Microsoft Word XP - Zweiter Band: Schulungsbuch

Band

KAMI PRINT VERLAG

2

Peter Schießl

Microsoft

Word XP ZWEITER BAND

Schulungsbuch mit Übungen

KAMI PRINT VERLAG PETER SCHIEßL

MICROSOFT

Word XP ZWEITER BAND

SCHULUNGSBUCH MIT ÜBUNGEN

Kami Print Verlag ISBN 3-931857-78-6  Dipl.-Ing. Peter Schießl Ravensburger Ring 21 • 81243 München Alle Rechte vorbehalten. Sowohl die Vervielfältigung einzelner Seiten, die Speicherung auf Datenträgern, als auch jede andere Nutzung z.B. die Verwendung des Buches oder der Übungen bei einem Computerkurs, sofern nicht jeder Teilnehmer das Buch erworben hat, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Autor. Gerichtsstand ist München. Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann weder Verlag noch Autor aufgrund der Vielfalt der Soft- und Hardware irgendeine Haftung für Schäden durch Fehler des Buches oder der beschriebenen Programme übernehmen. Produktänderungen und Korrekturen vorbehalten. Alle erwähnten Namen von Programmen sind überwiegend eingetragene Markenzeichen der jeweiligen Hersteller. Dieses Buch wurde anhand einer vollständigen Installation der ersten Ausgabe von MS Word XP erstellt. Abweichungen von den Beschreibungen und Abbildungen sind durch eine benutzerdefinierte Installation oder Veränderungen durch andere installierte Software oder seitens Microsoft bei Updates oder neueren Ausgaben möglich.

Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort

11

1.1 Die drei Stufen zur Wordheit .......................................... 11 1.2 Über diesen Band ......................................................... 12 1.3 Prüfen Sie Ihr Wissen ..................................................... 12

FORMATVORLAGEN ................ 13 der Schlüssel zu professioneller Textverarbeitung ................................... 13

2. Formatvorlagen

15

2.1 Was sind Formatvorlagen .............................................. 15 2.2 Formatvorlagen und Absatz ........................................... 16 2.3 Formatvorlagen zuweisen .............................................. 17 2.4 Das Andockfenster ........................................................ 18 2.5 Formatvorlagen einstellen .............................................. 19 2.6 Ausnahmen erlaubt ....................................................... 20 2.7 Formatvorlage basiert auf .............................................. 20

3. Aufbauen und aktualisieren

21

3.1 Formatvorlagen aufbauen ............................................. 21 3.2 Folgeabsatz .................................................................. 22 3.3 Automatisch aktualisieren .............................................. 22 3.4 Zusammenfassung ........................................................ 24 3.5 Zur Vorlage hinzufügen ................................................. 24

4. Weitere Formatvorlagen

25

4.1 Eine neue Formatvorlage ............................................... 25 4.2 Existierende Formatvorlagen .......................................... 27 4.3 Hyperlink ..................................................................... 28 4.4 Rahmen und Linien einrücken ........................................ 28

5. Besondere Formatvorlagen

29

5.1 Hängender Absatz ........................................................ 29 5.2 Numerierter Absatz ....................................................... 31 5.3 Beliebiges Aufzählungszeichen ....................................... 32 5.4 Der hängende Einzug .................................................... 34

6. Druck großer Dokumente

35

6.1 Die Druckreihenfolge .................................................... 35 6.2 Vor- und Rückseite ........................................................ 36 6.3 Drucken in Hintergrund ................................................. 36

6.4 Den Druck abbrechen ................................................... 36 6.5 Zum Druckmenü ........................................................... 37 6.6 Formatvorlagen oder Info .............................................. 38 6.7 Der Druckmanager ....................................................... 39 6.8 Übung Visitenkarte ........................................................ 40

WORD EINSTELLEN ................ 43 angenehmeres Arbeiten durch optimale Einstellungen ........................... 43

7. Symbolleisten und Smarttags

45

7.1 Neue Symbole ergänzen ................................................ 45 7.2 Symbolleiste verschieben ............................................... 46 7.3 Symbolleisten aktivieren ................................................. 47 7.4 Smarttags ..................................................................... 48

8. Die Word-Optionen

49

8.1 Die Ansicht einstellen .................................................... 49 8.1.1 Welche Elemente anzeigen? .............................. 50 8.1.2 Die Formatierungszeichen.................................. 50 8.1.3 Spezielle Ansichtsarten einstellen ........................ 51 8.2 Speichern einstellen....................................................... 52 8.3 Die Dateiablage ........................................................... 53 8.4 Die Indizierung ............................................................. 54

9. Korrekturen

55

9.1 Die AutoKorrektur ......................................................... 55 9.2 Korrekturen anzeigen .................................................... 56 9.3 Thesaurus .................................................................... 57 9.4 Das Menü Rechtschreibprüfung ...................................... 58 9.5 Die Grammatikprüfung.................................................. 59 9.6 Sprache bestimmen ....................................................... 60 9.7 Übersetzen ................................................................... 61

GRAFIKEN .................................. 63 im Word: Zeichnen, Bilder einfügen, Photos, Tabellen… ........................ 63

10. Zeichnen im Word

65

10.1 Die Symbolleiste ......................................................... 65 10.2 Zeichnen und AutoFormen........................................... 66 10.3 Größe ändern, verschieben und löschen ....................... 67

10.4 Übung Rohr ............................................................... 68 10.5 Übung Weihnachtskarte .............................................. 69

11. Bilder einfügen

73

11.1 Übung Silvester .......................................................... 73 11.2 ClipArt einfügen ......................................................... 74 11.3 Bilder bearbeiten ........................................................ 75 11.4 Die Grafik-Symbolleiste ............................................... 76 11.5 Problem abgeschnittene Bilder ..................................... 77 11.6 Übersicht Einfügen...................................................... 77

12. Brief mit Grafikelementen

79

12.1 Die Kopfzeile.............................................................. 79 12.2 Zeichnungsteile fest anordnen ..................................... 80 12.3 Bild als Wasserzeichen ................................................ 81 12.4 Objekte und OLE ....................................................... 83 12.4.1 Übung zu OLE ............................................... 83

13. Eine Präsentation

85

13.1 Spalten erstellen ......................................................... 85 13.2 Text formatieren .......................................................... 86 13.3 Die Tabelle ................................................................ 88 13.3.1 Text in Tabelle umwandeln .............................. 88 13.3.2 Tabelle einstellen............................................ 89 13.3.3 Füllung und Linien .......................................... 89 13.3.4 Die Spaltenbreite............................................ 91 13.4 Die Bilder einfügen ..................................................... 91 13.4.1 Das Diagramm .............................................. 91 13.4.2 Objekt einfügen und Excel-Diagramm einfügen 93 13.4.3 Das Firmenlogo ............................................. 93 13.5 Die Kopfzeile.............................................................. 94 13.6 Überschriften am Spaltenanfang .................................. 94

INHALTSVERZEICHNIS ..........97 Ein Inhaltsverzeichnis, Kopfzeile, Seitenzahlen, ein Abschnittswechsel ..... 97

14. Ein Inhaltsverzeichnis

99

14.1 Text formatieren .......................................................... 99 14.2 Suchen und Ersetzen ................................................. 100 14.3 Inhaltsverzeichnis erstellen ......................................... 101 14.3.1 Inhaltsverzeichnis aktualisieren....................... 102 14.3.2 Inhaltsverzeichnis formatieren ........................ 102 14.3.3 Zur Formatvorlage „Hyperlink“ ...................... 103 14.4 Überschriften numerieren .......................................... 104 14.4.1 Numerierung anpassen................................. 105

14.5 Fehler beim Inhaltsverzeichnis .................................... 106 14.5.1 Immer die gleiche Kapitelnummer .................. 106 14.5.2 Leere Absätze im Inhaltsverzeichnis................. 107 14.5.3 Seitenzahlen fehlen ....................................... 107 14.5.4 Falsche Seitenzahlen ..................................... 107 14.6 Übung Inhaltsverzeichnis ........................................... 108

15. Kopfzeile, Abschnittswechsel

109

15.1 Ein Abschnittswechsel ................................................ 109 15.2 Die Kopfzeile ............................................................ 110 15.2.1 Übung Kopfzeilenfunktionen .......................... 110 15.2.2 Die Kopf- und Fußzeile einrichten................... 111 15.2.3 Die Kopfzeilenposition................................... 112 15.2.4 Formatvorlage Kopfzeile................................ 113 15.3 Seitenzahlen in der Fußzeile ....................................... 113

16. Fußnoten

115

16.1 Fußnoten einfügen .................................................... 115 16.2 Umwandeln in Endnoten ........................................... 116 16.2.1 Zusammenfassung ........................................ 117 16.3 Fußnoten formatieren ................................................ 117 16.3.1 Fußnotenzahlen einstellen.............................. 118 16.4 Formatvorlagen für Fuß - und Endnoten ....................... 118

SERIENDRUCK ......................... 119 rationelles Arbeiten: Serienbriefe, Umschläge und Etiketten drucken ..... 119

17. Serienbriefe

121

17.1 Zur Veranschaulichung .............................................. 121 17.2 Serienbrief anlegen ................................................... 122 17.3 Die Datenquelle auswählen ....................................... 123 17.3.1 Datenbank speichern .................................... 124 17.3.2 Datenquelle bearbeiten ................................. 124 17.3.3 Datenbank als MS Word Tabelle.................... 125 17.4 Brief fertigstellen ....................................................... 126 17.5 Die Seriendruck-Symbolleiste ..................................... 126 17.6 Adresse einrichten und Felder .................................... 127 17.6.1 Wissenswertes über Felder ............................. 128 17.7 Seriendruck starten ................................................... 128 17.8 Tips für große Serienbrief-Aktionen ............................. 129

18. Etiketten erstellen

131

18.1 Dokument beginnen.................................................. 131 18.2 Etikettenformat wählen .............................................. 132 18.3 Die Datenquelle wählen ............................................ 132

18.4 Etiketten speichern .................................................... 133 18.5 Umschläge und einzelne Etiketten .............................. 134 18.5.1 Umschläge und Etiketten von Hand auswählen 134 18.5.2 Das Menü.................................................... 134 18.6 Visitenkarten drucken ................................................ 136 18.6.1 Visitenkarten gestalten .................................. 137

WEITERES................................. 139 Vorlagen benutzen, Formulare erstellen, Berechnungen in Tabellen und ein Makro............................................................................................... 139

19. Die Vorlagen von Word

141

19.1 Für einen neuen Text ................................................. 141 19.2 Die Dateiendung ...................................................... 142 19.3 Die Wirkung einer Dokumentvorlage .......................... 142 19.4 Für einen bestehenden Text........................................ 143 19.4.1 Der Formatvorlagenkatalog........................... 144 19.5 Zusammenfassung .................................................... 145 19.6 Faxvorlage erstellen .................................................. 145 19.7 Die Dokumentvorlage normal.dot .............................. 146

20. Ein Formular erstellen

147

20.1 Die Maske erstellen .................................................. 148 20.2 Die Formular-Symbolleiste ......................................... 149 20.3 Textfelder oder Kästchen einfügen .............................. 149 20.4 Die Optionen ........................................................... 150 20.5 Formular speichern ................................................... 151 20.6 Formular schützen .................................................... 151 20.7 Daten eingeben ....................................................... 152 20.8 Dropdown-Formularfeld ............................................ 153

21. Berechnungen

155

21.1 Erstes Beispiel .......................................................... 155 21.2 Aktualisieren und Fehlerursachen ............................... 156 21.3 Kindergarten ............................................................ 157

22. Ein Makro

159

22.1 Makro erstellen ........................................................ 160 22.2 Makro ausprobieren ................................................. 161 22.3 Makros organisieren ................................................. 162 22.4 Makros rationalisieren............................................... 162 22.5 Makro zum Datenabgleich ........................................ 163

23. Das Universalfenster Öffnen

165

23.1 Die Anzeige einstellen ............................................... 165 23.2 Dateien löschen oder kopieren................................... 166 23.3 Dateien umbenennen ................................................ 167 23.4 Der Ordner Favoriten und Eigene Dateien .................. 167

24. Die Suchfunktion

169

24.1 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten ........................ 169 24.2 Im Word mit dem Symbol .......................................... 170 24.3 Die weiteren Suchoptionen ........................................ 171 24.4 Einige ausgewählte Suchkombinationen ...................... 172 24.5 Die Dateieigenschaften ............................................. 173 24.5.1 Dateieigenschaften anzeigen ......................... 174 24.6 Suche in der Praxis .................................................... 174

25. Die Datensicherung

175

25.1 Warum sichern? ....................................................... 175 25.2 Wie oft sichern? ........................................................ 175 25.3 Grundlegendes zur Sicherung .................................... 176 25.4 Worauf sichern? ....................................................... 176 25.5 Wie sichern? ............................................................ 177 25.6 Ordner für die eigenen Arbeiten ................................. 178 25.7 Wiederherstellen ....................................................... 178

26. Word XP installieren

179

26.1 Installation starten ..................................................... 179 26.2 Programmteile auswählen .......................................... 180 26.3 Installation ändern .................................................... 181

27. Index

183

28. Übersicht

187

28.1 Standard-Shortcuts.................................................... 189 28.2 Ausgewählte Shortcuts für längere Texte ...................... 189 28.3 Weitere Shortcuts ...................................................... 190

Kapitel

1

1. Vorwort

Der Aufbau dieser dreigeteilten Buchreihe soll es Ihnen ermöglichen, MS Word nicht nur sehr gut, sondern vor allem ohne die sonst üblichen Frustrationserlebnisse Schritt für Schritt zu erlernen. Denn das mit Word sehr vieles möglich ist, haben Sie schon im ersten Band gesehen, etwa bei WordArt, Tabellen und Tabulatoren oder den unterschiedlichen Farben für Text oder Rahmen. Gerade weil Word so außerordentlich viele Möglichkeiten bietet, muß bei der Schulung besonders systematisch vorgegangen werden.

1.1 Die drei Stufen zur Wordheit 1. Buch

2. Buch

3. Buch

Einführung in Word Bedienung und Programmaufbau, grundlegende Textverarbeitung (Schrift- und Absatzeinstellung), Text gestalten mit Rahmen, Farbe, Numerierungen und Aufzählungen, Tabulatoren und Tabellen, Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, WordArt … Kursziel: kurze Texte ansprechend gestalten, z.B. einen Geschäftsbrief oder eine Geburtstagseinladung.

Textverarbeitung für Fortgeschrittene mit Formatvorlagen, Kopfzeilen, Fußnoten, Inhaltsverzeichnis, Vertiefung der Grundfunktionen, Zeichnen, Grafiken einfügen, Tabellen, Suchen und Ersetzen, Visitenkarten, Serienbriefe und Etiketten.

Word für Spezialisten: Unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen in einem Text, Inhaltsverzeichnis anpassen, Index, automatische Numerierung, eigene Wörterbücher erstellen, rationelles Arbeiten mit Shortcuts, Satzgrundlagen, umfangreiche Dokumente aufteilen, weitere Makros … Kursziel: Broschüren, Präsentationen oder Doktorarbeiten mit Index und unterschiedlichen Kopfzeilen perfekt gestalten.

Kursziel: längere Texte effektiv bearbeiten und gestalten, z.B. einen Geschäftsbericht oder ein dreispaltiges Rundschreiben.

♦ Beachten Sie unsere Sonderausgaben: ª Serienbriefe/Etiketten. Der jeweilige Stoff wurde aus Band 2 und 3 zusammengestellt und durch zusätzliche Übungen erweitert. ª Wie Webseiten mit Word erstellt werden können, ist in unserem Homepage-Buch beschrieben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

1 KAP.: VORWORT

1.2 Über diesen Band ♦ Textverarbeitung für Fortgeschrittene heißt, daß umfangreiche Texte bearbeitet werden. Das wichtigste Thema dieses Bandes sind darum die ª Formatvorlagen als unerläßliche Grundlage, um längere Texte zu formatieren (=einzustellen). Außerdem kann ein automatisches Inhaltsverzeichnis nur mittels Formatvorlagen generiert werden. ♦ Auch wenn Sie nicht vorhaben, die Symbolleisten absichtlich zu verschieben, so wird es irgendwann versehentlich passieren. Damit daraus keine Katastrophe wird, werden Sie mehr über den sicheren Umgang mit Word lernen, z.B. ª Symbolleisten verschieben, neue Symbole ergänzen oder Word individuell einstellen, z.B. Autospeichern, Dateiablage … ♦ Und dann interessieren natürlich die praktischen Funktionen, mit denen Word eine Menge Arbeit für uns übernimmt: ª Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen, Kopfzeilen einrichten, automatische Seitennumerierung, Fußnoten, Quellenangaben, ein Makro, Serienbriefe, Etiketten usw. In diesem Buch wird mehr beschrieben, als in einem Kurs durchgenommen werden kann. Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Fußund Endnoten sowie Serienbriefe/Etiketten sollten das Grundgerüst sein.

1.3 Prüfen Sie Ihr Wissen Beantworten Sie folgende Fragen, damit Sie wissen, welcher Kurs, bzw. welches Buch für Sie optimal ist: ♦ Können Sie einen Geschäftsbrief schreiben und dabei die Schriftart und -größe einstellen? Haben Sie schon einmal einen Absatz in einen Rahmen gesetzt oder die Textfarbe geändert? Tabellen und Tabulatoren sind für Sie kein Problem? ª Diese Grundlagen werden in Band 1 behandelt. Beherrschen Sie diese Funktionen, dann sind Sie hier bei Band 2 richtig. ♦ Sie können bereits mit Formatvorlagen einen mehrseitigen Text neu formatieren? Sie haben schon ein Inhaltsverzeichnis erfolgreich erstellt und angepaßt? Sie kennen sich mit Fuß- und Endnoten sowie Suchen und Ersetzen aus, wissen wie Grafiken eingefügt und wie die Symbolleisten angepaßt werden können? ª Dann wird Band 3 für Sie sehr interessant sein.

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Erster Teil

Formatvorlagen der Schlüssel zu professioneller Textverarbeitung

Kapitel

2. Formatvorlagen

2

2.1 Was sind Formatvorlagen Im ersten Band haben Sie gelernt, mit Word umzugehen und kurze Texte von Hand einzustellen. Diese Methode ist bei längeren Texten zu umständlich. Bei einem 30-SeitenBericht mit 22 Überschriften müßten Sie jede Überschrift markieren und eine größere Schrift, fett, Numerierung, Abstand vor/nach einstellen. Eine zeitraubende Angelegenheit, wenn es nicht die Formatvorlagen gäbe. ♦ Denn diese Formatierungen brauchen nur einmal in der sogenannten Formatvorlage abgespeichert zu werden. ♦ Die Formatvorlagen werden anschließend den Absätzen zugewiesen und alle Einstellungen sind da. Dabei macht man sich zunutze, daß jeder Text aus den gleichen Elementen aufgebaut ist: ♦ Titel auf dem Titelblatt, ª Die Titelseite kommt nur einmal vor. Hier sind Formatvorlagen darum gänzlich unnötig, so daß alles weiterhin von Hand eingestellt werden kann (markieren und einstellen). Der eigentliche Text besteht aus mehreren Überschriften und dem Text dazwischen: ♦ Überschrift 1 = Kapitelüberschrift, ♦ Überschrift 2 = Unterüberschrift, ♦ Überschrift 3 = kleine Unterüberschrift, ♦ Standard = der normale Schreibtext. Zusätzlich gibt es in jedem Text einige speziell formatierte Absätze für Aufzählungen, Zitate oder besonders hervorzuhebenden Text: ♦ Zitat oder Eingerückt für Text, der hervorgehoben werden soll. Das sind gleich die Namen der Formatvorlagen, so daß z.B. die Formatvorlage Überschrift 1 nur einmal eingerichtet und während dem Schreiben allen Hauptüberschriften zugewiesen wird. Weitere Vorlagen können nach Belieben ergänzt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

2 KAP.: FORMATVORL AGEN

Vorteile der Formatvorlagen: ♦ Selbst beliebig lange Texte können mit geringstem Aufwand jederzeit anders formatiert werden! Nur dadurch ist ein gutes Design oder die Anpassung auf andere Druckmedien überhaupt möglich. ª Wünschen Sie z.B. eine andere Schrift für die Kapitelüberschriften, so wird die Änderung nur einmal in der Formatvorlage Überschrift 1 eingestellt und alle Überschriften sind im ganzen Text einheitlich geändert! ♦ Unterschiedliche Einstellungen, z.B. weil Sie einen Absatz übersehen oder nach einigen Seiten die Einstellungen nicht mehr richtig im Kopf haben, werden vermieden. Formatvorlagen gibt es in jedem besseren Textverarbeitungsprogramm, allerdings mit unterschiedlichen Namen: Stile (Corel Ventura), Druckformat (bis MS Word 5 und Adobe PageMaker), Absatzlayout (Lotus Ami Pro) usw.

2.2 Formatvorlagen und Absatz Formatvorlagen gelten in der Regel für einen Absatz. Der nächste Absatz kann die gleiche oder eine andere Formatvorlage erhalten.

¶ ↵

Deshalb ist nun die Unterscheidung zwischen ♦ Absatzmarke (¶ durch [Return]) und ♦ Zeilenschaltung (↵ [Umschalt]-[Return]) überaus wichtig, so daß Sie die Absatzmarken (¶) mit dem Symbol oder bei Extras-Optionen (Karteikarte Ansicht, siehe erster Band sowie ab Seite 49) einschalten sollten, falls diese bei Ihnen noch nicht angezeigt werden. Beachten Sie folgendes: ♦ Wurde Text markiert, gelten Formatvorlagen für den markierten Text. ♦ Wenn jedoch nur der Cursor in dem Absatz blinkt, aber kein Text markiert ist, gilt die Formatvorlage automatisch für den ganzen Absatz! Darum vorerst auf keinem Fall Text markieren, wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen! ♦ Damit Sie alle Befehle der Symbolleiste sehen, sollten Sie bei ExtrasAnpassen ª „Menüs immer vollständig anzeigen“ sowie ª „Standard und Formatsymbolleisten in zwei Zeilen“ ankreuzen.

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WORD XP – BAND 2

2. KAP.: FORMATVORL AGEN

2.3 Formatvorlagen zuweisen Auf der Diskette finden Sie einen Übungstext, den wir nun schrittweise mittels Formatvorlagen formatieren werden. Alle Übungen befinden sich in dem Ordner A:\Word-Bd2: ¾ Öffnen Sie die Datei Vorlagen. ¾ Den Titel von Hand einstellen. Da dieser nur einmal vorkommt, bietet eine Formatvorlage keinen Vorteil. Also einfach markieren, große Schrift und evtl. eine andere Schriftart wählen. Die Formatvorlagen Standard, Überschrift 1, 2 und 3 gibt es bereits bei jedem Text. Diese brauchen nur zugewiesen zu werden. Das geht sehr einfach: ¾ Klicken Sie einmal in die erste Überschrift.

Neben der Schriftart und -größe wird die Formatvorlage des aktuellen Absatzes angezeigt, jetzt noch Standard. Drücken Sie den Pfeil und wählen Sie stattdessen Überschrift 1 aus. Automatisch übernimmt der Text die Einstellungen der Formatvorlage Überschrift 1 und müßte folgendermaßen aussehen: Klicken Sie auf die Überschrift, dann in den Text und beobachten Sie, wie die jeweilige Formatvorlage angezeigt wird.

Überschrift 1 Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text -

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-

¾ Weisen Sie dem restlichen Text die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 zu (beachten Sie die Hinweise in Klammern). Damit haben wir die voreingestellten Formatvorlagen zugewiesen. Jetzt werden wir diese anders einstellen. Das geht leider bei Word XP noch umständlicher als früher, da das Menü komplett umgestellt wurde. Statt dem Menü wie früher wird jetzt auf der rechten Seite ein Andockfenster geöffnet, in dem nicht nur die Formatvorlagen, sondern alle eingestellten Texte angezeigt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

2 KAP.: FORMATVORL AGEN

2.4 Das Andockfenster Jetzt können wir die Überschriften anpassen. ¾ Eine Überschrift1 anklicken, dann entweder den Befehl Format-Formatvorlagen und Formatierung… wählen oder dieses Symbol, mit dem Sie das Menü ein- und ausschalten können:

Am rechten Rand erscheint ein Andockfenster: Überschrift 1 ist bereits ausgewählt, wenn Sie den Absatz vorher angeklickt haben. Dann hierauf die rechte Maustaste drücken und „Ändern“ wählen. Das geht auch mit dem Abrollmenü (linke Maustaste, dann auf den Pfeil drücken). Wenn oben nicht die richtige Formatvorlage angezeigt wird, können Sie auch hier auf einer Formatvorlage die rechte Maustaste drücken und „Ändern“ wählen. Wenn das Menü geöffnet ist, können Sie die Formatvorlage durch Anklicken wechseln. Diese Formatvorlagen sind bei diesem Text bereits verfügbar. Je nach Einrichtung und Dokument finden Sie möglicherweise mehr oder weniger vorhandene Formatvorlagen. Hier können Sie zu allen vorhandenen Formatvorlagen wechseln.

Ein Hinweis aus der Praxis: ♦ Besser ist es, zuerst den Absatz anzuklicken, dessen Formatvorlage geändert werden soll, anschließend das Menü öffnen. ª Dann kann nicht versehentlich eine andere Formatvorlage bearbeitet werden, weil die richtige Formatvorlage bereits in dem Menü ausgewählt ist.

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WORD XP – BAND 2

2. KAP.: FORMATVORL AGEN

2.5 Formatvorlagen einstellen Mit „Ändern“ geht es weiter zu dem Einstellmenü: Bearbeiten Sie wirklich die richtige Formatvorlage?

Die wichtigsten Einstellungen sind hier direkt erreichbar.

Die Vorschau.

Ein neues Symbol: Absatzabstand erweitern oder reduzieren. Bei Format-Absatz können Sie jedoch den Abstand vor und nach unterschiedlich einstellen. Die aktuellen Einstellungen werden angezeigt.

Hier unten bei Format finden Sie alle Einstellmöglichkeiten wie bei dem Befehl Format, nur daß hier alles für die ganze Formatvorlage gilt.

Stellen Sie die Formatvorlage Überschrift 1 folgendermaßen ein: ¾ Schrift Arial Black, 22 pt, gesperrt 2pt (Format-Schriftart…, sperren geht dort auf der Karteikarte Zeichenabstand), Textfarbe dunkelblau, ¾ Absatzabstand vor 24 pt, nach 6 pt (Format-Absatz…), hier auch auf den Zeilenabstand „Einfach“ umschalten, ¾ Linie unten mit Abstand 3 pt (Format-Rahmen…). ¾ Schließen Sie das Menü, blättern Sie den Text durch und beobachten Sie, wie alle Absätze mit der Formatvorlage Überschrift 1 einheitlich geändert wurden. Diese Formatierungen sind im ersten Band detailliert beschrieben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

2 KAP.: FORMATVORL AGEN

Bitte vergegenwärtigen Sie sich: ♦ Bisher haben Sie mit Format-Zeichen, -Absatz usw. den vorher markierten Text „von Hand“ geändert. ♦ Die gleichen Einstellmöglichkeiten finden Sie hier, jedoch gelten die Änderungen für die gewählte Formatvorlage, damit für alle Textabsätze, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde.

Damit spielt es keine Rolle, wie lang Ihr Text ist und wieviele Absätze mit dieser Formatvorlage existieren, Sie können jederzeit mit einem Menü alle Absätze einheitlich ändern.

2.6 Ausnahmen erlaubt Aber auch Ausnahmen sind möglich. Sie können jeden Absatz weiterhin markieren und anders einstellen. Dann werden jedoch diese Einstellungen nicht mehr bei Änderungen in der Formatvorlage aktualisiert. Darum sollten Sie es möglichst vermeiden, Absätze noch von Hand (markieren und einstellen) zu ändern.

2.7 Formatvorlage basiert auf Damit die Einstellarbeit noch etwas rationeller geht, können Formatvorlagen sogar aufeinander aufgebaut werden. Dann übernehmen die untergeordneten Formatvorlagen alle Einstellungen der Hauptvorlage. Praktisch z.B. um zwei Formatierungslinien aufzubauen, eine für die Überschriften mit einer speziellen Schrift, eine für alle Textabsätze mit einer anderen Schrift. Dann ist bei den Überschriften nur die Schriftgröße bei jeder untergeordneten Überschrift etwas kleiner einzustellen, wenn Sie dagegen bei der Überschrift 1 eine andere Schrift wählen, wird diese ebenfalls bei den untergeordneten Formatvorlagen für die Überschriften geändert. Das wird im nächsten Kapitel erläutert. Notizen:

....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................

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Kapitel

3

3. Aufbauen und aktualisieren 3.1 Formatvorlagen aufbauen

¾ Jetzt Überschrift 2 im Text zuweisen und wieder das Menü für die Formatvorlagen aufrufen, diesmal aber mit einer kleinen Änderung:

Stellen Sie statt basiert auf: Standard basiert auf: Überschrift 1 ein.

Mit „Automatisch aktualisieren“ wird die Formatvorlage bei Änderung eines Absatzes aktualisiert (siehe nächstes Kapitel). Mit „Formatvorlage basiert auf: Überschrift 1“ werden alle Einstellungen von der Formatvorlage Überschrift 1 übernommen. ♦ Wenn Sie später eine andere Schrift für Überschrift 1 wählen, wird die Schrift automatisch bei den Überschriften 2, 3 usw. übernommen, da diese auf der Überschrift 1 aufbauen. ¾ So müssen nur noch die Unterschiede zwischen den Überschriften eingestellt werden, z.B. eine kleinere Schrift für Überschrift 2 und die Unterstreichungslinie ausschalten. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

3 KAP.: AUFBAUEN U ND AKTUAL ISIEREN

Damit haben wir zwei Formatvorlagen-Linien, da in der Regel eine Schrift für den Text und eine dickere für die Überschriften verwendet wird: ª Überschrift 1 – Überschrift 2 … (basierend auf Überschrift 1), ª Standard – Zitat – Aufzählung (basierend auf Standard). Formatieren Sie die Überschriften: ¾ Stellen Sie die Formatvorlage Überschrift 2 ein:  keine Linie,  Schriftgröße 16 pt, um 1 pt gesperrt,  Abstand vor 18 pt. ¾ Ebenso Überschrift 3 formatieren:  basiert auf: Überschrift 2,  Schrift Arial Narrow mit 14 pt, kursiv, fett,  Abstand vor: 12 pt. ¾ Als letztes stellen Sie den Text über die Formatvorlage Standard ein:  Schrift Times New Roman, 11 pt,  Blocksatz, Zeilenabstand einzeilig, Abstand vor und nach 3 pt.

3.2 Folgeabsatz Wenn als Folgeabsatz die Formatvorlage Standard gewählt ist, wird nach Return automatisch Standard zugewiesen. In der Regel folgt nach einer Überschrift ein normaler Textabsatz, so daß Sie sich die manuelle Änderung der Formatvorlage sparen.

3.3 Automatisch aktualisieren Diese Funktion (Abb. siehe vorige Seite) soll den Weg zu dem Menü FormatFormatvorlage ersparen. ♦ Ist dies eingestellt und Sie ändern einen Absatz im Text, so wird diese Änderung automatisch in die Formatvorlage übernommen. ª Damit sind alle anderen Absätze mit dieser Formatvorlage ebenfalls geändert. Nachteil: ♦ Ausnahmen für einen einzelnen Absatz sind mit dieser Einstellung nicht möglich, z.B. wenn eine besonders lange Überschrift etwas gestaucht werden soll, da diese Änderung ebenfalls in die Formatvorlage aufgenommen werden würde. Aus diesem Grund müssen Sie unbedingt wissen, ob automatisch aktualisieren eingeschaltet ist oder nicht.

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MS WORD XP – 2. BAND

3 KAP.: AUFBAUEN U ND AKTUAL ISIEREN

Der Text sollte bei Ihnen ungefähr so aussehen:

Überschrift 1 Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text -

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Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text Zur Silbentrennung: ¾ Kontrollieren Sie, ob die automatische Silbentrennung aktiviert ist (Extras-Sprache-Silbentrennung). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

3 KAP.: AUFBAUEN U ND AKTUAL ISIEREN

3.4 Zusammenfassung Jetzt wissen Sie, wie Sie Formatvorlagen zuweisen und einstellen, sowie die Varianten „aufbauend auf“, „nächster Absatz“ und „automatisch aktualisieren“. Nur eine Einstellung wurde noch nicht erläutert. Das praktische an den Formatvorlagen: ♦ 1 gleich 1000! Sie brauchen nur einmal die Formatvorlage zu ändern, und alle Absätze mit dieser Formatvorlage werden aktualisiert. ª Die Voraussetzung, um längere Texte zu gestalteten. ª Fehler durch vergessene, nicht geänderte Absätze lassen sich so vermeiden. ♦ Formatieren Sie nur noch über Formatvorlagen! Einzelfälle können weiterhin von Hand eingestellt werden. ª Diese Ausnahmen bleiben bestehen, wenn Sie die Formatvorlage ändern!

