StarOffice 7
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StarOffice 7 Flottes Arbeiten mit den Büroprogrammen BEATE MAJETSCHAK
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Markt&Technik Verlag
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Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
06 05 04
ISBN 3-8272-6668-8
© 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Coverkonzept: independent Medien-Design, Widenmayerstraße 16, 80538 München Coverlayout: adesso 21, Thomas Arlt, München Titelfoto: getty images Lektorat: Rainer Fuchs,
[email protected] Herstellung: Monika Weiher,
[email protected] Satz: Ulrich Borstelmann, Dortmund Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Printed in Germany
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis Liebe Leserin, lieber Leser
Die Tastatur
9
10
Schreibmaschinen-Tastenblock ............................. 11 Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock .............................. 12 Navigationstasten .................................................... 13
Die Maus
14
»Klicken Sie …« .......................................................... 14 »Doppelklicken Sie …« ............................................. 15 »Ziehen Sie …« ........................................................... 15
1
Erste Schritte
16
Was ist StarOffice 7? ................................................ 18 StarOffice starten .................................................... 20 Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten ....... 22 Neue Dokumente erstellen .................................... 31 Dokumente speichern ............................................. 32 Vorhandene Dokumente öffnen .......................... 36 Dokumente drucken ................................................ 37 Die Arbeit mit StarOffice beenden ...................... 39 Kleine Erfolgskontrolle ............................................ 41
5
2
Der erste Text – eine Einladung
42
Text eingeben ........................................................... 44 Text ergänzen und löschen ................................... 47 Groß, fett und in Schönschrift .............................. 49 Wie kommt der Text in die Mitte? ........................ 57 Text übersichtlich anordnen ................................ 60 Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen .................................................... 66 Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc. .................................................. 72 Wörter suchen und ersetzen ................................ 80 Kleine Erfolgskontrolle ........................................... 85
3
Dokumente clever formatieren
86
Dokumente mit Vorlagen erstellen ..................... 88 Formulare nutzen .................................................... 99 Clever formatieren mit Formatvorlagen .......... 100 Briefe mit dem AutoPilot erstellen .................... 110 Dokumente manuell formatieren ....................... 112 Kleine Erfolgskontrolle ........................................... 117
4
Schreiben wie ein Profi Textbearbeitung für Profis .................................. 120 Tabellen erstellen ..................................................... 131 Grafiken einfügen .................................................. 148 Serienbriefe erstellen ............................................. 153 Dokumente exportieren und versenden ......... 164 Kleine Erfolgskontrolle .......................................... 165
6
118
Inhaltsverzeichnis
5
Tabellenkalkulation: Grundlagen
166
Was ist eine Tabellenkalkulation? ..................... 168 Tabellendaten eingeben ....................................... 173 Tabellen bearbeiten ............................................... 179 Listen verwalten ...................................................... 185 Tabellen verwalten ................................................. 191 Tabellen gestalten .................................................. 197 Zahlenwerte effektiv eingeben .......................... 202 Kleine Erfolgskontrolle ........................................ 209
6
Zahlen knacken mit Calc
210
Mit Formeln arbeiten ............................................. 212 Der Funktionsautopilot ........................................ 224 Diagramme erstellen ............................................ 227 Tabellendokumente drucken .............................. 230 Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen .................................................................... 233 Kleine Erfolgskontrolle .......................................... 237
7
Erfolgreich präsentieren mit Impress
238
Was ist eine Präsentation? .................................. 240 Präsentationen erstellen ....................................... 241 Die Ansichten einer Präsentation ...................... 252 Navigation in der Präsentation .......................... 256 Text bearbeiten ...................................................... 258 Seiten verwalten .................................................... 268 Grafiken und Diagramme einfügen .................. 276 Die Bildschirmpräsentation ................................. 281 Kleine Erfolgskontrolle ......................................... 286
7
8
Zeichnen mit Draw
288
Einführung in StarOffice Draw .......................... 290 Einfache Objekte zeichnen .................................. 298 Objekte bearbeiten .............................................. 309 Textelemente einfügen ......................................... 319 Kleine Erfolgskontrolle ......................................... 322
Lexikon
323
Stichwortverzeichnis
8
329
Liebe Leserin, lieber Leser, willkommen bei »StarOffice 7 easy«. Dieses Buch bietet Ihnen einen Einstieg in das umfassende Büropaket von Sun Microsystems. Die einzelnen Programme dieses Pakets enthalten einen enormen Funktionsumfang und die Bedienung ist teilweise nicht gerade unkompliziert. Lassen Sie sich aber trotzdem nicht abschrecken. Bereits im ersten Kapitel werden Sie feststellen, dass wichtige Dinge wie die Eingabe von Inhalten, die Bearbeitung und die optische Gestaltung sowie die Ausgabe von Daten auf einem Drucker in allen Programmen gleich funktionieren. Sie erfahren außerdem, wie Sie Ihre Daten auf dem Computer ablegen und später wieder finden und bei Bedarf verändern. In den weiteren Kapiteln des Buchs lesen Sie, wie Sie Texte eingeben und gestalten, und lernen so schnell, eigene Briefe, Rechnungen, Einladungen, Protokolle und andere Dokumente zu erstellen. Anschließend wird gezeigt, wie Sie Ihr Haushaltsbuch oder Darlehenskonditionen als Tabellendokument führen und berechnen und das Ganze schließlich auch noch übersichtlich gestalten können. Zum Schluss sehen Sie, wie Sie Ihre eigenen Präsentationen erstellen. Damit Sie sich nicht mit unverständlichen Texterklärungen herumschlagen müssen, sind alle Schritte mit Abbildungen versehen. Es kann also gar nichts schief gehen! Umso weniger, als Sie auf der Begleit-CD zum Buch eine Fristversion dieses nagelneuen StarOffice 7 zum Ausprobieren finden. Die Installation ist übrigens unproblematisch. Über positive und kritische Rückmeldungen freue sowohl ich selbst mich als auch der Verlag sich. Bitte merken Sie sich dafür die Mailadresse
[email protected] vor.
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Die Tastatur
Auf den folgenden drei Seiten sehen Sie, wie Ihre Computertastatur aufgebaut ist. Damit es für Sie übersichtlich ist, werden Ihnen immer nur bestimmte Tastenblöcke auf einmal vorgestellt. Ein großer Teil der Computertasten funktioniert wie bei der Schreibmaschine. Es gibt aber noch einige zusätzliche Tasten, die auf Besonderheiten der Computerarbeit zugeschnitten sind. Sehen Sie selbst …
Feststelltaste
Tabulatortaste
•
•
•
Umschalttaste
•
•
Umschalttaste
Eingabetaste
•
Leertaste
Rücktaste
Diese Tasten bedienen Sie genauso wie bei der Schreibmaschine. Mit der Eingabetaste schicken Sie außerdem Befehle an den Computer ab.
Schreibmaschinen-Tastenblock
Die Tastatur
•
11
12
Escape-Taste
• • •
•
•
•
Kontextmenü
Entfernentaste
•
Windows-Startmenü
•
Strg-Taste
•
AltGr-Taste
Kontrollleuchten
Zahlenblock
Unterbrechentaste •
Alt-Taste
Drucktaste
•
Strg-Taste
Funktionstasten
Sondertasten und Funktionstasten werden für besondere Aufgaben bei der Computerbedienung eingesetzt. S-, Â- und G-Taste meist in Kombination mit anderen Tasten. Mit der È-Taste können Sie Befehle abbrechen, mit Einfügen und Entfernen u.a. Text einfügen oder löschen. Einfügetaste
Sondertasten, Funktionstasten, Kontrollleuchten, Zahlenblock
• •
•
•
Zeilenanfangstaste
Mit diesen Tasten bewegen Sie sich auf dem Bildschirm.
Navigationstasten
Rollen
Bild auf
Bild ab
• • Cursor-Tasten
•
•
•
• Zeilenende-Taste
Die Tastatur
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Die Maus »Klicken Sie …« heißt: einmal kurz auf eine Taste drücken.
Mit der linken Maustaste klicken …
Mit der rechten Maustaste klicken …
Die Maus
»Doppelklicken Sie …« heißt: die linke Taste zweimal schnell hintereinander ganz kurz drücken.
Doppelklicken
»Ziehen Sie …« heißt: auf bestimmte Bildschirmelemente mit der linken Maustaste klicken, die Taste gedrückt halten, die Maus bewegen und dabei das Element auf eine andere Position ziehen. Ziehen
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Kapitel 1
Erste Schritte
Dieses Kapitel macht Sie mit den Grundlagen von StarOffice vertraut. Dazu starten Sie zunächst ein StarOffice-Programm und erkunden die neue Welt auf Ihrem Computermonitor. Dabei machen Sie sich zunächst mit den verschiedenen Elementen vertraut und erfahren, wie Sie diese bedienen. Anschließend geben Sie Text ein und legen ihn auf dem Computer ab. Dann drucken Sie Ihr Dokument aus und verlassen das Programm. Sobald Sie diese elementaren Dinge beherrschen, ist die weitere Arbeit mit StarOffice ein Kinderspiel.
Ihr Erfolgsbarometer
Das lernen Sie neu: Was ist StarOffice 7?
18
StarOffice starten
20
Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten
22
Neue Dokumente erstellen
31
Dokumente speichern
32
Vorhandene Dokumente öffnen
36
Dokumente drucken
37
Die Arbeit mit StarOffice beenden
39
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Was ist StarOffice 7? StarOffice 7 ist eine Programmsammlung von Sun Microsystems, die alle Werkzeuge enthält, die Sie für Ihre tägliche Arbeit sowohl im privaten Bereich als auch im Berufsalltag benötigen. Als OpenOffice.org können Sie sich dieses Anwendungspaket auch kostenlos aus dem Internet herunterladen; gelegentlich finden Sie es auf CD-ROMs von Computerzeitschriften. Mit StarOffice können Sie aber nicht nur private und Geschäftsbriefe schreiben, sondern auch Einladungen für die nächste Party gestalten, Ihre nächste Autofinanzierung leicht und übersichtlich selbst durchrechnen und Ihre Kollegen oder Kunden mit einer gelungenen Präsentation beeindrucken. Selbst Zeichnungen können Sie mit StarOffice ausarbeiten. Ihre elektronischen Dokumente, die Sie mit StarOffice erstellen, speichern Sie zunächst auf dem PC, um sie dann anschließend auszudrucken. Wollen Sie einmal Dokumente mit Freunden oder Kollegen austauschen, speichern Sie diese auf Diskette oder – falls Sie über einen Internetanschluss verfügen – versenden sie ganz einfach per E-Mail. Erhalten Sie Ihrerseits Dateien von anderen zur Bearbeitung oder zum Durchlesen, brauchen Sie selbst dann nicht zu verzweifeln, wenn es sich dabei nicht um StarOffice-Dokumente handelt. Denn mit StarOffice können Sie Dateien öffnen, die mit Microsoft Office und zahlreichen weiteren bekannten Programmen erstellt wurden. Und Sie können die Dokumente in einer Form speichern, die diese Programme ihrerseits lesen können. Haben Sie bisher noch nie mit einem PC oder mit Windows gearbeitet, sollten Sie sich vor dem Einstieg in StarOffice zunächst mit Windows vertraut machen. Die Arbeit mit StarOffice wird Ihnen erheblich leichter fallen, wenn der PC kein Fremdkörper mehr für Sie ist. In der Easy-Reihe von Markt+Technik finden Sie Bücher zu allen Windows-Versionen – also sicherlich auch eines für die Windows-Version, mit der Sie arbeiten. Bevor Sie lernen, wie Sie StarOffice-Programme starten und beenden, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wobei StarOffice Sie unterstützen kann.
Textdokumente Briefe, Rechnungen, Einladungen, Kurzmitteilungen, Notizen, Berichte, Verträge, Aufsätze, Hausarbeiten und alle sonstigen Texte werden in StarOffice als Textdokumente bezeichnet und mit dem Programm StarOffice Writer erstellt.
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Was ist StarOffice 7?
Tabellendokumente Die Führung Ihres Haushalts- oder Kassenbuchs, die Berechnung der Autokosten oder von Krediten, Absatz- und Umsatzübersichten, Ihre Aktienverwaltung und die Verwaltung anderer Zahlen und Daten, die sich in Tabellen anordnen lassen, können Sie bequem am PC vornehmen. Ihre Daten geben Sie dazu in Tabellen ein, in StarOffice Tabellendokumente genannt. Enthält Ihre Tabelle Zahlen, können Sie diese mit den zahlreichen Berechnungsfunktionen des Programms StarOffice Calc leicht und einfach berechnen. Sie können die Daten jedoch auch einfach nur sortieren (wie z. B. bei Namenslisten) oder optisch ansprechend und übersichtlich gestalten.
Präsentationen Benötigen Sie eine Titelseite für Ihren Urlaubsfilm oder Ihr Fotoalbum am PC oder wollen Sie Kollegen, Kunden oder Teilnehmer von Ihren Strategien, Schulungsinhalten, Projektvorhaben oder Marketingplänen überzeugen, gelingt dies am besten mit einer Präsentation, die Sie auf Folie ausdrucken oder am Bildschirm zeigen können. Für Präsentationen ist StarOffice Impress zuständig. Und damit Sie auch als Einsteiger ein professionelles Niveau erreichen können, stehen Ihnen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung.
Zeichnungen Von der einfachen Strichzeichnung über elementare geometrische Grundformen bis zu dreidimensionalen Körpern wie Würfeln oder Zylindern und zu fröhlich geschwungenen Schmucktexten können Sie mit StarOffice Draw per Mausklick alle Arten von Zeichnungen leicht und einfach erstellen. Sind Sie selbst gestalterisch nicht so begabt, brauchen Sie trotzdem nicht zu verzweifeln, denn über die so genannte Gallery stehen Ihnen zahlreiche vorgefertigte Grafiken und Zeichnungen zu allen möglichen Themen zur Verfügung.
Homepages (HTML-Dokumente) Wollen Sie endlich Ihre eigene Homepage, in StarOffice HTML-Dokument genannt, im Internet anbieten oder sind Sie von einer anderen
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Person aufgefordert worden, eine Webseite bzw. ein HTML-Dokument bereitzustellen, gibt es keinen Grund zu verzagen. StarOffice Writer bietet auch für diesen Zweck eine professionelle Umgebung.
StarOffice starten Schalten Sie zunächst Ihren Computer ein und warten Sie, bis Sie Windows auf Ihrem Computermonitor sehen. Überlegen Sie zunächst, welche Art von Dokument Sie erstellen wollen. StarOffice starten Sie nämlich nicht einfach so, sondern Sie erstellen dabei immer ein neues Dokument des gewählten Typs. Wissen Sie nicht mehr, was die einzelnen Dokumenttypen bedeuten, kann Ihnen die Übersicht im letzten Abschnitt helfen. Anschließend kann es losgehen. Im Beispiel werden Sie ein Textdokument erstellen.
1
Klicken Sie auf die Start-Schaltfläche in der linken unteren Ecke Ihres WindowsBildschirms.
2
In dem Menü, das sich nun öffnet, klicken Sie auf den untersten Eintrag namens Alle Programme.
Was ist das?
Menü kommt vom amerikanischen »menu« und müsste eigentlich richtiger »Speisekarte« heißen. Denn genau wie die Speisekarte funktioniert auch das Menü: Es enthält eine Liste von Einträgen oder Befehlen, die Sie durch Anklicken auswählen können. Anschließend wird eine Programmfunktion ausgeführt oder ein Programm gestartet.
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StarOffice starten
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Nun öffnet sich ein weiteres Menü, das Einträge für alle Programme enthält, die auf Ihrem Computer installiert sind. Suchen Sie nach StarOffice 7 und zeigen Sie mit der Maus auf den Eintrag.
Was ist das?
Zeigen mit der Maus heißt, die Maus so zu bewegen, dass sich der Mauszeiger anschließend über dem Eintrag oder der Schaltfläche befindet, auf die gezeigt werden soll.
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Es öffnet sich ein weiteres so genanntes Untermenü. Dieses enthält die Bezeichnungen für die Dokumenttypen, die Sie mit StarOffice erstellen können. Klicken Sie nun auf den gewünschten Dokumenttyp, im Beispiel auf Textdokument.
Nun sind Sie am ersten Ziel Ihrer Wünsche angelangt. Sie haben StarOffice gestartet und ein neues Dokument haben Sie auch schon vor sich. Sie könnten nun eigentlich direkt loslegen und das Dokument mit Inhalten füllen.
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Wie Sie sehen, gibt es in einem Dokumentfenster eine Vielzahl von Symbolen und Bezeichnungen, und alle haben eine ganz spezielle Funktion. Mit diesen sollten Sie sich erst einmal vertraut machen. Aber keine Angst! Sie brauchen nicht gleich alle Funktionen zu beherrschen. Um einfache Dokumente erstellen zu können – und um die handelt es sich in 80 % der Fälle – genügen Ihnen bereits einige wenige Funktionen. Und mit diesen werden Sie schnell vertraut sein. Alles andere kommt nach und nach. Was ist das?
Dokumentfenster oder Fenster sind die rechteckigen Kästen auf Ihrem Bildschirm, die eigene Dokumente oder manchmal auch Mitteilungen enthalten. Programme werden in solchen Fenstern ausgeführt.
Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten Lernen Sie nun die wichtigsten Bedienelemente von StarOffice kennen. Es handelt sich um die folgenden Elemente, die bei allen Dokumenttypen gleich sind: ■ Die Titelleiste ■ Die Menüleiste, Menüs und Menübefehle ■ Die Funktionsleiste ■ Die Objektleiste ■ Die Werkzeugleiste ■ Die Statusleiste ■ Die Minimieren- und die Maximieren-Schaltfläche ■ Der Arbeitsbereich
Die Titelleiste Die Titelleiste befindet sich am oberen Rand des Dokumentfensters und enthält in der linken Ecke das Symbol für das Dokument, das Sie gerade erstellen wollen.
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Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten
Es folgt die Bezeichnung »unbenannt« mit einer fortlaufenden Nummer. Dies ist der Name Ihres Dokuments. Da Sie Ihr Dokument jedoch noch nicht in Ihrem Computer gespeichert haben, ist der Name natürlich noch unbekannt. Hinter dem Bindestrich steht schließlich der Name des Programms, nämlich StarOffice 7. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, finden Sie nachfolgend eine Übersicht über die Symbole der verschiedenen StarOffice-Dokumente. Textdokument Tabellendokument Präsentation Zeichnung HTML-Dokument
Die Menüleiste, Menüs und Menübefehle Unterhalb der Titelleiste befindet sich die Menüleiste, in der Namen wie Datei oder Bearbeiten aufgereiht sind. Die Namen sind Bezeichnungen für die Menüs, über die Sie das Programm bedienen.
Die Menüleiste benutzen Sie wie folgt:
1
Um ein Menü benutzen zu können, müssen Sie es öffnen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Namen, hier z. B. auf Datei.
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Das Menü klappt nach unten auf. Der Name des Menüs wird blau unterlegt und in weißer Schrift angezeigt (Datei ). Daran können Sie erkennen, dass dieses Menü gerade aktiv ist. Klicken Sie nun auf den Befehl, den Sie ausführen wollen, z. B. auf Schließen.
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Klicken Sie hingegen auf einen Befehl, an dessen rechtem Rand Sie eine schwarze Pfeilspitze sehen, wie den Befehl Neu im Menü Datei, öffnet sich ein so genanntes Untermenü mit weiteren Befehlen, die sich durch Anklicken ausführen lassen.
Hinweis
Sie können immer nur ein Menü öffnen. Sobald Sie auf ein anderes Menü klicken, schließt sich das aktuelle Menü und das angeklickte Menü öffnet sich.
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Bei einigen Befehlen, wie z. B. dem Befehl Lineal im Menü Ansicht , sehen Sie am linken Rand ein Häkchen. Diese Befehle verhalten sich ähnlich wie Lichtschalter, über die Sie Elemente ein- und ausschalten können.
Klicken Sie einen (Schalter-) Befehl für ein eingeblendetes Element wie Lineal (im Menü Ansicht) an, blenden Sie das Element (in diesem Fall also das Lineal) im Dokumentfenster aus und das Häkchen verschwindet.
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Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten
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Klicken Sie einen (Schalter-) Befehl für ein ausgeblendetes Element an, schalten Sie das Element im Dokumentfenster ein und das Häkchen ist wieder zu sehen.
Hinweis
Sie können immer nur ein Menü öffnen. Sobald Sie auf ein anderes Menü klicken, schließt sich das aktuelle Menü und das angeklickte Menü öffnet sich.
Die Funktionsleiste Egal, ob Sie ein Textdokument, ein Tabellendokument, eine Zeichnung oder eine Präsentation erstellen: Die Funktionsleiste sieht immer gleich aus.
Besonders auffällig sind die bunten Symbole auf der rechten Seite. Dies sind die Schaltflächen, über die Sie Befehle per Mausklick ausführen. Es handelt sich dabei um besonders häufig benutzte Befehle wie das Öffnen, Drucken und Speichern von Dokumenten. Diese Befehle stehen Ihnen natürlich auch über das Menü Datei zur VerfüWas ist das? gung, sind jedoch in der Funktionsleiste wesentlich schneller und bequemer zu erreichen. Die Funktionsleiste ist eine so genannte Symbolleiste, da sie hauptsächlich Symbole enthält.
Eigentlich sollen die Schaltflächen die Befehle, die sich dahinter verbergen, symbolisieren. Sagen Ihnen diese Symbole trotzdem nicht viel, können Sie sich auch anders behelfen. Denn zeigen Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche, zeigt das Programm einen so genannten Tipp mit dem Namen der Schaltfläche an. Einige Schaltflächen sind nicht bunt, sondern grau abgeblendet. Diese Schaltflächen sind deaktiviert, d. h., die Befehle stehen momentan nicht zur Verfügung und Sie können die Schaltflächen nicht wählen. Die Schaltfläche Dokument speichern ist beispielsweise erst dann aktiviert
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und damit bunt, wenn Sie das erste Zeichen in ein leeres Dokument eingegeben haben, d. h. wenn es etwas zum Speichern gibt. Zwei Schaltflächen in der Funktionsleiste sind in der rechten oberen Ecke mit einem grünen Dreieck versehen: die Schaltfläche Neu und die Schaltfläche Einfügen. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, d. h., halten Sie die linke Maustaste einen kurzen Augenblick gedrückt, öffnet sich ein Menü, über das Ihnen weitere Funktionen zur Auswahl stehen. Hinweis
Am linken Rand der Funktionsleiste sehen Sie ein weißes Feld namens URL laden, das zunächst leer ist. Besitzen Sie einen Zugang zum Internet, können Sie über dieses Feld Internetseiten öffnen und anschließend bearbeiten. Dank des Dateinamens in der Titelleiste wissen Sie immer sofort, welches Dokument Sie gerade bearbeiten. Im Feld URL laden sehen Sie den Dateinamen zusammen mit der Angabe, auf welcher Festplatte und in welchem Ordner die Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert ist (z.B. C:\Eigene Dateien\Dokument.sxw). Um ein Textdokument oder eine Webseite zu öffnen, geben Sie den Pfad oder die Webadresse in das Feld ein und drücken Sie die [-Taste.
Die Objektleiste Die Objektleiste ist wie die Funktionsleiste eine Symbolleiste, die bei allen Dokumenttypen vorhanden ist. Sie sieht jedoch für jeden Dokumenttyp etwas anders aus.
Die Objektleiste enthält hauptsächlich Schaltflächen, aber auch einige Bezeichnungen wie z. B. Standard, neben denen eine nach unten weisende Pfeilschaltfläche zu sehen ist. Anders als in der Funktionsleiste finden Sie in der Objektleiste hauptsächlich Schaltflächen, mit denen Sie Formatierungsfunktionen ein- und ausschalten können.
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Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten
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Klicken Sie eine Schaltfläche, wie z. B. Unterstrichen, in der Objektleiste an, wird die Funktion eingeschaltet.
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Benötigen Sie die Funktion nicht mehr, schalten Sie sie durch erneutes Anklicken wieder aus.
Ob eine Funktion ein- oder ausgeschaltet ist, erkennen Sie am Aussehen der Schaltfläche: Sieht die Schaltfläche »eingedrückt« aus, wie hier die Schaltfläche Unterstrichen, ist die Funktion eingeschaltet. Ist die Schaltfläche hingegen nicht hervorgehoben und hat folglich die gleiche Farbe wie die Symbolleiste, ist sie ausgeschaltet. Neben den Schaltflächen enthält die Objektleiste auch so genannte Listenfelder, die Sie wie folgt bedienen:
1
Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche rechts neben einem Listenfeld, um die Liste zu öffnen.
2
Das Listenfeld öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Eintrag, wie hier z. B. die gewünschte Schrift, durch Anklicken aus.
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Die Werkzeugleiste Die Werkzeugleiste ist die dritte Symbolleiste, die bei allen Dokumenttypen vorhanden ist. Sie befindet sich am linken Rand des Dokumentfensters und sieht für jeden Dokumenttyp etwas anders aus. Über die Werkzeugleiste können Sie Objekte wie Grafiken oder Tabellen in Ihre Dokumente einfügen, aber auch auf häufig benutzte Funktionen zugreifen.
1
Klicken Sie eine Schaltfläche in der Werkzeugleiste kurz an, wird der entsprechende Befehl von StarOffice ausgeführt.
2
Klicken Sie hingegen lang auf eine Schaltfläche mit grünem Pfeil in der rechten oberen Ecke, öffnet sich eine so genannte Abreißleiste mit weiteren Schaltflächen.
Was ist das?
Abreißleisten sind zusätzliche Symbolleisten, die über die Schaltflächen mit dem grünen Dreieck aus der Werkzeugleiste geöffnet werden. Abreißleisten können Sie »abreißen«, d. h. durch Ziehen mit der Maus aus der Werkzeugleiste herauslösen.
Der Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich ist der große Bereich in der Mitte des Dokumentfensters. Er sieht bei jedem Dokument anders aus. Beim Textdokument besteht er aus einer großen weißen Fläche, beim Tabellendokument aus
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Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten
einer Tabelle, bei einer Zeichnung aus einem weißen »Zeichenblatt«, das von einem breiten grauen Rand umgeben ist, und bei der Präsentation aus einem Muster für eine Präsentationsfolie. Im Arbeitsbereich geben Sie Ihren Text oder beim Tabellendokument die Tabellendaten ein oder aber Sie fertigen eine Zeichnung an. Hier spielt sich eigentlich alles ab, was mit der Bearbeitung Ihres Dokuments oder Ihrer Zeichnung zu tun hat.
Die Statusleiste Die Statusleiste enthält viele nützliche Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstatus Ihres Dokuments und ist entsprechend vom bearbeiteten Objekt abhängig. Im Textdokument sehen Sie beispielsweise die Seite, auf der Sie gerade Ihren Text eingeben, im Tabellendokument die Tabelle, an der Sie gerade arbeiten, und bei der Zeichnung die aktuelle Mausposition in Millimetern.
Mehr zur Benutzung der Statusleiste erfahren Sie in den einzelnen Kapiteln.
Minimieren und Maximieren Sicher sind Ihnen schon die drei Schaltflächen in der rechten oberen Ecke Ihres Dokumentfensters aufgefallen. Mit ihnen können Sie das Fenster minimieren, maximieren und schließen. Genaueres zur Schließen-Schaltfläche erfahren Sie ganz am Ende dieses Kapitels. Minimieren bedeutet, dass das Dokumentfenster von der Bildfläche verschwindet. Das Dokument selbst wird dabei aber nicht geschlossen, sondern es bleibt weiterhin aktiv. Es kann per Mausklick wieder geöffnet werden. Maximieren bedeutet, dass das Dokumentfenster anschließend den gesamten Bildschirm bedeckt. Diese Darstellung wird auch als Vollbildmodus bezeichnet.
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1
Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters auf Minimieren.
2
Das Dokumentfenster verschwindet nun von der Bildfläche, ist aber weiterhin aktiv. Dies erkennen Sie am Symbol in der Windows-Taskleiste. Klicken Sie auf das Symbol, um das Dokumentfenster wieder zu öffnen.
Was ist das?
Die Taskleiste ist die Leiste rechts neben der Start-Schaltfläche am unteren Rand Ihres Bildschirms. In ihr werden alle aktiven StarOffice-Dokumente und auch andere Windows-Programme angezeigt, die Sie eventuell zusätzlich gestartet haben.
3
Probieren Sie nun einmal die Schaltfläche Maximieren aus, indem Sie darauf klicken.
4
Außer dem Dokumentfenster ist nun nur noch die Taskleiste zu sehen. Um die ursprüngliche Fenstergröße wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche, die inzwischen Verkleinern heißt.
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Schließen Sie nun das Dokumentfenster, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke klicken.
Das Dokumentfenster ist vom Bildschirm verschwunden und StarOffice wurde beendet. Haben Sie bereits etwas in Ihr Dokument eingetippt, wirft StarOffice es nicht ungefragt weg, sondern Sie werden gefragt, ob
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Neue Dokumente erstellen
Sie die Änderungen speichern wollen. Mehr hierzu erfahren Sie im Lernschritt Die Arbeit mit StarOffice beenden in diesem Kapitel. Um ein neues Dokument zu erstellen oder ein vorhandenes zu bearbeiten, müssen Sie StarOffice neu starten.
Neue Dokumente erstellen Bis hierher haben Sie erfahren, wie sich StarOffice starten und dabei gleich ein neues Dokument erstellen lässt. Diese Methode funktioniert immer. Was ist jedoch, wenn Sie bereits an einem Textdokument arbeiten und feststellen, dass Sie ein zweites Textdokument oder etwa ein Tabellendokument benötigen? Dann brauchen Sie nicht erst den umständlichen Weg über das Startmenü von Windows zu gehen. Es geht auch viel einfacher.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste lang auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie anschließend im Menü, das sich öffnet, den gewünschten Dokumenttyp aus.
2
Das zweite Dokument öffnet sich nun in einem eigenen Dokumentfenster, und zwar im Vordergrund. Das heißt, wenn Sie nun Daten eingeben, geben Sie diese in das neue Dokument ein.
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3
Um die Bearbeitung an Ihrem bisherigen Dokument fortzusetzen, klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die entsprechende Schaltfläche. Hinweis
Wollen Sie einfach nur ein neues, leeres Dokument des aktuellen Dokumenttyps erstellen, klicken Sie in der Funktionsleiste kurz auf die Schaltfläche Neu.
Dokumente speichern Nachdem Sie ein Dokument eingegeben haben, können Sie es ausdrucken und per Post oder Fax versenden oder Ihren Freunden, Kollegen, Schülern (oder wen auch immer es betrifft) direkt in die Hand drücken. So war es schließlich auch bei der guten alten Schreibmaschine üblich. Der Computer bietet jedoch gegenüber der Schreibmaschine den großen Vorteil, dass Sie Ihre Dokumente auf der Festplatte Ihres Computers speichern können. So geht nichts verloren und Sie können die Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen und ausdrucken, sie überarbeiten und dann ausdrucken oder aber Teile von Dokumenten in anderen Dokumenten verwenden. So ersparen Sie sich sehr viel Zeit und Mühe, denn Sie müssen Informationen, die Sie häufiger benötigen, nicht jedes Mal neu über die Tastatur eingeben.
1
Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei und anschließend auf Speichern unter.
Es öffnet sich das Dialogfeld Speichern unter. Die Datei wird, wenn Sie keine Änderungen vornehmen, im Ordner Eigene Dateien gespeichert. Das ist in der Regel sinnvoll, denn dann haben Sie alle Dateien an einem Ort beisammen.
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Dokumente speichern
Hinweis
Müssen Sie die Dateien in einem anderen Ordner speichern, wie z. B. in einem ganz bestimmten Ordner im Netzwerk, sollten Sie sich am besten vom Netzwerkbetreuer erklären lassen, wie das funktioniert.
2
Vergewissern Sie sich, dass im Feld Speichern in der Ordner Eigene Dateien gewählt ist.
3
Geben Sie im Feld Dateiname im unteren Bereich des Dialogfelds den gewünschten Namen für das Dokument ein. Lassen Sie die anderen Optionen unverändert.
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4
Nun brauchen Sie nur noch auf die Schaltfläche Speichern zu klicken, und schon ist Ihr Dokument im Ordner Eigene Dateien dauerhaft abgelegt.
Mit dem Speichern haben sich gleich zwei Dinge verändert. ■ Die Titelleiste enthält nun den Dateinamen. ■ Das Feld URL laden enthält Text.
Das Feld URL Laden enthält den Dateinamen und den Pfad der Datei, die gerade geöffnet ist, im Beispiel C:\Eigene Dateien\Brief1.sxw. Um ein Textdokument oder eine Webseite zu öffnen, geben Sie den Pfad oder die Webadresse in das Feld ein und drücken Sie die [-Taste. Selbstverständlich enthält nun auch die Schaltfläche in der Taskleiste nicht mehr die Bezeichnung Unbenannt, sondern ebenfalls den gespeicherten Dateinamen.
Änderungen speichern Sobald Sie Änderungen oder Ergänzungen an Ihrem Dokument vornehmen, müssen Sie diese speichern, um sie nicht zu verlieren.
1
Sobald Sie Änderungen an Ihrem gespeicherten Dokument vornehmen, wird die Schaltfläche Datei speichern in der Funktionsleiste aktiviert.
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Um die Änderungen dauerhaft in das Dokument zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei speichern in der Funktionsleiste.
Dokumente speichern
Ein Dokument kopieren Sicherlich haben Sie den Fall auch schon erlebt, dass Sie ein Dokument verändert haben, nur um später festzustellen, dass die vorherige Fassung die bessere war. Doch da war es schon zu spät, denn die alte Fassung wurde ja überschrieben. Um solche Ärgernisse zu vermeiden, können Sie einfach eine neue Fassung Ihres Dokuments speichern und an dieser Dokumentkopie die gewünschten Änderungen vornehmen. Benötigen Sie dann die alte Fassung doch noch einmal, steht sie weiterhin zur Verfügung.
1
Um eine Kopie eines Dokuments zu erstellen, öffnen Sie das Menü Datei …
2
… und wählen den Befehl Speichern unter.
3
Geben Sie im Feld Dateiname des Dialogfelds Speichern unter einen aussagekräftigen Namen für die Dokumentkopie ein. Alle anderen Einstellungen behalten Sie bei.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Die Kopie Ihres Dokuments wird nun wie das Original im Ordner Eigene Dateien gespeichert.
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Vorhandene Dokumente öffnen Haben Sie ein Dokument einmal gespeichert, können Sie es jederzeit wieder öffnen und ausdrucken oder aber daran weiterarbeiten. Gespeicherte Dokumente können Sie außerdem auch an andere Personen weitergeben, die sie dann auf dem eigenen Computer öffnen.
1
Haben Sie StarOffice noch nicht gestartet, klicken Sie nun auf die Start-Schaltfläche in der linken unteren Ecke Ihres Windows-Bildschirms und wählen Alle Programme/StarOffice 7 und dann den gewünschten Dokumenttyp.
Hinweis
Wollen Sie sich diesen Weg in zwei Schritten etwas abkürzen, können Sie auch einfach in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Datei öffnen klicken.
3
2
Anschließend öffnen Sie das Menü Datei und klicken auf den Befehl Öffnen.
Im Dialogfeld Öffnen, das nun zu sehen ist, klicken Sie auf den Namen des Dokuments, das Sie öffnen wollen.
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Dokumente drucken
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Der gewählte Dateiname wird in das Feld Dateiname eingetragen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Öffnen.
Das Dokument öffnet sich und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.
Dokumente drucken Wollen Sie das soeben erstellte oder geöffnete Dokument ausdrucken, genügt ein Mausklick. Doch zuvor sollten Sie sicherstellen, dass ein Drucker an den Computer angeschlossen, dieser eingeschaltet und genügend Papier vorhanden ist. Dann kann’s losgehen.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Datei direkt drucken.
2
Überprüfen Sie den Ausdruck, nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen am Dokument vor und drucken Sie es erneut aus, indem Sie wiederum auf die Schaltfläche Datei direkt drucken klicken.
Hinweis
Pro Mausklick auf die Schaltfläche Datei direkt drucken wird das gesamte Dokument einmal auf dem Standarddrucker ausgegeben.
Benötigen Sie ein Dokument mehrfach, können Sie es auch direkt in der gewünschten Anzahl ausdrucken. Sie sollten es zuvor aber auf jeden Fall erst einmal zur Probe ausdrucken, denn auf dem Papier sieht man gewöhnlich mehr Fehler als am Bildschirm und es wäre schade, wenn
37
Sie einen ganzen Stapel Ausdrucke wegen eines kleinen Tippfehlers in den Papierkorb werfen müssten.
Ausdruck mit Wahl des Druckers und Anzahl der Exemplare Sind an Ihrem Computer mehrere Drucker angeschlossen, wie z. B. ein Tintenstrahldrucker für farbige Ausdrucke und ein Laserdrucker für Schwarz-Weiß-Ausdrucke, oder können Sie über Ihren PC auch Faxe versenden bzw. arbeiten Sie in einem Netzwerk mit mehreren PCs und Druckern, müssen Sie den Drucker vor dem Ausdruck festlegen. Die Schaltfläche Datei direkt drucken hilft hier jedoch nicht weiter. Ähnliches gilt, wenn Sie Ihr Dokument mehr als einmal ausdrucken wollen. Hier werden Sie sicherlich nicht jedes Mal auf die Schaltfläche Datei direkt drucken klicken wollen, nur um hinterher nachzählen zu müssen, ob Sie sich nicht doch verzählt haben. Es muss also eine andere Methode her.
1
Öffnen Sie das Menü Datei …
2
… und klicken Sie auf den Befehl Drucken.
3
Um den Drucker zu wechseln, klicken Sie unter Drucker auf das Listenfeld Name und wählen den gewünschten Drucker aus der Liste aus.
38
Die Arbeit mit StarOffice beenden
4
Wollen Sie das Dokument mehrmals ausdrucken, geben Sie die gewünschte Anzahl in das Feld Exemplare ein.
5
Wollen Sie nur die Seite 2 Ihres Dokuments oder aber die Seiten 3 bis 5 ausdrucken, klicken Sie auf die Option Seiten und geben dann die gewünschte Seite (z. B. »2«) oder mehrere Seiten (z. B. »3-5«) in das Textfeld ein.
6
Starten Sie schließlich den Ausdruck, indem Sie auf OK klicken.
Die Arbeit mit StarOffice beenden Um die Arbeit mit StarOffice zu beenden, müssen Sie alle geöffneten Dokumentfenster schließen. Auch für diesen Zweck hat das Menü Datei einen Befehl parat.
1
Öffnen Sie das Menü Datei …
39
2
… und klicken Sie auf den Befehl Beenden.
3
Haben Sie Änderungen am Dokument vorgenommen, die bisher noch nicht gespeichert wurden, öffnet sich ein Hinweisfenster. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen und das Dokument zu schließen, auf Verwerfen, um das Dokument ohne Übernahme der Änderungen zu schließen, oder aber auf Abbrechen, um zum Dokument zurückzukehren und es weiterzubearbeiten.
Um ein Dokumentfenster mit nur einem Mausklick zu schließen, klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters. Wie auch beim Befehl Datei/Beenden werden Sie darauf aufmerksam gemacht, wenn das Dokument Änderungen enthält, die Sie noch nicht gespeichert haben. Anschließend haben Sie Gelegenheit, das Versäumnis noch nachzuholen.
40
Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle In diesem Kapitel haben Sie gelernt, was StarOffice ist und welche Arten von Dokumenten Sie damit erstellen können. Sie wissen nun außerdem, wie Sie StarOffice starten und neue Dokumente erstellen. Sie haben sich mit den einzelnen Elementen am Bildschirm vertraut gemacht und wissen, wie sie bedient werden. Außerdem können Sie Befehle aufrufen, Dokumente speichern, drucken und schließen. ■ Starten Sie StarOffice und erstellen Sie ein neues Tabellendokument. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt StarOffice starten in diesem Kapitel.) ■ Öffnen Sie das Menü Ansicht, schalten Sie das Lineal aus und danach wieder ein. Schalten Sie anschließend in der Objektleiste die Funktion Fett ein und wieder aus. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten in diesem Kapitel.) ■ Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen in der Werkzeugleiste, um die Abreißleiste Einfügen zu öffnen. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten in diesem Kapitel.) ■ Speichern Sie Ihr Dokument unter dem Namen Test. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Dokumente speichern in diesem Kapitel.) ■ Schließen Sie Ihr StarOffice-Dokument. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Die Arbeit mit StarOffice beenden in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit Formeln arbeiten und wie Sie mit StarOffice Writer eine einfache Einladung erstellen und ansprechend formatieren.
41
Kapitel 2
Der erste Text – eine Einladung
Nachdem Sie nun wissen, was ein Dokument ist und was die vielen bunten Symbole am Bildschirm bedeuten, erstellen Sie endlich Ihren ersten Text. Und damit Sie nicht so viel tippen müssen und trotzdem viele Funktionen ausprobieren können, beginnen Sie mit einer einfachen Einladung, z. B. für einen Kindergeburtstag oder Ihre eigene Geburtstagsfete.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: StarOffice starten
20
Neue Dokumente erstellen
31
Dokumente speichern
32
Dokumente drucken
37
Die Arbeit mit StarOffice beenden
39
Das lernen Sie neu: Text eingeben
44
Text ergänzen und löschen
47
Groß, fett und in Schönschrift
49
Wie kommt der Text in die Mitte?
57
Text übersichtlich anordnen
60
Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen
66
Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc.
72
Wörter suchen und ersetzen
80
43
Text eingeben Text einzugeben ist kein Problem. Sie brauchen nur die Tasten auf Ihrer Tastatur zu drücken, und schon erscheinen die Zeichen am Bildschirm. Hinweis
Bevor Sie loslegen können, müssen Sie natürlich zuerst ein neues Textdokument erstellen und am besten auch gleich unter einem möglichst aussagekräftigen Namen speichern (im Beispiel würde sich der Name »Einladung« eignen).
1
Beginnen Sie mit der Überschrift »Einladung«. Am Ende des Worts steht die blinkende Einfügemarke.
2
Drücken Sie die [-Taste, um den Absatz zu beenden.
Was ist das?
Die Einfügemarke ist der blinkende senkrechte Strich. Neuer Text wird immer an der Einfügemarke eingefügt.
3
Drücken Sie zweimal die [-Taste, um zwei Leerzeilen einzufügen.
Hinweis
Absätze und Leerzeilen erzeugen Sie immer mit der [Taste. Drücken Sie die [-Taste am Zeilenende nur, wenn der Absatz auch wirklich zu Ende ist. Ist das nicht der Fall, tippen Sie einfach weiter. Der Text wird dann automatisch in die nächste Zeile gesetzt.
44
Text eingeben
4
Geben Sie den restlichen Text für die Einladung ein und drücken Sie nach jedem Absatz die [-Taste.»Es gibt mal wieder Grund zum Feiern und du bist eingeladen. Wann: 25. Februar Wo: Baumallee 25 12345 Musterstadt Uhrzeit: Ab 17.00 Uhr«
Die automatische Wortergänzung Eventuell ist Ihnen bei der Eingabe blauer Text aufgefallen, der plötzlich »aufgeblitzt« ist. Das ist nichts Gefährliches, sondern die automatische Wortergänzung. Was ist das?
