspreis", "Verkaufspreis" und "Gewinn".

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Geben Sie Bezeichnungen für die Produkte und Preise für "Einkaufpreis" und "Verkaufspreis" ein.

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Berechnen Sie den jeweiligen Verkaufspreis aus der Differenz zwischen "Verkaufspreis – Einkaufspreis".

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Wollen Sie weitere Bedingungen festlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" im unteren Bereich des Dialogfensters. Verfahren Sie bei der Festlegung der bedingten Formatierung wie unter Punkt 6 beschrieben; legen Sie aber andere Auswahlkriterien und Formatierungen fest.

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Auf diese Art und Weise können Sie zum Beispiel Gewinne unterhalb eines von Ihnen festgelegten Wertes rot hervorheben lassen, oberhalb des Wertes beispielsweise grün.

Markieren Sie jetzt die Werte in der Verkaufsspalte.

Klicken Sie im Menü auf "Format" und im folgenden Untermenü auf den Menüeintrag "Bedingte Formatierung".

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Wählen Sie bei der "Bedingung 1" den Eintrag "Zellwert ist" und im nächsten Fenster aus dem Auswahlmenü zum Beispiel "Kleiner als". Geben Sie in das rechte Feld den gewünschten

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Erstellen Sie zunächst ein Tabellenblatt mit einigen Werten. Markieren Sie anschließend diese Werte. Klicken Sie danach im Menü auf "Format" und im folgendem Untermenü auf den Menüeintrag "Zellen". Klicken Sie im jetzt angezeigten Dialogfeld "Zellen" auf den Register "Zahlen". Auf der linken Seite des Dialogfeldes wird eine Spalte mit den vorhandenen Kategorien angezeigt. Auf der rechten Seite des Dialogfeldes sehen Sie die Vorschau der gerade markierten Kategorie. Klicken Sie nun auf die Kategorie "Benutzerdefiniert".

Eingabe der Rauten mit dem Punkt erreichen Sie eine Tausender-Punkt-Trennung, durch die Eingabe von "0,00" eine dezimale Darstellung. Den Wert "EURO" geben Sie unbedingt in Anführungszeichen ein, damit die Darstellung korrekt erfolgen kann. Sollten Sie vergessen, die Angabe "EURO" in Anführungszeichen zu setzen, erzeugt Excel eine Fehlermeldung und Sie können die Formatierung nicht abschließen. pm

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Das ist eine Pivot-T abelle

Pivot-Tabellen dienen zur -ver dichteten Darstellung von größeren Datenmengen. Die Daten können Sie zwar auch mit anderen Excel-Analyse-Werkzeugen auswerten, Pivot-Tabellen besitzen aber einen entscheidenden Vorteil: Während Sie bei normalen ExcelAnalysen alle in Betracht kom menden Einträge, das heißt die Skala der Antwortmöglichkeiten, bereits kennen müssen, entdeckt eine Pivot-Tabelle bei der Auswertung die Antwortmöglichkei ten automatisch. Zusätzlich können Sie die Sortierung sowie die Teilsummen- und Gesamtsum menbildung einfach der Pivot-Tabelle überlassen, diese erledigt die Aufgabe optimal für Sie.

"Das visuelle Handbuch" heißt der Untertitel dieses Buches zur Tabellenkalkulation von Microsoft. Der Autor versucht, die an sich etwas trockene Materie von Formeln, Zahlen und Tabellen einmal anders zu präsentieren, nämlich visuell. Texte müssen Sie kaum lesen, alles wird anhand von Symbo len, Pfeilen und Sre enshots aus Excel vorgeführt. Konventionell präsentiert sich dagegen der Aufbau des Buches. Am Anfang wird die Bedieneroberfläche erklärt, dann folgen die Grundlagen, und auch "Experten"-Wissen wie Pivot-Tabellen kommt nicht zu kurz. Dennoch: Das Buch richtet sich deshalb nicht nur an Einsteiger, sondern auch an diejenigen, die ein -"nor males" Buch über Excel nicht durcharbeiten wollen.

info Markt & Technik,

Tippen Sie in das Feld "Formate" auf der rechten Dialogfeldseite folgende Zeichenfolge ein: #.##0,00 "EURO";-#.##0,00 "EURO". Durch PCgo! 12/99

TIP

Excel 2000

Festlegen des Euro-Formates Ab der Version Excel 2000 steht Ihnen standardmäßig das Euro-Zeichen zur Verfügung. Doch was unternehmen Sie, wenn Sie noch mit Excel 95 bzw. 97 arbeiten? Erstellen Sie sich das Euro-Format doch einfach selbst.

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

ISBN: 3-8272-5559-7 Preis: 44 Mark

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Excel-Tips

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Excel 97

Überschriften auf jeder Druckseite

TIP

Zeile kopieren und verschieben

Analog zum Tip „Drag und Drop ohne Reue“ können Sie eine Zeile auch kopieren und gleichzeitig verschieben. Dazu markieren Sie diese Zeile zunächst. Drücken Sie anschließend die „Strg“-Taste und die „Shift“-Taste gleichzeitig, halten Sie die beiden Tasten gedrückt und klicken Sie dann mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile. Halten Sie weiterhin die „Strg“-Taste und die „Shift“-Taste sowie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustasten sowie die beiden anderen Tasten los. Der markierte Inhalt wird nun als zusätzliche Zeile zwischen die vorhandenen Zeilen kopiert. Bei diesem Vorgang ist besondere Vorsicht geboten. Wenn Sie vergessen, die „Shift“-Taste zu drücken, wird der vorhandene Inhalt der Zeile ohne Warnung überschrieben!

TIP

Gültigkeitskriterien auswählen

Was es mit den Gültigkeitskriteren bei der Eingabe auf sich hat, beschreiben wir im Tip „Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe festlegen“ auf der nächsten Seite. Außer den dort beschriebenen Gültigkeitskriterien können Sie auch „Ganze Zahl“, „Liste“ (bei dieser Einstellung wird der eingegebene Wert mit dem Wert aus einem festgelegten Bereich verglichen), „Datum“, „Zeit“, „Textlänge“ und „Benutzerdefiniert“ (für diese Einstellung müssen Sie eine Formel hinterlegen) auswählen. Die Eingabemeldung und die Fehlermeldung funktionieren genauso wie im Tip beschrieben.

www.pcgo.de

Tabellen passen beim Ausdruck nicht immer auf eine Seite. Wenn der Tabelleninhalt sich über mehrere Seiten erstreckt, gehen die Überschriften auf den Folgeseiten verloren. Sie haben natürlich die Möglichkeit, die Tabelle so aufzubereiten, daß Sie bei jedem Seitenwechsel die Überschriften neu eingeben. Aber das ist überflüssiger Aufwand. Außerdem können Sie diese Vorgehensweise nicht anwenden, wenn Sie die Tabelle sortieren wollen. Die Überschriften der Folgeseiten würden dann ebenfalls sortiert: Das führt zu unsinnigen Ergebnissen. Aber die Druckfunktion von Excel bietet eine Möglichkeit, Überschriften auf allen Seiten zu drucken, obwohl diese nur an einer Stelle in der Tabelle stehen.

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Im Bereich „Drucktitel“ legen Sie den Bereich fest, der auf jeder Seite wieder gedruckt werden soll. Mit der Bereichseingabe im Feld „Wiederholungszeilen oben:“ legen Sie die Überschriften für die Zeilen fest, im Feld „Wiederholungsspalten links:“ definieren Sie die Überschriften für Spalten, falls Sie dies wünschen.

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Über die Schaltfläche „Seitenansicht“ können Sie das Ergebnis Ihrer Einstellung noch einmal kontrollieren, ob auch wirklich alles so erscheint, wie Sie es wünschen. Mit einem Klick auf „Drucken“ werden die gewünschten Seiten, jeweils mit der ausgewählten Überschrift versehen, ausgedruckt.

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Wenn Sie Ihre Tabelle, die sich über mehrere Druckseiten erstreckt, fertig bearbeitet haben und wenn die Überschriften festgelegt sind, klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und „Seite einrichten“.

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Klicken Sie im Dialogfeld „Seite einrichten“ auf den Registerreiter „Tabelle“. Im oberen Bereich können Sie, wenn Sie nicht die ganze Tabelle drucken wollen, den gewünschten Druckbereich festlegen.

Drag und Drop ohne Reue Tabellen sind nach der ersten Bearbeitung meistens noch nicht fertig. Häufig müssen neue Zeilen eingefügt werden. Oder Zeilen müssen verschoben werden. Hin und wieder müssen auch Zeilen kopiert werden. Hierfür die Excel-Standardfunktionen „Kopieren“, Einfügen Zeile“, Einfügen Inhalt“ zu verwenden, funktioniert zwar, aber es geht mittels Drag und Drop auch einfacher. Allerdings sind bei dieser Technik einige Besonderheiten zu beachten, sonst kommt es sehr schnell zu einem Datenverlust.

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Wenn Sie eine Zeile verschieben möchten, so markieren Sie die gewünschte Zeile zunächst mit der Maus. Klicken Sie danach mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustaste los. Was passiert? Sie bekommen eine Warnmeldung: „Sollen die Inhalte der Zellen des Zielbereichs überschrieben werden?“ Seien Sie jetzt vorsichtig, denn wenn Sie mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen, werden die vorhandenen Zelleninhal-

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te ohne weitere Rückfrage überschrieben. Dieser Weg entspricht also noch nicht unseren Vorstellungen. Klicken Sie deswegen auf die Schaltfläche „Abbrechen“.

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Wenn die vorhandenen Zelleninhalte beim Verschieben nicht überschrieben werden sollen, markieren Sie noch einmal die zu verschiebende Zeile mit der Maus. Drücken Sie danach die „Shift“-Taste, halten diese gedrückt und klicken Sie dann mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile, halten Sie die „Shift“-Taste und die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustaste und die „Shift“-Taste los. Der markierte Inhalt wird jetzt als zusätzliche Zeile zwischen die vorhandenen Zeilen geschoben, ohne daß Sie irgendeinen Zelleninhalt überschreiben PCgo! 1/2000

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Excel 97

TIP

Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe festlegen

Spalten und Zeilen fixieren

Bei großen Tabellen ist es lästig, daß die Überschriften nicht auf jeder Bildschirmanzeige mit dargestellt werden. Um auf jeder beliebigen Bildschirmseite Ihres Arbeitsblattes die gewünschten Überschriften zu sehen, können Sie Zeilen und Spalten fixieren. Um eine exakte Fixierung von Spalten oder Zeilen vorzunehmen, müssen Sie den Bereich der Fixierung vorher genau festlegen. Daher müssen Sie zum Fixieren des oberen horizontalen Ausschnitts die Zeile unterhalb der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll, markieren. Um den linken vertikalen Ausschnitt zu fixieren, markieren Sie die Spalte rechts neben der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll. Klicken Sie anschließend im Menü auf „Fenster“ und auf „Fixieren“. Schon können Sie nach Belieben durch Ihre Daten navigieren, ohne daß eine Überschrift verloren geht. Wenn Sie die Fixierung wieder aufheben wollen, klicken Sie im Menü nochmals auf „Fenster“ und auf den Menüpunkt „Fixierung aufheben“.

Normalerweise können Sie in jede Excel-Zelle beliebige Daten eingeben. Ist die Zelle noch ohne Formatierung, versucht Excel aufgrund der Eingabe selbst festzulegen, um welches Eingabeformat (Text, Zahl, Datum, Uhrzeit) es sich handelt. Sie können aber auch Formatierungen von Feldern durch Überschreiben zerstören. Besonders kritisch werden fehlerhafte Eingaben, wenn diese in Formeln verwendet werden. Das führt dann unweigerlich zu Fehlberechnungen. Aus diesem Grund sollten Sie sensible Felder mit Gültigkeitsregeln versehen.

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Um eine Gültigkeitsprüfung zu erstellen, müssen Sie zunächst den Bereich markieren, für den diese Prüfung zutreffen soll. Ist das geschehen, klicken Sie im Menü auf „Daten“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Gültigkeit“.

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Im Dialogfenster „Gültigkeit“ klicken Sie auf das Register „Einstellungen“. In den Gültigkeitskriterien ist im Feld „Zulassen“ der Eintrag „Jeden Wert“ aktiviert. Um dies zu ändern, wählen Sie zum Beispiel „Ganze Zahl“ aus. Die Option „Leere Zellen ignorieren“ aktivieren Sie, sonst schränken Sie sich bei der Dateneingabe zu stark ein. Sie können zusätzlich den erlaubten Daten-

bereich durch eine Minimum- und MaximumEingabe einschränken.

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Klicken Sie jetzt auf das Register „Eingabemeldung“. Wenn das Kontrollkästchen „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktiviert ist, können Sie einen Titel und eine Eingabemeldung festlegen.

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Mit einem Klick auf das Register „Fehlermeldung“ legen Sie bei Bedarf eine Fehlermeldung fest. Wie auf einen Fehler reagiert wird, legen Sie durch die Auswahl „Stil“ fest. Durch Auswahl von „Stop“ müssen Sie einen korrekten Wert eingeben. Durch die Wahl von „Warnung“ können Sie bei der Fehleingabe selbst entscheiden, ob der eingegebene Wert Gültigkeit haben soll. Bei „Information“ erhalten Sie nur einen Hinweis.

Kommentar erspart Nachfragen TIP

Kommentar überarbeiten

Soll ein Kommentar noch einmal überarbeitet werden, so klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in das Feld, welches den Kommentar enthält. Klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar bearbeiten“. Sie können nun den vorhandenen Text bearbeiten und ergänzen. Da es sich bei dem Kommentarfeld um ein Textfeld handelt, können Sie es mit Hilfe der Anfasser in der Größe verändern. Dadurch besteht die Möglichkeit, auch längere Texte als Kommentar zu hinterlegen. Die Lage des Kommentarfensters können Sie dadurch verändern, indem Sie mit der Maus zwischen die Anfasser klicken und das Kommentarfenster an eine beliebige Stelle innerhalb des Bildschirmfensters plazieren.

Bei komplexen Tabellen kommt es immer wieder vor, daß bei einer späteren Bearbeitung der Tabellen komplizierte Sachverhalte nicht mehr im Gedächtnis sind. Die Frage lautet dann: „Wie bin ich bloß zu diesem Ergebnis gekommen?“ Noch schwerwiegender wird es, wenn Dritte mit den von Ihnen erzeugten Tabellen weiterarbeiten sollen. Deshalb gewöhnen Sie sich lieber an, bei schwierigen Vorgängen einen Kommentar zu hinterlegen.

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Klicken Sie auf das Feld, das mit einem Kommentar versehen werden soll. Klicken Sie danach in der Menüleiste auf „Einfügen“ und „Kommentar“. Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in das Sie den gewünschten Kommentar eintippen können. Wenn Sie mit der Maus einmal außerhalb des Kommentarfensters klicken, wird der Kommentar gespeichert. An dem kleinen roten Dreieck in der rechten oberen Ecke der Zelle erkennen Sie, daß sich an dieser Stelle ein Kommentar verbirgt. Zum Sichtbar-

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machen des Kommentars brauchen Sie lediglich mit dem Mauszeiger über dieses Feld zu fahren. Der Kommentar wird dann eingeblendet.

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Um den Kommentar dauerhaft sichtbar zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld mit dem Kommentar. Daraufhin wird ein Kontextmenü geöffnet. Wählen Sie hier den Eintrag „Kommentar anzeigen“ aus. Der Kommentar wird jetzt durchgehend angezeigt. Da er sich aber vor die vorhandenen Zellen legt, ist diese Einstellung nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Um die permanente Anzeige des Kommentars zu unterdrücken, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in das Feld, welches den Kommentar enthält und klicken im Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar ausblenden“.

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Sie können überflüssig gewordene Kommentare auch wieder löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Feld, das den Kommentar enthält, und klicken Sie anschließend in dessen Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar löschen“. pm PCgo! 1/2000

Excel-Tips

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Excel

Arbeitsblätter mit Namen versehen

TIP

Mehr Arbeitsblätter wählen

Standardmäßig wird Excel mit drei Arbeitsblättern geöffnet. Wenn Sie aber üblicherweise mit mehr oder weniger Arbeitsblättern arbeiten, können Sie die Anzahl als Vorgabe in Excel festlegen. Klicken Sie dazu in der ExcelMenüleiste auf „Extras“ und „Optionen“. Wechseln Sie im jetzt geöffnetem Dialogfeld „Optionen“ auf den Registereintrag „Allgemein“. Hier finden Sie im mittleren Bereich den Eintrag „Blätter in neuer Arbeitsmappe:“. Tippen Sie in dieses Feld die Anzahl der Arbeitsblätter ein, mit der Sie Excel zukünftig starten wollen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Beenden Sie danach Excel. Bei jedem neuen Start von Excel und bei jeder Anlage einer neuen Arbeitsmappe wird in Zukunft die Anzahl der von Ihnen festgelegten Arbeitsblätter geöffnet.

Eine Tabelle in Excel wird auch als Arbeitsblatt bezeichnet, während eine ganze Datei Arbeitsmappe genannt wird. Wenn Sie mit mehreren Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe arbeiten, sollten Sie diese umbenennen. Anstatt der Standardbezeichnung „Tabelle1“ bis „Tabelle n“ (n= Anzahl Ihres letzten Arbeitsblattes) sollten Sie lieber aussagekräftige Namen vergeben. Dadurch behalten Sie einen wesentlich besseren Überblick und wissen immer genau, welche Inhalte sich in welcher Tabelle verbergen.

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Wechseln Sie mit einem Klick auf das Arbeitsblatt, welches Sie mit einem eigenem Namen versehen wollen.

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Klicken Sie am unteren Rand der Tabelle mit der rechten Maustaste auf den Namensreiter (Beispiel: Tabelle2). Das Kontextmenü wird geöffnet. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Umbenennen“.

Ein gut aufgebautes Arbeitsblatt kann durch unkontrolliertes Arbeiten schnell zerstört werden. Das trifft insbesondere zu, wenn andere Personen mit der von Ihnen erstellten Arbeitsmappe weiter arbeiten. Daher sollten Sie die Arbeitsmappe schützen und nur bestimmte Bereiche zur Dateneingabe freigeben. Dabei ist aber darauf zu achten, daß standardmäßig alle Zellen des Arbeitsblattes geschützt sind. Die zu bearbeitenden Felder müssen explizit freigegeben werden. Zum Schützen Ihres Arbeitsblattes klicken Sie zunächst auf den Reiter des zu schützenden Blattes. Bei mehreren zu schützenden Arbeitsblättern müssen Sie jedes Arbeitsblatt explizit schützen.

Kopieren mit der Maus

Hier noch ein Tip für Mausliebhaber: Drücken Sie die „Strg“-Taste und halten diese gedrückt, halten Sie zusätzlich die linke Maustaste gedrückt und ziehen das markierte Arbeitsblatt an die Stelle innerhalb des Registers, an die es kopiert werden soll. Lassen Sie dann die „Strg“-Taste und anschließend die linke Maustaste wieder los. So geht es auch.

Die Registerbezeichnung „Tabelle n“ wird markiert, und Sie können einen neuen Namen für dieses Arbeitsblatt eintippen. (Hinweis: Bei Excel 95 wird noch zusätzlich ein Dialogfeld zur Eingabe aufgeblendet.) Mit der „Enter“-Taste wird die Eingabe abgeschlossen.

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Sie sind kein Freund der rechten Maustaste? Dann können Sie auch durch einen Doppelklick auf die linke Maustaste in den Eingabemodus der Tabellenbeschriftung gelangen. Führen Sie also einen Doppelklick auf den zu ändernden Tabellennamen aus und überschreiben Sie die alte Bezeichnung.

Arbeitsblätter schützen

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TIP

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Markieren Sie die Felder oder den Bereich, in dem Sie eine Dateneingabe erlauben wollen. Klicken Sie nach der Markierung im Menü auf den Eintrag „Format“ und dann auf „Zellen“. Das Dialogfenster der Zellen erscheint auf dem Bildschirm. Klicken Sie hier auf den Register „Schutz“. Das Optionskästchen „Gesperrt“ ist aktiviert. Deaktivieren Sie es, indem Sie mit der Maus auf das Häkchen im Dialogfeld klicken.

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Das Häkchen verschwindet und die markierten Zellen sind zur Freigabe vorgesehen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ sind die Zellen wieder freigegeben.

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Wählen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Schutz / Blatt“. Der Dialog „Blatt schützen“ erscheint. Legen Sie hier fest, ob Inhalte, Objekte oder Szenarios geschützt werden sollen. Vergeben Sie ein Kennwort. Aber Vorsicht: Merken Sie sich das Kennwort, sonst können Sie Ihre Arbeitsmappe auch nicht mehr ändern!

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Versuchen Sie nun, Daten in gesperrte Bereiche einzugeben, erscheint eine Fehlermeldung „Sie versuchen, Zellen zu ändern, die schreibgeschützt sind“. Klicken Sie aber in einen ungeschützten Bereich, können Sie problemlos Daten eingeben.

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Zum Aufheben des Arbeitsblattschutzes klicken Sie im Menü auf „Extras / Schutz / Blattschutz aufheben“. Wenn Sie ein Kennwort vergeben haben, müssen Sie dieses hier erneut eingeben. PCgo! 2/2000

Excel Eigenschaften von Arbeitsmappen Wenig bekannt ist die Möglichkeit, sich die Eigenschaften von Arbeitsmappen anzusehen. Dabei stehen in den Eigenschaften nicht nur Informationen zur Arbeitsmappe. Sie können dort auch selbst wichtige Informationen zu Ihrer Arbeitsmappe eingeben.

teren Ecke des Dialogfeldes. Wenn Sie diese Option anklicken, wird im „Öffnen“-Dialogfeld eine Vorschau auf die Tabelle gezeigt. Das ist oftmals sinnvoll, funktioniert allerdings nur, wenn Sie auf das „Vorschau“-Symbol im „Öffnen“-Dialog geklickt haben.

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Klicken Sie in Ihrer geöffneten Arbeitsmappe im Menü auf „Datei“ und im anschließenden Untermenü auf „Eigenschaften“.

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Das Dialogfeld der Eigenschaften erscheint. Im Register „Allgemein“ sehen Sie Angaben zum Speicherort, die Dateigröße, das Erstellungsdatum, wann die Datei zuletzt geändert wurde und wann sie zuletzt geöffnet wurde. Außerdem bekommen Sie Auskunft darüber, ob die Datei schreibgeschützt ist.

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Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei-Info“. Hier können Sie selbst Hand anlegen und einen Titel für die Arbeitsmappe vergeben, das Thema grob beschreiben, sich als Autor dieser Datei bekannt geben sowie weitere Angaben eintippen (Manager, Firma, Kategorie, Stichwörter, Kommentar). Diese Angaben erhalten spätestens dann Bedeutung, wenn Sie die Arbeitsmappe an Dritte weitergeben. So ist auf einen Blick ersichtlich, um was es sich in der Arbeitsmappe handelt, wer der Autor ist und so weiter.

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Das Register „Statistik“ gibt Ihnen darüber Auskunft, wann das Arbeitsblatt angelegt, wann es zuletzt geöffnet und geändert wurde. Außerdem erfahren Sie hier, zu welchem Zeitpunkt es zuletzt gedruckt und vom wem es zuletzt gespeichert wurde.

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Mit einem Klick auf „Inhalt“ bekommen Sie übersichtlich angezeigt, welche Tabellen und welche Diagramme sich in der Arbeitsmappe befinden.

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Sehr wichtig ist auch das Optionskästchen „Vorschaugrafik speichern“ in der linken un-

Klicken Sie auf den Registerreiter „Anpassen“, um Einstellungen für die Dateiablage vorzunehmen. Sie können an dieser Stelle auch Angaben wie „Abteilung“, „Bearbeiter“ und ähnliches hinterlegen, indem Sie eine Kategorie markieren und auf „Hinzufügen“ klicken.

Arbeitsblätter verschieben Oft bemerken Sie erst nach dem Erstellen mehrerer Arbeitsblätter, daß diese nicht an optimaler Stelle stehen. Tabellen können aber sehr einfach untereinander verschoben werden.

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Aktivieren Sie zunächst auf das Arbeitsblatt, das Sie verschieben wollen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Tabellenblatt. Im jetzt erscheinendem Kontextmenü klicken Sie auf „Verschieben / Kopieren“. Das Dialogfeld „Verschieben / Kopieren“ wird geöffnet. In das obere Feld können Sie eintragen, ob Sie innerhalb Ihrer Arbeitsmappe bleiben wollen oder das markierte Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe verschieben wollen. Wir bleiben in unserer Arbeitsmappe, ändern den Eintrag also nicht. PCgo! 2/2000

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Im unteren Bereich des Dialogfensters legen Sie fest, vor welchem Arbeitsblatt das markierte Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Arbeitsblatt verschoben.

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Wenn Sie lieber alles mit der Maus machen möchten, so ist auch das möglich: Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie das markierte Arbeitsblatt an die Stelle innerhalb des Registers, an der es stehen soll und lassen Sie dann die linke Maustaste wieder los.