3.5 Zur Vorlage hinzufügen Jedem Dokument liegt eine Dokumentvorlage zugrunde, genauer ist dies eine Datei mit dem Namen normal.dot. Wenn Sie ein neues Dokument öffnen, werden die Anfangseinstellungen (Schriftart, -größe, Formatvorlagen usw.) aus dieser Datei entnommen. Wenn Sie die Schaltfläche „Zur Vorlage hinzufügen“ beim Ändern einer Formatvorlage ankreuzen, wird die Änderung in die Dokumentvorlage normal.dot übertragen und gilt damit für alle Dokumente, die Sie neu beginnen. ♦ Rückwirkend wird kein Text geändert. Dies hätte katastrophale Auswirkungen, wenn alle bereits existierenden Texte geändert würden, darum ist eine rückwirkende Änderung im Word gar nicht möglich. ♦ Vorerst sollten Sie diese Schaltfläche nicht ankreuzen, später nur, nachdem Sie gründlich überlegt haben, ob Sie die neuen Einstellungen wirklich bei allen zukünftigen Texten wünschen. Eine einfachere, aber praxisbewährte Möglichkeit, ohne Dokumentvorlagen auszukommen, ist die mit Datei-Speichern unter. ♦ Das erste Dokument, z.B. den ersten Brief oder die erste Studienarbeit, perfekt einstellen, ♦ dann bei dem zweiten Brief oder der zweiten Studienarbeit das erste Dokument öffnen und mit Datei-Speichern unter sofort unter anderem Namen speichern. ª Damit haben Sie eine Kopie mit identischen Einstellungen, die Texte können überschrieben werden.

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Kapitel

4. Weitere Formatvorlagen

4

4.1 Eine neue Formatvorlage Jetzt kommt das Zitat, für das es noch keine Formatvorlage gibt. ¾ Klicken Sie in den Absatz Zitat, um diesen auszuwählen, dann das Formatvorlagen-Menü öffnen und die Schaltfläche „Neue Formatvorlage“ drücken: Hier Zitat als Name für die neue Formatvorlage schreiben. Nach einem Zitat folgt in der Regel weiterer Text. Wenn Sie hier Standard wählen und weiterschreiben, erhält der nächste Absatz automatisch die Formatvorlage Standard.

Hiermit wird die Änderung in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert und gilt damit für jeden neuen Text!

Formatieren Sie die Formatvorlage Zitat folgendermaßen:     

kursiv, Textfarbe dunkelrot, Eingerückt links und rechts um einen Zentimeter, Abstand vor und nach 18 pt, Zeilenabstand einfach, Rahmen mit Schatten, Abstand zum Text 3 pt, Rahmenfarbe rot, feine Doppellinie, 5% Füllung (Rahmen).

Weisen Sie dem zweiten Zitat die neue Formatvorlage zu, ebenso den restlichen Überschriften, bis der Text fertig ist. Hinweis: eine Formatvorlage wird nur einmal neu erstellt, dann kann diese beliebig oft zugewiesen oder geändert werden. Jetzt also nicht mehr neu erstellen, nur die gerade erstellte Formatvorlage Zitat den anderen Zitaten zuweisen (siehe S. 17)! KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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MS WORD XP – 2. BAND

4. KAP.: WEITERE FORMATVORL AGEN

Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat -

Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text -

Überschrift 1 Regelmäßig speichern!

Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text -

Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat - Zitat

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Überschrift 2 Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text -

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Dr. K. H. Beispiel Dieser Absatz kommt nur einmal vor, deshalb das Symbol rechtsbündig drücken (=von Hand formatieren).

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4. KAP.: WEITERE FORMATVORL AGEN

4.2 Existierende Formatvorlagen Wir wollen eine Aufzählung mittels Formatvorlage erstellen. ¾ Suchen Sie die Aufzählungsabsätze und versuchen Sie, eine neue Formatvorlage namens Aufzählungszeichen zu erstellen. ª Pech gehabt, Word meldet, daß es diese Formatvorlage schon geben soll, obwohl sie nicht angezeigt wird. ¾ Bestätigen Sie die Meldung des Assistenten.

Die Lösung liegt an dieser Stelle: In Word sind bereits viel mehr Formatvorlagen angelegt. Damit es nicht zu unübersichtlich wird, werden normalerweise nur die benutzten Vorlagen angezeigt.

¾ Schalten Sie „Alle Formatvorlagen“ ein und wählen Sie die Formatvorlage Aufzählungszeichen aus. ¾ Schreiben Sie zwei oder drei Aufzählungsabsätze, dann die Formatvorlage zuweisen. ¾ Schalten Sie anschließend wieder zurück auf „Anzeigen: Benutzte Formatvorlagen“. Das war gut zur Übung, vor allem, um die weiteren, bereits vorhandenen Formatvorlagen kennenzulernen. Formatvorlagen sollten nur für öfter wiederkehrende Textteile eingesetzt werden.

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MS WORD XP – 2. BAND

4. KAP.: WEITERE FORMATVORL AGEN

4.3 Hyperlink Wir wollen einen Hyperlink auf einen Text im Internet erstellen. ¾ Schreiben Sie nach dem Namen „Weitere Informationen finden Sie im Internet unter: www.kamiprint.de“. ª Sobald Sie weiterschreiben wollen, weist MS Word automatisch einen Hyperlink und die Formatvorlage Hyperlink zu.

4.4 Rahmen und Linien einrücken Zur Information: Rahmen und Linien können Sie zwar auch für eine Formatvorlage einstellen, jedoch nur so breit wie der ganze Absatz. ♦ Die Option „Anwenden auf: Text (statt Absatz)“ kann nur für markierten Text (Format-Rahmen…) gewählt werden, nicht jedoch bei einer Formatvorlage (Format-Formatvorlage-Bearbeiten-Format-Rahmen…). ª Es ist zwar möglich, beim Erstellen einer neuen Formatvorlage bei „Formatvorlagentyp“ auf Text statt Absatz umzuschalten, doch lassen sich dann nur noch Schriftformatierungen durchführen, keine Rahmen- und Absatzeinstellungen. Da der Text einmal länger, einmal kürzer ist, kann der Absatz auch nicht generell über die Formatvorlage eingerückt werden. Es bleibt nichts anderes übrig, als die Linien und Rahmen von Hand einzustellen, wenn diese nicht über die volle Spaltenbreite gehen sollen. ¾ Absatz markieren und im Lineal mittels den Schiebern einrücken, damit der Rahmen oder die Linie kürzer wird.

Beim Titel haben wir sowieso keine Formatvorlage verwendet. Weisen Sie einen Rahmen zu und Rücken Sie diesen ein.

Übung Formatvorlagen

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Kapitel

5

5. Besondere Formatvorlagen

Jetzt kommen wir zu den speziellen Absätzen. Neben den Überschriften und dem normalen Text sind meistens einige Sonderfälle vorhanden. Natürlich lohnt es sich nur, eine Formatvorlage zu erstellen, wenn ein Absatz mit diesen Einstellungen mehrmals im Text vorkommt. Doch dann ist es von großem Vorteil, eine Formatvorlage zu verwenden. Denn auch wenn Sie nur drei Zitate in einem Text haben, können Sie sich meist einige Seiten weiter nicht mehr an die Einstellungen erinnern. Kein Problem mit den Formatvorlagen.

5.1 Hängender Absatz Neben den erwähnten Formatvorlagen für die Überschriften, den Text und ein Zitat ist ein hängender Absatz sehr häufig. Alle weiteren Zeilen hängen an der ersten Zeile. Sehr sinnvoll z.B. für eine Quellenangabe, weil nach dem Namen leichter gesucht werden kann. ¾ Schließen und speichern Sie den ersten Übungstext Vorlagen. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Besondere. ¾ Weisen Sie der Überschrift die Formatvorlage Überschrift 1 zu. ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage mit dem Namen Hängend. Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen hängenden Absatz einzustellen: ♦ Im Menü Formatvorlagen bei Format-Absatz. ♦ Wenn Sie automatisch aktualisieren in der neuen Formatvorlage ankreuzen, könnten Sie die Einstellungen wie im ersten Band beschrieben im Lineal mit den Absatzschiebern einstellen. ♦ Wenn Sie eine Aufzählung oder Numerierung einstellen (in der Formatvorlage!), wird automatisch ein hängender Absatz eingestellt.

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WORD XP – BAND 2

5. KAP.: BESONDER E FORMATVORLAGEN

Das Absatz-Menü:

Damit mehrere Zeilen entstehen, rücken Sie den Absatz links und rechts um 4 cm ein.

Hier hängend wählen und den Abstand auf 0,5 cm einstellen.

Eine neue Funktion bei Word XP: hiermit den Abstand vor und nach zwischen den hängenden Absätzen ausschalten, weil der hängende Absatz für genügend Übersichtlichkeit sorgt.

¾ Anschließend alle drei Absätze markieren (im linken Seitenrand) und von Standard auf die neue Formatvorlage hängend umschalten. So sollte es werden:

Literaturverzeichnis Müller, Karla: Schloßgeschichten. Eine Studie zum Werk Theodor Fontanes. München 1986 (S. 96-103). Müller-Seidel, Walter: Theodor Fontane. Soziale Romankunst in Deutschland. Stuttgart 1975 (S. 181-196). Nürnberger, Helmuth: Theodor Fontane, »Cécile«. Unbekannte Skizze zu einem Roman. In: Süddeutsche Zeitung, 11./12. November 1978.1 Hinweis: ein Rahmen geht nur um alle Absätze, sofern diese identische Einstellungen (Abstand vor, nach, Einrückung …) aufweisen. Sollte der Rahmen also unterbrochen werden, drücken Sie sofort Rückgängig und überprüfen, ob Sie alle Absätze markiert hatten.

1

Zitiert aus: Theodor Fontane: Cécile, dtv-Verlag, August 1995, ISBN 3-423-02361-9, S. 276-277

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5. KAP.: BESONDER E FORMATVORLAGEN

5.2 Numerierter Absatz Der hängende Absatz ist auch für Numerierungen verwendbar. ♦ Obwohl das sehr schnell über das Symbol Numerieren (siehe erster Band) möglich wäre, ist eine neue Formatvorlage von Vorteil: ª wenn mehrere Aufzählungen in dem Text vorkommen, sind diese hundertprozentig identisch formatiert, weil die gleichen Einstellungen der Formatvorlage gelten! ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage Zahl. ¾ Die Numerierung in der Formatvorlage Zahl aktivieren. Dafür im Formatvorlagen-Menü Format-Numerierung… wählen.

Auf die Karteikarte Numerierung umschalten. Wählen Sie ein voreingestelltes Nummernformat. Auch individuelle Formate sind möglich. Siehe nächstes Kapitel.

¾ Weisen Sie die neue Formatvorlage Zahl den vier Absätzen zu. Ein Überblick für die Karteikarten: ♦ Ein Aufzählungszeichen sehen Sie diesem Absatz vorangestellt. Dies ist ein Bildchen (Bullet). ♦ Die Numerierung mit Zahlen (1., 2., 3. usw.) oder Buchstaben (a, b…). ♦ Die Karteikarte Gliederung brauchen wir später, um die Überschriften zu numerieren. ♦ Listenformatvorlagen sind neu ab Word XP und ermöglichen es, Numerierungen mit Unterformaten zu erstellen (1, dann 1.1, 1.2 usw.).

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WORD XP – BAND 2

5. KAP.: BESONDER E FORMATVORLAGEN

Schreiben Sie und stellen Sie die Numerierung ein:

Merkzettel zum Computerkauf 1.

Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte? Zusatzausstattung (CD-Laufwerk, Modem, Soundkarte)? Komplett und betriebsfertig, oder fehlt etwa die Maus?

2.

Schafft die Kombination Bildschirm und Grafikkarte eine flimmerfreie Darstellung, d.h. mindestens 72 Hz Bildwiederholrate bei der maximalen Auflösung und 64.000 Farben (16 Bit Farbtiefe)?

3.

Welche Programme werden benötigt?

4.

Wie lange ist die Garantiezeit und wird in dem Geschäft repariert? Wie lange dauert eine Reparatur? Gibt es telefonische Unterstützung?

5.3 Beliebiges Aufzählungszeichen Hervorragend ist die Möglichkeit, jedes Sonderzeichen als Aufzählungszeichen zu verwenden. Genügend solcher Sonderzeichen finden Sie z.B. in der Windows-Spezialschrift Wingdings (Windows-Dinge). Je nach installierten Programmen sind weitere Spezialschriften vorhanden. ¾ Erstellen Sie eine neue Formatvorlage Aufzählung, dann bei ¾ Format-Numerierung eines der Schemas, am besten eines, das Ihnen nicht so gut gefällt, anklicken und auf Anpassen drücken.

Sie könnten ein Standardsymbol nehmen oder Anpassen wählen.

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5. KAP.: BESONDER E FORMATVORLAGEN

Es erscheint dieses Fenster: Auch Größe, Farbe, Einzug usw. kann bei „Schriftart“ nur für das Bullet eingestellt werden. Diese Voreinstellungen sind meist unpassend. Tragen Sie gleich passende Werte ein, z.B. Einzug bei 0,5 cm, Tabstop bei 1 cm. ♦ Aufzählungszeichenpos.: der Einzug des Zeichens. ♦ Tabstopp: Tabulator zwischen Bullet und dem ersten Wort. ♦ Einzug: dies gilt für die weiteren Zeilen des hängenden Absatzes. Bei Schriftart können Sie das Aufzählungszeichen einstellen (Schriftart, -größe usw.), bei Zeichen können Sie andere Zeichen als Aufzählungszeichen auswählen. Bei Zeichen erscheint das Sonderzeichen-Fenster, welches Sie über EinfügenSonderzeichen kennen. Zuerst eine Symbolschrift mit Bildern statt Buchstaben, z.B. Wingdings suchen, dann ein Zeichen auswählen.

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5. KAP.: BESONDER E FORMATVORLAGEN

Formatvorlage zuweisen und Sie haben ein anderes Bullet eingestellt:

Merkzettel zum Computerkauf 4 Prozessor, Arbeitsspeicher, Festplatte? Zusatzausstattung (CD-Laufwerk, Modem, Soundkarte)? Komplett und betriebsfertig, oder fehlt etwa die Maus? 4 Schafft die Kombination Bildschirm und Grafikkarte eine flimmerfreie Darstellung, d.h. mindestens 72 Hz Bildwiederholrate bei 1600x1200 Punkten? 4 Welches Betriebssystem, welche Programme sind dabei? 4 Wie lange ist die Garantiezeit und wird in dem Geschäft repariert? Gibt es telefonische Unterstützung?

5.4 Der hängende Einzug Wenn Sie eine Numerierung oder Aufzählung zuweisen, wird automatisch ein Tabulator gesetzt und der Absatz eingerückt. Wenn Sie in der Formatvorlage „automatisch aktualisieren“ ankreuzen, können Sie die Einrückung auch mittels dem Lineal und der Maus ändern. Schieber für die erste Zeile.

Schieber für die folgenden, hängenden Zeilen sowie ein Tabulator für den Abstand Bullet zu erstem Wort. Zum Verschieben: ♦ Am Besten den Tabulator zuerst ganz wegschieben, damit Sie die unteren Schieber greifen können. ♦ Die Schieber lassen sich nur in 0,25 mm-Abstand verschieben. Für andere Werte ist das Absatz-Menü nötig.

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Kapitel

6. Druck großer Dokumente

6

Die wesentlichen Einstellungen beim Drucken wurden bereits im ersten Band vorgestellt. Jetzt geht es einen Schritt weiter. Denn wenn Sie lange Texte drukken wollen, gibt es hierfür einige nennenswerte Einstellungen, die z.B. das Umsortieren der Seiten nach dem Druck überflüssig machen. Mit dem Symbol Drucken wird leider sofort losgedruckt, oft mit falschen Einstellungen. Mit Datei-Drucken oder der Tastaturabkürzung [Strg]-p (p für print) erscheint das Einstellmenü, in dem in der Regel die Druckqualität und andere Druckeinstellungen anzugeben sind.

6.1 Die Druckreihenfolge Bei der Schaltfläche „Eigenschaften“ wird der Drucker voreingestellt, weshalb dieses Menü je nach Drucker anders aussieht. Bei „Optionen“ kann dagegen Word eingestellt werden. Bei mehreren zu druckenden Seiten ist die Einstellung „umgekehrter Druckreihenfolge“ praktisch, um die letzte Seite zuerst zu drucken. Je nach Konstruktion der Papierausgabe des Druckers oft nötig, damit die Seiten in der richtigen Reihenfolge ausgegeben werden. ♦ Die meisten Tintenstrahldrucker werfen das Papier mit der bedruckten Seite nach oben aus. ª Dann muß die letzte Seite zuerst gedruckt werden, also mit „umgekehrte Druckreihenfolge“, wenn Sie nicht alle Blätter von Hand umsortieren wollen. ♦ Bei den meisten Laserdruckern ist mit normaler Druckreihenfolge zu drucken, da das Papier mit der bedruckten Seite nach unten ausgeworfen wird. Problematisch wird es zuweilen, wenn auch die Druckersoftware über solch eine Einstellung verfügt (bei Eigenschaften suchen). Bei einigen Druckern heben sich dann die Einstellungen gegenseitig auf. Wenn Sie folglich im Word und im Druckermenü die umgekehrte Druckreihenfolge aktivieren, wird normal ausgedruckt. Das gleiche kann mit der Schaltfläche Sortieren passieren. Hier hilft nur ausprobieren. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

6.2 Vor- und Rückseite ♦ Die Vorder- und Rückseite ohne Wendeeinheit bedrucken: ª Statt Drucken: Alle Seiten im Bereich (= den ganzen Text) zuerst nur die ungerade Seiten (1, 3, 5 …) auf die Vorderseiten, ª dann Papier umdrehen und die geraden Seiten (2, 4, 6…) auf die Rückseiten 2, 4, 6 usw. drucken. ª Erst ein Muster erstellen, bevor mehrere Exemplare gedruckt werden! ♦ Im Druckmenü bei „Optionen“ finden Sie bei Word XP eine neue Funktion Blattvorderseite, bzw. -rückseite bei Duplexdruckern. Falls nicht die richtigen Seiten zusammen gedruckt wollen, hiermit probieren. Die Funktion ist ähnlich wie das Einfügen einer leeren Seite am Anfang oder Ende des Dokuments.

6.3 Drucken in Hintergrund Wenn „Drucken im Hintergrund“ aktiviert ist, kann sofort weitergearbeitet werden, während der Druck berechnet wird. ♦ Sie können im Druckermenü bei „Optionen“ sowie ♦ generell als Voreinstellung im Word bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Drucken ª sowohl „Drucken im Hintergrund“ als auch die „Umgekehrte Druckreihenfolge“ einschalten.

Bei Druckproblemen, insbesondere wenn der Druck vorzeitig abgebrochen wird, sollten Sie als erstes dieses Drucken im Hintergrund abschalten. Dann widmet sich Word hundertprozentig dem Ausdruck, bis dieser berechnet ist.

6.4 Den Druck abbrechen Solange Word druckt, erscheint unten im Word ein kleines Drucksymbol. Doppelklicken auf dieses bricht den Druckvorgang ab! ♦ Sehr häufig passiert folgendes: ª Der Druck ist abgeschickt und Ihnen fällt noch ein Fehler auf. ª Hier hilft es, wenn Sie wissen, daß ein Druckauftrag angehalten und gelöscht werden kann.

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6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

Probieren Sie es aus: ¾ Schalten Sie den Drucker aus, damit der Druckauftrag nicht gedruckt werden kann. ª Somit haben Sie genügend Zeit, um den Druckmanager zu finden. ¾ Drucken Sie einen Text. ª Unten rechts in der Startleiste erscheint nun das Symbol des Druckmanagers. ¾ Starten Sie den Druckmanager durch Doppelklicken: Hier Doppelklicken, dann kommen Sie in den Druckmanager.

Rechte Maustaste auf dem Druckjob und Sie können diesen anhalten oder löschen.

¾ Wählen Sie den Druckauftrag aus, dann mit der [Entf]-Taste löschen. Bei einem Computernetzwerk könnten Druckaufträge von anderen in der Warteschlange sein. Achten Sie auf die Spalte „Besitzer“ und die Startzeit. Oft sind Druckaufträge in der Warteschlange vergessen, da z.B. niemand Papier nachgelegt hatte. Alte Druckaufträge können Sie ohne Risiko löschen, wenn Sie drucken möchten, da der Eigentümer nur neu drucken müßte, wenn der Ausdruck doch gebraucht wird. Doch sollte in einem Netzwerk jeder seine Druckaufträge sofort abholen, bzw. den Drucker bei Problemen instand setzen oder den zuständigen Netzwerkverwalter informieren.

6.5 Zum Druckmenü Im Windows XP Home können Sie den Weg zu den Druckermenüs verkürzen, wenn Sie im leeren Bereich der Startleiste die rechte Maustaste drücken (nicht auf einem Symbol), dann Eigenschaften wählen und in dem Menü auf der Karteikarte „Startmenü“ „Anpassen“ wählen, dann weiter zur Karteikarte „Erweitert“. Dort können Sie „Drucker und Faxgeräte“ ankreuzen, womit direkt unter Start ein Eintrag „Drucker und Faxgeräte“ erscheint. Das verkürzt den Weg über Start-Systemsteuerung… beträchtlich. Bei Windows XP Professionell ist dies bereits die Voreinstellung. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD XP – BAND 2

6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

6.6 Formatvorlagen oder Info Außerdem können Sie beim Ausdruck wählen, daß statt dem Dokument die verwendeten Formatvorlagen oder die Eigenschaften ausgedruckt werden. Das Druckmenü:

Wenn Sie einen Postscript-Drucker haben, könnten Sie in eine Druckdatei drucken und die Datei zu einer Druckerei schicken oder auf vielen computerisierten Kopiermaschinen ausdrucken. Ohne Postscript-Drucker ist die Datei nur auf dem genau gleichen Druckertyp verwertbar.

Hier wählen, ob Sie das Dokument, die Formatvorlagen, die Eigenschaften usw. ausdrucken wollen. Bei Druckauswahl „Alle“ oder nur die geraden (2, 4, 6 …) oder ungeraden (1, 3, 5 …) Seiten.

♦ Seiten pro Blatt druckt mehrere Seiten verkleinert auf ein größeres Papier, z.B. zwei DIN A4 Seiten auf ein DIN A4-Blatt. ♦ Papierformat skalieren bewirkt das Gegenteil. Hiermit können Sie eine kleinere Seite auf ein größeres Format ausdrucken.

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WORD XP – BAND 2

6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

6.7 Der Druckmanager ist ein Windows-Programm, das die Druckaufträge von Word und anderen Programmen übernimmt und die Druckdaten häppchenweise zu dem Drucker schickt. ♦ Dadurch können Sie weiterarbeiten, während Ihr Rechner druckt, wenn Drucken im Hintergrund aktiviert ist. ♦ Der Druckmanager wird bei jedem Druck automatisch gestartet und nach dem Druck ebenso automatisch geschlossen. ♦ Die Druckertreiber (inkl. Druckmanager) finden Sie auch bei StartSystemsteuerung-Drucker… ª Dort können Druckertreiber installiert, gelöscht oder die Druckereinstellungen dauerhaft geändert werden.

Auf diesem Rechner sind einige Drucker installiert: Hiermit einen neuen Drucker installieren. Oft reicht es auch, die Drucker-CD einzulegen.

Ein Faxdrucker verschickt den Druck über die Telefonleitung zu einem Faxgerät.

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6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

6.8 Übung Visitenkarte Erstellen Sie folgende Visitenkarte. Neue Datei, Seitenformat 120x80mm, Texte schreiben und zentrieren, Textfarbe und Schriftart wählen und dann eine horizontale Linie einstellen.

Viola Violina Musikerin

Violine – Klavier – Saxophon Musikunterricht nach Vereinbarung Tel.: 111 / 34 23 12 Am meisten Möglichkeiten bieten natürlich Grafikprogramme. Doch auch in dem Textprogramm gibt es erstaunlich viele Einstellmöglichkeiten und auch die nötigen Einstellungen zum Ausdruck. Für Visitenkarten gibt es zwei Druckalternativen: ♦ Entweder Sie erstellen eine Tabelle (s. erster Band) in der Größe des Visitenkartenpapiers und kopieren die erste, perfekt eingerichtete Karte in die anderen Tabellenzellen. ♦ Oder Sie benutzen die Funktion beim Ausdruck, um eine Seite (eine Visitenkarte) mehrmals auf ein größeres Blatt Papier auszudrucken. ª Die Word-Funktion druckt nicht eine Seite wie Kacheln mehrmals auf ein Blatt, wie dies z.B. in manchen Grafikprogrammen veranlaßt werden kann. Darum müssen Sie die erste Seite markieren und acht mal kopieren, damit Sie acht reale Seiten haben, wenn Sie im Druckmenü acht Seiten zusammen auf ein Blatt Papier drucken wollen.

Wenn Sie die Funktion, mehrere Seiten auf ein Blatt zu drucken („Seiten pro Blatt“), benutzen wollen, ist folgendes zu beachten: ♦ Manche Drucker verfügen ebenfalls über solch eine Funktion zum Visitenkarten, bzw. Etikettendruck. ª Diese doppelt programmierten Funktionen stören sich oft gegenseitig. Nur in einem Programm einstellen, entweder bei Word oder im Druckertreiber (Eigenschaften) und ausprobieren. ♦ Leider läßt sich nicht präzise einstellen, wie groß die einzelnen Karten gedruckt und wie diese angeordnet werden sollen. Darum können Sie die Karten z.B. nicht auf vorperforiertes Visitenkartenpapier anpassen. ª Hier hilft es nur, entweder die Tabellen-Methode zu benutzen oder gleich ein Grafikprogramm.

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WORD XP – BAND 2

6. KAP.: DRUCK GROßER DOKUM ENTE

Für Visitenkarten gibt es übrigens im Computerzubehörhandel farbig vorbedrucktes und vorperforiertes Papier. Mit der Tabellenmethode läßt sich hier relativ leicht Text aufdrucken. Dann müssen die Visitenkarten nur noch ausgebrochen werden und schöne Visitenkarten sind fertig. ♦ Zum Ausdruck im Druckermenü „dickes Papier“ oder Karton wählen und natürlich beste Druckqualität. Viele Tintenstrahldrucker haben einen Hebel, mit dem der Papiereinzug für dickes Papier verbreitert werden kann. ♦ Ohne solch vorbereitetes Papier müßten Sie die Karten von Hand ausschneiden, was nur mit einer Schneidemaschine zufriedenstellend gelingt. ♦ Mit speziellem Sprühlack oder Laminiergeräten könnten die selbsterstellten Visitenkarten sogar wasserfest gemacht werden. Tintenstrahlausdrucke sind im Gegensatz zu Laserdrucken meistens nicht wasserfest! Notizen:

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Zweiter Teil

Word einstellen angenehmeres Arbeiten durch optimale Einstellungen

Kapitel

7

7. Symbolleisten und Smarttags

Es wird Zeit, daß Sie die vielfältigen Einstellmöglichkeiten von Word kennenlernen, denn durch deren Kenntnis läßt sich vieles rationeller erledigen. Wie der Text mittels dem Zoom-Fenster vergrößert oder verkleinert wird, haben Sie im ersten Band gelernt. Bei einem großen Bildschirm sind jedoch meistens zwei Darstellungsgrößen vollauf ausreichend: Seitenbreite zum Schreiben und „Eine Seite“ zur Kontrolle vor dem Druck.

7.1 Neue Symbole ergänzen Sparen wir uns den Weg zum Zoom-Fenster, indem wir diese zwei Symbole für Seitenbreite und „Eine Seite“ in die Symbolleiste aufnehmen. ¾ Öffnen Sie: Extras-Anpassen. Hier sind die Icons genauso in die Gruppen Datei, Bearbeiten… einsortiert wie oben die Befehle.

An Fenster anpassen = Seitenbreite = Text plus Seitenrand in der Breite in den Bildschirm einpassen. Ganze Seiten anzeigen.

Bei Beschreibung finden Sie weitere Erläuterungen zu einem ausgewählten Symbol. Änderungen werden in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert und sind damit in jedem neuen Text vorhanden.

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45

WORD XP – BAND 2

7. KAP.: SYMBOLLEIS TEN UND SMARTTAGS

Die Bedienung: ♦ Solange dieses Anpassen-Fenster geöffnet ist, können Sie ª ein Symbol mit der Maus an die gewünschte Position in der Symbolleiste ziehen, schon ist es eingefügt sowie ª jedes Icon in der Symbolleiste an eine andere Stelle ziehen und ª ein Symbol aus der Symbolleiste wegziehen, um dieses zu löschen. Entfernte Symbole können jederzeit aus dem Anpassen-Menü wieder eingefügt werden. ¾ Ergänzen Sie die Symbole für Seitenbreite und „Eine Seite“. Auch bei der ZoomSchaltfläche können Sie die Ansichtsgröße wählen.

Seitenbreite Eine Seite.

¾ Probieren Sie die Umschaltung zwischen Seitenbreite und ganze Seite und Zoom-zwei Seiten aus. Wenn Sie einen Befehl sehr häufig über das Befehlsmenü verwenden, sollten Sie nach einem Symbol suchen.

7.2 Symbolleiste verschieben Die ganze Symbolleiste kann mit der Maus an eine andere Position gezogen werden. Links außen bei den vertikalen Strichen können Sie die Symbolleiste anfassen und in den Textbereich ziehen.

Die Symbolleiste wird zu einem eigenen Fenster, das wie jedes Windows-Fenster verschoben und an den Rändern in der Größe angepaßt werden kann. Im Balken sehen Sie den Namen der Symbolleiste. Mit dem : können Sie die Leiste schließen.

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WORD XP – BAND 2

7. KAP.: SYMBOLLEIS TEN UND SMARTTAGS

7.3 Symbolleisten aktivieren Ist eine Symbolleiste als Fenster dargestellt, wird diese häufig versehentlich geschlossen, ist damit deaktiviert, was wir deshalb absichtlich nachvollziehen. ¾ Schließen Sie die Symbolleiste Format mit dem :. ♦ Symbolleisten können Sie im Word an zwei Stellen einschalten: ª bei Ansicht-Symbolleisten oder bei ª Extras-Anpassen auf der ersten Karteikarte Symbolleisten:

Die Symbolleisten Standard und Format sind immer eingeschaltet.

Umbenennen Löschen

Häkchen setzen, um weitere Symbolleisten zu aktivieren.

Die anderen Schaltflächen bedeuten: ♦ Neu: eine neue Symbolleiste mit individuellen Icons zusammenstellen. ª Nachdem ein Name eingegeben wurde, wird die Symbolleiste ganz klein und noch leer eingeblendet, so daß Symbole dorthin gezogen werden können. ♦ Umbenennen und Löschen geht nur für selbsterstellte Symbolleisten. ♦ Zurücksetzen setzt alle Änderungen einer Symbolleiste auf die Standardeinstellungen zurück. ♦ Tastatur: statt einem Symbol eine Tastaturabkürzung (Shortcut) vergeben. ¾ Aktivieren Sie die Symbolleiste Format wieder und schieben Sie diese an die alte Position im Menübereich zurück. Hierbei ist es hilfreich, die Maus nicht zu früh loszulassen, sondern erst, wenn die Position paßt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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7. KAP.: SYMBOLLEIS TEN UND SMARTTAGS

7.4 Smarttags Smarttags sind neu bei Word XP. Beim Einfügen erscheint ein Symbol, mittels dessen Sie auswählen wollen, ob Sie die Textformatierung an das Ziel anpassen wollen.

Smarttags ermöglichen auch bestimmte Aktionen, z.B. die Übernahme eines Namens in das Adreßbuch von MS Outlook. Die Anwendung ist einfach: wenn ein Smarttag-Symbol erscheint, darauf klicken. Eine Liste mit bestimmten Aktionen erscheint. Da alle außer Formatierungsaktionen jedoch momentan nur für englischsprachige Namen verfügbar sind, können Sie die Smarttags noch nicht optimal nutzen. Smarttags sind hier ein- und auszuschalten: ♦ bei Extras-Optionen können Sie auf der Kartekarte Ansicht deren Sichtbarkeit veranlassen, ♦ bei Extras-Autokorrektur-Optionen können Sie auf der Karteikarte Smarttags die Funktion der Smarttags wählen oder abschalten:

Momentan nur für englische Namen.

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Kapitel

8

8. Die Word-Optionen

Bei Extras-Anpassen können die Symbolleisten angepaßt werden. Darunter befindet sich Extras-Optionen, um die Word-Grundeinstellungen zu verändern.

8.1 Die Ansicht einstellen Hier gibt es zahlreiche Karteikarten, von denen jedoch nur manche wichtig sind, so z.B. Ansicht, um die Anzeige-Optionen zu bestimmen: Fensterelemente ein- oder ausschalten. Auf einem großen Bildschirm brauchen Sie die horizontale Bildlaufleiste möglicherweise nicht. Durch Ausblenden haben Sie mehr von Ihrem Bildschirm.

Klicken Sie auf das Fragezeichen und dann auf die Option, zu der Sie eine Erläuterung wünschen.

Das vertikale Lineal kann in der Regel abgeschaltet werden.

Formatierungszeichen werden nicht gedruckt und erfüllen bestimmte Funktionen im Word, etwa Tabulatoren oder Absatzmarken, die Sie deshalb am Bildschirm sehen sollten. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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8. KAP.: DIE WORD-OPTIONEN

8.1.1 Welche Elemente anzeigen?

♦ Startaufgabenbereich: beim Start automatisch rechts den Aufgabenbereich anzeigen. ♦ Hervorhebung: sollte die Funktion Hervorhebung bei Ihnen nicht mehr gehen, so wurde die Anzeige hier versehentlich deaktiviert. ♦ Textmarken: wird ein Querverweis, z.B. „siehe Seite 99“ gesetzt, so muß auf Seite 99 zuerst eine Textmarke eingefügt werden, die hiermit angezeigt wird. Das wird im dritten Band ausführlich erläutert. ♦ Die Statusleiste unten am Bildschirmrand könnte hier ausgeblendet werden. ♦ QuickInfo: mit Einfügen-Kommentar gesetzte Kommentare anzeigen. ♦ Animierter Text: die bei Format-Zeichen auf der Karteikarte Animationen einstellbaren Texteffekte werden angezeigt (z.B. blinkender Text). ♦ Die horizontale Bildlaufleiste ist auf großen Bildschirmen nicht mehr unbedingt erforderlich. ♦ Platzhalter für Grafiken: statt dem Bild wird nur ein leeres Kästchen in der gleichen Größe (=Platzhalter) angezeigt. War früher bei langsamen Rechnern sinnvoll. ♦ Feldfunktionen: Felder sind durch Word berechnete Einträge, z.B. ein generiertes Inhaltsverzeichnis. Felder werden durch eine graue Hinterlegung angezeigt, wenn diese ausgewählt (angeklickt) werden.