Die automatische Wortergänzung versucht, Sie bei der Texteingabe zu unterstützen, und schlägt für Wörter nach der Eingabe der ersten drei Buchstaben eine Wortergänzung vor, also für »Ein« beispielsweise die Wortergänzung »ladung«. StarOffice sammelt dazu nach jedem Start alle Wörter, die länger als drei Buchstaben sind, und schlägt dann nach der Eingabe der ersten drei Buchstaben eine Endung von einem der gesammelten Wörter vor. Diese Wortergänzung können Sie übernehmen oder Sie tippen einfach weiter. Passt die Wortergänzung nicht, können Sie über die Tastenkombination S + T auch prüfen, ob nicht eine andere von StarOffice gesammelten Wortergänzungen für Ihr Wort passt.
Öffnen Sie zum Text ein neues Textdokument, das Sie anschließend wieder schließen, ohne die Änderungen zu speichern.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Neu.
2
Geben Sie den Text »Einladung « ein und drücken Sie die [-Taste.
45
3
Schreiben Sie nun noch einmal »Einladung«. Nach dem »Ein« schlägt die automatische Wortergänzung zu.
4
Drücken Sie nun die [-Taste, um den Vorschlag zu übernehmen.
5
Drücken Sie noch einmal die [-Taste und geben Sie dann den Text »Eingeladen« ein. Übergehen Sie die Wortergänzung, indem Sie einfach weitertippen.
6
Wenn Sie das nächste Mal »ein« eingeben, wird die Wortergänzung »geladen« vorgeschlagen. Drücken Sie die Tastenkombination S + T, um die zweite Wortergänzung, »ladung«, zu aktivieren.
7
Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche und wählen Sie in der anschließenden Abfrage die Schaltfläche Verwerfen.
Absatzmarken einblenden Wollen Sie genau sehen, wo Sie Absätze und Leerzeilen eingefügt haben, blenden Sie die Steuerzeichen ein. Keine Sorge: Absatzmarken und Leerzeichen werden nicht als Zeichen ausgedruckt, sondern bewirken lediglich, dass der Drucker einen Zeilenwechsel vornimmt oder ein Leerzeichen ausgibt. Der Text sieht im Ausdruck also aus wie am Bildschirm, natürlich ohne Steuerzeichen.
46
Text ergänzen und löschen
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Steuerzeichen ein/aus.
2
Am Ende jedes Absatzes sehen Sie das Absatzmarke-Symbol (¶) und zwischen den Wörtern das LeerzeichenSymbol (·). Klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche Steuerzeichen ein/aus, um die Steuerzeichen wieder auszublenden.
Text ergänzen und löschen Der Computer bietet gegenüber der Schreibmaschine und dem handschriftlichen Verfassen von Texten einen entscheidenden Vorteil: Wenn Sie feststellen, dass Sie etwas Wichtiges vergessen haben, Ihr Text Fehler enthält oder Sie Textstellen doch besser weglassen sollten, brauchen Sie nicht Ihren gesamten Text noch einmal zu schreiben. Sie können den Text einfach an der gewünschten Stelle bearbeiten.
1
Klicken Sie vor den Buchstaben, an dem Sie Text einfügen wollen.
2
Tippen Sie den fehlenden Buchstaben oder Text ein, im Beispiel die Zahl »1«.
47
3
Klicken Sie mit der Maus auf die Stelle in Ihrem Text, an der Sie die Bearbeitung fortsetzen wollen. Anschließend ist die blinkende Einfügemarke an dieser Stelle zu sehen.
Hinweis
Wie Text können Sie auch Leerzeilen in Ihren Text einfügen. Positionieren Sie den Mauszeiger am Anfang der Zeile, vor der Sie eine Leerzeile einfügen wollen, oder am Ende der Zeile, nach der Sie eine Leerzeile einfügen wollen, und drücken Sie die [-Taste.
Um ein einzelnes Zeichen zu löschen oder zu ersetzen, gehen Sie wie folgt vor:
1
Klicken Sie rechts neben das Zeichen, das Sie löschen oder ersetzen wollen.
2
Drücken Sie die R-Taste. Das Zeichen links von der Einfügemarke wird gelöscht.
3
Um das gelöschte Zeichen zu ersetzen, tippen Sie das neue Zeichen ein.
Text überschreiben Wollen Sie ein ganzes Wort, einen Satz oder eine größere Textpassage löschen oder ersetzen, ist die Methode mit der R-Taste etwas mühselig. Einfacher geht’s, wenn Sie den gewünschten Text markieren und anschließend löschen oder überschreiben.
48
Groß, fett und in Schönschrift
1
Klicken Sie auf die Stelle im Text, an der die Markierung beginnen soll.
2
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste bis an die Stelle, an der die Markierung enden soll.
3
Drücken Sie die _-Taste, um den markierten Text zu löschen, oder tippen Sie, wie im Beispiel, den Text ein, mit dem Sie den markierten Text ersetzen wollen.
Hinweis
Sobald Sie das erste Zeichen eingeben, nachdem Sie Text markiert haben, verschwindet der gesamte markierte Text und es ist nur noch der neu eingetippte Text zu sehen.
Groß, fett und in Schönschrift Nachdem Sie Ihren Text eingegeben haben, sollten Sie ihn ansprechender und übersichtlicher gestalten, indem Sie beispielsweise eine für den Anlass passende Schrift wählen und die Überschrift und wichtige Textteile fett hervorheben.
Text markieren Bevor Sie Ihren Text gestalten oder – wie man in StarOffice sagt – formatieren, müssen Sie ihn markieren. Und das geht so:
49
1
Klicken Sie genau vor den Buchstaben oder das Zeichen, ab dem die Markierung beginnen soll.
2
Ziehen Sie die Maus nach rechts bis hinter das Zeichen, mit dem die Formatierung enden soll.
3
Um mehrere Wörter oder auch mehrere Textzeilen zu markieren, ziehen Sie die Maus nach rechts und nach unten.
Hinweis
Sie können auch in die Markierung klicken, um sie aufzuheben.
4
Wollen Sie eine Markierung aufheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument.
Eine andere Schrift wählen Nun können Sie eine Schrift wählen, die dem Zweck einer Einladung angemessener ist als die bisherige. Wie wär’s zum Beispiel mit einer Schrift, die aussieht wie mit einem dicken Filzstift geschrieben? Das verleiht der Einladung eine persönliche Note. Locker wirkt auch eine Comic-Schrift.
1 50
Markieren Sie den gesamten Text, …
Groß, fett und in Schönschrift
2
… der die neue Schrift erhalten soll.
3
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Schriftname.
4 5
Klicken Sie auf die gewünschte Schrift.
Betrachten Sie alle verfügbaren Schriften. Klicken Sie dazu auf den Abwärtspfeil neben der Schriftenliste und halten Sie die linke Maustaste gedrückt, bis Sie eine Schrift sehen, die Ihnen zusagt.
Hinweis
6
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung zu entfernen.
Sind Sie in der Schriftenliste zu weit nach unten gewandert, klicken Sie auf den Aufwärtspfeil in der Bildlaufleiste, um wieder nach oben zu gelangen.
51
Die Schrift vergrößern oder verkleinern Nachdem Sie die passende Schrift gewählt haben, können Sie nun die Überschrift durch eine größere Schrift hervorheben.
1
2
Markieren Sie den Textteil, dessen Schriftgröße Sie verändern wollen.
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Schriftgröße.
3
Wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus der Liste aus.
Hinweis
Die Schriftgröße wird in Punkt, abgekürzt pt, gemessen. Die Standardgröße von 12 pt wird immer verwendet, wenn Sie keine Änderung vornehmen.
4
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung zu entfernen.
Fett, kursiv und unterstrichen Um Überschriften oder einzelne Wörter im Text hervorzuheben, können Sie diese fett oder kursiv formatieren oder unterstreichen. Da die Unterstreichung nicht ganz so schön aussieht, kommt sie Hinweis eher selten zum Einsatz. Um ein einzelnes Wort zu formatieren, brauchen Sie es nicht extra zu markieren. Es reicht aus, wenn Sie die Einfügemarke darin platzieren.
52
Groß, fett und in Schönschrift
1
Markieren Sie das Wort oder die Wörter, die Sie hervorheben wollen.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Fett.
3
Formatieren Sie den markierten Text kursiv, indem Sie auf die Schaltfläche kursiv in der Objektleiste klicken.
4
Unterstreichen Sie den Text nun noch. Klicken Sie dazu in der Objektleiste auf die Schaltfläche Unterstrichen.
5
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung zu entfernen.
Hinweis
Selbstverständlich können Sie markierten Text auch nur fett, nur kursiv oder nur unterstrichen formatieren. Es sind aber auch alle Kombinationen möglich.
Wollen Sie nicht immer die Maus benutzen, können Sie Fett- und Kursivschrift und Unterstreichungen auch per Tastenkombination anbringen. Markieren Sie dazu zunächst das gewünschte Wort oder den gewünschten Text. Drücken Sie dann eine der folgenden Tastenkombinationen:
53
Formatierung
Tastenkombination
Fettschrift
S+f
Kursivschrift
S+k
Unterstrichen
S+u
Formatierungen rückgängig machen Sagt Ihnen eine Formatierung nicht zu, können Sie diese ganz leicht wieder entfernen.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke in dem Wort, dessen Formatierung Sie verändern wollen.
2
Ist der Text fett, kursiv oder unterstrichen formatiert, ist die entsprechende Schaltfläche in der Objektleiste »eingedrückt«. Klicken Sie auf eine »eingedrückte« Schaltfläche, um die entsprechende Formatierung zu entfernen.
Wollen Sie sämtliche Formatierungen rückgängig machen und gleichzeitig die Standardschrift und -größe wiederherstellen, brauchen Sie nicht jede einzelne Formatierung zu entfernen. Es geht auch einfacher:
1
Platzieren Sie die Einfügemarke in dem Wort oder markieren Sie den Textteil, dessen Formatierung Sie rückgängig machen wollen.
54
Groß, fett und in Schönschrift
2
Öffnen Sie das Menü Format.
3
Wählen Sie den Befehl Standard.
Text bunt gestalten Besitzen Sie einen Farbdrucker oder ist Ihr Dokument nur für die Anzeige am Bildschirm gedacht, können Sie den Text auch farbig gestalten.
1
Markieren Sie den Text, dessen Farbe Sie verändern wollen. Dies kann ein einzelner Buchstabe, ein Wort oder eine ganze Textpassage sein.
2
Öffnen Sie das Menü Format.
3
Wählen Sie den Befehl Zeichen und wechseln Sie zum Register Schrifteffekte.
4
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Schriftfarbe.
55
5
Nun können Sie die gewünschte Schriftfarbe aus der Liste auswählen.
6
Wenden Sie die Schriftfarbe auf die Textmarkierung an, indem Sie auf OK klicken. Hinweis
Soll Ihr farbiger Text wieder schwarz sein, wählen Sie entweder die Schriftfarbe Schwarz oder stellen die Standardschrift mit dem Befehl Format/Standard wieder her.
Zeichen hoch- und tiefstellen Bei mathematischen Angaben, aber auch bei Uhrzeiten und anderen Angaben muss Text hoch- oder tiefgestellt werden – mit StarOffice ist dies jedoch kein Problem. Im Beispiel stellen Sie die Minuten bei der Uhrzeitangabe hoch.
1
Klicken Sie zwischen den Punkt (.) und die erste Null.
56
Wie kommt der Text in die Mitte?
2
Markieren Sie die beiden Nullen durch Ziehen mit der Maus.
3
Drücken Sie die Tastenkombination S + h, um die markierten Zeichen hochzustellen.
4
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Text, um die Markierung zu entfernen.
Hinweis
Über die Tastenkombination S + t stellen Sie markierte Zeichen tief. Drücken Sie die Tastenkombination noch einmal, um den markierten Text wieder in die ursprüngliche Position zu versetzen.
Wie kommt der Text in die Mitte? Die Schrift Ihrer Einladung sieht nun schon ganz gut aus. Als Nächstes sorgen Sie dafür, dass die Überschrift und die erste Zeile in der Mitte prangen, also zentriert ausgerichtet sind.
1
Markieren Sie die Absätze, die Sie zentriert ausrichten wollen.
57
2
Anschließend wählen Sie in der Objektleiste die Schaltfläche Zentriert.
3
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung aufzuheben.
Hinweis
Wollen Sie nur einen Absatz zentriert ausrichten, brauchen Sie diesen nicht komplett zu markieren. Es genügt, wenn Sie an eine beliebige Stelle im betreffenden Absatz klicken.
Wie die zentrierte Ausrichtung nehmen Sie auch alle anderen Absatzausrichtungen vor, d. h., Sie klicken auf den Absatz, dessen Ausrichtung Sie verändern wollen, und wählen anschließend in der Objektleiste die Schaltfläche für die gewünschte Ausrichtung.
Linksbündig Was ist das?
Die linksbündige Ausrichtung wird auch als Flattersatz bezeichnet.
58
Bei der linksbündigen Ausrichtung beginnt jede Zeile am linken Rand. Die Zeile endet jeweils beim letzten Wort, das noch in die Zeile passt. Dadurch sind die Zeilen unterschiedlich lang, der Abstand zwischen den einzelnen Wörtern ist jedoch immer gleich groß.
Wie kommt der Text in die Mitte?
Die meisten Texte, wie z. B. Briefe oder Rechnungen, sind linksbündig ausgerichtet. Dies erkennen Sie daran, dass die Schaltfläche Linksbündig in der Objektleiste aktiviert (d. h. »eingedrückt«) ist. Über diese Schaltfläche können Sie alle Absätze, die zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausgerichtet sind, wieder linksbündig ausrichten.
Blocksatz Beim Blocksatz beginnen ebenfalls alle Zeilen am linken Rand. Die Wörter in jeder Zeile werden jedoch so verteilt, dass das letzte Wort am rechten Rand abschließt. Dadurch sind alle Zeilen gleich lang. Enthält eine Zeile nur wenige Wörter, kann der Abstand zwischen den Wörtern ziemlich groß sein, was etwas unschön wirkt.
Den Blocksatz aktivieren Sie über die Schaltfläche Blocksatz in der Objektleiste.
Rechtsbündig Bei der rechtsbündigen Ausrichtung werden alle Zeilen am rechten Rand ausgerichtet. Diese Ausrichtung finden Sie hauptsächlich bei Zahlen in Tabellen oder zur Ausrichtung von Text am rechten Seitenrand. Probieren Sie es doch einfach einmal aus:
1
Geben Sie in einem leeren Dokument die Zahlen »1200«, »1750«, »375« und »20« ein und drücken Sie nach jeder Zahl die [-Taste.
59
2
Klicken Sie mit der Maus vor die Zahl »1200« und ziehen Sie die Maus dann hinter die Zahl »20«.
3
Nun wählen Sie in der Objektleiste die Schaltfläche Rechtsbündig.
4
Zum Schluss klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung aufzuheben.
Text übersichtlich anordnen Nachdem Sie nun die Überschrift und die erste Zeile Ihrer Einladung zentriert ausgerichtet haben, müssen Sie noch die Zeit- und Ortsangaben übersichtlich anordnen, indem Sie sie alle bis zu einer bestimmten Position innerhalb der Zeile einrücken. Möglicherweise haben Sie dies bereits versucht und dazu so oft die K-Taste gedrückt, bis die gewünschte Einrückung zu sehen war. Diese Vorgehensweise Was ist das? ist jedoch nicht zu empfehlen, Tabulatoren sind Markierungen im da sie nicht sehr genau ist. Die Lineal, die angeben, an welche Popassende Funktion zu diesem sition die Einfügemarke springt, wenn Sie die T-Taste drücken. Zweck ist der Tabulator.
60
Text übersichtlich anordnen
1
Klicken Sie links neben den Text, den Sie einrücken wollen. Um die gesamte Zeile einzurücken, klicken Sie links neben den Zeilenanfang.
2
Im Lineal kennzeichnen Sie nun die Position, bis zu der Sie den Text einrücken wollen.
3
Drücken Sie die T-Taste.
Der Text wird nun an die gewünschte Position eingerückt und im Lineal befindet sich an der Stelle, auf die Sie geklickt haben, ein schwarzer Winkel. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Zeilen, in denen Sie eine Einrückung vornehmen wollen. Im Beispiel der Einladung müssen Sie die Einfügemarke jeweils vor dem Text nach dem Doppelpunkt und einmal am Zeilenanfang, also links neben »12345 Musterstadt«, platzieren. Das Ergebnis ist erheblich übersichtlicher als zuvor.
Tabulatoren verschieben Tabulatoren können Sie jederzeit verschieben und damit die Einrückung verkürzen oder verlängern.
61
1
Platzieren Sie die Einfügemarke in der Zeile, in der Sie einen Tabulator verschieben wollen.
2
Klicken Sie nun auf den Tabulator im Lineal …
3
… und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts an die neue Position. Die senkrechte graue Hilfslinie hilft Ihnen, die Position genau zu bestimmen.
Hinweis
Haben Sie mehrere aufeinander folgende Absätze mit Tabulatoren eingerückt, können Sie den Tabulator auch für alle Absätze gleichzeitig verschieben. Markieren Sie dazu die Absätze, bevor Sie den Tabulator verschieben.
Tabulatorzeichen einblenden Wenn Sie die T-Taste drücken, fügt StarOffice ein Tabulatorzeichen in den Text ein. Dieses ist jedoch nur bei aktivierter Anzeige der Steuerzeichen sichtbar. Bei deaktivierter Anzeige der Steuerzeichen sehen Sie nur die Einrückung.
62
Text übersichtlich anordnen
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Steuerzeichen ein/aus.
2
Werfen Sie einen Blick auf Ihr Dokument. Sie sehen nun an jeder Stelle, an der Sie einen Tabulator eingefügt haben, einen nach rechts weisenden Pfeil.
Tabulatoren entfernen Stellen Sie fest, dass Sie einen Tabulator gar nicht benötigen, können Sie ihn auch ganz leicht loswerden.
1
2
Klicken Sie im Lineal auf den Tabulator, den Sie entfernen wollen, und …
3
Da im Text noch immer ein Tabulatorzeichen enthalten ist, wird der Text nun bis zur nächsten Position eines Standardtabulators eingerückt.
… ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste aus dem Lineal heraus nach unten.
4
Um das Tabulatorzeichen zu löschen, blenden Sie über die Schaltfläche Steuerzeichen ein/aus in der Werkzeugleiste die Steuerzeichen ein.
63
5
Klicken Sie rechts neben die Pfeilspitze des Tabulatorzeichens.
6
Drücken Sie die R-Taste.
Standardtabulatoren nutzen Mit der T-Taste können Sie Text auch dann einrücken, wenn Sie keinen Tabulator im Lineal angebracht haben. StarOffice stattet nämlich jede Zeile eines Textdokuments mit so genannten Standardtabulatoren aus, bis zu Hinweis denen der Text jeweils eingerückt wird, Die Standardtabulatoren wenn Sie die T-Taste drücken. können nicht verschoben und auch nicht entfernt werden.
Geben Sie zum Test in eine Leerzeile die Zahlen »1«, »2«, »3« und »4« ein und drücken Sie nach jeder Zahl die TTaste. Die Zahlen werden jeweils bis zur nächsten schwarzen Markierung im Lineal eingerückt. Die Standardtabulatoren sind aber auch noch für einen anderen Zweck ganz nützlich. Sie können damit per Mausklick Einzüge erzeugen.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle innerhalb der Zeile, die Sie einrücken wollen.
64
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Einzug erhöhen.
Text übersichtlich anordnen
Die Zeile wird nun bis zum ersten Standardtabulator eingerückt. Sind in der Zeile Tabulatoren gesetzt, werden diese entsprechend nach rechts verschoben.
3
Vergrößern Sie den Einzug nun noch etwas, indem Sie noch einmal auf die Schaltfläche Einzug erhöhen klicken.
Die Zeile wird nun bis zum zweiten Standardtabulator eingerückt. Sind in der Zeile Tabulatoren gesetzt, werden diese wieder entsprechend nach rechts verschoben.
Genauso leicht, wie Sie Einzüge anbringen können, können Sie diese auch wieder entfernen.
2
1
Um einen Einzug zu vermindern oder ganz zu entfernen, platzieren Sie die Einfügemarke in der entsprechenden Zeile. Handelt es sich um mehrere Absätze, markieren Sie sie.
Klicken Sie in der Objektleiste so oft auf die Schaltfläche Einzug vermindern, bis sich der Einzug an der gewünschten Stelle befindet oder ganz verschwunden ist.
Hinweis
Sie können auch mehrere Absätze gleichzeitig ein- und ausrücken. Markieren Sie dazu die Absätze, bevor Sie auf die Schaltfläche Einzug erhöhen bzw. Einzug vermindern klicken.
65
Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen Enthält Ihr Textdokument Aufzählungen und Nummerierungen, können Sie diese per Mausklick übersichtlich und ansprechend gestalten. Aufzählungen, in StarOffice Aufzählungslisten genannt, wird ein Punkt oder aber ein Symbol Ihrer Wahl vorangestellt, Nummerierungen hingegen fortlaufende Nummern. Und was das Tollste ist: Die Nummerierung erfolgt automatisch. Wenn Sie Zeilen hinzufügen oder entfernen, kümmert sich StarOffice darum, dass die Nummerierung insgesamt korrekt bleibt. Das Beispieldokument, Ihre Einladung, enthält noch keinen Text, der als Aufzählung oder Nummerierung formatiert werden könnte. Geben Sie deshalb den folgenden Text am Ende des Dokuments ein. Drücken Sie nach jeder Zeile die [-Taste: »Für die Party brauchen wir noch: CDs Salate Kerzen Tischschmuck«
Nummerierung erstellen Erstellen Sie zunächst eine Nummerierung.
1
Markieren Sie die Textzeilen, die Sie als Nummerierung formatieren wollen.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Nummerierung an/aus.
66
Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen
3
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung zu entfernen.
Den einzelnen Zeilen Ihrer Nummerierung sind nun fortlaufende Nummern vorangestellt.
Punkte hinzufügen Stellen Sie fest, dass Sie einen Punkt oder gar mehrere Punkte vergessen haben, fügen Sie diese einfach nachträglich hinzu.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke direkt hinter dem letzten Punkt der nummerierten Liste.
2
Drücken Sie dann die [-Taste.
3
Die neue Nummer wird automatisch eingefügt. Geben Sie den Text für den nächsten Punkt in die neue nummerierte Zeile ein.
Auf die gleiche Weise können Sie auch Punkte innerhalb einer Nummerierung hinzufügen.
67
Punkte entfernen Stellen Sie fest, dass Sie einen Punkt in einer nummerierten Liste nicht mehr benötigen, löschen Sie ihn ganz einfach. StarOffice nummeriert die restlichen Elemente der Liste dann automatisch neu.
2
1
Klicken Sie in der Zeile über dem Punkt, den Sie löschen wollen, hinter das letzte Zeichen.
Halten Sie die H-Taste gedrückt, während Sie direkt rechts neben das letzte Zeichen des Punkts, den Sie löschen wollen, klicken.
3
Drücken Sie die _-Taste.
Die Zeile wird entfernt und die restlichen Elemente der Nummerierung werden neu nummeriert.
Hinweis
Sie können die Nummerierungsfunktion auch bereits während der Texteingabe aktivieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Nummerierung an/aus, bevor Sie den ersten Punkt eingeben und nachdem Sie den letzten Punkt eingegeben haben.
Nummerierung entfernen Haben Sie Text fälschlicherweise als Nummerierung formatiert, können Sie ihn ganz leicht in simplen Text zurückverwandeln.
68
Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen
1
Markieren Sie die Nummerierung.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Nummerierung an/aus.
3
Nun klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung zu entfernen.
Der Text hat nun seine ursprüngliche Form wieder.
Aufzählung erstellen Aufzählungen werden auf die gleiche Weise erstellt wie Nummerierungen, lediglich mithilfe anderer Schaltflächen.
1
Markieren Sie den Text, den Sie als Aufzählung formatieren wollen.
2
Anschließend klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Aufzählungsliste an/aus.
3
Nun brauchen Sie nur noch die Markierung aufzuheben, indem Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument klicken.
69
Den einzelnen Aufzählungspunkten sind nun Aufzählungszeichen vorangestellt. Der graue Hintergrund ist im Ausdruck nicht sichtbar. Wie bei Nummerierungen können Sie auch bei Aufzählungen Punkte ergänzen Aufzählungen können Sie aus beliebigen Textzeilen erstellen. Sie können auch und löschen oder sogar die bereits vorhandene Nummerierungen zu gesamte Aufzählung entferAufzählungen machen und umgekehrt. nen. Gehen Sie dazu so vor, wie in den letzten beiden Abschnitten zur Nummerierung beschrieben. Hinweis
Aufzählungszeichen verändern Falls Ihnen das Aufzählungszeichen nicht zusagt, stehen Ihnen zahlreiche Symbole als Alternative zur Auswahl.
1
Markieren Sie die Aufzählung, bei der Sie das Aufzählungszeichen verändern wollen.
2
Öffnen Sie das Menü Format …
3
… und wählen Sie den Befehl Nummerierung/Aufzählung.
4
Aktivieren Sie die Registerkarte Optionen.
70
Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen
5
Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Zeichen …
6
… und wählen eines der Symbole als Aufzählungszeichen aus.
8
7
Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie zweimal auf OK klicken.
Zum Abschluss klicken Sie nun noch auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung aufzuheben.
Ihre Aufzählung wurde mit dem gewünschten neuen Aufzählungszeichen versehen.
71
Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc. Bevor Sie ein Textdokument an andere Personen weitergeben, sollten Sie immer zuerst die Rechtschreibung prüfen. Denn nichts ist peinlicher als Schreibfehler. Und Fehler machen selbst die Profis – und seien es nur Tippfehler. StarOffice unterstützt Sie jedoch glücklicherweise tatkräftig mit der Wortergänzung, die Sie bei der Texteingabe kennen gelernt haben, aber auch mit der AutoKorrektur und der Rechtschreibprüfung – und das bereits, während Sie Ihren Text eingeben. Was ist das?
Die AutoKorrektur sorgt dafür, dass häufig vorkommende Tippfehler, wie z.B. zwei Großbuchstaben am Wortanfang (z.B. »FEhler« statt »Fehler«), Kleinschreibung nach Punkten oder Buchstabendreher wie »dre« statt »der« und »udn« statt »und« während der Texteingabe automatisch korrigiert werden. Sie merken davon nichts – außer natürlich, dass die Fehler nicht mehr vorhanden sind.
1
Geben Sie zum Test den Buchstabendreher »Dre« ein.
2
Nun drücken Sie die K-Taste – und schon ist der Buchstabendreher auch schon weg.
Probieren Sie das Gleiche mit zwei Großbuchstaben am Wortanfang aus.
1
Geben Sie zum Test das Wort »FEhler« mit zwei Großbuchstaben am Wortanfang ein.
2
Nun drücken Sie die K-Taste und der Fehler ist verschwunden.
Wie Sie selbst sehen, wird alles von StarOffice geregelt. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern und haben hinterher trotzdem ein um viele Fehler berichtigtes Dokument.
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Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc.
Hinweis
Bei manchen Fachbegriffen und Eigennamen sind zwei Großbuchstaben am Wortanfang beabsichtigt und auch nicht jeder Punkt kennzeichnet ein Satzende. Um Änderungen der AutoKorrektur rückgängig zu machen, die von dieser fälschlicherweise vorgenommen wurden, drücken Sie die Tastenkombination S + Z.
Die Rechtschreibprüfung Die Rechtschreibprüfung können Sie jederzeit starten, nachdem Sie Ihr Dokument fertig gestellt haben.
1
Geben Sie Ihren Text ein, im Beispiel den Satz »Fehller snid für StarWriter kein Probelm«.
Hinweis
Positionieren Sie die Einfügemarke am besten am Anfang des Textes (Tastenkombination S + P), bevor Sie mit der Rechtschreibprüfung loslegen.
2
Starten Sie die Rechtschreibprüfung. Klicken Sie dazu in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Rechtschreibprüfung oder drücken Sie die Taste /.
3
Wählen Sie den passenden Korrekturvorschlag aus der Liste Vorschläge aus …
73
4
… und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ersetzen.
Das Wort wird im Text durch den gewählten Vorschlag ersetzt und die Rechtschreibprüfung zeigt den nächsten Fehler an.
5
Ist kein passender Korrekturvorschlag vorhanden, ersetzen Sie den Inhalt des Feldes Wort durch den korrekt geschriebenen Begriff.
6
Klicken Sie anschließend auf Ersetzen und fahren Sie wie beschrieben mit der Rechtschreibprüfung fort …
7
… oder klicken Sie auf Immer ersetzen, wenn der Fehler mehrmals im Dokument vorkommt und Sie ihn mit nur einem Mausklick an allen Stellen korrigieren wollen.
Kann die Rechtschreibprüfung keine Fehler mehr finden, erhalten Sie den Hinweis, dass die Überprüfung abgeschlossen ist.
8 74
Klicken Sie auf OK.
Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc.
Unbekannte Eigennamen wie Personennamen, Firmenbezeichnungen, Programmnamen, aber auch viele Fachbegriffe aus Spezialgebieten wie beispielsweise der EDV oder Medizin werden von der Rechtschreibprüfung als Fehler gekennzeichnet, obwohl es sich eigentlich nicht um Fehler handelt.
Hier besteht natürlich auch kein Korrekturbedarf. Sie haben drei Möglichkeiten: ■ Sie können den Begriff, wie z.B. einen häufig vorkommenden Fachbegriff, in das Wörterbuch aufnehmen. Er wird dann zukünftig nicht mehr als Fehler gekennzeichnet. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufnehmen. Die Rechtschreibprüfung wird anschließend fortgesetzt und der Begriff wird im Dokument und auch in allen weiteren Dokumenten, die Sie verfassen, nicht mehr als Fehler erkannt. ■ Sie können den Begriff momentan ignorieren, indem Sie auf die Schaltfläche Ignorieren klicken. Die Rechtschreibprüfung wird anschließend fortgesetzt, der Begriff wird jedoch wieder als Fehler erkannt, falls er in diesem oder einem anderen Dokument noch einmal vorkommt. ■ Sie können den Begriff im gesamten Dokument ignorieren, indem Sie auf die Schaltfläche Immer ignorieren klicken. Die Rechtschreibprüfung wird fortgesetzt und der Begriff wird in diesem Dokument nicht mehr als Fehler angezeigt – in anderen Dokumenten jedoch schon!
Die AutoRechtschreibprüfung Die AutoRechtschreibprüfung prüft Ihren Text bereits, während Sie ihn eingeben. Anders als die AutoKorrektur muss die AutoRechtschreibprüfung jedoch zunächst aktiviert werden und sie nimmt Korrekturen
75
auch nicht automatisch vor, sondern kennzeichnet nur die Fehler. Sie können die Fehler dann nach Bedarf berichtigen. Empfinden Sie die Kennzeichnungen im Text als störend, können Sie die Rechtschreibung auch im Anschluss an die Texteingabe prüfen. Diese Vorgehensweise wird im nächsten Abschnitt beschrieben.
1
Aktivieren Sie die AutoRechtschreibung, indem Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche AutoRechtschreibprüfung ein/aus klicken.
2
Geben Sie nun Ihren Text ein, im Beispiel am besten den von Fehlern wimmelnden Satz »Auch profis msken Fähler«. Wie Sie sehen, ist fast jedes Wort rot unterschlängelt, also irgendwie falsch geschrieben.
3
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ersten rot unterschlängelten Begriff, finden Sie u.a. eine Liste mit Korrekturvorschlägen.
4
Wählen Sie den passenden Korrekturvorschlag aus der Liste aus.
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Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc.
5
Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 …
6
… für alle restlichen rot unterschlängelten Wörter.
7
Ist kein passender Korrekturvorschlag vorhanden, klicken Sie auf Rechtschreibprüfung.
Eventuell werden Sie gefragt, ob Sie die Überprüfung am Anfang des Dokuments fortsetzen wollen. Klicken Sie auf Ja, um die Rechtschreibprüfung zu starten. Führen Sie die Rechtschreibprüfung dann wie im letzten Abschnitt beschrieben durch.
8
Klicken Sie auf Schließen, um die Rechtschreibprüfung zu beenden und wieder zur AutoRechtschreibprüfung zurückzukehren.
Das treffende Wort Unschön sind nicht nur Tippfehler. Auch eine eintönige Wortwahl fällt negativ auf. Häufig gibt es ein Synonym, ein anderes Wort mit der gleichen Bedeutung, mit dem sich der Text abwechslungsreich und interessant gestalten lässt. Und fällt Ihnen selbst keines ein, gibt es ja zum Glück auch noch den Thesaurus – das ist eine umfassende, systematisch geordnete Wörtersammlung.
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1
Klicken Sie in das Wort, für das Sie einen treffenden Ersatz suchen.
3
2
Öffnen Sie das Menü Extras …
… und wählen Sie den Befehl Thesaurus.
4
Ist ein passendes Synonym vorhanden, markieren Sie dieses.
5
Das Synonym wird in den Text eingefügt, sobald Sie auf OK klicken.
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Letzter Schliff mit Rechtschreibprüfung, Silbentrennung etc.
Silbentrennung Enthält Ihr Text viele weiße Löcher am rechten Rand, weil Wörter nicht mehr in die Zeile gepasst haben und deshalb in die nächste Zeile gesetzt wurden, können Sie diesen Makel mit der SilbenHinweis trennung korrigieren. Positionieren Sie die Einfügemarke am besten am Anfang des Textes (Tastenkombination S + P), bevor Sie mit der Silbentrennung loslegen.
1
Starten Sie die Silbentrennung, indem Sie das Menü Extras öffnen …
2
… und anschließend auf Silbentrennung klicken.
StarOffice unterbreitet Ihnen nun Trennungsvorschläge in Form von Gleichheitszeichen (=). Die Stelle, an der die Trennung vorgenommen wird, ist mit einem blauen Balken gekennzeichnet.
3
Verschieben Sie bei Bedarf die Trennung nach links (linker Pfeil) oder rechts (rechter Pfeil).
4
Klicken Sie schließlich auf Trennen, um die Trennung durchzuführen.
79
5
Den Abschluss der Silbentrennung bestätigen Sie, indem Sie auf OK klicken.
Hinweis
Fügen Sie neuen Text hinzu und wird die Silbentrennung dadurch überflüssig oder muss sie an einer anderen Stelle durchgeführt werden, entfällt sie automatisch.
Wörter suchen und ersetzen Suchen Sie eine ganz bestimmte Stelle in Ihrem Dokument, brauchen Sie nicht aufwändig Seite für Seite durchzublättern oder gar das gesamte Dokument zu lesen. Mit der Suchfunktion gelangen Sie in Sekundenschnelle an Ort und Stelle. Ähnliches gilt, wenn Sie feststellen, dass Sie einen Begriff im geHinweis samten Dokument erVorsicht ist allerdings geboten, wenn die Begrifsetzen müssen. Hier fe unterschiedliche Artikel oder eine andere besteht kein Grund zur Pluralbildung haben. Hier sollten Sie Ihr DokuPanik, denn Sie könment nach dem Ersetzen auf jeden Fall noch nen den Begriff ganz einmal sorgfältig durchlesen. einfach ersetzen. Suchen und ersetzen können Sie aber nicht nur Wörter, sondern auch Schriften und Schrifteffekte wie Fett und Kursiv oder eine bestimmte Schriftfarbe und Anderes. Sie können also alles Fettgedruckte in Ihrem Text durch Kursivschrift ersetzen und umgekehrt.
Suchen Suchen Sie nun zunächst nach einem bestimmten Begriff in Ihrem Text. Positionieren Sie die Einfügemarke am besten am Anfang des Textes
80
Wörter suchen und ersetzen
(Tastenkombination S + P), bevor Sie mit der Suchaktion loslegen.
1
Starten Sie die Suche, indem Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Suchen ein/ aus klicken.
2
Geben Sie im Feld Suchen nach den Suchbegriff ein, den Sie im Text finden wollen.
3
Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
Wurde der Suchbegriff im Text gefunden, wird er markiert. Das Dialogfeld Suchen & Ersetzen bleibt weiterhin geöffnet. Um die Suche fortzusetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
4
Klicken Sie auf Schließen, um die Suche zu beenden.
Formatierung suchen Suchen Sie keinen speziellen Begriff, sondern eine Formatierung wie beispielsweise Kursivschrift oder eine Textstelle mit einer bestimmten Schriftart, Schriftgröße oder Schriftfarbe, erweist sich die Funktion Suchen ebenfalls als hilfreich. Sie können natürlich auch nach einer Kombination, also einem speziellen Begriff suchen, den Sie kursiv oder fett formatiert haben.
81
1
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Suchen ein/aus, um die Suchfunktion zu aktivieren.
Im Dialogfeld Suchen & Ersetzen klicken Sie auf die Schaltfläche Format.
3
Auf der Registerkarte Schrift wählen Sie den Schriftschnitt Kursiv …
Hinweis
Wie Sie sehen, können Sie im Dialogfeld Text-Attribute auch die gesuchte Schriftgröße (Schriftgrad), die gesuchte Schriftart oder die gesuchte Schriftfarbe wählen.
4
… und klicken dann auf OK.
Das gewählte Format wird nun unterhalb des Felds Suchen nach angezeigt.
5
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um die gewünschte Stelle im Text zu finden.
82
Wörter suchen und ersetzen
6
Bevor Sie die Suche beenden, sollten Sie das Format wieder deaktivieren. Klicken Sie dazu auf Kein Format.
Text ersetzen Wollen Sie in Ihrer Einladung beispielsweise den Begriff »Party« durch »Feier« ersetzen, ist dies keine große Affäre. Positionieren Sie die Einfügemarke am besten am Anfang des Textes (Tastenkombination S + P), und schon kann’s losgehen.
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Suchen ein/ aus.
2
Geben Sie den Begriff, den Sie ersetzen wollen, in das Feld Suchen nach ein.
3
Nun tragen Sie den Ersatzbegriff in das Feld Ersetzen durch ein.
4
Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
5
Soll der gefundene Suchbegriff ersetzt werden, klicken Sie auf Ersetzen, andernfalls auf Suchen.
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Die Suche ist erst dann zu Ende, wenn der Suchbegriff im Text nicht mehr gefunden werden kann oder wenn Sie die Suche über die Schaltfläche Schließen abbrechen. Hinweis
Auf die gleiche Weise können Sie auch Formatierungen ersetzen. Wählen Sie, wie unter der Suche von Text beschrieben, im Feld Suchen nach und im Feld Ersetzen durch jeweils das gewünschte Format.
Sind Sie mutig und wollen den Begriff gleich an allen Stellen im Text ersetzen, ohne jede einzelne Fundstelle zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:
1
Klicken Sie auf Ersetze alle.
2
Sie erfahren nur, wie oft der Suchbegriff ersetzt wurde. Klicken Sie auf OK …
3
… und dann auf Schließen.
Hinweis
Falls Sie sich bereits gefragt haben, was die Angaben in der Statusleiste zu bedeuten haben, hier eine Übersicht: Ganz links finden Sie die aktuelle Seitennummer und die Gesamtseitenzahl. Es folgen die Seitenvorlage, die für das Dokument benutzt wird, und der Maßstab (100%). Anschließend sehen Sie den Status des Einfügemodus (EINFG), des Selektionsmodus (STD), des Modus Hyperlinks aktiv (HYP) und die Angabe Dokument geändert (bei Änderung ist ein Sternchen (*) zu sehen). Die Seitenvorlage und den Maßstab können Sie per Doppelklick ändern, den Einfüge-, den Selektions- und den Hyperlinkmodus durch einfaches Anklicken. Der Hyperlinkmodus ist nur für HTMLDokumente relevant.
84
Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle Nun beherrschen Sie bereits die Eingabe, Formatierung und Anordnung von Text und Sie können mehr Übersicht mit Aufzählungen und nummerierten Listen erzielen. Außerdem sind Sie auch dank der Rechtschreibprüfung in der Lage, fehlerfreie Texte zu schreiben. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Geben Sie drei Zeilen Text ein (z. B. »Beispiel 1«, »Beispiel 2« und »Beispiel 3«) und drücken Sie nach jeder Zeile die [-Taste. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Text ergänzen und löschen in diesem Kapitel.) ■ Formatieren Sie die erste Textzeile fett, mit der Schrift Comic Sans MS und der Schriftgröße 18. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Groß, fett und in Schönschrift in diesem Kapitel.) ■ Zentrieren Sie die erste Zeile Ihres Beispieltextes. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Menüs, Leisten und andere Seltsamkeiten in diesem Kapitel.) ■ Formatieren Sie die zwei weiteren Zeilen als nummerierte Liste. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Mehr Übersicht mit Aufzählungen und Nummerierungen in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie ansprechend formatierte Texte, die teilweise sogar den passenden Mustertext enthalten, mit Dokumentvorlagen erstellen und wie Sie Texte ohne viel Aufwand mit Formatvorlagen formatieren.
85
Kapitel 3
Dokumente clever formatieren
Mit dem, was Sie inzwischen beherrschen, können Sie alle Dokumente für den privaten und beruflichen Gebrauch erstellen. Wenn Sie jeden Absatz einzeln formatieren, werden Sie jedoch ziemlich lange sitzen und schwitzen. Erstellen Sie Ihre Dokumente lieber mit Vorlagen, denn dann brauchen Sie nur noch den Text an der passenden Stelle einzutippen. Die Formatierung der einzelnen Absätze nehmen Sie per Mausklick vor.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: StarOffice kennen lernen
18
Texte eingeben
44
Text ergänzen und löschen
47
Textformate
49
Aufzählungen und Nummerierungen
66
Rechtschreibprüfung und Silbentrennung
72
Wörter suchen und ersetzen
80
Das lernen Sie neu: Dokumente mit Vorlagen erstellen
88
Formulare nutzen
99
Clever formatieren mit Formatvorlagen
100
Briefe mit dem AutoPilot erstellen
110
Dokumente manuell formatieren
112
87
Dokumente mit Vorlagen erstellen Die Zeiten, in denen professionelle Briefe nur mit gedrucktem Briefpapier erstellt werden konnten, das von professionellen Grafikern gestaltet wurde, sind längst vorbei. Und wie beim Einsatz Hinweis von gedrucktem BriefWerden Sie bei den Dokumentvorlagen nicht papier brauchen Sie fündig oder müssen Sie Ihre Briefe auf gedrucktes Briefpapier ausgeben, können Sie sich mit sich über Gestaltungsdem AutoPiloten rasch die passende Vorlage neu fragen nicht den Kopf erstellen. zu zerbrechen, denn Sie haben in StarOffice die Qual der Wahl zwischen Briefvorlagen für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke und Geschmacksrichtungen. Sie müssen also nur noch den Text beisteuern.
Vorbereitungen
1
Starten Sie, falls dies noch nicht geschehen ist, zunächst StarOffice Writer. Unter Windows XP klicken Sie dazu auf Start und anschließend auf Textdokument.
Die Briefvorlagen verwenden für die AbsenderanArbeiten Sie mit einer älteren Version gaben Ihre Benutzerdaten, von Windows, öffnen Sie das Start-Menü die Sie bei der Installation und wählen dann den Befehl Programeingegeben haben. Bevor me/StarOffice 7/Textdokument. Sie Ihren ersten Brief mit einer Vorlage erstellen, sollten Sie überprüfen, ob diese Angaben noch korrekt sind. Und fehlen die Benutzerdaten ganz, können Sie sie bei dieser Gelegenheit gleich eingeben. Hinweis
88
Dokumente mit Vorlagen erstellen
2
Klicken Sie auf das Menü Extras …
3
… und wählen Sie den Befehl Optionen am Ende des Menüs.
4
Nun klicken Sie auf das Pluszeichen vor StarOffice und anschließend auf Benutzerdaten.
