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ISBN: 9783448080179
BestellNr. 011380009
© 2007 Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG, Niederlassung München Fraunhoferstraße 5, D82152 Planegg/München Telefon: 089 | 895 170 Telefax: 089 | 895 17250 www. haufe.de EMail an:
[email protected] Lektorat: Ulrich Leinz Satz/Layout: Peter Böke, Berlin Umschlag: HERMANNKIENLE, Stuttgart Herstellung/Druck: BoschDruck GmbH, Ergolding Die Angaben entsprechen dem Wissensstand bei Redaktionsschluss zum 31.12.2006. Alle Rechte vorbehalten. Die Nutzung ist nur innerhalb der vorgegebenen Grenzen des deutschen Urheberrechts und der Allgemeinen Geschäfts und Lizenzbedingungen zulässig. Insbesondere das Einstellen in elektronische Informationssysteme und die Vervielfältigung ohne vorherige Erlaubnis ist unzulässig. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Zur Herstellung der Bücher wird nur alterungsbeständiges Papier verwendet.
Schnelleinstieg Lohn und Gehaltsabrechnung
Der Leitfaden 2007 für Ihre Entgeltabrechnung
ClausJürgen Conrad
Haufe Mediengruppe Freiburg • Berlin • München • Würzburg
Inhaltsverzeichnis Die wichtigsten Änderungen in 2007
A
Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
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1 2 3
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6
Abrechnungsrelevante Firmendaten Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2 Umlagekassen mit Beispiel Unterlagen für die Meldungen an das Finanzamt mit Beispiel Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit mit Beispiel Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
42
1
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? mit Beispiel Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun? 2.1 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Aushilfstätigkeit mit Beispiel 2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer nebenberuflichen Aushilfstätigkeit 2.3 Erstellen der Sozialversicherungsmeldung Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? mit Beispielen Hinweise zu besonderen Personengruppen 4.1 Studenten 4.2 Schüler 4.3 Geringverdiener 4.4 Praktikanten 4.5 Ärzte, Apotheker, Architekten
4 5
2
3 4
4
8
23 35 37 38
43 77 77 84 86 93 97 97 100 101 102 108
Inhaltsverzeichnis
D
Die Lohnabrechnung
110
1
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung Lohnabrechnung mit Beispielen Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer Kinder? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen
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185
193
206
212
5
Inhaltsverzeichnis
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13
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224
237
244
E
Bruttolohnbestandteile
255
F
Einmalzahlungen
259
1
Was sind Einmalzahlungen? mit Beispiel 1.1 Steuerliche Abzüge 1.2 Sozialversicherungsbeiträge Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Wie ist eine Abfindung abzurechnen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen
259 260 262
2
3
4
G 1 2
6
Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? Abrechnung, Steuerliche Abzüge, Sozialversiche rungsbeiträge, Gesamtabrechnung mit Beispielen
265
276
287
Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
295
Was erhält das Finanzamt? Was ist der Krankenkasse zu melden? 2.1 Ermittlung der Beitragsschuld 2.2 Fälligkeit der Beiträge 2.3 Meldung der Beiträge mit dem Beitragsnachweis 2.4 Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte
296 304 306 308 309 322
Inhaltsverzeichnis
H
Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?
328
1 2
Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto Die Jahresübersicht im Lohnjournal Checkliste Entgeltabrechnung
328 332 335 337
I
Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
339
1 2
Bescheinigung für das Finanzamt Abmeldung bei der Krankenkasse 2.1 Grund der Abgabe der Sozialversicherungsmeldung 2.2 Entgelt in Gleitzone 2.3 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt mit Beispielen 2.4 Statuskennzeichen 2.5 Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?
3 4
3
J 1 2 3
K 1 2 3 4 5 6
Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
341 344 346 351 352 353 354 355 359
Erziehungsurlaub Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung mit Beispielen
364
Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
365
Checkliste Jahresabschluss Lohnsteuerjahresausgleich Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Jahresmeldung an die Krankenkasse Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft Jahresmeldung an das Integrationsamt
367 368 373 388 391 395
Stichwortverzeichnis Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis
362 363
398 400 401
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Die wichtigsten Änderungen in 2007 Zum 1.7.2006 und zum 1.1.2007 haben sich im Steuerrecht und in den Sozialversicherungen wieder einige Neuerungen ergeben. Für alle langjährigen Nutzer des Werkes sei bereits an dieser Stelle ein kurzer Überblick über die wichtigsten Änderungen in 2007 mit Bezug zur Entgeltabrechnung gegeben. ● Änderung der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung (Kapitel C – Abschnitt 1) ● Änderung der Beitragssätze zur Renten- und Arbeitslosenversicherung (Kapitel D – Abschnitt 1) ● Anhebung der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung Ost, des Kammerbeitrags im Saarland und der Sachbezugswerte (siehe Kapitel D – Abschnitt 1) ● Änderung in der Steuerformel durch die Einführung der „Reichensteuer“ (siehe Kapitel D – Abschnitt 1) ● Anhebung der Beitragssätze zu den Sozialversicherungen für geringfügig Beschäftigte (Kapitel D – Abschnitt 2) ● Änderung bei der Pauschalversteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Kapitel D – Abschnitt 4) ● Beschränkung der Sozialversicherungsfreiheit für Sonn-/ Feiertag- und Nachtzuschläge (siehe Kapitel D – Abschnitt 7) ● Klarstellung der Beitragsfreiheit von Entgeltzahlungen während des Bezugs von Lohnersatzleistungen nach § 23c SGB IV (Kapitel D – Abschnitt 14) ● Gesonderte Anmeldung von pauschaler Lohn- und Kirchensteuer (Kapitel G – Abschnitt 1) ● Vereinfachungsregelung bei der Fälligkeit der Gesamtsozialversicherungsbeiträge (Kapitel G – Abschnitt 2) Neben den gesetzlichen Änderungen wurden einige Erweiterungen im Bereich der Umlagen (Kapitel B - Abschnitt 3) aufgenommen.
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Die wichtigsten Änderungen in 2007
Leser, die zum ersten Mal mit dem Schnelleinstieg Lohn- und Gehaltsabrechnung arbeiten, erhalten eine aktuelle Orientierungshilfe u. a. zum Meldewesen, zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen sowie deren Berechnungsvorschriften. Die Kapitel sind chronologisch so aufgebaut, dass sie einen „roten Faden“ für die Durchführung der Entgeltabrechnung bilden. Ausgehend von den persönlichen Lohnunterlagen des Arbeitnehmers wird anhand von Beispielen die Abrechnung der Basisbezüge sowie ergänzender Zahlungen, wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld, ausführlich und nachvollziehbar dargestellt. Neben der reinen Abrechnung – also der Ermittlung der steuerlichen Abzüge und der Beiträge zu den Sozialversicherungen – umfasst die Lohnabrechnung Meldungen an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt. Art, Umfang und Zeitpunkt der Meldungen werden ausführlich aufgezeigt. Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers, beim Austritt aus dem Unternehmen und zum Jahresende sind zusätzliche Meldepflichten einzuhalten. Diese finden Sie in eigenen Kapiteln umfassend beschrieben. Die Einführung kann sicher nicht alle in der Praxis auftretenden Fragen beantworten. Vielmehr soll Ihnen der Einstieg in die Methodik der Entgeltabrechnung näher gebracht und dem Lohnabrechnenden ein Leitfaden für die Durchführung der gesamten Abrechnung an die Hand gegeben werden. Für darüber hinausgehende Fragen sollte dann der Rat eines Fachmannes/einer Fachfrau eingeholt oder auf eines der zahlreichen Lohn-Lexika zurückgegriffen werden. An dieser Stelle möchte ich meinen besonderen Dank den zahlreichen Lesern der 8. Auflage aussprechen. Ihre Anregungen waren auch für die Entstehung der neuen Auflage recht förderlich. Freiburg, im Dezember 2006
Claus-Jürgen Conrad
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A Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
Die zentralen Aufgaben der Personal abrechnung
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Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexes und zum Teil unübersichtliches Themengebiet. Eine Vielzahl von Reformen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht macht es selbst Profis in Lohnbüros und Steuerkanzleien schwer, immer den aktuellen Gesetzesstand umzusetzen. Bei Stichworten wie Nullzone, Mindestkirchensteuer, Progressionsvorbehalt oder Störfall bei Altersteilzeit müssen auch geübte Lohnabrechnende zum Nachschlagewerk greifen. Umso verwirrender stellt sich die Materie demjenigen dar, der erstmals mit Lohnabrechnungsfragen konfrontiert ist. Der Blick in eines der Lohn- und Gehaltslexika ist dann für erste Orientierungsfragen oft wenig hilfreich. Mit dem „Schnelleinstieg in die Lohn- und Gehaltsabrechnung“ soll dem Einsteiger ein nützliches Hilfsmittel zur Seite gestellt werden, das auf einfache und systematische Weise durch die Entgeltabrechnung führt. Alle wichtigen Punkte, von der Einstellung eines Arbeitnehmers bis zu dessen Ausscheiden aus der Firma, sind chronologisch zusammengestellt. Ergänzend sind die Ausführungen mit aktuellen Beispielen verdeutlicht. Die Beispiele sind zwar recht einfach gehalten, unterstreichen jedoch die wesentlichen Details und machen die Systematik deutlich. Reduziert auf den Kern lassen sich die Personalabrechnung und das Meldewesen in fünf zentrale Aufgaben zusammenfassen. 1. Vorbereitende Tätigkeiten beim Eintritt neuer Mitarbeiter mit einer Eröffnung der Lohnunterlagen und der Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern. Abhängig vom Status des Arbeitnehmers (Arbeiter/Angestellter oder geringfügig Beschäftigter) entstehen unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten.
Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
A
2. Abrechnung der Bezüge, d. h. Ermittlung der Gesamtbezüge, der Lohn- und Lohnnebensteuern sowie der Abzüge für die Sozialversicherungen und erstellen der Entgeltabrechnung. 3. Meldung und Überweisung der Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und die externen Zahlungsempfänger, wie z. B. Bausparkassen. 4. Monatsabschlussarbeiten mit Mitarbeiteraustritten, Meldungen an die Sozialversicherungsträger sowie die Erstellung von Personalstatistiken. 5. Jahresabschlussarbeiten mit dem Abschluss der Lohnkonten, Meldungen an die Berufsgenossenschaft, den Rentenversicherungsträger, das Arbeitsamt und an Statistikämter. Entsprechend den Aufgaben sind die Kapitel zusammengestellt und bilden eine abgeschlossene Einheit.
Die Grundlagen der Lohnabrechnung Grundlage jeder Lohnabrechnung sind tagesgenaue Abrechnungsunterlagen. Dazu zählen u. a. aktuelle Beitragssätze der Krankenkassen, Angaben zur Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und viele weitere Steuer- und Sozialversicherungsangaben. Um alle wesentlichen Abrechnungsdaten für die Lohnabrechnung verfügbar zu haben, sollten Sie so genannte Lohnkonten für die Mitarbeiter, Krankenkassen und die Firma führen. Die Vollständigkeit der Mitarbeiterdaten sichern Sie am einfachsten, wenn der Arbeitnehmer zu Beginn der Beschäftigung ein „Personalstammblatt“ ausfüllt. Ein vollständiges Stammblatt erleichtert Ihnen nicht nur die Neuanlage des Mitarbeiters in einem Abrechnungssystem, sondern ist auch eine nützliche Unterlage für alle Melde- und Dokumentationspflichten. In Kapitel B sind deshalb zunächst alle wichtigen Daten zur Firma, zur Krankenkasse und zum Mitarbeiter zusammengestellt, die für das Meldewesen und die Lohnabrechnung benötigt werden. Kapitel C zeigt anschließend, wie neu eingestellte Vollzeitbeschäftigte (Abschnitt 1) bzw. Aushilfen (Abschnitt 2) bei der Krankenkasse anzumelden sind.
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A
Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
Die vorbereitenden Tätigkeiten Neben der Durchsicht und Aktualisierung der Lohnkonten gehört die Zusammenstellung der Belege zu den vorbereitenden Tätigkeiten. Stundenzettel, Angaben zu Lohn-/ Gehaltserhöhungen, Krankmeldungen, Antritt des Mutterschutzes oder einer Wehrübung müssen vor der Lohnabrechnung bekannt sein. Anschließend können Sie mit der Durchführung der Lohnabrechnung beginnen. Praxis Tipp Häufig werden in Lohnbüros alle Änderungen des Monats in einem Ordner gesammelt, und vor der Lohnabrechnung die erforderlichen Änderungen in das Abrechnungssystem eingepflegt.
Die korrekte Lohnabrechnung Die Durchführung der Lohnabrechnung und die Abrechnung von besonderen Lohnbestandteilen sind ausführlich in Kapitel D dargestellt. Ausgehend vom Beispiel einer einfachen Gehaltszahlung werden Ihnen Steuerabzug und die Abzüge für die Sozialversicherung erklärt. In Variationen des Ausgangsbeispiels werden dann Besonderheiten wie Fahrgeld, Feiertagsarbeit, Beihilfen, Zuschläge, Direktversicherungen oder Dienstwagen erläutert.
Die Bestandteile des Bruttolohnes Für eine korrekte Lohnabrechnung müssen Sie die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der unterschiedlichen Entlohnungsbestandteile kennen. Kapitel E gibt Ihnen einen Überblick über mögliche Bestandteile des Bruttolohnes und deren steuerliche und beitragsrechtliche Abrechnung. Unregelmäßige oder einmalige Zahlungen sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gesondert zu behandeln. Kapitel F zeigt, wie beispielsweise Weihnachtsgeld, Abfindungen oder Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen sind.
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Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
A
Umfang und Inhalt der Meldungen Ergebnis der Lohnabrechnung sind Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, die steuerlichen Abzüge vom Bruttolohn sowie die Auszahlung an den Arbeitnehmer. Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge müssen Sie periodisch dem Finanzamt bzw. den Krankenkassen melden. In der so genannten Lohnsteueranmeldung melden Sie die Summe der einbehaltenen Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages von allen Arbeitnehmern des Unternehmens. Ab 2007 sind zusätzlich pauschal Steuern z.°B. auf Direktversicherungen zu melden. Mit dem „Beitragsnachweis“ melden Sie getrennt für jede Krankenkasse die Summe der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Summen enthalten sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil. Umfang und Inhalt der Meldungen sind in Kapitel G zusammengestellt.
Die Dokumentation der Lohnzahlung Wie die meisten betrieblichen Abläufe, so ist auch die Lohnzahlung zu dokumentieren. Der Gesetzgeber hat in zahlreichen Gesetzen den Umfang der Dokumentationspflicht geregelt. Um den gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Die gesetzlichen Bestandteile und der Inhalt eines Lohnkontos sind in Kapitel H beschrieben. Zu den abschließenden Arbeiten gehört das Fortschreiben von Urlaubslisten, Stundenkonten, Fehlzeitenlisten und weiteren von Ihnen geführten Dokumentationen. Außerdem müssen die Zahlungen an die Mitarbeiter, das Finanzamt, die Krankenkassen, die Träger der Vermögensbildung und andere mehr veranlasst werden. Dazu können Sie mit Datenträgern, Online-Banking oder mit Schecks und Überweisungen arbeiten. Den Umfang der Zahlungen an die Mitarbeiter, die Sozialkassen und an das Finanzamt müssen Sie in der Finanzbuchhaltung dokumentieren. Maschinelle Abrechnungssysteme stellen Ihnen dafür in der Regel eine so genannte „Buchungsliste“ zur Verfügung.
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A
Die fünf zentralen Aufgaben der Personalabrechnung
Jahresende und Ausscheiden eines Mitarbeiters Zum Jahresende und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sind weitere Meldungen und Bescheinigungen erforderlich. So ist unter anderem das aufgelaufene Arbeitsentgelt für jeden Mitarbeiter in einer Jahresentgeltmeldung der Krankenkasse mitzuteilen. Außerdem sind der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn und die steuerlichen Abzüge des Arbeitnehmers der Annahmestelle des Finanzamts zu melden und dem Mitarbeiter über die gemeldeten Beträge eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. In Kapitel I sind alle Tätigkeiten zusammengestellt, die beim Austritt eines Arbeitnehmers, und in Kapitel K diejenigen, die zum Jahreswechsel durchgeführt werden müssen.
Index und Verzeichnisse Mit dem Index am Schluss des Buches können Sie bei Einzelfragen gezielt in ein Thema einsteigen und die wichtigsten Antworten nachlesen.
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Die Lohnbuchhaltung ist kein eigenständiger Teil des Rechnungswesens, sondern – wie beispielsweise die Anlagenbuchhaltung – eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. Eine wesentliche Gemeinsamkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltung stellt der Grundsatz der Belegbuchhaltung dar. Für eine schnelle und korrekte Lohnabrechnung sind vollständige Abrechnungsunterlagen (Belege) unabdingbar. Bevor aber mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sind zunächst die wichtigsten Daten der Firma und aller an der Lohnabrechnung beteiligten Personen und Institutionen zusammenzustellen. Zweckmäßigerweise sollten Sie die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten in einer gut aufbereiteten Form zur Verfügung haben. In den folgenden vier Abschnitten sind Inhalt und Aufbau der benötigten Lohnunterlagen beispielhaft beschrieben. Neben den Grunddaten der Firma und der Krankenkassen sind die benötigten Angaben zu den Finanzbehörden, dem Arbeitsamt, der Berufsgenossenschaft und den beschäftigten Arbeitnehmern dargestellt.
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Abrechnungsrelevante Firmendaten
Für die Lohnabrechnung benötigen Sie zahlreiche firmenbezogene Daten, wie zum Beispiel die Bankverbindungen, die Steuer- und die Betriebsnummer. Sollten die Daten nicht in einem Lohnabrechnungssystem gespeichert sein, empfiehlt es sich deshalb, ein Datenblatt mit allen wichtigen Firmendaten zusammenzustellen. Mit einem Firmendatenstammblatt haben Sie alle für die Abrechnung benötigten Daten auf einen Blick und zusätzlich eine Art Checkliste für das gesamte Meldewesen. Auch wenn Sie mit einem Abrechnungssystem arbeiten, bietet es sich an, für eine schnelle und vollständige Erfassung zunächst alle relevanten Daten zusammenzustel-
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
len. Abbildung 1 gibt einen Überblick über die wesentlichen abrechnungsrelevanten Firmenangaben. Die meisten Informationen lassen sich bei Durchsicht der Unterlagen ermitteln. Identifikationsmerkmale wie Steuer- oder Betriebsnummer können Sie bei ihrem Finanz- bzw. Arbeitsamt erfragen. siehe CDROM
Unternehmensdaten Firma Firmenname/Betriebsstätte Betriebsnummer Steuernummer Bankverbindung/Bank Bankleitzahl Kontonummer (eventuell weitere Bankverbindung) Finanzamt Finanzamtsnummer Bezeichnung Straße PLZ, Ort Bankverbindung/Bank Bankleitzahl Kontonummer Arbeitsamt/Integrationsamt PLZ, Ort des Integrationsamt Bankverbindung/Bank Bankleitzahl Kontonummer Berufsgenossenschaft Mitgliedsnummer Entgelthöchstgrenze pro Jahr Abb. 1: Unternehmensdatenblatt
Betriebsnummer Nach der Anmeldung eines Gewerbes erhält der Arbeitgeber vom zuständigen Arbeitsamt eine achtstellige Betriebsnummer. Diese
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Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen
B
Betriebsnummer benötigt in der Regel alle Krankenkassen zur Identifikation des Betriebes. Sollte die Betriebsnummer nicht bekannt oder nicht zugeteilt worden sein, wenden Sie sich an das nächste Arbeitsamt. Steuernummer Sobald Arbeitnehmer gegen Entgelt beschäftigt werden, partizipiert der Staat an deren Einkommen. Dies gilt auch für Aushilfen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aus dem Bruttolohn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer zu ermitteln und diese an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Außerdem ist die Zusammensetzung des Steuerbetrages (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) dem Finanzamt mit einer so genannten Lohnsteueranmeldung mitzuteilen. Jedem Betrieb wird vom Finanzamt eine Steuernummer zugeteilt, die auf der Lohnsteueranmeldung anzugeben ist. Es empfiehlt sich, auch die Bankverbindung des Finanzamtes zu notieren. Selbst wenn dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, kann es vorkommen, dass zusätzliche Überweisungen notwendig werden.
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Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen
Der überwiegende Teil der Arbeitnehmer, die gegen Entgelt beschäftigt werden, sind Pflichtmitglieder in den „vier Säulen“ der Sozialversicherung. Zur Sozialversicherung gehören die Krankenund Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung. Träger der Rentenversicherung ist seit 2005 die „Deutsche Rentenversicherung“. Viele Standesvereinigungen von freien Berufen, wie z. B. Ärztekammer, Architektenkammer oder Steuerberaterkammer, haben ein berufsständisches Versorgungswerk. Arbeitnehmer dieser Berufsgruppen können sich im Versorgungswerk der Standesorganisation Rentenversichern. Sie sind somit neben den staatlichen Organisationen Träger der Rentenversicherung. Zuständig für die Arbeitslosenversicherung ist die Bundesagentur für Arbeit (BA). Alle vier Versicherungsträger haben bundeseinheitliche Beitragssätze. Seit dem 1.1.2007 liegt der Beitragssatz für die Rentenversicherung bei 19,9 % und für die Arbeitslosenversicherung bei 4,2 % des
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgeltes. Die Beiträge teilen sich je zur Hälfte Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Träger der Kranken- und Pflegeversicherung sind die etwa 253 in der Bundesrepublik zugelassenen gesetzlichen Krankenkassen bzw. die privaten Krankenversicherungen. Neben ihrer Funktion als Krankenversicherungsträger dienen die gesetzlichen Krankenkassen als Einzugsstellen für alle Sozialversicherungsbeiträge. Das heißt: Jede Krankenkasse nimmt neben den Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung auch die Beiträge für die Renten- und Arbeitslosenversicherung ihrer Mitglieder entgegen. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet dies insofern eine Erleichterung, da die gesamten Sozialversicherungsbeiträge eines Arbeitnehmers an (s)eine Krankenkasse zu überweisen sind. Ist ein Arbeitnehmer nicht in einer der gesetzlichen Krankenkassen krankenversichert, sind seine Beiträge zur Rentenund Arbeitslosenversicherung der Kasse zu melden, bei der er zuletzt pflichtversichert war. Ist diese nicht bekannt und kann nicht ermittelt werden, können die Beiträge der Firmenkasse gemeldet und überwiesen werden – in der Regel einer AOK oder IKK. Im Gegensatz zur Renten- und Arbeitslosenversicherung gibt es bei den Krankenkassen keinen einheitlichen Beitragssatz. Die Spanne der Beitragssätze reicht derzeit von 12,2 % bis 15,8 % des Bruttoarbeitsentgeltes. Der Beitragssatz für die Pflegeversicherung ist hingegen mit 1,7 % des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgeltes im Sozialgesetzbuch (Elftes Buch, Soziale Pflegeversicherung) vorgegeben. Zusätzlich wird seit 1.1.2005 ein Zuschlag von 0,25 % des beitragspflichtigen Entgelts von kinderlosen Arbeitnehmern erhoben. In der Krankenversicherung wird seit 1.7.2005 ein Zusatzbeitrag von 0,9 % des beitragspflichtigen Entgelts von freiwilligen und pflichtversicherten Arbeitnehmern erhoben. Wie beim Zusatzbeitrag in der Pflegeversicherung unterliegt dem Zuschlag nur der Arbeitnehmer. Für die Kommunikation mit den Krankenkassen werden zahlreiche Informationen benötigt. Sinnvollerweise stellen Sie diese in einem Krankenkassendatenblatt zusammen. Auch bei einer Entgeltabrechnung mit einem Lohnabrechnungssystem empfiehlt es sich ein Stammblatt vergleichbar der Abbildung 2 zu erstellen.
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Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen
B siehe CDROM
Krankenkassendaten KrankenkassenBezeichnung Kurzbezeichnung Betriebsnummer der Krankenkasse Betriebsnummer des Unternehmens Straße PLZ, Ort Telefon/Fax EMailAdresse Ansprechpartner Bankverbindung/Bank Bankleitzahl Kontonummer Zahlstellennummer Art der Beitragszahlung Beitragssatz gilt ab
1000 –
2000 –
3000 –
Allgemeiner Beitrag (in %)
Erhöhter Beitrag (in %)
Ermäßigter Beitrag (in %)
Beitragssatz für Versor gungsbezüge
z. B. 01.11.2006
Allg. Beitrag zur freiwilligen KV Allg. Beitrag zur freiwilligen KV mit Zusatzbeitrag Erhö. Beitrag zur freiwilligen KV Erhöhter Beitrag zur freiwilligen KV mit Zusatzbeitrag Ermä. Beitrag zur freiwilligen KV Ermäßigter Beitrag zur freiwilli gen KV mit Zusatzbeitrag Umlagesatz U1Kasse Umlagesatz U2Kasse
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen Erstattungssatz aus Umlage U1 Erstattungssatz aus Umlage U2 Erstattung Arbeitgeberbeiträge zur SV in der U1 Umlage (in %) Erstattung Arbeitgeberbeiträge zur SV in der U2 Umlage (in %) Abb. 2: Krankenkassendatenblatt
Beachten Sie Seit dem 1.1.1996 kann jeder Arbeitnehmer im Prinzip die für ihn günstigste Krankenkasse wählen. Für die Lohnabrechnung kann dies im Extremfall bedeuten, dass bei fünf Arbeitnehmern mit fünf Kran kenkassen abzurechnen ist. Damit die jeweiligen Beitragssätze, An schriften, Bankverbindungen etc. für die Lohnabrechnung griffbereit sind, empfiehlt sich die Anlage einer Krankenkassenliste.
Das Krankenkassendatenblatt erfüllt zwei Funktionen. Zum einen kann der Lohnabrechnende sicher sein, dass für jede Kasse alle benötigten Daten zusammengestellt sind. Zum anderen kann er alle für die Lohnabrechnung benötigten Nummern und Beitragssätze auf einen Blick erkennen. Zusätzlich sollten vor jedem Lohnabrechnungslauf die Beitragssätze der Krankenkassen auf „Aktualität“ geprüft werden. Neben der Anschrift, der Bankverbindung und den Beitragssätzen sollten auf der Krankenkassenliste die Betriebsnummer und gegebenenfalls die Beitragskontonummer der Krankenkasse vermerkt werden. Die wesentlichen Angaben sind: Betriebsnummer des Unternehmens Die achtstellige Betriebsnummer erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitsamt nach der Gewerbeanmeldung. Praxis Tipp Ist bisher keine Betriebsnummer zugeteilt worden, sollte der Lohnab rechnende sich an die Betriebsnummernstelle des örtlichen Arbeits amtes wenden.
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Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen
B
Betriebsnummer der Krankenkasse Jede Krankenkasse hat eine eigene Betriebsnummer, die Sie im elektronischen Meldeverfahren benötigen. Mit der Betriebsnummer werden die Krankenkassen eindeutig identifiziert. Diese Nummer hat nichts mit der Betriebsnummer des Unternehmens zu tun. Die Nummern erfahren Sie von der jeweiligen Krankenkasse. Beachten Sie Seit 1.1.2006 müssen alle Meldungen in elektronischer Form per EMail an die Annahmestellen übermittelt werden. Für die Weiterleitung ist die Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse zwingend erforderlich. Ohne Angabe dieser Betriebsnummer der Krankenkasse kann die Mel dung oder der Beitragsnachweis nicht verarbeitet werden.
Zahlstellennummer Unternehmen, die eine Betriebsrente oder Versorgungsbezüge an ihre Mitarbeiter auszahlen sind so genannte Zahlstellen. Die Zahlstellen sind nach § 256 Abs. 1 SGB V verpflichtet, von den Versorgungsbezügen die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung einzubehalten und an die zuständige Krankenkasse abzuführen. Die zu zahlenden Beiträge werden fällig mit der Auszahlung der Versorgungsbezüge. Die Beiträge aus den Versorgungsbezügen trägt der Arbeitnehmer alleine (§ 250 SGB V). Als Zahlstelle hat das Unternehmen eine Zahlstellennummer, die bei der Abführung der einbehaltenen Beiträge anzugeben ist. Die Zahlstellen müssen den Krankenkassen die einbehaltenen Beiträge nachweisen. Krankenkassenbeitragssätze In den meisten Arbeitsverhältnissen ist der Arbeitgeber bei Erkrankung eines Arbeitnehmers zur Entgeltfortzahlung bis zu 42 Tagen (sechs Wochen) gesetzlich verpflichtet. Ab dem 43. Tag erhält der Arbeitnehmer Krankengeld von seiner Krankenkasse. Arbeitnehmer mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung unterliegen dem „Allgemeinen Beitragssatz“ zur Krankenversicherung (1000). Arbeitnehmer ohne Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber erhalten von ihrer Krankenkasse ab dem ersten Krankheitstag Krankengeld. Eine Krankengeldzahlung ab dem ersten Krankheitstag stellt für die
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Krankenkassen ein erhöhtes Kostenrisiko dar. Für das höhere Risiko verlangen die Kassen einen Ausgleich in Form des „Erhöhten Beitragssatzes“ (2000). Arbeitnehmer ohne Anspruch auf Krankengeld erhalten nach Ablauf der Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber kein Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Wegen dieses geringeren Kostenrisikos erheben die Kassen nur einen „Ermäßigten Beitrag“ (3000) zur Krankenversicherung. 1000
Allgemeiner Beitrag: Der allgemeine Beitrag gilt für alle Arbeitnehmer, die Anspruch auf Entgelt fortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit haben und nicht Rentner oder geringfügig Beschäftigte (Aushilfen) sind.
2000
Erhöhter Beitrag: Den erhöhten Beitrag müssen Arbeitnehmer entrichten, die keinen oder keinen vollen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber im Krankheitsfall haben. Hierzu zählen unter anderem in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Selbstständige und freie Mitarbeiter oder Heimarbeiter.
3000
Ermäßigter Beitrag: Der ermäßigte Beitrag gilt für Arbeitnehmer, die keinen Anspruch auf Kran kengeld haben. Der Anspruch auf Krankengeld ist unabhängig vom Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Abb. 3: Beitragsgruppen der Krankenversicherung
Die Schlüssel 1000, 2000, 3000 stehen für die Beitragsgruppen in der gesetzlichen Krankenversicherung. Für jede der drei Beitragsgruppen – allgemeine, erhöhte, ermäßigte – haben die Krankenkassen unterschiedliche Beitragssätze. Grundsätzlich gilt: Der erhöhte Beitrag ist höher, der ermäßigte Beitrag ist niedriger als der allgemeine Beitrag. Die Einteilung in die drei Beitragsgruppen finden Sie auch auf dem Formular „Beitragsnachweis“ von jeder Krankenkasse. Praxis Tipp Der Bundesverband der Betriebskrankenkassen stellt im Internet unter www.bkk.de eine Übersicht der Beitragssätze und Anschriften der Be triebskrankenkassen zur Verfügung.
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Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
B
Meldung der Beiträge an die Krankenkassen Die einbehaltenen Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind bis zum drittletzten Banktag im Monat den Krankenkassen zu melden. Die Meldung muss seit 1.1.2006 in elektronischer Form via E-Mail erfolgen. Neben den monatlichen Beitragsnachweisen ist die Meldung zur Sozialversicherung in verschlüsselter Form zu übermitteln. Die Datenübertragung erfolgt in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm. Bei manueller Abrechnung oder als Alternative zum Abrechnungsprogramm stellt die „Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen“ (ITSG) ein kostenloses Programm für die Erfassung und Übermittlung der Beitragsnachweise und Meldungen zur Verfügung. Das Programm mit Namen sv.net wird kostenlos im Internet bereitgestellt (www.ITSG.de). Für die verschlüsselte Datenübermittlung ist in der Regel ein Zertifikat von einem so genannten Trustcenter erforderlich. Das Zertifikat muss schriftlich bzw. via EMail beantragt werden und ist in das Datenübermittlungsprogramm einzuspielen.
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Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
Seit 1.1.2006 müssen sich alle Unternehmen bei einer Krankenkasse für die Belastungen durch Entgeltfortzahlung an erkrankte Arbeitnehmer oder Auszubildende sowie in Mutterschutz befindliche Arbeitnehmerinnen versichern. Für die Deckung der Kosten erheben die Krankenkassen eine so genannte Umlage. Die U1 Umlage erstattet das bei Krankheit mit Lohnfortzahlung fortbezahlte Entgelt an Arbeitnehmer. Die U2 Umlage vergütet dem Unternehmen die Aufwände für Lohnfortzahlung während der Mutterschutzfrist oder bei Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft. Die Beiträge zu den Umlagekassen bemessen sich am Bruttoarbeitsentgelt der Arbeitnehmer. Bis 31.12.2005 haben nur die Allgemeine Ortskrankenkassen (AOK), Innungskrankenkassen (IKK) und die meisten Betriebskrankenkassen (BKK) das U1/U2 Umlageverfahren ange-
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
boten. Seit 1.1.2006 bieten alle Krankenkassen das Umlageverfahren an. Die Beiträge sind vollständig vom Arbeitgeber zu tragen. Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren Ab 1. Januar 2006 wurde das Umlageverfahren U2 auf alle Betriebe, unabhängig von der Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer ausgedehnt. Ausnahmen bestehen für öffentlich-rechtliche Arbeitgeber, sowie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Am Umlage-Verfahren U1 müssen alle Betriebe teilnehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Für die Arbeitnehmergrenze von 30 Vollzeitbeschäftigten werden folgende Personenkreise nicht mit gezählt: ● Auszubildende, Praktikanten, Volontäre ● Schwerbehinderte Arbeitnehmer ● Mitarbeiter in Elternzeit ● Heimarbeiter ● Wehr- und Zivildienstleistende ● Bezieher von Vorruhestandsgeld ● Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit ● Vorstandsmitglieder und Gesellschafter Geschäftsführer einer GmbH ● mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unternehmens ● Mitarbeiter im freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr Eine weitere Einschränkung in Bezug auf die Firmengröße gilt für Teilzeitbeschäftigte. Arbeitnehmer mit einer vertraglichen Arbeitszeit von 30 Stunden oder weniger, dürfen für die Bestimmung der 30 Mitarbeitergrenze nur anteilig berücksichtigt werden. Für die Ermittlung der durchschnittliche Mitarbeiterzahl gilt: Arbeitszeit bis 10 Std. pro Woche
0,25 Mitarbeiter
Arbeitszeit bis 20 Std. pro Woche
0,50 Mitarbeiter
Arbeitszeit bis 30 Std. pro Woche
0,75 Mitarbeiter
Arbeitszeit über 30 Std. pro Woche
1,00 Mitarbeiter
Die Feststellung der Firmengröße erfolgt auf Grundlage der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl der letzten 12 Monate des Vorjahres. Die Pflicht zur Teilnahme an der U1 Umlage besteht, wenn das
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Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
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Unternehmen in den vergangenen 12 Monaten an 8 oder mehr Monaten weniger als 30 Vollzeitäquivalente (FTE) beschäftigt hatte. Falls ein Betrieb nicht das ganze maßgebliche Kalenderjahr bestanden hat, nimmt der Arbeitgeber am Ausgleich nur dann teil, wenn er während des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigt hat. Beispiel Ein Unternehmen beschäftigt folgende Mitarbeiter vom 1.1. bis 31.12. des Jahres: Mitarbeiter
Anzahl
Wöchentliche Arbeitszeit
Anrechnung für Betriebsgröße
Meister
2
40
2
Büroangestellte
4
40
4
Arbeiter
14
39
14
Auszubildende
3
39
3
Schwerbehinderte
1
36
0
GmbH Geschäftsführer
1
40
0
Teilzeitbeschäftigte(r)
2
30,5
2
Teilzeitbeschäftigte(r)
1
20
0,5
Teilzeitbeschäftigte(r)
3
15
1,5
Teilzeitbeschäftigte(r)
1
8
0,25
Summe
32
27,25
Abb. 4: Übersicht FTE für Beitragspflicht zu den Umlagekassen
Beurteilung: Das Unternehmen nimmt aufgrund der Betriebsgröße (27,25 FTE) am Umlageverfahren U1 teil.
Für die Ermittlung der Teilnahmepflicht muss die Betriebsgröße unter Berücksichtigung von Teilzeitbeschäftigungen, Eintritten, Austritten und Personen die nicht mit gezahlt werden, jeden Monat festgestellt werden. Liegt die Betriebsgröße in 8 oder mehr Monaten bei 30 oder darunter muss das Unternehmen am Umlageverfahren U1 teilnehmen. Übersteigt die durchschnittliche Mitarbeiter Zahl an 5 Monaten die Grenze von 30 FTE ist das Unternehmen im Folgejahr von der Teilnahme am Umlageverfahren befreit.
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Die Firmengröße wird immer per 31.12. ermittelt und gilt für das folgende Kalenderjahr. Praxis Tipp Bei Zweifeln, ob der Betrieb die Grenze überschritten hat und somit nicht mehr am Ausgleichsverfahren teilnehmen kann, sollten Sie sich an die Firmenkrankenkasse wenden. Für Innungsbetriebe ist diese in der Regel die Innungskrankenkasse (IKK), für alle anderen die örtliche AOK.
Die Grenze der Betriebsgröße für die Teilnahme am Umlageverfahren für geringfügig Beschäftigte liegt ebenfalls bei 30 Arbeitnehmern. Zuständig für diesen Personenkreis ist die Minijob-Zentrale in Essen. Beachten Sie Die Pflicht zur Teilnahme an der U2 Umlage ist unabhängig von der Firmengröße. Auch Betriebe die ausschließlich männliche Arbeitneh mer beschäftigen müssen am Umlageverfahren U2 teilnehmen. Der Arbeitgeber muss die U2 Umlage für jeden Mitarbeiter seit 1. Januar 2006 berechnen und an die zuständige Krankenkasse abführen.
Zuständige UmlageKrankenkasse Seit 1.1.2006 müssen alle Krankenkassen sowohl das U1- wie die U2Umlageverfahren anbieten. Somit sind die Umlagen immer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Mitarbeiter kranken- und pflegeversichert ist. Eine Ausnahme besteht bei der Landwirtschaftlichen Krankenkasse (LKK). Für Mitarbeiter die bei der LKK krankenversichert sind, müssen die Umlagen an die AOK abgeführt werden. Für Mitarbeiter die bei einer privaten Versicherung krankenversichert sind (Privatversicherte) müssen die Umlagen an die letzte gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers abgeführt werden. War der Arbeitnehmer noch nicht gesetzlich krankenversichert, kann der Arbeitgeber die Umlagekasse wählen. Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung zum 1.4.2003 wurde auch die Zuständigkeit der Umlagen für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) neu geregelt. Zuständig für die Entgegennahme der Umlage und aller Meldungen für diesen Mitarbeiterkreis ist die Zweigstelle der Bundesknappschaft in Essen (Minijob-
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Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
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Zentrale). Abbildung 5 gibt nochmals einen Überblick über die zuständige Krankenkasse: Arbeitnehmer
krankenversichert bei
U1 Umlage
U2 Umlage
Arbeiter Angestellter Auszubildender
Ersatzkasse (z. B. Barmer Ersatzkasse)
Barmer Ersatzkasse
Barmer Ersatzkasse
Arbeiter Angestellter Auszubildender
AOK
AOK
AOK
Arbeiter Angestellter Auszubildender
Private Kranken versicherung
Letzte gesetzliche Krankenkasse sonst freie Kassenwahl durch AG
Letzte gesetzliche Krankenkasse sonst freie Kassenwahl durch AG
Arbeiter Angestellter Auszubildender
Betriebskranken kasse (BKK)
Betriebskranken kasse (BKK)
Betriebskranken kasse (BKK)
Arbeiter Angestellter Auszubildender
Landwirtschaftliche Krankenkasse (LKK) AOK
AOK
Aushilfe
Techniker Krankenkasse
Bundesknappschaft Essen
Bundesknappschaft Essen
Abb. 5: Zuständige Einzugsstelle für Umlagen
Beachten Sie Die Umlage U1 ist nur dann zu entrichten, wenn das Unternehmen aufgrund seiner Betriebsgröße (bis 30 VollzeitArbeitnehmer) am Umlageverfahren teilnehmen muss. Die U2Umlage ist von allen Be trieben – unabhängig von der Betriebsgröße zu entrichten.
UmlageSätze Die Umlage richtet sich nach der Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Der Umlagesatz ist von Krankenkasse zu Krankenkasse verschieden. Zusätzlich bieten die Krankenkassen abhängig von der Höhe der Erstattungsleistung unterschiedliche Beitragssätze an. Die
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Spanne der Umlagesätze in der U1 Umlage reicht von 0,1 % (Bundesknappschaft) bis zu 3,1 % des beitragspflichtigen laufenden Arbeitsentgelts des Mitarbeiters. In der U2 Umlage liegt der Beitragssatz zwischen 0,0 % (Bundesknappschaft) bis zu 1,6 %. In der Regel bieten die Krankenkassen 2 - 4 verschiedene Erstattungshöhen für durch den Arbeitgeber fortgezahlten Bruttolohn an. Der maximale Erstattungssatz in der U1 Umlage liegt bei 80 % des an erkrankte Arbeitnehmer fortgezahlten Bruttolohnes. Bei der U2 Umlage ist der Erstattungssatz 100 % des fortgezahlten Entgelts. Beachten Sie Das Unternehmen kann die Umlagekasse nicht frei nach der Höhe der Beiträge wählen. Die Umlagen und damit die Höhe des Beitrags für den Mitarbeiter richten sich nach der Krankenkasse bei der der Mitar beiter krankenversichert ist. Es gibt jedoch Ausnahmen die im Ab schnitt „Zuständige UmlageKrankenkasse“ beschrieben sind. Praxis Tipp Die Höhe des Erstattungssatzes kann jährlich für das kommende Jahr gewechselt werden. Ist der Krankenstand hoch, wird das Unternehmen ei nen hohen Erstattungssatz in der U1 Umlage wählen. Bei einem niederen Krankenstand wird regelmäßig der niedrigste Erstattungssatz und damit Beitragssatz gewählt.
Umlage für Aushilfen Die Umlagesätze für Aushilfen (geringfügig Beschäftigte) sind fest geregelt. Der Umlagesatz für die U1-Umlage beträgt 0,1 % des Arbeitsentgeltes und für die U2-Umlage seit 1.1.2005 0,0 %. Beitragspflichtig ist das Bruttoarbeitsentgelt bis 400 €. Der Erstattungssatz in der U1-Umlage ist mit 80 % festgelegt. Die Erstattung von Einmalzahlungen (sonstige Bezüge) ist ausgeschlossen. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag zur Kranken- und Rentenversicherung ist nicht erstattungsfähig – nur das fortgezahlte Entgelt. Der Erstattungsanspruch aus der U2-Umlage beträgt, auch ohne Beitrag, 100 % des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld zuzüglich der darauf entfallenden pauschalen Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge.
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Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
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Keine Beiträge sind für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer mit einer Beschäftigungsdauer bis 4 Wochen und für sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter die weniger als 4 Wochen beschäftigt werden zu entrichten. Beachten Sie Auch Aushilfen und Auszubildende sind umlagepflichtige Arbeitneh mer im Sinne der U1/U2Umlagepflicht. Außerdem ist zwischen der Beitragspflicht zu den Umlagekassen und der Berücksichtigung für die Ermittlung der Betriebsgröße zu unterscheiden. Beispielsweise sind Auszubildende, Praktikanten und Volontäre nicht für die Betriebsgrö ße zu berücksichtigen, jedoch ist auf das Arbeitsentgelt die Umlage U2 und ggf. U1 zu entrichten.
Beiträge zu den Umlagekassen Der Beitragspflicht zu den Umlagekassen unterliegt nur der Arbeitgeber. Die Beiträge zur Umlagekasse entstehen also zusätzlich zum Bruttoarbeitslohn, sofern das Unternehmen am Umlageverfahren teilnehmen muss. Grundlage für die Beitragsberechnung ist das rentenversicherungspflichtige laufende Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Keine Umlagen sind also aus Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zu ermitteln. Die Obergrenze für die Berechnung der Beiträge liegt bei der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Diese beträgt für das Jahr 2007 pro pflichtversicherten Arbeitnehmer 5.250 € pro Monat (neue Bundesländer 4.550 €). Keine Umlage ist zu entrichten für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer, die befristet weniger als ein Kalendermonat (4 Wochen) beschäftigt werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlungsverpflichtung und somit auch kein Erstattungsanspruch. Diese Regelung gilt nicht für Arbeitsverhältnisse die auf längere Zeit angelegt sind und durch Kündigung innerhalb von 4 Wochen enden. In diesem Fall besteht Beitragspflicht zu den Umlagekassen. Die Höhe des Beitragssatzes zur Ausgleichskasse U1 bzw. U2 hängt vom Umfang der Erstattungszahlungen ab. Die Krankenkassen bieten Erstattungen des fortgezahlten Bruttolohnes zwischen 40 % und 80 % an.
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Beispiel Ein Arbeitnehmer ist bei einer BKK krankenversichert. Die Umla gesätze betragen 2,9 % (U1) und 0,2 % (U2) des rentenversi cherungspflichtigen Arbeitsentgeltes. Der Erstattungssatz aus der Umlagekasse U1 beträgt 60 %, der aus der Umlagekasse U2 beträgt 100 %. Der Arbeitnehmer erhält ein Gehalt von 2.800 € 1 und ein pauschal versteuertes Fahrgeld von 30 €. Berechnung: Gehalt Fahrgeld (pauschal versteuert)
2.800 € 30 €
Bruttoentgelt
2.830 €
Rentenversicherungspflichtiges Entgelt Beitrag U1 (2,9 % von 2.800 €) Beitrag U2 (0,2 % von 2.800 €)
2.800 € 81,20 € 5,60 €
Die Umlagen für den bei der BKK versicherten Arbeitnehmer sind an die BKK zu entrichten. Das pauschal versteuerte Fahrgeld ist sozialversicherungsfrei und unterliegt somit nicht den Beiträgen zu den Umlagekassen. Der Arbeitgeber ermittelt die Umlagebeträge aus dem Arbeitsentgelt und leistet diese zusätzlich zum Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen an die Krankenkasse. Die Umlage U1 ist vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt aller Arbeitnehmer zu ermitteln. Es gibt jedoch Ausnahmereglungen für bestimmte Personenkreise. Auch für die U2-Umlage sind Beiträge vom beitragspflichtigen Entgelt aller Arbeitnehmer zu berechnen. Die U2-Umlage ist nicht an das Geschlecht des Arbeitnehmers gebunden. Mithin müssen auch Betriebe, die nur Männer beschäftigen, Beiträge zur U2Kasse zahlen. Auch in der U2 Umlage gibt es Mitarbeiter die nicht einer Beitragspflicht zur U2 Umlage unterliegen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick für welche Mitarbeitergruppen Umlagen zu entrichten sind.
1
30
Ab 1.1.2007 kann Fahrgeld nur ab dem 21. Kilometer pauschal versteuert werden. Ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte unter 21 Kilometer unterliegt das Fahrgeld der vollen Steuerpflicht.
Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen Mitarbeiter
Beitragspflicht zu 2 U1 Umlage
Beitragspflicht zur U2 Umlage
Auszubildende, Praktikanten, Volontäre
Ja
Ja
Arbeiter, Angestellte
Ja
Ja
Arbeitnehmer in Elternzeit
Nein
Nein
Heimarbeiter
Nein
Ja
Schwerbehinderte Arbeitnehmer
Ja
Ja
Wehr/Zivildienstleistende
Nein
Nein
Altersteilzeit (Mitarbeiter in Freiphase)
Ja
Nein
Bezieher von Vorruhestandsgeld
Nein
Nein
GmbH Geschäftsführer/innen
Nein
Nein
Freiwillig soziales Jahr
Nein
Nein
Ausländische Saisonkräfte
Ja
Ja
Unständig Beschäftigte
Nein
Ja
Schüler
Ja
Ja
Ordensangehörige
Nein
Nein
ABM Kräfte
Ja
Ja
Freie Mitarbeiter
Nein
Nein
Geringfügig Beschäftigte
Ja
Ja
Kurzfristig Beschäftigte bis 4 Wochen
Nein
Ja
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Abb. 6: Überblick Beitragspflicht zu den Umlagen
Beachten Sie Für Arbeitnehmer deren Arbeitsentgelt über der so genannten Beitrags bemessungsgrenze der Rentenversicherung liegt, sind nur Umlagen auf Basis des beitragspflichtigen Entgelts in der Rentenversicherung zu ermitteln.
Der Beitragssatz zu den Umlagen ist, wie der Beitragssatz zur Krankenversicherung, bei der Krankenkasse zu erfragen. Eine Besonderheit für die Berechnung der Umlagen gilt es für Mitarbeiter in der so genannten Gleitzone zu berücksichtigen. Für Mit2
Die Beitragspflicht zur U1 Umlage besteht nur, wenn das Unternehmen aufgrund der Betriebsgröße am Umlageverfahren teilnimmt.
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
arbeiter deren Arbeitsentgelt im Bereich zwischen 400,01°€ und 800°€ liegt, werden die Beiträge zu den Sozialversicherungen aus einer gekürzten Bemessungsgrundlage ermittelt. Für die Beitragspflicht des Arbeitgebers zu den Umlagen gilt ebenfalls das gekürzte Arbeitsentgelt als Bemessungsgrundlage.3 Beispiel Ein Arbeitnehmer erhält ein regelmäßiges monatliches Arbeits entgelt von 680°€. Er hat die Beitragsberechnung in der Gleit zone gewählt und keine Aufstockung in der Rentenversicherung. Das Unternehmen unterliegt den Umlagepflicht zur U1 Umlage. Der Umlagesatz beträgt 2,1°% des beitragspflichtigen Arbeits entgelts. Für die U2 Umlage beträgt der Beitrag 0,3°%. Berechnung: Die Beiträge zu den Umlagen bzw. Sozialversicherung ergeben sich aus: Beitragspflichtiges Entgelt (1,2327 x 680 – 186,16)
652,08 €
Beitrag zur Umlage U1 (652,08 x 2,1°%)
13,69°€
Beitrag zur Umlage U2 (652,08 x 0,3°%
1,96°€
Wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der Gleitzone durch eine Einmalzahlung überschritten entsteht jedoch Beitrags pflicht aus dem gesamten Arbeitsentgelt. Erhält der Arbeitnehmer beispielsweise im November ein Weih nachtsgeld in Höhe von 400°€ beträgt das gesamt Arbeitsent gelt 1.080°€ (680°€ + 400°€). Die Beiträge zu den U1/U2 Umla gen sind im November aus dem Gesamtbetrag (1.080°€) zu ermitteln. In den übrigen Monaten liegt die Bemessungsgrenze im Beispiel bei 652,08°€
Erstattungen aus den Umlagekassen Erkranken Arbeitnehmer, ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, den Lohn bis zu einer Dauer von sechs Wochen fortzuzahlen (Entgeltfortzahlung). Die Ausnahmen sind im Abschnitt Krankenkassenbeitragssätze unter „2000 – erhöhter Beitrag“ erläutert. Wenn 3
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Die Definition der Gleitzone und der Überblick über die Beitragsberechnung in den Sozialversicherungen ist im Kapitel D Abschnitt 1.3 Sozialversicherungsbeiträge dargestellt.
Angaben bei Beitragspflicht zu den U1/U2Umlagekassen
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der Arbeitnehmer nach Ablauf der Entgeltfortzahlung weiterhin erkrankt ist, erhält er Krankengeld von seiner Krankenkasse. Erfüllt der Betrieb die Bedingungen für die Teilnahme am Umlage-Verfahren U1, erstattet die Krankenkasse dem Betrieb bis zu 80 % des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgeltes. Der tatsächliche Erstattungssatz aus der U1 Umlagekasse hängt von der Krankenkasse des Arbeitnehmers und gegebenenfalls vom gewählten Erstattungssatz des Unternehmens ab (40 % bis 80 %). Neben dem Fortgezahlten Arbeitsentgelt sieht §1 Arbeitgeberaufwändeausgleichsgesetz (AAG) vor, dass die Krankenkassen den Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen für den fortgezahlten Lohn ebenfalls erstatten. Diese Aufwände können die Krankenkassen per Satzung jedoch ausschließen. Darüber hinaus haben die Krankenkassen die Möglichkeit die Erstattung der Lohnfortzahlung auf maximal 80 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (BBG-RV) per Satzung zu begrenzen. Werdende Mütter dürfen sechs Wochen vor und acht Wochen nach der voraussichtlichen Geburt nicht mehr beschäftigt werden (Mutterschutzfrist). Während des Mutterschutzes erhalten die Arbeitnehmerinnen keine Entgeltfortzahlung. Gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen haben jedoch Anspruch auf Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 € pro Kalendertag. Das Mutterschaftsgeld leistet die Krankenkasse, bei der die Arbeitnehmerin krankenversichert ist. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu bezahlen, wenn das Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate vor der Mutterschutzfrist höher war als 390 € pro Monat. Der Zuschuss ist der Differenzbetrag zwischen durchschnittlichem Nettoarbeitsentgelt und Mutterschaftsgeld. Nimmt das Unternehmen am Umlageverfahren teil, ist der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu 100 % erstattungsfähig aus der U2-Umlagekasse. Beachten Sie Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist sozialversicherungsfreies Ar beitsentgelt. Somit entsteht kein erstattungsfähiger Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen. Aber: Besteht für die Arbeitnehmerin Beschäftigungsverbot vor dem Beginn der Mutterschutzfrist ist der Arbeitgeber auch zur Fortzahlung Arbeitslohnes verpflichtet. In die sem Fall besteht Sozialversicherungspflicht für das fortgezahlte Ent gelt und somit Erstattungsanspruch gegenüber der Krankenkasse.
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Die Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgeltes und des Arbeitgeberanteils zu den Sozialversicherungen (bei Beschäftigungsverbot) ist mit einem entsprechenden Formular bei der Umlagekasse zu beantragen. Jede Krankenkasse die Umlagen entgegen nimmt hält einen entsprechenden Erstattungsantrag bereit. Beachten Sie Die Erstattung des Arbeitgeberanteils zu den Sozialversicherungen auf den fortgezahlten Arbeitslohn kann von der Krankenkasse per Satzung ausgeschlossen werden. In diesen Fällen erstattet die Krankenkasse nur den fortgezahlten Arbeitslohn bis zu 80 %.
Meldung der Umlagen Die Umlagebeträge zur U1/U2 Umlage sind auf dem Beitragsnachweis den Krankenkassen zu melden. Ein besonderer Vermerk in den Meldungen zur Sozialversicherung ist nicht erforderlich. Ab 1.12006 dürfen die Beitragsnachweise nur noch elektronisch per E-Mail an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Es gibt für jeden Krankenkassentyp (AOK, BKK, Ersatzkassen etc.) eine eigene Annahmestelle für die Entgegennahme der E-Mail mit den Beitragsnachweisen. Die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) unterhält zusätzlich eine eigene Annahmestelle. Erstattungsansprüche aus fortgezahltem Arbeitslohn lassen sich über den Beitragsnachweis verrechnen. Der Beitragsnachweis enthält eine Zeile „Abzüglich Erstattung aus §1 AAG“ in der der Erstattungsanspruch vermerkt und von der Verbindlichkeit gegenüber der Krankenkasse abgezogen werden kann. Zusätzlich ist der Krankenkasse ein Formular „Antrag auf Erstattung der Entgeltfortzahlung aus Krankheit“ bzw. bei Mutterschaft einzureichen. Praxis Tipp Viele Krankenkassen bieten bereit über das Internet den Erstattungs antrag zum Download oder eine direkte Möglichkeit den Antrag on line zu stellen.
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Unterlagen für die Meldungen an das Finanzamt
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Unterlagen für die Meldungen an das Finanzamt
Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, vom Bruttoarbeitslohn seiner Arbeitnehmer die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag (SolZ) zu ermitteln, einzubehalten und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber regelmäßig dem Finanzamt die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer, den einbehaltenen Solidaritätszuschlag sowie vom Arbeitgeber zu zahlende Pauschalsteuern melden. Die Meldung ist seit 1.1.2005 elektronisch mit dem so genannten Elster-Modul vorzunehmen. Mit dem Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 10. Oktober 2004 wurde die Verpflichtung zur Abgabe der Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigungen über das Internet ab 1.1.2005 beschlossen. Die regelmäßige Lohnsteueranmeldung wird unverschlüsselt übertragen. Die Meldungen mit persönlichen Daten der Mitarbeiter müssen verschlüsselt an die Annahmestellen übertragen werden. Seit Mitte 2006 steht für die Übertragung der Lohnsteueranmeldung eine zertifizierte Übertragung zur Verfügung. Bei einer zertifizierten Übertragung wird der Anmeldung ein zuvor vereinbartes Zertifikat mit übertragen. Praxis Tipp Über das Internet kann unter www.elsterformular.de ein Programm zur elektronischen Erstellung und Versendung der Lohnsteuer Anmeldung heruntergeladen werden. Das Programm ist kostenlos und ermöglicht die Erstellung, Verschlüsselung und Versendung des An meldeformulars.
Fristen für die Lohnsteueranmeldung Der Rhythmus, nach dem die Lohnsteuer dem Finanzamt gemeldet und abgeführt werden muss, ist abhängig von der Höhe des betrieblichen Lohnsteueraufkommens. Entstanden im vergangenen Kalenderjahr oder entstehen bei neuen Unternehmen voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 800 € Lohnsteuer, werden alle zu meldenden Steuern des gesamten Kalenderjahres in einer Lohnsteueranmeldung zusammengefasst. Abgabetermin für diese
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
„Jahresmeldung“ ist spätestens der 10. Januar des folgenden Kalenderjahres. Lag oder liegt der Gesamtbetrag der einbehaltenen Lohnsteuer zwar über 800 €, aber unter 3.000 €, so kann die Lohnsteueranmeldung vierteljährlich erfolgen (vgl. § 41a EStG). Abgabetermin in diesem Fall ist jeweils der 10. des dem Quartalsmonat folgenden Monats. Entstand im vergangenen Kalenderjahr für alle Arbeitnehmer eine Lohnsteuersumme von mehr als 3.000 €, muss die Lohnsteuer monatlich angemeldet werden und dem Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats überwiesen sein. Bei der Bestimmung des Melderhythmus ist nur die Summe der Lohnsteuer maßgeblich. Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag werden für die Berechnung der Grenzen nicht berücksichtigt. Beispiel Gesamtlohnsteuersumme 2006 Kirchensteuersumme 2006 Solidaritätszuschlagssumme 2006
2.800 € 224 € 154 €
Gesamt 3.178 € Der Lohnsteueranmelderhythmus für das Kalenderjahr 2007 ist das Quartal, in dem die Summe der Lohnsteuer über 800 €, aber unter 3.000 € liegt. Zulässig wären auch eine monatliche Mel dung und Steuerzahlung. Beachten Sie Bei einer monatlichen Entgeltabrechnung und Quartalsweiser oder jährlicher Lohnsteuermeldung ist die Lohnsteuer zwar monatlich ein zubehalten, wird jedoch erst zum Ende des Quartals bzw. des Jahres an das Finanzamt abgeführt.
Melden der einbehaltenen Lohnsteuern Die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag sind bei Austritt eines Arbeitnehmers, jedoch spätestens zum Jahresende auf der Lohnsteuerbescheinigung zu dokumentieren. Außerdem sind der Name des Finanzamts und dessen vierstellige Identifikationsnummer, an welches die Steuer überwiesen wurde, auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers anzugeben. Die Finanzamtsnummer kann beim örtlich zuständigen Finanzamt er-
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Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit
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fragt werden. Seit 1.1.2005 kann die Lohnsteuerbescheinigung nur noch elektronisch der Finanzverwaltung eingereicht werden. Die Übertragung via Internet ist mit dem so genannten Elster-Module der Finanzverwaltung vorzunehmen. Eine Lohnsteuerbescheinigung ist für jeden Mitarbeiter spätestens zum 28. Februar für das Vorjahr einzureichen. Verfügt das Unternehmen noch über keinen InternetAnschluss, hält der Gesetzgeber es jedoch für grundsätzlich zumutbar, dass das Unternehmen sich einen einrichten lässt und gegebenenfalls das Lohnabrechnungsprogramm mit dem Internet verbindet. Das Elster-Module ist in der Regel in allen Entgeltabrechnungsprogrammen enthalten. Die Finanzämter halten jedoch eine CD-ROM mit den ELSTER Formularen und einem Übermittlungsmodul bereit. Alternativ kann das Programm über kostenlos über das Internet unter www.elster.de auf den Rechner herunter geladen werden.
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Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit
Arbeitgeber, die mindestens 20 Arbeitnehmer beschäftigen, sind nach dem Schwerbehindertengesetz verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mit Behinderten zu besetzen. Wird dieser Satz nicht erreicht, entstehen dem Arbeitgeber Ausgleichsabgaben. Für die Berechnung der Anzahl der Mitarbeiter werden Auszubildende nicht mit einbezogen. Die Grenze von 19 Mitarbeitern darf im Jahresdurchschnitt nicht überschritten werden, wobei Bruchteile über 0,5 Mitarbeiter aufgerundet werden. Beispiel Für die Berechnung der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl sind die Beschäftigten über alle Monate des Jahres zu addieren und die Summe durch 12 zu dividieren. Entstehen im Ergebnis 19,4 oder weniger Mitarbeiter besteht keine Besetzungspflicht und somit auch keine Pflicht zur Ausgleichsabgabe. Liegt das Ergeb nis der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl bei 19,5 oder mehr, besteht die Pflicht zur Mindestbesetzung oder zur Leistung der Ausgleichsabgabe.
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Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
Weitere Grenzen bestehen für Kleinbetriebe mit bis zu 39 bzw. bis zu 59 Mitarbeitern im Jahresdurchschnitt. Abhängig von der Beschäftigungsquote von behinderten Mitarbeitern richtet sich die Ausgleichsabgabe. Arbeitgeber im Sinne des Schwerbehindertenrechts im SGB IX sind auch ausländische Arbeitgeber, soweit sie ihren Sitz oder ihre Niederlassungen im Bundesgebiet haben. Anzeige der beschäftigten Schwerbehinderten Mit dem SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch), das zum 1.7.2001 in Kraft getreten ist, wird das Anzeigeverfahren neu geregelt. Der Arbeitgeber muss die Ausgleichsabgabe selbst ermitteln und bis zum 31.3. des Folgejahres dem Integrationsamt beim zuständigen Arbeitsamt melden. Auf der Meldung an das Arbeitsamt sind neben der Bezeichnung und Anschrift des Arbeitgebers, die Betriebsnummer und der Schwerbehinderten-Beauftragte anzugeben. Für die Kündigung von Behinderten Arbeitnehmern gelten zusätzliche Anzeige- und Meldevorschriften. Die Betriebsnummer und die Bankverbindung zum Arbeitsamt sind auch bei der Durchführung von Altersteilzeit mit Wiederbesetzung erforderlich. Praxis Tipp Vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln kann das Programm REHADATElan07 kostenlos bezogen werden. Mit diesem Programm können alle Meldungen per Formular oder online über das Internet durchgeführt werden (www.rehadat.de).
Die detaillierte Beschreibung der Meldung an das Integrationsamt finden Sie im Kapitel K Abschnitt 6.
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Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft
Die Berufsgenossenschaft ist Träger der gesetzlichen betrieblichen Unfallversicherung. Es gibt 26 verschiedene Berufsgenossenschaften (BG), die von ihren Mitgliedern einmal jährlich einen so genannten Lohnnachweis verlangen. Der Lohnnachweis ist ein Formular auf dem die im Vorjahr abgerechnete Entgeltsumme und die geleisteten
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Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft
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Arbeitsstunden anzugeben sind. Die Mitgliedschaft in einer der Berufsgenossenschaften hängt vom Gewerbezweig des Unternehmens ab. Zur Erstellung der Meldung an die Berufsgenossenschaft werden folgende Firmenangaben benötigt: Mitgliedsnummer Die Mitgliedschaft beginnt mit den vorbereitenden Arbeiten für die Eröffnung eines Unternehmens oder bei der erstmaligen Beschäftigung von Arbeitnehmern. Bei einigen Berufsgenossenschaften muss sich der Arbeitgeber freiwillig versichern, zum Schutz vor Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Die Anmeldung des Unternehmens muss nach § 192 SGB VII binnen einer Woche nach Eintragung vorgenommen werden. Die Berufsgenossenschaft nimmt das Unternehmen nach der Anmeldung in ihr Unternehmerverzeichnis auf und vergibt eine Mitgliedsnummer. Die Mitgliedsnummer ist bei allen Meldungen an die Berufsgenossenschaft, insbesondere bei dem jährlich zu erstellenden Lohnnachweis anzugeben. Praxis Tipp Bei Unklarheiten über die Zuständigkeit der Berufsgenossenschaft können Sie sich an den Hauptverband wenden: Hauptverband der ge werblichen Berufsgenossenschaften e.V., Postfach 2052, 53743 Sankt Augustin, Telefon (02241) 23101, www.hvbg.de.
Entgelthöchstgrenze Die Berufsgenossenschaften erheben, abhängig von der Jahresentgeltsumme, der Gefahrenklasse und den geleisteten Arbeitsstunden Mitgliedsbeiträge. Die Entgeltsumme setzt sich aus den kumulierten Entgelten aller Mitarbeiter zusammen. Zum beitragspflichtigen Entgelt gehören die steuerpflichtigen Bruttobezüge (einschließlich eventueller Lohnsteuerfreibeträge), insbesondere auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsgelder, steuerpflichtige Heiratsund Geburtshilfen, Gewinnanteile als Tätigkeitsvergütung (Tantieme), Provisionen, Ertragsbeteiligungen, Trennungsentschädigungen, steuerpflichtige Auslösungen und Reisekosten, alle Arten von Lohnzuschlägen einschließlich der steuerfreien Zuschläge zu Sonn-, Fei-
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B
Abrechnungsunterlagen zusammenstellen
ertags- und Nachtarbeit, Sachbezüge und geldwerte Vorteile (z. B. Kfz-Überlassung, Miete, etc.). Entgeltzahlungen an Aushilfskräfte, unabhängig vom Umfang der Beschäftigung und von der Art der Besteuerung, sind immer nachweis- und beitragspflichtig (ohne Pauschalsteuer). Ebenfalls zum Entgelt gehören Altersteilzeitentgelte auch während der Freistellungsphase, d. h. wenn dem Arbeitnehmer das Entgelt erst nach Ablauf der Beschäftigung zufließt (ohne Aufstockungsbeträge), Beiträge zu Direktversicherungen, soweit sie die sozialversicherungsfreien Höchstgrenzen übersteigen. Vereinzelt haben die Berufsgenossenschaften in ihrer Satzung einen Entgelthöchstbetrag festgelegt, der maximal in die Entgeltsumme einbezogen werden muss. Der Entgelthöchstbetrag ist vergleichbar der Beitragsbemessungsgrenze in den Sozialversicherungen. Für die Süddeutsche Metall BG liegt dieser für 2006 bei 72.000 € pro Mitarbeiter pro Jahr. Besteht eine Entgelthöchstgrenze, ist sie in der Regel auf der Rückseite des jährlich an die Berufsgenossenschaft einzureichenden Formulars „Lohnnachweis“ angegeben. Die Entgelthöchstgrenze kann auch bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfragt werden. Gefahrenklasse Die Tätigkeiten der Arbeitnehmer beinhalten unterschiedliche Unfallgefahren. Aus diesem Grund werden die Mitarbeiter, abhängig von ihren Aufgaben, in Gefahrenklassen eingeteilt. Die Gefahrenklasse ist Bestandteil der Beitragsberechnung für den Berufsgenossenschaftsbeitrag. Gewerbezweige mit hohen Unfallrisiken werden somit stärker belastet, als Branchen mit relativ sicheren Arbeitsplätzen. Die Gefahrenklasse wird von der Berufsgenossenschaft in dem so genannten Punktwert ausgedrückt. Dabei ist 1.0 eine sehr niedrige Gefahrenklasse und beispielsweise 14.8 eine Gefahrenklasse für sehr unfallträchtige Arbeiten. Die einzelnen Gefahrenklassen werden zu einem Gefahrentarif zusammengefasst, der in der Regel alle fünf Jahre überprüft und gegebenenfalls angepasst wird. Für die Meldung an die Berufsgenossenschaft müssen Sie die für das Unternehmen relevanten Gefahrenklassen aus dem Gefahrentarif ermitteln und den Mitarbeitern entsprechend zuordnen.
40
Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft
B
Praxis Tipp Sollten Sie in 2006 keine Mitarbeiter gegen Entgelt beschäftigt haben, müssen Sie dennoch einen Lohnnachweis mit dem Vermerk „Fehlan zeige“ erstellen. Wird der Lohnnachweis nicht eingereicht, erfolgt eine Schätzung der beitragspflichtigen Entgelte und gegebenenfalls ein Bußgeldverfahren.
Das Vorgehen für die Meldung an die Berufsgenossenschaft finden Sie im Kapitel K Abschnitt 5 beschrieben.
41
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Mit der Einstellung eines Arbeitnehmers entstehen noch vor der ersten Lohnabrechnung sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen. Neben der Kontrolle des Sozialversicherungsausweises müssen neu eingestellte Arbeitnehmer innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei ihrer Krankenkasse angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeber neben den persönlichen Angaben zahlreiche weitere Daten. So muss er beispielsweise die Krankenkasse kennen, bei der der Arbeitnehmer zuletzt krankenversichert war oder zukünftig versichert sein will, die Rentenversicherungsnummer seines Sozialversicherungsausweises, Nebentätigkeiten und vieles mehr. Für die Zuständigkeit der Anmeldung ist außerdem wichtig, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um eine Aushilfe (geringfügig/kurzfristig Beschäftigter) oder um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer handelt. Um die Vollständigkeit aller abrechnungsrelevanten Einstellungsaktivitäten zu gewährleisten bietet sich die Erstellung eine „Checkliste Eintritt“ an. Das unten stehende Beispiel gibt eine Anregung wie eine entsprechende Checkliste aufgebaut sein kann.
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
Checkliste Eintritt
C
Personalstammblatt/Einstellungsfragebogen Vorlage/Kopie des Sozialversicherungsausweises zu den Lohnunterlagen Prüfung auf Mehrfachbeschäftigung Prüfung auf KVPflicht/freiwillige KV/private KV Anmeldung bei der Krankenkasse Prüfung auf pauschale Beitragspflicht bei Aushilfen und Information des Mitarbeiter über Aufstockungsoption Lohnsteuerkarte/Lohnsteuerbescheinigung zu den Lohnunterlagen Anlegen eines Lohnkontos bzw. Personalakte Prüfung, ob die Gleitzonenregelung angewendet werden kann und ggf. Information an den Mitarbeiter Prüfung, ob pauschale Versteuerung für Aushilfsbezüge möglich ist Prüfung auf Schwerbehinderung und ggf. Kopie des Ausweis zu den Unterlagen Veranlassung der Statusfeststellung für GmbH Geschäftsführer bzw. Ehegatte oder Lebensgefährte des Geschäftsführers Prüfung der Übernahme einer betrieblichen Altersvorsorge wie Direkt versicherung, Pensionskasse etc. Prüfung, ob VL Vertrag vorliegt Abb. 7: Checkliste Eintritt
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Was ist bei Eintritt eines vollzeit beschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
Mit der Einstellung eines Arbeitnehmers entstehen noch vor der ersten Lohnabrechnung sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen. Neben der Kontrolle des Sozialversicherungsausweises müssen neu eingestellte Arbeitnehmer innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung bei ihrer Krankenkasse angemeldet werden. Auch Arbeitnehmer Abbildung 8 (siehe unten) zeigt ein Muster für ein Personaldatenblatt. Neben den darin aufgeführten Grunddaten sollte das Datenblatt um alle für Ihren Betrieb relevanten Informationen ergänzt werden.
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
siehe CDROM
Personaldatenblatt Persönliche Daten Personalnummer Name, Vorname Geburtsdatum Geburtsname Geburtsort Straße PLZ, Ort Staatsangehörigkeit Bankverbindung Name der Bank BLZ Kontonummer Kontoinhaber IBAN (für Auslandsüberweisungen) Entfernung Wohnung – Arbeitsstätte (km) FirmenOrganisation Beginn der Beschäftigung Abteilung Kostenstelle Mitarbeiterkreis (Lohn oder Gehalt) Regelmäßige Wochenarbeitszeit Stundenlohn (€) Gehalt (€) Tarif (T)/außer Tarif (AT) Ende der Beschäftigung Meldewesen Schulbildung Berufsausbildung Stellung im Beruf Personengruppe Arbeitserlaubnis liegt vor (ja/nein) Altersrentner (ja/nein)
44
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Sozialversicherung Sozialversicherungsnummer Krankenversicherungsträger Anschrift der Krankenkasse • Straße • PLZ, Ort Europäische SozialversicherungsNr. Krankenversicherungspflicht (ja/nein) Zuschuss des Arbeitgebers (freiw. KV) Private Krankenversicherung seit Beitrag zur privaten Krankenversicherung Rentenversicherungspflicht (ja/nein) Mitglied in einem Versorgungswerk Mitgliedsnummer Kinder für Pflegeversicherung berücks. Mehrfach beschäftigt (ja/nein) Summe Entgelt bei anderen Arbeitgebern Geringfügige Beschäftigung (ja/nein) • Pauschale KVPflicht (13 %) • Pauschale RVPflicht (15 %) • Aufstockung in der RV auf 19,9 % ge wünscht (ja/nein) • Aufstockung ab (Monat, Jahr) Kurzfristige Beschäftigung (ja/nein) • von ... bis ... Geringverdiener (ja/nein) Gleitzonenregelung anwenden (ja/nein) Gleitzone in der RV anwenden (ja/nein) Arbeitnehmer über 55 (ja/nein) Angehöriger des Geschäftsführers (ja/nein) GesellschafterGeschäftsführer GmbH Praktikant (ja/nein) • Vorpraktikum • Zwischenpraktikum • Nachpraktikum
45
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt Lohnsteuer Finanzamt Finanzamtsnummer eTIN AGS Schlüssel Steuerklasse Familienstand Kinder Steuerfreibetrag (ja/nein) • Jährlich • Monatlich • Ab Monat Steuerhinzurechnungsbetrag (ja/nein) • Jährlich • Monatlich • Ab Monat Konfession Konfession des Ehegatten Geringfügige Beschäftigung (ja/nein) • Pauschale Versteuerung (ja/nein) Kurzfristige Beschäftigung (ja/nein) • von ... bis ... • Stundenlohn • Arbeitsstunden pro Tag Behinderung/Grad der Behinderung Kammerbeitrag (ja/nein) Berufsgenossenschaft Regelmäßige Wochenarbeitszeit Stundenlohn (€) Gehalt (€) Gefahrenklasse Entgeltobergrenze beachten (ja/nein)
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Vermögenswirksame Leistungen Vertrag 1
Vertrag 2
Vertrag 3
1. Pfändung
2. Pfändung
3. Pfändung
Vertrag 1
Vertrag 2
Vertrag 3
Vertragsnummer Name der Bank BLZ Kontonummer Arbeitgeberzuschuss Lohnpfändung Pfändungs begünstigter Name der Bank BLZ Kontonummer Pfändungsbetrag (monatl.) Direktversicherung Versicherung Vertragsnummer Datum des Vertrags schlusses Altvertragsregelung vor 1.1.2005 Bankverbindung der Versicherung BLZ Kontonummer Arbeitgeberzuschuss Barlohnumwandl. Aus Einmalzahl. Zusatzleistung des Arbeitgebers Riester geförderte steuerpflichtige DV Mindestbeitrag f. Riester geförderte DV Pauschale Steuer trägt Arbeitge ber/Arbeitnehmer
47
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt Urlaub Anspruch im laufenden Jahr Anspruch vom Vorarbeitgeber Genommener Urlaub von
bis
Tage
Rest
bis
Tage
Anspruch auf Lohn (ja/nein)
Fehlzeiten von
Vorfirma Jahresarbeitsentgelt 2 Jahre zurück Jahresarbeitsentgelt 1 Jahr zurück Lohnsteuerbescheinigung liegt vor (j/n) Steuerbrutto Lohnsteuer Kirchensteuer Solidaritätszuschlag Steuertage Abfindungen (steuerpflichtig) Arbeitslohn für mehrere Jahre Anzahl U Betriebliche Altersvorsorge Teilnahme Ja/Nein Abb. 8: Personalstammblatt
Praxis Tipp Es empfiehlt sich, bei jeder Einstellung zusammen mit dem neuen Ar beitnehmer ein Personaldatenblatt zu erstellen. Besondere Bedeutung hat das Datenblatt für Aushilfen gewonnen. Eine korrekte Anmeldung zu den Sozialversicherungen und die richtige steuerliche Behandlung sind nur möglich, wenn Ihnen weitere Haupt oder Nebenbeschäfti gungen bekannt sind. Häufig stellen Softwarelösungen Personalda tenblätter zur Verfügung. Alternativ können Sie ein Muster mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen oder die Vorlage auf der CD ROM verwenden. Einige Krankenkassen stellen ebenfalls einen Vor druck „Fragebogen Aushilfen“ zur Verfügung.
48
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Der Beginn einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ist den Sozialversicherungsträgern mitzuteilen. Die Mitteilung erfolgt mit dem Formular „Meldung zur Sozialversicherung“. Seit 1.1.2006 kann die Meldung nur noch in elektronischer Form via E-Mail den Annahmestellen der Krankenkassen eingereicht werden. Für die Erstellung und Übermittlung stellt die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) ein kostenloses Programm (sv.net) zur Verfügung. Enthält der Entgeltabrechnungssystem ein Datenübermittlungsmodul kann die Meldung auch über das Abrechnungsprogramm durchgeführt werden. Die Frist für die Abgabe der Anmeldung endet zwei Wochen nach Eintritt des neuen Arbeitnehmers. Bei maschineller Entgeltabrechung und Meldungserstellung verlängert sich die Frist auf sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Praxis Tipp Programme, die das maschinelle Meldeverfahren ermöglichen, sollten über die „ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung)“ Zertifizierung für „systemgeprüfte Standard software“ verfügen. Eine Liste der geprüften Programme ist über das Internet unter www.itsg.de abrufbar. Das Programm sv.net kann über das Internet heruntergeladen werden. Den Aufruf finden Sie ebenfalls unter www.itsg.de.
War der Arbeitnehmer bisher in der Familienversicherung mitversichert oder nicht krankenversicherungspflichtig, kann er die Krankenkasse, bei der er künftig versichert sein will, frei wählen. Bei dieser Krankenkasse ist dann für ihn eine Anmeldung zu erstatten. Wählt der Arbeitnehmer innerhalb der Anmeldefrist keine Krankenkasse, ist die Meldung bei der Krankenkasse einzureichen, bei der er zuletzt versichert war. Ist diese nicht bekannt oder nicht gegeben, kann die Meldung an die Firmenkrankenkasse oder die Kasse, die für die Abführung der Rentenversicherungsbeiträge zuständig ist, eingereicht werden. In der Regel ist dies die Firmenkrankenkasse. Gleiches gilt für Arbeitnehmer, die bei einer Krankenversicherung privat krankenversichert sind. Abbildung 9 zeigt ein Muster des seit 1.1.2005 geltenden Meldevordruckes.
49
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
siehe CDROM
Abb. 9: Meldung zur Sozialversicherung
50
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Für die Anmeldung eines Arbeitnehmers sind neben den persönlichen Angaben wie Vorname, Name etc. folgende Felder auszufüllen: ● Versicherungsnummer ● Personalnummer (wahlweise) ● Land (wenn nicht Deutschland) ● Grund der Abgabe ● Entgelt in Gleitzone ● Beschäftigungszeit von ... ● Betriebsnummer des Arbeitgebers ● Personengruppe ● Mehrfachbeschäftigung ● Betriebsstätte ● Beitragsgruppe ● Angaben zur Tätigkeit ● Schlüssel der Staatsangehörigkeit ● Statuskennzeichen ● Bereich „Wenn keine Versicherungs-Nr. angegeben werden kann“ Versicherungsnummer Wesentlicher Bestandteil einer Anmeldung ist die Sozialversicherungsnummer. Jeder Arbeitnehmer hat, sofern er schon einmal rentenversicherungspflichtig beschäftigt war, einen Sozialversicherungsausweis. Auf diesem Ausweis ist auf der Rückseite die Sozialversicherungsnummer (Versicherungsnummer) eingetragen. War der Arbeitnehmer noch nicht berufstätig oder in der Bundesrepublik nicht versicherungspflichtig, sind statt der Versicherungsnummer im Bereich „Wenn keine Versicherungs-Nr. angegeben werden kann“ der Geburtsname, der Geburtsort, das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Staatsangehörigkeit einzutragen. Der Arbeitnehmer erhält automatisch vom Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis mit einer Sozialversicherungsnummer (SV-Nr.) zugestellt. Zusätzlich wird der Arbeitgeber von der Rentenversicherungsanstalt über die vergebene Sozialversicherungsnummer informiert. Personalnummer Die Angabe einer Personalnummer erfolgt freiwillig. Wird die Personalnummer jedoch bei der Anmeldung vermerkt, ist sie für künftige Meldungen immer anzugeben.
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Land Handelt es sich bei der Anschrift des Arbeitnehmers um eine Auslandsadresse, ist das entsprechende Land mit einem dreistelligen „Länderkennzeichen“ anzugeben. Die Liste der Staaten mit den zugehörigen Länderschlüsseln ist bei jeder Krankenkasse erhältlich. Für Frankreich wäre beispielsweise „F“, für die Schweiz „CH“ und für Polen „PL“ einzutragen. Eine Liste der am häufigsten vorkommenden Länderkennzeichen finden Sie im Anhang. Grund der Abgabe Die Anlässe zur Abgabe der „Meldung zur Sozialversicherung“ sind in Meldeschlüsseln verschlüsselt. Für eine Anmeldung wegen „Beginn der Beschäftigung“ ist beispielsweise der Meldeschlüssel 10 einzutragen. Neben dem Beginn der Beschäftigung ist der Krankenkasse eine Anmeldung einzureichen, wenn der Arbeitnehmer zum Jahreswechsel die Krankenkasse wechselt. In diesem Fall muss er bei seiner bisherigen Kasse abgemeldet und mit dem „Grund der Abgabe: 11“ bei seiner neuen Krankenkasse angemeldet werden. Übersteigen die laufenden Bezüge eines Arbeitnehmers die Pflichtversicherungsgrenze (3.975 € monatlich in 2007), kann sich dieser zum Jahreswechsel privat Krankenversichern oder als freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung verbleiben. Eine Ausnahmeregelung besteht für Arbeitnehmer die vor dem 31.12.2002 privat krankenversichert waren. Sie können in 2007 bei einem voraussichtlichen Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenze von 42.750°€ privat krankenversichert bleiben. Der Beitragsschlüssel für die Kranken- und Pflegeversicherung ändert sich von 1 auf 0 bzw. bei freiwilliger Versicherung in einer gesetzlichen Kasse von 1 auf 9 in der KV (siehe Beitragsgruppen). Wechselt eine der Beitragsgruppen bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis, sind der Krankenkasse eine Abmeldung (Grund der Abgabe: 32) und eine zweite Meldung mit dem Meldeschlüssel 12 einzureichen. Wird ein Auszubildender nach Abschluss der Ausbildung übernommen, hatte der Arbeitnehmer mehr als einen Monat unbezahlten Urlaub, wechselt der Beschäftigungsort eines Arbeitnehmers in einen anderen Rechtskreis (Ost nach West bzw. West nach Ost) oder
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
beginnt die Altersteilzeit, muss der Arbeitnehmer erneut bei seiner Krankenkasse angemeldet werden. In diesen Fällen ist eine „Meldung zur Sozialversicherung“ mit dem Meldeschlüssel 13 im Feld „Grund der Abgabe“ einzureichen. Der Wechsel des Arbeitsverhältnisses hin zu einer Altersteilzeitbeschäftigung ist der Krankenkasse des Arbeitnehmers ebenfalls mit einer Anmeldung mit dem Meldeschlüssel 13 zu melden. Im Einzelnen gibt es folgende Meldegründe nach DEÜV für eine Anmeldung: Grund der Abgabe
Schlüssel
Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung
10
Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel
11
Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
12
Anmeldung wegen sonstiger Gründe
13
Tab. 1: Meldegründe zur Abgabe einer Anmeldung
Entgelt in Gleitzone Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurde zum 1.4.2003 die so genannte Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. Die Gleitzonenregelung gilt für monatliche durchschnittliche Arbeitsentgelte zwischen 400,01 € und 800,00 €. Innerhalb dieser Gleitzone werden die Arbeitnehmerbeiträge zu den Sozialversicherungen nicht vom tatsächlichen Arbeitsentgelt, sondern von einer ermäßigten Basis ermittelt. Für den Arbeitgeberanteil ändert sich nichts. Die Angaben zur Gleitzone sind nur bei der Jahresmeldung, Abmeldung und Unterbrechungsmeldung vorzunehmen. Genauere Erläuterungen finden Sie in den Kapiteln D, I und K. Beschäftigungszeit Bei einer Anmeldung ist das Datum des Beschäftigungsbeginns einzutragen. Es ist der vertragliche Beginn der Beschäftigung zu vermerken, nicht der Tag der Arbeitsaufnahme, wenn diese Tage auseinander fallen – zum Beispiel am 1. Januar (Feiertag).
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Betriebsnummer des Arbeitgebers Im Feld „Betriebsnummer des Arbeitgebers“ ist die vom Arbeitsamt zugeteilte achtstellige Nummer einzutragen. Ist eine Betriebsnummer noch nicht zugeteilt, ist unverzüglich bei dem für den Betrieb zuständigen Arbeitsamt eine Betriebsnummer zu beantragen. Ohne die Angabe der Betriebsnummer kann die Meldung von der zuständigen Krankenkasse nicht verarbeitet werden. Beachten Sie Arbeitet der Arbeitnehmer in einer Niederlassung oder Zweigstelle mit eigener Betriebsnummer, ist diese auf dem Formular zu vermerken.
Personengruppen Mit der 2. Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) wurde ein dreistelliger Personengruppenschlüssel eingeführt, der alle Arbeitnehmer in 18 Personengruppen einteilt. Abhängig von der Art und dem Umfang der Beschäftigung muss der Arbeitnehmer einer Personengruppe zugewiesen werden. Folgende Personengruppen bzw. Personengruppenschlüssel sind seit 2006 in die Vorlage einzutragen bzw. im Programm auszuwählen: (siehe Tabelle auf der nächsten Seite) Im Regelfall ist der Gruppenschlüssel 101 einzutragen. Er steht für Beschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- und arbeitslosenversicherungspflichtig sind. Dazu zählen alle Arbeiter und Angestellten. Erfüllt der Arbeitnehmer jedoch eine der Eigenschaften eines höheren Schlüssels, ist er diesem zuzuordnen. Beginnt der Arbeitnehmer beispielsweise eine Berufsausbildung in einem staatlich anerkannten Ausbildungsberuf, ist dieser nicht mit dem Schlüssel 101, sondern mit dem Gruppenschlüssel 102 zu melden – obwohl auch Auszubildende kranken-, pflege-, renten- und arbeitslosenversicherungspflichtige Beschäftigte sind. Der Gruppenschlüssel gibt keine Auskunft über die Versicherungspflicht in den einzelnen Sozialversicherungen. Somit sind Arbeitnehmer, die freiwillig oder privat kranken- und pflegeversichert sind, mit 101 zu schlüsseln, sofern sie nicht einer Personengruppe mit höherem Gruppenschlüssel zuzuordnen sind. Auch wenn der Arbeitnehmer nicht bei der Deutschen Rentenversicherung, sondern bei einer berufsständischen Vereinigung (z. B. Ärzteversorgung)
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
rentenversichert ist, kann für ihn der Schlüssel 101 im Feld „Personengruppe“ einzutragen sein. Schüler oder Studierende, die ein in der Prüfungs- oder Studienordnung vorgeschriebenes Praktikum durchführen, zählen zur Personengruppe 105. Der Umfang der Versicherungspflicht ist davon abhängig, ob es sich um ein Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum handelt. Immatrikulierte Studenten, die während des Semesters oder in den Semesterferien mehr als geringfügig beschäftigt werden, sind nur rentenversicherungspflichtig. Immatrikulierte Studierende gehören der Personengruppe 106 an. Personengruppe
Personengruppen schlüssel
Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale
101
Auszubildende
102
Beschäftigte in Altersteilzeit
103
Hausgewerbetreibende
104
Praktikanten
105
Werkstudenten
106
Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten oder gleichartigen Einrichtungen
107
Bezieher von Vorruhestandsgeld
108
Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Aushilfe)
109
Kurzfristig Beschäftigte (Aushilfe)
110
Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oder ähnliche Einrichtungen
111
Mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft
112
Nebenerwerbslandwirte
113
Nebenerwerbslandwirte – saisonal beschäftigt
114
Ausgleichsgeldempfänger nach dem FELEG
4
116
Unständig Beschäftigte
118
Versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher wegen Alters
119
Tab. 2: Personengruppen/Personengruppenschlüssel
4
FELEG: Gesetz zur Förderung der Einstellung von landwirtschaftlichen Erwerbstätigen.
55
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Sofern der Arbeitnehmer mehreren Personengruppen zugeordnet werden kann, ist die höchste Schlüsselzahl zu verwenden. Eine Ausnahme von dieser Regel bilden die Personengruppen 109 und 110. Die Schlüssel 109 und 110 sind auch dann einzutragen, wenn ein Nebenerwerbslandwirt auf 400-€-Basis aushilft oder ein Altersvollrentner (119) als geringfügig Beschäftigter aushilft. Der Schlüssel 101 ist nur dann einzutragen, wenn der Arbeitnehmer nicht zusätzlich eine der Bedingungen für eine höhere Personengruppe erfüllt. Eine unständige Beschäftigung ist ein Arbeitsverhältnis, das aus der Natur der Sache oder arbeitsvertraglich auf weniger als eine Woche befristet ist. Diese Beschäftigung ist mit dem Personengruppenschlüssel 118 der zuständigen Krankenkasse zu melden. Für die Prüfung des richtigen Personengruppenschlüssels empfiehlt sich die Anwendung des Ablaufschemas „Wahl des Personengruppenschlüssels“. Für die Einordnung von Aushilfen in eine geringfügige Beschäftigung bzw. kurzfristige Beschäftigung muss das voraussichtliche Entgelt bekannt sein. Außerdem spielt die Dauer der Beschäftigung, weitere Nebenbeschäftigungen und die Branche eine Rolle. Aus diesem Grund sind die Besonderheiten für Aushilfen in Kapitel C 2 getrennt zusammengestellt.
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Arbeitnehmer Vollzeitbeschäftigter
Aushilfe
(Ja)
(102)
Beschäftigt in Altersteilzeit
(103)
(104)
(105)
(106)
Auszubildender (Nein)
Hausgewerbetreibender
Geringfügig entlohnte Beschäftigung (109)
Kurzfristig entlohnte Beschäftigung (110)
Praktikant
Werkstudent
Erwerbstätiger in Behindertenstätte
(107)
(108)
(111)
(112)
(113)
(114)
(116)
(118)
(119)
(101)
Bezieher von Vorruhestandsgeld
Erwerbstätiger in Rehamaßnahme
Mitarbeitender Familienangehöriger in der Landwirtschaft
Nebenerwerbslandwirt
Saisonal beschäftigter Nebenerwerbslandwirt
Ausgleichsgeldempfänger nach FELEG
5
Unständig Beschäftigter
Altersvollrentner
Wenn alles nicht zutrifft
Abb. 10: Ablaufschema – Wahl des Personengruppenschlüssels
Mehrfachbeschäftigung Hat der neue Arbeitnehmer bereits eine Erstbeschäftigung in einem anderen Unternehmen (Mehrfachbeschäftigung), ist das Feld „Mehrfachbeschäftigung“ anzukreuzen. Die Meldung einer Mehrfachbeschäftigung dient den Sozialversicherungsträgern zur Beur5
FELEG: Gesetz zur Förderung der Einstellung von landwirtschaftlichen Erwerbstätigen.
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
teilung, ob das jeweils erzielte Arbeitsentgelt der Sozialversicherungspflicht unterliegt. Um die Sozialversicherungspflicht beurteilen zu können, müssen die Arbeitsentgelte aus allen Beschäftigungen zusammengerechnet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Arbeiter- oder um ein Angestelltenbeschäftigungsverhältnis handelt. Seit 1. April 2003 werden auch Arbeitsentgelte aus einer zweiten geringfügigen Nebenbeschäftigung angerechnet. Die erste geringfügige Nebenbeschäftigung bleibt sozialversicherungsfrei, wird also nicht zum Entgelt aus einer Hauptbeschäftigung addiert (siehe auch Mehrfachbeschäftigung in Kapitel C 2). Besondere Bedeutung kommt einer Zweitbeschäftigung zu, wenn die Summe der Arbeitsentgelte zu einer Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung führt. In diesem Fall entsteht für alle Arbeitgeber nur anteilige Beitragspflicht. Eine Mehrfachbeschäftigung ist außer bei den Meldungen für Namensänderung und Änderung der Staatsangehörigkeit immer anzugeben. Betriebsstätte Ost/West Die Angabe der Betriebsstätte dient der Rentenversicherung zur Kontrolle der Beitragsbemessungsgrenze. Der Eintrag richtet sich nach dem Beschäftigungsort des Arbeitnehmers. Liegt der Betrieb oder die Niederlassung in einem alten Bundesland, ist das Feld „West“ anzukreuzen. Wird die Beschäftigung in den neuen Bundesländern einschließlich Ost-Berlin ausgeübt, ist das Feld „Ost“ in der elektronischen Meldung anzugeben. Wird ein Arbeitnehmer zeitlich befristet in einen anderen Rechtskreis „entsandt“ (Ost/West), ist der Rechtskreis der entsendenden Betriebsstätte zu melden. Beitragsgruppen In den Beitragsgruppenfeldern ist die Beitragspflicht zur Kranken(KV), Renten- (RV), Arbeitslosen- (ALV) und Pflegeversicherung (PV) mit Schlüsselziffern anzugeben. Für jeden Bestandteil des Schlüssels sind mehrere Schlüsselziffern möglich, so dass sich der vierstellige Schlüssel aus zahlreichen Kombinationen zusammensetzen kann. Tabelle 3 zeigt, welche Schlüsselziffern zur Verschlüsselung der Beitragspflicht einzutragen sind.
58
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? Beitragspflicht
1. Stelle im Bei trags schlüssel
keine Beitragspflicht zur KV
0
allgemeiner Beitrag zur KV
1
erhöhter Beitrag zur KV
2
ermäßigter Beitrag zur KV
3
Beitrag zur landwirtschaftlichen KV
4
Arbeitgeberbeitrag zur land wirtschaftlichen KV
5
Pauschaler Beitrag zur KV
6
Freiwillige Krankenversicherung
9
2. Stelle im Bei trags schlüssel
keine Beitragspflicht zur RV
0
voller Beitrag für Arbeiter und Angestellte zur RV
1
halber Beitrag für Arbeiter und Angestellte zur RV
3
pauschaler Beitrag für Arbeiter und Angestellte zur RV
5
3. Stelle im Bei trags schlüssel
keine Betragspflicht zur ALV
0
voller Beitrag zur ALV
1
Halber Beitrag zur ALV
2
C
4. Stelle im Bei trags schlüssel
keine Beitragspflicht zur PV
0
voller Beitrag zur PV
1
halber Beitrag zur PV
2
Tab. 3: Beitragsgruppenschlüssel
Krankenversicherung (KV) Im ersten Feld des Beitragsgruppenschlüssels ist die Versicherungspflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung mit einer Schlüsselziffer anzugeben. Die Versicherungspflicht richtet sich nach der Höhe des jährlichen Arbeitsentgeltes. Zum 1.1.2007 greift die Neuregelung in der Krankenversicherung. Mit der Neuregelung wird die Möglichkeit zum Wechsel in die Private Krankenversicherung (PKV) erschwert. Bis 27.10.2006 konnte ein Arbeitnehmer dessen Arbeitsentgelt im Jahr 2005 über 46.800 €
59
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
lag und im Jahr 2006 voraussichtlich über 47.250 € beträgt, sich nach einer Kündigungsfrist von zwei Monaten privat krankenversichern oder als freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse verbleiben. Ab Januar 2007 muss das Jahresarbeitsentgelt mindestens in drei Jahren über der jeweils geltenden Versicherungspflichtgrenze gelegen haben bevor der Arbeitnehmer in eine private Krankenversicherung wechseln kann. Übersteigt das Arbeitsentgelt in 2006 erstmals die Versicherungspflichtgrenze kann der Arbeitnehmer frühestens im Jahr 2010 in die PKV wechseln. Die Versicherungspflichtgrenze liegt in 2007 bei 47.700°€ bzw. bei 3.975 € (monatlich). Die Versicherungspflichtgrenze wir jährlich überprüft und angehoben. Die Möglichkeit zur privaten oder freiwilligen Versicherung ist dann gegeben, wenn die regelmäßigen Bezüge über der Jahresgrenze liegen. Von regelmäßigem Arbeitsentgelt wird dann ausgegangen, wenn das Arbeitsentgelt mindestens einmal jährlich unter hinreichende Sicherheit gezahlt wird und die Höhe bekannt ist. Entgelt, das unter Berücksichtigung des Familienstandes des Arbeitnehmers gezahlt wird, darf bei der Ermittlung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgeltes nicht eingerechnet werden (z. B. erhöhter Ortszuschlag). Eine Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, die vor dem 31.12.2002 bereits privat krankenversichert waren. Für diesen Personenkreis ist die Versicherungspflichtgrenze mit der Beitragsbemessungsgrenze identisch und liegt für 2007 bei 42.750 € Jahresarbeitsentgelt. War der Arbeitnehmer in 2002 privat krankenversichert und wird sein Arbeitsentgelt in 2007 voraussichtlich die Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung übersteigen, kann er weiterhin privat krankenversichert bleiben. Übersteigt das voraussichtliche Arbeitsentgelt die Beitragsbemessungsgrenze nicht mehr, wird er wieder pflichtversichert und muss in eine gesetzliche Krankenkasse wechseln. Beachten Sie Die Versicherungspflichtgrenze ist, unabhängig von der Beitragsbe messungsgrenze, der monatliche Höchstbetrag, bis zu dem Beiträge zu berechnen sind. Die Beitragsbemessungsgrenze liegt seit 1.1.2006 bei 3.562,50 € monatlich beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Für die Renten und Arbeitslosenversicherung liegt die Grenze bei monatlich 5.250 € (4.550 € Ost) bzw. 63,000 € (54.600 € Ost) beitragspflichti ges Jahresarbeitsentgelt.