8.1.2 Die Formatierungszeichen Das sind Steuerzeichen, die zwar am Bildschirm angezeigt, aber nicht mit ausgedruckt werden. Hier können Sie wählen, welche Formatierungszeichen Sie sehen wollen: Fehler durch doppelte Tabulatoren oder Leerzeichen lassen sich schnell korrigieren, wenn diese Zeichen angezeigt werden. ♦ Absatzmarken, damit auch Zeilenschaltungen, sind bei Verwendung von Formatvorlagen äußerst wichtig und sollten deshalb sichtbar sein.

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WORD XP – BAND 2

8. KAP.: DIE WORD-OPTIONEN

♦ Ausgeblendeter Text (früher verborgener Text): Wörter, die in ein Stichwortverzeichnis aufgenommen werden sollen, müssen irgendwie im Text markiert werden. ª Dafür gibt es diesen verborgenen Text, der nicht gedruckt, aber angezeigt werden kann. Mehr zu einem Index im dritten Band. Alle Zeichen können mit dem nebenstehenden Symbol ein- oder ausgeschaltet werden.

8.1.3 Spezielle Ansichtsarten einstellen Für die Seiten- und Weblayout-Ansicht: Eingefügte ClipArts und Zeichnungen sollen natürlich sichtbar sein. ♦ Objektanker: Jedes eingefügte Objekt, damit vor allem ClipArts, hängen mit einem Anker an einem Textabsatz und verschieben sich deshalb mit diesem. Mehr hierzu ab Seite 65. ♦ Textbegrenzungen sind die Seitenränder oder Spaltenlinien. ♦ Das vertikale Lineal wird in der Regel nicht benötigt und kann daher ausgeschaltet werden, um mehr Platz für den Text in der Seitenlayout-Ansicht zu gewinnen. Für die Gliederungs- und Normalansicht:

♦ Mit „Auf Fensterbreite umbrechen“ wird der Text am rechten Bildschirmrand in die nächste Zeile umgebrochen, so daß kein Text im Randbereich unsichtbar ist. Allerdings wird dann der Text anders angezeigt als gedruckt. Ein Notbehelf auf kleinen Bildschirmen, wenn reine Textbearbeitung ohne schöne Gestaltungsmöglichkeiten ausreicht, sonst ist die Seitenlayout-Ansicht zu empfehlen. ♦ Breite der Formatvorlagenanzeige: ist hier ein Wert eingetragen, werden in der Normalansicht die Formatvorlagen am linken Rand eingeblendet. ♦ Konzeptschriftart zeigt nicht die eigentliche Schriftart an.

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WORD XP – BAND 2

8. KAP.: DIE WORD-OPTIONEN

8.2 Speichern einstellen ¾ Schalten Sie um zu Speichern:

Die wichtigen Felder bedeuten: ♦ Sicherungskopie immer erstellen: bei jedem Speichern wird eine Sicherungskopie mit dem vorletzten Stand des Textes aufgehoben. ª Nur der vorletzte Stand ist in dieser Datei gesichert! Besser ist es daher, diese Option auszuschalten und dafür regelmäßig auf ein anderes Sicherungsmedium Kopien zu erstellen. ♦ Schnellspeicherung…: Word speichert nicht die ganze Datei neu, sondern die Änderungen werden an die bestehende Datei angehängt. ª Geht daher schneller, ist ebenso sicher, aber die Dateien können durch das Angehängte vorübergehend viel größer werden. ♦ Automatische Anfrage für Dateieigenschaften: ª Zu jedem Text können Zusatzinformationen gespeichert werden. ª Nach diesen Angaben, z. B. der Verfasser des Textes, kann später gesucht werden. ª Kreuzen Sie dieses Feld an, so wird beim ersten Speichern jedes Textes das Fenster für die Dateieigenschaften eingeblendet.

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WORD XP – BAND 2

8. KAP.: DIE WORD-OPTIONEN

♦ AutoWiederherstellen-Info: Hier können Sie einstellen, daß Word z.B. alle zehn Minuten die Änderungen am aktuellen Text automatisch sichert. ª Sollte der Rechner abstürzen, rekonstruiert Word selbständig den Stand dieser Sicherung, was jedoch nicht der aktuelle Stand ist! ª Sie können dann im Aufgabenbereich die wiederhergestellte Version öffnen und ggf. unter dem Namen der Originaldatei speichern, womit diese allerdings überschrieben ist, darum zuerst prüfen. ♦ True Type Schriftarten einbetten: damit werden die verwendeten Schriftarten im Dokument mit gespeichert, ª was zum einen den Dateiaustausch erleichtert und zum anderen ª das Problem behebt, daß eine verwendete Schrift später auf einem neuen Rechner oder neuem Betriebssystem nicht mehr vorhanden ist (z.B. weil diese Schrift bei einem alten Programm oder Drucker enthalten war). ♦ Smarttags sind neu bei Word XP. Beim Einfügen erscheint ein Symbol, mittels dessen Sie auswählen wollen, ob Sie die Textformatierung an das Ziel anpassen wollen (s. S. 48).

8.3 Die Dateiablage ¾ Wechseln Sie zu der Karteikarte Speicherort:

Erst im Fenster die Dateiart, z.B. Dokumente, anklicken, dann mit Ändern einen anderen Ordner als Voreinstellung wählen.

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8. KAP.: DIE WORD-OPTIONEN

In diesem Fenster sind die Suchwege voreingestellt: ♦ Dokumente: wenn Sie auf Datei öffnen drücken, so werden die Dateien des hier eingestellten Ordners angezeigt. ª Haben Sie einen eigenen Ordner für Ihre Texte, so sparen Sie sich viel Tastendrückerei, wenn Sie hier Ihren Texte-Ordner angeben. ♦ ClipArt-Grafiken: mit MS Word werden einige Bilder geliefert. ª Voreingestellt (kein Eintrag) auf den Ordner „Eigene Dateien“. ª Verwenden Sie überwiegend andere Bilder, können Sie hier den Pfad angeben. ♦ AutoWiederherstellen-Dateien: sofern die AutoWiederherstellen-Funktion eingeschaltet ist, können Sie hier einen Ordner angeben, in dem diese Zwischenspeicherungen abgelegt werden. ª Es handelt sich um Dateien mit der Endung tmp für temporäre Dateien, die automatisch gelöscht werden, sobald Sie den normalen Speicherbefehl verwenden oder Word verlassen. ª Kein Eintrag heißt, die Dateien werden im gleichen Ordner wie der geöffnete Text gespeichert. Für die anderen Einstellmöglichkeiten können Sie jederzeit die Hilfe-Texte mit dem Fragezeichen aufrufen.

8.4 Die Indizierung ♦ MS Office Indexerstellung. ª Die Indexerstellung wird bei jedem Windows-Start geladen. ª Dieses Programm soll das Öffnen von MS Office-Dateien beschleunigen. ª Allerdings ist diese Indexerstellung immer aktiv, selbst wenn Sie mit keinem Microsoft-Programm arbeiten, also Ballast für Windows. Tip: Schalten Sie die Indexerstellung ab, indem Sie dessen Programm-Aufruf aus Start-Alle Programme-Autostart entfernen (siehe Windows Buch). Im Windows ist es wichtiger, unnötigen Ballast jeder Art zu vermeiden. Notizen:

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Kapitel

9. Korrekturen

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9.1 Die AutoKorrektur Die AutoKorrektur korrigiert Standardfehler während dem Schreiben – eine nützliche Hilfe, die aber zuweilen Probleme verursachen kann. ¾ Öffnen Sie Extras-Autokorrektur-Optionen: Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen heißt: nach jedem Punkt, so auch nach Abkürzungen, weshalb diese als Ausnahmen separat vermerkt werden. Sollte MS Word eine Abkürzung nicht kennen, so wird nach dem Punkt der Abkürzung automatisch groß geschrieben.

Ergänzen Sie hier Wörter, die ebenfalls ersetzt werden sollen, dann unten auf Hinzufügen drücken.

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9. KAP.: KORREKTU REN

Wenn Sie die Funktion „Jeden Satz mit Großbuchstaben beginnen“ verwenden möchten, sind im Laufe der Zeit einige weitere Abkürzungen in der Ausnahmeliste einzutragen. ¾ Drücken Sie auf Ausnahmen:

Sollte die Funktion Hinzufügen deaktiviert sein, ist diese Abkürzung bereits in der Liste enthalten.

Manche Ersetzungen können stören, z.B. IDE oder Dei durch die. Ggf. solche Wörter markieren und aus der Liste löschen.

9.2 Korrekturen anzeigen Diese Funktion hat nichts mit der Rechtschreibprüfung oder der AutoKorrektur zu tun, sondern hierbei geht es darum, daß alle an einem Text vorgenommene manuelle Änderungen farbig gekennzeichnet werden. Das ist zuweilen nützlich, wenn in einem langen Text Korrekturen eingetragen werden. ¾ Wählen Sie bei einem der Übungstexte Extras-Änderungen nachverfolgen. ¾ Die Symbolleiste „Überarbeiten“ wird eingeblendet. ¾ Ändern Sie ein paar Wörter. Alle Änderungen werden nun farbig markiert, gelöschter Text wird im rechten Rand angezeigt und bei neu eingetragenem Text weist ein Kommentar darauf hin. Nach dem Korrekturdurchgang ist eine Entscheidung erforderlich: ♦ Sie können auf jeder Änderung die rechte Maustaste drücken und jede Änderung separat annehmen oder ablehnen ♦ oder in der Symbolleiste alle Änderungen akzeptieren oder ablehnen ♦ oder Sie können einen Text auch einfach speichern und schließen. Dann werden die Änderungen farbig mitgespeichert und könnten somit später rückgängig gemacht oder überprüft werden.

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WORD XP – BAND 2

9. KAP.: KORREKTU REN

Die Symbolleiste Überarbeiten: Ganz links die Anzeige wählen: Markups für Änderungen anzeigen, entweder bei der bearbeiteten, endgültigen Version oder dem Original. Ein Überarbeitungsfenster am unteren Bildschirmrand einblenden/ausblenden.

Sollen z.B. Formatierungen auch angezeigt werden?

Die Änderungen durchgehen und einzeln annehmen oder ablehnen oder Alle Korrekturen annehmen. Kommentar einfügen. Änderungen markieren ein- oder ausschalten.

9.3 Thesaurus Der Thesaurus hilft Ihnen, Wörter mit ähnlicher Bedeutung zu finden. Sie können den Thesaurus auf drei Wegen starten, wobei es reicht, wenn der Cursor in diesem Wort blinkt. ♦ Über das Menü bei Extras-Sprache-Thesaurus. ♦ Einfacher geht es, indem Sie die rechte Maustaste auf dem Wort drükken und dann in der Abrolliste bei „Synonyme“ nachschlagen. ª In der Abrolliste sind bereits alle Vorschläge wie im ThesaurusMenü. Bei Bedarf können Sie trotzdem weiter zum Thesaurus. ♦ Die letzte Variante ist die Tastaturabkürzung [Umschalt]-F7. Das ist gar nicht so schwer zu merken, da F7 für die Rechtschreibprüfung gilt.

Mit „Nachschlagen“ werden Synonyme für die hier aufgeführten ähnlichen Wörter gesucht.

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9. KAP.: KORREKTU REN

9.4 Das Menü Rechtschreibprüfung Generell ist die automatische Rechtschreibprüfung besser und angenehmer, da Sie Fehler sofort korrigieren können. ♦ Die Rechtschreibprüfung können Sie mit der rechten Maustaste auf einem angestrichenen Wort, mit dem Symbol, ª über das Menü Extras-Rechtschreibung

F7

ª oder mit dem Shortcut F7 aufrufen. Sie gelangen in dieses Fenster:

Ggf. einen Korrekturvorschlag auswählen oder eine der rechten Schaltflächen. Sprache und Grammatik folgt ausführlich.

Es bedeutet: ♦ „Einmal ignorieren“ oder für den ganzen Text mit „Alle ignorieren“, wenn das Wort richtig ist, es aber nicht in das Wörterbuch aufgenommen werden soll, weil dieses Wort höchstwahrscheinlich nicht in anderen Texten vorkommen wird. ♦ Mit „Zum Wörterbuch Hinzufügen“ können Sie das markierte Wort in das Benutzerwörterbuch aufnehmen. Das ist für immer wiederkehrende Wörter, z.B. Ihren Namen und Straße, sehr zu empfehlen. Sie können beliebig viele Wörter ergänzen und sich somit ein individuelles Wörterbuch aufbauen. Wichtig ist nur, keine falschen Wörter hinzuzufügen! ♦ Sie können links im Textfenster das monierte Wort wie im Text korrigieren und mit der Schaltfläche „Ändern“ bestätigen. Dann wird nur das aktuell markierte Wort im Text ausgebessert, mit „Alle ändern“ automatisch im ganzen Text. ♦ AutoKorrektur ist für Ihre Standardfehler gedacht. Das Wort wird in die Autokorrekturliste aufgenommen und damit während dem Schreiben automatisch durch den Korrekturvorschlag ersetzt.

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9. KAP.: KORREKTU REN

9.5 Die Grammatikprüfung Die Grammatikprüfung ist ebenfalls eingeschaltet. Wenn Sie die Rechtschreibprüfung starten, wird deshalb automatisch auch die Grammatik überprüft. Doch hier bei der Grammatikprüfung treten viele falsche Fehlermeldungen auf. Darum ist der Nutzen gering. Am besten ist es, wenn Sie die Grammatikprüfung selbst ausprobieren, da es sehr von der Art Ihrer Texte abhängt, wie hoch die Erfolgsquote ist, und ggf. abschalten.

Hiermit geht es ohne Änderung zu dem nächsten vermeintlichen Fehler.

Hier könnten Sie die Grammatikprüfung abschalten. Oder einfach nur die automatische Rechtschreibprüfung, nicht das Menü, benutzen. Weiteres: ♦ Bei „Optionen“ können Sie die alte oder neue deutsche Rechtschreibung wählen. ♦ Der Assistent zeigt bei einem Fehler die Grammatikregel und Beispielsätze an. Das ist auf jedem Fall zum Deutschlernen sehr gut. ♦ Wenn die Grammatikprüfung eingeschaltet ist, werden sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler wechselnd angezeigt. ª Bei der Grammatikprüfung haben Sie etwas andere Schaltflächen, z.B. die Schaltfläche „Nächster Satz“ und „Erklären“. ♦ „Einmal ignorieren“ ändert nur diesen Ausdruck nicht, mit „Regel ignorieren“ wird die zugrundeliegende Grammatikregel in diesem Text nie mehr zur Prüfung angewendet. ♦ „Erklären“ blendet die für die Prüfung zugrundeliegende Grammatikregel inklusive Beispiel ein. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9. KAP.: KORREKTU REN

9.6 Sprache bestimmen Die Rechtschreibprüfung funktioniert nach einem einfachen Prinzip. MS Word wird mit einem Wörterbuch ausgeliefert, in dem Tausende Wörter gespeichert sind. Mit diesem Wörterbuch wird jedes Wort verglichen, falls kein identischer Eintrag vorhanden ist, folgt eine Fehlermeldung. Ihre Wörter werden übrigens mit „Hinzufügen“ in ein Benutzerwörterbuch aufgenommen. Und das geht nicht nur für eine Sprache, sondern Sie können für einen englischen Brief zu dem englischen Wörterbuch umschalten. Neben länderspezifischem Englisch (GB, USA, Australien usw.) stehen noch sehr viele andere Sprachen zur Verfügung. ¾ Schreiben Sie diesen kurzen Text mit einigen Fehlern auf Englisch: To .................................................................... Press Print the open document......................................CTRL+P Exit Common Ground .........................................ALT+F4 Go to the first page of a document.......................CTRL+HOME Go to the last page.............................................CTRL+END Display Contents for the Help system ....................F1 ¾ Fremdsprachigen Text markieren, ¾ dann Extras-Sprache-Sprache festlegen… ¾ und in diesem Menü die passende Sprache wählen:

Trotzdem erkennt MS Word die richtige Sprache meistens nicht automatisch, so daß Sie von Hand wechseln müssen.

Weil Sie die Sprache immer für markierten Text wählen, können in einem Dokument mehrere Sprachen auf Rechtschreibfehler überprüft werden.

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WORD XP – BAND 2

9. KAP.: KORREKTU REN

9.7 Übersetzen Auch das ist möglich. Markieren Sie einfach das Wort oder den Satz, den Sie ändern möchten, und wählen Sie darauf die rechte Maustaste-Übersetzen. Das Menü wäre bei Extras-Sprache-Übersetzen. ¾ Probieren Sie es zuerst Wort für Wort und übersetzen Sie: ª „Ich lerne Textverarbeitung am PC“.

Hier die Sprache wählen. Wenn Sie die Maus einen Moment nicht bewegen, wird erkennbar „Von Deutsch nach Englisch (USA)“.

Mit Ausführen Wörter suchen lassen. Dann hier einen der Vorschläge markieren (beim ich schwer erkennbar das „I“) und unten mit „Ersetzen“ die Aktion starten.

Wenn Sie den ganzen Satz auf einmal übersetzen wollen, diesen markieren und ebenfalls rechte Maustaste-Übersetzen. Dann meldet Word jedoch zuerst, daß Übersetzen nur via Web möglich ist. Also unten das „Ausführen“ bei Übersetzen via Web drücken. Der Internet Explorer wird gestartet und Ihre Internet-Verbindung wird hergestellt. ♦ Wenn Sie eines dieser Programme anklicken, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie dieses Update zu MS Word 2002 herunterladen müssen (Schaltfläche Download drücken). ♦ Das Update wird als ausführbares Programm auf Ihrer Festplatte gespeichert. Wählen Sie einen geeigneten Ordner, z.B. C:\Eigene Dateien als Ziel. Dann den Windows Explorer starten und auf diese heruntergeladene Datei doppelklicken, damit das Update installiert wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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9. KAP.: KORREKTU REN

Im MS Internet Explorer können Sie zwei kostenlose Übersetzungsdienste auswählen:

Anschließend können Sie die Übersetzungen via Web ausführen. Text markieren (ganzer Text mit [Strg]-a), dann rechte Maustaste-Übersetzen und unten bei Übersetzen via Web ausführen drücken. ¾ Probieren Sie es noch einmal mit unserem Übungssatz: „Ich lerne Textverarbeitung am PC:“ Wenn die Installation geklappt hat, können Sie unten in der Abrolliste wählen, welche Sprache übersetzt werden soll. Anschließend müssen Sie sich noch bei dem Übersetzungsdienst anmelden. Das ist jedoch kostenlos und es sind nur wenige Daten einzugeben: EmailAdresse, ein beliebiges Paßwort, Wohnort und Land. Die Benutzung ist kostenlos, jedoch übersetzt die automatische computerunterstützte Übersetzung nur Wort für Wort. Für perfekte Übersetzungen müßten die Texte nachbearbeitet werden. Solche kostenpflichtigen Übersetzungsdienste bieten die beiden Firmen natürlich auch an.

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Dritter Teil

Grafiken im Word: Zeichnen, Bilder einfügen, Photos, Tabellen…

Kapitel

10. Zeichnen im Word

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Im Word können wir einfache Bilder malen, aber auch fertige Bilder in den Text einfügen oder als Hintergrund verwenden. Zunächst zum Zeichnen.

10.1 Die Symbolleiste Die Symbolleiste Zeichnen können Sie mit diesem Symbol ein- oder ausschalten.

Am praktischsten ist es, diese Symbolleiste direkt neben die Zeichnung in den Bildschirm zu ziehen. Die Funktionen bedeuten:

Ellipse und Kreis. Rechteck Elemente auswählen.

Linie einstellen: Liniendicke, -art und mit Pfeilen. Farben einstellen: Füll-, Linien- und Textfarbe.

Pfeil Linie

Ein Textfeld, um Zeichnungen zu beschriften. Fertige Formen wie Achteck, Blitz oder Pfeile.

Schatten Räumlich ausdehnen. Einfügen: WordArt (siehe erster Band), Organigramm, ClipArt, Grafik und Formel.

♦ Bei den Symbolen mit Pfeil klappen Untermenüs auf, in denen mit weiteren Bildern die wählbaren Optionen veranschaulicht werden. ♦ Wenn Sie die Maus kurze Zeit auf einem Symbol nicht bewegen, wird die Bedeutung angezeigt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

10.2 Zeichnen und AutoFormen Bei Zeichnen und AutoFormen verbergen sich viele wichtige Funktionen: Mehrere gezeichnete Elemente zu einem Objekt zusammenfassen (Gruppierung).

Bei Zeichnen:

Markierte Elemente vor oder hinter den Text oder andere Zeichnungen setzen. Gitternetz (=Raster) z.B. alle 5 mm einstellen, dann wird alles Weitere im 5mm Abstand gezeichnet. Bei Ausrichten können Zeichnungselemente wie Text z.B. zentriert angeordnet werden. Mit Textfluß kann das Objekt vor oder hinter Text oder der Text kann an einem Bild außen herumfließen wie bei einer Zeitung. Hier kann eine AutoForm nachträglich geändert werden. Bei AutoForm: AutoFormen sind vorgefertigte Grafikelemente, wie Sie aus der nächsten Abbildung ersehen können. Gut zur Beschriftung von Zeichnungen oder für spezielle Effekte, etwa um ein Flußdiagramm in einen Text einzubauen.

Hier bei Linien finden Sie die Freihandfigur. Die Standardformen. Da Sie hier interessante Zeichenobjekte finden, sollten Sie sich die anderen Formen einmal anschauen. ♦ Immer das gleiche Prinzip: ª eine Form auswählen, dann im Text mit gedrückter Maus ziehen, bis die Größe paßt. ª Anschließend anklicken und an den Anfasserpunkten in der Größe ändern oder an einer Linie verschieben (siehe nächste Seite).

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WORD XP – BAND 2

10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

10.3 Größe ändern, verschieben und löschen Es ist egal, was Sie zeichnen: ob eine Linie oder ein Rechteck oder eine AutoForm, alles muß erst auf die richtige Größe angepaßt und an die richtige Stelle geschoben werden. Zum Bearbeiten gilt immer: ♦ Element anklicken, damit die Anfasserpunkte erscheinen. ª Jetzt können Sie an den Anfasserpunkten die Größe ändern oder ª auf einer Linie zwischen den Anfasserpunkten verschieben oder ª das ausgewählte Teil mit [Entf] löschen. Probieren Sie es aus: ¾ Zeichnen Sie eine Linie (Maus gedrückt halten). ¾ Verlängern Sie die Linie. ¾ Drehen Sie die Linie: die Anfasserpunkte verschieben. ¾ Verschieben Sie die ganze Linie (auf der Linie anfassen). ¾ Ändern Sie die Linienfarbe auf rot. ¾ Wählen Sie eine 3pt dicke gestrichelte Linie. ¾ Löschen Sie die Linie. Ein Rechteck: ¾ Zeichnen Sie ein Rechteck und Klicken Sie auf das neue Rechteck. ¾ Vergrößern Sie das Rechteck nach rechts. ¾ Ändern Sie die Linienfarbe auf blau und die Füllfarbe auf gelb. ¾ Drehen: wenn Sie das Rechteck oder ein anderes Element anklicken, erscheinen die Anfasserpunkte sowie ein kleiner Hebel, an dem Sie die Objekte drehen können. ¾ Wählen Sie eine dünne Doppellinie für das Rechteck. ¾ Auch das Rechteck wieder löschen. Beachten Sie die Anfasserpunkte. Wenn die Anfasserpunkte sichtbar sind, ist der Rahmen markiert und Sie können den Rahmen positionieren: Tip: Mit gedrückter [Umschalt]-Taste können Sie Kreise statt Ellipsen, Quadrate statt Rechtecke zeichnen und Linien mit genau 0°, 30°, 45°, 60° oder 90° Grad ziehen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

An den Eckpunkten in beide Achsen zugleich vergrößern oder verkleinern. An diesem Punkt nach rechts breiter oder schmaler einstellen.

Auf der Linie zwischen den Anfassern Rahmen verschieben.

10.4 Übung Rohr Malen Sie folgenden Briefkopf:

CVTS

ROHR-

LEITUNGSSYSTEME

Kreis und Linien: ¾ Öffnen Sie einen neuen Text. ¾ Erstellen Sie den Kreis. Gelbe Füllung mit dem Farbeimer zuweisen. ¾ Malen Sie die Linien. Damit die Linien horizontal, bzw. im richtigen Winkel sind, die [Umschalt]-Taste beim Ziehen der Linien drücken. ¾ Alles bisher Gezeichnete mit dem Auswahlpfeil markieren und gruppieren (Zeichnen-Gruppierung). Zum Markieren mit dem Auswahlpfeil gibt es zwei Möglichkeiten: ♦ entweder mit dem Auswahlpfeil einen großen Rahmen um die Objekte ziehen – alle Elemente innerhalb des Rahmens sind markiert – ♦ oder mit der [Umschalt]-Taste die Elemente einzeln anklicken. ª Die Markierung wird durch erneutes Anklicken entfernt. ª Was markiert ist, ist an den Anfasserpunkten erkennbar. Denken Sie daran, den Auswahlpfeil wieder abzuschalten, um zur Textbearbeitung zurückzukehren.

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10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

Text im Rahmen: ¾ Wählen Sie das abgerundete Rechteck aus den AutoFormen (Standardformen).  Formatieren Sie dieses mit einer schattierten, blauen Linie passender Größe, ¾ dann rechte Maustaste auf dem Rechteck und „Text hinzufügen“.  Text eintragen und wie bei normalem Text die Größe und Farbe passend einstellen (hier Umriß + Schattiert). ¾ Das zweite Textfeld genauso erstellen, jedoch mit einem Rechteck ohne abgerundete Ecken, anschließend bei „Linienfarbe: Keine Linie“ wählen.

10.5 Übung Weihnachtskarte So sollte es werden: ¾ Verwenden Sie das Papierformat Briefumschlag C5:

F r o h e We i h n a c h t e n Wünschen Euch Nina & Norbert .

¾ Ein abgerundetes Rechteck (AutoForm) für den großen Rahmen mit Farbverlaufsfüllung. Die Farbverlaufsfüllung können Sie so einstellen: ¾ Doppelklicken auf dem Rechteck,  dann auf der Karteikarte „Farben und Linien“ aus der Abrolliste  bei Farbe ganz unten Fülleffekte wählen und wie auf der nächsten Seite abgebildet definieren. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

Das Füllungsmenü mit den Farbverläufen: Schauen Sie sich auch die anderen Karteikarten an.

Bei zweifarbig kann ein Farbverlauf gewählt werden, darunter bei Schattierungsarten die Richtung.

Die Textrahmen: ¾ Weitere Rahmen nach dem gleichen Schema für den Text. ¾ Bei Frohe Weihnachten den gleichen Farbverlauf mit vertauschten Farben. ¾ Die Papierrolle finden Sie bei AutoFormen-Sterne und Banner. Der Baum: ¾ Malen Sie eine Baumkrone mit dem Freihandwerkzeug, das Sie bei AutoFormen-Linien finden. ¾ Erst grob zeichnen, am Ende zum Anfangspunkt, ¾ dann zur Korrektur Zeichnen-Punkte bearbeiten einschalten und die Punkte der Krone verschieben, bis es paßt. ¾ Stellen Sie eine grüne Füllung ein. ¾ Malen Sie den Stamm mit dunkelroter Füllung dazu, als letztes den Schmuck (gefüllte Kreise: einmal zeichnen, dann mehrfach kopieren).

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10. KAP.: ZEICHNEN IM WORD

Baum zu einem Element gruppieren und verdoppeln: ¾ Markieren Sie den ganzen Baum, indem Sie mit dem Auswahlpfeil ein großes Rechteck um den ganzen Baum ziehen, ¾ dann Zeichnen-Gruppierung. ¾ Jetzt [Strg]-C drücken, um den Baum zu kopieren, mit [Strg]-V haben Sie einen zweiten Baum. ¾ Schieben Sie den zweiten Baum auf die andere Seite. ¾ Spiegeln Sie den neuen Baum vertikal (Zeichnen-drehen und kippenvertikal kippen). ¾ Zeichnen Sie die Geschenke, jedes mit einer anderen Füll- und Linienfarbe als gefüllte Rechtecke. Setzen Sie die Geschenke der Vorlage entsprechend nach vorn oder nach hinten. ¾ Abschließend alle Geschenke auswählen und mit dem Symbol aus der Zeichnen-Symbolleiste (ganz rechts) räumliche 3D-Objekte erzeugen:

Notizen:

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Kapitel

11. Bilder einfügen

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Jetzt soll ein fertiges Bild (ClipArt) eingefügt werden. Auch dem MS Word sind zahlreiche ClipArts beigegeben, die Sie in Texten verwenden können.

11.1 Übung Silvester Die Zeichenwerkzeuge finden Sie auf Seite 65 beschrieben. ¾ Zuerst das Seitenformat bei Datei-Seite einrichten auf DIN A5 quer, Seitenrand oben 3 cm, sonst 2 cm, einstellen. ¾ Die Überschrift Silvester-Party schreiben, ungefähr wie abgebildet formatieren und Text etwas strecken und skalieren. ª Die Füllung können Sie mit Format-Rahmen und Schattierung einstellen. ª Dort finden Sie ganz unten bei Schattierung-Linienart ein quergestreiftes Linienmuster. ¾ Den restlichen Text in zwei Textfeldern anordnen und Linienfarbe und Schriftart einstellen. Damit die Textfelder nicht sichtbar sind, Füllung und Linienfarbe für diese ausschalten (Fülleimer). ¾ Internet-Adresse als WordArt einfügen. ¾ Abschließend ClipArt positionieren und die Textgröße so weit variieren, bis die Aufteilung paßt.

Notizen:

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WORD XP – BAND 2

11. KAP.: BILDER EINFÜGEN

So wird es werden:

Silvester-Party in der Volkshochschule am 31.12.03 ab 21 Uhr im Computerraum.

Hacker bitte Online teilnehmen unter

11.2 ClipArt einfügen Wenn das Office-Paket auf Ihrem Rechner geladen ist, haben Sie zwei Optionen: ♦ Mit Einfügen-Grafik-ClipArt wird die Microsoft Office ClipArt-Galerie gestartet. ª Das ist ein elektronischer Katalog mit kleinen Übersichtsbildern, in dem Sie sich die Bilder vor dem Einfügen ansehen können. ♦ Aus Datei: ein beliebiges Bild ohne Voreinstellung einfügen. ♦ Von Scanner oder Kamera: da Sie Bilder später auch in anderen Programmen nutzen wollen, lieber mit der Scannsoftware scannen und als Photo speichern, dann im Word mit Einfügen-Grafik-Aus Datei laden. So geht es: ¾ Einfügen-Grafik-ClipArt, dann unten den ClipOrganizer öffnen. ¾ Suchen Sie ein passendes ClipArt, z.B. aus der Office-Sammlung in der Kategorie „Besondere Anlässe“.

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Das ClipArt-Handbuch: „Eigen Sammlungen“ für Ihre Bilder.

11. KAP.: BILDER EINFÜGEN

Im Internet Bilder suchen geht natürlich nur bei aktiver Verbindung (online). Besser ist es, eine richtige Suchmaschine zu verwenden.

Wie wäre es mit diesem Bild?

ClipArts einfügen: ♦ Sie können ein ClipArt mit gedrückter linker Maustaste in den Textbereich herüberziehen. ♦ Genauso möglich: Rechte Maustaste, dann Einfügen oder mit der ♦ linken Maustaste anklicken und in der Abrolliste „Einfügen“ wählen.

11.3 Bilder bearbeiten Auch das kann Word. Selbst fertige ClipArts können geändert werden. ¾ Um Bilder zu bearbeiten, auf der Grafik die rechte Maustaste drücken, dann „Grafik bearbeiten“ wählen. Die Meldung „muß umgewandelt werden“ ggf. bestätigen. Anschließend stehen Ihnen alle Befehle zur Verfügung, die Sie bereits beim Zeichnen kennengelernt haben. ¾ Markieren Sie die einzelnen Elemente und wechseln Sie die Farben, indem Sie die Füllfarbe mit dem Farbeimer ändern. Ebenso können Sie Elemente verschieben, kopieren, löschen oder die Größe ändern. Natürlich kann die Auswahl bei mehreren Objekten schwierig sein. Beachten Sie beim Anklicken die Anfasserpunkte. Wenn dennoch das falsche Element markiert war, ggf. rückgängig machen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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11. KAP.: BILDER EINFÜGEN

♦ Also aufgepaßt, daß Sie die Grafik nicht versehentlich verunstalten. ª Dann sofort Rückgängig anklicken oder mit Schließen den Zeichenmodus verlassen, ClipArt löschen und neu einfügen.

11.4 Die Grafik-Symbolleiste Wenn Sie das eingefügte ClipArt oder ein Photo anklicken, erscheint eine Symbolleiste. Wenn Sie eine bearbeitete Grafik anklicken: Den Rahmen schrittweise vergrößern.

Den Rahmen an die Grafik anpassen.

Der Textfluß kann nur gewählt werden, wenn der Rahmen markiert ist.

Hiermit erscheinen Anfasser, an denen der Zeichenbereich vergrößert werden kann, um noch etwas dazuzuzeichnen. Bei Fotos oder nicht bearbeiteten ClipArts:

ª Sollte die Symbolleiste nicht automatisch erscheinen, können Sie diese über „rechte Maustaste-Grafiksymbolleiste anzeigen“ einblenden. Bilder komprimieren.

