KAMI PRINT VERLAG Peter Schießl
Microsoft
Wo r d X P
Sonderheft Serienbriefe Schulungsbuch mit Übungen
Kami Print Verlag PETER SCHIEßL
Microsoft
Wo r d X P Schulungsbuch für Serienbriefe und Etiketten
V02-9-9 Kami Print Verlag ISBN 3-931857-84-0 Dipl.-Ing. Peter Schießl Mainaustr. 7 • 81243 München Kontakt:
[email protected] Alle Rechte vorbehalten. Sowohl die Vervielfältigung einzelner Seiten, die Speicherung auf Datenträgern, als auch jede andere Nutzung, z.B. die Verwendung des Buches oder der Übungen bei einem Computerkurs, sofern nicht jeder Teilnehmer das Buch erworben hat, bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Autor. Gerichtsstand ist München. Dieses Buch wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch kann weder Verlag noch Autor aufgrund der Vielfalt der Soft- und Hardware irgendeine Haftung für Schäden durch Fehler des Buches oder der beschriebenen Programme übernehmen. Produktänderungen und Korrekturen vorbehalten. Alle erwähnten Namen sind überwiegend eingetragene Markenzeichen der jeweiligen Hersteller und werden nur zum Zwecke der Identifikation genannt.
Inhaltsverzeichnis
1. VORWORT ............................................. 9 1.1 Word in drei Bänden ...................................................... 9 1.1.1 Erster Band ........................................................ 9 1.1.2 Zweiter Band ...................................................... 9 1.1.3 Dritter Band ..................................................... 10 1.1.4 Über diesen Sonderband................................... 10
2. BRIEF NACH DIN ERSTELLEN............... 11 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Über die Norm ............................................................ 11 Seite einrichten (Datei-Seite einrichten) ........................... 11 Die Anschrift ................................................................ 12 Ein Musterbrief............................................................. 13 Zusammenfassung ....................................................... 14
3. SERIENDRUCK ..................................... 15 3.1 Das Prinzip .................................................................. 15 3.2 Seriendruck starten ....................................................... 16 3.3 Die Datenquelle erstellen .............................................. 17 3.3.1 Datenbank speichern ........................................ 18 3.4 Die Seriendruck-Symbolleiste......................................... 18 3.5 Datenquelle bearbeiten................................................. 19 3.6 Zusammenfassung ....................................................... 20
4. BRIEF FERTIGSTELLEN ......................... 21 4.1 Der Adreßblock............................................................ 22 4.2 Adresse einrichten und Felder ........................................ 23 4.2.1 Wissenswertes über Felder ................................. 24 4.3 Seriendruck starten ....................................................... 24 4.4 Seriendruck als Email.................................................... 25 4.5 Elektronisches Porto...................................................... 26 4.6 Zusammenfassung ....................................................... 26
5. NEUE DATEN UND OPTIONEN............ 27 5.1 Die Datenbank ergänzen............................................... 27 5.1.1 Neue Daten ..................................................... 28 5.1.2 Neue Felder ..................................................... 28 5.1.3 Ungültige Felder ............................................... 29 5.2 Daten sortieren............................................................. 29 5.2.1 Sortiert ausdrucken ........................................... 30 5.3 Datensätze auswählen................................................... 30 5.4 Datensätze filtern .......................................................... 31 5.5 Zusammenfassung........................................................ 32
6. RATIONELLER SERIENDRUCK............... 33 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9
Allgemeine Hinweise..................................................... 33 Zur Korrektur................................................................ 33 Tips für große Serienbrief-Aktionen ................................. 34 Probleme beim Seriendruck ........................................... 34 Daten importieren......................................................... 35 Datenbank als MS Word Tabelle .................................... 35 PC-Ausstattung für Seriendruck ...................................... 37 Karteikarten-Übung ...................................................... 38 Zusammenfassung........................................................ 39
7. ETIKETTEN ERSTELLEN......................... 41 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
Dokument beginnen ..................................................... 41 Etikettenformat wählen .................................................. 42 Die Datenquelle wählen ................................................ 42 Etiketten speichern ........................................................ 43 Benutzerdefinierte Etiketten ............................................ 44 Übung Etiketten............................................................ 45
8. UMSCHLÄGE BEDRUCKEN................... 49 8.1 Umschlag oder Etikett ................................................... 49 8.2 Eine Adresse auswählen ................................................ 49 8.3 Briefumschläge............................................................. 50 8.3.1 Briefumschlag in Handarbeit .............................. 50 8.3.2 Die Briefumschlag-Druckfunktion........................ 50 8.4 Visitenkarten drucken .................................................... 52 8.4.1 Visitenkarten gestalten ....................................... 53
9. EINE RECHNUNG ................................ 55 9.1 Serienbrief erstellen ...................................................... 56 9.2 Ein Positionsrahmen für die Adresse ............................... 56 9.2.1 Felder ergänzen................................................ 57 9.3 Adreßblock anpassen ................................................... 57 9.4 Die Vorschau ............................................................... 59 9.5 Felder selbst zusammensetzen........................................ 59 9.6 Leerzeilen unterdrücken ................................................ 60 9.7 Erste Bedingung Wenn-dann-sonst................................. 61 9.8 Feldfunktion anzeigen ................................................... 62 9.9 Bedingung für differenzierte Anrede................................ 63 9.10 Eine Grußzeile........................................................... 63
10. OPTIONALE RECHNUNGSADRESSE . 65 10.1 10.2 10.3 10.4
Die Datenbank bearbeiten.......................................... 65 Das Datenformular .................................................... 66 Die Datentabelle ....................................................... 66 Wenn-Bedingung Rechnungsanschrift .......................... 67
11. DIE BERECHNUNG ........................... 69 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6
Formel einfügen ........................................................ 71 Felder aktualisieren.................................................... 71 Eine Textmarke .......................................................... 72 Ein Querverweis ........................................................ 73 Neu berechnen ......................................................... 74 Die Kunden abfragen................................................. 75
12. INDEX .............................................. 77 13. ÜBERSICHT....................................... 79
Kapitel
1 1. Vorwort Microsoft Word ist weit mehr als ein reines Textverarbeitungsprogramm. Es integriert Funktionen, die früher teuren und schwierig zu bedienenden Satz-, Grafik- und Präsentationsprogrammen vorbehalten waren. Für die Anwendung eines derart leistungsfähigen Programmpaketes ist jedoch umfangreiches Wissen erforderlich. Um zu diesem Ziel beizutragen, haben wir diesen Auszug aus unseren drei Word-Schulungsbüchern erstellt, in dem nur Serienbriefe und Etiketten behandelt werden.
1.1 Word in drei Bänden Jedoch sollten Sie erfahren, was Sie in den vollständigen Ausgaben lernen können. Darum folgt ein kurzer Einblick in das komplette Schulungsprogramm für MS Word.
1.1.1 Erster Band ♦ Einführung in Word, Bedienung und Programmaufbau, ♦ grundlegende Textverarbeitung (Schrift- und Absatzeinstellung), ♦ Text gestalten mit Rahmen, Farbe, Numerierungen und Aufzählungen, ♦ Tabulatoren und Tabellen, Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, ♦ WordArt … Kursziel: kurze Texte ansprechend gestalten, z.B. einen Geschäftsbrief oder eine Geburtstagseinladung.
1.1.2 Zweiter Band Textverarbeitung für Fortgeschrittene mit ♦ Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, ♦ Fußnoten und Endnoten z.B. für ein Quellenverzeichnis, KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
9
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 . K A P. : V O R W O R T
♦ Inhaltsverzeichnis, Zeichnen, Grafiken einfügen, ♦ mehr über Tabellen, Suchen und Ersetzen, Visitenkarten, ♦ Serienbriefe und Etiketten erstellen. Kursziel: längere Texte effektiv bearbeiten und gestalten, z.B. einen Geschäftsbericht oder ein dreispaltiges Rundschreiben.
1.1.3 Dritter Band Word für Spezialisten: ♦ Unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen in einem Text, ♦ Inhaltsverzeichnis anpassen, Index, ♦ automatische Numerierung, eigene Wörterbücher, ♦ rationelles Arbeiten mit Shortcuts, Makros ♦ Satzgrundlagen und drucktechnisches Standardwissen, ♦ Lebende Kopfzeilen, umfangreiche Dokumente aufteilen … Kursziel: Broschüren, Präsentationen oder eine Doktorarbeit mit Index und unterschiedlichen Kopfzeilen perfekt gestalten.
1.1.4 Über diesen Sonderband In dieser Sonderausgabe zu Serienbriefen und Etiketten ist der Stoff zu dem Thema aus Band zwei und drei zusammengefaßt und durch zusätzliche Übungen erweitert! Das Grundwissen, z.B. um einen Brief zu erstellen oder für Tabellenbearbeitung, finden Sie im ersten Band. Wie Sie mit Word Internet-Seiten ohne HTML-Kenntnisse erstellen können, ist in unserem Buch „Eine eigene Homepage mit MS Word XP“ beschrieben. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
10
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
2 2. Brief nach DIN erstellen Wir können ein vorhandenes Dokument zuerst öffnen, welches anschließend unser Serienbrief werden soll, oder die Seriendruck-Funktion starten und dabei einen neuen Brief erstellen oder auch aus dem Seriendruck-Menü einen vorhandenen Brief auswählen. Da es etwas übersichtlicher ist, werden wir zuerst einen Übungsbrief erstellen.
2.1 Über die Norm Hinweis: DIN-Normen sind deutsche Industrie-Normen, deren Einhaltung bei mechanischen Teilen, die zusammenpassen sollen, wie z.B. Schrauben, unbedingt erforderlich ist. Auch bei einem Geschäftsbrief soll diese DIN-Norm helfen, daß z.B. die Adresse in das Sichtfenster des DIN-Briefumschlags paßt und daß jeder Geschäftsbrief ähnlich aufgebaut ist, so daß z.B. jeder leichter Betreff, Zeichen oder Absender finden kann. Es folgen für die Praxis wichtige Maßangaben, möglichst übersichtlich zusammengestellt und gekürzt, so wie Sie es bei unseren Büchern gewohnt sind.
2.2 Seite einrichten (Datei-Seite einrichten) ¾ In einem neuen Dokument entsprechend der DIN-Vorschrift 50081 links 2,41 cm, rechts und unten 2 cm Seitenrand einstellen. ª Den Briefkopf könnten Sie in der Kopfzeile eintragen, um diesen vor unbeabsichtigten Änderungen zu schützen. ª Dann würden Sie bei Datei-Seite einrichten für die Kopfzeile (Karteikarte Layout) 1,69 cm eintragen und als oberer Seitenrand 4,5 cm für die Absenderangabe und etwa 5 cm für die erste Anschriftzeile.
1
www.din.de, eine ausführliche Online-Anleitung finden Sie hier: http://www.rz.fh-ulm.de/projects/onhelp/2_offz.htm, bei: http://www.chip.de/downloads_updates/downloads_updates_196535.html können Sie einen nach DIN 676 vorbereiteten Brief herunterladen.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
11
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
2 K A P. : B R I E F N A C H D I N E R S T E L L E N
¾ Oben einen Briefkopf eintragen: Meine Beispiel GmbH Industriestr. 1 11333 Großstadt www.meinebeispiel.de
[email protected] ♦ Diese Absenderadresse kann frei gestaltet und somit womöglich mit WordArt verschönert werden.
2.3 Die Anschrift Die Anschrift mit der Absenderangabe sollte gut in das Sichtfenster passen, wobei bei geschäftlichen Seriendruck-Dokumenten zu beachten ist, daß in der Regel viele Adressen mit zusätzlichen Zeilen wie z. Hd. oder Abteilung auftreten. Darum eher oben im Briefumschlag-Sichtfenster beginnen und keine zu große Schrift wählen. ♦ Nach der DIN-Norm sollten die Adreßzeile bei 4,5 cm vom oberen Papierrand beginnen und darf bis maximal 9 cm gehen. Die Breite darf 8,5 cm nicht übersteigen. ¾ Mit kleiner Schrift und Trennlinie die Absenderadresse über dem Bereich für die Adresse, damit der Brief ggf. zurückkommt. In der Praxis sollten Sie trotzdem Ihren Beispielbrief ausdrucken, falten und probeweise in einen Briefumschlag stecken, vor allem vor großen Serienbrief-Aktionen.
Die korrekte Anschrift:2 An eine Person: 1. Versendungsform 2. 3. Anrede, Titel 4. Name, Firma 5. Straße, Postfach 6. 7. Landeskürzel, PLZ und Ort 8. 9. Land
An eine Firma: 1. Versendungsform 2. 3. Firma 4. Abteilung 5. Ansprechpartner 6. Straße, Postfach 7. 8. Landeskürzel, PLZ und Ort 9. Land
Wie nicht benötigte, leere Zeilen unterdrückt werden, folgt am Ende dieses Buches bei der Rechnungs-Übung.
2
zitiert aus: www.deutschinfo.de: Musterbrief zur DIN 5008
12
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
2 K A P. : B R I E F N A C H D I N E R S T E L L E N
2.4 Ein Musterbrief Links 2,4 cm Seitenrand.
1,69 cm oberer Seitenrand.
Der Adreßblock: 4,5 bis 9 cm Höhe, Breite bis max. 8,5 cm.
Meine Beispiel GmbH Industriestr. 1 11333 Großstadt www.meinebeispiel.de
[email protected]
Meine Beispiel GmbH, Industriestr. 1, 11333 Großstadt
Anton Empfänger Alte Allee 55
Eine einfache Einstellmöglichkeit: leere Absätze wie abgebildet mit 12 pt Schriftgröße ohne Absatzabstand.
55555 Neustadt
¶ ¶ ¶
Die Nachrichtzeile mit Tabulatoren einrichten, darunter jeweils linksbündig ggf. Einträge.
Ihre Nachricht vom
Unsere Nachricht vom
Durchwahl, Name
Datum
¶ ¶ Unser Angebot in diesem Sommer
¶
Betreffzeile ohne Betreff.
Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren, ♦ Nach der Nachrichtenzeile folgt die Betreff-Zeile, jedoch wird das Wort Betreff selbst heute nicht mehr geschrieben. ♦ Vor dem Brieftext die Anrede „Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren“ und am Ende „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben. ª Besser als diese unpersönliche Anrede ist natürlich: „Sehr geehrter Herr Anton Empfänger“. Solche differenzierten Anreden folgten bei den Abfragebedingungen für Serienbriefe am Ende dieses Heftes. ¾ Ganz unten bei einem Geschäftsbrief noch einmal einige Angaben inklusive der Bandverbindung in der Fußzeile eintragen. ª Mit einem zentrierten und einem rechtsbündigen Tabulator läßt sich alles wie abgebildet anordnen.
Telefon (111) 1 11 11-1
[email protected] www.meinebeispiel.de
Meine Bank Konto-Nr. 11111 BLZ 111 111 11
Geschäftsführung: Anton Beispiel AG München HRB 11111 USt-IdNr. DE0000 111 111
¾ Speichern Sie diesen Brief, entweder als Dokumentvorlage in den Vorlagenordner (Voreinstellung), oder einfacher in einen Ordner „Briefe“, dann später diesen Brief öffnen, anpassen und mit Datei-Speichern unter unter einem passenden Dateinamen speichern.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
13
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
2 K A P. : B R I E F N A C H D I N E R S T E L L E N
2.5 Zusammenfassung In diesem Kapitel sollten Sie einen Brief erstellen, der anschließend zu einem Serienbrief umgewandelt werden wird. ♦ Für geschäftliche Korrespondenz empfiehlt es sich, diesen Brief nach der DIN 5008 zu erstellen. ♦ Wenn Sie bereits ein Briefdokument entworfen haben und nur den Seriendruck üben möchten, können Sie natürlich Ihr Dokument verwenden, sollten sicherheitshalber aber eine Kopie mit Datei-Speichern unter erstellen. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
14
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
3 3. Seriendruck Angst vor Serienbriefen? Nicht mehr lange. Wir können ein vorhandenes Dokument zuerst öffnen, welches anschließend unser Serienbrief werden soll, oder die Seriendruck-Funktion starten und dabei einen neuen Brief erstellen oder auch aus dem Seriendruck-Menü einen vorhandenen Brief auswählen.
3.1 Das Prinzip Beim Seriendruck setzen Sie nicht von Hand eine Adresse in einen Brief und drucken diesen, sondern Sie haben einen Brief, in den Adressen automatisch aus einer Datenbank eingefügt werden. Ob es sich dabei um einen Brief, ein Email oder Briefumschläge handelt, spielt keine Rolle, ebenso ob Sie die Datenbank erst neu erstellen oder eine vorhandene verwenden wollen.
Der Brief (Hauptdokument)
Die Datenbank: Name
Vorname
Straße
»Vorname« »Name« «Straße»
Beispiel
Walter
Allee 31
«PLZ» «Ort»
Müller
Anton
Seestr. 44
Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text … Text …
Es wird jeweils eine Adresse (ein Datensatz) in einen Brief gesetzt und gedruckt. Im Brief stehen Felder (»Name« …) als Platzhalter.
Deshalb sind diese drei Schritte nacheinander auszuführen: ♦ Der eigentliche Serienbrief (oder Briefumschlag etc.), ♦ dann ist die Datenquelle mit den Adressen zu erstellen oder zu öffnen und zuletzt kann die eigentliche Aktion beliebig oft gestartet werden, ♦ bei der jeweils eine Adresse in einen Brief gesetzt und gedruckt wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
15
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
3 K A P. : S E R I E N D R U C K
3.2 Seriendruck starten Unseren Brief haben wir im vorigen Kapitel bereits vorbereitet. Dieser Brief sollte geöffnet sein, da dann das aktuelle Dokument zu einem Serienbrief erweitert werden kann. Natürlich können Sie auch einen anderen Brief verwenden oder ein leeres Seriendruckdokument erstellen, in welches nachträglich der Brieftext eingefügt wird. ¾ Wählen Sie: Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent. Der Assistent fragt Sie Schritt für Schritt nach allem erforderlichen.
Am rechten Rand wird ein Fenster für den Seriendruck eingeblendet:
1 Zuerst die gewünschte Dokumentart auswählen. Auch Emails können als Seriendokumente verschickt sowie Briefumschläge direkt bedruckt oder Etiketten erstellt werden, die dann z.B. auf Briefumschläge aufgeklebt werden.
2
Das aktuelle Dokument ist unser geöffneter Brief.
Im nächsten Fenster werden Sie gefragt, ob Sie das aktuelle Dokument zu einem SeriendruckDokument erweitern oder ein neues Dokument, aufbauend auf einer Vorlage oder irgendein anderes Dokument verwenden wollen. Sehr gut bei dem neuen Menüaufbau ist, daß Sie jederzeit zurück gehen können, um andere Einstellungen zu wählen.
16
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
3 K A P. : S E R I E N D R U C K
3.3 Die Datenquelle erstellen Sie können jede beliebige bereits existierende Datenbank als Datenquelle auswählen.
3 Jetzt geht es um die Datenquelle. Eine vorhandene Quelle öffnen oder eine neue erstellen. Wir wollen unsere Datenbank erst anlegen und wählen darum die Option „Neue Liste eingeben“.
Nach „Erstellen“ oder „Weiter“ wird ein Eingabefenster für die ersten Daten angezeigt:
Erste
Vorige
Nächste
Letzte
Sobald mehrere Datensätze eingegeben sind, können Sie hier vor- und zurückblättern. Tragen Sie z.B. diese drei Beispieladressen ein: Nachname Mustermann Müller Otto
Vorname Titel Walter Herr Antonia Frau Otto Herr
Adresse1 Allee 24 Bäckerstr. 32 Hauptstr. 1
PLZ 23412 88888 12121
Ort Nürlich Brezen Irgendwo
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Tel beruflich 345 34 35 34 35
17
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
3 K A P. : S E R I E N D R U C K
Damit es nicht zuviel am Anfang wird, verwenden wir die vorgegebenen Felder und tragen, was nicht ganz korrekt ist, in das Feld „Titel“ die Anrede Herr oder Frau oder Herr Dr. oder Frau Dr. ein. Später auf Seite 28 wird erläutert, wie Felder umbenannt oder neue Felder ergänzt werden können.
3.3.1 Datenbank speichern Wenn Sie „Schließen“ drücken, wird automatisch die Datenbank gespeichert. ¾ Das Fenster zum Speichern erscheint, in dem bereits ein neuer Ordner „Eigene Datenquellen“ als Unterordner bei „Eigene Dateien“ angelegt und ausgewählt wurde. ¾ Speichern Sie in diesem Ordner die Datenbank mit dem Dateinamen Übungsdatenbank. Am Ende wird noch einmal eine Übersicht der Daten angezeigt, in der die Daten auch bearbeitet werden können.
3.4 Die Seriendruck-Symbolleiste Genug Adressen geschrieben? OK und sich überraschen lassen. Sie sind anscheinend wieder in dem Brief, nur – es ist eine Symbolleiste hinzugekommen. Eine andere Datenquelle wählen. Neue Daten (Seriendruckempfänger) eingeben.
Serienbriefe direkt drucken. In neues Dokument ausgeben. Automatische Fehlerprüfung.
Vorschau des Seriendrucks anzeigen. Bei aktiver Vorschau hier die Datensätze durchblättern.
Datensatz suchen, z.B. im Feld Name nach Mustermann.
♦ Falls diese Symbolleiste nicht vorhanden ist, bei Ansicht-SymbolleistenSeriendruck einschalten. ♦ Wenn Sie die Maus kurz auf einem Symbol ruhen lassen, wird die Bedeutung angezeigt. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
18
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
3 K A P. : S E R I E N D R U C K
3.5 Datenquelle bearbeiten ♦ Wenn Sie eine Datenbank mit dem Assistenten neu erstellen wollen, wird diese bei Word XP im MS Access-Format gespeichert, kann aber trotzdem im MS Word weiter bearbeitet werden. ª Wenn Sie sich in MS Access auskennen, können Sie natürlich die Datenbank hier öffnen und bearbeiten. ♦ Die vorige Datenmaske können Sie später jederzeit mit dem links abgebildetem Symbol öffnen, um die Adressenauswahl zu ändern oder um neue Adressen einzugeben. Mit Doppelklicken auf den rechten Rand einer Spaltenüberschrift kann die Breite automatisch eingestellt werden, mit gedrückter Maustaste von Hand. Wenn Sie auf einen Spaltenreiter klicken, wird nach dieser Spalte sortiert.
Mit „Bearbeiten“ können Sie einen Eintrag ändern oder eine neue Adresse eintragen. Außerdem können Sie in diesem Menü bei „Anpassen“ neue Felder aufnehmen.
Bei Word XP wurde der Assistent leicht verständlich gestaltet. Nur eine Tücke wurde eingebaut: Um eine neue Adresse aufzunehmen, ist „Bearbeiten“ zu drücken, da nur in diesem Menü mit „Neuer Datensatz“ eine neue Adresse eingegeben werden kann. Und „Bearbeiten“ geht nur, wenn ein Datensatz markiert ist. ¾ Öffnen Sie die Eingabemaske mit dem Symbol aus der SeriendruckSymbolleiste und tragen Sie zur Übung insgesamt drei weitere Adressen in dieser Eingabemaske ein. Die Spaltenüberschrift ist der Feldname.
Jede Zeile ist ein Datensatz. Nachname Beispiel Müller Oberwasser
Vorname Anton Gerd Helga
Titel Herr Dr. Herr Frau
Adreßzeile 1 Schnapstr. 33 Ballweg 56 Waldweg 45
Plz 43555 34566 89333
Ort Bräustedt München Sinken
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Tel beruflich (567) 445 33 22 23 42 33 33 23 33 45 77
19
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
3 K A P. : S E R I E N D R U C K
3.6 Zusammenfassung In diesem Kapitel haben wir das Dokument mit ♦ Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent. zu einem Serienbrief erweitert und dabei ♦ eine neue Datenbank erstellt. ª Genausogut hätten Sie eine existierende Datenbank auswählen können. ª MS Word XP speichert eine Datenbank im Format von MS Access. ª Später wird behandelt, wie weiterhin wie bei früheren WordVersionen eine Datentabelle als ganz normale MS Word Tabelle verwendet werden kann. ♦ Außerdem haben Sie, für die Praxis sehr wichtig, neue Datensätze nachträglich ergänzt. Jetzt werden wir den Serienbrief fertigstellen, um das Ergebnis zu sehen, und dann noch einmal uns mit der Datenbank befassen, um neue Felder zu ergänzen und die Reihenfolge der Felder optimal einzustellen. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
20
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
4 4. Brief fertigstellen Anschließend können Sie zu dem Serienbrief zurückkehren und den Serienbrief einrichten. Dabei hilft Word in dem nächsten Menü, in dem z.B. der Adreßblock oder die Anrede komplett formatiert eingefügt werden kann. ¾ Zuerst den Cursor an die gewünschte Einfügeposition setzen, dann können Sie ª einen vorgefertigten Adreßblock oder ª eine Grußzeile (Sehr geehrte …) auswählen oder ª die Felder für die Anschrift selbst passend anordnen (Weitere Elemente).
Elektronische Sendung? Siehe Seite 26.
Wenn Sie einen Adreßblock eingefügt haben, können Sie mit „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“ sich eine Vorschau anzeigen lassen und danach den Assistent beenden. Doch der Adreßblock ist nicht so optimal, wie es scheint, was auf der nächsten Seite angesprochen wird. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
21
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
4 . K A P. : B R I E F F E R T I G S T E L L E N
4.1 Der Adreßblock Ein fertiger Adreßblock erspart es, die Adresse aus den Feldern „Vorname“, „Nachname“ usw. zusammenzusetzen. Begutachten Sie das Ergebnis unten im Menü in der Vorschau.
Im Seriendokument wird dies gesetzt: Wenn Sie in der Seriendruck-Symbolleiste die Vorschau aktivieren, sehen Sie die tatsächliche Anordnung.
Bei dem fertigen Adreßblock und der Grußzeile sind jedoch die Einstellmöglichkeiten begrenzt, die vorgefertigten Zusammenstellungen passen bei geschäftlicher Korrespondenz so gut wie nie, so daß wir diese Option übergehen und die Adresse von Hand zusammenstellen. ¾ Natürlich können Sie zum Vergleich den Adreßblock einfügen und darunter noch einmal, wie im folgenden erläutert, die Felder von Hand anordnen.
22
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
4 . K A P. : B R I E F F E R T I G S T E L L E N
4.2 Adresse einrichten und Felder Der Assistent spart Arbeit, indem Sie eine komplette Adresse einfügen können. Wenn Sie jedoch eine individuelle Anordnung wünschen, ist es zuweilen erforderlich, eine Adresse von Hand zusammenzustellen. Außerdem können auf diese Art alle vorhandenen Daten im Seriendokument verwendet werden, z.B. um in dem Brief nachzufragen, ob die Telefonnummer noch stimmt. Setzen Sie zur Übung unterhalb des Adreßblocks eine Adresse von Hand zusammen: ¾ Setzen Sie den Cursor an die Stelle in dem Brief, an der die Adresse eingefügt werden soll. ¾ Drücken Sie das Symbol „Seriendruckfeld“ (oder „Weitere Elemente“ aus dem Assistenten), dann das erste Feld «Vorname» auswählen.
Adreßblock Grußzeile Seriendruckfelder einfügen.
Hier die gewünschten Felder auswählen.