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? KV
RV
ALV
C
PV
0
Ist der Arbeitnehmer privat bei einem Versicherungsunternehmen oder als freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert und überweist seine Beiträge selbst, ist im Feld KV die Schlüsselziffer 0 zu melden. Die Schlüsselziffer 0 ist auch anzugeben, wenn es sich um eine kurzfristige Beschäftigung handelt oder der Arbeitnehmer nicht krankenversicherungspflichtig ist, wie zum Beispiel ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH (vgl. Kapitel C 2). KV
RV
ALV
PV
1 2 3
Die Beitragsgruppenschlüssel 1, 2 und 3 gelten für in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversicherte Arbeitnehmer. Eine Pflichtversicherung besteht immer dann, wenn das jährliche beitragspflichtige Arbeitsentgelt der letzten drei Jahre unter der jeweiligen Versicherungspflichtgrenze lag. Der allgemeine Beitrag (Schlüsselziffer 1) gilt für alle Arbeitnehmer, die bei Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung für mindestens 42 Tage haben und nicht Rentner oder geringfügig beschäftigt sind. Den erhöhten Beitrag (Schlüsselziffer 2) müssen Arbeitnehmer entrichten, die keinen oder keinen vollen Anspruch 6 (< 42 Tage) auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall haben. Beispiele sind Heimarbeiter oder unständige beschäftigte Arbeitnehmer. Der ermäßigte Beitrag (Schlüsselziffer 3) gilt für Arbeitnehmer ohne Anspruch auf Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Dies sind zum Beispiel beschäftigte Erwerbsunfähigkeitsrentner oder beschäftigte Bezieher von Vorruhestandsgeld. Siehe auch Kapitel B 2 – Angaben für Meldungen an die Krankenkasse.
6
Der erhöhte Beitrag wird zum 1.1.2009 entfallen.
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Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Zusatzbeitrag KV Seit 1.7.2005 müssen gesetzlich und freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer einen Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung in Höhe von 0,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts entrichten. Der Beitragspflicht unterliegen nur die Arbeitnehmer – es entsteht kein Arbeitgeberanteil. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer unterliegen nicht dem Zusatzbeitrag. Der Zusatzbeitrag muss in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden, er hat jedoch keinen Einfluss auf das Meldewesen. KV
RV
ALV
PV
4
Hauptberuflich mitarbeitende Familienangehörige in einem landwirtschaftlichen Unternehmen werden mit dem KV-Schlüssel 4 angemeldet. Die Höhe des Krankenkassenbeitrages richtet sich nach der Höhe des Unternehmerbeitrages des landwirtschaftlichen Unternehmers. KV
RV
ALV
PV
5
Selbstständige Landwirte, die eine auf höchstens 26 Wochen befristete nebenberufliche, unselbstständige Tätigkeit aufnehmen, bleiben unabhängig von der wöchentlichen Stundenzahl und dem erzielten Bruttoarbeitsentgelt Mitglieder der Landwirtschaftlichen Krankenkasse. Beiträge zur Krankenversicherung hat der Landwirt aus dem Nebenerwerbsbeschäftigungsverhältnis nicht zu zahlen. Der Arbeitgeber muss jedoch Beiträge in Höhe der Hälfte des durchschnittlichen Beitragssatzes aller Kassen entrichten. Dieser beträgt seit 7 1.7.2006 6,65 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Entsprechend ist im Feld KV die Schlüsselziffer 5 einzutragen, wenn nur der Arbeitgeberanteil zur Landwirtschaftlichen Krankenkasse entrichtet wird. Pflegeversicherungsbeiträge sind aus diesem Beschäftigungsverhältnis nicht abzuführen. 7
62
In 2006 liegt der durchschnittliche Beitragssatz zu den gesetzlichen Krankenversicherungen voraussichtlich bei 14,2 %. Der Arbeitgeberzuschuss liegt dann bei 7,1 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts.
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? KV
RV
ALV
C
PV
6
Seit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung sind auch für Aushilfen Beiträge zur Krankenversicherung zu entrichten. Für Beschäftigte, deren Arbeitsentgelt 400 € im Monat nicht übersteigt muss der Arbeitgeber seit 1.7.2006 einen pauschalen Beitrag von 13 % des Arbeitsentgeltes entrichten. Ausgenommen von der pauschalen Beitragspflicht des Arbeitgebers in der Krankenversicherung sind Beschäftigte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind. Somit sind keine Pauschalbeiträge für privat versicherte Arbeitnehmer abzuführen (Schlüsselziffer 0). Bei pauschaler Beitragspflicht des Arbeitgebers ist die Schlüsselziffer 6 im Feld KV zu melden. Geringfügige und eine zweite nicht geringfügige Beschäftigung werden für die Beurteilung der Beitragspflicht zusammengerechnet. Eine erste geringfügige Nebenbeschäftigung bleibt seit dem 1.4.2003 von der Zusammenrechnungspflicht ausgenommen. Wird durch Mehrfachbeschäftigung die Entgeltgrenze der geringfügigen Beschäftigung überschritten, entsteht Sozialversicherungspflicht – die Möglichkeit des Pauschalbeitrags ist nicht mehr gegeben (siehe Kapitel C 2). Beachten Sie Meldungen für geringfügig Beschäftigte sind nicht der Krankenkasse des Mitarbeiters sondern der Bundesknappschaft in Essen (Minijob Zentrale) einzureichen. KV
RV
ALV
PV
9
Ist der Arbeitnehmer freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse und führt der Arbeitgeber die Beiträge (Arbeitnehmeranteil und Arbeitgeberzuschuss) an die Krankenkasse ab, ist die Schlüsselziffer 9 im Feld KV zu melden. Die Ziffer 9 signalisiert, dass nicht der Arbeitnehmer die Beiträge für die freiwillige Krankenversicherung überweist, sondern der Arbeitgeber (Firmenzahler).
63
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beachten Sie Auch privat krankenversicherte Arbeitnehmer und freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte müssen angemeldet werden. Zuständig für die Anmeldung ist die Krankenkasse, bei der der Mitar beiter zuletzt pflichtversichert war. Lässt sich diese nicht ermitteln, ist er bei der Firmenkrankenkasse – in der Regel die AOK oder IKK – anzumelden.
Rentenversicherung (RV) Die Rentenversicherung ist eine gesetzliche Pflichtversicherung für alle abhängig beschäftigten Arbeitnehmer. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung wurden die Landesversicherungsanstalten für Arbeiter (LVA) und die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) zusammengefasst zur Deutschen Rentenversicherung. Somit gibt es seit 1.1.2005 keine unterschiedlichen Beitragsgruppenschlüssel mehr für Arbeiter und Angestellte. Den Beitrag von 19,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes zur Rentenversicherung teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Von diesem Grundsatz gibt es jedoch einige Ausnahmen. KV
RV
ALV
PV
3
Rentner Für Arbeitnehmer, die den 65. Geburtstag vollendet haben, besteht keine Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Soll ein Arbeitnehmer mit Anspruch auf Altersrente beschäftigt werden, ist der Arbeitnehmer zwar von Beiträgen zur Rentenversicherung befreit, der Arbeitgeber bleibt jedoch mit seiner Hälfte beitragspflichtig. In diesem Fall muss der Arbeitgeber alleine den halben Beitrag (in 2007 9,95 % des sozialversicherungspflichtigen Bruttoarbeitsentgeltes) zur Rentenversicherung entrichten. KV
RV
ALV
PV
0
Gesellschafter-Geschäftsführer Der Geschäftsführer einer GmbH ist eigentlich per Satzung Angestellter und wäre somit rentenversicherungspflichtig. In vielen Fami-
64
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
lien-GmbHs ist der oder sind die Geschäftsführer gleichzeitig Gesellschafter mit einem mehr oder weniger hohen Anteil am Firmenkapital (Gesellschafter-Geschäftsführer). Gesellschafter-Geschäftsführer mit einem Anteil von mindestens 50 % des Stammkapitals haben einen so großen Einfluss auf das Unternehmen, dass diese im Sozialversicherungsrecht mehr als Unternehmer denn als Angestellte gelten. Aus diesem Grund sind Gesellschafter-Geschäftsführer von Pflichtbeiträgen zur Rentenversicherung befreit. Der GesellschafterGeschäftsführer wäre mit dem Schlüssel 0 – kein Beitrag – im Feld RV zu schlüsseln. Praxis Tipp Die Klärung der versicherungsrechtlichen Beurteilung des Gesellschaf terGeschäftsführers wurde zum 1.1.2005 auf eine neue rechtliche Grundlage gestellt. Mit dem „Statuskennzeichen 2“ auf der Anmeldung zur Sozialversicherung nimmt die Clearingstelle der Rentenversicherung automatisch eine verbindliche Prüfung der Versicherungspflicht vor. Er gibt die Prüfung eine Sozialversicherungspflicht, ist der Schlüssel im Feld RV auf 1 zu ändern.
Ärzte, Apotheker, Architekten, Steuerberater Berufsständische Vereinigungen, wie die Architektenkammer, die Ärzte- oder Apothekerkammer, haben ein eigenes Versorgungswerk. In diesen Versorgungswerken können sich Mitglieder des Berufsstandes Rentenversichern. Ist der Arbeitnehmer in einem Versorgungswerk rentenversichert, muss die Schlüsselziffer 0 als RV Kennzeichen in der Anmeldung gemeldet werden. Gleichwohl sind die Beiträge entsprechend dem Rentenversicherungssatz (19,9 %) vom Arbeitsentgelt zu ermitteln und hälftig von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu tragen. Die Beiträge werden jedoch nicht der Krankenkasse überwiesen, sondern direkt dem zuständigen Versicherungsträger (siehe auch Kapitel C 4 – Hinweise zu besonderen 8 Personengruppen) .
8
Auf der im Umschlag mitgelieferten CD finden Sie die aktuellen Anschriften der Versorgungswerke.
65
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Praktikanten Viele Studienordnungen, insbesondere an Fachhochschulen, schreiben für ihre Studiengänge berufspraktische Tätigkeiten (Praktika) vor. Umfang und zeitliche Lage der Praktika sind verschieden, teilweise müssen sie vor Studienbeginn abgeleistet werden (Vorpraktikum), zum Teil während des Studiums absolviert (Zwischenpraktikum) oder in einigen Fällen ist nach dem Studium ein Praktikum zur Erlangung des Berufsabschlusses abzuleisten (Nachpraktikum). Sozialversicherungsrechtlich ist nur das Zwischenpraktikum begünstigt. Wird das Praktikum im Verlauf der Ausbildung durchgeführt (Zwischenpraktikum), ist die Beschäftigung sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe der Bezüge. Es besteht auch keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers, selbst dann nicht, wenn die Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten sind. Für einen Arbeitnehmer, der ein vorgeschriebenes Praktikum während des Studiums ausübt und immatrikuliert ist, muss die Schlüsselziffer 0 im Feld RV eingetragen werden (siehe auch Kapitel C Abschnitt 4 – Hinweise zu besonderen Personengruppen). KV
RV
ALV
PV
1
Für alle Arbeitnehmer, die nicht unter die oben aufgeführten Ausnahmeregelungen fallen, besteht Rentenversicherungspflicht. Für versicherungspflichtige Arbeitnehmer ist im Feld RV der Beitragsschlüssel 1 einzutragen. Studierende sind seit dem 1.10.1996 versicherungspflichtige Arbeitnehmer in der Rentenversicherung. Von dieser Grundregel gibt es jedoch eine Ausnahme: Der Studierende übt nur eine geringfügige Beschäftigung aus und ist aufgrund des Unterschreitens der Geringfügigkeitsgrenze rentenversicherungsfrei. In diesem Fall besteht eine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers. Im Feld RV muss die Schlüsselziffer 5 vermerkt werden (siehe auch Kapitel C 2). Ist der Student mehr als geringfügig beschäftigt, muss dieser mit dem Meldeschlüssel 1 der zuständigen Annahmestelle gemeldet werden.
66
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Arbeitslosenversicherung (ALV) Die Arbeitslosenversicherung ist, wie die Rentenversicherung, eine gesetzliche Pflichtversicherung für alle Arbeitnehmer. Den Beitrag von 4,2 % des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgeltes zur Bundesagentur für Arbeit (BA) teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Wie bei der Rentenversicherung gibt es auch bei der Arbeitslosenversicherung Ausnahmen von der Versicherungspflicht und/oder dem Halbteilungsgrundsatz. Die wichtigsten Ausnahmen sind: KV
RV
ALV
PV
0
Studenten Ein Studierender, der während seines Studiums oder in den Semesterferien arbeitet, ist grundsätzlich beitragsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Voraussetzung für die Versicherungsfreiheit ist, dass der Studierende außerhalb der Semesterferien regelmäßig nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Versicherungsfreiheit (außer in der RV) besteht auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis von vornherein auf maximal zwei Monate beschränkt ist. In diesem Fall spielt die wöchentliche Arbeitszeit keine Rolle. Mehrere, nicht unmittelbar aufeinander folgende Arbeitsverhältnisse dürfen für die Zweimonatsfrist nicht zusammengerechnet werden. Ist der Studierende im Laufe eines Kalenderjahres jedoch mehr als 26 Wochen mit mehr als 20 Stunden pro Woche beschäftigt, wird er nach dem Sozialversicherungsrecht nicht mehr als ordentlich Studierender angesehen und ist somit beitragspflichtig in allen Sozialversicherungszweigen. Während der Semesterferien bestehen keine Stunden- oder Entgeltgrenzen. In dieser Zeit ist der Studierende grundsätzlich beitragsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Wird der Studierende voraussichtlich weniger als 20 Stunden pro Woche oder kürzer als zwei Monate arbeiten oder liegt seine Beschäftigung in den Semesterferien, ist bei der Anmeldung die Schlüsselziffer 0 für die Arbeitslosenversicherung zu melden. Praxis Tipp Eine Liste mit Anfangs und Enddatum der Semesterferien ist bei vie len Krankenkassen erhältlich.
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Schüler Schüler, die an einer allgemein bildenden Schule lernen und neben der Schule oder in den Schulferien eine Beschäftigung ausüben, unterliegen nicht der Arbeitslosenversicherung. Zu den allgemein bildenden Schulen gehören Hauptschule, Realschule, Gymnasium, Gesamtschule sowie Aufbauschulen, die an die Hochschulreife heranführen. Übt ein Schüler eine mehr als geringfügige Beschäftigung aus, so ist er bei allen Meldungen mit der Schlüsselziffer 0 in der Arbeitslosenversicherung zu melden. Die Ziffer 0 ist auch dann zu Melden, wenn der Schüler im Rahmen der Schulzeit ein Berufspraktikum durchführt und dafür Entgelt erhält. (siehe auch Kapitel C 4 – Hinweise zu besonderen Personengruppen). Praktikanten Führt der Student ein von der Studienordnung vorgeschriebenes Zwischenpraktikum durch und ist er während des Praktikums immatrikuliert, unterliegt der Arbeitnehmer nicht den Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung. Die Beitragsfreiheit ist unabhängig von der Höhe der Bezüge, selbst dann, wenn die Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten sind. Für Praktikanten, die ein Zwischenpraktikum durchführen, ist bei allen Meldungen die Schlüsselziffer 0 als Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung zu melden. (siehe auch Kapitel C 4 – Hinweise zu besonderen Personengruppen). KV
RV
ALV
PV
2
Rentner Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben oder eine Erwerbsunfähigkeitsrente beziehen, sind von Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung befreit. Der Arbeitgeber muss jedoch, wie bei der Rentenversicherung, seinen Beitragsanteil zur Arbeitslosenversicherung an die BA abführen. Beschäftigte ab 65 Jahre und Bezieher einer Erwerbsunfähigkeitsrente sind auf der Anmeldung mit der Ziffer 2 (halber Beitrag – nur Arbeitgeber) bei der ALV zu schlüsseln.
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Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Beachten Sie Die volle Beitragspflicht des Arbeitgebers (kein Arbeitnehmeranteil) gilt nur für versicherungspflichtig beschäftigte Arbeitnehmer über 65. Wird der Rentner als geringfügig Beschäftigter eingestellt, gelten die pauschalen Beitragspflichten.
Neueinstellung mit 55 Jahren oder älter Mit dem Beschäftigungsförderungsgesetz für ältere Arbeitnehmer wurde der § 421k in das Sozialgesetzbuch III (SGB III) aufgenommen. Nach dieser Regelung ist für Arbeitnehmer, die 55 Jahre oder älter sind und aus Arbeitslosigkeit eingestellt werden, kein Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Der Arbeitnehmeranteil in Höhe des halben normalen Beitrags (2,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes) ist jedoch zu berechnen und der Krankenkasse des Arbeitnehmers zu melden. Wird ein Mitarbeiter aus Arbeitslosigkeit (oder von Arbeitslosigkeit bedroht) der 55 Jahre oder älter ist neu eingestellt, ist auf der Anmeldung die Schlüsselzif9 fer 2 im Feld ALV einzutragen. KV
RV
ALV
PV
1
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) unterscheidet nicht zwischen Arbeitern und Angestellten. Für alle Arbeitnehmer, die nicht unter eine der oben beschriebenen Ausnahmen fallen, ist bei der Anmeldung die Ziffer 1 als Schlüssel für die Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung zu melden. Pflegeversicherung (PV) Die Pflegeversicherung ist seit 1.1.1995 eine gesetzliche Pflichtversicherung wie die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Mit der Reform des Meldewesens zum 1.1.1999 erhielt die Pflegeversicherung erstmals eigene Gruppenschlüssel. Somit ist die Beitragspflicht in den Sozialversicherungsmeldungen getrennt anzugeben. KV
RV
ALV
PV 0
9
Diese Regelung sollte zum 1.1.2006 entfallen. Zum Zeitpunkt der Erstellung des Werkes ist über eine Verlängerung noch nicht entschieden.
69
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Wie bei den anderen Versicherungszweigen teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Beitrag in Höhe von 1,7 % des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgeltes je zur Hälfte. Aber auch bei der Pflegeversicherung gibt es einige Ausnahmen von der Versicherungspflicht und/oder dem Halbteilungsgrundsatz: Höheres laufendes Einkommen Arbeitnehmer mit einem laufenden Bruttoarbeitsentgelt von monatlich mehr als 3.975 € unterliegen nicht mehr der Pflichtmitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung, sondern können als freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse verbleiben oder sich bei einer privaten Krankenversicherung gegen das Krankheitsrisiko absichern. Der Wechsel in die private Krankenversicherung ist seit 27.10.2006 erst nach drei Jahren mit einer Überschreitung der jährlichen Versicherungspflichtgrenze möglich. Verbleibt der Arbeitnehmer als freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenkasse, muss er sich bei dieser Kasse pflegeversichern. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, muss er bei seiner Versicherung eine private Pflegeversicherung abschließen. Bei privat pflegeversicherten Arbeitnehmern ist als Schlüssel für die Pflegeversicherung die Ziffer 0 zu melden. Studenten Eine weitere Ausnahme von der Beitragspflicht zur Pflegeversicherung besteht für Studierende, die mehr als geringfügig beschäftigt sind. Unter welchen Voraussetzungen ein Studierender von den Beiträgen zur Pflegeversicherung befreit ist, finden Sie bereits bei den Erläuterungen zur Arbeitslosenversicherung unter dem Stichwort „Studenten“. Bei der Anmeldung von Studierenden ohne Beitragspflicht zur Pflegeversicherung ist die Ziffer 0 – kein Beitrag – für die Pflegeversicherung zu melden. Landwirte Landwirte, die nebenberuflich eine unselbstständige Tätigkeit aufnehmen, die nicht länger als 26 Wochen andauert, sind von Beiträgen zur Pflegeversicherung befreit. Für nebenberufliche Landwirte ist der PV-Schlüssel 0 zu melden, wenn es sich um eine befristete Beschäftigung handelt, unabhängig von der Stundenzahl und der Höhe des monatlichen Arbeitsentgeltes.
70
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun? KV
RV
ALV
C
PV 1
Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert sind, sind nach § 20 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI (SGB XI) auch versicherungspflichtig in der Pflegeversicherung. Die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht so lange, bis das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die Versicherungsfreigrenze übersteigt, in den vergangenen drei Jahren überschritten hat und voraussichtlich im nächsten Jahr ebenfalls übersteigen wird. Ist der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Pflegeversicherung versicherungspflichtig, ist auf der Anmeldung die Beitragspflicht zur Pflegeversicherung mit der Ziffer 1 zu melden. Die Schlüsselziffer 1 ist auch einzutragen, wenn der Arbeitnehmer freiwilliges Mitglied in einer der gesetzlichen Krankenversicherungen ist. Im Gegensatz zur Krankenversicherung wird bei der Pflegeversicherung nicht unterschieden, wer den Beitrag an die Kasse überweist – der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber. Überweist der Arbeitgeber die Beiträge zur freiwilligen Krankenversicherung, ist bei der KV die Ziffer 9 anzugeben (Firmenzahler). Werden Beiträge vom Arbeitsentgelt nicht einbehalten, sondern der Mitarbeiter überweist diese selbst (Selbstzahler), ist die Schlüsselziffer 0 als Beitragspflicht zu melden. Zuschlag zur PV Mit der Änderung des § 55 Abs. 3 SGB XI wurde zum 1.1.2005 ein Zuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose eingeführt. Arbeitnehmer zwischen 24 und 65 Jahren, die nicht nachweisen können, dass sie leibliche oder adoptierte Kinder haben, müssen einen Zuschlag von 0,25 % des Arbeitsentgelts zur Pflegeversicherung entrichten. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer – ein Arbeitgeberanteil ist nicht zu entrichten. Für die genauen Regelungen siehe Kapitel D – Sozialversicherungsbeiträge. Einen besonderen Meldeschlüssel für Arbeitnehmer mit Zuschlag zur Pflegeversicherung besteht nicht. Beitragspflichtig sind nur gesetzlich oder freiwillig in der gesetzlichen Pflegeversicherung versicherte Arbeitnehmer. Somit ist auch bei einem Zuschlag zur Pflegeversicherung der Beitragsgruppenschlüssel 1 für die PV zu melden.
71
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt KV
RV
ALV
PV 2
Arbeitnehmer, die nach den beamtenrechtlichen Vorschriften Anspruch auf Beihilfe oder Heilfürsorge haben, müssen nur den „halben normalen“ Beitrag zur Pflegeversicherung entrichten. Hierzu zählen nach § 20 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI (SGB XI) Beamte, Richter, Soldaten, Bezieher von Vorruhestandsgeld und Beamtenwitwen bzw. Beamtenwitwer. Für diesen Personenkreis ist in der Anmeldung die Schlüsselziffer 2 – halber Beitrag – als Beitragspflicht zur Pflegeversicherung zu melden. In Tabelle 4 sind beispielhaft die vollständigen Beitragsgruppenschlüssel für Arbeiter, Angestellte, Studierende, Schüler, Rentner, selbstständige Gesellschafter-Geschäftsführer und Aushilfen zusammengestellt. KV
RV
ALV
PV
Arbeiter
1
1
1
1
Arbeiter freiwilliges KV Mitglied (Firmen zahler)
9
1
1
1
Angestellter
1
1
1
1
Angestellter freiwilliges KV Mitglied (Selbstzahler)
0
1
1
1
Angestellter privat KV/PV versichert
0
1
1
0
Student (mehr als geringfügig)
0
1
0
0
Zwischenpraktikanten
0
0
0
0
Vorpraktikanten ohne Entgelt
0
1
1
0
Rentner (Arbeiter/Angestellter)
3
3
2
1
Schüler (mehr als geringfügig)
1
1
0
1
GesellschafterGeschäftsführer
0
0
0
0
Nebenerwerbslandwirt
4
1
1
0
Heimarbeiter
2
1
1
1
Tab. 4: Beitragsgruppenschlüssel für die Anmeldung von Vollzeitbeschäftigten
Die Beitragsgruppenschlüssel für Aushilfen (geringfügig/kurzfristige Beschäftigte) sind im folgenden Kapitel zusammengestellt.
72
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Angaben zur Tätigkeit In diesem Feld sind die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen und seine Ausbildung mit Schlüsselzahlen anzugeben. Dieser Tätigkeitsschlüssel besteht aus den Teilen A und B. Teil A besteht aus einer dreistelligen Zahl, welche die im Betrieb ausgeübte Tätigkeit beschreibt. Die Vielzahl der möglichen Tätigkeiten mit ihrer zugehörenden Schlüsselnummer ist im „Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Versicherungsnachweisen“ zusammengestellt. Das von der BA herausgegebene Verzeichnis kann jeder Arbeitgeber von seinem zuständigen Arbeitsamt kostenlos beziehen. Praxis Tipp Das Schlüsselverzeichnis für die Angaben zur Tätigkeit in den Meldungen zur Sozialversicherung kann im Internet über www.arbeitsagentur.de unter der Rubrik „Informationen für Ar beitgeber > Meldeverfahren Sozialversicherung“ bezogen werden.
Teil B besteht aus zwei Ziffern. Die erste Ziffer „Stellung im Beruf“ beschreibt die Stellung des Beschäftigten in dem von ihm ausgeübten Beruf (z. B. Auszubildender, Arbeiter, Angestellter, Teilzeitbeschäftigter). Tabelle 5 zeigt die Zuordnung der Schlüsselziffern (1 – 9) zu den entsprechenden Positionen. Stellung im Beruf
Schlüssel
Auszubildender, Praktikant
0
Arbeiter (nicht Facharbeiter)
1
Facharbeiter
2
Meister, Polier (Arbeiter oder Angestellter)
3
Angestellter (aber nicht Meister oder Polier)
4
Nicht besetzt
5
Nicht besetzt
6
Hausgewerbetreibender/Heimarbeiter Teilzeitbeschäftigte mit weniger als 18 Std./Woche Teilzeitbeschäftigte mit mehr als 18 Std./Woche
7 10
8 9
Tab. 5: Tätigkeitsschlüssel – Teil B1 10
Die Regelung mit 18 Wochenstunden wurde beibehalten, obwohl die Grenze für geringfügig Beschäftigte von 15 Stunden pro Woche weggefallen ist.
73
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Der Tätigkeitsschlüssel ist unabhängig von den Beitragsgruppen in der Sozialversicherung. Ein Angestellter wäre beispielsweise mit der Ziffer 4 im Teilschlüssel B1 zu schlüsseln. Die zweite Ziffer des Teilschlüssels B beschreibt die schulische bzw. fachliche Ausbildung des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Meldung. Beginnt ein Arbeitnehmer eine Ausbildung, ist die Schlüsselziffer für die höchste abgeschlossene Ausbildung anzugeben. Tabelle 6 zeigt die Zuordnung der Schlüsselziffern zu den Ausbildungen. Ausbildung
Schlüssel
Hauptschule, Mittlere Reife ohne abgeschlossene Berufsausbildung
1
Hauptschule, Mittlere Reife mit abgeschlossener Berufsausbildung
2
Abitur ohne abgeschlossene Berufsausbildung
3
Abitur mit abgeschlossener Berufsausbildung
4
Fachhochschulabschluss
5
Universitätsabschluss
6
Angaben nicht möglich, da Ausbildung unbekannt
7
Tab. 6: Tätigkeitsschlüssel – Teil B2
Für einen Arbeitnehmer mit Abitur und Berufsausbildung ist die Ziffer 4 im Teilschlüssel B2 zu melden. Der vollständige Tätigkeitsschlüssel für einen Büroangestellten mit Abitur und abgeschlossener Berufsausbildung lautet also: 781 44 Büroangestellter Angestellter mit Abitur und Berufsausbildung Erfüllt der Arbeitnehmer mehrere Eigenschaften, ist der höchst mögliche Schlüssel anzugeben. Beispielsweise ist ein Fachhochschulabsolvent mit abgeschlossener Berufsausbildung mit dem Schlüssel 5 im Teil B2 zu melden. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) verwendet diese Angaben für Statistiken über die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung im
74
Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers zu tun?
C
Bundesgebiet. Sie ist verpflichtet, Art und Umfang der Beschäftigung im Bundesgebiet zu ermitteln, um künftige Entwicklungen am Arbeitsmarkt einschätzen zu können. Schlüssel der Staatsangehörigkeit Die Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers wird in einem Länderschlüssel verschlüsselt. Der „Schlüssel der Staatsangehörigkeit“ ist als dreistellige Zahl anzugeben. Für die Bundesrepublik Deutschland ist der Länderschlüssel „000“ zu melden. Kommt der Arbeitnehmer aus einem Land, welches nicht im Schlüsselverzeichnis aufgeführt ist, ist der Länderschlüssel 996 (unbekanntes Ausland) in der Meldung zu übermitteln. Ist der Arbeitnehmer staatenlos oder ist seine Herkunft ungeklärt, muss der Schlüssel 997 (staatenlos) bzw. 998 (ungeklärt) gemeldet werden. Können aus anderen Gründen keine Angaben über die Herkunft des Arbeitnehmers gemacht werden, zum Beispiel weil das Land nicht mehr existiert, ist der Schlüssel 999 – ohne Angaben – im Staatenschlüssel anzugeben. Im Anhang sind die Schlüssel der häufigsten Staatsangehörigkeiten zusammengestellt. Praxis Tipp Eine Liste der Staaten mit den zugehörenden Länderschlüsseln ist bei der Firmenkrankenkasse oder bei jeder anderen Krankenkasse erhältlich.
Statuskennzeichen Das Feld „Statuskennzeichen“ dient zur versicherungsrechtlichen Klärung, ob eine beitragspflichtige Beschäftigung vorliegt. Das Verfahren dient dazu, dass im Leistungsfall die Agentur für Arbeit nicht mehr prüft, ob die Voraussetzungen für den Bezug von Arbeitslosengeld gegeben sind. Das Statuskennzeichen ist nur für folgende Personen zu kennzeichnen: 1. Ehegatte, Lebenspartner, Verwandter oder Verschwägerter des Geschäftsführers 2. Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben sich auch darauf verständigt, dass das Statuskennzeichen nur bei Beginn der Beschäftigung (Anmeldung) zu übermitteln ist. Bei allen weiteren Meldungen hat das Kennzeichen zu unterbleiben.
75
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Durch die Kennzeichnung erfolgt eine Weiterleitung der Anmeldung an die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Diese nimmt eine Prüfung der Versicherungspflicht vor und meldet den Status an alle anderen Sozialversicherungsträger und den Arbeitgeber weiter. Der Status ist für alle späteren Leistungsfälle bindend. Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann Die Felder Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum, Geschlecht und Schlüssel der Staatsangehörigkeit sind nur dann auf der Anmeldung zu ergänzen, wenn der Arbeitnehmer erstmalig eine rentenversicherungspflichtige Beschäftigung aufnimmt. Hat der Arbeitnehmer bereits einen Sozialversicherungsausweis mit einer SVNummer, dürfen diese Felder nicht übermittelt werden. Sonst wird von der Deutschen Rentenversicherung erneut ein Rentenkonto für den Arbeitnehmer angelegt. Nur bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung von nicht deutschen Bürgern des Europäischen Wirtschaftsraumes Stammt der anzumeldende Arbeitnehmer aus einem EU-Land und hat er in diesem EU-Land bereits eine Sozialversicherungsnummer, ist diese bei der Anmeldung anzugeben. Zusätzlich ist das Geburtsland mit dem Länderschlüssel zu hinterlegen. Diese Angaben sind nur insoweit vorzunehmen, wie sie bekannt sind. Namensänderung/Änderung der Staatsangehörigkeit Die Felder ● Namensänderung, ● Änderung der Staatsangehörigkeit sind bei einer Anmeldung nicht anzugeben. Die Felder „Wenn keine Versicherungs-Nr. angegeben werden kann“ und „Nur bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung ...“ sind nur bei fehlendem Sozialversicherungsausweis bzw. bei der Anmeldung eines nichtdeutschen EU-Arbeitnehmers zu melden.
76
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
2
C
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung zum 1.4.2003 wurde sowohl das Meldewesen wie das Steuer- und Sozialversicherungsrecht für Aushilfen grundlegend geändert. Die Unterschiede einer Aushilfe gegenüber einem voll sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten liegen: 1. im Meldewesen 2. in der Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung 3. in der Steuerpflicht Um einem Missbrauch bei der Befreiung von den Sozialversicherungen vorzubeugen, muss die Beschäftigung einer Aushilfe bei einer zentralen Stelle, der Bundesknappschaft in Essen, an- und abgemeldet werden. Wie bei Vollzeitbeschäftigten ist auf der Anmeldung die Sozialversicherungsnummer anzugeben. Seit 1999 erhalten auch sozialversicherungsfreie geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer einen Sozialversicherungsausweis mit einer Sozialversicherungsnummer. Das Meldewesen für Aushilfen wurde mit der Neuregelung dem für Vollzeitbeschäftigte angepasst. Die Anmeldung von geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten ist seit 1.1.2006 nur noch elektronisch per E-Mail bzw. mit der manuellen Eingabehilfe sv.net möglich. Für eine korrekte Anmeldung ist eine sozialversicherungsrechtliche Einstufung in geringfügige oder kurzfristige Beschäftigung erforderlich. Zusätzlich relevant ist, ob die Aushilfstätigkeit nebenberuflich oder als einzige Beschäftigung ausgeübt wird.
2.1
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Aushilfstätigkeit
Es empfiehlt sich, auch für Aushilfen ein Personaldatenblatt zu führen. Durch die Führung des Datenblattes sind zum Zeitpunkt der Einstellung alle melderelevanten Daten bekannt und ermöglichen die Einhaltung der kurzen Meldefristen. Vor der Anmeldung eines Teilzeitbeschäftigten müssen Art und Umfang der Beschäftigung abgeschätzt werden. Aus der Neuregelung der geringfügigen Be-
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
schäftigung zum 1.4.2003 ergeben sich grundsätzlich drei Arten von Beschäftigungsverhältnissen: 1. Geringfügige Beschäftigung in einem Gewerbebetrieb 2. Geringfügige Beschäftigung in einem privaten Haushalt 3. kurzfristige Beschäftigung Eine geringfügige Beschäftigung ist nach § 8 SGB IV sozialversicherungsfrei, wenn 1. das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt 400 € nicht übersteigt und 2. mindestens der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung vom Arbeitgeber entrichtet wird. Arbeitsentgeltgrenze Im einfachsten Fall darf der monatlich gezahlte Lohn die Grenze von 400 € nicht übersteigen. Hat der Arbeitnehmer durch vertragliche Regelungen, aus betrieblicher Übung oder aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz Anspruch auf Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld, sind diese Zahlungen in der 400-Euro-Grenze zu berücksichtigen. Das heißt, der monatliche Verdienst darf für eine Sozialversicherungsfreiheit des Arbeitnehmers nicht mehr als 400 € betragen und muss zusätzlich um den anteiligen Wert des Urlaubs- oder Weihnachtsgeldes darunter liegen. Bei der Prüfung, ob die 400-EuroGrenze eingehalten ist, müssen allen Zahlungen auf die der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat einbezogen werden. Der Rechtsanspruch kann sich aus 1. einem Arbeitsvertrag, 2. einem Tarifvertrag, 3. einer betrieblichen Vereinbarung oder betrieblichen Übung ergeben. Nicht zum Arbeitsentgelt gehören unter anderem steuerfreie Entgeltbestandteile wie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit oder steuerfreie Aufwandsentschädigungen für Übungsleiter im Sportverein oder als Ausbilder bis zur Höhe von 1.848 € pro Jahr.
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Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
Beachten Sie Verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Arbeitsentgeltes (z. B. Weihnachtsgeld) bleibt dieses für die Ermittlung der Jahresar beitsentgeltgrenze unberücksichtigt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Mitarbeiter schriftlich den Verzicht beantragt und dass der Ver zicht arbeitsrechtlich zulässig ist.
Schwankt bei einer Stundenweisen Beschäftigung das monatliche Arbeitsentgelt, ist das geschätzte Jahresarbeitsentgelt maßgebend. Dies bedeutet, übersteigt das Arbeitsentgelt in einem Monat die 400€-Grenze tritt nicht sofort Versicherungspflicht ein. Vielmehr darf das gesamte beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt bei durchgängiger Beschäftigung 4.800 € voraussichtlich nicht übersteigen. Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis unter dem Monat, ist die 400-€-Grenze anteilig auf die Kalendertage umzurechnen. Die Berechnung ist nach folgender Formel vorzunehmen: Anteiliges Monatsentgelt
=
400
x
Anzahl Beschäftigungstage
30
Liegt bei einem Teillohnzahlungszeitraum (z. B. 1.1. – 15.1.) das vereinbarte Arbeitsentgelt über dem anteiligen Monatsentgelt, besteht Sozialversicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Für die Sozialversicherungsfreiheit in der Arbeitslosenversicherung ist zu prüfen, ob die wöchentliche Arbeitszeit 14,99 Stunden nicht übersteigt. Beispiel Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer tritt zum 15. Januar in das Unternehmen ein. Sein Arbeitsentgelt für Januar wird mit 230 € vereinbart. Die wöchentliche Arbeitszeit soll 12 Stunden betragen. Anteiliges Monatsentgelt
=
400
x
17
30
Anteiliges Arbeitsentgelt = 226,67 € Das tatsächliche Arbeitsentgelt (230 €) liegt über dem anteili gen monatlichen sozialversicherungsfreien Arbeitsentgelt. Somit besteht volle Beitragspflicht in der Kranken, Pflege und Ren tenversicherung. In der Arbeitslosenversicherung besteht keine Beitragspflicht, da die Stundengrenze (< 15 Stunden pro Woche) eingehalten ist.
79
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beachten Sie Wird der Arbeitnehmer im Beispiel über die Monatsgrenze hinaus beschäftigt, ist die Einhaltung der anteiligen jährlichen Sozialversi cherungsgrenze (4.800 €) zu prüfen. Liegt das gesamte Arbeitsentgelt unter der auf die Beschäftigungsmonate bezogen Grenze, besteht So zialversicherungsfreiheit für den Arbeitnehmer. Wird der Arbeitneh mer im Beispiel bis 28. Februar beschäftigt, darf das gesamte Entgelt 626,67 € nicht übersteigen.
Pauschale Beiträge zur Kranken und Rentenversicherung Ist die sozialversicherungsrechtliche Grenze (400 € monatliches Arbeitsentgelt) eingehalten, besteht für den Arbeitnehmer Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen. Der Arbeitgeber muss zusätzlich 15 % des Arbeitsentgeltes als pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung entrichten. Wird die geringfügige Beschäftigung in einem privaten Haushalt ausgeübt, ist nur der ermäßigte pauschale Beitrag von 5 % des Arbeitsentgeltes als Rentenversicherungsbeitrag vom Arbeitgeber zu leisten. Für Arbeitnehmer, die in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert sind, muss neben dem pauschalen Rentenversicherungsbeitrag 13 % des Arbeitsentgeltes als pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung ermittelt und vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Beitragspflicht besteht jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenkasse selbst oder familienversichert ist. Die pauschale Betragspflicht gilt auch für gesetzlich versicherte Beamte oder Studenten, die selbst in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert oder familienversichert sind. Beispiel Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monatlich 350 €. Die Beschäftigung soll nicht mit einer Lohnsteuerkarte durchgeführt werden. Der Arbeitnehmer ist bei der Barmer Ersatzkasse krankenversichert. Die Aufstockung in der Rentenversicherung wurde nicht gewählt. Entgelt
80
350,00 €
+
pauschaler Krankenversicherungsbeitrag (13 %)
45,50 €
+
pauschaler Rentenversicherungsbeitrag (15 %)
52,50 €
+
pauschale Lohnsteuer (2 %)
=
Arbeitgeberbelastung
7,00 € 455,00 €
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
Ausnahmen von der pauschalen Beitragspflicht Aus den Pauschalbeiträgen zur Krankenversicherung entstehen grundsätzlich keine Leistungsansprüche. Das heißt, der Arbeitnehmer muss noch anderweitig krankenversichert sein. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung erhöht hingegen den Rentenanspruch. Von der pauschalen Beitragspflicht des Arbeitgebers zur Kranken- und Rentenversicherung gibt es einige Ausnahmen: Privat Krankenversicherte Für Arbeitnehmer die privat krankenversichert sind oder die keine Krankenversicherung haben, ist der pauschale Beitrag von 13 % bzw. 5 % in privaten Haushalten, nicht zu entrichten. Es entsteht auch kein Beitrag zu einer privaten Krankenversicherung. Praktikanten Die Regelung der Beitragsfreiheit für geringfügige Arbeitsentgelte gilt nur bedingt für Praktikanten. Bei Praktikanten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Vor- bzw. Nachpraktikum oder um ein studienbegleitendes vorgeschriebenes Zwischenpraktikum handelt. Nur das so genannte Zwischenpraktikum ist von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Wird für ein Zwischenpraktikum eine Vergütung in Höhe des geringfügigen Arbeitsentgeltes (bis 400 € monatlich) bezahlt, unterliegt dieses Arbeitsentgelt nicht der pauschalen Beitragspflicht zur Kranken- und Rentenversicherung. Handelt es sich bei dem Zwischenpraktikum um ein nicht in der Studienordnung vorgeschriebenes Praktikum, besteht seit 1.8.2004 pauschale Beitragspflicht in der Krankenversicherung. Die Pflicht zur Ermittlung von pauschalen Beiträgen zur Krankenversicherung besteht jedoch nur dann, wenn die Beschäftigung geringfügig und der Studierende in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert ist. Übt der Praktikant neben seinem Praktikum eine weitere geringfügige Beschäftigung aus, unterliegt diese Beschäftigung jedoch der pauschalen Beitragspflicht zur Kranken- und Rentenversicherung. Die Beitragspflicht zur Krankenversicherung besteht in diesem Fall jedoch nur, sofern der geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist. Für privat
81
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
versicherte Aushilfen besteht keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers. Vor- und Nachpraktika sind sozialversicherungsrechtlich einer beitragspflichtigen Vollzeitbeschäftigung gleichzusetzen (vgl. Kapitel C 4.4 Praktikanten). Bezahlte Praktika, die vor oder nach einem Studium ausgeübt werden, unterliegen der normalen Beitragspflicht in allen Sozialversicherungszweigen, auch wenn das Arbeitsentgelt 400 € monatlich nicht übersteigt. Eine geringfügige Beschäftigung neben einem bezahlten Vor- oder Nachpraktikum unterliegt nur den pauschalen Beiträgen in der Kranken- und Rentenversicherung. Mehrere geringfügige Beschäftigungen Der pauschale Beitrag von 15 % zur Rentenversicherung bzw. 13 % zur Krankenversicherung ist nur zulässig, wenn die durchschnittliche monatliche Entgeltgrenze von 400 € beim Zusammenrechnen aller geringfügigen Beschäftigungen nicht überschritten wird. Übersteigt das kumulierte Arbeitsentgelt die 400-Euro-Grenze, entsteht volle Beitragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Ein pauschaler Beitrag zur Renten- und Krankenversicherung kommt nicht in Betracht, auch dann nicht, wenn jede einzelne Beschäftigung innerhalb der Entgeltgrenze liegt. Praxis Tipp Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung hat sich auch die Haftung für die Beiträge geändert. Die volle Beitragspflicht tritt erst nach Mitteilung durch die zuständige Knappschaft ein. Bestehen mehrere geringfügige Beschäftigungen und der Arbeitgeber erlangt keine Kenntnis, entsteht die volle Beitragspflicht erst mit der Mittei lung durch die Bundesknappschaft.
Auszubildende Auszubildende sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig in allen vier Zweigen der Sozialversicherung. Die pauschalen Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung kommen nicht in Betracht, auch dann nicht, wenn die Ausbildungsvergütung unter 400 € pro Monat liegt. Für Auszubildende sind jedoch die Sonderregelungen für „Geringverdiener“ zu beachten (siehe Kapitel C 4.3).
82
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
Beachten Sie Geringfügig entlohnte Beschäftigungen und kurzfristige Beschäfti gungen sind nicht zusammenzurechnen.
Aufstockung in der Rentenversicherung Eine weitere Besonderheit besteht in der Rentenversicherung. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, den pauschalen Arbeitgeberbeitrag von 15 % (5 % in Privathaushalten) zur Rentenversicherung auf den normalen Beitrag von 19,9 % aufzustocken. Die Aufstockung von 4,9 % bzw. 14,9 % trägt der Arbeitnehmer aus seinem Bruttoarbeitsentgelt. In diesem Fall ist der volle Beitrag zur Rentenversicherung zu berechnen und an die Bundesknappschaft zu entrichten. Der volle Beitrag ist gesondert auf dem Beitragsnachweis in Zeile 0100 auszuweisen. Ein Verzicht auf die Versicherungsfreiheit kann dem Arbeitgeber jederzeit schriftlich erklärt werden, ist dann aber für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses bindend. Bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen kann der Verzicht nur einheitlich für alle Beschäftigungen erklärt werden. Das heißt, wurde die Aufstockung bei einem Arbeitgeber vorgenommen, ist sie bei einer weiteren oder dritten geringfügigen Beschäftigung ebenfalls vorzunehmen. Bei Beginn einer Beschäftigung kann der Arbeitnehmer die so genannte Aufstockung (auf 19,9 %) innerhalb von zwei Wochen rückwirkend zum Beschäftigungsbeginn erklären. Basis für die Berechnung der Aufstockung ist ein Mindestbetrag von 155 €. Das heißt, liegt das monatliche Entgelt unter 155 €, ist der Beitrag zur Rentenversicherung vom Mindestbetrag zu ermitteln. Beispiel Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monatlich 120 € und wählt die Aufstockungsoption in der Rentenversicherung. Entgelt
120,00 €
+
Normaler RVBeitrag (19,9 % für mind. 155 €)
Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 120 €)
18,00 €
=
Zuzahlung des Arbeitnehmers
12,85 €
30,85 €
83
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beispiel Ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer bezieht ein Entgelt von monatlich 200 € und wählt die Aufstockungsoption in der Rentenversicherung. Entgelt
200,00 €
+
Normaler RVBeitrag (19,9 % auf 200 €)
39,80 €
Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 200 €)
30,00 €
=
Zuzahlung des Arbeitnehmers
9,80 €
Der Arbeitgeber zieht die Zuzahlung direkt vom Arbeitsentgelt ab und überweist den Beitrag zusammen mit dem Pauschalbeitrag an die Bundesknappschaft. Bei Teillohnzahlungszeiträumen (Eintritt/Austritt während des laufenden Monats) muss die 155-Euro-Grenze entsprechend auf die Kalendertage bzw. auf 1/30 umgerechnet werden. Pro Kalendertag ist ein Mindestbetrag von 5,17 € als Bemessungsgrenze anzusetzen. Beispiel Eine Aushilfe beginnt zum 15. des Monats und erhält für die verbleibenden 15 Kalendertage ein Entgelt von 100 €. Der Ar beitnehmer wählt die Aufstockung in der Rentenversicherung und erklärt dies schriftlich dem Arbeitgeber. Entgelt Anteilige Bemessungsgrenze (15 x 5,17 €)
2.2
100,00 € 77,55 €
Normaler RVBeitrag (19,9 % auf 100 €)
19,90 €
Pauschaler Arbeitgeberbeitrag (15 % auf 100 €)
15,00 €
=
Zuzahlung des Arbeitnehmers
4,90 €
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer nebenberuflichen Aushilfstätigkeit
Seit dem 1. April 2003 werden die Entgelte aus der ersten geringfügigen (Neben-)Beschäftigung nicht mehr mit einer beitragspflichtigen Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Das heißt, hat der Arbeitnehmer eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung und nimmt zusätzlich eine geringfügige Nebenbeschäftigung auf, bleibt diese für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber muss in der Regel den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung
84
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
(15 % des Arbeitsentgeltes) entrichten. Ist der Mitarbeiter in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert, entstehen zusätzlich 13 % des Arbeitsentgeltes als Krankenversicherungsbeitrag für den Arbeitgeber als Belastung. Die geringfügige Nebenbeschäftigung ist wie eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitbeschäftigung anzumelden. Empfänger aller Meldungen für geringfügig Beschäftigte ist die Bundesknappschaft in 45115 Essen. Aufstockung in der Rentenversicherung Auch bei geringfügigen Nebenbeschäftigungen besteht die Möglichkeit der Aufstockung des pauschalen Arbeitgeberbeitrags zur Rentenversicherung (15 %) auf den vollen Beitrag (19,9 %) durch den Arbeitnehmer. Die Differenz von 4,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes (14,9 % in privaten Haushalten) trägt der Arbeitnehmer aus seinem Bruttolohn. Besondere Regelungen bestehen geringfügig Nebenbeschäftigte, die in ihrer Hauptbeschäftigung in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert sind. Grundsätzlich besteht auch für die geringfügige Nebenbeschäftigung eines Arztes oder Apothekers eine pauschale Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Wählt der Arbeitnehmer die Aufstockung in der Rentenversicherung ist zu unterscheiden ob es sich um eine „berufsfremde“ oder „berufsgleiche“ geringfügige Nebenbeschäftigung handelt. Übt der geringfügig Beschäftigte eine berufsgleiche Nebenbeschäftigung aus und wählt die Aufstockung in der Rentenversicherung, sind die Beiträge dem Versorgungswerk zu melden (Beispiel: Arzt ist geringfügig im medizinischen Bereich nebenbeschäftigt). Wird die geringfügige Nebenbeschäftigung in einem berufsfremden Bereich ausgeübt und die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt, ist die Deutsche Rentenversicherung zuständiger Versicherungsträger. Dementsprechend sind die Beiträge dann der Bundesknappschaft (MinijobZentrale) zu melden. Mehrfach geringfügig (neben)beschäftigt Wird neben der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung eine zweite geringfügige Beschäftigung aufgenommen, ist diese mit der Hauptbeschäftigung zusammenzurechnen und unterliegt den Beiträgen zur Kranken-, Pflege und Rentenversicherung. In der Arbeitslosenversicherung ist jede geringfügige Beschäftigung beitrags-
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C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
frei. Die Sozialversicherungspflicht der Zweiten geringfügigen Nebenbeschäftigung besteht auch dann, wenn die Entgelte aus beiden geringfügigen Nebenbeschäftigungen zusammen nicht höher als 400 € sind (siehe Kapitel D 2). Entsprechend muss die zweite geringfügige Beschäftigung wie eine Vollzeitbeschäftigung den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden (vgl. Kapitel C 1). Beachten Sie Im Unterschied zu mehreren geringfügigen Beschäftigungen ohne eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, besteht bei Neben beschäftigungen keine Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung.
Eine zusätzliche Komplexität entsteht, wenn der Arbeitnehmer mit dem Entgelt aus der Zweiten geringfügigen Nebenbeschäftigung die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- oder Rentenversicherung überschreitet. In diesem Fall müssen die Entgelte aus Hauptund geringfügiger Nebenbeschäftigung entsprechend ihrem Verhältnis zueinander verbeitragt werden. Das Verhältnis der Entgelte bzw. das beitragspflichtige Entgelt ist nach folgender Formel zu ermitteln: Entgelt aus Beschäftigung x BBG im Versicherungszweig Gesamtentgelt aus allen SVpflichtigen Beschäftigungen
Bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze unterliegt die geringfügige (Mehrfach-)Beschäftigung zwar der vollen Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, jedoch wird nur das anteilige Arbeitsentgelt zur Beitragsberechnung herangezogen.
2.3
Erstellen der Sozialversicherungsmeldung
Wenn im umgangssprachlichen Gebrauch von Aushilfen die Rede ist, sind in der Regel geringfügig Beschäftigte gemeint. Werden die sozialversicherungsrechtlichen Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten, bleibt das Arbeitsentgelt für den Mitarbeiter sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber unterliegt in der Rentenversicherung einer pauschalen Beitragspflicht. In der Krankenversicherung besteht, abhängig von der Mitgliedschaft in einer ge-
86
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
setzlichen Krankenkasse, eine pauschale Beitragspflicht. Unabhängig von der Versicherungspflicht sind Aushilfen bei der Bundesknappschaft in Essen an- und abzumelden. Voraussetzung dafür, dass eine Beschäftigung im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) als geringfügig eingestuft werden kann, ist die Einhaltung der Entgeltgrenze von durchschnittlich 400 € monatliches Arbeitsentgelt. Bei Mehrfachbeschäftigung ist zu prüfen, ob es sich um die erste geringfügige Beschäftigung handelt oder ob der Arbeitnehmer bereits weitere geringfügige (Neben-)Beschäftigungen ausübt. Die Anmeldung der Beschäftigung einer Aushilfe bei der Bundesknappschaft muss innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Bei maschinellem Meldewesen ist die Meldung mit dem nächsten Abrechnungslauf, spätestens 6 Wochen nach Eintritt des Arbeitnehmers zu erstellen. Die Angaben auf der Meldung zur Sozialversicherung entsprechen weitgehend denen für Vollzeitbeschäftigte (vgl. Kapitel C 1). Abweichend zu Vollzeitbeschäftigten sind folgende Angaben erforderlich: Personengruppe Sind beide Bedingungen für die Geringfügigkeit erfüllt – Verdienstgrenze, nur eine geringfügige Nebenbeschäftigung –, kann der Arbeitnehmer mit dem Gruppenschlüssel 109 im Feld „Personengruppe“ angemeldet werden. Wird die jährliche Entgeltgrenze für eine geringfügige Beschäftigung (4.800 €) überschritten, besteht volle Sozialversicherungspflicht. Entsprechend ist die Beschäftigung mit dem Personengruppenschlüssel 101 zu melden. Der Personengruppenschlüssel 101 ist auch anzugeben, wenn es sich bei der Beschäftigung um eine zweite oder dritte geringfügige Beschäftigung neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung handelt. Zuständige für die Anmeldung von Arbeitnehmern mit dem Personengruppenschlüssel 101 ist nicht die Bundesknappschaft sondern die Annahmestelle für die entsprechende Krankenkassenart (siehe Kapitel D.1). Mehrfachbeschäftigung Hat der Arbeitnehmer mehrere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, werden diese für die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht zusammengefasst. Die Prüfung auf eine Überschreitung der
87
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
durchschnittlichen monatlichen Entgeltgrenze bzw. der Jahresentgeltgrenze (4.800 €) übernimmt die Bundesknappschaft. Ist dem Arbeitgeber bekannt, dass der Mitarbeiter weitere geringfügige Beschäftigungen ausübt, ist die „Mehrfachbeschäftigung“ in der Meldung zur Sozialversicherung anzugeben. Mehrere geringfügige Beschäftigungen bleiben nur bis zur Geringfügigkeitsgrenze beitragsfrei. Wird bei zwei oder mehreren geringfügigen (Haupt-)Beschäftigungen die Entgeltgrenze überschritten, entsteht volle Beitragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Beispiel Ein Arbeitnehmer hat folgende geringfügige Beschäftigungen (ohne sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung) : Beschäftigung
Stunden pro Woche
Entgelt pro Monat
A
5
240 €
B
4
100 €
C
4
110 €
Summe
13
450 €
Unter der Annahme, dass die Beschäftigungen das ganze Jahr ausgeübt werden, überschreitet die Summe der Entgelte die Ge ringfügigkeitsgrenze von 400 €. Somit ist jede einzelne Be schäftigung sozialversicherungspflichtig.
Aufgrund der Sozialversicherungspflicht ändert sich auch der Personengruppenschlüssel. Besteht durch Mehrfachbeschäftigung volle Versicherungspflicht in allen vier Zweigen der Sozialversicherung (KV, PV, RV, AV) ist der Personengruppenschlüssel 101 auf den Meldungen zur Sozialversicherung anzugeben. Wird eine geringfügige Beschäftigung neben einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt, besteht pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers zur Renten- und gegebenenfalls zur Krankenversicherung. Entsprechend ist, bei Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenzen, der Arbeitnehmer mit dem Personengruppenschlüssel 109 anzumelden. Außerdem ist die „Mehrfachbeschäftigung“ in der Meldungen zu anzugeben. Zuständig für die Meldung ist die Bundesknappschaft.
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Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
Beachten Sie Sowohl bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen wie bei einer Hauptbeschäftigung und einer gleichzeitigen geringfügigen Beschäf tigung ist die „Mehrfachbeschäftigung“ bei der „Meldung zur Sozial versicherung“ anzugeben.
Beitragsgruppenschlüssel Wie bei Vollzeitbeschäftigten ist auch für Aushilfen die Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen mit dem Beitragsgruppenschlüssel anzugeben. Sind die Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten, besteht eine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers mit eigenem Beitragsgruppenschlüssel. Krankenversicherung KV
RV
ALV
PV
6 0
Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ohne Hauptbeschäftigung, die gesetzlich krankenversichert oder familienversichert sind, ist der Beitragsgruppenschlüssel 6 (Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung für geringfügig Beschäftigte) im Feld KV zu melden. Privat versicherte geringfügig Beschäftigte sind mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0 der Bundesknappschaft zu melden. KV
RV
ALV
PV
1
Wird die geringfügige Beschäftigung aufgrund einer Mehrfachbeschäftigung oder wegen Überschreiten der Jahresentgeltgrenze (4.800 €) sozialversicherungspflichtig, besteht in der Regel volle Beitragspflicht in der Krankenversicherung. Entsprechend ist der Beitragsgruppenschlüssel 1 im Feld KV in der Meldung zur Sozialversicherung einzutragen. Keine Beitragspflicht besteht hingegen, wenn der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist und wegen Überschreiten der Entgeltgrenze (4.800 €) sozialversicherungspflichtig wird. In diesem Fall ist der Beitragsgruppenschlüssel 0 im Feld KV anzugeben.
89
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Rentenversicherung KV
RV
ALV
PV
5
Geringfügig Beschäftigte sind seit 1. April 2003 mit einem neuen Rentenversicherungsschlüssel bei der Bundesknappschaft in 45115 Essen zu melden. Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ist der Beitragsgruppenschlüssel 5 im Feld RV einzutragen. KV
RV
ALV
PV
1
Verzichtet der geringfügig Beschäftigte auf die Sozialversicherungsfreiheit, wählt also die Aufstockung in der Rentenversicherung, muss er mit dem normalen Beitragsschlüssel angemeldet werden. Als Meldeschlüssel im Feld RV ist die 1 (voller Beitrag zur Arbeiterrentenversicherung) einzutragen. Empfänger der Meldung ist ebenfalls die Bundesknappschaft. Beachten Sie Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung zum 1.1.2005 ist der Beitragsgruppenschlüssel 6 bzw. 2 (voller Beitrag Angestelltenren tenversicherung) weggefallen. Auch angestellte Aushilfen sind nunmehr mit dem Schlüssel 5 bzw. 1 der Bundesknappschaft zu melden. Beitragsgruppenschlüssel KV RV ALV PV 6
5
0
0
0
5
0
0
6
1
0
0
0
1
0
0
0
1
1
0
Personenkreis
Empfänger der Meldung
Geringfügig beschäftigt, in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert Geringfügig beschäftigt, privat krankenversi chert Geringfügig beschäftigt, in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert mit Aufstockung in der Rentenversicherung geringfügig beschäftigt, privat krankenversi cherter Arbeitnehmer mit Aufstockung in der Rentenversicherung mehrfach geringfügig beschäftigt, privat kran kenversicherter Arbeitnehmer, mit Überschrei tung der Entgeltgrenze über alle Beschäftigun gen
Bundesknappschaft
Tab. 7: Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Beschäftigte
90
Bundesknappschaft Bundesknappschaft
Bundesknappschaft
AOK oder IKK oder letzte Pflichtkasse
Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
Tabelle 7 gibt nochmals einen Überblick über die wichtigsten Beitragsgruppenschlüssel von geringfügig Beschäftigten. Beitragsgruppen für spezielle Mitarbeiterkreise Rentner KV
RV
ALV
PV
3
3
0
1
Für Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben, ist in der Rentenversicherung nur noch der Arbeitgeberanteil zu entrichten (vgl. „Rentenversicherung RV“ in Kapitel C 1). Übernimmt der Arbeitnehmer neben einer Hauptbeschäftigung eine erste geringfügige Nebenbeschäftigung, unterliegt diese den pauschalen Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung. Für gesetzlich krankenversicherte Rentner ist der Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 in der Meldung zur Sozialversicherung einzutragen. Übernimmt der Rentner eine zweite geringfügige Nebenbeschäftigung, ist diese zur Hauptbeschäftigung zu addieren. Aufgrund der Überschreitung der Altersgrenze ist für die geringfügige Beschäftigung in der Rentenversicherung nur der Arbeitgeber mit seinem Beitragsanteil versicherungspflichtig. Entsprechend ist die zweite geringfügige Nebenbeschäftigung mit dem Beitragsgruppenschlüssel 3 in der Rentenversicherung zu melden. In der Krankenversicherung unterliegt der Rentner nur dem ermäßigten Beitragssatz (Schlüssel 3) und in der Arbeitslosenversicherung besteht keine Versicherungspflicht, sofern jede einzelne geringfügige Nebenbeschäftigung die 400-Euro-Grenze nicht überschreitet. Grenzgänger KV
RV
ALV
PV
0
1
0
0
Eine weitere Besonderheit gilt für Arbeitnehmer aus dem benachbarten Ausland, die zwar im Inland arbeiten, jedoch täglich ins Ausland zurückkehren (Grenzgänger). Geringfügig beschäftigte Grenzgänger unterliegen nicht der deutschen Sozialversicherung. Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung sind jedoch zu entrichten, weil es hier nicht auf eine bestehende Versicherung ankommt. Als
91
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beitragsgruppenschlüssel ist im Feld KV der Beitragsgruppenschlüssel 0 und im Feld RV der Schlüssel 1 anzugeben. Aushilfen mit Hauptbeschäftigung KV
RV
ALV
PV
1
1
0
1
0
1
0
0
Grundsätzlich ist eine erste geringfügige Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Für den Arbeitgeber entstehen die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung (15 %) und – sofern der Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist – der pauschale Beitrag zur Krankenversicherung (13 %). Wird eine zweite geringfügige Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt, besteht grundsätzlich Beitragspflicht zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung. Zur Arbeitslosenversicherung besteht keine Beitragspflicht, sofern die geringfügige Nebenbeschäftigung die 400-Euro-Grenze nicht übersteigt. Ist die Entgeltgrenze eingehalten ist somit in der Arbeitslosenversicherung der Beitragsgruppenschlüssel 0 zu melden. Für die Rentenversicherung ist der Beitragsgruppenschlüssel 1 anzugeben. Ist der geringfügig Beschäftigte in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert, muss für das geringfügige Entgelt der normale Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung entrichtet werden. Als Beitragsgruppenschlüssel ist die 1 und bei freiwillig versicherten Arbeitnehmern die 9 (Firmenzahler) bzw. 0 (Selbstzahler) im Feld KV zu melden. Für privat versicherte Arbeitnehmer ist der Beitragsgruppenschlüssel 0 als Beitragsgruppenschlüssel in der KV und PV anzugeben. Tabelle 8 gibt einen Überblick über die Beitragsgruppen für die Personenkreise Rentner, Grenzgänger und mehrfach nebenbeschäftigte Aushilfen.
92
Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun? Beitragsgruppenschlüssel
Personenkreis
Empfänger der Meldung
KV
RV
ALV
PV
6
5
0
0
Geringfügig nebenbeschäftigter Rentner, in der gesetzlichen Kranken kasse versichert, erste Nebenbeschäf tigung
Bundesknapp schaft
3
3
0
1
Geringfügig nebenbeschäftigter Rentner, in der gesetzlichen Kranken kasse versichert, zweite Nebenbe schäftigung
Krankenkasse des Arbeitneh mers
0
1
0
0
Geringfügig beschäftigter Grenzgänger
Bundesknapp schaft
1
1
0
1
Geringfügig nebenbeschäftigter Arbeitnehmer, in der gesetzlichen Krankenkasse versichert, zweite Nebenbeschäftigung
Krankenkasse des Arbeitneh mers
9
1
0
1
Geringfügig nebenbeschäftigter Arbeitnehmer, in der gesetzlichen Krankenkasse freiwillig versichert, zweite Nebenbeschäftigung
Krankenkasse des Arbeitneh mers
0
1
0
0
Geringfügig nebenbeschäftigter Arbeitnehmer, privat Krankenversi chert, zweite Nebenbeschäftigung
AOK, IKK, oder letzte Pflicht kasse
C
Tab. 8: Beitragsgruppenschlüssel für geringfügige Nebenbeschäftigungen
3
Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun?
Bei kurzzeitigen Arbeitsspitzen werden oft Aushilfen für einen absehbaren Zeitraum benötigt. Steht die Dauer der Aushilfstätigkeit im Voraus schon fest, kann die Aushilfe als „kurzfristig Beschäftigte(r)“ eingestellt werden. Kurzfristige Aushilfen haben den Vorteil, dass sie nicht an die starren Zeit- und Verdienstgrenzen der geringfügig Beschäftigten gebunden sind. Jedoch gibt es auch für kurzfristig Beschäftigte einige Voraussetzungen, die für eine Befreiung von Beiträgen zu den Sozialversicherungen erfüllt sein müssen. Eine
93
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beschäftigung gilt im Sozialversicherungsrecht nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV als kurzfristig, wenn 1. die Tätigkeit auf 50 Arbeitstage oder zwei Monate innerhalb eines Kalenderjahres begrenzt ist und 2. die Aushilfstätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Bei der kurzfristigen Beschäftigung spielen die Höhe des Arbeitsentgeltes und die Zahl der wöchentlichen Arbeitsstunden für die Sozialversicherungsfreiheit keine Rolle. Wichtig ist jedoch die Begrenzung auf 50 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres. Beachten Sie Bei dieser Regel wird auf das Kalenderjahr abgestellt. Wenn eine Aus hilfe beispielsweise innerhalb des laufenden Jahres bereits 30 Ar beitstage kurzfristig beschäftigt war, kann diese nur noch 20 Tage als kurzfristig Beschäftigte aushelfen, um sozialversicherungsfrei zu bleiben.
Wiederholt sich die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres und wird dabei die Grenze von zwei Monaten bzw. 50 Arbeitstagen überschritten, geht die Bundesknappschaft von einer „berufsmäßigen Erwerbstätigkeit“ aus und somit wird die Aushilfe vom Tag der Feststellung an sozialversicherungspflichtig. Aushilfstätigkeiten während des Erziehungsurlaubs oder von Arbeitslosen mit Anspruch auf Arbeitslosengeld werden grundsätzlich als berufsmäßige Erwerbstätigkeit angesehen. Beispiel Eine Aushilfe übernimmt eine Urlaubsvertretung vom 18. Juli bis 10. August. Während dieser Zeit arbeitet sie 40 Stunden pro Woche und erhält ein Arbeitsentgelt von 1.400 €. Der Betrieb hat eine 5TageWoche und die Vertretung ist zeitlich begrenzt. Die Aushilfe war im laufenden Jahr noch nicht kurzfristig be schäftigt. Beurteilung: Beschäftigungsdauer: 24 Kalendertage Arbeitsdauer: 18 Arbeitstage Die Zeitgrenze (60 Kalendertage/50 Arbeitstage) wird bei dieser Aushilfe nicht überschritten. Von einer berufsmäßigen Tätigkeit
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Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun?
C
ist auch nicht auszugehen, da die Aushilfe im laufenden Jahr noch nicht kurzfristig beschäftigt war. Die Aushilfe bleibt somit von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit und kann als kurzfristig Beschäftigte bei der Bundesknappschaft in 45115 Essen angemeldet werden.
3.1
Erstellen der Sozialversicherungsmeldung
Auch für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer ist eine Meldung zur Sozialversicherung zu erstellen. Die kurzfristige Beschäftigung ist seit 1.4.2003 bei der Bundesknappschaft in Essen (Minijob-Zentrale) an- und abzumelden. Unterbrechungsmeldungen oder Jahresmeldungen sind nicht erforderlich. Die Anmeldung ist mit dem elektronischem Meldeverfahren vorzunehmen. Das Meldeformular entspricht dem für Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer. Neben den allgemeinen Angaben zu Name, Anschrift etc. ist die Beschäftigungszeit, der Personengruppenschlüssel und der Beitragsgruppenschlüssel anzugeben. Praxis Tipp Wird die Meldung mit dem Programm sv.net durchgeführt, ist das Formular „Meldung zur Sozialversicherung“ mit der Option „Anmel dung“ zu wählen.
Personengruppe Werden die Grenzen der kurzfristigen Beschäftigung (50 Arbeitstage) für die Beschäftigung voraussichtlich eingehalten, ist der Arbeitnehmer mit dem Personengruppenschlüssel 110 der Bundesknappschaft zu melden. Als „Grund der Abgabe:“ ist bei einer Anmeldung der Schlüssel 10 – Anmeldung – anzugeben. Überschreitet eine kurzfristige Beschäftigung entgegen der ursprünglichen Erwartung zwei Monate oder 50 Arbeitstage im Kalenderjahr, so tritt vom Tage des Überschreitens an die Sozialversicherungspflicht ein. Stellt sich bereits vor Erreichen der zwei Monate oder 50 Arbeitstage heraus, dass die Beschäftigung länger dauern wird, so beginnt die Versicherungspflicht bereits mit dem Tage, an dem das Überschreiten erkennbar wird. Bei einer Überschreitung der Kurzfristigen Beschäfti-
95
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
gung ist der Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig und entsprechend mit dem Personengruppenschlüssel 101 der Krankenkasse des Arbeitnehmers zu melden. Beachten Sie Bei Eintritt der Sozialversicherungspflicht ist der Arbeitnehmer bei der Bundesknappschaft ab und bei der zuständigen Krankenkasse anzu melden.
Beitragsgruppe KV
RV
ALV
PV
Personengruppe
0
0
0
0
110
Sind die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung gegeben – Tagesgrenze und keine Berufsmäßigkeit – kann die Aushilfe mit dem Gruppenschlüssel 110 im Feld „Personengruppe“ angemeldet werden. In der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ist die Beschäftigung beitragsfrei. Für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer entstehen auch keine pauschalen Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung. Kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer sind jedoch wie geringfügig Beschäftigte bei der Bundesknappschaft zu melden. Als Beitragsgruppenschlüssel sind die Schlüsselziffern 0-0-0-0 zu melden. Beachten Sie Eine kurzfristige Beschäftigung darf für die Prüfung der Zeit und Entgeltgrenzen nicht mit einer geringfügigen Beschäftigung zusam mengerechnet werden. Beispiel Eine Aushilfe arbeitet bereits bei einer Gebäudereinigung regel mäßig 14 Stunden in der Woche gegen ein monatliches Arbeits entgelt von 300 €. In einer Firma B soll der Arbeitnehmer eine Urlaubsvertretung für 4 Wochen übernehmen. Der Betrieb hat eine 5TageWoche und der Arbeitslohn für diesen Monat be läuft sich auf 1.400 €. Die Aushilfe hatte bereits eine Urlaubs vertretung für 25 Arbeitstage in einer anderen Firma C über nommen.
96
Hinweise zu besonderen Personengruppen
C
Beurteilung: Beide Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei. Die Tätigkeit in der Gebäudereinigung liegt unter der Entgeltgrenze von 400 €. Damit ist die geringfügige Beschäftigung sozialversiche rungsfrei, der Arbeitgeber muss jedoch den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung und gegebenenfalls den pauschalen Beitrag zur Krankenversicherung entrichten. Die Urlaubsvertre tung in der Firma B ist auf 20 Arbeitstage begrenzt und erfüllt somit die Grenze für eine kurzfristige Beschäftigung. Von einer berufsmäßigen Beschäftigung ist nicht auszugehen, da die Summe der Arbeitstage mit der Beschäftigung in der Firma C unter 50 Arbeitstagen liegt. Somit ist auch diese kurzfristige Beschäftigung sozialversicherungsfrei. Da beide Aushilfstätig keiten nicht addiert werden müssen, kann die Aushilfe als kurz fristig Beschäftigte(r) angemeldet werden.
4
Hinweise zu besonderen Personengruppen
4.1
Studenten
Die Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung hat, wenn auch nur geringe, Auswirkungen auf die versicherungsrechtliche Beurteilung von Studenten. Um die Beitragspflicht feststellen zu können, muss der Arbeitgeber zunächst entscheiden, wann und in welchem Umfang der Studierende beschäftigt werden soll. Abhängig davon, ob der/die Student(in) in den Semesterferien oder während des Semesters, mit mehr oder weniger als 20 Stunden pro Woche und gegen ein geringfügiges oder mehr als geringfügiges Entgelt beschäftigt wird, ergeben sich unterschiedliche Beitragspflichten. Bei Studierenden lassen sich folgende Beschäftigungen unterscheiden: 1. Geringfügige Beschäftigung (bis 400 € Entgelt) 2. Kurzfristige Beschäftigung (bis max. 50 Arbeitstage pro Jahr) 3. Beschäftigung während der Semesterferien 4. Beschäftigung während des Semesters bis zu 20 Stunden pro Woche 5. Beschäftigung während des Semesters für mehr als 20 Stunden pro Woche
97
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Wird ein Studierender für ein geringes Arbeitsentgelt (bis 400 € durchschnittlich pro Monat) beschäftigt, erfüllt der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für eine geringfügige Beschäftigung. Wie für alle anderen Arbeitnehmer ist diese Beschäftigung für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber entrichtet die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung. Für Studenten, die in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, muss der Arbeitgeber neben dem pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung den Pauschalbeitrag von 13 % zur Krankenversicherung leisten. Ist der Studierende privat versichert, entfällt der pauschale Krankenkassenbeitrag. Auch der Student hat die Option zur Aufstockung des pauschalen Rentenversicherungssatzes (15 %) auf den Normalsatz von 19,9 %. Studenten, deren Beschäftigungsverhältnis von vornherein auf 2 Monate oder 50 Arbeitstage befristet wird, sind in der Rentenversicherung versicherungsfrei (kurzfristige Beschäftigung). Wird ein Studierender mehr als geringfügig, aber nicht mehr als 20 Stunden pro Woche beschäftigt und ist diese Beschäftigung während des laufenden Semesters, besteht Sozialversicherungspflicht in der Rentenversicherung. Vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ist der normale Beitrag (19,9 %) zur Rentenversicherung zu ermitteln und hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu tragen. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bleibt er versicherungsfrei. Auch wenn der Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist, entsteht für den Arbeitgeber kein pauschaler Beitrag zur Krankenversicherung. Geht die Beschäftigung des Studierenden während des Semesters über 20 Wochenstunden hinaus, unterliegt er der vollen Beitragspflicht in allen vier Zweigen der Sozialversicherung. Die Beitragspflicht teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Die unten stehende Tabelle zeigt die Beitragsgruppen- und Personengruppenschlüssel für Studenten.
98
Hinweise zu besonderen Personengruppen
Personen gruppe
Beitragsgruppenschlüssel KV
RV
ALV
Personenkreis
PV
106
0
1
0
0
Immatrikulierter Student, mehr als geringfügig beschäftigt, weniger als 20 Stunden pro Woche während des Semesters oder beschäftigt in den Semesterferien
101
1
1
1
1
Immatrikulierter Student, mehr als 20 Stunden pro Woche während des Semesters beschäftigt
109
6
5
0
0
Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, Arbeitnehmer
109
6
1
0
0
Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, mit Aufstockung in der RV.
109
0
5
0
0
Immatrikulierter Student, geringfügig beschäftigt, Arbeitnehmer, privat krankenversichert
0
Immatrikulierter Student, kurzfristig beschäftigt, ohne weitere kurzfristige Beschäftigung im laufenden Kalen derjahr
110
0
0
0
C
Tab. 9: Beitragsgruppen für Studierende
Während der Semesterferien ist die Begrenzung auf max. 20 Stunden pro Woche aufgehoben. Wird ein Student während der Semesterferien für 40 Stunden pro Woche gegen ein Arbeitsentgelt von 2.000 € beschäftigt, so besteht lediglich Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Den Rentenversicherungsbeitrag von 19,9 % teilen sich Arbeitgeber und Studierender je zur Hälfte. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ist das Arbeitsverhältnis versicherungsfrei. Unabhängig, ob der Studierende gesetzlich oder privat krankenversichert ist, besteht auch keine pauschale Beitragspflicht zur Krankenversicherung. Die Befreiung in der Kranken-, Arbeitslosen-, und Pflegeversicherung ist jedoch nur dann gegeben, wenn die Beschäftigung mehr als geringfügig ist.
99
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Beachten Sie Die teilweise oder völlige Befreiung von Beiträgen zu den Sozialversi cherungen ist unabhängig davon, ob der Studierende auf Lohnsteuer karte arbeitet oder sein Einkommen pauschal versteuert werden kann.
4.2
Schüler
Schüler einer Hauptschule, Realschule oder eines Gymnasiums, die neben der Schule oder während der Schulferien eine Beschäftigung ausüben, sind versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Keine Versicherungspflicht besteht hingegen in der Arbeitslosenversicherung. Vollständige Versicherungsfreiheit bzw. pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers ist dann gegeben, wenn die Beschäftigung nur geringfügig (nicht mehr als 400 € Entgelt pro Monat) oder kurzfristig (weniger als 50 Tage pro Jahr) ist. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist ein Schüler mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-0-1 bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. Die zuständige Krankenkasse ist in aller Regel die Kasse, in der der Schüler familienmitversichert ist. Ist der Schüler privat krankenversichert besteht Beitragspflicht zur privaten Versicherung. Im Beitragsgruppenschlüssel muss unter KV dann eine 0 angegeben werden. Sind die Bedingungen der geringfügigen Beschäftigung erfüllt, entsteht für den Arbeitgeber pauschale Beitragspflicht in der Renten- und bei gesetzlich versicherten Schülern in der Krankenversicherung. Dementsprechend ist der Schüler mit dem Beitragsgruppenschlüssel 6-5-0-0 bei der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) anzumelden. Auch Schüler können auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichten und die Aufstockung wählen. In diesem Fall ist der Beitragsgruppenschlüssel 6-1-0-0 zu melden. Als Personengruppenschlüssel ist die Gruppe 109 – geringfügig Beschäftigter – anzugeben.
100
Hinweise zu besonderen Personengruppen
Personen gruppe
Beitragsgruppenschlüssel
C
Personenkreis
KV
RV
ALV
PV
101
1
1
0
1
Schüler, mehr als geringfügig beschäftigt
101
0
1
0
1
Schüler, mehr als geringfügig beschäftigt, privat krankenversichert
109
6
5
0
0
Schüler, geringfügig beschäftigt
109
6
1
0
0
Schüler, geringfügig beschäftigt, mit Aufstockung in der Rentenversicherung
109
0
1
0
0
Schüler, geringfügig beschäftigt, privat krankenversichert, mit Aufstockung in der Rentenversicherung
109
0
5
0
0
Schüler, geringfügig beschäftigt, privat krankenversichert, ohne Aufstockung in der Rentenversicherung
Tab. 10: Beitragsgruppen für Schüler
Beachten Sie Nimmt das Unternehmen am UmlageVerfahren teil, müssen auch für Aushilfen Umlagen an die Bundesknappschaft entrichtet werden. Ob wohl der Arbeitnehmer bis zur Geringfügigkeitsgrenze (400 €) nicht beitragspflichtig ist, muss der Arbeitgeber Umlagebeiträge vom Brut toarbeitslohn ermitteln und an die MinijobZentrale abführen. Umla gepflicht besteht bis zu 30 Vollzeitbeschäftigen Arbeitnehmern.
4.3
Geringverdiener
Von dem geringfügig Beschäftigten ist der Geringverdiener zu unterscheiden. Geringverdiener sind Auszubildende, deren Arbeitsentgelt zwar unter der Geringfügigkeitsgrenze von 400 € liegt, die jedoch in allen Sozialversicherungen beitragspflichtig sind. Die Regelung des § 8 SGB III schließt Auszubildende mit einer geringen Ausbildungsvergütung explizit von der Geringfügigkeitsregelung aus. Die Verdienstgrenze für Geringverdiener liegt seit 1.8.2003 bei 325 € Arbeitsentgelt pro Monat. Bis zu dieser Grenze muss der Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken- Pflege, Renten- und Arbeitslosenversicherung vollständig übernehmen. (siehe Kapitel G – Gering-
101
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
verdiener). Seit 1. April 1999 können nur noch Auszubildende Geringverdiener sein. Ein Auszubildender mit einer Ausbildungsvergütung von 310 € ist mit der Personengruppe 102 und dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 bei seiner Krankenkasse anzumelden.
4.4 siehe CDROM
Praktikanten
Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Praktikanten ist zu unterscheiden, ob es sich bei dem Praktikum um ein Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum handelt. Außerdem ist relevant, ob es sich um ein vorgeschriebenes oder freiwilliges Praktikum handelt und ob eine Praktikumsvergütung gezahlt wird oder nicht. Vorpraktikanten Vorgeschriebenes Vorpraktikum Durch die Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene Vorpraktika unterliegen der Kranken- und Pflegeversicherung nach § 5 Abs. 1 SGB V. Wird das Praktikum unentgeltlich ausgeübt, muss der Praktikant eine spezielle Krankenversicherung für Praktikanten abschließen und den Beitrag dafür selbst übernehmen. In diesem Fall besteht Beitragsfreiheit in der Kranken- und Pflegeversicherung. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind vorgeschriebene Vorpraktika beitragspflichtige Beschäftigungen, auch wenn nur ein geringfügiges Entgelt gezahlt wird. Das heißt, auch wenn die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung eingehalten ist (400 € Entgelt pro Monat), besteht volle Beitragspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die volle Beitragspflicht gilt auch, wenn das Vorpraktikum nur kurzfristig ist, also weniger als 2 Monate oder 50 Arbeitstage dauert. Liegt das Entgelt für das Praktikum unter 325 € pro Monat muss der Arbeitgeber den Gesamtbeitrag alleine übernehmen (Geringverdienerregelung). Über 325 € pro Monat teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge hälftig. Wird für das Vorpraktikum kein Entgelt gezahlt, sind die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einem „fiktiven Entgelt“ zu berechnen. Die Bemessungsgrundlage ist, die monatliche Bezugsgröße (in 2007 2.450 € West bzw. 2.100 € Ost), aus der 1 % als Gesamtbeitrag anzuführen sind. Der Gesamtbeitrag ist alleine vom Arbeitgeber zu tragen.
102
Hinweise zu besonderen Personengruppen
C
Ein Praktikant, der ein vorgeschriebenes Vorpraktikum ausübt und kein Entgelt erhält, ist mit dem Personengruppenschlüssel 105 und mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0-1-1-0 seiner Krankenkasse zu melden. Wird für das Vorpraktikum Entgelt bezahlt, ist der Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 der zuständigen Krankenkasse zu melden. Als Personengruppenschlüssel ist die Personengruppe 105 anzugeben. Beachten Sie Liegt die Praktikumsvergütung unter der Geringverdienergrenze von 325 € muss der Arbeitgeber die Beiträge für zur Berufsausbildung beschäftigte Arbeitnehmer vollständig übernehmen. Diese Regelung trifft auch für Praktikanten die ein vorgeschriebenes Praktikum aus üben zu, sofern sie sozialversicherungspflichtig sind.
Nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum Übt die/der immatrikulierte Student(in) ein in der Studienordnung nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum aus, besteht zunächst Sozialversicherungspflicht in allen Versicherungszweigen. Eine Ausnahmeregelung besteht, sofern die Geringfügigkeitsgrenze von 400 € durchschnittliches Arbeitsentgelt pro Monat eingehalten wird. Ist die Grenze von 400 € eingehalten kann der Praktikant als geringfügig Beschäftigter behandelt werden. In diesem Fall besteht pauschale Beitragspflicht zur Kranken- und Rentenversicherung. Als Beitragsgruppenschlüssel ist die 6-5-0-0 und als Personengruppenschlüssel die 109 anzugeben. Zuständig für die Meldung ist die Bundesknappschaft. Das nicht vorgeschriebene Vorpraktikum ist mit dem Personengruppenschlüssel 101 der zuständigen Krankenkasse zu melden wenn das Entgelt über 400 € pro Monat beträgt. Als Beitragsgruppenschlüssel ist 1-1-1-1. Ausnahmen im KV/PV-Schlüssel können noch für privat krankenversicherte Praktikanten bestehen. Ist das Praktikum kürzer als 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage, kann es als kurzfristige Beschäftigung beitragsfrei bleiben. In diesem Fall ist der Personengruppenschlüssel 110 und der Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0 der Bundesknappschaft zu melden. Wird ein nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum ohne Entgelt ausgeübt, besteht keine Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse oder der Bundesknappschaft.
103
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
Zwischenpraktikant Vorgeschriebenes Praktikum Wird im Verlauf des Studiums ein von der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum durchgeführt (Zwischenpraktikum), ist die Beschäftigung sozialversicherungsfrei – unabhängig von der Höhe der Bezüge. Es besteht auch keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers, selbst dann nicht, wenn die Entgeltgrenze einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten ist. Das Zwischenpraktikum ist nicht der Krankenkasse zu melden. Es hat auch keine Meldung an die Bundesknappschaft zu erfolgen. Wird neben dem Zwischenpraktikum zusätzlich eine geringfügige Beschäftigung ausgeübt, ist diese so zu behandeln, als wäre sie die einzige Beschäftigung. Entsprechend ist für eine geringfügige Beschäftigung neben einem Praktikum der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung und für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer der pauschale Beitrag zur Krankenversicherung zu entrichten. Nicht vorgeschriebenes Praktikum Wird während des Studiums ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum durchgeführt, unterliegt dieses den Beträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung, sofern die Grenze von 20 Stunden pro Woche überschritten wird. Ist die 20-Stunden-Grenze eingehalten, besteht keine Beitragspflicht, auch keine pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers. In der Rentenversicherung ist nach § 5 Abs. 3 SGB V ein nicht vorgeschriebenes Zwischenpraktikum beitragsfrei, sofern kein oder nur ein geringfügiges Arbeitsentgelt (bis 400 €) bezahlt werden. Der Arbeitgeber unterliegt jedoch den pauschalen Beiträgen zur Rentenversicherung mit 15 % des Arbeitsentgelts. In der Arbeitslosenversicherung besteht wie in der Kranken- und Pflegeversicherung nur dann Sozialversicherungsfreiheit, wenn die nicht Berufsmäßigkeitsgrenze von 20 Stunden pro Woche eingehalten ist. Die Höhe des Arbeitsentgelts spielt keine Rolle. Ist die 20Stunden-Grenze eingehalten, kann das nicht vorgeschriebene Zwischenpraktikum mit dem Beitragsgruppenschlüssel 0-1-0-0 und dem Personengruppenschlüssel 106 der Krankenkasse des Studenten gemeldet werden. Liegt das Arbeitsentgelt innerhalb der 400 €-
104
Hinweise zu besonderen Personengruppen
C
Grenze erfolgt die Meldung mit dem Beitragsgruppenschlüssel 6-0-0-0 und dem Personengruppenschlüssel 109 an die Bundesknappschaft. Beachten Sie Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung (15 %) sind für geringfügig entlohnte Zwischenpraktikanten nicht zu zahlen. Die Beitragsfreiheit in der Rentenversicherung für den Arbeitgeber verhindert eine pau schale Versteuerung des geringfügigen Arbeitsentgelts mit 2 %. In diesem Fall muss ein pauschale Steuer von 20 % und der pauschale Solidaritätszuschlag entrichtet werden.
Ist die Stundengrenze von 20 Stunden überschritten oder die Entgeltgrenze einer geringfügigen Beschäftigung nicht eingehalten, muss das Praktikum mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 (bei Entgeltüberschreitung) gemeldet werden. Als Personengruppenschlüssel ist der Schlüssel 101 anzugeben. Dauert das nicht vorgeschriebene Zwischenpraktikum nicht länger als 2 Monate kann die Regelung der kurzfristigen Beschäftigung greifen. In diesem Fall ist der Praktikant mit dem Personengruppenschlüssel 110 und dem Beitragsgruppenschlüssel 0-0-0-0 der Bundesknappschaft zu melden. Wird neben dem nicht vorgeschriebenen Praktikum eine erste geringfügige Beschäftigung ausgeübt, ist für die Beurteilung der Rentenversicherungspflicht diese mit dem Praktikum nicht zusammenzurechnen. Es kann somit neben dem Praktikum eine geringfügige Nebenbeschäftigung ausgeübt werden, ohne dass die Rentenversicherungspflicht eintritt. Nachpraktikum Vorgeschriebenes Nachpraktikum Arbeitnehmer, die im Anschluss an ihr Studium ein vorgeschriebenes Praktikum zur Erlangung von Berufserfahrung (Nachpraktikum) absolvieren, unterliegen in der Kranken-, und Pflegeversicherung der Sozialversicherungspflicht, sofern für das Praktikum ein Entgelt gezahlt wird. Die Beitragspflicht gilt auch dann, wenn das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze (400 €) einhält. Wird das Nachpraktikum unentgeltlich ausgeübt, muss der Praktikant eine spezielle Krankenversicherung für Praktikanten abschließen und den Beitrag dafür selbst übernehmen.
105
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
In der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind vorgeschriebene Nachpraktika beitragspflichtige Beschäftigungen, auch wenn nur ein geringfügiges Entgelt gezahlt wird. Das heißt, auch wenn die Grenze für eine geringfügige Beschäftigung eingehalten ist (400 € Entgelt pro Monat), besteht volle Beitragspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die volle Beitragspflicht gilt auch, wenn das Nachpraktikum nur kurzfristig ist, also weniger als 2 Monate oder 50 Arbeitstage dauert. Wird für das vorgeschriebene Nachpraktikum kein Entgelt gezahlt, sind wie bei einem Vorpraktikum die Beträge aus der Bemessungsgrundlage zu ermitteln und abzuführen. Somit ergibt sich jeweils ein monatlicher Beitrag von 24,50 € (West) für die Renten- und Arbeitslosenversicherung bzw. 21,00 € in den neuen Bundesländern. Das vorgeschriebene Nachpraktikum ist mit dem Personengruppenschlüssel 105 und je nachdem, ob Entgelt gezahlt wird, mit dem Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1 bzw. 0-1-1-0 (ohne Entgelt) der zuständigen Krankenkasse zu melden. Beachten Sie Liegt die Praktikumsvergütung unter der Geringverdienergrenze von 325 € muss der Arbeitgeber die Beiträge für zur Berufsausbildung beschäftigte Arbeitnehmer vollständig übernehmen. Diese Regelung trifft auch für Praktikanten die ein vorgeschriebenes Nachpraktikum ausüben zu, sofern sie sozialversicherungspflichtig sind.
Nicht vorgeschriebenes Nachpraktikum Übt die/der immatrikulierte Student(in) ein in der Studienordnung nicht vorgeschriebenes Nachpraktikum aus, ist für die Sozialversicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung zu prüfen, ob die Beschäftigung berufsmäßig durchgeführt wird (vgl. nicht vorgeschriebenes Vorpraktikum). In der Renten- und Arbeitslosenversicherung gelten die gleichen Sozialversicherungspflichten wie für nicht vorgeschriebene Vorpraktika. Der Praktikant ist zu behandeln wie ein normaler Arbeitnehmer. So lange der Student noch immatrikuliert ist, können die Sonderregelungen für Stundenten (nur Beitrag in der Rentenversicherung) in Anspruch genommen werden. Für Praktikanten ergeben sich folgende Beitragsgruppenschlüssel bzw. Personengruppen:
106
Hinweise zu besonderen Personengruppen
Personen gruppe
Beitragsgruppenschlüssel
C
Personenkreis
KV
RV
ALV
PV
105
0
1
1
0
Vorpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, ohne Entgelt,
105
1
1
1
1
Vorpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, mit Entgelt
109
6
5
0
1
Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, Entgelt bis 400 €
101
1
1
1
1
Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, mit Entgelt über 400 €
110
0
0
0
0
Vorpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, bis 2 Monate mit Entgelt (unter oder über 400 €)
Zwischenpraktikant, vorgeschrieben in der Studienordnung
109
6
5
0
0
Geringfügige Nebenbeschäftigung neben einem Zwischenpraktikum, in der gesetzli chen Krankenkasse krankenversichert
109
0
5
0
0
Geringfügige Nebenbeschäftigung neben einem Zwischenpraktikum, privat kranken versichert
109
6
0
0
0
Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, Entgelt bis 400 €
106
0
1
0
0
Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, mit Entgelt über 400 € aber 20StundenGrenze eingehal ten
101
1
1
1
1
Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, über 400 € und 20Stundengrenze überschritten
110
0
0
0
0
Zwischenpraktikum, nicht vorgeschrieben in der Studienordnung, bis 2 Monate
105
0
1
1
0
Nachpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, ohne Entgelt
105
1
1
1
1
Nachpraktikum, vorgeschrieben in der Studienordnung, mit Entgelt
Tab. 11: Beitragsgruppenschlüssel von Praktikanten
107
C
Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt
4.5
Ärzte, Apotheker, Architekten
Auf eine besondere Regelung für geringfügig Nebenbeschäftigte, die in der Hauptbeschäftigung in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert sind, haben sich die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger verständigt. Für geringfügige Nebenbeschäftigungen von Ärzten, Apothekern, Architekten u. a., die in der Hauptbeschäftigung von Beiträgen zur Rentenversicherung nach § 6 Abs. 1 SGB VI befreit wurden, gilt auch die pauschale Beitragspflicht des Arbeitgebers zur Rentenversicherung. Wählt der Arbeitnehmer bei der geringfügigen Nebenbeschäftigung die Aufstockung in der Rentenversicherung, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine berufsfremde oder um eine berufsgleiche Nebenbeschäftigung handelt. Ist die Nebenbeschäftigung eine berufsgleiche, ist der volle (aufgestockte) Rentenversicherungsbeitrag dem berufsständischen Versorgungswerk zu melden. Abhängig von der Krankenversicherungspflicht ergibt sich der Beitragsgruppenschlüssel 60-0-0 oder bei privat krankenversicherten geringfügig Nebenbeschäftigten 0-0-0-0. Als Personengruppenschlüssel ist die Schlüsselziffer 109 – geringfügige Beschäftigung – zu wählen. Zuständig für die Meldung ist die Bundesknappschaft in Essen. Die Beiträge zur Rentenversicherung sind jedoch an das Versorgungswerk abzuführen. Die Bundesknappschaft ist auch dann für die Meldung zuständig, wenn keine pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung abzuführen sind. Beachten Sie Nur wenn es sich um eine berufsgleiche geringfügige Nebenbeschäf tigung handelt und der Arbeitnehmer die Aufstockung in der Renten versicherung wählt, sind die Beiträge an das berufsständische Versor gungswerk abzuführen. Hat der Arbeitnehmer nicht die Aufstockung gewählt, sind die pauschalen Beiträge an die Bundesknappschaft bzw. von dieser an die Deutsche Rentenversicherung abzuführen.
Handelt es sich bei der geringfügigen Nebenbeschäftigung um eine berufsfremde, ist bei einer Aufstockung in der Rentenversicherung die Deutsche Rentenversicherung zuständiger Träger. Entsprechend dieser Regelung ist beispielsweise für einen Architekten, der eine geringfügige Nebenbeschäftigung als Hausverwalter aufnimmt und
108
Hinweise zu besonderen Personengruppen
C
die Aufstockung in der Rentenversicherung wählt, der Beitragsgruppenschlüssel 6-1-0-0 auf der Meldung zur Sozialversicherung anzugeben. Ist der geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer privat krankenversichert, besteht keine pauschale Beitragspflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung. Somit ergibt sich als Beitragsgruppenschlüssel 0-1-0-0. Der Personengruppenschlüssel ist mit 109 – geringfügige Beschäftigung – anzugeben. Zuständig für die Meldung und den Empfang der Beiträge ist die Bundesknappschaft in Essen. Die Tabelle 12 gibt nochmals einen Überblick über die Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppen für geringfügig Beschäftigte mit einer Rentenversicherung in einem Versorgungswerk. Personen gruppe
109
109
109
109
Beitragsgruppenschlüssel KV
6
6
6
0
RV
5
0
1
0
ALV
0
0
0
0
Personenkreis
PV
0
Geringfügig berufsgleiche Nebenbeschäf tigung, in der gesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert
0
Geringfügige berufsgleiche Nebenbeschäf tigung, in der gesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert, mit Aufstockung in der RV
0
Geringfügige berufsfremde Nebenbeschäf tigung, in der gesetzlichen Krankenkasse versichert, in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert, mit Aufstockung in der RV
0
Geringfügige berufsgleiche Nebenbeschäf tigung, privat krankenversichert, in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert, mit Aufstockung in der RV
Tab. 12: Beitragsgruppenschlüssel für Nebenbeschäftigte – in einem Versorgungswerk rentenversichert
109
D Die Lohnabrechnung Die wohl häufigsten Formen der Lohnvereinbarung sind die von Lohn oder Gehalt. Von Lohn spricht man in der Regel, wenn der Arbeitnehmer einen festen Stundenlohn erhält und dieser mit der Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat multipliziert wird (Stundenlohn x Anzahl Arbeitsstunden = Lohn). Unter Gehalt versteht man üblicherweise, wenn der Arbeitnehmer nicht stundenweise bezahlt wird, sondern z. B. monatlich einen gleichbleibenden Betrag erhält. Neben diesen Grundformen gibt es zahllose Varianten, wie z. B. Gehalt und Überstunden, Grundlohn und feste Leistungszulage, Gehalt und Prämie oder Lohn und Einmalzahlung (Weihnachtsgeld). Im Gegensatz zu einigen angelsächsischen Ländern, in denen die wöchentliche oder 14-tägige Lohnzahlung vorherrscht, ist es in Deutschland üblich, Löhne und Gehälter im Monatsrhythmus zu zahlen. Aber auch hier gibt es Varianten. So werden Beamte am 10. eines Monats für den laufenden Monat bezahlt, Gehälter von Angestellten werden normalerweise zum Monatsende gezahlt und Löhne werden in der Regel erst zu Beginn des Folgemonats für den zurückliegenden Monat berechnet. Löhne an Aushilfskräfte sind zum Teil tageweise oder wöchentlich abzurechnen, während Erfolgsprämien oft nur einmal pro Jahr vergütet werden. In den folgenden Kapiteln werden Sie sehen, dass der Rhythmus der Lohnzahlung eine erhebliche Rolle für die Berechnung der Lohnsteuer und der Beiträge zu den Sozialversicherungen spielt. Beispielsweise ist entsprechend dem Abrechnungszeitraum die Lohnund Kirchensteuer auf Basis der Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Zunächst sollen jedoch die Begriffe des Arbeitslohnes bzw. des Arbeitsentgeltes näher erläutert werden. In den folgenden Abschnitten ist die Abrechnung von einigen besonderen Lohnbestandteilen an Hand von Beispielen dargestellt.
