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MS Outlook 2003 Einführung
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MS Outlook 2003 - Einführung
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Inhaltsverzeichnis
Über diese Trainingsbasis.........................................................................................................6 Modul 1:
Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen..........................................................7
Was ist Microsoft Outlook?............................................................................................................ 8 Drei Arten von Outlook: Installationsumgebungen von MS Outlook...................................................... 9 MS Outlook 2003: Was ist neu?................................................................................................... 10 Arbeitsaufnahme: Starten (und Beenden) von Microsoft Outlook ....................................................... 11 An- bzw. Abmelden in Microsoft Outlook ....................................................................................... 12 Wo ist was: Der Outlook-Bildschirm ............................................................................................. 13 Der Überblick: „Outlook Heute“ ................................................................................................... 14 So geht’s immer: Grundsätzliche Arbeitsweise in MS Outlook ........................................................... 15 Ganz klassisch: Der Ausdruck ..................................................................................................... 16 Ich brauche Rat: Hilfe!............................................................................................................... 17 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen.......................... 18 Modul 2:
Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden..........................................20
Das benötigen Sie jedenfalls: Senden und Lesen einer Nachricht....................................................... 21 Posteingang, -ausgang etc: Nachrichten-Ordner............................................................................. 22 Empfangene Nachrichten lesen: Posteingang ................................................................................. 23 Antworten, Weiterleiten...: Bearbeiten empfangener Nachrichten ...................................................... 24 Mitteilungsbedarf: Nachrichten erstellen ....................................................................................... 25 Globales Adressbuch, Kontakte & Co: Adressieren von Nachrichten ................................................... 26 Rich-Text, HTML etc.: Erstellen des Nachrichtentextes..................................................................... 27 Exkurs: Word als E-Mail-Editor .................................................................................................... 28 Wo ist das @: Besonderheiten beim Senden von Internet-Mail.......................................................... 29 Beilagen bzw. Attachments: Dokumente mit Mails versenden ........................................................... 30 Noch mehr Pepp: Objekte und Elemente in Mails ............................................................................ 31 Automatischer Mailschluss: Signaturen ......................................................................................... 32 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden ............. 33 Modul 3:
Die Ablage organisieren - Ordner ........................................................................34
Ablage mit System: Überblick über Outlook-Ordner ........................................................................ 35 Elemente ablegen: Ordner anlegen und verwalten .......................................................................... 36 Ablage für die Öffentlichkeit: „Öffentliche Ordner“ .......................................................................... 37 Ablage außerhalb des Postfachs: „Persönliche Ordner“ .................................................................... 38 Farben, Ansichten etc.: „Organisieren“ von Ordnern........................................................................ 39 Die wichtigen Ordner zuerst: Favoriten-Ordner .............................................................................. 40
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Inhaltsverzeichnis
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Die Hoffnung, wichtige Dinge schnell zu finden: Suchordner............................................................. 41 Auslagerung von älteren Elementen: Archiv-Ordner ........................................................................ 42 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner ........................................ 43 Modul 4:
Terminverwaltung - der Kalender........................................................................44
Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht.......................................................................... 45 Datumswechsler, Aufgabenbereich etc.: Der Kalender-Bildschirm...................................................... 46 Das benötigen Sie jedenfalls: Termine anlegen .............................................................................. 47 Beschriftung, Privat, Kategorien ...: Zusätze mit Terminen speichern................................................. 48 Absagen, Verschiebungen etc.: Terminverwaltung .......................................................................... 49 Immer dasselbe: Terminserien eingeben und verwalten................................................................... 50 Zur Erinnerung an den Hochzeitstag: Ereignisse............................................................................. 51 Endlich frei: Feiertage und andere Optionen .................................................................................. 52 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender ........................................ 53 Modul 5:
Adressen verwalten und nutzen - Kontakte .........................................................54
Adressen verwalten und mehr: Kontakte....................................................................................... 55 Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen eines Kontakts .................................................................... 56 Ein Eintrag, der sich viel merkt: Verteilerlisten ............................................................................... 57 Kontakte: Tipps & Tricks ............................................................................................................ 58 Grenzen überschreiten: Adressen importieren / exportieren ............................................................. 59 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte ........................... 60 Modul 6:
Es gibt immer was zu tun - Aufgaben ..................................................................61
Aufgaben: Ein Überblick ............................................................................................................. 62 Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen einer Aufgabe...................................................................... 63 Aufgaben: Die Details ................................................................................................................ 64 Immer dasselbe: Aufgabenserien................................................................................................. 65 Andere arbeiten lassen: Delegieren von Aufgaben .......................................................................... 66 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben................................... 67 Modul 7:
Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal ...........................................................68
Für den schnellen Gedanken: Notizen........................................................................................... 69 Protokoll führen: Das Outlook-Journal .......................................................................................... 70 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal............................. 71 Modul 8:
Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion ......................................................72
Wer suchet, der findet: Die Such-Funktion .................................................................................... 73
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Inhaltsverzeichnis
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Suchen ohne Ende: Die erweiterte Suche ...................................................................................... 74 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion ........................ 75 Wichtige Tastenkombinationen .................................................................................................... 76 Index.....................................................................................................................................78
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MS Outlook 2003 - Einführung
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Über diese Trainingsbasis Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonventionen werden verwendet? Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm. Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich. Jede Seite enthält sieben Elemente:
Der Titel beschreibt das Thema. Aufgabenorientierte Fragen bilden den Ausgangspunkt für die Erläuterung des Themas. Ein Bildschirmfoto oder eine Grafik veranschaulichen den Inhalt.
Die Erläuterung des Inhaltes ist kurz und praxisorientiert.
Marginaltexte helfen, gesuchte Textpassagen rasch zu finden.
Hier ist Platz für eigene Notizen.
Am Fuß der Seite finden sich Tipps und Tricks von erfahrenen Anwendern oder Verweise auf weiterführende Informationen.
Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten.
Dokumentkonventionen fett fett und kursiv fett und unterstrichen kursiv GROSSBUCHSTABEN Courier
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Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen Bildschirmelemente Hyperlinks QuickTipps Tastaturbefehle Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 1:
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Auf den Überblick kommt's an Grundlagen
Was kann ich mit Microsoft Outlook machen? Welche Komponenten gibt es? Was ist der Unterschied zwischen MS Outlook und MS Outlook Express? Was ist Outlook Web Access? Was hat sich gegenüber der Vorgängerversion geändert? Welche Elemente des Microsoft Outlook-Bildschirmes sollte ich kennen? Wozu dient die Ansicht „Outlook Heute“? Wie beginne ich üblicherweise eine Tätigkeit? Wo befinden sich die Befehle? Wie reagiere ich, wenn ein begonnenes Mail plötzlich verschwunden ist? Wie bekomme ich Hilfe in schwierigen Situationen? Was sollte ich tun, wenn ich weitere Fragen habe? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Was ist Microsoft Outlook?............................................................................................................ 8 Drei Arten von Outlook: Installationsumgebungen von MS Outlook...................................................... 9 MS Outlook 2003: Was ist neu?................................................................................................... 10 Arbeitsaufnahme: Starten (und Beenden) von Microsoft Outlook ....................................................... 11 An- bzw. Abmelden in Microsoft Outlook ....................................................................................... 12 Wo ist was: Der Outlook-Bildschirm ............................................................................................. 13 Der Überblick: „Outlook Heute“ ................................................................................................... 14 So geht’s immer: Grundsätzliche Arbeitsweise in MS Outlook ........................................................... 15 Ganz klassisch: Der Ausdruck ..................................................................................................... 16 Ich brauche Rat: Hilfe!............................................................................................................... 17
Lernziel: Sie lernen die Möglichkeiten von Microsoft Outlook kennen. Kenntnisse, die für den Start und das Anmelden der Software nötig sind, werden erworben und die Elemente des Microsoft Outlook-Bildschirmes werden erläutert. Darüber hinaus wird die Outlook-Hilfe vorgestellt. Eine Seite ist den Neuerungen gegenüber der Vorgängerversion gewidmet.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Was ist Microsoft Outlook? Was kann ich mit Microsoft Outlook machen? Welche Komponenten gibt es? Ist MS Outlook in MS Office integriert? Kann Outlook erweitert werden?
Abb. 1:
MS Outlook hilft, tägliche Arbeiten besser zu organisieren
Microsoft Outlook 2003 ist ein so genannter „Persönlicher Informationsmanager“ mit Groupware-Funktionen. Groupware im Zusammenhang mit SoftwareAnwendungen bedeutet, dass alle Funktionen von MS Outlook für das Arbeiten in Teams optimiert sind.
Informationsmanager
MS Outlook unterstützt Sie bei folgenden Tätigkeiten: l Versenden und Empfangen von Nachrichten aller Art. Das sind vor allem E-Mails, aber auch – entsprechende Zusatzprogramme vorausgesetzt – Faxe oder Voice-Mails. l Anlegen und Verwalten von Terminen mit Erinnerungs-Funktion. Outlook übernimmt die Koordination von Terminen mit anderen. l Anlegen / Verwalten von Kontakten mit Adress- und Telefoninformationen. l Anlegen und Verwalten von Aufgaben. l Schnelles Festhalten von Gedanken, Ideen etc. l Protokollieren von Outlook- bzw. von Office-Aktivitäten.
Tätigkeiten
MS Outlook ist Bestandteil der Microsoft Office Produktfamilie und weitgehend in die übrigen Office-Produkte integriert. Arbeitsvorgänge in OfficeAnwendungen lassen sich im Outlook Journal protokollieren u.a. In MS Project befinden sich Befehle zur Übergabe von Aufgaben an Outlook, und aus allen Office-Anwendungen lassen sich Mails versenden. Darüber hinaus können in MS Word Serienbriefe und Serienmails oder auch einzelne Briefe mit OutlookAdressen erstellt werden.
MS Office-Integration
Darüber hinaus kann MS Outlook durch Programmieren (Visual Basic) um benutzerdefinierte Elemente erweitert werden. Es ist somit möglich, u.U. fehlende Funktionen hinzuzufügen.
Visual Basic
MS Outlook ist heute für viele Anwender das wichtigste Programm für die tägliche Arbeit geworden. Konkurrenzprodukte zu MS Outlook sind Lotus Notes oder Novell Groupwise.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Drei Arten von Outlook: Installationsumgebungen von MS Outlook Was ist der Unterschied zwischen MS Outlook und MS Outlook Express? Was ist Outlook Web Access? Von wo kann MS Outlook meine Mails holen?
Abb. 2:
Drei verschiedene Outlooks…
Genau genommen gibt es drei verschiedene Microsoft Outlooks: l MS Outlook 2003 ist das Outlook für den professionellen Einsatz insb. in Firmen. MS Outlook ermöglicht die Anbindung an den MS Exchange-Server, der erst die Groupware-Funktionen wie gemeinsames Team-Management, Berechtigungen, Stellvertretungen, Regeln, Abwesenheits-Assistent etc. ermöglicht. Diese Leistung hat ihren Preis: MS Outlook 2003 kostet ca. € 200 (im Update von einer Vorgängerversion von MS Outlook etwa die Hälfte – andererseits ist MS Outlook bereits im Lieferumfang von MS Office enthalten). MS Outlook kann aber auch auf PCs mit Modem und ohne Netzwerk installiert werden. Outlook kann Mails von allen gängigen Mail-Kontenarten verarbeiten – inkl. Hotmail, GMX etc. l MS Outlook Express ist das – kostenlose – Mailwerkzeug für den privaten Anwender. Bei prinzipiell ähnlicher Optik ist der Leistungsumfang von Outlook Express deutlich geringer, insb. stehen eben keine Groupware-Funktionalitäten zur Verfügung. MS Outlook Express ist nicht für die Verbindung zu einem MS Exchange-Server vorgesehen, kann aber Mails von allen übrigen gängigen MailKontenarten abholen (insb. inkl. Hotmail). MS Outlook Express ist im Lieferumfang von MS Internet Explorer enthalten. l MS Outlook Web Access ist ein webbasierender Outlook-Client. Mit Outlook Web Access können Sie von jedem Browser (MS Internet Explorer, Netscape etc.) auf Ihre „Outlook-Datenbank“ zugreifen. Somit wäre es Ihnen möglich, von z.B. jedem Internet-Café auf Ihre Mails zuzugreifen, nachzusehen, welche Termine Ihre Stellvertretung in Ihren Kalender eingetragen hat etc. Es stehen nahezu alle Outlook-Funktionen zur Verfügung. Voraussetzung: Ihre Firma benötigt einen MS Exchange-Server und eine Standleitung. MS Outlook Web Access ist im Lieferumfang von MS Exchange-Server enthalten.
MS Outlook
MS Outlook Express
MS Outlook Web Access
Es ist offensichtlich, dass MS Outlook erst in Verbindung mit MS Exchange-Server wirklich sinnvoll ist. Der MS Exchange Server stellt aber eine doch erhebliche Investition dar. Diese besteht aus dem Anschaffungspreis (ca. € 1.200) und den so genannten Client-Zugriffslizenzen (ca. € 30).
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
10
MS Outlook 2003: Was ist neu? Was hat sich gegenüber der Vorgängerversion geändert? Welche Produktmerkmale sind neu? Wo kann ich mehr über die Neuerungen erfahren?
Abb. 3:
Die MS Outlook-Hilfe mit der Seite über die neuen Features
Folgende Merkmale sind in MS Outlook 2003 neu bzw. verbessert: l Die Outlook-Leiste wurde grundsätzlich neu gestaltet und vereinigt die Funktionen der Ordnerliste und von sog. Aufgabenbereichen (Angebot von Funktionen je nach Absicht) in sich. Die neue Bezeichnung lautet Navigationsbereich. l Sehr angenehm sind jetzt die Desktopbenachrichtigungen, die eingehende Mail andeuten – auch wenn Sie in anderen Anwendungen arbeiten. l Suchordner ermöglichen das Speichern einer Suche unter einem Namen und somit das noch raschere Auffinden häufig benötigter Elemente. l Favoritenordner machen das Auffinden von verstreut liegenden Mail(!)Elementen aus den verschiedensten Stores (Posteingang, Öffentliche Ordner und Persönliche Ordner) leichter. l Der Offline-Cache-Modus ermöglicht das Arbeiten mit MS Outlook auch dann, wenn die Verbindung zum Mailserver gerade unterbrochen ist. l AutoGeschwindigkeitserkennung: MS Outlook richtet sich automatisch auf die Geschwindigkeit ein, mit der es mit dem Server verbunden ist. Ist die Geschwindigkeit gering, werden von großen Mails automatisch zunächst nur die Kopfzeilen geladen. l Die Windows SharePoint Services dienen auch in MS Outlook als Kommunikationsplattform beim Dateiaustausch genauso wie bei Meetings. l Verteilerlisten können jetzt vor dem Absenden eines Mails verändert werden, ohne die Verteilerliste selbst zu verändern etc. etc. l Nicht mehr erhalten in MS Outlook ist die Möglichkeit Laufwerke, Ordner und Dokumente zu verwalten. Die vollständige Liste der Neuerungen finden Sie stets auch nach Aufruf der Outlook-Hilfe (aufzurufen mit F1) und dem dortigen Hyperlink Neuigkeiten.
Neue Features in der Hilfe
Entscheidend für Umsteiger ist, dass das grundsätzliche Erscheinungsbild von MS Outlook erhalten geblieben ist. Wohl hat sich in dieser Version die Outlook-Leiste (=jetzt: Navigationsbereich – Bereich, in dem die benötigten Komponenten aufgerufen werden können) gründlich verändert – prinzipiell ist die Bedienung aber gleich geblieben. ©
Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Arbeitsaufnahme: Starten (und Beenden) von Microsoft Outlook Wie starte ich Microsoft Outlook? Wie kann ich Microsoft Outlook wieder verlassen? Was muss ich tun, wenn MS Outlook plötzlich verschwunden ist?
Abb. 4:
Ein Klick auf diesen Eintrag im Menü Start und MS Outlook ist da!
Microsoft Outlook kann auf zwei Arten gestartet werden: l Menü Start, Programme, Microsoft Outlook. l Symbol Microsoft Outlook starten aus der Schnellstart-Symbolleiste (beim Menü Start).
Starten von Outlook
Falls das bereits laufende MS Outlook plötzlich nicht mehr auf dem Bildschirm sichtbar ist, sollten Sie Outlook nicht sofort neu starten. Es könnte sein, dass MS Outlook noch läuft und lediglich von anderen Programmen verdeckt wird. Um zu überprüfen, ob Outlook noch läuft, sollte die Task-Leiste überprüft werden. Wenn dort Outlook noch angezeigt wird, kann es durch einfachen Klick auf die Schaltfläche in der Task-Leiste wieder in den Vordergrund gebracht werden.
Outlook wiederherstellen
Das Beenden von Outlook erfolgt mit Menü Datei, Beenden (bzw. mit der XSchaltfläche in der Titelleiste).
Outlook beenden
Wer täglich mit Microsoft Outlook arbeitet, sollte Outlook in das Untermenü Autostart des Start-Menüs aufnehmen. Programme, deren Symbole (bzw. Verknüpfungen) im Untermenü Autostart enthalten sind, werden automatisch beim Start von Windows geladen.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
12
An- bzw. Abmelden in Microsoft Outlook Wie melde ich mich in Microsoft Outlook an? Wie erfolgt die Abmeldung? Wohin wende ich mich, wenn ich Fragen habe?
Abb. 5:
Sicherheit ganz groß geschrieben – Kennwortschutz für einen Persönlichen Ordner
Anmeldungen, die mit Namen und Passwort ausgestattet sind, schützen Bereiche oder Anwendungen auf Ihrem Computer.
Zweck
Meist ist eine Anmeldung bei Microsoft Outlook nicht erforderlich. Durch die Anmeldung am Netzwerk sind Sie auch automatisch an MS Outlook bzw. beim MS Exchange-Server angemeldet. Wenn die Netzwerk-Anmeldung jedoch nicht erfolgt ist, erscheint nach dem Start von Microsoft Outlook ein Dialogfenster, in das Sie u.U. Ihren Anmeldenamen und Ihr Kennwort eingeben müssen.
Anmeldung an MS Outlook
Darüber hinaus werden möglicherweise weitere Passwörter für die Verwendung von Ordnern (*.pst-Dateien) etc. verlangt.
Anmeldung an Ordner
Aus Sicherheitsgründen werden Zeichen, die in den Feldern Kennwort eingegeben werden, lediglich in Form von Sternchen angezeigt (zum Bewegen innerhalb des Dialogfensters: TAB-Taste bzw. Maus). Zur zukünftigen Vereinfachung der Anmeldung können Sie u.U. die Kontrollkästchen Kennwort speichern aktivieren.
Kennwort
Die Abmeldung von Serverdiensten und von Microsoft Outlook erfolgt automatisch durch das Beenden von MS Outlook (Menü Datei, Beenden).
Abmelden
Meist wird Outlook zusammen mit dem Microsoft Exchange-Server eingesetzt. Es ist aber auch möglich, Outlook als allein stehende Anwendung mit (oder ohne) Internet Mail Service zu verwenden. Bei der Inanspruchnahme solcher Dienste werden u.U. weitere Passwörter abgefragt. Bei Fragen zu spezifischen Outlook-Konfigurationen helfen Netzwerk-, E-Mail- oder Internet-Serviceprovider-Administratoren. ©
Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
13
Wo ist was: Der Outlook-Bildschirm Welche Elemente des Microsoft Outlook-Bildschirmes sollte ich kennen? Wo ist die Outlook-Leiste? Was ist die Ordnerliste? Warum ist die Kenntnis dieser Bezeichnungen wichtig?
Abb. 6:
Alles gut im Griff – der Outlook-Bildschirm
Die folgenden Elemente hat der Bildschirm von MS Outlook: l Titelleiste: Enthält die Programm-Bezeichnung und Schaltflächen zur Größenänderung von Microsoft Outlook und zum Beenden (X). l Menüleiste: Enthält die Menüs (Hinweis: Die Inhalte der Menüs ändern sich je nach angezeigtem Ordner oder Ansicht). l Symbolleiste: Mit Hilfe der Symbolleiste können Sie Aktionen durch einfaches Anklicken rasch ausführen. Welches Symbol welche Aufgabe erfüllt, sehen Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Symbol zeigen. Auch die Symbolleisten passen sich je nach angezeigtem Ordner oder Ansicht an. l Navigationsbereich: Enthält Schaltflächen, mit denen Sie die entsprechenden Bereiche von MS Outlook aufrufen können (E-Mail, Kalender, Kontakte…). Mit Schaltflächen konfigurieren können Sie einstellen, ob Sie mehr oder weniger dieser Schaltflächen sehen wollen. Im Navigationsbereich enthalten ist auch die Ordnerliste: Dies ist der Bereich, in dem die Ordner aufgelistet sind, in denen MS Outlook die Daten ablegt (Postfach, Öffentliche und Persönliche Ordner). Hier können Sie durch Anklicken die Inhalte der Ordner sehen bzw. können Sie hier auch neue Ordner hinzufügen. Bestehende Ordner lassen sich mit der rechten Maustaste verwalten. l Inhaltsbereich: Zeigt den Inhalt des gerade ausgewählten Ordners. l Lesebereich: Zeigt den Inhalt des markierten Elements an (z.B. das eigentliche Mail). l Statusleiste: Darstellung wichtiger Informationen (abhängig von der jeweiligen Tätigkeit).