Leider kann nicht zwischen diesem Auswahlmenü und dem Text gewechselt werden. Darum ist es bequemer, als jedesmal das Menü neu zu öffnen, zuerst die Felder Vorname, Nachname, Adreßzeile 1, Postleitzahl und Ort der Reihe nach einzufügen: «Vorname»«Name»«Adreßzeile 1»«Postleitzahl» «Ort»
und dann das Menü zu schließen und zwischen den Feldern Vorname und Name eine Leertaste zu setzen, danach mit [Umschalt]-Return eine neue Zeile und so fort, bis die Adresse wie üblich eingerichtet ist. So sollte der Übungs-Adreßblock werden:
«Vorname» «Nachname» «Adreßzeile 1»
Zur Übung beginnen wir mit solch einer einfachen Anschrift. Später folgen mehrere Zeilen.
«Postleitzahl» «Ort»
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
23
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
4 . K A P. : B R I E F F E R T I G S T E L L E N
4.2.1 Wissenswertes über Felder ♦ Felder, z.B. «Nachname» ª Sie müssen die Felder lediglich so setzten, als wenn es eine richtige Adresse wäre. ♦ Sie können Felder wie einen ganz normalen Namen behandeln, also sogar ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen. ª Wichtig ist nur, daß Sie immer die «»-Feldzeichen mitnehmen. ♦ Wenn Sie ein Feld markieren, z.B. »Postleitzahl«, und eine größere Schrift einstellen, gilt dies für alle Postleitzahlen der Serienbriefe. Felder sind Platzhalter: in das Feld Nachname wird jeweils der Nachname aus der Datenbank eingefügt, in Straße die Straße usw. Eine zusammengehörende Adresse ist ein Datensatz.
4.3 Seriendruck starten Abschließend bleibt übrig, den Seriendruck auszuführen. Dabei wird jeweils eine Adresse in einen Brief eingefügt und gedruckt, automatisch folgt die nächste Adresse usw. (=Verbinden der Adressen mit dem Brief). ¾ Als erstes immer mit der Vorschaufunktion prüfen. Dabei einige Adressen durchgehen.
¾ Dann den Seriendruck starten, am besten in ein neues Dokument, daß Sie sich anschließend z.B. in der Ansichtsart „Zwei Seiten“ zur Kontrolle anschauen können. ª Das ist auch eine praktische Methode, um nur bestimmte Adressen auszudrucken. Diese Seiten suchen und im Druckmenü die Seitenzahlen eintragen. ª Sie können dieses neue Seriendruckdokument auch speichern, um ggf. später erneut einzelne Briefe hieraus zu drucken.
Seriendruck in neues Dokument: ♦ Es wird nicht gedruckt, sondern ein neuer Text erzeugt, den Sie sich zur Überprüfung anschauen können. ª Nicht hier korrigieren, sondern immer im Original-Brief, danach den Seriendruck neu starten. Gut zur Kontrolle, weil immer wieder Fehler auffallen.
24
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
4 . K A P. : B R I E F F E R T I G S T E L L E N
♦ Seriendruck in Drucker: jeder Serienbrief wird sofort gedruckt. ª Meistens stellen Sie nach dreißig Seiten einige unmögliche Fehler fest und fangen von vorne an, so daß Sie länger brauchen, als wenn Sie zuerst zur Kontrolle in ein Dokument drucken würden. ♦ Die letzte Option, Seriendruck als Fax ausgeben, geht nur, ª wenn ein MAPI-kompatibles Faxprogramm (MAPI: Microsoft Schnittstellenspezifikation zum Nachrichtenaustausch) wie MS Fax und ª in MS Outlook ein Faxdrucker installiert ist. Näheres hierzu finden Sie in unserem Buch über MS Outlook.
4.4 Seriendruck als Email ♦ Seriendruck in Email ausgeben: jeder Serienbrief wird als Email erstellt, daß anschließend aus MS Outlook verschickt werden kann. ª Die Email-Adressen müssen bei den Datensätzen eingegeben worden sein.
Im nächsten Menü ist ein Email-Programm zum Verschicken der Emails auszuwählen, meistens MS Outlook. ♦ Ein Email-Format ist auszuwählen. ª Mit „Nur Text“ erreicht das Email ganz sicher die Empfänger, ª als HTML-Email sind zwar schöne Formatierungen möglich, doch müssen die Email-Programme der Empfänger auch HTML-Emails annehmen können, was gerade bei Emails ins Ausland oft nicht der Fall ist. ¾ Eine Warnung erscheint, daß ein Programm Emails selbständig verschicken möchte, da es sich um einen Virus handeln könnte. In diesem Fall das Verschicken mit „Ja“ fortsetzen. ¾ Sie finden die Emails zunächst im MS Outlook bei den „Eigenen Verknüpfungen“ im „Postausgang“. Im Outlook ist ggf. (je nach Einrichtung) „Senden/Empfangen“ zu drücken, um das Verschicken zu starten. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
25
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
4 . K A P. : B R I E F F E R T I G S T E L L E N
4.5 Elektronisches Porto Mit der „elektronischen Sendung“ (Abb. S. 21) können Sie das PC-Programm STAMPIT der Deutschen Post nutzen, daß es ermöglicht, Briefmarken direkt auf die Briefumschläge aufzudrucken, während das hierfür fällige Porto von Ihrem Konto abgebucht wird. Zuvor ist von der Microsoft-Homepage ein Zusatzmodul zu installieren. Auf die entsprechende Homepage gelangen Sie, wenn Sie „elektronische Sendung“ anklicken. Beziehen Sie Porto über das Internet und drucken Sie Briefmarken mit dem
4.6 Zusammenfassung In diesem Kapitel haben wir die Felder als Platzhalter in das SeriendruckDokument eingefügt, nicht als fertigen Adreßblock, sondern von Hand ♦ mit dem Symbol Seriendruckfeld einfügen, dann das erste Feld «Vorname» auswählen, dann «Name» usw. ♦ Dann wurde der Seriendruck zur Überprüfung mit der Vorschaufunktion begutachtet und anschließend ausgeführt, entweder zunächst in ein neues Dokument oder gleich zum Drucker. ♦ Außerdem haben Sie einiges über die Felder erfahren, ♦ über die verschiedenen Möglichkeiten der Ausgabe (Vorschau, in ein neues Dokument, Seriendruck zum Drucker, zum Faxgerät oder als Email). Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
26
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
5 5. Neue Daten und Optionen Zunächst werden wir unseren Datenbestand erweitern, jedoch nicht in der Datenmaske, sondern direkt in der Datenbank. Bei früheren Word-Versionen war die Datenbank eine ganz normale Tabelle, bei Word XP wird die Datenbank im Format von MS Access gespeichert.
5.1 Die Datenbank ergänzen ¾ Das vorige Menü können Sie später jederzeit mit dem abgebildeten Symbol öffnen, um die Adressenauswahl zu ändern, um neue Adressen einzugeben oder neue Felder zu ergänzen, z.B. für Email oder Fax.
Beachten Sie:
Mit „Bearbeiten“ können Sie einen Eintrag ändern oder eine neue Adresse eintragen. Außerdem können Sie hier bei „Anpassen“ neue Felder aufnehmen.
Um eine neue Adresse aufzunehmen, ist jedoch auch „Bearbeiten“ zu drücken, da nur in dem folgenden Menü eine neue Adresse eingegeben werden kann. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
27
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
5 . K A P. : N E U E D AT E N U N D O P T I O N E N
5.1.1 Neue Daten ¾ Wählen Sie im vorigen Menü die Schaltfläche Bearbeiten, dann im folgenden Fenster „Neue Daten“, um neue Daten aufzunehmen.
¾ Ergänzen Sie zwei neue Datensätze (=Adressen).
5.1.2 Neue Felder Wenn Sie ein neues Feld einfügen, wählen Sie im obigen Menü die Schaltfläche „Anpassen“. In diesem Menü können Sie nicht nur neue Felder ergänzen, sondern auch bestehende umbenennen, löschen oder die Reihenfolge optimieren.
28
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
5 . K A P. : N E U E D AT E N U N D O P T I O N E N
¾ Jetzt können Sie „Titel“ korrekt zu „Anrede“ umbenennen, dann ein neues Feld für „Titel“ ergänzen und ggf. auch Adreßzeile 1 zu Straße ändern usw. ¾ Ergänzen Sie eine neue Spalte namens Fax am Ende der Tabelle und eine Spalte Kd.-Nr. ganz vorne.
5.1.3 Ungültige Felder Wenn Sie bereits in einem Seriendruckdokument verwendete Felder in der Datenbank umbenennen, erscheint beim Ausführen des Seriendrucks diese Warnung: Das ist gar kein Problem. Einfach unten den neuen Feldnamen auswählen und das Seriendokument wird automatisch angepaßt.
5.2 Daten sortieren Ebenfalls in diesem Menü, um die Datenbank zu bearbeiten, können Sie die Datensätze sortieren lassen. Noch einmal zur Wiederholung der Weg dorthin. 1. Symbol Seriendruckempfänger 2. Schaltfläche „Bearbeiten“, dann „Filtern und Sortieren“.
Sortieren Sie die Daten nach der Postleitzahl.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
29
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
5 . K A P. : N E U E D AT E N U N D O P T I O N E N
5.2.1 Sortiert ausdrucken Im vorigen haben wir die Datenbank sortiert. Auch die Serienbriefe werden auf diese Art und Weise nach der im obigen Menü eingestellten Option sortiert ausgedruckt. ¾ Wechseln Sie wieder zu dem Brief, indem Sie alle Menüs mit OK schließen, und drücken Sie die Schaltfläche Seriendruck. ¾ Drucken Sie alle Datensätze, zuerst in eine Datei, dann aus dieser Datei einen Brief zum Drucker.
5.3 Datensätze auswählen sind manchmal sehr hilfreich einzusetzen. Das soll an folgenden Beispielen gezeigt werden. Drei Anwendungsbeispiele: ♦ Sie können z.B. wie abgebildet angeben, daß nur die Adressen verwendet werden, bei denen der Ort gleich München ist. ♦ Mit den Abfrage-Optionen können Sie eine lange Datenbank in Etappen drucken, z.B. folgendermaßen: ª zuerst PLZ größer als 00000 und kleiner gleich als 10000, ª beim nächsten Durchgang größer als 10000 und kleiner gleich 20000 usw. ♦ Oder Sie fügen ein zusätzliches Feld in Ihre Datenbank, z.B. Beitrag. ª Ist der Mitgliedsbeitrag bezahlt, wird dort das Datum der Zahlung eingetragen. ª Mit dem Eintrag bei dem Feld: Beitrag und bei Vergleich: ist leer können Sie die Mahnungen automatisch ausdrucken lassen.
Wenn Sie diesen Pfeil drücken, können Sie bestimmte Daten auswählen. Praktisch ist, mit „Leere“ alle Daten ohne Eintrag herauszufinden, z.B. um fehlende Postleitzahlen oder Email-Adressen nachzutragen.
30
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
5 . K A P. : N E U E D AT E N U N D O P T I O N E N
5.4 Datensätze filtern Zu den Filtern: ¾ Zu dem Menü für die kommen Sie wie zuvor abgebildet wieder über das Symbol „Seriendruck-Empfänger“, dann „Bearbeiten“ und „Filtern und Sortieren“:
Für welches Feld soll die Bedingung eingestellt werden? Bedingung auswählen und rechts den Wert eintragen.
Weitere Bedingungen können ergänzt werden. Mit Und müssen alle zutreffen, mit oder nur eine der angegebenen Bedingungen.
Die Bedingungen im Überblick: Wenn Sie das Feld ausgewählt haben, können Sie folgende Bedingungen setzen. Gleich Ungleich
Gleich München wählt alle Münchner Adressen, ungleich München alle anderen.
Kleiner als Größer als
z.B. um einen Postleitzahlenbereich auszuwählen: größer als 79999 und kleiner als 90000, aber auch für Text: Größer als M für den Ort wählt alle Orte, deren Anfangsbuchstabe zwischen N und Z liegt.
Wie oben, nur inkl. Gleich, so daß „größer oder gleich“ Kleiner oder gleich M für den Ort alle Orte wählt, deren Anfangsbuchstabe Größer oder gleich zwischen M und Z liegt. Ist leer Ist nicht leer
Ist leer wählt alle Datensätze, die keinen Eintrag in diesem Feld besitzen. Damit können z.B. Adressen ermittelt werden, bei denen die Faxnummer oder eMail-Adresse fehlt. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
31
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
5 . K A P. : N E U E D AT E N U N D O P T I O N E N
Kleine Übung: ¾ Ergänzen Sie fünf weitere Adressen mit Postleitzahlen aus ganz Deutschland. ¾ Drucken Sie alle Adressen mit einer PLZ größer als 00000 und kleiner gleich als 50000 in ein neues Dokument. ¾ Jetzt größer als 50000 und kleiner gleich als 10000.
5.5 Zusammenfassung In diesem Kapitel haben wir und mit der Datenbank beschäftigt und neue Datensätze aufgenommen, dann neue Felder ergänzt, um die Datenbank zu erweitern und die Daten sortiert und mit den Filtern bestimmte Daten herausgefiltert. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
32
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
6 6. Rationeller Seriendruck 6.1 Allgemeine Hinweise ♦ Die Datenbankfunktion von Word ist durchaus für eine Vereinsmitglieder-Verwaltung ausreichend und vor allem sehr einfach zu bedienen. ♦ Mit den Filtern können Sie sogar die Mitgliedsbeiträge überwachen: Mahnung drucken, wenn Feld Mb leer ist. ♦ Wichtig ist nur, daß Sie den Überblick behalten. Darum müssen Sie die Daten regelmäßig ausdrucken! ª Da die Datenbank im MS Access-Format gespeichert wird, geht dies nur aus MS Access.