110
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
1
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
1.1
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes
D
Ausgangspunkt jeder Lohnabrechnung ist der Bruttolohn. Der Bruttolohn ergibt sich aus der Summe aller Lohnbestandteile – den so genannten Lohnarten. Lohnbestandteile können zum Beispiel Stundenlohn, Gehalt, Prämien, Fahrgeld, vermögenswirksame Leistungen, Sachleistungen des Arbeitgebers, Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr sein. Der Begriff des Arbeitslohnes entstammt dem Lohnsteuerrecht und bezeichnet die Summe der lohnsteuerpflichtigen Lohnarten. Der Begriff des Bruttolohnes kann nicht synonym mit dem Arbeitslohn verwendet werden, weil es Lohnarten gibt, die zwar zum Bruttolohn gehören, jedoch nicht der Lohnsteuer unterliegen oder mit einem festen pauschalen Satz versteuert werden. Im Sozialversicherungsrecht verwendet man für die Entlohnung des Arbeitnehmers den Begriff des Arbeitsentgeltes. Auch das Arbeitsentgelt kann sich vom Bruttolohn unterscheiden, wenn im Bruttolohn sozialversicherungsfreie Lohnbestandteile enthalten sind. Darüber hinaus gibt es Bruttolohnbestandteile, die der Lohnsteuer unterliegen, jedoch nicht zur Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen herangezogen werden. Es können also auch Unterschiede zwischen Arbeitslohn und Arbeitsentgelt bestehen. Das folgende Schema verdeutlicht nochmals den Zusammenhang (siehe nächste Seite). Der Bruttolohn kann sich aus mehreren Lohnbestandteilen zusammensetzen. Lohn/Gehalt, Sachbezug, Fahrgeld sind nur einige Beispiele für mögliche Bestandteile des Bruttolohnes. Grundsätzlich zählen zum Bruttolohn alle Leistungen des Arbeitgebers in Geld oder als Sachleistung. Durch Abzug der steuerfreien Lohnbestandteile ergibt sich aus dem Bruttolohn der Arbeitslohn. Vom steuerpflichtigen Arbeitslohn sind die Abzüge für Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag zu ermitteln. Wird der Bruttolohn um das sozialversicherungsfreie Arbeitsentgelt gekürzt, ergibt sich das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Nur vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt sind Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Ar-
111
D
Die Lohnabrechnung
beitslosenversicherung zu errechnen. Nach Kürzung des Bruttolohnes um die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge ergibt sich der Nettolohn. Dieser ist vor der Auszahlung um Nettoabzüge wie Vorschuss oder Pfändung zu reduzieren und um Nettobezüge wie steuerfreie Erstattungen zu erhöhen. Lohn/Gehalt + Fahrgeld + Sachbezug +… = Bruttolohn steuerfreier Arbeitslohn
sozialversicherungsfreies Arbeitsentgelt
= Arbeitslohn
= Arbeitsentgelt
Darauf: Lohnsteuer/Kirchensteuer/
Darauf: Arbeitnehmeranteil zu den
Solidaritätszuschlag/(KammerBeitrag) = Summe steuerliche Abzüge
11
Sozialversicherungen = Summe sozialversicherungsrechtliche Abzüge
Bruttolohn steuerliche Abzüge sozialversicherungsrechtliche Abzüge = Nettolohn Nettoabzüge + Nettobezüge = Auszahlung Abb. 11: Abrechnungsschema
1.2
Steuerliche Abzüge
Lohnsteuer Der Arbeitgeber ist verpflichtet, vom steuerpflichtigen Arbeitslohn die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag zu ermitteln und regelmäßig an das Finanzamt abzuführen. Grundlage für den Steuerabzug ist die Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers (§ 39 11
112
Der Kammerbeitrag ist nur in den Bundesländern Bremen und Saarland zu erheben.
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
EStG). In Abschnitt I der Lohnsteuerkarte sind die Lohnsteuerklasse, die Konfession des Arbeitnehmers und eventuell für den Steuerabzug zu berücksichtigende Kinder eingetragen. Die Lohnsteuer auf den Arbeitslohn ergibt sich aus der Lohnsteuertabelle (Tages-, Wochen-, Monats-, Jahrestabelle) und der Steuerklasse (I – VI). Wenn von der Lohnsteuertabelle gesprochen wird, ist in der Regel die „allgemeine Lohnsteuertabelle“ gemeint. Für Arbeitnehmer, die nicht oder nicht mehr der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen oder beihilfeberechtigt sind, gilt eine „besondere Lohnsteuertabelle“. Sie ist beispielsweise anzuwenden für Beamte, Richter, Soldaten, Rentner oder Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH sofern diese keine eigenen Vorsorgebeiträge leisten. Lohnsteuerkarte/pauschale Versteuerung Der Arbeitslohn eines Mitarbeiters ist nicht in jedem Fall steuerpflichtiger Arbeitslohn der mit der Lohnsteuertabelle zu versteuern ist. Beispielsweise kann das Entgelt für eine geringfügige Beschäftigung seit 1.4.2003 pauschal versteuert werden. Im Steuerrecht gilt eine Beschäftigung als geringfügig, wenn 1. das monatliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 400 € beträgt und 2. mindestens der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung (15 %) entrichtet wird. Sind beide Bedingungen erfüllt, ist keine Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers erforderlich. Der Arbeitslohn kann vom Arbeitgeber mit einer pauschalen Abgeltungssteuer von 2 % versteuert werden. Ist die zweite Bedingung der pauschalen Rentenversicherungsbeitrag nicht erfüllt, besteht die Möglichkeit, das Arbeitsentgelt mit einem pauschalen (festen) Steuersatz von 20 % zu versteuern (vgl. § 40 EStG). Bei einer pauschalen Versteuerung mit 20 % entstehen neben der Lohnsteuer 5,5 % Solidaritätszuschlag auf den Betrag der Lohnsteuer und zwischen 4,0 % bis 7 % pauschale Kirchensteuer, sofern der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft angehört. Ist eine der Grenzen für eine geringfügige Beschäftigung überschritten, hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob die Beschäftigung kurzfristig ist. Im steuerrechtlichen Sinne gilt eine Beschäftigung als kurzfristig, wenn
113
D
Die Lohnabrechnung
1. die Beschäftigungsdauer höchstens 18 Arbeitstage beträgt und 2. das durchschnittliche Arbeitsentgelt nicht mehr als 62 € pro Tag beträgt und 3. der Stundenlohn nicht höher als 12 € ist. Sind alle diese Grenzen eingehalten, kann der Arbeitslohn mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % versteuert werden. Zusätzlich fallen wie bei der geringfügigen Beschäftigung Solidaritätszuschlag (5,5 %) und pauschale Kirchensteuer (4,0 % – 7 %) an. Ist auch eine dieser Grenzen überschritten, kann der Arbeitslohn nicht mehr pauschal versteuert werden, sondern es muss eine Versteuerung nach Lohnsteuerkarte bzw. der Tages-, Wochen- oder Monatslohnsteuertabelle erfolgen. Eine Lohnsteuerkarte ist also zwingend erforderlich. Liegt vom Mitarbeiter keine Lohnsteuerkarte vor, muss die Versteuerung nach der höchsten Steuerklasse (Klasse VI) erfolgen und die einbehaltene Lohnsteuer auf einer Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert werden. Kirchensteuer Gehört der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft an, ist zusätzlich zur Lohnsteuer Kirchensteuer zu ermitteln und zusammen mit der einbehaltenen Lohnsteuer dem Finanzamt zu melden. Die Kirchensteuer beträgt je nach Bundesland 8 % oder 9 % auf den Betrag der ermittelten Lohnsteuer. In den Bundesländern Bayern und Baden-Württemberg liegt der Kirchensteuersatz bei 8 %, in den übrigen Bundesländern bei 9 %. Die Kirchensteuerpflicht ergibt sich aus der bescheinigten Konfession auf der Lohnsteuerkarte (ev, rk, etc.). Bei verheirateten Arbeitnehmern ist bei konfessionsverschiedener Ehe zusätzlich die Konfession des Ehegatten auf der Steuerkarte vermerkt. Eheleute sind konfessionsverschieden, wenn beide Ehegatten in der Kirche sind, jedoch einer unterschiedlichen Glaubensgemeinschaft angehören. Gehört nur ein Ehegatte einer steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an, ist die Ehe glaubensverschieden. Für Arbeitnehmer ohne Eintrag einer Konfession auf der Lohnsteuerkarte ist keine Kirchensteuer zu ermitteln oder einzubehalten.
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Beachten Sie Bei der Ermittlung der Kirchensteuer bleiben Bruchteile eines Cent außer Betracht.
Bei einem geringen Lohnsteuerbetrag ergeben sich unter Umständen nur wenige Cent als Kirchensteuer. In diesem Fall erheben einzelne Bundesländer eine Mindestkirchensteuer. Die Mindestkirchensteuer wird immer dann erhoben, wenn der Betrag der Kirchensteuer bei Anwendung des Regelkirchensteuersatzes kleiner ist als der Betrag der Mindestkirchensteuer. Die Mindestkirchensteuer kommt häufig dann zum Tragen, wenn durch Kinderfreibeträge die fiktive Lohnsteuer sehr gering oder sogar 0 € ist (s. dazu Kapitel D Abschnitt 6 – „Hat der Arbeitnehmer Kinder?“). In Hessen und Hamburg wird die Mindestkirchensteuer jedoch nur dann erhoben, wenn die Lohnsteuer größer als 0 € ist. Eine weitere Ausnahme gilt in den Bundesländern Schleswig-Holstein und Hamburg. In diesen Bundesländern wird nur in den Steuerklassen V und VI keine Mindestkirchensteuer erhoben. In den Bundesländern Bayern, Berlin, Brandenburg, Bremen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Saarland wird keine Mindestkirchensteuer verlangt. In den Bundesländern Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen wird die Mindestkirchensteuer nur für die evangelische Kirche erhoben. Einige Lohnarten unterliegen nicht einer Versteuerung entsprechend der Lohnsteuertabelle, sondern können mit einem festen Satz (pauschal) versteuert werden. Bei pauschaler Versteuerung ist auf den Betrag der Lohnsteuer nicht der „normale“ Kirchensteuersatz (8 % oder 9 %) anzuwenden, sondern ein ermäßigter „pauschaler“ Kirchensteuersatz. Der ermäßigte pauschale Kirchensteuersatz liegt, abhängig vom Bundesland des Firmensitzes, zwischen 4 % und 7 %. Zusätzlich ist die pauschale Kirchensteuer nur auf die Konfessionen evangelisch und römisch-katholisch aufzuteilen. Die Aufteilung ist wiederum abhängig vom Bundesland des Firmensitzes. In Hamburg ist die pauschale Kirchensteuer im Verhältnis 70°% (evangelischlutherische Kirche), 29,5°% (römisch-katholische Kirche) und 0,5°% (Jüdische Gemeinde Hamburg) aufzuteilen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Kirchensteuersätze, Mindestkirchensteuer, Pauschalkirchensteuer und deren Aufteilung.
115
D
Die Lohnabrechnung
Bundesland
Regel kirchen steuersatz (in %)
Mindest kirchen steuer pro Monat
Pauschaler Kirchen steuersatz (in %)
Kirchen steuersatz für Aus hilfen in der Land und Forst wirtschaft
Aufteilung der pauschalen Kirchensteuer (in %) auf
ev.
rk.
BadenWürttemberg
8
0,30 €
6,5
6,5
50
50
Bayern
8
7
7
30
70
Berlin
9
5
5
70
30
Brandenburg
9
5
5
70
30
Bremen
9
7
7
80
20
Stadt Bremerhaven
9
7
7
90
10
Hamburg
9
0,30 €
4
4
70
30
Hessen
9
0,15 €
7
7
50
50
MecklenburgVorpommern
9
0,30 €
5
5
90
10
Niedersachsen
9
0,30 €
6
6
73
27
NordrheinWestfalen
9
7
7
50
50
RheinlandPfalz
9
7
7
50
50
Saarland
9
7
7
25
75
Sachsen
9
0,30 €
5
5
85
15
SachsenAnhalt
9
0,30 €
5
5
73
27
SchleswigHolstein
9
0,30 €
6
7
85
15
Thüringen
9
0,30 €
5
5
Bei Zweifeln
73
27
50
50
Tab. 13: Regelkirchensteuersatz und pauschale Kirchensteuer nach Bundesland
Beachten Sie Mit dem getrennten Ausweis der pauschalen Lohnsteuer auf der Lohnsteueranmeldung entfällt für den Arbeitgeber die Aufteilung der pauschalen Steuern auf die Konfessionen. Die Aufteilung wird seit 1.1.2007 von der Finanzverwaltung übernommen.
Eine weitere Besonderheit in Bezug auf die Kirchensteuer besteht für Bezieher höherer Einkommen. In den Bundesländern Berlin, Bran-
116
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
denburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen gibt es eine Begrenzung der jährlichen Kirchensteuer – die so genannte Kappung. In den übrigen Bundesländern ist keine Kappung der Kirchensteuer vorgesehen oder nur auf Antrag bei der Einkommensteuer-Erklärung möglich. Bei der Kirchensteuerkappung sind der voraussichtliche Jahresarbeitslohn und die darauf entfallende Lohn- und Kirchensteuer zu ermitteln. Liegt die Kirchensteuer über einem bestimmten Prozentsatz des zu versteuernden Einkommens, kann diese beschränkt – gekappt – werden. Die Kappung beträgt in den Bundesländern: Bundesland
In Prozent des zu versteuernden Einkommens
BadenWürttemberg
3,5
Berlin
3,0
Brandenburg
3,0
Bremen
3,5
Hamburg
3,0
Hessen
3,5
12
MecklenburgVorpommern
3,0
Niedersachsen
3,0
NordrheinWestfalen
3,5
RheinlandPfalz
3,5
Saarland
3,5
Sachsen
3,5
13 14 15 16
SachsenAnhalt
3,5
SchleswigHolstein
3,0
Thüringen
3,5
Tab. 14: Kappung der Kirchensteuer
12 13 14 15 16
Kappung nur über Einkommensteuer-Erklärung möglich. Im Bereich der Bremischen Evangelischen Kirche beträgt die Kappung 3 %. Kappung nur über Einkommensteuer-Erklärung möglich. Kappung nur über Einkommensteuer-Erklärung möglich. Kappung nur über Einkommensteuer-Erklärung möglich.
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D
Die Lohnabrechnung
Die Kappung der Kirchensteuer auf das zu versteuernde Einkommen kann auf den umgerechneten Arbeitslohn übertragen werden. Somit ist die Kappung für die monatliche Lohnsteuer wie für den Lohnsteuerjahresausgleich zu berücksichtigen. Solidaritätszuschlag Seit dem 1.1.1995 wird zusätzlich zur Lohnsteuer ein Solidaritätszuschlag auf den Arbeitslohn erhoben. Alle Arbeitnehmer müssen seit dem 1.1.1998 auf den Lohnsteuerbetrag 5,5 % als Solidaritätszuschlag entrichten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aus jeder laufenden und einmaligen Lohnzahlung den Solidaritätszuschlag zu ermitteln und zusammen mit Lohn- und Kirchensteuer an das Finanzamt abzuführen. Für die Ermittlung des Solidaritätszuschlages sind Kinderfreibeträge zu berücksichtigen. Kinderfreibeträge werden jedoch seit 1996 nicht mehr bei der Ermittlung der Lohnsteuer berücksichtigt. Das bedeutet, hat der Arbeitnehmer Kinder, lässt sich der Solidaritätszuschlag nicht mehr einfach als Zuschlagssteuer auf die Lohnsteuer ermitteln. Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel D 6 – „Hat der Arbeitnehmer Kinder?“. Pauschale Lohnsteuer Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung zum 1. April 2003 wurde eine so genannte Abgeltungssteuer in Höhe von 2 % des steuerpflichtigen Arbeitslohnes eingeführt. Die Abgeltungssteuer beinhaltet neben der Lohnsteuer die pauschale Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag. Voraussetzung für die Anwendung der Abgeltungssteuer ist, dass das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt 400 € nicht übersteigt und dass der Arbeitgeber die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet. Besondere Bedeutung hat die Einschränkung der Abgeltungssteuer für Beamte und Praktikanten und mehrfach beschäftigte Aushilfen. Neben der Pauschalen Lohnsteuer für das gesamte Arbeitsentgelt unterliegen einzelne Lohnbestandteile (Lohnarten) einer pauschalen Steuerpflicht. So können beispielsweise Zuschüsse zum Fahrgeld ab dem 21. Kilometer mit einem festen Satz von 15 % versteuert werden. Die Beiträge zu Direktversicherungen (Altverträge) kann der Arbeitgeber mit einem pauschalen Satz von 20 % versteuern. Vom Arbeitgeber gewährte Zuschüsse zu Mahlzeiten dürfen mit 25 %
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
pauschalem Steuersatz versteuert werden. Diese Lohnbestandteile sind aus dem Steuerbrutto herauszurechnen und mit dem festen Steuersatz der Lohnsteuer zu unterwerfen. Grundsätzlich unterliegen alle Arbeitseinkommen der Lohnsteuer und den Ergänzungssteuern (Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag). Von der grundsätzlichen Pflicht zur Erhebung der Lohnsteuer nach der Lohnsteuertabelle durch den Arbeitgeber gibt es jedoch einige Ausnahmen. Beamte Für Beamte, bei denen der Dienstherr die Gewährleistung der Versorgungsanwartschaften auf die geringfügige Beschäftigung ausgedehnt hat, sind keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung zu entrichten. Ohne die pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung ist eine Versteuerung des geringfügigen Arbeitsentgeltes mit 2 % jedoch nicht möglich. Eine Ausdehnung der Versorgungsgarantie auf eine geringfügige privatwirtschaftliche Beschäftigung ist in der Regel jedoch nicht gegeben, so dass auch für nebenberuflich geringfügig beschäftigte Beamte der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung zu entrichten ist. Praktikanten In der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene Zwischenpraktika unterliegen nicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitgeber muss auch keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung entrichten, selbst dann nicht, wenn die Entgeltgrenze einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten ist. Erhält ein Zwischenpraktikant ein geringfügiges Entgelt, kann dieses mit dem pauschalen Steuersatz von 20 % versteuert werden oder es ist eine Versteuerung nach den Kriterien der Lohnsteuerkarte vorzunehmen. Die 2 %ige Abgeltungssteuer ist wegen der fehlenden pauschalen Rentenversicherungsbeiträge ausgeschlossen. Gleiches gilt für nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebene Vor- oder Nachpraktika mit einem Arbeitsentgelt bis 400 € pro Monat.
119
D
Die Lohnabrechnung
Mehrfach beschäftigte Aushilfen Sind die sozialversicherungsrechtlichen Grenzen der geringfügigen Beschäftigung nicht eingehalten, besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber bei fehlenden pauschalen Rentenversicherungsbeiträgen den Arbeitslohn mit dem pauschalen Steuersatz von 20 % versteuert (§ 40a EStG). Neben der pauschalen Lohnsteuer entstehen 5,5 % Solidaritätszuschlag auf den Betrag der pauschalen Lohnsteuer und gegebenenfalls zwischen 4 – 7 % pauschale Kirchensteuer. Steuerschuldner der pauschalen „Ergänzungssteuern“ ist der Arbeitgeber. Im Innenverhältnis besteht jedoch die Möglichkeit, die gesamten Steuern oder nur einzelne pauschale Steuerbestandteile auf den Arbeitnehmer zu überwälzen. Im Unterschied zur pauschalen Abgeltungssteuer (2 %) sind die pauschale Lohnsteuer und die Ergänzungssteuer an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Die Abgeltungssteuer ist mit dem Beitragsnachweis der Bundesknappschaft zu melden. Beachten Sie Steuerschuldner von pauschalen Steuern ist immer der Arbeitgeber. Das heißt, wird der Arbeitslohn des geringfügig Beschäftigten pau schal versteuert, entsteht neben den pauschalen Beiträgen zur Ren ten und Krankenversicherung pauschale Lohnsteuer als Arbeitgeber belastung.
Die Versteuerung mit dem pauschalen Steuersatz von 20 % hat besondere Bedeutung bei mehrfach geringfügiger Beschäftigung. Im Sozialversicherungsrecht sind die Entgelte aller geringfügigen Beschäftigungen zu addieren. Wird die Entgeltgrenze von durchschnittlich 400 € pro Monat durch mehrere geringfügige Beschäftigungen überschritten, entsteht Sozialversicherungspflicht – es sind keine pauschalen Rentenversicherungsbeiträge möglich. Im Steuerrecht ist jedes Arbeitsverhältnis getrennt zu betrachten. Ist die Grenze für eine pauschale Versteuerung nach § 40a EStG eingehalten (400 € Entgelt), kann der Arbeitslohn pauschal mit 20 % versteuert werden – selbst dann, wenn Sozialversicherungspflicht besteht.
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Beachten Sie Eine pauschale Versteuerung mit 2 % Abgeltungssteuer ist nur mög lich, sofern der pauschale Rentenversicherungsbeitrag durch den Ar beitgeber gezahlt wird. Der pauschale Rentenversicherungsbeitrag ist nicht möglich, wenn die durchschnittliche monatliche Entgeltgrenze durch mehrere geringfügige Beschäftigungen überschritten wird. Ist jedoch bei jeder einzelnen Beschäftigung die Grenze von 400 € ein gehalten, kann eine pauschale Versteuerung mit 20 % Lohnsteuer zu züglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag durchgeführt werden.
Die Abbildung 12 verdeutlicht nochmals die steuerrechtliche Prüfung für die Beurteilung einer geringfügigen Beschäftigung. Die Besteuerung der geringfügigen Beschäftigung seit 1.4.2003
Geringfügige Beschäftigung ohne versicherungspflichtige oder versicherungsfreie Hauptbeschäftigung
Mehrere geringfügige Beschäftigungen (Zusammenrechnen)
Arbeitsentgelt gesamt über 400 €
Eine geringfügige Beschäftigungen
Arbeitsentgelt gesamt bis 400 €
Pauschale Lohnsteuer von 20% L.St. an das Finanzamt
Geringfügige Beschäftigung mit (versicherungspflichtiger) Hauptbeschäftigung
Eine geringfügige Beschäftigungen
Mehrere geringfügige Beschäftigungen (nicht Zusammen rechnen)
erste geringfügige Beschäftigung
Abgeltungssteuer von 2% Steuer an Bundesknappschaft
zweite oder weitere geringfügige Beschäftigungen
Pauschale Lohnsteuer von 20% L.St. an das Finanzamt
Wahlrecht des Arbeitgebers: Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte oder nach Steuerklasse VI
Abb. 12: Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung
121
D
Die Lohnabrechnung
Kurzfristige Beschäftigung Wird bei einem Minijob die durchschnittliche monatliche Entgeltgrenze (400 €) überschritten, kann geprüft werden, ob die Beschäftigung kurzfristig im steuerrechtlichen Sinne ist. In diesem Fall kann der Arbeitslohn mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % durch den Arbeitgeber versteuert werden. Eine pauschale Besteuerung des Arbeitslohns mit 25 % kommt in Betracht, wenn ● die Beschäftigungsdauer höchstens 18 Arbeitstage beträgt und ● der durchschnittliche Arbeitslohn nicht höher als 62 € täglich ist und ● der Stundenlohn nicht über 12 € liegt. Beachten Sie Die Grenzen für eine kurzfristige Beschäftigung im steuerrechtlichen Sinne weichen von den sozialversicherungsrechtlichen ab. Im Sozialversicherungsrecht gilt eine Beschäftigung als kurzfristig, wenn sie nicht mehr als 2 Monate (50 Arbeitstage) und nicht berufs mäßig ausgeübt wird. Dies bedeutet, dass die kurzfristige Beschäfti gung ab dem 19. Tag noch sozialversicherungsfrei ist, jedoch der Ar beitslohn nicht mehr pauschal versteuert werden darf.
Ist auch eine der Kurzfristigkeitsgrenzen überschritten, darf der Arbeitslohn nicht mehr mit einem pauschalen Satz versteuert werden, sondern die Lohnsteuer ist entsprechend der Beschäftigungsdauer aus der Tages-, Wochen- oder Monatslohnsteuertabelle zu ermitteln. Arbeitslohn von Aushilfen in der Land- und Forstwirtschaft kann vom Arbeitgeber pauschal mit 5 % versteuert werden, wenn ● die Beschäftigungsdauer höchstens 180 Kalendertage pro Jahr beträgt und ● der Stundenlohn nicht über 12 € liegt und ● der Arbeitnehmer keine landwirtschaftliche Fachkraft ist. Beachten Sie Wird der Arbeitslohn mit einem pauschalen Satz versteuert, trägt die Lohnsteuer nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber. Dies bedeutet, dass auf der Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
kein Steuerabzug stattfindet. Gleichwohl muss der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer ermitteln und an das Finanzamt abführen. Der Arbeitgeber als Steuerschuldner hat die Möglichkeit, die pauschale Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer abzuwälzen und sie als Nettoabzug in der Entgeltabrechnung auszuweisen.
Neben dem Arbeitslohn für Aushilfen können bestimmte Lohnbestandteile von Vollzeitbeschäftigten pauschal versteuert werden. Dieser Teil des Arbeitslohnes unterliegt dann nicht der Lohnsteuer laut Lohnsteuertabelle (Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahreslohnsteuertabelle), sondern ist mit einem festen Satz (z. B. 15 %) pauschal zu versteuern. Abweichend von der Versteuerung nach der Lohnsteuerformel ist bei pauschaler Versteuerung der Arbeitgeber Steuerschuldner. Die Lohnsteuer trägt also nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber. Zusätzlich sind pauschal versteuerte Lohnbestandteile in der Regel von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie zum Beispiel die Direktversicherung. Pauschale Kirchensteuer Pauschal versteuerter Aushilfslohn, sowie pauschal versteuerte Lohnarten, wie zum Beispiel Fahrgeld, unterliegen nicht dem normalen Kirchensteuersatz, sondern dem ermäßigten „pauschalen“ Kirchensteuersatz. Der ermäßigte pauschale Kirchensteuersatz liegt zwischen 4 % – 7 % je nach Bundesland (siehe Tabelle 13). Voraussetzung für die Anwendung des ermäßigten Steuersatzes ist jedoch, dass auf die gesamte pauschale Lohnsteuer Kirchensteuer vom Arbeitgeber entrichtet wird. Entsprechend einer Verwaltungsanweisung hat der Arbeitgeber somit zwei Möglichkeiten für die Pauschalierung der Kirchensteuer. 1. Wenn der Arbeitgeber nachweist, dass ein Teil der von der Lohnsteuerpauschalierung betroffenen Arbeitnehmer keiner kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft angehört, ist auf die pauschale Lohnsteuer für diese Mitarbeiter keine pauschale Kirchensteuer zu entrichten. Für die übrigen Arbeitnehmer mit pauschal versteuerten Lohnbestandteilen ist dann aber der „normale“ Regelkirchensteuersatz (8 % oder 9 %) anzuwenden.
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D
Die Lohnabrechnung
Die Anwendung des ermäßigten pauschalen Kirchensteuersatzes kommt für den Arbeitslohn oder die Lohnarten nicht in Frage. 2. Alternativ kann der Arbeitgeber auf die gesamte pauschale Lohnsteuer die ermäßigte pauschale Kirchensteuer entrichten. In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber auch pauschale Kirchensteuer für Arbeitnehmer, die nicht einer erhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft angehören. Im Gegenzug liegt der pauschale Kirchensteuersatz zwischen 1 % – 5 % unter dem Regelkirchensteuersatz. Beachten Sie Steuerschuldner von pauschaler Lohn und Kirchensteuer ist der Ar beitgeber. Somit liegt es in seinem Ermessen, ob er auch für Arbeit nehmer, die nicht einer Glaubensgemeinschaft angehören die pau schale Kirchensteuer übernimmt oder stattdessen auf die pauschale Lohnsteuer den normalen Regelkirchensteuersatz für alle Arbeitneh mer mit Religionszugehörigkeit entrichtet.
Kammerbeitrag Bremen In den Bundesländern Bremen und Saarland wird neben der Lohnund Kirchensteuer der Kammerbeitrag im Lohnsteuerabzugsverfahren erhoben. Die Arbeitnehmerkammern haben die Aufgaben, die im Lande tätigen Arbeiter und Angestellte in wirtschaftlichen und sozialen Fragen zu beraten. Dazu gehören unter anderem Rechtsberatungen sowie Veranstaltungen der wirtschaftlichen Fort- und Weiterbildung. Beitragspflichtig zur Arbeitnehmerkammer in Bremen sind nach § 22 Bremisches Arbeitskammer Gesetz (BrArbnKG) alle Arbeitnehmer, also auch die, deren Arbeitslohn unter 400 € pro Monat beträgt. Keine Beitragspflicht besteht jedoch, wenn der monatliche umgerechnete steuerpflichtige Arbeitslohn unter 250 € liegt. Der Kammerbeitrag beträgt 0,15 % des Bruttoarbeitslohnes. Bruchteile von Cent sind bei der Berechnung auf volle Cent Beträge abzurunden. Saarland Beitragspflichtig zur Arbeitnehmerkammer im Saarland sind alle Arbeitnehmer mit Ausnahme von Praktikanten und Auszubilden-
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
den. Auch im Saarland beträgt der Beitragssatz 0,15 %, jedoch nur vom krankenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt. Die Höchstgrenze für die Erhebung ist jedoch an die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung gekoppelt. Die Bemessungsgrenze für die Berechnung des Kammerbeitrages liegt seit 1.1.2006 bei 75 % von 5.250 €. Der monatliche Höchstbetrag für den Kammerbeitrag liegt also bei 5,90 €. Der monatliche Beitrag zur Arbeitskammer des Saarlandes in der Gleitzone ist von dem fiktiven Arbeitsentgelt zu berechnen. Im Falle der Verzichtserklärung auf Beitragsermäßigung seitens des Arbeitnehmers gilt als Bemessungsgrenze das sozialversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt. Hinzurechnungsbetrag Seit dem 1.1.2000 gibt es auf der Lohnsteuerkarte einen so genannten Hinzurechnungsbetrag, den der Arbeitgeber bei der Ermittlung der Lohnsteuer berücksichtigen muss. Der Hinzurechnungsbetrag kommt zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse hat oder als Rentner eine Betriebsrente bezieht und zusätzlich eine geringfügige Beschäftigung ausübt. Werden mehrere Beschäftigungen mit geringem Arbeitsentgelt nebeneinander ausgeübt, wird oft der steuerliche Grundfreibetrag nicht ausgeschöpft. Trotzdem unterliegt der Arbeitslohn im ersten Beschäftigungsverhältnis der Lohnsteuer nach Steuerklasse I – III und in weiteren Arbeitsverhältnissen der Steuerklasse VI mit einer zweiten oder weiteren Lohnsteuerkarte. Da die mit Steuerklasse VI einbehaltene Lohnsteuer in der Regel im Zuge der Einkommensteuer wieder erstattet wird, kann sich der Arbeitnehmer auf der zweiten oder auf weiteren Lohnsteuerkarten einen Freibetrag eintragen lassen. Im Gegenzug muss auf der Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse I – III ein Hinzurechnungsbetrag in gleicher Höhe eingetragen werden. Dieser ist dem monatlichen Arbeitslohn oder der Rente für die Ermittlung der Lohnsteuer hinzuzurechnen. Beachten Sie Der Hinzurechnungsbetrag ist kein Arbeitslohn. Dieser auf der Lohn steuerkarte vermerkte Betrag ist für die Ermittlung der Lohnsteuer dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen. Das heißt, die
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D
Die Lohnabrechnung
Lohnsteuer wird nicht vom steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern vom Arbeitslohn plus Hinzurechnungsbetrag ermittelt und vom lau fenden Arbeitslohn abgezogen.
Steuerfreier Arbeitslohn Die Ausnahmen von der Ermittlung der Lohnsteuer nach der Lohnsteuertabelle sind in § 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt. Zusätzlich gibt es für Aushilfen und Direktversicherungen Ausnahmeregelungen im § 40 a/b des EStG. Mit diesen Regelungen wird in der Regel nicht der gesamte Arbeitslohn steuerfrei gestellt, sondern nur einzelne Bestandteile des Gesamtlohnes. Der steuerfreie Arbeitslohn fließt zwar in das Gesamtbrutto ein, unterliegt jedoch nicht der Lohnsteuer und somit in der Regel nicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Versteuerung von einzelnen Lohnbestandteilen. Lohnsteuer
Solidaritätszuschlag
Kirchensteuer
Lohnsteuer nach Tabelle
Soli auf den Betrag der Lohnsteuer
Regelkirchensteuer auf den Betrag der Lohnsteuer
Lohnsteuer nach Tabelle
Soli auf den Betrag der Lohnsteuer
Keine Kirchensteuer
Pauschalsteuer
Soli auf den Betrag der Lohnsteuer
Pauschale Kirchensteuer auf den Betrag der Lohn steuer
Pauschalsteuer
Soli auf den Betrag der Lohnsteuer
Regelkirchensteuer auf den Betrag der Lohnsteuer
Pauschalsteuer
Soli auf den Betrag der Lohnsteuer
Keine pauschale
Keinen Soli
Keine Kirchensteuer
Keine Lohnsteuer
Kirchensteuer
Tab. 15: Möglichkeiten der Versteuerung von Lohnarten
Im Regelfall sind alle Lohnbestandteile (Lohnarten) nach den Methoden „Lohnsteuer nach Tabelle, Soli, Kirchensteuer“ bzw. „Lohnsteuer nach Tabelle, Soli, keine Kirchensteuer“ zu versteuern. Gelten für einzelne Lohnbestandteile Ausnahmeregelungen sind die Pauschalsteuer-Methoden oder keine Lohnsteuer anzuwenden.
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
1.3
D
Sozialversicherungsbeiträge
Neben dem Lohnsteuerabzug ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Beiträge zu den Sozialversicherungen zu ermitteln und an die Krankenkasse(n) abzuführen. Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind vom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Die Höhe der Beiträge liegt in 2007 bundeseinheitlich für die Arbeitslosenversicherung bei
4,2 %
die Rentenversicherung bei
19,9 %
die knappschaftlichen Rentenversicherung bei
26,4°%
die Pflegeversicherung bei
1,7 %
des Arbeitsentgeltes. In der Krankenversicherung gibt es keinen einheitlichen Beitragssatz. Jede Krankenkasse erhebt, zum Teil regional unterschiedliche, Beiträge zur Krankenversicherung. Außerdem ist die Höhe des Beitragssatzes vom Anspruch des Arbeitnehmers auf Krankengeld bzw. Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber abhängig. Den jeweiligen Beitragssatz erfahren Sie von der Krankenkasse des Arbeitnehmers. Zuschläge Seit 1. Januar 2005 ist zusätzlich für Kinderlose ein Zuschlag zur Pflegeversicherung für kinderlose Arbeitnehmer zu erheben. Der Zuschlag beträgt 0,25 % des beitragspflichtigen Entgelts. Dem Zuschlag unterliegen nur gesetzlich und freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer. Mitarbeiter die eine private Krankenversicherung habe sind auch ohne Kinder vom Zusatzbeitrag befreit. Der Zuschlag ist nur vom Arbeitnehmer zu entrichten – einen Arbeitgeberbeitrag entsteht nicht. Seit 1.7.2005 ist von gesetzlich und freiwillig versicherten Arbeitnehmern ein Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung zu erheben. Der Zuschlag beträgt 0,9 % des betragspflichtigen Arbeitsentgelts. Wie bei Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung ist kein Arbeitgeberanteil zu entrichten. Der Zusatzbeitrag entsteht nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer. Arbeitsentgelt Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sind nicht aus dem Bruttolohn, sondern aus dem beitrags-
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D
Die Lohnabrechnung
pflichtigen Arbeitsentgelt zu ermitteln. Bruttolohn und Arbeitsentgelt fallen auseinander, sobald der Arbeitnehmer Lohnbestandteile erhält, die pauschal versteuert werden oder die sozialversicherungsfrei sind. Beiträge sind auch nur bis zu bestimmten Entgelthöchstgrenzen zu ermitteln. In der Kranken- und Pflegeversicherung liegt diese Grenze bei einem monatlich laufenden Arbeitsentgelt von 3.562,50 €, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei monatlich 5.250 € (West) bzw. 4.550 € (neue Bundesländer). Liegt das beitragspflichtige laufende Arbeitsentgelt über diesen Grenzen, sind nur Beiträge bis zu den Grenzen zu ermitteln und abzuführen. In der knappschaftlichen Rentenversicherung liegt die Bemessungsgrenze bei 6.450 € bzw. 5.550 € (Ost). Beachten Sie Wird die monatliche Entgeltgrenze nur durch eine Einmalzahlung überschritten, ist die Einmalzahlung auf die bereits abgerechneten Monate des laufenden Jahres zu verteilen und im Entstehungsmonat zu verbeitragen. Das heißt, liegt das laufende Entgelt unter der mo natlichen Bemessungsgrenze und führt beispielsweise im April eine Einmalzahlung zur Überschreitung der monatlichen Entgeltgrenze, so ist die Einmalzahlung für die Beitragsberechnung auf die Monate Ja nuar bis April zu verteilen und die Beiträge bis zur Bemessungsgrenze zu ermitteln. Eine Ausnahme finden Sie unter dem Stichwort März klausel. Siehe auch Kapitel F – Einmalzahlungen.
Halbteilungsgrundsatz Anders als bei der Lohnsteuer teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Beiträge zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitgeber ermittelt zunächst die Beiträge auf das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, zieht dem Arbeitnehmer aber nur den halben Betrag von seinem Bruttolohn ab. Die andere Hälfte zahlt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn. Die Beiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) überweist der Arbeitgeber der Krankenkasse des Arbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, ist die Krankenversicherung, die kraft Gesetzes zuständig wäre (AOK/IKK oder die zuletzt versicherte gesetzliche Krankenkasse), Einzugsstelle für den Gesamtbeitrag zur Renten- und Ar-
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
beitslosenversicherung. Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern erhält den Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag (Prämie) das Versicherungsunternehmen. Übersicht Sozialversicherungsgrößen 2007 Satz Pflegeversicherung Zuschlag Pflegeversich. Zuschlag Krankenversich. Rentenversicherung
Jahr
Monat
Tag
1,7°% 0,25°% 0,9°% 19,9°%
Arbeitslosenversicherung
4,2°%
Durchschnittl. KV Beitrag
13,3°%
Bezugsgröße
29.400°€
2.450°€
81,67°€
Jahresarbeitsentgeltgrenze
47.700°€
3.975°€
132,50°€
BBG KV/PV
42.750°€
3.562,5°€
118,75°€
BBG RV/AV (West)
63.000°€
5.250°€
175,00°€
BBG RV/AV (Ost)
151,00°€
54.600°€
4.550°€
Geringfügigkeitsgrenze
4.800°€
400°€
13,33°€
Geringverdienergrenze
3.900°€
325°€
10,83°€
75,00°€
1,50°€
Sachbezugswert Frühstück Sachbezugswert Mittag/Ab. AGZuschuss privat KV Mindestbeitr. Praktikanten
80,10°€
2,67°€
236,91°€
7,90°€
24,50°€
0,82°€
Tab. 16: Übersicht Sozialversicherungsgrößen 2007
Ausnahmeregelungen von der Versicherungspflicht und/oder dem Halbteilungsgrundsatz Beachten Sie Grundsätzlich besteht für alle nicht selbständigen Arbeitnehmer die Versicherungspflicht in den Sozialversicherungen. Die Beiträge zu den Sozialversicherungen teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zu Hälfte. Von der allgemeinen Versicherungspflicht und/oder dem Grundsatz der Beitragsteilung gibt es jedoch zahlreiche Ausnahmere gelungen.
129
D
Die Lohnabrechnung
1. Arbeitnehmer im Bundesland Sachsen Eine Ausnahme vom Halbteilungsgrundsatz besteht im Bundesland Sachsen. In allen anderen Bundesländern wurde zur Finanzierung der Pflegeversicherung ein kirchlicher Feiertag (Buß- und Bettag) gestrichen. In Sachsen hat man auf die Streichung verzichtet und belastet stattdessen die Arbeitgeber nur mit einem Anteil von etwa 20,5 % des Gesamtbeitrages zur Pflegeversicherung. Der Beitrag zur Pflegeversicherung wird also nicht je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen, sondern der Arbeitnehmer übernimmt 1,35 % und der Arbeitgeber 0,35 % von den 1,7 % Pflegeversicherung. 2. Arbeitnehmer ab 65 Jahren Eine weitere Ausnahme vom Halbteilungsgrundsatz besteht für Arbeitnehmer die das 64. Lebensjahr vollendet haben und sozialversicherungspflichtig weiter beschäftigt werden. Ab dem Monat, der dem 65. Geburtstag folgt, unterliegt nur noch der Arbeitgeber den Beiträgen zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitnehmer ist mit seiner Beitragshälfte versicherungsfrei. Aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ist nur noch 9,95 % als Beitrag zur Rentenversicherung und 2,1 % als Beitrag zur Arbeitslosenversicherung zu ermitteln. Die Beiträge übernimmt der Arbeitgeber zusätz17 lich zum Arbeitsentgelt. 3. Arbeitnehmer ohne Kinder Eine Ausnahme in der Pflegeversicherung wurde zum 1.1.2005 geschaffen. Arbeitnehmer, die keine Kinder haben oder hatten, müssen einen Zuschlag von 0,25 % des Arbeitsentgeltes als Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung leisten. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer. Keine Beitragspflicht besteht für: ● Arbeitnehmer unter 23 Jahren ● Arbeitnehmer, die vor 1940 geboren wurden ● Wehr-/Zivildienstleistende ● Arbeitnehmer, die Kinder nachweisen können. 17
130
Vom Jahr 2012 an wird das Rentenalter schrittweise auf 67 Jahre angehoben. Die Jahrgänge von 1947 bis 1963 müssen gestaffelt 1 – 22 Monate länger arbeiten. Ab dem Jahrgang 1964 liegt dann das Rentenalter bei 67 Jahren.
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Die Pflicht zur bzw. Freiheit von der Erhebung des Zuschlages entsteht im Monat nach dem Geburtstag bzw. im Monat des Eintritts des Befreiungsgrundes. Werden beispielsweise Arbeitnehmer am 13. März erstmalig Eltern, ist der Zuschlag zur Pflegeversicherung für beide Elternteile im März nicht mehr zu entrichten. Der Nachweis von leiblichen oder adoptierten Kindern kann geführt werden durch: ● Geburtsurkunde ● Auszüge aus Personenstandsbüchern ● Abstammungsurkunde ● Auszug aus dem Geburtenbuch des Standesamtes ● Auszug aus dem Familienbuch/Familienstammbuch ● steuerliche Lebensbescheinigung des Einwohnermeldeamtes ● Kinderfreibetrag auf einer Lohnsteuerkarte ● Vaterschaftsanerkennungs- und Vaterschaftsfeststellungsurkunde ● Adoptionsurkunde ● Kindergeldbescheid der Bundesagentur für Arbeit ● Kontoauszug, aus dem sich die Auszahlung des Kindergeldes durch die BA ergibt ● Erziehungsgeldbescheid ● Bescheinigung über Bezug von Mutterschaftsgeld ● Nachweis der Inanspruchnahme von Elternzeit ● Einkommensteuerbescheid mit Kinderfreibetrag ● Lohnsteuerkarte mit Eintrag eines Kinderfreibetrages ● Sterbeurkunde des Kindes ● Feststellungsbescheid des Rentenversicherungsträgers, in dem Kindererziehungs- und Kinderberücksichtigungszeiten ausgewiesen sind Kann der Arbeitnehmer mit einem dieser Dokumente nachweisen, dass er Kinder hat oder hatte, ist ab dem Monat, in dem der Nachweis vorliegt, kein Zuschlag mehr zu berechnen. Kann der Nachweis nicht geführt werden, besteht Beitragspflicht. Der Zuschlag wird auf dem Beitragsnachweis zusammen mit der Pflegeversicherung gemeldet. Es ist kein getrennter Ausweis erforderlich. Zuständig für die Meldung ist die Krankenkasse, die für die Renten- und Arbeitslosenversicherung zuständig ist.
131
D
Die Lohnabrechnung
Beachten Sie Im Bundesland Sachsen besteht keine Halbteilung der Beiträge zur Pflegeversicherung. Der Arbeitnehmer übernimmt 1,35 % und der Ar beitgeber trägt 0,35 % des Beitrags (1,7 %). Für Arbeitnehmer ohne Kinder bedeutet dies, dass der Beitrag seit 1.1.2005 bei 1,6 % liegt. Der Arbeitgeberbeitrag bleibt mit 0,35 % des beitragspflichtigen Ent gelts unverändert.
4. Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung Seit 1.7.2005 ist eine weitere Ausnahme des Halbteilungsgrundsatzes in der Krankenversicherung in Kraft. Arbeitnehmer, die in einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig oder pflichtversichert sind, bezahlen einen Beitrag von 0,9 % des Arbeitsentgelts für die Zahnersatz- und Krankengeldversicherung. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer. Die Regelung für die Beitragsberechnung sieht vor, dass der halbe Beitrag um 0,9 % erhöht wird und sich daraus die Beitragspflicht des Arbeitnehmers ergibt. Beispiel Ein Arbeitnehmer, der gesetzlich bei der AOK krankenversichert ist, bezieht ein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt von 2.000 €. Der Beitragssatz der Krankenkasse wird mit 13,8 % angenommen. Berechnung: 2.000 € x 6,9 %
=
138 € (Arbeitgeberanteil)
2.000 € x 6,9 % + 0,9 %
=
156 € (Arbeitnehmeranteil)
Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben jedoch auch keine Bedenken, wenn der Zuschlag zur Krankenversicherung in einem zweiten Berechnungsverfahren direkt aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ermittelt wird. 5. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer Arbeitnehmer, deren regelmäßiges laufendes Arbeitsentgelt oder jährliches Arbeitsentgelt die Versicherungspflichtgrenze für die Krankenversicherung übersteigt (3.975 €/47,700 €), können sich bei einer privatwirtschaftlichen Versicherung Krankenversichern. Die Versicherungspflichtgrenze liegt seit 1.1.2003 über der Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung.
132
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Ab 1.4.2007 gilt Rückwirkend zum 27.10.2006 eine Neuregelung der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung. Ab 1.1.2007 ist ein Wechsel aus der gesetzlichen in die private Krankenversicherung erst dann möglich, wenn das regelmäßige jährliche Arbeitsentgelt in 3 aufeinanderfolgenden Kalenderjahren die Versicherungspflichtgrenze überschritten hat. Für die Feststellung der Versicherungspflicht ist das aktuelle Kalenderjahr und die beiden zurückliegenden Jahre maßgeblich. Bei der Ermittlung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts ist nur das laufende Arbeitsentgelt ohne Einmalzahlungen oder Überstundenvergütungen zu berücksichtigen. Beispiel Ein Arbeitnehmer verdiente in 2005 regelmäßig monatlich 4.000°€ und in 2006 monatlich 4.200°€. Zum 1.1.2007 möchte er in die private Krankenversicherung wechseln. Beurteilung:
Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt überschreitet voraussichtlich sowohl die Versicherungspflichtgrenze zum 1.1.2007 (47.700°€) wie auch die Versicherungsgrenzen in 2006 (47.250°€) und die in 2005 von 46.800°€ (2 plus 1). Somit ist ein Wechsel für diesen Arbeitnehmer möglich. Beachten Sie Berufsanfänger können sich ab 1.1.2007 auch bei einem jährlichen Arbeitsentgelt über 47.700°€ nicht sofort privat Krankenversichern. Da ab 1.4.2007 rückwirkend die letzen zwei Jahre betrachtet werden und in dieser Zeit keine Überschreitung der Versicherungspflichtgren ze vorhanden ist, muss der Berufsanfänger mindestens 2 Jahre in der gesetzlichen Krankenversicherung verbleiben.
In der Übergangsphase zwischen 1.1.2007 und 1.4.2007 gilt eine Sonderregelung. Arbeitnehmer die wegen Überschreiten der Versicherungspflichtgrenze zum 1.1.2007 versicherungsfrei werden und in eine private Krankenversicherung wechseln, werden ab 1.4.2007 rückwirkend zum 1.1.2007 wieder versicherungspflichtig sofern sie nicht die 3-Jahres-Frist erfüllen. Es muss eine Kündigung der privaten Krankenversicherung und eine rückwirkende Anmeldung zur
133
D
Die Lohnabrechnung
gesetzlichen Krankenversicherung erfolgen. Für Arbeitnehmer die bereits am 27.10.2006 privat krankenversichert waren und die 3Jahresfrist nicht erfüllen, gilt eine Übergangsregelung. Sie können auch in 2007 privat krankenversichert bleiben sofern sie in 2007 die Voraussetzungen für die Versicherungsfreiheit erfüllen. Wechselt der Arbeitnehmer das Beschäftigungsverhältnis kann die Versicherungsfreiheit nur dann entstehen, wenn der Arbeitnehmer nachweist, dass er in den vergangenen zwei Kalenderjahren über der Versicherungspflichtgrenze verdient hat und er voraussichtlich beim neuen Arbeitgeber über der für das aktuelle Jahr geltenden Versicherungspflichtgrenze laufendes Arbeitsentgelt erhält. Wurde die Versicherungsfreiheit durch Eintreten einer Versicherungspflicht unterbrochen, beginnt die 3-Jahre-Frist ab dem nächsten Kalenderjahr erneut zu laufen. Beispiel Ein Arbeitnehmer verdiente in 2007 regelmäßig monatlich 4.500°€. In 2006 hatte er ein monatliches Arbeitsentgelt von 4.300°€. Vom 1.1.2005 – 31.10.2005 war er Selbständig mit ei nem durchschnittlichen monatlichen Arbeitsentgelt von 3.700°€. In der Zeit vom 1.11.2005 – 31.12.2005 war er ohne Beschäftigung. Der Arbeitnehmer möchte zum 1.4.2007 in die private Krankenversicherung wechseln. Beurteilung:
Für die Beurteilung ist die 2 plus 1 Regel anzuwenden. Der Arbeitnehmer hatte in 2005 kein regelmäßiges Arbeitsentgelt über 46.800°€ und war somit versicherungspflichtig. Die Voraussetzung für den Wechsel in die private Krankenversicherung ist zwar für 2007 erfüllt, jedoch nicht für zwei Jahre zurück. Der Arbeitnehmer muss somit für das gesamte Jahr 2007 in der gesetzlichen Krankenversicherung verbleiben. Die Versicherungsgrenze von 47.700 € pro Jahr in 2007 gilt jedoch nicht für Arbeitnehmer, die zum 31.12.2002 über 40.500 € verdient haben und seither privat krankenversichert waren und in 2007 über 42.750 € beitragspflichtiges Arbeitsentgelt voraussichtlich verdienen werden. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt seit 2002 über der jeweiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze liegt und voraussichtlich in 2007 wieder über der Grenze liegen wird, besteht weiter-
134
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
hin KV-Freiheit bzw. das Recht, in der privaten Krankenversicherung zu verbleiben. Übersteigt das jährliche Arbeitsentgelt in 2007 nicht mehr die Beitragsbemessungsgrenze, wird der privat krankenversicherte Arbeitnehmer wieder gesetzlich pflichtversichert. Nach der Rückkehr in die Pflichtversicherung muss das Arbeitsentgelt dann die Grenze der Versicherungspflicht übersteigen für eine erneute private Krankenversicherung. Die unten stehende Abbildung verdeutlicht nochmals den Entscheidungsweg für die gesetzliche Krankenversicherungspflicht eines Arbeitnehmers. Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer die 55 Jahre oder älter sind und in den letzten 5 Jahren vor eintritt der Versicherungspflicht privat krankenversichert waren. Diese Arbeitnehmer müssen in der privaten Krankenversicherung verbleiben, auch wenn das jährliche Entgelt nicht die Pflichtversicherungsgrenze übersteigt bzw. die Regelung für 2002 greifen würde. Abbildung 13 gibt einen Überblick über die Prüfung der Krankenversicherungspflicht für Arbeitnehmer. Laufendes Jahresar beitsentgelt in 2007 höher als 47.700°€?
Nein
Ja Laufendes Jahresar beitsentgelt in 2006 und 2005 höher als 47.250 bzw. 46.800°€? Ja
Nein
Am 27.10.2006 privat krankenversichert und laufendes Arbeitsentgelt in 2007 über 47.700°€?
Nein
Ja
Private KV möglich in 2007
Ja
am 31.12.2002 privat kranken versichert und Jahresentgelt in 2007 höher als 42.750°€? Nein Pflicht KV in 2007
Abb. 13: Beurteilungsschema private Krankenversicherung
135
D
Die Lohnabrechnung
Wie bei den Beiträgen zur gesetzlichen Krankenversicherung muss der Arbeitgeber den halben Beitrag als steuerfreien Zuschuss gewähren. Der Zuschuss zur privaten Krankenversicherung ist jedoch auf einen Höchstbetrag begrenzt. Das Bundesministerium für Gesundheit hat den Höchstzuschuss für 2007 auf monatlich 236,91 € festgeschrieben (½ x 13,3 % von 3.562,50 €). Der Höchstzuschuss ergibt sich aus dem halben durchschnittlichen Beitragssatz aller gesetzlichen Krankenkassen. Dieser liegt seit 1.7.2006 bei 13,3 % (bundeseinheitlich) des beitragspflichtigen Entgelts bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Die Begrenzung des Höchstzuschusses bedeutet: Wenn der Beitrag des Arbeitnehmers zur privaten Krankenversicherung monatlich über 473,82 € liegt, kann der Arbeitgeber maximal einen Zuschuss von 236,91 € steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Den Rest der Gesamtprämie muss der Arbeitnehmer als Eigenanteil tragen. Gewährt der Arbeitgeber einen höheren Zuschuss, ist der den Höchstbetrag übersteigende Anteil steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt. Beachten Sie Der Arbeitgeber kann nicht grundsätzlich den Höchstzuschuss bezah len. Liegt das Arbeitsentgelt des Mitarbeiters unter der Beitragsbe messungsgrenze, ergibt sich der steuerfreie Höchstzuschuss aus [(Ar beitsentgelt x 13,3 %) x ½]. Wird ein höherer Zuschuss gezahlt ist dieser steuer und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Privat krankenversicherte Arbeitnehmer müssen sich auch privat Pflegeversichern. Für die private Pflegeversicherung ergibt sich der Höchstzuschuss des Arbeitgebers aus dem Beitragssatz zur Pflegeversicherung und der Beitragsbemessungsgrenze. In 2007 liegt der Zuschuss zur privaten Pflegeversicherung, den der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei seinem Mitarbeiter gewähren darf, bei 30,28 € monatlich (alte Bundesländer). Der Betrag ergibt sich aus ½ x 1,7 % x 3.562,50 €. Im Bundesland Sachsen ist die Besonderheit bei der Aufteilung der Pflegeversicherung zu berücksichtigen. Die Aufteilung des Beitragssatzes zur Pflegeversicherung (1,7 % des Arbeitsentgeltes) ist in Sachsen nicht 0,85 % : 0,85 %, sondern 0,35 % trägt der Arbeitgeber und 1,35 % trägt der Arbeitnehmer.
136
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Entsprechend dieser Aufteilung darf der steuer- und beitragsfreie Höchstzuschuss des Arbeitgebers in Sachsen nur 12,47 € pro Monat betragen. Der Betrag ergibt sich aus 0,35 % x 3.562,50 € (siehe auch Halbteilungsgrundsatz). Der Zuschlag zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmer ohne Kinder (0,25 %) ist bei privat Pflegeversicherten nicht zu berücksichtigen. 6. Mitarbeiter mit einem Arbeitsentgelt zwischen 400,01 € und 800 € Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt wurde zum 1.4.2003 die so genannte Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. Die Gleitzonenregelung gilt für monatliche durchschnittliche Arbeitsentgelte zwischen 400,01 € und 800,00 €. Innerhalb dieser Gleitzone werden die Arbeitnehmerbeiträge zu den Sozialversicherungen nicht vom tatsächlichen Arbeitsentgelt, sondern von einer ermäßigten Basis ermittelt. Für den Arbeitgeberanteil ändert sich nichts. Dieser wird prozentual vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt errechnet. Ziel dieser Regelung ist es, den Arbeitnehmerbeitrag zu den Sozialversicherungen nach Überschreiten der 400-Euro-Grenze nur langsam von ca. 4 % auf ca. 21 % des Arbeitsentgeltes ansteigen zu lassen. Voraussetzung für die Anwendung der Gleitzonenregelung ist, dass ● die Beschäftigung versicherungspflichtig ist und ● ein durchschnittliches monatliches Arbeitsentgelt zwischen 400,01 € und 800,00 € bezahlt wird. Von der Gleitzonenregelung ausgenommen sind ● Entgelte von Auszubildenden und Praktikanten, ● durch Kurzarbeit oder Schlechtwettergeld ermäßigte Entgelte, ● Teilarbeitsentgelte, wenn die Beschäftigung nicht den gesamten Monat bestand, ● fiktive Entgelte für die Berechnung der Beiträge von behinderten Arbeitnehmern, ● Entgelte, die durch den Eintritt in die Altersteilzeit die Grenzen der Gleitzone erreichen. Für die Ermittlung der Entgeltgrenze ist das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt maßgebend. In das durchschnittliche Ar-
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D
Die Lohnabrechnung
beitsentgelt sind Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld einzubeziehen. Ebenso zählen sozialversicherungspflichtige Sonderzahlungen und Bonuszahlungen, auf die ein gesetzlicher oder vertraglicher Anspruch besteht, anteilig zum monatlichen Arbeitsentgelt. Nicht zum Arbeitsentgelt gehören sozialversicherungsfreie Entgeltbestandteile wie Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit, steuerfreies Fahrgeld, pauschal versteuerte Beiträge zu Direktversicherungen und alle weiteren sozialversicherungsfreie Entgeltbestandteile. Wird neben einer Beschäftigung in der Gleitzone eine geringfügige (Neben-)Beschäftigung ausgeübt, ist diese nicht mit der versicherungspflichtigen (Haupt-)Beschäftigung zusammenzurechnen. Beachten Sie Das Arbeitsentgelt in der Gleitzone unterliegt vollständig den Beiträ gen zur Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung. Die Beiträge für den Arbeitnehmeranteil werden jedoch von einer ermä ßigten Bemessungsgrundlage ermittelt.
Der Arbeitnehmeranteil der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung wird in der Gleitzone nicht vom sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt, sondern von einer ermäßigten Basis ermittelt. Die ermäßigte Basis ergibt sich aus der Formel: bE = F x 400 + (2 – F) x (Entgelt – 400)
Der Faktor F ist ein fester Wert, der jedes Jahr angepasst und vom Ministerium für Gesundheit und soziale Sicherheit veröffentlicht wird. Er ergibt sich aus dem pauschalen Beitragssatz für Aushilfen (30°%) dividiert durch den Gesamtsozialversicherungsbeitrag 18 (39,1°% in 2007). Für das Jahr 2007 beträgt der Faktor 0,7673 . bE steht für das beitragspflichtige Entgelt. Die Formel lässt sich auflösen in: 18
138
Der Faktor geht von einem Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung von 4,2°% aus. Zum Zeitpunkt des Redaktionsschlusses ist die Senkung von 4,5°% auf 4,2°% noch nicht rechtskräftig. Tritt die Senkung nicht in Kraft liegt der Faktor bei 0,7614. Die Formel lautet für einen Beitragssatz von 4,5°% - 1,2386 x Arbeitsentgelt – 190,88
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
Beitragspflichtiges Entgelt = 1,2327 x Entgelt – 186,16
Die Anwendung der Formel setzt das Arbeitsentgelt für einen vollständigen Abrechnungsmonat voraus. Bei Teillohnzahlungszeiträumen – z. B. Eintritt/Austritt während des Monats oder Ablauf der Lohnfortzahlung – ist das beitragspflichtige Entgelt auf das „anteilige beitragspflichtige Entgelt“ umzurechnen. Das anteilige beitragspflichtige Entgelt (abE) ergibt sich aus: abE
=
anteiliges Arbeitsentgelt x 30 Kalendertage
Die Kalendertage entsprechen den Tagen des Monats, für die Entgelt fortbezahlt, oder die Kalendertage, an denen das Arbeitsverhältnis bestand. Aus dem § 249 SGB V ergibt sich die besondere Form der Beitragsermittlung. Der Arbeitnehmeranteil wird als halber Beitrag aus dem ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt ermittelt. Das ermäßigte beitragspflichtige Entgelt wird multipliziert mit dem halben Beitragssatz des jeweiligen Sozialversicherungszweiges. Der Arbeitgeberanteil ist jedoch aus dem vollen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zu ermitteln. Der Arbeitgeberanteil wird immer als Zuschuss zum gesamten Sozialversicherungsbeitrag gewährt. Somit ergibt sich für den Arbeitnehmer eine weitere Reduktion des Beitragsanteils. Für die Berechnung des Gesamtbeitrags zur jeweiligen Sozialversicherung ist zu beachten, dass das Produkt aus dem ermäßigten Arbeitsentgelt multipliziert mit dem Beitragssatz kaufmännisch zu runden ist, bevor es mit zwei multipliziert wird. Dies ergibt sich aus der Berechnungsvorschrift für die Aufteilung der Beiträge zu den Sozialversicherungen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Beispiel Monika Waldmann hat eine sozialversicherungspflichtige Be schäftigung. Der regelmäßige monatliche Bruttolohn beträgt 680 €. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversi chert, der Beitragssatz liegt bei 13,5 %. Frau Waldmann wählt nicht die Aufstockung in der Rentenversicherung auf 19,9 % und kann ein Kind nachweisen.
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D
Die Lohnabrechnung Bruttolohn
680,00 €
Beitragspflichtiges Entgelt (1,2327 x 680 – 186,16)
652,08 €
Arbeitgeberbeiträge (AgB) Arbeitgeberanteil KV (6,75 % von 680)
45,90 €
Arbeitgeberanteil PV (0,85 % von 680)
5,78 €
Arbeitgeberanteil RV (9,95 % von 680)
67,66 €
Arbeitgeberanteil AV (2,10 % von 680)
14,28 €
Arbeitnehmerbeiträge Arbeitnehmeranteil KV ((6,75 % von 652,08) x 2) – AgB Zuschlag zur KV (0,9 % von 652,08)
42,14 € 5,87 €
Arbeitnehmeranteil PV ((0,85 % von 652,08) x 2) – AgB
5,30 €
Arbeitnehmeranteil RV ((9,75 % von 652,08) x 2) – AgB
62,10 €
Arbeitnehmeranteil AV ((3,25 % von 652,08) x 2) – AgB
13,10 €
Beachten Sie Im Bundesland Sachsen ist für die Berechnung der Pflegeversicherung die Besonderheit der Aufteilung der Pflegeversicherung zu beachten. In Sachsen würde sich im Beispiel der Beitrag zur Pflegeversicherung ergeben aus: Arbeitnehmerbeitrag zur Pflegeversicherung (652,08 x 0,85 %) x 2
11,08 €
680 x 0,35 % (Arbeitgeberanteil)
2,38 €
= Arbeitnehmerbeitrag
8,70 €
Beachten Sie Der Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für kinderlose von 0,25 % erhöht gegebenenfalls die Arbeitnehmerbeiträge. Er ist im Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu berücksichtigen. Hätte der Ar beitnehmer im Beispiel keine Kinder, wären zusätzlich zu berechnen: Zusätzlicher Beitrag zur PV (0,25 % von 652,08)
1,63 €
Für den zusätzlichen Beitrag zur PV gibt es keinen Arbeitgeberanteil – er ist vom Arbeitnehmer vollständig zu tragen. Der Zuschlag zum Pflegeversicherungsbeitrag wird jedoch nur vom ermäßigten beitrags pflichtigen Entgelt ermittelt.
140
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
7. Aufstockungsoption in der Gleitzone In der Rentenversicherung richtet sich die Höhe des Rentenanspruches nach dem verbeitragten Entgelt bzw. den Rentenbeiträgen. Aufgrund der reduzierten Beitragspflicht zur Rentenversicherung aus der Gleitregelung kommt es später zu reduzierten Rentenansprüchen. Um eine Reduzierung der Rente zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich erklären, dass der Arbeitnehmerbeitrag zur Rentenversicherung aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ermittelt werden soll. Die Erklärung kann formlos erfolgen und muss zu den Lohnunterlagen genommen werden. Die Erklärung bleibt für die Dauer der Beschäftigung bindend und gilt 19 bei Mehrfachbeschäftigung für alle Arbeitgeber. Abgabefrist für die Erklärung ist bei Neueinstellung zwei Wochen nach Beschäftigungsaufnahme. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen gilt die Erklärung mit dem Datum der Abgabe. Beispiel Frau Monika Waldmann hat ein sozialversicherungspflichtiges monatliches Arbeitsentgelt von 680 €. Sie wählt die Aufstok kungsoption in der gesetzlichen Rentenversicherung (Verzicht auf die Sozialversicherungsfreiheit/ermäßigung). Beitrag zur Rentenversicherung ½ x (680 x 19,9 %) Arbeitnehmeranteil + ½ x (680 x 19,9 %) Arbeitgeberanteil = Gesamtbeitrag
67,66 € 67,66 € 135,32 €
Beachten Sie Die Aufstockungsoption gilt nur für die Rentenversicherung. Für die Kranken, Pflege und Arbeitslosenversicherung ist die Berechnung des Arbeitnehmerbeitrags aus dem ermäßigten Entgelt vorzunehmen.
Eine weitere Besonderheit bzw. Ausnahme von der Halbteilung der Beiträge ist für neu eingestellte Arbeitnehmer, die 55 Jahre oder älter sind und zuvor arbeitslos waren, zu beachten. Nach § 421k SGB III 19
Die Erklärung ist jedoch bei jedem Arbeitgeber einzeln zu stellen. Es ist nicht möglich, nur bei einem Arbeitgeber die Aufstockung zu wählen und bei einem zweiten Beiträge nur aus dem ermäßigten Entgelt abzuführen.
141
D
Die Lohnabrechnung
ist der Arbeitgeber von Beiträgen zur Arbeitslosenversicherung befreit, wenn ein zuvor arbeitsloser Arbeitnehmer mit 55 Jahren oder älter eingestellt wird. Diese Regelung gilt auch in der Gleitzone. Für die Ermittlung des Arbeitnehmerbeitrags zur Arbeitslosenversicherung ist der „fiktive Arbeitgeberbeitrag“ anzusetzen. In der Kranken-, Pflege-, und Rentenversicherung sind keine Besonderheiten zu beachten. Für die Arbeitslosenversicherung ist folgende Berechnung durchzuführen: Bruttolohn
680,00 €
Beitragspflichtiges Entgelt (1,2327 x 680 – 186,16)
652,08 €
Fiktiver Arbeitgeberanteil (fAgB) Fiktiver Arbeitgeberanteil AV (2,10 % von 680)
14,28 €
Arbeitnehmeranteil AV ((2,1 % von 652,08) x 2) – fAgB
13,10 €
Tatsächlicher Arbeitgeberanteil zur AV Gesamtbeitrag zur AV
0,00 € 13,10 €
8. Rentenversichert im Versorgungswerk Eine weitere Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, die rentenversicherungsfrei oder in einem berufsständischen Versorgungswerk – z. B. Ärztekammer – rentenversichert sind. Liegt das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt dieser Arbeitnehmer in der Gleitzone, unterliegt nur der Arbeitgeber der Beitragspflicht zur Rentenversicherung. Der „normale“ Arbeitgeberanteil ist an das Versorgungswerk zu entrichten. Ein Arbeitnehmeranteil ist nicht zu ermitteln. Es erfolgt auch kein Ausweis auf dem Beitragsnachweis an die Krankenkasse. Beachten Sie Die Sonderregelung gilt nur für die Rentenversicherung. Die Beiträge zur Kranken, Pflege und Arbeitslosenversicherung sind für den Ar beitnehmer aus dem ermäßigten Entgelt zu ermitteln. Der Arbeitgeber unterliegt der normalen Beitragspflicht aus dem sozialversicherungs pflichtigen Entgelt.
9. Geringverdiener Auszubildende mit einer Ausbildungsvergütung bis 325 € pro Monat sind Geringverdiener. Sie unterliegen der vollen Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Für die-
142
Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
sen Personenkreis hat der Arbeitgeber die Beiträge zu den Sozialversicherungen vollständig zu tragen – es gibt keinen Arbeitnehmeranteil. Übersteigt das Arbeitsentgelt durch eine Einmalzahlung – z. B. Weihnachtsgeld – die 325-Euro-Grenze, sind die Beiträge für das übersteigende Entgelt je zur Hälfte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu teilen (vgl. Kapitel G). Für Geringverdiener gilt die Gleitzonenregelung nicht. Das heißt, führt die Zahlung von Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zu einer Überschreitung der 325-EuroGrenze, ist der Arbeitnehmerbeitrag vom gesamten sozialversicherungspflichtigen Entgelt zu ermitteln und nicht von einem „ermäßigten Entgelt“. Geringverdiener können auch nicht mit den pauschalen Beiträgen von 13°% bzw. 15 °% verbeitragt werden. 10. Pauschale Beiträge Wie bei der Lohnsteuer gibt es bei den Sozialversicherungen eine Ausnahme vom Halbteilungsgrundsatz für Aushilfen. Geringfügig Beschäftigte, deren gesamtes Arbeitsentgelt 400 € nicht übersteigt, sind sozialversicherungsfrei. Für diese Arbeitnehmer trägt der Arbeitgeber einen pauschalen Beitrag von 15 % des Arbeitsentgelts zur Rentenversicherung und gegebenenfalls 13 % als Beitrag zur Krankenversicherung. Der pauschale Beitrag zur Krankenversicherung ist jedoch nur dann zu entrichten, wenn der Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert ist. Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen entstehen bei einer geringfügigen Beschäftigung nicht. 11. Kurzfristige Beschäftigung Abweichend vom Steuerrecht hat das Sozialgesetzbuch (SGB) eine andere Definition für kurzfristig und geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) ist ein Arbeitnehmer kurzfristig beschäftigt und somit von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit, wenn ● die Tätigkeit auf 50 Arbeitstage oder zwei Monate innerhalb eines Kalenderjahres begrenzt ist und ● die Aushilfstätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Die Höhe des Arbeitsentgeltes und die Zahl der Wochenstunden sind bei dieser Definition unerheblich. Pauschale Beiträge fallen bei diesem Beschäftigungsverhältnis nicht an.
143
D
Die Lohnabrechnung
12. Ausnahmeregelung für Arbeitslosenversicherung Mit dem Gesetz für „moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt“ wurde in das SGB III ein Artikel zur Arbeitsförderung aufgenommen. Die Einstellung und Beschäftigung älterer Arbeitnehmer soll durch eine beitragsrechtliche Sonderregelung gefördert werden. Nach der Regelung des § 421k SGB III werden Arbeitgeber, die einen Arbeitslosen einstellen, der das 54. Lebensjahr vollendet hat, vom Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung befreit. Der Arbeitnehmer trägt den halben normalen Beitrag. Dieser wird auf dem Beitragsnachweis unter „0020 Beiträge zur Arbeitsförderung – halber Beitrag“ ausgewiesen. Beachten Sie Der Arbeitnehmer ist vollständig sozialversicherungspflichtig. Ent sprechend dem Halbteilungsgrundsatz werden die Beiträge zur Kran ken, Pflege Renten und Arbeitslosenversicherung vom beitrags pflichtigen Arbeitsentgelt ermittelt. Der Arbeitgeber trägt jedoch nur in der KV, PV und RV den halben normalen Beitrag.
Die Beitragsfreiheit für den Arbeitgeber gilt für den gesamten Zeitraum der Beschäftigung bis zur Vollendung des 64. Lebensjahres des Arbeitnehmers. Ab dem 65. Geburtstag unterliegt auch der Arbeitnehmer nicht mehr der Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung.
1.4
Gesamtabrechnung
Nach Kürzung des Bruttolohnes um Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen ergibt sich aus dem Bruttolohn der Nettolohn. Wurden auf den Bruttolohn bereits Vorauszahlungen geleistet, sind diese vom Nettolohn abzuziehen. Weitere Nettoabzüge können z. B. sein: ● bereits gezahlte Vorschüsse ● Pfändungen ● Prämien für Direktversicherungen ● Beiträge zu Pensionskassen oder Pensionsfonds ● Rückzahlungsraten für einen Arbeitgeberkredit ● Abzug für vermögenswirksame Leistungen (VWL)
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Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung
D
●
Der Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung oder die Erstattung von Auslagen durch den Arbeitgeber Dies sind Beispiele für Nettobezüge, die dem Nettolohn zuzurechnen sind. Nach einer Erhöhung des Nettolohnes um alle Nettobezüge und die Kürzung um alle Nettoabzüge ergibt sich die Auszahlung – der Betrag, den der Arbeitnehmer tatsächlich ausgezahlt erhält. Aus der Gesamtabrechnung ergeben sich für den Arbeitgeber folgende Verbindlichkeiten: ● Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer ● vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer und pauschale Lohnsteuer an das Finanzamt ● Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse(n)/gegebenenfalls ein Versorgungswerk ● Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge an private Krankenversicherungen ● Umlagen an die Krankenkasse ● Pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung an die Bundesknappschaft ● Nettoabzüge an die Gläubiger (Bank, Bausparkasse, Versicherungen, Pfändungen etc.) ● Kammerbeitrag an das Finanzamt
1.5
Arbeitgeberbelastung
Die Ermittlung der Arbeitgeberbelastung ist nicht unmittelbarer Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie wird jedoch häufig durchgeführt, um die tatsächlichen Personalkosten zu bestimmen. Neben dem Bruttolohn gehören Sachleistungen an den Arbeitnehmer, vom Arbeitgeber getragene pauschale Lohnsteuern, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Beiträge zu Direktversicherungen, zu Pensionskassen, zur Umlageversicherung und zur Berufsgenossenschaft zur originären Arbeitgeberbelastung. Im öffentlichen Dienst und in Teilen des Handwerks sind außerdem Beiträge zu den Zusatzversorgungskassen (ZVK) zu berücksichtigen. In mittleren und großen Unternehmen werden häufig Rückstellungen für Urlaub, Lohnfortzahlung und Pensionsansprüche gebildet.
145
D
Die Lohnabrechnung
Zum Teil wird dieser Aufwand auch anteilig in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt. Nach dem Schwerbehindertengesetz müssen Arbeitgeber ab 20 Beschäftigte (ohne Auszubildende) mindestens 5 % der Belegschaft mit behinderten Arbeitnehmern besetzen. Wird dieser Anteil nicht erfüllt, entstehen zusätzliche Ausgleichsabgaben von 105 € bis 260 € pro unbesetzte Stelle je Monat, abhängig vom Anteil der Unterbesetzung. Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, der für ihren Gewerbezweig zuständigen Berufsgenossenschaft beizutreten. Die Berufsgenossenschaft erhebt, abhängig von der Entgeltsumme, jährliche Beiträge für die Unfallversicherung der Arbeitnehmer. Die Höhe des Beitrages hängt von der Gefahrenklasse und der Unfallhäufigkeit im Unternehmen ab. Der anteilige Beitrag zur Berufsgenossenschaft pro Arbeitnehmer ist in die vollständige Arbeitgeberbelastung mit einzubeziehen. Der anteilige Beitrag kann jedoch nur auf Basis der Zahlungen des Vorjahres ermittelt werden.
2
Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?
Arbeitsverhältnisse mit einem durchschnittlichen monatlichen Arbeitsentgelt bis 400 € werden als geringfügige Beschäftigungen bezeichnet. Mit dem „Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt“ vom 23.12.2002 wurde die geringfügige Beschäftigung zum 1. April 2003 reformiert. Aus der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung ergeben sich grundsätzlich drei Arten von Beschäftigungsverhältnissen: ● Geringfügige Beschäftigung in einem Gewerbebetrieb ● Geringfügige Beschäftigung in einem privaten Haushalt ● kurzfristige Beschäftigung Aus den verschiedenen Arten der geringfügigen Beschäftigung ergeben sich unterschiedliche Beitragspflichten zu den Sozialversicherungen bzw. Möglichkeiten zur Versteuerung des Arbeitslohnes. Die seit ersten April 2003 geltende wesentliche Grenze ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt von 400 € pro Monat. Ein weiterer wesentlicher Punkt in der Neuregelung war, dass eine geringfügige
146
Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?
D
Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung steuer- und sozialversicherungsrechtlich nicht anders behandelt wird, als wäre die geringfügige die einzige Beschäftigung des Arbeitnehmers. Beispiel Frau Monika Waldmann hat eine geringfügige Beschäftigung übernommen. Sie ist in einer gesetzlichen Krankenkasse pflicht versichert. Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit in der geringfügigen Beschäftigung beträgt 16 Stunden und das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt liegt bei 396 €. Frau Waldmann erhält zusätzlich von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss von 15 € für eine betriebliche Altersvorsorge. Auf die Zahlung von Urlaubs oder Weihnachtsgeld hat Frau Waldmann in ihrem Arbeitsvertrag verzichtet. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren (U1/U2) teil.
2.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Aushilfsbezüge + Zuschuss bAV (frei) = Bruttolohn
396,00 € 15,00 € 411,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
396,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
396,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer
0,00 €
Solidaritätszuschlag
0,00 €
Kirchensteuer
0,00 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
0,00 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung Rentenversicherung = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
0,00 € 0,00 € 0,00 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Beitrag zur bAV = Auszahlungsbetrag
411,00 € 0,00 € 0,00 € 15,00 € 396,00 €
147
D
Die Lohnabrechnung Gesamtbelastung Bruttolohn + Pauschale Lohnsteuer (AG) + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1/U2 (0,1 % x 396,00) = Gesamtbelastung
411,00 € 7,92 € 110,88 € 0,40 € 530,20 €
Zur Arbeitgeberbelastung sind gegebenenfalls noch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, die anteilige Schwerbehindertenabgabe sowie anteilige Gewerbesteuer und sonstige Kosten zu rechnen. Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung wurde die Grenze für die pauschalen Beiträge zu den Sozialversicherungen auf 400 € Arbeitsentgelt festgesetzt. Nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt im Sinne des § 8 SGB IV gehören pauschal versteuerte und steuerfreie Lohnbestandteile. Der Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge ist nach § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfreier Arbeitslohn. Bis zu einem Höchstbetrag von 4°% der Beitragsbemessungsgrenze besteht auch Beitragsfreiheit zu den Sozialversicherungen.
2.2
Steuerliche Abzüge
Sind die steuerrechtlichen Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten, kann der Arbeitslohn vom Arbeitgeber mit einem festen Satz von 2 % versteuert werden. In der 2 %igen Abgeltungssteuer sind die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag enthalten. Voraussetzung für die Anwendung der Abgeltungssteuer ist, dass ● der beitragspflichtige Arbeitslohn nicht höher als 400 € pro Monat beträgt und ● der Arbeitgeber mindestens den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung entrichtet. Im Beispiel sind beide Bedingungen erfüllt. Der Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge ist steuer- und beitragsfreier Arbeitslohn. Beachten Sie Obwohl der Bruttoarbeitslohn die Entgeltgrenze von 400 € pro Monat übersteigt, besteht die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung mit 2 %.
148
Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?
D
Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) für einen Arbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (West) steuerfrei in einen Durchführungsweg einer betrieblichen Altersvorsorge (z. B. Pensionskasse) einbezahlen. Für 2007 sind dies 2.520 € bzw. monatlich 210 €. Außerdem sind die Leistungen an die Altersvorsorge in Höhe des Steuerfreibetrages von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Voraussetzung für die steuerfreien Zuführungen zu einem betrieblichen Altersvorsorge ist das bestehen eines ersten Dienstverhältnisses. Die begrenzte Steuerfreiheit ist somit für eine geringfügige oder nicht geringfügige Nebenbeschäftigung ausgeschlossen. Ein erstes Arbeitsverhältnis kann jedoch auch für einen geringfügig (Haupt-) Beschäftigung vorliegen, dessen Arbeitslohn mit 2 %, 20 % oder 25 % pauschal versteuert wird. Mit der Änderung des Alterseinkünftegesetzes seit 1.1.2005 besteht zusätzlich die Möglichkeit bis zu 1.800 € pro Jahr und Arbeitgeber steuerfrei in einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse einzubezahlen. Dieser neue Steuerfreibetrag bewirkt jedoch keine Sozialversicherungsfreiheit. Außerdem kann der steuerfreie Zusatzbetrag von 1.800 € pro Jahr nur für Neuverträge die nach dem 31.12.2004 geschlossen wurden genutzt werden. Der Betrag der pauschalen Abgeltungssteuer (7,92 €) ist zusammen mit dem pauschalen Renten- und Krankenversicherungsbeitrag der Bundesknappschaft in Essen zu melden. Die Meldung erfolgt elektronisch mit dem „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte“ in der Zeile „einheitliche Pauschalsteuer“.
2.3
Sozialversicherungsbeiträge
Das Arbeitsentgelt unterliegt bis durchschnittlich monatlich 400°€ den pauschalen Beiträgen zur Renten- und ggf. Krankenversicherung Für den Zuschuss zur bAV besteht durch die Steuerfreiheit auch Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen. Pauschale Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (pauschaler Beitrag 13 %) Rentenversicherung (pauschaler Beitrag 15 %) Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber)
51,48 € 59,40 € 110,88 €
149
D
Die Lohnabrechnung
Das Arbeitsentgelt der geringfügigen Nebenbeschäftigung liegt innerhalb der Entgeltgrenze von 400 € pro Monat. Der Arbeitgeber kann den pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15°% entrichten, was für die pauschale Versteuerung des Arbeitslohnes mit 2 % eine Voraussetzung ist. Frau Waldmann ist in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert. Als Pflichtversicherte muss der Arbeitgeber zusätzlich zum pauschalen Rentenversicherungsbeitrag den pauschalen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung in Höhe von 13 % des Arbeitsentgelts entrichten. Nimmt das Unternehmen am Umlageverfahren U1/U2 teil, ist zusätzlich auf den Betrag des Arbeitsentgelts 0,1 % U1-Umlage vom Arbeitgeber zu leisten. U2-Umlage entsteht seit 1.1.2005 nicht mehr. Am Umlage Verfahren müssen alle Arbeitgeber mit bis zu 30 (Vollzeit-)Beschäftigten teilnehmen. Beachten Sie Die U1Umlage ist seit 1.1.2006 für gewerbliche und angestellte Ar beitnehmer zu entrichten. Somit ist die Umlage auch für geringfügig beschäftigte Aushilfen vom Arbeitgeber zu übernehmen.
2.4
Gesamtabrechnung
Der pauschale Beitrag zur Renten- und Krankenversicherung ist zusammen mit der pauschalen Abgeltungssteuer (2 %) der Bundesknappschaft in Essen zu überweisen. Außerdem sind die zusätzlichen zum Arbeitslohn entstehenden pauschalen Beiträge auf dem „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte“ aufzuschlüsseln und bis zum drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats der Bundesknappschaft zu melden. Die Meldung muss jedoch so rechtzeitig der Knappschaft vorliegen, dass diese den Zahlungseingang am drittletzten Banktag überprüfen kann.
150
Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €?
3
D
Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €?
Mit dem Zweiten Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt vom 23. Dezember 2002 wurde im Zusammenhang mit der Anhebung der Arbeitsentgeltgrenze für geringfügige Beschäftigungen eine Gleitzonenregelung für den Niedriglohnbereich eingeführt. Während ab 1. April 2003 geringfügige Beschäftigungen mit einem Arbeitsentgelt bis zu 400 € im Monat versicherungsfrei bleiben, sind Beschäftigungen mit einem monatlichen Arbeitsentgelt in der sich anschließenden Gleitzone von 400,01 € bis 800,00 € zwar versicherungspflichtig, allerdings hat der Arbeitnehmer nur einen reduzierten, aber progressiv ansteigenden Beitragsanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu zahlen. Der Beitragsanteil steigt von ca. 4 % bei 400,01 EUR auf den vollen Arbeitnehmerbeitrag von ca. 19,5 % bei 800,00 EUR. Der Arbeitgeberbeitrag bleibt unverändert. Die Regelung zur Gleitzone gilt jedoch nicht für Auszubildende. Durch diese neue Gleitzone soll die so genannte Niedriglohnschwelle beseitigt werden, die in Beschäftigungsverhältnissen bei Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze zu einem abrupten Anstieg auf den vollen Sozialversicherungsbeitrag führen würde. In der Gleitzone wird der Arbeitnehmerbeitrag zu den Sozialversicherungen nicht vom tatsächlich beitragspflichtigen Entgelt, sondern von einer fiktiven Berechnungsbasis ermittelt. Die Berechnungsbasis für die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers ist das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Die Basis des Arbeitnehmers ergibt sich aus folgender Formel. bE = F x 400 + (2 – F) x (Entgelt – 400)
Der Faktor F wurde vom Ministerium für Gesundheit und soziale Sicherheit für das Jahr 2007 mit 0,7673 festgesetzt. bE steht für das beitragspflichtige Entgelt. Die Formel lässt sich durch Einsetzen des Faktor F auflösen in: Berechnungsbasis = 1,2327 x Entgelt – 186,16
151
D
Die Lohnabrechnung
Beispiel Monika Waldmann hat eine sozialversicherungspflichtige Be schäftigung. Der regelmäßige monatliche Arbeitslohn beträgt 680 €. Zusätzlich erhält sie einen Zuschuss von 45 € für die re gelmäßigen Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Ar beitsstätte. Der tägliche regelmäßige Weg zur Arbeit beträgt 8 km. Frau Waldmann hat dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse IV und 0,5 Kinderfreibeträgen vorgelegt. Sie ist kirchensteuerpflichtig und bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Der Beitragssatz der Krankenversicherung liegt bei 13,5 %. Der Beschäftigungsort liegt in BadenWürttemberg. Frau Waldmann wählt die Aufstockung in der Rentenversiche rung auf den vollen Beitrag von 19,9 %. Der Umlagesatz der Krankenkasse wird mit 1,9 % in der U1 und 0,2 % in der U2 Um lagekasse angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlage verfahren U1 teil.
3.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Aushilfsbezüge + Fahrgeld (pauschal versteuert) = Bruttolohn
680,00 € 45,00 € 725,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
725,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
725,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer
0,00 €
Solidaritätszuschlag
0,00 €
Kirchensteuer
0,00 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
0,00 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung ((6,75 % von 707,55) x 2) AgB
6,37 €
Pflegeversicherung ((0,85 % von 707,55) x 2) AgB
5,86 €
Rentenversicherung ((9,95 % von 725,00 x 2) AgB
72,14 €
Arbeitslosenversicherung ((2,1 % von 707,55) x 2) AgB = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
152
46,58 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 707,55)
14,49 € 145,44 €
Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €?
D
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
725,00 € 0,00 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
145,44 €
= Auszahlungsbetrag
579,56 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 725,00) + Umlagen U2 (0,2 % x 725,00) = Gesamtbelastung
3.2
725,00 € 142,47 € 13,78 € 1,45 € 882,70 €
Steuerliche Abzüge
Steuerrechtlich gilt für den steuerpflichtigen Arbeitslohn in der Gleitzone keine Ausnahmebestimmung. Arbeitslohn über 400 € ist nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte zur versteuern. Liegt keine Lohnsteuerkarte vor, ist von Steuerklasse VI auszugehen. Eine pauschale Besteuerung mit 2 % oder 20 % kommt nicht in Betracht. Beachten Sie In der Steuerklasse IV entsteht für einen steuerpflichtigen Arbeitslohn bis 725 € keine Lohnsteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag. In den Steuerklassen V und VI ergibt sich bereits ab 400,01 € Lohn steuer.
Das Fahrgeld unterliegt seit 1.12007 vollständig der Steuerpflicht. Eine pauschale Versteuerung durch den Arbeitgeber ist erst ab dem 21. Entfernungskilometer möglich. Über 20 Kilometer kann der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss nur in soweit pauschal versteuern wie der Arbeitnehmer Werbungskosten in seiner Einkommensteuer-Erklärung geltend machen darf. Seit 1.1.2004 kann der Mitarbeiter für Fahrten zur Arbeitsstätte 0,30 € pro Entfernungskilometer (einfache Entfernung) als Werbungskosten ansetzen. Dieser Betrag gilt auch für die Entgeltabrechnung. Ohne weiteren Nachweis kann der Arbeitgeber von durchschnittlich 15 Arbeitstagen pro Monat ausgehen (siehe Beispiel Kapitel D – Abschnitt 4).
153
D
Die Lohnabrechnung
3.3
Sozialversicherungsbeiträge
In der Gleitzone werden die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung als halbe „normale“ Beiträge aus dem Arbeitsentgelt ermittelt. Für den Arbeitgeber ergibt sich: Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (6,75 % von 725,00) + Pflegeversicherung (0,85 % von 725,00) + Rentenversicherung (9,95 % von 725,00)B + Arbeitslosenversicherung (2,1 % von 725,00) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber)
48,94 € 6,16 € 72,14 € 15,23 € 142,47 €
Aus dem § 249 SGB V ergibt sich die besondere Form der Beitragsermittlung für die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen. Der Arbeitnehmerbeitrag wird als halber Beitrag aus dem ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt ermittelt. Aus der Formel zur Berechnungsbasis ergibt sich: Beitragspflichtiges Entgelt (AN) = 1,2327 x 725 – 186,16 Beitragspflichtiges Entgelt (AN) = 707,55 €
Das ermäßigte beitragspflichtige Entgelt wird multipliziert mit dem halben Beitragssatz des jeweiligen Sozialversicherungszweiges. Der sich ergebende Betrag wird dann verdoppelt und davon der Arbeitgeberanteil (AgB) des Versicherungszweigs abgezogen. Der Arbeitgeberanteil wird nicht aus dem ermäßigten beitragspflichtigen Entgelt sondern aus dem „normalen“ Sozialversicherungspflichten Entgelt ermittelt. In der Rentenversicherung wurde von Frau Waldmann die so genannte Aufstockung gewählt. Das bedeutet, dass die Beiträge zur Rentenversicherung für den Arbeitnehmer nicht vom ermäßigten Entgelt, sondern vom „normalen“ beitragspflichtigen Entgelt ermittelt werden. Im Beispiel also aus 725 €. Den Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Weil Frau Waldmann einen halben Kinderfreibetrag auf der Steuerkarte eingetragen hat, unterliegt sie nicht dem Zuschlag zur Pflegeversicherung. Seit 1.7.2005 ist jedoch der Zuschlag zur Krankenversicherung für den
154
Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 400 und 800 €?
D
Zahnersatz und das Krankengeld in Höhe von 0,9 % des Arbeitsentgelts zu ermitteln. Der Krankenversicherungsbeitrag und der Zuschlag sind auf Basis des ermäßigten betragspflichtigen Entgelts zu berechnen.
3.4
Gesamtabrechnung
Für den Arbeitnehmer entstehen in den Steuerklassen 1 – 4 keine Lohnsteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag. Der Arbeitslohn liegt unter dem monatlichen Grundfreibetrag. Der Arbeitnehmeranteil zu den Sozialversicherungen ist durch die Anwendung der Gleitzonenregelung zunächst niedriger als der Arbeitgeberanteil – es besteht keine „echte Halbteilung“ mehr. Durch den Zuschlag in der Krankenversicherung – den alleine nur der Arbeitnehmer trägt – liegt der Gesamtsozialversicherungsbeitrag jedoch über dem Arbeitgeberanteil. Gesamtbelastung Bruttolohn + Krankenversicherung (6,75 % von 725,00) + Pflegeversicherung (0,85 % von 725,00) + Rentenversicherung (9,95 % von 725,00)B
725,00°€ 48,94 € 6,16 € 72,14 €
+ Arbeitslosenversicherung (2,1 % von 725,00)
15,23 €
+ Umlagen U1 (1,9 % x 725,00)
13,78 €
+ Umlagen U2 (0,2 % x 725,00)
1,45 €
= Summe Arbeitgeberbelastung
882,70 €
Zur Arbeitgeberbelastung kommen im Beispiel die Umlagen zur U1/U2 Umlagekasse. Die U1 Umlage entsteht nur bei einer Unternehmensgröße bis 30 (Vollzeit) Mitarbeiter. Die U2 Umlage ist seit 2006 unabhängig von der Zahl der beschäftigten Mitarbeiter zu entrichten. Zur Arbeitgeberbelastung zählen noch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft und die Schwerbehindertenabgabe. Diese wird jedoch nur dann erhoben, sofern die Beschäftigungspflichtgrenze nicht erreicht wird.
155
D
Die Lohnabrechnung
4
Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?
Einige Besonderheiten gelten für Arbeitnehmer, die zwar Vollzeit beschäftigt sind, deren Arbeitsentgelt aber unter der Sozialversicherungsfreigrenze von 325 € pro Monat liegt. Diese Geringverdiener sind steuerlich den Vollzeitbeschäftigten gleichgestellt. In den Sozialversicherungen gilt jedoch eine Ausnahmeregelung. Dazu gehören seit 1.4.1999 nur noch Auszubildende mit entsprechend geringem Arbeitsentgelt. Grundsätzlich tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte. Beträgt das Arbeitsentgelt jedoch monatlich nicht mehr als 325 €, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge allein übernehmen. Wird die Geringverdienergrenze durch eine einmalige Zahlung, wie z. B. Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld, überschritten, sind die Sozialversicherungsbeiträge für den übersteigenden Teil wieder je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer zu tragen. Bis zur Geringverdienergrenze trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur KV, PV, RV und ALV allein. Beispiel Ein Auszubildender in BadenWürttemberg erhält im 1. Lehrjahr eine Ausbildungsvergütung von monatlich 300 €. Im November erhält er zusätzlich ein Weihnachtsgeld in Höhe von ebenfalls 300 €. Der Auszubildende ist bei einer gesetzlichen Kranken kasse mit einem angenommenen Beitragssatz von 13,5 % kran kenversichert. Der Auszubildende ist 17 Jahre alt.
4.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Ausbildungsvergütung
156
300,00 €
+ Weihnachtsgeld
300,00 €
= Bruttolohn
600,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
600,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
600,00 €
Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?
D
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer
0,00 €
Solidaritätszuschlag
0,00 €
Kirchensteuer
0,00 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
0,00 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 275,00 €) Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 275,00 €) Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 275,00 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 275,00 €)
18,56 € 2,48 € 2,34 € 27,36 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 275,00 €)
5,78 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
56,52°€
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) = Auszahlungsbetrag
600,00 € 0,00 € 56,52 € 543,48 €
Gesamtbelastung Bruttolohn
600,00 €
Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil
184,71 €
+ Umlagen U1 (1,9 % x 300,00) + Umlagen U2 (0,2 % x 300,00) = Gesamtbelastung
5,70 € 0,60 € 791,01 €
Der laufende Bezug von monatlich 300 € liegt unter der Geringverdienergrenze. Mit der Einmalzahlung im November wird die Grenze überschritten. Der Gesamtbezug im Jahr übersteigt jedoch nicht die Geringverdienergrenze von 3.900 €. Bis zur Geringverdienergrenze von 325 € trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Für den Betrag zwischen 325 € und 600 € teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge. Eine Ausnahme besteht beim Zuschlag zur Krankenversicherung.
4.2
Lohnsteuer/Kirchensteuer
Steuerrechtlich besteht keine Sonderregelung für Geringverdiener. Der Arbeitnehmer ist entsprechend seinen Merkmalen auf der Lohnsteuerkarte zu versteuern. Bei den Steuerklassen I – IV entsteht
157
D
Die Lohnabrechnung
jedoch für einen Arbeitslohn bis 325 € keine Lohnsteuer. Die Einmalzahlung ist nach der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern, was bei einem Jahresarbeitslohn unter 7.664 € (Grundfreibetrag) ebenfalls nicht zu einem Lohnsteuerabzug führt. Eine pauschale Versteuerung der Bezüge kommt nicht in Betracht. Beachten Sie Der Geringverdiener ist vom geringfügig Beschäftigten (Aushilfe) zu unterscheiden. Geringverdiener sind Arbeitnehmer, die pflichtversi chert in allen Zweigen der Sozialversicherung sind, bei denen der Ar beitgeber jedoch die Beiträge zu den Sozialversicherungen bis 325 € allein trägt. Davon zu unterscheiden sind geringfügig Beschäftigte, die von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit sind, solange die Ver dienstgrenze von durchschnittlich 400 € Arbeitsentgelt pro Monat eingehalten ist.
