МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Південнослов’янський інститут Київського славістичного університету
І. Ю. БИКОВ, М. В. ЖИРНОВ, І. М. ХУДЯКОВА
Microsoft Office в задачах економіки та управління Навчальний посібник Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих навчальних закладів
Київ-2006
ББК 32.973-018Я73+66Я73 УДК 004.42:33 (076.1) Б 60 Рецензенти: Дихта Л. М., доктор технічних наук, професор кафедри прикладної та вищої математики Миколаївського державного гуманітарного університету імені П. Могили Муленко І. О., доктор фізико-математичних наук, професор кафедри вищої математики Національного університету кораблебудування
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів (лист Міністерства освіти і науки України № 14/18.2-2804 від 27.12.04) Рекомендовано до видання Вченою радою Південнослов’янського інституту Київського славістичного університету від 06.12.04 р. Протокол № 5/04-05
Б 60
Биков І. Ю., Жирнов М. В., Худякова І. М. Microsoft Office в задачах економіки та управління / І. Ю. Биков, М. В. Жирнов, І. М. Худякова. — К.: ВД «Професіонал», 2006. — 264 с.
ISBN 966-370-017-3 У навчальному посібнику розглянуто використання інтегрованого пакету Microsoft Office в розв’язанні різноманітних задач економічного і управлінського характеру. Посібник складається з шести частин. Кожна з них відповідає певному додатку інтегрованого пакета Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint та інші). Навчальний посібник призначено для студентів економічних спеціальностей, аспірантів, викладачів вищих навчальних закладів.
ББК 32.973-018Я73+66Я73
ISBN 966-370-017-3
© Биков І. Ю., Жирнов М. В., Худякова І. М. © ВД «Професіонал», 2006
ЗМІСТ
ВСТУП ....................................................................................................................5 Частина I. ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD .............................7 1.1. Загальні відомості ............................................................................7 1.2. Введення та редагування текстів .....................................................9 1.3. Форматування тексту ......................................................................14 1.4. Підготування до друку і друкування документа ..........................17 1.5. Управління файлами .......................................................................20 1.6. Особливі текстові об’єкти Microsoft Word ....................................21 1.7. Додавання графічних об’єктів до документа................................26 1.8. Додаткові можливості Microsoft Word...........................................28 Завдання для самостійної роботи .........................................................29 Частина ІІ. ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD ..........................30 2.1. Загальні відомості ...........................................................................30 2.2. Введення і редагування даних........................................................33 2.3. Форматування даних .......................................................................37 2.4. Дії зі стовпцями та рядками ...........................................................39 2.5. Підготування електронних таблиць до друкування .....................40 2.6. Дії з робочими аркушами ...............................................................41 2.7. Дії з робочими книгами ..................................................................42 2.8. Формули ...........................................................................................43 2.9. Функції .............................................................................................50 2.10. Діаграми .........................................................................................64 2.11. Засоби обробки даних ...................................................................70 Завдання для самостійної роботи .........................................................86 3
Частина ІІІ. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS ........................................................................... 96 3.1. Поняття про бази даних і системи управління базами даних ..... 96 3.2. Таблиці .......................................................................................... 101 3.3. Зв’язування таблиць ...................................................................... 112 3.4. Запити ............................................................................................. 115 3.5. Форми ............................................................................................. 124 3.6. Звіти ................................................................................................ 133 3.7. Макроси.......................................................................................... 138 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 140 Частина IV. ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ............................................... 151 4.1. Основи об’єктно-орієнтованого програмування ........................151 4.2. Засоби створення додатків користувача ......................................154 4.3. Елементи структурного програмування в об’єктно-орієнтованій мові VBA ........................................................................................ 155 4.4. Об’єкти і елементи управління Microsoft Office ........................172 4.5. Використання методів ................................................................... 175 4.6. Властивості об’єктів ..................................................................... 176 4.7. Приклад розробки програми ........................................................ 178 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 185 Частина V. ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT .............................................................. 192 5.1. Створення презентацій .................................................................193 5.2. Режими Microsoft PowerPoint ....................................................... 198 5.3. Додавання текстових об’єктів до слайдів ...................................200 5.4. Форматування слайдів .................................................................. 203 5.5. Засоби супроводження презентацій ............................................ 210 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 222 Частина VI. ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK ........................................ 224 6.1. Загальні принципи роботи ............................................................224 6.2. Календар ......................................................................................... 232 6.3. Зустрічі ........................................................................................... 237 6.4. Задачі ..............................................................................................243 6.5. Контакти ......................................................................................... 250 6.6. Замітки............................................................................................ 257 6.7. Щоденник ....................................................................................... 259 Завдання для самостійної роботи ....................................................... 260 Cписок літератури ..................................................................................................261 4
ВСТУП
ВСТУП
На сьогоднішній день в Україні стрімко розвиваються процеси реформації економіки, пов’язані з посиленням підприємницької діяльності. Зростає рівень знань, що необхідний для цієї галузі, і вимоги до кваліфікації фахівців, які володіють сучасним механізмом дослідження економічних і управлінських систем. Внаслідок цього зростає роль комп’ютерних технологій, які застосовуються у вказаних завданнях економіки і менеджменту. Однією з найбільш популярних і, водночас, корисних інформаційних технологій, які з успіхом використовуються, є інтегрований пакет Microsoft Office. У запропонованому посібнику розглянуто його використання в розв’язанні різноманітних задач економічного і управлінського характеру. Посібник складається з шести частин. Кожна з них відповідає певному додатку інтегрованого пакета Microsoft Office. В першій частині розглядаються засоби створення, редагування і форматування текстових документів за допомогою програми Microsoft Word. В другій частині проілюстровані можливості програми для створення електронних таблиць Microsoft Excel, яка, до речі, протягом кількох років визнавалася найбільш популярним комерційним продуктом серед комп’ютерних програм. На багатьох прикладах описано засоби обчислення, використання функцій, обробки даних, створення діаграм. В третій частині дано поняття про бази даних і системи управління ними, описано принципи розробки баз даних і можливості використання основних об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів. 5
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В АДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Четверта частина містить деякі відомості щодо застосування об’єктно-орієнтованої мови програмування Visual Basic for Applications, вбудованої до всіх додатків пакета Microsoft Office. Сформульовано принципи створення додатків користувача, наведено синтаксис основних операторів мови, дано стислий опис найважливіших об’єктів додатків Microsoft Office, їх властивостей і методів використання. В п’ятій частині викладено рекомендації щодо створення презентацій засобами додатку Microsoft PowerPoint. В шостій частині розглядаються можливості додатка Microsoft Office. Далі в тексті прийнято деякі скорочення та умовні позначки: • КН «Назва кнопки» — означає, що користувачеві слід натиснути кнопку з відповідною назвою на панелі інструментів активного вікна; • М «Назва пункту меню» — означає, що користувачеві слід вибрати пункт меню активного вікна з відповідною назвою; • → — означає перехід до наступної дії користувача; • КМ — виклик контекстного меню (на виділеному об’єкті натискається права кнопка миші); • + — означає одночасне натискання двох або більше клавіш; • ДВ — діалогове вікно; • ОС — операційна система; • ЕТ — електронна таблиця; • РА — робочий аркуш; • РК — робоча книга; • БД — база даних; • СУБД — система управління базами даних. Розділи 1 і 4 написано І. Ю. Биковим, розділи 2 і 3 — М. В. Жирновим, розділи 5 і 6 — І. М. Худяковою. Сподіваємось, що посібник стане корисним для студентів економічних спеціальностей, аспірантів, викладачів вищих навчальних закладів.
6
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.1.
Загальні відомості
Програма Microsoft Word належить до категорії редакторів текстових документів. До складу документів можуть входити текстові дані, таблиці, графічні об’єкти тощо. Використовуючи Microsoft Word, можна створювати різноманітну ділову документацію: звіти, службові записки, книжкову продукцію, поштові конверти та ін. При цьому основна увага приділяється не стільки створенню текстового документа, тобто його набору, скільки належному оформленню. Запуск програми здійснюється через кнопку системного меню операційної системи Windows: КН «Пуск» (Start) → команда «Программы» (Programs або All Programs) → команда «Microsoft Word». Інтерфейс програми має вигляд звичайного вікна ОС Windows (рис. 1.1), який складається з: • рядка заголовків, який містить кнопку системного меню зі стилізованим ярликом, назву програми («Microsoft Word») і назву файла (попервах — «Документ1», адже файли Microsoft Word називаються документами), кнопки згортання, розгортання на весь екран / відновлення розмірів екрана і закриття вікна; • пунктів меню, кожен з яких містить перелік команд; кожна команда, в свою чергу, пов’язана з функціонуванням деяких засобів обробки текстових та інших даних; • кнопки панелей інструментів для виконання основних задач редактора текстових документів (створити новий документ, зберегти 7
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• • •
•
його, виконати дії з його оформлення, скасувати останню невірну дію тощо); часто кнопки панелей інструментів дублюють роботу відповідних команд меню; координатної лінійки з діленнями по 0,25 см або по дюймах; робочої області документа, де, власне, й створюється документ; рядка стану програми — нижнього рядка вікна програми, в якому відтворюється інформація про номери активної сторінки документа і активного розділу, загальну кількість сторінок в документі, номер активного рядка і шпальти тексту, мову, на якій вводиться текст, та інша службова інформація; лінійок прокручування — горизонтальної і вертикальної.
Рядок заголовків Меню Панелі інструментів Команди меню
Координатна лінійка
Курсор клавіатури Рядок стану Робоча область Лінійки прокручування Рис. 1.1 8
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.2.
Введення та редагування текстів
Етапи роботи з документами. Загалом робота з документами виконується в такій послідовності: • введення тексту; • редагування тексту; • форматування тексту; • підготування його до друкування. Рекомендується також зберігати документ у вигляді файла через певний часовий інтервал (кожні 10–15 хвилин) роботи з документом. Введення даних. На екрані в робочій області можна бачити два курсори — курсор миші і курсор клавіатури. Обидва курсори можуть змінюватись, але найчастіше курсор клавіатури має вигляд вертикальної риски, що мерехтить, а вигляд курсору миші залежить від того, на який об’єкт його наведено. Текст вводиться в місці розташування курсору клавіатури. Якщо курсор клавіатури розташований не в належному місці, досить клацнути лівою кнопкою миші в тому місці документа, де слід вводити текст, і тим самим сумістити обидва курсори. Введення тексту може здійснюватись в двох режимах — в режимі вставки й в режимі заміни. В режимі вставки всі символи, які натискуються на клавіатурі, вставляються до існуючого тексту в місці розташування курсору клавіатури. В режимі заміни текст замінюється за принципом «символ на символ». Перемикання між режимами здійснюється шляхом натискання клавіші Insert. При цьому в рядку стану виділяється жирним або блідим шрифтом індикатор ЗАМ («Замена»). Введення тексту передбачає виконання певних правил, а саме: 1. Клавішу Enter натискають в кінці абзацу; в кінці рядка цього робити не слід, адже програмою передбачено автоматичне пересування курсору на новий рядок. 2. Між словами ставлять тільки один пропуск. 3. Один пропуск також обов’язково ставлять після знаків пунктуації. Перед знаками пунктуації пропуск не ставлять; виняток становить тире, яке відокремлюється пропуском з обох боків. 4. Щоб почати вводити текст з абзацу, натисніть один раз клавішу Tab. 9
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5.
Щоб розділити абзац на два, натисніть Enter, установивши курсор клавіатури там, де має бути кінець абзацу. Щоб об’єднати абзаци між собою, установіть курсор в кінці першого з абзаців і натисніть Delete. 6. Клавіші Delete та Backspace знищують символи, які знаходяться відповідно поза та перед курсором. 7. Скасування останньої невірної дії: КН «Отменить» або М «Правка» → «Отменить» або Ctrl+Z. Зміна мови. Для того, щоб змінити мову, на якій буде вводитись текст, можна використати індикатор перемикання мови (Uk — українська; Ru — російська; En — англійська тощо). Також можна вибирати мову, натиснувши на клавіатурі одну з комбінацій клавіш — Ctrl + Shift або Alt + Shift, або лівий Shift + правий Shift, або Ctrl. На кожному комп’ютері спрацьовує лише одна з цих комбінацій і, щоб дізнатись яка саме, досить звернутись до настройок ОС Windows (КН «Пуск» → «Настройка» → «Панель управления» → «Клавиатура» → закладка «Язык»). Не завжди на клавіатурі позначено літери українського алфавіту та розділові знаки. Так, українській літері «і» на клавіатурі відповідає російська літера «ы», українській літері «ї» — російська літера «ъ», українській літері «є» — російська літера «э». Для введення апострофа досить двічі натиснути Ctrl + Э. Комбінаціями клавіш вводяться також багато розділових знаків: Ctrl + 1 — знак оклику; Ctrl + 2 — лапки; Ctrl + 3 — номер; Ctrl + 4 — крапка з комою; Ctrl + 5 — знак відсотків; Ctrl + 6 — двокрапка; Ctrl + 7 — знак питання; Ctrl + сірий мінус або Ctrl + Alt + сірий мінус — тире. Крапка в російському та українському розкладі клавіатури знаходиться на клавіші, розташованій ліворуч від правої клавіші Shift. Там же, у сполученні з клавішею Shift, розташована кома. Переміщення за документом. Переміщати курсор можна за допомогою миші, вертикальної та горизонтальної лінійок прокручування, клавіш управління курсором ←, ↑, →, ↓. Клавіші PageUp і PageDown зсувають текст на одну екранну сторінку догори або донизу. Клавіші Home і End переміщують курсор до початку або до кінця активного рядка тексту. Можна також застосовувати комбінації клавіш для пересування текстом: Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ — до початку попереднього або наступного абзацу; Ctrl + ←, Ctrl + → — до першої літери попереднього або наступного 10
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
слова; Ctrl + PageUp, Ctrl + PageDown — до першої або останньої позиції на екрані; Ctrl + Home, Ctrl + End — до початку або до кінця документа; Ctrl + Alt + PageUp, Ctrl + Alt + PageDown — до початку поточної або наступної сторінки. Виділення тексту. Для виділення деякого фрагмента тексту слід натиснути ліву кнопку миші на початку фрагмента і, утримуючи її натиснутою, протягнути курсор миші до кінця фрагмента. Щоб виділити слово, досить двічі клацнути на слові лівою кнопкою миші. Щоб виділити абзац, досить тричі клацнути лівою кнопкою миші в довільному місці абзацу. Щоб виділити речення, треба натиснути ліву клавішу Ctrl і клацнути лівою кнопкою миші в довільному місці речення. Для виділяння рядка тексту слід клацнути лівою кнопкою миші на лівому полі документа напроти рядка. Щоб виділити весь документ, можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl + A або М «Правка» → «Выделить все». Щоб скасувати виділення, слід клацнути мишею в будь-якій частині тексту або натиснути одну з клавіш управління курсором. Редагування тексту. Для того, щоб почати редагування тексту, слід насамперед перевести курсор клавіатури до позиції, де відбудеться редагування або виділити деякий фрагмент тексту. Клавіші Delete і Backspace відповідно вилучають символи праворуч і ліворуч від курсору, до того ж вони цілком вилучають виділений текст. Якщо ж почати вводити новий текст, то він замінює виділений фрагмент. В програмах, які працюють в ОС Windows, часто застосовуються операції копіювання та переміщення об’єктів. При цьому використовується буфер обміну даними — частина оперативної пам’яті, в якій одна програма може розміщувати дані, а друга або та ж сама програма — витягувати ці дані. Об’єктами можуть слугувати: літера, слово, речення, група абзаців, таблиця, малюнок, файл або група файлів тощо. При копіюванні об’єктів виконуються чотири дії: 1) виділення об’єкта; 2) копіювання його до буфера обміну; 3) перехід до місця вставки цього об’єкта; 4) вставка вмісту буфера обміну (рис. 1.2). 11
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Буфер обміну 2
4
1 Об’єкт, який копіюється
3
Місце вставки об’єкта
Рис. 1.2
Способи виділення тексту розглядались вище. Для копіювання об’єкта до буфера обміну можна застосувати один з таких способів: • КН «Копировать» на панелі інструментів; • М «Правка» → «Копировать»; • команда «Копировать» в контекстному меню; • комбінація клавіш Ctrl + C. Для вставки об’єкта з буфера обміну можна застосувати один з таких способів: • КН «Вставить» на панелі інструментів; • М «Правка» → «Вставить»; • команда «Вставить» в контекстному меню; • комбінація клавіш Ctrl + V. Операція переміщення відрізняється від операції копіювання лише тим, що під час другої дії замість команди «Копировать» виконується команда «Вырезать» (комбінація клавіш Ctrl + X). До засобів редагування слід віднести і можливість перетворення регістра для тексту, введеного заздалегідь: виділити фрагмент тексту → М «Формат» → «Регистр» → вибрати одну з опцій (рис. 1.3): • «Как в предложениях» — всі виділені речення будуть починатись з великої літери; • «Все строчные» — всі літери виділеного тексту будуть маленькими; • «Все прописные» — всі літери виділеного тексту будуть великими; • «Начинать с прописных» — кожне слово виділеного тексту буде починатись з великої літери; • «Изменить регистр» — великі літери замінюються на маленькі і навпаки. 12
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Рис. 1.3
Переноси слів. Програмою передбачено автоматичне розставлення переносів слів у кінці рядків: М «Сервис» → «Язык» → «Расстановка переносов» → активізувати прапорець «Автоматическая расстановка переносов». Перевірка орфографії. Програма автоматично перевіряє орфографію введеного тексту. Слова, які не входять до словника активізованої мови, підкреслюються хвилястою лінією червоного кольору, а помилки, пов’язані з невірною пунктуацією, — лінією зеленого кольору. При цьому в контекстному меню можна знайти і вибрати слова, схожі за написанням і вірні з точки зору граматики мови, або пояснення щодо причини невірної пунктуації. Крім того, є можливість зробити примусову перевірку орфографії тексту, починаючи з самого його початку: М «Сервис» → «Правописание» або клавіша F7 (рис. 1.4). При виявленні кожної помилки у вікні «Нет в словаре» неправильно написане слово виділяється; у
Рис. 1.4 13
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
вікні «Варианты» можна знайти правильний варіант написання цього слова і замінити його за допомогою кнопок «Заменить» або «Заменить все» (якщо це слово вживається в тексті кілька разів). Якщо слово написано правильно, але виділено програмою (це стосується, наприклад, прізвищ), можна залишити його в тексті, натиснувши кнопку «Пропустить».
1.3. Форматування тексту Під форматуванням розуміють зміну зовнішнього вигляду введеного тексту. При цьому розглядають форматування символів і абзаців тексту. Форматування символів. Форматування символів полягає в зміні шрифту, розміру шрифту, стилю шрифту, додаванні спеціальних символів. Насамперед треба виділити фрагмент тексту, що підлягає форматуванню. Для зміни шрифту використовується кнопка «Шрифт», яка активізує список всіх шрифтів, установлених на даному комп’ютері. Крім звичайних шрифтів, які складаються з літер, цифр, розділових знаків (наприклад, Times New Roman, Arial, Verdana), існують шрифти, складені зі спеціальних символів (Symbol, Wingdings тощо). Додавання спеціального символу до тексту: М «Вставка» → «Символ» → вибрати потрібний шрифт, а в ньому потрібний символ → двічі клацнути на зображенні символу. Розміри виділених символів тексту можна замінити за допомогою кнопки «Размер шрифта». Розмір шрифту зазначається в пунктах; один пункт приблизно дорівнює 1/28 см. Зміна стилю виділених символів відбувається після натискання однієї або кількох з кнопок «Полужирный», «Курсив», «Подчеркнутый», «Цвет шрифта». Всі ці, а також деякі додаткові засоби форматування символів (створення нижнього і верхнього індексів тощо), об’єднано в команді «Шрифт» пункту меню «Формат» (рис. 1.5). В тому ж діалоговому вікні «Шрифт» на закладці «Интервал» в однойменному списку знаходяться команди, які призначені для розрідження та ущільнення тексту. 14
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Рис. 1.5
Форматування абзаців. До засобів форматування речень, абзаців або інших великих блоків тексту належать: розміщення тексту відносно лівого і правого полів документа, зміна інтервалів між рядками тексту та абзацами. Для форматування одного абзацу не обов’язково виділяти його повністю, досить установити курсор клавіатури в довільному місці цього абзацу. Вирівнювання тексту здійснюється при натисканні однієї з кнопок «По левому краю», «По центру», «По правому краю», «По ширине» (або М «Формат» → «Абзац» → вибрати закладку «Отступы и интервалы» → вибрати потрібний стиль форматування в списку «Выравнивание»). Можна змінювати відступи тексту за допомогою табуляторів, розташованих на горизонтальній лінійці. Пересування табулятора уздовж лінійки змінює відступи та величину абзацу: верхній табулятор (∇) впливає на розмір відступу абзацу, нижні табулятори (Δ) визначають положення лівого та правого краю тексту, табулятор зсуває лівий край тексту разом з відступом абзацу. 15
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 1.6
Міжрядковий інтервал, тобто відстань між рядками тексту, як і розмір шрифту, вимірюється в пунктах. Одинарний інтервал приблизно дорівнює висоті шрифту, полуторний і подвійний відповідно в 1,5 і 2 рази більші за одинарний. На вкладці «Отступы и интервалы» діалогового вікна «Абзац» (М «Формат» → «Абзац» або КМ → «Абзац») через список «Межстрочный» можна вибрати один з вищезгаданих інтервалів або встановити довільне значення інтервалу, обравши елемент «Множитель» або «Точно» в списку «Межстрочный» і призначивши конкретну величину інтервалу лічильником «Значение» (рис. 1.6). До того ж за допомогою лічильників «Перед», «После» можна призначити відстань між виділеним абзацем і відповідно попереднім та наступним абзацами. Копіювання формату. Якщо якийсь фрагмент тексту форматований належним чином, такий формат можна розповсюдити на інші текстові блоки. Для цього слід виділити текст, формат якого має бути скопійовано → КН «Формат по образцу» → виділити текст, який треба відформатувати так само, як і попередньо виділений текст. Щоб скопіювати формат в кілька фрагментів тексту, слід двічі натиснути кнопку «Формат по образцу», а після закінчення форматування натиснути клавішу Esc. 16
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
1.4.
Підготування до друку і друкування документа
Перед друкуванням документ слід переглянути щодо форматування сторінок і документа як суцільного об’єкта: розірвати текст на сторінки в потрібних місцях, розташувати номери сторінок, змінити розмір полів, створити колонтитули тощо. Для цього можна вжити такі заходи. Поділ тексту на сторінки. Примусовий поділ тексту на сторінки в місці, де знаходиться курсор: М «Вставка» → «Разрыв» → вибрати перемикач «Новую страницу» в групі «Начать» (рис. 1.7). Інший спосіб: натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter. Нумерація сторінок: М «Вставка» → «Номера страниц» → в діалоговому вікні «Номера страниц» (рис. 1.8) вибрати за допомогою списку «Положение» положення номера на сторінці (вгорі чи знизу), за допомогою списку «Выравнивание» — спосіб вирівнювання номера (зліва, справа, в центрі), указати, чи треба нумерувати першу сторінку, адже титульний аркуш документа не нумерують. Якщо документ розбитий на окремі файли і нумерацію треба почати не з першого номера, то після натискання кнопки «Формат» можна зазначити число, з якого почнеться нумерація сторінок, а також вибрати інший формат номера, якщо номери утворюються не за допомогою арабських цифр. Сторінки також можна нумерувати, використовуючи колонтитули.
Рис. 1.7
Рис. 1.8 17
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Створення колонтитулів. Колонтитул — це текст, який друкується на кожній сторінці документа (вгорі чи знизу). Його активізація: М «Вид» → «Колонтитулы». Утворюється рамка, в яку вводиться текст колонтитула — верхнього або нижнього. До тексту колонтитула можна застосовувати всі засоби форматування, як і для звичайного тексту. Одночасно можна працювати або з колонтитулами, або з текстом документа. При роботі з першими на екрані виникає додаткова панель інструментів «Колонтитулы», яка дозволяє додавати до колонтитулів номери сторінок (КН «Номер страницы»), загальну кількість сторінок в документі (КН «Добавить номер страницы»), сьогоднішню дату (КН «Дата»), поточний час (КН «Время»), активізувати інший колонтитул (КН «Верхний/нижний колонтитул»). Установлення параметрів сторінки. Більшість значень параметрів сторінок документа встановлюються за допомогою однієї команди: М «Файл» → «Параметры страницы». На вкладці «Поля» (рис. 1.9) можна: за допомогою чотирьох лічильників з групи «Поля» установити розміри полів сторінок, а також додаткові поля для зшивання; вибрати книжкову або альбомну орієнтацію, які розгортають текст відповідно поперек та уздовж
Рис. 1.9. 18
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
аркуша паперу; зі списку «Страницы» вибрати тип розміщення полів для можливого подальшого брошурування документа. На інших вкладках діалогового вікна «Параметры страницы» можна установити розмір аркуша паперу (в тому числі й нестандартний, наприклад, для друкування конвертів), визначити, звідки буде братися папір для друкування (з лотка чи з ручної подачі), зазначити відступи колонтитулів від країв аркуша. Попередній перегляд тексту перед друкуванням. Перед друкуванням бажано пересвідчитись в тому, що документ підготовлено до друкування належним чином. Для цього слід перевести документ до режиму попереднього перегляду: М «Файл» → «Предварительный просмотр». Для того, щоб збільшити зображення, слід навести курсор, який має вигляд лупи зі знаком «+», на потрібне місце і клацнути лівою кнопкою миші. Повторний щиглик повертає укрупнений вигляд документа. Вихід з режиму перегляду — КН «Закрыть» або клавіша Esc. Друкування документа: М «Файл» → «Печать» (або КН «Печать» або Ctrl + P). В діалоговому вікні «Печать» (рис. 1.10) можна вибрати кількість копій документа, що друкуються (лічильник «число копий»), перелічити сторінки для друку (перемикач «Страницы»), вибрати принтер за умови підключення декількох принтерів до комп’ютерної мережі (список «имя» групи «Принтер») або визначити деякі інші параметри друку.
Рис. 1.10 19
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.5.
Управління файлами
Будь-який документ можна зберегти як файл, тобто набір інформації, збережений на деякому зовнішньому пристрої (гнучкий, жорсткий, CDдиск тощо) під певним ім’ям. Після зберігання документ ототожнюється з файлом. З файлами і документами можна виконувати наступні операції. Створення нового документа: КН «Создать» або М «Файл» → «Создать» → «Новый документ». Відкриття існуючого файла: КН «Открыть» або М «Файл» → «Открыть». В діалоговому вікні «Открыть» (рис. 1.11) за загальними правилами роботи з деревами каталогів в середовищі Windows треба звернутися через список «Папка» до необхідного пристрою (А:, С: тощо), папки, файла і натиснути кнопку «Открыть» або зробити подвійний щиглик на ярлику файла. Зберігання документа: КН «Сохранить» або М «Файл» → «Сохранить» (або «Сохранить как»). При цьому: • для вже існуючого файла буде збережена його нова версія під старим ім’ям, стару ж версію буде знищено; • для нового документа в діалоговому вікні «Сохранить» треба через список «Папка» назначити необхідний пристрій та каталог в ньому, а також указати ім’я файла в текстовому полі «Имя файла»;
Рис. 1.11 20
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
•
якщо треба змінити ім’я файла, що зберігається, слід вжити такий спосіб: М «Файл» → «Сохранить как» → указати нове ім’я файла. Закриття документа без зберігання: КН «Закрыть» або М «Файл» → «Закрыть» або КН «Закрыть окно» в правому верхньому куті екрана. Перехід до іншого відкритого документа: М «Окно» → вибрати ім’я потрібного документа в списку під горизонтальною рискою. Якщо треба мати на екрані одразу кілька документів, наприклад, для порівняння текстів або для копіювання тексту з одного документа на інший, можна вибрати команду «Упорядочить все» з меню «Окно». Розділення на екрані одного документа: М «Окно» → «Разделить». Щоб повернути первісний вигляд вікна документа, слід клацнути на кнопці «Развернуть» в рядку заголовків.
1.6. Особливі текстові об’єкти Microsoft Word Списки. В Microsoft Word існують три види списків: нумеровані, маркіровані, багаторівневі (ієрархічні). Наприклад, нумерований список: 1. Інформатика та комп’ютерна техніка. 2. Вища математика. 3. Іноземна мова. Приклад маркірованого списку: • Іванов • Петров • Сидоров Приклад багаторівневого списку: 1. Економічні дисципліни: 1.1. Мікроекономіка; 1.2. Макроекономіка; 1.3. Економічна теорія; 1.4. Бухгалтерський облік. 2. Дисципліни з менеджменту: 2.1. Основи менеджменту; 2.2. Маркетинг; 2.3. Логістика. 21
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 1.12
Створення списків: М «Формат» → «Список» → вибрати вкладку, яка відповідає типові списку → клацнути на зразку потрібного списку (рис. 1.12). Списки перших двох типів також можна створювати натисканням КН «Нумерация», «Маркеры». Черговий елемент списку утворюється автоматично після натискання клавіші Enter. Завершити створення списку можна повторним натисканням відповідної кнопки на панелі інструментів або двічі натиснувши клавішу Enter. Зміна рівня елемента ієрархічного списку: КМ → «Уменшить отступ» («Увеличить отступ»). Після натискання кнопки «Изменить» в діалоговому вікні «Список» можна змінити параметри нумерації, формат номера, відстані символу маркера (номера) і тексту відносно лівого краю документа. До речі, останній з параметрів зручніше змінювати, застосовуючи табулятори на горизонтальній лінійці. Для багаторівневого списку зазначені параметри визначаються окремо для кожного рівня. Таблиці. Таблиці складаються з рядків і стовпців. На перетині рядка і стовпця утворюється комірка. Деякі засоби роботи з таблицями Microsoft Word наведені в таблиці 1.1. 22
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Таблиця 1.1 Функція Утворення таблиці
Дії користувача М «Таблица» → «Вставить» → «Таблица» → призначити кількість рядків і стовпців. Або: КН «Добавить таблицу» → натиснути ліву кнопку миші на решітці, яка з’явилась на екрані → відпустити кнопку миші, коли буде вибрана потрібна кількість рядків і стовпців Виділення Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка рядка → М «Таблица» → «Выделить» → «Строка» або клацнути на полі документа трохи лівіше від потрібного рядка Виділення Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця стовпця → М «Таблица» → «Выделить» → «Столбец» або клацнути над таблицею трохи вище від потрібного стовпця Виділення Установити курсор в довільній комірці таблиці → М таблиці «Таблица» → «Выделить» → «Таблица» або клацнути на квадратній позначці, яка знаходиться біля лівого верхнього кута таблиці Вилучення Установити курсор в довільній комірці таблиці → М таблиці «Таблица» → «Удалить» → «Таблица» або викликати контекстне меню для квадратної позначки, яка знаходиться біля лівого верхнього кута таблиці → «Вырезать» Перехід до Робиться клавішами управління курсором або клавішею іншої комірки Tab (щодо клавіші Enter, вона додає новий абзац в тій самій комірці) Додавання Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка рядка → М «Таблица» → «Вставить» → «Строки выше» (або «Строки ниже»). Інший спосіб: виділити рядок таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Добавить строки». В останньому випадку рядок додається вище виділеного рядка Додавання Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця стовпця → М «Таблица» → «Вставить» → «Столбцы слева» (або «Столбцы справа»). Інший спосіб: виділити стовпець таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Добавить столбцы». В останньому випадку виділений стовпець переміститься праворуч 23
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Продовження табл. 1.1 Функція Вилучення рядка
Вилучення стовпця
Зміна ширини стовпців та висоти рядків
Виділення вмісту комірок
Обрамування таблиці
Фон комірок
Підсумовування чисельних даних
24
Дії користувача Установити курсор в довільній комірці відповідного рядка → М «Таблица» → «Удалить» → «Строки». Інший спосіб: виділити рядок таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Удалить строки» Установити курсор в довільній комірці відповідного стовпця → М «Таблица» → «Удалить» → «Столбцы». Інший спосіб: виділити стовпець таблиці → викликати для нього контекстне меню → «Удалить столбцы» Найлегший спосіб — пересування табулятора по горизонтальній лінійці нагорі (курсор, наведений на табулятор, перетворюється на двобічну стрілку ↔) та на вертикальній лінійці, яка розташована ліворуч від таблиці. Табулятори знаходяться точно навпроти ліній, які утворюють сітку таблиці Установити курсор в лівому нижньому куті комірки → натиснути ліву кнопку миші. Щоб виділити групу комірок треба, натиснувши ліву кнопку миші, провести мишею до протилежного за діагоналлю кута групи. Це може стати в нагоді при копіюванні або при переміщенні даних в межах таблиці Виділити групу комірок → М «Формат» → «Границы и заливка» → закладка «Граница» → вибрати тип обрамування, а також тип, колір і ширину лінії. Всі операції щодо зміни способу обрамування виконуються на зразку в правій частині діалогового вікна «Границы и заливка» Виділити групу комірок → М «Формат» → «Обрамление и заполнение» → закладка «Заливка» → вибрати кольори фону та узору Виділити комірку, до якої має бути записано підсумок → М «Таблица» → «Формула» → в текстовому полі «Формула» записати =SUM(ABOVE) для підсумовування стовпця чисел, які знаходяться вище активної комірки, або =SUM(LEFT) для підсумовування рядка чисел, які знаходяться ліворуч від активної комірки
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Закінчення табл. 1.1 Функція Автоформат таблиці Вирівнювання тексту в комірці Вирівнювання таблиці за центром сторінки Об’єднання комірок Розділення комірки
Дії користувача М «Таблица» → «Автоформат таблицы» → вибрати один зі стандартних стилів форматування Виділити комірку або групу комірок → викликати контекстне меню → «Выравнивание в ячейке» → вибрати тип вирівнювання за горизонталлю і вертикаллю Установити курсор в довільній комірці таблиці → М «Таблица» → «Свойства таблицы» → на закладці «Таблица» вибрати спосіб вирівнювання «по центру» Виділити комірки, які слід об’єднати в одну комірку → М «Таблица» → «Объединить ячейки» Виділити комірку, яку слід розділити на кілька комірок → М «Таблица» → «Разбить ячейки» → вказати, на скільки рядків і стовпців слід розбити комірку
Шпальти. Документ, весь або частково, можна розбити на шпальти, як це робиться, наприклад, в газетах. Створення шпальт: установити курсор в тому місці, де має початись перша шпальта → М «Формат» → «Колонки» → в діалоговому вікні «Колонки» (рис. 1.13) задати кількість шпальт, при необхідності призначити ширину шпальт і проміжків між ними, вказати, чи будуть шпальта застосовані до всього тексту або від місця розташування курсору до кінця документа. Перехід до наступної шпальти для подальшого введення тексту: М «Вставка» → «Разрыв» → перемикач «Начать» установити в положення «новую колонку». Виноски. Створення виноски: М «Вставка» → «Ссылка» → «Сноска» → в діалоговому вікні «Сноски» указати, де буде знаходитись виноска — знизу сторінки чи в кінці тексту, а також зазначити Рис. 1.13 формат номера виноски. 25
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.7. Додавання графічних об’єктів до документа Додання малюнків. До тексту документа можна додати малюнок, який знаходиться в деякій колекції готових малюнків або в файлі, місцезнаходження якого відоме користувачу. Додання малюнка з колекції: М «Вставка» → «Рисунок» → вибрати одну з колекцій малюнків (наприклад, колекцію Microsoft Office) → вибрати потрібний малюнок → натиснути кнопку списку, яка знаходиться праворуч від малюнка → «Копировать» → повернутись до документа → установити курсор приблизно там, де має бути розташований малюнок → КН «Вставить» → закрити колекцію малюнків. Додання малюнка з файла: М «Вставка» → «Рисунок» → «Из файла» → в діалоговому вікні «Добавление рисунка» через список «Папка» знайти папку, в якій знаходиться потрібний малюнок і виділити ім’я цього малюнка → КН «Вставить». Будь-який графічний об’єкт — малюнок, елемент схеми, діаграму, математичну формулу — можна виділити, зробивши на ньому щиглик мишею. При цьому об’єкт обрамлюється прямокутником, на якому розташовуються вісім позначок у вигляді квадратів. Перетягнувши мишею одну з таких позначок, можна змінити один або відразу обидва розміри об’єкта. Перетягнувши мишею середню частину об’єкта, можна змінити його положення в тексті документа. Текст може розташовуватись тільки зверху та знизу малюнка, збоку від малюнка, за малюнком, перед малюнком. Вибір положення тексту відносно малюнка: виділити малюнок → в контекстному меню вибрати команду «Формат рисунка» → на закладці «Положение» вибрати один з типів обтікання малюнка текстом. В цьому ж діалоговому вікні можна змінити й інші параметри малюнка. WordArt. Додаток WordArt використовується для введення непрямолінійного тексту, наприклад, в заголовках оголошень. Створення об’єкта WordArt: КН «Рисование» (після її натискання має з’явитись додаткова панель інструментів) → КН «Добавить объект WordArt» → вибрати потрібний стиль тексту з колекції WordArt → замінити текст надпису на потрібний текст → КН «ОК». 26
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
Створення схем. Багато з кнопок, які знаходяться на панелі інструментів «Рисование», призначені для зображення елементів схем — плоских (прямокутники, овали, надписи, автофігури) та одновимірних (лінії, стрілки). Для того, щоб розпочати створення схеми, треба натиснути одну з кнопок, яка відповідає першому елементові схеми, і зазначити його місцезнаходження в прямокутній області з надписом «Создайте рисунок». Натиснута ліва кнопка миші визначає кінцеві точки одновимірних елементів і граничні (розташовані за діагоналлю один від одного) точки плоских елементів. Додавання тексту до плоского елемента: виділити елемент → в контекстному меню вибрати команду «Добавить текст» → написати і відформатувати текст. Після створення схеми доцільно мінімізувати розміри суцільного малюнка, який містить схему. Редактор формул. Для створення математичних формул існує спеціальний додаток: М «Вставка» → «Объект» → в діалоговому вікні «Вставка объекта» за тип об’єкта вибрати Microsoft Equation 3.0. Відкриється вікно редактора формул і додаткова панель інструментів «Формула». В верхньому рядку панелі «Формула» розташовані кнопки для додавання до формули спеціальних математичних символів та літер грецького алфавіту. В нижньому рядку панелі «Формула» розташовані кнопки для додавання шаблонів і структур — дробів, верхніх та нижніх індексів, радикалів, сум, добутків, інтегралів, матриць, дужок та їх сполучень. Шаблони містять спеціальні поля, призначені для введення тексту або символів. Якщо поле пусте, то спочатку слід створити шаблон, а потім заповнити його текстом. Якщо ж поле заштриховане, слід спочатку ввести текст, потім виділити його і застосувати шаблон. Вибір символу або шаблону здійснюється на панелі «Формула» з палітри, яка відкривається при натисканні відповідної кнопки на панелі «Формула». Введення виконується в місці розташування курсору. Переміщати курсор зручніше за допомогою клавіш управління курсором або клавіші Tab. При створенні формул розмір шрифтів, інтервали і формати автоматично регулюються відповідно до правил написання математичних виразів. Щоб повернутись до роботи з документом після створення формули, слід клацнути мишею за межами вікна формули. Для редагування формули слід двічі клацнути в її вікні. 27
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.8.
Додаткові можливості Microsoft Word
Програма має деякі додаткові можливості, які можуть бути корисними при створенні документів. Настроювання панелі інструментів. Користувач може додати до панелі інструментів одну чи декілька кнопок або панель цілком. Додавання цілої панелі: М «Сервис» → «Настройка» → вибрати закладку «Панели инструментов» → встановити прапорець для панелі, яка має з’явитися на екрані. Додавання однієї кнопки: М «Сервис» → «Настройка» → вибрати закладку «Команды» → вибрати категорію кнопок → перетягнути мишею потрібну кнопку на панель інструментів. Вставка символів, що відсутні на клавіатурі: М «Вставка» → «Символ» → вибрати потрібний шрифт → виділити потрібний символ → КН «Вставить». Щоб не виконувати цю досить громіздку операцію раз за разом, можна назначити символу сполучення клавіш (КН «Сочетание клавиш» → ввести нове сполучення в поле «Новое сочетание клавиш» → КН «Назначить»). За допомогою текстового поля «Текущие сочетания» слід переконатись, що при цьому не замінюється існуюче сполучення клавіш Microsoft Word. Автокорекція, тобто автоматична заміна одного фрагмента тексту на інший в процесі введення тексту. В діалоговому вікні «Автозамена» (М «Вставка» → «Автотекст» → «Автотекст» → закладка «Автозамена») треба вказати два фрагменти тексту: в полі «заменить» — текст, який треба замінити; в полі «на» — текст, який замінить попередній. При введенні з клавіатури першого фрагмента його автоматично буде замінено на другий. Наприклад, користувач може вводити свої ініціали, а програма автоматично замінятиме їх на повне прізвище, ім’я та по батькові. Створення і використання автотексту. Автотекст вживається, коли є необхідність багаторазово користуватися одним і тим самим фрагментом тексту, наприклад, шапкою стандартних документів. Створення автотексту: виділити фрагмент тексту → М «Вставка» → «Автотекст» → «Автотекст» → закладка «Автотекст» → призначити ім’я фрагмента майбутнього автотексту → КН «Добавить». Активізація автотексту: М «Вставка» → «Автотекст» → « »Автотекст» → закладка «Автотекст» → 28
Частина I ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD
вибрати зі списку елемент з потрібним ім’ям → КН «Вставить». Автотекст буде додано до документа в місці, де розташовується курсор.
Завдання для самостійної роботи
В усіх завданнях самостійної роботи слід створити, відредагувати, відформатувати й підготувати до друкування відповідний текстовий документ: а) заяву (перемістити праворуч дані про особу, до якої звертається заявник; вирівняти за центром заголовок заяви; додати дату написання заяви; текст надрукувати з подвійним інтервалом між рядками); б) список матеріальних цінностей підприємства (створити ієрархічний список з двох рівнів: перший рівень містить категорію матеріальних цінностей, другий — назви, марки, артикули виробів тощо); в) договір між підприємствами (пункти договору оформити у вигляді нумерованого списку; виділити курсивом назви пунктів договору; юридичні адреси сторін оформити у вигляді двох шпальт тексту; застосувати нумерацію сторінок); г) таблицю успішності Вашої навчальної групи (створити заголовок таблиці, рядок заголовків стовпців; помістити до таблиці прізвища й оцінки студентів з трьох екзаменаційних дисциплін; додати сумарний бал кожного студента з усіх дисциплін і сумарний бал усіх студентів з кожної дисципліни; перевірити ці дані за допомогою програми «Калькулятор»); д) оголошення-привітання зі святом (програмою WordArt створити заголовок непрямого тексту; додати два малюнки: один — з колекції Microsoft Office, другий — заздалегідь створений за допомогою програми Paint; один з малюнків розмістити за текстом, другий розмістити в тексті).
29
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
2.1. Загальні відомості Електронні таблиці (ЕТ) призначені для зберігання та обробки інформації, поданої у вигляді двовимірних масивів. Задачі, в яких звертаються до ЕТ, дуже часто трапляються в практиці будь-якого підприємства. Так, ЕТ можуть бути застосовані для обліку біографічних даних працівників у відділі кадрів, виробничих показників працівників у цехах або підрозділах підприємства, виготовлення та реалізації продукції і товарів, обчислення заробітної плати працівників, фінансового контролю і планування, інвестиційних рішень, маркетингових досліджень та в багатьох інших задачах. Навіть дані бухгалтерського обліку довільного підприємства можна розглядати як сукупність ЕТ, в якій кожна таблиця відповідає одному з рахунків бухгалтерського обліку. Звертання до ЕТ Excel здійснюється так само, як і до документів Word, а саме через команду меню «Программы» (Programs) головного меню «Пуск» (Start). Інтерфейс програми Excel має вигляд звичайного вікна ОС Windows (рис. 2.1), який складається з: • рядка заголовків, який містить кнопку системного меню зі стилізованим ярликом, назву програми («Microsoft Excel») і назву файла (попервах — «Книга 1», адже файли ЕТ Excel називаються робочими книгами), кнопки згортання, розгортання на весь екран / відновлення розмірів екрана і закриття вікна; 30
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Рядок заголовків Меню
Рядок формул
Рядок стану Ярлики робочих аркушів
Робоча область
Панелі інструментів
Активна комірка
Лінійки прокручування
Рис. 2.1
• •
пунктів меню, причому деякі з них («Файл», «Правка», «Вставка», «Вид», «Формат», «Справка») містять команди, аналогічні до тих, що розглядались в текстовому редакторі Word; кнопок панелей інструментів, багато з яких також виконують ті ж самі функції, що й в текстовому редакторі Word — кнопки роботи з файлами («Создать», «Открыть», «Сохранить», «Печать», «Предварительный просмотр»), кнопки роботи з буфером обміну («Вырезать», «Копировать», «Вставить»), кнопка відміни останньої дії («Отменить») і відновлення останньої дії («Вернуть»), кнопки зміни та форматування шрифту («Шрифт», «Размер», «Полужирный», «Курсив», «Подчеркнутый», «Цвет шрифта», «Цвет заливки»), кнопки форматування тексту («По левому краю», «По центру», «По правому краю», «Формат по образцу»); 31
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• • •
рядка формул, який містить адреси і зміст комірок ЕТ; робочої області ЕТ; рядка ярликів робочих аркушів (адже робоча книга, як і будь-яка інша книга складається насамперед з робочих аркушів); • рядка стану програми; • лінійок прокручування — горизонтальної і вертикальної. Основну частину екрана займає робоча область ЕТ, яка складається з рядків і стовпців. Рядки позначаються числами 1, 2, 3,..., розташованими ліворуч від ЕТ. Стовпці також позначаються числами або літерами латинського алфавіту А, В, С,... (або сполученнями таких літер), які розташовуються над робочою областю. ЕТ містить 256 стовпців та понад 64 000 рядків. Перетин рядка і стовпця утворює комірку. Кожна комірка має свою унікальну адресу, яка складається з номерів або імен рядка і стовпця. Комірка, виділена жирною рамкою, називається активною. Будь-яку комірку можна зробити активною, клацнувши на ній мишею або підвівши до неї курсор миші за допомогою клавіш переміщення курсору. Адреса активної комірки відбивається в лівій частині рядка формул. Рядок формул — найважливіша частина ЕТ, адже в ньому міститься не тільки адреса активної комірки, а й її фактичне значення, яке може не співпадати з тим значенням, що ми бачимо в цій же комірці, але в робочій області. Серед ярликів робочих аркушів один — назва якого подана на світлому фоні — активний. Тобто в кожний момент часу користувач працює з одним робочим аркушем. В робочій книзі можна створити досить велику кількість робочих аркушів. Тому зручно кожну таблицю створювати на окремому робочому аркуші. Щоб активізувати інший робочий аркуш, слід виділити його ярлик, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного робочого аркушу. Якщо робочих аркушів багато, і не всі ярлики їх назв уміщуються в рядку, можна «перегортати» аркуші за допомогою кнопок (перехід до попереднього аркуша), (перехід до наступного аркуша), (перехід до першого аркуша), (перехід до останнього аркуша). При цьому активним залишається той аркуш, який був активним до перегортання. 32
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
В лівій частині рядка стану спочатку міститься надпис «Готово». Справа у тому, що ЕТ може містити значну кількість формул, пов’язаних між собою. Одна з найпотужніших властивостей програми, яка взагалі зробила її однією з найбільш приваблюючих програм — автоматичний перерахунок всіх формул при зміні бодай одного зі значень, які беруть участь в обчисленнях за цими формулами. Інколи для перерахунку потрібно чимало часу, і тоді в рядку стану відбивається інформація про те, яку частку часу, що призначений для розрахунків, вичерпано. Лише коли в рядку стану з’явиться надпис «Готово», користувач знов має доступ до всіх можливостей програми. 1.
2. 3.
Оскільки в ЕТ зазвичай набагато менше стовпців, ніж рядків, однотипні дані зручніше розташовувати в стовпцях ЕТ. До того ж, Excel вимагає розташовувати однотипні дані в стовпцях, якщо надалі потребується обробка даних. Про справжнє значення комірки ЕТ слід судити з рядка формул, а не з робочої області. На кожному робочому аркуші бажано створювати не більше однієї ЕТ.