Kontrast und Helligkeit.

Alle Einstellungen zurücksetzen.

Anderes Bild einfügen.

Eine Farbe anklicken, die ausgeblendet werden soll.

Bildsteuerung. Hiermit können die Bildränder abgeschnitten werden. 90°-Drehung Liniendicke

Grafik formatieren: ein Menü mit allen Einstellmöglichkeiten erscheint. Textfluß einstellen: kleine Bilder verdeutlichen die Wirkung.

Bei der Bildsteuerung finden Sie diese interessanten Optionen: ♦ Automatisch: Word stellt die Farben optimal ein. ♦ Graustufe: alle Farben werden durch entsprechende Grautöne ersetzt. ♦ Schwarzweiß: statt Farben oder Grautönen nur noch schwarz und weiß. ♦ Wasserzeichen: das Bild wird stark erhellt und blaß eingestellt, so daß es wie ein aufgedrucktes Wasserzeichen wirkt.

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11. KAP.: BILDER EINFÜGEN

11.5 Problem abgeschnittene Bilder Word zeigt Ihnen manchmal nicht die ganze importierte Grafik an, sondern nur den unteren Rand. Wenn nicht „Über den Text legen“ aktiviert wurde, ist jede Grafik einem Absatz zugeordnet, auch wenn dieser nicht angezeigt wird. Damit können Sie für eine markierte Grafik bei Format-Absatz alles wie gewohnt einstellen: Abstand vor oder nach, Rahmen außen herum usw. Ist der Zeilenabstand mit Genau z.B. auf 15 pt eingestellt, so zeigt Word bei der Grafik wirklich nur 15 pt an. Der Rest des Bildes wird abgeschnitten. ♦ Das können Sie so umgehen: Grafik anklicken, Format-Absatz wählen und Zeilenabstand einfach einstellen!!!

11.6 Übersicht Einfügen Diesmal haben wir ein Bild geladen, im nächsten Kapitel werden wir ein Bild als Objekt einfügen. ♦ Bilder können direkt mittels Importieren geladen werden, ♦ Objekte (in anderen Programmen erstellte Bilder, Diagramme, Tabellen usw.) können durch den OLE-Standard ausgetauscht werden. Im großen und ganzen gibt es damit folgende Möglichkeiten: ♦ Beide Programme öffnen, das Bild oder Objekt (z.B. Diagramm) markieren, kopieren und in Word einfügen. ♦ Mit Einfügen-Grafik ein auf Datenträger gespeichertes Bild laden. ♦ Mit Einfügen-Objekt ein auf Datenträger gespeichertes Bild oder Objekt einfügen (Karteikarte „aus Datei erstellen“). ♦ Mit Einfügen-Objekt die Befehle des anderen Programms in Word einblenden, um ein neues Bild oder Objekt zu erstellen (Karteikarte „neu erstellen“). Wegen Kompatibilitätsproblemen ist die praktische Anwendung ganz einfach: alle Wege in der oben angegebenen Reihenfolge probieren, bis es klappt. Sollte das Bild oder Objekt von Word trotzdem nicht erkannt werden, kann dieses in dem Originalprogramm mittels „Speichern unter“ in einem älteren oder kompatibleren Dateiformat gespeichert werden. Für Word optimal sind wmf-Vektordateien oder Bilder im jpg-Format. Sie sehen, die Dateiendungen sollten auf Rechnern für fortgeschrittene Anwendungen unbedingt sichtbar sein.

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Kapitel

12

12. Brief mit Grafikelementen

Brief ist nicht gleich Brief. Ein paar einfache Linien verwandeln den Brief zu einem Design. Den Briefkopf, der sich, falls der Text zwei oder mehr Seiten lang wird, auf jeder neuen Seite wiederholen soll, setzen wir in die Kopfzeile. Eine Abbildung finden Sie nach der Beschreibung.

12.1 Die Kopfzeile Der Briefkopf wird in die Kopfzeile gesetzt. Die Kopf- oder Fußzeile: ♦ was in der Kopf- oder Fußzeile eingetragen wird, wiederholt sich automatisch auf jeder Seite. ª Nur beim ersten Mal mit Ansicht-Kopf- und Fußzeile öffnen, ª danach genügt Doppelklicken auf die Kopf- oder Fußzeile zum Öffnen, ª zum Verlassen in der Symbolleiste Schließen drücken oder im Textbereich doppelklicken. ♦ Bei Datei-Seite einrichten ist der Abstand der Kopf- oder Fußzeile zum Papierrand angegeben. ª Die tatsächliche Größe der Kopf- oder Fußzeile richtet sich nach dem eingetragenen Text. Zur Übung: ¾ Mit Ansicht-Kopfzeile gelangen Sie in die Kopfzeile. ¾ Dort mit WordArt das Firmenlogo erstellen, darunter die Adresse mit Kapitälchen und Sonderzeichen zentriert schreiben. ¾ Kopfzeile schließen und die Adressenwiederholung ganz klein auf 8 pt Schriftgröße einstellen. ¾ Zeichnen Sie die Linien und die Dreiecke (AutoFormen-Standardformen) zur Abgrenzung. Den Dreiecken eine Farbverlaufsfüllung zuweisen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kopfzeile

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12. KAP.: BRIEF MIT GRAFIKELE MENTEN

12.2 Zeichnungsteile fest anordnen Die beiden gefüllten Dreiecke sollen sich nicht mit dem Text verschieben: ¾ rechte Maustaste auf Dreieck, AutoForm formatieren wählen und ¾ auf der Karteikarte Layout die Schaltfläche Weitere drücken, ¾ dort „Objekt mit Text verschieben“ ausschalten.

Hier „Objekt mit Text verschieben“ abschalten, damit die Grafiken Ihre Position nicht verändern.

♦ Objekt mit Text verschieben: das ClipArt hängt mit einem Anker an dem Absatz davor und verschiebt sich mit diesem. ♦ Durch Verankern wird der Anker diesem Absatz fest zugeordnet und bleibt dort, auch wenn Sie das Bild verschieben. ª Nur für Problemfälle, z.B. bei mehrspaltigem Text, erforderlich. ª Wenn Sie fest verankern wollen, sollten Sie die Zeichnungsanker sichtbar einstellen, was bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Ansicht mit dem „Objektanker“ möglich ist.

Wenn ein Objektanker bei einem Überschriften-Absatz hängt, fehlt im Inhaltsverzeichnis die Seitenzahl bei dieser Überschrift. Um dieses Problem zu umgehen, ist es gelegentlich erforderlich, ein Bild in der Nähe einer Überschrift bei dem folgenden normalen Textabsatz fest zu verankern.

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12. KAP.: BRIEF MIT GRAFIKELE MENTEN

12.3 Bild als Wasserzeichen Jetzt muß das Bild in die Mitte des runden WordArt-Textes. ¾ Einfügen-Grafik-ClipArt, dann bei „Clips suchen: Segelboote“ eintragen und mit Return bestätigen. ¾ Ein Segelboot einfügen, vergrößern und in die Mitte des Briefes schieben. ¾ In der Grafik-Symbolleiste mit Bildsteuerung-Wasserzeichen das Bild stark erhellen. ¾ Rechte Maustaste auf dem Bild, dann Reihenfolge und sowohl in den Hintergrund als auch hinter den Text anordnen. Speichern nicht vergessen! Der Brief wird später noch einmal gebraucht. Notizen:

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12. KAP.: BRIEF MIT GRAFIKELE MENTEN

PLATSCHSTR. 56 Â 89333 SINKEN  (567) 5 66 77 Â  (567) 5 77 88 Segel- und Surfverein am Nassen See Platschstr. 56 Â 89333 Sinken

«Vorname» «Name» «Adresse1» «Postleitzahl» «Ort»

Als Abgrenzung für das Adressenfenster eine dünne Linie mit der [Umschalt]–Taste genau waagerecht.

Ein Dreieck mit Farbverlauf. Ein Dreieck finden Sie bei den AutoFormen-Standardformen. Sehr geehrte Damen und Herren,

Eine Lücke für den Text. Vergessen Sie nicht, vor dem Ausfüllen den Brief mit Speichern unter neu zu sichern.

Mit freundlichen Grüßen

Die Fußzeile wird mit einer blauen Linie vom übrigen Brief getrennt. Vorstand: Dr. Müller Ente Heinz-Michael Wasserblau

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Eine horizontal und vertikal gespiegelte Kopie. Bankverbindung: Wellenbank, BLZ 555 34 22 Kt.-Nr. 123 455 56

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12. KAP.: BRIEF MIT GRAFIKELE MENTEN

12.4 Objekte und OLE ♦ Grafiken können Sie mit Einfügen-Grafik in den Text laden, ª eine Tabelle oder eine Datenbank mit Einfügen-Objekt. ♦ Das geht, weil es für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen einen Standard gibt: ª OLE (Object Linking and Embedding ~ Objekte einfügen). Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: ♦ Beide Programme müssen den OLE-Standard für den Dateiaustausch unterstützen und ♦ beide Programme müssen auf dem Rechner installiert sein, denn die Programme teilen sich die Arbeit: ª Das Programm liest die Daten im standardisierten OLE-Format aus, ª so daß Word diese anschließend importieren kann, ohne für jedes Programm einen passenden Importfilter haben zu müssen.

12.4.1 Übung zu OLE ¾ Beginnen Sie einen neuen Text mit dem Seitenformat 15x15 cm.

Flohm arkt am Sam stag, den 13.3.93 im Bräukeller

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12. KAP.: BRIEF MIT GRAFIKELE MENTEN

Bild malen als OLE-Objekt: Das Bild werden wir nicht im Word, sondern im Windows-Malprogramm Paint erstellen, um den Dateiaustausch zu üben. ¾ Wählen Sie Einfügen-Objekt, dann Bitmap auswählen.

Hier können Sie zu jedem auf Ihrem Rechner installierten Programm wechseln, das dem OLE–Standard entspricht. Bitmap ruft die Befehle des Windows-Malprogramms Paint auf.

Damit werden im Word die Befehle des Malprogramms Paint eingeblendet: ¾ Jetzt können Sie ein kleines Bild mit den Malwerkzeugen am linken Rand, z.B. dem Pinsel, malen. ¾ Beachten Sie die Bildlaufleisten, evtl. den Bildrahmen insgesamt vergrößern, wechseln Sie unten links die Farben und malen Sie mit den Malwerkzeugen, z.B. der Sprühdose. Mehr im Windows-Buch. Bild schließen und öffnen: ¾ Wenn Sie außerhalb des Bildes im Text klicken, ist das Malprogramm verlassen und das Bild in den Word-Text übernommen. ¾ Weitermalen geht durch Doppelklicken auf das Bild. Der Text und Hintergrund: ¾ Kunst als WordArt erstellen, zweimal kopieren und nur den Text ändern zu »&« und Krempel. ¾ Größe mit der Maus anpassen und richtig anordnen. ¾ Den Text in ein Textfeld setzen, dann dessen Füllung ausschalten. ¾ Ein Rechteck mit Struktur-Füllung über die ganze Seite. ¾ Rechte Maustaste und Anordnen-in den Hintergrund.

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Kapitel

13. Eine Präsentation

13

In diesem Kapitel dürfen Sie die Formatvorlagen anwenden. Außerdem werden wir Spalten erstellen, eine Kopfzeile bestimmen sowie Bilder und Tabellen einfügen. Die fertige Übung finden Sie am Ende dieses Kapitels auf Seite 95 abgedruckt.2

13.1 Spalten erstellen Der Text ist gleich da. Als erstes stellen wir das Seitenformat ein. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Zucker und wählen Sie Datei-Seite einrichten.

Oben 3 cm Seitenrand, weil dort die Überschrift in die Kopfzeile gesetzt wird, sonst die Seitenränder auf 1 cm reduzieren.

Querformat ist diesmal erwünscht.

Jetzt fehlen noch die drei Spalten.

2

Dieser Zuckerhut-Text ist ein leicht modifizierter Beispieltext von MS Word.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

¾ Wählen Sie Format-Spalten, dort 3 Spalten einstellen und den Abstand zwischen den Spalten reduzieren.

Eine Linie zwischen den Spalten? Mehr als drei Spalten könnten hier eingestellt werden.

Oben drei Spalten wählen, dann hier den Abstand reduzieren. Dadurch werden die Spalten automatisch gleich groß.

Die Spalten sollen für das gesamte Dokument gelten, nicht für markierten Text.

Wenn nur ein Absatz mehrspaltig eingestellt werden soll: Absatz markieren und unten „Übernehmen für: Markierten Text.“

13.2 Text formatieren Jetzt haben Sie drei gleich große Spalten. Aus dem Rohtext wird mit Formatvorlagen schnell ein druckfertiges Dokument. Wie in fast jedem Text gibt es folgende Textblöcke: Titelblatt, Vorspann, Inhaltsverzeichnis Überschriften: Überschrift 1-Überschrift 2, normaler Text: Standard, spezieller Text: Bullet. Textende: Anhang, Quellenangaben usw.

[Alt]-1, 2, 3

Der Titel kann wieder ohne Formatvorlage eingestellt werden, da es sich um einen Einzelfall handelt. ¾ Weisen Sie den Hauptüberschriften die Formatvorlage Überschrift 1 und den Tabellenüberschriften Überschrift 2 zu. Für die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 sind bereits die Shortcuts [Alt]-1, 2 und 3 eingerichtet. Sparen Sie sich Arbeit, indem Sie diese Shortcuts benutzen.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

¾ Stellen Sie in der Formatvorlage für die Überschrift 1 ein: ª Standard + Arial 14 pt, fett, Farbe Blau, linksbündig, ª Zeilenabstand einfach, Abstand vor 18 pt, nach 6 pt. ¾ Überschrift 2 für die Tabellenüberschriften so formatieren: ª basiert auf: Überschrift 1, Schriftgröße auf 12 pt, Abstand vor/nach auf 6 pt reduzieren. Formatvorlagen einstellen: Fast jeder Text kommt mit folgenden Formatvorlagen aus: Standard, Überschrift 1, 2, 3 und ein oder zwei Spezialabsätze, z.B. hängend oder Zitat. Gehen Sie der Reihe nach vor: ¾ Stellen Sie die Formatvorlage Standard für den normalem Text ein: ª Schrift Arial mit 12 pt Schriftgröße, Blocksatz, ZA einfach. ¾ Kontrollieren Sie, ob die Silbentrennung aktiviert ist, damit die Zeilen durch den Blocksatz nicht zu weit auseinandergezogen werden (ExtrasSprache-Silbentrennung). Neue Formatvorlage erstellen: ¾ Erstellen Sie die Formatvorlage Bullet für die Absätze mit den Aufzählungszeichen (=Bullet). ª Wählen Sie ein schönes Aufzählungszeichen. ª Aufbauend auf Standard, zusätzlich eingerückt um 0,5 cm sowie Hängend um 1 cm, Abstand vor und nach jeweils 3 pt. Neue Formatvorlage zuweisen: ¾ Weisen Sie Bullet den entsprechenden Absätzen zu. ª Wenn Sie die drei zusammenstehenden Absätze markieren, brauchen Sie nur einmal auf Bullet umzuschalten. ª Hinweis: die Absätze müssen nicht vollständig markiert sein.

Eine Abbildung der fertigen Übung, der Sie auch entnehmen können, welche Absätze mit welchen Formatvorlagen formatiert werden sollen, finden Sie am Ende dieses Kapitels auf Seite 95.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

13.3 Die Tabelle Jetzt wird es Zeit für die erste Tabelle. Der Text ist lediglich durch Tabulatoren getrennt. ♦ Das ist ein häufiges Phänomen: ª wenn Sie z.B. aus zehn Referaten einer Tagung eine Broschüre erstellen sollen, so sind einige Tabellen nur mit Tabulatoren eingestellt, ª oder wenn Daten aus anderen Programmen übernommen werden, sind anstelle der Spalten oft Trennzeichen (Tabulatoren, Strichpunkt, Komma) zwischen den Spalten vorhanden.

13.3.1 Text in Tabelle umwandeln Kein Problem für Word, denn wir können Text in eine Tabelle und umgekehrt umwandeln. ¾ Markieren Sie den Text, der in die Tabelle gehört. ¾ Wählen Sie: Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle:

Wir benötigen 4 Spalten und 6 Zeilen. Wenn das nicht automatisch erkannt wird, unten das richtige Trennzeichen wählen. Das Tabellenformat kann bereits an dieser Stelle bestimmt werden.

Hier könnte ein anderes Trennzeichen gewählt werden. Unsere Tabelle ist durch Tabulatoren getrennt.

Wenn Sie eine Tabelle markiert haben, finden Sie im Menü Tabelle den Rückweg: Umwandeln-Tabelle in Text.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

13.3.2 Tabelle einstellen Jetzt wird die Tabelle fertig formatiert: Januar

Februar

März

40

65

65

45

78

40

106

172

45

123

169

Verkäufe pro Monat Verkaufsvorhersage Gesamtverkäufe Gesamtvorhersage Die Trennungen stimmen in Tabellen oft nicht und müssen von Hand eingestellt werden.

45

Genau über der Spaltenlinie wechselt der Mauspfeil. Dann kann die Spaltenbreite durch Ziehen mit der Maus verändert werden. Markieren Sie diese Zeile. Mit Tabelle-Zellen verbinden wird es eine große Zelle. Danach bei Format–Rahmen und Schattierung eine Füllung einstellen.

Tabelle oder nur die Zahlen markieren, dann rechte Maustaste darauf und bei „Zellausrichtung“ vertikal zentrieren wählen.

Denken Sie daran: ♦ Zellen verbinden erst ganz zum Schluß. ♦ Wenn Sie etwas einstellen wollen, zuerst das Richtige markieren. ª Mit der rechten Maustaste auf dem markierten Bereich, z.B. auf einer markierten Spalte, erscheinen in der Regel die passenden Befehle. So spart die rechte Maustaste die Sucherei nach dem richtigen Befehl.

13.3.3 Füllung und Linien Tabelle-Autoformat übernimmt fast alle Einstellarbeiten für uns. ♦ Trotzdem kann jede markierte Zeile oder Spalte mit Format-Rahmen und Schattierung individuell eingestellt werden: ª je nach Drucker sind hellere oder dunklere Füllungen erforderlich. ª Das Ergebnis sollten Sie mit Probeausdrucken kontrollieren, denn gerade bei Füllungen wirkt der Ausdruck oft anders als auf dem Bildschirm angezeigt. Für Rahmen und Schattierungen gibt es eine Symbolleiste, die mit diesem Symbol eingeschaltet wird:

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

Die Symbolleiste für Tabellen und Rahmenlinien: Tabelle zeichnen, daneben radieren, eher unpraktisch. Liniendicke

Linientyp

Linienfarbe

Text senkrecht.

Füllfarbe

AutoFormat

Zellen verbinden, teilen.

Zeilen, Spalten ausrichten.

Textausrichtung

Welche Linie wird gewünscht? Dieses Symbol finden Sie ebenfalls in der Symbolleiste Standard. Damit wird das auf der folgenden Seite abgebildete Fenster geöffnet.

Sortieren und Summe einfügen.

Generelles Vorgehen: ♦ zuerst Zellen markieren, die geändert werden sollen, ♦ dann Linientyp, -dicke und -farbe einstellen,

♦ zum Schluß im rechts abgebildeten Fenster auswählen, für welche Linien die Einstellungen gelten sollen, z.B. Kasten außen. ª Noch einmal klicken schaltet die Linien wieder ab.

Das Symbol für Gitternetzlinien. Diese werden zwar am Bildschirm angezeigt, aber nicht ausgedruckt. Eine horizontale, darunter vertikale Linie, daneben schräge Linien mitten durch eine Zelle. Praktisch: ♦ In der Symbolleiste werden die aktuellen Einstellungen angezeigt, sobald Sie in die betreffende Zelle klicken.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

13.3.4 Die Spaltenbreite Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Breite der Spalten zu verändern: ♦ Die Spaltenbreite kann am einfachsten mit der Maus eingestellt werden: die Spaltenlinie verschieben. ª Wenn Zellen markiert sind, so wird nur die Spaltenbreite dieser Zellen geändert! ª Tabelle-Autoformat paßt die Spaltenbreite an den Text an, sofern die Funktion optimale Spaltenbreite angekreuzt ist. ª Dritte Möglichkeit: Tabelle oder einzustellende Spalten markieren, rechte Maustaste und Tabelleneigenschaften. Die Tabelleneigenschaften:

Zuerst die passende Karteikarte wählen. Wenn Sie dies ankreuzen, kann eine gewünschte Breite angegeben werden. Oben die horizontale Ausrichtung der gesamten Tabelle, unten ob der Text außen vorbei fließen soll.

Tabelle spiegeln.

13.4 Die Bilder einfügen 13.4.1 Das Diagramm Der Text stimmt nun halbwegs, jetzt fehlen nur noch die beiden Bilder. Das erste ist ein Diagramm, hier in einem anderen Programm erstellt und in das zu Word kompatible WMF-Format umgewandelt. ¾ Wählen Sie: Einfügen-Objekt. Dort zu der Karteikarte „Aus Datei erstellen“ wechseln. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

Unser Diagramm gibt es bereits, gespeichert als Datei auf der Diskette:

Der Unterschied: ♦ Neu erstellen: Sie wollen jetzt ein Bild malen oder eine Kalkulation erstellen. ª Die Befehle des anderen Programms (Paint, Excel…) werden in Word eingeblendet. ª Sobald Sie das Programm verlassen, ist das Bild oder die Kalkulation usw. in Word übernommen. ♦ Aus Datei erstellen: Sie wollen eine bereits existierende Datei (Bild, Tabelle, Kalkulation …), die in einem anderen Programm erstellt wurde, in Word übernehmen.

Es bedeutet: ♦ Verknüpfen: wird das Original geändert, so wird ebenfalls die Kopie im Text aktualisiert. ª Das geschieht jedesmal, wenn Sie den Text öffnen. ª Die Aktualisierung kann so von Hand gestartet werden: verknüpftes Objekt anklicken, dann die rechte Maustaste auf dem Objekt und aktualisieren wählen. Oder im Menü Bearbeiten-Verknüpfungen…, dort die Schaltfläche Jetzt aktualisieren wählen. ª Gut z.B. für Monatsberichte, damit jeden Monat die aktuellen Firmendaten in dem Text erscheinen. ♦ Als Symbol anzeigen: am Bildschirm wird nicht das Original angezeigt, sondern nur ein Symbol als Platzhalter. ª Diese Option war früher erforderlich, um den Bildaufbau bei langsamen Rechnern zu beschleunigen.

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

13.4.2 Objekt einfügen und Excel-Diagramm einfügen Objekt einfügen: ¾ Wählen Sie Durchsuchen, um die Datei „A:\Word-Bd2\Zuckerhut Umsatzgrafik“ auszuwählen. ¾ Wenn Sie die Grafik frei verschieben wollen, rechte Maustaste darauf, dann Objekt formatieren und auf der Karteikarte Layout „Rechteck“ wählen. Jetzt muß der Text in den ersten beiden Spalten angepaßt werden: ¾ Verändern Sie Schriftgröße, Zeilenabstand und Absatzabstand (nur in der jeweiligen Formatvorlage!), bis die Anordnung wie auf der Vorlage erreicht ist. Word XP zeigt leider das Objekt nur als Symbol an. Wenn dieses Problem bei Ihnen auch auftritt, können Sie mit Einfügen-Grafik-Aus Datei die Umsatzgrafik als Bild laden. Sie könnten auch ein Excel Diagramm einfügen: dann im Excel die Mappe öffnen, das Diagramm markieren, kopieren und im Word einfügen. Mit Einfügen-Objekt wird leider immer die komplette Mappe übernommen.

13.4.3 Das Firmenlogo besteht aus einem ClipArt (= der Rahmen) und dem Text, der in ein Textfeld gesetzt ist, um diesen in die Mitte des Rahmens schieben zu können. ¾ Wählen Sie: Einfügen-Grafik-Aus Datei, um das Bild plaket1.wmf von der Diskette einzufügen. ¾ Schieben Sie das Bild an die richtige Stelle am Ende des Textes. Verbreitern Sie das noch runde Bild zu dem abgebildeten Rahmen. Den Text ergänzen: ¾ Ziehen Sie ein Textfeld (Zeichensymbolleiste) und schreiben Sie Zuckerhut GmbH hinein. ª Textfeld, Textgröße und -farbe wie abgebildet einstellen, vor allem die Linie des Textfeldes mit „Linienfarbe: Keine Linie“ ausblenden. Grafik bearbeiten: ♦ Sie können auch die Grafik mit Doppelklicken zum Bearbeiten öffnen und dann den Text direkt eintragen, natürlich wieder mittels eines Textfeldes. ª Mit letzterer Methode ist der Text und die Grafik nach dem Schließen des Bearbeitungsmodus ein Element. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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13. KAP.: EINE PRÄSENTATION

13.5 Die Kopfzeile ¾ Die Kopfzeile wird beim ersten Mal mit Ansicht-Kopf- und Fußzeile aktiviert. ¾ Schreiben Sie Zuckerhut GmbH in die Kopfzeile. ¾ Stellen Sie die Schriftgröße entweder von Hand oder über die bereits vorhandene Formatvorlage Kopfzeile entsprechend groß ein: ª Schrift 48 pt, fett, gesperrt 3pt, blau, zentriert. ª Text weit sperren (5 pt) und die Textfarbe ändern (blau). ¾ Wählen Sie Format-Rahmen und Schattierung, um den Hintergrund einzufärben. ª Als Vorschlag: Rahmen mit Muster 20% blau. ¾ Alles erledigt? Dann Kopfzeile schließen. Beachten Sie:

♦ Entweder hiermit die Kopfzeile schließen oder mit Doppelklicken: ª Doppelklicken auf den Textbereich schließt die Kopfzeile, ª Doppelklicken auf die Kopfzeile öffnet diese wieder.

13.6 Überschriften am Spaltenanfang Steht die Überschrift am Anfang einer Spalte, so wird der Abstand vor dem Absatz leider ebenso eingehalten. Soll die Überschrift ganz oben anfangen, dann entweder von Hand nur bei diesem Absatz den Abstand vor auf 0 setzen oder dies bei den Word-Voreinstellungen generell ändern. Den Abstand beim Beginn einer Spalte können Sie an dieser Stelle automatisch ausschalten: ¾ Extras-Optionen, dort auf der Karteikarte Kompatibilität die Option „Abstand vor nach Seiten- oder Spaltenwechsel unterdrücken“ aktivieren. Bei der nächsten Übung werden wir uns noch gründlicher mit den Kopfzeilen beschäftigen. Außerdem wird ein Inhaltsverzeichnis erstellt, die Seiten werden numeriert und die bei längeren Texten sehr nützliche Funktion Suchen und Ersetzen wird vorgestellt.

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Zuckerhut GmbH Höhepunkte/Haupterfolge ¾ Im März überstiegen die Verkaufsresultate unsere geplanten Einnahmen. Ein neuer Monatsrekord also! Dieses außergewöhnlich gute Ergebnis verdanken wir vor allem unserer Ladenwerbung und der hervorragenden Leistung unseres Verkaufspersonals.

Geschäftsbericht

Perspektiven

Auch die Verkäufe des Monats März reflektieren die Tendenz zu steigenden Umsätzen in diesem Vierteljahr. Erstmals dieses Jahr haben wir das Soll überschritten: Revidierte Aufstellung der Marktanteile:

¾ Am 5. März: Die neue Strategie und Produktplanung wurde dem stellvertretenden Geschäftsführer unterbreitet. Eine Zusammenfassung der Kommentare dieser Sitzung erhalten Sie von Paul Brach.

¾ Aufgrund der verbesserten Verkaufsresultate in Region 4 und entsprechender Vorhersagen für Zuckerhut Schokoladen, sehen wir nun für das Jahresende ein Gesamtvolumen von 1000 Einheiten pro Monat voraus. Damit steht Zuckerhut Schokoladen an erster Stelle!

¾ Durch Versand einer Spezialausgabe des Frühjahrskatalogs wurden die regionalen Verkäufe um 50% erhöht.

Tabelle 1: Erstes Quartal Verkäufe pro Monat Verkaufsvorhersage Gesamtverkäufe Gesamtvorhersage

Januar

Februar

März

40

65

65

45

78

45

40

106

172

45

123

169

¾ Aufgrund der verbesserten Verkaufsresultate im letzten Monat in Region 4 und entsprechender Vorhersagen für Zuckerhut Schokoladen, sehen wir nun für das Jahresende ein Gesamtvolumen von 1000 Einheiten pro Monat voraus. Damit steht Zuckerhut Schokoladen an erster Stelle!

Tabelle 2: Zweites Quartal

GESAMTVERKÄUFE pro Region Region 1 Region 2 Region 3 Region 4

306 312 115 235

¾ Die voraussichtliche Umsatzsteigerung unserer Konkurrenten dürfte die Hälfte unserer Steigerung nicht überschreiten. Wir haben soeben den endgültigen Verkaufsbericht erhalten und freuen uns, ankündigen zu können, daß wir dieses Jahr Rekordverkäufe erzielt haben.

Z ucker hut GmbH

Vierter Teil

Inhaltsverzeichnis Ein Inhaltsverzeichnis, Kopfzeile, Seitenzahlen, ein Abschnittswechsel

Kapitel

14

14. Ein Inhaltsverzeichnis

Word kann ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen und ansprechend formatieren – eine sehr große Erleichterung, gerade weil das Inhaltsverzeichnis nach jeder Textänderung aktualisiert werden kann.

14.1 Text formatieren Auch diese Übung ist nicht fertig eingerichtet, sondern Sie sollen zuerst den Text formatieren. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Inhaltsv.doc. ¾ Gehen Sie den Text durch und weisen Sie die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 wie angegeben mit den Shortcuts zu. ♦ Benutzen Sie die Shortcuts, die für die Überschriften bereits eingerichtet sind: ª Überschrift 1 mit [Alt]-1, ª Überschrift 2 mit [Alt]-2, ª Überschrift 3 mit [Alt]-3. Shortcuts sind Tastatur-Abkürzungen. Stellen Sie die Überschriften folgendermaßen ein: ¾ Überschrift 1:  Schrift Arial mit 20 pt Schriftgröße, fett,  Abstand vor 30 pt, nach 12 pt, Linie unten mit 3 pt Abstand,  Text und Linienfarbe dunkelblau. ¾ Überschrift 2: basierend auf Überschrift 1,  aber ohne Linie und mit nur 16 pt Schriftgröße,  Abstand vor: 18 pt, nach 6 pt. ¾ Überschrift 3: basierend auf Überschrift 2,  14 pt, fett + kursiv, Abstand vor 12 pt, nach 4 pt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14. KAP.: EIN INHALTSVERZEICH NIS

14.2 Suchen und Ersetzen Sie werden sicherlich schon bemerkt haben, daß die Überschriften falsch geschrieben sind. Kein Schreib-, sondern ein häufiger Umwandlungsfehler, da der Text aus einem anderen Programm übernommen wurde.

Mit Erweitern klappen die im nächsten Menü abgebildeten Zusatzoptionen auf, bei denen Sie z.B. gezielt nach oben oder unten suchen lassen können.

¾ Wählen Sie Bearbeiten-Suchen (oder das Symbol „Fernglas“). ¾ Tragen Sie als Suchtext Pberschrift ein. Drücken Sie Weitersuchen, damit das erste Wort gefunden wird, das nun korrigiert werden soll. ¾ Erweitern Sie das Fenster und wechseln Sie zu der Karteikarte Ersetzen. Geben Sie das richtige Wort „Überschrift“ bei Ersetzen durch an:

Drücken Sie Ersetzen, bis Sie sicher sind, daß nur der gewünschte Text ausgetauscht wird, dann erst Alle Ersetzen wählen. Jetzt arbeitet Word den ganzen Text ohne weitere Frage durch. Die Schaltfläche „Reduzieren“ klappt die Optionen wieder ein.

♦ Wenn Sie während dem Ersetzen noch einen anderen Fehler finden, können Sie diesen direkt korrigieren: ª mit der Maus zweimal auf den Text klicken, Fehler ausbessern. ª Anschließend das noch geöffnete Suchen-Fenster anklicken und die Suche fortsetzen, evtl. nur mit Suchen: nach unten. Die weiteren raffinierten Möglichkeiten, etwas ersetzen zu lassen, werden im dritten Band vorgestellt.

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14. KAP.: EIN INHALTSVERZEICH NIS

14.3 Inhaltsverzeichnis erstellen Als Vorbereitung fügen wir eine leere Seite, auf die das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll, nach dem Titelblatt ein. ¾ Gehen Sie an das Ende des Titelblattes. Mit [Strg]-[Return] wird ein zusätzlicher Seitenumbruch eingefügt, so daß nun eine leere zweite Seite vorhanden ist. Die Überschrift für das Inhaltsverzeichnis: ¾ Schreiben Sie Inhaltsverzeichnis über das Inhaltsverzeichnis, markieren und 20 pt sowie fett einstellen. Weil diese Überschrift nicht in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, dürfen Sie keinesfalls die Formatvorlage Überschrift verwenden. Das Verzeichnis generieren: ¾ Jetzt setzen Sie den Cursor auf die leere Seite und wählen EinfügenReferenz-Index und Verzeichnisse…: Holen Sie die Karteikarte Inhaltsverzeichnis nach vorne:

Hyperlinks haben hier auch Nachteile.

Mit rechtsbündigen Seitenzahlen und Füllzeichen dazwischen werden alle Vorlagen schöner.