6.2 Zur Korrektur ♦ Drucken Sie einen Datensatz. Diesen Ausdruck gründlich korrigieren, denn die Frustration und der Zeitverlust sind riesengroß, wenn Hunderte Serienbriefe gedruckt wurden, die wegen kleiner Fehler zum Altpapier wandern müssen! Immer anhand eines scharfen Ausdrucks auf Papier mit Zeit korrigieren. Die Anzeige am Bildschirm ist deutlich schlechter, so daß Fehler übersehen werden, die am Papierausdruck sofort auffallen! ♦ Es darf nie die Person Korrektur lesen, die den Brief erstellt hat. Mindestens eine, am besten zwei andere Personen sollten ohne Zeitdruck Korrektur lesen. ª Eigene Fehler werden übersehen, egal wie oft der Text gelesen wird! Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
33
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
6.3 Tips für große Serienbrief-Aktionen Der Computer erstellt automatisch beliebig viele Serienbriefe, leider mit allen vorhandenen Fehlern. Darum ist es besonders bei zahlreichen Briefen wichtig, in kleinen Schritten vorzugehen, um Berge von Altpapier, verlorener Zeit und Frustrationen zu vermeiden. Wenige Serienbriefe: ♦ Scheint der Serienbrief in Ordnung zu sein, wird – bei unter 50 Serienbriefen – ein erster Ausdruck in Datei erstellt. Diese Datei am Computer durchblättern, ª ob die Seitenumbrüche in Ordnung sind, ª ob überlange Adressen zu Problemen führen und ª ob alle Grafiken und Linien an der gewünschten Position sind. Zahlreiche Serienbriefe: ♦ Bei mehr als 50 Serienbriefen empfiehlt es sich, die Serienbriefe in Etappen zu erstellen. ª Das geht mit dem Filtern der Datensätze (s. S. 30). ª Sie drucken z.B. zuerst die Kundennummer 100.000 bis 100.050, also maximal 50 Adressen.
6.4 Probleme beim Seriendruck ♦ Wenn Sie zahlreiche Serienbriefe in Etappen ausdrucken, vermeiden Sie folgende Probleme: ª das Berechnen dauert zu lange, meist wird noch ein Fehler entdeckt, so daß alles neu berechnet werden muß. ª wenn der Rechner abstürzen sollte, entsteht ein Chaos, da Sie schwer erkennen, welche Briefe gedruckt wurden und an welcher Stelle Sie weitermachen können. ª Eine Grafik mit z.B. 1 MB in dem Hauptdokument ergibt bei hundert Briefen eine Druckdatei mit über 100 MB Größe. Wie geht das? ♦ Sie können beim Ausführen des Seriendrucks die gewünschten Datensätze angeben. ª Datensatz-Nummern aufschreiben, um nicht den Überblick zu verlieren oder ª die Funktion zum Filtern verwenden, um etwa in Etappen und sortiert einen Postleitzahlenbereich, z.B. PLZ von 80000 bis 85000, in ein neues Dokument zu drucken.
34
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
6.5 Daten importieren geht aus fast allen Programmen. Übernahme aus anderen Datenbankprogrammen: ♦ Viele Datenbankprogramme bieten eine Funktion, um Daten in andere Programme zu exportieren: ª etwa mit „Speichern unter“, dann ein anderes Dateiformat wählen oder mit Datei-Exportieren. Prinzipiell haben Sie zwei Möglichkeiten. Da MS Word die Daten im Format von MS Access speichert, können Sie in dem anderen Programm die Daten in das MS Access-Format ausgeben und dann im Word die Datenbank mit dem Symbol „Datenquelle öffnen“ auswählen. Übernahme von anderen Textformaten: ♦ Daten aus Textprogrammen oder z.B. Bestände aus MS Works können Sie im Word importieren, entweder indem Sie die Datei normal öffnen können oder mit Einfügen-Datei. ♦ Sollten Daten nach dem Öffnen in Word z.B. durch Strichpunkt getrennt sein, können Sie diese im Word in eine Tabelle umwandeln. ª Daten markieren, dann den Befehl Tabelle-Text in Tabelle umwandeln. Daten in bestehende Datenbank aufnehmen: Wenn Sie Ihre Daten als normale MS Word-Tabelle haben, können sie die neuen Daten, wie oben beschrieben angeglichen, durch Kopieren unter Ihre Tabelle setzen, Spalten sowie deren Breite genau angleichen, dann erst mit Tabelle-Verbinden eine Tabelle daraus erstellen. ♦ Damit nichts schiefgehen kann, sollten Sie die neuen Daten zuerst in ein neues Dokument einfügen und dort kontrollieren, bzw. vorbereiten. ª Die Feldbezeichnungen und die Reihenfolge der Felder müssen genau übereinstimmen, damit Daten zusammengeführt werden können. ♦ Wenn Sie Ihre Daten im MS Access-Format gespeichert haben, ist die Datenübernahme nur in MS Access möglich.
6.6 Datenbank als MS Word Tabelle Für MS Word Anwender ist es einfacher, die Daten im MS Word-Format als normale Tabelle zu verwalten. Bei nicht zu hohen Datenbeständen (1.000 oder mehr Datensätze sind durchaus möglich), etwa bei kleineren Vereinen, bietet dies eine einfache und übersichtliche Möglichkeit ohne die Einarbeitung in ein anderes Programm. Darum stellen wir hier vor, wie dies auch bei MS Word XP möglich ist, womit auch existierende Daten ohne Konvertierung in das MS Access-Format weiter verwendet werden können. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
35
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
Neue Datenbank als MS Word-Tabelle: Falls Sie lieber eine Datenbank als normale Tabelle in einem MS Word Dokument wünschen, wie dies bei vorherigen Word-Versionen der Fall war, ist dies auch noch mit folgendem Trick möglich. ¾ Wählen Sie „Neues Dokument“. Erstellen Sie in diesem neuen Dokument eine Tabelle. ª In dieser Tabelle werden in die erste Zeile die Spaltenüberschriften eingetragen. Das sind später die Feldnamen. ª Wichtig: es darf nur diese Tabelle vorhanden sein, keine Absätze vor der Tabelle! Bereits existierende MS Word-Datentabelle übernehmen: Wenn die Datentabelle bereits erstellt ist, können Sie diese auch in dem Seriendruck-Assistenten oder bei einem existierenden Seriendokument mit der abgebildeten Schaltfläche auswählen. Bearbeiten einer Word-Datentabelle: Wenn Sie ein Word-Dokument mit Tabelle als Datenquelle verwenden, können Sie dieses im Word leichter bearbeiten oder ausdrucken. ♦ Zum Bearbeiten einer Word-Datentabelle einfach dieses Dokument öffnen. In dieser Tabelle können Sie wie in jeder anderen Tabelle arbeiten: ª neue Zeilen (=Datensätze) ergänzen, ª Zeilen löschen, Daten ändern usw. ª Damit die Tabelle schöner wird und eventuell ausgedruckt werden kann, können Sie sogar Tabelle-Autoformat ausführen. ♦ Wenn Sie eine neue Spalte, in der Datenbanksprache also ein neues Feld einfügen, müssen Sie lediglich daran denken, in die erste Zeile den Namen des neuen Feldes zu schreiben. Sie können hier auch Feldnamen (=Spaltenüberschriften) ändern. Ist das Feld bereits in einem Dokument verwendet, dort den alten Feldnamen löschen und neu einfügen. ♦ Zum Ausdrucken bietet sich DIN A4 Querformat an, was bei DateiSeite einrichten einfach gewählt werden kann. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
36
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
6.7 PC-Ausstattung für Seriendruck Optimale Rechner: Im allgemeinen braucht Textverarbeitung nur geringe Rechenkapazitäten. ♦ Je mehr Serienbriefe Sie drucken, umso mehr Rechenarbeit ist natürlich erforderlich. Gerade wenn Grafikelemente vorhanden sind, wie Linien oder Firmenlogos, kann auch der Arbeitsspeicher an die Grenzen stoßen. ª Rechner über 1 GHz Taktfrequenz und mit 128 MB Arbeitsspeicher sind diesen Anforderungen gewachsen. ª Solch eine Ausstattung ist bei gewerblicher Anwendung sowieso für Windows XP zu empfehlen. ª Schnellere Rechner sind natürlich noch besser, allerdings gilt: je schneller der Prozessor, umso mehr Abwärme, umso leistungsfähigere und lautere Lüfter sind nötig. Wenn Sie ein ruhiges Büro wünschen, sollten Sie Rechner unbedingt vor dem Kauf anhören oder ausdrücklich einen leisen Rechner verlangen und ein Rückgaberecht in den Kaufvertrag einbauen, falls der Rechner zu laut sein sollte. ♦ Der Bildschirm ist auch sehr wichtig, damit Fehler und der Aufbau möglichst gut bereits am Monitor erkannt werden können. ª 19-Zoll Bildschirme, die bei der maximalen Auflösung von 1600x1200 Punkten einen flimmerfreien Betrieb mit über 72 Hz Bildwiederholrate schaffen (hierfür ist eine Horizontalfrequenz von mindestens 95 kHz nötig), sind optimal. ª Auch Flachbildschirme sind wegen des ruhigen und scharfen Bildes für Textverarbeitung sehr gut geeignet, obwohl diese kleiner sind und eine geringere Auflösung bieten. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
37
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
6.8 Karteikarten-Übung Damit Sie das Prinzip mit den Feldern richtig durchschauen, werden wir mit der Serienbrief-Funktion ganz ungewohnte Dokumente erstellen. Wir wollen aus unserer Datenbank althergebrachte Karteikarten drucken. Auf diesen sollen neben der Adresse noch weitere kundenspezifische Informationen untergebracht werden. Vielleicht haben Sie Kollegen ohne Computer, die die Kundendaten gerne auf Karteikarten hätten.
Datenbank erweitern: ¾ Ergänzen Sie in unserer Datenbank eine weitere Spalte mit dem Titel: Bemerkungen. ' Tragen Sie bei einer Adresse z.B.: „vergißt Termine, frühzeitig mahnen“ und ' bei einer anderen Adresse: „Vor Lieferung unbedingt anrufen, ob jemand da ist“ ein.
Karteikarte vorbereiten: ¾ Neues Dokument beginnen und unsere Übungs-Datenbank als Datenquelle angeben. Karteikarte einrichten: Der Seriendruck soll die nachstehend abgebildete Karteikarte ergeben (also Felder anstelle der Beispieladresse eintragen): ¾ Seitenformat 10x10, Seitenränder jeweils 2 cm.
KÄSIGER, ALFRED Kd.-Nr.: 01
Mantelstr. 80000 München
51 Bemerkung:
Vor Lieferung unbedingt anrufen, ob jemand da ist!
38
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
6 . K A P. : R AT I O N E L L E R S E R I E N D R U C K
Wie ist das eingestellt? ¾ Die stellvertretenden Felder «Name», «Vorname» wurden blau eingestellt, große Schrift, Kapitälchen und bei Format-Rahmen und Schattierung eine Linie unten mit 5 pt Abstand zum Text. ¾ Bemerkung: und Kd.-Nr.: (grün) ist als Text eingetragen und wie abgebildet formatiert, ¾ danach einmal ein Feld Kd.-Nr. rechtsbündig und das Feld «Bemerkung» mit diesen Einstellungen: Rahmen mit 5 pt Abstand, zentriert. Abschließend die Grafik einfügen: ¾ Symbolleiste Zeichnen öffnen, ¾ dort AutoFormen, dann „Weitere AutoFormen“. ¾ Die obige Karteikarte finden Sie im „Clip Organizer“, wenn Sie nach „Ordner“ suchen oder in der Gruppe „AutoFormen-Website“. ª In den Seriendruck-Text ziehen, anklicken und an den Anfasserpunkten in der Größe anpassen, ª abschließend auf der Grafik die rechte Maustaste drücken und bei Reihenfolge „hinter den Text bringen“ wählen. Karten erstellen: ¾ Seriendruck in neues Dokument, überprüfen, dann auf dickeres Papier drucken und mittels Papierschneidemaschine zuschneiden. ¾ Bei Änderungen kann die entsprechende Karteikarte sofort neu gedruckt werden. ¾ Zur Übung können Sie eine Karteikarte auf normalem Papier drucken.
6.9 Zusammenfassung In diesem Kapitel wurde behandelt, wie viele Serienbriefe rationell erstellt werden können: ♦ zuerst gründlich korrigieren (mehrere Personen, immer am Papierausdruck), dann in Etappen ausdrucken. ♦ Anschließend wurde die Übernahme externer Daten behandelt und die Möglichkeit, eine Datenbank als ganz normale MS Word-Tabelle zu verwenden, was für Word-Anwender meist die einfachste Methode ist. ♦ Und die erforderliche Hardware eines Rechners und Bildschirms wurde vorgestellt.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
39
Kapitel
7 7. Etiketten erstellen ♦ Bei dem Serienbrief haben wir jeweils einen Datensatz mit einem Brief zusammengefügt. ª Für Etiketten werden nur die Datensätze anders zusammengestellt, und zwar genau passend auf die Etiketten-Aufkleber. ♦ Weil im Word alle handelsüblichen Etiketten-Formate bereits gespeichert sind, brauchen Sie im Regelfall nur den von Ihnen verwendeten Etiketten-Typ anzugeben. ª Die umständliche Arbeit, den Ausdruck auf die Etiketten anzupassen, entfällt damit.
7.1 Dokument beginnen Wir verwenden nicht die Funktion „Umschläge und Etiketten“, da hier nur eine einzelne Adresse auf ein Etikett oder einen Briefumschlag gedruckt werden kann. Wir wollen jedoch jeweils eine Adresse aus unserer Datenbank auf ein Etikett setzen und beginnen darum mit dem Seriendruck-Assistent. ¾ Beginnen Sie ein neues Dokument. ¾ Starten Sie: Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent. ª Wählen Sie diesmal Etiketten. ¾ „Dokumentlayout ändern“, denn unser neu angelegtes Dokument soll zu einem Etiketten-Formular umgearbeitet werden. ª Bei „Etikettenoptionen“ können Sie jetzt das Etikettenformular wählen.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
41
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
7.2 Etikettenformat wählen In dem folgenden Menü nach den Etikettenoptionen können Sie von fast allen Etikettenherstellern die Etikettenformate auswählen. Damit ist das Etikettenformular bereits perfekt eingerichtet.