4.3
Sozialversicherungsbeiträge
Mit dem Steuerentlastungsgesetz 1999/2000/2001 wurde die Geringverdienerregelung auf zur Ausbildung beschäftigte Arbeitnehmer beschränkt. Neben Auszubildenden kann unter bestimmten Voraussetzung die Geringverdienerregelung auch für Praktikanten angewendet werden (siehe Kapitel C Abschnitt 4.4). Für den Arbeitnehmer besteht volle Beitragspflicht in der KV, PV, RV, ALV – Beitragsgruppenschlüssel 1-1-1-1. Als Personengruppe ist der Grup20 penschlüssel 102 – Auszubildender – anzugeben. Die Beiträge sind vom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Das heißt: Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Bezüge unterliegt dieser Teil des Bruttolohnes nicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Analoges gilt für Lohnbestandteile, die pauschal versteuert werden können, wie beispielsweise freie Kost (vgl. Kapitel F). Mit der Einmalzahlung (Weihnachtsgeld) wird die monatliche Grenze von 325°€ überschritten. Die sozialversicherungsrechtliche Jahresgrenze von 3.900°€ ist jedoch eingehalten. Somit setzen sich die Gesamtsozialversicherungsbeiträge wie folgt zusammen: 20
158
Für Praktikanten kann der Personengruppenschlüssel 105 oder 101 gegeben sein.
Ist der Arbeitnehmer Auszubildender? Arbeitgeber
Arbeitnehmer
43,88 € + 18,56 €
18,56 €
2,93 €
2,48 €
5,53 € + 2,34 €
2,34 €
(19,9 %)
64,68 € + 27,36 €
27,37 €
Arbeitslosenversicherung (4,2 %)
13,65 € + 5,78 €
5,78 €
D
Krankenversicherung (13,5 %) Zuschlag zur Krankenversi cherung (0,9%) Pflegeversicherung (1,7 %) Rentenversicherung
Ohne die Einmalzahlung trägt der Arbeitgeber die Beiträge vollständig. Unter der Voraussetzung, dass die Ausbildungsvergütung ohne Einmalzahlung geleistet wird entstehen folgende Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungen. Arbeitgeber
Arbeitnehmer
(13,5 %)
43,88 €
.
Zuschlag zur Krankenversi cherung (0,9%)
2,93 €
.
5,53 €
.
.
.
64,68 €
.
13,65 €
.
Krankenversicherung
Pflegeversicherung (1,7 %) Zuschlag zur Pflegeversi cherung (0,25 %) Rentenversicherung (19,9 %) Arbeitslosenversicherung (4,2 %)
159
D
Die Lohnabrechnung
Seit 1.1.2005 ist für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer ein Zuschlag von 0,25 % zur Pflegeversicherung zu entrichten. Voraussetzung für die Beitragspflicht ist jedoch, dass der Arbeitnehmer das 23. Lebensjahr vollendet hat. Der Arbeitnehmer im Beispiel liegt unter dieser Altersgrenze, es entsteht somit kein Zuschlag den der Arbeitgeber zu tragen hätte. Beitragspflichtig für die Zuschläge zur Pflegeversicherung und Krankenversicherung ist eigentlich der Arbeitnehmer, sofern er keine leiblichen oder adoptierten Kinder nachweisen kann. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben jedoch klargestellt, dass für Geringverdiener der Arbeitgeber nach § 20 Abs. 3 SGB IV auch den Zuschlag zur Pflegeversicherung bzw. Krankenversicherung trägt. Entsprechend ist für zur Ausbildung beschäftigte Arbeitnehmer über 23 Jahre ohne Kinder der Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 % des beitragspflichtigen Entgelts vom Arbeitgeber vollständig zu übernehmen. Der Gesamtbeitrag zur Pflegeversicherung beträgt in diesem Fall 1,95 %. Die Vollständige Übernahme durch den Arbeitgeber gilt auch für den Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung.
4.4
Gesamtabrechnung
Für Auszubildende mit einer Ausbildungsvergütung bis 325°€ pro Monat trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge als zusätzliche Arbeitgeberbelastung. Eine Abweichung von dieser Regelung besteht, wenn das laufende Entgelt mit einer Einmalzahlung die Geringverdienergrenze übersteigt. In diesem Fall findet in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung eine Aufteilung des übersteigenden Betrags zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer statt. Die Zuschläge für den übersteigenden Teil gehen jedoch voll zu Lasten des Arbeitnehmers. Im Beispiel sind die Zuschläge aus 275 € zu ermitteln und dem Arbeitnehmeranteil zuzurechnen. Somit ergeben sich für die Beiträge folgende Bemessungsgrundlagen:
160
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld? Arbeitgeber Bemessungsgrundlage
D
Arbeitnehmer
325 €
275 €
275 €
(13,5 %)
13,5 %
6,75 %
6,75 %
Zuschlag zur Krankenversi cherung (0,9 %)
0,0 %
0,0 %
0,9 %
1,75%
0,85 %
0,85 %
(19,9 %)
19,9 %
9,95 %
9,95 %
Arbeitslosenversicherung (4,2 %)
4,2 %
2,1 %
2,1 %
Krankenversicherung
Pflegeversicherung (1,75 %) Rentenversicherung
Im Beispiel trägt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge bis 325°€ voll und für 275°€ je zur Hälfte. Die Umlagen U1 und U2 sind nur aus dem laufenden Bezug zu berechnen. Eine Beitragspflicht für Einmalzahlungen besteht nicht. Neben den Sozialversicherungsbeiträgen entsteht für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe zusätzlich der Beitrag zur ZVK. Zusätzlich fallen auch für Auszubildende jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unter Umständen eine Schwerbehindertenabgabe an. Auszubildende werden jedoch nicht in die Mitarbeiterzahl für die Ermittlung der Betriebsgröße eingerechnet.
5
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
Arbeitgeberzuschüsse zur Vermögensbildung in Arbeitnehmerhand sind nicht lohnsteuerlich begünstigt. Sie gehören zum laufenden Arbeitslohn und Arbeitsentgelt und unterliegen damit der Lohnsteuer und den Beiträgen zur Sozialversicherung. Die Vermögensbildung des Arbeitnehmers wird auf zwei Wegen staatlich gefördert.
161
D
Die Lohnabrechnung
Zum einen wird, wenn bestimmte Einkommensgrenzen eingehalten sind, eine Arbeitnehmer-Sparzulage gewährt, zum anderen gibt es einen Steuerfreibetrag bis zu 135 € für die Überlassung von Vermögensbeteiligungen durch den Arbeitgeber (vgl. § 19a EStG). Die steuerfreie Vergütung von Fahrgeld wurde mit dem Jahressteuergesetz 2007 weiter eingeschränkt. Seit dem 1.1.2007 unterliegen Fahrtkostenzuschüsse für die ersten 20 Kilometer der Lohnsteuer und den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Für Fernpendler mit einer Entfernung von mehr als 20 Kilometer (einfache Entfernung) zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, kann ab dem 21. Kilometer das Fahrgeld pauschal mit einem Steuersatz von 15°% versteuert werden. Zusätzlich zur pauschalen Lohnsteuer ist der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5°% und ggf. die pauschale Kirchensteuer mit 4°% - 7°% auf den Betrag der Lohnsteuer zu entrichten. Beispiel Monika Waldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt von 1.900 €. Für den täglichen Weg zur Arbeit (27 km einfache Ent fernung) erstattet ihr der Arbeitgeber die Kosten für den öffent lichen Nahverkehr in Höhe von 54 €. Das Fahrgeld soll soweit wie möglich pauschal versteuert werden. Außerdem zahlt er ihr einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistun gen (VWL). Den Zuschuss überweist er zusammen mit einem Ei genanteil von 26 € direkt an die Bausparkasse. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK) krankenversichert, der Beitragssatz soll per Annahme 13,5 % betragen. Auf der Lohnsteuerkarte sind Steuerklasse I und die Konfession „rk“ ver merkt. Der Firmensitz ist in BadenWürttemberg. Frau Waldmann hat keine Kinder. Der Umlagesatz wird mit 1.9 % in der U1 Umlage und mit 0,2 % in der U2Umlage angenommen.
5.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL + Fahrgeld = Bruttolohn
162
1.900,00 € 14,00 € 54,00 € 1.968,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
1.936,50 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
1.936,50 €
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
D
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. f. 1.936,50 € bei Steuerklasse I) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer = Summe steuerrechtliche Abzüge
240,50 € 13,22 € 19,24 € 272,96 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 1.936,50 €)
130,71 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 1.936,50 €)
17,43 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 1.936,50 €)
16,46 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.936,50 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 1.936,50 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 1.936,50 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
4,84 € 192,68 € 40,67 € 402,79 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn
1.945,00 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
272,96 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
402,79 €
– Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 1.252,25 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 1.936,50 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.936,50 €) = Gesamtbelastung
1.968,00 € 380,52 € 36,79 € 3,87 € 2.389,18 €
Arbeitslohn sind alle Leistungen des Arbeitgebers in Geld oder Geldeswert (R 70 LStR). Nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören pauschal versteuerte Leistungen oder steuerfreie Lohnnebenleistungen. Vom steuerpflichtigen Arbeitslohn ist die Lohn- und Kirchensteuer zu ermitteln. Die Höhe der Lohnsteuer bemisst sich nach den Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers. Steuermerkmale sind neben der Steuerklasse (I – VI) die Lohnsteuerfreibeträge, die Kirchenzugehörigkeit und eventuell zum Haushalt gehörende Kinder. Die Höhe der Kirchensteuer richtet sich nach dem Kirchensteuersatz im Bundesland des Arbeitgebersitzes (8 % oder 9 % des Lohnsteuerbetrages). Zusätzlich zur Lohn- und Kirchensteuer ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf den
163
D
Die Lohnabrechnung
Lohnsteuerbetrag zu ermitteln und im Direktabzug vom Bruttolohn abzuziehen. Bezugsgröße für die Beiträge zur Sozialversicherung ist das Arbeitsentgelt. Pauschal versteuerte Lohnbestandteile und sozialversicherungsfreie Leistungen des Arbeitgebers zählen nicht zum Arbeitsentgelt. Vom Arbeitsentgelt sind die Beiträge zur Sozialversicherung zu ermitteln. Sie werden je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen. Der Anteil des Arbeitgebers ist mit dem vom Arbeitnehmer einbehaltenen Teil an die Krankenkasse des Arbeitnehmers zu überweisen.
5.2
Steuerliche Abzüge
Die Arbeitnehmerin war im Abrechnungsmonat durchgehend beschäftigt. Für die Lohnsteuerermittlung sind 30 Steuertage bzw. die Monatslohnsteuertabelle anzuwenden. Die Lohnsteuer kann aus einer Tabelle oder mit Hilfe eines Lohnsteuerprogramms ermittelt werden. Frau Waldmann gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Aus dem Bundesland des Firmensitzes (Baden-Württemberg) ergibt sich die Höhe der Kirchensteuer (8 %) auf den Betrag der Lohnsteuer. Das Fahrgeld von 54 € ist seit 2004 steuer- und sozialversicherungspflichtig. Im Beispiel wird jedoch von der Möglichkeit der pauschalen Versteuerung Gebrauch gemacht. Der Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen (14 € im Beispiel) unterliegt wie das Gehalt den Abzügen zur Lohn- und Kirchensteuer, dem Solidaritätszuschlag sowie den Sozialversicherungen. Vermögenswirksame Leistungen Spart der Arbeitnehmer aus Einmalzahlungen oder einen Teil des Nettolohnes in speziellen vermögenswirksamen Sparverträgen oder in Vermögensbeteiligungen, kann er dafür eine ArbeitnehmerSparzulage erhalten. Die Sparzulage wird vom Finanzamt nur dann gewährt, wenn bestimmte Einkommenshöchstgrenzen nicht überschritten werden. Entscheidend ist das zu versteuernde Einkommen im Kalenderjahr.
164
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
D
Beachten Sie Nicht der Bruttoarbeitslohn, sondern die Summe der Einkünfte im Kalenderjahr abzüglich von Pauschalen und Freibeträgen ist für die Gewährung der Sparzulage maßgebend. Wird diese Grenze über schritten, erhält der Arbeitnehmer keine Sparzulage.
Für den Anspruch auf Sparzulage liegt seit 2002 die Höchstgrenze des zu versteuernden Einkommens bei ● 17.900 € für Ledige und ● 35.800 € für Verheiratete. Mit einer Sparzulage von 9 % wird außerdem nur ein Höchstbetrag von 470 € pro Jahr gefördert. Die Sparzulage von 42,30 € pro Jahr wir nur für vermögenswirksame Leistungen in Bausparverträgen gewährt. Die Sparzulage bezahlt nicht der Arbeitgeber, sondern der Mitarbeiter erhält sie im Erstattungsverfahren vom Finanzamt über seine Einkommensteuer-Erklärung. Im Übrigen sind vermögenswirksame Leistungen nicht auf den zulagefähigen Höchstbetrag von 470 € beschränkt. Vermögenswirksame Leistungen liegen deshalb auch insoweit vor, als der begünstigte Höchstbetrag überschritten wird oder Anspruch auf Arbeitnehmer-Sparzulage nicht besteht, weil das Einkommen des Arbeitnehmers die Einkommensgrenze übersteigt. Spart der Arbeitnehmer über diesen Höchstbetrag hinaus, erhält er also für die zusätzliche Sparsumme keine Sparzulagen. Neben der Sparform in vermögenswirksamen Sparverträgen werden seit 1999 auch Beteiligungen (z. B. Aktien) separat bis zur Höhe von 400 € jährlich mit 18 % Zulage (West) bzw. 22 % (Ost) gefördert. Ein westdeutscher Arbeitnehmer, der beide Sparformen voll nutzt (Bausparen und Erwerb von Beteiligungen), kann bis zu 114,30 € Sparzulage pro Jahr erhalten, ein ostdeutscher Arbeitnehmer bis zu 130,30 €. Seit 1994 wird die Sparzulage erst nach Ablauf der Sperrfrist ausgezahlt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer die Gewährung der Sparzulage wie bisher im Rahmen seiner EinkommensteuerErklärung beantragen muss. Sie wird ihm jedoch erst nach Ablauf der Sperrfrist (in der Regel 7 Jahre) ausgezahlt. Wurden die vermögenswirksamen Leistungen auf einen Bausparvertrag eingezahlt und wird dieser zugeteilt, so wird die Sparzulage bei Zuteilung des Bau-
165
D
Die Lohnabrechnung
sparvertrags ausgezahlt. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Sparzulage, muss er sich die Höhe des Anlagebetrages von seinem Kreditinstitut bescheinigen lassen. Vermögenswirksame Leistungen nach dem 5. Vermögensbildungsgesetz können von allen Arbeitnehmern im Sinne des Arbeitsrechts erbracht werden, gleichgültig, ob sie beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtig sind. Der Arbeitnehmer kann vermögenswirksame Leistungen auf Verträge anlegen lassen, die von seinem Ehegatten abgeschlossen wurden. Dies gilt auch für Verträge von Kindern des Arbeitnehmers, solange die Kinder zu Beginn des Kalenderjahres, in dem die vermögenswirksame Leistung erbracht wird, das 17. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Der Arbeitgeber darf also in den genannten Fällen die vermögenswirksamen Leistungen seines Arbeitnehmers auf Verträge überweisen, die auf den Namen des Ehegatten oder eines Kindes lauten. Fahrgeld Wird Fahrgeld als Ersatz für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem privaten PKW gewährt, ist es seit 2004 steuerund sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann das Fahrgeld jedoch insoweit mit 15 % pauschal versteuern, wie der Arbeitnehmer Werbungskosten in seiner EinkommensteuerErklärung geltend machen kann. Dies Regelung des § 40 EStG wurde mit § 9 EStG ab 1.1.2007 weiter eingeschränkt. Der Arbeitgeber kann nur noch dann eine pauschale Versteuerung vornehmen, wenn die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 20 Kilometer übersteigen. Das bedeutet, der Arbeitnehmer kann in 2007 für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ab dem 21. Kilometer pro km folgende Werbungskosten geltend machen: pro km 0,30 € Für Arbeitswege bis 20 Kilometer ist keine Pauschalversteuerung möglich. Zusätzlich gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ein Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr als Werbungskostenansatz. Die Werbungskosten sind mit der Anzahl Arbeitstage pro Monat zu multiplizieren. Der sich ergebende Betrag ist die Obergrenze für das Fahrgeld, wenn es pauschal versteuert werden soll. Wird ein höheres
166
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
D
Fahrgeld bezahlt, unterliegt der übersteigende Betrag der Lohnsteuer entsprechend der Monatslohnsteuertabelle. Würde Frau Waldmann im Beispiel kein Fahrgeld für den Weg zur Arbeit erhalten, könnte sie arbeitstäglich folgende Werbungskosten in der Einkommensteuer-Erklärung geltend machen. 27 km 20 km
= 7 km
7 km à 0,30 €
= 2,10 €
Bei täglicher Nutzung des Fahrzeugs kann von 15 Arbeitstagen im Monat ohne weiteren Nachweis ausgegangen werden. Somit können im Beispiel monatlich 31,50 € als Werbungskosten geltend gemacht werden. Zahlt der Arbeitgeber Fahrgeld für Fahrten mit dem privaten PKW kann er genau diesen Betrag mit 15 % Pauschalsteuer der Lohnsteuer unterziehen. Übersteigt der Fahrgeldzuschuss die potentiellen Werbungskosten, ist die Differenz wieder dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen. Kann der Arbeitgeber, zum Beispiel durch einen Zeitnachweis, nachweisen dass an mehr als 15 Tagen im Monat gearbeitet wurde, ist eine höhere Pauschalierung (z. B. 18 Tage) möglich. Aus der Aufzeichnung müssen jedoch Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstige Fehlzeiten hervorgehen. Im Beispiel erhält Frau Waldmann 54,00°€ davon können 31,50°€ pauschal versteuert werden, die restlichen 22,50 € sind lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Wird der Werbungskostenanteil des Fahrgeldzuschusses durch den Arbeitgeber pauschal versteuert, ist dieser Betrag von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Im Beispiel wird das Fahrgeld pauschal versteuert. Bei einer pauschalen Versteuerung entstehen zunächst als Arbeitgeberbelastung zusätzlich: Pauschale Lohnsteuer
4,72 €
Pauschale Kirchensteuer
0,30 €
Pauschaler Solidaritätszuschlag
0,25 €
Summe Pauschalsteuern
5,27 €
167
D
Die Lohnabrechnung
Im Gegenzug spart der Arbeitgeber bei einer pauschalen Versteuerung den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen auf den Betrag des pauschal versteuerten Fahrgelds: Krankenversicherung
(½ x 13,5 % von 31,50 €)
2,13 €
Pflegeversicherung
(½ x 1,7 % von 31,50 €)
0,27 €
Rentenversicherung
(½ x 19,9 % von 31,35 €)
3,13 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 31,50 €)
0,66 €
Summe Arbeitgeberanteil Sozialversicherung
6,19 €
Zusätzlich hat der Arbeitgeber die Möglichkeit die pauschalen Steuern im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer zu überwälzen. In diesem Fall wird der Gesamtbetrag von 5,27°€ als Nettoabzug vom Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter abgezogen.
5.3
Sozialversicherungsbeiträge
Die Zuschüsse zur Vermögensbildung durch den Arbeitgeber und der Zuschuss zum Fahrgeld unterliegen den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Der Fahrgeldzuschuss ist nur in Höhe des steuerpflichtigen Anteils beitragspflichtig. Die Beiträge zu den Sozialversicherungen ergeben sich als prozentualer Anteil vom Arbeitsentgelt. Im Unterschied zu den steuerlichen Abzügen ist dem Arbeitnehmer nur der halbe Beitrag vom Bruttolohn abzuziehen. Die zweite Hälfte muss der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn leisten. Eine Ausnahme von dieser Regelung besteht bei der Pflegeversicherung im Bundesland Sachsen. In Sachsen übernimmt der Arbeitgeber nur 0,35 % statt 0,85 % als Pflegeversicherungsbeitrag. Der Arbeitnehmer trägt also rund 80 % des Beitrages (1,35 % vom Arbeitsentgelt) selbst. Eine weitere Ausnahme besteht in der Pflegeversicherung seit 1.1.2005. Kinderlose Arbeitnehmer müssen einen Zuschlag von 0,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts als Zuschlag zur Pflegeversicherung entrichten, sofern sie 23 Jahre oder älter sind und nach 1940 geboren wurden. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer – ein Arbeitgeberanteil besteht nicht. Keine Beitragspflicht besteht, wenn der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist oder nachweisen kann, dass er Kinder bzw. Adoptivkinder hat oder hatte. Die Nachweispflicht obliegt dem Arbeitnehmer, ohne Nachweis muss
168
Erhält der Arbeitnehmer VWL oder Fahrgeld?
D
der Arbeitgeber den Zuschlag zur Pflegeversicherung berechnen und abführen. Für Arbeitnehmer, unter 23 Jahre oder im laufenden Abrechnungsmonat Eltern geworden sind, gilt die Befreiung von Zuschlagspflicht ab dem Monat des Nachweises. Seit 1.7.2005 ist für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer auch der Zuschlag zur Krankenversicherung in Höhe von 0,9 % des krankenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts zu berechnen. Dieser Zuschlag entsteht nur als Arbeitnehmeranteil – es gibt kein Arbeitgeberzuschlag. Der pauschal versteuerte Anteil des Fahrgelds unterliegt nicht den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Es entstehen weder ein Arbeitgeber- noch ein Arbeitnehmeranteil. Auf den steuerpflichtige Teil des Fahrgelds in Höhe von 22,50°€ sind Beiträge zu allen Zweigen der Sozialversicherung zu entrichten. Ausnahmen bestehen, wenn der Arbeitnehmer in einem oder mehreren Versicherungszweigen von der Beitragspflicht befreit ist – z. B. Arbeitnehmer über 65 Jahre. Auf das steuerpflichtige Fahrgeld entstehen für den Arbeitgeber zusätzlich 4,42°€ Sozialversicherungsbeiträge als Arbeitgeberbelastung.
5.4
Gesamtabrechnung
Die Überweisung der Sparrate an die Bausparkasse erfolgt in der Regel zusammen mit dem Zahllauf der Lohnzahlung. Der Arbeitnehmer muss das bestehen eines vermögenswirksamen Sparvertrages nachweisen. Die Aufteilung des Fahrgeld in steuerpflichtig und pauschal versteuert muss mit dem Mitarbeiter geklärt werden. Die Abwälzung der pauschalen Steuern auf den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber entscheiden. Der Arbeitnehmer hat jedoch einen Anspruch auf eine Abrechnung der Brutto – Nettobezüge. Auf Wunsch des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Abrechnung und die Zusammensetzung der Abzüge zu erläutern. Wird das Fahrgeld pauschal versteuert ist der pauschale Anteil in Zeile 18 auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers getrennt auszuweisen. Zusätzlich zum Bruttolohn, dem Zuschuss zur Vermögensbildung und dem Fahrgeldzuschuss entstehen bei einer pauschalen Versteuerung des Fahrgelds folgende Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen:
169
D
Die Lohnabrechnung Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 1.936,50 €) Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 1.936,50 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 1.936,50 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 1. 1.936,50 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
130,71 € 16,46 € 192,68 € 40,67 € 380,52 €
Beachten Sie In den Sozialversicherungsbeiträgen für den Arbeitgeber ist nicht der Zuschlag für die Pflegeversicherung enthalten. Dieser ist nur vom Ar beitnehmer zu tragen.
Für den Arbeitgeber ergibt sich im Beispiel folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 1.945,00 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.945,00 €) = Gesamtbelastung
1.968,00 € 380,52 € 36,96 € 3,89 € 2.386,52 €
In der Arbeitgeberbelastung wird unterstellt, dass es sich um einen Betrieb mit nicht mehr als 30 in Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer handelt und die Umlage U1 zu entrichten ist. Diese entfällt für Betriebe mit mehr als 30 Vollzeitkräften. Der Beitragssatz zu den Umlagekassen ist ebenfalls ein Annahmewert. Er ist abhängig von der Krankenkasse bei der der Mitarbeiter krankenversichert ist. Für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe sind zusätzlich der Beitrag zur ZVK und die pauschale Lohnsteuer auf die Beiträge zu berücksichtigen. Neben der monatlichen Belastung fallen jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unter Umständen eine Schwerbehindertenabgabe an. Übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuern auf das Fahrgeld, entstehen zusätzlich als Arbeitgeberbelastung 15 % pauschale Lohnsteuer auf den Betrag des Fahrgelds sowie 5,5 % Solidaritätszuschlag auf den Betrag der pauschalen Lohnsteuer. Bei Kirchensteuerpflicht können zwischen 4 % – 7 % pauschale Kirchensteuer auf den Betrag der Pauschalsteuer als zusätzliche Belastung entstehen. Diese pau-
170
Hat der Arbeitnehmer Kinder?
D
schalen Steuern könnten jedoch durch einen Nettoabzug auf den Arbeitnehmer überwälzt werden.
6
Hat der Arbeitnehmer Kinder?
Hat der Arbeitnehmer Kinder und sind diese im Abschnitt I auf der Lohnsteuerkarte eingetragen, müssen die Kinderfreibeträge bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages berücksichtigt werden. Seit dem 1.1.2002 dürfen für jedes Kind monatlich 304 € vom steuerpflichtigen Arbeitslohn abgezogen werden. Freibeträge für Kinder sind seit dem 1.1.1996 jedoch nicht mehr bei der Ermittlung der Lohnsteuer zu berücksichtigen. Durch diese Regelung lassen sich bei steuerrechtlich eingetragenen Kindern die Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag nicht mehr direkt aus dem Betrag der Lohnsteuer errechnen. Für die Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages ist bei lohnsteuerlich bescheinigten Kindern eine „Schattenrechnung“ unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge durchzuführen. Auf die fiktive Lohnsteuer, unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge, sind dann der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % und die Kirchensteuer mit 8 % bzw. 9 % zu bilden. Beispiel Frau Monika Waldmann hat Steuerklasse III und zwei Kinder auf der Steuerkarte eingetragen. Das monatliche Bruttogehalt beträgt 1.900 €. Außerdem zahlt der Arbeitgeber ihr einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen. Er überweist den monatlichen Eigenanteil von 26 € zusammen mit dem Zuschuss an die Bausparkasse. Der Betrag wird gleich vom Nettoverdienst abge zogen. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK) krankenversichert, mit einem angenommenen Beitragssatz von 13,5 %. Sie gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensge meinschaft an und der Firmensitz ist in BadenWürttemberg. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil. Die Umlagen werden mit 1,9 % in der Umlagekasse U1 und 0,2 % in der Umlage kasse U2 angenommen.
171
D
Die Lohnabrechnung
6.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn
1.900,00 € 14,00 € 1.914,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
1.914,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
1.914,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 1.914 € bei Steuerkl. III) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer = Summe steuerrechtliche Abzüge
27,16 € 0,00 € 0,30 € 27,46 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 1.914,00 €)
129,20 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 1.914,00 €)
17,23 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 1.914,00 €)
16,27 €
Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 1.914,00 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 1.914,00 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
190,44 € 40,19 € 393,33 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
1.914,00 € 27,46 € 393,33°€ 40,00 € 1.453,21 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 1.914,00 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.914,00 €) = Gesamtbelastung
1.914,00 € 376,10 € 36,37 € 3,83 € 2.330,30 €
In der Entgeltabrechnung ist für die Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages eine Schattenrechnung auf Basis des um zwei Kinderfreibeträge gekürzten Arbeitslohns durchzuführen.
172
Hat der Arbeitnehmer Kinder?
6.2
D
Steuerliche Abzüge
Kirchensteuer Die Kirchensteuer ergibt sich als Prozentsatz auf den Betrag der Lohnsteuer. Die Höhe richtet sich nach dem Bundesland des Firmensitzes, im Beispiel Baden-Württemberg (8 %). Grundsätzlich wären als Kirchensteuer anzusetzen: Betrag der Lohnsteuer
x
Kirchensteuersatz
= Kirchensteuer
27,46 €
x
8%
2,19 €
Für die Ermittlung der Kirchensteuer sind Steuerfreibeträge für Kinder zu berücksichtigen. Der Ansatz von Kinderfreibeträgen richtet sich nach den auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Kindern. Für jedes Kind kann pro Jahr ein Kinderfreibetrag von 3.648 € berücksichtigt werden. Pro Monat ergibt sich somit bei zwei Kindern ein Freibetrag von 608 € [(3.648 € : 12) x 2)]. Der Freibetrag kann nicht rückwirkend für beschäftigungslose Monate geltend gemacht werden. Eine Verrechnung erfolgt im Rahmen des Einkommensteuerjahresausgleichs. Der Kinderfreibetrag ist für die Berechnung der Kirchensteuer vom Arbeitslohn abzuziehen. Nur der sich ergebende „fiktive Arbeitslohn“ wird dann der Lohnsteuer unterworfen. Im Beispiel ist also zunächst die Lohnsteuer für einen fiktiven Arbeitslohn von 1.306 € (1.914 € – 608 €) bei Steuerklasse III zu ermitteln. Nach der Monatslohnsteuertabelle fällt für diesen Arbeitslohn in Steuerklasse III keine Lohnsteuer und somit auch keine Kirchensteuer an. In verschiedenen Bundesländern, darunter Baden-Württemberg, gibt es eine weitere kirchensteuerliche Besonderheit – eine Mindestkirchensteuer. Die Mindestkirchensteuer wird in diesen Ländern immer dann erhoben, wenn die sich aus der Lohnsteuer ergebende Kirchensteuer unter einem Mindestbetrag liegt. Dies gilt auch, wenn sich aufgrund von Kinderfreibeträgen keine „fiktive Lohnsteuer“ und somit keine Kirchensteuer ergibt. In den Bundesländern BadenWürttemberg, Hamburg, Niedersachsen, Sachsen, SchleswigHolstein und Thüringen liegt dieser Mindestbetrag bei 0,30 € pro Monat, im Bundesland Hessen 0,15 € pro Monat. Im Beispiel ist also statt einer Kirchensteuer von 0 € der Mindestbetrag von 0,30 € an-
173
D
Die Lohnabrechnung
zusetzen. Eine zusätzliche Besonderheit besteht in den Bundesländern Hessen und Hamburg. In diesen Bundesländern ist die Mindestkirchensteuer nur dann zu erheben, wenn die sich unter Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen ergebende Lohnsteuer größer als 0 € ist. Solidaritätszuschlag Auch für den Solidaritätszuschlag gilt, wie für die Kirchensteuer, dass Kinderfreibeträge bei der Berechnung zu berücksichtigen sind. Im Beispiel ergibt sich unter Berücksichtigung von zwei Kinderfreibeträgen ein „fiktiver Arbeitslohn“ von 1.306 € (1.914 € – 608 €). In der Steuerklasse III beträgt die Lohnsteuer nach der Monatslohnsteuertabelle 0 €, und somit fällt kein Solidaritätszuschlag an. Bei der Ermittlung des Solidaritätszuschlages gilt es ebenfalls Besonderheiten zu berücksichtigen. Solidaritätszuschlag wird erst dann erhoben, wenn die sich aus dem fiktiven Arbeitslohn ergebende Lohnsteuer einen bestimmten Betrag übersteigt. Zusätzlich ist dieser Grenzbetrag von der Lohnsteuerklasse abhängig. Die Abbildung 14 zeigt die Grenzbeträge abhängig von der Steuerklasse. Steuerklasse I, II, IV, V, VI
Steuerklasse III
81,00 € monatliche Lohnsteuer
162,00 € monatliche Lohnsteuer
2,70 € tägliche Lohnsteuer
5,40 € tägliche Lohnsteuer
Abb. 14: Grenzen (Nullzone) für den Solidaritätszuschlag
Der Bereich von 0 € Lohnsteuer bis zum Grenzbetrag wird Nullzone genannt. Liegt die Lohnsteuer unter Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen in der Nullzone, fällt kein Solidaritätszuschlag an, obwohl vom Arbeitnehmer Lohnsteuer gezahlt werden muss. Die tägliche Lohnsteuerberechnung bzw. der tägliche Grenzbetrag ist anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer kürzer als einen Kalendermonat beschäftigt war bzw. während eines Kalendermonats in das Unternehmen ein- oder austritt. In diesem Fall ist der Grenzbetrag mit der Anzahl der beschäftigten Kalendertage des Abrechnungsmonats zu multiplizieren.
174
Hat der Arbeitnehmer Kinder?
D
Beispiel Durch den Eintritt zum 5 des laufenden Monats hatte Frau Wald mann im aktuellen Monat nur 25 Steuertage. Sie hat Steuerklasse III und keine Kinder. Bei einem Gehalt von 2.200 € ergibt sich folgende Berechnung des Solidaritätszuschlags: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt
=
2.200,00 €
Lohnsteuer bei Steuerkl. III/keine Kinder/25 Steuertage
140,25 €
Steuerfreigrenze für Solidaritätszuschlag bei 25 St.Tagen
135,00 €
Solidaritätszuschlag
1,05 €
Im Beispiel ergibt sich die Freigrenze aus 5,4 € pro Tag mal 25 Steuertage. Wären zusätzlich Kinder zu berücksichtigen, ist zu nächst die „fiktive Lohnsteuer“ unter Berücksichtigung der Kin derfreibeträge zu ermitteln und darauf ist dann die „Freigrenze“ anzuwenden.
Übersteigt die einzubehaltende Lohnsteuer die oben genannten Freigrenzen, so wird der Solidaritätszuschlag nicht sofort in voller Höhe erhoben. Nach § 3 Abs. 5 des Solidaritätszuschlagsgesetzes gilt vielmehr eine Gleitregelung. In einem Übergangsbereich darf der Solidaritätszuschlag 20 % der Differenz zwischen der Lohnsteuer und der Freigrenze nicht übersteigen. Der Übergangsbereich wird oft als Einschleifungsbereich bezeichnet. Im Beispiel liegt die Lohnsteuer mit 140 € über dem anteiligen Freibetrag von 135 €. Der Solidaritätszuschlag ermittelt sich dann aus: 5,5 % Solidaritätszuschlag auf 140,25 € 7,71 € höchstens jedoch 20 % von (140,25 € 135 € ) 1,05 €
Auf die Lohnsteuer von 140,25 € wäre also nicht ein Solidaritätszuschlag von 7,71 € zu erheben, sondern nur von 1,05 €. Bei der Berechnung des Solidaritätszuschlages bleiben nach § 4 Satz 2 Solidaritätszuschlagsgesetz Cent-Bruchteile unberücksichtigt. Beachten Sie Die Werte im Beispiel beziehen sich auf einen anteiligen Abrech nungsmonat. Ist der Arbeitnehmer den gesamten Monat durchgängig beschäftigt, sind die monatlichen Freigrenzen für den Solidaritätszu schlag zu berücksichtigen.
175
D
Die Lohnabrechnung
6.3
Sozialversicherungsbeiträge
Kinderfreibeträge haben keinerlei Auswirkungen auf das beitragspflichtige Arbeitsentgelt und somit auch nicht auf die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Gesamtbeiträge zur Kranken-, Pflege- Renten- und Arbeitslosenversicherung werden je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber getragen. In der Entgeltabrechnung wird nur der Arbeitnehmeranteil ausgewiesen. Seit 1.7.2005 ist in der Krankenversicherung ein Zuschlag für Zahnersatz und Krankengeld zu berücksichtigen. Den Zuschlag von 0,9 % des Arbeitsentgelts trägt der Arbeitnehmer alleine. Der Arbeitgeber hat somit einen um 0,9 % geringeren Sozialversicherungsbeitrag als der Arbeitnehmer. Der Gesamtbeitrag aus Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil erscheint auf dem Beitragsnachweis und wird im Zahlungsverkehr an die Krankenkasse berücksichtigt. Ein Zuschlag zur Pflegeversicherung ist auf Grund der zwei Kinder auf der Lohnsteuerkarte nicht zu berücksichtigen. Wäre der Arbeitnehmer kinderlos, müsste zusätzlich 0,25 % des Arbeitsentgelts als Zuschlag zur Pflegeversicherung berechnet werden. Dieser Zusatzbeitrag entsteht nur für den Arbeitnehmer – ein Arbeitgeberanteil ist nicht zu ermitteln.
6.4
Gesamtabrechnung
Der Arbeitgeber überweist den Sparbetrag zur Vermögensbildung zusammen mit seinem Zuschuss an die Bausparkasse. Den Gesamtbetrag von 40 € zieht er im Beispiel direkt vom Auszahlungsbetrag ab. Seit dem 1.1.1999 wird das Kindergeld nicht mehr durch den Arbeitgeber ausgezahlt. Arbeitnehmer mit Kindern erhalten von der Kindergeldkasse eine Aufforderung zur Angabe der Bankverbindung, auf die das Kindergeld direkt überwiesen wird. Außerdem wurde das Kindergeld zum 1.1.2002 für das erste und zweite Kind um 16 € auf 154 € erhöht. Die Höhe des Kindergeldes beträgt:
176
Hat der Arbeitnehmer Kinder? Kinder
Kindergeld von der Kindergeldkasse
1. Kind
154 €
2. Kind
154 €
3. Kind
154 €
4. Kind und jedes weitere
179 €
D
Tab. 17: Kindergeld pro Kind
Das Kindergeld wird ab 2007 nur noch bis zum 25. Lebensjahr gewährt. Ab 2007 wird zusätzlich ein einkommensabhängiges Elterngeld gezahlt. Dafür entfällt ab 2007 das bisherige Erziehungsgeld von 300 Euro, das bisher an einkommensschwache Eltern bis zu 24 Monate gezahlt wurde. Das Elterngeld wird an Vater und Mutter für maximal 14 Monate gezahlt, beide können den Zeitraum frei untereinander aufteilen. Ein Elternteil kann höchstens zwölf Monate allein nehmen, zwei weitere Monate sind als Option für den anderen Partner reserviert. Ersetzt werden 67 Prozent des wegfallenden bereinigten Nettoeinkommens, maximal 1.800 Euro im Monat. Das Mindestelterngeld, das Eltern erhalten, die vor der Geburt des Kindes nicht erwerbstätig waren, beträgt 300 Euro. Zuständige Antragsstelle ist in der Regel das Einwohnermeldeamt. In der Arbeitgeberbelastung sind zusätzlich die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 berücksichtigt. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 in Vollzeit beschäftigte Personen, entfällt die U1 Umlage als Arbeitgeberbelastung. Seit 2006 ist jedoch die U2 Umlage für alle Mitarbeiter zu ermitteln und der zuständigen Annahmestelle zu melden. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen unterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Die Werte im Beispiel sind Annahmewerte. Zusätzlich fallen für Arbeitnehmer im Bau- und im Baunebengewerbe Beiträge zur ZVK und die pauschale Lohnsteuer auf die Beiträge an. Neben der monatlichen Belastung fallen jährliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft und unter Umständen eine Schwerbehindertenabgabe an.
177
D
Die Lohnabrechnung
7
Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?
Ist der Lohnzahlungszeitraum der Kalendermonat, bleibt es für die Lohnsteuerberechnung ohne Bedeutung, ob dieser 28, 29, 30 oder 31 Kalendertage hat. Die Lohnsteuer bemisst sich nach einem Zwölftel der Jahreslohnsteuertabelle (Monatstabelle), also nach 30 Steuertagen. Bei Ein- oder Austritt während des Lohnzahlungszeitraums verkürzt sich dieser entsprechend, und es entsteht ein Teillohnzahlungszeitraum. Die Lohnsteuer ergibt sich in diesem Fall aus der Zahl der verbleibenden Kalendertage des Monats. Ein Teillohnzahlungszeitraum bewirkt außerdem eine Verringerung der monatlichen Sozialversicherungstage. Entsprechend den Steuertagen ergeben sich bei Ein- oder Austritt während des Kalendermonats die Sozialversicherungstage aus der Anzahl „beschäftigter“ Kalendertage. Beachten Sie Bei Ein oder Austritt während des Monats ist für die Berechnung der Lohnsteuer nicht von 30 Steuertagen auszugehen, sondern von der Anzahl der Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer beschäftigt war. Entsprechend ist für die Ermittlung der Lohnsteuer nicht die Monats lohnsteuertabelle, sondern die Tageslohnsteuertabelle anzuwenden. Der Lohnzahlungszeitraum verkürzt sich jedoch nicht durch unbe zahlten Urlaub, Kurzarbeit, Streik, Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen, durch Mutterschutz oder Erziehungsurlaub. Beispiel Frau Monika Waldmann beginnt ein neues Arbeitsverhältnis. Laut Arbeitsvertrag ist der erste Arbeitstag nach „Heilige drei Könige“, also am 8.1.2007. Vertraglich wird vereinbart, dass Frau Waldmann im Januar das volle Bruttogehalt in Höhe von 1.900 € erhält. Außerdem gewährt ihr der Arbeitgeber einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen. Der Arbeitgeber überweist der Bausparkasse den Gesamtbetrag zur VWL in Höhe von 40 €. Frau Waldmann ist bei einer gesetzli chen Krankenkasse (KK) pflichtversichert, der angenommene Beitragssatz liegt bei 13,5 %. Sie gehört einer kirchensteuerbe rechtigten Glaubensgemeinschaft an, ist nicht verheiratet und
178
Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?
D
hat keine Kinder. Der Firmensitz liegt in Sachsen. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/ U2 werden mit 1,9 % bzw. 0,2 % an genommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil.
7.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn
1.900,00 € 14,00 € 1.914,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
1.914,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
1.914,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 1.914 € bei Steuerkl. 1 / 24 Steu ertage) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer = Summe steuerrechtliche Abzüge
293,76 € 16,08 € 26,40 € 336,24 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 1.914,00 €)
129,20 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 1.914,00 €)
17,23 €
Pflegeversicherung (1,35 % von 1.914,00 €)
25,84 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.914,00 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 1.914,00 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 1.914,00 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
4,79 € 190,44 € 40,19 € 407,69 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn
1.914,00 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
336,24 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
407,69 €
– Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 1.130,07 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 1.914,00 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.914,00 €) = Gesamtbelastung
1.914,00 € 366,53 € 36,37 € 3,83 € 2.320,73 €
179
D
Die Lohnabrechnung
Die Beschäftigung von Frau Waldmann beginnt erst zum 8. des Monats. Somit wird die Lohnsteuer im Januar aus der Tageslohnsteuertabelle für die verbleibenden Kalendertage des Monats ermittelt. Im Beispiel ergeben sich 24 steuerpflichtige Kalendertage (31 Tage minus 7 Tage). Im Februar bemisst sich die Lohnsteuer trotz 28 Kalendertage an der Monatslohnsteuertabelle, sofern der Mitarbeiter durchgängig beschäftigt ist.
7.2
Steuerliche Abzüge
Lohnsteuer War ein Arbeitnehmer vom ersten bis zum letzten Tag eines Monats durchgehend beschäftigt, geht das Steuerrecht immer von 30 Steuertagen aus. In diesem Fall ist es für die steuerliche Berechnung unerheblich, ob der Monat nur 20 Arbeitstage hat oder ob es sich um einen Monat mit 31 Kalendertagen handelt. Bei Ein- oder Austritt während des Monats ist für die Berechnung der Lohnsteuer von den tatsächlichen Kalendertagen auszugehen. Ist der Arbeitnehmer also nicht den vollen Monat beschäftigt, wie im Beispiel von Frau Waldmann, hat dies zwei Wirkungen: ● Die Steuertage kürzen sich nach folgender Formel: Steuertage = Kalendertage des Monats - Kalendertage vor Eintritt des Arbeitnehmers. ● Die Lohnsteuer wird nicht nach der Monatslohnsteuertabelle, sondern nach der Tageslohnsteuertabelle ermittelt. Die Lohnsteuer auf den Arbeitslohn ist nach der Tageslohnsteuertabelle für 24 Steuertage zu bestimmen. Im Beispiel ergibt sich 1.914 : 24 = 76,75 € Bruttoverdienst pro Tag. Vergleicht man die Lohnsteuer lt. Tageslohnsteuertabelle im Beispiel mit der in der Monatstabelle, ergibt sich eine etwas höhere Lohnsteuer. Dies ist aber nicht weiter verwunderlich, da der gleiche Arbeitslohn in weniger Steuertagen erzielt wurde und somit ein höherer, fiktiver Arbeitslohn für den gesamten Monat mit einer entsprechend höheren Lohnsteuer entsteht. Wäre Frau Waldmann beispielsweise nicht später eingetreten, sondern vor dem Monatsende aus dem Unternehmen ausgeschieden,
180
Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?
D
würden sich die Steuertage um die verbleibenden Tage zwischen Austrittstag und Monatsende reduzieren. Beispiel Wenn der Austritt zum 20.2.2007 erfolgt, dann wären für den Februar 20 Steuertage anzusetzen.
Kirchensteuer Auch für die Kirchensteuer ist analog zur Lohnsteuer im Beispiel die Tageslohnsteuertabelle anzuwenden. Bei einem Arbeitslohn von 1.914 € ergibt sich bei 24 Steuertagen ein Tageslohn von 76,75 €. Entsprechend der Tagestabelle ist darauf bei Steuerklasse I eine Lohnsteuer von 12,24 € pro Tag zu zahlen. Die Kirchensteuer ergibt sich nun aus 9 % (Sachsen) von 12,24 € (1,10 €) multipliziert mit der Anzahl der Steuertage (24 Tage). Bei der Ermittlung der Kirchensteuer bleiben Bruchteile von Cent nicht berücksichtigt. Der Prozentsatz der Kirchensteuer richtet sich nach dem Bundesland des Firmensitzes – im Beispiel 9 % in Sachsen. Solidaritätszuschlag Wie bei der Lohnsteuer ist für den Solidaritätszuschlag die Tageslohnsteuertabelle anzuwenden. Der Solidaritätszuschlag ergibt sich im Beispiel aus 5,5 % von 12,24 € (0,67 €) x 24 Steuertage. Auch bei Teillohnzahlungszeiträumen ist die Freigrenze für den Solidaritätszuschlag zu berücksichtigen. Sie ergibt sich als 1/30 des jeweiligen Monatswertes. Bei Steuerklasse I liegt die Freigrenze bei 2,70 € Lohnsteuer pro Tag. Für die Prüfung des Übergangsbereiches (Einschleifungsbereich) ist folgende Vergleichsrechnung anzustellen:21 5,5 % Solidaritätszuschlag von 12,24 € höchstens jedoch 20 % von (12,24 € – 2,70 €)
= 0,67 € = 1,90 €
Im Beispiel liegt der Höchstbetrag des Übergangsbereiches (1,90 € pro Tag) über dem tatsächlichen Solidaritätszuschlag (0,67 € pro Tag). Somit sind als Solidaritätszuschlag 16,08 € (24 x 0,67 €) anzusetzen.
21
Vgl. Kapitel D 3 unter dem Stichwort „Solidaritätszuschlag“.
181
D
Die Lohnabrechnung
Beachten Sie Hat ein Arbeitnehmer wegen Krankheit, Urlaub, Streik, unerlaubtem Fernbleiben o. Ä. nicht den vollen Monat gearbeitet, kommt es nicht zu einer Kürzung der Steuertage. Eine Kürzung tritt nur dann ein, wenn der Arbeitnehmer nach dem Monatsbeginn in die Firma eintritt oder vor Monatsende aus dem Unternehmen ausscheidet.
Hat der Arbeitnehmer Kinder, ist zusätzlich für die Berechnung des Solidaritätszuschlages der Kinderfreibetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel D 6.2).
7.3
Sozialversicherungsbeiträge
Einstellung oder Ausscheiden während des Kalendermonats verringert entsprechend den Steuertagen auch die Sozialversicherungstage (SV-Tage). Hat der Arbeitnehmer in einem Monat weniger als 30 SV-Tage, ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze (BBG) zu berücksichtigen. Die BBG ist der Höchstbetrag des Arbeitsentgeltes, von dem Beiträge zu den Sozialversicherungen berechnet werden. Für über der BBG liegende Teile des Arbeitsentgeltes sind keine Beiträge zu erheben und abzuführen. Die Jahresbeitragsbemessungsgrenze (JBBG) liegt für die Renten- und Arbeitslosenversicherung (RV/ALV) bei 63.000 € (54.600 € in den neuen Bundesländern), für die Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV) bei 42.750 €. Aus der Jahresbeitragsbemessungsgrenze lässt sich die entsprechende Tagesgrenze nach folgender Formel ermitteln: Tagesbeitragsbemessungsgrenze (TBBG)
=
JBBG 360
Wie das Steuerrecht geht das Sozialversicherungsrecht von 360 Sozialversicherungstagen pro Jahr aus. Besteht das Beschäftigungsverhältnis nicht den durchgehenden Kalendermonat, ist für die BBG die Tagesgrenze mit der Anzahl Kalendertage zu multiplizieren, an denen das Arbeitsverhältnis bestand. Im Beispiel bestand das Arbeitsverhältnis an 24 Kalendertagen und entsprechend liegt die Grenze, bis zu der Arbeitsentgelt beitragspflichtig ist, bei 3.640 € für die RV/ALV (Grenze Ost) und 2.850 € für die KV/PV.
182
Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats angefangen?
D
Beispiel Frau Waldmann tritt am 8.1.2007 in die Firma ein. Angenommen ihr laufendes Gehalt beträgt nicht 1.900 € sondern 4.800 € pro Monat. Für den Monat Januar erhält sie ihr anteilig auf 24 Tage umgerech netes Gehalt von 3.840 €. Die Firma liegt in Sachsen, es gelten also die Bemessungsgrenzen Ost in der Renten und Arbeitslosenversi cherung. Für die Berechnung der Beiträge zu den Sozialversicherungen ist von folgenden Grenzen auszugehen: BBG in der RV/ALV (TBBG x 24 Tage) 3.640,00 € BBG in der KV/PV (TBBG x 24 Tage) 2.850,00 € Im Beispiel von Frau Waldmann würden sich bei einem anteilig laufenden Bruttolohn von 3.840 € folgende Beiträge (Arbeit nehmeranteil) ergeben: Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.850 €)
192,38 €
+
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.850 €)
25,65 €
+
Pflegeversicherung (1,35 % von 2.850 €)
38,48 €
+
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.850 €)
+
Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 3.640€)
+
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 3.640€)
=
Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
7,13 € 362,18 € 76,44 € 702,26 €
Das anteilige beitragspflichtige Entgelt ist auf Basis der Beitragsbe messungsgrenze Ost (54.600 €) zu ermitteln und liegt bei 2.850 € in der Kranken und Pflegeversicherung. In der Renten und Arbeits losenversicherung unterliegen für 24 Kalendertage maximal 3.640 € den Beiträgen. Somit ergibt sich das von 3.840 € anteiligem Ar beitsentgelt für Januar nur 2.850 € der Kranken und Pflegeversi cherung unterliegen und 3.640 € der Renten und Arbeitslosenversi cherung. Bei der Ermittlung des Zuschlags zur Pflegeversicherung wird davon ausgegangen, dass Frau Waldmann keine Kinder und keine Adoptivkinder hat oder hatte.
Im Bundesland Sachsen gilt es eine weitere Besonderheit zu beachten. In Sachsen trägt der Arbeitgeber nur 0,35 % von den 1,7 % Beitrag zur Pflegeversicherung. In der Pflegeversicherung gilt in diesem Bundesland also nicht der Halbteilungsgrundsatz. Entsprechend wurde im Beispiel von Frau Waldmann die Pflegeversicherung nicht aus 0,85 % x 1.914 € ermittelt, sondern aus 1.35 % x
183
D
Die Lohnabrechnung
1.914 €. Ebenfalls ist der erhöhte Prozentsatz auf die anteilige Beitragsbemessungsgrenze anzuwenden. Beachten Sie Liegt das beitragspflichtige Arbeitsentgelt unter der Beitragsbemes sungsgrenze für die Kranken und Pflegeversicherung, hat eine Kür zung der Sozialversicherungstage keine direkten Auswirkungen auf die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Die anteilige Bei tragsbemessungsgrenze bei weniger als 30 SVTagen ist nur bei einer Überschreitung einer oder beider BBGs von Bedeutung.
7.4
Gesamtabrechnung
Der Arbeitgeber überweist den Sparbetrag zur Vermögensbildung zusammen mit seinem Zuschuss der Bausparkasse. Der Gesamtbetrag von 40 € wird direkt vom Auszahlungsbetrag abgezogen (Nettoabzug). Der im Vergleich zur Monatstabelle höhere Steuerbetrag gilt nur für den Eintrittsmonat. Für die Berechnung der Beiträge zur Sozialversicherung ist die anteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. Das Entgelt von Frau Waldmann liegt jedoch unter dieser Grenze, so dass die TBBG keine Rolle spielt. Aus der Gesamtabrechnung ergibt sich für den Arbeitgeber folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 1.914,00 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.914,00 €) = Gesamtbelastung
1.914,00 € 366,53 € 36,37 € 3,83 € 2.320,73 €
Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ist aufgrund des Fehlens des Zuschlags zur Pflegeversicherung und des Zusatzbeitrags zur Krankenversicherung geringer als der Arbeitnehmeranteil. In der Arbeitgeberbelastung sind zusätzlich die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 berücksichtigt. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 in Vollzeit beschäftigte Personen, entfällt die U1 Umlage als Arbeitgeberbelastung. Seit 2006 ist jedoch die U2 Umla-
184
Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen?
D
ge für alle Mitarbeiter zu ermitteln. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen unterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Zur Gesamtarbeitgeberbelastung sind noch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, unter Umständen die Schwerbehindertenabgabe und im Bau und Baunebengewerbe die Beiträge zur ZVK zu rechnen.
8
Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, für gesetzliche Feiertage den Arbeitslohn so fortzuzahlen, wie an diesem Tag ohne Feiertag zu arbeiten gewesen wäre - Lohnausfallprinzip. Für Arbeitnehmer mit einem festen monatlichen Gehalt wird der Feiertag ohne Gehaltsabzug bezahlt. Arbeitnehmer die auf Stundenlohnbasis vergütet werden, sind so zu stellen, als wäre am Feiertag gearbeitet worden. Insbesondere sind in den so genannten Feiertagslohn ● Zulagen und Schichtzuschläge (z. B. Erschwerniszulage), ● ausgefallene Überstunden, ● durchschnittliche Akkord- und Prämienleistungen, ● Krankstunden, ● Urlaubsstunden mit einzurechnen. Den Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben nach § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) alle Arbeitnehmer, also auch Aushilfen und Teilzeitkräfte. Die gesetzlichen Feiertage ergeben sich aus den Bundes- und Ländervorschriften zur Feiertagsregelung. Arbeiten Mitarbeiter zu unüblichen Tageszeiten (nach 20 Uhr bis 6 Uhr) oder an Sonn- und Feiertagen, können zum Ausgleich steuerfreie Zuschläge zusätzlich zum (fortgezahlten) Grundlohn gezahlt werden. Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sind jedoch nicht unbegrenzt steuerfrei. § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) regelt die steuerfreien Höchstgrenzen für Arbeit zu ungünstigen Arbeitszeiten. Zahlt der Arbeitgeber Zuschläge über die Höchstgrenzen hinaus, ist der übersteigende Zuschlag dem laufenden Arbeitslohn zuzurechnen und unterliegt der normalen Besteuerung sowie den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Treten mehrere steuerbegünstigte Umstände zusammen (z. B. Nachtarbeit am Sonntag),
185
D
Die Lohnabrechnung
dürfen die steuerfreien Höchstgrenzen zum Teil addiert werden. Zahlt der Arbeitgeber hingegen Zuschläge für Mehrarbeit (Überstunden), die nicht nachts oder an Sonn- und Feiertagen geleistet werden, sind diese voll steuerpflichtig. Steuerfreie Zulagen zum Grundlohn sind von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Seit 1.1.2004 besteht eine Begrenzung steuerrechtliche Begrenzung der Nacht- Sonn- und Feiertagszuschläge. Die Steuerfreiheit der Zuschläge wurde auf ein monatliches Einkommen von 8.000 € bzw. 22 50 € Stundenlohn begrenzt. Übersteigt der steuerpflichtige Arbeitslohn eine dieser Grenzen, unterliegen Zuschläge für NachtSonn- und Feiertagsarbeit grundsätzlich der Lohnsteuer. Seit 1.7.2006 wurde die Sozialversicherungsfreiheit von Zuschlägen weiter eingeschränkt. Zuschläge für Sonn- Feiertags- und Nachtarbeit unterliegen den Beiträgen zu den Sozialversicherung sobald der durchschnittliche Stundenlohn 25 € übersteigt. Die Ermittlung des maßgeblichen Grundlohns orientiert sich am Steuerrecht. Hiernach handelt es sich um das laufende Arbeitsentgelt, das dem Arbeitnehmer für seine regelmäßige Arbeitszeit im jeweiligen Entgeltabrechnungszeitraum zusteht. Zum Grundlohn gehören auch die steuerfreien Beträge für eine Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds, auch soweit sie den Betrag von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung um bis zu 1.800 EUR übersteigen (§ 3 Nr. 63 EStG). Wird das laufende Arbeitsentgelt nicht auf Stundenbasis abgerechnet, sondern als Monatsentgelt gezahlt, ist es in einen Stundenlohn umzurechnen. Dazu muss zunächst aus der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers seine monatliche Stundenzahl ermittelt werden, in dem die wöchentliche Arbeitszeit mit dem Faktor 4,35 multipliziert wird. Anschließend ist das laufende monatliche Arbeitsentgelt durch die so ermittelte Stundenzahl zu teilen. Wird der Stundenlohn von 25 EUR überschritten, sind die Zuschläge, die auf den überschreitenden Teil des Stundenlohns entfallen, 22
186
Die Sozialversicherungsfreiheit der Zuschläge für Sonn- Feiertags- und Nachtarbeit soll ab 1.7.2006 auf 25 € pro Stundenlohn beschränkt werden. Arbeitnehmer mit einem höheren Grundlohn haben dann zwar noch Anspruch auf die Steuerfreiheit des Zuschlages, jedoch nicht mehr auf eine Beitragsfreiheit in der Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen?
D
gem. § 1 Satz 2 Arbeitsentgeltverordnung (ArEV) dem Arbeitsentgelt zuzurechnen und damit beitragspflichtig. Dieser Betrag kann ermittelt werden, indem der Differenzbetrag zwischen 25 € und dem tatsächlichen Stundenlohn mit dem für die geleistete Arbeit zu berücksichtigenden Wert nach multipliziert und dieses Produkt anschließend mit der Anzahl der Zuschlagsstunden multipliziert wird. Beispiel Monika Waldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt in Höhe von 4.300 €. Ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 38 Stunden. Sie hat im vergangen Monat 20 Überstunden in der Zeit von 20.00 Uhr bis 0.00 Uhr gearbeitet. Für diese Nachtar beitsstunde erhält sie einen Zuschlag in Höhe von 25 % auf den Stundenlohn. Die Mehrarbeit wird mit dem durchschnittlichen Stundensatz vergütet. Außerdem zahlt der Arbeitgeber ihr einen Zuschuss von 17,50 € zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Den Gesamtbetrag von 40 € überweist er an die Bauspar kasse und zieht ihn vom Nettoverdienst ab. Die Arbeitnehmerin ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK) krankenversichert (angenommener Beitragssatz 13,5 %) und gehört einer kirchen steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Der Firmensitz ist im Bundesland Bremen. Frau Waldmann hat Steuerklasse I und keine Kinder. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 werden mit 1,9 % bzw. 0,2 % angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlagerfahren U1 teil.
8.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Monatsstundenzahl (38 x 4,35)
165,30 Stunden
Durchschnittlicher Stundenlohn (4.317,50 € / 165,30)
26,12 €
Überstundenzuschlag (25 % von 26,12 €) Basis Arbeitslohn (4.300 € + 17,5 €)
6,53 € 4.317,50 €
+ Überstunden (20 x 26,12 €)
522,40 €
+ Überstundenzuschlag (20 x 6,35°€ steuerfrei)
130,60 €
= Bruttolohn
4.970,50 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
4.839,90 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
4.845,50 €
187
D
Die Lohnabrechnung Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle für 4.839,90 € bei Steuerklasse 1/ keine Kinder) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer Kammerbeitrag = Summe steuerrechtliche Abzüge
1.230,58°€ 67,68 € 110,75 € 7,25 € 1.416,26 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 3.562,50 €)
240,47 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 3.562,50 €)
32,06 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 3.562,50 €)
30,28 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.562,50 €)
8,91 €
Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 4.845,50 €)
482,13 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 4.845,50 €)
101,76 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
895,61 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
4.970,50 € 1.416,26 € 895,61 € 40,00 € 2.618,63 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 4.845,50 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 4.845,50 €) = Gesamtbelastung
4.970,50 € 854,64 € 92,06 € 9,69 € 5.926,89 €
Aus den Personalunterlagen von Frau Waldmann kann die regelmäßige Wochenarbeitszeit (38 Stunden) entnommen werden. Sie erhält ein monatliches Festgehalt, die Überstunden bzw. der Zuschlag auf die Überstunden werden jedoch auf Stundenbasis berechnet. Deshalb gilt es, zunächst den durchschnittlichen Stundenlohn zu ermitteln, um die Zuschläge entsprechend errechnen zu können. Bei einem monatlichen Lohnzahlungszeitraum ist die regelmäßige Wochenarbeitszeit mit dem Faktor 4,35 zu multiplizieren, um die durchschnittliche Monatsgesamtstundenzahl zu erhalten. Der Faktor 4,35 ist steuerrechtlich vorgegeben. Alternativ ist der Stunden-
188
Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen?
D
durchschnitt der vergangenen 3 Monate ohne Mehrarbeit (Überstunden) zulässig. Der durchschnittliche Stundenlohn wird ermittelt, indem der Arbeitslohn ohne Überstunden durch die Monatsstundenzahl dividiert wird. Der Arbeitslohn ergibt sich aus: laufender Arbeitslohn + Vermögenswirksame Leistungen + Sachbezüge (z. B. Firmenwagen) + sonstige Zulagen zum laufenden Arbeitslohn (z. B. Erschwerniszulagen).
8.2
Steuerliche Abzüge
Lohnsteuer Tarifvertragliche Regelungen sehen oftmals vor, dass für Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie in den Nachtstunden gestaffelte Zulagen zu zahlen sind. Seit dem 1.1.1990 sind Zuschläge zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Werden vom Arbeitgeber über diese Freigrenzen hinaus Zulagen gewährt, ist der übersteigende Teil in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt (Freibetrag). Tabelle 17 gibt einen Überblick über die tageszeitabhängigen steuerfreien Zuschläge auf den Grundlohn. Zeit von:
Steuerfreier Zuschlag auf den Grundlohn
Nachtarbeit 206 Uhr Nachtarbeit 04 Uhr Sonntagsarbeit von 024 Uhr Montag von 04 Uhr** Gesetzlicher Feiertag 024 Uhr Tag auf Feiertag folgend 04 Uhr* Silvester 1424 Uhr Weihnachten 024 Uhr Weihnachtsfeiertage 04 Uhr* Heiligabend 1424 Uhr 1. Mai 024 Uhr 2. Mai 04 Uhr*
25 % 40 % 50 % 50 % 125 % 125 % 125 % 150 % 150 % 150 % 150 % 150 %
Tab. 18: Steuerfreie Zuschläge für Nachtarbeit, Sonn und Feiertagsarbeit * **
Als Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit des auf den Feiertag folgenden Tages von 04 Uhr, wenn die Nachtar beit vor 0 Uhr aufgenommen wurde. Als Sonntagsarbeit gilt auch die Arbeit am darauffolgenden Montag von 04 Uhr, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde.
189
D
Die Lohnabrechnung
Die steuerfreien Zuschläge gelten für alle Arbeitnehmer, also auch für pauschal versteuerte Aushilfen, Teilzeitkräfte sowie für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Grundsätzlich können steuerfreie Zuschläge nicht kumulativ gewährt werden. Eine Ausnahme besteht für den Nachtzuschlag. Der Nachtzuschlag ist als einzige Zulagenart kumulativ. Wird die Nachtarbeit an Sonn- und Feiertagen geleistet, kann zusätzlich zum Feiertags- ein Nachtarbeitszuschlag steuerfrei gewährt werden. Seit 1.1.2004 gilt jedoch eine weitere Einschränkung für die Steuerfreiheit von Zuschlägen. Die Neuregelung beschränkt die Steuerfreiheit für Zuschläge auf einen steuerpflichtigen Arbeitslohn 8.000 € pro Monat bzw. 50 € pro Stunde. Liegt Arbeitslohn ohne Überstunden und ohne Zuschlag über einer dieser Grenzen ist der gesamte Zuschlag in vollem Umfang steuerpflichtig. Ist bei Gehaltsempfänger der durchschnittliche Stundenlohn unter 50,01°€ / Stunde bleibt der Zuschlag im Rahmen der zeitabhängigen Höchstgrenzen steuerfrei. Würde Frau Waldmann beispielsweise am 1. Mai von 22 Uhr bis 6 Uhr morgens (2. Mai) arbeiten, könnte sie folgende Zulagen steuerfrei zusätzlich zum Grundgehalt erhalten: Zuschlag
Zuschlag auf den Grundlohn
Gesamtzuschlag (steuerfrei)
Für 1. Mai
150 %
Für Nachtarbeit 220 Uhr
25 %
175 %
Für Nachtarbeit 04 Uhr
40 %
190 %
Für Nachtarbeit 46 Uhr
25 %
25 %
Tab. 19: Kumulierung von Zuschlägen
Fällt beispielsweise der 1. Mai auf einen Sonntag, ist jedoch keine Kumulierung mit dem Sonntagszuschlag möglich. Nur der steuerfreie Zuschlag für Nachtarbeit darf bis zur Höchstgrenze von 40 % (25 %) zu anderen Zulagen addiert werden. Im Beispiel liegt der Grundlohn bei 4.317°€ bzw. der Stundenlohn bei 26,12°€. Damit sind bei Grenzen für eine steuerrechtliche Freiheit des Zuschlags eingehalten. Der Zuschlag von 25°% wird nur für die begünstigte Nachtzeit 20 Uhr – 0 Uhr gewährt und erfüllt somit auch die Voraussetzung für eine Steuerfreiheit. Entsprechend ist die
190
Arbeitet der Mitarbeiter nachts, an Sonn und Feiertagen?
D
Grundvergütung für die Mehrarbeit (522,40°€) steuer- und beitragspflichtig, der Zuschlag (130,60°€) bleibt von der Lohnsteuer befreit. Kammerbeitrag In den Bundesländer Bremen und Saarland gibt es eine steuerliche Besonderheit – den Kammerbeitrag. Beitragspflichtig sind in Bremen alle nicht selbstständig beschäftigten Arbeitnehmer. Der Beitrag zur Arbeitskammer beträgt 0,15 % des Arbeitslohnes. Den Beitrag muss der Arbeitgeber ermitteln und vom laufenden Arbeitslohn einbehalten. Er ist auf der Lohnsteueranmeldung auszuweisen und mit der Lohnsteuer abzuführen. Bei der Berechnung werden Bruchteile von Centbeträgen auf volle Cent abgerundet.
8.3
Sozialversicherungsbeiträge
Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zu einem Stundenlohn von 25°€ von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit (Freibetrag). Übersteigt der durchschnittliche Stundenlohn diese Grenze so ist der darauf entfallende Anteil des Zuschlags beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Die Grundvergütung für die Mehrarbeit zählt in jedem Fall zum laufenden Arbeitsentgelt, nur die Zuschläge sind steuerlich und beitragsrechtlich begünstigt. Für die Ermittlung der Beitragspflicht ist bei Gehaltsempfänger zunächst der durchschnittliche Stundenlohn zu ermitteln. Im Beispiel ist die vertragliche Wochenstundenzahl mit 4,35 zu multiplizieren und durch das Monatsgehalt zu dividieren. Der sich ergebenden Stundenlohn (26,12°€) liegt über dem Freibetrag von 25°€. Somit ist der anteilige Zuschlag (1,12°€ x 25°% x 20 Stunden) den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu unterwerfen. Beitragsfrei bleibt der Anteil der Zulage die auf den Freibetrag von 25°€ Stundenlohn entfällt. Es ergibt sich: 38 Wochenstunden x 4,35 Durchschnittlicher Stundenlohn (4.317,50 € / 165,30)
165,30 26,12 €
Überstundenzuschlag (25 % von 26,12 €)
6,53 €
Überstundenzuschlag steuerfrei (bis 50°€ Stundenlohn)
6,53°€
Überstundenzuschlag sozialversicherungsfrei (25°€ x 25°%)
6,25 €
Überstundenzuschlag sozialversicherungspfl. (1,12°€ x 25 %)
0,28°€
191
D
Die Lohnabrechnung
Bei beitragspflichtigen Zulagen empfiehlt es sich, den sozialversicherungsfreien Teil getrennt vom sozialversicherungsfreien Teil auszuweisen – zum Beispiel mit zwei Lohnarten. Beachten Sie Nur eine Zulage zusätzlich zum Grundlohn kann steuer und sozial versicherungsfrei gewährt werden. Die Umwandlung von laufendem Arbeitslohn zu Gunsten von Zulagen bewirkt keine Steuerbefreiung bzw. Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen. Der laufende Bezug bleibt auch bei Gewährung von Zulagen zum Grundlohn stets bei tragspflichtiges Arbeitsentgelt.
Frau Waldmann hat keine Kinder, somit ist seit 1.1.2005 ein Zuschlag zur Pflegeversicherung von 0,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes zu erheben und mit dem Beitrag zur Pflegeversicherung abzuführen. Seit 1.7.2005 ist zusätzlich ein Beitrag von 0,9 % zur Krankenversicherung für den Zahnersatz und das Krankengeld zu erheben. Beitragspflichtig sind nur gesetzlich versicherte Arbeitnehmer, nicht privat krankenversicherte. Der Zuschlag wird nur vom Arbeitnehmer erhoben, es gibt keine Arbeitgeberanteil. Beachten Sie Beachten Sie, steuerrechtlich liegt die Höchstgrenze seit 2004 bei ei nem durchschnittlichen Stundenlohn von 50 EUR. Im Sozialversiche rungsrecht wurde der durchschnittliche Stundensatz für die Beitrags freiheit auf 25 EUR begrenzt. Zu beachten ist auch, dass wegen des Grundlohns von 25 EUR je Stunde in aller Regel für die Kranken und Pflegeversicherung keine Auswirkung besteht. Wegen der dort gelten den Beitragsbemessungsgrenze von 3.562,50 EUR pro Monat wird bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 168 á 25 EUR pro Stunde die Bemessungsgrenze überschritten. Bei der Ermittlung des regelmäßi gen Jahresarbeitsentgelts sind aber alle dem Grunde nach beitrags pflichtigen Zuschläge zu berücksichtigen, soweit die Sonn, Feiertags oder Nachtarbeit regelmäßig geleistet wird.
192
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
8.4
D
Gesamtabrechnung
Für den Arbeitgeber entsteht zusätzlich zu Bruttolohn und den steuerfreien Zuschlägen folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 4.845,50 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 4.845,50 €) = Gesamtbelastung
4.970,50 € 854,64 € 92,06 € 9,69 € 5.926,89 €
Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ist aufgrund des Fehlens des Zuschlags zur Pflegeversicherung und des Zusatzbeitrags zur Krankenversicherung geringer als der Arbeitnehmeranteil. In der Arbeitgeberbelastung sind zusätzlich die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 berücksichtigt. Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehr als 30 in Vollzeit beschäftigte Personen, entfällt die U1 Umlage als Arbeitgeberbelastung. Seit 2006 ist jedoch die U2 Umlage für alle Mitarbeiter zu ermitteln. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen unterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Zur Gesamtarbeitgeberbelastung sind noch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, unter Umständen die Schwerbehindertenabgabe und im Bau und Baunebengewerbe die Beiträge zur ZVK zu rechnen.
9
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
Altvertrag Regelung Direktversicherungen sind eine besondere Form der Lebens-, Unfall- oder Pensionsversicherung, bei der der Arbeitgeber Versicherungsnehmer, Begünstigter aus der Versicherung jedoch der Arbeitnehmer ist. Beiträge zu Versicherungen gehören eigentlich zu den Kosten der privaten Lebensführung und wären somit aus dem versteuerten Arbeitslohn zu tragen. Die besondere Form der Direktversicherung wird vom Gesetzgeber als Vorsorge und Zukunftssicherungsmaßnahme gesehen und ist gem. § 3 Abs. 63 EStG bzw. bis 31.12.2004 nach § 40b EStG bzw. § 2 Abs. 2 Lohnsteuer-Durch-
193
D
Die Lohnabrechnung
führungsverordnung (LStDV) steuerlich begünstigt. § 40b EStG regelt, dass der Arbeitgeber Bruttolohnbestandteile, die in eine Direktversicherung eingezahlt werden, mit einem pauschalen Steuersatz von 20 % versteuern kann. Sind die Voraussetzungen für eine Direktversicherung erfüllt, ist ein Höchstbetrag von 1.752 € pro Jahr (2.148 € bei Gruppenverträgen) pauschalierbar. Eine pauschale Besteuerung mit 20 % führt in der Regel dazu, dass der pauschalierte Arbeitslohn kein Arbeitsentgelt und somit von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit ist. Beachten Sie Nur der pauschalierbare Teil einer Prämie für eine Direktversicherung ist von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Kann nur ein Teil der Prämie mit 20 % pauschal versteuert werden, unterliegt jener Teil, der nach der Monats oder Jahreslohnsteuertabelle versteuert wird, den Beiträgen zur Kranken, Renten, Arbeitslosen und Pflege versicherung.
Neuvertrag Regelung Mit der Neuregelung des Alterseinkünftegesetzes wurde die Direktversicherung in die steuerfreie Altersvorsorge des § 3 EStG integriert. Seit 1.1.2005 sind Beiträge zu Direktversicherungen bis zu 4 % der Jahresbeitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies bedeutet, dass in 2007 bis zu 2.520 € (4 % von 63.000 €) steuer- und beitragsfrei in eine Direktversicherung einbezahlt werden können. Diese Regelung gilt jedoch nur für so genannte Neuverträge, die nach dem 31.12.2004 abgeschlossen wurden. Zusätzlich wurde ab 2005 ein steuerfreier Höchstbetrag von 1.800 € pro Jahr für Vorsorgeleistungen eingeführt. Für Neuverträge ab 2005 kann neben den 4 % der Beitragsbemessungsgrenze 1.800 € pro Jahr steuerfrei (beitragspflichtig) in eine Direktversicherung, einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse einbezahlt werden. Die Anwendung der Steuerfreiheit ist jedoch ausgeschlossen, wenn neben der Neuzusage, Beiträge für eine Direktversicherung aus „Altzusage“ pauschal nach § 40b versteuert werden (beides). Der zusätzliche Höchstbetrag von 1.800 € führt nicht zu einer Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen – Steuerfreiheit aber Sozialversicherungspflicht.
194
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
D
Beispiel Frau Waldmann möchte zusätzlich etwas für ihre Altersversor gung tun und schließt deshalb in März 2007 eine Direktversi cherung (DV) über ihren Arbeitgeber ab. Die DV bezahlt sie durch einen monatlichen Gehaltsverzicht von 100 € aus ihrem laufenden Gehalt. Frau Waldmann erhält ein monatliches Brut togehalt von 2.100 € und einen Zuschuss von 14 € zu den ver mögenswirksamen Leistungen (VWL), der zusammen mit dem Arbeitnehmeranteil von 26 € der Bausparkasse überwiesen wird. Frau Waldmann ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK) krankenversichert (angenommener Beitragssatz 13,5 %) und ge hört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Der Firmensitz liegt in Bayern. Monika Waldmann hat Steuer klasse I und keine Kinder. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/U2 werden mit 1,9 % bzw. 0,2 % angenommen. Das Unter nehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil.
9.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn Beitrag zur Direktversicherung
2.100,00 € 14,00 € 2.114,00 € 100,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.014,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.014,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.014 € bei Steuerklasse I) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
261,25 € 14,36 € 20,90 € 296,51 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.014 €)
135,95 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.014 €)
18,13 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.014 €)
17,12 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.014 €)
5,03 € 200,39 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.014 €)
42,39 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
418,92 €
195
D
Die Lohnabrechnung Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
2.114,00 € 296,51 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
418,92 €
– Überweisung an Direktversicherung
100,00 €
– Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 1.258,57 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.014 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.014 €) = Gesamtbelastung
2.114,00 € 395,75 € 38,27 € 4,03 € 2.552,05 €
Im Beispiel wird von einem Neuvertrag, der nach dem 1.1.2005 geschlossen wurde, ausgegangen. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit der Prämien für eine Direktversicherung sind: ● Es muss ein erstes Dienstverhältnis bestehen, also keine Versteuerung nach Steuerklasse VI vorliegen ● die Versorgungsleistung aus der Direktversicherung muss in Form einer lebenslangen Rente bestehen ● es muss sich um einen Neuvertrag ab dem 1.1.2005 handeln. Handelt es sich bei der Direktversicherung um einen Altvertrag der vor dem 1.1.2005 geschlossen wurde, ist eine Versteuerung der Beiträge mit 20 % Pauschalsteuer auf den Prämienbetrag möglich. Die Befreiung der Prämie von SV-Beiträgen ist davon abhängig, ob der Arbeitgeber die Versicherungsprämie zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn übernimmt (Zusatzleistung), ob sie der Arbeitnehmer durch Verzicht von laufendem Arbeitslohn (Barlohnumwandlung) zahlt oder ob der Arbeitnehmer die Prämie aus einer sonstigen Zahlung (Einmalzahlung), wie beispielsweise dem Weihnachtsgeld, bestreitet. Nur die Zusatzleistung und die Umwandlung einer Einmalzahlung sind sozialversicherungsrechtlich begünstigt. Übersteigen die Prämienzahlungen den Freibetrag von 1.752 € pro Jahr (2.148 €), unterliegt der übersteigende Teil der Lohnsteuer und den Beiträgen zur Sozialversicherung. Das heißt, diese Beiträge sind aus zuvor vom Arbeitnehmer versteuertem Arbeitslohn zu tragen.
196
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
D
Beispiel Frau Waldmann hat über ihren Arbeitgeber 1999 eine Direkt versicherung (DV) abgeschlossen. Sie bezahlt seit 1999 monat lich 100 € als Prämie in die DV ein. Die Prämienzahlung erfolgt als Gehaltsverzicht von ihrem laufenden Gehalt. Der Arbeitgeber ist mit Frau Waldmann übereingekommen, dass sie die Pau schalsteuern für die Versicherung selbst trägt. Frau Waldmann erhält ein monatliches Bruttogehalt von 2.100 € und einen Zu schuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL), der zusammen mit dem Arbeitnehmeranteil von 26 € der Bau sparkasse überwiesen wird. Frau Waldmann ist bei einer gesetz lichen Krankenkasse (KK) krankenversichert (angenommener Beitragssatz 13,5 %) und gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Der Firmensitz liegt in Bayern. Moni ka Waldmann hat Steuerklasse I und keine Kinder. Die Beiträge zu den Umlagekassen U1/ U2 werden mit 1,9 % und 0,2 % (U2) angenommen. Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn Beitrag zur Direktversicherung (Barlohnumwandlung)
2.100,00 € 14,00 € 2.114,00 € 100,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.014,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.114,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.014 € bei Steuerklasse I)
261,25 €
Solidaritätszuschlag
14,36 €
Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer)
20,90 €
Pauschale Lohnsteuer (20 % von 100 €)
20,00 €
Pauschale Kirchensteuer (7 % von 20 €)
1,40 €
Solidaritätszuschlag (5,5 % von 20 €)
1,10 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
319,01 €
197
D
Die Lohnabrechnung Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.114 €)
142,70 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.114 €)
19,03 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.114 €)
17,97 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.114 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.114 €)
5,29 € 210,34 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.114 €)
44,39 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
439,72 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
2.114,00 € 319,01 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
439,72 €
– Überweisung an Direktversicherung
100,00 €
– Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 1.215,27 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.114 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.114 €) = Gesamtbelastung
2.114,00 € 415,40 € 40,17 € 4,23 € 2.573,80 €
Sind diese vertraglichen Voraussetzungen erfüllt, besteht die Möglichkeit, Bruttolohnbestandteile, die in eine Direktversicherung eingezahlt werden, mit 20 % Lohnsteuer, 7 % pauschaler Kirchen23 steuer und 5,5 % Solidaritätszuschlag zu versteuern. Die Barlohnumwandlung ist jedoch von der Sozialversicherung nicht begünstigt. Somit entstehen trotz pauschaler Versteuerung Beiträge zu den Sozialversicherungen für den Betrag des Entgelts der in die Direktversicherung einbezahlt wird. Würde im Beispiel die Direktversicherung aus einer Einmalzahlung wie zum Beispiel Weihnachtsgeld bezahlt oder leistet der Arbeitgeber die Beiträge zusätzlich zum Arbeitsentgelt ergibt sich ein Sozialversicherungspflichtiges Entgelt von 2.014 € wie im Beispiel des Neuvertrages. 23
198
Die Kirchensteuer und ihre Höhe hängen von der Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft und dem Bundesland des Firmensitzes ab (vgl. Kapitel D 1).
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
9.2
D
Steuerliche Abzüge
Für die steuerrechtliche Beurteilung von Beiträgen zu einer Direktversicherung ist zunächst zu prüfen, ob es sich um eine Altzusage (vor 1.1.2005) oder um eine Neuzusage (ab 1.1.2005) handelt. Für Altzusagen ist eine pauschale Versteuerung nach § 40b EStG möglich, Neuzusagen können nur mit einer nachgelagerten Besteuerung abgerechnet werden. Mit der Änderung des Alterseinkünftegesetzes vom 5.7.2004 wurde die Direktversicherung in die Steuerfreistellung des § 3 Nr. 63 EStG integriert. Seit 2006 können monatlich bis zu 360 € ((2.520 € + 1.800 €) / 12) steuerfrei in eine oder mehrere Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge (Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse, Direktversicherung) einbezahlt werden. Dabei ist die Steuerfreiheit unabhängig davon, ob die Vorsorgeleistung aus Einmalzahlung oder durch monatlichen Lohnverzicht aufgebracht wird. Ebenso unerheblich ist, ob die Vorsorgeleistung vom Arbeitgeber als Zusatzleistung oder vom Arbeitnehmer im Wege der Entgeltumwandlung aufgebracht wird. Der monatliche Wert ist abhängig von der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (4 % von BBG-RV-West + 150 €). Die Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich zum 1. Januar angepasst. Somit ändert sich der Betrag der steuerfrei in die Vorsorgeleistung einbezahlt werden kann jährlich. Im ersten Beispiel handelt es sich um einen Neuvertrag bei dem monatlich 100 € steuerfrei zu Gunsten einer Direktversicherung umgewandelt werden. Liegt der monatliche Vorsorgebeitrag über der Grenze von 360 € (in 2007), ist der übersteigende Anteil aus versteuertem und verbeitragtem Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt zu tragen. Beachten Sie Die Steuerfreiheit in der Ansparphase der Altersvorsorge führt zu ei ner Besteuerung in der Auszahlungsphase (Rentenbezug) – der so ge nannten nachgelagerten Besteuerung. Rentenzahlungen aus steuer freien Direktversicherungen unterliegen in voller Höhe der Einkommensteuer bei Auszahlung.
199
D
Die Lohnabrechnung
Altverträge, die vor dem 1.1.2005 abgeschlossen wurden und die die Anforderungen einer Direktversicherung erfüllen, kann der Arbeitgeber pauschal versteuern oder steuerpflichtig belassen und mit der Monatslohnsteuertabelle besteuern. Die pauschale Besteuerung mit 20 % des Prämienbetrages und eine etwaige Befreiung von Beträgen zu den Sozialversicherungen sind an eine Höchstgrenze von 1.752 € (2.148 € bei Gruppenverträgen) gebunden. Die Summe der Prämienzahlung darf pro Jahr nicht höher als 1.752 € oder monatlich 146 € liegen (seit 1.1.2002). Wurde eine Versicherung mit einer höheren Prämienzahlung abgeschlossen, dürfen die Zahlungen nur bis zum Höchstbetrag pauschal versteuert werden. Ein darüber hinausgehender Betrag unterliegt der normalen Lohnsteuer entsprechend dem Lohnsteuertarif. Bei einer monatlichen Prämie von 250 € dürfen demzufolge nur 146 € pauschal mit 20 % der Lohnsteuer unterworfen werden, 104 € sind aus versteuertem Arbeitslohn zu tragen. Die pauschale Lohnsteuer von 20 % auf den Prämienbetrag kann der Arbeitnehmer selbst übernehmen oder sie kann vom Arbeitgeber getragen werden. Beachten Sie Wird für einen Arbeitnehmer aufgrund einer Altzusage eine Direkt versicherung pauschal nach § 40b versteuert, kann für eine Neuzusa ge nicht der zusätzliche Steuerfreibetrag von 1.800 € in Anspruch ge nommen werden.
Eine Besonderheit ist bei Altverträgen zu beachten, die als Auszahlungsplan eine monatliche Rente vorsehen. Für diese Direktversicherung gilt, dass die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 63 ab 1.1.2005 anzuwenden ist. Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber jedoch schriftlich den Verzicht auf die Steuerfreiheit zu Gunsten einer pauschalen Versteuerung erklären. Bei einer pauschalen Versteuerung in der Ansparphase entfällt die nachgelagerte Versteuerung in der Auszahlungsphase. Ist der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig, unterliegt der pauschal versteuerte Lohnbestandteil einer pauschalen Kirchensteuer. Der pauschale Kirchensteuersatz ist nicht bundeseinheitlich, sondern unterscheidet sich von Bundesland zu Bundesland. Der pauschale
200
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
D
Kirchensteuersatz liegt je nach Bundesland um 1 – 5 Prozentpunkte unter dem normalen Kirchensteuersatz. Darüber hinaus wird der Betrag der pauschalen Kirchensteuer nur zwischen der evangelischen und der katholischen Kirche aufgeteilt. Tabelle 13 in Kapitel D 1 gibt einen Überblick über die Sätze der pauschalen Kirchensteuer je Bundesland und deren prozentuale Aufteilung auf die Konfessionen. Die pauschalen Kirchensteuersätze gelten nicht nur für die pauschal versteuerten Beiträge zu Direktversicherungen, sondern allgemein bei pauschal versteuerten Lohnbestandteilen, wie z. B. Fahrgeld oder Mahlzeiten. Beachten Sie Die Aufteilung der pauschalen Kirchensteuer auf die Konfessionen evangelisch und römischkatholisch ist bei der Lohnsteueranmeldung zu berücksichtigen. Die Aufteilung kann zu dem Ergebnis führen, dass obwohl kein Mitarbeiter der evangelischen Kirche angehört im Unter nehmen evangelische Kirchensteuer entsteht.
9.3
Sozialversicherungsbeiträge
Neuverträge ab 2005 Werden die Beiträge einer Neuzusage (nach 1.1.2005) steuerfrei nach § 3 Nr. 63 EStG in eine Direktversicherung einbezahlt, bleiben diese bis 4 % der Jahresbeitragsbemessungsgrenze (JBBG) der Rentenversicherung (West) sozialversicherungsfrei. Für 2007 bedeutet dies, dass monatlich bis zu 210 € in einen der Durchführungswege (Pensionskasse, Pensionsfonds, Direktversicherung, Unterstützungskasse) einbezahlt werden können und darauf keine Beiträge zu den Sozialversicherungen entstehen. Die Sozialversicherungsfreiheit ist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer durch Gehaltsverzicht die Beiträge leistet. Übersteigen die Vorsorgeleistungen den jährlichen Freibetrag von 2.520 € (4 % der JBBG), ist der übersteigende Teil beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Beachten Sie Der zusätzliche steuerfreie Betrag von jährlich 1.800 € für Beiträge an Vorsorgeleistungen ist beitragspflichtig in den Sozialversicherungen.
201
D
Die Lohnabrechnung
Altverträge vor 2005 Bei Altverträgen, die vor dem 1.1.2005 geschlossen wurden, sind nicht alle Formen der Prämienzahlung sozialversicherungsrechtlich begünstigt. Zahlt der Arbeitgeber die Prämien zusätzlich zum laufenden Gehalt (Zusatzleistung) oder leistet der Arbeitnehmer die Prämien aus Sonderzahlungen (z. B. Urlaubs-/Weihnachtsgeld), ist dieser Teil des Bruttolohnes kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Wird die Versicherungsprämie aus dem laufenden Bruttolohn des Arbeitnehmers durch Lohnverzicht (Barlohnumwandlung) getragen, kann der Prämienbetrag zwar pauschal mit 20 % versteuert werden, jedoch ist diese Zahlungsweise nicht vom Sozialversicherungsrecht begünstigt. Im Fall der Barlohnumwandlung sind für den Prämienbetrag Beiträge zu den Sozialversicherungen zu entrichten wie im zweiten Beispiel von Frau Waldmann. Wird die Prämie vom Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Gehalt gezahlt, stellt diese zusätzliche Zahlung kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Beispiel Frau Waldmann hat 1999 mit ihrem Arbeitgeber vereinbart, dass dieser statt einer Gehaltserhöhung monatlich 100 € für sie in eine Direktversicherung einbezahlt. Der Arbeitgeber übernimmt auch die pauschalen Steuern für die Zusatzleistung. Die Direkt versicherung wird als Kapitalleistung mit 65 Jahren ausbezahlt. Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Direktversicherung als Zusatzleistung + Zuschuss VWL = Bruttolohn Beitrag zur Direktversicherung
2.000,00 € 100,00 € 14,00 € 2.114,00 € 100,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.014,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.014,00 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.014 €)
202
135,95 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.014 €)
18,13 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.014 €)
17,12 €
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung? Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.014 €)
D
5,03 € 200,39 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.014 €)
42,39 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
418,92 €
Beachten Sie Obwohl der Arbeitgeber Frau Waldmann einen um 100 € höheren Bruttolohn zahlt (Zusatzleistung), erhöht sich das Arbeitsentgelt nicht, da die Zusatzleistung voll in die beitragsfreie Form der Direkt versicherung eingezahlt wird.
Eine weitere Möglichkeit der Prämienzahlung ist, diese aus einer Sonderzahlung wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld zu entrichten. Prämienleistungen an Direktversicherungen aus Einmalzahlungen sind wie die Zusatzleistung des Arbeitgebers von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Würde Frau Waldmann beispielsweise in diesem Monat ein anteiliges Urlaubsgeld von 100 € erhalten und diesen Betrag in ihre Direktversicherung einbezahlen, wäre das Urlaubsgeld bzw. die Prämie zur Direktversicherung von Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung befreit. Das Arbeitsentgelt ergibt sich aus: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Einmalzahlung (anteiliges Urlaubsgeld) + Zuschuss VWL = Bruttolohn Beitrag zur Direktversicherung
2.000,00 € 100,00 € 14,00 € 2.114,00 € 100,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.014,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.014,00 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.014 €)
135,95 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.014 €)
18,13 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.014 €)
17,12 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.014 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.014 €)
5,03 € 200,39 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.014 €)
42,39 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
418,92 €
203
D
Die Lohnabrechnung
Ist die Einmalzahlung höher als die Prämie für die Direktversicherung, ist der übersteigende Teil sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Ebenfalls sind Prämien für eine Direktversicherung nur bis zu einem jährlichen Gesamtbetrag von 1.752 € bzw. monatlich 146 € von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Werden über den Höchstbetrag hinaus Prämien aus Einmalzahlungen oder als Zusatzleistung gezahlt, bleibt der übersteigende Betrag beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Praxis Tipp Die wohl häufigste Form der Prämienzahlung in eine Direktversiche rung aus Altverträgen ist, dass der Beitrag aus dem Weihnachtsgeld und/oder dem Urlaubsgeld getragen wird. Auch eine Aufteilung der Gesamtprämie auf Urlaubs und Weihnachtsgeld ist möglich. Ent scheidend für die Sozialversicherungsfreiheit ist nur, dass im Monat der Prämienzahlung eine Einmalzahlung fließt und die Versicherungs prämie auf die Einmalzahlung angerechnet wird.
Die Prämienzahlung aus einer Einmalzahlung oder als Zusatzleistung des Arbeitgebers führt neben dem Beitragsvorteil für den Mitarbeiter zu einer Ersparnis des Arbeitgeberanteils zu den Sozialversicherungen in gleich großer Höhe. Direktversicherungen, die aus Barlohnumwandlung getragen werden, sind aus dem Blickwinkel der Sozialversicherungspflicht nur dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer mit seinem laufenden Arbeitsentgelt nach Abzug der Direktversicherung über der Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung oder besser über der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt. Der Steuervorteil durch eine pauschale Versteuerung des Arbeitslohnes, der in die Prämie fließt, bleibt erhalten.
9.4
Gesamtabrechnung
Werden Direktversicherungen nach dem 1.1.2005 neu abgeschlossen, sind sie seit 2006 bis 2.520 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. In Höhe des Beitrags zur Direktversicherung entstehen auch keine Umlagepflichten für den Arbeitgeber. Für Altverträge ist auch nach 2004 eine pauschale Versteuerung möglich. Der pau-
204
Hat der Arbeitnehmer eine Direktversicherung?
D
schale Steuersatz von 20 % liegt in der Regel unter dem persönlichen Steuersatz der Monatslohnsteuertabelle. Somit müssen die Beiträge zu einer Direktversicherung nicht aus dem voll versteuerten Arbeitslohn, sondern nur aus einem ermäßigt besteuerten (20 %) getragen werden. Übernimmt der Arbeitgeber die pauschalen Steuern, entsteht eine Gesamtbelastung von ca. 22,5 %.24 Ein weiterer Vorteil liegt in der Beitragsbefreiung. Pauschal versteuerte Lohnbestandteile unterliegen nicht der Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung. Eine Ausnahme von dieser „Grundregel“ besteht bei Prämien für eine Direktversicherung, die aus umgewandeltem laufendem Arbeitsentgelt getragen werden. Im Beispiel von Frau Waldmann wird die Direktversicherung aus ihrem laufenden monatlichen Gehalt gezahlt, und die Arbeitnehmerin trägt die pauschalen Steuern selbst. Beachten Sie Die Sozialversicherungspflicht der Direktversicherung aus Barlohn umwandlung bewirkt, dass der Bruttolohn ungleich dem Arbeitslohn, ungleich dem Arbeitsentgelt ist.
Würde im 2. Beispiel von Frau Waldmann (Gehaltsverzicht) der Ar beitgeber die pauschalen Steuern übernehmen, ergibt sich folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn Pauschale Lohnsteuer (20 % auf 100 €)
20,00 €
Pauschale Kirchensteuer (7 % auf Lohnsteuerbetrag)
1,40 €
Solidaritätszuschlag auf Pauschalsteuer (5,5 %)
1,10 €
+ Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (aus 2.114,00 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.114 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.114 €) = Gesamtbelastung
24
2.114,00 €
415,40 € 40,17 € 4,23 € 2.596,30 €
Die Gesamtbelastung hängt vom pauschalen Kirchensteuersatz im jeweiligen Bundesland ab (zwischen 4 % – 7 %) und ob der Arbeitnehmer einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemeinschaft angehört.
205
D
Die Lohnabrechnung
In den Sozialversicherungsbeiträgen ist kein Zuschlag für die Kranken- und Pflegeversicherung enthalten. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um ein Unternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten, ist neben der U2 auch die Umlage U1 zu ermitteln. In der Arbeitgeberbelastung nicht berücksichtigt sind Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Rückstellungen. Diese werden in der Regel erst zum Ende des Kalenderjahres ermittelt. Im Bau- und Baunebengewerbe sind zusätzlich noch Beiträge zur Zusatzversorgung (ZVK) zu berücksichtigen. Praxis Tipp Mit der Neuregelung der Altersvorsorge wurde auch die Befreiung von Beiträgen zu den Sozialversicherungen zeitlich befristet. Entsprechend § 2 Arbeitsentgeltverordnung (ArEV) ist die Beitragsbefreiung von umgewandeltem Entgelt bis 31.12.2008 befristet. Ab 2009 sind die Beiträge zu Direktversicherung aus Einmalzahlungen sozialversiche rungspflichtiges Arbeitsentgelt, auch wenn die pauschale Verteuerung durchgeführt wurde. Nur Zusatzleistungen des Arbeitgebers bleiben Sozialversicherungsfrei. Dies gilt es unter Umständen bereits heute beim Abschluss einer Direktversicherung zu berücksichtigen. Außer dem wurde in den Anforderungen für eine staatliche Altersvorsorge zulage definiert, dass die Auszahlung frühestens ab dem 60. Lebens jahr beginnen und mindestens bis zum 85. Lebensjahr in gleichbleibenden oder steigenden Raten erfolgen muss (Direktversi cherung mit Riester Förderung). Bei Auszahlung des gesamten ver zinsten Kapitalvermögens zu einem Zeitpunkt, wie Direktversicherun gen bis 2002 in der Regel abgeschossen wurden, ist keine staatliche Zulage entsprechend § 1 AltersvorsorgeZertifizierungsGesetz (Alt ZertG) möglich.
10 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten? Beihilfen oder Unterstützungsleistungen des Arbeitgebers bei Studium oder Erholung sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuerfrei. Übersteigen die Zahlungen den Freibetrag, ist nur der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Freibeträge sind für alle begünstigten Beihilfen in § 3 Einkommensteuergesetz (EStG)
206
Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten?