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Verfahren Sie auf die gleiche Art und Weise mit den anderen Arbeitsblättern, so daß am Ende Ihrer Aktion die optimale Reihenfolge für Ihre verschiedenen Tabellenblätter der Arbeitsmappe festgelegt ist. pm

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TIP

Arbeitsblätter kopieren

Ganze Arbeitsblätter sind samt Formatierungen schnell markiert und kopiert: Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf den Eintrag „Verschieben / Kopieren“. Im folgenden Dialog müssen Sie das Optionskästchen „Kopieren“ im unteren Bereich des Dialogfeldes aktivieren. Sonst wird Ihre Tabelle lediglich verschoben, aber nicht kopiert! Entscheiden Sie sich, an welcher Stelle das kopierte Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Arbeitsblatt an die gewünschte Stelle kopiert.

TIP

Zeichnungsobjekte einfügen

Sie brauchen nicht unbedingt aufwendige Diagramme zu erstellen, um Ihre Tabellen aufzuwerten. Bereits einfache Grafiken erzeugen eine gute Wirkung. Aktivieren Sie die Zeichnen-Symbolleiste über „Ansicht / Symbolleisten / Zeichnen“. Neben einfachen Zeichenelementen können Sie hier auch sogenannte Autoformen einfügen. Klicken Sie dazu auf „Autoformen“, wählen Sie eine Autoform aus, zum Beispiel einen Gewitterblitz. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein kleines Kreuz. Ziehen Sie innerhalb der Tabelle den Blitz mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Lage und Größe.

Excel-Tippster

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

Excel

Schnelles Übertragen mehrerer Formate In Excel sind die einzelnen Zellen oft mit mehreren Formatierungsmerkmalen auf einmal belegt. Um diese Kombination von Formatierungsmerkmalen auf einmal zu übertragen, hält Excel einen besonderen Befehl bereit.

TIPP

Filtern nach Inhalten

Mit der Filterfunktion haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Einträge aus einer Tabelle zu selektieren. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf „Daten“, „Filter“ und „Autofi lter“. Die Überschriften Ihrer Tabe lle werden mit Auswahlschal tflächen versehen. Klicken Sie auf die Spalte, aus der Sie die Einträge filtern möchten: Es erscheint eine Auswahl der vorhandenen Eintr äge. Wählen Sie den gewünschten Eintrag, und anschliessend rwe den Ihnen die passenden Einträge dargestellt. Um wieder alle Einträge zu sehen, klicken Sie erneut auf den Auswahlbutton und dort auf den Eintrag „Alle“.

TIPP

Formeln in Werte umwandeln

Wenn Sie Daten von Excel inn-a deren Programmen weiter bearbeiten wollen, ist es sinnvoll, Formeln in Werte umzuwandeln. Viele Programme können mit den Excel-Formeln nämlich nichts anfangen. Markieren Sie den Bereich, den Sie von Formeln in Werte wandeln wollen. Klicken Sie anschliessend im Menü auf „Bearbeiten“ und „Kopieren“. Klicken Sie anschliessend in die Zelle, von der an Sie die Werte eintragen wollen. Klicken Sie dann im Menü auf „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ wirdn-ei geblendet. Wählen Sie die Option „Werte“ aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden die Werte Ihrer Formeln eingesetzt.

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Formatieren Sie in Ihrem Arbeitsblatt eine Zelle mit besonderen Merkmalen, wie zum Beispiel Schriftart, Vordergrundfarbe, Hintergrundfarbe und Ausrichtung.

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Klicken Sie zunächst in das Feld mit den ausgewählten Formaten und danach in der Symbolleiste auf das Symbol „Format übertragen“ (Pin-

selsymbol). Die Formatierungs-Informationen werden jetzt in den Zwischenspeicher Ihres PCs geschrieben.

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Klicken Sie anschliessend in die Zelle, auf der Sie das Format übertragen möchten. Sämtliche Formatierungsmerkmale werden auf die Zelle übertragen, und die Funktion „Format übertragen“ wird wieder zurück gesetzt.

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Wenn Sie die Formatierungs-Informationen auf mehrere Zellen übertragen wollen, ohne jedes Mal wieder auf das Symbol „Format übertragen“ klicken zu müssen, wählen Sie die Zelle mit den zu übertragenden Formaten aus und klicken doppelt (!) auf das Symbol „Format übertragen“. Jetzt wird auf jede Zelle, die Sie anklicken, das Format übertragen. Sind alle gewünschten Zellen mit dem ausgewählten Format versehen, drücken Sie auf die „Esc“-Taste. Die Funktion wird anschliessend zurück gesetzt, und Sie können im normalen Modus weiterarbeiten.

Top Ten mit Hilfe eines Filters Zum Auswerten von Arbeitsblättern müssen Sie nicht manuell Eintragungen durchzählen. Mit Hilfe von Filtern können Sie die „Top Ten“ Ihrer Tabelle automatisch sichtbar machen. Dabei müssen die „Top Ten“ nicht genau zehn Eintragungen enthalten; Sie können die Anzahl der Tops frei einstellen.

Klicken Sie nun auf das Auswahlsymbol und wählen den Eintrag „Top 10 ...“ aus. Das Dialogfeld „Top 10 - Auto Filter“ erscheint.

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Laden Sie eine Arbeitsmappe, in der es Zahlen gibt. Denn die „Top Ten“ können nur auf Basis von numerischen Werten ermittelt werden, bei Textspalten verweigert das Programm diese Funktion.

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Wenn Sie die auszuwertende Arbeitsmappe geladen haben, stellen Sie sicher, dass die Überschriftenzeile eine andere Formatierung hat als der Rest der Tabelle. Erst dadurch ist eine eindeutige Filterzuordnung möglich.

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Klicken Sie in der Menüzeile auf den Eintrag „Daten“ und anschliessend auf den Eintrag „Filter“. Im jetzt aktivierten Untermenü klicken Sie auf „AutoFilter“. Die Überschriftenzeile Ihrer Tabelle wird mit Auswahlbalken versehen.

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Wählen Sie die auszuwertende Spalte aus. Sie muss numerische Werte enthalten.

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Wählen Sie nun aus, ob Sie die „Obersten“ oder die „Untersten“ Top Ten selektieren möchten. Stellen Sie danach die Anzahl der zu filternden Elemente ein. Mit einem Klick auf „OK“ werden die gefilterten Elemente angezeigt.

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Eine Besonderheit bietet die Auswahl der Top Ten: Sie können anstatt der Anzahl der Elemente auch über Prozente filtern. Legen Sie zum Beispiel fest, dass Sie die obersten 10 Prozent Ihrer ausgewählten Spalte filtern möchten.

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Die Filterfunktion lässt sich natürlich auch wieder deaktivieren. Dazu klicken Sie im Menü auf „Daten“, „Filter“ und klicken anschliessend das Auswahlhäkchen vor „AutoFilter“ weg. Schon steht Ihnen die Tabelle wieder ungefiltert zur Verfügung. PCgo! 3/2000

Excel Hilfe in der Not: der Funktionsassistent

Platz: UmTIPP Spart bruch in Zellen Um Platz zu sparen, werden die Überschriften in Tabellen oft über mehrere Zellen verteilt. Das ist aber nicht nötig, denn Sie können den Text auch innerhalb einer Zelle umbrechen. Klicken Sie dazu in die entsprechende Zelle und im Menü auf „Format“ und „Zellen“. Das Dialogfeld zur Zellenformatierung wird angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter „Ausrichtung“, und aktivieren Sie das Optionskästchen „Zeilenumbruch“. Jetzt wird der Text automatisch umgebrochen.

Einige Standardfunktionen, wie zum Beispiel die Summenbildung, stellen in Excel kein Problem dar. Doch was ist, wenn Sie etwas berechnen wollen und die Funktion hierzu nicht kennen? In diesem Fall hilft Ihnen der integrierte Funktionsassistent weiter.

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Sie haben beispielsweise eine Tabelle mit PCAngeboten vor sich. Sie wollen jetzt das günstigste Angebot errechnen lassen, wissen aber nicht, mit welcher Funktion. Klicken Sie zunächst in das Feld, in dem das günstigste Angebot errechnet werden soll, anschliessend im Menü auf „Einfügen“ und im Untermenü auf „Funktion...“. Das Dialogfeld „Einfügen Funktion“ wird eingeblendet.

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Auf der linken Seite sehen Sie eine Auswahl von Kategorien. Bei der Auswahl des günstigsten Angebotes, also des Minimums eines Bereiches, handelt es sich um eine statistische Funktion. Klicken Sie deshalb innerhalb der Kategorienauswahl auf den Eintrag „Statistik“. Sie können Ihren Text auch am nuell an einer genau definierten Stelle umbrechen: Klicken Sie auf das entsprechende Feld und anschliessend im Bearbeitung sfeld an die Stelle, an der ein Zeilenumbruch stattfinden soll. Drücken Sie die Tastenkombination „Alt“ und „Enter“. Jetzt wird der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle genau an der von Ihnen definierten Stelle ausgeführt.

TIPP Überschrift zentrieren Beim Gestalten Ihrer Tabelle sollten Sie die Überschrift über der gesamten Tabelle zentrieren. Schreiben Sie dazu zunächst Ihre Überschrift in die linke Spalte über Ihre Tabelle. Markieren Sie danach den Tabelleninhalt von der ersten bis zur letzten Spalte und klicken auf das Symbol „Verbinden und zentrieren“. Die Zellen in der Überschrift we rden dadurch miteinander verbu nden, so dass eine einzige Zelle t-en steht. Anschliessend wird die Überschrift in dieser Zelle zentriert.

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Auf der rechten Seite werden Ihnen jetzt alle Funktionen zur Kategorie „Statistik“ angezeigt. Da Sie das Minimum eines Bereiches berechnen wollen, wählen Sie die Funktion „MIN“ aus. Im unteren Bereich des Fensters ist die Funktion bereits beschrieben.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet sich ein Dialogfenster zum Festlegen des Bereiches, mit dem gerechnet werden soll. Klicken Sie jetzt auf das Symbol rechts von der Eingabezeile „Zahl1“. Das Dialogfeld wird minimiert: Sie können den Bereich markieren, aus dem Sie das Minimum berechnen wollen.

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Haben Sie den gewünschten Bereich markiert, klicken Sie auf das Symbol der Eingabezeile des reduzierten Dialogfeldes. Das Dialogfeld wird wieder in normaler Größe dargestellt, die Angaben des markierten Bereiches stehen in dem Feld „Zahl1“, und das Ergebnis wird in der Vorschau schon einmal angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ende“ wird die Formel in Ihre Zelle übernommen und das Ergebnis dargestellt.

So geht es einfacher: Zellen benennen Beim Erstellen von Formeln verliert man leicht den Überblick. Damit Ihnen das nicht passiert, benennen Sie Ihre Zellen; denn mit aussagekräftigen Namen werden die ansonsten eher kryptischen Formeln übersichtlicher.

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Sie wollen gerne wissen, wie groß Ihre monatliche Belastung bei einer bestimmten Kredithöhe, einer vordefinierten Laufzeit und einem bestimmten Zinssatz ist? Die Formel zu dieser Berechnung lautet: „=RMZ(Zins/12;Laufzeiten*12; Kreditbetrag-Kapital;1)“.

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Um diese Formel in Excel übersichtlich darzustellen, benennen Sie Ihre Felder mit den entsprechenden Namen. Klicken Sie dazu in das erste zu beschreibende Feld und geben in das Namenfeld (in der linken oberen Ecke der Tabelle), in dem zur Zeit die Zellenbezeichnung (A1 oder etwas anderes) steht, den gewünschten Namen ein.

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Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede zu benennende Zelle. Sie können allerdings jede Benennung nur einmal benutzen, damit die Eindeutigkeit der Zellenbezüge nicht zerstört wird.

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Nachdem Sie alle relevanten Felder benannt haben, erstellen Sie Ihre Formel. Wenn Sie jetzt auf den jeweiligen Zellenbezug klicken, wird anstatt der kryptischen Positionsangabe die von Ihnen eingetragene Zellenbezeichnung in die Formel gesetzt. Sie können die Formel auch manuell eingeben und dabei Namen benutzen. PCgo! 3/2000

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Inhalte kopieren Wenn Sie in Excel Zellen kopieren, werden standardmäßig Formeln mit kopiert. Benötigen Sie aber nur die Ergebnisse, also die nackten Zahlen, müssen Sie die erweiterte Kopierfunktion nutzen.

TIPP

Bruchzahlen umwandeln

Wenn Sie in Ihrer Tabelle mit Bruchzahlen, wie zum Beispiel 2/4 arbeiten, interpretiert Excel dies als Datumsangabe und wandelt diese Zahl in den 2. April um. Um dies zu vermeiden, muß die Zelle richtig formatiert werden. Markieren Sie die entsprechende Zelle, und klicken Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Zellen“. Im folgenden Dialogfeld klicken Sie im Register „Zahlen“ unter „Kategorie“ auf den Eintrag „Bruch“. Ein neues Listenfeld erscheint rechts im Dialogfeld. Wählen Sie hier das gewünschte Darstellungsformat aus. Schließen Sie das Dialogfenster per Klick auf die Schaltfläche „OK“. Schon wird der Bruch in der gewünschten Form dargestellt.

„Alles“ aktiviert. Um lediglich die Zahlen zu übernehmen, aktivieren Sie per Mausklick die Option „Werte“. Schließen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf „OK“ klicken.

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Klicken Sie auf die Zelle oder den Zellbereich, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Kopiersymbol in der Symbolleiste.

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Markieren Sie den Einfügebereich, und klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf den Eintrag „Inhalte einfügen“.

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Das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ wird geöffnet. Standardmäßig ist das Optionskästchen

Verluste auf einen Blick erkennen Lange Listen sind schnell unübersichtlich. Damit Sie wichtige Informationen, wie negative Zahlen, sofort erkennen, können Werte farblich hervorgehoben werden. Dies erreichen Sie mit der richtigen Zellformatierung.

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Markieren Sie den Bereich, in dem negative Zahlen hervorgehoben werden sollen. Klicken Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Zellen“.

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Das Dialogfeld „Zellen“ wird geöffnet. Im Register „Zahlen“ wählen Sie im Listenfeld den Eintrag „Zahl“ mit einem Mausklick aus. Rechts daneben erscheint die Liste „Negative Zah-

len“, in der Sie das passende Format auswählen, also „-1234,10“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um das Dialogfeld zu beenden.

Gültigkeitsregeln festlegen als TIPP Ergebnisse Formel anzeigen Wollen Sie in einer umfangreichen Tabelle die Formeln prüfen, sollten Sie sich die Formeln anzeigen lassen. Sie erreichen dies mit einer einfachen Tastenkombination. Betätigen Sie die Tastenkombination „Strg + #“. Excel zeigt Ihnen alle Formeln an, die sich in der aktiven Tabelle befinden. Durch erneutes Drücken dieser Tastenkombination schalten Sie wieder zur gewohnten Anzeige der Werte zurück.

Arbeiten mehrere Personen an einer Tabelle, schleichen sich schnell Fehler ein. Eingrenzen lassen sich solche Fehler durch so genannte Gültigkeitsregeln. Damit legen Sie über eine DropDownListe fest, welche Einträge in einer bestimmten Zelle erlaubt sind. Praktisch: Mit diesen Listen beschleunigen Sie zudem die Dateneingabe. Die erlaubten Einträge werden nämlich einfach per Mausklick in die Zelle übernommen.

Fensterbereich eingeblendet. Tippen Sie hier nacheinander durch Semikolons getrennt die erlaubten Einträge ein. Befinden sich diese Einträge bereits in Ihrer Tabelle, klicken Sie auf das Symbol im Textfeld „Quelle“. Markieren Sie anschließend in der Tabelle den Bereich, in dem die gewünschten Einträge zu finden sind. Drücken Sie die Enter-Taste, um zu dem Dialogfeld zu wechseln. Schließen Sie dieses mit Klick auf „OK“.

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Markieren Sie die Zelle, in der nur bestimmte Einträge erlaubt sein sollen. Im Menü „Daten“ klicken Sie auf den Eintrag „Gültigkeit“.

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Im folgenden Dialogfeld klicken Sie im Listenfeld unter „Zulassen“ auf den Eintrag „Liste“. Das Eingabefeld „Quelle“ wird im unteren

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Nachdem Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche „OK“ beendet haben, erscheint neben der markierten Zelle ein Pfeil. Klicken Sie auf diesen Pfeil, klappt ein DropDown-Menü heraus, und Sie sehen die Einträge, die in dieser Zelle erlaubt sind. Per Mausklick wählen Sie den richtigen Eintrag aus. ml PCgo! 4/2000

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Den Zellencursor bändigen Standardmäßig bewegt Excel nach dem Drücken der Eingabetaste den Zellencursor zur nächsten Zelle in der darunter liegenden Zeile. Diese Richtung läßt sich aber einstellen.

rechnen TIPP Schnell ohne Formeln Wenn Sie es eilig haben, kommen Sie auch ohne Eingabe von Formeln zu den richtigen Rechenergebnissen: Markieren Sie mehrere Zahlenfelder in Ihrem Excel-Arbeitsblatt. In der Statusleiste zeigt Ihnen Excel automatisch die Summe aller markierten Zellen an. Das ist in vielen Fällen schon eine schnelle Hilfe, aber Excel hat noch mehr zu bieten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Summenwert der Statusleiste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Mit diesem Menü können Sie zusätzlich den Minimalwert, den Maximalwert, die Anzahl und den Mittelwert der markierten Zellen errechnen lassen. Auch ein Zählen der markierten Zellen ist möglich. Bedenken Sie aber: Excel zählt nur die Zellen mit numerischem Inhalt, keine Textfelder.

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Um den Zellencursor Ihren Bedürfnissen anzupassen, klicken Sie auf den Menüeintrag „Extras“ in der Menüzeile. Im Menü wählen Sie den Eintrag „Optionen“ aus. Das Dialogfeld „Optionen“ öffnet sich. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf das Register „Bearbeiten“.

Oft benötigen Sie in Excel Sonderformate wie zum Beispiel eine Postleitzahl. Solche Sonderformate verstecken sich bereits im Formatierungsbefehl. Um auf die Sonderformate zu kommen, klicken Sie im Menü auf „Format“ und im folgendem Menü auf „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ erscheint. Wählen Sie dort das Register „Zahlen“. Hier finden Sie bei den Kategorien den Eintrag „Sonderformate“. Klicken Sie einmal auf diesen Eintrag. Im rechten Fensterteil sehen Sie dann im Auswahlmenü der Formate die Sonderformate „Postleitzahl“, „Versicherungsnachweis-Nr“ und „ISBN-Format“. Excel zeigt das Ergebnis der Sonderformate direkt in der Vorschau.

Das Kotrollkästchen „Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben“ ist standardmäßig aktiviert, also mit einem Häkchen versehen. Entfernen Sie das Häkchen mit einem Klick in das Kontrollkästchen, bleibt der Zellencursor zukünftig weiter in der aktiven Zelle ste hen, wenn Sie die Eingabetaste drücken.

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Wollen Sie das nicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder mit einem Mausklick, so dass das Häkchen wieder angezeigt wird. Sie können nun mit dem Auswahlfeld „Richtung:“ das Verhalten des Cursors beeinflussen.

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Ihnen stehen die Richtungen „Unten“, „Oben“, „Rechts“ und „Links“ zur Verfü gung. Je nach Auswahl wird der Zellencursor in die gewünschte Richtung verschoben, wenn Sie die Eingabetaste betätigen. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellung.

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Ordnung in Dezimalzahlen bringen Bei der Eingabe von Zahlenkolonnen mit einer festen Anzahl von Dezimalstellen können Sie sich eine Menge Arbeit sparen: Lassen Sie Excel das Dezimalkomma automatisch setzen.

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SonTIPP Versteckte derformate

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Klicken Sie auf den Eintrag „Optionen“ im Menü „Extras“. Das Dialogfenster „Optionen“ öffnet sich. Wählen Sie das Register „Bearbeiten“ aus.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste Dezimalstellen setzen“ und bestimmen Sie die gewünschte Stellenanzahl, in unserem Bei spiel „2“.

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Klicken Sie auf „OK“, und geben Sie Ihre Zahlenkolonne ein.

Bei der Eingabe Ihrer Zahlen ergreift Excel jetzt die Initiative und fügt automatisch die Kommata für Sie ein. Diese Art der Eingabe ist zunächst ungewöhnlich. Aus der Eingabe „12999“ macht Excel den Wert „129,99“, wenn Sie die Eingabetaste drücken. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sie diese Option aber als sehr hilfreich empfinden.

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Vergessen Sie nicht, die Option wieder zu de aktivieren, nachdem Sie die Zahlenkolonnen eingegeben haben. Klicken Sie dazu im Menü auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf „Op tionen“. Aktivieren Sie das Register „Bearbeiten“, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste Dezimalstellen setzen“. Mit einem Mausklick auf „OK“ können Sie die Werte wieder wie gewohnt eingeben.

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Druckbereiche optimal festlegen Nicht immer soll ein komplettes Arbeitsblatt ausgedruckt werden. Weit häufiger sind nur Teile davon für den Ausdruck bestimmt. Um das zu erreichen, legen Sie vor dem Drucken den Druck bereich fest.

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Klicken Sie in der Menüzeile den Befehl „Datei“ an. Im darauf hin erscheinenden Unter menü wählen Sie den Eintrag „Seite einrichten“ - aus. Das neue Dialogfenster „Seite einrichten“ öffnet sich. PCgo! 5/2000

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Excel

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Klicken Sie auf das Register „Tabelle“ und wählen Sie innerhalb der Registerkarte „Tabelle“ das Eingabefeld für den Druckbereich aus.

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Klicken Sie auf „Dialog reduzieren“. Das Fenster „Seite einrichten“ erscheint wieder in gewohnter Größe. Mit einem Klick auf „OK“ ist der Druckbereich festgelegt.

Geben Sie jetzt den Druckbereich ein. Komfortabler geht es mit der Schaltfläche „Dialog reduzieren“. Das Dialogfenster wird dann auf das Eingabefeld für den Druckbereich minimiert.

Wählen Sie mit der Maus den gewünschten Druckbereich aus. Excel überträgt die Koordinaten in das Dialogfeld.

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Arbeitsblatt mit Hintergrund versehen Excel-Arbeitsblätter erhalten mit einem Hintergrundbild ein professionelleres Aussehen. Binden Sie also statt des üblichen weißen Hintergrunds eines Excel-Arbeitsblatts lieber ein Bild oder eine Grafik ein. Das erreichen Sie mit wenigen Mausklicks.

den, doppelklicken Sie auf den Dateinamen. Schon wird der Hintergrund Ihres Arbeitsblatts mit dem entsprechenden Bild versehen. Bei kleinen Bildern erscheint der Hintergrund „tapeziert“, das Bild wiederholt sich also immer, bis der Bildschirm damit gefüllt ist.

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Öffnen Sie das Arbeitsblatt, welches Sie mit einem Hintergrundbild versehen wollen.

Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Format“. Im folgendem Untermenü bewegen Sie den Cursor auf den Eintrag „Blatt“. Im jetzt angezeigten Untermenü klicken Sie auf „Hintergrund“.

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Das Dialogfenster „Hintergrund“ öffnet sich, und Sie können nach der gewünschten Bildoder Grafikdatei suchen. Haben Sie diese gefun-

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Um die zuvor vorgenommene Hintergrundeinstellung wieder rückgängig zu machen, aktivieren Sie die Befehlsfolge: „Format“, „Blatt“ und „Hintergrund löschen“.

TIPP Fehlermeldungen im Klartext Excel meldet sich bei fehlerhaften Formeln und Verweisen mit Fehlermeldungen, die oftmals nicht die genaue Ursache des Fehlers erkennen lassen. Wir zeigen Ihnen deshalb die häufigsten Fehlermeldungen in der Übersicht. #Bezug! Dieser Fehlerwert deutet auf einen ungültigen Feldbezug hin. Sie haben ein Feld, das in der Formel vorkommt, gelöscht oder überschrieben. #DIV/0! Es wird versucht, durch Null zu teilen. #NAME? Der in der Formel benutzt Bereichsname wird nicht gefunden. Wurde er in Hochkommata gesetzt? #NULL! Sie haben in Ihrer Formel vermutlich ein Leerzeichen statt eines Kommas eingegeben. #WERT! Sie beziehen sich in Ihrer Formel auf einen falschen Feldtyp. #ZAHL! Es wurde ein falsches Argument gewählt. ####### Die Formel ist in Ordnung, aber das Ergebnis zu lang, es kann nicht dargestellt werden. Verbreitern Sie die Spalte.

Regelmäßig automatisch speichern TIPP Teilbereiche ausdrucken

Viele Excel-Nutzer vermissen die von Word bekannte Funktion, um Arbeitsmappen automatisch zu speichern. Es gibt jedoch einen Trick, um auch Excel-Arbeitsmappen automatisch zu speichern. Allerdings müssen Sie diese Funktionalität erst installieren.

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Legen Sie Ihre Excel- bzw. Office-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk ein.

Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Extras“. Im sich nun öffnendem Untermenü klicken Sie auf den „Add-In-Manager“.