Zuerst den Hersteller, dann darunter den Etiketten-Typ auswählen.
♦ Bei Details können Sie sich die Etikettenmaße zur Überprüfung anzeigen lassen. In diesem Menü könnten die Maße auch geändert werden. ♦ Bei „Neues Etikett“ kann ein Format von Hand eingestellt werden. Das ist mit sehr viel Arbeit verbunden!
7.3 Die Datenquelle wählen ¾ Wir wollen unsere in der letzten Übung erstellte Datenquelle verwenden, darum nach „Weiter…“ „Vorhandene Liste verwenden“, ¾ die bei der vorigen Serienbrief-Übung erstellte Datenbank auswählen und alle Daten bestätigen (Häkchen nicht ausschalten). Das Dokument einrichten: ¾ Fügen Sie schon einmal beim ersten Etikett einen Adreßblock ein, da wir die Adressen auf die Etiketten drucken wollen. Wichtig! Damit auf jedem Etikett die nächste Adresse gedruckt wird, ist die Schaltfläche „Alle Etiketten aktualisieren“ zu drücken. ª Mit dieser Schaltfläche können Sie auch Formatierungen oder Änderungen der Feldzusammenstellung auf alle anderen Etiketten übertragen. ¾ Mittels der Vorschau überprüfen und dann zunächst in ein neues Dokument ausdrucken.
42
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
So muß es werden. Im ersten Feld „Adreßblock“, in den nächsten „Nächster Datensatz“ und „Adreßblock“, damit die nächste Adresse gedruckt wird.
««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
«Nächster Datensatz» ««AddressBlock»»
7.4 Etiketten speichern Jetzt ist das Etikett eingerichtet und Sie können den Ausdruck wie bei dem Serienbrief über Ausführen starten. ¾ Vergessen Sie nicht, ein eingestelltes Etikett zu speichern. Dafür ganz normal bei dem Etiketten-Formular speichern wählen. ª Nicht einen Ausdruck in Datei speichern, da Sie diesen jederzeit neu erstellen können! ª Vergeben Sie als Dateinamen die Nummer des Etiketts, z.B. Zweckform E2922. ª Wenn Sie alle Etiketten in einen Ordner zusammen speichern, finden Sie diese ohne Probleme wieder. Damit brauchen Sie die Etiketten nicht jedesmal neu einzurichten, sondern nur die gespeicherte Datei aufzurufen. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
43
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
7.5 Benutzerdefinierte Etiketten ♦ Wenn Sie in dem Etiketten-Menü (s. S. 42) die Schaltfläche „Details“ drücken, können Sie das gewählte Etikettenformat anpassen. ª Damit können Sie, falls Ihr Etikettentyp nicht in der Auswahlliste vorhanden sein sollte, ein möglichst ähnliches nehmen und ändern, dann unter neuem Namen speichern. ♦ Von dieser Option ist nach Möglichkeit abzuraten, denn bis der Druck genau mit den Etiketten übereinstimmt, ist einige Arbeit erforderlich, die Sie sich mit Standard-Etiketten sparen können. ♦ Auf jeden Fall sollten Sie ein mühevoll angepaßtes Etikett anschließend speichern.
Hier können Sie den Namen eintragen, unter dem Ihr neues Etikett in der Etiketten-Auswahlliste erscheinen soll. Das ist übrigens nur möglich, wenn Sie einen Wert geändert haben.
Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
44
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
7.6 Übung Etiketten Sie möchten für Ihre Video-Sammlung schöne Aufkleber anfertigen, damit Sie die Videokassetten nicht von Hand beschriften müssen. ♦ Mit der Etiketten-Funktion können Sie Daten beliebig anordnen und auch mehrfach auf ein Blatt drucken. ª Die Möglichkeiten sind damit äußerst vielseitig, von Karteikarten und Adressenaufklebern bis zu Beschriftungen.
Die Daten: Dieses Mal werden wir zuerst die Datenbank mit den Titeln erstellen. ¾ Neues Dokument beginnen und folgende Daten in einer Tabelle eingeben (normale MS Word-Tabelle): Titel Exciting Escapades Niki Lauda Story Der Liebesfilm Plattfuß in Afrika Schindlers Liste Das Phantom der Oper
Schlagwort Mr. Bean Ferrari ´74 Otto Bud Spencer Politik Musik
Regisseur R. Atkinson J. Cardinah W. Poch L. Neeson, B. Kings B. Lancaster
Min. 60 55 87 90 187 174
¾ Speichern Sie als Übersicht Videos. Es darf in diesem Dokument nur die Tabelle vorhanden sein, sonst erkennt Word die Daten nicht!
Etiketten einrichten: Unsere Datenbank ist definiert, wir brauchen nun eine Etiketten-Vorlage. ¾ Neue Datei beginnen, ¾ dann Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent und das aktuelle Dokument verwenden. ¾ anschließend bei Etikettenoptionen das Format Zweckform 3423 mit 3,5x10,5 cm auswählen, ¾ dann „Weiter: Empfänger wählen“ ¾ und bei „Vorhandene Liste verwenden“ mit „Durchsuchen“ die obige Datenquelle angeben. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
45
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
Die Daten sind zu bestätigen:
¾ Jetzt sind die Felder nach „Weiter: Ordnen Sie Ihre Elemente an“ passend einzufügen. ¾ Mit „Weitere Elemente“ können die Felder ausgewählt werden, da der fertige Adreßblock natürlich nicht paßt. ¾ Zunächst sind alle Felder durch Doppelklicken einzufügen, dann kann das erste Etikett richtig eingerichtet werden.
46
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
Das Etikett formatieren: ¾ Jetzt die Bezeichnungen davor schreiben und ¾ das erste Etikett ansprechend formatieren: Die Überschrift z.B. so einstellen: ' 14 pt, fett, ' Farbe dunkelblau, ' unterstrichen oder eine Linie unten mit 4 pt Abstand (Format-Rahmen und Schattierung, ' Absatzabstand unten 6 pt (siehe Word Band 1).
«Titel» Stichwort: «Schlagwort» Regisseur: «Regisseur» Spieldauer: «Länge_in_min» min
Es lassen sich in Tabellen keine Tabulatoren verwenden, so daß mit Leertasten eingerückt wird. Als Text schreiben, erstes Wort rot, kursiv, kleine Schrift 9 pt formatieren, dann mit Format übertragen die Einstellungen den anderen Bezeichnungen zuweisen.
¾ Probeausdruck auf Schmierpapier anfertigen. ¾ Praktisch: bei Word XP können Sie rechts im SeriendruckAssistenten mit der Schaltfläche „Alle Etiketten aktualisieren“ jederzeit das erste, fertige Etikett in die anderen Spalten kopieren.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
47
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
7 . K A P. : E T I K E T T E N E R S T E L L E N
So sollte es werden:
«Titel»
«Nächster Datensatz»«Titel»
Stichwort: «SchlagwortSchauspieler» Regisseur: «Regiseur» Spieldauer: «Länge_in_min» min
Stichwort: «SchlagwortSchauspieler» Regisseur: «Regiseur» Spieldauer: «Länge_in_min» min
«Nächster Datensatz»«Titel»
«Nächster Datensatz»«Titel»
Stichwort: «SchlagwortSchauspieler» Regisseur: «Regiseur» Spieldauer: «Länge_in_min» min
Stichwort: «SchlagwortSchauspieler» Regisseur: «Regiseur» Spieldauer: «Länge_in_min» min
Und nun bitte verbinden:
Exciting Escapades
Niki Lauda Story
Stichwort: Mr. Bean Regisseur: R. Atkinson Spieldauer: 60 min
Stichwort: Ferrari ´74 Regisseur: Spieldauer: 55 min
Der Liebesfilm
Plattfuß in Afrika
Stichwort: Otto Regisseur: J. Cardinah Spieldauer: 87 min
Stichwort: Bud Spencer Regisseur: W. Poch Spieldauer: 90 min
Schindlers Liste
Das Phantom der Oper
Stichwort: Politik Regisseur: L. Neeson, B. Kings Spieldauer: 187 min
Stichwort: Musik Regisseur: B. Lancaster Spieldauer: 174 min
♦ Sie wissen bereits, daß Sie mit dieser Vorlage jederzeit ª neu hinzugekommene Titel einzeln oder ª bei Bedarf die komplette Sammlung drucken können: ª entweder bei Seriendruck-Empfänger nur gewünschte Datensätze ankreuzen oder beim Seriendruck den aktuellen oder bestimmte Datensätze angeben oder ganz einfach ª nicht benötigte Etiketten nach dem Verbinden in ein neues Dokument löschen, dann erst drucken.
48
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
8 8. Umschläge bedrucken Bisher haben wir den Seriendruck behandelt. Seriendruck erspart sehr viel Arbeit z.B. bei Rundschreiben an alle Vereinsmitglieder oder um Werbesendungen zu erstellen.
8.1 Umschlag oder Etikett Manchmal soll nur ein einzelner Brief gedruckt werden, etwa an ein gerade neu aufgenommenes Vereinsmitglied. ♦ entweder einen Briefumschlag mit Sichtfenster verwenden und Ihre Absenderadresse ganz klein über die Adresse setzen, wie wir es bei unserem Übungsbrief gemacht haben, oder ♦ einzelne Etiketten, bzw. einen einzelnen Briefumschlag bedrucken, ohne die Adresse doppelt schreiben zu müssen. Gut für Umschläge ohne Sichtfenster.
8.2 Eine Adresse auswählen ♦ Wenn Sie einzelne Etiketten drucken müssen, ist es eine gute Lösung, wenn die Datenliste nicht überaus lang ist, alle Etiketten in ein neues Dokument zu drucken und dann die nicht benötigten zu löschen. ª Der Vorteil liegt darin, daß die gewünschte Adresse auf einem speziellen Etikett gedruckt werden kann, so daß nicht ein ganzer Etikettenbogen Abfall wird, sondern in Etappen verdruckt werden kann. ♦ Natürlich können Sie bei Seriendruck-Empfänger nur den gewünschten Datensatz ankreuzen oder beim Seriendruck den aktuellen Datensatz angeben. ª Mit „Suchen“ kann bei einer umfangreichen Datenbank die Nummer des gewünschten Datensatzes ermittelt werden. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
49
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
8 . K A P. : U M S C H L Ä G E B E D R U C K E N
Eine Adresse wählen:
Mit „Alle Löschen“ werden nicht etwa die Daten gelöscht, sondern abmarkiert, so daß Sie einen einzelnen Datensatz durch ankreuzen schnell markieren können
8.3 Briefumschläge 8.3.1 Briefumschlag in Handarbeit Die einfache Lösung aus der Praxis für bedruckte Briefumschläge ist es, den Briefumschlag als normale Datei einzurichten: ♦ z.B. Papierformat DIN Lang für Umschläge mit 220 mm Länge ohne Sichtfenster, die Adresse in ein Textfeld setzen, damit diese leicht verschoben werden kann oder den Adreßabsatz an die gewünschte Position einrücken. ♦ Die Adresse wird aus dem Brief kopiert und in den Briefumschlag eingefügt, dann ggf. den Umschlag für die spätere Verwendung mit „Speichern unter“ in einem eigenen Ordner „Briefumschläge“ speichern. ª Genauso können Sie ein so eingerichtetes Briefumschlagsdokument statt mit einer konkreten Adresse mit Seriendruckfeldern ausstatten, um direkt aus der Datenbank Umschläge zu bedrucken.
8.3.2 Die Briefumschlag-Druckfunktion Statt der zuvor beschriebenen Handarbeit gibt es diese Word-Funktion: ¾ Sie könnten zuerst einen fertigen Brief öffnen und dort die Adresse markieren, dann Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten wählen und in diesem Menü die zuvor kopierte Adresse einfügen, z.B.: ' Walter Beispiel Zeppelinstr. 54 83445 Neustadt
50
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
8 . K A P. : U M S C H L Ä G E B E D R U C K E N
Das Menü Umschläge und Etiketten:
Hier die kopierte Adresse einfügen und passend einstellen.
Falls Sie bei Extras-Optionen-Benutzerinformationen eine Adresse eingetragen haben, wird diese hier automatisch eingefügt oder hiermit ausgelassen.
♦ Um Briefumschläge zu bedrucken, zur Karteikarte Umschläge wechseln, für Etiketten bei der Karteikarte Etiketten. ♦ Beachten Sie die Vorschau, auf die Sie auch klicken können, um z.B. die Lage beim Ausdruck anzugeben. ♦ Bei Optionen können diverse Briefumschläge und Etikettenformate ausgewählt werden.
Bei Etiketten können Sie sogar angeben, auf welches Etikett gedruckt werden soll, so daß ein Etikettenblatt nach und nach verdruckt werden kann.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
51
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
8 . K A P. : U M S C H L Ä G E B E D R U C K E N
8.4 Visitenkarten drucken Wenn schon Etiketten gedruckt werden können, ist es ebenso möglich, Visitenkarten zu erstellen. Die grafischen Möglichkeiten von Word sind hierbei erstaunlich. Mit farbig vorgedruckten Visitenkarten lassen sich perfekte Karten erstellen, die durch Perforierung leicht herausgetrennt werden können. Falls keine Vorlage vorhanden ist, messen Sie die Karten und nehmen möglichst ähnliche Etiketten, vor allem mit gleicher Höhe. ¾ Beginnen Sie ein neues, leeres Dokument. Die einfachste Möglichkeit, solche Karten zu bedrucken, ist der vorhin besprochene Befehl bei Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und Etiketten:
n Wechseln Sie zu Ihrer Standard-Absenderadresse.
o Die
Standard-Absenderadresse resultiert aus Ihrer Angabe bei ExtrasOptionen-Benutzer Info. Diese Adresse können Sie hier natürlich beliebig erweitern, z.B. mit einer Fax-Nummer.
p Auch
die Schrifteinstellungen und die Textfarbe können Sie ändern: ª markieren, rechte Maustaste, Zeichen wählen.
q Bei
Optionen müssen Sie wieder den Visitenkarten-Typ angeben.
r Wenn
alles richtig eingestellt ist, drucken Sie in ein neues Dokument.