Diese Formate sind bereits voreingestellt und stehen zur Auswahl. Klicken Sie eines an, und Sie können mit der Richtungstaste nach unten/oben am schnellsten durchblättern. Wenn Ihnen ein Muster aus dem Vorschaufenster gefällt, mit OK die Aktion starten. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14. KAP.: EIN INHALTSVERZEICH NIS

14.3.1 Inhaltsverzeichnis aktualisieren Wenn Sie die Überschriften im Text geändert haben, generieren Sie das Inhaltsverzeichnis neu: ¾ Einfügen-Referenz-Index und Verzeichnisse wählen, bei der ¾ Karteikarte Inhaltsverzeichnis als Format „Von Vorlage“ einstellen, um die Formatierungen von dem alten Verzeichnis beizubehalten ¾ oder eine andere Vorlage wählen und nach OK das existierende Verzeichnis ersetzen. Diese Operation können Sie von jeder beliebigen Textposition aus durchführen, weil sich Word das existierende Inhaltsverzeichnis sucht. Die praktischste Möglichkeit: ¾ Über dem Inhaltsverzeichnis die rechte Maustaste drücken, dann Felder aktualisieren wählen. ª Sie werden anschließend gefragt, ob Sie nur die Seitenzahlen aktualisieren (z.B. bei Änderung der Schriftgröße) ª oder ein neues Verzeichnis (wenn Sie neue Kapitel ergänzt, umbenannt oder gelöscht haben) erstellen lassen wollen.

14.3.2 Inhaltsverzeichnis formatieren Wenn Word ein Inhaltsverzeichnis erstellt, durchsucht es den Text nach den Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3. Diese Texte werden kopiert und am Textanfang zusammengestellt. Ein Inhaltsverzeichnis kann nur automatisch erstellt werden, wenn die Überschriften-Formatvorlagen verwendet wurden! Nun sollen die Überschriften im Inhaltsverzeichnis nicht mit einer ebenso großen und fetten Schrift gedruckt werden, wie es im Text eingestellt ist. Deshalb werden die Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis nach diesem Schema ersetzt: im Text

im Inhaltsverzeichnis

Überschrift 1

Verzeichnis 1

Überschrift 2

Verzeichnis 2

Überschrift 3

Verzeichnis 3

Damit kann das Inhaltsverzeichnis über diese Formatvorlagen „Verzeichnis“ unabhängig vom restlichen Text formatiert werden.

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Zur Übung sollen die Überschriften 1 im Inhaltsverzeichnis invertiert (weißer Text auf schwarzem Hintergrund) eingestellt werden: ♦ Stellen Sie in der Formatvorlage Verzeichnis 1 ein: Schattierung 100% schwarz. ª Wenn bei Textfarbe Auto eingestellt ist, wird der Text automatisch weiß. ª 100% Füllung für Laserdrucker, auf Tintenstrahldruckern empfiehlt sich eine Schattierung von 60 bis 70%. Bei schattierten Werten ist Textfarbe weiß statt Auto erforderlich. Ausprobieren.

14.3.3 Zur Formatvorlage „Hyperlink“ ♦ Hyperlinks kommen aus dem Internet und sind Querverweise. ª Durch Anklicken kann zu einer anderen Stelle oder Seite gesprungen werden. ♦ Hier beim Inhaltsverzeichnis bietet das den Vorteil, daß Sie durch Anklicken der Überschrift im Inhaltsverzeichnis zu der Überschrift im Text springen können. Probleme beim Inhaltsverzeichnis wegen der Formatvorlage Hyperlink: ♦ Zum einen springen Sie beim Anklicken immer zu der Seite im Text. Abhilfe: Mit der Maus links oder rechts vom Text klicken, dann mit den Richtungstasten den Cursor zur Überschrift bewegen. ♦ Zum anderen ist die Formatvorlage Hyperlink gewählt. Darum müssen Sie unbedingt zur Formatvorlage Verzeichnis wechseln. Generell ist es daher praktischer, auf die Funktion „Hyperlink“ bei Inhaltsverzeichnissen zu verzichten. Beim Erstellen eines Verzeichnisses die Schaltfläche ausschalten (s. Abbildung auf Seite 101). Notizen:

....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................................... ....................................................................................................... .......................................................................................................

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Hyperlink

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14.4 Überschriften numerieren Wahrscheinlich sind in Ihrem Inhaltsverzeichnis zwar die Seitenzahlen eingetragen, doch die Numerierung der Überschriften fehlt noch. Die Numerierung der Überschriften wird nicht im Inhaltsverzeichnis, sondern in den Formatvorlagen „Überschrift“ eingestellt und anschließend in das Inhaltsverzeichnis beim nächsten Aktualisieren übernommen. ¾ Eine Überschrift 1 anklicken, Symbol Formatvorlagen, ¾ auf der Formatvorlage Überschrift 1 die rechte Maustaste und „Ändern“, weiter zu Format-Numerierung. Die Karteikarte Gliederung ist für die Numerierung der Überschriften:

In diesem Fenster eine Nummernvorlage wählen, dann diese bei Anpassen wie gewünscht einstellen.

Anpassen ist wichtig, weil das Numerieren in der Regel nicht problemlos funktioniert. Das Anpassen-Fenster ist nicht schwer, aber man muß das Prinzip verstanden haben, um mit der Bedienung zurechtzukommen. Darum folgt eine ausführliche Beschreibung auf der nächsten Seite. Beachten Sie: ♦ Nur beim ersten Mal eines der vorgefertigten Formate auswählen, dann können Sie dieses beliebig oft anpassen. ♦ Wenn Sie jedoch ein anderes Format wählen, sind Ihre persönlichen Anpassungen verloren. Bei späteren Änderungen also immer „Anpassen“ wählen, keinesfalls ein anderes Schema anklicken.

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14.4.1 Numerierung anpassen Bei Ebene die jeweilige Überschriften-Ebene wählen, die eingestellt werden soll, z.B. Ebene 2, um die Numerierung für die Überschrift 2 vorzunehmen.

1

3

Hier kann die Zahl eingestellt werden, z.B. bei Ebene 2 statt 1.1. den Punkt löschen zu: 1.1 oder zu 1.a (a nicht schreiben, sondern bei Zahlenformatvorlage wählen). Punkte, Kommas usw. können einfach geschrieben werden, andere Nummern dürfen jedoch nur darunter bei Zahlenformatvorlage ausgewählt werden, damit diese als Feld eingefügt werden und Word im Text weiter zählt. Die grau hinterlegten Zahlen nicht löschen, da dies Felder sind, damit Word weiterzählt.

2

Jede Ebene muß mit der passenden Formatvorlage verbunden werden, z.B. Ebene 1 mit der Formatvorlage Überschrift 1, Ebene 2 mit Überschrift 2 usw.

Bei Nummernposition die Lage der Zahlen und des Textes einstellen. Zum Beispiel sind in diesem Buch alle Überschriften so eingestellt: ª Nummernposition rechts, ª Ausrichtung (für die Zahl) –0,2 negative Werte lassen sich hier nicht mit den Pfeilen wählen, darum 0,2 eintragen und ein Minus per Tastatur davor setzen. ª Textposition bei 0. Damit beginnen alle Überschriften linksbündig, die Nummern haben den gleichen Abstand von 2 Millimetern, auch ab 10, da rechtsbündig, d.h., der rechte Rand bleibt gleich, die Zahl wird nach links erweitert.

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14. KAP.: EIN INHALTSVERZEICH NIS

Vorgehen im Überblick: Zuerst für die Formatvorlage Überschrift 1, dann für Überschrift 2, danach für Überschrift 3 einstellen. Jeweils links oben bei „Ebene“ die entsprechende Überschrift wählen. ♦ Wenn Sie das Menü geschlossen haben und die Numerierung später noch weiter anpassen wollen, ª können Sie das Menü erneut öffnen (Format-Formatvorlagen … Numerierung), ª jedoch kein Schema wählen, sondern direkt zu der Schaltfläche „Anpassen“. Immer alle drei Ebenen kontrollieren. Numerierung in das Inhaltsverzeichnis: ♦ Sobald Sie die Numerierung eingestellt haben, können Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, um die Nummern auch in das Inhaltsverzeichnis aufzunehmen.

14.5 Fehler beim Inhaltsverzeichnis Wenn Sie einen Fehler im Inhaltsverzeichnis entdecken, nie dort korrigieren, sondern entweder den Überschrittstext korrigieren oder die Numerierung der Überschriften anpassen.

14.5.1 Immer die gleiche Kapitelnummer Wenn die Kapitelnumerierung nicht weiterläuft, sondern immer die gleiche Zahl erscheint, hatten Sie die grau hinterlegten Zahlen bei Zahlenformat gelöscht und stattdessen eine Zahl eingetragen. Die gewünschten Trennzeichen wie 1.1 oder 1.1) oder Kapitel 1: Abschnitt 1 dürfen Sie zwar beliebig eintragen, nicht jedoch die Nummern. Denn damit Word weiterzählt, sind dies automatische Funktionen, Felder genannt. Wenn Sie versehentlich die Zahlen gelöscht haben: Trennzeichen schreiben, dann hier die Zahlen für die aktuelle Kapitelnummer auswählen, z.B. 1.1 für die zweite Ebene. Hier die Zahlen für übergeordnete Kapitelnummern auswählen, z.B. 1. Nur bei grau hinterlegten Feldern wird weitergezählt.

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2

1

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14.5.2 Leere Absätze im Inhaltsverzeichnis Sie haben eine leere Absatzmarke mit Überschrift 1, 2 oder 3 im Text stehen. Spätestens sobald die Überschriften numeriert sind, werden diese leeren Absatzmarken ordnungsgemäß mit Kapitelnummer und Seitenzahl in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen. Abhilfe: ♦ Leere Absätze daher von vornherein nur mit der Formatvorlage Standard verwenden. ♦ Leeren Absätzen mit einer Formatvorlage Überschrift wieder die Formatvorlage Standard zuweisen und das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Wenn Sie auf eine Überschrift im Inhaltsverzeichnis klicken, springt Word zu dieser Seite im Text.

14.5.3 Seitenzahlen fehlen Wenn Seitenzahlen nicht erscheinen, ist bei der entsprechenden Überschrift im Text eine Grafik verankert. ♦ Als Abhilfe die Grafik verschieben, bis der Zeichnungsanker zu einem anderen Absatz springt oder nur den Anker zu einem anderen Absatz verschieben und dann die Grafik bei diesem Absatz fest verankern (eine Abbildung und Anleitung finden Sie auf Seite 80).

14.5.4 Falsche Seitenzahlen ♦ Word überprüft die Seitenzahlen des Inhaltsverzeichnisses nur beim Öffnen eines Textes. ª Ändern Sie den Text oder z.B. die Schriftart, so daß sich die Seiten verschieben, stimmen die Seitenzahlen nicht mehr mit dem Inhaltsverzeichnis überein. ♦ Darum sollten Sie vor jedem Drucken die Seitenzahlen überprüfen. Stimmen die Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis nicht, können Sie diese folgendermaßen von Hand aktualisieren: ª Rechte Maustaste auf dem Verzeichnis, Felder aktualisieren und im Abrollmenü „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ wählen. Natürlich könnte bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Drucken generell vorgegeben werden, daß Felder vor dem Drucken aktualisiert werden sollen. Dann dauert es jedoch bei jedem Druck länger, da zuerst alle Felder neu berechnet werden. Außerdem passiert es nicht selten, daß beim Aktualisieren erst Fehler sichtbar werden, darum lieber vor dem Ausdruck das Verzeichnis von Hand aktualisieren und noch einmal prüfen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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14. KAP.: EIN INHALTSVERZEICH NIS

14.6 Übung Inhaltsverzeichnis Bei der folgenden Übung geht es darum, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen und anzupassen. Beginnen Sie einen neuen Übungstext: ¾ Einen Absatz schreiben, kopieren und damit ca. 20 Seiten Text erzeugen, ¾ dann mindestens zwanzig Überschriften ergänzen. ª Diesmal sind vier Überschriften-Ebenen gewünscht. ª Die Überschriften-Formaltvorlagen können Sie mit den Shortcuts [Alt]-1, 2, 3 zuweisen, für die vierte Überschrift können Sie in der Formatvorlage bei Ändern-Format-Tastenkombination [Alt]-4 definieren. ª Überschriften-Formatvorlagen passend einstellen, vor allem viel Abstand vor den Hauptüberschriften. ¾ Numerieren Sie die Überschriften folgendermaßen: ª Überschrift 1: Kap. A, ª Überschrift 2:A-1 ª Überschrift 3:A-1.1 ª Überschrift 4:A-1.1.a Inhaltsverzeichnis anlegen: ¾ Ergänzen Sie ein Titelblatt am Anfang und danach eine zweite Seite für das Inhaltsverzeichnis, ¾ dort das Inhaltsverzeichnis einfügen, allerdings im Menü Inhaltsverzeichnis bei Optionen noch die vierte Überschriften-Ebene angeben. Inhaltsverzeichnis formatieren: Im Inhaltsverzeichnis sind die Formatvorlagen Verzeichnis 1 bis 4 verwendet. Die Ebene anklicken, die Sie einstellen wollen, dann Format-Formatvorlage. ¾ Formatieren Sie die Hauptüberschriften im Inhaltsverzeichnis mit einem Rahmen 60% dunkelblau und weißem Text, Abstand vor von mindestens 18 pt, 14unkte Schriftgröße ¾ die Unterüberschriften 2 mit Kapitälchen und nur 11 Punkte Schriftgröße, ¾ die Überschriften drei und vier jeweils eingerückt. ¾ Passen Sie das Inhaltsverzeichnis so an, daß es die Seite optimal ausfüllt und drucken Sie nur das Inhaltsverzeichnis und das Titelblatt aus.

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Kapitel

15

15. Kopfzeile, Abschnittswechsel 15.1 Ein Abschnittswechsel

Die ersten beiden Seiten, Titelblatt und Inhaltsverzeichnis, sollen bei jedem Text ohne Kopfzeile bleiben, weshalb wir den Abschnittswechsel einführen. Im dritten Band werden wir uns gründlicher damit beschäftigen. ♦ Ein Abschnittswechsel heißt für Word, ª daß der Text mit einer anderen Kopf- oder Fußzeile weitergeht. ª Auch die Spalteneinstellung oder das Seitenformat kann in einem neuen Abschnitt anders eingestellt werden. ¾ Gehen Sie ans Ende des Inhaltsverzeichnisses. ¾ Löschen Sie den Seitenumbruch. ¾ Mit Einfügen-Manueller Umbruch kann ein Abschnittswechsel auf die nächste Seite gesetzt werden. ª Das ist ein Abschnittswechsel kombiniert mit einem Seitenumbruch. Hier einen Abschnittswechsel auf die nächste Seite auswählen.

Jetzt haben wir zwei Abschnitte in dem Text. In dem zweiten Abschnitt soll die Kopfzeile erscheinen, im ersten nicht. Beachten Sie, daß unten links in der Statuszeile neben der Seitenzahl Ab 2 für Abschnitt 2 angezeigt wird.

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15. KAP.: KOPFZEILE , ABSCHNITTSWECHS E L

15.2 Die Kopfzeile Eine Kopfzeile wird auf den folgenden Seiten wiederholt, genauso unten die Fußzeile. Um die Kopf- oder Fußzeile zu ändern, ist ein Abschnittswechsel erforderlich. ¾ Gehen Sie auf die dritte Seite nach dem Inhaltsverzeichnis. Dies ist die erste Seite, auf der eine Kopfzeile erscheinen soll. ¾ Wechseln Sie zur Kopfzeile mit Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Die Kopfzeilen-Symbolleiste erscheint, die wir uns nun näher anschauen:

Seitenzahlen einfügen.

Uhrzeit

Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln. Vor- oder Zurückblättern.

Datum

Seite einrichten. Den normalen Text ausblenden.

Kopf- oder Fußzeile verlassen.

Wie vorige ausschalten für unterschiedliche Kopfzeilen in einem Text. !!!!!!!!!! Wichtig !!!!!!!!!! Als Allererstes schalten Sie Wie vorige aus! Denn unsere Kopfzeile soll ja gerade anders werden als die leeren Kopfzeilen auf den ersten Seiten. Genaueres folgt im dritten Band.

15.2.1 Übung Kopfzeilenfunktionen ¾ Damit Sie mit den vielen Schaltern ein wenig vertraut werden, sollten Sie folgende Kopfzeile erstellen: Schreiben Sie: „Seite von Seiten“, dann dazwischen aus der Kopfzeilen-Symbolleiste Seitenzahl und Anzahl der Seiten einfügen. Seite 1 von 19 Seiten

Druckdatum: 23.07.97 um 13:49 Uhr C:\Eigene Dateien\Kurs Word XP\INHALTSV.DOC

Text Druckdatum:, um und Uhr wieder schreiben, dazwischen Datum und Uhrzeit einfügen.

Neue Zeile, dann bei AutoText einfügen, Dateiname und Pfad auswählen.

¾ Mit Tabulatoren (rechtsbündig) sowie einer Linie unter dem Absatz passend einstellen.

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15. KAP.: KOPFZEILE , ABSCHNITTSWECHS E L

Weitere Möglichkeiten: ¾ Löschen Sie alles und setzen Sie diesmal folgendes in die Kopfzeile: Peter Schießl

Seite 3

23.07.02

¾ Das geht mit AutoText einfügen-Erstellt von, Seite, Datum. ª Den Namen übernimmt Word aus den Dokumenteigenschaften und wenn dort nichts vermerkt ist, aus den Benutzerdaten, die bei der Windows-Installation eingegeben wurden.

15.2.2 Die Kopf- und Fußzeile einrichten Mit dem Symbol aus der Kopfzeilen-Symbolleiste starten Sie direkt die bekannte Funktion „Seite einrichten“. Das gleiche Menü wie bei Datei-Seite einrichten erscheint. Hier gibt es zwei wesentliche Einstellungen für die Kopfzeilen. Karteikarte Layout: ♦ Erste Seite anders heißt, daß Sie auf dieser Seite eine andere Kopfzeile (oder gar keine) eintragen können. ª Die Kopfzeile ab der zweiten Seite wird im restlichen Dokument wiederholt. ♦ Gerade/ungerade anders ist anzukreuzen, wenn Sie Papier beidseitig bedrucken und auf beiden Seiten die Kopf- und Fußzeilen verschieden einrichten wollen. ª Das ist meistens erforderlich, da die Seitenzahlen außen stehen sollen, also auf einer linken Seite links außen und auf einer rechten rechts außen. ª Diese Option und die damit verbundene Einstellarbeit können Sie sich sparen, wenn Sie die Seitenzahlen mittig setzen. Karteikarte Seitenränder: ♦ Wenn Sie Papier beidseitig bedrucken wollen, ist hier bei „Mehrere Seiten:“ „Gegenüberliegende Seiten“ auszuwählen. ª In der Regel wollen Sie das gesamte Dokument beidseitig bedrukken, darum unten bei „Übernehmen für:“ „Gesamtes Dokument“ wählen.

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15. KAP.: KOPFZEILE , ABSCHNITTSWECHS E L

Gerade und ungerade Seiten: ♦ Schlagen Sie ein Buch auf: Gerade Seiten mit geraden Seitenzahlen 2, 4, 6 usw. sind die linken Seiten.

4

5

Ungerade Seiten mit ungeraden Seitenzahlen 1, 3, 5 usw. sind die rechten Seiten.

Mit unseren Einstellungen haben wir eine einheitliche Kopfzeile auf jeder Seite, die ersten beiden Seiten ausgenommen. Unterschiedliche Kopfzeilen für Bücher und Broschüren werden im dritten Band vorgestellt.

15.2.3 Die Kopfzeilenposition Ist die Kopfzeile größer, weil diese viel Text enthält, verringert sich der Platz für den normalen Text automatisch, denn dieser beginnt immer unterhalb der Kopfzeile. Für die Kopfzeile wird deshalb nur der Abstand vom Papierrand angegeben, nicht die Größe. ♦ Auf der Karteikarte Layout können Sie die Anfangsposition der Kopfoder Fußzeile angeben. ♦ Wie viel Platz die Kopf- oder Fußzeile beansprucht, richtet sich nach dem eingetragenen Inhalt. ª Bei viel Text oder großer Schrift steht entsprechend weniger Platz für den Text zur Verfügung. Übersicht Kopf- und Fußzeilenabstand:

Kopfzeile

Abstand der Kopfzeile vom Papierrand.

Papier Textbereich, definiert durch den Seitenrand.

Fußzeile

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Falls unten Text abgeschnitten wird: am unteren Rand können die meisten Drucker ca. 1,5 cm nicht bedrukken. Den genauen druckbaren Bereich finden Sie im Druckerhandbuch. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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15. KAP.: KOPFZEILE , ABSCHNITTSWECHS E L

15.2.4 Formatvorlage Kopfzeile ¾ Kontrollieren Sie noch einmal, ob „Wie vorige“ in der Kopfzeile ausgeschaltet ist, dann ersetzen Sie alle Kopfzeilenversuche durch: Geschäftsbericht Zuckerhut GmbH. ¾ Für die Kopfzeile existiert bereits die Formatvorlage Kopfzeile. Stellen Sie dort ein: Kapitälchen 9 pt, gesperrt 1 pt, linksbündig. ª Bei nur einer Kopfzeile kann diese natürlich von Hand eingestellt werden. Die Formatvorlage lohnt sich, wenn mittels Abschnittswechsel mehrere verschiedene Kopfzeilen existieren. Schließen Sie die Kopfzeile. Kontrollieren Sie den Text von der ersten Seite an, ob die Kopfzeile auf den richtigen Seiten erscheint. Wir wollen jetzt das aktuelle Datum ergänzen. ¾ Öffnen Sie die Kopfzeile wieder durch Doppelklicken. Setzen Sie in der Formatvorlage einen rechtsbündigen Tabulator, den Sie ganz nach rechts schieben. Fügen Sie dort das Datum ein (Symbol in der Kopfzeilen-Symbolleiste). ¾ Ergänzen Sie in der Formatvorlage Kopfzeile eine Linie unten mit 2 pt Abstand. Als Farbe für Linie und Text z.B. dunkelblau. Das Ergebnis in der Kopfzeile ab Seite drei soll so aussehen: GESCHÄFTSBERICHT ZUCKERHUT GMBH

18.3.02

15.3 Seitenzahlen in der Fußzeile Die Seitenzahlen sollen in der Fußzeile rechts außen angeordnet werden: ¾ Öffnen Sie die Kopfzeile gegebenenfalls wieder. Wechseln Sie mit dem Symbol zu der Fußzeile. ¾ Wichtig! Schalten Sie wieder „Wie vorige“ aus, damit die Seitenzahlen nicht auf den ersten beiden Seiten erscheinen! ¾ Drücken Sie das Symbol für Seitenzahl, anschließend auf rechtsbündig, damit diese nach rechts außen gesetzt wird. ¾ Formatieren Sie die Seitenzahl:    

Arial, Schriftgröße 14 pt, fett kursiv, gesperrt 1pt (wirkt natürlich nur ab zwei Stellen: 10, 11 …), Magenta, Linie oben und stellen Sie über das Lineal die Linienlänge auf ca. 1,5 cm ein.

3 Kontrollieren Sie wieder, ob alles stimmt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Wie vorige ausschalten!

Kapitel

16. Fußnoten

16

Fußnoten stehen am Ende der Seite, Endnoten am Ende des Textes, erfüllen sonst die gleiche Funktion für Anmerkungen, Quellenangaben oder andere Zusatzinformationen.

16.1 Fußnoten einfügen Wir bleiben bei der Übung des vorigen Kapitels. ¾ Setzen Sie den Cursor hinter Einstein (im ersten Absatz). ¾ Wählen Sie: Einfügen-Referenz-Fußnote.

Fuß- oder Endnote? Andere Zahlenformate, z.B. I, II, III usw. wählen oder bei Benutzerdefiniert einstellen.

Falls Sie nicht mit 1 beginnen wollen, hier erhöhen. Fortlaufend weiter zählen oder bei jedem Abschnitt / jeder Seite wieder mit 1 anfangen? Mit Einfügen sind Sie in der Fußnote und können den Anmerkungstext schreiben. ¾ Suchen Sie anschließend die weiteren rot markierten Wörter und ergänzen Sie einige Fußnoten-Texte.

Mit Doppelklicken auf die Fußnotenzahl können Sie zwischen Text und Fußnoten springen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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16. KAP.: FUßNOTEN

Meistens werden Quellenangaben als Endnoten gesetzt. Hier einige Textvorschläge, falls Ihnen nichts einfällt und Ihnen diese Anmerkungen nicht zu lang sind: 1. Albert Einstein entwickelte die Relativitätstheorie. Statt festen Körpern Umwandlung zwischen Energie und Materie. Statt fester, unabänderlicher Erkenntnis eine Beziehung zwischen dem erkennenden Mensch und dem betrachteten Objekt. Der eigene Standpunkt wird wichtig, die Veränderung wird berücksichtigt. 2. Charles Darwin, Begründer der Evolutionstheorie, die die Entstehung der Lebewesen als fortschreitende Entwicklung aus einem Urwesen beschreibt. Wechselwirkung zwischen Umwelt und Lebensformen. 3. Universalgelehrter, 1646-1716, entwickelte das duale Zahlensystem, mit dem heute jeder Computer rechnet. Entwarf eine mechanische Rechenmaschine. Versuchte in seiner philosophischen Monadenlehre die unsterbliche „christliche“ Seele mit biologischen und mathematischen Erkenntnissen seiner Zeit in Einklang zu bringen. 4. 1844-1900, deutscher Philosoph, definierte auch die Moral als Mittel zur Macht und Durchsetzung. Nahm den Gedanken der Veränderung und der Wiedergeburt auf. 5. „Und auf einmal war die Welt ganz anders, als sie wahr.“ 6. von Michel Foucault: eine bestimmte Art zu reden, die z.B. in einer Berufsgruppe oder in einem Kulturkreis üblich ist. Bestimmte Fachwörter, Themen und nicht erwähnte Themen. Der Konsens in einer Gemeinschaft als die Wahrheit dieser Gemeinschaft. 7. Redeform und Nährboden der Philosophen. Drei Merkmale: So viel reden (schreiben), damit Normalmenschen keine Zeit haben, sich damit zu befassen, so kompliziert reden (schreiben), damit Normalmenschen es nicht verstehen (des Kaisers neue Kleider-Effekt), so widersprüchlich und unklar schreiben, damit die nächsten Philosophengenerationen genügend Stoff für ihre Diskurse haben. Wahr ist der Streit um die Wahrheit.

16.2 Umwandeln in Endnoten ♦ Jetzt haben Sie Fußnoten unter jeder Seite. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, Fußnoten in Endnoten umzuwandeln und umgekehrt. ª Damit können Sie z.B. Quellenangaben gleich auf der Seite eingeben, haben einen guten Überblick, ª und wandeln diese am Schluß in Endnoten um, die am Textende zusammengefaßt sind. Eine einzige Fußnote umwandeln: ♦ Eine Fußnote komplett markieren, rechte Maustaste darüber und in Endnote umwandeln wählen.

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16. KAP.: FUßNOTEN

Alle Fußnoten umwandeln: ¾ Erneut Einfügen-Referenz-Fußnote wählen und im Menü diesmal ¾ die Schaltfläche Konvertieren wählen: Hier sind nur Fußnoten, keine Endnoten vorhanden, darum können nur Fußnoten in Endnoten umgewandelt werden.

¾ Wandeln Sie alle Fußnoten in Endnoten um, Ergebnis kontrollieren. ª Natürlich können Sie auch solche Aktionen rückgängig machen oder anschließend Endnoten wieder in Fußnoten verwandeln.

16.2.1 Zusammenfassung ♦ Fußnoten am Seitenende oder Textende. ♦ Endnoten am Ende eines Abschnitts oder des ganzen Dokumentes. Zu „Am Abschnittsende“ statt „Fortlaufend“: ♦ Bei umfangreichen Texten (Büchern, Broschüren usw.) ist in der Regel jedes Kapitel ein eigener Abschnitt, damit unterschiedliche Einträge in der Kopfzeile möglich sind. ª Dann stehen Endnoten am Abschnittsende folglich am Kapitelende.

16.3 Fußnoten formatieren Auch für Fußnoten existiert eine eigene Formatvorlage namens Fußnotentext. Daher sollten Sie die Fußnoten über diese Formatvorlage einstellen. ¾ Ändern Sie die Formatvorlage Fußnotentext folgendermaßen:  Schriftgröße 8pt, Abstand vor/nach 2 pt, einzeiliger Zeilenabstand. ¾ Stellen Sie den hängenden Einzug in der Formatvorlage Fußzeile auf der Karteikarte Absatz ein.

Der hängende Einzug darf nicht über die Numerierung eingerichtet werden, weil die Zahlen doppelt da wären. Deshalb muß der Einzug von Hand eingestellt werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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16. KAP.: FUßNOTEN

Damit der Text genau untereinander ausgerichtet wird, ist zusätzlich ein Tabulator einzustellen. ¾ Dafür im Absatz-Menü Tabulator drücken. Es gilt: hängend um 0,3 cm, daher Tabulator auch bei 0,3 cm. ¾ Setzen Sie hinter jede Fußnotenzahl einen Tabulator. Der Erstzeileneinzug gilt für die Zahl. Der Tabulator für die Textposition nach der Nummer, der hängende Absatz für die restlichen Zeilen. Nur durch den Tabulator sind die Textzeilen präzise untereinander ausgerichtet.

1 Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text - Text Text - Text - Text - Text Formatvorlage Fußnotenzeichen.

Formatvorlage Fußnotentext.

16.3.1 Fußnotenzahlen einstellen Eine kleine Spezialität gibt es noch. Denn auch die Zahlen haben eine eigene Formatvorlage Fußnotenzeichen. Deshalb können Sie für die Zahlen eine andere Schriftgröße oder sogar eine andere Farbe wählen. ¾ Sie haben einen Farbdrucker? Ändern Sie die Farbe der Zahlen in rot (hochgestellt bleibt natürlich), die Schriftgröße einen Punkt größer.

16.4 Formatvorlagen für Fuß- und Endnoten Folgende Formatvorlagen sind für Fuß- und Endnoten vorhanden: ♦ Fußnotentext: Fußnoten stehen am Ende der Seite. ª Fußnotenzeichen: Formatvorlage für die Zahlen der Fußnoten. ♦ Endnotentext: Endnoten stehen am Ende des Textes oder Abschnittes. Abschnittswechsel werden in Band 3 ausführlich vorgestellt. ª Endnotenzeichen: Formatvorlage für die Zahlen der Endnoten. Auf der letzten Seite finden Sie einige Shortcuts, mit denen Sie sich gerade bei längeren Texten die Arbeit sehr erleichtern können.

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Fünfter Teil

Seriendruck rationelles Arbeiten: Serienbriefe, Umschläge und Etiketten drucken

Kapitel

17

17. Serienbriefe Angst vor Serienbriefen? Nicht mehr lange.

17.1 Zur Veranschaulichung Beim Seriendruck setzen Sie nicht von Hand eine Adresse in einen Brief und drucken diesen, sondern Sie haben einen Brief, in den Adressen automatisch aus einer Datenbank eingefügt werden. Ob es sich dabei um einen Brief, ein Email oder Briefumschläge handelt, spielt keine Rolle, ebenso ob Sie die Datenbank erst neu erstellen oder eine vorhandene verwenden wollen.

Der Brief (Hauptdokument)

Die Datenbank: Name

Vorname

Straße

»Vorname« »Name« «Straße»

Beispiel

Walter

Allee 31

«PLZ» «Ort»

Müller

Anton

Seestr. 44

Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text …

Es wird jeweils eine Adresse (ein Datensatz) in einen Brief gesetzt und gedruckt. Im Brief stehen Felder (»Name« …) als Platzhalter.

Deshalb sind diese drei Schritte nacheinander auszuführen: ♦ Der eigentliche Serienbrief (oder Briefumschlag etc.), ♦ dann ist die Datenquelle mit den Adressen zu erstellen oder zu öffnen und zuletzt kann die eigentliche Aktion beliebig oft gestartet werden, ♦ bei der jeweils eine Adresse in einen Brief gesetzt und gedruckt wird.

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.2 Serienbrief anlegen ¾ Öffnen Sie unseren Übungsbrief von Seite 79. Diesen werden wir nun zu einem Serienbrief erweitern. ª Falls Sie diese Übung nicht gemacht haben, beginnen Sie einfach ein neues Dokument, welches unser Serienbrief werden soll. ¾ Wählen Sie: Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent. Der Assistent fragt Sie Schritt für Schritt nach allem erforderlichen. Am rechten Rand wird ein Fenster für den Seriendruck eingeblendet:

1 Zuerst die gewünschte Dokumentart auswählen. Auch Emails können inzwischen als Seriendokumente verschickt sowie Briefumschläge direkt bedruckt oder Etiketten, die dann z.B. auf Briefumschläge aufgeklebt werden.

2

Das aktuelle Dokument ist unser geöffneter Brief.

Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob Sie das aktuelle Dokument zu einem SeriendruckDokument erweitern oder ein neues Dokument, aufbauend auf einer Vorlage oder irgendein anderes Dokument verwenden wollen. Sehr gut bei dem neuen Menüaufbau ist, daß Sie jederzeit zurück gehen können, um andere Einstellungen zu wählen.

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WORD XP – BAND 2

17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.3 Die Datenquelle auswählen Sie können jede beliebige bereits existierende Datenbank als Datenquelle auswählen.

3 Jetzt geht es um die Datenquelle. Eine vorhandene Quelle öffnen oder eine neue erstellen. Wir wollen unsere Datenbank erst anlegen und wählen darum die Option „Neue Liste eingeben“.