Titelleiste Menüleiste Symbolleiste
Navigationsbereich
Inhaltsbereich Lesebereich Statusleiste
Die Kenntnis der hier dargestellten Begriffe ist wichtig, weil diese Schulungsunterlage, aber auch die Hilfe und das Handbuch, immer wieder diese Begriffe verwenden. Sollten einige der erwähnten Elemente auf dem Bildschirm fehlen, hilft das Menü Ansicht. Darüber hinaus hat jede Outlook-Komponente verschiedene Darstellungsformen, die mit Menü Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht aufgerufen werden können. ©
Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Der Überblick: „Outlook Heute“ Wozu dient die Ansicht „Outlook Heute“? Wie rufe ich „Outlook Heute“ auf? Kann ich diese Ansicht meinen Wünschen anpassen?
Abb. 7:
Die Zusammenfassung „Outlook Heute“
Die Ansicht Outlook Heute ist ab Werk die Standard-Ansicht (=jene Ansicht, die zuerst angezeigt wird, wenn MS Outlook 2003 gestartet wird).
Standardansicht
Outlook Heute ermöglicht den schnellen Überblick über l Termine (bis zu 7 Tage im voraus), l die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Posteingang, in den Entwürfen und anderen Ordnern, l anstehende Aufgaben (überfällige Aufgaben = rote Farbe).
Zweck
Die einzelnen Eintragungen können zur Bearbeitung angeklickt werden.
Bearbeiten von Einträgen
Sie können Outlook Heute Ihren Wünschen entsprechend anpassen: 1. Klicken Sie auf Outlook Heute anpassen.... In dem folgenden Bild ist es u.a. möglich… l Outlook Heute zur Start-Ansicht zu machen (Kontrollkästchen Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln). l zu bestimmen, ob noch weitere Ordner angezeigt werden sollen (Ordner wählen…). l festzulegen, wie viele Tage der Kalenderüberblick darstellen soll (Diese Anzahl Tage in meinem Kalender anzeigen). l zu entscheiden, welche Aufgaben in welcher Sortierung in Outlook Heute angezeigt werden sollen. l das Aussehen von Outlook Heute zu bestimmen (Formate). 2. Klicken Sie Änderungen speichern.
Anpassen
Im Nachhinein können Sie Outlook Heute aufrufen, in dem Sie in der Ordnerliste den (wahrscheinlich obersten) Eintrag Postfach – Ihr Name anklicken.
Nachträglicher Aufruf
Wenn eine andere Ansicht zur Start-Ansicht gemacht werden soll, gelingt dies mit Menü Extras, Optionen..., Register Weitere, Schaltfläche Erweiterte Optionen... im Listenfenster Ordner bei Programmstart.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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So geht’s immer: Grundsätzliche Arbeitsweise in MS Outlook Wie beginne ich üblicherweise eine Tätigkeit? Wo befinden sich die Befehle? Wie reagiere ich, wenn ein begonnenes Mail plötzlich verschwunden ist?
Abb. 8:
Erst ein neues Element erstellen, dann speichern bzw. senden
Den Großteil aller Tätigkeiten in MS Outlook erledigen Sie üblicherweise mit den folgenden Schritten: 1. Wahl der geeigneten Ansicht (E-Mail, Kalender, Kontakte etc.), 2. Symbol Neu (Standard-Symbolleiste), 3. in dem folgenden Dialogfenster erledigen Sie die Arbeit (Mail verfassen, Termin eingeben etc.) und 4. Symbol Senden bzw. Speichern und Schließen (dieses Symbol befindet sich stets ganz links in der Standard-Symbolleiste des mit dem Schritt 2 geöffneten Dialogfensters).
Schema
Weitere Befehle finden Sie mit folgenden Methoden: l Je nach gewählter Ansicht passt sich das Menü Aktionen an und bietet die in der Situation benötigten Befehle an. l Rechte Maustaste: Je nach Ansicht, Situation etc. wird das Kontextmenü die entsprechenden Befehle anbieten.
Weitere Befehle
/
...
Ein häufiger Fehler in MS Outlook ist, ein Menü aus dem falschen Fenster zu verwenden: Wenn mit dem Symbol Neu z.B. ein neues Mail begonnen wird, öffnet sich ein neues Fenster mit eigener Menüleiste etc. Befehle, die sich auf das neue Mail beziehen sollen, müssen daher unbedingt in dem Fenster des neuen Mails erteilt werden. Wird nun versehentlich ein Outlook-Menübefehl erteilt, „verschwindet“ offensichtlich das Mail! Dieses befindet sich jedoch nur im Hintergrund und kann mit der Taskleiste aufgerufen werden. ©
Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Ganz klassisch: Der Ausdruck Ich habe einen Filofax – kann ich meine Termine so ausdrucken, dass das Format der Ringmappe entspricht? Gibt es in Outlook eine Seitenansicht?
Abb. 9:
Das Dialogfenster Seite einrichten mit den Einstellungen für den FiloFax
Das Menü Datei enthält drei Befehle, die für den Ausdruck von Bedeutung sind: Seite einrichten
Entscheidung, welches Format, welches Papier und welche Kopf- und Fußzeilen verwendet werden sollen; hier können diverse im Handel erhältliche Kalenderformate gewählt werden, z.B. Filofax, Time/System, Zweckform etc.
Seitenansicht
Ruft eine Druckvorschau auf: Über dem Vorschaufenster gibt es Schaltflächen, mit deren Hilfe im Ausdruck geblättert werden kann. Andere Schaltflächen erlauben, die gerade angezeigte Seite zu vergrößern/zu verkleinern. Schließen beendet die Vorschau.
Drucken...
Enthält Wahlmöglichkeiten hinsichtlich Drucker, Druckformat und dazugehörigen Optionen sowie Art und Anzahl der Kopien.
Drucken
Der Standarddruck – mit Übernahme der Voreinstellungen – erfolgt freilich rascher mit dem Symbol Drucken aus der Standard-Symbolleiste. Grundsätzlich lassen sich sowohl die Ordner-Ansichten (Tabellen-, Karten-, Zeitskala-, Symbol- und Kalenderansichten) mit allen derzeit im Ordner sichtbaren Elementen als auch einzelne Elemente im so genannten Memo-Format drucken.
Druckformate
Es können auch mehrere markierte Elemente auf einmal im Memo-Format gedruckt werden. Um mehrere Elemente auf einmal zu markieren, halten Sie beim Klicken die STRG- oder die UMSCHALT-Taste gedrückt.
Memo-Format
Die Seitenansicht ist eine Empfehlung: Sie erspart u.U. unzählige Probeausdrucke.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Ich brauche Rat: Hilfe! Wie kann ich Hilfe in schwierigen Situationen bekommen? Was kann der Office-Assistent? Was kann ich tun, wenn ich weitere Fragen habe?
Abb. 10:
Das Suchergebnis zum Thema „remote“ wird in einem Aufgabenbereich dargestellt
Microsoft Outlook enthält eine Hilfe in Form eines l Aufgabenbereichs (rechts von der Anwendung) bzw. eines l Office-Assistenten.
Zwei Hilfearten
So rufen Sie die Hilfe auf: l Funktionstaste F1 oder l Symbol Microsoft Outlook-Hilfe oder l einer Eingabe im entsprechenden Feld in der Menüleiste ganz rechts (Frage hier eingeben). Es erscheint entweder l ein Aufgabenbereich mit den entsprechenden Hilfeangeboten oder l der Office-Assistent (dieser bietet zusätzlich Tipps an bzw. ermöglicht, nach dem Anklicken an beliebiger Stelle, die Eingabe von Fragen in beliebiger Formulierung). Nach Auswahl eines Hilfethemas erscheint der eigentliche Hilfetext. Unterstrichene Textpassagen deuten Verbindungen zu anderen Seiten bzw. zu weiteren Informationen an und können zu diesem Zweck angeklickt werden. Hilfeseiten können ausgedruckt werden (Symbol Drucken) – ein Navigieren in bereits besuchten Seiten ist mit den Pfeilsymbolen möglich. Der Ausstieg aus einer Hilfeseite erfolgt mit der Schaltfläche Beenden (X in der Titelleiste).
Benutzung des Hilfetextes
Dialogfenster haben eine ?-Schaltfläche in der Titelleiste, die ebenfalls zum Aufruf der Hilfe vorgesehen ist. Nach dem Anklicken dieser Schaltfläche kann mit einem Hilfe-Mauszeiger auf jene Stelle geklickt werden, für die weitere Informationen benötigt werden.
?-Schaltfläche
Darüber hinaus steht das Menü ? mit weiteren Optionen zur Verfügung.
Weitere Hilfefunktionen
Das Schließen des Office-Assistenten erfolgt über einen Klick mit der rechten Maustaste und den Befehl Ausblenden. Der Office-Assistent kann mit der rechten Maustaste und den Befehlen Optionen... bzw. Assistent auswählen... angepasst bzw. auch dauerhaft abgeschaltet werden.
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Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
1. Microsoft Outlook ist eine integrierte Software zum Versenden von Nachrichten, zum Verwalten von Kontakten, Terminen und Aufgaben. Darüber hinaus können Sie Microsoft Office-Dokumente anlegen und administrieren. Outlook ist in hohem Maße mit Microsoft Office verbunden: Arbeitsvorgänge können daher oft schon in Office-Anwendungen begonnen werden (z.B.: Senden einer E-Mail). 2. Es gibt drei verschiedene "Outlooks": MS Outlook ist das professionelle Werkzeug (dafür kostet es ca. € 200). Outlook Express ist das kostenlose, aber im Leistungsumfang reduzierte Anwendungsprogramm. Outlook Web Access ermöglicht den Zugriff auf die Daten, die MS Outlook auf dem MS Exchange-Server speichert, mit Hilfe eines beliebigen Browsers. 3. MS Outlook 2003 wurde in vieler Hinsicht gegenüber seiner Vorgängerversion verbessert. Zu erwähnen ist unbedingt das veränderte Erscheinungsbild (neuer Navigationsbereich), die neue Anordnung des Lesebereichs (der durch die jetzt kürzeren Zeilen das Erfassen eines Textes wesentlich erleichtert), die neuen Such- und Favoritenordner, der Offline-Cache-Modus (der ein Arbeiten mit Outlook auch dann ermöglicht, wenn die Verbindung mit dem Mailserver gerade schlecht ist) etc. etc. Nicht mehr in MS Outlook 2003 enthalten ist die Möglichkeit, Laufwerke, Ordner und Dateien zu verwalten. 4. Das Starten von MS Outlook erfolgt durch einen Doppelklick auf das entsprechende Symbol auf dem Windows-Desktop, über das Start-Menü bzw. über die Microsoft Office Shortcut-Leiste (falls installiert). Das Beenden erfolgt mit Menü Start, Beenden. 5. Nach dem Starten müssen Sie sich möglicherweise anmelden. Dies erfolgt durch Eingabe eines Anmeldenamens und eines Passwortes. MS Outlook kann das Kennwort speichern, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie auf die erhöhte Sicherheit keinen Wert legen. Das Abmelden erfolgt automatisch mit der Beendigung von MS Outlook. 6. Der Bildschirm von MS Outlook enthält die typischen Elemente wie Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste, Statusleiste etc. Auffallend ist die Navigationsleiste, die den Aufruf der div. Funktionen ermöglicht. Falls ein Element auf Ihrem Outlook-Bildschirm fehlt, können Sie es mit dem Menü Ansicht aufrufen. 7. Einen guten Überblick über den heutigen Tag bietet die Ansicht Outlook Heute. Hier finden Sie eine Zusammenfassung aus den Bereichen Nachrichten, Termine und Aufgaben. 8. Prinzipiell kann jede Tätigkeit - nach dem Aufruf der entsprechenden Ansicht - mit dem ersten Symbol der Standard-Symbolleiste begonnen werden. Ebenso lassen sich die meisten Tätigkeiten mit dem ersten Symbol des nun erschienenen Dialogfensters auch abschließen: Senden bzw. Speichern und Schließen. 9. Outlook ermöglicht viele verschiedene Druckformate, die auch mit Zeitplansystemen kompatibel sind. Der Druck gelingt wie gewohnt über Datei, Drucken... 10. Der schnellste Weg, Hilfe anzufordern besteht in einem Eintrag in dem entsprechenden Feld ganz rechts in der Menüleiste. Anschließend erscheint ein
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Was ist Outlook? siehe Seite 8
Drei Arten von Outlook siehe Seite 9
Was ist neu? siehe Seite 10
Starten und Beenden siehe Seite 11
An- und Abmelden siehe Seite 12
Der Outlook-Bildschirm siehe Seite 13
Outlook Heute siehe Seite 14 Grundsätzliche Vorgangsweise siehe Seite 15
Der Ausdruck siehe Seite 16 Hilfe siehe Seite 17
Modul 1: Auf den Überblick kommt's an - Grundlagen
Aufgabenbereich mit (hoffentlich) den benötigten Informationen. Neue Informationen können auch aus dem Internet bezogen werden.
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MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 2:
20
Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
Wie sende ich eine Nachricht an einen anderen Benutzer? Wie kann ich eine empfangene Nachricht lesen, darauf antworten oder diese weiterleiten? In welchen Ordnern werden die Nachrichten gespeichert? Wie kann ich Empfänger meiner Nachricht aus dem Adressbuch auswählen? Was ist der Unterschied zwischen einer Rich-Text-Mail und einer Nur-Text-Mail? Welche Vor- und Nachteile bietet die Verwendung von WordMail? Wie ist es möglich, Dateien mit einer Nachricht zu versenden? Wie kann ich eine Signatur erstellen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Das benötigen Sie jedenfalls: Senden und Lesen einer Nachricht....................................................... 21 Posteingang, -ausgang etc: Nachrichten-Ordner............................................................................. 22 Empfangene Nachrichten lesen: Posteingang ................................................................................. 23 Antworten, Weiterleiten...: Bearbeiten empfangener Nachrichten ...................................................... 24 Mitteilungsbedarf: Nachrichten erstellen ....................................................................................... 25 Globales Adressbuch, Kontakte & Co: Adressieren von Nachrichten ................................................... 26 Rich-Text, HTML etc.: Erstellen des Nachrichtentextes..................................................................... 27 Exkurs: Word als E-Mail-Editor .................................................................................................... 28 Wo ist das @: Besonderheiten beim Senden von Internet-Mail.......................................................... 29 Beilagen bzw. Attachments: Dokumente mit Mails versenden ........................................................... 30 Noch mehr Pepp: Objekte und Elemente in Mails ............................................................................ 31 Automatischer Mailschluss: Signaturen ......................................................................................... 32
Lernziel: Sie erlernen die Techniken, die Sie benötigen, um Nachrichten, Dateien und Objekte zu empfangen oder zu versenden.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie mit Textverarbeitungen.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
21
Das benötigen Sie jedenfalls: Senden und Lesen einer Nachricht Wie sende ich eine Nachricht an einen anderen Benutzer? Wie kann ich eine empfangene Nachricht lesen, darauf antworten oder diese weiterleiten?
Abb. 11:
Der Nachrichten-Editor von MS Outlook
So verfassen Sie eine neue Nachricht 1. Um eine neue Nachricht zu beginnen, gibt es folgende Möglichkeiten: l Klicken Sie das Symbol E-Mail (Navigationsbereich) und anschließend das Symbol Neu (Standard-Symbolleiste). l Standard-Symbolleiste: Öffnen Sie das Symbol Neu und wählen Sie aus dem herausklappenden Menü E-Mail-Nachricht. Oder Menü Datei, Neu, EMail-Nachricht (diese beiden Möglichkeiten sind nur dann sinnvoll, wenn Sie momentan nicht im Posteingang sind). 2. Anschließend erscheint der Nachrichten-Editor (siehe Abb.). Durch Klicken auf die Schaltfläche An... oder Cc... können Sie das Adressbuch aufrufen. E-Mail-Adressen können Sie aber auch einfach in die entsprechenden Felder eingeben. Anschließend geben Sie den Betreff und den Nachrichtentext ein und schicken die Nachricht mit der Schaltfläche Senden ab.
Nachricht erstellen
Um eingehende Nachrichten zu lesen, klicken Sie die Nachricht in der Desktopbenachrichtigung an (uninteressante Mails können Sie dort auch gleich mit dem entsprechenden Symbol x löschen).
Eingehende Nachrichten
Um eingegangene Nachrichten zu lesen, wechseln Sie in den Posteingang (Symbol E-Mail im Navigationsbereich).
Eingegangene Nachrichten
Eine Nachricht kann auf zwei Arten gelesen werden: l Nach dem Anklicken der Nachricht im Posteingang können Sie den Inhalt im Vorschaufenster (=rechts) lesen. l Doppelklick auf die Nachricht: Hierdurch wird die Nachricht in einem eigenen Fenster angezeigt (=Nachrichtenfenster). Diese Vorgangsweise ist insb. bei längeren Nachrichten zu empfehlen. Das Nachrichtenfenster wird durch Klick auf die X-Schaltfläche oder mit ESC geschlossen.
Wenn auf eine Nachricht geantwortet werden soll, ist die Nachricht zu markieren oder zu öffnen und die Schaltfläche Antworten zu verwenden. Es wird eine neue Nachricht erstellt und an den Absender adressiert. Der ursprüngliche Text wird in die Nachricht automatisch eingefügt. Ebenso kann durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiterleiten eine Nachricht an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden. ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Posteingang, -ausgang etc: Nachrichten-Ordner Wie rufe ich die Nachrichten-Ordner in MS Outlook auf? In welchen Ordnern werden die Nachrichten gespeichert?
Abb. 12:
Nachrichtenordner von MS Outlook (einige Ordner haben hier Unterordner)
Für die Bearbeitung von Nachrichten stellt MS Outlook einige Ordner bereit, die Sie mit dem Navigationsbereich E-Mail erreichen können: l Entwürfe: Speichert begonnene, aber noch nicht abgeschickte Nachrichten. l Gelöschte Objekte: Alle Outlook-Elemente, die gelöscht werden, befinden sich zunächst einmal in diesem Ordner, der eine Art „Papierkorb“ darstellt. Der Ordner kann durch einen Klick mit der rechten Maustaste und dem Befehl Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren... entleert werden. l Gesendete Objekte: Alle Nachrichten, die bereits geschickt wurden, können hier nachträglich geöffnet werden. Es ist hier auch möglich, unter bestimmten Bedingungen bereits abgesandte Nachrichten zurückzurufen oder auch erneut zu versenden. l Junk-E-Mail: Ordner, in dem MS Outlook automatisch empfangende Mail ablegt, die bestimmten Junk-E-Mail-Kriterien entsprechen. Diese Kriterien können Sie mit Menü Extras, Optionen…, Register Einstellungen, Schaltfläche Junk-E-Mail… bearbeiten. l Postausgang: Dieser Ordner ist ein Durchgangsbereich. Nachrichten, die geschickt werden, aber noch nicht zu einem Mail-Server (z. B. ExchangeServer) übertragen wurden, werden hier aufbewahrt. Im Offline-Betrieb (z.B. Notebookbetrieb von unterwegs) warten hier die Nachrichten, bis erneut die Verbindung zu einem Server errichtet wird. l Posteingang: Der wahrscheinlich am häufigsten genutzte Ordner von MS Outlook – in diesem Ordner kommen alle Nachrichten an, die Sie von anderen erhalten. l Suchordner: Ordner mit weiteren Ordnern, die nur bestimmte Mails auf Grund selbst zu bestimmender Such- und Filterkriterien anzeigen.
Entwürfe Gelöschte Objekte
Gesendete Objekte
Junk-E-Mail
Postausgang
Posteingang
Suchordner
Um das Postfach möglichst klein zu halten, gibt es eine Voreinstellung, wonach der Ordner „Gelöschte Objekte“ beim Beenden von MS Outlook automatisch geleert werden kann: Menü Extras, Optionen… Register Weitere.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Empfangene Nachrichten lesen: Posteingang Wie kann ich empfangene Nachrichten lesen? Wie kann ich eine Nachricht beantworten? Wie kann ich empfangene Nachrichten weiterleiten?
Abb. 13:
Eine Nachricht wird gelesen
Im Ordner Posteingang befinden sich die empfangenen Nachrichten.
Zweck
Sie l l l l
Aufruf
können den Posteingang auf verschiedene Arten öffnen: Navigationsbereich E-Mail, Ordner Posteingang, Ansicht Outlook Heute, Hyperlink Posteingang Menü Ansicht, Gehe zu, Posteingang bzw. die Tastenkombination: STRG+UMSCHALT+I.