Sie erhalten einen Text, den Sie speichern und abschließend schön formatieren können, wie es im nächsten Abschnitt beschrieben wird.
52
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
8 . K A P. : U M S C H L Ä G E B E D R U C K E N
8.4.1 Visitenkarten gestalten Größe anpassen: Bei den vorgefertigten Karten brauchen Sie wieder nur den Typ anzugeben. Schneiden Sie sich Karten selbst oder ist der Typ nicht vorhanden, entweder einen geeigneten Standard-Typ wählen oder das Etikett einstellen. Sie erhalten eine Tabelle, gefüllt mit Ihren Daten. Mit den Tabellenbefehlen können Sie das Format nachträglich sehr einfach anpassen. ¾ Probeausdruck auf Schmierpapier anfertigen und über das Visitenkarten-Papier legen. Passen Sie die Spalten und Zeilen der Tabelle so lange von Hand an, bis alles paßt. Natürlich nicht mit Tabelle-AutoFormat, sondern: ¾ Zeile oder Spalte markieren, rechte Maustaste und bei Zeilenhöhe und Breite einen genauen Wert eintragen. Probeausdrucke systematisch vergleichen, damit Sie sich immer mehr dem Original annähern. ¾ Wenn die Tabellengröße für Ihr Visitenkarten-Papier paßt, können Sie diese als Vorlage für alle Zeiten speichern. ¾ Wollen Sie eine neue Visitenkarte erstellen, darauf zurückgreifen und nur den Eintrag, z.B. eine neue Telefonnummer, mit dem Befehl Bearbeiten-Ersetzen austauschen. Design verändern: Als zweites sollte der Text und das Design der Visitenkarte optimiert werden. Der Weg, die Etiketten neu zu erstellen, ist viel umständlicher als folgender: ¾ Das erste Etikett ansprechend gestalten: ª Verwenden Sie alle Ihre Kenntnisse, z.B. Schriftgröße, -farbe, kursiv oder fett, Rahmen und Schattierung, Text invers weiß auf schwarz, Kapitälchen, gesperrt, Zeilenabstand, Sonderzeichen, Grafikelemente wie Linien oder Dreiecke usw. ¾ Dann dieses erste, nun eingerichtete Etikett markieren, mit [Strg]-c kopieren und in die anderen Felder mit [Strg]-v einfügen. Erst kopieren, wenn wirklich alles paßt! Das stellen Sie meistens erst nach einem Ausdruck fest. Entweder ein Rechteck zeichnen und hinter den Text setzen (rechte Maustaste–Reihenfolge–Hinter Text bringen) oder mit Rahmen und Schattierung einstellen.
Anton Atom Diplom–Physiker Aktive Radio Straße 99 88 666 Strahlbach (678) 33 45 55-56 (678) 33 45 55-232
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
53
Kapitel
9 9. Eine Rechnung Jetzt folgen weitere Möglichkeiten von Word, die Wenn-Bedingungen. ♦ Mit Wenn-Bedingungen können Serienbriefe individuell gestaltet und den Eigenheiten der deutschen Sprache angepaßt werden. ª Zum Beispiel kann eingegeben werden, daß „Herr“ zu „Herrn“ erweitert wird. ª Oder es kann bestimmt werden, daß eine spezielle Rechnungsanschrift eingesetzt wird. Wenn keine Rechnungsadresse vorhanden ist, erscheint weiterhin die übliche Adresse im Briefkopf. Word bewegt sich hier in einem Grenzbereich zu Datenbankprogrammen. Und deshalb müssen Sie abwägen, ob es nicht von vornherein günstiger wäre, ein Datenbankprogramm zu verwenden. Eine Entscheidungshilfe:
WORD
DATENBANK, Z.B. ACCESS
Einfache Bedienung der Textbearbeitung und gute Gestaltungsmöglichkeit für die Serienbriefe (WordArt, Zeichnen). Keine doppelte Einarbeitung in zwei Programme. Bei großen Datenmengen zu langsam. Die Daten können nicht auf mehrere kleine Datenbänke verteilt werden.
Eingeschränkte Textbearbeitung, aber Serienbriefe können mit Grafikelementen und Berechnungen erstellt werden. Zusätzlich Kenntnisse im Datenbankprogramm erforderlich. Für große Datenmengen ausgelegt. Relationale Datenbank: mehrere Datenbänke können miteinander verknüpft werden.
♦ Word ist für Textbearbeitung bei begrenztem Datenbestand geeignet, z.B. für die Rundschreiben oder Werbebriefe in einem Verein oder in einer kleineren Firma. ♦ Wenn Sie jedoch größere Datenmengen zu verwalten haben, stößt Word an die Grenzen, ebenso wie einfache Datenbankprogramme ohne die Möglichkeit relationaler Datenbanken. Trotzdem werden Sie staunen, was im Word möglich ist.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
55
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
9.1 Serienbrief erstellen Die beste Übung für die Praxis ist eine Übung aus der Praxis: Erstellen wir eine Rechnung als Serienbrief. Warum überhaupt eine Rechnung, ein einzelnes Blatt, als Serienbrief? ♦ Damit die Anschrift nicht neu geschrieben werden muß. ♦ Wenn bei diesem Serienbrief weitere Seiten angefügt werden (eine Seite Lieferschein, eine Seite für ein neues Bestellformular), kann die Rechnung kopiert und angepaßt werden. ª So braucht die Adresse nicht viermal geschrieben zu werden, sondern es reicht, einmal die Kundennummer beim Seriendruck einzutragen, fertig sind alle erforderlichen Dokumente. Außerdem müssen wir nicht wissen, ob nun gerade bei diesem Kunden eine andere Rechnungsanschrift existiert. Wenn dies in der Datenbank richtig eingestellt ist, wird automatisch die Rechnungsanschrift eingetragen, sofern eine vorhanden ist. ¾ Beginnen Sie einen neuen Brief, den wir im folgenden zum Seriendruck-Dokument mit Abfrage-Bedingungen erweitern werden.
9.2 Ein Positionsrahmen für die Adresse Wir fangen mit dem Lieferschein an. Wir könnten nun bei der Adresse die Seriendruckfelder für die Anschrift eintragen. ♦ Problem: wenn eine Zeile leer bleibt oder eine Anschrift besonders lang ist, verschiebt sich der restliche Text. ♦ Um das zu vermeiden, setzten wir die Adresse in einen Positionsrahmen (berechnete Felder gehen nicht in einem Textfeld). ª Die Größe dieses Positionsrahmens wird fest vorgegeben. Dadurch ist gewährleistet, daß der restliche Text von der Zeilenzahl in der Anschrift unabhängig bleibt. ª Unbeabsichtigte Leerseiten oder unpassende Seitenaufteilung gehören der Vergangenheit an. ¾ Fügen Sie unter der Kopfzeile einen Positionsrahmen für die Adresse ein.
Einen Positionsrahmen finden Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“, die Sie mit dem abgebildeten Symbol ein- und ausschalten können.
56
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
Jetzt muß unser Text zu einem Seriendruck-Dokument erweitert werden. Das kennen Sie bereits: ¾ Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Assistent, dann Briefe und ¾ das aktuelle Dokument verwenden, ¾ als Datenquelle unsere bisherige Übungsdatenbank angeben.
9.2.1 Felder ergänzen Weitere Felder für die Kundenadresse: ¾ In unserer Datenbank wollen wir neue Spalten für Abteilung und Ansprechpartner ergänzen (s. S. 28). ¾ Tragen Sie einige weitere Firmenadressen als Übungsmaterial ein.
9.3 Adreßblock anpassen Im MS Word XP können wir fertig zusammengestellte Adreßblöcke einfügen oder die Felder der Adresse in Handarbeit zusammenstellen. Bei ersterer Methode stimmen, da wir eine bereits vorhandene Datenquelle laden, in der Praxis die Feldbezeichnungen nicht mit den Voreinstellungen in dem Word-Adreßblock überein. Doch das läßt sich korrigieren. ¾ Setzen Sie den Cursor in den Positionsrahmen und wählen Sie einen Adreßblock. ¾ Mit der Schaltfläche „Felder wählen“ können die Felder gewählt werden.
Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
57
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
Die Felder des Adreßblocks anpassen: Soll der Nachname oder der Firmenname oder der Ansprechpartner als Name des Adreßblocks erscheinen.
Wenn es keinen passenden Eintrag in der Datenbank gibt, bei „nicht verfügbar“ bleiben.
Bevor Sie die Vorschau starten, ggf. bereits in dem Dokument eingebaute weitere Felder löschen:
Jetzt haben wir die tatsächlich in der Datenquelle vorhandenen Felder gewählt und möglicherweise zuviel vorhandene in dem Seriendruckdokument gelöscht. Damit kann es mit dem Seriendruck losgehen, am besten mit der Vorschau.
58
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
9.4 Die Vorschau Wählen Sie „Weiter“ bis zum Ende im Assistenten, dann dieses Fenster schließen. Für die weiteren Aktionen brauchen Sie die Symbolleiste Seriendruck. ¾ Falls sich die Symbolleiste Seriendruck nicht selbständig einschaltet, mit Ansicht-Symbolleisten-Seriendruck aktivieren. Die Symbolleiste Seriendruck: Adreßblock, Grußzeile oder Seriendruckfeld einfügen.
Seriendruckfelder markieren.
Vorschau
Die Datensätze in der Vorschau durchgehen.
Mit Bedingungsfeldern können Wenndann-Bedingungen eingebaut werden, so daß z.B. eine differenzierte Anrede möglich wird. Das folgt ausführlich. ¾ Gehen Sie die Datensätze mittels der Vorschau durch.
9.5 Felder selbst zusammensetzen Bei dem vorgefertigten Adreßblock besteht für fortgeschrittene Anwendungen ein Problem, denn es ist nicht möglich, eine Leerzeile vor der Postleitzahl und dem Ort einzubauen, da der Adreßblock nachträglich nur immer für einen Datensatz geändert werden kann. Sie können zwar mit der rechten Maustaste auf dem Adreßblock im Abrollmenü Bearbeiten wählen, doch kann hier nur eine andere vorgefertigte Anordnung gewählt werden. Außerdem werden keine Leerzeilen unterdrückt, die entstehen, falls z.B. einmal keine Abteilung oder kein Ansprechpartner eingetragen ist, und die Anordnung der Felder läßt sich nicht an individuelle Bedürfnisse anpassen. Darum werden wir uns den Adreßblock doch von Hand zusammenstellen: ¾ Löschen Sie den Adreßblock. ª Sie können auch, um beide Alternativen sehen, zunächst einen weiteren Positionsrahmen einfügen und erst am Ende einen der beiden Positionsrahmen löschen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
59
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
¾ Sie können mittels der Symbolleiste Seriendruck und der Schaltfläche „Seriendruckfeld einfügen“ nur die benötigten Felder wie eine Adresse zusammenstellen.
Am praktischsten geht es, wenn Sie durch Doppelklicken zunächst alle gewünschten Felder in der richtigen Reihenfolge auswählen.
¾ Anschließend können Sie das obige Auswahlmenü schließen und die Felder durch Return oder Leertasten passend anordnen. Wir benötigen für die Anschrift folgende Felder, wobei anschließend die erste Abfrage-Bedingung eingebaut wird: Lieferanschrift:
Ein sehr breiter Positionsrahmen, damit auch lange Namen Platz haben.
«Firmenname» z. Hd. «Ansprechpartner» Abteilung: «Abteilung» «Straße» «PLZ» «Stadt»
Zusatztexte wie „z. Hd.“ oder „Abteilung:“, die immer gleich erscheinen sollen, einfach schreiben.
9.6 Leerzeilen unterdrücken ♦ Word XP ist so voreingestellt, daß Leerzeilen automatisch ausgelassen werden. ª Sie müssen nur darauf achten, keine Zeilenschaltung, sondern Return am Zeilenende zu verwenden. Das ist bei Firmenadressen und gewerblicher Anwendung sehr wichtig, da möglicherweise viele Zeilen für z. Hd., Ansprechpartner, Abteilung oder andere Zusatzinformationen nötig sind.
60
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
9.7 Erste Bedingung Wenn-dann-sonst Bei dem Feld Ansprechpartner soll der kleine Zusatz z. Hd. nur erscheinen, wenn ein Ansprechpartner vorhanden ist. Das Gleiche gilt für den Text „Abteilung“: Dafür gibt es die Wenn-dann-Bedingung. Im Klartext: ♦ wenn Ansprechpartner vorhanden, ª dann z. Hd. hinzufügen, ª sonst ganz leer lassen.
Hier finden Sie die Bedingungen.
Tragen Sie wie abgebildet ein: ¾ Bei „Feldname“ das Feld „Ansprechpartner“ auswählen, ¾ bei „Vergleich: “ ist nicht leer. ¾ „Dann diesen Text einfügen: “ z.Hd. (inklusive einer Leertaste) und ¾ den Bereich „Sonst diesen Text einfügen“ einfach leer lassen ª kein Ansprechpartner = kein Eintrag, auch keine Leertaste! Die Bedingung für das Feld Ansprechpartner:
Eine Leertaste am Ende nicht vergessen. Wenn kein Ansprechpartner eingetragen ist, soll auch kein z. Hd. erscheinen, darum leer lassen.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
61
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
Prüfen Sie gleich das Ergebnis mit der Vorschau: Dann ein paar Datensätze anschauen und prüfen, ob Leerzeilen ausgelassen werden und ob das z.Hd. nur eingefügt wird, wenn ein Ansprechpartner vorhanden ist.