5
Geben Sie die Benutzerdaten bei Bedarf neu ein oder nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
6
Zum Abschluss klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
89
Hinweis
Die Benutzerdaten sehen nur eine Adresse vor. Schreiben Sie hauptsächlich private Briefe, sollten Sie Ihre Privatadresse eingeben und das Feld Firma leer lassen. Arbeiten Sie hingegen primär beruflich mit StarOffice, tippen Sie stattdessen die Firmenadresse ein.
Der erste private Brief mit Vorlage Nun können Sie loslegen. Erstellen Sie einen privaten Brief mit Vorlage.
1
Öffnen Sie das Menü Datei und zeigen Sie auf Neu.
3
2
Im Untermenü, das sich nun öffnet, wählen Sie den Eintrag Vorlagen und Dokumente ganz unten in der Liste.
Die Vorlagen sind nach Kategorien geordnet. Klicken Sie doppelt auf Private Korrespondenz und Dokumente, um den Ordner zu öffnen.
90
Hinweis
Stellen Sie fest, dass Sie im falschen Ordner gelandet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Ein Verzeichnis hoch.
Dokumente mit Vorlagen erstellen
4
Aktivieren Sie zunächst die Vorschau.
5
Markieren Sie dann den Titel Förmlicher Brief – farbig, mit rotem Quadrat.
6
Betrachten Sie den Brief in der Vorschau und klicken Sie dann auf Öffnen.
Was ist das?
Die Vorschau ist eine Miniaturansicht innerhalb eines Dialogfelds, die einen groben Eindruck von der gewählten Vorlage oder dem gewählten Element vermittelt. Um ungefähr zu wissen, was sich hinter den einzelnen Titeln im Dialogfeld verbirgt, klicken Sie diese nacheinander an und betrachten jeweils die Vorschau.
StarOffice erstellt einen neuen, bereits ansprechend formatierten Brief, der neben Ihren Benutzerdaten als Absenderangaben Platzhalter für die Empfängerdaten und den Brieftext enthält. Das aktuelle Datum ist ebenfalls vorhanden und Falzmarken gibt es auch. Sie brauchen also nur noch die Platzhalter zu ersetzen. Wenn das kein Komfort ist …
91
Was ist das?
Platzhalter sind in Vorlagen die grünen, mit einer gestrichelten Linie unterstrichenen Texte in spitzen Klammern. Wenn Sie mit der Maus auf einen Platzhalter zeigen, nimmt der Mauszeiger die Form einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger an.
Platzhalter ersetzen Nun können Sie die Platzhalter ersetzen oder, falls Sie einige davon nicht benötigen, löschen. Außerdem müssen Sie natürlich noch den eigentlichen Brieftext eingeben.
1
Klicken Sie auf den ersten Platzhalter namens
. Beachten Sie die Form des Mauszeigers!
92
Dokumente mit Vorlagen erstellen
2
Drücken Sie die _-Taste, um den Platzhalter zu löschen. Die Zeile bleibt dann frei.
Was ist das?
Versandhinweise sind Angaben zur Versandform. Versenden Sie Ihr Schreiben per Einschreiben oder Einschreiben/Rückschein, wie z. B. bei Kündigungen von Mietverträgen und anderen Arten von Verträgen üblich, sollten Sie den entsprechenden Versandhinweis »Per Einschreiben« eintragen. In allen anderen Fällen bleibt die Zeile frei.
3
Klicken Sie anschließend auf den Platzhalter …
4
… und geben Sie den Firmennamen des Empfängers ein.
Ist Ihr Brief an eine Privatperson adressiert, können Sie den Platzhalter löschen und die Zeile damit frei lassen oder ihn durch die Anrede »Herr«, »Frau« oder »Familie« ersetzen.
5
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Platzhalter für Angaben zur Empfängeradresse, den Betreff und die Anreden.
93
Wenn Sie den Betreff eingeben, wird dieser automatisch fett formatiert, obwohl Sie diese Formatierung selbst gar nicht gewählt haben. Das liegt daran, dass dieser Absatz wie auch alle anderen Absätze in einem Dokument, das Sie mit einer Dokumentvorlage erstellen, mit Formatvorlagen formatiert sind. Was ist das?
Formatvorlagen bestehen aus mehreren Absatz- und Zeichenformaten, wie z. B. Fettschrift der Größe 18 Punkt in der Schrift Utopia mit einem Abstand von 2 cm über und 3 cm unter dem Absatz, die unter einem aussagekräftigen Namen wie »Hauptüberschrift«, »Betreff« oder Ähnliches zusammengefasst sind. Weisen Sie einem Absatz eine Formatvorlage zu, werden alle in der Formatvorlage enthaltenen Formatierungen gleichzeitig auf den Absatz angewendet.
Nach der Anrede beginnt der eigentliche Brieftext. Befindet sich die Einfügemarke nicht hinter dem Komma am Ende der Anrede, platzieren Sie sie dort.
6
Drücken Sie nach dem Komma (,) am Ende der Anrede die Enter-Taste und tippen Sie anschließend den kompletten Brieftext ein.
Ist Ihr Brief länger als eine Seite, tippen Sie einfach am Seitenende weiter. StarOffice fügt dann eine zweite Seite ein, die ebenfalls perfekt formatiert ist und in der Kopfzeile sogar eine Seitenangabe enthält.
94
Dokumente mit Vorlagen erstellen
Die Grußformel und Ihr Name sind bereits vorhanden. Ihr Brief ist also nun so weit fertig.
7
8
Speichern Sie Ihren Brief unter einem aussagekräftigen Namen.
Anschließend brauchen Sie Ihr Dokument nur noch auszudrucken und zu unterschreiben.
Hinweis
Die Dateinamenserweiterung .sxw wird beim Speichern automatisch angehängt.
Ein geschäftlicher Brief mit Vorlage Geschäftliche Briefe können Sie ebenso wie die privaten mit Vorlagen erstellen. Die Vorgehensweise ist im Wesentlichen identisch, Sie haben jedoch die Wahl zwischen einem und mehreren Empfängern. Der Unterschied besteht darin, dass Sie die Adresse des einen Empfängers selbst eingeben müssen, während Sie bei mehreren Empfängern die Adressen über Ihre Adressdatenbank auswählen können. Erstellen Sie nun einen geschäftlichen Brief mit einem Empfänger. Die Wahl mehrerer Empfänger wird dann im nächsten Abschnitt vorgestellt.
1
Ist StarOffice Writer noch nicht aktiv, erstellen Sie zunächst ein neues Textdokument.
2
Öffnen Sie das Menü Datei, zeigen Sie auf Neu und klicken Sie im Untermenü auf Vorlagen und Dokumente.
95
3
Im Dialogfeld Vorlagen und Dokumente klicken Sie nun doppelt auf den Ordner Geschäftliche Korrespondenz.
4
Anschließend klicken Sie doppelt auf die Vorlage Moderner Brief.
5
Wählen Sie nun die Option Ein Empfänger und klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK.
Der neue Brief wird perfekt als Geschäftsbrief formatiert und mit Platzhaltern für die Empfängeradresse, den Betreff und die Anrede versehen.
Ersetzen Sie nun die Platzhalter und tippen Sie den Brieftext ein, wie im Abschnitt für den privaten Brief beschrieben. Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, das eigene Zeichen und das des Briefempfängers anzugeben, tippen Sie dann noch die entsprechenden Angaben ein.
96
Dokumente mit Vorlagen erstellen
1
Klicken Sie auf die Zeile unter Ihr Zeichen, Nachricht vom …
2
… und geben Sie das Zeichen und das Datum des Schreibens ein, auf das Sie sich beziehen.
3
Wiederholen Sie die Vorgehensweise für die Felder Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom und Telefon, Name.
4
Speichern Sie den Brief anschließend unter einem aussagekräftigen Namen und drucken Sie ihn aus.
Vorlagen selbst erstellen Eigene Vorlagen erstellen Sie, indem Sie ein fertig formatiertes Musterdokument oder eine abgewandelte StarOffice-Vorlage als eigene Vorlage speichern.
1
Erstellen Sie ein neues Dokument mit der Dokumentvorlage, die Sie anpassen wollen, z. B. mit der Vorlage Förmlicher Brief – farbig, mit rotem Quadrat aus dem Vorlagenordner Private Korrespondenz und Dokumente.
2
Nehmen Sie in dem neuen Dokument die gewünschten Anpassungen vor.
Im Beispiel schneiden Sie den Namen und die E-Mail-Adresse aus dem Briefkopf aus und fügen beide Angaben in die Fußzeile ein.
97
3
Öffnen Sie das Menü Datei, zeigen Sie auf den Befehl Dokumentvorlage und klicken Sie im Untermenü auf Speichern.
4
Geben Sie den Namen der neuen Dokumentvorlage ein.
5
Wählen Sie dann unter Bereiche den Ordner aus, in dem die Vorlage gespeichert werden soll, und klicken Sie auf OK.
Die Dokumentvorlage steht ab jetzt in der gewählten Vorlagenkategorie zur Verfügung.
6
Schließen Sie das Dokument, mit dem Sie die Vorlage erstellt haben, und verwerfen Sie die Änderungen.
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Formulare nutzen
Formulare nutzen Einige Dokumentvorlagen, wie z. B. Quittungen, der Kfz-Kaufvertrag, die Kurzmitteilungen und die Gesprächsnotizen, enthalten keine Platzhalter. Hierbei handelt es sich um echte Formulare mit Leerfeldern, bei denen Sie die Daten direkt am Bildschirm eintragen können. Sie können die Formulare aber auch ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.
1
Zeigen Sie im Menü Datei auf den Befehl Neu und klicken Sie auf Vorlagen und Dokumente.
2
Klicken Sie doppelt auf den Ordner Formulare und Verträge.
3
Nun öffnen Sie das Formular Kfz-Kaufvertrag, indem Sie darauf doppelklicken.
Wollen Sie das Formular handschriftlich ausfüllen, drucken Sie es nun direkt aus. Falls Sie keine Änderungen vornehmen, brauchen Sie es auch vorher nicht zu speichern, denn Sie können es ja über die Vorlage jederzeit erneut erstellen.
4
Klicken Sie auf das weiße Feld rechts neben Name, Vorname und geben Sie Ihren Namen und Vornamen ein.
5
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Formularfelder, die Sie direkt am Bildschirm ausfüllen wollen.
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6
Speichern Sie das Dokument …
7
… und drucken Sie es aus.
Clever formatieren mit Formatvorlagen Wie Sie beim Erstellen des privaten Briefs mit der Dokumentvorlage bemerkt haben, wurde der Betreff fett formatiert, obwohl Sie diese Formatierung selbst nicht gewählt haben. Der Absatz ist mit der Formatvorlage Betreff formatiert, die den Text fett formatiert und zusätzlich den Abstand zum nachfolgenden Absatz vergrößert. Dokumentvorlagen enthalten also nicht nur die grundlegenden Seitenformate, sondern sie sind auch mit Formatvorlagen ausgestattet, über die Sie den Text ganz leicht und ohne viel Mühe ansprechend formatieren können.
Stylist aktivieren Um Ihnen die Zuweisung von Formatvorlagen zu erleichtern, bietet Ihnen StarOffice den Stylist. Der Stylist ist ein kleines Fenster, das Sie ausund einblenden können. Im Fenster werden alle Formatvorlagen aufgelistet, die in der Dokumentvorlage zur Verfügung stehen, mit der das Dokument erstellt wurde. Über den Stylist können Sie Absatzvorlagen per Mausdoppelklick zuweisen, und zwar sowohl während als auch im Anschluss an die Texteingabe. Außerdem können Sie über den Stylist auch schnell überprüfen, mit welchen Absatzvorlagen die einzelnen Absätze Ihres Dokuments formatiert sind, weil im Stylist immer die Absatzvorlage des aktiven Absatzes markiert ist. Zusätzlich können Sie neue Vorlagen definieren und Vorlagen bearbeiten.
1
Erstellen Sie ein neues Textdokument über den Befehl Datei/Neu.
100
Clever formatieren mit Formatvorlagen
2
Öffnen Sie das Menü Format und überprüfen Sie, ob der Stylist aktiviert ist.
3
Ist dem Befehl Stylist kein Häkchen vorangestellt, klicken Sie nun auf den Befehl.
Hinweis
Den Stylist können Sie übrigens auch über die Taste ? oder die Schaltfläche Stylist ein/aus in der Funktionsleiste einund ausschalten.
Ist der Stylist bereits aktiviert, drücken Sie die ETaste, um das Menü zu schließen.
Der Stylist wird nun im Dokument angezeigt. Er bleibt so lange aktiviert, bis Sie ihn wieder deaktivieren. Der Stylist enthält eine Liste mit Absatzvorlagen. Wie diese im Einzelnen heißen, hängt von der Dokumentvorlage ab, mit der Sie Ihr Dokument erstellt haben. Im Beispiel sehen Sie die Absatzvorlagen für ein normales Textdokument, das Sie erstellen, wenn Sie StarOffice Writer starten. Den Stylist können Sie durch Ziehen mit der Maus an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm versetzen. Was ist das?
Eine Absatzvorlage ist eine Formatvorlage, die auf einen gesamten Absatz angewendet wird. Der Stylist enthält außerdem Zeichenvorlagen zur Formatierung einzelner Zeichen, Nummerierungsvorlagen zur Formatierung von Aufzählungen und Nummerierungen sowie Rahmen- und Seitenvorlagen zur Formatierung von Rahmen und von Seiten.
101
Die Absatzvorlagen aktivieren Steht in der Titelleiste des Stylist nicht die Bezeichnung Absatzvorlagen, sondern eine andere Bezeichnung, klicken Sie auf die Schaltfläche Absatzvorlagen, die sich in der linken Ecke direkt unterhalb der Titelzeile des Stylist befindet. Anschließend werden sehr viele Absatzvorlagen angezeigt, was sehr unübersichtlich ist. Klicken Sie deshalb auf den Abwärtspfeil am unteren Rand des Stylist und wählen Sie den Eintrag Automatisch. Über den Stylist können Sie Absatzvorlagen per Mausklick zuweisen, und zwar sowohl während als auch im Anschluss an die Texteingabe. Außerdem können Sie über den Stylist auch schnell überprüfen, mit welchen Absatzvorlagen die einzelnen Absätze Ihres Dokuments formatiert sind, weil im Stylist immer die Absatzvorlage des aktiven Absatzes markiert ist.
Formatieren vor der Texteingabe Weisen Sie nun der ersten Zeile eine neue Absatzvorlage zu und geben Sie anschließend den passenden Text ein.
1
Weisen Sie der Zeile die Absatzvorlage Überschrift 1 zu, indem Sie im Stylist darauf doppelklicken. Achtung
Haben Sie einem Absatz eine Formatierung fälschlicherweise zugewiesen, können Sie diesen Fehler ganz einfach rückgängig machen, indem Sie die Tastenkombination S + Z drücken.
102
2
Geben Sie den Text »Überschrift 1« ein …
Clever formatieren mit Formatvorlagen
Der Text wird während der Eingabe wie gewünscht mit den Attributen der Absatzvorlage Überschrift 1 formatiert.
3
… und drücken Sie anschließend die [Taste, um einen neuen Absatz zu beginnen.
Die Einfügemarke springt an den Anfang der nächsten Zeile. Im Stylist ist aber nicht etwa die Absatzvorlage Überschrift 1, sondern die Absatzvorlage Textkörper aktiviert. Das ist auch gut so, denn auf eine Überschrift folgt normalerweise erst einmal Text. Sie erkennen hier auch gleich einen weiteren Vorteil von Absatzvorlagen. Sie können nämlich nicht nur angeben, wie ein Absatz formatiert werden soll, sondern Sie können auch bestimmen, welche Art von Absatz auf ihn folgen soll. Nun wissen Sie bereits, wie Sie Text vor der Eingabe eine Absatzvorlage zuweisen.
Absatzvorlagen nachträglich zuweisen Erfahren Sie nun, wie Sie einen bereits vorhandenen Text mit Absatzvorlagen formatieren. Geben Sie dazu nach der Überschrift den folgenden Mustertext ein und drücken Sie, wie angegeben, am Ende jeder Zeile jeweils die [-Taste. »Dies ist ein Mustertext: [ Punkt 1 [ Punkt 2 [ Punkt 3 [ Nun geht es weiter. [«
103
1
Markieren Sie die drei Zeilen in der Mitte, um sie nachträglich als Aufzählung zu formatieren.
2
Klicken Sie im Stylist auf die Schaltfläche Nummerierungsvorlagen.
3
Nun weisen Sie den drei Absätzen die Nummerierungsvorlage Aufzählung 1 zu, indem Sie darauf doppelklicken.
4
Machen Sie anschließend aus der Aufzählung eine Nummerierung, indem Sie doppelt auf die Vorlage Nummerierung 1 klicken.
5
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Dokument, um die Markierung aufzuheben.
104
Clever formatieren mit Formatvorlagen
Der Gießkannenmodus Zum Abschluss weisen Sie mehreren Zeilen mit dem Gießkannenmodus eine neue Formatvorlage zu. Der Vorteil des Gießkannenmodus besteht darin, dass Sie damit mehrere nicht aufeinander folgende Absätze bequem formatieren können.
1
Aktivieren Sie bei Bedarf die Absatzvorlagen, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.
2
Wählen Sie die Absatzvorlage Textkörper durch einfaches Anklicken aus.
3
Nun aktivieren Sie den Gießkannenmodus, indem Sie die zugehörige Schaltfläche im Stylist anklicken.
4
Anschließend klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der letzten Zeile Ihres Probetextes.
5
Klicken Sie dann auf alle weiteren Absätze, denen Sie die gewählte Formatvorlage zuweisen wollen, z. B. die zweite Zeile des Mustertextes.
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Wollen Sie weitere Absätze mit einer anderen Absatzvorlage im Gießkannenmodus formatieren, klicken Sie im Stylist auf diese Absatzvorlage und anschließend auf die entsprechenden Absätze. Der Gießkannenmodus bleibt so lange aktiv, bis Sie ihn deaktivieren. Haben Sie die Formatierung mit dem Gießkannenmodus beendet, müssen Sie ihn also erst abschalten, bevor Sie wieder normal weiterarbeiten können.
6
Deaktivieren Sie den Gießkannenmodus, indem Sie im Stylist auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.
Formatierung mit Zeichenvorlagen Zeichenvorlagen bestehen wie Absatzvorlagen aus mehreren Formaten, wie z. B. einer bestimmten Schrift, Schriftgröße, Schriftfarbe und einem Schriftschnitt wie fett, kursiv oder fett und kursiv. Anders als Absatzvorlagen werden sie jedoch nur auf einzelne Zeichen oder Wörter innerhalb eines Absatzes angewandt. Das Absatzformat des Absatzes bleibt dabei erhalten. Zeichenvorlagen bieten gegenüber der manuellen Formatierung den Vorteil, dass die Formatierung viel schneller und einfacher ist. Außerdem lassen sich Änderungen nachträglich leichter realisieren. Um Text innerhalb eines Absatzes hervorzuheben, sollten Sie ihn nicht manuell fett oder kursiv formatieren, sondern ihm besser eine Zeichenvorlage wie Betont oder Stark betont zuweisen.
1
Aktivieren Sie die Zeichenvorlagen im Stylist, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.
Die Liste der Zeichenvorlagen, die nun aufgelistet werden, ist lang und einige Vorlagen tragen so exotische Namen wie Endnotenanker oder Besuchter Internet Link . Doch keine Sorge: Bei normalen Text-
106
Clever formatieren mit Formatvorlagen
dokumenten benötigen Sie allerdings in der Regel nur ganz wenige Zeichenvorlagen. Die Standardvorlage heißt, wie sollte es anders sein, Standard.
2
Markieren Sie den Text, dem Sie eine Zeichenvorlage zuweisen wollen.
3
Klicken Sie im Stylist doppelt auf die Zeichenvorlage, die Sie dem markierten Text zuweisen wollen.
Die markierten Zeichen werden nun wie gewünscht formatiert.
4
Heben Sie die Markierung wieder auf, indem Sie die E-Taste drücken.
5
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Textteile, denen Sie Zeichenvorlagen zuweisen wollen.
Wie Absatzvorlagen können Sie auch Zeichenvorlagen im Gießkannenmodus zuweisen. Wollen Sie mehrere Wörter gleich formatieren, sind Sie mit dem Gießkannenmodus in Windeseile fertig.
1
Markieren Sie die Zeichenvorlage, die Sie mehreren Wörtern zuweisen wollen, durch einfaches Anklicken.
107
2
Aktivieren Sie anschließend den Gießkannenmodus.
3
Klicken Sie nun auf jedes Wort, das Sie mit der Zeichenvorlage formatieren wollen.
4
Um einzelne Zeichen oder mehrere aufeinander folgende Wörter zu formatieren, markieren Sie diese mit der Maus.
5
Deaktivieren Sie anschließend den Gießkannenmodus, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.
Formatvorlagen erstellen Absatz- und Zeichenvorlagen können Sie auch selbst definieren und Sie können vorhandene Absatz- und Zeichenvorlagen anpassen – und das geht sogar ganz leicht. Erstellen Sie zunächst eine neue Absatzvorlage.
1
Geben Sie einen Mustertext für den Absatz ein, aus dem Sie die Absatzvorlage erstellen wollen (im Beispiel »Kapitelüberschrift«).
3
2
Platzieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Absatz, jedoch nicht am Anfang oder Ende.
Wählen Sie die gewünschten Formate aus.
108
Clever formatieren mit Formatvorlagen
Im Beispiel der Kapitelüberschrift wählen Sie die Schrift Arial, die Schriftgröße 28, die Formatierung Fett sowie die Ausrichtung Zentriert.
4
Dann klicken Sie im Stylist auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion.
5
Geben Sie nun einen möglichst aussagekräftigen Namen für die neue Vorlage ein.
6
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Vorlage dem Stylist hinzuzufügen.
Nun müssen Sie nur noch die Folgevorlage festlegen.
1
Klicken Sie im Stylist mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Ändern.
2
Nun klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Folgevorlage …
109
3
… und wählen den Eintrag Textkörper. Bestätigen Sie Ihre Wahl anschließend mit OK.
Die neue Vorlage können Sie nun wie alle anderen Absatzvorlagen auf Absätze anwenden. Drücken Sie die [-Taste in einem Absatz, der mit der neuen Absatzvorlage formatiert ist, wird dem Hinweis neuen Absatz die Vorlage Zeichenvorlagen werden auf die gleiche Textkörper zugewiesen. Weise erstellt. Sie müssen jedoch das oder die Zeichen, aus denen Sie die Vorlage erstellen wollen, zuvor markieren.
Um eine Vorlage anzupassen, verändern Sie die Formatierung eines Absatzes, der oder Zeichen, das mit der Vorlage formatiert ist, in der gewünschten Weise. Anschließend brauchen Sie nur noch im Stylist auf die Schaltfläche Vorlage aktualisieren zu klicken – schon sind Sie fertig. Sind im Dokument bereits Absätze oder Zeichen mit dieser Vorlage formatiert, werden sie automatisch an die neuen Eigenschaften der Vorlage angepasst und verändern entsprechend ihr Aussehen.
Briefe mit dem AutoPilot erstellen Sind Sie bei den Dokumentvorlagen nicht fündig geworden, müssen Sie Ihre Briefe auf gedrucktes Briefpapier ausgeben, für das sich keine der Dokumentvorlagen eignet, oder wollen Sie Ihre eigene Firmengrafik einbinden, ist das noch lange kein Grund, selbst Hand anzulegen und alle Formatierungen manuell vorzunehmen. Probieren Sie es einmal mit dem AutoPilot.
1
Öffnen Sie das Menü Datei und zeigen Sie auf den Befehl AutoPilot.
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2
Im Untermenü, das sich nun öffnet, klicken Sie auf Brief.
Briefe mit dem AutoPilot erstellen
3
Wählen Sie nun, welche Art von Brief Sie erstellen möchten und welchen Stil Sie dafür bevorzugen.
Worin sich der Geschäfts- vom Privatbrief unterscheidet, können Sie der Vorschau am linken Rand des Dialogfelds entnehmen. Klicken Sie zum Test auf beide Optionen und betrachten Sie dabei die Vorschau. Hinweis
Zum nächsten Schritt gelangen Sie über die Schaltfläche Weiter. Über die Schaltfläche Zurück können Sie zu früheren Schritten zurückkehren und Anpassungen vornehmen.
4
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Der Assistent führt Sie nun Schritt für Schritt durch die einzelnen Elemente, die zu einem Brief gehören. Nach der Wahl der Briefart bestimmen Sie, ob und welches Logo Sie verwenden möchten, und geben die Position an. Dann bestimmen Sie, ob der Brief eine Absenderangabe enthalten und wo diese stehen soll. Beim Geschäftsbrief bestimmen Sie, welche Elemente er enthalten soll. Sämtliche Elemente können Sie per Mausklick auswählen. Als Nächstes machen Sie Angaben über die Fußzeile und legen dann fest, wie die Folgeseiten Ihres Briefs aussehen sollen. Zum Schluss müssen Sie noch den Namen eingeben, unter dem Ihre neue Vorlage gespeichert werden soll, und Sie können wählen, ob die erste Seite und die Folgeseiten des Briefs auf unterschiedliche Druckerschächte ausgegeben werden sollen. Diese Option ist sehr nützlich, wenn Sie bedrucktes Briefpapier verwenden, weil Sie dann nicht nach der ersten Seite das Papier wechseln müssen.
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5
Schließen Sie den AutoPilot ab, indem Sie auf Fertig stellen klicken.
Der fertige Brief öffnet sich nun und Sie können mit der Texteingabe beginnen. Das, was Sie am Bildschirm sehen, wurde außerdem als Dokumentvorlage im Vorlagenordner Standard gespeichert. Sie können Ihre Briefe also zukünftig mit der soeben neu erstellten Dokumentvorlage erstellen. Hinweis
In den Dokumentvorlagen, die Sie mit dem AutoPilot erstellen, stehen Ihnen die gleichen Absatz- und Zeichenvorlagen zur Verfügung wie bei den Dokumenten, die Sie mit StarOffice-Dokumentvorlagen erstellen.
Dokumente manuell formatieren Finden Sie für Ihre Zwecke keine passende Dokumentvorlage und hilft Ihnen der AutoPilot auch nicht weiter, müssen Sie doch selbst Hand anlegen. Denken Sie jedoch daran, dass dies ziemlich aufwändig sein kann und Sie alle benötigten Absatz- und Zeichenvorlagen selbst definieren müssen.
Seitenformat festlegen Das Standardformat eines Textdokuments ist die DIN A4-Seite mit einem Seitenrand von jeweils zwei Zentimetern links, rechts, oben und unten. Benötigen Sie breitere Seitenränder oder wollen Sie Ihr Dokument im Quer- statt im Hochformat ausdrucken, müssen Sie die Seitenformatierung anpassen.
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Dokumente manuell formatieren
1
Öffnen Sie das Menü Format und wählen Sie den Befehl Seite.
2
Verändern Sie auf der Registerkarte Seite bei Bedarf das Papierformat, die Seitenränder und die Ausrichtung.
3
Schließen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.
Der graue Rahmen auf der Seite, der den Seitenrand kennzeichnet, verändert sich nun nach Ihren Vorgaben.
Kopf- und Fußzeile aktivieren Kopf- und Fußzeilen eignen sich für Elemente wie Seitenzahlen, Überschriften, den Bearbeiter eines Textes oder Datums- und Uhrzeitangaben. Die Kopf- und die Fußzeile sind zwei vom eigentlichen Textdokument unabhängige Bereiche. Sie legen den Inhalt auf einer Seite fest und er gilt dann für alle Folgeseiten.
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2
Wählen Sie im Untermenü den Befehl Standard.
1
Öffnen Sie das Menü Einfügen und zeigen Sie auf den Befehl Kopfzeile.
3
Um die Fußzeile zu aktivieren, wählen Sie den Befehl Einfügen/ Fußzeile/Standard.
Die Kopfzeile wird nun im Dokument zwischen oberem Seiten- und Blattrand eingefügt.
4
Klicken Sie auf die Kopfzeile, falls diese nicht bereits aktiviert ist.
5
Geben Sie bei Bedarf den Text ein, der in der Kopfzeile jeder Seite stehen soll.
Formatieren Sie den Text in der Kopfzeile mit der gewünschten Schriftart und Schriftformatierung und richten Sie ihn bei Bedarf zentriert oder am linken Rand aus. Sie können den Text in der Kopfzeile außerdem über Tabulatoren genau positionieren.
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Dokumente manuell formatieren
6
Um die Bearbeitung der Kopfzeile zu beenden, klicken Sie einfach auf den Text im Textkörper.
Seitennummern und andere Feldbefehle Nun erfahren Sie, wie Sie Wunder wie die automatische Seitennummerierung über Feldbefehle ganz einfach in Ihre Dokumente integrieren.
1
Aktivieren Sie zunächst die Kopfzeile und klicken Sie dann in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Rechtsbündig.
2
Öffnen Sie das Menü Einfügen und zeigen Sie auf Feldbefehl.
3
Im Untermenü klicken Sie dann auf Seitennummer.
4
Geben Sie einen Schrägstrich ein, um die Seitennummer von der Seitenanzahl zu trennen, die Sie als Nächstes einfügen werden.
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5
Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Feldbefehl und klicken Sie auf Seitenanzahl.
Besteht Ihr Dokument bisher nur aus einer Seite, steht in der Kopfzeile nun die Angabe 1/1. Sobald mehr Seiten dazukommen, werden die Angaben in der Kopfzeile automatisch angepasst. Bearbeiten Sie dann beispielsweise Seite 12 von insgesamt 20 Seiten, steht in der Kopfzeile die Angabe 12/20. Alle weiteren Feldbefehle wie z. B. das aktuelle Datum, die Uhrzeit, den Autor und den Titel des Dokuments fügen Sie ebenfalls über den Befehl Einfügen/Feldbefehl in die Kopfzeile oder eine beliebige andere Stelle Ihres Dokuments ein. Und zeigt ein Feld einmal nicht den aktuellen Wert an, weil Sie beispielsweise eine Angabe wie den Autor verändert haben, müssen Sie die Felder aktualisieren. Drücken Sie dazu die )-Taste. Um alle Feldbefehle im Dokument zu aktualisieren, markieren Sie zunächst das gesamte Dokument, indem Sie die Tastenkombination S + a und anschließend die )-Taste drücken. Benötigen Sie einen Feldbefehl nicht mehr, können Sie ihn auch löschen. Markieren Sie ihn dazu und drücken Sie die _-Taste.
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Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle Nun können Sie bereits professionelle Briefe und andere Dokumente mit Dokumentvorlagen erstellen. Die einzelnen Textbestandteile formatieren Sie nicht mehr manuell, sondern per Mausklick über Formatvorlagen. Sie können Formulare nutzen und Briefe für spezielle Zwecke mit dem AutoPiloten erstellen. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Überprüfen Sie Ihre Benutzerdaten und erstellen Sie dann einen Brief mit der Dokumentvorlage Persönlicher Brief – bordeaux/türkis aus dem Ordner Private Korrespondenz und Dokumente. Ersetzen Sie den Platzhalter für die Anrede. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Dokumente mit Vorlagen erstellen in diesem Kapitel.) ■ Öffnen Sie das Formular Allgemeiner Kaufvertrag, das Sie im Ordner Vorlagen und Dokumente der Dokumentvorlagen finden. Füllen Sie das Formular anschließend aus und drucken Sie es. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Formulare nutzen in diesem Kapitel.) ■ Wechseln Sie zu dem Brief, den Sie mit der Dokumentvorlage erstellt haben, und weisen Sie der Anrede über den Stylist die Absatzvorlage Überschrift 1 zu. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Clever formatieren mit Formatvorlagen in diesem Kapitel.) ■ Fügen Sie in die Kopfzeile des privaten Briefs, den Sie mit der Dokumentvorlage erstellt haben, eine Seitennummerierung ein. Wählen Sie anschließend einen rechten Seitenrand von 4 cm. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Dokumente manuell formatieren in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie AutoTexte erstellen, wie Sie Tabellen in Ihre Textdokumente integrieren und damit sogar Berechnungen durchführen und wie Sie Serienbriefe erstellen.
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Kapitel 4
Schreiben wie ein Profi
Die in diesem Kapitel vorgestellten Funktionen können in bestimmten Fällen sehr nützlich und wichtig sein. Als Privatanwender werden Sie eher selten Serienbriefe, d. h. Briefe mit gleichem Inhalt, an mehrere Empfänger verschicken, bei einer Tätigkeit im Vertrieb oder Marketing hingegen häufig. Manch einer hat noch nie eine Fußnote benötigt, ein anderer hingegen in jedem Text. Fühlen Sie sich also frei, sich mit den Themen zu befassen, die Sie bei Ihrer Arbeit benötigen.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: StarOffice kennen lernen
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Mit StarOffice Writer eine Einladung schreiben
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Dokumente mit Vorlagen erstellen
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Formulare nutzen
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Clever formatieren mit Formatvorlagen
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Briefe mit dem AutoPilot
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Dokumente manuell formatieren
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Das lernen Sie neu: Textbearbeitung für Profis
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Tabellen erstellen
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Grafiken einfügen
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Serienbriefe erstellen
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Dokumente exportieren und versenden
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Textbearbeitung für Profis Hier finden Sie Techniken und Funktionen, die Sie nur benötigen, wenn Sie entsprechende Texte bearbeiten. Der Navigator unterstützt Sie beispielsweise bei der Bearbeitung umfangreicher Dokumente. AutoText-Bausteine können Sie nutzen, wenn Sie häufig bestimmte Phrasen oder Floskeln verwenden. Fuß- und Endnoten kommen eher in wissenschaftlichen Texten vor und Änderungen müssen Sie in der Regel aufzeichnen, wenn Sie wissen wollen, was ein anderer an Ihrem Dokument verändert hat. Lesen Sie in diesem Abschnitt einfach nur das, was Sie benötigen.
Text kopieren und verschieben Stellen Sie fest, dass ein bestimmter Text besser an eine andere Stelle im Textdokument passen würde, können Sie ihn rasch und bequem verschieben. Sich wiederholende Textpassagen können Sie kopieren und an den entsprechenden Stellen im Dokument oder sogar in einem anderen Dokument einfügen. So ersparen Sie sich eine Menge Tippaufwand.
1
Markieren Sie den Text, den Sie kopieren wollen.
2
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Kopieren.
Hinweis
Wollen Sie den kopierten Text in ein anderes Dokument einfügen, öffnen Sie dieses oder erstellen Sie es neu und wechseln dann zwischen den Dokumenten, indem Sie auf die entsprechende Dokument-Schaltfläche in der Windows-Taskleiste klicken.
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Textbearbeitung für Profis
4
3
Platzieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an die der kopierte Text eingefügt werden soll.
Nun klicken Sie in der Funktionsleiste einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen.
5
Wählen Sie im Menü, das sich nun öffnet, den Eintrag Unformatierter Text oder Formatierter Text (RTF). Was ist das?
Bei der Wahl von Unformatierter Text übernimmt der kopierte Text beim Einfügen die Formatierung der Stelle, an die er eingefügt wird. Bei der Wahl von Formatierter Text (RTF) behält der kopierte Text beim Einfügen seine ursprüngliche Formatierung bei.
6
Nehmen Sie bei Bedarf die nötigen Anpassungen am kopierten Text vor.
121
Um Text zu verschieben, gehen Sie auf die gleiche Weise vor. In Schritt 2 klicken Sie jedoch nicht auf die Schaltfläche Kopieren, sondern auf die Schaltfläche Ausschneiden. Der Text wird dann wie beim Löschen entfernt. Fügen Sie ihn anschließend, wie ab Schritt 3 beschrieben, an eine andere Stelle im Dokument oder in einem anderen Dokument wieder ein. Innerhalb eines Dokuments können Sie Ihren Text auch ganz leicht mit der Maus verschieben und kopieren. Die Technik, die dazu verwendet wird, heißt Drag&Drop.
1
Markieren Sie den Text, den Sie verschieben oder kopieren wollen.
2
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste an die Stelle, an die der Text eingefügt werden soll.
Hinweis
Um Text zu kopieren, müssen Sie zusätzlich die STaste gedrückt halten, während Sie die Maus ziehen. In dem Kästchen, das an den Mauszeiger angehängt ist, sehen Sie beim Kopieren ein Pluszeichen.
Anhand der gestrichelten Linie vor dem Mauszeiger können Sie genau erkennen, wo der Text eingefügt werden soll.
3
Sobald Sie die Maustaste loslassen, befindet sich der Text an der neuen Position.
Beim Kopieren bleibt der Text natürlich an seiner ursprünglichen Position erhalten. Drücken Sie in beiden Fällen die _-Taste, um die Markierung zu entfernen.
122
Textbearbeitung für Profis
Hinweis
Wie Formatierungen und andere Befehle können Sie auch das Verschieben oder Kopieren von Text rückgängig machen, indem Sie die Tastenkombination S + Z drücken oder in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Rückgängig klicken.
Sonderzeichen einfügen Sonderzeichen sind eigentlich alle Zeichen, die keine Buchstaben, Ziffern oder Satzzeichen sind. Meistens sind damit jedoch grafische Symbole wie das Telefon- oder das Briefsymbol gemeint, die häufig auf Visitenkarten zum Einsatz kommen.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Text, an der Sie eines oder mehrere Sonderzeichen einfügen wollen.
2
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen in der Werkzeugleiste.
3
In der Abreißleiste, die sich öffnet, klicken Sie auf die Schaltfläche Sonderzeichen.
Hinweis
Nachdem Sie die Schaltfläche Sonderzeichen einmal gewählt haben, steht sie Ihnen in der Werkzeugleiste direkt zur Verfügung, bis Sie eine andere Schaltfläche aus der Abreißleiste wählen.
123
4
Dann wählen Sie im Feld Schrift die Schrift Wingdings.
5
Klicken Sie auf das gewünschte Symbol.
Sie können auch eine Folge von Symbolen auswählen, die dann nebeneinander in Ihrem Text stehen. Klicken Sie die Symbole dazu nacheinander an.
6
Wollen Sie das Symbol lieber doch nicht einfügen, klicken Sie auf Löschen, andernfalls auf OK.
Das gewählte Symbol wird nun in Ihren Text eingefügt. Über die Funktion Sonderzeichen können Sie auch Pfeilsymbole, mathematische Zeichen, chinesische Schriftzeichen, kyrillische, hebräische oder arabische Buchstaben und sogar ganze Wörter in Ihren Text einge-
124
Textbearbeitung für Profis
ben. Wählen Sie dazu im Dialogfeld Sonderzeichen eine der Schriften, mit denen Sie auch Ihren normalen Text erstellen, wie z. B. Arial, und anschließend im Feld Bereich die gewünschte Art von Zeichen aus, die Sie in Ihren Text einfügen wollen, wie z. B. Kyrillisch. Hinweis
Müssen Sie ganze Texte mit einem anderen Alphabet schreiben, sollten Sie sich eine Schrift für diese Sprache besorgen und sich damit vertraut machen, wie Sie das Eingabegebietsschema Ihres Computers entsprechend anpassen können.
AutoText nutzen und erstellen AutoText ist eine Tipphilfe, die es Ihnen ersparen will, immer die gleichen Floskeln oder Standardtexte tippen zu müssen, wie z. B. die Grußfloskel »Mit freundlichen Grüßen«, Bewerbungsanschreiben, Mahnungen, Kündigungen oder Urheberrechtsvermerke für Literatur. Der Trick an der Sache ist, dass Sie nur ein Kürzel wie »MFG« eingeben, das StarOffice dann automatisch durch »Mit freundlichen Grüßen« ersetzt. Einige AutoTexte sind bereits vorhanden, Sie können für Ihren Bedarf aber beliebige AutoTexte neu erstellen.
1
Geben Sie den Text ein, den Sie zum AutoText machen wollen, und markieren Sie ihn.
125
Hinweis
Soll Ihr AutoText eine bestimmte Formatierung haben, wie z. B. als Aufzählung oder Nummerierung, als Überschrift oder in Fettschrift, formatieren Sie ihn wie gewünscht, bevor Sie den Text markieren. Ihr AutoText kann übrigens sogar Grafiken enthalten.
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche AutoText bearbeiten.
3
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen und ein Kürzel für den AutoText ein.
4
Anschließend klicken Sie auf AutoText und wählen den Befehl Neu.
5
Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Nun können Sie Ihren AutoText wie auch den bereits vordefinierten AutoText von StarOffice in Ihre Texte einfügen.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Text, an der Sie den AutoText einfügen wollen.
126
Textbearbeitung für Profis
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche AutoText bearbeiten.
3
Zeigen Sie auf Eigene Bausteine, öffnet sich eine Liste mit Ihren AutoTexten.
4
Wählen Sie den gewünschten AutoText aus.
Der AutoText wird nun an der Einfügemarke eingefügt. Kennen Sie das Kürzel für den AutoText auswendig, können Sie auch schneller zum Ziel kommen:
1
Geben Sie das Kürzel für den AutoText ein, z.B. »MFG«
2
Drücken Sie anschließend die §-Taste.
Um einen AutoText zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche AutoText einfügen. Im Dialogfeld AutoText markieren Sie den Namen des Autotextes. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche AutoText und wählen den Befehl Löschen.
127
Der Navigator Der Navigator hilft Ihnen, sich in umfangreichen Dokumenten rasch an die gewünschte Stelle zu bewegen. Schreiben Sie hauptsächlich Briefe, brauchen Sie sich um den Navigator nicht weiter zu kümmern.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Navigator ein/aus.
Der Navigator wird nun eingeblendet. Sie können ihn durch Ziehen mit der Maus an jede beliebige Stelle auf dem Bildschirm verschieben. Über die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke können Sie den Navigator jederzeit ausschalten und über die Schaltfläche Auswahlbox an-/ausschalten links unten in der Symbolleiste des Navigators auf- und zuklappen.
2
Um zu einer bestimmten Seite zu springen, geben Sie die Seitenzahl ein und drücken die [-Taste.
3
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorherige Seite oder Nächste Seite, um sich im Dokument seitenweise vorwärts oder zurück zu bewegen.
Über den Navigator können Sie auch bequem zu einer bestimmten Überschrift springen. Enthält Ihr Dokument Tabellen, Grafiken und eventuell sogar Notizen, erhalten Sie über das Auswahlfeld nicht nur einen Überblick über die vorhandenen Objekte, sondern Sie können per Doppelklick auch direkt zu dem gewünschten Objekt springen.
128
Textbearbeitung für Profis
1
Aktivieren Sie die Auswahlbox über die Schaltfläche Auswahlbox an-/ausschalten.
2
Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Objekt Überschriften.
Zeigen Sie mit der Maus auf ein Objekt, werden Sie mit einem Tipp über die Anzahl der im Dokument enthaltenen Objekte dieses Typs informiert.
3
Nun klicken Sie doppelt auf die Überschrift, zu der Sie springen wollen.
Am Bildschirm wird der Text ab der gewählten Überschrift angezeigt und die Einfügemarke befindet sich in der Überschrift.
Fuß- und Endnoten einfügen Fuß- und Endnoten kommen zwar hauptsächlich in wissenschaftlichen Arbeiten zum Einsatz, um z.B. die Literatur anzugeben, aus der die entsprechende Textstelle zitiert ist. Fußnoten sind aber durchaus auch in profanen Bereichen üblich, wie z.B. zur Kennzeichnung von bestimmten Inhaltsstoffen bei Lebensmitteln.
1
Klicken Sie auf die Stelle im Text, an der Sie die Fußnote einfügen wollen.
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2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen.
3
In der Abreißleiste wählen Sie die Schaltfläche Fußnote direkt einfügen.