Zur Verdeutlichung kommen div. Symbole zur Anwendung (ein Auszug): l Ungelesene Nachrichten haben ein geschlossenes Kuvert-Symbol und sind in Fettdruck dargestellt. l Gelesene Nachrichten sind durch ein geöffnetes Kuvert gekennzeichnet und werden in Normalschrift dargestellt. l Hohe Wichtigkeit wird durch ein rotes Rufzeichen – niedrige Wichtigkeit durch einen nach unten gerichteten blauen Pfeil signalisiert. l Kennzeichnungen werden durch eine Fahne angedeutet. Kennzeichnungen können vom Absender stammen – Empfänger können aber auch Kennzeichnungen in sechs verschiedenen Farben hinzufügen (Kontextmenü, Zur Nachverfolgung). l Büroklammern weisen auf eine Dateianlage hin. So können Sie Nachrichten lesen: l Klicken Sie eine Nachricht an – sie wird im Lesebereich (rechts) angezeigt. Wird das Vorschaufenster nicht angezeigt, können Sie es mit Menü Ansicht, Lesebereich einblenden. l Nachrichten können aber auch durch einen Doppelklick in einem eigenen Fenster aufgerufen werden.
Symbolik
Lesebereich
Eigenes Fenster
Die Einstellung, wann eine Nachricht im Vorschaufenster als gelesen markiert wird (und weitere Optionen), können mit Menü Extras, Optionen…, Register Weitere, Schaltfläche Vorschaufenster... angepasst werden.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Antworten, Weiterleiten...: Bearbeiten empfangener Nachrichten Wie kann ich erhaltene Nachrichten bearbeiten? Was ist der Unterschied zwischen Antworten und Allen antworten? Wie kann ich eine Nachricht weiterleiten?
Abb. 14:
Antworten auf eine Nachricht
Zum Behandeln einer Nachricht stehen die folgenden Schaltflächen und Symbole zur Verfügung: l Antworten: Die Antwort wird nur an den Absender einer Nachricht adressiert, bzw. an jenen Empfänger, den der Absender als Antwortempfänger definiert hat. l Allen antworten: Die Antwort wird zusätzlich an alle Empfänger der Felder An... und Cc... (nicht jedoch an Empfänger des Feldes BCc – diese sind ja verborgen) adressiert. l Weiterleiten: Die neue Nachricht wird nicht adressiert, der ursprüngliche Text aber eingetragen. l Löschen: Die Nachricht wird in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Dies kann auch durch Drücken der Taste ENTF im Ordner erfolgen. l In Ordner verschieben: Die Nachricht wird in einen anderen Ordner verschoben. Dies kann auch durch einfaches Ziehen der Nachricht aus dem Ursprungsordner in den Zielordner erfolgen. Der ursprüngliche Nachrichtentext wird beim Antworten und Weiterleiten automatisch unten angefügt. Je nach Nachrichtenformat der ursprünglichen Nachricht kann das Mail unterschiedlich aussehen.
Häufig wird bei der ursprünglichen Nachricht jeder Zeile eine spitze Klammer (>) vorangestellt. Dies lässt sich unter dem Menübefehl Extras, Optionen..., im Register Einstellungen über die Schaltfläche E-MailOptionen... im Bereich Beim Antworten und Weiterleiten einstellen.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Mitteilungsbedarf: Nachrichten erstellen Welche Bedeutung haben die einzelnen Felder einer Nachricht? Wie kann ich zusätzliche Felder einblenden?
Abb. 15:
Verfassen einer Nachricht
Eine neue Nachricht erstellen Sie mit folgenden Schritten: 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf E-Mail 2. Symbol Neu (Standard-Symbolleiste)
Erstellen einer Nachricht
Die l l l
Felder einer Nachricht
Felder einer neuen Nachricht haben folgende Bedeutung: An...: Empfänger der Nachricht Cc...: Kopienempfänger der Nachricht Betreff: Eingabe eines möglichst treffenden Titels für die Nachricht.
Darüber hinaus sind noch die folgenden Felder möglich, die standardmäßig nicht angezeigt werden, die Sie aber mit dem Menü Ansicht der Nachricht aufrufen können: l BCc...: steht für „Blind Carbon Copy“ (=Blindkopie): Empfänger, die in diesem Feld eingetragen werden, bleiben allen anderen Empfängern verborgen – BCc-Empfänger „sehen“ sich untereinander nicht. l Von: Hier können Sie einen Absender der Nachricht festlegen. Bleibt dieses Feld leer, werden Sie selbst der Absender sein. Um im Namen eines anderen Anwenders senden zu können, muss dieser das Recht dazu erteilen.
Zusatzfelder
Die manuelle Eingabe mehrerer Empfänger ist möglich. Diese sind durch Semikolon (;) zu trennen.
Mehrere Adressaten
Die Eingabe von E-Mail-Adressen ist genauso möglich wie die Eingabe von Namen, die in einem der Adressbücher angelegt sind: Erkennt MS Outlook den Namen, wird dieser unterstrichen. Erkennt MS Outlook den Namen nicht, wird dieser rot unterwellt dargestellt – klicken Sie mit der rechten Maustaste diesen Namen an, um Korrekturvorschläge zu erhalten.
Namenserkennung
Die Beschriftungen der Felder An..., Cc... und BCc... sind als Schaltfläche ausgeführt. Egal auf welche geklickt wird, es erscheint immer das Adressbuch, aus dem Empfänger ausgewählt werden und in die drei Felder übernommen werden können. Die Beschriftung Von: ist auch als Schaltfläche ausgelegt. Es können hier aber nur Namen für das Von-Feld ausgewählt werden. Empfänger von Nachrichten können auch sog. Verteilerlisten sein: Dabei wird die Nachricht an alle Mitglieder der Liste geschickt. ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Globales Adressbuch, Kontakte & Co: Adressieren von Nachrichten Wie kann ich Empfänger meiner Nachricht aus dem Adressbuch auswählen? Gibt es auch andere Möglichkeiten, Empfänger einzugeben?
Abb. 16:
Auswählen von Empfängern aus dem Adressbuch
Beim Verfassen eines Mails wird durch Klicken auf die Schaltflächen An..., Cc... oder BCc... das Dialogfenster Namen auswählen eingeblendet. Aus der Liste Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen können Sie üblicherweise aus den folgenden Adressbüchern auswählen: l Globale Adressliste: Hier finden Sie alle Empfänger und Verteilerlisten, die am (Exchange)-Server angelegt wurden (= insb. Firmenmitglieder). l Outlook-Adressbuch/Kontakte: Hier sind die E-Mail-Adressen des Kontakte-Ordners zu finden (= insb. persönliche Kontakte). l Persönliches Adressbuch: Enthält ebenfalls persönliche Kontakte (dieses Adressbuch wurde bereits mit Outlook 2000 obsolet und wird nur mehr aus Kompatibilitätsgründen angezeigt).
Drei Adressbücher
Sie können aber auch die Namen von Empfängern direkt in die entsprechenden Felder – getrennt durch ein Semikolon (;) – eintragen. Dabei reicht es meist, nur den Beginn des Namens einzugeben. MS Outlook 2003 vergleicht bereits während der Eingabe, ob es entsprechende Adressen gibt und schlägt den Rest vor.
Empfänger direkt eintragen
Nach Verlassen des Feldes können folgende Fälle auftreten: l Der Name wird automatisch ergänzt und durchgehend schwarz unterstrichen: Der Name wurde gefunden und ist eindeutig. l Der Name wird rot unterwellt: Der Name wurde gefunden, ist aber nicht eindeutig. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf den Namen können Sie den genauen Empfänger angeben. l Der Name wird automatisch ergänzt, aber grün unterstrichelt: Der Name wurde gefunden, ist aber nicht eindeutig. Es wird jener Empfänger angezeigt, der zuletzt in diesem Fall ausgewählt wurde. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste kann ein anderer ausgewählt werden.
Überprüfung
Neben der E-Mail-Adresse stehen in vielen Adressbüchern noch weitere Informationen (Telefonnummern etc.) zur Verfügung. Diese können im Adressbuch mit der Schaltfläche Eigenschaften oder im Nachrichten-Editor durch Doppelklick auf den Empfängernamen angezeigt werden. Sie können die Adressbücher auch durchsehen, ohne eine Nachricht erstellen zu müssen: Symbol Adressbuch (StandardSymbolleiste). ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Rich-Text, HTML etc.: Erstellen des Nachrichtentextes Wie kann ich Nachrichten verfassen? Welche Formatierungen werden unterstützt? Was ist der Unterschied zwischen einer Rich-Text-Mail und einer Nur-Text-Mail?
Abb. 17:
Die Symbolleiste Format steht nur bei Rich-Text und HTML-Mail zur Verfügung
Eine Nachricht in Outlook kann drei verschiedene Formate haben: l Rich-Text: Dieses Format wird nur von MS Outlook, Outlook Express und MS Exchange-Client verstanden. Es unterstützt sämtliche Formatierungen. Wenn andere E-Mail-Programme solche Nachrichten lesen, gehen die Formatierungen verloren (Abk. für Rich-Text-Format = RTF). l Nur-Text: Dieses Format bietet keine Formatierungsmöglichkeiten. Die Nachrichten sind in diesem Format am kleinsten. l HTML: Die meisten neueren Programme (z. B. Outlook, Outlook Express, Netscape Communicator) verstehen dieses Format. Es unterstützt die meisten Formatierungen und sogar einige zusätzliche gegenüber dem RTF-Format.
Nachrichtenformate
Mit Microsoft Word steht eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, E-Mails zu schreiben. Das Ergebnis des Verfassens von Mail mit MS Word entspricht weitgehend dem Rich-Text-Format von MS Outlook (mit allen Vor- und Nachteilen). Bei Auswahl dieses Formats wird Microsoft Word als E-Mail-Editor gestartet, wodurch zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen (Tabellen, AutoTexte etc.).
Word als E-Mail-Editor
Das gewünschte Format einer Nachricht können Sie über das Menü Format einstellen. Hinweis: Wenn eine Nachricht im HTML oder im Rich-Text-Format vorliegt, kann das jeweils andere Format nur gewählt werden, wenn Sie zunächst Nur Text wählen.
Nachrichtenformat wählen
Die Voreinstellung für neue Nachrichten kann über den Menübefehl Extras, Optionen…, Register E-Mail-Format im Feld Verfassen im Nachrichtenformat eingestellt werden.
Voreinstellung
Zur Formatierung der Nachricht stehen die Symbolleiste Format sowie das Menü Format zur Verfügung.
Nachricht formatieren
Wenn gewünscht wird, dass automatisch unter jeder Nachricht der eigene Name und eine Grußformel steht (= Signatur), kann dies in Menü Extras, Optionen…, Register E-Mail-Format im Bereich Signaturen eingerichtet werden. Über die Schaltfläche Signaturen... werden solche Floskeln erstellt und bearbeitet. Diese lassen sich dann auch wie Textbausteine verwenden. Im Nachrichteneditor steht zum Einfügen von Signaturen das Symbol Signatur zur Verfügung. ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Exkurs: Word als E-Mail-Editor Welche Vor- und Nachteile bietet die Verwendung von WordMail? Kann ich jetzt tatsächlich meine AutoTexte aus MS Word verwenden?
Abb. 18:
Der WordMail-Editor
Mit WordMail haben Sie nahezu alle Funktionen zur Verfügung, die MS Word bietet. Hier können Tabellen, AutoTexte, Grafiken etc. eingebunden, formatiert und versendet werden, die automatische Rechtschreibprüfung macht auf Fehler mit roten Wellenlinien aufmerksam. Mit WordMail erstellte Mails können auch von Anwendern, die kein Word besitzen, empfangen werden. Wordspezifische Bestandteile des Mails werden jedoch als einfacher Text dargestellt.
Vorteile
Es steht eine eigene Symbolleiste für Mail-Zwecke zur Verfügung. Diese enthält u. a. folgende Schaltflächen: l Senden: Sendet die Nachricht an die unter An... und Cc... angegebenen Personen. l Datei einfügen: Versenden von Dateien/Outlook-Elementen mit der Nachricht. l Adressbuch: Anzeige von Globalem Adressbuch, Outlook-Kontakten, Persönlichem Adressbuch. l Berechtigung: Ermöglicht die Nutzung (Weiterleitung!) des Mails einzuschränken. l Wichtigkeit: Hoch/Niedrig:Stattet die Nachricht im Posteingang des Empfängers mit einer entsprechenden Markierung aus. l Nachricht kennzeichnen: Kommentar und Fälligkeiten. Regel erstellen ermöglicht eine Regel, basierend auf den Merkmalen des aktuellen Mails zu erstellen. l Optionen...: Öffnet das Dialogfenster Nachrichtenoptionen bzw. ermöglicht das Einfügen von Signaturen, Briefpapier und weiteren Feldern. l Nachrichtenformat: Nachträgliche Änderung des Mail-Formats auf RichText, HTML oder Nur-Text.
Mail-Symbolleiste
Zu beachten ist, dass bei Verwendung von WordMail der Start von Outlook und der Start einer neuen Nachricht doch spürbar länger dauert. Wichtig: Ihr Computer sollte mit ausreichend Arbeitsspeicher ausgerüstet sein.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Wo ist das @: Besonderheiten beim Senden von Internet-Mail Wie kann ich an Empfänger im Internet Nachrichten senden? Welche Besonderheiten muss ich dabei beachten?
Abb. 19:
Senden einer Nachricht ins Internet mit Blickfangpunkten fett und kursiv…
Um eine Nachricht ins Internet zu senden, genügt es normalerweise, die Internet-Mail-Adresse (z. B.
[email protected]) als Empfänger in die Felder An..., Cc... oder BCc... einzutragen.
Eingabe von Internet-MailAdressen
Das in Internet-Adressen immer vorkommende At-Zeichen (@) erzeugen Sie mit der Tastenkombination ALT GR + Q.
Das @-Zeichen
Auch im Globalen Adressbuch können Internet-Empfänger aufscheinen. Diese sind meist mit einem Globus-Symbol gekennzeichnet. Außerdem können Sie in Ihren Outlook-Kontakten auch Internet-Mail-Adressen eingeben und dann verwenden.
Internet-Adressen in den Adressbüchern
Beim Senden von Nachrichten ins Internet können folgende Möglichkeiten nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden: l Abhängig vom Empfängerprogramm können Empfangs- und Lesebestätigungen korrekt funktionieren, müssen aber nicht. l Umlaute können manchmal (heutzutage eher selten) verloren gehen. l Im Allgemeinen versteht der Empfänger nur die Formate HTML oder NurText. Rich-Text wird nur von MS Outlook bzw. Outlook Express verstanden.
Einschränkungen bei Internet-Mails
Hin und wieder kommt es zu Fehlern bei der Übertragung von Nachrichten. Es kommen dann Nachrichten mit Fehlermeldungen (meist in englischer Sprache) zurück. Enthalten diese Fehlermeldungen Texte wie „Host unknown“ oder „User unknown“, so stimmt meist die E-Mail-Adresse nicht.
Fehlermeldungen
Eine Empfehlung ist, nicht zu große Anlagen (größer als 1 MB) über das Internet zu versenden. Viele Benutzer sind nur über Wählleitungen mit dem Internet verbunden – da kann der Empfang von Nachrichten mit großen Anlagen recht lange dauern. Außerdem kann es Beschränkungen beim Versand und Empfang von Internet Mail geben. Diesbezügliche Auskünfte erteilt der Netzwerk-Administrator bzw. InternetService-Provider. Auf jeden Fall sollte im Internet die so genannte „Netiquette“ beachtet werden! ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Beilagen bzw. Attachments: Dokumente mit Mails versenden Wie ist es möglich, Dateien mit einer Nachricht zu versenden? Was kann bzw. muss ein Empfänger eines „Attachments“ tun?
Abb. 20:
Auf dem Weg zur Dateianlage – das Dialogfenster Datei einfügen
E-Mails können auch Anlagen enthalten. Unter einer Anlage wird ein Dokument (z.B. ein CorelDRAW-Bild, eine Excel-Tabelle, ein Word-Text etc.) verstanden, das gemeinsam mit dem Nachrichtentext den Empfänger erreichen soll.
Anlagen
Eine Anlage erstellen Sie, indem Sie nach der Positionierung der Einfügemarke im Textbereich des Nachrichtenfensters 1. das Symbol Datei einfügen klicken und 2. dann aus den Laufwerken und Ordnern (bzw. auch aus dem Internet) das benötigte Dokument auswählen und mit Einfügen bestätigen.
Einfügen von Anlagen
Anlagen werden im Mail als Symbol angezeigt. Empfänger können die Anlage einsehen, indem dieses Symbol doppelt geklickt wird. Drucken, Speichern etc. der Dateianlage ist nach Anklicken derselben und dem Aufruf des Kontextmenüs (= rechte Maustaste) möglich. Sicherer (Virus) aber ist das Ablegen von Anlagen auf der eigenen Festplatte.
Umgang mit empfangenen Anlagen
So 1. 2. 3.
speichern Sie eine Anlage: Menü Datei, Anlagen speichern... Markieren Sie die abzulegenden Anlagen und klicken Sie OK. Wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie OK.
Um eine Anlage einzusehen, benötigt ein Empfänger die entsprechende Anwendung!
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Noch mehr Pepp: Objekte und Elemente in Mails Was ist ein Objekt - was ist ein Element? Wie kann ich ein Objekt bzw. ein Element in mein Mail integrieren?
Abb. 21:
Einfügen eines Kontakts als Text in ein Mail
Das Einfügen eines Objektes (OLE) ermöglicht das Überwinden der Grenzen von Microsoft Outlook. Es besteht damit die Möglichkeit, eine andere Anwendung zu starten und das Ergebnis der Bearbeitung mit dem Mail zu versenden. Das Einfügen eines Objekts gelingt nur bei Mail, die im Rich-Text- bzw. im HTML-Format erstellt werden.
Objekte
So fügen Sie ein Objekt ein: 1. Menü Einfügen, Objekt... () 2. Wählen Sie nun die benötigte Anwendung (z.B. Microsoft Excel-Tabelle) aus. 3. Erstellen Sie Ihre Arbeit in der Objekt-Umgebung. 4. Klicken Sie nach Fertigstellung des Objektes einfach in den übrigen Nachrichtentext.
Objekt-Erstellung
Eine Weiterbearbeitung erfolgt durch einen Doppelklick auf das Objekt.
Weiterbearbeitung
Outlook-Elemente, also Mails, Kalendereinträge, Kontakte etc. können u.a. als Anlagen von Nachrichten versendet werden.
Outlook-Elemente
So versenden Sie Outlook-Elemente mit einem Mail: 1. Menü Einfügen, Element... 2. In dem folgenden Dialogfenster wählen Sie im oberen Teil den OutlookOrdner, in dem das Element derzeit gespeichert ist und unten das gewünschte Element. Rechts können Sie im Gruppenfeld Einfügen als festlegen, ob das Element als Nur-Text oder als Anlage versendet werden soll. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Einfügen eines Elements
Bei der Option Anlage müssen Empfänger über die geeignete Anwendung verfügen, um das Element lesen zu können. Bei Objekten benötigen Empfänger diese Anwendung nur, wenn das Objekt bearbeitet werden soll. Letzteres erfolgt durch den Doppelklick auf das Objekt.
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Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Automatischer Mailschluss: Signaturen Wie kann ich eine Signatur erstellen? Wie kann ich Signaturen einsetzen? Wie kann ich Signaturen nachträglich bearbeiten?
Abb. 22:
Das Dialogfenster Signatur bearbeiten
Signaturen sind Floskeln, die Sie automatisch am Ende Ihres Mails vorfinden bzw. die Sie auf einfache Art an beliebige Stelle in Ihre Mails einsetzen können. Signaturen können auf diese Art auch als Textbaustein (Autotext) dienen.
Zweck
So erstellen Sie eine Signatur: 1. Menü Extras, Optionen…, E-Mail-Format, Schaltfläche Signaturen…, Neu… (Markieren Sie eine Signatur und klicken Sie Bearbeiten, wenn Sie eine Signatur verändern wollen). 2. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Signatur und bestimmen Sie, ob Sie eine ganz neue Signatur anlegen wollen oder ob Sie eine bestehende Signatur oder Datei als Grundlage verwenden wollen. Klicken Sie Weiter> 3. Geben Sie nun den Signatur-Text ein oder bearbeiten Sie ihn. Bestätigen Sie die Dialogfenster mit Fertig stellen und OK. Bestimmen Sie im Dialogfenster Optionen, ob Ihre Signatur zum Standard erhoben werden soll (Signatur für neue Nachrichten). Bestätigen Sie das Dialogfenster Optionen mit OK.
Erstellung (Bearbeitung)
So setzen Sie Ihre Signaturen ein: l Die Standard-Signatur wird in jedem neuen Mail bereits vorhanden sein. l Andere Signaturen können Sie mit Menü Einfügen, Signatur bzw. mit dem entsprechenden Symbol einsetzen.