Hiermit die Vorschau einschalten.
9.8 Feldfunktion anzeigen Lassen Sie sich zur Kontrolle die Feldfunktion anzeigen. ¾ Genau über dem Feld mit der Wenn-Bedingung die rechte Maustaste drücken, dann „Feldfunktion ein/aus“. ª Da die Wenn-Bedingung nicht angezeigt wird, ist es schwierig, an der richtigen Stelle die rechte Maustaste zu drücken, genau vor „Ansprechpartner“. Ggf. mehrmals probieren. So müßte die Feldfunktion aussehen: Größer oder kleiner als nichts zwischen den Anführungspfeilen für „Wenn Feld ist nicht leer“. dann „z. Hd.“ einfügen, sonst nichts "". { IF <> "" "z. Hd." "" } ¾ Anschließend rechte Maustaste und erneut „Feldfunktion ein/aus“ wählen, um die Funktionsanzeige wieder abzuschalten. ª Diese Möglichkeit ist praktisch, um z.B. die Leertaste zu ergänzen, ohne die komplette Wenn-dann-Bedingung neu setzten zu müssen, falls Sie diese vergessen hätten.
¾ Ergänzen Sie auch den Text „Abteilung:_“, der nur angezeigt werden soll, wenn eine Abteilung eingetragen ist, sowie ein „Kd.-Nr.:_“.
Überschrift einbauen: ¾ Schreiben Sie nun eine Überschrift über die Anschrift, ganz klein und blau formatieren: Lieferanschrift:
Das war der Lieferschein. Weiter geht es mit der Rechnung, bei der nun schon eine schwierigere Bedingung einzubauen ist.
62
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
9.9 Bedingung für differenzierte Anrede Schöner ist es, nicht nur z. Hd. zu drucken, sondern sogar die passende Anrede. ♦ Leider ist hier die deutsche Grammatik etwas schwierig. Wir brauchen „z. Hd. Frau Adelheid Müller“ oder „z. Hd. Herrn Walter Schmidt“. Um dieses Ziel zu erreichen, sind zwei Schritte erforderlich: ¾ Kontrollieren und ergänzen Sie ggf. in der Spalte Anrede der Datenbank, ob entweder Herr oder Frau eingetragen ist. ¾ In der Anschrift des Lieferscheins wird das Feld «Anrede» ergänzt und ¾ für den Sonderfall Herrn wird eine Wenn-dann-Bedingung hinter das Feld «Anrede» gesetzt: Wenn Anrede gleich Herr, dann n, sonst leer.
Bitte wie beschrieben einrichten und testen. Das war die Zeile mit dem z. Hd. in der Anschrift, weiter geht es zu der Grußzeile vor dem Brieftext „Sehr geehrte …
9.10 Eine Grußzeile Für eine Grußzeile „Sehr geehrter…“ gibt es im MS Word XP eine eigene Funktion, die Sie mit diesem Symbol öffnen können.
Jedoch können Sie in diesem Menü nur die allgemeine Form „geehrte(r)“ wählen. Eine differenzierte Anrede („Sehr geehrter Herr Fürbas“ oder „Sehr geehrte Frau Beispiel“) ist wiederum nur mit einer Wenn-dann-Bedingung zu erreichen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
63
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
9 . K A P. : E I N E R E C H N U N G
Das Menü für die Grußzeile:
Grußzeile selbst zusammenstellen: ♦ Für eine echte differenzierte Anrede ist wie im vorigen Beispiel im Brief statt der Grußzeile das Feld „Anrede“ und „Nachname“ einzufügen und davor eine Wenn-dann-Bedingung ª „Wenn Anrede gleich Herr, dann Sehr geehrter Herr, sonst Sehr geehrte Frau“ zu setzen. ♦ Der zweite Fall (sonst „Sehr geehrte (Frau)“) würde auch gesetzt werden, wenn kein Eintrag vorhanden ist. ª Diese Option ist damit nur verwendbar, wenn Sie immer Herr oder Frau bei der Anrede eintragen. Falls leere Anredefelder vorkommen, ist die folgende Methode mit drei Bedingungen anzuwenden. Alle drei Wenn-Bedingungen und noch mehr können schließlich vor das Feld „Anrede“ gesetzt werden. ' Wenn Anrede gleich Herr, dann Sehr geehrter Herr, sonst (leer). ' Wenn Anrede gleich Frau, dann Sehr geehrte Frau, sonst (leer). ' Wenn Anrede ist leer, dann Sehr geehrte Damen und Herren, sonst leer. ♦ Und noch weitere Bedingungen können eingefügt werden, z.B.: ' Wenn Anrede gleich Herr Dr., dann Sehr geehrter Herr Doktor, sonst (leer). Dann ist es sinnvoll, den Feldinhalt von dem Feld „Anrede“ (Herr oder Frau) nicht als Feld einzufügen, sondern nur zur Bestimmung der Bedingung zu verwenden, da sonst, wenn in dem Feld Herr Dr. oder Frau Dr. oder Prof. Dr. usw. eingetragen wird, der Titel doppelt wäre. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
64
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
10 10. Optionale Rechnungsadresse Rechnung ist Rechnung. Bei größeren Firmen ist die Buchhaltungsabteilung oft in einem anderen Gebäude. Folglich sollte die Anschrift dieser Abteilung auf der Rechnung stehen, auf dem Lieferschein weiterhin die Lieferadresse.
10.1 Die Datenbank bearbeiten Wir benötigen weitere Felder für die Rechnungsanschrift: ¾ Mit dem abg. Symbol können Sie die Datenquelle bearbeiten. Die Eingabemaske erscheint: Klicken auf den Spaltenreiter sortiert nach dieser Spalte.
Manchmal praktisch: leere Felder suchen.
Sie können Daten abwählen, indem Sie das Häkchen abschalten.
Bei Bearbeiten können Sie den markierten Datensatz bearbeiten: korrigieren, ergänzen oder Angaben löschen.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
65
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 0 . K A P. : O P T I O N A L E R E C H N U N G S A D R E S S E
10.2 Das Datenformular Sie können im vorigen Menü in die leeren Zeilen neue Datensätze eingeben oder vorhandene ändern oder durch Klicken auf die Spaltenreiter nach dieser Spalte sortieren lassen. Bei den Pfeilen in den Spaltenreitern stehen zudem weitere Befehle zur Verfügung, z.B. um Felder ohne Eintrag zu finden. Wenn Sie im vorigen Fenster die Schaltfläche Bearbeiten drücken, wird der markierten Datensatz in einem Datenformular angezeigt.
Auch in dieser Datenmaske können Sie jedoch keine neuen Felder anlegen, sondern nur die Daten bearbeiten. Darum müssen wir die Datentabelle direkt öffnen.
10.3 Die Datentabelle ¾ Schließen Sie die Datenmasken, dann können Sie ¾ die Felder: R-Adr, R-Straße, R-PLZ und R-Stadt ergänzen. ¾ Ergänzen Sie bei einigen Beispiel-Adressen Rechnungsanschriften, indem Sie Daten eingeben. Sie können die Daten und Bezeichnungen beliebig ändern. Wenn Sie Feldnamen ändern, erscheint in allen Seriendruck-Dokumenten, in denen dieses Feld bereits verwendet wird, ein Menü, in dem der neue Feldname ausgewählt werden kann. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
66
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 0 . K A P. : O P T I O N A L E R E C H N U N G S A D R E S S E
10.4 Wenn-Bedingung Rechnungsanschrift Wir brauchen jetzt folgende Funktion: ♦ Wenn Rechnungsanschrift vorhanden, dann Rechnungsanschrift drukken, sonst die normale Anschrift. ♦ Doch hier gibt es ein Problem: ª In dem Wenn-dann-Fenster können keine Verweise auf andere Felder eingetragen werden, sondern nur normaler Text.
Aber mit einem Trick erreichen wir trotzdem unser Ziel. Fügen Sie folgende Wenn-Dann-Sonst-Bedingung als Platzhalter ein: ¾ Wenn Seriendruckfeld R-Adr ist nicht leer, ' dann (als Platzhalter) dann, ' sonst (als Platzhalter) sonst.
Folgende Syntax erscheint, wenn Sie „Feldfunktion anzeigen“ mit der rechten Maustaste wählen: { IF <> ““ “dann“ “sonst“ } Jetzt können wir zwischen den Anführungsstrichen den Platzhaltertext durch die Felder ersetzen: ¾ Die ersten Anführungsstiche bleiben leer, ¾ danach das „dann“ durch Doppelklicken markieren und das Seriendruckfeld R-Adr einfügen (aus der Feldliste wählen) und ¾ für „sonst“ das Seriendruckfeld Name_der_Firma. Leider müssen Sie im Word XP immer wieder die Feldfunktion anzeigen einschalten, außerdem werden die eingefügten Felder nicht angezeigt. ♦ Das ergibt die Bedingung: ª Wenn das Feld R-Adr nicht leer ist, ª dann das Feld R-Adr drucken, ª sonst Feld Name_der_Firma.
{IF {Seriendruckfeld R-Adr}<> „“ „{R-Adr}“ „{Name_der_Firma}“} ª Bei früheren Word-Versionen war If durch Wenn übersetzt. Dies wird sicherlich bei einer neueren Ausgabe von Word XP oder einem Update ebenso der Fall sein.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
67
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 0 . K A P. : O P T I O N A L E R E C H N U N G S A D R E S S E
¾ Testen Sie mittels der Vorschau oder einem Ausdruck in ein neues Dokument. ¾ Diesen Vorgang wiederholen Sie für die R-Straße, -PLZ und -Stadt. Damit wird die Rechnungsadresse gedruckt, sofern vorhanden, ansonsten die normale Anschrift. Unser Ziel ist erreicht!
Die Hilfe hierzu ist nicht leicht zu finden: ♦ Die korrekte Syntax können Sie auch bei den Microsoft Word Hilfethemen nachschlagen. ª Im Index nach Wenn suchen, „Wenn-Feld“ wählen, ª dann „Beispiele für IF-Felder“ und den Hilfetext ª „Einfügen anderer Bedingungsfelder in ein IF-Feld“ öffnen. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
68
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
11 11. Die Berechnung In der Rechnung sollte weitgehend automatisch der Rechnungsbetrag ausgerechnet und der Mehrwertsteuer-Betrag angegeben werden. Automatische Berechnungen sparen Zeit und helfen, Rechenfehler zu vermeiden. ♦ Natürlich ist Word als Textverarbeitungsprogramm eigentlich nicht für das Rechnungswesen und die Buchhaltung geeignet. ª Probleme: ungeeignet für große Datenbestände, keine automatische Übernahme der Rechnungsdaten in die Buchhaltung, alles muß selbst eingerichtet werden. ª Aber wer nur gelegentlich Rechnungen schreiben muß, z.B. für eine freiberufliche Nebentätigkeit, ª und sich nicht in ein Buchhaltungsprogramm einarbeiten möchte, kann sich die Arbeit im Word durch die hier vorgestellten Berechnungsfunktionen erleichtern. Wir setzen diese Word-Werkzeuge ein: ♦ Der jeweilige Artikel wird als AutoText-Eintrag (siehe Band 2) definiert, damit dieser relativ leicht eingetragen werden kann. ª Leider kann nicht eine ganze Tabellenzeile mit dem Preis als AutoText definiert werden. ª Der Preis kann zu den AutoText-Artikeln geschrieben werden und wird dann in das Feld Einzelpreis mit der Maus hinüber gezogen. ♦ Dann muß nur noch die bestellte Stückzahl eingetragen werden. ª Alle weiteren Felder, ab Menge x Preis, werden als Formel in der Tabelle angelegt, so daß die Berechnung automatisch erfolgt. ¾ Gestalten Sie den Rechnungsblock, noch ohne die Formeln. Eine Abbildung finden Sie auf der nächsten Seite. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
69
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
So könnte die Rechnung werden:
RECHNUNG Seriendruckfeld KdNr und automatisches Datum über Einfügen-Datum und Uhrzeit.
Bezeichnung Excel XP - Schulungsbuch, 161 Seiten, DIN A4, Drahtringbindung ISBN 3-931857-73-5 CorelDRAW 9 - Schulungsbuch, 120 Seiten, DIN A4, Drahtringbindung ISBN 3-931857-46-8 Corel Photo-Paint 9 - Schulungsbuch, 120 Seiten, DIN A4, Drahtringbindung ISBN 3-931857-45-X Windows XP - Schulungsbuch, 190 Seiten, DIN A4, Drahtringbindung ISBN 3-931857-77-8
Kd.-Nr.: «KdNr» Datum: 04.10.2002
Einzelpreis 13,55
Stück 1
Gesamtpreis 13,55 €
13,55
1
13,55 €
13,55
1
13,55 €
13,55
1
13,55 €
Summe:
54,20 €
Rabatt:* 5% Versand: Endbetrag: incl. MwSt.: 7%
2,71 € 3,60 € 55,09 € 3,60 €
zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Skonto.
Oben sollten Ihr Briefkopf und die Adresse stehen, die mit der Seriendruckfunktion eingefügt wird und am unteren Ende in der Fußzeile können Sie Ihre Bankverbindung unterbringen. Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. ..................................................................................................
70
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
11.1 Formel einfügen AutoText können Sie bereits, darum noch eine Erläuterung der Berechnungen. Wir brauchen ein Produkt aus Einzelpreis und Menge, was links steht, also Produkt (links). Das geht so: ¾ Cursor in die entsprechende Zelle setzen und Tabelle-Formel wählen. Entweder Sum(links) zu Product(links) überschreiben oder aus „Funktion einfügen“ ein Produkt wählen, dann (links) ergänzen.
Dies bedeutet: zwei Stellen nach dem Komma und ein € anhängen.
¾ Kopieren Sie diese Formel in die folgenden Zeilen.