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Excel speichert jetzt Ihre Arbeitsmappe laut der voreingestellten Voreinstellung alle zehn Minuten. Um diese Zeiteinstellung zu verändern, klicken Sie im Menü auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf „Automatisches speichern“.

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Das Dialogfenster des „Add-In-Manager“ öffnet sich. Alle verfügbaren Add-Ins werden in einer Liste dargestellt, die mit einem Häkchen versehenen Add-Ins sind aktiviert.

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Aktivieren Sie die Option „Automatisches Speichern“, indem Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen klicken. Bestätigen Sie mit „OK“ und folgen Sie den Anweisungen.

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Das Dialogfenster „Automatisches Speichern“ erscheint. Sie stellen hier die Minutenzahl ein, nach der Excel Ihre Arbeitsmappe automatisch speichern soll. Mit einen Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre neue Speicherzeit. Peter Schnnor/pm

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Wenn Sie nur einen Teilbereich Ihrer Tabelle drucken möchten, gibt es einen unkomplizierten Weg zu diesem Teildruck: Markieren Sie den zu druckenden Tabellenbereich. Klicken Sie im Menü auf den Befehl „Datei“ und im Untermenü auf „Drucken“. Das Dialogfeld „Drucken“ öffnet sich. Aktivieren Sie die Option „Markierung“ im Feld „Drucken“. Mit einem Klick auf „OK“ drucken Sie den markierten Bereich.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipss W ü/ en Hauptm

Excel

Symbole nach Wunsch platzieren Nicht immer befinden sich die Symbole dort, wo Sie sie gerne hätten. Excel bietet Ihnen daher die Möglichkeit, die Icons nach Ihren Bedürfnissen zu verschieben.

Symbole TIPP Große einstellen Betreiben Sie Ihren PC mit einer hohen Bildschirmauflösung wie 1280 x 1024 oder höher, werden die Symbolleisten ziemlich klein dargestellt. Das erschwert jedoch die Arbeit in Excel. Denn Sie müssen mit der Maus jedes Mal sehr genau zielen. Excel bietet Ihnen jedoch auch größere Symbolleisten an: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Symbol in der Symbolleiste. Im Kontextmenü wählen Sie „Anpassen“, und im erscheinenden Dialog klicken Sie auf das Register „Optionen“. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen „Große Schaltflächen“.

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Möchten Sie die Reihenfolge der Icons in der Symbolleiste ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Anpassen“.

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Das Dialogfenster „Anpassen“ befindet sich daraufhin im Vordergrund. Sie können nun im Hintergrund die Symbole nach Ihren persönlichen Anforderungen verschieben.

Sechs Richtige im Lotto – nicht schlecht. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einer Zufallszahl zu arbeiten. Die Formel „=Zufallszahl()“ liefert eine Zahl zwischen „0“ und „1“. Mit der Formel „=Zufallszahl() *(b-a)+a“ vergrößern Sie diese Spanne. Dabei ist „b“ die größte und „a“ die kleinste vorkommende Zahl. Wir erläutern dies am Beispiel von „6 aus 49“. Schreiben Sie in eine beliebige Zelle die Formel „= Zufallszahl() * (49-1) + 1 „ . Bestätigen Sie die Formel mit der „Enter“-Taste.

TIPP

Excel kann das Öffnen von Menüs grafisch animieren. Da diese Animation bei langsameren Rechnern die Leistung beeinträchtigt, ist die Funktion standardmäßig deaktiviert. Um die Animationseffekte zu aktivieren, klicken Sie in Excel ein beliebiges Icon mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl „Anpassen“. Wechseln Sie im Dialogfenster in das Register „Optionen“. Wählen Sie im Listenfeld „Menü“, „Animation“ die gewünschte Option wie „Abwechselnd“, „Entfalten“ oder „Abrollen“ aus.

Haben Sie die Symbole verschoben, klicken Sie im Dialogfenster „Anpassen“, das sich noch im Vordergrund befindet, auf „Schließen“.

Excel als Lottokönig

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Menüs beim Öffnen animieren

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Kopieren Sie die Formel in die fünf darunter liegenden Zellen. Dadurch erhalten Sie sechs Zufallszahlen. Heben Sie die Markierung anschließend auf.

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Mit einem Druck auf die Funktionstaste „F9“ verändern sich sämtliche Werte auf einen Schlag. Passen Sie allerdings auf, auch doppelte Zahlen können in Ihrem Lottosystem vorkommen. Mit der Funktionstaste „F9“ aktualisieren Sie Ihre Werte.

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Blenden Sie alle Dezimalstellen aus. Dazu klicken Sie so lange auf das Symbol „Dezimalstelle löschen“, bis keine Nachkommastellen mehr angezeigt werden. Wie oft Sie drücken müssen, hängt von der Voreinstellung ab. Das erleichtert den Überblick: Denn beim Lotto werden schließlich nur ganze Zahlen akzeptiert.

Eigene Symbole gestalten Wenn Sie der Symbole in der Symbolleiste überdrüssig sind, passen Sie sie Ihren Vorstellungen an. Sie können die Symbole auch völlig neu gestalten. Diese Funktion ist aber gut versteckt, so dass Sie nur über einen Umweg dorthin gelangen.

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Um Symbole zu verändern oder neu zu gestalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste

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in die Symbolleiste. In dem erscheinenden Kontextmenü aktivieren Sie den Befehl „Anpassen“.

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Während das „Anpassen“-Dialogfenster im Vordergrund ist, klicken Sie das zu ändernde Icon mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie „Schaltflächensymbol bearbeiten“. PCgo! 6/2000

Excel

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Jetzt erscheint der „Schaltflächen-Editor, mit dem Sie das Symbol bearbeiten. Sie können die Icons beliebig verändern oder neu zeichnen.

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Um Einträge zu löschen, klicken Sie im Farbbereich auf das Kästchen „Entfernen“ und markieren in der Grafik die Pixel, die Sie entfernen wollen.

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Um die Grafik neu zu zeichnen, klicken Sie auf die gewünschte Farbe und setzen die Pixel nach Ihren Vorstellungen in den Grafikbereich. Im unteren Bereich sehen Sie unter „Ansicht“ eine Vorschau auf Ihr neues oder geändertes Symbol. Mit einen Klick auf „OK“ speichern Sie Ihr Symbol.

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Wenn Sie jetzt im „Anpassen“-Dialog auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken, erscheint Ihr neues Symbol in der Symbolleiste.

Veränderbare Werte berechnen Wenn Sie Ihre Lohnsteuer berechnen wollen, stehen Sie vor einer Schwierigkeit: Die Steuersätze sind in Abhängigkeit des Einkommens gestaffelt. Je mehr Sie verdienen, desto mehr Lohnsteuer bezahlen Sie. In solchen Fällen hilft die Funktion „SVERWEIS“ weiter. Diese Funktion arbeitet auf Grundlage einer Matrix.

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Beachten Sie in der Matrix, dass Sie die Werte sortiert eingeben. Die Spalte mit den Provisionen muss vor der Eingabe der Provisionswerte die Formatierung „Prozentformat“ erhalten. Markieren Sie dazu den Bereich, und wählen Sie in der Symbolleiste „Prozentformat“.

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Klicken Sie in die Zelle mit dem Wert, dessen Provision Sie errechnen wollen, im Beispiel ist es B2. Rufen Sie den Funktionsassistenten auf, indem Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken. Im Dialogfeld „Funktion einfügen“ wählen Sie die Kategorie „Matrix“ und die Funktion „SVERWEIS“.

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Schieben Sie das schwebende Dialogfenster so weit nach rechts, dass Sie sowohl die Tabelle als auch die Matrix sehen können. Klicken Sie im Dialogfeld „Funktion einfügen“ auf „OK“.

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Wollen Sie Daten in mehreren Arbeitsblättern an der jeweils gleichen Zellenposition eingeben, so können Sie dies für alle gewünschten Arbeitsblätter auf einmal erledigen. Markieren Sie dazu alle in Frage kommenden Tabellenblätter, indem Sie die Register am unteren Bildschirmrand bei gedrückter „Strg-Taste“ nacheinander anklicken. Dadurch sind alle ausgewählten Arbeitsblätter aktiv. Tragen Sie in Ihr Arbeitsblatt an beliebiger Stelle einen Wert oder auch eine Formel ein. Damit erscheint dieser Wert oder diese Formel ebenfalls in allen markierten Tabellenblättern.

Wie werden Sie die Markierung wieder los? Klicken Sie dazu auf ein beliebiges Arbeitsblatt neben dem gerade markierten Arbeitsblatt. Jetzt ist die simultane Markierung aufgehoben, und Sie können normal weitere Daten eingeben.

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Im folgenden Beispiel berechnen Sie die Provision in Abhängigkeit des Umsatzes. Geben Sie in ein leeres Arbeitsblatt unterschiedliche Umsätze ein. Bauen Sie unterhalb der Umsatzliste eine Provisionsliste ein. Hierbei handelt es sich um die in der Funktion „SVERWEIS“ benötigte Matrix.

mehreren TaTIPP In bellen eingeben

ersparen Sie TIPP So sich Tipparbeit

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Das Dialogfeld „SVERWEIS“ erscheint. Als Erstes benötigen Sie das Suchkriterium. Es befindet sich im Beispiel in Zelle B2 . Klicken Sie im Dialogfeld „SVERWEIS“ in das Feld „Matrix“. Geben Sie den Matrixbereich ein, im Beispiel B16 bis C24 (B16:C24). Der Bereich muss absolute Zellenbezüge enthalten. Das Ganze sieht im Beispiel so aus: „$B$16:$C$24“

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Bestimmen Sie den Spaltenindex, also in welcher Spalte der auszugebende Wert stehen soll. Es handelt sich um den Provisionssatz in Spalte zwei der Matrix . Tippen Sie im Beispiel also eine „2“ in das Feld „Spaltenindex“ .

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Das Feld „Bereich_Verweis“ bleibt frei. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ende“, schon wird die Formel übernommen. Die komplette Formel lautet also: „=SVERWEIS(B2;$B$16:$C$24;2)“

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Kopieren Sie die Formel in alle relevanten Felder: Ihre Provisionstabelle ist fertig. pm

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Die Funktion „AutoEingabe“ ist raffiniert -doch oft wird sie übersehen. Dabei erspart es viel Tipparbeit, wenn Sie Zellwerte automatisch vervollständigen lassen. Geben Sie in eine Zelle zum Beispiel einmal „Hamburg“ ein. Tippen Sie in die darunterliegende Zelle „Berlin“ ein. Gehen Sie wieder eine Zelle tiefer, und geben Sie ein „H“ ein: Aus Ihrem „H“ wird „Hamburg“. Hier hat die „AutoEingabe“ zugeschlagen. Mit der Eingabetaste übernehmen Sie den Eintrag. Diese Funktion gilt nur für die Spalte, in der Sie gerade arbeiten. Sie schalten die „AutoEingabe“ aus oder ein, indem Sie in der Menüleiste auf „Extras“ klicken und „Optionen“ auswählen . Aktivieren Sie das Register „Bearbeiten“ und schalten Sie das Kästchen „AutoEingabe für Zellwerte aktivieren“ ein oder aus.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipss W ü/ en Hauptm

Excel

Eigene Listen zum automatischen Ausfüllen Mit der Funktion „AutoAusfüllen“ organisieren Sie Verwaltungsarbeit schnell und effektiv. Damit legen Sie beispielsweise eine Liste Ihrer Bekannten oder Ihrer Mitarbeiter an, die Sie jederzeit automatisch, komplett oder in Teilbereichen in Ihre Excel-Tabelle einfügen können.

TIPP

Tabellenhintergrund in Farbe

Manche Arbeitsblätter erscheinen mit dem sterilen Weiß als Hintergrund zu blass. Wählen Sie statt dessen einen farbigen Hin tergrund. Dazu markieren Sie die gesamte Tabelle mit einen Klick auf die Schaltfläche links neben der Spaltenüberschrift „A“ und über der ersten Zeile. Benutzen Sie in der Menüzeile den Befehl „Format“ und im folgendem Untermenü „Zellen“. Klicken Sie das Register „Muster“ an. In der Farbpalette wählen Sie die gewünschte Hintergrundfarbe aus und schließen mit „OK“. Schon ist Ihr Arbeits blatt farbig hinterlegt.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Aktivieren Sie das Register „AutoAusfüllen“.

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Um die Liste zu erstellen, wählen Sie im Fenster „Benutzerliste“ den Eintrag „Neue Liste“. Klicken Sie in das Fenster „Listeneinträge“, das sich rechts daneben befindet.

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Geben Sie hier die Einträge für die neue Liste ein. Achten Sie darauf, dass die Eingaben kein Komma oder Semikolon enthalten. Nach Eingabe eines jeden Begriffs führen Sie mit der „Enter-Taste“ einen Zeilenumbruch durch.

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Wenn die Liste komplett ist, übernehmen Sie sie mit „Einfügen“. Die neue Liste fügt Excel nun in das linke Fenster, die „Benutzerliste“, ein. Mit „OK“ schließen Sie ab.

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Sind die Daten schon in einer Tabelle enthalten, brauchen Sie diese nicht neu zu erfassen. Sie können eine „AutoAusfüllen-Liste“

auch aus einer bestehenden Tabelle übernehmen. Rufen Sie dazu das Register „AutoAusfüllen“ wie beschrieben auf, und geben Sie in das Dialogfeld „Liste aus Zelle importieren“ den zu übernehmenden Bereich ein. Klicken Sie auf „Importieren“. Excel fügt jetzt die markierten Begriffe als Liste ein und übernimmt diese Liste als neuen Eintrag in das Fenster „Befehlsliste“ des Dialogs.

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Um die Liste in einem Arbeitsblatt zu aktivieren, geben Sie einen der Begriffe aus der „AutoAusfüllen-Liste“ ein und klicken die Zelle an. Zeigen Sie auf den Anfasser rechts unten auf dem Markierungsrahmen. Wenn der Cursor die Form eines Pluszeichens annimmt, markieren Sie den gewünschten Ausfüllbereich und lassen die Maustaste los. Excel trägt alle Begriffe Ihrer selbstdefinierten Liste in den markierten Bereich ein.

Zeit bis zu einem Ereignis ausrechnen Mit Excel können Sie sich die Anzahl der Tage bis zu einem Ereignis, beispielsweise einem Geburtstag oder bis zum Urlaub, ausrechnen lassen.

len Sie das Zellenformat im Bereich „Kategorie“ auf „Standard“. Excel gibt Ihnen so die Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Ereignis an.

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TIPP

Zeilenumbruch in der Zelle

Um einen Zeilenumbruch inner halb einer Zelle zu erzwingen, wenden Sie einen Trick an. Denn mit der „Enter“-Taste allein wechselt Excel in eine neue Zelle. Erst wenn Sie die „Alt“- und die „En ter“-Taste gleichzeitig drücken, erhalten Sie einen Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle.

Geben Sie zum Beispiel in die Zelle „A1“ Ihren nächsten Urlaub ein, in unserem Rechenbeispiel den 1.8.2000.

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In die darunter liegende Zelle „A2“ geben Sie die Formel „=heute ()“ ein. Dadurch wird das aktuelle Systemdatum Ihres PC in diese Zelle geschrieben.

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Im Feld „A3“ tragen Sie die Berechnungsformel „=A1-A2“ ein.

Excel gibt die Anzahl der Tage als Datum aus. Hier hilft ein Trick weiter: Klicken Sie im Menü auf „Format“ und im folgenden Untermenü auf „Zellen“. Aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster „Format“ das Register „Zahlen“. Stel-

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Ist das eingegebene Datum schon vorbei, wird dies mit einer negativen Zahl ausgedrückt. Durch die Funktion „=heute()“ berechnet Excel die Anzahl der Tage bei jedem Start der Arbeitsmappen neu. Dabei wird der Wert von „Heute“ immer aktualisiert. PCgo! 7/2000

Excel Systemdaten mit Excel abfragen Mit einer Sonderfunktion fragen Sie in Excel systemspezifische Daten ab. Die Ergebnisse lassen Sie dann in Zellen anzeigen. Dazu kombinieren Sie die Sonderfunktion „Info“ mit einem der erlaubten Parameter.

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Tippen Sie die Information ein, die als Systeminformation ausgegeben werden sollen. Geben Sie in die nächste Zelle rechts daneben die Funktion „=INFO(„system“)“ ein. Als Ergebnis wird die Angabe zu Ihrem aktuellen System ausgegeben.

=INFO(„version“) =INFO(„rechenmodus“) =INFO(„dateienzahl“) =INFO(„gesamtspeich“) =INFO(„benutztspeich“) =INFO(„verfspeich“)

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Als Ergebnis erhalten Sie die jeweiligen Systeminformationen.

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Geben Sie in die folgenden Zellen die möglichen Parameter zur Funktion „Info“ ein: =INFO(„system“) =INFO(„sysversion“) =INFO(„Verzeichnis“)

Teile von Formeln überprüfen Excel bietet eine nützliche Hilfe, um Fehler in komplexen Formeln zu finden. Sie können Bereiche einer Formel berechnen und auf diese Weise herausfinden, welcher Teil der Formel ein Problem verursacht. Durch diese separate Formelprüfung lassen sich Fehler schnell lokalisieren.

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Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie prüfen wollen. Markieren Sie den Teilbereich der Formel, den Sie testen möchten. Drücken Sie die „F9“-Taste. Excel ersetzt darauf-

hin den markierten Formelbereich durch das Ergebnis der Berechnung.

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Erscheint statt des Ergebnisses eine Fehlermeldung des Assistenten, ist wahrscheinlich dieser Teil der Formel für das Problem verantwortlich.

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Korrigieren Sie den fehlerhaften Formelteil. Prüfen Sie den Teil der Formel erneut, bis keine Fehlermeldung mehr auftaucht. Klicken Sie zum Abschluss auf die „Esc“-Taste, damit Excel den Prüfmodus wieder verlässt.

Speicherort individuell einrichten Standardmäßig speichert Excel seine Dateien in dem Ordner „C:\Eigene Dateien“. Bevorzugen Sie allerdings einen anderen Ordner und wollen Sie nicht bei jedem Speichervorgang manuell diesen Ordner auswählen, so stellen Sie das Standardverzeichnis neu ein.

übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Die Dateien werden damit an Ihrem bevorzugten Speicherort abgelegt. Peter Schnoor/pm

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Im Dialogfeld „Optionen“ aktivieren Sie die Registerkarte „Allgemein“.

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In das Dialogfeld „Standardarbeitsordner“ geben Sie Ihren bevorzugten Speicherpfad ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ PCgo! 7/2000

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zu absoTIPP Schnell luten Adressen Excel unterscheidet zwischen absoluten und relativen Zelladressen. Das ist wichtig, wenn Sie zum Beispiel eine Formel mit relativen Adressen wie „Summe(A3:B5)“ von einer Tabellenzelle in eine andere kopieren. Dabei passt Excel die in der Formel enthaltenen Adressen automatisch dem jeweiligen Zielfeld an. Das ist nicht immer erwünscht. Kopieren Sie Formeln mit absoluten Adressen wie etwa „Summe($A$3:$B$5“), ist dies nicht der Fall. Das Dollarzeichen weist Excel an, „absolut“ zu kopieren. Der Zellenbezug bleibt in diesem Fall erhalten. Wie wandeln Sie jedoch relative Zelladressen in absolute Adressen um – und umgekehrt? Doppelklicken Sie dazu in das Feld mit der gewünschten Formel, und markieren Sie die Formel. Drücken Sie die „F4“-Taste. Die Formel wird in eine absolute Adresse gewandelt. Betätigen Sie anschließend die „Enter“-Taste – damit ist die relative Adresse zu einer absoluten geworden. Das Ganze funktioniert auch umgekehrt. Sie müssen dazu allerdings mehrmals auf die „F4“Taste drücken, da jedes Dollarzeichen einzeln entfernt wird.

TIPP Informationen hinterlegen Viele vergessen, das Eigenschaftsfenster auszufüllen, wenn Sie eine Arbeitsmappe das erste Mal speichern. Dabei können Sie hier wichtige Informationen hinterlegen. Hier hilft es, wenn Sie den Dialog „Eigenschaften“ beim ersten Speichern einer Datei automatisch einblenden lasen. Um diese Funktion einzuschalten, klicken Sie im Menü auf den Befehl „Extras“ und im folgenden Untermenü auf „Optionen“. Aktivieren Sie die Registerkarte „Allgemein“ und das Kontrollkästchen „Automatische Anfrage für Dateieigenschaften“. Mit einen Klick auf „OK“ schließt das Dialogfenster. Ab jetzt erscheint das Dialogfeld automatisch, wenn Sie eine Datei erstmals speichern.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel

Dateien durch Passwörter schützen Nicht immer soll eine Excel-Datei für jedermann einsehbar sein. Wenn nur ein bestimmter Personenkreis Änderungen an Ihrer Datei durchführen darf, schützen Sie Ihre Arbeitsmappe mit einem Kennwort.

TIPP Zelleninhalte bearbeiten Zelleninhalte in Excel zu bearbeiten, ist gewöhnungsbedürftig. Normalerweise wird der zu bearbeitende Zelleninhalt einfach in seiner Gesamtheit überschrieben. Es geht auch andes, und Sie können die Inhalte verbessern. 1. Klicken Sie in den zu bearbeitenden Zelleninhalt, und betätigen Sie die „F2“-Taste. Excel schaltet in den „Bearbeitungsmodus“, und Sie können die Daten beliebig editieren. 2. Klicken Sie zunächst in die Zelle, die Sie bearbeiten wollen, und in die „Bearbeitungszeile“, die sich direkt unterhalb der Symbolleiste befindet. 3. Klicken Sie die zu bearbeitende Zelle doppelt an. Der Cursor zum Editieren erscheint, und Sie können den Text direkt in der jeweiligen Zelle bearbeiten.

korrekt TIPP Brüche darstellen Excel hat die unangenehme Eigenart, bei Ihrer Eingabe automatisch ein bestimmtes Zahlenformat zuzuweisen. Das ist im Allgemeinen praktisch. Versuchen Sie aber beispielsweise, den Bruch „2/9“ einzugeben, macht Excel einen Datumswert daraus: den „2. Sept.“. Erst mit einem kleinen Trick kommen Sie zur korrekten Darstellung. Geben Sie eine Null, ein Leerzeichen und dahinter den Bruch ein, zum Beispiel „0 2/9“. Excel wandelt diese Eingabe automatisch in das richtige Zahlenformat um.

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Laden Sie die zu schützende Excel-Datei, und wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Speichern unter“ aus.

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Das Dialogfenster „Speichern unter“ erscheint: Klicken Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche „Optionen“.

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Jetzt blendet Excel zusätzlich das Dialogfenster „Speichern“-Optionen ein. Legen Sie nun ein „Lese-/Schreibkennwort“ fest. Dadurch wird

Ihre Datei vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Mit einem Klick auf „OK“ fragt Excel Ihr Kennwort in einem weiteren Dialogfenster noch einmal ab, damit Tippfehler ausgeschlossen sind. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“, und Ihre Datei ist gut gesichert. Merken Sie sich aber das Kennwort, sonst können Sie Ihre eigene Datei nicht mehr öffnen. Probieren Sie es aus, indem Sie die Datei schließen und versuchen, sie anschließend wieder zu öffnen. Ohne Eingabe des Kennworts geht das nicht mehr.

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Sie können auch ein „Schreibschutzkennwort“ vergeben. Dadurch erreichen Sie, dass Ihre Datei zwar geöffnet, aber nicht überschrieben werden kann. Wenn Sie ausschließlich ein „Schreibschutzkennwort“ vergeben, kann sich jeder Ihre Datei ansehen, aber keine Änderungen darin durchführen. Nur wer im Besitz des Schreibschutzkennworts ist, kann diese Datei anschließend noch ändern.

Automatische Korrektur abschalten Die automatische Korrektur von Eingabefehlern funktioniert auch in Excel. Excel greift dabei auf die gleichen Daten zu wie Word, PowerPoint und Access. Das ist aber gerade in Excel, wo oftmals mit Abkürzungen von Begriffen gearbeitet wird, nicht immer erwünscht. In diesem Fall schalten Sie die automatische Korrektur aus.

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Wählen Sie den Menübefehl „Extras“ aus. Im folgendem Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „AutoKorrektur“.

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Das Dialogfenster „Autokorrektur“ erscheint. Um die komplette Autokorrektur abzuschal-

ten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Während der Eingabe ersetzen“. Damit wird kein Häkchen mehr in diesem Feld angezeigt.

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Die weiteren Kontrollkästchen können Sie nach Bedarf deaktivieren. Mit einen Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Damit werden Sie zukünftig in Excel nicht mehr von der „Autokorrektur“ belästigt.

Dateien automatisch speichern Die automatische Speicherung von Excel-Dateien ist leider nicht so einfach einzurichten wie in Word. Unter dem Menüpunkt „Optionen“ werden Sie vergeblich nach einer adäquaten Einstellung suchen. Diese Funktion ist standardmäßig nicht in Excel enthalten. Mit einem Trick ist es aber trotzdem möglich, Ihre Dateien zu vorbestimmten Zeiten automatisch zu speichern. Dann brauchen Sie nicht ständig „Strg“ + „S“ zu drücken, um die Datei zu sichern.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Add-In-Manager“.