Einsatz
Im Dialogfenster Signatur bearbeiten kann einer Signatur auch eine VCard hinzugefügt werden. Diese muss vorher als Kontakt angelegt worden sein. Eine VCard ist eine Datei, die Empfängern ermöglicht, Adressinformationen sehr komfortabel durch z.B. Ziehen mit der Maus in VCard-kompatible Adressverwaltungen zu übernehmen (z.B. MS Outlook). ©
Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Mailverkehr - Nachrichten empfangen und versenden
1. Eine Nachricht ist eine elektronische Mitteilung, die an einen anderen Benutzer gesendet wird. Sie erstellen eine neue Nachricht, in dem Sie im Posteingang das Symbol Neu klicken. Erhaltene Nachrichten erscheinen im Posteingang und können dort mit einem Doppelklick geöffnet werden. 2. Zur Bearbeitung von elektronischen Nachrichten stellt MS Outlook div. Ordner zur Verfügung. Die wichtigsten Ordner sind die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte, Entwürfe sowie Gelöschte Objekte. 3. Erhaltene Nachrichten befinden sich im Posteingang. Sie werden im Lesebereich dargestellt oder mit einem Doppelklick geöffnet. Mit Menü Ansicht, Lesebereich können Sie das Vorschaufenster einblenden. 4. Empfangene Nachrichten können mit MS Outlook auf einfache Weise beantwortet, weitergeleitet, gelöscht oder in Ordner verschoben werden. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste. 5. Zum Erstellen einer Nachricht wechseln Sie in den Posteingang und klicken das Symbol Neu. Beim Erstellen einer Nachricht ist auf jeden Fall immer das An...-Feld auszufüllen und ein Betreff einzugeben. Das Feld Cc... dient der Eingabe von Kopienempfängern. Empfänger im Feld BCc... bleiben für alle anderen Empfänger aber auch untereinander unsichtbar. 6. Zum Auswählen von Empfängern stehen verschiedene Adressbücher zur Verfügung. Im Globalen Adressbuch finden Sie alle Empfänger, die am Server angelegt wurden. Im Outlook-Adressbuch finden Sie Empfänger des Ordners Kontakte. Daneben kann es noch zahlreiche weitere Adressbücher geben. 7. MS Outlook unterstützt verschiedene Nachrichtenformate. Das Format NurText bietet keine Formatierungen - es ist aber dennoch das gebräuchlichste Format im Internet. Mittlerweile fast ebenso gebräuchlich ist das Format HTML. 8. Als Editor für die Nachrichten kann auch Microsoft Word eingesetzt werden. Somit stehen die ganzen Möglichkeiten von MS Word beim Verfassen von Mails zur Verfügung. Der Nachteil: Die Nachrichten erhalten alle das wenig gebräuchliche Word-Format und WordMail benötigt viel Speicher. 9. Internet-Mail-Adressen erkennt Outlook automatisch. Sie können daher ganz einfach eingegeben werden. Beim Senden ins Internet gehen aber häufig die Formatierungen verloren. Außerdem funktionieren Lese- und Übermittlungsbestätigungen häufig nicht oder fehlerhaft. 10. Mit Outlook ist es auf einfache Weise möglich, Dateianlagen zu versenden. Empfangene Anlagen können mit Menü Datei, Anlagen speichern... abgelegt werden. 11. Mit dem Einfügen eines Objekts können Sie die Grenzen des Nachrichtenfensters überschreiten und z.B. sichtbare Excel-Tabellen in Mails versenden. Elemente ermöglichen Outlook-Informationen mit Nachrichten zu versenden. 12. Signaturen haben den Zweck, automatische Mailschluss-Floskeln zu erzeugen. Signaturen können aber auch die Funktion von AutoTexten erfüllen.
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Nachrichten lesen und senden siehe Seite 21 Nachrichten-Ordner siehe Seite 22 Posteingang siehe Seite 23 Nachrichten bearbeiten siehe Seite 24 Nachrichten erstellen siehe Seite 25
Adressierung siehe Seite 26
Nachrichtentext siehe Seite 27
WordMail siehe Seite 28
Internet-Mail siehe Seite 29
Anlagen einfügen und speichern siehe Seite 30 Objekte / Elemente in Mails siehe Seite 31
Signaturen siehe Seite 32
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 3:
34
Die Ablage organisieren - Ordner
Wo werden Informationen in Outlook gespeichert? Was sind Persönliche Ordner? Was sind OfflineOrdner? Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen? Was ist der Zweck eines „Persönlichen Ordners“? Wie kann ich Nachrichten so veröffentlichen, dass mehrere Kollegen darauf zugreifen können? Wie kann ich aus der Vielzahl der Öffentlichen Ordner meine bevorzugten schneller erreichen? Was verbirgt sich hinter der Schaltfläche Organisieren? Wie kann ich verhindern, dass mein Postfach allmählich zu groß wird? Wie kann ich archivieren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Ablage mit System: Überblick über Outlook-Ordner ........................................................................ 35 Elemente ablegen: Ordner anlegen und verwalten .......................................................................... 36 Ablage für die Öffentlichkeit: „Öffentliche Ordner“ .......................................................................... 37 Ablage außerhalb des Postfachs: „Persönliche Ordner“ .................................................................... 38 Farben, Ansichten etc.: „Organisieren“ von Ordnern........................................................................ 39 Die wichtigen Ordner zuerst: Favoriten-Ordner .............................................................................. 40 Die Hoffnung, wichtige Dinge schnell zu finden: Suchordner............................................................. 41 Auslagerung von älteren Elementen: Archiv-Ordner ........................................................................ 42
Lernziel: Sie lernen den Umgang mit den verschiedenen Ordner-Arten, die MS Outlook - speziell in Verbindung mit MS Exchange-Server - bietet. Insb. wird Wert gelegt auf die Vermittlung des Wissens, dass das Postfach in Exchange-Server-Umgebungen klein zu halten ist.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit dem Senden und Empfangen von Nachrichten in MS Outlook.
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Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
35
Ablage mit System: Überblick über Outlook-Ordner Wo werden Informationen in Outlook gespeichert? Was sind Persönliche Ordner? Was sind OfflineOrdner?
Abb. 23:
Übersichtliche Ablage in Outlook-Ordnern
Ordner in MS Outlook sind streng von den Datei-Ordnern im Windows-Explorer zu unterscheiden. Outlook-Ordner werden in so genannten Informationsspeichern abgelegt, die mit dem Windows-Explorer nicht gesehen werden können.
Outlook-Ordner
Informationsspeicher können sein: l Postfach: Am häufigsten werden die Informationen direkt im Postfach (engl.: Mailbox) des Anwenders gespeichert. Dieses liegt am Exchange-Server. Dieser Informationsspeicher hat zwei Vorteile: Informationen können auf einfache Weise gesichert werden und Ordner in Postfächern können freigegeben werden, so dass auch andere Benutzer – im Rahmen genau definierter Rechte – darauf zugreifen können. l Eine andere Möglichkeit, Informationen zu speichern, sind so genannte „Persönliche Ordner“. Bei einem Persönlichen Ordner handelt es sich um eine einzige Datei mit der Endung .pst, die Outlook-Ordner und -elemente enthält. Persönliche Ordner werden z.B. dann eingesetzt, wenn kein Exchange-Server vorhanden ist, der Speicherplatz auf dem Exchange-Server stark begrenzt ist oder für besonders vertrauliche Informationen, die auch ein SystemAdministrator jedenfalls nicht sehen soll. Für die Sicherung eines „Persönlichen Ordners“ ist jeder Anwender selbst verantwortlich. l Archive sind – ähnlich den „Persönlichen Ordnern“ - .pst-Dateien, in welche MS Outlook in regelmäßigen Abständen Elemente, die ein gewisses Alter übersteigen, auslagert. Zweck: Größe des Postfaches wird minimiert. l Informationen, die von vornherein für mehrere Mitarbeiter bestimmt sind, sollten Sie in so genannten „Öffentlichen Ordnern“ ablegen. Dabei handelt es sich um Ordner, die direkt am Exchange-Server gespeichert sind, aber allen Mitarbeitern oder einem bestimmten Benutzerkreis zugeordnet sind. Öffentliche Ordner eignen sich daher vorzüglich für Team-Arbeit.
Informationsspeicher Postfach
Persönliche Ordner
Archive
Öffentliche Ordner
Zu beachten ist außerdem, dass üblicherweise ein Limit des Speicherplatzes für Ihr Postfach vom Netzwerk-Administrator eingestellt ist. Auch hier stellt die Anlage und Verwendung von „Persönlichen Ordnern“ bzw. Archiven ein Ausweg dar. Naturgemäß können solche .pst-Dateien recht groß werden (mehrere 100 MB). Es ist bekannt, dass zu große .pst-Dateien Probleme bereiten können: Sollten Sie z.B. Schwierigkeiten beim Öffnen einer .pst-Datei haben, fragen Sie Ihren System-Administrator! ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
36
Elemente ablegen: Ordner anlegen und verwalten Ich möchte eine Nachricht ablegen – wie geht das? Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen? Wie kann ich einen bestehenden Ordner löschen?
Abb. 24:
Anlage eines neuen, öffentlichen Kalender-Ordners mit dem Namen „Arbeitszeiten“
Ordner dienen der Ablage von Nachrichten, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden.
Zweck
Die vollständige Ordnersammlung sehen Sie, wenn Sie im Navigationsbereich auf Ordnerliste klicken.
Ordnerliste anzeigen
In den Ordnern können nun Nachrichten abgelegt werden. Dies erfolgt durch: l Ziehen mit der rechten Maustaste (= Auswahl, ob kopiert oder verlagert werden soll) oder über l das Symbol In Ordner verschieben – dieses Symbol merkt sich auch die zuletzt verwendeten Ordner.
Ablage
Neue Ordner entstehen durch: 1. Anklicken des Ordners unter dem der neue Ordner entstehen soll. 2. Kontextmenü (=rechte Maustaste), Befehl Neuer Ordner... 3. Geben Sie den neuen Namen ein. Im Feld Ordner enthält Elemente des Typs können Sie definieren, welche Art von Standard-Outlook-Elementen der neue Ordner enthalten soll. Neben Nachrichten-Ordnern (MailElemente) können auf diese Weise auch zusätzliche Terminkalender, Kontakte-Ordner usw. erstellt werden.
Neue Ordner
Um einen bestehenden Ordner zu löschen bzw. umzubenennen, ist er mit der rechten Maustaste anzuklicken und der Befehl „
“ löschen... bzw. „“ umbenennen... zu wählen.
Löschen /Umbenennen
Es ist nicht sinnvoll, sein Ablagesystem nach Feldern auszurichten, die ohnehin in der Nachricht angezeigt werden (z. B. Absender, Empfänger oder Datum). Dafür sind Ansichten besser geeignet. Es empfiehlt sich vielmehr, Nachrichten thematisch, z. B. nach Projekten, abzulegen.
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Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
37
Ablage für die Öffentlichkeit: „Öffentliche Ordner“ Wie kann ich Nachrichten so veröffentlichen, dass mehrere Kollegen darauf zugreifen können? Wie kann ich aus der Vielzahl der Öffentlichen Ordner meine bevorzugten schneller erreichen?
Abb. 25:
Typische Struktur in Öffentlichen Ordnern (hier unter der Bezeichnung „Public Folders“)
Die Öffentlichen Ordner (von MS Exchange Server) haben eine ähnliche Funktion wie öffentliche Anschlagtafeln: Hier können Informationen angeschlagen bzw. gelesen werden. Der Zugriff auf Öffentliche Ordner kann durch ein System von Rechten nur bestimmten Personen zugänglich gemacht werden.
Funktion
Um Öffentliche Ordner zu sehen, sind in der Ordnerliste die entsprechenden Zweige zu öffnen (Symbol +). Wenn Sie einen Öffentlichen Ordner anklicken, werden Sie – wenn Sie das Recht dazu haben – im rechten Bereich die öffentlichen Nachrichten finden und je nach markierter Nachricht im Lesebereich den eigentlichen Nachrichtentext lesen können.
Verwendung
So errichten Sie einen Öffentlichen Ordner (Sie benötigen entsprechende Berechtigungen in einem Ordner, um darunter Öffentliche Ordner zu errichten): 1. Kontextmenü auf dem Ordner, in dem der neue Öffentliche Ordner errichtet werden soll, Befehl Neuer Ordner… 2. Vergeben Sie den Namen, bestimmen Sie, welche Elemente der Ordner enthalten darf und bestätigen Sie mit OK. 3. Öffnen Sie das Kontextmenü des neuen Ordners, Befehl Eigenschaften, Register Berechtigungen. Fügen Sie Personen hinzu und weisen Sie im Bereich Berechtigungen die entsprechenden Rechte zu.
Errichtung
Die nachträgliche Ordnerverwaltung erfolgt über das Kontextmenü des öffentlichen Ordners (insb. Befehl Eigenschaften).
Ordnerverwaltung
Häufig benutzte Öffentliche Ordner sollten Sie Ihren Favoriten hinzufügen – sie sind dann viel leichter zu erreichen. Dies erfolgt durch das Kontextmenü Zu Favoriten hinzufügen… In dem folgenden Dialogfenster können Sie div. Optionen zu diesem Favoriten einrichten. Favoriten befinden sich unmittelbar unter dem Eintrag Öffentliche Ordner (bzw. Public Folders).
Favoriten
Notebook-Anwender können von unterwegs nur auf solche Öffentlichen Ordner zugreifen, die Sie vorher in die Favoriten aufgenommen haben. Dazu müssen noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein: In den Eigenschaften des Exchange-Server-Kontos muss eingestellt sein, dass die Öffentlichen Ordner-Favoriten downgeloadet werden sollen. ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
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Ablage außerhalb des Postfachs: „Persönliche Ordner“ Was ist der Zweck eines „Persönlichen Ordners“? Wie erstelle ich einen „Persönlichen Ordner“? Wie lassen sich „Persönliche Ordner“ öffnen?
Abb. 26:
Einrichten eines „Persönlichen Ordners“
„Persönliche Ordner“ dienen der l Ablage von vertraulichen bzw. sensiblen Nachrichten bzw. der l Auslagerung von Outlook-Elementen aus dem Postfach, um dessen Speicherplatzbedarf klein zu halten.
Zweck
So richten Sie einen „Persönlichen Ordner“ ein: 1. Menü Datei, Datendateiverwaltung…, Schaltfläche Hinzufügen…, Persönliche Ordner-Datei (.pst) für Microsoft Outlook und OK. 2. Vergeben Sie Dateiname und Speicherort und bestätigen Sie mit OK. 3. Vergeben Sie nun einen Namen, unter dem der Ordner in Outlook angezeigt werden soll. Dieser Name muss nicht mit dem Dateinamen identisch sein. Außerdem können Sie die Art der Verschlüsselung und ein Kennwort festlegen.
Erstellung
Informationen können in Persönliche Ordner verschoben werden, indem Sie diese einfach auf den Persönlichen Ordner ziehen – ziehen Sie mit der rechten Maustaste, um zu entscheiden, ob kopiert oder verlagert werden soll!
Ablage
So verwalten Sie Persönliche Ordner: l Die prinzipielle Verwaltung von „Persönlichen Ordnern“ erfolgt nach Aufruf von Menü Datei, Datendateiverwaltung… l Um einen bestehenden Persönlichen Ordner nur vorübergehend zu öffnen, verwenden Sie Menü Datei, Öffnen, Outlook-Datendatei… l Um einen Persönlichen Ordner wieder zu schließen, klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Namen des Ordners und wählen „“ schließen.
Ordnerverwaltung
Da Outlook-Ordner häufig sensible Informationen enthalten, sollten Persönliche Ordner immer mit einem Kennwort geschützt werden. In diesem Fall können nur mehr Personen, die über das Kennwort verfügen, auf den Ordner zugreifen. Auf diese Weise können Informationen insb. auch vor dem Zugriff durch den Administrator des Exchange-Servers geschützt werden. Achtung: Wenn Sie das Kennwort Ihres Persönlichen Ordners vergessen, sind alle Informationen darin verloren. ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
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Farben, Ansichten etc.: „Organisieren“ von Ordnern Wie kann ich den Überblick in meinen Ordnern bewahren? Was verbirgt sich hinter dem Symbol Organisieren?
Abb. 27:
Die Organisieren-Leiste - angewendet im Posteingang
Der Befehl Organisieren bietet einige sehr praktische Möglichkeiten an, den Überblick in der Vielzahl der Informationen zu behalten.
Zweck
Sie rufen die Organisieren-Leiste mit Menü Extras, Organisieren… auf.
Aufruf
In der Organisieren-Leiste befinden sich die folgenden Befehle: l Ordner verwenden: Mit dieser Option können Sie eine oder mehrere Nachrichten in Ordner verschieben. Noch interessanter ist u.U. die Möglichkeit, auf Basis des Absenders oder Empfängers einer Nachricht eine Regel zu erstellen, die in Zukunft die Nachrichten automatisch verschiebt. Mit der Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen... können auch andere Regeln erstellt werden. Darüber hinaus können Sie hier auch neue Ordner anlegen. l Farben verwenden: Diese Option ermöglicht das automatische Zuweisen von Farben bei Nachrichten bestimmter Empfänger oder Absender. Mit der Option Automatische Formatierung... gelangen Sie in einen Dialog, der auch die Erstellung weitergehender Regeln zur Formatierung von Nachrichten ermöglicht. l Ansichten verwenden: Ermöglicht die Auswahl der Ansichten des Ordners. Sie können Ansichten verändern (Schaltfläche Aktuelle Ansicht anpassen) oder neue erstellen (Menü Ansicht, Aktuelle Ansicht, Ansichten definieren…) l Junk-E-Mail: Ermöglicht die Einstellung der Farben für Junk-E-Mail, sowie die Bearbeitung der Listen der Versender nicht jugendfreier Nachrichten sowie von Junk-E-Mail.
Ordner verwenden
Farben verwenden
Ansichten verwenden
Junk-E-Mail
In Nicht-Nachrichten-Ordnern stehen Ihnen nicht alle hier genannten Optionen zur Verfügung. Dafür kommt eine neue hinzu: Kategorien verwenden. Diese Option ermöglicht, Elemente bestimmten Kategorien zuzuordnen, um sie später nach Kategorien gruppiert anzuzeigen.
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Die wichtigen Ordner zuerst: Favoriten-Ordner Was ist ein Favoriten-Ordner? Wie setze ich einen solchen Ordner ein? Wie kann ich einen Favoriten-Ordner erstellen?
Abb. 28:
Der Bereich Favoritenordner mit geöffnetem Kontextmenü
Favoritenordner haben die Aufgabe, wichtige - aber verstreut liegende Mail(!)Ordner - leichter erreichbar zu machen. Favoritenordner sind dabei stets nur Verknüpfungen zum eigentlichen Ordner. Diese verstreut liegenden Ordner können aus folgenden Quellen stammen: l Postfach l Öffentliche Ordner (aber nur aus den öffentlichen Favoriten) l Persönliche Ordner (d.h. auch aus Archiven)
Zweck
So errichten Sie einen Favoritenordner: 1. Öffentliche Ordner müssen Sie zunächst zu den Öffentlichen FavoritenOrdnern hinzufügen. Dies erfolgt mit Kontextmenü eines öffentlichen Ordners und dem Befehl Zu Favoriten hinzufügen… 2. Klicken Sie einen beliebigen Mail-Ordner (öffentliche Mail-Ordner nur aus den Favoriten) mit der rechten Maustaste an und erteilen Sie den Befehl Zu Favoritenordner hinzufügen.
Errichtung
Favoritenordner finden Sie im Navigationsbereich im Bereich Mail ganz oben. Klicken Sie einen Favoritenordner an, um dessen Inhalt zu sehen.
Verwendung
Um Favoritenordner zu verwalten, öffnen Sie das Kontextmenü eines Favoritenordners. Folgende Befehle stehen u.a. zur Auswahl: l Umbenennen, Verschieben bzw. Löschen - zu beachten ist, dass dies auch den Original-Ordner umbenennt, verschiebt bzw. löscht! l Nach oben verschieben bzw. Nach unten verschieben reiht den Favoritenordner innerhalb der Favoritenordner um. l Von Favoritenordner entfernen nimmt den Ordner aus den Favoriten lässt ihn aber an seinem Originalort.
Verwaltung
Favoritenordner sind - wie erwähnt - zu unterscheiden von den Öffentlichen Ordnern, die zu den Favoriten hinzugefügt werden können. Öffentliche Favoriten-Ordner haben die Aufgabe, die wichtigsten Ordner aus der Vielzahl der Öffentlichen Ordner rascher erreichbar zu machen - die hier beschriebenen Favoritenordner haben hingegen die Aufgabe, Ordner rascher erreichbar zu machen, die in jedem beliebigen "Store" liegen. ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
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Die Hoffnung, wichtige Dinge schnell zu finden: Suchordner Was genau ist ein Suchordner? Wie verwende ich einen Suchordner? Wie errichte ich einen Suchordner?
Abb. 29:
Erstellung eines benutzerdefinierten Suchordners
Ein Suchordner erfüllt den Zweck, aus einem oder mehreren bestimmten Ordner nur solche Mails anzuzeigen, die Sie sehen wollen.
Zweck
So verwenden Sie bestehende Suchordner: 1. Öffnen Sie in der Navigationsstruktur mit dem + die Liste unter dem Eintrag Suchordner. 2. Klicken Sie einen Suchordner an.