Um eine Endnote einzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Endnote direkt einfügen.
4
Geben Sie nun den Fußnotentext ein.
5
Klicken Sie anschließend auf eine beliebige Stelle im Text, um mit der Bearbeitung fortzufahren.
Alle weiteren Fußnoten erstellen Sie auf die gleiche Weise. Die Nummerierung wird von StarOffice automatisch vorgenommen. Um eine Fuß- oder Endnote zu löschen, markieren Sie das Fuß- oder Endnotenzeichen im Text und drücken die _-Taste. Die Fuß- oder Endnote wird inklusive des Zeichens im Text gelöscht und die Nummerierung der anderen Fuß- oder Endnoten im Text passt sich automatisch an.
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Tabellen erstellen
Hinweis
Wollen Sie wissen, was in der Fuß- oder Endnote steht, ohne dafür extra zum Seiten- oder Kapitelende gehen zu müssen, zeigen Sie mit der Maus auf die Fuß- oder Endnote. Der Text wird in einem Tipp angezeigt.
Um eine Fuß- oder Endnote zu bearbeiten, klicken Sie mit der Maus auf das Fuß- oder Endnotenzeichen im Text. Der Mauszeiger nimmt dabei wie beim Anzeigen des Fuß- oder Endnotentextes die Form einer Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger an.
Tabellen erstellen Tabellen sind für viele Zwecke nützlich. Sie können damit alle Arten von tabellarischen Informationen übersichtlich darstellen und sogar Berechnungen durchführen, was beispielsweise für Rechnungen oder Bestellungen wichtig ist. Außerdem können Sie Tabellen auch einfach als Mittel benutzen, um Informationen übersichtlich auf der Seite anzuordnen, wie dies beispielsweise bei der Zeile »Ihr Zeichen, Unser Zeichen« des geschäftlichen Briefs gemacht wird. Tabellen lassen sich per Mausklick erweitern und verkleinern, die Daten lassen sich bequem sortieren und dank der AutoFormat-Funktion können Sie Ihre Tabellen ohne viel Mühe ansprechend formatieren.
Tabelle aufbauen Nachfolgend erstellen Sie mittels einer Tabelle eine Vorlage für Rechnungen.
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1
Erstellen Sie einen Brief mit Ihrer Dokumentvorlage Klassischer Brief aus dem Ordner Geschäftliche Korrespondenz und wählen Sie Ein Empfänger.
2
Ersetzen Sie den Platzhalter für den Betreff durch die Bezeichnung »Rechnung«, drücken Sie die [-Taste und geben Sie den Rechnungstext ein.
3
Markieren Sie die Platzhalter für die Briefanrede und den Text und drücken Sie die _-Taste.
4
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen.
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Tabellen erstellen
5
Nun klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Tabelle einfügen und ziehen die Maus nach rechts unten.
6
Hat die Tabelle vier Spalten und zehn Zeilen (4x10), lassen Sie die linke Maustaste los.
Nun enthält Ihr Text eine leere Tabelle, bei der alle Zellen gleich groß sind. Außerdem enthält die Objektleiste, sobald sich die Einfügemarke in der Tabelle befindet, Schaltflächen zur Bearbeitung der Tabelle.
Text eingeben Als Nächstes geben Sie den Tabellentext ein und verändern dann die Breite der einzelnen Spalten.
1
Geben Sie die Überschrift »Artikel« für die erste Tabellenspalte ein.
133
2
Drücken Sie die TTaste, um zum Feld rechts neben dem aktuellen Feld zu gelangen.
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für die restlichen Spalten der Tabelle und geben Sie die Spaltenüberschriften »Menge«, »Einzelpreis« und »Gesamtpreis« ein. Die erste Zeile der Tabelle ist bereits automatisch mit der Formatvorlage »Tabellen Überschrift« formatiert. Hinweis
Die wichtigsten Tasten für die Navigation in der Tabelle sind die T-Taste und die Tastenkombination H + T. Mit der Tab-Taste springen Sie eine Zeile nach rechts von der letzten Spalte einer Zeile in die erste Spalte der nächsten Zeile, mit H + T genau umgekehrt zur nächsten Zeile nach links. Die Zellen einer Tabelle können Sie aber auch durch Anklicken mit der Maus aktivieren.
3
Klicken Sie auf die erste Zeile in der zweiten Spalte und geben Sie anschließend den kompletten Tabellentext ein.
Achtung
Drücken Sie in der letzten Spalte einer Zeile die T-Taste, wird die Einfügemarke in der ersten Spalte der nächsten Zeile platziert.
134
Tabellen erstellen
Das Grundgerüst der Tabelle steht nun, es ist jedoch stark verbesserungswürdig: Die Spaltenbreite sollte besser an den Inhalt angepasst sein, die Tabelle enthält zu viele Zeilen, der Zeileninhalt ist nicht korrekt ausgerichtet und die Währungsbeträge besitzen keine Dezimalstellen. Außerdem müssen Sie alle Beträge selbst ausrechnen.
Spaltenbreite anpassen Passen Sie nun als Nächstes die Spaltenbreite der einzelnen Spalten an.
1
Zeigen Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen der ersten und der zweiten Spalte.
2
Nun ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach rechts.
135
Die gestrichelte Hilfslinie, die Sie jetzt sehen, hilft Ihnen beim Positionieren des Spaltenrands.
3
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, verschiebt sich der Spaltenrand an die Position der Hilfslinie. Die Spalte rechts daneben wird entsprechend schmaler.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Spalten, deren Breite Sie anpassen wollen. War der Text bisher zu breit für die Spalte und musste er auf mehrere Zeilen verteilt werden, passt er nun möglicherweise komplett in eine Zeile. StarOffice passt die Textverteilung innerhalb der Zeile automatisch an. Darum brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Hinweis
Sie können die Spaltenbreite auch optimieren, indem Sie doppelt auf die Trennlinie klicken. Die Spaltenbreite wird dann automatisch an den Inhalt angepasst, allerdings mit dem Nachteil, dass sich auch die Tabellenbreite verändert.
Haben Sie die Spaltenbreite von einer oder mehreren Spalten angepasst und stellen anschließend fest, dass eine gleichmäßige Verteilung der Spalten doch sinnvoller ist, können Sie Ihre Anpassung der Spaltenbreiten ganz leicht rückgängig machen.
1
Markieren Sie die Spalten, die Sie gleichmäßig verteilen wollen.
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Tabellen erstellen
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Optimieren und wählen Sie im Aufklappmenü die Schaltfläche Spalten gleichmäßig verteilen.
Zellen markieren Um den Inhalt einer Tabelle formatieren oder ausrichten zu können, müssen Sie ihn markieren. Das funktioniert im Wesentlichen genauso wie bei normalem Text.
1
Klicken Sie auf die erste Zelle in der Spalte Menge …
2
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach unten bis zur letzten Zelle in der Spalte.
Hinweis
Durch Ziehen mit der Maus können Sie in einer Tabelle alle gewünschten Zellbereiche und sogar die gesamte Tabelle markieren.
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Hinweis
Ist Ihnen diese Methode durch Ziehen mit der Maus zu ungenau oder langsam, klicken Sie auf die Zellen in der linken oberen Ecke des Bereichs, den Sie markieren wollen, und halten Sie dann die H-Taste gedrückt, während Sie auf die Zelle in der rechten unteren Ecke der gewünschten Markierung klicken.
Zellinhalte ausrichten Wie Absätze können Sie auch den Inhalt der einzelnen Zellen einer Tabelle linksbündig, rechtsbündig und zentriert ausrichten.
1
Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt Sie ausrichten wollen.
2
Drücken Sie anschließend die Tastenkombination S + l, um den Text linksbündig auszurichten.
3
Drücken Sie die E-Taste, um die Markierung zu entfernen. Hinweis
Den markierten Inhalt einer Tabelle können Sie über die Tastatur ganz leicht ausrichten. Nutzen Sie dazu die folgenden Tastenkombinationen: linksbündig (S + l), rechtsbündig (S + r), zentriert (S + e), Blocksatz (S + b).
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Tabellen erstellen
Zahlenformate Nutzen Sie in Ihrer Tabelle Währungen oder Zahlen mit Tausendertrennzeichen, sollten Sie das entsprechende Zahlenformat einstellen. Die Zahlen werden dann bei der Eingabe direkt in der gewünschten Art formatiert und auch korrekt am Tausender- oder Dezimaltrennzeichen oder ausgerichtet.
1
Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt Sie formatieren wollen.
2
Öffnen Sie das Menü Format und wählen Sie den Befehl Zahlenformat.
3
Wählen Sie zunächst die Kategorie aus und klicken Sie dann auf das gewünschte Format.
4
Bestätigen Sie anschließend mit OK.
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Entfernen Sie zum Abschluss die Markierung, indem Sie die _-Taste drücken. Die Zahlen haben nun das gewünschte Währungsformat mit Währungsangabe und sind zusätzlich korrekt am Dezimaltrennzeichen ausgerichtet. Wiederholen Sie den Vorgang für die Zahlenwerte in der Spalte Einzelpreis.
Berechnungen in der Tabelle Arbeiten Sie mit Tabellen, können Sie einfache Berechnungen wie Summen oder Mehrwertsteuersätze getrost StarOffice überlassen. Sie sparen sich damit nicht nur Arbeit, sondern gewährleisten auch, dass Ihre Berechnungen auch dann korrekt sind, wenn Sie Zeilen aus der Tabelle löschen oder neue Zeilen hinzufügen. Denn die Berechnungsergebnisse werden von StarOffice automatisch angepasst. Hinweis
Wie bei den Tabellen in Tabellendokumenten sind die Spalten mit fortlaufenden Buchstaben (A, B, C etc.) und die Zeilen mit fortlaufenden Nummern (1, 2, 3 etc.) bezeichnet. Die Benennung einer Zelle ergibt sich aus dem Spaltenbuchstaben und der Zeilennummer. Die Zelle in der linken oberen Ecke heißt A1, die Zelle direkt darunter A2, die Zelle in der ersten Zeile der zweiten Spalte B1 etc.
1
Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabellenzelle, die ein berechnetes Ergebnis enthalten soll.
Enthält die Zelle bereits einen Wert, löschen Sie diesen.
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Tabellen erstellen
2
Um die Summe der Zellen in einer Spalte zu berechnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Summe.
Hinweis
Die einzelnen Zellen werden durch einen senkrechten Strich (|) voneinander getrennt. Zellbezüge werden in Formeln immer in spitze Klammern gesetzt.
StarOffice fügt automatisch die Berechnungsformel für die über der Zelle liegenden Zellen einer Spalte ein.
3
In der Berechnungsleiste klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
Schon steht das berechnete Ergebnis in der Tabelle. Zeigen Sie mit der Maus auf die Zelle, wird die Berechnungsformel in einem Tipp angezeigt. Berechnen Sie nun noch die Mehrwertsteuer als Beispiel für eine aufwändigere Berechnungsformel.
1
Setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle D6 und drücken Sie die "-Taste.
Die Rechenleiste blendet sich nun ein. Ein Gleichheitszeichen für die Berechnungsformel ist bereits vorhanden.
141
Hinweis
Die Rechenleiste blendet sich ebenfalls ein, wenn Sie in einer leeren Tabellenzelle ein Gleichheitszeichen eingeben.
2
Geben Sie hinter dem Gleichheitszeichen die Formel »*0,16« ein.
Hinweis
Formeln bearbeiten und löschen Sie immer im Bearbeitungsfeld in der Rechenleiste. Die Bearbeitung selbst erfolgt auf die gleiche Weise wie die von normalem Text.
Hinweis
Hat das Ergebnis in der Zelle nicht das passende Format, müssen Sie der Zelle das gewünschte Zahlenformat zuweisen.
Schaltfläche Summe. Drücken Sie formel zu übernehmen.
Drücken Sie die [-Taste, um die Formel zu übernehmen.
Berechnen Sie noch die Summe für Zelle D7 aus dem Nettobetrag (Zelle D5) und der Mehrwertsteuer (Zelle D6). Setzen Sie dazu die Einfügemarke in die Zelle D7 und löschen Sie die vorhandene Summe. Klicken Sie dann auf die die [-Taste, um die Berechnungs-
Achtung
StarOffice erkennt automatisch, dass nicht alle Zellen in der Spalte, sondern nur die Zellen D5 und D6 addiert werden müssen. Das ist sehr praktisch.
142
3
Tabellen erstellen
Wollen Sie Ihre Tabelle perfektionieren, können Sie nun noch die einzelnen Felder der Spalte Gesamtpreis aus der Menge und dem Einzelpreis berechnen lassen. Das hat den Vorteil, dass die Ergebnisse auch dann stimmen, wenn sich die Bestellmenge oder der Einzelpreis verändert.
1
Setzen Sie die Einfügemarke in die Zelle D2. Löschen Sie bei Bedarf den Inhalt.
2
Drücken Sie die "-Taste und klicken Sie dann auf die Zelle B2.
Hinweis
Durch Anklicken der entsprechenden Zellen werden die Zellbezüge automatisch in die Berechnungsformel übernommen.
3
Drücken Sie anschließend die *-Taste und klicken Sie auf die Zelle C2.
4
Drücken Sie die [-Taste, um die Berechnungsformel zu übernehmen.
Wiederholen Sie den Vorgang für die Zellen D3 und D4. Die Spalte Gesamtpreis sieht anschließend genauso aus wie zuvor, also bevor Sie die Berechnungsformeln eingefügt haben. Die angezeigten Werte werden jedoch von Berechnungsformeln erzeugt.
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Der Vorteil der Berechnungsformeln wird erst deutlich, wenn Sie einen Wert ändern.
2
1
Markieren Sie den Wert in Zelle C4.
Geben Sie den Wert »20« ein und drücken Sie die T-Taste.
Sobald Sie die T-Taste gedrückt haben, nimmt die Zahl das Währungsformat an. Außerdem verändern sich automatisch der Gesamtpreis, der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und der Endbetrag.
Text sortieren Sortieren Sie nun den Inhalt der Tabelle in alphabetischer Reihenfolge.
1
Markieren Sie alle Zeilen in der Tabelle, die Sie sortieren wollen.
2
Öffnen Sie das Menü Extras und wählen Sie den Befehl Sortieren.
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Tabellen erstellen
3
Behalten Sie die Einstellungen im Dialogfeld Sortieren bei und klicken Sie auf OK.
Der Text wird nun nach der ersten Spalte nach alphanumerischen Zeichen in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Sie können auch nach dem größten oder kleinsten Wert sortieren. Dazu müssen Sie als Schlüsseltyp den Wert Numerisch auswählen.
Zeilen und Spalten hinzufügen und löschen Löschen Sie nun noch die überflüssigen Zeilen am Ende der Tabelle und fügen Sie eine Zeile zwischen dem Nettobetrag und den Artikeln hinzu, um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten.
1
Setzen Sie die Einfügemarke in eine beliebige Zelle in der Zeile, die Sie löschen wollen.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Zeile löschen.
Hinweis
Um mehrere Zeilen gleichzeitig zu löschen, markieren Sie diese, bevor Sie auf die Schaltfläche Zeile löschen klicken. Über die Schaltfläche Spalte löschen entfernen Sie die Spalte, in der sich die Einfügemarke gerade befindet.
145
3
Platzieren Sie die Einfügemarke nun in der Zeile, unter der Sie eine neue Zeile einfügen wollen.
4
Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Zeile einfügen.
Ihre Rechnung inklusive selbst rechnender Tabelle Neue Spalten werden über die ist nun fertig. Um eine Schaltfläche Spalte einfügen rechts perfekte Rechnung zu erneben der Spalte eingefügt, in der halten, können Sie die Besich die Einfügemarke befindet. zeichnung »Ihr Zeichen« noch durch »Rechnung vom« und »Unser Zeichen« durch »Rechnungsnummer« ersetzen. Anschließend können Sie die Rechnung ausdrucken. Hinweis
Um Ihre Rechnung als Dokumentvorlage zu speichern, löschen Sie zuvor den Inhalt der Zellen A2 bis C4. Keine Sorge: Ihre Berechnungsformeln sind noch immer vorhanden und treten in Aktion, sobald Sie wieder Werte eingeben.
146
Tabellen erstellen
Tabellen formatieren Bei Bedarf können Sie Ihre Tabelle nun noch formatieren. Um sich unnötige Arbeit zu ersparen, nutzen Sie die Funktion AutoFormat. Damit erhalten Sie in Sekundenschnelle eine professionell formatierte Tabelle.
1
Setzen Sie die Einfügemarke in eine beliebige Zelle der Tabelle.
2
Wählen Sie im Menü Format den Befehl AutoFormat.
3
Nun markieren Sie das passende Format. Einen ersten Eindruck erhalten Sie in der Vorschau.
4
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.
Die Formatierung wird nun auf die komplette Tabelle angewandt.
147
Grafiken einfügen Grafiken können Sie problemlos in Ihre Textdokumente einbinden und damit Ihre Einladungen ansprechender gestalten, ein Logo in Ihre Briefvorlage integrieren oder Ihre Berichte komplett mit Schaubildern und Diagrammen versehen. Sie können sogar komplexe Dokumente wie Zeitungen oder Broschüren erstellen, bei denen der Text ganz professionell um die Grafik herum fließt. In Ihre Textdokumente können Sie bereits vorhandene Grafiken einfügen, Grafiken aus der Gallery nutzen oder aber Grafiken direkt in den Text einzeichnen. Besitzen Sie einen Scanner oder eine digitale Kamera, können Sie außerdem Bilder in Ihre Dokumente einscannen oder von der digitalen Kamera in Ihre Dokumente laden.
Grafiken einfügen Verschönern Sie Ihre Einladung doch einfach mit einer peppigen Grafik. Falls Sie die Einladung aus Kapitel 2 gespeichert haben, können Sie diese nun laden.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Text.
2
Öffnen Sie das Menü Einfügen und zeigen Sie auf den Befehl Grafik.
3
Im Untermenü klicken Sie auf den Befehl Aus Datei.
4
Wählen Sie im Dialogfeld Grafik einfügen den Ordner, in dem sich die Grafik befindet.
148
Grafiken einfügen
5
Markieren Sie nun die gewünschte Grafikdatei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
Hinweis
Im Dialogfeld Grafik einfügen wird nur der Inhalt des Ordners Eigene Bilder automatisch in der Miniaturansicht angezeigt. Bei allen anderen Ordnern sehen Sie nur die Dateinamen. Um sich einen Eindruck darüber zu verschaffen, was sich hinter einem Dateinamen verbirgt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorschau und klicken auf die gewünschte Grafik. Die Datei wird nun auf der rechten Seite des Dialogfelds in der Vorschau gezeigt.
Die Grafik wird nun wie gewünscht in das Textdokument eingefügt und die Grafikdatei wird zusammen mit dem Textdokument gespeichert. Hinweis
Wenn Sie Grafiken in ein Textdokument einfügen, schwillt die Dateigröße unter Umständen erheblich an. Um dies zu vermeiden, können Sie auch eine Verknüpfung zur Grafik einfügen. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Grafik einfügen das Kontrollkästchen Verknüpfen. Die Grafik wird dann jedes Mal, wenn Sie das Textdokument öffnen, aus dem angegebenen Ordner eingelesen und angezeigt. Kann die Grafikdatei an der angegebenen Stelle nicht gefunden werden, weil Sie sie beispielsweise gelöscht haben, wird im Textdokument nur ein Platzhalter für die Grafik angezeigt.
149
6
Klicken Sie auf das grüne Quadrat in der rechten unteren Ecke und schieben Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach links oben. Halten Sie dabei die H-Taste gedrückt.
Das Bild verkleinert sich, wobei jedoch die Proportionen erhalten bleiben. Lassen Sie die linke Maustaste los, sobald das gestrichelte Quadrat die gewünschte Bildgröße hat.
7
Klicken Sie nun auf die Grafik und verschieben Sie sie mit gedrückter linker Maustaste.
150
Grafiken einfügen
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird die Grafik an die Stelle verschoben, die zuvor mit einem gestrichelten Rahmen gekennzeichnet wurde.
Umlauf um Grafik Eventuell müssen Sie nun noch den Textumlauf anpassen, damit sich Ihre Grafik besser in den Text einfügt.
1
Markieren Sie die Grafik und wählen Sie dann im Menü Format den Befehl Grafik.
2
Klicken Sie auf die Registerkarte Umlauf.
3
Wählen Sie den gewünschten Umlauftyp und klicken Sie auf OK.
Der Textverlauf wird in der gewählten Weise (links, rechts, parallel, Durchlauf oder dynamisch) an den rechteckigen Umriss der Grafik angepasst. Soll der Umlauf nicht um einen rechteckigen Kasten, sondern um die tatsächliche Kontur der Grafik erfolgen, aktivieren Sie im Dialogfeld Grafik auf der Registerkarte Umlauf das Kontrollkästchen Kontur. Wählen Sie dann den gewünschten Umlauftyp und klicken Sie auf OK. Der Umlauf passt sich nun der Kontur der Grafik an.
151
Grafiken aus der Gallery einfügen Besitzen Sie keine passende Grafik für Ihren Text, schauen Sie doch einfach einmal nach, ob Sie nicht in der Gallery fündig werden.
1
Platzieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle in Ihrem Textdokument.
3
Anschließend wählen Sie die gewünschte Kategorie.
2
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Gallery.
4
Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Grafik.
5
Zeigen Sie im Kontextmenü auf Hinzufügen und klicken Sie auf Kopie, um die Grafik selbst, oder auf Verknüpfung, um eine Verknüpfung zur Grafik einzufügen.
Die Grafik wird nun direkt oder als Verknüpfung in Ihr Textdokument eingefügt. Wollen Sie weitere Grafiken aus der Gallery in Ihr Textdokument einfügen, klicken Sie jeweils auf die gewünschte Stelle im Textdokument und wiederholen die Schritte 3 bis 5.
152
Serienbriefe erstellen
6
Schließen Sie die Gallery, indem Sie auf die Schaltfläche Gallery klicken.
Verschieben Sie die Grafik nun an die gewünschte Stelle und passen Sie bei Bedarf die Größe und den Umlauf an, wie in den Abschnitten Grafiken einfügen und Umlauf um Grafik beschrieben.
Serienbriefe erstellen Die Serienbrieffunktion erleichtert Ihnen die Büroarbeit, wenn Sie Ihre geschäftlichen oder privaten Adressen in einer Adressdatenbank gespeichert haben, denn Sie können damit nicht nur Massenmailings an alle Adressen aus der Adressdatenbank erstellen. Sie können auch einen Brief an mehrere ausgewählte Personen oder sogar nur an eine einzelne Adresse verfassen, ohne dazu jedes Mal die Adressdaten eintippen zu müssen. Die Adressdaten werden nach den von Ihnen angegebenen Kriterien aus der Adressdatenbank abgerufen. Als Datenbank können Sie Ihr Outlook-, Windows- oder NetscapeAdressbuch, eine beliebige Adressdatenbank oder aber ein Text- oder Tabellendokument nutzen, das Adressdaten enthält. Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie Adressdaten in einem Tabellendokument speichern.
Die Datenquelle wählen Bevor Sie einen Serienbrief erstellen, sollten Sie überprüfen, ob die gewünschte Adress-Datenquelle aktiviert ist und ob die Felder dieser Datenquelle den Seriendruckfeldern von StarOffice Writer korrekt zugeordnet sind. Andernfalls weiß StarOffice nicht, wo die Daten aus der Adressdatenbank in das Dokument eingefügt werden sollen. Als Adressdatenbank nutzen Sie das Tabellendokument, das Sie im nächsten Kapitel zu diesem Zweck erstellen werden.
153
1
Öffnen Sie ein Textdokument und zeigen Sie im Menü Datei auf den Befehl AutoPilot.
2
Im Untermenü klicken Sie auf den untersten Eintrag AdressDatenquelle.
3
Wählen Sie die Option andere externe Datenquelle und klicken Sie auf Weiter.
4
Klicken Sie auf Einstellungen.
5
Geben Sie als Namen »MeineAdressen« ein, wählen Sie als Datenbanktyp Tabellendokument und klicken Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand.
154
6
Nun klicken Sie doppelt auf die Datei Adressliste im Ordner Eigene Dateien.
Serienbriefe erstellen
7
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.
8
Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Feldzuordnung.
Wählen Sie nun für jedes Serienbrieffeld ein entsprechendes Feld aus Ihrer Datenbank aus.
10
Zum Abschluss klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen.
9
Klicken Sie jeweils auf den Abwärtspfeil und wählen Sie in der Liste das passende Feld aus.
Ihnen wird nun mitgeteilt, dass Ihr externes Adressbuch erfolgreich in StarOffice registriert wurde und Sie die Adressdaten nutzen können. Klicken Sie auf OK. Achtung
Haben Sie bereits die gewünschte Datenquelle in Ihr Seriendokument eingebunden, brauchen Sie nur zu überprüfen, ob die Feldzuordnungen korrekt sind. Wählen Sie dazu im Menü Datei den Befehl Dokumentvorlage und klicken Sie auf Adressbuch-Quelle. Es öffnet sich das Dialogfeld Vorlagen: Adressbuch-Zuordnungen, in dem Sie die Zuordnungen, wie in den obigen Schritten 9 und 10 beschrieben, überprüfen und verändern können.
155
Serienbrief erstellen Nachdem Sie nun ein Adressbuch registriert und die Felder zugeordnet haben, können Sie einen Serienbrief erstellen.
2 1
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Vorlagen und Dokumente.
3
Öffnen Sie die Kategorie Geschäftliche Korrespondenz und klicken Sie doppelt auf Klassischer Brief.
Behalten Sie die Option Mehrere Empfänger bei und klicken Sie auf OK.
Es öffnet sich der klassische Brief. Im Gegensatz zu den Briefen, die Sie im letzten Kapitel mit Dokumentvorlagen erstellt haben, sehen Sie nun jedoch am oberen Rand ein Feld, das Adressdaten enthält.
156
Serienbriefe erstellen
4
Löschen Sie den Platzhalter für den Versandhinweis, ersetzen Sie den Betreff und geben Sie einen Brieftext ein. Alle anderen Platzhalter lassen Sie so, wie sie sind.
5
Speichern Sie den Brief unter einem aussagekräftigen Namen.
Seriendruck starten Nachdem Sie den Brieftext eingegeben und den Brief gespeichert haben, können Sie den Seriendruck nun starten.
1
Öffnen Sie das Menü Extras und klicken Sie auf den Befehl Seriendruck. Achtung
Den Seriendruck können Sie auch über die gleichnamige Schaltfläche in der Symbolleiste der Ansicht Datenquellen starten. Wollen Sie den Serienbrief nur an ausgewählte Datensätze schicken, müssen Sie diese allerdings vorher in der Datenquelle markieren.
157
2
Enthält Ihre Datenquelle mehrere Tabellen, aktivieren Sie die gewünschte Tabelle.
Wählen Sie nun, an wen und wie der Serienbrief verschickt werden soll. Soll der Serienbrief an alle Adressen verschickt und auf den Drucker oder in eine Datei ausgegeben werden, gehen Sie direkt zu Schritt 5. Wollen Sie den Serienbrief hingegen nur an bestimmte Empfänger verschicken, fahren Sie mit Schritt 3 fort.
3
Um den Serienbrief an die Datensätze 1 bis 5 zu schicken, geben Sie die Werte in die Felder Von und Bis ein.
4
Um einzelne Empfänger auszuwählen, halten Sie die S-Taste gedrückt, während Sie auf die Zellen links neben den entsprechenden Adresszeilen klicken.
5
Um jeden Serienbrief als eigenen Druckauftrag an den Drucker zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einzelne Druckjobs erzeugen.
158
Serienbriefe erstellen
Hinweis
Um den Seriendruck in eine Datei auszugeben, aktivieren Sie die Optionen Datei und Manuelle Vorgabe und geben Sie den Dateinamen ohne Erweiterung an (z. B. Brief). Pro Datensatz wird damit eine Datei erzeugt (Brief0, Brief1, Brief2 etc).
6
Klicken Sie auf OK, um den Ausdruck zu starten, und wählen Sie im Dialogfeld Drucken noch einmal die Schaltfläche OK.
Etiketten drucken Mit StarOffice können Sie Etiketten einzeln oder im Seriendruck bedrucken. Beim Einzeldruck tippen Sie den Inhalt des Etiketts selbst ein, beim Seriendruck übernehmen Sie ihn aus einer Datenquelle. Voraussetzung für den Seriendruck von Etiketten ist, dass Sie eine Datenquelle wie im Abschnitt Die Datenquelle wählen angegeben haben. Um nur ein Etikett an einen Empfänger auszudrucken, den Sie manuell eingeben, gehen Sie wie folgt vor:
1
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie den Befehl Etiketten.
2
Geben Sie die gewünschte Adresse in das Feld Aufschrift ein.
159
Hinweis
In das Feld Aufschrift können Sie auch einen beliebigen anderen Text eingeben, wie z. B. eine Beschriftung oder einen Aufklebertext.
3
Wählen Sie nun noch die Etikettenmarke und den Etikettentyp aus.
4
Aktivieren Sie die Registerkarte Zusätze und geben Sie die Spalte und Zeile des Etiketts an, das Sie bedrucken wollen.
Hinweis
Wollen Sie alle Etiketten eines Bogens mit der gleichen Aufschrift bedrucken, wählen Sie die Option Ganze Seite.
5
Wählen Sie die Schaltfläche Neues Dokument.
Das Etikett wird nun in ein neues Dokument eingefügt. Legen Sie den Etikettenbogen in den Drucker ein und starten Sie den Ausdruck wie bei einem normalen Textdokument über die Schaltfläche Drucken. Wollen Sie Etiketten für alle Adressen erstellen, die in Ihrer Adressdatenbank enthalten sind, gehen Sie wie folgt vor:
160
Serienbriefe erstellen
2
Wählen Sie die Datenbank und die Tabelle aus, die Sie nutzen wollen.
1
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie den Befehl Etiketten.
Verschieben Sie nun die Datenbankfelder, die im Etikett enthalten sein sollen, in das Feld Aufschrift.
3
Wählen Sie im Feld Datenbankfeld den Eintrag Vorname und klicken Sie auf den Pfeil.
Nun müssen Sie ein Leerzeichen eingeben, um den Vor- vom Nachnamen zu trennen. Setzen Sie anschließend, wie in Schritt 3 beschrieben, das Feld Nachname in das Feld Aufschrift und drücken Sie die [-Taste, um zur nächsten Zeile zu gelangen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Felder, die Sie in das Adressetikett aufnehmen wollen.
4
Wählen Sie nun noch die Etikettenmarke und den Etikettentyp aus.
161
Hinweis
Die Marke und den Etikettentyp finden Sie auf der Verpackung Ihrer Etiketten.
5
Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Zusätze die Option Ganze Seite aktiviert ist.
6
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument.
Es öffnet sich nun eine Etikettenvorlage mit den von Ihnen ausgewählten Seriendruckfeldern. Speichern Sie Ihre Etikettenvorlage als einfache Datei oder als Dokumentvorlage. Starten Sie anschließend den Seriendruck, wie im Abschnitt Seriendruck starten beschrieben.
162
Serienbriefe erstellen
Umschläge bedrucken Verschicken Sie einen Serienbrief an mehrere Empfänger und wollen oder können Sie keinen Fensterbriefumschlag verwenden, können Sie Ihre Umschläge auch mit StarOffice bedrucken. Sie können jedoch auch Umschläge an einzelne Empfänger bedrucken. Voraussetzung ist, dass Sie eine Datenquelle wie im Abschnitt Die Datenquelle wählen angegeben und die Seriendruckfelder zugeordnet haben.
2
Klicken Sie doppelt auf den Ordner Private Korrespondenz und Dokumente.
1
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie den Befehl Vorlagen und Dokumente.
3
Nun klicken Sie doppelt auf die Vorlage Briefumschlag.
4
Wählen Sie die Option Mehrere Empfänger und klicken Sie auf OK.
163
Das Muster für den Briefumschlag ist nun fertig. Geben Sie bei Bedarf einen Versandhinweis ein und starten Sie dann den Seriendruck, wie im Abschnitt Seriendruck starten beschrieben.
Dokumente exportieren und versenden Hinweis
PDF-Dateien enthalten den Text und alle Formatierungen, Schriftarten und Bilder des Ursprungsdokuments und können mit dem kostenlosen Acrobat Reader auf verschiedenen Computertypen wie PC, Macintosh- oder LinuxRechner geöffnet und ausgedruckt werden. Acrobat Reader erhalten Sie kostenlos unter www.acrobat.de.
Zum Export in eine PDF-Datei klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Exportieren als PDF, geben im Dialogfeld Exportieren den Dateinamen ein und klicken auf Speichern.
Um die Datei in Acrobat Reader zu öffnen, klicken Sie im WindowsExplorer doppelt darauf. Für den Versand per E-Mail wählen Sie den Befehl Datei/Senden und klicken im Untermenü auf Dokument als E-Mail, um das Dokument als StarOffice-Dateianhang, oder auf Dokument als PDF-Anhang, um das Dokument als PDF-Dateianhang per E-Mail zu versenden. Eine neue E-Mail mit Anhang wird erstellt. Geben Sie den Empfänger, den Betreff und den Nachrichtentext ein und versenden Sie die E-Mail.
164
Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle Nachdem Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, wissen Sie, wie Sie Text mit der Maus verschieben und kopieren, wie Sie AutoText erstellen und Sonderzeichen und Fußnoten in Ihre Texte einfügen und wie Sie mit dem Navigator in umfangreichen Dokumenten besser zurechtkommen. Außerdem können Sie nun Tabellen erstellen, Grafiken in Ihre Texte einbinden und Serienbriefe erstellen sowie Etiketten und Umschläge für eine ganze Adressdatenbank bedrucken. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Kopieren Sie Text per Drag&Drop. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Text kopieren und verschieben in diesem Kapitel.) ■ Erstellen Sie eine Tabelle mit drei Spalten und vier Zeilen und formatieren Sie diese mit der Funktion AutoFormat. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellen erstellen in diesem Kapitel.) ■ Fügen Sie eine Grafik aus der Gallery in Ihren Text ein und lassen Sie den Text links um die Kontur fließen. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Grafiken einfügen in diesem Kapitel.) ■ Erstellen Sie einen Serienbrief mit der Dokumentvorlage Moderner Brief aus dem Ordner Geschäftliche Korrespondenz. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Serienbrief erstellen in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie Tabellendokumente erstellen und Daten in Tabellen berechnen.
165
Kapitel 5
Tabellenkalkulation: Grundlagen
Tabellendokumente sind äußerst vielseitige Gesellen. Sie bekommen damit nicht nur alles in den Griff, was mit Zahlen und deren Berechnung zu tun hat. Mit Tabellendokumenten können Sie sogar Ihre Adressen verwalten und bequem in Ihre Serienbriefe einbinden. Erfahren Sie nun, wie Sie Daten in ein Tabellendokument eingeben, wie Sie Tabellen sortieren und nach bestimmten Kriterien filtern, wie Sie Tabellen ansprechend gestalten und nachträglich Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: Mit StarOffice Writer eine Einladung schreiben
44
Dokumente formatieren
88
Textbearbeitung für Profis
120
Tabellen erstellen
131
Grafiken einfügen
148
Serienbriefe erstellen
153
Das lernen Sie neu: Was ist eine Tabellenkalkulation?
168
Tabellendaten eingeben
173
Tabellen bearbeiten
179
Listen verwalten
185
Tabellen verwalten
191
Tabellen gestalten
197
Zahlenwerte effektiv eingeben
202
167
Was ist eine Tabellenkalkulation? Der Begriff Tabellenkalkulation hört sich ziemlich beunruhigend an, heißt aber nichts anderes als Tabellenberechnung oder umgekehrt Berechnung von Tabellen. Ein ganz einfacher Fall der Berechnung einer Tabelle ist das so genannte Haushaltsbuch, in dem Sie alle monatlichen Ausgaben und Einnahmen auflisten und anschließend die Summe der Ausgaben und der Einnahmen berechnen. So sind Sie über Ihre Finanzlage immer bestens im Bilde und können beispielsweise auf einen Blick feststellen, welche Posten die höchsten Kosten verursachen. Außerdem entfällt das lästige und fehleranfällige Eintippen von Zahlenkolonnen in den Taschenrechner. Da Sie jede eingegebene Zahl am Bildschirm sehen, können Sie genau feststellen, welche Zahlen Sie eingegeben und wo Sie sich vielleicht vertippt haben. Tabellendokumente lassen sich aber auch für andere Zwecke einsetzen. Sie können damit Listen aller Arten verwalten, wie z. B. Adress- oder Telefonlisten, und die Vorteile nutzen, die Ihnen die Tabellenkalkulation beispielsweise beim Sortieren oder Filtern Ihrer Daten, bei der Formatierung oder auch bei der Bearbeitung der Tabellenstruktur bietet. Die wirkliche Stärke einer Tabellenkalkulation wie StarOffice Calc liegt allerdings in ihrem enormen Funktionsumfang, der Ihnen finanzmathematische, mathematische, statistische, logische und andere Berechnungen ermöglicht und erleichtert. Diesem wichtigen Thema widmet sich dann das nächste Kapitel.
Ein Tabellendokument erstellen Erstellen Sie nun Ihr erstes Tabellendokument und geben Sie eine Adressliste ein. Vieles wird Ihnen bereits aus Kapitel 1 und der Bearbeitung von Texten vertraut vorkommen. Der Arbeitsbereich selbst sieht aber ganz anders aus und Sie müssen bei der Dateneingabe einige Besonderheiten berücksichtigen. Aber nach der Übung, die Sie inzwischen schon haben, sollte das für Sie kein Problem sein.
1
Öffnen Sie das Startmenü von Windows.
168
Was ist eine Tabellenkalkulation?
2
Zeigen Sie nun auf Alle Programme und anschließend auf StarOffice 7 und klicken Sie schließlich auf Tabellendokument. Hinweis
Arbeiten Sie mit Windows XP, finden Sie den Eintrag Tabellendokument nach dem ersten Aufruf zusätzlich auch direkt im Startmenü.
StarOffice Calc wird gestartet und es öffnet sich ein leeres Tabellendokument. Machen Sie sich zunächst mit den Elementen vertraut. Menüleiste Funktionsleiste Objektleiste Bearbeitungsleiste
Werkzeugleiste
Arbeitsbereich
Statusleiste Registerkarten für Tabellen
Horizontale Bildlaufleiste
Vertikale Bildlaufleiste
169
Die Menü- und die Funktionsleiste stimmen bis auf das Menü Daten mit denen beim Textdokument überein. Die Formatierungsfunktionen in der Objektleiste werden Ihnen bis auf die Schaltflächen für die Zahlenformate in der Mitte und die drei Schaltflächen am rechten Rand ebenfalls bekannt vorkommen und auch die Werkzeugleiste enthält bis auf die letzten vier nur vertraute Schaltflächen. Vollkommen anders ist der Arbeitsbereich, der aus einer riesigen Tabelle besteht. Neu ist außerdem die Bearbeitungsleiste zwischen Arbeitsbereich und Objektleiste.
Aufbau von Tabellen Bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen, sollten Sie sich zunächst mit dem Aufbau von Tabellen vertraut machen. Andernfalls werden Sie wohl kaum wissen, wo genau Sie die Daten in den Schrittanleitungen eingeben sollen. Ein Tabellendokument besteht standardmäßig aus drei Tabellen, in die Sie Daten eingeben können. Die einzelnen Tabellen öffnen Sie über die Registerkarten Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 links unten. Die rechteckigen Kästchen, aus denen der Arbeitsbereich besteht, sind die Zellen. Sie enthalten die Daten. Betätigen Sie die Taste Û, sehen Sie weitere Kästchen, von denen es jede Menge gibt. Insgesamt besteht jede Tabelle aus 256 Spalten und 32.000 Zeilen, also insgesamt 8.192.000 Zellen. Jede Zelle trägt eine Bezeichnung und lässt sich damit zweifelsfrei identifizieren. Betrachten Sie die Zeile oberhalb der Kästchen, sehen Sie eine Zeile mit grauen Kästchen, die Buchstaben in aufsteigender alphabetischer Zeilenfolge enthält. Diese Kästchen heißen Spaltenköpfe. Die Buchstaben sind die Spaltennamen. Haben Sie sich bereits gefragt, welchen Spaltennamen die Spalte 27 hat? Ganz einfach: Ab Spalte 27 werden die Buchstaben kombiniert. Nach der Spalte Z kommt also die Spalte AA, dann AB usw. bis Spalte IV.
170
Was ist eine Tabellenkalkulation?
Am linken Rand sehen Sie die so genannten Zeilenköpfe, die in aufsteigender Reihenfolge nummeriert sind. Die Zeilennamen sind also Zahlen ab 1 bis 32.000. Jede Zelle ist durch die Zeile und Spalte, in der sie sich befindet, zweifelsfrei identifizierbar. Die Zelle in Zeile 3 der Spalte C heißt C3, die Zelle in Zeile 4 der Spalte D heißt D4 etc.
Hinweis
Die Namen der Zeilen und Spalten können Sie nicht ändern.
Zellen aktivieren Zellen aktivieren Sie am einfachsten durch Anklicken mit der Maus. Es gibt jedoch auch andere Methoden.
1
Klicken Sie auf die Zelle B1.
Die Zelle ist nun mit einem schwarzen Rahmen umgeben. Außerdem sind die Spalten- und die Zeilenbezeichnung fett hervorgehoben. Sie erkennen daran, dass die Zelle aktiv ist. Im Feld Tabellenbereich in der linken Ecke der Bearbeitungsleiste sehen Sie die Bezeichnung B1. Im Feld Tabellenbereich steht also die Bezeichnung der aktiven Zelle. Zellen können Sie aber nicht nur durch Anklicken aktivieren, sondern auch wie folgt:
2
Geben Sie die Bezeichnung A4 in das Feld Tabellenbereich in der Bearbeitungsleiste ein und drücken Sie die [-Taste.
Zelle A4 wird nun prompt aktiviert. Zellen können Sie sogar über die Tastatur aktivieren.
171
1
Drücken Sie die T- oder die W-Taste, verschiebt sich die Markierung um eine Zelle nach rechts.
oder
+
2
Um die Markierung eine Zelle nach links zu verschieben, drücken Sie die Tastenkombination H + T oder die Taste Í.
oder
oder
3
Drücken Sie die Voder die [-Taste, um die Markierung eine Zelle nach unten, …
4
… und die Ÿ-Taste, um die Markierung eine Zelle nach oben zu verschieben.
172
oder +
Tabellendaten eingeben
Tabellendaten eingeben Nachdem Sie nun wissen, wie Sie zur gewünschten Zelle gelangen, können Sie mit der Dateneingabe beginnen. Erstellen Sie eine einfache Adressliste, die Sie beispielsweise für den Seriendruck in Textdokumenten nutzen können. Geben Sie zuerst die Kopfzeile und danach die eigentlichen Adressdaten ein.
1
Geben Sie »Nachname« in die Zelle A1 ein.
Der Zellinhalt wird zusätzlich in der Eingabezeile der Bearbeitungsleiste angezeigt.
2
Drücken Sie die T-Taste.
Nun ist Zelle A2 aktiviert und Sie können die Eingabe fortsetzen. Geben Sie auf die gleiche Weise die weiteren Überschriften »Vorname«, »Position«, »Briefanrede«, »Firma«, »Straße«, »PLZ«, »Ort«, »Telefon«, »Fax« und »E-Mail« ein. Nachdem Sie alle Spaltenüberschriften eingegeben Wie beim Textdokument werden kleinehaben, ist die Kopfzeile ferre Fehler wie doppelte Großbuchstaben tig. Haben Sie nach der letzam Wortanfang von der AutoKorrektur ten Eingabe die T-Taste automatisch korrigiert. gedrückt, ist die Zelle L1 aktiviert, andernfalls die Zelle K1. Außerdem sind die ersten Spalten der Zeile nicht mehr zu sehen. Hinweis
Um die Adressdaten in die zweite Zeile der Adressliste einzugeben, müssen Sie zur ersten Spalte zurückkehren.