2.2. Введення і редагування даних Дані вводяться в довільні комірки ЕТ, починаючи з комірки з адресою А1. Не слід без крайньої потреби розділяти дані порожніми рядками або стовпцями: в цьому випадку вважається, що дані розташовані в різних таблицях. Для введення даних слід активізувати комірку, в якій буде розміщено дані, клацнувши мишею або перемістивши курсор до потрібної комірки. Дані вводяться з клавіатури. Вміст комірки відбивається в рядку формул. Якщо дані «не вміщуються» до комірки, це можна пізніше виправити засобами форматування ЕТ. 33
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
В Excel використовуються такі типи даних: текст; числа; дати; формули. Текст — це довільна послідовність символів. Після натискання першої ж клавіші з будь-яким символом в рядку формул з’являються кнопки «Отмена» (червоний «хрестик»), «Ввод» (зелена «галочка») і «Вставка функции» (з латинською буквою f). Це означає, що починаючи з даного моменту, програма знаходиться в режимі введення даних до комірки. Якщо введення даних до комірки не завершено, більшість засобів роботи з програмою стає недоступною. Щоб завершити введення даних до комірки, можна: • натиснути клавішу Enter; • зробити щиглик на кнопці «Ввод» в рядку формул; • натиснути будь-яку клавішу управління курсором; • зробити щиглик на будь-якій комірці ЕТ (останній спосіб неприйнятний, якщо вводиться формула). Редагування вмісту активної комірки зручніше робити в рядку формул. При цьому застосовуються ті самі засоби, що й в текстовому редакторі Microsoft Word, а саме: виділення частини тексту, вставка символів, вилучення символів. Кнопка «Отмена», яка з’являється в рядку формул в режимі введення даних, відміняє введення нових даних до комірки і відновлює вміст комірки. Так, якщо до редагування в комірці були якісь дані, кнопка «Отмена» відновлює їх, а якщо до редагування комірка була порожньою, вона й залишається порожньою. Для очистки комірки слід активізувати її і натиснути клавішу Delete. Якщо ж треба повністю замінити вміст комірки, не обов’язково її заздалегідь очищати — досить активізувати цю комірку і ввести нові дані. В пункті 2.1 було зроблено висновок про те, що справжнє значення комірки ЕТ правильно відбивається в рядку формул, а не в робочій області. Перевіримо це. Виберіть дві сусідні комірки, наприклад, А1 і В1. У комірку А1 введіть довгий текст, наприклад, «дуже довгий • • • •
34
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
текст», а у комірку В1 — довільний. Якщо знов виділити комірку А1, побачимо, що в робочій області відображується лише частина тексту, в той час як у рядку формул міститься весь текст. Для того, щоб довгий текст було видно повністю й в комірках робочої області, вживають один з двох заходів. Перший захід — це зміна ширини стовпця (див. пункт 2.4.). Другий — створення кількох рядків тексту в одній комірці. Для переходу до нового рядка в межах однієї комірки слід натиснути комбінацію клавіш Alt + Enter. Останній засіб слушно вживати, наприклад, при введенні даних до комірок, які містять заголовки стовпців ЕТ. При введенні чисел використовуються лише символи цифр, знаків + та –, а також символ роздільника цілої та дробової частин. Цим символом може бути крапка, кома або інший символ — це залежить від настройки панелі управління операційної системи Windows. Для того, щоб не помилитись при виборі цього символу, введіть його за допомогою клавіші «крапка / Del», яка міститься знизу в правій, цифровій частині клавіатури. Якщо ж припуститися помилки при введенні, числа будуть розглядатися програмою як звичайний текст і з ними не можна буде виконувати арифметичні дії. Один із способів переконатися в правильності введення полягає в тому, що програма автоматично зсовує тексти до лівих меж неформатованих комірок, а числа — до правих. При введенні дат за роздільник числа, місяця й року можна вжити крапку, дефіс або «слеш» (/), наприклад, 31/12/05. Створення формул буде розглянуто в пункті 2.8. Для копіювання вмісту комірок з даними будь-якого типу можна застосувати один з двох прийомів: 1. Використати буфер обміну: активізувати комірку; скопіювати її до буфера обміну; виділити комірку, до якої слід скопіювати дані; вставити вміст буфера обміну. Такий спосіб є універсальним, адже він дозволяє копіювати дані й до інших робочих аркушів і навіть до інших робочих книг. 2. Для копіювання даних до сусідніх комірок використовується метод автозаповнення. В правому нижньому куті рамка активної комірки розривається. Розташований там квадрат називається маркером 35
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
заповнення. При наведенні на нього курсор миші перетворюється на тонкий хрест. Тоді можна копіювати дані до сусідніх комірок, перетягнувши маркер заповнення за допомогою миші. Виняток становлять дати. При автозаповненні таких комірок значення дат будуть збільшуватись на одиницю. Щоб перемістити комірку, слід її активізувати, навести курсор миші на її рамку і перетягнути до іншої комірки — пустої або заповненої. В останньому випадку з’явиться діалогове вікно, в якому треба підтвердити заміну вмісту комірки. Можна копіювати і переміщувати не тільки окремі комірки, а й діапазони комірок. Діапазоном називається довільна прямокутна область ЕТ. Щоб виділити діапазон досить, натиснувши ліву кнопку миші, провести мишею за будь-якою діагоналлю такого прямокутника. Копіювання або переміщення діапазону виконується так само, як і для окремої комірки. При копіюванні діапазону з числами виникає одна особливість. Введіть в дві комірки, розташовані одна під одною, числа 1 і 2. Виділіть діапазон з цих двох комірок і скопіюйте його до нижніх комірок методом автозаповнення. В нижніх комірках мають з’явитись наступні натуральні числа. В такий спосіб зручно створювати стовпці таблиць з порядковим номером записів. Метод автозаповнення, застосований щодо діапазону з двома числовими значеннями, формує арифметичну прогресію. Так, наприклад, якщо ввести в комірки числа 1 і 3 і використати метод автозаповнення, буде сформовано ряд непарних чисел. Існують деякі особливості введення текстових даних. Введіть в комірки, розташовані одна під одною, прізвища «Іванов», «Петров», «Сидоров» і натисніть клавішу Enter після введення останнього прізвища. Якщо потім спробувати ввести одне з цих прізвищ, наприклад, «Іванов», то після введення першої ж літери «І» програма «запропонує» все прізвище повністю. Якщо потрібно ввести це прізвище, натисніть Enter, якщо ж ні, продовжуйте набирати текст далі. Ще одна особливість пов’язана з використанням списків. Введіть до комірки назву якогось місяця або дня тижня, наприклад, «Май». Скопіюйте цю комірку методом автозаповнення. В сусідніх комірках мають 36
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
з’явитись назви подальших місяців або днів. Перелік усіх списків, що входять до стандартного набору програми: М «Сервис» → «Параметры» → закладка «Списки». Створення власного списку: в переліку списків виділити рядок «Новый список» → в сусідньому полі ввести елементи списку, натискаючи клавішу Enter після кожного елемента → КН «Добавить».
2.3.
Форматування даних
Зміна зовнішнього вигляду ЕТ здійснюється засобами форматування. Форматування дає змогу вибрати тип даних, вирівняти дані між межами комірки, змінити шрифт, його розміри або насиченість, створити рамки комірок. Насамперед треба активізувати комірку, яку треба форматувати або виділити діапазон комірок, формат яких треба зробити однаковим. Форматування комірок: М «Формат» → «Ячейки» або КМ → «Формат ячеек». Слід зазначити, що майже для кожного засобу форматування можна також знайти відповідну кнопку на панелі інструментів «Форматирование». В діалоговому вікні «Формат ячеек» (рис. 2.2) вкладка «Число» визначає вигляд даних на екрані. Для текстових даних слід вибрати формат «Текстовый». Для подання дат на екрані існує кілька типів формату «Дата». Серед форматів подання чисел найчастіше вживаються «Числовой», «Денежный», «Финансовый» та «Процентный» формати. Лічильник «Число десятичных знаков» установлює кількість цифр, які визначають дробову частину числа. Прапорець «Разделитель групп разрядов» дозволяє для більшої наочності розділяти групи з трьох цифр (тисячі, мільйони тощо). При використанні формату «Денежный» не слід вручну вводити позначку грошової одиниці, вона буде автоматично додаватись до числа при виборі формату «Денежный». Формат «Финансовый» відрізняється від формату «Денежный» тим, що дані вирівнюються за роздільником цілої та дробової частин. Також автоматично додається до числа знак «%» при виборі формату «Процентный», до того ж число множиться на 100. Тобто, для того, щоб одержати, наприклад, значення 50 %, слід увести до комірки 0,5. Також для подання чисел існують формати «Дробный» (подає 37
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 2.2
числа у вигляді простих дробів) і «Экспоненциальный». Так, наприклад, число 250 у форматі «Экспоненциальный» матиме вигляд 2,50Е+02, адже його можна подати у вигляді 2,50 · 102. Інколи після обчислень програма повертає числа у форматі «Экспоненциальный». Важливим є те, що форматування чисел не змінює їх значення, і це може стати причиною певних непорозумінь. Наприклад, внаслідок деяких обчислень сформовано ціну на товар, яка дорівнює 1,3333333333 грн. Вибравши відповідний формат, користувач може скоротити кількість цифр у дробовій частині числа до двох і одержить на екрані: 1,33 грн. Але, якщо припустимо, що це число множиться на 100 за допомогою формули, він одержить 133,33 грн, а не 133,00 грн. Вкладка «Выравнивание» визначає спосіб вирівнювання даних в кожній комірці виділеного діапазону. Дані в Excel легко центрувати в комірках по горизонталі (по лівому краю, по правому краю, по центру або в інший спосіб) і по вертикалі (по верхньому краю, по нижньому краю, по центру або в інший спосіб). Перемикач «объединение ячеек» (кнопка «Объединить и поместить в центре») часто використовується при створенні заголовків ЕТ. Перед цим текст заголовка розміщується в крайній лівій комірці рядка і в тому ж рядку виділяється діапазон комірок, які мають бути порожніми і уздовж яких центрується заголовок. 38
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Щоб відмінити центрування, слід повторно виділити діапазон, за яким здійснювалося центрування і знову натиснути КН «Объединить и поместить в центре» (зняти прапорець «объединение ячеек»). За допомогою поля «Ориентация» можна розгорнути спрямованість тексту на довільний кут в межах ±90°. Вкладка «Шрифт» визначає тип, розмір шрифту, насиченість шрифту (напівжирні символи, курсив), підкреслення символів, верхні та нижні індекси тощо. Це єдиний засіб форматування, який можна застосовувати не лише до цілих комірок, а й до окремих символів тексту. Вкладка «Граница» визначає тип ліній, які утворюють межі всіх комірок виділеного діапазону (кнопка «внутренние»), зовнішню рамку усього діапазону (кнопка «внешние»), а також окремі частини рамки. Вибравши тип лінії, можна за допомогою миші розставити кожну межу безпосередньо на зразку, який міститься в центрі діалогового вікна. Товщі лінії перекривають тонші. Вкладка «Вид» дозволяє змінити колір фону виділених комірок. Якщо форматування деякої частини ЕТ завершено, можна розповсюдити її формат на інші комірки. Для цього треба виділити комірки (рядки, стовпці), формат яких треба скопіювати; натиснути кнопку «Формат по образцу»; виділити комірки (рядки, стовпці), на які слід розповсюдити вибраний формат. При цьому неважливо, де знаходяться виділені комірки — на поточному або на іншому робочому аркуші, чи взагалі в іншій робочій книзі. При подвійному натисканні кнопки можна копіювати формат багаторазово, аж до натискання клавіші Esc.
2.4.
Дії зі стовпцями та рядками
Виділення рядка (стовпця). Для того, щоб показати, що дія буде виконуватися з рядком (стовпцем), треба його виділити — клацнути мишею в стовпці заголовків рядків (рядку заголовків стовпців), який знаходиться ліворуч необхідного рядка (над необхідним стовпцем). Можна виділити групу суміжних рядків (стовпців), протягнувши курсор миші заголовками рядків (стовпців). 39
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Додавання рядка (стовпця): виділити рядок (стовпець) → КМ → «Добавить»; виділити рядок (стовпець) → М «Вставка» → «Строка» («Столбец»); виділити рядок (стовпець) → КН «Вставить строку» («Вставить столбец»). Новий рядок додається над виділеним рядком, новий стовпець — ліворуч виділеного стовпця. Вилучення рядка (стовпця): • виділити рядок (стовпець) → КМ → «Удалить»; • виділити рядок (стовпець) → М «Правка» → «Удалить»; • виділити рядок (стовпець) → КН «Удалить строку» («Удалить столбец»). Приховання рядків (стовпців): • виділити рядки (стовпці) → КМ → «Скрыть»; • виділити рядки (стовпці) → М «Формат» → «Строка» («Столбец») → «Скрыть». Всі посилання на адреси комірок з прихованих рядків або стовпців залишаються дійсними. Відображення прихованих рядків (стовпців): • виділити два рядки (стовпці), між якими є приховані → КМ → «Показать»; • виділити рядки (стовпці), між якими є приховані → М «Формат» → «Строка» («Столбец») → «Отобразить». Зміна ширини стовпця (рядка): перетягнути праву (нижню) межу стовпця (рядка) в рядку заголовків стовпців (рядків) на нове місце або двічі клацнути на правій (нижній) межі. • • •
2.5. Підготування електронних таблиць до друкування Підготування електронних таблиць до друкування: М «Файл» → «Параметры страницы». На вкладці «Страница» встановлюється орієнтація рядків на аркуші («книжная» — поперек аркуша або «альбомная» — уздовж аркуша), 40
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
масштаб надрукованої таблиці відносно ЕТ. Якщо ЕТ при друкуванні необхідно трохи стиснути по ширині або висоті, використовується перемикач та лічильники «Разместить не более чем на... страницах». Вкладка «Поля» призначена для встановлення відстані тексту та колонтитулів від країв аркуша, а також для центрування всієї ЕТ по ширині (за допомогою прапорця «Центрировать по горизонтали») й висоті (за допомогою прапорця «Центрировать по вертикали») аркуша. Вкладка «Колонтитул» дозволяє створити колонтитул за допомогою кнопок «Создать верхний колонтитул», «Создать нижний колонтитул» або відмовитися від створення колонтитула, вибравши рядок «(нет)» в списку, що випадає. Елементи колонтитула можна створювати в лівій, правій частинах РА або в центрі РА. Текст колонтитула можна форматувати всіма засобами, доступними в Microsoft Excel. До колонтитула можна додавати номер сторінки, кількість сторінок у файлі, дату, час та інші об’єкти. На вкладці «Лист» можна вибрати послідовність друкування сторінок. Інколи, зокрема при друкуванні рядка заголовків стовпців на кожній сторінці, використовується текстове поле «Сквозные строки»: установіть курсор в текстовому полі і клацніть мишею на номері рядка, який має друкуватися на кожній сторінці. Попередній перегляд ЕТ перед друкуванням: М «Файл» → «Предварительный просмотр» або КН «Предварительный просмотр». Повернення до ЕТ: КН «Закрыть» або клавіша Esc. Після перегляду аркуші ЕТ будуть розділені пунктирними лініями.
2.6.
Дії з робочими аркушами
Дії з робочими аркушами (РА) основані на маніпулюванні з ярликами РА, які розташовані в рядку ярликів під ЕТ. Перехід до іншого РА: виділити ярлик РА, тобто клацнути лівою кнопкою миші на ярлику відповідного РА. Якщо потрібного ярлика не видно, використовуйте кнопки прокручування, які знаходяться ліворуч в рядку ярликів, з зображенням стрілок. 41
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Додавання нового РА: М «Вставка» → «Лист» → вибрати ярлик «Лист» → ОК або КМ → «Добавить» → вибрати ярлик «Лист» → ОК. Вилучення РА: виділити ярлик РА (або групу РА, клацнувши на ярлику кожного РА при натиснутій клавіші Ctrl) → КМ → «Удалить» або М «Правка» → «Удалить лист». Переміщення РА в межах РК: виділити ярлик РА і перетягнути його на інше місце в рядку ярликів. Трикутник нагорі рядка показує на нове місце розташування РА. Копіювання РА в межах РК: виділити ярлик РА і перетягнути його на інше місце в рядку ярликів, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Трикутник нагорі рядка показує на місце розташування копії РА. Перейменовування РА: двічі клацнути на ярлику РА і ввести нове ім’я РА або КМ → «Переименовать» → ввести нове ім’я РА. Переміщення та копіювання РА до іншої РК: відкрити обидві РК → М «Окно» → «Расположить» → вибрати тип розташування вікон → перетягнути ярлик РА до рядка ярликів іншої РК (при копіюванні додатково утримувати натиснутою клавішу Ctrl). Приховування РА: М «Формат» → «Лист» → «Скрыть». Відображення РА: М «Формат» → «Лист» → «Отобразить» → вибрати назву прихованого аркуша зі списку → ОК. Одночасний перегляд двох частин РА: підвести курсор до риски, розташованої над вертикальною лінійкою прокручування чи праворуч від горизонтальної лінійки прокручування, і, коли курсор набере вигляду двоспрямованої стрілки, перетягнути його донизу чи ліворуч. Щоб зняти розділення екрана, слід двічі клацнути на лінії поділу. Розділення екрана корисне при роботі з великими ЕТ, наприклад, коли треба завжди мати перед очима рядок з заголовками стовпців ЕТ.
2.7.
Дії з робочими книгами
Оскільки робоча книга (РК) за суттю є самостійним файлом, використовуються такі засоби роботи з РК. Створення нової РК: КН «Создать» або М «Файл» → «Создать». 42
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Відкриття існуючої РК: КН «Открыть» або М «Файл» → «Открыть». В ДВ «Открыть» за загальними правилами роботи з деревами каталогів в середовищі Windows звернутися до необхідного пристрою (А:, С: тощо), каталога, файла і натиснути кнопку ДВ «Открыть». Закриття РК без зберігання: М «Файл» → «Закрыть». Зберігання РК: КН «Сохранить» або М «Файл» → «Сохранить» (або «Сохранить как»). Для вже існуючого файла буде збережена його нова версія під старим ім’ям. Для нової РК в ДВ «Сохранить» треба визначити необхідний пристрій та каталог в ньому, а також указати ім’я файла в текстовому полі «Имя файла». Якщо треба змінити ім’я файла, що зберігається, слід вжити такий спосіб: М «Файл» → «Сохранить как» → указати нове ім’я файла. Перехід до іншої відкритої РК: М «Окно» → вибрати ім’я потрібної РК в списку під горизонтальною рискою.
2.8.
Формули
Можливість створення формул — найпотужніша властивість Excel, яка дає змогу робити розрахунки автоматизовано, без втручання користувача в обчислювальний процес. Для введення формули слід активізувати комірку, де має міститися результат. В активізованій комірці буде видно результат обчислень, а не саму формулу. Власне формула відбивається в рядку формул і являє собою фактичне значення комірки. До того ж, Excel має дуже зручну особливість — перераховувати всі без винятку формули при зміні вмісту будь-яких комірок ЕТ. Будь-яка формула починається зі знаку «=». До формул можуть входити константи (числові, текстові, дати), знаки арифметичних операцій, круглі дужки, адреси та імена комірок, імена та аргументи функцій. Арифметичні дії виконуються в порядку, вказаному в формулі, зліва направо, з урахуванням пріоритету дій, визначеному в математиці: 1) піднесення до степеня (^); 2) множення (*) та ділення (/); 3) додавання (+) та віднімання (–). 43
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Порядок виконання дій може бути змінено за допомогою дужок, які можуть укладатися одна в одну. Функції обчислюються в першу чергу. Якщо формула містить адресу або ім’я комірки, в обчисленнях бере участь значення, яке витягується з такої комірки і підставляється в формулу. Щоб виключити можливість помилки при введенні до формули адреси комірки, клацніть на цій комірці мишею. Текстові константи, які входять до формул, беруться в лапки, наприклад, «Прибуток». Дати, які входять до формул, беруться в знак #, наприклад, #31/12/04#. Числові константи вводяться до формул безпосередньо. Формули можна копіювати так само, як це робиться і для інших типів даних. Але, оскільки у більшості випадків розрахунки для різних рядків таблиці ведуться ідентично, для копіювання формул зручно застосовувати метод автозаповнення. При цьому, якщо формули копіюються за стовпцем, в формулах автоматично змінюються номери рядків, а якщо формули копіюються за рядком, в формулах автоматично змінюються імена стовпців. Приклад
Торговельне підприємство придбало деякі товари за оптовими цінами, установило торговельну надбавку щодо закупівельних цін і реалізує товари з урахуванням надбавки. Визначити дохід чи збитки від реалізації товару кожного виду. Маємо таку електронну таблицю (табл. 2.1). Розглянемо, які формули застосовувались в цій таблиці. Насамперед зазначимо, що алгоритми розрахунків ідентичні для рядків 3–10. Тому запишемо лише формули, які ввійшли до рядка 3. Всі інші формули легко отримати після копіювання комірок з формулами. Отже, в комірці Е3 маємо формулу: = C3 * D3 в комірці G3: = C3 * (1 + F3 / 100) в комірці I3: = G3 * H3 44
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Назва товару
3 4 5 6 7 8 9 10
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
№ з/п
H
Вартість реаліз. товару, грн.
2
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
1
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.1 A B
493,68 531,25 761,25 427,50 1118,00 1652,00 990,15 1185,60
3,68 21,25 5,25 –57,00 118,00 354,00 252,15 -30,40
в комірці J3: = I3 – E3 Стовпці Е та І взагалі можна було не включати до ЕТ, адже цього не вимагалось в завданні. Але в цьому випадку формула для розрахунку доходу дещо б ускладнилась. Тому доцільно робити допоміжні стовпці для спрощення формул, а перед друкуванням таблиці приховувати зайві стовпці. Функція СУММ. Серед функцій Excel найбільш поширеною є функція СУММ. Вона використовується для підсумовування значень, які містяться в одному чи кількох діапазонах суміжних комірок, а найчастіше — для підсумовування значень, які містяться в стовпці або в рядку ЕТ. Задля цього на панелі інструментів існує кнопка «Автосумма». Існують два способи її використання: 1. Виділити мишею діапазон, дані в якому треба підсумувати і натиснути кнопку «Автосумма». Якщо було виділено дані, розміщені в стовпці, результат з’явиться в першій вільній комірці під стовпцем. 45
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Якщо було виділено дані, розміщені в рядку, результат з’явиться праворуч від діапазону даних, які підсумовуються. 2. Спочатку активізувати комірку, де має міститись результат і натиснути кнопку «Автосумма». Після її натискання програма автоматично пропонує деякий діапазон комірок для підсумовування; треба перевірити, чи відповідає він бажаному діапазону, і, якщо не відповідає, виділити бажаний діапазон так, щоб його адреса стала аргументом функції СУММ (аргументи будь-якої функції записуються в дужках після імені функції). Для функції СУММ аргументом мають стати адреси двох крайніх комірок діапазону, розділені двокрапкою. При застосуванні другого способу слід ретельно перевіряти, чи правильно виділено діапазон, в разі, коли в цьому діапазоні є пусті комірки. Програма не включає такі комірки для підсумовування, але якщо їх примусово помістити до належного діапазону, вважатиметься, що ці комірки містять нульові значення. Якщо ж треба підсумувати кілька діапазонів, виділіть всі з них, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Приклад
Розглянемо щойно створену таблицю «Дохід від реалізації». Якщо поставити завдання підрахувати загальну вартість всіх куплених та загальну вартість всіх реалізованих товарів, а також сумарний дохід підприємства, то для комірок E11, I11 та J11 відповідно отримаємо формули: = СУММ(E3:E10) = СУММ(I3:I10) = СУММ(J3:J10) Після цього таблиця матиме вигляд: табл. 2.2. Слід зазначити, що оскільки при обчисленні дані не округлювались, утворилась кінцева похибка заокруглення в 0,01 грн. Абсолютний і відносний способи адресації. Існує два стилі адресації комірок: • стиль А1, коли стовпці іменуються (наприклад, А5, D15, AB8); • стиль R1C1, коли після літер R, C відповідно з’являються номери рядка і стовпця (наприклад, R5C1, R15C4, R8C28). Тобто стиль 46
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Назва товару
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8 РАЗОМ:
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00 6492,50
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
3 4 5 6 7 8 9 10 11
№ з/п
H
Вартість реаліз. товару, грн.
2
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
1
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.2 A B
493,68 531,25 761,25 427,50 1118,00 1652,00 990,15 1185,60 7159,43
3,68 21,25 5,25 –57,00 118,00 354,00 252,15 -30,40 666,92
R1C1 відрізняється від стиля А1 тим, що стовпці ЕТ також нумеруються, як і рядки. Перемикання між стилями: М «Сервис» → «Параметры» → вкладка «Общие» → установити або зняти прапорець «Стиль ссылок R1C1». Так, формули, які створювались в таблиці «Дохід від реалізації», мають такий вигляд: = RC[–2] * RC[–1] • для комірок зі стовпців Е та І; =RC[–1] – RC[–5] • для комірок зі стовпця J. Перевага стиля R1C1 полягає в тому, що в межах одного стовпця ми отримуємо однакові формули, і це зручно для перевірки формул. Крім того, існують два способи адресації комірок — відносний і абсолютний. Відносний спосіб адресації полягає в тому, що адреса 47
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
комірки, на яку дається посилання в формулі, визначається відносно активної комірки. Під абсолютним способом адресації розуміють те, що посилання в формулі дається на конкретну комірку ЕТ, незалежно від того, яка комірка є активною. При адресації комірок за допомогою стилю R1C1 можуть бути три випадки: 1. Якщо після літери R немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж рядку, що й активна. Якщо після літери С немає ніякого числа, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в тому ж стовпці, що й активна. 2. Якщо після літери R записано число в квадратних дужках, це означає, що використовується відносний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює сумі номера рядка, в якому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках. Якщо після літери С записано число в квадратних дужках, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в стовпці з номером, який дорівнює сумі номера стовпця, в якому знаходиться активна комірка, і числа в квадратних дужках. 3. Якщо після літери R записано число без дужок, це означає, що використовується абсолютний спосіб адресації. Тобто дається посилання на комірку, яка знаходиться в рядку з номером, який дорівнює даному числу. Якщо після літери С записано число без дужок, це означає, що дається посилання на комірку, яка знаходиться в стовпці з номером, який дорівнює даному числу. Так, наприклад, формула = RC[–2] * RC[–1], записана в комірці Е3, означає, що перший чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться двома стовпцями лівіше від активної комірки (тобто, стовпця С). Аналогічно, другий чинник посилається на комірку з того ж рядка, що й активна (тобто, з третього рядка), і зі стовпця, що знаходиться одним стовпцем лівіше від активної комірки (тобто, стовпця D). При стилі адресації А1 адреси вважаються відносними. Щоб зробити адресу абсолютною, до запису додається знак долара ($) перед 48
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
позначкою стовпця або перед номером рядка. Наприклад, $F$5 — фіксується і стовпець, і рядок; $F5 — фіксується лише стовпець; F$5 — фіксується лише рядок. Розглянемо приклад застосування абсолютного способу адресації. Приклад
Створено таблицю, яка відбиває суми, відраховані до обласного бюджету районами області (табл. 2.3). Визначити долю кожного району в загальному обласному бюджеті. Для того, щоб визначити долю кожного району, слід розділити суму внеску цього району, який розташовується в сусідній комірці, на сумарний здобуток всіх районів, який знаходиться в комірці В11. Формули для стовпця С матимуть такий вигляд: • для стилю R1C1: = RC[–1] / R11C2*100 • для стилю А1 (комірка С3): = В3 / $В$11*100 Таблиця 2.3 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
B
C
ВНЕСКИ ДО БЮДЖЕТУ Район Район 1 Район 2 Район 3 Район 4 Район 5 Район 6 Район 7 Район 8 РАЗОМ:
Сума, млн грн. 2,85 3,14 1,06 1,88 2,33 3,05 2,34 3,84 20,49
Частка, % 13,91 15,32 5,17 9,18 11,37 14,89 11,42 18,74
49
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При копіюванні комірок з формулами, зберігається відносний та абсолютний способи адресації. Слід пам’ятати про те, що адреси визначаються відносно активної комірки. Тому, наприклад, якщо скопіювати формули до іншого робочого аркуша, дані для розрахунків за формулою будуть братись з комірок цього іншого РА
Іменування комірок. Цю ж задачу можна розв’язати іншим способом. Замість абсолютної адреси можна використати в формулі ім’я комірки. Іменувати комірку доцільно, якщо вона містить дані, які впливають на значну кількість комірок ЕТ і до того ж ці дані часто змінюються (наприклад, курс грошової одиниці). Щоб задати ім’я комірки, слід її активізувати, клацнути в вікні адреси (воно знаходиться ліворуч в рядку формул), замінити адресу на текст, який стане ім’ям комірки, натиснути Enter. Ім’я комірки можна вживати в формулах замість її адреси. Так, якщо в останньому прикладі, надати комірці В11 ім’я «Разом», то формула для комірки С3 матиме вигляд: = В3 / Разом * 100. Іменовані комірки легко відшукати в робочій книзі, незважаючи на те, який робочий аркуш є активним. Досить клацнути кнопку списку, яка знаходиться праворуч біля вікна адрес в рядку формул і вибрати потрібне ім’я комірки. Іменована комірка стане активною.
2.9.
Функції
До формули під час її введення можна додавати функції, активізувавши кнопку «Вставка функции» в рядку формул або на панелі інструментів. На першому кроці треба вибрати категорію функцій у відповідному вікні ДВ «Мастер функций», потрібну функцію у вікні «Выберите функцию», натиснути кнопку «ОК». На другому кроці конкретизуються аргументи функцій. Аргументом функції може бути будь-який вираз, значення якого відповідає типу даних, якого вимагає синтаксис аргументу 50
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
функції. Якщо вираз, який утворює аргумент функції, містить адресу комірки, доцільно вводити адресу клацанням мишею, коли її курсор наведено на комірку, аніж набирати вручну з клавіатури. Аргументи функції в свою чергу також можуть мати в своєму складі ту чи іншу функцію, вибрати яку можна також за допомогою «Мастера функций». Якщо функція має кілька аргументів, вони відокремлюються крапкою з комою. Функції, які використовуються найчастіше, знаходяться в категорії «10 недавно использовавшихся». Математичні функції. До математичних функцій належать: • ABS — повертає модуль (абсолютну величину числа); • SIN, COS, TAN — повертає значення тригонометричних функцій — синус, косинус, тангенс; аргумент задається в радіанах; • ГРАДУСЫ, РАДИАНЫ — відповідно перетворюють радіани на градуси та градуси на радіани; • ПИ — повертає число π (функція без аргументів); • ASIN, ACOS, ATAN — повертає значення обернених тригонометричних функцій — арксинус, арккосинус, арктангенс; • EXP — повертає експоненту заданого числа; • LN, LOG — відповідно повертає натуральний логарифм числа та логарифм числа за довільною основою; • КОРЕНЬ — повертає квадратний корінь числа; • СТЕПЕНЬ — повертає результат піднесення числа до степеня; • ФАКТР — повертає факторіал числа; • ЧИСЛКОМБ — повертає кількість сполучень; функція має два аргументи — загальну кількість об’єктів і кількість вибраних об’єктів. Приклади:
1.
Обчислити довжину вектора, значення координат початку якого знаходяться в комірках А1 і А2, а значення координат кінця знаходяться в комірках В1 і В2. Довжина вектора обчислюється за формулою: d = √(x1 – x2)2 – (y1 – y2)2,
де (x1, y1), (x2, y2) — відповідно координати початку і кінця вектора. 51
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Така задача в Excel розв’язується за допомогою формули: = КОРЕНЬ((А1 – В1) ^ 2 + (А2 – В2) ^ 2) 2.
Контролер перевіряє партію з 50 виробів шляхом відбору навмання 10 виробів і визначення їх якості. Якщо серед вибраних контролером виробів немає жодного бракованого, то вся партія виробів приймається. Яка ймовірність того, що партія виробів, яка містить 5 бракованих виробів, буде прийнята контролером? Така задача розв’язується за формулою: 10
p=
C 45
10
C 50
,
m
де Cn — кількість можливих варіантів вибору m елементів з n елементів, які є в наявності. Така задача в Excel розв’язується за допомогою формули: = ЧИСЛКОМБ(45;10) / ЧИСЛКОМБ(50;10) Функції, які мають аргументом діапазон даних. Ці функції також переважно належать до категорії математичних функцій. Найбільш поширена з них — функція СУММ — розглядалась вище. Крім неї до таких функцій належать: • СРЗНАЧ — повертає середнє арифметичне значення чисел, що складають діапазон даних; належить до категорії статистичних функцій; • СУММКВ — повертає суму квадратів аргументів; • СУММПРОИЗВ — має два або більше аргументів, які є діапазонами даних; повертає суму добутків відповідних елементів діапазонів, що складають аргументи функції; • СЧЕТ — повертає кількість чисел в діапазоні даних та інші. Для таких функцій аргументом мають стати адреси двох крайніх комірок діапазону, розділені двокрапкою. Діапазон даних, який має стати аргументом функції, зазначається у вікні «Число 1» «Мастера функций». Якщо діапазон даних не утворює нерозривний прямокутник в ЕТ, то на кожну з частин діапазону дається посилання у вікнах «Число 1», «Число 2» тощо «Мастера функций». 52
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Для того, щоб вибрати діапазон даних як аргумент функції, досить виділити його мишею під час роботи з «Мастером функций». Приклад
В комірках А1:А5 містяться дані про врожайність району за 5 останніх років. Визначити середню врожайність району за даний період. Задача розв’язується за формулою: = СРЗНАЧ (А1:А5). Укладені функції. Функції можуть бути складними. Результат обчислення однієї функції (внутрішньої) може бути аргументом іншої (зовнішньої). В цьому випадку насамперед створюється зовнішня функція, курсор миші встановлюється у вікні аргумента цієї функції. При цьому у лівій частині рядка формул вікно адрес комірок змінюється на список функцій, з якого можна вибрати внутрішню функцію. Приклад
Значення змінної х міститься в комірці А1. Визначити Задача розв’язується за формулою: sin√e2x+1 = SIN(КОРЕНЬ(ЕХР(2*А1 + 1))) Функція округлення. Звернемось до таблиці «Дохід від реалізації». Неважко впевнитись, що в першому ж рядку обчислення некоректні: якщо вартість реалізації одиниці товару складає 3,19 грн., а продано 155 одиниць цього товару, то загальна вартість має складати 494,45 грн., а не 493,68 грн., як це зазначено в таблиці. Це сталося внаслідок того, що вартість реалізації було утворено шляхом обчислень — закупівельна вартість збільшувалась на величину торговельної націнки. Тому фактично вартість реалізації становить 3,185 грн., а загальна вартість — 493,675 грн. Ці вартості не округлювались, до них лише було застосовано чисельний формат даних з двома цифрами після десяткового роздільника. Але, як було відзначено раніше, форматування даних не змінює самих даних. Для того, щоб обчислення за формулами проводились коректно, слід використати функцію округлення — ОКРУГЛ. Функцію ОКРУГЛ слід обов’язково використовувати у всіх фінансових розрахунках, 53
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
коли грошова величина отримується внаслідок ділення іншої грошової величини на будь-яке число або множення іншої грошової величини на неціле число. Функція ОКРУГЛ має два аргументи. Перший аргумент — «Число» — це число або числовий вираз, який слід округлити. Другий аргумент — «Число_разрядов» — кількість знаків, які слід залишити в числі, яке округлюється. Якщо число розрядів — додатне число, то значення округляється зі зберіганням відповідної кількості цифр у дробовій частині числа. Якщо число розрядів — число від’ємне, буде округлятись ціла частина числа. Якщо число розрядів дорівнює нулю, проводиться округлення до найближчого цілого числа. Наприклад, ОКРУГЛ (А1; 2) збереже дві цифри в дробовій частині значення числа, яке знаходиться в комірці А1; ОКРУГЛ (А1*5/6; –3) округлить вираз, що є першим аргументом функції, до тисяч.
54
1 2 3 4 5 6 7 8
Товар № 1 Товар № 2 Товар № 3 Товар № 4 Товар № 5 Товар № 6 Товар № 7 Товар № 8 РАЗОМ:
2,45 3,40 4,20 2,85 4,00 5,90 6,15 7,60
200 150 180 170 250 220 120 160
490,00 510,00 756,00 484,50 1000,00 1298,00 738,00 1216,00 6492,50
30 25 25 25 30 40 40 30
3,19 4,25 5,25 3,56 5,20 8,26 8,61 9,88
155 125 145 120 215 200 115 120
I
J
Дохід, грн.
Назва товару
H
Вартість реаліз. товару, грн.
3 4 5 6 7 8 9 10 11
№ з/п
Ціна закуп., грн. Кількість закупл. товару
2
D E F G ДОХІД ВІД РЕАЛІЗАЦІЇ
Торг. надбавка, % Ціна реалізації, грн. Кількість реаліз. товару
C
1
Вартість закупл. товару, грн.
Таблиця 2.4 A B
494,45 531,25 761,25 427,20 1118,00 1652,00 990,15 1185,60 7159,90
4,45 21,25 5,25 –57,30 118,00 354,00 252,15 -30,40 667,40
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Щодо таблиці «Дохід від реалізації» її слід корегувати, замінивши формули для рядка G (наприклад, для комірки G3): = ОКРУГЛ(C3 * (1 + F3 / 100); 2) Таблиця «Дохід від реалізації» набуває вигляду (табл. 2.4) Функції роботи з масивами даних. Дані можуть об’єднуватись в масиви. За суттю масив даних являє собою діапазон комірок ЕТ, але у функції до нього звертаються як до самостійного об’єкта. Такими функціями, наприклад, є: • МОБР — повертає обернену матрицю; • МОПРЕД — обчислює визначник матриці; • МУМНОЖ — перемножує матриці; • ТРАНСП — повертає транспоновану матрицю. Є дві особливості при використанні таких функцій. По-перше, перед використанням функції треба виділити в ЕТ діапазон саме такого розміру, який відповідає результату обчислень. По-друге, після того, як будуть визначені всі аргументи функції, вихід з «Мастера функций» здійснюється шляхом натискання комбінації клавіш Ctrl + Shift + Enter, а не кнопки «ОК». Приклад
В таблиці наведено дані про виконання міжгалузевого балансу за звітний період: Таблиця 2.5 Споживання Галузь Енергетика Машинобудування
Кінцевий Валовий продукт випуск
Енергетика
7
21
72
100
Машинобудування
12
15
123
150
Виробництво
Визначити необхідний обсяг валового випуску кожної галузі за умови, що кінцеве споживання енергетичної галузі збільшиться удвічі, а машинобудування залишиться на тому ж рівні. 55
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Згідно з моделлю Леонтьєва багатогалузевої економіки, розв’язок можна одержати за формулою: X = (E – A)–1Y, де Х — вектор валового випуску; Е — одинична матриця; А — матриця прямих витрат; Y — вектор кінцевого продукту. Вважаємо, що діапазон А1:В2 містить матрицю споживання; діапазон D1:D2 — вектор кінцевого продукту з урахуванням того, що, відповідно до умов, кінцеве споживання енергетичної галузі збільшиться вдвічі; діапазон Н1:І1 — вектор валового випуску. Розв’язання задачі можна подати у вигляді ЕТ (табл. 2.6). Коефіцієнти матриці прямих витрат А (діапазон D4:E5) визначаються як відношення xij / хj , де xij — обсяг продукції і-ої галузі, який споживає j-а галузь в процесі виробництва; хj — валовий обсяг продукції і-ої галузі (i, j = 1, 2). Матриця А формується в комірках D4:E5. Для комірки D4 формулу для обчислень доцільно подати у вигляді: = А1 / H$1 Тоді всі інші елементи матриці А можна отримати шляхом копіювання цієї формули методом автозаповнення. Таблиця 2.6 A B 1
7
21
2
12
15
3 4
C
A
5
6 7 8 9 10 11 56
D
E
F
G
H
I
100
150
E
1 0
0 1
Х
179,01 160,53
144 123
E–A
(E – A)–1
0,07
0,14
0,12
0,10
0,93
–0,14
–0,12
0,90
1,097
0,171
0,146
1,134
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Одинична матриця Е зберігається в діапазоні Н4:Е5. Матриця Е — А зберігається в діапазоні D7:E8. Для комірки D7 формула для обчислень має вигляд: = H4 – D4 Всі інші елементи матриці Е — А можна отримати шляхом копіювання цієї формули методом автозаповнення. Для визначення матриці повних витрат (E — A)-1 використовується функція МОБР обчислення оберненої матриці. Результат розміщено в діапазоні D10:E11: = МОБР (D7:E8) Для визначення вектора валового випуску Х використовується функція МУМНОЖ, аргументами якої є масив D10:E11 (матриця повних витрат) і масив D2:D3 (вектор кінцевого продукту): = МУМНОЖ (D10:E11; D2:D3) Результати — нові обсяги валового випуску, що містяться в діапазоні Н10:Н11. Логічні функції. Якщо спосіб обчислення деякої величини залежить від виконання або невиконання певної умови, доцільно застосувати в формулі функцію ЕСЛИ, яка входить до категорії логічних функцій. Функція ЕСЛИ має три аргументи: логічний вираз, який може набувати двох значень — «Істинність» та «Хибність», а також два вирази, за якими проводяться обчислення у випадку, коли логічний вираз є відповідно істинним і хибним. Не слід звертати увагу на істинність умови під час створення функції ЕСЛИ, тому що за інших значень комірок ЕТ істинна умова може стати хибною (або навпаки) і буде вибрано інший варіант обчислень. Логічний вираз найчастіше складається з двох арифметичних виразів, поєднаних однією з операцій порівняння: = (дорівнює), > (більше за), < (менше за), >= (більше або дорівнює), <= (менше або дорівнює), <> (нерівність). Приклад
Задано суми нарахування заробітної плати працівникам підприємства. Обчислити суми відрахування до пенсійного фонду, які складають 1 % від нарахованої суми, якщо остання не перевищує 150 грн. і 2 %, якщо нарахована сума перевищує 150 грн. 57
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 2.7 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
№ з/п 1 2 3 4 5 6 7
B
C Відрахування з заробітної плати Нараховано, Прізвище грн. Бабкін 120,00 Дєдкін 514,96 Внучкін 95,47 Жучкін 150,00 Кошкін 158,63 Мишкін 354,06 Рєпкін 904,67
D До пенсійного фонду, грн. 1,20 10,30 0,95 1,50 3,17 7,08 18,09
Задача розв’язується за допомогою табл. 2.7. Дані про нараховані суми (стовпець С) відомі заздалегідь. Дані, наведені в стовпці D, обчислюються за допомогою функції ЕСЛИ. Так, для комірки D3 формула для обчислень набуває вигляду: =ОКРУГЛ(ЕСЛИ(С3 <= 150; С3*0,01; С3*0,02); 2) Нерідко трапляються випадки, коли алгоритм обчислення залежить не від одного з двох альтернативних варіантів, а від більшого ніж два числа можливих розгалужень. В такому разі використовується вкладена функція ЕСЛИ. Приклад
Припустимо, що податок з доходів працівників підприємства обчислюється наступним чином. Він складає 13 % від нарахованої суми, але якщо нарахована сума не перевищує 530 грн., встановлюється податкова пільга в розмірі 61,50 грн. До того ж, податок з доходів не поширюється на суми відрахувань до пенсійного фонду, фонду страхування від безробіття і фонду соціального страхування, які складають 2 % від нарахованої суми, якщо остання не перевищує 150 грн. і 3 % всупереч. Таблиця «Відрахування з заробітної плати» набуватиме такого вигляду: 58
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Таблиця 2.8 A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
№ з/п 1 2 3 4 5 6 7
B
C
D
Відрахування з заробітної плати Нараховано, До пенсійного Прізвище грн. фонду, грн. Бабкін 120,00 1,20 Дєдкін 514,96 10,30 Внучкін 95,47 0,95 Жучкін 150,00 1,50 Кошкін 158,63 3,17 Мишкін 354,06 7,08 Рєпкін 904,67 18,09
E Податок з доходів, грн. 7,29 56,94 4,17 11,12 12,01 36,65 114,08
Наведемо формулу для обчислення податку з доходів, наприклад, для комірки Е3: =ОКРУГЛ(ЕСЛИ(С3 <= 150; (С3*0,98–61,50) * 0,13; ЕСЛИ(С3 <= 530; (С3*0,97–61,50) * 0,13; С3*0,97*0,13)); 2) Якщо логічний вираз у функції ЕСЛИ є складним, то для об’єднання простих логічних виразів у складний можна застосовувати й інші логічні функції: И, ИЛИ, НЕ. Фінансові функції. В Excel вбудовано ряд функцій, які дозволяють визначити параметри потоків фінансових сплат або розраховувати амортизаційні відрахування. Розглянемо функції роботи з потоками фінансових сплат. Вважаємо, що надалі при розрахунках слід використовувати модель складних відсотків. Потік сплат, всі члени якого є постійними, а часові інтервали між сплатами однакові, називається фінансовою рентою або ануїтетом. Фінансові ренти характеризуються такими параметрами (у дужках подано їх назви у діалогових вікнах відповідних фінансових функцій Excel): • величина постійної періодичної виплати R (плт) — член ренти; • загальна кількість періодів сплат n (кпер); • номер окремого періоду сплат N (период); • момент сплати t (тип) — набуває значення 0, якщо сплату здійснено в кінці періоду і значення 1, якщо сплату здійснено на початку 59
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
періоду. Оскільки ренти першого типу складають абсолютну більшість, значення 0 цього параметра в фінансових функціях можна не зазначати; • ставка складних відсотків за період і (ставка). До того ж існують узагальнені показники фінансових рент: • нарощена сума або майбутня вартість S (бс) — сума всіх членів ренти з нарахованими на кінець терміну ренти відсотками; • приведена або сучасна вартість А (пс) — сума всіх членів ренти, зменшена (дисконтована) на величину відсоткової ставки, на початок терміну ренти і являє собою суму, яку слід мати спочатку, щоб розбивши її на рівні сплати з урахуванням встановлених відсотків, можна було б забезпечити задану нарощену суму. Зазначені параметри пов’язані між собою рівнянням фінансової рівноваги: (1 + i)n – 1 + S = 0. A · (1 + i)n + R · (1 + i·t) ⎧⎪ i ⎩ Для визначення параметрів фінансових рент в Excel існують такі функції: • БС(ставка; кпер; плт; пс; тип) — повертає значення нарощеної суми; • ПС(ставка; кпер; плт; бс; тип) — повертає значення сучасної вартості ренти; • ПЛТ(ставка; кпер; пс; бс; тип) — обчислює розмір постійної періодичної сплати ренти за фіксованою відсотковою ставкою; • КПЕР(ставка; плт; пс; бс; тип) — повертає кількість періодів, необхідних для накопичення заданої суми за фіксованою відсотковою ставкою; • СТАВКА(кпер; плт; пс; бс; тип; предположение) — обчислює відсоткову ставку за один період ренти, необхідну для отримання певної суми протягом заданого терміну шляхом внесення постійних внесків. Важливим є те, що для всіх параметрів фінансових функцій сплачені або вкладені суми подаються від’ємними числами, а отримані суми (доходи, дивіденди тощо) — додатними числами. ⎧ ⎪ ⎩
60
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Приклади:
1. На початку кожного року протягом п’яти років на банківський рахунок перераховують 20 000 грн. при постійній ставці 12 % річних. Яка сума буде на банківському рахунку наприкінці терміну ренти? Розв’язок: = БС(0,12; 5; –20 000;; 1) Результат дорівнює 142 303,78 грн. 2. Пропонується інвестувати в проект 50 млн грн., щоб при постійній ставці 8 % річних: а) протягом семи років одержувати річний дохід розміром 10 млн грн.; б) протягом семи років одержувати річний дохід розміром 4 млн грн., але наприкінці терміну отримати назад весь початковий внесок. Який проект є більш прибутковий? Розв’язки для задач (а) і (б) становлять відповідно: = ПС(0,08; 7; 10;; 0) = ПС(0,08; 7; 4; 50; 0) Результати відповідно дорівнюють –52,06 млн грн. та –50,00 млн грн. Отже, в першому випадку прибуток складає 2,06 млн грн. В другому випадку прибутку немає. Таким чином, перший проект є вигіднішим. 3. Підприємство отримало позику в розмірі 150 000 грн. і має намір розраховуватись рівними щомісячними виплатами протягом трьох років. Яким має бути розмір щомісячної виплати при ставці 10 % річних? Розв’язок: = ПЛТ(0,1/12; 36; 150000;; 0) Результат дорівнює -4840,08 грн. Тут слід зважити на те, що період виплат становить один місяць, тому річна ставка рівномірно ділиться на 12 місяців. 4. Фізична особа отримала кредит розміром 80 000 грн. для придбання квартири під 13 % річних з постійною щомісячною виплатою 1000 грн. Скільки років потрібно для повернення кредиту? Розв’язок: = КПЕР(0,13/12; –1000; 80000;; 0) / 12 Результат дорівнює 15,6 років. 61
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5. Підприємству пропонують інвестувати 6 млн. грн. для того, щоб щорічно протягом 8 років отримувати дохід розміром 1 млн. грн. В той же час банк пропонує підприємству 8 % річних. Чи вигідна така інвестиція? Розв’язок: = СТАВКА(8; 1; –6;; 0) Результат дорівнює 6,88 %. Оскільки банк пропонує 8 % річних, то пропозиція щодо інвестування є менш привабливою. Розглянемо функції визначення амортизаційних відрахувань. Параметрами таких функцій є: • початкова вартість (нач_стоимость); • залишкова або ліквідна вартість (ост_стоимость); • період експлуатації (время_эксплуатации); • номер періоду для обчислення амортизації (период). Основними функціями визначення амортизаційних відрахувань в Excel є: • АПЛ (нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации); • АСЧ (нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период); • ДДОБ (нач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период; коэффициент). Приклад
Верстат вартістю 8000 грн. має термін експлуатації 6 років, після чого його ліквідна вартість становить 1000 грн. Визначити щорічну амортизацію: а) за методом рівномірної амортизації; б) за лінійним методом; в) за методом k-кратного обліку амортизації. Розв’язок: а) За методом рівномірної амортизації остання обчислюється за формулою: = АПЛ(8000; 1000; 6) Результат дорівнює 1166,67 грн. 62
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
б)
За лінійним методом амортизація обчислюється за формулами: • для першого року: = АСЧ(8000; 1000; 6; 1) •
для другого року:
= АСЧ(8000; 1000; 6; 2) тощо. Результати відповідно дорівнюють 2000,00 грн., 1666,67 грн., 1333,33 грн., 1000,00 грн., 666,67 грн. в) В методі k-кратного обліку амортизації вважаємо, що k = 2. Тоді за цим методом амортизація обчислюється за формулами: • для першого року: = ДДОБ(8000; 1000; 6; 1; 2) •
для другого року:
= ДДОБ(8000; 1000; 6; 2; 2) тощо. Результати відповідно дорівнюють 2666,67 грн., 1777,78 грн., 1185,19 грн., 790,12 грн., 526,75 грн. Функції дати. Інколи буває корисним вживати функції, які стосуються роботи з датами. Такими функціями, наприклад, є: • ГОД (дата) — добуває рік з заданої дати; • МЕСЯЦ (дата) — добуває номер місяця з заданої дати; результат — число від 1 до 12; • ДЕНЬ (дата) — добуває номер дня з заданої дати; результат — число від 1 до 31; • ДЕНЬНЕД (дата; тип) — добуває номер дня тижня з заданої дати; результат — число від 1 (неділя) до 7 (субота) для типу 1, число від 1 (понеділок) до 7 (неділя) для типу 2, число від 0 (понеділок) до 6 (неділя) для типу 3; • ДАТА (год; месяц; день) — утворює дату з трьох чисел; • СЕГОДНЯ() — повертає сьогоднішню дату. 63
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Приклад
Підприємство взяло кредит у банку і зобов’язалось повернути його через 75 днів. Визначити дату повернення кредиту. Розв’язок можна одержати за формулою: = СЕГОДНЯ() + 75 Помилки, що виникають під час введення формул. Якщо результат виконання будь-якої формули починається зі знаку #, це свідчить про те, що формула помилкова. Під час введення формул можуть статися такі помилки: • ##### — результат не вміщується в комірці по ширині. Треба збільшити ширину стовпця. • #ДЕЛ/0! — спроба ділення на нуль. Виправте формулу. • #ЗНАЧ! — використовується недопустимий тип аргументу функції або операнда формули. Перевірте, чи відповідають дані в комірках, адреси яких використовуються в формулах, типу даних, який потребує формула. • #ИМЯ? — у формулі використовується ім’я комірки або функції, яке Excel не може розпізнати. Виправте ім’я. • #ССЫЛКА! — формула посилається на комірки, які були вилучені з ЕТ. Відновіть комірки. • #ЧИСЛО! — значення числового результату є занадто великим або малим для подання його в ЕТ. Застосуйте іншу формулу.