Einsatz
So errichten Sie einen Suchordner: 1. Klicken Sie in der Navigationsstruktur mit der rechten Maustaste auf Suchordner und erteilen Sie den Befehl Neuer Suchordner… 2. Wählen Sie einen der vorgefertigten Suchordner aus oder klicken Sie Benutzerdefinierten Suchordner erstellen (in der Liste ganz unten). 3. Viele vorgefertigte Suchordner ermöglichen eine Anpassung mit Auswählen... bzw. erfordern die Auswahl, welchen Ordner der zukünftige Suchordner durchsuchen soll (Postfach oder Persönlicher Ordner - Öffentliche Ordner können leider nicht durchsucht werden). 4. Für Benutzerdefinierte Suchordner müssen Sie zunächst einen Namen vergeben. Klicken Sie dann auf Kriterien… und bestimmen Sie dann im Dialogfenster Suchordnerkriterien in den Registern Nachrichten, Weitere Optionen bzw. Erweitert welche Nachrichten Sie im Suchordner finden wollen.
Erstellung
Den fertigen Suchordner finden Sie nun in der Liste der anderen Suchordner. So bearbeiten Sie bestehende Suchordner: 1. Klicken Sie einen Suchordner mit der rechten Maustaste an. 2. Erteilen Sie den Befehl Diesen Suchordner anpassen…
Nachträgliche Bearbeitung
Im Kampf gegen die Mailflut haben viele Anwender resigniert und legen Mails nicht mehr in Ordner ab. Suchordner erfüllen hier den Zweck, um in Posteingängen mit z.B. einigen 1.000 Mails dennoch den Überblick zu behalten. Suchordner entstehen übrigens auch, wenn in der Suchleiste (Menü Extras, Suchen, Suchen) nach einer Suche der Befehl Suche als Suchordner speichern… erteilt wird. ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
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Auslagerung von älteren Elementen: Archiv-Ordner Wie kann ich verhindern, dass mein Postfach allmählich zu groß wird? Wie richte ich die AutoArchivierung ein? Wie kann ich die Archivierung manuell anstoßen?
Abb. 30:
Menü Extras, Optionen…, Register Weitere, Schaltfläche AutoArchivierung…
Die Archivierung dient in erster Linie dem Zweck, das Postfach der Anwender (welche auf dem Exchange-Server gespeichert werden) durch Auslagerung älterer Elemente klein zu halten. Weiterer Vorteil: MS Outlook startet schneller!
Zweck
So bereiten Sie die automatische Archivierung vor: 1. Menü Extras, Optionen... Register Weitere, Schaltfläche Autoarchivierung… 2. Legen Sie hier fest, wie oft die AutoArchivierung aktiv werden soll. Außerdem müssen Sie hier einstellen, in welche .pst-Datei archiviert werden soll. Diese Datei darf nicht mit einem Kennwort geschützt sein! Die Archiv-Datei kann eine existierende oder neue Datei sein.
Globale Einstellung
Damit die AutoArchivierung die gewünschte Wirkung hat, sollte sie noch bei jedem Ordner einzeln konfiguriert werden. 1. Kontextmenü eines Ordners, Eigenschaften, Register AutoArchivierung 2. Legen Sie fest, ob Elemente dieses Ordners überhaupt archiviert werden sollen, wie alt Elemente sein müssen, damit sie archiviert werden, ob die Aufbewahrungsrichtlinien eines Administrators verwendet werden sollen etc. Es können auch einzelne Ordner in andere .pst-Dateien archiviert werden.
AutoArchivierung pro Ordner
Die Archivierung wird in einem bestimmten Rhythmus stattfinden (Voreinstellung: 14 Tage) Wenn Sie einmal davon abweichen wollen, können Sie die Archivierung auch manuell starten: Dies erfolgt mit Menü Datei, Archivieren...
Manuelle Archivierung
Wie erwähnt: Zweck der Archivierung ist, das Postfach durch Auslagerung klein zu halten. Zur Ermittlung und Beschränkung der Postfachgröße: Menü Extras, Postfach aufräumen… Ebenfalls hilfreich: Damit der Ordner Gelöschte Objekte bei jeder Programmbeendigung automatisch entleert wird (und das Postfach somit klein bleibt), sollte Menü Extras, Optionen..., Register Weitere, Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner „Gelöschte Objekte” leeren aktiviert werden. ©
Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Die Ablage organisieren - Ordner
1. Informationen werden in Outlook in speziellen Ordnern gespeichert, die jedenfalls nicht den Ordnern im Datei-System entsprechen. Diese speziellen Ordner werden entweder im Postfach am Exchange-Server (Vorteil: Sicherung und Berechtigungen) oder in einer persönlichen Ordner-Datei gespeichert. Öffentliche Ordner haben eine ähnliche Funktion wie öffentliche Anschlagtafeln. Archivordner dienen der Aufbewahrung insb. alter OutlookElemente und helfen somit, das Postfach klein zu halten. 2. Für die übersichtliche Ablage von Nachrichten stellt MS Outlook eine hierarchische Ordner-Struktur zur Verfügung. Die Ablage selbst erfolgt praktischerweise durch Ziehen mit der Maus. 3. "Öffentliche Ordner" ermöglichen, Outlook-Elemente so abzulegen, dass bestimmte (berechtige) Mitarbeiter darauf zugreifen können. Bevorzugte Öffentliche Ordner sollten in die Favoriten aufgenommen werden (sie sind dann leichter zu finden). Im Rahmen Ihrer Rechte können Sie auch eigene Öffentliche Ordner errichten. Sprechen Sie mit Ihrem ExchangeAdministrator! 4. Persönliche Ordner werden verwendet, wenn es z.B. keinen ExchangeServer gibt, bestimmte Informationen vor dem Zugriff anderer besonders geschützt werden müssen oder um das Postfach auf dem Exchange-Server klein zu halten. Persönliche Ordner-Dateien können mit einem Kennwort geschützt werden. Wichtig: Wird das Kennwort vergessen, sind die Informationen in der Datei verloren! 5. Mit Menü Extras, Organisieren... besteht die praktische Möglichkeit, bestimmte Funktionen von Outlook zu automatisieren und somit noch besser zu nutzen (Ablage in Ordner, Einfärben, Regeln, Junk-E-Mail). 6. Favoriten-Ordner haben die Aufgabe, wichtige - aber verstreut liegende Mail-Ordner aus dem Postfach, den Persönlichen Ordnern und den Öffentlichen Ordnern leichter erreichbar zu machen. 7. Um in der täglichen Mailflut den Überblick zu behalten, können Sie Suchordner einsetzen bzw. erstellen. Diese filtern aus Postfach- und Persönlichen Ordnern die Informationen heraus und zeigen sie mit einem einfachen Mausklick an. 8. Mit der Funktion AutoArchivieren können Informationen regelmäßig in Archivdateien verschoben werden. Dadurch bleibt die Größe des Postfachs am Server auf einem vertretbaren Niveau.
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Outlook-Ordner siehe Seite 35
Ordner siehe Seite 36 Öffentliche Ordner siehe Seite 37
Persönliche Ordner siehe Seite 38
Organisieren siehe Seite 39 Favoriten-Ordner siehe Seite 40 Suchordner siehe Seite 41
Archivieren siehe Seite 42
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 4:
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Terminverwaltung - der Kalender
Wie rufe ich die Kalender-Komponente auf? Wie werden die Bildschirm-Elemente des OutlookKalenders bezeichnet? Was ist der „Datumswechsler“? Wo ist der „Aufgabenblock“? Wie kann ich in MS Outlook einen Termin anlegen? Wie kann ich mich an einen Termin erinnern lassen? Was ist der Unterschied zwischen „Zeitspanne anzeigen als“ und „Beschriftung“? Welche Konsequenz hat ein privater Termin? Wie lassen sich Termine verschieben? Wie lassen sich Termine vormerken, die regelmäßig wiederkehren? Was ist ein Ereignis? Was sind Ereignisserien? Wie kann ich mir im Kalender Feiertage anzeigen lassen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht.......................................................................... 45 Datumswechsler, Aufgabenbereich etc.: Der Kalender-Bildschirm...................................................... 46 Das benötigen Sie jedenfalls: Termine anlegen .............................................................................. 47 Beschriftung, Privat, Kategorien ...: Zusätze mit Terminen speichern................................................. 48 Absagen, Verschiebungen etc.: Terminverwaltung .......................................................................... 49 Immer dasselbe: Terminserien eingeben und verwalten................................................................... 50 Zur Erinnerung an den Hochzeitstag: Ereignisse............................................................................. 51 Endlich frei: Feiertage und andere Optionen .................................................................................. 52
Lernziel: Sie erwerben die nötigen Kenntnisse, um Termine und Ereignisse anzulegen, zu verwalten und mit anderen zu koordinieren.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.
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Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht Was kann ich in der Kalender-Komponente tun? Wie rufe ich die Kalender-Komponente auf? Welche Schnittstellen zu anderen Zeitplanern gibt es?
Abb. 31:
Die Arbeitswochenansicht eines Kalenders
Die Kalender-Komponente von Outlook ist ein elektronischer Zeitplaner. Sie ermöglicht, l Termine (haben einen bestimmten Zeitpunkt) und l Ereignisse (kein bestimmter Zeitpunkt innerhalb eines Tages)
Überblick
anzulegen und zu verwalten. Dabei kann es sich um einzelne Termine, aber auch um Terminserien (regelmäßig wiederkehrende Termine) handeln. Eine weitere Stärke der Kalender-Komponente ist die Integration in Netzwerke: Es lassen sich Terminanfragen und Terminkoordinationen mit anderen OutlookAnwendern austauschen, d.h. Sie können Terminkalender von Kollegen einsehen und beschreiben (das Ausmaß der Rechte ist individuell einstellbar). Darüber hinaus können Sie Meetings organisieren, wobei Outlook die Koordination übernimmt und den nächsten Zeitraum findet, zu dem alle einzuladenden Teilnehmer Zeit haben. Gleichzeitig werden die diesbezüglichen Besprechungsanfragen per Mail versendet und deren Beantwortung entsprechend registriert.
Besprechungsplanung
Sie können Online-Besprechungen mit z.B. MS Netmeeting, MSN Messenger
Online-Besprechungen
Es kann zwischen beruflichen und privaten Terminen unterschieden werden. Um Termine nicht zu versäumen, gibt es automatische Mahner.
Mahner
Alle wesentlichen PDAs (PocketPCs, Palms, Psions) haben Schnittstellen zu MS Outlook. Ausdrucke können im Format von div. Zeitplaner-Systemen erfolgen, etwa in Filofax-, Time/System- oder anderen Formaten.
Schnittstellen
Aufgerufen wird das Kalender-Modul von Microsoft Outlook durch Anklicken des entsprechenden Symbols im Navigationsbereich. Die wichtigsten Befehle zum Beginn neuer Tätigkeiten befinden sich im Menü Aktionen.
Aufruf
bzw. MS Exchange Conferencing über Internet/Intranet organisieren. MS Outlook startet dann MS Exchange Conferencing automatisch.
Eigentlich ist der Kalender in Outlook nur ein spezieller Ordner. Sie können auch zusätzliche KalenderOrdner anlegen, z. B. für Projektpläne. Allerdings hat der Standard-Kalender in Outlook wie auch z. B. der Posteingang eine spezielle Bedeutung: Besprechungen werden automatisch nur in diesen Kalender eingetragen. ©
Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Datumswechsler, Aufgabenbereich etc.: Der Kalender-Bildschirm Wie werden die Bildschirm-Elemente des Outlook-Kalenders bezeichnet? Was ist der „Datumswechsler“? Wo ist der „Aufgabenblock“?
Abb. 32:
Die Arbeitswochenansicht (mit 7 Tagen)
Der Standard-Ansichtstyp des Kalenders ist die Tagesansicht der Tages/Wochen/Monatsansicht. In der Symbolleiste befinden sich Symbole zum Aufruf verschiedener Darstellungsformen sowie zum raschen Aufruf des heutigen Tages. Weitere Ansichten können Sie mit Menü Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht aufrufen.
Ansichten verwenden
Die Tagesansicht, aber auch die hier dargestellte Arbeitswochenansicht besitzt einige besondere Elemente, die hier näher erläutert werden sollen: l Aufgabenbereich: Hier finden Sie wichtige Befehle, die das Verwalten von Kalendern betrifft (Aufruf anderer Kalender etc.). l Ereignisbereich: Hier befinden sich ganztägige Ereignisse (Geburtstage, Steuertermine etc.). l Datumswechsler: Möglichkeit, rasch das Datum zu wechseln. l Navigationsbereich: Rufen Sie hier andere Outlook-Komponenten auf. l Terminbereich: Eigentlicher Arbeitsbereich der Kalenderkomponente. l Aufgabenblock: Darstellung und Eingabemöglichkeit von Aufgaben analog zur Aufgabenkomponente von MS Outlook. Aufgaben können von hier in den Kalender gezogen werden. Der Aufgabenblock kann mit Menü Ansicht, Aufgabenblock ein- bzw. ausgeschaltet werden. Mit Menü Ansicht, Ansicht Aufgabenblock können Sie bestimmen, welche Aufgaben in der Kalenderansicht dargestellt werden sollen.
Elemente
Der Trennbereich zwischen eigentlichem Kalenderbereich und Datumswechsler sowie zwischen Datumswechsler und Aufgabenblock kann mit der Maus verschoben werden. Somit können Sie die Größe der einzelnen Bereiche anpassen. Tage mit Terminen sind durch fette Schrift gekennzeichnet.
Bereichsgrößen ändern
Zu beachten ist, dass es in der Kalenderansicht – bei Bedarf – auch einen Lesebereich gibt. Der Aufruf erfolgt mit dem Menü Ansicht.
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Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Das benötigen Sie jedenfalls: Termine anlegen Wie kann ich in MS Outlook einen Termin anlegen? Was kann ich tun, wenn ich nachträglich feststelle, dass ich mich verschrieben habe?
Abb. 33:
Ein neuer Termin wird angelegt – das Dialogfenster Termin
So legen Sie einen Termin an: 1. Zunächst ist der entsprechende Tag aufzuschlagen. Dies erfolgt durch Anklicken im Datumswechsler. Soll der heutige Tag angezeigt werden, geht dies rascher mit der Schaltfläche Heute. 2. Die Termindauer kann nun markiert und eine Beschreibung des Termins einfach eingegeben werden (ist der Text länger als eine Zeile, wird er automatisch umbrochen, ein Bewegen mit den Pfeiltasten innerhalb des Textes ist möglich; Eingabefehler können mit der ENTF-Taste bzw. mit der RÜCK-Taste korrigiert werden, Texte können insb. mit dem Kontextmenü markiert und kopiert werden). Die Eingabe eines Termins wird mit der EINGABE-Taste abgeschlossen.
Termin anlegen
Beginnt (oder endet) ein Termin zu einer nicht aufgelisteten Zeit bzw. werden weitergehende Einstellungen gewünscht, ist das Symbol Neuer Termin bzw. die Tastenkombination UMSCHALT+STRG+A vorzuziehen. In dem folgenden Dialogfenster werden im Register Termin u. a. Beginn und Ende sowie der Betreff eingegeben. Die Eingabe ist mit der Schaltfläche Speichern und Schließen zu beenden. Die Termindauer wird im Kalender durch eine farbige Linie links angedeutet.
Nicht aufgelistete Zeit
Der Betreff des Termins kann direkt im Kalender bearbeitet werden. Dazu klicken Sie einmal auf den Termin. Ein nachträgliches Öffnen des Dialogfensters Termin erfolgt durch l einen Doppelklick auf die Eintragung im Kalender bzw. l dem Befehl Öffnen aus dem Kontextmenü (=rechte Maustaste).
Nachträgliche Bearbeitung
Das Löschen eines Termins erfolgt mit dem Kontextmenü und dem Befehl Löschen.
Termin löschen
Wechseln zum richtigen Tag
Termin eingeben
In der Kalender-Ansicht kann mit Menü Wechseln zu, Gehe zu Datum... (oder STRG+G) ein zeitlich weiter entferntes Datum rascher erreicht werden. In dem folgenden Dialogfenster lässt sich nämlich das gewünschte Datum einfach eingeben bzw. auswählen. Es können dort auch Ausdrücke wie in zwei Tagen, übermorgen, gestern, vor 3 Wochen, nächstes Jahr etc. verwendet werden. ©
Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Beschriftung, Privat, Kategorien ...: Zusätze mit Terminen speichern Wie kann ich mich an einen Termin erinnern lassen? Was ist der Unterschied zwischen „Zeitspanne anzeigen als“ und „Beschriftung“? Welche Konsequenz hat ein privater Termin?
Abb. 34:
Die meisten Attribute lassen sich auch im Kontextmenü eines Termins aktivieren
Termine können mit zusätzlichen Attributen versehen werden, die eine noch zielgerichtetere Terminverwaltung ermöglichen. Diese Attribute werden im Dialogfenster Termin gesetzt bzw. zum Teil auch im Kontextmenü eines Termins. Folgende Attribute stehen zur Auswahl: l Zeitspanne zeigen als bewirkt eine farbliche Kennzeichnung der Umrandung des Termins je nach Attribut (Frei = weiß, Mit Vorbehalt = blau schraffiert, Gebucht = blau, Abwesend = violett), so dass sich solche Termine von anderen Terminen optisch unterscheiden. Die Kennzeichnung Frei bewirkt insb. auch, dass der Termin bei der Besprechungsplanung nicht berücksichtigt wird. l Beschriftung ermöglicht, die Termine einzufärben. Mit dem dann erreichbaren Befehl Beschriftung bearbeiten können Sie die Farben und deren Zuordnungen wunschgemäß ändern (siehe Abbildung). l Privat kennzeichnet einen Termin durch das Schlüsselsymbol. Wichtige Konsequenz: Der Inhalt von Privatterminen wird in keinem Fall anderen Benutzern (mit Berechtigung, Ihren Kalender zu sehen) angezeigt. l Erinnerung markiert einen Termin durch das Glockensymbol und erinnert an den Termin gemäß den rechts einzugebenden Einstellungen (Voreinstellungen über Menü Extras, Optionen..., Register Einstellungen und dem Listenfenster Standarderinnerung). l Kategorien... ermöglichen das Einordnen eines Termins in Rubriken. Vorhandene Rubriken werden nach Betätigen der Schaltfläche Kategorien... angezeigt. In der dort aufrufbaren Hauptkategorienliste... können neue Kategorien angelegt werden. Zweck von Kategorien ist das spätere Filtern, Gruppieren etc. von Terminen. Dies erfolgt am besten mit Ansichten.
Termin-Attribute
Zeitspanne anzeigen als
Beschriftung
Privat
Erinnerung
Kategorien
Ein nach oben bzw. nach unten gerichtetes Dreieck in der Zeitskala links vom Terminbereich deutet auf weitere Termine außerhalb der angezeigten Uhrzeiten hin. Die Darstellung der Zeitskala kann mit dem Kontextmenü eingestellt werden.
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Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Absagen, Verschiebungen etc.: Terminverwaltung Wie kann ich Termine nachträglich ändern? Wie lassen sich Termine verschieben? Wie werden Termine kopiert?
Dauer verändern (Beginnzeit)
Termin verschieben
Abb. 35:
Dauer verändern (Endzeit)
An diesen Stellen können Sie ziehen, um den Termin zu ändern
Gewöhnliche Termine können Sie u.a. ändern, löschen und verlagern. Folgende Möglichkeiten bestehen: l Der Betreff des Termins lässt sich einfach durch Anklicken verändern. l Die Ränder des Markierungsrahmens eines Termins haben Funktionen: Mit der Maus wird verschoben (linke Begrenzungslinie ziehen), verlängert und verkürzt (obere bzw. untere Begrenzungslinie ziehen). Um einen Termin an einen anderen Tag zu verschieben, können Sie ihn einfach zum jeweiligen Tag im Datumswechsler ziehen. Wenn Sie den Termin kopieren wollen (statt verschieben), halten Sie während des Ziehens die STRG-Taste gedrückt oder ziehen den Termin mit der rechten Maustaste: Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie wählen können. l Es ist auch möglich, zeitlich überlappende Termine einzugeben. Diese werden dann in Blöcken nebeneinander dargestellt. l Markierte Termine oder Textstellen können mit Befehlen des Menüs Bearbeiten zu anderen Terminen oder in andere Anwendungen kopiert und verschoben werden. Dazu sind die Befehle Kopieren/Ausschneiden und am Zielort Einfügen zu verwenden. l Das Löschen von Terminen erfolgt – nach dem Markieren durch Anklicken– mit dem Symbol Löschen.
Möglichkeiten Betreff Zeiten
Überlappende Termine Termine kopieren
Löschen
Eine Alternative, die Einstellungen eines Termins zu bearbeiten, stellt der Doppelklick auf den Termin dar: In der Folge sehen Sie das Dialogfenster Termin.
Alternative
Wurde beim Bearbeiten von Terminen ein Fehler gemacht, können Sie diesen mit Menü Bearbeiten, Rückgängig korrigieren (nur die letzte Aktion).