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Excel blendet das Dialogfenster „Add-In-Manager“ ein. Wählen Sie im Menü „Verfügbare Add-Ins:“ den Eintrag „Automatisches speichern“ aus, und versehen Sie das dazugehörige Kontrollkästchen mit einem Häkchen. Bestätigen Sie dies mit „OK“. PCgo! 8/2000

Excel TIPP Fehleingaben korrigieren

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Klicken Sie noch einmal auf „Extras“. Der Befehl „Automatisches Speichern“ ist zusätzlicher Bestandteil des Drop-down-Menüs geworden. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, erscheint das Dialogfenster „Automatisches Speichern“.

Über dieses Menü geben Sie den Zeitraum ein, in dem Excel die Dateien speichern soll. Außerdem legen Sie hier die zusätzlichen Speicheroptionen „Nur aktive Arbeitsmappe speichern“ oder „Alle geöffneten Arbeitsmappen speichern“ fest. Mit einem Klick auf „OK“ speichert Excel Ihre Arbeitsmappen künftig in dem gewählten Zeitintervall, ohne dass Sie sich noch darum kümmern müssten.

Arbeitsmappe manuell neu berechnen In der Standardeinstellung berechnet Excel innerhalb einer Arbeitsmappe automatisch alle Formeln und Funktionen neu, wenn Sie eine Datei ändern. Das kann bei umfangreichen Tabellen zu langen Wartezeiten führen. Besonders lästig ist das, wenn Sie lediglich neue Daten eingeben wollen, und die Auswertungen erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden. In diesem Fall sollten Sie die automatische Berechnung ausschalten und die Arbeitsmappe zu einem passendem Zeitpunkt manuell berechnen.

„Manuell“. Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.

Beim Erstellen von Tabellen passieren hin und wieder Fehler. Das ist in Excel aber nicht tragisch: Über das Symbol „Rückgängig“ oder über die Befehlsfolge „Bearbeiten“, „Rückgängig“ beziehungsweise über die Tastenkombination „Strg“+“Z“ lassen sich die letzten Befehle rückgängig machen. Sie können auch mehrere Aktionen auf einmal zurückspringen, indem Sie auf den Listenpfeil neben dem „Rückgängig“-Symbol klicken und die Gruppe der zurückzunehmenden Befehle oder Texteingaben markieren. Excel macht dann alle ausgewählten Einträge in einem Durchgang rückgängig. Versehentlich rückgängig gemachte Befehle können Sie widerrufen, indem Sie die „Wiederholen“-Funktion anwenden. Das geht über das „Wiederholen“Symbol, die Befehle „Bearbeiten“, „Wiederholen“ oder über die Tastenkombination „Strg“+“Y“. Über den Listenpfeil neben dem „Wiederholen“-Symbol können Sie auch Gruppen von Befehlen wiederholen lassen.

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Um die automatische Auswertung abzuschalten, klicken Sie in der Menüzeile auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Befehl „Optionen“. Excel öffnet daraufhin das Dialogfenster „Optionen“.

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Wechseln Sie in das Register „Berechnen“, und klicken Sie im Bereich „Berechnen“ auf

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Ändern Sie jetzt Daten in Ihren Tabellen, berechnet Excel die Ergebnisse nicht neu. Erst wenn Sie die Funktionstaste „F9“ drücken, führt Excel eine Neuberechnung der Formeln und Funktionen durch. Damit sind alle Daten wieder auf dem neuesten Stand.

Gliederung richtig einsetzen Mit der Gliederungsfunktion von Excel lassen sich einzelne Tabellenbereiche wahlweise einund ausblenden. Dabei berücksichtigt das Programm untergeordnete Detailangaben. Die einfachste Art der Gliederung erreichen Sie über eine automatische Gliederung.

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Markieren Sie eine beliebige Zelle in der zu gliedernden Tabelle. Wählen Sie „Daten“, und ziehen Sie im Untermenü den Cursor auf den Eintrag „Gruppierung und Gliederung“. Im eingeblendeten Pop-up-Menü klicken Sie auf den Befehl „Autogliederung“.

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Wenn Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen in Ihrer Tabelle haben, erfolgt die Gliederung sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen.

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Einzelne Ebenen blenden Sie nach Belieben separat ein und aus. Klicken Sie dazu auf die „+“- beziehungsweise „-“-Schaltfläche oberhalb der entsprechenden Spalten oder links vom entsprechenden Zeilenkopf. Um die Gliederungsansicht zu entfernen, wählen Sie im Menü den Befehl „Daten“, „Gruppierung und Gliederung“ und „Gliederung entfernen“. Peter Schnoor/pm

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und ZeiTIPP Spalten len ausblenden Sie wollen nicht, dass bestimmte Spalten oder Zeilen in einer Excel-Tabelle auftauchen? Dann blenden Sie Spalten oder Zeilen mit vertraulichem Inhalt aus. Um Spalten- beziehungsweise Zeilenköpfe unsichtbar zu machen, markieren Sie den entsprechenden Spalten- oder Zeilenkopf. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und im erscheinenden Kontextmenü auf den Befehl „Ausblenden“. Beim Einblenden können Sie die entsprechenden Spalten oder Zeilen ja nicht markieren, da diese unsichtbar sind. Markieren Sie die beiden Spalten oder Zeilen vor und nach der ausgeblendeten Spalte oder Zeile. Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü, und klicken Sie auf „Einblenden“.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Fenster richtig anordnen Sie sparen sich viel Arbeit, wenn Sie die unterschiedlichen Fenster zweckmäßig auf dem Bildschirm anordnen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit mehreren Arbeitsmappen gleichzeitig, kann es sinnvoll sein, diese gleichzeitig auf der Arbeitsfläche anzuzeigen.

zum TIPP Schnell Tabellenanfang Wenn Sie in großen Tabellen arbeiten, müssen Sie hin und wieder zum Anfang des Tabellenblatts springen. Sie brauchen dann nicht über die Bildsteuerleisten zum Tabellenanfang zu navigieren. Das ist bei langen Listen wenig komfortabel. Schneller geht es mit der Tastenkombination „Strg“ + „Pos1“. Diese Tastenkombination befördert Sie ohne Umwege zur Zelle „A1“. Diese Tastenkombination funktioniert in fast allen Programmen von Microsoft.

schnell TIPP Mappe wechseln Wenn Sie mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten und diese gleichzeitig geöffnet sind, können Sie über das Menü „Fenster“ zwischen diesen wechseln. Schneller geht dies mit der Tastenkombination „Strg“ + „F6“.

exakt TIPP Objekte zeichnen Sie können mit den Elementen aus der Werkzeugleiste der Zeichnungssymbolleiste beliebig in Excel oder in Excel-Diagrammen zeichnen. Wollen Sie jedoch exakte Kreise, gerade Linien oder quadratische Kästen zeichnen, hilft Ihnen nur ein Trick weiter: Halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, während Sie eine Linie ziehen, einen Kreis zeichnen oder einen Kasten erzeugen. Die Linie wird dann exakt waagerecht, senkrecht oder mit einem 45Grad-Winkel gezeichnet. Kreise sind rund, und Rechtecke werden zu Quadraten mit gleichen Seiten.

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Um die geöffneten Fenster übersichtlich anzuordnen, wählen Sie zunächst die Arbeitsmappe aus, mit der Sie gleichzeitig mit anderen Arbeitsmappen auf der Arbeitsfläche arbeiten wollen (es ist übersichtlicher, wenn die to-do’s in den Arbeitsschritten liegen. Sonst kann der Überblick verloren gehen). Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Fenster“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Eintrag „Neues Fenster“. Damit können Sie mehrere Arbeitsmappen neuen Fenstern zuordnen.

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Excel blendet das Dialogfeld „Anordnen“ ein. Sie können hier die gewünschte Darstellung wählen. Als Auswahl stehen Ihnen zur Verfügung: „Unterteilt“: Die Arbeitsfläche wird in mehrere Teilfenster aufgeteilt. „Untereinander“: Die aktivierten Fenster werden untereinander dargestellt. „Nebeneinander“: Alle ausgewählten Fenster werden spaltenweise dargestellt. „Überlappend“: Die aktivierten Fenster überdecken einander.

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Um die erstellten Fenster gleichzeitig auf der Arbeitsfläche sichtbar zu machen, klicken Sie im Menü nochmals auf „Fenster“. Im unteren Bereich des folgenden Untermenüs werden jetzt alle aktiven Fenster angezeigt. Benutzen Sie in diesem Untermenü den Befehl „Anordnen“.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ zeigt Excel die ausgewählten Fenster in der gewünschten Art an.

Auswertung über Autofilter Wenn Sie den Autofilter von Excel einsetzen, können Sie jeweils nach einem Eintrag suchen. Wenn Sie mehr als einen Eintrag herausfiltern wollen, bietet sich der benutzerdefinierte Autofilter an. Dieser blendet einen Dialog ein, über den Sie maximal zwei vergleichbare Filterkriterien für eine Spalte festlegen können. Diese Kriterien können Sie durch „UND“ oder „ODER“ miteinander verknüpfen.

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Wählen Sie den Befehl „Daten“ in der Menüleiste. Im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Filter“ und klicken auf „AutoFilter“. Alle Überschriftspalten werden dadurch mit einem Auswahlpfeil versehen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil derjenigen Spalte, die Sie filtern möchten. Es öffnet sich das Listenfeld der Spalte, für die Sie die Filterkriterien eingeben wollen. Wählen Sie hier den Eintrag „Benutzerdefiniert.“.

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Das Dialogfeld „Benutzerdefinierter Autofilter“ erscheint. Sie können die Kriterien für zwei gesuchte Einträge per Auswahlpfeil auswählen. Durch diese Kriterien legen Sie fest, in welcher Art und Weise gefiltert werden soll

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In den rechten Eingabefeldern wählen Sie entweder über die Auswahlpfeile einen Wert aus der zu filternden Spalte aus oder geben selbst einen Wert ein. Dabei können Sie auch Platzhalter verwenden, also beispielsweise Sternchen für Zeichenfolgen oder Fragezeichen für einzelne Zeichen.

Entscheiden Sie zudem, ob es sich um eine „UND“- oder eine „ODER“-Verknüpfung handelt. Denken Sie daran, dass nur in einer Spalte gesucht wird. Wenn Sie zum Beispiel nach der Firma „PC-GO“ UND der Firma „PS-Beratung“ suchen, werden Sie zu keinem Trefferergebnis kommen, da jede Firma in einer eigenen Zelle steht. Hier benötigen Sie die Option „ODER“. Betätigen Sie die „OK“Schaltfläche: Die benutzerdefinierte Filterung wird durchgeführt. PCgo! 9/2000

Excel Spezialfilter anwenden

TIPP Zeichnen-Werkzeuge einstellen Mit Excel können Sie frei zeichnen. Um die Zeichnenfunktionen zu aktivieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Zeichnen“. Daraufhin erscheint eine spezielle Symbolleiste mit Werkzeugen zum Zeichnen. Jetzt können Sie die unterschiedlichen Symbole zum Zeichnen anklicken und die entsprechenden Elemente zeichnen. Einen Nachteil hat dieses Vorgehen jedoch: Nach jedem gezeichneten Objekt deaktiviert Excel das aktuelle Werkzeug wieder. Möchten Sie beispielsweise mehrere Linien zeichnen, so müssen Sie bei jeder zu zeichnenden Linie wieder das Symbol „Linie“ anklicken. Das lässt sich vermeiden: Um ein Werkzeug zum Zeichnen dauerhaft zu aktivieren, klicken Sie doppelt auf das entsprechende Icon. Jetzt können Sie das aktivierte Element so lange einsetzen, bis Sie mit der „EscTaste“ das Werkzeug wieder deaktivieren.

TIPP

Mit dem benutzerdefinierten Autofilter können Sie bis zu zwei Kriterien gleichzeitig filtern. Excel bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, nach beliebig vielen Kriterien zu filtern. Dazu ist es allerdings nötig, dass Sie den Kriterienbereich an einer Stelle außerhalb der zu filternden Liste erstellen und dann den „Spezialfilter“ einsetzen.

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Sie haben eine Liste von Reiseveranstaltern und deren Angebote erstellt (diese finden Sie auf unserer weißen Heft-CD unter „Excel-Vorlagen“). Sie wollen die günstigsten Angebote nach Frankreich (Maximalpreis: 1499 Mark), in die Türkei (hier sind Sie bereit, maximal 999 Mark zu zahlen) und nach Griechenland (hier wollen Sie nicht mehr als 899 Mark bezahlen) filtern.

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Erstellen Sie außerhalb des Listenbereichs einen Filterbereich. Geben Sie die Überschriften des Filterbereichs ein, zum Beispiel „Urlaubsorte“ und „Günstigste Angebote“. Diese Überschriften müssen identisch mit den Überschriften in der auszuwertenden Liste sein. Auch die Groß- und Kleinschreibung muss übereinstimmen.

Tippen Sie unterhalb der „Urlaubsorte“ die gesuchten Orte ein, in unserem Beispiel „Frankreich“, „Türkei“ und „Griechenland“. Geben Sie unterhalb der Überschrift „Günstigste Angebote“ die Werte „<1500“, „<1000“ und „<900“ ein.

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Klicken Sie in den Listenbereich Ihrer Urlaubsdaten und auf die Befehle „Daten“, „Filter“ und „Spezialfilter“.

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Excel blendet das Dialogfeld „Spezialfilter“ ein. Wählen Sie hier im Bereich „Aktion“ die Option „Liste an gleicher Stelle filtern“. Der Listenbereich ist durch das vorherige Klicken in die Datenliste bereits richtig markiert. Markieren Sie jetzt im „Kriterienbereich“ den Bereich, in den Sie die Filterkriterien geschrieben haben. Der Bereich muss sowohl die Überschriften als auch die Filterdaten enthalten.

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Mit „OK“ wird die Filterfunktion ausgeführt, und es werden nur noch die gefilterten Datensätze angezeigt. Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen, betätigen Sie im Menü den Befehl „Daten“. Dann gehen Sie im folgenden Untermenü mit dem Cursor auf „Filter“ und klicken auf den Eintrag „Alle anzeigen“.

Diagramm auf die Schnelle

Es ist hin und wieder ganz praktisch, wenn Sie sich Ihre Daten in einem Diagramm ansehen können. Müssen Sie jedoch jedes Mal den Diagrammassistenten bemühen, um ein Diagramm zu erstellen, vergeht Ihnen bald die Lust dazu, sich die Daten auf die Schnelle in Diagrammform anzusehen. Dabei gibt es einen einfachen Trick, wie Sie Diagramme ohne großen Aufwand erstellen können: Markieren Sie die Daten, die Sie im Diagramm sehen möchten, und drücken Sie die Tastenkombination „Alt“ + „F1“. Excel fügt daraufhin ohne Nachfrage ein neues Diagrammblatt in die Arbeitsmappe ein. In dieser Diagrammtabelle wird Ihr Diagramm dann ganzseitig dargestellt.

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Werte im Diagramm ändern Die in einem Diagramm dargestellten Werte beziehen sich immer auf konkrete Zahlenwerte aus einem Feld der Excel-Tabelle. Im Normalfall werden Werte in einem Diagramm geändert, indem Sie die entsprechenden Werte in der Quelldatei, also im Excel-Arbeitsblatt, ändern. Es funktioniert auch andersherum.

linke Maustaste gedrückt und ziehen den Balken nach oben oder unten. Sobald der gewünschte Wert erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

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Damit erzielen Sie nicht nur einen kosmetischen Effekt: Diese Manipulation am Diagramm verändert auch den Wert in der verknüpften Zelle zu diesem Diagramm. P. Schnoor/pm

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Klicken Sie im Diagramm den zu verändernden Wert, zum Beispiel einen Balken, zweimal nacheinander an, so dass er markiert ist. Achten Sie dabei darauf, dass Sie keinen Doppelklick ausführen.

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Jetzt greifen Sie den Balken am oberen Markierungspunkt mit dem Cursor an, halten die

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Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipss W ü/ en Hauptm

Excel

Nummerierung abhängig vom Inhalt Sie möchten in einer Spalte eine automatische Nummerierung ausführen – abhängig davon, ob in der Zelle neben der Spalte ein Eintrag vorhanden ist. Hierzu existieren zwei Möglichkeiten.

TIPP

Diagramme aktualisieren

Excel aktualisiert das dazugehörige Diagramm automatisch, wenn Sie einen Datenwert verändern. Doch diese Eigenschaft funktioniert auch in die andere Richtung. Dazu markieren Sie in dem gewünschten Diagramm beispielsweise ein Element eines Balkendiagramms. Ziehen Sie nun mit der Maus am Rand des Balkens die Säule in die gewünschte Höhe. Je nach Veränderung passt sich der Zahlenwert in der Tabelle ebenfalls an. Allerdings bedarf es bei diesem Vorgehen etwas Fingerspitzengefühl, um einen bestimmten Wert zu erreichen.

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In der ersten Variante orientieren Sie sich an der Zellennummerierung von Excel, also mit dem Wert 1 in der ersten Zelle „A1“ beginnend. Dabei wird überprüft, ob sich ein Wert in der Spalte „B“ befindet.

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Tragen Sie in der Zelle „A1“ folgende Formel ein: =WENN(NICHT(ISTLEER(B1));ZEILE();“„) Anschließend kopieren Sie die Formel in die darunter liegenden Zellen.

TIPP

Excel bietet die einfache Möglichkeit, ein Diagramm mit wenigen Handgriffen um eine Datenreihe zu ergänzen. Sie müssen also nicht immer ein komplett neues Diagramm erstellen. Markieren Sie dazu die neue Datenreihe mit der Maus, und bewegen Sie den Mauszeiger auf die Markierungsumrandung. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Reihe einfach in das bestehende Diagramm. Nach dem Loslassen der Taste fügt Excel die neuen Daten in die Darstellung ein, und alles erscheint im gleichen Layout.

Soll hingegen in einer beliebigen Zelle der Spalte „A“ die Nummerierung mit der Zellennummer starten, beispielsweise in der Zelle „A12“ der Wert „12“ stehen, fügen Sie folgende Formel ein: =WENN(NICHT(ISTLEER(B12));ZEILE(A12);“„)

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Auch hier kopieren Sie anschließend die Formel nach unten.

Symbolleisten wiederherstellen Beim Aufspielen einer neuen (aktuellen) ExcelVersion auf den Rechner, gehen definierte Symbolleisten im ersten Schritt verloren, denn sie werden nicht stardardmäßig übernommen. Doch mit einigen Handgriffen richten Sie Ihre Symbolleisten wieder so ein, wie Sie es wünschen.

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Arbeiten Sie mit Excel innerhalb eines Netzwerkes, finden Sie eine „xlb“-Datei mit Ihrem Namen und einer nachgestellten „8“ (Beispiel: „Mustermann8.xlb“). Arbeiten Sie auf einem einzelnen Gerät, halten Sie Ausschau nach der Datei „Excel.xlb“. Dabei steht die „8“ für Excel 97, bei Excel 95 suchen Sie nach einer „5“. Die neue Version Excel 2000 verzichtet auf eine Zahl.

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Wie vor jeder Änderung einer Software fertigen Sie im ersten Schritt eine Sicherung der aktuellen Konfiguration der Symbolleisten an. Denn der Import lässt sich nicht mehr rückgängig machen.

Datenreihe hinzufügen

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Beenden Sie dazu Excel, und starten Sie den Windows Explorer. Suchen Sie im Hauptverzeichnis von Windows („\Windows“) und im Unterverzeichnis („\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel“) nach Dateien mit der Endung „xlb“. Hier legt Excel die individuellen Konfigurationen der Symbolleisten ab.

Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datei, indem Sie diese unter einem anderen Namen, zum Beispiel „Sicher.xlb“, ablegen.

Starten Sie Excel, und laden Sie über den Menüpunkt „Datei“ und „Öffnen“ die ältere „xlb“-Datei. Noch ändert sich nichts an Ihrer Symbolleiste. Rufen Sie jedoch den Menüpunkt „Symbolleisten“ unter „Ansicht“ auf, zeigt Excel wieder die alten Symbole an. Beachten Sie, dass die importierten Symbole nun ein fester Bestandteil von Excel sind.

Werte farbig hervorheben Sie können in Excel Zahlen, abhängig von ihrem Wert, problemlos farbig darstellen.

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Geben Sie die gewünschten Zahlen in ein Excel-Sheet ein. Dabei ist die Anordnung belanglos. Markieren Sie die Werte.

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Gehen Sie per Maus zu den Menüpunkten „Format“ und „Zellen“„. Im Register „Zahlen“

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wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld geben Sie folgende Parameter ein: „[Blau][<=10]#.##0;[Rot][<15]#.##0;[Grün]#. ##0“ Bestätigen Sie die Eingabe. Zahlen bis zum Wert 10 werden nun in Rot, von 11 bis 14 in Blau und ab 15 in Grün dargestellt. Allerdings können Sie nicht mehr als drei Farbzuweisungen vornehmen, da sonst Excel Ihre Eingabe ignoriert. PCgo! 10/2000

Excel Nur sichtbare Zellen auswählen Möchten Sie Ihre Listen unter Excel schnell und effizient sortieren, so greifen Sie idealerweise zur Funktion „AutoFilter“. Doch diese liefert nicht in jedem Fall die gewünschten Ergebnisse. Besonders wenn sich innerhalb Ihrer Tabelle ausgeblendete Zeilen oder Spalten befinden, kann es dazu kommen, dass Excel auch die Werte aus den ausgeblendeten Zellen berücksichtigt. Das können Sie jedoch vermeiden.

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Markieren Sie den gewünschten Bereich in Ihrer Tabelle. Dabei können auch ausgeblendete Zellen enthalten sein.

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Ziehen Sie abschließend das Symbol „Sichtbare Zellen markieren“ mit der Maus auf die Symbolleiste.

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Wählen Sie die Menüpunkte „Bearbeiten“ und „Gehe zu“. Klicken Sie im Dialogfenster auf den Schalter „Inhalte“.

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Excel blendet nun eine ganze Reihe von Optionen ein. Entscheiden Sie sich für den Parameter „Nur sichtbare Zellen“, und bestätigen Sie mit „OK“.

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Benötigen Sie diese Funktion häufiger, so existiert unter Excel sogar ein Symbol dafür. Das ist allerdings kaum bekannt. Unter „Extras“ und „Anpassen“ klicken Sie per Maus das Register „Befehle“ an. Hier wählen Sie den Punkt „Bearbeiten“.

Durch einen Mausklick auf das neue Symbol erfasst Excel nur die Zellen, die innerhalb des markierten Bereichs sichtbar sind. Ausgeblendete Zellen werden nicht einbezogen. Änderungen an der Auswahl wirken sich nicht auf ausgeblendete Zellen aus.

Inhalte verdecken Bei größeren Excel-Tabellen sollen häufig nicht alle Informationen angezeigt werden. Dies kann der Übersichtlichkeit dienen oder aber sicherheitsrelevante Daten verbergen. Die einfachste Methode ist, die Daten stark zu verkleinern oder die Zeichen in der Hintergrundfarbe einfärben. Beide Methoden haben allerdings Nachteile. Sie können jedoch Ihre Werte wesentlich komfortabler verschwinden lassen.

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Sie können die Zahlen zwar noch in der Eingabezeile lesen, allerdings sind die Zahlen in der Tabelle selbst nicht mehr erkennbar. Auch ein Ausdruck ist nicht möglich. Beachten Sie dabei: Die betreffende Zelle darf nicht mehr als 1024 Zeichen enthalten.

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Markieren Sie die Zellen, deren Inhalte verdeckt werden sollen. Handelt es sich nur um eine Zelle, klicken Sie diese einfach an.

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Benutzen Sie den Menüpunkt „Format“ und den Eintrag „Zellen“. Im Register „Zahlen“ wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus.

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Im Eingabefeld „Formate“ geben Sie folgende Zeichen als Zahlenformat ein:“;;;“. Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe.

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Die Daten sind damit nicht völlig verschwunden. Wenn Sie sie wieder offenlegen möchten, so stellen Sie analog das Zellenformat wieder auf die alten Werte ein. Damit kommen Sie zur gewohnten Einstellung zurück.W. Lindo/pm

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mit indiviTIPP Excel duellem Menü Um die vielen Menüpunkte unter Excel 2000 in den Griff zu bekommen, entschieden sich die Entwickler bei der Benutzerführung für ein neues Konzept. So werden auf den ersten Mausklick nicht alle Menüpunkte angezeigt, sondern nur die wesentlichen Punkte. Erweiterte Funktionen bleiben dem Anwender im ersten Schritt verborgen. Erst wenn Sie auf einem markierten Menüpunkt verweilen, öffnen sich die darunter liegenden Einträge. Dabei ermittelt Excel, welche Menüpunkte vom Anwender bisher bevorzugt benutzt werden. Die Funktionen, die eher selten angeklickt werden, hält Excel weiterhin zurück. Dies kommt besonders dem ungeübten Anwender zu Gute, der so leichter die wesentlichen Menüpunkte erreicht.