D
einzeln geregelt. Der steuerfreie Teil einer Beihilfe ist immer von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Beihilfen bei Heirat oder Geburt sind seit 1.1.2006 nicht mehr steuerlich begünstigt – die Freibeträge sind weggefallen. Vorschüsse sind Vorauszahlungen von Arbeitslohn, der erst zukünftig verdient wird. Ein Vorschuss wird in der Regel zwischen zwei Lohnabrechnungsperioden ungekürzt ausgezahlt und hat somit den Charakter einer Nettozahlung. Bei der Lohnabrechnung kann die Nettozahlung auf den Bruttobetrag hochgerechnet werden oder die Vorauszahlung wird mit dem Auszahlungsbetrag aus dem laufenden Bruttolohn verrechnet. Erhält der Arbeitnehmer entsprechend seinem Arbeitsfortschritt eine Abschlagszahlung auf den Gesamtlohn, handelt es sich nicht um Vorschuss im eigentlichen Sinne. Abschlagszahlungen sind jedoch genau wie Vorschüsse mit der Lohnabrechnung zu verrechnen, wenn der Lohnzahlungszeitraum nicht länger als fünf Wochen dauert. Beispiel Monika Waldmann möchte im Folgemonat heiraten. Der Arbeit geber will das junge Paar bei der Hochzeit mit einer Heiratsbei hilfe von 400 € unterstützen. Diese zahlt er zusammen mit dem monatlichen Bruttogehalt von 2.100 € aus. Außerdem braucht Frau Waldmann für die Hochzeitsvorbereitungen einen Vor schuss von 600 €, der zum 15. des Monats netto ausgezahlt wird. Wie in jedem Monat erhält Frau Waldmann einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Der Zuschuss zur VWL wird vom Nettolohn einbehalten und zusam men mit dem Arbeitnehmeranteil von 26 € der Bausparkasse überwiesen. Frau Waldmann gehört einer kirchensteuerberech tigten Glaubensgemeinschaft an und ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Der Beitragssatz wird mit 13,5 % angenommen. Als Firmensitz für die Ermittlung der Kirchensteu er wird BadenWürttemberg unterstellt. Frau Waldmann hat zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung noch Steuerklasse I und kei ne Kinder. Als Beitragssatz für die Umlagekasse U1 wird 1,9 % und für die Umlagekasse U2 0,2 % angenommen.
207
D
Die Lohnabrechnung
10.1 Entgeltabrechnung Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL + Heiratsbeihilfe (steuerfrei) = Bruttolohn
2.100,00 € 14,00 € 400,00 € 2.514,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.514,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.514,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.114 € bei Steuerklasse I) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer)
288,50 € 15,86 € 23,08 €
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 400 € bei Steuerklasse I)
111,00 €
Solidaritätszuschlag (5,5 % auf den Betrag der Jahreslst.)
6,10 €
Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Jahreslohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
8,88 € 453,42 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.514 €)
169,70 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.514 €)
22,63 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.514 €)
21,37 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.514 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.514 €)
6,29 € 250,14 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.514 €)
52,79 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
522,92 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn
2.514,00 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
453,42 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
522,92 €
– Überweisung an Bausparkasse
40,00 €
– Vorschuss (ausbezahlt)
600,00 €
= Auszahlungsbetrag
897,66 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.514 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.514 €) = Gesamtbelastung
208
2.514,00 € 494,00 € 47,77 € 5,03 € 3.052,40 €
Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten?
D
Heirats- und Geburtsbeihilfen sind seit 1.1.2006 nicht mehr steuerfrei. Außerdem fallen ab 2006 Beiträge zu den Sozialversicherungen für Heirats- und Geburtsbeihilfen an. Die Heiratsbeihilfe ist als sonstiger Bezug beziehungsweise Einmalzahlung zu versteuern und mit Beiträgen zu den Sozialversicherungen zu belegen. Der Vorschuss ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Abzug vom Nettoverdienst – er reduziert nur die Auszahlung.
10.2 Steuerliche Abzüge Nicht alles, was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zukommen lässt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Beihilfen, die aufgrund besonderer Belastungen wie Krankheit oder Unfall gezahlt werden, sind bis zu bestimmten Freibeträgen von der Lohnsteuer befreit. Private Unterstützungen des Arbeitgebers sind bis 600 € jährlich steuerfrei, wenn diese aufgrund von Unglücksfällen, Tod oder Vermögensverlust gezahlt werden. Heirat oder Geburt eines Kindes können vom Arbeitgeber seit 2006 nicht mehr steuerfrei gefördert werden. Bei Zuwendung die nicht regelmäßig bezahlt werden, handelt es sich um sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen. Diese sind gesondert vom laufenden Bezug mit der Jahreslohnsteuertabelle zu versteuern (siehe Kapitel F). Eine Umwandlung von laufendem Arbeitslohn in eine steuerbegünstigte Zulage ist nicht möglich. Die Zulage muss zusätzlich zum laufenden Bezug bezahlt werden. Freibetrag bzw. Freigrenze Vom Freibetrag zu unterscheiden ist die Freigrenze. Übersteigt beispielsweise der Wert einer Sachzuwendung die Freigrenze von 35 € (Gelegenheitsgeschenke) bzw. monatlich 44 € bei Sachbezügen, ist der Lohnbestandteil in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wird die Freigrenze überschritten, ist im Vergleich zum Freibetrag nicht nur der übersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig, sondern die gesamte Zuwendung gehört zum laufenden Arbeitslohn bzw. zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Tabelle 19 zeigt die häufigsten steuerlich begünstigten Zuwendungen mit den jeweiligen Höchstgrenzen. Bis zu diesen Höchstbeträgen sind die Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei.
209
D
Die Lohnabrechnung Art des steuerfreien Bezuges
Steuerfrei bis zum Höchstbetrag von
Beihilfe für Notfälle wie Krankheit, Unfall, Todesfall
600 € pro Jahr
Gelegenheitsgeschenke (z. B. Geburtstagsgeschenk)
40 €*
Auslagenersatz Personalrabatt (monatlich)
ohne Begrenzung 90 €
Trinkgelder (monatlich)
ohne Begrenzung
Sachbezüge monatlich
44 €*
Fehlgeldentschädigung an der Kasse (monatlich) Betriebsveranstaltung (eintägig)
16 € 110 €*
Umzugskostenpauschale bei Arbeitgeberwechsel Ledige Verheiratete Pro Kind zusätzlich Kindergartenzuschuss (mit Originalbeleg)
537 € 1.074 € 237 € Ohne Begrenzung
Verpflegungsmehraufwand bei Reisen von Mehr als 8 Stunden abwesend
6 €**
Mehr als 14 Stunden abwesend
12 €**
Mehr als 24 Stunden abwesend
24 €**
Tab. 20: Steuerfreie Zuwendungen des Arbeitgebers * Übersteigt der Wert der Zuwendung die Höchstgrenze, so ist die gesamte Zuwendung steuer- und sozialversicherungspflichtig. ** Übersteigt der Wert der Zuwendung die Höchstgrenze, so ist die gesamte Zuwendung steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Gesamtbetrag mit 25 % pauschal zu versteuern.
10.3 Sozialversicherungsbeiträge Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt ergibt sich durch Kürzung des Bruttolohns um den steuerfreien Teil der Zuwendung. Im Beispiel ist Heiratszulage voll steuerpflichtig und somit auch beitragspflichtigen in den Sozialversicherungen. Wie im Lohnsteuerrecht sind sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen besonders zu behandeln und auszuweisen (siehe Kapitel F). Besteht die Möglichkeit, bei Überschreitung einer Freigrenze die Lohnsteuer zu pauschalieren (Reise-
210
Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen Vorschuss erhalten?
D
kosten, Betriebsveranstaltung), so ist der pauschalierungsfähige Betrag von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Der steuerfrei ausbezahlte Vorschuss hat keinen Einfluss auf die Beitragsberechnung in den Sozialversicherungen. Der Vorschuss wird als „durchlaufender Posten“ nach der Verbeitragung vom Nettolohn abgezogen. Im Beispiel wird für den Arbeitnehmer der Zuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose berechnet. Dieser Zuschlag entsteht nicht, wenn mindestens ein leibliches oder adoptiertes Kind nachgewiesen werden kann oder konnte (mind. 1 Monat). Seit 1.7.2005 greift für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer der Zuschlag zur Krankenversicherung. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist dieser Zuschlag nicht zu ermitteln. Den Zuschlag von 0,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts trägt nur der Arbeitnehmer. Dieser Beitrag ist im Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen nicht enthalten.
10.4 Gesamtabrechnung Ein Vorschuss ist im Voraus ausgezahlter, laufender Arbeitslohn bzw. laufendes Arbeitsentgelt und somit vollständig steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Der am 15. des Monats ausgezahlte Vorschuss vermindert also nur den Auszahlungsbetrag. Ist die Vorschusszahlung höher als 2.600 €, sieht dies das Steuerrecht als zinsloses Darlehen. Entsprechend ist das Darlehen mit 5,0 % zu verzinsen bzw. die Zinsersparnis des Arbeitnehmers zu versteuern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber den so genannten geldwerten Vorteil (Zinsersparnis) ermitteln und diesen Betrag der Lohnsteuer und den Beiträgen zu den Sozialversicherungen unterwerfen (vgl. Kapitel D – der Arbeitnehmer erhält eine Sachleistung). Beachten Sie Von der Vorschusszahlung ist die Abschlagszahlung zu unterscheiden. Bei der Abschlagszahlung erhält der Arbeitnehmer eine ungefähre Zahlung für bereits geleistete Arbeit. Die genaue Lohnabrechnung mit der endgültigen Lohnsteuer und den Beiträgen zur Sozialversicherung kann bis zu fünf Wochen nach der Abschlagszahlung vorgenommen werden.
211
D
Die Lohnabrechnung
Der Arbeitgeber überweist den Zuschuss zur VWL und den Sparbetrag von Frau Waldmann direkt der Bausparkasse. Zuschuss und Sparbetrag werden deshalb vom Auszahlungsbetrag abgezogen. Im Beispiel ergibt sich für den Arbeitgeber folgende Belastung. Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.514 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.514 €) = Gesamtbelastung
2.514,00 € 494,00 € 47,77 € 5,03 € 3.052,40 €
Der Gesamtbeitrag zu den Sozialversicherungen ist geringer als der Mitarbeiterbeitrag. Dies liegt am Zuschlag zur Pflegeversicherung und am Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung. Diese sind nur vom Arbeitnehmer zu tragen. Nimmt das Unternehmen aufgrund seiner Mitarbeiterzahl am Umlageverfahren teil ist die Umlage U1 zu entrichten. Sie entfällt für Betreibe mit mehr als 30 in Mitarbeiter die über 30 Wochenstunden arbeiten. Nicht in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt sind Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Rückstellungen für Jubiläen, Urlaub oder Pensionen. Diese werden in der Regel erst zum Ende des Kalenderjahres ermittelt, gehören jedoch zur Arbeitgeberbelastung. Im Bau- und Baunebengewerbe sind zusätzlich noch Beiträge zur Zusatzversorgung (ZVK) zu berücksichtigen. Beschäftigt das Unternehmen nicht seiner Größe entsprechend behinderte Mitmenschen ist zusätzlich noch eine anteilige Schwerbehindertenabgabe in die Berechnung aufzunehmen.
11 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten? Neben Geldzuwendungen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Leistungen in Form von Sachzuwendungen zukommen lassen. Sachleistungen, wie z. B. freie Kost, freie Wohnung, Firmenwagen, Waren und anderes, verschaffen dem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil und sind laufender Arbeitslohn oder sonstige Bezüge
212
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
D
(vgl. § 8 EStG). Sachzuwendungen erhöhen das Arbeitsentgelt und sind somit in Höhe des steuerpflichtigen Teils beitragspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Gewährt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezuges, stellt sich die Frage, mit welchem Wert dieser anzusetzen ist. Für Sachleistungen in Form von Unterkunft, Mahlzeiten, Heizung und Beleuchtung gibt es amtliche Sachbezugswerte, in denen festgelegt wird, mit welchem Wert („Bruttolohn“) der Sachbezug anzusetzen ist. Sachbezüge, für die keine amtlichen Sachbezugswerte festgelegt sind, müssen mit den Endpreisen am Abgabeort, gemindert um die üblichen Preisnachlässe, angesetzt werden. Erhalten Arbeitnehmer Waren verbilligt oder kostenlos, die der Arbeitgeber herstellt oder vertreibt, bleibt der geldwerte Vorteil hieraus gemäß § 8 Abs. 3 EStG bis zu einem Rabattfreibetrag von 1.080 € jährlich steuerfrei. Der Rabattvorteil des Arbeitnehmers wird durch Vergleich des um 4 % geminderten Endpreises der Ware mit dem tatsächlichen Kaufpreis, den der Arbeitnehmer gezahlt hat, ermittelt. Der Endpreis ist der Preis, den der Verbraucher bezahlen muss, inklusive Umsatzsteuer. Ist dieser Betrag keiner oder gleich 90 € pro Monat bzw. 1.080 € im Jahr, besteht keine Steuerpflicht für die kostenlos oder verbilligt erhaltenen Waren oder Leistungen. Übersteigt der Preisvorteil den Rabattfreibetrag, ist der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Erhält der Mitarbeiter über den Arbeitgeber Waren oder Leistungen, die dieser nicht selbst herstellt oder vertreibt, kann der Rabattfreibetrag (1.080 €) nicht angewendet werden. Es ist jedoch zu prüfen, ob der amtliche Sachbezugswert oder die Kleinbetragsregelung angewendet werden kann. Für die Bewertung des geldwerten Vorteils aus den Waren oder Leistungen über Dritte kann der Arbeitgeber 96 % des üblichen Verkaufspreises inklusive Umsatzsteuer ansetzen. Eine Vereinfachung bewirkt die Kleinbetragsregelung des § 8 Abs. 2 EStG. Zuwendungen in Form von geldwerten Vorteilen, die nach Anrechnung etwaiger vom Arbeitnehmer gezahlter Eigenanteile im Kalendermonat nicht mehr als 44 € betragen und für die keine Sachbezugswerte angesetzt werden, sind nicht steuerpflichtig. Für die Berechnung der 44-Euro-Grenze ist auf den einzelnen Kalen-
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Die Lohnabrechnung
dermonat abzustellen. Mehrere geldwerte Vorteile, die unter die Kleinbetragsregelung fallen, sind zusammenzurechnen. Übersteigt der Gesamtwert danach den Betrag von 44 €, unterliegen alle einzelnen Sachbezüge dem Lohnsteuerabzug. Die folgende Übersicht zeigt, wie Sachbezüge zu bewerten sind. Ist für eine Sachleistung ein amtlicher Sachbezugswert vorhanden, ist mindestens dieser als Wert für die Sachleistung anzusetzen. Eine Anwendung der Kleinbetragsregelung oder des Rabattfreibetrages ist ausgeschlossen. Dafür ist eine pauschale Versteuerung des Sachbezuges in der Regel möglich. Ist für die Sachleistung kein Sachbezugswert vorgegeben, muss der gekürzte Endpreis als Wert angesetzt werden. Ist der geldwerte Vorteil bzw. der Rabatt größer als der Rabattfreibetrag bzw. die Freigrenze, entsteht steuerpflichtiger Arbeitslohn bzw. beitragspflichtiges Entgelt. Sachbezug verbilligte / kostenlose Waren oder Leistungen
Verpflegung / Unterkunft
amtlicher Sachbezugswert als geldwerten Vorteil ansetzen
pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils
der Arbeitgeber stellt Ware selbst her oder vertreibt sie
Mitarbeiter erhält Waren verbilligt über Dritte auf Veranlassung des AG
Ware oder Leistung mit 96 % des VerkaufsPreises bewerten und die Differenz zum Preis, den dMitarbeiter bezahlt hat zu ermitteln
Ware oder Leistung mit 96 % des Verkaufspreises zu bewerten und die Differenz zum Preis den Mitarbeiter bezahlt hat zu ermitteln
Rabattfreibetrag (90 € / 1.080 €) auf geldwerten Vorteil anwenden
Anwendung der 44-EuroFreigrenze
Versteuerung nach Lohnsteuertabelle / Betragspflicht in den Sozialversicherungen
Abb. 15: Schema des Sachbezugs
214
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
D
Beispiel Frau Waldmann hat keine Möglichkeit, tagsüber im Unterneh men eine warme Mahlzeit einzunehmen. In der Nachbarschaft ihres Büros befindet sich jedoch ein preisgünstiges italienisches Restaurant. Der Arbeitgeber vereinbart mit dem Restaurant die Entgegennahme von Essensgutscheinen. Für den Gutschein er hält Frau Waldmann arbeitstäglich eine Mahlzeit im Wert von 4,80 €. Außerdem bezieht Frau Waldmann ein Bruttogehalt von 2.100 € und bekommt einen Zuschuss von 14 € zu den vermö genswirksamen Leistungen (VWL). Zusammen mit dem Arbeit nehmeranteil überweist der Arbeitgeber 40 € an die Bauspar kasse. Monika Waldmann hat in diesem Monat an 22 Tagen gearbeitet. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse mit einem angenommenen Beitragssatz von 13,5 % krankenversichert. Frau Waldmann gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensge meinschaft an. Der Firmensitz liegt in Hamburg. Sie hat eine Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse I und keine Kinder. Das Unter nehmen nimmt am U1 Umlageverfahren teil. Die Umlagesätze werden mit 1,9 % U1 und 0,2 % U2 Umlage angenommen.
11.1 Entgeltabrechnung Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL + Geldwerter Vorteil (22 x 2,67 €)
2.100,00 € 14,00 € 58,74 €
= Bruttolohn Arbeitslohn (steuerpflichtig) Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstabelle f. 2.172,74 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer)
2.172,74 € 2.172,74 € 2.172,74 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.172,74 €) Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.172,74 €) Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.172,74 €) Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.172,74 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.172,74 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.172,74 €)
345,89 € 146,66 € 19,55 € 18.47 € 5,43 € 216,19 € 45,63 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
451,93 €
304,75 € 16,76 € 24,38 €
215
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Die Lohnabrechnung Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Sachbezugswert – Überweisung an Bausparkasse
2.172,74 € 345,89 € 451,93 € 58,74 € 40,00 €
= Auszahlungsbetrag Gesamtbelastung Bruttolohn + Essensgutscheine + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.172,74 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.172,74 €)
1.276,18 €
= Gesamtbelastung
2.692,18 €
2.114,00 € 105,60 € 426,95 € 41,28 € 4,35 €
Frau Waldmann hat durch die arbeitstäglichen Mahlzeiten einen geldwerten Vorteil (GwV). Damit ist der Geldbetrag gemeint, den sie selbst ausgeben müsste, um diese Leistung (Mittagessen) zu erhalten. Durch die Gewährung der Essensgutscheine ist Frau Waldmann besser gestellt als ein vergleichbarer Arbeitnehmer mit gleichem Bruttogehalt. Aus diesem Grund muss der durch den Arbeitgeber getragene GwV als zusätzlicher Arbeitslohn angesetzt werden. Für die Abgabe von Mahlzeiten bzw. wenn der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten Mahlzeiten erhält, gelten amtliche Sachbezugswerte. Der amtliche Sachbezugswert ist der Betrag, der dem Arbeitslohn mindestens zugerechnet werden muss, wenn ein Arbeitnehmer die entsprechende Leistung verbilligt oder kostenlos erhält. Tabelle 20 zeigt, welcher „Bruttolohn“ für die Gewährung von Mahlzeiten mindestens anzusetzen ist. Mahlzeit
Sachbezugswert für alle Arbeitnehmer
Frühstück
1,50 €
Mittagessen
2,67 €
Abendessen
2,67 €
Tab. 21: Amtliche Sachbezugswerte für Mahlzeiten
216
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
D
11.2 Steuerliche Abzüge Bei dem an den Mitarbeiter ausgegebenen Essensgutschein handelt es sich um eine steuerpflichtige und beitragspflichtige Sachleistung. Für die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten kann, bei Einhaltung bestimmter Grenzen, der amtliche Sachbezugswert als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Der Arbeitslohn ist um den Sachbezugswert bzw. den steuerpflichtigen Teil des geldwerten Vorteils zu erhöhen. Somit ergibt sich für die 22 Mahlzeiten bei Frau Waldmann ein steuerpflichtiger Sachbezugswert von 58,74 €. Beachten Sie Für die Ermittlung des Arbeitslohnes bzw. des Arbeitsentgeltes wird nicht die tatsächliche Zahlung an das Restaurant (22 x 4,80 € = 105,60 €) herangezogen, sondern nur der Sachbezugswert in Höhe von 58,74 € (22 x 2,67 €).
Auf den steuerpflichtigen Teil des Sachbezugs (amt. Sachbezugswert) sind Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag gemäß der Monats- bzw. Tageslohnsteuertabelle zu entrichten. Will der Arbeitgeber vermeiden, dass der Arbeitnehmer mit dem geldwerten Vorteil steuerlich belastet wird, besteht für Mahlzeiten die Möglichkeit, den amtlichen Sachbezugswert pauschal zu versteuern. Der Arbeitgeber kann im Beispiel den Sachbezug von 58,74 € mit dem Pauschalsteuersatz von 25 % versteuern. Übernimmt der Arbeitgeber bei pauschaler Versteuerung die Steuern, erhöht sich der Arbeitslohn nicht um den Sachbezug. Gesamtabrechnung Bruttolohn
2.172,74 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
327,44 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
439,72 €
– Sachbezug (pauschal versteuert AG)
58,74 €
– Überweisung an Bausparkasse
40,00 €
= Auszahlungsbetrag
1.306,84 €
Ein weiterer Vorteil der Pauschalversteuerung ergibt sich bei der Kirchensteuer. Für pauschal versteuerte Lohnbestandteile ist nicht
217
D
Die Lohnabrechnung
die „normale“ Kirchensteuer anzusetzen, sondern nur die ermäßigte pauschale Kirchensteuer. Diese beträgt beispielsweise in Bayern 7 % im Vergleich zu 8 % Normalkirchensteuer.25 Nur der pauschal versteuerte Lohnbestandteil unterliegt der pauschalen Kirchensteuer. Lohnbestandteile, die nicht pauschal versteuert werden, sind mit dem normalen Kirchensteuersatz zu versteuern. Im Beispiel würde sich bei pauschaler Versteuerung durch den Arbeitgeber ein Steuervorteil von 1,95 € ergeben. Lohnsteuer + Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag, wenn der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert wird
345,89 €
Lohnsteuer + Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag des Arbeitnehmers, wenn der Sachbezug pauschal versteuert wird
327,44 €
Differenz
18,45 €
Pauschale Lohnsteuer + pauschale Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag
16,50 €
Steuervorteil durch pauschale Versteuerung
1,95 €
Wird der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert, ergibt sich eine Lohnsteuer von 345,89 €. Versteuert der Arbeitgeber den Sachbezug nach § 40 EStG pauschal mit 25 %, entsteht für Frau Waldmann zunächst eine Steuerbelastung von 327,44 €. (Basis: 2.100 € Gehalt + 14 € VWL). Sie hat einen Steuervorteil von 18,45 €. Für den Arbeitgeber entsteht eine zusätzliche Pauschalsteuer in Höhe von 16,50 €. Der Steuervorteil aus der pauschalen Versteuerung beträgt somit 1,95 €. Zusätzlich hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die pauschalen Steuern im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abzuwälzen. Trägt der
25
218
Gehört der Arbeitnehmer keiner kirchensteuerberechtigten Konfession an, kann die Ermittlung der pauschalen Kirchensteuer unterbleiben. Für kirchensteuerpflichtige Arbeitnehmer ist dann jedoch der normale Kirchensteuersatz auf den Pauschalsteuerbetrag anzuwenden.
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
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Arbeitnehmer die Pauschalsteuern, sind diese vom Nettoverdienst abzuziehen. Beachten Sie Eine pauschale Versteuerung mit 25 % ist nicht grundsätzlich für Sachbezüge zulässig. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG ist jedoch für die Abgabe von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber möglich.
Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeiten einen Eigenanteil, verringert sich der steuerpflichtige Sachbezug entsprechend. Würde Frau Waldmann beispielsweise täglich 2,67 € im Restaurant selbst bezahlen, entstünde kein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei einer Zuzahlung von 2 € beträgt der geldwerte Vorteil nur noch (2,67 € – 2,00 €) 0,67 €. Auch dieser Betrag könnte wieder durch den Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden. Seit 1.1.2001 gilt eine Höchstgrenze für den Sachbezugswert bei Mahlzeiten. Der Verrechnungswert des Essensgutscheins bzw. des Zuschusses durch den Arbeitgeber darf arbeitstäglich nicht höher als 5,77 € (4,60 € für ein Frühstück) sein. Übersteigt der Zuschuss des Arbeitgebers den Sachbezugswert um mehr als 3,10 €, darf nicht mehr der Sachbezugswert von 2,67 € (Mittagessen/Abendessen) bzw. 1,50 € (Frühstück) angesetzt werden, stattdessen ist der volle Preis der Mahlzeit dem Arbeitslohn als geldwerter Vorteil zuzurechnen. Wäre im Beispiel der Verrechnungswert des Essensgutscheins 6,00 €, müsste sich Frau Waldmann bei 22 Arbeitstagen eine geldwerten Vorteil von 132 € auf den Arbeitslohn anrechnen lassen. Übernimmt hingegen bei einem Preis von 6,00 € Frau Waldmann einen Eigenanteil von 0,23 € arbeitstäglich, liegt der Zuschuss bzw. der Verrechnungswert nicht über 5,77 € (6,00 € – 0,23 € = 5,77 €) und der Arbeitgeber kann weiterhin den amtlichen Sachbezugswert von 2,67 € je Mahlzeit als geldwerten Vorteil anrechnen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Steuerpflicht und die Pauschalierbarkeit bei Essenzuschüssen durch den Arbeitgeber.
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Die Lohnabrechnung Essenszuschuss Preis pro Essen
Zuschuss des Arbeitgebers
Eigenanteil des Mitarbeiters
Steuer/SV Pflicht
pauschal versteuerbar mit 25 %
5,00 €
5,00 €
0,00 €
2,67 €
ja
6,00 €
6,00 €
0,00 €
6,00 €
nein
6,00 €
5,00 €
1,00 €
1,67 € 26
ja
6,00 €
3,10 €
2,90 €
0,00 €
__
8,00 €
3,00 €
5,00 €
0,00 €
__
12,00 €
6,00 €
6,00 €
6,00 €
nein
5,10 €
2,40 €
2,70 €
0,00 €
__
5,00 €
3,00 €
2,00 €
0,67 €
ja
Tab. 22: Steuerpflicht bei Essenszuschüssen
Praxis Tipp Eine Besonderheit ist im Hotel und Gaststättengewerbe zu beachten. In Hotels und Gaststätten ist bei Abgabe von Mahlzeiten an Arbeit nehmer neben der Pauschalbesteuerung der Rabattfreibetrag von 1.080 € pro Jahr anwendbar. Voraussetzung ist jedoch, es handelt sich nicht um Personalessen, sondern um Speisen von der Speisekarte.
11.3 Sozialversicherungsbeiträge Der geldwerte Vorteil erhöht das Arbeitsentgelt und unterliegt damit den Beiträgen zur Sozialversicherung. Ist der Ansatz eines amtlichen Sachbezugswertes möglich, unterliegt nur dieser den Beiträgen zur Sozialversicherung. Wird der Wertansatz des Sachbezugswertes vom Arbeitgeber pauschal versteuert, entsteht aus dem geldwerten Vorteil kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Somit bleibt der gesamte Sachbezug sozialversicherungsfrei. Neben dem steuerlichen Vorteil 26
220
Der maximal mögliche Zuschuss der Arbeitgeber liegt bei 5,77 €. Da der Arbeitgeber nur 5 € als Zuschuss gewährt, ist der Ansatz des Sachbezugswertes möglich. Der Eigenanteil des Mitarbeiters wird auf den Sachbezugswert in Höhe von 2,67 € angerechnet.
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
D
entsteht durch die Pauschalversteuerung auch ein Sozialversicherungsvorteil. Im Beispiel von Frau Waldmann würde die Differenz aus dem GwV für den Arbeitgeber 12,21 € betragen, für den Arbeitnehmer ergibt sich ein Vorteil von 11,55 €.27 Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung, wenn der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert wird
451,93 €
Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung, wenn der Arbeitgeber den Sachbezug pauschal versteuert
439,72 €
= Differenz
12,21 €
Sozialversicherungsbeiträge Arbeitnehmer Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung, wenn der Sachbezug mit dem Gehalt versteuert wird
426,95 €
Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversicherung, wenn der Arbeitgeber den Sachbezug pauschal versteuert
415,40 €
= Differenz
11,55 €
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen entsteht im Beispiel durch die pauschale Versteuerung ein Sozialversicherungsvorteil von 23,76 €. Auch wenn der Arbeitgeber die pauschale Steuer im Innenverhältnis dem Arbeitnehmer in Rechnung stellt, ergibt sich der Vorteil in den Sozialversicherungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Beachten Sie Sozialversicherungsfreiheit für Sachbezüge entsteht nur in sowie, wie der Sachbezug pauschal versteuert werden kann. Übersteigt der Sachbezug den pauschalierbaren Betrag entsteht Steuerpflicht ent sprechend der Lohnsteuertabelle und Beitragspflicht zu den Sozial versicherungen.
27
Die Berechnung basiert auf einem Krankenversicherungssatz von 13,5 % und einem Rentenversicherungssatz von 19,9 %.
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Die Lohnabrechnung
Als Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber ergeben sich bei pauschaler Versteuerung aus: Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.114 €) Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.114 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.114 €)
142,70 € 17,97 € 210,34 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.114 €)
44,39 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
415,40 €
11.4 Gesamtabrechnung Übernimmt der Arbeitnehmer die Steuer für den geldwerten Vorteil, erhöhen sich sein Arbeitslohn und sein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Es ist die Lohnsteuern entsprechend der Lohnsteuertabelle und die Beiträge zu den Sozialversicherungen zu ermitteln und vom Bruttolohn abzuziehen. Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Sachbezugswert – Überweisung an Bausparkasse
2.172,74 € 345,89 € 451,93 € 58,74 € 40,00 €
= Auszahlungsbetrag
1.276,18 €
Wird der geldwerte Vorteil pauschal durch den Arbeitgeber versteuert und trägt dieser die pauschale Steuer, ergibt sich folgende Abrechnung: Gesamtabrechnung Bruttolohn
327,44 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
439,72 €
– Sachbezug (pauschal versteuert AG)
58,74 €
– Überweisung an Bausparkasse
40,00 €
= Auszahlungsbetrag
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2.172,74 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
1.306,84 €
Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?
D
Versteuert der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % und überwälzt die Steuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer, ergibt sich die folgende Gesamtabrechnung: Gesamtabrechnung Bruttolohn
2.172,08 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
327,44 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
439,72 €
– Sachbezugswert
58,74 €
– Pauschale Lohnsteuer/Kirchensteuer/Soli.
16,50 €
– Überweisung an Bausparkasse
40,00 €
= Auszahlungsbetrag
1.289,68 €
Beim Vergleich von normaler zu pauschaler Versteuerung und Übernahme der pauschalen Lohnsteuer durch den Arbeitnehmer ergibt sich im Beispiel von Frau Waldmann ein Gesamtvorteil von 13,50 € (1,95 € Steuer + 11,55 € Sozialversicherung). Durch die pauschale Versteuerung verringern sich nicht nur die steuerpflichtigen Abzüge, sondern auch der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Beim Arbeitgeber entsteht, unabhängig von der Übernahme der pauschalen Steuern, ein Beitragsvorteil von 12,21 €. Neben dem Beitragsvorteil in den Sozialversicherungen ergibt sich ein Vorteil in der U2 Umlage und gegebenenfalls in der U1 Umlage für Unternehmen mit weniger als 30 Vollzeitbeschäftigten. Durch die pauschale Besteuerung sinken das beitragspflichtige Entgelt und damit die Bemessungsgrundlage für die Umlagebeträge. Trägt der Arbeitgeber die pauschale Versteuerung, ergibt sich eine Gesamtarbeitgeberbelastung von: Gesamtbelastung Bruttolohn + Essensgutscheine + Pauschale Lohnsteuer/Kirchensteuer/Soli + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil
2.114,00 € 105,60 € 16,50 € 415,40 €
+ Umlagen U1 (1,9 % x 2.114 €)
40,17 €
+ Umlagen U2 (0,2 % x 2.114 €)
4,23 €
= Gesamtbelastung
2.695,90 €
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Die Lohnabrechnung
Beachten Sie Der Sachbezug ist in voller Höhe Arbeitgeberbelastung. Für die Ermittlung der Lohnsteuer und der Beiträge zu den Sozialversicherungen ist jedoch nur der Sachbezugswert anzusetzen.
Nicht in der Arbeitgeberbelastung berücksichtigt sind Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Rückstellungen für Jubiläen, Urlaub oder Pensionen. Im Bau- und Baunebengewerbe sind zusätzlich noch Beiträge zur Zusatzversorgung (ZVK) zu berücksichtigen. Gegebenenfalls, wenn der Arbeitgeber nicht die Pflichtzahl der Schwerbehindertenplätze besetzt hat, entsteht noch eine anteilige Schwerbehindertenabgabe als Arbeitgeberbelastung.
12 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen? Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur privaten Nutzung, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Der Arbeitnehmer erhält zwar keine direkte Zahlung vom Arbeitgeber, aber durch die private Nutzung des Wagens spart er Kosten für einen eigenen Pkw. Dieser geldwerte Vorteil erhöht den steuerpflichtigen Arbeitslohn und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Für die Bewertung des Vorteils aus der Pkw-Nutzung muss unterschieden werden zwischen ● privater Nutzung des Wagens allgemein, ● Nutzung des Wagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ● Nutzung des Wagens für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung. Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung des Firmenwagens sind seit dem 1.1.1996 zwei Verfahren zulässig: ● Führung eines Fahrtenbuches mit einer Anrechnung der Vollkosten pro gefahrenem Kilometer ● monatliche 1-%-Pauschale des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil Wird der Wagen neben der allgemeinen privaten Nutzung für die tägliche Fahrt zur Arbeit verwendet, entsteht ein zusätzlicher Nut-
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Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
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zungsvorteil. Der geldwerte Vorteil ist mit 0,03°% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer nach der Pauschalmethode anzusetzen. Lebt die Familie des Arbeitnehmers an einem weiter entfernten Wohnort und nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen zu Familienheimfahrten, entsteht ein weiterer steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Eine Familienheimfahrt wöchentlich wird steuerlich freigestellt. Mehrere Familienheimfahrten pro Woche sind ein steuerpflichtiger Sachbezug. Als steuerpflichtiger Sachbezug für die Familienheimfahrten ist 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnsitz je Heimfahrt anzurechnen. Der geldwerte Vorteil ist zusätzlich zur 1 %-Methode und eventuell zusätzlich zum Sachbezug für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzusetzen. Hat der Arbeitnehmer wechselnde Arbeitsstätten, die weniger als 30 km von seinem Wohnort entfernt liegen, oder arbeitet er schon mehr als drei Monate an einem Arbeitsort der aber wieder wechselt, führt die Fahrzeugnutzung zu einem weiteren geldwerten Vorteil. Ist eine dieser Bedingungen erfüllt, muss ein geldwerter Vorteil in Höhe von 0,002 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnsitz als GwV angesetzt werden. Der geldwerte Vorteil aus Privatnutzung, Nutzung für Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte, Familienheimfahrten und Einsatzwechseltätigkeit kann mit einem Fahrtenbuch oder mit monatlichen Pauschalsätzen ermittelt werden. Er erhöht den Bruttolohn und ohne pauschale Versteuerung den Arbeitslohn und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zur Anschaffung des Pkw oder laufend während der Nutzung, so sind diese Zahlungen auf den geldwerten Vorteil anzurechnen. Wird vom Arbeitnehmer, beispielsweise weil er eine andere Ausstattung wünscht, ein Eigenanteil bei der Anschaffung übernommen, kann der übernommene Anteil im Jahr der Anschaffung auf den geldwerten Vorteil vollständig angerechnet werden. Übersteigt die Zuzahlung jedoch den geldwerten Vorteil des Anschaffungsjahres ist keine weitere Verteilung auf mehrere Jahre möglich. Leistet der Arbeitnehmer einen festen Betrag oder einen Kilometer abhängigen Betrag (z. B. 0,20 € pro km) als Eigenanteil und lässt
225
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Die Lohnabrechnung
diesen vom Nettoverdienst einbehalten, so ist die Zuzahlung vom errechneten geldwerten Vorteil abzuziehen. Eine laufende Zuzahlung kann auch sein, wenn der Mitarbeiter einen Teil der monatlichen Leasingrate übernimmt. Eine Zuzahlung kann auch einmalig aus dem Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld oder aus einer Prämie oder Tantieme geleistet werden. Die Berechnungsverfahren des geldwerten Vorteils für die private Nutzung und die Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sowie Einsatzwechseltätigkeiten gelten auch für Leasing Fahrzeuge. Die Anrechnung von Zuzahlungen auf den LeasingVertrag ist analog wie bei einem gekauften Fahrzeug zu behandeln. Für Leasing Fahrzeuge gilt jedoch zu beachten, dass der geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers aus dem Listenpreis bei Erstzulassung des Fahrzeuganbieters ermittelt werden muss. Beispiel Der Arbeitgeber stellt Frau Waldmann einen Firmenwagen zur Verfügung und erlaubt, den Wagen auch für Privatfahrten zu nutzen. Dies schließt ein, dass sie ihn z. B. für Einkaufs oder Urlaubsfahrten verwenden kann. Der Wagen hat einen Listen preis inkl. Umsatzsteuer von 19.500 €. Ein Schiebedach als Son derausstattung schlägt mit weiteren 410 € zu Buche. Da der Ar beitgeber den Händler persönlich gut kennt, überlässt er ihm den Wagen mit Sonderausstattung für 18.850 € (brutto). Die Entfernung zwischen der Wohnung von Frau Waldmann und dem Büro beträgt 25 km (einfache Entfernung). Als Eigenanteil für die private Nutzung übernimmt sie 60 € monatlich. Der Ei genanteil wird vom Nettoverdienst abgezogen. Frau Waldmann bekommt neben dem Firmenwagen ein Bruttogehalt von 2.100 € und einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Lei stungen (VWL). Die VWL werden zusammen mit dem Eigenanteil von 26 € vom Arbeitgeber auf einen Bausparvertrag eingezahlt. Auf die Führung eines Fahrtenbuches wird verzichtet. Frau Waldmann gehört einer kirchensteuerberechtigten Religionsge meinschaft an und ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert. Der Beitragssatz wird mit 13,5 % angenom men. Sie hat Steuerklasse I und keine Kinder. Der Firmensitz ist im Bundesland BadenWürttemberg (8 % Kirchensteuer). Die Beiträge zur den Umlagekassen U1/U2 werden mit 1,9 % und 0,2 % angenommen.
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Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
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12.1 Entgeltabrechnung Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL
2.100,00 € 14,00 €
+ Geldwerter Vorteil private Nutzung PKW (19.900 €)
199,00 €
+ Geldwerter Vorteil Fahrten WohnungArbeit (Pauschalmethode: 0,03 % x 19.900 € x 25 km)
149,25 €
= Bruttolohn
2.462,25 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.402,25 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.402,25 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.402,25 € bei Steuerkl. I/0 Kind) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
370,00 € 20,35 € 29,60 € 419,95 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.402,25 €)
162,15 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.402,25 €)
21,62 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.402,25 €)
20,42 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25°% von 2.402,25 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.402,25 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.402,25 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
6,01°€ 239,02 € 50,45 € 499,67°€
Gesamtabrechnung Bruttolohn (2.100 € + 14 € + 348,25 €)
2.462,25 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
419,95 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
499,67°€
– Zuzahlung Firmenwagen – Sachbezug (Firmenwagen) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
60,00 € 348,25 € 40,00 € 1.094,38 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Umlagen U1 (1,9 % x 2.402,25 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.402,25 €) = Gesamtbelastung
2.114,00 € 472,04 € 45,64 € 4,80 € 2.636,48 €
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Die Lohnabrechnung
Für den Firmenwagen wird kein Fahrtenbuch geführt. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils muss mit der 1 %-Methode bzw. über 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer erfolgen. Bei der 1 %-Methode muss sich der Arbeitnehmer pro Kalendermonat 1 % des Listenpreises plus etwaigen Zubehörs als geldwerten Vorteil auf den Arbeitslohn anrechnen lassen. Für die Berechnung ist grundsätzlich vom Bruttolistenpreis bei Zulassung des Fahrzeugs auszugehen. Das heißt: Gewährte Preisnachlässe oder der Abzug von Vorsteuer dürfen nicht berücksichtigt werden. Der Listenpreis ist sogar um „Extras“ wie Schiebedach, Radio, Klimaanlage etc. nach oben zu korrigieren. Auch bei Überlassung eines Gebrauchtfahrzeuges sind der ursprüngliche Listenpreis und Extras anzusetzen. Zur rechnerischen Vereinfachung ist der Listenpreis mit Zubehör auf volle 100 € (vgl. R 31 LStR) abzurunden. Mit der 1 %-Methode wird der geldwerte Vorteil für Privatfahrten wie Urlaubs-, Freizeit- oder Einkaufsfahrten steuerlich erfasst. Nutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen nicht den gesamten Monat für private Zwecke, so können die Privatfahrten sowie die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,001 % des Listenpreises je gefahrenem Kilometer als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Von einer gelegentlichen Nutzung geht die Finanzverwaltung aus, wenn der Arbeitnehmer den Wagen an nicht mehr als fünf Kalendertagen im Monat privat nutzt. Die pauschale Zuzahlung des Arbeitnehmers kann von dem ermittelten geldwerten Vorteil abgezogen werden. Dabei ist eine monatliche Zuzahlung auf den Listenpreis möglich oder der Arbeitnehmer leistet eine Zuzahlung für die Nutzung (Kilometer Wohnung – Arbeitsstätte). Im Beispiel reduziert die Zuzahlung von Frau Waldmann den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil für die private Nutzung (1 % des Listenpreises). Entsprechend sinkt der steuerpflichtige Arbeitslohn um 60 €. Nicht zur privaten Nutzung gehören Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten, wenn der Arbeitnehmer eine Zweitwohnung unterhält. Die Nutzung des Pkw für diese Fahrten ist ein gesonderter geldwerter Vorteil und erhöht zusätzlich den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn bzw. das Arbeitsentgelt. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
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Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
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können wieder durch ein Fahrtenbuch dokumentiert oder mit der Pauschalmethode dem Arbeitnehmer zugerechnet werden. Bei der Pauschalmethode sind dem Arbeitnehmer 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) als geldwerter Vorteil anzurechnen. Die Entfernungspauschale ist unabhängig von der Anzahl der tatsächlich genutzten Arbeitstage im Kalendermonat anzusetzen. Das Gesetz stellt auf die Möglichkeit der Nutzung ab. Eine Anrechnung des geldwerten Vorteils kann unterbleiben, wenn der Arbeitnehmer am Ort des Firmensitzes wohnt (weniger als 1 km), den Wagen nachweislich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt oder wegen Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc. den Wagen den gesamten Monat nachweislich nicht nutzen konnte. Wird der Wagen nur für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, ist trotzdem 1 % des Listenpreises für die „Privatnutzungsmöglichkeit“ anzusetzen.
12.2 Steuerliche Abzüge Für die private Nutzung des Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil (GwV) in Höhe von 1 % des Listenpreises + Zubehör (19.910 €) gerundet auf volle 100 €. Beachten Sie Der Rabatt des Händlers darf für die 1 %Methode nicht berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Gebrauchtwagen oder LeasingFahrzeuge. Sie müssen mit dem Listenpreis des Herstellers (Neupreis ohne Ra batte) bei Erstzulassung angesetzt werden. Der Listenpreis ist immer der Kaufpreis inklusive Mehrwertsteuer (Bruttopreis).
Zusätzlich zur privaten Nutzung muss sich Frau Waldmann einen geldwerten Vorteil für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und Büro anrechnen lassen. Bei Anwendung der Pauschalmethode ergibt sich als GwV: 0,03 % x 19.900 € x 25 km = 149,25 €.
229
D
Die Lohnabrechnung
Bei der Pauschalmethode für die Fahrten zwischen Wohnung und Büro besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuer ganz oder teilweise übernimmt. Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil mit 15 % Pauschalsteuer insoweit versteuern, wie der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuer-Erklärung Werbungskosten für die Fahrten geltend machen kann. Mit dem Jahressteuergesetz 2007 wurde die Möglichkeit der Geltendmachung von Werbungskosten für die Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte eingeschränkt. Ab 1.1.2007 können für die ersten 20 Kilometer zur Arbeitsstätte keine Werbungskosten mehr geltend gemacht werden. Erst ab dem 21. km Ist ein Werbungskostenansatz möglich. Dies bedeutet: Der Arbeitgeber ermittelt zunächst den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte mit der Pauschalmethode. Anschließend wird ermittelt, welchen Betrag der Arbeitnehmer in seiner jährlichen Einkommensteuer-Erklärung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltend machen kann. Für diese Berechnung müssen Sie die tatsächlichen Arbeitstage des Arbeitnehmers kennen. Aus Vereinfachungsgründen darf jedoch mit 15 Tagen pro Monat gerechnet werden. Seit 2007 darf der Arbeitnehmer ab dem 21. km pro einfachem Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,30 € als Werbungskosten in seiner Einkommensteuer-Erklärung geltend machen (§ 9 EStG). Für unser Beispiel ergibt sich somit: 0,30 € x 5 km x 15 Tage = 22,50 € Bei Benutzung eines privaten Pkw könnte Frau Waldmann pro Monat Kosten von 22,50 € in ihrer Steuererklärung geltend machen. Bei Nutzung eines Firmenwagens kann der Arbeitgeber genau diesen Betrag mit 15 % Pauschalsteuer der Lohnsteuer unterziehen. Übersteigt der Betrag aus der Pauschalmethode die potentiellen Werbungskosten, ist die Differenz wieder dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zuzurechnen. Geldwerter Vorteil GwV aus Pauschalmethode potentielle Werbungskosten des Arbeitnehmers = GwV für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, den der Arbeitnehmer tragen muss
230
149,25 € 22,50 € 126,75 €
Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
D
Im Beispiel könnte der Arbeitgeber maximal 22,50 € des geldwerten Vorteils (149,25 €) mit 15 % Pauschalsteuer der Lohnsteuer unterwerfen. Der Rest von 126,75 € erhöht den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn bzw. das Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung pro Km, ist dieser Betrag vom geldwerten Vorteil nach der Pauschalmethode abzuziehen. Würde Frau Waldmann beispielsweise die Zuzahlung von 130 € auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte leisten, könnte der geldwerte Vorteil vom Arbeitgeber vollständig pauschal versteuert werden. Geldwerter Vorteil GwV aus Pauschalmethode Eigenanteil des Mitarbeiters potentielle Werbungskosten des Arbeitnehmers = GwV für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, den der Arbeitnehmer tragen muss
149,25 € 130,00 € 22,50 € 0,00 €
Wird der Werbungskostenanteil des geldwerten Vorteils durch den Arbeitgeber pauschal versteuert, ist dieser Betrag von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Im Innenverhältnis besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Pauschalsteuer vom Nettolohn des Arbeitnehmers abzieht. Aus einer pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber würde sich also immer der Vorteil in den Sozialversicherungen und in den meisten Fällen eine geringere Lohnsteuer ergeben. Sofern der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist, entsteht durch die Pauschalversteuerung ein weiterer Vorteil. Für pauschal versteuerte Lohnbestandteile ist nicht der Regelkirchensteuersatz anzusetzen, sondern nur der ermäßigte pauschale Kirchensteuersatz. Im Bundesland Hamburg beträgt dieser beispielsweise nur 4 % im Vergleich zu 9 % Normalkirchensteuersatz. Voraussetzung ist jedoch, dass die pauschale Kirchensteuer für alle Arbeitnehmer mit pauschalen Lohnbestandteilen bezahlt wird, unabhängig ob diese einer Glaubensgemeinschaft angehören oder nicht.
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Die Lohnabrechnung
Beachten Sie Es können jedoch nur die pauschal versteuerten Lohnbestandteile mit dem pauschalen Kirchensteuersatz versteuert werden. Lohnbestand teile, die der normalen Lohnsteuer unterliegen, sind mit dem norma len Kirchensteuersatz zu versteuern.
Wird in Beispiel der geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte soweit wie möglich pauschal versteuert und übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer, ergibt sich folgende Abrechnung: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuß VWL + Geldwerter Vorteil private Nutzung PKW (19.900 €) + Geldwerter Vorteil Fahrten WohnungArbeit (pauschal durch Arbeitgeber versteuert) + Fahrten Wohnung–Büro (Differenz zu pausch. Steuer) = Bruttolohn
2.100,00 € 14,00 € 199,00 € 22,50 € 126,75 € 2.462,25 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
2.379,75 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.379,75 €
Beachten Sie Der steuerpflichtige Arbeitslohn bzw. das beitragspflichtige Arbeits entgelt reduziert sich um den Teil des GwV, den der Arbeitgeber pau schal versteuert und um die vom Arbeitnehmer übernommene Zu zahlung (90 € + 60 €).
Aus dem geringeren Arbeitslohn ergeben sich die folgenden steuerlichen Abzüge: Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.379,75 € bei Steuerkl. I/0 Kind) + Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer (8 % auf den Betrag der Lohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
363,50 € 19,99 € 29,08 € 412,57 €
Wälzt der Arbeitgeber im Innenverhältnis die von ihm gezahlte pauschale Lohnsteuer, die pauschale Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag auf den Arbeitnehmer über, entstehen weitere steuerliche Abzüge:
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Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
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Pauschale Lohnsteuern pauschale Lohnsteuer (15 % auf 22,50 €)
3,37 €
+ pauschale Kirchensteuer (6,5 % auf 3,37 €)
0,21 €
+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag der Lohnsteuer
0,18 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
3,76 €
Das Beispiel zeigt: Selbst im Fall der Abwälzung der pauschalen Steuern auf den Arbeitnehmer ist die Summe aus „steuerrechtlichen Abzügen“ und „abgewälzter Pauschalsteuer“ geringer, als wenn der pauschalierbare Betrag dem Arbeitslohn des Arbeitnehmers zugerechnet wird (412,57 € + 3,76 € = 416,33 < 419,95 €). Führt der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch und fährt nachweislich an mehr als 15 Tagen zur Arbeitsstätte, erhöhen sich die Werbungskosten und somit der vom Arbeitgeber pauschalierbare Betrag. Würde Frau Waldmann im Beispiel nachweislich an 20 Tagen mit dem Firmenwagen zur Arbeit fahren, ergeben sich 0,30 € x 5 km x 20 Tage = 30 € als potentielle Werbungskosten pro Monat. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall einen höheren Anteil des geldwerten Vorteils für die Fahrten zur Arbeitsstätte mit 15 % Pauschalsteuer versteuern.
Praxis Tipp Für die EinkommensteuerErklärung wollen die Finanzbehörden in 2007 von 215 Steuertagen ohne Nachweis ausgehen. Somit könnte für die Berechnung der potentiellen Werbungskosten von 17 Tagen pro Monat ausgegangen werden. Zur Vermeidung einer Steuernach zahlung sollten Sie die „prüfungssicheren“ Arbeitstage beim Be triebsstättenfinanzamt erfragen.
Bei der Zuzahlung wäre natürlich auch eine Anrechnung auf den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte möglich. Die Anrechnung ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn der geldwerte Vorteil nicht pauschal versteuert wird. Die Zuzahlung führt zu einer Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen, diese kann jedoch auch über die pauschale Versteuerung erreicht werden.
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Die Lohnabrechnung
Beachten Sie Der pauschal versteuerte Anteil des geldwerten Vorteil Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte ist auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung für den Mitar beiter anzugeben Er ist in der Zeile 18 auszuweisen und kann damit nicht mehr bei der EinkommensteuerErklärung geltend gemacht werden. Sofern die Fahrten nicht mit dem Pkw durchgeführt werden sind die Wer bungskosten auf 4.500°€ pro Jahr begrenzt (z. B. bei öffentlichen Ver kehrsmitteln).
12.3 Sozialversicherungsbeiträge Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Firmenwagens (1 %-Regel) ist immer sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Bei dem geldwerten Vorteil (GwV) aus der Nutzung des Wagens für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kommt es darauf an, ob dieser soweit wie möglich pauschal versteuert wird. Ohne pauschale Versteuerung unterliegt der steuerrechtlich ermittelte geldwerte Vorteil den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Keine Beitragspflicht besteht, wenn der Arbeitnehmer mit dem geldwerten Vorteil die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung oder in der Renten- und Arbeitslosenversicherung übersteigt. Wird der pauschalierbare Betrag vom Arbeitgeber pauschal versteuert, so ist dieser Teil von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Im Beispiel ergeben sich bei einer pauschalen Versteuerung durch den Arbeitgeber folgende Beiträge: Sozialversicherungsbeiträge Arbeitnehmer Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.379,75°€)
160,63 €
+ Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.379,75°€)
21,42 €
+ Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.379,75°€)
20,23 €
+ Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25°% von 2.379,75°€) + Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.379,75°€) + Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.379,75°€) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
5,95°€ 236,79 € 49,97 € 494,99 €
Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.379,75°€) + Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.379,75°€) + Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.379,75°€) + Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.379,75°€) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber)
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160,63 € 20,23 € 236,79 € 49,97 € 467,62 €
Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen?
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Beachten Sie Durch die pauschale Versteuerung ergibt sich ein Vorteil in den Sozi alversicherungen von 9,10 €. Sozialver sicherungen
Versteuerung nach Lohnsteuerkarte
Pauschale Versteuerung
Differenz
Arbeitgeber
472,04 €
467,62 €
4,42 €
Arbeitnehmer
499,67°€
494,99 €
4,68 €
Der Sozialversicherungsvorteil entsteht auch, wenn der Arbeitgeber zunächst eine Pauschalversteuerung vornimmt, die pauschalen Steu ern dann aber im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer überwälzt.
Mit der Reform der Krankenversicherung wird seit 1.7.2005 von allen freiwillig und gesetzlich versicherten Arbeitnehmern ein Zuschlag zur Krankenversicherung von 0,9 % erhoben. Für diesen Zuschlag gibt es keinen Arbeitgeberanteil. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer unterliegen nicht dem Zuschlag. Zusätzlich entsteht im Beispiel der Zuschlag für Kinderlose in Höhe von 0,25°% des steuerpflichtigen Teil des geldwerten Vorteils.
12.4 Gesamtabrechnung Für die private Nutzung muss sich Frau Waldmann 1 % des Listenpreises als monatlichen geldwerten Vorteil anrechnen lassen. Dieses steuer- und sozialversicherungspflichtige „fiktive“ Entgelt entsteht unabhängig von der Nutzung des Fahrzeugs. Übernimmt der Arbeitnehmer die Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil der Fahrten zur Arbeit, erhöhen sich sein Arbeitslohn und sein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt entsprechend. Der geldwerte Vorteil ist mit dem normalen Steuersatz des Arbeitnehmers zu versteuern. Führt der Arbeitgeber eine Pauschalversteuerung des Werbungskostenanteils für die Fahrten zur Arbeitsstätte durch und übernimmt die pauschalen Steuern, verringern sich die Steuer- und Sozialabzüge beim Arbeitnehmer. Es ergibt sich folgende Gesamtabrechnung:
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Die Lohnabrechnung Gesamtabrechnung Bruttolohn (2.100 € + 14 € + 348,25 €)
2.462,25 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
412,57 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
494,99 €
– Zuzahlung Firmenwagen – Sachbezug (Firmenwagen) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
60,00 € 288,25 € 40,00 € 1.166,44 €
Wälzt der Arbeitgeber die Pauschalsteuern im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer ab, ergibt sich ein Auszahlungsbetrag von: Gesamtabrechnung Bruttolohn (2.100 € + 14 € + 348,25 €)
2.462,25 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
412,57 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
494,99 €
– Zuzahlung Firmenwagen – Sachbezug (Firmenwagen) – Pauschalsteuern – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
60,00 € 288,25 € 3,76 € 40,00 € 1.162,68 €
Praxis Tipp Der pauschal verteuerte Anteil der Fahrten zwischen Wohnung und Ar beitsstätte ist in Zeile 18 auf der Lohnsteuerbescheinigung 2007 aus zuweisen. Im Umfang der pauschal versteuerten Fahrten können keine Werbungskosten in der EinkommensteuerErklärung mehr geltend ge macht werden. Aus diesem Grund kann es sich für höhere Einkommen als vorteilhafter erweisen die Lohnsteuer nach der Monatstabelle zu er heben um dann die vollen Werbungskosten für Fahrten zwischen Woh nung und Arbeitsstätte geltend machen zu können.
Trägt der Arbeitgeber die pauschalen Steuern, ergibt sich die folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil + Pauschale Lohnsteuern + Umlagen U1 (1,9 % x 2.379,25 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.379,25 €) = Gesamtbelastung
236
2.114,00 € 467,62 € 3,76 € 45,22 € 4,76 € 2.634,99 €
Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?
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In die Arbeitgeberbelastung sind noch die Kosten für den Firmenwagen einzurechnen. Bei Leasing-Fahrzeugen ist dies die monatliche Leasingrate und sonstige Kosten für Tank, Service etc. Bei gekauften Fahrzeugen sind die Kosten aus der Vollkostenrechnung (Abschreibung, Reifen, Service, Tanken etc.) zu ermitteln. Die in die Arbeitgeberbelastung einbezogene U1-Umlage entsteht nur bei Unternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten. Zusätzlich sind in die Arbeitgeberbelastung anteilige Kosten für die Berufsgenossenschaft, die Schwerbehindertenabgabe und gegebenenfalls Beiträge zur ZVK zu berücksichtigen.
13 Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuer freibetrag zu berücksichtigen? Auf Antrag kann sich der Arbeitnehmer bei seinem zuständigen Finanzamt Freibeträge vom Arbeitslohn auf seiner Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Die Eintragung eines vom Arbeitslohn abzuziehenden Betrages bewirkt, dass sich bei gleichem Bruttolohn der steuerpflichtige Arbeitslohn und damit die Lohnsteuer verringern. Die Eintragung eines Freibetrages ist unter anderem möglich für: ● Behinderte, Hinterbliebene und Personen, die die Pflege Angehöriger übernommen haben ● Werbungskosten, die den Pauschalbetrag von 920 € übersteigen, ● erhöhte Sonderausgaben (außer Vorsorgeaufwendungen) ● außergewöhnliche Belastungen, die die zumutbare Eigenbelastung übersteigen ● Aufwendungen für steuerlich gefördertes Wohneigentum, ● Ausbildungskosten, Kinderbetreuungskosten Die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte erfolgt als Jahres- und Monatsfreibetrag sowie bei Bedarf als Wochen- oder Tagesfreibetrag. Ein Freibetrag wird auf der Lohnsteuerkarte nur dann eingetragen, wenn der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuer-Erklärung Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Werbungskosten von mehr als 600 € jährlich geltend machen kann. Das Einkommensteuerrecht zählt zu steuerlich abziehbaren Sonderausgaben unter anderem Unterhaltsleistungen, Rentenzahlungen,
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D
Die Lohnabrechnung
gezahlte Kirchensteuer, Spenden, Schulgeld oder Berufsausbildungskosten. Von der Einkommensteuer begünstigte außergewöhnliche Belastungen sind beispielsweise Krankheitskosten, Beerdigungskosten, Pflegekosten oder Aufwendungen für Kuren. Zu den Werbungskosten zählen alle Aufwendungen des Arbeitnehmers zum Erwerb, zur Sicherung und zur Erhaltung seines Arbeitslohnes. Beispiele hierfür sind Arbeitskleidung, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Fortbildungskosten oder Umzugskosten. Werbungskosten werden in die 600-€-Grenze nur dann einbezogen, wenn sie den Arbeitnehmerpauschbetrag von 920 € jährlich übersteigen (vgl. Lohnsteuerrichtlinie LStR 111). Freibeträge dürfen, mit Ausnahme des Altersentlastungsbetrages, erst dann bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte mit dem entsprechenden Eintrag vorlegt. Gleiches gilt für Kinderfreibeträge. Beispiel Frau Waldmann wird von ihrem Ehegatten geschieden und muss jährlich Unterhaltsleistungen von 3.036 € zahlen. Aus diesem Grund hat sie sich beim Finanzamt einen monatlichen Freibetrag von 253 € auf der Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Monika Waldmann hat ein Bruttogehalt von 2.100 € und bekommt von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss von 40 € zu den vermögens wirksamen Leistungen (VWL). Die VWL werden in eine Pensions kasse einbezahlt. Der VLVertrag wurde zum 1.4.2005 geschlos sen. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse (KK) pflicht versichert (13,5 % per Annahme) und gehört einer kirchensteuer berechtigten Religionsgemeinschaft an. Die Lohnsteuerkarte ist mit Steuerklasse I ausgestellt und der Firmensitz ist im Bundes land Berlin. Frau Waldmann hat keine Kinder. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren U1 teil. Die Umlagesätze liegen bei 1,9 % (U1Umlage) und 0,2 % (U2Umlage).
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Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?
D
13.1 Abrechnung Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn
2.100,00 € 40,00 € 2.140,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
1.847,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
2.100,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 1.847,00 € bei Steuerkl. I / 0 Kind) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
215,00 € 11,82 € 19,35 € 246,17 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 2.100 €)
141,75 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 2.100 €)
18,90 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 2.100 €)
17,85 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 2.100 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 2.100 €)
5,25 € 208,95 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 2.100 €)
44,10 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
436,80 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn (2.100 € + 40 €)
2.140,00 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
246,17 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
436,80 €
– Überweisung an Pensionskasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 1.417,03 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 2.140 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.100,00 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.100,00 €) = Gesamtbelastung
2.140,00 € 412,65 € 39,90 € 4,20 € 2.596,75 €
Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes sind die auf der Steuerkarte eingetragenen „Steuerfreibeträge“ zu berücksichtigen. Auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte sind in Abschnitt III unter „Für die Berechnung der Lohnsteuer sind vom Arbeitslohn als steuerfrei abzuziehen“ Steuerfreibeträge vermerkt. Entsprechend
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Die Lohnabrechnung
dem Lohnabrechnungszeitraum ist auf der Karte der Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesfreibetrag vermerkt. Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge können bis zu einem Höchstbetrag von 210°€ monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei in einen so genannten Durchführungsweg wie zum Beispiel eine Pensionskasse einbezahlt werden. Ist für die Ermittlung der steuerlichen Abzüge ein Steuerfreibetrag zu berücksichtigen, muss zunächst vom steuerpflichtigen Arbeitslohn der Steuerfreibetrag abgezogen werden. Aus dem gekürzten Arbeitslohn ermittelt sich die Lohnsteuer entsprechend der Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohnsteuertabelle.
13.2 Steuerliche Abzüge Steuerfreibeträge werden von der Finanzverwaltung aufgrund von ungewöhnlichen Belastungen gewährt. Kauf oder Bau von Wohnungseigentum, Scheidung, Unterhaltsleistungen und anderes mehr kann der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuer-Erklärung geltend machen. Sind die besonderen Belastungen von Dauer, würde sich Jahr für Jahr am Jahresende eine hohe Einkommensteuererstattung ergeben. Der Arbeitnehmer würde also neben seiner Belastung dem Finanzamt noch einen zinslosen Kredit gewähren. Mit der Eintragung des Freibetrages soll eine größere Vorauszahlung gegenüber der tatsächlichen Jahreslohnsteuer vermieden werden. Ohne die Berücksichtigung des Lohnsteuerfreibetrages würden sich bei Frau Waldmann folgende steuerlichen Abzüge ergeben: Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.100,00 € bei Steuerkl. I / 0 Kinder) Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer) = Summe steuerrechtliche Abzüge
284,66 € 15,65 € 25,61 € 325,92 €
Der Steuerfreibetrag und damit die Reduzierung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes führt im Beispiel von Frau Waldmann zu einer monatlichen Steuererleichterung von 79,75 €. Eine ähnliche Wirkung wie Freibeträge haben Kinder, die auf der Lohnsteuerkarte eingetragen sind. Hat der Arbeitnehmer Kinder
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Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?
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und sind diese im Abschnitt I auf der Lohnsteuerkarte eingetragen, müssen bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages die Kinderfreibeträge berücksichtigt werden. Seit dem 1.1.2002 ist für ein Kind monatlich 304 € vom steuerpflichtigen Arbeitslohn abzuziehen und aus dem gekürzten „fiktiven Arbeitslohn“ die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag zu ermitteln (vgl. Abschnitt 3 in diesem Kapitel). Die Kirchensteuer ist jedoch nur zu ermitteln, wenn der Arbeitnehmer einer steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft angehört. Durch diese Regelungen lassen sich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag nicht mehr direkt aus der Lohnsteuer errechnen. Für die Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages ist eine „Schattenrechnung“ unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge durchzuführen. Auf die fiktive Lohnsteuer unter Berücksichtigung der Kinderfreibeträge sind dann der Solidaritätszuschlag mit 5,5 % und die Kirchensteuer mit 8 % bzw. 9 % zu bilden. Mit der Verwendung der vermögenswirksamen Leistung für die betriebliche Altersvorsorge bleibt der Zuschuss des Arbeitsgebers steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) für einen Arbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (West) steuerfrei in einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse einbezahlen. Für 2007 sind dies 2.520 € bzw. monatlich 210 €. Voraussetzung für die steuerfreien Zuführungen zu einer Pensionskasse ist das bestehen eines ersten Dienstverhältnisses. Die begrenzte Steuerfreiheit ist somit für eine geringfügige oder nicht geringfügige Nebenbeschäftigung ausgeschlossen. Ein erstes Arbeitsverhältnis kann jedoch auch für einen geringfügig Beschäftigten vorliegen, dessen Arbeitslohn mit 2 %, 20 % oder 25 % pauschal versteuert wird. Mit der Änderung des Alterseinkünftegesetzes seit 1.1.2005 besteht zusätzlich die Möglichkeit bis zu 1.800 € pro Jahr und Arbeitgeber steuerfrei in einen Pensionsfonds einzubezahlen. Dieser neue Steuerfreibetrag bewirkt jedoch keine Sozialversicherungsfreiheit. Außerdem kann der steuerfreie Zusatzbetrag von 1.800 € pro Jahr nur für Neuverträge die nach dem 31.12.2004 geschlossen wurden genutzt werden.
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Die Lohnabrechnung
13.3 Sozialversicherungsbeiträge Der Steuerfreibetrag berührt nicht das sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt. Steuerfreibeträge führen also nicht zu einer Entlastung bei den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Beiträge zu den Sozialversicherungen sind vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt zu ermitteln. Dieses Beispiel zeigt ein Auseinanderfallen von Bruttolohn, Arbeitslohn (Steuerrecht) und Arbeitsentgelt (sozialversicherungsrechtliche Bemessungsbasis). Im Bruttolohn ist der steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge enthalten. Seit 1.7.2005 gibt es mit dem Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung eine weitere Ausnahme von der Halbteilungsregel der Sozialversicherungsbeiträge. Neben dem Zuschlag zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmer ohne Kinder (0,25°%), ist von allen freiwillig und gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern ein Zuschlag von 0,9 % des Arbeitsentgelts als Beitrag Krankenversicherung zu erheben. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer. Beachten Sie Der Zuschlag zur Pflegeversicherung ist nur dann zu leisten, wenn keine leiblichen oder adoptierten Kinder nachgewiesen werden können.
Der Arbeitgeber kann für einen Arbeitnehmer bis zu 4 % der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (63.000°€ in 2007) beitragsfrei in eine Pensionskasse oder Pensionsfonds einbezahlen. Für 2007 sind dies monatlich 210 €. Übersteigt die Vorsorgeleistung des Arbeitgebers den Freibetrag, ist der übersteigende Anteil zunächst steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den übersteigenden Anteil bis zur Höhe von 1.752 € pro Jahr nach § 40b EStG pauschal mit 20 % zu versteuern. Eine pauschale Versteuerung führt zur Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen. Handelt es sich bei der pauschal versteuerten Beitragsleistung um eine arbeitnehmerfinanzierte Vorsorgeleistung ist die Beitragsfreiheit in den Sozialversicherungen bis 31.12.2008 begrenzt.
242
Ist für den Arbeitnehmer ein Lohnsteuerfreibetrag zu berücksichtigen?
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13.4 Gesamtabrechnung Auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge verringern den steuerpflichtigen Arbeitslohn und damit die steuerrechtlichen Abzüge. Um den Freibetrag bei der Lohnabrechnung berücksichtigen zu können, muss er auf der Lohnsteuerkarte eingetragen sein. Hat der Arbeitnehmer durch außergewöhnliche Belastungen, Sonderausgaben oder hohe Werbungskosten ungewöhnlich hohe Ausgaben, ist dem Arbeitnehmer auf Antrag die Steuerkarte auszuhändigen, damit dieser einen Freibetrag von seinem zuständigen Finanzamt eintragen lassen kann. Sind die Belastungen von Dauer, wird der Arbeitnehmer nach Erhalt der Lohnsteuerkarte im November gleich den Freibetrag für das kommende Jahr eintragen lassen. Für die Lohnabrechnung dürfen nur auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge berücksichtigt werden. Die Kenntnis einer höheren Belastung reicht nicht aus, um einen Steuerabzug vorzunehmen. Ein eingetragener Freibetrag ist ab dem Tag, der Woche oder dem Monat zu berücksichtigen, an dem er eingetragen ist. Beachten Sie Die Berücksichtigung von Freibeträgen bei der Lohnabrechnung führt zu einem geringeren Abzug von Lohn und Kirchensteuer sowie gerin gerem Solidaritätszuschlag. Treten die Belastungen nicht oder nicht in der Höhe des Freibetrages ein, wird sich bei der Einkommensteuer Erklärung eine Nachzahlung ergeben. Es entstehen in diesem Fall also nur ein Zinsvorteil und kein eigentlicher Steuervorteil für den Arbeit nehmer.
Arbeitnehmern, die zu Beginn des Kalenderjahres das 65. Lebensjahr (65. Geburtstag) vollendet haben, kann ein Altersentlastungsbetrag gewährt werden. Ist der Arbeitnehmer vor dem 1.1.1941 geboren, kann ohne Eintrag auf der Lohnsteuerkarte ein Freibetrag in Höhe 40 % des steuerpflichtigen Arbeitslohns höchstens 1.900 € jährlich bzw. 158,33 € monatlich angerechnet werden (§ 24a EStG). Mit dem Alterseinkünftegesetz wurde die stufenweise „Abschmelzung“ des Altersentlastungsbetrags beschlossen. Ab 2006 verringert sich der Altersentlastungsbetrag um jährlich 1,6 % bzw. 76 € pro Jahrgang.
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Die Lohnabrechnung
Dies bedeutet, Arbeitnehmer mit Jahrgang 1942 erhalten für die Dauer ihrer Beschäftigung einen Altersentlastungsbetrag von maximal 1.824 € pro Jahr. Für Mitarbeiter des Jahrgangs 1943 sinkt der Altersentlastungsbetrag ab 65 auf max. 1.748 € pro Jahr. Für Kinder, die auf der Lohnsteuerkarte eingetragen sind, ist pro Jahr ein Freibetrag von 3.648 € (monatlich 304 €) bei der Kirchensteuer und dem Solidaritätszuschlag zu berücksichtigen. Kinderfreibeträge sind seit dem 1.1.1996 nicht mehr bei der Ermittlung der Lohnsteuer anzurechnen. Steuerfreibeträge führen zu keiner Veränderung der Arbeitgeberbelastung, auch dann nicht, wenn der Arbeitgeber pauschale Steuern für den Arbeitnehmer übernimmt. Steuerfreibeträge sind nur bei der Ermittlung der Lohnsteuer entsprechend der Lohnsteuertabelle zu berücksichtigen. Sie finden keine Anwendung bei pauschaler Besteuerung, wie zum Beispiel bei Mahlzeiten oder Fahrgeld. Die U1 Umlage im Beispiel ist nur dann zu entrichten, wenn das Unternehmen nicht mehr als 30 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt. Die U2 Umlage entsteht auch dann, wenn das Unternehmen ausschließlich männliche Arbeitnehmer beschäftigt. Die Umlagen sind an die Krankenkasse des Mitarbeiters abzuführen und auf dem entsprechenden Beitragsnachweis zu melden.
14 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfort zahlung bei Krankheit erhalten? Arbeitnehmer haben in der Regel Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts bei Krankheit, Rehabilitation, Vorsorge oder Arbeitsunfall für die Dauer von sechs Wochen (§ 3 EFZG) bzw. 42 Kalendertage. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der Arbeitszeit. Es haben also auch geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer mit einem Zeitarbeitsvertrag Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Ausgenommen vom Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind Heimarbeiter. Für diesen Personenkreis leistet die Krankenkasse vom ersten Tag der Krankheit an Krankengeldzahlungen. Dafür ist jedoch der „Erhöhte Beitrag“ zur Krankenversicherung zu entrichten.
244
Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?
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Gemäß § 4 EFZG ist bei Arbeitsunfähigkeit in Folge Krankheit das Arbeitsentgelt so fortzuzahlen, wie es bei normaler Arbeitsleistung zu vergüten gewesen wäre – Lohnausfallprinzip. Somit sind bei Krankheit auch Schichtzuschläge, Erschwerniszulagen oder Nachtzuschläge, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen oder Provisionen fortzuzahlen. Vergütungen für Mehrarbeit (Überstunden) müssen seit 1999 nur noch dann gezahlt werden, wenn sie erbracht wurden. Somit sind bei Krankheit oder Kur keine Überstundenvergütungen mehr zu leisten. Bei Mitarbeitern die nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, ist die Lohnfortzahlung entsprechend den Sollstunden zu leisten. Für die Zuschlagsberechnung ist der Durchschnitt der letzten 90 Arbeitstage zulässig (3Monatsschnitt). Das fortgezahlte Arbeitsentgelt ist vollständig steuerund sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt. Eine Ausnahme von der Pflicht zur Entgeltfortzahlung besteht für Neueintritte. Bei einem neu begründeten Arbeitsverhältnis muss der Arbeitgeber erst dann, wenn die Beschäftigung mindestens 28 Kalendertagen (4 Wochen) besteht, Entgeltfortzahlung leisten. Erkrankt der Arbeitnehmer innerhalb der ersten 4 Wochen, erhält er in der Regel Krankengeld von seiner Krankenkasse statt Arbeitsentgelt. Endet die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers, hat der Arbeitnehmer in der Regel Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer muss das Krankengeld in der Versicherungspolice extra abgesichert werden. Das Krankengeld von der Krankenkasse/Krankenversicherung ist steuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegt aber dem so genannten Progressionsvorbehalt, das heißt es wird zur Berechnung der Einkommensteuer herangezogen. Einmalzahlungen während des Krankengeldbezugs durch den Arbeitgeber unterliegen jedoch der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Wird hingegen bei Krankengeldbezug die VWL fortbezahlt, bleibt diese in der Regel beitragsfrei. Die Klarstellung des § 23c SGB IV zum 1.1.2006 regelt, dass arbeitgeberseitige Leistungen, die für die Zeit des Bezugs von Krankengeld, Versorgungskrankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld und Mutterschaftsgeld sowie von Krankentagegeld oder für eine Elternzeit erzielt werden, nicht als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, soweit die Zahlungen zusammen mit den genannten Sozialleistungen das
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Die Lohnabrechnung
Nettoarbeitsentgelt im Durchschnitt der letzten drei Monate der Beschäftigung nicht übersteigen. Dies gilt sowohl für Versicherte der gesetzlichen Krankenversicherung als auch für Versicherte der privaten Krankenversicherung. Endet die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers, entsteht beitragsrechtlich ein Teillohnzahlungszeitraum. Mit dem Ende der Entgeltfortzahlung enden die anrechenbaren Sozialversicherungstage. Dies führt auch zu einer anteiligen Kürzung der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze. Kein Teillohnzahlungszeitraum besteht hingegen im Steuerrecht beim Ende der Entgeltfortzahlung im laufenden Abrechnungsmonat. Steuerrechtliche Teillohnzahlungszeiträume entstehen nur dann, wenn der Mitarbeiter vor dem kalendarischen Monatsende aus dem Unternehmen ausscheidet oder nach dem ersten des laufenden Abrechnungsmonats in das Unternehmen eintritt. Beispiel Frau Monika Waldmann ist seit 6 Wochen ärztlich krank ge schrieben. Die Lohnfortzahlung endet nach dem 16. März 2007. Frau Waldmann hat ein Bruttogehalt von 2.100 € und bekommt von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss von 14 € zu den vermö genswirksamen Leistungen (VWL). Der Arbeitgeberbeitrag wird mit dem Eigenanteil von 26 € einer Bausparkasse mit der Ge haltsabrechnung überwiesen. Monika Waldmann ist bei der ei ner gesetzlichen Krankenkasse (KK) pflichtversichert. Der Beitrag liegt per Annahme bei 13,5 %. Sie gehört einer kirchensteuer berechtigten Religionsgemeinschaft an. Die Lohnsteuerkarte hat die Steuerklasse I und keine Kinderfreibeträge eingetragen. Kin der können auch nicht nachgewiesen werden. Der Firmensitz ist im Bundesland Saarland. Das Unternehmen nimmt am Umlage verfahren U1 Teil. Der Beitragssatz zur U1Umlage beträgt 1,9 %, der zur U2Umlage 0,2 %.
14.1 Entgeltabrechnung Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL = Bruttolohn
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1.145,45 € 14,00 € 1.159,45 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
1.159,45 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
1.159,45 €
Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?
D
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 1.159,45 € bei Steuerkl. I / 0 Kinder) Solidaritätszuschlag
41,00 € 0,00 €
Kirchensteuer (9 % auf den Betrag der Lohnsteuer)
3,69 €
Kammerbeitrag
1,73 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
46,42 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 1.159,45 €)
78,26 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 1.159,45 €)
10,44 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 1.159,45 €)
9,86 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 1.159,45 €)
2,90 €
Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 1.159,45 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 1.159,45 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
115,37 € 24,35 € 241,18 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn (anteilig 2.100 € + 14 €) – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Überweisung an Bausparkasse
1.159,45 € 46,42 € 241,18 € 40,00 €
= Auszahlungsbetrag
831,85 €
Gesamtbelastung Bruttolohn
1.159,45 €
+ Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 1.159,45 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 1.159,45 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.159,45 €) = Gesamtbelastung
227,84 € 22,03 € 2,32 € 1.411,64 €
Die Lohnfortzahlung endet mit dem 16. März. Das anteilige Arbeitsentgelt bestimmt sich nach den tatsächlichen Arbeitstagen. Der März 2007 hat 22 Arbeitstage. Die Entgeltfortzahlung ist für 12 Arbeitstage zu leisten. Somit ergibt sich das anteilige Gehalt aus: 12 22
x
2.100 €
=
1.145,45 €
Neben der anteiligen Gehaltsrechnung auf Basis der Arbeitstage ist die so genannte Dreißigstel-Methode oder eine kalendertägliche Berechnung möglich. Bei der Dreißigstel-Methode wird von einer festen Anzahl von 30 Tagen pro Monat ausgegangen. Diese werden
247
D
Die Lohnabrechnung
in das Verhältnis zu den Kalendertagen der Entgeltfortzahlung gesetzt. Im Beispiel würde sich ergeben: 16 30
x
2.100 €
=
1.120,00 €
Bei der kalendertäglichen Methode wird die Anzahl Kalendertage mit Entgeltfortzahlung zu den tatsächlichen Kalendertagen des Monats ins Verhältnis gesetzt. 16 31
x
2.100 €
=
1.083,87 €
Welche Methode zur anteiligen Berechnung der Entgeltfortzahlung heranzuziehen ist, entscheiden Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder einzelvertragliche Regelungen. Sind diese nicht gegeben, ist die so genannte betriebliche Übung maßgebend. Falls keine Regelung durchgängig angewandt wurde, ist nach der arbeitstäglichen Methode vorzugehen. Im Beispiel wird unterstellt, dass der Arbeitgeber die VWL für den Monat, in dem die Entgeltfortzahlung endet, vollständig fortbezahlt. Eine anteilige Kürzung entsprechend dem Gehalt wäre zulässig und möglich. Für die Zeit ab dem 17. März erhält der Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse. Die Krankengeldberechnung erfolgt nach den Angaben des Arbeitgebers. Für die Berechnung ist der Krankenkasse das Formular „Entgeltbescheinigung für die Berechnung von Krankengeld“ zu erstellen und der Krankenkasse einzureichen. Der Bescheinigungsvordruck kann bei jeder Krankenkasse bezogen werden. Auch eine Online-Bescheinigung über sv.net ist möglich.
14.2 Steuerliche Abzüge Steuerrechtlich entsteht durch den Bezug des Krankengelds kein Teillohnzahlungszeitraum. Somit ist für die Abrechnung im März die Monatslohnsteuertabelle anzuwenden. Durch die Anwendung der Monatslohnsteuertabelle entsteht eine Lohnsteuer unter 81 €. Dadurch liegt der Arbeitslohn in der so genannten Nullzone des Solidaritätszuschlages. Abhängig von der Steuerklasse ergeben sich folgende Freibeträge:
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Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten? Steuerklasse I, II, IV, V, VI 81,00 € monatliche Lohnsteuer
D
Steuerklasse III 162,00 € monatliche Lohnsteuer
2,70 € tägliche Lohnsteuer
5,40 € tägliche Lohnsteuer
Abb. 16: Nullzone für den Solidaritätszuschlag
Der Bereich von 0 € Lohnsteuer bis zum Grenzbetrag wird Nullzone genannt. Liegt die Lohnsteuer in der Nullzone, fällt kein Solidaritätszuschlag an, obwohl vom Arbeitnehmer Lohnsteuer gezahlt werden muss. Die tägliche Lohnsteuerberechnung bzw. der tägliche Grenzbetrag ist anzusetzen, wenn für den Arbeitnehmer ein steuerrechtlicher Teillohnzahlungszeitraum entsteht. Die Firma hat den Sitz im Bundesland Saarland. Im Saarland ist zusätzlich zur Lohn- und Kirchensteuer der Kammerbeitrag einzubehalten. Er beträgt 0,15 % des krankenversicherungspflichtigen Entgelts. Im Beispiel ist dies mit dem Arbeitsentgelt identisch. Die Höchstgrenze des krankenversicherungspflichtigen Entgelts liegt nicht bei der Beitragsbemessungsgrenze, sondern bei 75 % der Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung (3.937,50 €) pro Monat. Die Kürzung der SV-Tage sind im Lohnkonto zu dokumentieren. Außerdem ist zur Kontrolle für die Finanzbehörden auf der Lohnsteuerkarte ab 5 Arbeitstage, an denen Krankengeld bezogen wurde, die „Anzahl U“ um eins zu erhöhen. Bei 2 Wochen Krankengeldbezug wäre im Beispiel auf der Lohnsteuerkarte unter Anzahl U der Zähler 1 einzutragen. Entsteht ein weiterer Krankengeldbezug von mehr als 5 Tagen, erhöht sich der Zähler auf 2. Unterliegt der Arbeitnehmer dem allgemeinen oder dem erhöhten Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung, erhält er nach Ablauf der Lohnfortzahlung Krankengeld von seiner Krankenkasse. Das Krankengeld ist steuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegt jedoch dem so genannten Progressionsvorbehalt. Die Höhe des Krankengeldes ist in der Einkommensteuer-Erklärung anzugeben. Den Bezug von Krankengeld erkennt das Finanzamt am Buchstaben U auf der Lohnsteuerbescheinigung.
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Die Lohnabrechnung
14.3 Sozialversicherungsbeiträge Sozialversicherungsrechtlich entsteht mit dem Ende der Entgeltfortzahlung ein Teillohnzahlungszeitraum. Der Teillohnzahlungszeitraum führt zu einer Kürzung der Sozialversicherungstage (SV-Tage) und zur Anwendung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze. Reduzieren sich die Sozialversicherungstage eines Abrechnungsmonats auf 0 – weil ein gesamter Kalendermonat Krankengeld bezogen wurde – ist eine Unterbrechungsmeldung durchzuführen (siehe Kapitel J). Beachten Sie Wochenenden und Feiertage führen nicht zu einer Unterbrechung oder Kürzung der Anzahl U. Eine Unterbrechungsmeldung ist nur dann zu erstellen, wenn ein vollständiger Kalendermonat ohne Entgeltzah lung ist.
Das Sozialversicherungsrecht geht von 360 Sozialversicherungstagen (SV-Tagen) pro Jahr bzw. 30 SV-Tagen pro Monat aus. Die jährlichen bzw. monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen beziehen sich immer auf volle SV-Monate. Kommt es durch das Ende der Lohnfortzahlung oder durch Wehrdienst, Kind krank oder eine andere Fehlzeit zu einer Kürzung der SV-Tage, ist die anteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze zu ermitteln. Für die Ermittlung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze ist die jährliche Beitragsbemessungsgrenze durch 360 zu dividieren und mit der Anzahl der SV-Tage des Monats zu multiplizieren. Die tägliche Beitragsbemessungsgrenze (TBBG) in 2007 liegt in der Sozialversicherungszweig KV/PV
BBGMonat 3.562,50 €
BBGTag 118,75 €
RV/AV (West)
5.250 €
175,00 €
RV/AV (Ost)
4.550 €
151,67 €
Tab. 23: Tagesbeitragsbemessungsgrenzen
Die täglichen Beitragsbemessungsgrenzen sind mit der Anzahl der verbleibenden SV-Tage im Abrechnungszeitraum zu multiplizieren. Das Ergebnis ist die anteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze.
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Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?
D
Übersteigt das Arbeitsentgelt die anteilige BBG, sind nur Beiträge bis zur Bemessungsgrenze zu ermitteln. Im Beispiel von Frau Waldmann liegt die anteilige BBG im Monat März bei: KV/PV: RV/AV (West)
118,75 € x 16 Tage 175,00 € x 16 Tage
= =
1.900,00 € 2.800,00 €
Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt (1.159,45 €) liegt unter der anteiligen BBG und ist somit vollständig beitragspflichtig zur Kranken- und Pflegeversicherung wie zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Praxis Tipp Wird in einem gesamten Abrechnungsmonat außer den VWL kein Ar beitsentgelt fortgezahlt, bleibt der Zuschuss zu den vermögenswirk samen Leistungen sozialversicherungsfrei solange nicht das Gesamt entgelt (Zuschuss + Ersatzleistung) höher ist als das Nettentgelt der vergangenen drei Arbeitsmonate.
Seit 1.7.2004 ist auch für das bei Krankheit fortgezahlte Arbeitsentgelt der Zuschlag zur Krankenversicherung zu entrichten. Den Zuschlag von 0,9 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts ist nur vom Arbeitnehmer zu erheben. Arbeitnehmer ohne leibliche oder adoptierte Kinder müssen zusätzlich einen Zuschlag von 0,25 % des Arbeitsentgelts zur Pflegeversicherung entrichten. Im Beispiel wird dieser Zusatzbeitrag erhoben, da der Nachweis von Kindern nicht geführt werden konnte. Nimmt das Unternehmen am Umlageverfahren U1 teil besteht Erstattungsanspruch des fortgezahlten Arbeitsentgelts gegenüber der Krankenkasse des Arbeitnehmers (siehe Beispiel Kapitel J). Für Aushilfen ist der Erstattungsantrag an die Bundesknappschaft in Essen zu richten. Erstattet werden bis zu 80 % des fortgezahlten Arbeitsentgelts ohne Einmalzahlungen. Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialversicherungsrecht wurde in 2005 der § 23C SGB IV neu eingeführt. Nach dieser Regelung sind Arbeitgeberleistungen, die während des Bezugs von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Verletztengeld oder Übergangsgeld gezahlt werden nicht mehr beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Die Zahlungen des Arbeitgebers zusätzlich zu den
251
D
Die Lohnabrechnung
Sozialversicherungsleistungen bleiben jedoch nur so lange beitragsfrei, wie sie zusammen mit den Sozialleistungen nicht das Nettoarbeitsentgelt bei Arbeitstätigkeit (Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt) übersteigen. Diese Regelung gilt sowohl für in der gesetzlichen Krankenversicherung Pflichtversicherte Arbeitnehmer, wie für freiwillig in einer gesetzlichen Kasse Versicherte und privat krankenversicherte Mitarbeiter. Beispiele für vom Arbeitgeber weiter bezahlte laufende Lohnzahlungen können sein: ● Vermögenswirksame Leistungen, ● Kontoführungsgebühren, ● Telefonkostenzuschüsse, ● Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, ● Sachleistungen wie Firmenwagen oder freie Wohnung, ● Zuschuss zum Krankengeld, ● Zinsersparnisse aus Darlehen, ● Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Das Brutto-Krankengeld wird nach dem Einkommen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit berechnet. Es beträgt 70 Prozent des letzten Brutto–, aber höchstens 90 Prozent des Nettoeinkommens der letzten 12 Monate. Regelmäßige Überstunden und Abweichungen vom vereinbarten Entgelt erhöhen das Krankengeld. Regelmäßig bedeutet z. B. bei Überstunden, dass in den letzten drei abgerechneten Monaten vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit pro Monat mindestens eine Überstunde angefallen sein muss. Bei schwankendem Entgelt (z. B. Akkordlohn) wird der Durchschnitt der letzten drei Monate zugrunde gelegt. Die Berechnung des Krankengeldes erfolgt für den Kalendertag. Zahlt der Arbeitgeber bei Bezug von Lohnersatzleistungen (wie z. B. Krankengeld) Teile des Arbeitsentgelts fort, ist das VergleichsNettoarbeitsentgelt zu ermitteln und ggf. die Beiträge zu den Sozialversicherungen einzubehalten und abzuführen. Das VergleichsNettoarbeitsentgelt ist der Krankenkasse zu melden (siehe Anlage – Entgeltbescheinigung). Eine Entgeltfortzahlung kann auch durch die Beibehaltung einer Sachleistung wie zum Beispiel eines Firmenwagens entstehen.
252
Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?
D
Beachten Sie Entstehen aufgrund einer Überschreitung des VergleichsNettolohnes Beiträge zu den Sozialversicherungen kommt es nicht zu einer Kür zung der SVTage.
14.4 Gesamtabrechnung Der Arbeitgeber bezahlt das anteilige Arbeitsentgelt für 42 Kalendertage fort. Mit dem Ende der Lohnfortzahlung tritt die Krankenkasse mit der Zahlung von Krankengeld ein. Das von der Krankenkasse zu berechnende Krankengeld beträgt 70 % des wegen Krankheit entgangenen Bruttoverdienstes. Es darf jedoch ohne Berücksichtigung von Einmalzahlungen 90 % des entgangenen Nettoverdienstes nicht übersteigen. Der Arbeitgeber kann bei Teilnahme am Ausgleichsverfahren eine Erstattung bis zu 80 % des fortgezahlten Bruttoentgelts erhalten. Die Höhe der Erstattung ist abhängig vom gewählten Erstattungssatz des Unternehmens bei der Krankenkasse die für den Mitarbeiter zuständig ist. Erstattet die Krankenkasse den Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen, entfällt auch dieser Teil bei der Arbeitgeberbelastung. Erstattungen für fortgezahltes Entgelt ist seit 2006 für alle Arbeitnehmer möglich, sofern die Grenze von 30 in Vollzeit beschäftigten Arbeitnehmern eingehalten ist. Als Gesamtbelastung fallen nur das anteilig fortgezahlte Arbeitsentgelt und die darauf entstehenden Beiträge zu den Sozialversicherungen an. Bietet die Krankenkasse eine Erstattung von beispielsweise 70°% des fortgezahlten Bruttolohnes entsteht als Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 1.159,45 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 1.159,45 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.159,45 €)
1.159,45 € 227,84 € 22,03 € 2,32 €
Erstattung aus Umlage U1
811,62°€
= Gesamtbelastung
600,02 €
Erstattet die Krankenkasse zusätzlich die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen auf das fortgezahlte Arbeitsentgelt sinkt die Gesamtbelastung im Beispiel auf:
253
D
Die Lohnabrechnung Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 1.159,45 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 1.159,45 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 1.159,45 €)
1.159,45 € 227,84 € 22,03 € 2,32 €
Erstattung aus Umlage U1
811,62°€
Erstattung AGAnteil SV für 1.159,45 €
227,84 €
= Gesamtbelastung
372,19 €
Praxis Tipp Viele Krankenkassen schließen die Erstattung der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherung per Satzung aus. Es ist mit jeder Krankenkasse die Erstattungsmöglichkeit der Arbeitgeberbeiträge zu klären.
Die vermögenswirksamen Leistungen werden in der Regel aus Verfahrensgründen in voller Höhe fortbezahlt und sind ggf. erstattungsfähig.
254
E
Bruttolohnbestandteile
Für die Erstellung einer korrekten Abrechnung ist es wichtig zu wissen, welche Lohnart bzw. welcher Lohnbestandteil steuerpflichtig ist, welcher pauschal versteuert werden kann, welcher sozialversicherungsfrei ist oder welcher den Sozialversicherungen unterliegt. Leider bestehen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht zahlreiche Ausnahmeregelungen, so dass an dieser Stelle keine eindeutige Regel formuliert werden kann. Für die Praxis lassen sich jedoch einige Grundsätze als Daumenregeln formulieren. Als erste Daumenregel gilt folgender Grundsatz: Regelmäßiger Bruttolohn und sonstige Bezüge unterliegen der Lohnsteuer entsprechend den Lohnsteuertabellen. Lohnbestandteile, die nach der Lohnsteuertabelle versteuert werden, sind Arbeitsentgelt und unterliegen der Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen. Lohnbestandteile, die regelmäßig oder unregelmäßig zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden, sind auf Steuerfreiheit oder Pauschalierbarkeit zu prüfen. Lohnarten, die der Arbeitgeber mit einem pauschalen Steuersatz versteuern kann, sind von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Es gibt wenige Ausnahmen von dieser Regel, wie das Beispiel Direktversicherung aus Barlohnumwandlung zeigt. Als zweite Daumenregel sollte man sich merken: Alle Lohnbestandteile, die steuerfrei sind, sind von Beiträgen zur Sozialversicherung befreit. Zu den steuerfreien Lohnbestandteilen gehören u. a. Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten oder freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV) des Arbeitnehmers. Steuerfreie Lohnbestandteile sind in § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Aber auch von dieser Regel gibt es einige wenige Ausnahmen. So sind beispielsweise Arbeitgeberzuschüsse zur KV/PV bei beherrschenden GesellschafterGeschäftsführern einer GmbH steuerpflichtiger Arbeitslohn. Praxis Tipp In Zweifelsfällen sollte eines der zahlreichen Lohnlexika zu Rate ge zogen werden. Zu Detailfragen empfiehlt es sich, Rücksprache mit dem Finanzamt bzw. der zuständigen Krankenkasse zu nehmen.
255
E
Bruttolohnbestandteile
Als dritte Regel gilt das so genannte Zuflussprinzip im Steuerrecht bzw. Entstehungsprinzip im Sozialversicherungsrecht. Nach dem Zuflussprinzip sind Arbeitslöhne erst dann steuerpflichtig, wenn sie dem Arbeitnehmer zufließen. D. h. wird Urlaubsgeld oder eine Prämie anteilig jährlich „erdient“, entsteht die Steuerpflicht erst bei Auszahlung des Arbeitslohnes. Im Sozialversicherungsrecht sind hingegen Entgelte immer rückwirkend zum Zeitpunkt der Entstehung zu verbeitragen. Eine Ausnahme besteht für Arbeitsentgelte, die im Rahmen der Altersteilzeit erarbeitet werden. Bei den Blockmodellen der Altersteilzeit arbeitet ein Arbeitnehmer 1,5 bis 3 Jahre Vollzeit erhält jedoch nur den halben normalen Arbeitslohn. In den 1,5 bis 3 Jahren der Freistellungsphase erhält er die andere Hälfte des Arbeitsentgeltes und verbeitragt es auch zu diesem Zeitpunkt. In den so genannten Störfällen wird diese Regelung jedoch wieder aufgehoben. In Tabelle 23 sind alle in den Beispielen verwendeten Lohnarten nach ihrer Steuerpflicht, der Möglichkeit einer pauschalen Versteuerung und der Beitragspflicht zur Sozialversicherung zusammengestellt. Lohnart
Abfindungen
2)
ja
Pauschal zu versteuern
Sozialversi cherungs pflichtig
–
nein
Arbeitslohn
ja
–
ja
Ausbildungsvergütung
ja
–
ja
Aushilfslohn für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer
–
2%
Pauschal
Aushilfslohn für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer
–
25 %
nein
Beiträge zur betrieblichen Alters vorsorge bis 4 % der Bemessungs grenze
nein
–
nein
Berufskleidung (Zuschuss des Arbeitgebers)
nein
–
nein
Bonus Darlehen bis 2.600 €
256
Steuer pflichtig
3)
20 %
1)
ja
–
ja
nein
–
nein
Bruttolohnbestandteile Lohnart
Steuer pflichtig
Pauschal zu versteuern
Sozialversi cherungs pflichtig
Dienstwagen (1 % des Listenpreises + Zubehör)
ja
–
ja
Dienstwagen (km Wohnung – Arbeitsstätte)
ja
15 %
7)
nein
Direktversicherung (Zuschuss des Arbeitgebers)
–
20 %
8)
nein
Erschwerniszulage
ja
–
Fahrgelderstattung für öffentliche Verkehrsmittel Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers
Ja
15 %
ja 7)
ja/ 6)
nein 7)
–
15 %
Feiertagszuschlag (125 % vom Stundenlohn)
nein
–
nein
Feiertagszuschlag (150 % vom Stundenlohn)
nein
–
nein
nein
Gehalt
ja
_
ja
Geburtsbeihilfe
ja
_
ja
nein
–
nein
Getränke (frei vom Arbeitgeber) Geschenke über 44 €
ja
–
ja
Heiratsbeihilfe
ja
_
ja
Kindergeld/Kindergartenzuschuss
nein
–
nein
Mutterschaftsgeld (Zuschuss des Arbeitgebers)
nein
–
nein
Nachtarbeitszuschlag (25 % vom Stundenlohn)
nein
–
nein
Nachtarbeitszuschlag (40 % vom Stundenlohn)
nein
–
nein
ja
ja
ja/nein
–
ja
Mahlzeiten Nachzahlung Prämie
1)
ja
4)
ja
–
ja
Preisnachlass b. 1.080°€ / Jahr
nein
–
nein
Reisekostenerstattung
nein
–
nein
–
25 %
nein
Reisekostenzuschuss des Arbeitgebers
E
257
E
Bruttolohnbestandteile Lohnart
Sonntagszuschlag (50 % vom Stundenlohn) Tantieme
Steuer pflichtig
Pauschal zu versteuern
Sozialversi cherungs pflichtig
nein
–
nein
1)
ja
–
ja
nein
–
nein
ja
–
ja
Überstundenzuschlag
ja
–
ja
Urlaubsgeld
ja
–
nein
20°%
Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberzuschuss)
ja
–
ja
Vorschuss (Abzug des Vorschuss)
nein
Trinkgelder Überstunden
Unfallversicherung f. Mit.