Ein Eingabefenster für die ersten Daten wird angezeigt:

Sobald mehrere Datensätze eingegeben sind, können Sie hier vor- und zurückblättern. Tragen Sie z.B. diese drei Beispieladressen ein: Name Mustermann Müller Otto

Vorname Anrede Walter Herr Antonia Frau Otto Herr

Adresse1 Allee 24 Bäckerstr. 32 Hauptstr. 1

PLZ 23412 8888 121212

Ort Nürlich Brezen Irgendwo

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Tel_firma 345 3435 3435

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.3.1 Datenbank speichern Wenn Sie „Schließen“ drücken, wird automatisch die Datenbank gespeichert. ¾ Das Fenster zum Speichern erscheint, in dem bereits ein neuer Ordner „Eigene Datenquellen“ als Unterordner bei „Eigene Dateien“ angelegt und ausgewählt wurde. ¾ Speichern Sie in diesem Ordner die Datenbank mit dem Dateinamen Übungsdatenbank. Am Ende wird noch einmal eine Übersicht der Daten angezeigt, in der die Daten auch bearbeitet werden können.

17.3.2 Datenquelle bearbeiten ♦ Wenn Sie eine Datenbank mit dem Assistenten neu erstellen wollen, wird diese bei Word XP im MS Access-Format gespeichert, kann aber trotzdem im MS Word weiter bearbeitet werden. ª Wenn Sie sich in MS Access auskennen, können Sie natürlich die Datenbank hier öffnen und bearbeiten. Bei Word XP wurde der Assistent leicht verständlich gestaltet. Nur eine Tücke wurde eingebaut. ♦ Das vorige Menü können Sie später jederzeit mit dem links abgebildetem Symbol öffnen, um die Adressenauswahl zu ändern oder um neue Adressen einzugeben. Mit Doppelklicken auf den rechten Rand einer Spaltenüberschrift kann die Breite automatisch eingestellt werden, mit gedrückter Maustaste von Hand. Wenn Sie auf einen Spaltenreiter klicken, wird nach dieser Spalte sortiert.

Mit „Bearbeiten“ können Sie einen Eintrag ändern oder eine neue Adresse eintragen. Außerdem können Sie hier bei „Anpassen“ neue Felder aufnehmen.

Um eine neue Adresse aufzunehmen, ist jedoch auch „Bearbeiten“ zu drücken, da nur in dem folgenden Menü eine neue Adresse eingegeben werden kann.

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

¾ Öffnen Sie die Eingabemaske mit dem Symbol aus der SeriendruckSymbolleiste und tragen Sie zur Übung insgesamt drei weitere Adressen in dieser Eingabemaske ein. Die Spaltenüberschrift ist der Feldname.

Jede Zeile ist ein Datensatz. Name Mustermann Müller Oberwasser

Vorname Walter Gerd Helga

Anrede Herr Dr. Herr Frau

Straße Schnapstr. 33 Ballweg 56 Waldweg 45

Plz 43555 34566 89333

Ort Bräustedt München Sinken

Tel_geschäftlich (567) 445 33 22 23 42 33 33 23 33 45 77

17.3.3 Datenbank als MS Word Tabelle Falls Sie lieber eine Datenbank als normale Tabelle in einem MS Word Dokument wünschen, wie dies bei vorherigen Word-Versionen der Fall war, ist dies auch noch mit folgendem Trick möglich. ¾ Wählen Sie „Neues Dokument“. Erstellen Sie in diesem neuen Dokument eine Tabelle. ª In dieser Tabelle werden in die erste Zeile die Spaltenüberschriften eingetragen. Das sind später die Feldnamen. ª Wichtig: es darf nur diese Tabelle vorhanden sein, keine Absätze vor der Tabelle! Wenn die Datentabelle bereits erstellt ist, können Sie diese auch in dem Seriendruck-Assistenten oder bei einem existierenden Seriendokument mit der abgebildeten Schaltfläche auswählen. Wenn Sie ein Word-Dokument mit Tabelle als Datenquelle verwenden, können Sie dieses im Word leichter bearbeiten oder ausdrucken. Hierfür bietet sich natürlich DIN A4 Querformat an. ♦ Zum Bearbeiten einer Word-Datentabelle einfach dieses Dokument öffnen. In dieser Tabelle können Sie wie in jeder anderen Tabelle arbeiten: ª neue Zeilen (=Datensätze) ergänzen, ª Zeilen löschen, Daten ändern usw. ª Damit die Tabelle schöner wird und eventuell ausgedruckt werden kann, können Sie sogar Tabelle-Autoformat ausführen. ♦ Wenn Sie eine neue Spalte, in der Datenbanksprache also ein neues Feld einfügen, müssen Sie lediglich daran denken, in die erste Zeile den Namen des neuen Feldes zu schreiben. Sie können hier auch Feldnamen (=Spaltenüberschriften) ändern. Ist das Feld bereits in einem Dokument verwendet, dort den alten Feldnamen löschen und neu einfügen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.4 Brief fertigstellen Anschließend können Sie zu dem Serienbrief zurückkehren und den Serienbrief einrichten. Dabei hilft Word in dem nächsten Menü, in dem z.B. der Adreßblock oder die Anrede komplett formatiert eingefügt werden kann. Zuerst den Cursor an die gewünschte Einfügeposition setzen, dann eine Option wählen und Sie können aus einer Liste z.B. vorgefertigte Adreßblöcke auswählen.

Ein fertiger Adreßblock erspart es, die Adresse aus den Feldern „Vorname“, „Name“ usw. zusammenzusetzen. Damit ist die Arbeit getan, mit Weiter wird eine Vorschau angezeigt und danach der Assistent beendet.

17.5 Die Seriendruck-Symbolleiste Genug Adressen geschrieben? OK und sich überraschen lassen. Sie sind anscheinend wieder in dem Brief, nur – es ist eine Symbolleiste hinzugekommen. Wenn Sie die Maus kurz auf einem Symbol ruhen lassen, wird die Bedeutung angezeigt. Eine andere Datenquelle wählen. Neue Daten (Seriendruckempfänger) eingeben.

Serienbriefe direkt drucken. In neues Dokument ausgeben. Automatische Fehlerprüfung.

Vorschau des Seriendrucks anzeigen. Bei aktiver Vorschau hier die Datensätze durchblättern.

Datensatz suchen, z.B. im Feld Name nach Mustermann.

Falls diese Symbolleiste nicht vorhanden ist, bei Ansicht-Symbolleisten einschalten.

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.6 Adresse einrichten und Felder Der Assistent spart Arbeit, indem Sie eine komplette Adresse einfügen können. Wenn Sie jedoch eine individuelle Anordnung wünschen, ist es zuweilen erforderlich, eine Adresse von Hand zusammenzustellen. Außerdem können auf diese Art alle vorhandenen Daten im Seriendokument verwendet werden, z.B. um in dem Brief nachzufragen, ob die Telefonnummer noch stimmt. Setzen Sie zur Übung unterhalb des Adreßblocks eine Adresse von Hand zusammen: ¾ Setzen Sie den Cursor an die Stelle in dem Brief, an der die Adresse eingefügt werden soll. ¾ Drücken Sie das Symbol Seriendruckfeld einfügen, dann das erste Feld «Vorname» auswählen.

Hier die gewünschten Felder auswählen.

Leider kann nicht zwischen diesem Auswahlmenü und dem Text gewechselt werden. Darum ist es bequemer, als jedesmal das Menü neu zu öffnen, die Felder Vorname, Name, Straße, Postleitzahl und Ort der Reihe nach einzufügen, dann das Menü zu schließen und zwischen den Feldern Vorname und Name eine Leertaste zu setzen, danach mit [Umschalt]-Return eine neue Zeile und so fort bis die Adresse wie üblich eingerichtet ist. So sollte der Adreßblock werden:

«Vorname» «Name» «Straße» «Postleitzahl» «Ort» KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.6.1 Wissenswertes über Felder ♦ Felder, z.B. «Name» ª Sie müssen die Felder lediglich so setzten, als wenn es eine richtige Adresse wäre. ♦ Sie können Felder wie einen ganz normalen Namen behandeln, also sogar ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen. ª Wichtig ist nur, daß Sie immer die «»-Feldzeichen mitnehmen. ♦ Wenn Sie ein Feld markieren, z.B. »Postleitzahl«, und eine größere Schrift einstellen, gilt dies für alle Postleitzahlen der Serienbriefe. Felder sind Platzhalter: in das Feld Name wird jeweils der Name aus der Datenbank eingefügt, in Straße die Straße usw. Eine zusammengehörende Adresse ist ein Datensatz.

17.7 Seriendruck starten Abschließend bleibt übrig, den Seriendruck auszuführen. Dabei wird jeweils eine Adresse in einen Brief eingefügt und gedruckt, automatisch folgt die nächste Adresse usw. (=Verbinden der Adressen mit dem Brief). ¾ Als erstes immer mit der Vorschaufunktion prüfen. Dabei einige Adressen durchgehen.

¾ Dann den Seriendruck starten, am besten in ein neues Dokument, daß Sie sich anschließend z.B. in der Ansichtsart „Zwei Seiten“ zur Kontrolle anschauen können. ª Das ist auch eine praktische Methode, um nur bestimmte Adressen auszudrucken. Diese Seiten suchen und im Druckmenü die Seitenzahlen eintragen. ª Sie können dieses neue Seriendruckdokument auch speichern, um ggf. später erneut einzelne Briefe hieraus zu drucken.

Seriendruck in: ♦ Seriendruck in neues Dokument: ª Es wird nicht gedruckt, sondern ein neuer Text erzeugt, den Sie sich zur Überprüfung anschauen können. ª Nicht hier korrigieren, sondern immer im Original-Brief, danach den Seriendruck neu starten. ª Gut zur Kontrolle, weil immer wieder Fehler auffallen.

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WORD XP – BAND 2

17. KAP.: SERIENBRIEFE

17.8 Tips für große Serienbrief-Aktionen Zur Korrektur: ♦ Drucken Sie einen Datensatz. Diesen Ausdruck gründlich korrigieren, denn die Frustration und der Zeitverlust sind riesengroß, wenn Hunderte Serienbriefe gedruckt wurden, die wegen kleiner Fehler zum Altpapier wandern müssen! ª Für eine gründliche Korrektur müssen mindestens zwei andere Personen Korrektur lesen (eigene Fehler werden übersehen), ª immer anhand eines scharfen Ausdrucks, nie am Bildschirm, am besten über Nacht liegen lassen und am nächsten Tag noch einmal prüfen. Zum Druck: ♦ Besonders wenn Sie Bilder oder Linien verwendet haben, kann der Ausdruck sehr lange dauern. ª Wenn der Rechner zwei Stunden druckt, dann abstürzt, fängt das mühevolle Suchen an, welche Adresse als letzte gedruckt wurde. ♦ Das geht etwas einfacher, wenn Sie in Etappen und sortiert in ein neues Dokument drucken (z.B. PLZ von 80000 bis 85000). Wie geht das? ♦ Die einfachste Methode ist, in ein neues Dokument zu drucken, dieses zu speichern und dann beim Ausdruck die gewünschten Seitenzahlen einzutragen. ª In diesem Dokument können im Fall des Falles die bereits gedruckten Briefe gelöscht werden. ♦ Eine anderer Weg geht über die Abfrage-Optionen, die im dritten Band zu MS Word erläutert werden. Notizen:

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Kapitel

18. Etiketten erstellen

18

♦ Bei dem Serienbrief haben wir einen Datensatz mit einem Brief zusammengefügt. ª Für Etiketten werden nur die Datensätze anders zusammengestellt, und zwar genau passend auf die Etiketten-Aufkleber. ♦ Weil im Word alle handelsüblichen Etiketten-Formate bereits gespeichert sind, brauchen Sie im Regelfall nur den von Ihnen verwendeten Etiketten-Typ anzugeben. ª Die umständliche Arbeit, den Ausdruck auf die Etiketten anzupassen, entfällt damit.

18.1 Dokument beginnen Wir verwenden nicht die Funktion „Umschläge und Etiketten“, da hier nur das Etikettenformat eingerichtet werden kann. Wir wollen jedoch jeweils eine Adresse aus unserer Datenbank auf ein Etikett setzen und beginnen darum mit dem Seriendruck-Assistent. ¾ Beginnen Sie ein neues Dokument. ¾ Starten Sie: Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent. ª Wählen Sie diesmal Etiketten. ¾ „Dokumentlayout ändern“, denn unser neu angelegtes Dokument soll zu einem Etiketten-Formular umgearbeitet werden. ª Bei „Etikettenoptionen“ können Sie jetzt das Etikettenformular wählen.

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18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

18.2 Etikettenformat wählen In dem folgenden Menü nach Etikettenoptionen können Sie von fast allen Etikettenherstellern die Etikettenformate auswählen. Damit ist das Etikettenformular bereits perfekt eingerichtet.

Zuerst den Hersteller, dann darunter den Etiketten-Typ auswählen.

♦ Bei Details können Sie sich die Etikettenmaße zur Überprüfung anzeigen lassen. In diesem Menü könnten die Maße auch geändert werden. ♦ Bei „Neues Etikett“ kann ein Format von Hand eingestellt werden. Das ist mit sehr viel Arbeit verbunden!

18.3 Die Datenquelle wählen ¾ Wir wollen unsere in der letzten Übung erstellte Datenquelle verwenden, darum nach „Weiter…“ „Vorhandene Liste verwenden“, ¾ die bei der vorigen Serienbrief-Übung erstellte Datenbank auswählen und alle Daten bestätigen (Häkchen nicht ausschalten). Das Dokument einrichten: ¾ Fügen Sie schon einmal beim ersten Etikett einen Adreßblock ein, da wir die Adressen auf die Etiketten drucken wollen. ¾ Wichtig! Damit auf jedem Etikett die nächste Adresse gedruckt wird, ist die Schaltfläche „Alle Etiketten aktualisieren“ zu drücken. ª Mit dieser Schaltfläche können Sie auch Formatierungen oder Änderungen der Feldzusammenstellung auf alle anderen Etiketten übertragen. ¾ Mittels der Vorschau überprüfen und dann zunächst in ein neues Dokument ausdrucken.

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WORD XP – BAND 2

18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

So muß es werden. Im ersten Feld „Adreßblock“, in den nächsten „Nächster Datensatz“ und „Adreßblock“, damit die nächste Adresse gedruckt wird.

18.4 Etiketten speichern Jetzt ist das Etikett eingerichtet und Sie können den Ausdruck wie bei dem Serienbrief über Ausführen starten. ¾ Vergessen Sie nicht, ein eingestelltes Etikett zu speichern. Dafür ganz normal bei dem Etiketten-Formular speichern wählen. ª Nicht einen Ausdruck in Datei speichern, da Sie diesen jederzeit neu erstellen können! ª Vergeben Sie als Dateinamen die Nummer des Etiketts, z.B. Zweckform E2922. ª Wenn Sie alle Etiketten in einen Ordner zusammen speichern, finden Sie diese ohne Probleme wieder. Damit brauchen Sie die Etiketten nicht jedesmal neu einzurichten, sondern nur die gespeicherte Datei aufzurufen.

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18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

18.5 Umschläge und einzelne Etiketten Bisher haben wir den Seriendruck behandelt. Seriendruck erspart sehr viel Arbeit z.B. bei Rundschreiben an alle Vereinsmitglieder oder um Werbesendungen zu erstellen. Manchmal soll nur ein einzelner Brief gedruckt werden, etwa an ein gerade neu aufgenommenes Vereinsmitglied. ♦ Wenn Sie einzelne Etiketten drucken müssen, ist es eine gute Lösung, wenn die Datenliste nicht überaus lang ist, alle Etiketten in ein neues Dokument zu drucken und dann die nicht benötigten zu löschen. Der Vorteil liegt darin, daß die gewünschte Adresse auf einem speziellem Etikett gedruckt werden kann, so daß nicht ein ganzer Etikettenbogen Abfall wird, sondern in Etappen verdruckt werden kann.

18.5.1 Umschläge und Etiketten von Hand auswählen ♦ entweder einen Briefumschlag mit Sichtfenster verwenden und Ihre Absenderadresse ganz klein über die Adresse setzen, wie wir es bei unserem Übungsbrief gemacht haben, oder ♦ einzelne Etiketten, bzw. einen einzelnen Briefumschlag bedrucken, ohne die Adresse doppelt schreiben zu müssen. Gut für Umschläge ohne Sichtfenster. Die einfachste Lösung aus der Praxis für bedruckte Briefumschläge ist es, den Brief einmal einzurichten: ♦ z.B. Papierformat DIN Lang für Umschläge mit 220 mm Länge ohne Sichtfenster, die Adresse in ein Textfeld setzen, damit diese leicht verschoben werden kann oder den Adreßabsatz an die gewünschte Position einrücken, ª als Datei in einem eigenen Ordner „Briefumschläge“ speichern, ª mit „Speichern unter“ kopieren und Adresse jeweils überschreiben.

18.5.2 Das Menü ¾ Sie könnten zuerst einen fertigen Brief öffnen und dort die Adresse markieren, dann ¾ Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten wählen ¾ und in diesem Menü die zuvor kopierte Adresse einfügen, z.B.:  Walter Beispiel Zeppelinstr. 54 83445 Neustadt

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18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

Das Menü Umschläge und Etiketten:

Hier die kopierte Adresse einfügen und passend einstellen.

Falls Sie bei Extras-Optionen-Benutzerinformationen eine Adresse eingetragen haben, wird diese hier automatisch eingefügt oder hiermit ausgelassen.

♦ Um Briefumschläge zu bedrucken, zur Karteikarte Umschläge wechseln, für Etiketten bei der Karteikarte Etiketten. ♦ Beachten Sie die Vorschau, auf die Sie auch klicken können, um z.B. die Lage beim Ausdruck anzugeben. ♦ Bei Optionen können diverse Briefumschläge und Etikettenformate ausgewählt werden.

Bei Etiketten können Sie sogar angeben, auf welches Etikett gedruckt werden soll, so daß ein Etikettenblatt nach und nach verdruckt werden kann.

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18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

18.6 Visitenkarten drucken Wenn schon Etiketten gedruckt werden können, ist es ebenso möglich, Visitenkarten zu erstellen. Die grafischen Möglichkeiten von Word sind hierbei erstaunlich. Mit farbig vorgedruckten Visitenkarten lassen sich perfekte Karten erstellen, die durch Perforierung leicht herausgetrennt werden können. Falls keine Vorlage vorhanden ist, messen Sie die Karten und nehmen möglichst ähnliche Etiketten, vor allem mit gleicher Höhe. ¾ Beginnen Sie ein neues, leeres Dokument. Die einfachste Möglichkeit, solche Karten zu bedrucken, ist der vorhin besprochene Befehl bei Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten:

n Wechseln Sie zu Ihrer Standard-Absenderadresse.

o Die

Standard-Absenderadresse resultiert aus Ihrer Angabe bei ExtrasOptionen-Benutzer Info. Diese Adresse können Sie hier natürlich beliebig erweitern, z.B. mit einer Fax-Nummer.

p Auch

die Schrifteinstellungen und die Textfarbe können Sie ändern: ª markieren, rechte Maustaste, Zeichen wählen.

q Bei

Optionen müssen Sie wieder den Visitenkarten-Typ angeben.

r Wenn

alles richtig eingestellt ist, drucken Sie in ein neues Dokument.

Sie erhalten einen Text, den Sie speichern und abschließend schön formatieren können, wie es im nächstem Abschnitt beschrieben wird.

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WORD XP – BAND 2

18. KAP.: ETIKETTEN ERSTELL E N

18.6.1 Visitenkarten gestalten Größe anpassen: Der neue Text besteht aus einer Tabelle. Dadurch können Sie das Kartenformat sehr einfach anpassen. ¾ Probeausdruck auf Schmierpapier anfertigen und über das Visitenkarten-Papier legen. Passen Sie die Spalten und Zeilen der Tabelle so lange von Hand an, bis alles paßt. Natürlich nicht mit Tabelle-Autoformat, sondern: ª Zeile oder Spalte markieren, rechte Maustaste, dann bei Tabelleneigenschaften alles wie gewünscht einstellen. ª Mit Probeausdrucken systematisch vergleichen, damit Sie sich an das Originalformat annähern. ª Wenn die Tabellengröße für Ihr Visitenkarten-Papier paßt, können Sie dieses schon einmal für alle Zeiten speichern. Wollen Sie eine neue Visitenkarte erstellen, darauf zurückgreifen. Design verändern: Als zweites sollte nun der Text der Visitenkarte optimiert werden. Der Weg, die Etikettenvorlage neu zu erstellen, ist viel umständlicher als folgender: ¾ Das erste Etikett ansprechend gestalten. Verwenden Sie alle Ihre Kenntnisse: ª z.B. Schriftgröße, -farbe, kursiv oder fett, ª Text invertiert oder mit WordArt verschönern, ª evtl. Kapitälchen, gesperrt, Zeilenabstand, ª Sonderzeichen, Grafikelemente wie Linien oder Dreiecke usw. ¾ Abschließend dieses eine Etikett markieren, mit [Strg]-C kopieren und in die anderen Felder mit [Strg]-V einfügen. Erst kopieren, wenn wirklich alles paßt! Das stellt sich nur nach einem Probeausdruck heraus. WordArt oder Texteffekt.

WAALLTTEERR BEEIISSPPIIEELL Allgemeine Straße 55 33555 Dorfen Tel.: 34555 / 23 42 34 Fax: 34555 / 23 42 35 Entweder ein Rechteck zeichnen und hinter den Text setzen (rechte Maustaste–Reihenfolge–Hinter Text bringen) oder mit Rahmen und Schattierung einstellen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Sechster Teil

Weiteres Vorlagen benutzen, Formulare erstellen, Berechnungen in Tabellen und ein Makro

Kapitel

19

19. Die Vorlagen von Word

Fertige Layout-Vorlagen erst ganz am Schluß? Klar, denn es ist zu einfach, diese Vorlagen zu verwenden. Außerdem ist das Grundwissen um die Formatvorlagen unerläßlich, weil auch die Dokumentvorlagen auf den Formatvorlagen aufbauen. ♦ Dokumentvorlagen sind vorformatierte Texte, die Ihnen Einstellarbeiten ersparen und zu professionell gestalteten Dokumenten verhelfen.

19.1 Für einen neuen Text Wenn Sie einen neuen Text beginnen, können Sie die Dokumentvorlagen über Datei-Neu auswählen. ¾ Allerdings nicht wie gewohnt über das Symbol Neu, sondern nur, indem Sie zuerst oben auf den Befehl Datei, dann auf Neu klicken. Am rechten Rand wird der Aufgabenbereich eingeblendet, in dem Sie „Allgemeine Vorlagen“ wählen können: Sogar für Serienbriefe und Webseiten Die Vorlagen sind nach finden Sie Vorlagen. Themengebieten sortiert.

Aktueller Brief

Beachten Sie das Vorschaufenster.

♦ Dokument: einen Text mit den Voreinstellungen der Dokumentvorlage öffnen. ♦ Vorlage: diese bearbeiten (siehe dritter Band). KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD XP – BAND 2

19. KAP.: DIE VORLAGEN VON W ORD

¾ Beginnen Sie einige Dokumentvorlagen, um sich diese anzuschauen, mit Doppelklicken oder OK aus, anschließend schließen, ohne zu speichern.

19.2 Die Dateiendung Vorlagen müssen sich von normalen Dokumenten unterscheiden: ♦ Dokumente erhalten die Dateiendung doc für document. ♦ Vorlagen sind an der Dateiendung dot von document layout erkennbar, sofern die Dateiendungen auf Ihrem Rechner angezeigt werden (siehe Windows-Buch).

19.3 Die Wirkung einer Dokumentvorlage ♦ Das Seitenformat ist eingestellt, z.B. bei der Broschüre (Karteikarte Publikationen) ein dreispaltiges Faltblatt. ♦ Der Mustertext in dem Dokument ist einerseits richtig formatiert, so daß Sie diesen nur durch Ihren Text zu überschreiben haben, andererseits zugleich die Anleitung, wie Sie die Vorlage verwenden können. Dokumentvorlagen bieten damit eine Hilfe, Dokumente mit professionellem Design zu erstellen. Das im folgenden beschriebene Problem können Sie z.B. umgehen, indem Sie die Dokumentvorlagen nur als Anregung benutzen, die Formatierungen in Ihrem Dokument jedoch neu erstellen. Probleme durch zu viele Formatvorlagen: ♦ Zahlreiche Formatvorlagen sind vorhanden, was das Hauptproblem bei der Verwendung der Dokumentvorlagen ist: ª z.B. sind selbst bei einem einfachen Brief ca. 50 verschiedene Formatvorlagen aktiviert! Viel zu viele, um sich zurechtzufinden! ª Das Löschen und Aussortieren ist ebenfalls mit großem Aufwand verbunden, zumal Sie am Anfang nicht wissen, welche Formatvorlagen Sie nicht benötigen werden. ♦ Tips zum Umgang mit den vielen Formatvorlagen: ª Bei Extras-Vorlagen und Add-Ins, dann „Organisieren“ können Sie nicht benötigte Formatvorlagen am einfachsten löschen, da bei gedrückter [Strg]-Taste mehrere gedrückt werden können. ª Datei-Drucken wählen und statt dem Dokument die Formatvorlagen ausdrucken. Anhand dieser Liste können Sie die nicht verwendeten Formatvorlagen löschen.

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WORD XP – BAND 2

19. KAP.: DIE VORLAGEN VON W ORD

19.4 Für einen bestehenden Text ♦ Sie kennen das Hauptproblem bei den Dokumentvorlagen: viel zu viele Formatvorlagen sind vorhanden. ª Das ist eine große Gefahr, wenn Sie einem vorhandenen Text eine andere Dokumentvorlage zuweisen!

Also auf keinem Fall mit dem Original experimentieren, sondern den Text zuerst kopieren!

¾ Kopieren Sie einen Übungstext mit Speichern unter. Wenn einem vorhandenen Text eine andere Dokumentvorlage zugewiesen werden soll, ist dieser Weg einzuschlagen: ¾ Bei der Kopie Format-Design wählen.

Eine Vorlage wählen, dann das Vorschaufenster beachten. Diese schönen Vorlagen, neu bei Word XP, sind nur für Internet-Seiten gedacht. Deshalb wechselt Word nach dem Zuweisen automatisch zu Ansicht-Weblayout und das schöne Muster wird nicht ausgedruckt und ist verschwunden, wenn Sie zu Ansicht-Normal oder Ansicht-Seitenlayout zurück wechseln.

♦ Druckbare Dokumentvorlagen finden Sie in dem vorigen Menü hinter der Schaltfläche Formatvorlagenkatalog… verborgen. ª Leider etwas irreführend, daß es nicht Dokumentvorlagen-Katalog heißt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD XP – BAND 2

19. KAP.: DIE VORLAGEN VON W ORD

19.4.1 Der Formatvorlagenkatalog

♦ Bei Dokument wird im Beispielfenster Ihr aktueller Text mit dem neuen Format angezeigt, ♦ bei Beispiel ein Beispieltext und ♦ bei Muster besteht dieser Beispieltext aus den Formatvorlagen. ª Für die meisten Dokumentvorlagen sind weder Beispiel und Muster vorhanden, worauf die Meldung „Für diese Dokumentvorlage existiert kein Muster“ hinweist. Kleine Übung: ¾ Schauen Sie sich die Liste der Dokumentvorlagen an. ¾ Wählen Sie eine Vorlage aus und schauen Sie nach, wie viele Formatvorlagen es jetzt gibt. ¾ Den kopierten Text schließen und löschen. Notizen:

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WORD XP – BAND 2

19. KAP.: DIE VORLAGEN VON W ORD

19.5 Zusammenfassung Sie haben damit drei Möglichkeiten, ♦ die praktische, bei Datei-Neu einen neuen Text mit einer Vorlage zu beginnen, ♦ für Webseiten, bei einen Text mit Format-Design ein neues Design zuzuweisen und hier geht es weiter ♦ zu dem Formatvorlagenkatalog, bei dem einem bestehenden Text andere voreingestellte Formatvorlagen zugewiesen werden können. Noch einmal die Gefahr bei Dokumentvorlagen für bestehende Texte: ♦ Bei Format-Design-Formatvorlagenkatalog kann einem bestehenden Text eine andere Dokumentvorlage zugewiesen werden. ª Zahlreiche Formatvorlagen ohne Muster sind die Folge. ª Nicht übernommen wird jedoch der Beispieltext. Sie sehen also nicht, wie die Formatvorlagen verwendet werden sollen. Für einen bereits bestehenden Text kann es daher zu einer Katastrophe führen, zu einer anderen Dokumentvorlage umzuschalten.

Doch als Vorlage für neue Texte helfen Ihnen die Dokumentvorlagen: ♦ Bei dem Befehl Datei, dann neu, kann eine Dokumentvorlage mit Mustertext geöffnet werden. ª Hierbei braucht der Text nur mit den eigenen Daten überschrieben zu werden.

19.6 Faxvorlage erstellen ¾ Wählen Sie ein neues Dokument und suchen Sie eine Faxvorlage aus. ¾ Richten Sie das Dokument mit Ihren Daten gebrauchsfertig ein. ¾ Als normalen Text speichern, den Sie später mit „Speichern unter“ kopieren können, falls Sie die erstellten Faxe nach dem Verschicken speichern wollen. Da Sie Ihre Dokumente nur einmal einrichten müssen, dann beliebig oft mit Datei-Speichern unter reproduzieren können, ist es meistens besser, eigene Dateien ohne Vorlagen selbst einzustellen. Natürlich können Sie neue Dokumente mit den Vorlagen beginnen, um sich Anregungen für das Design z.B. eines Briefes zu holen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Chaos total

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19. KAP.: DIE VORLAGEN VON W ORD

19.7 Die Dokumentvorlage normal.dot Zur Information: ♦ Bisher haben Sie bei jedem neuen Text automatisch die Dokumentvorlage normal.dot benutzt. ª Wenn Sie einen neuen Text beginnen, erhält dieser alle Einstellungen wie in der Dokumentvorlage normal.dot vorgegeben (Formatvorlagen, Seitenformat, Symbolleisten, Makros, AutoTexte…). ª In dieser sind die Formatvorlagen Standard, Überschrift 1, 2 und 3 bereits aktiviert. ♦ Die Dokumentvorlage normal.dot können Sie ebenfalls als Vorlage öffnen und so die Voreinstellungen für alle neuen Texte bestimmen, z.B. indem Sie weitere Formatvorlagen ergänzen. ª Am besten im Windows bei Start-Suchen nach normal.dot suchen, da diese Datei je nach Word-Version an einem anderen Speicherort abgelegt wird. In Netzwerkumgebungen ist es Anwendern möglicherweise nicht gestattet, diese Vorlagendatei zu ändern. Wenn dies nicht geht, ggf. mit dem Netzwerkverwalter sprechen. Dokumentvorlagen werden im dritten Band ausführlich behandelt, um mit diesem Wissen professionelle Broschüren, Faltblätter und Bücher zu erstellen. Notizen:

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Kapitel

20

20. Ein Formular erstellen

Bei einem Formular soll die Maske (z.B. Name:, Straße: usw.) immer gleich sein. Die Daten können nur in vorbereitete Felder eingegeben werden. Das wird durch folgende Schritte erreicht: ♦ Die Maske wird als neue Dokumentvorlage gespeichert und geschützt. ª Wenn Sie das Formular ausfüllen wollen, öffnen Sie einen neuen Text, basierend auf dieser Dokumentvorlage. ª Durch den Schutz können nur noch die Felder ausgefüllt werden, während die Maske selbst nicht verändert werden kann. Damit Daten in die Maske eingegeben werden können, werden Felder als Platzhalter eingefügt. Die Datenmaske mit den Bezeichnungen der Felder.

Name:

Micky Mouse Feld zur Dateneingabe.

Sie können Formulare auf diese zwei Arten nutzen: ♦ Sie drucken das Formular aus, um es zu verschicken. ª Die zurückkommenden Daten werden von Ihnen in den Computer eingegeben, meist nicht in das Formular, sondern in eine Datenbank zur Auswertung. ♦ Die Formulare werden direkt am Computer ausgefüllt, z.B. für von der Straße eingeladene Testpersonen eines Marktforschungsinstitutes oder ª Sie verschicken die Formulare elektronisch als Datei, die einem Email angehängt wird und erhalten die Antworten auf dem gleichen Wege.

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WORD XP – BAND 2

20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

20.1 Die Maske erstellen Zur Übung werden wir einen Aufnahmeantrag erstellen. ¾ Wir brauchen eine neue Dokumentvorlage. Klicken Sie auf Datei, dann auf Neu bei den allgemeinen Vorlagen auf Vorlage statt Dokument umschalten:

Leeres Dokument Schalten Sie hier auf Vorlage um.

♦ Jetzt bearbeiten Sie eine Dokumentvorlage, die beim Speichern die Endung dot erhält. ª Diese Dokumentvorlage kann wie ein normaler Text bearbeitet werden. Zur Übung: ¾ Stellen Sie das Papierformat auf DIN A5 ein, ¾ Seitenränder je 1,5 cm. ¾ Schreiben und formatieren Sie den Kopf des Formulars:

Deutscher Vereinsverein zur Förderung der Vereinsmeierei e.V. Vorsitzender: Prof. Dr. Andreas Holzwurm, Prof. Dr. Großmann Geschäftsstelle: Wahlstr. 57 — 99999 Tausendstadt Tel.: 345/345345 — Fax: 345/345346

Aufnahme -Antrag ¾ Weiter geht es mit dem eigentlichen Formular. Ergänzen Sie und stellen Sie die Position mit Tabulatoren über das Lineal ein: als ordentliches Mitglied

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als unordentliches Mitglied

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WORD XP – BAND 2

20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

20.2 Die Formular-Symbolleiste ¾ Um Felder einzufügen, brauchen Sie die Symbolleiste für Formulare, die Sie bei Ansicht-Symbolleisten-Formular aktivieren können. Die Formularfelder einstellen.