173
3
Ziehen Sie dazu die horizontale Bildlaufleiste nach links, bis Sie im Tipp die Bezeichnung Spalte A sehen.
4 Hinweis
Soll ein Feld leer bleiben, drücken Sie die T-Taste, um die Zelle zu übergehen.
Klicken Sie auf die Zelle A2.
Die Zelle A2 wird aktiviert und Sie können die erste Adresse eingeben. Gehen Sie dazu genauso vor wie für die Kopfzeile in den Schritten 1 und 2 beschrieben. Geben Sie jedoch statt der Spaltenüberschriften die entsprechenden Werte ein.
Wiederholen Sie den Vorgang mit zwei weiteren Adressen, so dass Ihre Adressliste schließlich drei Adressen enthält. Selbstverständlich können Sie auch mehr Adressen eingeben. Das Ergebnis sollte beispielsweise wie folgt aussehen:
174
Tabellendaten eingeben
5
Speichern Sie Ihr Tabellendokument unter einem aussagekräftigen Namen, wie z. B. Adressliste.sxc.
Zellinhalte betrachten Sicher sind Ihnen bereits die roten Pfeile in einigen Zellen aufgefallen. Sie sind immer dann vorhanden, wenn der Inhalt einer Zelle breiter ist als die Spalte und somit nicht komplett angezeigt werden kann. Wollen Sie den Inhalt einer einzelnen Zelle betrachten, die mit einem roten Pfeil versehen ist, aktivieren Sie die Zelle. Der komplette Inhalt wird nun in der Bearbeitungsleiste angezeigt.
Spaltenbreite anpassen Wollen Sie hingegen den Inhalt einer oder mehrerer Zellen direkt in der Tabelle betrachten, müssen Sie die Spalte verbreitern.
Hinweis
Der Mauszeiger nimmt dabei die Form eines Doppelpfeils an, der einen senkrechten Strich kreuzt.
1
Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie zwischen der betroffenen Spalte und der Spalte rechts daneben.
2
Klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste auf die Zelle.
175
Die Spaltenbreite wird nun optimiert, d. h., sie passt sich so an, dass alle Inhalte sichtbar sind. Sie können auch eine ganz bestimmte Spaltenbreite einstellen.
1
Zeigen Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen der betroffenen Spalte und der Spalte rechts daneben.
2
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach rechts auf die gewünschte Breite.
Hinweis
Als Positionierungshilfe wird die Trennlinie beim Ziehen der Maus als dicker schwarzer Strich angezeigt. Außerdem enthält der Tipp die aktuelle Breite in Zentimeter.
Zellinhalte bearbeiten Stellen Sie fest, dass Sie sich bei der Dateneingabe vertippt haben, oder hat sich der Wert einer Zelle verändert, müssen Sie den Zellinhalt bearbeiten. Das ist im Prinzip gar nicht schwer. Sie müssen jedoch einige Kleinigkeiten beachten, damit Sie nicht den bereits vorhandenen Zellinhalt überschreiben. Hinweis
Um den Inhalt einer Zelle komplett zu ersetzen, aktivieren Sie die Zelle und tippen den neuen Inhalt ein.
176
1
Klicken Sie doppelt auf die Zelle, deren Inhalt Sie bearbeiten wollen.
Tabellendaten eingeben
Die Einfügemarke blinkt nun wie bei einem Textdokument im Text. Außerdem sind in der Bearbeitungsleiste die Schaltflächen Übernehmen und Verwerfen zu sehen. Daran und auch an der Bezeichnung EINFG in der Mitte der Statuszeile können Sie erkennen, dass der Einfügemodus aktiviert ist.
2
Hinweis
Klicken Sie links neben die Stelle, die Sie bearbeiten wollen.
Sie können die Einfügemarke auch über die Pfeiltasten (Í und W) an der gewünschten Stelle positionieren.
3
Geben Sie den zusätzlichen Inhalt ein.
Im Einfügemodus können Sie Zellinhalte ergänzen oder über die _oder die R-Taste löschen. Um mehrere Zeichen zu überschreiben oder zu löschen, markieren Sie diese mit der Maus und tippen den neuen Inhalt ein oder drücken die _-Taste.
4
Drücken Sie die [-Taste, um die Bearbeitung abzuschließen.
177
Rechtschreibprüfung Enthält Ihre Tabelle wie im Beispiel Text, sollten Sie auf die Rechtschreibprüfung nicht verzichten. Denn auch in Tabellendokumenten machen sich Rechtschreibfehler nicht gut.
1
Klicken Sie in die Zelle A1, um die Prüfung am Dokumentanfang zu beginnen.
2
Nun aktivieren Sie die Rechtschreibprüfung über die gleichnamige Schaltfläche in der Werkzeugleiste.
3
Führen Sie die Rechtschreibprüfung, wie in Kapitel 2 für Textdokumente beschrieben, durch. Achtung
Anders als beim Textdokument werden zunächst alle Zellen innerhalb einer Spalte, die Daten enthalten, geprüft. Dann wird die Prüfung mit der ersten Zelle der zweiten Spalte fortgesetzt etc.
Wie beim Textdokument steht Ihnen auch beim Tabellendokument die AutoRechtschreibprüfung zur Verfügung, bei der alle Begriffe, die StarOffice nicht kennt, rot unterschlängelt werden.
178
Tabellen bearbeiten
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche AutoRechtschreibprüfung ein/aus.
3
Wählen Sie im Kontextmenü den passenden Korrekturvorschlag aus.
2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Begriff, den Sie korrigieren wollen.
4
Um die AutoRechtschreibprüfung zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche AutoRechtschreibprüfung ein/aus.
Tabellen bearbeiten Arbeiten Sie mit Tabellendokumenten, werden Sie sicher hin und wieder in die Lage geraten, dass Sie eine Zeile oder Spalte neu hinzufügen müssen oder ganze Zeilen oder Spalten nicht mehr benötigen und löschen wollen. Weiterhin kann es vorkommen, dass Sie Daten kopieren oder verschieben oder Zellinhalte löschen müssen. Glücklicherweise funktioniert alles ganz leicht.
Zellbereiche markieren Bevor Sie eine Tabelle bearbeiten, müssen Sie in der Regel über eine Markierung festlegen, was Sie bearbeiten wollen. Markieren können Sie
179
einzelne Zellen, mehrere Zellen oder Zellbereiche, ganze Zeilen, ganze Spalten und die gesamte Tabelle.
1
Aktivieren Sie Zelle A1.
2
Drücken Sie die HTaste und halten Sie diese gedrückt, während Sie auf Zelle C1 klicken.
Der Zellbereich der Zellen A1 bis C1, kurz A1:C1, wird nun markiert. Sie können den markierten Bereich nun kopieren oder ausschneiden, in einer bestimmten Weise formatieren oder löschen. Hinweis
Im Tabellenbereich sehen Sie die Angabe A1:C1, die den markierten Bereich kennzeichnet. Umgekehrt können Sie einen Bereich auch markieren, indem Sie ihn direkt in den Tabellenbereich eingeben (z. B. B2:B5 oder C1:D3 etc.) und dann die [-Taste drücken.
Erweitern Sie als Nächstes die vorhandene Markierung.
3
Halten Sie die H-Taste gedrückt, während Sie auf die Zelle C4 klicken.
180
Tabellen bearbeiten
Die Markierung reicht nun von Zelle A1 bis Zelle C4 (kurz A1:C4). Werfen Sie einen Blick auf den Tabellenbereich, sehen Sie hier wieder die entsprechende Angabe.
4
Entfernen Sie die Markierung, indem Sie die V-Taste drücken.
Als Nächstes markieren Sie eine Zeile, eine Spalte und die gesamte Tabelle.
1
Klicken Sie auf den Spaltenkopf der Spalte A.
Die gesamte Spalte A ist nun markiert. Bei Bedarf können Sie die Markierung erweitern, indem Sie mit gedrückter H-Taste auf weitere Spaltenköpfe klicken.
2
Nun klicken Sie auf den Zeilenkopf der Zeile 4.
Anschließend ist die komplette Zeile 4 markiert.
3
Klicken Sie nun mit gedrückter H-Taste auf den Zeilenkopf der Zeile 1.
181
Jetzt sind sämtliche Zellen der Zeilen 1 bis 4 markiert. Entfernen Sie die Markierung, indem Sie die V-Taste drücken. Hinweis
Mehrere nicht zusammenhängende Zeilen oder Spalten können Sie durch Anklicken mit gedrückter S-Taste markieren.
4
Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche in der linken oberen Ecke.
Damit haben Sie die gesamte Tabelle von Zelle A1 bis Zelle IV32000 markiert. Drücken Sie die V-Taste, um die Markierung aufzuheben.
Zeilen und Spalten hinzufügen und entfernen Stellen Sie bei Ihrer Adressliste fest, dass Sie die Spalte für die HandyNummer vergessen haben, brauchen Sie nicht gleich zu verzweifeln. Fügen Sie die Spalte einfach noch hinzu und tragen Sie die fehlenden Handy-Nummern bei allen Kontakten nach.
1
Markieren Sie die Spalte J und klicken Sie den Spaltenkopf mit der rechten Maustaste an.
182
2
Im Kontextmenü wählen Sie nun den Befehl Spalten einfügen.
Tabellen bearbeiten
Links neben Spalte J wird nun eine neue, leere Spalte J eingefügt. Die restlichen Spaltenbezeichnungen werden entsprechend angepasst. Der Inhalt der bisherigen Spalte J steht in Spalte K etc.
3
Geben Sie nun in Zelle J1 die Bezeichnung »Mobiltelefon« ein und drücken Sie die [-Taste.
Nun können Sie die Handy-Nummern Ihrer Kontakte nachtragen. Hinweis
Wenn Sie die [-Taste drücken, wird die Eingabe übernommen und die Zelle unterhalb der aktuellen Zelle aktiviert.
Um eine Zeile zur Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf, über den die neue Zeile eingefügt werden soll, und wählen im Kontextmenü den Befehl Zeilen einfügen.
Stellen Sie fest, dass Sie eine Zeile oder Spalte in Ihrer Tabelle gar nicht benötigen, können Sie sie ohne viel Aufwand löschen.
1
Markieren Sie die Spalte, die Sie löschen wollen. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf.
2
Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl Spalten löschen.
183
Achtung
Die Spalte wird sofort entfernt und alle Daten sind ohne weitere Warnung verschwunden. Haben Sie das nicht beabsichtigt, drücken Sie die Tastenkombination S + Z, um den Vorgang rückgängig zu machen.
Um eine Zeile zu löschen, aktivieren Sie sie, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeilenkopf und wählen im Kontextmenü den Befehl Zeilen löschen.
Hinweis
Sie können auch mehrere Zeilen oder Spalten gleichzeitig löschen. Markieren Sie dazu die Zeilen oder Spalten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zeilen löschen bzw. Spalten löschen.
Zellinhalte löschen Zellinhalte werden Sie nicht so einfach los. Bevor sie entfernt werden, müssen Sie den Vorgang erst bestätigen.
1
Aktivieren Sie die Zelle, deren Inhalt Sie löschen wollen.
2
Drücken Sie die _-Taste.
Es öffnet sich das Dialogfeld Inhalte löschen, das mit zahlreichen Optionen ausgestattet ist. Standardmäßig sind nur die Kontrollkästchen Zeichenketten (d. h. Text), Zahlen, Datum & Zeit, Formeln und Notizen aktiviert. Das ist auch gut so, denn damit werden alle Zellinhalte außer
184
Listen verwalten
der Formatierung und eventuell vorhandener Objekte gelöscht, die Sie in Ihr Tabellendokument eingebunden haben. Hinweis
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alles löschen, wird auch die gesamte Formatierung der Zelle gelöscht. Das ist natürlich besonders unangenehm, wenn Sie dafür viel Zeit aufgewendet haben und den Inhalt einer Zelle möglicherweise sogar nur ersetzen wollen.
3
Klicken Sie auf OK.
Der Inhalt der Zelle wird nun komplett gelöscht, die Formatierung bleibt jedoch vorhanden und wird, falls Sie neue Daten in die Zelle eingeben, auf diese angewendet.
Listen verwalten Tabellen lassen sich bequem sortieren und filtern. Dies ist nicht nur bei Adresslisten nützlich, weil Sie neue Einträge nicht mühselig manuell einsortieren müssen, sondern auch automatisch einordnen können. Auch bei Zahlen lohnt sich das Sortieren. Denn wenn Sie Ihr Haushaltsbuch in absteigender Reihenfolge nach den Ausgaben sortieren, können Sie ganz leicht feststellen, für welchen Posten Sie am meisten Geld ausgeben. Und auch die Filterfunktion leistet ihre Dienste, denn damit können Sie die Anzeige auf bestimmte Posten beschränken.
Sortieren Sortieren Sie nun Ihre Adressliste zunächst nach dem Nachnamen und anschließend nach der Firma in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge. Markieren Sie dazu alle Zeilen, die Sie sortieren wollen.
185
1
Klicken Sie auf den Zeilenkopf der Zeile 2 und anschließend bei gedrückter H-Taste auf den Zeilenkopf von Zeile 4.
Die Zeilen 2 bis 4 sind nun markiert. Achtung
Enthält Ihre Tabelle eine Kopfzeile, müssen Sie darauf achten, dass sie nicht markiert ist. Andernfalls wird sie beim Sortieren mit einbezogen.
2
Dann klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Aufsteigend sortieren.
3
Drücken Sie die V-Taste, um die Markierung zu entfernen.
Die markierten Zeilen sind nun nach der ersten Spalte in aufsteigender Reihenfolge sortiert.
Sie sehen also: Wenn Sie Ihre Tabelle nach der ersten Spalte sortieren wollen, genügt ein Mausklick. Auf die gleiche Weise können Sie die Tabelle auch in absteigender Reihenfolge sortieren. Klicken Sie dazu lediglich in Schritt 2 auf die Schaltfläche Absteigend sortieren.
186
Listen verwalten
Anders verhält es sich, wenn Sie die Tabelle nicht nach Spalte A, sondern nach einer anderen Spalte sortieren wollen, wie z. B. die Adressliste nach der Firma oder eine Umsatztabelle nach dem Umsatz. Das ist etwas aufwändiger, aber trotzdem kein bisschen schwierig.
1
Markieren Sie die Zeilen, die Sie sortieren wollen.
2
Wählen Sie im Menü Daten den Befehl Sortieren.
3
Klicken Sie nun in das Feld Sortieren nach …
4
… und markieren Sie den Eintrag Spalte E.
Hinweis
Wollen Sie Ihre Tabelle erst nach dem Nachnamen (Spalte A) und dann nach dem Vornamen (Spalte B) sortieren, wählen Sie im Dialogfeld Sortieren unter Sortieren nach den Eintrag Spalte A und unter Anschließend nach den Eintrag Spalte B.
5
Legen Sie bei Bedarf noch eine andere Sortierrichtung, also Absteigend, fest, und klicken Sie auf OK.
187
Die Tabelle wird nun in absteigender Reihenfolge nach Spalte E sortiert, also der Firma.
Filtern Was ist das?
Ein Filter ist eine Bedingung, wie z. B. »Nachname wie Müller«, mit der Sie Datensätze aus einer Datenbank oder Tabelle auswählen können.
1
Aktivieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb des Zellbereichs, den Sie filtern wollen.
Wollen Sie von Ihrer Adressliste nur die Adressen aus einem bestimmten Ort oder einem bestimmten Postleitzahlbereich sehen, können Sie Ihre Daten nach diesem Kriterium filtern.
2
Nun klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Automatischer Filter.
Vorsicht, nicht erschrecken! Die wilden Pfeile, die Sie nun plötzlich in der Kopfzeile Ihrer Tabelle sehen, sind eigentlich ganz leicht zu bedienen.
188
Listen verwalten
3
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift Ort.
4
Wählen Sie den Eintrag Wuppertal.
In der Adressdatenbank werden nun nur noch die Adressen angezeigt, die das Filterkriterium »Ort = Wuppertal« erfüllen. Dass ein Filter aktiv ist, erkennen Sie an der aktivierten Schaltfläche Automatischer Filter und an dem blauen Pfeil neben der Überschrift Ort.
Hinweis
Im Menü des automatischen Filters werden die drei Standardeinträge - alle -, - Standard - und - Top 10 - sowie sämtliche Werte angezeigt, die in der Spalte enthalten sind. Wählen Sie einen der Werte, richten Sie einen Filter mit der Bedingung »=« ein, also z. B. »Ort = Wuppertal«. Wählen Sie den Befehl - alle -, werden alle Datensätze der Tabelle angezeigt. Über den Befehl - Standard öffnen Sie das Dialogfeld Standardfilter, über das Sie komplexere Filterbedingungen festlegen können, wie z. B. »Ausgaben > 1000« oder »Ausgaben größte %« etc. Der Befehl - Top 10 - eignet sich hauptsächlich für Zahlenwerte. Wählen Sie diesen Befehl, werden jene Zeilen herausgefiltert, die in dieser Spalte die zehn größten Werte haben.
5
Wollen Sie wieder alle Datensätze sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Automatischer Filter.
189
Bei Bedarf können Sie über den automatischen Filter auch mehrere Kriterien auswählen, wie z. B. »Ort = Wuppertal« und »Nachname = Müller«, um alle Personen aus Wuppertal namens Müller angezeigt zu bekommen. Die Datensätze, die nun noch angezeigt werden, müssen also alle gewählten Kriterien erfüllen (Ort = Wuppertal UND Nachname = Müller). Andere Arten von Filtern können Sie nur über den Standardfilter festlegen.
1
Öffnen Sie das Menü Daten, zeigen Sie auf Filter und klicken Sie schließlich auf Standardfilter.
2
Nun wählen Sie für jedes Kriterium den Feldnamen (Spaltenüberschrift), die Bedingung (=, <> etc.) und den Wert.
Wollen Sie mehrere Kriterien angeben, wählen Sie ganz links die Verknüpfung der Kriterien, also UND für »Beide Kriterien müssen gelten« und ODER für »Eines der Kriterien muss erfüllt sein«.
3
Wenden Sie den Filter nun auf die Daten an, indem Sie auf OK klicken.
190
4
Um den Filter zu entfernen, wählen Sie Datei/Filter/ Filter entfernen.
Tabellen verwalten
Tabellen verwalten Wie Sie bereits erfahren haben, ist jedes Tabellendokument mit drei Tabellen ausgestattet, in die Sie Daten eingeben können. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was Sie mit drei Tabellen anfangen sollen. Natürlich reicht Ihnen eine Tabelle aus, um ein Haushaltsbuch zu führen oder eine Adressliste anzulegen. In manchen Fällen kann es jedoch günstig sein, mehrere Tabellen zu einem Thema in einem Tabellendokument unterzubringen. Handelt es sich bei der Adresstabelle beispielsweise um die Adressen von Außendienstmitarbeitern, können Sie in der zweiten Tabelle die Umsatzübersicht unterbringen und in der dritten Tabelle die Reisekosten erfassen. Es wäre aber auch denkbar, die erste Tabelle als Übersicht für die Einnahmen und Ausgaben zu nutzen, die detaillierten Angaben zu den einzelnen Posten für Einkommen, Versicherungen, Auto, Urlaub etc. jedoch in eigenen Tabellen festzuhalten. Ein Beispiel hierfür finden Sie, wenn Sie die Dokumentvorlage Haushaltsplan aus der Kategorie Finanzen öffnen (wählen Sie Datei/Neu/Vorlagen und Dokumente).
Mit solch komplexen Anwendungen wie dem Haushaltsplan werden wir uns jedoch erst im nächsten Kapitel befassen.
191
Tabellen aktivieren Machen Sie sich nun zunächst damit vertraut, wie Sie die Tabelle 2 oder die Tabelle 3 Ihres Tabellendokuments aktivieren. Wie Sie feststellen werden, gehört das zu den leichten Übungen.
1
Klicken Sie am unteren Rand Ihres Tabellendokuments auf die Registerkarte Tabelle2.
Am Bildschirm sehen Sie nun eine strahlend weiße, neue Tabelle. In der Statusleiste unten am Bildschirm sehen Sie außerdem die Angabe Tabelle 2 / 3. Diese Angabe ist sehr nützlich, wenn Sie Ihre Tabelle umbenennen und Ihrem Tabellendokument weitere Tabellen hinzufügen, denn damit wissen Sie immer, wo Sie gerade sind.
2
Um wieder zu Tabelle 1 zurückzuwechseln, klicken Sie auf die Registerkarte Tabelle1.
Tabellen umbenennen Nutzen Sie in einem Tabellendokument mehrere Tabellen, sollten Sie diese mit aussagekräftigen Namen benennen. Sie behalten so viel leichter den Überblick. Öffnen Sie die Datei Adressliste.sxc, falls diese nicht bereits aktiv ist.
192
Tabellen verwalten
1
Klicken Sie auf die Registerkarte Tabelle1, um sie zu aktivieren.
2
Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Tabelle1 …
3
… und wählen im Kontextmenü Tabelle umbenennen.
4
Geben Sie den neuen Tabellennamen ein und klicken Sie auf OK.
Die Registerkarte trägt nun den neuen Namen. Wiederholen Sie den Vorgang mit den beiden weiteren Registerkarten. Weisen Sie der Tabelle2 beispielsweise den Namen Umsätze und der Tabelle3 den Namen Reisekosten zu.
193
Tabellen hinzufügen Um Ihrem Tabellendokument weitere Tabellen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
1
Aktivieren Sie die Tabelle, vor oder nach der Sie die neue Tabelle einfügen wollen.
2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü Tabelle einfügen.
4
Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
3
Geben Sie an, wie viele Tabellen entstehen und wo sie eingefügt werden sollen.
5
Klicken Sie auf die Trennlinie am rechten Rand der Registerkarten.
194
Tabellen verwalten
6
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach rechts, bis alle Registerkarten sichtbar sind.
Die neuen Tabellen haben nun natürlich noch keine »echten« Namen. Sie müssen sie erst umbenennen. Achtung
Um alle Registerkarten betrachten zu können, müssen Sie die Anzeige anpassen oder die Pfeilschaltflächen am linken Rand benutzen, die nun aktiviert sind.
Tabellen verschieben Die Reihenfolge der Tabellen können Sie ganz leicht per Mausklick verändern.
1
Aktivieren Sie die Tabelle, die Sie verschieben wollen.
2
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Tabelle verschieben/kopieren.
195
3
Wählen Sie die Tabelle, vor die Sie Ihre Tabelle verschieben wollen, und klicken Sie auf OK.
Tabellen löschen Zum Schluss erfahren Sie noch, wie Sie nicht benötigte Tabellen löschen.
1
Aktivieren Sie die Tabelle, die Sie löschen wollen.
Hinweis
Um gleichzeitig mehrere Tabellen zu löschen, markieren Sie diese, indem Sie mit gedrückter S -Taste auf die Tabellen klicken.
2
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü Tabelle löschen.
3
Bestätigen Sie die Abfrage, indem Sie auf Ja klicken.
Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für alle weiteren Tabellen, die Sie löschen möchten.
196
Tabellen gestalten
Tabellen gestalten Eine gut gewählte Formatierung macht Tabellen ansprechend und übersichtlich. Über die AutoFormat-Funktion stehen Ihnen zahlreiche vordefinierte Tabellenformate zur Verfügung, die sich in der Praxis bewährt haben. Benötigen Sie eine ganz spezielle Formatierung oder wollen Sie nur einige wenige Zahlen hervorheben, können Sie diese auch manuell formatieren.
Zellinhalte formatieren Heben Sie nun die Überschrift Ihrer Adressliste hervor, um sie besser von den Datensätzen unterscheiden zu können. Wie beim Textdokument müssen Sie alles, was Sie formatieren wollen – also die Zelle oder den Zellbereich –, zunächst markieren.
1
Markieren Sie die Zeile 1, indem Sie auf deren Zeilenkopf klicken.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Fett.
3
Nun wählen Sie im Feld Schriftgröße den Wert 12.
4
Drücken Sie die V-Taste, um die Markierung zu entfernen.
197
Hinweis
Wie beim Textdokument können Sie für die markierten Zellinhalte eine beliebige Schriftart, Schriftgröße, die Hervorhebungen Fett, kursiv und Unterstrichen und eine Schriftfarbe Ihrer Wahl auswählen.
Das Ergebnis sieht nun schon etwas übersichtlicher aus als ohne jede Formatierung. Das ist aber längst noch nicht alles, was es zum Thema Tabellenformatierung zu entdecken gibt. Lesen Sie also im nächsten Abschnitt weiter.
Zellinhalte ausrichten Übersichtlichkeit lässt sich nicht nur durch die Formatierung der Schrift, sondern auch über die Ausrichtung der Zellinhalte erzielen. Zellinhalte können Sie linksbündig, horizontal zentriert, rechtsbündig und – was eher selten vorkommt – im Blocksatz ausrichten. Die linksbündige und die zentrierte Ausrichtung sind für Text geeignet, während Zahlen, Uhrzeiten und Datumsangaben bei einer rechtsbündigen Ausrichtung am besten lesbar sind.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Linksbündig.
1
Markieren Sie die Zellen G2 bis G4.
Der Inhalt der Zellen wird nun linksbündig ausgerichtet. Auf die gleiche Weise können Sie Inhalte auch horizontal zentriert, rechtsbündig und im Blocksatz ausrichten. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechende Schaltfläche in der Objektleiste.
198
Tabellen gestalten
Neben den Schriftformaten und der Ausrichtung können Sie auch den Hintergrund und den Rahmen einzelner Tabellenbereiche verändern, um so die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Wenn Sie Ihre Adressliste beispielsweise in der aktuellen Form ausdrucken, werden Sie sich wundern, dass das Tabellengitternetz im Ausdruck fehlt. Wünschen Sie das Gitternetz auch im Ausdruck, müssen Sie es zu Ihrer Tabelle hinzufügen.
1
Geben Sie in den Tabellenbereich die Bezeichnung A1:K4 ein und drücken Sie die [-Taste.
Nun ist die gesamte Tabelle markiert und Sie können mit der Formatierung loslegen.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Umrandung.
3
Dann wählen Sie die Umrandung Gitternetz.
4
Drücken Sie die V-Taste, um die Markierung zu entfernen.
Das Tabellengitternetz, das diesmal auch im Ausdruck erscheint, ist nun deutlich zu erkennen.
199
Hintergrund und Schriftfarbe anpassen Mit einer Umrandung ist die Tabelle zwar schlicht, aber doch immerhin übersichtlich formatiert. Um die einzelnen Tabellenzeilen leichter unterscheiden zu können, können Sie Ihre Tabelle »gestreift« formatieren, d. h. abwechselnd mit weißem und mit grauem Hintergrund versehen.
2
1
Markieren Sie die zweite und die vierte Zeile, indem Sie mit gedrückter S-Taste auf die Zeilenköpfe klicken.
Anschließend klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Hintergrundfarbe.
3
Über die Farbpalette wählen Sie nun einen hellen Grauton, z. B. Grau 10%.
Hinweis
Wählen Sie als Hintergrund eine Farbe, wie z. B. Gelb, wird diese beim Ausdruck auf einen Schwarz-Weiß-Drucker in einen Grauton umgewandelt. Ist die gewählte Farbe zu dunkel, ist die Schrift nicht mehr lesbar. Achten Sie also darauf, möglichst helle Farben zu verwenden, wenn Sie eine schwarze Schrift nutzen wollen. Bei einem dunklen Hintergrund müssen Sie hingegen eine helle Schriftfarbe wählen, um etwas lesen zu können.
200
Tabellen gestalten
4
Geben Sie nun den Wert A1:K1 in das Feld Tabellenbereich ein und drücken Sie die [-Taste, um diesen Bereich zu markieren.
5
Anschließend wählen Sie die Hintergrundfarbe Blau.
Drücken Sie die V-Taste. Inzwischen sieht Ihre Tabelle schon richtig gekonnt aus und der Inhalt ist wesentlich besser lesbar als ohne Formatierung. Für eine einfache Liste reicht diese Art von Formatierung völlig aus.
Wollen Sie statt der weißen Schriftfarbe, die StarOffice bei der Wahl einer dunklen Hintergrundfarbe automatisch zuweist, eine andere Schriftfarbe verwenden, wie z. B. die Farbe Blaugrau, markieren Sie die Zeile 1 noch einmal, indem Sie auf ihren Spaltenkopf klicken.
6
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Schriftfarbe.
7
Nun wählen Sie die Schriftfarbe Blaugrau.
201
8
Drücken Sie zum Schluss die V-Taste und speichern Sie Ihr Tabellendokument.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Tabellen, die Zahlen enthalten, effektiv erstellen und mit der Funktion AutoFormat gestalten können.
Zahlenwerte effektiv eingeben Bisher haben Sie nur Text in die Tabelle eingegeben. Als Nächstes erstellen Sie eine einfache Zahlentabelle, die Sie dann per AutoFormat formatieren und aus der Sie im nächsten Kapitel eine Umsatzübersicht erstellen. Sie können Tabellen mit Zahlenwerten zwar auch wie oben beschrieben eingeben, es gibt jedoch ein paar Tricks, mit denen es einfach schneller geht.
Hinweis
Tabellen mit Zahlenwerten können Sie effektiver erstellen, wenn Sie die Werte spaltenweise eingeben, denn dann können Sie die Zahlen über den Zahlenblock Ihrer Tastatur eingeben und nach jeder Eingabe die [-Taste des Spaltenblocks drücken.
1
Öffnen Sie das Tabellendokument Adressliste.sxc. Wechseln Sie dann zur Tabelle Umsätze.
202
Zahlenwerte effektiv eingeben
2
Aktivieren Sie die Zelle A2.
3
Geben Sie den Namen »Meinert« ein und drücken Sie die [-Taste.
4
Wiederholen Sie Schritt 3, um die Namen »Müller«, »Ohlsen« und den Text »Summe« einzugeben.
5
Geben Sie nun die Zahlen »5«, »5«, »5« und »15« in die Zellen B2 bis B5, wie in den Schritten 2 und 3 beschrieben, über den Zahlenblock ein. Drücken Sie nach jeder Zahl die [-Taste des Zahlenblocks.
Was ist das?
Der Zahlenblock ist der Teil auf der rechten Seite Ihrer Tastatur, der aussieht wie die Tastatur eines Taschenrechners, d. h., er enthält nur Zahlen, Tasten für die Grundrechenarten und die [-Taste.
203
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für die Zahlenwerte in den Spalten C, D und E. Das Ergebnis müsste wie folgt aussehen:
Die Spaltenüberschrift geben Sie im nächsten Abschnitt ein.
Zellen automatisch ausfüllen Müssen Sie in die Zellen einer Zeile oder Spalte eine Reihe eingeben, wie z. B. die Monate eines Jahres, Jahreszahlen, Quartalsangaben etc., können Sie es sich sehr bequem machen. Sie brauchen nämlich nur einen Wert in die erste Zelle einzugeben und können alle restlichen Zellen automatisch ausfüllen lassen.
1
Aktivieren Sie die Zelle B1 der Zahlentabelle.
2
Tippen Sie den Inhalt des ersten Reihenelements ein und drücken Sie die T- oder die [-Taste.
oder
3
Markieren Sie die Zelle, in die Sie das erste Reihenelement eingetippt haben.
4
Zeigen Sie nun auf die rechte untere Ecke der Markierung.
204
Zahlenwerte effektiv eingeben
Der Mauszeiger nimmt nun die Form eines Kreuzes an.
5
Ziehen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste nach rechts oder nach unten.
6
Sobald der Tipp das letzte Element der Reihe enthält, lassen Sie die linke Maustaste los.
Die bisher rot umrandeten Felder werden nun alle mit den entsprechenden Reihenelementen gefüllt.
7
Klicken Sie auf die Zelle E1 und geben Sie den Wert »Summe« ein.
Achtung
Bei Tabellendokumenten können Sie die Markierung nicht über die E-Taste aufheben. Sie müssen entweder auf eine beliebige Zelle klicken oder eine der Pfeiltasten (V, Y, Í, W) drücken.
AutoFormat Die Formatierung von Tabellen ist zwar nicht schwierig, kostet jedoch Zeit und Mühe. Und die können Sie sich auch ersparen. Denn StarOffice wartet mit verschiedenen AutoFormaten auf, mit denen Sie Ihre Tabellen in Windeseile in Form bringen können.
205
Hinweis
Die AutoFormate sind in erster Linie auf Tabellen wie Umsatzübersichten ausgerichtet, die eine Zeilen- und eine Spaltenbeschriftung beinhalten und bei denen in der letzten Zeile und der letzten Spalte beispielsweise Summenwerte stehen.
1
Geben Sie in den Tabellenbereich A1:E5 ein und drücken Sie die [-Taste.
2
Anschließend klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche AutoFormat.
3
Nun wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken anschließend auf OK. Hinweis
Klicken Sie einfach alle Formate einmal an, um sie in der Vorschau zu betrachten. Finden Sie kein Format, das genau passt, wählen Sie eines, das Sie mit geringen Änderungen an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
4
Drücken Sie die V-Taste, um die Markierung zu entfernen.
Die Tabelle hat nun das gewünschte Format.
206
Zahlenwerte effektiv eingeben
Zahlenformate Für die Zahlenformate selbst stehen zahlreiche spezielle Formate zur Verfügung. Am häufigsten kommen jedoch sicherlich die Formate vor, die Sie auch über die Objektleiste einrichten können, nämlich Prozentwerte, das Zahlenformat Währung und Zahlenformate mit Dezimalstellen. Nehmen Sie einmal an, Ihre Firma sei ein Hersteller von Druckmaschinen, die Namen in Spalte A Ihrer Tabelle wären die Einkäufer der entsprechenden Firmen und die Zahlenwerte in der Tabelle wären die gekauften Exemplare Ihrer Druckmaschine HXY. Geben Sie nun die folgende kleine Preisübersicht für Ihre zwei Druckmaschinenmodelle in die Zellen G1 bis H3 ein, die Sie dann nachfolgend mit verschiedenen Zahlenformaten formatieren. Machen Sie nun aus den Zahlen der Preistabelle Dezimalzahlen mit zwei Dezimalstellen. Anschließend wandeln Sie die Zahlen in Währungsangaben um.
1
Markieren Sie den Bereich G2 bis H3 der Umsatztabelle.
2
Nun klicken Sie in der Objektleiste zweimal auf die Schaltfläche Zahlenformat: Dezimalstelle hinzufügen.
207
3
4
Entfernen Sie die Dezimalstellen wieder, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche Zahlenformat: Dezimalstelle löschen klicken.
Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlenformat: Währung.
5
Sind in der Spalte nur Nummernzeichen zu sehen, optimieren Sie die Spaltenbreite, damit alle Zahlen sichtbar sind.
Hinweis
Das Standardformat, d. h. Zahlen ohne Dezimalstellen und Währungsangaben, können Sie wiederherstellen, indem Sie den betroffenen Zellbereich markieren und in der Objektleiste auf die Schaltfläche Zahlenformat: Standard klicken.
Formatieren Sie nun zum Abschluss eine Zahl als Prozentwert.
1
Geben Sie die Zahl »0,01« in eine beliebige Zelle der Tabelle ein.
2
Nun klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Zahlenformat: Prozent.
Die Zahl wird nun als Prozentwert formatiert. Löschen Sie die Zahl anschließend wieder.
208
Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle Nun wissen Sie, wie Sie Tabellendokumente erstellen, wie Sie Tabellendaten eingeben und bearbeiten und wie Sie Listen sortieren und filtern. Sie können außerdem Tabellen einem Tabellendokument hinzufügen und entfernen und die einzelnen Tabellen benennen und nutzen. Außerdem können Sie Ihre Tabelle inzwischen manuell oder per AutoFormat formatieren. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Erstellen Sie eine Telefonliste mit den Spalten »Name«, »Vorname« und »Rufnummer« und geben Sie drei bis vier fiktive Datensätze ein. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellendaten eingeben in diesem Kapitel.) ■ Fügen Sie eine Spalte namens »Abteilung« links neben der Spalte »Rufnummer« in die Tabelle ein und ergänzen Sie Werte für diese Spalte. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellen bearbeiten in diesem Kapitel.) ■ Sortieren Sie die Tabelle in aufsteigender Reihenfolge nach dem Nachnamen. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Listen verwalten in diesem Kapitel.) ■ Nennen Sie die Tabelle Telefonliste und fügen Sie hinter der Tabelle eine neue Tabelle in das Tabellendokument ein. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellen verwalten in diesem Kapitel.) ■ Formatieren Sie Ihre Tabelle mit der Funktion AutoFormat und passen Sie die Formatierung anschließend an. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellen gestalten in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit Formeln arbeiten, wie Sie Zellbezüge nutzen und wie Sie eine bessere Übersicht erhalten, indem Sie Zellen benennen. Zum Abschluss erstellen Sie einen Haushaltsplan mit der StarOffice-Vorlage.
209
Kapitel 6
Zahlen knacken mit Calc
Microsoft Excel eignet sich zwar auch prima zur Verwaltung von Listen, der eigentliche Zweck einer Tabellenkalkulation ist jedoch die Berechnung von Werten. Und die beherrscht StarOffice Calc in jeder Hinsicht. Damit Sie sich auch als Einsteiger an aufwändigeren Berechnungen, wie z. B. Zinsund Zinseszinsberechnungen, heranwagen können, unterstützt StarOffice Calc Sie mit dem Funktionsautopiloten. Ihre Berechnungsergebnisse können Sie ganz einfach mit einem Diagramm veranschaulichen.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: Eine Einladung schreiben
44
Dokumente formatieren
88
Texterstellung nach allen Regeln der Kunst
120
Was ist eine Tabellenkalkulation?
168
Tabellendaten eingeben
173
Tabellen und Listen bearbeiten und verwalten
179
Tabellen gestalten
202
Zahlenwerte effektiv eingeben
202
Das lernen Sie neu: Mit Formeln arbeiten
212
Der Funktionsautopilot
224
Diagramme erstellen
227
Tabellendokumente drucken
230
Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen
233
211
Mit Formeln arbeiten Nachdem Sie wissen, wie Sie Tabellendokumente erstellen und formatieren, befassen Sie sich nun mit der Berechnung von Werten. Als Beispiel nutzen Sie die Tabelle Umsätze des Tabellendokuments Adressliste.sxc, die Sie im letzten Kapitel erstellt haben. Ist StarOffice momentan nicht aktiv, starten Sie zuerst StarOffice.
1
Öffnen Sie das Menü Datei …
2
… und wählen Sie aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien die Datei Adressliste.sxc.
Was ist das?
Die Liste der zuletzt geöffneten Dateien befindet sich am unteren Rand des Menüs Datei und enthält die vier Dateien, die Sie zuletzt mit StarOffice bearbeitet und gespeichert haben.
3
Aktivieren Sie die Tabelle Umsätze.
Sie sehen nun die einfache Tabelle, die Sie im letzten Kapitel erstellt und mit der Funktion AutoFormat formatiert haben. Nehmen Sie einmal an, Ihre Firma sei ein Druckmaschinenhersteller, die Namen in Spalte A seien Zwischenhändler für Ihre Maschinen und die Zahlenwerte in der Tabelle die verkauften Exemplare Ihrer Druckmaschine HXY.
212
Mit Formeln arbeiten
Die Werte in der letzten Zeile und der letzten Spalte, die jeweils die Überschrift Summe tragen, wurden bisher nicht von StarOffice berechnet. Sie haben sie direkt eingegeben. Das soll sich nun ändern.
Summen berechnen Ersetzen Sie die Summen für die einzelnen Monate und die drei Zwischenhändler durch Summenformeln. Die vorhandenen Werte brauchen Sie dafür nicht zu löschen, denn sie werden überschrieben.
1
Aktivieren Sie Zelle B5 und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Summe.
Hinweis
Zellbereiche von nebeneinander liegenden Zellen (z. B. A1 bis B3) werden in StarOffice mit einem Doppelpunkt gekennzeichnet (z. B. A1:B3).
2
Übernehmen Sie die von StarOffice automatisch gewählte Summe der Zellen B2 bis B4 (B2:B4) durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen.
Was ist das?
Um die Summe der Absätze zu berechnen, brauchen Sie keine Werte einzugeben, sondern StarOffice nur mitzuteilen, welche Zellinhalte verwendet werden sollen. Derartige Angaben werden Zellbezüge genannt. Anders als bei Tabellen in Textdokumenten werden Zellbezüge nicht in spitze Klammern gesetzt.
Kopieren Sie die Berechnungsformel nun in die anderen Zellen der Zeile.
213
3
Klicken Sie auf die rechte untere Ecke der Zellmarkierung …
4
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach rechts bis zur Zelle E5.
5
Klicken Sie auf die Zelle E5.
In der Bearbeitungsleiste sehen Sie nun, dass die Formel kopiert wurde und gleichzeitig die Bezüge angepasst wurden. Es wird nämlich, so, wie Sie dies auch gewünscht haben, die Summe der Hinweis Zellen E2 bis E4 und nicht Ein wesentlicher Vorteil der Arbeit mit Zelldie der Zellen B2 bis B4 bezügen besteht darin, dass die Berechberechnet. nungen auch dann noch korrekt bleiben, wenn Sie Werte verändern, Zellen verschieben oder Funktionen kopieren.
Automatische Summen lassen sich nicht nur aus Zellen bilden, die in einer Spalte untereinander stehen, sondern auch aus Zellen, die in einer Zeile nebeneinander stehen.
214
Mit Formeln arbeiten
1
Aktivieren Sie Zelle E2 und klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Summe.
2
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Übernehmen, um die von StarOffice automatisch gewählte Summe der Zellen B2 bis D2 in die Zelle E2 einzutragen.
3
Klicken Sie auf die rechte untere Ecke der Zellmarkierung und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste zur Zelle E4.
Die Summenformel wird nun in die Zellen kopiert und die Zellbezüge werden dabei angepasst. Hinweis
Den Bereich, den die Summenformel zur Berechnung benutzt, können Sie ganz leicht anpassen. Klicken Sie auf die rechte untere Ecke des blau umrandeten Zellbereichs und ziehen Sie die Maustaste nach links, rechts, oben oder unten bis zur letzten Zelle, die in der Berechnung berücksichtigt werden soll. Die Formel passt sich entsprechend an.
215
Automatische Aktualisierung von Berechnungsergebnissen Die Berechnung von Werten mit Formeln hat nicht nur den Vorteil, dass StarOffice die ganze Arbeit für Sie übernimmt, sondern auch, dass die berechneten Werte immer aktuell sind.
1
Aktivieren Sie die Zelle B4 und geben Sie den Wert »20« ein.
2
Drücken Sie die [-Taste.
Die Summen in den Zellen B5, E4 und E5 werden nun automatisch an den neuen Wert in Zelle B4 angepasst. Sie brauchen also nichts weiter zu tun und haben trotzdem korrekte Berechnungsergebnisse.
Summen über verstreut liegende Zellen bilden Summen lassen sich nicht nur aus Werten bilden, die untereinander in einer Spalte oder nebeneinander in einer Zelle stehen, sondern auch über verstreut liegende Zellen.
1
Aktivieren Sie die Zelle F1.
2
Anschließend klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Summe.
216
Mit Formeln arbeiten
3
Dann klicken Sie auf die Zelle D5 und anschließend mit gedrückter S-Taste auf die Zelle B5.