Weihnachtsgeld Zulage (sonstige) Zuschuss Pensionskasse oder. Pensionsfonds bis 4 % BBG
1)
ja 9)
nein
–
nein
ja
–
ja
ja
–
ja
nein
nein
1)
Tab. 24: Steuer und Sozialversicherungspflicht von Lohnarten 1) 2) 3)
4)
5) 6) 7) 8) 9)
258
Bei diesen Lohnarten handelt es sich um Einmalzahlungen, die mit der Jahreslohnsteuertabelle versteuert werden. Die Steuerlast ist für den steuerpflichtigen Teil mit der Fünftel-Regelung zu versteuern (siehe Kapitel F 2). Sind die steuerrechtlichen Grenzen 400 €/pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung eingehalten, kann eine pauschale Versteuerung mit 2 % Lohnsteuer auf den Arbeitslohn erfolgen. Ist die Bedingung des pauschalen Rentenbeitrags nicht gegeben, kann nur mit 20 % pauschal versteuert werden. Eine pauschale Versteuerung ist nur möglich, sofern der Arbeitgeberzuschuss 3,10 € des Sachbezugswertes nicht übersteigt. Bei pauschaler Versteuerung besteht Sozialversicherungsfreiheit. Bei Steuerpflicht besteht Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen. Eine pauschale Versteuerung ist nur bei Geschenken im Rahmen einer Betriebsveranstaltung möglich. Wird das Fahrgeld pauschal versteuert, ist es sozialversicherungsfrei, erfolgt eine Versteuerung mit dem Arbeitslohn, besteht Sozialversicherungspflicht. Eine pauschale Versteuerung ist nur bei mehr als 20 km Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstelle möglich. Gilt nur für Altverträge die vor dem 1.1.2005 geschlossen wurden. Wenn Nettobetrag pro Mitarbeiter ohne Versicherungssteuer nicht höher liegt als 62°€ (Gruppenunfallversicherung).
F
Einmalzahlungen
Einmalige Zahlungen, die zusätzlich zum laufenden Bruttolohn gezahlt werden, sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich anders zu behandeln als laufender Arbeitslohn. Lohnzahlungen, die einmalig oder unregelmäßig im Jahr zusätzlich zum laufenden Bruttolohn fließen, werden im Steuerrecht als „sonstige Bezüge“ bezeichnet. Im Sozialversicherungsrecht lautet das Pendant „einmalige Zuwendung“ oder kurz „Einmalzahlung“. Eine Ausnahmeregelung gilt für Überstunden. Die Abgeltung von Mehrarbeit (Überstunden) ist kein sonstiger Bezug bzw. keine Einmalzahlung. Bezüge für Mehrarbeit sind steuer- und sozialversicherungsrechtlich dem laufenden Arbeitslohn/Arbeitsentgelt zuzurechnen, auch wenn diese einmalig nachträglich gezahlt werden.
1
Was sind Einmalzahlungen?
Zu den sonstigen Bezügen gehören insbesondere einmalige Arbeitslohnzahlungen, die neben dem laufenden Arbeitslohn gezahlt werden, wie: ● dreizehnte und vierzehnte Monatsgehälter ● einmalige Abfindungen und Entschädigungen ● Gratifikationen und Tantiemen, die nicht fortlaufend gezahlt werden ● Jubiläumszuwendungen, Prämien ● Urlaubsgelder, die nicht fortlaufend gezahlt werden, und Entschädigungen zur Abgeltung nicht genommenen Urlaubs ● Vergütungen für Erfindungen ● Weihnachtszuwendungen ● Bonuszahlung oder jährliche/halbjährliche Prämien ● Entlohnung für mehrjährige Tätigkeit
259
F
Einmalzahlungen
1.1
Steuerliche Abzüge
Lohnsteuerrechtlich sind sonstige Bezüge nicht nach der Tages-, Wochen- oder Monatslohnsteuertabelle zu versteuern, sondern nach der Jahreslohnsteuertabelle. Dies bedeutet, für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die sonstigen Bezüge ist zunächst der voraussichtliche Jahresarbeitslohn zu berechnen. Aus der Differenz der Jahreslohnsteuern mit und ohne sonstigen Bezug ergibt sich die Lohnsteuer auf die ergänzende Zahlung. Ein weiterer Unterschied zur Steuerermittlung bei laufenden Bezügen besteht darin, dass für die Berechnung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages keine Kinderfreibeträge berücksichtigt werden dürfen. Sowohl die Kirchensteuer wie der Solidaritätszuschlag ergeben sich als direkte Zuschlagsteuern auf den Betrag der Lohnsteuer. Auch der Einschleifungsbereich bei der Ermittlung des Solidaritätszuschlags ist nicht anzuwenden. Dies gilt auch für die Nullzone – sie ist nur für Ermittlung des Soli auf laufenden Arbeitslohn zulässig. In Abbildung 14 (siehe folgende Seite) ist ein grundsätzliches Berechnungsschema für die Ermittlung der steuerlichen Abzüge für Einmalzahlungen dargestellt. Praxis Tipp Ergeben sich bei sonstigen Bezügen Differenzen zu Vergleichsabrech nungen, liegt dies in der Regel im Berechnungsverfahren für die Ein malzahlung begründet. Es gibt mehrere zulässige Verfahren den Jah resbruttoarbeitslohn zu „schätzen“. Entsprechend entstehen bei abweichendem Jahresarbeitslohn unterschiedliche Lohnsteuerbeträge lt. Jahreslohnsteuertabelle. Der Arbeitnehmer muss jedoch nicht fürchten durch ein bestimmtes Berechnungsverfahren benachteiligt zu werden. Eventuelle Überzahlungen im laufenden Jahr werden mit dem internen Lohnsteuerjahresausgleich im Dezember oder bei der EinkommensteuerErklärung wieder ausgeglichen. Es entsteht ledig lich ein Zinseffekt für die Zeit der Vorauszahlung.
In der Regel unterliegt der volle sonstige Bezug der Lohnsteuer. Es gibt jedoch Ausnahmeregelungen für sonstige Bezüge, bei denen Steuerfreibeträge zu berücksichtigen sind, die Lohnsteuer nur anteilig erhoben wird oder nur ein Teil des sonstigen Bezuges der Lohnsteuer unterliegt. Entsprechende Beispiele sind in den folgenden Kapiteln dieses Abschnitts dargestellt.
260
Was sind Einmalzahlungen?
F
Berechnung der Lohnsteuer für Einmalzahlungen Schritt 1: Lohnsteuer auf steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn Bereits von früheren Arbeitgebern gezahlter Arbeitslohn im laufenden Kalender jahr (soweit bekannt) +
Laufender steuerpflichtiger Arbeitslohn bis einschließlich zum Monat der Einmal zahlung (ohne frühere und ohne den aktuellen sonstigen Bezug)
=
Summe aufgelaufener laufender Arbeitslohn
Voraussichtlicher laufender Arbeitslohn für die Restzeit des laufenden Kalenderjahres A VJA =
YTage XTage
VJA
=
voraussichtlicher laufender Jahresarbeitslohn
A
=
Summe aufgelaufener laufender Arbeitslohn im Jahr
XTage
=
Steuertage im laufenden Kalenderjahr inkl. aktueller Monat, wobei jeder volle Monat 30 Steuertage hat
YTage
=
verbleibende Steuertage im laufenden Jahr, wobei jeder volle Monat 30 Steuertage hat
VJA +
Summe sonstiger Bezüge im laufenden Jahr (ohne aktuelle)
+
Hinzurechnungsbetrag lt. Lohnsteuerkarte
Abzüglich eines Altersentlastungsbetrags
Abzüglich eines Jahresfreibetrags lt. Lohnsteuerkarte
=
Voraussichtlicher steuerpflichtiger Jahresarbeitslohn
Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf voraussichtlichen steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn Schritt 2: Voraussichtlicher steuerpflichtiger Gesamtarbeitslohn Voraussichtlicher steuerpflichtiger Jahresarbeitslohn +
Sonstiger Bezug im laufenden Abrechnungsmonat
=
Voraussichtlicher steuerpflichtiger Gesamtjahresarbeitslohn Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf den voraussichtlichen steuerpflichtigen Gesamtjahresarbeitslohn
Schritt 3: Differenz der Jahreslohnsteuern bilden Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle auf Gesamtjahresarbeitslohn Lohnsteuer auf voraussichtlicher steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn =
Lohnsteuer auf sonstigen Bezug
Abb. 17: Schema für die Lohnsteuerberechnung auf Einmalzahlungen
261
F
Einmalzahlungen
1.2
Sozialversicherungsbeiträge
Auch im Sozialversicherungsrecht gibt es einige Ausnahmeregelungen für die Beitragspflicht von Einmalzahlungen. Grundsätzlich unterliegen Einmalzahlungen voll der Beitragspflicht zu allen Sozialkassen. Allerdings ist die Beitragspflicht durch die anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen eingeschränkt. Teilweise sind Einmalzahlungen ganz von Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung befreit (z. B. bei Abfindungen) oder unterliegen nur mit dem steuerpflichtigen Anteil der Beitragspflicht (z. B. Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge). Märzklausel Eine weitere Besonderheit besteht bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt in den Monaten Januar bis März. Übersteigt die Einmalzahlung zusammen mit dem laufenden Bezug die anteilige monatliche Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV), ist die Einmalzahlung nicht im laufenden Monat zu verbeitragen, sondern im letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres – in der Regel Dezember (Märzklausel). Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in 2007 liegt bei der: Renten- und Arbeitslosenversicherung alte Bundesländer
neue Bundesländer
Januar
5.250 €
4.550 €
Februar
10.500 €
9.100 €
März
15.750 €
13.650 €
Kranken- und Pflegeversicherung alle Bundesländer Januar
3.562,50 €
Februar
7.125,00 €
März
10.687,50 €
Liegt das aufsummierte beitragspflichtige Entgelt in den Monaten Januar bis März unter der anteiligen BBG und übersteigt mit der Einmalzahlung die anteilige BBG in der KV/PV, muss die Einmalzahlung im Monat Dezember des Vorjahres verbeitragt werden. Bei
262
Was sind Einmalzahlungen?
F
der Aufrollung des Dezembers ist dann zu prüfen, ob das aufgelaufene Entgelt des Vorjahres die jährliche Beitragsbemessungsgrenze erreicht hat oder ob so genannte SV-Luft besteht. Die jährliche Beitragsbemessungsgrenze in 2006 lag bei: alte Bundesländer
neue Bundesländer
Renten/Arbeitslosenversicherung
63.000 €
52.800 €
Kranken/Pflegeversicherung
42.750 €
42.750 €
Bei einem beitragspflichtigen Einkommen in 2006 unter 42.750 € sind bei Anwendung der Märzklausel Beiträge bis zur jährlichen Bemessungsgrenze aus der Einmalzahlung zu ermitteln und abzuführen. Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung sind die Beiträge bis zur Grenze von 63.000 € (52.800 € Ost) aus der Einmalzahlung einzubehalten. Beispiel Ein Arbeitnehmer mit einem laufenden monatlichen Arbeitsentgelt von 3.000 € erhält im Februar eine Prämienzahlung von 2.000 €. Der Beitragsatz der Krankenkasse wird mit 13,5 % angenommen. In 2006 lag der Beitrag bei 13,0 %. Der Arbeitnehmer unterliegt dem Zuschlag zur Pflegeversicherung und zur Krankenversicherung. Aus der Jahresmeldung an die Krankenkasse ergibt sich ein beitrags pflichtiges Jahresentgelt von 41.900 € für das Jahr 2006. Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 3.000 €)
202,50 €
+
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 3.000 €)
27,00 €
+
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 3.000 €)
25,50 €
+
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 3.000 €)
+
Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 3.000 €)
7,50 € 298,50 €
+
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 3.000 €)
63,00 €
+
Krankenversicherung (½ x 13,0 % von 850 €)
55,25 €
+
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 850 €)
+
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 850 €)
7,23 €
+
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 850 €)
2,13 €
+
Rentenversicherung (½ x 19,5 % von 2.000 €)
+
Arbeitslosenversicherung (½ x 6,5 % von 2.000 €)
=
Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
7,65 €
195,00 € 65,00 € 960,76 €
263
F
Einmalzahlungen
Das aufgelaufene Arbeitsentgelt inklusive Einmalzahlung (Prämie) liegt im Februar bei 8.000 € und übersteigt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze KV/PV für Februar (7.125 €). Somit sind die Beiträge zu den Sozialversicherungen für die Einmalzahlung nicht für Februar 2007 zu berechnen, sondern für Dezember 2006. Die Beitragsbemessungsgrenze in der KV/PV lag in 2006 bei 42.750 € und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 63.000 €. Für den Arbeitnehmer wurden in 2006 Beiträge für 41.900 € Arbeitsentgelt entrichtet – es bestehen folgende „SV-Lüfte“ – d. h. nicht verbeitragtes Entgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in 2006: KV/PV: 850 € RV/AV: 21.100 € Die Einmalzahlung im Februar ist im Dezember bis zur anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze zu verbeitragen. Das bedeutet, für die Kranken- und Pflegeversicherung sind aus 2.000 € Prämie Beiträge für 850 € (SV-Luft) zu berechnen. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung müssen die Beiträge für die gesamten 2.000 € (SV-Luft 21.100 €) ermittelt werden. Beachten Sie Bei Anwendung der Märzklausel sind die Beiträge mit den Beitrags sätzen vom Dezember des Vorjahres zu ermitteln. Hat sich beim Jah reswechsel eine Erhöhung der Beiträge (z. B. in der Krankenversiche rung) ergeben, sind die Beiträge mit den niedrigeren Sätzen des Vorjahres zu ermitteln. Zusätzlich sind seit 2005 der Zuschlag zur Pflegeversicherung für kinderlose und der Zusatzbeitrag zur Kranken versicherung zu berechnen. Der Zuschlag zur Pflegeversicherung und der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung sind nur für den Arbeit nehmer zu berechnen. Einen Arbeitgeberanteil entsteht nicht.
Eine Ausnahme von der Märzklausel besteht bei einem Arbeitgeberwechsel in den Monaten Januar bis März. In diesem Fall greift die Märzklausel nicht.
264
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
F
Beachten Sie Eine Aufrollung der Dezemberabrechnung aufgrund der Märzklausel führt zu einer geänderten Jahresmeldung für den Mitarbeiter. Wurde die Jahresmeldung (Grund der Abgabe: 50) bereits durchgeführt, ist eine Korrekturmeldung zu erstatten. Durch die Verbeitragung der Einmalzahlung im Dezember des Vorjahres erhöht sich das gemeldete Jahresentgelt und ist in einer korrigierten Jahresmeldung den Sozial versicherungsträgern zu melden.
Werden Einmalzahlungen erst nach Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt (Nachzahlungen) oder während ruhender Beschäftigungsverhältnisse (z. B. Wehr-/Zivildienst) ist die Einmalzahlung dem letzten laufenden Abrechnungszeitraum im Kalenderjahr zuzuordnen. Der letzte Abrechnungszeitraum, zu dem laufende Bezüge entstanden sind, ist für die Einmalzahlung auch dann heranzuziehen, wenn in diesem Monat zum Beispiel aufgrund von Verrechnungen kein laufendes Arbeitsentgelt mehr gezahlt wird. Bei Nachzahlungen an ausgeschiedene Mitarbeiter kann dies eine Aufrollung der letzten Entgeltabrechnung zur Folge haben. Aufgrund der unterschiedlichen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung, sind sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen auf der Lohnabrechnung und im Lohnkonto getrennt vom laufenden Arbeitslohn auszuweisen.
2
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
Unregelmäßige Zahlungen zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn sind steuerlich und beitragsrechtlich anders zu behandeln als laufende Zahlungen. Neben der Steuerermittlung auf Grundlage der Jahreslohnsteuertabelle sind die Beiträge zu den Sozialversicherungen nur bis zur anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze zu ermitteln. Sonstige Bezüge sind zwar im Zeitpunkt der Zahlung zu versteuern (Zuflussprinzip), jedoch ist für die Besteuerung der voraussichtliche Jahresarbeitslohn maßgeblich. Das heißt: Werden sonstige Bezüge vor Dezember geleistet, muss der voraussichtliche Jahresarbeitslohn „geschätzt“ werden. Die Lohnsteuer für den son-
265
F
Einmalzahlungen
stigen Bezug ergibt sich als Differenz aus den Steuern für den Jahresarbeitslohn ohne sonstigen Bezug und dem Jahresarbeitslohn mit sonstigem Bezug. Mit der Besteuerung nach der Jahreslohnsteuertabelle soll vermieden werden, dass der Arbeitnehmer durch eine einmalige Sonderzahlung überproportional steuerlich belastet wird und ein Ausgleich eventuell erst über die EinkommensteuerErklärung erfolgen kann. Beispiel Monika Waldmann erhält von Januar bis April ein Gehalt von 2.100 € und einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Zusammen mit ihrem Eigenanteil von 26 € über weist der Arbeitgeber monatlich 40 € der Bausparkasse. Zum 1. Mai hat Frau Waldmann eine Lohnerhöhung um 200 € auf 2.300 € er halten. Im Juli erhält sie ein Urlaubsgeld von 2.200 €. Im November soll sie ein Weihnachtsgeld von 2.300 € zusätzlich zum Gehalt be kommen. Frau Waldmann hat auf der Steuerkarte Steuerklasse I, kei ne Kinder und einen Jahresfreibetrag von 3.000 € bzw. monatlich 250 € eingetragen. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse kran kenversichert und Mitglied einer kirchensteuerberechtigten Religi onsgemeinschaft. Der Beitragssatz zur Krankenversicherung soll 13,5 % betragen, der Firmensitz ist in Hessen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren teil. Die Umlagesätze betragen 1,9 % (U1 Umlage) bzw. 0,2 % (U2 Umlage). Beispielhaft soll die Entgelt abrechnung für Juli dargestellt werden.
266
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
2.1
F
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL + Urlaubsgeld = Bruttolohn
2.300,00 € 14,00 € 2.200,00 € 4.514,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
4.514,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
4.514,00 €
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.314 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bez. Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.200 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) = Summe steuerrechtliche Abzüge
272,91 € 15,01 € 24,56 € 597,00 € 32,83 € 53,73 € 996,04 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 4.514 €)
304,70 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 4.514 €)
40,63 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 4.514 €)
38,37 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.514 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 4.514 €)
11,29 € 449,14 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 4.514 €)
94,79 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
938,92 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn
4.514,00 €
– Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer)
996,04 €
– Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil)
938,92 €
– Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
40,00 € 2.539,04 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.514 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.314 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.314 €) = Gesamtbelastung
4.514,00 € 887,00 € 43,97 € 4,63 € 5.449,60 €
267
F
Einmalzahlungen
Die Lohnsteuer auf den sonstigen Bezug ist aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Dazu ist zunächst der geschätzte Bruttolohn für das laufende Jahr zu bestimmen. In den voraussichtlichen Jahresbruttolohn sind bereits gezahlte sonstige Bezüge, erfolgte Lohnerhöhungen und Steuerfreibeträge einzubeziehen. Künftige Lohnerhöhungen oder bereits feststehende sonstige Bezüge in der Zukunft (z. B. Weihnachtsgeld) dürfen hingegen in die Schätzung des Jahresbruttolohnes nicht einfließen. Hat der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bei einem anderen Arbeitgeber bereits steuerpflichtigen Arbeitslohn bezogen, ist dieser ebenfalls in die Schätzung des Jahresbruttolohnes einzubeziehen. Ist bei einem Arbeitgeberwechsel die Höhe des bei einem anderen Arbeitgeber bezogenen Arbeitslohnes nicht bekannt, darf seit 1.1.2004 auch der laufende Arbeitslohn beim jetzigen Arbeitgeber hochgerechnet werden. Der geschätzte Jahresbruttolohn für Frau Waldmann errechnet sich wie folgt: Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle für geschätzten Jahresar beitslohn Ermittlung des Jahresarbeitslohn/Jahreslohnsteuer Arbeitslohn von Januar bis April (4 x 2.114 €) + Arbeitslohn von Mai bis Juli (3 x 2.314 €)
8.456,00 € 6.942,00 €
= Bruttolohn bis Juli
15.398,00 €
= Geschätzter Jahresbruttolohn (15.398 € / 7) x 12
26.396.57 €
Jahressteuerfreibetrag = Geschätzter Jahresbruttolohn für Lohnsteuerberechnung = Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle für 23.396,57 €
3.000,00 € 23.396,57 € 2.928,00 €
Ermittlung der Lohnsteuer für sonstigen Bezug = Geschätzter Jahresbruttolohn für Lohnsteuerberechnung + Sonstiger Bezug/Einmalzahlung = Geschätzter Jahresbruttolohn mit sonstigem Bezug = Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle für 25.596,57 € Differenz der Jahreslohnsteuern (Steuer auf sonstigen Bezug = 3.525 2.928)
268
23.396.57 € 2.200,00 € 25.596,57 € 3.525,00 € 597,00 €
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
F
Beachten Sie Der bereits bekannte sonstige Bezug im November (Weihnachtsgeld) wird für die Berechnung des geschätzten Jahresbruttolohnes nicht berücksichtigt. Außerdem werden steuerfreie Bezüge und pauschal besteuerte Bezug nicht in die Berechnung einbezogen. Bereits ge zahlte sonstige Bezüge müssen in die Berechnung des Jahresarbeits lohnes einfließen.
Wäre beispielsweise im April bereits ein sonstiger Bezug in Höhe von 1.000 € geflossen, ergibt sich der geschätzte Jahresarbeitslohn aus: Ermittlung des Jahresarbeitslohn Arbeitslohn von Januar bis April (4 x 2.114 €) + Arbeitslohn von Mai bis Juli (3 x 2.314 €)
8.456,00 € 6.942,00 €
= Bruttolohn bis Juli
15.398,00 €
= Geschätzter Jahresbruttolohn (15.398 € / 7) x 12
26.396.57 €
+ Sonstiger Bezug im April
1.000,00 €
Jahressteuerfreibetrag
3.000,00 €
= Geschätzter Jahresbruttolohn für Lohnsteuerberechnung
24.396,57 €
Der sonstige Bezug erhöht den geschätzten Jahresarbeitslohn. Er ist jedoch aus dem bis Juni gezahlten Bruttoarbeitslohn herauszurechnen, so dass er nicht in die Durchschnittsberechnung (15.398 € ÷ 7 x 12) einfließt.
2.2
Steuerliche Abzüge
Die Lohnsteuer aus dem laufenden Arbeitslohn wird unter Berücksichtigung des eingetragenen monatlichen Freibetrages von 250 € aus der Monatslohnsteuertabelle ermittelt. Der steuerpflichtige Arbeitslohn beträgt somit 2.314 € - 250 € = 2.064 €. Bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages sind zusätzlich eventuelle Kinderfreibeträge oder ein Altersentlastungsbetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel D 5 bzw. D 12). Die Lohnsteuer auf den sonstigen Bezug ergibt sich aus der Jahreslohnsteuertabelle. Es wird die Differenz der Lohnsteuer auf den geschätzten Jahresarbeitslohn mit und ohne Urlaubsgeld gebildet. Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag für den sonstigen Bezug dürfen nicht um einen Kinderfrei- oder einen Altersentlastungsbetrag gekürzt werden.
269
F
Einmalzahlungen
Bei monatlich unterschiedlichen Lohnzahlungen ist die Vorgehensweise ähnlich wie bei einer Gehaltszahlung. Für die Ermittlung des geschätzten Jahresbruttolohnes wird die Summe aus den bereits gezahlten Monaten gebildet. Diese ist durch die Anzahl der gezahlten Monate zu dividieren und mit 12 zu multiplizieren. Das Produkt ist der durchschnittlich geschätzte Jahresbruttolohn. Beispiel Monat
Bruttolohn
Januar
2.117 €
Februar
2.083 €
März
2.248 €
April
2.319 €
Summe
8.767 €
Der durchschnittlich geschätzte Jahresbruttolohn beträgt (8.767 € ÷4 = 2.191,75 €) x 12 = 26.301 €. Der durchschnittlich geschätzte Jahresbruttolohn entspricht dem geschätzten Jahresbruttolohn bei Gehaltszahlungen. Beachten Sie Auch bei der Ermittlung des durchschnittlich geschätzten Jahres bruttolohnes dürfen bereits gezahlte sonstige Bezüge nicht in die Durchschnittsrechnung einbezogen werden. Sie müssen, wie bei der Gehaltszahlung, zunächst für die Ermittlung des monatlichen Durch schnittslohnes herausgerechnet und zur Summe des geschätzten Jahresbruttolohnes addiert werden.
Durch die Versteuerung des sonstigen Bezuges mit der Jahreslohnsteuertabelle entsteht ein kurzfristiger steuerlicher Vorteil. Würde der sonstige Bezug wie laufender Arbeitslohn behandelt, ergäbe sich auf Basis der Monatslohnsteuertabelle ein höherer Steuerabzug. Steuerliche Abzüge bei Versteuerung als laufender Arbeitslohn Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 4.514 € bei Steuerkl. I)
997,16 €
+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf den Betrag der Lohnsteuer
54,84 €
+ Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) = Summe steuerrechtlicher Abzüge
270
89,74 € 1.141,74 €
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
F
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.314 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bez. Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.200 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) = Summe steuerrechtliche Abzüge
272,91 € 15,01 € 24,56 € 597,00 € 32,83 € 53,73 € 996,04 €
Die Lohnsteuer ergibt sich unter Berücksichtigung des monatlichen Freibetrages von 250 €. Die Differenz (1.141,74 € zu 996,04 €) zwischen Versteuerung als laufender Bezug und Versteuerung als sonstiger Bezug würde der Arbeitnehmer bei seiner jährlichen Einkommensteuer-Erklärung erstattet bekommen. Er hätte aber dem Fiskus den Betrag bis zur Erstattung zinslos zur Verfügung gestellt.
2.3
Sozialversicherungsbeiträge
Im Sozialversicherungsrecht spricht man bei einmalig oder unregelmäßig gezahltem Bruttolohn von Einmalzahlungen. Einmalzahlungen unterliegen wie das laufende Arbeitsentgelt der Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen. Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden jedoch nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) erhoben. Das heißt, für jeden Sozialversicherungszweig gibt es eine Einkommensobergrenze, bis zu der Beiträge vom Arbeitsentgelt zu berechnen sind. Der Teil des Arbeitsentgeltes, der diese Obergrenzen übersteigt, ist nicht mehr beitragspflichtig. Die Beitragsbemessungsgrenzen für die Sozialversicherungen werden jährlich angepasst und liegen 2007 in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 63.000 € (West) bzw. 54.600 € (neue Bundesländer). In der Kranken- und Pflegeversicherung liegt die jährliche Grenze bei 42.750 € bundeseinheitlich. Für die Beurteilung, welcher Teil des Arbeitsentgeltes beitragsfrei bleibt, werden die anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenze und das bereits im Kalenderjahr gezahlte Arbeitsentgelt benötigt. Außerdem muss die Zahl der Sozialversicherungstage (SV-Tage), an denen der Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigt war, bekannt sein. Tabelle 24 zeigt die anteiligen jährlichen Beitragsbe-
271
F
Einmalzahlungen
messungsgrenzen unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer den ganzen Monat sozialversicherungspflichtig beschäftigt war (jeweils 30 SV-Tage). Renten- und Arbeitslosenversicherung alte Bundesländer
neue Bundesländer
Januar
5.250 €
4.550 €
Februar
10.500 €
9.100 €
März
15.750 €
13.650 €
April
20.900 €
18.200 €
: Dezember
:
:
63.000 €
54.600 €
Kranken- und Pflegeversicherung alle Bundesländer Januar
3.562,50 €
Februar
7.125,00 €
März
10.687,50 €
April
14.250,00 €
:
:
Dezember
42.750,00 €
Tab. 25: Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen
Ist ein Arbeitnehmer nicht den vollen Monat beschäftigt, weil er beispielsweise erst zum 15. des Monats in die Firma eintritt, muss die anteilige Monatsgrenze auf die Tagesgrenze umgerechnet werden. In diesem Fall ist nicht mehr von 30 SV-Tagen pro Monat, sondern von den Kalendertagen auszugehen. Pro Kalendertag ergeben sich in 2007 folgende Beitragsbemessungsgrenzen: alte Bundesländer
neue Bundesländer
Renten und Arbeitslosen versicherung
175,00 €
151,66 €
Kranken und Pflege versicherung
118,75 €
118,75 €
Tab. 26: Tägliche Beitragsbemessungsgrenzen
272
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
F
Im Beispiel ergeben sich für Frau Waldmann im Juli folgende anteilige Beitragsbemessungsgrenzen in den Sozialversicherungen: Sozialversicherungszweig
Betrag
Anteilige BBG in der RV/ALV im Juli (7 x 5.250 €)
36.750,00 €
Anteilige BBG in der KV/PV im Juli (7 x 3.562,50 €)
24.937,50 €
Das Arbeitsentgelt von Frau Waldmann beträgt im Juli einschließlich Urlaubsgeld
17.598 €
Anzahl SVTage betragen (7 x 30 Tage)
210 Tage
Im Beispiel liegt das aufgelaufene Arbeitsentgelt bis Juli (17.598 €) unter den anteiligen monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen für Juli (RV/ALV 36.750 € bzw. 24.937,50 € KV/PV). Somit ist das Arbeitsentgelt für Juli einschließlich Urlaubsgeld voll beitragspflichtig in allen vier Sozialversicherungszweigen. Das gesamte Entgelt unterliegt ebenfalls den Zuschlägen zur Kranken- bzw. Pflegeversicherung. Als Beiträge ergeben sich: Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 4.514 €)
304,70 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 4.514 €)
40,63 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 4.514 €)
38,37 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.514 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 4.514 €)
11,29 € 449,14 €
Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 4.514 €)
94,79 €
= Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
938,92 €
Beachten Sie: Obwohl das beitragspflichtige Arbeitsentgelt mit 4.514 € über der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze von 3.562,50 € in der KV/PV liegt, ist das gesamte Arbeitsentgelt beitragspflichtig. Die Beitrags pflicht ergibt sich durch die Unterschreitung der anteiligen BBG für Juli.
Seit Januar 2005 ist für Arbeitnehmer ohne leibliche oder adoptierte Kinder ein Zuschlag von 0,25 % zur Pflegeversicherung zu ermitteln. Dieser Zuschlag entsteht auf das gesamte beitragspflichtige Entgelt. Der Zuschlag wird nur von Arbeitnehmern, die keine Kinder nach-
273
F
Einmalzahlungen
weisen können, erhoben und ist nicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt, sondern geht vollständig zu Lasten des Mitarbeiters. Arbeitnehmer, die Kinder nachweisen können, sind von diesem Zuschlag ausgenommen. Seit 1. Juli 2005 ist zusätzlich für gesetzlich und freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer ein Sonderbeitrag von 0,9 % des Arbeitsentgelts für Zahnersatz und zur Finanzierung des Krankengelds zu leisten. Der Zuschlag ist ebenfalls nur vom Arbeitnehmer zu tragen. Beachten Sie War der Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr durchgängig beim glei chen Arbeitgeber beschäftigt (z. B. wegen Arbeitslosigkeit/Wechsel des Arbeitgebers), sind nur die seit Arbeitsbeginn aufgelaufenen Ar beitsentgelte bzw. SVTage für die anteilige BBG zu berücksichtigen. Arbeitsentgelt und SVTage aus Vorbeschäftigungen bei anderen Ar beitgebern sind bei der Berechnung nicht zu berücksichtigen.
2.4
Gesamtabrechnung
Frau Waldmann hat auf der Lohnsteuerkarte einen Freibetrag von jährlich 3.000 € eingetragen. Durch den Freibetrag verringern sich der steuerpflichtige Arbeitslohn und damit die steuerrechtlichen Abzüge. Der Freibetrag hat auf das sozialversicherungspflichtige Entgelt bzw. auf die Sozialversicherungsbeiträge keine Auswirkungen.
Beachten Sie Für die Ermittlung der Lohnsteuer entsprechend der Jahrestabelle ist der gesamte aufgelaufene Arbeitslohn anzusetzen. Entsprechend sind in die „Schätzung“ des Jahresarbeitslohnes bereits bei Vorarbeitge bern bezogener Arbeitslohn bzw. Steuertage einzubeziehen. Die Daten können bei einem Arbeitgeberwechsel der Lohnsteuerbescheinigung entnommen werden. Liegt diese nicht vor, kann die Berechnung auf Basis der voraussichtlichen Bezüge beim aktuellen Arbeitgeber vorge nommen werden. Auf der Lohnsteuerbescheinigung bzw. im Lohn konto ist dann jedoch der Buchstabe „S“ in Zeile drei zu vermerken.
274
Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?
F
Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze ist nicht nur bei Einmalzahlungen von Bedeutung. Hat der Arbeitnehmer laufende monatliche Bezüge über 3.562,50 € bzw. 5.250 € (Ost 4.550 €), sind nur Beiträge bis zur jeweiligen Bemessungsgrenze zu ermitteln. Wird darüber hinaus eine Einmalzahlung gewährt, ist diese vollständig beitragsfrei. Würde das Gehalt von Frau Waldmann beispielsweise bei 3.600 € statt 2.300 € liegen, ist die Einmalzahlung in der Kranken- und Pflegeversicherung beitragsfrei. Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung wären die anteiligen BBGn zu ermitteln und Beiträge für die Einmalzahlung abzuführen. Beachten Sie Nimmt das Unternehmen am Umlageverfahren teil, unterliegt das laufend Entgelt bis zur Renten/ Arbeitslosenversicherungsbemes sungsgrenze der U2 (und) der U1Umlage. Keine Beitragspflicht be steht für Einmalzahlungen.
Im Beispiel ergibt sich für Frau Waldmann folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.514 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.314 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.314 €) = Gesamtbelastung
4.514,00 € 887,00 € 43,97 € 4,63 € 5.449,60 €
Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ergibt sich ohne den Zuschlag zur Pflegeversicherung und ohne den Arbeitnehmersonderbeitrag zur Krankenversicherung. Zur Gesamtarbeitgeberbelastung hinzu kommt der anteilige Beitrag zur Berufsgenossenschaft und unter Umständen die Schwerbehindertenabgabe. Die Umlage U1 ist nur von Unternehmen mit durchschnittlich maximal 30 Vollzeitbeschäftigten zu entrichten. Im Bau- und Baunebengewerbe sind noch die Beiträge zur ZVK zu berücksichtigen. Außerdem sind gegebenenfalls Rückstellungen für Urlaub und eine betriebliche Altersvorsorge in die Arbeitgeberbelastung mit aufzunehmen.
275
F
Einmalzahlungen
3
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
Eine besondere Form des sonstigen Bezuges bzw. der Einmalzahlung sind Abfindungen. Abfindungen sind Zahlungen an den Arbeitnehmer als Entschädigung für die Auflösung seines Arbeitsverhältnisses. Seit 1.1.2006 sind Abfindungen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die bis 31.12.2005 geltenden Freibeträge sind weggefallen. Da es sich bei Abfindungen um Arbeitslohn (rückwirkend) für mehrere Jahre handelt, ist eine Versteuerung nach der so genannten Fünftelmethode möglich. Bei der Fünftelmethode ist nur 1/5 des sonstigen Bezuges steuerpflichtiger Arbeitslohn. Entsprechend § 34 Abs. 1 EStG ist die Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil dann aber zu verfünffachen. Im Unterschied zum sonstigen Bezug wird für die Besteuerung nicht der „voraussichtliche“ Jahresarbeitslohn ermittelt, sondern nur der bis zum Zeitpunkt der Abfindung geflossene Arbeitslohn. Voraussetzung für die Anwendung der so genannten Fünftelmethode ist eine Zusammenballung von Einkünften. Kriterium für die Zusammenballung von Einkünften ist, dass mit der Abfindung der normale Jahresarbeitslohn überschritten wird. Für die Anwendung der Fünftelregelung ist also immer zu prüfen, wie hoch die Einkünfte bei Fortbestand der Beschäftigung bis zum Jahresende gewesen wären. Ergibt die so genannte „Günstigerprüfung“ einen steuerlichen Vorteil bei einer Versteuerung als sonstiger Bezug, darf die Fünftelmethode nicht angewandt werden. Der Arbeitgeber muss deshalb neben der Prüfung auf Zusammenballung eine Vergleichsrechnung zum sonstigen Bezug durchführen. Der Wegfall der Steuerfreiheit für Abfindungen wirkt sich auf die Beitragspflicht zu den Sozialversicherungen nicht aus, wenn die Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes gezahlt wird. Abfindungen sind daher nicht beitragspflichtig zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der steuerpflichtige Teil der Abfindung ist nach Urteilen des Bundesarbeitsgerichtes und des Bundessozialgerichtes kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, weil die Abfindung für den Verlust des Arbeitsplatzes und damit für Zeiten nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gezahlt wird.
276
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
F
Beachten Sie Die Fünftelmethode darf nur angewendet werden, wenn die Günsti gerprüfung eine Vorteilhaftigkeit für den Mitarbeiter ergibt. Beispiel Der Arbeitgeber veranlasst nach einer sechsjährigen Betriebszu gehörigkeit die Auflösung des Arbeitsverhältnisses von Monika Waldmann zum 31.8.2007. Im August zahlt er ihr ein Gehalt von 2.800 €. Mit dem Gehalt im August wird eine Abfindung von 12.200 € bezahlt. Außerdem erhält sie jeden Monat neben ihrem Gehalt einen Zuschuss von 14 € zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL). Der Zuschuss wird zusammen mit dem Ar beitnehmeranteil von 26 € der Bausparkasse überwiesen. Im Mai hatte Frau Waldmann bereits einen sonstigen Bezug (Urlaubs geld) in Höhe von 2.200 € bekommen. Für November ist ihr ver traglich ein Weihnachtsgeld von 2.400 € zugesichert. Das Weih nachtsgeld erhält sie anteilig (8/12) mit der letzten Abrechnung im August ausbezahlt. Frau Waldmann hat Steuerklasse I, keine Kinder und auf ihrer Steuerkarte einen Jahresfreibetrag von 3.000 € bzw. monatlich 250 € eingetragen. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert mit einem ange nommenen Beitragssatz von 13,5 % und gehört einer kirchen steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft an. Als Bundesland für den Firmensitz wird RheinlandPfalz angenommen. Das Unternehmen nimmt am Umlageverfahren teil – die Umlagesät ze liegen bei 1,9 % (U1) und 0,2 % (U2).
277
F
Einmalzahlungen
3.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Gehalt + Zuschuss VWL + Abfindung (steuerpflichtig) + Weihnachtsgeld (anteilig) = Bruttolohn Arbeitslohn (steuerpflichtig) Arbeitsentgelt (beitragspflichtig) Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.814 € bei Steuerkl. I) Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bez. Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 1.600 € sonstiger Bezug) Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 12.200 € m. 1/5 Methode) Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) = Summe steuerrechtliche Abzüge Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 4.414 €) Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 4.414 €) Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 4.414 €) Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.414 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 4.414 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 4.414 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer) Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.414 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.814 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.814 €) = Gesamtbelastung
278
2.800,00 € 14,00 € 12.200,00 € 1.600,00 € 16.614,00 € 16.614,00 € 4.414,00 € 415,50 € 22,85 € 37,39 € 420,00 € 23,10 € 37,80 € 3.310,00 € 182,05 € 297,90 € 4.746,59 € 297,95 € 39,73 € 37,52 € 11,04 € 439,19 € 92,69 € 918,12 € 16.614,00 € 4.746,59 € 918,12 € 40,00 € 10.909,29 € 16.614,00 € 867,35 € 53.47 € 5,63 € 17.540,45 €
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
F
Die Abfindung unterliegt sei 1.1.2006 vollständig der Lohnsteuer, sie kann jedoch mit der so genannten Fünftelregelung versteuert werden. Voraussetzung ist jedoch, dass eine Zusammenballung von Einkünften vorliegt. Das Kriterium der Zusammenballung ist erfüllt, wenn der aufgelaufene Arbeitslohn plus Abfindung den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn übersteigt. Dazu ist zunächst der Arbeitslohn zu ermitteln, welcher bei Fortbestand der Beschäftigung bis zum Jahresende geflossen wäre. Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Weiterbeschäftigung Bruttoarbeitslohn (12 x 2.814 €)
33.768,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
+ Sonstiger Bezug im November (lt. Vertrag)
2.400,00 €
= Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Austritt)
38.368,00 €
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt Bruttoarbeitslohn (8 x 2.814 €)
22.512,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
+ Anteiliger sonstiger Bezug (Weihnachtsgeld)
1.600,00 €
+ Abfindung
12.200,00 €
= Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Austritt)
38.512,00 €
Der Jahresbruttoarbeitslohn mit der Abfindung übersteigt den Jahresarbeitslohn bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis. Somit ist das Kriterium der Zusammenballung erfüllt und die Fünftelregelung kann angewendet werden. Für die Fünftelregelung ist zunächst der aufgelaufene Arbeitslohn inklusive bereits geleisteter sonstiger Bezüge zu ermitteln.
3.2
Steuerliche Abzüge
Die Lohnsteuer auf den laufenden Arbeitslohn wird unter Berücksichtigung des eingetragenen monatlichen Freibetrages von 250 € aus der Monatslohnsteuertabelle ermittelt. Der steuerpflichtige laufende Arbeitslohn (inkl. VWL) beträgt somit 2.814 € – 250 € = 2.564 €. Bei der Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages sind zusätzlich eventuelle Kinderfreibeträge oder ein Altersentlastungsbetrag zu berücksichtigen (vgl. Kapitel D Abschnitt 6 – Der Arbeitnehmer hat Kinder bzw. Kapitel D Abschnitt 12).
279
F
Einmalzahlungen
Die Lohnsteuer auf die Abfindung ergibt sich aus der Jahreslohnsteuertabelle. Für den Steuerabzug ist zunächst der maßgebende laufende Jahresbruttoarbeitslohn zu ermitteln. Im Laufe des Jahres bereits geleistete sonstige Bezüge und Sonderzahlungen beim Austritt sind in der Steuerbasis zu berücksichtigen. Werden beim Austritt noch Sonderzahlungen wie Urlaubsabgeltung, Bonusanteile, anteiliges Weihnachtsgeld etc. gezahlt, sind diese Leistungen „normale“ sonstige Bezüge. Sie unterliegen der Besteuerung nach der Jahreslohnsteuertabelle ohne eine Anwendung der Fünftelregelung. Zu beachten ist jedoch, dass bei einem Austritt als Schätzbasis nicht der voraussichtliche Arbeitslohn für das gesamte Jahr, sondern nur bis zum Austrittsmonat heranzuziehen ist. Werden neben einer Abfindung noch sonstige Bezüge gezahlt, sind drei Steuerermittlungsroutinen erforderlich – laufender Arbeitslohn nach der Monatslohnsteuertabelle, der sonstige Bezug nach der (eingeschränkten) Jahreslohnsteuertabelle, die Abfindung nach der Fünftelmethode. Im Beispiel ergibt sich die Lohnsteuer auf das anteilige Weihnachtsgeld aus: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt Bruttoarbeitslohn (8 x 2.814 €)
22.512,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
Jährlicher Steuerfreibetrag
3.000,00 €
= Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 21.712 € bei Steuerkl. I)
21.712,00 € 2.486,00 €
Ermittlung Lohnsteuer auf sonstigen Bezug Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) + Sonstiger Bezug (anteiliges Weihnachtsgeld) = Jahresbruttoarbeitslohn (ohne Abfind. mit sonst. Bez.) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 23.312 € bei Steuerkl. I) Lohnsteuer für sonstigen Bezug (2.906 € – 2.486 €) + Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug + Kirchensteuer auf LSt für sonstigen Bezug = Summe steuerrechtliche Abzüge für sonstigen Bezug
280
21.712,00 € 1.600,00 € 23.312,00 € 2.906,00 € 420,00 € 23,10 € 37,80 € 480,90 €
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
F
Beachten Sie Wird einer Abfindung ein sonstiger Bezug bezahlt (z. B. anteiliges Ur laubsgeld), sind die Steuern auf den sonstigen Bezug vor den Steuern auf die Abfindung zu ermitteln. In die Steuerbasis der Abfindung ist der sonstige Bezug jedoch mit einzubeziehen, sofern er mit der Zah lung der Abfindung zeitlich zusammenfällt.
Für die Ermittlung der Lohnsteuer auf die Abfindung sind alle bereits geleisteten laufenden Bezüge, die Einmalzahlung im Mai und der sonstige Bezug zum Zeitpunkt der Abfindung zu berücksichtigen. Der aufgelaufene Jahresarbeitslohn inklusive aller sonstigen Bezüge abzüglich des Jahressteuerfreibetrags lt. Lohnsteuerkarte ist die Steuerbasis 1. Von dieser Steuerbasis ist die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Die Steuerbasis 1 ist dann um 1/5 der Abfindung zu erhöhen. Der sich ergebende Betrag ist die Steuerbasis 2. Aus der Steuerbasis 2 ist wiederum die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu ermitteln. Die Differenz der beiden Jahreslohnsteuerbeträge ergibt zunächst die Lohnsteuer für den fünften Teil der Abfindung. Da es sich bei dem sonstigen Bezug um eine Abfindung handelt, muss der Steuerbetrag verfünffacht werden. Wie bei anderen sonstigen Bezügen ist es nicht zulässig, die Lohnsteuer für die Ermittlung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags um eventuelle Kinderfreibeträge oder einen Altersentlastungsbetrag zu kürzen. Die Lohnsteuer auf die Abfindung berechnet sich wie folgt: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt Bruttoarbeitslohn (8 x 2.814 €)
22.512,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld)
1.600,00 €
Jährlicher Steuerfreibetrag = Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 23.312 € bei Steuerkl. I)
3.000,00 € 23.312,00 € 2.906,00 €
Ermittlung Lohnsteuer auf Abfindung Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) + 1/5 Abfindung = Jahresbruttoarbeitslohn (mit Abfindung und sonst. Bez.)
23.312,00 € 2.440,00 € 25.752,00 €
281
F
Einmalzahlungen Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 25.752 € bei Steuerkl. I) Lohnsteuer für 1/5 der Abfindung (3.568 € – 2.906 €) Lohnsteuer für Abfindung ( 5 x 662 €) +
Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug
+
Kirchensteuer auf LSt für sonstigen Bezug
=
Summe steuerrechtliche Abzüge für Abfindung
3.568,00 € 662,00 € 3.310,00 € 182,05 € 297,90 € 3.789,95 €
Beachten Sie Der sonstige Bezug im Mai wird nicht bei der Kumulierung des Jah resarbeitslohnes berücksichtigt, sondern fließt nur in den maßgeben den Jahresbruttoarbeitslohn ein.
Bei der Kumulierung des Jahresbruttolohnes fließen nur die aufgelaufenen laufenden Bezüge ein. Es wird nicht, wie bei anderen sonstigen Bezügen, eine „Schätzung“ des voraussichtlichen Jahresarbeitslohnes auf Basis der bisherigen Bezüge angestellt. Die Lohnsteuer für die Abfindung ergibt sich aus der Differenz der Jahreslohnsteuern, die verfünffacht wird. Zusätzlich sind auf den Betrag der Lohnsteuer die Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu entrichten. Würde die Abfindung als sonstiger Bezug und nicht mit der Fünftelmethode besteuert, ergibt sich folgender steuerlicher Abzug: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt Bruttoarbeitslohn (8 x 2.814 €)
22.512,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld)
1.600,00 €
Jährlicher Steuerfreibetrag = Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 23.312 € bei Steuerkl. I)
3.000,00 € 23.312,00 € 2.906,00 €
Ermittlung Lohnsteuer auf Abfindung Jahresbruttoarbeitslohn (bis zum Austritt)
12.200,00 €
= Jahresbruttoarbeitslohn (mit Abfindung und sonst. Bez.)
35.512,00 €
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle f. 35.512 € bei Steuerkl. I)
6.476,00 €
Lohnsteuer für Abfindung (6.476 € – 2.906 €)
3.570,00 €
+ Solidaritätszuschlag auf LSt. für sonstigen Bezug + Kirchensteuer auf LSt für sonstigen Bezug = Summe steuerrechtliche Abzüge für Abfindung
282
23.312,00 €
+ Abfindung
196,35 € 321,30 € 4.087,65 €
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
F
Die Günstigerprüfung zeigt, dass eine Versteuerung mit der Fünftelmethode im Beispiel für den Mitarbeiter vorteilhafter ist: 3.789,95 € < 4.087,65 €. Beachten Sie Die Möglichkeit zur Anwendung der so genannten Fünftelregelung ist nur dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst kündigt, es sich nicht ohnehin um ein Zeitarbeitsverhältnis handelt und der Ar beitnehmer nicht das Rentenalter erreicht hat.
Die Kirchensteuer ist für den Mitarbeiter nur zu berücksichtigen, wenn er einer steuerberechtigten Glaubensgemeinschaft angehört und diese auf der Lohnsteuerkarte eingetragen ist. Die Kirchensteuer beträgt im Bundesland Rheinland-Pfalz 9 % auf den Betrag der Lohnsteuer. Praxis Tipp Die im Beispiel gewählte Versteuerung des sonstigen Bezuges und der Abfindung nur mit dem steuerpflichtigen Arbeitslohn bis zum Austritt ist zunächst für den Mitarbeiter steuerlich günstiger. Wird der Arbeit nehmer nach dem Austritt in einem anderen Unternehmen beschäf tigt, kann dies zu einer Steuernachzahlung in der Einkommensteuer Erklärung führen. Die Schätzbasis für den Jahresarbeitslohn verändert sich nachträglich, was zu einer höheren Steuer auf den sonstigen Be zug führen kann. Aus diesem Grund verwenden manche EDV Programme als Schätzbasis nicht den Jahresarbeitslohn bis zum Aus tritt, sondern führen die Schätzung bis zum Jahresende ohne Austritt durch.
3.3
Sozialversicherungsbeiträge
Abfindungen sind in der Regel vollständig von Beiträgen zur Sozialversicherung ausgenommen. Das heißt: Trotz Steuerpflicht bleiben auch 2007 Abfindungszahlungen in voller Höhe von Beiträgen zu den Sozialversicherungen befreit. Sind die Voraussetzungen des § 3 Nr. 9 EStG für eine Abfindung erfüllt, erhöht die Abfindung nicht das Arbeitsentgelt. Im Beispiel von Frau Waldmann sind das laufende Gehalt, der Zuschuss zu den VWL und die Einmalzahlung in der
283
F
Einmalzahlungen
Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Werden beim Austritt andere Einmalzahlungen wie Urlaubsabgeltung oder anteiliges Weihnachtsgeld bezahlt, unterliegen diese bis zur anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze den Beiträgen zu den Sozialversicherungen (vgl. Kapitel F 1). Im Beispiel von Frau Waldmann unterliegen somit der laufende Bezug und das anteilige Weihnachtsgeld der Sozialversicherung. Für die Berechnung der Beiträge ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für August heranzuziehen. Diese liegt in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei: alte Bundesländer
neue Bundesländer
42.000 €
36,400 €
in der Kranken- und Pflegeversicherung bei: alle Bundesländer 28.500 €
Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt beträgt: Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes bei Austritt Bruttoarbeitslohn (8 x 2.814 €)
22.512,00 €
+ Sonstiger Bezug im Mai
2.200,00 €
+ Sonstiger Bezug im August (anteiliges Weihnachtsgeld)
1.600,00 €
= Beitragspflichtiges Entgelt (bis zum Austritt)
26.312,00 €
Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt liegt, inklusive des anteiligen Weihnachtsgelds, unter der anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (28.500 € bzw. 42.000 €). Somit ist die gesamte Einmalzahlung beitragspflichtiges Entgelt. Seit 2005 ist der Zuschlag zur Pflegeversicherung für Arbeitnehmer ohne Kinder zu berücksichtigen. Den Zuschlag trägt Frau Waldmann alleine – es gibt keine Halbteilung. Seit Juli 2005 ist zusätzlich der Zuschlag zur Krankenversicherung von 0,9 % auf das beitragspflichtige Entgelt zu berücksichtigen. Auch dieser Zuschlag ist auf den laufenden Bezug, das anteilige Weihnachtsgeld und die VWL zu berücksichtigen. Die Abfindung ist kein beitragspflichtiges Entgelt und wird somit nicht bei der Ermittlung der Zuschläge berücksichtigt.
284
Wie ist eine Abfindung abzurechnen?
3.4
F
Gesamtabrechnung
Die Anwendung der Fünftelmethode setzt voraus, dass die Abfindung einen „Schadensersatz“ für entgangene Einkünfte darstellt. Es muss aus dem Aufhebungsvertrag klar hervorgehen, dass die Abfindung alle bestehenden und künftigen Forderungen abgelten soll. Wird ein Arbeitnehmer mit sofortiger Wirkung von seinen Pflichten freigestellt und erhält bis zum Ablauf der gesetzlichen Kündigungsfrist seinen Lohn fortgezahlt, können diese Zahlungen, auch wenn sie als Einmalzahlungen gewährt werden, nicht mit der Fünftelmethode versteuert werden. Bei Anwendung der Fünftelmethode entsteht in der Regel eine geringere Lohnsteuer als bei der Versteuerung als sonstiger Bezug. Im Beispiel von Frau Waldmann entsteht eine Lohnsteuer von 3.310 €, im Vergleich zu 3.570,00 € bei Versteuerung als sonstiger Bezug. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, die Vorteilhaftigkeit der Fünftelmethode zu prüfen und gegebenenfalls die Abfindung als sonstigen Bezug zu versteuern, wenn diese Methode für den Arbeitnehmer vorteilhafter ist. Bei der Versteuerung der Abfindung als sonstiger Bezug ist zu beachten, dass die Jahreslohnsteuer nur aus dem bis zum Austritt aufgelaufenen Arbeitslohn gebildet wird (Steuerbasis 1). Die Steuerbasis 1 ist dann im zweiten Schritt um den gesamten steuerpflichtigen Teil der Abfindung zu erhöhen (Steuerbasis 2) und anschließend die Differenz der beiden Jahressteuern zu ermitteln. Abfindungen müssen auf der Lohnabrechnung gesondert ausgewiesen werden. Auch die Versteuerung als sonstiger Bezug und die Einbehaltung des fünffachen Steuerbetrages müssen aus dem Lohnkonto des Arbeitnehmers hervorgehen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung wird der steuerpflichtige Teil der Abfindung in Zeile 10 ausgewiesen. Die aus dem steuerpflichtigen Teil einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind in den Zeilen 11 bis 13 zu vermerken. Bei einer Besteuerung als sonstiger Bezug ist die Abfindung in den Zeilen 3 und 19 auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. War der Arbeitnehmer im laufenden Abrechnungsjahr bei einem Vorarbeitgeber beschäftigt und können diese Bezüge nicht ermittelt werden, ist der sonstige Bezug auf Basis des Arbeitslohns beim aktuellen Arbeitgeber zu ermitteln. Zur
285
F
Einmalzahlungen
Kennzeichnung dieser Vorgehensweise ist auf der Lohnsteuerkarte der Buchstabe „S“ in Zeile 2a auszuweisen. Beachten Sie Im Unterschied zu sonstigen Bezügen wie Weihnachtsgeld oder Ur laubsgeld wird bei Abfindungen nicht der geschätzte Jahresbrutto lohn als Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer herangezogen. Bei Abfindungen ist der bis zum Austritt aufgelaufene Arbeitslohn die Steuerbasis. Es erfolgt keine Schätzung des voraussichtlichen Jah resarbeitslohnes, weil das Beschäftigungsverhältnis mit der Zahlung der Abfindung endet und somit keine weiteren Bezüge entstehen.
Für den Arbeitgeber von Frau Waldmann ergibt sich im August folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.414 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.814 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.814 €) = Gesamtbelastung
16.614,00 € 867,35 € 53.47 € 5,63 € 17.540,45 €
Der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen ergibt sich ohne den Zuschlag zur Pflegeversicherung und ohne den Arbeitnehmersonderbeitrag zur Krankenversicherung. Die Umlagen bemessen sich nur aus dem laufenden Arbeitsentgelt. Einmalzahlungen und sozialversicherungsfreie Lohnbestandteile unterliegen nicht dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt. Der steuerpflichtige Teil einer Abfindung gehört zum meldepflichtigen Arbeitsentgelt für die Berufsgenossenschaft. Er erhöht die Lohnsumme, sofern dieser nicht über dem meldepflichtigen Höchstbetrag liegt (siehe Kapitel K 3). Für die Gesamtbelastung ist unter Umständen auch eine Schwerbehindertenabgabe zu berücksichtigen. Außerdem ist im Bau- und Baunebengewerbe die ZVK zu berücksichtigen. Für Unternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten ist die Umlage U1 einzubeziehen. Ist die durchschnittliche Mitarbeiterzahl des vergangenen Jahres größer als durchschnittlich 30 in Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer entsteht nur die Belastung durch die U2-Umlage.
286
Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?
4
F
Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?
Arbeitslohn für mehrere Jahre ist eine weitere Sonderform eines sonstigen Bezugs bzw. einer Einmalzahlung. Jubiläumsgeschenke für langjährige Betriebszugehörigkeit, Tantiemen für mehrere Jahre oder Erfindervergütungen für mehrjährige Entwicklungsarbeit sind einige Beispiele für Arbeitslohn, der mehreren Jahren zuzurechnen ist. Immer dann, wenn Arbeitslohn für Leistungen gezahlt wird, die sich über mehr als ein Kalenderjahr erstrecken, handelt es sich um Arbeitslohn für mehrere Jahre. Diese Sonderform des sonstigen Bezuges kann mit der Fünftelregelung versteuert werden. Bei einer Besteuerung nach der Fünftelmethode ist nur der fünfte Teil des steuerpflichtigen sonstigen Bezuges der Lohnsteuer zu unterwerfen. Die sich ergebende Lohnsteuer ist dann aber zu verfünffachen. Ziel dieses Verfahrens ist es, im Vergleich zu einer normalen Besteuerung als sonstiger Bezug die Steuerprogression abzuschwächen. Der Einkommensteuertarif und somit der Lohnsteuertarif sind zunehmend ansteigend (progressiv). Das heißt: Liegt der jährliche Arbeitslohn über einem Grundfreibetrag von 7.664 € (15.328 € für Verheiratete), ist dieser mit dem Eingangssteuersatz von 15,0 % zu versteuern. Je höher der jährliche Arbeitslohn, desto höher ist der darauf entfallende Lohnsteuersatz. Der Spitzensteuersatz von 42 % in 2007 wird erreicht bei einem jährlich zu versteuernden Einkommen von: 52.152 € bei Ledigen 104.304 € bei Verheirateten Bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens sind der Grundfreibetrag und eventuelle andere Freibeträge zu berücksichtigen. Ab 1.1.2007 wir zusätzlich ein Steuerzuschlag von 3°% für Einkommen von mehr als 250.000°€ (Ledige) bzw. 500.000°€ (Verheiratete) erhoben. Für diesen Personenkreis liegt der Spitzensteuersatz bei 45°%. Das Bedeutet, der 250.000 € übersteigende Teil der Einkünfte wird mit einem Steuerzuschlag von 3 % belegt. Liegt beispielsweise das steuerpflichtige Jahreseinkommen eines Ledigen bei 400.000°€ so ist auf 150.000°€ ein Zuschlag von 3°% also 4.500°€ zu bezahlen. Ausgenommen von dieser Änderung werden Einkünfte aus Gewerbebetrieb und selbständiger Arbeit.
287
F
Einmalzahlungen
Beispiel Frau Waldmann ist 10 Jahre in ihrer Firma tätig. Anlässlich ihres zehnjährigen Betriebsjubiläums erhält sie im Mai neben dem mo natlichen Gehalt in Höhe von 2.800 € ein Jubiläumsgeschenk von 2.000 €. Neben dem Gehalt gewährt der Arbeitgeber ihr einen Zuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen (VWL) von 14 €. Die VWL überweist der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehme ranteil von 26 € direkt an die Bausparkasse. Frau Waldmann hat auf der Lohnsteuerkarte Steuerklasse I und keine Kinder eingetra gen. Sie ist bei einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert und gehört einer kirchensteuerberechtigten Glaubensgemein schaft an. Der Beitragssatz zur Krankenversicherung wird mit 13,5 % unterstellt. Als Bundesland des Firmensitzes wird Nord rheinWestfalen angenommen. Das Unternehmen nimmt am Um lageverfahren U1/U2 teil. Die Umlagesätze bei der Krankenkasse des Mitarbeiters betragen 1,9 % (U1) und 0,2 % (U2) des bei tragspflichtigen Arbeitsentgelts.
4.1
Entgeltabrechnung
Ermittlung des Arbeitslohnes/Arbeitsentgeltes Arbeitslohn von Januar bis Mai (5 x 2.814 €)
14.070,00 €
Geschätzter Jahresarbeitslohn (14.070 € ÷ 5) x 12
33.768,00 €
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 33.768 € Steuerkl. I) 1/5 der steuerpflichtigen Jubiläumszuwendung Geschätzter Jahresarbeitslohn + 1/5 sonstiger Bezug Lohnsteuer lt. Jahrestabelle für 34.168 € bei Steuerkl I) Lohnsteuer für Jubiläumszuwendung (5 x 125 €) Gehalt + Zuschuss VWL + Jubiläumszuwendung = Bruttolohn
288
5.926,00 € 400,00 € 34.168,00 € 6.051,00 € 625,00 € 2.800,00 € 14,00 € 2.000,00 € 4.814,00 €
Arbeitslohn (steuerpflichtig)
4.814,00 €
Arbeitsentgelt (beitragspflichtig)
4.814,00 €
Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?
F
Steuerliche Abzüge Lohnsteuer (lt. Monatstab. für 2.814 € bei Steuerklasse I)
493,83 €
Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Betrag LSt. laufender Bez.
27,16 €
Kirchensteuer (9 % auf Steuer für laufenden Bezug) Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.000 € m. 1/5 Methode) Solidaritätszuschlag 5,5 % für sonstigen Bezug Kirchensteuer (9 % auf Steuer für sonstigen Bezug) = Summe steuerrechtliche Abzüge
44,44 € 625,00 € 34,35 € 56,25 € 1.281,03 €
Sozialversicherungsbeiträge Krankenversicherung (½ x 13,5 % von 4.814 €)
324,95 €
Zuschlag zur Krankenversicherung (0,9 % von 4.814 €)
43,33 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 4.814 €)
40,92 €
Zuschlag zur Pflegeversicherung (0,25 % von 4.814 €) Rentenversicherung (½ x 19,9 % von 4.814 €) Arbeitslosenversicherung (½ x 4,2 % von 4.814 €) = Summe Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
12,04 € 478,99 € 101,09 € 1.001,32 €
Gesamtabrechnung Bruttolohn – Steuerrechtliche Abzüge (Arbeitnehmer) – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) – Überweisung an Bausparkasse = Auszahlungsbetrag
4.814,00 € 1.281,03 € 1.001,32 € 40,00 € 2.491,65 €
Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.814 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.814 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.814 €) = Gesamtbelastung
4.814,00 € 945,95 € 53,47 € 5,63 € 5.819,05 €
Mit dem Steuerentlastungsgesetz 1999/2000/2001 wurden die Freibeträge für Jubiläumszuwendungen gestrichen. Außerdem hat der Gesetzgeber mit der Neuregelung des § 34 Abs. 1 EStG den Wegfall der Drittelregelung zugunsten der Fünftelmethode festgelegt. Bei der Fünftelmethode unterliegt nur ein Fünftel des steuerpflichtigen Teils einer Mehrjahresvergütung der Lohnsteuer. Die Lohnsteuer lt. Jahreslohnsteuertabelle ist dann aber zu verfünffachen. Die Jubiläumszuwendung (sonstiger Bezug) anlässlich des zehnjährigen Firmenjubiläums von Frau Waldmann kann als Arbeitslohn
289
F
Einmalzahlungen
für mehrere Jahre mit der Fünftelmethode versteuert werden. Für die Anwendung der Fünftelmethode ist zunächst der geschätzte Jahresbruttolohn zu ermitteln. Er ergibt sich aus dem bis zum aktuellen Monat aufgelaufenen Arbeitslohn dividiert durch die Anzahl abgerechneter Monate. Der sich ergebende durchschnittliche Monatsarbeitslohn wird mit 12 multipliziert. Auf den sich ergebenden geschätzten Jahresarbeitslohn ist Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu bestimmen. Anschließend ist der geschätzte Jahresarbeitslohn um 1/5 der Jubiläumszuwendung zu erhöhen und wiederum die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle zu bestimmen. Die Differenz der beiden Jahreslohnsteuern ist dann zu verfünffachen. In einem zweiten Schritt ist zusätzlich die Vorteilhaftigkeit gegenüber einer Versteuerung als sonstiger Bezug zu prüfen (Günstigerprüfung). Eine Prüfung auf Zusammenballung von Einkünften für die Anwendung der Fünftelregelung ist in der Regel nicht vorzunehmen, da bei Arbeitslohn für mehrere Jahre immer von einer Zusammenballung ausgegangen werden kann. Eine Ausnahme besteht nur in dem Fall, dass im Monat des sonstigen Bezuges kein laufender Arbeitslohn fließt. Beachten Sie Sind im aufgelaufenen Arbeitslohn sonstige Bezüge enthalten (z. B. bereits gezahltes Urlaubsgeld), sollten diese zunächst für die Ermitt lung des durchschnittlichen Monatslohnes herausgerechnet werden. Sie sind dann aber dem geschätzten Jahresarbeitslohn wieder zuzu rechnen (vgl. Kapitel F 2).
4.2
Steuerliche Abzüge
Die Fünftelmethode ist nicht in jedem Fall vorteilhafter als eine Versteuerung entsprechend einem sonstigen Bezug. Aus diesem Grund ist immer eine Vergleichsrechnung zum normalen sonstigen Bezug durchzuführen. Ergibt sich aus der Fünftelmethode eine höhere Steuerbelastung als bei einem vergleichbaren sonstigen Bezug, so darf die Fünftelmethode nicht angewandt werden (Günstigerprüfung). Stattdessen ist der Arbeitslohn für mehrere Jahre wie ein sonstiger Bezug (z. B. Urlaubsgeld) zu berechnen.
290
Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?
F
Ermittlung der Lohnsteuer bei Versteuerung als sonstiger Bezugs Arbeitslohn von Januar bis Mai (5 x 2.814 €)
14.070,00 €
Geschätzter Jahresarbeitslohn (14.070 € ÷ 5) x 12
33.768,00 €
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle für 33.768 € Steuerkl. I)
5.926,00 €
Jubiläumszuwendung
2.000,00 €
Geschätzter Jahresarbeitslohn + sonstiger Bezug
35.768,00 €
Lohnsteuer lt. Jahrestabelle für 34.168 € bei Steuerkl I)
6.557,00 €
Lohnsteuer für Jubiläumszuwendung (5 x 126 €)
631,00 €
Die Vergleichsrechnung zeigt: Die Besteuerung mit der Fünftelmethode (625 €) ist steuergünstiger im Vergleich zu einer Versteuerung als sonstiger Bezug (631 €). Wird Arbeitslohn für mehrere Jahre zusätzlich zum normalen Lohn bezahlt, so liegt stets eine Zusammenballung von Einkünften vor. Somit ist die Voraussetzung für die Anwendung der Fünftelmethode gegeben. Der Steuervorteil durch die Fünftelmethode beträgt im Beispiel 6,88 €. Er ergibt sich aus dem Vergleich zwischen der Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag bei einer Versteuerung als sonstiger Bezug bzw. bei der Anwendung der Fünftelmethode. Steuervergleich
Sonstiger Bezug
1/5 Methode
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle. für 2.000 € )
631,00 €
625,00 €
+ Solidaritätszuschlag 5,5 % auf Lohnsteuer
34,71 €
34,37 €
+ Kirchensteuer (9 % auf Lohnsteuerbetrag)
56,79 €
56,25 €
722,50 €
715,60 €
= Summe steuerrechtliche Abzüge
Im Beispiel beträgt der Vorteil bei der Lohnsteuer 6 €. Hinzu kommen die anteilig geringere Kirchensteuer (0,54 €) und der geringere Solidaritätszuschlag (0,34 €) bei der Fünftelmethode. Die Steuerdifferenz mag im Beispiel nicht sehr hoch erscheinen. Die Fünftelmethode wirkt sich in kleineren bis mittleren Einkommen nicht sehr stark aus. Bei höheren Einkommen wird eine Versteuerung nach der Fünftelmethode immer vorteilhafter sein. Beachten Sie Nur wenn die Fünftelmethode angewendet werden darf, ist der Ar beitslohn für mehrere Jahre gesondert in Zeile 10 auf der Lohnsteuer bescheinigung auszuweisen. Er darf nicht im Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 enthalten sein. Bei Versteuerung als sonstiger Bezug ist der Arbeitslohn hingegen in Zeile 3 und Zeile 19 auszuweisen.
291
F
Einmalzahlungen
4.3
Sozialversicherungsbeiträge
Arbeitslohn für mehrere Jahre wird für die Ermittlung der Beiträge zur Sozialversicherung wie eine Einmalzahlung behandelt. Im Sozialversicherungsrecht sind laufende Bezüge zum Zeitpunkt der Entstehung zu verbeitragen (Entstehungsprinzip). Abweichend von dieser Regelung können Einmalzahlungen zum Zeitpunkt der Zuwendung verbeitragt werden. Wird Arbeitsentgelt für mehrere Jahre als Einmalzahlung bezahlt, ist somit eine Aufrollung vergangener Abrechnungsperioden nicht erforderlich. Vom steuerpflichtigen Teil der Einmalzahlung sind Beiträge bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze in allen Zweigen der Sozialversicherung zu erheben (vgl. Kapitel F 2). Wenn Arbeitsentgelt für mehrere Jahre gezahlt wird, unterliegt dieses den aktuellen Beitragssätzen in den Sozialversicherungen. Eine anteilige Rückrechnung auf die Jahre, denen das Entgelt zuzuordnen ist, ist nicht erforderlich. Eine Ausnahme besteht, wenn die Einmalzahlung in den Monaten Januar bis März gezahlt wird. Übersteigt der laufende Arbeitslohn mit einer Einmalzahlung die anteilige Beitragsbemessungsgrenze KV/PV im Januar, Februar oder März, ist die Einmalzahlung dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres zuzuordnen – Märzklausel (vgl. Kapitel F Sozialversicherungsbeiträge). Im Vorjahr ist dann wiederum die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze zu prüfen (in der Regel ist dies die BBG im Dezember). Liegt das gesamte Entgelt im Vorjahr unter der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze (JBBG) in der Kranken- und Pflegeversicherung, ist dieses bis zur JBBG aufzufüllen und zu verbeitragen. Im Beispiel von Frau Waldmann unterliegen der laufende Bezug und das Jubiläumsgeld den Beiträgen zu den Sozialversicherungen. Für die Berechnung der Beiträge ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für Mai heranzuziehen. Diese liegt in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei: alte Bundesländer
neue Bundesländer
26.250 €
22.750 €
in der Kranken- und Pflegeversicherung bei: alle Bundesländer 17.812,50 €
292
Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?
F
Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt beträgt: +
Gehalt + VWL (Jan. – Mai)
+
Jubiläumszuwendung
=
Summe beitragspflichtiges Entgelt
14.070,00 € 2.000,00 € 16.070,00 €
Das aufgelaufene beitragspflichtige Entgelt liegt, inklusive des Jubiläumsgeldes, unter der anteiligen jährlichen Beitragsbemessungsgrenze (17.812,50 € bzw. 26.250 €). Somit ist die gesamte Einmalzahlung beitragspflichtiges Entgelt. Seit Januar 2005 ist zur Pflegeversicherung ein Zuschlag in Höhe von 0,25 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts zu ermitteln und einzubehalten. Der Zuschlag ist nur von Arbeitnehmern ohne leibliche oder adoptierte Kinder zu entrichten. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitnehmer – ein Arbeitgeberanteil ist nicht vorgesehen. Die Beitragspflicht besteht auch für Einmalzahlungen, soweit sie zum beitragspflichtigen Entgelt gehören. Seit 1.7.2005 ist zusätzlich eine Sonderabgabe für die Erstattung von Zahnersatz und den Krankengeldanspruch zu entrichten. Diesen Zuschlag müssen alle gesetzlich und freiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer leisten. Der Zuschlag beträgt 0,9 % des beitragspflichtigen Entgelts. Auch dieser Zuschlag ist für Einmalzahlungen zu leisten, soweit sie zum Arbeitsentgelt gehören.
4.4
Gesamtabrechnung
Die Lohnsteuer auf den Arbeitslohn für mehrere Jahre wird nicht rückwirkend erhoben, sondern bei Zufluss der Zahlung (Zuflussprinzip). Alle steuerrechtlichen Abzüge auf Arbeitslohn für mehrere Jahre sind zusammen mit der Lohnsteuer für den laufenden Bezug einzubehalten und abzuführen. Der Arbeitslohn für mehrere Jahre ist auf der Lohnabrechnung gesondert auszuweisen. Die Versteuerung nach der Fünftelmethode muss aus dem Lohnkonto des Arbeitnehmers hervorgehen. Außerdem ist der Arbeitslohn für mehrere Jahre sowie die darauf entstandene Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag getrennt in den Zeilen 10 bis 13 auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen, wenn die Fünftelmethode angewandt wurde.
293
F
Einmalzahlungen
Im Beispiel von Frau Waldmann ergibt sich im Mai folgende Arbeitgeberbelastung: Gesamtbelastung Bruttolohn + Sozialversicherungsbeiträge AGAnteil (von 4.814 €) + Umlagen U1 (1,9 % x 2.814 €) + Umlagen U2 (0,2 % x 2.814 €) = Gesamtbelastung
4.814,00 € 945,95 € 53,47 € 5,63 € 5.819,05 €
Die Einmalzahlung unterliegt zwar den Beiträgen zu den Sozialversicherungen, nicht jedoch den Umlagen U1 bzw. U2. Entsprechend ist die Umlage nur aus dem laufenden Bezug und dem Zuschuss zur VWL berechnet. Bei der Arbeitgebergesamtbelastung sind in der Regel zusätzlich noch die Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Beiträge zur ZVK (nur Baugewerbe) und unter Umständen die anteilige Schwerbehindertenabgabe zu berücksichtigen. Die Umlage U1 entsteht nur sofern das Unternehmen aufgrund seiner Betriebsgröße am Umlageverfahren teilnimmt. Umlagepflichtig sind nur Unternehmen mit bis zu 30 Vollzeitbeschäftigten zum Ende des Vorjahres. Die U2 Umlage ist für alle Mitarbeiter unabhängig von der Betriebgröße zu ermitteln und an die Krankenkasse des Arbeitnehmers abzuführen. Beitragspflichtig ist nur der Arbeitgeber. Praxis Tipp Jubiläumszuwendungen können anlässlich eines Arbeitnehmer oder Arbeitgeberjubiläums gezahlt werden. Mit dem Wegfall der Freibeträ ge können somit auch Jubiläumszuwendungen nach 5, 15 oder 20 Jahren gezahlt werden. Eine Beschränkung für die Anwendung der Fünftelmethode ist nicht vorgesehen.
294
G Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden? Die Bruttolohnabzüge lassen sich in zwei Gruppen einteilen. Zur ersten Gruppe, den steuerrechtlichen Abzügen, gehören die Lohnsteuer, die Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag sowie die Pauschalsteuern. Daneben gibt es regionale Besonderheiten wie den Kammerbeitrag (Saarland, Bremen) und das Kirchgeld bzw. die Mindestkirchensteuer. In der zweiten Gruppe sind die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttolohn zusammengefasst. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung gehören zu dieser Gruppe. In diese Gruppe gehören auch die Zuschläge zur Kranken- und Pflegeversicherung, die der Arbeitnehmer zu tragen hat. Ist der Arbeitgeber aufgrund der Betriebsgröße verpflichtet, am Umlageverfahren für die Lohnfortzahlung teilzunehmen, gehören die Umlage-Beiträge ebenfalls in diese Gruppe. Die Besonderheit der Umlage-Beiträge besteht jedoch darin, dass sie ausschließlich vom Arbeitgeber übernommen werden und nicht wie die übrigen Beiträge je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu tragen sind. Eine dritte Gruppe sind die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (BG) und zur Zusatzversorgung im Baugewerbe bzw. Baunebengewerbe (Handwerk) sowie die Schwerbehindertenabgabe, sofern die Pflichtquote nicht erreicht wird. Die Beiträge zur BG werden einmal jährlich in Form einer Kostenumlage erhoben. Die Beiträge zur Zusatzversorgung stellen steuerpflichtige Aufwendungen des Arbeitgebers dar. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 20 % ist möglich. Beide Beiträge trägt der Arbeitgeber alleine zuzüglich der pauschalen Lohnsteuer für die Zahlungen an die Zusatzversorgungskasse. Die Ausgleichsabgabe bei Unterschreiten der Pflichtquote von Behindertenarbeitsplätzen muss der Arbeitgeber selbst berechnen und bis zum 31.3. eines Jahres an die zuständige Hauptfürsorgestelle melden.
295
G
Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
1
Was erhält das Finanzamt?
Arbeitgeber sind verpflichtet, von jedem Arbeitnehmer die Lohn- und Kirchensteuer vom Bruttolohn einzubehalten. Seit 1.1.1998 werden zusätzlich 5,5 % auf den Lohnsteuerbetrag als Solidaritätszuschlag erhoben. Dieser Betrag wird ebenfalls vom Bruttolohn abgezogen. Hat der Arbeitnehmer Kinder, sind Besonderheiten bei der Kirchensteuer und beim Solidaritätszuschlag zu beachten. Im Unterschied zu den Beiträgen zur Sozialversicherung trägt der Arbeitnehmer die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag allein. Schuldner von pauschalen Steuern ist immer der Arbeitgeber. Pauschale Lohn- und Kirchensteuern sowie der Solidaritätszuschlag auf die pauschale Lohnsteuer können im Innenverhältnis als Nettoabzug auf den Arbeitnehmer überwälzt werden. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet die pauschalen Steuern zu ermitteln und an das zuständige Finanzamt abzuführen. Zusätzlich sind seit 1.1.2007 die pauschale Lohn- und Kirchensteuer getrennt auf der Lohnsteueranmeldung auszuweisen. Von den Arbeitnehmern einbehaltene Steuern und der Solidaritätszuschlag sind regelmäßig dem Finanzamt mitzuteilen und in einer Summe zu überweisen. Für Abschlagszahlungen und Vorschüsse, die im folgenden Lohnabrechnungszeitraum verrechnet werden, ist die Lohnsteuer erst bei der endgültigen Lohnabrechnung einzubehalten und zu melden. In welcher Regelmäßigkeit die Meldung an das Betriebsstättenfinanzamt abgegeben werden muss, hängt von der Höhe der jährlich abzuführenden Lohnsteuer ab. Entstanden im vergangenen Kalenderjahr oder entstehen bei neu gegründeten Unternehmen voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 800 € Lohnsteuer, muss nur eine Meldung für das gesamte Kalenderjahr erfolgen. Lag der Gesamtbetrag der einbehaltenen Lohnsteuer zwar über 800 €, aber unter 3.000 €, so kann die Lohnsteueranmeldung vierteljährlich erfolgen. Entstand im vergangenen Kalenderjahr für alle Arbeitnehmer eine Lohnsteuersumme von mehr als 3.000 €, muss die Lohnsteuer monatlich angemeldet und bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt überwiesen sein (vgl. § 41a EStG). Stichtag für die Festlegung des Melderhythmus ist der Beginn des Kalenderjahres. Das heißt: Die Überschreitung einer Grenze führt im Folgejahr zu geänderten Meldefristen. Hat der Betrieb nicht das gesamte Kalenderjahr bestanden, sind die Grenzen auf die Monate des Bestehens umzurechnen.
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Abb. 18: LohnsteuerAnmeldung 2007
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Die Meldung der einbehaltenen Lohnsteuer ist seit 1.1.2005 nur noch elektronisch möglich. Verfügt das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers bzw. der Rechner über einen Internet-Zugang müssen die Daten direkt an die so genannte Clearingstelle der Finanzbehörden gemeldet werden. Die Datenübertragung erfolgt in einem verschlüsselten Format, für die Verschlüsselung müssen die SoftwareAnbieter sorgen. Die Verschlüsselung erfolgt nach einer von den Finanzbehörden festgelegten Form – dem ELSTER-Verfahren. Seit dem 1.1.2003 besteht zusätzlich die Möglichkeit, über ein von den Finanzbehörden zur Verfügung gestelltes Programm die LohnsteuerAnmeldung zur erstellen und diese online an die Clearingstelle zu übertragen. Voraussetzung ist auch bei diesem Verfahren, dass ein Rechner mit einem Internet Zugang vorhanden ist. Der Gesetzgeber sieht die Anschaffung einer entsprechenden Ausstattung als zumutbare Belastung an. Praxis Tipp Das Programm für die elektronische Steueranmeldung kann aus dem Internet kostenlos heruntergeladen werden (www.elster.de). Voraus setzung für die Nutzung ist ein PC mit einem Internet Anschluss. Die ProgrammCDRom kann auch bei jedem Finanzamt kostenlos bezo gen werden.
Die elektronische Übermittlung der Steuerdaten erfordert eine Authentifizierung des Arbeitgebers. § 6 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung sieht vor, dass eine vom Arbeitgeber oder dessen Bevollmächtigten unterschriebene Erklärung dem Finanzamt eingereicht wird. Die Erklärung entspricht der Versicherung auf dem amtlichen Vordruck, dass alle Angaben vollständig und wahrheitsgemäß vorgenommen werden. Ein entsprechender Vordruck ist bei den Finanzämtern verfügbar und muss einmalig eingereicht werden. Die Lohnsteueranmeldung muss bis zum 10. des dem Meldezeitraum folgenden Monats beim Betriebsstättenfinanzamt eingegangen sein. Die Meldefrist ist zugleich Zahlungsfrist, bis zu der die einbehaltenen Steuerabzüge und der einbehaltene Solidaritätszuschlag beim Finanzamt eingegangen sein müssen. Bei verspäteter Abführung entsteht entsprechend § 240 EStG ein Säumniszuschlag in
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Was erhält das Finanzamt?
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Höhe von 0,50 € pro volle 50 € Steuerschuld. Für die Berechnung des Säumniszuschlages wird immer auf volle 50 € zu Gunsten des Schuldners abgerundet. Für jede Betriebsstätte und für jeden Anmeldezeitraum darf nur eine Lohnsteueranmeldung gemeldet werden. Entstehen nachträglich Änderungen, müssen diese in einer Korrekturmeldung sofort nach Bekanntwerden der Änderung gemeldet werden. Das heißt: Entsteht bei Quartalsmeldung in den beiden Folgemonaten eine Änderung, welche die Quartalsmeldung betrifft, ist diese außerhalb des Zyklus zu korrigieren. Muss beispielsweise die Lohnsteueranmeldung des ersten Quartals im Mai korrigiert werden, so ist die korrigierte Meldung im Mai dem Finanzamt einzureichen. Durch die außerordentliche Korrekturmeldung verschiebt sich jedoch nicht der Melderhythmus. Nach der Korrekturmeldung ist die „regelmäßige“ Meldung zum Quartalsende bzw. bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Ergibt sich aus der korrigierten Meldung ein Lohnsteuererstattungsanspruch, wird der Erstattungsbetrag dem Arbeitgeberkonto gutgeschrieben; Nachzahlungen müssen sofort mit der Meldung geleistet werden. Auf der Lohnsteueranmeldung sind zahlreiche Pflichtangaben vorzunehmen. Zu den wichtigsten Angaben einer vollständigen Meldung gehören: Steuernummer Jeder Arbeitgeber bzw. jede Betriebsstätte erhält vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Steuernummer. Diese wird automatisch mit der Anmeldung der Betriebsstätte vergeben und ist in jedem Fall auf der Lohnsteueranmeldung in Zeile 3 anzugeben. Anmeldezeitraum Unter der Rubrik Anmeldezeitraum sind Monat, Quartal oder Jahr anzukreuzen, entsprechend dem Zeitraum, für den die Meldung abgegeben wird. Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer In dieses Feld ist die Anzahl der Arbeitnehmer einzutragen, die zum Zeitpunkt der Meldung beschäftigt werden. Austritte während des Meldezeitraums sind nicht mehr zu berücksichtigen. Tritt ein Mitarbeiter zum Meldedatum aus, ist dieser in der Zahl der beschäftig-
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Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
ten Arbeitnehmer noch zu berücksichtigen. Zu den beschäftigten Arbeitnehmern zählen Aushilfen ebenso wie Auszubildende und Praktikanten. Berichtigung der Anmeldung Ergeben sich nach Abgabe der Lohnsteueranmeldung Änderungen in den Lohnabrechnungen, die Auswirkungen auf die Lohnsteuer haben, ist eine berichtigte Meldung für den entsprechenden Zeitraum abzugeben. Die berichtigte Meldung wird durch Eintrag einer 1 im Feld 10 (Zeile 15) besonders gekennzeichnet. Auf der berichtigten Meldung sind nochmals alle korrigierten Angaben für den Meldezeitraum einzutragen – nicht nur die Korrekturwerte. Müssen aufgrund geänderter Lohnabrechnungen mehrere Meldezeiträume korrigiert werden, ist für jeden Meldezeitraum eine gesonderte korrigierte Meldung einzureichen. Entsteht aus der Korrektur eine höhere Steuerschuld als aus der ursprünglichen Meldung, ist die Nachzahlung mit der korrigierten Meldung abzuführen. Lohnsteuer Die auf den Arbeitslohn erhobene Lohnsteuer hängt im Wesentlichen von drei Größen ab – der Höhe des Arbeitslohnes, der Lohnsteuerklasse und der anzuwendenden Lohnsteuertabelle. Arbeitslohn Der laufende Arbeitslohn ergibt sich aus dem Bruttolohn unter Abzug von steuerfreien Lohnarten, Steuerfreibeträgen und pauschal versteuerten Lohnbestandteilen. Sonstige Bezüge müssen gesondert nach der Jahreslohnsteuertabelle versteuert werden. Die sich aus dem sonstigen Bezug ergebende Lohnsteuer ist zum Zeitraum der Zahlung (Entstehungsprinzip) zusammen mit der Lohnsteuer aus dem laufenden Arbeitslohn zu melden und abzuführen. Lohnsteuerklasse Die Lohnsteuerklasse ist auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte im Abschnitt I vermerkt. Je nach Familienstand und Art des Arbeitsverhältnisses wird dem Arbeitnehmer eine der Steuerklassen von I–VI zugeordnet. Mit dem steuerpflichtigen Arbeitslohn und der Lohnsteuerklasse kann aus der Lohnsteuertabelle die einzubehaltende Lohnsteuer ermittelt werden. Welche Lohnsteuertabelle anzuwen-
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den ist, ergibt sich aus der Dauer der Beschäftigung (Tag, Woche, Monat), der Lohnart (laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug) und der Stellung des Arbeitnehmers (allgemeine oder besondere Lohnsteuertabelle). Lohnsteuertabelle Die vom Arbeitslohn einzubehaltende Lohnsteuer kann aus der Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohnsteuertabelle entnommen werden. Aus welcher Tabelle die Lohnsteuer abzulesen ist, hängt davon ab, ob der Arbeitnehmer wenige Tage oder den gesamten Monat beschäftigt war, und von dem Lohnbestandteil – laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug. Diese so genannten allgemeinen Lohnsteuertabellen sind nach Steuerklassen (I – VI) unterteilt. Für bestimmte Berufsgruppen, die nicht rentenversicherungspflichtig sind, gilt eine besondere Lohnsteuertabelle. Arbeitnehmer, die nicht der Rentenversicherungspflicht unterliegen, sind u. a. Beamte, Richter, Soldaten, Altersrentner, Geistliche und Beschäftigte bei den Sozialversicherungen sowie beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Beachten Sie Seit Januar 2001 können die Lohnsteuerwerte aus den amtl. Lohn steuertabellen von der Lohnsteuer, die über maschinelle Gehaltsab rechnungsprogramme ermittelt werden, abweichen. Die Abweichung resultiert aus einer Umstellung des amtlichen Programmablaufplans für die maschinelle Berechnung der Lohnsteuer. Zu Abweichungen kann es insbesondere kommen, wenn der Mitar beiter Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte eingetragen hat. Grund für die Abweichung ist, dass die Vorsorgepauschale vom ungekürzten Ar beitslohn zu berechnen ist und Freibeträge nicht mehr abgezogen werden dürfen. In die amtlichen Tabellen ist die Vorsorgepauschale jedoch bereits eingearbeitet. Wird die Lohnsteuer für den um den Freibetrag gekürzten Arbeitslohn aus der Tabelle ermittelt, kommt es zu Abweichungen.
Ab 2007 ist in der Zeile 18 der Anmeldung die pauschale Lohnsteuer auszuweisen. Dabei ist es unerheblich, ob die pauschale Lohnsteuer vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer getragen wird. In Zeile 17 sind die Summen der einbehaltenen Lohnsteuer auf laufende und
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sonstige Bezüge auszuweisen. Ist die Lohnsteuer vierteljährlich oder jährlich dem Finanzamt zu melden, ist unter der Position 42 die Lohnsteuersumme aller Arbeitnehmer der letzten drei Monate bzw. des vergangenen Kalenderjahres anzugeben. Kindergeld Seit dem 1.1.1999 wird das Kindergeld wieder automatisch von der Kindergeldkasse ausgezahlt. Der Arbeitgeber muss nur noch für 1998 nicht ausgezahltes Kindergeld nachzahlen. Als Kindergeld stehen dem Arbeitnehmer gemäß § 66 EStG ab 1.1.2002 monatlich 154 € für das erste und das zweite Kind, ebenfalls 154 € für das dritte Kind und 179 € für jedes weitere Kind zu. Eine Ausnahme von der Befreiung von der Kindergeldzahlung besteht für den öffentlichen Dienst. Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst erhalten auch 2006 von ihrem Arbeitgeber das Kindergeld ausbezahlt. Solidaritätszuschlag In Zeile 23 der Lohnsteueranmeldung ist die Summe des von allen Arbeitnehmern einbehaltenen Solidaritätszuschlags anzuweisen. Der Solidaritätszuschlag ergibt sich als 5,5 %-Aufschlag auf den Lohnsteuerbetrag. Bei der Ermittlung des Solidaritätszuschlages sind jedoch Kinderfreibeträge und der Altersentlastungsbetrag zu berücksichtigen. Außerdem besteht eine Freigrenze (81 €/162 €) und eine Gleitregelung bei Überschreitung der Freigrenze (vgl. Kapitel D Abschnitt 3). Für sonstige Bezüge gilt, dass der Solidaritätszuschlag grundsätzlich 5,5 % der Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil des einmaligen Bezuges ausmacht. Kinderfreibeträge und der Altersentlastungsbetrag werden bei sonstigen Bezügen nicht berücksichtigt. Kirchensteuer Kirchensteuer ist nur von den Arbeitnehmern einzubehalten, die einer steuerberechtigten Religionsgemeinschaft angehören. Nicht alle Religionsgemeinschaften sind bundeseinheitlich zur Erhebung von Kirchensteuer berechtigt. Welche Religionsgemeinschaften im Bundesland des Arbeitgebers kirchensteuerberechtigt sind, ist in den Zeilen 25 bis 31 auf der Lohnsteueranmeldung vermerkt. Gehört der Arbeitnehmer keiner kirchlichen Religionsgemeinschaft oder einer nicht steuerpflichtigen Religionsgemeinschaft an, ist er von der Kirchensteuer befreit. In Zeile 24 ist die vom Arbeitgeber zu leistende pau-
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schale Kirchensteuer anzugeben. Die pauschale Kirchensteuer darf nicht in den Kirchensteuerbeträgen der Zeilen 25 bis 28 enthalten sein. Die Aufteilung der pauschalen Kirchensteuer auf die erhebungsberechtigten Glaubensgemeinschaften übernimmt seit 2007 die Finanzverwaltung. Arbeiter/Angestelltenkammerbeiträge Eine steuerliche Besonderheit gilt in den Bundesländern Saarland und Bremen. In diesen Bundesländern sind die Arbeitgeber verpflichtet, von jedem Arbeitnehmer einen Beitrag zur Arbeiter- bzw. Angestelltenkammer zu erheben. Der Beitrag beträgt 0,15 % des Bruttoarbeitslohnes (Bremen) bzw. der Krankenversicherungspflichtgrenze (Saarland). Arbeitnehmer im Saarland, deren Bruttoarbeitslohn 400 € im Monat nicht übersteigt, sind nicht beitragspflichtig. Im Saarland ist der „Arbeitskammer-Beitrag“ auf 75 % der Beitragsbemessungsgrenze der Renten- und Arbeitslosenversicherung beschränkt. Das heißt: Liegt das Arbeitsentgelt 2007 höher als 3.937,50 € pro Monat, sind max. 5,91 € als Kammerbeitrag vom Arbeitgeber einzubehalten und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Im Bundesland Bremen besteht diese Beschränkung nicht. Beitragspflichtige im Bundesland Bremen sind jedoch nur Arbeitnehmer, deren monatlicher Arbeitslohn 250 € oder mehr beträgt. Praxis Tipp In Bremen sind auch für geringfügig Beschäftigte (Aushilfen) Kam merbeiträge zu entrichten. Bei diesem Personenkreis kommt es vor, dass der Arbeitgeber 400 € als Arbeitslohn auszahlt, wenn er den Ar beitslohn pauschal versteuert und die Pauschalsteuer selbst trägt. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, vom Arbeitnehmer den Kammer beitrag einzubehalten. Zahlt der Arbeitgeber die 400 € voll aus und übernimmt somit den Kammerbeitrag für den Arbeitnehmer, entsteht in Höhe des Kammerbeitrages (0,60 € bei 400 € Arbeitslohn) ein geldwerter Vorteil. Dies führt zu einer Überschreitung der Geringfü gigkeitsgrenze und somit zu einer Sozialversicherungspflicht des Ar beitnehmers. Beachten Sie, die gilt nicht wenn vom Arbeitgeber die Abgeltungssteuer von 2 % getragen wird. Die pauschale Steuer kann nur dann in Frage kommen, wenn vom Arbeitgeber kein pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung (15 %) entrichtet wird. Dies kann für Praktikanten in Frage kommen (siehe Stichwort).
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Eine Lohnsteueranmeldung ist selbst dann zu übertragen, wenn der Arbeitgeber in einem Lohnsteueranmeldezeitraum keine Lohnsteuer und keinen Solidaritätszuschlag einbehält und selbst keine pauschale Lohnsteuer übernommen hat. In diesem Fall erklärt der Arbeitgeber in einer Nullanmeldung, dass er keine Lohnsteuer für den Anmeldezeitraum einbehalten hat. Die Nullanmeldung kann entfallen, wenn der Arbeitgeber zukünftig keine Arbeitnehmer beschäftigt und dies dem Finanzamt schriftlich mitteilt.
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
Alle Arbeitnehmer, die gegen Entgelt beschäftigt werden, sind Pflichtmitglieder in den vier Zweigen der Sozialversicherung. Ausgenommen von dieser Grundsatzregelung sind sozialversicherungsfreie Arbeitnehmer wie z. B. beherrschende GesellschafterGeschäftsführer einer GmbH, freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer oder geringfügig Beschäftigte. Die Sozialversicherungspflicht ist nicht zu verwechseln mit der Beitragspflicht zu den Zweigen der Sozialversicherung. Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer sind bei einer gesetzlichen Krankenkasse anzumelden. Die Pflichtmitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung endet bei Überschreiten der jährlichen Pflichtversicherungsgrenze. Arbeitnehmer, deren laufendes Entgelt monatlich über 3.975 € (in 2007) liegt, können als freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung verbleiben oder sich bei einer Versicherungsgesellschaft privat für das Krankheitsund Pflegerisiko absichern. Beachten Sie Seit 1.1.2003 ist die Pflichtversicherungsgrenze nicht mehr identisch mit der Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken und Pflegeversi cherung. In der KV/PV sind in 2007 zwar nur Beiträge bis 3.562,50 € Arbeitsentgelt zu berechnen, ein Wechsel in die private Krankenversi cherung ist jedoch nur möglich, wenn das Jahresarbeitsentgelt min destens drei Jahre über der jährlichen Pflichtversicherungsgrenze lag. Vor einem Wechsel ist also das aktuelle Kalenderjahr und die drei vor ausgegangenen Kalenderjahre zu betrachten.