ZuTIPP Schneller griff auf Blätter Eine besonders leistungsstarke Funktion unter Excel ist das Verwalten von Tabellenblättern innerhalb einer Arbeitsmappe. Bis zu 256 Tabellen lassen sich auf diese Weise verarbeiten. Allerdings bleibt bereits bei einer deutlich kleineren Zahl von Tabellenblättern die Übersicht auf der Strecke. Es wird zum Geduldsspiel, zwischen den einzelnen Tabellen zu navigieren. Doch Excel bietet im Verborgenen eine sinnvolle Navigationshilfe. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine der Pfeilschaltflächen links neben dem Blattregister. Daraufhin erscheint eine Liste mit den verfügbaren Tabellen. Mit jeweils einem Mausklick springen Sie direkt zu der gewünschten Tabelle. Bei mehr als vierzehn Tabellenblättern erscheint der Eintrag „Weitere Blätter“.

Excel-Tipps arzen CD

Excel

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Eingaben korrigieren

Tabellen TIPP Neue einfügen Wenn die Tabellen in Ihrer Arbeitsmappe nicht ausreichen, können Sie nachträglich neue Tabellen einfügen. Klicken Sie dazu auf das Tabellenblatt, vor dem Sie Ihre neue Tabelle einfügen wollen. Aktivieren Sie anschließend aus dem Menü von Excel den Befehl „Einfügen“ und im Untermenü den Befehl „Tabelle“. Diesen Vorgang können Sie ausführen, bis Ihre Arbeitsmappe maximal 255 Tabellen enthält.

zur TIPP Optionen Sortierung Wenn Ihnen die normalen Sortierfunktionen von Excel nicht ausreichen, können Sie die „Sortieroptionen“ einschalten. Klicken Sie dazu im Menü auf „Daten“. Im folgendem Untermenü wählen Sie den Befehl „Sortieren“ aus. Das Dialogfenster „Sortieren“ wird geöffnet. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Es erscheint zusätzlich das Dialogfeld „Sortieroptionen“. Hier können Sie genau festlegen, ob nach Zeilen oder Spalten sortiert werden soll. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bei der Sortierung nach Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden. Im Kombinationsfeld „Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge“ wählen Sie eine spezielle Sortierreihenfolge aus. Die entsprechenden Einträge stammen übrigens aus dem Register „Autoausfüllen“ von Excel („Extras“, „Optionen“ und „Autoausfüllen“).

Texte und Werte in eine Excel-Tabelle einzugeben, ist nicht schwer. Aber wie können Sie Einträge anschließend korrigieren? Wenn Sie in die entsprechende Zelle klicken, wird bei einer Eingabe der Inhalt gelöscht. Um Einträge zu korrigieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

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Klicken Sie in die Zelle von Excel, die Sie korrigieren wollen.

Stelle Ihrer Eintragung gehen, die Sie korrigieren wollen.

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Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die zu korrigierende Zelle auszuwählen und anschließend mit dem Cursor in das Bearbeitungsfeld von Excel zu klicken. Änderungen, die Sie dort vornehmen, werden direkt in die entsprechende Zelle übertragen.

Betätigen Sie die „F2-Taste“. Der Cursor stellt sich an das Ende der betreffenden Zelle, und Sie können mit dem Cursor jetzt an die

Gitternetzlinien abschalten Die Standardansicht von Excel zeigt Ihnen als Eingabehilfe immer die Gitternetzlinien an. Das ist oft sinnvoll, wenn Sie Ihre Tabelle aber beispielsweise als Formular gestalten wollen, stören diese Strukturen. Daher schalten Sie die Gitternetzlinien und die Zeilen- und Spaltenköpfe einfach aus.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernehmen Sie die eingestellten Optionen, und der Bildschirm unterdrückt die Anzeige der Gitternetzlinien sowie der Zeilen- und Spaltenköpfe. Analog können Sie die Linien umgekehrt wieder einblenden.

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Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl „Extras“. Im Untermenü klicken Sie auf „Optionen“. Das Dialogfenster der Optionen wird eingeblendet.

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Wechseln Sie auf das Register „Ansicht“. Dort deaktivieren Sie die Optionen „Gitternetzlinien“ und „Zeilen- und Spaltenköpfe“ im Bereich der „Fensteroptionen“, indem Sie auf die entsprechenden Häkchen klicken.

Fenster am Bildschirm teilen Bei großen Excel-Tabellen fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Besonders, wenn Sie unterschiedliche Tabellenteile gleichzeitig im Blick behalten müssen. Das ewige Springen von einem Tabellenteil in einen anderen und wieder zurück wird schnell lästig und ist fehleranfällig. Mit einem Trick vermeiden Sie diese Unübersichtlichkeiten.

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Klicken Sie in den Tabellenteil, den Sie gerade in der Bearbeitung haben, so dass er gut auf dem Bildschirm sichtbar ist.

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Überlegen Sie jetzt, ob Sie den Bildschirm vertikal oder horizontal teilen wollen. Tren-

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nen Sie das Fenster beispielsweise in zwei vertikale Ausschnitte. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den vertikalen Separator rechts oben am Rand der Bildlaufleiste und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor anschließend an die Stelle, an der das Fenster geteilt werden soll. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird das Fenster in zwei vertikale, von einander unabhängige Ausschnitte geteilt. PCgo! 11/2000

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Excel

TIPP

Informationen in der Statusleiste

Den Abschluss des Excel-Bildschirms bildet die Statusleiste. Und diese sollten Sie nicht aus dem Blick verlieren, denn die Stausleiste enthält wichtige Informationen für Sie. Den linken Bereich der Stausleiste nutzt das Tabellenkalkulationsprogramm, um den aktuellen Status anzuzeigen. Im Folgenden lesen Sie die Bedeutung der wichtigsten Meldungen: Bereit: Excel wartet auf Ihre Eingabe. Eingeben: Sie sind gerade dabei, in eine bisher leere Zelle Inhalt einzugeben. Bearbeiten: Sie verändern den Inhalt einer bereits beschriebenen Zelle. Zeigen: Excel erwartet die Auswahl einer Zelle oder eines Bereichs. Der rechte Teil der Statusleiste gibt wichtige Informationen über den Status bestimmter Funktionstasten wieder: NF: Der Nummernblock wurde eingeschaltet. Sie können jetzt auf der abgesetzten Zehnertastatur Ziffern und Rechensymbole eingeben.

GROSS: Die Umschaltung auf Grossbuchstaben ist damit aktiviert. SCRL: Die Taste „Rollen“ ist aktiviert worden. Dadurch wird mit den Pfeiltasten nicht die aktuelle Zeile verschoben, sondern der sichtbare Ausschnitt des Arbeitsblatts. ERW: Sie haben auf die Funktionstaste „F8“ gedrückt und dadurch den Erweiterungsmodus eingeschaltet. ADD: Sie haben durch die Tastenkombination „Umschalttaste“ und „F8-Taste“ den Modus zum Markieren weiterer Bereiche aktiviert. FIX: Sie haben die Eingabe fester Dezimalstellen festgelegt.

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Sie können jetzt im zweiten Fenster unabhängig vom ersten Fenster an die Stelle scrollen, die Sie sehen oder bearbeiten wollen. Durch diese Fensterteilung behalten Sie immer alles im Blick.

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Eine horizontale Fensterteilung erhalten Sie, indem Sie den horizontalen Separator am oberen Ende der horizontalen Bildlaufleiste

anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen. Sie können Ihr Fenster also auch vierteilen.

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Sie können die Bildschirmteilungen wieder aufheben, indem Sie die Separatoren an Ihre Ausgangsstelle zurückführen. Wollen Sie die Teilung komplett aufheben, wählen Sie den Menübefehl „Fenster“ und betätigen im Untermenü den Befehl „Teilung aufheben“.

Bestimmte Inhalte markieren Es ist nicht immer ganz einfach, einzelne Bereiche Ihrer Tabelle zu markieren. Um Zellen und Zellbereiche mit bestimmten Gruppen zu erfassen, gibt es eine leistungsfähige Funktion in Excel, die kaum bekannt ist. Damit können Sie beispielsweise alle Zellen Ihres Arbeitsblatts markieren, die Kommentare beinhalten.

1

Aktivieren Sie den Menübefehl „Bearbeiten“. Im Untermenü wählen Sie „Gehe zu“ aus. Das entsprechende Dialogfenster wird geöffnet. Klicken Sie in diesem Menü auf die Schaltfläche „Inhalte“.

2

Das Dialogfenster „Inhalte auswählen“ erscheint. Wählen Sie hier die Option „Kommentare“.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ markiert Excel alle Kommentare in Ihrem Arbeitsblatt. Im Folgenden erhalten Sie ein Überblick aller Funktionen, die für Sie in Frage kommen können:

Funktion Wirkung Kommentare markiert alle Zellen mit Kommentaren Konstanten markiert alle Zellen, die nicht mit Gleichheitszeichen beginnen Formeln wählt alle Zellen aus, die mit Gleichheitszeichen beginnen Leerzeilen markiert alle Leerzeilen bis zum letzten Tabelleneintrag Aktueller selektiert den belegten ZellbeBereich reich Aktuelles markiert die zu einer Zelle Array gehörende Matrix Objekte markiert alle Objekte wie z.B. Diagramme und Schaltflächen Zeilenunter- markiert abweichende Zeilen; schiede eine Zeile muss markiert sein Spaltenunter- markiert abweichende Spalten; schiede zuvor muss eine Spalte markiert werden Vorgänger- Es werden alle Zellen markiert, zellen die sich auf die Formel in der markierten Zelle beziehen Nachfolge- markiert alle der Formel nachfolzellen genden Zellen Letzte Zelle markiert die letzte belegte Zelle des Arbeitblattes Nur sichtbare ausgeblendete Zeilen und Spalten Zellen werden nicht mit markiert Bedingte markiert alle Zellen, die bedingte Formate Formatierungen enthalten Gültigkeits- mit einer Gültigkeitsprüfung hinprüfung terlegte Zellen werden markiert

Zeilen löschen ohne Lücken Beim Löschen von Zeileninhalten bleiben in der Tabelle hässliche Lücken zurück. Ihre Tabelle wirkt dadurch zerrissen. Durch einen einfachen Trick bekommen Sie Ihre Tabelle wieder ohne Leerzeilen zusammenhängend dargestellt. Markieren Sie dazu Ihr komplettes Arbeitsblatt oder den betroffenen Bereich. Klicken Sie dann auf ei-

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nes der Schnell-Sortiersymbole „A-Z“ oder „Z-A“. Nach dieser Sortierung befinden sich alle Ihre Leerzeilen automatisch am Ende des markierten Bereichs, die Tabelle selbst ist wieder kompakt. Alternativ können Sie auch die zu löschende Zeile markieren und in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ und „Zellen löschen“ klicken. P. Schnoor/pm PCgo! 11/2000

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Excel

Nie wieder einen Excel-Termin vergessen

TIPP Filterfunktionen verhindern Sie können in Excel über das Menü „Daten“, „Filter“ und „Autofilter“ einen Autofilter zu Tabellenlisten hinzufügen. In diesem Fall blendet Excel Drop-DownPfeile direkt neben den Spaltenbeschriftungen in Ihrer Liste ein. Wenn Sie auf einen dieser Pfeile klicken, können Sie Ihre Daten filtern. Möchten Sie allerdings verhindern, dass fremde Anwender Ihre Daten filtern, sperren Sie diese Filterfunktion. Die Drop-Down-Pfeile sind „Objekte“, die auf der Tabellenoberfläche liegen. Sie können jedoch in Excel alle „Objekte“ ausblenden. Dieses geschieht über das Menü „Extras“ und „Optionen“. Aktivieren Sie dort das Register „Ansicht“ und im Bereich „Objekte“ die Option „Alle ausblenden“. Haben Sie diese Option eingeschaltet, lässt sich der Autofilter nicht mehr anwählen.

Es ist aufwändig, komplizierte Excel-Tabellen zu bearbeiten; das kann sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. In der Zwischenzeit gerät die weitere Bearbeitung der Tabelle möglicherweise in Vergessenheit. Damit Ihnen das nicht passiert, gibt es eine komfortable Möglichkeit, sich über Outlook an diesen Termin erinnern zu lassen. Das funktioniert sogar direkt aus Excel heraus.

Outlook Aufgabe erstellen“. Markieren Sie diesen Befehl mit der linken Maustaste, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Dann ziehen Sie den Befehl nach oben in die gewünschte Symbolleiste.

1

Um eine automatische Aufgabenerinnerung aus Excel heraus starten zu können, legen Sie zunächst einen versteckten Befehl in die ExcelSymbolleiste. Wählen Sie dazu aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Anpassen“. Das Dialogfeld „Anpassen“ wird aktiviert.

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Wechseln Sie in das Register „Befehle“. In der Feldliste der „Kategorien“ wählen Sie den Eintrag „Extras“ aus.

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Im rechten Fenster bei „Befehle“ finden Sie, ziemlich weit unten, den Befehl „Microsoft

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Schließen Sie das Dialogfenster, und speichern Sie die aktuelle Arbeitsmappe. Wenn Sie nun auf die neue Schaltfläche klicken, startet Excel automatisch das Outlook-Dialogfenster, in dem Sie weitere Details wie „Fälligkeit“ und „Erinnerung“ eingegeben können.

Nur bestimmte Daten zulassen Sie haben in Excel jede Menge Freiheiten, Daten in beliebiger Form einzugeben. In manchen Fällen – unter anderem wenn mehrere Personen an einem Sheet arbeiten – macht es aber Sinn, die Möglichkeit der Dateneingabe zu beschränken.

fangsdatum“ den Wert „1.11.2000“ ein, in das Feld „Enddatum“ tragen Sie den „31.12.2000“ ein. Übernehmen Sie die Werte mit „OK“.

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Sie möchten beispielsweise nur Datumswerte zwischen dem 1.11.2000 und dem 31.12.2000 zulassen. Um falsche Eingaben zu unterbinden, richten Sie einen Gültigkeitsbereich für die Daten ein. Markieren Sie dazu die Zelle, für die Sie Einschränkungen festlegen möchten.

TIPP Formatierung übertragen Sie haben einige Zellen oder Zellenbereiche perfekt formatiert und möchten diese Formatierung auf andere Zellen übertragen? Dann markieren Sie die formatierten Zellen und klicken auf das Symbol „Format übertragen“ (Pinsel). Legen Sie den Bereich fest, auf den Sie diese Formatierung anwenden wollen. Die Zellen im markierten Bereich erhalten automatisch alle eingestellten Formate.

2

Wählen Sie aus dem Menü „Daten“ den Befehl „Gültigkeit“, und aktivieren Sie, falls notwendig, die Registerkarte „Einstellungen“.

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Klicken Sie im Feld „Zulassen“ auf den Eintrag „Datum“. Hier geben Sie in das Feld „An-

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Möchte jetzt jemand in diese Zelle Daten außerhalb des Gültigkeitsbereichs eingeben, erscheint eine Fehlermeldung.

Rechnen mit richtigen Begriffen Sie erstellen Formeln in Excel leichter, wenn Sie mit so genannten „Namensbereichen“ rechnen. Bei dieser Art der Berechnung fassen Sie Zellenblöcke zu Bereichen zusammen und weisen

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diesen Blöcken einen möglichst eindeutigen Namen zu. Dieser ist dadurch global in der gesamten Arbeitsmappe verfügbar. Dann geben Sie bei der Formelerstellung lediglich die Namen ein. PCgo! 12/2000

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Excel

TIPP

Mehr Zeilen in einer Zelle

Viele schreiben Texte in Excel-Tabellen einzeilig. Das kann aber zu einer großen Spaltenbreite führen. Das muss aber nicht sein, denn eine Excel-Zelle kann bis zu 65.535 Zeichnen enthalten, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Um einen Zeilenwechsel innerhalb einer Zelle zu erhalten, betätigen Sie an der Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch wünschen, die Tastenkombination „Alt + Enter“. Daraufhin fügt Excel an der Position der Einfügemarke einen Zeilenumbruch in den Text ein. Anschließend passt Excel die Zeilenhöhe automatisch so an, dass alle Zeilen sichtbar sind.

INFO

Kommentare übertragen

Sie können für Zellen Kommentare erstellen, indem Sie die entsprechende Zelle anklicken und aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Kommentar“ wählen. Excel blendet daraufhin ein Kommentarfenster ein. Haben Sie einmal einen Kommentar für eine Zelle eingegeben, so können Sie diesen auch auf andere, gleichartige Zellen übertragen. Dazu markieren Sie die kommentierte Zelle und klicken auf das Symbol „Kopieren“. Markieren Sie die gewünschten Zellen, und wählen Sie „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Aktivieren Sie die Option „Kommentare“.

1

Ein Beispiel: Sie möchten Ihre Einnahmen mit den Ausgaben vergleichen. Erstellen Sie dazu eine Spalte mit den Einnahmen und eine weitere Spalte mit den Ausgaben.

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Markieren Sie die Spalte mit den Einnahmen. Rufen Sie aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Namen“ und im folgenden Untermenü den Befehl „Festlegen“ auf.

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Wenn Sie in der ersten Zelle einen Namen eingetippt haben, wird dieser als Vorschlag übernommen. Sie können den Namen akzeptie-

ren oder überschreiben. Enthält die erste Zelle keinen Namen, tippen Sie hier den gewünschten Namen, praktischerweise „Einnahmen“, ein. Wählen Sie anschließend „Hinzufügen“. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie den markierten Bereich als „Name“.

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Markieren Sie die Spalte der Ausgaben, und weisen Sie ihr entsprechend den Bereichsnamen „Ausgaben“ zu. Jetzt können Sie in der Spalte „Ergebnisse“ direkt die Formel „=Einnahmen - Ausgaben“ eingeben, ohne Kenntnisse von den Zellbezügen zu benötigen.

Diagrammtitel mit Zellen verbinden In Excel können Sie Textfelder innerhalb von Diagrammen verändern. Weniger bekannt, aber gleichwohl effektiv ist die Möglichkeit, diese Textfelder mit Excel-Zellen zu verbinden. Dann erscheint der Inhalt dieser Zellen in den Textfeldern. Der Clou dabei: Verändern Sie etwas in einer verbundenen Zelle, macht der Inhalt des Textfelds dies mit. So müssen Sie Eingaben nicht mehrmals vornehmen.

1

Erstellen Sie in Excel ein beliebiges Diagramm, und geben Sie einen Titel ein. Stellen Sie das Diagramm fertig.

2

Jetzt wollen Sie erreichen, dass der Diagrammtitel abhängig vom Inhalt einer Zelle

erscheint. Tippen Sie zum Beispiel in die Zelle „H1“ den Text „Ich bin verbunden!“ ein.

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Klicken Sie jetzt innerhalb des Diagramms auf das Textfeld des Titels. Wenn das Textfeld aktiviert ist, geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein, danach klicken Sie auf die Zelle, deren Inhalt als Text in das Textfeld des Diagramms übernommen werden soll, also auf „H1“. Die komplette Eingabe lautet im Beispiel „=H1“.

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Drücken Sie auf die „Enter“-Taste. Als Ergebnis zeigt Excel im Textfeld jetzt den Inhalt der Zelle „H1“ an. Verändern Sie nun den Wert in der Zelle „H1“, so passt sich der Diagrammtitel automatisch an.

Trends schnell anzeigen Trendfunktionen berechnen auf der Grundlage von Vergangenheitswerten Zahlen, die mutmaßlich in der Zukunft gelten. Dabei werden die bekannten Werte analysiert und durch eine Formel fortgeschrieben. Oftmals lassen sich bei Zeitreihen drei Komponenten erkennen, die sich allerdings auch überlagern können: * Trendanalyse * Konjunktur und Saisonanalyse * Zufallsanalyse Ein linear ansteigender Trend geht von einem stetig wachsenden Markt aus. Dieser Trend wird in der Praxis am häufigsten verwendet, da er einfach zu erstellen ist. Zudem lässt sich der geplante Wert leicht durch eine Verlängerung der Trendgeraden bestimmen. In Excel gibt es einen schnellen Weg, um eine Trendanalyse durchzuführen.

1

Markieren Sie den Bereich, der die Grundlage für Ihre Trendanalyse bilden soll. Dann gehen

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Sie mit dem Cursor an den rechten unteren Anfasser der Markierung, als wenn Sie kopieren wollten.

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Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Halten Sie diese gedrückt, und ziehen Sie sie so weit, wie Sie Trenddaten benötigen.

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Lassen Sie die rechte Maustaste los, blendet Excel ein Kontextmenü ein, aus dem Sie die Werte für „Arithmetischer Trend“ oder „Wachstumstrend“ auswählen können. In dem markierten Bereich werden die Trendwerte errechnet. P.Schnoor/pm PCgo! 12/2000

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Excel Excel-Daten für das Internet

als Mail TIPP Datei versenden Excel-Dateien lassen sich einfach als Dateianhang in E-Mails versenden. Dabei brauchen Sie nicht erst Ihr Mail-Programm zu öffnen und dann manuell Ihre Excel-Datei an eine Mail zu hängen. Viel eleganter geht der Mail-Versand direkt aus Excel heraus. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Datei“, und ziehen Sie im Untermenü den Mauscursor auf den Eintrag „Senden an“. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Untermenü, in dem Sie den Befehl „EMail Empfänger“ wählen. Das EMail-Programm startet und öffnet eine neue E-Mail, die Ihre ExcelDatei automatisch als Anhang enthält. Sie wählen lediglich noch den Empfänger aus, und ab geht die Excel-Post.

Sie können einzelne Arbeitsblätter Ihrer ExcelDateien für das Internet aufbereiten. Dabei wandelt Excel Ihr Arbeitsblatt in die Internet-Sprache HTML um. HTML steht für „Hypertext Markup Language“: Das ist die Sprache für Webseiten. Sie brauchen von dieser Sprache nichts zu verstehen, ein Assistent hilft Ihnen bei der Seitengestaltung und „übersetzt“ Ihre Wünsche in die richtige Sprache.

1

Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, das Sie im Internet veröffentlichen möchten. Wählen Sie den Menübefehl „Als HTML speichern“ im Menü

„Datei“. Der Internet-Assistent öffnet sich und schlägt die zu konvertierenden Bereiche und Diagramme vor. Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ legen Sie weitere Bereiche für Ihre Webseite fest, mit „Löschen“ nehmen Sie überflüssige Bereiche aus der Konvertierung heraus.

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Mit einem Klick auf „Weiter“ erscheint der zweite Schritt des Internet-Assistenten. Wenn Sie sich mit der Erstellung von Webseiten noch nicht auskennen, wählen Sie in diesem Dialogfenster die Option „Erstelle ein unabhängiges, sofort anschaubares HTML-Dokument mit formatierbaren Text ...“. Sind Sie bereits ein ausgereifter HTML-Profi, können Sie auch die zweite Option „Konvertierte Daten in bestehendes HTML-Dokument übernehmen...“ auswählen.

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Nach einem Klick auf „Weiter“ vergeben Sie einen Titel für Ihre Webseite. Dann legen Sie eine Kopfzeile, Trennlinien, das letzte Aktualisierungsdatum, den Autoren und eine E-Mail-Adresse fest.

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Als letzten Schritt legen Sie einen Dateinamen fest. Achten Sie darauf, dass Sie als Dateiendung „htm“ verwenden. Sie können sich Ihr Excel-Internet-Dokument jetzt im Browser ansehen. Dazu laden Sie die Seite mit der Endung „htm“.

Firmenlogo auf allen Seiten platzieren Beim Ausdruck von Arbeitsblättern ist es vorteilhaft, wenn Ihr Firmenlogo auf jeder Seite erscheint. Besteht Ihr Firmenlogo ausschließlich aus Text, können Sie das Logo einfach in die Kopfzeile einfügen. Das funktioniert aber nicht bei grafischen Logos, hier müssen Sie einen Trick anwenden.

TIPP

Excel-Dateien direkt drucken

Wenn es besonders schnell gehen soll, brauchen Sie nicht „Excel“ zu starten, um eine Excel-Datei ausdrucken zu können. Auf die Schnelle geht es auch so: Markieren Sie im Explorer die gewünschte Excel-Datei, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie „Drucken“ – fertig.

1

Fügen Sie das Firmenlogo in die Zelle „A1“ ein. Dazu klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und bewegen im Untermenü den Mauscursor auf den Befehl „Grafik“. Benutzen Sie den Befehl „Aus Datei“, und wählen Sie die Datei mit Ihrem Firmenlogo aus. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie es in die Zelle „A1“ Ihres Arbeitsblatts.

3

Im Bereich „Drucktitel“ finden Sie das Eingabefeld „Wiederholungszeilen“. Tippen Sie hier die Zeichenfolge „$1:$1“ ein. Excel deklariert dadurch diese Zeile als Wiederholungszeile. Diese Zeile wird also mitsamt Ihres Inhalts auf allen Seiten ausgedruckt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt Excel die Einstellungen.