2.10.
Діаграми
Після створення ЕТ натиснути КН «Мастер диаграмм» або М «Вставка» → «Диаграмма». Передбачається кілька етапів створення діаграми. Перехід до кожного наступного етапу — КН «Далее». В будьякий момент можна повернутися до попередніх етапів (КН «Назад») і зробити зміни. Після закінчення останнього етапу треба натиснути КН «Готово». Етапи: 1. Вибрати тип та вид діаграми. 64
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
2.
На вкладці «Диапазон» в однойменному вікні дати посилання на таблицю, яка містить дані, необхідні для створення діаграми. Для цього слід встановити курсор миші в полі «Диапазон», а потім виділити необхідний діапазон з даними. Перемикачем «Ряды в» зазначити, чи однотипні дані розміщуються за стовпцями або за рядками ЕТ. На вкладці «Ряд» за допомогою кнопок «Добавить» та «Удалить» можна додати до діаграми чи вилучити з неї деякі ряди з даними, а також визначити, які з даних відповідають імені та значенням ряду та визначити інші параметри. 3. На третьому етапі відбувається зовнішнє оформлення діаграми. Додаються: назва діаграми, підписи осей, лінії сітки, таблиця з даними, легенда, підписи даних (значення, частки тощо) та інші параметри. 4. Можна розмістити діаграму на окремому аркуші, який на відміну від робочого аркуша зветься аркушем діаграми. Також можна розмістити діаграму на існуючому аркуші, тобто на тому аркуші, де зберігаються дані, використані в діаграмі. Це здійснюється за допомогою групи перемикачів «Поместить диаграмму на листе» відповідно перемикачами «отдельном» та «имеющемся». Зміна або вилучення даних з ЕТ автоматично відбивається на діаграмі. Щоб додати нові дані до діаграми, треба ввести їх в ЕТ, виділити діапазон комірок і перетягнути його на діаграму. Для форматування або редагування діаграми треба її виділити, клацнувши мишею в області діаграми — прямокутнику, який обрамлює діаграму. Для кожного об’єкта діаграми (дані, осі, підписи, позначки даних, рамки, легенда, лінії сітки тощо) існують свої специфічні засоби форматування. Всі вони активізуються за допомогою контекстного меню (клацнути на об’єкті правою кнопкою миші) командами «Формат рядов данных», «Формат оси», «Формат легенды», «Формат линий сетки», «Формат области построения», «Формат области диаграммы» тощо. Виділена діаграма друкується на окремому аркуші, невиділена — разом з даними ЕТ, які розміщені на одному робочому аркуші з діаграмою. В практиці найчастіше використовуються такі типи діаграм: графіки, кругові або кільцеві діаграми, гістограми. Розглянемо їх на прикладах. 65
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Приклад 1
Задана таблиця з даними про прибутки та витрати підприємства за перше півріччя року. Таблиця 2.9 Місяць 1 2 3 4 5 6
Прибутки 1034 895 760 782 905 1147
Витрати 748 756 781 775 823 794
Побудувати графік прибутків та витрат за зазначений період. Дати прогноз щодо цих показників на наступний місяць. На першому етапі було вибрано тип діаграми — «графік» і вид графіка — графік розвитку процесу за часом без маркерів. На другому етапі зроблено посилання на дані вищезазначеної таблиці і вилучено зайвий ряд «Місяць». На третьому етапі додано заголовок діаграми («Прибутки та витрати підприємства»), підписи осей («Місяць» та «Сума, тис. грн.») і лінії сітки за віссю Х. На четвертому етапі вирішено створити графік на робочому аркуші, що існує. При форматуванні графіка зроблено такі зміни. Змінено колір ліній, які відповідають рядам даних: виділити лінію графіка → КМ → «Формат рядов данных» → вибрано колір зі списку «цвет». Забезпечена відповідність номера місяця лінії сітки за віссю Х: виділити горизонтальну вісь → КМ → «Формат оси» → вкладка «Шкала» → знято прапорець «пересечение с осьюY (значений) между категориями». Змінено шкалу за віссю значень: виділити вертикальну вісь → КМ → «Формат оси» → вкладка «Шкала» → припускається, що мінімальне значення дорівнює 600, а максимальне — 1200. Зменшено розмір шрифту легенди: виділити легенду → КМ → «Формат легенды» → вкладка «Шрифт» → змінити значення розміру. Змінено фон діаграми: клацнути мишею на фоні діаграми → КМ → «Формат области построения» → вкладка «Вид» → змінити колір фону. 66
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Прибутки та витрати підприємства 1200 Прибутки Витрати
Сума, тис. грн.
1100 1000 900 800 700 600 1
2
3
4
5 6 Місяць
Рис. 2.3
Після виконаних дій діаграма набуває вигляду (рис. 2.3) Щоб зробити прогноз витрат підприємства на наступний місяць, слід виконати такі дії: виділити лінію графіка, яка відповідає витратам підприємства → КМ → «Добавить линию тренда» → на вкладці «Тип» вибрати тип лінії, яка найкращим чином апроксимує лінію графіка витрат (в даному випадку можна задовольнитися лінійною функцією) → на вкладці «Параметры» встановити значення лічильника «Прогноз вперед на» 1 період, а також встановити прапорець «показывать уравнение на диаграмме». Аналогічні дії слід виконати й для лінії, яка відповідає прибуткам підприємства, але для апроксимації вибрано поліноміальну функцію 2-го порядку (параболу). Внаслідок таких дій одержимо діаграму (рис. 2.4). Для того, щоб одержати чисельне значення прогнозу, слід обчислити значення y апроксимуючих ліній при х = 7: y = 12,143 + 737 ≈ 822; Тобто очікується, що за підсумками першого півріччя витрати в липні становитимуть 822 тис. грн., а прибутки — 1472 тис. грн. 67
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Прибутки та витрати підприємства
Сума, тис. грн.
1600 2 y = 52,446x – 349,5x + 1348,3
1400 1200 1000 800 600
Прибутки Витрати Линейный (Витрати) Полиномиальный (Прибутки)
y = 12,143x + 737 1
2
3
4
5
6 7 Місяць
Рис. 2.4 Приклад 2
Задано таблицю, в якій наведено площі фермерських господарств південних областей України (дані за 2002 рік): Таблиця 2.10 Область Автономна Республіка Крим Херсонська Миколаївська Одеська
Площа, тис. га 88,5 179,5 201,0 219,0
Створити кругову діаграму, яка б відбивала долю кожної області в загальній площі фермерських господарств південного регіону. На першому етапі вибрано тип діаграми — «круговая» і вид діаграми — об’ємний варіант кругової розрізаної діаграми. На другому етапі зроблено посилання на дані вищезазначеної таблиці. На третьому етапі додано підписи даних — імена категорій та частки, а також вилучено легенду. На четвертому етапі вирішено створити графік на робочому аркуші, що існує. Результат наведено на рис. 2.5. 68
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Площа, тис. га Одеська 32%
Автономна Республіка Крим 13%
Миколаївська 29%
Херсонська 26%
Рис. 2.5 Приклад 3
Розподіл в середньому на душу населення регіону грошових витрат характеризується даними: Таблиця 2.11 В середньому на душу грошові витрати за місяць, грн. До 120 120–240 240–360 360–480 480–600 600 і більше Разом
Чисельність населення у % до підсумку 5 25 27 18 15 10 100
Створити гістограму чисельності населення. На першому етапі вибрано тип діаграми — «гистограмма» і вид діаграми — звичайна гістограма. На другому етапі зроблено посилання на дані вищезазначеної таблиці. На третьому етапі додано підписи даних — 69
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Чисельність, %
Чисельність населення 30 25
25 20
27 18 15
15
10
10 5 0
5 До 120 120–240
240–360 480–600 360–480 600 і більше Вартість, грн.
Рис. 2.6
значення, підписи осей — «Вартість, грн.» і «Чисельність, %», а також вилучено легенду. На четвертому етапі вирішено створити графік на робочому аркуші, що існує. При форматуванні зменшено зазори між рядами даних: виділено довільний ряд даних → КМ → «Формат рядов данных» → вкладка «Параметры» → для лічильника «Ширина зазора» встановлено значення 40. Також зменшено розмір шрифту підписів осей: виділено вісь → КМ → «Формат оси» → вкладка «Шрифт» → змінено значення розміру. Гістограма наведена на рис. 2.6.
2.11.
Засоби обробки даних
Для того, щоб дані можна було обробляти, вони обов’язково повинні розташовуватись за стовпцями таблиці. Важливо, щоб ЕТ не розривалась пустими рядками або стовпцями: це значно ускладнює обробку даних. Для зручної обробки даних також доцільно мати рядок з заголовками стовпців ЕТ. Перед тим, як виконати будь-яку команду з обробки, слід активізувати довільну непусту комірку; всупереч програма формує вікно з попередженням: «Список не найден. Укажите любую ячейку списка и повторите команду». 70
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Сортування даних. Під сортуванням розуміється розташування текстових даних в стовпці за алфавітом, кількісних значень та дат — за зростанням або зменшенням. Найчастіше при сортуванні даних змінюється порядок цілих рядків ЕТ, а не тільки даних в стовпці, за яким здійснюється сортування. Сортування даних в ЕТ: виділити діапазон комірок, який треба сортувати або будь-яку комірку з цього діапазону → М «Данные» → «Сортировка» → зі списку «Сортировать по» Рис. 2.7. (рис. 2.7) вибрати назву стовпця, в якому сортуються дані (або номер стовпця, якщо виділений діапазон комірок не містить рядка заголовків стовпців ЕТ). Сортування може здійснюватися за кількома стовпцями: рядки з однаковими значеннями в стовпці, що визначається полем «Сортировать по» сортуватимуться в порядку, який установлюється полем «Затем по». Рядки з однаковими значеннями в двох вищезазначених стовпцях, сортуються в порядку, який визначається останнім полем «В последнюю очередь, по». Для сортування даних за єдиним стовпцем ЕТ можна також активізувати довільну комірку цього стовпця і використати КН «Сортировать по возрастанию» або «Сортировать по убыванию». Фільтрація даних. Під фільтрацією розуміється вибір частини даних, яка відповідає деякій умові або групі умов. Існує два різновиди фільтрації: автофільтр та розширений фільтр. Перед фільтрацією має бути виділена будь-яка непуста комірка ЕТ. Активізація автофільтра: М «Данные» → «Фильтр» → «Автофильтр». В першому рядку ЕТ або виділеного діапазону з’являються списки, що розкриваються. Якщо вибрати за допомогою миші один з елементів списку, на екрані залишаться лише рядки з вибраним елементом списку, а всі інші рядки ЕТ буде приховано. Можна послідовно застосовувати автофільтр в кількох стовпцях ЕТ, при цьому кожна наступна фільтрація буде здійснюватися серед даних, які залишилися на екрані неприхованими. 71
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Для фільтрації за більш складною умовою використовується елемент «Условие» списку автофільтра. Умова рівності або нерівності даних з комірок цього стовпця якому-небудь виразу (довільному тексту, чисельному виразу, даті тощо) визначається в верхній парі полів ДВ. Після фільтрації неприхованими залишаються дані, для яких ця умова виявляється правильною. Можна створити складну умову з двох пар простих умов. При цьому варто звернути увагу на перемикач И/ИЛИ. Складна умова, утворена за допомогою логічного сполучника И, є правильною, якщо правильна кожна з простих умов, які її утворюють. Складна умова, утворена за допомогою логічного сполучника ИЛИ, є правильною, якщо правильна будь-яка з простих умов, які її утворюють. Для відображення прихованих рядків треба вибрати елемент «Все» у списку автофільтра. Скасування фільтрації: повторний вибір М «Данные» → «Фильтр» → «Автофильтр». Якщо умова фільтрації настільки складна, що її неможливо реалізувати засобами автофільтра, використовується розширений фільтр. Заздалегідь в довільному місці робочого аркуша готують діапазон умов, до якого обов’язково копіюють рядок заголовків стовпців ЕТ. В наступних рядках діапазону умов розташовуються умови фільтрації за такими принципами: • умова накладається на дані в тому стовпці, під заголовком якого в діапазоні критеріїв вона записана; • умови, записані в одному рядку, поєднуються логічним сполучником И; • умови, записані в різних рядках, поєднуються логічним сполучником ИЛИ; • запис умови починається зі знаку рівності або нерівності (<, >, <=, >=, <>), після якого записується довільний вираз, допустимий в формулах Excel; знак рівності перед текстом не ставиться. Активізація розширеного фільтра: М «Данные» → «Фильтр» → «Расширенный фильтр» → указати діапазон з даними і діапазон умов в полях «Исходный диапазон» і «Диапазон условий», виділивши Рис. 2.8 72
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
їх мишею (рис. 2.8). При необхідності вказати діапазон, де будуть міститися відфільтровані дані. Відображення всієї таблиці на екрані після використання розширеного фільтра: М «Данные» → «Фильтр» → «Отобразить все». Приклад
В таблиці наведено дані про реалізацію товарів (талб. 2.12). Відфільтрувати дані про: а) продаж всіх диванів; б) продаж всіх товарів, починаючи з 1 лютого 2005 року; в) продаж всіх товарів в січні 2005 року; г) вся купівля стільців дитячим садком «Сонечко», а також продаж всіх товарів вартістю, вищою за 700 грн. Таблиця 2.12 Назва Дата товару купівлі Стіл 10.12.04 Стілець 15.12.04 Шафа 20.12.04 Стіл 20.12.04 Стілець 31.12.04 Диван 03.01.05 Стіл 03.01.05 Диван 06.01.05 Стілець 09.01.05 Стіл 16.01.05 Стілець 25.01.05 Шафа 25.01.05 Стіл 25.01.05 Стіл 28.01.05 Диван 31.01.05 Стіл 02.02.05 Стілець 06.02.05 Стілець 10.02.05 Стілець 20.02.05 Шафа 23.02.05
Кількість 1 6 2 2 4 1 3 3 12 1 4 1 1 8 1 1 4 1 8 2
Вартість за од., грн. 250,00 70,00 640,00 280,00 75,00 1200,00 250,00 845,00 110,00 300,00 70,00 640,00 250,00 300,00 920,00 280,00 75,00 90,00 75,00 800,00
Покупець Дитсадок «Струмок» ЗАТ «Ялинка» Дитсадок «Сонечко» ПП «Веселка» Дитсадок «Сонечко» ЗАТ «Ялинка» ТОВ «Метелик» ПП «Веселка» Дитсадок «Струмок» Фірма «Бурячок» ПП «Веселка» Дитсадок «Струмок» Фірма «Бурячок» Дитсадок «Сонечко» ТОВ «Метелик» ЗАТ «Ялинка» ПП «Веселка» ТОВ «Метелик» Дитсадок «Сонечко» Дитсадок «Струмок»
Сума, грн. 250,00 420,00 1280,00 560,00 300,00 1200,00 750,00 2535,00 1320,00 300,00 280,00 640,00 250,00 2400,00 920,00 280,00 300,00 90,00 600,00 1600,00 73
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
А)
Скористаємось автофільтром. Натисніть кнопку автофільтра в стовпці «Вартість товару» і виберіть рядок «Диван». Результат фільтрації:
Таблиця 2.13 Назва Дата товару купівлі Диван 03.01.05 Диван 06.01.05 Диван 31.01.05
Б)
Кількість 1 3 1
Вартість за од., грн. 1200,00 845,00 920,00
Покупець ЗАТ «Ялинка» ПП «Веселка» ТОВ «Метелик»
Сума, грн. 1200,00 2535,00 920,00
Скористаємось автофільтром. Натисніть кнопку автофільтра в стовпці «Дата купівлі» і виберіть рядок «(Условие...)». Утворюємо умову: «больше или равно» 01.02.2005 (рис. 2.9).
Рис. 2.9
Результат фільтрації: Таблиця 2.14 Назва Дата товару купівлі Стіл 02.02.05 Стілець 06.02.05 Стілець 10.02.05 Стілець 20.02.05 Шафа 23.02.05 74
Кількість 1 4 1 8 2
Вартість Покупець за од., грн. 280,00 ЗАТ «Ялинка» 75,00 ПП «Веселка» 90,00 ТОВ «Метелик» 75,00 Дитсадок «Сонечко» 800,00 Дитсадок «Струмок»
Сума, грн. 280,00 300,00 90,00 600,00 1600,00
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
В)
Скористаємось автофільтром. Натисніть кнопку автофільтра в стовпці «Дата покупки» і виберіть рядок «(Условие...)». Утворюємо дві умови: «больше или равно» 01.01.2005 і «меньше или равно» 31.01.2005 та поєднуємо їх логічним сполучником И. Результат фільтрації:
Таблиця 2.15 Назва Дата товару купівлі Диван 03.01.05 Стіл 03.01.05 Диван 06.01.05 Стілець 09.01.05 Стіл 16.01.05 Стілець 25.01.05 Шафа 25.01.05 Стіл 25.01.05 Стіл 28.01.05 Диван 31.01.05
Г)
Кількість 1 3 3 12 1 4 1 1 8 1
Вартість Сума, Покупець за од., грн. грн. 1200,00 ЗАТ «Ялинка» 1200,00 250,00 ТОВ «Метелик» 750,00 845,00 ПП «Веселка» 2535,00 110,00 Дитсадок «Струмок» 1320,00 300,00 Фірма «Бурячок» 300,00 70,00 ПП «Веселка» 280,00 640,00 Дитсадок «Струмок» 640,00 250,00 Фірма «Бурячок» 250,00 300,00 Дитсадок «Сонечко» 2400,00 920,00 ТОВ «Метелик» 920,00
Створюємо діапазон умов: Таблиця 2.16
Назва товару Стілець
Дата купівлі
Кількість
Вартість за од., грн.
Покупець
Сума, грн.
Дитсадок «Сонечко» >700
Дві прості умови (назва товару — стілець і покупець — дитсадок «Сонечко») в діапазоні умов поєднуються сполучником И, тому записуємо їх в один рядок. Дві умови (купівля стільців дитсадком «Сонечко» і продаж товарів вартістю, вищою за 700 грн.) в діапазоні умов поєднуються сполучником ИЛИ, тому записуємо їх в різних рядках. Далі активізуємо розширений фільтр і в полях «Исходный диапазон» і «Диапазон 75
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
условий» відповідно вказуємо адреси діапазону з даними та діапазону критеріїв, обвівши ці діапазони мишею. Результат фільтрації: Таблиця 2.17 Назва Дата товару купівлі Стілець 31.12.04 Диван 03.01.05 Диван 06.01.05 Диван 31.01.05 Стілець 20.02.05 Шафа 23.02.05
Кількість 4 1 3 1 8 2
Вартість Сума, Покупець за од., грн. грн. 75,00 Дитсадок «Сонечко» 300,00 1200,00 ЗАТ «Ялинка» 1200,00 845,00 ПП «Веселка» 2535,00 920,00 ТОВ «Метелик» 920,00 75,00 Дитсадок «Сонечко» 600,00 800,00 Дитсадок «Струмок» 1600,00
Створення підсумків. Excel дає можливість об‘єднувати дані в групи і обчислювати підсумкові результати (суми, середні, мінімальні, максимальні значення тощо). При цьому бажано, щоб стовпці ЕТ мали заголовки. Спочатку треба відсортувати дані в стовпці, в якому вони будуть об‘єднуватися в групи. Створення підсумків: виділити непусту комірку ЕТ → М «Данные» → «Итоги» → в полі «При каждом изменении в» указати стовпець, дані якого групуються → в полі «Операция» вибрати операцію для створення підсумків (найчастіше це — сума, кількість значень або середнє значення) → в полі «Добавить итоги по» встановити прапорці для стовпців, за даними яких треба виконати підсумкову операцію. В цьому ж діалоговому вікні є кнопка «Убрать все», яка вилучає всі підсумкові рядки з ЕТ і повертає ЕТ її первісний вигляд. В результаті цих дій в ЕТ утворюються підсумкові (проміжні й остаточні) рядки, а дані за кожною групою структуруються. Кнопки з позначками «+» та «—» відповідно дозволяють розкривати та приховувати структуровані дані. Крім того, кнопки з цифрами 1, 2, 3 відповідно дозволяють відобразити на екрані тільки остаточні підсумки, всі підсумки, підсумки разом з усіма даними ЕТ. Приклад
За даними попередньої таблиці реалізації товарів визначити загальну кількість і загальну вартість проданих товарів кожної назви. 76
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Насамперед треба відсортувати дані ЕТ за стовпцем «Назва товару». Далі застосовуємо засіб «Итоги». В діалоговому вікні «Промежуточные итоги» в полі «При каждом изменении в» вибираємо стовпець «Назва товару», в полі «Операция» — операцію «Сумма», в полі «Добавить итоги по» встановлюємо прапорці для стовпців «Кількість» і «Сума, грн.» (рис. 2.10). Рис. 2.10
Результат виконання: Таблиця 2.18 Назва Дата товару купівлі Диван 03.01.05 Диван 06.01.05 Диван 31.01.05 Диван Итог Стіл 10.12.04 Стіл 20.12.04 Стіл 03.01.05 Стіл 16.01.05 Стіл 25.01.05 Стіл 28.01.05 Стіл 02.02.05 Стіл Итог Стілець 15.12.04 Стілець 31.12.04 Стілець 09.01.05 Стілець 25.01.05 Стілець 06.02.05
Кількість 1 3 1 5 1 2 3 1 1 8 1 17 6 4 12 4 4
Вартість за од., грн. 1200,00 845,00 920,00
ЗАТ «Ялинка» ПП «Веселка» ТОВ «Метелик»
250,00 280,00 250,00 300,00 250,00 300,00 280,00
Дитсадок «Струмок» ПП «Веселка» ТОВ «Метелик» Фірма «Бурячок» Фірма «Бурячок» Дитсадок «Сонечко» ЗАТ «Ялинка»
70,00 75,00 110,00 70,00 75,00
ЗАТ «Ялинка» Дитсадок «Сонечко» Дитсадок «Струмок» ПП «Веселка» ПП «Веселка»
Покупець
Сума, грн. 1200,00 2535,00 920,00 4655,00 250,00 560,00 750,00 300,00 250,00 2400,00 280,00 4790,00 420,00 300,00 1320,00 280,00 300,00 77
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 2.18 Назва Дата товару купівлі Стілець 10.02.05 Стілець 20.02.05 Стілець Итог Шафа 20.12.04 Шафа 25.01.05 Шафа 23.02.05 Шафа Итог Общий итог
Кількість 1 8 39 2 1 2 5 66
Вартість Покупець за од., грн. 90,00 ТОВ «Метелик» 75,00 Дитсадок «Сонечко» 640,00 640,00 800,00
Сума, грн. 90,00 600,00 3310,00 Дитсадок «Сонечко» 1280,00 Дитсадок «Струмок» 640,00 Дитсадок «Струмок» 1600,00 3520,00 16275,00
Зведені таблиці. Зведені таблиці являють собою свого роду тривимірні таблиці: за горизонталлю утворюється один ряд даних, за вертикаллю — другий, а на перетині рядків і стовпців зведеної таблиці утворюється третій ряд. Зведені таблиці створюються за допомогою майстра зведених таблиць: М «Данные» → «Сводная таблица». Ця операція виконується в кілька етапів: 1. Зазначити, де слід взяти дані для створення зведеної таблиці — з ЕТ Excel або з зовнішнього джерела даних. 2. Виділити діапазон, який містить дані, необхідні для створення зведеної таблиці. 3. Клацнувши кнопку «Макет», розмітити зведену таблицю, перетягнувши мишею назви стовпців на відповідні поля розмітки: дані, що будуть заголовками рядків — до поля «Строка»; дані, що будуть заголовками стовпців — до поля «Столбец»; підсумкові дані, що будуть утворюватися на перетині рядків і стовпців — до поля «Данные»; дані для утворення кількох аркушів зведеної таблиці — до поля «Страница» (необов’язково). Зазначити, де буде розташовано побудовану зведену таблицю — на новому або на існуючому аркуші. Натиснути кнопку «Готово». Приклад
За даними попередньої таблиці підрахувати загальну кількість товарів кожної назви, придбаних кожним з покупців. 78
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Скористаємося засобом «Сводная таблица». На першому етапі встановлюємо перемикач, який указує де брати дані для обробки, в положення «В списке Excel». На другому етапі в текстове поле «Диапазон» вводимо адресу діапазону комірок з даними, що включає й рядок з заголовками стовпців. На третьому етапі в діалоговому вікні «Макет» перетягуємо позначку стовпця «Назва товару» до поля «Столбец», позначку стовпця «Покупець» — до поля «Строка», позначку стовпця «Кількість» — до поля «Данные», позначку стовпця «Дата покупки» — до поля «Страница». Зведена таблиця набере такого вигляду: Таблиця 2.19 Дата покупки
(Все)
Сума по полю Кількість Покупець Дитсадок «Сонечко» Дитсадок «Струмок» ЗАТ «Ялинка» ПП «Веселка» ТОВ «Метелик» Фірма «Бурячок» Загальний підсумок
Назва товару Диван
Стіл
1 3 1
8 1 1 2 3 2 17
5
Стілець Шафа 12 12 6 8 1
2 3
39
5
Загальний підсумок 22 16 8 13 5 2 66
Можна також одержати аналогічну зведену таблицю за кожною датою, вибравши останню на сторінці «Дата покупки». Підбір параметра формули. Цей засіб застосовується, коли відомий результат, який треба одержати за допомогою обчислень за формулами, а вихідне значення, яке міститься в деякій комірці ЕТ і використовується в формулі невідоме. Використання: М «Сервис» → «Подбор параметра» → в полі «Установить в ячейке» указати адресу комірки з формулою, результат якої відомий → в полі «Значение» указати цей відомий результат → в полі «Изменяя значение ячейки» указати адресу комірки, в якій міститься параметр формули, значення якого підлягає визначенню. 79
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Приклад
Дані про видачу банком кредитів клієнтам містяться в табл. 2.20. Визначити, яким має бути відсоток ставки за надані кредити, щоб банк зміг одержати прибуток розміром 20 000,00 грн. Насамперед треба впевнитись, що значення комірки С3 розраховується за формулою: = В3 * (1 + В$10 / 100), а значення інших комірок стовпця С — за аналогічними формулами. Розрахунок прибутку в комірці В11 повинен здійснюватися за формулою: = С8–В8 Таку задачу можна розв’язати, зокрема, за допомогою засобу «Подбор параметра». В полі «Установить в ячейке» слід дати посилання на комірку В11; в полі «Значение» — записати 20000; в полі «Изменяя значение ячейки» — дати посилання на комірку В10 (рис. 2.11). Результат становить 11,08 %. Рис. 2.11 Таблиця 2.20 A
B БАНКІВСЬКІ КРЕДИТИ
1 2
Клієнт
3 4 5 6 7 8 9 10 11
Клієнт 1 Клієнт 2 Клієнт 3 Клієнт 4 Клієнт 5 РАЗОМ
Видана сума, тис. грн. 22 300,00 36 500,00 18 450,00 60 000,00 43 280,00 180 530,00
ВІДСОТОК ПРИБУТОК
5 9 026,50
80
C Сума повернення, тис. грн. 23 415,00 38 325,00 19 372,50 63 000,00 45 444,00 189 556,50
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Розв’язання оптимізаційних задач. Застосовується, коли відомий результат, який треба одержати за допомогою обчислень за формулами (або якщо відомо, що значення результату має бути щонайменшим або щонайбільшим), а вихідні значення, які визначають цей результат містяться не в одній комірці, а в діапазоні комірок. Використання: М «Сервис» → «Поиск решения» → в полі «Установить целевую ячейку» вказати адресу комірки з відомим результатом обчислень (або який треба мінімізувати чи максимізувати) → відповідно до мети розв’язання задачі установити перемикач в положення «Минимальному значению», «Максимальному значению», «Значению» (в цьому випадку додатково вказати конкретне значення відомого результату) → в полі «Изменяя ячейки» вказати діапазон з вихідними значеннями, які треба визначити → в полі «Ограничения» за допомогою КН «Добавить» додати обмеження відповідно до змісту задачі → КН «Выполнить». Приклад 1
Підприємство виробляє фарбу для внутрішніх і зовнішніх робіт з сировини двох типів: С1 і С2: Таблиця 2.21
Сировина С1 Сировина С2 Прибуток на 1 т фарби, тис. грн.
Витрати сировини ( в тонах) на 1 т фарби Добовий запас Для зовнішніх Для внутрішніх сировини, т робіт робіт 6 4 24 1 2 6 5
4
Відділом маркетингу обмежено щоденне виробництво фарби для внутрішніх робіт до 2 т через відсутність належного попиту, а також виявлено, що щоденне виробництво фарби для зовнішніх робіт не повинно перевищувати аналогічний показник виробництва фарби для внутрішніх робіт більше ніж на 1 т. Знайти оптимальне співвідношення 81
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
між видами продукції, які виробляє підприємство з метою одержання максимального щоденного прибутку. Для розв’язання задачі створимо ЕТ: Таблиця 2.22 A 1 2 3 4
Сировина С1 Сировина С2 Прибуток на 1 т 5 фарби, тис. грн. Виробництво 6 фарби, т Загальний при7 буток, тис. грн.
B C D Витрати сировини Добовий (в тонах) на 1 т фарби запас сиДля зовніш- Для внутріш- ровини, т ніх робіт ніх робіт 6 4 24 1 2 6 5
4
0
0
E Фактично використано сировини, т 0 0
0
Тут для комірок стовпця Е використано формули (наприклад, для комірки Е3): = В3 * В$6 + С3 * С$6 Загальний прибуток (комірка В7) обчислюється за формулою: = В5 * В6 + С5 * С6
Рис. 2.12 82
Після заповнення діалогове вікно «Поиск решения» набуває вигляду (рис. 2.12). Після натискання кнопки «Выполнить» ЕТ має набути вигляду (табл. 2.23).
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Таблиця 2.23 A 1 2 3 4
Сировина С1 Сировина С2 Прибуток на 1 т 5 фарби, тис. грн. Виробництво 6 фарби, т Загальний при7 буток, тис. грн.
B C D E Витрати сировини (в тоФактично Добовий нах) на 1 т фарби використазапас сиДля зовніш- Для внутріш- ровини, т но сировини, т ніх робіт ніх робіт 6 4 24 22,667 1 2 6 6 5
4
2,667
1,667
20
Це означає, що оптимальним вибором буде щоденне виробництво 2 2/3 т фарби для зовнішніх робіт і 1 2/3 т фарби для внутрішніх робіт із щоденним прибутком в 20 млн. грн. Приклад 2
Потрібно мінімізувати витрати на перевезення вантажу від постачальників продукції до складів споживачів. При цьому необхідно взяти до уваги спроможність поставок кожного з постачальників при максимальному задоволенні потреб споживачів. Створюємо ЕТ з вихідними даними (табл. 2.24). Таблиця 2.24 A 1 2 3 4 5 6
B C D Кількість перевезень Спож. Спож. Постачальники УСЬОГО №1 №2 0 Постач. № 1 0 0 0 Постач. № 2 0 0 0 Постач. № 3 0 0 РАЗОМ 0 0
E
F
Спож. №3 0 0 0 0
Спож. №4 0 0 0 0 83
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 2.24 7
Потреби споживачів
180
200
Витрати на перевезення Спромож- Спож. Спож. 9 Постачальники ність №1 №2 10 Постач. № 1 210 10 8 11 Постач. № 2 160 6 5 12 Постач. № 3 250 3 4 Вартість 0 0 0 13 перевезення
80
160
Спож. №3 6 4 5
Спож. №4 5 3 5
0
0
8
Завдання полягає в тому, щоб визначити кількість перевезень від кожного постачальника до кожного споживача (ці дані містяться в комірках С3:F5, а поки в ці комірки введено довільні числа — нулі), мінімізувавши загальну вартість перевезення (комірка В13). На дані накладаються такі обмеження: • загальна кількість перевезень від кожного постачальника не повинна перевищувати його спроможність; • загальна кількість перевезень до кожного споживача повинна повністю задовольняти його потреби; • кількість перевезень має бути цілим невід’ємним числом. Тому в виділені комірки слід ввести формули (подані за стилем R1C1): в комірки В3:В5 — =СУММ(RC[1]:RC[4]) в комірки С6:F6 — =СУММ(R[–3]C:R[–1]C) в комірки С13:F13 — =СУММПРОИЗВ(R[–10]C:R[–8]C;R[–3]C: R[–1]C) в комірку В13 — =СУММ(RC[1]:RC[4]) Діалогове вікно «Поиск решения» для даної задачі має вигляд (рис. 2.9). Після натискання кнопки «Выполнить» ЕТ має вигляд (табл. 2.25). 84
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Рис. 2.12
Таблиця 2.25 A
B
C
D
E
F
Кількість перевезень
1 Постачальники
УСЬОГО
Спож. №1
Спож. №2
Спож. №3
Спож. №4
3
Постач. № 1
210
0
0
80
130
4
Постач. № 2
160
0
130
0
30
5
Постач. № 3
250
180
70
0
0
6
РАЗОМ
180
200
80
160
7
Потреби споживачів
180
200
80
160
2
Витрати на перевезення
8 Постачальники
Спроможність
Спож. №1
Спож. №2
Спож. №3
Спож. №4
10
Постач. № 1
210
10
8
6
5
11
Постач. № 2
160
6
5
4
3
12
Постач. № 3
250
3
4
5
5
13
Вартість перевезення
2690
540
930
480
740
9
85
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Завдання для самостійної роботи Самостійна робота «Математичні функції»
Заповнити даними таблицю Брадіса для тригонометричних функцій і обчислити за її допомогою √esin37°. Таблиця 2.26 Кут α, град. sin α 0 1 2 ... 90
cos α
tg α
ctg α
Самостійна робота «Функції СУММ, ОКРУГЛ, ЕСЛИ»
Створити розрахункову відомість з заробітної плати працівників підприємства за заданою формою: Розрахункова відомість з заробітної плати за ________________ місяць 200__ р.
86
х ...
х ...
х х ... ... х х
Заборгованість на кінець місяця
до Фонду страхування на випадок безробіття
х ...
До сплати
до Фонду соціального страхування
х ...
всього
до Пенсійного фонду
1 х х ... ... ... ... ... ... ... ... ВСЬОГО: х
прибутковий податок
кредит
утримано
аванс
всього
лікарняні
ПІБ
відпускні
№ з/п
оклад
нараховано
х ... х
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Заповнити дані про 10 працівників. Суми в стовпцях «оклад», «відпускні», «лікарняні», «кредит» заповнюються довільним чином. В комірках з позначкою «х» слід створити формули за такими алгоритмами: • «всього нараховано» (далі — ВН) — сума всіх нарахувань працівнику; • «аванс» — 40 % від розміру окладу; • «прибутковий податок» — якщо ВН 570, від ВН відняти суму, утриману до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, Фонду страхування на випадок безробіття, податкового кредиту (131 грн.) і взяти 13 % від одержаної суми; якщо ж ВН > 570, від ВН відняти суму, утриману до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування, Фонду страхування на випадок безробіття і взяти 13 % від одержаної суми; • «до Пенсійного фонду» — 1 % від ВН, якщо ВН 365 і 2 % від ВН, якщо ВН > 365; • «до Фонду соціального страхування» — 0,5 % від ВН; • «до Фонду страхування на випадок безробіття» — 0,5 % від ВН; • «всього утримано» (далі — ВУ) — сума всіх утримань працівника; • «до сплати» — різниця між ВН і ВУ, якщо вона є додатною і пуста комірка (в формулах задається пустим рядком «»), якщо різниця між ВН і ВУ є від’ємною; • «заборгованість на кінець місяця» — різниця між ВУ і ВН, якщо вона є додатною і пуста комірка, якщо різниця між ВУ і ВН є від’ємною. Нижній рядок «ВСЬОГО» має містити суми значень відповідних стовпців. У всіх необхідних випадках грошові величини слід округлювати до копійок. Самостійна робота «Фінансові функції»
1.
2.
Покупець оформляє товар на виплату в розмірі 3000 грн. і збирається виплачувати щомісяця 300 грн. Відсоткова ставка складає 2 %. Скільки місяців покупець буде сплачувати за товар? На початку кожного року громадянин робить внесок до страхової компанії в розмірі 500 грн. Чому буде дорівнювати ця сума через 5 років, якщо річна відсоткова ставка дорівнює 10 %? 87
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
3.
4. 5. 6.
Автомобіль вартістю 36 тис. грн. має термін експлуатації 10 років, після чого його залишкова вартість складає 3тис. грн. Розрахувати: а) щорічну амортизацію автомобіля за методом рівномірної амортизації; б) амортизацію автомобіля на 5-й рік використання за лінійним методом; в) амортизацію автомобіля на 5-й рік використання за методом k-кратного обліку амортизації (k = 1,5). Банк видає позику в розмірі 10 млн грн. для того, щоб потім протягом чотирьох років отримувати щорічний дохід 2,7 млн грн. Якій відсотковій ставці відповідає така операція? Покупець оформляє товар на виплату протягом 4 років на суму 2800 грн. Відсоткова ставка складає 1,2 % на місяць. Яким має бути розмір щомісячної виплати покупцем? Підприємству пропонують інвестувати в проект 60 млн грн., щоб потім протягом 8 років отримувати щорічний дохід у розмірі 9,2 млн грн. Визначити сучасну вартість передбачуваного доходу. Вважаючи на те, що банк пропонує 5 % річних за вклад на таку ж суму визначити, що вигідніше — інвестування чи вклад до банку.
Самостійна робота «Діаграми»
Створити електронну таблицю і на її основі побудувати діаграму: Таблиця 2.27 Номер варіЗавдання анта залежності курсу іноземної 1 валюти від дати оцінок студентів академічної 2 групи з однієї з дисциплін сум, які надійшли до районних 3 бюджетів області кількості відремонтованих 4 телевізорів кожної марки 88
Стовпці таблиці
Тип діаграми
Дата; курс валюти
графік
Прізвище; оцінка
гістограма
Назва району; сума Марка телевізора; кількість
кругова графік
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
Закінчення табл. 2.27 Номер варіанта 5 6 7 8 9 10
Завдання
Стовпці таблиці
Тип діаграми
Прізвище; кількість гістограма балів витрат гарячої води в ЖЕК за рік Місяць; витрати з областями прибутку підприємства Рік; сума прибутку гістограма кількості глядачів, які відвідали Місяць; кількість кругова театр глядачів зміни ваги дитини Дата; вага графік залежності вартості перевезення вантажу від його Вага; вартість графік ваги даних тестування громадян
Самостійна робота «Форматування, друкування таблиць і обробка даних»
Варіант 1 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Надані послуги», стовпці якої містять такі дані: • назва місяця; • вид послуг; • обсяг послуг (в грошових одиницях); • експлуатаційні витрати. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за місяцем; б) за видом послуги. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про послуги, місячний обсяг яких перевищує 5000 грошових одиниць; б) всі дані про послугу «ремонт взуття» та всі послуги, експлуатаційні витрати, на які складають від 2000 до 5000 грошових одиниць. 89
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
3. 4.
Визначити сумарний прибуток за весь період, що розглядається. Одержати сумарний обсяг за всіма видам послуг за кожний місяць.
Варіант 2 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Товари», стовпці якої містять такі дані: • назва товару; • закупівельна ціна товару; • продажна ціна товару; • кількість купленого товару; • кількість проданого товару. Назви товарів можуть повторюватися в кількох рядках. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за назвою товару; б) за закупівельною ціною. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про товари, продані в кількості, більшій 10; б) всі дані про продаж товару з назвою «цукор», а також про товари, продані за ціною між 30 і 50 грн. 3. Визначити загальний прибуток від продажу всіх товарів. 4. Одержати загальну вартість купленого і проданого товару кожної назви. Варіант 3 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Склад», стовпці якої містять такі дані: • номер складу, який одержує сировину; • кількість одержаної сировини; • вартість 1 кг сировини; • постачальник сировини. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за номером складу; б) за постачальником сировини. 90
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
2.
3. 4.
Відфільтрувати: а) всі дані про склади з номерами 1 і 3; б) всі дані про наявність на складах сировини вартістю від 1 до 2 грн. за 1 кг, одержаної від «Постачальника № 1». Визначити сумарну вартість всієї сировини, що зберігається на всіх складах. Створити зведену таблицю, яка обчислює сумарну кількість сировини, яку одержав кожний склад від кожного постачальника.
Варіант 4 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Каталог виробів», стовпці якої містять такі дані: • тип виробу; • марка виробу; • вартість одиниці виробу; • кількість виробів на складі; • кількість днів, необхідних для виготовлення виробу. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за типом виробу; б) за маркою виробу. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про вироби, кількість яких на складі не перевищує 100; б) всі дані про вироби вартістю до 100 грн., на виготовлення яких потрібно від 15 до 30 днів. 3. Визначити сумарну вартість всіх виробів на складі. 4. Одержати сумарну кількість виробів кожного типу. Варіант 5 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Бібліотека», стовпці якої містять такі дані: • автор книги; • назва книги; • інвентарний номер; • вартість книги; • рік видання книги. 91
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.
2. 3. 4.
На базі створеної таблиці: Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за інвентарним номером; б) за автором книги; в) за назвою книги. Відфільтрувати: а) всі дані про книги з назвою «Історія України»; б) всі дані про книги Т. Г. Шевченка, видані з 1900 по 1990 роки. Визначити сумарну вартість книг після переоцінки книг, якщо відомо, що вартість книг, виданих до 1961 року, підвищується на 50 %, а виданих з 1961 по 1991 рік — на 20 %. Створити зведену таблицю, яка обчислює сумарну кількість книг кожного автора кожного року видання.
Варіант 6 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Список замовлень», стовпці якої містять такі дані: • назва замовника; • тип замовленого товару; • дата замовлення; • вартість замовлення без урахування знижки; • знижка на замовлення (у відсотках). На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за назвою замовника; б) за типом замовленого товару. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про замовлення, знижки на які перевищують 10 %; б) всі дані про замовлення від ПП Іванова, зроблені в січні 2005 року. 3. Визначити сумарну вартість всіх замовлень з урахуванням знижок. 4. Одержати загальну вартість всіх замовлень, зроблених кожним із замовників. Варіант 7 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Квиткова каса», стовпці якої містять такі дані: • дата придбання квитка; 92
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
• • • 1. 2. 3.
4.
номер рейса; пункт призначення; повна вартість квитка. На базі створеної таблиці: Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за датою придбання квитка; б) за номером рейса. Відфільтрувати: а) всі дані про придбання квитків після 1 січня 2005 року; б) всі дані про продаж квитків до Лондона в грудні 2004 року. Визначити сумарну вартість всіх проданих квитків без урахування податку на додану вартість (1/6 від повної вартості) і страхових зборів (1 % від повної вартості), а також загальну суму податку на додану вартість від продажу всіх квитків. Одержати загальну виручку від продажу квитків на кожний рейс.
Варіант 8 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Розвезення продукції молочного комбінату», стовпці якої містять такі дані: • назва продукту; • номер магазину, в який постачається продукція; • дата постачання; • вага продукту, що постачається до магазину; • вартість 1 кг продукту. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за датою постачання; б) за назвою продукту. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про постачання молочної продукції після 1 січня 2005 року; б) всі дані про постачання молока до магазину № 1 та постачання сметани до всіх магазинів в грудні 2004 року. 3. Визначити сумарну вартість всієї продукції, яку було розвезено з комбінату до всіх магазинів. 4. Створити зведену таблицю, яка обчислює загальну вагу продукту кожної назви, який було перевезено до кожного магазину. 93
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Варіант 9 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Заробітна плата», стовпці якої містять такі дані: • прізвище робітника; • розряд робітника; • номер деталі, яка виготовляється робітником; • тарифна ставка за одну виготовлену деталь; • кількість деталей, виготовлених робітником. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за розрядом робітника; б) за прізвищем. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про робітників, які мають розряд не нижче 4-го; б) всі дані про робітників 6-го розряду, які виготовили більше 150 деталей, та всі дані про робітників, які виготовляли деталь № 1. 3. Визначити сумарну зарплату всіх робітників. 4. Створити зведену таблицю, яка обчислює загальну кількість деталей кожного номера, виготовлену кожним робітником. Варіант 10 Створити, відформатувати та надрукувати електронну таблицю «Меблевий цех», стовпці якої містять такі дані: • назва продукції; • назва матеріалу, з якого виготовляється продукція; • кількість матеріалу, витраченого на виготовлення одиниці продукції; • кількість виготовленої продукції даної назви; • вартість однієї одиниці матеріалу. На базі створеної таблиці: 1. Відсортувати дані електронної таблиці в наступному порядку: а) за назвою продукції; б) за назвою матеріалу. 2. Відфільтрувати: а) всі дані про витрачення всіх матеріалів вартістю вище 100 грн. за одиницю виміру; б) всі дані про виготовлення продукції з матеріалу «дошки» вартістю від 20 до 40 грн. за одиницю виміру. 94
Частина II ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ MICROSOFT WORD
3. 4.