Rückgängig
Innerhalb eines geöffneten Dialogfensters können oft keine Menübefehle zum Kopieren, Verlagern, Einfügen von Textstellen aufgerufen werden. Stattdessen: Tastenkombination STRG + C (kopiert), STRG + X (schneidet aus) bzw. STRG + V (fügt ein). Die Tastenkombination für Rückgängig ist STRG+Z.
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Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Immer dasselbe: Terminserien eingeben und verwalten Jeden Dienstag um 14:00 tagt der Qualitätszirkel: Wie lassen sich Termine vormerken, die regelmäßig wiederkehren?
Abb. 36:
Das Dialogfenster Terminserie
Eine Terminserie ist eine Folge von Terminen, die in festgelegten, regelmäßigen Abständen wiederkehren.
Definition
So legen Sie neue Terminserien an: 1. Menü Aktionen, Neue Terminserie (ebenso möglich ist der Einsatz des Kontextmenüs in einer Kalenderansicht). Bestehende Termine können mit der Schaltfläche Serientyp... aus der Symbolleiste des Dialogfensters Termin in eine Terminserie umgewandelt werden. 2. In dem Dialogfenster Terminserie stellen Sie die Eigenschaften des wiederkehrenden Termins ein (Zeitperiode, in der ein Termin aktuell ist, und Rhythmus, in dem ein Termin wiederkehrt). Es ist möglich, das Enddatum der Terminserie auch erst später einzugeben und vorläufig Kein Enddatum zu wählen.
Neue Terminserie
Eine Terminserie wird im Kalender durch ein entsprechendes Symbol gekennzeichnet.
Ergebnis
Eine Änderung eines periodischen Termins erfolgt idealerweise durch Doppelklick auf den Termin. In der Folge werden Sie gefragt, ob der eigentliche Termin oder die Terminserie bearbeitet werden soll. Somit ist es möglich, für einzelne Termine der Serie andere Informationen einzugeben. Wenn Sie einen Termin der Serie verändern, ändert sich das Symbol entsprechend.
Spätere Bearbeitung
Das Aufheben einer Terminserie erfolgt ebenfalls im Dialogfenster Terminserie mit der Schaltfläche Serie entfernen. Wird hingegen ein Termin gelöscht, der zu einer Terminserie gehört, ist in der Folge zu entscheiden, ob dieses Serienelement oder alle Serienelemente gelöscht werden sollen.
Terminserie aufheben
Bitte beachten: Wenn bei einzelnen Terminen einer Terminserie bestimmte Attribute geändert werden, kann es vorkommen, dass bei Änderung der Serie diese Änderungen verloren gehen. Dies gilt insbesondere für die Zeiteinstellungen. Werden anschließend im Dialogfeld Terminserie Änderungen vorgenommen, sind die abweichenden Einstellungen verloren. ©
Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Zur Erinnerung an den Hochzeitstag: Ereignisse Was ist ein Ereignis? Wie richte ich ein Ereignis ein? Was sind Ereignisserien? Wie bearbeite ich Ereignisse bzw. Ereignisserien nachträglich?
Abb. 37:
Ein Ereignis wird erstellt
Ein Ereignis ist eine Eintragung im Kalender, die einem bestimmten Tag zugeordnet werden kann, nicht aber einer Uhrzeit. Ereignisse können einmalig oder als wiederkehrendes Ereignis angelegt werden (= Ereignisserien). Als Beispiele lassen sich Steuertermine, Geburtstage oder Jubiläen nennen. Aber auch Dienstreisen sollten als Ereignis angelegt werden, um die Termine während der Reise auch als solche eintragen zu können. So richten Sie Ereignisse ein: 1. Um ein Ereignis einzurichten, sind lediglich in einer beliebigen KalenderAnsicht aus dem Menü Aktionen oder aus dem Kontextmenü des Kalenders (= rechte Maustaste) der Menüpunkt Neues ganztägiges Ereignis zu wählen. 2. In der Folge erscheint ein entsprechendes Dialogfenster. Nach dem Ausfüllen und Betätigen der Schaltfläche Speichern und Schließen wird das Ereignis oberhalb der Kalenderfläche angeschrieben.
Definition
Neues Ereignis
Die Besonderheit von Ereignissen ist, dass es sich um ganztägige Termine handelt, bei denen die Zeitspanne meist als Frei angezeigt wird. Andere Anzeigeformen sind selbstverständlich möglich.
Besonderheiten
In dem Dialogfenster Ereignis können Sie die Schaltfläche Serientyp... verwenden, um eine Ereignisserie zu errichten.
Ereignisserien
Um ein Ereignis bzw. eine Ereignisserie zu bearbeiten, ist der Eintrag lediglich doppelt anzuklicken. Handelt es sich um ein wiederkehrendes Ereignis, ist die Rückfrage zu beantworten, ob das angeklickte Ereignis oder die Ereignisserie bearbeitet werden soll. In dem folgenden Dialogfenster können Sie das Ereignis auch löschen.
Bearbeitung
Eine andere Möglichkeit, ein Ereignis zu erstellen, ist in den Ereignisbereich des Kalenders zu klicken und dort den Betreff des Ereignisses einzugeben. Wird bei einem Kontakt im Feld Geburtstag oder Jahrestag ein Datum eingetragen, wird dieses automatisch als jährliches Ereignis im Kalender aufscheinen.
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Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Endlich frei: Feiertage und andere Optionen Wie kann ich mir im Kalender Feiertage anzeigen lassen? Wie kann ich Feiertage wieder aus dem Kalender entfernen?
Abb. 38:
Hinzufügen der schweizerischen Feiertage
Feiertage werden von Outlook als Ereignisse behandelt. Sie können automatisch in den Kalender eingetragen werden.
Definition
So fügen Sie Ihrem Kalender Feiertage hinzu: 1. Menü Extras, Optionen..., Register Einstellungen, Schaltfläche Kalenderoptionen..., dann Schaltfläche Feiertage hinzufügen... 2. Hier wählen Sie jene Länder aus, von denen Sie die Feiertage im Kalender haben wollen. Voreingestellt ist das Land, das in der Ländereinstellung der Systemsteuerung gewählt ist. Das Hinzufügen der Feiertage kann etwas länger dauern.
Feiertage hinzufügen
Um die Feiertage aus dem Kalender wieder zu entfernen, genügt es nicht, in dem oben beschriebenen Dialogfenster die entsprechenden Kontrollkästchen zu deaktivieren. So entfernen Sie Feiertage: 1. Kalender-Ansicht, Menü Extras, Erweiterte Suche…, 2. Im Register Erweitert klicken Sie die Schaltfläche Feld und wählen aus Häufig verwendete Felder das Feld Termin-/Besprechungsort. Im Feld Wert geben Sie das Land ein, dessen Feiertage Sie löschen möchten und klicken auf Zur Liste hinzufügen, 3. Schaltfläche Suche Starten, 4. Überprüfen Sie das Suchergebnis. Sollten nur Feiertage angezeigt werden, markieren Sie einen Feiertag und drücken STRG + A (= alles markieren) und dann die Taste ENTF (= löschen). Auch das Löschen der Feiertage kann etwas länger dauern. Sollten auch Nicht-Feiertage gefunden werden, müssen Sie die Feiertage manuell aus dem Suchergebnis löschen.
Feiertage löschen
Im Dialogfeld Kalenderoptionen befinden sich noch einige weitere interessante Einstellungen. Unter anderem kann hier eine zweite Zeitzone dem Kalender hinzugefügt werden. Darüber hinaus lassen sich die Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen. Besonders wichtig (auch für Aufgaben) sind die Einstellungen zur Arbeitswoche. ©
Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Terminverwaltung - der Kalender
1. Der Kalender erlaubt eine elektronische Verwaltung von Terminen und Ereignissen. Eine Synchronisation mit allen gängigen "Handhelds" ist möglich. Um den Kalender zu öffnen, klicken Sie das entsprechende Symbol aus dem Navigationsbereich an. 2. Die Besonderheiten des Kalenderbildschirms bestehen aus den verschiedenen Ansichten. Mit dem Datumswechsler können Sie rasch ein bestimmtes Datum aufsuchen. Der Aufgabenbereich ermöglicht Ihnen insb. Aufgaben in den Kalender zu ziehen. In der Symbolleiste können Sie verschiedene Darstellungen wählen: Diese reichen von der Ein-Tages-Darstellung bis hin zur Monats-Darstellung. 3. Ein Termin kann am schnellsten erstellt werden, indem Sie den entsprechenden Tag sichtbar machen (Datumswechsler) und in der Folge den Zeitraum des Termins durch Markieren mit der Maus festlegen. Anschließend geben Sie den Text des Termins ein. 4. Ein Termin kann im Nachhinein bearbeitet werden, indem Sie ihn doppelt anklicken. In dem nun erscheinenden Dialogfenster können Sie insbesondere auch Termin-Attribute wie Beschriftungen, Privat, Mahner, Kategorien etc. einstellen. 5. Ein Termin kann verschoben werden, indem er einfach zu einer anderen Zeit oder an einen anderen Tag gezogen wird. Auch der Beginn und das Ende lassen sich verschieben, indem Sie mit der Maus den oberen oder unteren Rand ziehen. Weitere Befehle finden Sie nach dem Doppelklick auf einen Termin. 6. Bei Bedarf können Sie Terminserien erstellen: Klicken Sie zu diesem Zweck die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste des Dialogfensters Termin. Im folgenden Dialogfenster lassen sich alle diesbezüglichen Einstellungen vornehmen. 7. Ereignisse sind Einträge im Kalender, die bestimmten Tagen zugeordnet werden. Sie tragen Ereignisse ein, indem Sie den entsprechenden Tag aufschlagen und aus dem Kontextmenü des Tages den Befehl Neues ganztägiges Ereignis bzw. Neue Ereignisserie wählen. Um ein Ereignis zu bearbeiten, ist es lediglich doppelt anzuklicken. 8. MS Outlook kann auch Feiertage in den Kalender eintragen. Fügen Sie aber nur Feiertage hinzu, die Sie wirklich benötigen. Das Entfernen einmal eingetragener Feiertage kann ein sehr mühsamer Prozess sein!
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Terminverwaltung (Übersicht) siehe Seite 45 Der Kalender-Bildschirm siehe Seite 46
Termin anlegen siehe Seite 47
Termin-Attribute siehe Seite 48
Termine verwalten siehe Seite 49
Terminserien siehe Seite 50
Ereignisse siehe Seite 51
Feiertage siehe Seite 52
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 5:
54
Adressen verwalten und nutzen Kontakte
Was kann die Outlook-Adressverwaltung? Wie erstelle ich einen neuen Kontakt? Wie fülle ich das Dialogfenster Kontakt richtig aus? Ich muss häufig an immer wieder dieselben Leute mailen – wie kann ich das vereinfachen? Wie sollten Telefonnummern eingegeben werden? Ich habe eine ExcelTabelle voller Adressen – wie kann ich die in MS Outlook importieren? Wie kann ich umgekehrt Outlook-Elemente exportieren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Adressen verwalten und mehr: Kontakte....................................................................................... 55 Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen eines Kontakts .................................................................... 56 Ein Eintrag, der sich viel merkt: Verteilerlisten ............................................................................... 57 Kontakte: Tipps & Tricks ............................................................................................................ 58 Grenzen überschreiten: Adressen importieren / exportieren ............................................................. 59
Lernziel: Sie lernen die Adressverwaltung von MS Outlook effizient zu nutzen.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.
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Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Adressen verwalten und mehr: Kontakte Was kann die Outlook-Adressverwaltung? Was ist eine Verteilerliste? Welche weiteren Möglichkeiten bietet die Adressverwaltung von MS Outlook?
Abb. 39:
Beispiel für eine Sammlung von über 1.000 Kontakten
MS Outlook beinhaltet eine vollständige Adressverwaltung. Mit MS Outlook können Sie klassische Adressen speichern aber auch sog. Verteilerlisten: l Klassische Adressen speichern Anschriften, Telefonnummern, E-MailAdressen, aber auch Geburtstage, Memos bis hin zu benutzerdefinierten Feldern. l Eine Verteilerliste besteht aus beliebig vielen Kontakten (oder auch anderen Adressbuch-Einträgen). Wird eine E-Mail-Nachricht an eine Verteilerliste geschickt, erhalten alle Mitglieder der Liste diese Nachricht. Darüber hinaus gehende Möglichkeiten: l Gespeicherte Kontakte, die E-Mail-Adressen enthalten, können zum Versenden von E-Mails verwendet werden (siehe entsprechendes Symbol in der Standard-Symbolleiste). l MS Word kann automatisch Briefe bzw. Serienbriefe mit Adressen aus MS Outlook erstellen (Menü Aktionen, Neuer Brief an Kontakt bzw. Menü Extras, Seriendruck…). l Bei einem geöffneten Kontakt-Formular gibt es ein zusätzliches Symbol: Karte zur Adresse anzeigen. In der Folge wird eine Seite im World-Wide-Web aufgeschlagen und die Adresse auf einer Landkarte dargestellt. l Die Outlook-Adressverwaltung kann alle Aktivitäten eines Kontakts darstellen (Dialogfenster Kontakt, Register Aktivitäten). Es kann auch angegeben werden, dass alle Aktivitäten eines Kontakts automatisch protokolliert werden (Menü Extras, Optionen…, Register Einstellungen, Schaltfläche Journaloptionen…). l Telefonnummern können nach dem Markieren mit dem Symbol Wählen bzw. Wählhilfe durch MS Outlook gewählt werden (Voraussetzung: Modem). Auf Wunsch wird dabei auch gleich ein Journaleintrag erstellt.
Adressverwaltung
E-Mail
Brief
Landkarte
Journal
Telefonnummern wählen
Insb. auch bei Kontakten sollten die Kategorien genutzt werden (im Dialogfenster Kontakt unten rechts)! Diese ermöglichen, dass Kontakte gruppiert werden können (z.B. Kunden, Lieferanten, Berater etc.), wobei Mehrfachzuordnungen möglich sind (z.B. kann ein Kunde auch Berater sein). Um Kontakte gruppiert darzustellen, ist Menü Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Nach Kategorie zu wählen. ©
Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen eines Kontakts Wie erstelle ich einen neuen Kontakt? Wie fülle ich das Dialogfenster Kontakt richtig aus? Wie kann ich Kontakte nachträglich wieder aufschlagen?
Abb. 40:
So 1. 2. 3. 4.
Erstellen eines neuen Kontakts (mit Foto!)
speichern Sie einen Kontakt: Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kontakte. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol Neu. Füllen Sie anschließend die Felder des Kontakts aus. Symbol Speichern und Schließen (Standard-Symbolleiste des Kontakts).
Kontakt erstellen
Beachten Sie die folgenden Hinweise beim Ausfüllen der folgenden Felder: l Name: Geben Sie zuerst den eventuellen Titel, dann den Vornamen und zuletzt den Nachnamen ein. Bei ungewöhnlicheren Namen ist es empfehlenswert, die Schaltfläche Name… zu klicken und das folgende Dialogfenster auszufüllen. l Adresse: Zuerst Straße und Hausnummer, EINGABE-Taste, dann Landeskennzeichen gefolgt von PLZ gefolgt vom Ort. Bei ungewöhnlichen Adressen empfiehlt es sich, die Schaltfläche Adresse… zu klicken und das folgende Dialogfenster auszufüllen. l Telefonnummer: +Landeskennzahl (Ortswahl ohne Null) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl, z.B. +49(2345)123456-78
Richtiges Ausfüllen
Gespeicherte Kontakte finden Sie nun in der Liste aller Kontakte. Eingegebene Kontakte können entweder direkt im Ordner durch Anklicken oder durch einen Doppelklick im Formular genutzt bzw. bearbeitet werden. Sie finden einen Kontakt schneller, wenn Sie in der Buchstabenleiste rechts den Anfangsbuchstaben klicken.
Kontakt aufschlagen
Egal wo in MS Outlook Sie sich aufhalten – wenn Sie schnell einen Kontakt benötigen, können Sie einen (Teil eines) Namen in das Feld Kontakt suchen der Standard-Symbolleiste eingeben (EINGABE-Taste).
Kontakt suchen
Unter der Voraussetzung, dass mit einer Adresse auch eine E-Mail-Anschrift gespeichert wurde, kann der Ordner Kontakte beim Verfassen von E-Mails und dem Auswählen von Empfängern aus dem Adressbuch im Listenfenster Namen anzeigen aus ausgewählt werden. Alternativ können Sie in die E-Mail-Felder An..., Cc... oder BCc... auch einen Namen aus dem Kontakte-Ordner eintragen. Outlook erkennt diesen Namen automatisch und sendet die Nachricht an die richtige E-Mail-Adresse. ©
Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Ein Eintrag, der sich viel merkt: Verteilerlisten Ich muss häufig an immer wieder dieselben Leute mailen – wie kann ich das vereinfachen? Wie kann ich Verteilerlisten pflegen?
Abb. 41:
Wer an _Support mailt, mailt an alle Mitglieder der Verteilerliste
Eine Verteilerliste besteht aus beliebig vielen Kontakten (oder auch anderen Adressbuch-Einträgen). Wird eine E-Mail-Nachricht an eine Verteilerliste geschickt, erhalten alle Mitglieder der Liste diese Nachricht.
Zweck
So 1. 2. 3.
errichten Sie eine Verteilerliste: Begeben Sie sich vorzugsweise in die Ansicht Kalender. Klicken Sie Menü Datei, Neu, Verteilerliste. Vergeben Sie im Feld Name einen aussagefähigen Namen für die Verteilerliste. 4. Klicken Sie die Schaltfläche Mitglieder auswählen…, um aus den verschiedenen Adressbüchern zu wählen. Klicken Sie Neu hinzufügen…, wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen wollen, die in Ihren Adressbüchern nicht gespeichert sind. 5. Klicken Sie Speichern und Schließen.
Erstellung
So setzen Sie eine Verteilerliste ein: 1. Legen Sie ein neues Mail an. 2. Geben Sie in einem Adressfeld den Namen der Verteilerliste ein und drücken Sie die TAB-Taste oder klicken Sie die Schaltflächen An… bzw. Cc… Öffnen Sie das Listenfenster Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen und wählen Sie Kontakte. Wählen Sie im Listenfenster links die Verteilerliste und klicken Sie auf An-> bzw. Cc-> bzw. Bcc->. 3. Bestätigen Sie mit OK.
Einsatz
Es ist möglich, Verteilerlisten in einem Mail anzupassen: Wird im Mail nach dem Klick auf das + vor dem Verteilerlistennamen eine Änderung durchgeführt, so hat dies nur Einfluss auf die Anzahl der Empfänger des betreffenden Mails – die Verteilerliste bleibt unverändert! Um alle Verteilerlisten zu Beginn der Kontakte zu finden, empfiehlt sich ein (erlaubtes) Sonderzeichen zu Beginn des Verteilerlistennamens (z.B. Unterstrich _). ©
Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Kontakte: Tipps & Tricks Wie können mehrere Adressen zu einem Kontakt eingegeben werden? Wie sollten Telefonnummern eingegeben werden?
Abb. 42:
Das Dialogfenster Adresse überprüfen
Die Darstellung der Adressen stellen Sie mit Menü Ansicht, Aktuelle Ansicht ein. Adressen werden nach dem Feld Speichern unter sortiert.
Darstellung
Das Suchen einer Adresse erfolgt über die Schaltflächen 123, A, B, C, (im Bildschirm rechts – nicht in allen Ansichten verfügbar) bzw. mit dem Symbol Suchen (Standard-Symbolleiste). Es erscheint nun eine Suchleiste, in der Sie den Text des benötigten Kontakts (oder Teile dessen) eingeben. Verwenden Sie in der Suchleiste das Listenfenster Optionen, um zu bestimmen, ob der komplette Text eines Kontakts bei der Suche berücksichtigt werden soll.
Suche in den Kontakten
Bei der Eingabe von Adressen ist es wichtig, dass in den Ländereinstellungen (Windows-Systemsteuerung) das richtige Land gewählt ist. Dieses Land wird standardmäßig bei Adressen eingetragen, bei denen kein anderes Land angegeben wurde. Die Information, zu welchem Land eine Adresse gehört, benötigt MS Outlook auch aus dem Grund, damit Postleitzahl und Ort richtig getrennt werden. Bei Unklarheiten bei der Adresse, aber auch bei der Zusammensetzung des Namens blendet Outlook automatisch ein Dialogfeld ein, um die Felder genauer zu spezifizieren. Unterhalb der Schaltfläche Adresse... befindet sich ein kleines Dreieck, mit dem Sie bis zu drei Adressen (Geschäftlich, Privat und Weitere) eingeben können. Bei einer dieser Adressen sollte das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift aktiviert werden. Diese Adresse wird dann von MS Word z. B. für Serienbriefe verwendet.
Adressen-Tipps
Bei Telefonnummern empfiehlt sich, die Reihenfolge + Landeskennzahl (Ortswahl ohne Null) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl, z.B. +49(2345)123456-78 einzuhalten. Damit wird gewährleistet, dass diese bei Reisen nicht verändert werden müssen.