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Wählen Sie den Befehl „Seite einrichten“ im Menü „Datei“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ erscheint. Aktivieren Sie hier das Register „Tabelle“.

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➪ PCgo! 1/2001

Excel Arbeitserleichterung mit der Auswahlliste

rückTIPP Eingaben gängig machen Bei der Arbeit mit Excel können Sie sich leicht vertippen. Das ist aber kein Problem, wenn Sie es rechtzeitig merken. Denn Sie können Ihre Eingabe bei Bedarf wieder rückgängig machen – und das sogar über mehrere Stufen hinweg. Wenn Sie während der Eingabe bereits einen Fehler bemerken, betätigen Sie die „Esc“-Taste. Excel nimmt dann Ihre Eingabe zurück, und Sie können noch einmal mit der Eingabe beginnen. Ist die Eingabe bereits abgeschlossen, klicken Sie auf das Symbol „Rückgängig“ in der Symbolleiste. Schon ist die fehlerhafte Eingabe beseitigt. Haben Sie mehrere Fehler hintereinander gemacht, klicken Sie so oft auf das „Rückgängig“-Symbol, bis alle Fehler beseitigt sind. Falls Sie einmal zu oft vom „Rückgängig“Befehl Gebrauch gemacht haben, ist das nicht tragisch: Mit Hilfe des Symbols „Wiederholen“ erwecken Sie die letzten korrekten Eingaben wieder zum Leben.

Die Eingabe von langen Listen in Excel ist lästig. Vor allen Dingen, wenn sich Eintragungen oft wiederholen. Mit einem kleinen Trick können Sie sich die Arbeit aber erleichtern und zudem bei komplizierten Wörtern Schreibfehler vermeiden. Excel hält dazu eine besondere Funktion für Sie bereit: die Auswahlliste.

1

Öffnen Sie ein Arbeitsblatt mit einer Liste, oder tippen Sie eine neue Liste in Excel ein. Möchten Sie bei der Bearbeitung der Liste einen Eintrag wiederholen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie füllen wollen. Es öffnet

Mehrere Befehle rückgängig

Um festzustellen, welche Befehle Sie rückgängig machen oder wiederherstellen können, klicken Sie auf den kleinen Auswahlpfeil neben den Symbolen „Rückgängig“ oder „Wiederholen“: Die Auswahlliste listet daraufhin alle „gemerkten“ Befehle auf. Sie können in dieser Auswahlliste auch mehrere Befehle auf einmal auswählen. Diese werden dann alle auf einmal rückgängig gemacht oder wiederhergestellt.

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Daraufhin zeigt Excel unterhalb der Zelle eine Auswahlliste, die alphabetisch geordnet alle in dieser Spalte gemachten Eintragungen enthält. Wählen Sie aus dieser Auswahlliste per Mausklick den gewünschten Eintrag. Diesen Eintrag fügt Excel dann in die aktivierte Zelle ein.

Textteile aus Zellen extrahieren Wenn Sie Texteile trennen möchten, benutzen Sie die Excel-Funktion „Links“ oder „Rechts“. Diese Funktion ist in vielen Fällen sehr hilfreich.

1

Wählen Sie eine freie Zelle aus. Um den linken Teil eines Textes auszuschneiden, geben Sie in die Zelle „=LINKS“ ein, und öffnen eine Klammer „(“.

2

INFO

sich ein Kontextmenü. Hier wählen Sie den Befehl „Auswahlliste“ aus.

Klicken Sie auf das Feld, aus dem Sie einen Textteil extrahieren wollen. Excel trägt daraufhin die Koordinate automatisch hinter der Klammer ein. Tippen Sie nun ein Semikolon ein und dahinter die Anzahl von Zeichen, die von

links aus gerechnet aus dem Feld extrahiert werden soll.

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Schließen Sie die Klammer „)“, und klicken Sie auf die „Enter“-Taste. Das Ergebnis wird in der Zelle dargestellt.

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Sie können auch Texteile von rechts aus gezählt aus einem Eintrag herausfiltern. Die Funktion dazu lautet „=RECHTS(Bezug;Anzahl Zeichen)“.

Diagramme nachträglich umwandeln Standardmäßig bettet Excel seine Diagramme in die jeweiligen Tabellenblätter ein. Um Diagramme zu bearbeiten und darzustellen, ist es oft vorteilhaft, die Diagramme auf einem separaten Blatt darzustellen. Hierzu bietet Excel eine einfache Möglichkeit, um das Diagramm umzuwandeln.

1

Markieren Sie das im Tabellenblatt eingebettete Diagramm, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Plazieren“ aus. Das Dialogfenster „Plazieren“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Optionskästchen „Neues Blatt“, und vergeben Sie einen Namen für das neue Diagrammblatt. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Diagramm aus dem Tabellenblatt herausgelöst und im eigenen Diagrammblatt dargestellt.

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3

Wollen Sie das Diagramm nach dem Bearbeiten wieder in das ursprüngliche Tabellenblatt einbetten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm im Diagrammblatt. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Eintrag „Plazieren“. Nun klicken Sie auf die Option „als Objekt in“ und wählen den gewünschten Tabellennamen. Schon stellt Excel das Diagramm im ausgewählten Arbeitsblatt dar. Peter Schnoor/pm PCgo! 1/2001

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel

Nullen in der Anzeige unterdrücken In Kalkulationen wird oft gewünscht, Nullwerte nicht anzuzeigen. Dadurch werden Kalkulationsblätter übersichtlicher. Standardmäßig zeigt Excel Nullwerte aber stets an. Mit einem Trick überreden Sie Excel, Nullwerte zu unterdrücken.

TIPP Standardschrift neu festlegen Sie wollen die Standardschriftart in Excel auf Ihre persönliche Schriftart ändern, zum Beispiel von „Times New Roman“ in „Arial“? Für jede Tabelle die Schriftart neu einzustellen, ist zu aufwändig. Legen Sie die Schriftart daher für alle neuen Tabellen dauerhaft fest. Wählen Sie dazu den Befehl „Optionen“ im Untermenü von „Extras“. Klicken Sie im Dialogfenster „Optionen“ auf das Register „Allgemein“. Im unteren Bereich befindet sich das Auswahlfeld für die „Standardschriftart“. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil dieses Feldes, und suchen Sie die Schriftart Ihrer Wahl aus. Schließen Sie das Fenster mit „OK“. Damit die neue Schriftart in allen neuen Tabellen zum Einsatz kommt, schließen Sie Excel. Dazu bestätigen Sie den Befehl mit „OK“ und starten Excel neu. Ab sofort ist für alle neuen Tabellen die von Ihnen ausgewählte Schriftart aktiv.

genau TIPP Zeilen fixieren In längeren Tabellen ist es mühsam, Daten einzugeben, weil die Spaltenbeschriftungen bei Überschreiten der Bildschirmbreite nicht mehr sichtbar sind. Das vermeiden Sie mit der „Excel-Fixierung“. Markieren Sie dazu die Zeile unterhalb der Zeile mit den Spaltenbeschriftungen. Wählen Sie im Menü den Befehl „Fenster“ und im folgendem Untermenü den Eintrag „Fixieren“. Um die Fixierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf den Menübefehl „Fenster“. Im Untermenü erscheint der Eintrag „Fixierung aufheben“. Durch einen Klick ist die Zeilenfixierung aufgehoben.

1

Markieren Sie den Zellbereich, der keine Nullwerte anzeigen soll, und klicken Sie im Menü auf den Befehl „Format“ und im Untermenü auf „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ wird geöffnet.

2

Aktivieren Sie das Register „Zahlen“, und nehmen Sie aus dem Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“. Wählen Sie im Bereich der „Formate“ den Eintrag: #.##0,00 DM;-#.##0,00 DM

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Klicken Sie in das obere Fenster „Formate“ hinter den letzten Eintrag, und geben Sie dort ein weiteres Semikolon sowie zwei Anführungszeichen ein. Der Eintrag in dem Feld sollte jetzt folgendermaßen aussehen: #.##0,00 DM;-#.##0,00 DM;““

4

Der dritte Bereich in den Formatierungen, also der Bereich nach dem zweiten Semikolon, definiert die Anzeige von Nullwerten. Da hinter dem letzten Semikolon kein weiterer Eintrag folgt, werden Nullen künftig nicht mehr angezeigt.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Formatierungen übernommen, und Sie sind künftig von lästigen Nullen in der Anzeige befreit.

Sekundärachse im Diagramm einfügen Bei der Darstellung stark abweichender Werte in Diagrammen gibt es ein Problem: Die kleinen Werte sind oftmals kaum sichtbar. Mit Hilfe einer Sekundärachse können Sie auch kleine Werte gut sichtbar in einem Diagramm darstellen.

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Markieren Sie die Datenreihen, die in Ihrem Diagramm dargestellt werden sollen. Klicken Sie auf das Symbol „Diagramm-Assistent“. Der Diagramm-Assistent startet. Wählen Sie den Diagrammtyp „Linie“ und den Untertyp „Linie mit Datenpunkten“ aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Im „Diagramm-Assistent Schritt 2 von 4“ wählen Sie die Option „Reihe in: Spalten“ und betätigen die Schaltfläche „Weiter“.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie, welche die kleinen Werte darstellt. Das Kontextmenü zu dieser Datenreihe öffnet sich. Wählen Sie hier den Befehl „Datenreihen formatieren“.

Das Dialogfenster „Datenreihen formatieren“ wird eingeblendet. Benutzen Sie hier das Register „Achsen“. Aktivieren Sie die Option „Sekundärachse“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird für die niedrigen Werte eine zweite Werteachse, die Sekundärachse, eingefügt. Jetzt haben Sie Ihre Daten voll im Blick, egal wo sich der Cursor in der Tabelle befindet.

2

Beim nächsten Assistentenfenster geben Sie nach Ihren Wünschen „Titel“, „Achsen“, „Gitternetzlinien“, „Legende“, „Datenbeschriftungen“ und „Datentabelle“ ein. Mit einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in das letzte Dialogfenster des „Diagramm-Assistenten“.

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Legen Sie fest, ob Ihr Diagramm als Objekt in die Tabelle gestellt wird, oder ob Sie lieber ein neues Diagrammblatt erzeugen wollen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ende“ erstellen Sie das Diagramm.

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➪ PCgo! 2/2001

Excel Formeln in der Tabelle anzeigen

die TausenTIPP Nur der darstellen Wenn Sie in Tabellen mit großen Zahlen arbeiten, ist die komplette Anzeige aller Stellen oft störend. Um Ihre Tabelle übersichtlicher zu gestalten, können Sie beispielsweise nur die Anzahl der Tausender anzeigen lassen. Markieren Sie die Zellen, denen das neue Zahlenformat zugewiesen werden soll. Wählen Sie in der Menüzeile den Befehl „Format“ aus, im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Zellen“. Im Dialogfenster „Zellen“ wählen Sie die Registerkarte „Zahlen“. Bei „Kategorie“ aktivieren Sie den Eintrag „Benutzerdefiniert“, und in das Feld „Formate“ tippen Sie das folgende Zahlenformat ein: „#.###.“. Beachten Sie dabei den Punkt nach der letzten Raute.

Excel arbeitet im Formelbereich in zwei Dimensionen: In der Tabelle selbst sehen Sie standardmäßig die zweite Dimension, nämlich das Ergebnis Ihrer Formel. Die erste Dimension, die Formel selbst, wird nur im Bearbeitungsfenster dargestellt. Damit Sie alle Formeln übersichtlich in der Tabelle selbst sehen können, greifen Sie zu einem Trick.

1

Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, zu dem Sie die Formeln sehen möchten. Klicken Sie in der Menüzeile auf den Befehl „Extras“ und im Untermenü auf den Eintrag „Optionen“.

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Im Dialogfenster „Optionen“ klicken Sie auf das Register „Ansicht“. Aktivieren Sie im Bereich der „Fensteroptionen“ den Eintrag „Formeln“, und bestätigen Sie mit „OK“.

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Alle Formeln werden jetzt innerhalb der Tabelle angezeigt. Um wieder in die normale Tabellenansicht zu gelangen, klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Nehmen Sie jetzt das Häkchen vor dem Eintrag „Formeln“ wieder heraus, und bestätigen Sie mit „OK“. Ihr Excel-Arbeitsblatt wird wie gewohnt dargestellt.

Fehlermeldung „#DIV/0!“ abfangen Die Anzeige „#DIV/0!“ erhalten Sie jedes Mal, wenn Excel einen Wert durch „0“ teilen soll. In Tabellen, in denen Sie die Formeln bereits vorbelegen, die Werte aber erst später eingeben, ist das störend. Mit Hilfe der „WENN-Funktion“ lässt sich das Problem beheben.

INFO

Automatische Hinweise helfen

Eine Meldefunktion vereinfacht die Benutzerführung in komplexen Tabellen. Jede einzelne Zelle eines Excel-97-Arbeitsblatts können Sie mit einer Nachricht verbinden. Excel zeigt diese Nachrichten automatisch an, wenn der Anwender den Cursor in die entsprechende Zelle bewegt. Um einen automatischen Hinweis zu erzeugen, wählen Sie die gewünschte Zelle aus. Klicken Sie im Menü auf den Befehl „Daten“ und im Untermenü auf „Gültigkeit“. Aktivieren Sie im Dialogfenster „Gültigkeit“ das Register „Eingabemeldung“. Hier muss die Option „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktiviert sein. Geben Sie den gewünschten Titel der Hinweisbox sowie den erklärenden Text ein, und klicken Sie auf „OK“

1

Markieren Sie den ersten Wert, der die Fehlermeldung „#DIV/0!“ ausgibt. Entsteht der Fehler beispielsweise durch die Felder A1 und A2, geben Sie folgende Funktion ein: =WENN(ISTFEHLER(A1/B1);“„;A1/B1)

2

Tritt bei der Division, hier von Zelle A1 durch Zelle B1, ein Fehler auf (ISTFEHLER=WAHR), so wird der Ergebniszelle „“ (leer) zugewiesen. Tritt kein Fehler auf (ISTFEHLER=FALSCH), so wird der Ergebniswert der Division A1 dividiert durch B1 zugewiesen. Würde somit der Fehler #DIV/0! auftreten, so bliebe der Inhalt der Ergebniszelle leer.

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Kopieren Sie Ihre „Wenn-Funktion“ in alle in Frage kommenden Felder. Dann steht die Funktion überall zur Verfügung.

Eingaben nur in bestimmten Zellen Um die Dateneingabe in Kalkulationsmodellen komfortabler zu gestalten, können Sie den „Blattschutz“ aktivieren. Standardmäßig sind in Excel alle Zellen als „Gesperrt“ vorbelegt. Vor dem Aktivieren des Blattschutzes müssen Sie all die Felder entsperren, die Sie auch weiterhin bearbeiten wollen.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“, und ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Blattschutz“. Klicken Sie dort auf „Blatt“ und auf die Schaltfläche „OK“. Danach lassen sich nur noch die Zellen verändern, bei denen Sie im Dialogfeld „Format-Zellen“ den Status „Gesperrt“ deaktiviert haben. P. Schnoor/pm

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Markieren Sie die entsprechenden Felder, und klicken Sie auf den Menübefehl „Format“ und im Untermenü auf „Zellen“.

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Klicken Sie hier auf das Register „Schutz“, und deaktivieren Sie das Häkchen in dem Kontrollkästchen „Gesperrt“. Bestätigen Sie anschließend mit einem Klick auf „OK“.

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PCgo! 2/2001

Excel Erstellen von Mustervorlagen

TIPP Bereiche festlegen Excel arbeitet grundsätzlich mit Zellbezügen. Das macht sich besonders bei Funktionen, wie zum Beispiel „Summe()“, bemerkbar. Excel erwartet im Klammerbereich eine beliebige Anzahl von Zellenbereichen. Mehrere Zellenbereiche werden durch ein Semikolon getrennt. Die folgende Aufstellung zeigt die Syntax zur Benennung von Zellbereichen: A1

Die Zelle in Spalte A und Zeile 1

A1:C20 Die Zellen von A1 bis A20 , die Zellen von B1 bis B20 sowie die Zellen von C1 bis C20 2:2

Alle Zellen in der Zeile 2

2:10

Alle Zellen in den Zeilen 2 bis 10

B:B

Alle Zellen in der Spalte B

A:C

Alle Zellen in den Spalten A, B und C

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Ähnlich wie in Word die Dokumentenvorlagen, gibt es für Excel die Mustervorlagen. Dabei handelt es sich um Arbeitsmappen, deren Arbeitsblätter bereits alles enthalten, was Sie für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe brauchen: Beschriftungen, Formatierungen, Formeln, Kopf- und Fußzeile, Druckbereiche, Kommentare und anderes mehr.

Excel legt die Mustervorlagen deshalb an zentraler Stelle ab, damit sie beim Aufruf von „Datei/Neu“ angezeigt werden können.

1

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Erstellen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und legen Sie die Anzahl der Arbeitsblätter fest. Sie können die Arbeitsblätter auch mit eigenen Namen vorbelegen, indem Sie doppelt auf das Register des betreffenden Arbeitblattes klicken und einen Namen für das Arbeitsblatt vergeben.

2

Formatieren Sie die Arbeitsblätter nach Ihren Vorstellungen. Dabei können Sie auch Formeln hinterlegen.

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Wenn Ihre Arbeitsblätter nach Ihren Vorstellungen fertig sind, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und im folgendem Untermenü auf „Speichern unter“. Das Dialogfenster „Speichern unter“ wird eingeblendet.

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Vergeben Sie einen Namen für die Mustervorlage und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Speichern“. Aktivieren Sie jetzt den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Neu“. Ihre neue Mustervorlage wird angezeigt und Sie können diese auswählen. Anders als die „Neu“- Schaltfläche aus der Standard-Symbolleiste erzeugt dieser Befehl keine neue, leere Arbeitsmappe. Statt dessen wird eine der gespeicherten Mustervorlagen herangezogen und eine Kopie davon als völlig eigenständige Arbeitsmappe erzeugt

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Veränderungen an dieser Tabelle wirken sich in keiner Weise auf die Mustervorlagen aus. Diese bleibt unverändert erhalten und Sie können diese jederzeit wieder als Vorlage benutzen.

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Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts vom Auswahlfeld „Dateityp“ und wählen Sie den Eintrag „Mustervorlage“ aus. Der Speicherort wechselt automatisch in das Vorlageverzeichnis von Office.

Zahlen in Klammern TIPP

Suche ohne den Suchen-Dialog

Wenn Sie unter Excel einen bestimmten Begriff suchen und eventuell ersetzen wollen, rufen Sie über die Befehle „Bearbeiten/Suchen...“ oder „Bearbeiten/Ersetzen...“ das Suchen- Dialogfenster auf. Ärgerlicherweise überdeckt das Dialogfenster oftmals den Großteil des Textes, den Sie suchen, so dass Sie die Fundstelle des gesuchten Wortes nicht sehen können. Deshalb sollten Sie nach dem ersten Suchergebnis auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken und den Rest der Suche mit der Tastenkombinationen „Umschalten + F4“ erledigen.

Excel hat eine widerspenstige Eigenart: In Klammern gesetzte Zahlen wandelt Excel in negative Zahlen um. Ohne eine Zwischenabfrage entfernt Excel die Klammern und setzt vor die Zahl ein Minuszeichen. Wie können Sie trotzdem Zahlen in Klammern schreiben?

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Markieren Sie alle Zellen, die ihre Klammer behalten sollen, mit gedrückter „Strg-Taste“. Durch das Drücken der „Strg-Taste“ während der Markierung können Sie problemlos voneinander unabhängige Zellen markieren.

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Wählen Sie im Listenfeld „Kategorie“ den Listeneintrag „Benutzerdefiniert“ und geben das Benutzerdefinierte Format „;(#)“ oder in Worten „Semikolon, Klammer auf, Raute, Klammer zu“ ein.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“, und alle vorher markierten Werte werden eingeklammert dargestellt.

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Wenn alle gewünschten Zellen markiert sind, wählen Sie im Hauptmenü die Option „Format“ und rufen den Befehl „Zellen“ auf.

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Das Dialogfenster „Zellen“ wird eingeblendet. Achten Sie darauf, dass das Registerblatt „Zahlen“ aktiviert ist. Wenn nicht, klicken Sie dieses an.

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Excel Geheime Zellen in Excel Nicht jede Eintragung in Excel ist für alle Augen gedacht. Soll der Inhalt einer Zelle auf dem Bildschirm und auf dem Ausdruck nicht zu sehen sein, in der Tabelle aber trotzdem mit dem Wert gerechnet werden, so müssen Sie einen Trick anwenden.

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Markieren Sie die Zelle, die verborgen werden soll. Wählen Sie anschließend den Menübefehl „Format“ und im Untermenü den Befehl „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ wird eingeblendet.

TIPP Wiederholen, bitte

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Jetzt ist der Inhalt der Zelle nur noch in der oberen Bearbeitungszeile zu sehen. Der Wert ist aber weiterhin vorhanden und deshalb rechnet die Tabelle auch weiterhin mit dem verborgenem Wert. Möchten Sie den Wert nicht nur in der Bearbeitungszeile, sondern auch in der betreffenden Zelle selbst sichtbar machen, so klicken Sie diese doppelt an.

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Wechseln Sie zum Registerblatt „Zahlen“, und wählen Sie aus dem Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“ aus.

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Im Feld „Formate“ löschen Sie den bestehenden Eintrag und geben statt dessen drei Semikola (;;;) ein.

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Schließen Sie den Dialog mit einen Klick auf die Schaltfläche „OK“.

Manchmal besteht die Notwendigkeit, einen Text mehrfach zu wiederholen. Das ist zum Beispiel bei Trennlinien, bestehend aus Sternchen „*“ oder anderen Symbolen sinnvoll. Anstatt dieses Zeichen nun so häufig einzugeben, dass es eine Zelle ausfüllt, bedienen Sie sich lieber der Funktion „Wiederholen“. Diese Funktion fragt Sie nach dem oder den Zeichen, die wiederholt werden sollen. Sie aktivieren diese Funktion, indem Sie auf das Symbol „Funktions-Assistent“ in der Symbolleiste klicken, die „Kategorie“ „Text“ wählen und dort die Funktion „Widerholen“ auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet das Dialogfenster zu dieser Funktion. Sie geben das oder die Zeichen im Feld „Text“ ein und im Feld „Multiplikator“ geben Sie Anzahl der gewünschten Wiederholungen ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „Ende“ führt die Funktion aus.

Excel mit Datenbankfunktionalität Excel kann noch mehr als normale Tabellenfunktionen. Mit Excel können Sie auch einfache Datenbanken, wie zum Beispiel eine Adressdatenbank, aufbauen. Auf den ersten Blick bietet Excel aber keine Auswertungsfunktionen. Es gibt aber eine versteckte Funktion, mit der Sie Ihre Tabelle durchsuchen und filtern können. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie auch Daten in Ihre „Excel-Datenbank“ eingeben.

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Entwerfen Sie für Ihre Datenbankfelder in der ersten Zeile eines Arbeitblattes, beginnend mit „A1“, die Überschriften. Diese Überschriften werden später Ihre Feldnamen.

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Falls Sie nach bestimmten Datensätzen in Ihrer Tabelle suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchkriterien“. Die Datenmaske dient jetzt zur Eingabe von Suchkriterien. Sie können in einem oder in mehreren Feldern Begriffe eingeben, nach denen Sie suchen möchten. Über die Schaltflächen „Nächsten suchen“ oder „Vorherigen suchen“ beginnen Sie die Suche.

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Mit der Schaltfläche „Löschen“ können Sie den gerade selektierten Datensatz komplett löschen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ beendet die Datenmaske und Sie können wie gewohnt in Excel weiterarbeiten. P. Schnoor/ms

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Markieren Sie Ihre Überschriftenzeile und weisen Sie ihr das Format „Fett“ zu. Geben Sie unterhalb der Überschrift Ihre erste Datenreihe ein.

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Markieren Sie die Zelle A1 und wählen den Menübefehl „Daten“. Im sich öffnenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Maske“. Die Datenmaske von Excel wird geöffnet.

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Jede Zeile der Tabelle wird als Datensatz behandelt. Mit einem Klick auf „Neu“ geben Sie einen neuen Datensatz ein. Er wird unmittelbar in der nächsten Tabellenzeile eingefügt.

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INFO

Inhalte nach Bedarf einfügen

Beim „normalen“ Einfügen werden gleichzeitig Formeln, Formate und Inhalte in eine ausgewählte Zelle eingefügt. Das ist aber nicht immer gewünscht. Wenn Sie zum Beispiel Werte aus komplexen Formeln als feste Konstanten in ein Arbeitsblatt übernehmen wollen, wählen Sie einen anderen Weg des Einfügens. Markieren und kopieren Sie wie gewohnt die gewünschten Zellen. Wählen Sie anschließend die Befehle „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Das Dialogfenster „Inhalte einfügen“ öffnet sich. Wählen Sie hier die Option „Werte“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Jetzt wird nur das Formelergebnis, nicht aber die Formel eingefügt.