Визначити сумарну вартість виготовлення всієї продукції. Одержати загальну кількість витраченого матеріалу кожної назви. Самостійна робота «Розв’язання оптимізаційних задач»
1.
2.
Фірма має змогу рекламувати свою продукцію, використовуючи для цього місцеве радіо та телебачення. Витрати на рекламу в бюджеті фірми обмежені сумою 10 тис. у. о. на місяць. Одна хвилина рекламного часу на радіо коштує 15 у. о., а на телебаченні — 300 у. о. Досвід минулого показує, що реклама на радіо за часом повинна перевищувати рекламу на телебаченні не менш, ніж вдвічі. Разом з цим відомо, що нераціонально використовувати більш, ніж 400 хвилин реклами на радіо на місяць. Визначити оптимальний бюджет для реклами на радіо і телебаченні. При відгодівлі кожна тварина має одержати не менш, ніж 9 од. білків, 8 од. вуглеводів і 11 од. протеїну. Для складання раціону використовують два види кормів. Дані про наявність поживних речовин в кормах подані в табл. 2.28. Таблиця 2.28 Поживні речовини Білки Вуглеводи Протеїн
Кількість одиниць поживних речовин на 1 кг Корм № 1 Корм № 2 3 1 1 2 1 6
Вартість 1 кг корму № 1 складає 4 у. о., а корму № 2 — 6 у. о. Скласти денний раціон харчування найменшої вартості.
95
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
3.1. Поняття про бази даних і системи управління базами даних База даних (БД) — сукупність даних, організованих за певними правилами. БД дозволяє структурувати, зберігати й обробляти дані різних типів. В базах даних забезпечується інтеграція логічно пов’язаних даних при мінімальному дублюванні даних, що зберігаються. Система управління базами даних (СУБД) — сукупність мовних і програмних засобів, призначених для створення, ведення й використання БД. СУБД підтримують одну з моделей даних — ієрархічну, мережну або реляційну. В ієрархічній моделі кожний об’єкт може бути підлеглим щодо одного об’єкта вищого рівня. В мережній моделі кожний об’єкт може бути підлеглим щодо кількох об’єктів вищого рівня. Реляційна модель відрізняється зручним табличним поданням даних. Більшість сучасних СУБД базується на реляційній моделі даних, яка є сукупністю двовимірних таблиць, що належать до об’єктів одного типу (наприклад, відомості про клієнтів фірми або про замовлення, що зроблені ними). З даними різних типів можна працювати як з одним цілим, завдяки зв’язкам між інформацією, що знаходиться в різних таблицях. СУБД Microsoft Access належить до класу реляційних СУБД. Етапи створення БД: 1 Розробка інформаційно-логічної моделі (ІЛМ) предметної області. Визначається склад і структура інформаційних об’єктів 96
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
(ІО) — даних, які повинні знаходитись в БД і забезпечувати виконання необхідних завдань, що ставить користувач. Для цього визначаються функціональні залежності між ІО. Всі дані розподіляються на описові, які залежать від інших даних, і ключові, незалежні. Описові дані, які залежать від одних і тих самих ключових даних, вкупі з самими ключовими даними утворюють ІО. Далі визначаються структурні зв’язки між ІО. Типи зв’язків: • «один до одного» (1:1), коли одному екземпляру першого ІО відповідає тільки один екземпляр другого ІО і навпаки. Ці два ІО легко з’єднати в єдиний об’єкт; • «один до багатьох» (1:), коли одному екземпляру першого ІО можуть відповідати кілька екземплярів другого ІО, а кожному екземпляру другого ІО — не більше одного екземпляра першого ІО. Перший ІО називається головним, другий — підлеглим; • «багато до багатьох» (:), коли одному екземпляру першого ІО можуть відповідати кілька екземплярів другого ІО і навпаки. В цьому разі слід створити ще один, перехідний ІО, який буде зв’язаний з кожним з двох ІО відношенням 1:. 2. Визначення логічної структури БД. Для реляційних БД логічна структура відповідає формальній структурі ІЛМ. 3. Конструювання БД. Інформаційні об’єкти подаються у вигляді таблиць, які створюються засобами СУБД. Типи СУБД. Протягом тривалого часу широко використовувались СУБД, сумісні зі стандартом Xbase: Dbase (розроблена фірмою AshtonTate), FoxPro (фірма Fox Software), Clipper 5.0 (фірма Nantucket) та ін. Ці СУБД мали досить просту командну мову маніпулювання даними і засобами генерації звітів і форм. З появою операційної системи Windows був випущений ряд персональних СУБД, таких як Access (фірма Microsoft), Paradox (фірма Borland), Approach (фірма Lotus), Visual FoxPro (фірма Microsoft). Деякі з цих СУБД, наприклад, Access і Approach, мають зручний, здебільшого графічний, інтерфейс, отже й поширені можливості обробки даних, які можна використовувати, не запобігаючи до засобів програмування. Але Approach не цілком підтримує структуровану 97
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
мову запитів SQL, яка забезпечує зв’язування даних, створених за допомогою різних СУБД. Наявність підтримки мови SQL є обов’язковою для сучасних реляційних СУБД, адже можливості системи, розрахованої на багатьох користувачів і не оснащеної мовою SQL обмежені лише переглядом даних. СУБД Paradox має складний інтерфейс, але й значно більші можливості обробки даних. Visual FoxPro — єдина з зазначених СУБД, яка дозволяє виконувати набори команд (сценарії) без застосування складних елементів об’єктно-орієнтованого програмування, але поступово вона витісняється системами з більш простим інтерфейсом. Часто бази даних створюються на базі комп’ютерних локальних мереж. В цьому випадку СУБД, крім виконання своїх звичних функцій має слідкувати за розшаруванням доступу різних користувачів до загальної бази даних, а також забезпечувати її захист при одночасному використанні кількома користувачами. Бази даних такого типу орієнтовані на комп’ютерні мережі архітектури «клієнт — сервер» (рис. 3.1). На спеціально виділеному комп’ютері (сервері) зберігається загальна база даних, обробляються дані, забезпечується їх цілісність і схоронність. Для цього на сервері працюють потужні СУБД, такі як SQL Server (розроблена фірмою Microsoft), Oracle (фірма Oracle), Interbase (фірма Borland) та Сервер
Запит SQL
Оновлені дані
Робоче місце
Робоче місце ... Робоче місце
СУБД клієнта
СУБД клієнта ... СУБД клієнта
Рис. 3.1 98
База даних і СУБД сервера
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
інші. На інших комп’ютерах (робочих місцях) можуть бути установлені персональні СУБД, зручні для користувачів-клієнтів. Від цих СУБД вимагається повна підтримка мови SQL. Взаємодія СУБД сервера і СУБД клієнта відбувається таким чином. На робочому місці користувач за допомогою своєї локальної СУБД проектує дії з обробки даних. На базі цих дій генерується відповідний запит на мові SQL, який відсилається до СУБД сервера, де аналізується і обробляється. Оновлені дані надсилаються до робочих місць клієнтів. СУБД, орієнтовані на архітектуру «клієнт — сервер» принципово відмінні від персональних СУБД, адже вони не призначені для безпосередньої розробки додатків користувача, а виконують функції управління базою даних. Останнім часом розробляються універсальні СУБД, здатні інтегрувати в базі даних й дані нетрадиційних типів — рисунки, звук, відеозображення, повідомлення електронної пошти тощо. Існують два підходи до проектування відповідних баз даних: об’єктний, коли об’єкти зберігаються і використовуються безпосередньо (без розкладення на таблиці) і об’єктно-реляційний, коли реляційна база даних доповнюється спеціалізованим сервером нетрадиційних даних. Основні об’єкти реляційної бази даних та їх призначення. До основних об’єктів, з яких складається реляційна база даних, належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі, Web-сторінки. 1. Таблиця створюється для зберігання даних та містить інформацію про інформаційний об’єкт певного типу (наприклад, про працівників підприємства, використовувані матеріали, реалізацію продукції). Таблиця складається з полів (стовпців) та записів (рядків). Кожне поле має унікальне в межах таблиці ім’я. Для кожної таблиці можна визначити ключ і один або кілька індексів. Ключ — це поле або комбінація полів, які містять дані, що однозначно визначають кожен запис в таблиці. Простий ключ складається з одного поля, а складений ключ — з кількох полів. Поля, за якими побудовано ключ, називаються ключовими. Значення окремих полів складеного ключа (але не всіх одночасно) можуть повторюватися. Індекс також будується за допомогою полів таблиці, але він допускає повторення значень полів, які складають індекс. Поля, за якими 99
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
побудовано індекс, називаються індексними. Завдяки використанню індексів підвищується швидкість пошуку даних в таблиці, тому що таблиці сортуються за індексними полями. Ключові поля в СУБД індексуються автоматично. Таким чином, використання ключів та індексів дозволяє: однозначно ідентифікувати записи, виключити дублювання значень в ключових полях, сортувати таблиці, прискорити пошук даних в таблицях, встановлювати зв’язки між окремими таблицями БД. 2. Запит дозволяє користувачеві вибрати потрібні дані з однієї або з кількох зв’язаних таблиць. Можна скласти запит на вибір, оновлення, вилучення, додавання даних, на створення нових таблиць на базі тих, що вже існують. 3. Форма призначена для перегляду, введення та коригування взаємозалежних даних БД на екрані в зручному для користувача вигляді. За допомогою форми можна примусити до виконання макрос у відповідь на деяку подію. 4. Звіт формує вихідний документ, призначений до друкування. 5. Макрос містить опис дій, які треба виконати у відповідь на деяку подію (наприклад, у відповідь на натискання кнопки). 6. Модуль — програма для реалізації нестандартних процедур. 7. Web-сторінка дає змогу обмінюватись даними засобами, розробленими для глобальних комп’ютерних мереж. Після відкриття Access у його вікні з’являється меню, яке складається лише з двох пунктів — «Файл» і «Справка», а також набір кнопок — панель інструментів, з яких активними є тільки три — «Создать», «Открыть» і «Найти». Відкриття існуючої БД: М «Файл» → «Открыть» (або КН «Открыть») → вибрати необхідні диск, каталог і файл з розширенням mdb, який містить БД. Створення БД: М «Файл» → «Создать» (або КН «Создать») → вибрати необхідні диск і каталог, в якому буде міститися файл з БД → дати ім’я файлу → «ОК». Файли Access мають розширення mdb. Після відкриття або створення БД з’являється вікно бази даних, яке містить щонайменше 7 вкладок — «Таблица», «Запрос», «Форма», «Отчет», «Страница», «Макрос», «Модуль» (рис. 3.2). Клацнувши мишею 100
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.2
на одній з вкладок, користувач взмозі побачити у вікні БД список відповідних об’єктів, які вже існують в БД. Також у вікні БД є 3 кнопки «Создать», «Открыть», «Конструктор». КН «Создать» призначена для створення нового об’єкта (таблиці, запиту тощо). Більшість об’єктів Access існує принаймні в двох виглядах — в режимі конструювання і в режимі перегляду вмісту (його ще називають режимом таблиці). КН «Конструктор» відкриває об’єкт в першому з цих режимів, КН «Открыть» — в другому. Режим конструювання завжди передує режимові перегляду. Зберігання БД спеціально не виконується. Програма автоматично зберігає всі об’єкти БД при їх закритті або при перемиканні режимів роботи з ними. Є додаткова можливість зберігати об’єкти в іншому форматі (М «Файл» → «Сохранить»), наприклад, таблицю СУБД Access можна перетворити на електронну таблицю формату Excel.
3.2.
Таблиці
Створення нової таблиці: активізувати вікно бази даних → вкладка «Таблица» → КН «Создать» → КН «Новая таблица» (використання майстра для створення нової таблиці буде розглянуто нижче). Таблицю буде розкрито в режимі конструктора. Конструктор таблиць складається 101
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
з трьох стовпців — «Поле», «Тип данных», «Описание», розташованих в верхній частині вікна та зі списку властивостей полів в нижній частині вікна. В комірки стовпця «Поле» треба ввести з клавіатури назви полів таблиці, що конструюється. Перехід до іншої комірки конструктора таблиць здійснюється щигликом лівої кнопки миші або за допомогою клавіш управління курсором клавіатури. Кожна комірка стовпця «Тип данных» містить список всіх можливих типів даних, які підтримує Access. Список відкривається за допомогою кнопки списку, що знаходиться в правій частині комірки. Для кожного поля таблиці встановлюється свій власний тип даних. Взагалі Access підтримує такі типи даних: 1. «Текстовый» — до 255 довільних символів. 2. «Поле MEMO» — текст довжиною до 64 000 символів або текст, який містить символи Tab чи Enter. 3. «Числовой» — числові дані (цілі та дробові числа). 4. «Дата / Время». 5. «Денежный» — чисельні дані (з 4 знаками після десяткового роздільника) з позначкою грошової одиниці. 6. «Счетчик» — список послідовних натуральних чисел, які Access автоматично генерує при створенні кожного нового запису (найчастіше — при створенні ключів). Таблиця не може містити більше ніж один лічильник. 7. «Логический» — логічні дані, які можуть приймати одне з альтернативних значень: «Правильно» / «Неправильно». 8. «Поле объекта OLE» — малюнки, діаграми, аудіо- та відеофайли тощо. 9. «Гиперссылка» — текст, який використовується як адреса гіперпосилання. 10. «Мастер подстановок» — створює поле, в якому дозволяється вибрати значення з іншої таблиці або зі списку, заданого користувачем. До стовпця «Описание» вводиться пояснювальний текст для кожного поля (необов’язково). Цей текст буде виводитися в рядку стану (в нижній частині вікна) в режимі таблиці. Список властивостей утворюється окремо для кожного поля таблиці. Для цього спочатку треба виділити поле, клацнувши мишею в верхній 102
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
частині вікна конструктора в рядку, який містить назву цього поля. Потім треба перейти до нижньої частини вікна конструктора, клацнувши в ній мишею і ввести значення потрібних властивостей. Найчастіше значення властивості поля вибирається зі списку. Кнопка списку значень міститься в правій частині комірки рядка, що відповідає цій властивості. Слід зазначити, що для даних різних типів списки властивостей відрізняються один від одного. Основні властивості: 1. «Размер поля» задає максимальний розмір даних для цього поля: для текстових даних — найбільшу кількість символів в рядку тексту; для чисельних даних — «Байт» (цілі числа від 0 до 255), «Целое» (цілі числа від -32768 до 32767), «Длинное целое» (цілі числа в діапазоні близько ±2,1 мільярда), «С плавающей точкой (4 байта)» (числа в діапазоні близько ±3,4×1038 з точністю 6 знаків), «С плавающей точкой (8 байт)» (числа в діапазоні близько ±1,8×10308 з точністю 10 знаків). 2. «Формат поля» задає формат подання даних при виведенні на екран або для друкування. Вибір будь-якого значення цієї властивості не впливає на точність, з якою дані зберігаються в пам’яті комп’ютера і яка визначається властивістю «Размер поля». Формати числових даних установлюються аналогічно тому, як це робиться в електронних таблицях Excel. 3. «Число десятичных знаков» визначає кількість знаків після десяткового роздільника для даних чисельного та грошового типів. Значення «Авто» для більшості форматів зберігає 2 десяткові знаки після роздільника. 4. «Маска ввода» — користувач буде бачити її при введенні даних в режимі таблиці. Маска містить спеціальні символи, зокрема 0 — для цифри; 9 — для цифри або пропуску; А — для літери або цифри; # — для цифри, пропуску, знаків + і –; L — для літери. Таким чином можна утворити, наприклад, маску (_ _ / _ _ /_ _) для введення дати, (####)00-00-00 для введення номера телефону тощо. 5. «Подпись поля» містить текст, який буде виведено в підписах форм та заголовках звітів, які використовують цю таблицю. 6. «Значение по умолчанию» — значення, яке одержить поле, якщо користувач залишить його пустим в режимі таблиці. Якщо не 103
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
використати цю властивість, чисельні дані одержать значення 0, а текстові дані — пустий рядок. 7. «Условие на значение» — вираз, який має бути правильним при введенні або редагуванні даних в цьому полі. Наприклад, <=100 означає, що користувач не зможе ввести до поля число, більше за 100; >#31.12.04# AND <#01.02.05# означає, що поле може містити тільки одну з дат, яка відповідає якому-небудь дню січня 2005 року. 8. «Сообщение об ошибке» — текст, який Access виводить на екран у випадку, коли значення, що введено до поля, не задовольняє умові на значення. 9. «Обязательное поле» — якщо вибрати значення «Да» для цієї властивості, то при введенні даних це поле не можна лишати пустим. 10. «Индексированное поле» визначає, чи є це поле індексованим. За замовчуванням для всіх полів, крім ключових, ця властивість має значення «Нет». Щоб зробити поле індексованим, треба вибрати значення «Да (Допускаются совпадения)», якщо поле може мати записи з однаковими значеннями, або «Да (Совпадения не допускаются)», якщо кожне значення цього поля унікальне. Наприклад, в таблиці «Працівники» індексом може бути поле з унікальними значеннями «Табельний_номер». Можна індексувати й інші поля, наприклад, «Прізвище» або «Рік_народження», але для них треба вибрати значення «Да (Допускаются совпадения)», тому що на підприємстві може працювати кілька осіб з однаковими прізвищами або кілька осіб, які народились в один рік. Не обов’язково визначати всі без винятку властивості полів. Але значення деяких з властивостей, зокрема, «Индексированное поле», «Размер поля», «Формат поля», «Условие на значение» є суттєвими при проектуванні таблиць. Для того, щоб зробити поле ключовим, виділіть його мишею в верхній частині вікна конструктора → КН «Ключевое поле» (або М «Правка» → «Ключевое поле»). На підтвердження ліворуч від назви зазначеного поля з’явиться позначка ключа. Щоб знищити ключ знов натисніть кнопку «Ключевое поле» для зазначеного поля. Ключові поля автоматично індексуються. 104
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Приклад
Спроектувати базу даних «Торговельне підприємство», яка містила б список клієнтів підприємства, перелік товарів, що підлягають реалізації, та дані про продаж цих товарів. Дані можна розмістити в трьох таблицях: «Клієнти», «Товари», «Продаж». Припустимо, таблиця «Клієнти» складається з полів «Назва», «Місто», «Адреса», «Телефон», «E_mail», «Контактна_особа»; таблиця «Товари» — з полів «Код_товару», «Тип_товару», «Вид_товару», «Од_виміру», «Ціна_закупівельна», «Кількість_на_складі»; таблиця «Продаж» — з полів «Покупець», «Товар», «Кількість», «Вартість», «Знижка», «Сплата». При конструюванні таблиць для полів встановлюються такі типи даних та атрибути (табл. 3.1). При проектуванні таблиці «Продаж» зручно вибрати тип даних «Мастер подстановок» для полів «Покупець» і «Товар». Це дасть змогу зробити посилання на поле «Назва» з таблиці «Покупець», а також на поля «Код_товару», «Тип_товару» і «Вид_товару» з таблиці «Товар» для того, щоб при заповненні таблиці «Продаж» даними можна було б вибирати ці дані зі списків, а не вводити їх значення з клавіатури. Надалі поля «Покупець» і «Товар» будуть використані для зв’язків між таблицями бази даних. За ключове поле в таблиці «Клієнти» виберемо поле «Назва», яке утворює простий ключ. Обмеженням є те, що в цьому полі не може опинитись дві ідентичні назви клієнтів, адже ключове поле завжди має містити унікальні записи. За ключове поле в таблиці «Товари» виберемо поле «Код_товару», яке також утворює простий ключ. Іншим варіантом могло би стати утворення ключа на базі поля «Тип_товару». Але, якщо припустити, що тип товарів може повторюватись для різних записів, то для забезпечення унікальності ключа слід було б додати до ключа щонайменше ще одне поле, наприклад, «Вид_товару». Таким чином утворився би складений ключ. Але це призвело б до того, що до підлеглої таблиці «Продаж» вводився би подвійний набір даних — тип товару та його вид, тобто збільшився би обсяг роботи з даними. 105
106
Текстовый
Одинарное Числовой с плав. точкой
Текстовый
Текстовый
8
Длинное целое
Счетчик
Текстовый
20
Текстовый
Текстовый
Текстовый
Текстовый
15
50
Тип даних
Текстовый
Розмір поля
Таблиця 3.1 Формат поля Фиксированный
Число десяткових знаків 2
Маска введення \(#####\) 00\-00\-00
Значення за умовчуванням шт.
Київ
Індексоване поле Да (совпадения не допускаются)
Да (Допускаются совпадения)
Да (совпадения не допускаются)
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Повідомлення про помилку
Умова на значення
Целое
Числовой
Целое
Числовой Фиксированный
Основной
С разделителями разрядов
Логический
Дата/время Да/Нет
Краткий формат даты
1
2
0
0
0
Формат поля
Одинарное Числовой с плав. точ- Процентный кой
Одинарное Числовой с плав. точкой
Длинное целое
Числовой
Текстовый
Розмір поля
Тип даних
Число десяткових знаків
Закінчення табл. 3.1 Значення за умовчуванням
Маска введення 00.00.00 Now()
Повідомлення про помилку
Умова на значення <1
Відсотки задають в сотих долях
На складі >=0 немає такої кількості
Індексоване поле Нет
Нет
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
107
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Введення даних до таблиці. Після того, як задано значення властивостей всіх полів і визначено ключові та індексовані поля, треба перейти до режиму таблиці для введення даних: КН «Вид» → «Режим таблицы» (або М «Вид» → «Режим таблицы»). Якщо користувач не задав ключові поля в таблиці, при перемиканні між режимами програмою буде запропоновано задати ключове поле автоматично. Якщо користувач згоден — це призведе до того, що в таблиці буде створено додаткове поле з назвою «Код» і типом даних «Счетчик». Ліворуч від таблиці, в області маркування, чорним трикутником позначено поточний запис, з яким в даний момент працює користувач, а зірочкою позначено перший пустий рядок таблиці, який можна використати для створення нового запису. Переміщення між полями таблиці виконується за допомогою: • миші; • клавіш управління курсором; • кнопок, що оточують поле номера запису, які розташовані в нижній частині таблиці (кнопки дозволяють перейти до першого, попереднього, наступного та останнього запису); • клавіш та їх комбінацій: Tab (перехід до наступного поля), Shift + Tab (перехід до попереднього поля), Home (перехід до першого поля поточного запису), End (перехід до останнього поля поточного запису) тощо. Дії, ініційовані натисканням клавіш Enter та →, користувач може визначити сам (М «Сервис»→ «Параметры» → вкладка «Клавиатура»). Для створення нового запису треба перейти в кінець таблиці до першого вільного рядка, поміченого зірочкою. Інформація, що вводиться в поле, повинна точно відповідати типу даних, встановленому для цього поля. Дні, місяці, роки в датах відокремлюються крапкою або знаком / («слеш»); для даних логічного типу помічається прапорець як значення «Правильно» або знімається помітка прапорця як значення «Неправильно». Якщо треба додати кілька записів, бажано спочатку заповнити всі поля першого з записів, потім перейти до другого тощо. Річ у тім, що незаповнені комірки можуть не задовольняти значенням властивостей «Условие на значение» і «Обязательное поле», які установлено в конструкторі. 108
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Якщо введені дані не задовольняють властивостям цього поля і немає змоги виправити помилку, вилучіть неправильний запис (клавіша Esc). Для редагування даних, які внесено до таблиці, їх треба спочатку виокремити. При виділенні даних застосовуються традиційні для Windows засоби: клацнути мишею в лівому нижньому куті комірки для виділення всього вмісту комірки, двічі клацнути для виділення слова, клацнути і «протягнути» мишу для виділення тексту довільної довжини. Нові дані, які Ви будете набирати на клавіатурі, замінять виділені дані. Для копіювання (переміщення) даних використовується буфер обміну: виділити дані → М «Правка» → «Копировать» («Вырезать») або Ctrl+C (Ctrl+X) → перемістити курсор до нового місця розташування цих даних → М «Правка» → «Вставить» або Ctrl+V. Вилучення записів: виділити цілий рядок з записом, клацнувши мишею в області маркування, ліворуч від таблиці і натиснути клавішу Delete. Пошук даних: М «Правка» → «Найти» → до текстового поля «Образец:» ввести текст, що має бути знайдено. В полі «Поиск в:» зазначити, де треба шукати відповідний текст — в поточному полі або у всій таблиці. Заміна даних: М «Правка» → «Заменить» → до текстових полів «Образец:» і «Заменить на» ввести відповідно текст, який буде замінено і новий текст. В будь-який момент можна модифікувати проект таблиці, якщо повернутися до режиму конструктора (КН «Конструктор» або М «Вид» → «Конструктор»). Зверніть увагу на те, що дані в полях, за якими пов’язуються таблиці, повинні точно відповідати одне одному: всі символи та регістр мають збігатися. Виняток: полю типу «Счетчик» повинно відповідати поле типу «Числовой» зі значенням «Длинное целое» властивості «Размер поля». Тому зручніше відкрити обидві таблиці разом і копіювати дані з однієї таблиці на іншу або застосувати «Мастер подстановок» для вибору значень. Для зміни ширини поля таблиці краще перетягнути праву межу поля, підвівши курсор до рядка, який містить заголовки полів. Аналогічно можна змінити висоту рядків таблиці, перемістивши за допомогою миші нижню межу рядка в області маркування записів. 109
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Зберігання таблиці: таблиця автоматично зберігається при її закритті. Якщо в таблиці було проведено суттєві зміни, Access виведе на екран запит, чи треба зберегти новий макет таблиці. При першому зберіганні таблиці буде виведено діалогове вікно, в якому треба вказати назву нової таблиці. Збереження додаткової копії таблиці або збереження її у форматі форми або звіту: М «Файл» → «Сохранить как». Деякі глобальні операції з таблицями можна виконувати у вікні БД. Для цього таблицю слід заздалегідь закрити. Копіювання таблиці: виділити таблицю у вікні БД → М «Правка» → «Копировать» → М «Правка» → «Вставить» → в ДВ вибрати параметр «Структура и данные» і задати ім’я нової таблиці. Перейменування таблиці: виділити таблицю у вікні БД → М «Правка» → «Переименовать» → задати нове ім’я. Вилучення таблиці: виділити таблицю у вікні БД і натиснути клавішу Delete. Відкриття таблиці: виділити таблицю у вікні БД і клацнути на кнопці «Открыть» або «Конструктор», щоб таблицю було відкрито у відповідному режимі. Використання майстра для розробки таблиць. В деяких випадках можна автоматизувати процес конструювання таблиць, використавши майстра з розробки таблиць. Викликання майстра: КН «Создать» у вікні БД → «Мастер таблиц». Проектування здійснюється в кілька етапів. На першому етапі слід вибрати один із зразків таблиці, додати до таблиці поля зі списку зразків полів — по одному, за допомогою кнопки > або всі разом, за допомогою кнопки >> (кнопки < і << відповідно вилучають одне виділене поле або всі поля разом зі списку полів таблиці), натиснути кнопку «Далее». На другому етапі вказують, чи повинен майстер визначати ключове поле в новій таблиці. Оскільки нова таблиця не пов’язана з іншими таблицями БД, на третьому етапі можна встановити необхідні зв’язки1. На останньому етапі слід вибрати режим подальшої роботи з таблицею: перехід до режиму конструктора чи введення даних або в режимі таблиці, або за допомогою форми. Всю подальшу модифікацію укладеної таблиці користувач має виконувати вручну в режимі конструктора. Приклад
Заповнити даними таблиці бази даних «Торговельне підприємство». 1
Це можна зробити й пізніше, модифікувавши схему даних (див. розділ «Зв’язування таблиць»)
110
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Таблиці «Клієнти», «Товари» і «Продаж» після заповнення їх даними набувають такого вигляду, як це показано відповідно на рис. 3.3, 3.4 і 3.5.
Рис. 3.3
Рис. 3.4
Рис. 3.5 111
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
3.3.
Зв’язування таблиць
Перед тим, як зв’язувати таблиці, слід перевірити їх властивості в режимі конструктора. При створенні інформаційно-логічної моделі визначають, якими відношеннями буде зв’язано кожну пару таблиць та за якими саме полями здійснюється зв’язок. Всі поля, які будуть брати участь у зв’язках у відношенні «один», мають бути ключовими, або для властивості «Индексированное поле» цього поля має бути задане значення «Да (Совпадения не допускаются)». Всі поля, які будуть брати участь у зв’язках у відношенні «багато», не повинні бути ні ключовими, ні індексованими. Після коригування таблиць, відповідно до цих вимог треба відкрити схему даних для зв’язування таблиць: КН «Схема данных» або М «Правка» → «Схема данных». Якщо зв’язки в БД застосовується вперше, спочатку відкриється ДВ «Добавить таблицу». В списку таблиць слід по черзі виділити кожну з таблиць, які мають брати участь в зв’язуванні і додати її до схеми даних, натиснувши кнопку «Добавить». Після того, як всі таблиці буде додано до схеми даних, діалогове вікно закривається кнопкою «Закрыть». У вікні схеми даних з’являться всі додані до неї таблиці. За бажанням, за допомогою миші їх можна розташувати більш зручно. Якщо Ви помилково додали одну й ту саму таблицю до схеми даних кілька разів, зробіть щиглик на зайвій копії цієї таблиці і вилучіть її за допомогою клавіші Delete. В двох таблицях, що будуть об’єднуватися, знайдіть поля, за якими буде встановлено зв’язок (наприклад, поле «Назва» таблиці «Клієнти» і поле «Покупець» таблиці «Продаж»). Клацніть на одному з цих полів і «перетягніть» його на назву іншого з полів, що зв’язуються між собою. Будьте уважні: якщо таблиці мають знаходитися у відношенні «один до багатьох», слід перетягувати те з полів, яке входить у зв’язок у відношенні «один». Відкриється ДВ «Связи». Перевірте, чи було зв’язано належні поля і клацніть на прапорці «Обеспечение целостности данных». Забезпечення цілісності даних означає, що до функцій програми буде входити слідкування за тим, щоб користувач вводив ідентичні дані до полів, які зв’язуються між собою. Якщо до цього все було зроблено правильно, Access 112
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
установлює необхідне значення перемикача «Тип отношения»: «один к одному» або «один ко многим». За бажанням можна встановити прапорці «Каскадное обновление связанных полей» і «Каскадное удаление связанных полей». Перший з них дасть змогу автоматично оновлювати значення зв’язаних полів у підлеглих таблицях (тобто тих, які входять у зв’язок у відношенні «багато») при заміні значення ключового поля в батьківській таблиці, яка входить у зв’язок у відношенні «один» (наприклад, при зміні назви клієнта в таблиці «Клієнти» цю назву буде також автоматично замінено в усіх записах таблиці «Продаж», де вона присутня). Другий прапорець дасть змогу автоматично вилучати всі записи в підлеглій таблиці, які містять значення ключового поля, вилученого з батьківської таблиці. Нарешті, клацніть кнопку «Создать». Якщо зв’язок установлено правильно, Access намалює лінію між таблицями і зобразить на кінці лінії біля таблиці, яка входить у відношення з боку «один» цифру 1, а на кінці лінії біля таблиці, яка входить у відношення з боку «багато» — символ нескінченності. Цю процедуру слід повторити для кожної пари таблиць, що зв’язуються між собою. Щоб вилучити який-небудь зв’язок, клацніть на його лінії і натисніть клавішу Delete. Щоб скоригувати зв’язок, двічі клацніть на його лінії і тоді відкриється ДВ «Связи». Для того, щоб зв’язати новоутворену таблицю з існуючою БД, треба відкрити схему даних, натиснути кнопку «Добавить таблицу» (або виконати команду «Добавить таблицу» контекстного меню), а далі додати нову таблицю і зв’язати її з іншими таблицями в спосіб, який розглядався вище. Помилки, які виникають при зв’язуванні таблиць, в переважній більшості зводяться до таких типів: 1. Дані, які вводяться у підлеглу таблицю, суперечать даним, які містяться в головній таблиці. Це стосується полів, що зв’язуються між собою. Не можна вводити до підлеглої таблиці дані, якщо у відповідному полі головної таблиці немає ідентичних даних. 2. Помилково визначено ключові та індексовані поля. Поля, які беруть участь у зв’язку у відношенні «один», обов’язково мають бути 113
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
3.
4.
ключовими або індексованими зі значенням «Да (совпадения не допускаються)» властивості «Индексированное поле». Поля, які беруть участь у зв’язку у відношенні «багато», не можуть бути ключовими, і для них установлюється значення «Нет» властивості «Индексированное поле». Неправильно визначені типи даних полів, які беруть участь у зв’язку. Типи даних мають бути однаковими. Виняток становить поле типу «Счетчик». Його слід зв’язувати з полем типу «Числовое», для якого вибрано формат «Длинное целое». При проектуванні схеми даних всі таблиці мають бути закритими. Приклад
Розробити схему даних для БД «Торговельне підприємство». Зв’язок між таблицями «Клієнти» та «Продаж» встановлюється за допомогою полів «Назва» і «Покупець». Поле «Назва» входить до таблиці «Клієнти» у відношенні «один» (кожний клієнт реєструється в базі даних один раз і тому кожному клієнту в цій таблиці відповідає єдиний запис), а поле «Покупець» входить до таблиці «Продаж» у відношенні «багато» (один і той самий клієнт може обслуговуватись безліч разів, тому кожному клієнту в цій таблиці може відповідати кілька записів). Зв’язок між таблицями «Товари» та «Продаж» встановлюється за допомогою полів «Код_товару» і «Товар». Поле «Код_товару» входить до таблиці «Товари» у відношенні «один» (кожний товар записується до
Рис. 3.6 114
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
бази даних лише один раз і тому кожному товару в цій таблиці відповідає єдиний запис), а поле «Товар» входить до таблиці «Продаж» у відношенні «багато» (один і той самий товар може бути продано безліч разів, тому кожному товару в цій таблиці може відповідати кілька записів). Таблиці «Клієнти» і «Товари» безпосередньо між собою не пов’язані. Схема даних для БД «Торговельне підприємство» зображена на рис. 3.6.
3.4.
Запити
В Access існують 2 типи запитів: запити-вибірки, які відбирають певну інформацію з таблиць, але не змінюють дані в цих таблицях; • запити-дії, при виконанні яких додаються, оновлюються або вилучаються дані з таблиць БД. Список запитів можна побачити на вкладці «Запрос» вікна БД. Створення запиту-вибірки: вкладка «Запрос» вікна БД → КН «Создать» → Конструктор або команда «Создание запроса в режиме конструктора». Запит буде відкрито в режимі конструктора. Запити, як і таблиці, існують в двох режимах: в режимі конструктора і в режимі таблиці (тобто перегляду результатів виконання запиту)1. На екрані з’явиться бланк конструктора запитів і ДВ «Добавить таблицу». В діалоговому вікні виділяємо таблиці (одну чи кілька), дані з яких будуть брати участь в складанні запиту, і по черзі додаємо їх до запиту за допомогою КН «Добавить». Після додавання всіх таблиць закриваємо ДВ. Зазначимо, що запити можна створювати також на базі інших запитів. Якщо таблиці, на яких будується запит, безпосередньо не зв’язані між собою, слід додати до бланка запиту також всі таблиці, які забезпечують «ланцюг» такого зв’язку. Всупереч результати виконання запиту утворять так званий декартів добуток даних: до кожного запису першої таблиці буде по черзі додано кожний запис іншої таблиці. •
1
Взагалі, для запитів існує ще й третій режим – режим створення інструкцій на структурованій мові запитів SQL, який в цьому посібнику розглядатися не буде.
115
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Бланк конструктора запитів складається з двох частин. У верхній частині знаходяться списки таблиць, які вибрано для створення запиту, а також зображуються зв’язки між таблицями. В будь-який момент можна додати до бланка таблицю (КН «Добавить таблицу») або вилучити непотрібну таблицю (клацнути на ній і натиснути клавішу Delete). Оскільки результатом виконання запиту по суті є нова таблиця, слід оголосити, які поля будуть розміщені в запиті. Для цього треба в верхній частині бланка виділити необхідне поле і перетягнути його мишею до першої вільної комірки графи «Поле», яка розташована в нижній частині бланка або двічі клацнути на назві поля, або вибрати назву поля зі списку, розташованому в графі «Поле». Крім полів, які входитимуть до таблиці з результатом запиту, треба обов’язково додати до бланка ті поля, що визначають умови відбору даних. Якщо в запиті треба використати всі без винятку поля таблиці, можна додати до бланка рядок із зірочкою *, який є першим у списку полів таблиці. Назви всіх вибраних полів з’являться в графі «Поле» нижньої частини бланка, а назви таблиць, з яких ці поля взято — в графі «Имя таблицы». Графа «Сортировка» містить список, завдяки якому можна відсортувати дані в таблиці-результаті запиту. Графа «Вывод на экран» містить прапорці, знявши які можна скасувати виведення на екран того чи іншого поля. Графи «Условие отбора» і «или» задають умови відбору записів. Кожна умова записується в стовпці відповідного поля в графі «Условие отбора»; графа «или» використовується при конструюванні більш складних логічних умов відбору (див. способи утворення умов відбору даних). Способи утворення умов відбору даних: 1. Якщо дані, що відбираються, мають дорівнювати якому-небудь конкретному значенню, в графі умови відбору записується це значення. Текстові дані беруться в лапки, дати оточуються символами #. Наприклад: 2000 для поля «Кількість_на_складі»; «Зошит» для поля «Тип_товару», #01.01.05# для поля «Дата_продажу». 2. Якщо дані, що відбираються, повинні задовольняти умові нерівності, в графі умови відбору записується знак нерівності, а потім — значення, з яким порівнюються дані. Наприклад, умова >=0,03, 116
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
3.
4.
5.
6.
записана для поля «Знижка», відбирає всі дані про продаж товарів зі знижкою не меншою ніж 3 %. Якщо дані, що відбираються, належать до інтервалу значень, можна використати функцію BETWEEN <менше значення> AND <більше значення>. Наприклад, умова BETWEEN #1.01.05# AND #31.01.05# в полі «Дата_продажу» відбере всі дані за січень 2005 р. Якщо текстові дані відбираються шляхом порівняння зі значеннями, які належать деякому спискові, можна використати функцію IN (<список>). Наприклад, умова IN(«Іванов», «Петров», «Сидоров») в полі «Покупець» дозволить вибрати дані про всі покупки зазначених в списку клієнтів. Якщо утворюється більш складна умова, яка складається з кількох простих умов, поєднаних логічним сполучником «И» (тобто ці прості умови мають бути правильними одночасно), вони записуються до однієї графи бланка. Наприклад, якщо треба вибрати дані про дефіцитні штучні товари, тобто про всі штучні товари, які є в наявності на складі в кількості, меншій ніж 100 одиниць, треба записати умову «шт.» для поля «Од_виміру» і умову <100 для поля «Кількість_на_складі» в графу «Условие отбора». Якщо складна умова утворюється з кількох простих умов, поєднаних логічним сполучником «ИЛИ» (тобто повинна бути правильною хоча б одна з простих умов), їх слід записувати в різних графах бланка: першу — в графі «Условие отбора», другу і подальші — в графах «или». Наприклад, якщо треба відібрати всі дані про продаж олівців, а також всіх товарів вартістю до 1 грн. за одиницю, то слід в графі «Условие отбора» записати умову «Олівець» в полі «Товар», а в першій з граф «или» — умову <1 в полі «Вартість». Приклад
Користуючись БД «Торговельне підприємство» створити запит, який відбирає всі дані про продаж олівців, а також про всі товари, продані після 31 грудня 2004 року і за які не сплачено кошти. Запит створюємо на базі таблиць «Товари» і «Продаж». До запиту включаємо поля «Тип_товару», «Вид_товару» таблиці «Товари» і поля 117
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 3.7
«Кількість», «Дата_продажу», «Сплата» таблиці «Продаж». Дані розподіляємо за датою продажу. Дві умови — «олівці...» і «несплачений товар, проданий після 31 грудня...» поєднані сполучником «ИЛИ». Умови «товар, проданий після 31 грудня...» і «... несплачений товар» поєднані сполучником «И». Тому умови відбору записуємо так, як це показано на рис. 3.7. Перегляд результатів запиту: КН «Вид» → «Режим таблицы» або М «Вид» → «Режим таблицы». Повернення до режиму конструктора запитів: КН «Вид» → «Конструктор» або М «Вид» → «Конструктор». Поля, що обчислюються — це тимчасові поля, які створюються на час виконання запиту і в які заносяться результати обчислень над даними з полів таблиць. Для їх створення до пустої комірки графи «Поле» бланка конструктора запиту треба ввести вираз, в якому можна використати оператори + (додавання), — (віднімання), * (множення), / (ділення), \ і MOD (округлює два вирази до цілого, ділить один на інший і повертає відповідно результат, знов округлений до цілого та остачу), & (приєднує другий рядок тексту до кінця першого). СУБД Access оснащено зручним засобом для створення виразів — будівельником виразів (рис. 3.8). Він викликається натисканням кнопки «Построить», на якій зображено три крапки. В верхній частині вікна будівельника виразів розташоване поле, в яке виводиться вираз, що створюється. Під цим полем знаходиться рядок з кнопками операторів. В нижній частині вікна містяться три списки, які 118
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.8
дозволяють додати до виразу допоміжні об’єкти: поля таблиць або запитів, різноманітні функції та інші. Так, для звернення до поля таблиці слід в лівому списку клацнути на рядку «Таблица» і вибрати необхідну таблицю, а в середньому списку виділити необхідне поле. Щоб додати назву цього поля до виразу, натисніть КН «Вставить». Наприклад, якщо вартість товару в таблиці «Продаж» надано з урахуванням ПДВ, то для обчислення вартості без урахування ПДВ можна створити такий вираз: =[Продаж]![Вартість]*5/6. Для використання функції необхідно в лівому списку вибрати рядок «Функция» → «Встроенная функция», в середньому списку — необхідну категорію функцій, а в правому списку — власне функцію, яка потрібна. Після натискання КН «Вставить» в полі виразу з’явиться назва функції, а в дужках — надпис «expr», який треба замінити на вираз, що визначає аргумент функції. Після натискання КН «ОК» будівельника виразів в графі «Поле» бланка конструктора запитів з’явиться надпис «Выражение... <вираз>». Щоб дати назву цьому полю, відкрийте список властивостей цього поля (КН «Свойства» або М «Вид» → «Свойства») і введіть цю назву у графі властивості «Подпись поля». Підсумкові запити. Інколи користувач цікавиться не всіма записами таблиці, а деякими підсумковими значеннями за групами даних (наприклад, середнім віком працівників кожного підрозділу 119
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
підприємства). Після натискання кнопки «Групповые операции» (або М «Вид» → «Групповые операции») в бланку конструктора запиту з’явиться графа «Групповая операция». В цій графі треба визначити, які дії слід виконати з даним полем — групування або застосування групової операції. Групування за полем — це об’єднання до однієї групи записів з однаковим значенням в даному полі. Дані групуються при виборі значення «Группировка» в графі «Групповая операция». Групові операції виконуються для всіх значень даного поля в кожній групі. Існують такі групові операції: Sum (сума), Avg (середнє арифметичне значення), Min (найменше значення), Max (найбільше значення), Count (кількість записів, що входять до групи), StDev (статистичне стандартне відхилення), Var (статистична дисперсія), First (перше значення поля, яке знайдено в групі), Last (останнє значення поля, яке знайдено в групі). Крім того, є команда «Выражение», яку можна вживати у випадку, коли треба створити арифметичний вираз з використанням однієї або кількох групових операцій. До підсумкового запиту додаються тільки ті поля, за якими виконуються групування та групові операції. Якщо групування виконується для кількох полів, то дані спочатку розподіляються на групи за першим полем, потім в кожній з груп розбиваються на дрібніші групи за другим полем тощо. Якщо поле використовується лише для створення умови відбору, то в графі «Групповая операция» для цього поля вибирається команда «Условие». Власне умова відбору вводиться в графі «Условие отбора». Приклад
Визначити сумарну кількість проданих товарів кожного виду. Запит створюємо на базі таблиць «Товари» і «Продаж». До запиту додаємо поле «Вид_товару» з таблиці «Товари» і поле «Кількість» з таблиці «Продаж». Умови відбору в даному випадку не потрібні. Дані групуються за видом товару, тому в графі «Групповая операция» вибираємо значення «Группировка» для поля «Вид_товару» і значення Sum для поля «Кількість». Запит в режимі конструктора набуває такого вигляду (рис. 3.9): 120
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.9
Перехресний запит призначений для групування даних та подання їх в компактному вигляді, який нагадує зведену електронну таблицю і є більш зручним для сприйняття. Для створення перехресного запиту до бланка конструктора запиту треба додати необхідні поля, а потім натиснути кнопку «Перекрестный» (або М «Запрос» → «Перекрестный»). Для кожного поля в графі «Перекрестная таблица» треба вибрати одну з установок: «Заголовки строк», «Заголовки столбцов», «Значение», «Не выводить». Обов’язково слід визначити щонайменше одне поле як заголовок рядка, одне поле як заголовок стовпця і одне поле значень. Кожне поле, яке є заголовком рядка чи стовпця, повинне мати установку «Группировка» в графі «Групповая операция». Для поля значень треба вибрати одну з групових операцій в графі «Групповая операция». Значення «Не выводить» в графі «Перекрестная таблица», як правило, установлюється для допоміжних полів, за якими створюються умови відбору даних. Приклад
Визначити, на яку суму придбано товари кожного виду кожним із клієнтів. Для розробки запиту користуємося таблицями «Товари» і «Продаж» і додаємо до бланка конструктора запитів поле «Покупець» з таблиці «Продаж», поле «Код_товару» з таблиці «Товари» і поле, яке обчислюється. 121
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 3.10
До останнього поля вводимо вираз [Продаж]![Вартість]*[Продаж]![Кількість], який обчислює загальну суму кожного замовлення клієнта. За першими двома полями будемо групувати дані значення поля, яке обчислюється, треба підсумувати. Тому в графі «Групповая операция» задаємо значення «Группировка» для полів «Покупець» і «Код_товару», а також значення Sum для поля, яке обчислюється. В графі «Перекрестная таблица» вибираємо значення «Заголовки строк» для поля «Покупець», значення «Заголовки столбцов» для поля «Код_товару» і значення «Значение» для поля, яке обчислюється. Результат виконання запиту наведено на рис. 3.10. Запит з параметром. Якщо на етапі створення запиту користувач не може вирішити, які саме значення треба відшукати, можна занести до запиту параметр. В цьому разі перед виконанням запиту на екрані з’явиться діалогове вікно з ім’ям цього параметра у вигляді надпису, а також з текстовим полем. До цього текстового поля користувач має внести значення поля таблиці, яке треба відшукати. Щоб створити параметр, треба в графі «Условие отбора» бланка конструктора запиту записати довільну фразу в квадратних дужках, яка й буде ім’ям параметра. Приклад
Одержати телефонні номери всіх клієнтів, які не сплатили за придбаний товар. Прізвище клієнта визначає користувач під час виконання запиту. Вигляд запиту в режимі конструктора і діалогового вікна з параметром подано відповідно на рис. 3.11. та 3.12. 122
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.11
Рис. 3.12
Запити-дії. Існують 4 типи запитів-дій: запити на оновлення, додавання, вилучення даних і запит на створення нової таблиці. Спочатку створюється запит-вибірка, який має визначити з якими саме даними буде виконуватися відповідна дія. Потім запит-вибірка перетворюється на запит-дію шляхом натискання однієї з кнопок «Обновление», «Добавление», «Удаление», «Создание таблицы» або однойменної команди пункту меню «Запрос». Режим таблиці тут використовується для перегляду результатів відповідного запиту-вибірки. Для виконання ж власне запиту-дії треба натиснути кнопку «Выполнение» (або М «Запрос» → «Выполнение»). Слід звернути увагу на те, що запити-дії безповоротно змінюють вміст таблиць. Тому, щоб застерегтися від втрати важливих даних, доцільно зробити копії таблиць, які використовуються в запиту-дії, перед його виконанням. Нижче наведено подальші операції щодо створення запитів-дій. Запит на оновлення даних дозволяє виконати однакові зміни в багатьох записах таблиці. В графу «Обновление» вводимо вираз, який визначає як саме буде змінено дані в цьому полі. Вираз зручно створювати за допомогою будівельника виразів. 123
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 3.13 Приклад
Збільшити на 10 % вартість всіх товарів, проданих, починаючи з 1 лютого 2005 року. Вигляд запиту в режимі конструктора подано відповідно на рис. 3.13. Запит на додавання даних: за його допомогою можна скопіювати дані з однієї таблиці, яка може належати навіть сторонній БД і додати їх до іншої таблиці. Запит-вибірка створюється на базі таблиці, з якої дані копіюються. Після натискання кнопки «Добавление» в ДВ слід зазначити ім’я таблиці, до якої треба додати дані. До графи «Добавление» бланка конструктора запиту треба внести назви відповідних полів таблиці, до якої додаються дані. Запит на вилучення даних: за його допомогою можна, наприклад, вилучити з таблиці застарілі дані. Після натискання кнопки «Удаление» ніяких додаткових дій перед виконанням запиту робити не треба. Запит на створення нової таблиці дозволяє зберегти в новій таблиці дані, які здобуваються за допомогою запиту-вибірки. В ДВ слід вказати ім’я таблиці та місце її розташування (в поточній або в іншій БД).