4
Zum Schluss bestätigen Sie die fertige Summenformel, indem Sie auf Übernehmen klicken.
Achtung
Zellbezüge von nicht aufeinander folgenden Zellen werden in Formeln mit einem Semikolon voneinander getrennt.
In Zelle F1 steht nun die Summe aus den Zellen B5 und D5. Da Sie diese nicht benötigen, drücken Sie die _-Taste und bestätigen die Abfrage durch Drücken der [Taste.
Zellen kopieren und verschieben Ein weiterer Vorteil von Zellbezügen zeigt sich beim Kopieren und Verschieben von Zellen. Denn StarOffice merkt sich die Position der Zellen in Bezug auf die Zelle, die die Formel enthält. Kopieren oder verschieben Sie die Formel oder aber die Zellen, auf die sich die Formel bezieht, aktualisieren sich automatisch die Zellbezüge.
1
Geben Sie in das Feld Tabellenbereich den Bereich A1:E5 ein und drücken Sie die [-Taste, um den Bereich zu markieren.
2
Anschließend klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Kopieren.
217
Um die markierten Zellen zu verschieben, klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden.
3
Aktivieren Sie nun die Zelle A10 …
4
… und klicken Sie schließlich in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Einfügen.
Die Tabelle wird nun inklusive Formatierung und Formeln an der neuen Position eingefügt. Hinweis
Zellinhalte können Sie auch über die Tastatur kopieren und verschieben. Um den markierten Inhalt zu kopieren, drücken Sie die Tasten S + c, und um ihn zu verschieben, die Tasten S + x. Anschließend aktivieren Sie die Zelle, ab der die kopierten Zellinhalte eingefügt werden sollen, und drücken die Tasten S + v.
Betrachten Sie nun einmal beispielsweise den Inhalt der Zelle B14. Wie Sie sehen, wurden die Zellbezüge angepasst, denn die Summe berechnet sich nun aus den Zellen B11 bis B13 und nicht wie in Zelle B5 aus den Zellen B2 bis B4. Außerdem wurde beim Kopieren die komplette Formatierung der Tabelle übernommen.
218
Mit Formeln arbeiten
Einfache Berechnungsformeln eingeben Bisher war Ihre Tabelle noch keine Umsatz-, sondern eine Absatzübersicht. Das soll sich nun ändern. Dazu müssen Sie pro Zelle das Produkt aus Absatz und Preis berechnen. Hierfür gibt es keine automatische Berechnungsformel. Sie können die Formel aber ganz leicht selbst eingeben.
1
Aktivieren Sie zunächst die Zelle A9 und klicken Sie auf die Schaltfläche Fett.
2
Geben Sie dann in die Zelle A9 die Tabellenüberschrift »Umsätze I. Quartal Modell HXY« ein und drücken Sie die [-Taste.
3
Nun aktivieren Sie die Zelle B11.
4
Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein, klicken Sie auf die Zelle B2, drücken Sie die *-Taste und klicken Sie dann auf die Zelle H2.
5
Ihre Formel ist nun fertig. Klicken Sie auf Übernehmen, um sie in die Tabelle einzufügen.
219
6
Sind in der Zelle nur Nummernzeichen zu sehen, passen Sie die Spaltenbreite mit einem Doppelklick auf die Trennlinie im Spaltenkopf an.
Wiederholen Sie Schritt 6 für alle weiteren Spalten, in denen nur Nummernzeichen zu sehen sind. Wie Sie sehen, wurde bei der Berechnung nicht nur ein Wert erzeugt, sondern sogar das Währungsformat aus Zelle H2 übernommen. Sie sehen also, StarOffice denkt mit und erspart Ihnen dadurch eine Menge Arbeit.
Rein theoretisch könnten Sie nun alle weiteren Zellen der Umsatztabelle ausfüllen, indem Sie die Schritte 3 bis 6 wiederholen. Das ist aber ziemlich umständlich. Besser wäre es doch, wenn Sie die Formel wie bei der Summe durch Ziehen mit der Maus in die anderen Zellen kopieren könnten. Das Ergebnis des Kopiervorgangs ist diesmal leider nicht zu gebrauchen, denn StarOffice nach dem Kopieren steht in Zelle B12 die Formel »=B3*H3« und in Zelle B13 die Formel »B4*H4«. Sie benötigen jedoch die Formeln »=B3*H2« und »=B4*H2«.
220
Mit Formeln arbeiten
Absolute Zellbezüge nutzen Um zu bewirken, dass in einer Formel immer auf die gleiche Zelle verwiesen wird, auch wenn Sie die Formel kopieren oder verschieben, müssen Sie einen absoluten Zellbezug nutzen. Bearbeiten Sie dazu die Formel, die Sie im letzten Abschnitt eingegeben haben. Was ist das?
Ein absoluter Bezug verweist auf eine bestimmte Zelle oder einen bestimmten Zellbereich, und zwar selbst dann, wenn die Zelle, die die Formel mit dem Bezug enthält, an eine andere Stelle in der Tabelle verschoben wird. Absolute Bezüge werden durch ein vorangestelltes Dollarzeichen ($) symbolisiert. $C$5 ist beispielsweise ein absoluter Bezug auf die Zelle C5.
1
Klicken Sie doppelt auf Zelle B11, um den Zellinhalt zu bearbeiten.
2
Ersetzen Sie die Angabe »H2« durch den absoluten Bezug »$H$2« und drücken Sie die [-Taste.
3
Nun aktivieren Sie Zelle B11 …
221
4
… und ziehen die rechte untere Ecke der Markierung mit gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle B13.
Die Formel wird wie gewünscht mit dem absoluten Bezug kopiert und entsprechend ist das Berechnungsergebnis korrekt. Betrachten Sie die Formel, indem Sie beispielsweise Zelle B13 aktivieren.
Bessere Übersicht mit Namen Um die Berechnungsformel später leichter interpretieren zu können, sollten Sie den Zellen oder Zellbereichen Namen geben. Denn wenn Sie die Formel »= Absatz*Preis« lesen, wissen Sie sofort Bescheid, was hier berechnet wird. Lesen Sie hingegen die Formel »=B2*$H$2«, müssen Sie erst einmal nachprüfen, welche Art von Werten in den Zellen steht, auf die in der Formel Bezug genommen wird.
1 222
Aktivieren Sie Zelle H2.
Mit Formeln arbeiten
2
Öffnen Sie anschließend das Menü Einfügen.
3
Zeigen Sie mit der Maus auf den Befehl Namen und wählen Sie anschließend den Befehl Festlegen.
Hinweis
Alternativ zu den Schritten 2 und 3 können Sie auch die Tasten S + § drücken, um das Dialogfeld Namen festlegen zu öffnen.
4
Geben Sie nun einen aussagekräftigen Namen für die Zelle ein, z. B. »PreisModellHXY«.
Hinweis
Beachten Sie, dass in Zellnamen keine Leerzeichen, Bindestriche, Kommas und andere Satzzeichen verwendet werden dürfen. Zulässig sind lediglich Unterstriche.
5
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
Wenn Sie die Zelle H2 aktivieren, wird der Name im Feld Tabellenbereich der Bearbeitungsleiste angezeigt. Nun können Sie den Zellnamen in Ihren Berechnungsformeln verwenden. Ersetzen Sie als Nächstes den absoluten Bezug aus Ihrer Umsatzberechnungsformel durch den Zellnamen.
223
1
Klicken Sie doppelt auf Zelle B11, um den Zellinhalt zu bearbeiten.
2
Löschen Sie die Angabe »$H$2« mittels der R-Taste.
3
Geben Sie nun den Namen der Zelle (»PreisModellHXY«) ein und drücken Sie die [-Taste.
Die Zelle enthält nun das gewünschte Berechnungsergebnis. Kopieren Wird der Name der Zelle in Sie den Zellinhalt durch Ziehen mit einem Tipp angezeigt, könder Maus in die restlichen Zellen des nen Sie ihn durch Drücken Bereichs B11 bis D13. Wie beim abder [-Taste übernehmen. soluten Bezug bleibt der Name in der Formel immer gleich. Es wird nur der relative Bezug auf die entsprechende Zelle in der Absatztabelle angepasst. Hinweis
Der Funktionsautopilot Mit StarOffice können Sie nicht nur einfache Berechnungen durchführen, sondern auch komplexere Dinge wie z. B. Provisionen ausrechnen, die darauf basieren, ob bestimmte Bedingungen wie ein bestimmter Absatz oder Umsatz erfüllt sind. Angenommen, Sie wollen Ihren Zwischenhändlern für den Verkauf Ihrer Druckmaschine HXY folgende Provisionen auszahlen: Wenn keine Maschinen ver-
224
Der Funktionsautopilot
kauft wurden, gibt es keine Provision, wenn bis zu 20 Maschinen verkauft wurden, gibt es 10.000 € Provision und bei mehr als 20 Maschinen 20.000 €. Als Formel sieht das Ganze wie folgt aus: WENN( <= 20; 10000; 20000) Ist Ihnen das alles zu kompliziert, können Sie sich auch vom Funktionsautopiloten helfen lassen. Achtung
Um die Währungsangaben brauchen Sie sich zunächst nicht zu kümmern. Der berechnete Wert wird als Währung angezeigt, wenn Sie die Zelle ganz zum Schluss mit dem Währungsformat formatieren.
1
Geben Sie zunächst in Zelle A17 die Überschrift »Provision« und darunter die Namen »Meinert«, »Müller« und »Ohlsen« ein.
2
Nun aktivieren Sie Zelle B18, in der Sie die erste Provision berechnen werden.
So, nun kann es losgehen …
1
Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche Funktionsautopilot.
225
Hinweis
Ist die Funktion nicht sichtbar, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Bildlaufleiste, um in der Liste weiter nach unten zu gelangen.
2
Klicken Sie doppelt auf die Funktion WENN.
3
Geben Sie nun in das Feld Prüfung den Wert »E2<=20« ein.
Hinweis
Das Feld E2, das die Summe der verkauften Maschinen für Frau Meinert enthält, können Sie auch durch Anklicken wählen.
5
4
Klicken Sie dann auf das Feld Dann_Wert und geben Sie den Wert »10000« ein.
Es fehlt noch der Sonst-Wert 20000, den Sie in das Feld Sonst_Wert eingeben.
226
Diagramme erstellen
6
Nun brauchen Sie nur noch auf OK zu klicken, um die von StarOffice zusammengestellte Formel zu übernehmen.
7
Formatieren Sie das Ergebnis über die Schaltfläche Zahlenformat: Währung nun noch als Währung.
Die Zelle enthält nun die gewünschte bedingte Berechnung, formatiert als Währung. Die Formel können Sie wie üblich durch Ziehen mit der Maus in die anderen Zellen kopieren. Hinweis
Komplexe Berechnungen brauchen keine festen Werte als Dann- und SonstWerte zu enthalten. Sie können diese Werte auch in Zellen der Tabelle ablegen und als Wenn- und Dann-Werte die entsprechenden Zellbezüge angeben. Außerdem können Sie statt einfacher Dann- und Sonst-Werte weitere Bedingungen eingeben und so eine komplexe Überprüfung aufbauen. Ein Beispiel für eine komplexe Provisionsberechnung könnte wie folgt aussehen: WENN( = 0;0;WENN( <= 5; 5000; WENN( <= 10;10000;15000)))
Diagramme erstellen Diagramme dienen dazu, Daten grafisch darzustellen. Wollen Sie z. B. feststellen, ob es saisonale Schwankungen im Abverkauf Ihrer Druckmaschinen gibt, lässt sich dies einfacher an einem Balkendiagramm als an einer Wertetabelle ablesen.
227
1
Markieren Sie die Tabelle, aus der Sie ein Diagramm erzeugen wollen, inklusive Beschriftung (A1: D4).
2
Öffnen Sie das Menü einfügen …
3
… und klicken Sie auf Diagramm.
4
Im Feld Ausgabe in Tabelle wählen Sie nun den Eintrag - neue Tabelle -.
Hinweis
Sie können Ihr Diagramm auch in eine bereits vorhandene Tabelle ausgeben. Meistens ist jedoch die Ausgabe in eine eigene Tabelle übersichtlicher.
228
Diagramme erstellen
5
Klicken Sie nun auf Weiter.
6
Wählen Sie als Diagrammtyp Säulen und aktivieren Sie unter Datenreihen in die Option Zeilen. Hinweis
Im Beispiel wollen Sie prüfen, wie sich die Zahlen pro Monat entwickeln. Deshalb müssen Sie die Option Zeilen aktivieren. Um die Verkaufsleistungen der einzelnen Personen über die drei Monate hinweg miteinander zu vergleichen, müssen Sie hingegen die Option Spalten aktivieren.
7
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Textobjekte in Vorschau darstellen, um das Diagramm als Miniaturbild zu betrachten.
8
Klicken Sie auf Weiter.
9
Wählen Sie bei Bedarf eine weitere Diagrammvariante aus und klicken Sie auf Weiter.
229
10
Geben Sie den Diagrammtitel »Absatzentwicklung I. Quartal« ein …
Hinweis
11
… und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Haben Sie eine falsche Einstellung gewählt, können Sie über die Schaltfläche Zurück zu allen bisherigen Schritten gelangen und die passenden Änderungen vornehmen.
Ihr Diagramm wird nun in eine neue Tabelle gesetzt und Sie können es bei Bedarf vergrößern, verkleinern oder an eine andere Stelle kopieren. Wollen Sie das Diagramm in der neuen Tabelle lassen, sollten Sie der Tabelle einen aussagekräftigen Namen verleihen.
Tabellendokumente drucken Sicher werden Sie Ihr Tabellendokument nun ausdrucken wollen. Gerade bei Tabellendokumenten lohnt es sich, sie vorher in der Seitenansicht zu betrachten. Dann sehen Sie nämlich genau, ob das aktuelle Seitenformat geeignet ist oder ob Sie es anpassen müssen.
230
Tabellendokumente drucken
1
Öffnen Sie das Menü Datei …
2
… und wählen Sie den Befehl Seitenansicht.
Vorherige Seite
Nächste Seite
Erste Seite
Letzte Seite
3
Benutzen Sie die Navigationsschaltflächen oberhalb der Seitenansicht, um die einzelnen Seiten durchzublättern.
Im Beispiel erstreckt sich die Adresstabelle über drei Seiten, beansprucht auf jeder Seite jedoch nur wenig Platz.
Für die Adresstabelle wäre also das Querformat wesentlich günstiger. Bei diesem Format ließe sich die Adresstabelle möglicherweise sogar auf einer einzigen Seite unterbringen.
4
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seitenformat, um das Format der Seite anzupassen.
Verkleinern Sie zunächst den Ausdruck so, dass die Adresstabelle auf eine Seite passt.
231
5
Geben Sie auf der Registerkarte Tabelle in das Feld Ausdruck verkleinern/vergrößern den Wert »60%« ein.
6
Wechseln Sie dann zur Registerkarte Seite …
7
… und aktivieren Sie die Option Querformat.
Bei Bedarf können Sie auf der Registerkarte Seite zusätzlich die Randeinstellungen und die Tabellenausrichtung anpassen und die Papierzufuhr auswählen.
8
Übernehmen Sie Ihre Änderungen, indem Sie die Schaltfläche OK anklicken.
Gehen Sie die einzelnen Seiten noch einmal durch und prüfen Sie, ob das Format nun besser geeignet ist.
232
Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen
9
Nun starten Sie den Ausdruck über die Schaltfläche Datei direkt drucken oder …
10
… schließen Sie die Seitenansicht, indem Sie die gleichnamige Schaltfläche anklicken.
Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen Tabellendokumente sollten nun kein Problem mehr für Sie sein. Wollen Sie etwas schneller zum Ziel kommen, können Sie auch eine der hervorragenden Dokumentvorlagen nutzen, die StarOffice für Sie bereithält. Für den privaten Bereich sind beispielsweise die Vorlagen Aktienverwaltung, Autofinanzierung, Autokosten, Haushaltsplan und Kreditund Hypothekenberechnung gedacht. Erstellen Sie nun einen Haushaltsplan mit StarOffice. Ist StarOffice noch nicht bereits gestartet, holen Sie dies nach, bevor Sie loslegen.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste einmal lang auf die Schaltfläche Neu …
2
… und wählen Sie den Befehl Vorlagen und Dokumente.
233
3
Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Ordner Finanzen.
4
Klicken Sie schließlich doppelt auf den Titel Haushaltsplan, um ihn zu öffnen.
Die Dokumentvorlage öffnet sich nun. Es handelt sich um ein aufwändiges StarOffice-Formular, bei dem die einzelnen Parameter übersichtlich in Tabellen angeordnet sind. Sie brauchen nur noch Ihre Daten einzugeben. Die Berechnungen führt StarOffice Calc dann automatisch durch.
234
Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen
1
Klicken Sie in der Tabelle Benutzerdaten auf die Schaltfläche Benutzerdaten auslesen, um Ihre Benutzerdaten in das Formular zu übernehmen.
2
Wechseln Sie dann zur Tabelle Einkommen und tragen Sie Ihr Bruttoeinkommen ein.
3
Tragen Sie dann in alle Felder mit weißem Hintergrund die benötigten Informationen für sich und Ihren Partner ein.
Achtung
Die Felder mit grauem Hintergrund werden von StarOffice berechnet. Damit Sie die Formeln nicht versehentlich überschreiben, sind die Zellen geschützt, d. h., Sie können keine Daten in diese Felder eingeben.
4
Wechseln Sie zum Schluss zur Tabelle Übersicht.
235
In der Tabelle Übersicht werden die Berechnungsergebnisse aus allen anderen Tabellen gesammelt und übersichtlich in einer Einnahmen-Ausgaben-Übersicht präsentiert. Sie können auf einen Blick feststellen, was Ihnen monatlich übrig bleibt. Die Grafik veranschaulicht die prozentuale Verteilung der Kosten.
Speichern Sie das Tabellendokument unter einem aussagekräftigen Namen und drucken Sie es bei Bedarf aus.
236
Kleine Erfolgskontrolle
Kleine Erfolgskontrolle Jetzt können Sie nicht nur Listen mit StarOffice Calc anlegen, sondern auch umfangreiche Berechnungen durchführen, Diagramme erstellen und Ihre Tabellen ausdrucken. Außerdem wissen Sie, wie Sie Tabellendokumente mit Dokumentvorlagen erstellen und ausfüllen. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Erstellen Sie eine Telefonliste mit den Spalten »Name«, »Vorname« und »Rufnummer« und geben Sie drei bis vier fiktive Datensätze ein. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellendaten eingeben in diesem Kapitel.) ■ Erstellen Sie eine einfache Absatzübersicht und berechnen Sie die Zeilen- und Spaltensummen. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Mit Formeln arbeiten in diesem Kapitel.) ■ Geben Sie in einer separaten Zelle einen Preis ein und nennen Sie die Zelle »Preis«. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Mit Formeln arbeiten in diesem Kapitel.) ■ Erstellen Sie eine Umsatztabelle, in der Sie die Umsätze als Produkt aus Absatz und Preis berechnen. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Mit Formeln arbeiten in diesem Kapitel.) ■ Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Absatzübersicht ein Diagramm. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Diagramme erstellen in diesem Kapitel.) ■ Betrachten Sie Ihr Tabellendokument in der Seitenansicht. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Tabellen drucken in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit StarOffice Impress beeindruckende und wirkungsvolle Präsentationen erstellen.
237
Kapitel 7
Erfolgreich präsentieren mit Impress
Ob Sie lediglich Ihre Urlaubsfotos vorführen oder aber ein wichtiges neues Konzept oder Produkt vorstellen wollen: Eine Präsentation wirkt nur, wenn die Seiten gekonnt gestaltet sind. Doch keine Sorge: Sie brauchen nicht erst zum Experten für grafische Gestaltung zu werden, um eine erfolgreiche Präsentation entwickeln zu können. StarOffice Impress unterstützt Sie mit zahlreichen Vorlagen für die unterschiedlichsten Zwecke. Sie brauchen nur noch den Text und, falls erforderlich, die Grafiken beizusteuern – schon sind Ihre professionellen Folien oder ist Ihre Bildschirmpräsentation fertig.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: Eine Einladung schreiben
44
Dokumente formatieren
88
Texterstellung nach allen Regeln der Kunst
120
Grundlagen der Tabellenkalkulation
168
Mit Formeln arbeiten
212
Der Funktionsautopilot
224
Diagramme erstellen
227
Tabellendokumente drucken
230
Dokument mit Dokumentvorlagen erstellen
233
Das lernen Sie neu: Was ist eine Präsentation?
240
Präsentationen erstellen
241
Die Ansichten einer Präsentation
252
Navigation in der Präsentation
256
Text bearbeiten
258
Seiten verwalten
268
Grafiken und Diagramme einfügen
276
Die Bildschirmpräsentation
281
239
Was ist eine Präsentation? Wenn Sie gedacht haben, Präsentationen seien nur etwas für die Vorstandsversammlung einer Aktiengesellschaft, liegen Sie falsch. Präsentationen werden heute für viele Zwecke eingesetzt, z. B. zur Präsentation Ihrer Urlaubsfotos, zur Unterstützung von Referaten im Deutschunterricht oder im Studium, zur Vorstellung eines Konzepts oder eines Ablaufs, zur Förderung von Verkaufsgesprächen und vielem mehr. Immer wenn Sie anderen Personen etwas vorstellen wollen, können Sie eine Präsentation nutzen. Diese kann in gedruckter Form, auf Folie, als Bildschirmpräsentation, die auf dem Laptop oder einem TouchscreenBildschirm, wie er beispielsweise für Infosäulen in Museen, öffentlichen Gebäuden oder bei der Bahn verwendet wird, oder sogar als Internetpräsentation vorliegen. Die Präsentation unterscheidet sich von anderen Textdokumenten wie Referaten oder Berichten dadurch, dass die einzelnen Seiten nur wenige Punkte enthalten, um die Transparenz und Übersichtlichkeit zu erhöhen. Außerdem wird versucht, die Inhalte anschaulich darzustellen, indem Schaubilder und Grafiken einbezogen werden. Die Grundlage einer Präsentation ist die Folie, denn ursprünglich bestanden Präsentationen aus Zellophan-Folien, die mit einem speziellen Folienschreiber per Hand beschriftet oder aber professionell bedruckt waren. Diese wurden auf einen Overhead-Projektor gelegt und in vergrößerter Form an die Wand »geworfen«. Dank Präsentationsprogrammen wie StarOffice Impress brauchen Sie Ihre Folien heute nicht mehr manuell zu beschriften. Sie können sie komplett am Computer gestalten und einHinweis fach auf Folien oder Papier drucken oder Die einzelnen Folien aber am Bildschirm ablaufen lassen. Moheißen bei StarOffice derne Overhead-Projektoren können den Impress übrigens Seiten. Inhalt des Computerbildschirms an die Wand projizieren. Die Folie an sich wird also gar nicht mehr benötigt. Trotzdem hat sich dieses bewährte Konzept erhalten und wird auch bei der modernen Computerpräsentation weiterhin verwendet – auch wenn Sie natürlich keine echten Folien mehr bedrucken müssen.
240
Präsentationen erstellen
Präsentationen erstellen Folienpräsentationen können Sie ganz neu erstellen und somit mit einem leeren Dokument beginnen, was allerdings sehr aufwändig ist und viel Fachkompetenz im Bereich grafischer Gestaltung erfordert. Sie können es sich aber auch einfach machen und eine der zahlreichen Präsentationsvorlagen nutzen und Ihre Präsentation mit dem AutoPiloten Präsentation zusammenstellen, der Sie bei der Wahl der Parameter tatkräftig unterstützt.
Vorbereitung Anders als bei anderen StarOffice-Programmen erstellen Sie Ihre erste Präsentation, noch bevor Sie die Programmoberfläche von StarOffice Impress zu Gesicht bekommen haben. Bevor Sie eine Präsentation erstellen, sollten Sie sich deshalb genau überlegen, welche Art von Seiten Sie benötigen. Die Präsentationsvorlagen unterscheiden sich nämlich nicht nur in ihrer grafischen Gestaltung, sondern auch in der Art, dem Aufbau und der Abfolge der Seiten. Sie können zwar alle Parameter auch noch nachträglich ändern, ersparen sich jedoch viel Arbeit und Mühe, wenn Sie gleich mit der passenden Präsentationsvorlage starten. Im Beispiel erstellen Sie eine Präsentation zur Orchideenpflege für Paulas Blumenladen, die auf einem Laptop als Bildschirmpräsentation ablaufen und im Blumenladen jedem interessierten Kunden zur Verfügung stehen soll. Die Präsentation soll aus einer Titelseite, einer Themenübersicht, Seiten zu den drei Themen »Standort«, »Gießen und Düngen« und »Lichtverhältnisse«, einer Zusammenfassung und einem Literaturverzeichnis bestehen. Da es sich dabei wie bei der Schulung um eine Anleitung zu einem bestimmten Thema handelt, passt die Vorlage Schulung am besten.
Die erste Präsentation
1
Öffnen Sie das Startmenü von Windows.
241
2
Zeigen Sie auf Alle Programme und anschließend auf StarOffice 7 und klicken Sie schließlich auf Präsentation.
3
Wählen Sie im ersten Schritt des AutoPiloten die Option Aus Vorlage.
Hinweis
Wollen Sie wissen, welche Art von Gestaltung sich hinter den einzelnen Präsentationstypen verbirgt, klicken Sie auf den Titel der Präsentation. Auf der rechten Seite wird dann, sofern das Kontrollkästchen Vorschau aktiviert ist, ein Miniaturbild angezeigt.
4
Nun aktivieren Sie unter Präsentationen den Eintrag Schulung.
242
5
Dann klicken Sie auf Weiter.
Präsentationen erstellen
6
Im zweiten Schritt wählen Sie den Präsentationshintergrund Eismeer …
7
… und als Ausgabemedium Bildschirm. Klicken Sie dann auf Weiter.
Als Nächstes müssen Sie festlegen, wie der Diawechsel erfolgen soll. Hierfür stehen Ihnen die unterschiedlichsten Effekte zur Verfügung. Die Effekte kommen ursprünglich aus dem Film- und Hinweis Videobereich. Effekte sollen Um festzustellen, was sich hinter einer dazu dienen, die ÜbergänEffektbezeichnung verbirgt, wählen Sie ge zwischen den einzelnen diese aus. Der Effekt wird dann in der Vorschau demonstriert. Seiten für das Auge angenehmer zu gestalten.
8
Klicken Sie auf das Feld Effekt und wählen Sie den Eintrag Überblenden von links.
9
Behalten Sie die Geschwindigkeit und die Präsentationsart Standard bei und klicken Sie auf Weiter.
243
Hinweis
Bei der Standardpräsentation muss der Betrachter oder der Vortragende mit der Maus klicken, um die nächste Seite zu öffnen. Als Alternative können Sie eine Präsentation auch automatisch ablaufen lassen. Dazu müssen Sie die Option Automatisch aktivieren. Mit der Standarddauer legen Sie dann fest, wie lange jede einzelne Seite angezeigt werden soll. Zusätzlich geben Sie eine Pausendauer zwischen den einzelnen Seiten an.
Als Nächstes geben Sie den Text ein, der auf der Titelseite stehen soll. Wichtig sind hier der Name und der Themenbereich. Das Feld Weitere darzustellende Gedanken können Sie frei lassen, da Sie ja eine Übersichtsseite erstellen werden.
10
Geben Sie in das erste Feld »Paulas Blumenladen« und in das zweite »Orchideenpflege leicht gemacht« ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
Nun müssen Sie die Seiten auswählen, die Ihre Präsentation enthalten soll. Die Seiten sind fertig gestaltet und enthalten bereits Standardtext, den Sie anschließend nur noch überschreiben müssen. Wenn Sie die einzelnen Seiten anklicken, können Sie in der Vorschau den Aufbau und den Text betrachten. Um lediglich den Standardtext einer Seite einzusehen, klicken
244
Präsentationen erstellen
Sie auf das vorangestellte Pluszeichen. Es öffnet sich eine Übersicht über die Texte. Klicken Sie auf das Minuszeichen, um die Textübersicht wieder auszublenden.
11
Klicken Sie nacheinander auf die Häkchen der Seiten Einführung, Tagesordnung, Terminologie und 4. Thema, um die Seiten zu deaktivieren.
Hinweis
Haben Sie versehentlich eine Seite deaktiviert, die Sie doch benötigen, brauchen Sie nur auf das Kästchen links neben der Seite zu klicken. Die Seite wird wieder aktiviert und das grüne Häkchen ist zu sehen.
12
Nun kommt der große Augenblick: Klicken Sie auf Fertig stellen.
StarOffice Impress wird nun mit Ihrer ersten Präsentation geöffnet. In der Titelleiste finden Sie den Namen der Vorlage und die Bezeichnung des Programms, StarOffice 7. Im Arbeitsbereich des Bildschirms sehen Sie die Titelseite Ihrer Präsentation. Wie die Tabellen des Tabellendokuments erreichen Sie die einzelnen Seiten der Präsentation über Registerkarten am linken unteren Rand. Außerdem finden Sie die altbekannte Menü- und Funktionsleiste und die Objekt- und die Werkzeugleiste, die allerdings etwas andere Schaltflächen enthalten als beim Text- und Tabellendokument. Am rechten Rand des Programmfensters finden Sie außerdem oberhalb der Bildlaufleiste Schaltflächen, über die Sie die Ansicht wechseln können.
245
Objektleiste
Werkzeugleiste
Menüleiste
Funktionsleiste
Registerkarten für Seiten
Schaltflächen für Ansichtswechsel
Statusleiste
In den nachfolgenden Lernschritten erfahren Sie nun, wie Sie Text in Ihre Präsentation eingeben, wie Sie die Präsentation in unterschiedlichen Ansichten betrachten, wie Sie Grafiken und Animationen in Ihre Präsentation einbinden und die Präsentation schließlich ausführen und ausdrucken. Arbeiten Sie nun jedoch die beiden nachfolgenden Abschnitte durch, um den Titel zu ändern und die Präsentation zu speichern.
Den Titel ändern Bevor Sie Ihre Präsentation speichern, sollten Sie den Titel ändern bzw. einen einrichten, da dieser beim Öffnen angezeigt wird.
1
Öffnen Sie das Menü Datei.
246
Präsentationen erstellen
2
Wählen Sie den Befehl Eigenschaften.
3
Aktivieren Sie die Registerkarte Beschreibung.
4
Geben Sie den Titel und eine Beschreibung für Ihre Präsentation ein.
5
Klicken Sie zum Abschluss auf OK.
Der Titel »Schulung« in der linken Ecke der Titelleiste von StarOffice Impress wird nun durch den neu eingegebenen Titel ersetzt. Dieser Titel wird auch angezeigt, wenn Sie die Präsentation öffnen.
Die Präsentation speichern Bevor Sie Ihre Präsentation bearbeiten, sollten Sie sie speichern.
1
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Dokument speichern.
247
2
Geben Sie im Feld Dateiname einen aussagekräftigen Namen ein …
Hinweis
Die Dateinamenserweiterung brauchen Sie nicht einzugeben, da sie automatisch angefügt wird.
3
… und klicken Sie auf Speichern.
Die Präsentation wird nun unter dem angegebenen Namen im Ordner Eigene Dateien gespeichert.
Die Präsentation öffnen Präsentationen werden etwas anders geöffnet als Text- und Tabellendokumente. Die Unterschiede sind jedoch nicht sehr groß.
1
Öffnen Sie das Startmenü von Windows.
2
Zeigen Sie auf Alle Programme und anschließend auf StarOffice 7 und klicken Sie schließlich auf Präsentation.
Hinweis
Haben Sie bereits ein StarOffice-Programm gestartet, können Sie die Präsentation auch über die Schaltfläche Öffnen in der Funktionsleiste wie jedes andere StarOffice-Dokument laden.
248
Präsentationen erstellen
3
Wählen Sie nun die Option Öffnen einer vorhandenen Präsentation.
4
Wählen Sie den Titel oder, falls der Titel nicht vorhanden ist, die Option …
5
… und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.
Haben Sie eine Präsentation mit einer Präsentationsvorlage erstellt, wird statt des Dateinamens der Name der Vorlage angezeigt – es sei denn, Sie haben bereits den Titel angepasst. Haben Sie in Schritt 4 den Titel gewählt, öffnet sich nun die Präsentation, andernfalls das Dialogfeld Öffnen.
6
Klicken Sie doppelt auf den Dateinamen der Präsentation, die Sie öffnen wollen.
249
Eine Präsentation komplett neu erstellen Wenn Sie nur eine Seite benötigen oder sich Ihre Präsentation komplett selbst zusammenstellen wollen, können Sie auch schneller zum Ziel kommen als mit einer Präsentationsvorlage.
1
Öffnen Sie das Startmenü von Windows.
2
Zeigen Sie auf Alle Programme und anschließend auf StarOffice 7 und klicken Sie schließlich auf Präsentation.
Hinweis
Haben Sie bereits ein StarOffice-Dokument geöffnet, können Sie auch einmal lang auf die Schaltfläche Neu klicken und dann im Menü den Befehl Präsentation wählen.
3
Behalten Sie die Option Leere Präsentation bei …
4
… und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.
250
Präsentationen erstellen
6
Zum Abschluss klicken Sie auf OK.
5
Geben Sie einen Namen für die Seite ein und wählen Sie das gewünschte Layout.
Nun öffnet sich eine neue Präsentation, die nur aus einer Seite mit dem gewählten Layout besteht. Im Beispiel enthält die Seite Platzhalter für einen Titel, eine Gliederung und eine Grafik. Lesen Sie in den nächsten Lernschritten, wie Sie den Text eingeben und Ihrer Präsentation Grafiken hinzufügen.
Weisen Sie Ihrer Präsentation einen Titel zu und speichern Sie sie, wie in den Abschnitten Den Titel ändern und Die Präsentation speichern beschrieben.
251
Die Ansichten einer Präsentation Wenn Sie eine Präsentation erstellen, ist es sehr wichtig, dass Sie den Überblick behalten. StarOffice unterstützt Sie dabei mit verschiedenen Ansichten, die alle ihren speziellen Zweck erfüllen und in denen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung stehen. Erfahren Sie nun zunächst, wie Sie die Ansicht wechseln, und machen Sie sich anschließend mit den einzelnen Ansichten vertraut, indem Sie sie aktivieren und die Beschreibung dazu lesen.
Die Ansicht wechseln Die Ansicht können Sie ganz leicht über die Schaltflächen wechseln, die Sie am rechten oberen Rand Ihres Dokuments finden.
1
Klicken Sie auf die Ansicht, zu der Sie wechseln wollen.
Die Schaltfläche wird nun zusammen mit der Ansicht aktiviert.
2
Um zur vorherigen oder einer anderen Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
252
Die Ansichten einer Präsentation
Zeichnungsansicht Die Zeichnungsansicht kennen Sie bereits, denn sie ist aktiv, nachdem Sie eine neue Präsentation erstellt haben. In der Zeichnungsansicht können Sie den Text und Objekte auf den einzelnen Seiten der Präsentation bearbeiten und auch neue Objekte auf Seiten erstellen. In der Werkzeug- und der Objektleiste finden Sie Werkzeuge zum Bearbeiten von Objekten wie Text, Pfeile, Linien, Ellipsen.
Gliederungsansicht Die Gliederungsansicht zeigt den Text Ihrer Präsentation als Gliederung. In dieser Ansicht können Sie Seiten leicht umstellen oder Überschriften in der Hierarchie höher oder tiefer stufen. In der Vorschau, die in dieser Ansicht eingeblendet ist, wird die aktive Seite in Miniaturansicht gezeigt. In der Werkzeugleiste stehen entsprechend im Wesentlichen Schaltflächen zur Verfügung, über die Sie die Anzeige der Gliederungsebenen verändern und Text höher und tiefer stufen können. In der Objektleiste finden Sie hingegen Schaltflächen zum Formatieren von Text.
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Diaansicht Die Diaansicht zeigt alle Seiten in Miniaturansicht. Sie können sich damit einen guten Eindruck über die Abfolge Ihrer Seiten verschaffen. Bei Bedarf können Sie Seiten durch Ziehen mit der Maus an eine neue Position verschieben oder nicht benötigte Seiten löschen. Außerdem können Sie über die Funktionen in der Objektleiste den Effekt beim Diawechsel anpassen. Die Werkzeugleiste enthält nur drei Schaltflächen, über die Sie einzelne Seiten auswählen, die Ansicht einzelner Seiten vergrößern oder aber die Bildschirmpräsentation starten können.
Notizansicht Wie der Name bereits vermuten lässt, können Sie in der Notizansicht Notizen zu den einzelnen Seiten eingeben und die Seiten dann anschließend ausdrucken. In der Bildschirmpräsentation sind die Notizen nicht sichtbar. In der Werkzeug- und der Objektleiste stehen Ihnen die gleichen Schaltflächen zur Bearbeitung von Objekten zur Verfügung wie in der Zeichnungsansicht.
254
Die Ansichten einer Präsentation
Handzettelansicht Die Handzettelansicht ähnelt der Diaansicht insofern, als die Seiten der Präsentation bei beiden Ansichten in einer Miniaturansicht gezeigt werden. Die Handzettelansicht erfüllt jedoch einen völlig anderen Zweck als die Diaansicht. Mit ihr können Sie mehrere Seiten Ihrer Präsentation auf einer Seite anordnen und als Handzettel ausdrucken. Standardmäßig sind vier Seiten auf einer Druckseite, das Layout können Sie jedoch anpassen. In der Werkzeug- und der Objektleiste stehen Ihnen die gleichen Schaltflächen zur Bearbeitung von Objekten zur Verfügung wie in der Zeichnungsansicht.
Bildschirmpräsentation Über die letzte Schaltfläche namens Bildschirmpräsentation starten starten Sie, wie der Name schon sagt, die Bildschirmpräsentation Ihrer Seiten. Jede Seite wird im Vollbildmodus angezeigt, d. h., der gesamte Bildschirm wird ausgefüllt. Vom Programm selbst, von Windows und von anderen Programmen ist nichts mehr zu sehen, während die Bildschirmpräsentation abläuft. Per Mausklick auf eine beliebige Stelle des Bildschirms gelangen Sie zur nächsten Seite. Über die E-Taste verlassen Sie die Ansicht der Bildschirmpräsentation.
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Navigation in der Präsentation Bei der Präsentation funktioniert die Navigation etwas anders als beim Text- und beim Tabellendokument. Deshalb sollten Sie sich zunächst damit vertraut machen, bevor Sie die einzelnen Seiten bearbeiten.
Die Registerkarten Die Registerkarten für die einzelnen Seiten Ihrer Präsentation sind nur in der Zeichnungsansicht vorhanden. Die einzelnen Seiten aktivieren Sie per Mausklick. Probieren Sie das doch einfach einmal aus.
1
Aktivieren Sie die Zeichnungsansicht.
2
Um eine Seite zu öffnen, klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte.
Standardmäßig werden nur vier bis fünf Registerkarten angezeigt. Um mehr Registerkarten auf einen Blick zu sehen, müssen Sie die Trennlinie zwischen Registerkarten und Bildlaufleiste verschieben.
3
Zeigen Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen Registerkarten und Bildlaufleiste …
4
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Taste nach rechts.
256
Navigation in der Präsentation
5
6
Über die Schaltfläche Nächste Seite blättern Sie eine Seite weiter …
… und über die Schaltfläche Vorherige Seite eine Seite zurück.
Hinweis
In der Statusleiste sehen Sie, auf welcher Seite Sie sich befinden und aus wie vielen Seiten die Präsentation insgesamt besteht.
7
Zur letzten und zur ersten Seite gelangen Sie über die beiden äußeren Pfeilschaltflächen.
Der Navigator Der Navigator ist ein Hilfsmittel zur Navigation, das Ihnen nicht nur in der Zeichnungsansicht, sondern auch in der Notiz- und der Handzettelansicht zur Verfügung steht.
1
Schalten Sie den Navigator über die Schaltfläche Navigator ein/aus ein.
2
Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Seite, um diese zu öffnen.
257
3
Über die Navigationsschaltflächen gelangen Sie zur nächsten, zur vorherigen, zur ersten und zur letzten Seite.
Das ist aber noch längst nicht alles, was der Navigator zu bieten hat. Über den Navigator können Sie Seiten per Drag&Drop, also durch Ziehen mit der Maus, aus einer Präsentation in eine andere kopieren. Mehr hierzu erfahren Sie im Abschnitt Seiten verwalten.
Text bearbeiten Nachdem Sie Ihre Präsentation erstellt haben, geben Sie den Text ein. Bei Bedarf können Sie anschließend die Textformatierung anpassen und Ihre Präsentation mit Grafiken, Diagrammen oder Animationen ausstatten. Haben Sie Ihre Präsentation mit einer Präsentationsvorlage erstellt, enthalten die Seiten bereits Gliederungstext und Form einer Überschrift und von Mustertext für die einzelnen Stichpunkte. Der Mustertext erklärt den Zweck der Seite und bietet Ihnen zusätzlich allgemeine Hinweise dafür, was Sie dem Zuhörer mündlich oder mit Unterstützung weiterer Medien wie Dias, Handzetteln etc. übermitteln sollten. Lesen Sie den Mustertext durch und überschreiben Sie ihn dann. Haben Sie die Präsentation ohne Vorlage erstellt, enthalten die Seiten Platzhalter für Text, die Sie ebenfalls überschreiben müssen. Was ist das?
In einer Präsentation wird zwischen Gliederungstext und Zeichnungstext unterschieden. Der Gliederungstext enthält den eigentlichen Inhalt der Präsentation. Die einzelnen Textelemente können in der Gliederung höher oder tiefer gestuft oder an eine andere Stelle verschoben werden. Der Zeichnungstext ist in grafischen Elementen wie Rechtecken, Ellipsen oder Kreisen enthalten, mit denen Sie Schaubilder, Flussdiagramme und andere Zeichnungen zusammenstellen können.
258
Text bearbeiten
Text eingeben Geben Sie nun in die Präsentation Orchideenpflege, die Sie am Anfang des Kapitels mit der Präsentationsvorlage Schulung erstellt haben, Text ein, indem Sie den Mustertext überschreiben. Löschen Sie außerdem nicht benötigten Mustertext. Die Titelseite ist bereits fertig. Beginnen Sie deshalb mit dem Überblick.
1
Aktivieren Sie die Seite Überblick Ihrer Präsentation.
2
Klicken Sie doppelt auf den Titel, um ihn zu markieren.
Hinweis
Durch einfaches Anklicken platzieren Sie die Einfügemarke in einem Wort auf der Seite, durch Doppelklicken markieren Sie das gesamte Wort und durch dreimaliges Anklicken markieren Sie den gesamten Absatz.
3
Tippen Sie den neuen Titel ein, drücken Sie aber nicht die [-Taste.
4
Markieren Sie nun den ersten Gliederungspunkt, indem Sie dreimal mit der Maus darauf klicken.
5
Geben Sie den ersten Gliederungspunkt »Gießen und Düngen« ein.
Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für die Gliederungspunkte »Lichtbedarf« und »Umtopfen«.
259
Hinweis
Enthält die Seite zu viele Gliederungspunkte mit Mustertext, markieren Sie diese und drücken die _-Taste, um sie zu löschen. Benötigen Sie hingegen weitere Gliederungspunkte, klicken Sie hinter das Ende eines Gliederungspunkts, nach dem Sie den neuen Gliederungspunkt einfügen möchten, und drücken die [-Taste.
6
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Seite, um die Markierung zu entfernen. Hinweis
Wie in Text- und Tabellendokumenten können Sie auch die Rechtschreibung in Ihrer Präsentation überprüfen. Die Rechtschreibprüfung starten Sie über die Taste /.