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Die Grundeinstellungen von Excel

sparen Sie TIPP So Papier Vor einem Ausdruck Ihrer ExcelDatei sollten Sie diese grundsätzlich in der Seitenansicht kontrollieren. In der Seitenansicht können Sie vor dem eigentlichem Ausdruck das Seitenlayout noch einmal gründlich überprüfen. Hier werden auch Kopf- und Fußzeilen so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Seitenansicht“. Excel zeigt die aktuelle Seite des Arbeitsblatts in der Seitenansicht an. Wenn mehrere Seiten erzeugt werden, blättern Sie gegebenenfalls mit den Schaltflächen „Weiter“ und „Vorher“ in der Seitenansicht. Wenn die Seitenvorschau Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“

Um optimal mit Excel zu arbeiten, müssen Sie einige Grundeinstellungen vornehmen. Manche dieser Einstellungen werden sofort wirksam, andere erst beim Anlegen neuer Arbeitsmappen. Daher sollten Sie die Grundeinstellungen möglichst frühzeitig vornehmen, damit Sie schnell davon profitieren können.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“ und im folgendem Untermenü wählen Sie den Eintrag „Optionen“ aus.

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Im Register „Ansicht“ aktivieren Sie im Bereich „Anzeigen“ die Auswahlfelder „Bearbeitungsleiste“ und „Statusleiste“. Im Bereich „Objekte“ klicken Sie auf das Optionskästchen „Alle anzeigen“. Im Bereich der „Fensteroptionen“ aktivieren Sie unbedingt die Auswahlfelder „Zeilen- und Spaltenköpfe“, „Gitternetzlinien“, „Horizontale Bildlaufleisten“, „Vertikale Bildlaufleisten“ und „Arbeitsmappenregister“. Wechseln Sie in das Register „Bearbeiten“. Aktivieren Sie das Auswahlfeld „Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben“ und stellen Sie die „Richtung“ mit Hilfe des Auswahlmenüs auf „Unten“.

Gehen Sie zum Registerblatt „Allgemein“. Richten Sie dort im unteren Bereich den Eintrag „Blätter in neuer Arbeitsmappe“ auf die Anzahl der Arbeitsblätter ein, die Sie oft in einer Arbeitsmappe benötigen. Im Auswahlfeld „Schriftart“ legen Sie fest, welchen Schrifttyp Sie als Standardschrift in Ihren Arbeitsmappen verwenden wollen.

Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“. Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. Alle Einstellungen werden in diese und künftige Arbeitsmappen übernommen.

Standardbreiten von Spalten verändern TIPP Arbeitsmappen schließen In Excel ist es keine Seltenheit, dass mit mehreren Dateien gearbeitet wird. Dadurch sind mehrere Arbeitsmappen aktiv. Beim Beenden der Arbeit ist es jedoch zeitaufwendig, jede Arbeitsmappe einzeln zu schließen. Mit einem kleinen Trick können Sie aber alle geöffneten Arbeitsmappen mit nur einem Mausklick schließen: Drücken Sie die Umschalttaste, halten Sie diese gedrückt und klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“. Das Untermenü von „Datei“ hat sich geändert, es befindet sich zusätzlich der Befehl „Alles schließen“ in der Auswahl. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, werden alle geöffneten Arbeitsmappen mit einem Schlag geschlossen.

Excel arbeitet mit vorgegebenen Standardbreiten für Spalten. Wenn Sie eine besondere Schriftart und einen besonderen Schriftgrad in Excel-Tabellen benutzen, können diese Standardwerte ungünstig sein. Dann müssen Sie die Standardbreiten der Spalten ändern.

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Geben Sie den gewünschten Wert für die neue Standardspaltenbreite ein. Sie können einen Wert zwischen 0 und 255 wählen.

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Probieren Sie die Werte so lange aus, bis Ihre Schriftart optimal in die Standardbreite passt.

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Wählen Sie „Standardbreite“ aus dem Untermenü von „Format“ und „Spalte“. Im Dialogfenster „Standardbreite“ wird die von Excel vorgegebene Standardspaltenbreite angezeigt.

ClipArt-Objekte in Excel einfügen Zum Verschönern Ihrer Excel-Tabellen haben Sie die Möglichkeit, ClipArt-Objekte von der Office-CD in Ihre Arbeitsblätter einzufügen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im folgendem Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Grafik“. Klicken Sie im jetzt erscheinendem Untermenü auf den Befehl „ClipArt“.

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Wählen Sie das gewünschte Register aus. Im linken Feld können Sie die Kategorie bestimmen. Wenn Sie sich für keine bestimmte Kategorie entscheiden können, aktivieren Sie den Eintrag „Alle Kategorien“ aus. Wählen Sie im rechten Feld das gewünschte Objekt aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Einfügen“. Das ausgewählte ClipArt-Objekt wird in das Arbeitsblatt eingefügt. PCgo! 4/2001

Excel Änderungen in einem Arbeitsblatt verfolgen

Symbol, TIPP Kleines große Wirkung Sie können sich mit einem kleinen Trick die Arbeit in Excel vereinfachen. Formeleingaben beginnen in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen. Klicken Sie vor Eingabe einer Formel in der Bearbeitungszeile auf das Gleichheitszeichen, so wird es direkt in die Bearbeitungsleiste übernommen und der Formelgenerator eingeschaltet. Wenn Sie jetzt Ihre Formel eingeben, dabei kann es sich auch um eine einfache Addition oder Subtraktion handeln, wird das Zwischenergebnis laufend im Formelgenerator angezeigt. Sollten Sie sich einmal vertippen, sehen Sie das sofort, weil der Formelgenerator einen falschen Wert oder keinen Wert ausgibt. Ist Ihre Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ende“. Jetzt wird Ihre Formel übernommen und das Ergebnis in der Arbeitszelle dargestellt.

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Wenn Sie kontrollieren wollen, welche Änderungen Sie oder andere Bearbeiter in Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen haben, müssen Sie die Änderungen von Excel verfolgen lassen.

Im unteren Bereich des Dialogfensters legen Sie fest, ob die Änderungen am Bildschirm markiert und oder auf einem neuen Blatt protokolliert werden sollen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Extras“ und bewegen Sie im Untermenü den Cursor auf den Eintrag „Änderungen verfolgen“. Klicken Sie im jetzt eingeblendeten Menü auf den Befehl „Änderungen hervorheben“. Das Dialogfenster „Änderungen aufzeichnen“ wird eingeblendet.

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Die Option „Änderungen während der Eingabe protokollieren“ ist standardmäßig aktiviert. Bestimmen Sie in dem Feld „Wann“, welche Änderungen verfolgt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Felder „Wer“ und „Wo“ aktivieren. Im Feld „Wer“ wählen Sie aus der Auswahlliste, wessen Änderungen aufgezeichnet werden sollen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Eintrag „Jeder“ auszuwählen. Das Feld „Wo“ grenzt den Zellbereich ein, für den die Änderungen verfolgt werden sollen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Eingaben übernommen und das Dialogfenster wird geschlossen.

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Ihre Änderungen an Zellinhalten werden jetzt im Tabellenblatt durch einen farbigen Rahmen gekennzeichnet, der zusätzlich mit einem kleinen Dreieck versehen ist. Für jeden Benutzer der Arbeitsmappe verwendet Excel eine andere Farbe. Wenn Sie den Cursor auf eine solche Zelle bewegen, erscheint der Benutzer, der diese Zelle geändert hat, gefolgt vom Datum und Uhrzeit und von der Art der Änderung.

Mehrere Arbeitsblätter markieren wenig TIPP Zu Arbeitsblätter? Sollten Sie während Ihrer Arbeit mit Excel merken, dass die vorhandenen Arbeitsblätter nicht ausreichen und Sie ein neues Arbeitsblatt benötigen, so können Sie dieses mit dem Menübefehl „Einfügen“ und dem Untermenü „Tabelle“ erzeugen. Es geht aber auch einfacher: Markieren Sie das Arbeitsblatt, vor dem das neue Arbeitsblatt eingefügt werden soll, und betätigen Sie die Tastenkombination „Umschalttaste + F11“, schon wird wie von Zauberhand ein neues Tabellenblatt eingefügt.

Wenn Sie mehrere Arbeitsblätter auf einmal markieren wollen, zum Beispiel um diese zu kopieren oder zu verschieben, müssen Sie einige Besonderheiten beachten.

Sie mit der rechten Maustaste auf das Register eines beliebigen Arbeitblattes. Wählen Sie an schließend den Befehl „Alle Blätter markieren“ aus dem Kontextmenü.

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Um ein einzelnes Arbeitsblatt zu markieren, klicken Sie einfach auf das entsprechende Registerblatt.

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Einen zusammenhängenden Bereich von Arbeitsblättern markieren Sie dadurch, dass Sie auf das Register des ersten zu markierenden Blattes klicken, die Umschalttaste festhalten und dann das Register des letzten zu markierenden Blattes anklicken.

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Sie können auch beliebige Arbeitsblätter markieren, die nicht unmittelbar nebeneinander stehen. Um nicht zusammenhängende Arbeitsblätter zu markieren, klicken Sie das Register des ersten Blattes an, halten die „Strg-Taste“ fest und markieren beliebig viele andere Blätter durch Anklicken des Registers. Alle angeklickten Arbeitsblätter werden zusätzlich markiert.

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Wie werden Sie die Markierung mehrerer Arbeitsblätter wieder los? Klicken Sie dazu auf das Register eines nicht markierten Arbeitsblatts. Dieses wird zum aktiven Arbeitsblatt, die Auswahl der anderen Arbeitsblätter ist aufgehoben.

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Falls Sie alle Arbeitsblätter markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Arbeitsblatt-Register. Aus dem Kontextmenü des Registers wählen Sie den Befehl „Gruppierung aufheben“.

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Eine Gruppenauswahl von Arbeitsblättern wird in der Titelleiste durch den Zusatz „Gruppe“ angezeigt. Peter Schnoor/jh

Wenn Sie alle Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe auf einmal markieren wollen, klicken

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PCgo! 4/2001

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Symbolleisten links und rechts platzieren

groß ist ein TIPP Wie Arbeitsblatt? Eine Excel-Arbeitsmappe (= Datei) besteht aus mehreren Arbeitsblättern (= Tabellen). Sie können pro Arbeitsmappe 256 Arbeitsblätter erstellen. Dabei ist ein Arbeitsblatt schon sehr groß. Es besteht aus 65.536 Zeilen. Wenn Sie eine solche Arbeitsmappe komplett füllen und drucken würden, hätten Sie bei 70 Zeilen pro Druckseite 937 Seiten Din-A4-Papier zu bedrucken. Und das nur, wenn alle Spalten auf eine Seite passen, denn Sie können pro Arbeitsblatt 256 Spalten mit Daten füllen.

BildTIPP Ganzen schirm nutzen Zur Eingabe von Werten benötigen Sie die Menüleiste und die Symbolleisten nicht. Diese nehmen Ihnen nur unnötig viel Platz vom Arbeitsbildschirm weg. Um nur das Arbeitsblatt ohne Symbolleisten zu sehen, klicken Sie auf den Menübefehl „Ansicht“ und im sich nun öffnenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Ganzer Bildschirm“ aus. Jetzt haben Sie das reine Arbeitsblatt zur Eingabe vor sich. Um wieder in die „normale“ Ansicht von Excel zu gelangen, drücken Sie auf die „Esc-Taste“ oder auf die Schaltfläche „Ganzer Bildschirm schließen“.

Die Symbolleisten von Excel enthalten wichtige Befehle. Je nachdem, welche Funktionen Sie in der aktuellen Arbeitsmappe bearbeiten, blendet Excel die entsprechende Symbolleiste ein. Sie nehmen Ihnen aber Platz von der Arbeitsoberfläche weg. Es ist sinnvoll, wenn Sie die Symbolleisten so platzieren, dass Sie Ihre Daten problemlos bearbeiten können.

schließend die linke Maustaste und ziehen Sie die Symbolleiste ganz an den linken Bildschirmrand, bis sie dort einrastet.

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Gehen Sie für eine weitere Symbolleiste genauso vor und verankern Sie diese am rechten Bildschirmrand. Jetzt haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten Ihrer Daten.

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Sie können eine Symbolleiste aus der oberen Verankerung lösen und zu einem frei platzierbaren Fenster umwandeln, indem Sie doppelt auf die entsprechende Symbolleiste klicken. Jetzt liegt die ausgewählte Symbolleiste als frei platzierbares Fenster auf Ihrem Arbeitsblatt.

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Ziehen Sie die Mausanzeige in den blauen Bereich der Symbolleiste, drücken Sie an-

Dateien gezielt suchen Häufig passiert es, das Sie ältere Excel- Dateien benötigen. Doch wo finden Sie diese? Ein wahlloses Stöbern in älteren Dateien ist sehr zeitaufwendig. Suchen Sie Ihre Excel-Dateien lieber gezielt.

hält, so setzen Sie unbedingt durch einen Mausklick ein Häkchen in das Auswahlkästchen „Unterordner durchsuchen“.

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Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Öffnen“. Das Dialogfenster „Öffnen“ wird eingeblendet.

Damit Ihre Auswahl gespeichert wird, aktivieren Sie die Schaltfläche „Suche speichern“ und vergeben Sie einen Namen für diese Suche. Dadurch können Sie die Suche auch später jederzeit wiederholen.

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Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche „Weitere...“. Das Dialogfenster „Weitere Suche“ wird eingeblendet.

Starten Sie Ihre Suche durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suche starten“. Das Ergebnis wird nicht lange auf sich warten lassen.

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Definieren Sie im Bereich „Weitere Kriterien“ die Suchvorgaben. Im Auswahlfeld „Eigenschaft“ wählen Sie zum Beispiel „Erstellt“ aus und im Auswahlfeld „Bedingung“ wählen Sie den Eintrag „Letzten Monat“, um die Suche einzugrenzen.

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Im Bereich „Suchen in“ stellen Sie den Suchpfad ein. Falls der Suchpfad Unterordner ent-

Einen Wochenplan aufstellen Die Vorplanung einer Woche hat viele Vorteile: Sie legen wichtige Termine fest und behalten diese im Auge, Verabredungen werden nicht vergessen, Zahlungstermine können nicht übersehen werden. Beim Aufstellen eines Wochenplans hilft Excel durch seine Autoausfüllaktionen mit.

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In der ersten Tabellenzeile sollen die Wochentage Montag bis Sonntag festgelegt werden. Dabei bleibt die erste Zelle frei, so dass Sie in die Zelle „A2“ den Begriff „Montag“ eintippen. Markieren Sie nun mit der Mausanzeige das Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle „B1“, der PCgo! 5/2001

Excel Cursor verwandelt sich in ein Kreuz. Drücken Sie jetzt die linke Maustaste und ziehen Sie diese langsam über die nächsten Zellen. Achten Sie dabei auf die Bildschirmanzeige: Über jede Zelle, mit der Sie mit der Mausanzeige fahren, wird in einem gelben Informationsfenster der jeweils folgende Wochentag angezeigt.

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Ziehen Sie den Cursor so lange, bis in der Anzeige „Sonntag“ erscheint und lassen Sie dann die linke Maustaste los. Die Wochentage werden automatisch in die Zellen eingetragen.

den Cursor bei gedrückter linker Maustaste in der Spalte „A“ nach unten und achten Sie dabei auf den Bildschirm: Bei jeder neuen Zelle wird die Uhrzeit, jeweils um eine Stunde hochgezählt, angezeigt.

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Lassen Sie die linke Maustaste los, sobald die Uhrzeit erreicht ist, an der Sie nichts mehr in Ihren Wochenplan eintragen wollen. Schon steht der Rahmen der Woche, Sie müssen nur noch Ihre Termine eingeben.

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Jetzt fehlt noch die Zeit. Diese soll in der Spalte „A“ eingetragen werden. Geben Sie daher in die Zelle „A2“ den Wert „8:00“ ein.

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Markieren Sie nun wieder das Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle „A2“, der Cursor verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie

anstatt TIPP Rauten Werte? Bekommen Sie keinen Schreck, wenn in Ihrer Excel-Tabelle plötzlich Rauten anstatt einem Wert auftauchen. Sie haben keinen Rechenfehler gemacht und sich auch keinen Virus eingefangen: Die Spaltenbreite ist lediglich zu schmal, um den Wert anzuzeigen. Ein Optimieren der Spaltenbreite durch einen Doppelklick auf den Trennstrich zur nächsten Spalte im Spaltenkopf verbreitert die Spalte, und die eingegebenen Werte werden angezeigt.

Tabellen TIPP Breite ausdrucken

Autokorrektur denkt mit Tippfehler sind schnell gemacht. Eine häufige Ursache von Tippfehlern ist das Vertauschen von Buchstaben, so wird aus dem Begriff „sind“ „snid“ oder ähnliches Unsinniges. Viele der häufigsten Tippfehler kann Excel aber automatisch für Sie korrigieren, wenn Sie die Autokorrektur aktivieren.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“. Im sich öffnenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Autokorrektur“. Das gleichnamige Dialogfenster öffnet sich.

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Setzen Sie ein Häkchen in das Auswahlkästchen „Zwei Großbuchstaben am Wortanfang ändern“, so sind Sie vor dieser Fehleingabe geschützt, denn die Autokorrektur wandelt den zweiten Buchstaben automatisch in einen kleinen Buchstaben um.

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Besonders wichtig ist das Häkchen in dem Auswahlfeld „Während der Eingabe ersetzen“. Dadurch werden alle Einträge, die Sie in der unteren Liste sehen, bei einer fehlerhaften Eingabe ersetzt. Sie können diese Liste mit Ihren eigenen Einträgen ergänzen. Wenn Sie also wissen, dass Sie ein Wort häufig falsch schreiben, so tragen Sie es in der verkehrten Schreibweise in das Feld „Ersetzen“ ein. Das korrekte Wort schreiben Sie in das Feld „Durch“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt Ihren neuen Eintrag der Liste hinzu.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt Ihre Einstellungen und schützt Sie künftig vor einem großen Teil von fehlerhaften Eingaben. Peter Schnoor/jh

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Die Auswahl „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ sorgt dafür, dass nach einem Satzzeichen, wie zum Beispiel einem Punkt, grundsätzlich groß weitergeschrieben wird.

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Mit einem Häkchen in dem Auswahlfeld „Wochentage immer groß schreiben“ haben Sie keine Möglichkeit, Wochentage versehentlich klein zu schreiben.

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Ein häufiger Fehler: Versehentlich wird die Feststelltaste gedrückt, und alles wird groß geschrieben. Die Auswahl „Unbeabsichtigtes Verwenden der Feststelltaste korrigieren“ schützt Sie vor diesem Fehler. PCgo! 5/2001

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Tabellen wachsen schnell an. Wenn Ihre Tabelle nicht mehr auf eine Seite passt, haben Sie die Möglichkeit, diese Seite quer zu drucken. Mit der Befehlsfolge „Datei“ und „Seite einrichten“ gelangen Sie zu dem Dialogfenster „Seite einrichten“. Klicken Sie hier auf die Option „Querformat“ und schließen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“. Doch was, wenn Ihre Seite selbst dann nicht passt? Hier bietet Excel eine geniale Lösung: Wählen Sie den Befehl „Seitenansicht“ aus dem Menübefehl „Datei“. In der Seitenansicht wählen Sie den Befehl „Layout“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ wird eingeblendet. Klicken Sie nun im Bereich der „Skalierung“ auf die Option „Anpassen 1 Seite breit und 1 Seite hoch“. Schon skaliert Excel Ihre Datei so, dass Sie auf eine Seite passt. Tabellen, die normalerweise etwa 1,5 Seiten beanspruchen, sind mit dieser Skalierung immer noch lesbar. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ bringt Ihre Seite passend auf ein Blatt Papier.

Excel-Tippsn CD unter

Excel

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Mit mehreren Excel-Dateien arbeiten

TIPP Formatierungen übertragen Wenn Sie eine Zelle oder einen Zellenbereich perfekt formatiert haben und weitere Zellen oder Zellenbereiche genauso formatieren möchten, so müssen Sie die ganzen Einstellungen nicht noch einmal Schritt für Schritt wiederholen. Benutzen Sie dazu besser den „Format Übertragen“-Pinsel aus der Symbolleiste. Markieren Sie die Zelle, die optimal formatiert ist, und klicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“. Markieren Sie nun den Bereich, den Sie formatieren wollen. Die Zellen erhalten jetzt alle FormatEinstellungen der Ursprungszelle. Wenn Sie die Formatierung auf mehrere Bereiche übertragen wollen, führen Sie einen Doppelklick auf das „Format übertragen“-Symbol aus. Die „Format übertagen“-Eigenschaft bleibt dann so lange aktiv, bis Sie die „Esc-Taste“ betätigen.

TIPP

Rahmen schnell erzeugen

Oftmals ist es wichtig, bestimmte Daten optisch zu einer Gruppe zusammenzufassen. Für eine solche Zusammenfassung bietet sich ein Rahmen an. Den können Sie blitzschnell mit einer Tastenkombination erzeugen. Markieren Sie dazu den Bereich, den Sie mit Hilfe eines Rahmens optisch hervorheben wollen. Betätigen Sie dann die Tastenkombination „Strg – Umschalttaste – Bindestrich“. Schon wird der markierte Bereich mit einem Rahmen versehen.

Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Dateien gleichzeitig, dann ist es umständlich, diese Dateien immer nacheinander zu öffnen. Dafür gibt es einen Trick in Excel: Speichern Sie alle benötigten Dateien als einen „Arbeitsbereich“. Dann können Sie durch das Öffnen dieses „Arbeitsbereiches“ alle gespeicherten Arbeitsmappen auf einmal öffnen, ohne jede Datei einzeln zu laden.

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Laden Sie in Excel zunächst nacheinander alle Dateien, die in einem Arbeitsbereich gespeichert werden sollen. Wählen Sie nun im Menü „Datei“ den Befehl „Arbeitsbereich speichern“.

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Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen, wählen Sie den Befehl „Datei/Öffnen“. Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Doppelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich gespeicherten Dateien und erinnert sich auch an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneinteilungen.

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Ein Klick auf den Menübefehl „Fenster“ zeigt im unteren Bereich alle geöffneten Dateien an. Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie bearbeiten wollen.

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Geben Sie einen passenden Namen für Ihren „Arbeitsbereich“ ein. Achtung! Dieser Arbeitsbereich erhält nicht die ursprüngliche ExcelDateierweiterung „.xls“ (Excel Sheet), sondern „.xlw“ (Excel Workspace).

Wenn die Excel-Navigation zu langsam wird In großen Tabellen können viele Diagramme und Grafiken vorhanden sein. Dadurch wird das Blättern in Excel langsam und mühselig. Sie können Excel auf Wunsch aber auch wieder beschleunigen. Sie müssen dabei aber auf die Ansicht der eingebundenen Diagramme und Grafiken verzichten.

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Alternativ können Sie auch die Option „Alle ausblenden“ wählen. Durch diese Option werden alle Diagramme und Grafiken ausgeblendet, und zwar mitsamt dem dafür vorgesehenen Platz. Das Blättern in Ihrer Tabelle wird dadurch noch schneller, da insgesamt weniger Seiten vorhanden sind.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Befehl „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Register „Ansicht“. Im Bereich „Objekte“ wählen Sie die Option „Platzhalter anzeigen“. Dadurch wird der Platz, den die Grafikelemente benötigen, weiter freigehalten, aber die Grafik oder das Diagramm selbst sind nicht zu sehen. So wird das Blättern in der Tabelle wieder angenehm flüssig.

Bereiche automatisch benennen Je größer Ihre Tabelle ist, desto unübersichtlicher wird sie. Zum effektiven Organisieren von Tabellen sollten Sie wichtige Tabellenbereiche mit Namen versehen. Dadurch werden Formeln wesentlich verständlicher. Excel bietet die Möglichkeit, einzelne Bereiche automatisch zu benennen.

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Tippen Sie in die erste Spalte bestimmte Kategorien ein, zum Beispiel „Fachliteratur“, „Reiseliteratur“, „Geschichtsliteratur“ und „Krimis“.

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Erzeugen Sie für die Kategorien vier Quartale, in denen Sie Ihre Ausgaben für die jeweilige Kategorie vermerken. PCgo! 6/2001

Excel

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Markieren Sie den ausgefüllten Tabellenbereich und danach aktivieren Sie den Menübefehl „Einfügen“. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Namen“ und im jetzt eingeblendeten Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Erstellen“. Das Dialogfenster „Namen erstellen“ wird eingeblendet.

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Klicken Sie in die erste freie Zelle nach den Quartalseinträgen der „Fachliteratur“ und wählen Sie jetzt das Symbol „Summe“ aus der Symbolleiste. In dem markierten Feld wird jetzt automatisch die Formel „=SUMME(Fachliteratur)“ eingeblendet. Mit einem Druck auf die Entertaste errechnet Excel den Wert, der den Feldern zugeordnet ist.

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Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Oberster Zeile“ und „Linker Spalte“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster wird geschlossen.

Eingabe durch eine Bereichsmarkierung Wenn Sie den Bereich kennen, in den Sie Daten eingeben wollen, können Sie sich die Eingabe von Datensätzen mit einem kleinen Trick vereinfachen.