Telefonnummern-Tipps
Kontakte können in jeder beliebigen Outlook-Ansicht gesucht werden, indem der Text eines Kontakts (oder Teile dessen) in das Feld Kontakt suchen (Standard-Symbolleiste) eingegeben wird (EINGABE-Taste).
Suche
Werden im Register Details des Dialogfensters Kontakt Geburtstage oder Jahrestage eingegeben, werden diese automatisch von MS Outlook als Serienereignisse am jeweiligen Tag in den Kalender eingetragen. Bei der ersten eingegebenen Telefonnummer kann es sein, dass Windows ein Dialogfenster einblendet, in dem die Informationen zum aktuellen Standort eingetragen werden müssen. ©
Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Grenzen überschreiten: Adressen importieren / exportieren Ich habe eine Excel-Tabelle voller Adressen – wie kann ich die in MS Outlook importieren? Wie kann ich umgekehrt Outlook-Elemente exportieren?
Abb. 43:
Das Dialogfenster Datei importieren
MS Outlook ermöglicht, Adressen aus z.B. MS Excel oder aber auch Adressbücher von z.B. Netscape Mail (aber auch andere Elemente) zu importieren bzw. zu exportieren. So importieren Sie Adressen bzw. Adressbücher: 1. Menü Datei, Importieren/Exportieren… 2. Im Dialogfenster Import/Export-Assistent klicken Sie z.B. auf InternetMail und Adressen importieren (Übernahme von z.B. Outlook Express oder Eudora) oder Importieren aus anderen Programmen oder Dateien (im dann folgenden Dialogfenster Datei importieren könnten Sie einen zu importierenden Dateityp wie z.B. Microsoft Excel auswählen). 3. Klicken Sie auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen in den übrigen Schritten.
Import
So exportieren Sie Outlook-Elemente: 1. Menü Datei, Importieren/Exportieren… 2. Im Dialogfenster Import/Export-Assistent klicken Sie auf Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Weiter, 3. Wählen Sie das Format, in das Sie exportieren wollen und klicken Sie auf Weiter. Folgen Sie den Anweisungen in den übrigen Schritten.
Export
Es ist wichtig, Excel-Dateien (oder andere Datenquellen) entsprechend vorzubereiten: Sog. Namen in MS Excel erleichtern den Import deshalb, weil es sich dabei um eindeutige und genau bezeichnete Bereiche handelt. Namen werden in MS Excel erstellt, indem die zu importierenden Zellen markiert werden und im Namensfeld (links in der Bearbeitungsleiste) eine Bezeichnung eingegeben wird (abschließen mit der EINGABE-Taste). ©
Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Adressen verwalten und nutzen - Kontakte
1. MS Outlook besitzt eine vollständige Adressverwaltung im Ordner Kontakte. Adressen können zum Versenden von E-Mails, Briefen, zum Telefonieren etc. herangezogen werden. Sie können Adressen nach Kategorien gruppieren, um auf diese Weise z.B. Ihre Kunden getrennt von den Lieferanten darstellen zu können. 2. Einen neuen Kontakt erstellen Sie, indem Sie in der Kontakte-Ansicht das Symbol Neu klicken und das nun erscheinende Dialogfenster ausfüllen. 3. Eine Verteilerliste speichert viele Adressen unter einem Namen und ermöglicht so, den raschen und wiederholten Einsatz beim Erstellen von E-Mails. 4. Bei jedem Kontakt können bis zu drei Adressen, E-Mail-Adressen, sowie eine Unzahl von Telefonnummern erfasst werden. Telefonnummern geben Sie am besten im Format +Ländercode (Ortsvorwahl) Telefonnummer Bindestrich Durchwahl ein, insb. um sie auch auf Reisen verwenden zu können. 5. Adressen importieren und exportieren Sie mit Menü Datei, Importieren und Exportieren... In dem folgenden Dialogfenster können Sie die prinzipielle Import- oder Exportrichtung bestimmen. In weiterer Folge erscheint ein Assistent, der Sie beim Export bzw. Import begleitet.
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Kontakte siehe Seite 55
Erstellen eines Kontakts siehe Seite 56 Verteilerlisten siehe Seite 57 Tipps und Tricks siehe Seite 58
Adressen importieren / exportieren siehe Seite 59
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 6:
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Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
Was kann in der Outlook-Komponente Aufgaben getan werden? Kann die Anzeige der Aufgaben verändert werden? Wie kann ich eine Aufgabe erstellen? Wie kann ich den Fortschritt an einer Aufgabe eingeben? Welche Felder sind bei Aufgaben besonders wichtig? Wie können Abrechnungsinformationen eingegeben werden? Wie können Aufgabenserien bearbeitet werden? Wie können Aufgaben an andere Benutzer übertragen werden? Wie kann ich den Status der Aufgabenerledigung kontrollieren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Aufgaben: Ein Überblick ............................................................................................................. 62 Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen einer Aufgabe...................................................................... 63 Aufgaben: Die Details ................................................................................................................ 64 Immer dasselbe: Aufgabenserien................................................................................................. 65 Andere arbeiten lassen: Delegieren von Aufgaben .......................................................................... 66
Lernziel: Sie lernen Aufgaben anzulegen und zu verwalten. Darüber hinaus wird das Delegieren von Aufgaben und der Umgang mit Aufgabenanfragen behandelt.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.
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Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Aufgaben: Ein Überblick Was kann in der Outlook-Komponente Aufgaben getan werden? Kann die Anzeige der Aufgaben verändert werden?
Abb. 44:
Eine Fülle von erledigten, unerledigten und überfälligen Aufgaben…
In MS Outlook können zu erledigende Aufgaben angelegt und verwaltet werden. Eine Aufgabe ist im Gegensatz zu einem Termin nicht an eine bestimmte Zeit gebunden. Meist gibt es aber ein Fälligkeitsdatum. Aufgaben lassen sich im Terminkalender anzeigen und/oder per Mail an Kollegen übermitteln.
Definition
Der eigentliche Aufgaben-Ordner wird mit dem Eintrag Aufgaben der Navigationsstruktur aufgerufen. Die Darstellung der Aufgaben können Sie mit den dann dargestellten Optionen im Bereich Aktuelle Ansicht wählen (bzw. mit Menü Ansicht, Anordnen nach).
Aufruf
Zur Gruppierung und Gliederung von Aufgaben stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: l Sie können – z.B. für bestimmte Projekte – zusätzliche Aufgaben-Ordner anlegen (Ordnerliste, Kontextmenü eines Ordners, Neuer Ordner… Im folgenden Dialogfenster vergeben Sie den Namen und wählen Aufgabe im Listenfenster Ordner enthält Elemente des Typs). Nachteil: Für untergeordnete Ordner können nur mit besonderem Aufwand Berechtigungen zur Verwendung durch andere vergeben werden. l Kategorien ermöglichen, dass mehrere Aufgaben zu (Teil-) Projekten gruppiert werden können. Sie weisen eine Aufgabe einer (oder mehrerer) Kategorie(n) zu, indem Sie im Dialogfenster Aufgabe unten rechts die Schaltfläche Kategorien… klicken (neue Kategorien können mit der dann sichtbaren Schaltfläche Hauptkategorienliste… erstellt werden). Um Aufgaben, gruppiert nach Projekten, darzustellen, ist im Navigationsbereich Nach Kategorie zu klicken. Bestehende Aufgaben können durch Klicken direkt bearbeitet werden. Ein Doppelklick öffnet das Aufgaben-Formular, wo Sie weitergehende Einstellungen vornehmen können (zwei Register).
Unterordner
Kategorien
Bearbeiten
Insb. Aufgaben leisten einen wertvollen Beitrag zum papierlosen Büro. Jeder (kleine) Auftrag vom Chef, der früher zu einem weiteren Zettel auf dem Schreibtisch führte, sollte als Aufgabe angelegt werden und mit Erinnerung und Fälligkeitsdatum versehen werden. Wenn das Feld Kontakte… im Dialogfenster Aufgaben verwendet wird, können Aufgaben als Aktivitäten einer bestimmten Person zugeordnet werden: Aufgelistet werden diese Aufgaben dann im Dialogfenster Kontakt, im Register Aktivitäten! ©
Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Das benötigen Sie jedenfalls: Erstellen einer Aufgabe Wie kann ich eine Aufgabe erstellen? Wie kann ich meine Aufgaben erneut aufrufen? Wie kann ich den Fortschritt an einer Aufgabe eingeben?
Abb. 45:
Erstellung einer Aufgabe mit dem entsprechenden Dialogfenster
Beim Erstellen und Verwalten von Aufgaben sind zwei Fälle zu unterscheiden: l Einfache Aufgaben, die nur aus dem Aufgabentitel und der Fälligkeit bestehen. l Aufwändigere Aufgaben, die wesentlich mehr Aufgabendetails beinhalten.
Einfache Aufgabe - aufwändigere Aufgabe
So 1. 2. 3.
gehen Sie vor, um eine einfache Aufgabe anzulegen: Klicken Sie das Symbol Aufgaben im Navigationsbereich. Stellen Sie sicher, dass die Aktuelle Ansicht Einfache Liste ausgewählt ist. Füllen Sie die Zeile (Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen) über der Aufgaben-Tabelle aus (Felder Betreff und Fälligkeit).
Einfache Aufgabe
So 1. 2. 3.
gehen Sie vor, wenn Sie eine aufwändigere Aufgabe erstellen wollen: Symbol Aufgaben in der Outlook-Leiste. Klicken Sie das Symbol Neu (Standard-Symbolleiste). Füllen Sie die Felder des Formulars aus (beachten Sie auch das Register Details) und klicken Sie anschließend die Schaltfläche Speichern und Schließen.
Aufwändigere Aufgabe
Aufgaben befinden sich anschließend in der Aufgaben-Ansicht. Sie können jederzeit durch Doppelklick geöffnet werden. Im Dialogfenster Aufgabe kann insb. dann auch der Fortschritt an einer Aufgabe eingegeben werden. Dies erfolgt mit dem Listenfenster Status bzw. % erledigt. Abgeschlossene Aufgaben werden durchgestrichen dargestellt. Überfällige Aufgaben erscheinen in roter Farbe.
Aufruf / Aktualisierung
Aufgaben lassen sich auch im Aufgabenblock des Kalenders anzeigen, eintragen und bearbeiten: Der Aufruf erfolgt mit Menü Ansicht, Aufgabenblock (nicht in allen Ansichten). Zu beachten ist auch das dortige Menü Ansicht, Aufgabenblock mit seinen diversen Befehlen zur Wahl der gewünschten Ansicht. Sehr praktisch: Aktive Aufgaben für markierte Tage. Vom Aufgabenblock können Aufgaben auch stets durch Ziehen mit der Maus in den Terminkalender übertragen werden. ©
Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Aufgaben: Die Details Welche Felder sind bei Aufgaben besonders wichtig? Wie kann der Aufwand verfolgt werden? Wie können Abrechnungsinformationen eingegeben werden?
Abb. 46:
Das Register Details des Dialogfensters Aufgabe
Beim Anlegen von Aufgaben sind verschiedene Felder auszufüllen. Die interessantesten sollen hier erläutert werden:
Aufgabenfelder
Fällig am: und Beginnt am: Hier ist ein Beginn- und ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe einzutragen. Es können auch Ausdrücke wie in einer Woche eingegeben werden. Wurde im Aufgabenblock des Kalenders die Ansicht Aktive Aufgaben für markierte Tage gewählt, so wird die Aufgabe nur zwischen Beginndatum und Fälligkeitsdatum im Kalender angezeigt (Ausnahme: Überfällige Aufgaben). Erinnerung:
Hier können Sie einstellen, wann und in welcher Form eine Erinnerung erfolgen soll.
Kontakte...
Hier können Sie Aufgaben zu Kontakte zuordnen (und später bei den Aktivitäten des Kontakts finden).
Kategorien...
Hier können Sie Aufgaben Kategorien zuweisen (und später alle Aufgaben einer Kategorie gruppieren).
Im Register Details befinden sich weitere interessante Felder: Erledigt am:
Ist eine Aufgabe als erledigt markiert, wird hier standardmäßig das heutige Datum eingetragen. In diesem Feld kann das Erledigungsdatum korrigiert werden.
Gesamtaufwand:
Dieses Feld ist für den geschätzten Zeitaufwand für die Aufgabe vorgesehen (z. B. 4 Stunden oder 2 Tage).
Ist-Aufwand:
Der tatsächliche Aufwand für die Aufgabe.
Register Details
Weitere Felder sind für eine projektorientierte Abrechnung oder Kostenrechnung vorgesehen. Die Abrechnungsinformationen können aus Outlook z. B. in Excel kopiert werden. Dazu ist zunächst eine Tabellen-Ansicht einzurichten, die die nötigen Informationen darstellt. Anschließend sind die Aufgaben, die übertragen werden sollen, zu markieren und Menü Bearbeiten, Kopieren zu wählen. In MS Excel ist dann Menü Bearbeiten, Einfügen aufzurufen. ©
Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Immer dasselbe: Aufgabenserien Wie können immer wiederkehrende Aufgaben eingegeben werden? Wie können Aufgabenserien bearbeitet werden?
Abb. 47:
So könnte die Aufgabenserie, sich halbjährlich zum Zahnarzt anzumelden, aussehen
Wenn Sie es mit immer wiederkehrenden Aufgaben zu tun haben, die z. B. monatlich oder wöchentlich anfallen, sollten Sie diese in Outlook als Aufgabenserie anlegen.
Anwendung
So legen Sie Aufgabenserien an: 1. Erstellen Sie eine normale Aufgabe. Wichtig ist dabei, die Felder Beginnt am: und Fällig am: korrekt und entsprechend dem nächsten Anfallen der Aufgabe auszufüllen. 2. Schaltfläche Serientyp... Dies öffnet das Dialogfeld Aufgabenserie. 3. Hier können Sie (ähnlich wie bei Terminserien) ein Serienmuster auswählen. Eine Besonderheit von Aufgabenserien stellt die Option Neue Aufgabe erstellen, jeweils x Tag(e) bzw. Woche(n) bzw. Monat(e) bzw. Jahr(e) nach Abschluss der vorangegangenen: Wenn die Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, wird automatisch eine neue Aufgabe erzeugt, wobei das Beginndatum der neuen Aufgabe genau so viele Tage/Wochen/Monate/Jahre wie eingestellt nach dem Erledigungsdatum der vorigen Aufgabe liegt.
Vorgangsweise
Eine Aufgabenserie sollten Sie sich wie einen Abreißblock vorstellen: Wird eine Teil-Aufgabe erledigt, so wird diese vom Rest der Serie getrennt und sogleich eine neue Aufgabe erstellt. Immer die letzte Aufgabe stellt die Serie dar. Nur wenn diese bearbeitet wird, kann das Serienmuster verändert werden.
Serienaufgabe erledigen
Bevor Beginn- und Fälligkeitsdatum einer Aufgabenserie verändert wird, müssen Sie die Schaltfläche Serientyp... klicken. Ansonsten gelten die Änderungen immer nur für die aktuelle Instanz der Serie. Sollten Sie dies vergessen, erscheint eine entsprechende Warnmeldung.
Bearbeiten
Sollten Schwierigkeiten bei der Nachbearbeitung einer Aufgabenserie auftreten, ist es häufig einfacher, die Serie zu löschen und neu zu erstellen.
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Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Andere arbeiten lassen: Delegieren von Aufgaben Wie können Aufgaben an andere Benutzer übertragen werden? Wie kann ich den Status der Aufgabenerledigung kontrollieren?
Abb. 48:
Eine Aufgabe wird übertragen
Gerade bei Projekten müssen Aufgaben häufig an andere Benutzer übertragen werden bzw. muss der Status der übertragenen Aufgaben überprüft werden.
Anwendung
Um eine Aufgabe zu delegieren, ist im Dialogfeld Aufgabe das Symbol Aufgabe zuordnen (Standard-Symbolleiste) zu klicken. Dadurch kommt es im Dialogfenster Aufgabe zu folgenden Änderungen: l Das Feld An... wird eingeblendet. Hier ist der Benutzer einzutragen, an den die Aufgabe übertragen wird (es ist zwar theoretisch möglich, hier mehrere Benutzer einzutragen, erfahrungsgemäß ist dies aber nicht sinnvoll). l Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern bewirkt, dass die Aufgabe zur Kontrolle zurückbehalten wird. Damit ist es möglich, den Status der Aufgabenerledigung zu verfolgen. l Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist bewirkt, dass eine Aufgabenaktualisierung automatisch zurückgesendet wird, sobald die Aufgabe beim anderen Benutzer als erledigt markiert wurde. l Die Optionen für die Erinnerung werden ausgeblendet.
Übertragen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Senden wird die Aufgabe gesendet. Der Empfänger hat wie bei Besprechungsanfragen die Möglichkeit, die Aufgabe mit entsprechenden Schaltflächen zu übernehmen oder abzulehnen. In jedem Fall erhält der Sender eine entsprechende Nachricht. Eine Aufgabe kann auch noch einmal übertragen werden, wobei immer alle Benutzer in der Kette der Übertragenden davon informiert werden.
Aufgabenanfragen
Wird eine übertragene Aufgabe erledigt, erhält der Vorgesetzte automatisch einen Statusbericht und die Aufgabe wird auch in seiner Liste als erledigt markiert.
Erledigung
Es ist jederzeit möglich, einen Statusbericht zu senden. Dazu ist die Aufgabe zu öffnen, das Feld % Erledigt: sowie die nötigen Felder im Register Details sind auszufüllen und das Symbol Statusbericht senden ist zu klicken. Die Aufgabe wird dann automatisch beim Übertragenden aktualisiert! Der Status einer übertragenen Aufgabe kann immer überprüft werden, indem die Aufgabe in der Liste aller Aufgaben geöffnet wird. ©
Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Es gibt immer was zu tun - Aufgaben
1. Aufgaben sind Tätigkeiten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein müssen, aber ansonsten nicht an einen bestimmten Termin gebunden sind. Aufgaben können auch im Kalender angezeigt werden (Aufgabenblock). 2. Aufgaben können auf zwei Arten angelegt werden: Im einfachen Fall wird einfach eine neue Zeile der Aufgabenliste ausgefüllt. Bei aufwändigeren Aufgaben sollte das Symbol Neu in der Standardsymbolleiste der Aufgabenansicht geklickt werden und das Dialogfenster ausgefüllt werden. 3. Das Aufgaben-Formular von MS Outlook bietet weitere Möglichkeiten: Z.B. ist es auch möglich, Abrechnungsinformationen (Zeitaufwand, Kilometeraufwand etc.) zu protokollieren. 4. Wiederkehrende Aufgaben können als Aufgabenserien eingegeben werden. Wird eine Aufgabe der Serie erledigt, wird sie von der Serie abgekoppelt und kann als eigenständige Aufgabe bearbeitet werden. 5. Aufgaben können an andere übertragen werden. Empfänger können - wenn Sie MS Outlook verwenden - mit entsprechenden Schaltflächen die Aufgabe annehmen oder ablehnen. Wird eine übertragene Aufgabe erledigt, so erhält der Übertragende automatisch einen Statusbericht und die Aufgabe wird auch in seiner Liste als erledigt markiert.
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Aufgaben siehe Seite 62
Aufgaben erstellen siehe Seite 63
Aufgaben-Attribute siehe Seite 64 Aufgabenserien siehe Seite 65 Delegation siehe Seite 66
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 7:
68
Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal
Ich habe gerade eine gute Idee – wie kann ich diese schnell festhalten? Eine Notiz auf dem Windows-Desktop wäre ideal – geht das? Wie kann ich meine Tätigkeiten protokollieren? Wie kann ich Outlook dazu verwenden, automatisch den Zeitaufwand eines Telefonats zu erfassen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Für den schnellen Gedanken: Notizen........................................................................................... 69 Protokoll führen: Das Outlook-Journal .......................................................................................... 70
Lernziel: Sie lernen die Komponenten "Notizen" und "Journal" kennen.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen sowie Grundkenntnisse im Umgang mit Textverarbeitungen.
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Modul 7: Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal
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Für den schnellen Gedanken: Notizen Ich habe gerade eine gute Idee – wie kann ich diese schnell festhalten? Eine Notiz auf dem Windows-Desktop wäre ideal – geht das?
Abb. 49:
Ein Notizzettel
Häufig rechtfertigt das Anlegen kleinerer Notizen nicht das Starten von Textverarbeitungen wie Microsoft Word. Da aber MS Outlook als Mail- und Terminverwaltungssoftware vielleicht ohnehin läuft, können hier (kürzere) Informationen rasch festgehalten werden.
Anwendung
So erstellen Sie eine Notiz: 1. Ansicht Notizen (Navigationsleiste), Symbol Neu (StandardSymbolleiste) 2. Eingabe des Notiztextes. Die erste Zeile der Notiz fungiert immer als Betreff. Im Systemmenü (in der Titelleiste der Notiz links) stehen Befehle zur Verfügung (z.B. für die Farbwahl). Markierter Text kann mit dem Kontextmenü oder mit Drag & Drop kopiert bzw. verlagert werden. 3. Abgeschlossen wird die Eingabe durch Anklicken der Schließen-Schaltfläche (X) in der Notiz-Titelleiste.