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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Einzugsstelle aller Sozialversicherungsbeiträge ist – mit Ausnahme der Umlage-Beiträge – die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das heißt: Ist der Arbeitnehmer beispielsweise bei der AOK versichert, werden Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil für die Kranken- und Pflegeversicherung, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die AOK abgeführt. Die Krankenkassen überweisen anschließend die vereinnahmten Beiträge an die Deutsche Rentenversicherung und an die Bundesagentur für Arbeit (Arbeitslosenversicherung). Selbstzahler/Firmenzahler Arbeitnehmer, die freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, haben die Möglichkeit die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung selbst zu überweisen (Selbstzahler) oder der Arbeitgeber überweist und meldet die Beiträge mit den Pflichtbeiträgen (Firmenzahler). Überweist der Mitarbeiter die Beiträge selbst, sind der Krankenkasse nur die Renten und Arbeitslosenversicherung auf dem Beitragsnachweis zu melden. Privat Krankenversicherte Für Arbeitnehmer, die in einer privaten Krankenversicherung kranken- und pflegeversichert sind, ist die zuständige Einzugsstelle der Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung die Krankenkasse, die Kraft Gesetzes für die Krankenversicherung zuständig wäre. In der Regel ist es die Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer zuletzt pflichtversichert war, ist diese nicht bekannt, können die Beiträge an eine vom Arbeitgeber gewählte Kasse gemeldet werden. Versorgungswerk Ist der Arbeitnehmer in einem berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert (z. B. Apothekerkammer, Architektenkammer, Ärztekammer), muss bei privater Krankenversicherung nur der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung der AOK oder IKK gemeldet und überwiesen werden. Ist der Arbeitnehmer mit Versorgungswerk in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert (z. B. Barmer, Techniker etc.), ist die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an die Einzugstelle der Krankenkassekasse zu melden und die Beiträge an seine Krankenkasse abzuführen. Der Rentenversicherungsbeitrag
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fließt unter Angabe der Mitgliedsnummer der Ständeversorgung zu. Tabelle 26 gibt einen Überblick welche Beiträge der Krankenkasse zu melden sind. Kranken/Pflege versicherung bei
Rentenversicherung bei
Der Krankenkasse ist zu melden
Gesetzlicher Kranken kasse (pflicht oder freiwillig versichert)
Deutsche Rentenversicherung
Gesetzl. Krankenkasse (pflicht oder freiwillig versichert)
Versorgungswerk
KVBeitrag PVBeitrag RVBeitrag AVBeitrag KVBeitrag PVBeitrag AVBeitrag
Privates Versicherungs unternehmen
Deutsche Rentenversicherung
RVBeitrag AVBeitrag
Privates Versicherungs unternehmen
Versorgungswerk
AVBeitrag
Tab. 27: Meldepflicht für Sozialversicherungsbeiträge
2.1
Ermittlung der Beitragsschuld
Mit dem Gesetz zur vorgezogenen Beitragsfälligkeit vom 3.8.2005 wurde die Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags ab 2006 neu geregelt. Mit der Neuregelung ist seit 1.1.2006 der voraussichtliche Gesamtsozialversicherungsbeitrag bis spätestens am drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats an die Krankenkassen zu überweisen. Zur Überprüfung der Zahlung müssen die so genannten Beitragsnachweise zwischen 2 – 4 Arbeitstage vor der Zahlungsfälligkeit bei den Annahmestellen der Krankenkassen eingegangen sein. Der zum drittletzten Banktag fällige Gesamtsozialversicherungsbeitrag enthält: ● Die voraussichtliche Beiträge aller Sozialversicherungszweige für den gesamten laufenden Abrechnungsmonat und ● die verbleibende Restzahlung aus dem Vormonat. Die Problematik dieser Regelung liegt in der Ermittlung der „voraussichtlichen“ Höhe der Beitragsschuld für den gesamten Abrechnungsmonat. Nach der gesetzlichen Regelung ist die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld so zu bemessen, dass eine Restzahlung im
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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Folgemonat 10 % der ursprünglichen Beitragsschuld nicht übersteigt. Dies führt zu einer „Schätzung“ der Beitragsschuld zum Zeitpunkt der Entgeltabrechnung. Die Schätzung basiert auf dem voraussichtlichen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt für den laufenden Monat. In die Schätzung müssen alle voraussichtlichen laufenden Bezüge und Einmalzahlungen bis zum Monatsende einbezogen werden. Für Mitarbeiter die nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden ist die Sollarbeitszeit sowie bereit bekannte Mehrarbeit der Schätzung zu Grunde zu legen. Auch alle variablen Entgeltbestandteile, wie Umsatzprämien oder Boni die zum Monatsende fließen sind für die Schätzung zu berücksichtigen. Die Neuregelung wird in vielen Fällen zu einer vorgezogenen „Proformaabrechnung“ zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge führen. In einem zweiten Abrechnungslauf werden dann die tatsächlichen Beiträge zu den Sozialversicherungen und die Differenzen zu den gemeldeten Beiträgen ermittelt. Diese Differenzen sind dann auf den Folgemonat vorzutragen und in die „Schätzung“ des Folgemonats einzubeziehen. Beachten Sie Die Berechnungsgrundlagen, nach denen die voraussichtliche Ge samtsozialversicherungsbeitragsschuld ermittelt wird, sind zu doku mentieren. Sie sind unter anderem Gegenstand einer Prüfung durch die Sozialversicherungsträger. Wird die voraussichtliche Beitrags schuld fahrlässig zu nieder „geschätzt“ können Säumniszuschläge festgesetzt werden.
Ab 1.1.2007 gilt eine Vereinfachungsregelung für die Ermittlung der Beitragsschuld. Für Unternehmen mit einem regelmäßigen Mitarbeiterwechsel oder variablen Entgeltbestandteilen können als „Schätzung“ des laufenden Monats die „reale Abrechnung“ des Vormonats ansetzen. Ergeben sich zu Schätzung Abweichungen sind diese in die Beitragsberechnung des Folgemonats aufzunehmen. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungen haben in ihrem Rundschreiben festgelegt, dass von „regelmäßigem Mitarbeiterwechsel“ auszugehen ist, wenn im aktuellen Abrechnungsmonat und in den beiden vorangegangenen Monaten ein Eintritt oder Austritt statt-
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gefunden hat. Ein Wechsel zwischen Betriebsstätten wird dabei nicht als Mitarbeiterwechsel gesehen. Als Alternative Bedingung für die Anwendung der Vereinfachungsregelung haben die Spitzenverbände die Zahlung von variablen Entgeltbestandteilen genannt. Unter variable Entgeltbestandteile fallen Zahlungen die zusätzlich zu Löhnen oder Gehälter gezahlt werden und deren Höhe von Monat zu Monat schwankt. Beispiele können variable Zulagen, Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit oder Schichtzuschläge sein. Tritt ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus und war er der einzige im Unternehmen der bei dieser Krankenkasse versichert ist, muss bei einer Schätzung im Folgemonat des Austritts ggf. nochmals ein Beitragsnachweis mit Korrekturen eingereicht werden.
2.2
Fälligkeit der Beiträge
Sind mehrere Arbeitnehmer in der gleichen Krankenkasse versichert, sind deren kumulierte Beiträge bis zum drittletzten Banktag des laufenden Monats zu überweisen. Die Meldung der Beiträge erfolgt mit dem Beitragsnachweis. Dieser ist, abhängig von der Satzung der Krankenkasse, 2 - 4 Tage vor der Zahlfrist der Annahmestelle zu melden. Die seit 1.1.2006 geltende Regelung gilt auch für die Beiträge von geringfügig Beschäftigten, die an die Bundesknappschaft in Essen zu melden sind. Mit der Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags werden auch die vom Arbeitgeber zu tragenden Umlagen (U1/U2 Umlage) fällig. Aus der Regelung des drittletzten Bankarbeitstags für die Fälligkeit der Zahlung ergeben sich für 2007 folgende Zahlungsfristen für die Beiträge zu den Sozialversicherungen: Monat
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Fälligkeit der Beiträge
Januar
29.01.
Februar
26.02.
März
28.03.
April
26.04.
Mai
29.05.
Juni
27.06.
Juli
27.07.
August
29.08.
Was ist der Krankenkasse zu melden? September
26.09.
Oktober
26.10./29.10.
November
28.11.
Dezember
21.12.
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28
Tab. 28: Beitragsfälligkeitstermine in 2007
Eine Ausnahme von der vorgezogenen Beitragsfälligkeit besteht für die Beiträge von freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherten Arbeitnehmer. Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung von freiwillig versicherten Arbeitnehmern sind gemäß den Regelungen der Krankenkassensatzungen zum 15. des dem Abrechnungsmonat folgenden Monats fällig. In 2006 haben jedoch viele Krankenkassen die Satzung geändert und die Fälligkeit auf den drittletzten Bankarbeitstag vorverlegt. Meldet das Unternehmen die freiwilligen Beiträge zusammen mit den Pflichtbeiträgen auf einem Beitragsnachweis, entsteht die Fälligkeit der Beiträge zum drittletzten Bankarbeitstag.
2.3
Meldung der Beiträge mit dem Beitragsnachweis
Um die Beitragssumme an die anderen Sozialversicherungsträger weiterleiten zu können, benötigen die Krankenkassen die Aufteilung der Beitragssumme auf Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Mitteilung erfolgt mit dem so genannten Beitragsnachweis. Ein Beitragsnachweis ist monatlich jeder Krankenkasse, an die Beiträge abgeführt werden, einzureichen. Die nachzuweisenden Beiträge setzen sich zusammen aus ● dem geschätzten Beitrag des laufenden Monates und ● der Differenz zwischen Schätzung und Endabrechnung des Vormonats. War die Schätzung des Vormonats zu nieder ist die Restschuld pro Versicherungszweig zusammen mit der Schätzung des laufenden Monats auszuweisen. War die Schätzung zu hoch, wird die Überzahlung vom aktuellen Beitragsnachweis abgezogen. War im Unternehmen nur ein Mitarbeiter bei der Krankenkasse versichert und tritt dieser im lau28
In den Bundesländern in denen der 31.10. kein Feiertag ist, gilt der 29. Oktober als drittletzter Banktag in den anderen Bundesländern ist der Fälligkeitstag der 26. Oktober.
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Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
fenden Monat aus, so ist im nächsten Monat ein „KorrekturBeitragsnachweis“ einzureichen. Führte die Schätzung zu einer Überzahlung, gilt der Beitragsnachweis mit negativen Werten als „Erstattungsantrag“. Sind für den ausgeschiedenen Mitarbeiter noch Nachzahlungen zu leisten, ist deren Fälligkeit die Zahlungsfirst im Folgemonat des Austritts. Seit 1.1.2006 können die Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung nur noch in elektronischer Form den Annahmestellen der Krankenkasse übermittelt werden. Es gibt für jede Kassenart eine und für die Allgemeinen Ortskrankenkassen 8 Annahmestellen für die Übermittlung der Beitragsnachweise. Die Beitragsnachweise müssen per E-Mail den Annahmestellen zugesendet werden. Kassenart
Annahmestelle
Mailadresse
Ersatzkassen
VdAK
[email protected]
Betriebskrankenkassen (BKK)
Bundesverband der BKK
ag@bkkbv.de
Bundesknappschaft
Bundesknappschaft
[email protected]
AOK
Landesverband 8 Annah mestellen bundesweit
[email protected]
IKK
Landesverband
[email protected]
See Kasse
See Kasse
meldungen.see
[email protected]
Die E-Mail an die Annahmestelle muss eine Auftragssatzdatei und ein Nutzdatendatei enthalten. Sind diese nicht im richtigen Format angefügt, kann die Meldung nicht verarbeitet werden. Für die Übermittlung stellen die Entgeltabrechnungsprogramme in der Regel ein Modul zur Verfügung. Zuvor ist eine Anmeldung und eine Zertifizierung durch den Datenprovider erforderlich. Wird die Entgeltabrechnung manuell durchgeführt oder bietet das Abrechnungsprogramm keine Schnittstelle zur Datenübermittlung, können die Beitragsnachweise mit dem kostenlosen Programm „sv.net“ manuell erstellt und per E-Mail versendet werden. Praxis Tipp Das Programm sv.net kann über das Internet auf den Rechner herun ter geladen werden. Das Programm steht unter www.itsg.de unter der Rubrik Download zur Verfügung.
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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Aufbau des Beitragsnachweises Im Beitragsnachweis sind nach Beitragsgruppen (1000, 0100, 0020 etc.) getrennt die Gesamtsummen der Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung auszuweisen. Die Gesamtsummen setzen sich aus den Arbeitnehmer- und den Arbeitgeberanteilen zusammen. In den Zeilen 1000, 2000, 3000 – allgemeiner Beitrag, erhöhter Beitrag, ermäßigter Beitrag – sind die entsprechenden Beitragssummen für alle bei dieser Krankenkasse krankenversicherten Arbeitnehmer des Unternehmens anzugeben. In der Zeile 0001 – Pflegeversicherung – ist die Beitragssumme für alle bei dieser Krankenkasse pflegeversicherten Arbeitnehmer des Unternehmens zu vermerken. Analog ist in den Zeilen 0100 bzw. 0010 die Beitragssumme zur Renten- bzw. Arbeitslosenversicherung für die Arbeitnehmer, die bei dieser Kasse versichert sind, einzutragen (siehe Stichwort „Beiträge zur Krankenversicherung“ in diesem Kapitel). In der Zeile 1000 bzw. 0001 sind auch die ausschließlich vom Arbeitnehmer zu tragenden Zuschläge zur Kranken- bzw. Pflegeversicherung zu vermerken. Diese fließen in den zu meldenden Gesamtbetrag ein und werden nicht gesondert ausgewiesen. Die Zeilen 0200 „Beiträge zur Rentenversicherung der Angestellten – voller Beitrag“ ist seit 2005 nicht mehr auszufüllen. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung wurde die Arbeiter- und Angestelltenrentenversicherung zusammengelegt. Entsprechend müssen die Beiträge nicht mehr auf die unterschiedlichen Versicherungsträger aufgeteilt und getrennt ausgewiesen werden. Ebenfalls seit 2005 entfallen die Einträge in den Zeilen 0400 und 0600. Die Beiträge zur Rentenversicherung sind gesamthaft in den Zeilen 0100 29 bzw. 0300 bzw. 0500 anzugeben. Ist in einem Versicherungszweig nur der Arbeitgeberanteil zu entrichten (z. B. bei vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmern über 65 Jahren), sind die Beiträge in den entsprechenden Zeilen (0300 bzw. 0020) einzutragen.
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Mit den geplanten weiteren Umstellungen in den Sozialversicherungen soll ein neuer „geänderter“ Beitragsnachweis voraussichtlich ab. 1.7.2005 eingeführt werden.
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Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
Abb. 19: Beitragsnachweis eines maschinellen Abrechnungssystems
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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Praxis Tipp Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Kranken kassen (ITSG) stellt kostenlos ein Programm zur Erstellung und Über tragung von Beitragsnachweisen und SVMeldungen bereit. Das Pro gramm kann bei jeder AOK oder direkt bei der ITSG Daimlerstraße 11, 63110 RodgauWeiskirchen bestellt werden. Ein Download über das Internet ist ebenfalls möglich (www.itsg.de). SV.net ist jedoch kein Ersatz für ein Entgeltabrechnungsprogramm. Die Entgelte sowie die Sozialversicherungs und Steueranteile werden nicht errechnet. Das Produkt bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Meldungen zur Sozial versicherung und Beitragsnachweise zu erstellen und verschlüsselt via Internet an die Krankenkassen zu übermitteln.
Bei einer manuellen Meldung der Beiträge über eine Ausfüllhilfe wie sv.net sind folgende Angaben auf dem Beitragsnachweis erforderlich. Betriebsnummer Bei Meldungen an die AOK, IKK oder BKK ist in dieses Feld die Betriebsnummer der Firma einzutragen, die vom Arbeitsamt vergeben wurde. Die Betriebsnummer erhält der Arbeitgeber bei der Gewerbeanmeldung vom Arbeitsamt. DauerBeitragsnachweis Ergeben sich monatlich immer wiederkehrende gleiche Zahlungen, besteht die Möglichkeit, den Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis zu kennzeichnen. Der Nachweis gilt für zukünftige Monate so lange, bis er durch erneute Einsendung eines Beitragsnachweises außer Kraft gesetzt wird. Weiß der Lohnabrechnende, dass zukünftig über mehrere Monate gleiche Gehälter gezahlt werden und somit gleichbleibende Beitragsnachweise entstehen, kann der Beitragsnachweis als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichnet werden. Es ist dann so lange kein Beitragsnachweis einzureichen, wie sich die Höhe der Zahlung nicht ändert. Beitragsnachweis enthält Wertguthaben Mit dem 4. Euro-Einführungsgesetz wurden auch wesentliche Änderungen am Gesetz zur Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (Flexi-Gesetz) beschlossen. Seit 1.1.2001 müssen bei Altersteilzeitregelungen und Gleitzeitmodellen mit jährlich mehr als 250 Stunden so genannte Wertguthabenkonten gebildet werden. Für diese Wert-
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Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
guthaben sind nicht zum Zeitpunkt der Entstehung die Beiträge zu den Sozialversicherungen zu entrichten, sondern im Zeitraum der Auflösung. Das heißt, für Mitarbeiter mit mehr als jährlich 250 Gleitzeitstunden ist nach § 23b SGB IV die so genannte SV-Luft zu bilden. Die SV-Luft ist die Differenz des laufenden Arbeitsentgeltes zur anteiligen monatlichen Beitragsbemessungsgrenze (siehe Kapitel F 1). Kann der Arbeitnehmer aufgrund von Tod, Austritt aus dem Unternehmen, Erwerbsunfähigkeit oder einem anderen Grund nicht die bezahlte Gleitzeit nehmen, muss sie rückwirkend zum Zeitpunkt der Entstehung aufgelöst und verbeitragt werden. In der Praxis bedeutet diese Regelung, dass unter Umständen mehrere Kalenderjahre nochmals aufgerollt und die Beiträge zu den Sozialversicherungen bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze ermittelt werden müssen. Entstehen aus der Auflösung von Zeit- oder bewerteten Zeitguthaben Beiträge für zurückliegende Kalenderjahre, ist das Feld „Beitragsnachweis enthält Beiträge aus Wertguthaben, das abgelaufenen Kalenderjahren zuzuordnen ist“ zu markieren. KorrekturBeitragsnachweis Ergeben sich für bereits gemeldete Monate des Vorjahres Änderungen bei der Beitragsberechnung (z. B. durch eine fehlerhafte Lohnabrechnung), müssen die Änderungen der Krankenkasse des Arbeitnehmers mitgeteilt werden. Im so genannten Korrektur-Beitragsnachweis sind nur die Änderungen bzw. eventuelle Stornierungen anzugeben, die das Vorjahr betreffen. Ein Korrektur-Beitragsnachweis ist zum Beispiel bei Eintreten der Märzklausel zu erstellen (siehe Kapitel F – Sozialversicherungsbeiträge). Korrekturen oder Änderungen im laufenden Kalenderjahr werden nicht gesondert gemeldet, sondern mit den Zahlungen bzw. mit der Meldung im Korrekturmonat verrechnet. Beiträge zur Krankenversicherung In das Feld „Allgemeiner Beitrag – 1000“ ist vom Lohnabrechnenden die Gesamtsumme der Krankenversicherungsbeiträge aller Arbeitnehmer, die in der jeweiligen Krankenkasse versichert sind, einzutragen. In diesem Feld sind also nicht nur die Summen der Arbeitnehmeranteile, sondern auch die Arbeitgeberanteile kumuliert anzugeben. Unter „Allgemeiner Beitrag“ sind jedoch nur die Pflicht-
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beiträge auszuweisen. Die Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, müssen getrennt am Ende des Beitragsnachweises im Feld „Beiträge zur Krankenversicherung für freiwillig Krankenversicherte“ ausgewiesen werden. Diese Beiträge dürfen nicht im Feld „Allgemeiner Beitrag“ enthalten sein. Bei einem Arbeitsentgelt zwischen 400,01 € und 800,00 € trägt der Arbeitgeber einen höheren Beitragsanteil als der Arbeitnehmer. Der Gesamtbeitrag ist in der Zeile „Allgemeiner Beitrag – 1000“ auszuweisen. Beiträge von Arbeitnehmern, die dem erhöhten Beitragssatz in der Krankenversicherung unterliegen, sind getrennt im Feld „Erhöhter Beitrag – 2000“ auszuweisen. Der erhöhte Beitrag ist für alle Arbeitnehmer ohne oder ohne den vollen Anspruch auf 42 Tage Lohnfort30 zahlung im Krankheitsfall zu entrichten. Gilt für einen Arbeitnehmer der ermäßigte Beitragssatz, ist die Summe aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil in das Feld „Ermäßigter Beitrag – 3000“ einzutragen. Ermäßigten Beiträgen unterliegen Arbeitnehmer, die keinen Anspruch auf Krankengeld nach Ablauf der Lohnfortzahlung haben (vgl. Kapitel B 2). Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ohne Hauptbeschäftigung war vom 1.4.1999 bis 31.03.2003 ein pauschaler Beitrag in Höhe von 10 % des Arbeitsentgelts zur Krankenversicherung zu 31 entrichten. Der pauschale Beitrag war bis 31.03.2003 mit dem Beitragsnachweis der zuständigen Krankenkasse zu melden. Seit 1.4.2003 sind pauschale Beiträge zur Krankenversicherung auf einem gesonderten „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte einschließlich Pauschalsteuer“ an die Bundesknappschaft in Essen zu melden. Beiträge zur Pflegeversicherung Die Summe aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung ist im Feld „Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung – 0001“ anzugeben. In dieser Zeile sind jedoch nur die Pflichtbeiträge 30
Der erhöhte Beitrag zur Krankenversicherung wird voraussichtlich zum 1.1.2009 entfallen.
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Die pauschale Beitragspflicht besteht nur dann, wenn der Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert ist – nicht für privatversicherte Arbeitnehmer.
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einzutragen. Arbeitnehmer, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, entrichten freiwillige Beiträge zur Pflegeversicherung. Diese sind getrennt am Ende des Beitragsnachweises auszuweisen. Die Pflichtversicherung in der gesetzlichen Krankenkasse endet bei Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze von 47.700 € Arbeitsentgelt pro Jahr. Unter der Beitragsgruppe 0001 ist auch der Gesamtbeitrag zur Pflegeversicherung für Arbeitsentgelte in der Gleitzone (400 € - 800 €) auszuweisen. Beiträge zur Rentenversicherung Von Arbeitern, Auszubildenden und Angestellten sind die einbehaltenen Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zusammen mit dem Arbeitgeberanteil unter „Rentenversicherung für Arbeiter – 0100“ einzutragen. Die Gesamtsumme aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil wird von der Krankenkasse an die Deutsche Rentenversicherung weitergeleitet. Auch die Beiträge von Arbeitsentgelten in der Gleitzone (400,01 € bis 800,00 €) sind unter der Beitragsgruppe 0100 auszuweisen. Ist aufgrund des Status des Arbeitnehmers nur der Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung zu entrichten (z. B. für beschäftigte Arbeitnehmer über 65 Jahre), sind diese „halben Beiträge“ getrennt auszuweisen (vgl. Kapitel C 1). Die Beiträge dürfen nicht in den Beiträgen für Arbeiter und Angestellte (Zeile 0100) enthalten sein. Beachten Sie Bei der Zeile 0300 handelt es sich nicht generell um den Arbeitgeber anteil der Beiträge zur Rentenversicherung, sondern um die Arbeitge berbeiträge, wenn keine Arbeitnehmeranteile entstehen.
Mit der Änderung der geringfügigen Beschäftigung zum 1.4.1999 wurde der pauschale Beitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 12 % des Arbeitsentgeltes eingeführt. Dieser, nur vom Arbeitgeber zu leistende Beitrag, wurde bis zum 31.03.2003 an die zuständige Krankenkasse abgeführt und gemeldet. Seit 1.4.2003 sind die pauschalen Beiträge für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft in Essen zu melden. Für die Meldung ist der gesonderte „Bei-
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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tragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (einschließlich einheitlicher Pauschalsteuer)“ zu verwenden. Die Beiträge von Geringverdiener (Auszubildende) sind unter der Beitragsgruppe 0100 auszuweisen, obwohl der Gesamtsozialversicherungsbeitrag vom Arbeitgeber getragen wird. Es ist also nicht wie bei Altersrentnern nur der Arbeitgeberanteil zu melden und zu entrichten. Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit Die Summe aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung ist im Feld „Bundesagentur für Arbeit – 0010“ einzutragen. Auch die ermäßigten Beiträge für Arbeitnehmer mit einem Arbeitsentgelt in der Gleitzone sind unter der Beitragsgruppe 0010 auszuweisen. Wie bei der Rentenversicherung kann nur der Arbeitgeber beitragspflichtig zur Arbeitslosenversicherung sein – z. B. Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer über 65. Jahre. Für den Arbeitgeberanteil ist dann der halbe normale Beitrag vom Arbeitsentgelt zu ermitteln. Im Jahr 2007 beträgt der Arbeitgeberanteil 2,10 % des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes. Bei einer ausschließlichen Beitragspflicht des Arbeitgebers ist der Beitrag unter „Arbeitgeberanteil – 0020“ auf dem Beitragsnachweis einzutragen. Unter der Beitragsgruppe 0020 sind auch die Beiträge auszuweisen, die nur vom Arbeitnehmer erhoben werden. Wird ein Mitarbeiter mit 55 Jahren oder älter aus Arbeitslosigkeit eingestellt, besteht keine Beitragspflicht des Arbeitgebers – der Arbeitnehmer bleibt mit seinem (halben) Beitragssatz versicherungspflichtig in der Arbeitslosenversicherung. Dieser „Arbeitnehmeranteil“ zur Arbeitslosenversicherung ist in Zeile 0020 getrennt auszuweisen und darf nicht in der Zeile 0010 enthalten sein. Für Geringverdiener gilt wie bei der Rentenversicherung, dass der Arbeitgeber den vollen Beitrag (4,2 % des Arbeitsentgeltes) allein trägt. Der Beitrag ist in der Zeile „Bundesagentur für Arbeit – 0010“ auszuweisen.
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Umlagen für Lohnfortzahlung (U1) und Mutterschutz aufwendungen (U2) Ist der Arbeitgeber aufgrund der Anzahl beschäftigter Arbeitnehmer (bis zu 30 Vollzeitbeschäftigte) berechtigt am Ausgleichsverfahren U1 teilzunehmen, müssen von der Arbeitsentgeltsumme die Beiträge zu den Umlagen ermittelt werden (siehe Kapitel B 2 – UmlageKrankenkasse). Unabhängig von der Anzahl Beschäftigter ist seit 2006 die U2 Umlage zu ermitteln und auf jedem Beitragsnachweise der Krankenkasse zu melden. Gemeldet wir die Umlage die sich für diejenigen Mitarbeiter ergibt, die bei der Krankenkasse versichert sind. Beispielsweise müssen auf dem Beitragsnachweis an die Techniker Krankenkasse die U2 und gegebenenfalls die U1 Umlage für alle Mitarbeiter des Unternehmens die bei der Techniker Krankenkasse versichert sind gemeldet werden. Die Höhe des Beitragssatzes legt die Krankenkasse fest. Im Falle der AOK ist der Beitrag regional unterschiedlich und vom Umfang des Erstattungsanspruchs abhängig. Die Beiträge zu den Umlagekassen ergeben sich grundsätzlich aus dem rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt aller Mitarbeiter des Unternehmens die bei der Kasse versichert sind. Beispiel Die 5 Mitarbeiter eines Unternehmens sind bei folgenden Kran kenkassen versichert: Mitarbeiter
Krankenkasse
RVEntgelt
1) Gert Müller
AOK
2.500 €
2) Rita Heller
Techniker Krankenkasse
1.900 €
3) Lea Klein
Schwenninger BKK
2.100 €
4) Hinz Claasen
AOK
1.600 €
5) Ralf Werner
Techniker Krankenkasse
1.800 €
Der Umlagesatz der AOK in der U1 Umlage soll 2,1 %, in der U2 Umlage 0,2 % betragen. Die Umlagesätze der BKK sollen im Beispiel bei U1 = 1,9 % und bei der U2 = 0,2 % liegen. Die Um lagesätze der Techniker Krankenkasse betragen im Beispiel U1 = 2,4 % und U2 = 0,2 %
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Beurteilung: Auf dem Beitragsnachweis an die AOK sind die Beiträge der Mitarbeiter 1, und 4 zum melden. U1 (Entgeltsumme: 4.100 € x 2,1 %) = 86,10 € U2 (Entgeltsumme: 4.100 € x 0,2 %) = 8,20 € Auf dem Beitragsnachweis an die Schwenninger BKK ist die Umlage für Mitarbeiter 3 zu melden. U1 (Entgeltsumme: 2.100 € x 1,9 %) = 39,90 € U2 (Entgeltsumme: 2.100 € x 0,2 %) = 4,20 € Auf dem Beitragsnachweis an die Techniker Krankenkasse ist die Umlage für Mitarbeiter 2 und 5 zu melden. U1 (Entgeltsumme: 3.700 € x 2,4 %) = 88,80 € U2 (Entgeltsumme: 3.700 € x 0,2 %) = 7,40 €
Für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) ist die Umlage getrennt auf dem „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (einschließlich einheitlicher Pauschalsteuer)“ auszuweisen. Umlagen für Aushilfen sind nicht im Beitragsnachweis an die AOK, IKK oder BKK anzugeben, sondern müssen der Bundesknappschaft in Essen gemeldet werden. Beachten Sie Der Beitrag zur Ausgleichskasse U1 bzw. U2 wird nicht vom laufenden Bruttoarbeitslohn, sondern nur vom beitragspflichtigen Arbeitsentgelt ermittelt. In die Beitragsberechung sind keine Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Tantiemen etc. einzubeziehen. Wie bei den Beiträgen zur Kranken, Pflege, Renten und Arbeitslosenversi cherung werden Umlagen nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung erhoben.
Ist der Betrieb zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren berechtigt, sind die Beiträge zu U1 und U2 zu ermitteln und die Gesamtsumme entsprechend unter „Umlage für Krankheitsaufwendungen – U1“ bzw. „Umlage für Mutterschutzaufwendungen – U2“ anzugeben. Beiträge für freiwillig Kranken/Pflegeversicherte Arbeitnehmer, deren laufendes Arbeitsentgelt über der Versicherungspflichtgrenze liegt, sind nicht mehr Pflichtmitglieder in der
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gesetzlichen Krankenversicherung. Liegt das laufende Jahresarbeitsentgelt in 2007 voraussichtlich über 47.700 € und war der Arbeitnehmer in den vergangenen drei Jahren gesetzlich versichert mit Arbeitsentgelt über der Pflichtversicherungsgrenze, hat er die Möglichkeit, die gesetzliche Krankenversicherung zu verlassen und sich stattdessen privat gegen das Krankheits- und Pflegerisiko zu versichern. Da bei Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze keine Pflichtmitgliedschaft mehr besteht, kann der Arbeitnehmer als freiwilliges Mitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse bleiben. In diesem Fall werden Beiträge nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze KV/PV erhoben. Die Summe der Beiträge von freiwillig kranken- und pflegeversicherten Arbeitnehmern ist gesondert in den entsprechenden Feldern im Beitragsnachweis auszuweisen. Die Beitragssummen dürfen nicht in den „Allgemeinen Beiträgen“ enthalten sein. Erstattungen gemäß aus der U1/U2 Umlage Nimmt der Betrieb am Ausgleichsverfahren für Entgeltfortzahlung (U1) und Mutterschutz (U2) teil, kann auf dem Beitragsnachweis ein Ausgleichsanspruch mit den abzuführenden Beiträgen verrechnet werden. Der Erstattungsbetrag von fortgezahltem Lohn infolge Krankheit oder Mutterschutzfrist richtet sich nach dem gewählten Erstattungssatz. Je nach Krankenkasse kann der Arbeitgeber Erstattungen von bis zu 80 % des fortgezahlten Entgelts an Arbeiter und Auszubildende erhalten. War ein Arbeitnehmer beispielsweise im aktuellen Abrechnungsmonat erkrankt, ist zunächst die Höhe des fortgezahlten Lohnes zu ermitteln. Aus der Lohnfortzahlung ergibt sich entsprechend dem Erstattungssatz der Erstattungsanspruch (siehe Kapitel D – Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?). Neben dem fortgezahlten Lohn sind die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherungsbeiträge auf das fortgezahlte Entgelt erstattungsfähig. Erstattungen aus der Umlagekasse U2 kann der Arbeitgeber für einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und für das während der Mutterschutzfrist fortgezahlte Arbeitsentgelt erhalten (vgl. §§ 11, 14 Mutterschutzgesetz).
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Beispiel Frau Waldmann war vom 9.5.2007 bis 15.5.2007 krank. Ihre re gelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 37,5 Stunden bei einer 5TageWoche und einem Stundenlohn von 12 €. Frau Waldmann hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung für sechs Wochen. Die AOK soll einen Beitragssatz zur Krankenversicherung von 13,5°% haben und gewährt einen Erstattungssatz von 80 % in der Ausgleichskasse U1. Die AOK gewährt im Beispiel auch die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen. Beurteilung: In der Krankheitswoche entstand eine Entgeltfortzahlung in Höhe von: 37,5 x 12 € = 450,00 € Davon werden 80 % erstattet. 450 € x 0,8 = 360 € Für 450 € Entgelt entsteht ein Arbeitgeberanteil zur Sozialversi cherung in Höhe von 88,43 € (RV 9,95 %; ALV 2,1 %: PV 0,85 %; KV 6,75 %. Dieser Betrag ist ebenfalls erstattungsfähig. Im Beispiel wäre auf dem Beitragsnachweis an die AOK im Mai unter dem Feld „abzüglich Erstattung gemäß §°1 AAG“ ein Er stattungsbetrag von 448,43 € einzutragen und von den Verbind lichkeiten an die Krankenkasse abzuziehen. Der Eintrag im Feld „zu zahlender Betrag/Guthaben“ ergibt sich durch die Summe der Felder 1000 bis U2 plus der Beträge aus „freiwilliger Krankenver sicherung“ minus des Erstattungsbetrages nach § 1 AAG. Praxis Tipp Der Erstattungsanspruch der ArbeitgeberSozialversicherungsbeiträge kann von der Krankenkasse per Satzung ausgeschlossen werden. Sie sollten vor der Berechnung Rücksprache mit der erstattenden Kran kenkasse halten. Beachten Sie Der Zuschlag zur Pflegeversicherung ab 1.1.2005 und der Zuschlag zur Krankenversicherung (seit 1.7.2005) sind nur vom Arbeitnehmer zu tragen. Somit kann kein Erstattungsanspruch für den Arbeitgeber entstehen.
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Wer erhält welche Lohnabzüge und wie sind diese zu melden?
2.4
Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte
Mit der Neuregelung der geringfügigen Beschäftigung zum 1.4.2003 hat sich die Zuständigkeit für das Meldewesen für Aushilfen geändert. Seit April 2003 ist die Bundesknappschaft in Essen für alle Meldungen und den Empfang bzw. die Weiterleitung der Sozialversicherungsbeiträge und der pauschalen Abgeltungssteuer zuständig. Die vom Arbeitgeber zu leistenden pauschalen Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie die Umlage auf das beitragspflichtige Arbeitsentgelt sind auf einem besonderen „Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (einschließlich einheitlicher Pauschalsteuer)“ zu melden. Die Kopfdaten entsprechen den Angaben des „Allgemeinen Beitragsnachweises“. Diese Angaben sind im vorausgegangenen Abschnitt dieses Kapitels erläutert. Abbildung 20 zeigt das allgemeine Muster eines Beitragsnachweises für geringfügig Beschäftigte. Auf dem Beitragsnachweis sind folgende Angaben vorzunehmen.
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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Abb. 20: Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte
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Beiträge zur Krankenversicherung In der Zeile „Beiträge zur Krankenversicherung für geringfügig Beschäftigte - 6000“ ist der pauschale Arbeitgeberbeitrag (13 %) zur Krankenversicherung auszuweisen. Keine pauschalen Beiträge zur Krankenversicherung entstehen für privat versicherte geringfügig Beschäftigte. Unter der Beitragsgruppe 6000 ist der pauschale Beitrag für alle geringfügigen Aushilfen des Unternehmens auszuweisen. Die Ermittlung der Beiträge ist in Kapitel D 2 dargestellt. Beiträge zur Rentenversicherung Die vom Arbeitgeber zu leistenden pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung (15 % des Arbeitsentgelts) sind in der Zeilen „Beiträge zur Rentenversicherung der Arbeiter – 0500“ auszuweisen. Bei den Pauschalbeiträgen gibt es keinen Arbeitnehmeranteil, es ist also nur der 15 %ige Arbeitgeberbeitrag in das Formular einzutragen. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung zum 1.1.2005 wurde die Aufteilung zwischen Arbeiter- und Angestelltenversicherung beseitigt. Seit 2005 sind pauschale Beiträge zur Rentenversicherung sowohl für Arbeiter wie für angestellte Aushilfen unter „Beiträge zur Rentenversicherung der Arbeiter“ zu melden. In der Zeile 0600 dürfen seit 2005 keine Einträge mehr vorgenommen werden. Wählt der geringfügig Beschäftigte in der Rentenversicherung die Aufstockung auf 19,9 % (Verzicht auf die Versicherungsfreiheit), ist der gesamte Beitrag nicht mehr in den Zeilen 0500, sondern unter “Beiträge zur Rentenversicherung der Arbeiter voller Beitrag mit Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit – 0100” auszuweisen. Bei Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung entsteht neben dem pauschalen Arbeitgeberbeitrag ein Arbeitnehmeranteil in Höhe von 4,9 % des Arbeitsentgeltes (14,9 % in Privathaushalten). Der gesamte Beitrag – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – ist unter den Beitragsgruppen 0100 zu melden. Es erfolgt keine Aufteilung auf die Zeilen 0100 und 0500. Mit der Organisationsreform der Rentenversicherung ist der getrennte Ausweis der Rentenversicherungsbeiträge von Arbeitern und Angestellten weggefallen. Somit sind auch die aufgestockten pauschalen Beiträge von angestellten Aushilfen in Zeile 0100 auszuweisen. In Zeile 0200 erfolgt seit 2005 kein Eintrag mehr.
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Umlagen U1/U2 Seit 1. April 2003 ist die Bundesknappschaft für alle geringfügig Beschäftigten die zuständige Lohnausgleichskasse, unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse der geringfügig Beschäftige krankenversichert ist. Am Ausgleichsverfahren bei der Bundesknappschaft nehmen gemäß § 1 Arbeitgeberaufwände Ausgleich Gesetz (AAG) grundsätzlich alle Arbeitgeber mit maximal 30 Vollzeitbeschäftigten teil (Ausnahme: öffentlich-rechtliche Arbeitgeber). Beitragspflicht zur U1-Umlage besteht für alle Aushilfen (Arbeiter und Angestellte) sofern das Unternehmen U1 umlagepflichtig ist. Die Pflicht zur U2-Umlage besteht seit 2006 unabhängig vom Status (Arbeiter/Angestellter) und von der Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer. Die Umlagen sind auf das sozialversicherungspflichtige Arbeitsentgelt zu entrichten und in den Zeilen „Umlage nach dem Lohnfortzahlungsgesetz ...“ auf dem Beitragsnachweis auszuweisen. Beachten Sie Die Bundesknappschaft hat zum 1.1.2005 den Beitragssatz für die U1 Umlage auf 0,1 % gesenkt und für die U2Umlage auf 0,0 % zurückge nommen. Somit sind für Aushilfen keine U2Umlagen mehr zu berech nen – ein Erstattungsanspruch bleibt auch ohne Beitrag bestehen.
Erstattungen für Lohnfortzahlung Geringfügig Beschäftigte, die durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit oder infolge einer medizinischen Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahme an ihrer Arbeitsleistung verhindert sind, haben grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für längstens 42 Tage. Das fortgezahlte Entgelt kann von der Bundesknappschaft zum Teil erstattet werden. Die Erstattung durch die Lohnausgleichskasse der Bundesknappschaft beträgt für alle Aushilfen 80 % des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts ohne Einmalzahlungen. Des Weiteren gehören Leistungen nach dem Mutterschutzgesetz zu den erstattungsfähigen Arbeitgeberaufwendungen. Danach erstattet die Bundesknappschaft für Arbeiter und Angestellte 100 % des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld
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während der Schutzfristen vor und nach der Entbindung. Zusätzlich sind die pauschalen Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge für den Zeitraum der Entgeltfortzahlung aus der U2-Kasse erstattungsfähig. Der Erstattungsanspruch entsteht sofort nach geleisteter Entgeltfortzahlung und kann auf dem nächsten Beitragsnachweis in der Zeile „abzüglich Erstattung gemäß § 1 AAG“ ausgewiesen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Erstattung über den „Antrag auf Erstattung von Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall“ zu erhalten. Dieses Formular ist zusätzlich zum Beitragsnachweis zu erstellen und der Bundesknappschaft einzureichen. Über das Internet (www.minijob-zentrale.de) ist ein Online-Formular in der Rubrik Download-Center verfügbar. Ein Beispiel für die Ermittlung des fortgezahlten Entgelts findet sich in Kapitel D 13. Pauschale Steuer Sind die steuerrechtlichen Voraussetzungen für eine geringfügige Beschäftigung erfüllt (bis 400 € Entgelt pro Monat/pauschaler Rentenbeitrag), kann der Arbeitgeber den geringfügigen Arbeitslohn mit 2 % versteuern. In der Pauschalsteuer sind die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag enthalten. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber. Wird die Pauschalsteuer vom Arbeitgeber übernommen, ist sie auf dem Beitragsnachweis an die Bundesknappschaft in der Zeile „einheitliche Pauschalsteuer – ST“ auszuweisen. Kein Eintrag in der Zeile ist vorzunehmen, wenn alle geringfügig Beschäftigten nach einer Lohnsteuerkarte besteuert werden. Wird aufgrund der Angaben einer Lohnsteuerkarte die Lohnsteuern ermittelt, sind diese auf der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt auszuweisen. Beachten Sie In der Zeile „Einheitliche Pauschalsteuer“ ist nur die vom Arbeitgeber übernommene pauschale Abgeltungssteuer von 2 % auszuweisen. Wird eine pauschale Versteuerung mit 20 % Lohnsteuer zuzüglich pauschale Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag durchgeführt, sind diese Steuern in der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt anzugeben.
Seit 1.1.2005 können die Beitragsnachweise für geringfügig Beschäftigte nur noch per E-Mail an die Bundesknappschaft übermittelt
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Was ist der Krankenkasse zu melden?
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werden. In der Regel stellen die Lohnabrechnungsprogramme eine Funktion für die Übertragung der Daten zur Verfügung – z. B. über das Tool Dakota der ITSG. Die die Entgeltabrechnung manuell durchgeführt oder bietet das Lohnprogramm keine Schnittstelle, kann für die Übermittlung der Nachweise die kostenlose Ausfüllhilfe „sv.net“ der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) genutzt werden. Das Programm ist bei den Krankenkassen erhältlich oder kann über das Internet auf den Rechner geladen werden (www.itsg.de – Rubrik Downloads). Die Ausfüllhilfe sv.net stellt blank Beitragsnachweise und die Übermittlung via Internet zur Verfügung.
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H Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert? Auf der Entgeltabrechnung sind unter anderem der Bruttolohn, steuerliche Lohnabzüge, sozialversicherungsrechtliche Abzüge, Urlaub, Krankheit und aufgelaufene Summenwerte dokumentiert. Zusätzlich ist der Arbeitgeber nach § 41 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) verpflichtet, die Einkünfte und Abzüge jedes Arbeitnehmers getrennt in Lohnkonten zu erfassen. Ein Lohnkonto ist eine kontenartige Übersicht aller Be- und Abzüge des Mitarbeiters. Eine besondere Form ist für das Lohnkonto nicht vorgeschrieben. Der Inhalt des Lohnkontos ergibt sich jedoch weitgehend aus den Vorschriften des § 4 Abs. 1 und 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Die in § 4 vorgeschriebenen Angaben im Lohnkonto lehnen sich stark an die Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung an. Bei mehreren Beschäftigten empfiehlt es sich, neben dem Lohnkonto für alle Arbeitnehmer eine Übersicht über die gesamten Lohn- und Sozialversicherungsverpflichtungen zu führen. Diese Übersichten sind in der Regel wie ein Buchhaltungsjournal aufgebaut, weshalb man in der Lohnbuchhaltung von einem Lohnjournal spricht. Eine gesetzliche Verpflichtung zum Führen eines Lohnjournals besteht nicht. Jedoch erleichtert eine Übersicht mit kumulierten Werten die Planung und Entscheidung von Personalfragen.
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Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto
Das Lohnkonto dient als Grundlage für die lohnsteuerliche Betriebsprüfung. Aus diesem Grund muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Bei einer manuellen Lohnabrechnung wird man sich Zweckmäßiger-
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Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto
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weise Karteikarten bedienen. Bei der maschinellen Lohnabrechnung wird in der Regel für jeden Arbeitnehmer ein Stammblatt geführt, das alle für den Steuerabzug maßgebenden Merkmale enthält. Unabhängig von der Form – manuell oder maschinell – ist zu Beginn eines Kalenderjahres ein neues Lohnkonto anzulegen. Jedes Lohnkonto muss gemäß § 4 LStDV die nachfolgenden Daten des Arbeitnehmers beinhalten: Persönliche Daten des Mitarbeiters ● Familienname, Vorname, PLZ, Ort ● Geburtsdatum ● Gültigkeitszeitraum des Lohnkontos (z. B. von 1.1.2007 bis 31.12.2007) ● Beschäftigungsdauer von ... bis ... Steuerliche Daten des Mitarbeiters ● Anschrift des Finanzamtes ● Anschrift der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat (AGS-Nummer) ● Steuerklasse ● eTIN (electronic Taxpayer Identification Number) ● Kirchenzugehörigkeit ● Erhebung der Steuer nach der „allgemeinen“ oder „besonderen“ Lohnsteuertabelle ● jährlicher und monatlicher Steuerfreibetrag ● Zahl der Kinderfreibeträge ● Datum der Änderung von Steuerdaten wie Steuerklasse oder Freibeträge ● Steuerlicher Hinzurechnungsbetrag ● Steuerliche Besonderheiten (Großbuchstaben U, S, V, F) ● Zeiträume für die die Lohnsteuerkarte schuldhaft nicht vorgelegen hat. Lohnabrechnungsdaten des Mitarbeiters ● Lohnzahlungszeitraum (Tag, Woche, Monat) ● Tag der Lohnzahlung ● Tag der Ermittlung des voraussichtlichen Arbeitslohnes ● steuerpflichtiger laufender Bruttoarbeitslohn (ohne Abzug von Freibeträgen)
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Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert? ●
steuerpflichtige Sachbezüge ● sonstige Bruttobezüge ● Nettolohnzahlungen ● Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen ● steuerfreie Bruttobezüge (z. B. Zuschuss zur Krankenversicherung) ohne Trinkgelder ● Steuerfreie Verpflegungszuschüsse des Arbeitgebers bei Reisen ● sonstige Bezüge für mehrjährige Tätigkeit ● pauschal versteuerte Bezüge (z. B. Direktversicherung, Dienstwagen) ● ermäßigt besteuerte Bezüge ● einbehaltene Lohnsteuer (täglich, wöchentlich, monatlich) ● einbehaltene Kirchensteuer ● einbehaltener Solidaritätszuschlag ● pauschale Lohnsteuer ● pauschale Kirchensteuer ● Solidaritätszuschlag auf pauschale Lohnsteuer ● Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ● Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeit-/Winterausfallgeld) ● Kammerbeiträge (nur im Saarland und in Bremen) ● Aufstockungsbetrag zum Altersteilzeitgeld, ● Versorgungsbezüge einschließlich Sonderzahlungen ● Monat, Jahr des ersten Versorgungsbezugs ● Versorgungsfreibetrag ● Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag ● Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung Arbeitsunterbrechungen Auf dem Lohnkonto muss die Anzahl der Arbeitsunterbrechungen ohne Anspruch auf Lohnzahlung unter dem Punkt „Anzahl U“ vermerkt sein. Der Buchstabe „U“ steht für Unterbrechungen und bedeutet, dass der Arbeitnehmer für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage keinen Anspruch auf Lohnzahlung gehabt hat, obwohl das Arbeitsverhältnis fortbestand. Beispiele für Unterbrechungszeiten bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis sind der Bezug von Mutterschaftsgeld ohne Arbeitgeberzuschuss, unbezahlter Urlaub oder der Bezug von Krankengeld. Für jedes Ereignis, das länger als fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage dauert, ist die „Anzahl U“
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Übersicht der Bezüge und Abzüge im Lohnkonto
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um einen Zähler zu erhöhen. Ein Wochenende zwischen den Arbeitstagen unterbricht nicht die zusammenhängende Arbeitszeit. Vorarbeitgeberdaten Ab 2004 ist in den Zeile 2a der Lohnsteuerbescheinigung der Buchstabe „S“ einzutragen, sofern der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr eingestellt wurde und er in diesem Kalenderjahr sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen erhält. Der Buchstabe S ist nur einzutragen, sofern die Bezüge bei einem Vorarbeitgeber nicht bekannt sind. Sind die Vorverdienste dem Arbeitgeber nicht bekannt, so ist für die „Schätzung“ des voraussichtlichen Jahresarbeitslohn, als Grundlage für die Besteuerung von Einmalzahlungen, der Jahresarbeitslohn beim aktuellen Arbeitgeber anzusetzen. In diesem Fall ist im Lohnkonto der Buchstabe „S“ zu vermerken. Außerdem darf für diese Arbeitnehmer kein interner Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden. Steuerfreie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge Leistet der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfreie Beiträge in eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „V“ zu vermerken. Bei einem Wechsel des ersten Dienstverhältnisses kann seit 2006 der steuerfreie Höchstbetrag (2.520 €) innerhalb eines Kalenderjahres erneut bei dem neuen Arbeitgeber in Anspruch genommen werden. Dies gilt auch bei einem Wechsel innerhalb eines Konzerns. Mit der Umstellung auf die elektronische Lohnsteuerkarte in 2005 bescheinigt der bisherige Arbeitgeber daher nicht mehr die Höhe der bereits steuerfrei geleisteten Beiträge, sondern gibt nur noch an, dass steuerfreie Beiträge geleistet wurden (Großbuchstabe V). Die Sozialversicherungsfreiheit der Beiträge erstreckt sich jedoch nur auf insgesamt 4 % der Beitragsbemessungsgrenze West, also in 2007 bis 2.520 €. Zusätzlich kann der Arbeitnehmer eine steuerfreie Pauschale von 1.800°€ pro Jahr für die betriebliche Altersvorsorge in Anspruch nehmen. Dies Pauschale ist jedoch nur steuerrechtlich gegeben – es besteht keine Sozialversicherungsfreiheit. Problematisch für den neuen Arbeitgeber ist es, die sozialversicherungsrechtliche Grenze einzuhalten, wenn die Höhe der steuerfreien Beiträge seit 1.1.2005 nicht mehr vermerkt wird.
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Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?
Steuerfreie Sammelbeförderung Erhalten Mitarbeiter eine steuerfreie Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ist diese auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Buchstabe "F" kenntlich zu machen. Der Arbeitgeber wurde mit dem Steueränderungsgesetz 2003 (StÄndG) verpflichtet, sofern der Mitarbeiter eine kostenlose Beförderung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzt, diese auf der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Zu einer kostenlosen Beförderung kann eine vom Arbeitgeber angebotene Sammelbeförderung oder die kostenlose Nutzung eines Shuttleservice, der durch einen Dritten betrieben wird, fallen.
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Übersicht der sozialversicherungs rechtlichen Angaben im Lohnkonto
Die Angabe der Beiträge zu den Sozialversicherungen (KV/PV/ RV/ALV) ist kein Pflichtbestandteil des Lohnkontos. Der Arbeitgeber hat jedoch nach § 2 Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO) für jeden Arbeitnehmer Lohnunterlagen zu führen, die die Beitragsberechnung der Sozialversicherungsbeiträge dokumentieren. Aus diesem Grund bietet es sich an, die sozialversicherungsrechtlichen Angaben in das Lohnkonto aufzunehmen. Im Lohnkonto sollten deshalb zusätzlich folgende Mindestangaben dokumentiert sein: ● Name, Vorname und gegebenenfalls die Personalnummer ● Beitragsgruppenschlüssel (SV-Schlüssel) ● Beginn und Ende der Beschäftigung bzw. Sozialversicherungstage ● beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze, getrennt nach krankenversicherungspflichtigem und rentenversicherungspflichtigem Entgelt ● monatliche Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil ● Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung ● Pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung ● Krankenkasse, die die Beiträge entgegennimmt
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Übersicht der sozialversicherungsrechtlichen Angaben im Lohnkonto ● ●
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Gezahltes Kurzarbeiter- bzw. Winterausfallgeld Fiktives Arbeitsentgelt bei Altersteilzeit bzw. Kurzarbeit mit den darauf entfallenen Sozialversicherungsbeiträgen getrennt nach Kranken-, Pflege-, Renten-, und Arbeitslosenversicherung Aufstockungsbeträge über 80 % des Regelentgelts in der Rentenversicherung bei Altersteilzeit Wertguthaben von mehr als 250 Stunden Beleg über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit bei geringfügig Beschäftigten und Arbeitnehmer mit einem Entgelt in der Gleitzone SV-Tage Vorjahr Arbeitsentgelt gesamt Vorjahr getrennt nach KV, PV, RV und AV Sozialversicherungsfreie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Pflegeversicherung Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Krankenversicherung Sonstige Angaben
Neben den steuerrechtlichen und den sozialversicherungsrechtlichen Mindestangaben kann das Lohnkonto um weitere „Kennzahlen“ erweitert werden. Als Ergänzung bieten sich Werte an, die für die Lohnabrechnung bereits ermittelt wurden. Beispielhaft könnten folgende Größen zusätzlich dokumentiert werden: ● Nettoverdienst ● Auszahlungsbetrag ● Summe der steuerrechtlichen Abzüge ● Summe der sozialversicherungsrechtlichen Abzüge ● Anzahl steuerpflichtiger Arbeitstage (ST-Tage) ● Krankheits- und Urlaubstage ● Summe der monatlichen Arbeitsstunden (für die Berufsgenossenschaftsmeldung) ● Summe sonstiger Abzüge (z. B. Vorschusszahlungen) ● Sonstige Vermerke (z. B. Korrekturen, Lohnsteuerjahresausgleich etc.) Führt der Arbeitgeber den Lohnsteuerjahresausgleich durch, sind zusätzlich die Steuererstattungen (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) auf dem Lohnkonto zu vermerken.
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Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?
Auch für Aushilfen (kurzfristig/geringfügig Beschäftigte) ist die Führung eines Lohnkontos erforderlich. Der Arbeitgeber muss zusätzlich zum Zwecke der steuerlichen Dokumentation folgende Daten für jede Aushilfskraft schriftlich festhalten: ● Art der Beschäftigung ● Pauschale Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung ● Pauschale Lohnsteuer, pauschale Abgeltungssteuer Das Lohnkonto ist beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers, spätestens jedoch zum Jahresende abzuschließen. Nach dem Abschluss muss es für sechs weitere Jahre in gedruckter und leicht lesbarer Form aufbewahrt werden oder jederzeit aus dem Abrechnungssystem oder einem Archiv wieder herzustellen sein. Eine Archivierung auf optische Datenträger oder die Verfilmung auf Mikrofiche ist zulässig. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. zum Jahreswechsel muss der Arbeitgeber die Abrechnungsdaten auf der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigen. Grundlage für die Bescheinigung ist das Lohnkonto. Praxis Tipp Mit dem § 147 Abgabe Ordnung (AO) wurde 2001 den Finanzbehör den das Recht eingeräumt, bei einer Steuerprüfung neben den ge druckten Belegen direkt auf die DVSysteme zuzugreifen. Das Recht der Finanzverwaltung geht so weit, dass alle steuerrelevanten Daten in digitaler Form den Prüfungsdiensten überlassen werden müssen. Die steuerrelevanten Daten inklusive der notwendigen Angaben zu Datei und Datenstrukturen sind auch dann zur Verfügung zu stellen, wenn sich die Daten bei einem Steuerberater oder Lohnbüro befinden oder in Archiven von Rechenzentren abgelegt sind. Die Finanzver waltung setzt für die Auswertung die Prüfsoftware IDEA der Firma Audicom ein. Zur Vermeidung von hohen Kosten bei einer Be triebsprüfung sollte das Entgeltabrechnungssystem die Möglichkeit zum Datenexport bieten.
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Die Jahresübersicht im Lohnjournal
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Die Jahresübersicht im Lohnjournal
Die meisten elektronischen Lohnabrechnungssysteme bieten neben dem Lohnkonto eine Abrechnungsübersicht für die gesamte Firma oder rechtlich selbstständige Einheiten in einem so genannten Lohnjournal. Im Lohnjournal sind die kumulierten Werte der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Be- und Abzüge über eine Gruppe von Mitarbeitern (oder alle) ausgewiesen. Die Führung eines Lohnjournals unterliegt keinen gesetzlichen Bestimmungen. Ob der Lohnabrechnende ein Lohnjournal führt und welche Größen darin ausgewiesen sind, hängt von den Zielen der Lohnbuchhaltung ab. Um die gesamte Arbeitgeberbelastung durch Lohnkosten zu ermitteln, müssen neben laufenden und einmaligen Zahlungen pauschale Steuern, Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen, steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen, Beiträge in Pensionskassen oder zu 32 Direktversicherungen, Kindergeldzahlungen und Beiträge zu Verbänden berücksichtigt werden. Es bietet sich an, diese Größen in ein Lohnjournal aufzunehmen. Die folgende Liste zeigt eine Auswahl von kumulierten Werten, die sich in einem Lohnjournal zusammenfassen lassen: ● Gesamtbrutto aller Arbeitnehmer (AN) ● Steuerbrutto aller Arbeitnehmer ● Sozialversicherungsbrutto aller Arbeitnehmer ● Summe der Lohnsteuer ● Summe der Kirchensteuer ● Summe des Solidaritätszuschlages ● Summe Arbeitgeberanteil an der Krankenversicherung ● Summe Arbeitgeberanteil an der Pflegeversicherung ● Summe Arbeitgeberanteil an der Rentenversicherung ● Summe Arbeitgeberanteil an der Arbeitslosenversicherung ● Summe Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung ● Summe Zuschüsse zur privaten Pflegeversicherung ● Summe der Umlagen ● Summe pauschaler Beiträge zur Krankenversicherung (13 %) 32
Seit 1999 nur noch bei öffentlichen Arbeitgebern.
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Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert? ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Summe pauschaler Beiträge zur Rentenversicherung (15 %) Summe pauschaler Lohnsteuern (2 %, 5 %, 15 %, 20 %, 25 %) Summe pauschaler Kirchensteuer Summe pauschalen Solidaritätszuschlages Summe Vermögensbildung Summe Zuschüsse zu Direktversicherungen, Pensionskassen, Unterstützungskassen Summe der Auszahlungen an Arbeitnehmer Summe der Arbeitsstunden Summe der Urlaubstage und Fehlzeiten Summe der Beiträge zur Berufsgenossenschaft Summe der Schwerbehindertenbeiträge Summe der Rückstellungen für Jubiläen, Urlaub, Pensionen Summe der Aufstockung für Altersteilzeit
Die Summenwerte stellen jeweils die aufgelaufenen Werte über alle Arbeitnehmer bis zum aktuellen Abrechnungsmonat dar. Sie können die Liste der vorgeschlagenen Summen beliebig erweitern oder zusammenstreichen. Beachten Sie Das Lohnjournal muss keinen gesetzlichen Vorschriften genügen, son dern soll sich an den Erfordernissen der Lohnbuchhaltung bzw. der Personalpolitik ausrichten. Kumulierte Werte, wie zum Beispiel die gesamten Arbeitsstunden pro Jahr, die Gesamtsumme des Bruttoar beitslohnes oder die Summe der Fehlzeiten erleichtern jährlich durch zuführende Meldungen an die Krankenkassen oder an die Berufsge nossenschaft (siehe Kapitel I 1 und 2). Darüber hinaus dienen aufgelaufene Jahreswerte nicht nur dem Summenabgleich zur Buchhaltung, sondern sind in der Regel Grund lage für externe Prüfungen durch die Sozialversicherungsträger oder die Finanzbehörden.
Die Führung von Lohnjournalen ist mit einem hohen zusätzlichen Rechenaufwand verbunden. Sie bietet sich in der Regel also nur dann an, wenn ein maschinelles Lohnabrechnungssystem zum Einsatz kommt. Wenn nur Abrechnungen für einige wenige Arbeitnehmer vorgenommen werden, können Abstimmungsarbeiten ohne
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Checkliste Entgeltabrechnung
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Lohnjournal durchgeführt werden. Häufig werden Lohnjournale für die Abstimmung der Lohnbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung herangezogen.
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Checkliste Entgeltabrechnung
Zu einer vollständigen Entgeltabrechnung gehören die Überarbeitung der Stammdaten(-blätter), die Anpassung von Bezügen, Abzügen, ergänzenden Zahlungen und die Durchführung der Entgeltabrechnung zur Ermittlung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge. Aus der Entgeltabrechnung ergeben sich die Beiträge zu den Sozialversicherungen, die abzuführenden Steuern sowie die Umlagen. Diese Daten sind den Krankenkassen, der Bundesknappschaft und dem Finanzamt zu melden. Die Meldungen müssen seit 2006 ausschließlich elektronisch vorgenommen werden (außer Erstattung aus Umlageverfahren). Bestehende Erstattungsansprüche aus Entgeltfortzahlung sind gegenüber der Firmenkrankenkasse oder der Bundesknappschaft geltend zu machen. Für die Mitarbeiter sind die Entgeltabrechnungen zu erstellen, der Zahlungslauf durchzuführen und das Meldewesen vorzunehmen. Zur Vervollständigung der Lohnunterlagen ist das Lohnkonto fortzuschreiben und gegebenenfalls ein Lohnjournal zu erstellen. An die Finanzbuchhaltung ist eine Buchungsliste mit den kumulierten Angaben der Lohnabrechnung weiterzugeben. Mit der vorgezogenen Beitragsfälligkeit seit 2006 ergeben sich zusätzliche Aufgaben. So sind die voraussichtlichen Arbeitsentgelte bis zum Monatsende zu schätzen. Für die korrekte Ermittlung des beitragspflichtigen Entgelts müssen abrechnungsrelevante Fehlzeiten, wie das Ende der Lohnfortzahlung, berücksichtigt werden. Gegebenenfalls sind Differenzen zur Schätzung des Vormonats zu ermitteln und die neue Schätzung des Entgelts für den laufenden Monat aufzunehmen. In Abbildung 21 ist eine Checkliste für die Entgeltabrechnung zusammengestellt.
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Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?
Checkliste Entgeltabrechnung Sind neue Mitarbeiter bei der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen? Sind für neue Mitarbeiter Vorarbeitgeberdaten zu berücksichtigen? Haben sich die Bankverbindungen, Anschriften etc. von Mitarbeitern geändert? Haben sich Bezüge von Mitarbeiter geändert? Sind Einmalzahlungen/sonstige Bezüge zu berücksichtigen? Welche zusätzlichen Entgelte entstehen aus geplanten Überstunden, Mehr arbeit, Prämien, Boni etc. bis zum Monatsende? Haben sich steuerrechtliche Daten (Steuerklasse, Kinder etc.) bei Mitarbeitern geändert? Haben sich die sozialversicherungsrechtlichen Daten (Mitgliedschaft in der Krankenkasse, Beitragspflicht zur Kranken oder Rentenversicherung etc.) geändert? Sind Differenzbeträge für die Ermittlung des voraussichtlichen Arbeitsent gelts aus dem Vormonat zu berücksichtigen? Haben sich die Beitragssätze von Krankenkassen geändert? Ist der Zuschuss zur freiwilligen oder privaten Krankenversicherung anzupassen? Haben sich die Umlagesätze geändert? Liegen Änderungen bei Kostenstellen vor? Sind für die Abrechnung Fehlzeiten wie Krankheit, Kind krank, unbezahlte Freistellung etc. zu berücksichtigen? Sind die Entgeltbelege/Lohnabrechnungen erstellt? Wurden die Beitragsnachweise für jede Krankenkasse erstellt? Wurde der Beitragsnachweis für die Bundesknappschaft erstellt? Wurde die Lohnsteueranmeldung erstellt? Wurden die Meldungen an die Krankenkassen nach DEÜV durchgeführt (Anmeldung, Unterbrechungsmeldung, Abmeldung etc.)? Wurde der Erstattungsantrag für fortgezahlten Arbetislohn oder Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld bei der Krankenkasse eingereicht? Wurden die Zahlungsträger erstellt bzw. der Zahlungslauf durchgeführt? Sind die Lohnkonten fortgeschrieben? Wurde das Lohnjournal erstellt? Wurden die Lohnabrechnungsdaten an die Buchhaltung weitergegeben? Ist die Mitarbeiterstatistiken fortgeschrieben (z. B. FTE für Umlagen)? Abb. 21: Checkliste Entgeltabrechnung
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
Mit dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers aus dem Unternehmen sind auch in der Entgeltabrechung einige Formalakte verbunden. Zum Austritt muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Steuerbescheinigung aushändigen, er ist bei seiner Krankenkasse abzumelden und zugleich ist das aufgelaufene Arbeitsentgelt – außer bei kurzfristig Beschäftigten – zu melden. In den Lohnunterlagen ist das Lohnkonto abzuschließen und im Personaldatenblatt der Austritt zu vermerken. Außerdem ist zu prüfen, ob laufende Überweisungen wie die vermögenswirksamen Leistungen (VWL), Zuschüsse zu Direktversicherungen, Fahrgeldpauschalen, Pfändungen oder Ähnliches storniert werden müssen. Zu prüfen ist auch, ob der Arbeitnehmer noch Anspruch auf einen Teil des Weihnachts- oder Urlaubsgeldes hat. Steht dem Arbeitnehmer noch anteiliger Jahresurlaub zu, kann dieser eventuell ausgezahlt werden. Hat der Arbeitnehmer ein Darlehen erhalten, kann die Rückzahlung mit der letzten Lohnzahlung verrechnet werden. Gleiches gilt, wenn er beispielsweise einen Dauerreisekostenvorschuss erhalten hat. Scheidet der Arbeitnehmer zum Jahresende aus, ist unter Umständen ein Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. In jedem Fall sind die im laufenden Kalenderjahr geleisteten Arbeitsstunden für die Meldung an die Berufsgenossenschaft zu vermerken. Für die Lohnsteuerbescheinigung ist die Anzahl der Unterbrechungen von mehr als 5 Tagen (Anzahl U) zu ermitteln. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Abfindung, ist diese Zahlung in der letzten Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge muss die Übertragung auf einen neuen Arbeitgeber vorbereitet werden. Gegebenenfalls ist ein Auszug aus dem Rentenkonto zu erstellen, bzw. den Anspruch auf Versorgungsbezüge zu ermitteln. Aus der Übergangsregelung der vorgezogenen Beitragsfälligkeit ergeben sich seit 2006 weitere Aufgaben. Ergeben
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
sich aus dem geschätzten Arbeitslohn noch Restzahlungen an die Krankenkasse sind diese auf den Folgemonat vorzutragen. Erstattungsansprüche gegenüber der Krankenkasse werden im Folgemonat mit den Verbindlichkeiten verrechnet. Wichtige Unterlagen für alle Abschlussarbeiten sind die Personaldaten und das Lohnkonto des Arbeitnehmers. Für die Vollständigkeit aller Abschlussarbeiten bietet es sich an, eine Checkliste anzufertigen, in der alle Aufgaben abgehakt werden können. Abbildung 22 zeigt beispielhaft, wie eine „Checkliste Austritt“ aussehen könnte. Checkliste Austritt Verbleibende Zahlungen ermitteln • Urlaubsgeld • Weihnachtsgeld • Provision • Tantiemen • Arbeitslohn aus Vorjahr(en) • Abfindung • Abgeltung von Resturlaub • Abgeltung von Überstunden, Prämien • Sonstiges Letzte Reisekostenabrechnung durchführen Anzahl UTage ermitteln Lohnkonto abschließen Lohnsteuerbescheinigung erstellen Abmeldung/Jahresmeldung erstellen Arbeitsstundenzahl für Berufsgenossenschaft ermitteln Laufende Zahlungen stornieren Abschluss des Kontos für betriebliche Altersvorsorge Ermittlung der Versorgungsansprüche Austritt im Personalstamm vermerken Abb. 22: Checkliste Austritt
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Bescheinigung für das Finanzamt
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Bescheinigung für das Finanzamt
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte wieder auszuhändigen. Zusätzlich erhält er seit 2005 einen Ausdruck der elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigung. Die Lohnsteuerbescheinigung ist jedoch nicht mit der Lohnsteuerkarte zu verbinden. Endet das Arbeitsverhältnis zum 31.12. des Jahres oder erfolgt eine Weiterbeschäftigung im Folgejahr, verbleibt die Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber. Dieser sollte die „leere“ Lohnsteuerkarte zu den Lohnunterlagen nehmen. Entstanden während der Beschäftigung steuerliche Abzüge, sind diese seit 1.1.2005 elektronisch per verschlüsselte Datenfernübertragung dem Finanzamt zu übermitteln. Sofern vom Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte vorliegt, wird eine Versteuerung nach Steuerklasse VI durchgeführt und die einbehaltenen Steuern im Ausdruck der elek33 tronischen Lohnsteuerbescheinigung dokumentiert . Auf dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind in den Zeilen 1 bis 28 alle steuerlich relevanten Be- und Abzüge entsprechend § 41 b Einkommensteuergesetz (EStG) aufgelistet. Zusätzlich sind Angaben zur Personalnummer, zur Steuernummer (eTIN), zur Steuerklasse, zu Steuerfrei- und Hinzurechnungsbeträgen und zu Kirchensteuermerkmalen anzugeben. Der Gemeindeschlüssel (AGS) der ausstellenden Behörde der Lohnsteuerkarte und die Anschrift des Arbeitgebers sind ebenfalls in das gedruckte Formular aufzunehmen. Abbildung 23 zeigt das amtliche Muster der für 2007 gültigen Lohnsteuerbescheinigung.
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Für Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte), die pauschal versteuert werden, ist keine Lohnsteuerbescheinigung erforderlich.
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
Abb. 23: Ausdruck amtliche Lohnsteuerbescheinigung
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Bescheinigung für das Finanzamt
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Die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerauszüge und der Lohnsteueranmeldung setzt fast zwangsweise den Einsatz eines Lohnabrechnungsprogramms voraus. Soll die Übermittlung der Daten nicht aus dem Abrechnungsprogramm heraus erfolgen, besteht die Möglichkeit, die Daten über das kostenlose Programm „ELSTER-Formular“ der Finanzverwaltung zu übermitteln. Das Programm kann über die Finanzämter bezogen werden oder über das Internet unter www.elster.de unter der Rubrik „ElsterFormular“ auf den Rechner heruntergeladen werden. Bei einer elektronischen Datenübermittlung sind die Möglichkeiten zur Kontrolle der Angaben nur noch eingeschränkt vorhanden. Umso wichtiger ist, die Angaben auf dem Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung zu überprüfen. Welche Angaben die Lohnsteuerbescheinigung enthalten muss, ist im Kapitel K Abschnitt 2 beschrieben. Wird ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer in eine steuerpflichtige Vollzeitbeschäftigung übernommen, ist eine Lohnsteuerkarte erforderlich. Eine steuerrechtliche Ummeldung der Beschäftigung ist nicht erforderlich. Die pauschal versteuerten Bezüge der geringfügigen Beschäftigung sind der Bundesknappschaft und nicht dem Finanzamt zu melden. Sie dürfen dementsprechend nicht in der Lohnsteuerbescheinigung bei einer elektronischen Datenübermittlung enthalten sein. Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wurde ein neues Steueridentifikationsmerkmal für Arbeitnehmer vorgeschrieben. Die Zuordnung von Personen zu Steuererklärungen erfolgt ab 2005 über die so genannte eTIN (electronical Taxpayer Identification Number). Bei der eTIN handelt es sich um einen 14stelligen Ordnungsbegriff, der von Lohnabrechnungsprogrammen auf Basis der persönlichen Daten gebildet wird. Die eTIN enthält unter anderem Teile des Vornamens und des Familiennamens. Ändert sich durch Heirat oder Scheidung der Familienname entsteht eine neue eTIN. Auf dem Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung ist immer die zum Zeitpunkt des Austritts gültige eTIN anzugeben.
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
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Abmeldung bei der Krankenkasse
Endet das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers, muss die Beendigung seiner Krankenkasse mit einer Abmeldung mitgeteilt werden. Eine Abmeldung ist für Aushilfen und für Vollzeitbeschäftigte erforderlich. Seit 1.4.2003 sind geringfügig und kurzfristig Beschäftigte bei der Bundesknappschaft in Essen an- und abzumelden. Vollständig sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer müssen bei der zuständigen Krankenkasse an- und abgemeldet werden. Die versicherungspflichtige Beschäftigung endet mit Ablauf des letzten Arbeitstages. Das heißt: Sollte der Arbeitnehmer vor seinem Austritt noch Urlaub nehmen oder von der Arbeit freigestellt sein, besteht die Versicherungspflicht bis zum vertraglichen Arbeitsende weiter. Ist der Arbeitnehmer an seinem vertraglichen Arbeitsende erkrankt und liegt die Krankheit innerhalb der Lohnfortzahlungsfrist, endet die Versicherungspflicht nicht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, sondern erst mit Ende der Entgeltfortzahlung. Statuswechsel Ist die Ausbildung eines Auszubildenden beendet, muss dieser ebenfalls bei seiner Krankenkasse abgemeldet und im Falle der Weiterbeschäftigung mit seinem neuen Status als Arbeiter oder Angestellter wieder angemeldet werden. Eine Abmeldung muss auch erfolgen, wenn die Voraussetzung für die Pflichtversicherung weggefallen ist. Das ist bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze oder bei Erreichen des Rentenalters der Fall. Wechselt der Arbeitnehmer seine Krankenkasse bei fortbestehendem Arbeitsverhältnis, ist er ebenfalls bei seiner bisherigen Kasse abzumelden und bei der neuen Krankenkasse mit dem „Grund der Abgabe: 11 – Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel“ anzumelden. Weitere Gründe für eine Abmeldung bei der Krankenkasse können eine Arbeitsunterbrechung ohne Entgeltzahlung von mehr als einem Kalendermonat (Krankheit), unbezahlter Urlaub von mehr als einem Monat, rechtmäßiger Streik oder der Tod des Arbeitnehmers sein. Die Abmeldung bei der zuständigen Krankenkasse sollte innerhalb von sechs Wochen nach dem vertraglichen Arbeitsende bzw. dem Ende der Entgeltfortzahlung erfolgen. Seit 1.1.2006 können die Meldungen nur noch in elektronischer Form per E-Mail der Kranken-
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Abmeldung bei der Krankenkasse
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kasse eingereicht werden. In der Regel bieten die Abrechnungssysteme eine entsprechende Schnittstelle. Ersatzweise kann die Meldung mit einer Ausfüllhilfe erstellt und elektronisch versendet werden. Die Krankenkassen stellen das Programm „sv.net“ zur Verfügung. Für die Übermittlung ist ein Computer mit einem Internetanschluss erforderlich. Bei geringfügigen und kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern entsteht aus der Beschäftigung zwar kein beitragspflichtiges Entgelt, das Ende der Beschäftigung ist jedoch mit einer Abmeldung der Bundesknappschaft zu melden. Hat ein geringfügig Beschäftigter die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt (Verzicht auf Sozialversicherungsfreiheit), muss das rentenversicherungspflichtige Entgelt gemeldet werden. Dies gilt auch für Studenten, die in der Regel nur rentenversicherungspflichtig sind. Empfänger der Abmeldung von sozialversicherungspflichtig Beschäftigten ist die Annahmestelle der zuständigen Krankenkasse. Zuständig ist die Kasse, bei der der Arbeitnehmer krankenversichert ist oder zuletzt krankenversichert war. Ist der Arbeitnehmer nicht krankenversicherungspflichtig oder privat krankenversichert, ist die zuständige Kasse diejenige, welche die Beiträge zur Rentenversicherung entgegennimmt – in der Regel die AOK oder IKK oder die letzte gesetzliche Krankenkasse. Die Übertragung an die zuständige Annahmestelle erfolgt in der Regel direkt aus dem Abrechnungsprogramm. Wird die Meldung mit sv.net erstellt, ist die zuständige EMail Adresse im Programm bereits hinterlegt. Die Abmeldung eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers ist mit dem elektronischen Formular „Meldung zur Sozialversicherung“ zu erstatten. Die sozialversicherungsrechtlichen Angaben wie Versicherungsnummer, Land, Tätigkeitsschlüssel, Betriebsnummer etc. unterscheiden sich nicht von den Angaben bei einer Anmeldung und sind in Kapitel C „Anmeldung eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers“ erläutert. Die Felder Straße und Hausnummer, Land, Postleitzahl und Wohnort sind bei einer Abmeldung nicht mehr anzugeben. Wichtige Bestandteile der Abmeldung sind neben Beginn und Ende der Beschäftigung: ● Grund der Abgabe ● Beitragsgruppenschlüssel ● Beitragspflichtiges Entgelt
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
Beachten Sie Auf der Abmeldung, Unterbrechungsmeldung und Jahresmeldung ist die Angabe der Sozialversicherungsnummer erforderlich. Liegt die SV Nummer zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht vor, so kann eine Abmel dung nur mit der korrekten Sozialversicherungsnummer erfolgen.
2.1
Grund der Abgabe der Sozialversicherungsmeldung 34
Mit dem seit 1.1.1999 geltenden Meldewesen – DEÜV – wurde der Meldeschlüssel erweitert und umgestellt. Als Abgabegrund für eine Abmeldung sind folgende Schlüssel anzugeben: Schlüssel
Grund der Abgabe der Meldung
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bei Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung
31
bei Abmeldung wegen Krankenkassenwechsels
32
bei Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsels
33
bei Abmeldung wegen sonstiger Gründe/bei Änderung des Beschäfti gungsverhältnisses
34
bei Abmeldung wegen Ende einer sozialversicherungsrechtlichen Be schäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Kalender monat
35
bei Abmeldung wegen Arbeitskampfes von länger als einem Monat
36
bei Abmeldung wegen Wechsels des Entgeltabrechnungssystems
40
bei gleichzeitiger Ab und Anmeldung wegen Ende der Beschäftigung
49
bei Abmeldung wegen Tod
35
Tab. 29: Meldegründe – Abmeldung
Meldegrund: 30 Endet das Beschäftigungsverhältnis und verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen, ist als Grund der Abmeldung die Schlüsselzahl 30 einzutragen. Der Grund der Abgabe 30 ist anzugeben, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber gekündigt hat, der Arbeitsvertrag ausläuft oder ein sonstiger Grund (außer Tod) zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses geführt hat. Die Meldung ist der Annahmestelle der Krankenkasse des Arbeitnehmers zu über34 35
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DEÜV – Datenerfassungs- und Übermittlungs-Verordnung. Keine Pflichtmeldung.
Abmeldung bei der Krankenkasse
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mitteln. Eine Abmeldung mit „Grund der Abgabe: 30“ ist auch für geringfügig und kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer – Aushilfen – vorzunehmen. Empfänger dieser Meldungen ist die Bundesknappschaft in Essen (Minijob-Zentrale) Meldegrund: 31 Alle gesetzlich Krankenversicherte haben seit 1.1.2002 das Wahlrecht, zu einer anderen Krankenkasse zu wechseln, auch wenn die bestehende Mitgliedschaft in der Krankenkasse bis 31.12.2001 noch keine 12 Monate bestand. Die Kündigungsfrist beträgt einheitlich 2 Monate zum Monatsende. Die neue Mitgliedschaft nach dem Wechsel muss dann mindestens 18 Monate bestehen. Ein Sonderkündigungsrecht besteht jedoch bei einer Beitragssatzerhöhung der Krankenkasse. Die Kündigungsfrist beträgt 2 Monate. Eine Kündigung beim Arbeitgeberwechsel oder der Eintritt eines neuen versicherungspflichtigen Tatbestandes, beispielsweise der Wechsel vom Arbeitnehmer zum Rentner, führt nicht mehr zu einem Sonderkündigungsrecht. Das heißt, der Arbeitnehmer muss seine Krankenkasse auch bei einem Arbeitgeberwechsel beibehalten, sofern die Bindungsfrist und eine fristgerechte Kündigung nicht gegeben sind. Bleibt das Beschäftigungsverhältnis bestehen und wechselt der Arbeitnehmer seine Krankenkasse, ist er mit dem Meldeschlüssel 31 bei seiner „alten Kasse“ abzumelden. Gleichzeitig muss er bei seiner neuen Krankenkasse angemeldet werden. Als Grund der Abgabe ist auf der Anmeldung dann der Meldeschlüssel 11 einzutragen. Meldegrund: 32 Übersteigt nach einer Gehaltserhöhung das jährliche Arbeitsentgelt die Pflichtversicherungsgrenze, kann sich der Arbeitnehmer im folgenden Jahr bei einem Versicherungsunternehmen privat Krankenversichern oder als freiwilliges Mitglied in einer der gesetzlichen Krankenkassen verbleiben. Voraussetzung für einen Wechsel ist jedoch, dass die Pflichtversicherungsgrenze in den vergangenen drei Kalenderjahren überschritten war und im aktuellen Kalenderjahr voraussichtlich ebenfalls überschritten wird. Ist dies der Fall, kommt es zu einem Wechsel des Beitragsgruppenschlüssels. Ein anderes Beispiel könnte die Versicherungspflicht einer Aushilfe wegen Überschreitung der Stunden- oder Entgeltgrenze sein. Möglich ist
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
auch eine Erreichung der Altersgrenze mit einer Versicherungsfreiheit des Arbeitnehmers in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. In all diesen Fällen (und einigen mehr) ändert sich der Beitragsgruppenschlüssel. Der Arbeitnehmer ist mit dem ursprünglichen Beitragsgruppenschlüssel abzumelden und gleichzeitig mit seiner neuen Beitragsgruppe anzumelden. Als Grund für die Abgabe der Abmeldung ist der Meldeschlüssel 32 (Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel) bzw. 12 (Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel) zu melden. Beachten Sie Übersteigt das Arbeitsentgelt die Pflichtversicherungsgrenze in der Kranken und Pflegeversicherung, besteht nicht sofort Versicherungs freiheit. Die Pflichtversicherung endet erst zum Ablauf des Kalender jahres und nur dann, wenn die Pflichtversicherungsgrenze der ver gangenen drei Jahre überschritten war und ebenfalls voraussichtlich im aktuellen Kalenderjahr überschritten wird. Ist dies nicht der Fall, bleibt der Arbeitnehmer Pflichtmitglied in der gesetzlichen Kranken versicherung.
Meldegrund: 33 Wechselt ein Arbeitnehmer seinen Status – zum Beispiel vom Auszubildenden zum Angestellten –, ist die Änderung des Beschäftigungsverhältnisses der Krankenkasse mitzuteilen. Bei einem Statuswechsel ist eine Abmeldung mit dem Meldegrund 33 und zusätzlich eine Anmeldung mit dem Meldegrund 13 bei der zuständigen Krankenkasse einzureichen. Ein Statuswechsel liegt auch vor, wenn ein geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer (Aushilfe) in eine Vollzeitbeschäftigung übernommen wird. In diesem Fall ist er bei der Bundesknappschaft abzumelden und bei seiner Krankenkasse anzumelden. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Kasse der letzten Pflichtversicherung zuständig. War noch keine Pflichtversicherung gegeben, kann die Anmeldung bei einer frei wählbaren Kasse erfolgen.
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Abmeldung bei der Krankenkasse
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Beachten Sie Wird der Auszubildende nach bestandener Prüfung in ein Angestell tenverhältnis übernommen und wechselt er gleichzeitig seine Kran kenkasse, entstehen zwei Meldegründe – 31 und 33. Bei zwei oder mehreren Meldegründen ist die kleinste Schlüsselzahl der möglichen Abgabegründe anzugeben. Analoges gilt für eine eventuelle gleich zeitige Wiederanmeldung.
Meldegrund: 34 Nimmt ein Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub von mehr als einem Monat, endet mit Ablauf des Monats seine Versicherungspflicht. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer zum Ende der VierWochen-Frist mit dem Meldegrund 34 abmelden. Eine Abmeldung mit Grund 34 ist auch abzugeben, wenn der Arbeitnehmer mehr als einen Monat unentschuldigt der Arbeit fern bleibt oder bei einem unrechtmäßigen Arbeitskampf. Beispiel Monika Waldmann möchte eine ausgedehnte USAReise unter nehmen. Zu diesem Zweck nimmt sie neben ihrem Erholungsur laub noch sieben Wochen unbezahlten Urlaub. Der unbezahlte Urlaub beginnt am 20.08.2007 und endet am 7.10.2007. Am 8.10.2007 nimmt Frau Waldmann die Arbeit wieder auf. Beurteilung: Die Versicherungspflicht besteht ohne Arbeitsentgelt für läng stens einen Monat weiter. Zum 30. September endet jedoch die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Frau Waldmann ist zum 01.10.2007 bei der zuständigen Krankenkasse mit Abga begrund 34 abzumelden. Bei Wiederaufnahme der Beschäfti gung am 08.10. muss Frau Waldmann neu angemeldet werden. Als Grund der Anmeldung ist der Meldeschlüssel 13, „Anmel dung wegen sonstiger Gründe“, einzutragen.
Meldegrund: 35 Arbeitskampfmaßnahmen wie Streik oder Aussperrung können unter Umständen lange andauern. Ist der Arbeitskampf rechtmäßig, endet bei einem Streik von mehr als einem Monat die Versicherungspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Über-
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Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
steigt ein Streik 30 zusammenhängende Tage, sind die streikenden Arbeitnehmer mit dem Meldeschlüssel 35 bei ihrer Krankenkasse abzumelden. Nach Wiederaufnahme der Beschäftigung muss der Kasse eine Anmeldung mit „Grund der Abgabe: 13“ eingereicht werden. Ist der Arbeitskampf rechtmäßig, bleibt der Versicherungsschutz auch ohne Beiträge in der Kranken- und Pflegeversicherung bestehen, unabhängig davon wie lange der Arbeitskampf andauert. Ist der Streik widerrechtlich (wilder Streik), muss ebenfalls nach Ablauf eines Kalendermonats eine Abmeldung durchgeführt werden. In diesem Fall ist der Abgabegrund jedoch 34, wie bei anderen Arbeitsunterbrechungen ohne Entgeltfortzahlung. Meldegrund: 36 Führt der Arbeitgeber eine computergestützte Entgeltabrechnung durch und wird das Abrechnungssystem gewechselt, kann dies den Krankenkassen mitgeteilt werden. In diesem Fall sind alle Arbeitnehmer mit „Grund der Abgabe: 36“ bei ihrer Krankenkasse abzumelden und gleichzeitig auf einer zusätzlichen Meldung mit „Grund der Abgabe: 13“ wieder anzumelden. Meldegrund: 40 Beginnt und endet eine Beschäftigung innerhalb der Meldefrist – in der Regel zwei Wochen bei einer Anmeldung –, kann die Abmeldung zusammen mit der Anmeldung auf einem Meldevordruck vorgenommen werden. Eine gesonderte Abmeldung kann entfallen, der Arbeitnehmer ist mit dem Meldegrund 40 zu melden. Meldegrund: 49 Endet die Beschäftigung durch Tod des Arbeitnehmers, ist das Beschäftigungsende mit dem gesonderten „Grund der Abgabe: 49“ der Krankenkasse bzw. der Bundesknappschaft zu melden. Bei Tod des Arbeitnehmers während des laufenden Monats kann das Beschäftigungsverhältnis erst zum Monatsende enden. Entsprechend ist der letzte Tag des Abrechnungsmonats als Ende der Beschäftigung auf der Meldung an die Sozialversicherung einzutragen.
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Abmeldung bei der Krankenkasse
2.2
I
Entgelt in Gleitzone
Mit der Einführung der Gleitzonenregelung wurde die Meldung zur Sozialversicherung erweitert bzw. umgestellt. Neu in das Meldeformular wurde das Feld „Entgelt in Gleitzone“ aufgenommen. Seit 1.4.2003 gilt, dass bei allen Meldungen, in denen das beitragspflichtige Entgelt anzugeben ist (Unterbrechungsmeldung, Jahresmeldung, Abmeldung), das Kennzeichen für die „Gleitzone“ einzutragen ist. Das Kennzeichen hat folgende Ausprägungen: 0 1 2
keine Gleitzone Gleitzone; die Arbeitsentgelte in allen Abrechnungszeiträumen lagen zwischen 400,01 € und 800 €. Teilweise Gleitzone; das gemeldete Entgelt umfasst sowohl Entgelt, auf das die Gleitzone angewandt wurde, wie auch Entgelt außerhalb der Gleitzone. Die Entgelte außerhalb der Gleitzone können über 800 € oder unter 400,01 € liegen. Beachten Sie Die Kennzeichnung der Gleitzone ist nicht nur für Mitarbeiter, deren Arbeitsentgelt in der Gleitzone liegt, vorzunehmen. Für alle Mitarbei ter, deren Arbeitsentgelt im Bereich der Gleitzone liegt (400,01 € 800 €) und bei denen die Gleitzonenregelung jedoch nicht angewen det wurde, ist die 0 in der Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung oder Abmeldung einzutragen.
Der Meldeschlüssel 1 im Feld „Gleitzone“ ist einzutragen, wenn seit der letzten Jahresmeldung oder Unterbrechungsmeldung das beitragspflichtige Arbeitsentgelt immer zwischen 400,01 und 800 € lag und die Gleitzonenregelung durchgehend angewendet wurde. Die Meldung zur Sozialversicherung enthält unter „Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt“ immer das rentenversicherungspflichtige Entgelt. Bei Anwendung der Gleitzonenregelung ist jedoch nur das reduzierte Entgelt, von dem die Arbeitnehmerbeiträge ermittelt wurden, anzugeben. Eine Sonderregelung gilt für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt in der Gleitzone liegt, die die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt haben. Verzichtet der Arbeitnehmer auf die Beitragsermitt-
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I
Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
lung von dem reduzierten Arbeitsentgelt (wählt die Aufstockung auf 19,9 %), ist das tatsächliche Arbeitsentgelt in der Meldung anzugeben. Die Meldung des ungekürzten Arbeitsentgeltes ist auch dann zu melden, wenn in der Kranken-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung die Gleitzonenregelung angewendet wurde. Sonderregelungen für den Eintritt oder Austritt in die Gleitzone wurden nicht in das Melderecht aufgenommen. Wird für einen beschäftigten Mitarbeiter ab dem 1.4.2003 die Gleitzonenregelung angewandt, ist keine Meldung erforderlich. Dies gilt auch, wenn durch eine Entgelterhöhung das Arbeitsentgelt über die Gleitzone steigt. In beiden Fällen ist jedoch bei der Jahresmeldung die entsprechende Kennzeichnung 2 im Feld „Entgelt in Gleitzone“ einzutragen.
2.3
Beitragspflichtiges Bruttoentgelt
In dieses Feld ist die Summe des Arbeitsentgeltes einzutragen, das der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bzw. während der Beschäftigungszeit erhalten hat. Cent-Beträge des Arbeitsentgeltes sind kaufmännisch zu runden. Das heißt: Cent-Beträge bis 49 Cent sind nach unten abzurunden, ab 50 Cent ist auf volle Euro aufzurunden. Das Entgelt ist immer sechsstellig anzugeben. Gegebenenfalls sind dem Entgeltbetrag Nullen voranzustellen. Beispiel Zu bescheinigendes Arbeitsentgelt: Das Entgelt ist im Feld „Bruttoarbeitsentgelt“ zu bescheinigen als:
47.836,48 € 047836
Beachten Sie Es handelt sich nicht um die Summe des Bruttoarbeitslohnes, sondern um die Summe der monatlichen Entgelte, von denen Beiträge zur Renten und Arbeitslosenversicherung berechnet wurden (RVBrutto). Im RVBrutto sind also Einmalzahlungen enthalten, soweit diese bei tragspflichtiges Arbeitsentgelt waren. Die Summe des beitragspflich tigen Arbeitsentgeltes kann dem Lohnkonto entnommen werden.
352
Abmeldung bei der Krankenkasse
I
Ist das RV/ALV-Entgelt höher als das KV/PV-Entgelt, ist der höhere RV/ALV-Betrag einzutragen. Eine Abweichung kann entstehen, wenn der Arbeitnehmer ein laufendes Arbeitsentgelt über der Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV) hat, also 2007 über 42.750 € verdient. Scheidet der Arbeitnehmer unterjährig aus, ist die Jahresgrenze (JBBG) anteilig auf die Monatsgrenze umzurechnen (JBBG ÷ 360 x Anzahl Sozialversicherungstage). Der Höchstbetrag des zu bescheinigenden Arbeitsentgeltes liegt in 2007 bei 63.000 € (54.600 € neue Bundesländer) – der Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Wurde das Arbeitsentgelt z. B. aufgrund einer Unterbrechung bereits im laufenden Jahr gemeldet, ist bei einer Abmeldung, Unterbrechungsoder Jahresmeldung nur der Betrag zu melden, der seit der letzten Abmeldung/Unterbrechungs- oder Jahresmeldung aufgelaufen ist. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer vor der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen bereits bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt war (siehe auch Kapitel J „Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht“). Eine Ausnahmeregelung besteht auch in der Gleitzone (siehe Stichwort oben in diesem Abschnitt).
2.4
Statuskennzeichen
Zum 1.1.2005 wurde die Meldung zur Sozialversicherung überarbeitet und das Feld „Statuskennzeichen“ neu aufgenommen. Das Feld ist zu kennzeichnen, wenn es sich um eine Meldung für einen Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH oder um einen Ehegatten, Lebenspartner oder Verwandten des Geschäftsführers handelt. In das Feld ist einzutragen: 1 Ehegatten/Lebenspartner/Verwandten oder Verschwägerten des Arbeitgebers in gerader Linie bis zum zweiten Grad 2 Geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH Wird die Meldung zur Sozialversicherung mit einer "1" oder "2" im Feld „Statuskennzeichen“ eingereicht, wird diese an die Clearingstelle der Rentenversicherungsträger weitergeleitet. Die Deutsche Rentenversicherung wird im Einzelfall feststellen, ob eine abhängige Beschäftigung und somit Sozialversicherungspflicht vorliegt. Stellt die Clearingstelle in diesem Verfahren die Sozialversicherungspflicht
353
I
Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
durch Verwaltungsakt fest, besteht im Fall von Arbeitslosigkeit auch Anspruch auf Arbeitslosengeld, wenn die sonstigen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Diese neuen Anforderungen sind sowohl in den per Datenübertragung auf elektronischem Weg, mittels maschinell verwertbaren Datenträgern oder auf den von den Krankenkassen zur Verfügung gestellten Ausfüllhilfe (sv.net) anzugeben. Gleichzeitig soll damit vermieden werden, dass nach teilweiser langer Beitragszahlung im Versicherungsfall (z. B. Arbeitslosigkeit oder schwerer Erkrankung) kein Anspruch auf Leistungen der Bundesagentur für Arbeit oder der gesetzlichen Rentenversicherung besteht, obwohl die Versicherten darauf vertraut hatten. Beachten Sie Das Statuskennzeichen ist nur einmalig in der Meldung zur Sozialver sicherung zu markieren. Wurde bereits bei einer Anmeldung, Unter brechungsmeldung oder Jahresmeldung das Statuskennzeichen ein getragen, ist bei der Abmeldung das Feld nicht nochmals auszufüllen.
2.5
Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung
Anmeldungen, Abmeldungen, Jahresmeldungen oder Unterbrechungsmeldungen sind zu stornieren, wenn der Inhalt nicht zutreffend war, sie bei der falschen Einzugsstelle eingereicht wurden oder der Grund der Erstattung weggefallen ist. Für eine Storno-Meldung ist der Kopfteil der „Meldung zur Sozialversicherung“ mit Versicherungsnummer, Name, Anschrift auszufüllen. Nicht im Meldeformular ist der Grund der Abgabe, die Gleitzonenregelung und die Angaben zu Namensänderung oder Änderung der Staatsangehörigkeit einzutragen. Zusätzlich ist für die Storno-Meldung der Block „Stornierung“ einer bereits abgegebenen Meldung auszufüllen. Die Angaben sind entsprechend derer vorzunehmen, die fälschlicherweise gemeldet wurden. Wurde eine fehlerhafte Meldung bei der richtigen Einzugsstelle abgegeben, ist sie zu stornieren. Die korrekte Meldung kann auf dem Meldevordruck mit der Stornierung kombiniert werden – es sind keine zwei Formulare erforderlich.
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Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?
3
I
Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?