Formularfelder grau hinterlegen oder nicht.

Dropdown Formularfeld.

Felder zurücksetzen.

Kontrollkästchen. Ein Textformularfeld für die spätere Eingabe von Text.

Formular schützen: dann können nur noch die Felder ausgefüllt werden.

Eine Tabelle einfügen. Einen Positionsrahmen einfügen, um in diesem Rahmen Text oder eine Grafik beliebig auf die Seite zu schieben.

Tabelle zeichnen.

20.3 Textfelder oder Kästchen einfügen Vor die zwei Mitglieder-Alternativen sollen zwei Kästchen zum Ankreuzen. ¾ Cursor vor „als ordentliches Mitglied“, dann mittels der Symbolleiste ein Kontrollkästchen einfügen, ebenso vor „als unordentliches Mitglied“ ein Kontrollkästchen setzen. Weiter geht es mit dem Formular. Jetzt brauchen Sie nach den Fragen jeweils ein Textformularfeld. ¾ Cursor an die richtige Stelle, dann die Textformularfelder einfügen. ¾ Mit einem Dezimaltabulator für die Beiträge, einem rechtsbündigen für die Angaben und einem linksbündigen für die Textformularfelder die Spalten passend ausrichten: Mitgliedsbeitrag:

Dezimaltabulator

120,- DM pro Jahr für ordentliche Mitglieder 190,- DM pro Jahr für unordentliche Mitglieder 60,- DM pro Jahr ermäßigter Beitrag auf Antrag

Name: Vorname: Geburtsort: Staatsangehörigkeit: Familienstand: Straße: PLZ Ort: Tel.:

Rechtsbündiger Tabulator

[°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°] [°°°°°°°°°°°°°]

Hier Textformularfelder für die spätere Dateneingabe einfügen.

Ort, Datum: Unterschrift

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WORD XP – BAND 2

20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

20.4 Die Optionen ♦ Sie können jedes Textformularfeld einstellen. ª Das Menü erhalten Sie durch Doppelklicken auf das Feld ª oder rechte Maustaste auf dem Feld, dann Eigenschaften oder ª mit der Schaltfläche aus der Symbolleiste. ♦ Je nachdem, ob Sie ein Textformularfeld oder ein Kästchen ausgewählt haben, finden Sie unterschiedliche Einstellmöglichkeiten vor. Für Textformularfelder: Soll Text in das Feld oder z.B. das aktuelle Datum?

Um Schreibarbeit zu sparen, können Sie häufig wiederkehrende Texte vorbestimmen. Z.B. nur Großbuchstaben? Auch die maximale Wortlänge können Sie bestimmen. Klar doch, daß wir die Formulare ausfüllen wollen.

Eine Anleitung ergänzen. Hier könnte ein Makro angegeben werden, das beim Öffnen oder beim Verlassen des Formulars ausgeführt wird. Die Makros müssen bereits existieren.

Notizen:

....................................................................................................... .......................................................................................................

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20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

Und diese Möglichkeiten gibt es für Kontrollkästchen:

Bei Automatisch ist die Kontrollkästchengröße an die Schriftgröße angepaßt.

So heißt das Kästchen. Bei Aktiviert ist das Kästchen von vornherein angekreuzt. Nützlich, wenn dies die übliche Alternative ist.

20.5 Formular speichern ♦ Dieses Formular muß in den Ordner zu den anderen Dokumentvorlagen gespeichert werden, damit die Vorlage später ohne Sucherei zu verwenden ist. ª Beim Speichern einer Vorlage wird automatisch der Ordner mit den Vorlagen angezeigt (C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates). ª Wenn Sie mehrere Formulare benötigen, sollten Sie sich in diesem Vorlagen-Ordner einen Unterordner Formulare erstellen. Vergessen Sie selbst erstellte oder modifizierte Vorlagen nicht bei der Datensicherung!

20.6 Formular schützen Beim letzten Speichern, aber erst, wenn das Formular wirklich fertig ist, muß die Formularmaske geschützt werden, damit fortan nur noch die Felder ausgefüllt, aber nicht mehr das Formular an sich verändert werden kann. Das ist schließlich der ganze Zweck von einem Formular. Aktivieren Sie vor dem letzten Speichern dieses Schloß. ♦ Jetzt kann das Formular nur geändert werden, wenn die Dokumentvorlage erneut als Vorlage geöffnet wird.

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Schützen

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20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

20.7 Daten eingeben Wenn das Formular als Dokumentvorlage gespeichert ist und vorher geschützt wurde, können Sie folgendermaßen damit arbeiten: ¾ Drücken Sie auf Datei, dann neu, dann rechts im Aufgabenbereich die „Allgemeinen Vorlagen“. ¾ Wählen Sie als Dokumentvorlage das neue Formular aus.

Da wir in den Vorlagenordner gespeichert haben, ist hier bei der Karteikarte Allgemein unsere Vorlage zu finden.

Kurze Erläuterung: ♦ Der neue Text (=doc-Datei, Document) basiert auf der Vorlage des Formulars (dot-Dokumentvorlage), weshalb alle eingerichteten Felder und die Texte vorhanden sind. ♦ Weil das Formular geschützt ist, kann der Text nur noch in die Felder eingetragen werden, was deshalb ganz einfach ist. Felder ausfüllen: ¾ Wenn Sie auf ein Kästchen mit der Maus klicken, ist dieses angekreuzt. Noch einmal klicken und das Kreuz ist wieder abgeschaltet. ¾ In die Textfelder können Sie die Daten eingeben. ª Der Cursor springt automatisch zu dem nächsten Feld, wenn Sie die [Tabulator]-Taste drücken, zusammen mit der [Umschalt]-Taste geht es ein Feld zurück. ª Andere Möglichkeiten: die Felder mit der Maus anklicken oder mit den Richtungstasten springen.

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20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

Neue Mitglieder: ♦ Wenn Sie neue Mitglieder aufnehmen, sollten Sie jeden Aufnahmeantrag als eigene Datei speichern sowie ausdrucken und abheften. ª Erstellen Sie sich einen Ordner namens Aufnahme, dann brauchen Sie Aufnahme nicht in jedem Dateinamen anzugeben. ª Verwenden Sie präzise Dateinamen, z.B. „Müller, Heinz, München“ und „Müller, Evi, Berlin“, damit Sie bei jeder Datei sofort Bescheid wissen.

20.8 Dropdown-Formularfeld ♦ Wenn Sie die Schriftart auswählen, verwenden Sie ein DropdownFormularfeld: eine Liste mit Vorgaben klappt herunter, sobald Sie den Pfeil drücken. ª Genauso können bei Dropdown-Formularfeldern mögliche Eingabetexte aus einer Liste gewählt werden. ¾ Öffnen Sie den Übungstext Hbeitrag.dot. ª Beachten Sie, daß dies eine dot-Vorlagendatei ist, deshalb zum Öffnen auf dot oder alle (*.*) Dateien umschalten.

Ergänzen Sie nach „Als Grund liegt vor:“ mit diesem Symbol ein Dropdown–Formularfeld.

Als Grund liegt vor: XXXXXXXX Wie Sie die Texte, die zur Auswahl stehen sollen, eintragen, folgt auf der nächsten Seite. Notizen:

........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................

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20. KAP.: EIN FORMULAR ERSTE LLEN

Jetzt müssen die Vorgabetexte erstellt werden. ¾ Doppelklicken auf das Dropdown-Formularfeld startet das erforderliche Fenster. Tragen Sie hier die Texte ein, die zur Auswahl stehen sollen. Jeder Text darf maximal 25 Buchstaben lang sein. Dann auf Hinzufügen drücken.

Einen ausgewählten Text vorziehen oder nach hinten setzen. Das Feld erhält diesen Namen (Textmarke), so daß darauf an anderer Stelle verwiesen oder der Wert eingebaut werden könnte.

Leider können die eingegebenen Texte nicht korrigiert werden. Der Eintrag muß bei Änderungen ganz gelöscht und komplett neu eingegeben werden.

¾ Das Dropdown-Formularfeld wird eine Abrolliste, sobald Sie das Formular schützen. ª Danach können Sie den Pfeil drücken und die fertigen Texte auswählen. Notizen:

........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................ ........................................................................................................

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Kapitel

21. Berechnungen

21

Berechnungen können nur in einer Tabelle durchgeführt werden. ♦ In einer Tabelle können Sie z.B. die Summe, die Mehrwertsteuer oder einen Rabattbetrag ausrechnen lassen. ♦ Rechenfehler gehören der Vergangenheit an, ♦ lästiges Nachrechnen und Neurechnen nach Ergänzungen ebenfalls: rechte Maustaste und „Feld aktualisieren“ reicht aus.

21.1 Erstes Beispiel In einer Händlerpreisliste sollen die Endpreise ermittelt werden: Vierrädriges Auto, Modell XK Turbo, Preisbeispiel Grundpreis:

19.877,56 DM

Sonderausstattung Lenkrad:

666,89 DM

Einstiegstüren, abschließbar:

2.222,99 DM

Kofferraumöffnung ausgefräst:

3.444,78 DM

Paket Sicherheit: ABS, Airbag:

4.555,99 DM

Paket Sauber: Duschvorhang, Kotflügel, Scheibenreiniger:

1.987,65 DM

Metalliclackierung:

1.898,89 DM

E n d p r e i s :

Am Ende fehlt die Summe: ¾ Öffnen Sie die Übung Car Center Nirwana und setzen Sie den Cursor zu Endpreis. Das Symbol Summe in der Symbolleiste Tabelle und Rahmen liefert bei Word XP leider nur eine Fehlermeldung. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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21. KAP.: BERECHNU NGEN

Mehr Möglichkeiten gibt es in dem Menü über Tabelle-Formel: Sum () bei Funktion auswählen und „über“ in die Klammern schreiben, um die Summe aus allen oberhalb stehenden Zahlen zu berechnen.

2

3

Wählen Sie dieses Zahlenformat, damit zwei Stellen nach dem Komma und ein Euro-Zeichen angezeigt werden: 99,99 €.

Hier können Sie die Formel 1 Summe (Sum) auswählen. Das war es. Sofern bei Ihnen auch 34.654,75 € angezeigt werden, tickt Ihr Rechner richtig. Wenn nicht, folgende Regeln für Berechnungen überprüfen.

21.2 Aktualisieren und Fehlerursachen Bei Änderungen kann der Wert sehr einfach aktualisiert werden: Aktualisieren

¾ rechte Maustaste über der Zahl drücken, Felder aktualisieren wählen. ¾ Genauso mit der rechten Maustaste und Feldfunktionen ein/aus können Sie die Formel statt dem Ergebnis anzeigen. Es wird Sum(über) mit dem gewähltem Zahlenformat eingeblendet. Einige der häufigsten Fehlerursachen bei Berechnungen im Word: ♦ Wichtig: Bei Berechnungen darf die letzte Zeile nicht verbundene Zellen enthalten!

Fehlerquellen

♦ Leere Zellen müssen bei Addition mit „0“ und bei Multiplikation mit „1“ ausgefüllt werden. ♦ Zusatzberechnungen in einer Tabelle führen zu falschen Ergebnissen. ª Deshalb in separaten Tabellen oder mit dem Taschenrechner (StartProgramme-Zubehör) von Hand erstellen oder gleich ein Kalkulationsprogramm verwenden. Bei umfangreichen Berechnungen ist Excel von Microsoft oder ein anderes Kalkulationsprogramm besser geeignet.

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21. KAP.: BERECHNU NGEN

21.3 Kindergarten Etwas größeres Beispiel: Für die Raumplanung sollen die nutzbaren Quadratmeter aus den Zimmermaßen ermittelt werden. Dafür müssen die von Heizkörpern und Schränken belegten Flächen abgezogen werden, was automatisch durchgeführt werden soll. Neubau einer Kindertagesstätte und Kinderkrippe: Vorberechnungen: Quadratmeterzahl - nicht nutzbarer Raum Kiga-Gr. 1

Länge

Breite

Fläche

Raum

7,76

7,01

54,4

minus

-1,45

1,23

-1,78

minus

-0,92

0,24

-0,22

minus

-1,45

0,06

-0,09

minus

-0,32

2,25

-0,72

Ergebnis:

51,59

¾ Öffnen Sie die Übung: A:\Word-Bd2\Kindergarten. ¾

Tragen Sie bei Fläche folgende Formel ein: Product(links)

¾ Diese Formel kopieren und in die anderen Zeilen einfügen, dann auf ¾ den kopierten Formeln rechte Maustaste und Feld aktualisieren. ¾ Bei Ergebnis Sum(über) ergänzen. Weil das Minus bei der Spalte Länge eingetragen wurde, ist das Produkt automatisch negativ, so daß die gleiche Formel in allen Spalten benutzt werden kann. Sie sehen, daß noch sehr viele andere Berechnungen möglich sind! Selbst Verweise auf berechnete Werte sind möglich, um ein Ergebnis an anderer Stelle einzufügen. ♦ Dazu ist der Wert mit einer Textmarke zu markieren, ♦ dann kann an anderer Stelle mit einem Querverweis darauf verwiesen werden, ª wobei mit „Verweisen auf: Textmarkeninhalt“ das Formelergebnis eingefügt wird. Mehr darüber mit Übungen im dritten Band dieser Reihe. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

22. Ein Makro

22

Normalerweise führen Sie einen einzigen Befehl aus. Oft wiederholen sich diese Befehle, so daß Sie immer wieder identische Befehlsfolgen eingeben müssen. Das kann Word für Sie übernehmen, indem Sie diese Befehle als Makro abspeichern. Wenn dieses Makro ausgeführt wird, wiederholt Word den ganzen Ablauf genauso, wie Sie die Befehle eingegeben haben. Wofür Makros? ♦ Häufig, um Datenbestände umzuformatieren oder um Texte, die in anderen Programmen erstellt wurden, auf Word anzupassen: ª um Steuerzeichen, die Word nicht erkennt, durch die passenden Formatierungen zu ersetzen. ♦ Das kann zwar mit dem inzwischen sehr leistungsfähigen Suchen und Ersetzen-Befehl ebenso erledigt werden, ª aber ein Makro lohnt sich, wenn Umformatierungen regelmäßig erforderlich sind, z.B. weil Sie immer wieder solche Texte von einer anderen Firma erhalten. ♦ Sie haben einen Farbdrucker gekauft und möchten nun alle bisher nur schwarzweiß eingerichteten Texte auf Farbe umstellen. ª Das können etliche Aktionen sein, z.B. Kopfzeile, Seitenzahlen und Überschriften farbig, Formatvorlage Zitat mit farbigem Hintergrund und Rahmen, Aufzählungszeichen in einer anderen Farbe usw. ª Natürlich werden die Änderungen in den Formatvorlagen eingetragen, aber anstatt bei jedem Text diese Schritte von Hand auszuführen, kann ein Makro erstellt werden, das die Änderungen in den Formatvorlagen vornimmt. ª Dieses Makro führen Sie aus, sobald Sie einen Text aufrufen, und die Formatvorlagen sind farbig angepaßt. ♦ Wenn die Serienbrief-Funktion nicht einsetzbar ist, weil die Daten aus verschiedenen Datenquellen stammen. ª Hier kann eine Spezialkonstruktion mit einem Makro helfen, was an dem zweiten Beispiel veranschaulicht wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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22. KAP.: EIN MAKRO

22.1 Makro erstellen Gehen wir davon aus, daß Sie sich einen Farbdrucker gekauft haben und jetzt sollen die vormals grau eingestellten Rahmen und Schattierungen farbig eingestellt werden. Damit Sie diesen Vorgang nicht bei jedem Text neu durchführen müssen, wird ein Makro erstellt. ¾ Öffnen Sie den „Beispieltext Makro“. Wir wollen folgendes als Makro einstellen: ♦ Die Überschriften sollen dunkelblau eingestellt werden. Also in der Formatvorlage Überschrift 1 auf dunkelblau wechseln. ♦ Die Absätze mit der Formatvorlage Zitat sollen dunkelrote Schrift erhalten und eine gelbe Rahmenlinie. Vorgehen: ¾ Wählen Sie Extras-Makro-Aufzeichnen. Tragen Sie den Makronamen ein, z.B. Farbdruck. Es dürfen keine Leertasten im Makronamen vorkommen!

Hier könnten Sie einen Shortcut definieren, um dieses Makro später schnell starten zu können.

Normal.dot, wenn das Makro in allen Dokumenten zugänglich sein soll, oder umschalten auf aktuellen Text. ¾ Eine neue Symbolleiste zeigt an, daß nun das Makro aufgenommen wird.

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22. KAP.: EIN MAKRO

Jetzt nehmen Sie die Formatierungen wie üblich vor, bloß mit dem Unterschied, daß nun jeder Schritt in dem Makro festgehalten wird, bis Sie die Aufzeichnung beenden. ¾ Formatvorlage-Menü öffnen, dann für die Überschrift1 bei FormatZeichen als Schriftfarbe dunkelblau einstellen. ¾ Bei der Formatvorlage Zitat die Textfarbe rot und Rahmenfarbe gelb wählen. Alles erledigt, dann zum Abschluß auf Beenden drücken.

Pause

22.2 Makro ausprobieren ¾ Der Text wurde mit dem Erstellen des Makros bereits formatiert. Damit wir das Makro ausprobieren können, schließen Sie den Übungstext ohne zu speichern und öffnen den Text erneut. ¾ Extras-Makro-Makros, dann das Makro Farbdruck auswählen und auf Ausführen drücken. In dem Menü finden Sie Ihr neues Makro und können einen der rechts aufgeführten Befehle anwenden, z.B. das Makro erneut ausführen oder löschen.

Jetzt wird der Text automatisch wie in dem Makro angegeben formatiert. Wenn im Windows die Ostasiatische Zeichenunterstützung installiert ist, erscheint eine Fehlermeldung. Eine Deinstallation (Systemsteuerung-Regions und Sprachoptionen) nützt nur etwas, wenn anschließend auch Office XP neu installiert wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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22. KAP.: EIN MAKRO

22.3 Makros organisieren ♦ Bei Organisieren könnten Sie ein Makro zu anderen Dokumentvorlagen kopieren. Makros werden üblicherweise in der Dokumentvorlage normal.dot gespeichert. Wenn Sie Makros erstellt haben, sollten Sie die Dokumentvorlagen in die Datensicherung einbeziehen, damit die Makros nach einer Neuinstallation nicht verloren sind! ♦ Mit Doppelklicken auf das Makro, Schrittweise prüfen oder Debuggen bei einer Fehlermeldung gelangen Sie zu dem Visual Basic-Editor und könnten dort das Makro ändern, wenn Sie Visual Basic-Kenntnisse besitzen.

22.4 Makros rationalisieren Um ein Makro beliebig oft zu starten, empfiehlt es sich, eine Tastaturabkürzung (Shortcut) für das Makro zu vergeben. ♦ Das geht entweder bereits vor dem Aufzeichnen mit der Schaltfläche Tastatur oder bei Extras-Anpassen. Nachträglich eine Tastaturabkürzung zuweisen: ¾ Wählen Sie bei Extras-Anpassen die Karteikarte Befehle, dort links die Kategorie „Makros“ wählen.

Auf der linken Seite die Kategorie Makros wählen, dann rechts das aktuelle Makro markieren.

Ganz unten die Schaltfläche Tastatur drücken.

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22. KAP.: EIN MAKRO

Noch einmal links Makros und rechts das neue Makro wählen, damit diesem der Shortcut zugewiesen wird.

Jetzt können Sie hier einen Shortcut ([Alt] oder [Strg] und einen Buchstaben) eingeben. Hier wird angezeigt, falls der eingegebene Shortcut bereits vergeben wurde. Shortcuts, die Sie nie verwenden würden, können Sie natürlich neu zuordnen. Zuordnen nicht vergessen, schließen reicht nicht. Damit die richtigen Textstellen beim Ausführen eines Makros ausgewählt werden, bietet es sich an, das Suchen-Menü zu verwenden, indem nach der gewünschten Formatvorlage gesucht wird, dann kann diese in einem Makro anders eingestellt werden.

22.5 Makro zum Datenabgleich ♦ Für einen Berufsgruppen-Kalender müssen jedes Jahr die Adressen aktualisiert und gegebenenfalls korrigiert werden. ª Aus diesem Grund werden alle Institutionen und Personen, deren Adressen abgedruckt werden, angeschrieben. ª Der Adresseneintrag des letzten Kalenders muß natürlich auf dem Anschreiben gedruckt werden, damit dieser überprüft werden kann. ♦ Weil der im Katalog abgedruckte Text nicht nur die Adresse, sondern zusätzliche Informationen aus einer zweiten Datenbank enthält, müssen die Daten für jeden Serienbrief aus zwei verschiedenen Datenbänken entnommen werden – zuviel für die normale Serienbrief-Funktion. Makro erstellen: ¾ Kopieren Sie den Ordner Makro zu Kopie von Makro, da wir bei der Ausführung Daten löschen werden. ¾ Öffnen Sie aus dem kopierten Ordner Kopie von Makro alle drei Texte: Brief Katalog, Adressen Katalog und Eintrag Katalog. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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22. KAP.: EIN MAKRO

Jetzt wird die erste Adresse eingefügt. Gehen Sie wie folgt vor: ¾ Startposition einnehmen: Im Brief Katalog ganz oben an den Zeilenanfang gehen. ¾ Extras-Makro und das Makro Katalog aufzeichnen. ¾ Wechseln Sie bei Fenster zu der Datei Adressen Katalog. ¾ Markieren Sie den ersten Adressen-Absatz mit [Strg]-[Umschalt]Richtungstaste nach unten, dann diesen Absatz mit [Strg]-X in den Arbeitsspeicher ausschneiden. ¾ Jetzt bei Fenster zu dem Brief Katalog wechseln. ¾ Acht Mal mit Richtungstaste nach unten zu der Adresse wandern, diese mit [Strg]-[Umschalt]-Richtungstaste nach unten markieren und mit [Strg]-V mit der aktuellen Adresse überschreiben. Nach der ersten Adresse folgt der Katalogeintrag: Das war der erste Teil, die Adresse. Wir wählen immer Ausschneiden statt Kopieren, damit anschließend die nächste Katalogadresse eingefügt wird. Jetzt folgt der Katalogeintrag: ¾ Wechseln Sie bei Fenster zu Eintrag Katalog. ¾ Wieder mit [Strg]-[Umschalt]-Richtungstaste nach unten den ersten Eintrag markieren und ausschneiden ([Strg]-X). ¾ Bei Fenster zu dem Brief Katalog zurück wechseln. ¾ 15 Mal nach unten, damit Sie genau am Anfang des Katalogeintrages sind, diesen komplett durch mit [Strg]-[Umschalt]-Richtungstaste nach unten markieren und mit dem Arbeitsspeicherinhalt überschreiben ([Strg]-V). ¾ Der Brief ist nun fertig konfektioniert, die Adresse und der Text sind eingetragen, so daß wir diesen Brief nun über das Drucken-Symbol ausdrucken können. ¾ Zum Abschluß mit [Strg]-[Pos1] wieder die Startposition einnehmen, damit der nächste Durchlauf genauso abläuft, dann Makro beenden. Leider sind Sie beim Bearbeiten des Makros sofort im Visual Basic-Editor, einer nicht gerade einfachen Programmiersprache. Auf diese Art können Sie jedoch ein Makro trotzdem mehrfach ausführen: ¾ Erstellen Sie einfach ein weiteres Makro, welches das erste Makro z.B. zehnmal startet. Diesem Makro einen Shortcut zuweisen, damit das Makro leicht gestartet werden kann.

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Kapitel

23

23. Das Universalfenster Öffnen

Ab Windows 95 können Dateien direkt in dem Datei-Öffnen-Fenster umbenannt, kopiert oder gelöscht werden.

23.1 Die Anzeige einstellen Im Datei-Öffnen-Fenster kann ein kleines Vorschau-Bild des markierten Textes eingeblendet oder es können Zusatzinformationen, z.B. das Speicherdatum, angezeigt werden, die die Auswahl eines Textes erleichtern: Hier klicken oder mit dem Pfeil die Auswahlliste aufklappen, und Sie können zwischen verschiedenen Darstellungsformen wählen.

Jeder Klick auf das Symbol wechselt die Ansicht oder mit dem Pfeil aus dem Abrollmenü wählen.

Um die Vorlagen zu sehen, bei Dateityp auf „Alle Dateien“ wechseln. Bei der Ansicht Details können Sie durch Klicken auf den Spaltenreiter nach dieser Spalte sortieren und am Rand der Spaltenreiter die Größe ändern oder mit Doppelklicken automatisch an den Inhalt anpassen lassen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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23. KAP.: DAS UNIVERSALFEN ST ER ÖFFNEN

Die Ansichten: ♦ Die ersten drei unterscheiden sich nur unwesentlich: Dateiname und kleines Symbol. ♦ Bei der Ansicht „Details“ wird die Dateigröße und das letzte Speicherdatum mit angezeigt. ª Das Speicherdatum bei der Ansicht Details kann sehr nützlich sein, um z.B. die aktuellste Version herauszufinden, wenn es einige Sicherungskopien gibt. ♦ Bei Eigenschaften werden die Dateieigenschaften angezeigt. ª Diese Zusatzinformationen können Sie mit dem Befehl DateiEigenschaften eingeben, z.B. Autor oder Bearbeitungsdatum. ♦ Bei „Vorschau“ sehen Sie kleine Vorschaubilder (siehe Abbildung auf der vorigen Seite). ♦ Die Miniaturansichten liefern kleine Bildchen wie bei einer DiaVorschau, was jedoch nur für Bilder funktioniert. Bei Texten wird nur ein W für Word dargestellt.

23.2 Dateien löschen oder kopieren Diese Funktionen können Sie seit Windows 95 in dem ganz normalen DateiÖffnen- oder -Speichern-Fenster ausführen. Datei mit einmal anklicken markieren, dann können Sie: [Strg]-X [Strg]-C [Strg]-V

♦ mit [Entf] oder diesem Symbol

die markierte Datei löschen oder

♦ mit [Strg]-C diese kopieren (C für Copy) und mit [Strg]-V die Kopie einfügen, die den Namen »Kopie von Datei.doc« erhält. ª Sie können auch in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk wechseln und die Datei dorthin kopieren. ª Mit [Strg]-X für Ausschneiden statt [Strg]-C würde die Originaldatei nach dem Einfügen gelöscht.

Diese Tastaturabkürzungen sind sehr praktisch, gelten in jedem Programm, z.B. auch im Windows-(Taschen)-Rechner, und sind leicht zu merken (C von copy, die anderen Tasten liegen daneben).

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23. KAP.: DAS UNIVERSALFEN ST ER ÖFFNEN

23.3 Dateien umbenennen Auf eine Datei Doppelklicken oder zweimal mit Pause anklicken: ♦ mit Doppelklicken wird die Datei geöffnet, zweimal mit Pause dazwischen klicken zum Umbenennen. ª Der Dateiname kann nun wie ein Text überschrieben oder geändert werden. Zum Abschließen Return oder eine andere Datei anklicken. Achten Sie beim Umbenennen auf die Dateiendung doc. Je nach Windows-Ausgabe und Einrichtung kann es sein, daß die Dateiendung gar nicht angezeigt wird oder das Word beim Umbenennen die Dateiendung noch einmal ergänzt.

23.4 Der Ordner Favoriten und Eigene Dateien Links im Datei-Öffnen oder -Speichern Fenster können einige Standardordner gewählt werden. ♦ Verlauf: die zuletzt geöffneten Dateien werden angezeigt. ª Praktisch mit der Ansicht Details, weil dann durch Klicken auf den Spaltenreiter „Geändert am“ nach Datum sortiert werden kann. ♦ Ab Windows 95 gibt es den Ordner Eigene Dateien. ª Bei Extras-Optionen-Dateiablage kann natürlich ein anderer Ordner als Vorgabe gewählt werden. ♦ Bei Desktop wird der Bildschirm (=Desktop) angezeigt. Auf dem Desktop könnten Verknüpfungen zu Texten sowie Texte selbst gespeichert werden, die dann durch Doppelklick zu öffnen sind. ª Das ist nur sinnvoll, wenn jemand wochenlang an demselben Text arbeitet, z.B. an einer Doktorarbeit. ♦ In den Ordner Favoriten können häufig benötigte Ordner oder Texte aufgenommen werden. ª Diese Texte werden dort nicht doppelt abgelegt, sondern eine Verknüpfung verweist auf die Originaldatei. ª Mit der Schaltfläche Extras-Zu Favoriten hinzufügen kann ein markierter Ordner oder eine markierte Datei in den Ordner Favoriten aufgenommen werden. ♦ Bei Netzwerkumgebung können Sie andere Rechner wählen, die mit Ihrem Rechner über ein Netzwerk verbunden sind. ª Falls es trotz Netzwerk nicht geht, konsultieren Sie Ihren Netzwerkverwalter, da es einiges einzurichten gibt, z.B. muß das Netzwerk funktionieren und auf den anderen Rechnern müssen Ordner zuerst freigegeben werden. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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Kapitel

24. Die Suchfunktion

24

Wer von Anfang an aufgeräumt in Ordner und Unterordner speichert, wird diese Suchfunktion nie benötigen! Kein nebensächliches Argument, wie Sie nun bei der etwas überdimensionierten Suchfunktion sehen werden. Word kann nach sehr vielen Kriterien Texte suchen, selbst nach der Anzahl der Wörter. Wir beschreiben im folgenden einige Wege, Dateien zu suchen. Das kann für Sie sehr nützlich sein, denn wenn Sie beim Speichern nicht aufgepaßt haben, kann es nach einigen Tagen problematisch sein, eine Datei wiederzufinden.

24.1 Die verschiedenen Suchmöglichkeiten Dateien öffnen: ♦ Wenn Sie Ihren Text nicht wiederfinden, können Sie im Windows bei Start-Dokumente nachsehen, da dort die zehn zuletzt geöffneten Dateien angezeigt werden. ♦ Gleiche Wirkung besitzt der Befehl Datei im Word, hier werden jedoch nur die vier zuletzt gespeicherten Texte gemeldet. ª Falls der Text hier angezeigt wird, können Sie diesen öffnen, mit Datei-Speichern unter in den richtigen Ordner speichern und dabei gleich nachschauen, in welchem Ordner Sie gespeichert hatten. ª Bei Extras-Optionen können Sie natürlich den Wert heraufsetzen, so daß z.B. die acht letzten Texte im Menü Datei aufgelistet werden. Dateien suchen: ♦ Wie Sie in einem Text suchen können, geht mit Bearbeiten-Suchen ganz einfach und wurde auf Seite 100 ausführlich behandelt. ♦ Hier geht es darum, anscheinend verschwundene Dateien wiederzufinden. Dateien können Sie auch im Windows mit Start-Suchen suchen. ª Im Windows gibt es eine gute Suchfunktion, die Sie über StartSuchen, dann nach Dateien oder Ordnern starten können. ª An sich einfach zu bedienen, verweisen wir auf unsere WindowsBuch, da dieses Menü je nach Windows-Ausgabe optisch sehr anders gestaltet ist. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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24. KAP.: DIE SUCHFUNKTION

24.2 Im Word mit dem Symbol Im MS Word gibt es ein Symbol für die Dateisuche, welches ein recht übersichtliches Suchen-Fenster am rechten Rand einblendet.

Rechts klappt dieses Fenster auf: Suchwort eintragen. Hier wählen, welche Laufwerke durchsucht werden sollen. Wenn Sie zu viele Laufwerke wählen, dauert die Suche unnötig lange. Nach bestimmten Dateitypen können Sie hier suchen. Nichtbenötigte Typen abschalten. Bei Suchoptionen finden Sie den Indexdienst und können diesen deaktivieren. Bei „Weitere Suchoptionen“ können Sie Dateien nach allen erdenklichen Kombinationen durchforsten. Eine Beschreibung folgt auf der nächsten Seite.

Über den Indexdienst: ♦ Der Indexdienst durchsucht in regelmäßigen Abständen Ihre Festplatte nach MS Office Dateien. ª Damit können diese Dateien schneller geöffnet werden. ª Das Öffnen ist jedoch auf den heutigen schnellen Rechnern kein Zeithindernis mehr, der Indexdienst wird jedoch selbst zu einem Problem, wenn Sie z.B. eine Musik-CD brennen und gerade dann der Indexdienst loslegt, die Festplatte zu durchwühlen. Dringende Empfehlung: abschalten!

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WORD XP – BAND 2

24. KAP.: DIE SUCHFUNKTION

24.3 Die weiteren Suchoptionen

Hier wählen Sie, nach was Sie suchen wollen, z.B. im Text enthaltene Stichwörter oder eine Telefonnummer oder einen Autor oder ein Erstelldatum. Soll der Begriff exakt stimmen (ist gleich) oder reicht teilweise Übereinstimmung (enthält). Dann hier den eigentlichen Wert eingeben, z.B. „Peter“.

Die gleiche Suchfunktion finden Sie im Datei-Öffnen-Fenster bei ExtrasSuchen, wenn Sie dann die zweite Karteikarte wählen. Darum wollen wir hierbei die Funktion anhand eines Suchbeispiels veranschaulichen:

In dieser Zeile die Eigenschaft, Bedingung und Wert wählen, dann mit „Hinzufügen“ aufnehmen. Somit können Sie mehrere Bedingungen kombinieren, entweder mit „Und“ oder „Oder“.

Wichtig ist, welcher Ordner oder welches Laufwerk durchsucht werden soll. Haben Sie einen Text versehentlich in einem falschen Ordner gespeichert, am besten die gesamte Festplatte durchsuchen.