3.5.
Форми
Створення нової форми: вкладка «Форма» вікна БД → КН «Создать» → вибрати зі списку таблицю чи запит, на базі яких буде 124
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
конструюватися форма → КН «Создать» (використання майстра з розробки форм буде розглянуто нижче). Форма існує в трьох режимах: конструктора (для її розробки), таблиці (для подання даних, що вводяться до форми у вигляді таблиці), форми (для подання даних у вигляді, який конструювався). Переглядаючи форму в режимі форми, можна переходити від одного запису до іншого за допомогою кнопок переміщення на один запис догори або донизу, до першого або останнього запису, до першого вільного запису. Ці кнопки розташовано в нижньому рядку форми. Номер поточного запису відображується на індикаторі. Основні розділи форми. Основна частина форми — область даних, яку розташовано в центрі вікна форми. Крім того, до форми можна додати заголовок і примітку форми, які не змінюються при переході від запису до запису і розташовуються відповідно в верхній та нижній частинах форми, а також колонтитули, які виводяться на кожній сторінці при друкуванні форми. Наявність чи відсутність цих додаткових розділів форми регулюється командами «Заголовок / примечание формы» і «Колонтитулы» пункту меню «Вид». Створення простої форми. Інформація в формі міститься в елементах управління. Вони призначені для виведення даних полів таблиць або виразів, що обчислюються. Кожному елементу управління відповідає кнопка на спеціальній панелі інструментів, яка активізується командою «Панель элементов» пункту меню «Вид». Щоб додати елемент управління до форми, треба натиснути відповідну кнопку на панелі елементів і позначити в формі місце, де цей елемент має бути розміщено, протягнувши курсор миші за діагоналлю умовного прямокутника, який вказує на місце розташування елемента. Найчастіше використовуються такі елементи управління: 1. Підписи (КН «Надпись»), які дозволяють ввести до форми довільний текст. 2. Поля (КН «Поле»), які приводять до форми значення полів таблиць або виразів, що обчислюються. 3. Прості чи комбіновані списки (КН «Список» і КН «Поле со списком»), які дозволяють користувачеві вибрати один з елементів списку при введенні даних до таблиці. Комбінований список поєднує 125
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
список і поле: якщо користувач не знайшов потрібне значення в списку, він може ввести його через поле. 4. Перемикачі (або радіокнопки), вимикачі та прапорці (відповідно КН «Переключатель», КН «Выключатель» і КН «Флажок»), які призначені для управління даними логічного типу. Щоб здійснювати вибір одного з альтернативних значень перемикачів, останні розміщуються в групі (КН «Группа переключателей»). 5. Кнопки (КН «Кнопка») використовуються для виконання дії або набору дій. Щоб визначити такі дії, треба створити відповідний макрос або процедуру обробки події і зв’язати її з кнопкою. 6. Лінії та прямокутники (КН «Линия» і КН «Прямоугольник»), які дозволяють зобразити ці графічні елементи в формі. 7. Об’єкти OLE, які дозволяють додати малюнок або інший об’єкт OLE, який зберігається (КН «Присоединенная рамка объекта») або не зберігається (КН «Свободная рамка объекта») в таблиці БД. Для подальшої роботи з елементом управління його слід виділити, клацнувши на ньому мишею. Розмір будь-якого елемента управління можна змінити як і розмір довільного графічного об’єкта Windows, за допомогою одного з восьми маркерів, розташованих за периметром елемента управління. Можна переміщувати елемент управління, перетягнувши його мишею, коли курсор, підведений до нижньої границі елемента перетворюється на зображення руки. Деякі елементи управління (поля, списки тощо) з’являються в формі в парі з підписом. Можна окремо переміщувати власне елемент управління або відповідний підпис за маркер лівого верхнього кута. Підпис або власне елемент управління можна знищити клавішею Delete. Розміри форми або будь-якого її розділу можна змінити, перемістивши нижній або правий край форми або її розділу. Для зручності при конструюванні можна вивести лінійку (М «Вид» → «Линейка») і сітку (М «Вид» → «Сетка»). Властивості елементів управління. Після розміщення елемента управління в формі можна задати деякі з його властивостей (М «Вид» → «Свойства» або КН «Свойства»). У верхній частині вікна властивостей (рис. 3.14) є набір закладок, завдяки якому можна вивести в бланку 126
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.14
всі властивості об’єкта або окрему категорію властивостей. Щоб задати значення властивості, клацніть мишею в комірці, яка знаходиться поруч з назвою властивості; якщо ж праворуч від комірки з’явиться кнопка списку, розкрийте список і виберіть необхідне значення. Якщо поруч з коміркою з’явиться кнопка з трьома крапками, це означає, що для даної властивості можна використати будівельник виразів. Відзначимо найважливіші з властивостей. Більшість елементів має властивість «Имя», яка визначає текст, що стане підписом елемента у формі. Загальними для більшості елементів управління є також властивості, які дозволяють керувати шрифтом («Шрифт», «Размер шрифта», «Насыщенность», «Курсив», «Подчеркнутый», «Выравнивание текста»), зовнішнім виглядом елемента («Оформление», «Цвет фона», «Тип границы», «Цвет границы», «Ширина границы»), його розташуванням в формі («От левого края», «От верхнего края», «Ширина», «Высота»). Відзначимо найважливіші з властивостей. Більшість елементів має властивість «Имя», яка визначає текст, що стане підписом елемента у формі. Загальними для більшості елементів управління є також властивості, які дозволяють керувати шрифтом («Шрифт», «Размер шриф127
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
та», «Насыщенность», «Курсив», «Подчеркнутый», «Выравнивание текста»), зовнішнім виглядом елемента («Оформление», «Цвет фона», «Тип границы», «Цвет границы», «Ширина границы»), його розташуванням в формі («От левого края», «От верхнего края», «Ширина», «Высота»). Але найважливіша з властивостей полів, списків, перемикачів і прапорців — «Данные», яка пов’язує елемент управління з будь-яким полем таблиці або з виразом, що обчислюється. Це дає змогу додавати або змінювати значення елементів управління в формі і ці зміни будуть адекватно відбиватись у таблиці, з якою пов’язана форма. Access копіює «Формат», «Число десятичных знаков», «Условие на значение» та інші властивості, визначені для поля таблиці до відповідних властивостей поля — елемента управління форми; користувач має змогу їх змінити. Списки і поля зі списком мають особливі властивості: «Тип источника строк», «Источник строк», «Число столбцов». Якщо задати значення «Таблица или запрос» для властивості «Тип источника строк», то для властивості «Источник строк» можна вибрати таблицю (чи запит), значення першого поля якої стануть елементами списку. Кількість стовпців, які відображує форма, регламентуються властивістю «Число столбцов». Якщо вибрати значення «Список значений» для властивості «Тип источника строк», то для властивості «Источник строк» треба ввести конкретні значення елементів списку, розділених крапкою з комою. Для роботи з даними логічного типу зручно впровадити до форми прапорець або групу з двох перемикачів (або вимикачів). Прапорець або група пов’язуються з полем таблиці логічного типу за допомогою властивості «Данные». Значення властивості «Значение параметра» для перемикачів установлюється відповідно рівним 0 («Неправильно») та –1 («Правильно»). Щоб додати до форми малюнок або інший графічний об’єкт можна, зокрема, використати елемент управління «Свободная рамка объекта». В ДВ «Вставка объекта» можна вибрати тип об’єкта (перемикач «Создать новый») або зазначити шлях до файла (перемикач «Создать из файла») та пов’язати елемент управління з конкретним графічним файлом. Розмір малюнка всередині рамки регулюється властивістю «Установка размеров»: «Фрагмент» виводить лише частину малюнка за розміром 128
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
рамки, «Вписать в рамку» вписує малюнок в рамку без зберігання його пропорцій, «По размеру рамки» зберігає пропорції малюнка. Елемент управління «Свободная рамка объекта» використовується для створення об’єкта, який не змінюється при перемиканні записів таблиці або запиту, на базі якої (якого) створюється форма. Подібно створюється й елемент управління «Присоединенная рамка объекта». Але, на відміну від «Свободной рамки объекта», у зазначеного елемента управління є особливості: 1) він пов’язується з полем таблиці властивістю «Данные» в режимі конструктора і внаслідок цього, змінює значення таблиці при перемиканні її записів; 2) тип даних відповідного поля таблиці має бути визначений заздалегідь як «Поле объекта OLE»; 3) щоб додати малюнок до таблиці треба в режимі форми перейти до потрібного запису, виділити об’єкт «Присоединенная рамка объекта», в контекстному меню вибрати команду «Добавить объект» і вибрати тип об’єкта або зазначити шлях до файла. Приклад
Створити форму для введення даних до таблиці, яка містить відомості про продаж товарів. Форма створюється на базі таблиці «Продаж» за допомогою конструктора форм. У формі до області даних додається заголовок форми. Примітка форми і колонтитули в цій формі не використовуються. До заголовка форми додається елемент управління — підпис, властивостям якого надано такі значення: «Подпись» — «Продаж товарів», «Оформление» — «Приподнятое», «Выравнивание текста» — «По центру», шрифт — напівжирний, нахилений, з підкресленням, розмір шрифту — 11. В області даних в два рядки розташовано такі елементи управління: 1. Поле зі списком. Для надпису поля встановлено значення властивостей: «Подпись» — «Код товару», «Оформление» — «Приподнятое». Для власне поля зі списком встановлено значення властивостей: «Данные» — поле «Товар» таблиці «Продаж» (дані, введені в формі, мають записуватися до цього поля), «Тип источника строк» — «Таблица или запрос», «Источник строк» — таблиця «Товари» (звідти одержуємо елементи списку), «Число столбцов» — 3 129
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 3.15
(для зручнішого вибору крім коду товару відображуються також їх типи і види); «Присоединенный столбец» — 1 (номер стовпця), «Ограничиться списком» — «Да» (тому що не можна вводити товари, яких немає в списку), «Оформление» — «Утопленное». 2. Текстове поле. Для надпису поля встановлено значення властивостей: «Подпись» — «Кількість», «Оформление» — «Приподнятое». Для власне поля встановлено значення властивостей: «Данные» — поле «Кількість» таблиці «Продаж» (дані, введені в формі, мають записуватися до цього поля), «Число десятичных знаков» — 0, «Формат поля» — «Основной», «Оформление» — «Утопленное». 3. Текстове поле. Для надпису поля встановлено значення властивостей: «Подпись» — «Дата», «Оформление» — «Приподнятое». Для власне поля встановлено значення властивостей: «Данные» — поле «Дата_продажу» таблиці «Продаж» (дані, введені в формі, мають записуватися до цього поля), «Формат поля» — «Краткий формат даты», «Оформление» — «Утопленное». 4. Прапорець. Для надпису прапорця встановлено значення властивостей: «Подпись» — «Чи сплачено?», «Оформление» — «Приподнятое». Для власне поля встановлено значення властивостей: «Данные» — поле «Сплата» таблиці «Продаж» (дані, введені в формі, мають записуватися до цього поля), «Значение по умолчанию» — 0; «Оформление» — «Утопленное». Форма в режимі перегляду форми має такий вигляд (рис. 3.15): Створення форми за допомогою майстра. Створення нової форми: вкладка «Форма» вікна БД → команда «Создание формы с помощью мастера» → вибрати зі списку таблицю чи запит, на базі яких буде конструюватися форма і поля, які буде додано до форми (КН > дає змогу додати до форми виділене поле, КН >> додає до форми всі без винятку поля таблиці; КН < і <<, навпаки, вилучають з форми одне виділене в правому списку 130
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.16
поле або всі поля таблиці) → вибрати зовнішній вид форми («В один столбец» розміщує всі дані в один стовпчик, «Ленточный» і «Табличный» розміщують всі поля кожного запису в один рядок; «Выровненный» вирівнює елементи управління за шириною форми) → вибрати стиль оформлення форми → додати назву форми і визначити чи треба відкрити форму в режимі форми, чи її буде скоректовано в режимі конструктора. Перемикання між етапами створення форми здійснюється за допомогою кнопок «Далее» і «Назад». Робота з майстром завершується натисканням КН «Готово». Створення складеної форми. Складена форма створюється для роботи з кількома взаємопов’язаними таблицями. Вона складається з основної форми та з однієї чи кількох підлеглих форм. Наприклад, треба вивести список всіх товарів з таблиці «Товари» та дані про їх видачу з таблиці «Продаж». Створення складеної форми: КН «Создание формы с помощью мастера» → вибрати зі списку таблицю, на базі якої буде конструюватися основна форма, тобто таблицю «Товари») → вибрати зі списку таблицю, на базі якої буде конструюватися підлегла форма і поля, необхідні для неї (наприклад, «Кількість», «Вартість», «Знижка» і «Сплата») → вибрати тип форми — «Подчиненные формы» (всі дані зображуються в одному вікні) або «Связанные формы» (дані з підлеглої форми відображуються при натисканні відповідної кнопки в основній формі) → вибрати зовнішній вигляд форми («Ленточный» або «Табличный») → вибрати стиль оформлення форми → ввести заголовок основної та підлеглої форм й визначити, в якому режимі слід їх відкрити. Результат створення складеної форми наведено на рис. 3.16. 131
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Якщо складена форма утворюється не засобами майстра, слід спочатку створити підлеглу форму, а потім, при розробці основної форми, впровадити підлеглу форму до основної, перетягнувши ярлик підлеглої форми з вікна БД до вікна основної форми. Кнопкові форми. Форма не обов’язково створюється на базі таблиці або запиту. Можна розробляти форми, які виконують самостійні функції. До таких форм належать зокрема кнопкові форми. Кожній кнопці відповідає певна дія, наприклад, відкриття деякого іншого об’єкта БД, вихід з програми тощо. Створення кнопкової форми: М «Сервис» → «Служебные программы» → «Диспетчер кнопочных форм» → КН «Создать» (або в подальшому, для коректування форми — КН «Изменить») → дати назву кнопковій формі і по черзі створити елементи кнопкової форми (КН «Создать») — це й будуть кнопки майбутньої форми. При створенні елемента кнопкової форми треба записати текст, який буде друкуватись поруч з кнопкою і вибрати команду, яку буде виконувати кнопка. Наведемо деякі з цих команд: • «Перейти к кнопочной форме» — відкриває іншу кнопкову форму; • «Открыть форму для добавления» — відкриває іншу форму суто для додавання даних; • «Открыть форму для изменения» — відкриває іншу форму для коректування даних; • «Открыть отчет» — відкриває звіт; • «Выполнить макрос» — виконує макрос; • «Выйти из приложения» — завершує роботу в середовищі Microsoft Access. Якщо команда активізує деякий об’єкт — форму, звіт або макрос, то слід додатково визначити ім’я цього об’єкта, вибравши його відповідно зі списку «Форма», «Отчет» або «Макрос». Кнопкову форму, втім як і будь-яку іншу форму, можна зробити стартовою. Така форма автоматично активізується при відкритті файла бази даних. Створення стартової форми: М «Сервис» → «Параметры запуска» → зі списку «Вывод формы / страницы» вибрати необхідну форму; можна також зняти прапорець «Окно базы данных»1. 1
Для того, щоб відновити вікно БД на екрані, натисніть клавішу F11.
132
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Рис. 3.17 Приклад
Розробити стартову кнопкову форму для БД «Торговельне підприємство». Стартову кнопкову форму показано на рис. 3.17. Кнопкам, які утворюють форму, відповідають команди «Открыть форму для добавления» з параметром — формою «Товари», і «Выйти из приложения».
3.6.
Звіти
Створення нового звіту: вкладка «Отчет» вікна БД → КН «Создать» → вибрати зі списку таблицю чи запит, на базі яких буде конструюватися звіт → КН «Конструктор» (використання майстра для створення звітів буде розглянуто нижче). Звіт існує в двох режимах: конструктора для його створення і перегляду перед друкуванням. Основні розділи звіту. Основна частина звіту — область даних, яку розташовано в центрі вікна звіту. До звіту можна додати заголовок і примітку звіту, які розташовуються відповідно у верхній та нижній частинах звіту, а також колонтитули, які виводяться на кожній сторінці при друкуванні звіту. Наявність чи відсутність цих додаткових розділів звіту регулюється командами «Заголовок/примечание отчета» і «Колонтитулы» пункту меню «Формат». Крім того, при групуванні даних у звіті можуть з’являтися заголовки і примітки груп, що містять інформацію, яка виводиться відповідно перед даними кожної групи і після них. 133
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Створення простого звіту. Інформація подається до звіту через елементи управління. Види елементів управління і методи їх впровадження до звіту аналогічні тим, що розглядалися при конструюванні форм (див. розділ 3.5). Найчастіше в звітах використовуються підписи і поля. Поля звітів за допомогою властивості «Данные» зв’язуються з полями таблиць, запитів або з виразами, що обчислюються. Для утворення виразу, що обчислюється, зручно користуватися будівельником виразів. Щоб звіт був раціонально розташований на аркуші формату А4, розширте звіт до 15–17 см, перетягнувши мишею його правий край, мінімізуйте відстань між рядками елементів управління і оптимізуйте висоту кожного з розділів звіту. Приклад
Розробити звіт, в якому виводяться дані про всіх клієнтів, які не сплатили за одержаний товар. Спочатку розробимо допоміжний запит. Запит створюємо на базі таблиць «Клієнти» і «Продаж». До запиту додаємо поля «Назва», «Телефон» і «Контактна_особа» з таблиці «Клієнти», «Дата_продажу» і «Сплата» з таблиці «Продаж». Для поля «Сплата» задаємо умову відбору: 0. Звіт конструюємо на базі допоміжного запиту. В запиті залишаємо область даних, заголовок звіту і верхній колонтитул. До заголовка додаємо надпис, для властивості «Подпись поля» якого установлюємо значення «Боржники». До колонтитула виводимо поле, знищуємо надпис цього поля і задаємо теперішню дату як значення властивості «Данные» цього поля. До області даних додаємо чотири поля, значення властивості «Данные» яких за допомогою будівельника виразів зв’язуємо з полями «Назва», «Телефон», «Контактна_особа» і «Дата_продажу». Поле «Сплата» до звіту не додаємо, адже значення цього поля є однаковими для всіх записів звіту. Звіт в режимі конструктора матиме такий вигляд (рис. 3.18). Рис. 3.18 134
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Друкування звіту: М «Файл» → Печать або КН «Печать». Створення звіту з групуванням даних. Як і при проектуванні запитів, дані в звіті можна групувати: М «Вид» → Сортировка и группировка (або КН «Сортировка и группировка») → в стовпці «Поле/выражение» діалогового вікна «Сортировка и группировка» вибрати поле, за значеннями якого будуть згруповані дані; за бажанням указати напрям сортування даних. Слід звернути увагу на список властивостей групи, розташований в нижній частині ДВ. Щоб додати заголовок або примітку групи до звіту, виберіть значення «Да» відповідної властивості. Групування можна проводити за повним значенням даних, що входять до відповідного поля таблиці, вибравши значення «По полному значению» властивості «Группировка». Крім того, можна групувати текстові дані за першими символами, а чисельні дані — за інтервалом, вибравши відповідні значення властивості «Группировка», а для властивості «Интервал» указавши кількість вибраних символів тексту або величину чисельного інтервалу. Властивість «Не разрывать» визначає чи слід виводити групу в звіті цілком на одній сторінці. Групи даних можуть укладатися одна до іншої; в цьому випадку всі поля таблиці, за якими виконується групування, слід указати в рядках ДВ «Сортировка и группировка» в порядку входження груп одна доодної, починаючи з тієї групи, що охоплює інші. До заголовка групи доцільно додати елемент управління — поле та зв’язати його з полем таблиці, за яким проводиться групування; тоді значення цього поля буде виведено в звіті тільки один раз перед даними, що утворюють групу. До примітки групи доцільно додати елементи управління — поля, які містять деякі підсумкові дані. Підсумкові дані проектуються будівельником виразів з використанням групових операцій Sum, Avg, Count тощо так як це робиться при конструюванні запитів з групуванням даних (див. розділ «Підсумкові запити»). До колонтитулів часто додаються номер сторінки (запишіть вираз =[Page] для властивості «Данные») або поточна дата (використайте вбудовану функцію Now() для властивості «Данные»). Створення звіту за допомогою майстра: вкладка «Отчет» вікна БД → КН «Создать» або команда «Создать отчет с помощью 135
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
мастера» → вибрати зі списку таблицю чи запит на базі яких буде конструюватися звіт → вибрати поля, які необхідно додати до звіту (КН > і >> додають до звіту відповідно одне виділене поле або всі без винятку поля таблиці; КН < і <<, навпаки, вилучають зі звіту одне виділене в правому списку поле або всі поля таблиці) → за необхідністю визначити поля, за якими проводиться групування → визначити порядок сортування даних і за необхідністю зазначити, які підсумкові операції з даними слід виконати (КН «Итоги» → установити прапорці для операцій Sum, Avg, Min, Max для полів, за якими треба виконати підсумкову операцію) → вибрати вид макета і стиль оформлення звіту → задати заголовок нового звіту і визначити подальші дії зі звітом: переглянути його чи продовжити його розробку в режимі конструктора. Перемикання між етапами створення звіту здійснюється за допомогою кнопок «Назад» і «Далее». Робота з майстром завершується натисканням КН «Готово». Приклад
Створити звіт про загальну кількість проданих товарів кожного виду та їх наявність на складі. Спочатку створюємо допоміжний запит, до якого включаємо поля «Тип_товару», «Вид_товару», «Кількість_на_складі» з таблиці «Товари» і поля «Кількість», «Вартість», «Знижка», «Дата_продажу» з таблиці «Продаж». Звіт створюється на базі допоміжного запиту за допомогою майстра звітів. До звіту включаємо всі поля запиту, крім поля «Кількість_на_складі»; визначаємо перший рівень групування даних за полями «Тип_товару» і «Вид_товару»; сортуємо дані за полем «Дата_продажу»; визначаємо сумарну кількість проданого товару кожного виду, установивши прапорець Sum для поля «Кількість»; вибираємо макет звіту «по левому краю 1»; вибираємо стиль звіту «Деловой»; присвоюємо ім’я звіту «Залишок товарів». Всі інші операції з оформлення звіту виконуються за допомогою конструктора звітів. До примітки групи додаємо поле «Залишок», дані для якого визначаються виразом, що обчислюється: [Кількість_на_складі] — Sum([Кількість]). Результат друкування звіту на рис. 3.19. 136
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
Залишок товарів Тип_товару Глобус Вид_товару Дата_продажу Кількість Вартість 22.02.05 1 60,00 03.03.05 2 62,40 Итоги для ‘Тип_товару’ = Глобус (2 записей) Продано: 3 Залишок: Тип_товару Зошит Вид_товару Дата_продажу Кількість Вартість 25.12.04 50 0,80 25.12.04 120 0,75 26.12.04 20 1,60 31.12.04 40 1,60 02.01.05 25 1,45 03.01.05 30 1,40 Итоги для ‘Тип_товару’ = Зошит (6 записей) Продано: 285 Залишок: Тип_товару Лінійка Вид_товару Вартість Дата_продажу Кількість 09.02.05 1 1,10 16.02.05 5 1,00 Итоги для ‘Тип_товару’ = Лінійка (2 записей) Продано: 6 Залишок: Тип_товару Олівець Вид_товару Дата_продажу Кількість Вартість 06.02.05 20 0,55 09.02.05 12 0,40 09.02.05 25 0,50 Итоги для ‘Тип_товару’ = Олівець (3 записей) Продано: 57 Залишок: Тип_товару Папір Вид_товару Дата_продажу Кількість Вартість 03.01.05 4 1,20 16.01.05 3 1,15 18.01.05 10 18,00 18.01.05 3 18,50 28.01.05 6 18,50 01.02.05 22 17,75 Итоги для ‘Тип_товару’ = Папір (6 записей) Продано: 48 Залишок: Загалом продано: 399
Знижка 5,0 % 8,0 % 3 24 арк. Знижка 3,0 % 5,0 % 2,0 % 2,0 % 0,0 % 0,0 % 1715 Дерев’яна Знижка 0,0 % 0,0 % 59 ТМ Знижка 3,0 % 0,0 % 2,0 % 483 Міліметр. Знижка 0,0 % 10,0 % 0,0 % 2,0 % 4,0 % 4,0 % 182 Страница 1 из 1
Рис. 3.19 137
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
3.7.
Макроси
Створення нового макросу: вкладка «Макросы» вікна БД → КН «Создать» → вибрати макрокоманду в однойменній графі діалогового вікна → задати аргументи макрокоманди в нижній частині вікна → за необхідністю записати примітку (пояснення, які саме дії виконує макрокоманда) в графі «Примечание» → при закриванні вікна задати ім’я макросу. Взагалі один макрос може виконувати кілька макрокоманд. Виконання макросу: вкладка «Макросы» вікна БД → виділити макрос → КН «Запуск». Нижче наведено деякі з найбільш важливих макрокоманд: 1. Макрокоманди для відкриття або закриття об’єктів: • «Закрыть» — закриває активне вікно. Аргументи — тип об’єкта (таблиця, форма тощо), ім’я об’єкта, зберігання (вказівка на те, чи слід зберегти об’єкт). • «ОткрытьТаблицу». Аргументи — ім’я таблиці, режим (таблиці або конструктора), режим даних (для додавання даних, для зміни даних або тільки для перегляду даних). Аналогічні аргументи мають макрокоманди «ОткрытьЗапрос», «Открыть Форму», «ОткрытьОтчет». 2. Макрокоманди для управління виконанням інших макрокоманд: • «ЗапускМакроса» — викликає один макрос з іншого. Аргумент — ім’я макросу. • «ОстановитьМакрос», «ОстановитьВсеМакросы». • «ВыполнитьКоманду» — виконує команду стандартного меню. Аргумент — команда стандартного меню Microsoft Acсess. 3. Макрокоманди для встановлення значень: • «ЗадатьЗначение» — задає значення для елемента управління форми або звіту. Аргументи — назва елемента управління і вираз, який визначає значення. Обидва аргументи конструюються за допомогою будівельника виразів. • «Обновление» — оновлення елемента управління. Аргумент — назва елемента управління. 138
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
4.
Макрокоманди для роботи з записами: • «НаЗапись» — перехід до зазначеного запису таблиці, запиту або форми. Аргументи — тип об’єкта (таблиця, форма тощо), ім’я об’єкта, запис (попередній, наступний, перший, останній, конкретний, новий), зміщення (номер конкретного запису). • «НайтиЗапись» — пошук першого або наступного запису в активній таблиці або формі за заданою умовою. Аргументи визначають зразок для пошуку, а також чи слід враховувати регістр, формат поля тощо. • «СледующаяЗапись» — пошук наступного запису, який задовольняє умові, заданій командою «НайтиЗапись». 5. Макрокоманди для управління виведенням на екран і фокусом: • «КЭлементуУправления» — передає фокус елемента управління, ім’я якого визначається аргументом. • «НаСтраницу» — переміщує фокус до першого елемента управління сторінки активної форми. Аргумент — номер сторінки. • «Развернуть», «Свернуть», «Восстановить» — управління розмірами активного вікна. • «ПесочныеЧасы» — змінює курсор на час виконання макросу. 6. Макрокоманда для друкування об’єктів: • «Печать» — друкування активної таблиці, звіту або форми. Аргументи визначають номери сторінок, якість друку, кількість примірників. Поєднання форми з макросами. Для того, щоб базою даних міг користуватись персонал, необізнаний з роботою в середовищі Microsoft Acсess, створюють форму або набір форм, елементи управління яких пов’язані з певними макросами. Елементи управління є однаковими для всіх додатків ОС Windows. Найчастіше ж з макросами пов’язуються кнопки. Для того, щоб макрос спрацював, необхідно, щоб відбулась подія, тобто користувачу слід виконати певну дію, наприклад, зробити щиглик або подвійний щиглик мишею, сфокусувати мишу на елементі управління, натиснути клавішу на клавіатурі тощо. 139
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Основні події, які пов’язані з елементами управління форми і викликають дії макросів: 1. Події, пов’язані з роботою миші: «Нажатие кнопки», «Двойное нажатие кнопки», «Кнопка вниз», «Кнопка вверх». 2. Події, пов’язані з роботою клавіатури: «Клавиша вниз», «Клавиша вверх». 3. Події, які оперують з формою: «Открытие», «Закрытие», «Изменение размера». 4. Події, пов’язані з фокусуванням елемента управління: «Получение фокуса», «Потеря фокуса». 5. Події, які оперують з записами: «До вставки», «После вставки» (йдеться про додавання нового запису), «До обновления», «После обновления» (використовуються при перевірці вірності введення даних), «От записи к записи» (макрос спрацьовує при переході до іншого запису в формі). 6. Подія, яка відбувається через певний інтервал часу: «Таймер»; інтервал таймера задається в мілісекундах. Макрос має бути створений заздалегідь. Пов’язування події з елементом управління: відкрити форму в режимі конструктора → виділити елемент управління → КН «Свойства» → на вкладці «События» знайти графу, яка відповідає потрібній події → зі списку макросів вибрати той, дії якого пов’язуються з цією подією. Макроси, впроваджені до форми, спрацьовують, коли форму відкрито в режимі форми або в режимі таблиці.
Завдання для самостійної роботи
•
• 140
Варіант 1 Розробити базу даних «Продаж комп’ютерів», яка містить: конфігурацію наявних комп’ютерів: тактову частоту процесора, розмір оперативної пам’яті, місткість жорсткого диска, тип монітора, вартість комп’ютера; відомості про покупців: назву чи прізвище, адресу, номер телефону;
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
•
відомості про придбання комп’ютерів: дату придбання, відомості про покупця, конфігурацію комп’ютера, кількість куплених комп’ютерів, форму розрахунку (готівкою або безготівковий розрахунок). На базі розробленої БД: 1. Отримати всі дані про покупців моніторів, тип яких визначає користувач під час виконання запиту і які були куплені за безготівковим розрахунком. 2. Визначити загальну кількість комп’ютерів кожної конфігурації, проданих після 1-го числа поточного місяця. 3. Розробити запит-дію на зниження вартості всіх комп’ютерів на 5 %. 4. Отримати дані про продаж комп’ютерів з тактовою частотою 800 MHz і з місткістю жорсткого диска 40 Гбайт, а також всіх комп’ютерів, куплених в серпні поточного року. 5. Обчислити загальну вартість кожного продажу комп’ютерів, в комплектацію якої входив монітор LG. 6. Визначити, яку кількість моніторів кожного типу було продано за готівковий і безготівковий розрахунок. 7. Створити звіт про продаж комп’ютерів кожної конфігурації і визначити їх сумарну вартість. 8. Створити форму «Відомості про продаж комп’ютерів» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Наші покупці», до якої включити відомості про покупку комп’ютерів кожним покупцем і про вартість кожної покупки. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
• •
Варіант 2 Розробити базу даних «Склад», яка містить: відомості про наявні матеріали: назву матеріалу, його марку, кількість на складі, одиницю виміру, вартість однієї одиниці; відомості про цеха: номер цеху, прізвище відповідальної особи, номер телефону; 141
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
•
відомості про видачу матеріалів: дату видачі, який матеріал було видано, кількість виданих матеріалів, якому цехові видано матеріали. На базі розробленої БД: 1. Вивести всі прізвища матеріально відповідальних осіб, які після 1-го числа поточного місяця отримали матеріали, тип яких визначає користувач під час виконання запиту. 2. Визначити загальну вартість всіх матеріалів кожного найменування, які є на складі. 3. Визначити, яку кількість матеріалів кожної марки було видано кожному цеху. 4. Отримати відомості про видачу цвяхів Іванову, а також про всі видачі цвяхів за останні 10 днів. 5. Обчислити загальну вартість матеріалів кожної марки, які зберігаються на складі. 6. Видалити з бази даних всі відомості про видачу матеріалів в лютому-березні поточного року. 7. Створити звіт про видачу матеріалів кожному цехові і визначити сумарну вартість всіх виданих матеріалів кожному цехові. 8. Створити форму «Відомості про видачу матеріалів цехам» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Матеріально відповідальні особи», до якої включити відомості про отримання матеріалів матеріально відповідальними особами і про вартість кожного виданого матеріалу. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
• • •
142
Варіант 3 Розробити базу даних «Автобусний парк», яка містить: відомості про водіїв: прізвище, рік народження, клас, стаж роботи; відомості про автобуси: марку, номер, рік випуску; відомості про здійснення рейсів: дата здійснення рейсу, водій, автобус, пункт призначення, відстань до пункту призначення, тип рейсу (рейсовий або комерційний), сума виплати водію за 1 км.
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
На базі розробленої БД: Отримати дані про всіх водіїв 1-го класу, які виконували рейси в січні поточного року. 2. Визначити загальну кількість комерційних рейсів, виконаних після 1-го числа поточного місяця. 3. Скласти розклад: яку кількість кілометрів проїхав кожний водій за кожний день. 4. Отримати відомості про суму виплати водіям за кожний комерційний рейс. 5. Отримати відомості про всі комерційні рейси автобусів марки ЛАЗ, а також про всі рейси, виконані водіями 1-го класу до Одеси. 6. Видалити з бази даних всі записи про водіїв, що народилися після року, який визначає користувач під час виконання запиту. 7. Створити звіт про всі рейси, здійснені кожним з водіїв і визначити сумарну відстань, яку подолав кожний з водіїв під час виконання цих рейсів. 8. Створити форму «Відомості про виконання рейсів» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Водії», до якої включити відомості про виконання рейсів кожним водієм і про суму, яку заробив водій за кожний рейс за умови, що за 1 км він одержує 10 коп. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access. 1.
• • • 1.
Варіант 4 Розробити базу даних «Будівельне управління», яка містить: відомості про бригади: номер, профіль роботи, кількість робочих, прізвище бригадира; відомості про роботу, що виконується управлінням: вид роботи, код роботи, денна норма виробітку, вартість одиниці виконаної роботи; відомості про виконання робіт: дата виконання, яку роботу виконано і яка бригада її виконала, обсяг роботи, яку було виконано. На базі розробленої БД: Отримати норму вироблення і вартість одиниці роботи, вид якої визначає користувач під час виконання запиту. 143
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
2. 3.
Отримати дані про вартість виконаних робіт за позаминулий місяць. Визначити, який загальний обсяг кожної роботи було виконано кожною бригадою. 4. Отримати дані про виконання малярних робіт в 1-му кварталі поточного року, а також про виконання робіт бригадою № 1. 5. Обчислити загальний обсяг роботи, виконаний кожною бригадою. 6. Видалити з бази всі дані про виконання робіт бригадою № 3. 7. Створити звіт про обсяг всіх робіт, що виконувалися і визначити сумарний обсяг кожної роботи, яка виконувалася бригадами управління. 8. Створити форму «Відомості про виконання робіт» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Бригадири», до якої включити відомості про виконання робіт бригадами, якими керують ці бригадири, і про вартість кожної роботи, що виконана цією бригадою. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
• • •
1. 2. 3. 144
Варіант 5 Розробити базу даних «Реєстр цінних паперів», яка містить: відомості про випуск цінних паперів: дані про емітента, тип цінних паперів, код випуску, кількість цінних паперів у випуску; банківські реквізити інвестора: назва (прізвище) інвестора, назва банку, номер банківського розрахунку; відомості про передачу цінних паперів інвестору: тип цінних паперів, яку кількість цінних паперів і кому з інвесторів передано, вартість однієї одиниці. На базі розробленої БД: Отримати номери банківських рахунків всіх утримувачів (інвесторів) цінних паперів. Тип цінних паперів визначає користувач під час виконання запиту. Визначити загальну вартість всіх цінних паперів, що знаходяться у кожного утримувача (інвестора) цінних паперів. Розробити запит-дію на збільшення на 10 % вартості цінних паперів будь-якого заданого типу.
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
4.
Отримати відомості про передачу цінних паперів типу «акція», а також про передачу будь-яких цінних паперів інвестору ТОВ «Сонечко». 5. Визначити, яка сумарна кількість цінних паперів кожного типу знаходиться у кожного з інвесторів. 6. Визначити вартість кожної операції з передачі цінних паперів інвестору. 7. Створити звіт — список всіх цінних паперів, які знаходяться у держальників (інвесторів) і визначити загальну кількість цінних паперів кожного типу, які знаходяться у держальників. 8. Створити форму «Відомості про передачу цінних паперів інвестору» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Інвестори», до якої включити відомості про передачу цінних паперів кожному інвестору і про вартість цінних паперів, переданих інвестору під час кожної операції. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
•
• •
1. 2. 3.
Варіант 6 Розробити базу даних «Передплатні видання», яка містить: відомості про видання: назву, вид видання (журнал чи газета), кількість випусків щомісяця, адресу видавництва, вартість передплати на один місяць; відомості про передплатника: прізвище або назву підприємства, адресу, номер телефону; відомості про передплату: передплатника, назву видання, кількість примірників, термін передплати, дата передплати. На базі розробленої БД: Отримати дані про всіх передплатників видання, яке визначає користувач під час виконання запиту. Визначити загальну вартість всіх видань, передплачених кожним передплатником. Видалити з бази всі дані про видання, передплачені раніше 1-го числа поточного місяця. 145
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
4.
Отримати відомості про передплату всіх газет на термін більше 3 місяців, а також про передплату на журнал «Веселка». 5. Визначити загальну кількість кожного виду видань, передплачених на 1, 2, 3 тощо місяців. 6. Визначити вартість одного номера кожного з видань, передплачених Івановим. 7. Створити звіт — список всіх передплатників кожного з видань і визначити загальну кількість примірників кожного з видань, які були передплачені. 8. Створити форму «Відомості про хід передплати» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Видання», до якої включити відомості про передплату кожного з видань всіма передплатниками і про вартість одного номера видання. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
Варіант 7 Розробити базу даних «Постачання молочної продукції», яка містить: • відомості про молочну продукцію: вид продукції, жирність, вартість однієї одиниці, одиницю виміру (літр або кілограм), упаковка (в одиницях виміру); • відомості про споживачів продукції: номер магазину, адресу, номер телефону, прізвище директора; • відомості про постачання продукції: дату постачання, який з продуктів, в якій кількості і якому споживачеві постачався, сплачено чи не сплачено споживачем за цей продукт. На базі розробленої БД: 1. Отримати дані про поставку продукції до магазину, номер якого визначає користувач під час виконання запиту. 2. Визначити загальну кількість продукції кожного виду, отриманої кожним споживачем. 3. Підвищити вартість всіх йогуртів на 2 %. 146
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
4.
Отримати відомості про телефонні номери і прізвища директорів магазинів, які не сплатили за поставку продукції, виконану до 1-го числа поточного місяця. 5. Визначити загальну вартість всіх поставок сметани жирністю 15 %, 20 % і 30 % до магазину № 1. 6. Отримати відомості про структуру і загальну вартість кожної поставки, зробленої до магазину № 5. 7. Створити звіт про постачання продукції до кожного магазину і визначити загальну вартість всієї продукції, яку одержав кожний магазин. 8. Створити форму «Відомості про поставку молочної продукції» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Директори магазинів», до якої включити відомості про отримання продукції магазинами, якими керують ці директори, і про вартість кожної поставки. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
•
• •
1. 2. 3. 4.
Варіант 8 Розробити базу даних «Авіаквиткова каса», яка містить: відомості про рейси літаків: номер рейсу, пункт призначення, кількість місць у літаку, вартість квитка без урахування страхової суми, вартість страхування; відомості про пасажирів: прізвище, країну, номер паспорта; відомості про придбання квитків: на яку дату, на який рейс і ким із пасажирів придбано квиток. На базі розробленої БД: Отримати дані про придбання в 1-му кварталі поточного року квитків на рейс, номер якого визначає користувач під час виконання запиту. Визначити загальну суму збору страховки, отриманого від кожного рейсу. Розробити запит-дію на створення нової таблиці, що містить всі відомості про пасажирів з України. Отримати відомості про придбання квитків громадянами Росії в 2-у кварталі поточного року. 147
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5.
Визначити загальну кількість проданих квитків на кожний рейс за кожний день. 6. Визначити, якою буде вартість квитка на кожний рейс, якщо її збільшити на 15 %. 7. Створити звіт про продаж квитків на кожний рейс і визначити загальну вартість всіх квитків, які було продано на кожний рейс, з урахуванням страхових зборів. 8. Створити форму «Відомості про продаж квитків» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Пасажири», до якої включити відомості про купівлю всіх квитків кожним з пасажирів і про повну вартість квитків (з урахуванням сум страховок), придбаних цими пасажирами. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
• • •
1. 2. 3. 4. 148
Варіант 9 Розробити базу даних «Виробничий цех», яка містить: відомості про робітників цеху: прізвище робітника, його табельний номер, розряд, рік народження робітника; відомості про вироби, які виготовляє цех: назву виробу, код виробу, ГОСТ, вартість виготовлення одиниці виробу; відомості про виготовлення виробів: дату виготовлення, кількість виготовлених виробів, який виріб і ким з робітників цеху було виготовлено. На базі розробленої БД: Отримати дані про виготовлення виробів робітниками 6-го розряду за день, який визначає користувач під час виконання запиту. Визначити, яку кількість виробів кожного найменування було вироблено всіма робітниками цеху. Визначити, яку загальну кількість виробів всіх найменувань було вироблено кожним робітником цеху. Отримати відомості про виготовлення за останні 30 днів цвяхів всіма робітниками, не старшими 1985-го року народження.
Частина IIІ СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАННИХ MICROSOFT ACCESS
5.
Визначити, яку суму слід заплатити працівнику Іванову за кожну операцію з виготовлення ним деталей певної марки. 6. Вилучити з бази всі дані про виготовлення деталей звільненим працівником Івановим. 7. Створити звіт про виготовлення виробів кожним робітником цеху і визначити загальну вартість виготовлення всіх виробів кожним робітником цеху. 8. Створити форму «Відомості про виготовлення виробів» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Створити складену форму «Робітники», до якої включити відомості про виготовлення виробів кожним із робітників і про вік кожного робітника. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
•
• •
1. 2. 3.
Варіант 10 Розробити базу даних «Реєстр земельних ділянок», яка містить: відомості про земельні ділянки: номер ділянки, її площу, базову вартість одиниці площі, коефіцієнт пониження на вартість для даної ділянки; відомості про землекористувачів: прізвище землекористувача, адресу, паспортні дані, індивідуальний податковий номер; відомості про передачу ділянок в приватне користування: дату передачі ділянки в користування, яку з ділянок і кому з землекористувачів було передано ділянку. На базі розробленої БД: Отримати дані про ділянки, передані землекористувачу, прізвище якого визначає користувач БД під час виконання запиту. Визначити загальну вартість всіх земельних ділянок, переданих кожному землекористувачу, з урахуванням коефіцієнта пониження. Створити перехресну таблицю, в якій би відображалась кількість ділянок, переданих кожному землекористувачу кщомісяця поточного року. 149
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
4.
Отримати відомості про всіх землекористувачів, яким були передані ділянки в 1-му кварталі поточного року. 5. Визначити вартість кожної ділянки, якщо відомо, що коефіцієнт пониження вирішено зменшити на 20 %. 6. Розробити запит-дію на зменшення на 2 % коефіцієнта пониження для земельних ділянок, базова вартість яких не перевищує 100 грошових одиниць. 7. Скласти звіт про передачу ділянок у користування кожному користувачу і визначити загальну площу всіх земельних ділянок, переданих в користування кожному користувачу. 8. Укласти форму «Відомості про передачу земельних ділянок у приватне користування» (в формі розмістити не менше 5 елементів різних типів). 9. Укласти складену форму «Землекористувачі», до якої включити відомості про передачу земельних ділянок кожному землекористувачу і про вартість кожної ділянки, переданої в землекористування. 10. Створити стартову кнопкову форму, яка дозволяє відкрити одну з форм і один звіт, а також вийти з додатку Microsoft Access.
150
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
4.1. Основи об’єктно-орієнтованого програмування Одним з етапів розвитку інформаційних технологій є створення засобів швидкої розробки додатків. Основні риси засобів швидкої розробки додатків: • наявність об’єктно-орієнтованої мови програмування, яка дозволяє ефективно застосовувати модульний принцип складання програм; • візуальні засоби розробки, які дають можливість замінювати написання програмного коду малюванням інтерфейсу користувача і завдання функціональності діалоговими засобами; • підтримка стандартних протоколів обміну даними між додатками, яка дозволяє розробляти багаторівневі додатки, які не залежать від джерела даних; • можливість підтримки додатків «клієнт — сервер» необмеженої складності. Існує велика кількість засобів швидкої розробки додатків. Так, одна тільки компанія Microsoft створила 5 таких засобів обробки даних: Office, SQL Server, Visual Basic, Visual C++, Visual FoxPro. В даному розділі розглядається мова програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка дозволяє розробляти програмні модулі для додатків пакета Microsoft Office. Ця мова складається з двох частин — структурної та об’єктно151
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
орієнтованої. При структурному програмуванні послідовно здійснюються операції, які записуються відповідно до логіки розв’язання поставленої задачі. При цьому застосовуються основні структури — лінійна структура, розгалуження, цикл. В об’єктно-орієнтованому програмуванні ми маємо справу не тільки з традиційними програмними структурами, а й з об’єктами — вікнами, полями для введення даних, робочими книгами, аркушами, комірками Excel, таблицями, запитами, записами Access, відрізками тексту Word та багатьма іншими. Об’єкт навіть може не існувати візуально. Об’єкт — програмно пов’язана колекція методів (функцій) та властивостей, які виконують єдину функціональну задачу. Програміст створює потрібні об’єкти, а потім описує дії з ними, а також їх реакцію на дії користувача. Корисні об’єкти зберігаються як типові і їх можна багаторазово використовувати в кількох програмах. Метод — функція або процедура, яка керує роботою об’єкта. Момент виконання методу визначається виключно програмним способом. Властивість — характеристика, за допомогою якої описується зовнішній вигляд та робота об’єкта. Наприклад, об’єкт «вікно» має набір властивостей (заголовок, тип шрифту для його написання, вигляд ліній та колір рамки, розмір та розміщення на екрані тощо) та методів для управління його поведінкою на екрані. Подія — дія, яка пов’язана з об’єктом, ініціюється користувачем, програмою або операційною системою. Подія є основним засобом для опису потрібної реакції об’єкта на дію користувача. Наприклад, подіями є натискання кнопки екранної форми, заповнення текстового поля, аварійна ситуація при обчисленні. Деякі дії викликають послідовність подій, наприклад, завантаження екранної форми. Клас — це шаблон, який об’єднує та описує методи і властивості, які застосовуються для об’єктів певного типу. При роботі програми на базі опису класу створюються конкретні об’єкти будь-якої кількості (примірники класу). Класи утворюють деревовидну структуру. Класи більш високих ступенів називають батьківськими, а більш низьких — підкласами. Класи, які знаходяться на вершині ієрархії, називають базовими. Базові класи розподіляються на контейнери та елементи управління. Контейнери можуть містити інші об’єкти і водночас допускають маніпуляції з цими внутрішніми 152
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
об’єктами. Елементи управління також можуть складатися з кількох складених частин, але допускають маніпуляції з ними як з єдиним цілим. Характерні особливості класів та об’єктів: Успадковування — здатність автоматичної передачі властивості та методів, які належать одному класу, на базі якого утворюється підклас, до класу, що утворюється. Інкапсуляція — можливість об’єднання зв’язаних фрагментів даних або процесів в окремий модуль-контейнер. Об’єкт створюється як «чорна скриня», з приховуванням внутрішніх даних. Використання інкапсуляції дає змогу при створенні об’єкта зосередитися на конкретних задачах, не задумуючись про зміни в інших частинах програми, які викликані цими змінами. До того ж інкапсуляція забезпечує більш небезпечний спосіб дублювання програм або об’єктів, адже нові програми та об’єкти легко утворюються на базі існуючих, перевірених у роботі. Поліморфізм — можливість здійснювати однакове звернення до об’єктів різного типу у випадку, коли кожний з цих об’єктів дозволяє таке звернення. Поліморфізм забезпечує загальний інтерфейс для роботи з утворюваними об’єктами. Звернення — інструкція від одного об’єкта до іншого для виконання одного з методів об’єкта, до якого йде звернення. На письмі ім’я об’єкта відокремлюється крапкою: <об’єкт>.<метод>. Наприклад: ActiveWorkbook. Close — закриває активне вікно. Якщо нема можливості безпосередньо звернутися до об’єкта, утворюється ланцюжок з об’єктів-контейнерів, наприклад: Application. Workbooks(“Book1. xls”). Worksheets(“Лист2”). Delete знищує робочий аркуш з назвою «Лист2» в файлі Book1 програми Microsoft Excel. Аналогічно виконується звернення до властивостей об’єктів. Можна витягнути інформацію про об’єкт, одержавши значення деякої властивості: <змінна> = <об’єкт>.<властивість>. Наприклад: С = ActiveForm. BorderColor повертає значення кольору рамки активної форми змінній С. 153
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Більшість властивостей використовується для установлення характеристик об’єктів: <об’єкт>.<властивість> = <значення>. Наприклад: ActiveWorkbook. Worksheets(“Лист1”). Name = “Новий” перейменовує робочий аркуш «Лист1» активної робочої книги на «Новий».