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Markieren Sie zunächst den Bereich, in den Ihre Daten eingegeben werden sollen, zum Beispiel „A1“ bis „C4“.

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Tippen Sie die Daten ein. Wechseln Sie jeweils mit der „Enter-Taste“ in das nächste Eingabefeld.

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In der Zelle „A4“ benutzen Sie nicht die Maus, um in die Zelle „B1“ zu gelangen, sondern auch die „Enter-Taste“. Die Eingabemarke springt automatisch in die Zelle „B1“, ohne dass Sie etwas dazutun müssen.

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Das gleiche gilt auch für die Zelle „B4“. Ein Druck auf die „Enter-Taste“ und der Cursor befindet sich ohne weiteren Mausklick in der Zelle „C1“.

DatumsTIPP Einfach eingabe Geben Sie mehrere Datumswerte ein, ist es umständlich, immer das komplette Datum zu schreiben. Gehen Sie lieber so vor: Markieren Sie den Bereich, in dem die Datumswerte stehen sollen. Wählen Sie dann den Menübefehl „Format“ und im Untermenü „Zellen“. Aktivieren Sie das Register „Zahlen“ und im Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Datum“. Wählen Sie das passende Format aus (zum Beispiel „03.04.97“) und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „OK“. Bei der Datumseingabe in diese Felder können Sie sich die Eingabe wie zum Beispiel „10.10.2001“ vereinfachen: Sie geben lediglich „10-10“ ein, Excel ergänzt die Eingabe selbstständig um das aktuelle Jahr und formatiert die Anzeige Ihren Einstellungen entsprechend um.

Daten auf andere Tabellenblätter Oftmals ist es nötig, Daten aus einem Arbeitsblatt in ein anderes Arbeitsblatt zu verschieben. Sie brauchen dazu nicht unbedingt die Standardausschneide- und Einfügefunktionen von Excel zu benutzen, es geht auch einfacher.

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Markieren Sie den Bereich, den Sie auf ein anderes Arbeitsbltt verschieben möchten.

Ziehen Sie die Mausanzeige auf den unteren Rand der Markierung. Drücken Sie nun die „Alt-Taste“ und gleichzeitig die linke Maustaste. In der Statusleiste erscheint der Hinweis: „Ziehen über Blattregister verschiebt Markierung in ein anderes Blatt“.

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Halten Sie beide Tasten gedrückt und ziehen Sie den Cursor auf die Tabelle, in die der markierte Bereich eingefügt werden soll. Der Tabelleninhalt der markierten Tabelle wird geöffnet.

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Ziehen Sie die Mausanzeige jetzt an die Stelle in der Tabelle, wo der markierte Bereich eingefügt werden soll. Lassen Sie die linke Maustaste und die „Alt-Taste“ los. Der Inhalt erscheint an der gewünschten Stelle.

Rundungsfehler vermeiden Excel ist im Rechnen zu genau. Um das zu verhindern, müssen Sie eine Formel einsetzen, die Excel kaufmännisch runden lässt. Geben Sie die Werte „3,1479“ in die Zelle „A1“und „1,14“ in die Zelle „A2“ ein. Multiplizieren Sie die Werte in der Zelle „A3“ miteinanPCgo! 6/2001

der: „= A1*A2“. Das Ergebnis ist dann „3,5886“. Tippen Sie in die Zelle „A4“ die Formel zum Runden ein: „=RUNDEN(A3;2)“. Das Ergebnis ergibt dann „3,5900“. Die Zahl nach dem Semikolon in der Formel gibt die Zahl der Genauigkeit der Nachkommastellen an. Peter Schnoor/jh

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einer TaTIPP Teile belle drucken Wenn Sie nur bestimmte Teile einer Tabelle ausdrucken wollen, markieren Sie den auszudruckenden Bereich und wählen den Menübefehl „Datei“. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Druckbereich“. Im folgenden Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Druckbereich festlegen“. Ein Klick auf das Symbol „Seitenansicht“ zeigt das Ergebnis: Nur der markierte Bereich steht zum Drucken an. Um den Druckbereich wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl „Druckbereich aufheben“ aus dem „Datei-Menü“.

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Wie kommen Sie am schnellsten zum Ziel?

per TIPP Eingabe Datenbankmaske Wenn Sie das Arbeiten mit einer Datenbank gewohnt sind, brauchen Sie auch in Excel nicht auf den Komfort zu verzichten, Daten mit Hilfe eines Formulars zu bearbeiten. Klicken Sie dazu in die zu bearbeitende Liste. Wählen Sie anschließend den Menübefehl „Daten“ und im Untermenü den Befehl „Maske“. Schon steht Ihnen eine Datenbankmaske zur Eingabe und zur Bearbeitung der Daten zur Verfügung. Um sich in den Datensätzen zu bewegen, benutzen Sie entweder den Rollbalken oder die Schaltflächen „Vorherigen suchen“ und „Nächsten suchen“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neu“ geben Sie einen neuen Datensatz ein. Sie brauchen dabei nicht darauf zu achten, wo der Cursor sich gerade in Ihrer Tabelle befindet, denn der neue Datensatz wird automatisch an das Ende der Liste angefügt. Die Schaltfläche „Löschen“ entfernt den gerade in der Anzeige befindlichen Datensatz. Mit Hilfe der Schaltfläche „Suchkriterien“ können Sie Suchkriterien in die Datenmaske eingeben und dann die passenden Datensätze suchen, indem Sie auf die Schaltflächen „Vorherigen suchen“ oder „Nächsten suchen“ klicken.

Oftmals stellt sich die Frage, wie Sie einen Eingangswert verändern müssen, um einen bestimmten Zielwert zu erreichen. Für diese Problemstellung bietet Excel die Funktion „Zielwertsuche“ an. Für die Berechnung ist es wichtig, dass der zu verändernde Wert eine Zahl sein muss und keine Formel enthalten darf, während der Zielwert unbedingt eine Formel sein muss. Das folgende Beispiel veranschaulicht die „Zielwertsuche“.

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Öffnen Sie ein leeres Excel-Arbeitsblatt und tippen Sie in die Zelle A1 „Einnahmen“ ein. In die Zelle A2 schreiben Sie „Ausgaben“, in die Zelle A3 „Belastung“ und in die Zelle A4 „Verfügbar“.

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Geben Sie in die Zelle „B1“ den Wert „5500“ein. In die Zelle „B2“ schreiben Sie den Wert „3300“ und in die Zelle „B3“ den Wert „2500“ ein. In die Zelle B4 tragen Sie die Formel „=B1-B2B3“ ein. Das Ergebnis sollte „- 800“ ergeben.

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in der Zelle „Verfügbar“ eine Ergebnis von Null erreicht wird. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Extras“. In dem sich jetzt öffnenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Zielwertsuche“ aus. Das Dialogfenster „Zielwertsuche“ öffnet sich.

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Tippen Sie in das Feld „Zielzelle“ den Wert „B4“ ein. In das Eingabefeld „Zielwert“ kommt eine „0“. In das Eingabefeld „Veränderbare Zelle“ tippen Sie „B1“ ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird die Zielwertsuche durchgeführt und das Ergebnis angezeigt.

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Wenn Sie mit dem erzielten Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ werden die ursprünglichen Daten wieder hergestellt.

Ziel soll es nun sein, mit Hilfe der „Zielwertsuche“ die Einnahmen so zu berechnen, dass

Datenanalyse mit den Datenbankfunktionen Zum Auswerten von Daten gibt es in Excel eine besonders exzellentes Feature: die Datenbankfunktion. Am Beispiel einer Gehaltsliste können Sie sich die Möglichkeiten der Datenbankfunktionen einmal näher ansehen.

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Erstellen Sie zunächst eine Gehaltsliste. Die Überschriften der Spalten sollen folgendermaßen lauten: „NAME“, „ABT“, „GEHALT“. Füllen Sie die Tabelle mit beliebigen Namen, Abteilungsbezeichnungen und Gehältern.

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Damit die Tabelle eindeutig erkannt werden kann, dürfen Sie zwischen den einzelnen Zeilen keine Leerzeilen einfügen. Markieren Sie außerdem die Überschriftenzeile, und formatieren Sie diese fett, indem Sie auf das Symbol „Fett“, das F-Symbol in der Werkzeugleiste, klicken. Dadurch erkennt Excel die Liste als zusammengehörigen Datenbankbereich.

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Zur Auswertung der Daten braucht die Datenbankanalyseformel einen „Kriterienbereich“, aus dem sie die notwendigen Daten entnimmt. Zum Auswerten der Gehälter einer Abteilung geben Sie dazu in eine leere Zelle außerhalb der Liste die Überschrift der Abteilung,

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also „ABT“, ein. In die Zelle darunter schreiben Sie den Namen der Abteilung, die Sie auswerten wollen, zum Beispiel „EK“.

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Klicken Sie jetzt in ein freies Feld außerhalb der Liste, in dem das Ergebnis stehen soll. Aktivieren Sie anschließend den Funktionsassistenten, indem Sie auf das Symbol „FunktionsAssistent“ klicken. Das Dialogfenster „Funktion einfügen“ wird eingeblendet.

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Klicken Sie im Bereich „Kategorie:“ auf „Datenbank“. Im Bereich „Funktion:“ klicken Sie auf den Eintrag „DBSUMME“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet sich die Eingabemaske der Funktion.

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In das Feld „Datenbank“ geben Sie die Koordinaten der Gehaltsliste ein. Der einfachste Weg zur Eingabe des Datenbankbereichs: Klicken Sie auf die kleine Tabelle im rechten Eingabefenster, die Funktionseingabe minimiert sich auf die Bereichsangabe. Markieren Sie jetzt die komplette Liste inklusive der Überschriften. Ein Klick auf das rechte Symbol im Eingabebereich vergrößert anschließend wieder das Funktionsfenster. PCgo! 7/2001

Excel

TIPP

Arbeiten mit der Auswahlliste

Bei Listen, in denen sich Eintragungen wiederholen, können Sie mit einem kleinen Trick die Schreibarbeit abkürzen. Klicken Sie in die nächste freie Zelle unterhalb Ihrer Liste und dort auf die rechte Maustaste. Im jetzt eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Auswahlliste“. Alle bereits vorgenommenen Eintragungen werden angezeigt und können durch einen Mausklick auf den entsprechenden Eintrag komfortabel übernommen werden.

TIPP Möglichkeiten zum Löschen Excel bietet zum Löschen von Daten mehrere Optionen an, die nicht immer klar verständlich sind. Um zum Beispiel bestimmte Zelleninhalte zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Zellen. Öffnen Sie anschließend das Menü „Bearbeiten“ und im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Löschen“. Folgende Optionen stehen Ihnen dann zum Löschen zur Verfügung: „Alles“: Löscht alles, was in dieser Zelle vorhanden ist (Inhalt, Formatierungen und Kommentare). „Formate“: Entfernt ausschließlich alle Formatierungen, die Inhalte und Kommentare bleiben erhalten. „Inhalte“: Löscht die Daten aus der Zelle, alle Formatierungen und Kommentare bleiben bestehen. „Kommentare“: Vorhandene Kommentare werden entfernt, Inhalte und Formatierungen der markierten Zellen bleiben erhalten.

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In das Feld „Datenbankfeld“ geben Sie die Koordinate der Überschrift „GEHALT“, zum Beispiel „C1“, ein. Das Feld „Suchkriterien“ erwartet die Eingabe der Koordinaten zur Auswahl, in unserem Beispiel also den Bereich, in dem Sie „ABT“ und „EK“ geschrieben haben. Ein Klick auf die Schaltfläche „Ende“ berechnet die Summe der Gehälter für die Abteilung Einkauf.

Datenbereich der auszuwertenden Liste eingegeben werden, dann die Überschrift der auszuwertenden Spalte und zum Schluss das Suchkriterium. Es gibt insgesamt zwölf Datenbankfunktionen in Excel, von der Berechnung der Anzahl bis zur Varianzberechnung. Peter Schnoor/jh

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Wenn Sie den Abteilungsnamen im Kriterienbereich ändern, wird die neue Summe der Gehälter sofort ausgerechnet und dargestellt.

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Die Datenbankfunktionen arbeiten alle nach dem gleichen Schema: Als erstes muss der

Mit Hilfe des Solvers zum Ziel gelangen Lösen Sie Ihre komplexen Rechenprobleme mit Hilfe der Solverfunktion in Excel. Bei der „Zielwertsuche“ wird ein einzelner Wert so lange verändert, bis er das gewünschte Ergebnis liefert. Wenn das angestrebte Ergebnis aber von mehreren Werten abhängt, so kann es mit Hilfe der „Solverfunktion“ sehr einfach herausgefunden werden. Der Optimalwert einer Berechnung mit dem „Solver“ wird durch folgende Elemente bestimmt: die „Zielzelle, die „veränderbaren Zellen“ und die „Nebenbedingungen“. Am Beispiel der Zielwertsuche können Sie auch die „Solverfunktionen“ ausprobieren.

„Auswahlpfeils“ die Bedingung „>=“ und geben Sie dann in das Feld „Nebenbedingung“ den Wert „5000“ ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt die Bedingung hinzu, und Sie können die nächste Bedingung festlegen.

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Die Ausgaben werden mindestens die Hälfte der Einnahmen in Anspruch nehmen. Deshalb lautet die Eingabe für die Zelle „B2“: „>=$B$1/2“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt auch diese Bedingung in die Tabelle ein.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Solver“ aus. Das Dialogfenster „Solver-Parameter“ öffnet sich. In das Eingabefeld „Zielzelle“ im Dialogfeld geben Sie den Wert „$B$4“ ein. In der Zeile „Zielwert“ aktivieren Sie die Option „Wert“ und in das Feld „Wert“ tippen Sie anschließend eine „0“ ein.

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Im Bereich der „veränderbaren Zellen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Schätzen“. Excel erkennt aufgrund der vorgegebenen Zielzelle automatisch den Bereich „$B$1:$B$3“.

Die Belastung wird keinesfalls geringer als 2000 DM werden. Also lautet die letzte Bedingung: „$B$3=>2000“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ fügt die letzte Bedingung hinzu und schließt das Dialogfenster „Nebenbedingungen hinzufügen“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Lösen“ erscheint die Nachricht, dass der Solver unter Einbehaltung der Nebenbedingungen eine Lösung gefunden hat. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt die Werte, ein Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ stellt die Anfangswerte wieder her.

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Im Bereich der „Nebenbedingungen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das Dialogfenster „Nebenbedingungen hinzufügen“ wird eingeblendet.

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Die Einnahmen sollten 5000 DM nicht unterschreiten, klicken Sie deswegen auf die Zelle B1, wählen Sie anschließend mit Hilfe des

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PCgo! 7/2001

Excel-Tippsn CD unter

Excel

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Unterschiedliche Szenarien durchrechnen

TIPP

Mappen automatisch öffnen

Standardmäßig wird Excel mit einer leeren Arbeitsmappe geöffnet. Wenn Sie wollen, dass Excel automatisch mit einer oder mehreren Arbeitsmappen startet, so müssen Sie diese in einem speziellen Ordner ablegen. Dieser Ordner wird bei der Programminstallation automatisch angelegt und besitzt die Bezeichnung „XLSSTART“. Der Ordner wird auch als „Startordner“ bezeichnet und bei der Standardinstallation von Office in dem Pfad „Programme/Microsoft Office/Office/“ gelegt. Alle Arbeitsmappen, die Sie in diesem Ordner speichern, stehen Ihnen beim Start von Excel automatisch zur Verfügung. Um die aktuelle Arbeitsmappe in dem Startorder zu speichern, wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü den Befehl „Speichern unter“. Im jetzt eingeblendeten Dialogfenster „Speichern unter“ wählen Sie den Startordner „XLSSTART“ aus und speichern Ihre Arbeitsmappe dort. Wenn Ihre in diesem Ordner hinterlegten Arbeitsmappen nicht mehr automatisch geöffnet werden sollen, so verschieben Sie diese in Ihren Standardordner, zum Beispiel „Eigene Dateien“ zurück.

Mit Hilfe von unterschiedlichen Szenarien können Sie Excel künftige Entwicklungen durchrechnen lassen. Dabei ersetzen Sie innerhalb einer Tabelle eine Reihe von Werten durch andere Werte. Dadurch können Sie die unterschiedlichen Resultate miteinander vergleichen und beurteilen. Die unterschiedlichen Szenarien werden in der aktuellen Tabelle gespeichert. Das Beispiel einer Buchungsliste mit optimistischer und pessimistischer Zukunftsbeurteilung macht die Möglichkeiten des „Szenario-Managers“ deutlich.

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Legen Sie eine Excel-Tabelle mit folgendem Inhalt an:

Kategorie Einfach Mittel

Preis

Posten

Tippen Sie in das Feld „Szenarioname“ den Begriff „Optimist“ ein. Das Feld „Veränderbare Zellen“ belegen Sie mit dem Bereich der Buchungsangaben „C2:C5“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster „Szenariowerte“ wird eingeblendet.

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Setzen Sie die optimistischen Schätzungen für jede Zelle ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt Sie in das Dialogfenster „Szenario-Manager“ zurück. Sie können an dieser Stelle gleich ein weiteres Szenario einrichten, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken. Vergeben Sie jetzt den Namen „Pessimist“ und klicken auf die Schaltfläche „OK“.

Umsatz

99,00 DM

199

19.701,00 DM

157,00 DM

159

24.963,00 DM

Hoch

219,00 DM

19

4.161,00 DM

Exklusiv

399,00 DM

11

4.389,00 DM

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Die Umsätze berechnen Sie mit der Multiplikationsformel „=B2*C2“ und kopieren diese Formel für alle mit Kategorien belegten Zeilen. Die Summe der Umsätze berechnen Sie mit der Summenfunktion „=Summe(D2:D5)“. Speichern Sie anschließend die Arbeitsmappe.

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Markieren Sie die gesamte Tabelle. Den Szenario-Manager aktivieren Sie, indem Sie auf den Menübefehl „Extras“ klicken und im Untermenü die Option „Szenario-Manager“ wählen. Das Dialogfenster „Szenario-Manager“ öffnet sich.

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In das jetzt eingeblendete Dialogfenster „Szenariowerte“ tippen Sie Ihre pessimistischen Schätzungen für jeden Buchungswert ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt Sie wieder in den „Szenario-Manager“ zurück.

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Markieren Sie eine der Szenarien und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Excel zeigt das jeweils aktivierte Szenarioergebnis in der Tabelle an. Ein Klick auf die Schaltfläche „Bericht“ erstellt einen aussagekräftigen Bericht über Ihre Szenarien, so dass Sie in Ruhe die Ausgangswerte mit den Schätzwerten und den daraus resultierenden Ergebnissen vergleichen können.

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Klicken Sie im „Szenario-Manager“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das Dialogfenster „Szenario hinzufügen“ wird eingeblendet.

Der Trick mit der Landkarte Die Landkarten-Funktion von Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten geografisch zu veranschaulichen. Dabei ist es wichtig, dass Sie zuerst die Tabelle mit den Daten anlegen und dann die Landkarte. Weiterhin ist es bedeutend zu wissen, dass Sie als Kartenmerkmale nur Regionen, Länder oder Kontinente bestimmen können. Großstädte werden von der Excel-Landkartenfunktion nicht erkannt.

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Geben Sie in Excel eine Tabelle mit folgenden Werten ein:

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Land

Mitglieder

Schleswig-Holstein

2000

Hamburg

1200

Berlin

900

Bremen

81

Bayern

2200

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Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie auf das Symbol der Landkarte. Die Mausanzeige verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie dieses Kreuz bei gedrückter linker Maustaste über den PCgo! 8/2001

Excel Bereich, in dem Ihre Landkarte dargestellt werden soll. Lassen Sie die linke Maustaste danach los.

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Die Deutschlandkarte und das Dialogfenster „Karten-Manager“ werden angezeigt. Ziehen Sie die Mausanzeige auf das Symbol „Wert“ im „Karten-Manager“.

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Die Mausanzeige verwandelt sich in eine Hand mit einem Griff. Ziehen Sie die Hand auf die erste Zeile im unteren Bereich „Mitglieder“. Dadurch werden die Mitgliederzahlen in der Karte farblich markiert. Klicken Sie außerhalb der Landkarte. Der „Karten-Manager“ wird ausgeblendet und die Landkarte dargestellt.

Pinnfolien zu Landkarten hinzufügen Mit Pinnnadeln können Sie Orte auf Ihrer Landkarte kennzeichnen, um zum Beispiel wichtige Standorte zu markieren. Die Pinnnadeln werden als so genannte „Pinnfolie“ gespeichert, die sich über Ihre Landkarte legt. Sie können auch mehrere Pinnfolien zu unterschiedlichen Zwecken anlegen und die einzelnen Pinnfolien dann je nach Bedarf aufrufen.

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Zum Anlegen einer Pinnfolie aktivieren Sie zunächst Ihre Landkarte, indem Sie doppelt darauf klicken. Klicken Sie dann auf den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü auf den Befehl „Pinnfolie öffnen“. Das Dialogfenster „Pinnfolie“ wird eingeblendet.

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Geben Sie in das Feld „Geben Sie den Namen der neuen Pinnfolie ein, die erstellt werden soll“ den Begriff „Standorte“ ein.

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Klicken Sie jetzt auf das Symbol „Pinnfolie“. Die Mausanzeige verwandelt sich in eine Pinnnadel. Klicken Sie nun in der Landkarte den gewünschten Ort (oder die ungefähre Lage des Ortes) an, den Sie eintragen wollen. Sie können jetzt zusätzlich einen Text, zum Beispiel den Ortsnamen Ihrer Kennzeichnung angeben, indem Sie die Bezeichnung in das markierte Feld neben der Pinnnadel tippen.

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Nachdem Sie alle gewünschten Orte mit einer Pinnnadel versehen haben, klicken Sie auf das Symbol „Objekte auswählen“. Die Mausanzeige erscheint wieder wie üblich.

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Um die Pinnfolie zu schließen, wählen Sie den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Pinnfolie schließen“. Ihre Landkarte wird jetzt wieder ohne Pinnmarkierungen dargestellt.

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Damit Sie eine Pinnfolie öffnen können, klicken Sie wiederum auf den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü auf den Eintrag „Pinfolie öffnen“. Im jetzt dargestellten Dialogfenster „Pinnfolie“ wählen Sie die Option „Wählen Sie eine Bezeichnung für die vorhandene Pinnfolie, die Sie anzeigen möchten“. Über das Auswahlfenster werden Ihnen alle vorhandenen Pinnfolien in Ihrer Landkarte dargestellt und Sie können die gewünschte Pinnfolie auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ stellt die Pinnfolie über Ihrer Landkarte dar.

Textformeln in Excel anwenden Neben den üblichen Formeln zur Berechnung von Ergebnissen hält Excel die Textformel bereit. Sie berechnet nicht den Inhalt von Feldern, sondern kombiniert diese miteinander.

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Geben Sie in die Zelle „A1“ ein: „Jahrgang: „. In die Zellen „B1“ bis „B4“ geben Sie ein: „1990“, „1992“, „1994“, „1996“. In die Zelle „C1“ tippen Sie „ Bester Wein!“. Jetzt kommt die Textformel zum Einsatz. Tippen Sie in die Zelle „D1“ folgende Formel ein: „=A1 & B1 & C1“ Das Ergebnis lautet: „Jahrgang 1990 Bester Wein!“.

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Da die Felder „A1“ und „C1“ nur einmal vorhanden sind, müssen diese absolut kopiert werden. Markieren Sie dazu in der Formel den Eintrag „A1“ und betätigen Sie anschließend die „Funktionstaste 4“. Aus dem Eintrag „A1“ wird „$A$1“. Markieren Sie nun den Formelteil „C1“ und betätigen die „Funktionstaste 4“.

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Ziehen Sie den Cursor auf den rechten unteren Kopieranfasser und ziehen Sie die Mausanzeige mit gedrückter linker Maustaste in die Zelle „D4“. Die Formel wird kopiert und die entsprechenden Inhalte angezeigt. P. Schnoor/jh

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bei DaTIPP Formate tenübernahme Die Datenformate des Importassistenten haben folgende Auswirkungen: Standard: Sind Datums- und Zahlenformate vorhanden, so werden diese beibehalten. Alle anderen Werte werden in das Textformat umgewandelt. Text: Alle Spalteneinträge werden in das Textformat gewandelt. Datum: Wandlung in das ausgewählte Datumsformat.

TIPP Kartenmerkmale auswählen Sie können für Ihre Landkarte nachträglich weitere Merkmale auswählen(Großstädte, Flughäfen, Autobahnen). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre aktivierte Landkarte und wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Merkmale“. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollfelder.

Bereiche TIPP Große markieren Um große Bereiche in Excel zu markieren, müssen Sie sich mit den Rollbalken durch Ihre Tabelle bewegen. Das ist sehr umständlich. Einfacher geht es, wenn Sie den Zoombereich entsprechend verkleinern. Dann haben Sie Ihre Daten alle im Blick und können diese problemlos markieren. Zur Einstellung des Zoombereichs wählen Sie einen Wert von 75%, 50% oder 25% aus dem Zoom-Listenfeld.