Die erste Seite ist nun im Prinzip fertig. Ersetzen Sie auf die gleiche Weise den Titel und die Gliederungspunkte auf allen anderen Seiten.
Bei Bedarf können Sie nun noch die Abstände zwischen den Gliederungspunkten anpassen, die Ausrichtung auf der Seite verändern oder die Aufzählungspunkte ausschalten, kurz, die Absatzformatierung anpassen.
Absatzformatierung verändern Vergrößern Sie nun den Abstand zwischen den Gliederungspunkten und schalten Sie die Aufzählungspunkte aus. Die Bearbeitung erfolgt wie bisher in der Zeichnungsansicht.
1
Markieren Sie die Gliederungspunkte, die Sie bearbeiten wollen, durch Ziehen mit der Maus.
260
Text bearbeiten
Hinweis
2
Klicken Sie so oft auf die Schaltfläche Absatzabstand erhöhen, bis der gewünschte Absatzabstand erreicht ist.
Den Absatzabstand können Sie über die Schaltfläche Absatzabstand vermindern jederzeit wieder verringern.
3
Deaktivieren Sie nun die Aufzählungspunkte über die Schaltfläche Aufzählungsliste an/aus.
Hinweis
Wollen Sie die Aufzählungspunkte wieder einschalten, klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche Aufzählungsliste an/aus.
4
Zum Abschluss klicken Sie auf die Schaltfläche Zentriert, um die Gliederungspunkte entsprechend auszurichten.
5
Nun klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Seite, um die Markierung zu entfernen.
261
Unterpunkte einfügen Es gibt Präsentationen, die nur aus Gliederungspunkten der ersten Ebene bestehen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Gliederungspunkte durch Unterpunkte näher zu spezifizieren.
1
Wechseln Sie zur Seite 1. Thema.
2
Markieren Sie den gesamten Mustertext und drücken Sie die _-Taste, um ihn zu löschen.
3
Geben Sie den Text für die Gliederungsstufe 1, »Wie oft muss gegossen werden?«, ein und drücken Sie die [-Taste.
4
Klicken Sie nun in der Objektleiste auf die Schaltfläche Ebene niedriger.
262
5
Geben Sie den Unterpunkt »Sommer« ein und drücken Sie die [-Taste.
Text bearbeiten
6
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene niedriger und geben Sie dann die beiden Absätze »Gießen: 2x/Woche« und »Besprühen: 2x/Woche« ein. Drücken Sie nach jedem Absatz die [-Taste.
7
Klicken Sie nun in der Objektleiste auf die Schaltfläche Ebene höher.
Sie haben Ihren Gliederungspunkt nun durch Unterpunkte der 2. und der 3. Gliederungsebene näher spezifiziert und die gewünschte Gliederungsebene direkt bei der Eingabe festgelegt. Alternativ dazu können Sie Ihren Text auch einfach mit der ersten Gliederungsebene eingeben, ihn anschließend markieren und dann über die Schaltflächen Ebene niedriger und Ebene höher die gewünschte Gliederungsebene zuweisen.
Gliederungspunkte kopieren Wollen Sie Zeit sparen, können Sie Gliederungspunkte und Unterpunkte einfach kopieren und anschließend anpassen. Besonders praktisch daran ist, dass die Gliederungsebene dabei erhalten bleibt.
1
Geben Sie nun den Text »Winter« ein, drücken Sie aber nicht die [-Taste.
2
Markieren Sie nun die Unterpunkte von »Sommer« und drücken Sie die Tastenkombination S + c.
263
3
Klicken Sie hinter den Punkt »Winter« und drücken Sie die [-Taste und danach die Tastenkombination S + v.
4
Markieren Sie jeweils die »2« und ändern Sie diese in eine »1«.
Text verschieben und kopieren Angenommen, Sie stellen fest, dass ein Absatz besser an einer anderen Stelle stehen sollte. Dieses Problem lässt sich mit einem Mausklick beseitigen.
1
Markieren Sie den Absatz inklusive aller Unterpunkte, den Sie verschieben wollen.
2
Klicken Sie nun auf den dem Gliederungspunkt vorangestellten Punkt …
264
Text bearbeiten
3
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste an den Zielort, der durch die schwarze Hilfslinie gekennzeichnet wird.
4
Lassen Sie die linke Maustaste los und drücken Sie die _-Taste, um die Markierung zu entfernen.
Hinweis
Auf die eben beschriebene Weise können Sie Text auch kopieren. Halten Sie jedoch die S-Taste gedrückt, während Sie den Text mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position ziehen.
Text formatieren Wollen Sie Textteile fett, kursiv oder in einer anderen Schriftfarbe hervorheben, stehen Ihnen die gleichen Formatierungsfunktionen zur Verfügung wie bei Textdokumenten. Sie können also die Schriftgröße und Schrift, die Schriftfarbe und den Schriftschnitt (fett und kursiv) verändern und Schrift unterstreichen.
1
Öffnen Sie die Seite, deren Formatierung Sie bearbeiten wollen.
265
2
Markieren Sie den Text, den Sie formatieren wollen.
3
Klicken Sie in der Objektleiste Format auf die gewünschte Formatierung.
Soll hingegen der gesamte Text einer bestimmten Gliederungsebene auf allen Seiten anders aussehen als bisher, können Sie das Format der Gliederungsebene in der Hintergrundansicht bearbeiten. Die Änderungen gelten dann für alle Seiten der Präsentation. Soll beispielsweise der Text der zweiten Gliederungsebene die Schriftfarbe Rot haben, gehen Sie wie folgt vor:
1
Klicken Sie in der linken unteren Ecke auf die Schaltfläche Hintergrundansicht.
2
Wählen Sie in der Hintergrundansicht Zweite Gliederungsebene.
3
In der Objektleiste klicken Sie nun auf die Schaltfläche Schriftfarbe …
4
… und wählen die Schriftfarbe Hellrot.
266
Text bearbeiten
5
Nun aktivieren Sie wieder die Seitenansicht.
Der Text der zweiten Gliederungsebene ist nun auf allen Seiten rot. Auf die gleiche Weise können Sie Gliederungsebenen auch andere Formatierungen, Schriftarten und Schriftgrößen zuweisen.
Die Gliederung betrachten und bearbeiten Einen Gesamtüberblick über den Text Ihrer Präsentation erhalten Sie in der Gliederungsansicht. In dieser Ansicht können Sie den Gliederungstext außerdem bearbeiten, auf andere Seiten kopieren oder verschieben und Text eine andere Gliederungsebene zuweisen.
1
Die Gliederungsansicht aktivieren Sie über die gleichnamige Schaltfläche am rechten oberen Rand des Programmfensters.
2
In der Werkzeugleiste klicken Sie auf die Schaltfläche Erste Ebene, um nur die Seitentitel zu sehen.
267
3
Über die Schaltfläche Alle Ebenen blenden Sie wieder alle Gliederungsebenen ein.
4
Klicken Sie dreimal auf den Titel »Erstes Thema« und geben Sie »Gießen und Düngen« ein.
Sobald Sie wieder in die Zeichnungsansicht wechseln, ist der neue Seitentitel dort zu sehen.
Seiten verwalten Stellen Sie fest, dass Sie weitere Seiten in Ihrer Präsentation benötigen oder dass das Seitenlayout einer Seite ungünstig ist, weil Sie beispielsweise eine Grafik oder ein Diagramm integrieren wollen, können Sie dies leicht ändern. Sie können die Seiten Ihrer Präsentation außerdem umbenennen und löschen.
Seiten umbenennen Ist Ihnen der Titel einer Seite nicht aussagekräftig genug oder wollen Sie ihn aus einem anderen Grund ändern, benennen Sie die Seite einfach um.
1
Wechseln Sie über die Leiste am rechten oberen Fensterrand in die Zeichnungsansicht.
268
Seiten verwalten
2
Aktivieren Sie die Seite, die Sie umbenennen wollen.
3
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte …
5
4
… und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Seite umbenennen.
Geben Sie den neuen Titel »Düngung« ein und drücken Sie die [-Taste.
Hinweis
Ist der neue Seitenname länger als der bisherige, passt sich die Breite der Registerkarte automatisch an.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Seiten, die Sie umbenennen wollen.
Übersichtsseite einfügen Benötigen Sie eine Seite, auf der alle Seitentitel zusammengefasst werden, brauchen Sie nicht aufwändig alle Seitentitel abzutippen. Fügen Sie einfach eine Übersichtsseite ein.
1
Aktivieren Sie die Seite Titel Ihrer Präsentation.
269
2
Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Übersichtsseite.
Die Übersichtsseite wird als letzte Seite Ihrer Präsentation hinzugefügt und enthält alle Seitentitel. Den Titel der Übersichtsseite müssen Sie noch anpassen.
Seiten hinzufügen Stellen Sie fest, dass die bisherigen Seiten nicht ausreichen, oder erstellen Sie Ihre Präsentation ohne Vorlage komplett neu, müssen Sie weitere Seiten in Ihre Präsentation einfügen. Dies ist allerdings nur in der Zeichnungsansicht möglich.
1
Wechseln Sie in die Zeichnungsansicht.
3
2
Aktivieren Sie die Seite, hinter der Sie eine neue Seite einfügen wollen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Seite einfügen.
270
Seiten verwalten
4
Geben Sie den Namen für die Seite ein.
5
Klicken Sie anschließend doppelt auf das gewünschte Seitenlayout.
Die Seite wird nun in die Präsentation eingefügt und Sie können den Text eingeben sowie bei Bedarf eine Grafik oder ein Diagramm einfügen.
Seiten löschen Nicht benötigte Seiten können Sie in der Zeichnungsansicht und auch in der Diaansicht per Mausklick aus Ihrer Präsentation löschen.
1
Aktivieren Sie die Zeichnungsansicht.
2
Wechseln Sie zu der Seite, die Sie löschen wollen.
271
3
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Seite löschen.
4
Bestätigen Sie die Abfrage, indem Sie auf Ja klicken.
Die Seite wird nun aus Ihrer Präsentation entfernt.
Seiten verschieben Seiten lassen sich problemlos innerhalb der Präsentation verschieben. Die passende Ansicht hierfür ist die Diaansicht.
1
Wechseln Sie in die Diaansicht.
2
Klicken Sie auf die Seite, die Sie verschieben wollen, …
3
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Zielposition.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird die Seite an der Stelle eingefügt, an der sich zuvor der schwarze Balken befand.
272
Seiten verwalten
Seitenlayout ändern Angenommen, Sie stellen fest, dass Sie eine Seite mit Grafik oder Diagramm benötigen statt nur mit Text. Dann sollten Sie nicht versuchen, die Seite selbst anzupassen, sondern besser das Seitenlayout entsprechend ändern. Für den Fall, dass Sie aus einer Achtung Seite mit Grafik oder Auch in der Handzettel- und der Notizansicht Diagramm eine reine können Sie ein Seitenlayout ändern. Es hanTextseite machen woldelt sich dabei jedoch um die Anordnung Ihlen, gilt natürlich das rer Seite oder Seiten auf einer Druckseite. Gleiche.
1
Wechseln Sie in die Zeichnungsansicht.
2
Aktivieren Sie die Seite, deren Layout Sie verändern wollen.
3
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Seitenlayout ändern.
4
Wählen Sie nun das gewünschte neue Layout aus und klicken Sie auf OK.
Die Seite wird entsprechend angepasst und Sie können die Grafik oder das Diagramm zur Seite hinzufügen.
273
Hintergrundseite austauschen Hinweis
Den Hintergrund können Sie von jeder Seite der Präsentation aus ändern. Der neue Hintergrund wird dann allen Seiten der Präsentation zugewiesen.
1
Wechseln Sie in die Zeichnungsansicht.
Sind Sie mit dem Hintergrund, den Sie beim Erstellen der Präsentation ausgewählt haben, unzufrieden, können Sie ihn jederzeit austauschen.
2
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Präsentationsleiste ein/aus.
Hinweis
3
In der Symbolleiste Präsentation klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seitenvorlage.
Über die Symbolleiste Präsentation können Sie auch Seiten einfügen, das Seitenlayout ändern, Seiten duplizieren und Seiten erweitern.
4
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hintergrundseite austauschen und klicken Sie dann auf Laden.
5
Öffnen Sie den Bereich Präsentationshintergründe durch Anklicken.
274
Seiten verwalten
6
Wählen Sie nun die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf OK.
Hinweis
Wissen Sie nicht mehr genau, wie die einzelnen Vorlagen aussehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zusätze und aktivieren dann das Kontrollkästchen Vorschau. Die gewählte Vorlage wird in der Vorschau angezeigt.
7
Im Dialogfeld Seitenvorlage brauchen Sie nun nur noch auf OK zu klicken.
Jetzt haben alle Seiten den neuen Hintergrund.
Hinweis
Stellen Sie fest, dass der alte Hintergrund doch besser war, können Sie Ihre Änderung problemlos rückgängig machen, indem Sie die Tasten S + Z drücken.
275
Grafiken und Diagramme einfügen Ihre Präsentation können Sie ganz easy mit Grafiken und Zeichnungsobjekten aufpeppen. Dazu stehen Ihnen in der Objekt- und der Werkzeugleiste die gleichen Funktionen zur Verfügung wie in StarOffice Draw. Die Zeichenfunktionen werden deshalb nun nicht genauer beschrieben.
Grafik in Seitenlayout mit Clipart integrieren Häufig muss Text mit einer Grafik veranschaulicht werden. Das klappt am besten, wenn für die Seite eines der Seitenlayouts mit Clipart (Titel, Clipart, Text oder Titel, Text, Clipart) oder das Seitenlayout Titel, Objekt gewählt wurde. Die Grafik gehört in diesem Fall mit zum Vortrag dazu. Hinweis
Stellen Sie erst nachträglich fest, dass Sie Ihren Text mit einer Grafik veranschaulichen wollen, sollten Sie zunächst das Seitenlayout ändern, bevor Sie die Grafik einbinden. Wählen Sie ein Seitenlayout mit Clipart oder mit Objekt.
1
Aktivieren Sie die Zeichnungsansicht.
3
2
Wechseln Sie zu der Seite, die die Grafik enthalten soll.
Nun klicken Sie doppelt auf den Platzhalter für die Grafik.
276
Grafiken und Diagramme einfügen
4
Wechseln Sie in den Ordner, der die Grafik enthält, …
5
… und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Grafik.
Grafik als Schmuckelement Soll die Grafik lediglich dazu dienen, die Seite zu verschönern oder Text hervorzuheben, benötigen Sie kein Seitenlayout mit Clipart. Die Grafik können Sie aus der Gallery oder aus einem beliebigen Ordner auf Ihrer Festplatte einfügen. Im Beispiel fügen Sie eine Grafik aus der Gallery in Ihre Präsentation ein.
1
Aktivieren Sie die Zeichnungsansicht.
277
2
Öffnen Sie die Seite, in die Sie Ihre Grafik einfügen wollen.
3
Nun klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Gallery.
4
Wählen Sie dann das gewünschte Thema, im Beispiel Problemlösungen.
5
Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Grafik und wählen im Kontextmenü den Befehl Hinzufügen/Kopie.
Hinweis
Um eine beliebige Grafik von Ihrer Festplatte einzufügen, klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Einfügen und wählen dann die Schaltfläche Grafik einfügen. Im gleichnamigen Dialogfeld klicken Sie doppelt auf die gewünschte Grafik und fahren dann mit Schritt 6 der Schrittanleitung fort.
6
Verkleinern Sie die Grafik, indem Sie mit gedrückter HTaste die rechte untere Ecke mit der Maus nach innen ziehen.
278
Grafiken und Diagramme einfügen
7
Klicken Sie dann auf die Grafik und ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position.
8
Schließen Sie die Gallery durch Anklicken der gleichnamigen Schaltfläche.
Diagramme einbinden Für Diagramme, die zur Veranschaulichung des Inhalts einer Präsentation dienen, gilt die gleiche Faustregel wie für Grafiken. Falls die Seite nicht bereits das Seitenlayout Titel, Diagramm, Titel, Text, Diagramm oder Titel, Diagramm, Text aufweist, sollten Sie zunächst das Seitenlayout ändern.
1
Wechseln Sie in die Zeichnungsansicht.
2
Aktivieren Sie die Seite, in die Sie ein Diagramm einfügen wollen.
3
Klicken Sie doppelt auf den Platzhalter für das Diagramm.
279
Es wird nun ein Säulendiagramm mit fiktiven Werten in Ihre Präsentation eingefügt. Sie müssen nun die Diagrammdaten und auch den Diagrammtyp anpassen.
4
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Diagrammdaten.
5
Klicken Sie auf die Zelle A2 mit dem Inhalt Zeile 1.
6
Geben Sie die neue Zeilenbeschriftung ein und drücken Sie anschließend die [-Taste.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle Zeilen- und Spaltenbeschriftungen und für die Werte in der Tabelle. Reichen Ihnen die Zeilen und Spalten nicht aus oder sind zu viele Zeilen oder Spalten vorhanden, können Sie über die Schaltflächen am oberen Rand des Fensters Anpassungen vornehmen.
280
Die Bildschirmpräsentation
7
Sorgen Sie nun dafür, dass Ihr Diagramm auf den neuen Daten basiert, indem Sie auf In Diagramm übernehmen klicken.
8
Klicken Sie doppelt auf die Bezeichnung Haupttitel und tippen Sie den neuen Diagrammtitel ein. Hinweis
Bei Bedarf können Sie nun noch den Diagrammtyp anpassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm klicken, im Kontextmenü den Befehl Diagrammtyp wählen und im gleichnamigen Dialogfeld doppelt auf den gewünschten neuen Diagrammtyp klicken.
Die Bildschirmpräsentation Die Bildschirmpräsentation können Sie jederzeit und aus jeder Ansicht heraus starten, auch wenn Ihre Präsentation noch gar nicht ganz fertig ist. Das sollten Sie auch tun, denn erst in der Bildschirmpräsentation fällt auf, dass eine Seite möglicherweise nicht so glücklich gestaltet ist und angepasst werden muss. Eventuell ist auch der Effekt für die Seitenübergänge unglücklich gewählt und muss verändert werden. Haben Sie sich für eine automatische Präsentation entschieden, ist möglicherweise die Präsentationsdauer der einzelnen Seiten zu lang oder zu kurz. Wie Sie alle diese Parameter ändern, erfahren Sie im Folgenden.
281
Die Bildschirmpräsentation starten Die Bildschirmpräsentation lässt sich ganz einfach starten und beenden. Ein Mausklick genügt.
Hinweis
1
Klicken Sie am rechten oberen Fensterrand auf die Schaltfläche Bildschirmpräsentation starten.
Bei der automatischen Bildschirmpräsentation laufen die Seiten nun bis zur letzten Seite durch, ohne dass Sie sich weiter darum kümmern müssen.
2
Klicken Sie nun auf eine beliebige Stelle am Bildschirm, um die nächste Seite zu öffnen.
Wiederholen Sie Schritt 2, bis Sie darauf hingewiesen werden, dass die Präsentation nun beendet ist, oder drücken Sie die E-Taste, um die Präsentation bei einer beliebigen Seite zu stoppen.
Übergänge und Wechsel anpassen Prinzipiell haben Sie die Möglichkeit, für jede Seite einen anderen Übergang und Wechsel zu wählen. Sie können die Einstellung aber auch für mehrere Seiten anpassen, wenn Sie diese vorher markieren.
1
Wechseln Sie in die Diaansicht.
282
Die Bildschirmpräsentation
Hinweis
Enthält Ihre Präsentation sehr viele Seiten, müssen Sie eventuell die Anzahl der Dias pro Zeile anpassen, um alle Seiten auf einmal sehen zu können. Erhöhen Sie dazu den Wert im Feld Dias pro Reihe, das Sie in der Objektleiste finden.
2
Markieren Sie alle Seiten, für die Sie den gleichen Effekt und Wechsel wählen wollen, indem Sie mit gedrückter H-Taste darauf klicken.
3
Klicken Sie in der Objektleiste auf das Feld Effekt und wählen Sie den gewünschten Effekt aus der Liste aus.
4
Verändern Sie bei Bedarf im Feld Geschwindigkeit das Tempo, mit dem der Effekt ausgeführt wird.
283
5
Um vom manuellen auf den automatischen Wechsel umzusteigen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Listenfeld Wechsel.
6
Beim automatischen Wechsel müssen Sie nun noch eine Zeit in Sekunden angeben, nach der der Wechsel erfolgen soll.
Bildschirmpräsentations-Einstellungen Wollen Sie Ihre Bildschirmpräsentation erst ab einer bestimmten Seite starten oder soll der Mauszeiger als Stift angezeigt werden, müssen Sie die Optionen anpassen.
1
Wählen Sie im Menü Bildschirmpräsentation die Option Bildschirmpräsentationseinstellungen.
2
Um die Präsentation ab einer bestimmten Seite zu starten, aktivieren Sie die Option Ab Dia und wählen dann die gewünschte Seite.
284
Die Bildschirmpräsentation
3
Wählen Sie die Option Auto, um von der manuellen zur automatischen Bildschirmpräsentation zu wechseln.
4
Aktivieren und deaktivieren Sie die gewünschten Optionen.
5
Klicken Sie schließlich auf OK.
Die Präsentation drucken Wollen Sie Ihre Präsentation auf Folie oder Papier drucken, brauchen Sie nichts Spezielles zu beachten.
1
Legen Sie einfach das gewünschte Papier oder die Folie in den Drucker ein.
2
Starten Sie den Ausdruck über die Schaltfläche Datei direkt drucken.
285
Kleine Erfolgskontrolle Ab jetzt sind Vorträge und Präsentationen kein Problem mehr für Sie, denn Sie können nun professionelle Bildschirmpräsentationen erstellen und bei Bedarf auf Folie ausdrucken. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Erstellen Sie eine neue Präsentation aus der Vorlage Ideenaustausch mit der Originalseitenvorlage ohne Effekt und als Standardpräsentation. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Präsentationen erstellen in diesem Kapitel.) ■ Betrachten Sie Ihre Präsentation in den verschiedenen Ansichten. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Die Ansichten einer Präsentation in diesem Kapitel.) ■ Wechseln Sie zur letzten Seite, aktivieren Sie den Navigator und wandern Sie über diesen zurück bis zur ersten Seite. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Navigation in der Präsentation in diesem Kapitel.) ■ Geben Sie auf der Seite Titel einen Titel ein. Fügen Sie dann auf der Seite Ziele des Brainstormings zum ersten Gliederungspunkt Unterpunkte der zweiten Gliederungsebene hinzu. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Text bearbeiten in diesem Kapitel.) ■ Fügen Sie am Ende der Präsentation eine neue Seite ein und wählen Sie das Layout Titel, Text, Clipart. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Seiten verwalten in diesem Kapitel.) ■ Ersetzen Sie den Platzhalter der Grafik durch die Grafik Wasserlinien.jpg aus dem Unterordner \Eigene Bilder\Beispielbilder des Ordners Eigene Dateien. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Grafiken und Diagramme einfügen in diesem Kapitel.)
286
Kleine Erfolgskontrolle
■ Wählen Sie für die Bildschirmpräsentation den Effekt Überblenden von links oben und starten Sie die Bildschirmpräsentation. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Die Bildschirmpräsentation in diesem Kapitel.) Im nächsten Kapitel erfahren Sie, wie Sie Zeichnungen mit StarOffice erstellen.
287
Kapitel 8
Zeichnen mit Draw
Mit StarOffice Draw können Sie sowohl einfache als auch anspruchsvolle Grafiken und Zeichnungen erstellen. Für Schaubilder und Flussdiagramme stehen Ihnen zahlreiche Pfeilarten, Verbindungselemente und Formen zur Verfügung. Und Textelemente lassen sich problemlos per Mausklick integrieren. Aus einem einfachen Quadrat machen Sie per Mausklick einen Würfel und aus schnödem Text eine kühn geschwungene Textlinie. Die Urkunde für das nächste Vereinsfest, die Partyeinladung oder die peppige CD-Hülle ist so im Nu gestaltet.
Ihr Erfolgsbarometer
Das können Sie schon: Eine Einladung schreiben
44
Dokumente formatieren
88
Texterstellung nach allen Regeln der Kunst
120
Grundlagen der Tabellenkalkulation
168
Mit Formeln und Diagrammen arbeiten
212
Präsentationen erstellen
241
Grafiken und Diagramme einfügen
276
Das lernen Sie neu: Einführung in StarOffice Draw
290
Einfache Objekte zeichnen
298
Objekte bearbeiten
309
Textelemente einfügen
319
289
Einführung in StarOffice Draw Zeichnungen erstellen Sie in StarOffice mit StarOffice Draw. Dabei handelt es sich um ein so genanntes Vektorgrafik- oder Zeichenprogramm. Die Objekte bestehen aus Linien und nicht wie bei Bitmap- oder Pixelgrafiken aus einzelnen Bildpunkten. Das hat den Vorteil, dass Objekte problemlos und ohne größeren Aufwand verändert, verschoben, vergrößert oder verkleinert, an anderen Objekten ausgerichtet, gruppiert und überlagert werden können. Auch mit Text können Sie allerhand anstellen, wie z. B. ihn in geschwungenen Linien oder rund verlaufen lassen. Die Gestaltungsmöglichkeiten, die das Programm vorgibt, sind nahezu unbegrenzt. Jetzt müssen Sie sie nur noch zu nutzen wissen.
Eine Zeichnung erstellen
1
Öffnen Sie das Startmenü von Windows und klicken Sie auf Alle Programme.
2
Zeigen Sie nun auf StarOffice 7 und klicken Sie schließlich auf Zeichnung. Hinweis
Bei Windows XP finden Sie den Eintrag Zeichnung auch direkt im Startmenü vor, nachdem Sie das Programm zum ersten Mal aufgerufen haben.
Das Programmfenster StarOffice Draw wird gestartet und es öffnet sich ein leeres Zeichenblatt. Machen Sie sich zunächst mit den Elementen vertraut.
290
Einführung in StarOffice Draw
Titelleiste
Menüleiste
Funktionsleiste
Objektleiste
Lineale
Werkzeugleiste
Registerkarten für Seiten
Zeichenblatt
Statusleiste
Das Speichern, Drucken und Öffnen von Dokumenten funktioniert genauso wie bei anderen StarOffice-Programmen. Hierfür stehen Ihnen in der Funktionsleiste die Schaltflächen Neu, Öffnen, Speichern und Datei direkt drucken zur Verfügung. Die Lineale und die Werkzeug- und Objektleiste sind jedoch für StarOffice Draw und für StarOffice Impress in der Zeichnungsansicht spezifisch. Die folgende Beschreibung der Komponenten gilt also auch für StarOffice Impress, sofern Sie Zeichnungsobjekte in Ihre Präsentation aufnehmen möchten.
Die Lineale Standardmäßig werden ein horizontales und ein vertikales Lineal angezeigt. Die Maßeinheit ist Zentimeter. Sie können die Maßeinheit jedoch auch in Millimeter umstellen.
291
In den Linealen wird der Bereich, in dem sich die Seite befindet, weiß angezeigt, der Rest grau. Außerdem wird die aktuelle Position des Mauszeigers durch schwarze Linien gekennzeichnet. Dadurch lassen sich Objekte problemlos an einer ganz bestimmten Stelle auf der Seite positionieren. Wie Sie sehen, liegt der Nullpunkt des Lineals in der linken oberen Ecke des Zeichenblatts. Auskunft über die genaue Position des Mauszeigers gibt auch die Statusleiste. Links sehen Sie die horizontale Position und rechts die vertikale Position, gemessen vom Linealnullpunkt.
Raster ein- und ausblenden Als Hilfsmittel, um Objekte genau zu positionieren und die gewünschte Form zu erhalten, kann auch das Raster dienen. Es handelt sich dabei um ein Gitternetz aus kleinen grauen Punkten, das der Seite hinterlegt wird. Im Ausdruck ist das Raster nicht zu sehen.
1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite …
2
… und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Raster/Raster sichtbar.
Das Raster wird nun eingeschaltet und Sie können es nutzen, um Ihre Objekte exakt auszurichten. Um das Raster wieder auszuschalten, wiederholen Sie die obige Schrittfolge.
292
Einführung in StarOffice Draw
Hilfslinien Um Objekte an einer bestimmten Stelle zu positionieren oder um mehrere Objekte auszurichten, sind Hilfslinien ganz nützlich. Diese ziehen Sie einfach aus dem Lineal auf Ihre Seite. Werden sie nicht mehr benötigt, entfernen Sie sie einfach wieder. Im Ausdruck erscheinen die Hilfslinien nicht.
1
Klicken Sie auf den unteren Rand des horizontalen Lineals …
2
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste auf die Seite bis zur gewünschten Zielposition, wo Sie die linke Maustaste dann loslassen.
3
Klicken Sie nun auf den inneren Rand des vertikalen Lineals …
4
… und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste auf die Seite bis zur gewünschten Zielposition.
293
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Hilfslinien, die Sie in die Seite einfügen wollen. Sie können sich auf diese Weise ein zusätzliches Raster für die exakte Objektpositionierung einrichten. Hinweis
Um eine Hilfslinie zu entfernen, klicken Sie mit der Maus darauf und ziehen sie ins Lineal zurück. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, ist die Hilfslinie verschwunden. Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die zu entfernende Hilfslinie klicken und im Kontextmenü den Eintrag Fanglinie löschen wählen.
Das Zoom Mit dem Zoom können Sie Bildausschnitte vergrößern und verkleinern. Dies ist sehr nützlich, um Objekte exakt zeichnen zu können oder um Objekte näher zu betrachten. Standardmäßig ist der Zoom auf die Ansicht Ganze Seite eingestellt.
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Zoom …
3
2
… und wählen Sie in der Abreißleiste die Schaltfläche Größer.
Nun klicken Sie mit dem Lupen-Mauszeiger auf die Stelle, die Sie vergrößern wollen.
294
Einführung in StarOffice Draw
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis der gewünschte Maßstab erreicht ist. Den aktuellen Maßstab in Prozent können Sie der Statusleiste entnehmen.
4
Um die Ansicht wieder zu verkleinern, klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom und dann auf Kleiner.
Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt 4, um den Maßstab weiter zu verkleinern. Neben der Vergrößerungs- und der Verkleinerungslupe stehen Ihnen über die Abreißleiste Zoom folgende Funktionen zur Verfügung:
Zoom 100 %
Zeigt die Seite mit dem Maßstab 100 %. 1 Zentimeter auf dem Bildschirm entspricht in dieser Darstellung ungefähr einem Zentimeter auf dem Papier.
Vorherige Darstellung/ Wechselt zum vorherigen oder zum nächsten Maßstab, sofern der Maßstab Nächste Darstellung bereits einmal verändert wurde. Ganze Seite
In dieser Ansicht wird die gesamte Seite angezeigt.
Seitenbreite
Es ist nicht die vollständige Seite, sondern die gesamte Seitenbreite zu sehen.
Optimal
Alle Objekte der Seite sind in maximaler Größe zu sehen.
295
Verschieben
Mit dieser Funktion können Sie die Seite innerhalb des Programmfensters verschieben.
Objektzoom
Durch Anklicken einzelner Objekte können Sie deren Ansicht vergrößern.
Seitenformat ändern Bevor Sie eine Zeichnung anfertigen, sollten Sie die benötigte Seitenausrichtung wählen. Denn wenn Sie ein quer liegendes Objekt zeichnen, eignet sich das Querformat besser als das Hochformat. Das Gleiche gilt, wenn Sie eine Grußkarte, einen Briefumschlag oder eine kleinformatige Broschüre gestalten. Wählen Sie zuvor das passende Papierformat, damit es hinterher weniger Probleme gibt.
1
Öffnen Sie das Menü Format …
2
… und wählen Sie den Befehl Seite.
3
Wählen Sie bei Bedarf im Feld Format ein neues Papierformat aus.
296
4
Aktivieren Sie das Querformat.
Einführung in StarOffice Draw
5
Passen Sie bei Bedarf die Seitenränder an.
Wollen Sie auf Spezialpapier drucken, das in einem anderen Papierschacht liegt oder das Sie manuell zuführen, müssen Sie die Papierzufuhr umstellen.
6
7
Wählen Sie die gewünschte Papierzufuhr.
Übernehmen Sie die Einstellungen durch Anklicken von OK.
Zeichnung mit mehreren Seiten Soll Ihre Zeichnung aus mehreren Seiten bestehen, fügen Sie weitere Seiten hinzu.
1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte der Seite.
2
Wählen Sie den Befehl Seite einfügen.
297
Die neue Seite wird hinter der aktuellen Seite eingefügt. Bei Bedarf können Sie die Seiten nun umbenennen. Gehen Sie dazu wie bei den Registerkarten von Tabellen oder den Seiten in der Präsentation vor.
Einfache Objekte zeichnen Nachdem Sie eine neue Zeichnung erstellt und damit StarOffice Draw gestartet haben, können Sie direkt mit dem Zeichnen loslegen. Über die Abreißleisten in der Werkzeugleiste stehen verschiedene Grundformen zur Verfügung, die Sie direkt und ohne viel Mühe verwenden können.
Das Grundprinzip Das Grundprinzip beim Zeichnen ist immer gleich und soll nun am Rechteck veranschaulicht werden. Die Vorgehensweise wird häufig auch als Aufziehen eines Objekts bezeichnet.
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Rechteck …
3
Nun klicken Sie auf den Startpunkt des Rechtecks …
298
2
… und wählen Sie die Schaltfläche Rechteck, ungefüllt.
4
… und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste auf.
Einfache Objekte zeichnen
5
Lassen Sie die linke Maustaste los, sobald das Rechteck die gewünschte Form hat.
Das Rechteck befindet sich nun auf der Seite und ist markiert, was Sie an den kleinen grünen Quadraten erkennen können. Solange das Rechteck markiert ist, können Sie es bearbeiten. Sie können beispielsweise die Linienfarbe, den Linienstil, die Linienstärke und die Füllung verändern. Mehr hierzu erfahren Sie im Lernschritt Objekte bearbeiten in diesem Kapitel. Speichern Sie Ihr Dokument.
Hinweis
Die Markierung verschwindet automatisch, sobald Sie das nächste Objekt zeichnen. Sie können aber auch die E-Taste drücken, um die Markierung zu entfernen.
Linieneigenschaften verändern Egal, ob Sie nur eine einfache Linie, ein ungefülltes Rechteck oder eine gefüllte Ellipse zeichnen wollen: Sie haben immer die Möglichkeit, die Linieneigenschaften, d. h. den Linienstil, die Linienfarbe, die Linienbreite und die Linienenden der Linie oder Umrisslinie anzupassen. Zeichnen Sie nun eine fein gestrichelte, 3 mm breite rote Linie.
1
Aktivieren Sie die Schaltfläche Linien und Pfeile.
299
Hinweis
Ist auf der Schaltfläche kein diagonaler Strich zu sehen, müssen Sie das Linienwerkzeug erst aus der Abreißleiste wählen. Klicken Sie dazu einmal lang auf die Schaltfläche Linien und Pfeile und wählen Sie anschließend die Schaltfläche Linie.
3
2
Wählen Sie in der Objektleiste im Feld Linienstil den Eintrag Fein gestrichelt.
4
Im Feld Linienfarbe der Objektleiste wählen Sie nun die Farbe Rot.
5
Dann klicken Sie auf den Startpunkt der Linie …
300
Markieren Sie den Wert im Feld Linienbreite durch einen Doppelklick mit der Maus und geben Sie den neuen Wert »0,03« ein.
Einfache Objekte zeichnen
6
… und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste bis zum gewünschten Endpunkt.
Hinweis
Um eine gerade waagerechte, senkrechte oder im 45˚-Winkel verlaufende Linie zu zeichnen, halten Sie die H-Taste gedrückt, während Sie die Linie aufziehen.
7
Um die Linie genauer zu betrachten, klicken Sie nun auf die Schaltfläche Zoom und wählen die Funktion Größer.
8
Klicken Sie mit der Lupe auf die Linie.
Pfeile zeichnen Benötigen Sie keine Linie, sondern einen Pfeil, müssen Sie die Einstellungen für die Linienenden anpassen. Das können Sie tun, bevor Sie die Linie zeichnen oder hinterher. Machen Sie nun zur Übung aus Ihrer gestrichelten roten Linie einen Doppelpfeil.
1
Klicken Sie in der Objektleiste auf die Schaltfläche Linienendstil.
301
3
Öffnen Sie noch einmal das Menü Linienstil.
2
Wählen Sie in der linken Hälfte das linke Linienende.
4
Wählen Sie dann das rechte Linienende.
Selbstverständlich können Sie auch einen der Pfeile benutzen, die Ihnen über die Abreißleiste Linien und Pfeile zur Verfügung stehen.
1
Klicken Sie dazu einmal lang auf die Schaltfläche Linien und Pfeile.
3
2
Wählen Sie den gewünschten Pfeiltyp …
… und zeichnen Sie den Pfeil wie eine Linie ein.
302
Einfache Objekte zeichnen
Gefüllte Objekte erstellen Gefüllte Objekte wie gefüllte Rechtecke, Quadrate, Ellipsen oder Kreise werden nach dem gleichen Grundprinzip erzeugt wie ungefüllte. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zuvor die gewünschte Füllfarbe, das Füllmuster sowie die Linieneigenschaften zu wählen. Erstellen Sie nun eine gelbe Ellipse mit einer roten, 2 mm dicken Umrisslinie und einem Schatten.
1
Hinweis
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Ellipse und wählen Sie dann die Schaltfläche Ellipse.
Ist auf der Schaltfläche bereits eine gefüllte Ellipse zu sehen, brauchen Sie die Schaltfläche nur anzuklicken.
In der Objektleiste sehen Sie neben den Feldern für die Linieneigenschaften Felder und Schaltflächen, über die Sie die Füllfarbe, das Füllmuster und Schatteneffekte erzeugen können.
2
Behalten Sie im linken Feld Flächenstil/-füllung die Option Farbe bei.
Hinweis
3
Wählen Sie im rechten Feld Flächenstil/füllung die Füllfarbe Gelb aus.
Ist die gewünschte Füllfarbe nicht direkt sichtbar, ziehen Sie die Bildlaufleiste des Listenfelds nach unten oder oben, um weitere verfügbare Farben zu sehen.
303
4
Wählen Sie im Feld Linienbreite den Wert 0,02cm und im Feld Linienfarbe den Wert Rot.
5
Zum Abschluss aktivieren Sie noch die Schaltfläche Schatten.
6
Klicken Sie jetzt auf den Startpunkt der Ellipse …
7
… und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste auf.
8
Drücken Sie die E-Taste, um die Markierung zu entfernen.
Ihre gelbe Ellipse mit rotem Rand und Schatten ist nun fertig.
Kreisausschnitte und Bögen Zu den Ellipsenwerkzeugen gehören der Kreisausschnitt und der Bogen. Das Grundprinzip ist dabei etwas anders als bei Linien, Rechtecken und Quadraten oder Ellipsen und Kreisen. Bogen und Kreisausschnitte werden jedoch auf die gleiche Weise erstellt. Bei Bogen entfällt anschließend nur die Füllung.
304
Einfache Objekte zeichnen
Erstellen Sie nun als Beispiel einen gefüllten Halbkreis.
1
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Ellipse …
2
… und wählen Sie die Schaltfläche Kreissektor.
3
Anschließend klicken Sie auf den Startpunkt des Kreises …
4
… ziehen zunächst einen Kreis in der gewünschten Größe mit gedrückter linker Maustaste auf.
5
Nun markieren Sie die Stelle, an der der Kreisausschnitt beginnen soll, indem Sie die Umrisslinie anklicken.
6
Dann bewegen Sie die Maus im Uhrzeigersinn, bis der gewünschte Kreisausschnitt vorhanden ist.
Hinweis
Wenn Sie die Maus im Uhrzeigersinn bewegen, entfernen Sie den entsprechenden Teil der Umrisslinie; bewegen Sie die Maus entgegen dem Uhrzeigersinn, fügen Sie den entsprechenden Teil der Umrisslinie hinzu.
305
7
Klicken Sie auf die Stelle, an der der Kreisausschnitt enden soll.
Der gewünschte Kreisausschnitt ist nun fertig und Sie können ihn bei Bedarf weiterbearbeiten. Im Lernschritt Objekte bearbeiten werden Sie ihn drehen und spiegeln und die Füllfarbe anpassen.
Kurven zeichnen Benötigen Sie für eine geschwungene Linie oder andere Kurven, müssen Sie das Werkzeug Kurve (Kurzform für Bézierkurve) einsetzen. Die Kurve wird wie der offene Kreis etwas anders erstellt als Rechtecke und Ellipsen. Kurven bestehen immer mindestens aus drei Knotenpunkten: einem Startpunkt, einem Knoten- oder Wendepunkt und einem Endpunkt. Erstellen Sie nun als Beispiel ein Rechteck mit einer abgerundeten Ecke. Was ist das?
Ein Knotenpunkt ist ein Punkt, bei dem die Umrisslinie des Objekts die Richtung wechselt, also beim Quadrat die Ecken und bei der Kurve die Wendepunkte.
1
Zeichnen Sie Hilfslinien ein, um Start- und Endpunkt und auch weitere benötigte Punkte exakt positionieren zu können.
306
Einfache Objekte zeichnen
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Kurve und dann kurz auf die Schaltfläche Kurve.
3
Klicken Sie auf den Startpunkt der Kurve, ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste bis zum Wendepunkt und lassen Sie die linke Maustaste los.
4
Klicken Sie dann auf den Endpunkt der Kurve.
5
Setzen Sie die Kurve bei Bedarf fort, indem Sie die Maus in Richtung des Linienverlaufs bewegen.
307
6
Klicken Sie mit gedrückter A-Taste doppelt auf den Endpunkt. Hinweis
Um eine offene Kurve zu erzeugen, klicken Sie doppelt auf den Endpunkt, ohne dabei die A-Taste zu drücken.
Der Endpunkt wird nun mit dem Anfangspunkt verbunden. Haben Sie das Werkzeug Kurve gewählt, sehen Sie nur den Umriss der Kurve. Andernfalls wird die Kurve mit der gewählten Füllfarbe gefüllt.
Polygone sind Objekte mit mehreren Ecken und werden ganz ähnlich wie Kurven erstellt. Quadrate und Rechtecke sind zwar auch Polygone, für sie bietet StarOffice jedoch vordefinierte Formen. Alle anderen Polygone wie das Dreieck oder den Stern müssen Sie selbst erzeugen. Anders als bei der Kurve klicken Sie jedoch nur auf den Startpunkt und dann auf jeden weiteren Knotenpunkt des Objekts. Um Diagonallinien zu erhalten, drücken Sie die S-Taste, während Sie den Knotenpunkt wählen. Wollen Sie die Form als offene Form beenden, klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste. Um den letzten Knotenpunkt mit dem Startpunkt zu verbinden und die Form dabei zu schließen, drücken Sie beim Doppelklicken die A-Taste.
3D-Objekte erstellen 3D-Objekte wie Kugeln, Zylinder oder Pyramiden sehen ziemlich kompliziert aus. Wenn Sie sie selbst zusammensetzen müssten, wäre das auch nicht ganz einfach. Glücklicherweise stellt StarOffice Ihnen bereits einige fertige Formen zur Verfügung. Erstellen Sie nun einen Kegel.
308
Objekte bearbeiten
1
Wählen Sie in der Objektleiste die gewünschte Füllfarbe.
Hinweis
Bei dreidimensionalen Objekten wird die Dimension der Tiefe beim Aufziehen durch einen Quader symbolisiert.