4.2. Засоби створення додатків користувача Існують такі засоби створення та активізації програм в середовищі Microsoft Office: 1. Застосування макросів. Створення макросу: меню «Сервис» → «Макрос» → «Начать запись» → задати ім’я макросу → виконати дії зі створення макросу → натиснути кнопку «Остановить запись». Виконання макросу: меню «Сервис» → «Макрос» → «Макросы» → вибрати потрібний макрос зі списку → натиснути кнопку «Выполнить». Редагування макросу: меню «Сервис» → «Макрос» → «Макросы» → вибрати потрібний макрос зі списку → натиснути кнопку «Изменить». 2. Застосування власного меню. Створення програмного модуля здійснюється через редактор Visual Basic: меню «Сервис» → «Макрос» → «Редактор Visual Basic» → меню «Insert» → команда «Module» → у вікні редактора написати програмний код. Створення нового пункту меню: меню «Сервис» → «Настройка» → вибрати категорію «Новое меню» на вкладці «Команды» → перетягнути команду «Новое меню» до рядка меню → натиснути кнопку «Изменить выделенный объект» → змінити ім’я пункту меню. Створення нової команди: меню «Сервис» → «Настройка» → вибрати категорію «Макросы» на вкладці «Команды» → перетягнути команду «Настраиваемая команда меню» до пункту меню → натиснути кнопку «Изменить выделенный объект» → змінити ім’я пункту меню і додати потрібний макрос, який буде виконуватися після активізації цієї команди меню користувачем. 3. Застосування кнопки на панелі інструментів. Створення програмного модуля здійснюється через редактор Visual Basic: меню 154
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
4.
5.
«Сервис» → «Макрос» → «Редактор Visual Basic» → меню «Insert» → команда «Module» → у вікні редактора написати програмний код. Створення нової кнопки: меню «Сервис» → «Настройка» → вибрати категорію «Макросы» на вкладці «Команды» → перетягнути команду «Настраиваемая кнопка» до панелі інструментів → натиснути кнопку «Изменить выделенный объект» → змінити ім’я пункту меню, вибрати позначку для кнопки і додати потрібний макрос, який буде виконуватися після натискання цієї кнопки користувачем. Використання форм. Створення форми: меню «Сервис» → «Макрос» → «Редактор Visual Basic» → меню «Insert» → команда «UserForm» → розмістити елементи управління всередині форми. Для створення програмного коду слід двічі клацнути на одному з елементів (найчастіше це — кнопка); в цьому разі відкриється вікно з оформленим заголовком процедури модуля. Створення функції Microsoft Excel. Програмний модуль створюється за допомогою редактора Visual Basic і оформлюється у вигляді функції. Функція розміщується в повному списку функцій Microsoft Excel, в категорії «Определенные пользователем» і може бути використана звичайним чином в формулах Microsoft Excel.
4.3. Елементи структурного програмування в об’єктно-орієнтованій мові VBA При описі форматів операторів і функцій використовуються стандартні угоди: 1) в кутових дужках — < > — вказують параметри, на місце яких в програмі мають бути підставлені конкретні значення; 2) в квадратних дужках — [ ] — вказують необов’язкові фрагменти операторів і функцій; 3) вертикальною рискою — | — розділяють альтернативні варіанти фрагмента оператора; 4) три крапки — ... — означають можливе багаторазове повторення фрагмента. 155
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Програма на мові VBA являє собою послідовність рядків довжиною до 255 символів. До рядка можна записати один або декілька розділених двокрапкою операторів (команд) мови. Оператор визначає конкретні дії або описує характеристики і значення даних. Перед оператором в рядку може знаходитися позначка, яка відокремлюється від першого оператора в рядку двокрапкою. Позначка оператора складається з будь-якої кількості літер і цифр, але розпочинається з літери. Оператори виконуються по черзі в залежності від їх появи в програмі. VBA — це програма-інтерпретатор, яка перевіряє правильність синтаксичного напису оператора зразу після введення з клавіатури і переходу до іншого рядка натисканням клавіші переміщення курсору або Enter. Виконання програми може бути тимчасово припинено оператором STOP. Текст програми можна пояснювати, вносячи коментарі, які не впливають на виконання програми. Коментарем вважається весь рядок, який починається з апострофа або будь-який текст, відокремлений від останнього оператора рядка апострофом. Допустимі символи в алфавіті VBA: великі та малі літери латинського алфавіту, цифри, пропуск і знаки: = + – * / \ ^ ( ) [ ] $ % &! #,.:; ‘? < > ˝ _ В літерних константах і коментарях дозволяється використання будь-яких символів. Типи даних. Для зберігання інформації в VBA вживаються константи, змінні, масиви, об’єкти з даними (комірки Excel, записи Access тощо). Константа — явно задане значення, що використовується в програмі. Константи розрізняються за типом: 1. Числові: а) цілі (від –32768 до 32767); наприклад, 3001, 0, –255; б) довгі цілі (від –231 до 231–1); наприклад, 123456, –99988800; в) дійсні одинарної точності (запис містить до семи цифр і десяткову крапку), наприклад: 12.345, –0.001; г) дійсні подвійної точності (запис містить до 17 цифр і десяткову крапку), наприклад: –98765.4321; 2. Літерні — довільна сукупність символів, взятих в лапки, наприклад: «Привіт!», «1.9.04». 156
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
3. Дати — беруться з обох боків в знаки #, наприклад, #01/09/2005#. 4. Логічні — True і False — що відповідно означає «Правильно» і «Неправильно». Дійсні константи можуть бути записані в експоненціальній формі. Значення числа є добуток мантиси на степінь (порядок) числа 10. Запис константи містить мантису і порядок, які відокремлені літерою Е (для констант одинарної точності) або D (для констант подвійної точності); знак числа визначається знаком мантиси. Наприклад: 0.0025Е3, –123.45D-3; число 2.5 може бути подано в вигляді: 2.5Е0, 0.25Е1,.25D1, 25E–1, 25D–1,.025E2,... Змінна — іменована величина, яка може змінювати своє значення в процесі виконання програми. Змінні розрізняються за типом і одержують значення внаслідок присвоєння їм значень інших змінних, констант, результатів обчислень. Початкове значення числової змінної — 0, літерної — порожній рядок «». Ім’я змінної (ідентифікатор) — послідовність літер і цифр, яка розпочинається з літери. Якщо тип змінної не зазначено, то за замовчуванням вона відповідає дійсній одинарної точності. Масив — упорядкована послідовність даних, які займають неперервну область в пам’яті. Масив складається з ряду елементів, кожний з яких однозначно характеризується ім’ям (ідентифікатором), загальним для всіх елементів та індексом (порядковим номером елемента в послідовності даних). Змінні з індексами можна використовувати в програмі так само, як і прості змінні. Перед використанням масив треба декларувати, тобто описати тип даних, а також вказати ім’я масиву, кількість і границі зміни значень індексів. Змінні описуються оператором Dim: Dim <ім’я змінної> As <тип даних> У VBA існують такі типи даних: Integer — цілі числа звичайної точності; Long — цілі числа подвійної точності; Single — дійсні числа звичайної точності; Double — дійсні числа подвійної точності; 157
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
String — рядки; Date — дати; Boolean — змінні логічного типу; Currency — дані грошового формату; Variant — дані можуть змінювати свій тип при виконанні програми. Наприклад: Dim Vozrast AS Integer, DataRozd AS Date, FIO As String Для опису масиву також можна використати оператор Dim в одному з видів: 1)
DIM <ім’я масиву>(<виміри>) AS <тип> [,<ім’я масиву> (<виміри>) AS <тип>...] < виміри > — список виразів, розділених комами. Наприклад, DIM A(20, 10) AS String, Zarplata(N + 5) AS Single Вирази в дужках вказують на верхню границю зміни індексу. Нижня границя (0 або 1) визначається оператором OPTION BASE 0|1 до того ж значення 0 установлюється за замовчуванням.
2)
DIM <ім’я масиву>(<min> TO <max> [,<min> TO <max>...]) AS <тип>
< min >, < max > — константи або змінні, що визначають діапазон зміни індексу; < тип > визначає тип елементів масиву. Масив, всі межі зміни індексів якого задаються константами, називається статичним, в іншому разі це — динамічний масив. Масив можна зробити динамічним, якщо при його першому описі не зазначати його меж, а потім повторно декларувати динамічний масив в процесі виконання програми оператором REDIM, який має той самий формат, що й оператор DIM. 158
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
• • •
За областю дії змінні розподіляються на: внутрішні — діють лише в межах процедури, в якій їх було створено; локальні — існують під час роботи програмного модуля, в якому вони визначені; глобальні — зберігають свої значення у всіх програмних файлах та процедурах, які в них викликаються. Локальні змінні оголошуються оператором Private <ім’я змінної> As <тип даних> Глобальні змінні оголошуються оператором Public <ім’я змінної> As <тип даних>
Ці оператори мають бути розміщені в заголовку модуля. У VBA існує багато функцій перетворення типу даних. Наприклад, функція CStr(<числовий вираз>) перетворює числовий вираз на рядок, функція Val(<рядок>) перетворює рядок на число тощо. Оператор присвоєння. Значення змінної або елемента масиву можна змінити за допомогою оператора присвоєння, який записується в такому форматі: <ім’я змінної> = <числовий вираз> Числовий вираз — комбінація операндів, тобто числових констант, змінних, елементів масивів і звернень до функцій, з’єднаних знаками операцій: + (складання), – (віднімання, зміна знака), * (множення), / (ділення), ^ (піднесення до степеня), \ (цілочисельне ділення), MOD (ділення за модулем). При цілочисельному діленні чисельник і знаменник округлюються до цілих значень, виконується звичайне ділення і дробова частина частки відкидається. Результат ділення за модулем — остача, що одержується при цілочисельному діленні. В операторі присвоєння обчислюється числовий вираз, записаний праворуч від знака «=», і одержане значення присвоюється змінній, ім’я якої знаходиться в лівій частині оператора. При цьому: • не дозволяється присвоєння числового значення літерній змінній і навпаки; 159
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
•
у ході обчислення виразу значення операндів з меншою точністю перетворюються на значення з більшою точністю; • значення, яке присвоюється змінній, перетворюється на тип останньої; значення з більшою точністю перетворюються на значення з меншою точністю шляхом округлення; • арифметичні операції виконуються по черзі в залежності від їх запису в виразі зліва направо зі зберіганням пріоритету операції; для зміни черги виконання операцій вживають круглі дужки. Як операнд в чисельному виразі можна використовувати функції, визначені користувачем або стандартні функції VBA. Аргументи функцій, які в свою чергу являють собою числові вирази, беруться в круглі дужки. Пріоритет обчислення функцій вищий за пріоритет виконання арифметичних операцій. Далі наведено стандартні функції мови VBA: • функції обробки числових даних: ABS(x) — модуль числа х; SIN(x) — синус числа х; кут задається в радіанах; COS(x) — косинус числа х; кут задається в радіанах; TAN(x) — тангенс числа х; кут задається в радіанах; SQR(x) — квадратний корінь з числа х; EXP(x) — показова функція ех; LOG(x) — натуральний логарифм числа х; ATN(x) — арктангенс числа х; кут приймає значення від –π/2 до π/2; INT(x) — найбільше ціле число, яке не перевищує значення х; • функції обробки літерних даних: LEFT(x, n) — повертає рядок з n початкових символів рядка х; RIGHT(x, n) — повертає рядок з n кінцевих символів рядка х; MID(x, n, m) — повертає рядок з m символів рядка х, починаючи з позиції n; LEN(x) — повертає ціле число, яке дорівнює кількості символів в рядку х; TRIM(x) — повертає рядок х, вилучивши з нього всі початкові та кінцеві пропуски; 160
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
•
•
INSTR(n, x1, x2) — повертає номер позиції символу х2, з якого цей символ вперше входить до рядка х1; функції перевірки типу даних: IsNumeric(<вираз>) — чи може вираз бути перетворений на число; IsDate(<вираз>) — чи може вираз бути перетворений на дату; IsEmpty(<змінна>) — чи було змінну ініціалізовано; функції роботи з датами: Day(<дата>) — виділяє з дати номер дня; Month(<дата>) — виділяє з дати номер місяця; Year(<дата>) — виділяє з дати номер року; Date() — повертає сьогоднішню дату. Приклади операторів присвоєння:
A B I C Y
= = = = =
B (A ^ 3 – 12.345) * (1 – (1.000025E –1 – 1/B2) * A) I + 1 “Літерна константа” SQR(SIN(X) ^ 2 + COS(X) ^ 2)
Оператори розгалуження. Порядок виконання операторів в програмі можна змінити за допомогою операторів умовної передачі керування. Умова утворюється внаслідок порівняння двох виразів одного типу (чисельних, літерних) за допомогою однієї з операцій порівняння: = (дорівнює), < (менше), > (більше), <= (менше або дорівнює), >= (більше або дорівнює), <> (нерівно). Наприклад: A + B >= 0; SIN(X) < X + 1; S = “Прізвище”. Результат порівняння — логічне значення «Правильно» або «Неправильно». Більш складні умови утворюються об’єднанням кількох простих умов за допомогою логічних операцій NOT (ні), AND (і), OR (або). Результати виконання логічних операцій наведені в таблиці. Розміщення операцій в таблиці відповідає їх пріоритетові; змінити пріоритет можна, взявши частину логічного виразу в дужки. Значення 1 відповідає логічному значенню «Правильно», 0 — «Неправильно». 161
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 4.1 Значення операндів А і В A = 0, B=0
A = 0, B=1
A = 1, B=0
A = 1, B=1
NOT A A AND B
0
0
0
1
A OR B
0
1
1
1
A=0
A=1
1
0
Приклади
FIO AND X * NOT 1.
= “Іваненко” OR FIO$ = “Петренко”) Salary > 200 X + Y * Y <= R * R AND X > 0 AND Y < 0 (Y < 2 * X AND X >= -2)
Умовний оператор IF має наступний формат: IF <умова> THEN <блок операторів> [ELSEIF <умова> THEN ‘Можливо багаторазове повторення <блок операторів>]‘ цього фрагмента оператора [ELSE <блок операторів>] ENDIF
Перевіряється умова в першому рядку оператора. Якщо вона істинна, виконується блок операторів, який розташований до першого з рядків ELSEIF. Якщо умова неправильна, провадиться аналогічний процес послідовної перевірки умов у фрагментах ELSEIF. Блоки операторів, що супроводжують фрагмент THEN виконуються, якщо відповідна умова є істинною; блоки операторів, що супроводжують фрагмент ELSE,– якщо відповідна умова є неправильною. У всіх випадках виконання будь-якого блока операторів завершується передачею керування операторові, який стоїть після ENDIF. 162
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Приклад
Визначити, якому квадранту належить точка з координатами (x, y), x≠0, y≠0. Записати значення номера квадранта до змінної NUM. IF X > 0 AND Y > 0 THEN NUM = 1: A = “Блок може складатися з кількох операторів” ELSEIF X > 0 AND Y < 0 THEN NUM = 4 A = “Оператори блока можна розташувати в кількох рядках” ELSEIF X < 0 AND Y > 0 THEN NUM = 2 ELSE NUM = 3 ENDIF Допускається спрощений формат умовного оператора: IF <умова> THEN <оператор> [:<оператор>...][ELSE <оператор> [:< оператор>...]] Приклад
Оператор IF X > 0 THEN Y = EXP(X): S = “Праворуч” ELSE Y = ABS(X + 1): S = “Ліворуч” обчислює значення функції x ⎧ y ( x ) = ⎨ e , x > 0, . | + 1 |, x 0 x ⎩
2.
Умовний оператор SELECT CASE має такий формат: SELECT CASE <вираз> CASE <список перевірок 1> <блок операторів> [CASE <список перевірок 2> 163
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
<блок операторів>] . . . [CASE ELSE <блок операторів>] END SELECT <Вираз> — довільний арифметичний або літерний вираз, значення якого порівнюється зі <списком перевірок>. До списку перевірок можуть належати відокремлені комами перевірки: • умов рівності іншому виразу (в даному випадку записується тільки цей вираз); • умов порівняння (складаються з ключового слова IS, знака операції порівняння і виразу, порівняння з яким здійснюється); • умов, за якими значення < виразу > потрапляють до діапазону значень (межі діапазону розділяються словом ТО). Якщо принаймні одна з перевірок, перелічених в одному з рядків CASE, дає позитивний результат, то виконується блок операторів, розташований після рядка з перевірками до наступного рядка CASE або END SELECT. Якщо всі умови в списках перевірок неправильні, виконується блок операторів, розташований за рядком CASE ELSE. Після виконання будь-якого блоку операторів керування передається оператору, який стоїть після END SELECT. Приклад
Обчислити значення функції y(x) в заданій точці х: ⎧ x + 3, x < −1, ⎪ − 2 x( x + 2), −1 x < 0; x > 5 y (x) = ⎨ ln(x + 1), 0 < x 5, ⎪ x=0 . 0, ⎩
SELECT CASE X CASE 0 Y = 0 CASE -1 TO 0, IS >5 Y = -2 * X * (X + 2) 164
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
CASE IS <-1 Y = X + 3 CASE ELSE Y = LOG(X + 1) END SELECT Оператори EXIT IF і EXIT SELECT передають управління оператору, який стоїть після ENDIF або END SELECT, до того, як буде закінчено виконання всіх операторів даного блоку. Оператори циклу. Існують такі різновиди циклічних структур в мові VBA: • цикли з підрахуванням кількості проходжень; • цикли з виходом за умовою; • цикли для обробки всіх об’єктів з групи. 1) Цикли з підрахуванням кількості проходжень. Організація циклічного виконання операторів здійснюється оператором FOR <змінна циклу> = <вираз 1> TO <вираз 2> [STEP <вираз 3>] <тіло циклу> NEXT [<змінна циклу>] < змінна циклу > — змінна цілого типу або дійсного типу одинарної точності; < вираз 1 > визначає початкове значення змінної циклу; < вираз 2 > — кінцеве значення змінної циклу; < вираз 3 > — приріст змінної циклу (крок); < тіло циклу > містить оператори, що виконуються в циклі. Оператор циклу виконується в наступному порядку: 1. Змінній циклу присвоюється початкове значення. 2. Виконуються оператори тіла циклу. 3. До поточного значення змінної циклу додається величина кроку. 4. Одержане значення змінної циклу порівнюється з кінцевим значенням. Якщо значення змінної циклу більше ніж кінцеве значення, то керування передається оператору, який стоїть після NEXT, інакше наведена послідовність дій повторно виконується, починаючи з п.2. 165
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Вживаючи оператор FOR, треба додержуватися наступних правил і рекомендацій: • поточне, початкове і кінцеве значення змінної циклу не можна повторно визначати всередині циклу оператором присвоєння або якимось іншим чином; • цикл взагалі не виконується, якщо початкове значення більше (або при від’ємному значенні кроку — менше) ніж кінцеве; • можливий вихід з циклу будь-яким оператором переходу з будь-якого місця в межах тіла циклу; тоді змінна циклу визначається своїм поточним значенням; • заборонено передавати управління оператору з тіла циклу, обминаючи оператор FOR; • якщо фрагмент STEP випущено, то за замовчуванням значення кроку вважається рівним одиниці; • в тілі одного циклу може знаходитися вкладений цикл з іншою змінною циклу; оператор NEXT для внутрішнього циклу має передувати оператору NEXT для зовнішнього циклу; можна використовувати для кількох циклів один оператор NEXT, перелічивши в ньому через кому всі змінні циклів; • дійсні параметри циклу можуть бути подані в пам’яті з деякою погрішністю, тому можуть виявитися невідповідності при їх порівнянні з параметрами циклу, які являють собою дані іншого типу (цілого, дійсного подвоєної точності). Приклад 1
n
Обчислити значення n! = ∏ i . i =1
p = 1 FOR i = 1 TO n p = p * i NEXT і Приклад 2
Підприємство випускає 50 видів продукції. Відомі масиви Xj — обсяг виробництва j-го виду продукції і Pj — ринкова ціна одиниці j-го виду 166
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
продукції (j = 1, 2,..., 50). Обчислити сумарну вартість випущеної продукцію на ринку. S = 0 FOR j = 1 TO 50 S = S + X(j) * P(j) NEXT j 2)
Цикли з виходом за умовою. Якщо невідома кількість повторень циклу, але відома умова його закінчення або продовження, використовується оператор DO / LOOP в одному з двох форматів: а)
DO <тіло циклу> LOOP WHILE | UNTIL <умова>
б)
DO WHILE | UNTIL <умова> <тіло циклу> LOOP
В конструкції WHILE записується умова, неправильність якої визначає вихід з циклу. Неправильність логічної умови в конструкції UNTIL означає повторення циклу. При вживанні формату (а) оператори тіла циклу завжди виконуються принаймні один раз; при вживанні формату (б) спочатку перевіряються умови повторення циклу і, якщо вони неправильні, оператори тіла циклу не виконуються жодного разу. Приклад
Для заданого значення змінної х обчислити з погрішністю ε = 10−5 значення функції ∞ x2 x4 x6 x 2n + − + … = ∑ ( − 1) n cos x = 1 − 2! 4! 6! ( 2 n )! . n =0 Eps = 1E-5: Y = 1 DY = 1: N = 1 DO 167
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
DY = — DY * X * X / (2 * N * (2 * N — 1)) Y = Y + DY: N = N + 1 LOOP UNTIL ABS(DY) < Eps 3)
Цикли для обробки всіх об’єктів з групи. До таких операторів належить оператор циклу FOR EACH: FOR EACH <елемент> IN <група> <оператори> NEXT <елемент>
Наприклад, цей оператор можна застосувати для того, щоб закрити всі відкриті робочі книги Excel: FOR EACH Book IN Workbooks() Book. Close NEXT Book Оператор With … End With спрощує записи, які стосуються роботи з об’єктами. Наприклад, фрагмент програми, ActiveCell. Font. Name = “Arial” ActiveCell. Font. Size = 11 ActiveCell. Font. Bold = True який змінює деякі параметри шрифту в активній комірці робочого аркуша Excel, може бути замінений на наступний фрагмент: With ActiveCell. Font . Name = “Arial” . Size = 11 . Bold = True End With Оператори EXIT FOR, EXIT DO, EXIT SUB, EXIT FUNCTION дозволяють екстрений вихід з відповідних операторів циклу або процедур. 168
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Оператор SET надає змінній посилання на об’єкт. Наприклад, оператор SET a = pplication. ActiveWorkbook. Worksheets(“Лист1”) ототожнює змінну а з робочим аркушем «Лист1» активної робочої книги і надалі можна вживати в коді програми ідентифікатор а для звернення до аркуша «Лист1». Процедури та функції. Мова VBA підтримує модульний принцип створення програм. Будь-який модуль оформлюється у вигляді процедури або процедури-функції. Процедури-функції VBA оформлюються таким чином: FUNCTION <ім’я процедури>(<параметри>) AS <тип результату> <блок операторів> END FUNCTION <Ім’я процедури > — ідентифікатор, який утворюється за тими самими правилами, що й імена змінних; < параметри > — записані через кому формальні параметри, які одержують свої значення в момент звернення до функції. Ці значення задають фактичні параметри, які зазначаються в операторі, що містить звернення до даної функції. Щоб звернутися до функції, достатньо включити в який-небудь вираз будьякого оператора модуля виклику запис типу <ім’я процедури> [(<список фактичних параметрів>)] або викликати функцію через список функцій, визначених користувачем, доступ до яких здійснюється аналогічно як і до стандартних функцій Microsoft Excel та Microsoft Access. < Блок операторів > має містити принаймні один з операторів формату <ім’я процедури> = <вираз> що повертають значення функції модулю виклику. 169
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Кожний з параметрів, розділених комами, описується фрагментом типу <ім’я параметра> AS <тип даних> Процедури VBA оформлюються таким чином: SUB <ім’я процедури>(<список параметрів>) <оператори> END SUB Список параметрів може бути відсутнім. На відміну від процедури-функції, яка повертає одне значення, процедура може повертати значення кількох змінних або масивів. Виклик процедури SUB здійснюється оператором CALL <ім’я процедури> [(<список змінних>)]
• •
• •
або звернутись до неї як до макросу. Фактичні параметри передаються таким чином: якщо фактичним параметром виступає вираз, то в процедурі використовується його заздалегідь обчислене значення, при цьому значення змінних, які входять до виразу, не змінюються; якщо фактичним параметром виступає змінна або масив (він задається ім’ям, супроводженим круглими дужками), то в процедурі можна змінювати їх значення. Повернення значень до модуля виклику здійснюється одним зі способів: за допомогою змінних, оголошених як глобальні або локальні; за допомогою параметрів процедури, яким відповідають фактичні параметри, що задаються іменами змінних або масивів. Приклад
Обчислити кількість сполучень n! C mn = m! ( n − m )!. FUNCTION FACT(K AS INTEGER) IF K <= 0 THEN EXIT FUNCTION P = 1 170
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
FOR I = 1 TO K P = P * I NEXT FACT = P END FUNCTION ... C = FACT(N) / (FACT(M) * FACT(N — M)) Функція MsgBox. Виводить на екран монітора вікно повідомлення. Синтаксис функції: MsgBox(prompt:= <повідомлення>, title:= <заголовок>, buttons:= <тип>) Тут <повідомлення> — текст, який з’являється в цьому вікні; <заголовок> — надпис в рядку заголовка вікна; <тип> — числовий вираз, який дорівнює сумі значень, що визначають тип кнопок у вікні (0 — лише кнопка ОК; 1 — ОК і Cancel; 2 — Abort, Retry, Ignore; 3 — Yes, No, Cancel; 4 — Yes, No; 5 — Retry, Cancel), вигляд піктограм (16 — знак «Стоп»; 32 — знак питання; 48 — знак оклику; 64 — знак «Інформація»), яка кнопка є активною (0 — перша; 256 — друга; 512 — третя). Замість чисел при зазначенні типу можна вживати символічні константи (наприклад, vbYesNoCancel замість 3, vbOKOnly замість 0 тощо). Функція повертає значення з 1 по 7, якщо користувачем відповідно натиснуто кнопку OK, Cancel, Abort, Retry, Ignore, Yes, No. Приклад
Оператор res = MsgBox(Title:=“Помилка введення”, _ prompt:=“Дані не будуть оброблятись”, Buttons:=0 + 48) повертає змінній res значення 1, коли користувач зробить щиглик на кнопці ОК у формі, яку виводить на екран функція MsgBox (рис. 4.1.). 171
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 4.1
Рис. 4.2
Функція InputBox. Призначена для введення користувачем рядка тексту. Її синтаксис: InputBox(prompt:= <повідомлення>, title:= <заголовок>, xpos:= <ціле число>, ypos:= <ціле число>) Тут <повідомлення> — текст, який з’являється в цьому вікні; <заголовок> — надпис в рядку заголовка вікна; числові вирази xpos і ypos задають відстані відповідно від лівої та верхньої меж екрана до лівої та верхньої меж вікна. Функція повертає рядок, який вводить користувач. Приклад
Оператор poz = InputBox(Title:=“Введення даних”, _ prompt:=“Введіть розмір позики”, xpos:=800, ypos:=600) повертає змінній poz текст, який користувач введе у вікні, яке з’являється на екрані при виконанні функції InputBox (рис. 4.2.).
4.4. Об’єкти і елементи управління Microsoft Office Рамки цього посібника не дають можливості ані охопити суцільну структуру системи класів та об’єктів, які існують в додатках Microsoft Office, ані навести детальний опис методів і властивостей таких об’єктів. Тому доцільно задовольнитись стислим переліком найважливіших з 172
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
точки зору авторів об’єктів, які можуть бути застосовані в задачах економіки й управління. Об’єкти Microsoft Excel: Workbooks — колекція робочих книг; Worksheets — колекція робочих аркушів; Sheets — колекція робочих аркушів та діаграм; Range — єдина комірка таблиці або стовпчик, чи рядок, або зв’язаний чи незв’язаний діапазон комірок; Selection — деякий вибраний об’єкт (виникає після застосування методу Select); Form — діалогове вікно в робочій книзі; Chart — аркуш діаграми; ActiveCell — активна комірка; ActiveSheet — активний робочий аркуш. Найчастіше користувачі Microsoft Excel мають справу з діапазонами комірок, тобто з об’єктом Range. Приклади звернення до об’єкту Range: Range(«A1») — повертає комірку А1; Range(«A2:B5») — повертає відповідний діапазон комірок; Range(«A2:C5, D9:E15») — повертає два незв’язані діапазони; Range(«A:A») — повертає цілком стовпчик А; Range («1:1») — повертає цілком перший рядок; Range(«C:F») — повертає всі стовпці з С по F включно; Range(«Лист2!A1:D100») — повертає діапазон комірок з неактивного аркуша Лист2; Range(«[Книга1. xls]Лист1!A1:D1000») — повертає діапазон комірок з аркуша Лист1 неактивної робочої книги Книга1. Звернення до примірників колекцій здійснюється або за номером екземпляра в колекції (наприклад, Sheets(3)), або за його ім’ям (наприклад, Worksheet(«Лист1»)). Об’єкти Microsoft Access: Application — містить всі інші об’єкти та колекції Access; Forms — колекція форм; Reports — колекція звітів; DoCmd — запуск команд Access з VBA, зокрема команд роботи з таблицями і запитами; 173
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
TableDef — визначення таблиці (фактично — таблиця в режимі конструктора); QueryDef — визначення запиту (фактично — запит в режимі конструктора); Recordset — набір записів в основній таблиці або записів, які утворюються внаслідок виконання запиту; Field — поле в таблиці, запиту, індексі, зв’язку; Relation — зв’язок між полями таблиць або запитів. Для більш зручної роботи з даними користувач може створювати окремі діалогові вікна і розташовувати в них стандартні елементи управління. Стандартний набір елементів управління, який надано в VBA для розміщення в діалогових вікнах, включає наступні об’єкти: Label — надпис, статичний текст; TextBox — текстове поле (поле редагування, поле для введення); CommandButton — командна кнопка; ListBox — вікно списку; ComboBox — комбінований список, тобто поле для введення тексту зі списком; CheckBox — прапорець; OptionButton — перемикач (радіокнопка); Spinner — лічильник; ScrollBar — лінійка прокручування; MultiPage — набір сторінок (вкладинок в діалоговому вікні); TabStrip — рядок закладок; Image — вікно зображення. Елементи управління розміщуються в об’єкті-контейнері UserForm, який проектується в середовищі редактора Visual Basic. Звернення до елементів управління здійснюється за допомогою числового індексу, який надається елементу при проектуванні UserForm або за ім’ям, яке призначає користувач через відповідну властивість елемента. Крім того, цим об’єктам, як правило, відповідають події, а з будь-якою подією можуть бути зв’язані програми обробки цієї події. Основні події: Click — щиглик мишею; DblClick — подвійний щиглик мишею; 174
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
MouseDown, MouseUp — кнопку миші натиснуто, кнопку миші звільнено; Change — значення елемента (тобто, його властивості Value) змінено; Scroll — положення ліфта на лінійці прокручування змінено; SpinDown, SpinUp — зменшено / збільшено значення лічильника.
4.5.
Використання методів
Будь-який об’єкт має свій власний набір методів. Водночас поліморфізм об’єктно-орієнтованих мов дозволяє застосовувати один і той самий метод до різних об’єктів. Найчастіше вживаються такі універсальні методи: Show — показує вікно форми, спроектованої в редакторі Visual Basic; Hide — приховує вікно форми, спроектованої в редакторі Visual Basic; Activate — активізує об’єкт (робочу книгу, вікно, діаграму, панель управління тощо); Select — виділяє деякий об’єкт або набір об’єктів; Save — зберігає об’єкт (найчастіше — файл); Add — додає новий графічний об’єкт або елемент управління з зазначенням розмірів та відстані від лівого верхнього кута об’єктаконтейнера; Delete — знищує об’єкт; Count — перелічує екземпляри з колекції. Специфічні методи Microsoft Access: OpenTable <ім’я таблиці>, <режим> — застосовується до об’єкта DoCmd, який запускає макрокоманду для відкриття таблиці в режимі таблиці (значення параметра <режим> = acNormal), конструктора (acDesign) або перегляду (acPreview). Існують також аналогічні методи OpenQuery, OpenForm, OpenReport для відкриття запиту, форми, звіту; OpenRecordset — створює набір записів в таблиці або в результаті виконання запиту; Close <тип об’єкта>, <ім’я об’єкта>– закриває об’єкт DoCmd типу acTable (таблицю), acQuery (запит), acForm (форму), acReport (звіт). 175
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Специфічні методи Microsoft Excel: Sort key1:= <ключ1>, order1:= <порядок1>, key2:= … — сортування даних в діапазоні комірок, наприклад: Worksheets(“Лист1”). Range(“A1:C1000”). Sort key1:= Worksheets(“Лист1”). Range(“B1”), order1:= xlAscending сортує діапазон А1:С1000 за другим стовпцем; Cells — повертає об’єкт Range. Має кілька синтаксисів, найпоширеніший з яких: Cells(<номер рядка>, <номер стовпця>). Важливо те, що номери рядків та стовпців підраховуються всередині об’єкта Range. Так, наприклад, Range(«B3:D5»). Cells(2, 2) повертає комірку С4. Інколи сполучення Range. Cells замінюється методом Range, наприклад, Range(«A1») повертає комірку А1.
4.6.
Властивості об’єктів
Загальні властивості елементів управління. До них належать: Name — ім’я, яке ідентифікує об’єкт в програмі; в одному проекті не може існувати двох форм з однаковим ім’ям, а в одній формі — двох однойменних елементів; Value — визначає стан елемента управління або його вміст; для текстового поля — це текст в полі редагування, для списків — значення вибраного рядка списку, для прапорців та перемикачів — True і False, для лічильників та лінійок прокручування — ціле число в проміжку, заданому властивостями Min і Max, для наборів сторінок — номер активної сторінки; Left, Top — координати об’єкта відносно об’єкта-контейнера; Height, Width — висота та ширина елемента в діапазоні від 0 до 32000; Visible — об’єкт видимий (True) або невидимий (False); 176
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
1. 2.
3.
4. 5.
BackColor, ForeColor, BorderColor — колір фону, переднього плану, рамки;1 BorderStyle — рамка (0 — нема, 1 — є); Font — шрифт (який в свою чергу має додаткові властивості: Bold — напівжирний, Italic — курсив, Underline — підкреслений, Size — розмір, Name — тип шрифту та інші); Locked — користувач може (True) або не може (False) змінювати значення об’єкта. Специфічні властивості елементів управління Об’єкт Label: Caption — власне надпис. Об’єкт TextBox: Text — текст в полі редагування (співпадає з властивістю Value); MultiLine — визначає, один (False) або кілька (True) рядків може бути в полі редагування; WordWrap — при значенні True текст буде автоматично переноситися на новий рядок при досягненні правої межі поля; MaxLength — максимальна довжина тексту; PasswordChar — задає символ-замісник для введення пароля (часто це — зірочка «*»). Об’єкти ListBox, ComboBox: RowSource — рядок, який задає джерело даних (зокрема, діапазон комірок Excel), з якого беруться елементи списку; ListCount — кількість елементів в списку (тільки для читання); ListRows — кількість одночасно видимих рядків списку; ListIndex — номер вибраного рядка (нумерується з 0; дорівнює –1, якщо жодного рядка не вибрано); Text — текст, введений до поля редагування ComboBox. Об’єкти Spinner, ScrollBar: Min, Max — інтервал зміни числової характеристики. Об’єкт MultiPage: Count — кількість сторінок; MultiRow — можливість створювати кілька смуг із закладками.
1
Всі кольори зручно задавати за допомогою функції RGB (<червоний >, <зелений>, <синій>), де насиченість кожного кольору регулюється цілим числом в діапазоні від 0 до 255.
177
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Властивості об’єкта Range: Value — значення зазначеної комірки; Columns — повертає колекцію стовпців, які входять до об’єкту Range; Rows — повертає колекцію рядків, які входять до об’єкту Range; CurrentRegion — повертає мінімальну прямокутну область, яка містить елементи з Range і обмежену порожніми рядками чи стовпцями або межами таблиці; Formula — повертає до комірки формулу в нотації А1 як рядок символів; FormulaR1C1 — повертає до комірки формулу в нотації R1C1 як рядок символів.
4.7.
Приклад розробки програми
Приклад 1
Розглядається питання про будівництво санаторію. Необхідно визначити найбільш доцільну кількість місць у санаторії. Складено кошторис витрат з урахуванням різної кількості місць і, залежно від кількості зайнятих відвідувачами місць, розраховано очікуваний прибуток, зведений до табл. 4.2. Визначити оптимальну кількість місць у санаторії, використовуючи критерій Гурвіца: W = max j ⎡α max i V ji + (1 − α ) min iVji ⎤⎦ , ⎣ де W — оптимальний прибуток; індекси i, j відповідають кількості зайнятих і спроектованих місць; Vji — елемент таблиці (прибуток за конкретним варіантом); α — коефіцієнт довіри (0< α < 1). Нехай дані розташовуються в електронній таблиці Excel так, як це показано в наведеній вище таблиці з вихідними даними. Результатом виконання програмного модуля має стати кількість спроектованих місць, які забезпечують оптимальний (за критерієм Гурвіца) прибуток. 178
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Таблиця 4.2 Проектованих місць 20 30 40 50
0 –121 –168 –216 –264
10 62 14 –33 –81
Зайнятих місць 20 30 245 245 198 380 150 332 101 284
40 245 380 515 468
50 245 380 515 540
Код модуля, оформленого як процедура-функція, має вигляд: Function Optim(P As Range, V As Range, alpha As Single) As Integer Dim vmax() As Single, vmin() As Single Dim n As Integer, m As Integer Dim W As Single, aw As Single, nw As Integer n = V. Rows. Count m = V. Columns. Count ReDim vmax(1 To n) As Single, vmin(1 To n) As Single For j = 1 To n vmax(j) = V. Cells(1, 1). Value vmin(j) = vmax(j) Next j For j = 1 To n For i = 1 To m If V. Cells(j, i) < vmin(j) Then vmin(j) = V. Cells(j, i) If V. Cells(j, i) > vmax(j) Then vmax(j) = V. Cells(j, i) Next i Next j W = V. Cells(1, 1). Value: nw = 1 For j = 1 To n aw = alpha * vmax(j) + (1 — alpha) * vmin(j) If W < aw Then W = aw 179
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
nw = j End If Next j Optim = P. Cells(nw, 1). Value End Function Аргументами функції є два діапазони комірок таблиці Excel — P — кількість спроектованих місць, V — варіанти прибутків, а також змінна alpha — значення коефіцієнта довіри. Функція повертає результат як ціле число. Модуль активізується використанням функції Optim в формулах Excel. Значення фактичних параметрів процедури-функції користувач задає в діалоговому вікні (рис.4.3.). Динамічні масиви vmax і vmin визначають найбільше та найменше значення прибутків в кожному рядку таблиці, змінні n та m — відповідно кількість рядків і стовпців таблиці. Значення змінних n та m визначається за кількістю рядків і стовпців в діапазоні V, після чого можна перевизначити динамічні масиви, адже відтепер межі значень їх індексів відомі. Визначаються найбільше та найменше значення прибутків в кожному рядку таблиці шляхом циклічного порівняння їх значень зі значеннями комірок діапазону V. Далі для кожного рядка таблиці обчислюється значення виразу, який в формулі Гурвіца записано в квадратних дужках і це значення запам’ятовується в змінній aw. Змінна W
Рис. 4.3 180
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
визначає максимальне з таких значень, а змінна nw призначена для запам’ятовування номера рядка з максимальним значенням. Нарешті, в діапазоні P в рядку з номером nw відшукується кількість спроектованих місць, яка й відповідає оптимальному розв’язку за критерієм Гурвіца. Так, для наведених у вихідній таблиці даних при α = 0,5 краще за все проектувати санаторій на 40 місць. Приклад 2
Створити форму «Передплатні видання». В формі вивести: назву видання (список), термін передплати (перемикачі), прізвище передплатника (текстове поле), дату передплати (текстове поле). Обчислити вартість передплати на зазначений термін (вартість передплати на місяць, помножена на термін передплати). Список видань та вартості передплати на місяць зберігаються в аркуші «Видання». Зробити перевірку, чи є дата передплати, зазначена користувачем, датою за типом даних і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Передплата». Робочий аркуш «Передплата» до використання модуля мав вигляд— табл. 4.3. Робочий аркуш «Видання» — табл. 4.4. В редакторі Visual Basic створюється форма з назвою UserForm1, яка має підпис «Передплатні видання» (рис. 4.4.). В формі створено список ListBox1 (підпис — «Назва видання»), групу перемикачів Frame1 «Термін передплати», яка складається з трьох перемикачів — OptionButton1, OptionButton2, OptionButton3 — відповідно з підписами «1 місяць», «3 місяці», «6 місяців», текстові поля «Дата передплати» і «Передплатник», кнопки CommandButton1 (підпис –«ОК») і CommandButton2 (підпис — «Відміна»). Таблиця 4.3 Назва видання Веселка Економіка України Урядовий кур’єр
Термін, міс. Передплатник 3 6 1
Іванов І.І. Іванов І.І. Петров П.П.
Дата
Вартість
16.01.05 16.01.05 20.01.05
11,10 72,00 10,00 181
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 4.4 Назва видання Burda Moden Computer World Аргументы и факты Барвінок Бизнес Веселка Вісник Академії наук Економіка України Компьютерное обозрение Компьютеры+Программы Мир ПК Наталі Урядовий кур’єр
Вартість на місяць, грн.. 25,40 8,20 7,80 5,00 45,60 3,70 8,50 12,00 6,40 8,30 12,20 15,00 10,00
Рис. 4.4
На панелі інструментів створюється кнопка, яка активізує появу форми UserForm1 на екрані за допомогою модуля FormShow: Sub FormShow() With UserForm1 . TextBox1. Text = CStr(Date) . ListBox1. RowSource = “Видання!A2:A14” . OptionButton1. Value = True 182
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
. TextBox2. SetFocus . Show End With End Sub В цьому модулі поточна дата заноситься до текстового поля TextBox1, значення комірок з діапазону А2:А14 заносяться до списку ListBox1, активізується перший з перемикачів групи Frame1, курсор установлюється до текстового поля TextBox2, форма відображається на екрані. Якщо користувач натисне кнопку CommandButton2 («Відміна»), активізується модуль СommandButton2_Click, який приховує форму: Private Sub CommandButton2_Click() UserForm1. Hide End Sub Якщо користувач натисне кнопку CommandButton1 («ОК»), активізується модуль СommandButton1_Click, код якого має такий вигляд: Private Sub CommandButton1_Click() Dim n As Integer, mopt As Integer Worksheets(“Передплата”). Select Range(“A1”). Select n = Selection. CurrentRegion. Rows. Count Set z = Range(“A”&CStr(n+1)&“:E”&CStr(n+1)) With UserForm1 z. Cells(1, 1) = _ Range(“Видання!A1:A14”). Cells(. ListBox1. ListIndex + 2, 1) If OptionButton1. Value = True Then mopt = 1 ElseIf OptionButton2. Value = True Then mopt = 3 Else mopt = 6 End If z. Cells(1, 2) = mopt z. Cells(1, 3) = Trim(TextBox2. Text) 183
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
If IsDate(. TextBox1. Value) Then z. Cells(1, 4) = CDate(. TextBox1. Value) Else res = MsgBox(Title:=”Помилка в даті”, _ prompt:=”Дату не буде внесено до таблиці”, Buttons:=0 + 48) z. Cells(1, 4) = “” End If z. Cells(1, 5) = _ Range(“Видання!A1:B14”). Cells(. ListBox1. ListIndex + 2, 2) * mopt . Hide End With End Sub • • • • • •
• • • • 184
Цей модуль виконує такі дії: активізує робочий аркуш «Передплата»; виділяє комірку А1; визначає таблицю, до якої належить ця комірка; визначає кількість рядків в таблиці (змінна n); визначає діапазон комірок в першому вільному рядку, в якому слід розташувати результати; заносить вибране користувачем зі списку видання до першого стовпця таблиці «Передплата» (тут до індексу списку додається 2, адже індексування елементів списку починається з 0, а в таблиці «Передплата» є додатковий рядок заголовків стовпців таблиці); визначає, який з перемикачів групи «Термін передплати» було активізовано і в залежності від цього змінна mopt отримує значення, яке дорівнює терміну передплати; термін передплати заноситься до другого стовпця таблиці «Передплата»; до третього стовпця таблиці «Передплата» заноситься прізвище передплатника; перевіряється, чи дійсно користувачем внесено дату до першого текстового поля, і, якщо це не так, видається повідомлення користувачеві;
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Таблиця 4.5 Назва видання Веселка Економіка України Урядовий кур’єр Компьютерное обозрение
•
Термін, міс. Передплатник
Дата
Вартість
3 6 1
Іванов І.І. Іванов І.І. Петров П.П.
16.01.05 16.01.05 20.01.05
11,10 72,00 10,00
3
Сидоров С.С.
21.01.05
19,20
до четвертого стовпця таблиці «Передплата» заноситься дата, коли було виконано передплату; до п’ятого стовпця таблиці «Передплата» заноситься вартість передплати, яка обчислюється як додаток вартості передплати на 1 місяць (її значення береться з другого стовпця аркуша «Видання») та терміну передплати; форма закривається. Внаслідок роботи модуля отримаємо таблицю «Передплата» (табл. 4.5).