Obwohl geringfügig/kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei sind, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende jeder geringfügigen/kurzfristigen Beschäftigung der Bundesknappschaft in Essen zu melden. Die Frist für die Abgabe der Abmeldung von Aushilfen beträgt eine Woche nach Beschäftigungsende. Wie bei Vollzeitbeschäftigten ist für die Abmeldung von geringfügig/kurzfristig Beschäftigten seit 2006 nur noch die elektronische Meldung per systemgeprüftem Programm oder über die Ausfüllhilfe (sv.net) möglich. Das Meldewesen für Aushilfen weicht nur für kurzfristig Beschäftigte gegenüber dem für Vollzeitbeschäftigte ab. So sind für kurzfristig Beschäftigte keine Unterbrechungen oder Jahresentgeltmeldungen vorzunehmen. Wird die Ausfüllhilfe sv.net genutzt, so sind bei einer Abmeldung neben der Versicherungsnummer, dem Name und Vornamen des Arbeitnehmers folgende Angaben auf der Meldung vorzunehmen: ● Grund der Abgabe ● Beschäftigungszeit von ... bis ... ● Betriebsnummer des Arbeitgebers ● Personengruppe ● Mehrfachbeschäftigung, ● Betriebsstätte ● Beitragsgruppenschlüssel ● Angaben zur Tätigkeit ● Schlüssel der Staatsangehörigkeit ● Währung ● Beitragspflichtiges Entgelt Grund der Abgabe Endet die Beschäftigung einer Aushilfe, ist als Grund für die Abgabe der Meldung der Meldeschlüssel 30 – Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung – einzutragen. Der Schlüssel 30 ist in diesem Fall auch zu verwenden, wenn das Beschäftigungsverhältnis wegen Tod des Arbeitnehmers beendet wird.
355
I
Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
Wechselt der Arbeitnehmer die Art der Beschäftigung, z. B. von einer kurzfristigen in eine geringfügige Beschäftigung oder umgekehrt, ist die ursprüngliche Beschäftigung mit dem Meldeschüssel 30 abzumelden und die neue Beschäftigung mit dem „Grund der Abgabe: 10“ anzumelden. Abmeldung und Anmeldung können zur gleichen Zeit eingereicht werden, es sind jedoch zwei getrennte Meldungen erforderlich. Handelt es sich nur um eine kurze Beschäftigung, so dass Beginn und Ende der Beschäftigung innerhalb der Meldefrist von einer Woche liegen, kann die Abmeldung zusammen mit der Anmeldung vorgenommen werden. Als Meldeschlüssel ist für diesen Fall der Meldegrund 40 – Gleichzeitige An- und Abmeldung – im Feld „Grund der Abgabe“ zu vermerken. Ebenfalls eine Abmeldung ist vorzunehmen, bei Arbeitsunterbrechungen von mehr als einem Monat (34), bei längeren Arbeitskämpfen (35) oder beim Wechsel des Entgeltabrechnungssystems (36). Diese Meldetatbestände entfallen für kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer. Beschäftigung von ... bis ... Als Beschäftigungszeit sind das vertragliche Beginn- und das Enddatum der Beschäftigung anzugeben. Dabei ist es unerheblich, wenn die Beschäftigung wegen eines Feiertages oder Krankheit erst später aufgenommen werden konnte. Bestand die Beschäftigung bereits im Vorjahr, ist als Beginndatum der 01.01. des laufenden Jahres anzugeben. Der erste Tag des laufenden Jahres ist deshalb zu wählen, weil zum 31.12. jedes Kalenderjahres eine Jahresmeldung durchgeführt werden muss. In der Abmeldung ist dann nur der Zeitraum seit der letzten (Jahres-)Meldung anzugeben. Wurden bereits im laufenden Kalenderjahr Meldungen erstellt, ist die letzte Anmeldung zu wählen. Als „bis...Datum“ ist der letzte Tag der Beschäftigung, Berufsausbildung oder Altersteilzeit anzugeben. Eine Besonderheit besteht, wenn während einer Unterbrechungszeit einmalig Arbeitsentgelt gezahlt wird. Erhält beispielsweise eine in Mutterschutz oder Erziehungsurlaub befindliche Mutter ein anteiliges Weihnachtsgeld, sind Beginn und Ende des Monats anzugeben, in dem die Einmalzahlung fließt.
356
Was ist bei Abmeldung von teilzeitbeschäftigten Aushilfen zu tun?
I
Betriebsnummer des Arbeitgebers Im Feld „Betriebsnummer des Arbeitgebers“ ist die vom Arbeitsamt zugeteilte achtstellige Nummer einzutragen. Ist eine Betriebsnummer noch nicht zugeteilt, bleibt das Feld zunächst leer. Es ist aber unverzüglich bei dem für den Betrieb zuständigen Arbeitsamt eine Betriebsnummer zu beantragen. Beachten Sie Arbeitet der Arbeitnehmer in einer Niederlassung oder Zweigstelle mit eigener Betriebsnummer, ist diese entsprechend anzugeben.
Personengruppe Bei einer Abmeldung ist wie bei der Anmeldung der Personengruppenschlüssel anzugeben. Für geringfügig beschäftigte Aushilfen ist der Gruppenschlüssel 109, für kurzfristig Beschäftigte der Schlüssel 110 anzugeben. Der Schlüssel 109/110 gilt auch, wenn die geringfügige Beschäftigung neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt wird. Wird die geringfügige Beschäftigung aufgrund des Überschreitens der Entgeltgrenze sozialversicherungspflichtig, ist der Personengruppenschlüssel 101 in der Anmeldung abzugeben. Zuvor ist eine Abmeldung mit dem Personengruppenschlüssel 109 vorzunehmen. Die Abmeldung ist dann der Bundesknappschaft einzureichen, die Anmeldung der Krankenkasse des sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers. Mehrfachbeschäftigung War oder ist der Arbeitnehmer zusätzlich in einem weiteren Betrieb beschäftigt, ist auch auf der Abmeldung die Mehrfachbeschäftigung anzugeben (siehe auch Stichwort in Kapitel C 1). Beitragsgruppe Einzutragen sind die Beitragsgruppenschlüssel gemäß der Anmeldung. Werden vom Arbeitgeber pauschale Beiträge zur Krankenund Rentenversicherung entrichtet, ist der Gruppenschlüssel 6-5-00 einzutragen. Hat der geringfügig Beschäftigte auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet (Aufstockung gewählt), ist der Gruppenschlüssel 6-1-0-0 anzugeben. (Die verschiedenen Beitragsgruppen sind im Kapitel C 1 unter den Stich-
357
I
Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status
worten „Krankenversicherung“ und „Rentenversicherung“ ausführlich beschrieben). Für kurzfristig Beschäftigte sind generell 4 Nullen als Beitragsgruppenschlüssel einzutragen. Angaben zur Tätigkeit Auch bei der Abmeldung ist der Tätigkeitsschlüssel einzutragen. Er besteht aus dem Teilschlüssel B1 – Stellung im Beruf – und dem Schlüssel B2 – Ausbildung (vgl. Kapitel C 1). Staatsangehörigkeit Einzutragen ist der vom Statistischen Bundesamt festgelegte Schlüssel (vgl. Länderkennzeichen auf beigefügter CD-ROM). Beitragspflichtiges Entgelt Als beitragspflichtiges Entgelt ist das kumulierte Entgelt einzutragen, von dem pauschale Beiträge zur Rentenversicherung entrichtet wurden. Das heißt, war der Arbeitnehmer das gesamte Jahr beschäftigt ist die Summe der pauschal verbeitragten Entgelte anzugeben. Hat der geringfügig Beschäftigte auf seine Versicherungsfreiheit verzichtet (Aufstockung gewählt), wird das Arbeitsentgelt angegeben, von dem Beiträge gezahlt wurden. Der Mindestbetrag für die monatliche Beitragsermittlung liegt bei 155 €. Das bedeutet, lag das monatliche Arbeitsentgelt unter 155 € und wurde die Aufstockung in der Rentenversicherung gewählt, ist als Arbeitsentgelt 155 € pro vollständigem Abrechnungsmonat zu melden. Bei höheren Arbeitsentgelten ist der tatsächliche Betrag anzugeben. Cent-Beträge sind kaufmännisch zu runden. Für kurzfristig Beschäftigte ist grundsätzlich „000000“ anzugeben.
358
J
Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
Besteht ein Arbeitsverhältnis für mindestens einen Kalendermonat ohne Entgelt(fort)zahlung, ist die Arbeitsunterbrechung der Krankenkasse mit einer Unterbrechungsmeldung zu melden. Die Unterbrechungsmeldung ist eine besondere Form der Abmeldung. Ruht das Arbeitsverhältnis für mehr als einen Kalendermonat und zahlt der Arbeitgeber in diesem Monat kein Arbeitsentgelt, ist innerhalb von zwei Wochen nach der Monatsfrist die Arbeitsunterbrechung der zuständigen Krankenkasse zu melden. Gründe für ein ruhendes Arbeitsverhältnis können sein: ● der Bezug von Krankengeld nach Ablauf der Entgeltfortzahlung ● der Bezug von Mutterschaftsgeld ● Erziehungsurlaub ● Wehr- und Zivildienst ● unbezahlter Urlaub ● rechtmäßiger Streik ● Pflege eines kranken Kindes Meldegründe für Jahres bzw. Unterbrechungsmeldungen: Melde grund
Meldeanlass
50
Jahresmeldung
51
Unterbrechungsmeldung wegen Bezug von Lohnersatzleistungen (z. B. Krankengeld)
52
Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit
53
Unterbrechungsmeldung wegen Dienstpflicht
54
Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt während Unterbrechung
55
Meldung von nicht vereinbarungsgemäß verwendetem Wertguthaben (Störfall in der Altersteilzeit)
56
Meldung des Unterschiedsbetrags bei Entgeltersatzleistungen während der Altersteilzeit
Tab. 30: Meldegründe bei Unterbrechungen
359
J
Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
Eine Besonderheit gilt für den Bezug von Krankengeld nach Ablauf der Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Entsprechend dem Lohnfortzahlungsgesetz haben alle Arbeitnehmer – also auch Teilzeitkräfte und Aushilfen – Anspruch auf Lohnfortzahlung bis höchstens 6 Wochen oder 42 Tage bei Arbeitsunfähigkeit. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als einen vollen Kalendermonat über den Ablauf der Lohnfortzahlung hinaus, muss der Arbeitgeber eine Unterbrechungsmeldung mit „Grund der Abgabe: 51“ bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers einreichen. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Unterbrechungsmeldung der Krankenkasse einzureichen, an die die Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge entrichtet werden. Beachten Sie Eine Unterbrechungsmeldung ist nicht nach einem Monat, sondern erst nach Ablauf eines vollen Kalendermonats ohne Entgeltfortzahlung einzureichen. Wird nur für einen Tag des Kalendermonats Entgelt ge zahlt, ist die Meldung mit „Grund der Abgabe: 51“ nicht erforderlich. Beispiel Frau Monika Waldmann ist durch einen Skiunfall vom 5. Februar bis 19. Mai arbeitsunfähig gewesen. Am 4. Oktober beginnt ihr Mutterschutz. Sie hat monatlich ein Gehalt von 2.400 € und im Monat Mai eine Einmalzahlung von 2.000 € bezogen. Frau Waldmann ist gesetzlich krankenversichert und hat eine 5Tage Woche. Beurteilung: Während der Krankheit wurde zunächst vom 5. Februar bis 19. März (sechs Wochen bzw. 42 Kalendertage) das Gehalt vom Ar beitgeber fortgezahlt. Vom 20. März bis 19. Mai bezieht Frau Waldmann Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Am 1. Mai ist ein voller Kalendermonat ohne Entgeltzahlung des Arbeitgebers abgeschlossen. Dieser Monat ohne Entgeltzahlung muss der Rentenversicherung in Form einer Unterbrechungsmeldung mit geteilt werden. Somit müsste spätestens bis 14. Mai bei der Krankenkasse von Frau Waldmann eine „Meldung zur Sozialver sicherung“ mit dem „Grund der Abgabe: 51 – Unterbrechungs meldung wegen Bezug von bzw. Anspruch auf Entgeltersatzlei stungen“ eingereicht werden.
360
Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
J
Als „beitragspflichtiges Bruttoentgelt“ sind die bis zum 17. März aufgelaufenen Bezüge zu melden. 1.1.2007 – 28.2.2007: 2 x 2.400 € = 4.800,00 € 1.3.2007 – 19.3.2007: 14 ÷ 23 x 2.400 € = 1.460,87 € Zum 19. März ist als beitragspflichtiges Entgelt 6.261 € zu melden. Vom 4. Oktober bis 14. November besteht die Mutterschutzfrist von sechs Wochen vor der Geburt. Der voraussichtliche Geburt stermin ist vom Arzt zu attestieren. Bis 18. Oktober ist der Kran kenkasse von Frau Waldmann erneut eine Meldung mit „Grund der Abgabe: 51“ einzureichen. Als beitragspflichtiges Entgelt ist diesmal zu bescheinigen: 20.5.2007 3.10.2007 Einmalzahlung zum 31. Mai: 1 x 2.000 € Zum 3. Oktober sind zu melden
10.800 € 2.000 € 12.800 €
Ist der Entbindungstermin am 14. November, beginnt am 15. die achtwöchige Mutterschutzfrist nach der Geburt. Für diese Zeit ist keine zusätzliche Unterbrechungsmeldung erforderlich. Beachten Sie In der zweiten Unterbrechungsmeldung wird nur das seit der letzten Unterbrechungsmeldung (Jahresmeldung) gezahlte Arbeitsentgelt gemeldet. Da die Arbeitsunterbrechung am 31.12. besteht, ist nur eine Unterbrechungsmeldung und keine zusätzliche Jahresmeldung (Grund der Abgabe: 50) vorzunehmen. Die Unterbrechungsmeldung müsste im Beispiel von Frau Waldmann bis spätestens 18. Oktober bei der zuständigen Krankenkasse eingereicht werden.
Während das Arbeitsverhältnis ruht, bleibt der Arbeitnehmer weiter beschäftigt und auch Mitglied in der Krankenversicherung. Bei Wiederaufnahme der Beschäftigung ist nach einer Unterbrechungsmeldung keine Anmeldung bei der Krankenkasse einzureichen. Eine Ausnahme besteht bei einer Unterbrechung von mehr als 12 Monaten. In diesem Fall kommt es zu einer so genannten Aussteuerung aus der Kranken- bzw. Rentenversicherung. Eine Besonderheit in Bezug auf das Meldewesen ist aus der Neuregelung des § 23c SGB IV zu beachten. Eine Unterbrechungsmeldung nach § 9 DEÜV bzw. eine Abmeldung nach § 8 DEÜV ist nur dann zu erstatten, wenn für Zeiten des Bezugs von Sozialleistungen keine
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J
Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
beitragspflichtigen Einnahmen beim Mitarbeiter vorliegen. Zu beitragspflichtigen Einnahmen kann es kommen wenn der Arbeitgeber zum Beispiel bei Bezug von Krankengeld Geld- oder Sachleistungen über das Vergleichs-Nettoarbeitsentgelt bei Beschäftigung leistet. Eine Sachleistung kann sich auch durch die Nutzung eines Firmenwagens während des Krankengeldbezugs darstellen. Im Übrigen besteht aufgrund der Arbeitsentgeltzahlung weiterhin Versicherungspflicht, so dass die im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses üblichen Meldungen (Jahresmeldung/Abmeldung) anfallen.
1
Erziehungsurlaub
Werdende Mütter dürfen in den letzten sechs Wochen vor der voraussichtlichen Geburt und acht Wochen nach der tatsächlichen Geburt nicht beschäftigt werden. Bei Früh- oder Mehrlingsgeburten verlängert sich die Frist von acht auf zwölf Wochen nach der Entbindung. Während dieser Zeit erhalten die Arbeitnehmerinnen von ihrer Krankenkasse Mutterschaftsgeld in Höhe von 13°€ pro Kalendertag. Nach § 14 Mutterschutzgesetz müssen Arbeitgeber für die Zeit der Schutzfrist sowie für den Entbindungstag einen Zuschuss in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen 13 EUR und das um die gesetzlichen Abzüge verminderten kalendertäglichen Arbeitsentgelt (Nettoarbeitsentgelt) leisten. Bei einem kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelt von bis zu 13 EUR besteht somit kein Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss. Schließt der Erziehungsurlaub unmittelbar an die Mutterschutzfrist an, ist dieser nicht gesondert durch eine Unterbrechungsmeldung der Krankenkasse mitzuteilen. Wird nach der Mutterschutzfrist die Beschäftigung jedoch nochmals aufgenommen und erst zu einem späteren Zeitpunkt der Erziehungsurlaub angetreten, ist dieser nach Ablauf eines Kalendermonats der Krankenkasse mitzuteilen. Beispiel Frau Waldmann hat am 20. Januar ein Kind geboren. Zuvor war sie sechs Wochen in Mutterschutz. Am 17. März nimmt sie ihre Beschäftigung für zehn Tage wieder auf, da dringende Ab schlussarbeiten erledigt werden müssen. Am 1. April tritt Frau Waldmann ihren dreijährigen Elternzeit an.
362
Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung
J
Beurteilung: Während der Mutterschutzfrist (8 Wochen nach der Geburt) er hält Frau Waldmann steuer und sozialversicherungsfreies Mutterschaftsgeld von ihrer Krankenkasse. Dieses muss nicht gemeldet werden. Zum 1. April ist wiederum eine „Meldung zur Sozialversicherung“ zu erstatten mit „Grund der Abgabe: 52“. Diese Meldung sollte bis spätestens 14. April bei der zuständi gen Krankenkasse eingereicht sein. Als beitragspflichtiges Ent gelt ist das Arbeitsentgelt seit der letzten Unterbrechungsmel dung, Abmeldung oder Jahresmeldung anzugeben. Im Beispiel wäre das Entgelt seit 17. März zu melden.
Die Elternzeit kann seit dem 1. Januar 2001 gleichzeitig von beiden Eltern in Anspruch genommen werden. Das bedeutet, dass beide Elternteile wegen der Erziehung des Kindes der Arbeit fern bleiben können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Elternzeit abwechselnd für bestimmte Zeiträume zu nehmen. Während der Elternzeit ist eine Erwerbstätigkeit zulässig, wenn die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit 30 Stunden nicht übersteigt und sich der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer über die Arbeitszeit und ihre Ausgestaltung einigen. Erfolgt keine freiwillige Einigung, regelt § 15 Abs. 7 des Bundeserziehungsgeldgesetz (BErzGG) die Voraussetzungen, wann ein Arbeitgeber der Verringerung der Arbeitszeit trotzdem zustimmen muss.
2
Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung
Ist ein Arbeitsverhältnis unterbrochen und fließt während der Unterbrechung eine Einmalzahlung/sonstiger Bezug, ist diese bzw. dieser der Krankenkasse gesondert zu melden. Eine Meldung zur Sozialversicherung mit „Grund der Abgabe: 54“ ist vorzunehmen, wenn einem Arbeitnehmer nach einer Abmeldung oder während einer Arbeitsunterbrechung eine Einmalzahlung zufließt. Wird die Beschäftigung wieder aufgenommen, besteht die Möglichkeit, den Einmalbezug mit der nächsten Meldung (z. B. Jahresmeldung) zu melden.
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Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Dienstpflicht
Beachten Sie Einmalzahlungen unterliegen nicht der Prüfung auf eine beitrags pflichtige Einnahme nach § 23c SGB IV. Eine Vergleichsrechnung Nettoarbeitsentgelt bei Beschäftigung > Sozialleistung + Einmalzah lung kann unterbleiben.
3
Geringfügige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung
Wird während des Erziehungsurlaubs oder während der Dienstpflicht eine geringfügige Beschäftigung ausgeübt, ist diese nicht mit den Leistungen Dritter zusammenzurechnen. Eine geringfügige Beschäftigung ist auch dann versicherungsfrei (aber eventuell pauschale Arbeitgeberbeiträge), wenn sie beim gleichen Arbeitgeber ausgeübt wird. Die ruhende Beschäftigung ist nicht von Bedeutung. Die geringfügige Beschäftigung ist jedoch mit dem Grund der Abgabe: 10 anzumelden und nach Beendigung mit dem Schlüssel 30 bei der Bundesknappschaft in Essen abzumelden.
364
K Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? Wie in der Finanzbuchhaltung sind in der Lohnbuchhaltung zum Jahreswechsel einige abschließende Arbeiten vorzunehmen. Nach § 42b Einkommensteuergesetz (EStG) muss in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern mit Lohnsteuerkarte der Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden. Bei weniger als zehn Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber ihn durchführen. Von jedem Arbeitnehmer ist das Lohnkonto abzuschließen, indem die Summen pro Zeile bzw. Spalte ermittelt werden. Für alle Arbeitnehmer, deren Lohnsteuerkarte vorliegt, ist die Lohnsteuerbescheinigung durchzuführen. Das heißt: Die Summenwerte an Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Fahrgeld etc. sind aus dem abgeschlossenen Lohnkonto elektronisch dem örtlichen Finanzamt zu melden. Neben den steuerrechtlichen Abschlussarbeiten sind Jahresmeldungen an die Sozialversicherungsträger vorzunehmen. Für jeden Arbeitnehmer ist der Krankenkasse das beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt (JAE) zu melden. Die Meldung kann seit 1.1.2006 nur noch in elektronischer Form aus einem Entgeltabrechnungsprogramm oder mit der von den Krankenkassen zur Verfügung gestellten Ausfüllhilfe (sv.net) durchgeführt werden. Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind die Berufsgenossenschaften (BG). Für die jährliche Beitragsberechnung ist der BG das Formblatt „Lohnnachweis“ einzureichen, auf dem das Jahresarbeitsentgelt und die geleisteten Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer zusammengestellt sind. Die Werte können in der Regel dem Jahreslohnjournal entnommen werden. Das Formular für den Lohnnachweis erhält der Arbeitgeber nach seiner Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Viele Berufsgenossenschaften ermöglichen seit 2005 auch die Abgabe einer Online Meldung über das Internet. Mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit Schwerbehinderter sind seit 1.1.2001 u.a. die Vorschriften zur Beschäftigungs-
365
K
Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
pflicht von behinderten Arbeitnehmern und zur Ausgleichsabgabe geändert worden. Die Pflicht zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen besteht für Arbeitgeber, die über mindestens 20 Arbeitsplätze verfügen. Gleichzeitig wurde die Pflichtquote von 6 auf 5 % gesenkt. Mit dem Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX), das zum 1.7.2001 in Kraft getreten ist, wurde das Anzeigeverfahren mit dem Ziel der Vereinfachung neu geregelt. Seit 2001 müssen Arbeitgeber, nicht wie bisher für jeden Betrieb/jede Dienststelle eine Anzeige erstatten, sondern nur noch eine Gesamtanzeige, der das für jeden Betrieb/jede Dienststelle zu führende Verzeichnis der beschäftigten schwerbehinderten Menschen beizufügen ist (§ 80 SGB IX). Die Meldung über die Anzahl der beschäftigten schwerbehinderten Arbeitnehmer im Betrieb ist an das Integrationsamt beim Arbeitsamt zu richten. Abschließend sollten die Personalstammblätter mit allen Neuerungen aktualisiert und eventuell bestehende Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer vorgetragen werden. Für freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versicherte Arbeitnehmer oder für privat versicherte Mitarbeiter ist die Versicherungspflichtgrenze zu prüfen. Übersteigt das voraussichtliche Arbeitsentgelt in 2007 nicht mehr die Versicherungsgrenze von 47.700 € pro Jahr und war der Arbeitnehmer nicht bereits in 2002 privat versichert, wird der Arbeitnehmer wieder Pflichtmitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung. Im Fall der freiwilligen Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse ist eine Ab-/Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel durchzuführen. Privat krankenversicherte Arbeitnehmer werden wieder Pflichtmitglied in einer gesetzlichen Krankenkasse – entsprechend ist das Kassenwahlrecht und die Anmeldung bei der Kasse 36 durchzuführen.
36
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Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer die 55 Jahre oder älter sind und in den letzten 5 Jahren nicht gesetzlich oder freiwillig in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert waren.
Checkliste Jahresabschluss
1
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Checkliste Jahresabschluss
In der Checkliste Jahresabschluss sind die wichtigsten Abschlussarbeiten zusammengestellt. Checkliste Jahresabschluss
Mitarbeiterdaten/Stammdaten prüfen Austritte prüfen Ermittlung der Resturlaubsansprüche und Übertragung ins Folgejahr Erreichen der Pflichtversicherungsgrenze in der KV/PV prüfen Jahresfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte prüfen Wechsel von Bankverbindungen prüfen Wechsel von Krankenkassen prüfen Ermitteln des Erreichens des Renterstatus prüfen Lohnpfändungs und Vermögensbildungsverträge prüfen Überprüfung Arbeitnehmerdarlehen Abrechnung Abrechnung von Provisionen und Jahresboni Ermittlung der Bemessungsgrundlage für Dienstwagenabrechnung LohnsteuerJahresausgleich durchführen Ermittlung von Arbeitsunterbrechungen für “Anzahl U” Ermittlung der Pauschalierungsmöglichkeit für Fahrtkostenzuschüsse und Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge Lohnkonten abschließen Meldungen/Bescheinigungen Lohnsteuerbescheinigung erstellen Jahresmeldung an die Krankenkassen erstellen (falls erforderlich) Archivierung Lohnsteuerkarten 2006 Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft erstellen Erstellung der Meldung für die SchwerbehindertenAusgleichsabgabe
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? Sonstiges Einrichten neuer Lohnkonten Aktualisieren der Beitragsbemessungsgrenzen Aktualisieren der Krankenkassenbeitragssätze Aktualisierung der Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Wohnung Aktualisierung der Sachbezugswerte für Reisekostenerstattungen Aktualisierung Steuerfreibeträge für betriebliche Altersvorsorge Archivierung der Lohnunterlagen Aufforderung der Mitarbeiter zur Abgabe der Lohnsteuerkarten Ermittlung der Berechnungsgrundlage für die Gewerbesteuer Bildung von Rückstellungen für Jubiläen, Urlaubsgeld, Pensionen Feststellen der Betriebsgröße für die Teilnahme am Umlageverf. Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikats für die Beitragsmeldung mit DAKOTA Überprüfung Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung Abb. 24: Checkliste Jahresabschluss
2
Lohnsteuerjahresausgleich
Die Lohnsteuer für laufende Bezüge wird aus der Tages-, Wochenoder Monatslohnsteuertabelle ermittelt. Hingegen ist die Lohnsteuer für sonstige Bezüge bzw. Einmalzahlungen aus der Jahressteuertabelle zu entnehmen. Grundlage für die Besteuerung ist der geschätzte Jahresbruttoarbeitslohn. Der geschätzte Jahresbruttolohn (GJBL) errechnet sich nach folgender Formel: GJBL =
Summe steuerpflichtige Bezüge x 360 bisherige Steuertage
+
gezahlte sonstige Bezüge
Die Summe der steuerpflichtigen Bezüge sind alle im Kalenderjahr aufgelaufenen regelmäßigen, steuerpflichtigen Bezüge. Diese sind mit den gesamten Steuertagen pro Jahr (360) zu multiplizieren. Aus dem steuerpflichtigen Jahresbruttolohn sind bereits gezahlte sonstige Bezüge herauszurechnen. Erfolgte Lohnerhöhungen und Steuer-
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Lohnsteuerjahresausgleich
K
freibeträge sind jedoch einzubeziehen. Künftige Lohnerhöhungen oder bereits zum Zeitpunkt der Ermittlung des geschätzten Jahresbruttolohnes feststehende künftige Bezüge (z. B. Weihnachtsgeld) dürfen hingegen in diese Schätzung nicht einfließen. Hat der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr bei einem anderen Arbeitgeber bereits steuerpflichtigen Arbeitslohn bezogen, ist dieser ebenfalls in die Schätzung des Jahresbruttolohnes einzubeziehen – sofern er bekannt ist. Für die bisherigen Steuertage ist jeder volle Beschäftigungsmonat mit 30 Tagen zu rechnen. Bei Eintritt oder Austritt nach Monatsbeginn bzw. Monatsende ist von den beschäftigten Kalendertagen im Eintritts-/Austrittsmonat als Steuertage auszugehen. Zur Ermittlung der Steuertage siehe Kapitel D 7 „Der Arbeitnehmer fängt nicht zum Ersten eines Monats in der Firma an“. Wenn sich die Schätzung des Jahresbruttoarbeitslohnes durch weitere Einmalzahlungen oder durch Lohnerhöhungen im Dezember als unzutreffend herausstellt, kann bzw. muss bei mehr als zehn Arbeitnehmern der Arbeitgeber einen Abgleich der bereits gezahlten Lohnsteuer mit der Jahreslohnsteuer für jeden Arbeitnehmer vornehmen. Die Differenz aus der periodisch einbehaltenen Lohnsteuer und der Jahreslohnsteuer wird mit der im Dezember zu zahlenden Lohnsteuer verrechnet. Ergibt sich im Dezember, wenn alle gezahlten Bezüge bekannt sind, aus der Jahreslohnsteuertabelle eine geringere Steuer als die Summe der periodisch bereits gezahlten Lohnsteuer, wird die Differenz mit der Lohnsteuer auf den Dezemberbezug verrechnet. Parallel ist ein Abgleich der bereits entrichteten Kirchensteuer und des bereits einbehaltenen Solidaritätszuschlages vorzunehmen. Beim Lohnsteuerjahresausgleich sind für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag die Werte der Jahressteuertabelle maßgeblich. Die Berechnung der Summendifferenz ergibt sich nach folgendem Schema: Bruttoarbeitslohn des Jahres laut Lohnkonto +
ermäßigt besteuerte Arbeitsentgelte für mehrere Jahre
+
Arbeitslohn aus vorhergehenden Arbeitsverhältnissen des laufenden Jahres
−
Versorgungsfreibetrag
−
Altersentlastungsbetrag
=
maßgeblicher Jahresarbeitslohn
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K
Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? Lohnsteuer aus Jahreslohnsteuertabelle für den maßgeblichen Jahresarbeitslohn −
tatsächlich einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer
=
Lohnsteuererstattung/Lohnsteuernachzahlung im Dezember Solidaritätszuschlag auf Lohnsteuer des maßgeblichen Jahresarbeitslohnes
−
tatsächlich einbehaltener und abgeführter Solidaritätszuschlag
=
Solidaritätszuschlagserstattung/Solidaritätszuschlagsnachzahlung Kirchensteuer auf Lohnsteuer des maßgeblichen Jahresarbeitslohnes
−
tatsächlich einbehaltene und abgeführte Kirchensteuer
=
Kirchensteuererstattung/Kirchensteuernachzahlung
Bruttoarbeitslohn Für die Ermittlung des Jahresarbeitslohns ist der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn inklusive Sachzuwendungen für das gesamte Kalenderjahr heranzuziehen. Nicht in den steuerpflichtigen Arbeitslohn sind pauschal versteuerte Lohnbestandteile und steuerfreier Arbeitslohn (z. B. Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge) einzubeziehen. Außerdem muss der Arbeitslohn lückenlos für das gesamte Kalenderjahr vorliegen. Bei steuerrechtlichen Fehlzeiten z. B. durch einen Arbeitgeberwechsel darf der Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchgeführt werden. Versorgungsfreibetrag/Altersentlastungsbetrag Arbeitnehmer, die Ruhegehälter aus dem öffentlichen Dienst, Witwenrente, Waisenrente, Erwerbsunfähigkeitsrente oder Hinterbliebenenrente, sowie Arbeitnehmer, die von ihrem ehemaligen Arbeitgeber eine Betriebsrente erhalten, beziehen Versorgungsbezüge. Versorgungsbezüge sind dem steuerpflichtigen Arbeitslohn gleichgestellt und unterliegen dem Lohnsteuerabzug. Von den Versorgungsbezügen bleibt gem. § 19 Abs. 2 EStG und R 116 LStR 40 % der Bezüge, höchstens jedoch ein Betrag von 3.000 € im Kalenderjahr, von der Lohnsteuer befreit (Versorgungsfreibetrag). Einen Altersentlastungsbetrag erhalten Arbeitnehmer, die vor Beginn des Kalenderjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben. Er beträgt 40 % des Arbeitslohnes, höchstens jedoch 1.900 € im Kalenderjahr. Der Abzug des Altersentlastungsbetrags ist bei Versorgungsbezügen nicht anzuwenden. Mit dem Alterseinkünftegesetz wurde in 2004 eine schrittweise Verringerung der Prozentsätze und Freibeträge
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Lohnsteuerjahresausgleich
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beschlossen. Ab 1.1.2006 sinkt für jeden neuen Jahrgang von Versorgungsempfänger der Satz um 1,6 % bzw. 120 € bis zum Jahre 2020. Dies bedeutet, Arbeitnehmer, die in 2006 erstmalig einen Versorgungsbezug von ihrem ehemaligen Arbeitgeber erhalten, steht nur noch ein Versorgungsfreibetrag von 38,4 % des Bezuges, höchstens jedoch 2.880 € pro Jahr zu. Der Prozentsatz bzw. der Höchstbetrag muss dann jedoch für die Gesamtdauer des Versorgungsbezuges beibehalten werden. Für Arbeitnehmer, die in 2007 erstmalig einen Versorgungsbezug erhalten, gilt für die Gesamtdauer des Bezuges ein Freibetrag von 36,8 %, höchstens jedoch 2.760 € pro Jahr. Auch für den Altersentlastungsbetrag gilt ab 2006 die Senkung um jährlich 1,6 % bzw. 76 € für jeden neuen Jahrgang. Bis zum Jahre 2040 sollen beide Freibeträge für neue Generationen auf 0 % abgeschmolzen sein. Ergeben sich beim Lohnsteuerjahresausgleich Erstattungen, sind diese Erstattungsbeträge mit der für den Dezember ermittelten Lohn- und Kirchensteuer sowie dem Solidaritätszuschlag zu verrechnen. Ist der Erstattungsbetrag höher als die sich aus den Dezemberbezügen ergebende Lohnsteuer, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den übersteigenden Betrag erstatten und diesen bei der Lohnsteueranmeldung mit dem Finanzamt verrechnen. Erstattungen von Lohn- und Kirchensteuer müssen auf dem Lohnkonto gesondert ausgewiesen sein. Außerdem sind die Erstattungen bei der elektronischen Meldung der Lohnsteuer bzw. bei der Lohnsteuerbescheinigung zu berücksichtigen. Ergeben sich beim Lohnsteuerjahresausgleich Nachzahlungen, müssen diese seit 2003 zusätzlich mit der Lohnsteuer aus Dezember einbehalten und abgeführt werden. Der Lohnsteuerjahresausgleich ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Er darf nicht durchgeführt werden, wenn ● der Arbeitnehmer nicht den Verzicht beantragt hat, ● der Arbeitnehmer nicht im Inland wohnt, ● die Steuerklasse II nicht ganzjährig auf der Lohnsteuerkarte bescheinigt ist; ein unterjähriger Wechsel führt zum Ausschuss, ● der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres die Steuerklasse gewechselt hat, ● der Arbeitnehmer einen Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen hat,
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? ●
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der Arbeitnehmer nicht das ganze Jahr beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt war bzw. die Bezüge eines Vorarbeitgebers nicht aus einer Steuerbescheinigung hervorgehen, der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr Lohnersatzleistungen (Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld, Winterausfallgeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Aufstockung zum Altersteilzeitgeld oder Entschädigungen nach dem Bundesseuchengesetz) erhalten hat, dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers vorliegt und die Steuerklasse V oder VI ist, der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nach der allgemeinen und der besonderen Lohnsteuertabelle besteuert wurde (beides), der Arbeitnehmer U-Tage auf dem Lohnkonto eingetragen hat, der Arbeitnehmer keine begünstigten Einkünfte nach dem Auslandstätigkeitserlass oder einem Doppelbesteuerungsabkommen bezogen hat.
Beschäftigt der Arbeitgeber zum 31.12. des Kalenderjahres mindestens zehn uneingeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, ist er gemäß § 42b EStG verpflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dabei ist es unerheblich, ob er für einzelne Arbeitnehmer, die die oben genannten Bedingungen nicht erfüllen, keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen darf. Beschäftigt der Arbeitgeber zu diesem Stichtag weniger als zehn Arbeitnehmer, kann er den Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Beachten Sie Aus der Einführung des elektronischen Meldeverfahrens für die Lohn steuer hat sich eine Änderung für den Lohnsteuerjahresausgleich er geben. Gemäß dem Einführungsschreiben zum Steueränderungsgesetz 2003 darf der Arbeitgeber keinen Lohnsteuerjahresausgleich durch führen, wenn der Arbeitnehmer im laufenden Jahr den Arbeitgeber gewechselt hat und dem neuen Arbeitgeber keine Lohnsteuerbeschei nigung aus dem vorangegangenen Dienstverhältnis vorlegen kann.
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Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
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Mit dem Steueränderungsgesetz vom 15.12.2003 wurde die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerdaten an die Finanzverwaltung beschlossen. Seit 1.1.2005 besteht die verpflichtende Vorschrift, die einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer für jeden Mitarbeiter bis 28. Februar des Folgejahres elektronisch an die Annahmestellen der Finanzverwaltung zu übermitteln. Ab 2005 sind auch bei Austritten unterm Jahr die Meldungen in elektronischer Form zu übermitteln. Eine Frist für die unterjährige Übermittlung bei Austritt ist noch nicht gegeben. Die Daten werden in der Regel verschlüsselt aus einem Entgeltabrechnungsprogramm über das Internet direkt an die Clearingstellen der Finanzverwaltung übertragen. Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der übertragenen Daten die so genannte Lohnsteuerbescheinigung. Die Lohnsteuerbescheinigung sollte vor der Weitergabe vom Arbeitgeber geprüft werden.
Wichtige Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung sind: Zeile 2: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn – Anzahl „U“ Mit diesem Eintrag soll das Finanzamt darauf hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen wie Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Wehrsold oder Ähnliches erhalten hat. Diese Einkünfte unterliegen zunächst nicht der Lohnsteuer, müssen aber vom Arbeitnehmer in der Einkommensteuer-Erklärung angegeben werden (Progressionsvorbehalt). Bei „Anzahl U-Tage“ ist nur dann ein Eintrag vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer im Bescheinigungszeitraum für fünf zusammenhängende Tage keinen Anspruch auf Arbeitslohn hatte. Es sind also in folgenden Fällen Eintragungen bei „Anzahl U“ vorzunehmen: ● bei unbezahltem Urlaub von fünf oder mehr Arbeitstagen ● während des Erziehungsurlaubes ● bei Wehrübungen von fünf oder mehr Arbeitstagen ohne Lohnfortzahlung ● bei unberechtigtem Fernbleiben oder unrechtmäßigem Streik
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bei Pflege eines kranken Kindes (Kinder-Krankengeld) von fünf oder mehr Arbeitstagen bei Krankheit über die Lohnfortzahlung hinaus von fünf oder mehr Arbeitstagen (Krankengeldbezug) Beachten Sie Anzahl UTage sind auch zu bescheinigen, wenn lediglich vermö genswirksame Leistungen oder Krankengeldzuschüsse gezahlt werden oder wenn während unbezahlter Fehlzeiten (z. B. Erziehungsurlaub) eine Beschäftigung mit reduzierter Arbeitszeit aufgenommen wird. Wird Kurzarbeitergeld, Winterausfallgeld, ein Zuschuss zum Mutter schaftsgeld oder werden Aufstockungsbeträge nach dem Altersteil zeitgesetz gezahlt, ist kein Großbuchstabe U in das Lohnkonto einzu tragen.
Beispiel Frau Monika Waldmann hat einen Skiunfall erlitten und war vom 6.2.2007 bis zum 31.3.2007 krank. Beurteilung: Auf der Lohnsteuerkarte ist für jeweils fünf zusammenhängende Arbeitstage ohne Lohnzahlung eine 1 einzutragen. Für die Ermittlung der Fehlzeiten von Frau Waldmann ergibt sich Folgendes: 6.2. – 19.3.: Für die ersten sechs Wochen entstehen keine UTage. Die ersten sechs Wochen (42 Tage) hat der Arbeitnehmer in der Regel An spruch auf Entgeltfortzahlung. Das heißt: Frau Waldmann hätte Anspruch auf ihr Gehalt, VWL, Prämien für eine Direktversiche rung und alle weiteren Lohnbestandteile – so als würde sie ar beiten. Bei Lohnempfängern ist der Stundenlohn ohne Über stunden fortzuzahlen. Die Stundenanzahl ergibt sich aus den durchschnittlichen Arbeitsstunden der vergangenen drei Monate ohne Überstunden. Nimmt die Firma am UmlageVerfahren teil, kann der Arbeitgeber den fortgezahlten Lohn von der Kranken kasse erstattet bekommen. Entsprechend dem Erstattungssatz erhält er bis zu 80 % der Lohnfortzahlung.
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20.3. – 31.3.: Am 20.3. endet die Lohnfortzahlung des Arbeitgebers. Bis zum 31.3. sind es 10 zusammenhängende Arbeitstage. Auf der Lohn steuerkarte ist unter „Anzahl U“ eine 1 einzutragen. Die zusam menhängenden Arbeitstage werden durch Samstag, Sonn und Feiertage nicht unterbrochen. Beachten Sie Unter Anzahl „U“ ist nicht der genaue Zeitraum oder die Anzahl der Tage ohne Anspruch auf Arbeitslohn einzutragen, sondern nur die An zahl der Fälle, in denen an fünf oder mehr zusammenhängenden Ar beitstagen kein Anspruch auf Lohnfortzahlung bestand. Wenn der Lohnabrechnende ein Personalstammblatt führt, ist die Anzahl der Unterbrechungen in die Tabelle der Fehlzeiten aufzunehmen. Außerdem sind die Fehlzeiten im Lohnkonto des Arbeitnehmers zu vermerken.
Zeile 2: Großbuchstaben S, B, V, F In die seit 2005 zu erstellende Lohnsteuerbescheinigung sind verschiedene Kennzeichen für Besonderheiten der Lohnsteuererhebung aufgenommen worden. Die Besonderheiten werden mit den so genannten Großbuchstaben der Finanzverwaltung übermittelt. Großbuchstabe S Der Großbuchstabe „S“ ist zu bescheinigen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer bei einem Arbeitgeberwechsel keine Lohnsteuerbescheinigung vorlegt und der Mitarbeiter beim neuen Arbeitgeber Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld erhält. Ohne Einmalzahlungen beim aktuellen Arbeitgeber sind die Bezüge des Vorarbeitgebers unerheblich – der Eintrag kann auch bei Nichtvorlage vom Vorarbeitgeber unterbleiben. Großbuchstabe B Der Großbuchstabe „B“ ist einzutragen, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet und der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum oder Lohnabrechnungs-
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zeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der Vorsorgepauschale nach § 10c Abs. 3 EStG zu besteuern war. Beispiele sind Arbeitnehmer die keine eigenen Beiträge zur Rentenversicherung geleistet haben oder die nach beamtenrechtlichen Vorschriften von Beiträgen zur Rentenversicherung befreit sind. Beispiele sind Richter, Beamte, Beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH oder Arbeitnehmer über 65 Jahre die sozialversicherungspflichtig weiter beschäftigt werden. Großbuchstabe V Der Großbuchstabe „V“ ist zu bescheinigen, wenn steuerfreie Beiträge nach § 3 Nr. 63 EStG geleistet wurden. Dabei kann es sich um steuerfreie Beiträge zu einer Direktversicherung, einer Pensionskasse oder einem Pensionsfonds handeln. Die Bescheinigung des Großbuchstaben ist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die Vorsorgeleistung finanziert oder der Arbeitnehmer die Vorsorge aus Entgeltumwandlung leistet. Da die Steuerfreiheit (4 % der Beitragsbemessungsgrenze RV) an den Arbeitgeber gebunden ist, kann bei einem Arbeitgeberwechsel die steuerfreie Vorsorge ein zweites Mal in voller Höhe genutzt werden. Großbuchstabe F Der Großbuchstabe „F“ ist einzutragen, wenn der Arbeitgeber eine steuerfreie Sammelbeförderung gemäß § 3 Nr. 32 EStG für den Mitarbeiter durchgeführt hat. Mit diesem Eintrag wird den Finanzbehörden signalisiert, dass keine Werbungskosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltend gemacht werden können. Zeile 3: Bruttoarbeitslohn In dieser Zeile ist die Summe des Bruttoarbeitslohnes einzutragen, den der Arbeitnehmer während der Dauer des Arbeitsverhältnisses bzw. während des Kalenderjahres erhalten hat. Zum steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn gehören der laufende Arbeitslohn (Bruttolohn) und sonstige Bezüge wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Tantiemen etc. Ebenfalls zum laufenden Arbeitslohn gehören Sachbezüge und geldwerte Vorteile wie Dienstwagen, Essenzuschüsse u. a. Netto gezahlter Arbeitslohn ist mit dem Bruttobetrag anzusetzen.
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Beispiel Als Anerkennung hat der Arbeitgeber Frau Waldmann im Mai einen Scheck von 300 € (netto) übergeben. Sie erhält monatlich einen Bruttoarbeitslohn von 2.400 €. Beurteilung: Der Scheck stellt eine Nettozahlung dar. Für die Ermittlung der Lohnsteuer und der Beiträge zur Sozialversicherung ist die Net toEinmalzahlung bzw. der sonstige NettoBezug auf den Brut tobetrag hochzurechnen. Für Frau Waldmann mit Steuerklasse I, keine Kinder, Kirchensteuerpflicht, pflichtversichert in der Sozial versicherung (13,5 % KVBeitrag) würde sich bei einem ge schätzten Jahresbruttolohn von 28.800 € Folgendes ergeben:
+ + + + + + + + + =
Nettozahlung
300,00 €
Lohnsteuer (lt. Jahrestabelle auf 649,64 €)
189,00 €
Kirchensteuer (8 % auf die Lohnsteuer)
15,12 €
Solidaritätszuschlag (5,5 % auf Lohnsteuer)
10,39 €
Krankenversich. (½ x 13,5 % von 649,64 €)
43,85 €
Zuschlag z. Krankenversich. (0,9 % v. 649,64 €)
5,85 €
Pflegeversicherung (½ x 1,7 % von 649,64 €)
5,52 €
Zuschlag z. Pflegever. (0,25°% von 649,64 €) Rentenversich. (½ x 19,9 % von 649,64 €) Arbeitslosenversich. (½ x 4,2 % v. 649,64 €) BruttoEinmalzahlung/sonstiger Bezug
1,63°€ 64,64 € 13,64 € 649,64 €
Im Beispiel wurden ein Krankenversicherungssatz von 13,5 % und ein Kirchensteuersatz von 8 % unterstellt. Der Arbeitnehmer unterliegt dem Zuschlag zur Krankenversicherung, ein Zuschlag zur Pflegeversicherung wird ist wegen fehlender Kinder zu lei sten. Außerdem wird von keiner weiteren Einmalzahlung im laufenden Kalenderjahr ausgegangen.
Wird eine Nettozahlung geleistet, ist der Bruttowert zu bestimmen, welcher unter Abzug der Lohnsteuern und der Sozialversicherungsbeiträge den Nettobetrag ergibt. Die Brutto-Einmalzahlung ergibt sich durch eine rekursive Rechnung aus der Nettozahlung. In diesem rekursiven Prozess wird aus der Nettozahlung die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge bestimmt. Da diese bei einer Netto-
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zahlung durch den Arbeitgeber übernommen werden, stellen sie einen steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil dar. Dieser ist der Nettozahlung zuzurechnen und erneut die daraus entstehenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln. Diese Verfahren muss so lange wiederholt werden, bis sich der entstehende Bruttobetrag nicht mehr ändert. Zunächst wird wie bei der Einmalzahlung der geschätzte Jahresbruttoarbeitslohn aus den bisherigen laufenden Bezügen hochgerechnet. Für das geschätzte Jahresbrutto ergibt sich die Lohnsteuer aus der Jahreslohnsteuertabelle. Anschließend ist aus der Jahreslohnsteuertabelle die Lohnsteuer für den geschätzten Jahresbruttolohn plus Nettobezug zu ermitteln. Die Differenz der beiden Steuerwerte ist die vorläufige Lohnsteuer für den Nettobezug. Die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag ergeben sich entsprechend als Zuschlag auf die Jahressteuer. Anschließend sind die Beiträge zu den Sozialversicherungen auf die Netto-Einmalzahlung zu bestimmen. Im nächsten Schritt muss die Netto-Einmalzahlung um die Summe der steuerrechtlichen Abzüge und der SV-Beiträge erhöht werden. Es ergibt sich das „Zwischenbrutto 1“. Mit dem Zwischenbrutto 1 ist die Steuer- und Beitragsberechnung erneut durchzuführen. Das Zwischenbrutto 1 plus die Summe dieser Abzüge ist das „Zwischenbrutto 2“, mit dem erneut in die Berechnung einzusteigen ist. Diese Rechenschritte sind so lange zu wiederholen, bis sich das „Zwischenbrutto X“ nicht mehr ändert. Der sich abschließend ergebende Wert ist der Bruttobetrag der Einmalzahlung bzw. des sonstigen Bezuges. Praxis Tipp Auf der Innenseite des Einbandes finden Sie eine CDROM mit einem NettoBruttoRechner. Dieser ermöglicht die schnelle Bruttolohnbe rechnung einer Nettozahlung.
Bei der Ermittlung des Bruttoarbeitslohnes sind steuerfreie Lohnbestandteile wie Reisekostenerstattung, Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit oder Ähnliches nicht zu berücksichtigen. Ebenfalls nicht zum Bruttoarbeitslohn gehören Lohnbestandteile, die der Arbeitgeber pauschal versteuert hat. In Abschnitt II auf der Vorderseite der
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Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge (Monat/Jahr) dürfen nicht bei der Ermittlung des Bruttoarbeitslohnes berücksichtigt werden. Zeilen 47: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag In Zeile 4 ist die Lohnsteuersumme aus der Beschäftigungszeit bzw. während des Kalenderjahres ausgewiesen. Pauschale Lohnsteuer, die der Arbeitnehmer übernommen hat (z. B. für eine Direktversicherung [Altvertrag]), ist in dieser Zeile nicht enthalten. Die Summe der Lohnsteuer ergibt sich durch Kumulierung der Lohnsteuer pro Abrechnungsperiode bzw. als Gesamtwert aus dem Lohnkonto. In Zeile 5 ist die Summe der einbehaltenen Solidaritätszuschläge während der Beschäftigungszeit bzw. des Kalenderjahres ausgewiesen. Die Summe der einbehaltenen Kirchensteuer wird in Zeile 6 und 7 bescheinigt. Bei konfessionsverschiedenen Ehen wird die Kirchensteuer auf die beiden Religionsgemeinschaften der Eheleute je zur Hälfte aufgeteilt (Halbteilungsgrundsatz). Eine Ausnahme von diesem Halbteilungsgrundsatz gilt in den Bundesländern Bayern, Bremen und Niedersachsen. In diesen Ländern erfolgt keine Aufteilung, sondern die Kirchensteuer wird in voller Höhe der Glaubensgemeinschaft des Arbeitnehmers zugewiesen. Zeilen 89: Versorgungsbezüge In Zeile 8 sind vom Arbeitgeber gezahlte Pensionen/Werksrenten oder ähnliche Versorgungsleistungen an den ehemaligen Arbeitnehmer anzugeben. Empfänger dieser Versorgungsbezüge müssen ihrem (ehemaligen) Arbeitgeber zur Durchführung des Lohnsteuerabzuges eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Versorgungsbezüge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn und werden nach Abzug des Versorgungsfreibetrages der Einkommensteuer unterworfen. Als Versorgungsfreibetrag stehen dem Arbeitnehmer in 2007 entsprechend LStR 116 36,8 % des Versorgungsbezuges, höchstens jedoch jährlich 2.760 € bzw. 230 € monatlich zu. Hat die Versorgungsleistung bereits 2005 bestanden liegt der Versorgungsfreibetrag bei 40°% des Versorgungsbezugs höchstens jedoch 3.000°€ pro Jahr. Versorgungsfreibeträge sind nicht auf der Lohnsteuerkarte eingetragen, der Arbeitgeber hat sie jedoch bei der Ermittlung der Lohnsteuer auf Versorgungsleistungen zu berücksichtigen. Versorgungsbezüge sind jedoch nur in soweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie den Versorgungsfreibetrag überstei-
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gen. Erfolgt die Zahlung der Versorgungsbezüge nachträglich für mehrere Jahre, ist diese steuerlich begünstigt (vgl. Kapitel F 3). Für mehrere Jahre zusammen gezahlte Versorgungsbezüge sind in Zeile 9 ausgewiesen. Versorgungsbezüge für mehrere Jahre dürfen nicht im Bruttolohn (Zeile 3) enthalten sein. Hingegen sind Versorgungsleistungen für das laufende Kalenderjahr im Bruttolohn enthalten und in Zeile 8 nur getrennt ausgewiesen. Beachten Sie Leistungen, die ein Rentner aus der gesetzlichen Rentenversicherung einer Alters, Witwen oder Waisenrente bezieht, sind keine Versor gungsbezüge.
Zeile 10: Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und ermäßigt besteuerte Entschädigungen Wird Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre einmalig ausgezahlt, kann der sonstige Bezug nach der Fünftelmethode ermäßigt versteuert werden. Bei der Fünftelmethode wird nur ein Fünftel des steuerpflichtigen Teiles der Zahlung als sonstiger Bezug versteuert. Die sich ergebende Steuer ist dann zu verfünffachen. Die Fünftelmethode ist jedoch nur anzuwenden, wenn sie gegenüber einer Versteuerung als sonstiger Bezug vorteilhafter ist. Unabhängig davon, ob die Fünftelmethode angewandt wird, ist in Zeile 10 der steuerpflichtige Arbeitslohn für mehrere Jahre getrennt von sonstigen Bezügen oder laufendem Arbeitslohn auszuweisen. Die Bezüge für mehrere Jahre dürfen also nicht zusammen mit dem Bruttoarbeitslohn in Zeile 3 bescheinigt werden. Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes sind etwaige Freibeträge zu berücksichtigen. Nicht berücksichtigt werden dürfen jedoch der Altersentlastungsbetrag und der Versorgungsfreibetrag. Ebenfalls in Zeile 10 ist der steuerpflichtige Teil einer Abfindung einzutragen. Der steuerpflichtige Teil einer Abfindung kann unter bestimmten Voraussetzungen mit der Fünftelmethode versteuert werden. Aus diesem Grund ist in Zeile 10 der Gesamtbetrag der Abfindung auszuweisen.
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Zeilen 11–14: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag Auf die ermäßigt besteuerten Lohnbestandteile der Zeilen 9 bis 10 entfallende Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag für diese Zahlungen sind in den Zeilen 11 bis 14 anzugeben. Wie in Zeile 5 wird bei konfessionsverschiedenen Ehen die Kirchensteuer auf die beiden Religionsgemeinschaften der Eheleute je zur Hälfte aufgeteilt (Halbteilungsgrundsatz). In Zeile 14 ist die Kirchensteuerhälfte des Ehegatten anzugeben. Zeile 15: Kurzarbeit, Winterausfallgeld, Mutterschaftszuschuss, Altersteilzeit In Zeile 15 ist der tatsächlich gezahlte Bruttobetrag dieser Lohnersatzleistungen einzutragen. Außerdem ist der Aufstockungsbetrag zur gesetzlichen Rentenversicherung anzugeben. Der Aufstockungsbetrag bei Altersteilzeit ist zwar steuerfrei, er unterliegt jedoch nach § 32 b EStG dem Progressionsvorbehalt. D. h. die Bezüge sind in der Einkommensteuer-Erklärung anzugeben und müssen deshalb vom Arbeitgeber bescheinigt werden. Zeile 16: Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsab kommen/Auslandstätigkeitserlass In der Doppelzeile 16 ist der Arbeitslohn einzutragen, der entsprechend einem Doppelbesteuerungsabkommen nicht dem Lohnsteuerabzug unterworfen wurde. Im zweiten Teil der Zeile 16 sollten Sie den Bruttoarbeitslohn eintragen, wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig war. Einträge in dieser Zeile dürfen nur vorgenommen werden, wenn mit dem ausländischen Staat kein Doppelbesteuerungsabkommen besteht (Beispiel: Saudi-Arabien, Nigeria). Zeilen 17–18: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Ein Eintrag in Zeile 17 ist dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden (Beispiel: Jobticket, steuerfreies Fahrgeld). Bei Fahrgelderstattung ist in dieser Zeile die Bruttosumme des Fahrgeldzuschusses für das Kalenderjahr bzw. die Beschäftigungsdauer anzugeben.
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Beachten Sie Mit dem Steueränderungsgesetz vom 19.12.2003 wurde die Steuer freiheit des Fahrgeldzuschusses für öffentliche Verkehrsmittel aufge hoben. Somit darf in Zeile 17 ab 1.1.2004 nur noch für die steuerfreie Sammelbeförderung ein Eintrag mehr erfolgen.
Bei steuerfreien durch den Arbeitgeber finanzierten Sammelbeförderungen nach § 3 Nr. 32 EStG ist zusätzlich der Großbuchstabe „F“ in Zeile 2 einzutragen. Waren die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerpflichtig, weil sie beispielsweise mit einem Dienstwagen oder mit dem privaten PKW unternommen wurden, besteht die Möglichkeit, diesen geldwerten Vorteil pauschal zu versteuern. Hat der Arbeitgeber die pauschale Steuer übernommen, ist der steuerpflichtige Bruttobetrag in Zeile 18 auszuweisen. Ab 1.1.2007 kann eine pauschale Versteuerung erst ab dem 21. Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durchgeführt werden. Aus dem Fahrgeld ist der steuerpflichtige Teil (1 - 20 km) heraus zurechnen und unter dem Bruttolohn in Zeile 3 auszuweisen. Zeile 19: Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Jahre In Zeile 19 sind Abfindungen und Arbeitslohn für mehrere Jahre dann einzutragen, wenn sie nicht mit der Fünftelmethode versteuert werden konnten. Hat die so genannte Günstigerprüfung ergeben, dass es für den Arbeitnehmer vorteilhafter ist, die Abfindung als sonstiger Bezug zu behandeln, ist der steuerpflichtige Teil in Zeile 19 einzutragen. Der Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit im Rahmen der Einkommensteuer-Erklärung die ermäßigte Besteuerung durchführen zu lassen. Dies ist jedoch nur mit dementsprechenden Eintrag und/oder einer formlosen Arbeitgeberbescheinigung möglich. Zeilen 20–21: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse/Zuschüsse zur doppelten Haushaltsführung Hat der Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungszuschüsse an den Arbeitnehmer gezahlt, wie z. B. eine Verpflegungspauschale bei einer Dienstreise oder bei Fahrtätigkeiten, ist der Gesamtbetrag in Zeile 20 anzugeben. Die Verpflegungspauschalen (6 €, 12 €, 24 € pro Tag)
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ergeben sich aus den kumulierten Reisekostenabrechnungen des Mitarbeiters. Die unentgeltliche Gewährung von Mahlzeiten sowie die Zuzahlung des Arbeitnehmers zu gewährten Mahlzeiten haben auf die Höhe der zu bescheinigenden Beträge keinen Einfluss. Musste der Arbeitnehmer bedingt durch seine Arbeit eine Zweitwohnung am Beschäftigungsort beziehen, kann der Arbeitgeber ihm arbeitstäglich eine Pauschale für Übernachtung bis zu 20 € steuerfrei 37 erstatten. Die Summe der steuerfreien Zuschüsse zur doppelten Haushaltsführung muss in Zeile 21 vermerkt werden. In dieser Zeile sind auch vom Arbeitgeber übernommene (steuerfreie) Umzugskosten und Trennungsentschädigungen auszuweisen. Zeile 2223: Arbeitgeber/Arbeitnehmeranteil zur Renten versicherung Mit dem Alterseinkünftegesetz vom 5. Juli 2004 wurde die steuerrechtliche Behandlung der Beiträge zur Rentenversicherung neu geordnet. Ziel der Änderung ist es, sukzessive von einer Besteuerung der Beiträge auf eine nachgelagerte Besteuerung der Alterseinkünfte umzustellen. In 2007 können 64 % des Arbeitnehmeranteils zur Rentenversicherung abzüglich des steuerfreien Arbeitgeberzuschusses in der Einkommensteuer-Erklärung steuerreduzierend geltend gemacht werden. Die Lohnsteuerbescheinigung wurde aus diesem Grund in 2005 um die Zeilen 22 bis 23 erweitert. In den Zeilen sind der Arbeitgeber- und der Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung bzw. die Beiträge zu einer Versorgungseinrichtung auszuweisen. Die Anteile ergeben sich jeweils aus 9,95 % des gesamten jährlichen beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes. In den Zeilen. 22 und 23 sind auch Beiträge zur umlagefinanzierten Hüttenknappschaftlichen Zusatzversicherung im Saarland sowie Rentenversicherungsbeiträge bei geringfügiger Beschäftigung auszuweisen. Der pauschale Arbeitgeberbeitrag (15°%. Bzw. 5°%) und der Arbeitnehmerbeitrag bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit sind zu bescheinigen. Bei geringfügiger Beschäftigung gilt dies für den Arbeitgeberbeitrag auch dann, wenn der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungsfreiheit nicht verzichtet hat. 37
Die Pauschale kann nur für die ersten drei Monate bezahlt werden. Anschließend handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn (vgl. Richtlinie 40 LStR).
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Zeile 24: Arbeitgeberzuschuss zur Kranken und Pflegeversicherung Überschreitet das laufende Arbeitsentgelt die jährliche Versicherungspflichtgrenze der Krankenversicherung, kann sich der Arbeitnehmer privat versichern oder als freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung verbleiben. In beiden Fällen hat er Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss zur Krankenversicherung. Der Arbeitgeberzuschuss ist steuerfrei und frei von Beiträgen zur Sozialversicherung. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung ist als Jahressumme in Zeile 24 anzugeben. Nicht einzutragen ist der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung für Arbeitnehmer die pflichtversichert sind. Zeile 25: Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag Der Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag – ohne die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung oder an berufsständische Versorgungseinrichtungen – ist in Zeile 25 zu bescheinigen. Zeile 25 enthält somit den jährlich kumulierten Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung und den Gesamtbeitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung. Beachten Sie In den Zeilen 22 bis 25 dürfen keine Beiträge bescheinigt werden, die auf steuerfreien Arbeitslohn entfallen, z. B. auf Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteue rungsabkommens steuerfrei ist. Dies gilt auch in den Fällen, in denen Beiträge oder Zuschüsse des Arbeitgebers nicht nach § 3 Nr. 62 EStG, sondern nach einer anderen Vorschrift steuerfrei sind. Deshalb sind die Beiträge, die auf den nach § 3 Nr. 63 Satz 3 EStG steuerfreien Ar beitslohn (zusätzlicher Höchstbetrag von 1.800 Euro) entfallen, nicht zu bescheinigen, weil sie nicht als Sonderausgaben abziehbar sind. Dies gilt auch für Rentenversicherungsbeiträge des Arbeitgebers, die im Zusammenhang mit steuerfreiem Kurzarbeitergeld stehen.
Zeile 26: Kindergeld Mit dem Jahressteuergesetz 1996 hatte der Gesetzgeber die Auszahlung des Kindergeldes teilweise den Arbeitgebern übertragen. Seit 1.1.1999 ist diese Regelung wieder ausgesetzt und die Auszahlung des Kindergeldes erfolgt wie vor 1996 durch die Kindergeldkasse.
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Die Neuregelung der Kindergeldauszahlung über die Familienkasse gilt nicht für öffentliche Arbeitgeber. Arbeiter und Angestellte im öffentlichen Dienst erhalten auch 2007 das Kindergeld vom Arbeitgeber und entsprechend der Auszahlung ist dann der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung erforderlich. Die Pflicht zur Auszahlung des Kindergeldes endet mit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Betrieb oder mit Vollendung des 18. Lebensjahres des Kindes. Ab dem 18. Lebensjahr wird das Kindergeld nur dann weiter gewährt, wenn das Kind keine eigenen Einkünfte oder Einkünfte unter 7.664 € pro Kalenderjahr hat (vgl. § 10 EStG). Spätestens mit Vollendung des 25. Lebensjahres des Kindes endet der Kindergeldanspruch. Die Anspruchsfrist verlängert sich um die Dauer des inländischen Wehr- oder Zivildienstes über das 25. Lebensjahr hinaus. Zeile 2729: Bemessungsgrundlage für Versorgungsbezüge Die Neuregelung des Alterseinkünftegesetzes wirkt sich auch auf die Versorgungsbezüge aus. Arbeitnehmer, die von ihrem ehemaligen Arbeitgeber Versorgungsbezüge erhalten (z. B. Betriebsrente), unterliegen mit diesen Zahlungen der Lohnsteuerpflicht, erhalten jedoch bestimmte Versorgungsfreibeträge auf die Altersbezüge. Der Altersentlastungsbetrag und der Versorgungsfreibetrag hängen seit 2005 vom Jahr des Eintritts der Versorgungsleistung ab. Der Versorgungsfreibetrag von 40 % der Jahresversorgungsleistung, jedoch höchstens 3.000 € pro Jahr, wird bis zum Jahr 2040 vollständig abgebaut. Die Reduzierung beträgt jährlich 1,6 % bzw. 120 € bis zum Jahr 2020 und danach 0,8 % bzw. 60 € bis zum Jahr 2040. Der zum Eintritt des Versorgungsfalls gültige Freibetrag ist dann für die gesamte Dauer der Rentenleistung beizubehalten. Die erste Reduzierung greift für neue Versorgungsbezüge ab dem Jahr 2006. Somit ist in den Zeilen 27 und 28 auf der Lohnsteuerbescheinigung der Beginn der Versorgungszahlung und die Höhe der Versorgungsleistung zu bescheinigen. In der Zeile 29 ist nur bei unterjähriger Zahlung von laufenden Versorgungsbezügen der erste und letzte Monat (zweistellig mit Bindestrich, z. B. „02 - 12“ oder „01 - 08“), für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden, einzutragen.
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
Zeile 3031: Versorgungsbezüge die einen sonstigen Bezug dar stellen Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in Nr. 3 und Nr. 8 des Ausdrucks enthalten sind, sind in Zeile 30 gesondert zu bescheinigen. Nach § 34 EStG ermäßigt zu besteuernde Versorgungsbezüge für mehrere Jahre sind dagegen in Zeile 9 des Ausdrucks zu bescheinigen. Zusätzlich ist zu den in Zeile 9 oder Zeile 30 bescheinigten Versorgungsbezügen jeweils unter der Nr. 31 des Ausdrucks das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns anzugeben. Bei mehreren als sonstige Bezüge gezahlten Versorgungsbezügen mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen sind die Angaben zu jeweils getrennt zu bescheinigen (gegebenenfalls auf einem Zusatzblatt). Neben den Angaben zur Steuerbemessung, dem Steuerabzug, den Beiträgen zu den Sozialversicherungen müssen das neue Steuerordnungsmerkmal, die so genannte eTIN und der Gemeindeschlüssel (ASG) der ausstellenden Gemeinde der Lohnsteuerkarte bescheinigt werden. Ebenfalls auf die Lohnsteuerbescheinigung sind das Transferticket und die Personalnummer zu übernehmen. eTIN Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wurde ein neues Ordnungsmerkmal die eTIN (electronic Taxpayer Identification Number) geschaffen. Die eTIN ist ein 14-stelliger Code und setzt sich aus personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers zusammen. Die eTIN wird von Lohnabrechnungsprogrammen automatisch gebildet und setzt sich zusammen aus: Bestandteil des Schlüssels Familienname
4
Vorname
4
Geburtsjahr
2
Geburtsmonat
1
Tag der Geburt
2
Prüfziffer
1
Abb. 25: Aufbau der eTIN
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Anzahl Stellen im Schlüssel
Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
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Bei der Bildung des Schlüssels werden sowohl beim Familiennamen wie beim Vornamen nur die ersten 4 Konsonanten verwendet. Ist im Namen ein „SCH“ enthalten, wird dieses durch „Y“ ersetzt. Sind im Namen weniger als 4 Konsonanten enthalten, werden die fehlenden Stellen durch Vokale aufgefüllt. Dabei ist mit den Vokalen des Namens von hinten zu beginnen. Besteht der Name, gegebenenfalls nach Umstellung von „SCH“ nach „Y“, aus weniger als vier Buchstaben, werden die fehlenden Stellen mit „X“ aufgefüllt. Beim Geburtsjahr werden nur die beiden letzten Ziffern verwendet. Der Geburtsmonat wird durch Buchstaben dargestellt. Dabei bedeutet A = Januar und L = Dezember. Die Prüfziffer wird nach einem speziellen Verfahren ermittelt und in Buchstaben dargestellt. Dabei bedeutet A = 0 und Z = 25. Die eTIN Nummer ist vom Arbeitnehmer bei der Einkommensteuer-Erklärung auf die Anlage N zu übertragen. Damit erfolgt die Zuordnung der Finanzverwaltung zu den vom Arbeitgeber übermittelten elektronischen Steuerdaten. AGS Der Amtliche Gemeindeschlüssel (AGS), früher auch Amtliche Gemeindekennzahl oder Gemeindekennziffer, ist eine Ziffernfolge zur Identifizierung politisch selbstständiger Gemeinden oder gemeindefreier Gebiete. Sie dient statistischen Zwecken und wird in Deutschland vom Statistischen Bundesamt bzw. von den Statistischen Landesämtern vergeben. Der Gemeindeschlüssel wird von der ausstellenden Gemeinde auf die Lohnsteuerkarte aufgedruckt. Der Gemeindeschlüssel ist auf die Lohnsteuerbescheinigung zu übernehmen. Der Aufbau des Gemeindeschlüssels besteht aus insgesamt 8 Ziffern, die sich wie folgt zusammensetzen: Die ersten beiden Ziffern bezeichnen das Bundesland, die 3. Ziffer bezeichnet den Regierungsbezirk (bei Ländern ohne Regierungsbezirke steht hier eine 0), die 4. und 5. Ziffer bezeichnen den Stadtkreis (kreisfreie Stadt) bzw. den Landkreis (Kreis) und die 6., 7. und 8. Ziffer bezeichnen die Gemeinde oder ein gemeindefreies Gebiet.
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
Beispiel 15 3 52 002 = Aschersleben 15 SachsenAnhalt 3 Regierungsbezirk Magdeburg 52 Landkreis AscherslebenStaßfurt 002 Stadt Aschersleben
Transferticket Bei der Datenübertragung des Arbeitgebers zu den Annahmestellen der Finanzverwaltung wird eine elektronische Quittungsnummer zurückgemeldet. Diese ist, sofern technisch möglich, auf der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer anzugeben. Die meisten Angaben auf der Lohnsteuerkarte können direkt aus dem Lohnkonto und dem Personalstamm des Arbeitnehmers übernommen werden. Teilzeitbeschäftigte und Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte), deren Bezüge pauschal versteuert wurden (2 %, 20 %, 25 %, 5 %), brauchen keine Lohnsteuerkarte vorzulegen. Für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer ist beim Austritt bzw. zum Jahresende eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen.
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Jahresmeldung an die Krankenkasse
Für alle Arbeitnehmer, deren Beschäftigung über den Jahreswechsel hinaus besteht, ist per 31.12. eine Jahresmeldung zu erstellen. Mit der Jahresmeldung wird dem Rentenversicherungsträger bzw. der Krankenkasse abschließend das rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt gemeldet. Diese Meldung dient den Sozialversicherungsträgern zum Abgleich mit den entrichteten Beiträgen für den gemeldeten Beschäftigungszeitraum. Die Rentenversicherung baut anhand der Jahresmeldung für jeden versicherungspflichtigen Beschäftigten ein Rentenkonto auf. Ist der Arbeitnehmer rentenversicherungsfrei oder bei einer Versorgungsanstalt rentenversichert, ist als Arbeitsentgelt jenes zu bescheinigen, von dem Beiträge zur Arbeitslosenversicherung berechnet wurden. Die Jahresmeldung ist seit 1.1.2006 nur noch in elektronischer Form möglich. Es besteht jedoch die Möglichkeit mit der manuellen Ausfüllhilfe der Krankenkassen (sv.net) die Meldung
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Jahresmeldung an die Krankenkasse
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zu erstellen und elektronisch zu übertragen. Das kostenlose Programm „sv.net“ kann bei den meisten Krankenkassen oder direkt über das Internet unter www.itsg.de bezogen werden. Die Mehrzahl der Einträge entspricht denen der Abmeldung (siehe Kapitel I 2). Als „Grund der Abgabe“ ist bei manueller Erstellung die Option „Jahresmeldung“ Schlüsselziffer 50 anzugeben. Als Beschäftigungszeitraum wird im Allgemeinen das gesamte Kalenderjahr (1.1. – 31.12.) ausgewiesen. War der Arbeitnehmer nicht das ganze Jahr im Unternehmen beschäftigt, ist der Zeitraum des vertraglichen Arbeitsbeginns bis zum Ende des Kalenderjahres zu melden. Wurde der Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres einmal abgemeldet und wieder angemeldet (z. B. wegen unbezahlten Urlaubs), ist nur der Zeitraum seit der letzten Anmeldung in der Jahresmeldung zu berücksichtigen. War das Beschäftigungsverhältnis im Kalenderjahr wegen des Bezugs von Entgeltersatzleistungen, z. B. Bezug von Krankengeld von der Krankenkasse unterbrochen, sind nur Zeitraum und Entgelt seit der letzten Unterbrechungsmeldung zu melden. Keinesfalls darf ein Zeitraum und/oder gezahltes Entgelt doppelt gemeldet werden. Auf der Jahresmeldung ist das Entgelt in vollen Euro anzugeben. Cent-Beträge sind kaufmännisch zu runden. Das heißt: Beträge bis 0,49 € werden weggelassen, ab 0,50 € ist auf den nächst höheren Euro-Betrag aufzurunden. Beachten Sie: Es darf nur das beitragspflichtige Arbeitsentgelt gemeldet werden, das seit der letzten Jahresmeldung, Abmeldung oder Unterbre chungsmeldung aufgelaufen ist. Das beitragspflichtige Entgelt bein haltet auch Einmalzahlungen, die in der Beschäftigungszeit bzw. seit der letzten Entgeltmeldung gezahlt wurden. Bei durchgängiger Be schäftigung liegt die Obergrenze des zu bescheinigenden Arbeitsent geltes bei 63.000 € (West) bzw. 54.600 € (neue Bundesländer), was der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung entspricht.
Für Aushilfen (geringfügig Beschäftigte) sind ebenfalls JahresentgeltMeldungen zu erstellen. Geringfügig beschäftigte Aushilfen, deren monatlich laufendes Arbeitsentgelt bis 400 € beträgt, unterliegen nicht der Beitragspflicht zur Sozialversicherung. Seit 1.4.1999 ist
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
jedoch der Arbeitgeber verpflichtet, pauschale Beiträge zur Rentenversicherung zu entrichten. Sofern der Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert ist, sind zusätzlich pauschale Beiträge zur Krankenversicherung vom Arbeitgeber zu leisten. Folglich ist das beitragspflichtige Arbeitsentgelt in einer Jahresentgeltmeldung zu dokumentieren. Beachten Sie: Liegt das monatliche Arbeitsentgelt unter 155 € und wählt der Arbeit nehmer die Aufstockung in der Rentenversicherung, ist das beitrags pflichtige und nicht das tatsächlich geleistete Entgelt zu dokumentie ren. Erhält der Arbeitnehmer beispielsweise regelmäßig monatlich 140 € und hat die Aufstockung gewählt, sind bei durchgängiger Be schäftigung zum Jahresende 1.860 € als Entgelt zu bescheinigen.
Die Jahresmeldung sollte bis spätestens 15.4. des Folgejahres bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. bei der Annahmestelle für den Kassentyp eingereicht sein. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Meldung der Krankenkasse einzureichen, die für die Entgegennahme der Renten- und Arbeitslosenbeiträge zuständig wäre. In der Regel ist dies die AOK oder IKK bzw. die Krankenkasse bei der der Arbeitnehmer zuletzt pflichtversichert war. War der Arbeitnehmer noch nie Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse kann der Arbeitgeber die Kasse für die Meldung frei wählen. Zuständig für die Jahresmeldungen für geringfügig Beschäftigte ist die Bundesknappschaft in Essen. Eine Abgabe der Jahresmeldung kann entfallen, wenn ● der 31.12. in eine Unterbrechungszeit fällt und bereits eine Unterbrechungsmeldung abgegeben wurde, ● die Beitragsgruppe sich zum 1.1. des Folgejahres ändert (Abmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel), ● das Arbeitsverhältnis zum 31.12. des Jahres endet (Abmeldung zum 31.12.), ● der Arbeitnehmer ein kurzfristig Beschäftigter ist. Der Arbeitnehmer erhält eine Kopie der elektronischen Meldung zur Sozialversicherung zur Dokumentation des verbeitragten Entgelts. Eine Kopie ist auch in sein Lohnkonto aufzunehmen und sechs
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Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft
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Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Für kurzfristig beschäftigte Aushilfen ist weder eine Jahresmeldung noch eine Unterbrechungsmeldung einzureichen. Wechselt der Arbeitnehmer zum Ende des Kalenderjahres seine Krankenkasse, ist statt der Jahresmeldung eine Abmeldung einzureichen (Grund der Abgabe: 30). Praxis Tipp Wird die Jahresmeldung aus einem Entgeltabrechnungsprogramm er stellt, ist ein Zertifikat eines so genannten Trust Center erforderlich. Die Hersteller der Entgeltabrechnungsprogramme arbeiten in der Regel mit einem Unternehmen für die Datenverschlüsselung und Datenübertra gung zusammen. Die Datenverschlüsselung geschieht mit einem elek tronischen Zertifikat, welches die Trust Center zur Verfügung stellen. Dieses Zertifikat muss beantragt und in das Abrechnungssystem bzw. Übertragungsmodul eingelesen werden. Genauere Informationen stellen die Hersteller der Entgeltabrechnungssysteme zur Verfügung.
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Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft
Jeder Arbeitgeber ist kraft Gesetzes verpflichtet, Mitglied in der für seinen Gewerbezweig errichteten Berufsgenossenschaft (BG) zu werden. Die Berufsgenossenschaft ist Träger der Unfallversicherung und gehört zu den gesetzlichen Sozialversicherungen. Im Unterschied zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur Unfallversicherung allein, es besteht keine Halbteilung. Die Zuständigkeit einer Berufsgenossenschaft ergibt sich aus der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens. Welche Berufsgenossenschaft für den Gewerbezweig zuständig ist, kann bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer erfragt werden. In der Berufsgenossenschaft sind alle Arbeitnehmer der Firma, unabhängig von Alter, Tätigkeit, Betriebszugehörigkeit, Einkommen etc. unfallversichert. Auch Praktikanten und Aushilfen (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) sind bei Arbeitsunfällen über die Berufsgenossenschaft versichert.
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
Die Berufsgenossenschaften erheben von ihren Mitgliedsunternehmen Beiträge zur Deckung von Schadensfällen und ihrer laufenden Betriebskosten. Die Beitragshöhe richtet sich nach: ● Gefahrenklasse des Unternehmens ● Lohnsumme pro Jahr ● Schadenshäufigkeit (Schadensaufschlag/Schadensrabatt) Die Beitragserhebung erfolgt nachträglich im Umlageverfahren. Dies bedeutet: Die BG ermittelt die Summe ihrer Aufwendungen plus 5 % Rücklagepolster und legt diesen Betrag auf ihre Mitglieder entsprechend der Betriebsgröße und Gefahrenklasse um. Der Arbeitgeber erhält von seiner Berufsgenossenschaft einen Katalog, in welchem die Zuordnung der Arbeitnehmer in einem Gefahrentarif geregelt ist. Im Gefahrentarif ist für die meisten Tätigkeiten eine Gefahrenklasse festgelegt. Die Gefahrenklassen ergeben sich zum einen aus einer vermuteten Unfallgefahr, zum anderen aus der Belastungsziffer. Die Belastungsziffer wiederum ermittelt sich aus den tatsächlichen Aufwendungen für Unfälle und der Summe der Arbeitsentgelte eines bestimmten Zeitraumes.
Abb. 26: Beispiel für einen Gefahrentarif
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Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft
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Die Betriebsgröße des Unternehmens bezieht sich auf die Summe der geleisteten Arbeitsstunden und die im abgelaufenen Kalenderjahr gezahlte Summe an Löhnen und Gehältern. Unter Arbeitsstunden sind die tatsächlich geleisteten bzw. abgerechneten Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer zu verstehen. War ein Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr beschäftigt, sind nur die Stunden der Beschäftigungszeit zu ermitteln. Von den Beschäftigungsstunden sind Krankheitsstunden, Urlaubsstunden und Fehlzeiten abzuziehen. Bei Gehaltsempfängern ist für den Abzug der Fehlzeiten von der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit auszugehen. Bei wöchentlich geregelter Arbeitszeit ergibt sich der Abzug für Fehlzeiten nach folgender Formel: Fehlzeiten
=
Wochenarbeitszeit Arbeitstage pro Woche
x Fehltage
Beispiel Frau Waldmann hat eine vertraglich geregelte Wochenarbeits zeit von 37,5 Stunden mit fünf Arbeitstagen pro Woche. Im Au gust war sie an sechs Arbeitstagen krank. Beurteilung: Bei einer Wochenarbeitszeit von 37,5 Stunden und einer 5 TageWoche ergibt sich eine Tagesarbeitszeit von 7,5 Stunden. Die Tagesarbeitszeit multipliziert mit sechs Fehltagen ergibt als Summe der „Fehlstunden“ 45 Stunden. Somit sind bei der Er mittlung der Jahresarbeitsstunden im Beispiel die Stunden für August um 45 zu kürzen.
Für die Beitragsermittlung hat die Gesamtzahl der Arbeitsstunden jedoch eher statistischen Wert. Entscheidenden Einfluss auf die Beitragshöhe hat die Gesamtsumme der gezahlten Arbeitsentgelte. Grundsätzlich berechnen sich die Beiträge zur Unfallversicherung nach dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer. Zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt sind steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit hinzuzurechnen. Auch Aushilfslöhne bis 400 € pro Monat, die nur pauschalen Beiträgen zur RV und KV unterliegen, sind im Sinne der Berufsgenossenschaft beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören:
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss? ● ● ● ●
Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld Erholungsbeihilfen Beiträge zu Direktversicherungen Pensionskassen, Pensionsfonds soweit sie 4°% der BBG (West) pro Jahr nicht übersteigen, Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung
Die Gesamtsumme des beitragspflichtigen Entgeltes aller Arbeitnehmer ist auf volle Euro abzurunden. Das heißt: Cent-Beträge bleiben unberücksichtigt. Wie bei den übrigen Sozialversicherungen gibt es für die Unfallversicherung eine Beitragsbemessungsgrenze (BBG). Die Höchstgrenze des Arbeitsentgeltes je Arbeitnehmer, bis zu der Beiträge berechnet werden, ist von BG zu BG unterschiedlich. Die Höchstgrenze kann bei der BG erfragt werden oder ist der Rückseite des Formulars „Lohnnachweis“ zu entnehmen. Zur Feststellung des Umlageanteils muss der Arbeitgeber der Berufsgenossenschaft einen Lohnnachweis einreichen. Den Lohnnachweis erhalten Sie auf Anfrage bei der zuständigen BG. Wurde einmal ein Lohnnachweis eingereicht, wird das Formular automatisch spätestens im Januar zugestellt. Im Allgemeinen sind auf dem Lohnnachweis folgende Angaben erforderlich: ● Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer je Gefahrenkasse ● Lohnsumme je Gefahrenklasse ● Summe der durch Unfälle ausgefallenen Arbeitsstunden ● Zahl der deutschen und ausländischen Arbeitnehmer Der Lohnnachweis ist binnen sechs Wochen nach Ablauf eines Kalenderjahres bei der zuständigen Berufsgenossenschaft einzureichen. Spätestens bis Ende April erhält der Arbeitgeber von der Berufsgenossenschaft den Beitragsbescheid für das abgelaufene Kalenderjahr. Der sich aus dem Beitragsbescheid ergebende Beitrag ist spätestens bis zum 15. des dem Bescheid folgenden Monats zu zahlen. Spätester Fälligkeitstermin ist somit der 15. Mai. Praxis Tipp Viele Berufsgenossenschaften bieten das Formular „Lohnnachweis“ bereits in elektronischer Form. Der Versand kann per EMail direkt an die Berufsgenossenschaft erfolgen. Über die InternetAdresse www.berufsgenossenschaft.de kann auf die Seiten der jeweiligen Be rufsgenossenschaft verzweigt werden.
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Jahresmeldung an das Integrationsamt
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Jahresmeldung an das Integrationsamt
Jeder Arbeitgeber mit 20 und mehr Arbeitnehmern ist nach den Vorschriften des Schwerbehindertengesetzes verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mit behinderten Arbeitnehmern zu besetzen. Wird diese Quote nicht erreicht, ist eine Ausgleichsabgabe an das so genannte Integrationsamt zu entrichten. Für die Ermittlung der Anzahl Beschäftigter sind Auszubildende nicht zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet bis zum 31.3. des Jahres die Anzahl der behinderten Beschäftigten zu melden und bei einer Unterbesetzung die Ausgleichsabgabe zu ermitteln und diese dem Integrationsamt mitzuteilen. Arbeitgeber, die im Laufe des Jahres ihre Betriebstätigkeit aufnehmen bzw. beenden, haben nur für die Monate Daten zu melden, in denen die Unternehmens-/Betriebstätigkeit mindestens an einem Tag bestanden hat. Maßgeblicher Zeitpunkt der Gründung bzw. des Erlöschens ist die tatsächliche Betriebsaufnahme/-stilllegung eines Unternehmens, einer Handelsfirma oder eines sonstigen Betriebes. Wird die Beschäftigungsquote vom Arbeitgeber nicht erreicht, sind so genannte Ausgleichsabgaben zu entrichten. Die Ausgleichsabgabe beträgt 105 € monatlich
pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote zwischen 3 % und 5 % der Beschäftigten liegt
180 € monatlich
pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote zwischen 2 % und 3 % liegt
260 € monatlich
pro unbesetzte Stelle, wenn die Quote unter 2 % der durch schnittlichen monatlichen Beschäftigten liegt
Eine Ausnahmeregelung besteht für Kleinbetriebe mit bis zu 39 bzw. bis zu 59 Arbeitnehmern. Ein Unternehmen mit bis zu 39 Arbeitnehmern muss ● monatlich 105 € pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurchschnitt weniger als eine Stelle besetzt wird. Ein Unternehmen mit bis zu 59 Arbeitnehmern muss ● monatlich 105 € pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurchschnitt weniger als 2 Stellen besetzt werden, ● monatlich 180 € pro unbesetzte Stelle entrichten, wenn im Jahresdurchschnitt weniger als eine Stelle besetzt wird.
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Welche Aktivitäten gehören zum Jahresabschluss?
Die Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten pro Monat ergibt sich, in dem die Zahl der Arbeitnehmer jeden Monat über das gesamte Jahr kumuliert und die Summe durch 12 dividiert wird. Die Zahl der durchschnittlich besetzten Stellen ergibt sich, wenn die Monate in denen behinderte Menschen beschäftigt werden addiert werden und die Summe durch 12 dividiert wird. Beispiel Ein Unternehmen beschäftigt im Jahresdurchschnitt 44,6 Mitar beiter. Im laufenden Jahr wurde seit 1. Mai ein schwerbehin derter Mitarbeiter beschäftigt. Beurteilung: Seit 1.1.2003 wird für die Berechnung der Ausgleichsabgabe die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer und der behinderten Mitarbeiter pro Monat festgestellt. Somit ergibt sich im Beispiel zum 31.12. Pflichtmonate: Unbesetzt:
2 x 12 Monate 1 x 12 Monate 1 x 4 Monate Unbesetzte Pflichtmonate gesamt
24 Monate 12 Monate 4 Monate 16 Monate
Besetzte Pflichtstellen: Jahresdurchschnittliche Beschäftigung
0,8 = 0,66 12 Im Jahresdurchschnitt wird weniger als 1 Pflichtplatz besetzt (0,66 Pflichtplätze). Somit ist bei einer Firmengröße bis 59 Mit arbeiter pro unbesetzter Pflichtmonat eine Ausgleichsabgabe von 180 € zu entrichten. Ausgleichsabgabe: 16 Monate x 180 € = 2.880 €
Die Ausgleichsabgabe ist vom Arbeitgeber (oder dessen Beauftragten) selbstständig zu ermitteln und auf dem Formular „Verzeichnis nach § 80 Abs. 1 SGB IX der beschäftigten schwerbehinderten, ihnen gleichgestellten behinderten Menschen und sonstigen anrechnungsfähigen Personen“ gemeldet werden. Der Vordruck kann von jedem Arbeitsamt bezogen werden. Sofern die Anzeige mit Hilfe der EDV erstellt wird, müssen auf dem Vordruck alle Angaben entsprechend dem Originalvordruck des Arbeitsamtes enthalten sein.
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Jahresmeldung an das Integrationsamt
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Beachten Sie Für die Ermittlung der zu besetzenden Stellen wird ab 60 Mitarbeiter ein Jahresdurchschnitt von 0,5 und höher aufgerundet, unter 0,5 wird abgerundet. Praxis Tipp Eine genaue Anleitung für die Berechnung erhalten Sie von dem zu ständigen Arbeitsamt. Das Institut der deutschen Wirtschaft in Köln stellt eine kostenlose Meldesoftware „REHAdatElan“ zur Verfügung. Diese kann bestellt oder im Internet unter www.rehadat.de/elan be zogen werden.
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Stichwortverzeichnis
1 %Methode 228 400,01 € bis 800,00 € 151 Abfindungen 380 Abmeldung 344 Abrechnungsunterlagen 15 Abschlagszahlung 211 Abwälzung von Pauschalsteuer 232 AGS 387 Altersentlastungsbetrag 244, 370 Anzahl U 331 Apotheker 108 Arbeitgeberbelastung 145 Arbeitnehmer über 55 144 Arbeitslosenversicherung 67 Architekten 108 Ärzte 108 Aufstockung in der RV 83 Aufstockung RV 154 Ausbildung 74 Aushilfe (nebenberuflich) 85 Aushilfen 77, 92 Auszubildender 82, 344 Beamtenähnliche Gesamtversorgung 353 Beitragsgruppen 58, 89, 311 Berufsgenossenschaft 39 Berufsständische Vereinigung 65 Beschäftigungszeit 356 Betriebsnummer 16, 54 Betriebsstätte 58 Betriebsstättenfinanzamt 35 Bruttolohnbestandteile 12 Darlehen 211 Dauerbeitragsnachweis 313 DEÜV 49 Dienstwagen 224
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Direktversicherung 393 Dokumentation 13 Eingangssteuersatz 287 Einmalzahlung 157, 260, 356 Einschleifungsbereich 175 ELSTER 37, 298, 343 Entgeltfortzahlung nach § 23c SGB IV 246 Entgelthöchstgrenze 39 Erziehungsurlaub 362 Essenpauschale 214 eTIN 343, 386 Fahrgeld 381 Fehlzeiten 393 Finanzamt 35 Finanzamtsnummer 36 Firmendaten 15 Firmenkrankenkasse 26 Firmenwagen 224 Firmenzahler 305 Freibetrag 237 Fünftelmethode 276, 287 Geburtsbeihilfe 207 Gefahrenklasse 40 Geldwerter Vorteil 224 Geringfügige Beschäftigung 77 Gewerbebetrieb 146 privater Haushalt 146 Geringverdiener 101, 102 Gleitregelung 175 Gleitzone 53, 137, 351 Gleitzonenregelung 151 Großbuchstabe F 332 Großbuchstabe S 274, 331 Großbuchstabe S, B, V, F 375 Großbuchstabe V 331
Stichwortverzeichnis Grund der Abgabe 52, 346 Grundfreibetrag 287 Günstigerprüfung 276, 289 Halbteilungsgrundsatz 129 Heiratsbeihilfe 207 Jahresmeldung 390 Jubiläumszuwendung 289 Kammerbeitrag 191, 246, 303 KfZ Leasing 226 Kindergeld 302 Kirchensteuer 113 Krankenkassendaten 17, 19 Krankenversicherung 59 Kurzfristige Beschäftigung 93, 122 Landwirte 62, 70 Leasing 226 Lohnkonto 328 Lohnsteuer 300, 379 LohnsteuerAnmeldung 35 Lohnsteuerbescheinigung 342 Lohnsteuerjahresausgleich 368 Lohnsteuertabelle 113, 301 Märzklausel 262 Mehrfachbeschäftigung 57, 82, 87 Mehrjahresvergütung 287 Meldegrund 52 Meldung der Umlagen 34 Meldung zur Sozialversicherung 49 Meldungen (jährlich) 365 Mindestkirchensteuer 115 Mitgliedsnummer 39 Nettolohn 377 Pauschale Beiträge 80 Pauschale Kirchensteuer 123 Pauschale Lohnsteuer 115 Pauschale Versteuerung 230 Personaldatenblatt 44 Personalnummer 51 Personengruppen 54 Personengruppenschlüssel 54 Pflegeversicherung 69, 316
Praktikanten 66, 68, 81, 102 Private Krankenversicherung 81, 130, 132 Proformaabrechnung 307 Rentenversicherung 64 Rentner 64 Sachbezugswerte 216 Säumniszuschlag 299 Schüler 68 Schwerbehinderte 38 Simulationsabrechnung 307 Solidaritätszuschlag 118, 302 Sonstiger Bezug 157, 260, 356 Sozialversicherungsnummer 51, 76 Staatsangehörigkeit 75 Statuskennzeichen 75 Stellung im Beruf 73 Steuerabweichung 301 Steuerfreibetrag 237 Steuerfreier Arbeitslohn 126 Steuernummer 17 Störfall i. d. Altersteilzeit 314 Studenten 66, 67, 70, 97 Tätigkeitsschlüssel 73 Teilentgelte 84 Transferticket 388 Umlage für Aushilfen 28 Umlagekasse 26 Umlagen 26, 318 Umlagepflicht 24 Umlagesätze 27 Unbezahlter Urlaub 349 Unternehmensdaten 16 Vermögensbildung 164 Versicherungsnummer 51 Versorgungsbezüge 379 Versorgungsfreibetrag 370 Vorschuss 207 Wertguthaben 314 Zahlstellennummer 21 Zusatzbeitrag KV 62 Zuschlag zur PV 71
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Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Abb. 2: Abb. 3: Abb. 4: Abb. 5: Abb. 6: Abb. 7: Abb. 8: Abb. 9: Abb. 10: Abb. 11: Abb. 12: Abb. 13: Abb. 14: Abb. 15: Abb. 16: Abb. 17: Abb. 18: Abb. 19: Abb. 20: Abb. 21: Abb. 22: Abb. 23: Abb. 24: Abb. 25: Abb. 26:
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Unternehmensdatenblatt Krankenkassendatenblatt Beitragsgruppen der Krankenversicherung Übersicht FTE für Beitragspflicht zu den Umlagekassen Zuständige Einzugsstelle für Umlagen Überblick Beitragspflicht zu den Umlagen Checkliste Eintritt Personalstammblatt Meldung zur Sozialversicherung Ablaufschema – Wahl des Personengruppenschlüssels Abrechnungsschema Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung Beurteilungsschema private Krankenversicherung Grenzen (Nullzone) für den Solidaritätszuschlag Schema des Sachbezugs Nullzone für den Solidaritätszuschlag Schema für die Lohnsteuerberechnung auf Einmalzahlungen LohnsteuerAnmeldung 2007 Beitragsnachweis eines maschinellen Abrechnungssystems Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte Checkliste Entgeltabrechnung Checkliste Austritt Ausdruck amtliche Lohnsteuerbescheinigung Checkliste Jahresabschluss Aufbau der eTIN Beispiel für einen Gefahrentarif
16 20 22 25 27 31 43 48 50 57 112 121 135 174 214 249 261 297 312 323 338 340 342 368 386 392
Tabellenverzeichnis Tab. 1: Tab. 2: Tab. 3: Tab. 4: Tab. 5: Tab. 6: Tab. 7: Tab. 8: Tab. 9: Tab. 10: Tab. 11: Tab. 12: Tab. 13: Tab. 14: Tab. 15: Tab. 16: Tab. 17: Tab. 18: Tab. 19: Tab. 20: Tab. 21: Tab. 22: Tab. 23: Tab. 24: Tab. 25: Tab. 26: Tab. 27: Tab. 28: Tab. 29: Tab. 30:
Meldegründe zur Abgabe einer Anmeldung 53 Personengruppen/Personengruppenschlüssel 55 Beitragsgruppenschlüssel 59 Beitragsgruppenschlüssel für die Anmeldung von Vollzeitbeschäftigten 72 Tätigkeitsschlüssel – Teil B1 73 Tätigkeitsschlüssel – Teil B2 74 Beitragsgruppenschlüssel für geringfügig Beschäftigte 90 Beitragsgruppenschlüssel für geringfügige Nebenbeschäftigungen 93 Beitragsgruppen für Studierende 99 Beitragsgruppen für Schüler 101 Beitragsgruppenschlüssel von Praktikanten 107 Beitragsgruppenschlüssel für Nebenbeschäftigte – in einem Versorgungswerk rentenversichert 109 Regelkirchensteuersatz und pauschale Kirchensteuer nach Bundesland 116 Kappung der Kirchensteuer 117 Möglichkeiten der Versteuerung von Lohnarten 126 Übersicht Sozialversicherungsgrößen 2007 129 Kindergeld pro Kind 177 Steuerfreie Zuschläge für Nachtarbeit, Sonn und Feiertagsarbeit 189 Kumulierung von Zuschlägen 190 Steuerfreie Zuwendungen des Arbeitgebers 210 Amtliche Sachbezugswerte für Mahlzeiten 216 Steuerpflicht bei Essenszuschüssen 220 Tagesbeitragsbemessungsgrenzen 250 Steuer und Sozialversicherungspflicht von Lohnarten 258 Anteilige jährliche Beitragsbemessungsgrenzen 272 Tägliche Beitragsbemessungsgrenzen 272 Meldepflicht für Sozialversicherungsbeiträge 306 Beitragsfälligkeitstermine in 2007 309 Meldegründe – Abmeldung 346 Meldegründe bei Unterbrechungen 359
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