11.2 Felder aktualisieren Damit haben Sie ein Berechnungsfeld eingefügt. Sollten Sie z.B. die Stückzahl erhöhen, brauchen Sie nur zu aktualisieren: ¾ rechte Maustaste über dem Feld drücken und Felder aktualisieren wählen. ¾ Verfahren Sie genauso, um in der letzten Zeile die Formel Sum(über) einzufügen. Einheit € nicht vergessen!
Notizen:
.................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
71
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
11.3 Eine Textmarke Jetzt wird die Summe in die nächste Tabelle übernommen, damit dort der Rabatt, die Mehrwertsteuer und der Versandanteil ergänzt werden kann. Zunächst einmal grundsätzlich: warum eine neue Tabelle? ♦ Berechnungen funktionieren im Word nur bei einfachen Tabellen einwandfrei. ♦ Änderungen der Spaltenanzahl können zu Fehlberechnungen führen. ♦ In jedem leeren Tabellenfeld muß eine Null ergänzt werden! Ein Querverweis ist jedoch kein Problem und sogar ein sehr nützliches Werkzeug. Bevor wir jedoch einen Querverweis setzen können, muß zuerst der Wert „Summe“ als Textmarke definiert werden. Wieder sind die zwei Schritte erforderlich: ♦ Zuerst definieren wir als Textmarke, was später an anderer Stelle eingefügt werden soll, z.B. unsere Summe. ♦ Dann können wir in der neuen Tabelle einen Querverweis auf diese Textmarke setzen. ª Ändert sich die Summe, wird der aktuelle Wert eingetragen, wenn Sie das Dokument öffnen oder das Feld aktualisieren. Textmarken setzten (wie bei dem Kapitel über Querverweise): ¾ Markieren Sie den eben berechneten Wert „Summe“. ¾ Wählen Sie Einfügen-Textmarke.
Benennen Sie diese Textmarke als Summe1, dann Hinzufügen drücken.
Leider kann weder eine Leertaste noch ein Schrägstrich für den Namen einer Textmarke verwendet werden. Bei solchen Zeichen ist die Hinzufügen-Schaltfläche deaktiviert.
72
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
11.4 Ein Querverweis Jetzt ist die Textmarke definiert und kann in diesem Text beliebig oft eingefügt werden. Das geht über den Befehl Querverweis. Wir brauchen für unsere Tabelle und die erforderlichen Berechnungen noch andere Textmarken. Textmarke Rabatt. Formel für den Rabattbetrag. Rabatt* 5% Versand Endbetrag: incl. MwSt. 7%
2,71 € 3,60 € 55,09 € 3,60 €
¾ 5 % markieren und die Textmarke Rabatt einfügen. ª Wenn Sie das %-Zeichen mit in die Textmarke aufnehmen, können Sie bei der folgenden Formel Summe1 x Rabatt wählen, da Word mit Prozenten rechnet.
Jetzt können wir aus der Textmarke Rabatt und Summe1 die Formel ergänzen, um den Rabattbetrag ausrechnen zu lassen: ¾ Setzen Sie den Cursor in die Zelle für den Rabattbetrag. ¾ Wählen Sie: Tabelle-Formel.
Damit Summe1 und Rabatt als Textmarke erkannt wird, dies nicht schreiben, sondern aus dieser Abrolliste wählen.
¾ Nach = bei der Schaltfläche „Textmarke einfügen:“ Summe1 wählen, dann * schreiben und bei „Textmarke einfügen:“ Rabatt wählen. Sie können andere Berechnungen, für die keine vorgefertigten Funktionen vorhanden sind, von Hand eintragen. ¾ Definieren Sie den neuen Wert als Textmarke Rabattbetrag.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
73
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
Jetzt sind noch die weiteren Funktionen erforderlich: ¾ Für den Endbetrag:
=Summe1-Rabattbetrag+Versand
ª Definieren Sie diesen Wert als Textmarke Endbetrag. ¾ Für die Mehrwertsteuer: =Endbetrag/107*MwSt Textmarke Rabatt.
Textmarke Rabattbetrag und Formel „Summe1*Rabatt“.
Rabatt* 5% Versand Endbetrag: incl. MwSt. 7% Textmarke MwSt.
2,71 € 3,60 € 55,09 € 3,60 €
Formel MwSt.
Textmarke Versand. Formel „Summe1Rabattbetrag+ Versand“ und Textmarke Endbetrag.
Textmarken für MwSt und Rabatt sind nur erforderlich, wenn sich Werte ändern, da dann in der Formel der eingetragene Wert übernommen wird.
11.5 Neu berechnen Weil wir inzwischen einige Berechnungen eingebaut haben, wird es zu umständlich, alle einzeln über die rechte Maustaste zu aktualisieren. Ist auch nicht nötig. Dieses Rechnungsformular kann für jeden Kunden verwendet werden, indem es durch folgende Schritte angepaßt wird: ♦ Die bestellten Artikel werden als AutoTexte eingefügt, die Stückzahl wird korrigiert und nicht bestellte Artikel werden gelöscht. ♦ Anschließend werden die Beträge neu berechnet und die Adresse mit der Seriendruck-Funktion eingefügt. Ändern Sie Einträge, dürfen Sie nicht die ganze Zelle markieren, da Sie dann die Textmarke überschreiben würden. ª Zum Überschreiben den Wert nur anklicken, mit [Entf] oder der [Rücktaste] löschen und neu schreiben, damit die Textmarke nicht gelöscht wird. Zusätzlich sollten Sie bei Extras-Optionen auf der Karteikarte „Allgemein“ die Textmarken sichtbar einstellen. Notizen:
.................................................................................................. ..................................................................................................
74
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
Um alle in dem Dokument enthaltenen Felder zu aktualisieren, gibt es ein Symbol, das wir am besten in die Symbolleiste aufnehmen: ¾ Wählen Sie Extras-Anpassen. ¾ Dort finden Sie auf der Karteikarte Befehle das abgebildete Bildchen, wenn Sie links in der Liste die Kategorie Extras anklicken.
Dieses Symbol nach oben in die Symbolleiste ziehen.
Jetzt können Sie alle Berechnungen sehr einfach aktualisieren: ¾ Markieren Sie mit [Strg]-A den gesamten Text. ¾ Drücken Sie das neue Symbol Felder aktualisieren. Die Lieferungs- und Zahlungsbedingungen werden zum Abschluß unter die Rechnung geschrieben und die Bankverbindung in die Fußzeile gesetzt.
11.6 Die Kunden abfragen Die Rechnung ist erledigt, was nie fehlen sollte, ist ein weiteres Angebot, damit jeder Kunde erneut bestellen kann. Und damit die Datenbank ständig aktualisiert und verbessert wird, fragen wir bei dieser Gelegenheit den Kunden, ob seine Daten korrekt sind. Dabei nutzen wir die Wenn-Bedingung, um auf fehlende Daten besonders aufmerksam zu machen. KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
75
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
1 1 . K A P. : D I E B E R E C H N U N G
Wieder helfen uns zwei Möglichkeiten: ♦ Wir setzen die Daten erneut in einen Positionsrahmen. Dadurch wird verhindert, daß sich der restliche Text verschiebt, wenn die Adressen unterschiedlich lang ausfallen. ♦ Wir fügen eine Bedingung in jedes Feld ein, die z.B. lautet: wenn Feld Telefon leer ist, dann Text Ihr Telefon? einfügen.
So soll das Ganze werden: ¾ Fügen Sie den Text und die Seriendruck-Felder wie abgebildet in einen Positionsrahmen ein. ¾ Setzen Sie jeweils einen rechtsbündigen Tabulator mit Füllzeichen, damit der Rest der Zeile unterstrichen wird.
Ist die Adresse korrekt? «Name_der_Firma» ¶ «Abteilung» ¶ «Straße» ¶ «PLZ» «Stadt» ¶ «Ansprechpartner» ¶ Tel.: «Telefon»? ¶ Fax: «Fax»? ¶ Kd.-Nr.: «KdNr» ¶
Jetzt kommt die Bedingung: ¾ Setzen Sie den Cursor hinter „Tel: «Telefon»“, dann eine Wenn-dannsonst-Bedingung starten. Dort eintragen: ' Wenn Seriendruckfeld Telefon leer, dann: „Ihr Telefon?“ ' „Sonst diesen Text einfügen“ lassen Sie leer. ¾ Formatieren Sie die eingefügte Bedingung „Ihr Telefon?“ kursiv, fett und mit Farbe rot, damit dies deutlich auffällt. ª Wenn die Bedingung nicht sichtbar ist, Feldfunktion anzeigen einschalten. ¾ Kopieren Sie die Bedingung für die anderen Felder: Fax, Straße, Ansprechpartner usw., dann den jeweiligen Text anpassen. ¾ Führen Sie einen Test mit den ersten Datensätzen durch.
Einmal festgelegte Formeln können kopiert werden: ♦ Zahl markieren (achten Sie auf die graue Hinterlegung, die das Feld anzeigt), ♦ kopieren und an anderer Stelle einfügen. ♦ Mit der rechten Maustaste den Befehl Feld aktualisieren wählen, damit der Betrag stimmt. ª Auch ob Felder beim Anklicken grau hinterlegt werden, kann bei Extras-Optionen auf der Karteikarte Ansicht eingestellt werden. Notizen:
.................................................................................................. ..................................................................................................
76
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Kapitel
12 12. Index
[
D
[Strg]-a .................................. 75 [Strg]-c, v, .............................. 53
A Access ................................... 55 Adreßblock ............................ 22 Adressen................................ 19 Aktualisieren -Formel............................... 71 Anrede ...........12, 13, 18, 29, 63 AutoFormat............................ 36 AutoText................................. 69
B Bedingungen.......................... 31 Benutzer Info.......................... 49 Brief nach DIN ....................... 11 Briefumschlag ...................49–51
Datenbank ................. 18, 19, 55 -als Word-Tabelle .................36 -Daten auswählen ................30 -Datensatz ergänzen .............27 -funktion in Word .................34 -importieren.........................35 DIN .......................................11
E Eingabemaske ............ 17, 19, 28 Elektronisches Porto........... 21, 26 Email .....................................25 Etikett............................... 41–49 Excel ......................................55 Extras -Briefe und Sendungen .........16 -Optionen ............... 51, 74, 76
F Feld ................................. 24, 28 -aktualisieren .......................71 -Funktion anzeigen ...............62 -Seriendruck-Feld .................23 Filtern ....................................30
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
77
MS WORD XP – SERIENBRIEFE
L
T
Leerzeilen......................... 59, 60
P
Tabelle .............................27, 36 Textmarke ...............................72
U
Porto ............................... 21, 26 Positionsrahmen -Adresse.............................. 76 -Seriendruck ........................ 57
Q Querverweis........................... 72
S Serienbriefe............................ 10 Seriendruck -Bilder................................. 34 -diff. Anrede ........................ 63 -in Etappen ......................... 30 -Prinzip ............................... 15 -Probleme ........................... 34 -Rechnung........................... 56 -viele Briefe ......................... 34 -Wenn-dann-Bedingung ....... 61 Sortieren ................................ 30 Symbolleiste -Seriendruck ........................ 18 -Symbole ergänzen .............. 75
78
1 2 . K A P. : I N D E X
Übersicht -die Word-Bände....................9 -Seriendruck.........................15 -Word-Bücher.........................9 Übung -Briefumschlag .....................49 -Datenbank..........................19 -Etiketten .............................41 -Karteikarten ........................38 -Serienbrief ..........................56 -Seriendruck.........................16 -Umschläge .........................50 -Videoaufkleber ....................45 -Visitenkarten .......................52 Umschläge und Etiketten ..........50
V Visitenkarten ...........................52 Vorschau ................................22
W Wenn-dann-Bedingung ............61
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Berechnungen in Tabelle:
13. Übersicht Seriendruck allgemein: Â Felder als Platzhalter im Seriendruck-Dokument, z.B. «Nachname». Â Die Datenquelle mit den Adressen wird bei MS Word XP im Format von MS Access erstellt. • Auch möglich als eine normale MS Word-Tabelle. Â Zuerst in neues Dokument verbinden und kontrollieren. Seriendruck ausführen: Â Extras-Briefe und SendungenSeriendruck-Assistent für Serienbriefe oder • Extras- Briefe und Sendungen Umschläge und Etiketten. Â Seriendruckempfänger-Bearbeiten-Filtern und sortieren: sortieren oder nur bestimmte Daten verbinden. • Auch in der Datenbank durch Auswahl der Datensätze möglich (Häkchen oder mittels Pfeil Bedingung wählen).
Wichtige Symbole:
 Zelle anklicken, dann TabelleFormel.  häufig: Summe(über), Produkt(links) oder von Hand: =Summe1/100*16% • Summe1 ist eine Textmarke. • 16% Mehrwertsteuer  Fehlerursachen: • leere Zellen mit 0 bei Summen oder 1 bei einem Produkt ausfüllen, • keine verbundenen Zellen in Tabellen mit Berechnungen, • nur einfache Rechnungen: Zwischenrechnungen in separaten Tabellen. Abkürzungen: Grundlegende Tasten: F1 Hilfe (oder ? anklicken) [Esc] Abbrechen, ohne Änderung verlassen. [Strg]-z Rückgängig (von zurück) [Strg]-x, c, v Ausschneiden, Kopieren, Einfügen Tabelle und Text: [Alt]-[Num]-5 Tabelle markieren [Strg]-a Gesamtes Dokument markieren
Mit diesem Symbol Seriendruckempfänger zur Datenbank, dort können Daten eingegeben und korrigiert oder ausgewählt werden. Von hier geht es sogar weiter zu dem Menü, um neue Felder anzulegen.
Vorschau des Seriendrucks anzeigen. Eine andere Datenquelle wählen.
Datensatz suchen, z.B. im Feld Name nach Mustermann.
Fehlerprüfung. In neues Dokument ausgeben. Serienbriefe direkt drucken.
KAMI PRINT VERLAG © DIPL.-ING. (FH) PETER SCHIEßL
Team Elements
79