•
•
Завдання для самостійної роботи Завдання 1
Розробити функцію для розрахунку заданої величини за наведеними у табл. 4.6 формулами. Таблиця 4.6. № 1
Вихідні дані
Формула для обчислень
Ц (p) i
– ринкова ціна акції і-го найме- Біржовий індекс середньої ціни нування; акції m n – кількість найменувань акцій, які Ц i( р) ∑ ввійшли до групи для розрахунку Ц р = i =1 біржового індексу; n m – кількість найменувань акцій 185
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Продовження табл. 4.6 № 2
Вихідні дані
Формула для обчислень
Ц (p) i
– ринкова ціна акції і-го найме- Груповий індекс середньої ціни нування; акції m Ц (н) – номінальна ціна акції і -го найi ∑ (Ц i( р) − Ц i(н) ) К і менування; Кі – кількість проданих акцій і-го Ц р = i =1 m найменування; ∑ Кі m – кількість найменувань акцій i =1
3 Кі — обсяг і-го кредиту; ri — ступінь ризику при і-му кредиті; m — кількість виданих кредитів
Середній рівень кредитного ризику m
r=
∑ К і ri i =1 m
∑ Кі i =1
4 Е1і — рівень ефективності і-ї галузі в Індекс ефективності змінного складу виробництва продукції базисному періоді; m Е0і — рівень ефективності і-ї галузі в ∑ Е1і d1i звітному періоді; з d1i — доля сукупних затрат і-ї галузі Іе = im=1 у загальному обсязі в базисному пе∑ Е0 і d 0 i ріоді; i =1 d0i — доля сукупних затрат і-ї галузі у загальному обсязі в звітному періоді; m — кількість галузей 5 Е1і — рівень ефективності і-ї галузі в Індекс ефективності фіксованого складу виробництва продукції базисному періоді; m Е0і — рівень ефективності і-ї галузі в звітному періоді; ∑ Е1і d1i ф d1i — доля сукупних затрат і-ї галузі І е = im=1 у загальному обсязі в базисному пе∑ Е0 і d 1 i ріоді; i =1 m — кількість галузей 186
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
Продовження табл. 4.6 №
Вихідні дані
Формула для обчислень
6 w1і — рівень продуктивності праці Індекс змінного складу середньої на і-му підприємстві у звітному пепродуктивності праці ріоді; m m w0і — рівень продуктивності праw T w0 і T0 i ∑ ∑ 1і 1i з ці на і-му підприємстві у базисному i =1 i =1 = : І m m періоді; w ∑ T1i ∑ T0 i Т1і — загальні витрати часу у звітi =1 i =1 ному періоді; Т0і — загальні витрати часу у базисному періоді; m — кількість підприємств 7 w0і — рівень продуктивності пра- Індекс фіксованого складу сеці на і-му підприємстві у базисному редньої продуктивності праці m m періоді; Т1і — загальні витрати часу у звітw T w0 і T0 i ∑ ∑ 0 і 1i з ному періоді; : i =1m Іw = i =1m Т0і — загальні витрати часу у базис∑ T1i ∑ T0 i ному періоді; i =1 i =1 m — кількість підприємств 8 іwi — індивідуальний індекс продуктивності праці на і-му підприємстві; Т1і — загальні витрати часу у звітному періоді; m — кількість підприємств
Індекс академіка Струміліна m
ф
Іw =
∑ іwі Т1i i =1 m
∑ Т1i i =1
9 y1i — урожайність і-ї культури у звіт- Індекс валового збору врожаю ному періоді; m y0i — урожайність і-ї культури у ба∑ y1і П1i зисному періоді; І вз = im=1 П1i — посівна площа і-ї культури у ∑ y0і П0i звітному періоді; i =1 П0i — посівна площа і-ї культури у базисному періоді; m — кількість вирощуваних культур 187
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 4.6 №
Вихідні дані
10 y0i — урожайність і-ї культури у базисному періоді; П1i — посівна площа і-ї культури у звітному періоді; П0i — посівна площа і-ї культури у базисному періоді; m — кількість вирощуваних культур
Формула для обчислень Індекс структурних зрушень m
І сз =
∑ y0і П1i i =1 m
m
:
∑ П1i i =1 m
∑ y0і П0i ∑ П0i i =1
i =1
Завдання 2
Створити форму з заданими елементами управління. Створити модуль для активізації форми. Створити модуль, який після роботи користувача з формою заносить дані, вказані користувачем, до робочого аркуша з заданим ім’ям, де слід заздалегідь підготувати відповідну таблицю. 1. Створити форму «Податки». В формі вивести: назву організації, що сплачує податок (текстове поле), вид податку (список), дату сплачування податку (текстове поле), суму, що сплачується (текстове поле). Обчислити суму, яку слід залишити в розпорядженні місцевої влади (процент від загальної суми). Список видів податків та відсотки з податків, які слід залишити в розпорядженні місцевої влади (для кожного виду податків), зберігаються на аркуші «Види». Зробити перевірку, чи є сума, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Податки». 2. Створити форму «Рейси автобусів». У формі вивести: прізвище водія (список), клас водіння (перемикачі), номер автобуса (текстове поле), дату рейса (текстове поле), відстань між початковим та кінцевим пунктами (текстове поле). Обчислити суму, яку слід сплатити водію за рейс (15 копійок за 1 км відстані). Список водіїв зберігається на аркуші «Водії». Зробити перевірку, чи є дата рейса, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Рейси». 188
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
3. Створити форму «Продаж товарів». В формі вивести: назву товару (список), закупівельну вартість (текстове поле), назву країни-виробника (текстове поле), марку товару (текстове поле). Обчислити роздрібну вартість товару (закупівельна вартість, яка помножена на коефіцієнт торговельної націнки). Список товарів та коефіцієнти торговельної націнки для кожного з товарів зберігаються на аркуші «Товари». Зробити перевірку, чи є закупівельна вартість, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Продаж». 4. Створити форму «Продаж комп’ютерів». В формі вивести: назву процесора (список), обсяг оперативної пам’яті (список), тип монітора (список), прізвище покупця (текстове поле), дата придбання комп’ютера (текстове поле), оплата готівкою чи за безготівковий розрахунок (прапорець). Обчислити загальну вартість комп’ютера (сума вартостей процесора, оперативної пам’яті та монітора). Список процесорів, видів оперативної пам’яті, моніторів та їх вартості зберігаються відповідно на аркушах «Процесори», «ОП», «Монітори». Зробити перевірку, чи є дата придбання комп’ютера, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Продаж». 5. Створити форму «Склад». У формі вивести: назву матеріалу (список), номер цеха (текстове поле), прізвище матеріально-відповідальної особи (текстове поле), кількість одержаного матеріалу (текстове поле), дату видачі (текстове поле). Обчислити залишок матеріалу на складі (різниця між попереднім залишком та виданою кількістю матеріалу). Список матеріалів та їх попередні залишки зберігаються на аркуші «Матеріали». Зробити перевірку, чи є кількість одержаного матеріалу, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Видача». 6. Створити форму «Будівельні роботи». В формі вивести: вид роботи (список), номер бригади, яка виконує роботу (текстове поле), обсяг виконаної роботи (текстове поле), дату виконання роботи (текстове поле). Обчислити вартість виконаної роботи (обсяг виконаної роботи, 189
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
помножений на норму виробітки). Список видів роботи та норми виробітки за кожним видом роботи зберігаються на аркуші «Норми». Зробити перевірку, чи є обсяг виконаної роботи, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Виконано». 7. Створити форму «Хлібозавод». В формі вивести: номер магазину, до якого вивезено продукцію (текстове поле), вид продукції (список), кількість вивезеної продукції (текстове поле), дату вивезення (текстове поле), оплата готівкою чи за безготівковий розрахунок (прапорець). Обчислити сумарну вартість цього виду продукції (вартість одиниці продукції, помножена на кількість вивезеної продукції). Список видів продукції та вартість одиниці кожного виду продукції зберігаються на аркуші «Вартість». Зробити перевірку, чи є кількість вивезеної продукції, зазначена користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Вивезення». 8. Створити форму «Земельні ділянки». В формі вивести: прізвище особи, якій передається ділянка (текстове поле), номер паспорта (текстове поле), номер ділянки (список), дату передачі ділянки (текстове поле), коефіцієнт знижки (текстове поле). Обчислити вартість ділянки (вартість 1 га, задана конкретним числом, помножена на коефіцієнт знижки та на площу ділянки). Список ділянок та їх площі зберігаються на аркуші «Ділянки». Зробити перевірку, чи є коефіцієнт знижки, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Передача». 9. Створити форму «Авіаційні квитки». В формі вивести: номер рейсу (список), прізвище пасажира (текстове поле), вартість квитка (текстове поле), дату придбання квитка (текстове поле), валюту, в якій було сплачено за квиток (перемикачі). Обчислити страхову суму (5 % від вартості квитка). Список номерів рейсів та пункти призначення зберігаються на аркуші «Рейси». Зробити перевірку, чи є дата рейсу, зазначена користувачем датою і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Квитки». 190
Частина IV ОБ’ЄКТНО-ОРІЄНТОВАНА МОВА. РЕДАКТОР VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS
10. Створити форму «Бібліотека». В формі вивести: автора та назву книги (список), інвентарний номер книги (текстове поле), номер читацького квитка одержувача книги (текстове поле), чи видається книга в читальному залі або на абонемент (перемикачі). Обчислити термін повернення книги (за 30 днів, якщо книгу взято на абонемент та наступного дня, якщо книгу взято в читальному залі). Список книг зберігається на аркуші «Книги». Зробити перевірку, чи є номер читацького квитка, зазначений користувачем числом і, якщо це не так, вивести відповідне повідомлення для користувача. Результати зберегти в першому вільному рядку аркуша «Видано».
191
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Зовсім недавно для проведення конференцій, подання проектів, підтримки будь-яких виступів використовувались прозорі плівки зі слайдами і спеціальні проектори. З розвитком комп’ютерних технологій процес подання будь-якої інформації став значно багатофункціональним і зручним щодо підготовки. До складу комплексу програм Microsoft Office входить додаток PowerPoint, який дозволяє створювати ефективні презентації з графікою, анімацією та іншими мультимедійними елементами, а також надає більш зручні засоби для їх показу. Під презентацією в PowerPoint розуміється набір слайдів і спеціальних ефектів, якими супроводжується демонстрація на екрані. Крім того до презентації можуть входити: конспект, план доповіді, роздатковий матеріал. Слайд — це окремий кадр презентації, який містить різні елементи і способи форматування. Кожний слайд може бути відображений на екрані, роздрукований на папері або прозорій плівці. Сучасна версія цієї програми включає: 1. Зручні засоби показу презентацій. Поліпшений режим показу слайдів спрощує проведення презентацій завдяки наявності вдосконаленого екранного інтерфейсу і засобів рукописного введення для додавання поміток, включаючи маркер, стрілки і ручки двох видів. 2. Використання графіки. Працюючи в PowerPoint, можна здійснювати доступ до розділу картинок і мультимедіа веб-вузла Microsoft Office Online. Тут пропонуються тисячі елементів мультимедіа для 192
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
додавання до презентації, у тому числі картинки, фотографії, файли анімації і звукові файли. Для доступу до веб-вузла Office Online потрібне підключення до Інтернету. 3. Настройка анімації. Високоякісна настройка анімації в PowerPoint дозволяє створювати динамічні презентації. Можна застосовувати різні ефекти анімації, наприклад, одночасне переміщення декількох об’єктів або переміщення об’єктів за певною траєкторією, а також легко задавати послідовність всіх ефектів анімації, включаючи вихід. 4. Робота з мультимедіа. Підтримка додаткових типів файлів розширює можливості перегляду відеозаписів в повноекранному режимі і використання відтворення для зупинки, запуску і перемотування презентації, а також для пошуку потрібних даних. 5. Помітки на слайдах. Під час проведення презентації можна додавати помітки та ілюстрації. При використанні планшетного комп’ютера можна вибирати кольори і типи пера для додавання більш яскравих приміток. Програма PowerPoint має багато можливостей, через що є вельми зручною і легкою для вивчення.
5.1.
Створення презентацій
Робоче вікно програми настроюється так само, як вікна всіх додатків Microsoft Office. Процес створення презентації в Microsoft PowerPoint складається з наступних дій: • додавання нових слайдів та їх вмісту; • загальне оформлення; • вибір розмітки або макета кожного слайда; • вживання різних шаблонів оформлення: розміри й місцезнаходження рамок, параметри оформлення фону, колірні схеми, зразок слайдів і додатковий зразок заголовків; • створення таких ефектів анімації при демонстрації слайдів. 193
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Наведені нижче відомості стосуються засобів, доступних на початковому етапі цього процесу. Існують такі варіанти для створення нової презентації в Microsoft PowerPoint. Створення презентації за допомогою порожніх слайдів. Слайди мають мінімум елементів оформлення і кольори до них не застосовані: М «Файл» → «Создать» або КН «Создать». 1. Якщо вимагається зберегти стандартний макет (оформлення елементів, таких як заголовки, підзаголовки, списки, малюнки, таблиці, діаграми, автофігури і відеофрагменти на слайді) для першого слайду, перейдіть до кроку 2. Якщо макет першого слайду повинен бути іншим, в області задач «Разметка слайда» виберіть потрібний макет. 2. На слайді (рис. 5.1.) або в області структури введіть потрібний текст. 3. Для вставки нового слайда на панелі інструментів виберіть КН «Создать слайд» і виберіть потрібний макет. 4. Для кожного нового слайда повторіть кроки 2 і 3, а також додайте до слайдів всі потрібні елементи і ефекти. 5. Закінчення роботи: М «Файл» → «Сохранить» → введіть ім’я створеної презентації → КН «Сохранить». Створення нової презентації на основі існуючої. Для створення в цьому режимі використовується наявна презентація, що дозволяє внести зміни в оформлення і зміст копії презентації без зміни оригіналу: М «Файл» → «Создать» → «Из имеющейся презентации» → в розділі «Создание из имеющейся презентации» виберіть КН «Выбор презентации» → в списку файлів виберіть потрібну презентацію → КН «Создать» → внесіть в презентацію потрібні зміни → М «Файл» → «Сохранить как» → в полі «Имя файла» введіть ім’я нової презентації → КН «Сохранить»1. Створення презентації з використанням шаблону оформлення. Презентація створюється на основі наявного шаблону Microsoft PowerPoint, який містить основні елементи оформлення, шрифти і колірну схему (рис. 5.2). Окрім стандартних шаблонів в Microsoft PowerPoint можна використовувати шаблони створені самостійно: М «Файл» → «Создать» → «Шаблоны оформления». 1 До нової презентації можна додати слайди з інших презентацій. Для цього у відкритій презентації виберіть слайд, після якого необхідно додати інші слайди. В меню «Вставка» виберіть команду «Слайды из файлов», зазначте потрібну презентацію і виберіть слайди, які додаються з неї.
194
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.1
Рис. 5.2 195
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
1.
В області задач «Конструктор слайдов» виберіть шаблон оформлення, який треба застосувати. 2. Якщо вимагається зберегти стандартний макет для першого слайда, перейдіть до кроку 4. Якщо макет першого слайда повинен бути іншим: М «Формат» → «Разметка слайда» → вибрати потрібний макет. 3. На слайді або в області «Структура» введіть текст для першого слайда. 4. Вставка нового слайда: КН «Новый слайд» → виберіть макет для слайда. 5. Для додавання кожного нового слайда повторіть кроки 4 і 5, а також додайте до слайдів всі потрібні елементи та ефекти. 6. Збереження презентації: М «Файл» → «Сохранить» → в полі «Имя файла» введіть ім’я презентації →КН «Сохранить». Створення презентації на основі запропонованого змісту. Для застосування шаблону оформлення, який включає пропонований текст для слайдів, використовується майстер автовмісту. Потім, в запропонованому тексті, роблять необхідні зміни.
Рис. 5.3 196
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
М «Файл» → «Создать» > «Из мастера автосодержания». Замініть в презентації запропонований текст на новий, а потім внесіть до презентації будь-які зміни, такі як додавання або вилучення слайдів, додавання елементів художнього оформлення або ефектів анімації, а також вставка колонтитулів. 3. По закінченні: М «Файл» → «Сохранить» → введіть ім’я створеної презентації в полі «Имя файла» → КН «Сохранить». Шаблон на веб-сервері. Створення презентації за допомогою шаблону, що знаходиться на веб-вузлі. Шаблони на Microsoft. com. Створення презентації на основі додаткових шаблонів Microsoft PowerPoint з бібліотеки шаблонів Microsoft Office. Ці шаблони впорядковані за типами презентацій. Формати файлів, що використовуються для збереження презентацій наведено в таблиці 5.1.
1. 2.
Таблиця 5.1 Тип файлу
Розширення
Використовується для зберігання
Презентація
. ppt
Звичайної презентації Microsoft PowerPoint
Метафайл Windows
. wmf
Слайду у вигляді графіки
Малюнок у форматі GIF
. gif
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Малюнок у форматі JPEG
. jpg
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Малюнок у форматі Portable Network Graphics
. png
Слайду у вигляді графіки для використання на веб-сторінках
Структура, RTF
. rtf
Вмісту презентації у вигляді документа структури
Шаблон презентації
. pot
Презентації у вигляді шаблону
Демонстрація PowerPoint
. pps
Презентації, яка завжди відкриватиметься в режимі показу слайдів 197
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Закінчення табл. 5.1 Тип файлу Веб-сторінка
Веб-архів
5.2.
Розширення
Використовується для зберігання
. htm; html
веб-сторінки у вигляді папки з htm-файлами і всіма допоміжними файлами . mht; веб-сторінки у вигляді окремого mhtml файлу, що включає всі допоміжні файли
Режими Microsoft PowerPoint
В Microsoft PowerPoint є три основні режими: звичайний режим, режим сортувальника слайдів і режим перегляду слайдів. Один з цих режимів використовується за замовчуванням. Звичайний режим. Звичайний режим є основним режимом редагування для створення і оформлення презентації. В даному режимі є три робочі області: область ліворуч для редагування структури тексту слайда (область «Структура») і самих слайдів, які відображаються у вигляді ескізів (область «Слайды»), область слайда праворуч, в якій відображається поточний слайд у великому масштабі і область нотаток знизу. Область «Структура». При відображенні тексту слайда у вигляді структури можна приступити до введення вмісту: сформулювати свої ідеї, спланувати, як їх краще подати і спробувати різні варіанти розташування слайдів і тексту. Область «Слайды». Перейдіть в цю область, щоб проглянути слайди презентації у вигляді ескізів при внесенні виправлень. Ескізи дозволяють легше пересуватись в межах презентації і переглядати, як виглядають змінені елементи оформлення. Можна також переставляти, додавати або видаляти ті або інші слайди. Область слайду. При відображенні поточного слайда в даному великомасштабному вигляді можна додавати до нього текст, вставляти малюнки, таблиці, організаційні діаграми, графічні об’єкти, написи, фільми, звукові ефекти, гіперпосилання і анімацію. 198
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Область нотаток. Додайте нотатки про зміст кожного слайда, роздрукуйте їх і використайте при демонстрації презентації. Можна також створити нотатки, призначені для їх перегляду аудиторією — в надрукованому вигляді або на веб-сторінці. При звуженні областей «Структура» і «Слайды» назви змінюються на відповідні значки. Якщо треба переглянути поточний слайд у вікні під час редагування, можна закрити ці області за допомогою значка закриття області в правому верхньому куті. Режим сортувальника слайдів. Режим сортувальника слайдів — єдиний режим, який дозволяє переглядати слайди у вигляді ескізів (рис. 5.4). Після закінчення створення і редагування презентації сортувальник слайдів дає закінчену картину всієї презентації, спрощуючи її реорганізацію, додавання або вилучення слайдів і попередній перегляд ефектів анімації і зміни слайдів. Режим перегляду слайдів. Режим перегляду слайдів здійснюється в повноекранному режимі, як і реальний показ слайдів. Презентація де-
Рис. 5.4 199
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
монструється в тому вигляді, як вона з’явиться перед аудиторією. Можна переглянути, як під час реальної демонстрації виглядатимуть графічні об’єкти, фільми, анімовані елементи, ефекти зміни слайдів, а також проконтролювати час демонстрації. Вибір режиму за замовчуванням. При виборі режиму за замовчуванням програма Microsoft PowerPoint завжди запускатиметься в даному режимі. Можливі наступні режими: режим слайдів, режим структури і різні варіації звичайного режиму. 1. М «Сервис» → «Параметры» → відкрийте вкладку «Вид». 2. В області діалогового вікна «Представление по умолчанию» виберіть потрібний режим.
5.3. Додавання текстових об’єктів до слайдів Макети слайдів. Термін «макет» застосовується щодо розташування об’єктів на слайді. В макетах містяться рамки, які в свою чергу включають текст, такий як заголовки слайдів або марковані списки і основний вміст слайду: таблиці, діаграми, малюнки, фігури і картинки. Кожного разу при додаванні нового слайда можна вибрати для нього макет в області задач «Разметка слайда». Дана область містить широкий ряд макетів. Також можна вибрати порожній макет. Можна змінювати розташування рамок всередині макета та їх розміри, додавати заливку і межі. Такі зміни застосовуються в слайдах і на сторінках заміток. Після зміни рамок на сторінках заміток або на слайді може виникнути потреба повернутися до початкового макета. Для цього слід повторно застосувати початковий макет. При вилученні рамок із зразка можна відновити початковий зразок: М «Формат» → «Разметка образца». На слайд можна додавати текст чотирьох типів: текст в рамці, текст в автофігурах, текст в написах і текст WordArt. Рамки. Макет слайда містить рамки для тексту і об’єктів в різних комбінаціях. У відповідні рамки вводиться текст заголовків, підзаголовків і основний текст слайдів (рис. 5.5). Можна змінювати розмір рамок і переміщати їх, а також змінювати їх формат за допомогою меж і кольорів. 200
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.5
Рис. 5.6 201
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
За замовчуванням в Microsoft PowerPoint при введенні тексту виконується автопідбір його параметрів таким чином, щоб цей текст уміщався в рамку. Наприклад, при введенні маркованого списку і додаванні до нього тексту, який виходить за наявну рамку, розмір шрифту і міжрядкова відстань будуть зменшені до значень, які дозволять умістити весь текст в рамці (мінімальний розмір шрифту обмежений значенням 8 пунктів). В заголовку під час переходу декількох слів на наступний рядок розмір шрифту зменшується так, щоб всі слова вміщалися на одному рядку. Автофігури. Автофігури, такі як написи і фігурні стрілки, прив’язуються до текстових повідомлень (рис. 5.6). При введенні тексту в автофігурі цей текст стає вкладеним у фігуру і переміщається, а також повертається разом з нею. Написи. Написи використовуються для розміщення тексту в будьякому місці слайда, у тому числі за межами текстових рамок. Наприклад, можна додати заголовок до малюнка, створивши напис і розмістивши його біля малюнка. Написами також можна скористатися для додавання
Рис. 5.7 202
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
тексту до автофігур, коли не вимагається пов’язувати текст з автофігурою. Напис може мати межі, заливку, тінь і тривимірні (об’ємні) ефекти. Також можна змінити його форму. Текст WordArt. Текст WordArt дозволяє створити яскраві ефекти. Текст WordArt можна розтягувати, скошувати, розміщувати по зігнутій лінії і обертати, а також робити його об’ємним і вертикальним (рис. 5.7).
5.4.
Форматування слайдів
Зміна розмірів ескізів слайдів. Виконайте одну з наступних дій: виберіть ескіз, на панелі інструментів «Стандартная» виберіть КН «Масштаб» і вкажіть потрібний масштаб у відсотках; • в області слайдів «Слайды» в звичайному режимі для збільшення або зменшення масштабу відображення ескізів перетягніть вертикальну розділову лінію на правій межі області. Дублювання слайдів в межах презентації. Дубльовані слайди вставляються відразу за вибраними слайдами: • в області «Структура» або в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, які необхідно дублювати. (Якщо необхідно вибрати декілька сусідніх слайдів, клацніть перший і останній з ряду, утримуючи клавішу Shift. Для виділення слайдів не по порядку клацніть кожний з них, утримуючи клавішу Ctrl.) • М «Вставка» → Дублировать слайд. Зміна порядку слайдів. Виконайте одну з наступних дій: • в області «Структура» в звичайному режимі виділіть один або декілька значків слайдів і перетягніть виділені значки на нове місце; • в області «Слайды» в звичайному режимі виділіть один або декілька ескізів слайдів і перетягніть виділені ескізи на нове місце; • в режимі сортувальника слайдів виділіть один або декілька ескізів слайдів і перетягніть виділені ескізи на нове місце. Щоб виділити декілька слайдів з одного ряду, клацніть їх значки або ескізи, утримуючи клавішу Shift. •
203
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Вилучення слайду: в області «Структура» або «Слайды» в звичайному режимі виділіть слайди, які необхідно вилучити → М «Правка» → «Удалить слайд». Приховання слайду: в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, які необхідно приховати → М «Показ слайдов» → «Скрыть слайд». Поряд з прихованим слайдом відображається значок, який містить номер цього слайда. Прихований слайд залишається у файлі, навіть якщо він залишався прихованим під час показу презентації. Відображення прихованих слайдів. Виконайте одну з наступних дій: • відображення прихованого слайда в показі слайдів: в області «Слайды» в звичайному режимі виберіть потрібний прихований слайд, який треба знову зробити видимим; в області «Слайды» відобразиться значок прихованого слайда з його номером → М «Показ слайдов» → «Скрыть слайд». • перегляд прихованого слайда під час показу: під час показу клацніть правою кнопкою миші будь-який слайд → «Переход» → «Навигатор слайдов»; номери слайдів, що приховані, показані в дужках → двічі клацніть слайд, який треба переглянути. Автоматичне форматування тексту. Програма Microsoft PowerPoint за замовчуванням автоматично форматує ряд фрагментів тексту при введенні. Наприклад, при введенні двох дефісів без пропуску вони форматуються як довге тире. При введенні мережної адреси або шляху в Інтернеті вони форматуються у вигляді гіперпосилання. Прості дроби, наприклад 1/4 і 1/2, при введенні замінюються на символи дробу. Різні стрілки і всміхнені обличчя з друкарських знаків перетворяться на символи. До автоматичного форматування абзацу входить автоматичне маркування і нумерація списків, а також зміна розміру тексту, якщо він не вміщається в текстові рамки через розміри шрифту. Всі параметри автоматичного форматування можна включити або відключити. Якщо параметри форматування включені, то весь текст послідовно обробляється в залежності від введення. Можна відмінити більшість параметрів автоматичного форматування, використовуючи КН «Параметры автозамены». Ще одним засобом 204
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
автоформату є автопідбір тексту, який дозволяє при необхідності змінювати розміри тексту, підганяючи його під текстову рамку. КН «Параметры автоподбора ширины», яка з’являється при першій зміні розмірів тексту, дає можливість при необхідності контролювати процес. При натисненні кнопки з’явиться меню, яке містить параметри для зміни тексту, що виходить за рамку. Можна зупинити виконання зміни розмірів тексту для даної рамки, не міняючи настройки автопідбору в цілому. Можна також відобразити діалогове вікно автозаміни і відключити всі настройки автопідбору, тоді жоден текст автоматично не змінюватиметься в розмірах. 1. М «Сервис» → «Параметры автозамены» → відкрийте вкладку «Автоформат» при введенні. 2. Встановіть або зніміть прапорець будь-якого з параметрів автоматичного форматування, який потрібно ввімкнути або вимкнути. Вибір шрифтів для презентації. При виборі шрифтів слід керуватися наступними відомостями: • Вибраний шрифт визначає вплив повідомлення на слухачів. Для консервативної аудиторії і серйозних повідомлень вибирайте більш класичний шрифт (наприклад, Times New Roman); для радісних повідомлень вибирайте «веселий шрифт» (наприклад, Comic Sans MS). • Шрифти із зарубками, такі як Times New Roman і Bookman, легко читаються, тому вони використовуються при друкуванні великих обсягів тексту. Шрифти без зарубок, такі як Arial і Verdana, простіші; вони краще виглядають в заголовках і колонтитулах. • При створенні презентацій для перегляду в електронному вигляді або показі слайдів використовуйте шрифти, які добре виглядають на екрані. Шрифти Verdana, Tahoma і Bookman розроблені спеціально для використання на веб-сторінках, також можна використовувати для цього шрифти Arial і Times New Roman. • Для поліпшення читання колір тексту повинен бути достатньо контрастним щодо кольору фону. Напівжирний шрифт і курсив використовуйте тільки для виділення — часте використання послаблює їх ефективність. • Кожний шрифт несе в собі певну індивідуальність, тому дуже важливо підтримувати узгодженість. При частій зміні шрифту 205
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
повідомлення, яке подається аудиторії, може виявитися неузгодженим. В презентації рекомендується використовувати не більше 3–4 різних шрифтів. Шаблони оформлення. Microsoft PowerPoint дає можливість створювати шаблони оформлення (рис. 5.8), які можуть застосовуватися в презентації, щоб додати їй закінчений, професійний вигляд. Додавання тексту на слайд. Виконайте одну з наступних дій: • клацніть в текстовій рамці і введіть текст або вставте його з буфера обміну; • для додавання тексту у фігуру, щоб він переміщався разом з нею, виберіть автофігуру і введіть потрібний текст; • для введення незалежного від переміщення автофігури тексту додайте напис: КН «Рисование» → Надпись. • Панель інструментів «Рисование» → КН «Добавить объект WordArt».
Рис. 5.8 206
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Таблиці. Існує декілька способів створення таблиці в презентації Microsoft PowerPoint. Можна створити таблицю в Microsoft PowerPoint або додати її з іншої програми у вигляді зв’язаного об’єкту або впровадженого об’єкту. В Microsoft PowerPoint можна створити як просту таблицю з нескладним форматуванням, так і складнішу — з використанням більшої кількості параметрів. Можна включати в таблицю кольори заливки і межі з колірної схеми презентації. Якщо потрібно створити таблицю великих розмірів або з більш широкими можливостями форматування, ніж ті, які доступні в Microsoft PowerPoint, можна створити її в Microsoft Word і потім упровадити. Наприклад, в Microsoft Word міститься більша кількість параметрів для форматування списків, відступів і табуляції, а також окремих комірок. Можна також упровадити електронну таблицю з Microsoft Excel або таблицю з Microsoft Access. При роботі з упровадженою таблицею відображаються меню і кнопки вихідної програми, додані в меню Microsoft PowerPoint. Відомості про можливість зміни таблиць доступні в меню «Справки» вихідної програми в рядку меню. Колонтитули. Колонтитули містять текст, номер слайда або сторінки і дату, які повинні відображатися у верхній або нижній частині слайдів, заміток або роздавальних матеріалів. Колонтитули можна розташувати як на окремих слайдах, так і одночасно на всіх слайдах. Для заміток і роздавальних матеріалів при розміщенні колонтитулів вони відображаються одночасно на всіх сторінках і заміток, і роздавальних матеріалів. Колонтитули, створені для роздавальних матеріалів, також відображаються при друкуванні структури. Наявність колонтитулів не є обов’язковою вимогою. За замовчуванням замітки і роздавальні матеріали мають номери сторінок, проте їх можна відключити. Можна не включати колонтитули до слайдів, включивши їх натомість в замітки і роздавальні матеріали презентації. При необхідності зміни параметрів шрифту колонтитулів, а також положення, розміру або форматування рамок, які містять колонтитули, це можна зробити на зразку слайдів, зразку заміток або зразку роздавальних матеріалів залежно від конкретних вимог. При перегляді слайдів, заміток або роздавальних матеріалів в режимі попереднього перегляду також можна додавати, змінювати або видаляти колонтитули. 207
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Конструктор слайдів дозволяє проводити попередній перегляд і застосовувати шаблони при оформленні презентації. Вибраний шаблон може застосовуватися до всіх або тільки до певних слайдів. Крім того, при оформленні однієї і тієї ж презентації можуть використовуватися декілька типів шаблонів. При використанні шаблону оформлення зразка слайдів для даного шаблону автоматично додається до презентації. При використанні іншого шаблону у всіх слайдах старий зразок слайдів переноситься «Зразком» в новий шаблон. Можна зберегти будь-яку знову створену презентацію у вигляді нового шаблону, доступного в області задач «Конструктор слайдов». Застосування шаблону оформлення: 1. На панелі інструментів «Форматирование» виберіть команду «Дизайн слайда». (Якщо область «Дизайн слайда» вже відображається на екрані з колірними схемами або схемами анімації, виберіть верхню команду «Шаблоны оформления»). 2. Виконайте одну з наступних дій: • для застосування шаблону оформлення до всіх слайдів (і зразку слайдів) виберіть потрібний шаблон; • для застосування шаблону до окремого слайда виберіть ескіз цього слайду в області «Слайды». В області задач виберіть шаблон і клацніть значок із стрілкою, а потім виберіть команду «Применить к выделенным слайдам»; • для застосування шаблону одночасно до декількох вибраних слайдів виберіть їх ескізи в області «Слайды» і в області задач виберіть потрібний шаблон; • для застосування нового шаблону до групи слайдів, які використовують інший шаблон, виберіть потрібні слайди в області «Слайды», в області задач виберіть потрібний шаблон, клацніть значок із стрілкою і виберіть команду «Применить к образцу». Колірні схеми. Колірна схема складається з восьми кольорів, які використовуються при оформленні слайда для кольорового виділення фону, тексту або окремих рядків, тіней, тексту заголовка, заливок, акцентів і гіперпосилань. Колірна схема презентації задається в застосованому шаблоні оформлення (рис. 5.9). 208
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Рис. 5.9
Для перегляду колірної схеми слайда виділіть його, а потім відобразіть на екрані область задач «Дизайн слайда» — «Цветовые схемы». Схема кольорів поточного слайда буде відображена в області задач як виділена. Шаблон оформлення включає колірну схему, задану за замовчуванням, а також додаткові колірні схеми на вибір, підібрані спеціально для даного шаблону. Встановлений за замовчуванням «порожній шаблон» також містить колірні схеми. Колірну схему можна застосувати до одного слайда, кількох вибраних слайдів або до всіх слайдів, а також до заміток. Колірну схему можна змінити. Наприклад, якщо часто використовується один і той же шаблон оформлення і треба дещо змінити оформлення, змініть колір акценту або фону. Можна також замінити кольори презентації на кольори, які відповідають описуваній події. Можна змінити колір будь-якого елемента даного слайда або всіх елементів. При зміні колірної схеми створюється нова схема. Вона стає частиною файлу презентації, що полегшує її подальше застосування. При зміні кольору можна вибирати будь-який колір з повного набору колірних настройок. Зміна фону. Можна змінити колір і оформлення фону на слайдах. Зміна фону рекомендується в тих випадках, коли вимагається додати фону слайда певний відтінок або нову текстуру, не змінюючи решту елементів 209
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
шаблону оформлення. Можна також змінити фон для виділення окремих розділів презентації (рис. 5.10). Крім зміни кольору, можна додати на слайд заливку, узор, текстуру або малюнок. При зміні фону слайда новий формат можна застосувати на поточному слайді або на всіх слайдах. Працюючи із замітками, також можна змінити фон як для поточної сторінки заміток, так і для всіх сторінок. Зміна фону видач відобразиться на всіх сторінРис. 5.10 ках, у тому числі і в друкованих структурах. Для застосування даної зміни тільки до певних слайдів виберіть потрібні слайди, знаходячись в звичайному режимі. Інакше зміну буде застосовано для всіх слайдів, які знаходяться за першим з вибраних в шаблоні оформлення. Зміна фону: М «Формат» → «Фон» → в групі «Заливка фона» натисніть кнопку із стрілкою під зображенням і виконайте одну з наступних дій: • виберіть один з восьми кольорів, що відображаються; • виберіть команду «Другие цвета»; • виберіть потрібний колір на вкладці «Обычные» або спеціальний колір на вкладці «Спектр», а потім натисніть кнопку ОК; • виберіть команду «Способы заливки».
5.5.
Засоби супроводження презентацій
Музика і звукові ефекти. Музика і звукові ефекти можуть бути додані з файлів, які знаходяться на комп’ютері, в локальній мережі, в Інтернеті або які входять до складу Колекції картинок (Microsoft). Також для додавання до презентації можна створити власні звукові ефекти або скористатися музичним компакт-диском. При додаванні музики або звукових ефектів на слайді з’являється позначка звукового файла. Відтворення музики або звуку можна налаштувати на автоматичний запуск 210
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
при відображенні даного слайда, на запуск клацанням миші, на автоматичний запуск із затримкою або як супровід анімації. Якщо відображення позначки небажано, її можна перетягнути за межі слайда і задати автоматичний запуск відтворення звуку. Якщо який-небудь тип файлів або засобів не підтримуються програмою Microsoft PowerPoint і не можуть бути відтворені нею, їх можна відтворити за допомогою універсального програвача Windows, що входить в систему Microsoft Windows і відтворюючого файла мультимедіа при їх вставці в програму Microsoft PowerPoint як об’єктів. Для відтворення музики і звуку на комп’ютері повинна бути встановлена звукова карта з підключеними до неї колонками. Для отримання відомостей про встановлені в комп’ютері пристрої та їх настройки зверніться до вікна настройки звуку і мультимедіа на панелі управління Windows. Якщо розмір файлу перевищує 100 Кбайт, за замовчуванням звуки автоматично зв’язуються з відповідним файлом, а не впроваджуються в нього. Встановлене за замовчуванням значення 100 Кбайт можна змінити. Якщо презентацію, яка має зв’язані файли, планується перемістити на інший комп’ютер, разом з нею повинні бути скопійовані і зв’язані файли. 1. Відкрийте слайд, до якого вимагається додати музику або звукові ефекти. 2. М «Вставка» → «Фильмы и звук», а потім виконаєте одну з наступних дій: • виберіть команду «Звук из файла», знайдіть папку, в якій міститься цей файл і двічі клацніть на потрібний файл; • виберіть команду «Звук из коллекции», за допомогою лінійки прокручування знайдіть потрібний кліп і клацніть на нього для додавання на слайд. 3. При відображенні повідомлення виконайте одну з наступних дій: • для автоматичного відтворення музики або звуку при показі слайда натискайте КН «Автоматически»; • для відтворення музики або звуку тільки клацанням значка звуку натискуйте КН «По щелчку». 4. Для уточнення параметрів припинення відтворення звукового файлу клацніть на слайді значок звуку, натисніть праву кнопку миші і в контекстному меню виберіть команду «Настройка анимации». 211
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
5.
В області задач «Настройка анимации» клацніть значок із стрілкою на елементі в списку настройки анімації, а потім виберіть команду «Параметры эффектов». 6. На вкладці «Эффект» в групі «Закончить» виконайте одну з наступних дій. • для зупинки відтворення звуку за клацанням миші встановіть перемикач в позицію «По щелчку» (він знаходиться в цій позиції за замовчуванням); • для зупинки відтворення звуку після закінчення показу слайда встановіть перемикач в позицію «После текущего слайда»; • щоб звук продовжував відтворюватися при показі декількох слайдів, встановіть перемикач в позицію «После», а потім задайте потрібну кількість слайдів, під час показу яких повинен відтворюватися даний звук. Додавання звукових ефектів. Для можливості додавання додаткових ефектів текст або об’єкт повинні вже містити анімацію. Виберіть на слайді текст або об’єкт, в який буде доданий додатковий ефект. М «Показ слайдов» → «Настройка анимации». В області задач «Настройка анимации» клацніть значок із стрілкою елемента в списку настройки анімації, а потім виберіть команду «Параметры эффектов». На вкладці «Эффект» в області «Дополнительные параметры» клацніть стрілку в списку «Звук» і виконайте одну з наступних дій: • при додаванні звукових ефектів із списку виберіть один з параметрів; • при додаванні звукових ефектів з файлу виберіть параметр «Другой звук» і вкажіть потрібний файл. Відтворення компакт-дисків під час демонстрації презентації 1. Вставте компакт-диск в пристрій читання компакт-дисків. 2. В області «Слайды» в звичайному режимі клацніть слайд, для якого треба відтворити музичний супровід. 3. М «Вставка» → «Фильмы и звук» → «Запись с компакт-диска». 4. В групі «Выбор клипа» в полях «Начать с дорожки» і «Закончить на дорожке» встановите номер першого і останнього записів. (Для 212
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
відтворення тільки одного запису або частини запису введіть один і той же номер в обидва поля.) 5. В полях «Время» встановіть час початку для першого запису і час завершення для останнього запису. За замовчуванням встановлюється нульовий час для початкового запису, а для завершального запису — загальна кількість хвилин відтворення. 6. Якщо потрібно, щоб музика повторювалася безперервно, встановіть прапорець «Непрерывное воспроизведение». 7. Натисніть кнопку OK і у відповідь на запит виконайте одну з наступних дій: • для автоматичного відтворення музичного супроводу при показі слайда натисніть кнопку «Автоматически»; • для відтворення музики при клацанні значка компакт-диска натисніть кнопку «По щелчку». 8. Для уточнення параметрів припинення відтворення музики: виділіть на слайді значок компакт-диска, клацніть його правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть команду «Настройка анимации». 9. В області задач «Настройка анимации» клацніть правою кнопкою миші значок із стрілкою на елементі в списку «Настройка анимации», а потім виберіть команду «Параметры эффектов». 10. На вкладці «Эффект» в групі «Закончить» виконайте одну з наступних дій: • для завершення відтворення музичного супроводу клацанням миші встановіть перемикач в позицію «По щелчку» (він знаходиться в цій позиції за замовчуванням). • для зупинки відтворення музичного супроводу після закінчення показу слайда встановіть перемикач в позицію «После текущего слайда». • щоб музичний супровід продовжувався при показі декількох слайдів, встановіть перемикач в позицію «После», а потім задайте потрібну кількість слайдів. Фільми і анімовані малюнки GIF. «Фільмами» називаються фонові відео файли у форматі AVI, QuickTime і MPEG, що мають розширення AVI, 213
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
MOV, QT, MPG і MPEG. Зазвичай фільм включає промову доповідача (наприклад, реферат), який не може бути особисто присутній на презентації. Фільм можна використовувати також для демонстрації способу навчання. Анімований файл формату GIF, який має розширення GIF, також дозволяє відобразити зображення, що рухається. Анімовані малюнки GIF не є справжніми фільмами, проте вони містять декілька зображень, які змінюють одне на інше, створюючи ефект анімації. Файли цього формату часто використовуються для залучення уваги до оформлення або до веб-вузла. Фільми і анімовані малюнки GIF можна додавати на слайди з файлів, які є на комп’ютері, з Колекції картинок (Microsoft), з локальної мережі, інтрамережі або з Інтернету. Для додавання фільму або анімаційного малюнка GIF його слід вставити на окремий слайд за допомогою команд меню «Вставка». Існує декілька способів запуску вставленого відеофайлу: він може відтворюватися автоматично при показі слайда, клацанням миші або через певний інтервал часу. Він також може бути частиною анімаційного епізоду. Не зважаючи на наявність доступу в меню «Вставка», файли, що містять фільми, автоматично стають пов’язаними з презентацією, а не впровадженими в неї, на зразок малюнків або графічних об’єктів. Якщо презентацію, що має зв’язані файли, планується демонструвати на іншому комп’ютері, разом з нею повинні бути скопійовані і зв’язані файли. Циклічний повтор звуку або фільму. При циклічному повторі звуку або фільму файл відтворюється безперервно, поки не почнеться показ наступного слайда. 1. Клацніть правою кнопкою миші на слайді значка звуку або фільму. 2. В контекстному меню виберіть команду «Изменить звуковой объект» або «Изменить объект-фильм». 3. Встановіть прапорець «Непрерывное воспроизведение». Відтворення фільму або звуку автоматично або по клацанню миші. Описані нижче дії застосовуються до файлів фільмів або звукових файлів, що не входять в анімаційні епізоди або схеми анімації. 1. Клацніть правою кнопкою миші на слайді значка звуку або фільму. 2. Виберіть з контекстного меню команду «Настройка анимации». 214
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
3.
В групі «Изменение: Воспроизведение» в полі «Начать» виберіть один з наступних варіантів: • для автоматичного відтворення звуку або фільму виберіть варіант «Вместе с предыдущим»; • для відтворення звуку або фільму по клацанню виберіть команду «По щелчку». Запис мовного супроводу презентації. Презентацію може супроводити мовний супровід, що може бути корисним: • для презентацій в Інтернеті; • для занесення запису наради до архіву з метою подальшого перегляду учасниками наради, а також для прослуховування зауважень в ході презентації; • для автоматичних показів слайдів. Для запису і відтворення мовного супроводу комп’ютер повинен бути оснащений звуковою картою, мікрофоном і колонками. Мовний супровід можна записати як до демонстрації презентації, так і під час її демонстрації, що дозволить включити в запис коментарі аудиторії. Якщо мовний супровід треба створювати не для всієї презентації, його можна додати тільки до певних слайдів. Після закінчення запису мовного супроводу на кожному слайді, до якого був доданий супровід, відобразиться значок звуку. Відтворення звуку запускається або клацанням цього значка, або автоматично. Оскільки пріоритет мовного супроводу вище, ніж у всієї решти звуків, при вставці в презентацію інших звукових ефектів з автоматичним запуском вони будуть заглушені мовним супроводом. Значення часу для автоматичного переходу між слайдами. Під час запису в Microsoft PowerPoint фіксується тривалість демонстрації кожного слайда. Після закінчення запису ці значення можна зберегти або задати їх окремо. Значення тривалості демонстрації кожного слайда мають особливе значення при демонстрації презентації в автоматичному режимі. Ці значення можуть бути відключені, якщо використовувати їх в презентації не потрібно. Упровадження мовного супроводу або створення посилання на нього. Для вставки мовного супроводу можна використовувати як його впровадження, так і посилання на нього. 215
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При впровадженні мовного супроводу звуковий файл стає частиною презентації і переміщається разом з її файлом. Проте впровадження мовного супроводу призводить до зростання розміру файлу презентації. Для зменшення розміру файлу презентації можна створити посилання на мовний супровід. При цьому звуковий файл розміщується у вказаній області жорсткого диска і відтворюється разом з презентацією. Якщо презентація демонструється на іншому комп’ютері, звуковий файл також слід скопіювати на цей комп’ютер. Продуктивність відтворення зв’язаного файлу є вищою. Додавання до мовного супроводу заміток. Через різноманітність потреб аудиторії і апаратних конфігурацій комп’ютерів можна додати замітки до мовного супроводу. Це дозволить продемонструвати презентацію слухачам з порушеннями слуху або зробити це в аудиторіях, комп’ютери в яких не оснащені звуковими картами. При збереженні презентації у форматі веб-сторінки (у форматі файлу. htm) під кожним слайдом відображатимуться замітки до нього. Якщо презентація зберігається у форматі файлу презентації (. ppt), ці замітки можна буде роздрукувати і роздати слухачам. Запис мовного супроводу. Для запису мовного супроводу запускається демонстрація презентації і записується мовний супровід для кожного слайда. Запис можна припинити і продовжити у будь-який момент. Для запису мовного супроводу потрібна наявність звукової карти, мікрофона і акустичних колонок. 1. В звичайному режимі в області «Структура» або «Слайды» виберіть значок або ескіз слайда, з якого вимагається почати запис мовного супроводу. 2. М «Показ слайдов» → Звукозапись. 3. Натисніть КН «Громкость микрофона» і дотримуйтесь інструкцій з установки рівня чутливості мікрофона. Після закінчення натисніть ОК. • Встановіть прапорець «Связать комментарий с» і натисніть кнопку «Обзор». • Виберіть потрібну папку і натисніть кнопку «Выбрать». • Натисніть кнопку OK. 216
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
4.