Erstellen
Die Darstellung der Notizen können Sie mit den Optionen im Bereich Aktuelle Ansicht anpassen. Menü Ansicht, Vorschaufenster ermöglicht ein noch komfortableres Lesen und Bearbeiten von Notizen. Ohne Vorschaufenster kann eine Notiz gelesen bzw. bearbeitet werden, indem sie doppelt angeklickt wird.
Darstellung
Aus Notizen können auch Nachrichten, Termine oder Aufgaben erstellt werden. Dazu ist die Notiz lediglich auf einen Ordner des jeweiligen Typs (z. B. Posteingang, Kalender, Aufgaben) zu ziehen. Der Text der Notiz wird in das neue Element automatisch eingefügt.
Andere Elemente aus Notizen erstellen
Sie können einen „Notizzettel“ (aber auch ein Mail, einen Termin, eine Aufgabe etc.) durch Ziehen mit der Maus aus Outlook hinaus kopieren oder verlagern. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie eine Notiz auf dem Windows-Desktop ablegen wollen. Wo auch immer eine Notiz liegt: Nach dem Öffnen kann ihr Inhalt eingesehen bzw. bearbeitet werden. Wem die Notizfunktionen von MS Outlook nicht genügen, der sollte sich MS OneNote ansehen. ©
Modul 7: Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal
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Protokoll führen: Das Outlook-Journal Wie kann ich meine Tätigkeiten protokollieren? Wie kann ich Outlook dazu verwenden, automatisch den Zeitaufwand eines Telefonats zu erfassen?
Abb. 50:
Ein Journaleintrag entsteht
Das Journal von MS Outlook bietet zwei Möglichkeiten: l Sie können Tätigkeiten, die Sie in Outlook – aber auch in MS Office – durchführen, protokollieren lassen. l Darüber hinaus können Sie auch manuelle Journal-Einträge erstellen, z. B. Telefonprotokolle, Gesprächsprotokolle etc.
Möglichkeiten
Für welche Tätigkeiten bzw. für welche Kontakte Sie automatische Protokolleinträge wünschen, können Sie mit Menü Extras, Optionen... Register Einstellungen Schaltfläche Journaloptionen... einstellen.
Voreinstellung
So 1. 2. 3.
erstellen Sie einen manuellen Journaleintrag: Navigationsleiste, Journal Symbol Neu (Standard-Symbolleiste). In dem folgenden Dialogfenster können Sie die Tätigkeit bezeichnen (Feld Betreff) bzw. können Sie einen Eintragstyp und einen Kontakt angeben. Zusätzlich lässt sich ein Timer aktivieren (Schaltfläche Zeitmessung beginnen), um von der eingegebenen Tätigkeit die Zeit zu nehmen (Unterbrechung: Zeitmessung anhalten – Wiederaufnahme: Erneutes Klicken auf Zeitmessung beginnen). 4. Zum Fertigstellen klicken Sie Speichern und Schließen.
Manueller Eintrag
Mit den Optionen aus dem Bereich Aktuelle Ansicht können Sie bestimmen, wie das Journal dargestellt werden soll (die Ansichten sind teilweise ZeitskalaAnsichten mit gruppierten Elementen). Aktuelle Ansichten anpassen ermöglicht, dass Sie die Darstellung Ihren Wünschen entsprechend einstellen können.
Ansichten
Wenn im Journal Tätigkeiten mit anderen Office-Produkten protokolliert werden, können kürzlich bearbeitete Dokumente schnell gefunden werden. Wenn das Feld Kontakte… im Dialogfenster Journaleintrag verwendet wird, können Journaleinträge als Aktivitäten einer bestimmten Person zugeordnet werden: Aufgelistet werden diese Journaleinträge dann im Dialogfenster Kontakt, im Register Aktivitäten! ©
Modul 7: Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Was es sonst noch gibt - Notizen, Journal
1. Notizen ermöglichen die schnelle Erfassung von Ideen und Konzepten. Aus Notizen (wie auch aus jedem anderen Outlook-Element) können durch Ziehen auf Ordner eines anderen Typs (z. B. Posteingang oder Aufgaben) andere Elemente erstellt werden. Notizen können auch auf den WindowsDesktop gezogen werden. 2. Mit dem Outlook-Journal können Tätigkeiten automatisch oder manuell protokolliert werden. Automatisch können Office-Dokumente sowie Tätigkeiten in Outlook protokolliert werden. Z.B. kann auch die Dauer von Telefonanrufen mit einem Timer genau erfasst werden.
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Notizen siehe Seite 69
Das Outlook-Journal siehe Seite 70
MS Outlook 2003 - Einführung
Modul 8:
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Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion
Wie kann ich Outlook-Elemente suchen? Wie kann ich mit dem Suchergebnis weiterarbeiten? Wie finde ich verwandte Nachrichten? Kann ich auch andere Felder als Betreff und den Nachrichtentext durchsuchen? Können bei der Suche auch Kategorien berücksichtigt werden? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Wer suchet, der findet: Die Such-Funktion .................................................................................... 73 Suchen ohne Ende: Die erweiterte Suche...................................................................................... 74
Lernziel: Sie lernen die Suchmöglichkeiten von MS Outlook kennen.
Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit MS Outlook.
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Modul 8: Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion
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Wer suchet, der findet: Die Such-Funktion Wie kann ich Outlook-Elemente suchen? Wie kann ich mit dem Suchergebnis weiterarbeiten? Wie finde ich verwandte Nachrichten?
Abb. 51:
Die Such-Leiste des Posteingang (gesucht wird nach allen Mails mit „outlook“ im Text)
Mit der Suchfunktion der Such-Leiste stellt MS Outlook eine Funktion zur Verfügung, mit der Standard-Suchen rasch durchsucht werden kann.
Möglichkeiten
So durchsuchen Sie den aktuellen Ordner: 1. Symbol Suchen (Standard-Symbolleiste): Die Such-Leiste erscheint (siehe Abbildung). 2. Geben Sie in dem Feld Suchen nach den Suchtext ein (Rudimente sind möglich). Öffnen Sie Optionen und erteilen Sie den Befehl Kompletten Text jeder Nachricht durchsuchen, wenn Sie wollen, dass nicht nur der Absender/Empfänger und Betreff durchsucht wird. Öffnen Sie Suchen in in der Such-Leiste, um anzugeben, welche(r) Ordner durchsucht werden sollen. 3. Suche starten beginnt die Suche.
Vorgangsweise
Weitere Möglichkeiten: l Sollte die Suche nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, klicken Sie in der Such-Leiste Optionen, Erweiterte Suche…: Dies blendet ein Dialogfenster mit weitergehenden Suchoptionen ein. l Mit Löschen werden wieder alle Elemente des Ordners angezeigt und die Suchmaske gelöscht.
Nach der Suche
Menü Extras, Suchen, Nachrichten zum gleichen Thema... bzw. Nachrichten vom gleichen Absender... ist hilfreich, wenn „verwandte“ Nachrichten einer markierten Nachricht gefunden werden sollen (diese Befehle sind auch im Kontextmenü einer markierten Nachricht zu finden).
Ähnliche Nachrichten suchen
Es ist zu beachten, dass in Öffentlichen Ordnern immer nur ein(!) Ordner durchsucht werden kann! Mit Menü Extras, Suchen, Öffentliche Ordner suchen… steht immerhin ein Befehl zur Verfügung, mit dem nach den Titeln eines Öffentlichen Ordners gesucht werden kann.
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Modul 8: Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion
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Suchen ohne Ende: Die erweiterte Suche Kann ich auch andere Felder als Betreff und den Nachrichtentext durchsuchen? Können bei der Suche auch Kategorien berücksichtigt werden?
Abb. 52:
Das Dialogfenster Erweiterte Suche, Register Weitere Optionen
Die erweiterte Suche von MS Outlook bietet das volle Repertoire an Suchmöglichkeiten. Berücksichtigt werden können alle Bestandteile, die in einem Outlook-Element vorkommen können wie z.B. Inhalte, Kategorien, Größen etc.
Vollständige Suche
So rufen Sie die „Erweiterte Suche“ von MS Outlook auf: 1. Menü Extras, Suchen, Erweiterte Suche.... 2. In dem folgenden Dialogfenster legen Sie Ihre Suchkriterien fest.
Aufruf
Diese Kriterien können berücksichtigt werden: l Im Listenfenster Suchen nach legen Sie den gesuchten Elementtyp fest. l Das erste Register heißt immer genau so wie der Elementtyp, den Sie im Feld Suchen nach gewählt haben. Hier können die wichtigsten Felder durchsucht werden, wie Betreff, Text und Zeit. l Im zweiten Register Weitere Optionen können gesuchte Kategorien, gesuchte Element-Größen oder Anlagen gesucht werden. l Im Register Erweitert können praktisch alle Felder von Outlook durchsucht werden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Feld, wählen ein Feld aus, geben bei Bedingung: einen Vergleichsoperator und bei Wert: einen Vergleichswert ein. Danach klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen. l Mit der Schaltfläche Durchsuchen... legen Sie fest, welche Ordner durchsucht werden sollen. Dabei können auch mehrere Ordner markiert werden, die nicht in der gleichen Hierarchie stehen. Die Option Unterordner durchsuchen bewirkt, dass auch alle Ordner, die in der Hierarchie darunter liegen, durchsucht werden. 3. Nach einem Klick auf Suche starten wird die Suche gestartet.
Suchkriterien
Neue Suche löscht die alten Sucheinträge und ermöglicht die Eingabe neuer Suchkriterien.
Neue Suche
Suche starten
Egal, was gesucht wird, mit dem Suchergebnis kann genauso gearbeitet werden, wie mit jeder anderen Auflistung von Outlook-Elementen: Es können Elemente durch Doppelklick geöffnet werden, aber auch verschoben, gelöscht oder kopiert werden. Das Kontextmenü – auf ein Element im Suchergebnis angewendet – zeigt, welche Möglichkeiten MS Outlook anbietet. Wichtig: In Öffentlichen Ordnern kann immer nur ein(!) Ordner (=der aktuell markierte Ordner) durchsucht werden! ©
Modul 8: Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion
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Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Mails, Termine etc. finden - die Suchfunktion
1. MS Outlook bietet leistungsfähige Suchfunktionen an, mit denen Informationen schnell wiedergefunden werden können. Die schnellste Möglichkeit besteht in dem Symbol Suche (Standard-Symbolleiste): Dies blendet die Such-Leiste ein. Geben Sie hier einen Suchbegriff ein und drücken Sie die EINGABE-Taste. 2. Die erweiterte Suche ermöglicht die Berücksichtigung von Suchkriterien wie Kategorien, Wichtigkeiten etc.. Sogar der Einsatz von Vergleichskriterien ist möglich. Aufgerufen wird die erweiterte Suche mit dem Menü Extras, Suchen, Erweiterte Suche.
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Einfache Suche siehe Seite 73
Erweiterte Suche siehe Seite 74
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Wichtige Tastenkombinationen Wie kann ich meine Arbeit beschleunigen? Wie kann ich Tastenkombinationen schneller auswendig lernen? Taste(n)
Funktion
Taste(n)
Funktion
F1
Outlook-Hilfe
UMSCHALT+F1
Kontextbezogene Hilfe
Allgemeines STRG + A
Alles markieren
STRG + S
Speichern
STRG + C
Kopieren
STRG + X
Ausschneiden
STRG + V
Einfügen
STRG + P
Drucken
STRG + E
Suche
UMSCHALT + STRG + F
Erweiterte Suche
STRG + O oder Eingabetaste
Markiertes Element öffnen
STRG + Z
Letzte Aktion rückgängig
ESC
Storniert (häufig) eine begonnene Aktion
ALT + F4
Anwendung beenden
Navigation ALT + F1
Navigationsstruktur ein-/ausblenden
STRG + 1
Gehe zu Mail
STRG + 2
Gehe zu Kalender
STRG + 3
Gehe zu Kontakte
STRG + 4
Gehe zu Aufgaben
STRG + 5
Gehe zu Notizen
STRG + 6
Gehe zu Ordnerliste
STRG + 7
Gehe zu Verknüpfungen
STRG + 8
Gehe zu Journal
STRG + Y
Wechseln zu Ordner
STRG + UMSCHALT + B
Adressbuch anzeigen
Beginn neuer Tätigkeiten STRG + N
Beginnt neue Tätigkeit (je nach aktuellem Ordner)
STRG + UMSCHALT + M
Neue Nachricht schreiben
STRG + UMSCHALT + A
Neuen Termin anlegen
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STRG + UMSCHALT + Q
Neue Besprechungsanfrage verfassen
STRG + UMSCHALT + C
Neuen Kontakt anlegen
STRG + UMSCHALT + L
Neue Verteilerliste anlegen
STRG + UMSCHALT + T
Neue Aufgabe anlegen
STRG + UMSCHALT + Z
Neue Aufgabenanfrage erstellen
STRG + UMSCHALT + J
Neuen Journal-Eintrag erstellen
STRG + UMSCHALT + N
Neue Notiz anlegen
STRG + UMSCHALT + H
Neues Office-Dokument beginnen
STRG + UMSCHALT + E
Neuen Ordner anlegen
STRG + UMSCHALT + D
Neuer Telefonanruf
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Mail F5
Auf neue Nachrichten überprüfen
STRG + UMSCHALT + I
Posteingang anzeigen
STRG + UMSCHALT + O
Postausgang anzeigen
STRG + H
Nächstes Element anzeigen
ALT + H
Vorheriges Element anzeigen
STRG + R
Nachricht an Absender beantworten
STRG + UMSCHALT + R
Nachricht an alle beantworten
STRG + F
Nachricht weiterleiten
STRG + D
Element löschen
STRG + Q
Nachricht als gelesen kennzeichnen
STRG + U
Nachricht als ungelesen kennzeichnen
STRG + UMSCHALT + V
Nachricht in Ordner verschieben
Um Tastenkombinationen schneller zu beherrschen, sollte mit Menü Ansicht, Symbolleisten, Anpassen... im Register Optionen das Kontrollkästchen Tastenkombination in QuickInfo anzeigen aktiviert werden. Wird nun der Mauszeiger über Symbole - für die es Tastenkombinationen gibt - gehalten , wird im QuickInfo die Tastenkombination angezeigt. ©
MS Outlook 2003 - Einführung
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Index
. .pst-Datei .................. 35, 38 A
Delegieren (Aufgaben)....... 66 Desktopbenachrichtigung ... 21 Dienstreise ...................... 51 Direkthilfe ....................... 17 Drucken .......................... 16
Ablage ............................36 Abmeldung ......................12 Abrechnungsinformationen .64 Adressbuch......21, 25, 26, 29 Adressen .............. 55, 56, 58 Adressen importieren / exportieren....................59 Adressinformationen........... 8 Aktivitäten................. 55, 62 An... ...............................25 Anlage ...................8, 29, 30 Anmelden ........................12 Ansichten ........................13 Ansichten (Aufgaben) ........62 Ansichten (Journal) ...........70 Ansichten (Kalender) .........46 Ansichten (Notiz) ..............69 Antworten .......................24 Archivieren ................ 35, 42 Assistent (Office-).............17 Attachment......................30 Attribute (Termin).............48 Aufgaben.... 8, 14, 62, 63, 64, 65, 66 Aufgabenblock..................46 Aufgabenserie ..................65 Ausdruck.........................16 AutoArchivierung ..............42 Autostart .........................11
Farben ............................ 39 Favoriten (Öffentliche Ordner) ................................... 37 Favoriten-Ordner .............. 40 Fax ..................................8 Feiertage......................... 52 Filofax ............................ 16 Formular ......................... 56 Foto (Kontakt) ................. 56
B
G
BCC.......................... 24, 25 Beantworten von Mails.......24 Beenden von Outlook ........11 Berechtigung....................28 Beschriftung (Termine) ......48 Bildschirmelemente...........13
Ganztägiger Termin .......... 51 Gelöschte Objekte .......22, 24 Gesamtaufwand (Aufgaben)64 Gesendete Objekte ........... 22 Gesprächsprotokoll ........... 70 Globales Adressbuch ......... 26 GMX .................................9 Groupware ........................8
C CC..................................25 D Dateianlage .....................30 Datendateiverwaltung........38 Datumswechsler ...............46
©
E Einfärben ........................ 39 Element .......................... 31 E-Mail ... 8, 21, 22, 23, 24, 25, 28 E-Mail-Adresse ............29, 56 Entwürfe ......................... 22 Ereignis .....................46, 51 Erinnerungen (Termine)..... 48 Erledigte Aufgaben............ 63 Erweiterte Suche .............. 74 Eudora............................ 59 Exchange Conferencing...... 45 Exchange Server ..... 9, 12, 35 Exchange-Client ............... 27 Export (Adressen)............. 59 Export (Aufgaben) ............ 64 F
H Hilfe ............................... 17 HTML (Mail-Format) .......... 27
I Import (Adressen) ............ 59 Internet Mail Service......... 12 Internet-Mail-Adresse........ 29 Ist-Aufwand (Aufgaben) .... 64 J Journal .................. 8, 55, 70 Junk-E-Mail ................22, 39 K Kalender ... 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 Kalendersysteme.............. 16 Karte.............................. 55 Kategorien ...................... 39 Kategorien (Aufgaben) ...... 62 Kategorien (Kontakte)....... 55 Kategorien (Suche)........... 74 Kategorien (Termine)........ 48 Kennwort ...................12, 38 Kennzeichnungen ............. 23 Kontakte... 26, 29, 55, 56, 57, 58 L Landkarte ....................... 55 Lesebereich ..................... 23 Lesen von Nachrichten ...... 21 Löschen ............... 24, 47, 49 M Mahner (Termine)............. 48 Mail............................ 8, 29 Mailbox........................... 35 Menüleiste....................... 13 Messenger....................... 45 MS Exchange Conferencing 45 MS Exchange-Server..... 9, 35 MS Netmeeting ................ 45 MS Office (Journal) ........... 70 MS Outlook ................... 8, 9 MS Outlook Express ............ 9 MS Outlook Web Access....... 9 MS Word....................27, 28 N Nachrichten ablegen ......... 36 Nachrichten beantworten ... 24
Index
Nachrichten bearbeiten ......24 Nachrichten lesen .............21 Nachrichten senden..... 21, 25 Nachrichten weiterleiten.....24 Nachrichten-Editor ...... 21, 26 Nachrichten-Komponenten .22 Navigationsleiste ..............13 Netmeeting......................45 Netzwerk-Anmeldung ........12 Neue Tätigkeit..................15 Neuerungen .....................10 Notiz ..............................69 Nur-Text (Mail-Format)......27 O Objekte...........................31 Ö Öffentliche Favoriten .........40 Öffentliche Ordner.............37 O Office im Web ..................17 Offline-Verwendung...........37 OLE ................................31 Ordner 14, 22, 24, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 56 Ordnerliste ......................13 Organisieren ....................39 Outlook .........................8, 9 Outlook beenden ..............11 Outlook Express ........... 9, 59 Outlook Heute ..................14 Outlook starten ................11 Outlook Web Access ........... 9 Outlook-Adressbuch ..........26
©
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P Palm............................... 45 Persönlicher Informationsmanager........8 Persönlicher Ordner .....35, 38 Persönliches Adressbuch .... 26 PocketPC......................... 45 Postausgang .................... 22 Posteingang.... 14, 21, 22, 23, 28, 36 Postfach.......................... 35 Postfach aufräumen .......... 42 Privat (Termine) ............... 48 Project..............................8 Protokoll ......................... 70 Psion .............................. 45 pst-Datei....................35, 38 Public Folders................... 37
Suche........................58, 73 Suche (Erweiterte-) .......... 74 Suchordner ................22, 41 Symbolleiste.................... 13 T Tätigkeit beenden............. 15 Tätigkeit beginnen ............ 15 Telefonat (Journal) ........... 70 Telefonnummer..... 55, 56, 58 Termin . 8, 14, 45, 46, 47, 49, 51, 52 Termin-Attribute .............. 48 Termine verwalten............ 49 Terminserie ..................... 50 Timer ............................. 70 Titelleiste ........................ 13 Ü
R
Überfällige Aufgaben ......... 63
Regeln ............................ 39 Rich-Text-Format.............. 27
V
S Seite einrichten ................ 16 Seitenansicht ................... 16 Senden von Nachrichten ... 21, 25 Serienaufgaben ................ 65 Serienbrief .................. 8, 58 Serientermine .................. 50 Signatur.......................... 32 Standarderinnerung .......... 48 Standortinformation .......... 58 Starten von Outlook .......... 11 Statusbericht (Aufgaben) ... 66 Statusleiste ..................... 13
VCard............................. 32 Verschieben (Termine) ...... 49 Verteilerliste ......... 25, 26, 57 Voice Mail ......................... 8 W Wählhilfe......................... 55 Weiterleiten..................... 24 Wichtigkeit ...................... 28 Word ................ 8, 27, 28, 58 Word als E-Mail-Editor..27, 28 WordMail ........................ 28 Z Zeitspanne anzeigen als .... 48