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24. KAP.: DIE SUCHFUNKTION

Noch einmal in Stichpunkten: Suchkriterium (Eigenschaft) auswählen, z.B. daß der Dateiname einen Ausdruck enthalten soll oder das Speicherdatum, die Bedingung bestimmen, dann den eigentlichen Suchwert eingeben und bei Suchen in angeben, in welchem Ordner oder Laufwerk gesucht werden soll. Das vorige Fenster bietet nur Vorteile, wenn mehrere Suchbedingungen kombiniert werden müssen. Die meisten Eigenschaften (Autor usw.) können nur gesucht werden, wenn diese bei Datei-Eigenschaften eingegeben wurden!

24.4 Einige ausgewählte Suchkombinationen Eigenschaft:

Bedingung:

Wert:

Beschreibung

Anzahl der Seiten

entspricht

3

Alle Texte mit drei Seiten.

Anzahl der Seiten

ist größer als

10

Alle Texte mit mehr als 10 Seiten.

Zuletzt geändert

gestern

Sucht alle gestern erstellten oder geänderten Texte.

Inhalt

enthält

Begriff

Durchsucht alle Texte nach diesem Begriff. Um dies zu beschleunigen, will Word die Indexerstellung installieren, die jedoch den Rechner ständig bremst.

Autor

enthält

Peter

Sucht alle Texte mit der Zusatzinformation Autor: Peter.

Titel

enthält

XXX

Sucht alle Texte, in deren Titel die Buchstaben XXX vorkommen.

Damit Sie z.B. nach dem Autor suchen können, muß der Autor beim Speichern angegeben werden, was bei den Dateieigenschaften möglich ist, die im folgenden Kapitel erläutert werden. Wenn Sie die eingestellte Suche öfter verwenden wollen, speichern Sie die Suche mit Suche speichern unter einem Namen ab. Mit Inhalt können Sie z.B. die gesamte Korrespondenz mit einem bestimmten Geschäftspartner heraussuchen, da dessen Name in jedem Dokument vorkommen wird und hoffentlich immer richtig geschrieben ist.

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24. KAP.: DIE SUCHFUNKTION

24.5 Die Dateieigenschaften Im Computer kann alles mögliche gespeichert werden. Deshalb ist es enorm wichtig, die Übersicht zu behalten. ♦ Bei den Dateieigenschaften können weitere Informationen zu jedem Text gespeichert werden, nach denen später gesucht werden kann: Autor, Thema, Kategorie usw. ♦ Drücken Sie Datei-Eigenschaften, dann erscheint diese Eingabemaske:

Dieses Fenster zur Eingabe der Dateieigenschaften wird beim ersten Speichern eines Textes automatisch angezeigt, wenn Sie bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Speichern die „automatische Anfrage für die Dateieigenschaften“ ankreuzen.

Hier können Sie weitere Angaben zu dem Text machen, die sich weitgehend selbst erklären. Etwas problematisch ist lediglich die Karteikarte Anpassen, die deshalb genauer vorgestellt wird:

Hier können Sie die Eigenschaft wählen, die definiert werden soll, z.B. Herausgeber oder Bearbeiter. Die eigentliche Information wird bei Wert eingegeben, dann mit Hinzufügen in die Liste aufgenommen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD XP – BAND 2

24. KAP.: DIE SUCHFUNKTION

24.5.1 Dateieigenschaften anzeigen Hier auf Eigenschaften umschalten, damit diese rechts eingeblendet werden, sofern Eigenschaften definiert wurden.

24.6 Suche in der Praxis Beispiel aus der Praxis: Ein Text ist nicht mehr auffindbar. Folgende Fehlerursachen sind möglich: ♦ Sie haben den Text versehentlich in einen falschen Ordner gespeichert. ♦ Sie haben eine andere Dateiendung angegeben als die von Word üblicherweise verwendete Endung doc oder beim Umbenennen die Dateiendung gelöscht. ♦ Sie haben den Dateinamen falsch geschrieben, so daß Ihr Brief z.B. statt Walter.doc nun Malter.doc heißt. Lösungsvorschläge: ♦ Wenn Sie sich an den Dateinamen ungefähr erinnern können, im Windows bei „Start-Suchen“, nach Dateien und Ordnern das gesamte Laufwerk nach dem Dateinamen durchsuchen ª Hierfür als Dateityp *.doc oder z.B. mit a*.doc für Dateien, die mit a beginnen, eintragen. ♦ Zusätzlich können Sie die Suche weiter spezifizieren, indem sie bei Datum nur nach den gestern geänderten Texten suchen. ª Mehr über die praktischere Windows-Suchfunktion wird in unserem Windows-Buch oder in einem Windows-Kurs vermittelt.

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Kapitel

25. Die Datensicherung

25

Dieses Kapitel gehört zu den Windows- oder Computer-Grundlagen. Weil die Datensicherung so wichtig ist wie ein Seil beim Klettern, wird das Thema kurz erwähnt.

25.1 Warum sichern? Sie müssen unbedingt sichern, weil der Computer und die Speichermedien (Festplatte, Diskette) wie jedes andere technische Gerät kaputtgehen können. Der Verlust der Arbeiten kann eine Katastrophe bedeuten. Sowohl Geschäftstexte als auch private Texte können von unersetzlichem Wert sein. Außerdem ist es möglich, daß Sie eine Arbeit versehentlich löschen oder durch unbeabsichtigte Änderungen unbrauchbar machen.

25.2 Wie oft sichern? Das liegt an Ihren Arbeiten. ♦ Wenn Sie auf Ihrem privaten Computer nur gelegentlich arbeiten, können Sie eine Kopie auf Diskette erstellen. Texte sind kleine Dateien, so daß Disketten meist ausreichen. ª Ist der Text fertig, zwei aktuelle Kopien erstellen und eine Kopie an einem anderen Ort lagern. ♦ Arbeiten Sie beruflich und mit wichtigen Daten, ª dann ist eine aktuelle, tägliche Sicherung empfehlenswert, ª dazu eine monatliche Komplett-Sicherung und ª eine Jahres- oder Halbjahressicherung. Der Verlust der Computerdaten, Briefe, Rechnungen, Adressen usw. kann für eine Firma den Ruin bedeuten. Notizen:

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WORD 2002 - BAND 1

25. KAP.: DIE DATENSICHERUNG

25.3 Grundlegendes zur Sicherung Die Festplatte ist das schnellste und sicherste Speichermedium. Darum gilt: ♦ Auf der Festplatte arbeiten und speichern, von diesem Original regelmäßig Kopien auf Diskette, CD-Brenner, Band oder ein anderes Medium erstellen. ♦ Auf der Festplatte sollten Sie Ihre Arbeiten in eigene Ordner und Unterordner speichern. ª Dann ist eine Komplettsicherung Ihrer Arbeiten kein Problem, weil dieser Ordner zum Sichern einfach ausgewählt werden kann. Sie müssen Ihre Texte nicht erst zusammensuchen. ♦ Mindestens eine Kopie in einem anderen Gebäude aufbewahren. ª Was nutzen fünf Kopien neben dem Computer, die alle bei einem kleinen Brand zerstört sind? ª In größeren Firmen gibt es einen eigenen Brandschutzraum, sonst eine aktuelle Kopie zu Hause oder bei Freunden lagern.

25.4 Worauf sichern? Disketten fassen nur 1,44 MB, sind sehr langsam und verlieren mit der Zeit sogar Daten oder können defekte Stellen aufweisen. Darum gibt es leistungsfähigere Speichermedien: ♦ Wechselfestplatten, magnetisch-optische Laufwerke (MO), ZIP-Geräte, beschreibbare CD’s (650, bzw. 700 MB pro CD) usw. ♦ Bandlaufwerke sichern pro Band zwischen 120 und 32.000 MB. ª Der Nachteil besteht darin, daß die Daten nicht direkt gelesen oder geöffnet, sondern zuerst zurückgespeichert werden müssen. ♦ Gerade CD-Brenner sind neben den praktischen Anwendungsmöglichkeiten auch optimal, um Sicherungskopien zu erstellen oder Kopien zum Datenaustausch, da CD-Laufwerke in jedem Rechner vorhanden sind. ª Bei Sicherungskopien sollten Sie jedoch unbedingt die Kopie mit dem Original vergleichen lassen. ª Diesen automatischen Vergleich bieten die neueren Ausgaben der CD-Brennprogramme, z.B. Nero 5.0 oder WinONCD ab 3.7. ª Sonst kann es sein, daß Sie z.B. durch ein Staubkorn auf der CD verursachte Fehler erst erkennen, wenn Sie die Sicherung benötigen.

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WORD 2002 - BAND 1

25. KAP.: DIE DATENSICHERUNG

25.5 Wie sichern? Einzelne Dateien kopieren geht mit: ♦ Speichern unter aus Word oder im Arbeitsplatz, bzw. im Explorer. Dort rechte Maustaste über der Datei drücken und Senden an-Diskettenlaufwerk A angeben. Viele Daten kopieren: Die angesprochenen Zusatzgeräte zur Datensicherung verfügen über eigene Programme zur Datensicherung. ♦ Solch ein Sicherungsprogramm haben Sie auch bei Windows, das Backup-Programm zur Datensicherung. ª Dieses kann Daten komprimiert speichern, so daß bis zu 3 MB auf eine normale Diskette mit 1,44 MB Kapazität passen können. ª Backup kann die Kopie mit den Originaldateien vergleichen, damit sichergestellt ist, daß die Kopie hundertprozentig in Ordnung ist. ª Backup wird bei einer Windows-Standardinstallation nicht geladen. Nachinstallieren geht über Start-Einstellungen-SystemsteuerungSoftware, dann die Karteikarte Windows-Setup wählen, dort bei dem Punkt Systemprogramme Backup ankreuzen. ¾ Nach der Installation können Sie das Backup hier starten: Start-Alle Programme-Zubehör-Systemprogramme-Backup oder Sichern. ª Bei Windows XP Home nicht verfügbar! Eine genauere Beschreibung finden Sie in unserem Windows-Buch. ♦ Bei einem CD-Brenner verwenden Sie das beigegebene Programm, um Kopien auf CDs zu erstellen. ª Meist ist ein Programm beigefügt (directCD oder packetCD), mit dem eine CD so formatiert werden kann, daß auf diese CD wie auf ein normales Laufwerk gespeichert werden kann. Empfehlenswert für wiederbeschreibbare CDs für die tägliche Sicherung gerade bearbeiteter Dateien. ª Übliche Brennprogramme erlauben es, die zu brennenden Daten zusammenzustellen und dann auf CD zu brennen. Meist ist zwischen Musik- oder Daten-CD zu wählen, dann werden die gewünschten Daten aus einem Explorer-ähnlichem Fenster in ein CD-Fenster zusammengestellt und abschließend wird der Brennvorgang gestartet. ª Es können weitere Daten ergänzt werden, bis die CD voll ist, wenn die CD nicht geschlossen wurde. Wiederbeschreibbare CDs können gelöscht und neu beschrieben werden.

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WORD 2002 - BAND 1

25. KAP.: DIE DATENSICHERUNG

25.6 Ordner für die eigenen Arbeiten Bei Arbeitsgruppen oder mehreren Computerbenutzern ist es sinnvoll, als Ordnernamen den eigenen Namen zu verwenden. Natürlich können Sie auch den Ordner „Eigene Dateien“ benutzen, wenn Sie diesen um geeignete Unterordner erweitern. ♦ Die sinnvollste Lösung ist, sich einige Unterordner im Ordner „Eigene Dateien“ oder einen wirklich eigenen Ordner inklusive einiger Unterordner zu erstellen. ª Dann können Sie Ihre Texte von Anfang an ordentlich einsortieren: Briefe zu Texte\Briefe, Berichte zu Texte\Berichte usw. und ª kein Text wird bei der Datensicherung vergessen, da Sie nur diesen Ordner zu sichern haben.

25.7 Wiederherstellen Wenn Sie regelmäßig Kopien der Vorlagendatei normal.dot, des Benutzerwörterbuches benutzer.dic sowie selbst erstellter Vorlagen in Ihren Arbeitsorder kopieren, ist die Gefahr gering, diese Dateien bei der Datensicherung zu vergessen. Auf einem neuen Rechner oder nach einer Neuinstallation dann zuerst Windows und Word (oder Office) installieren, ersten Text beginnen, ein Wort in das Benutzerwörterbuch aufnehmen (damit dieses erstellt wird), schließen und dann die neuen Dateien normal.dot und benutzer.dic mit den alten überschreiben. Wo diese Dateien zu finden sind, erfahren Sie am besten, indem Sie im Windows mit Start-Suchen danach suchen. Im Word kann zwar auch gesucht werden, doch ist diese Suchfunktion viel umständlicher. Notizen:

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Kapitel

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26. Word XP installieren

Dank eines ausgefeilten Installationsprogramms namens Setup ist die Installation gar kein Problem, so daß sich auch Anfänger an die Installation wagen können.

26.1 Installation starten Je nachdem, welches Programmpaket Sie erworben haben (nur MS Word oder MS Office Home, Office Professional usw.), können geringfügige Unterschiede bei der Installation auftreten. ♦ Legen Sie die erste Programm-CD ein und warten Sie etwas. Das Installationsprogramm heißt Setup.exe und startet nun selbständig. ♦ Sollte kein Setup-Programm erscheinen, durch Doppelklicken aus dem bei Windows XP erscheinenden Menü oder im Windows Explorer folgendermaßen starten: Start-Einstellungen-Systemsteuerung-Software-Installieren. In der Regel können Sie diese Installationsmethoden wählen: ♦ Standard installiert mit üblichen Programmteilen. ♦ Bei Benutzerdefiniert kann angegeben werden, was geladen werden soll. Es folgen weitere Fenster: ¾ Ein Fenster, in dem Sie Ihren Namen eintragen oder bestätigen müssen. Auch das Lesen der Lizenzbedingungen muß bestätigt werden. ¾ Ein Fenster, in dem Sie die Seriennummer eintragen müssen. Office XP können Sie einige Male benutzen, irgendwann ist es jedoch erforderlich, daß Sie das Programm Freischalten. Das geht entweder über das Internet oder indem Sie Microsoft anrufen. Sie müssen dann Ihre Seriennummer angeben und erhalten einen Freischaltcode. Ihre Angaben werden bei MS nicht gespeichert, Sie können auch mehrmals ein Produkt Freischalten, was z.B. nach einer Neuinstallation auf einem neuen Rechner erforderlich ist. Allerdings geht dies nach dem dritten Mal nur noch per Telefon. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL

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WORD XP - BAND 2

26. KAP.: WORD XP INSTALLIER EN

26.2 Programmteile auswählen ♦ Die Funktionen von Word sind in Gruppen eingeteilt (z.B. Hilfe). Was installiert werden soll, kann in diesem Fenster eingestellt werden:

Mit dem „+“ Unterpunkte aufklappen, mit „–“ einklappen.

Dieses Abrollmenü erscheint, wenn Sie auf ein Kästchen klicken, dann können Sie eine andere Option wählen.

Beachten Sie die unterschiedlichen Darstellungen: ♦ Vom Arbeitsplatz starten: diese Option wird installiert, Unterpunkte jedoch möglicherweise nicht. ♦ Alles vom Arbeitsplatz starten: auch alle Unterpunkte werden geladen. ♦ Der nächste Punkt „Bei der ersten Verwendung installieren“ ist nur bei absolutem Speichermangel zu empfehlen. ª Deswegen kann es vorkommen, daß „MS Word“ während dem Arbeiten Programmteile nachladen will und Sie auffordert, die CD einzulegen. Das kann sehr lästig sein. ª Letzteres passiert leider bei der Silbentrennung von MS Word häufiger. Darum im obigen Menü bei der Silbentrennung „Vom Arbeitsplatz starten“ wählen. ♦ Nicht verfügbar bedeutet, daß diese Funktion bei Ihrem Programmpaket nicht enthalten ist.

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WORD XP - BAND 2

26. KAP.: WORD XP INSTALLIER EN

26.3 Installation ändern Sie können Setup jederzeit starten, um Programmteile zu ergänzen oder zu löschen, außerdem kann an dieser Stelle Word 2002 komplett deinstalliert werden und es kann die Installation sogar repariert werden. ♦ Legen Sie erneut die Programm-CD ein und starten Sie Setup. ♦ Setup registriert, das daß Programm bereits installiert ist, weshalb ein anderes Auswahlmenü erscheint. ª Wählen Sie diesmal nicht installieren, sondern „Features hinzufügen oder entfernen. In diesem Menü können Sie wählen, ob Sie Programmteile löschen oder hinzufügen oder die Installation reparieren oder alles deinstallieren wollen.

Features hinzufügen oder entfernen – Ändern, welche Features installiert sind, oder bestimmte Features entfernen. Office reparieren – Den ursprünglichen Zustand Ihrer Microsoft Office XP Professional-Installation wiederherstellen Office deinstallieren – Microsoft Office XP Professional von diesem Computer entfernen.

♦ Wenn Sie Hinzufügen/Entfernen wählen, kommen Sie wieder in das auf der vorigen Seite abgebildete Menü. ª Diesmal können Sie bei Punkten die Auswahl ändern. Wenn Sie das Menü mit OK verlassen, werden neu aufgenommene Programmteile installiert, andere, bei denen Sie „Bei der ersten Verwendung …“ gewählt haben, werden deinstalliert.

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Kapitel

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27. Index

Automatisches Speichern .........52

[ [Alt] ......................... 86, 99, 162 [Strg] ................................... 162 -[Pos1] ............................. 164 -[Return] ........................... 101 -[Umschalt]....................... 164 -C, V ......................... 71, 137

A Absatz -Abstand vor....................... 94 -hängend ........................... 29 -layout ............................... 16 -marke............................... 17 -markieren ....................... 164 -numeriert .......................... 31 Abschnittswechsel ................. 109 Adressen.............................. 124 Aktualisieren .......................... 92 Änderungen nachverfolgen...... 56 Anfasserpunkte....................... 67 Anker ..............Siehe Objektanker Ansicht -Ganzer Bildschirm ............. 46 -Kopf- und Fußzeile 79, 94, 110 -Symbolleisten .................... 47 Arbeitsplatz .......................... 177 Aufzählungszeichen ................ 32 Auswahlpfeil .......................... 68 AutoForm .............................. 66 AutoKorrektur................... 55, 58 Automatisch aktualisieren........ 22

B Backup ................................177 Bandlaufwerke ......................176 Benutzer Info ........................134 Berechnungen ................ 155–57 Bild.......................... Siehe Grafik Brandschutzraum ..................176 Brief.......................................79 -Briefumschlag ............ 134–35 -kopf ..................................68 Buch 3 ................................... 12 Bullet .....................................33

C CD-Brenner..........................176 ClipArt ..................... Siehe Grafik Computerkauf .................. 32, 33 Cursor ...................................17

D Datei -eigenschaften...................173 -kopieren ..........................177 -organisieren............... 165–67 -suchen ...................... 169–73 Dateiablage ...........................53 Datenbank ................... 124, 125

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WORD XP – BAND 2

Datensicherung .................... 175 Desktop ............................... 167 Dokumentvorlage ..... 24, 141–46 Druck -format............................... 16 -vorschau ........................... 46

E Eigene Dateien ............... 54, 178 Einfügen -Fußnote........................... 115 -Grafik ............................... 74 -Index und Verzeichnisse .... 101 -Manueller Wechsel........... 109 -Objekt ........................ 83, 91 Eingabemaske.............. 123, 124 Einrücken............................... 28 Endnote ......................... 115–18 Etikett drucken...................... 134 Explorer ............................... 177 Extras -Anpassen .................... 45, 49 -Optionen .......................... 49 -Seriendruck ..................... 122

F Favoriten.............................. 167 Faxvorlage ........................... 145 Feld..................................... 128 -aktualisieren .................... 156 -funktion............................. 50 -Seriendruck-Feld .............. 127 Formatierungszeichen.............. 50 Formatvorlage .................. 15–34 -Fußnotenzeichen .............. 118 -Katalog ........................... 143 -Verzeichnis....................... 102 Formular........................ 147–54 Fülleffekte .............................. 69 Fußnote ......................... 115–18 Fußzeile ............... Siehe Kopfzeile

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27. KAP.: INDEX

G Ganzer Bildschirm ...................46 Gliederung ...........................104 Grafik ..............................73–77 -anzeigen ............................50 -beschriften .........................66 -Pfad vorbestimmen .............53 -positionieren ......................80 -Wasserzeichen ....................81

H Hängender Absatz ...................29 Hervorhebung anzeigen ...........50 Homepage .............................11 Hyperlink ................................28

I Indexdienst ...........................170 Inhaltsverzeichnis...............101–3 Installieren -Word .......................179, 180 Internet...................................11

K Kommentar.............................50 Kontrollkästchen....................149 Kopfzeile ..................79, 110–14 -einschalten.........................94 Kopieren.......................166, 177 Korrekturen anzeigen ...............56

L Layout ..... Siehe Dokumentvorlage Lineal .....................................28 Literaturverzeichnis ..................30 Löschen

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-Dateien........................... 166 -Druck ............................... 37

M Makro ............................159–64 Malen ................. Siehe Zeichnen

N Normal.dot.......................... 146 Numerierung ......................... 31

O Objekt.................. 83–84, 91–93 Objektanker........................... 51 OLE-Standard ........................ 83 Ordner ................................ 167

P Papierformat .......................... 85 Platzhalter.............................. 50

Q Quellenangabe.... Siehe Endnoten Querverweis .......................... 50 Quickinfo .............................. 50

R Rechteck als Hintergrund......... 84

27. KAP.: INDEX

S Schnellspeicherung .................53 Seite -einrichten ..........................85 -Seitenansicht......................46 -Seitenzahlen einfügen .......113 Seriendruck .............. 11, 121–29 Setup ........................... 179, 180 Shortcuts .......................... 86, 99 Sichern.................................177 Sicherungskopie......................52 Silbentrennung.................. 23, 87 Smarttags ...............................48 Spalten ............................ 85–94 Speichermedien ....................176 Speichern einstellen.................52 Speichern unter............... 24, 177 Speicherort .............................53 Sperren ..................................19 Spezialschrift........................... 32 Sprache bestimmen .................60 Standard ................................15 Stile .......................................16 Suchen........................... 169–73 Suchen und Ersetzen..............100 Suchwege...............................53 Symbolleiste ..................... 45–47 -Formular..........................149 -Grafik ............................... 76 -Kopf- und Fußzeile...... 94, 110 -Rahmen und Schattierung ...89 -Seriendruck......................126 -Tabelle...............................89 -Zeichnen ...........................65

T Tabelle ............................. 88–91 -Berechnung .....................155 Tastaturabkürzung ............. 86, 99 Temporäre Dateien..................54 Text -begrenzungen ....................51 -farbe Auto .......................103 -feld ..................... 65, 93, 149 -formatieren ........................86

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WORD XP – BAND 2

-in Tabelle umwandeln......... 88 -marke ............................... 50 -sperren ............................. 19 -um Grafik ......................... 76 Titel ....................................... 15

U Überschrift numerieren .......... 104 Übersicht -Anfasserpunkte .................. 67 -die Word-Bände ................ 11 -Einfügen............................ 77 -Formatvorlage ................... 15 -Kopf- und Fußzeile ........... 112 -Seriendruck ..................... 121 -zweiter Band ...................... 12 Übung -Abschnittswechsel............. 109 -Aufzählungszeichen ............ 32 -Berechnungen ................. 155 -Brief.................................. 79 -Briefkopf Rohr.................... 68 -Briefumschlag .................. 134 -Car Center ...................... 155 -Datenbank ...................... 124 -Dokumentvorlagen........... 141 -Etiketten .......................... 131 -Faxvorlage....................... 145 -Formatvorlagen ................. 17 -Formular ......................... 148 -hängender Absatz .............. 29 -Inhaltsverzeichnis ............... 99 -Kindergarten.................... 157 -Kopfzeile ......................... 110 -Korrekturen anzeigen.......... 56 -Kunst & Krempel ................ 84 -Makro............................. 160 -numerierter Absatz ............. 31 -Objekt einfügen................. 84 -Präsentation....................... 85 -Seitenzahlen .................... 113 -Seriendruck ..................... 122

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27. KAP.: INDEX

-Spalten ..............................85 -Sprache bestimmen ............60 -Symbole ergänzen ..............45 -Symbolleiste verschieben .....46 -Übersetzen .........................61 -Visitenkarte.........................40 -Visitenkarten.....................136 -Weihnachtskarte .................69 -Zeichnen-Grundlagen.........67 -Zuckerhut...........................85

V Verankern ...............................80 Verknüpfung .........................167 Verlauf .................................167 Visitenkarten .........................136 Vollbild...................................46 Vorlage ... Siehe Dokumentvorlage

W Wasserzeichen ..................76, 81 Wechselfestplatten .................176 Weihnachtskarte......................69 Wingdings ..............................32 Word -einstellen ...........................50 -installieren .......................179

Z Zeichnen ..........................65–71 -Dreieck..............................79 Zitat .......................................25

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Kapitel

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28. Übersicht -

Formatvorlagen:  Vorteile: - einmal formatieren, beliebig oft zuweisen, jederzeit umformatieren! - nötig für Inhaltsverzeichnis,  in jedem Text vordefiniert (normal.dot): - Standard, Überschrift 1, 2 und 3,  einstellen mittels Symbol, - basiert auf: Formatvorlagen aufbauen, - anzeigen: üblicherweise werden nur die im Text benutzen Formatvorlagen aufgelistet.  Numerierung und Aufzählungen: - hängender Absatz, wenn erstes Wort = Suchwort, - numerierte Absätze für Aufzählungen. Einstellungen:  Extras-Optionen, um Word einzustellen. - bei Dateiablage die Suchpfade voreinstellen  Extras-Anpassen, um Symbolleisten zu ändern. - Symbole umstellen, löschen oder neue ergänzen. - Die Icons sind in Gruppen einsortiert, die den Menübefehlen Datei, Bearbeiten … entsprechen. - Shortcuts vergeben bei Karteikarte Tastatur.  Ansicht-Symbolleisten, um diese einzuschalten,

-

die Symbolleisten können mit der Maus ganz links angefaßt und verschoben werden, Symbolleisten Standard und Format.

Zeichnen und Grafiken: Â Auswahlwerkzeug zum Markieren, - Quadrat, Kreis mit [Umschalt]Taste, - Farbeimer für die Füllfarbe, Pinsel zum Ändern der Linienfarben. Â Gruppieren: mehrere Elemente zusammenfassen. Â Anordnen: nach vorn/hinten, vor/hinter Text. Â Textfeld: Text beliebig anordnen. Â Einfügen-Grafik für ClipArt’s oder Bilder. Â Einfügen-Objekt für Tabellen, Charts, Grafiken usw., die dem OLE-Standard entsprechen. Â AutoForm, darauf rechte Maustaste, Text hinzufügen. Spezielle Formatierungen: Â Format-Spalten, evtl. anwenden auf markierten Text, Â Ansicht-Kopf-und Fußzeile, Â neue Formatvorlage Bullet, Zitat oder hängend, Â Format-Rahmen und Schattierung oder Rahmen-Symbolleiste aktivieren, auch für Linien unter, über, links, rechts von einem Absatz oder für

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WORD XP – BAND 2

Tabellen, Seriendruck: Â Linien und Füllungen individuell einstellen, optimale Spaltenbreite oder Zeilenhöhe. Â Extras-Briefe und SendungenSeriendruck oder Umschläge und Etiketten. Inhaltsverzeichnis, sel:

Abschnittswech-

 Einfügen-Referenz-Index und Verzeichnisse, - geht nur, wenn Formatvorlagen Überschrift 1, 2 oder 3 im Text verwendet wurden! - Inhaltsverzeichnis-Typ auswählen, - anschließend evtl. über die Formatvorlagen Verzeichnis 1, 2 und 3 anpassen, - aktualisieren mit rechter Maustaste auf Inhaltsverzeichnis oder erneut Einfügen-Index und Verzeichnisse…  Einfügen-Manueller Wechsel, um im Text Kopfzeile, Seitenzahlen oder das Seitenformat zu wechseln. - Auf neue Seite ist Abschnitts- und Seitenwechsel in einem,  Einfügen-Referenz-Fußnote: - Anmerkungen am Seitenende oder Endnoten am Textende für Quellenangaben, - umwandeln in End- oder Fußnoten möglich. Datei-Öffnen:  mit [Strg]-X, C, V Ausschneiden, Kopieren, Einfügen,  doppelklicken startet, zweimal mit Pause klicken ermöglicht umbenennen von Dateien oder Ordnern,  markieren und [Entf] zum Löschen einer Datei,  Anzeige mit den Symbolen,  sortieren nach Name, Datum usw. bei Anzeige Details durch Klicken auf Spaltenüberschrift.

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27. KAP.: INDEX

Dokumentvorlagen und Formulare: Â Normalerweise wird die Dokumentvorlage normal.dot verwendet, mit Datei, dann Neu, kann eine andere Dokumentvorlage gewählt werden: Â Formular erstellen: Dokumentvorlage, Text und Felder eintragen, dann schützen, - Textfelder, Kontrollkästchen oder Dropdown-Formularfelder, vor dem letzten Speichern schützen und als Dokumentvorlage speichern. Dateiendungen von Word: - doc = document = Word-Text, - dot = Dokumentvorlage. Berechnungen: Â gehen nur in Tabellen, wenn: - keine verbundenen Zellen vorhanden sind, - leere Felder mit 0 bei Addition, 1 bei Multiplikation aufgefüllt werden und - ohne Querberechnungen. Â Tabelle-Formel, dann Typ wählen, Â auf berechnete Zahl, rechte Maustaste und Feld aktualisieren. Makros: Â Sich wiederholende Befehlsfolgen können in einem Makro gespeichert werden. Â Extras-Makro-Aufzeichnen wählen, dann Makroname vergeben (ohne Leertasten!) und aufzeichnen: Befehle wie gewohnt einmal durchführen, zum Abschluß Symbol „Makro beenden“ drücken, - alle Abläufe sind nun in dem Makro festgehalten und können beliebig oft wiederholt werden, - besonders schnell, wenn ein Shortcut für ein Makro vergeben wird.

28.1 Standard-Shortcuts [Strg]-n [Strg]-o [Strg]-s [Strg]-p [Strg]-z

Neuen Text Text öffnen Speichern Drucken-Menü öffnen. Rückgängig

[Strg]-x [Strg]-c [Strg]-v F1 oder ?

Ausschneiden Kopieren Einfügen Hilfe

28.2 Ausgewählte Shortcuts für längere Texte [Strg]-[Pos 1]

Zum Anfang.

[Strg]-[Ende]

Zum Ende des Textes.

[Strg]-[Return]

Seitenwechsel einfügen.

[Alt]-e-w

Manueller Abschnittswechsel.

[Strg]-Bindestrich

Manuelle Silbentrennung.

Markieren: [Umschalt] -Richtungstasten -Bildtasten

Markieren (von der aktuellen Cursorposition aus).

[Strg]-[Umschalt]- von der aktuellen [Pos 1] / Cursorposition bis zum Textanfang, bzw. -ende -[Ende] markieren. [Strg]-A

Alles markieren.

Wichtige Fenster: [Strg]-g

Öffnet das Gehe zu-Fenster.

[Strg]-f

Öffnet das Suchen-Fenster.

[Strg]-h

Öffnet das Ersetzen-Fenster.

Formatvorlagen: [Alt]-t-v

Öffnet das Formatvorlagen-Menü.

[Alt]-1, -2, -3

Weist die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 oder 3 zu.

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WORD XP – BAND 2

27. KAP.: INDEX

28.3 Weitere Shortcuts Diese Shortcuts sind mehr zur Information abgedruckt. Eine komplette Zusammenstellung finden Sie in der Hilfe von MS Word. Tastaturabkürzungen, die wirklich nie verwendet werden, haben wir hier nicht abgedruckt. Auswahl Funktionstasten: F1 F3 F4 F5 F7 F8 F9 F12

Hilfe AutoText einfügen Wiederholen des vorhergehenden Vorgangs Wählen des Befehls Gehe zu (Menü Bearbeiten) Wählen des Befehls Rechtschreibung (Menü Extras) Erweitern der Markierung Aktualisieren markierter Felder Wählen des Befehls Speichern unter (Menü Datei)

Auswahl Kombinationen mit der[Umschalt]-Taste: UMSCHALT+F3 Ändern der Groß-/kleinschreibung der Buchstaben UMSCHALT+F4 Wiederholen von Suchen oder Gehe zu Sinnvolle Kombinationen mit der[Strg] und [Umschalt]-Taste: STRG+UMSCHALT+F5 Bearbeiten einer Textmarke STRG+UMSCHALT+F6 Gehe zum vorherigen Fenster STRG+UMSCHALT+F7 Aktualisieren verknüpfter Daten in einem Microsoft Word-Quelldokument STRG+UMSCHALT+F8 Erweitern der Markierung oder eines Blocks (drükken Sie dann eine der Pfeiltasten) STRG+UMSCHALT+F9 Aufheben einer Feldverknüpfung Auswahl Kombinationen mit der[Alt]-Taste: ALT+F1 ALT+F3 ALT+F4 ALT+F5 ALT+F7

ALT+F8 ALT+F9 ALT+F10 ALT+F11 Quelle:

Zum nächsten Feld Erstellen eines AutoText-Eintrags Beenden von Microsoft Word Wiederherstellen der Größe des Programmfensters Suchen des nächsten Rechtschreib- oder Grammatikfehlers. Das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen muß aktiviert sein (Menü Extras, Dialogfeld Optionen, Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik). Ausführen eines Makros Wechseln zwischen allen Feldfunktionen und den Ergebnissen Maximieren des Programmfensters Anzeigen des Microsoft Visual Basic-Codes MS Word Hilfe, Suche nach „Tastenkombinationen“, dann ganz unten in der Liste. An dieser Stelle finden Sie alle verfügbaren Shortcuts aufgelistet.

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