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche 3DObjekte und wählen Sie die Schaltfläche Kegel.
3
Klicken Sie auf den Startpunkt und ziehen Sie das Objekt mit gedrückter linker Maustaste auf.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, ist der Kegel fertig. Sie können ihn bei Bedarf an eine andere Stelle verschieben oder mit anderen Objekten kombinieren.
Objekte bearbeiten Sie haben bereits einige Objekte erstellt und sind mit dem Zeichnen von einfachen Objekten bestens vertraut. In diesem Lernschritt erfahren Sie, wie Sie Ihre Objekte markieren, um sie bearbeiten zu können, wie Sie Objekte löschen, drehen, spiegeln und duplizieren und wie Sie die Füllfarbe und das Füllmuster anpassen. Zum Abschluss verändern Sie die Form eines Dreiecks, indem Sie dessen Punkte bearbeiten.
309
Objekte markieren Um Objekte bearbeiten zu können, müssen Sie sie markieren.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl.
2
Anschließend klicken Sie auf das Objekt, das Sie markieren wollen.
3
Um mehrere Objekte zu markieren, klicken Sie links neben das erste Objekt …
4
… und ziehen die Maus nach rechts unten.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, sind alle Objekte innerhalb des gestrichelten Rahmens markiert. Hinweis
Um mehrere nicht nebeneinander liegende Objekte zu markieren, klicken Sie sie mit gedrückter S-Taste an. Um alle Objekte einer Seite zu markieren, drücken Sie die Tasten S + a.
310
Nachdem Sie ein Objekt markiert haben, können Sie es löschen, indem Sie die _Taste drücken.
Objekte bearbeiten
Objekte duplizieren In der Regel ist es sinnvoll, Objekte, die Sie in einer Zeichnung mehrfach benötigen, zu duplizieren statt jedes Mal neu zu zeichnen. Das erspart Ihnen nicht nur Arbeit, sondern Sie können auch sicherstellen, dass die Objekte identisch sind.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl.
2
Markieren Sie das Objekt, das Sie duplizieren wollen.
3
Drücken Sie die Tasten S + c, um das Objekt zu kopieren, und anschließend die Tasten S + v, um das kopierte Objekt einzufügen.
Achtung
Alle duplizierten Objekte werden über das Ursprungsobjekt gelegt und sind somit nicht zu sehen.
Soll das Objekt dreimal dupliziert werden, drücken Sie dreimal die Tasten S + v.
4
Klicken Sie nun auf das duplizierte Objekt und ziehen Sie es an die gewünschte Zielposition.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, sehen Sie beide Objekte. Wiederholen Sie Schritt 4 für alle weiteren duplizierten Objekte.
311
Die Objektgröße verändern Objekte können Sie nicht nur duplizieren, Sie können auch die Größe anpassen.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl und markieren Sie das Objekt, dessen Größe Sie verändern wollen.
2
Wollen Sie das Objekt insgesamt verkleinern, klicken Sie auf eine der Ecken und ziehen die Maus mit gedrückter linker Maustaste nach innen.
Achtung
Sollen die Proportionen bei der Größenänderung erhalten bleiben, ziehen Sie die Maus mit gedrückter H-Taste nach innen.
Die neue Größe wird mit einer gestrichelten roten Linie gekennzeichnet. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, nimmt das Objekt die gewünschte Form an.
3
Um ein Objekt zu vergrößern, ziehen Sie eine Ecke mit gedrückter linker Maustaste nach außen.
Die Hilfslinie, die die neue Größe anzeigt, wächst beim Ziehen sozusagen über das ursprüngliche Objekt hinaus.
312
Objekte bearbeiten
4
Wollen Sie ein Objekt schmaler oder breiter machen, ziehen Sie den passenden Punkt nach innen oder außen.
Objekte rotieren Objekte lassen sich ganz leicht rotieren, d. h. um den Mittelpunkt drehen. Dies kann oft sehr nützlich sein, um Objekte in die gewünschte Lage zu bringen.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl und markieren Sie das Objekt, das Sie rotieren wollen.
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Effekte.
Weist die Schaltfläche bei Ihnen ein anderes Symbol auf, klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche und wählen in der Abreißleiste die Schaltfläche Drehen.
3
Klicken Sie nun auf eine der Objektecken …
4
… und bewegen Sie die Maus in die gewünschte Drehrichtung.
313
Objekte spiegeln Auch das Spiegeln von Objekten sollten Sie beherrschen, denn es kommt bei der Erstellung von Zeichnungen recht häufig zum Einsatz. Duplizieren Sie das Objekt, bevor Sie es spiegeln, haben Sie hinterher zwei Hälften, die Sie nur noch zusammenzusetzen brauchen.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl und markieren Sie das Objekt, das Sie spiegeln wollen.
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Effekte und wählen Sie in der Abreißleiste die Schaltfläche Spiegeln.
3
Wählen Sie einen Knotenpunkt und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste auf die andere Seite der roten Spiegelachse.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird das Objekt gespiegelt angezeigt. Hinweis
Die Spiegelachse können Sie bei Bedarf durch Ziehen mit der Maus verschieben; Sie können sogar ihre Ausrichtung verändern, um ein Objekt horizontal statt vertikal zu spiegeln.
314
Objekte bearbeiten
Objekte verschieben Erfahren Sie nun, wie Sie ein Objekt an eine gewünschte Zielposition verschieben.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl und markieren Sie das Objekt, das Sie verschieben wollen.
2
Klicken Sie nun mitten auf das Objekt und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an die Zielposition.
Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, wird das Objekt an die neue Position verschoben. Drücken Sie die E-Taste, um die Markierung zu entfernen. Achtung
Achten Sie darauf, dass der Mauzeiger die Form eines gekreuzten Doppelpfeils haben muss. Ist das nicht der Fall, haben Sie auf die falsche Stelle geklickt, und beim Ziehen verändert sich versehentlich die Objektgröße.
Farbe und Füllstil anpassen Stellen Sie nachträglich fest, dass Ihnen die Farbe oder der Füllstil nicht zusagt, können Sie dies jederzeit ändern.
1
Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Auswahl …
315
3
2
… und markieren Sie das Objekt (oder die Objekte), dessen Farbeinstellung Sie anpassen wollen.
Wählen Sie in der Objektleiste die Schaltfläche Fläche.
4
Wählen Sie die gewünschte Fülloption und anschließend die gewünschte Füllung.
5
Klicken Sie auf OK.
Hinweis
Neben der schlichten Füllfarbe stehen Ihnen auch noch verschiedene Schraffuren, Farbverläufe und Bitmaps, also Grafiken, zur Verfügung. Aktivieren Sie im Dialogfeld Fläche die entsprechende und klicken Sie auf die einzelnen Einträge, können Sie die Füllart auf der rechten Seite des Dialogfelds in der Vorschau betrachten.
316
Objekte bearbeiten
Objekte ausrichten Um ein komplexes Objekt zu erzeugen, das sich aus mehreren einfachen Objekten zusammensetzt, müssen Sie die einzelnen Objekte korrekt ausrichten.
1
2
Markieren Sie die Objekte, die Sie ausrichten wollen.
Klicken Sie einmal lang auf die Schaltfläche Ausrichten und wählen Sie die gewünschte Ausrichtung.
Hinweis
Die Linie im Schaltflächensymbol zeigt Ihnen, wo die Objekte ausgerichtet werden, und auch der Tipp gibt die Ausrichtung an.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, werden die Objekte an der gewünschten Linie ausgerichtet.
Objekte anordnen Verdeckt ein Objekt ein anderes Objekt, können Sie das hintere Objekt nach vorn oder das vordere Objekt nach hinten versetzen.
1
Markieren Sie das Objekt, das Sie ganz nach vorn verschieben wollen.
2
Klicken Sie in der Werkzeugleiste einmal lang auf die Schaltfläche Anordnen und wählen Sie dann die Schaltfläche Ganz nach vorn.
317
Das Objekt wird nun nach vorn versetzt. In gleicher Weise können Sie markierte Objekte auch nach hinten versetzen.
1
Markieren Sie das Objekt, das Sie nach hinten versetzen wollen, …
2
… und wählen Sie in der Abreißleiste Anordnung die Schaltfläche Ganz nach hinten.
Das markierte Objekt wird an die gewünschte Position verschoben. Wiederholen Sie den Vorgang mit allen weiteren Objekten, die Sie anders anordnen wollen. Überlagern sich mehrere Objekte, können Sie ein markiertes Objekt über die entsprechenden Schaltflächen in der Abreißleiste Anordnung auch weiter nach vorn oder nach hinten verschieben.
Objekte gruppieren Ist das komplexe Objekt fertig, kombinieren Sie alle einfachen Objekte, aus denen es besteht, damit Sie beispielsweise das Objekt insgesamt an eine neue Position verschieben können, ohne dabei jedes Einzelteil bewegen zu müssen.
318
Textelemente einfügen
1
Markieren Sie alle Objekte, die Sie zu einem komplexen Objekt kombinieren wollen.
2
Öffnen Sie das Menü Ändern und wählen Sie den Befehl Gruppieren.
Hinweis
Um das gruppierte Objekt wieder in seine Einzelteile zu zerlegen, markieren Sie das Objekt und wählen im Menü Ändern den Befehl Gruppierung aufheben.
Sie können das gruppierte Objekt nun wie ein einfaches Objekt behandeln und innerhalb der Seite verschieben, aber auch duplizieren oder spiegeln und rotieren.
Textelemente einfügen In Zeichnungen dürfen natürlich auch Textelemente nicht fehlen. Während Sie jedes Objekt beschriften können, indem Sie darauf doppelklicken und den gewünschten Text eingeben, zeichnen Sie Textelemente wie andere Objekte ein.
Textelemente erstellen Bei einfachen Textelementen handelt es sich um ganz normalen Text in einer beliebigen Schriftart, Schriftfarbe und Schriftgröße. Dieser Text kann außerdem wie im Textdokument oder der Präsentation linksbündig, rechtsbündig oder zentriert ausgerichtet und als Aufzählung formatiert werden.
319
1
Wählen Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Text.
2
Ziehen Sie auf der Seite einen Kasten für den Text auf.
3
Wählen Sie in der Objektleiste die gewünschte Schriftart, -größe, -auszeichnung und -farbe.
4
Tippen Sie den Text ein.
5
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle auf der Seite, um die Markierung vom Textkasten zu entfernen.
Hinweis
Um einen Textkasten zu markieren und das Textelement oder die Schrifteigenschaften zu bearbeiten, klicken Sie doppelt darauf. Um den Textkasten jedoch zu verschieben, zu duplizieren, zu rotieren, zu spiegeln oder anderweitig zu bearbeiten, klicken Sie nur einmal auf den Textkasten.
320
Textelemente einfügen
Schmucktext Benötigen Sie Text, der im Kreis verläuft, steht Ihnen StarOffice mit FontWork zu Diensten.
1
Klicken Sie doppelt auf das Textelement, das Sie bearbeiten wollen.
2
Öffnen Sie das Menü Format …
3
… und wählen Sie den Befehl FontWork.
4
Wählen Sie den gewünschten Schriftverlauf und die Ausrichtung.
5
Aktivieren Sie die benötigten Schrifteffekte und klicken Sie dann auf die SchließenSchaltfläche.
6
Drücken Sie die ETaste, um die Markierung zu entfernen.
321
Kleine Erfolgskontrolle Nun sind Sie fit in allen Belangen, die StarOffice betreffen. Sie können nicht nur professionelle Textdokumente erstellen und clever formatieren, sondern auch Zahlen mit StarOffice Calc knacken, beeindruckende Präsentationen erstellen und ansprechende Zeichnungen anfertigen. Überprüfen Sie Ihr Wissen anhand der folgenden Übungen. Die Lernschritte, in denen Sie die Antwort finden, werden jeweils in Klammern angegeben. ■ Zeichnen Sie eine dunkelblaue, fein gestrichelte, 0,04 cm dicke Linie ein. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Einfache Objekte zeichnen in diesem Kapitel.) ■ Zeichnen Sie ein gefülltes Rechteck mit der Füllung Schraffur Rot Netz 0 Grad ein. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Einfache Objekte zeichnen in diesem Kapitel.) ■ Zeichnen Sie mit dem Werkzeug Polygon (45˚) gefüllt ein rot gefülltes Dreieck. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Einfache Objekte zeichnen in diesem Kapitel.) ■ Rotieren Sie das Dreieck so, dass Sie es als Dach auf das Rechteck setzen können. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Objekte bearbeiten in diesem Kapitel.) ■ Richten Sie Dreieck und Rechteck zentriert aus und gruppieren Sie die beiden Objekte. (Die Antwort finden Sie im Lernschritt Objekte bearbeiten in diesem Kapitel.)
322
Lexikon Abreißleiste Begriff, mit dem in StarOffice Symbolleisten bezeichnet werden, die über die Aufklappmenüs der Schaltflächen der Werkzeugleiste zur Verfügung stehen. Nachdem die Abreißleiste geöffnet wurde, kann sie durch Ziehen mit der Maus an einer beliebigen Position auf dem Bildschirm platziert werden. Absatzmarke Steuerzeichen, das über die [-Taste in einen Textabschnitt eingefügt wird und das Ende eines Absatzes kennzeichnet. Das Zeichen ist nur sichtbar, wenn die Steuerzeichen eingeschaltet sind. Andernfalls und im Ausdruck sehen Sie lediglich den Absatz. Absatzvorlage Formatierungsangabe für Absätze, die zahlreiche Zeichen- und Absatzformate enthalten kann, einen eindeutigen Namen besitzt und einem Absatz per Mausklick zugewiesen werden kann. Aufklappmenü Bezeichnung für das Menü, das sich öffnet, wenn Sie einmal lang auf eine Schaltfläche klicken, wie z. B. die Schaltfläche Neu in der Funktionsleiste. Ausschneiden Bezeichnung für den Vorgang, bei dem Text oder andere Dokumentinhalte von einem Dokument in die Zwischenablage von Windows verschoben werden, um an einer anderen Stelle wieder eingefügt zu werden. AutoFormat Ein Hilfsmittel, mit dem Tabellen in Text- und Tabellendokumenten und Diagramme automatisch formatiert werden können. Es stehen jeweils mehrere komplette Formatierungen zur Auswahl, die Sie per Mausklick auf die Tabelle bzw. das Diagramm anwenden können. AutoKorrektur Automatische Korrekturfunktion für Texte, die beispielsweise zwei Großbuchstaben am Wortanfang automatisch durch einen Groß- und einen Kleinbuchstaben ersetzt, aber auch häufige Tippfehler berichtigt. AutoRechtschreibprüfung Bezeichnung für die automatische Rechtschreibprüfung, bei der Rechtschreibfehler im Dokument mit einer roten Schlangenlinie unterstrichen werden. Sie können die Fehler entweder selbst berichtigen oder aber die Korrekturvorschläge von StarOffice übernehmen, die im Kontextmenü zur Verfügung stehen. Bedingung Bezeichnung für das Kriterium, das bei der Überprüfung von Werten eingesetzt wird. Die Bedingung kann erfüllt oder nicht erfüllt sein.
Bildlaufleiste Bezeichnung für die vertikale oder horizontale Leiste am rechten oder unteren Rand eines Programmfensters, eines Dialogfelds oder eines Menüs, über das bisher nicht sichtbare Bereiche eingeblendet werden können. Bitmapgrafik Grafik, die sich aus einzelnen Bildpunkten, auch Pixel genannt, zusammensetzt, die in einem Raster angeordnet sind. Browser Auch Webbrowser genannt. Programm, mit dem HTML-Dokumente gelesen werden können, die sich auf dem Computer, in einem Netzwerk oder aber im Internet befinden. Cursor Ein Pfeil oder ein anderes Zeichen, das die Mausbewegungen am Bildschirm nachvollzieht und mit dem auf Objekte gezeigt wird oder Objekte angeklickt werden. Datenbank Datensammlung, bei der die Daten in der Regel in Tabellenform angeordnet sind, wie z. B. eine Adressliste oder Adressdatenbank. Die einzelnen Spalten werden als Felder bezeichnet und die Zeilen als Datensätze. Datensatz In einem Datensatz werden die Werte für jedes Datenfeld gespeichert. Dokumentfenster Fenster, in dem ein Dokument geöffnet wird. Bei StarOffice ist das Dokumentfenster identisch mit dem Programmfenster. Drag&Drop Bezeichnung für das Verschieben von Elementen mit der Maus. Dabei wird ein markiertes Objekt oder ein Textbereich angeklickt und dann mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position gezogen. Sobald die linke Maustaste losgelassen wird, ist das Element an der neuen Position eingefügt. Druckbereich Bereich einer Seite, der bedruckt werden kann. Außerdem Bezeichnung im Tabellendokument für einen markierten Bereich, der als zu druckender Bereich definiert wird. Feldbefehl Platzhalter für eine Angabe, die sich ändern kann, wie z. B. das aktuelle Datum, der Autor eines Dokuments oder die Seitenzahl und auch das Ergebnis einer Berechnung in einer Texttabelle. Formatvorlage Formatvorlagen gibt es für Absätze, Zeichen, Rahmen und Seiten. Sie enthalten mehrere Formatierungen für das entsprechende Element (Absatz, Zeichen, Rahmen oder Seite), sind durch einen Namen eindeutig gekennzeichnet und können Elementen zugewiesen werden. Funktionsleiste Bezeichnung für die Symbolleiste in den StarOffice-Programmen, die die Schaltflächen zum Erstellen, Öffnen und Speichern enthält und über die der Navigator, der Stylist und die Gallery ein- und ausgeschaltet werden.
324
Lexikon
Gallery Sammlung von thematisch geordneten Grafikdateien, Zeichnungen und Fotos, die Sie per Mausklick in Ihre StarOffice-Dokumente übernehmen können. Homepage Bezeichnung für die Startseite einer Website im Internet. Häufig wird auch die gesamte Website als Homepage bezeichnet. HTML-Dokument Dokument im HTML-Format, über das Informationen im World Wide Web bereitgestellt werden. HTML = HyperText Markup Language. Hyperlink Bezeichnung für eine Verknüpfung, über die ein anderes Dokument, eine bestimmte Stelle innerhalb des aktuellen Dokuments oder eine Grafik per Mausklick geöffnet werden kann. Internetadresse auch Webadresse oder URL (Uniform Resource Locator) genannt. Eine Adresse, die eine Ressource im Internet eindeutig kennzeichnet. Sie beginnt mit der Bezeichnung »http://«, wie z. B. die Internetadresse von Sun Microsystems (http://www.sun.de). Kontextmenü Menü, das am Bildschirm angezeigt wird, sobald ein Benutzer mit der rechten Maustaste auf eine bestimmte Stelle klickt. In der Regel enthält das Kontextmenü Befehle, die für den augenblicklichen Kontext, also das Programm und das Element, das Sie gerade bearbeiten, besonders sinnvoll sind. Kontrollkästchen Steuerelement in Form eines Kästchens, über das eine Option aktiviert und deaktiviert werden kann. Bei aktivierter Option enthält das Kästchen ein Häkchen, bei deaktivierter Option ist das Kästchen leer. Anders als beim Optionsfeld können mehrere Kontrollkästchen aktiviert werden. Listenfeld Steuerelement, über das der Benutzer einen von mehreren möglichen Werten aus einer Liste auswählen kann. Manueller Umbruch Seitenumbruch, der durch Drücken der Tasten S + [ manuell in das Dokument eingefügt wird. Menü Liste mit Programmfunktionen, die dem Benutzer zur Auswahl angeboten wird. Die gewählte Programmfunktion bzw. der gewählte Befehl wird dann ausgeführt. Navigator Hilfsmittel in StarOffice, das Ihnen die Navigation in Ihren Dokumenten erleichtert. Der Navigator kann ein- und ausgeschaltet werden. Optionsfeld Steuerelement in Form eines Kreises, über das eine Option aktiviert und deaktiviert werden kann. Bei aktivierter Option enthält der Kreis einen schwarzen Punkt, bei deaktivierter Option ist der Kreis leer. Anders als beim Kontrollkästchen kann immer nur eines von mehreren Optionsfeldern aktiviert werden.
325
Registerkarte Bestandteil eines Dialogfelds oder Programmfensters, der aussieht wie eine Karteikarte und über den eine bestimmte Kategorie von Optionen oder aber eine andere Dokumentseite geöffnet wird. Schriftgrad Alternativer Ausdruck für Schriftgröße. Der Schriftgrad wird in Punkt (pt) gemessen. Sonderzeichen Zeichen, das keinem Alphabet zugeordnet werden kann und auch keine Zahl ist. Steuerzeichen Zeichen, das nicht am Bildschirm oder im Ausdruck ausgegeben wird, sondern dafür sorgt, dass das Programm einen bestimmten Befehl ausführt, wie z. B. die Ausgabe am Anfang der nächsten Zeile fortzuführen. Stylist Werkzeug in StarOffice, über das Sie per Doppelklick Absatz- und Zeichenvorlagen zuweisen können. Symbol Grafische Darstellung einer Programmfunktion, wie z. B. Drucken oder Speichern. Tabellendokument StarOffice-Dokument, das die Berechnung von Zahlen in Tabellen erlaubt. Tabellenkalkulation Programm zur Berechnung von Werten in Tabellen. Tabulator Steuerzeichen, das festlegt, an welcher Stelle der Text in der Zeile beginnen soll, nachdem Sie die T-Taste gedrückt haben. Textdokument Briefe, Rechnungen, Einladungen, Kurzmitteilungen, Notizen, Berichte, Verträge, Aufsätze, Hausarbeiten und alle sonstigen Texte werden in StarOffice als Textdokumente bezeichnet Textverarbeitung Programm, mit dem Texte erfasst, formatiert und ausgegeben werden können. Thesaurus Elektronisches Synonymwörterbuch. URL Abkürzung für Uniform Resource Locator und Bezeichnung für die eindeutige Adresse für eine Ressource im Internet. Vektorgrafik Die Objekte bestehen aus Linien und anders als Bitmap- oder Pixelgrafiken nicht aus einzelnen Bildpunkten. Das hat den Vorteil, dass Objekte problemlos und ohne größeren Aufwand verändert, verschoben, an anderen Objekten ausgerichtet, gruppiert und überlagert werden können. Vergleichsoperatoren Die mathematischen Operatoren = (gleich), <> (ungleich, > (Größer als), < (Kleiner als), >= (Größer, gleich) und <= (Kleiner, gleich).
326
Lexikon
Webseite Dokument, das im World Wide Web zur Verfügung steht und mit einem Webbrowser geöffnet wird. Normalerweise handelt es sich dabei um ein HTML-Dokument. Website Sammlung von Webseiten, die über eine gemeinsame Internetadresse angesprochen werden. Wortergänzung Funktion, die das Ende eines Worts vorschlägt, nachdem nur wenige Zeichen eingegeben wurden. Zeichenvorlage Formatierungsangabe für Zeichen, die zahlreiche Zeichenformate enthalten kann, einen eindeutigen Namen besitzt und einem Absatz per Mausklick zugewiesen werden kann. Zelle Kasten für eine Eingabe am Schnittpunkt zwischen einer Zeile und einer Spalte in einer Tabelle. Zwischenablage Speicher von Windows, in den Elemente in einem Anwendungsprogramm über die Funktion Kopieren oder Ausschneiden kopiert werden. Die Elemente können aus der Zwischenablage über die Funktion Einfügen an einer anderen Stelle im Dokument oder in einem anderen Dokument eingefügt werden.
327
Liebe Leserin, lieber Leser, herzlichen Glückwunsch – Sie haben es geschafft! Der Einstieg in das Programmpaket StarOffice 7 war doch viel leichter, als es zu Beginn den Anschein hatte – zumal Sie mit Hilfe der Fristversion auf der Begleit-CD gleich richtig einsteigen konnten, oder? Genau das ist das Ziel unserer Bücher aus der easy-Reihe. Sie sollen Ihnen helfen, die ersten kleinen Schritte mit dem Thema zu gehen, ohne daß Sie durch allzu viel Fachchinesisch verwirrt werden. Als Lektor dieses Buches hoffe ich, dass dies zu Ihrer persönlichen Zufriedenheit gelungen ist. Denn dafür stehen alle Beteiligten, die Autoren und die Hersteller bis hin zu den Druckern, mit ihrem Namen. Aber niemand ist perfekt. Wenn Sie Fragen haben: Fragen Sie. Wenn Sie Anregungen zum Konzept haben: Schreiben Sie uns. Und wenn Sie uns kritisieren wollen: Kritisieren Sie uns. Ich gebe Ihnen mein persönliches Versprechen, dass Sie Antwort erhalten. Denn nur durch Ihre Anregungen werden wir noch besser! Ich freue mich auf Ihr Schreiben.
Rainer Fuchs Lektor Markt+Technik Pearson Education Deutschland GmbH Martin-Kollar-Str. 10-12 81829 München Email: [email protected] Internet: http://www.mut.de
328
Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis Symbole 3D-Objekte zeichnen 309
A Absatz Aufzählung 69 Aufzählung anpassen 70 ausrichten 57 einrücken 61, 64 Einrückung entfernen 63 Nummerierung 66 Nummerierung entfernen 69 rechtsbündig 59 Tabulator entfernen 63 Tabulator verschieben 62 Absatzabstand erhöhen 260 verringern 260 Absatzvorlage 102 aktivieren 102 anpassen 110 definieren 108 Absoluter Bezug 221 Adressliste filtern 188 Adressquelle Zuordnungen 155 Aktivieren Tabellen 192 Zellen 171 Anklicken 171 Anordnen Objekte 317 Ansicht Präsentation 252 Anzeige Ganze Seite 294 Arbeitsbereich 28 Aufzählung 66 erstellen 69 Zeichen verändern 70 Aufziehen Objekt 298 Ausrichten Absatz 57
Objekte 317 rechtsbündig 59 Text 57 Autofinanzierung Dokumentvorlage 233 AutoFormat 147 Tabellendokumente 206 AutoKorrektur 72 Autokosten überprüfen 233 Automatisch ausfüllen Zellen 204 Automatische Summen 215 Automatischer Filter 188 AutoPilot Briefe erstellen 110 Präsentation 241 AutoRechtschreibung Tabellendokument 179 AutoText einfügen 126 erstellen 125
B Bearbeiten Tabellen 180 Zeichnung 310 Bedienelemente 22 Bedingungen Rechnen mit 225 Beenden Dokument 30 Programm 39 StarOffice 30 Benutzerdaten nachträglich eingeben 89 überprüfen 89 Berechnung in Tabelle 140 komplexe 225 Bezug absoluter 221 Bildschirmpräsentation starten 256 starten ab Seite 284 Bildschirmpräsentations-Einstellungen 284
329
Bogen zeichnen 305 Brief AutoPilot 110 geschäftlicher 95 mehrere Empfänger 154 privater 90
C CD-ROM zum Buch 9
D Datei zuletzt geöffnete 212 Datenquelle wählen 154 Datum einfügen 115 Diaansicht 256 Diagramm erstellen 228 in Präsentation 276, 279 Dokumente clever formatieren 88 drucken 37 erstellen 20, 31 öffnen 36 schließen 39 speichern 32 Symbol 23 wechseln zwischen 32 Dokumentfenster 22 Dokumentvorlage Formulare 99 mit AutoPilot erstellen 110 nutzen 88 Platzhalter ersetzen 92 Tabellendokumente 233 Drucken Dokumente 37 Präsentation 285 Tabellendokumente 231 Duplizieren Objekte 311
E Einfügemodus 177 Einfügen formatierter Text 121
330
Übersichtsseite 269 unformatierter Text 121 Eingeben Tabellendaten 173 Text 259 Einrücken Text 61 verschieben 62 Einzug erzeugen 64 vermindern 64, 65 Ellipse gefüllte 303 ungefüllte 298 E-Mail senden 164 Endnoten einfügen 129 Ersetze alle 84 Ersetzen alle Fundstellen 84 Erstellen 97 Dokument mit Vorlage 88 Pfeile 301 Präsentation 241, 250 Etiketten drucken 159 Exportieren in PDF 164
F Farbig Text 55 Feldbefehle aktualisieren 117 einfügen 115 löschen 117 Felder aktualisieren 117 löschen 117 Feldzuordnungen 155 Fenster 22 maximieren 30 minimieren 29 Fett Text 53 Filter automatischer 188 entfernen 190 Filtern Adressliste 188 Tabellendokumente 188 FontWork 321
Stichwortverzeichnis
Formatieren Formatvorlagen 100 Tabellen 197 Text 265 Formatierter Text 121 Formatierung rückgängig 54 suchen 82 Formatvorlage 94, 100 Absatzvorlage 102 definieren 108 Nummerierungsvorlage 102 Rahmenvorlage 102 Seitenvorlage 102 Zeichenvorlage 102 Formeln kopieren 215 Formulare nutzen 99 Funktion ausschalten 26 einschalten 26 Funktionsautopilot 225 Funktionsleiste 25 Schaltflächen 25 Funktionstasten 12 Fußnoten einfügen 129 Fußzeile aktivieren 114
G Gallery 19 Grafik in Text 152 Ganze Seite 294 Geschäftlicher Brief mit Vorlage 95 Gesprächsnotizen 99 Gießkannenmodus 105 Gliederung Unterpunkte einfügen 262 Gliederungsansicht 256, 267 Gliederungstext 259 Grafik in Präsentation 276 in Text 148 Umlauf festlegen 151 zeichnen 298 Grünes Dreieck 26
H Handzettelansicht 256 Haushaltsbuch erstellen 233 Hilfslinien 293 Hintergrund Tabellen 200 Hintergrundansicht 266 Hinzufügen Seiten 270 Spalten zu Tabellen 182 Tabellen 194 Zeilen zu Tabelle 182 Hochstellen 56 Homepages 19 HTML-Dokumente 19
K KFZ-Kaufvertrag 99 Klicken lang 26 Knotenpunkt 306 Kombinieren Objekte 319 Kontrollleuchten 12 Kopfzeile aktivieren 114 Kopieren Drag&Drop 122 Formeln 217 Gliederungspunkte 263 Text 120 Korrigieren Tabellendaten 176 Kreditberechnung erstellen 233 Kreis gefüllter 303 ungefüllter 298 Kreisausschnitt 305 Kreissegment 305 Kursiv Text 53 Kurven zeichnen 306 Kurzmitteilungen 99
L Lineale StarOffice Draw 292 Linie Linieneigenschaften 299
331
Linienendstil 301 zeichnen 299 Linke Maustaste 14 Listenfelder 27 Löschen Objekte 311 Seiten 271 Zellinhalte 184
M Markieren durch Anklicken 259 Objekte 310 Spalte 181 Tabelle 181 Text 49, 50 Zeile 181 Zellbereiche 180 Maus 14 zeigen 21 Maximieren 30 Mehrere Empfänger Brief 154 Menü 20 bedienen 23 schließen 101 Untermenü 21 Menüleiste 23 Minimieren Fenster 29
N Navigation Präsentation 256 Registerkarten 256 Text 128 Navigationstasten 13 Navigator 128 Präsentation 257 Neu Präsentation 250 Notizansicht 256 Nummerierung 66 entfernen 69 erstellen 66 Punkte entfernen 68 Punkte hinzufügen 67 Nummerierungsvorlage 102
332
O Objekte anordnen 317 aufziehen 298 ausrichten 317 duplizieren 311 Farbe anpassen 315 Größe verändern 312 kombinieren 319 löschen 311 markieren 310 nach hinten verschieben 317 nach vorn verschieben 317 spiegeln 314 verschieben 315 zeichnen 298 Objektleiste 26 Listenfelder 27 Schaltflächen 26 Öffnen Dokumente 36 Präsentation 248
P PDF 164 Pfeile erstellen 301 Platzhalter 92 ersetzen 92 Polygone 309 Präsentation 19 Absatzabstand erhöhen 260 Absatzabstand verringern 260 Absatzformatierung verändern 260 Ansicht wechseln 252 Bildschirmpräsentation 282 Bildschirmpräsentation starten 256 Bildschirmpräsentationseinstellungen 284 Diaansicht 256 Diagramm einbinden 279 Diagramm einfügen 276 drucken 285 Effekt 243 erstellen 241, 250 Gliederungsansicht 256, 267 Gliederungspunkte kopieren 263 Gliederungstext 259 Grafik einfügen 276 Handzettelansicht 256 Hintergrundansicht 266
Stichwortverzeichnis
mit AutoPilot 241 Navigation 256 Navigator 257 Notizansicht 256 öffnen 248 Raster ein-/ausblenden 292 Rechtschreibprüfung 260 Registerkarten 256 Seiten hinzufügen 270 Seiten löschen 271 Seiten umbenennen 268 Seiten verschieben 272 Seiten verwalten 268 Seitenlayout ändern 273 speichern 247 Text bearbeiten 259 Text einfügen 262 Text eingeben 259 Text formatieren 265 Text verschieben 264 Titel ändern 246 Übersichtsseite einfügen 269 Unterpunkte 262 Zeichnungsansicht 256 Zeichnungstext 259 Privater Brief 90 Programm beenden 39
Q Quadrat gefülltes 303 ungefülltes 298 Quittungen 99
R Rahmenvorlage 102 Raster ausblenden 292 einblenden 292 Rechte Maustaste 14 Rechteck gefülltes 303 ungefülltes 298 Rechtsbündig 59 Rechtschreibfehler korrigieren 72 Rechtschreibprüfung 72 ignorieren 75 nachträglich 73
Präsentation 260 Tabellendokumente 178 Rückgängig 102 Formatierung 54
S Schaltflächen 25 Schließen Dokument 30, 39 Schreibmaschinen-Tastenblock 11 Schrift ändern 50 Farbe wählen 55 vergrößern 52 verkleinern 52 Schriftfarbe ändern 55 Tabelle 200 Schriftgröße ändern 52 Einheit 53 Standard 53 Seiten hinzufügen 270 löschen 271 umbenennen 268 verschieben 272 Seitenansicht Tabellendokument 232 Seitenformat Zeichnung 296 Seitenlayout Präsentation 273 Seitennummerierung einfügen 115 Seitenränder einstellen 113 Serienbrief Datenquelle registrieren 154 erstellen 154, 156 Seriendruck starten 157 Umschläge bedrucken 163 Zuordnungen der Felder 155 Sondertasten 12 Sonderzeichen 123 Sortieren Tabellen 186 Text 144 Spaltenbreite anpassen 175 optimieren 175
333
Spaltenköpfe 171 Speichern Änderungen 34 Präsentation 247 Spiegeln Objekte 314 Standardfilter einrichten 190 entfernen 190 Standardtabulatoren 64 StarOffice beenden 39 starten 20 StarOffice Calc 19 StarOffice Draw 19, 290 Hilfslinien 293 Lineale 292 Programmfenster 292 Raster ein-/ausblenden 292 StarOffice Impress 19 StarOffice Writer 18 Starten StarOffice 20 Statusleiste 29, 84 Stylist 100 Absatzvorlagen 104 aktivieren 100 deaktivieren 101 Formatvorlagen definieren 108 Gießkannenmodus 105 Zeichenvorlagen 106 Suchen Format 82 von Ausdrücken 81 Summe automatische 215 berechnen 213 Formel kopieren 213 über verstreute Zellen 216 Tabellendokumente 213 Summenformel automatische Aktualisierung 216 Symbolleiste 25
T Tabelle aktivieren 192 automatischer Filter 188 Berechnungen 140 erstellen 132 formatieren 147 hinzufügen 194
334
markieren 137 sortieren 144 Spalten hinzufügen 145 Spalten löschen 145 Spaltenbreite anpassen 135 Text eingeben 133 umbenennen 193 verschieben 195 Zahlenformate 139 Zeilen hinzufügen 145 Zeilen löschen 145 Zellinhalte ausrichten 138 Tabellendokument Arbeitsbereich 171 Aufbau 171 automatisch ausfüllen 204 Bearbeitungsleiste 171 Einfügemodus 177 Formeln nutzen 212 relative Zellbezüge 217 Schriftfarbe 200 Seitenansicht 232 Spaltenbreite anpassen 175 Spaltenköpfe 171 Standardfilter 189 Summe berechnen 213 Tabellen aktivieren 192 Tabellen bearbeiten 180 Tabellenbereich 171 Zeilen hinzufügen 182 Zellbezüge 214 Zellen aktivieren 171 Zellen kopieren 217 Zellen verschieben 217 Tabellendokumente 19 absoluter Bezug 221 AutoFormat 206 automatische Summen 215 Daten eingeben 173 Diagramme erstellen 228 Dokumentvorlagen 233 drucken 231 Eingaben korrigieren 176 filtern 188 formatieren 197 Funktionsautopilot 225 Hintergrund 200 Inhalte ausrichten 198 komplexe Berechnungen 225 Rechtschreibprüfung 178 sortieren 186 Spalten hinzufügen 182 Summen berechnen 213
Stichwortverzeichnis
Tabellen hinzufügen 192, 194 Tabellen umbenennen 192 Tabellen verschieben 195 verwalten 192 Zahlenformate 207 Zeilen hinzufügen 182 Zeilenbeschriftung eingeben 202 Zellbereiche markieren 180 Zellinhalte löschen 184 Tabulatoren 61 entfernen 63 Standard 64 verschieben 62 Zeichen einblenden 63 Taskleiste 30 Tastatur 10 Text alle ersetzen 84 Aufzählung anpassen 70 Aufzählung erstellen 69 ausrichten 57 AutoKorrektur 72 AutoPilot 110 einrücken 61, 64 farbig 55 fett formatieren 53 formatieren 100 Formatvorlagen 100 hochstellen 56 kopieren 120 kursiv 53 markieren 49, 50 Nummerierung entfernen 69 Nummerierung erstellen 66 rechtsbündig 59 Rechtschreibprüfung 72 Schrift ändern 50 Schriftgröße ändern 52 Serienbriefe erstellen 154 Stylist 100 suchen 81 Tabulator 61 Thesaurus 78 tiefstellen 56 überschreiben 49 verschieben 120 Vorlagen erstellen 97 Zeichenformatierung 50 zentrieren 57 Textbearbeitung fortgeschrittene 120 Textdokument 18 AutoFormat 147
AutoText einfügen 126 AutoText erstellen 125 Berechnung in Tabelle 140 Datenquelle wählen 154, 158, 159, 163 Datum einfügen 115 Endnoten 129 Etiketten drucken 159 Fußnoten 129 Fußzeile aktivieren 114 Gehe zu Überschrift 129 Gehe zu Seite 129 Grafik aus Gallery 152 Grafiken einfügen 148 Grafikumlauf 151, 152, 154 Kopfzeile aktivieren 114 mit Vorlage erstellen 88 Navigation 128 Schrift ändern 50 Schriftgröße ändern 52 Seitenformat 113 Seitennummern einfügen 115 Seitenränder einstellen 113 Serienbrief erstellen 156 Seriendruck starten 157 Sonderzeichen 123 sortieren 144 Tabelle bearbeiten 135 Tabellen erstellen 132 Tabellen formatieren 147 Text ausrichten 57 Text in Tabelle 133 Umschläge bedrucken 163 Zahlenformate 139 Zeichenformatierung 50 Zellen markieren 137 Zellinhalte ausrichten 138 Textelemente erstellen 320 Thesaurus 72, 78 Tiefstellen 56 Tipp 25 Titelleiste 22
U Überschreiben Text 49 Übersichtsseite 269 Umbenennen Seiten 268 Tabellen 193 Umschläge bedrucken 159, 163
335
Unformatierter Text 121 Untermenü 21 Unterpunkte Gliederung 262 Unterstrichen Text 53
V Verschieben Drag&Drop 122 Formeln 217 Objekte 315 Seiten 272 Tabellen 195 Text 120, 264 Verwalten Tabellen 192 Vorlage anpassen 110 erstellen 97 nutzen 88
W Wenn-Dann-Bedingungen 225 Werkzeugleiste 28
Z Zahlenblock 12 Zahlenformat Standard 208 Tabelle 139 Tabellendokumente 207 Zahlenwerte effektiv eingeben 202 Zeichenvorlage 102, 106 anpassen 110 definieren 108 Zeichnen Grundprinzip 298 Objekte 298
336
Zeichnung 19 3D-Objekte 309 bearbeiten 310 Bildhintergrund 296 Bogen 305 erstellen 290, 298 gefüllte Objekte 303 Hilfslinien 293 Kreisausschnitt 305 Kreissegment 305 Kurven 306 Linien 299 Linienendstil 301 mehrere Seiten 297 Objekte anordnen 317 Objekte ausrichten 317 Objekte duplizieren 311 Objekte kombinieren 319 Objekte löschen 311 Objekte markieren 310 Objekte spiegeln 314 Objektgröße verändern 312 Pfeile 301 Raster ein-/ausblenden 292 Seitenformat ändern 296 Textelemente 320 Zoom 294 Zeichnungsansicht 256 Zeichnungstext 259 Zeigen Maus 21 Zelladresse 171 Zellbezüge Tabellendokument 214 Zellen 171 aktivieren 171 automatisch ausfüllen 204 Zentrieren Text 57 Zoom 294 Zuletzt geöffnete Dateien 212 Zuordnungen Adressquelle 155
Wichtige Tastenkombinationen Tastenkombinationen für alle StarOffice-Programme E _ H+T S+n S+o S+s S+p S+c S+v S+a S+Z S+k S+f S+u
Abbrechen einer Aktion oder Schließen eines Dialogfelds Objekt in den Papierkorb löschen Wechsel zur vorherigen Option in einem Dialogfeld Neues Dokument mit Standardvorlage Dokument öffnen Dokument speichern Dokument drucken Markiertes Element kopieren Element aus Zwischenablage einfügen Das gesamte Dokument markieren Letzte Aktion rückgängig machen Element kursiv formatieren Element fett formatieren Element unterstreichen
Funktionstasten ! S+$ H+= ? % / S+/
StarOffice-Hilfe aufrufen Dokument schließen Kontextmenü öffnen Stylist ein-/ausschalten Navigator ein-/ausschalten Rechtschreibprüfung Thesaurus
Tastenkombinationen für Textdokumente ) S+) H+) S+= P : S+P S+: S+h S+t S+l S+r S+e
Felder aktualisieren Feldbefehle anzeigen Tabelle berechnen Steuerzeichen an-/ausschalten Sprung zum Zeilenanfang Sprung zum Zeilenende Sprung zum Dokumentbeginn Sprung zum Dokumentende Hochstellen Tiefstellen Linksbündig Rechtsbündig Zentriert
Wichtige Tastenkombinationen Tastenkombinationen für Tabellendokumente S+P S+: " S+" $ ) S+) S+H+1 S+H+3 S+H+4 S+H+5 S+H+6
Sprung zu Zelle A1 Sprung zur letzten Zelle, die Daten enthält Umschalten in den Bearbeiten-Modus Funktions-AutoPilot starten Aktuelle Datenbank ein-/ausblenden Markierte Zellen neu berechnen Diagramm aktualisieren Zwei Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen Standard-Datumsformat Standard-Währungsformat Standard-Prozentformat Standardformat
Tastenkombinationen für Präsentationen " S+" E ` S+` P : Ó Ú
Text bearbeiten Bildschirmpräsentation Präsentation beenden Gliederungsansicht Zeichnungsansicht Sprung zur ersten Seite Sprung zur letzten Seite Sprung zur vorherigen Seite Sprung zur nächsten Seite
Tastenkombinationen für Zeichnungen " § S+§ + H+S+g H+S++ S++ S+H+S+-
Text bearbeiten Gruppierung betreten Gruppierung verlassen Ansicht vergrößern Ansicht verkleinern Gruppierung Ganz nach vorn Weiter nach vorn Weiter nach hinten Ganz nach hinten
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