Якщо на кроці 1 для початку запису мовного супроводу вибрано перший слайд, перейдіть до кроку 7. Якщо вибрано інший слайд, з’явиться діалогове вікно «Запись речевого сопровождения». Виконайте одну з наступних дій: • для запуску запису з першого слайда натисніть кнопку «Первый слайд»; • для запуску запису з поточного слайда натисніть кнопку «Текущий слайд». 5. В режимі показу слайдів надиктуйте текст мовного супроводу в мікрофон. Для продовження клацніть слайд. Надиктуйте текст для цього слайду, перейдіть до наступного тощо. Запис мовного супроводу можна припинити і продовжити. Для припинення і продовження запису клацніть слайд правою кнопкою миші і в меню, що відкривається, виберіть команду «Остановить звук» або «Запустить звук». 6. Повторіть крок 5 для всіх слайдів і при переході до чорного останнього слайду клацніть по ньому. 7. Мовний супровід буде автоматично записаний і на екрані відобразиться запит про збереження значень часу показу слайдів. Виконайте будь-яку з наступних дій: • для збереження значень часу показу слайдів натисніть КН «Да». Слайди відобразяться в режимі сортувальника слайдів і під кожним слайдом буде відображено час його показу; • для відміни значення часу показу слайдів натисніть КН «Нет». Ввести дані для часу показу слайдів можна окремо. Анімації тексту і об’єктів. Анімація тексту, графіки, діаграм та інших об’єктів на слайдах підкреслює різні аспекти змісту, управляє ходом викладу матеріалів і робить презентацію більш цікавою. Для спрощення розробки анімації скористайтеся готовими схемами анімації для елементів на всіх або тільки вибраних слайдах, а також для певних елементів на зразку слайдів. За допомогою області задач «Настройка анимации» можна вибрати, де і в який момент елемент повинен з’являтися на слайді під час презентації — наприклад, вилітати з-за лівого кордону за клацанням миші. 217
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Ефекти анімації можуть застосовуватися до елементів на слайді, які знаходяться в рамках або до абзаців, що містять одиничні маркери або пункти списків. Наприклад, можна застосувати певний ефект анімації до всіх елементів на слайді або тільки до окремого абзацу з маркірованим списком. Окрім стандартних і спеціально заданих шляхів переміщення можна додати ефекти входження, виділення або виходу. Також для одного елемента можна застосувати одночасно декілька ефектів анімації — наприклад, спочатку до маркера списку застосовується ефект входження, а потім — виходу. Більшість параметрів анімації включає ряд відповідних ефектів. Це стосується засобів звукового супроводу анімацією. Ефекти анімації тексту, як правило, можна застосувати до букв, слів і абзаців. Наприклад, заголовок може з’являтися окремими словами, а не весь відразу. Ефекти анімації для тексту або об’єктів можна проглянути як для окремого слайда, так і для всієї презентації. Відкрийте презентацію, в яку слід додати ефекти анімації, а потім виконайте одну або обидві наступні дії. Застосування готової схеми анімації: 1. Якщо схему анімації необхідно додати тільки на певні слайди, виберіть потрібні слайди в області «Слайды». 2. М «Показ слайдов» → «Схемы анимации». 3. В області задач «Дизайн слайда» виберіть із списку «Применить к выделенным слайдам» схему анімації. 4. Якщо схему анімації необхідно застосувати до всіх слайдів, натисніть КН «Применить ко всем слайдам». Застосування спеціальної анімації: 1. В звичайному режимі відкрийте слайд, до тексту або об’єктів якого треба застосувати анімацію. 2. Виберіть об’єкт для анімації. 3. М «Показ слайдов» → «Настройка анимации». 4. В області задач «Настройка анимации» виконайте одну або декілька наступних дій: • якщо під час показу слайдів вимагається ввести текст або об’єкт у супроводі певного візуального ефекту, виберіть команду «Вход», а потім — потрібний ефект; 218
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
•
якщо необхідно додати певний візуальний ефект до тексту або об’єкта, який знаходиться на самому слайді, виберіть команду «Выделение», а потім — потрібний ефект; • якщо необхідно додати певний візуальний ефект до тексту або об’єкта, який викликає вилучення тексту або об’єкту зі слайду в заданий момент, виберіть команду «Выход», а потім — потрібний ефект; • якщо вимагається додати ефект, який примушує об’єкт переміщатися в межах слайда певним маршрутом, виберіть команду «Пути перемещения», а потім — потрібний ефект. Значок позначає час події анімації стосовно інших подій на слайді. Нижче наведені можливі варіанти. • Запуск по клацанню: анімація запускається клацанням слайда. • Запускати разом з попереднім: послідовність анімації запускається одночасно з попереднім елементом списку (тобто за одним клацанням виконуються два ефекти анімації). • Запускати після попереднього: послідовність анімації запускається відразу після закінчення відтворення попереднього елемента списку (тобто для запуску наступної послідовності не вимагається додаткового клацання). Настройка часу анімації. При додаванні анімації до слайдів доступні найрізноманітніші тимчасові настройки, застосування яких дозволяє вирівняти всі фрагменти анімації так, щоб вона виглядала професійно. Встановлюючи власні настройки або використовуючи наявні схеми анімації, необхідно застосовувати параметри початку анімації (включаючи затримки), трігери, швидкісні параметри або тривалість, циклічність (повторення), а також автоматичне перемотування. Можна змінити порядок появи анімації або ряду анімованих фрагментів, вибравши параметр у списку настройок анімації і перетягнувши його на інше місце списку. Стрілки розгортання і згортання дозволяють проглядати анімовані фрагменти в кожному об’єкті і переміщати їх всередині або за межами об’єкта. Стрілка, поміщена на вибраний із списку об’єкт, викликає появу на екрані меню, яке містить такі параметри, як «Время» і «Эффекты». При перегляді анімованих фрагментів на слайді 219
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
в нижній частині області задач «Настройка анимации» з’являється мініатюрна тимчасова шкала, яка відображає час демонстрації кожного анімованого об’єкта в секундах. Додаткова тимчасова шкала виглядає практично так само, як і шкала, що відображається при перегляді анімованих об’єктів. Вона дозволяє регулювати відносні тимчасові рамки анімованих об’єктів шляхом вибору елемента зі списку настройок анімації і подальшого перетягування маркера тимчасової шкали. Додавання переходів між слайдами. Виконайте одну з наступних дій: Додавання одного і того ж переходу на всі слайди в демонстрації слайдів: М → «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в списку виберіть потрібний ефект зміни слайдів → КН «Применить ко всем слайдам». Додавання різних переходів між слайдами: в звичайному режимі в області «Слайды» виберіть слайди, до яких необхідно додати переходи → М «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в списку виберіть потрібний ефект зміни слайдів. Повторіть ці дії для всіх слайдів, до яких необхідно додати переходи. Установка інтервалів часу показу слайдів. В області «Слайды» в звичайному режимі виберіть слайди, для яких необхідно встановити інтервал часу показу → М «Показ слайдов» → «Смена слайдов» → в групі «Смена слайдов» встановіть прапорець «автоматически после» → вкажіть інтервал показу слайда на екрані в секундах. Повторіть наступну процедуру для кожного слайда, для якого вимагається встановити час показу. Замітки. Для введення приміток до слайдів можна скористатися областю заміток в звичайному режимі. Введення і форматування тексту заміток виконується в звичайному режимі. Для попереднього перегляду зовнішнього вигляду роздрукованих заміток і застосованого форматування (наприклад, кольорових шрифтів) перейдіть в режим попереднього перегляду. Також в режимі попереднього перегляду можна перевірити і змінити колонтитули. Примітки до слайдів презентації можна роздрукувати у вигляді заміток і використати їх як для довідки при проведенні презентації, так і для роздачі їх слухачам, якщо замітки призначені для них, як доповнення до демонстрованих слайдів. 220
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
Для збільшення розмірів, зміни положення або форматування області розміщення слайда або області заміток перейдіть в режим сторінок заміток і внесіть потрібні зміни. Додаткові параметри розмітки. Для використання ряду додаткових параметрів розмітки презентацію з Microsoft PowerPoint можна відправити до Microsoft Word. Наприклад, якщо вимагається розташувати на одній сторінці два слайди і замітку до них, це можна зробити в додатку Microsoft Word. Запуск показу слайдів презентації. Виконайте одну з наступних дій: Запуск показу слайдів з Microsoft PowerPoint: відкрийте презентацію, яку необхідно запустити в режимі показу слайдів → КН «Показ слайдов» в лівому нижньому куті вікна Microsoft PowerPoint або М «Показ слайдов» → «Начать показ» або натискуйте клавішу F5. Запуск показу слайдів з робочого столу: у вікні «Мой компьютер» або в провіднику виберіть файл презентації, який потрібно відкрити для показу слайдів → клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші → «Демонстрация». Настройка показу презентації в безперервному циклі: М «Показ слайдов» → «Настройка презентации» → встановіть прапорець «непрерывный цикл до нажатия кнопки «Esc»». Друкування. Всю презентацію — слайди, структуру, сторінки заміток і роздавальні матеріали — можна надрукувати в кольорі, відтінках сірого або в чорно-білому режимі без сірого. Також можна надрукувати вказані слайди, сторінки заміток, видачі і сторінки структури. Більшість презентацій призначена для показу в кольорі, але слайди і видачі, звичайно, друкуються в чорно-білому режимі. При запуску друку в Microsoft PowerPoint кольори в презентації змінюються відповідно до можливостей вибраного принтера. Наприклад, якщо вибраний принтер є чорно-білим, презентація буде автоматично роздрукована у відтінках сірого. Режим попереднього перегляду дозволяє оцінити, як виглядатимуть слайди, замітки і роздавальні матеріали в чорно-білому варіанті або при друкуванні з відтінками сірого і внести потрібні зміни перед запуском друку. 221
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Також в режимі перегляду можна внести певні зміни. Можна вибрати наступні параметри: • друковані матеріали: презентація, видачі, сторінки заміток або структура; • макет для друку видач; • рамка навкруги кожного слайда (тільки при друкуванні); • орієнтація (книжкова або альбомна) для видач, заміток або структури; • колонтитули. Можна роздрукувати тільки слайди і використати їх як роздавальні матеріали. Слайди друкуються поодинці на аркуші і їх масштаб може бути вибраний відповідно до його різних розмірів. Також можна вибрати масштаб слайдів для друку на позорих аркушах (для проекційних апаратів), у вигляді слайдів на 35-міліметровій плівці або встановити спеціальні розміри і орієнтацію. Установка розмірів слайда для друку: М «Файл» → «Параметры страницы» → в списку «Размер слайдов» виберіть відповідний розмір → якщо вибрано спеціальний розмір, введіть його значення в поля «Ширина» і «Высота».
Завдання для самостійної роботи Створити презентацію з п’яти слайдів, яка включає наступні компоненти: • автоматичне переключення слайдів через заданий час; • анімацію за клацанням миші; • анімацію в автоматичному режимі; • використання шаблону оформлення; • самостійне створення фону слайду; • слайд із застосуванням розмітки слайда; • слайд, створений на порожній розмітці. Варіанти презентацій: 1. Презентація свого навчального закладу. 2. Презентація своєї спеціальності. 222
Частина V ПРОГРАМА СТВОРЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ MICROSOFT POWERPOINT
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Презентація своєї групи. Презентація себе. Презентація своїх друзів. Презентація свого міста. Презентація своєї країни. Презентація до семінару з будь-якої вибраної дисципліни. Презентація з теми «Можливості програми MS Word». Презентація з теми «Можливості програми MS Power Point Presentation».
223
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Частина VI ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.1. Загальні принципи роботи Вперше Outlook як самостійний додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на зміну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуризація Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень електронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших даних щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003, дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку. Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з головного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робочому столі: «Пуск» → «Программы» → «Microsoft Outlook». При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 6.1 показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today). Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows. Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оптимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей інструментів. 224
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.1 Вікно додатка Outlook 2002
Після виконання операцій, показаних на попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме спливаючі підказки і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інструментів} → «Настройка...» → «Параметри» (рис. 6.2): • «Всегда показывать полные меню» • «Отображать подсказки для кнопок» • «Отображать названия шрифтов тем же шрифтом» • «Эффект при выводе меню > Соскальзывание» • «Закрыть» КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необхідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инструментов». 225
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.2 Параметри
Форми і елементи. Microsoft Outlook — це ряд додатків, з’єднаних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і зберігається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідомлення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за рахунок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу володіють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти. Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому, в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі 226
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгодно ступенем вкладеності, структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів. Таблиця 6.1 Основні папки Outlook Найменування папки
Опис елементів
Outlook сегодня (Outlook Today ) Входящие (Inbox)
Містить загальну інформацію про стан всіх елементів Outlook Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають Календарь (Kalendar) Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар Контакты (Contants) Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга Задачи (Tasks) Планування, ведення і облік задач Заметки (Notes) Створення різних приміток Удаленные Всі видалені елементи (Delete Items) Черновики Чернетки повідомлень. Не готові до відправки по(Draff) відомлення Исходящие Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще (Outlook) не відправлені Отправленные Копії відправлених повідомлень електронної пошти (Sent Items) Дневник (Journal) Записи особистої діяльності. Автоматичне відстежування роботи користувача з елементами Outlook і документами Office Мои документы Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки «Мои (My Documents) документы» Избранное Забезпечує швидкий доступ до папки «Избран(Favorites) ное», в якій зберігаються вибрані папки і сторінки Інтернету Мой компьютер Відображає файлову структуру комп’ютера. Про(My Computer) відник 227
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запускається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування. Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярлики папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відображаються елементи вибраної папки. Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди «Вид» (View). Наприклад, щоб приховати або відобразити рядок стану (внизу): «Вид» → «Рядок стану». Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. У табл. 6.2 наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення. Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інструментів: «Стандартная» (Standard), Web і «Дополнительно» (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: «Вид» → «Панель инструментов» → «Стандартная» або {На панелі інструментів або меню} → «Стандартная». Кнопки панелі інструментів «Стандартная» і «Дополнительно», як і команди меню «Действия» (Action), частково змінюються залежно від вибраної папки. Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакты», інакше довелося б виконати наступну операцію: «Вид» → «Перейти» → «Контакты». Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: «Вид» → «Панель Outlook». Панель «Список папок». Панель «Список папок» (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: «Вид» → «Список папок». 228
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Таблиця 6.2. Елементи меню Outlook Назва
Призначення
Файл (File)
Команди для створення, відкриття і збереження елементів Outlook і настройки папок, команди імпорту і експорту даних, а також команди попереднього перегляду і друкування Правка (Edit) Команди для роботи з буфером обміну, команди видалення і переміщення елементів, а також команда визначення категорії елемента Вид (View) Команди для зміни інтерфейсу і представлення елементів Избранное Команди для роботи з елементами папки «Избранное», в (Favorites) якій зберігаються посилання на Web-сторінки, які цікавлять Вас Сервис (Tools) Команди пошуку елементів, настройки панелей Outlook і параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і створення форм, а також організатор і адресна книга Действия Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється (Action) від вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього дві команди «Создать заметку» і «Переслать» Справка (Help) Команди довідкової системи Outlook
Панель «Список папок» служить для відображення всієї структури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок. Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується праворуч від панелей «Список папок» і Outlook. На цій панелі відображаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виділити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл» (рис. 6.3). 229
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.3 Панель перегляду інформації і елемент «Встреча»
Можна змінити поточне представлення інформації вибравши варіант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: «Вид» → «Текущее представление» → «Представление». Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується відразу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки «Назад» і «Вперед» (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші на позначку назви папки в даній панелі розкриває список папок. Основні операції над елементами. Створення елемента. Операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» → «Создать» → «Встреча» або М «Действия» → «Новая встреча» (
+) або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з’явиться форма для елемента «Встреча» (рис. 6.4). 230
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.4 Створення нового елемента «Встреча»
Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним прикладом є КН «Контакт» (Contact), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі. Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» і «Закрыть» (На панелі інструментів форми) або +<S>. Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити. Відкриття елемента: виділіть елемент → М «Файл» → «Открыть» > «Выделенные документы» (+<0>) або {Элемент}. Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову виконати команду «Сохранить» і «Закрыть» (Save and Close). 231
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
При довгій роботі з Outlook може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Видалення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику Windows: виділіть елемент → «Правка» → «Удалить» (+) або КН «Удалить».
6.2.
Календар
Багато людей для планування своєї діяльності використовують всілякі календарі, щоденники або, кінець кінцем, просто лист паперу, який, як правило, втрачається, забуваючи нагадати господарю про важливу зустріч, захід або подію. Календар Outlook — це сучасний засіб планування особистої діяльності, який дозволяє відмовитися як від паперових аналогів, так і від деякого ряду електронних. Для відкриття календаря клацніть по ярлику «Календарь» (Calendar) на панелі Outlook або М «Вид» → «Перейти» → «Календарь». На панелі перегляду інформації відобразиться вміст папки «Календарь» (рис. 6.5). За замовчуванням панель перегляду інформації Календаря розділена на такі частини: • панель «Календарь» (зліва вгорі). Відображає дні поточного і подальшого місяця. Поточний день виділений і обведений в рамку. • панель «Список встреч» (праворуч). Відображає поточний день за годинником, з призначеними на нього зустрічами, зборами і подіями. Для відображення більшої кількості місяців можна збільшити розмір «Календаря» за допомогою перетягування меж між панелями «Список встреч» (CalendarPad) і «Задачи» (TaskPad). За замовчуванням Календар Outlook відкривається, відображаючи панель «Календарь» з активним поточним днем і панель «Список встреч» з почасовим розкладом зустрічей на цей день. Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годинниках комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні «Дата/ время» (Adjust Date/Time) на панелі управління Windows. Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому в «Календар». При цьому активний день буде відзначений інверсійним виділенням, 232
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.5 Календар Outlook
а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної дати, а панель «Список встреч» — зустрічі активного дня. Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Календаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за замовчуванням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Календарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три попередніх, поточний і три майбутніх. Можна скористатися універсальним діалоговим вікном «Переход к дате» (Go to Date): «Вид» → «Перейти» → «Перейти к дате...» або +. Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти до дня поточного: «Вид» → «Перейти» → «Сегодня» або КН «Сегодня». Подання. Подання — це формат відображення інформації на панелі «Список встреч». Є чотири основні подання: «День» (Day), «Рабочая 233
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.6 Подання «Рабочая неделя»
неделя» (Work Week), «Неделя» (Week) і «Месяц» (Month). Для переходу від одного подання до іншого існує декілька способів: М «Вид» → «День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц або КН День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц» або (День в Календарику} або +<1> або +<5>. Подання «День». При відкритті папки «Календарь» (Calendar) за замовчуванням з’явиться подання «День» (Day). В цьому поданні список зустрічей складається з часової шкали і власне поля із списком зустрічей (розкладом). Часова шкала за замовчуванням розбита на 30-хвилинні проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилинний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клацніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку. Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стандартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — темно-жовтим. Подання «День» (Day) є зручним при плануванні або перегляді зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в даному 234
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.7 Подання «Неделя»
поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента. Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (Work Week) за замовчуванням відображає п’ять розкладів від понеділка до п’ятниці, включаючи активний день (рис. 6.6). Дане подання зручне для порівняння почасової завантаженості в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні «Календарь» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити групу, яка складається з будь-якого числа днів. Для цього виділите необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші, розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних днів виділіть один з них і, утримуючи клавішу натиснутою, виділіть решту днів. Подання «Неделя». Подання «Неделя» (Week) дуже відрізняється від двох попередніх. Панель «Список встреч» відображає розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в поданні «День» (рис. 6.7). 235
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.8 Подання «Месяц»
В цьому випадку «Календарь» виділив весь тиждень. Так само, як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в «Календарь», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на панелі представлений «Список встреч». Рух повзунка вгору відповідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє. Подання «Месяц». І, нарешті, останнє подання — «Месяц» (рис.6.8). Подання «Месяц» (Month) зовні дуже схоже на подання «Неделя» (Week), якщо не вважати, що в цьому поданні відображається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календарь» і панель «Задачи», пересуньте праву межу панелі «Список встреч» ліворуч. «Календарь» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список встреч» непарні місяці затінюються, що дозволяє виразно бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокрутки справа. 236
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.3.
Зустрічі
Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення. Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері — зустріч. Збір (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо. Ресурс (Resource) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання. Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів. Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М «Файл» → «Создать» → «Встреча» або + або М «Действия» → «Новая встреча» або КН «Создать». Форма «Встреча» (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Встреча» (Appointment) і «Доступность участников» (Scheduling). Прапорець «Собрание по сети» (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна 237
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. А також зустріч на подію перетворюється встановленням прапорця «Целый день» (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги вверху форми. Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення: • «Прекратить» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити його з екрана; • «Прекратить все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення; • «Отложить» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна; • «Открыть» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації. Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue). Кожному моменту часу в «Календарь» відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани: • «Занят» (Busy) — синій квадратик; • «Свободен» (Free) — білий квадратик; • «Нет на работе» (Office) — бордовий квадратик; • «Под вопросом» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик. Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі «Список встреч». За замовчуванням час без зустрічей Outlook 238
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший. Наступний параметр «Метка» (Label) визначає характер зустрічі. За замовчуванням Outlook має одинадцять позначок від «Нет» (None) до «Телефонный звонок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календарь» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М «Правка» → «Метка» → «Изменить подписи...». Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, «Высокая» (High), щоб відрізняти найважливіші зустрічі від звичайних. Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будьякі позначки, зауваження або пропозиції для запланованої зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле «Описание встречи» в нижній частині форми «Встреча» (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будьякий файл користувача. Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми «Встреча» (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. З’єднання контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі «Описание встречи», а в полі «Контакты» (Contacts). Подібний розподіл дуже зручний, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього. З’єднання контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зібрання — це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook. Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано 239
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook. При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домогтись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів. Діалогове вікно «Категории» (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій. Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку. Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій існує ще одна — «Сброс» (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій. Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно задач, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії регулярно і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації. 240
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Действия» → «Создать» повторяющуюся встречу. Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Встреча» (Appointment) натисніть кнопку «Повторение» (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно «Повторение встречи». Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більше. Робота з подією практично аналогічна роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Действия» → «Создать событие на целый день» або {Форма зустрічі} → «Целый день».
Рис. 6.9 Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь» 241
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, що повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів. Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки Параметры календаря» → «Добавить праздники» → «Украина» (рис. 6.9). Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події. Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного стандартного подання до іншого: М «Вид» → «Текущее представление» → «Представление». В табл. 6.3 наведені описи семи стандартних подань Календаря. Таблиця 6.3 Подання
Елементи, що відображаються
День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month) День/Неделя/Месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with Auto Preview) Активные встречи (Active Appointments) События (Events) Ежегодные события (Annual Events) Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments) По категориям (By Categories)
Список всіх зустрічей, подій і зборів для дня, тижня або місяця відповідно Те ж, що і подання День/Неделя/Месяц, плюс відображення перших рядків тексту в елементах. «Равносильно» додаванню «Области просмотра» Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх подробицями, починаючи з поточного дня Список всіх подій і їх подробиці Список всіх подій, що відбуваються раз на рік, і їх подробиці Список зустрічей, що повторюються, і їх подробиці Список всіх елементів «Календаря», згрупованих за категоріями, і їх подробиці
242
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані за типом, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому — (–). Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М «Вид» → «Развернуть/свернуть группы» → «Развернуть все». Сортування. Подання «По категориям» (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах. Розбиття інформації за категоріями є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування. За замовчуванням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за зменшенням.
6.4.
Задачі
В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Задача буває разовою або такою, що повторюється. Повторення задачі відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, задачею може бути відправка керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки. 243
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.10 Форма «Задача»
Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних задач і тих, що повторюються, ведення задач, подання задач, призначення задач тощо. Створення одиничної задачі. Створення одиничної задачі аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне клацання лівою кнопкою миші в рядку з написом «Щелчок добавит элемент Задача» (Click here to add а new Task). З’явиться форма «Задача» (Task), показана на рис. 6.10. Після відкриття форми «Задача» за замовчуванням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject). Визначення стану, готовності і важливості задачі. Будь-яка задача характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні. 244
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Таблиця 6.4. Співвідношення значень полів «Состояние» і «Готово» Значення стану
Значення готовності
Не началась
0%
Выполняется
0–99 %
Завершена
100 %
В ожидании
0–99 %
Отложена
0–99 %
За замовчуванням Outlook визначає для нової задачі в полі «Состояние» (Status) значення «Не началась» (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: «Выполняется» (In Progress), «Завершена» (Completed), «В ожидании» (Waiting for something else), «Отложена» (Deferred), значення яких зрозуміле з назви. За замовчуванням значення поля «Готово» (Complete) дорівнює 0 %. Природно, що значення полів «Состояние» і «Готово» тісно пов’язані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 6.4). У процесі виконання задачі необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над задачею. Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важность» (Importance). Дане поле має три значення: «Высокая» (High), «Обычная» (Normal) і «Низкая» (Low). За замовчуванням всім новим задачам Outlook привласнює звичайну важливість. Повідомлення, описування задачі та її виконавець. Установка повідомлення для задачі схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про задачу встановлюється на певну дату і час. За замовчуванням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення задачі. Проте користувач може змінити дату і час. Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання. 245
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Рис. 6.11 Вкладка «Подробно» форми «Задача»
Зміна часу повідомлення, встановлюваного за замовчуванням: М «Сервис» → «Параметры» → в діалоговому вікні «Параметры» (Options), на вкладці «Настройка» (Preferences), змініть значення поля «Оповещение» (Reminder time) для задачі. Поле «Описание задачи» служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описом задачі, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за задачу або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Имя пользователя» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і настройці Outlook. При автономній роботі над задачею значення цього поля втрачає сенс, але при перекладанні виконання задачі на іншу особу використання цього параметра стає вельми актуальним. Після початку роботи над задачею слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення «Не началась» (Not Started) на «Выполняется» 246
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.12
Діалогове вікно «Повторение задачи» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри задачі, продовжувати термін задачі або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо. Більш того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою «Подробно» (Details), зовнішній вигляд якої показаний на рис. 6.11. На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо. Задача, що повторюється. Задачі можуть бути тими, що повторюються і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для задач можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому режимі повторення відбувається в наперед зафіксовані дні, а в другому — прив’язується до дати завершення попередньої задачі. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, намічена на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це 247
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
перший режим, а відвідини перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 6.12). В поданнях папки «Задачи» (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія задачі, що повторюється. Якщо така задача прострочена, то відображатися буде лише прострочена задача. Тільки при відмітці цієї задачі як виконаної з’явиться наступна. Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 6.5 наведений повний список цих уявлень з їх описом. Таблиця 6.5 Стандартні подання задач Подання Простой список (Simple List) Подробный список (Detail List)
Елементи і поля, що відображаються
Містить всі задачі з короткою інформацією про кожну (значок, завершена тема, термін) Містить всі задачі, але, крім простої інформації додатково відображає наступні поля: важливість, вкладення, стан, готовність, категорії Активные задачи Містить тільки незавершені задачі, включаючи про(Active Task) строчені Следующие семь дней Містить задачі з терміном виконання в найближчий (Next Seven Day) тиждень Просроченные задачи Містить незавершені задачі з минулим терміном за(Overdue Task) вершення По категориям Відображає всі задачі, згруповані за категоріями (By Categories) і відсортовані за датами завершення в кожній категорії Назначение Містить задачі, призначені іншим користувачам, (Assignment) відсортовані за іменами користувачів По ответственным Містить задачі, згруповані за іменами користува(By Personal чів, відповідальних за них, і відсортовані за датами Responsible) завершення для кожного відповідального Завершенные задачи Містить завершені задачі (Complete Tasks) Временная шкала для Відображає задачі в хронологічному порядку в задач (Task Timeline) графічному уявленні 248
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Подання «Временная шкала для задач». Окрім табличних подань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Временная шкала для задач» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Текущее представление» (Current View). В даному поданні задачі відображаються у вигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Задачі без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Задачі без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка задачі на рівні дати завершення. При підведенні курсору миші до смуги задачі з’являється підказка з її назвою. Подвійне клацання по цій смузі викликає появу форми «Задача» (Task). Часова шкала має чотири режими відображення: «Сегодня» (Today), «День» (Day), «Неделя» (Week) і «Месяц» (Month). Зміна режиму відбувається при клацанні по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартная» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокрутки в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Переход к дате» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбір задач, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові настройки. Не дуже зручно підводити курсор до смуги задачі для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою задачі. Тут же можна змінити і шрифт для назви задач на більш жирний. Відображення задач в календарі. За замовчуванням всі подання мають три стовпці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі задач» в «Календарі». Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, клацніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду «Изменить текущее представление» (Customize current view). Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то задача є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану зображений з галкою, то задача є завершеною. Більш того, користувач може клацанням миші по цьому прапорцю переводити задачу із стану «Выполняется» (In Progress) в стан «Завершена» (Complete) і навпаки. 249
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
6.5.
Контакти
Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використовування засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення задач, організація зборів тощо. Аналогом записника в Outlook є папка «Контакты» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв’язок. В папці «Контакты» можуть зберігатися адреса електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента.
Рис. 6.13
Подання «Адресные карточки» папки «Контакты» 250
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
Рис. 6.14 Форма «Контакт»
Створення контакту. При відкритті папки «Контакты» у вікні Outlook з’являється подання «Адресные карточки» (Address Cards), зображене на рис. 6.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Контакты» може не містити елементів, тому область відображення буде порожньою. Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці. Для створення контакту натисніть кнопку «Создать» (New) на панелі інструментів або двічі клацніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зображена на рис. 6.14. Введення загальної інформації про контакт. За замовчуванням форма «Контакт» відображається з відкритою вкладкою «Общие» (General), яка містить п’ять областей з полями загальної інформації про контакт: • ім’я контакту; • телефони; • адреса; • електронна пошта і WWW-адреса; 251
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
• опис; • введення імені контакту. Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту подальші можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації → М «Действия» → створити контакт в тій же організації → М «Сервис» → «Параметры настройки» → «Параметры контактов» → «По полному имени Имя (Отчество) Фамилия». Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт — телефони. За замовчуванням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних номерів: «Домашний» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс рабочий» (Business Fax) і «Сотовый» (Mobile). Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адреси. За замовчуванням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті і одну адресу Internet Mail. Після введення адреси електронної пошти в полі «Краткое имя» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту. Опис. Останні чотири поля вкладки «Общин» (General) форми Outlook: «Описание» (Notes), «Контакты» (Contacts), «Категории» (Category), «Частное» (Private). Іноді корисно вкладати в полі «Описание» файл зі сканованою фотографією контакту. Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у форму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробности» (Details), «Действия» (Activities), «Сертификаты» (Certificates), «Все поля» (All Fields). На вкладці «Подробности» існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт: • «Деловые подробности». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника; 252
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
•
«Личные подробности». Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько); • «Оперативные настройки NetMeeting». Сюди вводяться ім’я ILSсерверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting; • «Сведения о занятости в Интернете». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи. На вкладці «Действия» відображаються всі дії, пов’язані з контактом або призначені йому (зустрічі, задачі, контакти, повідомлення тощо). За замовчуванням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показать» (Show). Подвійне клацання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні вкладки «Действия» відкриє форму цього елемента для редагування. Вкладка «Сертификаты» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправці повідомлень даному контакту. І нарешті, остання вкладка «Все поля» дає можливість користувачу вводити і проглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на вкладках форми «Контакт». Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.). Список розсилки. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами всьому списку клієнтів, відправити повідомлення або запрошення на збір всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки розсилки, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Действия» → «Создать список рассылки». Подання папки «Контакты». Папка «Контакты» має сім стандартних подань. В табл. 6.6 наведено їх короткий опис. 253
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 6.6 Стандартні подання папки «Контакты» Подання
Елементи і поля, що відображаються
Адресные карточки у вигляді візитної картки. Справа у вікні подання (Address Cards) знаходиться панель алфавітного пошуку, за допомогою якої можна швидко переміщатися по елементах папки Подробные адресные Дане подання аналогічне попередньому, за виняткарточки (Details ком того, що елементи відображаються з більш поAddress Cards) вною інформацією Список телефонов Табличне подання всіх контактів. Відображає всі (Phone List) елементи і наступні поля: «Вложение», «Отметка», «Имя», «Организация», «Хранить как» і «Телефоны» По категориям Стандартне подання елементів, згрупованих за ка(By Categories) тегоріями По организациям Стандартне подання елементів, згрупованих за (By Company) організаціями По местоположению Стандартне подання елементів, згрупованих за (By Location) місце розташуванням По отметке Стандартне подання елементів, згрупованих за «К исполнению» відміткою виконання (By Follow-Up Flag)
Адресні книги. Крім папки «Контакты» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобальная адресная книга» (Global Address List), «Личная адресная книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогов Интернета» (LDAP). Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших можливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу «Контакты», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book). Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресная книга». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно «Выбор имен» (Select Names): М «Сервис» → «Адресная книга». 254
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальный список адресов», «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook». В діалоговому вікні «Адресная книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну книгу в списку, що розкривається, «Источник адресов» (Show Name From). Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвінків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації): • «Глобальный список адресов». Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилки в рамках робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація. • «Личная адресная книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилки з адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакты» незначні, єдине, що слід відзначити — це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакты» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і задачі, і повідомлення). • «Адресная книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакты». Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку «Источник адресов» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакты», показана окремим рядком під елементом «Адресная книга Outlook». Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакты», але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів. 255
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційна служба, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М «Сервис» → «Учетные записи электронной почты» → додати новий каталог або адресну книгу. На вкладці «Личная адресная книга» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Заметки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис разпочать функціонувати в рамках додатку. Користувач не може створити більше одного облікового запису типу «Личная адресная книга» або «Адресная книга Outlook». Створення контакту адресної книги: М «Сервис» → «Адресная книга» → «Источник адресов» → «Личная адресная книга» → М «Файл» → «Создать адрес». Параметри адресної книги. Настройка параметрів за замовчуванням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обработка адреса» (Addressing). В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за замовчуванням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача. Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копия» (Сс) і «Слепая копия» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі. Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook запропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна «Обработка адреса» (Addressing). 256
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
6.6.
Замітки
Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з відривними листками. Замітки використовуються для запису питань, цінних думок, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно вноситься в паперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно зберігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секунди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допоможуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати нескінченно довго. Створення замітки і її подання. Для створення замітки перейдіть в папку «Заметки» (Notes) і натисніть кнопку «Создать» (New) або зробіть подвійне клацання мишею у вільному місці вікна перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться, необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір замітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збережуться. Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть вони мають можливість робити угрупування за категоріями. Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива замітка: у формі «Заметки» у верхньому лівому куту → «Цвет» → «Лиловый». Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня клацніть по її назві на Панелі задач Windows внизу екрана. Після отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Панелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний додаток Outlook. Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 6.7. 257
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Таблиця 6.7. Стандартні подання папки «Заметки» Подання Елементи і поля, що відображаються Значки (Icons) Це — оригінальне подання Outlook. Замітки зображаються у вигляді листочків паперу, які мають певний колір і текст замітки під значком (не більше 255 знаків). Значки впорядковані за датою створення. Можна змінити розмір і відображення значків в цьому уявленні за допомогою відповідних кнопок на панелі «Стандартная» По категориям Стандартне табличне подання. Список груп за катего(By Categories) ріями, які відображають перший рядок замітки За последние Відфільтроване подання «Список заметок» семь дней (Last seven Day) По цвету Аналогічне попередньому подання, за винятком того, (By Color) що угрупування здійснюється за кольором замітки Список заметок Табличне подання всіх заміток, в якому відображають(Notes List) ся поля: «Тема», «Создано» і «Категории». Крім цих полів, під назвою замітки приводиться її текст. Обмеження на текст, який відображається в поданні — 255 знаків. Якщо обсяг тексту більше, то ставляться три крапки, якщо менше — додається спеціальний символ кінця
Відображення або приховування тексту залежить від кнопки «Автопросмотр». За замовчуванням в поданні «Список заметок» вона є натиснутою. Параметри замітки. Параметри замітки за замовчуванням можна змінити, скориставшись діалоговим вікном «Параметры заметок» (Notes Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки» → «Параметры заметки». В діалоговому вікні «Параметры заметок» можна змінити наступні параметри: • «Цвет» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений, ліловий, жовтий або білий. • «Размер» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна замітки за замовчуванням. Існує три стандартних розміри: «Мелкий», «Средний» і «Крупный». 258
Частина VІ ПРОГРАМА MICROSOFT OUTLOOK
•
«Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому вікні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення, розмір, атрибути і колір. Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках, то зніміть прапорець «Показывать время и дату в заметках» (When viewing notes, show date and time) в діалоговому вікні «Дополнительные параметры» (Advanced Options). Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним матеріалом, що вимагає подальшої обробки.
6.7.
Щоденник
Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) людина виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особистою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого завдання тощо. Вірним засобом від подібного роду амнезії є ведення щоденника з докладними помітками про події і виконану роботу, що відбулися. Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці «Дневник» (Journal) в хронологічному порядку подається інформація про призначені зустрічі, задачі, про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація щоденника називається записом. Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Дневник» → КН «Создать» (New), після чого з’явиться форма «Запись» в щоденнику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне клацання в області перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми. Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам створюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності. 259
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Види протокольованої діяльності, які заноситься до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні «Параметры дневника» (Journal Options): М «Сервис» → «Параметры» → «Настройки». Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автоматично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів введення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Автозапись элементов» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Вашого втручання. В розділі «Для следующих контактов» (For these contacts) виберіть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення. Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Действия» → зробіть новий запис в щоденнику → в області «Записывать также файлы из» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про які записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тільки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.
Завдання для самостійної роботи 1.
Створити в календарі подію, яка повторюється щорічно в один і той же день. 2. Створити в календарі подію, про яку треба нагадати за добу. 3. Створити в календарі подію і вказати, що вона є службовою. 4. Створити в контактах записи про чотирьох осіб з повною інформацією про них. 5. Створити контакт і вказати, що він належить до категорії поважних осіб. 6. Створити три замітки. 7. Створити задачу з вказівкою її високої важливості. 8. Створити задачу з вказівкою дат початку і закінчення її виконання. 9. Створити задачу і вказати ресурси, необхідні для її виконання. 10. Переглянути створені задачі у вигляді докладного списку, простого списку, прострочених задач. 260
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
CПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Абуталипов Р. Н. Полезные программы для офисных работников: Microsoft Office 2003: Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Outlook. — «Альфа-Пресс», 2005. 2. Бекаревич Ю. Б. Самоучитель Access 2000. — К.: BHV, 1999. — 480 с. 3. Борланд Р. Эффективная работа с Word для Windows 95. — СПб: Питер, 1996. 4. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника. 7-е издание. — СПб: «Питер», 2004. 5. Бунин Э. Excel Visual Basic для приложений (серия «Без проблем!»): Пер. с англ. — Б. М., 1996. — 352 с. 6. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. — СПб: Питер, 1996. — 864 с. 7. Волков В. Работа на персональном компьютере. Практический курс. — К.: Юниор, 1999. 8. Гарнаев А. Ю., Матросов А. В., Новиков Ф. А. и др. Microsoft Office 2000. Разработка приложений. — СПб.: БХВ — Санкт-Петербург, 2000. — 656 с. 9. Гетц К., Джилберт М. Программирование в Microsoft Office 97: Полное руководство VBA. — К.: Изд-во «Группа BHV», 1999. — 768 с. 10. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. 6-е изд. — Киев: Диалектика, 1998. 11. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97. — К.: Диалектика, 1997. 261
БИКОВ І. Ю., ЖИРНОВ М. В., ХУДЯКОВА І. М. MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
12. Диго С. Проектирование баз данных. — М.: Наука, 1980. 13. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel. — 2000. — СПб: Питер, 2000. 14. Информатика: Учебник для экон. спец. ВУЗов / Под ред. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. 15. Информатика для юристов и экономистов / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2001. — 688 с. 16. Каймен В. А. Информатика: Учебник. — М.: ИНФРА. — М. — 2000. — 232 с. (Серия «Высшее образование»). 17. Каратыгин С. А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. — М.: БИНОМ, 2000. — 376 с. 18. Колесников А. Excel 2000 (русифицированная версия). — К.: Изд. группа BHV, 1999. — 496 с. 19. Коттингхэм М. Excel 2000: руководство разработчика. — К.: Ирина; BHV, 2000. — 707 с. 20. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Изд. 5-е. — М.: Нолидж, 1998. 21. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Изд. 6-е. — М.: Изд. «Нолидж», 2000. — 656 с. 22. Минько Р. В. Microsoft Office Power Point 2003. Просто как дважды два. — «Эксмо», 2005. 23. Microsoft Word 2000. Справочник. 2-е издание. СПб: Питер, 2000 — 383 с. 24. Пасько В. Access 2000 для пользователя. Русиф. версия. — К.: BHV-КИЕВ, 1999. — 384 с. 25. Пасько В. Microsoft Office 2000 (русифицированная версия) — К.: Ирина; BHV, 2000. — 784 с. 26. Пол Сана. Visual Basic для приложений (версия 5) в подлиннике: Пер. с англ. — СПб.: BHV — Санкт-Петербург, 1997. — 704 с. 27. Потапкин А. В. Основы Visual Basic для пакета Microsoft Office: Практ. пособие. — М.: ЭКОМ, 1995. — 256 с. 28. Праг К., Ирвин М. Access 2000. Библия пользователя. — К.: Диалектика, 2000. — 1040 с. 29. Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс. — СПб: Питер, 1999. — 512 с. 30. Сазонова. Power Point 2003 Шаг за шагом Русская версия. «Эком», 2004. 262
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
31. Стил Х. Освой самостоятельно Microsoft Word 2000 за 24 часа. — М.: Изд. дом «Вильямс», 2000. 32. Уокенбах Дж. Библия пользователя Excel для Windows 95. — К.: Диалектика, 1997.
33. Харт-Дэвис Гай. Word 2000. Базовый курс (русифицированная версия). — К., М., СПб.: Век, Энтроп, Корона — Принт, 2000. — 394 с. 34. Штайнер Г. Access 2000. — М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. — 474 с. 35. Экономическая информатика / Под ред. В. В. Евдокимова. — СПб: Питер, 1997. — 592 с. 36. Экономическая информатика / Под ред. П. В. Конюховского и Д. Н. Колесова. — СПб.: Питер, 2000. — 560 с.
263
Навчальний посібник Биков Ігор Юхимович, Жирнов Михайло Валентинович, Худякова Ірина Марківна
MICROSOFT OFFICE В ЗАДАЧАХ ЕКОНОМІКИ ТА УПРАВЛІННЯ
Керівник видавничих проектів О. С. Прокопчук Дизайн обкладинки С. О. Кіцно Верстка О. Д. Ломарьов Коректор О. С. Крутенко Технічне редагування В. Л. Тарнавський
Формат 60х84/16. Підписано до друку 28.02.06 Друк офсетний. Папір офсетний. Гарнітура Таймс. Наклад 600 прим.
ТОВ «Видавничий дім «Професіонал» Тел./факс (8-044) 451-45-66 (багатоканальний) e-mail: [email protected], [email protected] www.profi-book.kiev.ua Свідоцтво про внесення суб’єкта видавничої справи до Державного реєстру видавців, виготівників і розповсюджувачів видавничої продукції серія ДК № 1533 264
ЗАПРОШУЄМО: авторів та книготорговельні організації до співпраці ЗДІЙСНЮЄМО: інформаційну підтримку бібліотек вузів ПРОПОНУЄМО: широкий вибір навчальної та довідкової літератури з економіки та природничих наук Ми маємо гнучку систему знижок, а також здійснюємо безкоштовну доставку книг замовникові.
Якщо вас зацікавило співробітництво з нами, звертайтеся за телефоном: тел./факс (8044) 4514566 (багатоканальний) або відправляйте листа електронною поштою: vdbook@profibook.kiev.ua, ruslan@profibook.kiev.ua Завітайте на наш сайт: www.profibook.kiev.ua
ЗАПИТУЙТЕ ПОВНИЙ АСОРТИМЕНТ КНИГ НАШОГО ВИДАВНИЦТВА в м. Вінниця: СПД Хардін В. В. тел. (0432) 21-67-44, ТОВ «Дружба» тел. (0432) 32-76-93; в м. Дніпропетровськ: «Дніпропетровський бібліотечний колектор» тел. (056) 371-02-78; в м. Донецьк: ТзОВ «Бібліосфера» тел. (062) 311-01-72, ТОВ «Епіграф» тел. (062) 311-02-16; в м. Житомир: ТОВ «Житомир-Книга» тел. (0412) 37-27-74, «Обласний державний бібліотечний колектор»тел. (0412) 22-89-68; в м. Запоріжжя: ТОВ «Фірма «Константа-І, Лтд» тел. (0612) 20-95-71; в м. ІваноФранківськ: КП «Букініст» тел. (0342) 22-38-28, ТзОВ «Арка» тел. (0342) 50-14-02; в м. Кіровоград: ТОВ «Школяр» тел. (0522) 22-67-62; в м. Кривий Ріг: КП «Букініст» тел. (0564) 92-37-32; в м. Луганськ: Книгарня «Глобус-книга» тел. (0642) 53-62-30; в м. Луцьк: ТВ ТзОВ «Знання» тел. (03322) 4-23-98, ТВП «Планета» тел. (03322) 2-39-58; в м. Львів: Книгарня «Глобус-книга» тел. (0322) 74-01-77, ПП Василькевич К. І. тел. (0322) 75-79-86, ТОВ «Книжкові джерела» тел. (0322) 45-00-64; в м. Миколаїв: АВРП «Миколаївкнига» тел. (0512) 55-20-93; в м. Полтава: Книжковий магазин «Планета» тел. (0532) 27-20-19, Книжковий магазин «Зоря» тел. (0532) 27-21-61, ПП Солдаткіна В. Г. тел. (0532) 66-87-84; в м. Рівне: ТОВ «Іскра» тел. (0362) 23-63-16, ОККП «Рівнекнига» тел. (0362) 22-41-05; в м. Суми: ПП Ніканоров В. І. тел. (0542) 22-22-58; в м. Тернопіль: ТОВ «Кобзар» тел. (0352) 52-23-05, КП «Кооп-книга» тел. (0352) 52-25-40; в м. Ужгород: ТОВ «Кобзар» тел. (03122) 3-35-16; в м. Харків: ДП «Авіоніка-Харків» тел. (057) 214-04-71, ТОВ «Вища Школа» тел. (057) 700-10-50, Книгарня «Знак» тел. (057) 719-26-24, книгорозповсюджувач Тимченко Андрій Миколайович тел. (050) 651-83-88; в м. Херсон: ПП Палей М. С. тел. (0552) 24-64-23, ПП Лісова Г. В. тел. (0552) 26-21-71; в м. Хмельницький: ТОВ «Книжковий світ» тел. (03822) 6-60-73; в м. Черкаси: ТОВ «Фірма «Світоч» тел. (0472) 32-92-78; в м. Чернівці: ПП Дроняк В. В. тел. (0372) 58-33-77
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Вачевський М. В. Кремінь В. Г. та ін. ІНТЕЛЕКТУАЛЬНА ВЛАСНІСТЬ. ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА ІННОВАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ Підручник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 448 с.
У підручнику викладено теоретичні і практичні основи інтелектуальної власності в обсязі, передбаченому навчальною програмою відповідного курсу аудиторних занять для студентів, які опановують професію менеджера, маркетолога, економіста, підприємця, з метою формування відповідних фахових компетенцій. Розглядаються основи розвитку раціоналізаторства і винахідництва, технічної творчості, охорони об’єктів інтелектуальної власності в Україні, порядок проведення патентних досліджень та оформлення заявок на винаходи, промислові зразки, товарні знаки і заяв на раціоналізаторські пропозиції. Висвітлюються питання правових відносин авторів, патентування винаходів за кордоном, патентна документація та міжнародна класифікація винаходів. Наводяться зразки оформлення правових документів на об’єкти інтелектуальної власності.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Длігач А. О.
МАРКЕТИНГОВА ЦІНОВА ПОЛІТИКА
Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. У навчальному посібнику висвітлено сучасні проблеми, що існують в практиці прийняття цінових рішень, визначено місце ціноутворення в концепції маркетингу та процедури прийняття рішень щодо встановлення ціни. Послідовно розглянуто етапи розробки стратегії ціноутворення, методи встановлення базової ціни та коригування ціни, актуальні питання ціноутворення в міжнародному маркетингу, а також методи проведення маркетингових досліджень для задач ціноутворення. Навчальний посібник відрізняється збалансованістю та зрозумілістю викладу матеріалу; коментарі, що містяться у вставках, надають змогу зрозуміти зв‘язок теоретичних концепцій з практичними підходами щодо прийняття цінових рішень в сучасних умовах української економіки.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Журавель Г. П, Хомин П. Я. САМОВЧИТЕЛЬ З БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ЗА СТАНДАРТАМИ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. Самовчитель призначений для студентів заочної форми навчання, а також підприємців, які мають обмаль часу для засвоєння його сутності за існуючими підручниками й посібниками. Водночас він буде корисним кожному галузевому спеціалісту: будівельнику, інженеру, технологу, продавцю, які значну частину робочого часу витрачають саме на облік. Навіть такі працівники, як референт, секретар-друкарка, оператор комп’ютера значно краще виконують свої обов’язки, коли вони мають певні знання з бухгалтерського обліку.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Піхоцький В. Ф. РЕСУРСНІ ПЛАТЕЖІ ТА МІСЦЕВІ ПОДАТКИ І ЗБОРИ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 304 с. У навчальному посібнику розглянуто рeсурсні платежі та місцеві податки і збори, які встановлені чинним законодавством України та іншими нормативними документами і є вагомим джерелом доходів Державного бюджету та місцевих бюджетів. На освнові законодавчих актів та інших матеріалів розкривається значення платежів для бюджету, зосереджено увагу на порядку визначення платників, бази оподаткування, нарахування, справляння та перерахування в бюджет, розглядається практичне застосування діючого законодавства та нормативного матеріалу і наведенням конкретних прикладів розрахунку платежів і зборів. Застосовано поаткове законодавство та інші нормативні документи станом на 1 липня 2005 року.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Балабанова Л. В. Сардак О. В. УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. – 512 с. У навчальному посібнику розкрито сутність та зміст управління персоналом в системі менеджменту підприємств, особливості управління персоналом як соціальної системи; висвітлено питання формування колективу підприємства і соціального розвитку колективу; наведено характеристику діяльності служб персоналу в сучасних умовах; розглянуто сутність, види та основні напрямки кадрової політики підприємства. Особливу увагу приділено таким найбільш важливим аспектам управління персоналом підприємства, як: кадрове планування, організація набору і відбору кадрів, оцінка і атестація персоналу, управління процесом розвитку і рухом персоналу, управління процесом вивільнення персоналу, соціальне партнерство у підприємстві, оцінка ефективності управління персоналом.
Видавничий дім “Професіонал” пропонує:
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти
Лож кін Г. В. Спасєнніков В. В. ЕКОНОМІЧНА ПСИХОЛОГІЯ 2-е вид-ня, перероб. та доповн. Навчальний посiбник
“ВД “Професiонал”, 2006. — 400 с. У навчальному посібнику зосереджено увагу на основних проблемах економічної психології, розкрита структура економічної свідомості, визначені особливості поведінки індивіда у сфері господарської діяльності. Розглянуто ставлення людини до грошей, багатства і бідності, підприємницької діяльності. Широко використано досвід іноземних фахівців та результати досліджень, проведених російськими вченими. Посібник розрахований на економістів, психологів, викладачів, аспірантів, студентів економічних і психологічних спеціальностей і всіх, хто цікавиться проблемами, дослідження яких знаходиться на стику економіки і психології.